Інформаційні системи планування ресурсів і управління підприємством: ERP-Системи проектування. ERP - системи планування ресурсів підприємства


В останні роки ERP-системи стали стандартом у всіх областях бізнесу. Сьогодні немає однозначного загальноприйнятого визначення ERP. Можна зустріти різні визначення цього класу рішень, а також безліч синонімів: інтегровані системи управління підприємством (ІСУП), автоматизовані системи управління підприємствам (АСУП).

Спробуємо відповісти на питання: «ERP - що це і для чого потрібно?».

Що таке ERP-система

ERP розшифровується як Enterprise Resources Planning, тобто « планування ресурсів підприємства». Російський переклад абревіатури не допомагає відразу зрозуміти суть терміна, тому звернемося до історії.

Поширення персональних комп'ютерів в 80-90-ті роки минулого століття відкрило перед бізнесом широкі можливості по автоматизації. Програмні рішення прийшли на зміну ручній праці і паперовому носієві в бухгалтерських завданнях, складському обліку, документообігу, моніторингу роботи технологічного обладнання.

Важливими особливостями нового підходу стали не тільки переклад даних в «цифру», нові можливості по передачі та аналізу інформації, а й інтеграція різних за своєю природою потоків даних. тепер топ-менеджмент і керівники напрямків отримали повну картину роботи підприємства, можливість аналізувати завантаження виробництва, складські запаси і фінансові потоки. На підставі цих даних приймалися більш зважені рішення, з'явилася можливість ефективно планувати ресурси.

Такий підхід до організації інформаційних систем на підприємстві отримав назву ERP, а прикладні рішення для його реалізації стали називати EPR-системами. Мабуть, це найбільш простий і вичерпну відповідь на часте питання: «CRM, ERP - що це?».

Ви здивуєтеся, але програми автоматизації бухгалтерського обліку, Управління проектами, кадрові програми - все це компоненти ERP-системи, Її базові функції. Системи управління взаємовідносинами з клієнтами, або CRM (customer relationship management system) - також частина ERP.

Проте, сьогодні перераховані функціональні системи відносять до ERP нечасто. Все тому, що бухгалтерія, управління проектами, CRM і деякі інші функції стали популярними як самостійні програмні модулі. Дійсно, багато компаній користуються тільки електронної бухгалтерією, а решта дані просто заносяться в Excel.

Сперечатися про те, чи варто відносити бухгалтерію і CRM до ERP або розглядати їх як окремі рішення, - справа невдячна. Залишимо його ринковим аналітикам. Очевидно, що тренд на автоматизацію з кожним роком посилюється. Перераховані системи будуть тільки набирати популярність: збільшиться продаж ліцензій і обсяг послуг по впровадженню.

Навіщо впроваджувати ERP?

Системи ERP сприяє вирішенню завдань з моніторингу та планування. Крім цього, вони прискорюють роботу кожного відділу і конкретних співробітників. Ось результати деяких впроваджень ERP:

  • топ-менеджмент може в будь-який момент отримати уявлення про поточну ситуацію або проаналізувати діяльність компанії за обраний період;
  • на порядок скоротилися витрати часу на рутинні операції, а також знизилися ризики, пов'язані з людським фактором;
  • компанія отримала логічне і прозорий документообіг;
  • кожен співробітник і керівник володіють інформацією (і тільки дійсно потрібної).

ERP-системи відразу знижують витрати на обслуговування виробничих та бізнес-процесів. У довгостроковому плані позитивний ефект досягається завдяки тому, що стратегічні рішення приймаються більш виважено. Бізнес без ERP-системи можна порівняти з водієм, який керує машиною з закритими очима.

Система управління ресурсами підприємства - це не тільки зір водія, але і зведені дані всіх приладів, зафіксовані і враховані в єдиній системі. ERP - це контроль взаємодії механізмів і систем двигуна в часі, завдяки яким водій може легко визначити, коли потрібно пригальмувати, а де прискоритися для досягнення максимального результату.

Доцільність впровадження ERP-систем

Якщо ERP-системи такі хороші, то закономірне запитання: чому сьогодні не всі підприємства провели тотальну інформатизацію, а багато хто взагалі обмежуються тільки електронної бухгалтерією?

Причина в наступному. Щоб ERP-система була ефективною, вона повинна максимально чітко враховувати бізнес-процеси підприємства. Частина компаній просто не можуть формалізувати свої бізнес-процеси через низьку культуру ведення бізнесу. Інші насилу вирішуються на будь-які зміни в своїй діяльності, особливо якщо «все і так працює».

У будь-якому випадку, процес впровадження індивідуальних ERP нешвидкий і недешевий. Крім грошей, він вимагає ще й часу ключових менеджерів. А якщо в систему буде закладена невірна логіка, то автоматизація може негативно позначитися і на показниках компанії, і на моралі співробітників. Тобто при впровадженні важливо залучити досвідчених і компетентних фахівців. Можливо, деяким компаніям дійсно доцільніше продовжити роботу в Excel.

Види і компоненти ERP-системи

ERP-системи як великі інтегровані системи можна класифікувати за такими ознаками:

  1. Універсальні платформи і галузеві системи. Галузеві системи орієнтовані на конкретні бізнес-процеси. Це означає, що в них або є спеціальні модулі (наприклад, для розрахунку замовлення в друкарнях), або стандартні функції в них мають свої особливості (наприклад, на лікеро-горілчаних заводах ведеться паралельний складський облік продукції в перекладі на спирт). Універсальні платформи рідко продаються «як є», оскільки не буває типових бізнесів. І вони, як правило, також доопрацьовуються під конкретного клієнта і його бізнес-процеси.
  2. Системи для управління холдингом і окремими підприємствами. Тут все просто. Бувають рішення для одного господарюючого суб'єкти і складні системи, що поєднують і передають дані по мережі підприємств. Незалежно від типу ERP характерні компоненти поставки включають в себе програмні модулі, що реалізують функції управління фінансами, бухгалтерією, взаємовідносинами з клієнтами (CRM), кадрами (HR), збутом, ланцюжком поставок, виробництвом і виробничими активами, планування. Частий функціонал ERP - управління проектами. На верхньому рівні для топ-менеджменту компанії створюються модулі, агрегує інформацію з нижніх рівнів і від окремих підрозділів. Тут формується управлінська звітність, яка допомагає приймати правильні рішення. На закінчення відзначимо, що оптимізація і контроль бізнес-процесів є нагальною потребою при веденні будь-якої комерційної діяльності. Кращим доказом необхідності і ефективності ERP-систем є та позитивна динаміка, яку починають демонструвати компанії, що пройшли шлях успішного впровадження.

У перекладі з англійської Enterprise Resource Planning (ERP) означає «управління ресурсами підприємства». Система ERP призначена для планування ресурсів компанії, необхідних при виробництві, закупівлях і продажах.

Принцип роботи ERP-системи заснований на створенні, наповненні і використанні єдиної бази даних, що включає в себе інформацію, необхідну для всіх відділів підприємства: бухгалтерії, відділів постачання, кадрів і т. Д.

Функціонал ERP-систем різниться, проте є і єдині для всіх програмних продуктів функції:

1. Розробка планів виробництва, продажу.
2. Веде технологічні специфікацій, які передбачають операції і ресурси, необхідні для виробництва того чи іншого виробу.
3. Визначення та планування потреб у виробництві комплектуючих і матеріалів, витрат і термінів для виконання плану.
4. Управління закупівлями і запасами.
5. Управління виробничими ресурсами в різних масштабах: від підприємства або окремого цеху до конкретного верстата.
6. Управління фінансами підприємства, ведення управлінського, бухгалтерського і податкового обліку.
7. Управління проектами.

