Вступ

Для будь-якої сучасної організації важливі можливості сучасних інформаційних технологійз погляду їх використання у управлінні документацією.

Коли мова заходить про автоматизацію документообігу, то часто в цю сферу потрапляє безліч програм, що не мають прямого відношення до проблеми, що вирішується - текстові редактори, програми розпізнавання символів, системи електронної пошти. Проте все це не є системою електронного документообігу. А враховуючи нинішнє становище у світі, впровадження оптимально придатної для організації системи документообігу є надзвичайно важливим завданням.

Відсутність оптимально структурованого документообігу та відсутність можливості ефективно відслідковувати рух та виконання документів, призводить до зниження ефективності роботи та збільшення помилок.

Вирішення проблеми управління документацією в сучасних умовахдозволить цілеспрямовано формувати інформаційні ресурсиорганізацій, скоротити обсяг інформації, що вводиться в ручну, що дає виграш у часі і забезпечити їх ефективне функціонування.

Актуальність дипломної роботи: Вибрана тема є актуальною, оскільки відомо, що організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію та культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльностів цілому. Як показують сучасні дослідження, 85% робочого часу працівників організацій витрачається на підготовку, супровід, заповнення, копіювання та передачу документів.

Правильно організоване управління справами знижує час, необхідний пошуку, підвищує точність і своєчасність інформації, усуває її надмірність. Зростання обсягів інформації та, відповідно, документів, вимагало впровадження техніки для своєчасної обробки документів, а з появою комп'ютерів – і самої інформації.

Мета дипломної роботи:Розробка технічного завдання на впровадження системи електронного документообігу у ДАОУ СПО міста Москви Коледж підприємництва №11 Відділення Управління та інформаційних технологій.

Завдання дипломної роботи:

1)Збір інформації про різні системи документообігу з різних джерел (література, Інтернет тощо).

)Провести їх порівняльний аналіз, проаналізувати вимоги до інформаційної системи

)Вибір систем електронного документообігу.

)Розробка технічного завдання.

У першому (теоретичному) розділі буде розібрано поняття про документообіг і принципи. Також розібрано системи електронного документообігу та електронний документообіг їх класифікація.

У другому розділі (технічному) проведено аналіз, огляд та вибір існуючих систем електронного документообігу та визначено найбільш відповідну за технічним вимогамКоледжу підприємництва №11. У третьому розділі розрахунок економічної ефективності.

1. Принципи організації документообігу управлінської діяльності

Поняття документообігу

Під документообігом організації прийнято розуміти впорядковане переміщення документів, створених у процесі роботи відповідними посадовими особами.

Відповідно до ГОСТу Р 51141-98 - документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. Комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання та повторне використаннядокументації, довідкова робота

Види документообігу

Залежно від характеру господарських операцій організацій, котрим здійснюється переміщення та облік первинних документів, розрізняють такі види документообігу:

· Управлінський.Включає етапи збору, аналізу та узагальнення інформації для складання оперативних, достовірних та наочних управлінських звітів, на основі яких здійснюється прийняття стратегічних рішеньі контроль за їх своєчасним виконанням;

· Фінансовий.Охоплює всі операції діловодства та дозволяє організації управляти документацією (договорами, кореспонденцією, плановими та аналітичними звітами, нормативно-законодавчими актами тощо), що бере участь у бізнес-процесах;

· Кадровий.Мається на увазі збір та реєстрацію інформації, пов'язаної з урахуванням кадрів організації: про прийом, переведення, зміну посади та звільнення співробітників, прогули та дисциплінарних стягненнях, графіки відпусток, штатні розклади, посадові інструкції і т.д.

· Технічний.Координує інформаційні потоки для підготовки та підтримки життєвого циклу проектної документації(створення, оформлення, погодження, затвердження, внесення поправок та архівування);

· Архівний.Забезпечує у процесі діловодства своєчасну передачу документів на архівне зберігання та їх облік згідно з номенклатурою справ, що переглядається щорічно.

Способи організації документообігу

Існують такі способи обліку документації:

Паперовий - означає, що це фінансово-господарські операції відбиваються у документах, які оформляються лише з паперовому носії із зазначенням обов'язкових реквізитів і засвідчуються підписами укладачів. Такий спосіб вимагає суттєвих витрат часу та матеріальних ресурсівна створення, звернення та зберігання документації. Також є ризик безповоротної втрати документа у разі знищення матеріального носія.

Електронний - передбачає, що це бізнес-процеси реєструються у документах, які мають оригіналу на паперовому носії, лише у електронному вигляді. Для забезпечення документів юридичною силою застосовуються електронно-цифрові підписи, які захищають від плагіату та спотворення документації. Такий спосіб обліку дозволяє мінімізувати час створення документів і посилити контроль над їх переміщенням.

Змішаний - передбачає, що узгодження та затвердження документів здійснюється на паперовому носії, а підготовка та передача між структурними підрозділами чи співробітниками виконується за допомогою комп'ютерів. У цьому юридичну силу має оригінал документа на паперовому носії. Цей спосіб забезпечує оптимізацію графіка руху документації для підприємства.

Електронний документооберт

Електронний документообіг (ЕДО)- єдиний механізм роботи з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».

Основні засади електронного документообігу:

· Одноразова реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ.

· Можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів та підвищення оперативності їх виконання.

· Безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального виконання документа (завдання) у кожен час життя документа (процесу).

· Єдина (чи узгоджена розподілена) база документної інформації, що дозволяє виключити можливість дублювання документів.

· Ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацієюпро нього.

· Розвинена система звітності з різним статусамта атрибутів документів, що дозволяє контролювати рух документів за процесами документообігу та приймати управлінчеські рішення, ґрунтуючись на даних зі звітів.

В управлінні широко використовуються електронні засобистворення та обробки документів, тому документообіг розглядається як складова частина інформаційного забезпечення управління і включає рух інформаційних потоків організації - їх отримання, обробку, переробку, використання.

Якщо донедавна в діловій літеретурі було прийнято відокремлювати один від одного традиційний та електронний документообіг, то тепер говорити про виникнення нового, сучасного типу документообігу, що поєднує в собі найкращі якості традиційного діловодства із сучасними технологіями створення, обробки та передачі документів за призначенням.

В даний час у російському діловодстві все ще зберігається поєднання обох видів документообігу з деяким переважанням електронного у великих адміністративно-промислових центрах.

Традиційний документообіг зберігає свої позиції в деяких специфічних галузях діловодства, зокрема там, де мова йдепро конфіденційні документи (документи обмеженого користування).

Отже, сучасний документообіг організації слід як змішаний документообіг, заснований на пріоритетному використанні електронної технології роботи з документами.

Останнє означає, що документи, як правило, створюються за допомогою сучасних технологічних засобів (оргтехніки, матеріалів тощо), а їх пересилання, обробка та зберігання здійснюються як в електронному, так і паперовому вигляді.

Сучасний документообіг організації формується в результаті організованого «злиття» трьох самостійних інформаційних потоків, якими «мандрують» внутрішні документи, вхідні документи та вихідні документи.

Зовнішній інформаційний потік забезпечує переміщення вхідних та вихідних документів, а внутрішній інформаційний потік – переміщення документів усередині підприємства.

До внутрішнім документамприйнято відносити документи, що розробляються посадовими особами, виходячи із завдань та потреб організації (її структурних підрозділів) та відповідно до внутрішніми правиламирозробки документів. Іншими словами, це документи, що утворюються в результаті внутрішньої діяльностіпідприємства.

Загальна організаціяроботи з внутрішніми документами організації виглядають так:

Вхідні документи- Це документи, що надходять в організацію ззовні по різних каналах зв'язку.

Загальна організація роботи з вхідними документами організації виглядає так:

Вихідні документи- це документи, розроблені всередині організації та відправлені за її межі для керівництва нижчестоящим органам управління (підлеглим посадовим особам, установам та організаціям) або на виконання письмових вказівок (керівних документів) вищої інстанції (старших начальників).

Загальна організація роботи з вихідними документами організації виглядає так:

Системи електронного документообігу

Система електронного документообігу (СЕД) англ. EDMS (Electronic Document Management Systems) та EMC (Enterprise Content Management) -це система автоматизації роботи з інформаційними документамипротягом усього їх життєвого циклу (створення, зміна, зберігання, пошук, класифікація тощо), а також взаємодії між співробітниками. При цьому під документами передусім маються на увазі неструктуровані електронні документи(Файли Word, Excel та ін.). Як правило, СЕД включає електронний архів документів і систему автоматизації ділових процесів і підтримку функціональності діловодства.

Нині існує дуже багато систем електронного документообігу. При цьому треба розрізняти терміни «документообіг» та «діловодство». Діловодство - це термін, що застосовується у конторській практиці для позначення формального набору правил роботи з документами. Існують системи документообігу, які можна налаштувати необхідні правила діловодства. Але є системи, які спочатку ставили за мету підтримку саме цих правил і в цьому сенсі не мають більше загальними функціямидостатньою мірою для того, щоб їх можна було назвати системами документообігу.

Будь-яка система документообігу може містити елементи кожної з наведених нижче категорій, але більшість з них мають конкретну орієнтацію в одній із областей, пов'язану насамперед із позиціонуванням продукту.

Класифікація систем електронного документообігу:

1.Універсальні «коробкові» СЕДО:

o стандартний набір функцій;

o неможливість повної відповідності потребам конкретної організації;

o низькі тимчасові витрати на придбання та встановлення;

o щодо низька вартість;

o необхідність придбання ліцензії на кожне впроваджуване робоче місце.

2.Індивідуально розроблені СЕДО:

o максимально персоніфікована система;

o великі тимчасові витрати;

o висока вартість розробки;

o супутні витрати: витрати на навчання співробітників, купівлю нового обладнання та програмного забезпечення.

3.Комбіновані СЕДО:

o базова платформа, до якої розробляють необхідні додаткові модулі;

o повна відповідність потребам підприємства;

o невеликі тимчасові витрати на розробку та впровадження;

o вартість включає: ціну базової платформи та вартість індивідуального доопрацювання, що залежить від складності замовлення;

o передача замовнику прав товару;

o простота освоєння та використання;

o повна русифікація;

o зручний інтерфейс;

o взаємодія з існуючими офісними програмами.

Відповідно до кількості функцій, що реалізуються, СЕД діляться на:

· Системи з розвиненими засобами зберігання та пошуку інформації (електронні архіви - ЕА). Електронний архів - це окремий випадок системи документообігу, орієнтований на ефективне зберігання та пошук інформації. Деякі системи особливо виділяються за рахунок розвинених засобів повнотекстового пошуку: нечіткий пошук, значеннєвий пошук і т.д., інші - за рахунок ефективної організації зберігання: HSM, підтримка широкого діапазону обладнання для зберігання інформації і т.д.

· Системи з розвиненими засобами workflow (WF). Ці системи переважно розраховані забезпечення руху деяких об'єктів по заздалегідь заданим маршрутам (так звана «жорстка маршрутизація»). На кожному етапі об'єкт може змінюватись, тому його називають загальним словом «робота» (work). Системи такого типу називають системами workflow – «потік робіт» (на жаль, для цього терміна немає точного еквівалента у російській мові). До робіт можуть бути прив'язані документи, але не є базовим об'єктом цих систем. За допомогою таких систем можна організувати певні роботи, для яких заздалегідь відомі та можуть бути прописані всі етапи.

· Системи, орієнтовані на підтримку управління організацією та накопичення знань. Ці «гібридні» системи, які зазвичай поєднують у собі елементи двох попередніх. При цьому базовим поняттям у системі може бути як сам документ, так і завдання, яке необхідно виконати. Для управління організацією потрібна як «жорстка», і «вільна» маршрутизація, коли маршрут руху документа призначає керівник («розписує» вхідний документ), тому обидві технології у тому чи іншому вигляді можуть бути у таких системах. Ці системи активно використовуються в державних структурах управління, в офісах великих компаній, які відрізняються розвиненою ієрархією, мають певні правила та процедури руху документів. При цьому співробітники колективно створюють документи, готують та приймають рішення, виконують або контролюють їхнє виконання.

При впровадженні таких систем на великих підприємствах важливо визначити, чи система надає можливість ефективного адміністрування, обробки великих обсягів інформації, інтеграції з автоматизованими системами управління виробництвом, масштабованості, поетапного впровадження, обліку територіальної розподіленості, складної організаційної структури, рольового принципу організації доступу і т.д. .

· Системи, орієнтовані підтримку спільної роботи (collaboration). Це новий віяння в галузі систем документообігу, пов'язаний з розумінням мінливості ринкових умовв сучасному світіі з необхідністю мати для швидкого руху "тільки найпотрібніше", без зайвого, дуже корисного, але важкого баласту. Такі системи, на противагу попереднім, не включають поняття ієрархії в організації, не дбають про будь-яку формалізацію потоку робіт. Їхнє завдання – забезпечити спільну роботу людей в організації, навіть якщо вони поділені територіально, та зберегти результати цієї роботи. Зазвичай реалізовані концепції «порталів». Вони надають послуги зберігання та публікації документів у intranet, пошуку інформації, обговорення, засоби призначення зустрічей (як реальних, так і віртуальних). Такі системи знаходять замовників серед швидко розвиваються комерційних компаній, робочих груп у великих фірмах та державних структурах.

· Системи, що мають розвинені додаткові послуги.Наприклад, сервіс управління зв'язками з клієнтами (CRM - Customer Relation Management), управління проектами, білінгу, електронної пошти та ін. у контексті цієї статті функціональність CRM є додатковою).

Типові вимоги до СЕД

Якщо слідувати літері стандарту на складання технічного завдання, вимоги, які типовий користувач може пред'явити до типової системи електронного документообігу, можна описати в такий спосіб.

Система електронного документообігу повинна:

· забезпечувати надійне зберігання документів та їх описів;

· забезпечувати життєвий цикл документа (його створення, зберігання версій, публікація, блокування доступу до вилученого документа, передача документа на зберігання в архіві);

· допускати завдання користувачем різних типів документів, створення та редагування карток для них;

· підтримувати ієрархію категорій ефективного пошуку документа;

· здійснювати пошук документів на основі інформації з картки та повного тексту;

· забезпечувати поділ доступу до документів на рівні окремих користувачів, за рольовим принципом, та на основі ієрархічної структури організації;

· підтримувати технологію HSM;

· протоколювати всі події, пов'язані з роботою користувачів та самої системи; потрібна наявність розвинених засобів адміністрування;

· підтримувати віддалений доступ до інформації.

Просунуті системи повинні підтримувати:

· кластерні технології для забезпечення безперебійної роботи;

· територіально розподілені організації;

· алгоритми шифрування при зберіганні та передачі даних;

· цифровий підпис.

Вимоги до архітектури:

· наявність виділеного сервера додатків;

· наявність тонкого клієнта; підтримка доступу до документів за допомогою браузера.

· багатоплатформність для забезпечення масштабованості;

Вимоги до відкритості та інтеграції з іншими системами:

· інтеграція із засобами потокового введення документів;

· інтеграція з офісними програмами;

· інтеграція з електронною поштою;

· наявність розвиненого програмного інтерфейсу (API);

· інтеграція зі стандартними службами каталогів (наприклад, LDAP) для ведення та синхронізації списку користувачів системи;

· можливість адаптації інтерфейсу користувача під конкретні завдання;

· можливість доповнення системи власними спеціалізованими компонентами;

У разі використання зовнішньої бази даних для зберігання атрибутів документів потрібна наявність докладного опису структури даних та засобів роботи з різними СУБД.

Створення компонентів систем електронного документообігу

Компонентна архітектура системи електронного документообігу представлена ​​на Рисунок 1. Основними елементами архітектури є:

Клієнтське робоче місце - компоненти інтерфейсу користувача та елементів управління. Сервер програм - серверні компоненти виконання бізнес-логіки системи. Сервер бази даних - компоненти зберігання та доступу до даних.

Компоненти системи електронного документообігу взаємодіють із іншими системами через програмний інтерфейс взаємодії СЕД, своєю чергою інші системи взаємодіють із системою електронного документообігу через програмний інтерфейс СЕД.

Рисунок 1. Компонентна архітектура системи електронного документообігу

У цьому розділі було розглянуто основні поняття, види та способи організації документообігу, а також електронний документообіг, класифікацію та принципи. Загальні відомостіпро системи електронного документообігу, класифікацію та вимоги. Тепер переходимо до огляду та вибору систем електронного документообігу.

