SAD electronic system management system 1c enterprise. Libreng mobile app

Nakolekta namin ang 10 chips ng program na "1C: Document Management", na hinihiling sa mga kumpanya ng kliyente, ay ginagamit ng mga ito araw-araw at talagang gumagana. Inaasahan namin na ang pag-unawa kung paano pinangangasiwaan ng programa ang mga karaniwang gawain ng aming mga kliyente ay makakatulong sa iyo upang makagawa ng iyong sariling opinyon tungkol sa mga kakayahan at kalamangan nito.

Nagpatupad kami ng 1C: Pamamahala ng dokumento sa daluyan at malalaking kumpanya sa loob ng maraming taon. Sa panahong ito, ang mga nakamamanghang istatistika sa mga proyekto ay naipon. Ipinapakita nito kung magkano ang bilis ng negosyo na pabilis pagkatapos mapalaya ang kumpanya mula sa gawain sa papel.

Tulad ng ipinapakita sa kasanayan, ang pagpapakilala ng pamamahala ng dokumento ng elektronik ay makakatulong na makatipid ng higit sa kalahati ng oras ng mga empleyado na nagtatrabaho sa mga dokumento. Ang mga termino para sa pag-apruba ng mga dokumento ay pinabilis ng isang average ng 2-3 beses, ang bilang ng mga gawain na hindi nakumpleto sa oras ay makabuluhang nabawasan, tatagal ng ilang segundo, hindi segundo, upang maghanap para sa mga dokumento, at sa pangkalahatan ay ang pagtaas ng kahusayan ng mga aktibidad sa pamamahala.

1. Pagbabawas ng oras ng pag-apruba ng mga dokumento

Isipin ang isang pangkaraniwang sitwasyon sa isang kumpanya - kailangan mong sumang-ayon sa isang kontrata. Ang abugado ay nagpapadala ng dokumento sa mga responsableng kawani. Ang bawat tao'y gumagawa ng kanyang sariling pag-edit. Maraming mga bersyon ng teksto ang naibalik para sa pagbabago. Pagkatapos ang bagong edisyon ay ipinadala para sa muling pag-apruba, at iba pa, hanggang sa ang lahat ng mga partido ay dumating sa isang solong desisyon. Ang nasabing isang pamamaraan ay humantong sa mga napalampas na mga deadline, ang pagkawala ng mga mahalagang bersyon ng teksto at isang pag-aaksaya ng oras.

Paano magiging hitsura ang proseso ng pag-apruba sa "1C: Pamamahala ng Dokumento": inilunsad ng isang empleyado ang isang gawain, inilalapat ang mga kinakailangang dokumento dito, at ipinapadala ito kasama ang tinukoy na ruta sa mga kasamahan. Para sa bawat kalahok sa kadena, maaari mong tukuyin ang iyong deadline para sa pagkumpleto ng gawain. Sa pamamagitan ng pagpapatakbo ng gawain, ang empleyado ay maaaring gumawa ng mas mahahalagang bagay, pana-panahong suriin ang mga resulta sa system o naghihintay ng abiso sa pamamagitan ng koreo. Batay sa karanasan ng aming mga kliyente, pinapayagan ka ng pamamaraang ito na mabawasan ang bilang ng mga pag-apruba at pabilisin ang oras ng koordinasyon, gawing mas madali ang buhay at makatipid ng oras para sa manager at empleyado.

Fig. 1. Simula ang proseso ng pag-apruba

2. Pagsubaybay sa mga proseso ng negosyo at kanilang pag-optimize sa tulong ng "1C: Workflow"

Ang isang medyo bagong tampok ng "1C: Workflow", na agad na naging tanyag sa mga kumpanya ng aming mga customer. Halimbawa, ang ilang uri ng kasunduan ay patuloy na binabagabag, ang mga deadline ay nasira. Ang problema ay maaaring nasa workload ng artist o sa maling template ng dokumento.

Paano nakatutulong ang 1C: Ang Pamamahala ng Dokumento ayusin ito? Ang sistema ay nagtatala ng impormasyon tungkol sa lahat ng mga gawain ng mga empleyado. Sa anumang oras sa oras, makikita ng pinuno kung sino ang patuloy na nag-aalangan ng mga gawain, na gumagawa ng karamihan sa mga gawain, atbp. Sa paglipas ng panahon, pag-iipon ng data, inihahanda ng programa ang mga ulat ng analitikal na may kakayahang awtomatikong ipadala ang mga ito sa mga interesadong partido. Binibigyan nito ang pagkakataon ng tagapamahala upang makilala ang kasalukuyang mga problema at napapanahong alisin ang mga ito, pagpapabuti ng mga proseso sa kumpanya.

Fig. 2. Mga ulat sa istatistika at istatistika

3. Papasok na kontrol sa mail

Para sa marami sa aming mga kliyente mula sa mga malalaking kumpanya at ahensya ng gobyerno, ang pangunahing dahilan para sa pagpapatupad ng "1C: Document Management" ay ang kontrol ng papasok na mail. Araw-araw kailangan nilang harapin ang isang napakalaking misa ng panlabas at panloob na sulat sa mga customer, kagawaran, mga yunit. Kadalasan ito ay humahantong sa katotohanan na hindi lahat ng mga papel ay umabot sa addressee, at ang ilan ay nawala sa daan at mananatiling walang sagot.

Paano nalulutas ng 1C: Pamamahala ng Dokumento ang problemang ito? Ang system ay may kakayahang panatilihin ang mga talaan ng lahat ng mga papasok na dokumento mula sa mga organisasyon at indibidwal. Ang mga papasok na dokumento ay maaaring maipangkat sa mga listahan, halimbawa, sa pamamagitan ng nagpadala o uri. Bilang isang resulta, ang paghahanap ng isang dokumento, pagpapadala nito sa pamamagitan ng koreo, pagpapadala nito para sa pagpapatupad o pag-print ay isang bagay ng isang minuto.

