Sisteme informatice pentru planificarea resurselor și gestionarea întreprinderilor: sisteme ERP. ERP - sisteme de planificare a resurselor întreprinderii

În ultimii ani, sistemele ERP au devenit standardul în toate domeniile de activitate. Astăzi nu există o definiție neechivocă universal acceptată a ERP. Puteți găsi diferite definiții ale acestei clase de soluții, precum și numeroase sinonime: sisteme integrate de gestionare a întreprinderilor (IMS), sisteme automatizate de gestionare a întreprinderilor (IMS).

Să încercăm să răspundem la întrebarea: „ERP - pentru ce este și pentru ce se adresează?”.

Ce este un sistem ERP?

ERP înseamnă Enterprise Resources Planning, adică " planificarea resurselor întreprinderii“. Traducerea în limba rusă a prescurtării nu ajută la înțelegerea imediată a esenței termenului, așa că ne întoarcem la istorie.

Proliferarea calculatoarelor personale în anii 80-90 ai secolului trecut a deschis oportunități largi de automatizare pentru companii. Soluțiile software au înlocuit munca manuală și hârtia în sarcinile de contabilitate, contabilitatea depozitului, gestionarea documentelor și monitorizarea funcționării echipamentelor tehnologice.

Caracteristicile importante ale noii abordări sunt nu numai traducerea datelor într-un „digital”, noi oportunități de transmitere și analiză a informațiilor, ci și integrarea fluxurilor de date de altă natură. Acum manageri de top și manageri de linie au obținut o imagine completă a întreprinderii, capacitatea de a analiza sarcina de producție, stocurile și fluxurile financiare. Pe baza acestor date, au fost luate decizii mai informate și a devenit posibilă planificarea eficientă a resurselor.

Această abordare a organizației sisteme informatice compania s-a numit ERP, iar soluțiile de aplicare pentru implementarea acesteia au început să fie numite sisteme EPR. Poate acesta este cel mai simplu și mai complet răspuns la întrebarea frecventă: „CRM, ERP - ce este?”.

Vei fi surprins, dar programe de automatizare contabilitate, management de proiect, aplicații de personal - toate acestea sunt componente ale unui sistem ERP, funcțiile sale de bază. Sistemele de gestionare a relațiilor cu clienții sau CRM (sistemul de gestionare a relațiilor cu clienții) fac parte și din ERP.

Cu toate acestea, astăzi sistemele funcționale enumerate sunt rareori menționate la ERP. Acest lucru se datorează faptului că contabilitatea, managementul de proiect, CRM și alte funcții au devenit populare ca module software de sine stătătoare. Într-adevăr, multe companii folosesc doar evidența electronică, iar restul datelor sunt introduse pur și simplu în Excel.

A argumenta dacă contabilitatea și CRM ar trebui să fie atribuite ERP sau să le considere ca soluții separate este o sarcină fără mulțumire. Lasa-l analistilor de piata. Este evident că tendința automatizării crește în fiecare an. Sistemele enumerate vor câștiga doar popularitate: vânzările de licențe și volumul serviciilor de implementare vor crește.

De ce să implementăm ERP?

Sistemele ERP ajută la activitățile de monitorizare și planificare. În plus, aceștia accelerează activitatea fiecărui departament și a anumitor angajați. Iată rezultatele unor implementări ERP:

managementul de top poate oricând să vă facă o idee despre situația actuală sau să analizeze activitățile companiei pentru perioada selectată;
timpul petrecut în operațiunile de rutină a fost redus cu un ordin de mărime, precum și cu riscurile asociate factorului uman;
compania a primit un flux de lucru logic și transparent;
fiecare angajat și manager deține informații (și doar cu adevărat necesare).

Sistemele ERP reduc imediat costul serviciilor de producție și proceselor de afaceri. Pe termen lung, se obține un efect pozitiv datorită faptului că deciziile strategice sunt luate mai atent. O afacere fără sistem ERP poate fi comparată cu un șofer care conduce o mașină cu ochii închiși.

Sistemul de gestionare a resurselor întreprinderii nu este doar viziunea șoferului, ci și datele sumare ale tuturor dispozitivelor înregistrate și luate în considerare într-un singur sistem. ERP este un control asupra interacțiunii mecanismelor și sistemelor motorului în timp, datorită căruia șoferul poate determina cu ușurință când să încetinească și unde să accelereze pentru a obține rezultate maxime.

Fezabilitatea implementării sistemelor ERP

Dacă sistemele ERP sunt atât de bune, atunci întrebarea este logică: de ce astăzi nu toate întreprinderile au efectuat o informatizare totală și multe sunt în general limitate doar la evidența electronică?

Motivul este următorul. Pentru ca un sistem ERP să fie eficient, acesta trebuie să țină seama de procesele de afaceri ale întreprinderii cât mai clar posibil. Unele companii pur și simplu nu își pot oficializa procesele de afaceri datorită culturii comerciale scăzute. Alții cu greu pot decide cu privire la orice schimbare în activitățile lor, mai ales dacă „totul funcționează astfel”.

În orice caz, procesul de implementare a ERP-urilor individuale nu este rapid și costisitor. Pe lângă bani, necesită și timpul managerilor cheie. Și dacă sistemul conține o logică greșită, automatizarea poate afecta negativ performanțele companiei și moralul angajaților. Adică, atunci când punem în aplicare este important să atragem specialiști cu experiență și competență. Poate că unele companii pot dori să continue să lucreze în Excel.

Tipuri și componente ale unui sistem ERP

Sistemele ERP ca sisteme integrate mari pot fi clasificate după următoarele criterii:

Platforme universale și sisteme industriale. Sistemele industriale sunt concentrate pe procese specifice de afaceri. Aceasta înseamnă că fie au module speciale (de exemplu, pentru calcularea unei comenzi în tipografii), fie funcțiile standard din acestea au propriile caracteristici (de exemplu, în distilerii, păstrarea în paralel a produselor este tradusă în alcool). Platformele universale sunt rareori vândute „așa cum este”, deoarece nu există afaceri tipice. De asemenea, ele sunt, de regulă, dezvoltate pentru un client specific și procesele sale de afaceri.
Sisteme de gestionare a întreprinderii și a întreprinderilor individuale. Totul este simplu aici. Există soluții pentru o singură entitate de afaceri și sisteme complexe care combină și transmit date printr-o rețea de întreprinderi. Indiferent de tipul ERP, componentele caracteristice ale aprovizionării includ module software care implementează funcțiile de management financiar, contabilitate, managementul relațiilor cu clienții (CRM), resurse umane (HR), vânzări, lanț de aprovizionare, active și producție, planificare. O caracteristică frecventă a ERP este managementul de proiect. La nivelul superior, module sunt create pentru managementul de vârf al companiei care adună informații din nivelele inferioare și din departamente individuale. Aici se formează raportarea de management, care ajută la luarea deciziilor corecte. În concluzie, observăm că optimizarea și controlul proceselor de afaceri sunt o nevoie urgentă pentru orice activitate comercială. Cea mai bună dovadă a necesității și eficacității sistemelor ERP este dinamica pozitivă pe care companiile care au urmat calea implementării cu succes încep să demonstreze.

Tradus din engleză, Enterprise Resource Planning (ERP) înseamnă „managementul resurselor întreprinderii”. Sistemul ERP este proiectat pentru a planifica resursele companiei necesare pentru producție, achiziții și vânzări.

Principiul funcționării sistemului ERP se bazează pe crearea, completarea și utilizarea unei baze de date unice, care include informațiile necesare tuturor departamentelor întreprinderii: contabilitate, departamente de aprovizionare, personal etc.

Funcționalitatea sistemelor ERP este diferită, dar există funcții comune pentru toate produsele software:

1. Elaborarea planurilor de producție, vânzări.
2. Menținerea specificațiilor tehnologice pentru operațiunile și resursele necesare pentru producerea unui produs.
3. Identificarea și planificarea nevoilor pentru producția de componente și materiale, costuri și termene pentru implementarea planului.
4. Managementul achizițiilor și stocurilor.
5. Managementul resurselor de producție la diverse scări: de la o întreprindere sau un atelier separat la o mașină specifică.
6. Gestionarea financiară a întreprinderii, managementul, contabilitatea și contabilitatea fiscală.
7. Managementul proiectelor.

