Запит на надання пояснювальної записки зразок. Як скласти пояснювальну записку (покрокова інструкція, приклади). У ній повинні бути відзначені

І.А. Косов, к.ю.н., РДГУ

юридичне закріплення права працівника на пояснення
порядок повідомлення працівника про надання пояснення
документаційне оформлення пояснення
акт про ненадання пояснення

Чому ж законодавець надає настільки важливе значення цього документу? Перш за все, пояснення покликане сприяти встановленню істини. Зміст документа відображає погляд працівника на те, що сталося, його ставлення до проступку і його наслідків. Якщо працівник визнає себе винним у скоєному правопорушенні, то в поясненні у нього є можливість не тільки викласти наявні факти, а й висловити, наприклад, своє каяття у скоєному, обіцяти роботодавцю не повторювати надалі подібних проступків і т.п. У той же час, коли працівник вважає, що він не зробив дисциплінарного проступку, у нього також є можливість привести в поясненні власні доводи і надати необхідні докази. Буває і так, що аналіз змісту пояснення допомагає роботодавцю не тільки зняти претензії до працівника, а й визначити справжнього правопорушника. Таким чином, пояснення працівника сприяє об'єктивній оцінці роботодавцем ситуації, що склалася, дозволяє виявити всі обставини вчинення дисциплінарного проступку і, в разі необхідності, правильно вибрати міру дисциплінарного впливу на працівника.

Обов'язок роботодавця до застосування дисциплінарного стягнення зажадати від працівника письмове пояснення встановлена \u200b\u200bчастиною першою ст. 193 Трудового кодексу Російської Федерації (далі - ТК РФ). Там же законодавцем встановлені відводяться працівникові для написання та подання пояснення терміни - два робочих дня.

Виходячи з того, що законодавець відводить на підготовку пояснення строго певний термін, роботодавцю необхідно документально зафіксувати дату, коли він запропонував працівнику надати пояснення. Законодавець не вимагає від роботодавця здійснення подібної дії. Однак такий документ буде корисний: по-перше, зазначена в ньому дата стане відправною точкою відведеного працівникові терміну на підготовку пояснення, а по-друге, буде документальне підтвердження того, що працівнику було роз'яснено його право на пояснення.

Повідомлення працівника про необхідність надати письмове пояснення оформляється, як правило, на бланку листа і підписується тим представником роботодавця, який наділений правом застосування дисциплінарних стягнень (найчастіше, керівником організації, але в ряді випадків це може зробити й інша особа, якій делеговані такі повноваження) .
Воно може виглядати так:
бланк листа
Інженеру III категорії
А.В. Авксентьєву
Про надання
письмового пояснення

У зв'язку з неналежним виконанням Вами трудових обов'язків, що виразилося у відсутності 16.01.2012 р на робочому місці з 13.00 до 18.00 годин, прошу Вас надати до 18.00 годин 19.01.2012 р в Дирекцію з управління персоналом (Заводоуправління, 3 поверх, каб. 36) письмове пояснення за даним фактом.

директор (Підпис) Ю.В. Майоров

повідомлення отримав 17 січня 2012 р
Інженер III категорії (Підпис)А.В. Авксентьєв

Виникає питання, а що робити, якщо працівник відмовився отримати такий документ? Як потім підтвердити, що вимога на дачу пояснення було доведено до його відома і як довести що саме з такої-то дати почалося протягом дводенного терміну, відведеного на надання пояснення? Законодавець відповіді на це питання нам не дає. Але, думається, щоб уникнути виникнення юридичних проблем в майбутньому, роботодавцю необхідно зробити певні кроки. Наприклад, вручати працівникові повідомлення не одноосібно, а комісійно (наприклад, в присутності його безпосереднього начальника і представника профспілкового комітету або одного з незацікавлених у результаті справи працівників організації, якщо працівник не є членом профспілки або профспілкова організація у роботодавця відсутня), попередньо зачитавши зміст повідомлення всім присутнім вголос. У разі відмови працівника отримати повідомлення вбачається за необхідне скласти акт, який і підпишуть присутні, тим самим підтвердивши дотримання роботодавцем положень частини першої ст. 193 ТК РФ.
Трудове законодавство прямо не регламентує, у вигляді якого документа має бути оформлено пояснення. Значить в такому випадку необхідно застосовувати існуючі правила діловодства.
Найчастіше, пояснення оформляється у вигляді пояснювальної записки - документа, що пояснює причини якої-небудь події, факту, вчинку .
Для того, щоб роботодавцю отримати корисний з точки зору змісту документ, важливо, щоб в пояснювальній записці працівник докладно виклав всі обставини скоєних ним дій або бездіяльності і вказав:

розцінює він сам свою поведінку як протиправне, тобто його дії або бездіяльність з'явилися невиконанням або неналежним виконанням трудових обов'язків, працівнику доцільно навести доводи, що підтверджують власну позицію;
чи визнає він свою провину?
що послужило, на його думку, причиною (причинами) вчинення ним дисциплінарного проступку?
яке його ставлення до скоєного проступку і до тих негативних наслідків, які в результаті виникли у роботодавця?
чи є у нього якусь думку щодо його можливого залучення роботодавцем до дисциплінарної відповідальності?

Пояснювальна записка обов'язково повинна містити такі реквізити, як:
1) Найменування структурного підрозділу (вказується найменування структурного підрозділу, в якому працює автор пояснювальної записки).
2) Вид документа ( пояснювальна записка).
3) Адресат. Так як відповідно до частини першої ст. 193 ТК РФ пояснення затребуется роботодавцем, то і адресатом пояснювальної записки має бути те посадова особа, яка в силу статуту або іншого документа (наприклад, довіреності) є представником роботодавця, що володіє правом застосування дисциплінарних стягнень. За загальним правилом це керівник організації - директор, генеральний директор, голова правління і т.п. У разі делегування повноважень нижчому посадовій особі (наприклад, заступнику керівника організації по роботі з персоналом), пояснення адресується йому.
4) Дата (вказується дата складання пояснювальної записки).

