Panimula

Para sa anumang modernong organisasyon, ang mga kakayahan ng modernong teknolohiya ng impormasyon sa mga tuntunin ng kanilang paggamit sa pamamahala ng mga talaan.

Pagdating sa pag-automate ng dokumento, ang lugar na ito ay kadalasang may kasamang maraming mga programa na hindi direktang nauugnay sa problemang nilulutas - mga editor ng teksto, mga programa sa pagkilala ng character, mga system Email. Gayunpaman, ang lahat ng ito ay hindi isang sistema pamamahala ng elektronikong dokumento. At dahil sa kasalukuyang sitwasyon sa mundo, ang pagpapatupad ng isang sistema ng pamamahala ng dokumento na pinakamainam na angkop para sa organisasyon ay isang napakahalagang gawain.

Ang kakulangan ng isang mahusay na nakabalangkas na daloy ng dokumento at ang kawalan ng kakayahang epektibong subaybayan ang paggalaw at pagpapatupad ng mga dokumento ay humahantong sa pagbaba sa kahusayan sa trabaho at pagtaas ng mga pagkakamali.

Paglutas ng problema sa pamamahala ng dokumento sa modernong kondisyon ay magbibigay-daan sa naka-target na pagbuo mapagkukunan ng impormasyon organisasyon, bawasan ang dami ng manu-manong impormasyong ipinasok, na nakakatipid ng oras at tinitiyak ang kanilang mahusay na paggana.

Kaugnayan thesis: Ang napiling paksa ay may kaugnayan dahil alam na ang organisasyon ng trabaho na may mga dokumento ay nakakaapekto sa kalidad ng trabaho ng pamamahala ng aparato, ang organisasyon at kultura ng trabaho ng mga manggagawa sa pamamahala. Ang tagumpay ay nakasalalay sa kung paano pinapanatili ang propesyonal na dokumentasyon. mga aktibidad sa pamamahala pangkalahatan. Tulad ng ipinapakita ng modernong pananaliksik, 85% ng oras ng pagtatrabaho ng mga empleyado ng organisasyon ay ginugugol sa paghahanda, pagpapanatili, pagpuno, pagkopya at pagpapadala ng mga dokumento.

Ang wastong organisadong pamamahala ng kaso ay binabawasan ang oras na kinakailangan para sa paghahanap, pinapataas ang katumpakan at pagiging napapanahon ng impormasyon, at inaalis ang kalabisan nito. Ang paglaki sa dami ng impormasyon at, nang naaayon, mga dokumento, ay nangangailangan ng pagpapakilala ng teknolohiya para sa napapanahong pagproseso ng mga dokumento, at sa pagdating ng mga computer, ang impormasyon mismo.

Layunin ng thesis:Pag-unlad ng mga teknikal na pagtutukoy para sa pagpapatupad ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento sa State Autonomous Educational Institution of Secondary Professional Education sa Moscow, College of Entrepreneurship No. 11, Department of Management and Information Technology.

Layunin ng thesis:

1)Pagkolekta ng impormasyon tungkol sa iba't ibang mga sistema ng pamamahala ng dokumento mula sa iba't ibang mga mapagkukunan (panitikan, Internet, atbp.).

)Isagawa ang mga ito paghahambing na pagsusuri, pag-aralan ang mga kinakailangan para sa sistema ng impormasyon.

)Pagpili ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento.

)Pag-unlad ng mga teknikal na pagtutukoy.

Sa unang (teoretikal) na kabanata, tatalakayin ang mga konsepto ng daloy ng dokumento at mga prinsipyo. Ang mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento at ang kanilang pag-uuri ay tinatalakay din.

Sa ikalawang kabanata (teknikal), isang pagsusuri, pagsusuri at pagpili ng umiiral na mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay isinagawa at natukoy ang pinaka-angkop. teknikal na mga kinakailangan Kolehiyo ng Entrepreneurship Blg. 11. Sa ikatlong kabanata, ang pagkalkula kahusayan sa ekonomiya.

1. Mga prinsipyo ng pag-aayos ng daloy ng dokumento ng mga aktibidad sa pamamahala

Konsepto ng daloy ng dokumento

Ang daloy ng dokumento ng isang organisasyon ay karaniwang nauunawaan bilang ang maayos na paggalaw ng mga dokumento na nilikha sa proseso ng trabaho ng mga kaugnay na opisyal.

Alinsunod sa GOST R 51141-98 - daloy ng dokumento - ang paggalaw ng mga dokumento sa isang organisasyon mula sa sandali ng kanilang paglikha o pagtanggap hanggang sa pagkumpleto ng pagpapatupad o pagpapadala. Isang hanay ng trabaho na may mga dokumento: pagtanggap, pagpaparehistro, pamamahagi, kontrol ng pagpapatupad, pagbuo ng mga file, imbakan at muling gamitin dokumentasyon, gawaing sanggunian.

Mga uri ng daloy ng dokumento

Depende sa likas na katangian ng mga pagpapatakbo ng negosyo ng mga organisasyon kung saan isinasagawa ang paggalaw at pagtatala ng mga pangunahing dokumento, ang mga sumusunod na uri ng daloy ng dokumento ay nakikilala:

· Managerial.Kasama ang mga yugto ng pagkolekta, pagsusuri at pagbubuod ng impormasyon para sa paghahanda ng mabilis, maaasahan at visual na mga ulat sa pamamahala, batay sa kung saan ang pag-aampon ng mga madiskarteng desisyon at kontrol sa kanilang napapanahong pagpapatupad;

· Pananalapi.Sinasaklaw ang lahat ng pagpapatakbo ng trabaho sa opisina at pinapayagan ang organisasyon na pamahalaan ang dokumentasyon (mga kontrata, sulat, binalak at analytical na ulat, regulasyon, atbp.) na kasangkot sa mga proseso ng negosyo;

· Mga tauhan.Ito ay nagsasangkot ng koleksyon at pagpaparehistro ng impormasyon na may kaugnayan sa accounting ng mga tauhan ng organisasyon: sa pagpasok, paglipat, pagbabago ng posisyon at pagpapaalis ng mga empleyado, pagliban at mga parusang pandisiplina, mga iskedyul ng bakasyon, mga iskedyul ng staffing, mga paglalarawan sa trabaho, atbp.

· Teknikal.Nag-coordinate ng mga daloy ng impormasyon para sa paghahanda at suporta sa siklo ng buhay dokumentasyon ng proyekto(paglikha, pagpapatupad, pag-apruba, pag-apruba, pag-amyenda at pag-archive);

· Archival.Sa proseso ng trabaho sa opisina, tinitiyak ang napapanahong paglipat ng mga dokumento para sa imbakan ng archival at ang kanilang pag-record alinsunod sa nomenclature ng mga kaso, na binago taun-taon.

Mga paraan upang ayusin ang daloy ng dokumento

Mayroong mga sumusunod na paraan ng pagtatala ng dokumentasyon:

Papel - nangangahulugan na ang lahat ng mga transaksyon sa pananalapi at pang-ekonomiya ay makikita sa mga dokumento na iginuhit lamang sa papel, na nagpapahiwatig ng mga kinakailangang detalye at pinatunayan ng mga lagda ng mga drafter. Ang pamamaraang ito ay nangangailangan ng malaking pamumuhunan ng oras at materyal na mapagkukunan para sa paglikha, sirkulasyon at pag-iimbak ng dokumentasyon. Mayroon ding panganib ng hindi na mababawi na pagkawala ng dokumento kung ang pisikal na media ay nawasak.

Electronic - ay nagpapahiwatig na ang lahat ng mga proseso ng negosyo ay nakarehistro sa mga dokumento na walang orihinal sa papel, lamang sa elektronikong anyo. Upang mabigyan ng legal na puwersa ang mga dokumento, ginagamit ang mga electronic digital signature, na nagpoprotekta laban sa plagiarism at pagbaluktot ng dokumentasyon. Ang pamamaraang ito ng accounting ay nagbibigay-daan sa iyo upang mabawasan ang oras para sa paglikha ng mga dokumento at dagdagan ang kontrol sa kanilang paggalaw.

Magkakahalo - Ipinapalagay na ang koordinasyon at pag-apruba ng mga dokumento ay isinasagawa sa papel, at ang paghahanda at paghahatid sa pagitan ng mga yunit ng istruktura o empleyado ay isinasagawa gamit ang mga computer. Sa kasong ito, ang orihinal na dokumento sa papel ay may legal na puwersa. Tinitiyak ng pamamaraang ito ang pag-optimize ng iskedyul ng daloy ng dokumentasyon sa enterprise.

Pamamahala ng elektronikong dokumento

Pamamahala ng elektronikong dokumento (EDF)- isang pinag-isang mekanismo para sa pagtatrabaho sa mga dokumentong isinumite sa elektronikong anyo, kasama ang pagpapatupad ng konsepto ng "walang papel na gawain sa opisina".

Mga pangunahing prinsipyo ng pamamahala ng elektronikong dokumento:

· Isang pagpaparehistro ng isang dokumento, na nagbibigay-daan sa iyong natatanging kilalanin ang dokumento.

· Posibilidad ng parallel na pagpapatupad ng mga operasyon, na nagpapahintulot na bawasan ang oras ng paggalaw ng mga dokumento at dagdagan ang kahusayan ng kanilang pagpapatupad.

· Ang pagpapatuloy ng paggalaw ng dokumento, na nagpapahintulot na makilala ang taong responsable para sa pagpapatupad ng dokumento (gawain) sa bawat sandali sa buhay ng dokumento (proseso).

· Isang pinag-isang (o pinag-ugnay na ibinahagi) na database ng impormasyon ng dokumento, na nag-aalis ng posibilidad ng pagdoble ng mga dokumento.

· Isang epektibong organisadong sistema ng paghahanap ng dokumento na nagbibigay-daan sa iyo upang makahanap ng isang dokumento, pagkakaroon kaunting impormasyon tungkol sa kanya.

· Binuo ang sistema ng pag-uulat iba't ibang katayuan at mga katangian ng dokumento, na nagbibigay-daan sa iyong kontrolin ang paggalaw ng mga dokumento sa pamamagitan ng mga proseso ng daloy ng dokumento at tanggapin mga desisyon sa pamamahala, batay sa data mula sa mga ulat.

Malawakang ginagamit sa pamamahala elektronikong paraan paglikha at pagproseso ng mga dokumento, samakatuwid ang daloy ng dokumento ay itinuturing na isang mahalagang bahagi ng suporta sa impormasyon ng pamamahala at kasama ang paggalaw ng mga daloy ng impormasyon ng organisasyon - ang kanilang pagtanggap, pagproseso, pagproseso, paggamit.

Kung hanggang kamakailan sa panitikan ng negosyo ay kaugalian na paghiwalayin ang tradisyonal at elektronikong daloy ng dokumento mula sa isa't isa, ngayon ay pinag-uusapan natin ang paglitaw ng isang bago, modernong uri ng daloy ng dokumento, na pinagsasama ang pinakamahusay na mga katangian ng tradisyonal na trabaho sa opisina sa mga modernong teknolohiya para sa paglikha , pagproseso at pagpapadala ng mga dokumento sa kanilang destinasyon.

Sa kasalukuyan, sa trabaho sa opisina ng Russia mayroon pa ring kumbinasyon ng parehong uri ng daloy ng dokumento na may ilang pamamayani ng mga elektroniko sa malalaking sentro ng administratibo at pang-industriya.

Ang tradisyunal na pamamahala ng dokumento ay nagpapanatili ng posisyon nito sa ilang partikular na lugar ng trabaho sa opisina, lalo na kung saan pinag-uusapan natin tungkol sa mga kumpidensyal na dokumento (mga dokumento ng limitadong paggamit).

Kaya, ang modernong daloy ng dokumento ng isang organisasyon ay dapat isaalang-alang bilang isang halo-halong daloy ng dokumento, batay sa priyoridad na paggamit ng elektronikong teknolohiya para sa pagtatrabaho sa mga dokumento.

Ang huli ay nangangahulugan na ang mga dokumento, bilang panuntunan, ay nilikha gamit ang mga modernong teknolohikal na paraan (mga kagamitan sa opisina, materyales, atbp.), At ang kanilang paghahatid, pagproseso at pag-iimbak ay isinasagawa kapwa sa elektroniko at sa "papel" na anyo.

Ang modernong daloy ng dokumento ng isang organisasyon ay nabuo bilang isang resulta ng organisadong "pagsasama" ng tatlong independiyenteng impormasyon na dumadaloy kung saan ang mga panloob na dokumento, papasok na mga dokumento at papalabas na mga dokumento ay "paglalakbay".

Tinitiyak ng daloy ng panlabas na impormasyon ang paggalaw ng mga papasok at papalabas na dokumento, at tinitiyak ng daloy ng panloob na impormasyon ang paggalaw ng mga dokumento sa loob ng negosyo.

SA panloob na mga dokumentoNakaugalian na ang pag-uuri ng mga dokumento na binuo ng mga opisyal batay sa mga layunin at pangangailangan ng organisasyon (mga istrukturang dibisyon nito) at alinsunod sa panloob na mga tuntunin pagbuo ng mga dokumento. Sa madaling salita, ito ay mga dokumento na nagreresulta mula sa panloob na aktibidad mga negosyo.

Pangkalahatang organisasyon Ang pagtatrabaho sa mga panloob na dokumento ng organisasyon ay ganito ang hitsura:

Mga papasok na dokumento- Ito ay mga dokumentong natanggap ng organisasyon mula sa labas sa pamamagitan ng iba't ibang mga channel ng komunikasyon.

Ang pangkalahatang organisasyon ng trabaho kasama ang mga papasok na dokumento ng organisasyon ay ang mga sumusunod:

Papalabas na mga dokumento- ito ay mga dokumento na binuo sa loob ng organisasyon at ipinadala sa labas nito para sa gabay sa mga lower management body (subordinate na opisyal, institusyon at organisasyon) o sa pagsunod sa nakasulat na mga tagubilin (guidance documents) ng pinakamataas na awtoridad (senior managers).

Ang pangkalahatang organisasyon ng trabaho na may mga papalabas na dokumento ng organisasyon ay ang mga sumusunod:

Mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento

Electronic document management system (EDMS) English. EDMS (Electronic Document Management Systems) at EMC (Enterprise Content Management) -ay isang sistema para sa pag-automate ng trabaho sa mga dokumento ng impormasyon sa kanilang buong ikot ng buhay (paglikha, pagbabago, imbakan, paghahanap, pag-uuri, atbp.), pati na rin ang mga proseso ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga empleyado. Sa kasong ito, ang mga dokumento ay pangunahing nangangahulugang hindi nakabalangkas mga elektronikong dokumento(Word, Excel file, atbp.). Bilang panuntunan, ang isang EDMS ay may kasamang electronic archive ng mga dokumento at isang sistema para sa pag-automate ng mga proseso ng negosyo at pagsuporta sa functionality ng trabaho sa opisina.

Sa kasalukuyan, mayroong isang malaking bilang ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento. Sa kasong ito, kinakailangan na makilala sa pagitan ng mga terminong "daloy ng dokumento" at "trabaho sa opisina". gawain sa opisina ay isang terminong ginagamit sa pagsasanay sa opisina upang tukuyin ang isang pormal na hanay ng mga patakaran para sa pagtatrabaho sa mga dokumento. May mga sistema ng pamamahala ng dokumento na maaaring i-configure upang matugunan ang mga kinakailangang panuntunan sa daloy ng trabaho. Ngunit may mga sistema na sa simula ay naglalayong suportahan ang mga patakarang ito at, sa ganitong diwa, wala na pangkalahatang pag-andar sapat upang sila ay matawag na mga sistema ng pamamahala ng dokumento.

Ang anumang sistema ng daloy ng trabaho ay maaaring maglaman ng mga elemento ng bawat isa sa mga sumusunod na kategorya, ngunit karamihan ay may partikular na pokus sa isang lugar, na pangunahing nauugnay sa pagpoposisyon ng produkto.

Pag-uuri ng mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento:

1.Pangkalahatang "naka-box" na EDMS:

o karaniwang hanay ng mga pag-andar;

o ang imposibilidad na ganap na matugunan ang mga pangangailangan ng isang partikular na organisasyon;

o mababang gastos sa oras para sa pagbili at pag-install;

o medyo mababang gastos;

o ang pangangailangang bumili ng lisensya para sa bawat ipinatupad lugar ng trabaho.

2.Indibidwal na binuong EDMS:

o ang pinaka-personalized na sistema;

o malalaking oras na gastos;

o mataas na gastos sa pag-unlad;

o kaugnay na mga gastos: mga gastos sa pagsasanay ng empleyado, pagbili ng mga bagong kagamitan at software.

3.Pinagsamang EDMS:

o isang pangunahing plataporma kung saan binuo ang mga kinakailangang karagdagang module;

o ganap na pagsunod sa mga pangangailangan ng negosyo;

o mababang gastos sa oras para sa pagpapaunlad at pagpapatupad;

o kasama sa gastos ang: ang presyo ng pangunahing platform at ang halaga ng indibidwal na pagbabago, depende sa pagiging kumplikado ng order;

o paglipat ng mga karapatan sa produkto sa customer;

o kadalian ng pag-aaral at paggamit;

o kumpletong Russification;

o user-friendly na interface;

o pakikipag-ugnayan sa mga umiiral nang aplikasyon sa opisina.

Alinsunod sa bilang ng mga ipinatupad na function, ang EDMS ay nahahati sa:

· Mga system na may binuo na paraan ng pag-iimbak at pagkuha ng impormasyon (electronic archive - EA). Ang electronic archive ay isang espesyal na kaso ng isang sistema ng pamamahala ng dokumento na nakatuon sa mahusay na pag-iimbak at pagkuha ng impormasyon. Ang ilang mga system ay partikular na namumukod-tangi dahil sa kanilang binuong full-text na mga tool sa paghahanap: fuzzy na paghahanap, semantic na paghahanap, atbp., iba pa - dahil sa mahusay na organisasyon ng imbakan: HSM, suporta para sa isang malawak na hanay ng mga kagamitan para sa pag-iimbak ng impormasyon, atbp.

· Mga system na may advanced na workflow (WF) na tool. Ang mga system na ito ay pangunahing idinisenyo upang matiyak ang paggalaw ng ilang mga bagay sa mga paunang natukoy na ruta (ang tinatawag na "hard routing"). Sa bawat yugto, maaaring magbago ang bagay, kaya tinawag itong pangkalahatang salitang "trabaho". Ang mga sistema ng ganitong uri ay tinatawag na mga sistema ng daloy ng trabaho - "daloy ng trabaho" (sa kasamaang palad, walang eksaktong katumbas para sa terminong ito sa Russian). Ang mga dokumento ay maaaring nauugnay sa mga trabaho, ngunit ang mga dokumento ay hindi ang pangunahing bagay ng mga sistemang ito. Sa tulong ng naturang mga sistema, posible na ayusin ang ilang mga gawa kung saan ang lahat ng mga yugto ay kilala nang maaga at maaaring inireseta.

· Nakatuon ang mga system sa pagsuporta sa pamamahala ng organisasyon at akumulasyon ng kaalaman. Ito ang mga "hybrid" na sistema, na karaniwang pinagsasama ang mga elemento ng naunang dalawa. Sa kasong ito, ang pangunahing konsepto sa system ay maaaring parehong dokumento mismo at ang gawain na kailangang makumpleto. Upang pamahalaan ang isang organisasyon, kailangan mo ang parehong "mahirap" at "libre" na pagruruta, kapag ang ruta ng isang dokumento ay itinalaga ng tagapamahala ("naglalarawan" sa papasok na dokumento), kaya ang parehong mga teknolohiya sa isang anyo o iba ay maaaring naroroon sa naturang mga sistema. Ang mga sistemang ito ay aktibong ginagamit sa mga istruktura ng pamamahala ng pamahalaan, sa mga opisina malalaking kumpanya, na kung saan ay nakikilala sa pamamagitan ng isang binuo hierarchy, ay may ilang mga patakaran at pamamaraan para sa paggalaw ng mga dokumento. Kasabay nito, ang mga empleyado ay sama-samang gumagawa ng mga dokumento, naghahanda at gumagawa ng mga desisyon, isinasagawa o kinokontrol ang kanilang pagpapatupad.

Kapag nagpapatupad ng mga naturang sistema sa malalaking negosyo, mahalagang matukoy kung ang sistema ay nagbibigay ng kakayahan para sa epektibong pangangasiwa, pagproseso ng malalaking volume ng impormasyon, pagsasama sa mga awtomatikong sistema ng pamamahala ng produksyon, scalability, phased na pagpapatupad, isinasaalang-alang ang pamamahagi ng teritoryo, kumplikadong istraktura ng organisasyon. , access na nakabatay sa tungkulin, atbp.

· Nakatuon ang mga system sa pagsuporta sa pakikipagtulungan. Ito ay isang bagong kalakaran sa larangan ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento na nauugnay sa pag-unawa sa pagkakaiba-iba kondisyon sa pamilihan V modernong mundo at sa pangangailangan na magkaroon ng "kung ano lamang ang kinakailangan" para sa mabilis na paggalaw, nang walang hindi kailangan, lubhang kapaki-pakinabang, ngunit mabigat na ballast. Ang ganitong mga sistema, sa kaibahan sa mga nauna, ay hindi kasama ang konsepto ng hierarchy sa organisasyon at walang pakialam sa anumang pormalisasyon ng daloy ng trabaho. Ang kanilang gawain ay upang matiyak na ang mga tao sa organisasyon ay nagtutulungan, kahit na sila ay hiwalay sa heograpiya, at upang mapanatili ang mga resulta ng gawaing ito. Karaniwang ipinapatupad sa konsepto ng "mga portal". Nagbibigay sila ng mga serbisyo para sa pag-iimbak at pag-publish ng mga dokumento sa intranet, paghahanap ng impormasyon, pagtalakay, at paggawa ng mga appointment (parehong totoo at virtual). Ang ganitong mga sistema ay nakakahanap ng mga customer sa mga mabilis na umuunlad komersyal na kumpanya, mga nagtatrabahong grupo sa malalaking kumpanya at ahensya ng gobyerno.

· Mga system na may mga binuo na karagdagang serbisyo.Halimbawa, serbisyo sa pamamahala ng relasyon sa customer (CRM - Pamamahala ng Relasyon ng Customer), pamamahala ng proyekto, pagsingil, e-mail, atbp. (Tandaan na sa mga tuntunin ng pagiging kumplikado ng mga function, ang sistema ng pamamahala ng dokumento at, halimbawa, ang serbisyo ng CRM ay maaaring mayroong iba't ibang proporsyon depende sa organisasyon. Ngunit sa konteksto ng artikulong ito, opsyonal ang CRM functionality).

Mga karaniwang kinakailangan para sa EDMS

Kung susundin namin ang titik ng pamantayan para sa pagguhit ng mga teknikal na detalye, ang mga kinakailangan na maaaring ipakita ng isang karaniwang gumagamit sa isang tipikal na sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay maaaring ilarawan bilang mga sumusunod.

Ang sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay dapat:

· tiyakin ang ligtas na pag-iimbak ng mga dokumento at ang kanilang mga paglalarawan;

· tiyakin ang siklo ng buhay ng isang dokumento (paglikha nito, pag-iimbak ng mga bersyon, paglalathala, pagharang sa pag-access sa isang nasamsam na dokumento, paglipat ng isang dokumento para sa imbakan sa isang archive);

· payagan ang gumagamit na tukuyin ang iba't ibang uri ng mga dokumento, lumikha at mag-edit ng mga card para sa kanila;

· mapanatili ang isang hierarchy ng mga kategorya para sa mahusay na paghahanap ng dokumento;

· maghanap ng mga dokumento batay sa impormasyon mula sa card, pati na rin ang buong teksto;

· tiyakin ang paghihiwalay ng pag-access sa mga dokumento sa antas ng mga indibidwal na gumagamit, batay sa mga prinsipyo ng tungkulin, at batay sa hierarchical na istraktura ng organisasyon;

· suportahan ang teknolohiya ng HSM;

· i-log ang lahat ng mga kaganapan na nauugnay sa gawain ng mga gumagamit at ang system mismo; kinakailangang magkaroon ng mga kasangkapan sa pangangasiwa;

· suportahan ang malayuang pag-access sa impormasyon.

