Порядок оформлення документації при відрядженнях. Які потрібно надати звітні документи для відрядження. Якщо на посвідченні про відрядження не проставлено позначки

Багато видів робіт пов'язані з поїздками у відрядження, але відправити працівника у відрядження - складна кадрова процедура. Обов'язково потрібно оформляти все за правилами. Нормативи оформлення відряджень змінюються щороку. Зараз спробуємо розібратися, як правильно оформити відрядження співробітнику в 2017 році.

відрядження - це виїзд співробітника за межі його місця проживання, а це, перш за все витрати, які підлягають обов'язковому оформленню документально. Проїзд, готель (оренда квартири), харчування, пересування по населеному пункту. Бухгалтеру і кадровикам необхідно всі ці витрати списати на витрати фірми, для цього і потрібно знати і правильно оформляти всю документацію для того, щоб відправити у відрядження співробітника.

Отже, з'ясуємо кілька моментів:

Точне формулювання слову відрядження.
Кого не можна відправляти у відрядження?
Максимальний час перебування співробітника у відрядженні.

Відрядження завжди пов'язана з переміщення співробітника, він може бути направлений в інший населений пункт, іншу країну, інший офіс. Всі переміщення поза пунктом, де співробітник прийнятий на роботу і працює постійно, вважаються відрядженням. Не має значення, відправлений він в окремий філія або взагалі для виконання доручення керівника в питаннях, які пов'язані з його прямою діяльністю.

Відрядження бувають різні, короткі і тривалі, постійні і разові. Часто робота співробітників пов'язана з постійними роз'їздами, їхнє життя постійно проходить в дорозі і поза домом. Згідно із законом ТК РФ цим співробітникам теж зобов'язані компенсувати транспортні витрати, оренду житла, харчування, ПММ. Що саме буде відшкодовувати організації, в якому обсязі, як часто прописується в трудовому договорі або в наказі, який видає керівник фірми. Тривалість відрядження ніяк не лімітована, вона може бути навіть кілька годин і до безкінечності.

Направити співробітника відрядження можна, але потрібно оформити його в штат, позаштатні співробітники не направляються в офіційні поїздки. Але це не єдина умова. Не можна направляти:

Вагітні, природно, не можуть поїхати у відрядження офіційно.
Особи, яким не виповнилося 18 років (є винятки, театральні студії, кінематограф, ЗМІ, спортивні діячі)
Учнівський договір, за яким можуть направити співробітника у відрядження будь вікової категорії, Якщо професійна діяльність пов'язана з підготовкою цього вимагає.

Є нюанси і з жінками, що мають двох і більше малолітніх дітей, які не досягли віку 3-х років. Такі жінки теоретично можуть бути відправлені у відрядження, але тільки з їхньої письмової згоди, з висновком лікаря про можливість даного заходу. Більше того, обов'язок керівництва надати можливість відмовитися від відрядження під підпис. Такі ж права надаються співробітникам, під опікою яких знаходяться інваліди, важко хворі, неповнолітні особи з обмеженням пересування. Надіслати у відрядження співробітника інваліда, Теж не просто. Тут діє ряд обмежень. Потрібно уважно вивчити його програму реабілітації, там може бути заборона на службові поїздки, порушення цього пункту тягнуть за собою адміністративну відповідальність для роботодавця.

Оформити відрядження співробітнику, який є батьком одинаком можна теж тільки за його письмовою згодою.
Чи можливо відправити у відрядження позаштатного співробітника?

Надіслати у відрядження співробітника, з яким, наприклад, укладено договір підряду, можна, звичайно. Але це не буде вважатися відрядженням. Оплата в даному випадку законом ніяк не регулюється, тільки обопільна домовленість з керівництвом. Оплачується за бажанням, можливості керівника. У разі, коли роботодавець і працівник досягли домовленості, співробітник зобов'язаний надати: документальне підтвердження витрат і довести, що все понесені витрати зв'язні з професійною діяльністю. Оплата відрядження співробітнику, Що не стоїть на обліку в кадрах, повинна бути узаконена договором. Тоді йому не доведеться платити з неї податок на доходи фізичним особам, А роботодавець буде убережемо від оплати в разі травм і страхових виплат. при «Причіпок» трудового інспектора слід відстоювати свої права. Виконання доручень начальства вже можна вважати посадовими обов'язками. Стаття 67 ТК РФ говорить, що приступив до роботи осіб автоматично вважається у яких трудовий договір, який уклав його. Щоб не довелося нічого доводити, краще складіть з співробітником строковий договір, Всім буде простіше і спокійніше.

Оформлення відрядження в 2017 році: документи, наказ.

Існує точний перелік документів, за допомогою якого потрібно оформляти відрядження співробітникам.

- службове завдання
відповідно до форми Т_10а
, Обов'язково оформлений за формами (№ Т_9 або Т_9а)

Є варіанти, наприклад, оформити за допомогою № Т-10а службове завдання. Це робить сам керівник особисто. Обов'язковою вважає вказувати в такому завданні:

Прізвище, ім'я та по батькові співробітника;
Місце, де значиться працівник (цех, відділ, філія);
Місце призначення, кінцева точка відправлення співробітника;
Хто оплачує витрати (назва ІП, ТОВ, ЗАТ);
Документальна підстава для відрядження.

Документи підписує головна особа фірми, керівник. І далі вони передаються в кадрову службу, Де готується безпосередньо службове постанову з печаткою.

Цей документ обов'язково повинен зберігатися в архіві фірми не менше 5 років. І вже після керівника і кадровиків передається в бухгалтерію разом з авансовим звітом на співробітника.

Щоб співробітник мав право на отримання добових, обов'язково зі службовим наказом видавати співробітнику посвідчення про відрядження. Тільки на його підставі бухгалтерія зможе нарахувати гроші. Для оформлення посвідчення про відрядження так само передбачений типовий бланк №1. В даному посвідченні є кілька розділів, де співробітник зобов'язаний ставити позначки про кожен свій переміщенні, і поставити печатку підприємства того філії, куди співробітник направлений. Посвідчення оформляти кожен раз необхідності немає, випадки, коли його оформлення не обов'язково, прописані в ТК РФ. До них відносяться закордонні відрядження і філії закордонних фірм. Відправляючи у відрядження співробітника по Росії, посвідчення оформляти обов'язково.

Як оформити відрядження співробітнику в 2017 році

Вивчивши все вищеперелічене, стане зрозуміло, як направляти співробітника у відрядження, не порушуючи закону. Кадрові працівники і бухгалтерія повинні неухильно дотримуватися всіх правил оформлення і знати їх максимально точно. Так само стежити за оновленням законодавчої бази.