5) Заголовок до тексту (наприклад, Про причини відсутності на роботі або Про причини невиконання розпорядження начальника Управління).

6) Текст. Він пишеться в спокійному і рівному стилі, без надмірно яскравою емоційного забарвлення (хоча певна частка емоцій працівника в ньому, все ж, має бути присутня). Текст повинен відрізнятися лаконічністю, чіткістю, простотою викладу і ясністю формулювань. Необхідно уникати художньої красивості, пишномовності фраз і зайвої публіцистичності . Важливим фактором є і логічна послідовність тексту, щоб адресат записки вірно і без проблем зрозумів, про що хотів сказати автор.

7) Підпис (оформляється із зазначенням посади, особистого підпису і її розшифровки :, ініціалів і прізвища працівника).
Пояснювальна записка може виглядати наступним чином:

Управління збуту Директору
Пояснювальна записка Ю.В. Майорову
17.01.2012

Свою провину я повністю усвідомлюю і запевняю Вас, що надалі такі порушення більше ніколи не повторяться. Однак прошу врахувати, що під час моєї відсутності на роботі не спричинило ніяких негативних наслідків для нашого управління.

Прошу також врахувати, що протягом минулого року я двічі заохочувався за високі показники у праці - в травні я був нагороджений Почесною грамотою, а в грудні за підсумками роботи за рік мені була видана грошова премія.

ІнженерIII категорії (підпис) А.В. Авксентьєв

Якщо після закінчення відведеного терміну пояснення працівником не надано, то відповідно до частини першої ст. 193 ТК РФ роботодавець зобов'язаний скласти відповідний акт.

Трудовим законодавством не визначається, хто конкретно з посадових осіб організації і в які терміни складає акт, і чи потрібно з ним знайомити працівника. Це визначається на локальному рівні з урахуванням існуючих правил діловодства.

Акт - документ, який складає група осіб, він підтверджує встановлені ними факти або події. Тому необхідно, щоб подібний акт складався колегіально. Доцільно залучити до процедури його складання тих же осіб, що були присутні при повідомленні працівника про необхідність надати пояснення, так як вони в курсі факту повідомлення працівника і встановленого терміну. Але в той же час присутнім особам необхідно роз'яснити, що в разі виникнення трудового спору вони можуть бути викликані в юрисдикційні органи для дачі пояснень з питань, пов'язаних з цим актом.
Акт оформляється за традиційною для актів схемою і може виглядати наступним чином:

Загальний бланк
АКТ

20.11.2012

Про неподання працівником письмового пояснення в зв'язку з вчиненням дисциплінарного проступку

Мною, начальником Управління кадрів М.А. Уралова, в присутності начальника Відділу № 13 А.М. Алексєєва і економіста II категорії Відділу № 10 Ю.І. Зайкова складено цей акт про наступне:

17.01.2012 р інженеру Відділу № 13 П.П. Коровіна відповідно до частини першої ст. 193 ТК РФ було запропоновано надати до 19.01.2012 р письмове пояснення в зв'язку з вчиненням ним дисциплінарного проступку, що виразилося у відсутності на робочому місці протягом п'яти годин поспіль. У встановлений термін письмове пояснення П.П. Керівним надано не було. Він повідомив присутнім, що, нібито, вже один раз усно розповів колегам про причини своєї відсутності і більше нічого писати не збирається.

Цей акт складений в двох примірниках: перший примірник - в Управління кадрів; другий примірник - П.П. Коровіна.

(Підпис) М.А. Уралова
(Підпис) А.М. Алексєєв
(Підпис) Ю.І. Зайкова

Примірник акта отримав:
(Підпис) П.П. Коровін

Законодавець не передбачає ознайомлення з актом самого працівника. Але незважаючи на це, роботодавцю все ж варто зробити таку спробу. І в першу чергу це рекомендується зробити для того, щоб, щоб уникнути будь-якого роду непорозумінь якомога докладніше тримати працівника в курсі провадження у інкримінованого йому дисциплінарному проступку. А складання такого акта є одним з етапів цього виробництва, і працівник повинен про це знати.
Однак, якщо працівник хоча і з пропуском встановленого терміну, але все ж надав роботодавцю письмове пояснення, як вчинити роботодавцю? Чи повинен він в обов'язковому порядку врахувати його, або ж таке пояснення не є юридично значимим документом? Законодавець прямої відповіді на це питання не дає. Але виходячи з аналізу змісту частини першої ст. 193 ТК РФ можна допустити таке. Якщо працівник стверджує, що пропуск встановленого терміну був викликаний поважною причиною, то, безсумнівно, повинна бути проведена відповідна перевірка. У разі, коли поважність причини пропуску підтвердиться, письмове пояснення повинно бути прийнято роботодавцем так, ніби воно надано без пропуску строку. Коли ж пропуск строку не обумовлений поважною причиною, роботодавець має право не приймати пояснення. У той же час, щоб уникнути можливих негативних юридичних наслідків в майбутньому, роботодавцю все ж рекомендується ознайомитися зі змістом документа, оскільки там може виявитися важлива для нього інформація, яка сприятиме, наприклад, правильному вибору дисциплінарного стягнення або вирішення питання про необхідність залучення даного працівника до дисциплінарної відповідальності взагалі.

