Процес відбору кандидатів на посаду. Добір кандидатів на вакантне місце. До основних таких моментів відносяться

співробітник вакантний посада підбір

Відбір кандидатів на вакантну посадуздійснюється з числа претендентів на вакантну посаду керівника чи спеціаліста управління за допомогою оцінки ділових якостейкандидатів. При цьому використовуються спеціальні методики, що враховують систему ділових та особистісних характеристик, що охоплюють такі групи якостей Коханов Є.Ф. Відбір персоналу та вступ до посади: Навч. посібник. / Є.Ф. Коханів. – М.: ДАУ, 2004. – С.67.:

1) суспільно-цивільну зрілість;

2) ставлення до праці;

3) рівень знань та досвід роботи;

4) організаторські можливості;

5) вміння працювати з людьми;

6) вміння працювати з документами та інформацією;

7) вміння своєчасно приймати та реалізовувати рішення;

8) здатність побачити та підтримати передове;

9) морально-етичні риси темпераменту.

Перша група включає такі якості: здатність підпорядковувати особисті інтереси суспільним; вміння прислухатися до критики, бути самокритичним; брати активну участь у громадської діяльності; мати високий рівень політичної грамотності.

Друга група охоплює такі якості: почуття особистої відповідальності за доручену справу; чуйне та уважне ставлення до людей; працьовитість; особисту дисциплінованість та вимогливість до дотримання дисципліни іншими; рівень естетики роботи.

Третя група включає такі якості: наявність кваліфікації, яка відповідає займаній посаді; знання об'єктивних засад управління виробництвом; знання передових методів керівництва; стаж роботи.

До четвертої групи входять такі якості: уміння організувати систему управління; вміння організувати свою працю; володіння передовими методами керівництва; вміння проводити ділові наради; здатність до самооцінки своїх можливостей.

П'ята група включає такі якості: уміння працювати з підлеглими; вміння працювати з керівниками різних організацій; вміння створювати згуртований колектив; вміння підібрати, розставити та закріпити кадри.

До шостої групи входять якості: вміння коротко і ясно формулювати цілі; вміння складати ділові листи, накази, розпорядження; вміння чітко формулювати доручення, видавати завдання; знання можливостей сучасної технікита ін.

Сьома група представлена такими властивостями: уміння своєчасно приймати рішення; здатність забезпечити контроль за виконанням рішень; вміння швидко орієнтуватися у складній обстановці; вміння вирішувати конфліктні ситуації; вміння володіти собою; впевненість у собі та ін.

Восьма група поєднує якості; вміння побачити нове; вміння розпізнавати та підтримувати новаторів, ентузіастів та раціоналізаторів; вміння розпізнавати та нейтралізувати скептиків, консерваторів, ретроградів та авантюристів; ініціативність; сміливість та рішучість у підтримці та впровадженні нововведень. До дев'ятої групи входять якості: чесність, сумлінність, порядність, принциповість; врівноваженість, витриманість, ввічливість; наполегливість; товариськість, привабливість; скромність, простота; охайність та акуратність зовнішнього вигляду; гарне здоров'я.

У кожному конкретному випадку з цього списку вибираються (за допомогою експертів) ті позиції, які найважливіші для конкретної посади та організації, і додаються до них специфічні якості, якими повинен мати претендент на цю конкретну посаду. Відбираючи найважливіші якості для визначення вимог до кандидатів на ту чи іншу посаду, слід відрізняти якості, які необхідні при вступі на роботу, та якості, які можна придбати досить швидко.

Після цього експертами проводиться робота щодо визначення наявності якостей у кандидатів на вакантну посаду та ступінь володіння ними кожним кандидатом (за кожною якістю).

Цілі та етапи відбору персоналу.

Відбір - це спосіб, що дозволяє за будь-яких умов провести найбільш демократичну і значною мірою вільну від суб'єктивізму конкурсну процедуру Коханов Є.Ф. Указ. твір.-С. 45..

Переваги методу відбору - всебічне ретельне та об'єктивне вивчення індивідуальних особливостейкожного кандидата і можливе прогнозування його ефективності, недоліки - тривалість і дорожнеча процедур, що використовуються.

Ціль цього методу - відбір найбільш підходящих кандидатів при прийомі на роботу. Враховуються освіта, кваліфікація, рівень професійних навичок, досвід попередньої роботи, особисті риси, психолого-професійна придатність.

До прийняття організацією рішення про прийом на роботу кандидат має пройти такі етапи відбору (рис. 1.1):

Мал. 1.1.Етапи відбору кандидатів

Попередня відбіркова бесіда. Розмова може проводитись у різний спосіб. Для деяких видів діяльності краще, щоб кандидати приходили на майбутнє місце роботи, тоді її може проводити лінійний менеджер, в інших випадках її проводить спеціаліст відділу кадрів.

Основна мета розмови - оцінка рівня освіти претендента, його зовнішнього вигляду та визначальних особистісних якостей.

Заповнення бланку заяви. Претенденти, які успішно подолали попередню розмову, мають заповнити спеціальний бланк заяви та анкету.

Кількість пунктів анкети має бути мінімальною, і вони мають запитувати інформацію, яка найбільше з'ясовує продуктивність майбутньої роботи претендента. Інформація може стосуватись минулої роботи, складу розуму, ситуацій, з якими доводилося стикатися, але так, щоб на їх основі можна було б провести стандартизовану оцінку претендента. Питання анкети мають бути нейтральними та припускати будь-які можливі відповіді, включаючи можливість відмови від відповіді.

Розмова за наймом (інтерв'ю). Існує кілька основних типів розмови за наймом Дугіна О. Метод центру оцінки (Assessment-Center). Місце оцінки персоналу в кадрової роботи/ О. Дугіна // Кадровий вісник, 2004. - №2 (14).-С. 24.:

1) за схемою - розмова носять дещо обмежений характер, одержувана інформація не дає широкого уявлення про заявника, хід бесіди не може бути пристосований до особливостей кандидата, обмежує його, звужує можливості отримання інформації;

слабо формалізовані - заздалегідь готуються лише основні питання, що проводить може включати й інші, незаплановані питання, гнучко змінюючи хід розмови. Інтерв'юер повинен бути краще підготовлений, щоб мати можливість бачити і фіксувати реакції кандидатів, вибирати зі спектра можливих саме ті питання, які в даний момент заслуговують на більшу увагу;

не за схемою - заздалегідь готується список тим, які мають бути порушені. Для досвідченого інтерв'юера така розмова – величезне джерело інформації.

Тестування. Джерело інформації, який може дати відомості про професійні здібності та вміння кандидата, описати як потенційні установки, орієнтації людини, так і ті конкретні способи діяльності, якими вона вже фактично володіє. Тестування може дозволити сформувати думку про здатність кандидата до професійного та посадового зростання, специфіку мотивації, особливості індивідуального стилю діяльності.

Перевірка рекомендацій та послужного списку. Інформація рекомендаційних листів або розмов з людьми, яких кандидат назвав як рекомендації, може дозволити уточнити, що конкретно та з яким успіхом кандидат робив на попередніх місцях роботи, навчання, проживання.

Методи оцінки персоналу прийому працювати. Центри оцінки персоналу. Використовують комплексну технологію, побудовану за принципами критеріальної оцінки. Використання великої кількості різних методіві обов'язкове оцінювання одних і тих же критеріїв різних ситуаціяхта різними способами істотно підвищує прогностичність та точність оцінки. Вони особливо ефективні в оцінці кандидатів на нову посаду (підвищення) та в оцінці управлінського персоналу.

Тести на профпридатність. Їхня мета - оцінка психофізіологічних якостей людини, умінь виконувати певну діяльність. У більшості випадків використовують тести, якимось чином схожі на роботу, яку кандидат має виконувати.