Оформити відрядження співробітнику просто, Якщо діяти в рамках закону, оформляти всі супутні документи, знати перелік осіб з обмеженнями і не намагатися заощадити.

Фактичний термін перебування у відрядженні визначається тільки проїзним документом з датами відбуття і прибуття. Відправляючи співробітника у відрядження, необхідно попередити його, що зберігати квитки, чеки, або інші папери, що підтверджують його вибуття і прибуття, обов'язково. Направляти у відрядження співробітника слід довіряти тільки компетентним фахівцям, які щорічно проходять підвищення кваліфікації і не нехтують дрібницями.

Відрядження на підприємстві - явище досить часте. Бухгалтеру важливо знати, які документи потрібно запитати у відрядженого працівника після повернення і як безпомилково відобразити в обліку всі понесені витрати. У 2017 році зміниться порядок оподаткування добових. У даній статті розповімо про прийдешні зміни і правилах обліку відряджень в 2017 році.

Обов'язкові документи при оформленні відрядження

З 2015 року порядок оформлення відряджень став значно простіше. Тепер зовсім не обов'язково оформляти посвідчення про відрядження і службове завдання - ці документи скасовані Постановою Уряду РФ від 29.12.2014 № 1595. Однак ряд компаній як і раніше використовує ці документи для контролю. Це не суперечить законодавству, але застосування даних форм слід закріпити у внутрішньому документі підприємства.

Також в 2015 році став необов'язковим для застосування журнал обліку відряджених працівників.

Докладні правила обліку відряджень і витрат по ним закріплені в Постанові Уряду РФ від 13.10.2008 № 749 «Про особливості направлення працівників у службові відрядження».

Які ж документи потрібно оформити в обов'язковому порядку при направленні працівника у службове відрядження? Їх всього два:

1. Письмове рішення директора (наприклад, наказ).

2. Службова записка працівника, але тільки при поїздці у відрядження на особистому, службовому або орендованому транспорті.

Виходить, що самий головний документ - це розпорядження керівника. Службова записка оформляється лише при використанні автомобіля або іншого службового (особистого або взятого в оренду) транспорту.

Працівник має право написати службову записку незалежно від способу пересування до місця відрядження і назад. У записці він може вказати передбачувані витрати і попередньо розрахувати необхідну суму. Порядок складання таких записок зазвичай також фіксується в локальних актах фірми.

Витрати на відрядження та звіт по ним

Перш за все слід зазначити, що працівник, перебуваючи у відрядженні, продовжує отримувати зарплату. Тільки розраховується вона виходячи із середнього заробітку.

Основні витрати на відрядження (ст. 168 ТК РФ):

добові;
витрати на проїзд;
проживання;
інші обгрунтовані витрати.

Добові по-новому

Уже давно в Росії не існує будь-якого ліміту добових. Комерційні компанії та ВП має право встановити будь-який розмір (ОСНО - пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ, ССО - пп. 13 п 1. 346.16 НК РФ), закріпивши це в нормативному локальному акті або в колективному договорі.

Малі підприємства найчастіше встановлюють добові для поїздок по Росії в розмірі 700 рублів. Це пов'язано з тим, що саме така сума не обкладається ПДФО (п.3 ст. 217 НК РФ). Можна встановити добові і в більшому розмірі, тоді з суми перевищення треба утримати ПДФО. Для закордонних відряджень існує ліміт 2 500 рублів - добові в цих межах не обкладаються ПДФО.

На даний момент добові в будь-якому розмірі не обкладаються страховими внесками. Тобто не має значення, в якому розмірі виплачуються добові - 700 рублів або, може бути, 3 000 рублів в день.

З 01.01.2017 вносяться зміни в НК РФ, згідно з якими добові будуть обкладатися страховими внесками в межах встановлених лімітів (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Тут буде таке ж правило, як і при оподаткуванні добових ПДФО. Значить, добові понад ліміт (700 рублів чи 2 500 рублів) будуть обкладатися страховими внесками.

Наприклад, компанія виплачує добові в розмірі 1 000 рублів в день. Працівник був у відрядженні 4 дня. За всі дні відрядження йому належить 4 000 рублів добових. Однак, за нормою не обкладаються лише 2 800 рублів (700 рублів х 4 дні). Різниця між фактичною виплатою і лімітом (4 000 - 2 800 \u003d 1 200) підлягає обкладенню ПДФО та страховими внесками.

Витрати на проїзд

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад компенсуються працівнику в повному розмірі, але за умови їх документального підтвердження (ст. 264 НК РФ).

Якщо працівник їде на поїзді, йому також компенсують витрати на постільну білизну. А вартість перевезення підтвердить залізничний квиток.

При авіаперельотах знадобиться квиток (маршрут-квитанція) і посадковий талон.

При втраті документів доведеться запитувати довідку у перевізника про підтвердження поїздки.

Якщо працівник попрямував в шлях на автомобілі, потрібно докласти службову записку та дорожні листи. Крім того, щоб підтвердити витрати на паливо, потрібно прикріпити до звіту чеки АЗС.

Нерідко відряджені співробітники користуються послугами таксі. Такі витрати також можна прийняти до обліку, якщо поїздка була від вокзалу (аеропорту) до готелю / місця відрядження або назад (листа Мінфіну від 14.06.2013 № 03-03-06 / 1/22223 і від 08.11.2011 № 03-03- 06/1/720).

Витрати на проживання

Найчастіше співробітник під час відрядження живе в готелі. Для прийняття витрат потрібні підтверджують проживання документи, видані готелем. Якщо оплата здійснена готівкою, потрібен касовий чек або бланк суворої звітності.

Якщо для проживання була орендована квартира, потрібен договір оренди і копії документів про право власності.

Інші витрати

Перебуваючи у відрядженні, співробітник може нести і додаткові витрати. Наприклад, на телефонні переговори, представницькі витрати, оформлення візи, бронювання номера і т.п. Важливою умовою прийняття додаткових витрат є їх виробнича необхідність і обов'язкова наявність підтверджуючих документів.

Відряджений працівник після повернення з поїздки повинен відзвітувати протягом трьох робочих днів за зроблені витрати (додати документи, повернути залишок грошей) і підписати авансовий звіт.

Мабуть, немає такої організації, яка не направляла б своїх працівників у відрядження. Службові поїздки переслідують найрізноманітніші цілі: представництво та укладення договорів, обслуговування устаткування, придбання запасів, реалізація продукції, навчання ... Але при всій різноманітності вони мають загальні риси документального оформлення і обліку. Експерти сервісу «Моя справа» проаналізували найбільш поширені запитання по відрядженнях.

