СЕД системи електронного документообігу 1с підприємство. Функціональність і можливості інтеграції

Що дає використання СЕД Скорочення обсягу документообігу Зміцнення виконавської дисципліни Контроль термінів і результатів виконання Централізоване зберігання документів Скорочення часу на пошук документів Організація колективної і групової роботи Створення основи для комплексної інформаційної системи

Переваги «1С: Документообіг 8» Сучасна вітчизняна платформа «1С: Підприємство 8», сертифікована відповідно до вимог ст.152 ФЗ Легка інтеграція з іншими продуктами на платформі «1С: Підприємство 8» і системами інших вендорів Можливість створення СЕД як в невеликих, так і в великих, територіально-розподілених організаціях Можливість роботи у віддаленому режимі, в тому числі і через КПК Можливість налаштувань системи за потребою конкретного співробітника без необхідності залучення ІТ фахівців Створення графічних ізнес-процесів Вбудовані інструменти для створення звітів будь-яких видів (таблиці, графіки тощо) Невеликі витрати на впровадження і володіння системою Налагоджена система навчання користувачів, включаючи очне, дистанційне та електронне навчання. Можливість навчання без відриву від виробництва Список завершених проектів по впровадженню «1С: Документообіг 8» -

Які завдання вирішує «1С: Документообіг 8» Облік вхідних, вихідних, внутрішніх документів і договорів; Облік звернень громадян; Автоматизація ключових бізнес-процесів - розгляд, виконання, узгодження, затвердження, реєстрація, ознайомлення; Побудова ієрархії виконання - управлінська діяльність зверху вниз, звітність по виконавській дисципліні і контроль виконання від низу до верху. Контроль виконавської дисципліни; Зберігання файлів, їх колективне редагування і контроль версій; Розмежування прав доступу за видами документів і ролям; Можливість роботи з електронним цифровим підписом; Використання штрихкодирования документів; Автоматизоване завантаження документів з електронної пошти і зі сканера; Ведення архіву організації; Повнотекстовий пошук будь-яких даних; Ведення статистичної звітності; Облік і аналіз робочого часу співробітників.

Можливості «1С: Документообіг 8» Веб-доступ Нумератори документів Атрибутивний і повнотекстовий пошук даних Гнучка система прав доступу Маршрутизація робіт і документів Протоколювання подій Підтримка розподіленої роботи Облік витрат робочого часу співробітників Звітність Повідомлення виконавців Централізоване і децентралізоване адміністрування та керування файлами Обробка зовнішньої кореспонденції Рольова маршрутизація Контроль виконавської дисципліни Внутрішній документообіг Адміністративні регламен ти, НДІ Зберігання та контроль версій файлів Ведення архіву І багато іншого ... Сканування і розпізнавання

Принципи обліку документів, закладені в програму, відповідають російським законодавством, ГОСТам, вітчизняної та міжнародної діловодної практиці: ГОСТ Р «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »; ГОСТ Р «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення"; Федеральний закон Російської Федерації від м 59-ФЗ «Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації» Федеральний закон Російської Федерації від м 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації»; Федеральний закон від ФЗ «Про персональних даних»; Вимоги ГСДОУ. Робота з документами

Види бізнес-процесів Виконання - виконання вхідного або внутрішнього документа одним або кількома співробітниками з одночасним контролем. Ознайомлення - ознайомлення одного або декількох співробітників з внутрішнім, входять, що виходить документом або файлом. Доручення - видача доручення одному співробітнику. Розгляд - розгляд вхідного або внутрішнього документа відповідальною особою. Реєстрація - реєстрація вихідного документа секретарем. Узгодження - циклічне узгодження вихідного, внутрішнього документа або файлу одним або декількома співробітниками, як паралельне, так і послідовне. Затвердження - твердження вихідного або внутрішнього документа відповідальною особою.

З урахуванням морфології: Російської, англійської та української. Пошук схожих слів. Виконується моментально. Шукає за всіма даними: Вхідні, вихідні, ОРД, файли, завдання, бізнес-процеси, щотижневі звіти і т. Д. Завжди під рукою: Повнотекстовий пошук Як за реквізитами, так і по змісту файлів. Команда Пошук або Ctrl + Shift + F в кожному розділі.

Керівник організації Підвищення керованості, зміцнення виконавської дисципліни Організація колективної і групової роботи, з можливістю делегування завдань Відчутні результати в короткі терміни з мінімальними витратами Керівник фінансового департаменту Зниження витрат і витрат на витратні матеріали, зберігання документів Ефективність повернення інвестицій Керівник департаменту інформатизації Побудова ІС на єдиній платформі і легка інтегрованість з іншими системами Можливість масштабувати систему Забезпечення інформаційної безпеки організації Керівник канцелярії Скорочення обсягу документообігу Контроль термінів і результатів виконання Оперативне складання звітності та пошук документів Переваги впровадження СЕД

Впровадження СЕД: приблизний план проекту Обстеження організації Розробка технічного завдання з урахуванням вимог замовника Вироблення програм і методик впровадження Розробка, тестування та адаптація інформаційної системи Забезпечення інтеграції з існуючими системами Навчання користувачів в спеціалізованому навчальному центрі або на території замовника Підписка на інформаційно-технічне супроводження (в протягом перших 6 місяців - безкоштовно) Переваги роботи з фірмою 1С Фірма «1С» рекомендує користувачам здійснювати впровадження «1C: Документообіг 8» в тісній співпраці з партнерами фірми «1С», що мають необхідні компетенції в області автоматизації підприємств на платформі «1С: Підприємство 8», штат сертифікованих фахівців. інформація про систему і актуальний перелік виконаних проектів по впровадженню «1С: Документообіг 8». Фірма «1С» забезпечує підтримку та курирування масштабних і технологічно складних проектів. Фірма «1С» використовує технологію швидких результатів, яка дозволяє отримувати швидкі результати в короткі терміни і знижувати фінансові ризики.

