Sistem de gestionare a documentelor electronice SAD 1c întreprindere. Funcționalități și capacități de integrare

Ce oferă utilizarea EDMS Reducerea volumului fluxului de lucru Consolidarea disciplinei de performanță Monitorizarea termenelor și a rezultatelor executării Stocarea centralizată a documentelor Reducerea timpului pentru căutarea documentelor Organizarea lucrărilor colective și de grup Crearea bazei pentru un sistem informațional integrat

Avantajele „1C: Document Management 8” O platformă internă modernă „1C: Enterprise 8”, certificată în conformitate cu cerințele Art. 152 FZ. Integrare ușoară cu alte produse de pe platforma „1C: Enterprise 8” și sisteme ale altor furnizori. Posibilitatea de a crea un EDMS atât pentru mici cât și pentru în organizații mari, distribuite geografic; Abilitatea de a lucra de la distanță, inclusiv printr-un PDA; Capacitatea de a personaliza sistemul în funcție de nevoile unui angajat specific, fără a fi nevoie de specialiști IT. procese iznes Built-in instrumente pentru crearea de rapoarte de orice tip (tabele, diagrame, etc.) mici costurile de implementare și a sistemului de proprietate sistem stabilit de instruire a utilizatorilor, inclusiv full-time, la distanță și e-learning. Posibilitatea pregătirii la locul de muncă. Lista proiectelor finalizate pentru implementarea „1C: Document Management 8” -

Ce sarcini rezolvă „1C: Document Management 8”? Contabilitate pentru documente și contracte de intrare, de ieșire, interne; Contabilizarea contestațiilor cetățenilor; Automatizarea proceselor cheie de afaceri - examinare, execuție, coordonare, aprobare, înregistrare, familiarizare; Construirea unei ierarhii de execuție - activități de management de sus în jos, raportare a disciplinei de performanță și controlul execuției de jos în sus. Controlul disciplinei performante; Stocarea fișierelor, editarea lor colectivă și controlul versiunilor; Diferențierea drepturilor de acces pe tipuri de documente și roluri; Capacitatea de a lucra cu semnătura digitală electronică; Utilizarea codurilor de bare a documentelor; Descărcarea automată a documentelor de pe e-mail și de pe scaner; Menținerea arhivei organizației; Căutare în text complet a datelor; Raportări statistice; Contabilitate și analiză a timpului angajaților.

Caracteristici „1C: Managementul documentelor 8” Acces web Numerotarea documentelor Căutare de date cu text atributiv și integral Sistem flexibil de drepturi de acces Rutare a muncii și documente Jurnal de evenimente Suport pentru muncă distribuită Contabilitate raportare ore de lucru angajați Raportare Notificare executanți Administrare centralizată și descentralizată Setări de interfață Prelucrare corespondență externă Rutare de rol Control disciplină executivă Flux de lucru intern Reglementări administrative spațiu de stocare NSI și controlul versiunilor, arhive de fișiere și mult mai mult ... scanare și recunoaștere

Principiile contabilității documentelor prevăzute în program respectă legislația rusă, GOST-urile, practicile de birou internaționale și internaționale: GOST R „Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente ”; GOST R "Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții; Legea Federală a Federației Ruse 59-FZ „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor cetățenilor Federației Ruse” Legea Federală a Federației Ruse din 149-FZ „privind informațiile, tehnologiile informaționale și protecția informațiilor”; Legea federală a Legii federale „Cu privire la datele cu caracter personal”; Cerințele GSDOU. Lucrați cu documente

Tipuri de procese comerciale Execuție - executarea unui document intern sau intern de către unul sau mai mulți angajați cu control simultan. Cunostinta - cunoasterea unuia sau a mai multor angajati cu un document sau dosar intern, de intrare, de iesire. Instrucțiune - emiterea unei comenzi unui angajat. Revizuirea - revizuirea unui document intern sau intern de către o persoană responsabilă. Înregistrare - înregistrarea documentului de ieșire de către secretar. Coordonare - coordonare ciclică a unui document sau a unui fișier extern, de către unul sau mai mulți angajați, atât paralel cât și secvențial. Aprobarea - aprobarea unui document intern sau extern de către o persoană responsabilă.

Ținând cont de morfologie: rusă, engleză și ucraineană. Căutați cuvinte similare. Se execută instantaneu. Căutare pentru toate datele: fișiere de intrare, de ieșire, ORD, fișiere, sarcini, procese de afaceri, rapoarte săptămânale, etc. Întotdeauna la îndemână: Căutare în text complet atât prin detalii, cât și prin conținutul fișierelor. Căutați comanda sau Ctrl + Shift + F în fiecare secțiune.

Șeful organizației Îmbunătățirea gestionabilității, consolidarea disciplinei executive Organizarea lucrărilor colective și de grup, cu posibilitatea delegării sarcinilor Rezultate tangibile într-un timp scurt, cu costuri minime Șeful departamentului financiar Reducerea costurilor consumabilelor, stocarea documentelor Eficiența rentabilității investițiilor Șeful departamentului informații Construirea IP pe o singură platformă și integrabilitate ușoară cu alte sisteme Scalabilitate Asigurarea securității informaționale a organizației Șeful Cancelariei Reducerea volumului fluxului de lucru Monitorizarea termenelor și a rezultatelor executării Raportarea promptă și căutarea documentelor Avantajele implementării unui EDMS

Implementarea EDS: un plan de proiect aproximativ Sondaj de organizare Dezvoltarea specificațiilor tehnice ținând cont de cerințele clienților Dezvoltarea programelor și a metodelor de implementare Dezvoltarea, testarea și adaptarea unui sistem informațional Asigurarea integrării cu sistemele existente Formarea utilizatorilor într-un centru de pregătire specializat sau pe teritoriul abonamentului pentru informații și suport tehnic (în în primele 6 luni - gratuit) Avantajele colaborării cu compania 1C 1C recomandă utilizatorilor să implementarea „1C: Document Management 8” în strânsă colaborare cu partenerii companiei 1C, care au competențele necesare în domeniul automatizării întreprinderilor pe platforma 1C: Enterprise 8, un personal de specialiști autorizați. informații despre sistem și lista actuală a proiectelor finalizate pentru implementarea „1C: Document Management 8”. Compania 1C oferă sprijin și supraveghere a proiectelor pe scară largă și complexe din punct de vedere tehnologic. Compania 1C folosește tehnologia de rezultate rapide, care vă permite să obțineți rezultate rapide într-un timp scurt și să reduceți riscurile financiare.

Obiectivele și obiectivele proiectului

Pentru a crește transparența aprobării documentelor, traduceți acest proces în format electronic
Creați un sistem de control al sarcinilor
Centralizarea stocării documentelor electronice
Posibilitatea lucrărilor colective pe documente

Rezultatele proiectului

Timpul de negociere a acordului redus
Nu există riscul pierderii documentelor
Îmbunătățirea disciplinei performanței prin urmărirea sarcinilor și reglarea proceselor fluxului de lucru

Informații despre clienți

Grupul de companii Setera este un holding multidisciplinar, care acoperă companii din diverse industrii.

