Pinag-isang sistema ng pamamahala ng dokumento ng elektronikong interdepartmental. Ang mga modernong teknolohiya sa gawain ng serbisyo ng Dow. Ang prinsipyo at teknikal na solusyon ng mado
Sa maraming mga kumpanya, ang mga kontrata sa mga customer ay tinatapos sa mga regular na agwat, halimbawa, tuwing quarter o taon. Ang kontrata ay madalas na inireseta ng mga karagdagang kundisyon: ang uri ng mga presyo ng pagbebenta, at ipinapahiwatig din ang listahan ng mga kalakal na kinakailangan para sa pagbili ng kliyente sa panahon ng term ng kontrata.
Isaalang-alang ang paglikha ng mga kontrata na may mga karagdagang kundisyon sa programa na "1C: Trade Management, ed. 10.3 ".
Isang halimbawa:
Ang aming samahan ay nagtapos ng isang kasunduan sa Mobile counterparty para sa ika-1 quarter ng 2012. Sa ilalim ng mga termino ng kontrata, magbebenta kami ng mga kalakal sa mga presyo ng pakyawan. Bilang karagdagan, sa ilalim ng kontrata, ang counterparty ay dapat bumili ng mga sumusunod na kalakal:
Lumilikha ng isang kontrata sa isang katapatAng kontrata sa counterparty ay nilikha sa card ng katapat. Binubuksan namin ang listahan ng mga counterparties, hanapin ang counterparty Mobile at buksan ito.
Menu: Mga Direktoryo - Mga counterparties (mga mamimili at tagatustos) - Mga Counterparties
Pupunta kami sa tab na "Mga account at mga kontrata", sa ilalim ng mesa na maaari mong panoorin, i-edit, lumikha ng mga kontrata kasama ang katapat.
Tandaan: ang isa sa mga kontrata sa counterparty ay ang pangunahing isa - awtomatikong inilalagay ito sa mga dokumento para sa katapat. Ito ay mas maginhawa upang gawin ang bagong kontrata ang pangunahing isa kung plano mong gamitin ito nang mas madalas kaysa sa iba pang mga kontrata sa client na ito. Upang makagawa ng isang kontrata ang pangunahing isa, piliin ito sa listahan at i-click ang pindutan ng "Pangunahing" sa itaas ng talahanayan.
I-click ang Add button at lumikha ng isang bagong kontrata.
Sa kontrata, ipahiwatig ang pangalan - "Sales Contract Q1 2012", ang uri ng kontrata - "Sa bumibili", punan ang iba pang mga parameter (pera ng mga pag-aayos, uri ng mga pag-aayos, atbp.).
Sa tab na "Advanced", maaari mong tukuyin ang uri ng mga nagbebenta ng mga presyo para sa kasunduang ito. Pumili ng isang uri ng pakyawan na presyo. Dahil dito, ang lahat ng mga benta sa ilalim ng kasunduang ito ay awtomatikong isinasagawa ng programa sa mga presyo ng pakyawan.
Bago ipahiwatig ang mga karagdagang kondisyon sa kanilang sarili, dapat isulat ang kontrata - i-click ang pindutan ng "Sumulat".
Ang indikasyon ng mga karagdagang kundisyon sa ilalim ng counterparty agreement
Upang ipahiwatig ang mga termino ng kontrata, ang isang espesyal na dokumento na "Mga Tuntunin ng paghahatid sa ilalim ng mga katapat na kasunduan" ay ginagamit. Maaari mong ipasok ang dokumento sa kontrata sa tab na "Mga Tuntunin ng kontrata".
Maaari mong tingnan ang listahan ng lahat ng mga dokumento dito:
Menu: Mga Dokumento - Pamamahala sa Pakikipag-ugnay sa Customer - Mga tuntunin ng paghahatid sa ilalim ng mga katapat na kasunduan
Lumikha ng isang bagong dokumento sa aming kasunduan gamit ang pindutang "Idagdag". Ang kontraktor at ang kontrata ay nakasaad sa dokumento, ang panahon ay itatakda mula Enero 1 hanggang Marso 31, 2012.
