Як робиться табель обліку робочого часу. Ведення табеля обліку робочого часу співробітників. Декретниці виходить на роботу

1.1. Це Положення вводиться з метою систематизації процесу збору і обробки інформації про витрати робочого часу співробітниками підприємства.

1.2. для ведення табельного обліку робочого часу в підрозділах підприємства наказом директора призначаються відповідальні особи з числа співробітників цих підрозділів.

1.3. В посадові обов'язки працівників, відповідальних за табельний облік, вводяться функції: контроль фактичного часу перебування працівників підрозділу на роботі і ведення табельного обліку з відповідальністю за правильне відображення в табелі робочого часу співробітників і своєчасність подання табеля на розрахунок.

1.4. Для виконання обов'язків працівник, відповідальний за табельний облік:

1.4.1. веде облік штатного складу співробітників підрозділу;

1.4.2. на підставі документів (наказів по особовому складу та загальних питань) Вносить в список зміни, пов'язані з прийомом, звільненням, переміщенням, зміною графіка роботи, розрядів, наданням відпусток і т. Д .;

1.4.3. здійснює контроль своєчасності явки на роботу і відходу з роботи, знаходження на робочому місці співробітників з повідомленням керівника підрозділу про неявку, запізнення, передчасних відходах і причини, що їх викликали;

1.4.4. контролює своєчасність надання та правильність оформлення документів, що підтверджують право співробітників на відсутність на робочому місці: листків про тимчасову непрацездатність, довідок по догляду за хворими, підписаних керівником звільнень та інших;

1.4.5. готує списки співробітників для видання наказів про роботу у вихідні, святкові та неробочі дні.

1.5. У разі неможливості тимчасово виконувати обов'язки з ведення табельного обліку призначеним співробітником, керівник підрозділу своїм розпорядженням на цей період призначає відповідального виконавця і доводить до відома Департамент з управління персоналом і режиму.

1.6. Всі співробітники, в обов'язки яких поставлено ведення табельного обліку, в обов'язковому порядку знайомляться з цим Положенням під розпис.

2. визначення

2.1. Працівники категорії А - працівники, яким за родом роботи необхідно частіше ніж один раз на день виїжджати за межі підприємства. Працівники категорії А мають право вільного виходу (входу) за межі підприємства в робочий час. Перелік посад, що відносяться до категорії А, визначається Додатком 1 до цього Положення (розробляється Департаментом з управління персоналом і режиму і затверджується директором підприємства за погодженням з Радою директорів).

2.2. Працівники категорії Б - працівники, які мають право покинути територію підприємства протягом робочої зміни, тільки надавши виправдувальні документи (звільнення, порядку, підписану керівником заяву і т.д.). Заяви працівників на надання адміністративного відпустки, звільнювальні візуються керівниками департаментів, цехів, служб.

2.3. Журнал обліку відсутніх працівників - документ, що відображає прізвище, ім'я, по батькові працівника, його посада, підрозділ, приналежність до ТОВ, дату, поточний (з ___ до ___) і загальне (в годинах) час, причину відсутності на робочому місці. Персональні відомості про працівника, а також дата і час відсутності працівника фіксуються співробітниками служби охорони на прохідній. Щомісяця відомості з журналу перевіряються працівниками підрозділів, відповідальними за табельний облік, які перевіряють дані з журналу з наявними документами і, при необхідності, з'ясовують достеменні причини відсутності працівників на робочому місці. У разі неподання в установленому порядку підтверджуючих документів причиною відсутності вважається самовільне залишення робочого місця (запізнення - на початку зміни). Якщо працівник був відсутній більше 4 годин підряд, і документи, що підтверджують його право на відсутність, в установленому порядку не надано, працівникові проставляється прогул і робочий день оплаті не підлягає. Прогул оформляється в порядку, встановленому трудовим законодавством. Правила ведення журналу обліку відсутніх працівників розробляються Департаментом з управління персоналом спільно зі службою охорони і затверджуються директором підприємства.

3. Правила заповнення табеля

3.1. Табель обліку робочого часу ведеться в електронному та паперовому варіантах.

3.2. Електронний варіант табеля вводиться працівниками, відповідальними за табельний облік, в базу даних 1С з урахуванням наступних вимог:

3.2.1. У табелі обліку робочого часу введення даних проводиться з розбивкою по днях.

3.2.2. Всі види робочого часу (загальний відпрацьований час, відпрацьовані нічні, понаднормові години) Вказуються в єдиному табелі для кожного підрозділу.

3.2.3. Найменування підрозділу в табелі обліку робочого часу вказується в графі «коментар».

3.2.4. У графі «дата» табеля обліку робочого часу вказується останнє число звітного місяця.

3.2.5. Табель, внесений в електронну базу 1С, проводиться безпосередньо працівником, який вносив дані.

3.3. Крім цього, працівники, відповідальні за табельний облік, заповнюють табель в форматі Excel згідно з Додатком 2 і роздруковують його на папері. Підписаний табель передається в бухгалтерію на зберігання.

3.4. Табель містить підпис працівника, відповідального за його ведення, (в нижньому лівому кутку), візу безпосереднього керівника цього працівника (у нижньому правому куті) і візу керівника відповідного Департаменту, служби, цеху (нижче підпису працівника, відповідального ведення табеля). Підпис відповідального працівника і візи керівників містять: найменування посади, П.І.Б., підпис, дату підписання, телефон і E -mail підписала.

3.5.1. Дані про співробітників вносяться в табель в суворій відповідності з виконанням штатного розкладу підрозділу.

3.5.2. У разі, якщо фактичне місце роботи співробітника знаходиться в іншому підрозділі, запис в табелі робиться відповідальним за ведення табеля підрозділу, в штат якого включено цей співробітник, але за поданням керівника, в чиєму безпосередньому підпорядкуванні він працює. В цьому випадку безпосередній керівник своїм підписом (нижче підпису відповідального за ведення табеля з розшифровкою і датою) засвідчує правильність заповнення табеля на своїх підлеглих. наприклад:

Місцем роботи контролера ВТК є Цех № 1. Табель на нього складається табельщиком ДКК за поданням майстра зміни, в якій працює цей контролер. Майстер розписується в табелі нижче підпису табельщика ДКК.

Фактичним місцем роботи прибиральниці господарського відділу є склад комплектації. Табель подається господарським відділом за погодженням із завідувачем складом комплектації.

3.5.3. У разі, якщо проводиться переклад (переміщення) працівника в інший підрозділ протягом календарного місяця (пізніше першого числа), на нього оформляється окремий табель за відпрацьований час, який подається одночасно із заявою про переведення. У табелі проставляються години роботи по останній робочий день (включно) в даному підрозділі, а з дати перекладу (переміщення) проставляється «Х». У підсумковий табель місяці по підрозділу даний співробітник не вмикається. У новому підрозділі табель оформляється з дня фактичного переходу, але після оформлення наказу. У попередні дні проставляється «Х».

3.5.4. У разі звільнення на співробітника подається окремий табель, одночасно із заявою на звільнення (з доповідною запискою - в разі звільнення з ініціативи роботодавця). У табелі проставляються години роботи по останній робочий день (включно), а після дня звільнення проставляється «Х». У підсумковий табель місяці по підрозділу даний співробітник не включається.

3.5.5. Працівники, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною віком до 1,5 або 3 років, в табель не вносяться.

3.5.6. Список працівників складається в алфавітному порядку (за першими літерами прізвища).

3.5.7. У правому верхньому куті табеля вказується місячна норма робочого часу згідно з виробничим календарем.

3.5.8. Порядкова нумерація в графі 1 ведеться за ставками співробітників, внесених в табель (а не за прізвищами). Якщо співробітник в даному підрозділі працює на різних ставках, на нього виділяється стільки порядкових номерів, скільки ставок він займає.

3.5.9. У графі 2 арабськими цифрами (1, 2, 3) проставляється група інвалідності працівника. Для здорових працівників проставляється прочерк.

3.5.10. Прізвище, ім'я, по батькові записуються в графі 3 повністю. При цьому ретельно вивіряється написання прізвища, імені та по батькові у разі розбіжності прийнятого називання співробітника і його документів. У разі зміни прізвища, імені, по батькові, нові дані вносяться в табель тільки після видання відділом кадрів відповідного наказу по особовому складу підприємства.

3.5.11. У графі 4 (посаду) вказується посада співробітника в суворій відповідності зі штатним розкладом. У цій же графі вказується кількість ставок (1, 0,5, 0,25 і т.д.).

