Introducere

Pentru orice organizație modernă, capacitățile moderne tehnologia Informatieiîn ceea ce priveşte utilizarea lor în gestionarea înregistrărilor.

Când vine vorba de automatizarea documentelor, această zonă include adesea multe programe care nu au legătură directă cu problema rezolvată - editori de text, programe de recunoaștere a caracterelor, sisteme E-mail. Totuși, toate acestea nu sunt un sistem managementul documentelor electronice. Și având în vedere situația actuală din lume, implementarea unui sistem de management al documentelor care se potrivește optim organizației este o sarcină extrem de importantă.

Lipsa unui flux de documente structurat optim și incapacitatea de a urmări eficient mișcarea și execuția documentelor duce la scăderea eficienței muncii și la creșterea erorilor.

Rezolvarea problemei managementului documentelor în conditii moderne va permite formarea vizată resurse informaționale organizațiilor, reduc cantitatea de informații introduse manual, ceea ce economisește timp și asigură funcționarea eficientă a acestora.

Relevanţă teza: Tema aleasă este relevantă deoarece se știe că organizarea muncii cu documente afectează calitatea muncii aparatului de management, organizarea și cultura muncii a lucrătorilor din management. Succesul depinde de cât de profesional este întreținută documentația. activitati de managementîn general. După cum arată cercetările moderne, 85% din timpul de lucru al angajaților organizației este alocat pregătirii, întreținerii, completarii, copierii și transmiterii documentelor.

Gestionarea corectă a cazurilor reduce timpul necesar căutării, crește acuratețea și actualitatea informațiilor și elimină redundanța acesteia. Creșterea volumelor de informații și, în consecință, a documentelor, a necesitat introducerea tehnologiei pentru prelucrarea în timp util a documentelor, iar odată cu apariția computerelor, informațiile în sine.

Scopul tezei:Elaborarea specificațiilor tehnice pentru implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor în Instituția Autonomă de Stat de Învățământ Profesional Secundar din Moscova, Colegiul de Antreprenoriat Nr. 11, Departamentul de Management și Tehnologia Informației.

Obiectivul tezei:

1)Colectarea de informații despre diverse sisteme de management al documentelor din diverse surse (literatură, Internet etc.).

)Execută-le analiza comparativa, analizați cerințele pentru sistemul informațional.

)Selectarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor.

)Elaborarea specificațiilor tehnice.

În primul capitol (teoretic) vor fi discutate conceptele fluxului documentelor și principiile. De asemenea, sunt discutate sistemele electronice de management al documentelor și clasificarea acestora.

În cel de-al doilea capitol (tehnic), s-a efectuat o analiză, revizuire și selecție a sistemelor electronice de management al documentelor existente și s-a determinat cel mai potrivit. cerinte tehnice Colegiul de Antreprenoriat nr 11. În al treilea capitol, calculul eficiență economică.

1. Principii de organizare a fluxului documentar al activităților de management

Conceptul de flux de documente

Fluxul de documente al unei organizații este de obicei înțeles ca mișcarea ordonată a documentelor create în procesul de lucru de către oficialii relevanți.

În conformitate cu GOST R 51141-98 - fluxul de documente - circulația documentelor într-o organizație din momentul creării sau primirii acestora până la finalizarea executării sau expedierii. O gamă de lucrări cu documente: recepție, înregistrare, distribuire, control al execuției, formarea fișierelor, stocare și reutilizare documentație, lucrări de referință.

Tipuri de flux de documente

În funcție de natura operațiunilor de afaceri ale organizațiilor pentru care se efectuează deplasarea și înregistrarea documentelor primare, se disting următoarele tipuri de flux de documente:

· managerial.Include etapele de colectare, analiză și rezumare a informațiilor pentru întocmirea unor rapoarte de management prompte, fiabile și vizuale, pe baza cărora adoptarea decizii strategiceși control asupra executării lor la timp;

· Financiar.Acoperă toate operațiunile de birou și permite organizației să gestioneze documentația (contracte, corespondență, rapoarte planificate și analitice, reglementări etc.) implicate în procesele de afaceri;

· Personal.Aceasta presupune colectarea și înregistrarea informațiilor legate de contabilitatea personalului organizației: privind admiterea, transferul, schimbarea funcției și concedierea angajaților, absenteism și sancțiuni disciplinare, programele de vacanță, programele de personal, fișele posturilor etc.

· Tehnic.Coordonează fluxurile de informații pentru pregătirea și suportul ciclului de viață documentatia proiectului(crearea, executarea, aprobarea, aprobarea, modificarea și arhivarea);

· De arhivă.În procesul muncii de birou, asigură transferul în timp util a documentelor pentru păstrarea arhivistică și înregistrarea acestora în conformitate cu nomenclatorul cazurilor, care este revizuit anual.

Modalități de organizare a fluxului de documente

Există următoarele metode de înregistrare a documentației:

Hârtie - înseamnă că toate tranzacțiile financiare și economice sunt reflectate în documente care se întocmesc doar pe hârtie, indicând detaliile solicitate și certificate prin semnăturile redactorilor. Această metodă necesită o investiție semnificativă de timp și resurse materiale pentru crearea, circulația și stocarea documentației. Există, de asemenea, riscul pierderii iremediabile a documentului dacă suportul fizic este distrus.

Electronic - implică faptul că toate procesele de afaceri sunt înregistrate în documente care nu au original pe hârtie, doar în formă electronică. Pentru a oferi documentelor forță legală, se folosesc semnături digitale electronice, care protejează împotriva plagiatului și a denaturarii documentației. Această metodă de contabilitate vă permite să minimizați timpul pentru crearea documentelor și să creșteți controlul asupra mișcării acestora.

Amestecat - presupune că coordonarea și aprobarea documentelor se realizează pe hârtie, iar pregătirea și transmiterea între unități structurale sau salariați se realizează cu ajutorul computerelor. În acest caz, documentul original pe hârtie are forță juridică. Această metodă asigură optimizarea programului fluxului de documentație la întreprindere.

Gestionarea electronică a documentelor

Management electronic document (EDF)- un mecanism unificat de lucru cu documentele transmise în formă electronică, cu implementarea conceptului de „muncă de birou fără hârtie”.

Principii de bază ale managementului documentelor electronice:

· Înregistrarea unică a unui document, permițându-vă să identificați în mod unic documentul.

· Posibilitatea executării în paralel a operațiunilor, permițând reducerea timpului de mișcare a documentelor și creșterea eficienței executării acestora.

· Continuitatea mișcării documentului, permițând identificarea persoanei responsabile cu executarea documentului (sarcinii) în fiecare moment din viața documentului (procesului).

· O bază de date unificată (sau distribuită coordonat) de informații despre documente, care elimină posibilitatea de duplicare a documentelor.

· Un sistem de căutare a documentelor organizat eficient, care vă permite să găsiți un document, având informații minime despre el.

· Sistem de raportare dezvoltat diverse stăriși atributele documentului, permițându-vă să controlați mișcarea documentelor prin procesele de flux de documente și să acceptați decizii de management, pe baza datelor din rapoarte.

Folosit pe scară largă în management mijloace electronice crearea și prelucrarea documentelor, prin urmare fluxul de documente este considerat ca parte integrantă a suportului informațional de management și include circulația fluxurilor de informații ale organizației - primirea, prelucrarea, prelucrarea, utilizarea acestora.

Dacă până de curând în literatura de afaceri era obișnuit să se separe fluxul de documente tradițional și electronic unul de celălalt, acum vorbim despre apariția unui tip nou, modern de flux de documente, care combină cele mai bune calități ale muncii tradiționale de birou cu tehnologiile moderne de creare. , prelucrarea și transmiterea documentelor la destinație.

În prezent, în munca de birou din Rusia există încă o combinație a ambelor tipuri de flux de documente, cu o oarecare predominanță a celor electronice în marile centre administrative și industriale.

Managementul tradițional de documente își păstrează poziția în anumite domenii specifice ale muncii de birou, în special unde despre care vorbim despre documente confidențiale (documente de utilizare limitată).

Deci, fluxul de documente modern al unei organizații ar trebui considerat ca un flux de documente mixt, bazat pe utilizarea prioritară a tehnologiei electronice pentru lucrul cu documente.

Aceasta din urmă înseamnă că documentele, de regulă, sunt create folosind mijloace tehnologice moderne (echipamente de birou, materiale etc.), iar transmiterea, prelucrarea și stocarea lor se realizează atât pe cale electronică, cât și pe hârtie.

Fluxul de documente modern al unei organizații este format ca urmare a „fuziunii” organizate a trei fluxuri de informații independente de-a lungul cărora „călătoresc” documentele interne, documentele primite și documentele de ieșire.

Fluxul de informații extern asigură deplasarea documentelor de intrare și de ieșire, iar fluxul de informații intern asigură deplasarea documentelor în cadrul întreprinderii.

LA documente interneSe obișnuiește să se clasifice documentele elaborate de funcționari pe baza obiectivelor și nevoilor organizației (diviziunile sale structurale) și în conformitate cu regulile interne elaborarea documentelor. Cu alte cuvinte, acestea sunt documente rezultate din activitati interneîntreprinderilor.

Organizare generală lucrul cu documentele interne ale organizației arată astfel:

Documentele primite- Sunt documente primite de organizație din exterior prin diverse canale de comunicare.

Organizarea generală a muncii cu documentele primite ale organizației este următoarea:

Documente de ieșire- sunt documente elaborate în cadrul organizației și trimise în afara acesteia pentru îndrumare organelor de conducere inferioare (funcționari subordonați, instituții și organizații) sau în urma unor instrucțiuni scrise (documente de îndrumare) ale celei mai înalte autorități (directori superiori).

Organizarea generală a muncii cu documentele de ieșire ale organizației este următoarea:

Sisteme electronice de gestionare a documentelor

Sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) engleză. EDMS (Electronic Document Management Systems) și EMC (Enterprise Content Management) -este un sistem de automatizare a lucrului cu documente informative de-a lungul întregului ciclu de viață al acestora (creare, modificare, stocare, căutare, clasificare etc.), precum și procese de interacțiune între angajați. În acest caz, documentele înseamnă în primul rând nestructurat documente electronice(Fișiere Word, Excel etc.). De regulă, un EDMS include o arhivă electronică de documente și un sistem de automatizare a proceselor de afaceri și de sprijinire a funcționalității de birou.

În prezent, există un număr mare de sisteme electronice de gestionare a documentelor. În acest caz, este necesar să se facă distincția între termenii „flux de documente” și „muncă de birou”. Munca de birou este un termen folosit în practica de birou pentru a desemna un set formal de reguli pentru lucrul cu documente. Există sisteme de gestionare a documentelor care pot fi configurate pentru a îndeplini regulile necesare fluxului de lucru. Există însă sisteme care au urmărit inițial să susțină tocmai aceste reguli și, în acest sens, nu mai au funcții generale suficient încât să poată fi numite sisteme de management al documentelor.

Orice sistem de flux de lucru poate conține elemente din fiecare dintre următoarele categorii, dar majoritatea au un accent specific într-o zonă, legată în primul rând de poziționarea produsului.

Clasificarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor:

1.EDMS universal „în cutie”:

o set standard de funcții;

o imposibilitatea de a satisface pe deplin nevoile unei anumite organizații;

o costuri reduse de timp pentru achiziție și instalare;

o cost relativ scăzut;

o necesitatea achiziționării unei licențe pentru fiecare implementat la locul de muncă.

2.EDMS dezvoltat individual:

o cel mai personalizat sistem;

o costuri mari de timp;

o cost ridicat de dezvoltare;

o costuri asociate: costurile de instruire a angajaților, achiziționarea de noi echipamente și software.

3.EDMS combinat:

o o platformă de bază pentru care sunt dezvoltate modulele suplimentare necesare;

o respectarea deplină a nevoilor întreprinderii;

o costuri reduse de timp pentru dezvoltare și implementare;

o costul include: prețul platformei de bază și costul modificării individuale, în funcție de complexitatea comenzii;

o transferul drepturilor asupra produsului către client;

o ușurință de învățare și utilizare;

o Rusificare completă;

o interfață ușor de utilizat;

o interacțiunea cu aplicațiile de birou existente.

În conformitate cu numărul de funcții implementate, EDMS sunt împărțite în:

· Sisteme cu mijloace dezvoltate de stocare și recuperare a informațiilor (arhive electronice - EA). O arhivă electronică este un caz special al unui sistem de management al documentelor axat pe stocarea și regăsirea eficientă a informațiilor. Unele sisteme se remarcă în special prin instrumentele de căutare full-text dezvoltate: căutare fuzzy, căutare semantică etc., altele - datorită organizării eficiente a stocării: HSM, suport pentru o gamă largă de echipamente pentru stocarea informațiilor etc.

· Sisteme cu instrumente avansate de flux de lucru (WF).. Aceste sisteme sunt concepute în principal pentru a asigura mișcarea anumitor obiecte de-a lungul unor rute prestabilite (așa-numita „rutare rigidă”). În fiecare etapă, obiectul se poate schimba, așa că se numește cuvântul general „muncă”. Sistemele de acest tip sunt numite sisteme de flux de lucru - „flux de lucru” (din păcate, nu există un echivalent exact pentru acest termen în rusă). Documentele pot fi asociate cu locuri de muncă, dar documentele nu reprezintă obiectul de bază al acestor sisteme. Cu ajutorul unor astfel de sisteme, este posibilă organizarea anumitor lucrări pentru care toate etapele sunt cunoscute în prealabil și pot fi prescrise.

· Sisteme concentrate pe sprijinirea managementului organizațional și a acumulării de cunoștințe. Acestea sunt sisteme „hibride”, care combină de obicei elemente ale celor două anterioare. În acest caz, conceptul de bază în sistem poate fi atât documentul în sine, cât și sarcina care trebuie finalizată. Pentru a gestiona o organizație, aveți nevoie atât de rutare „hard” cât și „free”, atunci când traseul unui document este atribuit de către manager („descrie” documentul primit), astfel încât ambele tehnologii într-o formă sau alta pot fi prezente într-o asemenea formă. sisteme. Aceste sisteme sunt utilizate activ în structurile de conducere guvernamentale, în birouri companii mari, care se disting printr-o ierarhie dezvoltată, au anumite reguli și proceduri pentru circulația documentelor. În același timp, angajații creează colectiv documente, pregătesc și iau decizii, execută sau controlează execuția acestora.

La implementarea unor astfel de sisteme la întreprinderi mari, este important să se determine dacă sistemul oferă capacitatea de administrare eficientă, procesare a unor volume mari de informații, integrare cu sisteme automate de management al producției, scalabilitate, implementare în etape, luând în considerare distribuția teritorială, structura organizatorică complexă. , acces bazat pe roluri etc.

· Sisteme axate pe sprijinirea colaborării. Aceasta este o nouă tendință în domeniul sistemelor de management al documentelor asociate cu înțelegerea variabilității conditiile magazinului V lumea modernăși cu nevoia de a avea „doar ceea ce este necesar” pentru mișcare rapidă, fără balast inutil, foarte util, dar greu. Astfel de sisteme, spre deosebire de cele anterioare, nu includ conceptul de ierarhie în organizație și nu le pasă de nicio formalizare a fluxului de muncă. Sarcina lor este să se asigure că oamenii din organizație lucrează împreună, chiar dacă sunt separați geografic, și să păstreze rezultatele acestei lucrări. De obicei implementat în conceptul de „portale”. Furnizează servicii de stocare și publicare a documentelor pe intranet, căutare de informații, discuții și programare (atât reale, cât și virtuale). Astfel de sisteme găsesc clienți printre cei care se dezvoltă rapid societăţi comerciale, grupuri de lucru în companii mari și agenții guvernamentale.

· Sisteme cu servicii suplimentare dezvoltate.De exemplu, serviciul de management al relațiilor cu clienții (CRM - Customer Relation Management), managementul proiectelor, facturarea, e-mailul etc. (Rețineți că, în ceea ce privește complexitatea funcțiilor, sistemul de management al documentelor și, de exemplu, serviciul CRM pot avea proporții diferite în funcție de organizație.Dar în contextul acestui articol, funcționalitatea CRM este opțională).

Cerințe standard pentru EDMS

Dacă respectăm litera standardului de întocmire a specificațiilor tehnice, cerințele pe care un utilizator obișnuit le poate prezenta unui sistem electronic de gestionare a documentelor tipice pot fi descrise după cum urmează.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor ar trebui:

· asigura depozitarea în siguranță a documentelor și descrierilor acestora;

· asigurarea ciclului de viață al unui document (crearea acestuia, stocarea versiunilor, publicarea, blocarea accesului la un document confiscat, transferul unui document pentru stocare într-o arhivă);

· permite utilizatorului să specifice diverse tipuri de documente, să creeze și să editeze carduri pentru acestea;

· menține o ierarhie de categorii pentru căutarea eficientă a documentelor;

· căutarea documentelor pe baza informațiilor din card, precum și a textului integral;

· asigura separarea accesului la documente la nivelul utilizatorilor individuali, pe baza principiilor rolului, si pe baza structurii ierarhice a organizatiei;

· suportă tehnologia HSM;

· înregistrați toate evenimentele legate de activitatea utilizatorilor și de sistemul însuși; este necesar să existe instrumente de administrare dezvoltate;

· sprijină accesul de la distanță la informații.

Sistemele avansate ar trebui să accepte:

· tehnologii de cluster de furnizat funcţionare neîntreruptă;

· organizații distribuite geografic;

· Algoritmi de criptare pentru stocarea si transmiterea datelor;

· semnatura digitala.

Cerințe de arhitectură:

· disponibilitatea unui server de aplicații dedicat;

· prezența unui client subțire; suport pentru accesarea documentelor folosind un browser.

· multi-platformă pentru a asigura scalabilitate;

Cerințe pentru deschidere și integrare cu alte sisteme:

· integrare cu instrumente de introducere a documentelor în flux;

· integrare cu aplicații de birou;

· integrarea e-mailului;

· disponibilitatea unei interfețe software dezvoltate (API);

· integrare cu servicii standard de directoare (de exemplu, LDAP) pentru a menține și sincroniza lista de utilizatori ai sistemului;

· capacitatea de a adapta interfața cu utilizatorul la sarcini specifice;

· capacitatea de a completa sistemul cu propriile componente specializate;

Dacă se utilizează o bază de date externă pentru a stoca atributele documentului, este necesar să existe o descriere detaliată a structurii datelor și a instrumentelor pentru lucrul cu diferite SGBD.