Față de alte soluții software, un sistem ERP are mai multe avantaje:

Crearea unui mediu informațional unificat, care facilitează și optimizează semnificativ activitatea departamentelor și a managementului.
Posibilitatea de a distribui drepturile de acces între angajații oricărui departament, de la șef la managerul superior al departamentului de vânzări.
Prezența unei game largi de soluții pentru organizații de diferite tipuri și dimensiuni.
Capacitatea de a gestiona mai multe departamente, întreprinderi, preocupări, corporații.
Compatibilitate cu diverse produse și platforme software, fiabilitate ridicată, flexibilitate, scalabilitate.
Posibilitatea de a se integra cu sisteme și aplicații deja utilizate la întreprindere, în special, cu sisteme pentru automatizarea proiectării, controlului proceselor, vânzărilor și gestionării documentelor.

Alături de alte sisteme care automatizează producția, ERP simplifică foarte mult procesul de management al întreprinderii, alocarea resurselor și planificarea vânzărilor.

Când este nevoie de un sistem ERP?

În primele etape ale existenței companiei, nu există necesități speciale de automatizare: toate documentele sunt elaborate folosind programe de birou obișnuite, iar pentru a primi aceste informații sau aceste informații, este suficient ca managerul să apeleze la un angajat. Treptat, numărul de documente, numărul de angajați, volumul operațiunilor este în creștere și este necesar să se creeze depozite și să se organizeze date.

Într-o întreprindere care operează fără ERP, de multe ori toate documentele sunt stocate în mod întâmplător, ceea ce complică considerabil administrarea. De asemenea, sunt frecvente cazurile când unele sisteme sunt totuși instalate, dar funcționează exclusiv pentru un anumit departament.

În contabilitate, resurse umane, achiziții și alte departamente apar propriile lor baze de date, fluxul de documente între care este dificil. Acest lucru afectează în mod direct eficiența muncii: pentru a afla aceste informații sau aceștia în departamentul de personal, contabilul trebuie să facă o anchetă prin e-mail sau să apeleze la ofițerul de personal.

Este imposibil să se realizeze un management eficient, optimizarea resurselor întregii întreprinderi și, în final, creșterea productivității diferitelor departamente în astfel de condiții.

Sistemul ERP este cea mai bună alegere pentru întreprinderi de orice scară, grupuri de companii, firme cu sucursale distribuite geografic.
Sistem ERP:

accelerează semnificativ fluxul de lucru între departamente
vă permite să obțineți acces instantaneu la informații unui angajat cu anumite drepturi
face posibilă gestionarea eficientă a lucrărilor sucursalelor și angajaților îndepărtați.

De asemenea, diverse programe de contabilitate create exclusiv pentru pregătirea raportării financiare și fiscale sunt adesea oferite ca alternative.

Distingerea ERP de alte sisteme este destul de simplă. Sistem ERP:

integrează baze de date și sarcini ale tuturor departamentelor întreprinderii: de la contabilitate și lucrul cu clienții până la producție și logistică;
poate ajuta la îndeplinirea oricărei sarcini ale întreprinderii;
vă permite să creați un singur mediu de informare.

Sarcina principală a sistemului ERP este de a optimiza gestionarea tuturor resurselor întreprinderii, indiferent de forma în care sunt prezentate. Acesta este un sistem unic care include soluții pentru contabilitate, inginerie, achiziții, personal, depozit etc.

Atât de diferit ERP

În prezent, există două concepte principale ale sistemelor ERP. Acestea sunt ERP și ERP II.

Sub primul înțeleg software-ul, care vă permite să organizați activitatea întreprinderii de orice tip și care acoperă toate procesele de producție.

ERP II - un sistem de management specializat care ține cont caracteristici cheie o întreprindere sau alta. Se dezvoltă ținând cont de acele sarcini care trebuie rezolvate de o companie de o anumită scară, tip de activitate, formă.

Există un număr foarte mare de dezvoltări software gata, specializate în firme mici, întreprinderi producătoare, companii care activează în sectorul serviciilor, organizații comerciale etc. Există sisteme ERP concepute pentru o singură întreprindere standard, companii cu sucursale geografice la distanță și chiar o companie multinațională.

Sistemele ERP pot avea o structură diferită. În special, în ultimii ani, ERP cloud a câștigat cea mai mare popularitate - este mai convenabil, scalabil și mai ușor de utilizat pentru întreprinderile mici și mijlocii.

Cum să evitați costurile inutile pentru un sistem ERP cu programul online Class365

Introducerea unui sistem ERP cu funcții complete în întreprinderile mici și mijlocii poate să nu fie profitabilă, din cauza costurilor ridicate și a perioadei de implementare îndelungate.

Automatizați procesele unei companii mici și evitați costurile mari folosind programul online Class365. Serviciul online vă permite să automatizați funcționarea depozitului, puncte de vânzarerelația cu clienții. În program puteți gestiona, de asemenea, toate fluxurile financiare. Această soluție este optimă pentru companiile angro și cu amănuntul, companii care furnizează servicii implicate în vânzările online.

Soluția online este benefică pentru lider, deoarece nu are nevoie să antreneze suplimentar personalul. Programul, în ciuda funcționalității sale largi, este surprinzător de simplu, iar angajații săi îl vor putea stăpâni independent în cel mult 15 minute. În plus, compania nu trebuie să se extindă în bugetul restrâns pentru a achiziționa o cerere standard licențiată.

Conceptul ERPintrodus de analistul Gartner Lee Wylie într-un studiu din 1990 privind dezvoltarea MRP II. Wiley a prezis apariția unor sisteme multi-utilizatori replicate care asigură o gestionare echilibrată a tuturor resurselor organizației, nu numai legate de activitățile de bază. întreprindere de producție, dar, de asemenea, combinând printr-un model comun de date despre producție, achiziții, vânzări, finanțe, personal. La începutul anilor '90, conceptul a căpătat faimă datorită sprijinului producătorilor de software de aplicații.

În acest fel ERP - Planificarea resurselor companiei (Engleză) - un sistem de informații creat pentru procesarea operațiunilor de afaceri (procesele de afaceri), a căror utilizare contribuie la creștere avantaj competitiv firme. Într-un sens mai larg, sistemul ERP este înțeles ca o metodologie de planificare și gestionare eficientă a resurselor companiei.

Întrucât la începutul anilor ’90 sistemele ERP au fost introduse, în primul rând, în industrie și, ca soluții care implementează MRP II ca o componentă, de către întreprinderile de construcții de mașini, în a doua jumătate a anilor ’90 utilizarea sistemelor ERP a devenit larg răspândită în sectorul serviciilor. , inclusiv companii de telecomunicații, companii de vânzare cu amănuntul a energiei și chiar autorități puterea de stat și organizații non-profit. În același timp, datorită creșterii rapide a numărului de module în sistemele ERP și a capacităților lor funcționale, conceptul de sisteme ERP ca software complet pentru organizații, înlocuind fundamental toate celelalte aplicații, a fost înlocuit cu selecția de funcții până la începutul anilor 2000 CRM și PLM sunt separate de pachetele software ERP și conturează cadrul ERP ca sisteme universale pentru procesele de back-office și gestionarea resurselor.

Ca trăsătură caracteristică a unei strategii ERP o abordare fundamentală a utilizării unui singur sistem de tranzacții pentru marea majoritate a operațiunilor și proceselor de afaceri ale unei organizații, indiferent de dezbinarea funcțională și teritorială a locurilor de origine și de trecere ale acestora, se remarcă reducerea obligatorie a tuturor operațiunilor într-o singură bază pentru prelucrarea ulterioară și obținerea unor planuri echilibrate în timp real.

Replicabilitatea, adică posibilitatea de a utiliza același pachet software pentru organizații diferite (eventual cu setări și extensii diferite), apare ca una dintre condițiile preliminare ale unui sistem ERP. Unul dintre motivele pentru utilizarea pe scară largă a sistemelor ERP replicate în locul dezvoltării personalizate este posibilitatea introducerii celor mai bune practici prin reinginerirea proceselor de afaceri în conformitate cu soluțiile utilizate în sistemul ERP. Cu toate acestea, există, de asemenea, referințe la sisteme integrate dezvoltate pentru o organizație individuală pentru a comanda ca sisteme ERP.