Fig. 3. Listahan ng mga papasok at palabas na dokumento

4. Pagtatakda ng mga karapatan ng gumagamit

Sa aming karanasan, ang lahat ng mga kumpanya nang walang pagbubukod ay gumagamit ng tampok na ito. Halimbawa, ang isang trainee ay inupahan ng isang samahan; kinakailangan na limitahan ang kanyang pag-access sa isang bilang ng mga dokumento. Sa 1C: Pamamahala ng dokumento, ang isang kard ay awtomatikong nabuo para sa bawat dokumento kung saan mai-configure ng manager o administrator ang mga karapatan sa pag-access. Ginagarantiyahan ito upang maprotektahan ang mahalagang data ng kumpanya mula sa mga mata ng prying. Ang bawat empleyado ay makikita lamang ang mga dokumento na kung saan siya ay direktang nauugnay.

Fig. 4. Mga karapatan ng pag-access sa dokumento

5. Pamamahala ng kaganapan at pagpupulong

Napakahalaga ng pagpapaandar na ito para sa mga direktor ng mga malalaking kumpanya, nangungunang tagapamahala at mga pinuno ng departamento, dahil gumugol sila ng halos 50% ng kanilang oras ng pagtatrabaho sa maraming mga pagpupulong. At kung hindi mo ibubuod ang pulong, huwag ipamahagi ang mga gawain at huwag kontrolin ang kanilang pagpapatupad, malamang na ang mga kasamahan ay malilimutan lamang ang lahat ng mga kasunduan.

Gamit ang "1C: Workflow" posible upang maitala ang katotohanan ng nakaraang kaganapan at subaybayan ang pagpapatupad ng mga pagpapasya. Ang responsableng empleyado sa panahon ng pagpupulong ay maaaring maglabas ng isang protocol, magpadala ng mga tagubilin sa mga kasamahan at subaybayan ang kanilang pagpapatupad. At ang mga espesyal na ulat ng analitikal sa programa ay makakatulong upang masuri ang pagdalo ng mga kaganapan, ang kanilang tagal at pagiging epektibo.

Fig. 5. Ang protocol ng kaganapan na may listahan ng mga tagubilin sa "1C: Document Management"

6. Ulat sa Disiplina sa Pagganap

Kadalasan, ang mga customer ay dumating sa amin ng problemang ito: isang malaking bilang ng mga gawain mula sa iba't ibang mga mapagkukunan ay inilalagay sa isang empleyado. Ang pagkolekta at pagsubaybay sa data na ito ay maaaring maging mahirap, lalo na sa mga malalaking kumpanya. At ang pinuno ay nangangailangan ng maaasahang pag-uulat tungkol sa tiyempo at kalidad ng mga gawain.

Paano nakatutulong ang 1C: Ang Pamamahala ng Dokumento sa paglutas ng problemang ito? Ang lahat ng mga gawain at dokumento na natanggap ng empleyado para sa pagproseso ay nai-save sa system. Ang bawat dokumento ay may isang deadline para sa paghahanda o pag-apruba. Gamit ang mga ulat, masuri ng manager ang pagiging epektibo ng mga empleyado sa pamamagitan ng iba't ibang mga tagapagpahiwatig: pagtagpong ng mga deadline, tagumpay, deadlines, atbp Posible na gumuhit ng mga ulat sa disiplina sa paggawa, labis na gawain, at subaybayan ang mga oras ng pagtatrabaho. Mapapabuti nito ang kontrol sa mga empleyado at dagdagan ang kanilang pagganyak.

Fig. 6. Ulat sa pagsasagawa ng disiplina sa "1C: Document Management 8"

7. Pag-synchronize sa "1C: ERP"

"1C: daloy ng trabaho" ay madalas na ginagamit ng aming mga customer kasabay ng "1C: ERP". Pinapayagan ka nitong epektibong awtomatiko ang pamamahala at accounting sa mga kumpanya. Ang pag-synchronize ng mga solusyon ay posible upang mai-configure ang ruta para sa koordinasyon ng mga dokumento ng anumang pagiging kumplikado at sa iba't ibang mga antas. Makakatipid ito ng oras at aalisin ang pangangailangan upang lumipat mula sa isang base patungo sa isa pa. Halimbawa, ang isang empleyado nang direkta mula sa 1C: Ang ERP ay maaaring makabuo ng isang dokumento, ipadala ito para sa pag-apruba at kontrolin ang prosesong ito.

Fig. 7. Ang listahan ng mga gawain ng gumagamit sa panahon ng pag-synchronize ng "1C: daloy ng trabaho" at "1C: ERP"

8. Pamamahala ng Proyekto

Ang isang maginhawang pag-andar para sa organisasyon ng disenyo ay pamamahala ng proyekto at dokumentasyon ng proyekto. Ang toolkit ay naglalaman ng lahat ng impormasyon tungkol sa mga proyekto: mga dokumento, mga kalahok, plano, mga deadline, atbp Maaari mong subaybayan ang mga sulat sa proyekto at subaybayan ang pagpapatupad ng mga gawain sa proyekto. Ang system ay bumubuo ng analytics sa pag-unlad ng mga proyekto at nagbibigay-daan sa iyo upang lumikha ng mga ulat.

Fig. 8. Pamamahala ng proyekto sa programa na "1C: Pamamahala ng Dokumento"

9. Elektronikong pirma

Ang lahat ng mga customer na nagpaplano na lumipat sa pamamahala ng dokumento ng electronic ay palaging nababahala tungkol sa isyu ng seguridad ng data. Ang problemang ito ay nalulutas ng isang elektronikong pirma sa programa - isang moderno at maaasahang analogue ng ligal na pag-print ng entidad at personal na lagda. Inisyu ito ng isang sertipikadong awtoridad ng sertipikasyon.

Ito ay naka-encrypt na data na nakadikit sa mga dokumento at kumpirmahin ang kanilang pagiging tunay. Sa pamamagitan ng batas, ang mga dokumento na may mga pirma ng electronic ay may parehong ligal na puwersa bilang ordinaryong papel. Ligtas na magtapos ng mga kontrata sa kanya, makipagpalitan ng mga dokumento sa mga kliyente, kasosyo, kagawaran, at mga kontratista.