Важливо звернути увагу на те, що ненадання працівником пояснення, нехай навіть виразилося в категоричній відмові, не повинно розцінюватися як нового дисциплінарного проступку. Адже пояснення розглядається законодавцем не як обов'язок працівника, а виключно як його право. Відмова ж від реалізації права не тягне за собою застосування заходів юридичної відповідальності. Але законодавець встановив і певні гарантії для роботодавця в разі відмови працівника від реалізації свого права на пояснення. В силу частини другої ст. 193 ТК РФ відсутність у роботодавця цього документа, підтверджене відповідним актом, що не буде перешкодою для застосування до працівника дисциплінарного стягнення.

Кузнєцова Т.В. Кадрове діловодство (традиційні і автоматизовані технології): підручник для вузів. - М .: Видавничий дім МЕІ, 2011. С. 172.

Шугрина Е.С. Техніка юридичного письма. - М .: Видавництво «Справа», 2000. С. 50.

Бикова Т.А., В'ялова Л.М., Санкіна Л.В. Діловодство: Підручник. - 3-е изд. перер. і доп. / За заг. ред. проф. Т.В. Кузнєцової. - М .: Инфра-М, 2012. С. 165.

Там же. С.165-167.

Підприємство може зіткнутися з ситуацією, коли співробітник тривалий час не виходить на роботу.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся до консультанта:

ЗАЯВКИ ТА ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО і БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Фахівці кадрової служби не можуть у вирішенні: потрібно почекати або почати шукати нового кандидата на посаду? Коли приймається рішення про звільнення, роботодавець має право відправити лист-повідомлення.

Нормативна база

Дані правовідносини регулюються наступними нормами:

ст. 81 ТК РФ - припинення трудових відносин з ініціативи роботодавця;
ст.193 ТК РФ - порядок застосування дисциплінарних стягнень;
ст. 192 ТК РФ - дисциплінарні стягнення;
ст. 172 ГК РФ - одностороння відмова від виконання договору.

Загальна інформація

Коли співробітник ігнорує посадові обов'язки і відсутній на робочому місці в належний час, керівництву важливо не поспішати приймати поспішні рішення, а розібратися: дисциплінарний проступок відбувається з ініціативи працівника або по незалежний від сторін обставин.

При виникненні інциденту порядок дій такий:

Документально оформити факт прогулу (складається в присутності свідків або доповідна начальника підрозділу).
Вимагати надати в письмовому вигляді.
Якщо причина відсутності поважна, закривається службове розслідування. В іншому випадку (а також при відсутності пояснень) складається відповідний акт і приймається рішення про.
Якщо роботодавець вирішив, готується, робиться запис у трудовій книжці.
Відправляється повідомлення (процедура необов'язкова).

Лист-повідомлення про звільнення - документ, що подається співробітнику з метою повідомити про припинення трудового договору.

Підстави для направлення можуть бути такими:

службовець відсутній на робочому місці більше чотирьох годин поспіль без поважної причини;
самовільний вихід на пенсію раніше, ніж передбачалося;
відмова від відпрацювання.

Законодавство не встановлює переліку поважних причин, тому керівник приймає рішення самостійно.

Судова практика показує, що до таких належать:

дні хвороби (потрібна наявність листка непрацездатності);
виконання державних або громадських обов'язків (був присяжним засідателем, зрозумілим і т. д.);
дні проходження медичного огляду та здачі крові (для донора).

У деяких випадках надається середній заробіток за дні відсутності.

Звільнення за прогул - серйозний конфлікт, тому керівництву організації не слід поспішати оформляти розірвання трудового договору. Якщо рішення виявиться несправедливим або формальності будуть виконані невірно, працівник має право звернутися до трудової інспекції.

Тому в першу чергу оформляється повідомлення з проханням повідомити причину проступку.

Оформлення повідомлення для з'ясування причин відсутності

Розглянутий документ складається у двох примірниках: перший направляється на адресу за місцем проживання «прогульника», а другий залишається у організації в якості документального підтвердження.

Структура листа наступна:

найменування організації - вказується в правому верхньому куті документа;
стандартні реквізити - напис «повідомлення», дата, час і місце складання;
основний текст - містить прохання прийти на роботу і пояснити причину відсутності;
підпис керівника.

В кінці документа повинен поставити підпис і відсутність співробітника.

Приклад оформлення такого повідомлення показаний на малюнку:

Законодавство не передбачає форми, тому організація має право створити свій шаблон листа-повідомлення в локальних нормативних актах або положенні.

Існують різні способи передачі:

поштою Росії рекомендованим листом (підтвердити дату зможе квитанція);
особисто в руки (через колег чи родичів);
по телекомунікаційних мереж;
через електронну пошту.

Співробітникові відведений термін на відповідь - протягом двох днів. Якщо цього не сталося, керівника бажано повторно відправляти лист-повідомлення, поки не з'ясується привід неявки.

Працівник не з'являється, що робити?

Якщо відбувалося багато безуспішних спроб зв'язатися зі службовцям, але отримати пояснення не вдалося, або причина проступку виявилася неповажною, роботодавець має право розірвати трудовий договір.

В цьому випадку потрібно правильно виконати всі формальності і мати незаперечні докази. В іншому випадку, суд може відновити працівника і вимагати.

Що повинен робити роботодавець:

щоденно складати акти про відсутність співробітника на робочому місці;
в табелі обліку робочого часу фіксувати все неявки з невідомих причин;
зберігати копії повідомлень, які направляються з проханням з'явитися на роботу для з'ясування причин відсутності.

Тільки при виконанні перерахованих дій судді можуть погодитися з заочним розірванням договору.

Саме тоді роботодавець повинен скласти лист-повідомлення про звільнення за прогул. При оформленні процедури необхідно керуватися статтею 81 ТК РФ.

Як правильно оформити повідомлення про звільнення за прогул в 2020 році?

