СЕД системи електронного документообігу 1с підприємство. Безкоштовне мобільний додаток

Ми зібрали 10 фішок програми «1С: Документообіг», які затребувані в компаніях клієнтів, щодня ними використовуються і дійсно працюють. Сподіваємося, що розуміння того, як програма справляється з поширеними завданнями наших клієнтів, допоможе вам скласти власну думку про її можливості і плюси.

Ми впроваджуємо «1С: Документообіг» в середніх і великих компаніях вже багато років. За цей час накопичилася значна статистика по проектам. Вона демонструє, наскільки сильно прискорюються темпи бізнесу після того, як компанія звільняється від паперової рутини.

Як показує практика, впровадження електронного документообігу допомагає заощадити більше половини часу співробітників, що працюють з документами. Терміни узгодження документів прискорюються в середньому в 2-3 рази, суттєво знижується кількість невиконаних в строк завдань, на пошук документів витрачаються не годинник, а секунди, і в цілому підвищується ефективність управлінської діяльності.

1. Скорочення термінів узгодження документів

Уявіть собі типову ситуацію в компанії - потрібно узгодити договір. Юрист відправляє документ відповідальним співробітникам. Кожен вносить свої правки. Кілька версій тексту повертаються на доопрацювання. Потім нова редакція оговтується на повторне погодження, і так до тих пір, поки всі сторони не прийдуть до єдиного рішення. Подібна схема призводить до зривів термінів, втрати важливих версій тексту і даремної витрати часу.

Як процес узгодження буде виглядати в «1С: Документообіг»: співробітник запускає завдання, прикладає до неї необхідні документи і відправляє її по заданому маршруту колегам. Для кожного учасника ланцюжка можна вказати свій термін виконання завдання. Запустивши завдання, співробітник може зайнятися більш важливими справами, періодично перевіряючи в системі результати або чекаючи повідомлення поштою. Грунтуючись на досвіді наших клієнтів, така методика дозволяє скоротити кількість узгоджувальних осіб і прискорити терміни узгодження, полегшити життя і заощадити час керівника і співробітників.

Рис. 1. Запуск процесу узгодження

2. Моніторинг бізнес-процесів та їх оптимізація за допомогою «1С: Документообігу»

Відносно нова функція «1С: документообіг», відразу ж стала популярною в компаніях наших клієнтів. Наприклад, якийсь договір постійно перепогоджується, зриваються терміни. Проблема може бути в завантаженості виконавця або в неправильному шаблоні документа.

Як «1С: Документообіг» допоможе це виправити? В системі фіксується інформація про всі завданнях співробітників. У будь-який момент часу керівник може побачити, хто постійно затримує завдання, хто виконує найбільше завдань і т.д. Згодом накопичуючи дані, програма готує аналітичні звіти з можливістю їх автоматичної розсилки зацікавленим особам. Це дає можливість керівнику виявити поточні проблеми і своєчасно усунути їх, удосконалюючи процеси в компанії.

Рис. 2. Аналітичні звіти і статистика

3. Контроль вхідної кореспонденції

Для багатьох наших клієнтів з великих компаній і держустанов основна причина для впровадження «1С: Документообігу» - контроль вхідної кореспонденції. Щодня їм доводиться мати справу з величезною масою зовнішньої і внутрішньої переписки з клієнтами, відомствами, підрозділами. Це часто призводить до того, що не всі папери доходять до адресата, а деякі просто губляться по дорозі і залишаються без відповіді.

Як цю проблему вирішує «1С: Документообіг»? В системі є можливість вести облік всіх вхідних документів від організацій та фізичних осіб. Вхідні документи можна групувати в списки, наприклад, по відправникам або видам. В результаті, знайти документ, облямувати його поштою, направити на виконання або роздрукувати - справа однієї хвилини.