Ipinapahiwatig din ng dokumento ang dalas ng pagsunod sa mga kondisyon. Susuriin ng programa ang katuparan ng mga kondisyon sa pamamagitan ng katapat sa bawat tinukoy na panahon. Dahil mayroon kaming mga kondisyon para sa buong tagal ng kontrata; itatatag namin ang dalas ng Quarter.
- Kabuuang mga pagbili
- Isang listahan ng mga biniling kalakal na nagpapahiwatig ng dami, presyo at halaga.
Pamamaraan 1
Tanging ang kabuuang halaga ay ipinahiwatig, ang listahan ng mga kalakal ay hindi napuno. Sa kasong ito, ang tanging kondisyon ng kontrata ay ang pagbili para sa ipinahiwatig na halaga, kung saan ang mga kalakal na makuha ng kliyente - hindi mahalaga.
Pamamaraan 2
Ang listahan ng mga kalakal na kinakailangan para sa pagbili ay ipinahiwatig. Ang halaga ay awtomatikong kinakalkula. Kaya, ang kliyente sa ilalim ng mga tuntunin ng kontrata ay obligadong bumili ng isang tiyak na halaga ng mga kalakal.
Pamamaraan 3
Ang kabuuang halaga ay ipinahiwatig, pati na rin ang isang listahan ng mga kalakal na may mga presyo maliban sa mga presyo ng pakyawan. I.e. ayon sa mga tuntunin ng kontrata, bibilhin ng kliyente ang mga kalakal sa magkakaiba, mas mababang presyo (ang programa ay awtomatikong kapalit ang mga presyo sa mga dokumento ng benta). Bukod dito, dapat siyang bumili ng mga kalakal para sa tinukoy na halaga.
Sa aming dokumento ay pupunan namin ang isang listahan ng mga kalakal, ipahiwatig ang dami at mga presyo ng pakyawan. Upang awtomatikong kalkulahin ang kabuuang halaga, i-click ang pindutan ng "Itakda Kabuuang Halaga".
Isang halimbawa ng isang nakumpletong dokumento:
Kasabay nito, binibigyan namin ang katapat na mas mababang presyo para sa mga laptop. Ang pakyawan na presyo ng isang laptop sa aming samahan ay 12,800 rubles, at itinakda namin ang presyo ng kontrata sa 11,500 rubles.
Upang gawing simple ang karagdagang trabaho sa katapat, gagawin namin ang kontrata ang pangunahing isa - mag-click sa pindutan ng "Main" sa listahan ng mga kontrata.
Ang pagpaparehistro ng mga benta sa ilalim ng mga katapat na kasunduan sa karagdagang mga kondisyon
Sa oras ng paglalagay ng mga order ng customer at mga benta ng mga kalakal sa kliyente, dapat isaalang-alang ng programa ang lahat ng mga setting ng kontrata at mga karagdagang kundisyon.
Lumikha tayo ng dokumento na "Order sa customer".
Menu: Mga Dokumento - Pagbebenta - Mga Order sa Customer
Sa pagkakasunud-sunod, pipiliin namin ang "Mobile" katapat, ang kontrata ay awtomatikong nahalili, dahil ito ang pangunahing. Bilang karagdagan, ang uri ng pakyawan ng presyo ay agad na napalitan sa dokumento, tulad ng napili namin ito sa kontrata.
Sa listahan ng mga kalakal ipinapahiwatig namin ang 110 na telepono, 24 na laptop, 3 TV. Mangyaring tandaan na ang mga presyo ng produkto ay awtomatikong naka-set up. Ang mga presyo para sa telepono at laptop ay tinutukoy ng mga tuntunin ng kasunduan (ang presyo ng telepono sa ilalim ng mga termino ay nagkakasabay sa pakyawan, hindi tumutugma ang presyo ng isang laptop), at ang presyo ng isang TV ay ang pakyawan ng presyo ng aming samahan.
Mag-click sa pindutan ng "OK" at isara ang dokumento.
Tandaan: upang makita ang mga presyo ng pakyawan, maaari mong mai-print ang listahan ng presyo.
Menu: Mga Direktoryo - Nomenclature - Pagpi-print ng listahan ng presyo
Batay sa utos ng customer, lilikha namin ang pagbebenta ng mga kalakal at serbisyo, huwag kalimutang ipasok ang invoice.