Цілі і завдання проекту

Підвищити прозорість узгодження документів, перевести цей процес у електронний вигляд
Створити систему контролю виконання завдань
Централізація зберігання електронних документів
Можливість колективної роботи над документами

результати проекту

Скорочено час узгодження договорів
Виключений ризик втрати документів
Підвищено виконавська дисципліна за рахунок відстеження виконання завдань і регламентації процесів документообігу

Інформація про замовника

Група Компаній «Сетера» представляє собою багатопрофільний холдинг, що охоплює компанії різних галузей.

Серед найбільших компаній, що входять в холдинг: ТОВ «ДЕЗ Калінінського району» - це одна з найбільших керуючих компаній в Челябінську; Сімейний курорт «Скеля»; ТОВ «Багатогалузеве житлово - комунальне об'єднання - 2».

Цілі і завдання проекту

Структурувати документацію підприємства;
Автоматизувати роботу з договорами;
Підвищити надійність і якість обліку вхідної та вихідної документації.

результати проекту

Значно зросла ефективність управління потоками документів;
Виключені втрати договорів та інших документів;
Скоротилися терміни створення і обробки договорів;
Оптимізовано обмін документами між підрозділами, що призвело до збільшення продуктивності роботи співробітників.

Інформація про замовника

Компанія «Южуралавтобан» понад два десятиліття займається будівництвом автомобільних доріг в Челябінській області, включаючи обласний центр, а також надає послуги з утримання та ремонту автодоріг. Крім того, підприємство будує і обслуговує мости та інші штучні споруди. За 2015 рік компанія виконала роботи з прокладання, ремонту та реставрації понад 100 км. автодоріг. У 2016 році введено в експлуатацію ще 75 км. доріг.

Цілі і завдання проекту

Прискорення роботи з документацією підприємства;
Забезпечення контролю за узгодженням;
Виняток помилок, пов'язаних з людським фактором.

результати проекту

Істотно прискорені всі операції з документами: створення, узгодження, пошук і архівація;
Виключені помилки, пов'язані з людським фактором;
Налагоджено надійний контроль за ходом узгодження, скорочені терміни його проведення;
Створено інструменти оцінки виконавської дисципліни.

Інформація про замовника

«Медсервіс» - сучасний лікувально-оздоровчий комплекс, розташований в м Салават. Є одним з найбільших медичних центрів Башкортостану. Цілодобовий стаціонар на 310 ліжок приймає пацієнтів терапевтичного, хірургічного, травматологічного, гінекологічного, неврологічного і урологічного напрямки. Діє також денний стаціонар на 27 ліжок. Крім того, в центрі працюють педіатричне відділення, відділення естетичної медицини і косметології, відділення відновного лікування та реабілітації, стоматологія та інші. Амбулаторно-поліклінічне відділення є первинною ланкою потужністю 1200 відвідувань в день, куди можна звернутися за медичною допомогою та отримати консультацію і лікування у 15 терапевтів та 33 кваліфікованих фахівців вузької спрямованості (ЛОР, окуліст, ендокринолог і т.д.).

Цілі і завдання проекту

Основною метою проекту було підвищення ефективності документообігу компанії. Для цього було необхідно:

Створити єдине сховище електронних документів;
Оптимізувати процеси взаємодії відділів і маршрути узгодження документів;
Прискорити роботу з документацією і пошук потрібних документів.

результати проекту

Завдяки централізованого зберігання документів, час пошуку потрібних даних скорочено до кількох хвилин;
Узгодження документів і подальша робота з документами стала прозорою для співробітників підприємства, робота з документами стала більш структурованою;
Посилено контроль за виконавською дисципліною;
Підвищено ефективність взаємодії між підрозділами підприємства.

Інформація про замовника

Агрохолдинг «Равис» працює в Челябінській області з 1981 року і на сьогоднішній день є одним з лідерів м'ясного птахівництва Уральського федерального округу. Агрохолдинг об'єднує 10 сільськогосподарських підприємств, що займаються кормовиробництво, виробництвом і переробкою м'яса бройлера, свинини і яловичини.

Підприємство щорічно виробляє 100 000 тонн м'яса птиці, більше 20 000 тонн молока, понад 1500 тонн свинини і 65 000 000 інкубаційних яєць на рік, більше 100 000 тонн зерна і 160 000 тон власних кормів.

Компанія реалізує продукцію через мережу фірмових магазинів, в яку входять близько 300 торгових точок. В асортименті торгової марки «Равис» понад 200 найменувань продукції.

Цілі і завдання проекту

Головна мета проекту полягала в підвищенні ефективності документообігу групи компаній. Для цього було необхідно:

Підвищити контроль за діяльністю підприємств групи;
Виключити втрати документів, прискорити пошук і мінімізувати негативний вплив людського фактора;
Скоротити терміни узгодження договорів;
Підняти виконавську дисципліну за рахунок посилення контролю за виконанням завдань, в тому числі і в рамках проектної діяльності.

результати проекту

Використання загальної бази документообігу дозволило сформувати єдині центри обслуговування для всіх підприємств групи: відділ договірної роботи, фінансово-економічна служба, служба безпеки, будівельний нагляд, служба закупівель і логістики;
Повністю виключені втрати паперових документів, значно прискорений пошук потрібних файлів в єдиному сховищі;
Терміни укладання договорів скорочені до 3-5 робочих днів;
Автоматизований контроль виконання резолюцій за листами, контроль виконання протоколів нарад, доручень керівників;
Виключені випадки затвердження документів без належного узгодження;
Завдяки автоматичній перевірці термінів виконання завдань і посилення контролю підвищений рівень виконавської дисципліни на підприємствах. Кількість своєчасно і в повному обсязі виконаних доручень зросла з 80-85% до 95%.

Інформація про замовника

Група компаній «Конар» заснована в 1991 році. Промислова група включає в себе 9 підприємств в трьох регіонах РФ, що займаються розробкою, проектуванням і комплексним забезпеченням для газової, нафтової та нафтохімічної промисловості. З травня 2005 року система менеджменту якості головної компанії АТ «Конар» сертифікована відповідно до вимог MS ISO 9001: 2008.