3.5.12. У графі 6 вказується КТУ (коефіцієнт трудової участі), який визначається керівником відповідно до прийнятих на підприємстві правилами.

3.5.13. Явки (неявки) вказуються в графах 7-22. У графах 7-22 виділяються 4 рядки - по дві на кожну половину місяця. Перша і третя рядки застосовуються для оцінки умовних позначень (кодів) витрат робочого часу, а друга і четверта - для запису тривалості відпрацьованого або невідпрацьованого часу (в годинах, з точністю до десятих часток години) за відповідними кодами витрат робочого часу на кожну дату.

3.5.14. У графах 23 і 24 вказується відповідно загальна кількість днів і годин, відпрацьованих працівником у першу і другу половину місяця. Для цього в зазначених графах виділяються два рядки. У верхньому рядку вказується кількість днів (графа 23) і годин (графа 24), відпрацьованих працівником з 1 по 15 число місяця включно. У нижньому рядку вказується кількість днів і годин, відпрацьованих працівником з 16 по останнє число місяця включно.

3.5.15. У графі 25 проставляється загальна кількість днів (змін), відпрацьованих працівником протягом місяця. Кількість днів, які проставляють в графі 25, має дорівнювати сумі значень верхньої та нижньої рядків графи 23.

3.5.16. У графі 26 указується загальна кількість годин, відпрацьованих працівником протягом місяця. Кількість годин в графі 26 має дорівнювати сумі значень верхньої та нижньої рядків графи 24.

3.5.17. У графах 27 і 28 вказуються відповідно відпрацьовані працівником понаднормові години, оплачувані по полуторним і за подвійною ставками. У разі, якщо працівник не відпрацював без поважної причини місячну норму робочого часу, понаднормові години йому не проставляються.

3.5.18. У графі 29 указується кількість годин, відпрацьованих працівником у нічний час. Відповідно до ТК РФ нічним часом вважається час, відпрацьований з 22 00 до 6 00.

3.5.19. У графі 30 указується кількість годин, відпрацьованих за місяць працівником у вихідні, святкові та неробочі дні відповідно до наказів директора.

3.5.20. У графі 31 указується кількість нічних змін, відпрацьованих працівником протягом місяця.

3.5.21. У графах 32-40 вказується кількість днів неявок на роботу за їх видами.

3.5.22. У графі 41 указується загальна кількість днів неявок працівника. Значення графи 41 має дорівнювати сумі значень граф 32-40.

3.5.23. Робочі години співробітникам, яким встановлено оклад, проставляються в суворій відповідності з графіком роботи (8 годин, 4, 2, 24, 12, 1,5 і т.д.). Співробітникам, яким встановлена \u200b\u200bгодинна тарифна ставка, проставляється фактично відпрацьований час з точністю до десятих часток години.

3.5.24. В передсвяткові дні тривалість робочої зміни для працівників з повним робочим днем \u200b\u200bскорочується на 1 годину. Для працівників, яким встановлено скорочений робочий день (7 годин на зміну або менше), тривалість зміни в передсвятковий день не скорочується. Для працівників, яким встановлено скорочений робочий день тривалістю більше семи годин, тривалість робочої зміни в передсвятковий день скорочується до 7 годин.

3.5.25. При необхідності роботи в передсвятковий день повної робочої зміни (8 годин) видається наказ про організацію роботи в надурочний час. В цьому випадку співробітникам проставляється в табелі час, відпрацьований за наказом. Наказ про організацію роботи в надурочний час готує відділ організації та оплати праці за вказівкою директора підприємства і направляється до відповідних підрозділів не пізніше, ніж за один робочий день до зміни, зазначеної в наказі.

3.5.26. При необхідності організації роботи у вихідний або неробочий святковий день видається відповідний наказ. Відпрацьоване в неробочий святковий або вихідний день час вказується в табелі в суворій відповідності з наказом. Наказ про організацію роботи у вихідні (неробочі святкові) дні готує відділ організації та оплати праці за вказівкою директора підприємства.

3.5.27. Робота у вихідний (неробочий святковий) день проводиться відповідно до положення про оплату праці працівників ТОВ «ХХХХХ» в подвійному розмірі. За бажанням працівника, який працював у вихідний або неробочий святковий день, йому може бути наданий інший день відпочинку. У цьому випадку робота в неробочий день оплачується в одинарному розмірі, а день відпочинку оплаті не підлягає.

3.5.28. При збігу святкового і вихідного днів вихідний день переноситься на наступний після святкового робочий день відповідно до Трудового кодексу РФ.

3.5.29. Залучення працівників до понаднормової роботи, А також до роботи у вихідний (неробочий святковий) день допускається тільки з письмової згоди працівника у випадках, передбачених ТК РФ, і оформляється наказом. Роботи, що не оформлені належним чином, в табелі не відбиваються і оплаті не підлягають.

3.5.30. Звітним періодом для обліку в табелі робочого часу встановлюється один календарний місяць (з першого по останнє число включно).

3.5.31. У разі виконання працівником трудових функцій на території підприємства (незалежно від виробничого майданчика) в табелі проставляється на кожен відпрацьований день кількість відпрацьованих годин відповідно до цього Положення.

3.5.32. У разі знаходження працівника не на території виробничих майданчиків підприємства, або невиконання ним трудових функцій, в табелі проставляється буквене позначення використання часу відповідно до Додатку 3.

3.5.33. У разі використання в один день декількох видів часу (наприклад, 6 годин роботи і 2 години простою), табель ведеться по одному працівнику в два рядки.

3.5.34. Відпустки (щорічні та адміністративні), лікарняні листи проставляються на всі календарні дні, включаючи вихідні (за винятком святкових днів).

3.6. нарахування заробітної плати співробітникам проводиться бухгалтерією підприємства на підставі табелів обліку робочого часу, внесених в електронну базу 1С працівниками підрозділів, відповідальними за табельний облік.

3.7. Дані про витрати робочого часу, що вносяться до електронної бази 1С, повинні відповідати даним табелів, що заповнюються згідно з Додатком 2.

3.8. У табелі не дозволяються ніякі виправлення і додаткові позначки.

4. Порядок формування та подання табелів

4.1. Не рідше одного разу на тиждень працівник, відповідальний за табельний облік, збирає по своєму підрозділу дані про використання робочого часу

4.2. При виході працівників протягом робочої зміни службою охорони фіксується час виходу і повернення. Якщо працівник виходив не по виробничої необхідності (немає звільнювальні, і працівник не належить до категорії А), час відсутності віднімається з балансу відпрацьованого часу.

4.3. Все запізнення і передчасні відходи з роботи фіксуються службою охорони і віднімаються з балансу робочого часу. Виняток становлять працівники, які приходять на роботу пізніше або раніше йдуть по звільнення, а також працівники, які стосуються категорії А.

4.4. Як виняток окремим працівникам, які приїжджають на роботу на громадському транспорті приміського або міжміського сполучення, за заявою працівника і клопотанням безпосереднього керівника, може зміщуватися час початку робочої міни. При цьому завізований керівником відповідного підрозділу (Департаменту, служби, цеху) заява працівника направляється заступникові начальника Департаменту з управління персоналом, режиму і внутрішнього контролю, А копія - в службу охорони.

4.5. Дані про випадки запізнень, самовільних доглядів з роботи надсилаються службою охорони заступнику начальника Департаменту з управління персоналом, режиму і внутрішнього контролю не пізніше 1 числа місяця, наступного за звітним. Заступник начальника Департаменту з управління персоналом, режиму і внутрішнього контролю складає аналітичні записки про порушення працівниками режиму праці та відпочинку і до п'ятого числа місяця, наступного за звітним, направляє їх керівникам відповідних департаментів, цехів, служб.

4.6. Дані про використання робочого часу заносяться працівниками підрозділів, відповідальними за табельний облік в електронну базу 1С до 17 00 третього числа місяця, наступного за звітним.

4.7. Працівники підрозділів, відповідальні за табельний облік, до 17 00 першого числа місяця, наступного за звітним, заповнюють форму табеля згідно з Додатком 2, роздруковують їх і після перевірки і підпису відповідними посадовими особами передають на зберігання в бухгалтерію.