Printre cele mai mari companii incluse în exploatație: LLC DEZ Kalininsky District este una dintre cele mai mari companii de management din Chelyabinsk; Stațiune familială „Faleză”; SRL „Asociere și locuințe comunitare diversificate - 2”.

Obiectivele și obiectivele proiectului

Structurarea documentației întreprinderii;
Automatizarea muncii cu contracte;
Creșterea fiabilității și a calității contabilității pentru documentațiile primite și care ies.

Rezultatele proiectului

Creșterea semnificativă a eficienței gestionării fluxului de documente;
Pierderea contractelor și a altor documente sunt excluse;
Au fost reduse condițiile pentru crearea și procesarea contractelor;
Schimbul de documente între departamente a fost optimizat, ceea ce a dus la o creștere a productivității angajaților.

Informații despre clienți

Compania „Yuzhuralavtoban” de mai bine de două decenii s-a angajat în construcția de drumuri în regiunea Chelyabinsk, inclusiv centrul regional, și oferă, de asemenea, servicii pentru întreținerea și repararea drumurilor. În plus, compania construiește și întreține poduri și alte structuri create de om. În 2015, compania a finalizat instalarea, repararea și restaurarea a peste 100 km. drumuri. În 2016, s-au pus în funcțiune încă 75 km. drumuri.

Obiectivele și obiectivele proiectului

Accelerarea activității cu documentația întreprinderii;
Asigurarea controlului asupra coordonării;
Eliminarea erorilor legate de factorul uman.

Rezultatele proiectului

Toate operațiunile cu documente sunt semnificativ accelerate: crearea, coordonarea, căutarea și arhivarea;
Sunt excluse erorile legate de factorul uman;
S-a stabilit un control fiabil asupra progresului coordonării, iar momentul punerii în aplicare a acestuia a fost redus;
Au fost create instrumente pentru evaluarea disciplinei de performanță.

Informații despre clienți

Medservice este un complex modern de îmbunătățire a sănătății, situat în orașul Salavat. Este unul dintre cele mai mari centre medicale din Bashkortostan. Un spital de 24 de ore cu 310 paturi acceptă pacienți cu indicații terapeutice, chirurgicale, traumatologice, ginecologice, neurologice și urologice. Există, de asemenea, un spital de zi cu 27 de paturi. În plus, centrul are un departament de pediatrie, un departament de medicină estetică și cosmetologie, un departament de tratament de reabilitare și reabilitare, stomatologie și altele. Secția de ambulatoriu este legătura principală cu o capacitate de 1.200 de vizite pe zi, unde puteți solicita ajutor medical și puteți primi sfaturi și tratament de la 15 terapeuți și 33 de specialiști calificați cu o atenție restrânsă (ORL, optometrist, endocrinolog etc.).

Obiectivele și obiectivele proiectului

Obiectivul principal al proiectului a fost creșterea eficienței fluxului de lucru al companiei. Pentru aceasta a fost necesar:

Creați un singur depozit de documente electronice;
Optimizarea proceselor de interacțiune între departamente și rutele de aprobare a documentelor;
Accelerarea lucrărilor cu documentația și căutarea documentelor necesare.

Rezultatele proiectului

Datorită stocării centralizate a documentelor, timpul de căutare a datelor necesare este redus la câteva minute;
Coordonarea documentelor și lucrările ulterioare cu documentele au devenit transparente pentru angajații întreprinderii, munca pe documente a devenit mai structurată;
Control consolidat al disciplinei executive;
Îmbunătățirea eficacității interacțiunii între unitățile de afaceri.

Informații despre clienți

Agroholding Ravis operează în regiunea Chelyabinsk din 1981, iar astăzi este unul dintre liderii producției de carne de pasăre din districtul federal Urals. Exploatația agricolă reunește 10 întreprinderi agricole angajate în producția de furaje, producția și prelucrarea cărnii, a cărnii de porc și a cărnii de vită.

Compania produce anual 100.000 de tone de carne de pasăre, mai mult de 20.000 de tone de lapte, peste 1.500 de tone de carne de porc și 65.000.000 de ouă de eclozare pe an, mai mult de 100.000 de tone de cereale și 160.000 de tone de hrană proprie.

Compania vinde produse printr-o rețea de magazine ale companiei, care include aproximativ 300 de puncte de vânzare. Sortimentul mărcii Ravis include peste 200 de tipuri de produse.

Obiectivele și obiectivele proiectului

Scopul principal al proiectului a fost creșterea eficienței fluxului de lucru al unui grup de companii. Pentru aceasta a fost necesar:

Creșterea controlului asupra activităților întreprinderilor din grup;
Eliminați pierderea documentelor, accelerați căutarea și minimizați impactul negativ al factorului uman;
Reduceți termenii acordului;
Creșterea disciplinei executive prin consolidarea controlului asupra implementării sarcinilor, inclusiv în cadrul activităților proiectului.

Rezultatele proiectului

Utilizarea unei baze de date comune a fluxurilor de lucru a permis formarea de centre de servicii unice pentru toate întreprinderile grupului: departamentul de muncă contractuală, serviciul financiar și economic, serviciul de securitate, supravegherea construcțiilor, achiziții și servicii logistice;
Pierderea documentelor pe hârtie este complet eliminată, căutarea fișierelor necesare într-un singur depozit este accelerată semnificativ;
Termenii de încheiere a contractelor se reduc la 3-5 zile lucrătoare;
S-a automatizat controlul asupra implementării rezoluțiilor prin scrisori, controlul asupra executării procesului-verbal al ședințelor, instrucțiunile managerilor;
Sunt excluse cazurile de aprobare a documentelor fără aprobarea corespunzătoare;
Datorită verificării automate a termenelor pentru sarcini și consolidării controlului, nivelul disciplinei executive la întreprinderi a fost crescut. Numărul de comenzi la timp și complet executate a crescut de la 80-85% la 95%.

Informații despre clienți

Grupul de companii KONAR a fost fondat în 1991. Grupul industrial include 9 întreprinderi din trei regiuni ale Federației Ruse implicate în dezvoltarea, proiectarea și sprijinul integrat pentru industria gazelor, petrolului și petrochimiei. Din mai 2005, sistemul de management al calității companiei-mamă a KONAR JSC este certificat în conformitate cu cerințele MS ISO 9001: 2008.