Загальні тести здібностей - оцінка загального рівня розвитку та окремих особливостеймислення, уваги, пам'яті та інших вищих психічних функцій. Особливо інформативні в оцінці рівня здатність до навчання.

Біографічні тести та вивчення біографії. Основні аспекти аналізу: сімейні відносини, характер освіти, фізичний розвиток, Основні потреби та інтереси, особливості інтелекту, товариськість.

Використовуються також дані особового справи - своєрідного досьє, куди вносяться анкетні дані та відомості, отримані виходячи з щорічних оцінок. За даними особової справи простежується перебіг розвитку працівника, з урахуванням чого робляться висновки про його перспективах.

Особистісні тести. Психодіагностичні випробування на оцінку рівня розвитку окремих особистісних якостей або віднесеність людини до певного типу. Оцінюють швидше схильність людини до певного типу поведінки та потенційні можливості.

Інтерв'ю - бесіда, спрямована на збір інформації про досвід, рівень знань та оцінку професійно важливих якостейпретендента. Інтерв'ю прийому працювати здатне дати глибоку інформацію про кандидата, при зіставленні якої коїться з іншими методами оцінки можливе отримання точної та прогностічної інформації.

Рекомендації. Важливо звернути увагу на те, звідки подаються рекомендації та на те, як вони оформлені. Для отримання рекомендації необхідна інформація від безпосереднього керівника людини, якій дана рекомендація подається. Рекомендації оформляються всіма реквізитами організації та координатами для зворотнього зв'язку. При отриманні рекомендації від приватної особи слід звернути увагу на статус даної людини. Якщо рекомендацію професіоналу представляє людина, дуже відома в колах фахівців, то ця рекомендація буде більш обґрунтованою.

Нетрадиційні методи. У деяких випадках використовують поліграф (детектор брехні), психологічний стресовий показник, тести на чесність або ставлення до будь-чого, встановленого компанією Гайнуллова Т. Використання поліграфа (детектора брехні) під час роботи з персоналом / Т. Гайнуллова // Управління персоналом, 2001. -№3.-С.6.. Іноді застосовують для кандидатів алкогольний та наркотичний тести. Як правило, ці тести ґрунтуються на аналізах сечі та крові, що є частиною типового медичного огляду під час вступу на роботу. Деякі фахівці користуються різними видами психоаналізу для виявлення майстерності кандидатів для можливої роботи в їх організаціях Березін Ф.Б. Методика багатостороннього вивчення особистості. / Ф.Б. Березін, М.П. Мірошніков, О.Д. Соколова.-- М.: Фоліум, 2004. - С. 79..

Встановлено, що найбільше ефективними методамиоцінки кандидатів є центри оцінки персоналу, тести на профпридатність, загальні тести здібностей, потім йдуть біографічні та особисті тести. Найменш ефективними є інтерв'ю, рекомендації, астрологія.

Можливості та недоліки найбільш поширених методів оцінки персоналу, представлені в таблиці 2., Додаток 1.

Правильно підібрати метод оцінки, який слід використовувати підприємству, дозволяє попередня оцінка результатів відбору та понесених нею витрат.

Організація найму повинна: відповідати його цілям, не обмежувати інтереси особистості, забезпечувати суворе дотримання законодавства про працю, враховувати, з одного боку, терміни відбору, пов'язані з його проведенням, витрати, з другого - відповідальність посади, яку проводиться підбір працівника. У дрібних фірмах набором нових працівників займається безпосередньо сам керівник, у середніх - відділ кадрів, але в великому підприємстві - кадрова служба, куди входять, зазвичай, спеціалізоване структурне підрозділ. Усередині підприємства підбором персоналу може займатися керівник структурного підрозділу. Більше результативно таку роботу виконають фахівці з відділів кадрів за заявками керівників структурного підрозділу.

За відсутності для підприємства досвідчених фахівців із професійного відбору кадрів до цієї роботи можуть залучатися консультанти спеціалізованих фірм.

Підбір кадрів має здійснюватися відповідно до таких вимог:

знання потреб замовника, особливостей діяльності фірми, її структури, стратегії розвитку, організаційної культури;

знання характеру вакантної посади, її ролі, сфери відповідальності займає її працівника та інших вимог, що висуваються до нього;

наявність необхідної інформації щодо вакантних робочих місць. Така інформація має охарактеризувати зміст праці (виконувані функції та роботи), вимоги до компетенції працівника (знання, досвід), необхідні здібності та індивідуальні особливості (фізичні, інтелектуальні тощо), протипоказання; 4) сильна взаємодія функціональних структурних підрозділів Магура М.І. Сучасні персонал-технології./М.І. Магура, М.Б. Курбатова.-- М.: ЗАТ «Бізнес-школа «Інтел-Синтез», 2001. - С. 189.

Організація найму повинна починатися з опису робіт, їх конкретизації стосовно робочого місця. Метою цієї процедури є уточнення конкретного переліку робіт, визначення доцільності найму нового працівника, т.к. може бути потенціал перерозподілити ці роботи серед інших працівників. При формуванні набору робіт використовуються тарифно-кваліфікаційні довідники, в яких містяться типові рішення щодо набору функцій (робіт) стосовно посади службовців та розряду для робітників Співак В. А. Організаційна поведінка та управління персоналом: Навчальний посібник./ В. А. Співак.-- СПб.: Пітер, 2000. - С. 261.. Велике значення має визначення обсягу робіт, що зумовлюють форму зайнятості (повна ставка або неповна), можливе розширення функцій ( посадових обов'язків), якщо обсяг робіт не забезпечує повне завантаження працівника за наміченими функціями протягом робочого дня.

Якісно підготовлені посадові інструкції дозволяють як забезпечити добір кадрів для цієї посади, а й планувати їхню підготовку, оцінювати ефективність роботи, відповідність працівника займаної посади, приймати рішення про просування по службі, вирішувати трудові конфлікти у організації. Крім самого переліку робіт, що становлять посадові обов'язки, формулюються і вимоги до виконавця цих робіт - до особистості самого працівника. Тут важливо орієнтуватися наскільки можна об'єктивні критерії, т.к. кожен керівник має своє уявлення про ефективно діючого працівника.

Наймання працівника можна подати у вигляді набору процедур, розташованих у певній послідовності. Найбільш важливою складовою найму є професійний відбір, який будується так: спочатку йде пошук кількох претендентів, їх у результаті відбирається кілька осіб, які представляються керівництву підприємства остаточного рішення. Відбір є багатоступінчастим, включаючи попередню співбесіду, оцінку анкетних даних, інтерв'ю, тестування, оцінку стану здоров'я, випробувальний термін, остаточне рішення про найм.

Серед причин, які змушують безробітних відмовлятися від запропонованих вакансій, основною є низька оплата праці з ймовірністю її затримок, що знову зросла, і нестабільність роботи підприємств.

Найчастішими причинами відмов роботодавців у прийомі на роботу безробітних є: у чоловіків - їхня орієнтація на вищий, ніж пропонує роботодавець, заробіток (21,0%) та літній вік (20,0%); у жінок – дискримінація праці (стаття, вік, наявність дитини, вік, стан здоров'я) – 6 відмов з кожних 10; у молоді - відсутність професії, досвіду роботи, професійних умінь та навичок (8 відмов з кожних десяти) та молодий вік (17,7%) Старобінський Е. Є. Деякі штрихи до кадрової політики / Е. Є. Старобінський // Управління персоналом. - 2004. - № 7.-С. 12..