Dapat suportahan ng mga advanced na system ang:

· mga teknolohiyang cluster na ibibigay walang tigil na operasyon;

· mga organisasyong ipinamahagi sa heograpiya;

· mga algorithm ng pag-encrypt para sa pag-iimbak at paghahatid ng data;

· digital na lagda.

Mga kinakailangan sa arkitektura:

· pagkakaroon ng nakalaang application server;

· pagkakaroon ng isang manipis na kliyente; suporta para sa pag-access ng mga dokumento gamit ang isang browser.

· multi-platform upang matiyak ang scalability;

Mga kinakailangan para sa pagiging bukas at pagsasama sa ibang mga sistema:

· pagsasama sa streaming document input tools;

· pagsasama sa mga aplikasyon sa opisina;

· pagsasama ng email;

· pagkakaroon ng binuong software interface (API);

· pagsasama sa karaniwang mga serbisyo ng direktoryo (halimbawa, LDAP) upang mapanatili at i-synchronize ang listahan ng mga user ng system;

· ang kakayahang iakma ang user interface sa mga partikular na gawain;

· ang kakayahang dagdagan ang system gamit ang iyong sariling mga dalubhasang sangkap;

Kung ang isang panlabas na database ay ginagamit upang mag-imbak ng mga katangian ng dokumento, kinakailangan na magkaroon ng isang detalyadong paglalarawan ng istraktura ng data at mga tool para sa pagtatrabaho sa iba't ibang mga DBMS.

Paglikha ng mga bahagi ng electronic document management system

Ang component architecture ng electronic document management system ay ipinakita sa Figure 1. Ang mga pangunahing elemento ng architecture ay:

Workstation ng kliyente - mga bahagi ng user interface at mga kontrol. Application server - mga bahagi ng server para sa pagpapatupad ng lohika ng negosyo ng system. Database server - mga bahagi ng pag-iimbak at pag-access ng data.

Ang mga bahagi ng electronic document management system ay nakikipag-ugnayan sa ibang mga system sa pamamagitan ng EDMS software interface, sa turn, ang ibang mga system ay nakikipag-ugnayan sa electronic document management system sa pamamagitan ng EDMS software interface.

Figure 1. Component architecture ng isang electronic document management system

Sinuri ng kabanatang ito ang mga pangunahing konsepto, uri at pamamaraan ng pag-aayos ng daloy ng dokumento, pati na rin ang daloy ng elektronikong dokumento, pag-uuri at mga prinsipyo. Pangkalahatang Impormasyon tungkol sa mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento, pag-uuri at mga kinakailangan. Ngayon ay lumipat tayo sa pagsusuri at pagpili ng mga electronic na sistema ng pamamahala ng dokumento.

2. Pagsusuri ng mga pangunahing sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento

Sa ngayon, ang merkado ng Russia ay nag-aalok ng medyo malawak na seleksyon ng EDMS, na maaaring matugunan ang mga kinakailangan at gawain ng pag-automate ng mga aktibidad sa pamamahala ng isang organisasyon, ngunit may iba't ibang mga kinakailangan sa software. Ang sumusunod ay isang pangkalahatang-ideya ng ilang mga awtomatikong system. Ang mga sistemang ito ay hindi pinili ng pagkakataon, ngunit batay sa isang pag-aaral ng DSS Consulting, na naglabas ng isang analytical na ulat sa pag-unlad ng merkado ng Russia para sa EDMS at ECM system noong 2010.

Pamamahagi ng industriya ayon sa bilang ng mga pagpapatupad

Susuriin ng seksyong ito ang pamamahagi ng industriya ng mga proyekto para sa pagpapatupad ng mass-produced na mga produkto ng EDMS/ECM sa Russia noong 2009-2010.

Diagram 1. Distribusyon ng mga pagpapatupad ng mass-produced na mga produkto ng EDMS/ECM ayon sa industriya sa Russia batay sa mga resulta ng 2010

Sa pagtatapos ng 2010, ang pinakamalaking bilang ng mga proyekto para sa pagpapatupad ng mass-produced na mga produkto ng EDMS/ECM ay naitala sa pampublikong sektor - 28% ng mga pagpapatupad.

Ang pangalawang lugar sa bilang ng matagumpay na nakumpletong mga proyekto sa pagpapatupad ay inookupahan ng sektor ng pananalapi ekonomiya, ang pagtaas sa bahagi ng mga pagpapatupad na umabot sa (1%), na umabot sa bilang na (9%) sa pagtatapos ng 2010.

Bilang karagdagan, ang mga produktong EDMS/ECM na maramihang ginawa ay in demand mula sa mga negosyo ng langis at gas at industriya ng kemikal(8% ng mga pagpapatupad), konstruksiyon (7%) at sa larangan ng agham at edukasyon (7%). Dapat pansinin na ang mga istatistika ng mga pagpapatupad sa segment na pang-agham at pang-edukasyon ay pinagsama-sama din mga proyektong pang-edukasyon pagpapatupad.

Diagram 2. Pamamahagi ng mga pagpapatupad ng mass-produced na mga produkto ng EDMS/ECM sa Russia batay sa mga resulta ng 2010

Mula sa diagram, sumusunod na, sa mga tuntunin ng bilang ng mga pagpapatupad sa Russia, ang Directum EDMS ay sumasakop (25% ng merkado), DocsVision (15% ng merkado), 1C-Document Management 8 (9% ng merkado) at iba pang EDMS (51% ng merkado) .

Kaya, isinasaalang-alang ang lahat ng mga diagram sa itaas, pipiliin namin ang pinakasikat na EDMS:

."Directum", Directum;

2."DocsVision", DocsVision;

3."1C: Daloy ng dokumento 8", 1C;

Pagsusuri ng mga karaniwang solusyon sa EDMS

Ang Directum ay isang elektronikong dokumento sa pamamahala at sistema ng pamamahala ng pakikipag-ugnayan na naglalayong pataasin ang kahusayan ng lahat ng empleyado ng organisasyon sa iba't ibang lugar ng kanilang magkasanib na aktibidad.

Maikling Paglalarawan mga sistema

Ang DIRECTUM system ay isang ganap na ECM system at sumusuporta sa buong buhay ng pamamahala ng dokumento, habang ang tradisyonal na "papel" na gawain sa opisina ay walang putol na umaangkop sa elektronikong daloy ng dokumento. Ang DIRECTUM ay nagbibigay ng epektibong organisasyon at kontrol ng mga proseso ng negosyo batay sa teknolohiya ng Workflow: pag-apruba ng mga dokumento, pagproseso ng mga kumplikadong order, paghahanda at pagdaraos ng mga pagpupulong, suporta sa ikot ng pagbebenta at iba pang mga proseso ng pakikipag-ugnayan.

Mga problemang dapat lutasin

Bilang resulta ng pagpapatupad ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento, ang mga sumusunod na gawain ay malulutas:

· magtrabaho kasama ang mga dokumento at ang kanilang pag-apruba sa loob ng organisasyon ay isinasagawa lamang sa elektronikong anyo gamit ang isang elektronikong digital na lagda;

· gumagana ang senior management sa mga dokumento mula sa system;

· ang kontrol sa disiplina sa pagganap ay isinasagawa batay sa data ng system;

· Ang lahat ng mga yunit ng istruktura ay gumagana sa system, kabilang ang mga ordinaryong empleyado;

· isang pinag-isang imbakan ng mga elektronikong dokumento at kaalaman sa korporasyon ay nilikha, kung saan ang lahat ng mga empleyado ay nagtatrabaho alinsunod sa kanilang awtoridad.

Ang pangunahing pag-andar ng system ay tinutukoy ng mga sumusunod na kakayahan:

· Availability ng isang tool na pinapasimple ang pagkakakilanlan at paghahanap ng mga papel na dokumento. Availability ng isang business-oriented workflow mechanism at isang standard route diagram editor na nagbibigay-daan sa iyong magmodelo ng mga kumplikadong ruta ng negosyo.

· Ang kakayahang lumikha at pamahalaan ang mga repositoryo ng dokumento na halos walang limitasyong dami sa isang sistema para sa iba't ibang uri ng nilalaman sa buong ikot ng buhay ng dokumento.

· Pinalawak na functionality ng system salamat sa pagkakaroon ng Meeting Management, Contract Management at Customer Relationship Management modules.

· Pinalawak na pagpapatupad ng mekanismo ng electronic digital signature (EDS) para sa paglipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento, kabilang ang paggamit ng mga tool sa proteksyon ng cryptographic na sertipikado sa Russian Federation.

· Isang unibersal na mekanismo ng integrasyon na pinapasimple ang gawain ng SAP, 1C at iba pang ERP system sa DIRECTUM.

· Posibilidad ng pag-aayos ng gawaing ipinamamahagi sa heograpiya sa off-line na mode na may suporta para sa isang hierarchical na istraktura ng server.

· Availability ng dalawang paraan para magtrabaho ang mga user sa system: sa pamamagitan ng desktop client at sa pamamagitan ng web client (gamit ang web browser)

· Ang kakayahang ayusin ang pagpapalitan ng mga elektronikong dokumento na may mga digital na lagda sa pagitan ng iba't ibang mga organisasyon, kahit na gumagamit sila ng iba't ibang mga sistema ng pamamahala ng dokumento o hindi ginagamit ang mga ito.

· Mataas na scalability ng system, tinitiyak ang gawain ng libu-libong user at imbakan ng milyun-milyong iba't ibang mga dokumento.

· Ang pagkakaroon ng mga binuo na tool (IS-Builder), na nagbibigay-daan sa iyo upang mabilis na iakma ang system, isama ito sa iba pang mga system, at baguhin din ito sa iyong sarili, na isinasaalang-alang ang pag-unlad ng organisasyon.

· Pagsunod sa mga pamantayan ng Russia at mga pamantayan ng gawaing pang-opisina at pamamahala (GSDOU).

Arkitektura ng system

Komposisyon ng system:

· Pamamahala ng elektronikong dokumento. Paglikha at pag-iimbak ng iba't ibang hindi nakaayos na mga dokumento (mga teksto Microsoft Word, mga talahanayan ng Microsoft Excel, mga guhit ng Microsoft Visio, CorelDraw, mga video, atbp.); suporta para sa mga bersyon ng dokumento at mga digital na lagda; pagbubuo ng mga dokumento sa mga folder; pagtatalaga ng mga karapatan sa pag-access sa mga dokumento; kasaysayan ng pagtatrabaho sa mga dokumento; buong teksto at paghahanap ng katangian ng mga dokumento.

· Pamamahala ng proseso ng negosyo. Suporta sa pag-apruba ng dokumento at mga proseso ng pagproseso sa lahat ng yugto ng kanilang ikot ng buhay (docflow); pagbibigay ng mga elektronikong gawain at pagsubaybay sa kanilang pagpapatupad; pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga empleyado sa panahon ng mga proseso ng negosyo; suporta para sa libre at mahigpit na mga ruta (workflow).

· Pamamahala ng kontrata. Organisasyon ng proseso ng pag-apruba at pagpaparehistro ng mga kontrata at mga kaugnay na dokumento, pati na rin ang pagpapatakbo ng trabaho sa kanila (paghahanap, pagsusuri, pag-edit, atbp.).

· Pamamahala ng pulong. Organisasyon ng paghahanda at pagdaraos ng mga pagpupulong (koordinasyon ng lugar at oras, komposisyon ng mga kalahok, agenda); pagbuo at pamamahagi ng protocol; pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga desisyon sa pagpupulong.

· Opisina. Pagpaparehistro ng mga dokumento sa papel alinsunod sa mga kinakailangan ng State Budgetary Educational Institution; pagpapanatili ng isang listahan ng mga kaso na may nababaluktot na mga panuntunan sa pagnunumero; pamamahagi at kontrol ng lokasyon ng mga dokumento ng papel; pag-aayos ng pagpapalitan ng mga elektronikong dokumento na may mga digital na lagda sa iba pang mga organisasyon.

· Pamamahala ng pakikipag-ugnayan ng customer. Pagpapanatili ng pinag-isang database ng mga organisasyon at contact person; pagpapanatili ng kasaysayan ng mga pagpupulong, tawag at pakikipagsulatan sa mga kliyente; suporta sa proseso ng pagbebenta alinsunod sa mga kinokontrol na yugto; pagpaplano mga aktibidad sa marketing; pagsusuri ng pagiging epektibo sa pagbebenta at mga impluwensya sa marketing.

Figure 2. Modular na komposisyon ng DIRECTUM EDMS

Ang mga kakayahan ng DIRECTUM system ay makabuluhang pinalawak salamat sa mga sumusunod na bahagi:

· IS-Builder na tool sa pag-develop na partikular sa domain. Pagbabago at pag-unlad ng mga bagong electronic card card, direktoryo, ulat, mga bloke ng mga karaniwang ruta; built-in na programming language ISBL; pagsasama sa iba pang mga sistema.

· Mga serbisyo sa pag-iimbak ng file (DIRECTUM Storage Services). Pamamahala ng imbakan ng malaking halaga ng data sa isang solong sistema; imbakan ng archive ng mga dokumento; nagtatrabaho sa data ng media; pag-set up ng mga patakaran sa storage na nagsisiguro ng awtomatikong paggalaw ng data sa mga pasilidad ng storage.

· Web access server. Makipagtulungan sa mga elektronikong dokumento, gawain, takdang-aralin sa pamamagitan ng isang web browser.

· Mga Extension para sa SharePoint. Isang hanay ng mga nakahanda nang bahagi ng web at mga mekanismo ng pagsasama na nagbibigay ng access sa DIRECTUM data mula sa isang portal batay sa Microsoft SharePoint.

· Server ng pagtitiklop. Paglikha ng mga sistemang naipamahagi sa heograpiya na nagpapalitan ng data off-line; hierarchical system ng pangalawang server; nako-customize na komposisyon ng kinopya na data.

· DIRECTUM OverDoc. Pagtingin, pag-edit at pagpirma ng mga digital signature na dokumento sa labas ng DIRECTUM system para sa pagpapalitan sa pagitan ng iba't ibang organisasyon; ipinamahagi nang walang bayad.

· Teknolohiya para sa mabilis na pagkilala sa dokumento DIRECTUM RapID. Pagmarka at paghahanap ng dokumentong nakabatay sa barcode, na nagbibigay ng mabilis na access sa isang elektronikong dokumento mula sa kopya ng papel nito.

· Mga serbisyo sa pagkuha ng dokumento (DIRECTUM Capture Services). Maramihang pag-input ng mga dokumento sa DIRECTUM mula sa iba't ibang mga mapagkukunan (scanner, MFP, file system, fax, email, atbp.).

· Mga serbisyo sa pagbabago ng dokumento (DIRECTUM Transformation Services). Pag-convert ng mga dokumento sa iba pang mga format, pagkuha ng kapaki-pakinabang na impormasyon mula sa mga dokumento.

· Set ng mga tool sa pagsasama (DIRECTUM Integration Toolset). Madaling pagsasama sa mga ERP system: two-way na pag-synchronize ng mga direktoryo, pagsasama ng mga object ng system sa daloy ng trabaho, pagbuo ng mga dokumento at pag-access sa mga ito mula sa ERP system.

Mga pakinabang ng system

Ang epekto ng pagpapatupad ng DIRECTUM ay isang kamalayan sa mga benepisyo na ibinibigay ng pagpapatupad ng pamamahala ng dokumento:

· Transparency ng mga proseso ng negosyo. Ang DIRECTUM system ay nagbibigay ng kakayahang subaybayan ang mga yugto ng mga proseso ng negosyo, na ginagawang ganap na transparent at nakokontrol ang lahat ng aktibidad sa organisasyon. Bilang karagdagan, kasama sa mekanismo ng daloy ng trabaho ang lahat ng kinakailangang tool para sa pag-set up ng mga proseso ng anumang kumplikado.

· Pag-aalis ng hindi awtorisadong pag-access. Ang pagtagas ng kumpidensyal na impormasyon ay maaaring magresulta sa milyun-milyong pagkalugi para sa isang organisasyon.

· Pagtaas ng disiplina sa pagganap. Ayon sa istatistika, 20% ng mga gawain na natanggap ay hindi nakumpleto ng mga empleyado na responsable para sa kanila. Sa pamamagitan ng pagbibigay ng kumpletong kontrol sa lahat ng yugto ng trabaho para sa pamamahala, direktang nakakaapekto ang DIRECTUM system sa disiplina sa pagganap ng mga empleyado.

· Pagsunod sa mga pamantayan ng ISO-9000. Ang pagtatatag ng pamamahala ng kalidad ay naging isa sa mga priyoridad na gawain na nalutas ng mga kumpanyang Ruso. Binuo alinsunod sa mga kinakailangan ng ISO 9001, ang Quality Management System (QMS) ay nagiging konseptwal na batayan para sa pagpapabuti ng sistema ng pamamahala ng organisasyon. Isa sa mga kinakailangan para sa QMS ay isang transparent na daloy ng dokumento at pakikipag-ugnayan ng impormasyon. Mga kalamangan ng paggamit ng DIRECTUM kapag nagse-set up ng QMS: pagtiyak ng mahigpit na pagsunod sa mga seksyon ng pamantayang ISO 9001:2000 sa pamamahala ng dokumento at mga talaan; suporta para sa pagpapatupad ng mga regulasyon ng mga empleyado sa loob ng balangkas ng inilarawan na mga proseso ng negosyo; pagbibigay ng paraan para sa kontrol ng pamamahala sa paggana ng QMS.

· Pagbawas ng oras na ginugugol ng mga tagapamahala at empleyado. Ang paggamit ng DIRECTUM system ay binabawasan ang oras na ginugol sa halos lahat ng nakagawiang operasyon na may mga dokumento (paglikha, paghahanap, pag-apruba, atbp.

· Dali ng pagbabago at pag-aaral. Salamat sa notification system na binuo sa DIRECTUM system: ang mga bagong panuntunan sa trabaho ay mabilis na ipinapaalam sa lahat ng empleyado; Ang mga ruta at mga template ng dokumento ay madaling mabago, pagkatapos ay awtomatikong magsisimulang magtrabaho ang mga empleyado sa isang bagong paraan.

· Sa pagsisimula ng operasyon ng DIRECTUM system, nabuo ang corporate knowledge base ng organisasyon, na, sa turn, ay ginagawang posible na bawasan ang oras na inilaan para sa pagsasanay ng mga bagong empleyado.

· Pag-unlad kultura ng korporasyon. Ang proseso ng pagpapakilala sa pamamahala ng elektronikong dokumento ay nagtatatag at nagpapanatili ng kultura ng korporasyon.

· Tumutok sa pagpapabuti ng pangkalahatang kahusayan sa trabaho. Advanced na pamamahala ng nilalaman na may buong suporta sa lifecycle, pag-input ng mga dokumento mula sa iba't ibang mapagkukunan, conversion at pag-iimbak ng mga dokumento sa iba't ibang mga format.

DocsVision

Ang platform ng DocsVision ay ang batayan para sa pamamahala ng elektronikong dokumento - ang paglikha ng isang dokumento at sistema ng pamamahala sa proseso ng negosyo at kasama lamang ang mga pangunahing elemento na nilayon para sa pag-iimbak ng impormasyon, pag-access dito, at pagbibigay din sa user ng pamilyar at maginhawang interface.

Maikling paglalarawan ng system

Ang mga pangunahing proseso na awtomatiko gamit ang DocsVision EDMS ay ang pagpaparehistro ng mga papasok/papalabas na dokumento at minuto ng mga pulong; paghahanda, koordinasyon at pagpapatupad ng panloob na dokumentasyong administratibo; kontrol sa pagpapatupad ng mga utos.

Ang platform ay binubuo ng mga bahagi ng kliyente at server. Binibigyang-daan ka ng mga bahagi ng server na lumikha ng lahat ng kinakailangang istruktura para sa pag-iimbak ng data (mga account card at mga file ng electronic na dokumento) at mapanatili din ang kanilang integridad sa hinaharap, tiyaking natatanggap, ina-update at tinatanggal ng kliyente ang data alinsunod sa mga karapatan sa pag-access. Ang mga bahagi ng kliyente ay nagbibigay ng isang interface para sa end user upang gumana sa impormasyong nakapaloob sa database, kabilang ang paghahanap, pagtingin, at pagbabago nito.

Ang pangunahing bahagi ng kliyente ng platform ng DocsVision ay ang Navigator (tumatakbo bilang isang application sa kapaligiran ng Microsoft Internet Explorer), na nagbibigay ng access sa lahat ng mga object ng DocsVision:

· tinitingnan ang puno ng mga folder at card na matatagpuan sa mga folder;

· tinitingnan ang mga nilalaman ng mga card at pagpapangkat sa kanila ayon sa ilang mga palatandaan;

· maghanap ng mga card batay sa tinukoy na pamantayan;

· paggawa ng bago at pag-edit ng mga kasalukuyang dokumento.

Para sa kalinawan at kaginhawaan ng pagtatrabaho sa mga elektronikong dokumento, ang mga card ay pinagsama-sama sa Mga Folder, katulad ng mga folder ng Explorer, na nagbibigay ng lohikal at maayos na pag-iimbak ng mga dokumento alinsunod sa mga patakarang itinatag sa organisasyon. Ang mga form para sa pagpaparehistro ng dokumento - mga card ng dokumento - ay maaaring mag-iba sa bawat indibidwal na organisasyon at mabuo nito nang nakapag-iisa, samakatuwid ang mga ito ay hindi bahagi ng platform ng DocsVision, ngunit bahagi ng built-in na DocsVision na "Office Management" na application.

Mga problemang dapat lutasin

Tinitiyak ng DocsVision ang pagsasama-sama ng lahat ng application na nilikha batay sa platform sa isang espasyo para sa pamamahala ng mga dokumento at proseso sa organisasyon.

Mga pangunahing tampok ng DocsVision:

· Automation ng pamamahala ng enterprise.

· Suporta ng diskarte sa proseso sa organisasyon ng pamamahala.

· Automation ng mga sistema ng pamamahala ng kalidad.

· Automation ng mga proseso ng pag-apruba ng dokumento.

· Paraan ng pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga dokumento at gawain.

· Pagruruta at paghahatid ng mga dokumento sa mga workstation ng user.

· Pamamahala ng mga proseso ng pagproseso ng dokumento.

· Organisasyon ng pakikipag-ugnayan sa mga katapat at customer.

· Automation ng opisina.

· Paglikha ng isang elektronikong archive ng mga dokumento.

Arkitektura ng system

Ang arkitektura ng platform ng DocsVision ay batay sa mga teknolohiyang nagbibigay ng kakayahang magpatupad ng mga nasusukat na solusyon. Ang diin ng mga solusyon sa arkitektura ng DocsVision ay ang pagsasama ng mga solusyong nakabatay sa DocsVision, scalability ng system, ang kakayahang magsama sa imprastraktura ng sistema ng impormasyon ng organisasyon, flexibility, pagpapalawak ng system at ang kakayahang lumikha ng mga distributed na solusyon.

Figure 3. Arkitektura ng DocsVision system

Ang DocsVision ay batay sa isang modular na prinsipyo - kasama sa system ang mga sumusunod na bahagi:

· Mga kernel module na nagpapatupad ng mga pangunahing serbisyo ng system.

· Mga module ng system na nagbibigay ng mga tool sa pamamahala ng system at access sa mga pangunahing object ng system.

· Ang mga gateway ay mga module para sa pagsasama ng isang sistema ng pamamahala ng proseso ng negosyo sa mga panlabas na sistema, na nagpapahintulot sa pare-parehong pagproseso ng mga kaganapan at mga bagay sa panlabas na sistema.

· Ang mga module ng application na kasama ng system ay humuhubog sa functionality nito mula sa punto ng view ng end user. Kasama sa set ng mga module ng application ang mga document card at reference na libro na gagamitin ng lahat ng nagtatrabaho sa system.

· Ang DocsVision server ay binuo batay sa MS SQL Server at MS IIS Web server at binubuo ng isang storage server at isang installer.

· Ang DocsVision client ay isinama sa Internet Explorer at binubuo ng system core at isang set ng mga card na kinokontrol nito.

· Ang routing server, bahagi ng DocsVision platform, ay nagbibigay-daan sa iyo na gumamit ng mga tool sa email upang magpadala ng mga gawain sa mga gumaganap, awtomatikong mangolekta ng impormasyon at subaybayan ang kanilang pagpapatupad.