Рис. 3. Журнал вхідних і вихідних документів

4. Налаштування прав користувачів

З нашого досвіду, все без винятку компанії користуються цією функцією. Наприклад, в організацію прийняли на роботу стажера, потрібно обмежити його доступ до ряду документів. В «1С: Документообіг» для кожного документа автоматично формується картка, в якій керівник або адміністратор може налаштувати права доступу. Це гарантовано захистить цінні дані компанії від сторонніх очей. Кожен співробітник буде бачити тільки ті документи, до яких має безпосереднє відношення.

Рис. 4. Права доступу до документа

5. Управління заходами і нарадами

Для директорів великих компаній, топ-менеджерів і керівників підрозділів дуже важлива ця функція, так як близько 50% робочого часу вони проводять на численних нарадах. І якщо не підводити підсумки зустрічі, що не розподіляти завдання і не контролювати їх виконання, велика ймовірність, що колеги просто забудуть про всі домовленості.

Використання «1С: Документообігу» дає можливість фіксувати факт минулого заходу і контролювати виконання прийнятих рішень. Відповідальний співробітник під час зустрічі може скласти протокол, відправити доручення колегам і контролювати їх виконання. А спеціальні аналітичні звіти в програмі допомагають оцінити відвідуваність заходів, їх тривалість і результативність.

Рис. 5. Протокол заходи зі списком доручень в «1С: Документообіг»

6. Звіт про виконавську дисципліну

Найчастіше до нас звертаються клієнти з такою проблемою: співробітнику ставиться велика кількість завдань з різних джерел. Зібрати і контролювати ці дані буває досить важко, особливо у великих компаніях. А керівнику потрібно достовірна звітність про терміни та якість виконання завдань.

Як «1С: Документообіг» допоможе вирішити цю проблему? Всі завдання і документи, що надходять співробітнику в обробку, зберігаються в системі. Для кожного документа встановлюється термін підготовки або узгодження. За допомогою звітів керівник може оцінити ефективність роботи співробітників за різними показниками: дотримання термінів, успішність виконання, кількість переносів термінів тощо. Є можливість складати звіти по трудовій дисципліні, простроченим завданням, вести облік робочого часу. Це поліпшить контроль над співробітниками, підвищить їхню мотивацію.

Рис. 6. Звіт про виконавську дисципліну в «1С: Документообіг 8»

7. Синхронізація з «1С: ERP»

«1С: документообіг» часто використовується нашими клієнтами в зв'язці з «1С: ERP». Це дозволяє ефективно автоматизувати управління і облік в компаніях. Синхронізація рішень дає можливість налаштувати маршрут узгодження документів будь-якої складності і за різними рівнями. Це заощадить час і позбавить від необхідності переходити з однієї бази в іншу. Наприклад, співробітник безпосередньо з «1С: ERP» може сформувати документ, відправити його на узгодження і контролювати цей процес.

Рис. 7. Список завдань користувача при синхронізації «1С: Документообігу» і «1С: ERP»

8. Управління проектами

Зручна функція для проектної організації - управління проектами та проектною документацією. Інструментарій містить всю інформацію про проекти: документи, учасники, план, терміни та ін. Можна відстежувати листування за проектом і контролювати виконання проектних завдань. Система формує аналітику про хід виконання проектів і дозволяє створювати звіти.

Рис. 8. Управління проектами в програмі «1С: Документообіг»

9. Електронний підпис

Всіх клієнтів, які планують перейти на електронний документообіг, незмінно хвилює питання безпеки даних. Цю проблему вирішує електронний підпис в програмі - сучасний і надійний аналог печатки юридичної особи та особистого підпису. Її видає сертифікований засвідчує центр.

Це зашифровані дані, які прикріплюються до документів і підтверджують їх справжність. Згідно із законом документи з електронним підписом мають таку ж юридичну силу, як і звичайні папери. З нею безпечно укладати контракти, обмінюватися документами з клієнтами, партнерами, відомствами, контрагентами.