Щодо вимог роботодавців до майбутнього співробітника своєї компанії, то були позначені такі якості (за ступенем значущості):

· Рівень професіоналізму;

· Соціальна зрілість;

· Наявність досвіду роботи;

· Прагнення до підвищення кваліфікації;

· Високий рівень культури;

· володіння сучасними комп'ютерними програмами;

· Наявність додаткової кваліфікації;

· Теоретична підготовка.

Відбір персоналу - частина процесу найму персоналу, пов'язана з виділенням одного чи кількох кандидатів на вакантну посаду серед загальної кількості людей, які претендують на цю посаду.

Відбір персоналу є природним завершенням процесу підбору працівників відповідно до потреб організації у людських ресурсах.

Остаточне рішення при відборі зазвичай формується на кількох етапах, які потрібно пройти претендентам. На кожному етапі відсівається частина претендентів або вони відмовляються від процедури, приймаючи інші пропозиції.

Схема процедури відбору

Як правило, до ухвалення організацією рішення про прийом на роботу кандидат має пройти кілька ступенів добору.

Щабель 1. Попередня відбіркова бесіда.

Розмова може проводитись у різний спосіб. Для деяких видів діяльності бажано, щоб кандидати приходили на майбутнє місце роботи, тоді її може проводити лінійний менеджер, в інших випадках це не важливо і проводить її спеціаліст служби управління персоналу.

Основна мета бесіди – оцінка рівня освіти претендента, його зовнішнього вигляду та визначальних особистісних якостей. Для ефективної роботименеджерам та фахівцям доцільно використовувати загальну системуправил оцінки кандидата цьому етапі.

Ступінь 2. Заповнення бланку заяви.

Претенденти, які успішно подолали попередню розмову, мають заповнити спеціальний бланк заяви та анкету.

Ступінь 3. Розмова за наймом (інтерв'ю).

Дослідження показали, що понад 90% рішень щодо відбору претендентів фірмами США приймаються на основі підсумків розмови.

Інтерв'ю є найпоширенішим методом оцінки кандидатів посаду.

У процесі інтерв'ю не тільки роботодавець отримує інформацію про кандидата, а й сам кандидат має можливість більше дізнатися не лише про умови роботи (питуючи інтерв'юера), а й про корпоративній культуріцієї організації. Зробити висновки про корпоративну культуру організації-роботодавця, а також про свою сумісність з нею, кандидат може за рівнем організації та умовами проведення інтерв'ю, за професіоналізмом інтерв'юера тощо.

Існують такі види інтерв'ю:

Біографічне інтерв'ю. Його завданням є з'ясування минулого досвіду кандидата з метою прогнозування його можливостей та здібностей. У процесі біографічного інтерв'ю уточнюються різні аспекти професійної діяльностікандидата, які не розкриті у резюме. Біографічне інтерв'ю не дає можливості оцінити сьогоднішню ситуацію та мотивацію.

Ситуаційне інтерв'ю. Кандидату пропонується вирішити кілька практичних ситуацій (гіпотетичних чи реальних проблем). Цей метод дозволяє виявити загальні та аналітичні здібності кандидата, використовувані ним підходи до вирішення нестандартних проблем та вміння виходити із важких ситуацій.

Структуроване інтерв'ю. Його метою є виявлення професійних та особистісних якостей кандидата із заздалегідь розробленого структурованого списку питань. Цей вид інтерв'ю найпоширеніший. Він може поєднувати елементи всіх інших видів інтерв'ю.

Інтерв'ю щодо компетенцій. Мета цього виду інтерв'ю визначити рівень відповідності кандидата ключовим компетенціям, необхідним для роботи в цій організації та на цій посаді. Для визначення рівня компетенції, а також можливостей його розвитку інтерв'юер у процесі інтерв'ю звертається до минулого досвіду кандидата.

Стресове інтерв'ю. Такий вид інтерв'ю застосовуватися з метою оцінки кандидата на предмет таких якостей, як стресостійкість, уміння коректно поводитись у провокаційних, стресових ситуаціях, швидкість та ефективність ухвалення рішення тощо.

Під час стресового інтерв'ю кандидату ставлять провокаційні, некоректні питання, наприклад «Ви впевнені, що заслуговуєте на зарплату, на яку претендуєте?» або «Чому ми маємо наймати саме Вас?» і т.д.

Як правило, цей вид інтерв'ю проводять два і більше інтерв'юерів, що збільшує стресову компоненту. Проведення інтерв'ю в незручних та некомфортних умовах, коли претенденту постійно доводиться відволікатися і важко зосередити увагу (наприклад, у шумних приміщеннях). Ця методологія застосовується, як правило, для оцінки кандидатів на такі посади, в яких доводиться працювати в нестандартних ситуаціях (наприклад, секретар у приймальні, співробітник служби безпеки тощо). Як інтерв'юери, як правило, виступають рекрутери (або менеджери по роботі з персоналом) та лінійні керівники, до підрозділів яких ведеться набір.

Існує кілька основних типів розмови за наймом:

- за схемою - бесіди носять дещо обмежений характер, отримувана інформація не дає широкого уявлення про заявника, хід бесіди не може бути пристосований до особливостей кандидата, стискує його, звужує можливості отримання інформації;
- слабкоформалізовані - заздалегідь готуються лише основні питання, що проводить має можливість включати й інші, незаплановані питання, гнучко змінюючи хід розмови. Інтерв'юер повинен бути краще підготовлений, щоб мати можливість бачити і фіксувати реакції кандидатів, вибирати зі спектра можливих саме ті питання, які в даний момент заслуговують на більшу увагу;
- Не за схемою – заздалегідь готується лише список тем, які мають бути порушені. Для досвідченого інтерв'юера така розмова – величезне джерело інформації.

Ступінь 4. Тестування, рольові ігри, професійне випробування.

Джерело інформації, яке може дати відомості про особистісні особливості, професійні здібності та вміння кандидата. Результати дадуть можливість описати як потенційні установки, орієнтації людини, і ті конкретні методи діяльності, якими вже фактично володіє. Тестування може дозволити сформувати думку про здатність кандидата до професійного та посадового зростання, специфіку мотивації, особливості індивідуального стилю діяльності.

Інформація рекомендаційних листів або розмов з людьми, яких кандидат назвав як рекомендації, може дозволити уточнити, що конкретно та з яким успіхом кандидат робив на попередніх місцях роботи, навчання, проживання.

Це може сприяти поширенню інформації, в якій кандидат не зацікавлений, і навряд чи дасть достовірну інформацію для менеджера з персоналу: надто великий компонент емоційного ставлення до людини, яка звільняється з організації.

Доцільно звертатися по рекомендації на місця попередньої роботи, якщо термін звільнення перевищує один рік, а також до колег з інших організацій, професійних товариств, з якими кандидат взаємодіяв із ділових питань.

В даний час, крім тих документів, які традиційно, на основі раніше чинних правилвнутрішнього трудового розпорядку, зажадає адміністрація, підприємствам можна порекомендувати отримувати характеристики з колишнього місця роботи та навчального закладу.

Вони сприятимуть підвищенню відповідального ставлення до роботи та навчання.

Бажано також змінити зміст листка з обліку кадрів. У документі можливе внесення наступних пунктів:

- Список патентів;
- громадська діяльність;
- непрофесійні навички, захоплення професійного рівня;
- час, коли людина може розпочати роботу.

На багатьох підприємствах замість особистого листказ обліку кадрів використовують резюме-довідку, що характеризує людину.

Ступінь 6. Медичний огляд.

Проводиться зазвичай, якщо робота пред'являє особливі вимоги до здоров'я кандидатів.

Ступінь 7. Ухвалення рішення.

Порівняння кандидатів. Подання результатів на розгляд керівництва, яке приймає рішення. Прийняття та виконання рішення.

