Коли робиться штатний розклад на наступний рік. Чи можна змінювати штатний розклад кілька разів на рік. Як правильно скласти штатний розклад


Підприємство являє собою живий організм, тому потребує корегування розкладу і графіка роботи. Не є винятком такий документ, як штатний розклад. Необхідність внесення в нього поправок (перейменування посади, додавання або скорочення) пов'язано з рядом причин: реорганізацією структури, зміною фонду оплати праці, модернізацією або спадом виробництва. В цьому є свій порядок дій і типові зразки наказів.

Штатний розклад - основа діяльності підприємства

Саме внесення змін до штатного розпису є відправною точкою для здійснення конкретних перетворень на підприємстві. Мова йде не тільки про зміни в графіку роботи, адже при будь-яких змінах в системі дуже важливо враховувати продуктивність і результативність працівників - ці показники не повинні бути нижче попередніх за аналогічний період.

Керівництво компанії може уникнути неприємних ситуацій, зокрема трудових спорів, претензій з боку контролюючих органів, якщо поставиться з відповідальністю до процесу оформлення змін в штаті.

Коли змінюється штатний розпис, видається відповідний наказ.

На яких підставах змінюють штатний розклад

Зміни до штатного розпису вносять в наступних випадках:

  1. Перетворення (модифікація) компанії, що вимагає виключення деяких посад або введення нових.
  2. Зменшення масштабів діяльності, коли виникає потреба у скороченні чисельності штатних співробітників.
  3. Розвиток бізнесу, яке тягне набір нових працівників.
  4. Підвищення або зниження фонду заробітної плати.
  5. Реорганізаційні процеси на підприємстві.
  6. Коригування найменувань посад.

Даний список не обмежений представленими випадками, але саме ці зустрічаються на практиці найбільш часто.

Чи існують винятки і обмеження згідно із законом

Пред'явлені Трудовим кодексом регламентують вимоги стосуються причин, за якими можуть бути змінені якість і чисельність штату.

Що стосується обмежень, якщо вони не суперечать основним вимогам статутних документів підприємства (рід діяльності, сфера виробництва товарів або надання послуг, технологія виготовлення і т. Д.), Кожне підприємство має право вносити будь-які коригування і зміни в плані ситуації.

Хто повинен складати штатний розклад і вносити зміни

У законодавстві немає чіткого свідчення про те, хто повинен займатися штатним розкладом. Так чи інакше брати участь в комплектації кадрового складу можуть все. Навіть рядові співробітники мають право подавати клопотання про необхідність скасування і введення ставок, переведення на іншу посаду. Технічно становить штатний розклад той, на кого керівництво поклало такий обов'язок.   Зазвичай це кадровик, економіст або бухгалтер. У невеликих підприємствах штатним розкладом займається сам засновник.

Як правильно внести зміни до штатного розпису

Порядок дій та оформлення наказу будуть дещо відрізнятися в залежності від того, з якої причини вносяться зміни.

Збільшення і зменшення окладу

Першоосновою приведення в правове поле підвищення окладів співробітників компанії є видання відповідного наказу, в якому повинні бути вказані:

  1. Перелік посад, за якими буде проводитися підвищення окладу.
  2. Розміри нових окладів (конкретно по кожній посаді).
  3. Точна дата внесення змін.

Обидві сторони трудових відносин підписують угоду до трудового договору з приводу підвищення окладу, на підставі чого видається наказ. Багато керівників використовують уніфіковану форму, але трудове законодавство дозволяє складати цей документ у вільній формі, прийнятною для даного підприємства, з урахуванням його специфіки.

Всі питання, що стосуються оплати, є однією з основ трудових відносин. Роботодавець повинен надавати цьому важливе значення, особливо в плані виконання законних вимог. Виходячи з цього, після документального оформлення підвищення окладів працівникам, слід внести відповідні корективи в трудовий контракт. Ті, кого торкнулися зміни, повинні бути ознайомлені з наказом, підтвердивши це своїм підписом.

У разі зменшення окладу, звичайно, відносини суб'єктів значно ускладнюються. Законним може вважатися зменшення оплати без згоди співробітника в випадках, викликаних конкретними технологічними або економічними причинами. Хоча це не є втішним фактором для працівника, що підлягає скороченню.

Нерідкі випадки, коли керівник поводиться некоректно, пропонуючи в примусовому тоні укласти додатковий трудовий договір про зниження розміру зарплати. Причому робить це, перевищуючи свої повноваження і користуючись службовим становищем. Якщо працівник не погоджується, керівник дозволяє собі погрожувати погіршенням умов роботи або навіть звільненням. Такі випадки однозначно розцінюються як порушення трудового законодавства і, природно, є причиною для подачі позову в суд. Такі моменти посилюють трудові спори і доводять до такого рівня, коли по-іншому з ними впоратися неможливо.

Реорганізація компанії і оптимізація штату: введення, висновок і заміна посад

У штатний розклад в період реорганізації вводяться нові посади і виключаються ті, що не становлять інтересу для підприємства. З новими посадами питання зрозумілий, адже бажаючих їх зайняти в даний час достатньо. А ось з скороченими або виведеними за штат робочими все значно складніше.

Скорочення штату і ліквідація відділів

Адміністрація підприємства зобов'язана підготувати службову записку про майбутнє скорочення за два місяці до події. Звільненому працівникові виплачується вихідна допомога - середньомісячний заробіток протягом двох місяців від моменту припинення трудових відносин.

У наказі про скорочення чисельності трудового колективу необхідно вказати наступні дані:

  1. Список скорочуваних посад.
  2. Точна дата скорочення.

Дуже важливим моментом, який повинні враховувати працедавці, є категорії співробітників, які не підлягають скороченню.

При перейменування посад керівник також повинен повідомити про це співробітника письмово за 2 місяці до внесення змін (ст.74 ТК РФ).

Наявність вакансій є самим безболісним виходом при скороченні, адже роботодавцю не доведеться випробовувати зайві негативні емоції, коли він змушений позбавляти людину роботи. Якщо під скорочення потрапляють незайняті посади, складається акт, на підставі якого вносяться зміни.

Відео: консультація юриста про звільнення за скороченням; категорії осіб, яких не можуть скоротити

Введення нових штатних одиниць та відділів

Наказ про введення нових посад містить таку інформацію:

  1. Назва посади. Якщо вводиться цілий відділ, вказується його назва і список посад.
  2. Точна дата набуття чинності змін до силу.

В даному випадку момент видання наказу збігається з моментом штатних нововведень. Це можливо тому, що дані зміни не відображаються на долі співробітників підприємства. З нововведеннями знайомлять в першу чергу кадровиків, які будуть займатися розробкою посадових інструкцій.

Порядок дій при перейменуванні посади

Нове найменування посади часто відбувається в сфері трудових відносин, в виробничих та адміністративних процесах. Наприклад, можна згадати, що в недалекому минулому в торгівлі була дуже поширеною посаду товарознавця. Зараз навряд чи залишилася така інтерпретація, їй на зміну прийшло поняття «менеджер».