Яких працівників можна направити у відрядження?

Організація має право направляти у відрядження тільки працівників, які перебувають з нею у трудових відносинах (в т. Ч. Сумісників, надомників, іноземних працівників).

Підтвердження: ст. 166 Трудового кодексу РФ, п. 2 Положення, затвердженого Постановою Уряду РФ № 749 від 13 жовтня 2008 р

Працівникові, який направлений у відрядження, надаються передбачені трудовим законодавством гарантії, а саме:

Збереження місця роботи (посади);

Збереження середнього заробітку на час перебування у відрядженні;

Відшкодування витрат, пов'язаних з відрядженням (витрат на проїзд, наймання житла, добових і ін.).

Зазначені гарантії поширюються і на сумісників (як внутрішніх, так і зовнішніх). При цьому суміснику середній заробіток за час перебування його у відрядженні потрібно зберігати тільки у того роботодавця, який направив його у відрядження. Якщо ж працівник направлений у відрядження одночасно як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом, середній заробіток потрібно зберігати у обох роботодавців. Відшкодування витрат на відрядження в цьому випадку розподіляється між роботодавцями за угодою між ними (ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодексу РФ).

Слід пам'ятати про те, що деяких працівників можна направити у відрядження тільки з їхньої письмової згоди і за умови, що відрядження не заборонені їм відповідно до медичного висновку. Це стосується:

Жінок, які мають дітей у віці до трьох років;

Матерів (батьків), які виховують дітей до п'яти років без чоловіка (дружини);

Працівників, які мають дітей-інвалідів;

Працівників, які доглядають за хворими членами сім'ї (за наявності медичного висновку) (ч. 2-3 ст. 259 Трудового кодексу РФ).

коментар: Отримуючи згоду на відрядження від зазначених працівників, необхідно письмово повідомити їх про те, що вони мають право відмовитися від відрядження. Зручно оформити єдине повідомлення, яке буде поєднувати в собі і інформацію про право відмовитися від службової поїздки, і можливість дати на неї згоду. Наприклад, в повідомлення можна включити таке формулювання: «Відповідно до ст. 259 Трудового кодексу РФ Ви маєте право відмовитися від відрядження, оскільки у Вас є дитина у віці до трьох років. Відмова від направлення у відрядження не призведе для Вас притягнення до дисциплінарної відповідальності. Просимо Вас розписатися в отриманні даного повідомлення (екземпляр роботодавця), поставити дату його вручення та відмітку про згоду (незгоду) на відрядження ». Заповнений зразок такого повідомлення (з можливістю підстановки своїх даних) можна завантажити з сайтуwww. moedelo. org .

Для них відрядження під забороною

Роботодавець не має права направляти у відрядження:

Вагітних жінок (ч. 1 ст. 259 Трудового кодексу РФ);

Працівників в період дії учнівського договору. Виняток - випадки, коли відрядження пов'язане з учнівством (ч. 3 ст. 203 Трудового кодексу РФ);

Працівників, які не досягнули 18 років. Виняток - спортсмени (ч. 3 ст. 348.8 Трудового кодексу РФ), творчі працівники (ст. 268 Трудового кодексу РФ). Перелік професій та посад творчих працівників затверджений Постановою Уряду РФ № 252 від 28 квітня 2007 р .;

Громадян, які працюють на підставі цивільно-правових договорів.

Термін відрядження: чи є обмеження?

Максимальний термін перебування працівника у відрядженні (у тому числі і закордонної) законодавством не встановлено. Виняток - іноземні працівники, відряджені національними за межі тих регіонів Росії, в яких їм видано дозвіл на роботу. Відносно них визначені максимальні терміни перебування у відрядженні (п. 6 ст. 13 федерального закону № 115-ФЗ від 25 липня 2002 р додаток до Наказу Міністерства охорони здоров'я України № 564н від 28 липня 2010 року).

Термін відрядження організація визначає самостійно з урахуванням обсягу, складності та інших особливостей службового доручення. Його потрібно вказати в документах на відрядження, які підписує керівник (або уповноважена ним на це особа). При цьому чинне трудове законодавство не передбачає будь-якої диференціації відряджень на короткострокові і тривалі (п. 4 Положення, затвердженого Постановою Уряду РФ № 749 від 13 жовтня 2008 р Лист Мінфіну Росії № 03-03-06 / 1/304 від 28 квітень 2010 г., Лист Міністерства охорони здоров'я України № 924-12 від 16 березня 2010 року).

Які документи оформляти перед відрядженням?

При направленні працівника у відрядження оформляються наступні документи:

- службове завдання для направлення працівника у відрядження і звіт про його виконання (за формою № Т-10а). При цьому графу 12 «Короткий звіт про виконання завдання» відряджений працівник заповнює тільки після повернення з відрядження;

- наказ(Розпорядження) керівника про скерування працівника у відрядження (за формою № Т-9 (формою № Т-9а - застосовується при направленні у відрядження двох і більше працівників одночасно));

- (за формою № Т-10). Даний документ потрібно оформляти тільки при направленні працівника у відрядження по Росії і в країни СНД, з якими укладені міжурядові угоди. За умови, що на підставі цих договорів в документах для в'їзду і виїзду відмітки про перетин російського кордону не робляться. В інших випадках при направленні працівника у відрядження за кордон посвідчення оформляти не потрібно (п.7, 15 Положення, затвердженого Постановою Уряду РФ № 749 від 13 жовтня 2008 р Листи Мінфіну Росії № 03-03-04 / 1/469 від 17 травня 2006 м, № 03-03-04 / 1/660 від 8 вересня 2006 року).

Перелік цих документів однаковий для всіх працівників, які відряджаються, в тому числі і при направленні у відрядження керівника організації (Лист Роструда № 1143-ТЗ від 11 березня 2009 року).

Підтвердження: Вказівки щодо застосування та заповнення форм з обліку праці та її оплати (№ Т-9 і № Т-9а, № Т-10, № Т-10а), затверджених Постановою Держкомстату Росії № 1 від 5 січня 2004 р

коментар: При оформленні багатьох кадрових процедур необхідним атрибутом є службова записка зацікавленого працівника, яка обґрунтовує необхідність відповідного управлінського рішення. Вона може оформлятися і перед направленням працівника у відрядження, пояснюючи мети і причини поїздки, проте в складі даної процедури службова записка не обов'язкова. Подавати її потрібно тільки в тому випадку, якщо це прямо передбачено у внутрішніх документах (зокрема, в обліковій політиці) і (або) в локальному нормативному акті роботодавця - наприклад, в Положенні про службові відрядження (п. 3 ст. 6 Федерального закону № 129-ФЗ від 21 листопада 1996 р ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодексу РФ). Форма службової записки, порядок і випадки її заповнення законодавством не передбачені. Тому організація самостійно приймає рішення, чи потрібно її оформляти при направленні працівника у відрядження чи ні.

