Табельний облік на прикладах. Інформація про час приходу і відходу з роботи кожного співробітника реєструється в журналі явки. Це дозволяє Явка не збігається з плановими даними


Де знайти і як заповнити графік роботи в 1С, особливості заповнення і налаштувань нестандартних графіків роботи в 1С: ЗУП3.8 - читайте в нашій статті.

Роботодавець встановлює графіки відповідно до цілей продуктивності на своєму підприємство. Розглянемо їх відображення в програмі (1С: зуп).

Де і як заповнити графік роботи в 1С: ЗУП 8.3: «п'ятиденка»

Для заповнення графіків у програмі зайдемо в меню «Налаштування» - розділ «Підприємство» - графіки роботи співробітників. За кнопці «Створити» відкривається настройка і створення нового графіка. Вказуємо його найменування, встановлюємо поточний рік і провалюємось в запропоноване нам меню «Змінити властивості графіка».

Спочатку розглянемо настройку графіка в 1С, за яким працює більшість росіян - п'ятиденка. вказуємо:

Заповнюємо графік при неповному робочому часу в 1С: ЗУП 8.3

Зустрічаються випадки, коли співробітник працює п'ять днів на тиждень, на неповний робочий день. В цьому випадку ми:

  1. створюємо новий графік, вказуємо такі ж налаштування, як і в графіку «Пятидневка»
  2. встановлюємо галку «Неповний робочий час» - неповний робочий день (тут же можна вказати, що ведеться облік за неповною робочого тижня); і вважати норму за іншим графіком «Пятидневка».
  3. У табличній частині з розкладом роботи необхідно вручну вказати кількість годин роботи на кожен день.

Заповнюємо змінний графік роботи в 1С: ЗУП 8.3

Існує облік за видами часу: явка, нічні години і вечірні години - вони беруться за основу складання графіків зі змінним характером роботи на кожному підприємство. Розглянемо складання такого графіка, наприклад графік: день - явка (12 годин), другий день - вечірній час (3 години) і нічний (9 годин), третій день - отсипной, четвертий - вихідний.

  1. У властивостях графіка вказуємо спосіб заповнення «За циклам довільної довжини (змінні графіки)» і те, що при заповненні не варто враховувати святкові дні; ведеться підсумований облік робочого часу; при підрахунку переробок визначати норму по «Виробничому календарем».
  2. Види часу: якщо на підприємство ведеться облік не тільки нічного часу, а й вечірнього (а в нашому прикладі такий облік і ведеться); встановлюємо прапорці на «Явка», «Нічні годинник» і «Вечірні години».
  3. У таблиці «Розклад роботи» вказуємо номер дня «1»: явка 13; номер дня «2»: нічні години 9, вечірні години 3; два останніх дня залишаються порожніми (Рис.2). Після натискання кнопки «Ок» графік заповниться коректно.

Існує велика кількість способів складання в програмі «Зарплата і управління персоналом, редакція 3.0», варто лише поставити правильні параметри і заповнити графік.

Важливо!Без складених графіків зарплата співробітникам нараховуватися не буде. Графік необхідно підв'язати до співробітника при прийомі на роботу, а змінити графік на інший можна за допомогою документа « кадровий переклад»Або« Кадровий переклад списком »(додати співробітника - на закладці« Главное »встановлюємо галку« Перевести на інший графік »).

Заповнюємо індивідуальний графік роботи в 1С: ЗУП 8.3

Якщо у співробітника немає певного, встановленого графіка, тобто щомісяця змінюються робочі дні, в цьому випадку рекомендовано створювати «Індивідуальні графіки роботи» (меню «Зарплата» - Облік часу - Індивідуальні графіки). В даному випадку графік заповнюється вручну щомісяця: у верхній колонці вказуємо «Явку» і кількість годин, в нижній частині «нічний» або «вечірній» час і кількість годин (Рис.3).

Отже, ми розглянули, де і як заповнити графіки роботи в 1С: ЗУП 3.8, зробили настройки нестандартних графіків роботи в 1С.

Якщо у вас залишилися питання щодо заповнення та налаштування графіків роботи в 1С: ЗУП 3.8, відповімо на нашій. Наші експерти не тільки консультують усно, а й до вашої робочої базі 1С, щоб допомогти знайти помилку або зробити налаштування програми 1С.

Табель обліку робочого часу в 1С ЗУП 8.3 ведеться за тими співробітникам, заробітня плата яких залежить від кількості відпрацьованого часу (повременщики).