Так ось, при перейменуванні посади зміна відбувається, так би мовити, без зайвих рухів. Видається наказ за тим же принципом, як і при введенні нової штатної одиниці, з тією лише різницею, що в документі має бути зазначено попередня назва посади, а потім нове.

У ситуації, коли на посаді працює співробітник, зміна найменування проводиться з його відома і згоди. Досвідчений керівник завжди знайде спільну мову з підлеглими і зуміє дохідливо пояснити причину змін і грунтовно аргументує. Якщо трансформації викликані серйозними технологічними і організаційними факторами, роботодавець має право провести зміни навіть без згоди працівника (ст. 74 ТК РФ). Далі обидві сторони підписують угоду з приводу модифікації назви посади. Після цього видається відповідний наказ. Кадровик вносить інформацію до особової картки і трудову книжку співробітника.

Методика внесення змін до штатного розпису

Перш ніж внести зміни, начальник відділу або іншого структурного підрозділу готує на ім'я керівника компанії доповідну записку з докладним обгрунтуванням і економічними розрахунками.

Правила складання наказу

Наказ видається на підставі ст. 74 ТК РФ, як правило, він називається «Про внесення змін до штатного розпису» або «Про частковому ...». Реєстрація розірвання заповнюється аргументацією на рівні даного підприємства, уточнюються нюанси змін.

На фірмовому бланку керівник видає наказ. Текст даного документа складається з двох частин: констатації і розпорядження. Перша частина - законна підстава і причина, друга - конкретні зміни із зазначенням термінів і відповідальних за виконання.

Якщо компанія представляє собою складну структуру з великим штатом, назви посад можуть повторюватися. Тому в наказі необхідно вказувати не тільки посаду, а й конкретне структурний підрозділ.

повідомлення співробітників

Вміст наказу документа повинно бути доведено до всіх штатних співробітників, яких стосуються нововведення. Вони повинні уважно ознайомитися з ним, взяти до відома і розписатися на зворотному боці.

Якщо співробітнику знадобиться виписка з розкладу, вона видається на підставі ст. 62 ТК РФ. Виписка містить відомості про виплати по конкретній посаді. Керуючись ст. 88 ТК РФ, інформація про окладах інших працівників у виписці не вказується.

У яких випадках потрібно твердження нового розкладу

При часткових, незначних коригувань, зміни вносяться в окремі графи чинного документа. При істотних модифікаціях виникає необхідність розробки нового розкладу штату співробітників.

Зазвичай штатний розпис складається терміном на рік.   Якщо потрібно перейменувати посаду або ввести нову в середині року, до штатного розпису вносяться зміни наказом. Кількість повторних зміна законом не обмежується. А оформити новий штатний розклад можна буде на наступний рік.

Обгрунтування змін: службова записка

Керівництво підприємства готує службовий лист, звернене до співробітників.Воно містить шанобливе звертання і докладне пояснення необхідності внесення змін, особливо якщо це стосується скорочення. У записці пропонуються варіанти виходу з ситуації. Це може бути пропозиція зайняти іншу посаду.

Якщо майбутнє скорочення викликане серйозними технологічними обставинами, роботодавець має право скоротити посаду без згоди співробітника. Однак цей факт не виключає вимоги в написанні керівником службової записки. У цьому випадку він повинен проявити повагу і такт, особливо по відношенню до працівників, які сумлінно виконували свої обов'язки. Тут має місце людський фактор, коли співробітник отримує моральну травму в зв'язку з втратою роботи. Саме прояв делікатності не дозволить посилити і без того скрутне становище людини, а значить не викличе в ньому протесту і не змусить його йти на крайній крок - подання позову до суду.

Внесення змін до штатного розпису має мати в першу чергу обгрунтований характер. Інформація повинна бути доведена до відома співробітників, а особа, на яку покладено обов'язок виконання контролю, має відзвітувати про результати виконаної роботи. Роботодавець повинен володіти основами юридичної грамоти і не допускати зайвих трудових спорів, адже існують більш вразливі категорії працівників, які застраховані від попадання в список скорочених.

Щоб дізнатися які професії існують і скільки отримують співробітники, зайняті на них, необхідно подивитися штатний розклад. Цей документ є одним з основних на підприємстві, в ньому закріплюються не тільки зарплата, але і необхідна для діяльності чисельність працівників. У зв'язку з важливістю документа, штатний розклад на 2019 рік оформляємо за всіма правилами.

Штатний розклад по формі Т-3 - це локальний нормативний акт, що закріплює на підприємстві його організаційну структуру.

А також перелік професій, які існують в компанії із зазначенням числа необхідних для діяльності людей. Фактично документ повністю складається з таблиці, де дані згруповані по відділах.

Зарплата в ньому відбивається за календарний місяць, з розшифровкою по її складників. Виходячи з цих показників визначаються витрати компанії на залучення найманої праці, складаються різні плани, а також здійснюється прийняття найважливіших рішень в області управління фірмою.

Штатним розкладом керуються при внесенні даних в співробітників - це угода має містити назву професії працівника, відповідне строго затвердженим штатним розкладом, а також певний розмір зарплати.

На підставі цього документа також кадровий фахівець може визначити наявність вакансій. Для цього їм необхідно відомості з штатного розкладу порівняти з фактичним числом прийнятих працівників. Якщо на підприємстві існує потреба, інспектор з кадрів подає заявку в службу зайнятості.

Увага!   Законодавство не закріплює даний локальний акт в складі обов'язкових нормативів, які повинні бути в кожній фірмі. Однак, якщо на підприємстві приймається рішення про проведення встановлених державою процедур (наприклад, звільнення за скороченням штату), то штатний розклад повинно існувати.

До того ж інші локальні акти компанії можуть передбачати обов'язкову наявність його в фірмі. До них в першу чергу відноситься. А також необхідність існування на підприємстві штатного розкладу може встановлювати посилання в трудовому контракті з працівником до нього.

При цьому кожному керівнику слід пам'ятати, що його компанію можуть залучити до відповідальності не за відсутність штатного розкладу, а за його неправильне оформлення.

ТОВ та ВП - хто повинен складати штатка?

ТК РФ в частині регламентування обов'язкових умов встановлює необхідність відповідності зазначеної в договорі професії і відповідної їй зарплати даними штатного розкладу господарюючого суб'єкта.

Звідси можна зробити висновок, що штатний розпис обов'язково має бути в компанії або підприємця, якщо у них існують трудові контракти.

Таким чином, якщо ІП працює самостійно без залучення найманих працівників, штатний розпис він не повинен складати. Залучення їм виконавців за цивільними договорами також не зажадає оформлення цього локального акта.

ТОВ і інші форми організації юридичної особи, у яких є хоча б договір з директором фірми, вже повинні розробляти і використовувати штатний розклад.

Створення штатного розкладу в компаніях, в основному, покладається на фахівців кадрової фірми, які проводять ряд заходів щодо визначення трудовитрат по кожній зазначеній в цьому акті професії. На основі отриманих досліджень визначають необхідну кількість працівників, щоб підприємство могло здійснювати свою діяльність.

Якщо чисельність працівників на підприємстві незначна, цей обов'язок може бути покладено на бухгалтера, економіста, юриста або самого керівника.