Рис. 9. Електронний підпис в «1С: Документообіг»

10. Безкоштовне мобільний додаток

Зручність і користь цієї розробки оцінили всі наші клієнти. Додаток дозволяє віддалено працювати над завданнями і завжди бути на зв'язку з бізнесом, де б не перебував співробітник. У будь-який зручний момент можна прочитати пошту, відправити листи колегам або клієнтам, погоджувати документи, ставити і виконувати завдання, подивитися календар і багато іншого. Сервіс працює автономно і не вимагає постійного підключення до мережі. Доступний для версій «1С: Документообіг КОРП» і «1С: Документообіг ДГУ».

Рис. 10. Мобільний клієнт «1С: Документообіг»

підсумок

З розвитком технологій робота в офісі, заваленому паперами і громіздкими архівами, відходить у минуле. Перехід на електронний документообіг - це природний процес розвитку будь-якого бізнесу. За багато років впровадження програми ми не стикалися з клієнтами, які спробувавши «1С: Документообіг», передумали б і повернулися до паперової тяганини. Співробітники досить швидко звикають до нового функціоналу, і в підсумку організація переходить на більш високий рівень управління і взаємодії.

Навчальний курс практики застосування 1С Документообіг ПРОФ в режимі інтерактивного навчання дозволяє отримати знання і практичний досвід ведення діловодства в популярній програмі.

Детальний опис досліджуваних тим

У програмі представлено 30 завдань (версія - лютий 2016 г.) за такими розділами:

1. Заповнення відомостей організації:

Створення користувачів в системі.
- Заповнення загальних налаштувань.
- Налаштування облікового запису для обробки повідомлень користувачів.
- Заповнення структури підприємства.

2. Робота з нормативно-довідковою інформацією

Налаштування нумераторів документів.
- Створення видів документів (внутрішніх, вхідних, вихідних).
- Налаштування зв'язків документів за видами.

3. Номенклатура справ

Заповнення розділів номенклатури справ за структурою підприємства.
- Створення заголовків справ.

4. Робота з файлами

Створення папок файлів.
- Налаштування прав доступу до папок файлів.
- Створення і редагування файлу. Версіонування.
- Шаблони автозаполняемих файлів з диска.
- Налаштування автозаповнення файлів.

5. Підготовка до роботи з документами

Створення папок внутрішніх документів.
- Налаштування прав доступу.
- Введення інформації про кореспондента.
- Створення шаблонів автозаповнення документів.

6. Робота з документами і бізнес-процесами

Створення і реєстрація внутрішнього документа.
- Створення додаткових реквізитів.
- Реєстрація вхідного документа.
- Робота з вихідним документом.
- Створення та налагодження зв'язків документів.
- Запуск і обробка завдань процесів: ознайомлення, узгодження, затвердження, виконання.
- Використання внутрішнього інформаційного обміну в рамках бізнес-процесу.

7. Автозапуск бізнес-процесів

Налаштування автозапуску бізнес-процесу по виду документа.
- Обробка завдань процесу Розгляд для реєстрації документа.

8. Журнал передачі

Реєстрація факту видачі оригіналів документів. Повернення документів.

9. Робота з архівом. знищення справ

Реєстрація внутрішнього документа минулих років.
- Оформлення і передача справи в архів.
- Знищення справи відповідно до строків зберігання номенклатури справ.

Програма сертифікована фірмою 1С і може бути використана як для самостійного вивчення можливостей 1С: Документообіг 8 ПРОФ, так і для організації навчального процесу на підприємствах, в центрах професійної перепідготовки, ЦСО, АУЦ і т.д.

Навчальна програма не надає прав на використання 1С: Документообіг 8.

Почати роботу

Виберіть варіант роботи з програмою:

Інструкція по установці програми на Ваш комп'ютер

1. Встановіть програму 1С Документообіг 2.0 на Ваш комп'ютер:

Запустіть завантажений файл setup.exe
(В разі попередження про небезпеку дозвольте запуск файлу);
- дотримуйтесь вказівок програми установки.

Важливо! Для роботи програми потрібне підключення до мережі Інтернет.

3. Запустіть навчальну програму і виберіть інформаційну базу

Запустіть програму навчання через ярлик "Навчання сайт" на робочому столі;
- в списку інформаційних баз виберіть "Документообіг навчальна";
- запустіть "1С: Підприємство", виберіть користувача і натисніть "ОК".