У порівнянні з іншими програмними рішеннями ERP-система має ряд переваг:

  • Створення єдиного інформаційного середовища, істотно полегшує і оптимізує роботу відділів та керівництва.
  • Можливість розподілу прав доступу між співробітниками будь-яких відділів, починаючи з керівника і закінчуючи молодшим менеджером відділу продажів.
  • Наявність великого спектра рішень для організацій різного типу і масштабу.
  • Можливість управління кількома підрозділами, підприємствами, концернами, корпораціями.
  • Сумісність з різними програмними продуктами і платформами, висока надійність, гнучкість, масштабованість.
  • Можливість інтеграції з уже використовуються на підприємстві системами і додатками, зокрема, з системами автоматизації проектування, управління технологічними процесами, продажами, документообігом.

Поряд з іншими системами, що автоматизують виробництво, ERP значно спрощує процес управління підприємством, розподілу ресурсів і планування продажів.

Коли потрібна ERP-система

На перших етапах існування компанії особливих потреб в автоматизації немає: всі документи розробляються за допомогою звичайних офісних програм, а для того, щоб отримати ту чи іншу інформацію, керівнику достатньо зателефонувати співробітнику. Поступово число документів, кількість співробітників, обсяг операцій зростає, і виникає потреба в створенні сховищ і систематизації даних.

На підприємстві, що працює без ERP, часто всі документи зберігаються безсистемно, що істотно ускладнює управління. Також поширені випадки, коли якісь системи все ж встановлено, але працюють вони виключно на конкретний відділ.

У бухгалтерії, відділі кадрів, постачання та інших департаментах з'являються власні бази даних, документообіг між якими утруднений. Це безпосередньо позначається на ефективності роботи: для того, щоб дізнатися ту чи іншу інформацію у відділі кадрів, бухгалтеру доводиться робити запит по електронній пошті або телефонувати з кадровиком.

Ефективного управління, оптимізації ресурсів всього підприємства і, нарешті, підвищення продуктивності різних відділів в таких умовах домогтися неможливо.

ERP-система - оптимальний вибір для підприємств будь-якого масштабу, груп компаній, фірм з територіально розподіленими філіями.
ERP-система:

  • значно прискорює документообіг між відділами
  • дозволяє отримати миттєвий доступ до інформації співробітнику, наділеному певними правами
  • уможливлює ефективне управління роботою віддалених філій і співробітників.

Також часто в якості альтернатив пропонують різні програми бухгалтерського обліку, створені виключно для формування фінансової та податкової звітності.

Відрізнити ERP від \u200b\u200bінших систем досить просто. ERP-система:

  • інтегрує бази даних і завдання ВСІХ відділів підприємства: від бухгалтерії та роботи з клієнтами до виробництва і логістики;
  • може допомогти у виконанні будь-яких завдань підприємства;
  • дозволяє створити єдине інформаційне середовище.

Головне завдання ERP-системи - оптимізація управління УСІМА ресурсами підприємства незалежно від того, в якій формі вони представлені. Це єдина система, що включає в себе рішення для бухгалтерії, інженерного відділу, відділу постачання, кадрів, складу та ін.

Такі різні ERP

На даний момент існує дві основні концепції ERP-систем. Це ERP і ERP II.

Під першою розуміють програмне забезпечення, Що дозволяє організувати роботу підприємства будь-якого типу і охоплює всі виробничі процеси.

ERP II - спеціалізована система управління, яка враховує ключові особливості того чи іншого підприємства. Розробляється вона з урахуванням тих завдань, які необхідно вирішити компанії певного масштабу, виду діяльності, форми.

Існує величезна кількість готових програмних розробок, що спеціалізуються на невеликих фірмах, виробничих підприємствах, компаніях, що працюють в сфері послуг, торгових організаціях і т.д. Є ERP-системи, призначені для одного стандартного підприємства, фірми з територіально віддаленими філіями, і навіть транснаціональної компанії.

ERP-системи можуть мати різну структуру. Зокрема, останнім часом найбільшу популярність здобула хмарна ERP - більш зручна, масштабована і проста у використанні для компаній середнього та малого бізнесу.

Як уникнути непотрібних витрат на ERP-систему з онлайн-програмою Класс365

Впровадження полноункціональной ERP-системи в організаціях малого і середнього бізнесу може виявитися не рентабельним, як через велику вартість так і тривалого періоду впровадження.

Автоматизувати процеси невеликої компанії і уникнути великих витрат можна за допомогою онлайн-програми Класс365. Онлайн-сервіс дозволяє автоматизувати роботу складу, торгових точок, Взаємини з клієнтами. У програмі ви також зможете керувати всіма фінансовими потоками. Таке рішення оптимально для підприємств оптової та рознчной торгівлі, компаній надають послуги, що займаються інтернет-продажами.

Онлайн-рішення вигідне для керівника, так як йому не буде потрібно додатково навчати персонал. Програма, не дивлячись на широкий функціонал, дивно проста і освоїти її співробітники зможуть самостійно не більше ніж за 15 хвилин. Крім того, компанії не доведеться втісіківаться в вузькі рамки бюджету, щоб придбати стандартне ліцензійне додаток.

поняття ERPввів аналітик Гартнер Лі Уайлі (Gartner Lee Wylie) в 1990 році в дослідженні про розвиток MRP II. Уайлі спрогнозував появу тиражованих багатокористувацьких систем, що забезпечують збалансоване управління всіма ресурсами організації, не тільки що належать до основної діяльності виробничого підприємства, Але і об'єднують за допомогою загальної моделі даних дані про виробництво, закупівлі, збуті, фінансах, кадрах. На початку 1990-х років концепція знайшла популярність за рахунок підтримки виробниками прикладного програмного забезпечення.

Таким чином, ERP - Enterprise Resource Planning (Англ.) - інформаційна система, створена для обробки господарських операцій (бізнес-процесів), використання якої сприяє збільшенню конкурентних переваг фірми. У більш широкому сенсі під ERP системою розуміється методологія ефективного планування і управління ресурсами фірми.

Якщо на початку 1990-х років ERP-системи впроваджувалися, перш за все, в промисловості, і, як рішення реалізують MRP II як компонент - машинобудівними підприємствами, то в другій половині 1990-х років застосування ERP-систем стало повсюдним і в сфері послуг , в тому числі підприємствами електрозв'язку, енергозбутовими компаніями, і навіть органами державної влади і некомерційними організаціями. До цього ж часу в зв'язку з швидким зростанням кількості модулів в ERP-системах і їх функціональних можливостей відноситься уявлення про ERP-системах як всеосяжну програмному забезпеченні для організацій, принципово замінює всі інші прикладні програми, яке змінилося до початку 2000-х років виділенням таких функцій як CRM і PLM в окремі від ERP програмного забезпечення та окресленням рамок ERP як універсальних систем для бек-офісних процесів і управління ресурсами.

Як характеристичної особливості ERP-стратегії відзначається принциповий підхід до використання єдиної транзакционной системи для переважної більшості операцій і бізнес-процесів організації, незалежно від функціональної і територіальної роз'єднаності місць їх виникнення і проходження, обов'язковість сведемнія всіх операцій в єдину базу для подальшої обробки та отримання в реальному часі збалансованих планів.

Тиражованою, тобто можливість застосувати один і той же програмний пакет для різних організацій (можливо, з різними настройками і розширеннями), фігурує як одна з обов'язкових умов ERP-системи. Однією з причин повсюдного використання тиражованих ERP-систем замість розробки на замовлення вказується можливість впровадження кращих практик за допомогою реінжинірингу бізнес-процесів відповідно до рішень, застосованих в ERP-системі. Однак, зустрічаються і згадки інтегрованих систем, розроблених для окремої організації на замовлення як ERP-систем.