Crearea componentelor sistemului electronic de management al documentelor

Arhitectura componentelor sistemului electronic de management al documentelor este prezentată în Figura 1. Elementele principale ale arhitecturii sunt:

Stație de lucru client - componente ale interfeței utilizator și controale. Server de aplicații - componente de server pentru executarea logicii de afaceri a sistemului. Server de baze de date - componente ale stocării și accesului la date.

Componentele sistemului electronic de management al documentelor interacționează cu alte sisteme prin interfața software EDMS, la rândul lor, alte sisteme interacționează cu sistemul electronic de management al documentelor prin interfața software EDMS.

Figura 1. Arhitectura componentelor unui sistem electronic de gestionare a documentelor

Acest capitol a examinat conceptele de bază, tipurile și metodele de organizare a fluxului de documente, precum și fluxul documentelor electronice, clasificarea și principiile. Informații generale despre sistemele electronice de gestionare a documentelor, clasificare și cerințe. Acum trecem la revizuirea și selecția sistemelor electronice de gestionare a documentelor.

2. Revizuirea sistemelor cheie de gestionare a documentelor electronice

În prezent, piața rusă oferă o selecție destul de largă de EDMS, care pot îndeplini cerințele și sarcinile de automatizare a activităților de management ale unei organizații, dar au cerințe software diferite. Mai jos este o prezentare generală a unor sisteme automate. Aceste sisteme nu au fost alese întâmplător, ci pe baza unui studiu al DSS Consulting, care a lansat un raport analitic privind dezvoltarea pieței ruse pentru sistemele EDMS și ECM în 2010.

Distribuția industriei după numărul de implementări

Această secțiune va examina distribuția în industrie a proiectelor pentru implementarea produselor EDMS/ECM produse în serie în Rusia în perioada 2009-2010.

Diagrama 1. Distribuția implementărilor produselor EDMS/ECM produse în serie pe industrie în Rusia, pe baza rezultatelor din 2010

La sfârșitul anului 2010, cel mai mare număr de proiecte de implementare a produselor EDMS/ECM produse în serie a fost înregistrat în sectorul public - 28% din implementări.

Al doilea loc în numărul proiectelor de implementare finalizate cu succes îl ocupă sector Financial economie, a căror creștere a ponderii implementărilor a fost de (1%), atingând cifra de (9%) la finele anului 2010.

În plus, produsele EDMS/ECM produse în serie sunt solicitate de la întreprinderile de petrol și gaze și industria chimica(8% din implementări), construcții (7%) și în domeniul științei și educației (7%). De remarcat că au fost întocmite și statisticile implementărilor pe segmentul științific și educațional proiecte educaționale implementare.

Diagrama 2. Distribuția implementărilor produselor EDMS/ECM produse în serie în Rusia, pe baza rezultatelor anului 2010

Din diagramă rezultă că, în ceea ce privește numărul de implementări în Rusia, Directum EDMS ocupă (25% din piață), DocsVision (15% din piață), 1C-Document Management 8 (9% din piață) și alte EDMS (51% din piață).

Astfel, luând în considerare toate diagramele de mai sus, selectăm cele mai populare EDMS:

.„Directum”, Directum;

2.„DocsVision”, DocsVision;

3.„1C: Flux de documente 8”, 1C;

Revizuirea soluțiilor standard EDMS

Directum este un sistem electronic de management al documentelor și interacțiunilor care vizează creșterea eficienței tuturor angajaților organizației în diferite domenii ale acestora. activități comune.

Scurta descriere sisteme

Sistemul DIRECTUM este un sistem ECM cu drepturi depline și suportă întregul ciclu de viață al gestionării documentelor, în timp ce munca tradițională de birou „pe hârtie” se încadrează perfect în fluxul de documente electronice. DIRECTUM asigură organizarea și controlul eficient al proceselor de afaceri bazate pe tehnologia Workflow: aprobarea documentelor, procesarea comenzilor complexe, pregătirea și desfășurarea de întâlniri, susținerea ciclului de vânzări și alte procese de interacțiune.

Probleme de rezolvat

Ca urmare a implementării unui sistem electronic de management al documentelor, sunt rezolvate următoarele sarcini:

· lucrul cu documente și aprobarea acestora în cadrul organizației se efectuează numai în formă electronică folosind o semnătură digitală electronică;

· conducerea superioară lucrează cu documente din sistem;

· controlul disciplinei de performanță se realizează pe baza datelor sistemului;

· Toate unitățile structurale lucrează în sistem, inclusiv angajații obișnuiți;

· a fost creat un depozit unificat de documente electronice și cunoștințe corporative, cu care toți angajații lucrează în conformitate cu autoritatea lor.

Funcționalitatea principală a sistemului este determinată de următoarele capacități:

· Disponibilitatea unui instrument care simplifică identificarea și căutarea documentelor pe hârtie. Disponibilitatea unui mecanism de flux de lucru orientat spre afaceri și a unui editor standard de diagrame de rute care vă permite să modelați rute complexe de afaceri.

· Capacitatea de a crea și gestiona depozite de documente cu un volum aproape nelimitat într-un singur sistem pentru diferite tipuri de conținut de-a lungul întregului ciclu de viață al documentului.

· Funcționalitate extinsă a sistemului datorită prezenței modulelor Meeting Management, Contract Management și Customer Relationship Management.

· Implementarea extinsă a mecanismului de semnătură digitală electronică (EDS) pentru tranziția la gestionarea documentelor electronice, inclusiv utilizarea instrumentelor de protecție criptografică certificate în Federația Rusă.

· Un mecanism universal de integrare care simplifică munca SAP, 1C și a altor sisteme ERP în DIRECTUM.

· Posibilitatea de organizare a muncii distribuite geografic în modul off-line cu suport pentru o structură de server ierarhică.

· Disponibilitatea a două moduri pentru utilizatori de a lucra cu sistemul: printr-un client desktop și printr-un client web (folosind un browser web)

· Capacitatea de a organiza schimbul de documente electronice cu semnături digitale între diferite organizații, chiar dacă acestea folosesc sisteme diferite de gestionare a documentelor sau nu le folosesc deloc.

· Scalabilitate ridicată a sistemului, asigurând munca a mii de utilizatori și stocarea a milioane de documente diferite.

· Disponibilitatea instrumentelor dezvoltate (IS-Builder), care vă permite să adaptați rapid sistemul, să îl integrați cu alte sisteme și, de asemenea, să îl modificați singur, ținând cont de dezvoltarea organizației.

· Respectarea standardelor și normelor rusești de muncă și management de birou (GSDOU).

Arhitectura sistemului

Compoziția sistemului:

· Gestionarea electronică a documentelor. Crearea și stocarea diverselor documente nestructurate (texte Microsoft Word, tabele Microsoft Excel, desene Microsoft Visio, CorelDraw, videoclipuri etc.); suport pentru versiuni de documente și semnături digitale; structurarea documentelor în dosare; atribuirea drepturilor de acces la documente; istoricul lucrului cu documente; căutarea în text integral și prin atribute a documentelor.

· Managementul proceselor de afaceri. Suport pentru procesele de aprobare și procesare a documentelor în toate etapele ciclului de viață al acestora (docflow); emiterea sarcinilor electronice și monitorizarea executării acestora; interacțiunea dintre angajați în timpul proceselor de afaceri; suport pentru trasee libere și rigide (flux de lucru).

· Gestionarea contractelor. Organizarea procesului de aprobare și înregistrare a contractelor și a documentelor aferente, precum și a lucrărilor operaționale cu acestea (căutare, analiză, editare etc.).

· Managementul întâlnirilor. Organizarea pregătirii și desfășurării ședințelor (coordonarea locului și timpului, componența participanților, ordinea de zi); generarea și distribuirea protocolului; monitorizarea implementării deciziilor ședinței.

· Birou. Înregistrarea documentelor pe hârtie în conformitate cu cerințele instituției de învățământ bugetar de stat; menținerea unei liste de cazuri cu reguli de numerotare flexibile; distribuirea și controlul locației documentelor pe hârtie; organizarea schimbului de documente electronice cu semnături digitale cu alte organizații.

· Managementul interactiunii cu clientii. Menținerea unei baze de date unificate cu organizații și persoane de contact; menținerea unui istoric al întâlnirilor, apelurilor și corespondenței cu clienții; susținerea procesului de vânzare în conformitate cu etapele reglementate; planificare activitati de marketing; analiza eficacității vânzărilor și a influențelor de marketing.

Figura 2. Compoziția modulară a DIRECTUM EDMS

Capacitățile sistemului DIRECTUM sunt extinse semnificativ datorită următoarelor componente:

· Instrument de dezvoltare specific domeniului IS-Builder. Modificarea și dezvoltarea de noi carduri electronice de documente, directoare, rapoarte, blocuri de rute standard; limbaj de programare încorporat ISBL; integrarea cu alte sisteme.

· Servicii de stocare a fișierelor (DIRECTUM Storage Services). Gestionarea stocării unor cantități mari de date într-un singur sistem; arhivarea documentelor; lucrul cu date media; stabilirea politicilor de stocare care asigură mișcarea automată a datelor între unitățile de stocare.

· Server de acces web. Lucrați cu documente electronice, sarcini, sarcini prin intermediul unui browser web.

· Extensii pentru SharePoint. Un set de părți web gata făcute și mecanisme de integrare care oferă acces la datele DIRECTUM dintr-un portal bazat pe Microsoft SharePoint.

· Server de replicare. Crearea de sisteme distribuite geografic care fac schimb de date off-line; sistem ierarhic de servere secundare; compoziția personalizabilă a datelor replicate.

· DIRECTUM OverDoc. Vizualizarea, editarea și semnarea documentelor cu semnătură digitală în afara sistemului DIRECTUM pentru schimb între diferite organizații; distribuite gratuit.

· Tehnologie pentru identificarea rapidă a documentelor DIRECTUM RapID. Marcarea și căutarea documentelor pe bază de coduri de bare, oferind acces rapid la un document electronic din copia sa pe hârtie.

· Servicii de captare a documentelor (DIRECTUM Capture Services). Introducerea în bloc a documentelor în DIRECTUM din diverse surse (scanere, MFP, sistem de fișiere, faxuri, e-mail etc.).

· Servicii de transformare a documentelor (DIRECTUM Transformation Services). Conversia documentelor în alte formate, extragerea de informații utile din documente.

· Set de instrumente de integrare (DIRECTUM Integration Toolset). Integrare ușoară cu sistemele ERP: sincronizare bidirecțională a directoarelor, includerea obiectelor de sistem în fluxul de lucru, generarea documentelor și accesul la acestea din sistemul ERP.

Avantajele sistemului

Efectul implementării DIRECTUM este conștientizarea beneficiilor pe care le oferă implementarea managementului documentelor:

· Transparența proceselor de afaceri. Sistemul DIRECTUM oferă capacitatea de a urmări etapele proceselor de afaceri, ceea ce face ca toate activitățile din organizație să fie absolut transparente și controlabile. În plus, mecanismul fluxului de lucru include toate instrumentele necesare pentru configurarea proceselor de orice complexitate.

· Eliminarea accesului neautorizat. O scurgere de informații confidențiale poate duce la milioane de pierderi pentru o organizație.

· Creșterea disciplinei de performanță. Potrivit statisticilor, 20% din sarcinile primite nu sunt îndeplinite de către angajații care răspund de acestea. Oferind controlul complet asupra tuturor etapelor de lucru pentru management, sistemul DIRECTUM afectează direct disciplina de performanță a angajaților.

· Respectarea standardelor ISO-9000. Stabilirea managementului calității a devenit acum una dintre sarcinile prioritare rezolvate de companiile rusești. Dezvoltat în conformitate cu cerințele ISO 9001, Sistemul de Management al Calității (SMC) devine baza conceptuală pentru îmbunătățirea sistemului de management al organizației. Una dintre cerințele pentru QMS este un flux de documente transparent și interacțiunea informațională. Avantajele utilizării DIRECTUM la realizarea unui SMC: asigurarea respectării stricte a secțiunilor standardului ISO 9001:2000 privind managementul documentelor și înregistrărilor; sprijin pentru implementarea reglementărilor de către angajați în cadrul proceselor de afaceri descrise; furnizarea de mijloace pentru controlul managerial asupra funcționării SMC.

· Reducerea timpului petrecut de manageri și angajați. Utilizarea sistemului DIRECTUM reduce timpul petrecut cu aproape toate operațiunile de rutină cu documente (creare, căutare, aprobare etc.

· Ușurință de inovare și învățare. Datorită sistemului de notificare construit pe sistemul DIRECTUM: noile reguli de lucru sunt comunicate rapid tuturor angajaților; rutele și șabloanele de documente pot fi modificate cu ușurință, după care angajații încep automat să lucreze într-un mod nou.

· Odată cu începerea funcționării sistemului DIRECTUM, se formează baza de cunoștințe corporative a organizației, ceea ce, la rândul său, face posibilă reducerea timpului alocat pregătirii noilor angajați.

· Dezvoltare cultură corporatistă. Procesul de introducere a managementului electronic al documentelor stabilește și menține cultura corporativă.

· Concentrați-vă pe îmbunătățirea eficienței generale a muncii. Management avansat de conținut cu suport pentru ciclul de viață complet, introducerea documentelor din diverse surse, conversia și stocarea documentelor în diferite formate.

DocsVision

Platforma DocsVision stă la baza managementului electronic al documentelor - crearea unui sistem de management al documentelor și proceselor de afaceri și include doar elementele de bază destinate stocării informațiilor, accesării acesteia și, de asemenea, oferind utilizatorului o interfață familiară și convenabilă.

Scurtă descriere a sistemului

Principalele procese automatizate folosind EDMS DocsVision sunt înregistrarea documentelor de intrare/ieșire și procesele-verbale ale întâlnirilor; pregătirea, coordonarea și execuția documentației administrative interne; controlul asupra executării comenzilor.

Platforma constă din părți client și server. Componentele serverului vă permit să creați toate structurile necesare pentru stocarea datelor (carduri de cont și fișiere de documente electronice) și, de asemenea, să mențineți integritatea acestora în viitor, să vă asigurați că clientul primește, actualizează și șterge datele în conformitate cu drepturile de acces. Componentele client oferă o interfață pentru utilizatorul final pentru a lucra cu informațiile conținute în baza de date, inclusiv căutarea, vizualizarea și modificarea acesteia.

Principala componentă client a platformei DocsVision este Navigator (se rulează ca o aplicație în mediul Microsoft Internet Explorer), care oferă acces la toate obiectele DocsVision:

· vizualizarea arborelui de foldere și carduri situate în foldere;

· vizualizarea conținutului cardurilor și gruparea acestora după anumite semne;

· căutarea cardurilor pe baza unor criterii specificate;

· crearea de noi și editarea documentelor existente.

Pentru claritate și comoditate în lucrul cu documente electronice, cardurile sunt grupate în foldere, similare folderelor Explorer, oferind stocarea logică și ordonată a documentelor în conformitate cu regulile stabilite în organizație. Formularele pentru înregistrarea documentelor - carduri de documente - pot diferi în fiecare organizație și pot fi dezvoltate independent de aceasta, prin urmare nu fac parte din platforma DocsVision, ci fac parte din aplicația încorporată DocsVision „Office Management”.

Probleme de rezolvat

DocsVision asigură integrarea tuturor aplicațiilor create pe baza platformei într-un singur spațiu pentru gestionarea documentelor și proceselor din organizație.

Principalele caracteristici ale DocsVision:

· Automatizarea managementului întreprinderii.

· Sprijinul abordării proceselor în organizarea managementului.

· Automatizarea sistemelor de management al calitatii.

· Automatizarea proceselor de aprobare a documentelor.

· Mijloace de monitorizare a executării documentelor și sarcinilor.

· Dirijarea și livrarea documentelor către stațiile de lucru ale utilizatorului.

· Managementul proceselor de procesare a documentelor.

· Organizarea interactiunii cu contrapartidele si clientii.

· Automatizari pentru birou.

· Crearea unei arhive electronice de documente.

Arhitectura sistemului

Arhitectura platformei DocsVision se bazează pe tehnologii care oferă capacitatea de a implementa soluții scalabile. Accentul soluțiilor arhitecturale DocsVision este integrarea soluțiilor bazate pe DocsVision, scalabilitatea sistemului, capacitatea de a se integra în infrastructura sistemului informatic al organizației, flexibilitatea, extinderea sistemului și capacitatea de a crea soluții distribuite.

Figura 3. Arhitectura sistemului DocsVision

DocsVision se bazează pe un principiu modular - sistemul include următoarele componente:

· Module kernel care implementează servicii de sistem de bază.

· Module de sistem care oferă instrumente de gestionare a sistemului și acces la obiectele principale ale sistemului.

· Gateway-urile sunt module pentru integrarea unui sistem de management al proceselor de afaceri cu sisteme externe, permițând procesarea uniformă a evenimentelor și obiectelor din sistemul extern.

· Modulele de aplicație care vin împreună cu sistemul îi modelează funcționalitatea din punctul de vedere al utilizatorului final. Setul de module de aplicație include carduri de documente și cărți de referință care vor fi folosite de toți cei care lucrează în sistem.

· Serverul DocsVision este construit pe baza MS SQL Server și MS IIS Web server și constă dintr-un server de stocare și un program de instalare.

· Clientul DocsVision este integrat în Internet Explorer și constă din nucleul sistemului și un set de carduri controlate de acesta.

· Serverul de rutare, parte a platformei DocsVision, vă permite să utilizați instrumente de e-mail pentru a trimite sarcini către executanți, pentru a colecta automat informații și pentru a urmări execuția acestora.

Conceptul de sistem se bazează pe ideologia componentelor care nu sunt orientate spre conectarea la server, ceea ce asigură scalabilitate maximă a sistemului.

Pentru a îndeplini aceste cerințe, sistemul este implementat într-o arhitectură cu trei niveluri, a cărei legătură de mijloc este serverul Web. Serverul Web rulează una dintre componentele de bază ale nucleului, serverul de stocare, care oferă acces la stocarea datelor și a fișierelor. Serverul de stocare este implementat ca o componentă fără stat, ceea ce permite rezolvarea problemei de scalabilitate la nivelul aplicației de nivel mediu.

Sistemul vă permite să lucrați simultan cu mai multe servere de baze de date și poate oferi, de asemenea, echilibrarea sarcinii pentru serverele de aplicații DocsVision atunci când rulați sub Microsoft AppCenter.

Arhitectura sistemului este concepută pentru a funcționa în cadrul infrastructurii actuale a sistemului informațional. DocsVision este proiectat să funcționeze cu Microsoft SQL Server ca bază de stocare a informațiilor, dar poate suporta și alte servere de baze de date cele mai comune. Atât Microsoft Exchange Server, cât și orice sistem de e-mail care acceptă protocolul SMTP pot fi utilizate ca subsistem de rutare a documentelor. Serverul principal de aplicații DocsVision rulează Microsoft Internet Information Server.