În prezent, grupul industrial include:

KONAR JSC - producția de piese pentru conducte, producția de supape cu diametrul conductei de 1200 mm; producția de suporturi pentru conducte de petrol, inginerie.
KONAR LLC - producția de supape de poartă principale.
BVK LLC - o turnătorie care produce produse pentru caroserie comună, cu o greutate de până la 25 tone / buc, în comun cu Chividale Spa.
LLC Stankomash - o fabrică pentru producerea de fitinguri pentru producția de ulei, pentru producerea de produse speciale;
VEBB LLC este o organizație de construcție și instalare.
Energotechservice LLC - întreținerea infrastructurii;
Industrial Park Stankomash LLC este o companie de management care oferă o gamă largă de servicii, teritoriu și infrastructură industrială pentru amplasarea și dezvoltarea întreprinderilor de producție.
JV Konar - Chimolai LLC - o asociere comună cu Chimolai Spa (Italia) pentru producția de structuri metalice complexe.
SA "ESCON" - producția de structuri metalice.

Proiectat în principal pentru automatizarea fluxului de lucru.

Sistemul oferă automatizarea întregului ciclu de lucru cu documente, vă permite, de asemenea, să eficientizați interacțiunea dintre angajați și să monitorizați utilizarea timpului de lucru. Contabilitatea documentelor este pusă în aplicare în conformitate cu prevederile actualei documentații de reglementare (GOST-uri, cerințe, instrucțiuni etc.) și tradițiile muncii de birou. Programul oferă lucrări multi-utilizator atât în \u200b\u200brețeaua locală, cât și prin internet (inclusiv prin browsere web). Sistemul se caracterizează printr-o mare flexibilitate, un grad ridicat de detaliere a informațiilor despre datele stocate și o gamă largă de capabilități. Vă permite să creșteți eficiența gestionării timpului de lucru, să standardizați procesele, să asigurați controlul complet și siguranța documentației și orice alte informații necesare. Funcționalitatea sistemului este în continuă extindere.

Caracteristici cheie

Contabilitatea și stocarea documentelor

Lucrați cu documente

Caracteristici suplimentare

siguranță

Controlul performanței

controlul termenilor și volumelor sarcinilor
contabilitatea zilnică a orelor de muncă ale angajaților în contextul activității desfășurate (inclusiv automat pe baza sarcinilor finalizate)
analiza costului timpului de lucru al angajaților individuali, departamentelor, proiectelor bazate pe rapoarte

alte

caracteristici

1C: Gestionarea documentelor este prezentată în versiunile KORP și PROF. Versiunea KORP este mai potrivită pentru întreprinderile comerciale medii și mari și instituțiile bugetare cu o structură sau un flux de lucru complex. Versiunea PROF este capabilă să răspundă nevoilor organizațiilor cu o structură mică și un flux de lucru simplu. Versiunile funcționale ale PROF și CORP au o serie de diferențe.

integrare

Este posibilă configurarea interacțiunii cu alte aplicații și schimbul de date prin fișiere text, documente XML și fișiere DBF.

introducerea

Nu sunt cunoscute restricții (altele decât suportul tehnic adecvat) la punerea în aplicare a sistemului. Posibilitatea utilizării sale nu depinde de ramura întreprinderii, de structura acesteia, de forma organizatorică, de tipul de activitate, de numărul de personal, etc. Sistemul poate fi configurat și adaptat la sarcini și cerințe specifice ale clientului. Ușor stăpânit de utilizatori. Există exemple de implementări ale 1C: Fluxul de documente într-o varietate de industrii, inclusiv organizații comerciale, bugetare și non-profit.

concurenți

Printre concurenții de pe piața rusă se pot distinge BUSINESS, DIRECTUM, EVFRAT, DocsVision, IBM Lotus Notes.

Critica, defecte

Astăzi, criticile sunt legate în principal de complexitatea stabilirii drepturilor de acces, interacțiunea limitată cu serviciile de poștă și lipsa unui client de e-mail complet, precum și lipsa unei interfețe în limba engleză.

referințe

Ziarul financiar, nr. 4, ianuarie 2010. I. Sidorov, „1C: Document Management 8”: o nouă soluție pentru automatizarea lucrărilor de birou și a managementului documentelor
Ziarul financiar, nr. 4, ianuarie 2011. I. Sidorov, „1C: Document Management 8 CORP”: o nouă soluție pentru automatizarea documentației și gestionarea documentelor

notițe

categorii:

Software alfabetic
Sisteme electronice de gestionare a documentelor
Software de afaceri
automatizare
Software de management de proiect

Fundația Wikimedia 2010.

Vedeți ce este „1C: Document Management” în alte dicționare:

Fluxul de documente - mișcarea documentelor dintr-o organizație din momentul în care acestea sunt create sau primite până la finalizarea execuției: trimiterea și (sau) trimiterea către întreprindere. Cuprins 1 Etape 2 Gestiunea electronică a documentelor ... Wikipedia

Fluxul de documente - mutarea documentelor într-un organism, organizație, instituție din momentul creării sau primirii lor până la finalizarea executării sau trimiterii. Sursa ... Glosar de termeni ai documentației normative și tehnice

Mișcarea documentelor între compilatori și interpreți, precum și cei care ar trebui să fie familiarizați cu documentele. Dicționar de termeni de afaceri. Akademik.ru. 2001 ... Glosar Termeni de afaceri

Există. Număr de sinonime: 1 revoluție (43) Dicționar de sinonime ASIS. VN Trishin. 2013 ... Dicționar de Sinonime

Mișcarea documentelor între compilatorii și executanții lor pe lanțurile de tehnologie a informației, ceea ce face posibilă informarea tuturor părților interesate, aducerea acestora la deciziile luate, efectuarea contabilității și controlului. Reisberg B.A., ... ... Vocabular economic

Flux de lucru ... Dicționar ortografic

Fluxul de documente - mutarea documentelor din momentul în care acestea sunt create sau primite până la finalizare, execuție și / sau expediere; ... Sursa: Recomandări metodologice privind elaborarea instrucțiunilor de documentare în organele executive federale ... ... Terminologie oficială

Fluxul de documente - (fluxul de documente) mișcarea documentelor într-o organizație (companie, întreprindere) din momentul creării sau primirii lor până la trimiterea sau finalizarea lucrărilor cu acestea în cadrul organizației ... Dicționar de economie și matematică

fluxul de documente - Mișcarea documentelor în organizație din momentul creării sau primirii lor până la finalizarea executării sau expedierii. [GOST R 51141 98] Subiecte economie de documentare și arhivare Generalizarea termenilor organizarea lucrărilor cu documente ...

flux de lucru (activitate admin.hoz în sport) - fluxul de documente Mișcarea documentelor dintr-o organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea execuției sau trimiterii. [Departamentul de servicii lingvistice al Comitetului de organizare din Soci 2014. Glossary of terms] RO circulația documentelor ... ... Referință traducător tehnic

Managementul documentelor electronice - 1.3. Gestionarea electronică a documentelor (document management) o secvență de tranzacții pentru schimbul de documente între participanții la gestionarea documentelor, oferind un proces reglementat pentru schimbul de documente (de exemplu, gestionarea documentelor de către ... Terminologie oficială

cărți

Gestionarea documentelor în contabilitate și contabilitate fiscală (+ CD-ROM). Cartea prezintă o abordare metodologică și oferă recomandări practice pentru documentarea tranzacțiilor comerciale și organizarea fluxului de lucru. Toate recomandările se bazează pe cerințe ... Editor:

În alegerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor, companiile moderne sunt ghidate de o strategie comună de dezvoltare, obiective, prezența unui mediu competitiv, structura dorită și efectul economic preconizat al implementării unei astfel de soluții. Obiectivele introducerii EDMS includ îmbunătățirea controlului disciplinei executive, reducerea numărului de documente pierdute; reducerea timpului de aprobare; reducerea numărului de erori în lucrul cu documente standard.