Пропозиція зайняти вакансію.

Адаптація персоналу

Проблема адаптації новоприйнятих не менш важлива, ніж відбір та наймання кадрів. Новачки повинні максимально швидко сприйняти властиві організації традиції та норми, включитися у трудовий процес...

Аналіз системи відбору персоналу з прикладу ВАТ "Газпром"

У менеджменті відбір як функцію управління персоналом можна як багатоетапного процесу. На кожному етапі даного процесувирішуються завдання, створені задля залучення до організації персоналу (рис. 2.). Малюнок 2...

Інформація про кандидата на вакантну посаду

комерційна діяльність транспортної організаціїна прикладі: транспортно-експедиційного підприємства ТОВ "Регіонтранс"

у з/п (тис.руб.) ФОП (тис.руб./міс.) Нарахування в соц.фонд (тис.руб./міс.) Разом (тис.руб./міс.) водій 3 25 75 22,5 97,5 Так, як фонд оплати праці становить 97,5 тис.руб./міс., то витрати на персонал на рік - 1170 тис.руб...

Комплектування персоналу організації

В умовах ринкової конкуренціїякість персоналу стала найголовнішим фактором, що визначає виживання та економічне становище російських організацій. В даний час перейшли до активних методів пошуку та вербування персоналу.

Метод "деревоподібного графа" у підборі кадрів

У практиці роботи керівників з кадрами виділяють чотири принципові схемизаміщення посад: заміщення досвідченими керівниками та фахівцями, які підбираються поза організацією; заміщення молодими спеціалістами...

Методи відбору персоналу ВАТ "Газпром"

У менеджменті відбір як функцію управління персоналом можна як багатоетапного процесу. На кожному етапі цього процесу вирішуються завдання, створені задля залучення до організації персоналу (рис.2.). Малюнок 2...

Набір та відбір персоналу

Набір персоналу полягає у створенні резерву потенційних кандидатів на вакантні посади, з якого компанія надалі відбирає працівників, які найбільше підходять для неї.

Треба розуміти, що без ясного і всебічного уявлення про вимоги до кадрів управління неможливо здійснювати їх правильний підбір і розстановку.

Оцінка кандидата на керівну посаду

Опис ділової гри У великій виробничій організації заступник генерального директорапо персоналу в найближчі місяці йде на пенсію...

Проблеми та труднощі оцінювання кандидатів на посаду

Шляхи покращення кадрової політикив організації

Плануючи свою діяльність, компанія має можливість поступального (програмованого) розвитку. Будь-яка організація знаходиться на якомусь етапі свого розвитку, який характеризується рядом параметрів, що вимірюються.

Розробка алгоритму та інструментарію для виявлення професійної компетентності психолога організації

1. Методи отримання інформації про людину Як правило, до прийняття організацією рішення про прийом на роботу кандидата має пройти кілька ступенів відбору. Основна мета - відсіювання кандидатів.

Вдосконалення відбору персоналу в організації (на прикладі ГБУ ПЗ "Юрсівське лісництво")

Для оцінки ефективності методики відбору кандидатів для роботи в організації може бути використаний ряд кількісних показників: · Рівень плинності кадрів, особливо серед нових працівників; · частка працівників...

Технологія найму, підбору та оцінки персоналу

Остаточне рішення при відборі зазвичай формується на кількох етапах, які потрібно пройти претендентам. На кожному етапі відсівається частина претендентів або ж вони відмовляються від процедури, приймаючи інші пропозиції.