Які документи оформляти після відрядження?

Після повернення з відрядження потрібно завершити оформлення деяких документів, виписаних при направленні працівника у відрядження, а також заповнити авансовий звіт.

Дооформити потрібно наступні документи: посвідчення про відрядження (Якщо воно оформлялося), звіт про виконану у відрядженні роботу (Зворотний бік службового завдання). Також буде потрібно додати до авансового звіту працівника ряд інших документів (наприклад, документи, що підтверджують час знаходження в закордонному відрядженні, проїзні документи і т. Д.).

Авансовий звіт потрібно скласти за уніфікованою формою № АТ-1. Даний звіт разом з документами, що підтверджують витрати на відрядження (зокрема, проїзні квитки, рахунки за готель і т. П.), Працівник повинен подати роботодавцю протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження. Зазначений строк поширюється як на внутрішні, так і на закордонні відрядження. При цьому якщо працівник повернувся з відрядження у вихідний (або святковий) день, то триденний термін потрібно відраховувати з першого робочого дня, наступного за днем \u200b\u200bповернення.

Підтвердження: п. 4.4 Положення про порядок ведення касових операцій, Вказівки щодо застосування та заповнення форми № АТ-1, затвердженого Постановою Держкомстату Росії № 55 від 1 серпня 2001 року, Вказівки щодо застосування та заповнення форм з обліку праці та її оплати (№ Т-10, № Т-10а), затвердженого Постановою Держкомстату Росії № 1 від 5 січня 2004 р

Компенсуємо витрати на відрядження

Працівникові, направленому у відрядження, потрібно компенсувати витрати, які пов'язані зі службовою поїздкою. Зокрема, до них відносяться:

Витрати по проїзду;

Витрати по найму житла;

добові;

Інші витрати, які працівник справив за згодою роботодавця.

Конкретні розміри, а також порядок відшкодування витрат на відрядження потрібно закріпити в колективному договорі або іншому локальному нормативному документі, Наприклад, в Положенні про відрядження (ст. 168 Трудового кодексу РФ).

Чим підтвердити витрати?

Підтвердити понесені працівником витрати на відрядження (в т. Ч. З метою оподаткування прибутку) можна документами, які доведуть той чи інший вид витрат: на проїзд, проживання, добові.

Законодавством не визначено конкретний перелік підтверджуючих документів, які організація може використовувати, щоб обгрунтувати витрати на відрядження працівників.

На думку Мінфіну Росії, ФНС Росії, документами, що підтверджують відрядження витрати працівника на проїзд і наймання приміщення, можуть бути:

Авансовий звіт (форма № АТ-1), затверджений керівником організації;

Посвідчення про відрядження (форма № Т-10);

Документи, що свідчать про витрати працівника на проїзд (в т. Ч. Оформлені в електронному вигляді), Наймання житлового приміщення і ін. (Додаються до авансового звіту).

При цьому наявність таких документів, як службове завдання (форма № Т-10а) і наказ про направлення працівника у відрядження (форма № Т-9, форма № Т-9а), для підтвердження витрат не обов'язково.

Підтвердження: Листи Мінфіну Росії № 03-03-06 / 1/764 від 19 листопада 2009 року, № 03-03-05 / 169 від 14 вересня 2009 р ФНС Росії № МН-22-3 / 890 від 25 листопада 2009 р

У зв'язку з тим, що посвідчення про відрядження оформляється тільки при відрядженнях по території Росії і в країни СНД, при направленні працівника у відрядження за кордон в інші іноземні держави в наявності повинні бути копії сторінок закордонного паспорта з відмітками про перетин кордону (п. 7, 15 Положення, затвердженого постановою Уряду РФ № 749 від 13 жовтня 2008 року).

для обґрунтування витрат у вигляді добових необхідні документи, що оформляються при направленні працівника у відрядження (зокрема, посвідчення про відрядження - при відрядженні за Росії, країнам СНД). Додатково пред'являти різні чеки і квитанції не потрібно.

Підтвердження: листи Мінфіну Росії № 03-03-06 / 1/741 від 11 листопада 2011 р № 03-03-06 / 1/206 від 1 квітня 2010 р № 03-03-06 / 1/770 від 24 листопада 2009 р

Крім того, при дотриманні певних умов можна врахувати в цілях оподаткування прибутку витрати відрядженого працівника на:

Таксі до аеропорту, з якого він відбуває у відрядження;

Оплату послуг VIP-залу аеропорту;

оренду транспортного засобу у відрядженні;

Вартість телефонних переговорів (доступу до мережі Інтернет) з готелю.

В якому розмірі виплачувати добові?

Розмір добових організація визначає самостійно. Його потрібно закріпити в колективному договорі (іншому локальному нормативному документі, наприклад, в Положенні про відрядження). При цьому розмір добових потрібно встановити як для відряджень по Росії (внутрішніх відряджень), так і для закордонних відряджень (ст. 168 Трудового кодексу РФ, абз. 2 п. 16 Положення, затвердженого Постановою Уряду РФ № 749 від 13 жовтня 2008 року).

За дні перебування працівника в дорозі добові потрібно виплачувати в розмірі, встановленому:

Для внутрішніх відряджень - при проїзді по території Росії;

Для закордонних відряджень - при проїзді по території відповідної іноземної держави (п. 17 Положення, утверджённого Постановою Уряду РФ № 749 від 13 жовтня 2008 року).

За дні перетину кордону тієї чи іншої держави добові потрібно виплатити в розмірі, встановленому для держави, до якої в'їхав працівник (п. 18 Положення, затвердженого Постановою Уряду РФ № 749 від 13 жовтня 2008 року).

При цьому, платникам податків необхідно пам'ятати, що гарантії і компенсації, передбачені, в тому числі і пов'язані з відрядженням, поширюються тільки на співробітників, Які уклали з організацією трудовий договір. На працівників, які працюють за договором ЦПХ (цивільно-правового характеру), норми трудового законодавства та інших актів, що містять норми трудового права, Не поширюються відповідно до положень.

Аналогічна норма міститься і в п.2 Постанови №749:

У відрядження направляються працівники, які перебувають в трудових відносинах з роботодавцем.

Примітка: Інша відрядженням не рахується.