Необхідність всеосяжного застосування ERP-системи в територіально-розподілених організаціях вимагає підтримки в єдиній системі безлічі валют і мов. Більш того, необхідність підтримувати кілька організаційних одиниць (кілька юридичних осіб, Кілька підприємств), кілька різних планів рахунків, облікових політик, різних схем оподаткування в єдиному екземплярі системи виявляється необхідною умовою для застосування в холдингах, ТНК та інших дистриб'юторських підприємствах.

Застосування в різних галузях накладає на ERP-системи, З одного боку, вимоги до універсальності, з іншого боку - підтримку розширюваності галузевою специфікою. Основні великі системи включають готові спеціалізовані модулі і розширення для різних галузей (відомі спеціалізовані рішення в рамках ERP-систем для машинобудівних і обробних виробництв, підприємств добувної промисловості, роздрібної торгівлі, дистрибуції, банків, фінансових організацій і страхових компаній, підприємств електрозв'язку, енергетики, організацій сектора державного управління, сфери освіти, медицини та інших галузей).

Можливості та фукции ERP-систем.

Процеси планування ресурсів підприємств є міжфункціональних, що змушують фірму виходити за традиційні, функціональні та локальні рамки. Крім того, різні бізнес-процеси підприємства часто пов'язані між собою. Більш того, дані, що розташовувалися раніше на різних неоднорідних системах, зараз інтегровані в єдину систему.

ERP-системи використовують «кращі практики».

Системи планування ресурсів підприємств увібрали в себе понад тисячу кращих способів організації бізнес-процесів. Ці кращі практики можуть бути використані для поліпшення роботи фірм. Вибір і впровадження ERP-систем вимагає впровадження таких кращих практик.

ERP-системи уможливлюють організаційну стандартизацію.

Системи планування ресурсів підприємств уможливлюють організаційну стандартизацію різних географічно розділених підрозділів. В результаті підрозділи з нестандартними процесами можна зробити такими ж, як і інші підрозділи, які мають ефективні процеси. Більш того, фірма може постати перед зовнішнім світом як єдина організація. Замість того щоб отримувати різні документи, коли якась фірма має справу з різними філіями або підприємствами даної компанії, ця компанія може бути представлена \u200b\u200bсвіту у вигляді єдиного загального образу, що веде до поліпшення її іміджу.

ERP-системи усувають інформаційну асиметрію.

Системи планування ресурсів підприємств складають всю інформацію в одну і ту ж основну БД, усуваючи численні інформаційні невідповідності. Це призводить до виникнення кількох результатами. По-перше, забезпечується підвищення контролю. Якщо один з користувачів не виконує свою роботу, інший бачить, що щось не було зроблено. По-друге, відкривається доступ до інформації для тих, кому вона потрібна; в ідеалі, забезпечується поліпшена інформація для прийняття рішень. По-третє, інформація перестає бути предметом посередництва, так як вона стає доступною і для керівництва, і для службовців компанії. По-четверте, організація може стати «плоскою»: тому що інформація широко доступна, немає потреби в додаткових малоцінних працівниках, чия основна діяльність - підготовка інформації для поширення серед керівництва і службовців компанії.

  • - ERP-системи забезпечують інформацією в реальному часі. У традиційних системах велика кількість інформації фіксується на папері, а потім передається іншій частині організації, де вона або переоформляється (зазвичай агрегується), або переводиться в комп'ютерний формат. З ERP-системами велика кількість інформації збирається у джерела і безпосередньо поміщається в комп'ютер. В результаті, інформація тут же стає доступною для інших.
  • - ERP-системи забезпечують одночасний доступ до одних і тих же даних для планування і контролю.

Системи планування ресурсів підприємства використовують єдину БД, де велика частина інформації вводиться один і тільки один раз. Так як дані доступні в реальному часі, фактично всі користувачі організації мають доступ до однієї і тієї ж інформації для планування і контролю. Це може сприяти більш узгодженим планування та управління в порівнянні з традиційними системами.

ERP-системи сприяють взаємодії і співпраці всередині організації.

Системи планування ресурсів підприємств також сприяють взаємодії і співпраці всередині організації (між різними функціональними і географічно розділеними підрозділами). Наявність взаємопов'язаних процесів призводить функціональні і географічно розділені підрозділи до взаємодії і співпраці. Стандартизація процесів також сприяє співпраці, так як між процесами стає менше суперечностей. Крім того, єдина БД сприяє взаємодії, забезпечуючи кожне географічно розділене і функціональний підрозділ потрібної їм інформацією.

ERP-системи сприяють взаємодії і співпраці між організаціями.

ERP-система забезпечує інформаційну магістраль для організації взаємодії та співпраці з іншими організаціями. Фірми все більше і більше відкривають партнерам свої БД для полегшення постачання та інших видів діяльності. Щоб дана система працювала, потрібен єдиний архів, яким можуть користуватися партнери; і ERP-системи можуть бути використані для сприяння таким обмінам.

Більшість сучасних ERP-систем побудовані за модульним принципом, що дає замовнику можливість вибору і впровадження лише тих модулів, які йому дійсно необхідні. Модулі різних ERP-систем можуть відрізнятися як за назвами, так і за змістом. Проте, є певний набір функцій, який може вважатися типовим для програмних продуктів класу ERP. такими типовими функціями є:

  • · Ведення конструкторських і технологічних специфікацій. Такі специфікації визначають склад кінцевого виробу, а також матеріальні ресурси і операції, необхідні для його виготовлення (включаючи маршрутизацію);
  • · Управління попитом та формування планів продажів і виробництва. Ці функції призначені для прогнозу попиту і планування випуску продукції;
  • · Планування потреб в матеріалах. Дозволяють визначити обсяги різних видів матеріальних ресурсів (сировини, матеріалів, комплектуючих), необхідних для виконання виробничого плану, а також терміни поставок, розміри партій і т.д .;
  • · Управління запасами і закупівельною діяльністю\u003e. Дозволяють організувати ведення договорів, реалізувати схему централізованих закупівель, забезпечити облік і оптимізацію складських запасів і т.д .;
  • · Планування виробничих потужностей. Ця функція дозволяє контролювати наявність доступних потужностей і планувати їх завантаження. Включає укрупнення планування потужностей (для оцінки реалістичності виробничих планів) і більш детальне планування, аж до окремих робочих центрів;
  • · Фінансові функції. У цю групу входять функції фінансового обліку, управлінського обліку, А також оперативного управління фінансами;
  • · Функції управління проектами. Забезпечують планування завдань проекту та ресурсів, необхідних для їх реалізації.

Структуру та основні функції ERP-систем також наочно демонструє малюнок. (Рис.1)

рис.1

Основні можливості ERP-систем можна представити у вигляді чотирьох блоків: планування, облік, аналіз, управління.

Планування.Здійснювати планування діяльності підприємства на різних рівнях означає:

  • · Формувати програму збуту.
  • · Здійснювати виробниче планування (уточнена і затверджена програма збуту є основою плану виробництва, інтеграція даних цих планів істотно полегшує процес виробничого планування і забезпечує їх нерозривний зв'язок).
  • · Формувати основний виробничий план-графік (деталізований оперативний виробничий план, на основі якого здійснюється планування і управління замовленнями на закупівлю і виробництво). Формувати плани на закупівлю.
  • · Здійснювати попередню оцінку здійсненності сформованих планів на різних рівнях планування для внесення необхідних корекцій або прийняття рішення про залучення додаткових ресурсів.