Вимоги до документу

Законодавство не вимагає дотримання будь-яких особливих правил щодо штатного розкладу, за винятком того, що посада або професія, зазначена в ньому, повинна відповідати посадами і професіями, які роботодавець записує в трудових угодах, оформлюваним з кожним працівником.

  • Рекомендується дотримуватися форми штатного розкладу, яка встановлена \u200b\u200bРосстатом (форма Т-3).
  • Стверджувати локальний акт слід наказом керівника.
  • Допускається складання штатного розкладу на кількох аркушах, при цьому прошнуровувати і скріплювати їх підписом та печаткою необов'язково. Можна просто скріпити листи скріпкою.
  • У деяких ситуаціях професії, відбитий в штатному розкладі обов'язково повинні відповідати довідників професій і посад, а також крім назви треба ще відображати в документах їх шифри (Наприклад, наявність професій з небезпечними і шкідливими факторами).
  • Наявність на штатному розкладі фірмової печатки не є обов'язковим.
  • При зміні штатного розкладу, якщо вони незначні, можна просто видати наказ на ці корективи, а саме штатний залишити в колишньому вигляді.

Далі проставляється номер поточного штатного розкладу. Його необхідно присвоювати виходячи з кількості документів, які раніше використовувалися в цьому році. Поруч записується дата, коли було складено даний розклад.

Слідом записується дата, з якої документ починає діяти. Вона може бути аналогічна датою складання, або наступати пізніше. Однак неприпустимо, щоб день початку дії був раніше, ніж день оформлення документа.

Праворуч від цього поля розташовуються графи, в які записуються відомості про наказ, яким затвердили документ (його номер і дата), а також загальна кількість штатних одиниць в ньому.

Сам документ виглядає як велика таблиця.

графа таблиці «Структурний підрозділ»   повинна містити найменування відділу, згідно з розробленою організаційній структурі. У тому випадку, коли разом з письмовим позначенням відділу введено ще і цифрове, воно повинно бути вказано в наступній графі.

Як правило, код формується з цифр, або перших букв назви відділу. Однак якщо у компанії відкрито кілька філій або відокремлених підрозділів, то в код відділу можна також включити позначення міста, код регіону та т. Д.

В графу «Посада»   необхідно записати назву посад, які присутні в компанії. Дуже важливо оформити структуру документа таким чином, щоб після зазначення назви підрозділу в попередній графі стовпцем перераховувалися що входять до нього посади.

Рекомендується при вказівці найменувань посад керуватися довідником ОКПДТР. Але для комерційних компаній це правило не є обов'язковим до використання. У той же час бюджетні установи зобов'язані заносити до штатного розпису посади тільки з цього довідника, і додатково ще вказувати розряд або клас працівника.

бухпроффі

Важливо!   Комерційна компанія зобов'язана вказувати розряд і клас у тих посад, які належать до шкідливих або небезпечним. Цей факт має значення при встановленні пільгового стажу і часу дострокового виходу на пенсію.

В графу «Кількість штатних одиниць»   вноситься число працівників, які повинні бути прийняті на цю посаду. Якщо по ній передбачається також прийом сумісників, то їх кількість записується дробовим виразом, що відповідає розміру виплачуваної ставки - наприклад, 0,5.

В   графу «Розмір окладу»   записується той оклад, який працівник отримуватиме під час роботи на цій посаді. Потрібно пам'ятати, що точно такий же оклад записується і в трудовій угоді з співробітником.

Також слід враховувати:

  • Якщо на підприємстві або у відношенні даної посади прийнята відрядна форма оплати, то в цю графу записується розмір заробітку, отриманий шляхом множення тарифної ставки на обсяг створеної продукції за місяць.
  • Якщо для даної посади введена погодинна оплата, то в цій графі можна записати розмір оплати праці за одну годину. Після цього в цьому ж рядку, але в графі "Примітка" необхідно вказати - «Погодинна оплата праці», а також зробити відсилання до розпорядчого документа, який встановив дану особливість.

Далі слід кілька граф, об'єднаних одним підзаголовком «Надбавки». Сюди потрібно записувати відомості про різних стимулюючих виплат, якщо такі є і встановлені Положенням про зарплату, Положенням про преміювання або іншими внутрішніми актами. Розмір премії може записуватися не тільки фіксованою сумою, але також у вигляді відсотка, коефіцієнта і т. Д.

У графу «Всього» записується загальний фонд зарплати за цією посадою. Він розраховується як множення розміру зарплати на число штатних одиниць.

В графу «Примітка»   потрібно заносити різні написи. Наприклад, якщо на момент оформлення нового штатного розкладу по будь-якій посаді є вакансія, то цей факт необхідно відобразити в цій графі.

Завершується складання документа шляхом підрахунку і вказівки загальної кількості штатних одиниць і загального фонду оплати праці.

Після цього повністю складений документ повинен бути підписаний головним бухгалтером і кадровим співробітником, відповідальним за його оформлення.

Порядок затвердження штатного розкладу

Крок 1. Розробити документ

Перш за все необхідно виявити всі потреби організації в штатних одиницях скласти пропоновану до розгляду форму штатного розкладу.

Якщо в компанії прийнято, що кожен рік нумерація всіх значущих документів починається спочатку, то виконувати нумерацію штатного розкладу можна за тим же принципом. Причому це буде найбільш доцільним, якщо зміни штатного розкладу щороку носять масовий характер - це буде рятувати від великих номерів документа в майбутньому.

Увага!   Якщо вводиться в дію новий штатний розклад, то в нього доцільно включити пункт про скасування дії старого, яким керувалася кадрова служба до цього часу.

Крок 3. Ознайомити співробітників компанії з прийнятим документом

Всі прийняті в компанію співробітники повинні бути ознайомлені з діючими в ній локальними нормативними актами, які зачіпають трудову діяльність. Дані документ не зачіпає безпосередньо трудову діяльність і на думку Роструда з ним знайомити працівників не обов'язково.

Увага!Якщо в трудовому контракті або колективному договорі оклад співробітників встановлюється на підставі затвердженого в компанії штатного розкладу, то з ним обов'язково потрібно ознайомити всіх працівників. Для цього можна застосовувати.

Порядок внесення зміна до штатного розпису

Цей документ повинен зберігати свою актуальність в будь-який час. Оскільки штатка періодично запитують під час перевірок державні органи, необхідно своєчасно вносити в неї всі виникаючі зміни.

Порядок внесення змін до штатного розпису буде прямо залежати від того, яка кількість змін потрібно відобразити в документі:

  • Якщо їх велика кількість, то простіше повністю скасувати старе штатний розклад, і ввести в дію новий документ, що враховує всі необхідні зміни.
  • Якщо ж кількість правок, які потрібно внести в штатка невелике, тоді відповідальному працівнику найкраще скласти наказ про внесення змін до штатного розпису.

Зазвичай можна виділити наступні ситуації, при яких потрібно виконати зміни в документі:

  • Створення нових відділів або підрозділів;
  • Організація нових посад;
  • Зміна назви наявних посад;
  • Зміна окладу або ставок працівників;
  • Закриття відділу, підрозділ, штатної одиниці.