Ang pagpapatunay ng pagsunod sa mga termino ng kontraktwal ng mga kontraktor
Sa pagtatapos ng panahon ng kontrata, mahalaga na suriin ng mga tagapamahala kung ang katapat ay sumunod sa tinukoy na mga termino ng kontrata. Mahalaga rin na subaybayan ang pagsunod sa mga tuntunin at kundisyon ng kontrata. Sa anumang oras, makikita ng manedyer ang kasalukuyang estado sa ilalim ng mga termino ng kontrata, para dito maaari mong gamitin ang ulat na "Katuparan ng mga kondisyon para sa mga kontrata ng mga kontratista".
Menu: Mga Ulat - Pagbebenta - Katuparan ng mga tuntunin at kundisyon ng mga katapat na kasunduan
Sa ulat ay makikita namin ang lahat ng mga kontrata na may mga karagdagang kundisyon.
Sa haligi na "Halaga" nakikita namin ang kinakailangang halaga ng mga pagbili (945000) at ang aktwal na halaga ng mga pagbili sa ilalim ng kontrata - (1157480). Nangangahulugan ito na natupad ng customer ang kundisyon para sa kabuuang halaga ng mga pagbili.
Bukod dito, sa ulat, ang bawat produkto ay ipinapakita mula sa mga kondisyon ng dokumento, ang dami na binalak para sa pagbili, at ang aktwal na dami ng mga kalakal na binili ng kliyente. Nakita namin na natutupad ng kliyente ang mga kondisyon para sa pagbili ng mga telepono, ngunit ang mga laptop ay hindi binili sa tamang dami.
Sa pag-setup ng ulat na ito, nakikita rin namin ang detalyadong impormasyon para sa bawat dokumento ng benta sa client. Ang ulat ay maaaring ipasadya - itakda ang mga pagpipilian sa pamamagitan ng katapat o kontrata, baguhin ang komposisyon ng data ng output. Ang pag-setup ng ulat ay isinasagawa ng pindutan ng "Mga Setting".
Sa gayon, lumikha kami ng isang kasunduan sa katapat at ipinahiwatig ang mga karagdagang kundisyon dito. Sa panahon ng kontrata, maaari nating subaybayan ang katuparan ng mga kondisyon at ayusin ang pakikipag-ugnay sa kliyente. Mahalagang maunawaan na ang programa ay hindi nalalapat ang anumang mga parusa sa kliyente, kahit na hindi siya sinunod sa mga termino ng kontrata. Ang pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga termino ng kontrata at paggawa ng mga desisyon sa mga resulta ng trabaho ay nananatili sa mga tagapamahala.
Ang pag-andar ng 1C: Accounting 8 edition 3.0 ay matagal nang nawala sa paglipas ng accounting at pagbuo ng regulated na pag-uulat. Upang mabawasan ang bilang ng mga nakagawiang operasyon na isinagawa ng mga empleyado ng samahan, ang programa ay may kakayahang lumikha ng mga kontrata na higit pang tatapusin sa mga kontraktor. Sa kasong ito, ang teksto ay nabuo sa anyo ng isang template, pagkatapos para sa bawat katapat na maaari itong mai-print o maipadala sa pamamagitan ng e-mail nang direkta mula sa programa.
Ang mga template ng kontrata ay naka-imbak sa direktoryo ng parehong pangalan.
Sa una, ang ilang mga uri ng mga template na mayroon na sa programa. Maaari kang lumikha ng iyong sariling ayon sa modelo, para dito kailangan mong mag-click sa kanan at piliin ang operasyon na "Kopyahin".
Sa halimbawang ito, gagawa kami ng isang kontrata mula sa simula. Pindutin ang pindutan na "Lumikha" - "Bagong Template".
Bago kami magbubukas ng isang window para sa pag-edit ng isang bagong dokumento. Sa patlang na "Pangalan", ipahiwatig ang pangalan, sa halimbawang ito: "Karagdagang kasunduan sa kasunduan sa pag-upa".