На поточний момент промислова група включає в себе:

АТ «Конар» - виробництво деталей трубопроводів, виробництво засувок до діаметра труби - 1200 мм виробництво опор для нафтопроводів, інжиніринг.
ТОВ «Конар» - виробництво магістральних шиберних засувок.
ТОВ «БВК» - спільний з Chividale Spa ливарний завод з виробництва складних корпусних виробів вагою до 25 тн / шт.
ТОВ «Станкомаш» - завод з виробництва фонтанної арматури для нафтовидобутку, виробництво виробів спеціального призначення;
ТОВ «Вебб» - будівельно-монтажна організація.
ТОВ «Енерготехсервіс» - обслуговування інфраструктури;
ТОВ «Індустріальний парк« Станкомаш »- керуюча компанія, що надає комплекс послуг, територію і промислову інфраструктуру для розміщення і розвитку виробничих підприємств.
ТОВ «СП Конар - Чімолаі» - спільне з Chimolai Spa (Італія) підприємство з виробництва складних металоконструкцій.
АТ «ЕСКОНІ» - виробництво металоконструкцій.

Призначений в першу чергу для автоматизації документообігу.

Система забезпечує автоматизацію повного циклу роботи з документами, також дозволяє упорядкувати взаємодію між співробітниками і здійснювати контроль використання робочого часу. Облік документів реалізований відповідно до положень чинної нормативної документації (ГОСТів, вимог, інструкцій і т. Д.) І традицій діловодства. Програма забезпечує розраховану на багато користувачів роботу як в локальній мережі, так і через інтернет (в тому числі через веб-браузери). Система відрізняється великою гнучкістю, високим ступенем деталізації відомостей про збережених даних і широким спектром можливостей. Дозволяє підвищити ефективність управління робочим часом, стандартизувати процеси, забезпечити повний контроль і збереження документації і будь-який інший необхідної інформації. Функціонал системи постійно розширюється.

Основні можливості

Облік і зберігання документів

Робота з документами

Додаткові можливості

Безпека

Контроль виконавської дисципліни

контроль термінів і обсягів виконання завдань
щоденний облік робочого часу співробітників в розрізі виконуваних робіт (в тому числі автоматичний на основі виконаних завдань)
аналіз витрат робочого часу окремих співробітників, підрозділів, проектів на основі звітів

Інші

Особливості

1С: Документообіг представлений у версіях КОРП і ПРОФ. Версія КОРП більше підходить для середніх і великих комерційних підприємств і бюджетних установ зі складною структурою або документообігом. Версія ПРОФ здатна забезпечити потреби організацій з невеликою структурою і нескладним документообігом. Функціонал версій ПРОФ і КОРП має ряд відмінностей.

інтеграція

Є можливість налаштування взаємодії з іншими додатками і обміну даними через текстові файли, XML-документи і DBF-файли.

впровадження

Будь-яких обмежень (крім відповідного технічного забезпечення) на впровадження системи невідомо. Можливість її використання не залежить від галузевої приналежності підприємства, його структури, організаційної форми, види діяльності, чисельності персоналу і т. Д. Система може бути налаштована і адаптована під конкретні завдання і вимоги клієнта. Легко освоюється користувачами. Є приклади впроваджень 1С: Документообіг в самих різних галузях, в тому числі в комерційних, бюджетних і некомерційних організаціях.

конкуренти

Серед конкурентів на російському ринку можна виділити ДЕЛО, DIRECTUM, ЕВФРАТ, DocsVision, IBM Lotus Notes.

Критика, недоліки

На сьогоднішній день критика пов'язана в основному зі складнощами настройки прав доступу, обмеженим взаємодією з поштовими сервісами та відсутністю повноцінного поштового клієнта, а також відсутністю англомовного інтерфейсу.

посилання

Фінансова газета, № 4, січень 2010. І.Сідоров, «1С: Документообіг 8»: нове рішення для автоматизації діловодства та документообігу
Фінансова газета, № 4, січень 2011. І.Сідоров, «1С: Документообіг 8 КОРП»: нове рішення для автоматизації діловодства та документообігу

Примітки

категорії:

Програмне забезпечення за алфавітом
Системи електронного документообігу
Програми для бізнесу
Автоматизація
Програмне забезпечення для управління проектами

Wikimedia Foundation. 2010 року.

Дивитися що таке "1С: Документообіг" в інших словниках:

Документообіг рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання: відправлення та (або) напрямку в справу. Зміст 1 Етапи 2 Електронний документообіг ... Вікіпедія

документообіг - рух документів в органі, організації, установі з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. Джерело ... Словник-довідник термінів нормативно-технічної документації

Рух документів між їх укладачами і виконавцями, а також тими, хто повинен бути ознайомлений з документами. Словник бізнес термінів. Академік.ру. 2001 ... Словник бізнес-термінів

Сущ., Кол під синонімів: 1 оборот (43) Словник синонімів ASIS. В.Н. Тришин. 2013 ... Словник синонімів

Рух документів між їх укладачами і виконавцями з інформаційних технологічних ланцюжків, що дає можливість поінформувати всіх зацікавлених осіб, довести до них прийняті рішення, здійснювати облік і контроль. Райзберг Б.А., ... ... економічний словник

Документообіг ... Орфографічний словник-довідник

документообіг - рух документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання, приміщення в справу і (або) відправлення; ... Джерело: Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади ... ... Офіційна термінологія

документообіг - (flow of documents) рух документів в організації (компанії, підприємства) з моменту їх створення або отримання до відправлення або завершення роботи з ними всередині організації ... Економіко-математичний словник

документообіг - Рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики діловодство та архівна делоекономіка Узагальнюючі терміни організація роботи з документами ...

документообіг (админ.-госп. діяльність в спорті) - документообіг Рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. [Департамент лінгвістичних послуг Оргкомітету «Сочі 2014». Ключові параметри] EN document circulation ... ... Довідник технічного перекладача

документообіг електронний - 1.3. Електронний документообіг (документообіг) послідовність транзакцій з обміну документами між учасниками документообігу, що забезпечує деякий регламентований процес з обміну документами (наприклад, документообіг по ... ... Офіційна термінологія

книги

Документообіг в бухгалтерському та податковому обліку (+ CD-ROM), В книзі викладено методологічний підхід і дані практичні рекомендації щодо документування господарських операцій і організації документообігу. Всі рекомендації дані з урахуванням вимог ... Видавець:

У виборі системи електронного документообігу сучасні компанії керуються загальною стратегією розвитку, цілями, наявністю конкурентного середовища, бажаною структурою і очікуваним економічним ефектом від впровадження такого рішення. До цілей впровадження СЕД можна віднести поліпшення контролю виконавської дисципліни, скорочення числа втрачених документів; скорочення часу узгодження; зменшення кількості помилок в роботі з типовими документами.