Atât Internet Explorer, cât și Microsoft Outlook pot fi utilizate ca aplicații client. Aplicațiile DocsVision pot fi integrate în Microsoft Office SharePoint Server folosind tehnologia Digital Dashboard WEB Part.

Sistemul DocsVision este implementat într-o arhitectură deschisă. Toate caracteristicile aplicației DocsVision sunt disponibile prin interfețe de programare care oferă flexibilitatea de a utiliza componentele platformei pentru a crea soluții specifice. Există instrumente pentru încorporarea funcțiilor individuale ale sistemului în aplicații deja utilizate în companii. Sistemul vă permite să combinați într-un singur complex toate aplicațiile create pe baza acestuia.

Avantajele sistemului

Toate aplicațiile create folosind DocsVision oferă următoarele beneficii:

· Mecanisme unificate de stocare și prezentare a informațiilor.

· Mecanisme unificate pentru delimitarea drepturilor de acces la documentele electronice și acțiunile cu acestea.

· Mijloace generale de navigare și acces la date și organizare a spațiului de lucru al utilizatorului.

· Structura generală carti de referinta.

· Instrumente generale pentru căutarea și regăsirea cunoștințelor.

· Gestionarea și rutarea unificate a ciclului de viață al aplicațiilor.

· O infrastructură unificată de gestionare și administrare a aplicațiilor.

· Instrumente unificate de dezvoltare (configurare) a infrastructurii.

· Un model obiect uniform pentru toate aplicațiile de sistem și prezența unui set comun de componente utilizate pentru încorporarea în aplicațiile client.

Compatibilitatea WEB inițială și completă a sistemului, în special instrumentele sale de management, vă permite să utilizați aplicații DocsVision de oriunde din rețeaua globală; disponibilitatea instrumentelor de rutare a documentelor offline vă permite să vă conectați pentru a lucra cu utilizatorii sistemului care interacționează cu sediul companiei numai prin e-mail, acest lucru vă va permite să asigurați lucrul cu următoarele entități:

· Documente electronice care conțin cantități mari de date.

· Cantități mari de documente stocate pe server.

· Număr mare de sesiuni de utilizator simultane.

1C: Fluxul documentelor

„1C: Document Flow 8” nu are specificul industriei și poate fi utilizat eficient atât în ​​sectorul public, cât și în întreprinderile comerciale, fie că este vorba de o structură holding distribuită cu un număr mare de utilizatori sau de o întreprindere mică. Fiind universal, programul poate fi ușor personalizat și adaptat specificului unei anumite organizații. Produs software „1C: Document Flow 8”, dezvoltat pe un nou platforma tehnologica„1C: Enterprise 8.2” este succesorul produs software„1C: Archive 3”, care a fost folosit în sute de organizații, întreprinderi și instituții de mai bine de 10 ani și este conceput pentru a automatiza fluxul de documente.

Scurtă descriere a sistemului:

„1C: Document Flow 8” vă permite să implementați următoarele capabilități:

· eficientizați munca angajaților cu documente, eliminați posibilitatea de a pierde versiuni sau de a traversa fragmente atunci când lucrați simultan;

· reducerea timpului necesar pentru căutarea informațiilor necesare și a timpului total pentru prelucrarea colectivă a documentelor;

· îmbunătățirea calității materialului finit (proiecte, documentație etc.)

Programul rulează pe platforma 1C: Enterprise 8 și oferă următoarele operațiuni:

· stocarea oricăror documente;

· restricționarea drepturilor de acces la documente;

· lucru colectiv cu documente;

· stocare și control al versiunilor;

· emiterea si controlul comenzilor;

· raportare;

· lucrează cu sistemul printr-un browser web.

Probleme de rezolvat:

Sistemul vă permite să lucrați cu documente de orice tip. Pentru a vizualiza sau edita documente, utilizați aplicații instalate pe computerul local. Documentele text sunt editate direct în 1C: Enterprise fără a apela aplicații externe:

· Structura secțiunii. Toate documentele sunt stocate într-o structură de partiție ținând cont de drepturile de acces.

· Drepturi de acces. Posibilitatea de a seta diferite niveluri de acces pentru utilizatori și grupuri de utilizatori la secțiuni, documente și comenzi.

· Stocarea automată a versiunilor. Când verificați documentele editate în stocarea documentelor, a o nouă versiune indicând autorul, data și ora creării. Direct de pe cardul documentului, puteți vizualiza lista de versiuni, puteți șterge versiunile inutile sau puteți modifica versiunea activă (actuală).

· Căutare text integral. Căutarea datelor în text integral este furnizată (documente, secțiuni, recenzii, instrucțiuni) în toate câmpurile, inclusiv în conținutul documentelor.

· Revizuirea documentelor. Utilizatorii pot revizui documentele, cu posibilitatea opțională de a le revizui în numele altcuiva. Lista recenziilor poate fi vizualizată direct de pe cardul documentului.

· Desktop. Cea mai mare parte a muncii poate fi efectuată direct pe desktop, care arată o listă de documente pe care utilizatorul le editează, o listă de sarcini restante și oferă posibilitatea de a căuta rapid documente după conținut.

· Proprietăți suplimentare. Documentelor, comenzilor și proceselor de afaceri li se pot atribui proprietăți suplimentare care nu sunt furnizate în card. De exemplu, pentru un document puteți adăuga proprietăți suplimentare precum „importanța documentului”, „etichete”, „corespondent”, „locație de stocare”, etc.

· Emiterea instrucțiunilor. Este posibil să emiti instrucțiuni cu următoarele caracteristici (la comandă pot fi atașate link-uri către documente sau alte instrucțiuni):

o textul ordinului;

odescriere;

interpret;

o perioada de control.

· Procesele de afaceri. Pentru a automatiza munca colectivă cu documente, sunt furnizate următoarele procese de afaceri (unul sau mai multe documente pot fi atașate la fiecare dintre aceste procese de afaceri; rutarea bazată pe roluri este acceptată, ceea ce vă permite să atribuiți sarcini nu numai anumitor angajați, ci și roluri și grupuri de utilizatori)

o O comandă cu control - după finalizarea comenzii, aceasta merge la controlor, care decide dacă o consideră finalizată sau o returnează pentru revizuire.

o Aprobare - documentele atașate unui astfel de proces de afaceri sunt transmise pentru aprobare respondenților (utilizatori) specificați și apoi returnate autorului acestui proces de afaceri pentru a revizui rezultatele aprobării.

o Explorare cu crawlere - folosind acest proces de afaceri, puteți organiza o accesare cu crawlere secvențială a utilizatorilor prin listă. În acest caz, pentru fiecare utilizator vă puteți specifica propria comandă și termenul limită.

„1C: Document Flow 8” rezolvă în mod cuprinzător problemele de automatizare a contabilității documentelor, interacțiunea angajaților, controlul și analiza disciplinei performanței:

· stocarea securizată centralizată a documentelor,

· acces prompt la documente ținând cont de drepturile utilizatorului,

· înregistrarea documentelor de intrare și de ieșire,

· vizualizarea și editarea documentelor,

· controlul versiunii documentului,

· căutarea integrală a documentelor după conținutul lor,

· lucrați cu documente de orice tip: documente de birou, texte, imagini, fișiere audio și video, documente sistemului de proiectare, arhive, aplicații etc.,

· munca colectivă a utilizatorilor cu capacitatea de a coordona, aproba și controla execuția documentelor,

· rutarea documentelor, personalizabilă pentru fiecare tip de document separat,

· contabilitatea si controlul programului de lucru al angajatilor.

Documentele sunt înregistrate pe tip de document în conformitate cu reglementările privind fluxul de documente al întreprinderii. Principiile contabilității pentru documentele de intrare, de ieșire și interne încorporate în program sunt pe deplin în concordanță cu standardele și reglementările actuale:

GOST R 6.30-2003,

GOST R 51141-98,

· legea federală Federația Rusă din 27 iulie 2006 Nr. 149-FZ „Cu privire la informaţie, tehnologii informaţionale şi protectia informatiilor»,

· Cerințe GSDOU,

· Instrucțiuni standard privind munca de birou în organismele federale putere executiva.

Arhitectura sistemului:

„1C: Document Flow 8” acceptă lucrul cu mai mulți utilizatori într-o rețea locală sau prin Internet, inclusiv prin intermediul browserelor web. Structura logică a „1C: Document Flow 8” este prezentată în următoarele figuri.

Figura 4. Compoziția modulară a EDMS „1C: Document Flow 8”

Figura 5. Blocuri funcționale ale EDMS „1C: Fluxul de documente 8”

Schema de implementare a sistemului și de organizare a managementului documentelor electronice este prezentată în figura următoare.

Figura 6. Schema de implementare a EDMS „1C: Flux de documente 8”

Avantajele sistemului

„1C: Document Flow 8” a fost dezvoltat pe platforma tehnologică „1C: Enterprise 8.2”, care oferă flexibilitate ridicată, personalizare, scalabilitate, performanță și ergonomie a soluțiilor de aplicație, acceptă lucrul în modul client subțire și web, lucrul utilizatorului prin Internet , inclusiv și prin canale de comunicare cu viteză redusă.

Platforma 1C: Enterprise 8 acceptă lucrul în modul fișier, precum și cu diferite SGBD: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Serverul 1C: Enterprise 8 poate funcționa atât într-un mediu Microsoft Windows, cât și într-un mediu Linux. În timpul implementării, aceasta oferă posibilitatea de a alege arhitectura pe care va rula sistemul și capacitatea de a utiliza software open source pentru a opera serverul și baza de date.

Configurația se adresează atât întreprinderilor comerciale, cât și instituțiilor bugetare:

· Munca de birou,

· Fluxul documentelor,

·Interacţiune,

· Căutare de date.

Configurația este universală și poate fi ușor configurată și adaptată la specificul unui anume întreprindere comercială sau institutie bugetara.

Compararea și selecția EDMS

Scopul acestei revizuiri este de a vă pregăti pentru a lua o decizie atunci când alegeți EDMS optim pentru o facultate. O revizuire a caracteristicilor tuturor EDMS de pe piață vă permite să determinați criteriile de selectare a EDMS pentru a rezolva probleme specifice și să selectați o soluție bazată pe o abordare sistematică.

Pentru comparație, au fost selectate cele mai comune EDMS din Rusia:

·DocsVision

Directum

· 1C: Flux de documente 8 KORP

Sistemele prezentate în revizuire sunt comparate în funcție de parametrii selectați, combinați în șase criterii. Este de remarcat faptul că pentru toate sistemele prezentate în revizuire există destul de multă practică de implementare.

Compararea EDS în revizuire se realizează în conformitate cu următoarele criterii:

.Tehnologii folosite

.Funcționalitate

A sustine

Educaţie

Criteriul 1.Tehnologii folosite

Tabelul 1. Comparația tehnologiilor utilizate

Cameră cu servere sistem de operare Windows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7), LinuxWindows Server (2000, 2003, 2008)Windows Server (2000, 2003, 2008) Sistem de operare client cross-platformWindows (XP, Vista, 7)Windows (XP, Vista, 7) Server DB utilizat MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Modul de operare Fișier este posibil (fără un server de bază de date) MS SQL ServerMS SQL Server Instrumente pentru lucrul pe dispozitive mobile Safari Mobile nu Da (Opera Mobile , Safari Mobile, IE Mobile) Capacități de integrare 1C , API, XML1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active DirectoryVersiune demo/acces demo acces demo versiune demonoWebExistă un client subțire pe Internet ExplorerExistă un client subțire pe Internet Explorer. Un server Web este inclus în platformă Da, folosind modulul suplimentar de server Web Tehnologia de scanare Orice document pe hârtie poate fi scanat și încărcat în baza de date de informații de la orice tip de scaner care acceptă tehnologia TWAIN (un protocol standard și o interfață care definește interacțiunea dintre programe și dispozitive de captură de imagini) Pentru recunoașterea textului la introducerea documentelor pe hârtie în sistemul DocsVision, a fost implementată integrarea cu sistemul ABBY FineReader Scripting Edition. Pachetul nu este inclus în setul de bază de licențe Capture and Transformation Services (DCTS) - un set de servicii care facilitează introducerea în bloc a documentelor în Directum din surse externe (scanere, MFP, expeditori, foldere de sistem de fișiere, faxuri, servere de e-mail etc. .) și conversia ulterioară a acestora în diferite formate. Licența pentru „Serviciul de introducere a documentelor” este achiziționată separat pentru fiecare server

Este demn de remarcat variabilitatea sistemelor de operare pentru server și a serverelor de baze de date 1C: Document Management în comparație cu concurenții săi. De asemenea, puteți sublinia diferența dintre companii în politica de furnizare a unei versiuni demo/acces demo pentru potențialii utilizatori. Principalul lucru care merită subliniat chiar la începutul revizuirii noastre este că toate EDMS sunt construite pe un principiu modular, care vă permite să adăugați noi funcții la EDMS sau să dezvoltați funcționalitatea celor existente.

Criteriul 2.Politica de licențiere și prețuri

Tabelul 2. Costul licențelor excluzând costul SGBD, module suplimentare și reduceri (RUB)

1C: Flux de documenteDocsVisionDirectumPachete de licențăPROFKORPBasicExtendedCorporateLiteStandardEnterprisePackage 20/25 (DocsVision) licențe client de bază95 000163 00095 000185 000264 0003012 licențe client de bază 4100112 3500112 licențe de bază 41001 186 000254 000-320 000484 00072 000265 500459 000 Pachet de 100 de licențe client de bază 330 000398 000-495 000830 500-472 000816 000

Scopul acestui tabel este de a oferi o generală caracteristici comparative privind costul principalelor module ale produselor software în cauză și licențele client. Desigur, nu conține complet listele de prețuri ale celor trei companii prezentate, dar oferă complet potențialilor utilizatori o înțelegere a costului produselor.

De asemenea, merită să indicați care sunt principalele diferențe între pachetele de licențe prezentate în tabel pentru fiecare dintre produsele software.

1C: Fluxul documentelor

Caracteristici disponibile numai în versiunea CORP:

· Cod de bare documente și fișiere

· Scanare în flux cu recunoaștere automată a codurilor de bare

· Completarea automată a fișierelor folosind șabloane

· Tipărirea ștampilei de înregistrare

· Acceptarea sarcinilor pentru executare

· Configurarea și utilizarea condițiilor de rutare

· Procese periodice de afaceri

· Contabilitatea și utilizarea programelor de lucru

· Ierarhia proceselor de afaceri

· Oprirea proceselor de afaceri

· Servicii web pentru lucrul cu 1C: Document Management 8 fișiere din alte aplicații

· Căutare avansată pentru documente și fișiere după detalii

DocsVision

De bază: conține platforma DocsVision și aplicația Office Work.

Avansat: include ediția Basic + aplicația „Process Management” și posibilitatea de a achiziționa Light Client.

Corporate: include ediția avansată + posibilitatea de a achiziționa pachetul de optimizare a performanței, Light Client și extensia SharePoint.

Directum

Pachetele Lite, Standard și Enterprise includ o licență de bază de server pentru sistem și licențe de bază client pentru modulele de bază („Gestionarea documentelor electronice” și „Gestionarea proceselor de afaceri”). Diferența constă în principal în modulele suplimentare și licențele de server suplimentare pe care utilizatorul le va putea extinde funcționalitatea Modulelor de bază.

Politica de licențiere

1C: Fluxul documentelor

Pentru a asigura o scalabilitate convenabilă și fără probleme a platformei, toate produsele din linia 1C: Enterprise 8 sunt împărțite în următoarele categorii:

· consumabile de bază care conțin platforma, soluția de aplicație (configurare) și o licență de utilizare a produsului pe o singură stație de lucru;

· licențe de clienți competitive sau licențe pentru locuri suplimentare;

· licență pentru 1C: Server Enterprise (server de aplicații);

DocsVision

Software-ul DocsVision constă din părți server și client. Licențierea DocsVision înseamnă transferul către client a dreptului de utilizare a sistemului o anumită sumă utilizatorii care lucrează simultan cu un singur server (așa-numitul „model de licență concurent” sau licențe competitive). În același timp, numărul de stații de lucru unde va fi instalat sistemul nu este limitat în niciun fel. Cu parametri medii ai intensității activității utilizatorilor, se justifică statistic achiziționarea de licențe competitive în valoare de 70% din numărul total de utilizatori. Licențele sunt competitive, dimensiunea minimă de achiziție este de 10 bucăți. Există licențe VIP care asigură intrarea garantată în sistem.

Directum

Licențele sunt competitive. Pentru acces web, se achiziționează o licență pentru server. În caz contrar, politica de licențiere este absolut similară cu DocsVision.

Criteriul 3.Funcționalitate

Această secțiune este împărțită în următoarele părți:

· Înregistrarea și introducerea documentelor

· Lucrați cu documente

· Managementul proceselor de afaceri

· Căutarea și analiza informațiilor

· Suport pentru documente pe hârtie

· Instrumente de configurare standard

Pentru fiecare secțiune există un tabel care compară funcţionalitate considerat EDMS. În general, capacitățile sistemelor sunt aceleași, dar există și diferențe reflectate în aceste tabele. Acolo unde, în opinia noastră, au fost necesare explicații pentru capacitățile sistemelor luate în considerare, pe lângă desemnarea „+” - caracteristica a fost implementată, au fost adăugate comentarii.