Sa header ng dokumento, ipasok din ang pangalan, ipahiwatig ang bilang at petsa ng kasunduan. Ito ay isang permanenteng teksto na hindi mababago, ngunit sumusunod dito ang data sa mga kulot na bracket, na magkakaiba depende sa mga detalye na ipinahiwatig sa card ng aming samahan o katapat.
Sa sumusunod na pigura, ang teksto ng aming kasunduan ay napuno na, tulad ng nakikita natin, mayroon ding mga patlang para sa awtomatikong pagpapalit ng data. Halimbawa
1 - "Buong Pangalan ng Samahan" (narito ang pangalan ng aming samahan ay pinalitan batay sa pangalan sa card ng samahan) at
2 - "Pinuno ng Samahan ng Magulang ng Organisasyon" (ang buong pangalan ng pinuno ng aming samahan sa genitive case ay ipinahiwatig dito).
Upang ipasok ang patlang na "Buong Pangalan ng Samahan", i-click ang "I-paste sa teksto", pagkatapos ay "Ang aming mga detalye" - "Buong pangalan".
Upang piliin ang "Head of the Organization Parental Case" mai-click din namin ang "I-paste sa teksto", piliin ang "Ang aming mga detalye", "Ulo (pagtanggi)" - "Genitive (Sino?)."
Sa pamamagitan ng pagkakatulad, pipiliin namin ang mga detalye ng counterparty ("Ipasok sa teksto" - "Mga detalye ng katapat").
Upang matukoy ang font ng teksto, dapat mong gawin ang mga sumusunod na hakbang:
Ngayon tingnan natin kung paano namin magagamit ang template na ito. Pumunta kami sa direktoryo na "Kontratista", buksan ang ninanais na item at piliin ang "Mga Kontrata". Susunod, i-click ang "I-print" - "Kasunduan".
Nag-aalok ang programa sa amin upang pumili ng isang form mula sa direktoryo ng template. Piliin namin ang kasunduan na nilikha sa amin nang mas maaga.
Narito ang resulta na nakuha namin:
Ang lahat ng data ay awtomatikong napuno, batay sa mga detalye ng aming samahan at ang mga detalye ng katapat. Dito mayroon din tayong kakayahang i-edit ang teksto kung kinakailangan.
Ngayon ay maaari nating i-print ang kontrata gamit ang pindutan ng "I-print". Gamit ang pindutang "I-save", mai-save namin ang dokumento sa isang computer, o i-attach ito sa kontrata. Upang ipadala ang dokumento sa pamamagitan ng e-mail, halimbawa, sa katapat para sa pagsusuri, i-click ang "Ipadala".
Gayundin, ang template na nilikha namin ay matatagpuan nang direkta sa anyo ng direktoryo na "Mga Kontrata" (seksyon "Mga Direktoryo"). Sa panel ng command, piliin ang "I-print" - "Kontrata".
Sa form na ito, mayroon din kaming pagkakataon na lumikha ng isang bagong template gamit ang pindutan ng "Lumikha".
Maaari mo ring mai-access ang aming nakalimbag na form sa dokumento ng Customer Invoice. I-click ang "I-print" - "Kasunduan", pagkatapos sa pamamagitan ng pagkakatulad.
Upang gumuhit at magtapos ng isang kontrata sa isang katapat, tulad ng impormasyon tulad ng PPC, TIN, address, mga detalye ng bank account, pati na rin ang mga pangalan ng mga awtorisadong tao ay kinakailangan. Sa programang "1C: Accounting 8", maaari mo nang madali at mabilis na irehistro ang lahat ng mga detalye na kinakailangan para sa mga dokumento para sa kanilang kasunod na pag-print o para sa pagpapadala ng e-mail. Sa paglabas ng 3.0.37.21, maaari ka ring lumikha ng mga teksto ng kontrata na isinasaalang-alang ang mga detalye ng samahan. Sa artikulong ito, isinasaalang-alang namin ang bagong pagkakataon.