2. Огляд ключових систем електронного документообігу

Сьогодні російський ринок пропонує досить широкий вибір СЕД, які можуть відповідати вимогам і завданням автоматизації управлінської діяльності організації, але які мають різні програмними вимогами. Далі наведено огляд деяких автоматизованих систем. Дані системи обрані не випадково, а виходячи з дослідження компанії «DSS Consulting», що випустила аналітичний звіт щодо розвитку російського ринку СЕД та ECM - систем у 2010 р.

Галузевий розподіл за кількістю впроваджень

У цьому розділі буде розглянуто галузеве розподілення проектів впровадження тиражних СЕД/ECM-продуктів на території Росії в 2009-2010 роках.

Діаграма 1. Розподіл впроваджень тиражних СЕД/ECM-продуктів за галузями біля Росії за підсумками 2010 року

За підсумками 2010 року, найбільша кількість проектів впровадження тиражних СЕД/ECM-продуктів була зафіксована в державному секторі - 28% впроваджень.

Друге місце за кількістю успішно завершених проектів впровадження займає фінансовий секторекономіки, зростання частки впроваджень якого склало (1%), досягнувши за підсумками 2010 року показника (9%).

Крім цього тиражні СЕД/ECM-продукти затребувані з боку підприємств нафтогазової та хімічної промисловості(8% впроваджень), будівництві (7%) та у сфері науки та освіти (7%). При цьому слід зазначити, що статистику впроваджень у науково-освітньому сегменті складали також навчальні проективпровадження.

Діаграма 2. Розподіл впроваджень тиражних СЕД/ECM-продуктів біля Росії за підсумками 2010 року

З діаграми випливає, що за кількістю впроваджень на території Росії СЕД «Directum» займає (25% ринку), «DocsVision» (15% ринку), «1С-Документообіг 8» (9% ринку) та інші СЕД (51% ринку) .

Таким чином, беручи до уваги всі вищеперелічені діаграми, ми вибираємо найбільш популярні СЕД:

."Directum", Директум;

2."DocsVision", ДоксВіжн;

3."1С: Документообіг 8", 1С;

Огляд типових рішень СЕД

Directum - система електронного документообігу та управління взаємодією, націлена на підвищення ефективності роботи всіх співробітників організації у різних галузях їх спільної діяльності.

Короткий описсистеми

Система DIRECTUM є повноцінною ECM-системою та підтримує повний життєвий цикл управління документами, при цьому традиційне «паперове» діловодство органічно вписується в електронний документообіг. DIRECTUM забезпечує ефективну організацію та контроль ділових процесів на основі технології Workflow: узгодження документів, обробка складних замовлень, підготовка та проведення нарад, підтримка циклу продажу та інших процесів взаємодії.

Розв'язувані завдання

Через війну впровадження системи електронного документообігу вирішуються такі:

· робота з документами та їх узгодження всередині організації ведеться лише в електронному вигляді із застосуванням ЕЦП;

· вище керівництво працює з документами із системи;

· контроль виконавчої дисципліни складає основі даних системи;

· у системі працюють усі структурні підрозділи, включаючи рядових співробітників;

· створено єдине сховище електронних документів та корпоративних знань, з яким працюють усі співробітники відповідно до своїх повноважень.

Основний функціонал системи визначається такими можливостями:

· Наявність кошти, що спрощує ідентифікацію та пошук паперових документів. Наявність бізнес-орієнтованого механізму workflow та редактора схем типових маршрутів, що дозволяє моделювати складні бізнес-маршрути.

· Можливість створення та управління в єдиній системі сховищами документів практично необмеженого обсягу для різного виду контенту протягом усього життєвого циклу документів.

· Розширена функціональність системи завдяки наявності модулів Управління нарадами, Управління договорами та Управління взаємодією з клієнтами.

· Розширена реалізація механізму електронного цифрового підпису (ЕЦП) для переходу на електронний документообіг, у тому числі із використанням сертифікованих у РФ засобів криптозахисту.

· Універсальний механізм інтеграції, що спрощує роботу SAP, 1С та інших ERP-систем DIRECTUM.

· Можливість організації територіально-розподіленої роботи у режимі off-line за допомогою ієрархічної структури серверів.

· Наявність двох способів роботи користувачів із системою: через desktop-клієнт та через веб-клієнт (за допомогою веб-браузера)

· Можливість організації обміну електронними документами з ЕЦП між різними організаціями, навіть якщо вони використовують різні системи документообігу або взагалі не використовують їх.

· Висока масштабованість системи, що забезпечує роботу тисяч користувачів та зберігання мільйонів різних документів.

· Наявність розвиненого інструментарію (IS-Builder), що дозволяє швидко адаптувати систему, інтегрувати її з іншими системами, а також самостійно модифікувати з урахуванням розвитку організації.

· Відповідність російським стандартам і нормам діловодства та управління (ДСДОУ).

Архітектура системи

Склад системи:

· Управління електронними документами. Створення та зберігання різних неструктурованих документів (тексти Microsoft Word, таблиці Microsoft Excel, малюнки Microsoft Visio, CorelDraw, відео та ін); підтримка версій документів та ЕЦП; структурування документів з папок; призначення прав доступу документи; історія роботи із документами; повнотекстовий та атрибутивний пошук документів.

· Управління діловими процесами. Підтримка процесів узгодження та опрацювання документів на всіх стадіях їх життєвого циклу (docflow); видача електронних завдань та контроль їх виконання; взаємодія між співробітниками у ході бізнес-процесів; підтримка вільних та жорстких маршрутів (workflow).

· Управління договорами. Організація процесу узгодження та реєстрації договорів та супутніх документів, а також оперативної роботи з ними (пошук, аналіз, редагування тощо).

· Управління нарадами. Організація підготовки та проведення нарад (узгодження місця та часу, складу учасників, порядку денного); формування та розсилання протоколу; контроль за виконанням рішень наради.

· Канцелярія. Реєстрація паперових документів відповідно до вимог ДСДОУ; ведення номенклатури справ із гнучкими правилами нумерації; розсилання та контроль місцезнаходження паперових документів; організація обміну електронними документами з ЕЦП іншими організаціями.

· Управління взаємодією із клієнтами. Ведення єдиної бази організацій та контактних осіб; ведення історії зустрічей, дзвінків та листування з клієнтами; супровід процесу продажу відповідно до регламентованих стадій; планування маркетингових заходів; аналіз ефективності продажів та маркетингових впливів.

Малюнок 2. Модульний склад СЕД «DIRECTUM»

Можливості системи DIRECTUM суттєво розширюються завдяки наступним компонентам:

· Предметно орієнтований інструмент розробки IS-Builder. Модифікація та розробка нових карток електронних документів, довідників, звітів, блоків типових маршрутів; вбудована мова програмування ISBL; інтеграція коїться з іншими системами.

· Служби файлових сховищ (DIRECTUM Storage Services). Управління зберіганням великого обсягу даних у єдиній системі; архівне зберігання документів; робота з медіа-даними; налаштування політик зберігання, що забезпечують автоматичне переміщення даних по сховищам.

· Сервер доступу. Робота з електронними документами, завданнями, завданнями через веб-браузер.

· Розширення для SharePoint. Набір готових веб-частин та інтеграційних механізмів, які забезпечують доступ до даних DIRECTUM із порталу на базі Microsoft SharePoint.

· Сервер реплікації. створення територіально-розподілених систем, що обмінюються даними в режимі off-line; ієрархічна система вторинних серверів; налаштовуваний склад даних, що реплікуються.

· DIRECTUM OverDoc. Перегляд, редагування та підписання документів ЕЦП поза системою DIRECTUM для обміну між різними організаціями; розповсюджується безкоштовно.

· Технологія швидкої ідентифікації DIRECTUM RapID. Засновані на використанні штрих-коду маркування та пошук документа, що забезпечують швидкий доступ до електронного документа за його паперовою копією.

· Служби введення документів (DIRECTUM Capture Services). Масове введення документів у DIRECTUM із різних джерел (сканери, МФУ, файлова система, факси, електронна пошта тощо).

· Служби перетворення документів (DIRECTUM Transformation Services). Перетворення документів на інші формати, вилучення з документів корисної інформації.

· Набір засобів інтеграції (DIRECTUM Integration Toolset). Легка інтеграція з ERP-системами: двостороння синхронізація довідників, включення об'єктів системи у workflow, генерація документів та доступ до них із ERP-системи.

Переваги системи

Ефект від застосування DIRECTUM - це усвідомлення тих переваг, які дає використання документообігу:

· Прозорість бізнес-процесів. Система DIRECTUM забезпечує можливість відстеження етапів виконання бізнес-процесів, що робить усю діяльність в організації абсолютно прозорою та контрольованою. Крім того, механізм workflow включає всі необхідні засоби для налаштування процесів будь-якої складності.

· Виключення несанкціонованого доступу. Витік конфіденційної інформації може спричинити мільйонні збитки організації.

· Підвищення виконавчої дисципліни. За статистикою, 20% отриманих завдань не виконуються відповідальними за них працівниками. Надаючи повний контроль усіх етапів робіт для керівництва система DIRECTUM безпосередньо впливає на виконавську дисципліну співробітників.

· Виконує вимоги стандартів ISO-9000. Постановка менеджменту якості нині стала одним із пріоритетних завдань, які вирішують російські компанії. Розроблена відповідно до вимог ISO 9001 Система управління якістю (СМЯ) стає концептуальною основою для вдосконалення системи управління організації. Одна з вимог до СМЯ - це прозоро поставлений документообіг та інформаційна взаємодія. Переваги використання DIRECTUM при постановці СУЯ: забезпечення суворого виконання розділів стандарту ISO 9001:2000 з управління документами та записами; підтримка виконання регламентів співробітниками у межах описаних бізнес-процесів; надання коштів для контролю з боку керівництва за функціонуванням СУЯ.

· Скорочення витрат часу керівників та співробітників. Використання системи DIRECTUM скорочує тимчасові витрати на всі рутинні операції з документами (створення, пошук, узгодження тощо.).

· Легкість впровадження інновацій та навчання. Завдяки системі оповіщення, що побудована на базі системи DIRECTUM: швидко доводяться нові правила роботи до всіх співробітників; легко змінюються маршрути проходження та шаблони документів, після чого співробітники автоматично починають працювати по-новому.

· З початком експлуатації системи DIRECTUM відбувається формування корпоративної бази знань організації, що, своєю чергою, дозволяє скоротити терміни, які відводять навчання нових співробітників.

· Розвиток корпоративної культури. Процес впровадження електронного документообігу налагоджує та підтримує корпоративну культуру.

· Орієнтація підвищення ефективності роботи загалом. Розвинене управління контентом з повноцінною підтримкою життєвого циклу, введенням документів із різних джерел, перетворенням та зберіганням документів у різних форматах.

DocsVision

Платформа DocsVision є базисом для електронного документообігу - створення системи управління документами та бізнес-процесами і включає лише основні елементи, призначені для зберігання інформації, доступу до неї, а також забезпечують користувачу звичний і зручний інтерфейс.

Короткий опис системи

Основні процеси, що автоматизуються за допомогою СЕД DocsVision - реєстрація вхідних/вихідних документів та протоколів нарад; підготовка, погодження та виконання внутрішньої розпорядчої документації; контроль за виконанням доручень.

Платформа складається з клієнтської та серверної частин. Серверні компоненти дозволяють створити всі необхідні структури для зберігання даних (облікових карток та файлів електронних документів) а також підтримувати їх цілісність надалі, забезпечують отримання, оновлення та видалення даних клієнтом відповідно до прав доступу. Клієнтські компоненти надають кінцевому користувачеві інтерфейс реалізації роботи з інформацією, що міститься у базі даних, включаючи її пошук, перегляд і модифікацію.

Основним клієнтським компонентом платформи DocsVision є Навігатор (працює як додаток у середовищі Microsoft Internet Explorer), що надає доступ до всіх об'єктів DocsVision:

· перегляд дерева папок та карток, що знаходяться у папках;

· перегляд вмісту карток та їх угруповання за певним ознакам;

· пошук карток за заданими критеріями;

· створення нових та редагування вже існуючих документів.

Для наочності та зручності роботи з електронними документами картки згруповані у Папки, аналогічні папкам Провідника, що забезпечують логічне та впорядковане зберігання документів згідно з встановленими в організації правилами. Форми для реєстрації документів – картки документів – можуть відрізнятися в кожній окремій організації та розроблятися нею самостійно, тому вони не входять до складу платформи DocsVision, а є частиною вбудованого додатку DocsVision «Діловодство».

Розв'язувані завдання

DocsVision забезпечує інтеграцію всіх програм, створених на базі платформи, в єдиний простір управління документами та процесами в організації.

Основні функції DocsVision:

· Автоматизація керування підприємством.

· Підтримка процесного підходу у створенні управління.

· Автоматизація систем управління якістю.

· Автоматизація процесів узгодження та затвердження документів.

· Засоби контролю виконання документів та завдань.

· Маршрутизація та доставка документів на робочі місця користувачів.

· Управління процесами обробки документів.

· Організація взаємодії з контрагентами та замовниками.

· Автоматизація канцелярії.

· Створення електронного архіву документів.

Архітектура системи

В основу архітектури платформи DocsVision покладено технології, що забезпечують можливість реалізації рішень, що масштабуються. Акценти архітектурних рішень DocsVision – інтегрованість рішень на базі DocsVision, масштабованість системи, можливість вбудовування в інфраструктуру інформаційної системи організації, гнучкість, розширюваність системи та можливість створення розподілених рішень.

Малюнок 3. Архітектура системи DocsVision

В основу побудови DocsVision покладено модульний принцип - система включає такі компоненти:

· Модулі ядра, що реалізують базові послуги системи.

· Системні модулі, що забезпечують засоби управління системою та доступ до основних об'єктів системи.

· Шлюзи - модулі інтеграції системи управління бізнес-процесами із зовнішніми системами, що дозволяють однаково обробляти події та об'єкти у зовнішній системі.

· Прикладні модулі, якими комплектується система, формують її функціональність з погляду кінцевого користувача. Набір прикладних модулів включає картки документів і довідники, якими буде користуватися кожен, хто працює в системі.

· Сервер DocsVision будується на основі MS SQL Server та Web-сервера MS IIS і складається із сервера сховища та інсталятора.

· Клієнт DocsVision інтегрований в Internet Explorer і складається з ядра системи та набору керованих ним карток.

· Сервер маршрутизації, що входить до складу платформи DocsVision, дозволяє використовувати засоби електронної пошти для надсилання завдань виконавцям, автоматичного збору інформації та відстеження їх виконання.

У концепцію системи покладено ідеологію компонентів, неорієнтованих на з'єднання з сервером, що забезпечує максимальні можливості масштабування системи.

Для виконання цих вимог система реалізується в триланковій архітектурі, середньою ланкою якої є Web-сервер. На Web-сервері працює один з основних компонентів ядра - сервер сховища, який забезпечує доступ до даних та сховища файлів. Сервер сховища реалізується як stateless-компонент, що дозволяє вирішити проблему масштабованості на рівні середньої ланки програми.

Система дозволяє працювати одночасно з кількома серверами баз даних, а також може забезпечувати балансування завантаження серверів додатків DocsVision під час роботи під керуванням Microsoft AppCenter.

Архітектура системи розрахована можливості роботи у межах поточної інфраструктури інформаційної системи. DocsVision розрахований на роботу з Microsoft SQL Server як базове сховище інформації, проте може підтримувати й інші найпоширеніші сервери баз даних. Підсистема маршрутизації документів може використовуватися як Microsoft Exchange Server, так і будь-яка система електронної пошти, що підтримує протокол SMTP. Основний сервер програм DocsVision працює під керуванням Microsoft Internet Information Server.

Як клієнтські програми може використовуватися як Internet Explorer, так і Microsoft Outlook. Програми DocsVision можуть бути вбудовані в Microsoft Office SharePoint Server за допомогою технології Digital Dashboard WEB Part.

Система DocsVision реалізована у відкритій архітектурі. Всі функції програм DocsVision доступні за допомогою програмних інтерфейсів, що забезпечують гнучкість використання компонентів платформи для створення конкретних рішень. Є кошти для вбудовування окремих функцій системи у вже використовувані в компаніях програми. Система дозволяє об'єднати у єдиний комплекс усі додатки, створювані з його основі.