Облік.У разі, якщо плани отримали своє підтвердження, вони набувають статусу актуальних планів, і починається їх реалізація. Раніше змодельований потік залежних замовлень перетворюється в реальний, який породжує потреби в матеріалах, трудових ресурсах, Потужностях і грошах. Задоволення даних потреб породжує облікові дії, що забезпечують оперативну реєстрацію прямих витрат, що відносяться до продукції, що виробляється (матеріальних, трудових, експлуатаційних витрат у прив'язці до завдань, технологічних операцій, проектних робіт, Витратами на технічне обслуговування), і непрямих витрат, які розподіляються за центрами фінансової відповідальності. Всі операції по реєстрації прямих витрат вводяться, як правило, в натуральному вираженні нормативного споживання (матеріальні - у відповідних одиницях виміру, трудові - тимчасові і т.п). Для відображення відповідного фінансового результату ERP-системи пропонують потужні засоби настройки фінансової інтеграції, що дозволяють забезпечити автоматичний переклад спожитих ресурсів в їх фінансовий еквівалент.

Аналіз.За рахунок оперативного відображення результатів діяльності управлінський персонал отримує можливість в режимі реального часу здійснювати порівняльну характеристику планів і результатів, а наявність додаткових модулів для розрахунку основних показників і побудови математичних моделей значно спрощує процес бізнес-планування.

Управління.Наявність оперативної інформаційної зворотнього зв'язку про стан об'єкта управління, як відомо, є основою будь-якої системи управління. ERP-системи надають такого роду зворотний (достовірну і оперативну) інформацію про стан проектів, виробництва, запасів, наявність та рух грошових коштів і т.д., що в результаті дозволяє приймати обґрунтовані управлінські рішення.

Таким чином, можна говорити про велику найменуванні функцій і можливостей ERP-систем, які дозволяють сучасним Копманія керувати своєю діяльністю ефективно, стабільно і надійно.

До групи критеріїв «потреби організації» можуть належати:

  • Відповідність бізнес процесів організації. ERP система повинна мати можливість налаштовуватися під процеси організації. Цей критерій визначає гнучкість системи при змінах діяльності компанії.
  • Масштабованість. ERP система повинна дозволяти тиражувати рішення на кілька підрозділів або кілька видів діяльності компанії. Також, вона повинна мати можливість підлаштовуватися під масштаб організації.
  • Відповідність стратегії організації. Експлуатація ERP системи здійснюється протягом тривалого періоду часу. Тому вона повинна допомагати реалізації стратегічних планів компанії. Вибір системи необхідно здійснювати з урахуванням перспектив розвитку.
  • Наявність галузевих рішень. Процеси організації залежать від галузі діяльності і ринку, на якому вона працює. При виборі системи необхідно враховувати ці чинники.

До групи критеріїв «вживані технології» можуть належати:

  • Програмна архітектура. Залежно від потреби і можливостей організації необхідно вибирати відповідну програмну архітектуру ERP системи, наприклад «хмарні сервіси», «клієнт-серверну» архітектуру або «об'єктно-орієнтовану» архітектуру.
  • Технічна архітектура. Цей критерій вибору взаємопов'язаний з попереднім. Вибір технічної архітектури може зажадати від організації оновити канали зв'язку, апаратного забезпечення, засобів обчислювальної техніки.
  • Технологія впровадження ERP системи. Цей критерій залежить від постачальника послуг. Як правило, великі виробники ERP систем пропонують застосовувати технологію впровадження під свій програмний продукт. Такі технології є у \u200b\u200bSAP, ORACLE, Microsoft і ін.

До групи критеріїв «функціональність» можуть належати:

  • Склад модулів. Вибір модулів ERP системи необхідно здійснювати в залежності від поточної і майбутньої потреби організації. Система повинна мати можливість розширюватися по функціональності.
  • Інтеграція. При виборі системи необхідно враховувати можливість інтеграції з діючими системами управління у взаємозалежних областях.
  • Наочність. Істотним елементом функціональності ERP системи є простота інтерфейсу і зручність роботи користувачів. При виборі, необхідно врахувати можливість налаштування інтерфейсу під потреби користувачів.
  • Відповідність нормативній базі. ERP система зачіпає багато сфер діяльності підприємства, які регулюються законодавством. Тому, важливим критерієм вибору буде можливість системи налаштовуватися на вимоги місцевого законодавства.

До групи критеріїв «підтримка» можуть належати:

  • Цикл підтримки. При виборі ERP системи необхідно визначити, як довго постачальник буде підтримувати систему. Чи існує можливість переходу на нову версію ERP системи, чи існує можливість доопрацювання системи під запити організації.
  • Наявність служби підтримки. В ході роботи, у користувачів ERP системи завжди будуть виникати питання і складності. для ефективної роботи системи важливо, щоб постачальник міг гарантувати підтримку роботи користувачів системи.
  • Досвід впровадження. Цей критерій пов'язаний з роботою постачальника ERP системи. Необхідно звертати увагу на кількість успішних впроваджень ERP систем у того чи іншого постачальника.

До групи критеріїв «вартість володіння» можуть належати:

  • Вартість програмного забезпечення. Для роботи ERP системи організації необхідно купувати ліцензії на її використання. При виборі потрібно враховувати метод розрахунку вартості цих ліцензій (наприклад, на групу користувачів або на одне робоче місце і т.п.).
  • Вартість апаратного забезпечення. Залежно від застосовуваної архітектури вартість апаратного забезпечення може мати відчутні відмінності. Організації може знадобитися купувати серверне обладнання, оновлювати парк обчислювальних засобів.
  • Вартість обслуговування. Цей критерій також є істотним в складі витрат на придбання ERP системи.
  • Вартість модернізації та оновлення. У деяких постачальників ERP систем вартість модернізації та оновлення може дорівнювати або перевершувати вартість первинного придбання.

Впровадження ERP системи

Впровадження ERP системи, як правило, є тривалим і складним процесом. У кожного великого виробника ERP системи розроблені свої технології і методики впровадження. Ці методики дещо відрізняються один від одного, але загальний порядок дій, в основному, однаковий. Крім того, порядок впровадження ERP системи може відрізнятися в залежності від програмної і апаратної архітектури ERP системи. На ці методики варто звертати увагу, коли здійснюється вибір постачальника послуг.

Організації, яка прийняла рішення впроваджувати ERP систему, необхідно зі свого боку вжити ряд дій для успішної реалізації проекту впровадження.

До таких дій відносяться:

1. Підготовка впровадження. На етапі підготовки організації необхідно визначити основні цілі, заради чого буде впроваджуватися ERP система. Це дозволить чітко зрозуміти результати і очікування від впровадження ERP системи. Так як впровадження ERP системи є досить витратним проектом, необхідно оцінити передбачуваний бюджет, який організація зможе виділити на впровадження. Також, на цьому етапі визначається відповідальний за проект, і виявляються ключові фахівці (члени команди проекту з боку організації), визначається порядок їх взаємодії.

2. Аналіз бізнесу. Ці дії є одними з найбільш критичних у всьому проекті. Як правило, ERP система повинна працювати протягом десятка років і більше. Тому необхідно визначити перспективи розвитку як самої організації, так і ринку на тривалий період.

На цьому етапі організація повинна оцінити:

  • перспективи розвитку ринку і компанії на кілька років;
  • склад і можливість розвитку бізнес процесів організації;
  • потреби в автоматизації.

3. Вибір ERP системи. Вибір системи необхідно здійснювати на основі поточних і майбутніх потреб бізнесу. при оцінці різних варіантів, Необхідно керуватися критеріями, зазначеними вище (критерії вибору ERP систем). Щоб вибрати систему найбільш підходящу під потреби бізнесу, бажано, відібрати не менше 3-х варіантів систем різних виробників.

