Sistem de gestionare a documentelor electronice SAD 1c întreprindere. Aplicație mobilă gratuită

Am colectat 10 cipuri ale programului „1C: Document Management”, care sunt la cerere în companiile client, sunt folosite de ele zilnic și funcționează cu adevărat. Sperăm că înțelegerea modului în care programul gestionează sarcinile comune ale clienților noștri vă va ajuta să vă faceți propria opinie despre capacitățile și avantajele sale.

Implementăm 1C: Managementul documentelor la companii medii și mari de mai mulți ani. În acest timp, s-au acumulat statistici impresionante despre proiecte. Acesta demonstrează cât de mult se accelerează ritmul afacerii după ce compania este eliberată de rutina hârtiei.

După cum arată practica, introducerea gestionării electronice a documentelor ajută la economisirea a mai mult de jumătate din timpul angajaților care lucrează cu documente. Condițiile de aprobare a documentelor sunt accelerate de o medie de 2-3 ori, numărul sarcinilor care nu sunt finalizate la timp este semnificativ redus, durează câteva secunde, nu secunde, pentru a căuta documente și, în general, este crescută eficiența activităților de management.

1. Reducerea calendarului aprobării documentelor

Imaginează-ți o situație tipică într-o companie - trebuie să fii de acord cu un contract. Avocatul trimite documentul personalului responsabil. Fiecare își face propriile schimbări. Mai multe versiuni ale textului sunt returnate pentru revizuire. Apoi, noua ediție este trimisă pentru re-aprobare și așa mai departe, până când toate părțile vor lua o singură decizie. O astfel de schemă duce la termene pierdute, pierderea unor versiuni importante ale textului și pierderea de timp.

Cum va arăta procesul de aprobare în „1C: Document Management”: un angajat lansează o sarcină, îi aplică documentele necesare și o trimite pe ruta specificată colegilor. Pentru fiecare participant în lanț, puteți specifica data limită pentru finalizarea sarcinii. Prin executarea sarcinii, angajatul poate face lucruri mai importante, verificând periodic rezultatele din sistem sau așteptând notificarea prin poștă. Pe baza experienței clienților noștri, această tehnică vă permite să reduceți numărul aprobatorilor și să accelerați timpul de coordonare, să ușurați viața și să economisiți timp pentru manager și angajați.

Fig. 1. Începerea procesului de aprobare

2. Monitorizarea proceselor de afaceri și optimizarea acestora cu ajutorul „1C: Workflow”

O caracteristică relativ nouă a „1C: Workflow”, care a devenit imediat populară în companiile clienților noștri. De exemplu, un fel de acord este renegociat în mod constant, termenele sunt încălcate. Problema poate fi în volumul de muncă al artistului sau în șablonul de document greșit.

Cum ajută 1C: Document Management ajută la remedierea acestui lucru? Sistemul înregistrează informații despre toate sarcinile angajaților. În orice moment al timpului, liderul poate vedea cine întârzie permanent sarcinile, cine îndeplinește majoritatea sarcinilor etc. În timp, acumulând date, programul pregătește rapoarte analitice cu posibilitatea de a le trimite automat părților interesate. Acest lucru oferă managerului posibilitatea de a identifica problemele curente și de a le elimina în timp util, îmbunătățind procesele din cadrul companiei.

Fig. 2. Rapoarte analitice și statistici

3. Controlul de e-mail primit

Pentru mulți dintre clienții noștri de la companii mari și agenții guvernamentale, principalul motiv al implementării „1C: Document Management” este controlul poștei primite. În fiecare zi trebuie să se ocupe de o masă uriașă de corespondență externă și internă cu clienții, departamentele, unitățile. Acest lucru duce adesea la faptul că nu toate lucrările ajung la destinatar, iar unele pur și simplu se pierd pe parcurs și rămân fără răspuns.

Cum rezolvă problema 1C: Document Management? Sistemul are capacitatea de a ține evidența tuturor documentelor primite de la organizații și persoane fizice. Documentele primite pot fi grupate în liste, de exemplu, de către expeditor sau tip. În consecință, găsirea unui document, trimiterea acestuia prin poștă, trimiterea acestuia pentru execuție sau tipărirea este o chestiune de un minut.

Fig. 3. Lista documentelor de intrare și de ieșire

4. Stabilirea drepturilor utilizatorului

În experiența noastră, toate companiile fără excepție folosesc această caracteristică. De exemplu, un stagiar a fost angajat de către o organizație, fiind obligat să-i limiteze accesul la o serie de documente. În 1C: Document Management, un card este generat automat pentru fiecare document în care managerul sau administratorul poate configura drepturile de acces. Acest lucru este garantat pentru a proteja datele valoroase ale companiei împotriva ochilor înțepători. Fiecare angajat va vedea doar acele documente la care este direct legat.