Так само Ви можете розширити методичну підтримку безкоштовної програми,

опис

Можливості програми:

Навчання ведення діловодства та вирішення завдань прямо в програмі 1С;
- перевірка рішень і видача інформації про помилки;
- наявність персональної статистики по вирішенню практичних завдань;
- можливість перегляду рейтингів учасників навчання;
- технічна підтримка користувачів програми навчання;
- посилання і доступ до методичних матеріалів довідкової бази ІТС;
- наявність рекомендацій (підказок) за рішенням практичних завдань;
- повний доступ до інструкцій (з картинками) за завданнями розрахунку зарплати і кадрового обліку.

Аналіз даних і KPI
Розширення можливостей "1С: Документообіг КОРП" та інших програм

Аналіз бізнес-процесів, завдань і документів з бази "1С: Документообіг" та інших. Консолідована звітність.

Побудова і моніторинг складних показників KPI на основі інформації з різних баз даних "1С: Підприємство 8"

індивідуальні настройки

Робочий стіл користувача

Для кожного користувача в програмі можна налаштувати індивідуальний робочий стіл, що забезпечує швидкий доступ до всіх необхідних документів, списками, звітів і т.д. Нижче наведені приклади налаштованих робочих столів, призначених для співробітників, що виконують певну роль. Можливості доступу співробітника до даних обмежуються правами, заданими для його ролі.

Робочий стіл секретаря

Секретар організації працює зі списком своїх завдань, веде переписку, редагує документи. На робочому столі передбачена панель обраного для швидкого доступу до часто використовуваних даних - відомостями про співробітників, списку корисних телефонів, рекомендацій по складанню вихідних листів і т.д.

Робочий стіл керівника відділу

Керівник проектного бюро працює зі списком своїх завдань, розробляє проектну документацію. На робочому столі передбачена панель обраного для швидкого доступу до часто використовуваних даних і панель повнотекстового пошуку для знаходження потрібної інформації.

Робочий стіл директора

Директор працює зі списком своїх завдань і звертається до панелі обраного для швидкого доступу до потрібних даних - звітів про витрати робочого часу, відомостями про виконавську дисципліну і т.д.

Права доступу

Адміністратором або користувачем, що має відповідні повноваження, визначаються права доступу користувачів. Права доступу до файлів налаштовуються по папках для користувачів і груп з урахуванням успадкування прав батьківської папки. Можна встановити дозволяють і забороняють права.

Права доступу до внутрішніх документів

Налаштування прав проводиться по папках і видам внутрішніх документів. Налаштування по папках документів аналогічна настройці по папках файлів: можна встановити дозволяють і забороняють права, вказати права для користувачів і груп з урахуванням успадкування прав батьківської папки.

Про людське око внутрішніх документів права налаштовуються через групи доступу як для користувачів, так і для груп користувачів. Права доступу до внутрішніх документів передаються приєднаним файлів і їх версіями.

Права доступу до вхідних і вихідних документів

Права налаштовуються через групи доступу з урахуванням наступних реквізитів документа:

Вид документу
гриф доступу
Кореспондент (група доступу кореспондентів)

Права можуть зазначатися як для користувачів, так і для груп користувачів. Вхідні та вихідні документи передають права доступу приєднаним до них файлів і їх версіями.

Права доступу до бізнес-процесів і завдань

Правами доступу до бізнес-процесів і завдань мають:

всі учасники бізнес-процесу (тільки читання)

виконавець завдання (зміна свого завдання)

лінійні керівники учасників бізнес-процесів (тільки читання)

роль Контроль завдань і бізнес-процесів має повні права на всі бізнес-процеси і завдання.

Права доступу до звітів

Рядові співробітники можуть працювати тільки зі своїми звітами. Керівник підрозділу має право перегляду всіх щоденних звітів співробітників свого підрозділу.

роль Контроль щоденних звітів дає повні права на все щоденні звіти всіх співробітників.