Якщо зміна штатка тягне за собою зміну умов праці працівника (зміна окладу, посади і т. Д.), То обов'язково необхідно попередньо отримати у нього письмову згоду. А після того, як новий документ буде введений в дію, з співробітником оформляється додаткова угода до договору, яке враховує всі зроблені зміни.

З новим наказом потрібно ознайомити всіх тих працівників, які далі будуть займатися оформленням необхідних документів. Також в список ознайомлення можна також внести і тих співробітників, яких безпосередньо торкатимуться вироблені зміни.

Якщо в наказі виробляється введення нових посад, то потрібно вказати їх найменування, а також яка кількість штатних одиниць організовується. Цей документ приймається негайно, якщо їм не зачіпаються інтереси будь-яких з уже найнятих працівників.

Увага!   Якщо проводиться скорочення кількості одиниць, то в складеному документі потрібно записати назву, кількість виведених штатних одиниць і дату введення наказу в дію. При цьому потрібно пам'ятати, що процес скорочення - це довгий процес, при якому необхідно своєчасно повідомити як самих працівників, так і компетентні органи.

Термін повідомлення може становити 2-3 місяці, в залежності від кількості скорочуваних людина. Також, закон визначає види працівників, яких скорочувати не можна.

Періодичність складання документа і терміни зберігання

Зазвичай штатний розклад оформляється терміном на рік, і дійсно протягом усього цього періоду. Однак якщо організація маленька, і рух штату в ній відбувається дуже рідко, можна прийняти цей документ відразу на кілька років вперед.

Після того, як проводиться внесення змін до штатного розпису, попередній документ перестає діяти і втрачає юридичну силу. Однак, воно ще деякий період має зберігатися на підприємстві, тому, як правило, перевірки зачіпають кілька попередніх періодів. А це як правило, до 2-3 років.

Увага!Існує правило, за яким недійсне штатний розклад повинно зберігатися в архіві ще як мінімум 3 роки з моменту завершення дії. Це ж правило поширюється і на документи, за допомогою яких проводилися зміни в штатному розкладі.

Важливість складання штатного розкладу   у багатьох викликає питання, чи часто потрібно його складати, як правильно воно заповнюється і чи є цей кадровий документ обов'язковим, щоб прояснити кілька моментів ми детально їх розповімо в даній статті.

Складання штатного розкладу, для чого воно потрібне?

Штатний розклад - це кадровий документ, який потрібен для організації штатної структури. Цей документ в собі містить перелік структурних підрозділів підприємства, список посад, назва спеціальностей і професій з обов'язковим зазначенням кваліфікації. Форма - уніфікована законом, воно допомагає роботодавцям впорядкувати і оптимізувати роботу організації. Застосування штатного розкладу дозволяє повністю бачити всю структуру підприємства, а так само її підрозділи.

Складання штатного розкладу, чи є обов'язковим?

Цей кадровий документ краще оформити, так як велика кількість перевіряючих органів знаходять його обов'язковим для кожної організації. Наприклад, соціальне страхування і податкова інспекція завжди запитує цей кадровий документ при проведенні перевірок. Штатний розклад не являє собою документ податкового обліку, проте роботодавцям необхідно його надати іншим організаціям під час перевірок. Його відсутність можуть розцінити як порушення, за яке нараховується штрафна санкція в розмірі 50 тисяч рублів.

Як часто необхідно складати штатний розклад?

Так як цей документ, є плановим, його доцільно складати раз на рік або раз в півріччя. Це дозволить регулювати число співробітників підприємства і його склад. Однак необхідно затверджувати цей кадровий документ на кілька років, в тому випадку якщо підприємство не вводить нові посади.

Хто займається розробкою і затвердженням штатного розкладу?

Керівник підприємства може сам цим зайнятися, визначивши відповідальні особи, які нададуть йому допомогу, наприклад, головний бухгалтер, кадрові працівники, співробітники юридичної або економічної відділу. Для того щоб штатний розклад затвердити, керівник підписує спеціальне розпорядження або наказ. Реквізити штатного розкладу вказуються в полі форми Т - 3.

Які терміни зберігання кадрового документа?

Штатний розклад має певні терміни зберігання. Кадровий документ повинен зберігатися протягом 3х років. Штатні розстановки, зберігаються 75 років, після складання нового.

Штатна розстановка

Деякі підприємства ведуть штатну розстановку, аналог штатного розкладу. Він відображає наявні вакантні місця, а так само всі відомості по заміщенню посад. Штатна розстановка містить табельні № співробітників, інформацію про різні зміни в особистому складі, відомості про категорії працівників і їх стаж. Основою документа, є штатний розклад, в якому при необхідності додаються додаткові графи. Штатна розстановка не є обов'язковим документом, однак він дуже зручний для великих підприємств.

Правило складання штатного розкладу

При заповненні "Шапки" вказується назва підприємства в поле "Найменування", № документа, код ОКПО, дата складання, так само пишеться дата вступу документа в силу в розділі "Штатний розклад на період". Є нумерація граф:

* 1 графа "Найменування". Вказується назва структурного підрозділу.
* 2 графа "Код". Вказується код підрозділу, який присвоєно керівником підприємства.
* 3 графа. Вказується посада, клас, розряд співробітника.
* 4 графа "Кількість штатних одиниць". Вказується число штатних одиниць відповідно до посад.
* 5 графа "Тарифна ставка". Вказується оклад,% від виручки, тарифна сітка. Вказувати суму необхідно в рублях.
* 6,7,8 графа "Надбавки". Вказуються мотивовані і компенсаційні виплати. Це доплати, премії, надбавки.
* 9 графа. Вказується сума загальних граф 5 - 8. Підсумовується оклад і надбавки, значення виводиться в рублях.
* 10 графа. Вказуємо примітки, якщо їх немає, графа залишається порожньою.

У рядку "Разом" підсумовуються показники по вертикалі. Затверджує штатний розпис керівник кадрового відділу або уповноважена особа. Головний бухгалтер так само підписує кадровий документ. Друк ставити можна, однак вона не обов'язкова.

Зміна штатного розкладу

Існує 2 варіанти, при яких штатний розклад вимагає змін:

1. Розробка та затвердження нового штатного розкладу. На основі чинного розкладу розробляється нове з внесеними до нього змінами. Дані документ набуває сили дії з початку або з середини року.

2. В діючий кадровий документ вносяться зміни. Дані зміни штатного розкладу відбуваються по відповідному наказом начальника. У наказі зазначаються підстави, за якими вносяться зміни, а так же описуються внесені зміни.

Якщо скорочується штат, коли вносяться зміни до штатного розпису?

Скорочення чисельності персоналу, є основною причиною для змін в кадровому документі. Скорочення чисельності підприємства передбачає виключення з документа окремих штатних одиниць. При звільненні працівника потрібно попередити про це за 2 місяці. Новий розклад вводиться в дію після закінчення цього часу.

важливість складання штатного розкладу   для підприємств, безумовно, є, воно допомагає виконувати різні функції різної складності, а так само оптимізує діяльність підприємства в цілому.

Що повинен знати керівник і бухгалтер складаючи штатний розклад. Які вимоги потрібно дотримати, заповнюючи уніфіковану форму Т-3.