Necesitatea unei aplicații cuprinzătoare a sistemului ERP în organizații distribuite geografic necesită sprijinul unei multitudini de valute și limbi într-un singur sistem. Mai mult, necesitatea de a sprijini mai multe unități organizaționale (mai multe) persoane juridice, mai multe întreprinderi), mai multe diagrame de conturi, politici contabile, diverse scheme de impozitare într-o singură copie a sistemului se dovedesc o condiție prealabilă pentru utilizarea în participații, corporații transnaționale și alte întreprinderi de distribuție.

Aplicabilitatea în diferite industrii impune sistemelor ERP, pe de o parte, cerințele universalității, pe de altă parte, sprijin pentru extensibilitatea specificului industriei. Principalele sisteme majore includ module specializate gata pregătite și extensii pentru diverse industrii (soluțiile specializate sunt cunoscute în cadrul sistemelor ERP pentru industrie și industria prelucrătoare, minerit, vânzare cu amănuntul, distribuție, bănci, organizații financiare și companii de asigurări, telecomunicații, energie, organizații sectoare ale guvernului, educației, medicamentelor și altor industrii).

Posibilitățile și funcțiile sistemelor ERP.

Procesele de planificare a resurselor companiei sunt trans-funcționale, forțând compania să depășească limitele tradiționale, funcționale și locale. În plus, diferitele procese de afaceri ale unei întreprinderi sunt adesea interconectate. Mai mult, datele localizate anterior pe diferite sisteme eterogene sunt acum integrate într-un singur sistem.

Sistemele ERP folosesc „cele mai bune practici”.

Sistemele de planificare a resurselor companiei au încorporat peste o mie de dintre cele mai bune modalități de a organiza procesele de afaceri. Aceste bune practici pot fi utilizate pentru îmbunătățirea firmelor. Selectarea și implementarea sistemelor ERP necesită implementarea unor astfel de bune practici.

Sistemele ERP fac posibilă standardizarea organizațională.

Sistemele de planificare a resurselor companiei permit standardizarea organizațională a diferitelor unități separate geografic. Ca urmare, unitățile cu procese non-standard pot fi făcute la fel ca alte unități având procese eficiente. Mai mult, o firmă poate apărea în fața lumii exterioare ca o singură organizație. În loc să primească diferite documente atunci când o companie se ocupă cu diferite sucursale sau întreprinderi ale acestei companii, această companie poate fi prezentată lumii sub forma unei singure imagini comune, ceea ce duce la o îmbunătățire a imaginii sale.

Sistemele ERP elimină asimetria informațională.

Sistemele de planificare a resurselor Enterprise introduc toate informațiile în aceeași bază de date principală, eliminând numeroase inconsecvențe ale informațiilor. Acest lucru duce la mai multe rezultate. În primul rând, este oferit un control crescut. Dacă unul dintre utilizatori nu își face treaba, celălalt vede că nu s-a făcut ceva. În al doilea rând, accesul la informații este deschis pentru cei care au nevoie; În mod ideal, sunt furnizate informații îmbunătățite privind luarea deciziilor. În al treilea rând, informația încetează să mai facă obiectul medierii, deoarece devine disponibilă atât managementului, cât și angajaților companiei. În al patrulea rând, organizația poate deveni „plană”: din moment ce informațiile sunt disponibile pe scară largă, nu este nevoie de angajați suplimentari cu valoare scăzută a căror activitate principală este pregătirea informațiilor pentru distribuirea către conducerea companiei și angajații.

- Sistemele ERP furnizează informații în timp real. În sistemele tradiționale, o cantitate mare de informații este înregistrată pe hârtie, apoi este transferată către o altă parte a organizației, unde este reproiectată (de obicei agregată) sau convertită într-un format computer. Cu sistemele ERP, o cantitate mare de informații sunt colectate la sursă și introduse direct pe computer. Drept urmare, informațiile devin imediat disponibile celorlalți.
- Sistemele ERP oferă acces simultan la aceleași date pentru planificare și control.

Sistemele de planificare a resurselor companiei utilizează o singură bază de date, unde majoritatea informațiilor sunt introduse o singură dată. Deoarece datele sunt disponibile în timp real, practic toți utilizatorii organizației au acces la aceleași informații pentru planificare și control. Acest lucru poate contribui la o planificare și gestionare mai coerente decât sistemele tradiționale.

Sistemele ERP facilitează interacțiunea și colaborarea în cadrul organizației.

Sistemele de planificare a resurselor companiei facilitează, de asemenea, interacțiunea și colaborarea în cadrul organizației (între diferite unități funcționale și geografice separate). Prezența proceselor interconectate duce la unități funcționale și geografice separate la interacțiune și cooperare. Standardizarea proceselor favorizează și colaborarea, deoarece există mai puține conflicte între procese. În plus, o singură bază de date facilitează interacțiunea oferind fiecărei unități geografice separate și funcționale informațiile de care au nevoie.

Sistemele ERP favorizează colaborarea și colaborarea între organizații.

Sistemul ERP oferă o autostradă informațională pentru organizarea interacțiunii și cooperării cu alte organizații. Întreprinderile își deschid din ce în ce mai mult bazele de date partenerilor pentru a facilita furnizarea și alte activități. Pentru ca acest sistem să funcționeze, aveți nevoie de o singură arhivă pe care partenerii o pot utiliza; și sistemele ERP pot fi utilizate pentru a facilita astfel de schimburi.

Majoritatea sistemelor ERP moderne sunt construite în mod modular, ceea ce oferă clientului posibilitatea de a selecta și implementa doar acele module de care are nevoie cu adevărat. Modulele diferitelor sisteme ERP pot diferi atât în \u200b\u200bnume, cât și în conținut. Cu toate acestea, există un anumit set de funcții care pot fi considerate tipice pentru produsele software din clasa ERP. Astfel de funcții tipice sunteți:

· Mentinerea proiectului si a specificatiilor tehnologice. Aceste specificații determină compoziția produsului final, precum și resursele materiale și operațiunile necesare fabricării acestuia (inclusiv dirijarea);
· Managementul cererii și formarea planurilor de vânzări și producție. Aceste funcții sunt destinate previziunii cererii și a planificării producției;
· Planificarea cerințelor materiale. Vă permite să determinați volumele diferitelor tipuri de resurse materiale (materii prime, materiale, componente) necesare îndeplinirii planului de producție, precum și termenele de livrare, dimensiunile lotului, etc .;
· Managementul stocurilor și achizițiilor\u003e. Acestea vă permit să organizați întreținerea contractelor, să implementați o schemă de achiziții centralizate, să asigurați contabilitatea și optimizarea stocurilor, etc .;
· Planificarea capacității. Această caracteristică vă permite să monitorizați disponibilitatea capacităților disponibile și să planificați încărcarea acestora. Acesta include planificarea integrată a capacității (pentru a evalua fezabilitatea planurilor de producție) și o planificare mai detaliată, până la centrele de lucru individuale;
· Funcții financiare. Acest grup include funcții de contabilitate financiară, contabilitate de gestiune, precum și gestionarea financiară operațională;
· Funcții de management de proiect. Oferiți planificarea sarcinilor proiectului și a resurselor necesare implementării lor.

Structura și funcțiile principale ale sistemelor ERP sunt, de asemenea, clar demonstrate de figură (Fig. 1)

Fig. 1

Principalele capabilități ale sistemelor ERP pot fi reprezentate sub patru blocuri: planificare, contabilitate, analiză, management.

Planificarea.Efectuarea planificării afacerilor la diferite niveluri înseamnă:

· Formați un program de vânzări.
· Efectuați planificarea producției (un program de vânzare rafinat și aprobat este baza planului de producție, integrarea acestor planuri face procesul de planificare a producției mult mai ușor și asigură legătura lor inextricabilă).
· Formați programul principal de producție (planul detaliat de producție operațională, pe baza căruia se realizează planificarea și gestionarea comenzilor de achiziție și producție). Pentru a formula planuri de cumpărare.
· Efectuați o evaluare preliminară a fezabilității planurilor generate la diferite niveluri de planificare pentru a face corecțiile necesare sau a decide asupra resurselor suplimentare.