Ang konsepto ng system ay batay sa ideolohiya ng mga bahagi na hindi nakatuon sa pagkonekta sa server, na nagbibigay ng maximum na scalability ng system.

Upang matupad ang mga kinakailangang ito, ang sistema ay ipinatupad sa isang three-tier architecture, ang gitnang link kung saan ay ang Web server. Ang Web server ay nagpapatakbo ng isa sa mga pangunahing bahagi ng kernel, ang storage server, na nagbibigay ng access sa data at file storage. Ang storage server ay ipinatupad bilang stateless component, na nagbibigay-daan sa paglutas ng problema sa scalability sa mid-level na antas ng aplikasyon.

Binibigyang-daan ka ng system na magtrabaho nang sabay-sabay sa ilang mga database server, at maaari ding magbigay ng load balancing para sa mga server ng application ng DocsVision kapag tumatakbo sa ilalim ng Microsoft AppCenter.

Ang arkitektura ng system ay idinisenyo upang gumana sa loob ng kasalukuyang imprastraktura ng sistema ng impormasyon. Ang DocsVision ay idinisenyo upang gumana sa Microsoft SQL Server bilang base na imbakan ng impormasyon, ngunit maaari ring suportahan ang iba pang pinakakaraniwang mga server ng database. Parehong Microsoft Exchange Server at anumang email system na sumusuporta sa SMTP protocol ay maaaring gamitin bilang subsystem ng pagruruta ng dokumento. Ang pangunahing server ng application ng DocsVision ay nagpapatakbo ng Microsoft Internet Information Server.

Parehong maaaring magamit ang Internet Explorer at Microsoft Outlook bilang mga application ng kliyente. Maaaring buuin ang mga application ng DocsVision sa Microsoft Office SharePoint Server gamit ang teknolohiyang Digital Dashboard WEB Part.

Ang DocsVision system ay ipinatupad sa isang bukas na arkitektura. Lahat ng feature ng application ng DocsVision ay available sa pamamagitan ng mga interface ng programming na nagbibigay ng flexibility na gumamit ng mga bahagi ng platform upang lumikha ng mga partikular na solusyon. May mga tool para sa pag-embed ng mga indibidwal na function ng system sa mga application na ginagamit na sa mga kumpanya. Pinapayagan ka ng system na pagsamahin sa isang solong kumplikado ang lahat ng mga application na nilikha sa batayan nito.

Mga pakinabang ng system

Ang lahat ng mga application na nilikha gamit ang DocsVision ay nagbibigay ng mga sumusunod na benepisyo:

· Pinag-isang mekanismo para sa pag-iimbak at paglalahad ng impormasyon.

· Pinag-isang mekanismo para sa pagtatanggal ng mga karapatan sa pag-access sa mga elektronikong dokumento at mga aksyon sa kanila.

· Pangkalahatang paraan ng pag-navigate at pag-access sa data at organisasyon ng workspace ng user.

· Pangkalahatang istraktura mga sangguniang aklat.

· Mga pangkalahatang tool para sa paghahanap at pagkuha ng kaalaman.

· Pinag-isang pamamahala ng lifecycle ng application at pagruruta.

· Isang pinag-isang pamamahala ng aplikasyon at imprastraktura ng pangangasiwa.

· Pinag-isang mga tool sa pagpapaunlad ng imprastraktura (configuration).

· Isang pare-parehong object model para sa lahat ng application ng system at ang pagkakaroon ng isang karaniwang hanay ng mga bahagi na ginagamit para sa pag-embed sa mga application ng kliyente.

Ang paunang at kumpletong pagiging tugma sa WEB ng system, lalo na, ang mga tool sa pamamahala nito, ay nagbibigay-daan sa iyo na gumamit ng mga application ng DocsVision mula saanman sa pandaigdigang network; ang pagkakaroon ng mga offline na tool sa pagruruta ng dokumento ay nagbibigay-daan sa iyong kumonekta upang gumana sa mga user ng system na nakikipag-ugnayan sa ang opisina ng kumpanya sa pamamagitan lamang ng e-mail. Ito ay magbibigay-daan sa iyong matiyak ang trabaho sa mga sumusunod na entity:

· Mga elektronikong dokumento na naglalaman ng malaking halaga ng data.

· Malaking dami ng mga dokumentong nakaimbak sa server.

· Malaking bilang ng mga sabay-sabay na session ng user.

1C: Daloy ng dokumento

Ang "1C: Document Flow 8" ay walang mga detalye sa industriya at maaaring epektibong magamit kapwa sa pampublikong sektor at sa mga komersyal na negosyo, ito man ay isang distributed holding structure na may malaking bilang ng mga user o isang maliit na enterprise. Dahil sa pangkalahatan, ang programa ay madaling ma-customize at maiangkop sa mga detalye ng isang partikular na organisasyon. Produktong software na "1C: Document Flow 8", na binuo sa isang bago platform ng teknolohiya"1C: Enterprise 8.2" ang kapalit produkto ng software"1C: Archive 3", na ginamit sa daan-daang mga organisasyon, negosyo at institusyon sa loob ng higit sa 10 taon, at idinisenyo upang i-automate ang daloy ng dokumento.

Maikling paglalarawan ng system:

Binibigyang-daan ka ng "1C: Document Flow 8" na ipatupad ang mga sumusunod na kakayahan:

· i-streamline ang gawain ng mga empleyado na may mga dokumento, alisin ang posibilidad ng pagkawala ng mga bersyon o pagtawid ng mga fragment kapag nagtatrabaho nang sabay-sabay;

· bawasan ang oras na kinakailangan upang maghanap para sa kinakailangang impormasyon at ang kabuuang oras para sa kolektibong pagproseso ng mga dokumento;

· pagbutihin ang kalidad ng natapos na materyal (mga proyekto, dokumentasyon, atbp.)

Ang programa ay tumatakbo sa 1C: Enterprise 8 platform at nagbibigay ng mga sumusunod na operasyon:

· imbakan ng anumang mga dokumento;

· paghihigpit ng mga karapatan sa pag-access sa mga dokumento;

· kolektibong gawain sa mga dokumento;

· imbakan at kontrol ng bersyon;

· pagpapalabas at pagkontrol ng mga order;

· pag-uulat;

· gumana sa system sa pamamagitan ng isang web browser.

Mga problemang dapat lutasin:

Pinapayagan ka ng system na magtrabaho kasama ang mga dokumento ng anumang uri. Upang tingnan o i-edit ang mga dokumento, gumamit ka ng mga application na naka-install sa iyong lokal na computer. Direktang ine-edit ang mga tekstong dokumento sa 1C: Enterprise nang hindi tumatawag sa anumang panlabas na application:

· Istraktura ng seksyon. Ang lahat ng mga dokumento ay naka-imbak sa isang partition structure na isinasaalang-alang ang mga karapatan sa pag-access.

· Mga karapatan sa pag-access. Ang kakayahang magtakda ng iba't ibang antas ng pag-access para sa mga user at pangkat ng user sa mga seksyon, dokumento at order.

· Awtomatikong imbakan ng mga bersyon. Kapag sinusuri ang mga na-edit na dokumento sa imbakan ng dokumento, a isang bagong bersyon na nagpapahiwatig ng may-akda, petsa at oras ng paglikha. Direkta mula sa card ng dokumento, maaari mong tingnan ang listahan ng mga bersyon, tanggalin ang mga hindi kinakailangang bersyon, o baguhin ang aktibong (kasalukuyang) bersyon.

· Buong paghahanap ng teksto. Ang paghahanap ng data ng buong teksto ay ibinibigay (mga dokumento, mga seksyon, mga pagsusuri, mga tagubilin) ​​sa lahat ng mga patlang, kabilang ang mga nilalaman ng mga dokumento.

· Pagsusuri ng mga dokumento. Maaaring suriin ng mga user ang mga dokumento, na may opsyonal na kakayahang mag-review sa ngalan ng ibang tao. Ang listahan ng mga review ay maaaring matingnan nang direkta mula sa card ng dokumento.

· Desktop. Ang karamihan ng trabaho ay maaaring gawin nang direkta sa desktop, na nagpapakita ng isang listahan ng mga dokumento na ini-edit ng user, isang listahan ng mga natitirang gawain, at nagbibigay ng kakayahang mabilis na maghanap ng mga dokumento ayon sa nilalaman.

· Mga karagdagang katangian. Ang mga dokumento, order at proseso ng negosyo ay maaaring magtalaga ng mga karagdagang pag-aari na hindi ibinigay sa card. Halimbawa, para sa isang dokumento maaari kang magdagdag ng mga karagdagang katangian tulad ng "kahalagahan ng dokumento", "mga tag", "correspondent", "lokasyon ng imbakan", atbp.

· Pagbibigay ng mga tagubilin. Posibleng mag-isyu ng mga tagubilin na may mga sumusunod na katangian na itinakda (maaaring ilakip sa order ang mga link sa mga dokumento o iba pang mga tagubilin):

o teksto ng order;

odeskripsyon;

tagapalabas;

o panahon ng kontrol.

· Mga proseso sa negosyo. Upang i-automate ang sama-samang gawain gamit ang mga dokumento, ang mga sumusunod na proseso ng negosyo ay ibinibigay (isa o higit pang mga dokumento ay maaaring ilakip sa bawat isa sa mga proseso ng negosyo na ito; sinusuportahan ang pagruruta na nakabatay sa papel, na nagpapahintulot sa iyo na magtalaga ng mga gawain hindi lamang sa mga partikular na empleyado, kundi pati na rin sa mga tungkulin at pangkat ng gumagamit)

o Isang order na may kontrol - pagkatapos makumpleto ang order, mapupunta ito sa controller, na magpapasya kung isasaalang-alang ito na nakumpleto o ibabalik ito para sa rebisyon.

o Pag-apruba - ang mga dokumentong nakalakip sa naturang proseso ng negosyo ay isinumite para sa pag-apruba sa mga tinukoy na respondent (mga user) at pagkatapos ay ibinalik sa may-akda ng proseso ng negosyong ito upang suriin ang mga resulta ng pag-apruba.

o Pag-crawl - gamit ang proseso ng negosyong ito, maaari mong ayusin ang isang sunud-sunod na pag-crawl ng mga user sa pamamagitan ng listahan. Sa kasong ito, para sa bawat user maaari mong tukuyin ang iyong order at deadline.

Ang "1C: Document Flow 8" ay komprehensibong nilulutas ang mga problema ng pag-automate ng accounting ng dokumento, pakikipag-ugnayan ng empleyado, kontrol at pagsusuri ng disiplina sa pagganap:

· sentralisadong ligtas na imbakan ng mga dokumento,

· agarang pag-access sa mga dokumento na isinasaalang-alang ang mga karapatan ng gumagamit,

· pagpaparehistro ng mga papasok at papalabas na dokumento,

· pagtingin at pag-edit ng mga dokumento,

· kontrol sa bersyon ng dokumento,

· full-text na paghahanap ng mga dokumento ayon sa nilalaman nito,

· magtrabaho kasama ang mga dokumento ng anumang uri: mga dokumento sa opisina, mga teksto, mga larawan, mga file ng audio at video, mga dokumento ng sistema ng disenyo, mga archive, mga application, atbp.,

· kolektibong gawain ng mga gumagamit na may kakayahang mag-coordinate, mag-apruba at kontrolin ang pagpapatupad ng mga dokumento,

· pagruruta ng dokumento, na nako-customize para sa bawat uri ng dokumento nang hiwalay,

· accounting at kontrol ng mga oras ng trabaho ng empleyado.

Ang mga dokumento ay naitala ayon sa uri ng dokumento alinsunod sa mga regulasyon sa daloy ng dokumento ng negosyo. Ang mga prinsipyo ng accounting para sa mga papasok, papalabas at panloob na mga dokumento na naka-embed sa programa ay ganap na naaayon sa kasalukuyang mga pamantayan at regulasyon:

GOST R 6.30-2003,

GOST R 51141-98,

· ang pederal na batas Pederasyon ng Russia na may petsang Hulyo 27, 2006 No. 149-FZ "Sa impormasyon, teknolohiya ng impormasyon at proteksyon ng impormasyon»,

· Mga kinakailangan sa GSDOU,

· Mga karaniwang tagubilin sa trabaho sa opisina sa mga pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap.

Arkitektura ng system:

Sinusuportahan ng "1C: Document Flow 8" ang gawain ng maraming user sa isang lokal na network o sa pamamagitan ng Internet, kabilang ang sa pamamagitan ng mga web browser. Ang lohikal na istraktura ng "1C: Document Flow 8" ay ipinakita sa mga sumusunod na figure.

Figure 4. Modular na komposisyon ng EDMS "1C: Document Flow 8"

Figure 5. Mga functional block ng EDMS "1C: Document Flow 8"

Ang pamamaraan para sa pag-deploy ng system at pag-aayos ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay ipinakita sa sumusunod na figure.

Figure 6. Scheme ng deployment ng EDMS "1C: Document Flow 8"

Mga pakinabang ng system

Ang "1C: Document Flow 8" ay binuo sa platform ng teknolohiya na "1C: Enterprise 8.2", na nagbibigay ng mataas na flexibility, customizability, scalability, performance at ergonomics ng mga solusyon sa application, sumusuporta sa trabaho sa thin at web client mode, user work sa pamamagitan ng Internet , kasama at sa pamamagitan ng mababang bilis ng mga channel ng komunikasyon.

Ang 1C: Enterprise 8 platform ay sumusuporta sa trabaho sa file mode, gayundin sa iba't ibang DBMS: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Ang 1C: Enterprise 8 server ay maaaring gumana pareho sa isang Microsoft Windows environment at sa isang Linux environment. Sa panahon ng pagpapatupad, nagbibigay ito ng kakayahang pumili ng arkitektura kung saan tatakbo ang system at ang kakayahang gumamit ng open source software upang patakbuhin ang server at database.

Ang pagsasaayos ay naglalayong sa parehong mga komersyal na negosyo at mga institusyong pangbadyet:

· gawain sa opisina,

· Daloy ng dokumento,

· Pakikipag-ugnayan,

· Paghahanap ng data.

Ang configuration ay pangkalahatan at madaling i-configure at iakma sa mga detalye ng isang partikular komersyal na negosyo o institusyong pambadyet.

Paghahambing at pagpili ng EDMS

Ang layunin ng pagsusuring ito ay ihanda ka sa paggawa ng desisyon kapag pumipili ng pinakamainam na EDMS para sa isang kolehiyo. Ang pagsusuri sa mga tampok ng lahat ng EDMS sa merkado ay nagbibigay-daan sa iyo upang matukoy ang pamantayan para sa pagpili ng EDMS upang malutas ang mga partikular na problema at pumili ng solusyon batay sa isang sistematikong diskarte.

Para sa paghahambing, ang pinakakaraniwang EDMS sa Russia ay pinili:

·DocsVision

Direktum

· 1C: Daloy ng dokumento 8 KORP

Ang mga system na ipinakita sa pagsusuri ay inihambing ayon sa mga napiling parameter, na pinagsama sa anim na pamantayan. Kapansin-pansin na para sa lahat ng mga sistema na ipinakita sa pagsusuri ay may napakaraming kasanayan sa pagpapatupad.

Ang paghahambing ng EDS sa pagsusuri ay isinasagawa ayon sa sumusunod na pamantayan:

.Mga teknolohiyang ginamit

.Pag-andar

Suporta

Edukasyon

Pamantayan 1.Mga teknolohiyang ginamit

Talahanayan 1. Paghahambing ng mga teknolohiyang ginamit

Server room operating system Windows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7), LinuxWindows Server (2000, 2003, 2008)Windows Server (2000, 2003, 2008)Client operating systemcross-platformWindows (XP, Vista, 7)Windows (XP, Vista, 7) Ginamit ng DB server ang MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle File mode of operation ay posible (nang walang database server) MS SQL ServerMS SQL Server Tools para sa pagtatrabaho sa mga mobile device Safari Mobile hindi Oo (Opera Mobile , Safari Mobile, IE Mobile) Mga kakayahan sa pagsasama 1C , API, XML1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active DirectoryDemo version/demo accessdemo accessdemo versionnoWebMay manipis na client sa Internet ExplorerMay manipis na kliyente sa Internet Explorer. Ang Web server ay kasama sa platform Oo, gamit ang karagdagang Web server module Teknolohiya sa pag-scan Anumang papel na dokumento ay maaaring i-scan at i-load sa database ng impormasyon mula sa anumang uri ng scanner na sumusuporta sa teknolohiya ng TWAIN (isang karaniwang protocol at interface na tumutukoy sa pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga program at image capture device) Para sa pagkilala ng teksto kapag naglalagay ng mga papel na dokumento sa DocsVision system, ipinatupad ang pagsasama sa ABBY FineReader Scripting Edition system. Ang package ay hindi kasama sa pangunahing hanay ng mga lisensyaCapture and Transformation Services (DCTS) - isang hanay ng mga serbisyo na nagpapadali ng maramihang pag-input ng mga dokumento sa Directum mula sa mga panlabas na mapagkukunan (mga scanner, MFP, nagpadala, mga folder ng file system, fax, mail server, atbp. .) at ang kanilang karagdagang conversion sa iba't ibang mga format. Ang lisensya para sa “Document Input Service” ay binili nang hiwalay para sa bawat server

Ito ay nagkakahalaga ng pagpuna sa pagkakaiba-iba ng mga operating system ng server at 1C: Document Management database server kumpara sa mga kakumpitensya nito. Maaari mo ring ituro ang pagkakaiba sa pagitan ng mga kumpanya sa patakaran ng pagbibigay ng demo version/demo access sa mga potensyal na user. Ang pangunahing bagay na nagkakahalaga ng pagturo sa pinakadulo simula ng aming pagsusuri ay ang lahat ng EDMS ay binuo sa isang modular na prinsipyo, na nagbibigay-daan sa iyo upang magdagdag ng mga bagong function sa EDMS o bumuo ng pag-andar ng mga umiiral na.

Pamantayan 2.Patakaran sa paglilisensya at pagpepresyo

Talahanayan 2. Halaga ng mga lisensya hindi kasama ang halaga ng DBMS, karagdagang mga module at diskwento (RUB)

1C: Daloy ng dokumentoDocsVisionDirectumLicense packagesPROFKORPBasicExtendedCorporateLiteStandardEnterprisePackage 20/25 (DocsVision) mga pangunahing lisensya ng kliyente95 000163 00095 000185 000264 000264 000264 000264 000264 000264 000264 000264 000264 000264 000264 000264 000264 000264 000264 000264 000264 000264 000264 000264 000318 mga lisensya 186 000254 000-320 000484 00072 000265 500459 000 Package ng 100 pangunahing lisensya ng kliyente 330 000398 000-495 000830 500- 472 000816 000

Ang layunin ng talahanayang ito ay magbigay ng pangkalahatang mga katangian ng paghahambing sa halaga ng mga pangunahing module ng mga produktong software na pinag-uusapan at mga lisensya ng kliyente. Siyempre, hindi ito ganap na naglalaman ng mga listahan ng presyo ng tatlong kumpanyang ipinakita, ngunit ito ay ganap na nagbibigay sa mga potensyal na gumagamit ng pag-unawa sa halaga ng mga produkto.

Ito ay nagkakahalaga din na ipahiwatig kung ano ang mga pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng mga pakete ng lisensya na ipinapakita sa talahanayan para sa bawat isa sa mga produkto ng software.

1C: Daloy ng dokumento

Available lang ang mga feature sa bersyon ng CORP:

· Mga dokumento at file ng barcoding

· Stream scanning na may awtomatikong pagkilala sa barcode

· Awtomatikong pagpuno ng mga file gamit ang mga template

· Pagpi-print ng selyo ng pagpaparehistro

· Pagtanggap ng mga gawain para sa pagpapatupad

· Pag-set up at paggamit ng mga kundisyon sa pagruruta

· Pana-panahong mga proseso ng negosyo

· Accounting at paggamit ng mga iskedyul ng trabaho

· Hierarchy ng mga proseso ng negosyo

· Pagtigil sa mga proseso ng negosyo

· Mga serbisyo sa web para sa pagtatrabaho sa 1C: Document Management 8 na mga file mula sa iba pang mga application

· Masusing paghahanap para sa mga dokumento at file ayon sa mga detalye

DocsVision

Basic: naglalaman ng platform ng DocsVision at application ng Office Work.

Advanced: kasama ang Basic na edisyon + ang "Process Management" na application at ang kakayahang bilhin ang Light Client.

Corporate: kasama ang Advanced Edition + ang kakayahang bumili ng Performance Optimization Pack, Light Client at SharePoint extension.

Direktum

Ang mga pakete ng Lite, Standard at Enterprise ay may kasamang pangunahing lisensya ng server para sa system at mga pangunahing lisensya ng kliyente ng user para sa Mga Pangunahing module ("Electronic Document Management" at "Business Process Management"). Ang pagkakaiba ay higit sa lahat ay nakasalalay sa kung anong mga karagdagang module at karagdagang mga lisensya ng server ang mapapalawak ng user ang functionality ng Basic Modules.

Patakaran sa Paglilisensya

1C: Daloy ng dokumento

Upang matiyak ang maginhawa at maayos na scalability ng platform, ang lahat ng mga produkto sa linya ng 1C: Enterprise 8 ay nahahati sa mga sumusunod na kategorya:

· pangunahing mga supply na naglalaman ng platform, solusyon sa aplikasyon (configuration) at lisensya para gamitin ang produkto sa isang workstation;

· mapagkumpitensyang mga lisensya ng kliyente o mga lisensya para sa karagdagang mga upuan;

· lisensya para sa 1C: Enterprise server (application server);

DocsVision

Binubuo ang DocsVision software ng mga bahagi ng server at client. Ang paglilisensya ng DocsVision ay nangangahulugan ng paglilipat sa customer ng karapatang gamitin ang system isang tiyak na halaga sabay-sabay na nagtatrabaho ang mga user sa isang server (ang tinatawag na "kasabay na modelo ng paglilisensya", o mga lisensyang mapagkumpitensya). Kasabay nito, ang bilang ng mga workstation kung saan mai-install ang system ay hindi limitado sa anumang paraan. Sa average na mga parameter ng intensity ng aktibidad ng user, ayon sa istatistika ay makatwiran ang pagbili ng mga lisensyang mapagkumpitensya sa halagang 70% ng kabuuang bilang ng mga user. Ang mga lisensya ay mapagkumpitensya, ang minimum na laki ng pagbili ay 10 piraso. May mga VIP na lisensya na nagbibigay ng garantisadong pagpasok sa system.

Direktum

Ang mga lisensya ay mapagkumpitensya. Para sa pag-access sa web, isang lisensya ang binili para sa server. Kung hindi, ang patakaran sa paglilisensya ay ganap na katulad ng DocsVision.

Pamantayan 3.Pag-andar

Ang seksyong ito ay nahahati sa mga sumusunod na bahagi:

· Pagpaparehistro at pagpasok ng dokumento

· Makipagtulungan sa mga dokumento

· Pamamahala ng proseso ng negosyo

· Paghahanap at pagsusuri ng impormasyon

· Suporta sa papel na dokumento

· Mga karaniwang tool sa pagsasaayos

Para sa bawat seksyon mayroong isang talahanayan na naghahambing functionality itinuturing na EDMS. Sa pangkalahatan, ang mga kakayahan ng mga system ay pareho, ngunit mayroon ding mga pagkakaiba na makikita sa mga talahanayang ito. Kung saan, sa aming opinyon, ang mga paliwanag ay kinakailangan para sa mga kakayahan ng mga system na isinasaalang-alang, bilang karagdagan sa pagtatalaga ng "+" - ang tampok ay ipinatupad, ang mga komento ay idinagdag.