Є ряд ключових вимог до функцій СЕД (ECM). Від відповідності системи цим вимогам залежить подальший успіх оптимізації документообігу компанії. Процеси узгодження документів і призначення завдань виконуються швидше, коли переведені з «паперового» в електронний вигляд, також скорочується час на обробку документів і доручень, і з'являється можливість відстежувати хід роботи з документом. При роботі з системою виконавці сповіщаються про нові документи автоматично, а терміни їх обробки знаходяться під контролем. Для швидкого доступу до документів, легкого пошуку і збереження документів організовується електронне сховище.

Важливо, щоб права доступу до захищених даних були розмежовані. Значно скорочує час роботи і автоматичне заповнення розділів типових документів за існуючими довідковими даними. Керівнику важливо мати зручні засоби контролю термінів виконання завдань і зведену звітність. Для підтримки інформативності в роботі компанії СЕД повинна легко інтегруватися з існуючою поштовою системою і з існуючими в компанії обліковими системами (кадровими, фінансовими, бухгалтерськими та системами управління виробничою діяльністю.

Також все більше організацій звертають увагу на можливість віддаленої роботи в системі. До важливих критеріїв оцінки системи відносяться можливість формування звітності по документам, виконавцям, статусам документів та ін .; швидке впровадження системи; вартість установки і підтримки системи; простота розвитку системи; можливість використання програмного забезпечення системи для вирішення додаткових завдань.

І додаткові вимоги:

наявність потокового введення документів в систему, можливість роботи зі сканером;
переднастроєні модуль управління договорами;
планшетний версія;
мобільні клієнти.

порівняння

Розглянемо, як реалізуються ці функції в системах Docsvision, Directum, ELMA ECM +, Optima WorkFlow і 1С: Документообіг 8. Всі ці системи об'єднує спільна концепція, заснована на поєднанні класичної СЕД і засобів управління бізнес-процесами. Об'єднуючи переваги електронного документообігу та BPM-систем, компанії отримують розвиток процесів та підвищення ефективності операційної діяльності.

Функціональність і можливості інтеграції

Directum

До функціональних переваг системи Directum відноситься не тільки розширений каталог бізнес-рішень. З функцій, які використовуються кожен день в роботі, можна виділити зручні нагадування, можливості настройки нумераторів і роботи зі штрих-кодовими позначками. Наявність предпросмотра вкладених файлів, файлових сховищ, великий вибір заповнених довідників в базовій конфігурації, інтерактивні майстри створення документів.

Негативні сторони цієї СЕД: відсутність посторінкового виведення об'єктів в опис документів і результатів пошуку, недоступність застосування додаткових стилів в опису документа.

Дані функції реалізуються в Docsvision. Усередині головного вікна програми відображаються будь-які веб-сторінки і налаштовані звіти. Архівні документи переміщаються в окремі таблиці бази даних. Користувачі системи можуть вибирати варіант аутентифікації. Застосовується XSLT-перетворення до XML опису реєстраційної картки.

ELMA

Систему ELMA відрізняє розширена лінійка бізнес-рішень. У їх числі модуль ECM + (поєднання функцій BPM-системи і класичної СЕД), Проекти + - стандартні функції для управління проектами плюс управління процесами; ELMA CRM + - реалізує клієнт-орієнтований підхід через реалізацію наскрізних процесів. І KPI-рішення, якого немає у системи Directum.

До питання про можливості інтеграції - плагін для роботи з MS Outlook є і у ELMA ECM +, і у двох інших рішень. Крім того, ELMA легко інтегрується з «1С: Підприємство» (з усіма актуальними версіями).

Щоб не плутатися в великій кількості файлів з поправками і змінами, документи в додатку можуть мати необмежену кількість версій, але тільки одну можна призначити актуальною. Вся історія змін документа збирається на картку документа.

Всі необхідні інструменти для роботи з документом і контролю виконавської дисципліни по роботі з цими документами знаходяться у користувача під рукою.

Якщо документ надійшов у компанію в паперовому вигляді, він автоматично зберігається після сканування.

Керівник може переглядати звіт щодо поточної ситуації з виконавською діяльністю, а користувачам надано ряд фільтрів, щоб формувати результати так, як вони вважають за потрібне.

Додаток ECM + можна налаштувати довільно відповідно до потреб окремого підприємства і його організаційної структури.

Для прискорення створення документів можна створювати шаблони. Це доступно для будь-якого користувача, навіть не має навичок в програмуванні.

Ви можете встановити автоматичний внесення штрих-коду в шаблон для моментального розпізнавання в системі.

У всіх розглянутих в огляді систем є свій мобільний додаток для роботи з функціями системи через планшетний комп'ютер або мобільний пристрій. Це дозволяє топ-менеджерам приймати участь в оперативній діяльності компанії з будь-якої точки, де є інтернет. Клієнти для мобільних пристроїв сумісні з усіма мобільними ОС.

Optima WorkFlow

До переваг системи можна віднести можливість застосування додаткових стилів в опису документів, висновок зображень в опис документів і область перегляду. Можлива фільтрація завантаженої опису документів. У Optima WorkFlow підтримується настройка рубрикаторів в журналах документів, настройка області перегляду обраної записи в опису документів. Працює кастомизация реєстраційної картки доручення. Сторонні веб-додатки можуть вбудовуватися в головне вікно. Є інтеграція з IBM WebSphere MQ. Для автоматизації діяльності архівних підрозділів розроблений спеціальний модуль Архив.