Переваги системи

Всі програми, створені за допомогою DocsVision, забезпечують наступні переваги:

· Єдині механізми зберігання та подання інформації.

· Єдині механізми розмежування прав доступу до електронних документів та дій із ними.

· Загальні засоби навігації та доступу до даних та організації робочого простору користувача.

· Загальну структурудовідників.

· Загальні засоби пошуку та отримання знань.

· Єдині засоби управління життєвим циклом додатків та маршрутизації.

· Єдину інфраструктуру управління та адміністрування додатків.

· Єдині засоби розробки (налаштування) інфраструктури.

· Єдиноподібна об'єктна модель для всіх програм системи та наявність загального набору компонентів, що використовуються для вбудовування в клієнтські програми.

Початкова та повна WEB-сумісність системи, зокрема, її інструментів управління, дозволяє використовувати програми DocsVision з будь-якої точки світової мережі, наявність засобів offline маршрутизації документів дозволяють підключати до роботи з системою користувачів, що взаємодіють з офісом компанії лише за допомогою електронної пошти. дозволить забезпечувати роботу з такими сутностями:

· Електронні документи, що містять великі обсяги даних.

· Велика кількість документів, що зберігаються на сервері.

· Великою кількістю одночасних користувальницьких сесій.

1С: Документообіг

«1С: Документообіг 8» не має галузевої специфіки і може ефективно використовуватися як у бюджетному секторі, так і на комерційних підприємствах, чи це розподілена холдингова структура з великою кількістю користувачів чи невелике підприємство. Будучи універсальною, програма легко може бути налаштована та адаптована під специфіку конкретної організації. Програмний продукт "1С: Документообіг 8", розроблений на новій технологічній платформі"1С: Підприємство 8.2", є наступником програмного продукту«1С: Архів 3», який вже понад 10 років застосовується у сотнях організацій, підприємств та установ, та призначена для автоматизації документообігу.

Короткий опис системи:

«1С: Документообіг 8» дозволяє реалізувати такі можливості:

· упорядкувати роботу працівників із документами, виключити можливість втрати версій чи перетину фрагментів при одночасної роботі;

· скоротити час пошуку потрібної інформації та сумарний час колективної обробки документів;

· підвищити якість готового матеріалу (проектів, документації та ін.)

Програма працює на платформі «1С: Підприємство 8» та забезпечує виконання наступних операцій:

· зберігання будь-яких документів;

· обмеження прав доступу до документів;

· колективна робота із документами;

· зберігання та контроль версій;

· видача та контроль доручень;

· Звітність;

· робота із системою через веб-браузер.

Завдання, що вирішуються:

Система дозволяє працювати з документами будь-яких типів. Для перегляду або редагування документів використовуються програми, встановлені на локальному комп'ютері. Текстові документи редагуються безпосередньо в 1С: Підприємстві без виклику будь-яких зовнішніх додатків:

· Структура розділів. Усі документи зберігаються у структурі розділів з урахуванням прав доступу.

· Права доступу. Можливість встановлювати різний рівень доступу користувачів та груп користувачів до розділів, документів та доручень.

· Автоматичне зберігання версій. При поверненні відредагованих документів до сховища документів автоматично створюється Нова версіяіз зазначенням автора, дати та часу створення. Безпосередньо із картки документа можна переглянути список версій, видалити непотрібні версії або змінити активну (поточну) версію.

· Повнотекстовий пошук. Передбачено повнотекстовий пошук даних (документи, розділи, рецензії, доручення) за всіма полями, у тому числі і за вмістом документів.

· Рецензування документів. Користувачі можуть рецензувати документи, підтримуючи опціональну можливість рецензування від чужого імені. Список рецензій можна переглянути безпосередньо з картки документа.

· Робочий стіл. Основна частина роботи може виконуватися безпосередньо на робочому столі, який показує список документів, що редагуються користувачем, список невиконаних завдань і надає можливість для швидкого пошуку документів за вмістом.

· Додаткові характеристики. Документам, дорученням та бізнес-процесам можна призначати додаткові властивості, які не передбачені в картці. Наприклад, до документа можна додати такі додаткові властивості як «важливість документа», «теги», «кореспондент», «місце зберігання» та ін.

· Видача доручень. Передбачена можливість видачі доручень із встановленням наступних характеристик (до доручення можна додати посилання на документи чи інші доручення):

o текст доручення;

oопис;

oвиконавець;

o контрольний термін.

· Бізнес процеси. Для автоматизації колективної роботи з документами передбачені такі бізнес-процеси (до кожного із зазначених бізнес-процесів можна додати один або більше документів; підтримується рольова маршрутизація, яка дозволяє призначати доручення не лише конкретним співробітникам, але також ролям та групам користувачів)

o Доручення з контролем - після виконання доручення воно потрапляє контролеру, який приймає рішення про те, чи вважати його виконаним чи повернути на доопрацювання.

o Погодження - прикладені до такого бізнес-процесу документи потрапляють на погодження зазначеним респондентам (користувачам) і потім повертаються до автора цього бізнес-процесу для ознайомлення з результатами погодження.

o Обхід – за допомогою цього бізнес-процесу можна організувати послідовний обхід користувачів за списком. При цьому для кожного користувача можна вказати своє доручення та контрольний термін.

«1С: Документообіг 8» у комплексі вирішує завдання автоматизації обліку документів, взаємодії співробітників, контролю та аналізу виконавчої дисципліни:

· централізоване безпечне зберігання документів,

· оперативний доступ до документів з урахуванням прав користувачів,

· реєстрація вхідних та вихідних документів,

· перегляд та редагування документів,

· контроль версій документів,

· повнотекстовий пошук документів щодо їх змісту,

· робота з документами будь-яких типів: офісними документами, текстами, зображеннями, аудіо- та відеофайлами, документами систем проектування, архівами, додатками тощо,

· колективна робота користувачів з можливістю узгодження, затвердження та контролю виконання документів,

· маршрутизація документів, що настроюється по кожному виду документів окремо,

· облік та контроль робочого часу співробітників.

Облік документів ведеться у межах видів документів відповідно до положення про документообіг підприємства. Принципи обліку вхідних, вихідних та внутрішніх документів, закладені у програму, повністю відповідають чинним стандартам та нормам:

В· ГОСТ Р 6.30-2003,

В· ГОСТ Р 51141-98,

· Федеральний закон Російської Федераціївід 27.07.2006 р. №149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та про захисту інформації»,

· Вимоги ДСДОУ,

· Типова інструкціяз діловодства в федеральних органах виконавчої влади.

Архітектура системи:

«1С: Документообіг 8» підтримує розраховану на багато користувачів роботу в локальній мережі або через Інтернет, в тому числі і через веб-браузери. Логічна структура "1С: Документообіг 8" представлена ​​на наступних малюнках.

Малюнок 4. Модульний склад СЕД «1С: Документообіг 8»

Малюнок 5. Функціональні блоки СЕД «1С: Документообіг 8»

Схема розгортання системи та організації електронного документообігу представлена ​​наступному малюнку.

Малюнок 6. Схема розгортання СЕД «1С: Документообіг 8»

Переваги системи

«1С: Документообіг 8» розроблений на технологічній платформі «1С: Підприємство 8.2», яка забезпечує високу гнучкість, настроюваність, масштабованість, продуктивність та ергономічність прикладних рішень, підтримує роботу в режимі тонкого та веб-клієнта, роботу користувачів через Інтернет, у тому числі та по низькошвидкісних каналах зв'язку.

Платформа "1С: Підприємство 8" підтримує роботу у файловому режимі, а також з різними СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Сервер «1С: Підприємства 8» може функціонувати як серед Microsoft Windows, так і серед Linux. При впровадженні це забезпечує можливість вибору архітектури, на якій працюватиме система, та можливість використання відкритого програмного забезпечення для роботи сервера та бази даних.

p align="justify"> Конфігурація орієнтована як на комерційні підприємства, так і на бюджетні установи:

· Діловодство,

· Документообіг,

В· Взаємодія,

В· Пошук даних.

Конфігурація є універсальною і легко може бути налаштована та адаптована під специфіку конкретного комерційного підприємстваабо бюджетної установи.

Порівняння та вибір СЕД

Метою даного огляду є підготовка до ухвалення рішення при виборі оптимальної СЕД для коледжу. Огляд особливостей всіх СЕД ринку дозволяє визначити критерії вибору СЕД для вирішення конкретних завдань і проводити підбір рішення на основі системного підходу.

Для порівняння були обрані найпоширеніші в Росії СЕД:

·DocsVision

·Directum

· 1С: Документообіг 8 КОРП

Порівняння наведених в огляді систем наводиться за вибраними параметрами, об'єднаними у шість критеріїв. Варто відзначити, що за всіма наведеними в огляді системам є досить велика практика впроваджень.

Порівняння СЕД у огляді ведеться за такими критеріями:

.Використовувані технології

.Функціональні можливості

Підтримка

Навчання

Критерій 1.Використовувані технології

Таблиця 1. Порівняння використовуваних технологій

Серверна операційна система Windows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7), LinuxWindows Server (2000, 2003, 2008)Windows Server (2000, 2003, 2008) (XP, Vista, 7) Використовуваний сервер БДMS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Можливий файловий режим роботи (без сервера БД) MS SQL Server MS SQL Server Засоби роботи на мобільних пристрояхSafari Mobileнет , API, XML1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active DirectoryДемоверсія/демодоступдемодоступ демоверсіянетWebЄ тонкий клієнт на Internet ExplorerЄ тонкий клієнт на Internet Explorer. Web-сервер входить до складу платформи Є за допомогою додаткового модуля Web-сервер. розпізнавання тексту при введенні паперових документів у систему DocsVision реалізовано інтеграцію з системою ABBY FineReader Scripting Edition. Пакет не входить до базового комплекту ліцензій Capture and Transformation Services (DCTS) - набір служб, що полегшують масове введення документів у Directum із зовнішніх джерел (сканерів, МФУ, сендерів, папок файлової системи, факсів, поштових серверів і т.д.) та їх подальше перетворення на різні формати. Ліцензія на «Службу введення документів» купується окремо для кожного сервера

Варто відзначити варіативність серверних операційних систем та серверів БД 1С: Документообіг у порівнянні зі своїми конкурентами. Також можна вказати на відмінність компаній у політиці надання демоверсії/демодоступу потенційним користувачам. Головне, що варто вказати на самому початку нашого огляду - це те, що всі СЕД побудовані за модульним принципом, що дозволяє додавати до СЕД нові функції або розвивати функціональність наявних.

Критерій 2.Політика ліцензування та ціноутворення

Таблиця 2. Вартість ліцензій без урахування вартості СУБД, додаткових модулів та знижок (руб.)

1С: ДокументообігDocsVisionDirectumПакети ліцензійПРОФКОРПБазоваРозширенаКорпоративнаLiteStandardEnterpriseПакет 20/25 (DocsVision) базових клієнтських ліцензій95 000163 00095 000185 000264 000 0 базових клієнтських ліцензій186 000254 000-320 000484 00072 000265 500459 000Пакет 100 базових клієнтських ліцензій330 000398 000-495 000840

Метою цієї таблиці є надання спільної порівняльної характеристикиз питання вартості основних модулів аналізованих програмних продуктів та клієнтських ліцензій. Звичайно, вона далеко не повністю містить прайс-листи трьох представлених компаній, але дає розуміння потенційним користувачам про вартість продуктів.

Також варто зазначити, якими є основні відмінності наведених у таблиці пакетів ліцензій кожного з програмних продуктів.

1С: Документообіг

Функції, доступні лише у версії КОРП:

· Штрихкодування документів та файлів

· Потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрих-кодів

· Автоматичне заповнення файлів за шаблонами

· Друк реєстраційного штампу

· Прийняття завдань до виконання

· Налаштування та використання умов маршрутизації

· Періодичні бізнес-процеси

· Облік та використання графіків роботи

· Ієрархія бізнес-процесів

· Зупинення бізнес-процесів

· Веб-сервіси для роботи з файлами "1С: Документообіг 8" з інших додатків

· Розширений пошук документів та файлів за реквізитами

DocsVision

Базова: містить платформу DocsVision та програму «Діловодство».

Розширена: включає склад Базової редакції + додаток «Управління процесами» та можливість придбання Легкого клієнта.

Корпоративна: включає склад Розширеної редакції + можливість придбання Пакету Оптимізації Продуктивності, Легкого клієнта та SharePoint розширення.

Directum

Пакети Lite, Standard та Enterprise включають базову серверну ліцензію системи та базові клієнтські ліцензії користувачів на Базові модулі (Управління електронними документами та Керування діловими процесами). Відмінність, головним чином, полягає в тому, якими додатковими модулями та додатковими серверними ліцензіями користувач зможе розширювати функціональність базових модулів.

Політика ліцензування

1С: Документообіг

Для забезпечення зручної та плавної масштабованості платформи всі продукти лінійки «1С: Підприємство 8» поділяються на такі категорії:

· основні поставки, що містять платформу, прикладне рішення (конфігурацію) та ліцензію на використання продукту на одному робочому місці;

· конкурентні клієнтські ліцензії або ліцензії на додаткові робочі місця;

· ліцензія на сервер "1С: Підприємства" (сервер програми);

DocsVision

Програмне забезпечення DocsVision складається із серверної та клієнтської частин. Під ліцензуванням DocsVision розуміється передача замовнику права використання системи певною кількістюкористувачів, які одночасно працюють з одним сервером (так звана «concurrent licensing model», або конкурентні ліцензії). При цьому кількість робочих місць, на яких буде встановлена ​​система, не обмежена. За середніх параметрів інтенсивності роботи користувачів статистично обґрунтованим є придбання конкурентних ліцензій у кількості 70% від загальної кількості користувачів. Ліцензії конкурентні, мінімальний розмір покупки – 10 штук. Є VIP-ліцензії, що дають гарантований вхід до системи.

Directum

Ліцензії конкурентні. Для Web-доступу ліцензія купується на сервер. В іншому політика ліцензування абсолютно аналогічна DocsVision.

Критерій 3.Функціональні можливості

Цей розділ поділено на такі частини:

· Реєстрація та введення документів

· Робота з документами

· Управління бізнес-процесами

· Пошук та аналіз інформації

· Підтримка паперового документообігу

· Стандартні засоби налаштування

По кожному розділу наведено таблицю, в якій порівнюються функціональні можливостіаналізованих СЕД. У цілому нині, можливості систем збігаються, а й є відмінності, відбиті у цих таблицях. Там, де, на наш погляд, були необхідні пояснення до можливостей систем, що розглядаються, крім позначення «+» - можливість реалізована, додані коментарі.