4. Вибір постачальника. Як правило, на ринку існує багато постачальників однієї і тієї ж ERP системи. Це компанії вендори або системні інтегратори. Вони пропонують комплекс послуг з технічного впровадження ERP системи. При виборі постачальника ERP системи необхідно звернути увагу на його спеціалізацію. Можна виділити три типи спеціалізації постачальників.

У кожного з типів постачальників є свої переваги і недоліки:

  • горизонтальна спеціалізація. У таких компаній дуже багато замовників, які працюють в різних галузях. Як правило, такі постачальники мають розвинені служби підтримки. Однак, підхід до впровадження у них «типовий» для всіх замовників.
  • вертикальна спеціалізація. Ці постачальники спеціалізуються на роботі з замовниками з обмеженої кількості галузей (від однієї, до трьох). Це дозволяє їм створювати рішення, спеціально налаштовані під специфіку галузі. Підхід до впровадження у таких компаній «заточений» під конкретну галузь.
  • клієнтоорієнтована спеціалізація. Ці постачальники, як правило, впроваджують ERP систему під потреби замовника. При впровадженні вони беруть за основу базову функціональність ERP системи і допрацьовують її під умови бізнесу замовника. У цього варіанту є істотний недолік, пов'язаний з оновленням системи і стабільністю її роботи.

5. Управління проектом. Відповідальний за впровадження ERP системи і фахівці організації повинні здійснювати управління проектом всередині компанії. Вони повинні вести план проекту, контролювати терміни, бюджет, обсяг робіт, відповідність цілям впровадження. Ще одним важливим завданням з управління проектом є координація взаємодії співробітників організації з представниками постачальника (командою впровадження від постачальника).

6. Тестування. Навіть при найкращій організації впровадження, існує ризик виникнення помилок в роботі системи. Тому, по ходу введення в експлуатацію функціоналу ERP системи, необхідно передбачити обов'язкове тестування роботи процесів, підрозділів і модулів ERP системи. кращим способом тестування є виконання паралельної роботи в старій системі і під впроваджуваної ERP системі. Це дозволить позбутися від основних помилок.

7. Тренінги та навчання. Навчання співробітників є обов'язковою умовою роботи ERP системи. Залежно від складності системи воно може зайняти кілька тижнів. Перед початком навчання необхідно переконатися, що ERP система була протестована. Одним з поганих варіантів є випадок, коли постачальник послуг поєднує тестування і навчання користувачів. У цьому варіанті співробітники організації (майбутні користувачі системи) виступають в якості тестувальників системи.

8. Введення в експлуатацію. Введення в експлуатацію є важливим моментом в процесі впровадження ERP системи. Існує два варіанти введення системи в експлуатацію: запуск системи відразу у всій організації, і поетапне введення. Другий варіант є більш привабливим, тому що дозволяє поступово переходити на нові умови роботи. У разі виникнення помилок або проблем в роботі, буде порушена тільки частина бізнесу (окремі процеси або підрозділу), а не вся організація.

Основні помилки при впровадженні ERP системи

Впровадження ERP системи є однією з найскладніших, трудомістких і дорогих завдань щодо вдосконалення діяльності. В ході впровадження завжди виникають проблеми і помилки, в тій чи іншій мірі впливають на терміни, вартість, і результативність проекту.

До основних помилок проекту впровадження ERP системи можна віднести:

  • погане планування. Для успішної реалізації проекту, впровадження ERP системи повинно бути ретельно сплановано. Погане планування часто призводить до втрати пріоритетів, плутанини з автоматизацією процесів, слабкого розуміння поточного і перспективного стану процесів.
  • недостатня оцінка постачальників ERP системи. Організації погано опрацьовують питання вибору постачальників ERP системи. В результаті, вибір робиться на користь постачальників, що запропонували мінімальну ціну. Часто, постачальник знижує ціну для того, щоб отримати хоча б одного клієнта і відпрацювати на ньому впровадження нової для себе системи. В результаті, після завершення проекту може виявитися, що функціональність ERP системи сильно обмежена або система працює з помилками.
  • відсутність розуміння потреб. Починаючи впровадження ERP системи, багато організацій не розуміють, які функції і модулі їм необхідні, які потреби організації можуть бути автоматизовані за рахунок ERP системи. Це призводить до того, що впроваджується безліч непотрібних і зайвих функцій і модулів або навпаки, необхідні функції застосовуються обмежено.
  • недостатнє розуміння витрат часу і ресурсів. Як правило, організації недооцінюють час і ресурси, необхідні для впровадження ERP системи. Це призводить до завищених очікувань від системи. Співробітники організації починають думати, що ERP система почне працювати в повному обсязі через короткий час і для її роботи не буде потрібно багато зусиль.
  • відсутність кваліфікованого персоналу в команді впровадження. Частою помилкою проектів впровадження ERP системи є залучення в команду проекту простих виконавців робіт. Команда проекту з боку організації повинна включати в себе висококваліфікованих фахівців (ключових співробітників) з кожного напряму діяльності організації: фінансів, управління, закупівель, виробництва, складу та ін.
  • відсутність пріоритетів. Перед початком проекту організації не встановлюють пріоритет в досягненні цілей. Це призводить до того, що в ході впровадження ERP системи доводиться вирішувати багато завдань, постійно перемикаючись між ними. В результаті, збільшується час впровадження, з'являються додаткові помилки і проблеми.
  • не проводиться навчання співробітників. Недостатнє або повна відсутність навчання співробітників є частою причиною невдалого впровадження ERP системи. Співробітники не розуміють, як працювати в системі і це викликає відторгнення. Система виявиться незатребуваною, її функціонал буде задіяний в обмеженому обсязі.
  • недооцінка точності даних. В основі роботи ERP системи лежить обробка даних. Тому точність і ефективність роботи системи буде залежати від достовірності і точності даних, які вводяться в ERP систему. Для зниження помилок необхідно спочатку вводити в систему достовірні і точні дані. Співробітники, що працюють з системою, повинні ретельно перевіряти дані перед введенням в систему.
  • використання застарілих додатків. Ще однією проблемою, яка призводить до низької ефективності впровадження ERP системи, є продовження використання застарілих додатків. Робота дублюється в ERP системі та старих додатках. Організації продовжують їх використання тому оплачена їх підтримка і продовження ліцензій. Це призводить до того, що перехід на роботу в ERP системі затягується.
  • не проводиться ефективне тестування системи. Часто, постачальники ERP системи пропонують провести тестування на обмеженому колі користувачів. Таке тестування не зможе виявити всі недоліки і не дозволить змоделювати реальну призначену для користувача навантаження.
  • відсутність стратегії обслуговування і модернізації. Якщо компанія не розробить стратегію обслуговування і модернізації своєї ERP системи, то вона буде швидко застарівати. Технічна (апаратна) частина ERP системи вимагає модернізації, тому що з часом зростає обсяг даних, і потрібні нові обчислювальні потужності. Програмна частина повинна постійна модернізуватися відповідно до мінливих вимог законодавства та ринку.

Зазначені вище проблеми впровадження є найбільш загальними і часто зустрічаються. Крім зазначених, завжди виникають проблеми, специфічні для кожного конкретного підприємства або організації. "Ффективность методом уникнути або звести до мінімуму втрати від таких помилок є ретельна підготовка і планування кожного етапу проекту впровадження ERP системи.

ERP-система - ефективний спосіб ведення бізнесу, який допомагає керувати робочим процесом в цілому, планувати діяльність окремих бізнес-елементів підприємства, а також покращувати роботу всіх виробничих об'єктів.