Tabelul 3. Înregistrarea și introducerea documentelor

Înregistrarea documentelor+++Atașarea fișierelor+++Crearea unui document folosind un șablon+++Înregistrare din e-mail · Orice document sau fișier „1C: Document Management 8” poate fi trimis prin e-mail direct din program · Încărcarea documentelor primite sau interne · Descărcați toate atașamentele · Lucrul unui executant cu o sarcină MS Outlook fără a deschide Navigatorul DocsVision (on-line) · Sincronizarea instantanee a sarcinilor MS Outlook și a cardului de activități în Navigator · Afișarea sarcinilor DocsVision ca sarcini în MS Outlook Integrarea cu MS Outlook vă permite să salvați scrisorile primite și atașamentele acestora ca documente Directum, să trimiteți scrisori către contacte din agenda unificată Directum și, de asemenea, să înregistrați contacte în modulul „Customer Relationship Management”. Textul scrisorii poate fi trimis direct din MS Outlook ca sarcină fiecărui angajat, încredințându-i astfel munca indicată în scrisoareÎnregistrare dintr-un formular web+++Lucrul cu directoare+++Configurarea șabloanelor de numere de înregistrare+++ Controlul completării câmpurilor obligatorii ale cardului de document+ ++Posibilitatea introducerii documentelor în flux+++Înregistrarea de la un scaner+++Înregistrarea documentelor din MS Office/OpenOffice Posibil cu setări software suplimentare · Deschiderea și salvarea documentelor Microsoft Office stocate în sistem direct din aplicațiile Microsoft Office · Generarea automată a atributelor cardului de cont din câmpuri și proprietăți document Microsoft Birou și spate-

Tabelul 4. Lucrul cu documente

1C funcțional: Flux de documenteDocsVisionDirectumFormarea unei liste de corespondență+++Modificarea fișierelor atașate+++Mijloace încorporate de vizualizare a fișierelor atașate - previzualizare (fără deschiderea cardului) - Lucrul cu proiecte de documente+++Emiterea automată de memento-uri despre încălcarea termenului de revizuire, despre apropierea și încălcarea termenului de pregătire a proiectelor++ +Lucrarea cu versiuni de documente+++Menținerea structurii de foldere a documentelor+++Menținerea folderelor personale ale utilizatorului+++Propriul desktop de oriunde+++Stabilirea conexiunilor cu alte documente înregistrată în sistem+++Suport proceduri de aprobare/aprobare a documentelor+ ++Posibilitatea emiterii instrucțiunilor+++Posibilitatea utilizării rapoartelor intermediare la execuție Primirea rapoartelor generate automat privind disciplina de performanță a angajaților - Lucrul cu documente în modul Off-line Crearea sisteme distribuite geografic care fac schimb de date off-line Executarea unei sarcini fără acces direct al utilizatorului la serverul DocsVision (sarcină off-line prin e-mail Microsoft Exchange și Outlook) Crearea de sisteme distribuite geografic care schimbă date off-line Menținerea unei foi de aprobare+++Automat înregistrarea livrării, primirii și citirii mesajelor în sistem+++

Tabelul 5. Managementul proceselor de afaceri

1C funcțional: Flux de documenteDocsVisionDirectumCrearea rutelor standard de documente+++Suport în trasee de ramuri+++Rute de legare la tipuri de documente, executori etc.+++Mecanisme de monitorizare a execuției documentelor+++Asigurarea dirijarii libere a documentelor+++Menținerea automată a etapelor a executării lucrărilor+ ++Controlul asupra revizuirii și executării documentelor și comenzilor într-o organizație distribuită geografic+++Asigurarea capacității de a introduce mai multe comenzi pentru un document și mai mulți executori pentru o singură comandă+++Distribuirea notificărilor prin e-mail+ ++Distribuirea documentelor pentru revizuire+++Tarcini de eliberare pe grup+++Delegarea autorității+++Automatizarea acceptării/respingerii instrucțiunilor către contractant.Posibil prin funcționalitate implementată suplimentar folosind platforma 1C: Enterprise.Pentru creșterea eficienței de finalizare a sarcinilor tipice (de exemplu, revizuirea unui contract), contractantul poate utiliza textul automat ca răspuns la sarcină (de exemplu, „luați în considerare prelungirea contractului”). Autotextul este configurat de administratorul de sistem sau de utilizator personal

Tabelul 6. Căutarea și analiza informațiilor

1C funcțional: Flux de documenteDocsVisionDirectumCăutare după detaliile documentului+++Căutare sarcini și instrucțiuni (inclusiv după termene limită, executanți, controlori)+++Căutare text integral ținând cont de morfologia limbii ruse+++Implementarea diferitelor tipuri de căutări într-o singură cerere+ ++Crearea și stocarea setărilor de căutare specializate · Setări de grup · Setări individuale ale utilizatorului În general, rezultatele unei interogări de căutare sunt plasate în folderul Rezultatele căutării de sistem, care este creat automat prima dată când este executată o interogare de căutare. Cu toate acestea, pentru a stoca date care îndeplinesc criteriile unei interogări frecvent utilizate, puteți crea un folder virtual special: de fiecare dată când este accesat, rezultatele interogării de căutare specificate în proprietățile sale vor fi actualizate · Căutări predefinite (de exemplu, „Cele mai recent documente modificate ale mele”) · Căutări speciale configurate de administrator pe baza criteriilor utilizate frecvent · Tehnologia documentelor conexePregătirea jurnalelor de documente+++Crearea de rapoarte privind disciplina de performanță+++Exportarea rapoartelor către aplicații externe+++Generator încorporat de rapoarte complexeGenerator standard de rapoarte ale 1C: Platformă Enterprise setari aditionale· Crearea de rapoarte complexe asupra datelor de sistem care nu pot fi construite folosind vederi standard · Rapoarte statistice · Este un modul separat cu propriul program de instalare · Nu este inclus în pachetul standard de livrare Sistemul oferă rapoarte de specialitate care măresc semnificativ eficiența utilizatorilor: Documente luate în considerare, comenzi restante, documente supuse returnării etc.

Tabelul 7. Suport pentru documente pe hârtie

Nume produs FuncționalitateComentarii1C: Fluxul documentelor Menținerea unei nomenclaturi de fișiere Folosit pentru crearea de noi cazuri (volume) și anularea documentelor executate în caz. Jurnal de transmitere. Se creează un card pentru fiecare document de intrare, de ieșire sau intern. Jurnalul de transfer este disponibil de pe cardul de documente. Jurnalul conține înregistrări ale transferului documentelor pe hârtie sau a copiilor acestora către angajați, precum și returnarea documentelor transferateDocsVisionMenținerea unui nomenclator de fișiereFormarea fișierelor și volumelor Arhivarea fișierelor · Transferul cazurilor către departamente · Transferarea cutii la depozitare permanentă · Distrugerea dosarelor din arhiva Directum Mentinerea unui nomenclator al dosarelor Inregistrarea documentelor Se folosesc carduri de control inregistrari (RCC) care contin toate datele primare (corespondent, divizie a organizatiei, reprezentant al organizatiei, data inregistrarii, numarul de inregistrare, tema si rezumatul documentului, modalitatea de livrare etc.) Deplasarea si executarea documentelor · Înregistrarea corespondenței complete privind executarea comenzilor · Posibilitate de trimitere spre revizuire · Configurare flexibilă de rutare Căutarea și analiza informațiilor Din momentul în care orice document este înregistrat în sistem, puteți găsi atât cartela de înregistrare a acestuia, cât și informații despre locația și procesul de execuție a documentului, cât și documentul electronic în sine.

Tabelul 8. Instrumente de configurare standard

1C funcțional: Flux de documenteDocsVisionDirectumInstrumente de proiectare a formularelor+++Instrumente pentru dezvoltarea rutelor standard de flux de documente+++Instrumente pentru crearea și configurarea unei structuri organizatorice (inclusiv distribuite)+++Instrumente pentru crearea și editarea directoarelor+++Abilitatea de a schimba interfața (în funcție de utilizator) tipuri)+++Tools document template settings (MS Office)+++

Criteriul 4.Drepturi de acces și securitatea informațiilor

Toate sistemele prezentate în revizuire implementează mijloace fiabile de delimitare a puterilor și de control al accesului la date și elemente securitatea informatiei prezentate în următoarele două tabele.

Tabelul 9. Drepturi de acces

Suport pentru diverse metode de autentificare+++Atribuire drepturi utilizatorilor+++Atribuire drepturi grupurilor de utilizatori+++Suport roluri de utilizator+++Delimitarea drepturilor de acces la obiectele de sistem+++Delimitarea drepturilor de acces la operațiuni la RCC / fișiere atașate / nivel de cerințe++ +

Tabelul 10. Securitatea informațiilor

Caracteristici 1C: Flux de documenteDocsVisionDirectumCriptarea datelor de sistem, criptarea datelor în timpul transmiterii+++Înregistrarea acțiunilor utilizatorului+++Instrumente pentru monitorizarea evenimentelor din sistem+++Utilizarea semnăturii digitale+++Utilizarea instrumentelor de protecție criptografică certificate+++Blocarea dinamică a unui document (nu poate fi editat/editabil de către alt angajat)+++Organizarea backup-ului bazei de date (inclusiv programat)+++

Criteriul 5.A sustine

Tabelul 11. Comparația serviciilor de asistență

Elemente de comparație 1C: Flux de documenteDocsVisionDirectumPrincipii pentru furnizarea de suport tehnic Pachetul de livrare a produsului include discul 1C:ITS PROF al ediției curente și un cupon pentru serviciul ITS gratuit timp de 6 luni. Următorul - un abonament plătit la ITS. Funcționează conform regulilor fixe care determină timpul maxim de răspuns pentru un incident. Furnizat organizațiilor cu un abonament valabil pe o perioadă de 1 an pentru a actualiza versiunile sistemului Directum. Se aplică numai funcționalității standard. Furnizat pentru toate produsele companiei 1C Furnizat imediat după descărcarea versiunii demo a sistemului 1C Servicii de linie de consultare prin telefon și e-mail Disponibilitatea diferitelor niveluri de servicii în conformitate cu cerințele oricărui client Accesul la suport tehnic este deschis prin toate canalele de comunicare - telefon, e-mail, site web de asistență Livrarea discurilor ITS direct la locul de muncă al utilizatorului Accesul la suport tehnic este deschis prin toate canalele de comunicare - telefon, e-mail, site-ul DocsVision Tipuri de suport tehnic Informații pe site și lansări lunare DVD #"justify">Următoarele sunt prețurile pentru serviciul post-vânzare al EDMS. Datorită transparenței listelor de prețuri ale companiei 1C, Tabelul 12 prezintă prețurile pentru informații și suport tehnologic pentru utilizatorii 1C: Enterprise în termeni monetari. Tabelul 13 combină DocsVision și Directum, care oferă informații în termeni procentuali.

Tabelul 12

Tabelul 13

Servicii de actualizare a produselorPretAbonament pentru actualizarea versiunilor pe o perioadă de 1 an 20% (din costul software-ului) Abonament pentru actualizarea versiunilor pe o perioadă de 1 trimestru 6% (din costul software-ului) Actualizare versiunii (o singură dată, în absență al unui abonament) 50% (din costul software-ului) Suport tehnic prioritar timp de 1 an 72.000 RURUActualizarea versiunilor de produs DV25% din costul licențelor competitive

Criteriul 6.Educaţie

Instruirea angajaților este o condiție necesară pentru implementarea, utilizarea și dezvoltarea cu succes a unui sistem bazat pe oricare dintre produsele prezentate. De aceea am considerat important să reflectăm în revizuire parametrii cheie ai cursurilor desfășurate de companii (1C - cu parteneri).

Tabelul 14. Locul instruirii

Locul instruirii 1C: Flux de documenteDocsVisionDirectumLa centrele de formare certificate situate în toată Rusia există în propriile noastre centre de formare companii există + Învățare la distanță: · Training la fața locului / webinarii online · cursuri pe internet · Cărți de auto-studiu disponibile + Învățământ la distanță disponibil + (la Moscova și Izhevsk) Tabel 15. Cursuri de formare

Cursuri SEDDDurata(ore academice) Cost, freacă.Capacitățile soluției de aplicație „1C: Document Flow 8” pentru organizarea fluxului de documente electronice2410 000DocsVision elemente de bază166500Utilizarea modulelor de bază ale sistemului Directum155 700

Concluzia și selecția EDMS

Prezentare generală de mai sus reflectă caracteristici cheie sisteme de conducere electronice interne de gestionare a documentelor. Analiza generala arată că soluția de la compania 1C, în ciuda perioadei relativ scurte de timp în care produsul software (versiunea CORP) a fost pe piață, nu este inferioară altor două soluții în parametrii principali, este mai avansată tehnologic și mai atractivă ca preț . Un avantaj clar al soluției este, de asemenea, prevalența platformei 1C: Enterprise și un număr mare de specialiști de asistență.

3. Studiu de fezabilitate

Economisirea costurilor cu forța de muncă pentru utilizatorii EDMS

Să aruncăm o privire mai atentă asupra economiilor la costurile cu forța de muncă pentru utilizatorii EDMS.

Calculul economiilor anuale condiționate la costurile forței de muncă j-a calificare CU j atunci când complexitatea proceselor de pregătire și prelucrare a informațiilor se modifică ca urmare a introducerii EDMS, aceasta este determinată de formula:

CU j = C salariu (Q 1-Q 2) A2 /F j ,

unde C salariu - fond anual salariile angajat j calificări implicate în pregătirea și prelucrarea datelor, rub.; Q 1, Q 2- intensitatea muncii de pregătire și prelucrare a unei unități de date în versiunile de bază și noi ale produsului software, persoană/oră; A 2- volumul anual de muncă privind pregătirea și prelucrarea datelor într-o nouă versiune a produsului software, unități naturale; F j - timpul de lucru anual al unui salariat de calificare a j-a, angajat în pregătirea și prelucrarea datelor, h.

Să calculăm economiile de costuri pentru remunerarea unui manager care lucrează în sectorul public din categoria a 11-a a programului tarifar unificat și care are un salariu de 2.787 de ruble. Având în vedere că managerul are bonus lunarîn valoare de 75% din salariul său, salariul său lunar este de 4877,25 ruble. În consecință, fondul de salarii anual al managerului este de 58.527 de ruble. Având în vedere că la o săptămână de lucru de cinci zile, numărul de zile lucrătoare este de 249, timpul de lucru anual al managerului va fi de 1992 de ore.

Complexitatea pregătirii și procesării documentelor cu metoda anterioară de lucru și în sistem EDMS este de 25 [persoană/oră] și, respectiv, 20 [persoană/oră]. Volumul anual de lucru privind pregătirea și prelucrarea datelor în EDMS (în unități naturale) este? 80 de documente.

Astfel, obținem economii de costuri la remunerația managerului: C =58.527· (25 - 20)· 80 / 1992 = 11.752,41 ruble, care reprezintă 20% din fondul de salarii anual al unui manager de categoria a 11-a angajat în pregătirea și prelucrarea documentelor într-un sistem automat de gestionare a documentelor.

Economisirea costurilor în timpul mașinii

Când înlocuiți un produs software de bază (SP) cu unul nou, de regulă, timpul de utilizare a resurselor de calcul scade. Economiile de costuri pentru plata timpului de mașină sunt calculate folosind formula

CU msh = C msh (T 1sho - T 2sho) A 2o b

unde C mi - economii anuale de costuri pentru plata timpului de funcționare a resursei i-a a complexului de calcul sau instrumente de comunicare asociate cu îndeplinirea funcțiilor software-ului studiat, ruble; C mi - costul unei ore de funcționare a i-a resursă a unui complex de calcul sau mijloace de comunicare în raport cu un anumit circuit și mod de funcționare, rub./oră; T 1ij , T 2ij - perioada de graţie j-a operațiuni pe i-a resursă calcularea instrumentelor complexe sau de comunicare în opțiunile de bază și noi pentru utilizarea software-ului, h; A 2j -numărul de j-a operațiuni efectuate conform noii versiuni a software-ului în cursul anului.

Să calculăm economiile anuale de costuri pentru plata timpului de funcționare al unei stații de lucru automate (AWS) a unui manager într-un sistem de flux de documente automat. Costul unei ore de lucru a postului de lucru al managerului este de 7 ruble; timpul de efectuare a operațiunilor aferente contractelor pe postul de lucru al conducătorului cu vechea metodă de lucru și în sistemul automatizat de flux de documente este de 5 ore, respectiv 3 ore; 1002 -numărul de tranzacții aferente contractelor efectuate într-un sistem automat de gestionare a documentelor pe parcursul anului.

Astfel, economiile anuale de costuri pentru plata timpului de funcționare a stației de lucru automate (AWS) a managerului în rețeaua sistemului de management al documentelor vor fi: m =7·(5 - 3)·1002 =14028 ruble.

Concluzie

Scopul acestei teze a fost o analiză comparativă a sistemelor electronice de gestionare a documentelor pentru a crea specificații tehnice pentru implementarea EDMS în Instituția Autonomă de Învățământ de Stat Colegiul de Antreprenoriat Nr. 11 Departamentul de Management și Tehnologia Informației. Cercetarea și munca noastră ne permit să tragem o serie de concluzii și propuneri:

Relevanța problemei alegerii și implementării managementului electronic al documentelor este determinată de necesitatea creării unui singur spațiu de documentare la întreprindere, ținând cont utilizare rațională resurse umane atunci când efectuează anumite lucrări de birou.

Studiul problemelor din domeniul managementului înregistrărilor pe hârtie și o analiză comparativă a acesteia cu managementul înregistrărilor electronice ne-a permis să identificăm următoarele probleme semnificative în acest domeniu pentru a dezvolta soluții ulterioare la acestea:

· pierderea inevitabilă a documentelor și, prin urmare, a informațiilor;

· accesul documentelor și informațiilor conținute în acestea către un terț;

· acumularea multor documente, al căror scop și sursa sunt neclare;

· se cheltuiește o cantitate mare de timp pentru pregătirea și aprobarea documentelor, ca urmare - viteză redusă de prelucrare și informare și, prin urmare, un răspuns lent la noile influențe;

· redundanță a fluxului de documente, pierderi mari de timp pentru procesarea corespondenței de intrare și de ieșire, documente interne și familiarizare cu documentele;

· inconsecvența deciziilor luate, incapacitatea de a asigura transferul rapid al documentelor și informațiilor sursă către funcționarii care iau decizii;

· lipsa controlului executorilor, imposibilitatea transmiterii în termen scurt a instrucțiunilor care decurg din rezoluții către executorii anumiți;

· imposibilitatea stabilirii istoricului muncii cu documente;

· costurile neproductive ale timpului de lucru pentru căutare documentul solicitat, formarea unei selecții tematice de documente;

· excesul de hârtie și costurile de copiere pentru a crea mai multe copii ale unui singur document.

La analiza diferitelor sisteme electronice de gestionare a documentelor, au fost prevăzute toate nuanțele de lucru cu documentele în timpul implementării și exploatării ulterioare a managementului electronic al documentelor. Ne propunem să luăm în considerare aceste opțiuni de nevoi ca fiind cele mai semnificative în timpul procesului de selecție. sistem automatizat, corespunzător tuturor parametrilor stabiliți în organizație în domeniul managementului securizat și eficient al documentelor electronice.

Bibliografie

1.Kuznetsov I.N., Munca de birou, M.: Dashkov și K, 2006, 520 p.

2.Baykova I.Yu., Fluxul documentelor și munca de birou. Cum să organizezi munca cu documente, Eksmo, 2009, 288 p.

.G.Yu. Kasyanova., Fluxul documentelor. Mijloace fixe, ABAC, 2010, 256 pagini.

.Ilyina T.N., Loginova A.Yu., Romanov D.A. Adevărul despre managementul documentelor electronice, Moscova, DMK, 2008, 224 pp.