Talahanayan 3. Pagpaparehistro at pagpasok ng mga dokumento

Pagrerehistro ng mga dokumento+++Pag-attach ng mga file+++Paglikha ng isang dokumento gamit ang isang template+++Pagrerehistro mula sa email · Anumang dokumento o file na "1C: Document Management 8" ay maaaring ipadala sa pamamagitan ng email nang direkta mula sa programa · Pag-upload ng mga papasok o panloob na dokumento · I-download ang lahat ng attachment · Trabaho ng isang tagapagpatupad na may gawain sa MS Outlook nang hindi binubuksan ang DocsVision Navigator (on-line) · Instant na pag-synchronize ng MS Outlook task at task card sa Navigator · Ang pagpapakita ng mga gawain sa DocsVision bilang mga gawain sa MS Outlook Integration sa MS Outlook ay nagbibigay-daan sa iyong i-save ang mga papasok na titik at ang kanilang mga attachment bilang mga dokumento ng Directum, magpadala ng mga liham sa mga contact mula sa Directum unified address book, at magrehistro din ng mga contact sa module na "Customer Relationship Management". Ang teksto ng liham ay maaaring direktang ipadala mula sa MS Outlook bilang isang gawain sa bawat empleyado, sa gayon ay ipinagkatiwala sa kanya ang gawaing ipinahiwatig sa sulatPagrerehistro mula sa isang web form+++Paggawa gamit ang mga direktoryo+++Pag-set up ng mga template ng numero ng pagpaparehistro+++ Kontrol sa pagpuno sa mga kinakailangang field ng card ng dokumento+ ++Posible sa pag-input ng streaming ng mga dokumento+++Rehistrasyon mula sa scanner++Pagrerehistro ng mga dokumento mula sa MS Office/OpenOfficePossible na may karagdagang mga setting ng software · Pagbukas at pag-save ng mga dokumento ng Microsoft Office na naka-imbak sa system nang direkta mula sa mga application ng Microsoft Office · Awtomatikong pagbuo ng mga katangian ng account card mula sa mga field at property dokumento ng Microsoft Opisina at likod-

Talahanayan 4. Paggawa gamit ang mga dokumento

Functional 1C: Daloy ng dokumentoDocsVisionDirectumPagbuo ng isang mailing list+++Pagbabago ng mga naka-attach na file+++Built-in na paraan ng pagtingin sa mga naka-attach na file - preview (nang hindi binubuksan ang card) - Paggawa gamit ang mga draft na dokumento+++Awtomatikong pagpapalabas ng mga paalala tungkol sa paglabag sa deadline ng pagsusuri, tungkol sa ang papalapit at paglabag sa deadline para sa paghahanda ng mga proyekto++ +Paggawa gamit ang mga bersyon ng dokumento+++Pinapanatili ang istraktura ng folder ng mga dokumento+++Pagpanatili ng mga personal na folder ng user+++Iyong sariling desktop mula sa kahit saan+++Pagtatatag ng mga koneksyon sa iba pang mga dokumento nakarehistro sa system+++Sumusuporta sa mga pamamaraan ng pag-apruba/pag-apruba para sa mga dokumento+ ++Posibilidad ng pag-isyu ng mga tagubilin+++Posibilidad ng paggamit ng mga pansamantalang ulat sa pagpapatupad Pagtanggap ng awtomatikong nabuong mga ulat sa disiplina sa pagganap ng mga empleyado - Paggawa gamit ang mga dokumento sa Off-line na mode Paglikha geographically distributed systems that exchange data off-line Iexecuting a task without direct user access to the DocsVision server (off-line task via Microsoft Exchange and Outlook email) Paglikha ng geographically distributed system that exchange data off-line Pagpapanatili ng approval sheet+++Automatic pag-log ng paghahatid, pagtanggap at pagbabasa ng mga mensahe sa system+++

Talahanayan 5. Pamamahala ng proseso ng negosyo

Functional 1C: Daloy ng dokumentoDocsVisionDirectumPaglikha ng mga karaniwang ruta ng dokumento+++Suporta sa mga ruta ng sangay+++Pagbubuklod ng mga ruta sa mga uri ng dokumento, tagapagpatupad, atbp.+++Mga mekanismo para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga dokumento+++Pagtitiyak ng libreng pagruruta ng mga dokumento+++Awtomatikong pagpapanatili ng mga yugto of work execution+ ++Control sa pagsusuri at pagpapatupad ng mga dokumento at order sa isang geographically distributed organization+++Pagtitiyak ng kakayahang magpasok ng maraming order para sa isang dokumento at maraming executor para sa isang order+++Distribution of notifications by e-mail+ ++ Pamamahagi ng mga dokumento para sa pagsusuri ng pagkumpleto ng mga karaniwang gawain (halimbawa, pagrepaso sa isang kontrata), ang kontratista ay maaaring gumamit ng autotext bilang tugon sa gawain (halimbawa, "isaalang-alang ang pagpapalawig ng kontrata"). Ang autotext ay na-configure ng system administrator o ng user nang personal

Talahanayan 6. Paghahanap at pagsusuri ng impormasyon

Functional 1C: Daloy ng dokumentoDocsVisionDirectumMaghanap ayon sa mga detalye ng dokumento+++Maghanap ng mga gawain at tagubilin (kabilang ang mga deadline, performer, controllers)+++Full-text na paghahanap na isinasaalang-alang ang morpolohiya ng wikang Russian+++Pagpapatupad ng iba't ibang uri ng paghahanap sa isang kahilingan+ ++Paglikha at pag-iimbak ng mga espesyal na setting ng paghahanap · Mga setting ng pangkat · Mga setting ng indibidwal na user Sa pangkalahatan, ang mga resulta ng isang query sa paghahanap ay inilalagay sa folder ng Resulta ng Paghahanap ng system, na awtomatikong nagagawa sa unang pagkakataon na ang isang query sa paghahanap ay naisakatuparan. Gayunpaman, upang mag-imbak ng data na nakakatugon sa pamantayan ng isang madalas na ginagamit na query, maaari kang lumikha ng isang espesyal na virtual na folder: sa bawat oras na ito ay ma-access, ang mga resulta ng query sa paghahanap na tinukoy sa mga katangian nito ay maa-update. · Mga paunang natukoy na paghahanap (halimbawa, "Aking pinakakamakailang binagong mga dokumento") · Mga espesyal na paghahanap na na-configure ng administrator batay sa madalas na ginagamit na pamantayan · Teknolohiya ng mga kaugnay na dokumentoPaghahanda ng mga log ng dokumento+++Paggawa ng mga ulat sa disiplina sa pagganap+++Pag-export ng mga ulat sa mga panlabas na application+++Built-in na tagabuo ng mga kumplikadong ulatStandard builder ng mga ulat ng 1C: Enterprise platform karagdagang mga setting· Paglikha ng mga kumplikadong ulat sa data ng system na hindi mabuo gamit ang mga karaniwang view · Mga ulat sa istatistika · Ay isang hiwalay na module na may sariling programa sa pag-install · Hindi kasama sa karaniwang pakete ng paghahatid Ang system ay nagbibigay ng mga espesyal na ulat na makabuluhang nagpapataas ng kahusayan ng mga gumagamit: Mga dokumentong isinasaalang-alang, mga overdue na order, mga dokumentong sasailalim sa pagbabalik, atbp.

Talahanayan 7. Suporta sa papel na dokumento

Pangalan ng produktoFunctionalityComments1C: Daloy ng dokumento Pagpapanatili ng isang nomenclature ng mga file. Ginagamit para gumawa ng mga bagong case (volume) at isulat ang mga naisagawang dokumento sa case. Transmission journal. Ginagawa ang card para sa bawat papasok, papalabas o panloob na dokumento. Available ang log ng paglilipat mula sa card ng dokumento. Ang journal ay naglalaman ng mga talaan ng paglilipat ng mga dokumentong papel o kanilang mga kopya sa mga empleyado, gayundin ang pagbabalik ng mga inilipat na dokumentoDocsVision Pagpapanatili ng isang nomenclature ng mga filePagbuo ng mga file at volume Pag-archive ng mga file · Paglipat ng mga kaso sa mga departamento · Paglipat ng mga kaso sa permanenteng imbakan · Pagsira ng mga file sa Directum archive Pagpapanatili ng isang nomenclature ng mga file Pagpaparehistro ng mga dokumento Registration control card (RCC) ay ginagamit, na naglalaman ng lahat ng pangunahing data (correspondent, dibisyon ng organisasyon, kinatawan ng organisasyon, petsa ng pagpaparehistro, numero ng pagpaparehistro, paksa at buod ng dokumento, paraan ng paghahatid, atbp.) Paggalaw at pagpapatupad ng mga dokumento · Pag-record ng kumpletong sulat tungkol sa pagpapatupad ng mga order · Posibilidad ng pagpapadala para sa rebisyon · Flexible routing setup Paghahanap at pagsusuri ng impormasyon Mula sa sandaling nakarehistro ang anumang dokumento sa system, makikita mo ang parehong registration card nito kasama ang impormasyon tungkol sa lokasyon at proseso ng pagpapatupad ng dokumento, at ang mismong electronic na dokumento

Talahanayan 8. Mga karaniwang kasangkapan sa pagsasaayos

Functional 1C: Daloy ng dokumentoDocsVisionDirectumMga tool sa pagdidisenyo ng form+++Mga tool para sa pagbuo ng mga karaniwang ruta ng daloy ng dokumento+++Mga tool para sa paglikha at pag-set up ng istraktura ng organisasyon (kabilang ang ibinahagi)+++Mga tool para sa paglikha at pag-edit ng mga direktoryo+++Kakayahang baguhin ang interface (ayon sa user mga uri)+++Mga setting ng template ng dokumento ng mga tool (MS Office)+++

Pamantayan 4.Mga karapatan sa pag-access at seguridad ng impormasyon

Ang lahat ng mga system na ipinakita sa pagsusuri ay nagpapatupad ng maaasahang paraan ng pagtukoy ng mga kapangyarihan at pagkontrol ng access sa data at mga elemento seguridad ng impormasyon ipinakita sa susunod na dalawang talahanayan.

Talahanayan 9. Mga karapatan sa pag-access

Suporta para sa iba't ibang paraan ng pag-authenticate+++Pagtatalaga ng mga karapatan sa mga user+++Pagtatalaga ng mga karapatan sa mga grupo ng user+++Pagsuporta sa mga tungkulin ng user+++Pag-alis ng mga karapatan sa pag-access sa mga object ng system+++Pagtatanggal ng mga karapatan sa pag-access sa mga operasyon sa RCC / mga naka-attach na file / mga kinakailangang antas++ +

Talahanayan 10. Seguridad ng impormasyon

Mga Tampok 1C: Daloy ng dokumentoDocsVisionDirectumPag-encrypt ng data ng system, pag-encrypt ng data sa panahon ng pagpapadala+++Pag-log ng mga aksyon ng user+++Mga tool para sa pagsubaybay sa mga kaganapan sa system+++Paggamit ng digital signature+++Paggamit ng mga certified cryptographic protection tool+++Dynamic na pagharang ng isang dokumento (hindi napapailalim sa pag-edit / mae-edit ng ibang empleyado)+ ++Organisasyon ng database backup (kabilang ang naka-iskedyul)+++

Pamantayan 5.Suporta

Talahanayan 11. Paghahambing ng mga serbisyo ng suporta

Mga item sa paghahambing 1C: Daloy ng dokumentoDocsVisionDirectumMga prinsipyo para sa pagbibigay ng teknikal na suporta Kasama sa package ng paghahatid ng produkto ang 1C:ITS PROF disk ng kasalukuyang release at isang kupon para sa libreng serbisyo ng ITS sa loob ng 6 na buwan. Susunod - isang bayad na subscription sa ITS. Gumagana ayon sa mga nakapirming panuntunan na tumutukoy sa maximum na oras ng pagtugon para sa isang insidente. Ibinibigay sa mga organisasyong may wastong subscription sa loob ng 1 taon upang i-update ang mga bersyon ng Directum system. Nalalapat lamang sa karaniwang pag-andar na Ibinigay para sa lahat ng produkto ng kumpanyang 1C Ibinigay kaagad pagkatapos i-download ang demo na bersyon ng system 1C consultation line services sa pamamagitan ng telepono at email Availability ng iba't ibang antas ng serbisyo alinsunod sa mga kinakailangan ng sinumang customer Ang pag-access sa teknikal na suporta ay bukas sa lahat ng channel ng komunikasyon - telepono, email, website ng suporta Paghahatid ng mga disk ng ITS nang direkta sa lugar ng trabaho ng user Ang access sa teknikal na suporta ay bukas sa lahat ng channel ng komunikasyon - telepono, email, website ng DocsVision Mga uri ng teknikal na suporta Impormasyon sa website at buwanang paglabas ng DVD #"justify">Ang mga sumusunod ay mga presyo para sa after-sales service ng EDMS. Dahil sa transparency ng mga listahan ng presyo ng kumpanya ng 1C, ang Talahanayan 12 ay nagpapakita ng mga presyo para sa Impormasyon at teknolohikal na suporta para sa 1C: Mga user ng Enterprise sa mga tuntunin sa pananalapi. Pinagsasama ng Talahanayan 13 ang DocsVision at Directum, na nagbibigay ng impormasyon sa mga tuntunin ng porsyento.

Talahanayan 12

Talahanayan 13

Mga serbisyo sa pag-update ng produktoPriceSubscription para sa pag-update ng mga bersyon sa loob ng 1 taon 20% (ng halaga ng software) Subscription para sa pag-update ng mga bersyon sa loob ng 1 quarter 6% (ng halaga ng software) Pag-update ng bersyon (isang beses, kapag wala ng isang subscription) 50% (ng gastos ng software) Priyoridad na teknikal na suporta para sa 1 taon 72,000 RURUpag-update ng mga bersyon ng produkto DV25% ng halaga ng mga lisensyang mapagkumpitensya

Pamantayan 6.Edukasyon

Ang pagsasanay ng empleyado ay isang kinakailangang kondisyon para sa matagumpay na pagpapatupad, paggamit at pagbuo ng isang sistema batay sa alinman sa mga ipinakitang produkto. Iyon ang dahilan kung bakit itinuturing naming mahalagang ipakita sa pagsusuri ang mga pangunahing parameter ng mga kursong isinasagawa ng mga kumpanya (1C - kasama ang mga kasosyo).

Talahanayan 14. Lugar ng pagsasanay

Lugar ng pagsasanay 1C: Daloy ng dokumentoDocsVisionDirectumSa Certified Training Centers na matatagpuan sa buong Russia ay mayroong Sa atin mga sentro ng pagsasanay umiiral ang mga kumpanya + Distance learning: · On-site na pagsasanay / online na mga webinar · Mga kurso sa internet · Available ang mga self-study book + Available ang distance learning + (sa Moscow at Izhevsk) Talahanayan 15. Mga kurso sa pagsasanay

Mga kursong SEDDDuration(mga oras ng akademiko) Gastos, kuskusin.Mga kakayahan ng solusyon sa aplikasyon na "1C: Document Flow 8" para sa pag-aayos ng elektronikong daloy ng dokumento2410 000DocsVision basics166500Paggamit ng mga pangunahing module ng Directum system155 700

Konklusyon at pagpili ng EDMS

Ang pangkalahatang-ideya sa itaas ay sumasalamin pangunahing tampok nangungunang mga domestic electronic document management system. Pangkalahatang pagsusuri ay nagpapakita na ang solusyon mula sa kumpanya ng 1C, sa kabila ng medyo maikling panahon na ang produkto ng software (bersyon ng CORP) ay nasa merkado, ay hindi mas mababa sa dalawang iba pang mga solusyon sa pangunahing mga parameter, ay mas advanced sa teknolohiya at mas kaakit-akit sa presyo . Ang isang malinaw na bentahe ng solusyon ay ang pagkalat din ng 1C: Enterprise platform at isang malaking bilang ng mga espesyalista sa suporta.

3. Feasibility study

Pagtitipid sa mga gastos sa paggawa para sa mga gumagamit ng EDMS

Tingnan natin ang mas malapit na pagtitipid sa mga gastos sa paggawa para sa mga gumagamit ng EDMS.

Pagkalkula ng kondisyon na taunang pagtitipid sa mga gastos sa paggawa j-th kwalipikasyon SA j kapag ang pagiging kumplikado ng mga proseso ng paghahanda at pagproseso ng impormasyon ay nagbabago bilang isang resulta ng pagpapakilala ng EDMS, ito ay tinutukoy ng formula:

SA j = C suweldo (Q 1- Q 2) A2 /F j ,

kung saan C suweldo - taunang pondo sahod empleyado j mga kwalipikasyon na kasangkot sa paghahanda at pagproseso ng data, kuskusin.; Q 1,Q 2- lakas ng paggawa ng paghahanda at pagproseso ng isang yunit ng data sa mga pangunahing at bagong bersyon ng produkto ng software, tao/oras; A 2- taunang dami ng trabaho sa paghahanda at pagproseso ng data sa isang bagong bersyon ng produkto ng software, natural na mga yunit; F j - taunang oras ng pagtatrabaho ng isang empleyado ng jth na kwalipikasyon, na nakikibahagi sa paghahanda at pagproseso ng data, h.

Kalkulahin natin ang pagtitipid sa mga gastos sa paggawa para sa isang tagapamahala na nagtatrabaho sa pampublikong sektor sa ika-11 na kategorya ng pinag-isang iskedyul ng taripa at pagkakaroon ng suweldo na 2,787 rubles. Isinasaalang-alang na ang manager ay mayroon buwanang bonus sa halagang 75% ng kanyang suweldo, ang kanyang buwanang suweldo ay 4877.25 rubles. Dahil dito, ang taunang pondo ng suweldo ng manager ay 58,527 rubles. Isinasaalang-alang na sa isang limang araw na linggo ng pagtatrabaho, ang bilang ng mga araw ng trabaho ay 249, ang taunang oras ng pagtatrabaho ng manager ay magiging 1992 na oras.

Ang pagiging kumplikado ng paghahanda at pagproseso ng mga dokumento sa nakaraang paraan ng trabaho at sa Sistema ng EDMS ay 25 [tao/oras] at 20 [tao/oras] ayon sa pagkakabanggit. Ang taunang dami ng trabaho sa paghahanda at pagproseso ng data sa EDMS (sa natural na mga yunit) ay? 80 mga dokumento.

Kaya, nakakakuha kami ng mga pagtitipid sa gastos sa suweldo ng tagapamahala: C =58,527· (25 - 20)· 80 / 1992 = 11,752.41 rubles, na 20% ng taunang pondo ng suweldo ng isang 11th category manager na nakikibahagi sa paghahanda at pagproseso ng mga dokumento sa isang awtomatikong sistema ng pamamahala ng dokumento.

Makatipid ng mga gastos sa oras ng makina

Kapag pinapalitan ang isang pangunahing produkto ng software (SP) ng bago, bilang panuntunan, ang oras ng paggamit ng mga mapagkukunan ng computing ay bumababa. Ang mga pagtitipid sa gastos para sa pagbabayad para sa oras ng makina ay kinakalkula gamit ang formula

SA msh = C msh (T 1sho - T 2sho) A 2o b

kung saan C mi - taunang pagtitipid sa gastos para sa pagbabayad para sa oras ng pagpapatakbo ng i-th na mapagkukunan ng computing complex o mga tool sa komunikasyon na nauugnay sa pagsasagawa ng mga function ng pinag-aralan na software, rubles; C mi - ang halaga ng isang oras ng pagpapatakbo ng i-th na mapagkukunan ng isang computing complex o paraan ng komunikasyon na may kaugnayan sa isang partikular na circuit at operating mode, rub./hour; T 1ij , T 2ij - lead time j-th na operasyon sa i-th na mapagkukunan computing complex o mga tool sa komunikasyon sa basic at bagong mga opsyon para sa paggamit ng software, h; A 2j -ang bilang ng mga j-th na operasyon na isinagawa ayon sa bagong bersyon ng software sa loob ng taon.

Kalkulahin natin ang taunang pagtitipid sa gastos para sa pagbabayad para sa oras ng pagpapatakbo ng automated workstation (AWS) ng manager sa isang awtomatikong sistema ng daloy ng dokumento. Ang halaga ng isang oras ng trabaho ng workstation ng manager ay 7 rubles; ang oras para sa pagsasagawa ng mga operasyon na may kaugnayan sa mga kontrata sa workstation ng manager na may lumang paraan ng trabaho at sa awtomatikong sistema ng daloy ng dokumento ay 5 oras at 3 oras, ayon sa pagkakabanggit; 1002 -ang bilang ng mga transaksyon na nauugnay sa mga kontrata na isinagawa sa isang awtomatikong sistema ng pamamahala ng dokumento sa taon.

Kaya, ang taunang pagtitipid sa gastos para sa pagbabayad para sa oras ng pagpapatakbo ng automated workstation (AWS) ng manager sa network ng system management system ay magiging: m =7·(5 - 3)·1002 =14028 rubles.

Konklusyon

Ang layunin ng thesis na ito ay isang paghahambing na pagsusuri ng mga electronic document management system upang lumikha ng mga teknikal na detalye para sa pagpapatupad ng EDMS sa State Autonomous Educational Institution College of Entrepreneurship No. 11 Department of Management and Information Technology. Ang aming pananaliksik at trabaho ay nagpapahintulot sa amin na gumuhit ng ilang mga konklusyon at mungkahi:

Ang kaugnayan ng problema ng pagpili at pagpapatupad ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay tinutukoy ng pangangailangan na lumikha ng isang solong puwang ng dokumentasyon sa negosyo, na isinasaalang-alang makatwirang paggamit human resources kapag nagsasagawa ng ilang gawain sa opisina.

Ang pag-aaral ng mga problema sa larangan ng pamamahala ng mga rekord ng papel at isang paghahambing na pagsusuri nito sa pamamahala ng mga rekord ng elektroniko ay nagpapahintulot sa amin na makilala ang mga sumusunod na makabuluhang problema sa lugar na ito upang makabuo ng karagdagang mga solusyon sa mga ito:

· hindi maiiwasang pagkawala ng mga dokumento, at samakatuwid ay impormasyon;

· pag-access ng mga dokumento at impormasyong nakapaloob sa mga ito sa isang ikatlong partido;

· akumulasyon ng maraming mga dokumento, ang layunin at pinagmulan nito ay hindi malinaw;

· malaking halaga ng oras na ginugol sa paghahanda at pag-apruba ng mga dokumento, bilang isang resulta - mababang bilis ng pagproseso at impormasyon, at samakatuwid ay isang mabagal na pagtugon sa mga bagong impluwensya;

· kalabisan ng daloy ng dokumento, malaking pagkawala ng oras para sa pagproseso ng mga papasok at papalabas na sulat, mga panloob na dokumento at pamilyar sa mga dokumento;

· hindi pagkakapare-pareho ng mga desisyon na ginawa, kawalan ng kakayahan upang matiyak ang mabilis na paglipat ng mga mapagkukunang dokumento at impormasyon sa mga opisyal na gumagawa ng desisyon;

· kakulangan ng kontrol ng mga tagapagpatupad, ang imposibilidad ng paghahatid ng mga tagubilin na nagmumula sa mga resolusyon sa mga tiyak na tagapagpatupad sa maikling panahon;

· imposibilidad ng pagtatatag ng kasaysayan ng trabaho na may mga dokumento;

· hindi produktibong gastos ng oras ng pagtatrabaho para sa paghahanap kinakailangang dokumento, pagbuo ng isang pampakay na seleksyon ng mga dokumento;

· labis na papel at mga gastos sa pagkopya upang lumikha ng maraming kopya ng isang dokumento.

Kapag pinag-aaralan ang iba't ibang mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, ang lahat ng mga nuances ng pagtatrabaho sa mga dokumento sa panahon ng pagpapatupad at kasunod na operasyon ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay ibinigay para sa. Iminumungkahi naming isaalang-alang ang mga opsyon sa pangangailangang ito bilang ang pinakamahalaga sa panahon ng proseso ng pagpili. awtomatikong sistema, naaayon sa lahat ng mga parameter na itinakda sa organisasyon sa larangan ng ligtas at mahusay na pamamahala ng elektronikong dokumento.

Bibliograpiya

1.Kuznetsov I.N., Trabaho sa opisina, M.: Dashkov at K, 2006, 520 pp.

2.Baykova I.Yu., Daloy ng dokumento at gawain sa opisina. Paano ayusin ang trabaho gamit ang mga dokumento, Eksmo, 2009, 288 pp.

.G.Yu. Kasyanova., Daloy ng dokumento. Mga fixed asset, ABAC, 2010, 256 na pahina.

.Ilyina T.N., Loginova A.Yu., Romanov D.A. Ang katotohanan tungkol sa pamamahala ng elektronikong dokumento, Moscow, DMK, 2008, 224 pp.