Документообіг необхідний для того, щоб відстежувати різні показники діяльності компанії в динаміці. Без нього організація процесів носить досить хаотичний характер. Оскільки в сучасному світі персонал є головним активом кожної фірми, документи, пов'язані з управлінням людськими ресурсами, повинні вестися максимально акуратно і правильно.

Штатний розклад - дозволяє встановити штатну чисельність підрозділів організації, аналізувати організаційну структуру і систему оплати праці, а також полегшує процес підбору персоналу на вакансії в компанії.

Для чого потрібен цей документ, обов'язковий чи він?

Штатний розклад необхідно для того, щоб можна було обґрунтувати ситуації звільнення працівників через скорочення штату в разі їх звернення до судової інстанції. Також воно може служити в якості обґрунтування відмови при прийомі на роботу (через відсутність тієї чи іншої посади). Тому грамотне складання даного документа є основою для законного відстоювання інтересів фірми.

Крім того, часто перевіряючі компанії (зокрема, трудова інспекція) вимагають його наявність при перевірках. Відсутність документа потрапляє під порушення закону РФ про охорону праці. Відповідно, по КоАП РФ (стаття 5.27) організації, що не надала розклад, загрожує штраф в межах від 30 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. До того ж буде оштрафовано посадова особа (сума варіюється від 1 до 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян).

Нарешті, без штатного розкладу не представляється можливим довести, що в момент скорочення у компанії не було можливості надати співробітникам альтернативні вакансії.

Таким чином, наявність даної папери не є обов'язковим з точки зору законодавства РФ, і в теорії рішення податкової або трудової інспекції про стягнення штрафу можна оскаржити в судовій інстанції. Однак на практиці документ слід вести будь-якої компанії для запобігання можливих конфліктних ситуацій. При цьому важливо розуміти, що для бюджетних організацій його наявність закріплено законодавчо.

Вимоги, що пред'являються до нього

Оскільки штатний розпис є так званим локальним нормативним актом, особливих вимог, що пред'являються до нього, не так багато:

  • Одним з головних є той факт, що компанія зобов'язана складати даний документ за встановленою федеральним законом уніфікованою формою Т-3. Вкорочувати її не можна (всі необхідні пункти повинні бути присутніми), а вносити додаткові дані можна
  • Розклад має бути введені в дію з першого числа місяця
  • Дуже важливо, щоб кожна сторінка була пронумерована
  • Документ повинен бути зшитий, мати печатку організації, підпис керівника та особи, відповідальної за складання

Хто займається складанням?

На даний момент законодавством чітко не визначено, хто повинен займатися розробкою документа.

У компаніях з розгалуженою організаційною структурою обов'язок складання може лежати на співробітниках наступних відділів:

  • кадрова служба
  • бухгалтерія
  • юридичний відділ (найменш поширена ситуація)

У невеликих фірмах цим може займатися керівник або будь-яке інше уповноважена ним особа. В цьому випадку виготовляється наказ на ім'я конкретного співробітника, який буде займатися роботою з цим документом. Ще одним варіантом визначення відповідального є вказівка \u200b\u200bна цей факт в посадовій інструкції або трудовому договорі.

Щоб спростити процедуру складання, необхідно прописати її нюанси в інструкції з діловодства:

  • терміни і основні правила розробки / внесення змін
  • форма наказу про затвердження розкладу і змін
  • відповідальні особи за формування документа і підписання наказів
  • співробітники, з якими потрібно погодити проект розкладу або його змін
  • склад нормативних актів, які регулюють всі питання, пов'язані з ним

Як стверджується?

Після складання штатного розкладу його необхідно затвердити. До того, як буде готова фінальна форма для підписання, необхідно узгодити її з зазначеними в інструкції співробітниками.

Після цього твердження необхідно зробити за допомогою спеціального наказу або розпорядження, яке повинно бути підписано або керівником компанії, або уповноваженою особою. У наказі обов'язково потрібно вказати дати складання, затвердження та вступу в законну силу - вони можуть збігатися або відрізнятися один від одного, але дата вступу в силу не може бути раніше, ніж дата складання або затвердження.

Структура і порядок заповнення

В першу чергу уніфікована форма повинна містити ряд реквізитів (вони обов'язкові для кожного облікового документа):

  • найменування та номер документа
  • дата його складання
  • найменування компанії
  • підтвердження факту здійснення діяльності і вираження величини натурального або грошового виміру
  • найменування і підпис особи, відповідальної за правильність складання

У таблиці необхідно вказати наступну інформацію (зліва направо):

  • структурний підрозділ
  • код підрозділу
  • посаду, розряд, клас кваліфікації (наприклад, інженер 1 категорії)
  • кількість штатних одиниць
  • оклад (вказується в рублях, одиниці виміру стоять тільки в шапці таблиці - наприклад, 20 000,00)
  • надбавки (в руб.) - наприклад, за вчений ступінь. Під них відведено 3 графи
  • за все, руб. - в цій графі вказується загальна сума заробітної плати
  • примітка

Після заповнення всіх граф в таблиці необхідно заповнити рядок «Разом». У ній необхідно підсумувати всі значення за стовпцями (суми окладів, скільки буде штатних одиниць і т. П.). Після цього ставляться необхідні підписи і печатку.

Як внести зміну?

На момент 2017 року існує 2 основних способи внесення змін до штатного розпису:

  1. Так, можна змінити безпосередньо цей документ за допомогою створення нового, який буде мати наступні реєстраційний номер. При цьому новий варіант повинен затверджуватися наказом по основній діяльності.
  2. Однак, найчастіше вносяться зміни досить незначні. В даному випадку достатньо оформити зміни відповідним наказом. Наказ може бути названий наступним чином: «Про зміну штатного розкладу» або «Про внесення змін до штатного розпису».

При цьому для цієї процедури необхідно мати обґрунтування. Такими можуть бути такі причини:

  • необхідність проведення оптимізації адміністративної діяльності
  • вдосконалення організаційної структури компанії
  • проведення реорганізації
  • усунення дублювання функцій та формування центрів відповідальності
  • зміни в законодавстві РФ
  • необхідність організації заходів щодо вдосконалення діяльності того чи іншого відділу в компанії
  • скорочення основної діяльності, її розширення або диверсифікація

Якщо перейменовується посаду співробітника, перед внесенням змін потрібно отримати його письмову згоду.

Термін зберігання і періодичність складання

У законодавстві РФ немає норм, які регулювали б періодичність складання штатного розкладу. Якщо в компанії високий рівень плинності кадрів, доцільно складати його один раз на місяць. Однак найчастіше складають його раз в 6 або 12 місяців, при необхідності лише вносячи зміни. Це обумовлюється тим, що такий розклад є так званим плановим документом.

Також існує можливість складати форму Т-3 на кілька років - але це можна робити тільки тим фірмам, які не планують коригувати штат, вводити нові посади або прибирати деякі з існуючих.

Тому даний варіант не можна розглядати як доцільний на момент 2017 року - кризові умови змушують організації постійно міняти різні аспекти своєї діяльності.