Există o serie de cerințe cheie pentru funcțiile EDMS (ECM). Succesul continuu al optimizării fluxului de lucru al companiei depinde de conformitatea sistemului cu aceste cerințe. Procesele de aprobare a documentelor și de atribuire a sarcinilor sunt mai rapide atunci când sunt transferate de la „hârtie” la o formă electronică, timpul pentru procesarea documentelor și atribuirilor este de asemenea redus și devine posibilă urmărirea progresului lucrului cu documentul. Când lucrează cu sistemul, executanții sunt notificați automat de documente noi, iar momentul procesării lor este sub control. Pentru acces rapid la documente, căutare ușoară și conservarea documentelor de stocare electronică organizată.

Este important ca drepturile de acces la datele protejate să fie diferențiate. Reduce semnificativ timpul de lucru și completarea automată a secțiunilor de documente standard în funcție de datele de referință existente. Este important ca managerul să aibă mijloace convenabile de monitorizare a termenelor pentru finalizarea sarcinilor și raportarea consolidată. Pentru a menține conținut informațional în activitatea companiei, EDMS ar trebui integrat cu ușurință cu sistemul poștal existent și cu sistemele de contabilitate existente în cadrul companiei (personal, sisteme financiare, contabile și sisteme de gestionare a producției).

De asemenea, tot mai multe organizații acordă atenție posibilității de lucru la distanță în sistem. Criteriile importante pentru evaluarea sistemului includ capacitatea de a genera rapoarte despre documente, executanți, starea documentelor, etc .; implementarea rapidă a sistemului; costul instalării și întreținerii sistemului; simplitatea dezvoltării sistemului; capacitatea de a utiliza software-ul sistemului pentru a rezolva probleme suplimentare.

Și cerințe suplimentare:

prezența fluxurilor de introducere a documentelor în sistem, capacitatea de a lucra cu scanerul;
modul de gestionare a contractelor pre-configurate;
versiunea tabletei;
clienți mobili.

comparație

Să luăm în considerare modul în care aceste funcții sunt implementate în Docsvision, Directum, ELMA ECM +, Optima WorkFlow și 1C: Workflow 8. Toate aceste sisteme sunt unite de un concept comun bazat pe o combinație de instrumente clasice EDMS și instrumente de gestionare a proceselor de afaceri. Combinând avantajele administrării electronice a documentelor și a sistemelor BPM, companiile obțin dezvoltarea proceselor și cresc eficiența operațională.

Funcționalități și capacități de integrare

Directum

Avantajele funcționale ale sistemului Directum includ nu numai un catalog extins de soluții de afaceri. Printre funcțiile utilizate în fiecare zi în muncă, puteți evidenția memento-uri convenabile, posibilitatea de a configura numerotarea și de a lucra cu etichete cu coduri de bare. Prezența unei previzualizări a fișierelor atașate, stocări de fișiere, o selecție mare de directoare completate în configurația de bază, asistenți interactive pentru crearea de documente.

Partile negative ale acestui EDS: lipsa paginării obiectelor din lista de documente și rezultatele căutării, inaccesibilitatea utilizării unor stiluri suplimentare în inventarul documentelor.

Aceste funcții sunt implementate în Docsvision. În fereastra principală a aplicației, sunt afișate orice pagini web și rapoarte personalizate. Documentele arhivate sunt mutate în tabele de baze de date separate. Utilizatorii sistemului pot alege opțiunea de autentificare. Conversia XSLT se aplică descrierii XML a cardului de înregistrare.

ELMA

Sistemul ELMA prezintă o linie extinsă de soluții de afaceri. Printre acestea, modulul ECM + (o combinație a funcțiilor unui sistem BPM și EDMS clasic), Proiecte + - funcții standard pentru managementul de proiect plus managementul proceselor; ELMA CRM + - implementează o abordare orientată către client prin implementarea proceselor end-to-end. Și o soluție KPI pe care Directum nu o are.

În ceea ce privește opțiunile de integrare, ELMA ECM + și alte două soluții au un plug-in pentru a lucra cu MS Outlook. În plus, ELMA se integrează cu 1C: Enterprise (cu toate versiunile actuale).

Pentru a nu se confunda într-un număr mare de fișiere cu corecții și modificări, documentele din aplicație pot avea un număr nelimitat de versiuni, dar numai una poate fi atribuită ca fiind relevantă. Întregul istoric al modificărilor documentului este colectat pe cardul de document.

Toate instrumentele necesare pentru a lucra la un document și a controla disciplina executivă la lucrul cu aceste documente vă stau la îndemână.

Dacă documentul a ajuns la companie sub formă de hârtie, acesta este salvat automat după scanare.

Managerul poate vizualiza raportul asupra situației actuale cu activități performante, iar utilizatorii au la dispoziție o serie de filtre pentru a forma rezultatele după cum consideră că sunt adecvate.

Aplicația ECM + poate fi configurată în mod arbitrar în funcție de nevoile unei întreprinderi individuale și de structura organizațională a acesteia.

Pentru a accelera crearea documentelor, puteți crea șabloane. Aceasta este disponibilă oricărui utilizator care nu are nici măcar abilități de programare.

Puteți configura introducerea automată a unui cod de bare în șablon pentru recunoașterea instantanee în sistem.

Toate sistemele analizate în revizuire au propria lor aplicație mobilă pentru lucrul cu funcțiile sistemului prin intermediul unui computer tabletă sau dispozitiv mobil. Acest lucru permite managerilor de top să participe la activitățile operaționale ale companiei din orice punct în care există internet. Clienții pentru dispozitive mobile sunt compatibili cu toate sistemele de operare mobile.

Optima Workflow

Avantajele sistemului includ posibilitatea de a utiliza stiluri suplimentare în inventarul documentelor, de a transmite imagini în inventarul și vizualizarea documentelor. Filtrarea inventarului documentelor încărcate este posibilă. Optima WorkFlow acceptă setarea rubricilor în jurnalele de documente și setarea zonei de vizualizare a înregistrării selectate din inventarul documentelor. Personalizarea funcționează cardul de înregistrare a comenzii. Aplicațiile web terțe pot fi încorporate în fereastra principală. Există integrare cu IBM WebSphere MQ. Pentru a automatiza activitățile unităților de arhivare a dezvoltat un modul special Arhivă.