У цій статті ви знайдете:

Детальний опис, як заповнити табель робочого часу
Зразок табеля обліку робочого часу

Ведення табеля обліку робочого часу - обов'язок роботодавця, передбачена у Статті 91 ТК РФ. Табель обліку робочого часу Т 12 потрібно вести на кожного працівника із зазначенням фактично відпрацьованого їм часу. Для цього використовують:

табель обліку робочого часу Т 12;
табель обліку робочого часу Т 13.

Можна використовувати уніфіковані форми, затверджені наказом Мінстату України від 5 січня 2004 № 1, або форми, розроблені самостійно.

Для чого потрібен табель

Табель обліку робочого часу необхідний для того, щоб:

щодня враховувати, як співробітники використовують свій робочий час, чи дотримуються вони встановлений режим праці;
отримувати дані про відпрацьований час;
розраховувати зарплату;
складати статистичну звітність з праці для органів статистики.

Два способи ведення табеля

Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці можна вести, використовуючи один з двох способів:

1) метод суцільної реєстрації явок і неявок на роботу. Його застосовують при підсумованому обліку робочого часу, коли кількість відпрацьованих годин розрізняються.

2) метод реєстрації відхилень (неявок, запізнень, понаднормових годин і так далі). Цей метод застосовують, коли тривалість робочого дня (зміни) незмінна.

Зразки табеля обліку робочого часу

Табель складається в одному екземплярі. В кінці місяця заповнений табель повинні підписати керівники структурних підрозділів та працівник кадрової служби. Потім документ надходить до бухгалтерії для розрахунку зарплати.

Як правило, табель ведеться на співробітників кожного структурного підрозділу. У роботі можна використовувати як табель Т 12, так і табель Т 13. Табель обліку робочого часу Т 13 використовують при автоматизованій обробці обліку даних.

Хто веде табель

Заповнення табеля обліку робочого часу, як правило, доручають уповноваженому на це особі. Він становить табель в одному екземплярі, віддає його на підпис керівнику структурного підрозділу, працівникові кадрової служби і передає в бухгалтерію. На підставі даних табеля працівникам розраховується і нараховується заробітна плата.

Найчастіше обов'язок вести табель обліку робочого часу покладається на спеціаліста з кадрів, бухгалтера або керівників структурних підрозділів крім їх основних функцій.

Які позначення використовують при заповненні табеля

При заповненні табеля можна використовують як літерні, так і цифрові коди, перелік яких наведено на титульному аркуші уніфікованої форми № Т-12, затвердженої наказом Мінстату України від 5 січня 2004 року № 1.

Найчастіше використовують такі позначення в табелі обліку робочого часу:

Я - робота в денний час;

В - вихідні і неробочі святкові дні;

Н - робота в нічний час;

РВ - робота у вихідні дні;

З - понаднормова робота;

Б - лікарняний (період тимчасової непрацездатності);

К - відрядження;

ВІД - щорічну основну оплачувану відпустку;

ОЗ - відпустка без збереження заробітної плати;

У - навчальний відпустку.

Код неявки з причин в табелі відзначають літерним кодом «НН» (неявка з нез'ясованих причин) або цифровим «30».

Загальноприйнятих умовних позначень для вказівки будь-якого періоду (наприклад, перерв для годування дитини, що надаються на підставі частини 4 ст. 258 ТК РФ) може бути недостатньо. У цьому випадку організація має право видати наказ про введення додатково умовного позначення літерним або цифровим кодом (Порядок застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, затверджений постановою Держкомстату РФ від 24 березня 1999 № 20).

Як вести табель обліку робочого часу без помилок

Заповнення табеля здавалося б не повинно викликати труднощів, але на практиці зустрічаються такі помилки:

вказана тільки прізвище та ініціали працівника без вказівки посади;
неробочий святковий день відзначений як робочий;
в передсвятковий день робочий час, скорочується на 1 годину, відзначено, наприклад, замість 7 години 8.

Завантажити, а також заповнити без помилок уніфіковану форму бланка Т-12 ви можете безкоштовно в інтернет-бухгалтерії «Моя справа», попередньо зареєструвавшись в сервісі по. Всі бланки, представлені в сервісі, регулярно оновлюються і відповідають всім вимогам законодавства.

Як вести табель на сумісника

У табелі обліку робочого часу відзначають час, фактично відпрацьований сумісником. Його тривалість (в годинах і хвилинах) вказують в нижньому рядку (графи 4 і 6) форми № Т-12 або в 2 і 4 рядках (графа 4) форми № Т-13. Якщо працівник є внутрішнім сумісником, відпрацьований час відображають по кожній посаді окремо.

Як відзначати відрядження в табелі

Табель обліку робочого часу № Т-12 ведеться на відряджених співробітників. Дні відрядження зазначають літерним кодом «К» або цифровим «06». Години роботи у відрядженні не відзначають.

Будь-які підприємства, які використовують працю найманого персоналу, повинні враховувати відпрацьований співробітниками час. На цій підставі бухгалтерія розраховує належну їм зарплату і посібники. Відпрацьований час відбивається в спеціальному документі - табелі обліку робочого часу. Розповімо, які існують нюанси щодо його ведення і як правильно його заповнювати.

Табель обліку робочого часу - це один з видів первинної документації бухобліку, який фіксує:

вид часу виконання трудових функцій, яке відпрацьовує співробітник;
його тривалість (в годинах і днях).

Функції табеля:

відмітка про фактичну зайнятості співробітника по кожному виду робочого часу;
контроль персоналу;
адекватне нарахування зарплат і деяких пільг;
доказ при відповідних трудові спори;
розрахунок переробки;
підставу правомірності звільнення внаслідок прогулу;
податкове обґрунтування витрат на фонд заробітної плати;
основа для складання звітів до контролюючих органів.

Чи може ТОВ або ІП працювати без табеля обліку

Закон вимагає від роботодавців обов'язкового ведення такого табеля, незалежно від правової форми їх організації. Якщо в компанії працюють наймані службовці, їм потрібно виплачувати зарплату, з якої в бюджет відраховуються податки. Щоб перевірити обґрунтованість нарахування зарплат, податкова поцікавиться наявністю цього документа і його змістом.

Якщо в ТОВ або ІП працюють співробітники, а табель обліку робочого часу не заповнюється або містить помилки, податкова може визнати витрати на їх зарплату документально необгрунтованими. Це означає, що дані витрати роботодавця не знизять базу податку на прибуток.

Важливо!Роботодавцю, не потурбувалися обліком робочого часу або ведучому табель з порушеннями, загрожують санкції з боку органів контролю. Директор може бути оштрафований на 1000 - 5000 руб., А організаціям можуть виписати штраф на суму до 50 тис. Руб. (Ст. 52.7 КоАП РФ).

Як враховується робочий час співробітника

Робочий час - це той проміжок дня або ночі, протягом якого працівник зобов'язаний займатися виконанням своїх трудових функцій або час, прирівняна до такого по оплаті. Тривалість цього періоду (робочий день або зміна) і регулярність його повторення (режим або графік) повинні бути обов'язково зафіксовані в трудовому договорі в якості умов праці.

У табелі обліку відзначаються різні різновиди часу, пов'язаного з трудовими функціями:

денний;
нічний;
у вихідні та святкові дні;
надурочний;
вахта;
підвищення кваліфікації поза виробництва;
оплачувані відпустки;
лікарняні;
вимушений прогул;
страйк;
простий і ін.

Принципи ведення табеля

Табельник зобов'язаний дотримуватися законодавчо прийняті правила, а також регламент, закріплений у внутрішніх нормативних актах підприємства:

Даний документ може вестися по кожному підрозділу окремо або по всій організації цілком.
В табель вноситься кількість відпрацьованих співробітником годин по кожному виду робочого часу згідно присвоєному коду.
Крім часу зайнятості, відзначається також кількість годин, коли працівник не виконував роботу, хоча повинен був це робити (прогули, страйки, простої).
Співробітники потрапляють в табель або виключаються з нього після оформлення відповідної кадрової документації - наказу про працевлаштування або звільнення, трудового договору.
При включенні в табель нового працівника він отримує табельний номер, який є унікальним і стане його кодом в кадровій документації. Номер буде актуальним протягом усього часу роботи на даного роботодавця. Від зміни посади табельний номер не змінюється. Після звільнення такої ж номер не повинен нікому присвоюватися протягом 3 років.
Наперед заповнювати табель категорично заборонено - в документі відбивається час. відпрацьований за фактом.

Чи правомірно застосовувати електронні системи контролю?