Таблиця 3. Реєстрація та введення документів

Реєстрація документів+++Приєднання файлів+++Створення документа за шаблоном+++Реєстрація з електронної пошти · Будь-який документ або файл «1С: Документообіг 8» можна надіслати електронною поштою безпосередньо з програми · Завантаження вхідних чи внутрішніх документів · Завантаження всіх вкладених файлів · Робота виконавця із завданням MS Outlook без відкриття Навігатора DocsVision (on-line) · Миттєва синхронізація завдання MS Outlook та картки завдання у Навігаторі · Відображення завдань DocsVision у вигляді завдань у MS Outlook Інтеграція з MS Outlook дозволяє зберігати листи, що прийшли, та їх вкладення як документи Directum, відправляти листи контактним особам з єдиної адресної книги Directum, а також реєструвати контакти в модулі «Управління взаємодією з клієнтами». Текст листа можна безпосередньо з MS Outlook відправити у вигляді завдання кожному співробітнику, доручивши йому тим самим роботу, позначену в листі. ++Можливість потокового введення документів+++Реєстрація зі сканера+++Реєстрація документів із MS Office/OpenOfficeМожливо при реалізації додаткового програмного налаштування · Відкриття та збереження документів формату Microsoft Office, що зберігаються в системі, безпосередньо з програм Microsoft Office · Автоматичне формування атрибутів облікової картки з полів та властивостей документа Microsoft Office і назад

Таблиця 4. Робота з документами

Функціонал1С: ДокументообігDocsVisionDirectumФормування списку розсилки+++Зміна прикріплених файлів+++Вбудовані засоби перегляду прикріплених файлів-попередній перегляд (без відкриття картки)-Робота з проектами документів+++Автоматична видача нагадувань про порушення терміну розгляду, про наближення та порушення терміну підготовки проектів++ +Робота з версіями документів+++Ведення папкової структури документів+++Ведення особистих папок користувача+++Свій робочий стіл з будь-якого місця+++Встановлення зв'язку з іншими документами, зареєстрованими в системі+++Підтримка процедур візування/узгодження документів+ ++ Можливість видачі доручень +++ Можливість використання проміжних звітів по виконанню (off-line завдання через електронну пошту Microsoft Exchange та Outlook) Створення територіально розподілених систем, що обмінюються даними в режимі off-line Ведення аркуша погодження+++Автоматичне протоколювання доставки, отримання та прочитання повідомлень у системі+++

Таблиця 5. Управління бізнес-процесами

Функціонал1С: ДокументообігDocsVisionDirectumСтворення типових маршрутів руху документів+++Підтримка у маршрутах розгалужень+++Прив'язка маршрутів до типів документів, виконавців і т.д.+++Механізми контролю виконання документів+++Забезпечення вільної маршрутизації документів+++Автоматичне ведення етапів виконання робіт+ ++Контроль за розглядом та виконанням документів та доручень у територіально розподіленій організації+++Забезпечення можливості введення безлічі доручень за одним документом та безлічі виконавців за одним дорученням+++Розсилка повідомлень електронною поштою+++Розсилка документів на ознайомлення+++Видача задач на групу+++Делегування повноважень+++Автоматизація прийому / відмови доручень до виконавця Можливо через додатково реалізовану функціональність засобами платформи «1С: Підприємство» Щоб підвищити оперативність виконання типових завдань (наприклад, розгляд договору) виконавець може використовувати у відповіді на завдання автотекст ( наприклад, "розглянути можливість продовження договору"). Автотекст налаштовується адміністратором системи чи особисто користувачем

Таблиця 6. Пошук та аналіз інформації

Функціонал1С: ДокументообігDocsVisionDirectumПошук за реквізитами документа+++Пошук завдань та доручень (у тому числі за термінами виконання, виконавцями, контролерами)+++Повнотекстовий пошук з урахуванням морфології російської мови+++Здійснення різних видів пошуку в одному запиті+++Створення та зберігання спеціалізованих налаштувань пошуку · Групові налаштування · Індивідуальні налаштування користувачаУ загальному випадку результати пошукового запиту поміщаються в системну папку Результати пошуку, яка автоматично створюється при першому виконанні пошукового запиту. Однак, для зберігання даних, що відповідають критеріям часто використовуваного запиту, можна створити особливу віртуальну папку: при кожному зверненні до неї буде виконуватись оновлення результатів вказаного у її властивостях пошукового запиту · Обумовлені пошуки (наприклад, «Мої останні змінені документи») · Налаштовані адміністратором спеціальні пошуки за критеріями, що часто використовуються. · Технологія пов'язаних документівПідготовка журналів реєстрації документів+++Створення звітів з виконавської дисципліни+++Експорт звітів до зовнішніх додатків+++Вбудований будівельник складних звітівСтандартний будівельник звітів платформи «1С: Підприємство», додаткові налаштування· Створення складних звітів за даними системи, які неможливо побудувати за допомогою стандартних уявлень · Статистичні звіти · Є окремим модулем із власною програмою інсталяції · Не входить до стандартного комплекту поставки У системі передбачені спеціалізовані звіти, що суттєво підвищують ефективність роботи користувачів: Документи на розгляді, прострочені доручення, документи, що підлягають поверненню тощо.

Таблиця 7. Підтримка паперового документообігу

Назва продуктуФункціоналКоментарі1С: Документообіг Ведення номенклатури справ Використовується для створення нових справ (томів) та списання у справу виконаних документів Журнал передачі Для кожного вхідного, вихідного або внутрішнього документа заводиться картка. З картки документа доступний журнал передачі. Журнал містить записи про передачу паперових документів або їх копій співробітникам, а також про повернення переданих документівDocsVisionВедення номенклатури справФормування справ та томів Архів справ · Передача справ до підрозділів · Передача справ на постійне зберігання · Знищення справ в архівіDirectumВедення номенклатури справРеєстрація документівВикористовуються реєстраційно-контрольні картки (РКК), які містять усі первинні дані (кореспондент, підрозділ організації, представник організації, дата реєстрації, реєстраційний номер, тема і короткий зміст документа, спосіб доставки і т.д.). та виконання документів · Фіксація повного листування щодо виконання доручень · Можливість відправки на доопрацювання · Гнучке налаштування маршрутизаціїПошук та аналіз інформаціїЗ моменту реєстрації будь-якого документа в системі можна знайти як його реєстраційну картку разом з інформацією про місцезнаходження та процес виконання документа, так і сам електронний документ

Таблиця 8. Стандартні засоби налаштування

Функціонал1С: ДокументообігDocsVisionDirectumЗасоби проектування форм+++Засіб розробки типових маршрутів проходження документів+++Засоби створення та налаштування структури організації (у тому числі розподіленої)+++Засоби створення та редагування довідників+++Можливість зміни інтерфейсу (під типи користувачів)+++Засоби налаштування шаблонів документів (MS Office)+++

Критерій 4.Права доступу та інформаційна безпека

У всіх представлених в огляді системах реалізовані надійні засоби розмежування повноважень, контролю за доступом до даних та елементів інформаційної безпеки, представлених у двох таблицях.

Таблиця 9. Права доступу

Підтримка різних способів аутентифікації+++Призначення прав користувачам+++Призначення прав групам користувачів+++Підтримка ролей користувача++Розмежування прав доступу до об'єктів системи+++Розмежування прав доступу до операцій на рівні РКК /прикріплених файлів /реквізиту++ +

Таблиця 10. Інформаційна безпека

Можливості1С: ДокументообігDocsVisionDirectumШифрування даних системи, шифрування даних при передачі+++Протоколування дій користувачів+++Засоби моніторингу подій у системі+++Використання ЕЦП+++Застосування сертифікованих засобів криптозахисту+++Динамічна блокування документа (що не підлягає редагуванню / редагується іншим співробітником)+ ++Організація резервного копіювання бази даних (у тому числі за розкладом)+++

Критерій 5.Підтримка

Таблиця 11. Порівняння послуг із підтримки

Предмети порівняння1С: ДокументообігDocsVisionDirectumПринципи надання технічної підтримкиВ комплект поставки продукту входить диск 1С:ІТС ПРОФ поточного випуску та купон на безкоштовне обслуговування по лінії ІТС на 6 місяців. Далі - платна підписка на ІТСПрацює за фіксованими правилами, що визначають максимальний час реакції по інцидентуНадається організаціям з абонементом, що діє, терміном на 1 рік, на оновлення версій системи Directum. Поширюється тільки на стандартний функціоналНадається на всі продукти компанії 1Снадається відразу після скачування демоверсії системиПослуги лінії консультацій 1С по телефону та електронній поштіДоступність різних рівнів обслуговування відповідно до вимог будь-якого замовникаДоступ до технічної підтримки безпосередньо на робоче місце користувачаДоступ до технічної підтримки відкритий по всіх каналах зв'язку - телефон, електронна пошта, сайт DocsVisionВиди технічної підтримкиІнформація на сайті та щомісячних випусках DVD #"justify">Далі представлені ціни на післяпродажне обслуговування СЕД. Внаслідок прозорості прайс-листів фірми 1С у таблиці 12 представлені ціни на Інформаційно-технологічний супровід користувачів «1С: Підприємство» у грошовому вираженні. Таблиця 13 поєднує DocsVision та Directum, які надають інформацію у відсотковому вираженні.

Таблиця 12

Таблиця 13

Послуги по оновленню версій продуктуЦінаАбонемент на оновлення версій терміном на 1 рік20% (від вартості ПЗ)Абонемент на оновлення версій строком на 1 квартал6% (від вартості ПЗ)Оновлення версії (разове, за відсутності абонементу)50% (від вартості ПЗ)Пріоритетна техпідтримка на 1 рік72 000 руб. Оновлення версій продукту DV25% вартості конкурентних ліцензій

Критерій 6.Навчання

Навчання співробітників - це необхідна умова для успішного впровадження, використання та розвитку системи на базі будь-якого з представлених продуктів. Саме тому ми вважали важливим відобразити в огляді ключові параметри курсів, що проводяться компаніями (1С - з партнерами).

Таблиця 14. Місце навчання

Місце навчання1С: ДокументообігDocsVisionDirectumУ Центрах сертифікованого навчання, розташованих по всій території Росії є у ​​своїх навчальних центрахКомпанії є + Дистанційне навчання: · Виїзне навчання / онлайн вебінари · Інтернет курси · Самоучительність + Дистанційне навчання є + (у Москві та Іжевську) Таблиця 15. Курси навчання

Курси СЕДТривалість(академічної години) Вартість, руб.Можливості прикладного рішення «1С: Документообіг 8» для організації електронного документообігу2410 000 Основи DocsVision166500 Використання базових модулів системи Directum155 700

Висновок та вибір СЕД

Наведений огляд відображає ключові особливостіпровідних вітчизняних систем електронного документообігу Загальний аналізпоказує, що рішення від компанії 1С, незважаючи на відносно невеликий термін знаходження на ринку програмного продукту (версії КОРП), не поступається двом іншим рішенням за основними параметрами, є більш технологічним та привабливішим за ціною. Явним плюсом рішення також є поширеність платформи «1С:Підприємство» та велика кількість фахівців із підтримки.

3. Техніко-економічне обґрунтування

Економія витрат на оплату праці користувачів СЕД

Розглянемо докладніше економію витрат за оплату праці користувачів СЕД.

Розрахунок умовної річної економії витрат на оплату праці працівників j-ї кваліфікаціїЗ j при зміні трудомісткості процесів підготовки та обробки інформації в результаті впровадження СЕД визначається за такою формулою:

З j = З зпj (Q 1- Q 2) А2 / Ф j ,

де С зпj - Річний фонд заробітної плати працівника j-йкваліфікації, зайнятого підготовкою та переробкою даних, руб.; Q 1, Q 2- трудомісткість підготовки та переробки одиниці даних у базовому та новому варіантах програмного продукту, чол./год; А 2- Річний обсяг робіт з підготовки та переробки даних у новому варіанті програмного продукту, натуральних од.; Ф j - річний фонд робочого дня одного працівника j-ї кваліфікації, зайнятого підготовкою та переробкою даних, год.

Розрахуємо економію витрат за оплату праці менеджера, що у бюджетної сфері по 11 розряду єдиної тарифної сітки і має оклад 2787 рублів. З урахуванням того, що менеджер має щомісячну преміюу розмірі 75% від свого окладу, його щомісячна зарплата складає 4877,25 руб. Отже, річний фонд зарплати менеджера становить 58527 крб. Враховуючи, що при п'ятиденному робочому тижні кількість робочих днів 249 річний фонд робочого часу менеджера складе 1992 години.

Трудомісткість підготовки та оформлення документів при колишньому методі роботи та системі СЕДстановить відповідно 25 [чол./ч.] та 20 [чол./ч.]. Річний обсяг робіт з підготовки та переробки даних у СЕД (у натуральних одиницях) становить? 80 документів.

Таким чином, отримуємо економію витрат на оплату праці менеджера: = 58527 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 11752,41 рублів, що становить 20% від річного фонду заробітної плати менеджера 11 розряду, зайнятого підготовкою та переробкою документів в автоматизованій системі документообігу.

Економія витрат на оплату машинного часу

При заміні базового програмного продукту (ПП) на нове, зазвичай, зменшується час використання обчислювальних засобів. Розрахунок економії витрат на оплату машинного часу провадиться за формулою

З мш = Ц мш (Т 1шо - Т 2шо) А 2о б

де C мi - річна економія витрат за оплату часу роботи i-го ресурсу обчислювального комплексу чи комунікаційних коштів, що з виконанням функцій досліджуваних ПП, крб.; Ц мi - вартість однієї години роботи i-го ресурсу обчислювального комплексу або комунікаційних засобів стосовно конкретного контуру та режиму роботи, руб./год.; Т 1ij , Т 2ij - час виконання j-х операційна i-му ресурсіобчислювального комплексу або комунікаційних засобів у базовому та новому варіантах використання ПП, год; А 2j -кількість j-х операцій, що виконуються за новим варіантом ПП протягом року.

Розрахуємо річну економію витрат за оплату часу роботи автоматизованого робочого місця (АРМ) менеджера в автоматизованій системі документообігу. Вартість однієї години роботи менеджера АРМ 7 рублів; час виконання операцій, пов'язаних з договорами на АРМ менеджера при старому методі роботи та в автоматизованій системі документообігу становлять відповідно 5 годин та 3 години; 1002 -кількість операцій, пов'язаних із договорами, що виконуються в автоматизованій системі документообігу протягом року.

Таким чином, річна економія витрат на оплату часу роботи автоматизованого робочого місця (АРМ) менеджера у мережі системи документообігу становитиме: м = 7 · (5 - 3) · 1002 = 14028 рублів.

Висновок

Метою даної дипломної роботи був порівняльний аналіз систем електронного документообігу для створення технічного завдання на впровадження СЕД у ДАОУ Коледж підприємництва №11 Відділення Управління та інформаційних технологій. Проведені нами дослідження та роботи дозволяють нам зробити низку висновків та пропозицій:

Актуальність проблеми вибору та впровадження електронного документообігу визначається необхідністю створення на підприємстві єдиного документаційного простору з урахуванням раціонального використаннялюдських ресурсів і під час певних діловодних работ.

Дослідження проблем у галузі паперового діловодства та проведений порівняльний аналіз його з електронним діловодством дозволив нам виявити найбільш такі суттєві проблеми у цій сфері з метою розробки подальшого їх вирішення:

· неминуча втрата документів, а отже та інформації;

· попадання документів та інформації, що міститься в них, третій особі;

· накопичення безлічі документів, призначення та джерело появи яких неясні;

· великі витрати часу на підготовку та узгодження документів, як наслідок – мала швидкість обробки та інформації, а отже – повільна реакція на нові впливи;

· надмірність документообігу, велика втрата часу на обробку вхідної та вихідної кореспонденції, внутрішніх документів та на ознайомлення з документами;

· суперечливість прийнятих рішень, неможливість забезпечити швидку передачу вихідних документів та інформації посадовим особам, які приймають рішення;

· безконтрольність виконавців, неможливість доведення у короткий термін доручень, які з резолюцій до конкретних виконавців;

· неможливість встановлення історії роботи з документами;

· невиробничі витрати робочого часу на пошук необхідного документа, формування тематичної добірки документів;

· надлишкові витрати на папір та копіювання для створення кількох копій одного документа.

При аналізі різних систем електронного документообігу було передбачено всі нюанси роботи з документами при впровадженні та подальшій експлуатації електронного документообігу. Дані варіанти потреб ми пропонуємо розглядати як найвагоміші під час вибору автоматизованої системи, що відповідає всім заданим в організації параметрам у сфері безпечного та ефективного електронного документообігу.

Список літератури

1.Кузнєцов І.М., Діловодство, М: Дашков і К, 2006 рік, 520 стор.

2.Байкова І.Ю., Документообіг та діловодство. Як організувати роботу з документами, Ексмо, 2009, 288 стор.

.Г.Ю. Касьянова., Документообіг. Основні засоби, АБАК, 2010 рік, 256 стор.

.Ільїна Т.М., Логінова А.Ю., Романов Д.А. Правда про електронний документообіг, Москва, ДМК, 2008 рік, 224 стор.