1C: Flux de lucru 8

Principalele domenii de activitate ale acestei soluții sunt documentația, managementul documentelor generale, gestionarea contractelor, o arhivă electronică și lucrul cu reclamații. Funcționalitatea poate fi extinsă folosind pluginuri. Când prelucrați rutele documentelor, puteți atașa fișiere și ulterior să le modificați. Există un registru Windows Explorer.

Puteți configura crearea, înregistrarea și trimiterea automată de-a lungul traseului documentelor din diverse surse (folder, căsuță electronică, web).

dezavantaje: lipsește corespondența internă Nu puteți crea activități pentru un folder de grup și sarcini. În plus, această soluție nu are un modul de management de proiect. Nu se poate înregistra de la MS Office, Open Office. Lucrul cu documentația QMS nu este acceptat. Nu există nici o modalitate de a menține dosarele personale ale utilizatorului.

interfețe

Directum

Interfețele tuturor modurilor de operare din sistemul Directum sunt unificate, puteți configura regulile pentru procesarea documentelor și sarcinilor. În modul de înlocuire, sistemul își păstrează conținutul de informații. Lucrul cu fișiere este posibil online. Drepturile de acces la un fișier separat sunt distribuite, fiecare dintre ele fiind descris atributiv. Puteți nota, de asemenea, transparența proceselor fluxului de lucru. Locurile de muncă sunt adăugate în calendarul MS Outlook. Avantajul sistemului sunt șabloane de căutare personalizabile și mecanisme de filtrare convenabile pentru coloanele de listă.

Există însă o serie de dezavantaje: nu există posibilitatea ieșirii cu pagină a paginii a elementelor (în Win32). Setări minime pentru efecte vizuale. Este imposibil de localizat numele detaliilor în diferite limbi. Dimensiunea cardului nu poate fi modificată. Când se creează legături între documente electronice, nu se pot face comentarii pentru a descrie relația. Interfața este supraîncărcată.

Fig. 1. Interfață de sistem Directum

Docsvision

Docsvision folosește teme preconfigurate și feeduri personalizabile. Relațiile end-to-end între documente sunt afișate într-un arbore. Linkurile pot fi comentate. Este posibil să proiectați cărți de muncă. Bara de instrumente este personalizabilă. Căutarea în text complet dintr-o singură linie funcționează, există șabloane de căutare personalizate, designul formularelor de căutare este de asemenea personalizabil.

Dezavantajele sistemului sunt lipsa capacității de a încorpora automat un document într-o sarcină. Procesele nu sunt transparente, mementourile funcționează doar atunci când MS Outlook este activat.

Fig. 2. Interfața de sistem Docsvision

ELMA

Extern, interfața ELMA ECM + este o stocare standard de fișiere, un utilizator fără experiență cu astfel de sisteme poate naviga cu ușurință de unul singur.

Înregistrarea documentelor este implementată într-un vrăjitor special în mai multe etape consecutive. La intrarea în sistem, trebuie doar să specificați detaliile necesare ale documentului și să atașați versiunea electronică, sistemul generează automat o carte de document cu toate datele de pe acesta.

Toate informațiile despre organizație sunt conținute în portalul intern. Toate instrumentele necesare pentru lucru sunt într-un singur loc: arhivă de documente, sarcini, calendar, feed de mesaje, rapoarte, documente web.

Operațiunile pot fi simplificate sau extinse în timpul instalării.

Fig. 3. Interfață ELMA

Optima Workflow

Sistemul are o interfață intuitivă. Stilurile de proiectare a aplicațiilor sunt configurate în sistem, este disponibilă inventarul documentelor și zona de vizualizare a detaliilor și imaginilor, sunt aplicate stiluri pentru întocmirea unei liste de documente (font, completare, pictogramă).

De remarcat căutările convenabile în câmpurile de listă ale cărților de înregistrare, prezența controlului vizual al completării obligatorii a câmpurilor, capacitatea de a lucra cu fișiere, link-uri și mișcarea documentelor într-o singură fereastră.

Este convenabil să lucrați cu fișierele atașate - lucrarea se face online într-o singură fereastră, în modul check-in & check-out. Relațiile end-to-end între documente sunt vizualizate într-un copac.

Puteți proiecta o carte de sarcină atunci când creați o comandă.

dezavantaje: utilizatorii nu pot crea reviste noi, colecțiile de documente, setările nu sunt salvate în baza de date. În cardul de înregistrare nu puteți configura bara de instrumente, localizați numele detaliilor. Dimensiunea cardului este neschimbabilă. Nu sunt implementate mecanisme de drag & drop. Nu există funcții de bază ale selecției cardurilor de interfață pentru comunicare. Un alt dezavantaj este opacitatea procesului la crearea unei sarcini, memento-urile nu pot fi configurate pentru interpreți.

Fig. 4. Interfața Optima WorkFlow

1C: Flux de lucru 8

Interfața este configurată pentru tipurile de utilizatori. Puteți vedea lista utilizatorilor care lucrează în sistem. Există instrumente de proiectare RKK (designer), posibilitatea extinderii și personalizării RKK și puteți utiliza elemente complexe - tabele, structuri.

dezavantaje: nu există instrumente încorporate pentru vizualizarea fișierelor atașate, nu există vizualizarea sarcinilor grupului, numirea unui executiv ca lider dintr-un grup.

Fig. 5. Interfața 1C: Managementul documentelor 8

Funcții de căutare

Directum

Avantajele sistemului includ prezența căutării în documente complete a textului și a detaliilor cardului de înregistrare (RK). Șabloanele de căutare pot fi configurate în funcție de detaliile Republicii Kazahstan. Filtrul inventarului documentelor după valorile coloanei este activ. Caracteristici convenabile de personalizare a șablonului de căutare. Puteți crea dosare de căutare.

Calități negative: nu puteți distribui drepturi de acces la căutări personalizate; Nu există căutări personalizate în clientul web nu există nicio modalitate de a crea interogări de căutare complexe, nu există ieșire pagină cu pagină de obiecte în lista documentelor și a rezultatelor căutării, nu se aplică stiluri suplimentare în inventarul documentelor.

Docsvision

Docsvision acceptă crearea de interogări de căutare complexe folosind XML, precum și distribuirea drepturilor de acces la căutări.

neajuns - Acțiune lentă a panoului de vizualizare.

ELMA

În ELMA ECM + documentele sunt colectate într-o singură arhivă electronică. Căutarea documentelor se realizează rapid și convenabil nu numai prin nume, ci și prin detaliile cardului de document sau ale ROK. Rezultatele căutării sunt afișate numai dacă aveți drepturi de acces la documente. Parametrii de căutare sunt salvați într-un format de filtru, în viitor puteți căuta rapid documente prin parametrii salvați.

dezavantaj: lipsa căutării textului complet în documente.