Fig. 9. Elektronikong pirma sa "1C: Pamamahala ng Dokumento"

10. Libreng mobile app

Ang kaginhawaan at pakinabang ng pagbuo na ito ay pinahahalagahan ng lahat ng aming mga customer. Pinapayagan ka ng application na malayuan kang magtrabaho sa mga gawain at palaging makipag-ugnay sa negosyo, nasaan man ang empleyado. Sa anumang maginhawang oras, maaari mong basahin ang mail, magpadala ng mga sulat sa mga kasamahan o kliyente, mag-coordinate ng mga dokumento, magtakda at kumpletong mga gawain, makakita ng isang kalendaryo, at marami pa. Ang serbisyo ay gumagana nang awtonomiya at hindi nangangailangan ng isang permanenteng koneksyon sa network. Magagamit para sa mga bersyon na "1C: KOLP ng daloy ng dokumento" at "1C: DGU daloy ng dokumento".

Fig. 10. Mobile client "1C: Pamamahala ng Dokumento"

Buod

Sa pamamagitan ng pag-unlad ng teknolohiya, ang trabaho sa isang tanggapan na pinuno ng mga papel at napakalaking archive ay isang bagay ng nakaraan. Ang paglipat sa pamamahala ng dokumento ng electronic ay isang natural na proseso ng pag-unlad ng anumang negosyo. Sa loob ng maraming taon ng pagpapatupad ng programa, hindi namin nakatagpo ang mga kliyente na, sinubukan ang "1C: Document Management", ay magbago ng kanilang isipan at ibabalik sa mga gawaing papel. Mabilis na nasanay ang mga empleyado sa bagong pag-andar, at bilang isang resulta, ang organisasyon ay gumagalaw sa isang mas mataas na antas ng pamamahala at pakikipag-ugnay.

Ang isang kurso ng pagsasanay sa pagsasanay ng paggamit ng 1C Document PROF sa interactive mode ng pag-aaral ay nagbibigay-daan sa iyo upang makakuha ng kaalaman at praktikal na karanasan sa pamamahala ng opisina sa isang tanyag na programa.

Isang detalyadong paglalarawan ng mga paksang pinag-aralan

Ang programa ay nagtatanghal ng 30 mga gawain (bersyon - Pebrero 2016) sa mga sumusunod na seksyon:

1. Ang pagpuno sa impormasyon ng samahan:

Paglikha ng mga gumagamit sa system.
- Pagpuno sa pangkalahatang mga setting.
- I-set up ng isang account upang mahawakan ang mga notification ng gumagamit.
- Pagpuno ng istraktura ng negosyo.

2. Makipagtulungan sa impormasyon ng sanggunian sa regulasyon

Pagtatakda ng bilang ng mga dokumento.
- Paglikha ng mga uri ng mga dokumento (panloob, papasok, papalabas).
- Pagse-set up ng mga relasyon sa dokumento ayon sa uri.

3. Pangngalan sa usapin

Ang pagpuno ng mga seksyon ng nomenclature ng mga gawain sa istraktura ng negosyo.
- Lumikha ng mga headline ng kaso.

4. Makipagtulungan sa mga file

Lumikha ng mga folder ng file.
- Pagtatakda ng mga pahintulot sa mga folder ng file.
- Lumikha at mag-edit ng file. Bersyon
- Mag-download ng mga template ng kumpletong file mula sa disk.
- I-configure ang mga file ng autofill.

5. Paghahanda para sa trabaho kasama ang mga dokumento

Paglikha ng mga folder ng mga panloob na dokumento.
- Pagtatakda ng mga pahintulot.
- Pagpasok ng impormasyon tungkol sa sulatin.
- Paglikha ng mga template para sa autocomplete na mga dokumento.

6. Makipagtulungan sa mga dokumento at proseso ng negosyo

Paglikha at pagrehistro ng isang panloob na dokumento.
- Paglikha ng mga karagdagang detalye.
- Pagrehistro ng isang papasok na dokumento.
- Makipagtulungan sa papalabas na dokumento.
- Lumikha at i-configure ang mga link sa dokumento.
- Simula at pagproseso ng mga gawain ng mga proseso: familiarization, koordinasyon, pag-apruba, pagpapatupad.
- Ang paggamit ng panloob na sulatin bilang bahagi ng proseso ng negosyo.

7. Mga proseso ng negosyo ng Autostart

Autostart ng isang proseso ng negosyo ayon sa uri ng dokumento.
- Pagproseso ng mga gawain ng proseso ng pagsusuri para sa pagpaparehistro ng dokumento.

8. Pagdala ng log

Pagrehistro ng katotohanan ng paglabas ng mga orihinal na dokumento. Pagbabalik ng mga dokumento.

9. Makipagtulungan sa archive. Pagkasira ng mga gawain

Pagrehistro ng isang panloob na dokumento ng mga nakaraang taon.
- Pagrehistro at paglipat ng kaso sa archive.
- Pagkasira ng kaso ayon sa buhay ng istante ng nomenclature ng mga kaso.

Ang programa ay napatunayan ng 1C at maaaring kapwa magamit para sa independiyenteng pag-aaral ng mga kakayahan ng 1C: Pamamahala ng Dokumento 8 PROF, at para sa samahan ng proseso ng edukasyon sa mga negosyo, sa mga sentro ng bokasyonal na pag-retraining, mga sentro ng pagsasanay sa bokasyonal, mga sentro ng edukasyon, atbp.

Ang programa ng pagsasanay ay hindi nagbibigay ng mga karapatan upang magamit ang 1C: Pamamahala ng Dokumento 8.

Magsimula ka na

Pumili ng isang pagpipilian upang gumana sa programa:

Mga tagubilin para sa pag-install ng programa sa iyong computer

1. I-install ang programa ng 1C Document Management 2.0 sa iyong computer:

Patakbuhin ang nai-download na file setup.exe
(sa kaso ng isang babala tungkol sa panganib, paganahin ang paglulunsad ng file);
- Sundin ang mga tagubilin ng installer.

Mahalaga! Ang programa ay nangangailangan ng isang koneksyon sa Internet.