.Кузнєцов С.Л. Вибір та дослідне впровадження системи електронного архіву // Секретарська справа – 2006. №3

.Баласанян В. Концепція автоматизації вітчизняного документообігу // Відкриті системи – 2003. №1

.Електронний ресурс: Страстенко В.В. НТЦ ІРМ. Навіщо потрібна автоматизація діловодства. - Режим доступу: # "justify">. Електронний ресурс Огляд систем електронного документообігу. - Режим доступу: # "justify">. Електронний ресурс: Електронний документообіг – Системи документаційного забезпечення управління. - Режим доступу: # "justify">. Електронний ресурс: Автоматизовані системи керування підприємством. - Режим доступу: # "justify">. Електронний ресурс: Центр комп'ютерних технологій: Система управління електронним документообігом N-System. - Режим доступу: # "justify">. Електронний ресурс: Електронні офісні системи – Системи документаційного забезпечення. - Режим доступу: # "justify">. Електронний ресурс: Айтеко технологія без пробілів - Документаобіг в організації. -Режим доступу: # "justify">. Електронний ресурс: Загальний опис- 1С: Документообіг 8 -1C: Підприємство 8..-Режим доступу: # "justify">. СанПіН 2.2.2.542-96. Гігієнічні вимоги до відеодисплейних терміналів, персональних електронно-обчислювальних машин та організації роботи

.ГОСТ 12.2.049-80. Загальні вимогидо робочого місця, органів управління та засобів відображення інформації.

.Електронний ресурс: Загальний опис - DocsVision про систему. - Режим доступу: # "justify">. Електронний ресурс: Загальний опис - Система електронного документообігу (СЕД) DIRECTUM - Режим доступу: #"justify">документообіг електронний технологія архітектура

Багато компаній рано чи пізно приходять до розуміння необхідності переходу на електронний документообіг підвищення ефективності документаційного забезпечення управлінської діяльності. Новітнє програмне забезпечення дозволяє організаціям як оптимізувати документообіг, відбивати всі документи у єдиній інформаційної базі, а й проводити контроль та аналіз бізнес-процесів управління документацією.

Як запровадити СЕД власними силами та оптимізувати витрати?

Для ефективного управління документацією та забезпечення управлінської діяльності компанії службі документаційного забезпечення необхідно:

• отримувати оперативну інформаціюрух документів компанії;
• забезпечити реєстрацію вхідної, вихідної документації та внутрішньої документації, контроль виконання доручень за документами;
• підвищити контроль виконавчої дисципліни;
• знизити тимчасові витрати на пошук та узгодження документів;
• забезпечити централізоване безпечне зберігання документів.

При цьому далеко не всі мають можливість залучити фахівців із впровадження системи електронного документообігу (СЕД) із сторонніх організацій.

Для самостійного впровадження електронного документообігу слід розуміти завдання цього процесу та послідовність дій. Для цього необхідно:

1. Провести обстеження та аналіз існуючого документообігу в компанії; сформулювати завдання підрозділів, залучених у впровадження СЕД; сформулювати вимоги до СЕД.
2. Об'єднати зусилля служби документаційного забезпечення з ІТ-підрозділом та службою безпеки.
3. Вибрати СЕД та розробити план її впровадження.

Розглянемо алгоритм покрокового впровадження електронного документообігу з прикладу компанії ТОВ «Ритм».

Обстеження та аналіз існуючого документообігу

В результаті аналізу документообігу нашої компанії було виявлено таке: документообіг ведеться у змішаному вигляді – реєстрація документів та внесення резолюцій керівників здійснюється працівниками відділу діловодства в електронних реєстраційних картах СЕД «Євфрат»; погодження, спільне редагування, передача документів на виконання, складання довідок та звітів про виконавську дисципліну – у паперовому вигляді.

Така система ведення документообігу почала давати збої, виникли проблеми:

• великі витрати часу та матеріалів на виготовлення паперових копій документів;
• втрата документів;
• дублювання документів;
• повторне направлення документів на розгляд та/або виконання;
• тривалий час узгодження як вхідної, вихідної, і внутрішньої документації.

Крім цього, СЕД «Євфрат», яка експлуатувалася в компанії понад 5 років, перестала задовольняти вимоги співробітників, залучених до роботи в СЕД: у версії цього програмного продукту, що використовується, не було можливості колективного редагування, погодження документів, зручного механізму пошуку.

Отже, було ухвалено рішення про впровадження нової системи електронного документообігу.

Завдання проекту, роль служби ДНЗ та ІТ-служби

Оскільки ключовими користувачами СЕД є співробітники служби ДОП, які не лише реєструють службову кореспонденцію, а й беруть участь у редагуванні, погодженні документів, а також здійснюють контроль за термінами виконання документів та доручень, вимоги до СЕД розроблялися службою ДОП. Крім того, служби ДОП була одночасно і замовником, і співвиконавцем проекту, відповідно, вона визначила завдання проекту та роль ІТ-служби.

При виборі СЕД та переході на електронний документообіг службою ДОП були поставлені такі завдання:

• зберігання вхідних, вихідних та внутрішніх документів у єдиній електронній базі з метою забезпечення швидкого доступу до них;
• оперативне доведення до виконавців документів та рішень керівників;
• можливість автоматизації контролю та оцінки діяльності співробітників та підрозділів з виконання документів;
• можливість підготовки статистичної звітностіз документів та виконавчої дисципліни.

Вимоги до СЕД

Вимоги до СЕД, що пред'являються службою документаційного забезпечення ТОВ «Ритм», включали забезпечення можливості:

• реєстрації, обліку та контролю вхідних, вихідних, внутрішніх документів, звернень громадян, організаційно-розпорядчих документів;
• можливості переведення паперових документів у електронний вигляд, посторінкове та потокове сканування, розпізнавання документів;
• обміну документами між територіально розподіленими підрозділами;
• рубрикації, категоризації та класифікації документів;
• пошуку за реквізитами та повнотекстового пошуку за змістом документів з урахуванням морфології мови;
• обліку та опрацювання документів, що знаходяться на архівному зберіганні;
• формування звітності;
• управління правами доступу;
• застосування електронно-цифрового підпису.

У частині організації робочих процесів керівництво компанії сформулювало свої вимоги до СЕД:

• створення проектів документів;
• узгодження проектів документів;
• затвердження документів;
• створення резолюцій та доручень;
• контроль виконавчої дисципліни;
• контроль версій документів;
• протоколювання дій;
• делегування повноважень щодо виконання документів тощо.

Крім цього, компанія очікувала від СЕД відповідності концепції розвитку ІТ загалом (стандартизація ІТ-інфраструктури та внутрішніх процесів ІТ-підрозділів центрального офісу та філій, уніфікація бізнес-процесів усіх підрозділів), що, у свою чергу, передбачало можливість створення територіально-розподілених СЕД , і навіть розширення функціональних завдань СЕД. Важливе очікуване властивість системи - її відкритість, тобто. можливість внесення змін, зокрема силами власних фахівців.

Необхідною бачилася і можливість СЕД до інтеграції з корпоративною інформаційною системою, у тому числі з електронною поштою, стандартними офісними програмами, корпоративним порталом компанії.

Обов'язковою вимогою до СЕД було забезпечення інформаційної безпеки та захист документів та інформації, що міститься в них.

В результаті вивчення комерційних пропозицій компаній, що займаються розробкою СЕД, було ухвалено рішення про впровадження програмного продукту "1С8: Документообіг".

Широкий та універсальний функціонал даної системи підходить як для малих підприємств з невеликим документообігом, так і для великих холдингів із складною розгалуженою системою обліку.

План впровадження СЕД

Відповідно до поставлених завдань та сформульованих вимог до СЕД, служба ДНЗ спільно з ІТ-службою розробила план впровадження СЕД.

Було вирішено впроваджувати СЕД окремими модулями для поетапного введення системи в експлуатацію та полегшення процедури навчання та адаптації користувачів системи:

спочатку забезпечити реєстрацію службової кореспонденції та обробку резолюцій керівників службою ДНЗ, потім підключити та навчити всіх користувачів системи, потім впровадити модуль контролю строків виконання документів та доручень, потім – модуль погодження та реєстрації організаційно-розпорядчої документації та локальних нормативних актів. Потім було розроблено план-графік впровадження СЕД із зазначенням основних заходів та термінів їх виконання.

Відповідно до плану було визначено етапи впровадження СЕД.

Етапи застосування СЕД

1. На першому етапі впровадження СЕД важливо переконатися, що документообіг компанії належним чином регламентовано:

• розроблено та впроваджено уніфіковані форми документів;

Уніфіковані форми документів використовуються як шаблони при створенні документа та направленні його на погодження.

• розроблено та впроваджено Інструкцію з діловодства;
• розроблено порядок контролю за термінами виконання документації;

В Інструкції з діловодства не лише описано правила оформлення документів, а й визначено порядок їх узгодження (на підставі якого створюються маршрути руху та узгодження документів у СЕД), описано правила реєстрації документів, структури реєстраційних номерів документів та ін. Крім того, Інструкція з діловодства містить розділ про контроль термінів виконання документів та доручень, в якому описано процедуру контролю, прописані терміни, що також використовується працівниками служби ДОП при роботі в СЕД.

• організовано та регламентовано роботу архіву;

Локальні нормативні актиз архівного зберігання документів описують не тільки правила оформлення та формування справ постійного та тимчасового термінів зберігання, а й містять опис порядку формування номенклатур справ підрозділів та зведеної номенклатури справ компанії. Затверджені індекси, присвоєні структурним підрозділам (і, відповідно, індекси номенклатури справ) використовуються в СЕД для формування реєстраційних індексів документів (наприклад: листів, службових записок).

• розроблено номенклатуру справ та індекси структурних підрозділів.

У ТОВ «Ритм» використовується принцип багаторівневої індексації структурних підрозділів, який відбиває організаційну структуру підприємства (див. таблицю).

Індекси структурних підрозділів ТОВ «Рітм»

Індекс			Керівник, структурний підрозділ
			Генеральний директор
			Апарат генерального директора
			Прес-служба
			Перший заступник генерального директора
			Управління якості
			Відділ забезпечення якості
			Відділ ліцензування
			Управління НДДКР
			Відділ планування та координації НДДКР
			Відділ інноваційних проектів
			Заступник генерального директора з комерції
			Управління продажів
			Відділ продажу
			Відділ із зовнішньоекономічної діяльності

Індекси номенклатури справ використовуються для формування справ і дозволяють визначити місце зберігання виконаного документа.

Наприклад,

Відповідно до затвердженої Інструкції з діловодства, вихідні номери документів, що підлягають реєстрації в службі ДНЗ ТОВ «Ритм», складаються з індексу структурного підрозділу - виконавця, номера справи за номенклатурою та наскрізним порядковим номером, наприклад:

02-01-01/01/27, де 02-01-01 – індекс структурного підрозділу (лист підготовлений відділом забезпечення якості Управління якості), 01 – номер справи за номенклатурою (лист надсилається до федерального органу виконавчої влади), 27 – порядковий номер .

Реєстраційний номер СЕД формується автоматично за допомогою спеціальних налаштувань нумераторів для різних видів документів. Про налаштування нумераторів написано нижче.

2. Наступний етап: необхідно розглянути та описати особливості паперового документообігу компанії : як здійснюється прийом та первинна обробка вхідної вихідної та внутрішньої документації.

На цьому етапі потрібно визначити перелік типів документів, що беруть участь у документообігу.

У ТОВ «Ритм» у СЕД обробляються, зберігаються, передаються на розгляд та виконання такі типи управлінських документів:

• інформаційно-довідкові документи:листи (вхідні та вихідні), службові, доповідні, пояснювальні записки, довідки, акти, заявки та ін;
• організаційно- розпорядчі документи: накази, розпорядження, протоколи нарад.

Необхідно було також ухвалити рішення про те, яку частину паперового документообігу буде автоматизовано.

Так, після впровадження СЕД було заплановано припинити передачу на виконання паперових копій документів з резолюціями керівників (після створення картки доручення, поля якої заповнюються відповідно до резолюції, написаної керівником на паперовому документі, скан документа передається працівником служби ДОП виконавцю по електронній пошті). СЕД). У той час як документи, що потребують підпису, передаються у паперовому вигляді, при цьому у реєстраційній картці документа робиться відповідна позначка. Деякі документи (наприклад, заявки на створення робочого місця, заявки на видачу канцтоварів) планувалося повністю автоматизувати: такі заявки оформляються під час заповнення відповідних полів реєстраційної картки заявки, погоджуються та надсилаються на виконання у безпаперовому вигляді.

Відповідно до цієї категоризації в СЕД створено систему папок (рис. 1):

Мал. 1. Система папок СЕД ТОВ «Рітм»

У ТОВ «Ритм» виділено такі ролі під час роботи у СЕД:

• діловод (реєстрація вхідних та вихідних листів);
• діловод у підрозділі (реєстрація службових записок);
• виконавець у підрозділі (робота з усіма документами, створеними цим виконавцем або направленими даному виконавцю);
• відповідальний за заповнення довідників (а саме: "Кореспонденти", "Користувачі", "Структура компанії");
• адміністратор СЕД (супровід СЕД, надання доступу користувачам, здійснення налаштувань).

Уповноважені працівники служби ДОП можуть бути не лише діловодами, а й відповідальними за заповнення довідників. Адміністратором СЕД має бути співробітник ІТ-служби.

4. Потім необхідно здійснити адміністративні налаштування 1С Документообіг та заповнити довідник користувачів (рис. 2).

При заповненні картки користувача вказується П.І.Б., посада, структурний підрозділ.

Залежно від посади, користувачі мають різний рівень доступу до документів, розміщених у СЕД. Так, лінійний співробітник має доступ на читання до документів, які він створював, або до документів, спрямованих на виконання.

Керівник підрозділу «бачить» документи, створені ним і надіслані йому документи, доступні всім підлеглим співробітникам. Керівник компанії має доступ до всіх документів.

Мал. 2. Картка користувача

5. Потім заповнюється довідник "Кореспонденти".Кореспонденти можуть бути об'єднані в групи для зручності пошуку та вибору.

Наприклад, «Покупці», «Постачальники», «Контрагенти», «Банки», «Міністерства» та ін.

У 1С Документообіг можуть використовуватися довідники, які ведуться в інших системах – бухгалтерія, договірний відділ або ін. договорів та угод (рис. 3). Таким чином, створюється електронний архів карток контрагентів та їх статутних та інших документів, який може використовуватися крім служби ДОП договірним відділом, бухгалтерією та іншими зацікавленими підрозділами.

Мал. 3. Картка кореспондента

6. Після заповнення довідника «Кореспонденти» на вкладці «Нормативно-довідкова інформація» Необхідно заповнити структуру підприємства.

Уповноважений співробітник служби ДОП, що має роль «відповідальний за заповнення довідників», відображає структуру компанії в точній відповідності до організаційної структури та штатного розкладу, тобто. зазначає всі назви підрозділів, їх керівників, індекси підрозділів. У міру заповнення структури компанії з довідника «Користувачі» автоматично переносяться всі відомості, вказані в картках користувачів (включаючи посаду, назву підрозділу), таким чином вибудовується ієрархія підрозділів та співробітників компанії.

Це дозволяє забезпечити керівникам підрозділів можливість перегляду всіх документів і доручень, виданих виконавцям.

Керівник підрозділу може переглянути всі завдання, поставлені йому, та окремо – всі завдання, спрямовані його підлеглим, а також відстежувати хід їх виконання (на Робочому столі – у вкладках «Мої завдання» та «Завдання від мене»).

7. Наступний крок - Налаштувати нумератори.

За допомогою нумераторів здійснюється автоматичне присвоєння реєстраційних номерів усім документам, які розміщуються в СЕД.

Система дозволяє здійснити налаштування реєстраційних номерів з використанням індексів структурних підрозділів, періоду, номенклатури справ та ін. різних видівдокументів настроюються окремі нумератори (рис.4).

Наприклад, для формування реєстраційного номеравихідного документа використовується наступний формат:

[ІндексПодр]/[ІндексНомДіл]/[Номер].

Мал. 4. Налаштування нумератора для автоматичного формування реєстраційного номера

8. Здійснитиперсональні налаштування у кожного користувача.

При цьому встановлюється пароль для входу в систему, здійснюються налаштування повідомлень (про те, що надійшли документи або доручення), нагадування про терміни виконання документів і доручень, що надійшли і перевищені, налаштування сканування (рис. 5) та ін.

Мал. 5. Налаштування сканування

9. Підготувати та розмістити для загального доступу інструкції щодо використання системи електронного документообігу.

Такі інструкції бажано оформити у вигляді пам'яток (за кожним аспектом – окрема пам'ятка), проілюструвати їх скріншотами та малюнками для наочності.

Пам'ятка

Налаштування повідомлень у системі 1С документообіг

Кожен користувач САМОСТІЙНО налаштовує повідомлення від СЕД, які він хоче отримувати.