Optima Workflow

O interogare directă în baza de date este aplicată pentru a forma o interogare de căutare complexă în jurnalele de documente. O căutare cu text complet este efectuată în funcție de conținutul documentului și o căutare este efectuată pe un eșantion de înregistrare (nu este necesară configurarea șabloanelor de căutare). Puteți introduce întrebări de căutare pe detaliile cărților de înregistrare. Filtrele suprapuse se aplică tuturor revistelor de documente disponibile.

Dezavantajul sistemului este incapacitatea de a salva șabloane de căutare personalizate. Nu există nicio căutare în text complet pe detaliile cărților de înregistrare ale documentelor. Utilizatorii nu pot crea dosare de căutare și interogări complexe de căutare. Nu există nicio căutare cu text complet în detaliile cărților de înregistrare.

1C: Flux de lucru 8

O căutare a atributelor este efectuată în funcție de detaliile documentului. Puteți crea șabloane de căutare; stocarea lor este ierarhică și clasificată. Pe baza rezultatelor căutării, se creează rapoarte.

Diferite tipuri de căutări nu pot fi efectuate într-o singură interogare. Nu există un set de detalii pentru căutarea automată a documentelor duplicate în timpul înregistrării.

Setări administrative

Directum

Sistemul vă permite să mențineți simultan structura organizatorică a mai multor companii. Oferă informații detaliate despre departamente și angajați, acesta poate fi extins. Dacă trebuie să înlocuiți (complet sau asistent), folderele Inbox / Outbox sunt create automat. Un filtru de subîncărcare și se execută lucrări de căutare.

dezavantaje: Afișarea OSH nu este clară, nu există posibilitatea de a sorta elemente într-o anumită ordine, este dificil să creați și să completați directoare, nu există localizare de intrări de directoare. Setări minime pentru aspectul și comportamentul Republicii Kazahstan.

Fig. 6. Apariția cărților de înregistrare în sistemul Directum

Docsvision

Docsvision sprijină administrarea OSH simultan de către mai multe companii. Există funcții de substituție (înlocuitor permanent sau temporar). Filtrul de substrat funcționează. Dezavantajele duplică parțial proprietățile Directum: nu există o afișare vizuală a sistemului de operare, nu există o sortare de elemente în ordinea dată, nu puteți păstra un istoric de directoare, să creați directoare tipate, să creați directoare ierarhice și nu există un director „Nomenclatorul afacerilor”. Performanță scăzută a designerului.

Fig. 7. Directorul angajaților Docsvision

ELMA

Este convenabil să se monitorizeze situația din sucursalele companiilor mari. Mai multe sisteme sunt combinate într-o singură fereastră, organizând un singur sistem de informații și schimb de informații de înaltă calitate. Utilizatorul deține toate informațiile necesare despre sistemul extern fără a părăsi pagina sa. Comutați în mod convenabil între paginile diviziilor companiei. În plus, informații sunt disponibile despre activități performante, știri curente, vizualizarea documentelor, lansarea proceselor de afaceri.

Fig. 8. Configurarea paginilor de afiliere în ELMA

Informații generale despre toate sucursalele și diviziunile sunt disponibile. Datele despre departamente și angajați pot fi extinse.

Înlocuirea angajaților se efectuează într-o secțiune specială. Înlocuirile sunt eliminate automat la sfârșitul mandatului. Când instalați o sarcină de înlocuire a proceselor sunt transferate automat la aceasta. Sistemul raportează asupra unei sarcini unice și absența acestui angajat, oferind să aleagă un alt artist.

Fig. 9. Configurarea secțiunii Substituție în ELMA

În secțiunea specială „Programul absențelor” este afișată o listă de angajați care nu se află la locul de muncă o anumită perioadă de timp.

Optima Workflow

Sistemul acceptă gestionarea sistemului de operare al mai multor companii, structura fiind afișată clar. Funcțiile de înlocuire sunt puse în aplicare (înlocuitor permanent / temporar), există primele litere în căutare. Elementele pot fi sortate într-o ordine dată; completarea destul de simplă a directorului, crearea de directoare ierarhice, setarea perioadei de valabilitate a intrării în director.

Există un proiectant de șabloane de carduri de înregistrare, dimensiuni, fundal, semne de carte, câmpuri, fonturi sunt configurate, scripturi de script pentru evenimentele cardului de înregistrare sunt aplicate.

dezavantaje: nu există posibilitatea de a menține istoricul directorului, nu există informații oglindă despre înlocuire. Informațiile despre departamente și angajați sunt minime. Nu puteți crea directoare dactilografiate, păstrați un istoric al directoarelor și localizați înregistrările directoarelor. Nu există nicio funcție pentru verificarea sintaxei codului scriptului, nu există câmpuri de tipul „buton radio”.

Fig. 10. Adăugați un nou angajat în structura organizațională la Optima WorkFlow

1C: Flux de lucru 8

Desktopul utilizatorului este configurat în funcție de rolul său. Oferă acces rapid la date despre angajați, liste telefonice, recomandări pentru redactarea corespondenței, etc. Pentru șeful departamentului, puteți configura un panou de căutare cu text complet pentru documente în orice scop; Informațiile sunt distribuite în funcție de drepturile de acces. Structura organizatorică a organizației și rolurile performerilor pot fi utilizate pentru a selecta performanți ai proceselor de afaceri.

Subsistemul „Sarcini și procese ale angajaților” conține instrumente pentru crearea și gestionarea proceselor de afaceri, precum și configurarea adresării pe sarcini a rolului, crearea unei matrice pentru înlocuirea / înlocuirea angajaților.

Modelarea proceselor de afaceri

Directum

Sistemul implementează funcții de modelare convenabile. Debugging-ul rutelor este implementat pas cu pas. În platformă este încorporat un limbaj de programare la nivel înalt IS-Builder. Este posibil să vă creați propriile funcții și scripturi folosind propria API. Editorul de raport este implementat în limba IS-Builder. Minus: numărul de unități de bază este insuficient.

Fig. 11. Modelarea proceselor de afaceri în sistemul Directum

Docsvision

Sistemul are funcții convenabile de modelare și proiectare a unei scheme de rute fără a utiliza software. Vă puteți dezvolta propriile funcții. Puteți crea scripturi folosind propria API, servicii web de apel. Instrumente - Raportare MS

dezavantaj: trebuie să înlocuiți un grup de blocuri simple cu un bloc de script pentru optimizare.

Fig. 12. Modelarea proceselor de afaceri în Docsvision

ELMA

Modelarea proceselor de afaceri se realizează într-un editor grafic special "ELMA Designer" cu o interfață grafică simplă și intuitivă. Notarea pentru descrierea proceselor de afaceri este BPMN 2.0, convenabilă pentru descrierea fluxurilor de lucru și care conține aproape toate elementele primitive necesare. Procesele de afaceri pot fi proiectate de un analist de afaceri fără ajutorul unui programator. Puteți dezvolta un model de management într-o companie și puteți face modificări ale proceselor din mers, fără a opri sistemul.