Fig. 4. Drepturile de acces la document

5. Managementul evenimentelor și întâlnirilor

Această funcție este foarte importantă pentru directorii de companii mari, manageri de top și șefi de departament, deoarece aceștia petrec aproximativ 50% din timpul lor de lucru la numeroase întâlniri. Și dacă nu rezumați ședința, nu distribuiți sarcini și nu controlați implementarea lor, este probabil ca colegii să uite pur și simplu de toate acordurile.

Utilizarea „1C: Workflow” face posibilă înregistrarea faptului evenimentului trecut și monitorizarea implementării deciziilor. Angajatul responsabil în timpul ședinței poate întocmi un protocol, poate trimite instrucțiuni colegilor și poate monitoriza implementarea acestora. Și rapoartele analitice speciale din program ajută la evaluarea prezenței la evenimente, durata și eficacitatea acestora.

Fig. 5. Protocolul evenimentului cu lista de instrucțiuni din „1C: Document Management”

6. Raportul disciplinei de performanță

Adesea, clienții vin la noi cu această problemă: un număr mare de sarcini din diverse surse sunt prezentate unui angajat. Colectarea și monitorizarea acestor date poate fi destul de dificilă, mai ales în companiile mari. Și liderul are nevoie de raportări fiabile cu privire la calendarul și calitatea sarcinilor.

Cum ajută 1C: Document Management ajută la rezolvarea acestei probleme? Toate sarcinile și documentele primite de angajat pentru prelucrare sunt salvate în sistem. Fiecare document are un termen limită pentru pregătire sau aprobare. Folosind rapoarte, managerul poate evalua eficacitatea angajaților pentru diverși indicatori: termenele de îndeplinire, succesul, termenele etc. Este posibil să se întocmească rapoarte despre disciplina muncii, sarcini restante și să țină evidența orelor de lucru. Acest lucru va îmbunătăți controlul asupra angajaților și va crește motivația.

Fig. 6. Raport despre disciplina performantă din „1C: Document Management 8”

7. Sincronizare cu „1C: ERP”

„1C: Flux de lucru” este adesea folosit de clienții noștri împreună cu „1C: ERP”. Acest lucru vă permite să automatizați eficient gestionarea și contabilitatea în companii. Sincronizarea soluțiilor face posibilă configurarea rutei pentru coordonarea documentelor de orice complexitate și la diferite niveluri. Acest lucru va economisi timp și va elimina nevoia de a trece de la o bază la alta. De exemplu, un angajat direct de la 1C: ERP poate genera un document, îl poate trimite pentru aprobare și poate controla acest proces.

Fig. 7. Lista sarcinilor utilizatorului în timpul sincronizării „1C: Workflow” și „1C: ERP”

8. Managementul proiectelor

O funcție convenabilă pentru organizația de proiectare este gestionarea proiectului și documentarea proiectului. Setul de instrumente conține toate informațiile despre proiecte: documente, participanți, plan, termene etc. Puteți urmări corespondența pe proiect și monitoriza implementarea sarcinilor proiectului. Sistemul generează analize privind evoluția proiectelor și vă permite să creați rapoarte.

Fig. 8. Managementul proiectului în programul "1C: Managementul documentelor"

9. Semnătura electronică

Toți clienții care intenționează să treacă la gestionarea electronică a documentelor sunt întotdeauna preocupați de problema securității datelor. Această problemă este rezolvată printr-o semnătură electronică în program - un analog modern și fiabil al imprimării și semnăturii personale a persoanelor juridice. Este emis de o autoritate de certificare certificată.

Aceasta este datele criptate care sunt atașate la documente și confirmă autenticitatea acestora. Prin lege, documentele cu semnături electronice au aceeași forță juridică ca și hârtiile obișnuite. Este sigur să închei contracte cu ea, să faci schimb de documente cu clienți, parteneri, departamente și contractori.

Fig. 9. Semnătura electronică în „1C: Managementul documentelor”

10. Aplicație mobilă gratuită

Convenența și beneficiul acestei dezvoltări au fost apreciate de toți clienții noștri. Aplicația vă permite să lucrați de la distanță la sarcini și să fiți mereu în legătură cu afacerea, oriunde este angajatul. În orice moment convenabil, puteți citi e-mailuri, puteți trimite scrisori colegilor sau clienților, coordona documentele, setați și completați sarcinile, vedeți un calendar și multe altele. Serviciul funcționează autonom și nu necesită o conexiune permanentă la rețea. Disponibil pentru versiunile „1C: flux de document KORP” și „1C: document de flux DGU”.