Процедура прийому на роботу:
1.Визначення потреби в персоналі (кількісна та якісна)
2.Підбір кандидатів
3. Відбір
4. Найм
Підбір, відбір кадрів, які відповідають своїм професійним діловим і особистісним якістю, вимагають комплексного підходу, що складається з наступних завдань:
- Визначення потреби в персоналі з урахуванням основних цілей організації,
- Отримання інформації про те, які вимоги до працівника пред'являє вакантна посада,
- встановлення кваліфікаційних вимог, необхідних для успішного виконання роботи,
- визначення особистісних та ділових якостей,
- пошук можливих джерел кадрового поповнення та вибір методів залучення відповідних кандидатів,
- Визначення методів відбору, що дозволяють найкраще оцінити придатність кандидатів до роботи на даній посаді,
- Забезпечення найкращих умовдля адаптації нових працівників до роботи у організації.
Необхідною передумовою ефективного підбору та відбору кадрів є аналіз робіт, який дозволяє:
1) розробити Посадові інструкції;
2) визначити вимоги до посади;
3) визначити критерії, які у процесі відбору.
Методи залучення кандидатів:
пошук усередині організації
кандидати, що самозаявляються
оголошення у ЗМІ
держ. агенції зайнятості
приватні рекрутингові агенції
Відбір персоналу - процес визначення навичок, умінь та можливостей кандидата, необхідних для виконання певної роботи.
Технологія етапів відбору персоналу передбачає послідовність кроків, реалізованих у процесі відбору персоналу.
Стандартна процедура відбору персоналу включає кілька етапів:
1. Попередній відбір претендентів;
2. Проведення первинної співбесіди;
3. Оцінка претендентів;
4. Перевірка наданої документації, збирання та перевірка рекомендацій;
5. Медичний огляд;
6. Проведення підсумкової співбесіди за наймом;
7. Ухвалення остаточного рішення про найм;
8. Обговорення та оформлення трудового договору.
Перелік етапів та технології їх реалізації залежать від специфіки підприємства. Розробляючи систему відбору, керуються рекомендаціями, виробленими з урахуванням наявного досвіду.
1. Попередній відбір.
Його мета – знизити витрати на найму за рахунок скорочення числа претендентів, які проходять стадію оцінки. Первинне відсівання здійснюється за формально встановленими мінімальними вимогами, що пред'являються адміністрацією та вакантними робочими місцями потенційному працівникові. Такими вимогами є досвід роботи, освіта, кваліфікація, навички (водіння авто, володіння ПК, уміння працювати з певними програмами), вік (для посад, пов'язаних із матеріальною відповідальністю).
Попередній відбір здійснює інспектор відділу кадрів або менеджер з персоналу на основі аналізу резюме, наданого претендентом. Мета резюме – привернути увагу, зацікавити роботодавця даною кандидатурою та спонукати запросити на співбесіду. Залежно від стажу, досвіду роботи, кваліфікації претендента розрізняють такі види резюме:
- Хронологічне – послідовно наводять відомості про претендента, починаючи з останніх подійпроф. діяльності;
- функціональне – становлять претенденти, мають досвід роботи у низці організацій, що спеціалізуються у певних сферах діяльності (дається послідовне виклад кваліфікаційного розвитку у кожному з напрямів кар'єрного рота);
- Професійне – роблять акцент на професійні досягненняпретендента у певній галузі діяльності, важливою для даної вакантної посади.
Насправді зазвичай використовують комбінацію перелічених видів.
Структура резюме включає:
1. Особисті відомості (про сімейний стан, вік, здоров'я), якщо в інформації про вакантне місце спеціально обумовлювалися додаткові вимоги;
2. Мета, тобто. яку мету переслідує претендент, направляючи резюме на цю організацію (зазвичай отримання певної посади);
3. Досвід роботи – опис дається у зворотному хронологічному порядку на розрізі посад, увагу зосереджують на набутих вміннях, досвіді, навичках;
4. Інтереси - вказують ті, які сприяють зростанню кваліфікації з функціональної специфіки вакантної посади.
Якщо резюме відсутня, попередній відбір проводять на стадії аналізу первинної анкети, заповненої претендентом при першому відвідуванні організації. Анкета розробляється кадровою службою з урахуванням специфіки посади, містить біографічні відомості про освіту, про стаж, досвід роботи. На підставі інформації з резюме та анкет здійснюють відсів претендентів, які не відповідають вимогам та ведуть підготовку до проведення первинної співбесіди.
2. Первинна співбесіда.
Його мета - детальне знайомство з претендентом визначення його придатності до виконання майбутньої роботи. У процесі співбесіди претендент повинен отримати інформацію про підприємство та майбутню діяльність, яка визначить ступінь його зацікавленості у запропонованій роботі. Основна частина співбесіди – інтерв'ювання претендента. Співбесіда передбачає попереднє знайомство з характером та умовами майбутньої роботи (зазвичай відбувається ознайомлення з посадовою інструкцією чи положення про підрозділ). В результаті претендент може дійти висновку, що ця робота його не влаштовує. Фахівець, який проводить співбесіду, може зробити висновок про недоцільність найму цієї людини. Відібраний склад претендентів допускають до наступного етапу.
3.Оцінка претендентів.
Мета - виявлення потенціалу претендентів, його здатності адаптуватися до роботи в даному колективі. Проводять за попередньо розробленою програмою. Що включає опис моделей, методів, процедур оцінки.
Найбільш поширені методи оцінки:
- Тестування
- Відбірковий іспит
- Оціночний опис
- Рольова гра
- Співбесіда
При підборі тестів приділяють велику увагу перевірці їх достовірності та об'єктивності. І тому в організації створюють банк даних, у якому накопичують відомості у тому, які з використаних тестів дозволили досить точно визначити якості претендента, необхідних майбутньої успішної діяльності.
Ціль відбіркових іспитів - Перевірка рівня знань претендента. Попередньо розробляють перелік питань, які можуть мати загальнотеоретичний характер, передбачають знання чинного законодавства, необхідних методів та правил (продавець – знання певних правил продажу певних видів товарів, їх асортимент, споживчих властивостей, основи мерчендайзингу; комірник – правила ведення) складського господарства, обліку та зберігання товарів, стандартів на упаковку та маркування).
Оціночні випробування використовуються з метою перевірки вміння та навичок виконання операцій, швидкості та якості їх виконання. Часто цим методом визначають рівень роботи з певними комп'ютерними програмами. Наприклад, касира перевіряють на вміння працювати на контрольно-касових машинах певного типу. Оцінюється швидкість роботи та кількість помилок. Для виявлення комунікаційних навичок часто використовують рольові ігри. У процесі гри, спостерігаючи за претендентами, можна проаналізувати поведінку претендентів у певних нестандартних ситуаціях. З метою здешевлення процедури відбору використовують співбесіду. До цієї процедури залучають фахівців підрозділів, взаємодія з якими передбачена вакантною посадою. Особиста співбесіда проводиться з одним кандидатом за спеціально розробленою програмою. Групову співбесіду проводять із кількома кандидатами. Той, хто проводить співбесіду, спостерігає за поведінкою учасників у процесі обговорення теми, оцінює ступінь їх активності, аргументованість висловлювань. Здатність контролювати хід розмови, ясність вираження думок, грамотність мови та словниковий запас, грамотність та коректність у суперечці, вміння слухати співрозмовника. Зазвичай приваблюють кілька спостерігачів із оціночними листами.
4. Перевірка документації, збирання та перевірка рекомендацій.
Даний етап передбачає аналіз та перевірку анкетних даних шляхом наведення довідок у керівників за колишнім місцем роботи або в інших осіб, які добре знають претендента.
Для цього у первинній анкеті передбачають графу, в якій просять претендента вказати, до кого можна звертатися за рекомендацією. Ця процедура потребує великих витрат часу, проводять на наступних етапах відбору, інформацію необхідно отримати до підсумкової співбесіди.
5. Медичний огляд.
Формальний підхід до цього етапу може завдати організації великої шкоди. Враховуючи специфіку роботи у торгівлі, завданням мед. огляду є не тільки виявлення прихованих захворювань, небезпечних для населення, а й оцінка схильності до алергічних захворювань, здатність переносити фізичні та психологічні навантаження.
6. Підсумкова співбесіда.
Проводяться зазвичай «віч-на-віч» безпосередньо з керівником. При наймані спеціаліста на високі керівні посадицю співбесіду проводить спеціальна комісія з кількох осіб. Мета співбесіди – отримання інформації з питань, які знайшли відображення у попередніх етапах чи уточненні отриманої раніше інформації.
7. Остаточне рішення про найм.
Рішення приймається посадовою особоюабо групою осіб, уповноважених цього. На даному етапі використовують документ «Положення найму», що регламентує. Для ухвалення рішення про найм аналізують весь обсяг інформації, зібраної на етапі відбору.
8. Обговорення та оформлення трудового договору.
Після прийняття рішення про найм цього працівника його запрошують для обговорення трудового договору. Обговорення відбувається з урахуванням питань, порушених у процесі проведення підсумкової співбесіди з найму. Зміст та порядок оформлення трудового договору розробляється з урахуванням вимог чинного законодавства (ТК РФ розділ 3 ст.56-67), специфіка та умов роботи цієї організації.
Прийом працювати оформляється наказом – розпорядженням роботодавцем. Виданим на підставі укладеного трудового договору (його зміст має відповідати умовам договору).
Основні положення системи найму відбивається у таких внутрішніх документах:
 - Положення про найм персоналу організації;
 - Положення укладання трудового договору;
 - Положення про проведення оцінки претендентів на посаду;
 - Положення у структурному підрозділі;
 - Посадова інструкція;
 - Правила внутрішнього трудового розпорядку.
Науково обгрунтований підбір персоналу зазвичай здійснюють з урахуванням моделей робочих місць. У 90-ті роки. запропоновано формальний підхід до опису робочого місця управлінського персоналу. Ця модель включає 15 елементів, це кількісні та якісні характеристикиробочого місця:
1. Кадрові дані (автобіографія, резюме, характеристика з попереднього місця роботи-навчання, листок з обліку кадрів, трудова книжка);
2. Досвід працівника (виробничий, громадський, життєвий);
3. Професійні знання(у галузі управління, економіки, педагогіки, психології, юриспруденції);
4. Професійне вміння(Техніка, технології, інформація);
5. Особистісні якості (ділові та моральні);
6. Психологія особистості (тип особистості, рівень інтелекту, темперамент, мотивація);
7. Здоров'я та працездатність (здоровий, практично здоровий, хворий);
8. Рівень кваліфікації (проф.освіта, підвищення кваліфікації, перепідготовка, після вузівської освіти);
9. Службова кар'єра (модель службової кар'єри);
10. Захоплення (спорт, хобі, полювання тощо);
11. Шкідливі звичкита недоліки (фізичні недоліки, куріння, алкоголь, наркоманія);
12. Організація праці (оргтехніка, приміщення, транспорт);
13. Оплата праці (зарплата, премії, винагороди);
14. Соціальні блага (квартира, путівки, кредити, позички, спец.одяг);
15. Соціальні гарантії(Страхування, допомоги, пенсії, стипендії).
Основою правильного підбору кадрів є наявність об'єктивної інформації про працівника та формальні вимоги до вакантної посади. Для того щоб обґрунтовано зробити їхнє з'єднання. Підбір співробітників має здійснюватися на науковій основі.
По-перше, виходячи з конкретних особливостей підприємства та його підрозділів підбираються працівники, які зможуть вирішити поставлені завдання.
По - друге, підбір персоналу здійснюють враховуючи професійну підготовку. Виробничий досвід, особисті якості працівника.
У – третіх, для висококваліфікованих робітників і службовців підбираються робочі місця із зміною існуючого розподілу функцій.
Для інших посад підбір кадрів, ведеться з нормативних вимог робочих місць. Підбір персоналу є процес вибору відповідних кандидатур на вакантні робочі місця. З наявного резерву кадрів для підприємства, на біржі праці.
Розрахунок потреби у робітників і службовців, як правило, проводиться на основі нормативного методуза укрупненими нормативами чисельності на 1 млн. руб. Цей метод розроблено у 80-ті рр. з урахуванням нормативів чисельності за галузями народного господарства. У сучасних умовах його використовують застосовуючи поправні коефіцієнти інфляцію.