Законодавство не зобов'язує завчасно попереджати «прогульника» про наслідки порушення трудової дисципліни. Якщо роботодавець бажає сповістити про розірвання трудового договору, можна відправити відповідне повідомлення.

Законодавство не передбачає зразка повідомлення про звільнення за прогул. Документ оформляється на чистому аркуші формату А4.

Структура така:

найменування організації, в якій працює співробітник;
ПІБ, посада та особисті дані співробітника;
структурний підрозділ;
назва документа - напис «повідомлення»;
дата складання;
ПІБ адресата;
основний текст, який інформує причину і дату звільнення;
дата складання.

У тексті зазначається дата останнього робочого дня, причина припинення співпраці і прохання забрати.

Документ завіряється начальником структурного підрозділу або керівником компанії. Термін надання - 14 днів.

Типову форму документа можете завантажити тут:

Заповнений варіант представлений нижче:

Зафіксувати лист-повідомлення з проханням повідомити причину відсутності або про звільнення за прогул можна в локальних нормативних актах. Наприклад, в журналі реєстрації.

На що потрібно звернути особливу увагу?

Роботодавець повинен пам'ятати, що за не можна звільняти деякі категорії громадян, за винятком випадків ліквідації компанії:

вагітні співробітниці;
матері-одиначки;
опікуни;
жінки, які доглядають за дітьми до досягнення 3 років.

Якщо в організації числяться такі співробітники, вкрай бажано отримати письмове пояснення дисциплінарного проступку, спробувати знайти родичів і т. Д. При виникненні трудових спорів суд може встати на їх захист і зажадає компенсувати дні, зараховані за прогул.

При порушенні працівниками трудової дисципліни, наприклад, в разі запізнення, появи на робочому місці в нетверезому стані, наймач повинен зажадати у них письмове пояснення. Це потрібно зробити до накладення на працівників дисциплінарного стягнення. Про це йдеться в ч. 1 ст. 193 ТК РФ. Як правильно роботодавцю скласти вимога про надання письмового пояснення, розповімо в статті.

ФАЙЛИ

Коли необхідно таку вимогу і чому

Вимагати з співробітника пояснювальну наймач може тільки в тих випадках, коли мало місце порушення трудового законодавства:

недотримання норм охорони праці;
запізнення на роботу;
відсутність на роботі 4 години і більше;
поява на робочому місці в стані сп'яніння (мається на увазі наркотичну та алкогольне);
нанесення шкоди майну наймача.

Вимагати пояснення роботодавець може як усно, так і письмово. Однак письмову вимогу краще, оскільки воно буде служити доказом того, що воно дійсно було складено і пояснення були затребувані. Крім того, на такому документі фіксують дату вчинення дисциплінарного проступку і вказують, до якого часу співробітник повинен дати письмові пояснення. На це дається 2 робочих дня.

Якщо працівник дійсно дорожить своїм робочим місцем, то в його інтересах дати пояснення. Роботодавець повинен розуміти, які його подальші дії, тому пояснювальна від співробітника необхідна. Але якщо той її так і не надасть, то це не потрібно трактувати як доказ провини працівника в тому чи іншому подію.

Як написати вимога

Не існує єдиної форми такого документа, обов'язкового до використання, тому наймачі складають його в довільному вигляді.

Документ повинен містити таку інформацію:

найменування компанії, де працює винний працівник;
кому адресовано лист (ПІБ та посада працівника);
поштову адресу, якщо вимога відправляють поштою;
назва документу;
за бажанням звернення до працівника;
суть проступку;
посилання на ст. 193 ТК РФ і інформацію про те, що дати відповідь працівник повинен протягом 2 робочих днів;
прохання надати письмове пояснення;
термін надання роботодавцю пояснення;
додаток, наприклад, службова записка від керівника підрозділу, де працює працівник;
дата написання вимоги;
підпис роботодавця;
графа для підпису працівника і постановки дати, коли той отримав повідомлення.

Працівник може не погодитися розписуватися в ознайомленні з документом. Можна в цьому випадку відправити його йому поштою з повідомленням про вручення або зачитати вголос при спеціально скликаній комісії. В останньому випадку складають відповідний акт.

До відома! Складанням вимоги в великих компаніях, звичайно ж, займається не сам роботодавець. Це може зробити кадровий працівник або начальник «порушника».

Зразок вимоги про надання письмового пояснення

ТОВ «Афродіта»

системному адміністратору
Єгорову К.П.

вимога
про надання письмового пояснення

24 березня 2019 року Ви з'явилися на робочому місці тільки в 10 ч. 20 хв. Відповідно до трудового договору від 12 січня 2019 року №34, Правилами внутрішнього трудового розпорядку ТОВ «Афродіта» робочий день в названій організації починається о 8 год. 00 хв. Отже, Вас не було на своєму робочому місці без поважної причини і повідомлення керівництва протягом 2 ч. 20 хв.

Згідно ч. 1 ст. 193 ТК РФ, до того як застосувати дисциплінарне стягнення, керівник повинен зажадати від підлеглого пояснення в письмовому вигляді. Якщо після закінчення 2 робочих днів воно не буде надано, то формують відповідний акт.

На підставі вищевказаного та ч. 1 ст. 193 ТК РФ прошу надати в термін до 27 березня менеджеру з кадрів ТОВ «Афродіта» письмове пояснення за фактом відсутності на робочому місці протягом 2 ч. 20 хв.

гендиректор: Трефілов / Р.П. Трефілов

З вимогою ознайомлений: Єгоров / К.П. Єгоров

У житті кожної людини виникають ситуації, коли він може запізнитися на роботу або не вийти на неї в силу будь-яких обставин, які можуть бути поважними або неповажними і роботодавець зажадає пояснень з приводу допущених правопорушень трудової дисципліни письмово.