Налаштування та адміністрування – Персональні налаштування – Iнше:

Натиснути – Налаштування повідомлень – та встановити як на наступному малюнку:

наприклад, [email protected]

10. Наступний крок – навчити ключових користувачів, відповідальних за діловодство у структурних підрозділах , які, у свою чергу, можуть надати істотну допомогу у навчанні всіх співробітників компанії.

Навчання співробітників у ТОВ «Ритм» проводилося службою ДНЗ. Під час проведення інструктажів необхідно перевірити встановлення паролів для входу в систему та персональні налаштування, продемонструвати користувачам можливості системи та роз'яснити особливості доступу для кожного користувача, а також нагадати про можливість додаткового самостійного вивчення інструкцій та пам'яток роботи з системою.

11. Видати наказ про введення системи електронного документообігу промислову експлуатацію .

Наприклад:

Товариство з обмеженою відповідальністю "Ритм"

НАКАЗ

______________ №_______________

З метою оптимізації документообігу та автоматизації діловодства у ТОВ «Ритм»

НАКАЗУЮ:

1. Створити проектну робочу групу щодо введення в експлуатацію системи електронного документообігу (далі – СЕД) 1С8: Документообіг у наступному складі:

1. Проектній робочій групі ввести у промислову експлуатацію СЕД 1С8: Документообіг у строк до «___» _______ 201__ р.
2. Встановити термін списання витрат на програмне забезпечення, що дорівнює _________.
3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Генеральний директор В.В. Іванов

Після впровадження системи електронного документообігу у ТОВ «Ритм» було реалізовано таке:

• скорочення часу на реєстрацію та передачу службової кореспонденції;
• автоматизація контролю та створення системи автоматичних нагадувань та повідомлень за термінами виконання документів та доручень;
• виключення втрати документів;
• створення електронного архіву (корпоративної бази знань);
• забезпечення електронного узгодження проектів документів, колективного редагування;
• підвищення виконавчої дисципліни;
• оптимізація обліку та звітності.

Таким чином, впровадження СЕД можливе власними силами за умови правильного планування та постановки завдань учасникам проекту. Вирішальну роль цьому грає взаємодія уповноважених структурних підрозділів і послідовне виконання запланованих етапів впровадження.

Міністерство охорони здоров'я та соціального розвитку Російської Федерації

ДБОУ ВПО «Московський державний медико-стоматологічний університет ім. А.І.Євдокимова»

Економічний факультет

КУРСОВА РОБОТА

За дисципліною: «Корпоративні інформаційні системи»

На тему: "SWOT-аналіз впровадження системи електронного документообігу в компанії"

Виконав:

Студент 4 курсу 2 групи

економічного факультету

Манукян Артур Геворкович

Перевірив:

К.м.н., доцент

Сараджев Владислав Володимирович

Вступ………………………………………………………… ………………...2

SWOT-аналіз системи електронного документообігу............…… ………...2

Заключение…………………………………………………… …………………...3

Список використаної литературы…………………………………………….8

Вступ

У сучасних умовах все більшою популярністю користуються системи електронного документообігу, які є досить новим явищем для Російської Федерації. Однак зараз у більшості компаній приходять до розуміння необхідності створення систем підтримки документообігу та важливості впровадження інструментів, що реалізують електронний документообіг. Це викликано необхідністю підтримки зростаючого документообігу в компаніях, що розвиваються, і зниженням витрат на його забезпечення. Крім цього, запровадження системи електронного документообігу підвищує керованість компанією, рівень контролю кожного об'єкта управлінського обліку. Тому створення ефективного документообігу з максимальною віддачею та мінімальними витратами є важливим завданням.
На даний момент за кордоном використання систем електронного документообігу знаходиться на вершині своєї популярності. Очевидно, що на цьому піку ця технологія буде досить довго.

SWOT-аналіз

Сильні сторони Контроль за пересуванням документа всередині організації та його виконанням; Розмежування доступу до документів та дій над ними; Автоматичне складання звітів щодо руху документів; Пошук за різними атрибутами в основі документів; Зменшення помилок типу “людський фактор”; Скорочення потреби в додатковому персоналі; Захист документів від пошкоджень; Колективна робота із документами; Миттєвий доступ до інформації; Значне прискорення пошуку та вибірки документів.

Слабкі сторони СЕД не може змусити співробітників із нею працювати; СЕД не може відстежити істинність інформації, що вводиться в неї; СЕД не навчатиме співробітників дисципліни її використання; Вартість; Додаткові витрати під час експлуатації; Плин кадрів.

Можливості Ефективне керування; Підтримка системи контролю за якістю; Підтримка ефективного накопичення, управління та доступу до інформації та знань; Протоколування діяльності підприємства; Оптимізація бізнес-процесів; Виключення обігу паперових документів; Виключення необхідності зберігання паперових документів; Розвиток корпоративної культури

Консерватизм персоналу; Чинник директора "радянського типу"; Постійні структурні зміни; Необхідність забезпечення юридичної чинності документів; Необхідність взаємодіяти із зовнішнім "паперовим" світом.

Висновок

Розглянемо детальніше всі складові SWOT-аналізу.

Сильні сторони

1. Контроль за пересуванням документа всередині організації та його виконання. Будучи один раз заведеним у СЕД, документ, внутрішній або зовнішній, зберігатиметься в ній рівно стільки, скільки йому належить, без ризику загубитися або потрапити не в ту стопку, а всі дії з ним протоколюються, роблячи наочною недбайливість конкретного співробітника при його обробці. Нарешті справджується мрія будь-якого керівника: документообіг тепер повністю під його контролем!
2. Розмежування доступу до документів та дій над ними. Якщо система грифування паперових документів і потребує додаткових людських ресурсів, але хоча б більш-менш працює, то захист від цікавих очей усіх надрукованих документів забезпечити абсолютно неможливо, адже вони лежать усюди, читай – не хочу. У СЕД кожному співробітнику організації надається коло повноважень: які документи може бачити, які змінювати тощо. Способи ідентифікації користувача варіюються залежно від рівня конфіденційності інформації, з якою йому доводиться працювати: від звичайних паролів до апаратних токенів і відбитків пальців.
3. Автоматичне складання звітів щодо руху документів. СЕД різко знижує можливість "імітації бурхливої ​​діяльності" співробітниками організації. Численні звіти СЕД оперують виключно об'єктивними величинами: кількістю оброблених документів, середнім часом обробки, довжиною черги документів до кожного співробітника тощо. При використанні СЕД працюючим в організації буде значно складніше кольоровим звітом прикрити свою бездіяльність.
4. Пошук за різними атрибутами в основі документів. Раніше про таке можна було тільки мріяти - скільки реєстрів не велося, все одно можливості пошуку паперових документів були дуже обмежені. СЕД пропонує всі варіанти атрибутних пошуків різного ступеня інтелектуальності – пропозиція обмежена лише фантазією розробників. Різноманітні також варіанти дій із отриманими в результаті пошуку вибірками документів.
5. Зменшення помилок типу "людський фактор". Правильна організація електронного документообігу дозволяє виключити помилки, які спричиняє людський чинник. При паперовому документообігу на пошук зниклих документів йде годинник, у той час як СЕД справляється з подібним завданням всього за кілька секунд.
6. Скорочення потреби у додатковому персоналі. Збільшення обсягів виробництва при електронному документообігу не потребує значного розширення персоналу, достатньо за допомогою системи ефективного управління bb workspace автоматизувати роботу вже існуючого колективу.
7. Захист документів від пошкоджень. Використання СЕД знижує ризики внаслідок пожежі чи інших форс-мажорних обставин. На жаль, повністю перейти на електронний документообіг і позбутися паперового діловодства неможливо, оскільки за законодавством РФ значущою формою документа, як і раніше, вважається паперова, проте відсоток таких документів у загальному обсязі відносно невеликий.
8. Колективна робота із документами. Автоматизація документообігу дозволяє одночасно декільком користувачам працювати з тим самим файлом, а також здійснювати пошук по єдиній базі даних документів.
9. Миттєвий доступ до інформації. До основної переваги електронного документообігу можна віднести здатність швидко та легко знаходити останні версії документів. Таким чином, вирішується проблема актуальності документообігу, тобто навіть якщо той самий документ існує в декількох варіантах, користувач зможе знайти останню версіюфайлу та працювати вже з ним.
10. Значне прискорення пошуку та вибірки документів (за різними атрибутами). При паперовому документообігу на пошук зниклих документів йде годинник, у той час як СЕД справляється з подібним завданням всього за кілька секунд.

Однак, плануючи впровадження СЕД, не варто покладати надмірних сподівань на саму систему: є кілька моментів, здатних звести нанівець всі закладені в СЕД переваги.

Слабкі сторони

Тепер поговоримо про труднощі впровадження та використання СЕД. Вони передусім пов'язані з добре знайомим кожному керівнику " людським чинником " . Хоч би якою інтелектуальною була СЕД, є моменти, які вона відстежити не може. Перелічимо основні їх.

1. СЕД не може змусити співробітників із нею працювати. Витративши значні кошти на купівлю та використання СЕД, через деякий час керівник може з подивом виявити, що нею ніхто не користується. Такою є доля багатьох нововведень, особливо в нашій країні, але директора конкретної організації, зрозуміло, це не втішить. Гроші викинуті на вітер, час та людські ресурсивитрачені марно.
2. СЕД не може відстежити істинність інформації, що вводиться в неї. Незважаючи на всі засоби журналування та контролю, які є в СЕД, найчастіше випадки підроблення або спотворення, навмисного чи випадкового, виявити неможливо. Таким чином, "простір для маневру" недбайливого співробітника все-таки є. Не підлягає сумніву, що, покопавшись у системі, працівники організації знайдуть у ній слабкі місця, які будуть використовувати у своїх цілях.
3. СЕД не навчатиме співробітників дисципліни її використання. Будь-які засоби безпеки СЕД, крім найпараноїдальніших, не досягнуть бажаних цілей (а мета у них одна - забезпечення інформаційної безпеки організації), якщо співробітники ними масово нехтуватимуть. Який сенс розмежовувати доступ до категорій документів, якщо вся організація знає пароль головного бухгалтера чи директора та активно користується їх обліковими записами, причому не з якоюсь зловмисною метою, а "щоб простіше було" і з відома вищевказаних керівних осіб.
4. Вартість. Дуже великі витрати на придбання ВЕД. Не кожна організація може собі це дозволити.
5. Додаткові витрати під час експлуатації.
6. Плин кадрів. Дуже багато хто не справляється і не хоче працювати з цією програмою, погано засвоює її, допускає багато помилок.

Можливості

1. Забезпечення ефективнішого управління з допомогою автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації всіх рівнях.
2. Підтримка системи контролю за якістю, що відповідає міжнародним нормам.
3. Підтримка ефективного накопичення, управління та доступу до інформації та знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника та можливості зберігання всієї передісторії його діяльності.
4. Протоколювання діяльності підприємства загалом (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення "гарячих точок" у діяльності).
5. Оптимізація бізнес-процесів та автоматизація механізму їх виконання та контролю.
6. Виняток чи максимально можливе скорочення обороту паперових документів для підприємства. Економія ресурсів з допомогою скорочення витрат управління потоками документів у організації.
7. Виключення необхідності чи суттєве спрощення та здешевлення зберігання паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.
8. Розвиток корпоративної культури, що стимулюється застосуванням сучасних технологій для колективної роботи співробітників та наданих ними інформаційних та комунікаційних можливостей.

1. Консерватизм персоналу, низька освіченість, небажання навчатися та перенавчатися. Побоювання прозорості власної діяльностідля керівництва, що виникає після впровадження системи електронного документообігу.
2. Фактор директора "радянського типу" - небажання безпосередньо працювати з комп'ютером, переглядати та редагувати документи.
3. Постійні структурні зміни у організації, слабка формалізація бізнес-процесів.
4. Необхідність забезпечення юридичної сили документів (після ухвалення закону про електронний підпис цей фактор почне втрачати свою значущість).
5. Необхідність взаємодіяти із зовнішнім "паперовим" світом, особливо якщо це стосується паралельних структур в асоційованих організаціях чи відомствах, з якими йде постійна робота.

Список використаної литературы:

1. http://www.polikom.ru/solution /esm/bpm.php
2. http://www.sekretariat.ru/maga zinestdd/articles/art2-01. 2011.php
3. http://journal.itmane.ru/node/ 112
4. http://transport-journal.com/k omentarii-obzori/vvedenye-elek tronnoho-dokumentooborota-%E2% 80%94-revolyutsyya-v-systeme-o tnoshenyj-klyent%E2%80%94zhele znaya-doroha/
5. http://www.rcb.ru/rcb/2005-20/ 7171/
6. http://infovision.spb.ru/solut ions/docsvision

Путькіна Лідія Володимирівна

кандидат технічних наук, професор кафедра інформатики та математики, економічний факультет Санкт-Петербурзький гуманітарний університет профспілок Санкт-Петербург, Росія

Анотація: У статті розглядаються особливості впровадження системи електронного документообігу. У статті зазначається, що ефективність роботи будь-якої організації залежить від оперативності обробки документів, швидкості розподілу інформації між підрозділами організаційної структури та контрагентами. Процес впровадження електронного документообігу можна поділити на вісім етапів. Одним з важливих моментів є та обставина, що після успішного проходженнякожного з восьми етапів автоматизації, впроваджена система має постійно доопрацьовуватись та вдосконалюватись. Це одна з основних чинників успішного використання електронного документообігу для підприємства.

Ключові слова: системи електронного документообігу, впровадження, ефективність, підприємство

Features of the implementation of the electronic document

PhD of technical science, profesor Department of computer science and mathematics, Faculty of Economics Saint-Petersburg University of Humanities and Social Sciences Saint-Petersburg, Russia

Абстрактна: Ця стаття розкриває ознаки створення електронного документа управління системою. Матеріали помітки про те, що дієвість будь-якої організації залежить від ефективності документів процесу, інформаційна реструктуризація між між організаційною структурою і представниками. Процес виконання електронного документа може бути відокремлений в вісім разів. Один з високихlights є факт, що після успішного завершення кожного з восьми штанів автоматизації, система здійснена повинна бути постійно рефінована і невиконана. Це є основним фактором в успішному використанні електронні документи управління в підприємстві.

Keywords: електронні документи управління системою, implementation, efficiency, enterprise

У сучасному світі ефективність роботи будь-якої організації залежить від оперативності обробки документів, швидкості розподілу інформації між підрозділами організаційної структури та контрагентами, а також від надійності всієї інформаційної складової загалом.

Саме тому останнім часом керівники багатьох підприємств дедалі частіше порушують питання про вдосконалення системи документообігу. Домогтися цього завдання можна за допомогою його автоматизації.

На сьогоднішній день автоматизований документообіг не є новаторством. Частина організацій вже запровадила та користується системою електронного документообігу (СЕД). Проте більшість підприємств усе ще залишають документообіг у традиційній, паперовій формі.

Основний критерій при виборі форми діловодства - обсяг створених документів, що надійшли в організацію, за певний проміжок часу. Тому в компаніях, де структура департаментів є розгалуженою та пов'язана ланцюгом різних документів, перехід на електронний документообіг є дуже важливим завданням.

Щоб сформувати точне уявлення про це поняття, зупинимося на ньому докладніше. Електронний документообіг можна подати у вигляді єдиного механізму руху документів, створених з використанням комп'ютерних засобів і, як правило, підписаних електронним цифровим підписом. При цьому документи обробляються також з використанням електронних носіїв.

У організації, де впроваджено СЕД документ є базовим інструментом управління. У таких організаціях немає просто наказів, доручень чи рішень. Є документи, які містять ці самі рішення, накази та доручення. Отже, управління організації повністю здійснюється через документи. Більшість завдань, які виконують співробітники, також прив'язуються до документів.

СЕД може застосовуватися у будь-якій організації: як для невеликого підприємства, так і для величезного холдингу чи корпорації з цілою мережею філій. Деякі компанії починають з автоматизації окремих етапів документообігу, оскільки в СЕД є низка істотних переваг:

1) Спочатку слід зазначити прозорість бізнес-процесів. У електронної системиконтроль над отриманням, виконанням та створенням документів здійснюється значно простіше та швидше. За допомогою цього посібник у будь-який момент може відстежувати бізнес-процеси організації.