Contabilitate.Dacă planurile au fost confirmate, dobândesc statutul de planuri relevante, iar implementarea acestora începe. Un flux simulat anterior de comenzi dependente se transformă într-o reală, generatoare de cerere de materiale, resurse de muncă, capacitate și bani. Satisfacerea acestor nevoi generează acțiuni contabile care asigură înregistrarea operațională a costurilor directe aferente produselor fabricate (materiale, forță de muncă, costuri de operare în legătură cu sarcinile, operațiunile tehnologice, lucrări de proiectare, lucrări de întreținere) și costuri indirecte alocate centrelor de responsabilitate financiară. Toate operațiunile de înregistrare a costurilor directe sunt introduse, de regulă, în termeni fizici ai consumului standard (material - în unitățile de măsură corespunzătoare, forță de muncă - temporare etc.). Pentru a reflecta rezultatul financiar corespunzător, sistemele ERP oferă mijloace puternice de configurare a integrării financiare, permițând transferul automat al resurselor consumate în echivalentul lor financiar.

Analiză.Datorită reflectării operaționale a rezultatelor activităților, personalul managerial este capabil să efectueze o descriere comparativă a planurilor și rezultatelor în timp real, precum și disponibilitatea module suplimentare pentru a calcula indicatorii cheie și a construi modele matematice simplifică foarte mult procesul de planificare a afacerilor.

Managementul.Disponibilitatea informațiilor operaționale feedback-ul despre starea obiectului de control, după cum știți, stă baza oricărui sistem de control. Sistemele ERP oferă acest tip de informații inverse (fiabile și operaționale) despre starea proiectelor, producției, stocurilor, disponibilității și mișcării fonduri etc., care, în consecință, vă permite să luați decizii de management informate.

Astfel, putem vorbi despre numele extins al funcțiilor și capacităților sistemelor ERP, care permit companiilor moderne să își gestioneze activitățile în mod eficient, stabil și fiabil.

Grupul de criterii „nevoile organizației” poate include:

Respectarea proceselor de afaceri ale organizației. Un sistem ERP ar trebui să poată regla procesele organizației. Acest criteriu determină flexibilitatea sistemului cu modificările companiei.
Scalabilitate. Sistemul ERP ar trebui să permită replicarea soluțiilor pentru mai multe departamente sau mai multe tipuri de activități ale companiei. De asemenea, ar trebui să se poată adapta la scara organizației.
Respectarea strategiei organizației. Funcționarea sistemului ERP se realizează pe o perioadă lungă de timp. Prin urmare, ar trebui să contribuie la implementarea planurilor strategice ale companiei. Alegerea sistemului trebuie efectuată ținând cont de perspectivele de dezvoltare.
Disponibilitatea soluțiilor din industrie. Procesele de organizare depind de industrie și de piața pe care își desfășoară activitatea. Atunci când alegeți un sistem, acești factori trebuie luați în considerare.

Grupul de criterii „tehnologii aplicate” poate include:

Arhitectura software. În funcție de nevoile și capacitățile organizației, este necesar să alegeți arhitectura software adecvată a sistemului ERP, de exemplu, „servicii cloud”, arhitectură „client-server” sau arhitectură „orientată pe obiect”.
Arhitectură tehnică. Acest criteriu de selecție este interconectat cu cel precedent. Alegerea arhitecturii tehnice poate solicita organizației să actualizeze canale de comunicații, hardware și echipamente computerizate.
Tehnologie pentru implementarea unui sistem ERP. Acest criteriu depinde de furnizorul de servicii. De regulă, marii producători de sisteme ERP oferă să aplice tehnologia de implementare a acestora produs software. SAP, ORACLE, Microsoft etc. au astfel de tehnologii.

Grupul de criterii „funcționalitate” poate include:

Compoziția modulelor. Alegerea modulelor de sistem ERP trebuie efectuată în funcție de nevoile curente și viitoare ale organizației. Sistemul ar trebui să poată extinde funcționalitatea.
Integrare. Atunci când alegeți un sistem, este necesar să se ia în considerare posibilitatea integrării cu sistemele de control existente în zone interrelaționate.
Vizibilitate. Un element esențial al funcționalității sistemului ERP este simplitatea interfeței și comoditatea utilizatorilor. Atunci când alegeți, trebuie să luați în considerare posibilitatea de a personaliza interfața la nevoile utilizatorilor.
Respectarea reglementărilor. Sistemul ERP afectează multe domenii ale întreprinderii, care sunt reglementate prin lege. Prin urmare, un criteriu important de selecție va fi capacitatea sistemului de a adapta cerințele legislației locale.

Grupul de criterii „sprijin” poate include:

Ciclul de sprijin. Atunci când alegeți un sistem ERP, trebuie să determinați cât timp va suporta furnizorul. Există posibilitatea de a trece la o nouă versiune a sistemului ERP, există posibilitatea actualizării sistemului la nevoile organizației.
Disponibilitatea serviciului de asistență. Pe parcursul activității, utilizatorii sistemului ERP vor avea întotdeauna întrebări și dificultăți. pentru lucru eficient Este important pentru sistem ca furnizorul să poată garanta sprijinul utilizatorilor sistemului.
Experiență de implementare. Acest criteriu este legat de activitatea furnizorului de sistem ERP. Este necesar să se acorde atenție numărului de implementări de succes ale sistemelor ERP de la un furnizor sau alt furnizor.

Grupul de criterii „costul de proprietate” poate include:

Costul software-ului. Pentru ca sistemul ERP al organizației să funcționeze, trebuie să cumpărați licențe pentru utilizarea acesteia. Atunci când alegeți, trebuie să luați în considerare metoda de calcul al costurilor acestor licențe (de exemplu, pentru un grup de utilizatori sau pentru unul la locul de muncă etc).
Costul hardware-ului. În funcție de arhitectura folosită, costul hardware-ului poate varia semnificativ. Este posibil ca o organizație să aibă nevoie să achiziționeze hardware-ul serverului și să își modernizeze facilitățile de calcul.
Costul serviciului. Acest criteriu este semnificativ și în costul achiziției unui sistem ERP.
Costul modernizării și actualizării. Pentru unii furnizori ERP, costurile actualizărilor și actualizărilor pot egala sau depăși costul achiziției inițiale.

Implementarea sistemului ERP

Implementarea unui sistem ERP este de obicei un proces lung și complex. Fiecare producător important de sisteme ERP are propriile tehnologii și metode de implementare. Aceste tehnici sunt ușor diferite unele de altele, dar ordine generală Acțiunile sunt practic aceleași. În plus, procedura de implementare a unui sistem ERP poate varia în funcție de arhitectura software și hardware a sistemului ERP. Ar trebui să acordați atenție acestor tehnici atunci când alegeți un furnizor de servicii.

Organizația care a decis să implementeze sistemul ERP, la rândul său, trebuie să întreprindă o serie de acțiuni pentru implementarea cu succes a proiectului de implementare.

Aceste acțiuni includ:

1. Pregătirea pentru implementare. În etapa de pregătire a organizației, este necesar să se stabilească obiectivele principale pentru care va fi implementat sistemul ERP. Aceasta va înțelege clar rezultatele și așteptările implementării sistemului ERP. Întrucât implementarea unui sistem ERP este un proiect destul de costisitor, este necesar să se evalueze bugetul estimat pe care organizația îl va putea aloca pentru implementare. De asemenea, în această etapă, persoana determinată de proiect este determinată, iar specialiștii cheie (membri ai echipei de proiect din organizație) sunt determinați, ordinea interacțiunii acestora.

2. Analiza afacerii. Aceste acțiuni sunt printre cele mai critice din întregul proiect. De regulă, un sistem ERP ar trebui să funcționeze timp de un deceniu sau mai mult. Prin urmare, este necesar să se determine perspectivele de dezvoltare atât ale organizației, cât și ale pieței pe o perioadă lungă de timp.

În această etapă, organizația ar trebui să evalueze:

perspective pentru dezvoltarea pieței și companiei timp de câțiva ani;
componența și posibilitatea dezvoltării proceselor de afaceri ale organizației;
necesitati de automatizare.

3. Alegerea unui sistem ERP. Alegerea sistemului trebuie făcută pe baza nevoilor curente și viitoare ale afacerii. La evaluare diferite opțiuni, este necesar să fie ghidat de criteriile specificate mai sus (criterii pentru alegerea sistemelor ERP). Pentru a selecta sistemul cel mai potrivit pentru nevoile afacerii, este recomandat să selectați cel puțin 3 variante de sisteme de la diferiți producători.