Права доступу до інших даних

Доступ до інших даних в залежності від даних і ролей користувачів обмежується по:

групам доступу кореспондентів
групам доступу фізичних осіб
видам документів
папок файлів і документів
грифам

Цілі і завдання проекту

Підвищити прозорість узгодження документів, перевести цей процес у електронний вигляд
Створити систему контролю виконання завдань
Централізація зберігання електронних документів
Можливість колективної роботи над документами

результати проекту

Скорочено час узгодження договорів
Виключений ризик втрати документів
Підвищено виконавська дисципліна за рахунок відстеження виконання завдань і регламентації процесів документообігу

Інформація про замовника

Група Компаній «Сетера» представляє собою багатопрофільний холдинг, що охоплює компанії різних галузей.

Серед найбільших компаній, що входять в холдинг: ТОВ «ДЕЗ Калінінського району» - це одна з найбільших керуючих компаній в Челябінську; Сімейний курорт «Скеля»; ТОВ «Багатогалузеве житлово - комунальне об'єднання - 2».

Цілі і завдання проекту

Структурувати документацію підприємства;
Автоматизувати роботу з договорами;
Підвищити надійність і якість обліку вхідної та вихідної документації.

результати проекту

Значно зросла ефективність управління потоками документів;
Виключені втрати договорів та інших документів;
Скоротилися терміни створення і обробки договорів;
Оптимізовано обмін документами між підрозділами, що призвело до збільшення продуктивності роботи співробітників.

Інформація про замовника

Компанія «Южуралавтобан» понад два десятиліття займається будівництвом автомобільних доріг в Челябінській області, включаючи обласний центр, а також надає послуги з утримання та ремонту автодоріг. Крім того, підприємство будує і обслуговує мости та інші штучні споруди. За 2015 рік компанія виконала роботи з прокладання, ремонту та реставрації понад 100 км. автодоріг. У 2016 році введено в експлуатацію ще 75 км. доріг.

Цілі і завдання проекту

Прискорення роботи з документацією підприємства;
Забезпечення контролю за узгодженням;
Виняток помилок, пов'язаних з людським фактором.

результати проекту

Істотно прискорені всі операції з документами: створення, узгодження, пошук і архівація;
Виключені помилки, пов'язані з людським фактором;
Налагоджено надійний контроль за ходом узгодження, скорочені терміни його проведення;
Створено інструменти оцінки виконавської дисципліни.

Інформація про замовника

«Медсервіс» - сучасний лікувально-оздоровчий комплекс, розташований в м Салават. Є одним з найбільших медичних центрів Башкортостану. Цілодобовий стаціонар на 310 ліжок приймає пацієнтів терапевтичного, хірургічного, травматологічного, гінекологічного, неврологічного і урологічного напрямки. Діє також денний стаціонар на 27 ліжок. Крім того, в центрі працюють педіатричне відділення, відділення естетичної медицини і косметології, відділення відновного лікування та реабілітації, стоматологія та інші. Амбулаторно-поліклінічне відділення є первинною ланкою потужністю 1200 відвідувань в день, куди можна звернутися за медичною допомогою та отримати консультацію і лікування у 15 терапевтів та 33 кваліфікованих фахівців вузької спрямованості (ЛОР, окуліст, ендокринолог і т.д.).

Цілі і завдання проекту

Основною метою проекту було підвищення ефективності документообігу компанії. Для цього було необхідно:

Створити єдине сховище електронних документів;
Оптимізувати процеси взаємодії відділів і маршрути узгодження документів;
Прискорити роботу з документацією і пошук потрібних документів.

результати проекту

Завдяки централізованого зберігання документів, час пошуку потрібних даних скорочено до кількох хвилин;
Узгодження документів і подальша робота з документами стала прозорою для співробітників підприємства, робота з документами стала більш структурованою;
Посилено контроль за виконавською дисципліною;
Підвищено ефективність взаємодії між підрозділами підприємства.