2) Також з допомогою електронного документообігу підвищується виконавча функція. Згідно зі статистичними даними, значна частка доручень не виконується співробітниками. СЕД дозволяє керівникам здійснювати контроль за робочими процесами, швидкістю та якістю виконання, а головне, за результатом роботи.

3) Скорочується час на обробку та виконання документів. За допомогою електронного документообігу забезпечується швидший пошук, створення, обробка та розсилання документів. Це досягається за рахунок автоматичного складання зведень, реєстрів та звітів, що у свою чергу дозволяє якісно та оперативно виконувати роботу, і, як наслідок, оптимізувати бізнес-процеси.

4) Підвищується рівень конфіденційності інформації. Кожен співробітник має той ступінь доступу та управління документами компанії, що відповідає з його повноваженнями. Наприклад, співробітник може мати право на читання документа, може мати можливість редагувати, вносити відповідні корективи до документа, також можуть бути повні права. Кожна дія протоколюється у комп'ютерній системі. А це означає, що будь-якої миті є можливість подивитися, хто зі співробітників вносив зміни до даних, працював із ними.

Для багатьох організацій проблема конфіденційності інформації є дуже гострою. Втрата будь-яких важливих документівможе спричинити мільйонні збитки. У цьому плані паперові документи схильні до значно більшого ризику, оскільки вони без проблем можуть бути вилучені з папки, а вся інформація буде передана на бік. Впровадивши в компанії систему електронного документообігу, виключити повний витік інформації може й не вдасться. Проте в даному випадку буде можливість подивитися, хто саме з працівників і коли користувався цими документами.

5) За допомогою СЕД оптимізується схема навчання нових співробітників, а також запровадження нових процесів у компанії. Введення в роботу нових положень та інструкцій з використанням електронного документообігу відбувається набагато швидше, ніж окреме інформування кожного працівника та його ознайомлення з паперовими документами.

6) Підвищується рівень корпоративної культури. СЕД створює єдиний інформаційний простір, у якому задіяні всі чи більшість структур компанії. Це, у свою чергу, створює можливість залучати до корпоративних процесів практично кожного співробітника.

7) При переході компанії на електронний документообіг вирішується проблема з адаптацією нових змін над ринком міжнародних стандартів. У разі появи таких організацій, яка використовує СЕД, може оперативно внести зміни під новий шаблон, підвищивши цим рівень своєї конкурентоспроможності над ринком.

Однак цей метод удосконалення роботи підприємства нарівні з плюсами також має свої недоліки.

По-перше, серйозною проблемою є збереження документів. У комп'ютер може проникнути вірус, система збереження документів може спрацювати. Ця проблема може бути вирішена за допомогою створення системи резервування.

Ще одним можливим мінусом впровадження СЕД може стати консервативність працівників, які будуть зайняті у системі. При переході на автоматизований документообіг не завжди виходить уникнути і попередити невдоволення серед співробітників, які звикли до ручної праці та мають неповні знання про електронний документообіг.

Також система електронного документообігу надає великого значення грамотному введенню даних. У разі особливо важливий людський чинник, оскільки безперебійне функціонування системи надалі залежатиме від кваліфікації та якості роботи персоналу.

На етапі купівлі та впровадження системи електронного документообігу керівництво компанії має бути готовим до фінансових витрат. Хоча згодом ці витрати зазвичай компенсуються за рахунок скорочення витрат на роботу з документацією та оптимізації бізнес-процесів.

Обмін електронними документами можливий не з усіма контрагентами. Причиною є відсутність єдиного інформаційного простору. Внаслідок чого багато компаній змушені паралельно вести як паперовий, і електронний обмін документами. Очевидним залишається факт, що пересилання актів та договорів електронним способомзначно спростили б роботу між замовником та клієнтом у будь-якому сегменті ринку.

Обов'язковий реквізит більшості документів, який надає їм юридичної сили – це особистий підпис. Юридичну силу електронного документа зазвичай підтверджують електронним підписом, який, згідно з 63-ФЗ може бути трьох видів:

1) Проста електронний підпис. Цей видпідписи створюють за допомогою паролів, кодів та інших інструментів, які ідентифікують автора підписаного документа. Криптографічний електронний підпис у цьому випадку не використовується.

2) Посилена не кваліфікований підпис. Для створення цього виду підпису використовуються криптографічні засоби, що, своєю чергою, дозволяє визначити автора документа. Посилений некваліфікований підпис часто є аналогом документа з печаткою.

3) Посилений кваліфікований підпис може замінювати паперову документацію у всіх випадках. Винятком є ​​ситуація де на законодавчому рівні потрібна наявність лише документ на папері.

На сьогоднішній день більшість держав вважає рівноправними як паперові документи зі звичайним підписом, так і електронні документи, підписані кваліфікованим електронним підписом.

Перехід організації з паперового документообігу на електронний має бути грамотним та добре продуманим, оскільки від цього кроку залежить подальша роботавсього підприємства.

Найчастіше ініціатором автоматизації процесів руху документів для підприємства виступає Генеральний Директор. Зацікавленість керівництва у переході на безпаперовий документообіг грає велику роль, оскільки від цього залежить успіх даного проекту.

Зазвичай саму автоматизацію умовно поділяють на частини: безпосередньо процес і звіт, тобто контролю над роботою готового продукту.

Якщо стоїть завдання як впровадити електронний документообіг, а й перетворити бізнес-процеси, то технічне завдання необхідно формулювати разом із менеджерами, відповідальні за ці процеси. Тільки у разі залучення їх до союзників вдасться створити успішну версію електронного документообігу.

Процес автоматизації можна поділити на кілька ключових етапів:

Етап 1. Технічне завдання. Для початку керівники проекту мають визначитися із завданнями, які мають виконувати майбутня система. Чітко сформульовані завдання допоможуть зробити правильний вибірдругий етап.

Етап 2. Вибір IT-рішення. Для підприємства з невеликим документообігом може бути достатньо використання електронної базиданих, наприклад Access чи Excel. Тобто, підприємствам невеликого масштабу не завжди обов'язково займатися глобальною перебудовою документообігу.

Керівники великих підприємств, які мають регіональні підрозділи, які бажають автоматизувати документообіг, навпаки – мають бути готові до дорогого та тривалого впровадження.

Етап 3. Опис бізнес-процесів. Перед початком впровадження документообігу необхідно вивчити існуючі нині бізнес-процеси підприємства. Саме на цьому етапі провідна роль віддається начальникам відділів, які задіяні в автоматизації. Їхнє основне завдання - допомогти описати шлях документів і скласти покрокове перебіг бізнес-процесів.

Етап 4. На цьому етапі складаються кошториси, календарні графіки, списки необхідних ресурсів, розробляється загальний план робіт. При цьому необхідно враховувати всі існуючі плюси та мінуси, які з'являться після автоматизації документообігу.

Етап 5. Реалізація. На цьому етапі відбувається безпосереднє використання електронного документообігу. Тривалість етапу безпосередньо залежить від складності структури організації та бізнес-процесів, що протікають у ній. Контроль та координація робіт здійснюється керівником проекту.

Етап 6. Завершення. На цьому етапі відбувається тестування програми. Найчастіше при тестуванні виявляються прогалини автоматизації. Цей етап важливий тим, що на ньому ще є можливість оперативно усунути проблеми, що виникли.

Етап 7. Введення проекту в експлуатацію. Це може бути один із способів реалізації, який застосовується на початку використання системи:

Паралельна стратегія, тобто робота ведеться за старою системою, але використовуються нові технології. У процес дві системи - стара і нова постійно порівнюються і, як наслідок, нова система поступово адаптується. Однак унаслідок дублювання даних такий підхід є найбільш витратним у трудовому та тимчасовому відношенні.

Стрибок – перехід використання нової системи виробляється моментально, тобто перехідний процес відсутня. Цей методє ефективним, проте дуже ризикованим.

Запуск пілотного проекту – стрибок відбувається на одній ділянці. Цей підхід відрізняється надійністю.

Послідовна автоматизація. Впровадження починається з найвужчих місць і поступово в процесі починають брати участь нові ділянки. При виборі такого підходу зазвичай витрачається багато часу, проте при цьому віддача видно практично відразу.

На даному етапі незалежно від обраної стратегії можуть виникнути складності, пов'язані з консерватизмом співробітників. Однак за грамотного підходу ймовірність ризиків можна значно знизити.

Етап 8. Контроль використання системи. Основна мета на даному етапі - досягти поступового використання програми на повну потужність. Тобто програма має стати реальним засобом документообігу, а чи не залишатися набором файлів.

Ще одним важливим моментом є та обставина, що навіть після успішного проходження кожного з восьми етапів автоматизації, впроваджена система має постійно доопрацьовуватись та вдосконалюватись. Це одна з основних чинників успішного використання електронного документообігу для підприємства.

Подальший супровід системи обов'язково має включати:

Підтримка системи у робочому стані. Вона може полягати в консультативній допомозі користувачам, усуненні помилок, що виникають, резервному копіюванні даних;

Внесення корективів до довідників системи, виходячи з поточних змін до організації;

Відстеження змін у законодавстві;

Зміна налаштувань у системі під нові вимоги працівників.

Список літератури:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Time constant of innovation effects doubling // Mediterranean Journal of Social Sciences. – 2015. – № 6 – 36. – Pp. 307-312.

2. Галстян А. Ш., Шиянова А. А., Мінаков В. Ф., Мінакова Т. Є. Верифікація економіко-математичної моделі інноваційного розвитку зв'язку та інфотелекомунікацій Росії // Вісник Північно-Кавказького федерального університету. - 2015. - № 3 (48). - С. 78-84.

3. Горячова Є. А., Мінаков В. Ф., Барабанова М. І. Модель управління ліквідністю при контролі Банком Росії у режимі реального часу // Економіка, статистика та інформатика. Вісник УМО. - 2013. - № 4. - С. 178-183.

4. Мінаков В. Ф.. – 2015. – № 11 (23). - С. 32.

5. Мінаков В. Ф.. – 2016. – №3 (27). - С. 30.

6. Мінаков В. Ф.. - 2015. - № 7 (19). - С. 31.

7. Мінаков В. Ф. Виробнича хвильова функція / / Міжнародний науково-дослідний журнал = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 10-1 (29). - С. 22-25.

8. Мінаков В. Ф. Виробнича функція в логістичних потоках//Міжнародний науково-дослідний журнал = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 11-3 (30). - С. 55-58.

9. Мінаков В. Ф. Відмінності та подібності у періодизації теорії поколінь // Міжнародний науково-дослідний журнал = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 12-2 (31). - С. 122-124.

10. Мінаков В. Ф. Цінова еластичність попиту та пропозиції якості // Інформаційні технології у бізнесі. Збірник наукових статей 8-ї міжнародної наукової конференції. - Санкт-Петербург. Видавництво «Інфо-так». - 2013. - С. 51-60.

11. Мінаков В. Ф.. - 2015. - № 2 (14). - С. 5.

12. Мінаков В. Ф., Лобанов О. С., Остроумов А. А. Розгортання хмарної інфраструктури в регіональному інформаційному просторі // Науковий огляд. - 2014. - № 11. - С. 103-106.

13. Мінаков В. Ф., Малишенко А. В. Декомпозиція інноваційних процесів у вузі // Наука. Інновації. Технології. - 2004. - № 36. - С. 12-15.

14. Мінаков В. Ф., Мінакова Т. Є. Інформаційне суспільство та проблеми прикладної інформатики // Міжнародний науково-дослідний журнал = Research Journal of International Studies. - 2014. - № 1-1 (20). - С. 69-70.

15. Мінаков В.Ф.. – 2016. – №6 (30). - С. 37.

16. Мінаков В.Ф.. – 2016. – №4 (28). - С. 17.

17. Мінаков В.Ф.. – 2016. – №5 (29). - С. 36.

18. Мінаков В.Ф.. – 2016. – №1 (25). - С. 13.

19. Мінакова Т. Є., Мінаков В. Ф. Енергозбереження - мультиплікатор ефективності економіки / / Міжнародний науково-дослідний журнал = Research Journal of International Studies. - 2013. - № 11-2 (18). - С. 60-61.

20. Путькіна Л. В. Динаміка концепції розвитку підприємницьких структур//Міжнародний науково-дослідний журнал. 2015. №2-3 (33). С.79-80.

21. Путькіна Л. В. Особливості інноваційних підприємницьких структур//Міжнародний науково-дослідний журнал. 2015. №2-3 (33). С.80-82.

22. Путькіна Л. В. Проектування інтелектуальних систем економіки. Стаття у відкритому архіві № 0321400431 30.07.2014

23. Путькіна Л.В. Концепція процесного підходу під управлінням // У світі наукових відкриттів. 2015. №11.7 (71). С.2759-2765.

24. Путькіна Л.В.. – 2016. – No. 05 (029) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. - URL:

25. Путькіна Л.В.. – 2015. – No. 12 (24) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. – URL: http://сайт/24/3125/

26. Путькіна Л.В.. – 2015. – No. 10 (22) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. – URL: http://сайт/22/2975/

27. Путькіна Л.В.. – 2016. – No. 07 (031) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. - URL:

28. Путькіна Л.В. Особливості використання електронного документообігу для ефективної роботисучасного підприємства// Електронний науково-практичний журнал сайт. - 2016. - No. 01 (25) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. - URL:

29. Путькіна Л.В.. – 2015. – No. 10 (22) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. – URL: http://сайт/22/2976/

30. Путькіна Л.В.. – 2016. – No. 01 (25) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. - URL:

31. Путькіна Л.В.. – 2016. – No. 03 (027) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. – URL: http://сайт/27/3343/

32. Путькіна Л.В.. – 2016. – No. 05 (029) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. - URL:

33. Путькіна Л.В.. – 2015. – No. 12 (24) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. – URL: http://сайт/24/3070/

34. Путькіна Л.В.. – 2016. – No. 02 (026) / [Електронний ресурс] – Режим доступу. – URL: http://сайт/26/3226/

35. Шиянова А. А., Галстян А. Ш., Мінаков В. Ф., Мінакова Т. Є. Математичне моделюваннямакроекономічних трендів розвитку страхового бізнесу// Сучасні проблеминауки та освіти. - 2014. - № 4. - С. 436.

Наведено список питань, цілей та результатів обстеження процесів, алгоритм аналізу, опис у вигляді зрозумілих схем, рекомендації щодо розробки функціональних вимог до системи, зміст проектних документів

Інформаційне обстеження є важливим етапом оптимізації ДОП та впровадження СЕД. Адже від отриманої інформації та якості її подання безпосередньо залежить якість прийнятих рішень щодо оптимізації процесів та розробки вимог до функціоналу СЕД.

У зв'язку з цим необхідно дотримуватись головного принципу обстеження – отримати повну, достовірну та актуальну інформацію про процеси, які планується автоматизувати.

Передпроектне обстеження

З погляду консалтингової компанії, що пропонує над ринком свої послуги з консалтингу та впровадження СЕД, тобто. Використання СЕД для аналітика є зовнішнімпроектом, передпроектне обстеження сприймається як частина методології продажів (як із фаз «перед-продажу»). Проте більшість робіт цієї стадії виконується аналітиком, як і на стадії аналізу, передбаченої методологією впроваджень. З цієї причини передпроектне обстеження розглядається і як частина методології застосування.

Проведення передпроектного обстеження може бути корисним і для аналітиків, які виконують роботи з впровадження СЕД як внутрішньогопроекту підприємства (організації), тобто. аналітик є співробітником компанії, де проводиться використання СЕД.

Cхема результатів проведення передпроектного обстеження

Цілямипередпроектного обстеження є:

• отримання загальної інформації про об'єкт застосування СЕД;
• визначення цілей застосування;
• визначення загальних ключових вимог до СЕД та меж проекту;
• визначення загального стану організації документообігу та діловодства;
• визначення основних користувачів (діловиробників, керівників тощо);
• визначення загального рівня складності потенційного проекту;
• оцінка потреб щодо міграції даних та інтеграції з іншим ПЗ;
• збір інформації, необхідної для підготовки ефективної та виграшної Комерційної пропозиції [якщо роботу проводить зовнішня щодо об'єкта впровадження компанія] .

З метою отримання необхідної інформації про проект проводиться анкетування та інтерв'ювання основних користувачів (Замовника, керівника проекту, керівників підрозділів, основних користувачів).