4. Alegerea furnizorului. De regulă, există numeroși furnizori ai aceluiași sistem ERP pe piață. Acestea sunt companii furnizor sau integratori de sistem. Acestea oferă o serie de servicii pentru implementarea tehnică a unui sistem ERP. Atunci când alegeți un furnizor de sistem ERP, trebuie să acordați atenție specializării sale. Se pot distinge trei tipuri de specializare ale furnizorilor.

Fiecare tip de furnizor are avantajele și dezavantajele sale:

specializare orizontală. Astfel de companii au un număr mare de clienți care lucrează în diverse industrii. De obicei, acești furnizori au dezvoltat servicii de asistență. Cu toate acestea, abordarea introducerii lor este „standard” pentru toți clienții.
specializare verticală. Acești furnizori sunt specializați în lucrul cu clienții dintr-un număr limitat de industrii (de la unu la trei). Acest lucru le permite să creeze soluții special adaptate specificului industriei. Abordarea implementării unor astfel de companii este „adaptată” unei anumite industrii.
specializare orientată către client. Acești furnizori, de regulă, implementează un sistem ERP în funcție de nevoile clienților. La punerea în aplicare, aceștia iau ca bază funcționalitatea de bază a sistemului ERP și o modifică pentru a se conforma condițiilor de afaceri ale clientului. Această opțiune are un dezavantaj semnificativ asociat cu actualizarea sistemului și cu stabilitatea muncii sale.

5. Managementul proiectelor. Persoana responsabilă pentru implementarea sistemului ERP și specialiștii organizației trebuie să gestioneze proiectul în cadrul companiei. Aceștia trebuie să mențină un plan de proiect, să controleze calendarul, bugetul, domeniul de activitate, respectarea obiectivelor de implementare. O altă sarcină importantă de gestionare a proiectului este de a coordona interacțiunea angajaților organizației cu reprezentanții furnizorului (echipa de implementare a furnizorului).

6. Testare. Chiar și cu cea mai bună organizație de implementare, există riscul de erori în sistem. Prin urmare, în timpul punerii în funcțiune a sistemului ERP, este necesar să se prevadă testarea obligatorie a proceselor, unităților și modulelor sistemului ERP. Cel mai bun mod Testarea este executarea lucrărilor paralele în sistemul vechi și în sistemul ERP implementat. Acest lucru va scăpa de principalele greșeli.

7. Instruire și instruire. Pregătirea angajaților este o condiție necesară pentru funcționarea sistemului ERP. În funcție de complexitatea sistemului, poate dura câteva săptămâni. Înainte de a începe antrenamentul, trebuie să vă asigurați că sistemul ERP a fost testat. Una dintre opțiunile proaste este atunci când furnizorul de servicii combină testarea utilizatorului și pregătirea. În această opțiune, angajații organizației (viitorii utilizatori ai sistemului) acționează ca testatori de sistem.

8. Punerea în funcțiune. Punerea în funcțiune este un punct important în procesul de implementare a unui sistem ERP. Există două opțiuni pentru punerea în funcțiune a sistemului: lansarea sistemului imediat în întreaga organizație și punerea în funcțiune pe etape. A doua opțiune este mai de preferat, deoarece vă permite să treceți treptat la noile condiții de muncă. În caz de erori sau probleme în lucrare, doar o parte din afacere (procese individuale sau unități) vor fi afectate, și nu întreaga organizație.

Principalele greșeli în implementarea sistemului ERP

Implementarea unui sistem ERP este una dintre cele mai complexe, care consumă timp și costisitoare pentru îmbunătățirea activităților. În timpul implementării, apar probleme și erori întotdeauna, într-un anumit grad sau altul, care afectează termenii, costul și eficiența proiectului.

Principalele erori ale proiectului de implementare a sistemului ERP includ:

o planificare slabă. Pentru un proiect de succes, implementarea unui sistem ERP trebuie să fie planificată cu atenție. Planificarea precară duce adesea la pierderea priorităților, confuzie cu automatizarea proceselor, o înțelegere slabă a stării actuale și viitoare a proceselor.
evaluarea insuficientă a furnizorilor de sisteme ERP. Organizațiile nu funcționează bine la alegerea furnizorilor de sisteme ERP. Drept urmare, alegerea se face în favoarea furnizorilor care au oferit cel mai mic preț. Adesea, furnizorul reduce prețul pentru a obține cel puțin un client și să lucreze la el pentru a introduce un nou sistem pentru el. Ca urmare, după finalizarea proiectului, se poate dovedi că funcționalitatea sistemului ERP este sever limitată sau sistemul funcționează cu erori.
lipsa de înțelegere a nevoilor. Începând cu implementarea unui sistem ERP, multe organizații nu înțeleg ce funcții și module au nevoie, ce nevoi ale organizației pot fi automatizate datorită sistemului ERP. Acest lucru duce la faptul că sunt introduse multe funcții și module inutile și neutilizate sau invers, funcțiile necesare sunt aplicate într-o măsură limitată.
lipsa de înțelegere a timpului și a resurselor. De regulă, organizațiile subestimează timpul și resursele necesare pentru implementarea unui sistem ERP. Acest lucru duce la așteptări mari din partea sistemului. Angajații organizației încep să creadă că sistemul ERP va începe să funcționeze integral într-un timp scurt, iar pentru activitatea sa nu necesită mult efort.
lipsa de personal calificat în echipa de implementare. O greșeală comună a proiectelor care implementează un sistem ERP este atragerea de contractori simpli către echipa de proiect. Echipa de proiect din partea organizației ar trebui să includă specialiști cu înaltă calificare (angajați-cheie) în fiecare direcție a organizației: finanțe, management, achiziții, producție, depozit etc.
lipsa priorităților. Înainte de a începe un proiect, organizațiile nu acordă prioritate realizării obiectivelor. Acest lucru duce la faptul că, în timpul implementării sistemului ERP, este necesară rezolvarea multor probleme, schimbând în mod constant între ele. Drept urmare, timpul de implementare crește, apar erori și probleme suplimentare.
fără instruire pentru angajați. Lipsa totală sau neadecvată de pregătire a angajaților este un motiv comun pentru eșecul de a implementa un sistem ERP. Angajații nu înțeleg cum să lucreze în sistem și acest lucru provoacă respingere. Sistemul nu va fi revendicat, funcționalitatea sa va fi implicată într-o sumă limitată.
subestimarea exactității datelor. Baza sistemului ERP este prelucrarea datelor. Prin urmare, precizia și eficiența sistemului vor depinde de fiabilitatea și acuratețea datelor care sunt introduse în sistemul ERP. Pentru a reduce erorile, este necesar să introduceți inițial date fiabile și precise în sistem. Angajații care lucrează cu sistemul trebuie să verifice cu atenție datele înainte de a intra în sistem.
utilizarea aplicațiilor depășite. O altă problemă care duce la eficiență scăzută a implementării sistemului ERP este utilizarea continuă a aplicațiilor depășite. Munca este duplicată în sistemul ERP și în aplicațiile mai vechi. Organizațiile continuă să le folosească deoarece au plătit pentru sprijinul lor și reînnoirea licenței. Acest lucru duce la faptul că trecerea la activitatea în sistemul ERP este întârziată.
Nu se efectuează teste eficiente ale sistemului. Adesea, furnizorii de sisteme ERP se oferă să efectueze testarea pe un cerc limitat de utilizatori. O astfel de testare nu va putea identifica toate deficiențele și nu vă va permite să simulați o încărcare reală a utilizatorului.
lipsa strategiilor de întreținere și modernizare. Dacă compania nu dezvoltă o strategie pentru deservirea și modernizarea sistemului ERP, atunci va deveni repede învechită. Partea tehnică (hardware) a sistemului ERP necesită modernizare, ca atare în timp, volumul de date este în creștere și este necesară o nouă putere de calcul. Partea software trebuie actualizată constant în conformitate cu cerințele în schimbare ale legii și ale pieței.