Ви дізнаєтеся:

  • Що таке ERP-система і коли вона потрібна.
  • Які переваги і недоліки ERP-системи.
  • Які функції виконує система ERP на підприємстві.
  • Як вибрати ERP-систему.
  • Як правильно впровадити ERP-систему на підприємстві.
  • Яке потрібно пройти навчання персоналу, який буде працювати з ERP-системою.
  • Від чого залежить вартість ERP-системи.

Що таке ERP-система і коли вона потрібна

Щоб краще зрозуміти сенс ERP-системи, недостатньо просто знати розшифровку цих букв (Enterprise Resources Planning) і переклад даного визначення на російський (планування ресурсів підприємства), краще вивчити історію її виникнення.

В кінці 20 століття почала відбуватися масова автоматизація бізнес-процесів: Швидко поширювалися ПК, для них розроблялися програми ведення фінансового та бухгалтерського обліку, електронного документообігу, перевірки функціонування техніки і обладнання.

Різниця в принципах ведення бізнесу полягала не тільки в перекладі інформації в цифровий вигляд, але також в появі нових методів проведення аналізу та обміну даними, об'єднання спочатку різних типів інформації. Результатом цього стала можливість бачити всю роботу підприємства в цілому і проводити аналіз функціонування її окремих напрямків (робота основного виробництва, складу, бухгалтерії). Отримана інформація дозволила більш грамотно розподіляти використання виробничих потужностей і приймати правильні рішення.

Саме такий спосіб ведення бізнесу отримав назву ERP, а програмне забезпечення, що використовується в цих цілях, визначили як EPR-система.

Таким чином, всі програми, призначені для роботи бухгалтерії, управління персоналом та ін., Є частинами ERP-системи, при цьому CRM (customer relationship management system) теж відноситься до ERP і перекладається як «система управління взаємовідносинами з клієнтами».

В даний час всі перераховані вище компоненти базової комплектації ERP-системи часто використовуються як окремі програми. Наприклад, на підприємстві може бути автоматизований тільки бухгалтерський облік, тоді як вся інша інформація зберігається в різних програмах стандартного пакета MS Office.

Сенсу сперечатися про те, чи відносяться CRM і електронна бухгалтерія до компонентів ERP-системи, немає, однак і так зрозуміло, що з часом рівень автоматизації робочих процесів ведення бізнесу буде тільки рости разом з кількістю проданих ліцензій на програмне забезпечення, а також об'ємом послуг по установці і подальшого обслуговування.

У ситуації, коли підприємство почало свою діяльність зовсім недавно, необхідність в глибокій автоматизації робочих процесів відсутній. Готувати документи можна в стандартних комп'ютерних програмах, а уточнити потрібну інформацію директор зможе у будь-кого з персоналу. Однак разом з розширенням за все бізнесу зростає кількість операцій, документації, працівників, що тягне за собою необхідність зберігання та аналізу всієї інформації в електронному вигляді.

Якщо компанія в цілому не користується ERP-системою, то, як правило, вся інформація зберігається безладно, що ускладнює її пошук. Іноді зустрічаються ситуації, при яких робота ERP-системи налагоджена лише в якомусь окремому підрозділі.

Які функції виконує система ERP на підприємстві

Функціонал, в рамках якого можливе використання ERP-системи, залежить від масштабів і напрямки діяльності конкретної компанії, специфіки її роботи, але в цілому він повинен бути спрямований на загальне управління бізнесом. Стандартний функціонал такий:

1. Виробництво

  • складання специфікацій на вироблені товари або послуги, що надаються для розрахунку обсягів необхідних витратних матеріалів та годин роботи співробітників;
  • складання планів і управління роботою компанії в різних масштабах: починаючи від конкретного виробничого обладнання та закінчуючи цілими підрозділами.

2. Фінанси

  • складання планів використання грошових ресурсів організації і відстеження результатів;
  • поточний бухгалтерський облік, облік по податках і інших платежах до бюджету і позабюджетні фонди, фінансова звітність і контролінг;
  • робота з активами компанії, До яких можна віднести грошові кошти на банківських рахунках, цінні папери, основні засоби (наприклад нерухомість).

3. Логістика

  • управління постачанням матеріалів і відправкою готової продукції: ведення бази договорів і контрагентів, складання планів і звітів по товарах на складі і т. д .;
  • підготовка даних по всім необхідним витратних матеріалів з метою виконання розрахованих раніше виробничих норм.

4. Кадри

  • облік кадрів і ведення табелів робочого часу, складання штатного розкладу, розрахунок заробітньої плати;
  • пошук і оформлення співробітників;
  • підготовка планів по трудовим ресурсам.
  • складання планів по реалізації продукції;
  • підготовка і проведення рекламних кампаній і маркетингових комунікацій;
  • розрахунок цін на продукцію, що виготовляється, розробка знижкових програм, проведення розпродажів і т. д.

6. Проекти. звітність

  • наявність у великій кількості стандартних форм звітності в усіх напрямках діяльності організації, а також можливість створення додаткових звітів;
  • перевірка і аналіз результатів діяльності підприємства;
  • розробка загальної політики роботи організації, в т. ч. установка термінів для кожної з поставлених завдань, розрахунок необхідних в цих цілях ресурсів (грошових коштів, матеріалів, робочого персоналу).

ERP-система на підприємстві: 4 етапи впровадження

Повноцінне впровадження ERP-системи в організацію може зайняти термін від кількох тижнів до кількох років (в залежності від обсягів і масштабів діяльності компанії). При цьому встановлювати ERP-систему можуть як власні IT-фахівці підприємства, так і співробітники компанії-розробника.

Впровадження ERP-системи можна розділити на наступні етапи:

Етап 1. Первинна організація

Етап, в якому визначаються завдання, ставляться цілі, після чого формується технічний план проекту.

Етап 2. Розробка проекту

Далі вивчається робота підприємства: плани розвитку, виробничі процеси. Ця інформація є основою для підбору структури ERP-системи, а також для внесення коригувань в технічний план (при необхідності).

Етап 3. Виконання проекту

Порядок здійснення бізнес-процесів на підприємстві буде заснований на встановлюваної ERP-системі, тому на даному етапі необхідно перенести дані з систем обліку, які використовувалися раніше, в ERP-систему, уніфікувати їх між собою. У ситуації, коли з'ясовується, що модулів ERP-системи недостатньо для даного підприємства, на цьому етапі можлива її доопрацювання. Після закінчення установки до співробітників організації доводяться основні принципи роботи ERP-системи і проводяться пробні тести.

Етап 4. Пуск в експлуатацію

На заключному етапі можна знайти і усунути проблеми, що виникають при роботі ERP-системи.

За допомогою яких методів впроваджується ERP-система

Для впровадження ERP-системи можуть бути використані наступні методи:

  1. Поетапна реалізація, коли по черзі проводиться впровадження ERP-системи в деякі взаємозалежні процеси, що мінімізує ризики виникнення проблем.
  2. «Великий вибух» - вся система встановлюється одномоментно. Такий підхід може бути використаний в невеликій організації з простими виробничими процесами. При цьому потрібно особливу увагу приділити етапу тестування, щоб виявити всі можливі помилки в роботі ERP-системи.
  3. Розгортання - часткова установка програмного забезпечення з подальшим поширенням на інші структури підприємства. На окремій ділянці метод розгортання може застосовуватися як поетапно, так і одномоментно, т. К. В цілому ризики невдалого впровадження невеликі.

Вибір методу впровадження ERP-системи для кожного підприємства повинен проводитися дуже ретельно, шляхом аналізу можливих витрат, а також з урахуванням досвіду інших компаній.