Fig. 10. Client mobil "1C: Managementul documentelor"

rezultat

Odată cu dezvoltarea tehnologiei, lucrul într-un birou umplut cu hârtii și arhive voluminoase este un lucru din trecut. Tranziția la gestionarea electronică a documentelor este un proces natural de dezvoltare a oricărei afaceri. Timp de mai mulți ani de implementare a programului, nu am întâlnit clienți care, încercând „1C: Document Management”, s-ar fi răzgândit și s-ar fi întors la documente. Angajații se obișnuiesc rapid cu noua funcționalitate și, în consecință, organizația trece la un nivel mai înalt de management și interacțiune.

Un curs de formare în practica utilizării 1C Document PROF în modul de învățare interactivă vă permite să câștigați cunoștințe și experiență practică în managementul biroului într-un program popular.

O descriere detaliată a subiectelor studiate

Programul prezintă 30 de sarcini (versiunea - februarie 2016) în următoarele secțiuni:

1. Completarea informațiilor organizației:

Crearea de utilizatori în sistem.
- Completarea setărilor generale.
- Configurați un cont pentru a gestiona notificările utilizatorilor.
- Completarea structurii întreprinderii.

2. Lucrați cu informații de referință de reglementare

Setarea numerotării documentelor.
- Crearea tipurilor de documente (interne, de intrare, de ieșire).
- Configurarea relațiilor de documente după tip.

3. Nomenclatorul afacerilor

Completarea secțiunilor din nomenclatura afacerilor privind structura întreprinderii.
- Creați titluri de caz.

4. Lucrați cu fișiere

Creați dosare de fișiere.
- Setarea permisiunilor pe dosarele de fișiere.
- Creați și editați fișierul. Versionare.
- Descărcați șabloane de completare automată a fișierelor de pe disc.
- Configurați fișierele de completare automată.

5. Pregătirea pentru lucrul cu documentele

Crearea de dosare de documente interne.
- Setarea permisiunilor.
- Introducerea informațiilor despre corespondent.
- Crearea de șabloane pentru documente complete automate.

6. Lucrați cu documente și procese de afaceri

Crearea și înregistrarea unui document intern.
- Crearea de detalii suplimentare.
- Înregistrarea unui document de intrare.
- Lucrează cu documentul care iese.
- Creați și configurați legăturile de documente.
- Pornirea și procesarea sarcinilor proceselor: familiarizare, coordonare, aprobare, execuție.
- Utilizarea corespondenței interne ca parte a procesului de afaceri.

7. Procese de afaceri de pornire automată

Porniți automat un proces de afaceri după tipul de document.
- Prelucrarea sarcinilor procesului de revizuire pentru înregistrarea documentelor.

8. Jurnal de transmisie

Înregistrarea faptului că a emis documente originale. Returnarea documentelor.

9. Lucrează cu arhiva. Distrugerea afacerilor

Înregistrarea unui document intern din anii trecuți.
- Înregistrarea și transferul dosarului în arhivă.
- Distrugerea carcasei în funcție de termenul de valabilitate al nomenclaturii cazurilor.

Programul este certificat de 1C și poate fi utilizat atât pentru studiul independent al capacităților 1C: Document Management 8 PROF, cât și pentru organizarea procesului educațional la întreprinderi, în centre de recalificare profesională, centre de formare profesională, centre educaționale etc.

Programul de instruire nu oferă drepturi de utilizare a 1C: Document Management 8.

Începeți

Selectați o opțiune pentru a lucra cu programul:

Instrucțiuni pentru instalarea programului pe computer

1. Instalați programul 1C Document Management 2.0 pe computer:

Rulați fișierul descărcat setup.exe
(în caz de avertizare cu privire la pericol, activați lansarea fișierului);
- Urmați instrucțiunile instalatorului.

Important! Programul necesită o conexiune la Internet.

3. Rulați tutorialul și selectați infobasa

Rulați programul de instruire prin intermediul scurtăturii „Site-ul de instruire” de pe desktop;
- în lista infobazelor selectați „Flux de lucru document”;
- executați 1C: Enterprise, selectați utilizatorul și faceți clic pe OK.