Багато організацій, особливо численні, для полегшення обліку роботи персоналу використовують електронні системи контролю та / або спостереження за працівниками. Різні функції цих систем дозволяють фіксувати час приходу і відходу співробітників, деякі - їх переміщення по території, іноді - їх заняття на робочому місці.

Підставою для фіксації присутності співробітника на роботі може бути реєстрація їх за різними показниками, передбаченими тією чи іншою системою обліку і контролю:

пред'явлення електронних перепусток-карток;
зчитування відбитків пальців;
сканування сітківки ока;
відеофіксація за допомогою камер і ін.

Святкові дні випали на час відпустки

Якщо у відпускника в період його відпочинку випали дні, які у інших співробітників були неробочими через свят, табельщик ставить у відповідних осередках букву В ( «Вихідний»). Ці дні не входять в рахунок відпускного часу. Звичайні вихідні (не святкові) позначаються літерами ВІД ( «Відпустка»), оскільки їх враховують в кількості днів відпустки.

Співробітник захворів під час відпустки

Трудовий Кодекс дозволяє продовжувати відпустку на час вимушеної непрацездатності, або переносити ці дні на інший час. Ось чому важливо точно внести позначення в табелі, скільки днів відпочинку співробітник прохворів. Природно, хвороба повинна бути документально оформлена листком.

Табельник вважає, скільки днів співробітник відпочивав здоровим, і зазначає їх кодом ВІД ( «Відпустка»). Потім дати, на які видавався лікарняний лист, Відповідно, позначаються «Б». Якщо відпустку після хвороби тривав, ці дні знову відзначаються «ВІД», як і час, на яке він був продовжений або перенесений в компенсацію лікарняного.

Відрядження випала на вихідні

Якщо співробітник змушений провести вихідні дні в службовому відрядженні, це створює труднощі в Табелювання. Дати вимушеного праці у від'їзді, що випали на вихідні, при заповненні табеля позначають не буквою В ( «Вихідний»), а кодом К ( «Відрядження»), незалежно від того, чи був зайнятий в цей день відряджений або ж відпочивав.

На підставі ст. 91 трудового кодексу РФ всі роботодавці повинні контролювати, скільки годин за фактом відпрацював кожен їхній підлеглий. Постановою Держкомстату РФ від 5.01.2004 р була затверджена спеціальна форма «Табель обліку робочого часу».

Ви дізнаєтеся:

Як вести табель обліку робочого часу в 2018 році.
Які позначення використовуються.
Як заповнюється табель обліку робочого часу при сумісництво.
Як відзначаються відпускні дні в табелі обліку робочого часу.
Як відзначити відгул в табелі обліку робочого часу.
Як правильно відобразити лікарняний у табелі обліку робочого часу.
Які питання виникають у кадровиків при заповненні табеля обліку робочого часу.
які найбільш часті помилки допускають кадровики при веденні табеля обліку робочого часу.

Як вести табель обліку робочого часу в 2018 році

Табель обліку робочого часу є одним з найважливіших кадрових документів. Саме в ньому щодня відзначають всі відпрацьовані співробітниками зміни і годинник, і як раз на основі цього документа щомісяця розраховують зарплату. Крім того, табель використовують для формування статистичної звітності з праці та інших аналітичних документів.

У статті 91 Трудового кодексу РФ зазначено, що саме роботодавець повинен вести табель обліку робочого часу. При цьому не має значення, в якому напрямку працює компанія і яка в неї форма власності. У табелі відображають кількість годин і днів (змін), відпрацьованих персоналом. Форма табеля обліку робочого часу може бути як паперової, так і електронної.

Завантажити табель обліку робочого часу

Інформація, відображена в табелі обліку, повинна бути завірена. Тому перед повним переходом на електронний облік слід оформити електронні підписи відповідальних працівників: начальника структурного відділу, спеціаліста кадрової служби і табельщика.

У 2018 році для обліку робочого часу використовуються уніфіковані форми Т-12 або Т-13, затверджені наказом Мінстату України.

Форми відрізняються один від одного. Т-12 - це універсальний варіант, який використовують не тільки для обліку робочого часу, а й для розрахунку і нарахування зарплати персоналу. Коли заповнюють розділ «Розрахунок з персоналом по оплаті праці», вписують коди виду оплати в табелі за формою Т-12.

Табель за формою Т-13 ведуть для обліку робочого часу, якщо в компанії діє автоматична система (турнікет) явок-неявок.

Роботодавець має право користуватися власними бланками, призначеними для аналогічних цілей.

важливо:самостійно розробляти облікові форми вправі лише комерційні підприємства. державні та бюджетні організації застосовують типову форму № 0504421 (згідно з наказом Мінфіну Росії від 30.03.2015 р № 52Н, який містить також методичні вказівки щодо правильного заповнення бланка).

Якщо ми говоримо про невеликої компанії з малою чисельністю персоналу, то можна використовувати один загальний табель. Якщо підприємство масштабне, для кожного структурного підрозділу зазвичай заводять окремий табель обліку. Оформляє його відповідальний співробітник, який займається веденням обліку робочого часу (табельщик), бухгалтер, фахівець кадрового відділу або будь-яке інше посадова особа.

Щоб автоматизовано враховувати робочий час, використовують форму Т-13, що складається лише з одного розділу.

Завантажити зразок табеля обліку робочого часу за форматом T-13

Необхідно дотримуватися всіх встановлених правил, коли ви створюєте табель обліку робочого часу. Бланк, який підприємство склало за будь-зазначеній формі, може бути доповнений потрібними видами відомостей - це визначає роботодавець. Основна умова - наявність обов'язкових реквізитів, а саме:

дати складання і найменування документа;
повної назви компанії і її структурного підрозділу;
одиниць, в яких вимірюється час, відпрацьований співробітниками;
посад, ПІБ і особистих підписів працівників, які ведуть облік.

Тест і планувальник, які допоможуть встигнути все за півдня

Консультант «Газпрому» докладно пояснив для редакції журналу « Комерційний директор», Як справлятися з усіма справами вдвічі швидше. Тест допоможе вам перевірити, як ви керуєте часом, а автоматизований планувальник - швидко розібрати завдання.

Які позначення використовуються в табелі обліку робочого часу

На титульному аркуші уніфікованої форми представлений детальний список умовних позначень, використовуваних при заповненні табеля. Найчастіше зустрічаються такі цифрові коди або їх літерні аналоги:

01 (Я) - робота в денний час;
02 (Н) - робота в нічний час;
03 (РВ) - робота у вихідні та неробочі святкові дні;
04 (С) - понаднормову працю;
05 (ВМ) - вахтовий метод;
06 (К) -;
07 (ПК) - підвищення кваліфікації з відривом від виробництва;
08 (ПМ) - підвищення кваліфікації з відривом від виробництва в іншій місцевості;
09 (ОТ) - щорічна основна оплачувана відпустка;
10 (ОД) - щорічна додаткова оплачувана відпустка;
11 (У) - навчальний відпустку зі збереженням зарплати (проставляється в табелі обліку робочого часу співробітників, які суміщають роботу і навчання в 2018 р);
12 (УВ) - скорочена тривалість робочого часу для працівників, які навчаються без відриву від виробництва з частковим збереженням зарплати;
13 (УД) - навчальний відпустку без збереження зарплати;
14 (Р) - відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами або в зв'язку з усиновленням новонародженої дитини;
15 (ОЖ) - відпустка по догляду за дитиною до трьох років;
16 (ДО) - відпустка без збереження зарплати, наданий працівнику за згодою роботодавця;
17 (ОЗ) - відпустка без збереження зарплати, наданий в передбачених законом випадках;
18 (ДБ) - щорічний додаткова відпустка без збереження зарплати;
19 (Б) - тимчасова непрацездатність з призначенням допомоги (лікарняний);
20 (Т) - тимчасова непрацездатність без призначення допомоги;
24 (ПР) - прогул;
26 (В) - вихідний або неробочий святковий день;
30 (НН) - неявка на робоче місце з нез'ясованих причин.

Код «30» ставлять до з'ясування причин відсутності працівника на робочому місці. Наприклад, якщо стає відомо, що працівник захворів, і цей факт підтверджує довідка з медустанови, код «30» або «НН» міняють на «19» або «Б».

Якщо компанії мало типового переліку кодів, щоб відображати виробничі ситуації, вона в будь-який момент має право внести доповнення. Для закріплення коригувань випускають наказ. Це передбачає «Порядок застосування уніфікованих форм первинної облікової документації», затверджений наказом Мінстату України від 24.03.1999 р № 20.