Що стосується терміну зберігання, на даний момент документ повинен зберігатися в компанії протягом 3-х років. При цьому даний термін обчислюється з наступного року після того, в якому розклад втратило свою силу. Штатні розстановки (які можуть служити як полегшена альтернатива розглядається паперу) повинні зберігатися протягом 75 років.

Чи зобов'язані підприємці мати штатний розклад?

Штатний розклад - це обов'язковий локальний акт, який застосовується для оформлення структури, штатного складу і штатної чисельності організації (ст. 8 Трудового кодексу РФ). Чи потрібно ІП мати штатний розклад, як його скласти, затвердити і заповнити.

Мати або не мати

Згадується штатний розклад тільки в статті 57 Трудового кодексу РФ, згідно з якою в трудовому договорі вказуються посаду, спеціальність, професія (з кваліфікацією) відповідно до штатного розкладу організації або конкретна трудова функція працівника.

Звідси випливає, що якщо трудовим договором визначена посаду, спеціальність або професія (як це зазвичай буває), то роботодавець, який уклав такий трудовий договір з працівником, зобов'язаний мати штатний розклад.

І навпаки, якщо в усіх трудових договорах, укладених з працівниками, описується трудова функція (тобто описується конкретна робота, яку зобов'язаний виконувати працівник), то необхідність в штатному розкладі відпадає.

Крім того, стаття 57 ТК РФ недвозначно говорить про «штатному розкладі організації», а не про штатний розклад підприємця. Однак, чиновники федеральної інспекції праці можуть розцінити відсутність штатного розкладу у ІП як порушення трудового законодавства і оштрафувати за статтею 5.27 КоАП РФ.

  • чисельність ваших працівників перевищує 3-4 людини
  • обов'язки працівників співвідносяться зі стандартними функціями конкретної посади, спеціальності або професії
  • Вам потрібно чітко структурувати свій штат, розподіливши обов'язки між працівниками

Іноді в трудових договорах з працівниками вказується, що вони прийняті на певні посади, спеціальності або професії, а штатний розклад, яке закріплювало б наявність цих посад, спеціальностей та професій, відсутня.

В цьому випадку, відсутність штатного розкладу не може перешкоджати здійсненню працівником своїх трудових прав. І трудовий договір не може вважатися неукладеним тільки на тій підставі, що у роботодавця відсутня штатний розклад.

Іноді працівників приймають на роботу на посаді, не передбачені наявними штатним розкладом. Протиріччя між штатним розкладом і трудовим договором має вирішуватися на користь останнього (стаття 8 ТК РФ). Працівник вважається прийнятим за встановленою в трудовому договорі посади, спеціальності або професії.

Відсутність штатного розкладу може спричинити деякі проблеми. Роботодавець, який не має штатного розкладу, позбавляється можливості провести скорочення чисельності або штату працівників. Точніше, провести скорочення чисельності або штату працівників роботодавець може, а ось документально підтвердити правомірність своїх дій він в разі спору не зможе.

як оформити

Форма штатного розкладу затверджена Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1. (УФ Т-3). Зазвичай роботодавці застосовують цю форму. Але, в принципі, можуть застосовувати й іншу, самостійно розроблену форму. Чому?

Трошки історії. Відповідно до статті 9 Федерального закону від 21.11.1996 № 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" стверджувалося, що первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. І тільки документи, форма яких не передбачена в цих альбомах, можуть складатися в довільній формі, але обов'язково повинні містити всі реквізити, зазначені в ст. 9 Закону "Про бухгалтерський облік". А розробка та затвердження альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації були покладені Урядом на Держкомстат Росії. Звідси і робився висновок, що якщо Держкомстат Росії затвердив якусь уніфіковану форму, то вона підлягає обов'язковому застосуванню.

Але штатний розклад не була тоді і не є зараз первинним обліковим документом. Адже воно не оформляє ніяку господарську операцію, що підлягає відображенню в бухгалтерському обліку. На підставі штатного розкладу не здійснюються бухгалтерські проводки (навіть зарплата працівникам-повременщикам нараховується не на підставі штатного розкладу, а на підставі табеля обліку робочого часу).

А з 2013 року у недержавних організацій з'явилася можливість використовувати самостійно розроблені форми навіть для первинних облікових документів. Але застосування даних форм відповідно до ч. 4 ст. 9 Закону N 402-ФЗ необхідно затвердити або наказом керівника організації, або додатком до облікової політики.

Отже, роботодавці мають право не застосовувати уніфіковану форму штатного розкладу, а розробити свою.

Найменування посад, професій і спеціальностей, які фігурують в штатному розкладі, встановлюються роботодавцем самостійно.

Якщо ж з виконанням робіт по певним посадам, спеціальностями або професіями пов'язане надання будь-яких пільг або наявність обмежень, то ці посади, спеціальності та професії і кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням і вимогам, вказаним в кваліфікаційних довідниках (ст. 57 ТК РФ ).

На даний момент існують такі довідники:

  • ЕТКС - Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник робіт і професій робітників
  • ЕКС - Єдиний кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців і службовців
  • ОКПДТР - Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів

Якщо в зазначених довідниках такі професії і посади відсутні, то в штатному розкладі (і в трудових договорах) найменування професій і посад, повинні вказуватися відповідно до нормативно-правовим актом, що надає пільги або накладає обмеження. Трудове законодавство РФ містить досить велику кількість нормативних правових актів, які надають пільги і обмеження для різних категорій працівників. Тому при складанні штатного розкладу роботодавцю краще дотримуватися відповідних кваліфікаційних довідників.

Як грамотно заповнити ШР розглянемо на прикладі заповнення уніфікованої форми Т-3.

Графа 4 (кількість штатних одиниць)

У тому випадку, якщо передбачається зміст неповної штатної одиниці, кількість неповних штатних одиниць вказується у відповідних частках, наприклад 0,25 (див. Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації, затверджені Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1).

Графи 6-8 (надбавки)

Якщо роботодавець не має можливості заповнити дані графи в рублях, наприклад, в зв'язку з тим, що надбавки встановлені працівникові в процентах або коефіцієнтах, то у відповідних графах допускається вказувати відсотки або коефіцієнти.

Якщо розмір відсотків і коефіцієнтів змінюється, то, на наш погляд, не буде помилкою поставити в відповідних графах прочерки, а в графі 10 зробити посилання на документ, який регулює зміну цих відсотків і коефіцієнтів. Наприклад, процентна надбавка працівникам Крайньої Півночі змінюється в залежності від тривалості "північного" стажу. Тому при заповненні граф 6 - 8 можна поставити прочерки (при відсутності інших надбавок), а в графі 10 зробити посилання на відповідний нормативно-правовий акт, яким регулюється встановлення працівникам Крайньої Півночі процентних надбавок до заробітної плати.

Інші стимулюючі виплати, крім надбавок, які не показуються. Тобто, немає необхідності відображати в уніфікованій формі штатного розкладу премії та інші стимулюючі виплати, які не є надбавками. Чим саме надбавки заслужили право бути присутніми в уніфікованій формі штатного розкладу, неясно. Тим більше що офіційного визначення надбавки в трудовому законодавстві немає.