De asemenea, puteți extinde suportul metodologic al programului gratuit,

descriere

Caracteristici ale programului:

Instruirea în managementul biroului și rezolvarea problemelor direct în programul 1C;
- verificarea deciziilor și raportarea informațiilor despre erori;
- disponibilitatea statisticilor personale pentru rezolvarea problemelor practice;
- capacitatea de a vizualiza evaluările participanților la instruire;
- suport tehnic pentru utilizatorii programului de instruire;
- legături și acces la materiale didactice din baza de referință ITS;
- disponibilitatea recomandărilor (sfaturi) privind rezolvarea problemelor practice;
- acces deplin la instrucțiuni (cu imagini) privind sarcinile salarizării și evidenței personalului.

Analiza datelor și KPI
Extinderea capacităților „1C: Document flow CORP” și a altor programe

Analiza proceselor, sarcinilor și documentelor de afaceri de la baza „1C: Document Management” și altele. Raportare consolidată.

Construirea și monitorizarea indicatorilor KPI complexi pe baza informațiilor din diferite baze de date „1C: Enterprise 8”

Setări individuale

Desktop pentru utilizator

Pentru fiecare utilizator din program, puteți configura un desktop individual care oferă acces rapid la toate documentele necesare, liste, rapoarte etc. Următoarele sunt exemple de desktopuri personalizate concepute pentru angajații cu un rol specific. Accesul angajatului la date este limitat de drepturile stabilite pentru rolul său.

Biroul secretarului

Secretarul organizației lucrează cu o listă a sarcinilor sale, conduce corespondența, editează documente. Pe desktop există un panou preferat pentru acces rapid la datele utilizate frecvent - informații despre angajați, o listă de telefoane utile, recomandări pentru a scrie scrisori de ieșire etc.

Biroul central al departamentului

Șeful biroului de proiect lucrează cu o listă a sarcinilor sale, elaborează documentația proiectului. Pe desktop, există un panou preferat pentru acces rapid la datele utilizate frecvent și un panou de căutare cu text complet pentru a găsi informațiile de care aveți nevoie.

Biroul directorului

Directorul lucrează cu o listă a sarcinilor sale și apelează la panoul de favorite pentru acces rapid la datele de interes - rapoarte despre costurile orelor de lucru, informații despre disciplina de performanță etc.

Drepturi de acces

Un administrator sau un utilizator cu autoritatea corespunzătoare determină drepturile de acces ale utilizatorilor. Drepturile de acces la fișiere sunt configurate de dosare pentru utilizatori și grupuri, ținând cont de moștenirea drepturilor folderului părinte. Puteți stabili drepturi permisive și prohibitive.

Drepturi de acces la documente interne

Drepturile sunt configurate de dosare și tipuri de documente interne. Setarea pentru dosarele de documente este similară cu cea pentru dosarele de fișiere: puteți seta drepturi permisive și de refuz, specifica drepturi pentru utilizatori și grupuri, ținând cont de moștenirea drepturilor folderului părinte.

Pentru tipul de documente interne, drepturile sunt configurate prin grupuri de acces atât pentru utilizatori, cât și pentru grupuri de utilizatori. Drepturile de acces la documentele interne sunt transferate în fișierele atașate și versiunile acestora.

Drepturi de acces la documentele de intrare și de ieșire

Drepturile sunt configurate prin grupuri de acces, ținând cont de următoarele detalii ale documentului:

Tipul de document
Bara de acces
Corespondent (grup de acces corespondent)

Drepturile pot fi specificate atât pentru utilizatori cât și pentru grupurile de utilizatori. Documentele de intrare și de ieșire transferă drepturile de acces la fișierele atașate lor și la versiunile lor.

Drepturi de acces la procesele și sarcinile de afaceri

Drepturile de acces la procesele și sarcinile de afaceri au:

toți participanții la procesul de afaceri (numai citire)

executant de sarcini (schimbarea sarcinii sale)

manageri de linie ai participanților la procesele de afaceri (doar citire)

rol Controlează sarcinile și procesele de afaceri are drepturi depline asupra tuturor proceselor și sarcinilor de afaceri.

Permisiuni de raportare

Angajații obișnuiți pot lucra doar cu rapoartele lor. Șeful unității are dreptul să vizualizeze toate rapoartele zilnice ale angajaților unității sale.

rol Monitorizarea rapoartelor zilnice dă drepturi depline la toate rapoartele zilnice ale tuturor angajaților.