3. Patakbuhin ang tutorial at piliin ang infobase

Patakbuhin ang programa ng pagsasanay sa pamamagitan ng shortcut "Pagsasanay sa site" sa desktop;
- sa listahan ng mga infobases piliin ang "dokumento ng daloy ng dokumento";
- Patakbuhin ang 1C: Enterprise, piliin ang gumagamit at i-click ang OK.

Maaari mo ring palawakin ang suporta ng pamamaraan sa libreng programa,

Paglalarawan

Mga Tampok ng programa:

Pagsasanay sa pamamahala sa opisina at paglutas ng problema nang direkta sa programa ng 1C;
- Suriin ang mga pagpapasya at pag-uulat ng impormasyon ng error;
- ang pagkakaroon ng mga personal na istatistika para sa paglutas ng mga praktikal na problema;
- ang kakayahang tingnan ang mga rating ng mga kalahok sa pagsasanay;
- Suporta sa teknikal para sa mga gumagamit ng programa ng pagsasanay;
- mga link at pag-access sa mga materyales sa pagtuturo ng base ng sanggunian ng ITS;
- ang pagkakaroon ng mga rekomendasyon (mga tip) sa paglutas ng mga praktikal na problema;
- buong pag-access sa mga tagubilin (na may mga larawan) sa mga gawain ng tala ng payroll at tauhan.

Data Analysis at KPI
Ang pagpapalawak ng mga kakayahan ng "1C: Document flow CORP" at iba pang mga programa

Pagtatasa ng mga proseso ng negosyo, gawain at dokumento mula sa batayang "1C: Pamamahala ng Dokumento" at iba pa. Pinagsama-uulat na pag-uulat.

Pagbuo at pagsubaybay sa mga komplikadong tagapagpahiwatig ng KPI batay sa impormasyon mula sa iba't ibang mga database "1C: Enterprise 8"

Mga setting ng indibidwal

Desktop ng gumagamit

Para sa bawat gumagamit sa programa, maaari mong mai-configure ang isang indibidwal na desktop na nagbibigay ng mabilis na pag-access sa lahat ng kinakailangang mga dokumento, listahan, ulat, atbp. Ang mga sumusunod ay mga halimbawa ng mga pasadyang mga desktop na dinisenyo para sa mga empleyado na may isang tiyak na papel. Ang pag-access ng empleyado sa data ay limitado ng mga itinakdang karapatan para sa kanyang tungkulin.

Desk ng sekretarya

Ang kalihim ng samahan ay gumagana sa isang listahan ng kanyang mga gawain, nagsasagawa ng mga sulat, nag-edit ng mga dokumento. Sa desktop mayroong isang paborito panel para sa mabilis na pag-access sa mga madalas na ginamit na data - impormasyon tungkol sa mga empleyado, isang listahan ng mga kapaki-pakinabang na telepono, mga rekomendasyon para sa pagbubuo ng mga papalabas na sulat, atbp.

Kagawaran ng Head desk

Ang pinuno ng opisina ng proyekto ay gumagana sa isang listahan ng kanyang mga gawain, bubuo ng dokumentasyon ng proyekto. Sa desktop, mayroong isang panel ng mga paborito para sa mabilis na pag-access sa mga madalas na ginamit na data at isang full-text panel ng paghahanap upang mahanap ang impormasyong kailangan mo.

Desk ng direktor

Gumagawa ang direktor ng isang listahan ng kanyang mga gawain at lumiliko sa mga panel ng paborito para sa mabilis na pag-access sa data ng interes - mga ulat sa mga gastos sa oras ng pagtatrabaho, impormasyon tungkol sa gumaganap na disiplina, atbp.

Mga karapatan sa pag-access

Ang isang tagapangasiwa o isang gumagamit na may naaangkop na awtoridad ay tumutukoy sa mga karapatan ng pag-access ng mga gumagamit. Ang mga karapatan sa pag-access sa mga file ay na-configure ng mga folder para sa mga gumagamit at grupo, na isinasaalang-alang ang mana ng mga karapatan ng folder ng magulang. Maaari kang magtakda ng mga karapatan sa pahintulot at pagbabawal.

I-access ang mga karapatan sa mga panloob na dokumento

Ang mga karapatan ay na-configure ng mga folder at uri ng mga panloob na dokumento. Ang setting para sa mga folder ng dokumento ay katulad ng setting para sa mga folder ng file: maaari kang magtakda ng pahintulot at pagtanggi sa mga karapatan, tukuyin ang mga karapatan para sa mga gumagamit at grupo, na isinasaalang-alang ang pamana ng mga karapatan ng folder ng magulang.

Para sa uri ng mga panloob na dokumento, ang mga karapatan ay na-configure sa pamamagitan ng mga grupo ng pag-access para sa parehong mga gumagamit at mga grupo ng gumagamit. Ang mga karapatan sa pag-access sa mga panloob na dokumento ay inilipat sa nakalakip na mga file at ang kanilang mga bersyon.

I-access ang mga karapatan sa mga papasok at palabas na dokumento

Na-configure ang mga karapatan sa pamamagitan ng mga grupo ng pag-access, isinasaalang-alang ang mga sumusunod na detalye ng dokumento:

Uri ng dokumento
Pag-access sa bar
Kwentista (pangkat ng pag-access ng koresponden)

Ang mga karapatan ay maaaring matukoy para sa parehong mga gumagamit at mga grupo ng gumagamit. Ang papasok at papalabas na mga dokumento ay naglilipat ng mga karapatan sa pag-access sa mga file na nakakabit sa kanila at sa kanilang mga bersyon.

I-access ang mga karapatan sa mga proseso at gawain ng negosyo

Ang mga karapatan sa pag-access sa mga proseso at gawain ng negosyo ay:

lahat ng mga kalahok sa proseso ng negosyo (basahin lamang)

tagapalabas ng gawain (pagbabago ng kanyang gawain)

mga tagapamahala ng linya ng mga kalahok sa mga proseso ng negosyo (basahin lamang)

Papel Kontrol ang mga gawain at mga proseso ng negosyo ay may buong karapatan sa lahat ng mga proseso at gawain ng negosyo.

Iulat ang Mga Pahintulot

Ang mga ordinaryong empleyado ay maaari lamang gumana sa kanilang mga ulat. Ang pinuno ng yunit ay may karapatang tingnan ang lahat ng pang-araw-araw na ulat ng mga empleyado ng kanyang yunit.