ЗАЯВКИ ТА ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО і БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Пояснювальна записка в діловодстві є офіційним документом, що роз'яснює причини вчиненого проступку щодо порушення трудової дисципліни, що спричинило до накладання співробітнику міри покарання. Вона умовно поділяється на записки виправдувального і пояснювального характеру. Який з видів буде використовувати при написанні пояснювальній співробітник, залежить від ступеня вчиненої провини.

закон наказує

У ст. 57 Федерального закону під № 90-ФЗ, ст. 192 і 193 Трудового кодексу містяться вказівки, які регламентують дії роботодавця по затребованию пояснень в письмовому вигляді від співробітників, які вчинили неправомірні вчинки і винні в тому, що ні виконали свої трудові обов'язки, порушили трудову дисципліну і трудовий розпорядок, передбачений всередині підприємства. Конституція РФ в ст. 27 зазначає, що працівник має право на написання пояснювальної записки, яка не може ставитися до обов'язків.

Якщо працівник порушує трудову дисципліну, не виконуючи або виконуючи трудові обов'язки неналежним чином, то роботодавець за законодавством має право застосувати до нього дисциплінарне покарання.

Міра відповідальності за вчинений проступок класифікується як:

зауваження, часто робиться в усній формі;
догану, в залежності від обтяжуючих вину обставин він пред'являється в усній або письмовій формі;
звільнення з роботи з відповідним формулюванням з підстав, зазначених у нормативних актах, Трудовому кодексі.

Але, перш ніж скористатися правом накладення дисциплінарного стягнення, роботодавець зобов'язаний зажадати з працівника пояснення, що пояснюють основу його вчинку, які призвели до порушень правил трудової поведінки в усній або письмовій формі.

Письмове пояснення застосовується тільки в деяких випадках, наприклад, якщо оцінюється поважність причин, які лягли в основу його повинності і привели до порушення трудової дисципліни. У кожному конкретному випадку правопорушення необхідно ретельно розібратися в ньому, тому пояснювальна записка аргументує деталі, роз'яснює подробиці скоєного і доводить до відома керівництва думку працівника, його здатність аналізувати ситуацію, що склалася.

Якщо працівник протягом двох робочих днів не надав пояснювальну записку, то згідно з вказівками чинного законодавства складається акт про неподання, яка не стане перешкодою для застосування відповідного дисциплінарного покарання з боку роботодавця.

Чисельність персоналу слід розраховувати, виходячи з доцільності. Дивіться, як скласти

Характеристика на нагородження керівника повинна містити позитивні відомості. Читайте докладніше в

обставини

Працівник зобов'язаний пояснити причини, що спонукали його зробити той чи інший проступок, пов'язаний з недотриманням вимог щодо виконання посадових обов'язків.

Обставини носять різний характер, але вони все приводять до певного виду порушень трудової дисципліни і розпорядку:

запізнення на роботу з поважної або неповажної причини, необхідно чітко визначити приналежність причини;
невиконання прямих функціональних обов'язків або їх виконання не у відповідності до вимог обов'язків, наприклад, робота виконується неякісно, \u200b\u200bтому не приносить хороших результатів;
відсутність на роботі в період робочого часу без відповідних документів, що виправдовують його проступок, як виправдувального документа може виступити медична довідка, що засвідчує про хвороби працівника;
пошкодження майна роботодавця, пов'язана з халатністю, допущеної при виконанні трудових обов'язків;
невиконання доручення, виданого роботодавцем, яке не входить в прямі обов'язки працівника;
перебування на роботі в стані сп'яніння від впливу алкоголю, наркотиків і токсичних речовин, яке потягне за собою невиконання прийнятих зобов'язань по дотриманню правил охорони праці;
ненадання достовірної інформації про виробничу діяльність підприємства вищестоящого керівництва, які призводять до економічних порушень;
при порушенні правил безпеки життєдіяльності, передбачених на підприємстві.

Незалежно від обставин при наданні співробітником виправдувальних документів, прикладених до пояснювальної пом'якшує рішення, яке приймається в зв'язку з проступком.

Хто має право зажадати?

Пояснювальну записку має право відповідно до діючих законів і положень ТК РФ зажадати тільки роботодавець. Він повинен займати посаду керівника підприємства або уповноважена керівником особа, затверджений наказом по підприємству на певний термін.

Вимога щодо написання пояснювальній є невід'ємною частиною залучення працівника до дотримання дисциплінарної відповідальності на робочому місці і території підприємства.

Пояснювальна допомагає роботодавцю з'ясувати обставини, через які був зроблений проступок, ступінь вини працівника. Роботодавець, реально оцінюючи ситуацію, приймає рішення про відповідне міру дисциплінарного стягнення, про необхідність його прийняття.

Чи зобов'язаний працівник відповідати?

Працівник має право на відмову написання пояснювальній, тому що вона підтверджує безпосередньо або побічно його провину. Але найчастіше найкращим варіантом може стати надання пояснювальної записки, щоб уникнути більш суворого покарання у вигляді штрафних санкцій або звільнення з роботи.

Працівник, який отримав офіційний лист, що повідомляє його про вимогу надання пояснень, відповідає на нього незалежно від того, яке рішення він вибирає: «писати пояснювальну чи ні».

Якщо він не збирається написати її, то повинен довести до відома роботодавця про відмову. У будь-якому випадку відмова від написання пояснювальної не оцінює як правопорушення.

Написання пояснювальної записки від працівника

У законодавчих актах не присутні вказівки по формі пояснювальної, в них не наводяться уніфіковані бланки, але існують певні правила, за якими вона складається.

Дотримання правил по складанню пояснювальній дозволяє грамотно сформулювати її зміст, щоб отримати від неї користь. Оформляється вона на аркуші паперу формату А-4 згідно з положеннями ГОСТ, опублікованого під номером Р-6.30-2003.