Mișcarea documentelor în companie poate fi organizată pe trasee de orice complexitate. Traseul documentului reflectă prin care angajații vor merge acest document, precum și ordinea și natura lucrărilor planificate asupra acestuia. Un model grafic al procesului este creat prin tragerea blocurilor de operație dorite din paletă cu mouse-ul, după care operațiunile sunt conectate prin tranziții. Comentariile pot fi introduse în tranziții.

Fig. 13. Calea documentului descrisă ca un proces de afaceri în ELMA EDMS

Optima Workflow

Sistemul are un proiectant de modele de procese de afaceri, sunt utilizate scripturi de script.

Fig. 14. Modelarea proceselor de afaceri în Optima WorkFlow

Setarea proprietăților blocului este simplă. Crearea de scripturi de script folosind propria API, crearea propriilor funcții și blocuri, încărcarea obiectelor în formatul de schimb. Instrumente - Rapoarte de cristal 11.0.

Este posibil să personalizați aspectul aplicației, să personalizați lista de documente (vizibilitate și ordine pe coloane, sortare), personalizați notificările.

Mecanismele de modelare sunt incomode, funcțiile de configurare a logicii de afaceri sunt minime, este necesar să se scrie scripturi de script pentru procesarea documentelor, nu există un proiectant pentru ciclurile de viață ale documentelor.

1C: Flux de lucru 8

Sistemul creează rute standard de mișcare a documentelor, există suport pentru ramurile de rute și tranziții condiționate. Există, de asemenea, formulare de raportare a designerilor.

Fig. 15. Organigrama unui proces de afaceri în 1C: Flux de lucru 8

Securitatea datelor și acțiunilor

Directum

Protecția datelor din sistem se realizează folosind o parolă de conectare și conturi Windows. Puteți crea grupuri și roluri de utilizator. Există un model de control al accesului discret și bazat pe roluri, există, de asemenea, capacitatea de a emite permisiuni și privilegii. Diferențierea drepturilor de acces se realizează la nivelul folderului, RK, fișierului și directorului. Puteți configura transferul drepturilor. Se aplică criptarea și semnătura digitală.

Dezavantajele sistemului: nu există distribuirea drepturilor de acces la căutări personalizate, nu există căutări personalizate în clientul web, nu puteți crea interogări de căutare complexe.

Performanțele panourilor de vizualizare sunt destul de reduse.

Docsvision

Avantajele sistemului în ceea ce privește securitatea datelor pot fi identificate după cum urmează: prezența controlului accesului obligatoriu, delimitarea drepturilor de acces la toate nivelurile; stabilirea drepturilor de transfer. Utilizarea criptării și semnăturii digitale.

ELMA

Orice utilizator din orice loc unde există Internet poate introduce numele de utilizator și parola și se poate autentifica în sistemul ELMA. Această autentificare este configurată în mod implicit pentru toți utilizatorii, dar există trei moduri principale de a vă proteja autentificarea:

Conectați-vă numai prin dispozitive de încredere. Dacă vă autentificați de pe un computer sau dispozitiv mobil care nu se află în lista celor de încredere, sistemul vă va informa că este imposibil să vă autentificați.
Autentificare Token Token - dispozitiv care este legat de un cont de utilizator și îi va corespunde numai. În plus, un utilizator individual are propriul său cod PIN. Mai multe chei-containere electronice pot fi scrise simultan pe token - pentru a intra în sisteme diferite, și nu doar pentru ELMA, astfel încât utilizatorul să nu aibă o mulțime de chei.
Autentificare certificat. Mecanismul este aproximativ același. Utilizatorul leagă certificatul la contul său. Puteți introduce sistemul cu un certificat numai de la o anumită stație de lucru. Această caracteristică este disponibilă doar în Mozilla Firefox și Internet Explorer.

O semnătură digitală electronică este utilizată pentru coordonarea, semnarea unui document sau a versiunii sale. Mai mult, niciun alt utilizator, chiar după ce a aflat parola, nu va putea să fie de acord sau să semneze documentul.

În ELMA, puteți configura drepturile de acces la diferite obiecte de sistem. În centrul gestionării drepturilor - rolul elementelor structurii organizaționale și a utilizatorilor individuali ai sistemului, procesul de configurare constă într-o afișare grafică a posturilor, departamentelor și diviziunilor și distribuirea responsabilității.

Optima Workflow

Protecția datelor se realizează folosind autentificare / parolă, cont Windows. Grupurile și rolurile utilizatorului, sunt create un model de control de acces discret și bazat pe roluri. Există posibilitatea de a emite autoritatea, de a delimita drepturile de acces la nivel de folder, de a configura drepturi de acces relative în funcție de structura organizațională a organizației și de a aplica semnătura digitală.

Nu puteți distribui drepturi de acces la un singur fișier. Lipsește previzualizarea fișierului.

1C: Flux de lucru 8

Există instrumente software pentru monitorizarea integrității documentelor, suport pentru diferite metode de autentificare. Utilizatorului i se acordă drepturi la momentul executării comenzii sau a documentului. Documentele semnate cu semnătură digitală sunt trimise cu informații de salvare despre semnături. Drepturile de acces sunt atribuite în funcție de poziția utilizatorului, rolul său, gradul de participare la procesele de afaceri, ștampila de semnătură sau individual. Drepturile sunt setate pe dosare și tipuri de documente și se aplică și fișierelor atașate, ele pot conține restricții la citire sau scriere. Accesul la rapoarte este de asemenea limitat - doar rapoartele sale sunt disponibile pentru angajat, iar rapoartele către departamentul său sunt disponibile șefului.

Nu există nicio diferențiere a drepturilor de acces la părțile documentului (câmpurile formularului de înregistrare, fișierele atașate). Nu există un sistem de instrumente de rezervă și recuperare.

concluzie

Companiile care aleg EDMS se confruntă cu aceeași problemă - vor avea o lungă integrare a sistemului achiziționat și a proceselor de afaceri existente ale organizației. Pentru a optimiza activitatea întregii companii, este important să integreze procesele fluxului de lucru în principalele - procese end-to-end, iar cu cât o astfel de combinație apare mai devreme, cu atât mai bine. Cu toate acestea, acest eveniment laborios necesită timp, experiență și comunicare constantă a tuturor angajaților a căror activitate este legată de documente. Într-un grad sau altul, sistemele, folosind funcțiile lor, pot accelera acest proces. Dacă rezumați și evaluați rezultatele, atunci majoritatea cerințelor cheie corespund ELMA ECM +, 1C: Document Management 8 și Directum.

Procedura de operare și setările inițiale din programul 1C Gestionarea documentelor 8 CORP.