Хто навчає персонал того, що собою являє ERP-система

Пояснення основ роботи з ERP-системою є одним з найважчих етапів її впровадження. Ведення бізнесу з використанням ERP-системи може змінити бізнес-процеси на підприємстві, що тягне за собою необхідність здійснювати нарівні з посадовими обов'язками також і функціонал, пов'язаний з використанням даного програмного комплексу. Таким чином, головним моментом для керівництва компанії стає підготувати до роботи з ERP-системою персонал морально.

При впровадженні ERP-системи може виникнути проблема відсутності бажання у звичайних співробітників навчатися роботі з нею, адже така автоматизація більше полегшує роботу керівного складу. У цій ситуації виходом стає переклад таких працівників на інші посади. Велика частина персоналу, як правило, мислить в перспективі і розуміє необхідність навчання для використання отриманих знань в роботі.

Від якості проведеного навчаннябуде залежати ефективність використання ERP-системи. Співробітники повинні добре розуміти основи її роботи і мати відповідну мотивацію, адже якщо персоналу не буде зрозуміло, з якою метою використовуються такі нововведення, то і результати впровадження ERP-системи не будуть помітні. Таким чином, працівники повинні розуміти, що використання цього програмного комплексу може бути важливим важелем для поліпшення ефективності діяльності всього підприємства.

Навчання співробітників основам роботи з ERP-системою слід почати заздалегідь. Можна провести внутрішню рекламну кампанію, Підготувати доступну інформацію про цілі, які будуть досягнуті після початку використання даного програмного комплексу. У спеціально розробленому документі - «Стратегії навчання персоналу» - це завдання позначена першої. У цьому документі всі співробітники підприємства розбиваються на групи в залежності від обсягу необхідних навчальних заходів, а також перераховуються всі інші кроки навчання.

Як правило, виділяється кілька груп, на які розбивається весь персонал. Наприклад, окремою групою можна виділити керівництво компаніїі менеджерів середньої ланки, які будуть безпосередньо керувати роботою підприємства і приймати необхідні рішення. Ще одна група - це та частина користувачів, яка виконує основний функціонал в роботі з ERP-системою, не вникаючи в подробиці бізнес-процесів, однак володіючи глибокими знаннями роботи програмного комплексу. І третя група - це основна частина співробітників, які будуть вводити первинні дані в програму.

Перші дві групи повинні проходити навчання у співробітників організації-розробника ERP-системи, тоді як основна частина персоналу з третьої групи може вивчити основи роботи програми дистанційно або через вже отримали необхідні знання колег.

Навчання може проводитися як в навчальних центрах консалтингових агентств, так і безпосередньо на підприємстві. У деяких випадках розробники ERP-системи визначають обов'язковою умовою отримання відповідного сертифікату у співробітників другої групи.

Консалтингові агентства укладають договори з основними вендорами, такими як SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, що дає їм право навчати роботі з програмою і видавати підтверджуючі документи після закінчення навчання. Відомості про це можна знайти на офіційних сайтах таких компаній. У вітчизняних розробників - «Парус» і «Галактика» - відкриті свої навчальні центри.

ERP-система: приклад успішного впровадження

Одне з підприємств, що займаються виробництвом і продажем холодильного обладнання, - Howe Corporation (США) - з метою більш ефективного ведення бізнесу вирішило впровадити ERP-систему на основі сервісно-орієнтованої архітектури (SOA) 2-го покоління. Це дало можливість відразу ж отримати результати і побачити переваги використання даної ERP-системи, т. К. Значно підвищилися якість і рентабельність всіх бізнес-процесів.

Ця організація отримала можливість більш якісно аналізувати обсяг матеріальних запасів і необхідність їх поповнення. Після впровадження ERP-системи Howe Corporation має всі необхідні інструменти для планування діяльності як в короткостроковій, так і в більш тривалій перспективі, що дозволяє не використовувати ненадійний календарний метод планування.

Також всі можливості використання ERP-системи оцінила і міжнародна компанія Alfa Laval,яка поставила перед собою мету домогтися поліпшення виробничих показників шляхом підвищення ефективності бізнес-процесів. В одному з відділень Alfa Laval в Болгарії була використана система ERP Epicor iScala, яка допомогла здійснювати детальний аналіз використання матеріалів і виробничого сировини, контролювати терміни їх закупівлі для виконання відповідних замовлень, що вплинуло на зниження рівня виробничих відходів. При цьому, т. К. ERP-система повністю автоматизувала всі бізнес-процеси, це дозволило знизити обсяги зайвої продукції на складах, а також мінімізувати простої на виробництві.

Ще одна компанія - IO Electronics- теж може послужити прикладом вдалого використання ERP-системи. Їх метою було успішно досягти поставлених на найближчі 4 роки показників.

Як розповів директор IO Electronics, при стрімкому розвитку діяльності та освоєнні інших виробничих напрямків рентабельність роботи підприємства може значно знизитися, якщо виникнуть збої в обміні інформацією між внутрішніми підрозділами. Однак при використанні ERP-системи вся інформація стає доступна в режимі онлайн. За фактом виконання поставленого завдання в ERP-системі проходять оновлення, що дозволяє простежити весь виробничий процес і побачити фактичну наявність тієї чи іншої продукції, а також уникнути надлишку матеріальних запасів на складах.

розповідає практик

Як ERP-система дозволила знизити потребу в оборотних коштах на 40%

Сергій Сухинин,

Т. к. До цього часу нашої компанії була відсутня ERP-система, було неможливо оперативно відзначати внесення змін до бізнес-процес, що тягло за собою нестачу матеріалів для складання готової продукції, нескоординовану діяльність цехів, погіршення якості кінцевого продукту і збільшена витрата сировини. Всі ці зайві витрати можна було зменшити тільки шляхом впровадження ERP-системи.

Основний напрямок діяльності нашої організації - виробництво, тому першочерговими були завдання автоматизації планування та управління бізнес-процесами. Визначивши, що в рішенні поставлених завдань нам допоможе ERP-система, ми хотіли добитися таких цілей, як:

  1. Збільшення ефективності витрачання оборотних коштів.
  2. Зменшення матеріальних запасів, що зберігаються на складах.
  3. Створення програми виробництва з урахуванням наявних потужностей.
  4. Зменшення рівня незавершеного виробництва.
  5. Створення спільного переліку матеріалів, використовуваних у виробництві.
  6. Поліпшення процесу розрахунку норми матеріалів.
  7. Збільшення точності оформлення закупівельних планів, що сприятиме зниженню обсягів неліквідних запасів на складах.

Тільки після впровадження ERP-системи у нас вийшло коректно спланувати обсяг необхідних для виробництва матеріалів за фактом аналізу запасів на складах, що спричинило за собою зниження витрат на оборотні кошти на 40%. Далі такий аналіз допомагає здійснювати закупівлі тільки тих матеріалів, які необхідні для певного бізнес-процесу. Також була оптимізована організаційна структура компанії, що сприяло скороченню співробітників виробничо-диспетчерського відділу на 50% без зниження якості роботи.

Можна підвести такі підсумки впровадження ERP-системи в нашій компанії:

  1. Виробничі залишки на складах зменшилися на 60 млн руб.
  2. У всіх напрямках діяльності контроль здійснюється за результатами аналізу вимірюваних показників. Доходи співробітників залежать від виконаної або невиконаної ними роботи, і вони самостійно несуть за це відповідальність.
  3. Повністю контролюється закупівля виробничого сировини і його подальший розподіл в цеху.
  4. Залишки неліквідних матеріалів знизилися на 20 млн руб.
  5. Закупівельний план став оптимальним, в нього своєчасно вносяться зміни при виникненні такої необхідності.
  6. З'явилася можливість планування навантаження на виробничі потужності і, відповідно, кількості необхідних для цього працівників.