Попередня відбіркова бесіда.Робота цьому щаблі може бути організована різними способами. Іноді переважно, щоб кандидати приходили до відділу кадрів або на місце роботи. У разі фахівець відділу кадрів чи керівник підрозділу проводить із нею попередню розмову. При цьому в організаціях застосовуються загальні правилабесіди, створені задля з'ясування, наприклад, рівня освіти претендента, оцінку його зовнішнього вигляду та визначальних особистісних якостей. Після цього заявник прямує на наступний ступінь відбору.

Мал. 5.5.

Заповнення бланка заяви та анкети претендента на посаду.

Претенденти, які пройшли попередню відбіркову бесіду, мають заповнити бланк заяви та анкету. Ту ж послідовність зазвичай використовують вербувальники. Число пунктів анкети має бути мінімальним, і з їх допомогою необхідно запитувати інформацію, яка найбільше характеризує продуктивність праці претендента. Питання можуть ставитись до минулої роботи та складу розуму, щоб на їх основі можна було провести психометричну оцінку претендента. Пункти анкети мають бути сформульовані у нейтральному стилі та припускати будь-які можливі відповіді, включаючи можливість відмови у відповіді.

Анкетування є важливою процедурою оцінки та відбору претендентів. Призначення методу подвійне. Поряд із вирішенням завдань відсіву менш підходящих кандидатів визначається коло факторів, які потребують особливо пильного вивчення на основі наступних методів, а також джерела, з яких можна отримати необхідну інформацію. Будь-яке її спотворення в анкеті є підставою для звільнення працівника у будь-який момент, коли це з'ясується (до тексту анкети зазвичай включається відповідна вказівка).

Аналіз анкетних даних у поєднанні з іншими методами відбору виявляє наступне: 1) відповідність рівня освіти заявника мінімальною кваліфікаційним вимогам; 2) відповідність практичного досвідухарактер посади; 3) наявність обмежень іншого на виконання посадових обов'язків; 4) готовність до прийняття додаткових навантажень ( понаднормові роботи, Відрядження); 5) коло осіб, які можуть рекомендувати працівника, допомогти наведенню довідок та отримання додаткової інформації.

Можливі спеціальні види анкет. Наприклад, іноді застосовують особливі бланки для студентів вищих навчальних закладів, з якими ведеться робота з оргнабору. Оскільки трудовий стажстудентів невеликий, звертають пильну увагу на навчання, економічні здібності та інтереси претендентів. В анкеті запитується інформація про навчальні заклади, спеціальність, обсяг (у годинах) профілюючих курсів (кожного окремо), другий фах. Запитуються дані про академічну успішність претендентів, починаючи зі школи: місце в класі з успішності, середній бал, бал успішності у школі з дисциплін спеціальності. В анкеті потрібно вказати бали з управлінських та юридичних дисциплін, кількість навчальних годин, прослуханих з бухобліку та аналізу фінансово-господарської діяльності, докладні відомості про ці курси.

Одне із завдань анкетування полягає в тому, щоб визначити особисті якості та обставини, які можуть допомогти у роботі кандидата у разі найму. Часто анкети містять дані про кількість відпрацьованих (за рік) днів у останнього наймача, тривалість перепусток роботи через хворобу тощо. Звертається особливу увагуна фактори, що вказують на потенційну можливість раннього звільнення працівника. В анкеті запитується точне формулювання причин звільнення у минулому. Встановлюється частота зміни роботи. Збираються загальні відомостіпро джерела мотивації та робляться припущення про фактори, що перешкоджають роботі, які перевіряються ще раз і уточнюються, стають предметом ретельного вивчення при наведенні довідок та співбесіді з претендентом. Він також повинен зазначити, чи є в нього проблеми зі здоров'ям, можливий перелік яких нерідко наводиться в анкеті. Багато організацій самі проводять докладні медичні огляди для відсіву кандидатур, які викликають сумнів.

Коло питань, на які прагне отримати відповідь організація, наймаючи працівника певної професії та кваліфікації, приблизно задано. Однак конкретна форма та ступінь деталізації анкети можуть бути різними. В одних випадках кадрові службита керівництво організації покладаються на анкету, в інших - уточнюють потрібні відомості у процесі співбесіди з працівником та перевіряючи у колишніх роботодавців та знайомих претендента. Компонування та графічне оформлення анкет також варіюють.

Розмова за наймом (співбесіда).Існує кілька видів розмови за наймом: що проводяться за схемою; слабоформалізовані; виконувані за схемою.

У ході розмови відбувається обмін інформацією, зазвичай, у формі запитань і відповідей. Якщо при розмові намагаються чинити тиск на заявника, наприклад, ставлячи питання ворожим тоном або навмисне його перериваючи, то можливі стресові ситуації, які вкрай негативно позначаються на процесі відбору.

Існують різні помилки, що зменшують результативність розмов, що проводяться. Поширена помилка - тенденція робити висновок про заявника за першим враженням, з перших хвилин розмови. Крім того, трапляються випадки, коли той, хто проводить бесіду, грунтує думку на враженні про те, як людина виглядає, сидить на стільці, дотримується контакту при зустрічі очима, і за цими враженнями робить оцінку заявника на посаду. Щоб не робити такої помилки, той, хто проводить бесіду, повинен спостерігати і за промовою заявника, і за його поведінкою.

1. Слід уважно слухати, що і як каже заявник.
2. Необхідно стежити за поведінкою заявника, намагаючись отримати найповнішу інформацію про вступника.
3. Пам'ятайте про вимоги характеру роботи, особливості професії. Ці вимоги відображаються у професіограмах, які розробляють спеціалісти на основі спостереження за працівником у процесі праці, включаючи проведення психофізіологічних вимірювань, хронометражу, фотографії робочого часу, побудову соціометричних матриць взаємодії працівників, аналіз інформаційних потоків. Насамперед розробники професіограм керуються думкою досвідчених працівників, які давно займають це робоче місце(або робоче місце, схоже з оцінюваним), та вищого керівника.

Професіограма - це опис особливостей певної професії, що розкриває зміст професійної праці, а також вимоги, які вона висуває до людини.

Структура професіограми показано у табл. 5.8. На підставі порівняння індивідуальних особливостей працівника з нормативами професіограми можна зробити висновок про його відповідність та професійну придатність до даному видупраці.

Таблиця 5.8

Структура професіограми

Розділ
Професія	Загальні відомості про професію; зміни, що відбулися з розвитком виробництва, перспективи розвитку професії
Процес праці	Характеристика процесу праці, сфера діяльності та вид праці, продукція, знаряддя праці, основні виробничі операції та професійні обов'язки, робоче місце, робоча поза
Санітарно-гігієнічні умови праці	Робота у приміщенні чи повітрі; шум, вібрація, освітлення, температура, режим праці та відпочинку; монотонність та темп праці; можливість виробничих травм, профзахворювань; медичні показання; пільги та компенсації
Психофізіологічні вимоги професії до працівника	Вимоги до особливостей сприйняття, мислення, уваги, пам'яті; вимоги до емоційно-вольових якостей людини; вимоги до ділових якостей
Професійні знання та навички	Список необхідних знань, умінь та навичок
Вимоги до підготовки та підвищення кваліфікації кадрів	Форми, методи та терміни професійного навчання, перспектива професійного зростання

4. Рішення слід приймати, тільки маючи всю необхідну інформацію.
5. Розмову необхідно вести довкола питань, які є важливими критеріями відбору. Ці питання відображаються в анкеті прийому на роботу.