Problemele de implementare de mai sus sunt cele mai frecvente și comune. Pe lângă acestea, apar mereu probleme care sunt specifice fiecărei întreprinderi sau organizații. „O metodă eficientă pentru a evita sau minimiza pierderile din astfel de erori este pregătirea și planificarea minuțioasă a fiecărei faze a proiectului de implementare a sistemului ERP.

Sistem ERP - mod eficient conducerea unei afaceri care ajută la gestionarea fluxului de lucru în ansamblu, planifică activitățile elementelor individuale ale întreprinderii și îmbunătățește funcționarea tuturor instalațiilor de producție.

Veți învăța:

Ce este un sistem ERP și când este nevoie.
Care sunt avantajele și dezavantajele unui sistem ERP.
Care sunt funcțiile sistemului ERP în întreprindere.
Cum să alegeți un sistem ERP.
Cum să implementați corect un sistem ERP într-o întreprindere.
Ce pregătire este necesară pentru personalul care va lucra cu sistemul ERP.
Ceea ce determină costul unui sistem ERP.

Ce este un sistem ERP și când este nevoie?

Pentru a înțelege mai bine sensul unui sistem ERP, nu este suficient doar să știm decriptarea acestor scrisori (Enterprise Resources Planning) și traducere această definiție în limba rusă (planificarea resurselor întreprinderilor), este mai bine să studiem istoria apariției sale.

La sfârșitul secolului XX, o masivă automatizarea proceselor de afaceri: PC-urile s-au răspândit rapid, au fost dezvoltate programe pentru efectuarea de contabilitate financiară și contabilă, gestionarea electronică a documentelor și verificarea funcționării mașinilor și echipamentelor.

Diferența dintre principiile desfășurării de afaceri nu a fost doar în traducerea informațiilor într-o formă digitală, ci și în apariția de noi metode de analiză și schimb de date, combinând inițial diferite tipuri de informații. Rezultatul a fost oportunitatea de a vedea întreaga activitate a întreprinderii în ansamblul său și de a analiza funcționarea domeniilor sale individuale (activitatea principalelor producții, depozit, contabilitate). Informațiile primite au permis distribuirea mai corectă a utilizării capacităților de producție și ia decizii corecte.

Acesta este acest mod de a face afaceri numit ERP, și software-ul folosit în acest scop, definit ca un sistem EPR.

Astfel, toate programele concepute pentru contabilitate, managementul personalului etc., sunt părți ale unui sistem ERP, în timp ce CRM (sistem de administrare a relațiilor cu clienții) se referă și la ERP și se traduce prin „sistem de gestionare a relațiilor cu clienții”.

În prezent, toate componentele de mai sus ale configurației de bază a unui sistem ERP sunt adesea utilizate ca programe separate. De exemplu, numai contabilitatea poate fi automatizată la o întreprindere, în timp ce toate celelalte informații sunt stocate în diferite programe ale pachetului standard MS Office.

Nu are rost să argumentăm dacă CRM și contabilitatea electronică sunt componente ale unui sistem ERP, cu toate acestea, este clar că, în timp, nivelul de automatizare a proceselor de afaceri va crește doar odată cu numărul de licențe software vândute, precum și volumul de servicii pentru instalare și întreținere ulterioară.

Într-o situație în care compania și-a început recent activitatea, nu este necesară o automatizare profundă a proceselor de lucru. Documentele pot fi pregătite în aplicații informatice standard, iar directorul va putea clarifica informațiile necesare cu unul dintre personal. Cu toate acestea, odată cu extinderea întregii activități, numărul operațiunilor, documentației și angajaților crește, ceea ce implică necesitatea de a stoca și analiza toate informațiile în format electronic.

Dacă compania în ansamblu nu folosește sistemul ERP, atunci, de regulă, toate informațiile sunt stocate la întâmplare, ceea ce face dificilă găsirea. Uneori, există situații în care activitatea sistemului ERP este stabilită doar într-o unitate separată.

Care sunt funcțiile sistemului ERP în întreprindere

Funcționalitatea în care este posibilă utilizarea unui sistem ERP depinde de amploarea și direcția activității unei anumite companii, de specificul activității acesteia, dar, în general, ar trebui să vizeze managementul general al afacerilor. Funcționalitatea standard este următoarea:

1. Producție

întocmirea specificațiilor pentru bunuri sau servicii fabricate pentru a calcula cantitatea de livrări necesare și ore de muncă pentru angajați;
întocmirea planurilor și gestionarea activității companiei pe diverse scări: de la echipamente de producție specifice la divizii întregi.

2. Finanțe

realizarea de planuri pentru utilizarea resurselor de numerar ale organizației și urmărirea rezultatelor;
contabilitate curentă, contabilitate pentru impozite și alte plăți către buget și fonduri extrabugetare, raportare financiară și control;
lucrați cu activele companiei, care includ numerar în conturi bancare, valori mobiliare, active fixe (de exemplu, imobiliare).

3. Logistica

gestionarea aprovizionării de materiale și expedierea produselor finite: menținerea unei baze de date de contracte și contrapartide, întocmirea de planuri și rapoarte privind mărfurile aflate în stoc, etc .;
pregătirea datelor privind toate consumabilele necesare pentru a se conforma standardelor de producție calculate anterior.

4. Personal

evidența personalului și foi de timp, compilare staffingSalarizare;
căutarea și înregistrarea angajaților;
pregătirea planurilor forței de muncă.

intocmirea planurilor de vanzare a produselor;
pregătirea și desfășurarea campaniilor de publicitate și comunicații de marketing;
calculul prețurilor la produsele fabricate, dezvoltarea programelor de reduceri, vânzări etc.

6. Proiecte. raportare

prezența într-un număr mare de formulare standard de raportare pentru toate domeniile organizației, precum și capacitatea de a crea rapoarte suplimentare;
verificați și analiza performanței întreprindere;
elaborarea unei politici generale pentru activitatea organizației, inclusiv stabilirea termenelor pentru fiecare dintre sarcinile stabilite, calcularea resurselor necesare în acest scop (numerar, materiale, personalul de lucru).

Sistem ERP în întreprindere: 4 etape de implementare

Implementarea completă a unui sistem ERP într-o organizație poate dura de la câteva săptămâni până la câțiva ani (în funcție de volumul și scara companiei). În același timp, atât specialiștii IT proprii ai companiei, cât și angajații companiei de dezvoltare pot instala sistemul ERP.

Implementarea unui sistem ERP poate fi împărțită în următoarele etape:

Etapa 1. Organizarea primară

Etapa în care sunt definite sarcinile, sunt stabilite obiectivele, după care o tehnică planul de proiect.

Etapa 2. Dezvoltarea proiectului

În continuare, este studiată activitatea întreprinderii: planuri de dezvoltare, procese de producție. Aceste informații stau la baza selectării structurii sistemului ERP, precum și a ajustărilor la planul tehnic (dacă este necesar).

Etapa 3. Executia proiectului

Procedura de desfășurare a proceselor de afaceri la întreprindere se va baza pe sistemul ERP instalat, prin urmare, în această etapă, este necesar să transferați date din sistemele de contabilitate care au fost folosite anterior în sistemul ERP și să le unificați între ele. Într-o situație în care se dovedește că modulele sistemului ERP nu sunt suficiente pentru întreprindere, în această etapă poate fi finalizat. După finalizarea instalării, principalele principii ale sistemului ERP sunt comunicate angajaților organizației și se efectuează teste de încercare.

Etapa 4. Punerea în funcțiune

În stadiul final, puteți găsi și remedia problemele care apar în timpul funcționării sistemului ERP.

Ce metode sunt utilizate pentru a implementa sistemul ERP?

Următoarele metode pot fi utilizate pentru a implementa un sistem ERP:

Implementarea pe etape, când sistemul ERP este introdus, la rândul său, în unele procese interconectate, ceea ce reduce la minimum riscuri de probleme.
„Big Bang” - întregul sistem este instalat simultan. Această abordare poate fi utilizată într-o organizație mică, cu procese simple de fabricație. În acest caz, trebuie acordată o atenție deosebită etapei de testare pentru a identifica toate erorile posibile în funcționarea sistemului ERP.
Implementare - o instalare parțială a software-ului cu distribuție ulterioară către alte structuri ale întreprinderii. Pe un site separat, metoda de implementare poate fi aplicată atât în \u200b\u200betape, cât și simultan, deoarece, în general, riscurile implementării nereușite sunt mici.