Для її написання використовується діловий стиль. У «шапці» документа робиться позначка про те, кому вона адресована і від кого виходить, зазвичай вона пишеться на ім'я генерального директора. У ній зазначаються найменування підрозділу, де трудиться працівник, П.І.Б. і посаду, проставляється підпис і дата.

На деякій відстані від «шапки», через кілька пропущених рядків посередині листа записується назва документа. Далі пишеться текст пояснень в довільній формі з дотриманням коректності в пропозиціях, грамотності, без орфографічних і пунктуаційних помилок.

Пояснювальна співробітника повинна складаються з докладного викладу всіх обставин, що спонукали зробити провину, в разі його бездіяльності, причини, через які він не проявив активність.

У ній повинні бути зазначені:

оцінка поведінки співробітника по правомірності здійснених дій або виявлених бездіяльності, які роз'яснюють зриви у виконанні роботи або несумлінне виконання функціональних обов'язків, покладених на нього і доречність наведених аргументів;
визнання або невизнання провини;
обставини, що супроводжують здійснення незаконних вчинків;
ставлення працівника до своєї провини, до негативних наслідків, які виникли у роботодавця;
думка працівника з приводу залучення його роботодавцем до відповідальності через недотримання трудової дисципліни.

Пояснювальна записка пишеться від руки, але в деяких випадках, наприклад, якщо почерк не зрозуміло, дозволяється її набрати на комп'ютері за умови згоди роботодавця.

Дивіться відео, як спритний дизайнер підніс пояснювальну:

Як запросити?

При процедурі затребування пояснень роботодавець фіксує документально дату, коли він зажадав надати пояснення.

Офіційний документ, оформлений на бланку вихідних листів і іменований «Вимога», підписаний керівником підприємства або уповноваженою наказом по підприємству особою, із зазначенням дати надає право працівнику роз'яснити мотиви проступку.

Дата, зазначена в ньому, допомагає визначитися працівникові з термінами подачі пояснювальної записки. У деяких випадках лист видається працівникові під розпис, робиться відмітка про вручення вимоги.

Якщо співробітник відмовляється прийняти вимогу, то складається акт про його відмову прийняти вимогу. Але ні в якому разі роботодавець не повинен примушувати працівника про написання, тому що така дія вважається протизаконним. Примус тягне за собою розгляд в комісії з праці або в суді за позовом, поданим працівником.

Терміни виконання

Терміни надання пояснювальній залежать від термінів, протягом яких застосовуються дисциплінарні стягнення, зазначеного в існуючих законодавчих актах. Якщо терміни, зазначені в кодексі про працю, пройшли, то стягнення не застосовується.

Роботодавець має право зажадати надати пояснювальну записку не пізніше терміну, тривалість якого становить один календарний місяць після того, як він дізнався про досконалої дисциплінарної провини і складено акт за події події, виключаючи дні, коли працівник був хворий, перебував у відпустці, часу, що було потрібно для розгляду представницьким органом.

Після закінчення 6 місяців в принципі дисциплінарне стягнення не може бути пред'явлено. Якщо виявлені порушення при перевірці виробничої діяльності підприємства з питань фінансів, при виробництві аудиту, ревізії термін пред'явлення покарання становить два роки, починаючи з дня здійснення провини. Законодавство встановило чіткі терміни щодо накладення покарання, тому на їхню закінченню будь-яка дія роботодавця про пред'явлення стягнення, в тому числі вимога пояснювальній вважається незаконним.

Відповідно до положень Трудового кодексу працівникові надається два робочих дня, щоб він написав пояснювальну.

Термін, відведений йому для пояснень, починається з моменту витребування пояснення. Наприклад, роботодавець зажадав пояснювальну записку від співробітника у працівника 28 листопада в протягом робочого дня. За чинним законодавством у співробітника є два робочих дня для написання пояснень, тому термін подачі пояснювальній настане 1 грудня. Але вимога роботодавця оголошене в кінці робочого дня, продовжує термін надання до 3 грудня, тому що субота і неділя є вихідними днями відповідно до графіка роботи співробітника, а термін надання пояснювальній по ст. 193 ТК починається тільки після витребування пояснення.

Куди застосовується?

Роботодавець прийнявши пояснювальну, передає її в канцелярію, де її реєструють в тому порядку, який встановлений на підприємстві в журналі реєстрації внутрішніх документів.

Матеріали справи щодо порушення дисципліни і вчинення проступку працівником розглядаються керівником підприємства, у міру потреби профспілковим комітетом або комісією, після чого приймається рішення по даній події.

На пояснювальній робиться відмітка про виконання рішення. Вона підшивається до особової справи співробітника на зберігання, термін якого залежить від обтяжливих причин скоєного порушення.

Що робити, якщо співробітник відмовляється писати пояснювальну?