.Kuznetsov S.L. Pagpili at eksperimentong pagpapatupad ng isang electronic archive system // Secretarial Affairs - 2006. No. 3

.Balasanyan V. Konsepto ng automation ng daloy ng domestic document // Open Systems - 2003. No. 1

.Elektronikong mapagkukunan: Strastenko V.V. STC IRM. Bakit kailangan mo ng automation ng opisina? - Access mode: #"justify">. Electronic na mapagkukunan: Pagsusuri ng mga electronic na sistema ng pamamahala ng dokumento. - Access mode: #"justify">. Elektronikong mapagkukunan: Pamamahala ng elektronikong dokumento - Mga sistema ng dokumentasyon ng pamamahala. - Access mode: #"justify">. Electronic na mapagkukunan: Mga awtomatikong sistema ng pamamahala ng enterprise. - Access mode: #"justify">. Electronic na mapagkukunan: Computer Technology Center: Electronic document management system N-System. - Access mode: #"justify">. Electronic na mapagkukunan: Electronic office system - Documentation support system. - Access mode: #"justify">. Electronic na mapagkukunan: teknolohiya ng Aiteko na walang gaps - Daloy ng dokumento sa organisasyon - Access mode: #"justify">. Elektronikong mapagkukunan: Pangkalahatang paglalarawan- 1C: Daloy ng dokumento 8 -1C: Enterprise 8..-Access mode: #"justify">. SanPiN 2.2.2.542-96. Mga kinakailangan sa kalinisan para sa mga terminal ng pagpapakita ng video, mga personal na electronic computer at organisasyon ng trabaho

.GOST 12.2.049-80. Pangkalahatang mga kinakailangan sa lugar ng trabaho, mga kontrol at paraan ng pagpapakita ng impormasyon.

.Electronic na mapagkukunan: Pangkalahatang paglalarawan - DocsVision tungkol sa system. - Access mode: #"justify">. Electronic na mapagkukunan: Pangkalahatang paglalarawan - Electronic document management system (EDMS) DIRECTUM - Access mode: #"justify">document flow electronic technology architecture

Maaga o huli, naiintindihan ng maraming kumpanya ang pangangailangang lumipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento upang mapabuti ang kahusayan ng suporta sa dokumentasyon para sa mga aktibidad sa pamamahala. Ang pinakabagong software ay nagbibigay-daan sa mga organisasyon hindi lamang upang i-optimize ang daloy ng dokumento, ipakita ang lahat ng mga dokumento sa isang solong base ng impormasyon, ngunit din upang subaybayan at pag-aralan ang mga proseso ng negosyo sa pamamahala ng dokumento.

Paano ipatupad ang isang EDMS sa iyong sarili at i-optimize ang mga gastos?

Upang epektibong pamahalaan ang dokumentasyon at matiyak ang mga aktibidad sa pamamahala ng kumpanya, ang serbisyo ng suporta sa dokumentasyon ay kailangang:

• tumanggap impormasyon sa pagpapatakbo tungkol sa paggalaw ng mga dokumento ng kumpanya;
• tiyakin ang pagpaparehistro ng papasok, papalabas na dokumentasyon at panloob na dokumentasyon, kontrol sa pagpapatupad ng mga order sa mga dokumento;
• dagdagan ang kontrol sa disiplina sa pagganap;
• bawasan ang oras na ginugol sa paghahanap at pag-apruba ng mga dokumento;
• magbigay ng sentralisadong ligtas na imbakan ng mga dokumento.

Kasabay nito, hindi lahat ay may pagkakataon na maakit ang mga espesyalista na magpatupad ng electronic document management system (EDMS) mula sa mga third-party na organisasyon.

Upang malayang ipatupad ang pamamahala ng elektronikong dokumento, kailangan mong maunawaan ang mga gawain ng prosesong ito at ang pagkakasunud-sunod ng mga aksyon. Upang gawin ito kailangan mo:

1. Magsagawa ng survey at pagsusuri ng kasalukuyang daloy ng dokumento sa kumpanya; bumalangkas ng mga gawain para sa mga departamentong kasangkot sa pagpapatupad ng EDMS; bumalangkas ng mga kinakailangan para sa EDMS.
2. Pagsamahin ang mga pagsisikap ng serbisyo ng suporta sa dokumentasyon sa departamento ng IT at serbisyo sa seguridad.
3. Pumili ng EDMS at bumuo ng plano para sa pagpapatupad nito.

Isaalang-alang natin ang algorithm para sa sunud-sunod na pagpapatupad ng pamamahala ng elektronikong dokumento gamit ang halimbawa ng kumpanyang "Rhythm" LLC.

Survey at pagsusuri ng kasalukuyang daloy ng dokumento

Bilang resulta ng pagsusuri ng daloy ng dokumento ng aming kumpanya, ang mga sumusunod ay ipinahayag: ang daloy ng dokumento ay isinasagawa sa isang halo-halong anyo - ang pagpaparehistro ng mga dokumento at ang pagpasok ng mga resolusyon ng mga tagapamahala ay isinasagawa ng mga empleyado ng departamento ng pamamahala ng opisina sa mga electronic registration card ng Euphrates EDMS; koordinasyon, magkasanib na pag-edit, paglilipat ng mga dokumento para sa pagpapatupad, paghahanda ng mga sertipiko at mga ulat sa pagsasagawa ng disiplina - sa anyo ng papel.

Ang sistema ng pamamahala ng dokumento na ito ay nagsimulang hindi gumana, at lumitaw ang mga problema:

• malaking paggasta ng oras at materyales para sa paggawa ng mga kopya ng papel ng mga dokumento;
• pagkawala ng mga dokumento;
• pagdoble ng mga dokumento;
• muling pagsusumite ng mga dokumento para sa pagsasaalang-alang at/o pagpapatupad;
• mahabang panahon para sa pag-apruba ng parehong papasok, papalabas, at panloob na dokumentasyon.

Bilang karagdagan, ang Euphrates EDMS, na ginagamit ng kumpanya sa loob ng higit sa 5 taon, ay hindi na nakakatugon sa mga kinakailangan ng mga empleyado na kasangkot sa pagtatrabaho sa EDMS: ang bersyon ng produktong ito ng software na ginamit ay walang posibilidad ng sama-sama. pag-edit, pag-apruba ng dokumento, o isang maginhawang mekanismo sa paghahanap.

Kaya, napagpasyahan na ipakilala ang isang bagong sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento.

Mga layunin ng proyekto, tungkulin ng serbisyo sa edukasyon sa preschool at serbisyo sa IT

Dahil ang mga pangunahing gumagamit ng EDMS ay mga empleyado ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool, na hindi lamang nagrerehistro ng opisyal na sulat, ngunit nakikilahok din sa pag-edit at pag-apruba ng mga dokumento, at sinusubaybayan din ang mga deadline para sa pagpapatupad ng mga dokumento at tagubilin, ang mga kinakailangan para sa ang EDMS ay binuo serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool. Bilang karagdagan, ang serbisyo ng DOW ay parehong customer at ang co-executor ng proyekto; ayon dito, tinukoy nito ang mga gawain ng proyekto at ang papel ng serbisyo ng IT.

Kapag pumipili ng EDMS at lumipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento, itinakda ng serbisyo ng DOW ang mga sumusunod na kinakailangan: mga gawain:

• pag-iimbak ng mga papasok, papalabas at panloob na mga dokumento sa isang solong electronic database upang matiyak ang mabilis na pag-access sa mga ito;
• agarang komunikasyon ng mga dokumento at desisyon ng mga tagapamahala sa mga tagapagpatupad;
• ang kakayahang i-automate ang kontrol at pagtatasa ng mga aktibidad ng mga empleyado at departamento para sa pagpapatupad ng mga dokumento;
• posibilidad ng pagsasanay pag-uulat ng istatistika sa mga dokumento at disiplina sa pagganap.

Mga kinakailangan para sa EDMS

Kasama sa mga kinakailangan para sa EDMS na itinakda ng serbisyo ng suporta sa dokumentasyon ng LLC Ritm ang pagtiyak ng kakayahang:

• pagpaparehistro, accounting at kontrol ng mga papasok, papalabas, panloob na mga dokumento, mga apela ng mga mamamayan, mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo;
• ang posibilidad ng pagsasalin ng mga dokumentong papel sa elektronikong view, pag-scan ng pahina at stream, pagkilala sa dokumento;
• pagpapalitan ng mga dokumento sa pagitan ng mga yunit na ipinamamahagi sa heograpiya;
• rubrication, pagkakategorya at pag-uuri ng mga dokumento;
• paghahanap sa pamamagitan ng mga detalye at paghahanap ng buong teksto sa pamamagitan ng nilalaman ng mga dokumento, na isinasaalang-alang ang morpolohiya ng wika;
• pagtatala at pagproseso ng mga dokumento sa imbakan ng archival;
• pag-uulat;
• pamamahala ng mga karapatan sa pag-access;
• aplikasyon ng electronic digital signature.

Sa mga tuntunin ng pag-aayos ng mga proseso ng trabaho, binuo ng pamamahala ng kumpanya ang mga kinakailangan nito para sa EDMS:

• paglikha ng mga draft na dokumento;
• pag-apruba ng mga draft na dokumento;
• pag-apruba ng mga dokumento;
• paglikha ng mga resolusyon at tagubilin;
• kontrol ng disiplina sa pagganap;
• kontrol ng bersyon ng dokumento;
• mga aksyon sa pag-log;
• delegasyon ng awtoridad na magsagawa ng mga dokumento, atbp.

Bilang karagdagan, inaasahan ng kumpanya na ang EDMS ay sumunod sa konsepto ng pag-unlad ng IT sa kabuuan (standardisasyon ng imprastraktura ng IT at mga panloob na proseso ng mga departamento ng IT ng sentral na tanggapan at mga sangay, pag-iisa ng mga proseso ng negosyo ng lahat ng mga departamento), na, naman, , nagpahiwatig ng posibilidad ng paglikha ng EDMS na ipinamamahagi sa heograpiya, pati na rin ang pagpapalawak ng mga functional na gawain ng EDMS. Ang isang mahalagang inaasahang pag-aari ng system ay ang pagiging bukas nito, i.e. ang kakayahang gumawa ng mga pagbabago, kasama ang sarili nating mga espesyalista.

Ang kakayahan ng EDMS na isama sa corporate information system, kabilang ang e-mail, standard office applications, at corporate portal ng kumpanya, ay nakita rin kung kinakailangan.

Ang isang ipinag-uutos na kinakailangan para sa EDMS ay upang matiyak ang seguridad ng impormasyon at protektahan ang mga dokumento at ang impormasyong nakapaloob sa mga ito.

Bilang resulta ng pag-aaral ng mga komersyal na panukala ng mga kumpanyang kasangkot sa pagbuo ng EDMS, napagpasyahan na ipakilala ang produkto ng software na "1C8: Document Flow".

Ang malawak at unibersal na pag-andar ng sistemang ito ay angkop kapwa para sa maliliit na negosyo na may maliit na daloy ng dokumento, at para sa malalaking pag-aari na may kumplikadong branched accounting system.

Plano ng pagpapatupad ng EDMS

Alinsunod sa mga itinalagang gawain at nakabalangkas na mga kinakailangan para sa EDMS, ang serbisyo sa edukasyon sa preschool, kasama ang serbisyong IT, ay bumuo ng isang plano para sa pagpapatupad ng EDMS.

Napagpasyahan na ipatupad ang EDMS sa magkakahiwalay na mga module upang unti-unting maisagawa ang system at mapadali ang pagsasanay at pagbagay ng mga gumagamit ng system:

tiyakin muna ang pagpaparehistro ng opisyal na pagsusulatan at pagproseso ng mga resolusyon ng mga tagapamahala ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool, pagkatapos ay ikonekta at sanayin ang lahat ng mga gumagamit ng system, pagkatapos ay ipatupad ang isang module para sa pagsubaybay sa mga deadline para sa pagpapatupad ng mga dokumento at mga order, pagkatapos ay isang module para sa ang pag-apruba at pagpaparehistro ng organisasyonal at administratibong dokumentasyon at mga lokal na regulasyon. Pagkatapos ay binuo ang isang iskedyul para sa pagpapatupad ng EDMS, na nagsasaad ng mga pangunahing aktibidad at mga deadline para sa kanilang pagpapatupad.

Alinsunod sa plano, ang mga yugto ng pagpapatupad ng EDMS ay natukoy.

Mga yugto ng pagpapatupad ng EDMS

1. Sa unang yugto ng pagpapatupad ng EDMS Mahalagang tiyakin na maayos na kinokontrol ang daloy ng dokumento ng kumpanya:

• ang mga pinag-isang anyo ng mga dokumento ay binuo at ipinatupad;

Ang pinag-isang mga form ng dokumento ay ginagamit bilang mga template kapag gumagawa ng isang dokumento at ipinapadala ito para sa pag-apruba.

• Ang mga tagubilin para sa trabaho sa opisina ay binuo at ipinatupad;
• isang pamamaraan para sa pagsubaybay sa mga deadline para sa pagkumpleto ng dokumentasyon ay binuo;

Ang Mga Tagubilin sa Trabaho sa Opisina ay hindi lamang naglalarawan ng mga patakaran para sa pagproseso ng mga dokumento, ngunit tinukoy din ang pamamaraan para sa kanilang pag-apruba (batay sa kung aling mga ruta para sa paggalaw at pag-apruba ng mga dokumento sa EDMS ay nilikha), ang mga patakaran para sa pagrehistro ng mga dokumento, ang istraktura ng inilarawan ang mga numero ng pagpaparehistro ng dokumento, atbp. Bilang karagdagan, ang Mga Tagubilin sa Trabaho sa Opisina ay naglalaman ng seksyon sa pagsubaybay sa mga deadline para sa pagpapatupad ng mga dokumento at mga order, na naglalarawan sa pamamaraan ng kontrol at tumutukoy sa mga deadline, na ginagamit din ng mga empleyado ng preschool educational serbisyo ng institusyon kapag nagtatrabaho sa EDMS.

• ang gawain ng archive ay organisado at kinokontrol;

Lokal mga regulasyon sa pag-iimbak ng archival ng mga dokumento ay inilalarawan hindi lamang ang mga patakaran para sa pagrehistro at paglikha ng mga file para sa permanenteng at pansamantalang mga panahon ng imbakan, ngunit naglalaman din ng isang paglalarawan ng pamamaraan para sa paglikha ng mga nomenclature ng mga file ng departamento at isang pinagsama-samang katawagan ng mga file ng kumpanya. Ang mga inaprubahang indeks na itinalaga sa mga yunit ng istruktura (at, ayon dito, mga indeks ng nomenclature ng kaso) ay ginagamit sa EDMS upang bumuo ng mga indeks ng pagpaparehistro ng mga dokumento (halimbawa: mga papalabas na liham, mga memo).

• isang nomenclature ng mga kaso at mga indeks ng mga structural divisions ay binuo.

Ginagamit ng Ritm LLC ang prinsipyo ng multi-level indexation ng mga dibisyong istruktura, na sumasalamin sa istruktura ng organisasyon ng kumpanya (tingnan ang talahanayan).

Mga indeks ng mga dibisyon ng istruktura ng LLC "Rhythm"

Index			superbisor, structural subdivision
			CEO
			Opisina ng Pangkalahatang Direktor
			Serbisyo ng pindutin
			Unang Deputy General Director
			Kalidad ng pamamahala
			Quality Assurance Department
			Kagawaran ng paglilisensya
			Departamento ng R&D
			Departamento ng Pagpaplano at Koordinasyon ng R&D
			Kagawaran mga makabagong proyekto
			Deputy General Director para sa Komersyo
			Kagawaran ng Pagbebenta
			Kagawaran ng pagbebenta
			Department for Foreign Economic Activity

Ang mga index ng nomenclature ng kaso ay ginagamit kapag lumilikha ng mga kaso at nagbibigay-daan sa iyo upang matukoy ang lokasyon ng imbakan ng naisakatuparan na dokumento.

Halimbawa,

Alinsunod sa naaprubahang Mga Tagubilin para sa papeles, ang mga papalabas na bilang ng mga dokumento na napapailalim sa pagpaparehistro sa serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool na "Rhythm" LLC ay binubuo ng index ng yunit ng istruktura - ang tagapagpatupad, ang numero ng kaso ayon sa nomenclature at isang tuloy-tuloy na serial number, halimbawa:

02-01-01/01/27, kung saan ang 02-01-01 ay ang index ng structural unit (ang sulat ay inihanda ng quality assurance department ng Quality Management Department), 01 ang case number ayon sa nomenclature ( ang sulat ay ipinadala sa pederal na executive body), 27 ang serial number .

Ang numero ng pagpaparehistro sa EDMS ay awtomatikong nabuo gamit ang mga espesyal na setting ng numerator para sa iba't ibang uri ng mga dokumento. Ang mga setting ng numerator ay inilarawan sa ibaba.

2. Susunod na yugto: kinakailangang isaalang-alang at ilarawan ang mga katangian papeles ng kumpanya : kung paano isinasagawa ang pagtanggap at pangunahing pagproseso ng papasok, papalabas at panloob na dokumentasyon.

Sa yugtong ito kinakailangan upang matukoy listahan ng mga uri ng dokumento na lumalahok sa daloy ng dokumento.

Sa LLC "Rhythm" ang mga sumusunod na uri ng mga dokumento ng pamamahala ay pinoproseso, iniimbak, isinumite para sa pagsusuri at pagpapatupad sa EDMS:

• impormasyon at mga sangguniang dokumento: mga liham (papasok at papalabas), opisyal, ulat, mga tala ng paliwanag, mga sertipiko, akto, aplikasyon, atbp.;
• organisasyon- mga dokumentong pang-administratibo: mga order, mga tagubilin, mga minuto ng pagpupulong.

Kinakailangan din na magpasya kung anong bahagi ng daloy ng trabaho sa papel ang magiging awtomatiko.

Kaya, pagkatapos ng pagpapakilala ng EDMS, pinlano na ihinto ang paglipat para sa pagpapatupad ng mga papel na kopya ng mga dokumento na may mga resolusyon ng mga tagapamahala (pagkatapos lumikha ng isang order card, ang mga patlang na kung saan ay napunan alinsunod sa resolusyon na isinulat ng tagapamahala. sa isang papel na dokumento, ang isang pag-scan ng dokumento ay inilipat ng empleyado ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool sa tagapagpatupad sa pamamagitan ng e-mail na isinama sa SED). Habang ang mga dokumentong nangangailangan ng lagda ay ipinapadala sa anyo ng papel, ang isang kaukulang marka ay ginawa sa card ng pagpaparehistro ng dokumento. Ang ilang mga dokumento (halimbawa, mga aplikasyon para sa paglikha ng isang lugar ng trabaho, mga aplikasyon para sa pagpapalabas ng stationery) ay binalak na ganap na awtomatiko: ang mga naturang aplikasyon ay pinupunan sa pamamagitan ng pagpuno sa naaangkop na mga patlang ng card ng pagpaparehistro ng aplikasyon, naaprubahan at ipinadala para sa pagpapatupad. sa walang papel na anyo.

Alinsunod sa pagkakategorya na ito, isang sistema ng mga folder ang ginawa sa EDMS (Larawan 1):

kanin. 1. Sistema ng mga folder EDMS LLC "Rhythm"

Ang Ritm LLC ay may mga sumusunod na tungkulin kapag nagtatrabaho sa EDMS:

• klerk (pagpaparehistro ng mga papasok at papalabas na liham);
• klerk sa departamento (pagpaparehistro ng mga opisyal na tala);
• tagapagpatupad sa departamento (nagtatrabaho kasama ang lahat ng mga dokumento na nilikha ng tagapagpatupad na ito o ipinadala sa tagapagpatupad na ito);
• responsable para sa pagpuno ng mga direktoryo (ibig sabihin: "Mga Correspondent", "Mga Gumagamit", "Istruktura ng Kumpanya");
• Administrator ng EDMS (pagpapanatili ng EDMS, pagbibigay ng access sa mga user, paggawa ng mga setting).

Ang mga awtorisadong empleyado ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool ay maaaring hindi lamang mga klerk, ngunit responsable din sa pagpuno ng mga direktoryo. Ang EDMS administrator ay dapat na isang IT service employee.

4. Pagkatapos ay kailangan mong gumawa ng mga administratibong setting para sa 1C Document Flow at punan ang direktoryo ng user (Fig. 2).

Kapag pinupunan ang user card, ipahiwatig ang iyong buong pangalan, posisyon, at yunit ng istruktura.

Depende sa kanilang posisyon, ang mga user ay may iba't ibang antas ng access sa mga dokumentong naka-post sa EDMS. Kaya, ang isang empleyado sa linya ay may read access sa mga dokumento na kanyang nilikha o sa mga dokumentong ipinadala sa kanya para sa pagpapatupad.

"Nakikita" ng pinuno ng departamento ang mga dokumento na nilikha niya at ipinadala sa kanya at mga dokumento na magagamit sa lahat ng mga subordinate na empleyado. Ang pinuno ng kumpanya ay may access sa lahat ng mga dokumento.

kanin. 2. User card

5. Pagkatapos Ang direktoryo na "Correspondents" ay napunan. Maaaring igrupo ang mga correspondent para sa kadalian ng paghahanap at pagpili.

Halimbawa, "Mga Mamimili", "Mga Supplier", "Mga Counterparty", "Mga Bangko", "Mga Ministri", atbp.

Sa 1C Document Flow, maaaring gamitin ang mga direktoryo na pinananatili sa ibang mga system - accounting, contract department, atbp. Sa kasong ito, maaari mong ipasok ang lahat ng impormasyon sa correspondent card, kabilang ang address, INN at iba pang mga detalye, pati na rin ilakip na-scan na mga kopya ng mga dokumentong ibinigay ng katapat sa pagtatapos ng mga kontrata at kasunduan (Larawan 3). Sa ganitong paraan, ang isang elektronikong archive ng mga card ng katapat at ang kanilang ayon sa batas at iba pang mga dokumento ay nilikha, na maaaring magamit bilang karagdagan sa serbisyo ng DOU ng departamento ng kontrata, accounting at iba pang mga interesadong departamento.

kanin. 3. Correspondent card

6. Pagkatapos punan ang direktoryo ng "Correspondents" sa tab na "Regulatory and reference information" ito ay kinakailangan upang punan ang istraktura ng kumpanya.

Ang isang awtorisadong empleyado ng serbisyo sa edukasyon sa preschool, na may tungkulin na "responsable para sa pagpuno ng mga direktoryo," ay sumasalamin sa istraktura ng kumpanya sa mahigpit na alinsunod sa istraktura ng organisasyon at talahanayan ng kawani, i.e. ay nagpapahiwatig ng lahat ng mga pangalan ng mga departamento, kanilang mga pinuno, at mga indeks ng departamento. Habang pinupunan ang istraktura ng kumpanya, ang lahat ng impormasyong tinukoy sa mga card ng user (kabilang ang posisyon, pangalan ng departamento) ay awtomatikong inililipat mula sa direktoryo ng "Mga Gumagamit", kaya bumubuo ng isang hierarchy ng mga departamento at empleyado ng kumpanya.

Ginagawa nitong posible para sa mga pinuno ng departamento na tingnan ang lahat ng mga dokumento at mga tagubilin na ibinigay sa mga gumaganap.

Maaaring tingnan ng pinuno ng departamento ang lahat ng mga gawain na itinalaga sa kanya at, hiwalay, ang lahat ng mga gawain na ipinadala sa kanyang mga subordinates, pati na rin subaybayan ang pag-unlad ng kanilang pagpapatupad (sa Desktop - sa "Aking mga gawain" at "Mga Gawain mula sa akin "mga tab).

7. Susunod na hakbang - mag-set up ng mga numberer.

Sa tulong ng mga numberer, ang mga numero ng pagpaparehistro ay awtomatikong itinalaga sa lahat ng mga dokumentong inilagay sa EDMS.

Pinapayagan ka ng system na mag-set up ng mga numero ng pagpaparehistro gamit ang mga indeks ng mga yunit ng istruktura, panahon, listahan ng mga kaso, atbp. Para sa iba't ibang uri mga dokumento, ang mga indibidwal na numero ay isinaayos (Larawan 4).