Завантажити зразок наказу про введення нових позначень в табель обліку робочого часу

Правильне ведення табеля обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу можна вести 2 способами:

методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу;
реєстрацією різних відхилень.

Вибір способу залежить від трудового розпорядку. Систему ведення табеля обліку робочого часу встановлюють при формуванні облікової політики підприємства, яку регламентує наказ керівництва. В обліковій політиці фіксують, протягом якого часу табель потрібно надавати в бухгалтерію.

Якщо табель обліку використання робочого часу ведуть методом суцільної реєстрації явок і неявок, То в документі в окремих клітках відзначають календарні дні місяця. Обов'язково проставляють коди явок і неявок, під якими вказують загальна кількість відпрацьованих співробітником годин.

якщо використовують метод реєстрації відхилень, В документі відображають лише відступу від встановленого робочого часу (якщо вони зафіксовані). У ньому зазначають неявки, запізнення, понаднормові години. Неявки завжди враховуються в днях. У верхньому рядку графи фіксують код умовних позначень. Нижні графи не заповнюють.

Якщо тривалість дня і зміни залишається незмінною, фіксують тільки відхилення від нормативу часу (неявки, запізнення). Якщо тривалість роботи нормальна, фіксувати можна лише неявки на роботу.

Якщо співробітник працює за внутрішнім сумісництвом, Йому присвоюють два табельних номера і два рази вписують його в документ - як сумісника і як основного працівника. Розглянемо правильне заповнення табеля обліку робочого часу на прикладі розділу 1 «Облік робочого часу» форми № Т-12.

При заповненні табеля користуються цифровими або аналогічними літерними кодами. Відзначимо, що табель обліку в різних компаніях можуть вести за різними правилами.

Приклад ведення табеля обліку:

номер працівника по порядку (1);
П. І. Б, посаду або спеціальність (2);
табельний номер (3).

В 4 і 6 графах є рядки, де потрібно вказувати, скільки часу щодня працює кожен співробітник протягом місяця. У верхньому рядку проставляють код тимчасових витрат на конкретну дату (4). У нижньому рядку відображають тривалість відпрацьованого або невідпрацьованого часу в годинах або хвилинах (5). Якщо потрібно, збільшують кількість граф для додаткових реквізитів по режиму часу. У верхніх рядках 5 і 7 проставляють кількість відпрацьованих днів (6), а в нижніх - загальна кількість відпрацьованих за півмісяця годин (7).

За результатами кожного місяця для працівника вносять загальна кількість відпрацьованих днів (8), кількість годин (9), загальна кількість вихідних або свят (10). Далі встановлюють, скільки понаднормових годин було у співробітника (11). Заповнювати табель обліку краще в такому ж порядку, щоб не помилитися.

До нічних годинах відносять період з 22:00 до 6:00. Підрахуйте, скільки в сумі нічних годин відпрацював співробітник за обліковий період і включіть вийшло число в графу 11 (12). При цьому відзначте кількість годин, відпрацьованих у вихідні або святкові дні (якщо на них випав робочий період (13).

У 14 графі вкажіть усі неявки. У верхній рядок внесіть кількість днів (14), в нижню - кількість невідпрацьованих годин (15). У графу 15 занесіть код (16), а в графу 16 - кількість днів і годин неявки, вказавши код (17). Далі в табелі повинні розписатися відповідальний за заповнення табеля обліку робочого часу (18), начальник відділу (19) і співробітник кадрової служби. Обов'язкові реквізити - найменування посад цих осіб і їх особисті підписи з розшифровкою.

Після зазначених процедур особа, яка відповідає за ведення табеля, віддає документ бухгалтерського відділу. На підставі табеля працівникам розраховують і нараховують зарплату.

Важливо! Підставою для включення в табель або виключення з нього працівника повинні бути документи по кадрового обліку, Наприклад наказ про звільнення, прийомі на роботу, трудовий договір. Обов'язкова вимога - документальне підтвердження позначки про причини недотримання режиму.

Підставою для внесення відмітки може бути наказ, лікарняний лист, довідка про виконання державних або громадських робіт, попереджень про просте і т. Д. У табелі не повинно бути відміток про надання послуг на підставі цивільно-правових договорів.

10 порад про те, як управляти співробітниками відділу продажів

Як заповнювати табель обліку робочого часу для сумісника

Відпрацьоване сумісниками час в табелі фіксують по загальними правилами. Кількість годин, відпрацьованих сумісником в той чи інший день, відображають в осередках з відповідними датами. Вихідні дні відзначають кодом «В», відпустку - позначкою «ВІД», дні лікарняного, підтверджені документально, - «Б».

Табель обліку робочого часу сумісника розробляють за особливими правилами. Відомо що російське законодавство забороняє сумісникам працювати в установі більше ніж на півставки. Тобто в порівнянні з іншими співробітниками сумісник зобов'язаний працювати менше.

Якщо на підприємстві діє стандартна п'ятиденний робочий тиждень, то протягом кожного робочого дня сумісник має право працювати 4 години. При ковзному або змінному графіку щодня він може працювати різну кількість годин. Головне, щоб не перевищувалася загальна норма навантаження.

Зупинимося на правилах заповнення табеля обліку для сумісника.

Відпрацьоване сумісниками час в табелі фіксують за тими ж правилами, що і у звичайних співробітників. Табель обліку робочого часу (в Excel або в іншій програмі) оформляють за одними і тими ж вимогами.
Сумісник не може працювати більше, ніж передбачає його навантаження.
У різні робочі дні працівник має право працювати різну кількість годин - все залежить від графіка як на додатковому, так і на основному місці роботи.
Якщо в якійсь із днів сумісник не працює на основному місці, він має право працювати як сумісник повний добу (не перевищуючи загальний норматив годин).

Відпрацьоване як внутрішніми, так і зовнішніми сумісниками час враховують за загальними правилами. Відмінності полягають лише в кількості відпрацьованих годин. Але між обліком робочого часу внутрішніх і зовнішніх сумісників відмінності є.

Ми знаємо, що є зовнішнім сумісником називають співробітника, основне місце роботи якого - інша організація. Тобто табель обліку робочого часу для нього повинен включати в себе лише один рядок - посада, яку сумісник займає в даній компанії.

Внутрішній сумісник - це співробітник, який займає в одному і тому ж закладі дві посади. Відповідно, його робочий час по одній і другій посади фіксують в одному і тому ж табелі обліку. Важливо, що відпрацьований час по кожній з посад слід враховувати в окремому порядку. Підсумувати відпрацьовані за сумісництвом годинник заборонено. Табель обліку робочого часу містить окремі колонки з кодом «СВ».

Нижче ми наведемо приклади роботи за сумісництвом з п'ятиденки для зовнішніх сумісників, роботу за стандартним режиму для внутрішніх сумісників, а також роботу внутрішнього сумісника з п'ятиденним робочому тижній за основною посадою і змінним графіком по додатковій.

Порядок обліку робочого часу зовнішнього сумісника (Петрова Д. А., бухгалтер) при роботі за сумісництвом по п'ятиденці:

ПІБ, посада

Табельний номер

відпрацьовано

Іванова Є. С. Секретар

Петрова Д. А., бухгалтер

Порядок обліку відпрацьованого часу внутрішнім сумісником при роботі за п'ятиденним робочим тижнем за основною посадою і змінним графіком по додатковій:

ПІБ, посада

Табельний номер

Відмітки про явки та відпрацьованому часу

відпрацьовано

Мамедова Е. А., процедурна медсестра, постова медсестра

Порядок обліку робочого часу внутрішнього сумісника по п'ятиденці:

ПІБ, посада

Табельний номер

Відмітки про явки та відпрацьованому часу

відпрацьовано

Мамедова Е. А., секретар, інспектор відділу кадрів

Як відобразити відпустку в табелі обліку робочого часу

Відзначати інформацію про фактично відпрацьовані години і про відпочинок можна в типових табелях, а також в документах, які роботодавець сформував сам.

Як правило, фахівці кадрового відділу користуються готовими формами. На це є кілька причин: їх найзручніше застосовувати, їх не потрібно окремо стверджувати і погоджувати, і в ході перевірок інспектори ГИТ не ставлять в їх відношенні ніяких питань. Щоб фіксувати відпрацьований час, можна використовувати форми Т-12, Т-13 або ОКУД 0504421 «Табель обліку використання робочого часу». Табель форми Т-12 необхідний для розрахунку зарплати за відпрацьований час.