.Kuznetsov S.L. Selectarea si implementarea experimentala a unui sistem electronic de arhivare // Secretariat Affairs - 2006. Nr. 3

.Balasanyan V. Conceptul de automatizare a fluxului de documente interne // Open Systems - 2003. Nr. 1

.Resursa electronica: Strastenko V.V. STC IRM. De ce ai nevoie de automatizare de birou? - Mod de acces: #"justify">. Resursa electronica: Revizuirea sistemelor electronice de management al documentelor. - Mod de acces: #"justify">. Resursa electronica: Management electronic document - Sisteme de documentare de management. - Mod de acces: #"justify">. Resursa electronica: Sisteme automate de management al intreprinderii. - Mod de acces: #"justify">. Resursa electronica: Centrul de Tehnologie Calculatoare: Sistem electronic de gestionare a documentelor N-System. - Mod de acces: #"justify">. Resursa electronica: Sisteme electronice de birou - Sisteme suport documentatie. - Mod de acces: #"justify">. Resursa electronica: Tehnologia Aiteko fara lacune - Fluxul documentelor in organizatie - Mod de acces: #"justify">. Resursa electronica: descriere generala- 1C: Flux de documente 8 -1C: Enterprise 8..-Mod de acces: #"justify">. SanPiN 2.2.2.542-96. Cerințe de igienă pentru terminalele de afișare video, calculatoarele electronice personale și organizarea muncii

.GOST 12.2.049-80. Cerințe generale la locul de muncă, controale și mijloace de afișare a informațiilor.

.Resursa electronica: Descriere generala - DocsVision despre sistem. - Mod de acces: #"justify">. Resursa electronica: Descriere generala - Sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) DIRECTUM - Mod de acces: #"justify">Arhitectura tehnologiei electronice a fluxului documentelor

Multe companii ajung mai devreme sau mai târziu să înțeleagă necesitatea de a trece la gestionarea electronică a documentelor pentru a îmbunătăți eficiența suportului de documentare pentru activitățile de management. Cel mai recent software permite organizațiilor nu numai să optimizeze fluxul de documente, să reflecte toate documentele într-o singură bază de informații, dar și să monitorizeze și să analizeze procesele de afaceri de management al documentelor.

Cum să implementați un EDMS pe cont propriu și să optimizați costurile?

Pentru a gestiona eficient documentația și a asigura activitățile de management ale companiei, serviciul de suport pentru documentație trebuie să:

• a primi informații operaționale despre circulația documentelor companiei;
• asigura înregistrarea documentației de intrare, ieșire și documentație internă, controlul executării comenzilor pe documente;
• creșterea controlului asupra disciplinei performanței;
• reducerea timpului petrecut cu căutarea și aprobarea documentelor;
• asigura stocarea securizata centralizata a documentelor.

În același timp, nu toată lumea are posibilitatea de a atrage specialiști pentru a implementa un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) de la organizații terțe.

Pentru a implementa în mod independent managementul documentelor electronice, trebuie să înțelegeți sarcinile acestui proces și succesiunea acțiunilor. Pentru a face acest lucru aveți nevoie de:

1. Realizarea unui sondaj și analiză a fluxului de documente existent în companie; formula sarcini pentru departamentele implicate în implementarea EDMS; să formuleze cerințe pentru EDMS.
2. Combină eforturile serviciului de suport pentru documentație cu departamentul IT și serviciul de securitate.
3. Selectați un EDMS și dezvoltați un plan pentru implementarea acestuia.

Să luăm în considerare algoritmul pentru implementarea pas cu pas a gestionării documentelor electronice folosind exemplul companiei „Rhythm” LLC.

Studierea și analiza fluxului de documente existente

Ca urmare a analizei fluxului de documente al companiei noastre, s-au dezvăluit următoarele: fluxul de documente se desfășoară într-o formă mixtă - înregistrarea documentelor și introducerea rezoluțiilor managerilor este efectuată de angajații departamentului de management al biroului. în cardurile electronice de înregistrare ale EDMS Eufratului; coordonare, editare comună, transfer documente în vederea executării, întocmire adeverințe și rapoarte privind efectuarea disciplinei - pe hârtie.

Acest sistem de gestionare a documentelor a început să funcționeze defectuos și au apărut probleme:

• cheltuieli mari de timp și materiale pentru realizarea de copii pe hârtie a documentelor;
• pierderea documentelor;
• duplicarea documentelor;
• retrimiterea documentelor spre examinare și/sau executare;
• mult timp pentru aprobarea atât a documentației de intrare, cât și a documentației interne.

În plus, Euphrates EDMS, care a fost utilizat de companie de mai bine de 5 ani, nu a mai îndeplinit cerințele angajaților implicați în lucrul în EDMS: versiunea acestui produs software utilizată nu avea posibilitatea de a fi colectivă. editare, aprobarea documentelor sau un mecanism convenabil de căutare.

Astfel, s-a decis introducerea unui nou sistem electronic de gestionare a documentelor.

Obiectivele proiectului, rolul serviciului de învățământ preșcolar și al serviciului IT

Deoarece utilizatorii cheie ai EDMS sunt angajați ai serviciului instituției de învățământ preșcolar, care nu numai că înregistrează corespondența oficială, ci participă și la editarea și aprobarea documentelor și, de asemenea, monitorizează termenele limită pentru executarea documentelor și instrucțiunilor, cerințele pentru au fost dezvoltate EDMS serviciul instituţiei de învăţământ preşcolar. În plus, serviciul DOW a fost atât clientul, cât și co-executorul proiectului; în consecință, a determinat sarcinile proiectului și rolul serviciului IT.

Atunci când alegeți un EDMS și treceți la gestionarea electronică a documentelor, serviciul DOW stabilește următoarele cerințe: sarcini:

• stocarea documentelor de intrare, de ieșire și interne într-o bază de date electronică unică pentru a asigura accesul rapid la acestea;
• comunicarea promptă a documentelor și deciziilor managerilor către executanți;
• capacitatea de a automatiza controlul și evaluarea activităților angajaților și departamentelor pentru executarea documentelor;
• posibilitatea de antrenament raportare statistică pe documente și disciplina de performanță.

Cerințe pentru EDMS

Cerințele pentru EDMS stabilite de serviciul de asistență pentru documentație al LLC Ritm au inclus asigurarea capacității de a:

• înregistrarea, contabilitatea și controlul intrărilor, ieșirilor, documentelor interne, contestațiilor cetățenilor, documentelor organizatorice și administrative;
• posibilitatea de a traduce documente pe hârtie în vizualizare electronică, scanare pagini și fluxuri, recunoaștere documente;
• schimb de documente între unitățile distribuite geografic;
• rubricarea, clasificarea și clasificarea documentelor;
• căutarea după detalii și căutarea full-text după conținutul documentelor, ținând cont de morfologia limbii;
• înregistrarea și prelucrarea documentelor în arhivă;
• raportare;
• gestionarea drepturilor de acces;
• aplicarea semnăturii digitale electronice.

În ceea ce privește organizarea proceselor de lucru, conducerea companiei și-a formulat cerințele pentru EDMS:

• crearea proiectelor de documente;
• aprobarea proiectelor de documente;
• aprobarea documentelor;
• crearea de rezoluții și instrucțiuni;
• controlul disciplinei performanței;
• controlul versiunii documentului;
• acțiuni de înregistrare;
• delegarea de autoritate de a executa documente etc.

În plus, compania se aștepta ca EDMS să respecte conceptul de dezvoltare IT în ansamblu (standardizarea infrastructurii IT și a proceselor interne ale departamentelor IT ale biroului central și sucursalelor, unificarea proceselor de afaceri ale tuturor departamentelor), care, la rândul său, , a implicat posibilitatea creării EDMS distribuite geografic, precum și extinderea sarcinilor funcționale ale EDMS. O proprietate importantă așteptată a sistemului este deschiderea acestuia, adică. capacitatea de a face modificări, inclusiv de către specialiștii noștri.

Capacitatea EDMS de a se integra cu sistemul de informații corporative, inclusiv e-mail, aplicații standard de birou și portalul corporativ al companiei, a fost de asemenea considerată necesară.

O cerință obligatorie pentru EDMS a fost asigurarea securității informațiilor și protejarea documentelor și a informațiilor conținute în acestea.

Ca urmare a studierii propunerilor comerciale ale companiilor implicate în dezvoltarea EDMS, s-a decis introducerea produsului software „1C8: Document Flow”.

Funcționalitatea largă și universală a acestui sistem este potrivită atât pentru întreprinderile mici cu un flux mic de documente, cât și pentru exploatații mari cu un sistem de contabilitate ramificat complex.

Planul de implementare EDMS

În conformitate cu sarcinile atribuite și cerințele formulate pentru EDMS, serviciul de învățământ preșcolar, împreună cu serviciul IT, au elaborat un plan de implementare a EDMS.

S-a decis implementarea EDMS în module separate pentru a pune treptat sistemul în funcțiune și a facilita instruirea și adaptarea utilizatorilor sistemului:

asigură mai întâi înregistrarea corespondenței oficiale și procesarea rezoluțiilor managerilor de către serviciul instituției de învățământ preșcolar, apoi conectați și instruiți toți utilizatorii sistemului, apoi implementați un modul de monitorizare a termenelor de executare a documentelor și comenzilor, apoi un modul pentru aprobarea și înregistrarea documentației organizatorice și administrative și a reglementărilor locale. Apoi a fost elaborat un program de implementare a EDMS, indicând principalele activități și termenele limită pentru implementarea acestora.

În conformitate cu planul, au fost determinate etapele de implementare a EDMS.

Etapele implementării EDMS

1. La prima etapă a implementării EDMS Este important să vă asigurați că fluxul de documente al companiei este reglementat corespunzător:

• au fost elaborate și implementate forme unificate de documente;

Formularele de documente unificate sunt folosite ca șabloane atunci când se creează un document și îl trimite spre aprobare.

• Au fost elaborate și implementate instrucțiuni pentru munca de birou;
• a fost elaborată o procedură de monitorizare a termenelor de completare a documentației;

Instrucțiunile de lucru ale biroului nu numai că descriu regulile de procesare a documentelor, dar definesc și procedura de aprobare a acestora (pe baza cărora sunt create rutele de circulație și aprobare a documentelor în EDMS), regulile de înregistrare a documentelor, structura de sunt descrise numerele de înregistrare a documentelor etc.. În plus, Instrucțiunile de lucru de birou conțin secțiunea privind monitorizarea termenelor de executare a documentelor și comenzilor, care descrie procedura de control și precizează termenele, care este folosită și de angajații instituțiilor de învățământ preșcolar. serviciul instituției atunci când lucrează în EDMS.

• activitatea arhivei este organizată și reglementată;

Local reguli privind stocarea în arhivă a documentelor descriu nu numai regulile de înregistrare și crearea dosarelor pentru perioadele de stocare permanentă și temporară, dar conțin și o descriere a procedurii de creare a nomenclatoarelor dosarelor departamentelor și a unui nomenclator consolidat al dosarelor companiei. Indicii aprobați alocați unităților structurale (și, în consecință, indicii de nomenclatură de caz) sunt utilizați în EDMS pentru a genera indici de înregistrare a documentelor (de exemplu: scrisori de ieșire, memorii).

• s-a elaborat o nomenclatură de cazuri și indici ai diviziunilor structurale.

Ritm LLC folosește principiul indexării pe mai multe niveluri a diviziilor structurale, reflectând structura organizatorică a companiei (vezi tabelul).

Indici ai diviziunilor structurale ale SRL „Ritm”

Index			supraveghetor, subdiviziune structurală
			CEO
			Biroul Directorului General
			Serviciul de presă
			Prim-director general adjunct
			Administrare de calitate
			Departamentul de asigurare a calitatii
			Departamentul de licențe
			Departamentul R&D
			Departamentul Planificare și Coordonare R&D
			Departament proiecte inovatoare
			Director general adjunct pentru Comerț
			Departamentul de vanzari
			Departamentul de vanzari
			Departamentul pentru Activitate Economică Externă

Indicii de nomenclatură de caz sunt utilizați la crearea cazurilor și vă permit să determinați locația de stocare a documentului executat.

De exemplu,

În conformitate cu Instrucțiunile de documentare aprobate, numerele de ieșire ale documentelor supuse înregistrării în serviciul instituției de învățământ preșcolar „Rhythm” SRL constau din indexul unității structurale - executorul, numărul cauzei conform nomenclatorului și un continuu. număr de serie, de exemplu:

02-01-01/01/27, unde 02-01-01 este indicele unității structurale (scrisoarea a fost întocmită de departamentul de asigurare a calității din cadrul Direcției de management al calității), 01 este numărul cazului conform nomenclatorului ( scrisoarea este trimisă organului executiv federal), 27 este numărul de serie.

Numărul de înregistrare în EDMS este generat automat utilizând setări speciale ale numărătorului pentru diferite tipuri de documente. Setările numărătorului sunt descrise mai jos.

2. Etapa următoare: este necesar să se ia în considerare și să descrie caracteristicile documentele companiei : modul în care se realizează recepția și procesarea primară a documentației de intrare, de ieșire și internă.

În această etapă este necesar să se determine lista tipurilor de documente care participă la fluxul de documente.

La SRL „Rhythm” sunt procesate, stocate, transmise spre revizuire și executare următoarele tipuri de documente de management în EDMS:

• informatii si documente de referinta: scrisori (la intrare și la ieșire), oficial, rapoarte, note explicative, certificate, acte, cereri etc.;
• organizatoric- acte administrative: ordine, instrucțiuni, procese-verbale ale ședințelor.

De asemenea, a fost necesar să se decidă ce parte a fluxului de lucru pe hârtie va fi automatizată.

Astfel, după introducerea EDMS, s-a planificat oprirea transferului pentru executare a copiilor pe hârtie ale documentelor cu rezoluții ale managerilor (după crearea unui card de comandă, ale cărui câmpuri sunt completate în conformitate cu rezoluția scrisă de manager. pe un document pe hârtie, o scanare a documentului este transferată de către angajatul serviciului instituției de învățământ preșcolar către executant prin e-mail integrat cu SED). În timp ce documentele care necesită semnătură sunt transmise pe hârtie, se face o marcă corespunzătoare pe cardul de înregistrare a documentului. Unele documente (de exemplu, cereri pentru crearea unui loc de muncă, cereri pentru eliberarea de articole de papetărie) au fost planificate a fi complet automatizate: astfel de cereri sunt completate prin completarea câmpurilor corespunzătoare din fișa de înregistrare a cererii, aprobată și trimisă spre executare. în formă fără hârtie.

În conformitate cu această clasificare, în EDMS a fost creat un sistem de dosare (Fig. 1):

Orez. 1. Sistem de foldere EDMS LLC „Rhythm”

Ritm LLC are următoarele roluri atunci când lucrează în EDMS:

• funcționar (înregistrarea scrisorilor primite și trimise);
• funcţionar în departament (înregistrarea notelor oficiale);
• executor în departament (lucru cu toate documentele create de acest executor sau transmise acestui executor);
• responsabil pentru completarea directoarelor (și anume: „Corespondenți”, „Utilizatori”, „Structura companiei”);
• Administrator EDMS (întreținere EDMS, asigurarea accesului utilizatorilor, efectuarea setărilor).

Angajații autorizați ai serviciului instituției de învățământ preșcolar pot fi nu numai funcționari, ci și responsabili pentru completarea directoarelor. Administratorul EDMS trebuie să fie un angajat al serviciului IT.

4. Apoi trebuie să faceți setări administrative pentru 1C Document Flow și să completați directorul de utilizatori (Fig. 2).

Când completați cardul de utilizator, indicați numele complet, funcția și unitatea structurală.

În funcție de poziție, utilizatorii au diferite niveluri de acces la documentele postate în EDMS. Astfel, un angajat de linie are acces la citire la documentele pe care le-a creat sau la documentele trimise lui spre executare.

Șeful departamentului „vede” documentele create de el și trimise acestuia și documentele disponibile tuturor angajaților din subordine. Șeful companiei are acces la toate documentele.

Orez. 2. Card de utilizator

5. Apoi Directorul „Corespondenți” este completat. Corespondenții pot fi grupați pentru a ușura căutarea și selecția.

De exemplu, „Cumpărători”, „Furnizori”, „Contrapărți”, „Bănci”, „Ministere”, etc.

În 1C Document Flow, pot fi folosite directoare care sunt menținute în alte sisteme - contabilitate, departament contract etc. În acest caz, puteți introduce toate informațiile în cardul corespondent, inclusiv adresa, INN și alte detalii, precum și să atașați copii scanate ale documentelor furnizate de contraparte la încheierea contractelor și acordurilor (Fig. 3). În acest fel, se creează o arhivă electronică a cardurilor contrapărților și a documentelor lor statutare și de altă natură, care poate fi utilizată în plus față de serviciul DOU de către departamentul contract, contabilitate și alte departamente interesate.

Orez. 3. Card de corespondent

6. După completarea directorului „Corespondenți” din fila „Informații de reglementare și de referință”. este necesară completarea structurii firmei.

Un angajat autorizat al serviciului de învățământ preșcolar, care are rolul de „responsabil cu completarea directoarelor”, reflectă structura companiei în strictă conformitate cu structura organizatorică și cu tabelul de personal, adică. indică toate numele departamentelor, șefii acestora și indicii departamentelor. Pe măsură ce structura companiei este completată, toate informațiile specificate în cardurile de utilizator (inclusiv funcția, numele departamentului) sunt transferate automat din directorul „Utilizatori”, construind astfel o ierarhie a departamentelor și angajaților companiei.

Acest lucru face posibil ca șefii de departament să vizualizeze toate documentele și instrucțiunile emise artiștilor interpreți.

Șeful departamentului poate vizualiza toate sarcinile care i-au fost atribuite și, separat, toate sarcinile trimise subordonaților săi, precum și să urmărească progresul executării acestora (pe Desktop - în „Sarcinile mele” și „Sarcini de la mine” ” file).

7. Următorul pas - configurați numerotatori.

Cu ajutorul numerotatorilor, numerele de înregistrare sunt atribuite automat tuturor documentelor plasate în EDMS.

Sistemul vă permite să configurați numere de înregistrare folosind indici de unități structurale, perioadă, listă de cazuri etc. tipuri diferite documente, numerotatoarele individuale sunt configurate (Fig. 4).

De exemplu, a forma număr de înregistrare Documentul trimis folosește următorul format:

[IndexSubdr]/[IndexNomDel]/[Număr].