Існує два способи обліку відпрацьованого часу:

  • Облік відхилень від планового часу. В даному випадку фіксуються всі неявки на роботу (відгул, відпустка, лікарняний і т. П.). Даний спосіб обліку так само відображає незаплановані роботи (понаднормові).
  • Даний спосіб відображає не тільки незаплановані роботи і неявки, а й час, відпрацьований за графіком - суцільна реєстрація.

Якщо вас цікавить, де знайти табель обліку робочого часу в 1С Бухгалтерія 8.3, томити не буду - його там немає. Для цілей розширеного обліку по з / п спеціально купується рішення 1С ЗУП 8.3. Про неї ми і поговоримо.

Насамперед необхідно на поточний рік (на рік ведення табеля). У меню «Налаштування» виберіть пункт «Виробничі календарі».

Якщо календар не був раніше створений, його необхідно створити і заповнити автоматично, перевіривши правильність і при необхідності внести зміни.

графіки роботи

Після заповнення виробничо календаря в 1С ЗУП, вам необхідно створити і заповнити графіки роботи співробітників. Для цього перейдіть в меню «Налаштування» і виберіть пункт «Графіки роботи співробітників».

Графік можна заповнити автоматично, при необхідності скорегувавши.

Графіки роботи можна задати для співробітників такими документами, як, «Прийом на роботу» і «Кадровий переклад».

У ЗУП є можливість масово змінювати графік роботи співробітникам.

У таких ситуаціях, коли у співробітника на певний період часу змінювалися умови робочого часу (наприклад, скорочений день), для них вказуються індивідуальні графіки. Налаштування індивідуальних графіків розташовується в меню «Зарплата». При наявності індивідуального графіка у співробітника за певний період, програма не зважатиме на основний.

Заповнення табеля обліку робочого часу в 1С ЗУП

Табель обліку робочого часу в 1С ЗУП 8.3 знаходиться в розділі «Зарплата», пункт «Табелі». У табелі використовуються позначення, які знаходяться в довіднику «Види використання робочого часу». При необхідності вказівки декількох видів часу, кожен з них вказується в окремому рядку.

Табель можна заповнити автоматично, скорегувавши при необхідності дані. На деяких підприємствах використовуються СКУД (системи контролю та управління доступом). Вся суть полягає в тому, що всі входи і виходи фіксуються за допомогою електронно-пропускної системи. Ці дані можна перевантажити в табель обліку робочого часу, виключаючи при цьому необхідність вести його вручну.

Для того щоб була можливість змінювати дані в табелі щодо графіка роботи, в налаштуваннях програми потрібно зняти галку «Перевіряти відповідність фактичного часу плановому». В іншому випадку якщо в табелі буде вказано робочий час, наприклад, у вихідний за графіком роботи, документ не буде проведений.

Слід пам'ятати, що при одночасному веденні і табелів і документів відображення, табель матиме вищий пріоритет при отриманні відпрацьованого часу для розрахунку зарплати.

Форма Т-13

В 1С ЗУП 3.1 для перегляду відпрацьованого часу є друкована форма «Т-13». Сформувати цей звіт можна з розділу «Зарплата», вибравши пункт «Звіти по зарплаті». Необхідний вам звіт буде називатися «Табель обліку робочого часу Т-13».

Минулого тижня відразу два відвідувачі хотіли дізнатися про зведений введення відпрацьованого часу через табель в 1С ЗУП 3. Розберемо це питання докладніше:

«Допоможіть пож-та, налаштувати в ЗУП 3 розрахунок, аналогічний, розрахунку в ЗУП 2.5. Ми раніше вводили Табель обліку відпрацьованого часу зі способом введення часу «Зведено, в цілому за період». Як це зробити в ЗУП 3? »

✅ Семінар «Лайфхак по 1C ЗУП 3.1»
Розбір 15-ти Лайфхак з обліку в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ з перевірки розрахунку зарплати в 1С ЗУП 3.1
ВІДЕО - щомісячна самостійна перевірка обліку:

✅ Нарахування зарплати в 1С ЗУП 3.1
Покрокова інструкція для початківців:

У ЗУП 3 також присутній документ Табель, яким можна вводити відпрацьований час співробітників. Однак цей документ не має можливості зведеного введення відпрацьованого часу.

Реалізувати такий введення можна за допомогою документа. Для цього в довіднику «Шаблони введення вихідних даних» необхідно створити новий елемент. У ньому на вкладці «Види часу» вказати види часу, за якими нам необхідно вводити відомості. Наприклад, вкажемо види часу Явка і Нічні годинник.