В табель обліку робочого часу заносять відомості про явку і неявці працівника на роботу і кількості відпрацьованих їм годин. Явки і неявки фахівця класифікують окремо (робота вночі, у вихідний, відпустку за свій рахунок і т. Д.), Так як від виду відпрацьованого часу, а також від причини неявки на роботу безпосередньо залежить сума його заробітної плати.

Фіксувати в табелі обліку робочого часу та відпустки може окремий відповідальний за це співробітник, наприклад табельщик, фахівець з кадрів або бухгалтер. Цей обов'язок повинна бути прописана в трудовій угоді з відпо співробітником. Також можна видати наказ про призначення фахівця, відповідального за ведення обліку.

Форми Т-12 і Т-13 - це таблиці, кожен рядок в яких відведена окремому працівнику. Стовпці призначені для внесення дат. У відповідній клітинці кожного дня проставляють код з букв і цифр, що відображає вид робочого або неробочого часу. В осередку нижче відзначають, скільки саме годин відпрацював співробітник.

Умовні позначення для відображення відпустки в табелі обліку робочого часу:

Всім працівникам призначена щорічна оплачувана відпустка тривалістю не менше 28 календарних днів. Його надають щороку в порядку черги (виняток становлять кілька категорій співробітників, які мають право вибирати дати на свій розсуд). У ряді ситуацій, якщо працівник і роботодавець приходять до угоди, відпустку ділять на частини або переносять на наступний рік.

Незважаючи на те, що графік завжди формують завчасно (за два тижні до нового календарного року), відпускні дні в табелі обліку робочого часу не варто вказувати заздалегідь. Якщо працівник вийде з відпустки завчасно або захворіє, в табель доведеться вносити відповідні зміни.

Після звільнення працівника в щорічну оплачувану відпустку працівник, який відповідає за ведення обліку, щодня зобов'язаний вписувати в табель код ВІД або 09.

Працівники певних категорій мають право брати не тільки щорічний 28-денну відпустку, але і додаткове оплачуване час. Такий відпочинок можна взяти разом з основною відпусткою, Його частиною або окремо.

право користуватися додатковими відпускними днямиє у фахівців, що працюють:

за ненормованим робочим днем \u200b\u200b(якщо дана умова прописано в трудовому договорі) - 3 календарних дні і більше;
у шкідливих (2, 3, 4 ступінь) або небезпечних умовах праці - 7 і більше календарних днів;
в особливих умовах праці (список співробітників і тривалість додаткової відпускного періоду встановлює Уряд РФ).

Важливо! В табель обліку робочого часу додаткову відпустку потрібно вносити в окремому порядку, навіть коли додаткові дні йдуть відразу за основною відпусткою. Для цього ставлять код ОД або 10.

Російське законодавство дозволяє співробітникам брати не тільки щорічну основну та додаткову відпустку, а й користуватися:

неоплачуваним відпусткою;
навчальним відпусткою (при якому зберігається середня заробітна плата, заробіток не зберігається або виплачується частково);
відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами для жінок;
відпусткою по догляду за дитиною.

Розглянемо, як кожен з цих відпусток фіксують в табелі обліку робочого часу.

На підставі ст. 128 Трудового кодексу РФ кожен працівник має право попросити роботодавця про надання йому неоплачуваної відпустки в певний день / дні, аби вирішити особисті питання. Мова йде про так званому відпочинку за свій рахунок. Роботодавець сам вирішує, надавати працівникові таку відпустку чи ні. Якщо співробітник бере відпустку без збереження зарплати, в табелі обліку ставлять код ДО або 16.

У цій же статті (ст. 128 Трудового кодексу РФ) сказано про обов'язок роботодавця в ряді ситуацій надавати відпустку за свій рахунок на прохання співробітника. Право на такий відпочинок є:

у працюючих пенсіонерів (за віком). Щорічно вони можуть брати не більше 14 календарних днів відпустки;
у батьків і подружжя військовослужбовців, працівників органів внутрішніх справ, федеральної протипожежної служби, митниці, працівників установ і органів УІС, осіб, які загинули або померли внаслідок поранення, контузії або каліцтва, отриманих при виконанні військових обов'язків або в результаті хвороби, пов'язаної з проходженням військової служби, - до 14 календарних днів щорічно;
у працюючих інвалідів - 60 календарних днів щорічно;
у співробітників, у яких народжується дитина, реєструється шлюб, помирають близькі родичі - до 5 календарних днів.

Така відпустка без збереження зарплати в табелі фіксують у вигляді коду ОЗ або 17.

Додатковою відпусткою, при якому зберігається середній заробіток, На підставі ст. 173 Трудового кодексу РФ має право користуватися співробітники, що працюють і при цьому отримує вищу або середню професійну освіту очно-заочно або заочно, тобто не відриваючись від роботи.

Керівник зобов'язаний надавати навчальну відпустку, щоб співробітники могли пройти:

проміжні сесії - від 20 до 50 календарних днів на кожному курсі;
підсумкову державну атестацію - від 2 до 4 місяців.

Підстава для надання відпустки - документи з навчального закладу.

Щоб зафіксувати навчальну відпустку зі збереженням зарплати, в табелі обліку робочого часу ставлять код У або 11.

Співробітники, які навчаються очно, має право вимагати у роботодавця надання навчального неоплачуваної відпустки, щоб пройти вступні випробування або сесії. Навчальна відпустка відображають в табелі обліку робочого часу у вигляді коду УД або 13.

У табелі обліку робочого часу потрібно також фіксувати декретна відпустка.

Жінки мають право брати відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами. Підставою для надання таких відпусток стає листок непрацездатності. Взяти відпустку працівниця може за 70 або 84 дня (якщо вагітність багатоплідна) до передбачуваної дати пологів або ж відразу після них. Але сумарно таку відпустку повинен бути дорівнює кількості днів, визначених законодавчо (ст. 255 Трудового кодексу РФ): від 140 до 194. У табелі обліку робочого часу відпустку у зв'язку з вагітністю та догляду за дитиною позначають буквою Р або цифрою 14. Цей же код ставлять співробітнику , який усиновив дитину і в зв'язку з цим бере відпустку.

Коли закінчується відпустка по вагітності та пологах, один з батьків або інша особа, доглядає за дитиною (бабуся, дідусь, опікун), має право скористатися відпусткою по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. У період цієї відпустки підприємство зберігає за співробітником місце і виплачує йому допомогу.

У формі Т-12 або Т-13 відпустку по догляду за дитиною позначають у вигляді коду ОЖ або 15.

Як відобразити відгул в табелі обліку робочого часу

На підставі чинного законодавства компанії зобов'язані строго враховувати трудову діяльність персоналу. Саме тому керівники повинні заносити в табель обліку робочого часу кожен відгул.

Компанії в Росії має право встановлювати власні правила щодо заповнення форми Т-12 або Т-13 і фіксувати їх в інструкції або керівництві. Перед відображенням відгулу в табелі обліку робочого часу також необхідно вибрати коди. До загальноприйнятих відносяться:

РВ, 03 - відпрацьований співробітниками час у вихідні та свята.
ОВ, 27 - оплачувані відгули.
НВ, 28 - неоплачувані відгули.

Притягнути працівника до праці в неробочий день можна лише за його згодою. В цьому випадку видають спеціальний наказ з наступними розділами:

Найменування компанії.
Дата прийняття, номер і місто, в якому розташовується установа.
Найменування документа (наприклад, «Про залучення до роботи у вихідний день»).
Обгрунтування наказу.
Вказівки щодо залучення конкретних працівників та оплату праці за подвійною ставкою за 1 день понад встановленої заробітної плати.
Посада, ПІБ та підпис співробітника, який прийняв наказ.
ПІБ і підписи співробітників, ознайомлених з наказом.

Важливо! З урахуванням інформації в наказі в табелі відображають час, відпрацьований співробітниками в неробочий день.

Якщо компанія користується індивідуальною формою, На підставі № 402-ФЗ від 06.12.2011 р відгул в табелі ставлять у вигляді загальноприйнятого або власного коду.

Особливості праці та оплати в неробочі дні відображені в Трудовому кодексі РФ. Якщо табель заповнений вірно, при розрахунках з персоналом за відпрацьований час не виникає ніяких складнощів.