Halimbawa, upang bumuo numero ng pagpaparehistro Ang papalabas na dokumento ay gumagamit ng sumusunod na format:

[IndexSubdr]/[IndexNomDel]/[Number].

kanin. 4. Pagse-set up ng numberer para awtomatikong bumuo ng registration number

8. Ipatupadmga personal na setting para sa bawat user.

Kasabay nito, ang isang password ay nakatakda para sa pag-log in sa system, ang mga setting ng abiso ay ginawa (na ang mga dokumento o mga order ay natanggap), mga paalala tungkol sa dapat bayaran at lumampas sa mga deadline para sa pagpapatupad ng mga dokumento at mga order, mga setting ng pag-scan (Larawan 5) , atbp.

kanin. 5. Mga setting ng pag-scan

9. Maghanda at mag-post para sa mga tagubilin sa pampublikong pag-access para sa paggamit ng electronic document management system.

Maipapayo na mag-isyu ng mga naturang tagubilin sa anyo ng mga tagubilin (isang hiwalay na pagtuturo para sa bawat aspeto), ilarawan ang mga ito sa mga screenshot at mga guhit para sa kalinawan.

Memo

Pagse-set up ng mga notification sa 1C na sistema ng daloy ng dokumento

Independiyenteng kino-configure ng bawat user ang mga notification mula sa EDMS na gusto niyang matanggap.

Setup at pangangasiwa – Mga personal na setting – Iba pa:

I-click ang - Mga setting ng notification - at itakda tulad ng sa sumusunod na figure:

Halimbawa, [email protected]

10. Ang susunod na hakbang ay upang sanayin ang mga pangunahing gumagamit na responsable para sa trabaho sa opisina sa mga istrukturang dibisyon , na, sa turn, ay maaaring magbigay ng makabuluhang tulong sa pagsasanay sa lahat ng empleyado ng kumpanya.

Ang pagsasanay ng empleyado sa Rhythm LLC ay isinagawa ng serbisyo sa edukasyon sa preschool. Kapag nagsasagawa ng mga briefing, kinakailangang suriin ang pag-install ng mga password para sa pag-log in sa system at personal na mga setting, ipakita sa mga user ang mga kakayahan ng system at ipaliwanag ang mga feature ng pag-access para sa bawat user, pati na rin ipaalala sa kanila ang posibilidad ng karagdagang independiyenteng pag-aaral ng mga tagubilin at mga tagubilin para sa pagtatrabaho sa system.

11. Mag-isyu ng isang utos upang ipakilala ang isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento sa operasyong pang-industriya .

Halimbawa:

Limited Liability Company "Rhythm"

ORDER

______________ №_______________

Upang ma-optimize ang daloy ng dokumento at automation ng opisina sa Ritm LLC

NAG-ORDER AKO:

1. Lumikha ng isang grupo ng pagtatrabaho ng proyekto para sa pag-commissioning ng electronic document management system (mula rito ay tinutukoy bilang EDMS) 1C8: Daloy ng dokumento na may sumusunod na komposisyon:

1. Ang grupong nagtatrabaho sa proyekto na ilalagay sa komersyal na operasyon EDMS 1C8: Daloy ng dokumento sa pamamagitan ng “___” _______ 201__.
2. Magtakda ng deadline para sa pagtanggal ng mga gastos sa software na katumbas ng _________.
3. Inilalaan ko ang kontrol sa pagpapatupad ng utos na ito.

Pangkalahatang Direktor V.V. Ivanov

Matapos ang pagpapatupad ng electronic document management system sa Ritm LLC, ang mga sumusunod ay ipinatupad:

• pagbawas ng oras para sa pagpaparehistro at paghahatid ng opisyal na sulat;
• automation ng kontrol at paglikha ng isang sistema ng mga awtomatikong paalala at abiso tungkol sa mga deadline para sa pagpapatupad ng mga dokumento at mga order;
• pag-aalis ng pagkawala ng mga dokumento;
• paglikha ng isang electronic archive (corporate knowledge base);
• pagtiyak ng elektronikong pag-apruba ng mga draft na dokumento, kolektibong pag-edit;
• pagtaas ng disiplina sa pagganap;
• pag-optimize ng accounting at pag-uulat.

Kaya, ang pagpapatupad ng isang EDMS ay posible sa sarili nitong may wastong pagpaplano at pagtatakda ng mga gawain para sa mga kalahok sa proyekto. Ang mapagpasyang papel dito ay ginagampanan ng pakikipag-ugnayan ng mga awtorisadong yunit ng istruktura at ang pare-parehong pagpapatupad ng mga nakaplanong yugto ng pagpapatupad.

Ministry of Health at Social Development ng Russian Federation

Institusyon ng Pang-edukasyon na Badyet ng Estado ng Mas Mataas na Propesyonal na Edukasyon "Moscow State Medical and Dental University na pinangalanan. A.I. Evdokimov"

Mga guro ng ekonomiya

TRABAHO NG KURSO

Disiplina: “Corporate Sistema ng Impormasyon»

Sa paksa: "Pagsusuri ng SWOT ng pagpapatupad ng isang sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa isang kumpanya"

Nakumpleto:

4th year student, 2nd group

Mga guro ng ekonomiya

Manukyan Artur Gevorkovich

Sinuri:

Kandidato ng Medical Sciences, Associate Professor

Saradzhev Vladislav Vladimirovich

Panimula………………………………………………………………………………2

SWOT analysis ng electronic document management system........................2

Konklusyon…………………………………………………………………………3

Listahan ng mga sanggunian………………………………………………………….8

Panimula

Sa modernong mga kondisyon, ang mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, na kumakatawan sa isang medyo bagong kababalaghan para sa Russian Federation, ay nagiging lalong popular. Gayunpaman, ngayon ay nauunawaan ng karamihan sa mga kumpanya ang pangangailangan na lumikha ng mga sistema ng suporta sa daloy ng dokumento at ang kahalagahan ng pagpapakilala ng mga tool na nagpapatupad ng daloy ng elektronikong dokumento. Ito ay sanhi ng pangangailangang suportahan ang lumalaking daloy ng dokumento sa pagbuo ng mga kumpanya at bawasan ang mga gastos sa pagbibigay nito. Bilang karagdagan, ang pagpapakilala ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay nagdaragdag sa pamamahala ng kumpanya at ang antas ng kontrol ng bawat bagay sa pamamahala ng accounting. Samakatuwid, ang paglikha ng isang epektibong daloy ng dokumento na may pinakamataas na kahusayan at pinakamababang gastos ay isang mahalagang gawain.
Sa ngayon, ang paggamit ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento sa ibang bansa ay nasa tuktok ng katanyagan nito. Malinaw na ang teknolohiyang ito ay mananatili sa tuktok na ito sa loob ng mahabang panahon.

Pagsusuri ng SWOT

Mga lakas Kontrol sa paggalaw ng isang dokumento sa loob ng organisasyon at pagpapatupad nito; Pagkakaiba ng pag-access sa mga dokumento at aksyon sa kanila; Awtomatikong pagbuo ng mga ulat sa paggalaw ng mga dokumento; Maghanap sa pamamagitan ng iba't ibang mga katangian sa database ng dokumento; Pagbawas ng mga error tulad ng "human factor"; Pagbawas ng pangangailangan para sa karagdagang tauhan; Proteksyon ng mga dokumento mula sa pinsala; Kolektibong gawain sa mga dokumento; Agarang pag-access sa impormasyon; Makabuluhang pagbilis ng paghahanap at pagkuha ng mga dokumento.

Mga mahinang panig Hindi mapipilit ng EDMS ang mga empleyado na magtrabaho dito; Hindi masusubaybayan ng EDMS ang katotohanan ng impormasyong ipinasok dito; Ang EDMS ay hindi magtuturo sa mga empleyado ng disiplina sa paggamit nito; Presyo; Mga karagdagang gastos sa panahon ng operasyon; Paglipat ng tauhan.

Mga posibilidad Epektibong pamamahala; Suporta sa sistema ng kontrol sa kalidad; Pagsuporta sa epektibong akumulasyon, pamamahala at pag-access sa impormasyon at kaalaman; Pagtatala ng mga aktibidad ng negosyo; Pag-optimize ng mga proseso ng negosyo; Pag-aalis ng sirkulasyon ng mga dokumento ng papel; Tinatanggal ang pangangailangan na mag-imbak ng mga dokumento ng papel; Pag-unlad ng kultura ng korporasyon

konserbatismo ng mga tauhan; Ang "Soviet-type" director factor; Patuloy na pagbabago sa istruktura; Ang pangangailangan upang matiyak ang legal na bisa ng mga dokumento; Ang pangangailangan na makipag-ugnayan sa panlabas na "papel" na mundo.

Konklusyon

Tingnan natin ang lahat ng mga bahagi ng isang SWOT analysis.

Mga lakas

1. Kontrol sa paggalaw ng isang dokumento sa loob ng organisasyon at sa pagpapatupad nito. Kapag naipasok na sa EDMS, ang isang dokumento, panloob o panlabas, ay maiimbak dito nang eksakto hangga't ito ay dapat, nang walang panganib na mawala o mapunta sa maling pile, at lahat ng mga aksyon na kasama nito ay naitala, na ginagawa i-clear ang kapabayaan ng isang partikular na empleyado kapag pinoproseso ito. Sa wakas, ang pangarap ng sinumang manager ay nagkatotoo: ang daloy ng dokumento ay nasa ilalim na ng kanyang kontrol!
2. Paghihiwalay ng pag-access sa mga dokumento at mga aksyon sa kanila. Kung ang sistema ng pagmamarka ng mga dokumento sa papel ay nangangailangan ng karagdagang mga mapagkukunan ng tao, ngunit hindi bababa sa higit pa o mas kaunting mga gawa, kung gayon ito ay ganap na imposible upang matiyak ang proteksyon mula sa prying mata ng lahat ng naka-print na mga dokumento, dahil sila ay nakahiga sa lahat ng dako, basahin - Hindi ko nais na . Sa EDMS, ang bawat empleyado ng organisasyon ay itinalaga ng isang hanay ng awtoridad: kung aling mga dokumento ang makikita niya, kung alin ang maaari niyang baguhin, atbp. Ang mga paraan ng pagkakakilanlan ng user ay nag-iiba depende sa sensitivity ng impormasyon kung saan siya dapat magtrabaho: mula sa mga ordinaryong password hanggang sa mga token ng hardware at fingerprint.
3. Awtomatikong pagbuo ng mga ulat sa paggalaw ng mga dokumento. Matinding binabawasan ng EDMS ang posibilidad ng "paggaya ng masiglang aktibidad" ng mga empleyado ng organisasyon. Maraming ulat ng EDMS ang gumagana nang eksklusibo sa mga layuning halaga: ang bilang ng mga dokumentong naproseso, average na oras ng pagproseso, haba ng pila ng mga dokumento para sa bawat empleyado, atbp. Kapag gumagamit ng EDMS, magiging mas mahirap para sa mga nagtatrabaho sa isang organisasyon na takpan ang kanilang hindi pagkilos sa isang makulay na ulat.
4. Maghanap ayon sa iba't ibang katangian sa database ng dokumento. Dati, maaari lamang itong pangarapin - gaano man karaming mga rehistro ang itinatago, ang mga posibilidad ng paghahanap ng mga dokumento sa papel ay limitado pa rin. Ang EDMS ay nag-aalok ng lahat ng mga pagpipilian para sa mga paghahanap ng katangian ng iba't ibang antas ng katalinuhan - ang alok ay limitado lamang sa pamamagitan ng imahinasyon ng mga developer. Mayroon ding iba't ibang mga opsyon para sa mga aksyon na may mga sample ng mga dokumento na nakuha bilang resulta ng paghahanap.
5. Pagbawas ng mga pagkakamali ng tao. Ang wastong organisasyon ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay nag-aalis ng mga error na nagreresulta mula sa kadahilanan ng tao. Sa pamamahala ng papel na dokumento, tumatagal ng ilang oras upang mahanap ang mga nawawalang dokumento, habang ang EDMS ay nakakaharap sa isang katulad na gawain sa loob lamang ng ilang segundo.
6. Nabawasan ang pangangailangan para sa karagdagang tauhan. Ang pagtaas ng dami ng produksyon sa pamamahala ng elektronikong dokumento ay hindi nangangailangan ng makabuluhang pagtaas sa mga tauhan; sapat na upang i-automate ang gawain ng isang umiiral na koponan gamit ang bb workspace na epektibong sistema ng pamamahala.
7. Pagprotekta sa mga dokumento mula sa pinsala. Ang paggamit ng EDS ay binabawasan ang mga panganib dahil sa sunog o iba pang mga pangyayari sa force majeure. Sa kasamaang palad, hindi posible na ganap na lumipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento at mapupuksa ang mga rekord ng papel, dahil ayon sa batas ng Russian Federation, ang papel ay itinuturing pa ring isang makabuluhang anyo ng dokumento, ngunit ang porsyento ng naturang mga dokumento sa kabuuang dami ay medyo maliit.
8. Pakikipagtulungan sa mga dokumento. Ang pag-automate ng daloy ng dokumento ay nagbibigay-daan sa ilang mga gumagamit na sabay na magtrabaho kasama ang parehong file, pati na rin ang paghahanap sa isang solong database ng mga dokumento.
9. Agarang pag-access sa impormasyon. Ang pangunahing bentahe ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay ang kakayahang mabilis at madaling mahanap ang pinakabagong mga bersyon ng mga dokumento. Kaya, ang problema ng kaugnayan ng daloy ng dokumento ay nalutas, iyon ay, kahit na ang parehong dokumento ay umiiral sa ilang mga bersyon, ang user ay makakahanap ng pinakabagong bersyon file at magtrabaho kasama nito.
10. Makabuluhang acceleration ng paghahanap at pagkuha ng mga dokumento (sa pamamagitan ng iba't ibang mga katangian). Sa pamamahala ng papel na dokumento, tumatagal ng ilang oras upang mahanap ang mga nawawalang dokumento, habang ang EDMS ay nakakaharap sa isang katulad na gawain sa loob lamang ng ilang segundo.

Gayunpaman, kapag nagpaplano ng pagpapatupad ng isang EDMS, hindi ka dapat maglagay ng labis na pag-asa sa system mismo: may ilang mga punto na maaaring magpawalang-bisa sa lahat ng mga pakinabang na likas sa EDMS.

Mga mahinang panig

Ngayon ay pag-usapan natin ang mga kahirapan sa pagpapatupad at paggamit ng EDMS. Pangunahing nauugnay ang mga ito sa "human factor" na pamilyar sa bawat manager. Gaano man katalino ang EDMS, may mga sandali na hindi nito masusubaybayan. Ilista natin ang mga pangunahing.

1. Hindi mapipilit ng EDMS ang mga empleyado na magtrabaho kasama nito. Sa paggastos ng malaking pondo sa pagbili at pagpapatupad ng isang EDMS, pagkaraan ng ilang oras ang manager ay maaaring magulat na matuklasan na walang gumagamit nito. Ito ang kapalaran ng maraming mga pagbabago, lalo na sa ating bansa, ngunit ang direktor ng isang partikular na organisasyon, siyempre, ay hindi maaaliw dito. Nasayang ang pera, oras at yamang tao nasayang.
2. Hindi masusubaybayan ng EDMS ang katotohanan ng impormasyong ipinasok dito. Sa kabila ng lahat ng mga tool sa pag-log at kontrol na magagamit sa EDMS, ang mga kaso ng pamemeke o pagbaluktot, sinadya o hindi sinasadya, ay kadalasang imposibleng matukoy. Kaya, mayroon pa ring "puwang para sa pagmamaniobra" para sa isang pabaya na empleyado. Walang pag-aalinlangan na, sa pag-alis sa sistema, ang mga empleyado ng organisasyon ay makakahanap ng mga mahihinang punto dito na kanilang gagamitin para sa kanilang sariling mga layunin.
3. Ang EDMS ay hindi magtuturo sa mga empleyado ng disiplina sa paggamit nito. Anumang mga hakbang sa seguridad ng EDMS, maliban sa mga pinaka-paranoid, ay hindi makakamit ang ninanais na mga layunin (at mayroon silang isang layunin - tiyakin ang seguridad ng impormasyon ng organisasyon) kung ang mga empleyado ay labis na nagpapabaya sa kanila. Ano ang punto ng paglilimita sa pag-access sa mga kategorya ng mga dokumento kung alam ng buong organisasyon ang password ng punong accountant o direktor at aktibong ginagamit ang kanilang mga account, at hindi para sa anumang malisyosong layunin, ngunit "upang gawing mas madali" at may kaalaman sa mga taong nabanggit sa pamamahala.
4. Presyo. Napakataas na gastos para sa pagbili ng EDS. Hindi lahat ng organisasyon ay kayang bayaran ito.
5. Mga karagdagang gastos sa panahon ng operasyon.
6. Paglipat ng tauhan. Maraming tao ang hindi makayanan at ayaw nilang magtrabaho sa programang ito, hindi nila ito naiintindihan ng mabuti, at marami silang pagkakamali.

Mga posibilidad

1. Pagtitiyak ng mas epektibong pamamahala sa pamamagitan ng awtomatikong kontrol sa pagpapatupad, transparency ng mga aktibidad ng buong organisasyon sa lahat ng antas.
2. Pagpapanatili ng isang sistema ng kontrol sa kalidad na sumusunod sa mga internasyonal na pamantayan.
3. Pagsuporta sa epektibong akumulasyon, pamamahala at pag-access ng impormasyon at kaalaman. Tinitiyak ang kakayahang umangkop ng mga tauhan dahil sa higit na pormalisasyon ng mga aktibidad ng bawat empleyado at ang kakayahang mag-imbak ng buong kasaysayan ng background ng kanyang mga aktibidad.
4. Pagre-record ng mga aktibidad ng negosyo sa kabuuan (panloob na panloob na pagsisiyasat, pagsusuri ng mga aktibidad ng mga kagawaran, pagkilala sa "mga hot spot" sa mga aktibidad).
5. Pag-optimize ng mga proseso ng negosyo at automation ng mekanismo para sa kanilang pagpapatupad at kontrol.
6. Pag-aalis o maximum na posibleng pagbawas ng paglilipat ng mga dokumento ng papel sa negosyo. Pag-save ng mga mapagkukunan sa pamamagitan ng pagbabawas ng mga gastos para sa pamamahala ng mga daloy ng dokumento sa organisasyon.
7. Pag-aalis ng pangangailangan o makabuluhang pagpapasimple at pagbabawas ng gastos sa pag-iimbak ng mga dokumentong papel dahil sa pagkakaroon ng isang operational electronic archive.
8. Pag-unlad ng kultura ng korporasyon, na pinasigla ng paggamit ng mga modernong teknolohiya para sa kolektibong gawain ng mga empleyado at mga pagkakataon sa impormasyon at komunikasyon na ibinibigay nila.

1. Ang konserbatismo ng mga tauhan, mababang antas ng edukasyon, pag-aatubili na matuto at muling magsanay. Takot sa transparency sariling aktibidad para sa pamamahala, na lumitaw pagkatapos ng pagpapatupad ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento.
2. Ang kadahilanan ng direktor na "uri ng Sobyet" ay ang pag-aatubili na direktang magtrabaho sa isang computer, tingnan at i-edit ang mga dokumento.
3. Ang patuloy na pagbabago sa istruktura sa organisasyon, mahinang pormalisasyon ng mga proseso ng negosyo.
4. Ang pangangailangan upang matiyak ang legal na puwersa ng mga dokumento (pagkatapos ng pag-ampon ng batas sa mga elektronikong lagda, ang kadahilanang ito ay magsisimulang mawala ang kahalagahan nito).
5. Ang pangangailangan na makipag-ugnayan sa panlabas na "papel" na mundo, lalo na kung ito ay may kinalaman sa mga parallel na istruktura sa mga nauugnay na organisasyon o departamento kung saan may patuloy na gawain.

Listahan ng ginamit na panitikan:

1. http://www.polikom.ru/solution /esm/bpm.php
2. http://www.sekretariat.ru/maga zinestdd/articles/art2-01. 2011.php
3. http://journal.itmane.ru/node/ 112
4. http://transport-journal.com/k omentarii-obzori/vvedenye-elek tronnoho-dokumentooborota-%E2% 80%94-revolyutsyya-v-systeme-o tnoshenyj-klyent%E2%80%94zhele znaya-doroha/
5. http://www.rcb.ru/rcb/2005-20/7171/
6. http://infovision.spb.ru/solut ions/docsvision

Putkina Lidiya Vladimirovna

kandidato teknikal na agham, Propesor, Kagawaran ng Informatics at Matematika, Faculty of Economics, St. Petersburg Humanitarian University of Trade Unions St. Petersburg, Russia

Abstract: Tinatalakay ng artikulong ito ang mga feature ng pagpapatupad ng electronic document management system. Ang artikulo ay nagsasaad na ang kahusayan ng anumang organisasyon ay nakasalalay sa kahusayan ng pagproseso ng dokumento at ang bilis ng pamamahagi ng impormasyon sa pagitan ng mga dibisyon ng istraktura ng organisasyon at mga kontratista. Ang proseso ng pagpapakilala ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay maaaring nahahati sa walong yugto. Isa sa mga mahalagang punto ay ang katotohanan na pagkatapos matagumpay na pagtatapos bawat isa sa walong yugto ng automation, ang ipinatupad na sistema ay dapat na patuloy na pino at pagbutihin. Ito ay isa sa mga pangunahing kadahilanan para sa matagumpay na paggamit ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa isang negosyo.

Mga keyword: mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, pagpapatupad, kahusayan, negosyo

Mga tampok ng pagpapatupad ng elektronikong dokumento

PhD ng teknikal na agham, propesor Kagawaran ng computer science at matematika, faculty ng Economics Saint-Petersburg University of Humanities at Social Sciences Saint-Petersburg, Russia

Abstract: Tinatalakay ng artikulong ito ang mga tampok ng pagpapakilala ng electronic document management system. Sinasabi ng artikulo na ang pagiging epektibo ng anumang organisasyon ay nakasalalay sa kahusayan ng pagproseso ng dokumento, rate ng pamamahagi ng impormasyon sa pagitan ng mga yunit ng istraktura ng organisasyon at mga kontratista. Ang proseso ng pagpapatupad ng elektronikong dokumento ay maaaring nahahati sa walong yugto. Isa sa mga highlight ay ang katotohanan na pagkatapos ng matagumpay na pagkumpleto ng bawat isa sa walong yugto ng automation, ang sistemang ipinatupad ay dapat na patuloy na pinuhin at pagbutihin. Ito ay isang pangunahing kadahilanan sa matagumpay na paggamit ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa negosyo.

Mga keyword: elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento, pagpapatupad, kahusayan, negosyo

Sa modernong mundo, ang kahusayan ng anumang organisasyon ay nakasalalay sa kahusayan ng pagproseso ng dokumento, ang bilis ng pamamahagi ng impormasyon sa pagitan ng mga dibisyon ng istraktura ng organisasyon at mga kontratista, pati na rin sa pagiging maaasahan ng buong bahagi ng impormasyon sa kabuuan.

Iyon ang dahilan kung bakit kamakailan, ang mga tagapamahala ng maraming mga negosyo ay lalong nagtataas ng tanong ng pagpapabuti ng sistema ng daloy ng dokumento. Ang gawaing ito ay maaaring makamit sa pamamagitan ng automation.

Ngayon, ang awtomatikong daloy ng dokumento ay hindi isang pagbabago. Ang ilang organisasyon ay nagpatupad na at gumagamit ng electronic document management system (EDMS). Gayunpaman, pinapanatili pa rin ng karamihan sa mga negosyo ang daloy ng kanilang dokumento sa tradisyonal na anyo ng papel.

Ang pangunahing criterion kapag pumipili ng isang anyo ng trabaho sa opisina ay ang dami ng mga dokumento na nilikha at natanggap ng organisasyon sa isang tiyak na tagal ng panahon. Samakatuwid, sa mga kumpanya kung saan ang istraktura ng departamento ay branched at konektado sa pamamagitan ng isang kadena ng iba't ibang mga dokumento, ang paglipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento ay isang napakahalagang gawain.

Upang makabuo ng tumpak na ideya ng konseptong ito, tingnan natin ito nang mas detalyado. Ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay maaaring kinakatawan bilang isang solong mekanismo para sa paggalaw ng mga dokumento na nilikha gamit ang mga tool sa computer at, bilang panuntunan, nilagdaan gamit ang isang elektronikong digital na lagda. Kasabay nito, ang mga dokumento ay pinoproseso din gamit ang electronic media.