Зразкові запитання Анкети, відповіді на які дозволять отримати первинну інформацію від Замовника та майбутніх користувачів СЕД, наведено у розділі «Питання для анкет та інтерв'ю».

В результатіпроведення передпроектного обстеження здійснюється:

• оцінка обсягу робіт, необхідних запровадження СЕД;
• підготовка звіту про проведене передпроектне обстеження;
• підготовка та демонстрація прототипу рішення (якщо необхідно);
• підготовка Комерційної пропозиції.

1. Цілі та завдання впровадження СЕД;
2. Кордони проекту щодо впровадження СЕД;
3. Інша отримана інформація.

Після проведення передпроектного обстеження стає можливим оцінити обсяг аналітичної та технічної робіт, які потрібно провести, а також те, яких результатів має бути досягнуто.

В результаті розробляється документ, який містить опис основних вимог до СЕД, межі проекту та іншу виявлену інформацію. Якщо інформаційне обстеження проводить зовнішня стосовно Замовника організація, також готується прототип рішення для демонстрації Замовнику (якщо необхідно) та комерційна пропозиція.

На даному етапі, виходячи з отриманої первинної інформації, Керівник проекту (РП) складає базовий план робіт, ієрархічну структуру робіт (WBS), а також Статут проекту.

На даному етапі також може проходити вибір платформи, де буде розроблена СЕД.

Інформаційне обстеження та аналіз

Використовуючи результати Передпроектного обстеження як відправну точку, в ході Інформаційного обстеження уточнюється отримана раніше інформація, досліджуються та описуються існуючі бізнес-процеси (as is – як є), пропонуються майбутні, оптимізовані бізнес-процеси (to be – «як має бути»), а також описуються всі необхідні модифікації в системі підтримки цих бізнес-процесів та інтерфейси СЕД.

Cхема результатів проведення інформаційного обстеження

Цілямиінформаційного обстеження є:

• вивчення та точний опис бізнес-процесів, що підлягають автоматизації;
• визначення та опис модифікацій системи, інтерфейсів, в т.ч. інтерфейсів із зовнішніми системами та засобів перенесення даних з існуючих програм, які мають бути розроблені та впроваджені в ході проекту;
• розробка технічного завдання (ТЗ);
• розробка рекомендацій щодо реінженірингу (оптимізації) документопотоків та організації документообігу та діловодства.

Метою цього етапу є виявлення вимог Замовника до результатів впровадження, тому необхідна тісна спільна робота Замовника, основних користувачів та Аналітика протягом усієї фази інформаційного обстеження та аналізу. Зазвичай Інформаційне обстеження є наступним кроком після Передпроектного обстеження, і передбачає детальне вивчення всіх областей бізнесу, які будуть порушені в ході проекту, а не просто ідентифікує основні функціональні області та життєво необхідні програми ("killer applications"), як це робиться на етапі передпроектного обстеження .

З метою отримання необхідної інформації проводиться анкетування та інтерв'ювання основних користувачів (Замовника, керівника проекту, керівників підрозділів, основних користувачів) аналогічно передпроектному обстеженню, але більш детальному рівні.

Зразкові запитання Анкети, відповіді на які дозволять отримати інформацію від Замовника та майбутніх користувачів СЕД, наведено в розділі «Питання для анкет та інтерв'ю».

Результатироботи знаходять відображення у документі "Функціональні вимоги" (ФТ) або Звіті, або технічне завдання(Залежно від складності проекту).

Підсумковий документ повинен містити:

1. Функціональні вимоги до СЕД;
2. Опис інтерфейсів СЕД;
3. Опис бізнес-процесів;
4. Рекомендації щодо реінженірингу (оптимізації) документообігу;
5. Інша інформація, отримана під час обстеження та аналізу.

В результаті проведених робіт з організації ефективного діловодства та документообігу та прийнятого рішення про впровадження системи електронного документообігу проектна команда формулює вимоги до автоматизованої системи, складає перелік процесів, що підлягають автоматизації, визначає пріоритети та черговість їх автоматизації.

Після визначення цілей, завдань, меж проекту з впровадження СЕД розпочинаються роботи з розробки та впровадження автоматизованої системи електронного документообігу.

З метою ефективної автоматизації роботи з документами рекомендується:

1. Скласти список існуючих видів документівв організації
2. Зробити обстеження кожного видудокумента (див. нижче)*
3. Скласти список співробітників, відповідальнихза створення документів (хто, які види документів створює)
4. Скласти список співробітників, які візують, підписують, затверджуютьдокументи (хто, які види документів; умови, за яких необхідна віза, підпис)
5. На основі цих списків скласти загальний маршрутпроходження документів з умовами проходження - алгоритм (Оперограма або Схема графічного документообігу)
6. Визначити необхідні звітні документи (звіти): умови створення звітів та їх форми
7. Визначити, які види документів необхідно ставити на контроль (визначити терміни, форми повідомлення, форму контрольної картки, умови зняття з контролю)
8. На основі обстежень скласти Інструкцію з ДОПза потреби
9. Скласти Номенклатуру справ(із зазначенням термінів зберігання та принципів формування справ) за необхідності
10. Скласти список, де відображено механізм доступу до різним видамдокументів (залежно від посади)

Обстеження кожного виду документа:

• описати технологію документування (складання): сукупність реквізитів, їх розташування, способи заповнення (за потреби);
• описати форми реєстраційно-контрольних карток (РКК): набір та розташування полів у картці;
• показати умови руху документів (наявність підписів, віз, перевірки та ін.);
• показати схему руху документів (маршрут) або перелік основних візуючих, які підписують тощо;
• описати спосіб реєстрації, коди, що присвоюються різним видам документів

Питання для анкет та інтерв'ю

Тут перераховані питання, які можна використовувати в анкетах або за інтерв'ю користувачів при проведенні обстеження об'єкта впровадження СЕД. Запитання є рекомендаційними. Чітких вимог щодо обстеження немає, тому Аналітик має виявляти творчий підхід до отримання необхідної інформації, її структуризації і відображенню.

Потреби автоматизації процесу управління документами:
1. Які довгострокові та короткострокові цілі впровадження системи?
2. Які основні критерії успіху проекту впровадження системи документообігу?
3. У які терміни бажано виконати використання системи? Чим обумовлені ці терміни?
4. Хто є основним ініціатором проекту: на користь якого підрозділу чи керівника (керівників) планується провести впровадження системи?
5. Хто є основними замовниками СЕД (які підрозділи) та основними учасниками СЕД?
6. При впровадженні системи планується повний чи частковий перехід на безпаперову технологію діловодства та документообігу? Опишіть, як це Ви бачите.
7. Чи планується використання систем криптографічного захисту інформації та електронного цифрового підпису (СКЗІ та ЕЦП)? Якщо ТАК, то вкажіть назву або тип пріоритетних систем.
8. Обробку яких типів документів, форматів і видів планується автоматизувати засобами системи?
8.1. Стисло опишіть основні параметри кожного з них, вкажіть відмінності.
8.2. Вкажіть пріоритети
9. Скільки робочих місць планується встановити одразу?
10. Скільки робочих місць планується підключити до системи у результаті (взагалі)?
11. У яких підрозділах планується використання СЕД?
12. Опишіть основні функціональні обов'язки підрозділів основних учасників СЕД.

Організаційні питання:
13. Чи є технічні фахівці, які вестимуть проект від Замовника?
14. Чи є фахівці з ДНЗ, які вестимуть проект від Замовника?

Питання по ДОП:
15. Чи існують затверджені положення, інструкції, регламенти чи інші нормативні документи, що регламентують роботу з документами (опис правил діловодства та документообігу)?
15.1. Наскільки вони опрацьовані та актуальні?
15.2. Чи планується їхня зміна?
15.3. Якщо такі документи існують, просимо їх надати для аналізу
16. Якщо таких правил (положень, інструкцій, методик) немає або вони не є актуальними, чи необхідно провести обстеження, опис та оптимізацію існуючих процесів?
16.1. Чи є розуміння необхідності та своєчасності таких дій?
16.2. Чи планується провести автоматизацію процесів «як є»?
16.3. Якщо буде проводитися обстеження та оптимізація, то визначте області обстеження, цілі та критерії оптимізації.
17. Як ведеться діловодство?
17.1. Централізовано;
17.2. Децентралізовано;
17.3. Змішано.
18. Який підрозділ чи хтось із співробітників несе відповідальність за роботу з документами?
19. Хто у компанії організує роботу з документами (який підрозділ)?
20. Які функції (процеси, роботи) необхідно автоматизувати для зазначених видів документів? Опишіть їх (коротко)
21. Який зразковий обсяг документообігу на рік/місяць у кожному зазначеному виді документів?
22. Перерахуйте види документів, за якими використовуються бланки та шаблони, роботу з якими планується автоматизувати?
23. Які форми обліку та реєстрації застосовуються для кожного виду документів? Опишіть їхню структуру, правила заповнення, правила формування реєстраційних номерів.
24. Які документи потребують додаткового контролю? Опишіть їх характеристики та вимоги щодо контролю.
25. Які типи та види звітності необхідно реалізувати за кожним видом документів?
26. Види робіт, які провадяться над кожним типом документа. Зміни, що відбуваються з документом під час бізнес-процесу.
27. Опишіть посадові обов'язки щодо обробки документів співробітників – учасників документообігу.
28. Опишіть існуючу технологію роботи з документами в організації, підрозділі:
28.1. порядок експедиційної обробки та реєстрації вхідних документів;
28.2. порядок розгляду керівництвом вхідних документів та видачі резолюції;
28.3. структура резолюції;
28.4. порядок поставлення документів на контроль;
28.5. види контролю;
28.6. терміни виконання;
28.7. перелік документів, хід виконання яких підлягає контролю;
28.8. технологія контролю за виконанням документів;
28.9. порядок обліку документів, що надійшли на виконання у структурних підрозділах;
28.10. порядок зняття документів із контролю;
28.11. порядок розгляду проектів документів керівництвом, їх узгодження різними підрозділами та затвердження;
28.12. порядок реєстрації та експедиційної обробки вихідних документів;
28.13. порядок розроблення внутрішніх документів;
28.14. організація зберігання документів у структурних підрозділах та у центральному архіві організації.
29. Що потрібно змінити у роботі з документами?
30. Які форми обліку та реєстрації застосовуються для кожного виду документів?
30.1. Опишіть їх структуру та правила заповнення (якщо є).
30.2. Правила формування реєстраційного номера
31. Які типи та види звітності необхідно реалізувати за кожним видом документів?
31.1. поточні діловодні звіти;
31.2. підсумкові діловодні звіти;
31.3. статистичні діловодні звіти;
32. Можливість встановлення та відстеження зв'язків між документами

Запитання з архівного зберігання:
33. Чи є архів як структурний підрозділ?
34. Хто відповідає за оперативне зберігання документів?
35. Чи є інструкція щодо зберігання документів? При наявності нормативних документівпросимо надати їх.
36. Чи розробляється Номенклатура справ (щороку)?
37. Який підрозділ ( посадова особа) несе відповідальність за складання та затвердження зведеної Номенклатури справ.
38. Чи проводиться експертиза цінності документів та знищення документів?
39. Чи є науково-довідковий апарат? Хто його веде? Опишіть його структуру.
40. Чи розроблена політика доступу до документів, особливо конфіденційних?
41. Чи планується перенесення архіву «паперових» документів у систему?
41.1. Вкажіть орієнтовну кількість, формат та типи документів.
41.2. Чи архів документів є територіально розподіленим? Якщо ТАК, то де розташовані місця зберігання документів?
41.3. Вкажіть необхідний термін здійснення перенесення інформації до системи.
42. Які правила застосовуються для списання документів у справи, передачі до архіву, які норми зберігання?
43. Правила роботи з Номенклатурою справ підрозділу, її структура та організація зберігання документів у підрозділі, робота з якими підлягає автоматизації.

Опис структури організації:
Для здійснення первинної оцінки вимог потрібна інформація про організаційну структуру компанії. Опис оргструктури має бути схемою (у форматі Visio, ARIS або в іншому аналогічному форматі). Можливий і текстовий опис. Схема (або текстовий опис) оргструктури повинна відображати:

44. Список організацій верхнього рівня ( керуюча компанія, список комплексів, філій, окремих юр. осіб (наприклад, офіси компанії) і т.д.), що включає:
44.1. назву організацій;
44.2. географічне розташування організацій;
44.3. взаємозв'язки між організаціями (ієрархія);
44.4. сфери діяльності організацій.
45. Організаційні структури організацій верхнього рівня, які мають містити:
45.1. структуру підрозділів;
45.2. взаємозв'язки підрозділів;
45.3. функції підрозділів;
45.4. сфери відповідальності підрозділів.

Насамперед цікавить інформація про структурні одиниці, які будуть задіяні в ході впровадження системи електронного документообігу.

IT-інфраструктура організації:
46. ​​Яке технічне забезпеченняє в наявності: характеристики сервера, клієнтських місць?
47. Чи використовується для автоматизації поточних завдань інформаційна система (системи)?
47.1. Якщо ТАК, то які функції в ній реалізовані?
47.2. Що не влаштовує/поточні проблеми?
47.3. Чи планується її замінити повністю чи частково?
47.4. Міграція даних: як планується здійснити перенесення накопиченої інформації:
- не переносити,
- переносити вручну,
- Переносити автоматизовано.
47.5. Якщо планується автоматизоване перенесення «старих» даних у нову систему, необхідно надати інформацію про структуру та формати зберігання, сформулювати вимоги до конвертації даних.
48. Чи потрібна інтеграція з іншими системами?
49. Якою є типова конфігурація клієнтських робочих станцій (процесор, оперативна пам'ять, операційна система тощо)?
50. Чи визначено перелік стандартного програмного забезпечення, яке встановлюється на офісних ПК? Якщо ТАК, то наведіть цей перелік.
51. Які показники базового серверного устаткування?
52. Чи використовується співробітниками підприємства у повсякденній роботі корпоративна електронна пошта? Який поштовий сервер та клієнт використовуються?
53. Вкажіть версію та розробника серверного програмного забезпечення корпоративної електронної пошти.
54. Яка топологія вашої мережі:
1.1. Чи побудовано локальну мережу на базі домену Windows NT?
1.2. Скільки робочих станцій у вашій локальній мережі?
1.3. Чи є територіальна розподіл мережі? Якщо є:
1.3.1. Яким є розподіл робочих станцій по філіях (офісах)?
1.3.2. Яка пропускна спроможність каналів зв'язку між сегментами мережі?
55. Якщо виділений файл-сервер, призначений для зберігання документів? Яким є орієнтовний обсяг документів, що зберігаються на цьому сервері?
56. Чи існує стратегія зберігання неструктурованої інформації (ПК, виділені файл-сервера, підсистеми зберігання та ін.)
57. Яким є середній обсяг документів, що зберігаються на клієнтських робочих станціях?
58. Які корпоративні інформаційні системи (КІС) використовуються для підприємства?
59. Чи є ліцензовані СУБД та як вони використовуються? Вкажіть розробників та версії використовуваних на підприємстві СУБД.
60. Чи використовуються служби каталогів для ідентифікації користувачів? Якщо ТАК, то вкажіть які.
61. Чи існує служба підтримки користувачів (helpdesk)? Чи є регламент роботи цієї служби?
62. Скільки працівників налічує відділ (департамент, управління) інформаційних технологій? Які основні завдання вирішує цей підрозділ?
63. Вкажіть системи, з якими має бути інтегрована система документообігу.
64. Вкажіть приблизне співвідношення працівників, які мають доступ до документів лише для ознайомлення до кількості працівників, які мають право на модифікацію та виконання певних дій.

Вимоги до СЕД:
65. Які функціональні вимоги до новій системіВи вважаєте найважливішими, перерахуйте та опишіть.
66. Склад атрибутів кожної картки документа:
- Назва
- Опис
- Мітка на формі (назва на формі)
- Тип даних
- Спосіб заповнення (вручну, із довідника, …)
67. Пошук документів щодо атрибутів реєстраційних карток Перелік реквізитів пошукової картки
68. Необхідність формування історії роботи з документами, відстеження ходу виконання та процесу узгодження та ін.
69. Необхідні фільтри у системі
70. Інформаційні запити, яким має задовольняти система