Графа 9. (підсумок)

Підрахунок підсумку заробітної плати можливий тільки тоді, коли тарифні ставки і надбавки встановлені в однакових одиницях за однаковий період часу. Якщо у відповідних графах крім рублів використовуються відсотки і коефіцієнти, а в організації використовується не тільки погодинна, а й відрядна система оплати праці, то вивести підсумок по графам 5 - 9 уніфікованої форми штатного розкладу не представляється можливим.

як затвердити

Роботодавець самостійно затверджує штатний розклад. Трудовим законодавством не передбачено врахування думки представницького органу працівників при затвердженні штатного розкладу.

Стверджується штатний розпис наказом керівника організації або ІП. У цьому наказі на відміну від типової форми наказу по основній діяльності відсутня констатуюча частина, і наказ може починатися відразу зі слів "НАКАЗУЮ", т. К. Ніяких додаткових пояснень для введення в дію ШР не потрібно. Хоча можна вказати причини (при їх наявності), за якими відбувається затвердження нового штатного розкладу.

Питання про проставлення печатки на штатному розкладі законодавцем не вирішене. Уніфікована форма штатного розкладу не передбачає обов'язкової постановки друку.

Роботодавець також самостійно вирішує питання зміни і доповнення ШР. Зміни до штатного розпису можуть вноситися роботодавцем як завгодно часто. У разі спору про звільнення працівників за скороченням штату доцільність зміни штатного розкладу судами не розглядається.

зразок заповнення

Як скласти?

У штатному розкладі повинні бути вказані такі дані:

  • Повне найменування організації, відповідно до установчих документів
  • ОКПО організації
  • Номер штатного розкладу (можна використовувати будь-який спосіб нумерації)
  • Дата фактичного складання
  • Потрібно вказати період дії штатного розкладу (зазвичай ця дата дорівнює 1 року)
  • У правому верхньому кутку ставиться гриф «Затверджено» і вказуються реквізити наказу про затвердження та введення в дію штатного розкладу
  • Найменування посади працівника відповідно до ЕКСД
  • Кількість працівників по кожній посаді
  • Розміри тарифних ставок (окладів) працівників
  • Постійні надбавки і доплати
  • Якщо на підприємстві змінюється перелік посад, кількість працівників, оклади і премії, то до штатного розпису повинні бути обов'язково внесені ці зміни

Якщо цього не робити, то можуть виникнути проблеми з перевіряючими органами.

Наказ про затвердження

Штатний розклад має бути затверджене керівниками всіх структурних підрозділів або окремими співробітниками керівних посад. Після цього штатний розпис направляється на розгляд до головного бухгалтера і керівника кадрової служби. Після затвердження штатного розкладу бухгалтером і керівником кадрової служби видається наказ керівника про затвердження нового розкладу. Коли наказ видано, в штатному розкладі проставляється дата і номер.

Хто відповідальний?

Зазвичай штатний розпис складається працівник кадрової служби або бухгалтер. Але його складання можна доручити будь-якому працівнику підприємства. Ознайомлення Штатний розклад не є локально-нормативним актом організації, тому роботодавець не зобов'язаний знайомити з ним працівників.

Наказ про внесення змін

Наказ про внесення змін оформляється у вільній формі і в ньому повинні бути вказані такі реквізити:

  • Назва організації
  • тип документу
  • Дата і номер реєстрації
  • Гриф з написом "Затверджено"
  • візи керівників
  • Наказ узгоджується з головним бухгалтером і керівником

Зміна в зв'язку з виключенням посад

Виключити посаду зі штатного розкладу можна тільки при скороченні персоналу. Для цього видається наказ про внесення змін, видаляється посаду і затверджується новий штатний розклад.

Виключити певну посаду можна тільки при виникненні певних умов, таких як:

  • криза
  • Зміна умов праці та інше

При скороченні персоналу звільняється співробітник попереджається за два місяці до скорочення.

Порядок дій при скороченні персоналу і зміну штатного розкладу:

  • Складання наказу (в ньому вказуються причина його видання, прописується найменування посади, яка виключається)
  • документ завіряється
  • Виробляються зміни в чинному штатному розкладі без видалення кодів посад і структурних підрозділів
  • Складається наказ про заходи щодо скорочення персоналу. Наказ завіряється і скорочуються співробітники з ним ознайомлюються

Для того, щоб ввести нову посаду до штатного розпису необхідно:

  • Скласти наказ про внесення змін в розклад
  • Внести зміни до штатного розпису
  • Скласти посадову інструкцію нового працівника

Термін зберігання штатного розкладу

Штатний розклад має зберігатися на підприємстві три роки, починаючи з року, коли положення втратило силу.

Штрафи за невірно складене штатний розклад

Згідно ст. 5.27 КоАП РФ посадова особа може бути оштрафовано на суму від 2 000 до 5 000 рублів; на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльність без створення юридичної особи, - від 2 000 до 5 000 рублів; на юридичних осіб - від 50 000 до 80 000 рублів.

За матеріалами: znaydelo.ru, slob-expert.ru

Вітаємо! Ви коли-небудь чули про такий документ, як «Штатний розклад організації»? А адже це документ, на підставі якого нараховується заробітна плата, а також приймають і звільняють працівників. Зараз ми постараємося докладно розповісти про те, які функції виконує ШР і як правильно його складати.

Що таке «Штатний розклад»

Кожен з вас хоч раз в житті бував у відділі кадрів якогось підприємства. Ви напевно бачили незліченну кількість папок і особистих справ співробітників. Напевно багатьом було цікаво, як працівники цього відділу збирають і запам'ятовують інформацію про всі посадах, співробітників і т.д.

А все досить просто. У них є такий документ, як штатний розклад.

Штатний розклад (ШР)   - це нормативний документ, в якому вказується інформація про всі посадах підприємства, кількості штатних співробітників, розмір їх тарифних ставок і величина надбавок.

Іншими словами, це документ, який містить узагальнені відомості про кількість працівників підприємства і наявних посадах. Крім цього, в штатному розкладі вказується розмір заробітної плати для кожної посади з урахуванням всіх належних надбавок.
  Дуже часто цей документ допомагає керівникам підприємства в ході судових розглядів. Наприклад, через вимушене скорочення штату співробітників, був звільнений робітник і він подав на колишніх керівників до суду. В цьому випадку ШР є прямим доказом правомірності дій відповідача.

Зважаючи на важливість цього документа, всі сторінки нумеруються, шнуруються і скріплюються печаткою.

  • Завантажити Зразок наказу про затвердження штатного розкладу
  • Завантажити Штатний розклад форма N Т-3

Функції штатного розкладу

Як і будь-який документ, ШР виконує ряд функцій. Основними, з яких, є:

  • Можливість організації робочого часу персоналу;
  • Нарахування щомісячної заробітної плати співробітникам;
  • Офіційне оформлення нових співробітників;
  • Залишення правил внутрішнього розпорядку дня;
  • Переклад оформлених працівників з однієї посади на іншу і т.д.