Відповідно, якщо співробітник працює в компанії за договором ЦПХ, то напрямок його в поїздку для службових цілей відрядженням не є. А значить, обов'язок компенсувати такому співробітнику відрядження у організації відсутня. Тому, щоб не збільшувати ціну договору ЦПХ (суму винагороди) на суму витрат, пов'язаних із службовою поїздкою, а так само - не платити «зайвих» податків, можливість виплати компенсаційних сум виконавцю доручення необхідно передбачити в договорі ЦПХ (цивільно-правового характеру).

І в податковому і в бухгалтерському обліку при відображенні господарських операцій, пов'язаних зі службовими відрядженнями, виникає цілий комплекс завдань і питань, які повинна вирішити бухгалтерія. Напрямок співробітників у відрядження є частиною трудових відносин між співробітниками і організацією. Цьому питанню присвячена.

Відповідно до даної главою, необхідно застосовувати особливий порядок розрахунків по заробітній платі з витратами на відрядження співробітниками. Адже при направленні працівника у службове відрядження йому гарантуються збереження: 1) місця роботи (посади), 2) середнього заробітку, а також відшкодування витрат, пов'язаних зі службовим відрядженням відповідно до положень.

до меню

Порядок оформлення та обліку господарських операцій

Відповідно до вимог, в разі направлення у службове відрядження роботодавець зобов'язаний відшкодовувати працівнику:

витрати на проїзд до місця призначення і назад;
витрати по найму житлового приміщення;
добові - додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання;
інші витрати, зроблені працівником з дозволу або з відома роботодавця.

Крім перерахованих вище, до витрат на відрядження відносяться:

витрати на проїзд в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок,
витрати на провезення багажу,
витрати з оплати послуг зв'язку,
витрати по отриманню та реєстрацію службового закордонного паспорта, віз, інших виїзних документів,
збори за право в'їзду або транзиту автомобільного транспорту,
витрати на оформлення обов'язкової медичної страховки,
витрати, пов'язані з обміном готівкової валюти або чека в банку на готівкову іноземну валюту,
збори за послуги аеропортів, комісійні збори,
інші обов'язкові платежі і збори.

Порядок і розміри відшкодування добових витрат, пов'язаних зі службовими відрядженнями, визначаються колективним договором або локальним нормативним актом. Таким чином, Трудовим кодексом не встановлюються норми компенсаційних виплат на відшкодування відрядних. Роботодавцям надається право самостійно визначати в колективному договорі або локальному нормативному акті (наприклад, положення про відрядженнях), порядок і розмір відшкодування витрат, пов'язаних зі службовими відрядженнями, включаючи розмір виплачуваних добових.

до меню

НАКАЗ на відрядження, службове ЗАВДАННЯ, про відрядження Посвідчення

Для документального оформлення господарських операцій, пов'язаних з відрядженнями, МОЖУТЬ застосовуються уніфіковані форми, затверджені Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004г. №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації праці та її оплати»:

№ Т-9 «Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження»
№ Т-9а «Наказ (розпорядження) про направлення працівників у відрядження»
№ Т-10а «Службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання»

містить в собі інформацію про мету поїздки співробітника і її підсумкових результатах. Є підставою для оформлення наказу по формі Т-9 і служить для підтвердження економічної обгрунтованості витрат на відрядження.

Оформити працівникам направлення у відрядження можна за розробленими самостійно Розпорядженням (НАКАЗУ) роботодавця на певний термін, Для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (П.3 Постанови №749). Відповідно до п.6 Постанови, мета відрядження працівника визначається керівником організації, яка відряджає та вказується в службовому завданні, яке затверджується роботодавцем.

ТОВ «Гаспра»
ІПН 4308123456, КПП 430801001, ОКПО 98756423

повне найменування організації

НАКАЗ № 90

про направлення працівника у відрядження

м Москва 20.08.2019

НАКАЗУЮ:

Направити у відрядження Петрова Олексія Івановича.
Місце призначення - Росія, Єкатеринбург, ТОВ « виробнича фірма "Майстер" ».
Посада співробітника - наладчик оборудования.
Структурний підрозділ - інженерний цех.
Термін відрядження - з 24 по 26 серпня 2019 роки (3 календарних дні).
Службове завдання - ремонт і налагодження обладнання.
Транспорт (підкреслити) - громадський / особистий / службовий / транспорт третіх осіб.

Відрядження здійснюється за рахунок коштів ТОВ «Виробнича фірма" Майстер "».

Директор _________ А.В. Іванов

З наказом ознайомлений:

Налагоджувальник устаткування _____________ О.М. Петров

Направлення працівника у відрядження за межі РФ проводиться за розпорядженням роботодавця без оформлення посвідчення про відрядження, крім випадків відрядження до держав - учасниць СНД, з якими укладені міжурядові угоди, на підставі яких в документах для в'їзду і виїзду прикордонними органами не робляться відмітки про перетин державного кордону (Постанови).

Становить 5 років (при довгострокових закордонних відрядженнях - 10 років).

Форма № Т-10. Посвідчення про відрядження

Документ не є обов'язковим з 8 січня 2015 року. Якщо хтось користується у своїй практиці ці документом, то можна завантажити:

Порожній бланк посвідчення (.docx, 21 Кб)
Заповнений зразок відрядження бланка (.docx, 16 Кб)

до меню

ТЕРМІНИ ВІДРЯДЖЕННЯ, виїзд, приїзд в Вихідні, Ні Проїзних Документів

День виїзду у відрядження і день від'їзду з відрядження, що припадають на вихідні або свята, повинні оплачується не менш, ніж в подвійному розмірі. Те ж саме стосується і днів перебування в дорозі в період відрядження.

до меню

Як підтвердити термін перебування у відрядженні в разі відсутності проїзних документів

Якщо поїздка у відрядження здійснена на автомобілі сторонньої автотранспортної компанії без оформлення проїзних квитків, то термін перебування у відрядженні можна визначити за службовою запискою і за документами, що підтверджує маршрут прямування транспорту. У разі відсутності проїзних документів термін перебування працівника у відрядженні підтвердить службова записка та (або) інший документ від приймаючої сторони, що підтверджує фактичний термін перебування співробітника у відрядженні.

Примітка: Лист ФНС Росії в листі від 24.11.15 № СД-4-3 / 20427.

Згідно Положення про особливості направлення працівників у службове відрядження (затв. Постановою Уряду РФ від 13.10.08 № 749

У пункті 7 Положень сказано: фактичний термін перебування працівника в місці відрядження визначається по проїзним документам, що подаються працівником після повернення зі службового відрядження. Якщо проїзні документи з якихось причин відсутні, фактичний термін перебування працівника у відрядженні підтверджують документи по найму житлового приміщення. При відсутності таких працівник представляє службову записку і (або) інший документ від приймаючої сторони, що підтверджує фактичний термін перебування співробітника у відрядженні (див. Також лист Роструда від 19.10.15 № 2450-6-1).