Яка ERP-система затребувана у російських компаній

Програмні комплекси, що існують зараз на ринку IT-технологій, можуть бути розроблені вітчизняними і зарубіжними компаніями. При цьому відрізняються вони не тільки країною розробки, але також і вбудованим функціоналом.

Зарубіжні ERP-системи, такі як програми компаній SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, можуть використовуватися на підприємствах будь-якої категорії і є прикладами для наслідування. Однак при роботі з такими системами в Росії можуть виникнути деякі складності:

  • відсутність у необхідній кількості навчених на відповідному рівні фахівців для впровадження і подальшого супроводу роботи ERP-системи;
  • небажання вітчизняних організацій перебудувати усталені бізнес-процеси, т. к. зарубіжні системи управління мають істотні відмінності від використовуваних в Росії;
  • висока ціна впровадження.

Однак і російські розробники намагаються розширити можливості власних програмних комплексів відповідно до потреб замовників. Такі ERP-системи успішно справляються з поставленими завданнями в разі, коли необхідно автоматизувати окремі напрямки роботи організації і не потрібно впроваджувати програмний комплекс в роботу всього підприємства в цілому. Як приклад можна привести програмне забезпечення компаній 1C і «Галактика».

11 помилок впровадження ERP-системи

Для підвищення ефективності роботи підприємства установка ERP-системи є практично найдорожчою і найважчим завданням. Кінцева ціна впровадження, а також необхідний для цього термін буде залежати від кількості виникаючих в процесі помилок.

Помилка 1. Неякісне складання плану.

Даний факт може спричинити за собою нерозуміння сьогодення і майбутнього стану ERP-системи, некоректну автоматизацію бізнес-процесів.

Помилка 2. Поверхневий аналіз організацій-розробників ERP-систем.

Як правило, основним критерієм є низька вартість, Проте іноді розробники навмисно занижують вартість послуг, щоб на першому замовника протестувати процес впровадження. За фактом такої установки можуть бути виявлені серйозні недоробки і збої в системі.

Помилка 3. Нерозуміння потреб підприємства.

Після прийняття рішення, що впроваджувати ERP-систему все-таки необхідно, компанія-замовник до кінця не розуміє, які саме програмні модулі їм потрібно встановлювати. Це може бути використано недобросовісними постачальниками, які будуть включати в ERP-систему багато зайвих компонентів або ж, навпаки, встановленого функціоналу буде не вистачати.

Помилка 4. Недооцінка тимчасових і матеріальних витрат.

Некоректне визначення термінів впровадження і вартості установки ERP-системи може спричинити за собою необгрунтовані очікування швидкого підвищення ефективності бізнес-процесів.

Помилка 5. Відсутність у підприємства-замовника кваліфікованих співробітників.

У колективі підприємства мають бути присутніми співробітники, що володіють достатнім рівнем знань в будь-якій сфері, починаючи від менеджменту та бухгалтерії і закінчуючи обліком на складі, закупівлею матеріалів і т. Д.

Помилка 6. Відсутність пріоритетів.

Якщо спочатку не розставити правильні пріоритети, то в процесі установки ERP-системи доведеться часто перемикатися між різними завданнями, а це може спричинити затягування процесу установки, виникнення непередбачених проблем і т. Д.

Помилка 7. Недостатня навчання персоналу.

Якщо не показати співробітникам весь функціонал ERP-системи і способи його застосування, персонал організації може взагалі відмовитися від роботи в системі або використовувати її можливості лише частково.

Помилка 8. Недооцінка точності первинної інформації.

Так як ключовим моментом роботи ERP-системи є аналіз інформації, то результат її роботи багато в чому буде залежати від коректності початкових даних. Необхідно уникати помилок при введенні і уважно перевіряти зазначені відомості.

Помилка 9. Використання неактуальних додатків.

Дуже часто на підприємствах паралельно використовується як ERP-система, так і раніше встановлене програмне забезпечення - відбувається дубльований введення даних. Таким чином збільшуються терміни остаточного впровадження ERP-системи.

Помилка 10. Відсутність тестового періоду.

Іноді тестування встановленого програмного комплексу здійснюється лише на декількох користувачів, що не дає змоги вчасно побачити всі недоліки і актуальну навантаження на ERP-систему.

Помилка 11. Відсутність плану супроводу та впровадження оновлень.

Без цього програмний комплекс дуже скоро стане неактуальним. Для апаратної складової ERP-системи необхідно регулярно збільшувати виробничі потужності, т. К. Обсяг оброблюваної інформації також буде рости. Програмна складова може зажадати коригування в разі, наприклад, внесення змін до законодавства.

Ці помилки є найпоширенішими, однак у кожної компанії можуть виникнути і індивідуальні проблеми. Щоб їх мінімізувати, потрібно дуже уважно підготувати план установки ERP-системи на кожному з етапів.

Від чого залежить вартість ERP-системи

Остаточна ціна ERP-системи буде сукупністю наступних складових:

  1. Ціни самого програмного комплексу: основного набору модулів і додаткових компонентів.
  2. Вартості послуг з установки.
  3. Внесення доробок і коригувань до програми, що виходять з потреб компанії-замовника.
  4. Подальшого обслуговування та супроводу.

Щоб знизити вартість впровадження ERP-системи, необхідно в першу чергу звертати увагу на російських постачальників, Т. К. Зарубіжні програми мають більш високу ціну придбання і вимагають внесення істотних змін для відповідності вітчизняного законодавства.

думка експерта

Впровадження системи ERP обійшлося компанії в 2,5 млн доларів

Сергій Сухинин,

начальник відділу автоматизованих систем управління ВАТ «Науково-виробничий комплекс« Елара », Чувашія

Ліцензія на установку ERP-системи обійшлася нам в 470 000 доларів, а підсумкова ціна впровадження склала 2 500 000 доларів. Однак уже в процесі використання ERP-системи був досягнутий позитивний ефект, при цьому повністю витрати були відшкодовані через 1,5 року після установки даного програмного комплексу.

Інформація про експертів

Сергій Братукін, Директор практики «Дистрибуція» Columbus IT & Russia, Москва. Сергій Братукін в 1997-2005 роки працював консультантом в російському підрозділі Columbus IT. Брав участь в реалізації масштабних проектів по впровадженню ERP-систем в таких компаніях, як «Торгова площа», МВО, «Старий Хоттабич», «Формула Кіно», «Автомир» та ін. Міжнародна консалтингова компанія Columbus IT надає консультаційні послуги щодо вибору, впровадження і супроводу корпоративних інформаційних систем, а також управлінському консалтингу. Заснована в 1989 році в Данії, в теперішній момент має представництва в 28 країнах світу. За вісім років роботи Columbus IT в Росії клієнтами компанії стали більше 200 підприємств, в тому числі «ССМ-Тяжмаш», ТД «Перехрестя», «Діксі», «Л" Етуаль »,« Юнімілк »,« Істок »,« Тойота » і мн. ін.

Сергій Сухинин, Начальник відділу автоматизованих систем управління ВАТ «Науково-виробничий комплекс" Елара "», Чувашія. ВАТ «Науково-виробничий комплекс" Елара "» є провідним російським виробником пілотажно-навігаційних комплексів, систем автоматичного і дистанційного керування, Бортовий обчислювальної техніки і систем індикації для літальних апаратів військової та цивільної авіації. В рамках угоди про співпрацю з ВАТ «Російські залізниці» ВАТ «Елара» веде роботи по підготовці до виробництва приладів і систем для залізничного транспорту Росії.