Orez. 4. Configurarea unui numărător pentru a genera automat un număr de înregistrare

8. Implementeazăsetări personale pentru fiecare utilizator.

În același timp, se setează o parolă pentru autentificarea în sistem, se realizează setările de notificare (că au fost primite documente sau comenzi), mementouri despre termenele scadente și depășite pentru executarea documentelor și comenzilor, setările de scanare (Fig. 5). , etc.

Orez. 5. Setări de scanare

9. Pregătiți și postați pentru accesul public instrucțiuni pentru utilizarea sistemului electronic de gestionare a documentelor.

Este recomandabil să emiteți astfel de instrucțiuni sub formă de instrucțiuni (o instrucțiune separată pentru fiecare aspect), ilustrați-le cu capturi de ecran și desene pentru claritate.

Notificare

Configurarea notificărilor în sistemul de flux de documente 1C

Fiecare utilizator configurează în mod independent notificările de la EDMS pe care dorește să le primească.

Configurare și administrare – Setări personale – Altele:

Faceți clic pe – Setări de notificare – și setați ca în figura următoare:

De exemplu, [email protected]

10. Următorul pas este instruirea utilizatorilor cheie responsabili cu munca de birou în diviziile structurale , care, la rândul său, poate oferi un ajutor semnificativ în pregătirea tuturor angajaților companiei.

Formarea angajaților de la Rhythm LLC a fost efectuată de serviciul de educație preșcolară. Atunci când desfășurați briefing-uri, este necesar să verificați instalarea parolelor pentru autentificarea în sistem și a setărilor personale, să demonstrați utilizatorilor capabilitățile sistemului și să explicați caracteristicile de acces pentru fiecare utilizator, precum și să le rea studiul instrucțiunilor și instrucțiunilor de lucru cu sistemul.

11. Emite un ordin de introducere a unui sistem electronic de gestionare a documentelor în operare industriala .

De exemplu:

Societate cu răspundere limitată „Rhythm”

ORDIN

______________ №_______________

Pentru a optimiza fluxul de documente și automatizarea biroului la Ritm LLC

EU COMAND:

1. Crearea unui grup de lucru de proiect pentru punerea în funcțiune a sistemului electronic de gestionare a documentelor (denumit în continuare EDMS) 1C8: Flux de documente cu următoarea componență:

1. Grupul de lucru al proiectului va pune în funcțiune comercială EDMS 1C8: Flux de documente până la „___” _______ 201__.
2. Stabiliți un termen limită pentru anularea costurilor software egal cu _________.
3. Îmi rezerv controlul asupra executării acestui ordin.

Director general V.V. Ivanov

După implementarea sistemului electronic de management al documentelor la Ritm LLC, au fost implementate următoarele:

• reducerea timpului de înregistrare și transmitere a corespondenței oficiale;
• automatizarea controlului și crearea unui sistem de memento-uri și notificări automate privind termenele de executare a documentelor și comenzilor;
• eliminarea pierderii documentelor;
• crearea unei arhive electronice (bază de cunoștințe corporative);
• asigurarea aprobării electronice a proiectelor de documente, editare colectivă;
• creșterea disciplinei de performanță;
• optimizarea contabilitatii si raportarii.

Astfel, implementarea unui EDMS este posibilă de la sine, cu planificarea și stabilirea corespunzătoare a sarcinilor pentru participanții la proiect. Rolul decisiv în acest sens îl joacă interacțiunea unităților structurale autorizate și implementarea consecventă a etapelor de implementare planificate.

Ministerul Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse

Instituția de învățământ de la bugetul de stat de învățământ profesional superior „Universitatea de Stat de Medicină și Stomatologie din Moscova numită după. A.I. Evdokimov"

Facultatea de Economie

LUCRARE DE CURS

Disciplina: „Corporativ Sisteme de informare»

Pe tema: „Analiza SWOT a implementării unui sistem electronic de gestionare a documentelor într-o companie”

Efectuat:

Student anul 4, grupa a 2-a

Facultatea de Economie

Manukyan Artur Gevorkovici

Verificat:

Candidat la științe medicale, conferențiar

Saradjev Vladislav Vladimirovici

Introducere…………………………………………………………………………………….2

Analiza SWOT a sistemului electronic de gestionare a documentelor........................2

Concluzie………………………………………………………………………………….3

Lista referințelor………………………………………………………………….8

Introducere

În condiții moderne, sistemele electronice de gestionare a documentelor, care reprezintă un fenomen destul de nou pentru Federația Rusă, devin din ce în ce mai populare. Cu toate acestea, acum majoritatea companiilor înțeleg nevoia de a crea sisteme de suport pentru fluxul de documente și importanța introducerii instrumentelor care implementează fluxul electronic de documente. Acest lucru este cauzat de necesitatea de a sprijini fluxul de documente în creștere în companiile în curs de dezvoltare și de a reduce costurile de furnizare a acestuia. În plus, introducerea unui sistem electronic de management al documentelor mărește gestionabilitatea companiei și nivelul de control al fiecărui obiect contabil de gestiune. Prin urmare, crearea unui flux de documente eficient cu eficiență maximă și costuri minime este o sarcină importantă.
În momentul de față, utilizarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor în străinătate se află la apogeul popularității sale. Este evident că această tehnologie va rămâne la acest vârf destul de mult timp.

Analiza SWOT

Puncte forte Controlul asupra mișcării unui document în cadrul organizației și execuției acestuia; Diferențierea accesului la documente și acțiunile asupra acestora; Generarea automată de rapoarte privind mișcarea documentelor; Căutare după diverse atribute în baza de date a documentelor; Reducerea erorilor precum „factorul uman”; Reducerea nevoii de personal suplimentar; Protecția documentelor împotriva deteriorării; Lucru colectiv cu documente; Acces instantaneu la informații; Accelerarea semnificativă a căutării și regăsării documentelor.

Părțile slabe EDMS nu poate forța angajații să lucreze cu el; EDMS nu poate urmări adevărul informațiilor introduse în el; EDMS nu va învăța angajații disciplina de utilizare a acestuia; Preț; Costuri suplimentare în timpul funcționării; Schimbarea personalului.

Posibilitati Management eficient; Suport sistem de control al calității; Sprijinirea acumulării, gestionării și accesului efectiv la informații și cunoștințe; Înregistrarea activităților întreprinderii; Optimizarea proceselor de afaceri; Eliminarea circulației documentelor pe hârtie; Elimina necesitatea depozitarii documentelor pe hartie; Dezvoltarea culturii corporative

Conservatorismul personalului; Factorul regizor „de tip sovietic”; Modificări structurale constante; Necesitatea asigurarii valabilitatii juridice a documentelor; Necesitatea de a interacționa cu lumea externă „de hârtie”.

Concluzie

Să aruncăm o privire mai atentă asupra tuturor componentelor unei analize SWOT.

Puncte forte

1. Controlul asupra mișcării unui document în cadrul organizației și execuției acestuia. Odată introdus în EDMS, un document, intern sau extern, va fi stocat în el exact atâta timp cât se presupune, fără riscul de a se pierde sau de a ajunge în grămada greșită, iar toate acțiunile cu acesta sunt înregistrate, făcând eliminarea neglijenței unui anumit angajat atunci când o prelucrează. În cele din urmă, visul oricărui manager devine realitate: fluxul de documente este acum complet sub controlul lui!
2. Separarea accesului la documente și a acțiunilor asupra acestora. Dacă sistemul de marcare a documentelor pe hârtie necesită resurse umane suplimentare, dar cel puțin funcționează mai mult sau mai puțin, atunci este absolut imposibil să se asigure protecția împotriva privirilor indiscrete a tuturor documentelor tipărite, deoarece acestea zac peste tot, citiți - nu vreau să . În EDMS, fiecărui angajat al organizației i se atribuie o serie de autorități: ce documente poate vedea, pe care le poate schimba etc. Metodele de identificare a utilizatorului variază în funcție de sensibilitatea informațiilor cu care acesta trebuie să lucreze: de la parole obișnuite la jetoane hardware și amprente.
3. Generarea automată de rapoarte privind mișcarea documentelor. EDMS reduce drastic posibilitatea de „imitare a activității viguroase” de către angajații organizației. Numeroase rapoarte EDMS operează exclusiv pe valori obiective: numărul de documente procesate, timpul mediu de procesare, lungimea cozii de documente pentru fiecare angajat etc. Când folosesc un EDMS, va fi mult mai dificil pentru cei care lucrează într-o organizație să-și ascundă inacțiunea cu un raport plin de culoare.
4. Căutați după diverse atribute în baza de date a documentelor. Anterior, se putea doar visa la asta - indiferent de câte registre s-ar fi ținut, posibilitățile de căutare a documentelor pe hârtie erau încă foarte limitate. EDMS oferă toate opțiunile pentru căutări de atribute de diferite grade de inteligență - oferta este limitată doar de imaginația dezvoltatorilor. Există și diverse opțiuni pentru acțiuni cu mostrele de documente obținute în urma căutării.
5. Reducerea erorilor umane. Organizarea corectă a managementului documentelor electronice elimină erorile care rezultă din factorul uman. Cu gestionarea documentelor pe hârtie, este nevoie de ore pentru a găsi documentele lipsă, în timp ce EDMS face față unei sarcini similare în doar câteva secunde.
6. Nevoia redusă de personal suplimentar. Creșterea volumelor de producție cu gestionarea electronică a documentelor nu necesită o creștere semnificativă a personalului; este suficientă automatizarea muncii unei echipe existente folosind sistemul de management eficient al spațiului de lucru bb.
7. Protejarea documentelor de deteriorare. Utilizarea EDS reduce riscurile cauzate de incendiu sau alte circumstanțe de forță majoră. Din păcate, nu este posibil să treceți complet la gestionarea documentelor electronice și să scăpați de înregistrările pe hârtie, deoarece, conform legislației Federației Ruse, hârtia este încă considerată o formă semnificativă de document, dar procentul acestor documente în volumul total este relativ mic.
8. Lucru în colaborare cu documente. Automatizarea fluxului de documente permite mai multor utilizatori să lucreze simultan cu același fișier, precum și să caute într-o singură bază de date de documente.
9. Acces instantaneu la informații. Principalul avantaj al gestionării electronice a documentelor este capacitatea de a găsi rapid și ușor cele mai recente versiuni de documente. Astfel, se rezolvă problema relevanței fluxului de documente, adică chiar dacă același document există în mai multe versiuni, utilizatorul va putea găsi ultima versiune fișier și lucrați cu el.
10. Accelerarea semnificativă a căutării și regăsării documentelor (după diverse atribute). Cu gestionarea documentelor pe hârtie, este nevoie de ore pentru a găsi documentele lipsă, în timp ce EDMS face față unei sarcini similare în doar câteva secunde.

Cu toate acestea, atunci când planificați implementarea unui EDMS, nu trebuie să puneți speranțe excesive asupra sistemului în sine: există câteva puncte care pot anula toate avantajele inerente EDMS.

Părțile slabe

Acum să vorbim despre dificultățile implementării și utilizării EDMS. Ele sunt asociate în primul rând cu „factorul uman”, care este atât de familiar fiecărui manager. Indiferent cât de inteligent este EDMS, există momente pe care nu le poate urmări. Să le enumerăm pe cele principale.

1. EDMS nu poate forța angajații să lucreze cu el. După ce a cheltuit fonduri semnificative pentru achiziționarea și implementarea unui EDMS, după ceva timp managerul poate fi surprins să descopere că nimeni nu îl folosește. Aceasta este soarta multor inovații, în special în țara noastră, dar directorul unei anumite organizații, desigur, nu se va lăsa consolat de acest lucru. Bani irositi, timp si resurse umane pierdut.
2. EDMS nu poate urmări adevărul informațiilor introduse în el. În ciuda tuturor instrumentelor de înregistrare și control disponibile în EDMS, cazurile de falsificare sau denaturare, intenționate sau accidentale, sunt adesea imposibil de identificat. Astfel, pentru un angajat nepăsător mai există „loc de manevră”. Nu există nicio îndoială că, după ce au pătruns în sistem, angajații organizației vor găsi în el puncte slabe pe care le vor folosi în propriile scopuri.
3. EDMS nu va învăța angajații disciplina de utilizare a acestuia. Orice măsuri de securitate EDMS, cu excepția celor mai paranoice, nu vor atinge obiectivele dorite (și au un singur scop - asigurarea securității informaționale a organizației) dacă angajații le neglijează masiv. Care este rostul limitării accesului la categorii de documente dacă întreaga organizație cunoaște parola contabilului-șef sau directorului și le folosește activ conturile, și nu în scopuri rău intenționate, ci „pentru a fi mai ușor” și cu cunoștințele persoanele de conducere mai sus mentionate.
4. Preț. Costuri foarte mari pentru achiziționarea EDS. Nu orice organizație își poate permite asta.
5. Costuri suplimentare în timpul funcționării.
6. Schimbarea personalului. Mulți oameni nu se pot descurca și nu vor să lucreze cu acest program, nu îl înțeleg bine și fac multe greșeli.

Posibilitati

1. Asigurarea unui management mai eficient prin controlul automat al implementării, transparența activităților întregii organizații la toate nivelurile.
2. Menținerea unui sistem de control al calității care respectă standardele internaționale.
3. Sprijinirea acumulării efective, gestionării și accesului la informații și cunoștințe. Asigurarea flexibilității personalului datorită unei mai mari formalizări a activităților fiecărui angajat și a capacității de a stoca întregul istoric de fundal al activităților sale.
4. Înregistrarea activităților întreprinderii în ansamblu (investigații interne interne, analiza activităților departamentelor, identificarea „punctelor fierbinți” în activități).
5. Optimizarea proceselor de business si automatizarea mecanismului de executie si control al acestora.
6. Eliminarea sau reducerea maximă posibilă a cifrei de afaceri a documentelor pe hârtie în întreprindere. Economisirea resurselor prin reducerea costurilor pentru gestionarea fluxurilor de documente în organizație.
7. Eliminarea necesității sau simplificarea semnificativă și reducerea costurilor stocării documentelor pe hârtie datorită disponibilității unei arhive electronice operaționale.
8. Dezvoltarea culturii corporative, stimulată de utilizarea tehnologiilor moderne pentru munca colectivă a angajaților și oportunitățile de informare și comunicare pe care acestea le oferă.

1. Conservatorism al personalului, nivel scăzut de educație, reticență de a învăța și recalifica. Frica de transparență activităţi proprii pentru management, care ia naștere după implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor.
2. Factorul director „de tip sovietic” este reticența de a lucra direct cu un computer, de a vizualiza și edita documente.
3. Schimbări structurale constante în organizație, formalizare slabă a proceselor de afaceri.
4. Necesitatea asigurării validității juridice a documentelor (după adoptarea legii semnăturilor electronice, acest factor va începe să-și piardă din semnificație).
5. Necesitatea de a interacționa cu lumea externă „de hârtie”, mai ales dacă aceasta se referă la structuri paralele din organizații sau departamente asociate cu care se lucrează constant.

Lista literaturii folosite:

1. http://www.polikom.ru/solution /esm/bpm.php
2. http://www.sekretariat.ru/maga zinestdd/articles/art2-01. 2011.php
3. http://journal.itmane.ru/node/ 112
4. http://transport-journal.com/k omentarii-obzori/vvedenye-elek tronnoho-dokumentooborota-%E2% 80%94-revolyutsyya-v-systeme-o tnoshenyj-klyent%E2%80%94zhele znaya-doroha/
5. http://www.rcb.ru/rcb/2005-20/7171/
6. http://infovision.spb.ru/solut ions/docsvision

Putkina Lidiya Vladimirovna

candidat stiinte tehnice, Profesor, Departamentul de Informatică și Matematică, Facultatea de Economie, Universitatea Umanitară a Sindicatelor din Sankt Petersburg, Rusia

Rezumat: Acest articol discută caracteristicile implementării unui sistem electronic de gestionare a documentelor. Articolul notează că eficiența oricărei organizații depinde de eficiența procesării documentelor și de viteza de distribuție a informațiilor între diviziile structurii organizaționale și contractori. Procesul de introducere a managementului electronic al documentelor poate fi împărțit în opt etape. Unul dintre punctele importante este faptul că după finalizarea cu succes fiecare dintre cele opt etape de automatizare, sistemul implementat trebuie rafinat și îmbunătățit în mod constant. Acesta este unul dintre principalii factori pentru utilizarea cu succes a managementului documentelor electronice într-o întreprindere.

Cuvinte cheie: sisteme electronice de management al documentelor, implementare, eficiență, întreprindere

Caracteristici ale implementării documentului electronic

Doctor în științe tehnice, profesor Departamentul de informatică și matematică, Facultatea de Economie Universitatea de Științe Umaniste și Sociale din Sankt-Petersburg, Rusia

Rezumat: Acest articol discută caracteristicile introducerii sistemului electronic de management al documentelor. Articolul notează că eficacitatea oricărei organizații depinde de eficiența procesării documentelor, de rata de distribuție a informațiilor între unitățile structurii organizaționale și contractori. Procesul de implementare a documentului electronic poate fi împărțit în opt etape. Unul dintre punctele de atracție este faptul că, după finalizarea cu succes a fiecăreia dintre cele opt etape de automatizare, sistemul implementat trebuie perfecționat și îmbunătățit continuu. Acesta este un factor major în utilizarea cu succes a managementului documentelor electronice în întreprindere.

Cuvinte cheie: sistem electronic de management al documentelor, implementare, eficiență, întreprindere

În lumea modernă, eficiența oricărei organizații depinde de eficiența procesării documentelor, de viteza de distribuție a informațiilor între diviziile structurii organizaționale și contractori, precum și de fiabilitatea întregii componente informaționale în ansamblu.

De aceea, recent, managerii multor întreprinderi ridică tot mai mult problema îmbunătățirii sistemului de flux de documente. Această sarcină poate fi realizată prin automatizare.

Astăzi, fluxul automatizat de documente nu este o inovație. Unele organizații au implementat deja și folosesc un sistem electronic de management al documentelor (EDMS). Cu toate acestea, majoritatea întreprinderilor își păstrează în continuare fluxul de documente în formă tradițională de hârtie.

Principalul criteriu atunci când alegeți o formă de muncă de birou este volumul de documente create și primite de organizație într-o anumită perioadă de timp. Prin urmare, în companiile în care structura departamentală este ramificată și conectată printr-un lanț de diverse documente, trecerea la gestionarea electronică a documentelor este o sarcină foarte importantă.

Pentru a ne forma o idee exactă a acestui concept, să-l privim mai detaliat. Gestionarea electronică a documentelor poate fi reprezentată ca un mecanism unic de deplasare a documentelor care sunt create cu ajutorul instrumentelor informatice și, de regulă, semnate cu o semnătură digitală electronică. În același timp, documentele sunt prelucrate și prin mijloace electronice.