1С: Документообіг 8

Основні напрямки роботи даного рішення - діловодство, загальний документообіг, управління договірною діяльністю, електронний архів і робота зі зверненнями. Функціонал можна розширювати за допомогою плагінів. При обробці маршрутів документів можна прикріплювати файли і згодом змінювати їх. Є реєстрація Провідника Windows.

Ви можете встановити автоматичний створення, реєстрацію та відправку за маршрутом документів з різних джерел (папка, електронну поштову скриньку, web).

недоліки: відсутня внутрішня пошта. Не можна створювати завдання для групи і папки з дорученнями. Крім того, у даного рішення немає модуля управління проектами. Неможлива реєстрація з MS Office, Open Office. Чи не підтримується робота з документацією СУЯ. Також немає можливості вести особисті папки користувача.

інтерфейси

Directum

Інтерфейси всіх режимів роботи в системі Directum уніфіковані, можна налаштувати правила обробки документів і завдань. У режимі заміщення система зберігає свою інформативність. Робота з файлами можлива онлайн. Розподіляються права доступу до окремого файлу, кожен з них атрибутивно описується. Також можна відзначити прозорість процесів документообігу. Завдання додаються до календаря MS Outlook. Плюсом системи є настроюються пошукові шаблони і зручні механізми фільтрації по колонках списків.

Але є і ряд недоліків: відсутня можливість посторінкового виведення елементів (в Win32). Мінімальні налаштування візуальних ефектів. Не можна локалізувати назви реквізитів на різних мовах. Розмір картки не можна змінити. При створенні посилань між електронними документами можна внести коментарі для опису зв'язку. Інтерфейс перевантажений.

Рис. 1. Інтерфейс системи Directum

Docsvision

У Docsvision застосовуються переднастроєні теми, стрічка команд налаштовується. Наскрізні зв'язку між документами відображаються у вигляді дерева. Посилання можна коментувати. Є можливість проектування карток завдання. Панель інструментів налаштовується. Працює повнотекстовий пошук з єдиної рядки, є настроюються пошукові шаблони, дизайн пошукових форм теж налаштовується.

При цьому недоліки системи полягають у відсутності можливості автоматичного вкладення документа в завдання. Процеси не прозорі, нагадування працюють тільки при включеному MS Outlook.

Рис. 2. Інтерфейс системи Docsvision

ELMA

Зовні інтерфейс ELMA ECM + являє собою стандартне файлове сховище, користувач без досвіду роботи з такими системами цілком може зорієнтуватися самостійно.

Реєстрація документів реалізується в спеціальному майстра в кілька послідовних кроків. При введенні в систему потрібно лише вказати необхідні реквізити документа і прикріпити електронну версію, система автоматично генерує картку документа з усіма даними по ньому.

Вся інформація по організації міститься у внутрішньому порталі. Всі необхідні для роботи інструменти знаходяться в одному місці: архів документів, завдання, календар, стрічка повідомлень, звіти, веб-документи.

Операції можуть бути спрощені або розширені в ході налаштування.

Рис. 3. інтерфейс ELMA

Optima WorkFlow

Система має інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом. В системі налаштовуються стилі оформлення додатка, доступний висновок в опис документів і область перегляду реквізитів і зображень, застосовуються стилі відтворення списку документів (шрифт, заливка, піктограма).

Варто відзначити зручні пошуки в полях-списках реєстраційних карток, наявність візуального контролю обов'язковості заповнення полів, можливість роботи з файлами, зв'язками і рухом документа в єдиному вікні.

Зручно працювати з прикріпленими файлами - робота здійснюється онлайн в єдиному вікні, в режимі check-in & check-out. Наскрізні зв'язку між документами візуалізуються у вигляді дерева.

Можна проектувати картку завдання при створенні доручення.

недоліки: користувачі не можуть створювати нові журнали, добірки документів, настройки не зберігаються в базу даних. У реєстраційній картці можна налаштувати панель інструментів, локалізувати назви реквізитів. Розмір картки незмінний. Чи не реалізовані механізми drag & drop. Ні базових функцій интерфейсного вибору карток для зв'язку. Ще один недолік - непрозорість процесу при створенні завдання, для виконавців не можна налаштувати нагадування.

Рис. 4. Інтерфейс Optima WorkFlow

1С: Документообіг 8

Інтерфейс налаштовується під типи користувачів. Ви можете переглянути список працюючих в системі користувачів. Є засоби проектування РКК (дизайнер), можливість розширення та налаштування РКК, при цьому можна використовувати складні елементи - таблиці, структури.

недоліки: немає вбудованих засобів перегляду приєднаних фото, немає перегляду завдань групи, призначення виконавця керівником з групи.

Рис. 5. Інтерфейс 1С: Документообіг 8

функції пошуку

Directum

До плюсів системи можна віднести наявність повнотекстового пошуку по документам і реквізитами реєстраційних карток (РК). Шаблони пошуку можна налаштувати за реквізитами РК. Діє фільтр опису документів за значеннями колонок. Зручні функції настройки шаблонів пошуків. Можна створювати пошукові папки.

Негативні якості: не можна розподілити права доступу до налаштованим пошуків; немає налаштованих пошуків в веб-клієнта; немає можливості створювати складні пошукові запити, немає посторінкового виведення об'єктів в опис документів і результатів пошуку, не застосовуються додаткові стилі в опису документа.

Docsvision

У Docsvision підтримується створення складних пошукових запитів за допомогою XML, а також розподіл прав доступу до пошуків.

недолік - повільне дію панелі перегляду.

ELMA

У ELMA ECM + документи збираються в єдиний електронний архів. Пошук документів здійснюється швидко і зручно не тільки за назвами, а й за реквізитами картки документа або РК. Результати пошуку відображаються тільки при наявності прав доступу до документів. Параметри пошуку зберігаються в форматі фільтра, в майбутньому можна швидко шукати документи по збереженим параметрам.

недолік: відсутність повнотекстового пошуку в документах.

Optima WorkFlow

Застосовується прямий запит до бази даних для формування складного пошукового запиту в журналах документів. Здійснюється повнотекстовий пошук за змістом документа і пошук за зразком реєстраційної картки (не треба налаштовувати шаблони пошуку). Можна вводити пошукові запити за реквізитами реєстраційних карток. Застосовуються накладені фільтри до всіх доступних журналам документів.