Співробітники будь-якої компанії час від часу змушені працювати у вихідні в силу різних причин - припустимо, потрібно терміново підготуватися до перевірки або відвантажити поставлені товари.

Співробітник має право на свій розсуд визначати, яка форма оплати за роботу у вихідний або святковий день для нього краще. Він має право претендувати на оплату за подвійним тарифом або ж погодитися на суму, розраховану по однократному тарифу, але при цьому вимагати вихідний. Роботодавець ні в якому разі не може впливати на рішення працівника.

При цьому висувати подібні вимоги не можуть співробітники, у яких з компанією укладено термінове трудову угоду на строк не менше 2 місяців. У Трудовому кодексі РФ сказано, що за роботу у вихідні та свята вони можуть отримувати лише оплату за подвійним тарифом.

Відповідно до Трудового кодексу РФ залучати персонал до роботи у вихідні можна тільки в екстрених ситуаціях. Припустимо, потрібно терміново виконати завдання, що впливають на подальшу роботу компанії. Якщо керівник не дотримується норм Трудового кодексу РФ, він порушує закон. Це загрожує йому серйозними проблемами при перевірці органів контролю.

Нижче представлений табель обліку робочого часу - зразок заповнення відгулу.

номер
по
порядку

табельний
номер

Разом
відпрацьовано
за першу
половину
місяці

Іванова Є. В.

Як заповнити табель обліку робочого часу, якщо працівник перебуває на лікарняному

Дуже часто в організаціях виникає питання, пов'язане з правильним відображенням лікарняного в табелі обліку. Для коректного оформлення лікарняного листа в табелі потрібно враховувати:

яким методом фіксують явку або неявку на роботу (суцільна реєстрація або тільки реєстрація відхилень);
як потрібно позначати лікарняний в табелі (літерний код «Б», цифровий код «19» - для графи 15 форми № Т-12).

Розглянемо, як в табель вписують лікарняний методом суцільної реєстрації. У дні хвороби працівника, підтверджені довідкою з медустанови, потрібно проставити, наприклад, літерний код «Б» у верхній половині рядки і кількість опрацьованих за фактом годин «0». Далі необхідно підвести підсумок по кількості відпрацьованих днів і годин.

Нижче представлений зразок позначення лікарняного в табелі при використанні методу суцільної реєстрації:

Номер по порядку

Прізвище, ініціали, посада (спеціальність, професія)

Табельний номер

Відмітки про явки та неявки на роботу по числах місяця

відпрацьовано за

половину місяця (I, II)

місяць

Перебування працівника на лікарняному при методі реєстрації відхилень відзначається в табелі:

літерним кодом «Б» в дні, підтверджені довідкою з медустанови;
літерним кодом «В» у вихідні.

Ось як в табелі відображають лікарняний методом реєстрації відхилень:

Номер по порядку

Прізвище, ініціали, посада (спеціальність, професія)

Табельний номер

Відмітки про явки та неявки на роботу по числах місяця

відпрацьовано за

половину місяця (I, II)

місяць

Дубова Анастасія Христофорівна, менеджер з логістики

Також користуються цифровими кодами. В цьому випадку лікарняний в табелі в графі 15 форми № Т-12 позначають так:

кількість неявок, днів (годин)	З них з причин
		Кількість днів (годин)

Наведемо поетапну схему внесення лікарняного в документ:

Крок 1. Спочатку ви вибираєте код позначення, прийнятий в компанії. Перегляньте код лікарняного в табелі ( «Б» або «19» для графи 15 форми № Т-12 або інша позначка, прийнята у вашій організації). Щоб вам було зручно, запам'ятайте ці коди або збережіть у своїй таблиці умовних позначень.

Крок 3. Потім підраховуєте сумарна кількість днів і годин, відпрацьованих працівником. При цьому з розрахунку виключіть лікарняний і вихідні дні (при відсутності інших відхилень).

Лікарняний лист в табелі під час відпустки відображають так:

Крок 1.Необхідно відзначити відпустку до дати початку хвороби співробітника, зазначеної в довідці про непрацездатність. Для цього використовують літерне позначення «ВІД» (цифровий код «09» - для графи 15 форми № Т-12). Протягом відпустки вихідні не відзначають. Для підрахунку відпустки використовують календарні, а не робочі дні (ст. 115 Трудового кодексу РФ).

Крок 2.Дні, в які співробітник був непрацездатний, відзначають літерним кодом «Б».

Крок 4. Потрібно продовжити відпустку: в табелі після останнього відпускного дня вписуємо код «ВІД». Він означає кількість наступних днів хвороби. При цьому потрібно врахувати певні нюанси. Відповідно до ст. 124 Трудового кодексу РФ, якщо працівник виявляється тимчасово непрацездатний, щорічна оплачувана відпустка або продовжують, або переносять на інший час, яке визначає роботодавець, враховуючи побажання співробітника.

Так як закон РФ дозволяє або продовжити, або перенести відпустку на інший термін з урахуванням побажань співробітника, автоматично продовжити його в зв'язку з хворобою не можна. Роботодавцю слід зрозуміти, чого хоче працівник. Співробітник при цьому зобов'язаний висловити своє побажання щодо продовження або перенесення відпустки, подавши відповідну заяву.

Питання, що часто виникають у кадровиків при складанні табеля обліку робочого часу

Не у всіх випадках керівництво підприємств чітко дотримується правил, за якими заповнюються, зберігаються і використовуються форми Т-12 і Т-13. Наведемо відповіді на найпоширеніші питання, що виникають у фахівців з кадрів при розробці табеля обліку. Керуючись цією інформацією, ви будете помилятися менше.

Який термін зберігання заповненого табеля робочого часу?

Ст. 586 «Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, Органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання », говорить, що термін зберігання табеля не може становити менше 5 років. Якщо ж табелем користувалися, щоб фіксувати робочий час співробітників важких і шкідливих виробництв, термін зберігання досягає 75 років.

Які етапи руху табеля необхідно передбачити при складанні локальних документів, що регламентують правила його розробки і руху?

Табель обліку проходить кілька етапів, а саме:

спочатку його оформляють;
далі перевіряють правильність складання;
якщо все вірно, передають для підпису;
надають бухгалтерії;
передають для подальшого зберігання, дотримуючись прийняті в компанії норми ( кадровому відділу, В архів і т. Д.).

При складанні графіка документообігу обов'язково внесіть в нього всю облікову документацію, включаючи табель, і зробіть маленьку поправку на специфіку оформлення бланка (тривалість складання, можливі затримки надання співробітниками документів, що підтверджують їх відсутність на робочих місцях, а також час на коригування табеля).

Хто, крім табельщика, може вести табель обліку робочого часу?

Відповідно до закону заповнювати табель має право не тільки табельщики (крім того, далеко не в кожній організації є такий фахівець), а й інші уповноважені особи. Вести табель обліку робочого часу може співробітник кадрової служби, фахівець з підбору персоналу або керівник структурного відділу. Все залежить від прийнятої в компанії системи обліку робочого часу. Цей момент повинен бути закріплений в посадової інструкції і трудовому договорі працівника, що заповнює табель.

Як заповнити табель обліку робочого часу, якщо фахівець працює віддалено?

Навіть якщо співробітник виконує свої обов'язки віддалено, закон все одно зобов'язує роботодавця враховувати його робочий час (ч. 4 ст. 91 Трудового кодексу РФ). Як вже було зазначено, фіксувати робочий час в табелі можна методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу, а також методом реєстрації тільки відхилень, таких як неявки, запізнення, понаднормові години і т. Д. Щоб враховувати час, відпрацьований фахівцем на видаленні, користуватися можна будь-яким методом.

Якщо на підприємстві є співробітники, що працюють дистанційно, правила обліку їх робочого часу можна прописати в локальному акті (ст. 8 Трудового кодексу РФ).

Відзначимо, що при дистанційній роботі зазвичай використовують метод відхилень, оскільки у табельщика немає відомостей про появу співробітника на роботі. Якщо немає переробок і неявок, в табель включають лише кінцеві дані про підсумки роботи співробітника за 1 і 2 половини місяця. Якщо використовують метод відхилень, робочі дні в табелі не відображають. Якщо осередок в табелі не заповнена, значить, цей день був робочим.