Інформація про замовника

Агрохолдинг «Равис» працює в Челябінській області з 1981 року і на сьогоднішній день є одним з лідерів м'ясного птахівництва Уральського федерального округу. Агрохолдинг об'єднує 10 сільськогосподарських підприємств, що займаються кормовиробництво, виробництвом і переробкою м'яса бройлера, свинини і яловичини.

Підприємство щорічно виробляє 100 000 тонн м'яса птиці, більше 20 000 тонн молока, понад 1500 тонн свинини і 65 000 000 інкубаційних яєць на рік, більше 100 000 тонн зерна і 160 000 тон власних кормів.

Компанія реалізує продукцію через мережу фірмових магазинів, в яку входять близько 300 торгових точок. В асортименті торгової марки «Равис» понад 200 найменувань продукції.

Цілі і завдання проекту

Головна мета проекту полягала в підвищенні ефективності документообігу групи компаній. Для цього було необхідно:

Підвищити контроль за діяльністю підприємств групи;
Виключити втрати документів, прискорити пошук і мінімізувати негативний вплив людського фактора;
Скоротити терміни узгодження договорів;
Підняти виконавську дисципліну за рахунок посилення контролю за виконанням завдань, в тому числі і в рамках проектної діяльності.

результати проекту

Використання загальної бази документообігу дозволило сформувати єдині центри обслуговування для всіх підприємств групи: відділ договірної роботи, фінансово-економічна служба, служба безпеки, будівельний нагляд, служба закупівель і логістики;
Повністю виключені втрати паперових документів, значно прискорений пошук потрібних файлів в єдиному сховищі;
Терміни укладання договорів скорочені до 3-5 робочих днів;
Автоматизований контроль виконання резолюцій за листами, контроль виконання протоколів нарад, доручень керівників;
Виключені випадки затвердження документів без належного узгодження;
Завдяки автоматичній перевірці термінів виконання завдань і посилення контролю підвищений рівень виконавської дисципліни на підприємствах. Кількість своєчасно і в повному обсязі виконаних доручень зросла з 80-85% до 95%.

Інформація про замовника

Група компаній «Конар» заснована в 1991 році. Промислова група включає в себе 9 підприємств в трьох регіонах РФ, що займаються розробкою, проектуванням і комплексним забезпеченням для газової, нафтової та нафтохімічної промисловості. З травня 2005 року система менеджменту якості головної компанії АТ «Конар» сертифікована відповідно до вимог MS ISO 9001: 2008.

На поточний момент промислова група включає в себе:

АТ «Конар» - виробництво деталей трубопроводів, виробництво засувок до діаметра труби - 1200 мм виробництво опор для нафтопроводів, інжиніринг.
ТОВ «Конар» - виробництво магістральних шиберних засувок.
ТОВ «БВК» - спільний з Chividale Spa ливарний завод з виробництва складних корпусних виробів вагою до 25 тн / шт.
ТОВ «Станкомаш» - завод з виробництва фонтанної арматури для нафтовидобутку, виробництво виробів спеціального призначення;
ТОВ «Вебб» - будівельно-монтажна організація.
ТОВ «Енерготехсервіс» - обслуговування інфраструктури;
ТОВ «Індустріальний парк« Станкомаш »- керуюча компанія, що надає комплекс послуг, територію і промислову інфраструктуру для розміщення і розвитку виробничих підприємств.
ТОВ «СП Конар - Чімолаі» - спільне з Chimolai Spa (Італія) підприємство з виробництва складних металоконструкцій.
АТ «ЕСКОНІ» - виробництво металоконструкцій.

Програмний продукт "1С: Документообіг 8", є наступником програмного продукту "1С: Архів 3", який вже понад 10 років застосовується в сотнях організацій, підприємств і установ, і призначений для автоматизації документообігу підприємства.

"1С: Документообіг 8" дозволяє:

Впорядкувати роботу співробітників з документами, виключити можливість втрати версій або перетину фрагментів при одночасній роботі;

Скоротити час пошуку потрібної інформації і сумарний час колективної обробки документів;

Підвищити якість готового матеріалу (проектів, документації тощо.) За рахунок вирішення великої кількості спірних питань і впорядкування роботи користувачів.