Недолік системи в неможливості збереження користувальницьких пошукових шаблонів. Немає повнотекстового пошуку за реквізитами реєстраційних карток документів. Його користувачі не можуть створювати пошукові папки і складні пошукові запити. Відсутня повнотекстовий пошук за реквізитами реєстраційних карток.

1С: Документообіг 8

Здійснюється атрибутивний пошук за реквізитами документа. Можна створювати шаблони пошуку, їх зберігання є ієрархічним і класифікованих. За результатами пошуку проводиться побудова звітів.

В одному запиті можна здійснювати різні види пошуку. Немає настройки набору реквізитів для автоматичного пошуку дублікатів документа при реєстрації.

адміністративні настройки

Directum

Система дозволяє одночасно вести організаційно-штатну структуру декількох компаній. Надається детальна інформація про підрозділи і співробітників, її можна розширювати. При необхідності заміщення (повного або асистентом) автоматично створюються папки «вхідні / вихідні». Працює фільтр по підрядку і біжить пошук.

недоліки: відображення ОШС НЕ наочно, немає можливості сортування елементів в певному порядку, важко створювати і заповнювати довідники, немає локалізації записів довідників. Мінімальні налаштування зовнішнього вигляду і поведінки РК.

Рис. 6. Зовнішній вигляд реєстраційних карток в системі Directum

Docsvision

Docsvision підтримує ведення ОШС відразу декількох компаній. Є функції заміщення (постійний або тимчасовий заступник). Працює фільтр по підрядку. Недоліки частково дублюють властивості Directum: чи не наочне відображення ОШС, немає сортування елементів в заданому порядку, не можна вести історію довідника, створювати типізовані довідники, створювати ієрархічні довідники, немає вбудованого довідника «Номенклатура справ». Низька швидкодія роботи конструктора.

Рис. 7. Довідник співробітників в системі Docsvision

ELMA

Зручно стежити за ситуацією в філіях великих компаній. Кілька систем об'єднуються в одному вікні, організовуючи єдину інформаційну систему підрозділів і якісний обмін інформацією. Користувач володіє всією необхідною інформацією про зовнішній системі, не покидаючи свою сторінку. Зручно перемикатися між сторінками підрозділів компанії. Крім того, доступна інформація по виконавської діяльності, актуальні новини, перегляд документів, запуск виконання бізнес-процесів.

Рис. 8. Налаштування сторінок філій в системі ELMA

Загальна інформація по всіх філіях і підрозділах доступна керівникові. Дані про підрозділи і співробітників можна розширювати.

Заміщення співробітників здійснюються в спеціальному розділі. Заміщення знімаються автоматично по завершенні терміну. При установці заміщає завдання по процесам автоматично переносяться на нього. Система повідомляє про разову завданню і про відсутність даного співробітника, пропонуючи вибрати іншого виконавця.

Рис. 9. Налаштування розділу «Заміщення» в системі ELMA

У спеціальному розділі «Графік відсутностей» виводиться список співробітників, яких немає на робочому місці протягом певного терміну.

Optima WorkFlow

Система підтримує ведення ОШС декількох компаній, структура наочно відображається. Реалізуються функції заміщення (постійний / тимчасовий заступник), є біжить пошук за першими літерами. Елементи можна сортувати в заданому порядку; досить просте заповнення довідника, створення ієрархічних довідників, установка терміну дії запису довідника.

Є дизайнер шаблонів реєстраційних карток, налаштовуються розміри, фон, закладки, поля, шрифти, застосовуються скріптові сценарії щодо подій реєстраційної картки.

недоліки: немає можливості ведення історії довідника, відсутня дзеркальна інформація про заміщення. Інформація про підрозділи і співробітників мінімальна. Не можна створювати типізовані довідники, вести історію довідників, локалізувати записи довідників. Відсутня функція перевірки синтаксису коду скриптових сценаріїв, немає полів типу «радіокнопка».

Рис. 10. Внесення нового співробітника в оргструктуру в Optima WorkFlow

1С: Документообіг 8

Робочий стіл користувача налаштовується відповідно до його роллю. Забезпечується швидкий доступ до даних про співробітників, списку телефонів, рекомендацій по складанню кореспонденції та ін. Для керівника відділу можна налаштувати панель повнотекстового пошуку документації будь-якого призначення, керівнику надається панель швидкого доступу до звітів. Інформація розподіляється відповідно до прав доступу. Організаційна структура організації і ролі виконавців можуть використовуватися для вибору виконавців бізнес-процесів.

Підсистема «Завдання і процеси співробітників» містить засоби створення і управління бізнес-процесами, а також налаштування рольової адресації завдань, налаштування матриці заміни / заміщення співробітників.

Моделювання бізнес-процесів

Directum

В системі реалізуються зручні функції моделювання. Налагодження маршрутної схеми реалізується покроково. У платформу вбудований високорівнева мова програмування IS-Builder. Можливе створення власних функцій і скриптових сценаріїв з використанням власного API. Редактор звітів реалізується на мові IS-Builder. Мінус: кількість базових блоків недостатнє.

Рис. 11. Моделювання бізнес-процесів в системі Directum

Docsvision

Система має зручні функції моделювання та проектування маршрутної схеми без використання програмних засобів. Можна розробляти власні функції. Доступно створення скриптових сценаріїв з використанням власного API, виклик веб-сервісів. Інструментальні засоби - MS Reporting.

недолік: доводиться замінювати групу простих блоків на один блок скриптового сценарію для оптимізації.

Рис. 12. Моделювання бізнес-процесів в системі Docsvision

ELMA

Моделювання бізнес-процесів проводиться в спеціальному графічному редакторі «Дизайнер ELMA» з простим і зрозумілим графічним інтерфейсом. Нотація для опису бізнес-процесів - BPMN 2.0, зручна для опису ланцюжків робіт і містить практично всі необхідні примітиви. Проектувати бізнес-процеси може бізнес-аналітик без допомоги програміста. Розвивати модель управління в компанії і вносити зміни в процеси можна на ходу, без зупинки системи.