1) Adăugați infobază

2) Accesați modul de configurare și adăugați un utilizator cu drepturi depline (Administrator)

Administrare -\u003e Utilizatori -\u003e Acțiuni -\u003e Adăugare:

Dă drepturi depline la fila „celălalt”.

După aceasta, trecem în modul 1C Enterprise, după completarea setărilor, sistemul vă va solicita să reporniți. Va fi necesar să completați setările de bază din secțiunea „Setări și administrare” -\u003e „Setări program”.

Înainte de a crea utilizatori și dosare de documente, este recomandabil să completați date despre structura organizațională, pozițiile angajaților și persoanelor fizice.

Creăm persoane:

Secțiunea „Informații normative și de referință” -\u003e „Persoane fizice” -\u003e „Adăugare”.

În aceeași secțiune, completați directorul de locuri de muncă.

După aceea, puteți completa directorul Utilizatori:

secțiunea „Configurare și administrare” -\u003e „Utilizatori”.

1) Creăm structura întreprinderii - crearea de elemente - grupuri.

2) Adăugați utilizatori la grupuri (elemente din lista de directoare).

Atunci când alegem o unitate sub forma unui element al utilizatorilor directorului, completăm simultan directorul „Structura companiei”. Atunci când alegem un șef de divizie, apare un conflict dacă acesta nu a fost încă creat (sau îl creăm). Selectați un articol gol.

După completarea structurii și crearea tuturor utilizatorilor, este recomandat să parcurgeți încă o dată structura întreprinderii și să completați câmpul manager pentru fiecare departament. Acest lucru este important pentru secțiunea proceselor de afaceri dacă direcția sarcinilor către utilizatori depinde de unitate.

După crearea de utilizatori, puteți continua să setați drepturile de acces ale folderelor în care vor fi stocate documentele. Luați în considerare, de exemplu, setarea drepturilor documentelor interne.

Există cel puțin două strategii pentru crearea de dosare pentru documente: în conformitate cu structura organizațională și cealaltă. În cel de-al doilea caz, structura proceselor de afaceri ale întreprinderii este luată de regulă ca bază. Un model mixt este de asemenea posibil.

După crearea structurii organizaționale, creăm tipuri de documente. Calea meniului:

Informații de referință -\u003e Tipuri de documente -\u003e Creare:

Va fi mai convenabil să creezi o listă întreagă de tipuri de documente și apoi să faci setări legate de procesele de afaceri, numerotare etc.

Dacă numerotarea documentelor depinde de tipul de document, puteți specifica indexul de numerotare făcând clic pe butonul. "Index de numerotare."

După crearea tipurilor de documente, puteți crea noi proprietăți și categorii de documente.

Creați o proprietate suplimentară. La comanda:

„Un set de proprietăți suplimentare ale documentelor de acest tip” -\u003e „Selecție” -\u003e „Creare”.

Când creați o proprietate nouă, trebuie să specificați tipul și, dacă este un director sau o enumerare, „indicați valoarea proprietăților obiectului”. Valorile sunt setate făcând clic pe hyperlinkul corespunzător:

Pentru ca acest atribut să fie disponibil pentru acest tip de document, este necesar conform cărții. „Adăugați la set” adăugați-l pe lista de detalii disponibile.

Dacă există o mulțime de tipuri de documente, dar proprietățile diferă pentru diferite documente, trebuie să lucrați la adăugarea de detalii suplimentare pe lista proprietăților suplimentare. Pentru proprietăți generale, puteți seta semnul apartenenței la toate tipurile de documente.

Calea pe care se derulează procesul general de afaceri al unui document intern constă în procese de afaceri de bază: coordonare, aprobare, înregistrare, revizuire etc.

Procesul implică unul sau mai mulți interpreți sau rolurile interpreților. De exemplu, rolul avocatului poate fi îndeplinit de trei angajați, iar sarcina va fi adresată tuturor. Adresarea unei sarcini poate fi limitată de un departament sau setată de o ierarhie de serviciu, de exemplu, un lider este managerul direct al unui angajat. Participarea performerilor la implementarea unui proces de afaceri poate fi fie secvențială, fie paralelă.

Pentru a începe cele mai simple procese de afaceri, trebuie să:

Pornirea bp pasul 1) Definiți o listă de roluri.

Calea meniului:

Managementul proceselor de afaceri -\u003e Rolurile performerilor -\u003e Creare:

Puteți specifica utilizatori specifici în lista artiștilor, dar această metodă are singurul plus - economisiți timp acum. pentru că nu toți managerii de departament, chiar din trei persoane, doresc / se pot alătura procesului în timpul absenței lor. În același timp, la adăugarea unui deputat la lista de performanți a acestui rol, managerii în toate cazurile vor primi și informații despre sarcinile primite.

Pornirea bp pasul 2) Definiți interpreții de rol.

Dacă, de exemplu, un anumit rol este valabil numai în limitele unei anumite unități, indicăm adresarea:

În proprietățile rolului elementului executor, trebuie specificată posibilitatea de a utiliza adresarea:

Începerea bp pasului 3) Creați șabloane de proces de afaceri.

Calea meniului:

Gestionarea proceselor de afaceri -\u003e Șabloane de proces de afaceri -\u003e selectați un tip de proces de afaceri -\u003e Creare:

Se pot distinge două tipuri de șabloane: cu un artist și mai multe.

În cazul mai multor interpreți, este necesar să se stabilească procedura de coordonare:

succesiv

În paralel

Mixt.

Pe lângă roluri și, de fapt, utilizatori, puteți specifica artiști care sunt calculați în funcție de funcțiile de auto-substituție prevăzute în lista de selecție. De exemplu, supraveghetorul direct al autorului documentului.

Pentru toate tipurile de documente (interne, de intrare, de ieșire), sunt furnizate șabloane simple predefinite și un șablon complex, care este o secvență a acestor șabloane simple. Conexiunea este prezentată pe tabel:

	Procese simple de afaceri	compoziție
Document inbox	Revizuire, execuție, cunoștință, comandă	Prelucrare de intrare \u003d Recenzie + Executare / cunoștință + Instrucțiune (pusă la fișier)
Document intern	Aprobare, revizuire, aprobare, comision	Prelucrarea documentului intern \u003d Reconciliere + Aprobare + Înregistrare + Recenzie + Executare / cunoștință + Anulare (comandă)
Document de ieșire	Aprobare, aprobare, Executare, cunoștință, înregistrare, comision	Prelucrare de ieșire \u003d Reconciliere + Aprobare + înregistrare

Procesarea documentelor nu este obligatorie să constea din următoarele procese de afaceri:

Cele de mai sus sunt suficiente pentru a stabili contururile de bază ale proceselor de afaceri ale întreprinderii și a le testa cu angajații unui departament, de exemplu, avocați.

Este recomandabil ca acești oameni să fie interesați de proiect (automatizare), deoarece o creștere a forței de muncă poate surprinde neplăcut pe pasionații de automatizare.