Однак, якщо при заповненні табеля щодо дистанційного співробітника використовують метод відхилень, можуть виникнути технічні складності, Пов'язані з внесенням інформації в програму 1С та т. Д. В даному випадку краще використовувати метод суцільної реєстрації явок і неявок.

Доплата за роботу: за що потрібно платити співробітникам понад покладений

Помилки, часто допускаються при оформленні табеля обліку робочого часу

На перший погляд, заповнити просту форму Т-12 або будь-якої її аналог легко. Однак співробітники, які ведуть облік робочого часу, допускають одні і ті ж помилки. Наприклад, вносять інформацію про співробітника, що не вказуючи його посаду або табельний номер.

Важливо! Підсумки перевірок облікових документів ряду організацій показують, що відповідальні за ведення табеля особи часто не дотримуються правило скорочення робочого дня перед святом на 1 годину. За фактом співробітники працюють 7 законних годин. У документах же відзначена норма о 8 годині.

Є і ще одна типова помилка, Яку в компаніях допускають в основному через неуважність: фіксують святковий день як робочий. Крім того, труднощі можуть бути пов'язані з внесенням відомостей про час, відпрацьований фахівцем. Не забувайте, що в табель обліку робочого часу потрібно включати всі годинники, які внутрішній сумісник відпрацював на кожній зі своїх посад.

Якщо при перевірці правильності оформлення табеля ви виявляєте помилку, керуйтеся положеннями п. 8 ст. 9 федерального закону від 06.11.2011 р № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік». Невірну інформацію потрібно акуратно перекреслити рисою. Зверху над закресленими позначеннями необхідно вписати коректні відомості і позначити дату внесення виправлень. Далі співробітник, відкоригувати табель, повинен в ньому розписатися (потрібно також розшифрувати підпис і вказати посаду).

розповідає практик

3 проблеми класичної системи контролю робочого часу співробітників

Петро Лебедєв,

директор з економіки та фінансів компанії «ТиссенКрупп Індастріал Солюшнс (УКР)», Дзержинськ

Працівники виробничих відділів щодня враховували робочий час: вказували в табелі, скільки часу (в годинах) витратили на виконання конкретних проектів, навчання, відрядження та ін. В кінці місяця табелі здавали безпосередньому начальнику, який, в свою чергу, передавав документи до відділу обліку, чий працівник вносив відомості в систему, готував зведені звіти по проектам і здавав їх керівникам.

При зборі інформації у нас виникало 3 основні проблеми:

Доводилося дуже довго збирати статистичні дані. Дізнатися фактично відпрацьований співробітниками час вдавалося в кращому разі через тиждень після завершення звітного місяця. На перевірку та затвердження табелів також йшло багато часу.
Складнощі були пов'язані і з отриманням проміжних звітів. Збирати статистичні дані частіше ніж раз на місяць ми не могли. І, якби ми вели щотижневі звіти, кількість паперових табелів зросла б в 4 рази. Крім цього, для аналізу потрібні відомості про кожного співробітника. Але не всі працівники можуть заповнити табель поза звичним графіка, оскільки хтось знаходиться на лікарняному, а хтось у відрядженні.
Заповнення табеля обліку робочого часу часто велося з помилками. Наприклад, співробітники позначали невірний номер договору або вид робіт або ж зовсім не враховували робочий час і в кінці місяця заповнювали табель в довільному порядку.

Вирішити ці проблеми нам допомогла автоматизована система контролю обліку робочого часу.

Для фіксації і наявності співробітників організації або підприємця на виробництві щодня використовується табель обліку робочого часу за формою Т-13, а в разі їх відсутності встановлюється причина, яка також відбивається в документі. Використовується працівниками кадрової служби або бухгалтерії на підставі даних про присутність співробітників, що подаються керівником. Нижче викладені форми для скачування.

Табель обліку робочого часу один з головних документів, на підставі якого формується заробітна плата співробітників, особливо тих, у кого вона нараховується за фактично відпрацьовані години. У документі фіксується інформація про присутність співробітників на виробництві, відрядженнях, відпустках, лікарняних, в тому числі і факт неявки на робоче місце і прогули.

По хорошому табель потрібно скласти і подати в бухгалтерію 2 рази на місяць, один за першу половину місяця для нарахування авансу, а інший - для розрахунку основної частини. Не всі це роблять, але при розрахунку авансу все ж є тонкощі, якщо навіть окладная частина зарплати розраховується виходячи з фактично відпрацьованого часу.

Табель робочого часу шаблон для скачування в ексель

.
.

Заповнення форми

Табель веде уповноважена на це особою і подається в бухгалтерію. Існує два способи заповнення

Варіант № 1 - Відомість заповнюється щодня, в ній зазначаються всі явки і неявки співробітників.
Варіант №2 - Заповнюються лише відхилення від норми, тобто фіксуються тільки неявки, запізнення і т.п.

Таблиця основних кодів для заповнення бланка табеля робочого часу

подія	літерний код	цифровий код
Відвідуваність співробітника на виробництво, робочий день	Я	01
Вихідні та святкові дні, якщо розклад 5/2, то це зазвичай субота і неділя, графік плаваючий, то відповідно до графіка	В	26
Щорічна оплачувана відпустка	ВІД	09
Відпустка, яка надається з нагоди вагітності та пологах	Р	14
Відпустка, яка надається працівникові з догляду за дитиною не досягли 3-х років	ОЖ	15
Відпустка за свій рахунок, без збереження зарплати	ДО	16
Відрядження у службових справах	До	06
Неявки, за якими обставини не встановлені, проставляється до з'ясування	НН	30
лікарняний	Б	19

Основний коди з оплати праці

2000 ставиться в разі виплати зарплати і на відрядження.
2012 - при оподаткування податком на прибуток.
2030 - виплата лікарняного.

Читайте також:

Наказ про направлення працівника у відрядження, форма Т-9

Табель обліку робочого часу форма Т-13 зразок заповнення

Особливих труднощів при заповненні табеля у вас не виникне, це дуже просто, необхідно лише знати коди і дані співробітника. Робиться це як в прикладі, який заповнений по Варіанту №1, Варіант №2 буде написаний також, тільки коди явки проставлятися не будуть, замість них - порожні клітини, заповнені вихідні і відхилення, а ще сума відпрацьованого часу.

У графі 1 проставляється порядковий номер запису, а в стовпці 2 - ПІБ співробітника і його посада.

У графі 3 вноситься табельний номер.

У графі 4 вносяться дані по місяцю, використовуючи літерні коди по кожному працівнику. Для цього у верхній клітці ставиться буквений код, а в нижній кількість відпрацьованого часу, при графіку 5/2, це буде 8-ми годинний робочий день. Розрахунок робиться за першу половину місяця і за другу, дані записуються в Графу 5, а підсумкові - в Колонку 6.

Графи 7-9 необхідні для внесення даних, на підставі яких правильно розраховується заробітна плата.

У графі 7 вноситься код оплати, в графі 8 - рахунок бухгалтерського обліку, На якому відображаються витрати по заробітної плати, в даному випадку вказана 44 рахунок, але може бути і інші рахунки, в залежності від системи рознесення витрат.

У графах 10-13 вносяться дані про неявку співробітника.

Можливі нестандартні ситуації при заповненні форми

Хвороба під час відпустки

Якщо співробітник хворів в період облікового щорічної відпустки і приніс лікарняний лист, то необхідно проставити в табелі (Б) за зазначені дні замість відпустки (ОТ), а відпустка продовжується на час лікарняного.

Якщо працівник не повернувся з відпустки, а захворів, то в дні його неявки тимчасово ставиться (НН), а при пред'явленні підтверджуючих документів змінюється на (Б).

Оформлення святкових днів під час відпустки співробітника

Якщо співробітник бере відпустку, а в той період відповідно до виробничим календарем святкові дні, то необхідно проставити (В) в святковий день. Скажімо, якщо співробітник знаходиться у відпустці з 10 по 17 червня, а 12 червня - святковий день, що код (ОТ) в цей день замінюємо на (В). Такий день не входитиме в період оплачуваної відпустки.

Відпустка без збереження заробітної плати

Відповідно до законодавства у співробітника можуть виникнути різні причини:

"ДО" - У разі відпуску за сімейними обставини, який надано з дозволу керівництва.
"ОЗ" - Відпустка, що надається без збереження зарплати, відповідно до ТК РФ, наприклад, в разі весілля.
"ДБ" - якщо співробітник бере відпустку без збереження зарплати, який передбачений галузевим рішенням або колективним договором.