Якщо поїздка здійснена на службовому, особистому транспорті або на автомобілі третіх осіб (за дорученням), то працівник повинен докласти до службової записки шляховий лист, маршрутний лист, рахунки, квитанції, касові чеки і інші документи, що підтверджують маршрут прямування транспорту.

Положення про відрядження охоплюють не всі можливі варіанти проїзду працівника у відрядження. Зокрема, в цьому документі не зазначено, як визначити час перебування співробітника в місці відрядження, якщо поїздка здійснена на машині сторонньої автотранспортної компанії (на підставі відповідного договору), при якій не видаються квитки.

до меню

Якими документами можна підтвердити фактичний термін перебування співробітника у відрядженні?

У Федеральній податковій службі вважають, що для будь-яких ситуацій, при яких проїзд не зобов'язаний супроводжуватися оформленням проїзних документів, слід керуватися положеннями абзацу другого пункту 7 Положення про відрядження. Тобто термін перебування працівника у відрядженні може бути визначений за службовою запискою і за документами, що підтверджує використання даного транспорту для проїзду до місця відрядження і назад (дорожніми листами, маршрутними листами, рахунками, квитанціями, касових чеків і іншим документам, які б маршрут прямування транспорту). При цьому зазначений в службовій записці працівника термін не повинен виходити за рамки терміну, зафіксованого у відповідному рішенні керівника про направлення працівника у відрядження.

до меню

ОПЛАТА співробітнику витрат, пов'язаних зі службовою поїздкою, Розмір, розрахунок і виплата ДОБОВИХ, Бухгалтерська ДОВІДКА

З 2017 року страхувальникам не вдасться заощадити на страхові внески завдяки підвищеним відрядження виплат. У НК РФ внесені зміни, згідно з якими страховими внесками не обкладаються тільки добові в межах встановлених лімітів ().

Примітка: Норми добових для цілей оподаткування при відрядженнях по Росії і закордонних відрядженнях (.pdf 120 Кб)

Для російських відряджень ліміт добових дорівнює 700 рублів, а для закордонних поїздок - 2 500 рублів.

Компанії та ВП має право не змінювати затверджені розміри добових. Але потрібно врахувати той фактор, що при підвищених розмірах добових доведеться заплатити страхові внески з перевищення.

до меню

НАКАЗ про встановлення норм добових по відрядженнях по Росії і за кордон

Знадобиться для обліку добових при розрахунку податку на прибуток. Добові в розмірі, затвердженому в колективному договорі або наказі керівника, можна повністю врахувати у витратах.

Форма наказу про встановлення норм добових - довільна. У тексті наказу вкажіть період, на який встановлюються добові, особливості службових відряджень і розмір добових.

Примітка: Завантажити наказ про встановлення норм добових (.docx, 17 Кб)

Розмір добових при відрядженні

Добові видаються в складі авансу на відрядження з урахуванням планованого терміну поїздки (стаття 168 ТК.)

А якщо виплатити добові не в складі авансу на відрядження? Наприклад, коли співробітник повернеться, видати йому гроші з урахуванням фактичного терміну поїздки. В такому випадку доведеться додатково розрахувати і виплатити компенсацію за затримку виплати добових - за аналогією з компенсацією за затримку зарплати. Так вважають судді (апеляційне визначення Верховного суду Республіки Татарстан від 13.07.2015 № 33-10274 / 2015 року, касаційну ухвалу Донецького обласного суду від 25.01.2012 № 33-413 / 2012).

Виплата добових, так само як і відшкодування витрат на відрядження, може здійснюватися організацією як в готівковій, так і в безготівковій формах. У разі видачі готівки з каси підприємства, співробітник, що прямує у відрядження, як підзвітна особа, зобов'язаний скласти в довільній формі на видачу підзвітних сум. Дана заява має містити власноручний напис керівника компанії про суму готівки та про термін, на який вони видаються. У заяві також повинна бути дата і підпис керівником компанії.

В даний час компанії все частіше використовують безготівкові кошти для розрахунків з підзвітними особами. А при знаходженні співробітників в відрядження, безготівкові розрахунки стають особливо актуальними. Однак, при перерахуванні підзвітних сум на «зарплатні» пластикові карти співробітників можуть виникнути певні податкові ризики. Вони пов'язані з перекваліфікацією грошових коштів, Перерахованих як підзвітні в заробітну плату. Податкові органи при проведенні перевірки на такі суми можуть донарахувати страхові внески, ПДФО, пені та штрафи.

Щоб не вступати в конфлікти з податковими органами і мінімізувати податкові ризики, організації можуть убезпечити себе наступним чином:

Відобразити в обліковій політиці для цілей бухгалтерського і податкового обліку організацій можливість перерахування безготівкових грошових коштів на видачу підзвітних сум з використанням будь-яких реквізитів співробітників.
Чітко вказувати призначення платежу саме як «перерахування підзвітних коштів» і наполягати на своїй позиції, в разі, якщо обслуговуючий банк спробує змінити призначення платежу.
Своєчасно і в повному обсязі вести облік авансових звітів і прикладених до нього підтверджуючих документів.

При направленні працівника у відрядження на території двох або більше іноземних держав добові за день перетину кордону між державами виплачуються в іноземній валюті за нормами, встановленими для держави, до якої направляється працівник (№749).

Якщо співробітник захворів під час свого перебування в службовому відрядженні, то йому:

відшкодовуються витрати по найму житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні),
виплачуються добові протягом усього часу, поки він не має можливості за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця постійного проживання.

За період тимчасової непрацездатності співробітнику виплачується допомога по тимчасовій непрацездатності відповідно до законодавства РФ. При цьому тимчасова непрацездатність повинна бути підтверджена документально в установленому порядку (п.25 Постанови №749).

до меню

Бухгалтерська довідка, Розрахунок добових

Знадобиться, щоб обґрунтувати розмір виплачених добових, наприклад, в разі податкової перевірки.

Добові співробітникам виплачуються:

за кожен день перебування у відрядженні, включаючи вихідні та святкові дні;
за всі дні перебування в дорозі (включаючи день від'їзду та приїзду), в тому числі за час вимушеної затримки.

Розмір добових для відряджених співробітників, відповідно до статті 168 Трудового кодексу РФ, можна встановити колективним (трудовим) договором або наказом керівника. Цей розмір визначають:

в комерційних організаціях - самостійно;
в організаціях державного сектору - відповідними нормативно-правовими актами.