Papel Pagsubaybay sa mga pang-araw-araw na ulat nagbibigay ng buong karapatan sa lahat ng pang-araw-araw na ulat ng lahat ng mga empleyado.

I-access ang mga karapatan sa iba pang data

Ang pag-access sa iba pang data depende sa data at mga tungkulin ng gumagamit ay limitado sa pamamagitan ng:

mga pangkat ng pag-access ng koresponden
pag-access ng mga grupo para sa mga indibidwal
uri ng mga dokumento
file at mga folder ng dokumento
vultures

Mga layunin at layunin ng proyekto

Upang madagdagan ang transparency ng pag-apruba ng mga dokumento, isalin ang prosesong ito sa electronic form
Lumikha ng isang sistema ng control control
Sentralisasyon ng pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento
Posibilidad ng kolektibong gawain sa mga dokumento

Mga resulta ng proyekto

Nabawasan ang oras ng negosasyon sa kasunduan
Walang panganib ng pagkawala ng mga dokumento
Pinahusay na disiplina sa pagganap sa pamamagitan ng pagsubaybay sa mga gawain at pag-regulate ng mga proseso ng daloy ng trabaho

Impormasyon ng Customer

Ang Setera Group of Company ay isang kumpanya na may hawak na multidiskiplinary, na sumasakop sa mga kumpanya sa iba't ibang industriya.

Kabilang sa mga pinakamalaking kumpanya na kasama sa pagdaraos: Ang LLC DEZ Kalininsky District ay isa sa mga pinakamalaking kumpanya ng pamamahala sa Chelyabinsk; Family resort na "Cliff"; Ang "Diversified na pabahay at samahan ng komunal - 2".

Mga layunin at layunin ng proyekto

Upang istraktura ang dokumentasyon ng negosyo;
Pag-automate ang trabaho sa mga kontrata;
Upang madagdagan ang pagiging maaasahan at kalidad ng accounting para sa papasok at papalabas na dokumentasyon.

Mga resulta ng proyekto

Makabuluhang nadagdagan ang kahusayan ng pamamahala ng daloy ng dokumento;
Ang mga pagkawala ng mga kontrata at iba pang mga dokumento ay hindi kasama;
Ang mga termino para sa paglikha at pagproseso ng mga kontrata ay nabawasan;
Ang palitan ng mga dokumento sa pagitan ng mga kagawaran ay na-optimize, na humantong sa isang pagtaas sa pagiging produktibo ng mga empleyado.

Impormasyon ng Customer

Ang kumpanya na "Yuzhuralavtoban" para sa higit sa dalawang dekada ay nakikibahagi sa pagtatayo ng mga kalsada sa rehiyon ng Chelyabinsk, kabilang ang sentro ng rehiyon, at nagbibigay din ng mga serbisyo para sa pagpapanatili at pagkumpuni ng mga kalsada. Bilang karagdagan, ang kumpanya ay nagtatayo at nagpapanatili ng mga tulay at iba pang mga gawaing gawa ng tao. Noong 2015, nakumpleto ng kumpanya ang pagtula, pag-aayos at pagpapanumbalik ng higit sa 100 km. mga daanan. Noong 2016, isa pang 75 km ang inatasan. mahal.

Mga layunin at layunin ng proyekto

Ang pagpapabilis ng trabaho sa dokumentasyon ng negosyo;
Nagbibigay ng kontrol sa koordinasyon;
Ang pag-aalis ng mga pagkakamali na may kaugnayan sa kadahilanan ng tao.

Mga resulta ng proyekto

Ang lahat ng mga operasyon na may mga dokumento ay makabuluhang pinabilis: paglikha, koordinasyon, paghahanap at pag-archive;
Maliban sa mga pagkakamali na nauugnay sa kadahilanan ng tao;
Ang maaasahang kontrol sa pag-unlad ng koordinasyon ay naitatag, at ang oras ng pagpapatupad nito ay nabawasan;
Ang mga tool para sa pagsusuri ng disiplina sa pagganap ay nilikha.

Impormasyon ng Customer

Ang Medservice ay isang modernong kumplikadong pagpapabuti ng kalusugan na matatagpuan sa lungsod ng Salavat. Ito ay isa sa pinakamalaking sentro ng medikal sa Bashkortostan. Ang isang 24 na oras na ospital na may 310 kama ay tumatanggap ng mga pasyente ng therapeutic, kirurhiko, traumatological, gynecological, neurological at urological na direksyon. Mayroon ding isang araw na ospital na may 27 kama. Bilang karagdagan, ang sentro ay may isang departamento ng pediatric, isang kagawaran ng aesthetic na gamot at cosmetology, isang kagawaran ng rehabilitasyon na paggamot at rehabilitasyon, dentista at iba pa. Ang departamento ng outpatient ay ang pangunahing yunit na may kapasidad na 1,200 mga pagbisita bawat araw, kung saan maaari kang humingi ng tulong medikal at makakuha ng payo at paggamot mula sa 15 mga therapist at 33 mga kwalipikadong espesyalista na may isang makitid na pokus (ENT, optometrist, endocrinologist, atbp.).

Mga layunin at layunin ng proyekto

Ang pangunahing layunin ng proyekto ay upang madagdagan ang kahusayan ng daloy ng trabaho ng kumpanya. Para dito kinakailangan:

Lumikha ng isang solong imbakan ng mga elektronikong dokumento;
I-optimize ang mga proseso ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga kagawaran at mga ruta sa pag-apruba ng dokumento;
Pabilisin ang trabaho sa dokumentasyon at maghanap para sa mga kinakailangang dokumento.

Mga resulta ng proyekto

Salamat sa sentralisadong imbakan ng mga dokumento, ang oras ng paghahanap para sa kinakailangang data ay nabawasan sa ilang minuto;
Ang koordinasyon ng mga dokumento at karagdagang trabaho sa mga dokumento ay naging transparent para sa mga empleyado ng negosyo, ang trabaho sa mga dokumento ay naging mas istruktura;
Pinahusay na kontrol ng ehekutibong disiplina;
Pinahusay ang pagiging epektibo ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga yunit ng negosyo.