Maaari mong tingnan o i-edit ang mga template na nilikha sa programa sa seksyong "Mga Direktoryo", sa pangkat na "Mga Pagbili at Pagbebenta"
Ang karaniwang bersyon ng programa ay nagbibigay ng tatlong uri ng mga kontrata
Kapag binuksan mo ang alinman sa mga template, magbibigay ang programa ng isang tagabuo ng teksto (Larawan 3), kung saan maaari mong mai-edit ang umiiral na teksto. Upang maiwasto ito, naglalaman ang command panel ng lahat ng mga karaniwang mga icon ng mga text editor. Gayundin, sa teksto, ang mga template ay hiwalay na naka-highlight sa dilaw kung saan makakakuha ka ng mga halaga batay sa data na nilalaman sa programa (halimbawa, "Representative ng Organisasyon" o "Petsa ng Kasunduan"). Maaari mong ipasok ang kinakailangang data o palitan ito sa napiling mga template gamit ang pindutan ng "Ipasok sa teksto"
Sa programa ay hindi mo lamang maiakma ang mga pattern, ngunit lumikha din. Maaari ka ring lumikha ng isang bagong template batay sa umiiral na. Upang gawin ito, kailangan nating mag-click sa pindutan ng "Lumikha", at pagkatapos ay tukuyin ang isa sa tatlong mga template na gagamitin bilang batayan para sa bago, pagkatapos ay gawin ang mga kinakailangang pagbabago sa teksto o lumikha ng bago.
Paano gamitin ang isang handa na template ng kontrata? Upang magamit ang mga yari na template, maaari mong piliin ang "Mga Kontratista" sa Directory. Sa nakabukas na form, ipahiwatig ang pangalan ng kumpanya kung saan kami ay bumubuo ng isang kontrata, at pagkatapos ay "Mga Kontrata"
Sa form na bubukas, maaari mong piliin ang kinakailangang template at makakuha ng isang sample ng nakalimbag na form ng dokumentong ito, na inirerekumenda namin na maingat mong suriin bago ipadala ito upang mai-print. Maaaring kailanganin na gumawa ng ilang mga pagbabago, halimbawa, upang mabago ang kaso sa pangalan ng ulo. Matapos maitama ang dokumento, maaari mong gamitin ang "I-print", "I-save" o "Ipadala" na mga pindutan
Ang bagong pag-andar ng programa ay nagbibigay-daan sa iyo upang mas madali at mabilis na lumikha ng mga bagong uri ng mga kontrata, na ginagawang maginhawa ang pamamaraang ito hindi lamang para sa mga accountant, kundi pati na rin para sa mga tagapamahala. Ang kailangan lamang ay upang ayusin ang teksto ng kontrata sa mga abogado, idagdag ito sa listahan ng mga template, pagkatapos ay magdagdag ng isang bagong katapat, ipahiwatig ang mga detalye, petsa ng kontrata at bilang. Pagkatapos nito, madali mong mabuo ang teksto, at pagkatapos ay i-print ang dokumento o i-save ito sa electronic form.
Maaari kang magdagdag ng isang empleyado ng departamento ng komersyal o isang abogado ng samahan sa listahan ng mga awtorisadong gumagamit ng base ng impormasyon upang ang mga taong ito ay makapasok lamang sa pakete ng mga kinakailangang bagay para sa pagbuo ng mga kontrata.
Tandaan na ang kakayahang magtrabaho sa mga template ng kontrata ay naroroon din sa karaniwang pagsasaayos ng "1C: Accounting 8" ng bersyon ng KORP. Sa bersyon ng PROF, ang pag-andar ay magagamit sa pagpapalabas ng isang bagong release.
Kung hindi ka nagtagumpay, maaaring dumating ang aming espesyalista.
Ipasadya Kumonekta. Inaayos namin ito. Hanapin ang error 1s.
Upang mag-sign ng isang kontrata sa isang katapat, kailangan mong magkaroon ng tulad ng impormasyon tulad ng TIN at KPP, address, mga detalye ng mga account sa bangko at mga pangalan ng mga awtorisadong tao. Hindi pa katagal sa "1C: Accounting 8" naging posible upang mabuo ang lahat ng mga kinakailangang detalye ng samahan para sa pag-print o para sa pagpapadala ng electronic form. Ngunit hindi ito lahat ng paraan upang magamit ang mga detalye ng mga katapat. Ang pagpapalabas ng 3.0.37.21 ay nagbibigay-daan sa iyo upang makabuo ng teksto ng mga kontrata nang direkta sa "1C: Accounting 8" ed. 3.0 gamit ang umiiral na mga detalye ng samahan. Basahin ang tungkol sa kung paano gumagana ang bagong tampok sa materyal na eksperto ng 1C.