Drepturi de acces la alte date

Accesul la alte date în funcție de datele și rolurile utilizatorului este limitat de:

grupuri de acces corespondente
grupuri de acces pentru persoane fizice
tipuri de documente
dosare de fișiere și documente
vulturi

Obiectivele și obiectivele proiectului

Pentru a crește transparența aprobării documentelor, traduceți acest proces în format electronic
Creați un sistem de control al sarcinilor
Centralizarea stocării documentelor electronice
Posibilitatea lucrărilor colective pe documente

Rezultatele proiectului

Timpul de negociere a acordului redus
Nu există riscul pierderii documentelor
Îmbunătățirea disciplinei performanței prin urmărirea sarcinilor și reglarea proceselor fluxului de lucru

Informații despre clienți

Grupul de companii Setera este un holding multidisciplinar, care acoperă companii din diverse industrii.

Printre cele mai mari companii incluse în exploatație: LLC DEZ Kalininsky District este una dintre cele mai mari companii de management din Chelyabinsk; Stațiune familială „Faleză”; SRL „Asociere și locuințe comunitare diversificate - 2”.

Obiectivele și obiectivele proiectului

Structurarea documentației întreprinderii;
Automatizarea muncii cu contracte;
Creșterea fiabilității și a calității contabilității pentru documentațiile primite și care ies.

Rezultatele proiectului

Creșterea semnificativă a eficienței gestionării fluxului de documente;
Pierderea contractelor și a altor documente sunt excluse;
Au fost reduse condițiile pentru crearea și procesarea contractelor;
Schimbul de documente între departamente a fost optimizat, ceea ce a dus la o creștere a productivității angajaților.

Informații despre clienți

Compania „Yuzhuralavtoban” de mai bine de două decenii s-a angajat în construcția de drumuri în regiunea Chelyabinsk, inclusiv centrul regional, și oferă, de asemenea, servicii pentru întreținerea și repararea drumurilor. În plus, compania construiește și întreține poduri și alte structuri create de om. În 2015, compania a finalizat instalarea, repararea și restaurarea a peste 100 km. drumuri. În 2016, s-au pus în funcțiune încă 75 km. drumuri.

Obiectivele și obiectivele proiectului

Accelerarea activității cu documentația întreprinderii;
Asigurarea controlului asupra coordonării;
Eliminarea erorilor legate de factorul uman.

Rezultatele proiectului

Toate operațiunile cu documente sunt semnificativ accelerate: crearea, coordonarea, căutarea și arhivarea;
Sunt excluse erorile legate de factorul uman;
S-a stabilit un control fiabil asupra progresului coordonării, iar momentul punerii în aplicare a acestuia a fost redus;
Au fost create instrumente pentru evaluarea disciplinei de performanță.

Informații despre clienți

Medservice este un complex modern de îmbunătățire a sănătății, situat în orașul Salavat. Este unul dintre cele mai mari centre medicale din Bashkortostan. Un spital de 24 de ore cu 310 paturi acceptă pacienți cu indicații terapeutice, chirurgicale, traumatologice, ginecologice, neurologice și urologice. Există, de asemenea, un spital de zi cu 27 de paturi. În plus, centrul are un departament de pediatrie, un departament de medicină estetică și cosmetologie, un departament de tratament de reabilitare și reabilitare, stomatologie și altele. Secția de ambulatoriu este legătura principală cu o capacitate de 1.200 de vizite pe zi, unde puteți solicita ajutor medical și puteți primi sfaturi și tratament de la 15 terapeuți și 33 de specialiști calificați cu o atenție restrânsă (ORL, optometrist, endocrinolog etc.).

Obiectivele și obiectivele proiectului

Obiectivul principal al proiectului a fost creșterea eficienței fluxului de lucru al companiei. Pentru aceasta a fost necesar:

Creați un singur depozit de documente electronice;
Optimizarea proceselor de interacțiune între departamente și rutele de aprobare a documentelor;
Accelerarea lucrărilor cu documentația și căutarea documentelor necesare.

Rezultatele proiectului

Datorită stocării centralizate a documentelor, timpul de căutare a datelor necesare este redus la câteva minute;
Coordonarea documentelor și lucrările ulterioare cu documentele au devenit transparente pentru angajații întreprinderii, munca pe documente a devenit mai structurată;
Control consolidat al disciplinei executive;
Îmbunătățirea eficacității interacțiunii între unitățile de afaceri.

Informații despre clienți

Agroholding Ravis operează în regiunea Chelyabinsk din 1981, iar astăzi este unul dintre liderii producției de carne de pasăre din districtul federal Urals. Exploatația agricolă reunește 10 întreprinderi agricole angajate în producția de furaje, producția și prelucrarea cărnii, a cărnii de porc și a cărnii de vită.