Alegerea metodei de implementare a sistemului ERP pentru fiecare întreprindere trebuie făcută cu mare atenție, analizând costurile posibile, precum și luând în considerare experiența altor companii.

Cine formează personalul în ceea ce constituie un sistem ERP

Explicarea elementelor de bază ale lucrării cu un sistem ERP este una dintre cele mai dificile etape ale implementării sale. Efectuarea de afaceri folosind sistemul ERP poate schimba procesele de afaceri din întreprindere, ceea ce implică necesitatea de a continua responsabilitățile de serviciu de asemenea, funcționalitatea asociată cu utilizarea acestui pachet software. Astfel, principalul punct pentru managementul companiei este pregătirea personală a muncii cu sistemul ERP.

La introducerea unui sistem ERP, poate apărea problema că angajații obișnuiți nu au dorința de a învăța cum să lucreze cu el, deoarece o astfel de automatizare ușurează munca echipei de management. În această situație, calea de ieșire este transferul acestor lucrători în alte posturi. Majoritatea personalului, de regulă, gândește în viitor și înțelege nevoia de instruire pentru a utiliza cunoștințele dobândite în muncă.

Din calitatea învățareeficacitatea utilizării sistemului ERP va depinde. Angajații ar trebui să înțeleagă bine elementele de bază ale activității sale și să aibă o motivație adecvată, deoarece personalul nu înțelege în ce scopuri sunt utilizate astfel de inovații, atunci rezultatele implementării sistemului ERP nu vor fi sesizate. Astfel, angajații ar trebui să înțeleagă că utilizarea acestui pachet software poate fi o pârghie importantă pentru îmbunătățirea eficienței întregii întreprinderi.

Învățarea angajaților despre elementele de bază ale lucrării cu un sistem ERP ar trebui să înceapă din timp. Puteți ține un intern campanie publicitară, pregătește informații disponibile despre obiectivele care vor fi atinse după începerea utilizării acestui pachet software. Într-un document special dezvoltat - „Strategii de formare a personalului” - această sarcină este indicată mai întâi. În acest document, toți angajații întreprinderii sunt împărțiți în grupuri în funcție de volumul activităților de instruire necesare, precum și toate celelalte etape de formare.

De regulă, mai multe grupuri ies în evidență în care întregul personal este împărțit. De exemplu, se poate distinge un grup separat managementul companieiși manageri intermediari care vor gestiona direct activitatea întreprinderii și vor lua deciziile necesare. Un alt grup este acea parte a utilizatorilor care îndeplinește funcționalitatea de bază în lucrul cu sistemul ERP, fără a se aprofunda în detaliile proceselor de afaceri, dar având cunoștințe profunde despre pachetul software. Iar al treilea grup reprezintă cea mai mare parte a angajaților care vor introduce datele primare în program.

Primele două grupuri ar trebui să fie instruite de angajații organizației-dezvoltator al sistemului ERP, în timp ce cea mai mare parte a personalului din cel de-al treilea grup poate învăța elementele de bază ale programului de la distanță sau prin colegi care au dobândit deja cunoștințele necesare.

Instruirea poate fi realizată atât în \u200b\u200bcentrele de instruire ale agențiilor de consultanță, cât și direct la întreprindere. În unele cazuri, dezvoltatorii unui sistem ERP determină că un certificat corespunzător este obținut de la angajații celui de-al doilea grup.

Agențiile de consultanță încheie acorduri cu furnizori majori, precum SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, ceea ce le dă dreptul să se instruiască în lucrul cu programul și să emită documente justificative la finalizarea instruirii. Informații despre acest lucru pot fi găsite pe site-urile oficiale ale unor astfel de companii. Dezvoltatorii interni - „Sail” și „Galaxy” - au propriile lor centre de pregătire.

Sistem ERP: un exemplu de implementare reușită

Una dintre întreprinderile angajate în producția și vânzarea echipamentelor frigorifice este Howe Corporation (SUA) - pentru a conduce afacerile mai eficient, a decis să introducă un sistem ERP bazat pe arhitectura orientată către servicii (SOA) din a doua generație. Acest lucru a făcut posibilă obținerea imediată a rezultatelor și observarea beneficiilor utilizării acestui sistem ERP, deoarece calitatea și rentabilitatea tuturor proceselor de afaceri s-au îmbunătățit semnificativ.

Această organizație a avut ocazia să analizeze mai bine volumul stocurilor și nevoia de a le reumple. După implementarea unui sistem ERP, Howe Corporation are totul instrumente necesare pentru planificarea activităților atât pe termen scurt cât și pe termen lung, ceea ce permite să nu folosească metoda de planificare nesigură a calendarului.

De asemenea, toate posibilitățile de utilizare a unui sistem ERP au fost evaluate de o companie internațională. Alfa Laval,care și-a stabilit singur scopul de a îmbunătăți performanța producției prin îmbunătățirea eficienței proceselor de afaceri. Într-una dintre sucursalele Alfa Laval din Bulgaria, a fost utilizat sistemul ERP Epicor iScala, care a contribuit la realizarea unei analize detaliate a utilizării materialelor și a materiilor prime de producție, la controlul calendarului achizițiilor lor pentru executarea comenzilor relevante, care a afectat reducerea deșeurilor de producție. În același timp, deoarece sistemul ERP a automatizat complet toate procesele de afaceri, acest lucru a permis reducerea volumului excesului de produse în depozite, precum și reducerea timpului de dezactivare a producției.

O altă companie - IO Electronics- Poate servi, de asemenea, ca exemplu al utilizării cu succes a unui sistem ERP. Scopul lor a fost atingerea cu succes a obiectivelor stabilite pentru următorii 4 ani.

După cum a spus directorul IO Electronics, odată cu dezvoltarea rapidă a activităților și dezvoltarea altor zone de producție, rentabilitatea întreprinderii poate scădea semnificativ dacă există întreruperi în schimbul de informații între departamentele interne. Cu toate acestea, atunci când utilizați sistemul ERP, toate informațiile devin disponibile online. După finalizarea activității în sistemul ERP sunt actualizate, ceea ce vă permite să urmăriți întregul proces de producție și a vedea disponibilitatea reală a unui anumit produs, precum și evitarea unei supra-finanțări a stocurilor în depozite.

Povestește practicantul

Modul în care sistemul ERP a redus nevoia de capital de lucru cu 40%

Sergey Sukhinin,

Întrucât mai devreme în compania noastră nu exista un sistem ERP, a fost imposibil de remarcat rapid modificările procesului de afaceri, ceea ce a dus la lipsa materialelor pentru asamblarea produselor finite, activități necoordonate ale atelierelor, deteriorarea calității produsului final și consumul crescut de materii prime. Toate aceste costuri în exces pot fi reduse numai prin implementarea unui sistem ERP.

Activitatea principală a organizației noastre este producția, deci sarcinile de automatizare a planificării și gestionării proceselor de afaceri au fost prioritare. După ce am stabilit că sistemul ERP ne va ajuta în rezolvarea sarcinilor, am dorit să atingem obiective precum:

Creșterea eficienței capitalului de lucru.
Reducerea stocurilor stocate în depozite.
Crearea unui program de producție ținând cont de capacitățile disponibile.
Reducerea nivelului de activitate în desfășurare.
Crearea unei liste generale de materiale utilizate în producție.
Îmbunătățirea procesului de calcul al ratei materialelor.
Creșterea preciziei de execuție a planurilor de achiziții, ceea ce va contribui la reducerea volumului stocurilor nelicide din depozite.

Abia după introducerea sistemului ERP, am reușit să planificăm corect volumul materialelor necesare pentru producție în urma analizei stocurilor din depozite, ceea ce a implicat o reducere a costurilor de capital de lucru cu 40%. Mai mult, o astfel de analiză ajută la procurarea numai a materialelor care sunt necesare pentru un anumit proces de afaceri. De asemenea, a fost optimizată structura organizatorică a companiei, ceea ce a contribuit la reducerea cu 50% a personalului departamentului de producție și expediere, fără a compromite calitatea muncii.