Impormasyon ng Customer

Ang Agroholding Ravis ay tumatakbo sa rehiyon ng Chelyabinsk mula noong 1981 at ngayon ito ay isa sa mga pinuno sa paggawa ng karne ng manok sa Urals Federal District. Pinagsasama ng agrikultura ang 10 mga negosyong pang-agrikultura na nakikibahagi sa paggawa ng kumpay, paggawa at pagproseso ng karne ng baka, baboy at baka.

Taun-taon ang kumpanya ay gumagawa ng 100,000 tonelada ng karne ng manok, higit sa 20,000 tonelada ng gatas, higit sa 1,500 tonelada ng baboy at 65,000,000 na mga itlog ng paghuhugas sa bawat taon, higit sa 100,000 tonelada ng butil at 160,000 tonelada ng sariling feed.

Nagbebenta ang kumpanya ng mga produkto sa pamamagitan ng isang network ng mga tindahan ng kumpanya, na kinabibilangan ng mga 300 saksakan. Ang assortment ng Ravis trademark ay may kasamang higit sa 200 mga uri ng mga produkto.

Mga layunin at layunin ng proyekto

Ang pangunahing layunin ng proyekto ay upang madagdagan ang kahusayan ng daloy ng trabaho ng isang pangkat ng mga kumpanya. Para dito kinakailangan:

Dagdagan ang kontrol sa mga aktibidad ng mga negosyo ng grupo;
Tanggalin ang pagkawala ng mga dokumento, pabilisin ang paghahanap at mabawasan ang negatibong epekto ng kadahilanan ng tao;
Bawasan ang mga termino ng kasunduan;
Itaas ang disiplina ng ehekutibo sa pamamagitan ng pagpapalakas ng kontrol sa pagpapatupad ng mga gawain, kabilang ang balangkas ng mga aktibidad sa proyekto.

Mga resulta ng proyekto

Ang paggamit ng isang pangkaraniwang database ng daloy ng trabaho ay pinapayagan ang pagbuo ng mga solong sentro ng serbisyo para sa lahat ng mga negosyo ng pangkat: kagawaran ng trabaho ng kontrata, serbisyo sa pananalapi at pang-ekonomiya, serbisyo sa seguridad, pangangasiwa ng konstruksyon, pagkuha at serbisyo ng logistik;
Ang pagkawala ng mga dokumento sa papel ay ganap na tinanggal, ang paghahanap para sa mga kinakailangang mga file sa isang solong repositoryo ay makabuluhang pinabilis;
Ang mga termino ng pagtatapos ng mga kontrata ay nabawasan sa 3-5 araw ng negosyo;
Ang kontrol sa pagpapatupad ng mga resolusyon sa pamamagitan ng mga titik, ang kontrol sa pagpapatupad ng mga minuto ng mga pulong, ang mga tagubilin ng mga tagapamahala ay awtomatiko;
Maliban sa mga kaso ng pag-apruba ng mga dokumento nang walang tamang pag-apruba;
Salamat sa awtomatikong pag-verify ng mga deadlines para sa mga gawain at pagpapalakas ng kontrol, ang antas ng executive disiplina sa mga negosyo ay nadagdagan. Ang bilang ng mga napapanahong at ganap na naisagawa na mga order ay tumaas mula sa 80-85% hanggang 95%.

Impormasyon ng Customer

Ang pangkat ng mga kumpanya ng KONAR ay itinatag noong 1991. Ang pang-industriya na grupo ay nagsasama ng 9 mga negosyo sa tatlong mga rehiyon ng Russian Federation na nakikibahagi sa pag-unlad, disenyo at pinagsamang suporta para sa industriya ng gas, langis at petrokimika. Mula noong Mayo 2005, ang sistema ng pamamahala ng kalidad ng magulang na kumpanya ng KONAR JSC ay napatunayan alinsunod sa mga kinakailangan ng MS ISO 9001: 2008.

Kasalukuyan, ang grupong pang-industriya ay may kasamang:

KONAR JSC - paggawa ng mga bahagi ng pipeline, paggawa ng mga balbula hanggang sa isang diameter ng pipe na 1200 mm; paggawa ng mga suporta para sa mga pipeline ng langis, engineering.
KONAR LLC - paggawa ng pangunahing mga balbula ng gate.
BVK LLC - isang butas na gumagawa ng mga magkasanib na produkto ng katawan na may timbang na hanggang sa 25 tonelada / mga PC, kasabay ng Chividale Spa.
LLC Stankomash - isang halaman para sa paggawa ng mga fitting ng fountain para sa paggawa ng langis, ang paggawa ng mga espesyal na produkto;
Ang VEBB LLC ay isang samahan ng konstruksyon at pag-install.
Energotechservice LLC - pagpapanatili ng imprastraktura;
Ang Industrial Park Stankomash LLC ay isang kumpanya ng pamamahala na nagbibigay ng isang hanay ng mga serbisyo, teritoryo at pang-industriya na imprastraktura para sa lokasyon at pag-unlad ng mga negosyo ng produksyon.
JV Konar - Chimolai LLC - isang magkasanib na pakikipagsapalaran sa Chimolai Spa (Italya) para sa paggawa ng mga kumplikadong istrukturang metal.
JSC "ESCON" - paggawa ng mga istruktura ng metal.

Ang produkto ng software na "1C: Document Management 8" ay ang kahalili ng produkto ng software na "1C: Archive 3", na ginamit sa daan-daang mga samahan, mga negosyo at institusyon nang higit sa 10 taon, at inilaan upang i-automate ang daloy ng trabaho ng isang negosyo.

"1C: Document Management 8" ay nagbibigay-daan sa iyo upang:

I-streamline ang gawain ng mga empleyado na may mga dokumento, alisin ang posibilidad ng pagkawala ng mga bersyon o intersecting fragment habang nagtatrabaho;

Bawasan ang oras na kinakailangan upang maghanap para sa impormasyon at ang kabuuang oras ng kolektibong pagproseso ng mga dokumento;

Upang mapagbuti ang kalidad ng tapos na materyal (mga proyekto, dokumentasyon, atbp.) Sa pamamagitan ng paglutas ng isang malaking bilang ng mga kontrobersyal na isyu at pag-stream ng gawain ng mga gumagamit.