Compania produce anual 100.000 de tone de carne de pasăre, mai mult de 20.000 de tone de lapte, peste 1.500 de tone de carne de porc și 65.000.000 de ouă de eclozare pe an, mai mult de 100.000 de tone de cereale și 160.000 de tone de hrană proprie.

Compania vinde produse printr-o rețea de magazine ale companiei, care include aproximativ 300 de puncte de vânzare. Sortimentul mărcii Ravis include peste 200 de tipuri de produse.

Obiectivele și obiectivele proiectului

Scopul principal al proiectului a fost creșterea eficienței fluxului de lucru al unui grup de companii. Pentru aceasta a fost necesar:

Creșterea controlului asupra activităților întreprinderilor din grup;
Eliminați pierderea documentelor, accelerați căutarea și minimizați impactul negativ al factorului uman;
Reduceți termenii acordului;
Creșterea disciplinei executive prin consolidarea controlului asupra implementării sarcinilor, inclusiv în cadrul activităților proiectului.

Rezultatele proiectului

Utilizarea unei baze de date comune a fluxurilor de lucru a permis formarea de centre de servicii unice pentru toate întreprinderile grupului: departamentul de muncă contractuală, serviciul financiar și economic, serviciul de securitate, supravegherea construcțiilor, achiziții și servicii logistice;
Pierderea documentelor pe hârtie este complet eliminată, căutarea fișierelor necesare într-un singur depozit este accelerată semnificativ;
Termenii de încheiere a contractelor se reduc la 3-5 zile lucrătoare;
S-a automatizat controlul asupra implementării rezoluțiilor prin scrisori, controlul asupra executării procesului-verbal al ședințelor, instrucțiunile managerilor;
Sunt excluse cazurile de aprobare a documentelor fără aprobarea corespunzătoare;
Datorită verificării automate a termenelor pentru sarcini și consolidării controlului, nivelul disciplinei executive la întreprinderi a fost crescut. Numărul de comenzi la timp și complet executate a crescut de la 80-85% la 95%.

Informații despre clienți

Grupul de companii KONAR a fost fondat în 1991. Grupul industrial include 9 întreprinderi din trei regiuni ale Federației Ruse implicate în dezvoltarea, proiectarea și sprijinul integrat pentru industria gazelor, petrolului și petrochimiei. Din mai 2005, sistemul de management al calității companiei-mamă a KONAR JSC este certificat în conformitate cu cerințele MS ISO 9001: 2008.

În prezent, grupul industrial include:

KONAR JSC - producția de piese pentru conducte, producția de supape cu diametrul conductei de 1200 mm; producția de suporturi pentru conducte de petrol, inginerie.
KONAR LLC - producția de supape de poartă principale.
BVK LLC - o turnătorie care produce produse pentru caroserie comună, cu o greutate de până la 25 tone / buc, în comun cu Chividale Spa.
LLC Stankomash - o fabrică pentru producerea de fitinguri pentru producția de ulei, pentru producerea de produse speciale;
VEBB LLC este o organizație de construcție și instalare.
Energotechservice LLC - întreținerea infrastructurii;
Industrial Park Stankomash LLC este o companie de management care oferă o gamă largă de servicii, teritoriu și infrastructură industrială pentru amplasarea și dezvoltarea întreprinderilor de producție.
JV Konar - Chimolai LLC - o asociere comună cu Chimolai Spa (Italia) pentru producția de structuri metalice complexe.
SA "ESCON" - producția de structuri metalice.

Produsul software "1C: Workflow 8" este succesorul produsului software "1C: Archive 3", care a fost utilizat în sute de organizații, întreprinderi și instituții de mai bine de 10 ani și este proiectat pentru a automatiza fluxul de lucru al unei întreprinderi.

„1C: Document Management 8” vă permite să:

Simplificați munca angajaților cu documente, eliminați posibilitatea de a pierde versiuni sau de a intersecta fragmente în timp ce lucrați;

Reduceți timpul necesar pentru căutarea de informații și timpul total de prelucrare colectivă a documentelor;

Pentru a îmbunătăți calitatea materialului finit (proiecte, documentație etc.), prin soluționarea unui număr mare de probleme controversate și eficientizarea activității utilizatorilor.