Завантажити довідку розрахунок для виплати добових (.Docx, 19 Кб)

до меню

Документальне підтвердження витрат на відрядження, ЗВІТ про відрядження

Відповідно до п.24 Постанови №749, відшкодування інших витрат, пов'язаних з відрядженнями в випадках, порядку та розмірах, визначених колективним договором або локальним нормативним актом, здійснюється при поданні документів, що підтверджують ці витрати:

авансовий звіт про витрачені у зв'язку з відрядженням суми і зробити остаточний розрахунок за виданим йому перед від'їздом у відрядження грошовим авансом на відрядження. До авансового звіту додаються оформлене належним чином, документи про наймання житлового приміщення, фактичні витрати на проїзд (включаючи страховий внесок на обов'язкове особисте страхування пасажирів на транспорті, оплату послуг з оформлення проїзних документів і надання в поїздах постільної білизни) і про інші витрати, пов'язані з відрядженням;

До авансового звіту додаються оформлені належним чином такі документи:

про наймання житлового приміщення,
підтверджують витрати на проїзд (включаючи страховий внесок на обов'язкове особисте страхування пасажирів на транспорті, оплату послуг з оформлення проїзних документів і надання в поїздах постільної білизни),
про інших витратах, пов'язаних з відрядженням;
звіт про виконану роботу у відрядженні, узгоджений з керівником структурного підрозділу роботодавця, в письмовій формі.

Відповідно до, витрати організації повинні бути обгрунтовані і документально підтверджені. Дана вимога відноситься і до витрат на відрядження, виробленим.

до меню

Представляти документи, що підтверджують витрачання добових, не потрібно

Щоб врахувати витрати у вигляді добових, досить мати авансовий звіт. Роботодавець не повинен вимагати від повернувся з відрядження працівника чеки ККТ, рахунки, квитанції та інші документи, що підтверджують фактичні витрати. Про це повідомив Мінфін Росії в листі від 11.12.15 № 03-03-06 / 2/72711.

Згідно з підпунктом 12 пункту 1, добові і польове забезпечення відносяться до витрат на відрядження, які з метою оподаткування прибутку враховуються у складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією. Як і будь-які витрати, витрати на виплату добових повинні бути документально підтверджені. Але, як пояснюють в Мінфіні, звітувати за добовими працівник не повинен. Іншими словами, він не зобов'язаний представляти чеки, квитанції та інші документи, що підтверджують витрачання добових.

Датою здійснення витрат на відрядження визнається дата затвердження авансового звіту (пп. 5 п. 7). Відповідно, для того, щоб списати кошти, виділені на оплату добових, досить мати авансовий звіт.

до меню

Листи Мінфіну про витрати на відрядження

1. Документи, що підтверджують витрати по оплаті проїзних документів (квитків) і послуг готелю

У своєму Листі від 10.11.2011г. №03-03-07 / 51, Мінфін вказав перелік документів, необхідних для підтвердження витрат по оплаті проїзних документів відрядженими працівниками.

«При направленні працівника у відрядження документами, що підтверджують його витрати по оплаті квитків і (або) послуг готелю, є:

чек контрольно-касової техніки;
сліпи, чеки електронних терміналів при проведенні операцій з використанням банківської карти, Власником якої є працівник;
підтвердження кредитної установи, в якій відкрито працівникові банківський рахунок, який передбачає здійснення операцій з використанням банківської карти, проведеної операції по оплаті;
або інший документ, що підтверджує здійснення оплати, оформлений на затвердженому бланку суворої звітності. »

Примітка: Відряджені співробітники не повинні забувати про документах, що підтверджують оплату зроблених витрат (чеках ККТ і сліпах).

до меню

2. Як підтвердити витрати, якщо оформляються електронні проїзні документи.

Порядок підтвердження витрат при оформленні електронних квитків розкритий в Листі Мінфіну від 27.02.2012г. №03-03-07 / 6:

«У разі оформлення проїзних документів електронними пасажирськими квитками необхідно враховувати, що відповідно до п. 2 Наказу Мінтрансу Росії від 08.11.2006 №134« Про встановлення форми електронного пасажирського квитка і багажної квитанції в цивільній авіації »маршрут / квитанція електронного пасажирського квитка та багажної квитанції (виписка з автоматизованої інформаційної системи оформлення повітряних перевезень) Є документом суворої звітності і застосовується для здійснення організаціями та індивідуальними підприємцями готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням платіжних карт без застосування контрольно-касової техніки.

Таким чином, якщо авіаквиток придбаний в бездокументарній формі (електронний квиток), то виправдувальними документами, що підтверджують витрати на придбання авіаквитка для цілей оподаткування, є сформована автоматизованої інформаційною системою оформлення повітряних перевезень маршрут / квитанція електронного документа (Авіаквитка) на паперовому носії, в якій вказана вартість перельоту, посадковий талон, який підтверджує переліт підзвітної особи за вказаною в електронному авіаквитку маршруту.

до меню

3. Документальне підтвердження витрат по найму житла при відрядженні

Витрати на відрядження, не підтверджені документами, обкладаються страховими внесками

Якщо відряджений працівник не представив документи, що підтверджують його витрати на проїзд і наймання житла, то роботодавець зобов'язаний нарахувати страхові внески на суму компенсації таких витрат. Така позиція виражена в листі Мінфіну від 09.02.18 № 03-04-05 / 7999.

4. Якими документами можна підтвердити витрати на наймання житла, якщо під час відрядження працівник оселився у приватної особи

У цьому випадку витрати підтверджуються договором або актом з наймодавцем. Тому що під час відрядження працівник має право проживати не тільки в готелі, а й в іншому житловому приміщенні (наприклад, на орендованій квартирі). Підтвердити витрати на наймання житла в даній ситуації можна документами, складеними в довільній формі (постанова ФАС Північно-Західного округу від 26 лютого 2008 року № А26-1621 / 2007). Наприклад, актом, підписаним наймодавцем (власником квартири), з одного боку і наймачем (відрядженим співробітником) з іншого. У цьому документі повинні бути всі обов'язкові реквізити, передбачені Законом від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ.

Якщо організація самостійно орендує для відряджених співробітників приватне житло, з його власником можна укласти довгостроковий договір. Це доцільно, якщо організація регулярно відряджає своїх співробітників в один і той же населений пункт. Розмір орендної плати в договорі можна вказати за будь-який період. В цьому випадку документом, що підтверджує витрати на наймання житла, теж може бути акт.

Обов'язково зафіксуйте в акті факт оплати, оскільки в іншому випадку буде вважатися, що співробітник не поніс витрати. Фіксація факту оплати необхідна для визнання витрат на проживання в складі витрат при розрахунку податку на прибуток ()

5. Працівник провів відпустку в місці відрядження: оплата зворотного квитка обкладається ПДФО і внесками?