Tulad ng para sa gastos ng system, nag-iiba rin ito depende sa maraming mga parameter:

Talahanayan 2.5. Mga presyo para sa supply ng EDMS "1C: Pamamahala ng Dokumento 8"

Bilang ng mga trabaho	Kabuuang gastos ng programa
Bilang ng mga trabaho
30-50 (10 mga aktibong gumagamit)
300-500 (100 mga aktibong gumagamit)
1000-2000 (400 mga aktibong gumagamit)
3000-5000 (1000 mga aktibong gumagamit)

Paghahambing ng talahanayan ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento ng electronic

Sa panahon ng paghahambing ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento, isang talahanayan ay pinagsama ng mga pakinabang ng pag-andar ng mga dati nang itinuturing na mga system:

Talahanayan 2.6. Paghahambing ng talahanayan ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento ng electronic

Pangalan ng EDMS				E1 Euphrates
Ang pagkakaroon ng kliyente sa web		Magbenta nang hiwalay (1 b.)
Pamamahala ng kontrata		Ito ay binili nang hiwalay (1 b.)	Ito ay binili nang hiwalay (1 b.)
Pamamahala sa trabaho	Lamang sa advanced na bersyon (1 b.)
Pagsasama sa iba pang mga system		Ito ay binili nang hiwalay (1 b.)
Pagpapanatili ng isang base ng customer	Hindi ipinapahayag ang pagpapaandar (0 b.)	Hindi ipinapahayag ang pagpapaandar (0 b.)	Ito ay binili nang hiwalay (1 b.)
Pagkilala sa dokumento	Ito ay binili nang hiwalay (1 b.)	Ito ay binili nang hiwalay (1 b.)	Ito ay binili nang hiwalay (1 b.)
Kabuuang iskor

Pangkalahatang-ideya ng sistema ng pamamahala ng dokumento ng electronicDirectum.

Pangkalahatang paglalarawan ng system

Ang Directum system ay isang sistemang pamamahala ng dokumento sa korporasyong pang-corporate na pinapasimple ang gumagana sa isang malaking daloy ng mga dokumento. Ang Directum EDMS ay naglalayong taasan ang kahusayan ng lahat ng mga empleyado ng samahan sa iba't ibang lugar ng kanilang magkasanib na aktibidad.

Ang operasyon ng sistemang pamamahala ng dokumento ng Directum ay nakasalalay sa pagsasaayos ng pinili ng customer. Ang paghahatid ay maaaring magsama ng siyam na mga module na nagpapatupad ng mga pag-andar ng pamamahala ng dokumento ng electronic at pamamahala ng pakikipag-ugnay, pati na rin ang mga tool na nagpapalawak ng mga posibilidad ng kanilang paggamit. Ang mga tool na ito ay mga modules tulad ng: isang module ng pamamahala ng dokumento ng electronic, isang module ng pamamahala sa proseso ng negosyo, isang clerical module, isang module ng sirkulasyon ng mamamayan at samahan, isang module ng pamamahala ng pakikipag-ugnay sa kliyente, isang module ng pamamahala ng kontrata, isang module ng pamamahala at pagpupulong ng pulong, isang module ng pamamahala ng kahusayan sa pamamahala, isang module ng pagsasama na may mga sistema ng pagpapalitan ng dokumento.

Elektronikong pamamahala ng dokumento at pamamahala ng proseso ng negosyo ay ang pangunahing modyul ng system. Ang natitirang mga module ay karagdagang mga module ng system na nagbibigay-daan sa iyo upang mapalawak ang pag-andar ng system.

Ang Directum EDMS ay mayroon ding mga karagdagang tampok na magbubukas ng mahusay na mga pagkakataon at makakatulong na gawing simple ang gawain kasama nito. Halimbawa, ang teknolohiya ng mabilis na pagkilala, na nagbibigay-daan sa iyo upang maglagay ng isang barcode sa mga dokumento upang makakuha ng mabilis na pag-access sa kanila sa hinaharap.

Bilang karagdagan, ang Directum EDMS ay isinama sa mga aplikasyon ng Microsoft Office, iyon ay, posible na makipag-ugnay sa system nang direkta mula sa mga aplikasyon ng MS Office.

Ang Directum EDMS ay nilagyan din ng pag-access sa web. Nangangahulugan ito na ang mga gumagamit ng system ay may pagkakataon na ma-access ang data ng system ng Directum gamit ang isang web browser.

Ang isa pang kapaki-pakinabang na karagdagang tool ay isang tool sa pag-unlad na nakatuon sa paksa na IS-Builder. Pinapayagan ka ng tool na ito na lumikha at baguhin ang mga bahagi ng system sa pamamagitan ng biswal na pagsasaayos ng kanilang mga form at pagtatakda ng mga kalkulasyon sa built-in na wika ng ISBL. Ang wika ay inilaan upang iakma ang system sa mga pangangailangan ng isang partikular na negosyo ng mga programmer ng enterprise na iyon.

Ang isang tool tulad ng isang serbisyo sa pag-input ng dokumento ay nagbibigay-daan sa iyo upang awtomatikong magpasok ng mga dokumento na natanggap mula sa iba't ibang mga mapagkukunan sa system ng DIRECTUM (scanner, multifunction na aparato, file system, fax, e-mail).

Ang Directum ay mayroon ding serbisyo sa conversion ng dokumento. Pinapayagan ka nitong i-convert ang isang dokumento sa HTML, PDF, pati na rin ang multi-page TIFF para sa iba't ibang mga aksyon ng gumagamit na may mga dokumento. Halimbawa, kapag nag-export ng mga dokumento mula sa system.

Nagbibigay din ang Directum ng pagsasama sa 1C: Enterprise 8 * at Dynamics AX *.

Pangkalahatang-ideya ng mga module ng system.

Sa istruktura, ang mga module ng system ay mga hanay ng mga iba't ibang uri. Ang mga sangkap ay may natatanging interface at mga set ng data na tinukoy ng kanilang layunin.