În ceea ce privește costul sistemului, acesta variază și în funcție de mulți parametri:

Tabelul 2.5. Prețuri pentru furnizarea de EDMS „1C: Managementul documentelor 8”

Numărul de locuri de muncă	Costul total al programului
Numărul de locuri de muncă
30-50 (10 utilizatori activi)
300-500 (100 de utilizatori activi)
1000-2000 (400 de utilizatori activi)
3000-5000 (1000 de utilizatori activi)

Tabelul de comparație al sistemelor electronice de gestionare a documentelor

În timpul comparației sistemelor electronice de gestionare a documentelor, a fost compilat un tabel cu avantajele funcționalității sistemelor considerate anterior:

Tabelul 2.6. Tabelul de comparație al sistemelor electronice de gestionare a documentelor

Numele EDMS				E1 Eufrat
Disponibilitatea clientului web		Vândute separat (1 b)
Managementul contractelor		Se cumpără separat (1 b.)	Se cumpără separat (1 b.)
Managementul muncii	Numai în versiunea avansată (1 b)
Integrare cu alte sisteme		Se cumpără separat (1 b.)
Menținerea unei baze de clienți	Funcție nedeclarată (0 b.)	Funcție nedeclarată (0 b.)	Se cumpără separat (1 b.)
Recunoașterea documentelor	Se cumpără separat (1 b.)	Se cumpără separat (1 b.)	Se cumpără separat (1 b.)
Scorul total

Prezentare generală a sistemului de gestionare a documentelor electroniceDirectum.

Descrierea generală a sistemului

Sistemul Directum este un sistem electronic de gestionare a documentelor corporative care simplifică munca cu un flux mare de documente. Directum EDMS are ca scop creșterea eficienței tuturor angajaților organizației în diferite domenii ale activităților lor comune.

Funcționarea sistemului de gestionare a documentelor electronice Directum depinde în primul rând de configurația aleasă de client. Livrarea poate include nouă module care implementează funcțiile de gestionare electronică a documentelor și gestionarea interacțiunilor, precum și instrumente care extind posibilitățile de utilizare a acestora. Aceste instrumente sunt module cum ar fi: un modul de gestionare a documentelor electronice, un modul de gestionare a proceselor de afaceri, un modul clerical, un modul de circulație a cetățenilor și organizațiilor, un modul de gestionare a interacțiunilor cu clienții, un modul de gestionare a contractelor, un modul de gestionare a ședințelor și ședințelor, un modul de management al indicatorilor de eficiență, un modul de integrare cu sisteme de schimb de documente.

Modulele de gestionare electronică a documentelor și gestionarea proceselor de afaceri sunt modulele de bază ale sistemului. Modulele rămase sunt module suplimentare ale sistemului care vă permit să extindeți funcționalitatea sistemului.

Directum EDMS este, de asemenea, echipat cu funcții suplimentare care deschid oportunități deosebite și ajută la simplificarea lucrărilor cu acesta. De exemplu, tehnologia de identificare rapidă, care vă permite să puneți un cod de bare pe documente pentru a obține acces rapid la acestea ulterior.

În plus, Directum EDMS este integrat cu aplicațiile Microsoft Office, adică este posibil să interacționeze cu sistemul direct din aplicațiile MS Office.

Directum EDMS este, de asemenea, echipat cu acces web. Aceasta înseamnă că utilizatorii sistemului au posibilitatea de a accesa datele sistemului Directum folosind un browser web.

Un alt instrument suplimentar util este un instrument de dezvoltare orientat către subiect IS-Builder. Acest instrument vă permite să creați și să modificați componentele sistemului prin ajustarea vizuală a formelor și setarea calculelor în limbajul ISBL încorporat. Programatorul este destinat să adapteze sistemul la nevoile unei anumite întreprinderi de către programatorii acelei întreprinderi.

Un instrument precum un serviciu de introducere a documentelor vă permite să introduceți automat documente primite din diverse surse în sistemul DIRECTUM (scanere, dispozitive multifuncționale, sistem de fișiere, faxuri, e-mail).

Directum are, de asemenea, un serviciu de conversie a documentelor. Vă permite să convertiți un document în HTML, PDF, precum și TIFF cu mai multe pagini pentru diverse acțiuni ale utilizatorului cu documente. De exemplu, atunci când exportați documente din sistem.

Directum asigură, de asemenea, integrarea cu 1C: Enterprise 8 * și Dynamics AX *.

Prezentare generală a modulelor de sistem.

Din punct de vedere structural, modulele de sistem sunt seturi de componente de diferite tipuri. Componentele au o interfață distinctivă și seturi de date definite de scopul lor.