21 Мар 2013 17:16

Обов'язок роботодавця зажадати від працівника письмове пояснення в зв'язку з досконалим дисциплінарним проступком визначається законом як невід'ємна складова частина процедури. Чому ж законодавець надає настільки важливе значення цього документу? Перш за все пояснення покликане сприяти встановленню істини. Зміст документа відображає погляд працівника на те, що сталося, його ставлення до проступку і його наслідків. Якщо працівник визнає себе винним у скоєному правопорушенні, то в поясненні у нього є можливість не тільки викласти наявні факти, а й висловити, наприклад, своє каяття у скоєному, обіцяти роботодавцю не повторювати надалі подібних проступків і т.п. У той же час, коли працівник вважає, що він не зробив дисциплінарного проступку, у нього також є можливість привести в поясненні власні доводи і представити необхідні докази. Буває і так, що аналіз змісту пояснення допомагає роботодавцю не тільки зняти претензії до працівника, а й визначити справжнього правопорушника. Таким чином, пояснення працівника сприяє об'єктивній оцінці роботодавцем ситуації, що склалася, дозволяє виявити всі обставини вчинення дисциплінарного проступку і, в разі необхідності, правильно вибрати міру дисциплінарного впливу на працівника.
Обов'язок роботодавця до застосування дисциплінарного стягнення зажадати від працівника письмове пояснення встановлена \u200b\u200bч. 1 ст. 193 Російської Федерації (далі - ТК РФ). Там же законодавцем встановлені відводяться працівникові для написання та подання пояснення терміни - два робочих дня.
Виходячи з того, що законодавець відводить на підготовку пояснення строго певний термін, роботодавцю необхідно документально зафіксувати дату, коли він запропонував працівнику надати пояснення. Законодавець не вимагає від роботодавця здійснення подібної дії. Однак такий документ буде корисний: по-перше, зазначена в ньому дата стане відправною точкою відведеного працівникові терміну на підготовку пояснення, а по-друге, буде документальне підтвердження того, що працівнику було роз'яснено його право на пояснення.
Повідомлення працівника про необхідність надати письмове пояснення оформляється, як правило, на бланку листа і підписується тим представником роботодавця, який наділений правом застосування дисциплінарних стягнень (найчастіше, керівником організації, але в ряді випадків це може зробити й інша особа, якій делеговані такі повноваження) .
Воно може виглядати так:

Про надання
письмового пояснення

У зв'язку з неналежним виконанням Вами трудових обов'язків, що виразилося у відсутності 16.01.2012 на робочому місці з 13.00 до 18.00 годин, прошу Вас представити до 18.00 годин 19.01.2012 в Дирекцію з управління персоналом (Заводоуправління, 3 поверх, каб. 36) письмове пояснення за даним фактом.

Директор (підпис) Ю.В. Майоров

Повідомлення отримав 17 січня 2012 р
Інженер III категорії (підпис) А.В. Авксентьєв

Виникає питання: а що робити, якщо працівник відмовився отримати такий документ? Як потім підтвердити, що вимога про дачу пояснення було доведено до його відома і як довести що саме з такої-то дати почалося протягом дводенного терміну, відведеного на надання пояснення? Законодавець відповіді на це питання нам не дає. Але, думається, щоб уникнути виникнення юридичних проблем в майбутньому, роботодавцю необхідно зробити певні кроки. Наприклад, вручати працівникові повідомлення не одноосібно, а комісійно (наприклад, в присутності його безпосереднього начальника і представника профспілкового комітету або одного з незацікавлених у результаті справи працівників організації, якщо працівник не є членом профспілки або профспілкова організація у роботодавця відсутня), попередньо зачитавши зміст повідомлення всім присутнім вголос. У разі відмови працівника отримати повідомлення вбачається за необхідне скласти акт, який і підпишуть присутні, тим самим підтвердивши дотримання роботодавцем положень ч. 1 ст. 193 ТК РФ.
Трудове законодавство прямо не регламентує, у вигляді якого документа має бути оформлено пояснення. Значить, в такому випадку необхідно застосовувати існуючі правила діловодства.
Найчастіше пояснення оформляється у вигляді пояснювальної записки - документа, що пояснює причини якої-небудь події, факту, вчинку.

Для того щоб роботодавцю отримати корисний з точки зору змісту документ, важливо, щоб в пояснювальній записці працівник докладно виклав всі обставини скоєних ним дій або бездіяльності і вказав:
- чи розцінює він сам свою поведінку як протиправне, тобто його дії або бездіяльність з'явилися невиконанням або неналежним виконанням трудових обов'язків, працівнику доцільно навести доводи, що підтверджують власну позицію;
- чи визнає він свою провину;
- що послужило, на його думку, причиною (причинами) вчинення ним дисциплінарного проступку;
- яке його ставлення до скоєного проступку і до тих негативних наслідків, які в результаті виникли у роботодавця;
- чи є у нього якусь думку щодо його можливого залучення роботодавцем до дисциплінарної відповідальності.
Пояснювальна записка обов'язково повинна містити такі реквізити, як:
1) найменування структурного підрозділу (вказується найменування структурного підрозділу, в якому працює автор пояснювальної записки);
2) вид документа ( пояснювальна записка);
3) адресат. Так як відповідно до ч. 1 ст. 193 ТК РФ пояснення затребуется роботодавцем, то і адресатом пояснювальної записки має бути те посадова особа, яка в силу статуту або іншого документа (наприклад, довіреності) є представником роботодавця, що володіє правом застосування дисциплінарних стягнень. За загальним правилом це керівник організації - директор, генеральний директор, голова правління і т.п. У разі делегування повноважень нижчому посадовій особі (наприклад, заступнику керівника організації по роботі з персоналом), пояснення адресується йому.
4) дата (вказується дата складання пояснювальної записки);
5) заголовок до тексту (наприклад, "Про причини відсутності на роботі" або "Про причини невиконання розпорядження начальника Управління");
6) текст. Він пишеться в спокійному і рівному стилі, без надмірно яскравою емоційного забарвлення (хоча певна частка емоцій працівника в ньому все ж має бути присутня). Текст повинен відрізнятися лаконічністю, чіткістю, простотою викладу і ясністю формулювань. Необхідно уникати художньої красивості, пишномовності фраз і зайвої публіцистичності. Важливим фактором є і логічна послідовність тексту, щоб адресат записки вірно і без проблем зрозумів, що хотів сказати автор;
7) підпис (оформляється із зазначенням посади, особистого підпису і її розшифровки, ініціалів і прізвища працівника).