Тестування.Одним із методів, що використовуються для полегшення прийняття рішення щодо відбору, є тести з найму. Психологи та фахівці з персоналу розробляють тести щодо оцінки наявності здібностей і складу розуму, необхідні ефективного виконання завдань на запропонованому робочому місці (табл. 5.9).

Таблиця 5.9

Перелік тестів для відбору працівників прийому працювати

Вид тестів
Вид тестів	Лінійні керівники	Функціональні керівники	Фахівці
1. На визначення творчого потенціалупрацівника
2. На визначення труднощів у взаєминах

4. На наявність організаторських здібностей молодого керівника
5. На визначення придатності до роботи керівником
6. На визначення можливості бути підприємцем
7. На конфліктність характеру

Перевірка рекомендацій та послужного списку.Під час подання заяви про прийом на роботу на одному з ступенів відбору можна попросити кандидата подати відгуки попередніх начальників та інші аналогічні документи. Якщо колишні роботодавці дають лише загальну мінімальну інформацію, то користь від рекомендаційних листів невелика. Якщо є необхідність перевірки біографічних даних, більш прийнятною альтернативою листа може бути телефонний дзвінок попередньому начальнику з тим, щоб обмінятися думками або з'ясувати будь-які подробиці, що цікавлять. Найбільш часто перевіряються пунктами є останнє місце роботи та освіта.

Медичний огляд.Деякі організації вимагають, щоб заявники, які найбільш підходили до них, заповнювали медичні запитальники або проходили медичний огляд. Причини для такої вимоги такі:

у разі подання працівниками скарг щодо компенсації необхідне знання фізичного станузаявника у момент найму;
необхідно запобігти найманню переносників інфекційних хвороб.

Ухвалення рішення про прийом.Прийом працювати закінчується підписанням двома сторонами трудового договору.

Наведемо приклад процесу найму працювати з практики німецьких підприємств.

Фахівці з персоналу німецьких підприємств – це особливий рід службовців, їх методи роботи зазвичай приховані від необізнаних. Саме від цих людей переважно залежить, хто буде прийнятий на вакантне місце чи переміщений на іншу посаду, а кому доведеться шукати інше місце для подальшої діяльності. Серед фахівців з персоналу німецьких організацій існує думка, що персонал слід відсівати, відбирати тоді, коли він ще у дверях і не встиг увійти.

Що стосується практики прийому на престижну роботу, слід зазначити наявність особливого феномену або парадоксу оцінки потенційного персоналу, що втім, нерідко має місце і на швейцарських, австрійських, а також голландських підприємствах. Феномен полягає головним чином у тому, що теоретично найкращий у професійному відношенні претендент на вакансію має практично дуже високий шанс навіть не потрапити на співбесіду, не кажучи вже про подальше тестування, через саму, на перший погляд, незначну деталь, наприклад зачіски та вибраної пози або виразу особи на фотографії, що обов'язково додається до автобіографії, а також її розміру, або через «не сподобався» кадровому працівнику шрифту заяви, або підпису, кольору та виду папки з документами, якості паперу тощо. У цьому випадку документи будуть просто відкладені убік без подальшого вивчення. Формально можуть бути виділені чотири етапи оцінки претендента на посаду, що передують укладенню з ним контракту: аналіз документів, співбесіда, тестування, випробувальний тренінг. Аналіз документіввключає в себе аналіз: письмової заяви на роботу, автобіографії, підписів, оцінок, отриманих у навчальних закладах та місцях професійної практики, фотографії та характеристики. Сюди може бути доданий і аналіз запитальника, який заповнюють претенденти на вакансію, запрошені на співбесіду. Заява повинна містити:

дані про відправника заяви: прізвище, ім'я, адреса, телефон, факс, адреса електронної пошти;
місце перебування та дату складання заяви.Необхідно враховувати, щоб дата на заяві не надто розходилася з датою надсилання листа поштою та датою складання автобіографії;
дані адресата.Усі параметри одержувача листа повинні бути точно вказані. Вважається хорошим тоном написати титул, вчене та інші звання, посаду та повне ім'я та прізвище керівника з кадрів, потім назву підрозділу з управління персоналом, підприємства та поштової адреси;
вказівку на мету заяви, причини та обставини написання заяви.Зазвичай це одна пропозиція в одному рядку, максимум у двох, виділена жирним, а ще краще і похилим шрифтом. Цей запис, як заголовок, є дуже важливим. За її змістом фахівець з кадрів вирішує, чи читати йому далі чи ні;
вказівку на джерело інформації про вакансію та ідеї цієї заяви.Тут непогано також навести і короткий оригінальний висновок, що виділяє цю заяву з-поміж інших;
вітання.Якщо прізвище адресата відоме, слід звернутися так: «Шановні пані та панове...». Але більшу цінність мають звернення на прізвище (з титулом та званнями). Якщо відомо, що заяву опрацьовуватимуть кілька осіб, необхідно перерахувати їхні прізвища та посади;
заключне привітання.Зазвичай це: «... з дружнім привітом...» У разі заздалегідь відомої особливої консервативності чиновників з персоналу (частіше у міністерствах та інших установах і відомствах): «... з високою (чи високою) увагою...»;
підпис.Власноручний підпис у заяві також відіграє роль. Звичайно, це справа особистого смаку, як розписуватись: розбірливо, нерозбірливо, із зазначенням імені та прізвища або лише прізвища. Обов'язково вказувати ім'я та прізвище потрібно лише під час підпису автобіографії. Загальна рекомендація - підпис не повинен бути виконаний тремтячою рукою, не слід також повільно виводити літери. У разі нерозбірливого підпису під нею слід підписатися розбірливо;
вказівку на склад документів і довідок, що додаються, або їх копій.Наприклад: автобіографія, фотографія, нотаріальна копія про присудження наукового ступеня, нотаріальна копія диплома про вищу професійну освіту, копія сертифіката про закінчення комп'ютерних курсів, характеристику проходження практики, характеристику з останнього місця роботи.

Письмову заяву можна в цілому охарактеризувати як саморекламу, яка переконливо доводить фахівця з персоналу, що претендент на вакантну посаду є сукупністю необмежених. творчих здібностей, прекрасних ділових якостей, високого професійної майстерності, видатних особистісних рисхарактеру, багатогранного досвіду та таланту. Головне, щоб у заяві не повторювалося у простій формі те, про що написано в автобіографії.

У Німеччині немає трудових книжок. Функції цього документа виконує частково автобіографія. Вона може бути складена у вигляді таблиці або графіка, написана власноруч, на друкарській машинці або на комп'ютері. Автобіографія грає вирішальне значення у конкурсі отримання запрошення на співбесіду, причому дипломи і показники виконують допоміжну роль, тобто. вони швидше покликані просто підтверджувати написане у заяві та автобіографії. Діють дві фундаментальні вимоги до біографіям: не повинно бути тимчасових проміжків між двома записами, відомості мають відповідати дійсності.

Тимчасові проміжки провокують здогад, що навмисне ховається щось важливе. Під час співбесіди, якщо до неї ще дійде справа, кандидат отримає низку цілеспрямованих та, можливо, провокаційних питань щодо біографії. З усіх сумнівних випадків будуть запитані офіційні довідки.

Цілі автобіографії ті ж, що й заяви: створити рекламу власної кваліфікації та професійного досвіду, пробудити інтерес до своєї персони, показати свою повну відповідність вимогам, що висуваються до вакантної посади.