Що стосується вартості системи, то вона також варіюється в залежності від багатьох параметрів:

Таблиця 2.5. Ціни на поставку СЕД «1С: Документообіг 8»

Число робочих місць	Загальна вартість програми
Число робочих місць
30-50 (10 активних користувачів)
300-500 (100 активних користувачів)
1000-2000 (400 активних користувачів)
3000-5000 (1000 активних користувачів)

Порівняльна таблиця систем електронного документообігу

В ході порівняння систем електронного документообігу була складена таблиця переваг функціональних можливостей розглянутих раніше систем:

Таблиця 2.6. Порівняльна таблиця систем електронного документообігу

Найменування СЕД				«Е1 Євфрат»
Наявність web-клієнта		Можна придбати додатково (1 б.)
ведення договорів		Докуповується окремо (1 б.)	Докуповується окремо (1 б.)
управління роботами	Тільки в розширеній версії (1 б.)
Інтеграція з іншими системами		Докуповується окремо (1 б.)
Ведення клієнтської бази	Функція не заявлена \u200b\u200b(0 б.)	Функція не заявлена \u200b\u200b(0 б.)	Докуповується окремо (1 б.)
розпізнавання документів	Докуповується окремо (1 б.)	Докуповується окремо (1 б.)	Докуповується окремо (1 б.)
підсумковий бал

Огляд системи електронного документообігуDirectum.

Загальний опис системи

Система Directum є корпоративною системою електронного документообігу, яка спрощує роботу з великим потоком документів. СЕД Directum націлена на підвищення ефективності роботи всіх співробітників організації в різних областях їх спільної діяльності.

Функціонування системи електронного документообігу Directum залежить в першу чергу від тієї конфігурації, яку вибере замовник. В поставку можуть входити дев'ять модулів, що реалізують функції електронного документообігу та управління взаємодією, а також кошти, що розширюють можливості їх використання. Цими засобами є такі модулі, як: модуль управління електронними документами, модуль управління діловими процесами, модуль канцелярія, модуль звернення громадян і організацій, модуль управління взаємодією з клієнтами, модуль управління договорами, модуль управління нарадами і засіданнями, модуль управління показниками ефективності, модуль інтеграції з системами обміну документами.

Модулі управління електронними документами і управління діловими процесами є базовими модулями системи. Решта модулі - є додатковими модулями системи, які дозволяють розширити функціонал системи.

Також СЕД Directum оснащена додатковими можливостями, які відкривають великі можливості і допомагають спростити роботу з нею. Наприклад, технологія швидкої ідентифікації, яка дозволяє проставляти штрих код на документи, щоб в подальшому отримувати швидкий доступ до них.

Крім цього СЕД Directum інтегрований з додатками Microsoft Office, тобто, існує можливість взаємодії з системою безпосередньо з додатків MS Office.

Також СЕД Directum оснащений веб-доступом. Це означає, що у користувачів системи є можливість отримати доступ до даних системи Directum за допомогою веб-браузера.

Ще одним корисним додатковим засобом є предметно-орієнтований інструмент розробки IS-Builder. Даний інструмент дозволяє створювати і допрацьовувати компоненти системи за допомогою візуальної настройки їх форм і завдання обчислень на вбудованій мові ISBL. Мова призначений для адаптації системи до потреб конкретного підприємства програмістами цього підприємства.

Такий засіб, як служба введення документів дозволяє автоматично вводити документи, отримані з різних джерел в систему DIRECTUM (сканери, МФУ, файлова система, факси, електронна пошта).

Також в системі Directum реалізована служба перетворення документів. Вона дозволяє перетворювати документ у формати HTML, PDF, а також в багатосторінковий TIFF при різних діях користувача з документами. Наприклад, при експорті документів з системи.

В системі Directum також передбачена інтеграція з 1С: Підприємство 8 * і Dynamics AX *.

Огляд модулів системи.

Структурно модулі системи є наборами компонент різних типів. Компоненти мають характерний інтерфейс і набори даних, що визначаються їх призначенням.