Рух документів в компанії можна організувати за маршрутами будь-якої складності. У маршруті документа відбивається, через яких співробітників пройде цей документ, а також порядок і характер запланованих робіт по ньому. Графічна модель процесу створюється шляхом перетягування потрібних блоків операцій з палітри, після чого операції з'єднуються переходами. У переходи можна вписати коментарі.

Рис. 13. Маршрут документа, описаний як бізнес-процес, в СЕД ELMA

Optima WorkFlow

В системі є дизайнер моделей бізнес-процесів, застосовуються скріптові сценарії.

Рис. 14. Моделювання бізнес-процесів в Optima WorkFlow

Налаштування властивостей блоку проста. Здійснюється створення скриптових сценаріїв з використанням власного API, створення власних функцій і блоків, вивантаження об'єктів в обмінний формат. Інструментальні засоби - Crystal Reports 11.0.

Є можливість налаштування зовнішнього вигляду програми, настройки опису документів (видимість і порядок колонок, сортування), настройки повідомлень.

Механізми моделювання незручні, функції настройки бізнес-логіки мінімальні, виникає необхідність написання скриптових сценаріїв обробки документів, немає дизайнера життєвих циклів документів.

1С: Документообіг 8

В системі створюються типові маршрути руху документів, є підтримка маршрутних розгалужень і умовних переходів. Також є дизайнер звітних форм.

Рис. 15. Блок-схема бізнес-процесу в 1С: Документообіг 8

Безпека даних і дій

Directum

Захист даних в системі здійснюється за допомогою логіна-пароля і облікових записів Windows. Можна створювати групи і ролі користувачів. Є дискретна і рольова модель управління доступом, також є можливість видавати повноваження і привілеї. Розмежування прав доступу здійснюється на рівні папки, РК, файлу і довідника. Можна налаштувати передачу прав. Застосовується шифрування і ЕЦП.

Недоліки системи: немає розподілу прав доступу до налаштованим пошуків, немає налаштованих пошуків в веб-клієнті, не можна створювати складні пошукові запити.

Швидкодія панелей перегляду досить низька.

Docsvision

Переваги системи в плані безпеки даних можна виділити наступні: наявність мандатної управління доступом, розмежування прав доступу на всіх рівнях; настройка передачі прав. Застосування шифрування і ЕЦП.

ELMA

Будь-який користувач з будь-якого місця, де є інтернет, може ввести свій логін і пароль і зайти в систему ELMA. Такий вхід в систему налаштований за замовчуванням для всіх користувачів, але все є три основні способи, як захистити вхід в систему:

Вхід тільки через довірені пристрою. Якщо вхід здійснюється з комп'ютера або мобільного пристрою, якого немає в списку довірених, то система повідомить про неможливість входу.
Вхід по токені. Токен - пристрій, який прив'язується до облікового запису користувача і буде відповідати тільки йому. Плюс до всього, у окремого користувача є свій пін-код. На токен може бути записано відразу кілька електронних ключів-контейнерів - для входу в різні системи, а не тільки в ELMA, щоб користувачеві не носити цілу в'язку ключів.
Вхід по Сертифікату. Механізм здійснюється приблизно так само. Користувач прив'язує сертифікат до свого облікового запису. Зайти в систему за сертифікатом можна тільки з певного робочого місця. Така можливість є тільки в браузерах Mozilla Firefox і Internet Explorer.

Для узгодження, підписання документа або його версії використовується електронно-цифровий підпис. При цьому жоден інший користувач, навіть дізнавшись пароль, не зможе узгодити або підписати документ.

У ELMA доступна настройка прав доступу на різні об'єкти системи. В основі управління правами - ролі елементів оргструктури і окремих користувачів системи, процес настройки полягає в графічному відображенні посад, відділів і підрозділів, і розподіл відповідальності.

Optima WorkFlow

Захист даних здійснюється за допомогою логіна / пароля, облікового запису Windows. Створюються групи і ролі користувачів, дискретна і рольова модель управління доступом. Є можливість видачі повноважень, розмежування прав доступу на рівні папки, настройка відносних прав доступу по оргштатної структурі організації, застосування ЕЦП.

До окремого файлу не можна розподілити права доступу. Відсутня попередній перегляд файлів.

1С: Документообіг 8

Є програмні засоби контролю цілісності документів, підтримка різних способів аутентифікації. Користувачеві видаються права на час виконання доручення або документа. Підписані ЕЦП документи відправляються зі збереженням інформації про підписи. Права доступу призначаються відповідно до посади користувача, його роллю, ступенем участі в бізнес-процесах, грифом або індивідуально. Права встановлюються до папок і видам документів і також поширюються на прикріплені файли, вони можуть містити в собі обмеження на читання або на запис. Доступ до звітів також обмежений - співробітнику доступні тільки його звіти, керівнику - звіти свого підрозділу.

Немає розмежування прав доступу на частини документа (поля реєстраційної форми, приєднані файли). Немає системи засобів резервного копіювання і відновлення даних.

висновок

Компанії, які вибирають СЕД, стикаються з однією і тією ж проблемою - їм належить довгий об'єднання придбаної системи та існуючих бізнес-процесів організації. Для оптимізації роботи всієї компанії важливо вбудувати процеси документообігу в основні - наскрізні процеси, і чим раніше відбудеться таке об'єднання, тим краще. Однак це трудомістке захід вимагає часу, досвіду і постійної комунікації всіх співробітників, чия робота пов'язана з документами. В тій чи іншій мірі системи, використовуючи свої функції, дозволяють прискорити цей процес. Якщо підвести підсумки і оцінити результати, то найбільше ключовим вимогам відповідають ELMA ECM +, 1С: Документообіг 8 і Directum.

Порядок роботи та початкові налаштування в програмі 1С Документообіг 8 КОРП.

1) Додати інформаційну базу

2) Зайти в режимі конфігуратор і додати користувача з повними правами (Адміністратор)

Адміністрування -\u003e Користувачі -\u003e Дії -\u003e Додати:

Дати повні права на закладці "інші".