Putem rezuma următoarele rezultate ale implementării sistemului ERP în compania noastră:

Soldurile de producție în depozite au scăzut cu 60 de milioane de ruble.
În toate domeniile de activitate controlul se realizează conform rezultatelor analizei indicatorilor măsurați. Venitul angajaților depinde de munca prestată sau nu de către aceștia și ei înșiși sunt responsabili pentru acest lucru.
Achiziționarea de materii prime industriale și distribuirea lor ulterioară la ateliere sunt controlate în totalitate.
Restul de materiale nelucide a scăzut cu 20 de milioane de ruble.
Planul de achiziții a devenit optim, iar modificările sunt aduse în timp util atunci când apare o astfel de necesitate.
A existat o oportunitate de a planifica încărcătura pe instalațiile de producție și, în consecință, numărul de lucrători necesari pentru aceasta.

Ce sistem ERP solicită în rândul companiilor rusești

Sistemele software care există în prezent pe piața tehnologiilor IT pot fi dezvoltate de companii interne și străine. În același timp, acestea diferă nu numai în țara de dezvoltare, ci și în funcționalitatea încorporată.

Sistemele externe ERP, precum programele SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, pot fi utilizate la întreprinderi din orice categorie și sunt modele de rol. Cu toate acestea, atunci când lucrați cu astfel de sisteme în Rusia, pot apărea unele dificultăți:

lipsa numărului necesar de specialiști instruiți la nivelul adecvat pentru implementarea și sprijinul suplimentar al sistemului ERP;
reticența organizațiilor interne de a reconstrui procesele de afaceri consacrate, deoarece sistemele de management străin au diferențe semnificative față de cele utilizate în Rusia;
cost ridicat de implementare.

Totuși, dezvoltatorii ruși încearcă, de asemenea, să extindă capacitățile propriilor sisteme software în conformitate cu nevoile clienților. Astfel de sisteme ERP pot face față cu succes sarcinilor în cazul în care este necesară automatizarea anumitor zone ale organizației și nu este nevoie să implementeze pachetul software în activitatea întregii întreprinderi în ansamblu. Ca exemplu, puteți cita companiile de software 1C și Galaxy.

11 erori de implementare a sistemului ERP

Pentru a spori eficiența întreprinderii, instalarea unui sistem ERP este aproape cea mai scumpă și cea mai dificilă sarcină. Prețul final de implementare, precum și timpul necesar pentru aceasta, vor depinde de numărul de erori care apar în acest proces.

Eroare 1. Planificare slabă.

Acest fapt poate duce la o neînțelegere a stării prezente și viitoare a sistemului ERP, automatizarea incorectă a proceselor de afaceri.

Greseala 2. Analiza superficiala a organizatiilor-dezvoltatorilor de sisteme ERP.

De regulă, principalul criteriu este cost redusCu toate acestea, uneori dezvoltatorii subestimează în mod intenționat costul serviciilor pentru a testa procesul de implementare la primul client. În urma unei astfel de instalații, pot fi detectate defecte grave și defecțiuni în sistem.

Greșeală 3. Înțelegere greșită a nevoilor întreprinderii.

După ce a decis că este încă necesară implementarea unui sistem ERP, compania client nu înțelege pe deplin ce module software trebuie să instaleze. Acest lucru poate fi folosit de furnizorii lipsiți de scrupule, care vor include multe componente inutile în sistemul ERP sau, invers, funcționalitatea instalată va lipsi.

Greșeală 4. subestimarea timpului și a costurilor materiale.

O determinare incorectă a momentului de implementare și a costului instalării unui sistem ERP poate duce la așteptări nejustificate de o creștere rapidă a eficienței proceselor de afaceri.

Greșeală 5. Lipsa de angajați calificați la întreprinderea client.

Personalul întreprinderii ar trebui să includă angajați cu un nivel suficient de cunoștințe în orice domeniu, de la management și contabilitate până la inventarierea în depozit, achiziționarea de materiale etc.

Greșeală 6. Lipsa priorităților.

Dacă nu setați inițial prioritățile corecte, atunci în timpul instalării sistemului ERP, de multe ori va trebui să comutați între diferite sarcini, iar acest lucru poate duce la întârzierea procesului de instalare, apariția unor probleme neprevăzute etc.

Greseala 7. Pregătirea inadecvată a personalului.

Dacă nu afișați angajaților funcționalitatea completă a sistemului ERP și cum să-l folosească, personalul organizației poate refuza să lucreze deloc în sistem sau să-și folosească funcțiile doar parțial.

Greșeala 8. subestimarea exactității informațiilor primare.

Deoarece punctul cheie al sistemului ERP este analiza informațiilor, rezultatul activității sale va depinde în mare măsură de corectitudinea datelor inițiale. Trebuie să evitați erorile de tastare și să verificați cu atenție informațiile furnizate.

Eroarea 9. Utilizarea aplicațiilor irelevante.

Foarte des, întreprinderile folosesc simultan atât sistemul ERP, cât și software-ul instalat anterior - apare o introducere duplicată a datelor. Astfel, termenele pentru implementarea finală a sistemului ERP sunt majorate.

Eroarea 10. Lipsa unei perioade de testare.

Uneori, testarea unui pachet software instalat se realizează doar la câțiva utilizatori, ceea ce nu permite să se observe în timp util toate deficiențele și încărcarea reală a sistemului ERP.

Eroarea 11. Lipsa unui plan pentru întreținerea și implementarea actualizărilor.

Fără aceasta, pachetul software va deveni irelevant foarte curând. Pentru componenta hardware a unui sistem ERP, este necesar să crești în mod regulat capacitățile de producție, deoarece volumul informațiilor procesate va crește și el. Componenta software poate necesita ajustarea în cazul, de exemplu, a modificărilor aduse legii.

Aceste erori sunt cele mai frecvente, dar fiecare companie poate avea probleme individuale. Pentru a le reduce la minimum, trebuie să pregătiți cu atenție un plan de instalare pentru un sistem ERP în fiecare etapă.

Ceea ce determină costul unui sistem ERP

Prețul final al sistemului ERP va fi o combinație dintre următoarele componente:

Prețurile pachetului software în sine: setul principal de module și componente suplimentare.
Costul serviciilor de instalare.
Efectuarea de îmbunătățiri și ajustări ale programului în funcție de nevoile companiei client.
Întreținere și suport suplimentar.

Pentru a reduce costurile implementării unui sistem ERP, trebuie să acordați atenție mai întâi furnizori ruși, deoarece programele străine au un preț de achiziție mai mare și necesită modificări semnificative pentru a se conforma legislației interne.

Opinia experților

Implementarea sistemului ERP a costat compania 2,5 milioane USD

Sergey Sukhinin,

Șeful departamentului sisteme de control automat, Elara Complex științific și de producție OJSC, Chuvashia

Licența de instalare a unui sistem ERP ne-a costat 470.000 USD, iar prețul final de implementare a fost de 2.500.000 USD. Cu toate acestea, deja în procesul de utilizare a sistemului ERP, a fost obținut un efect pozitiv, în timp ce costurile au fost recuperate complet la 1,5 ani de la instalarea acestui pachet software.

Informații de expertiză

Sergey Bratukin, Director de distribuție practică, Columbus IT & Rusia, Moscova. Sergey Bratukin în 1997-2005 a lucrat ca consultant în divizia rusă a companiei IT Columbus. A participat la implementarea unor proiecte de anvergură pentru implementarea sistemelor ERP în companii precum Torgovaya Ploshchad, MVO, Starik Hottabych, Formula Kino, Avtomir și altele. și sprijinirea sistemelor de informații corporative, precum și a consultanței în management. A fost fondată în 1989 în Danemarca, în moment prezent are birouri în 28 de țări. În cei opt ani de activitate ai companiei IT Columbus în Rusia, peste 200 de întreprinderi au devenit clienții companiei, inclusiv SSM-Tyazhmash, TD Perekrestok, Dixy, L Etoile, Unimilk, Istok, Toyota și multe altele

Sergey Sukhinin, Șeful departamentului sisteme de control automatizat, complexul științific și de producție OJSC Elara, Chuvashia. Complexul de cercetare și producție Elara OJSC este un important producător rus de sisteme de zbor și navigație, automat și telecomanda, calculatoare de bord și sisteme de afișare pentru avioane aviație militară și civilă. În cadrul acordului de cooperare cu Russian Railways OJSC, Elara OJSC lucrează la pregătirile pentru producția de instrumente și sisteme pentru transportul feroviar rus.