Într-o organizație în care a fost implementat un EDMS, documentul servește ca instrument de management de bază. În astfel de organizații nu există pur și simplu ordine, instrucțiuni sau decizii. Există documente care conțin tocmai aceste decizii, ordine și instrucțiuni. Astfel, managementul în organizație se realizează complet prin documente. Majoritatea sarcinilor îndeplinite de angajați sunt, de asemenea, legate de documente.

EDMS poate fi folosit în orice organizație: atât pentru o întreprindere mică, cât și pentru o mare companie holding sau corporație cu o întreagă rețea de sucursale. Unele companii încep prin a automatiza etapele individuale ale fluxului de documente, deoarece EDMS are o serie de avantaje semnificative:

1) În primul rând, ar trebui să remarcăm transparența proceselor de afaceri. ÎN sistem electronic controlul asupra primirii, executării și creării documentelor este mult mai simplu și mai rapid. Cu acest ajutor, managementul poate monitoriza oricând procesele de afaceri ale organizației.

2) De asemenea, cu ajutorul managementului electronic al documentelor, funcția executivă este îmbunătățită. Potrivit statisticilor, o proporție semnificativă a comenzilor nu sunt efectuate de angajați. EDMS permite managerilor să monitorizeze procesele de lucru, viteza și calitatea execuției și, cel mai important, rezultatul muncii.

3) Se reduce timpul de prelucrare și executare a documentelor. Gestionarea electronică a documentelor permite căutarea, crearea, procesarea și distribuirea mai rapidă a documentelor. Acest lucru se realizează prin compilarea automată a rezumatelor, registrelor și rapoartelor, care, la rândul lor, vă permite să efectuați munca eficient și rapid și, ca urmare, să optimizați procesele de afaceri.

4) Nivelul de confidențialitate a informațiilor crește. Fiecare angajat are gradul de acces și gestionare a documentelor companiei care corespunde autorității sale. De exemplu, un angajat poate avea dreptul de a citi un document, poate avea capacitatea de a edita, de a face ajustările corespunzătoare documentului sau aceștia pot avea, de asemenea, drepturi depline. Fiecare acțiune este înregistrată în sistemul informatic. Aceasta înseamnă că în orice moment este posibil să vedeți care dintre angajați a făcut modificări datelor și a lucrat cu ei.

Pentru multe organizații, problema confidențialității informațiilor este foarte acută. Pierderea oricăruia documente importante ar putea duce la pierderi de milioane. În acest sens, documentele pe hârtie prezintă un risc mult mai mare, deoarece pot fi eliminate din folder fără probleme, iar toate informațiile vor fi transferate către terț. După implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor într-o companie, este posibil să nu fie posibilă eliminarea scurgerii complete de informații. Cu toate acestea, în acest caz se va putea vedea care dintre angajați a folosit aceste documente și în ce moment.

5) Cu ajutorul EDMS se optimizează schema de pregătire a noilor angajați, precum și introducerea de noi procese în companie. Introducerea de noi reglementări și instrucțiuni folosind gestionarea electronică a documentelor are loc mult mai rapid decât informarea separată a fiecărui angajat și familiarizarea acestuia cu documentele pe hârtie.

6) Nivelul culturii corporative este în creștere. EDMS creează un spațiu informațional unificat în care sunt implicate toate sau majoritatea structurilor companiei. Acest lucru, la rândul său, creează oportunitatea de a implica aproape fiecare angajat în procesele corporative.

7) Când o companie trece la managementul electronic al documentelor, problema adaptării noilor schimbări de pe piața standardelor internaționale este rezolvată. Dacă apar, organizația care folosește EDMS poate face rapid modificări sub șablon nou, crescând astfel nivelul său de competitivitate pe piață.

Cu toate acestea, această metodă de îmbunătățire a funcționării unei întreprinderi, alături de avantajele sale, are și dezavantajele sale.

În primul rând, securitatea documentelor este o problemă serioasă. Un virus poate pătrunde în computer și este posibil ca sistemul de salvare a documentelor să nu funcționeze. Această problemă poate fi rezolvată prin crearea unui sistem de rezervare.

Un alt posibil dezavantaj al introducerii unui EDS poate fi conservatorismul angajaților care vor fi angajați în sistem. La trecerea la gestionarea automată a documentelor, nu este întotdeauna posibilă evitarea și prevenirea nemulțumirii în rândul angajaților care sunt obișnuiți cu munca manuală și au cunoștințe incomplete despre managementul documentelor electronice.

De asemenea, sistemul electronic de management al documentelor acordă o mare importanță introducerii competente a datelor. În acest caz, factorul uman este deosebit de important, deoarece funcționarea neîntreruptă a sistemului în viitor va depinde de calificarea și calitatea muncii personalului.

În etapa de achiziție și implementare a unui sistem electronic de management al documentelor, conducerea companiei trebuie să fie pregătită costuri financiare. Deși ulterior aceste costuri sunt de obicei compensate prin reducerea costurilor de lucru cu documentația și optimizarea proceselor de afaceri.

Schimbul de documente electronice nu este posibil cu toate contrapărțile. Motivul pentru aceasta este lipsa unui spațiu informațional unificat. Ca urmare, multe companii sunt forțate să efectueze simultan schimburi de documente pe hârtie și electronice. Faptul rămâne evident că transferul de acte și acorduri electronic ar simplifica semnificativ munca dintre client și client în orice segment de piață.

O cerință obligatorie pentru majoritatea documentelor, care le conferă forță legală, este semnătura personală. Forța juridică a unui document electronic este de obicei confirmată de o semnătură electronică, care, conform 63-FZ, poate fi de trei tipuri:

1) Simplu semnatura electronica. Acest tip semnăturile sunt create folosind parole, coduri și alte instrumente care identifică autorul documentului semnat. O semnătură electronică criptografică nu este utilizată în acest caz.

2) Nu armat semnătură calificată. Pentru a crea acest tip de semnătură, se folosesc mijloace criptografice, care, la rândul lor, fac posibilă determinarea autorului documentului. O semnătură necalificată îmbunătățită este adesea un analog al unui document cu sigiliu.

3) O semnătură calificată îmbunătățită poate înlocui documentația pe hârtie în toate cazurile. O excepție este situația în care la nivel legislativ este necesar doar un document pe hârtie.

Astăzi, majoritatea statelor consideră că atât documentele pe hârtie cu o semnătură obișnuită, cât și documentele electronice semnate cu o semnătură electronică calificată sunt egale.

Trecerea unei organizații de la managementul documentelor pe hârtie la unul electronic trebuie să fie competentă și bine gândită, deoarece acest pas determină munca in continuare intreaga intreprindere.

Cel mai adesea, inițiatorul automatizării proceselor de flux de documente într-o întreprindere este directorul general. Interesul managementului în trecerea la fluxul de documente fără hârtie joacă un rol important, deoarece succesul acestui proiect depinde în mare măsură de acest lucru.

De obicei, automatizarea în sine este împărțită în mod convențional în două părți: procesul în sine și raportul, adică controlul asupra funcționării produsului finit.

Dacă sarcina nu este doar implementarea managementului electronic al documentelor, ci și transformarea proceselor de afaceri, atunci termenii de referință trebuie formulați împreună cu managerii care sunt responsabili de aceste procese. Numai dacă sunt recrutați ca aliați, va fi posibilă crearea unei versiuni de succes a managementului electronic al documentelor.

Procesul de automatizare poate fi împărțit în mai multe etape cheie:

Etapa 1. Specificații tehnice. Pentru început, managerii de proiect trebuie să decidă asupra sarcinilor pe care ar trebui să le îndeplinească viitorul sistem. Sarcinile clar formulate vă vor ajuta să realizați alegerea potrivita la a doua etapă.

Etapa 2. Selectarea unei soluții IT. Pentru o întreprindere cu un flux mic de documente, poate fi suficient de utilizat baza de date electronica date, cum ar fi Access sau Excel. Adică, întreprinderile la scară mică nu trebuie întotdeauna să se angajeze în restructurarea globală a fluxului de documente.

Managerii mari intreprinderi cine are divizii regionale Cei care doresc să automatizeze fluxul de documente, dimpotrivă, trebuie să fie pregătiți pentru o implementare costisitoare și îndelungată.

Etapa 3. Descrierea proceselor de afaceri. Înainte de a începe implementarea managementului documentelor, este necesar să se studieze procesele de afaceri existente în prezent ale întreprinderii. În această etapă, rolul principal este acordat șefilor de departamente implicați în automatizare. Sarcina lor principală este de a ajuta la descrierea traseului documentelor și de a crea un flux pas cu pas al proceselor de afaceri.

Etapa 4. În această etapă se întocmesc estimări, grafice calendaristice, liste de resurse necesare și se elaborează un plan general de lucru. În acest caz, este necesar să se țină cont de toate avantajele și dezavantajele existente care vor apărea după automatizarea documentelor.

Etapa 5. Implementare. În această etapă are loc implementarea directă a managementului documentelor electronice. Durata etapei depinde direct de complexitatea structurii organizației și de procesele de afaceri care au loc în aceasta. Controlul și coordonarea lucrărilor sunt efectuate de managerul de proiect.

Etapa 6. Finalizare. În această etapă, programul este testat. De foarte multe ori, testarea dezvăluie lacune de automatizare. Această etapă este importantă pentru că are în continuare posibilitatea de a elimina rapid problemele apărute.

Etapa 7. Punerea în funcțiune a proiectului. Aceasta poate fi una dintre metodele de implementare care este utilizată la începutul utilizării sistemului:

O strategie paralelă, adică se lucrează conform vechiului sistem, dar în același timp se folosesc tehnologii noi. În acest proces, două sisteme - cel vechi și cel nou - sunt comparate constant și, ca urmare, noul sistem este adaptat treptat. Cu toate acestea, din cauza dublării datelor, această abordare este cea mai consumatoare de muncă și de timp.

Salt - trecerea la utilizarea unui nou sistem se realizează instantaneu, adică nu există un proces de tranziție. Aceasta metoda este eficient, dar foarte riscant.

Lansarea unui proiect pilot - saltul are loc într-o zonă. Această abordare este de încredere.

Automatizare secvenţială. Implementarea începe cu blocajele și treptat noi zone încep să participe la proces. Atunci când alegeți această abordare, de regulă, se petrece mult timp, dar răsplata este vizibilă aproape imediat.

În această etapă, indiferent de strategia aleasă, pot apărea dificultăți din cauza conservatorismului angajaților. Cu toate acestea, cu abordarea corectă, probabilitatea riscurilor poate fi redusă semnificativ.

Etapa 8. Monitorizarea utilizării sistemului. Scopul principal în această etapă este de a realiza utilizarea treptată a programului la capacitatea sa maximă. Adică, programul ar trebui să devină un adevărat instrument de gestionare a documentelor și să nu rămână un set de fișiere.

Un alt punct important este faptul că, chiar și după finalizarea cu succes a fiecăreia dintre cele opt etape de automatizare, sistemul implementat trebuie perfecționat și îmbunătățit în mod constant. Acesta este unul dintre principalii factori pentru utilizarea cu succes a managementului documentelor electronice într-o întreprindere.

Suportul suplimentar al sistemului trebuie să includă:

Mentinerea sistemului in stare de functionare. Poate consta în oferirea de consiliere utilizatorilor, depanarea erorilor și copierea de rezervă a datelor;

Efectuarea de ajustări la directoarele de sistem pe baza schimbărilor curente din organizație;

Monitorizarea modificărilor în legislație;

Modificarea setărilor din sistem pentru a satisface cerințele noilor angajați.

Bibliografie:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Constante de timp de dublare a efectelor inovației // Jurnalul Mediteranean de Științe Sociale. – 2015. – Nr. 6 - 36. – Pg. 307-312.

2. Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A., Minakov V. F., Minakova T. E. Verificarea modelului economic și matematic de dezvoltare inovatoare a comunicațiilor și telecomunicațiilor informaționale în Rusia // Buletinul Universității Federale din Caucazul de Nord. – 2015. – Nr 3 (48). – pp. 78-84.

3. Goryacheva E. A., Minakov V. F., Barabanova M. I. Model de management al lichidității sub controlul Băncii Rusiei în timp real // Economie, statistică și informatică. Buletinul UMO. – 2013. – Nr 4. – P. 178-183.

4. Minakov V.F.. – 2015. – Nr. 11 (23). - Cu. 32.

5. Minakov V.F.. – 2016. – Nr 3 (27). – P. 30.

6. Minakov V.F.. – 2015. – Nr 7 (19). – P. 31.

7. Minakov V.F. Funcția de undă de producție // International Scientific Research Journal =Research Journal of International Studies. – 2014. – Nr. 10-1 (29). – pp. 22-25.

8. Minakov V. F. Funcția de producție în fluxurilor logistice// International Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – Nr. 11-3 (30). – pp. 55-58.

9. Minakov V.F. Diferențele și asemănările în periodizarea teoriei generațiilor // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2014. – Nr. 12-2 (31). – p. 122-124.

10. Minakov V.F. Elasticitatea prețului cererii și ofertei de calitate // Tehnologii informaționale în afaceri. Culegere de articole științifice ale celei de-a 8-a conferințe științifice internaționale. - Saint Petersburg. Editura „Info-da”. – 2013. – P. 51-60.

11. Minakov V.F.. – 2015. – Nr 2 (14). – P. 5.

12. Minakov V. F., Lobanov O. S., Ostroumov A. A. Implementarea infrastructurii cloud în spațiul informațional regional // Revizuire științifică. – 2014. – Nr. 11. – P. 103-106.

13. Minakov V.F., Malyshenko A.V. Descompunerea proceselor inovatoare într-o universitate // Știință. Inovaţie. Tehnologii. – 2004. – Nr. 36. – P. 12–15.

14. Minakov V. F., Minakova T. E. Societatea informațională și problemele informaticii aplicate // Jurnal de cercetare științifică internațională = Research Journal of International Studies. – 2014. – Nr. 1-1 (20). – pp. 69-70.

15. Minakov V.F.. – 2016. – Nr 6 (30). – P. 37.

16. Minakov V.F.. – 2016. – Nr 4 (28). – P. 17.

17. Minakov V.F.. – 2016. – Nr 5 (29). – P. 36.

18. Minakov V.F.. – 2016. – Nr 1 (25). – P. 13.

19. Minakova T. E., Minakov V. F. Economisirea energiei este un multiplicator al eficienței economice // International Scientific Research Journal = Research Journal of International Studies. – 2013. – Nr. 11-2 (18). – P. 60-61.

20. Putkina L. V. Dinamica conceptului de dezvoltare a structurilor antreprenoriale // Jurnal de cercetare științifică internațională. 2015. Nr 2-3 (33). P.79-80.

21. Putkina L.V. Caracteristici ale structurilor antreprenoriale inovatoare//Revista de cercetare științifică internațională. 2015. Nr 2-3 (33). P.80-82.

22. Putkina L. V. Proiectarea sistemelor inteligente în economie. Deschideți arhiva articol Nr. 0321400431 30.07.2014

23. Putkina L.V. Conceptul abordării procesului în management // În lumea descoperirilor științifice. 2015.№11.7(71). pp.2759-2765.

24. Putkina L.V. – 2016. – Nr. 05 (029) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL:

25. Putkina L.V. – 2015. – Nr. 12 (24) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL: http://site/24/3125/

26. Putkina L.V. – 2015. – Nr. 10 (22) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL: http://site/22/2975/

27. Putkina L.V.. – 2016. – Nr. 07 (031) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL:

28. Putkina L.V. Caracteristici de utilizare a managementului documentelor electronice pentru munca eficientaîntreprindere modernă // Site-ul revistei electronice științifice și practice. – 2016.– Nr. 01 (25) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL:

29. Putkina L.V. – 2015. – Nr. 10 (22) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL: http://site/22/2976/

30. Putkina L.V. – 2016. – Nr. 01 (25) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL:

31. Putkina L.V. – 2016. – Nr. 03 (027) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL: http://site/27/3343/

32. Putkina L.V. – 2016. – Nr. 05 (029) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL:

33. Putkina L.V. – 2015. – Nr. 12 (24) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL: http://site/24/3070/

34. Putkina L.V. – 2016. – Nr. 02 (026) / [Resursa electronică] – Mod de acces. – URL: http://site/26/3226/

35. Shiyanova A. A., Galstyan A. Sh., Minakov V. F., Minakova T. E. Modelare matematică tendințe macroeconomice în dezvoltarea afacerii de asigurări // Probleme contemporaneștiință și educație. – 2014. – Nr 4. – P. 436.

Sunt prezentate o listă de întrebări, obiective și rezultate ale anchetelor de proces, un algoritm de analiză, o descriere sub formă de diagrame ușor de înțeles, recomandări pentru dezvoltarea cerințelor funcționale pentru sistem și conținutul documentelor de proiectare.

Sondajul de informare este o etapă importantă în optimizarea instituțiilor de învățământ preșcolar și implementarea EDS. La urma urmei, calitatea deciziilor luate pentru optimizarea proceselor și dezvoltarea cerințelor pentru funcționalitatea EDMS depinde direct de informațiile primite și de calitatea prezentării acesteia.

În acest sens, este necesar să se respecte principiul principal al sondajului - obținerea de informații complete, fiabile și actualizate despre procesele care sunt planificate a fi automatizate.

Sondaj înainte de proiect

Din punctul de vedere al unei companii de consultanță care își oferă serviciile pe piața de consultanță și implementare EDMS, i.e. implementarea unui EDMS pentru un analist este extern proiect, sondajul pre-proiect este considerat ca parte a metodologiei de vânzări (ca una dintre fazele „pre-vânzare”). Cu toate acestea, cea mai mare parte a muncii în această etapă este efectuată de analist, precum și în etapa de analiză prevăzută de metodologia de implementare. Din acest motiv, ancheta pre-proiect este de asemenea considerată ca parte a metodologiei de implementare.

Efectuarea unui sondaj înainte de proiect poate fi, de asemenea, utilă pentru analiștii care efectuează lucrări privind implementarea EDMS, ca intern proiect de întreprindere (organizație), adică analistul este un angajat al companiei în care este implementat EDMS.

Schema rezultatelor anchetei pre-proiect

Goluri sondajul pre-proiect sunt:

• obținerea de informații generale despre obiectul implementării EDMS;
• definirea obiectivelor de implementare;
• identificarea cerințelor cheie generale pentru EDMS și limitele proiectului;
• determinarea stării generale a organizării fluxului de documente și a muncii de birou;
• identificarea utilizatorilor principali (funcționari, manageri etc.);
• determinarea nivelului general de complexitate al unui proiect potențial;
• evaluarea nevoilor de migrare a datelor și integrare cu alte programe software;
• colectarea de informații necesare pregătirii unei Propuneri Comerciale eficiente și câștigătoare [dacă lucrarea este efectuată de o firmă externă obiectului de implementare].