Prezentare generală a modulelor de bază

Acest tabel oferă o imagine de ansamblu asupra modulelor de bază ale sistemului:

Tabelul 2.7. Module de bază ale EDMS Directum

Prezentare generală a modulelor de completare

Acest tabel oferă o imagine de ansamblu a modulelor suplimentare care extind funcționalitatea sistemului:

Tabelul 2.8. Module suplimentare ale EDMS Directum

nume	Scurta descriere
1. Biroul	Modulul este destinat secretarilor și funcționarilor, facilitând efectuarea operațiunilor de rutină în lucrul cu documentele pe hârtie, căutarea documentelor și trimiterea de comenzi la lucru.
2. Apelurile cetățenilor și organizațiilor	Vă permite să organizați lucrul cu apelul cetățenilor și organizațiilor, în conformitate cu Legea Federală nr. 59 „Procedura de examinare a contestațiilor cetățenilor Federației Ruse” în organizațiile de stat și întreprinderile mari.
3. Managementul relațiilor cu clienții	Vă permite să mențineți o singură bază de clienți a companiei, să țineți cont de toate contactele și activitățile de marketing.
4. Managementul contractelor	Organizarea procesului de înregistrare, aprobarea contractelor și a altor documente contractuale, lucrul operațional cu acestea (căutare, analiză, editare, etc.), precum și monitorizarea progresului procesului contractului.
5. Managementul ședințelor și reuniunilor	Modulul susține o întâlnire completă a ciclului de viață, de la pregătire și conduită până la coordonarea protocolului și monitorizarea implementării deciziilor.
6.Management indicatori de performanță	Vă permite să efectuați controlul operațional și analiza proceselor de afaceri ale întreprinderii conform indicatorilor cheie de performanță.

Pe parcursul scrierii lucrării de calificare finală, se va acorda o atenție specială singurului modul suplimentar - acesta este modulul „Birou”. Acest lucru se datorează faptului că acest modul vă permite să păstrați un jurnal de înregistrare, o nomenclatură a afacerilor și vă permite să completați ALAC (carduri de înregistrare și control), cu ajutorul cărora va fi posibil să generați rapoarte despre activitatea întreprinderii în viitor, precum și lucrul cu instrucțiuni este implementat în acest modul. Aceste funcții au fost necesare pentru implementarea managementului intern de documente al companiei.

Luați în considerare funcționalitatea acestui modul mai detaliat.

Modul cancelarie

Lucrarea modulului Chancellery este strâns legată de activitatea altor module Directum EDMS.

În multe organizații, principala sarcină a monitorizării execuției instrucțiunilor sau a asigurării fluxului de lucru pe hârtie revine serviciilor clericale ale întreprinderii. Pentru astfel de servicii, a fost dezvoltat modulul „„ Birou ”.

Schimbul de documente este automatizat în conformitate cu standardul documentației Guild of Managers „Interacțiunea sistemelor de automatizare pentru suport documentar al managementului”.

Acest modul este utilizat pentru automatizarea lucrării cu documente oficiale pe hârtie, de exemplu, cu comenzi privind activitatea principală, scrisori de intrare și de ieșire, cereri, instrucțiuni etc.

Lucrările cu astfel de documente nu pot fi complet traduse în formă electronică majoritatea documentelor obligatorii din punct de vedere legal trebuie să fie sub formă de hârtie în condițiile legii.

În același timp, multe organizații schimbă mesaje și documente electronice care sunt considerate „oficiale” la fel cu documentele pe hârtie și, prin urmare, sunt supuse înregistrării, rezoluțiilor etc.

Modulul facilitează procesarea documentelor pe hârtie și vă permite să schimbați automat documente electronice între organizații.

Prelucrarea documentelor pe hârtie se realizează în conformitate cu cerințele GSDOU (Sistemul de Stat pentru Suportul de Documentare al Managementului), pe care se bazează tehnologia tradițională de lucru pentru birou din Rusia.

Modulul Cancelaria prevede:

înregistrarea unică a tuturor documentelor de intrare, de ieșire și de intern folosind carduri de înregistrare și control (în continuare RKK);

înregistrarea locației unui document pe hârtie în orice etapă a ciclului de viață al documentului.

monitorizarea executării la timp a instrucțiunilor, rezoluțiilor și instrucțiunilor conducerii;

anularea documentelor în caz, în conformitate cu nomenclatorul afacerilor adoptate de organizație;

căutare rapidă de informații despre disponibilitatea, starea și mișcarea documentelor din hârtie în sistem;

obținerea de formulare și reviste standard, precum și rapoarte statistice privind fluxul de lucru al organizației.