Штатний розклад - обов'язковий документ

На кожному підприємстві існує велика кількість документації. Є документи, які ведуться в обов'язковому порядку, а є ті, які створюються за необхідності. На питання «Чи є ШР обов'язковим документом?» не можна дати однозначну відповідь.

Все через те, що трудовий кодекс не передбачає обов'язкової наявності на підприємстві ШР. Але якщо розглядати це питання, ґрунтуючись на вимогах Роскомстата, то виходить, що даний документ необхідний, тому що він є первинною документацією для обліку виплат по заробітній платі.

Хоча в законодавстві ніде не прописані чіткі норми, але більшість організацій веде даний вид документації. Адже основна частина державних перевірок починається саме з вивчення ШР.

Насправді, наявність даного документа полегшує життя не тільки перевіряючим, а й керівникам, відділу кадрів і бухгалтерії.

Який термін дії штатного розкладу

У жодному офіційному документі не вказано точний термін дії ШР. Керівник сам має право вказувати термін, на якій складається цей документ. Найчастіше його переробляють щороку, а в дію вводять з 1 січня. При складанні ШР, вказується дата його дії. Але якщо не вказати дату, тоді документ вважається безстроковим і його не потрібно переробляти.

Скільки і де зберігається штатний розклад

На підставі постанови Росархіву, ШР, після закінчення дії, має зберігатися на підприємстві протягом 3 років. А термін зберігання штатних розстановок становить 75 років.

Штатна розстановка   - необов'язковий для кожного підприємства документ, який створюється на основі штатного розкладу. Він є мобільною версією ШР і включає більш детальну інформацію про співробітників компанії (вказується ПІБ робочих, група інвалідності і т.д.).

хто складає

Перед тим як приступити до створення документа, керівник видає наказ про зміну штатного розкладу, де призначає співробітника, який буде його складати.

Це може бути абсолютно будь-який працівник організації. Але найчастіше таку роботу доручають співробітникам відділу кадрів, бухгалтерії або інженеру по нормуванню праці.

Скільки копій ШР має бути на виробництві

При складанні ШР, робиться одна його копія. Таким чином, оригінал і копія повинні зберігатися у відділі кадрів і бухгалтерії.

Зміна штатного розкладу

Іноді до чинного ШР доводиться вносити зміни. Робиться це в декількох випадках:

  1. Якщо відбувається реорганізація фірми;
  2. Якщо необхідно оптимізувати і поліпшити трудову діяльність апарату управління;
  3. Якщо внесені до законодавства зміни вимагають внесення обов'язкових поправок в ШР;
  4. У разі зміни штатних одиниць ;
  5. Зміни посади в штатному розкладі;
  6. Зміни окладу в штатному розкладі.

Якщо зміни незначні і не вимагають створення нового ШР, тоді керівник видає наказ про внесення змін до штатного розпису. Після чого відповідальний працівник вносить поправки до чинного документ.

При внесенні змін до штатного розпису, керівництво не зобов'язане письмово повідомляти про це працівників.

Другий спосіб внести поправки - це створити нове ШР.

При будь-яких змінах в ШР, поправки повинні вноситися до трудових книжок і особисті картки працівників. Перед цим необхідно отримати письмовий дозвіл на таку дію від співробітників.

Наприклад, якщо незначно змінюється формулювання назви посади, працівник повинен бути про це письмово повідомлений. Тільки після цього вносяться зміни в його трудову книжку.

Якщо зміни стосуються величини окладів, в такому випадку співробітника повідомляють в письмовій формі за 2 місяці. Ці поправки паралельно вносять і в трудовий договір.

Чи є обов'язкова форма штатного розкладу

Для складання ШР, найчастіше використовують уніфіковану. Вона являє собою бланк - таблицю, в яку необхідно вносити дані.

Більшість організацій беруть форму Т-3 за основу і «підганяють» під своє підприємство. Це дозволено, т. Е. Уніфікована форма цього документа не є обов'язковою.

У випадках, якщо підприємство має державну форму управління, тоді штатний розклад оформляється за всіма правилами.

Структура штатного розкладу організації

ШР складається з «шапки», таблиці та даних людей, які підписали цей документ.

Перша частина документів містить наступну інформацію:

  • Найменування організації, відповідно до установчих документів;
  • Дата початку дії ШР, його номер і термін дії. Нумерацію можна привласнювати довільну.
  • Дата і номер наказу про затвердження штатного розкладу;
  • Загальний штат співробітників.

Друга частина - це сукупність даних по всіх посадах. Її ми розглянемо трохи пізніше.

У третій частині прописані прізвища і посади людей, які підписали цей документ. Найчастіше це керівник кадрової служби та головний бухгалтер.

Як скласти штатний розклад

Сподіваємося, що при заповненні «шапки» ні у кого питань не виникло, тому переходимо до заповнення самої таблиці.

1 графа . Найменування структурного підрозділу. Перераховувати їх треба в порядку підлеглості. Наприклад, адміністрація, секретаріат, фінансовий відділ, бухгалтерія та т.д .;

2 графа. Код підрозділу.   Нумеруємо підрозділи зверху вниз (01,02,03 і т.д.);

3 графа. Посада.   Дані необхідно вносити в називному відмінку без скорочень, в однині, керуючись кваліфікаційно-тарифних довідниках;

4 графа . Кількість штатних одиниць.   У цій графі вказується, скільки людей однієї посади необхідно підприємству. Ця величина може бути як цілої, так і дробової. Наприклад, 2,5 може означати, що 2 співробітники буде працювати на повну ставку, і один на півставки;

5 графа . Величина окладу, тарифної ставки або бонусів.   Вказується в рублях по кожній посаді. Якщо, наприклад, працює 2 бухгалтера, але керівник платить їм різну зарплату, то в штатному розкладі вказується єдиний оклад, а в графі надбавки прописуються доплати. Тобто оклад працівників на одній посаді повинен бути однаковим;

6, 7, 8 графа . Надбавки за особливі умови праці.   Їх може і не бути, тоді в графах ставляться прочерки. Але якщо працівник працює в нічний час, святкові дні, прибирає сан. вузли і т.д., тоді за законом йому необхідно виплатити певну компенсацію;

9 графа. Всього за місяць.   Підсумовуються дані за графами 5,6,7,8, після чого збільшується на кількість штатних одиниць по кожній посаді;

10 графа . Примітка.   Може вказуватися локально-нормативний акт, на підставі якого здійснюється оплата праці;

Після внесення даних, необхідно підбити підсумок по 4   і 9   колонці. Таким чином, ми дізнаємося кількість штатних одиниць в штатному розкладі і місячний фонд оплати праці.

Затвердження штатного розкладу

Згідно з правилами затвердження штатного розкладу, після складання і перевірки всіх даних, ШР підписує керівник, головний бухгалтер та начальник відділу кадрів. Після чого керівник підприємства видає наказ про введення даного документа в дію.

висновок

ШР - це не обов'язковий, але дуже важливий документ будь-якої організації. На його підставі можна або прийняти нового. Крім цього, з його допомогою нараховується заробітна плата співробітникам підприємства.

Даний документ не строго регламентований, тому його можна «підганяти» під кожну організацію і переробляти в разі потреби. Це паличка-виручалочка керівника в період перевірок державних органів.