Pangkalahatang-ideya ng mga pangunahing module

Ang talahanayan na ito ay nagbibigay ng isang pangkalahatang-ideya ng mga pangunahing modules ng system:

Talahanayan 2.7. Mga pangunahing module ng EDMS Directum

Pangkalahatang-ideya ng mga add-on na mga module

Ang talahanayan na ito ay nagbibigay ng isang pangkalahatang-ideya ng mga karagdagang module na nagpapalawak sa pag-andar ng system:

Talahanayan 2.8. Karagdagang mga module ng EDMS Directum

Pangalan	Maikling paglalarawan
1. Ang tanggapan	Ang module ay inilaan para sa mga sekretaryo at clerks, na mapadali ang pagganap ng mga nakagawiang operasyon sa pagtatrabaho sa mga dokumento ng papel, paghahanap ng mga dokumento at pagpapadala ng mga order upang gumana.
2. Mga apila ng mga mamamayan at samahan	Pinapayagan ka nitong ayusin ang trabaho kasama ang apela ng mga mamamayan at organisasyon alinsunod sa Pederal na Batas Blg. 59 "Sa Pamamaraan para sa Pagsasaalang-alang ng Mga Apila ng mga mamamayan ng Russian Federation" sa mga samahan ng estado at malalaking negosyo.
3. Pamamahala ng Pakikipag-ugnay sa Customer	Pinapayagan kang mapanatili ang isang solong base ng customer ng kumpanya, isinasaalang-alang ang lahat ng mga contact at mga aktibidad sa marketing.
4. Pamamahala ng mga kontrata	Organisasyon ng proseso ng pagrehistro, pag-apruba ng mga kontrata at iba pang mga dokumento ng kontrata, pagpapatakbo sa kanila (paghahanap, pagsusuri, pag-edit, atbp.), Pati na rin ang pagsubaybay sa pag-unlad ng proseso ng kontrata.
5. Pamamahala ng mga pagpupulong at pagpupulong	Sinusuportahan ng module ang isang pulong ng buong buhay na pulong, mula sa paghahanda at pag-uugali sa koordinasyon ng protocol at pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga pagpapasya.
6.Maging mga tagapagpahiwatig ng pagganap	Pinapayagan kang magsagawa ng control control at pagsusuri ng mga proseso ng negosyo ng negosyo ayon sa mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap.

Sa pagsulat ng pangwakas na gawa sa kwalipikasyon, ang espesyal na pansin ay babayaran sa tanging karagdagang module - ito ang module na "Opisina". Ito ay dahil sa ang katunayan na ang modyul na ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang mapanatili ang isang Journal ng Pagparehistro, ang Nomenclature of Affairs at pinapayagan kang punan ang RKK (pagpaparehistro at control cards), sa tulong kung saan posible na makabuo ng mga ulat sa gawain ng negosyo sa hinaharap, at ang modyul na ito ay gumagana din sa mga tagubilin. Ang mga pagpapaandar na ito ay kinakailangan para sa pagpapatupad ng panloob na pamamahala ng dokumento ng kumpanya.

Isaalang-alang ang pag-andar ng modyul na ito nang mas detalyado.

Chancellery module

Ang gawain ng Chancellery module ay malapit na nauugnay sa gawain ng iba pang mga module ng Directum EDMS.

Sa maraming mga organisasyon, ang pangunahing pasanin ng pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga tagubilin o pagtiyak ng daloy ng trabaho sa papel ay nakasalalay sa mga serbisyo ng clerical ng kumpanya. Para sa mga naturang serbisyo, ang module na "" Office "ay binuo.

Ang pagpapalitan ng mga dokumento ay awtomatiko alinsunod sa pamantayan ng dokumentasyon ng Guild of Managers na "Pakikipag-ugnay ng mga sistema ng automation para sa dokumentaryo na suporta ng pamamahala."

Ginagamit ang modyul na ito upang i-automate ang gawain kasama ang mga opisyal na dokumento ng papel, halimbawa, na may mga order sa pangunahing aktibidad, papasok at papalabas na mga titik, mga kahilingan, tagubilin, atbp.

Makipagtulungan sa naturang mga dokumento ay hindi maaaring ganap na isinalin sa electronic form, tulad ng ang karamihan sa mga legal na dokumento na nagbubuklod ay kinakailangan na nasa form ng papel sa ilalim ng batas.

Kasabay nito, maraming mga organisasyon ang nagpapalit ng mga elektronikong mensahe at mga dokumento na itinuturing na "opisyal" sa isang par na may mga dokumento sa papel, at samakatuwid ay napapailalim sa pagpaparehistro, mga resolusyon, atbp.

Pinadali ng module ang pagproseso ng mga dokumento sa papel at nagbibigay-daan sa iyo upang awtomatikong makipagpalitan ng mga elektronikong dokumento sa pagitan ng mga organisasyon.

Ang pagproseso ng mga dokumento sa papel ay isinasagawa alinsunod sa mga iniaatas ng GSDOU (System ng Dokumento ng Suporta ng Dokumentasyon ng Pamamahala), kung saan nakabatay ang tradisyunal na teknolohiya sa opisina ng Russian office.

Ang Chancellery module ay nagbibigay ng:

nag-iisang pagpaparehistro ng lahat ng papasok, palabas at panloob na mga dokumento gamit ang rehistrasyon at control cards (simula dito RKK);

pagpaparehistro ng lokasyon ng isang dokumento sa papel sa anumang yugto ng siklo ng buhay ng dokumento.

pagsubaybay sa napapanahong pagpapatupad ng mga tagubilin, resolusyon at mga tagubilin ng pamamahala;

isulat-off ang mga dokumento sa kaso alinsunod sa nomenclature ng mga gawain na pinagtibay ng samahan;

mabilis na paghahanap para sa impormasyon tungkol sa pagkakaroon, kondisyon at paggalaw ng mga dokumento sa papel sa system;

pagkuha ng mga karaniwang porma at magasin, pati na rin ang mga istatistikong ulat sa daloy ng trabaho ng samahan.