Sa isang organisasyon kung saan ipinatupad ang isang EDMS, ang dokumento ay nagsisilbing isang pangunahing tool sa pamamahala. Sa ganitong mga organisasyon ay walang simpleng utos, tagubilin o desisyon. May mga dokumentong naglalaman ng mga mismong desisyon, utos at tagubiling ito. Kaya, ang pamamahala sa organisasyon ay ganap na isinasagawa sa pamamagitan ng mga dokumento. Karamihan sa mga gawaing ginagawa ng mga empleyado ay naka-link din sa mga dokumento.

Maaaring gamitin ang EDMS sa anumang organisasyon: kapwa para sa isang maliit na negosyo at para sa isang malaking holding company o korporasyon na may buong network ng mga sangay. Nagsisimula ang ilang kumpanya sa pamamagitan ng pag-automate ng mga indibidwal na yugto ng daloy ng dokumento, dahil ang EDMS ay may ilang makabuluhang pakinabang:

1) Una, dapat nating tandaan ang transparency ng mga proseso ng negosyo. SA elektronikong sistema ang kontrol sa resibo, pagpapatupad at paglikha ng mga dokumento ay mas simple at mas mabilis. Sa tulong na ito, masusubaybayan ng pamamahala ang mga proseso ng negosyo ng organisasyon anumang oras.

2) Gayundin, sa tulong ng pamamahala ng elektronikong dokumento, napabuti ang pagpapaandar ng ehekutibo. Ayon sa istatistika, ang isang makabuluhang proporsyon ng mga order ay hindi isinasagawa ng mga empleyado. Pinapayagan ng EDMS ang mga tagapamahala na subaybayan ang mga proseso ng trabaho, bilis at kalidad ng pagpapatupad, at higit sa lahat, ang resulta ng trabaho.

3) Ang oras para sa pagproseso at pagpapatupad ng mga dokumento ay nabawasan. Ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay nagbibigay-daan para sa mas mabilis na paghahanap, paggawa, pagproseso at pamamahagi ng mga dokumento. Nakamit ito sa pamamagitan ng awtomatikong pagsasama-sama ng mga buod, rehistro at ulat, na nagbibigay-daan sa iyo upang maisagawa ang trabaho nang mahusay at mabilis, at, bilang isang resulta, i-optimize ang mga proseso ng negosyo.

4) Tumataas ang antas ng pagiging kumpidensyal ng impormasyon. Ang bawat empleyado ay may antas ng pag-access at pamamahala ng mga dokumento ng kumpanya na tumutugma sa kanyang awtoridad. Halimbawa, ang isang empleyado ay maaaring may karapatang magbasa ng isang dokumento, maaaring magkaroon ng kakayahang mag-edit, gumawa ng naaangkop na mga pagsasaayos sa dokumento, o ang mga ito ay maaari ding magkaroon ng ganap na mga karapatan. Ang bawat aksyon ay naka-log in sa computer system. Nangangahulugan ito na sa anumang oras posible na makita kung alin sa mga empleyado ang gumawa ng mga pagbabago sa data at nagtrabaho kasama nila.

Para sa maraming mga organisasyon, ang problema ng pagiging kompidensiyal ng impormasyon ay napakalubha. Pagkawala ng anuman mahahalagang dokumento maaaring humantong sa milyon-milyong pagkalugi. Sa pagsasaalang-alang na ito, ang mga dokumento sa papel ay napapailalim sa isang mas malaking panganib, dahil maaari silang alisin mula sa folder nang walang anumang mga problema, at ang lahat ng impormasyon ay ililipat sa ikatlong partido. Ang pagkakaroon ng pagpapatupad ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento sa isang kumpanya, maaaring hindi posible na alisin ang kumpletong pagtagas ng impormasyon. Gayunpaman, sa kasong ito posible na makita kung alin sa mga empleyado ang gumamit ng mga dokumentong ito at sa anong sandali.

5) Sa tulong ng EDMS, ang pamamaraan para sa pagsasanay ng mga bagong empleyado, pati na rin ang pagpapakilala ng mga bagong proseso sa kumpanya, ay na-optimize. Ang pagpapakilala ng mga bagong regulasyon at tagubilin gamit ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay nangyayari nang mas mabilis kaysa sa hiwalay na pagpapaalam sa bawat empleyado at pamilyar sa kanya sa mga dokumentong papel.

6) Ang antas ng kultura ng korporasyon ay tumataas. Lumilikha ang EDMS ng pinag-isang puwang ng impormasyon kung saan ang lahat o karamihan ng mga istruktura ng kumpanya ay kasangkot. Ito, sa turn, ay lumilikha ng pagkakataon na isali ang halos bawat empleyado sa mga proseso ng korporasyon.

7) Kapag lumipat ang isang kumpanya sa pamamahala ng elektronikong dokumento, malulutas ang problema sa pag-angkop ng mga bagong pagbabago sa merkado ng internasyonal na pamantayan. Kung may mangyari man, ang organisasyong gumagamit ng EDMS ay mabilis na makakagawa ng mga pagbabago sa ilalim bagong template, sa gayon ay tumataas ang antas ng pagiging mapagkumpitensya nito sa merkado.

Gayunpaman, ang pamamaraang ito ng pagpapabuti ng pagpapatakbo ng isang negosyo, kasama ang mga pakinabang nito, ay mayroon ding mga disadvantages nito.

Una, ang seguridad ng mga dokumento ay isang seryosong problema. Maaaring pumasok ang isang virus sa iyong computer, at maaaring hindi gumana ang system sa pag-save ng dokumento. Ang problemang ito ay maaaring malutas sa pamamagitan ng paglikha ng isang sistema ng pagpapareserba.

Ang isa pang posibleng disadvantage ng pagpapakilala ng EDS ay maaaring ang konserbatismo ng mga empleyadong magtatrabaho sa system. Kapag lumipat sa automated na pamamahala ng dokumento, hindi laging posible na maiwasan at maiwasan ang kawalang-kasiyahan sa mga empleyado na sanay sa manu-manong trabaho at may hindi kumpletong kaalaman sa pamamahala ng elektronikong dokumento.

Gayundin, ang sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay nagbibigay ng malaking kahalagahan sa karampatang pagpasok ng data. Sa kasong ito, ang kadahilanan ng tao ay lalong mahalaga, dahil ang tuluy-tuloy na paggana ng system sa hinaharap ay depende sa mga kwalipikasyon at kalidad ng trabaho ng mga tauhan.

Sa yugto ng pagbili at pagpapatupad ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento, dapat na maging handa ang pamamahala ng kumpanya gastos sa pananalapi. Bagama't kasunod ang mga gastos na ito ay karaniwang binabayaran sa pamamagitan ng pagbawas sa gastos ng pagtatrabaho sa dokumentasyon at pag-optimize ng mga proseso ng negosyo.

Ang pagpapalitan ng mga elektronikong dokumento ay hindi posible sa lahat ng katapat. Ang dahilan nito ay ang kakulangan ng pinag-isang espasyo ng impormasyon. Bilang resulta, maraming kumpanya ang napipilitang magsagawa ng parehong papel at elektronikong pagpapalitan ng dokumento. Ang katotohanan ay nananatiling malinaw na ang paglipat ng mga kilos at kasunduan sa elektronikong paraan ay makabuluhang pasimplehin ang gawain sa pagitan ng customer at kliyente sa anumang segment ng merkado.

Ang isang ipinag-uutos na kinakailangan para sa karamihan ng mga dokumento, na nagbibigay sa kanila ng legal na puwersa, ay isang personal na lagda. Ang ligal na puwersa ng isang elektronikong dokumento ay karaniwang nakumpirma ng isang elektronikong lagda, na, ayon sa 63-FZ, ay maaaring may tatlong uri:

1) Simple Electronic Signature. Ganitong klase Ang mga lagda ay nilikha gamit ang mga password, code at iba pang mga tool na nagpapakilala sa may-akda ng nilagdaang dokumento. Ang isang cryptographic na electronic na lagda ay hindi ginagamit sa kasong ito.

2) Reinforced hindi kwalipikadong lagda. Upang lumikha ng ganitong uri ng lagda, ginagamit ang mga cryptographic na paraan, na, sa turn, ay ginagawang posible upang matukoy ang may-akda ng dokumento. Ang isang pinahusay na hindi kwalipikadong lagda ay madalas na isang analogue ng isang dokumento na may selyo.

3) Maaaring palitan ng pinahusay na kwalipikadong lagda ang papel na dokumentasyon sa lahat ng kaso. Ang isang pagbubukod ay ang sitwasyon kung saan sa antas ng pambatasan ay kinakailangan lamang ng isang dokumento sa papel.

Ngayon, isinasaalang-alang ng karamihan sa mga estado ang parehong mga dokumentong papel na may regular na lagda at mga elektronikong dokumento na nilagdaan ng isang kwalipikadong elektronikong lagda na pantay.

Ang paglipat ng isang organisasyon mula sa pamamahala ng dokumento ng papel sa elektronikong isa ay dapat na may kakayahan at pinag-isipang mabuti, dahil tinutukoy ng hakbang na ito karagdagang trabaho ang buong negosyo.

Kadalasan, ang nagpasimula ng automation ng mga proseso ng daloy ng dokumento sa isang negosyo ay ang Pangkalahatang Direktor. Ang interes ng pamamahala sa paglipat sa walang papel na daloy ng dokumento ay gumaganap ng isang malaking papel, dahil ang tagumpay ng proyektong ito ay higit na nakasalalay dito.

Karaniwan, ang automation mismo ay karaniwang nahahati sa dalawang bahagi: ang proseso mismo at ang ulat, iyon ay, kontrol sa pagpapatakbo ng tapos na produkto.

Kung ang gawain ay hindi lamang upang ipatupad ang pamamahala ng elektronikong dokumento, kundi pati na rin ang pagbabago ng mga proseso ng negosyo, kung gayon ang mga tuntunin ng sanggunian ay dapat na mabuo kasama ang mga tagapamahala na responsable para sa mga prosesong ito. Kung sila ay na-recruit bilang mga kaalyado, posible na lumikha ng isang matagumpay na bersyon ng pamamahala ng elektronikong dokumento.

Ang proseso ng automation ay maaaring nahahati sa maraming pangunahing yugto:

Stage 1. Mga teknikal na pagtutukoy. Upang magsimula, ang mga tagapamahala ng proyekto ay dapat magpasya sa mga gawain na dapat gawin ng sistema sa hinaharap. Ang mga malinaw na nakabalangkas na gawain ay makakatulong sa iyo na makamit tamang pagpili sa ikalawang yugto.

Stage 2. Pagpili ng solusyon sa IT. Para sa isang enterprise na may maliit na daloy ng dokumento, maaaring sapat na itong gamitin elektronikong database data, gaya ng Access o Excel. Iyon ay, ang mga maliliit na negosyo ay hindi palaging kailangang makisali sa pandaigdigang muling pagsasaayos ng daloy ng dokumento.

Mga manager malalaking negosyo Sinong mayroon mga rehiyonal na dibisyon Ang mga nais na i-automate ang daloy ng dokumento, sa kabaligtaran, ay dapat na handa para sa mahal at mahabang pagpapatupad.

Stage 3. Paglalarawan ng mga proseso ng negosyo. Bago simulan ang pagpapatupad ng pamamahala ng dokumento, kinakailangan na pag-aralan ang kasalukuyang umiiral na mga proseso ng negosyo ng negosyo. Ito ay sa yugtong ito na ang nangungunang papel ay ibinibigay sa mga pinuno ng mga kagawaran na kasangkot sa automation. Ang kanilang pangunahing gawain ay upang makatulong na ilarawan ang landas ng mga dokumento at lumikha ng isang hakbang-hakbang na daloy ng mga proseso ng negosyo.

Stage 4. Sa yugtong ito, ang mga pagtatantya, mga iskedyul ng kalendaryo, mga listahan ng mga kinakailangang mapagkukunan ay iginuhit, at isang pangkalahatang plano sa trabaho ay binuo. Sa kasong ito, kinakailangang isaalang-alang ang lahat ng umiiral na mga kalamangan at kahinaan na lilitaw pagkatapos ng automation ng dokumento.

Stage 5. Pagpapatupad. Sa yugtong ito, nangyayari ang direktang pagpapatupad ng pamamahala ng elektronikong dokumento. Ang tagal ng yugto ay direktang nakasalalay sa pagiging kumplikado ng istraktura ng organisasyon at ang mga proseso ng negosyo na nagaganap dito. Ang kontrol at koordinasyon ng trabaho ay isinasagawa ng tagapamahala ng proyekto.

Stage 6. Pagkumpleto. Sa yugtong ito, nasubok ang programa. Kadalasan, ang pagsubok ay nagpapakita ng mga gaps sa automation. Mahalaga ang yugtong ito dahil may pagkakataon pa itong mabilis na maalis ang mga problemang lumitaw.

Stage 7. Paglalagay ng proyekto sa operasyon. Ito ay maaaring isa sa mga paraan ng pagpapatupad na ginagamit sa simula ng paggamit ng system:

Ang isang parallel na diskarte, iyon ay, ang trabaho ay isinasagawa ayon sa lumang sistema, ngunit sa parehong oras ang mga bagong teknolohiya ay ginagamit. Sa proseso, dalawang sistema - ang luma at ang bago - ay patuloy na inihahambing at, bilang resulta, ang bagong sistema ay unti-unting iniangkop. Gayunpaman, dahil sa pagdoble ng data, ang diskarte na ito ay ang pinaka-trabaho at oras-ubos.

Leap - ang paglipat sa paggamit ng isang bagong sistema ay isinasagawa kaagad, iyon ay, walang proseso ng paglipat. Ang pamamaraang ito ay epektibo, ngunit lubhang mapanganib.

Paglunsad ng isang pilot project - ang pagtalon ay nangyayari sa isang lugar. Ang diskarte na ito ay maaasahan.

Sequential automation. Ang pagpapatupad ay nagsisimula sa mga bottleneck at unti-unting nagsisimulang lumahok ang mga bagong lugar sa proseso. Kapag pumipili ng diskarteng ito, bilang isang panuntunan, maraming oras ang ginugol, ngunit ang kabayaran ay makikita halos kaagad.

Sa yugtong ito, anuman ang napiling diskarte, ang mga paghihirap ay maaaring lumitaw dahil sa konserbatismo ng mga empleyado. Gayunpaman, sa tamang diskarte, ang posibilidad ng mga panganib ay maaaring makabuluhang bawasan.

Stage 8. Pagsubaybay sa paggamit ng system. Ang pangunahing layunin sa yugtong ito ay upang makamit ang unti-unting paggamit ng programa sa buong kapasidad nito. Iyon ay, ang programa ay dapat maging isang tunay na tool sa pamamahala ng dokumento, at hindi mananatiling isang hanay ng mga file.

Ang isa pang mahalagang punto ay ang katotohanan na kahit na matapos ang matagumpay na pagkumpleto ng bawat isa sa walong yugto ng automation, ang ipinatupad na sistema ay dapat na patuloy na pinuhin at pagbutihin. Ito ay isa sa mga pangunahing kadahilanan para sa matagumpay na paggamit ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa isang negosyo.

Ang karagdagang suporta ng system ay dapat kasama ang:

Pagpapanatiling maayos ang sistema. Maaaring binubuo ito ng pagbibigay ng payo sa mga user, pag-troubleshoot ng mga error, at pag-back up ng data;

Paggawa ng mga pagsasaayos sa mga direktoryo ng system batay sa mga kasalukuyang pagbabago sa organisasyon;

Pagsubaybay sa mga pagbabago sa batas;

Pagbabago ng mga setting sa system upang matugunan ang mga bagong kinakailangan ng empleyado.

Bibliograpiya:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Time constant ng innovation effects pagdodoble // Mediterranean Journal of Social Sciences. – 2015. – Blg. 6 - 36. – Pp. 307-312.

2. Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A., Minakov V. F., Minakova T. E. Pagpapatunay ng modelong pang-ekonomiya at matematika ng makabagong pag-unlad ng mga komunikasyon at telekomunikasyon ng impormasyon sa Russia // Bulletin ng North Caucasus Federal University. – 2015. – Hindi. 3 (48). – p. 78-84.

3. Goryacheva E. A., Minakov V. F., Barabanova M. I. Modelo ng pamamahala ng pagkatubig sa ilalim ng kontrol ng Bank of Russia sa real time // Economics, statistics at informatics. Bulletin ng UMO. – 2013. – Bilang 4. – P. 178-183.

4. Minakov V.F.. – 2015. – No. 11 (23). - Kasama. 32.

5. Minakov V.F.. - 2016. - No. 3 (27). – P. 30.

6. Minakov V.F.. - 2015. - No. 7 (19). – P. 31.

7. Minakov V.F. Production wave function // International Scientific Research Journal =Research Journal of International Studies. – 2014. – Hindi. 10-1 (29). – p. 22-25.

8. Minakov V. F. Production function sa dumadaloy ang logistik// International Research Journal = Research Journal ng International Studies. – 2014. – Hindi. 11-3 (30). – p. 55-58.

9. Minakov V.F. Mga pagkakaiba at pagkakatulad sa periodization ng teorya ng mga henerasyon // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – Hindi. 12-2 (31). – p. 122-124.

10. Minakov V.F. Presyo ng pagkalastiko ng demand at supply ng kalidad // Mga teknolohiya ng impormasyon sa negosyo. Koleksyon ng mga siyentipikong artikulo ng ika-8 internasyonal na pang-agham na kumperensya. - Saint Petersburg. Publishing house na "Info-da". – 2013. – P. 51-60.

11. Minakov V.F.. – 2015. – No. 2 (14). – P. 5.

12. Minakov V. F., Lobanov O. S., Ostroumov A. A. Pag-deploy ng imprastraktura ng ulap sa espasyo ng impormasyon sa rehiyon // Scientific Review. – 2014. – Bilang 11. – P. 103-106.

13. Minakov V.F., Malyshenko A.V. Decomposition ng mga makabagong proseso sa isang unibersidad // Science. Inobasyon. Mga teknolohiya. – 2004. – Hindi. 36. – P. 12–15.

14. Minakov V. F., Minakova T. E. Lipunan ng impormasyon at mga problema ng inilapat na agham sa computer // International scientific research journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – Hindi. 1-1 (20). – p. 69-70.

15. Minakov V.F.. - 2016. - No. 6 (30). – P. 37.

16. Minakov V.F.. – 2016. – No. 4 (28). – P. 17.

17. Minakov V.F.. – 2016. – No. 5 (29). – P. 36.

18. Minakov V.F.. – 2016. – No. 1 (25). – P. 13.

19. Minakova T. E., Minakov V. F. Ang pagtitipid ng enerhiya ay isang multiplier ng kahusayan sa ekonomiya // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2013. – Hindi. 11-2 (18). – P. 60-61.

20. Putkina L. V. Dynamics ng konsepto ng pag-unlad ng mga istrukturang pangnegosyo // International journal sa pananaliksik na pang-agham. 2015. No. 2-3 (33). P.79-80.

21. Putkina L.V. Mga tampok ng mga makabagong istrukturang pangnegosyo//International scientific research journal. 2015. No. 2-3 (33). P.80-82.

22. Putkina L. V. Disenyo ng mga matalinong sistema sa ekonomiya. Buksan ang archive na artikulo Blg. 0321400431 07/30/2014

23. Putkina L.V. Ang konsepto ng diskarte sa proseso sa pamamahala // Sa mundo ng mga pagtuklas sa agham. 2015.№11.7(71). pp.2759-2765.

24. Putkina L.V. – 2016. – Hindi. 05 (029) / [Electronic na mapagkukunan] – Access mode. – URL:

25. Putkina L.V. – 2015. – Hindi. 12 (24) / [Electronic na mapagkukunan] – Access mode. – URL: http://site/24/3125/

26. Putkina L.V. – 2015. – Hindi. 10 (22) / [Electronic na mapagkukunan] – Access mode. – URL: http://site/22/2975/

27. Putkina L.V.. – 2016. – Hindi. 07 (031) / [Electronic na mapagkukunan] – Access mode. – URL:

28. Putkina L.V. Mga tampok ng paggamit ng pamamahala ng elektronikong dokumento para sa mahusay na trabaho modernong negosyo // Electronic na pang-agham at praktikal na website ng journal. – 2016.– Hindi. 01 (25) / [Electronic na mapagkukunan] – Access mode. – URL:

29. Putkina L.V. – 2015. – Hindi. 10 (22) / [Electronic na mapagkukunan] – Access mode. – URL: http://site/22/2976/

30. Putkina L.V. – 2016. – Hindi. 01 (25) / [Electronic na mapagkukunan] – Access mode. – URL:

31. Putkina L.V. – 2016. – Hindi. 03 (027) / [Electronic na mapagkukunan] – Access mode. – URL: http://site/27/3343/

32. Putkina L.V. – 2016. – Hindi. 05 (029) / [Electronic na mapagkukunan] – Access mode. – URL:

33. Putkina L.V. – 2015. – Hindi. 12 (24) / [Electronic na mapagkukunan] – Access mode. – URL: http://site/24/3070/

34. Putkina L.V. – 2016. – Hindi. 02 (026) / [Electronic na mapagkukunan] – Access mode. – URL: http://site/26/3226/

35. Shiyanova A. A., Galstyan A. Sh., Minakov V. F., Minakova T. E. Pagmomodelo sa matematika macroeconomic trend sa pag-unlad ng negosyo ng seguro // Mga kontemporaryong isyu agham at edukasyon. – 2014. – Hindi. 4. – P. 436.

Ang isang listahan ng mga tanong, layunin at resulta ng mga survey ng proseso, isang algorithm ng pagsusuri, isang paglalarawan sa anyo ng mga naiintindihan na diagram, mga rekomendasyon para sa pagbuo ng mga kinakailangan sa pagganap para sa system, at ang nilalaman ng mga dokumento ng disenyo ay ipinakita.

Ang survey ng impormasyon ay isang mahalagang yugto sa pag-optimize ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool at ang pagpapatupad ng EDS. Pagkatapos ng lahat, ang kalidad ng mga desisyon na ginawa upang ma-optimize ang mga proseso at bumuo ng mga kinakailangan para sa paggana ng EDMS ay direktang nakasalalay sa impormasyong natanggap at ang kalidad ng pagtatanghal nito.

Kaugnay nito, kinakailangan na sumunod sa pangunahing prinsipyo ng survey - upang makakuha ng kumpleto, maaasahan at napapanahon na impormasyon tungkol sa mga proseso na binalak na awtomatiko.

Survey bago ang proyekto

Mula sa punto ng view ng isang kumpanya sa pagkonsulta na nag-aalok ng mga serbisyo nito sa merkado para sa pagkonsulta at pagpapatupad ng EDMS, i.e. pagpapatupad ng isang EDMS para sa isang analyst ay panlabas proyekto, ang survey bago ang proyekto ay itinuturing bilang bahagi ng pamamaraan ng pagbebenta (bilang isa sa mga yugto ng "pre-sales"). Gayunpaman, karamihan sa mga gawain sa yugtong ito ay ginagawa ng analyst, gayundin sa yugto ng pagsusuri na ibinigay ng pamamaraan ng pagpapatupad. Para sa kadahilanang ito, ang survey bago ang proyekto ay isinasaalang-alang din bilang bahagi ng pamamaraan ng pagpapatupad.

Ang pagsasagawa ng pre-project survey ay maaari ding maging kapaki-pakinabang para sa mga analyst na gumaganap ng trabaho sa pagpapatupad ng EDMS bilang panloob proyekto ng enterprise (organisasyon), i.e. ang analyst ay isang empleyado ng kumpanya kung saan ipinapatupad ang EDMS.

Scheme ng mga resulta ng survey bago ang proyekto

Mga layunin pre-proyekto survey ay:

• pagkuha ng pangkalahatang impormasyon tungkol sa layunin ng pagpapatupad ng EDMS;
• pagtukoy ng mga layunin sa pagpapatupad;
• pagkilala sa mga pangkalahatang pangunahing kinakailangan para sa EDMS at mga hangganan ng proyekto;
• pagpapasiya ng pangkalahatang estado ng organisasyon ng daloy ng dokumento at trabaho sa opisina;
• pagkakakilanlan ng mga pangunahing gumagamit (mga klerk, tagapamahala, atbp.);
• pagtukoy sa pangkalahatang antas ng pagiging kumplikado ng isang potensyal na proyekto;
• pagtatasa ng mga pangangailangan para sa paglipat ng data at pagsasama sa iba pang software;
• koleksyon ng impormasyong kinakailangan upang maghanda ng isang epektibo at panalong Panukala sa Komersyal [kung ang gawain ay isinasagawa ng isang kumpanyang nasa labas ng layunin ng pagpapatupad].