Pentru a obține informațiile necesare despre proiect, se efectuează sondaje și interviuri ale utilizatorilor principali (Client, manager de proiect, șefi de departamente, utilizatori principali).

Exemple de întrebări din chestionar, ale căror răspunsuri vă vor permite să obțineți informații primare de la Client și viitorii utilizatori ai EDMS, sunt prezentate în secțiunea „Întrebări pentru chestionare și interviuri”.

Ca urmare Inspecția înainte de proiect se efectuează:

• evaluarea volumului de muncă necesar pentru implementarea EDMS;
• întocmirea unui raport privind sondajul pre-proiect;
• pregătirea și demonstrarea unui prototip de soluție (dacă este necesar);
• pregătirea unei propuneri comerciale.

1. Obiectivele și obiectivele implementării EDMS;
2. Limitele proiectului pentru implementarea EDMS;
3. Alte informatii primite.

După efectuarea unui sondaj înainte de proiect, devine posibil să se estimeze cantitatea de muncă analitică și tehnică care va trebui efectuată, precum și ce rezultate ar trebui obținute.

Ca rezultat, este elaborat un document care conține o descriere a cerințelor de bază pentru EDMS, limitele proiectului și alte informații identificate. Dacă sondajul de informare este realizat de o organizație externă Clientului, se pregătește și o soluție prototip pentru demonstrație Clientului (dacă este necesar) și Ofertă comercială.

În această etapă, pe baza celor primite informatii primare,Managerul de proiect (PM) creează planul de lucru de bază, ,structura de defalcare a lucrărilor (WBS) și carta de proiect.

În această etapă, poate avea loc și selecția platformei pe care va fi dezvoltat EDMS.

Sondaj și analiză a informațiilor

Folosind rezultatele Sondajului pre-proiect ca punct de plecare, Sondajul de informații clarifică informațiile obținute anterior, examinează și descrie procesele de afaceri existente („așa cum sunt”) și propune procese viitoare de afaceri optimizate („a fi”). așa cum ar trebui să fie”) și, de asemenea, descrie toate modificările necesare în sistem pentru a susține aceste procese de afaceri și interfețe EDMS.

Schema rezultatelor anchetei de informare

Goluri ancheta de informații sunt:

• studiul și descrierea precisă a proceselor de afaceri care urmează să fie automatizate;
• definirea și descrierea modificărilor sistemului, interfețelor, incl. interfețe cu sisteme externe și mijloace de transfer de date din programe existente, care trebuie dezvoltat și implementat pe parcursul proiectului;
• elaborarea specificațiilor tehnice (TOR);
• elaborarea de recomandări pentru reinginerirea (optimizarea) fluxurilor de documente și organizarea fluxului de documente și a muncii de birou.

Scopul acestei etape este de a identifica cerințele Clientului pentru rezultatele implementării, prin urmare este necesară o colaborare strânsă între Client, principalii utilizatori și Analist pe toată durata etapei de cercetare și analiză a informațiilor. De obicei, Sondajul Informațional este următorul pas după Sondajul Pre-Proiect și implică o examinare detaliată a tuturor domeniilor de afaceri care vor fi afectate în timpul proiectului, mai degrabă decât simpla identificare a principalelor domenii funcționale și a „aplicațiilor ucigașe”, așa cum se face în timpul anchetei pre-proiect. .

Pentru a obține informațiile necesare, se realizează sondaje și interviuri ale utilizatorilor principali (Client, manager de proiect, șefi de departamente, utilizatori principali) similar studiului pre-proiect, dar la un nivel mai detaliat.

Exemple de întrebări din Chestionar, ale căror răspunsuri vă vor permite să obțineți informații de la Client și viitorii utilizatori EDMS, sunt prezentate în secțiunea „Întrebări pentru Chestionare și Interviuri”.

rezultate munca este reflectată în documentul sau raportul privind cerințele funcționale (FR) sau termeni de referinta(în funcție de complexitatea proiectului).

Documentul final trebuie să conțină:

1. Cerințe funcționale pentru EDMS;
2. Descrierea interfețelor EDMS;
3. Descrierea proceselor de afaceri;
4. Recomandări pentru reinginerirea (optimizarea) fluxului de documente;
5. Alte informații obținute în timpul sondajului și analizei.

Ca urmare a muncii depuse pentru organizarea eficientă a muncii de birou și a fluxului de documente și a deciziei luate de implementare a unui sistem electronic de management al documentelor, echipa de proiect formulează cerințe pentru sistemul automatizat, întocmește o listă a proceselor care urmează a fi automatizate, determină prioritățile și succesiunea automatizării acestora.

După stabilirea scopurilor, obiectivelor și limitelor proiectului pentru implementarea EDMS, începe lucrul la dezvoltarea și implementarea unui sistem automat de gestionare a documentelor electronice.

Pentru a automatiza eficient lucrul cu documente, se recomandă:

1. Faceți o listă cu cele existente tipuri de documente In organizatie
2. Do examinarea fiecărui tip document (vezi mai jos)*
3. Compune lista angajatilor responsabili pentru crearea documentelor (cine creează ce tipuri de documente)
4. Compune lista angajaților care vizitează, semnează, aprobă documente (cine, ce tipuri de documente; condițiile în care este necesară viza, semnătura)
5. Pe baza acestor liste creați un traseu general trecerea documentelor cu condiții de trecere - algoritm (Operogramă sau Schema de flux de documente grafice)
6. Determinați necesarul documente contabile (rapoarte): condiții pentru crearea rapoartelor și formularele acestora
7. Determinați ce tipuri de documente trebuie puse sub control (determinați termenele limită, formele de notificare, forma cardului de control, condițiile de scoatere de sub control)
8. Pe baza sondajelor întocmește instrucțiuni pentru învățământul preșcolar daca este necesar
9. Creați o listă de cazuri(indicând perioadele de depozitare și principiile de formare a carcasei) dacă este necesar
10. Faceți o listă care să reflecte mecanismul de acces la tipuri variate documente (în funcție de poziție)

Examinarea fiecărui tip de document:

• descrieți tehnologia de documentare (compilare): un set de detalii, locația acestora, metode de completare (dacă este necesar);
• descrieți formele cardurilor de înregistrare și control (RCC): setul și aranjarea câmpurilor din card;
• arata conditiile de circulatie a documentelor (disponibilitate semnaturi, vize, cecuri etc.);
• arătați o diagramă de flux a documentelor (traseu) sau o listă a principalilor giratori, semnatari etc.;
• descrieți metoda de înregistrare, codurile care sunt atribuite diferitelor tipuri de documente

Întrebări pentru chestionare și interviuri

Aici sunt enumerate întrebări care pot fi folosite în chestionare sau la intervievarea utilizatorilor atunci când se efectuează un sondaj asupra obiectului implementării EDMS. Întrebările sunt consultative. Nu există cerințe clare pentru realizarea unui sondaj, așa că Analistul trebuie să fie creativ în obținerea informațiilor necesare, structurarea acesteia și afișarea acestora.

Necesita automatizarea procesului de gestionare a documentelor:
1. Care sunt obiectivele pe termen lung și pe termen scurt ale implementării sistemului?
2. Care sunt principalele criterii pentru succesul unui proiect de implementare a unui sistem de management al documentelor?
3. În ce interval de timp este de dorit implementarea sistemului? Care sunt motivele acestor termene limită?
4. Cine este principalul inițiator al proiectului: în interesul cărui departament sau manager (manager) este planificată implementarea sistemului?
5. Cine sunt principalii clienți ai EDMS (care divizii) și principalii participanți ai EDMS?
6. Când implementați sistemul, planificați o tranziție completă sau parțială la tehnologia fără hârtie pentru munca de birou și fluxul de documente? Descrieți cum îl vedeți.
7. Există intenții de utilizare a sistemelor de protecție a informațiilor criptografice și de semnătură digitală electronică (CIPF și EDS)? Dacă DA, vă rugăm să indicați numele sau tipul sistemelor prioritare.
8. Prelucrare, ce tipuri de documente, formate și tipuri sunt planificate să fie automatizate de către sistem?
8.1. Descrieți pe scurt parametrii principali ai fiecăruia dintre ei, indicați diferențele.
8.2. Stabilește-ți prioritățile
9. Câte stații de lucru sunt planificate să fie instalate simultan?
10. Câte locuri de muncă sunt planificate să fie conectate la sistem în cele din urmă (în total)?
11. În ce departamente este planificată implementarea EDMS?
12. Descrieți principalele responsabilități funcționale ale departamentelor - principalii participanți ai EDMS.

Chestiuni organizatorice:
13. Există specialiști tehnici care vor conduce proiectul în numele Clientului?
14. Există specialişti în instituţiile de învăţământ preşcolar care vor conduce proiectul în numele Clientului?

Întrebări despre educația preșcolară:
15. Există prevederi, instrucțiuni, regulamente sau alte documente normative aprobate care reglementează munca cu documente (descrieri ale regulilor de lucru de birou și fluxul documentelor)?
15.1. Cât de maturi și de relevanți sunt?
15.2. Există vreun plan pentru a le schimba?
15.3. Dacă există astfel de documente, vă rugăm să le furnizați pentru analiză.
16. Dacă nu există astfel de reguli (regulamente, instrucțiuni, metode) sau nu sunt relevante, este necesară efectuarea unui sondaj, descriere și optimizare a proceselor existente?
16.1. Există o înțelegere a necesității și oportunității unor astfel de acțiuni?
16.2. Sau există planuri de automatizare a proceselor „ca atare”?
16.3. Dacă sondajul și optimizarea vor fi efectuate, atunci definiți zonele sondajului, obiectivele și criteriile de optimizare.
17. Cum se fac actele?
17.1. centralizat;
17.2. Descentralizat;
17.3. Amestecat.
18. Ce departament sau angajat este responsabil pentru lucrul cu documentele?
19. Cine în companie organizează munca cu documente (care departament)?
20. Ce funcții (procese, lucru) trebuie automatizate pentru aceste tipuri de documente? Descrie-le (pe scurt)
21. Care este volumul aproximativ al fluxului de documente pe an/lună pentru fiecare tip de document specificat?
22. Enumerați tipurile de documente pentru care sunt utilizate formulare și șabloane, lucrul cu care este planificat să fie automatizat?
23. Ce forme de contabilitate și înregistrare se folosesc pentru fiecare tip de document? Descrieți structura acestora, regulile de completare, regulile de generare a numerelor de înregistrare.
24. Ce documente necesită un control suplimentar? Descrieți caracteristicile și cerințele de control ale acestora.
25. Ce tipuri și tipuri de raportare trebuie implementate pentru fiecare tip de document?
26. Tipuri de lucrări efectuate pe fiecare tip de document. Modificări care apar într-un document în timpul unui proces de afaceri.
27. Descrieți responsabilitățile postului pentru procesarea documentelor ale angajaților care sunt participanți la fluxul de documente.
28. Descrieți tehnologia existentă pentru lucrul cu documente într-o organizație sau departament:
28.1. procedura de transmitere, procesare și înregistrare a documentelor primite;
28.2. procedura prin care conducerea examinează documentele primite și emit rezoluții;
28.3. structura rezoluției;
28.4. procedura de depunere a documentelor pentru control;
28.5. tipuri de control;
28.6. termenele limită;
28.7. lista documentelor a căror executare este supusă controlului;
28.8. tehnologia de control al execuției documentelor;
28.9. procedura de înregistrare a documentelor primite pentru execuție în diviziile structurale;
28.10. procedura de scoatere a documentelor de sub control;
28.11. procedura de revizuire a proiectelor de documente de către conducere, aprobarea acestora de către diverse departamente și aprobarea acestora;
28.12. procedura de înregistrare și transmitere procesare a documentelor de ieșire;
28.13. procedura de elaborare a documentelor interne;
28.14. organizarea depozitării documentelor în divizii structurale şi în arhiva centrală a organizaţiei.
29. Ce trebuie schimbat în lucrul cu documentele?
30. Ce forme de contabilitate și înregistrare se folosesc pentru fiecare tip de document?
30.1. Descrieți structura și regulile de umplere (dacă există).
30.2. Reguli pentru generarea unui număr de înregistrare
31. Ce tipuri și tipuri de raportare trebuie implementate pentru fiecare tip de document?
31.1. rapoarte curente de birou;
31.2. rapoarte finale de birou;
31.3. rapoarte biroului de statistică;
32. Abilitatea de a stabili și urmări conexiuni între documente

Întrebări despre stocarea arhivelor:
33. Există o arhivă ca unitate structurală?
34. Cine este responsabil pentru stocarea promptă a documentelor?
35. Există instrucțiuni pentru păstrarea documentelor? În prezența documente de reglementare, vă rugăm să le furnizați.
36. Este elaborat Nomenclatorul de cazuri (în fiecare an)?
37. Ce unitate ( executiv) este responsabil pentru pregătirea și aprobarea Nomenclatorului consolidat al cauzelor.
38. Există o examinare a valorii documentelor și distrugerea documentelor?
39. Există un aparat științific de referință? Cine o conduce? Descrieți structura acestuia.
40. A fost elaborată o politică de acces la documente, în special la cele confidențiale?
41. Există planuri de transfer al arhivei documentelor „de hârtie” în sistem?
41.1. Vă rugăm să indicați cantitatea aproximativă, formatul și tipurile de documente.
41.2. Arhiva documentelor este distribuită geografic? Dacă DA, unde sunt locațiile de stocare a documentelor?
41.3. Specificați intervalul de timp necesar pentru transferul informațiilor către sistem.
42. Ce reguli se aplică pentru anularea documentelor în dosare, transferarea lor în arhivă, care sunt standardele de stocare?
43. Reguli de lucru cu Nomenclatorul de cazuri al diviziei, structura acestuia și organizarea stocării documentelor în divizie, lucru cu care este supus automatizării.

Descrierea structurii organizatorice:
Pentru a efectua o evaluare inițială a cerințelor, sunt necesare informații despre structura organizatorică a companiei. Descrierea structurii organizatorice trebuie să fie o diagramă (în Visio, ARIS sau alt format similar). De asemenea, este posibilă o descriere text. Diagrama (sau descrierea textului) a structurii organizaționale ar trebui să reflecte:

44. Lista organizațiilor de nivel superior ( Companie de management, lista de complexe, sucursale, persoane juridice individuale. persoane (de exemplu, birouri ale companiei), etc.), inclusiv:
44.1. numele organizațiilor;
44.2. localizarea geografică a organizațiilor;
44.3. relațiile dintre organizații (ierarhie);
44.4. sferele de activitate ale organizatiilor.
45. Structuri organizaționale ale organizațiilor de nivel superior, care ar trebui să cuprindă:
45.1. structura diviziilor;
45.2. interrelațiile dintre departamente;
45.3. funcțiile departamentelor;
45.4. domeniile de responsabilitate ale departamentelor.

În primul rând, ne interesează informații despre unitățile structurale care vor fi implicate în implementarea sistemului electronic de management al documentelor.

Infrastructura IT a organizației:
46. ​​​​Ce suport tehnic disponibile: caracteristici server, site-uri client?
47. Sistemul(ele) informatic sunt utilizate în prezent pentru a automatiza sarcinile curente?
47.1. Dacă DA, ce caracteristici include?
47.2. De ce sunteți nemulțumit/problemele actuale?
47.3. Există planuri de înlocuire totală sau parțială?
47.4. Migrarea datelor: cum este planificat transferul informațiilor acumulate:
- nu poate fi tolerat
- transporta cu mana,
- transfer automat.
47,5. Dacă intenționați să transferați automat date „vechi” într-un sistem nou, este necesar să furnizați informații despre structură și formatele de stocare și să formulați cerințe pentru conversia datelor.
48. Este necesară integrarea cu alte sisteme?
49. Care este configurația tipică a stațiilor de lucru client (procesor, RAM, sistem de operare etc.)?
50. Există o listă de software standard instalat pe computerele de birou? Dacă DA, vă rugăm să furnizați această listă.
51. Care sunt caracteristicile hardware-ului serverului de bază?
52. Angajații companiei folosesc e-mailul corporativ în munca lor zilnică? Ce server de mail si ce client folosesti?
53. Specificați versiunea și dezvoltatorul software-ului serverului de e-mail corporativ.
54. Care este topologia rețelei dvs.:
1.1. Rețeaua locală se bazează pe un domeniu Windows NT?
1.2. Câte stații de lucru sunt în rețeaua locală?
1.3. Există o distribuție teritorială a rețelei? Daca exista:
1.3.1. Care este distribuția posturilor de lucru între filiale (birouri)?
1.3.2. Care este capacitatea canalelor de comunicare între segmentele de rețea?
55. Există un server de fișiere dedicat conceput pentru stocarea documentelor? Care este volumul estimat de documente stocate pe acest server?
56. Există o strategie pentru stocarea informațiilor nestructurate (PC-uri, servere de fișiere dedicate, subsisteme de stocare etc.)
57. Care este volumul mediu de documente stocate pe stațiile de lucru ale clientului?
58. Ce sisteme informatice corporative (CIS) sunt utilizate la întreprindere?
59. Există SGBD-uri licențiate și cum sunt ele utilizate? Indicați dezvoltatorii și versiunile SGBD utilizate în întreprindere.
60. Sunt utilizate serviciile de director pentru a identifica utilizatorii? Dacă DA, vă rugăm să indicați care dintre ele.
61. Există un serviciu de asistență tehnică pentru utilizatori (helpdesk)? Există reglementări pentru acest serviciu?
62. Câți angajați are departamentul de tehnologie a informației (departament, departament)? Care sunt principalele sarcini pe care le rezolvă această unitate?
63. Indicați sistemele cu care ar trebui integrat sistemul de management al documentelor.
64. Indicați raportul aproximativ al angajaților care au acces la documente pentru revizuire doar la numărul de angajați care au dreptul de a modifica și efectua anumite acțiuni.

Cerințe pentru EDMS:
65. Pentru ce sunt cerințele funcționale sistem nou Considerați cele mai importante, enumerați și descrieți.
66. Compoziția atributelor fiecărui card de document:
- Nume
- Descriere
- Etichetă pe formular (nume pe formular)
- Tipul de date
- Metoda de completare (manual, dintr-un director, ...)
67. Căutare documente după atributele cardurilor de înregistrare Lista detaliilor cardului de căutare
68. Necesitatea creării unui istoric al lucrului cu documente, urmărirea progresului execuției și a procesului de aprobare etc.
69. Filtre necesare în sistem
70. Cereri de informatii, pe care sistemul trebuie să le satisfacă