Огляд базових модулів

У даній таблиці представлено огляд базових модулів системи:

Таблиця 2.7. Базові модулі СЕД Directum

Огляд додаткових модулів

У даній таблиці представлено огляд додаткових модулів, які розширюють функціонал системи:

Таблиця 2.8. Додаткові модулі СЕД Directum

Найменування	Короткий опис
1.Канцелярія	Модуль призначений для секретарів і діловодів, полегшується виконання рутинних операцій в роботі з паперовими документами, пошуку документів і відправці доручень в роботу.
2.Обращенія громадян і організацій	Дозволяє організувати роботи зі звернення громадян та організацій відповідно до ФЗ № 59 «Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації» в державних організаціях і на великих підприємствах.
3.Управление взаємодії з клієнтами	Дозволяє вести єдину базу клієнтів компанії, враховувати всі контакти і маркетингові заходи.
4.Управленіе договорами	Організація процесу реєстрації, узгодження договорів та інших договірних документів, оперативна робота з ними (пошук, аналіз, редагування і т.п.), а так само контроль за ходом договірного процесу.
5.Управленіе нарадами і засіданнями	Модуль підтримує повний ЖЦ наради, починаючи від підготовки і проведення і закінчуючи узгодженням протоколу і контролем виконання рішень.
6.Управленіе показниками ефективності	Дозволяє проводити оперативний контроль і аналіз бізнес-процесів підприємства за ключовими показниками ефективності.

В ході написання випускної кваліфікаційної роботи особливу увагу буде приділено єдиному додатковому модулю - це модуль «Канцелярія». Пов'язано це з тим, що даний модуль дозволяє вести Журнал реєстрації, Номенклатури справ і дозволяє заповнювати РКК (реєстраційно-контрольні картки), за допомогою яких в подальшому можна буде формувати звіти про роботу підприємства, а також в даному модулі реалізована робота з дорученнями. Ці функції були необхідні для здійснення внутрішнього документообігу компанії.

Розглянемо функціональні можливості цього модуля більш докладно.

Модуль «Канцелярія»

Робота модуля «Канцелярія» тісно пов'язана з роботою інших модулів СЕД Directum.

У багатьох організаціях основне навантаження з контролю виконання доручень або ж по забезпеченню паперового документообігу лежить на діловодних службах підприємства. Для таких служб був розроблений модуль «» Канцелярія ».

Обмін документами автоматизується відповідно до стандарту Гільдії керуючих Документації «Взаємодія систем автоматизації документаційного забезпечення управління».

Даний модуль використовується для автоматизації роботи з офіційними паперовими документами, наприклад, з наказами з основної діяльності, вхідними та вихідними листами, запитами, дорученнями і т.п.

Робота з такими документами не може бути повністю переведена в електронний вигляд, тому що більшість документів, що мають юридичну силу, по законодавству повинні оформлятися в паперовому вигляді.

У той же час, багато організацій обмінюються електронними повідомленнями і документами, які вважаються «офіційними» нарівні з паперовими документами, і тому підлягають реєстрації, винесення резолюцій і т.д.

Модуль полегшує обробку паперових документів і дозволяє автоматично обмінюватися електронними документами між організаціями.

Обробка паперових документів здійснюється відповідно до вимог ГСДОУ (Державна Система Документационного Забезпечення Управління), на яких базується традиційна російська технологія діловодства.

Модуль «Канцелярія» забезпечує:

єдину реєстрацію всіх вхідних, вихідних і внутрішніх документів з використанням реєстраційно-контрольних карток (Далі РКК);

реєстрацію місцезнаходження паперового документа на будь-якому етапі життєвого циклу документа.

здійснення контролю за своєчасним виконанням доручень, резолюцій і вказівок керівництва;

списання документів у справу відповідно до прийнятої в організації номенклатури справ;

швидкий пошук інформації по наявності, стану і руху паперових документів в системі;

отримання стандартних форм і журналів, а також статистичних звітів по документообігу організації.