Upang makuha ang kinakailangang impormasyon tungkol sa proyekto, ang mga survey at panayam ng mga pangunahing gumagamit (Customer, tagapamahala ng proyekto, mga pinuno ng mga departamento, pangunahing mga gumagamit) ay isinasagawa.

Ang mga halimbawang tanong sa Questionnaire, ang mga sagot kung saan ay magbibigay-daan sa iyong makakuha ng pangunahing impormasyon mula sa Customer at sa hinaharap na mga user ng EDMS, ay iniharap sa seksyong "Mga Tanong para sa Mga Talatanungan at Panayam".

Ang resulta Isinasagawa ang inspeksyon bago ang proyekto:

• pagtatasa ng dami ng trabahong kailangan para ipatupad ang EDMS;
• paghahanda ng isang ulat sa survey bago ang proyekto;
• paghahanda at pagpapakita ng isang prototype ng solusyon (kung kinakailangan);
• paghahanda ng isang komersyal na panukala.

1. Mga layunin at layunin ng pagpapatupad ng EDMS;
2. Mga hangganan ng proyekto para sa pagpapatupad ng EDMS;
3. Iba pang impormasyon na natanggap.

Pagkatapos magsagawa ng pre-project survey, nagiging posible na tantiyahin ang dami ng analytical at teknikal na gawain na kailangang isagawa, pati na rin kung anong mga resulta ang dapat makamit.

Bilang resulta, ang isang dokumento ay binuo na naglalaman ng isang paglalarawan ng mga pangunahing kinakailangan para sa EDMS, mga hangganan ng proyekto at iba pang natukoy na impormasyon. Kung ang survey ng impormasyon ay isinasagawa ng isang organisasyong nasa labas ng Customer, ang isang prototype na solusyon ay inihanda din para sa pagpapakita sa Customer (kung kinakailangan) at Komersyal na alok.

Sa yugtong ito, batay sa natanggap pangunahing impormasyon,Gumagawa ang project manager (PM) ng baseline work plan, ,work breakdown structure (WBS), at ang project charter.

Sa yugtong ito, maaari ding maganap ang pagpili ng platform kung saan bubuo ang EDMS.

Survey at pagsusuri ng impormasyon

Gamit ang mga resulta ng Pre-Project Survey bilang panimulang punto, nililinaw ng Information Survey ang dating nakuhang impormasyon, sinusuri at inilalarawan ang mga kasalukuyang proseso ng negosyo (“as is”), at nagmumungkahi ng hinaharap, na-optimize na mga proseso ng negosyo (“to be”). “ gaya ng nararapat”), at inilalarawan din ang lahat ng kinakailangang pagbabago sa system upang suportahan ang mga prosesong ito ng negosyo at mga interface ng EDMS.

Scheme ng mga resulta ng survey ng impormasyon

Mga layunin impormasyon survey ay:

• pag-aaral at tumpak na paglalarawan ng mga proseso ng negosyo na gagawing awtomatiko;
• kahulugan at paglalarawan ng mga pagbabago sa system, mga interface, kasama. mga interface sa mga panlabas na sistema at paraan ng paglilipat ng data mula sa umiiral na mga programa, na dapat paunlarin at ipatupad sa panahon ng proyekto;
• pagbuo ng mga teknikal na pagtutukoy (TOR);
• pagbuo ng mga rekomendasyon para sa reengineering (pag-optimize) ng mga daloy ng dokumento at organisasyon ng daloy ng dokumento at trabaho sa opisina.

Ang layunin ng yugtong ito ay tukuyin ang mga kinakailangan ng Customer para sa mga resulta ng pagpapatupad, samakatuwid ang malapit na pakikipagtulungan sa pagitan ng Customer, ang mga pangunahing user at ang Analyst ay kinakailangan sa buong yugto ng survey at pagsusuri ng impormasyon. Kadalasan, ang Information Survey ay ang susunod na hakbang pagkatapos ng Pre-Project Survey, at nagsasangkot ng detalyadong pagsusuri sa lahat ng lugar ng negosyo na maaapektuhan sa panahon ng proyekto, sa halip na tukuyin lamang ang mga pangunahing functional na lugar at "killer application", bilang ay ginagawa sa panahon ng Pre-Project Survey. .

Upang makuha ang kinakailangang impormasyon, ang mga survey at panayam ng mga pangunahing gumagamit (Customer, tagapamahala ng proyekto, mga pinuno ng mga kagawaran, pangunahing mga gumagamit) ay isinasagawa katulad ng survey bago ang proyekto, ngunit sa isang mas detalyadong antas.

Ang mga halimbawang tanong sa Questionnaire, ang mga sagot na magbibigay-daan sa iyo na makakuha ng impormasyon mula sa Customer at sa hinaharap na mga user ng EDMS, ay iniharap sa seksyong "Mga Tanong para sa Mga Talatanungan at Panayam".

resulta ang gawain ay makikita sa dokumento o Ulat ng Mga Kinakailangan sa Pag-andar (Functional Requirements, FR), o tuntunin ng sanggunian(depende sa pagiging kumplikado ng proyekto).

Ang huling dokumento ay dapat maglaman ng:

1. Mga kinakailangan sa pagganap para sa EDMS;
2. Paglalarawan ng mga interface ng EDMS;
3. Paglalarawan ng mga proseso ng negosyo;
4. Mga rekomendasyon para sa reengineering (pag-optimize) ng daloy ng dokumento;
5. Iba pang impormasyon na nakuha sa panahon ng survey at pagsusuri.

Bilang resulta ng gawaing isinagawa upang ayusin ang epektibong trabaho sa opisina at daloy ng dokumento at ang desisyon na ginawa upang ipatupad ang isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento, ang pangkat ng proyekto ay bumubuo ng mga kinakailangan para sa automated system, gumuhit ng isang listahan ng mga proseso na gagawing awtomatiko, tinutukoy ang mga priyoridad at pagkakasunud-sunod ng kanilang automation.

Matapos matukoy ang mga layunin, layunin, at mga hangganan ng proyekto para sa pagpapatupad ng EDMS, magsisimula ang trabaho sa pagbuo at pagpapatupad ng isang awtomatikong sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento.

Upang epektibong i-automate ang trabaho sa mga dokumento, inirerekomenda:

1. Gumawa ng listahan ng mga umiiral na mga uri ng mga dokumento Sa organisasyon
2. Gawin pagsusuri ng bawat uri dokumento (tingnan sa ibaba)*
3. Mag-compose listahan ng mga empleyado na responsable para sa paglikha ng mga dokumento (na lumilikha ng kung anong mga uri ng mga dokumento)
4. Mag-compose listahan ng mga empleyadong bumibisita, pumipirma, nag-aapruba mga dokumento (sino, anong uri ng mga dokumento; mga kondisyon kung saan kinakailangan ang visa, pirma)
5. Batay sa mga listahang ito lumikha ng isang pangkalahatang ruta pagpasa ng mga dokumento na may mga kundisyon para sa pagpasa - algorithm (Operogram o Graphic Document Flow Scheme)
6. Tukuyin ang kailangan mga dokumento sa accounting (mga ulat): kundisyon para sa paglikha ng mga ulat at kanilang mga form
7. Tukuyin kung anong mga uri ng mga dokumento ang kailangang ilagay sa ilalim ng kontrol (tukuyin ang mga deadline, mga paraan ng abiso, anyo ng control card, mga kondisyon para sa pag-alis mula sa kontrol)
8. Batay sa mga survey gumuhit ng mga tagubilin para sa mga institusyong pang-edukasyon sa preschool kung kinakailangan
9. Gumawa ng listahan ng mga kaso(nagsasaad ng mga panahon ng pag-iimbak at mga prinsipyo para sa pagbuo ng mga kaso) kung kinakailangan
10. Gumawa ng isang listahan na nagpapakita ng mekanismo ng pag-access sa iba't ibang uri mga dokumento (depende sa posisyon)

Pagsusuri ng bawat uri ng dokumento:

• ilarawan ang teknolohiya ng dokumentasyon (compilation): isang hanay ng mga detalye, ang kanilang lokasyon, mga paraan ng pagpuno (kung kinakailangan);
• ilarawan ang mga anyo ng registration at control card (RCC): ang set at pagsasaayos ng mga field sa card;
• ipakita ang mga kondisyon para sa paggalaw ng mga dokumento (availability ng mga lagda, visa, tseke, atbp.);
• magpakita ng diagram ng daloy ng dokumento (ruta) o isang listahan ng mga pangunahing nag-endorso, pumirma, atbp.;
• ilarawan ang paraan ng pagpaparehistro, mga code na itinalaga sa iba't ibang uri ng mga dokumento

Mga tanong para sa mga talatanungan at panayam

Nakalista dito ang mga tanong na maaaring gamitin sa mga questionnaire o kapag nakikipagpanayam sa mga user kapag nagsasagawa ng survey sa object ng pagpapatupad ng EDMS. Ang mga tanong ay payo. Walang malinaw na mga kinakailangan para sa pagsasagawa ng isang survey, kaya ang Analyst ay dapat maging malikhain sa pagkuha ng kinakailangang impormasyon, pagbubuo nito at pagpapakita nito.

Kailangang i-automate ang proseso ng pamamahala ng dokumento:
1. Ano ang pangmatagalan at panandaliang layunin ng pagpapatupad ng sistema?
2. Ano ang mga pangunahing pamantayan para sa tagumpay ng isang proyekto ng pagpapatupad ng sistema ng pamamahala ng dokumento?
3. Sa anong timeframe ito ay kanais-nais na ipatupad ang sistema? Ano ang mga dahilan para sa mga deadline na ito?
4. Sino ang pangunahing pasimuno ng proyekto: sa interes ng aling departamento o tagapamahala (manager) ito ay binalak na ipatupad ang sistema?
5. Sino ang mga pangunahing customer ng EDMS (aling mga dibisyon) at ang mga pangunahing kalahok ng EDMS?
6. Kapag nagpapatupad ng system, nagpaplano ka ba ng buo o bahagyang paglipat sa paperless na teknolohiya para sa trabaho sa opisina at daloy ng dokumento? Ilarawan kung paano mo ito nakikita.
7. Mayroon bang mga planong gumamit ng proteksyon sa impormasyon ng cryptographic at mga electronic digital signature system (CIPF at EDS)? Kung OO, pakisaad ang pangalan o uri ng mga priority system.
8. Pagproseso, anong mga uri ng mga dokumento, mga format at uri ang pinaplanong i-automate ng system?
8.1. Maikling ilarawan ang pangunahing mga parameter ng bawat isa sa kanila, ipahiwatig ang mga pagkakaiba.
8.2. Itakda ang iyong mga priyoridad
9. Ilang workstation ang binalak na mai-install nang sabay-sabay?
10. Ilang mga lugar ng trabaho ang binalak na konektado sa system sa kalaunan (sa kabuuan)?
11. Sa aling mga departamento ito pinaplanong ipatupad ang EDMS?
12. Ilarawan ang mga pangunahing tungkulin sa pagganap ng mga departamento - ang mga pangunahing kalahok ng EDMS.

Mga usaping pang-organisasyon:
13. Mayroon bang mga teknikal na espesyalista na mamumuno sa proyekto sa ngalan ng Customer?
14. Mayroon bang mga espesyalista sa mga institusyong pang-edukasyon sa preschool na mamumuno sa proyekto sa ngalan ng Customer?

Mga tanong tungkol sa preschool education:
15. Mayroon bang mga inaprubahang probisyon, tagubilin, regulasyon o iba pang mga normatibong dokumento na kumokontrol sa trabaho gamit ang mga dokumento (mga paglalarawan ng mga patakaran ng trabaho sa opisina at daloy ng dokumento)?
15.1. Gaano sila ka-mature at relevant?
15.2. Mayroon bang anumang mga plano upang baguhin ang mga ito?
15.3. Kung mayroong mga naturang dokumento, mangyaring ibigay ang mga ito para sa pagsusuri.
16. Kung walang ganoong mga alituntunin (mga regulasyon, tagubilin, pamamaraan) o ang mga ito ay hindi nauugnay, kailangan bang magsagawa ng survey, paglalarawan at pag-optimize ng mga kasalukuyang proseso?
16.1. Mayroon bang pag-unawa sa pangangailangan at pagiging napapanahon ng mga naturang aksyon?
16.2. O may mga plano bang i-automate ang mga proseso "as is"?
16.3. Kung isasagawa ang survey at optimization, pagkatapos ay tukuyin ang mga lugar ng survey, layunin at pamantayan sa pag-optimize.
17. Paano isinasagawa ang mga papeles?
17.1. Sentralisado;
17.2. Desentralisado;
17.3. Magkakahalo.
18. Aling departamento o empleyado ang responsable sa pagtatrabaho sa mga dokumento?
19. Sino sa kumpanya ang nag-aayos ng trabaho gamit ang mga dokumento (aling departamento)?
20. Anong mga function (proseso, trabaho) ang kailangang i-automate para sa mga ganitong uri ng dokumento? Ilarawan ang mga ito (maikli)
21. Ano ang tinatayang dami ng daloy ng dokumento bawat taon/buwan para sa bawat tinukoy na uri ng dokumento?
22. Ilista ang mga uri ng mga dokumento kung saan ginagamit ang mga form at template, ang gawain na kung saan ay binalak na maging awtomatiko?
23. Anong mga paraan ng accounting at pagpaparehistro ang ginagamit para sa bawat uri ng dokumento? Ilarawan ang kanilang istraktura, mga panuntunan sa pagpuno, mga patakaran para sa pagbuo ng mga numero ng pagpaparehistro.
24. Anong mga dokumento ang nangangailangan ng karagdagang kontrol? Ilarawan ang kanilang mga katangian at mga kinakailangan sa kontrol.
25. Anong mga uri at uri ng pag-uulat ang kailangang ipatupad para sa bawat uri ng dokumento?
26. Mga uri ng gawaing isinagawa sa bawat uri ng dokumento. Mga pagbabagong nagaganap sa isang dokumento sa panahon ng proseso ng negosyo.
27. Ilarawan ang mga responsibilidad sa trabaho para sa pagproseso ng mga dokumento ng mga empleyado na kalahok sa daloy ng dokumento.
28. Ilarawan ang umiiral na teknolohiya para sa pagtatrabaho sa mga dokumento sa isang organisasyon o departamento:
28.1. ang pamamaraan para sa pagpapasa ng pagproseso at pagpaparehistro ng mga papasok na dokumento;
28.2. ang pamamaraan para sa pamamahala upang suriin ang mga papasok na dokumento at isyu ng mga resolusyon;
28.3. istraktura ng resolusyon;
28.4. ang pamamaraan para sa pagsusumite ng mga dokumento para sa kontrol;
28.5. mga uri ng kontrol;
28.6. mga deadline;
28.7. listahan ng mga dokumento, ang pagpapatupad nito ay napapailalim sa kontrol;
28.8. teknolohiya ng kontrol sa pagpapatupad ng dokumento;
28.9. ang pamamaraan para sa pagtatala ng mga dokumento na natanggap para sa pagpapatupad sa mga dibisyon ng istruktura;
28.10. pamamaraan para sa pag-alis ng mga dokumento mula sa kontrol;
28.11. ang pamamaraan para sa pagsusuri ng mga draft na dokumento ng pamamahala, ang kanilang pag-apruba ng iba't ibang mga departamento at pag-apruba;
28.12. pamamaraan para sa pagpaparehistro at pagpapasa ng pagproseso ng mga papalabas na dokumento;
28.13. pamamaraan para sa pagbuo ng mga panloob na dokumento;
28.14. organisasyon ng imbakan ng dokumento sa mga dibisyon ng istruktura at sa gitnang archive ng organisasyon.
29. Ano ang kailangang baguhin sa pagtatrabaho sa mga dokumento?
30. Anong mga paraan ng accounting at pagpaparehistro ang ginagamit para sa bawat uri ng dokumento?
30.1. Ilarawan ang kanilang istraktura at mga panuntunan sa pagpuno (kung mayroon man).
30.2. Mga panuntunan para sa pagbuo ng isang numero ng pagpaparehistro
31. Anong mga uri at uri ng pag-uulat ang kailangang ipatupad para sa bawat uri ng dokumento?
31.1. kasalukuyang mga ulat ng opisina;
31.2. mga huling ulat ng opisina;
31.3. mga ulat sa opisina ng istatistika;
32. Kakayahang magtatag at subaybayan ang mga koneksyon sa pagitan ng mga dokumento

Mga tanong tungkol sa imbakan ng archival:
33. Mayroon bang archive bilang structural unit?
34. Sino ang responsable para sa agarang pag-iimbak ng mga dokumento?
35. Mayroon bang mga tagubilin para sa pag-iimbak ng mga dokumento? Sa presensya ng mga dokumento ng regulasyon, pakibigay sa kanila.
36. Nabuo ba ang Nomenclature of Cases (bawat taon)?
37. Aling unit ( tagapagpaganap) ay responsable para sa paghahanda at pag-apruba ng pinagsama-samang Nomenclature of Cases.
38. Mayroon bang pagsusuri sa halaga ng mga dokumento at pagkasira ng mga dokumento?
39. Mayroon bang scientific reference apparatus? Sino ang namumuno nito? Ilarawan ang istraktura nito.
40. May ginawa bang patakaran para sa pag-access sa mga dokumento, lalo na sa mga kumpidensyal?
41. May mga plano bang ilipat ang archive ng mga “papel” na dokumento sa system?
41.1. Pakisaad ang tinatayang dami, format at uri ng mga dokumento.
41.2. Ang archive ba ng dokumento ay heograpikal na ipinamamahagi? Kung OO, saan matatagpuan ang mga lokasyon ng imbakan ng dokumento?
41.3. Tukuyin ang kinakailangang time frame para sa paglilipat ng impormasyon sa system.
42. Anong mga patakaran ang nalalapat para sa pagsulat ng mga dokumento sa mga file, paglilipat ng mga ito sa archive, ano ang mga pamantayan sa imbakan?
43. Mga panuntunan para sa pagtatrabaho sa Nomenclature of Cases ng dibisyon, ang istraktura at organisasyon ng pag-iimbak ng dokumento sa dibisyon, na gumagana kung saan napapailalim sa automation.

Paglalarawan ng istraktura ng organisasyon:
Upang maisagawa ang isang paunang pagtatasa ng mga kinakailangan, kinakailangan ang impormasyon tungkol sa istraktura ng organisasyon ng kumpanya. Ang paglalarawan ng istraktura ng organisasyon ay dapat na isang diagram (sa Visio, ARIS o iba pang katulad na format). Posible rin ang isang paglalarawan ng teksto. Ang diagram (o paglalarawan ng teksto) ng istraktura ng organisasyon ay dapat magpakita ng:

44. Listahan ng mga nangungunang antas ng organisasyon ( Pamamahala ng Kumpanya, listahan ng mga complex, sangay, indibidwal na legal na entity. mga tao (halimbawa, mga opisina ng kumpanya), atbp.), kabilang ang:
44.1. mga pangalan ng mga organisasyon;
44.2. heograpikal na lokasyon ng mga organisasyon;
44.3. mga relasyon sa pagitan ng mga organisasyon (hierarchy);
44.4. mga lugar ng aktibidad ng mga organisasyon.
45. Mga istrukturang pang-organisasyon ng mga nangungunang antas na organisasyon, na dapat maglaman ng:
45.1. istraktura ng mga dibisyon;
45.2. ugnayan sa pagitan ng mga kagawaran;
45.3. mga tungkulin ng mga kagawaran;
45.4. mga lugar ng responsibilidad ng mga kagawaran.

Una sa lahat, interesado kami sa impormasyon tungkol sa mga yunit ng istruktura na kasangkot sa pagpapatupad ng sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento.

Imprastraktura ng IT ng organisasyon:
46. ​​Ano teknikal na suporta magagamit: mga katangian ng server, mga site ng kliyente?
47. Kasalukuyang ginagamit ba ang (mga) sistema ng impormasyon upang i-automate ang mga kasalukuyang gawain?
47.1. Kung OO, anong mga tampok ang kasama nito?
47.2. Ano ang hindi ka nasisiyahan sa/kasalukuyang mga problema?
47.3. Mayroon bang mga plano na palitan ito nang buo o bahagyang?
47.4. Paglipat ng data: paano ito pinaplanong ilipat ang naipon na impormasyon:
- hindi matitiis
- dalhin sa pamamagitan ng kamay,
- awtomatikong ilipat.
47.5. Kung plano mong awtomatikong ilipat ang "lumang" data sa isang bagong system, kinakailangang magbigay ng impormasyon tungkol sa istruktura at mga format ng imbakan, at magbalangkas ng mga kinakailangan para sa conversion ng data.
48. Kailangan ba ang pagsasama sa ibang mga sistema?
49. Ano ang karaniwang pagsasaayos ng mga workstation ng kliyente (processor, RAM, operating system, atbp.)?
50. Mayroon bang listahan ng karaniwang software na naka-install sa mga office PC? Kung OO, pakibigay ang listahang ito.
51. Ano ang mga katangian ng pangunahing server hardware?
52. Gumagamit ba ang mga empleyado ng kumpanya ng corporate e-mail sa kanilang pang-araw-araw na trabaho? Anong mail server at client ang ginagamit mo?
53. Tukuyin ang bersyon at developer ng software ng corporate email server.
54. Ano ang iyong network topology:
1.1. Nakabatay ba ang lokal na network sa isang domain ng Windows NT?
1.2. Ilang workstation ang nasa iyong lokal na network?
1.3. Mayroon bang teritoryal na pamamahagi ng network? Kung mayroong:
1.3.1. Ano ang pamamahagi ng mga workstation sa mga sangay (opisina)?
1.3.2. Ano ang kapasidad ng mga channel ng komunikasyon sa pagitan ng mga segment ng network?
55. Mayroon bang nakalaang file server na idinisenyo para sa pag-iimbak ng mga dokumento? Ano ang tinantyang dami ng mga dokumentong nakaimbak sa server na ito?
56. Mayroon bang diskarte para sa pag-iimbak ng hindi nakaayos na impormasyon (mga PC, dedikadong file server, storage subsystem, atbp.)
57. Ano ang karaniwang dami ng mga dokumentong nakaimbak sa mga workstation ng kliyente?
58. Anong corporate information systems (CIS) ang ginagamit sa enterprise?
59. Mayroon bang mga lisensyadong DBMS at paano ginagamit ang mga ito? Ipahiwatig ang mga developer at bersyon ng DBMS na ginamit sa enterprise.
60. Ginagamit ba ang mga serbisyo ng direktoryo upang makilala ang mga gumagamit? Kung OO, pakisaad kung alin.
61. Mayroon bang serbisyo sa teknikal na suporta para sa mga gumagamit (helpdesk)? Mayroon bang anumang mga regulasyon para sa serbisyong ito?
62. Ilang empleyado mayroon ang departamento ng teknolohiya ng impormasyon (kagawaran, departamento)? Ano ang mga pangunahing gawain na nalulutas ng yunit na ito?
63. Ipahiwatig ang mga sistema kung saan dapat isama ang sistema ng pamamahala ng dokumento.
64. Ipahiwatig ang tinatayang ratio ng mga empleyado na may access sa mga dokumento para sa pagsusuri lamang sa bilang ng mga empleyado na may karapatang magbago at magsagawa ng ilang mga aksyon.

Mga kinakailangan para sa EDMS:
65. Para sa ano ang functional na mga kinakailangan bagong sistema Isinasaalang-alang mo ang pinakamahalaga, ilista at ilarawan.
66. Ang komposisyon ng mga katangian ng bawat card ng dokumento:
- Pangalan
- Paglalarawan
- Label sa form (pangalan sa form)
- Uri ng datos
- Paraan ng pagpuno (manu-mano, mula sa isang direktoryo, ...)
67. Maghanap ng mga dokumento ayon sa mga katangian ng mga registration card Listahan ng mga detalye ng search card
68. Ang pangangailangang lumikha ng kasaysayan ng pagtatrabaho sa mga dokumento, pagsubaybay sa pag-usad ng pagpapatupad at proseso ng pag-apruba, atbp.
69. Mga kinakailangang filter sa system
70. Mga kahilingan sa impormasyon, na dapat masiyahan ng system