В автобіографії мають бути зазначені:

відомості про особистість.Сюди відносяться ім'я, прізвище, повне Поштова адреса, Дата та місце народження;
відвідування школи.Вказується назва, тип, місцезнаходження школи чи шкіл, час відвідування, результат закінчення (наприклад, свідоцтво про закінчення школи, гімназії);
служба в армії чи альтернативна цивільна служба.Вказується вид діяльності в армії або на цивільній службі, тривалість служби та назва армійської чи цивільної організації (рід військ чи служби);
професійне навчання.Слід зазначити види професійної освіти, назва навчального закладу чи організації та її місцезнаходження, час навчання, назва здобутої професії. Тут можуть бути вказані й підприємства, де проходила практика, а також одержані там кваліфікації;
навчання у вищих навчальних закладах.Необхідно назвати навчальні закладита набуті спеціальності, їх адреси, період навчання. Сюди вписуються також дати здобуття вчених ступенів;
професійна діяльність.Цей розділ особливо цікавий кадровику. Сюди пунктуально заносяться всі види виконуваних робіт, посади, назви фірм, місцезнаходження роботодавців, кількість робочих годин на місяць, дати надходження та звільнення;
підвищення професійної кваліфікації.Записуються назва, види (курси, семінари), форми (з відривом та без відриву від виробництва) навчання, назва місць проведення заходів та їх тривалість;
особливі знання та здібності.Тут слід перерахувати назви мов і їх знання, володіння стенографією, скорочитанням, машинописом та інших. Вказується ступінь комп'ютерного професіоналізму: перераховуються назви комп'ютерних програм, мов програмування тощо. та досвід роботи з ними;
місце, дата, підпис.Як зазначалося вище, підпис у автобіографії має бути повним, тобто. з офіційним написанням імені та прізвища;
Світлина.Цьому документу надається особливе значення. Одна з цілей фотографії – викликати спонтанну симпатію до своєї персони. Тільки у цьому випадку кандидат може сподіватися на запрошення до співбесіди. Тому він повинен звернути особливу увагу на одяг, зачіску, обличчя, позу, а також якість самого знімка та його формат. На фотографії заощаджувати гроші рекомендується, тобто. краще звернутися до відомого газетного чи журнального фотографа-професіонала. На звороті фото, на той випадок, якщо вона випадково відклеїться від листка з автобіографією, слід олівцем написати своє прізвище та адресу.

Чого не слід зазначати в автобіографії?Не потрібно писати про хвороби, нещасні випадки, штрафні санкції, вагітність та сексуальне життя, про проведення вільного часу, про наявність чи відсутність житлової чи іншої власності та спільне фінансовому становищісім'ї.

Кандидати на вакантну посаду, якщо вони вже працювали в якійсь організації або проходили десь практику, зазвичай мають на руках характеристику. Якщо такої не виявилося, то фахівець з персоналу запитує її у своїх колег відповідного підприємства до призначення дати співбесіди з особою, яка його цікавить. Хоча характеристика і є суб'єктивно складеним документом, вона дає фахівцю з кадрів інформацію і може відіграти певну роль у прийнятті ним подальшого рішення.

У німецькому суспільстві не прийнято відкрито говорити про будь-кого в негативній формі. Серед чиновників з управління персоналом, де ретельно зважуються буквально всі співробітники організації, це правило теж діє. Разом з тим у їхньому середовищі діє своя мова формулювань, яка використовується в усних чи письмових характеристиках співробітників. Приклади деяких формулювань наведені нижче.

Запис у характеристиці або усне повідомлення	Справжнє значення чи фактична оцінка
Покладені на нього завдання він завжди виконував до нашого повного задоволенню...	показав гарні успіхи
Покладені на нього завдання він виконував до нашого повного задоволенню...	задовольняюча оцінка
Ми були задоволенівиконанням завдань, що покладаються на нього.	незадовільна оцінка
Він намагався вирішити всепоставлені йому завдання	всі його спроби не увінчалися успіхом
Завдяки... він мав можливість виконати всю роботу по...	таку можливість він мав, але успіху був повністю відсутній
Він завжди намагався виконувати свою роботу з увагою та інтересом	старанність мала місце, проте успіху не було
Всі роботи він виконував у встановленому порядку...і т.п.	він бюрократ, позбавлений своєї ініціативи тощо.
Він діяв у міру всіх своїх здібностей...	він робив усе, що було в його силах, але це було замало
Він показав повне розуміннясвоєї роботи...	він був лінивим і не досяг успіхів
...завдяки своїй комунікабельностівін сприяв покращенню морального та виробничого клімату	він схильний до надмірного вживання алкоголю
У колі колег він завжди вважався наполегливим та терплячимспівробітником	для начальства він поганий виконавець, «міцний горішок»
...завдяки пунктуальностівін був завжди прикладом...	його успіхи були нижчими за середній рівень, «у кожній бочці затичка»
до справи він завжди ставився з великим інтересом	він напружувався, але безуспішно
На користь колективу він готовий навіть жертвувати особистим станом (можливо, грошима, майном та ін.).	він шукає сексуальні контакти з товаришами по службі
ми впізнали його як дуже ввічливоголюдини	багато товаришів по службі не хотіли з ним працювати або мати з ним справу
він кваліфікованийі дуже сумлінний працівник	він завжди на місці, якщо його потребують, але його майже не потребують

Співбесіда та тестуваннямають на меті: встановлення відсутніх у заявних документах відомостей; отримання точного враження про кандидата посаду.

Можна виділити такі етапи проведення співбесіди:

вітання.Вираз радості з приводу прибуття кандидата, а також подяки за інтерес до посади, привітання з його просуванням до етапу співбесіди, офіційне запевнення, що всі відомості та будь-яка інформація, почута під час бесіди, залишаться в таємниці. Обґрунтування запрошення на співбесіду;
перемикання розмови на особистість кандидата:ще раз перевіряється, звідки той прибув, хто батьки, де він зараз проживає, питання про сім'ю, друзів, партійність, захоплення тощо;
детальне обговорення всіх етапів навчання,здобуття всіх видів освіти, починаючи зі школи;
уточнення професійного просування кандидата на вакантну посаду.З'ясовується рівень його професійної майстерності та погляди на власну кар'єру, плани щодо подальшого зростання;
перевірка поінформованостіпро фірму, її відділи, групи, потенційну посаду та інші робочі місця;
обговоренняпунктів можливого трудового доровору.

Усі висловлювання претендента скрупульозно порівнюються із даними у заяві, автобіографії та інших документах. За допомогою питань-пасток визначається ступінь достовірності інформації, яка є в документах. З'ясовуються очікування та уявлення про цілі підрозділів та організації в цілому, перевіряється знання посадової інструкціїта інших регламентуючих документів. Формуються враження від компетентності кандидата на посаду у галузі фінансів та розвитку діяльності підприємства. Відповіді на запитання, міміка, паузи та інші манери її поведінки на співбесіді сприяють формуванню об'єктивної думки про претендента комісії. На деяких великих фірмах для отримання найбільшої об'єктивності оцінки кандидата на співбесіду запрошуються відомі фахівці з персоналу та науковці у цій галузі.

Для кандидатів на особливо відповідальні посади, крім тестування, іноді влаштовується. випробувальний тренінг,який проводиться протягом двох-трьох днів. Заздалегідь, потай від оточуючих розробляються можливі практично важкі виробничі і управлінські ігрові ситуації та персональні завдання. Для кожного претендента на вакансію також влаштовуються групові дискусії щодо вирішення актуальних проблем. Відбіркова комісія за два-три дні на основі використання різних оціночних методик встановлює переможця.