Після виконання службового завдання працівник не повертається з місця відрядження, а залишається там для проведення відпустки. Чи повинен роботодавець нарахувати страхові внески на вартість придбаного для співробітника зворотного квитка до місця постійної роботи? Так, повинен, відповіла ФНС Росії в листі від 11.05.18 № БС-4-11 / 8968.

до меню

Заповнити, перевірити і здати розрахунок по страхових внесках через інтернет

ВИТРАТИ на громадський транспорт, таксі, інші витрати під час відрядження

Витрати на поїздки співробітника в громадському транспорті в місті, куди він відряджений, можна врахувати при оподаткуванні прибутку. Роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівникові витрати на проїзд, тобто витрати на поїздку до місця відрядження і назад - до місця постійної роботи (п. 12 Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 13 жовтня 2008 року № 749). Відшкодування інших транспортних витрат відрядженого не передбачено. Однак витрати на поїздки співробітника міським транспортом під час відрядження можна врахувати в складі витрат на відрядження (). Це будуть додаткові витрати на відрядження.

Щоб врахувати дані витрати з метою оподаткування прибутку, передбачте їх відшкодування в локальних нормативних актах (наприклад, в колективному договорі, положенні про відрядження в організації). Крім того, вони повинні бути економічно обгрунтовані і документально підтверджені (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Примітка: Листи Мінфіну Росії від 21 липня 2011 року № 03-03-06 / 4/80, ФНС Росії від 12 липня 2011 № ОД-4-3 / 11246.

Суми компенсації витрат на проїзд співробітника в міському транспорті під час відрядження не обкладаються ПДФО. Але тільки якщо ці суми враховані в складі добових і в межах норм, встановлених податкового кодексу РФ для добових (не більше 700 руб. За кожен день перебування у відрядженні за Росії і не більше 2500 руб. В день при поїздках за кордон). Такий висновок випливає, зокрема, з постанови ФАС Північно-Західного округу від 24 листопада 2006 № А26-11318 / 2005-210.

Страхові внески на обов'язкове пенсійне (соціальне, медичне) страхування та на страхування від нещасних випадків і профзахворювань на суми відшкодування витрат на поїздки співробітника під час відрядження потрібно нарахувати. Це пов'язано з тим, що переліки виплат співробітникам, на які не нараховуються страхові внески, є закритими. І такий вид виплат, як компенсація витрат співробітника на поїздки в громадському транспорті в місті, куди він відряджений, у них не названий. Такий висновок випливає з положень пункту 1 частини 1 та на обов'язкове соціальне страхування на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством, абзаців 10 і 12 підпункту 2 пункту 1, пункту 2 статті 20.2 Закону від 24 липня 1998 № 125-ФЗ.

Супутні витрати по відрядженню - вартість таксі, оренди машини в місці відрядження, послуги V IP-залів в аеропортах і на вокзалах, упаковки багажу та інші витрати, які схвалені керівником підтверджуються квитками, посадочними талонами, квитанціями і т. Д. Як і у випадку з добовими, якщо квитки загубилися, то безпечніше запросити їх копії у перевізника. Або попросити інший документ, з якого буде ясно, що конкретний працівник скористався послугами транспорту в конкретний день і в певний час.

Порядок оформлення відряджень змінювався неодноразово. Нові правила значно спростили роботу компаніям. У статті ми розберемо документальне оформлення відрядження в 2017 році і розповімо, які документи є обов'язковими для складання, а які - ні.

Див. Також: Витрати на відрядження в 2017 році: зміни, свіжі новини

Розпорядження керівника про відрядження в 2017 році

Направити працівника у відрядження можна тільки за письмовим розпорядженням керівника. З цього і починається документальне оформлення відрядження в 2017 році.

Таке розпорядження можна зробити у вигляді наказу про призначення відрядження. Необхідність в цьому документі продиктована нормами трудового і суміжного законодавства (ч. 1 ст. 166 ТК РФ і абз. 2 п. 3 Положення про службові відрядження, затв. Постановою Уряду РФ від 13.10.08 № 749).

Як випливає із зазначених норм, службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівництва. В даному випадку своїм розпорядженням, керівник компанії підтверджує службовий характер відрядження.

Оформити наказ про відрядження можна за допомогою уніфікованої форми № Т-9 (затв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.04 № 1) або розробити свій бланк. Як це зробили наші експерти, подивіться зразок нижче.

Нагадуємо, що з 1 січня 2013 року компанії більше не зобов'язані застосовувати уніфіковані форми документів. Це стало можливим після вступу в силу пункту 4 статті 9 Федерального закону від 06.12.11 № 402-ФЗ.

Чи треба складати посвідчення про відрядження в 2017 році

Не вимагає в обов'язковому порядку складання (подп. «В», п. 2 Постанови Уряду РФ від 29.12.14 № 1595). Але компанія може оформляти його за своїм бажанням (зразок нижче).

До цього часу про необхідність оформлення посвідчення про відрядження було прямо написано в пункті 7 Положення. Посвідчення підтверджувало термін перебування працівника у відрядженні. У ньому вказувалися дата приїзду до місця призначення і дата виїзду звідти.

Крім посвідчення про відрядження ні Трудовий кодекс, Ні Положення про відрядження не вимагають обов'язкового складання.

Але не варто забувати, що роботодавець має право приймати локальний нормативні акти (ЛНА) в рамках своєї компетенції, в яких може прописати необхідність оформлення даних документів (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

У своїх ЛНА роботодавець також може прописати порядок складання документів на відрядження, визначити їх форму і зміст. І такі нормативні акти роботодавця обов'язкові для застосування (ч. 2 ст. 5, абз. 4 ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 189 ТК РФ).

Не допустити помилок при оформленні кадрових документів, Вам допоможе журнал «Зарплата». При зараз Ви отримуєте відразу кілька бонусів. Оберіть .

Не вимагає від роботодавця ведення спеціального журналу по вибулим у відрядження працівникам. Але він має право це зробити самостійно.

Відповідні положення також можуть бути передбачені у відповідному локальному акті. Але ось, що роботодавець точно зобов'язаний робити, так це вести облік відпрацьованого часу кожним працівником, у тому числі і відрядженим (п. 4 ст. 91 ТК РФ).

Для цього можна використовувати (форма № Т-13), час, відпрацьований відрядженим працівником заноситься в табель на підставі наказу про відрядження. При заповненні відповідних граф в табелі відрядження дні відзначаються буквою - До чи цифровим кодом - 06.