Upang matingnan at mai-edit ang mga umiiral na template, buksan ang kanilang listahan sa seksyon Mga direktoryoat pangkat Pamimili at pagbebenta (fig. 1).
Fig. 1. Mga template ng kontrata sa seksyon Mga direktoryo
Ang karaniwang paghahatid ay naglalaman ng mga template ng tatlong uri ng mga kontrata (Larawan 2).
Fig. 2. Tatlong uri ng mga kontrata
Sa pamamagitan ng pagbubukas ng alinman sa mga template, nahanap mo ang iyong sarili sa tagabuo ng teksto (Larawan 3). Posible na i-edit ang umiiral na teksto sa loob nito, kung saan ang command panel ay mayroong lahat ng karaniwang mga larawan ng mga editor ng teksto. Bilang karagdagan, ang mga pattern ay naka-highlight sa dilaw sa teksto, na nagbibigay-daan sa iyo upang makuha ang ninanais na mga halaga mula sa data na nilalaman sa programa - tulad ng, halimbawa Buong pangalan ng Samahanatbp. Ang mga nasabing disenyo ay maaaring maipasok sa nais na mga lugar ng template - gamit ang pindutan I-paste sa teksto (Fig. 4), o palitan ang mga umiiral na.
Fig. 3. Pag-edit ng template ng paghahatid ng paghahatid
Fig. 4. Pagdaragdag ng umiiral na mga detalye sa teksto gamit ang pindutan I-paste sa teksto
Ang mga template ay hindi lamang mai-edit, ngunit lumikha din ng mga bago, kasama na ang pagkuha ng mga umiiral na bilang batayan. Upang gawin ito, mag-click lamang sa pindutan Lumikhaat pumili ng isa sa tatlong magagamit na mga template bilang batayan at gawin ang mga kinakailangang pagbabago sa teksto, o lumikha ng iyong sariling template mula sa simula.
Paano ginagamit ang template ng kontrata? Maaari itong mai-access mula sa anyo ng isang item sa direktoryo Mga kontrata na kung saan naman ay bubuksan sa karaniwang paraan (Fig. 5,6).
Fig. 5. Sanggunian "Mga counterparties"
Fig. 6. Sanggunian Mga Tratado
At nasa bukas na anyo ng elemento ng direktoryo Mga Tratadomaaari kang mag-click sa pindutan Kontrata sa listahan ng mga template ng kontrata para sa pagpili at, sa pamamagitan ng pagpili ng ninanais na template, makuha ang layout ng nakalimbag na form ng kontrata. Dapat itong maingat na suriin, kung kinakailangan, gumawa ng mga pagbabago (halimbawa, baguhin ang kaso ng posisyon at pangalan ng ulo), pagkatapos ay gamitin ang mga pindutan I-print, I-save, Ipadala (fig. 7).
Kaya, ang paglikha ng nakalimbag na form ng isang bagong kontrata ng modelo ay mas madali at mas maginhawa para sa kapwa accountant at ng tagapamahala: sapat na upang husayin ang teksto ng kontrata sa mga abogado, ipasok ito sa listahan ng mga template, at pagkatapos ay magdagdag ng isang bagong katapat, mga detalye, numero at petsa ng kontrata at pagkatapos ay bumubuo ng teksto para sa pag-print at pag-save sa elektronikong form. Kung kinakailangan, maaari kang magpasok ng isang base ng impormasyon sa listahan ng mga awtorisadong gumagamit ng abogado ng isang organisasyon o isang empleyado ng departamento ng komersyal, na nagbibigay lamang ng access sa pakete ng mga kinakailangang bagay para sa paglikha ng mga kontrata.
Sa panahon ng pagsulat ng materyal na ito, ang kakayahang magtrabaho kasama ang mga template ng kontrata ay naidagdag sa karaniwang pagsasaayos ng "1C: Accounting 8" ng bersyon ng KORP, sa bersyon ng PROF ay lilitaw ito sa paglabas ng susunod na paglabas.