Пояснювальна записка може виглядати наступним чином:

управління збуту

Директору Ю.В. Майорову

Пояснювальна записка

17.01.2012

16 січня 2012 року під час обідньої перерви в 13 ч. 05 хв. я поїхав додому обідати. Коли я вже повертався з дому на роботу, то у дворі будинку зустрів сусіда по під'їзду, який сказав, що його син повернувся з армії, і запросив мене до себе додому відсвяткувати зустріч. Я відмовлявся, пояснюючи йому, що мені треба їхати на роботу. Але в підсумку сусід умовив мене зайти на 10 хвилин, і ми вирушили в його квартиру. Однак наше святкування затяглося. Я вирішив уже не повертатися на роботу, так як був в нетверезому стані. Дзвонити на роботу навмисне не став, подумавши, що дзвінок відразу видасть під час моєї відсутності, а так його можуть і не помітити.
Свою провину я повністю усвідомлюю і запевняю Вас, що надалі такі порушення більше ніколи не повторяться. Однак прошу врахувати, що під час моєї відсутності на роботі не спричинило ніяких негативних наслідків для нашого управління.
Прошу також врахувати, що протягом минулого року я двічі заохочувався за високі показники у праці - в травні я був нагороджений почесною грамотою, а в грудні за підсумками роботи за рік мені була видана грошова премія.

Якщо після закінчення відведеного терміну пояснення працівником не надано, то відповідно до ч. 1 ст. 193 ТК РФ роботодавець зобов'язаний скласти відповідний акт.
Трудовим законодавством не визначається, хто конкретно з посадових осіб організації і в які терміни складає акт, і чи потрібно з ним знайомити працівника. Це визначається на локальному рівні з урахуванням існуючих правил діловодства.
Акт - документ, який складає група осіб, він підтверджує встановлені ними факти або події. Тому необхідно, щоб подібний акт складався колегіально. Доцільно залучити до процедури його складання тих же осіб, що були присутні при повідомленні працівника про необхідність надати пояснення, так як вони в курсі факту повідомлення працівника і встановленого терміну. Але в той же час присутнім особам необхідно роз'яснити, що в разі виникнення трудового спору вони можуть бути викликані в юрисдикційні органи для дачі пояснень з питань, пов'язаних з цим актом.

Акт оформляється за традиційною для актів схемою і може виглядати наступним чином.

20.11.2012

Щодо неподання працівником
письмового пояснення в зв'язку
з вчиненням дисциплінарного
проступку

Мною, начальником Управління кадрів М.А. Уралова, в присутності начальника Відділу N 13 А.М. Алексєєва і економіста II категорії Відділу N 10 Ю.І. Зайкова складено цей акт про наступне:
17.01.2012 інженеру Відділу N 13 П.П. Коровіна відповідно до ч. 1 ст. 193 ТК РФ було запропоновано представити до 19.01.2012 письмове пояснення в зв'язку з вчиненням ним дисциплінарного проступку, що виразилося у відсутності на робочому місці протягом п'яти годин поспіль. У встановлений термін письмове пояснення П.П. Керівним представлено не було. Він повідомив присутнім, що нібито вже один раз усно розповів колегам про причини своєї відсутності і більше нічого писати не збирається.

Цей акт складений в двох примірниках:
перший екземпляр - в Управління кадрів;
другий примірник - П.П. Коровіна.

(Підпис) М.А. Уралова
(Підпис) А.М. Алексєєв
(Підпис) Ю.І. Зайкова

Примірник акта отримав: (підпис) П.П. Коровін

Законодавець не передбачає ознайомлення з актом самого працівника. Але, незважаючи на це, роботодавцю все ж варто зробити таку спробу. І в першу чергу це рекомендується зробити для того, щоб, щоб уникнути будь-якого роду непорозумінь якомога докладніше тримати працівника в курсі провадження у інкримінованого йому дисциплінарному проступку. А складання такого акта є одним з етапів цього виробництва, і працівник повинен про це знати.
Однак, якщо працівник хоча і з пропуском встановленого терміну, але все ж представив роботодавцю письмове пояснення, як вчинити роботодавцю? Чи повинен він в обов'язковому порядку врахувати його або ж таке пояснення не є юридично значимим документом? Законодавець прямої відповіді на це питання не дає. Але виходячи з аналізу змісту ч. 1 ст. 193 ТК РФ можна допустити таке. Якщо працівник стверджує, що пропуск встановленого терміну був викликаний поважною причиною, то, безсумнівно, повинна бути проведена відповідна перевірка. У разі коли поважність причини пропуску підтвердиться, письмове пояснення повинно бути прийнято роботодавцем так, ніби вона подана без пропуску строку. Коли ж пропуск строку не обумовлений поважною причиною, роботодавець має право не приймати пояснення. У той же час, щоб уникнути можливих негативних юридичних наслідків в майбутньому роботодавцю все ж рекомендується ознайомитися зі змістом документа, оскільки там може виявитися важлива для нього інформація, яка сприятиме, наприклад, правильному вибору дисциплінарного стягнення або вирішення питання про необхідність залучення даного працівника до дисциплінарної відповідальності взагалі.
Важливо звернути увагу на те, що неподання працівником пояснення, нехай навіть виразилося в категоричній відмові, не повинно розцінюватися як нового дисциплінарного проступку. Адже пояснення розглядається законодавцем не як обов'язок працівника, а виключно як його право. Відмова ж від реалізації права не тягне за собою застосування заходів юридичної відповідальності. Але законодавець встановив і певні гарантії для роботодавця в разі відмови працівника від реалізації свого права на пояснення. В силу ч. 2 ст. 193 ТК РФ відсутність у роботодавця цього документа, підтверджене відповідним актом, що не буде перешкодою для застосування до працівника дисциплінарного стягнення.