Після цього переходимо в режим 1С Підприємство, після заповнення налаштувань, система запропонує перезапуститися. Необхідно заповнити основні настройки в розділі «Налаштування і адміністрування» -\u003e »Налаштування програми».

Перед створенням користувачів і папок документів бажано заповнити дані про організаційну структуру, посадах співробітників і фізичних осіб.

Створюємо фізичних осіб:

Розділ «Нормативно-довідкова інформація" -\u003e "Фізичні особи» -\u003e «Додати».

У цьому ж розділі заповнюємо довідник посади.

Після цього можна заповнити довідник «Користувачі»:

розділ «Налаштування і адміністрування» -\u003e »Користувачі».

1) Створюємо структуру підприємства - створення елементів - груп.

2) В групи додаємо користувачів (елементи списку довідника).

При виборі підрозділу в формі елемента довідника користувачі, ми попутно заповнюємо довідник «Структура підприємства». При виборі керівника підрозділу виникає колізія, якщо він ще не створений (або ми його створюємо). Вибираємо порожній елемент.

Після заповнення структури і створення всіх користувачів бажано ще раз пройти структуру підприємства і заповнити поле керівник для кожного підрозділу. Це важливо для розділу бізнес-процеси, якщо напрямок завдань користувачам залежить від підрозділу.

Після створення користувачів можна перейти до налаштування прав доступу папок, в яких будуть зберігатися документи. Розглянемо для прикладу настройку прав внутрішніх документів.

Існують по крайній мірі дві стратегії створення папок для документів: відповідно до організаційної структури та інша. У другому випадку зазвичай за основу береться структура бізнес-процесів підприємства. Можлива також змішана модель.

Після створення організаційної структури створюємо види документів. Шлях по меню:

Нормативно-довідкова інформація -\u003e Види документів -\u003e Створити:

Зручніше буде створити весь перелік видів документів і потім вже робити налаштування пов'язані з бізнес-процесами, нумерацією і т.д.

Якщо нумерація документів залежить від виду документа, можна вказати індекс нумерації натиснувши на кн. «Індекс нумерації».

Після створення видів документів можна створити нові властивості і категорії документів.

Створимо додаткове властивість. За командою:

«Набір додаткових властивостей документів даного виду» -\u003e «Підбір» -\u003e »Створити».

При створенні нової якості потрібно вказати тип і, якщо це довідник або перерахування, «вказати значення властивостей об'єкта». Значення задаються при натисканні відповідної гіперпосилання:

Для того, щоб цей реквізит був доступний для даного виду документів, необхідно по кн. «Додати в набір» додати його в список доступних реквізитів.

Якщо видів документів багато, а для різних документів властивості різняться, треба проводити роботу по додаванню додаткових реквізитів в список їх додаткових властивостей. Для загальних властивостей можна встановити ознака приналежності до всіх видів документів.

Шлях по якому проходить загальний бізнес-процес внутрішнього документа складається з базових бізнес процесів: узгодження, затвердження, реєстрація, розгляд і т.д.

У процесі бере участь один або кілька виконавців, або ролей виконавців. Наприклад, роль Юрист можуть виконувати три співробітника, і всім їм буде адресована завдання. Адресація завдання може обмежуватися підрозділом або задаватися службової ієрархії, наприклад, керівник це безпосередній керівник співробітника. Участь виконавців у виконанні бізнес-процесу може бути як послідовним, так і паралельним.

Щоб запустити найпростіші бізнес-процеси необхідно:

Запуск б.п. крок 1) Задати список ролей.

Шлях по меню:

Управління бізнес-процесами -\u003e Ролі виконавців -\u003e Створити:

У списку виконавців можна задавати конкретних користувачів, але цей спосіб має єдиний плюс - заощадити час зараз. Оскільки не всі керівники відділів навіть з трьох людей, які бажають / можуть підключатися до процесу під час своєї відсутності. При цьому, при додаванні заступника в список виконавців даної ролі, керівники у всіх випадках будуть також отримувати інформацію про вступників завданнях.

Запуск б.п. крок 2) Поставити виконавців ролей.

Якщо, припустимо, якась роль діє тільки в межах якого той підрозділ, вказуємо адресацію:

У властивостях елементу Роль виконавця повинна бути задана можливість використовувати адресацію:

Запуск б.п. крок 3) Створити шаблони бізнес-процесів.

Шлях по меню:

Управління бізнес-процесами -\u003e Шаблони бізнес-процесів -\u003e вибрати тип бізнес-процесу -\u003e Створити:

Можна виділити два типи шаблонів: з одним виконавцем і декількома.

У випадку з кількома виконавцями, необхідно задати порядок узгодження:

послідовно

Паралллельно

Змішано.

Крім ролей і власне, користувачів, можна вказувати виконавців, які обчислюються згідно з наданими в списку вибору функцій автопідстановки. Наприклад, безпосередній керівник автора документа.

Для всіх типів документів (внутрішніх, вхідних, вихідних) передбачені зумовлені прості шаблони і складний шаблон, який є послідовністю цих простих шаблонів. Зв'язок представлена \u200b\u200bна таблиці:

	Прості бізнес-процеси	композиція
що входять документ	Розгляд, Виконання, Ознайомлення, Доручення	Обробка вхідного документа \u003d розгляд + Виконання / Ознайомлення + Доручення (помістити в справу)
внутрішній документ	Узгодження, Розгляд, Затвердження, доручення	Обробка внутрішнього документа \u003d узгодження + затвердження + Реєстрація + розгляд + Ісполеніе / Ознайомлення + Списання (доручення)
вихідний документ	Узгодження, Затвердження, Виконання, Ознайомлення, Реєстрація, доручення	Обробка вихідного документа \u003d узгодження + затвердження + Реєстрація

Обробка документа не зобов'язана складатися з перерахованих бізнес процесів:

Викладеного вище достатньо, щоб задати основні контури бізнес-процесів підприємства та тестувати їх з співробітниками якого-небудь підрозділу, наприклад з юристами.

Бажано, щоб ці люди були зацікавлені в проекті (автоматизації), оскільки збільшення праці може неприємно здивувати ентузіастів автоматизації.