Також необхідно встановити прапорець « В цілому за період«.

В результаті в журналі документів «Дані для розрахунку зарплати» з'явиться новий вид документа для введення відпрацьованого часу. Введемо співробітнику Христенко і Цвєтаєву відпрацьований час. Христенко працював в нічний час.

Після цього в документі «Нарахування зарплати і внесків» для розрахунку за цими співробітникам буде використано відпрацьований саме з документа «Дані для розрахунку зарплати».

Щоб дізнатися першими про нові публікації підписуйтесь на оновлення мого блогу:

  • враховувати фактичний час, Яке відпрацював співробітник.
  • Контролювати присутність співробітника на робочому місці.
  • Розраховувати заробітну плату.

Журнал явки - це таблиця, в якій в рядках розташований список співробітників, а в стовпчиках - календарні дати. Осередки таблиці містять явки співробітників в форматі, яка була обрана в поле Вид:

  • Години роботи, наприклад, 16:00 - 22:00.
  • Тривалість, наприклад, 6:00.

Щоб сформувати журнал:


Щоб знайти в списку співробітника або зміну, введіть слово або кілька символів в поле Пошук.

З журналу явки можна подивитися, за яким розкладом повинен був працювати співробітник в той день, коли зареєстрована дана явка. Для цього виберіть явку і пункт контекстного меню Розклад. Інформацію про прихід співробітника на роботу можна видалити (пункт контекстного меню вилучити).

В осередках журналу явки можуть використовуватися такі символи:

позначення Що означає
вид журналу Години роботи . Час приходу і відходу співробітника, зареєстроване в iikoFront. Колір шрифту задається в типі явки, за замовчуванням у всіх явок тип Відпрацьовано - їх межі показані чорним шрифтом
вид журналу тривалість . Тривалість явки.
Для незакритих змін вказано час початку, а замість часу закінчення - "не закрита».
Явка обраного співробітника на поточну дату.
Явки обраного співробітника на майбутні дати (наприклад, лікарняні або відпустки)
Невихід працівника на роботу через відпустку, лікарняного або прогулу позначаються короткими назвами, заданими при налаштуванні цих типів явок (наприклад, «О», «Б» або «П»).
Явка, у якій затверджене час приходу / відходу відрізняється від фактичного часу, зареєстрованого в iikoFront.
Явка тривалістю більше доби.
Явка тривалістю менше доби, перетинається з іншою явкою.
Явка співробітника зареєстрована не в тому підрозділі, в якому йому нараховується зарплата.
Явка скопійована в буфер обміну.

Якщо тривалість явки становить менше доби, але межі її зафіксовані різними датами, то відображається вона в осередку дати відкриття. Наприклад, зміна була відкрита о 20:00 5 жовтня, а закрита о 04:00 6 жовтня. В цьому випадку явка цілком відображається в колонці 5 жовтня.

Якщо тривалість явки становить понад 24 годин, то вона відображається в декількох осередках до дати закриття зміни.

Довгі явки закриваються автоматично після закінчення тієї кількості днів, яке зазначено в настройках торгового підприємства на закладці Облік робочого часу у полі Автоматично закривати явку через n днів. У коментарі до явки вказується причина автоматичного закриття. У iikoFront ця явка вважається відкритою. А коли співробітник закриває таку довгу зміну, то це час догляду вже не враховується.

Детальна інформація про відкриття і закриття зміни, автоматичному закритті і ігноруванні явок міститься в Журналі подій.

Реєстрація явок

Існує кілька варіантів реєстрації явок:

  • Автоматично в iikoFront: в момент відкриття і закриття особистої зміни співробітника,
  • Автоматично в iikoOffice: при призначенні неробочих змін - лікарняних, відпусток. Для використання цієї можливості необхідно виконати попередні налаштування, див. Журнал «Розклад».
  • Вручну з iikoOffice: наприклад, для затвердження явок співробітникам на окладі або редагування автоматичних явок.

Факт присутності співробітника на робочому місці може бути зареєстрований також з його персонального звіту (кнопка Дії → Додати явку).

Щоб зареєструвати явку вручну:


Таким чином, за допомогою ручної реєстрації явки менеджер (або інша відповідальна особа) може зарахувати, скоротити, збільшити або НЕ зарахувати переробку, зафіксовану в iikoFront, а також перевизначити за фактом тип явки співробітника.

Якщо явки часто повторюються, то для прискорення процесу потрібну явку можна копіювати. Команди копіювання і вставки доступні з контекстного меню і після натискання клавіш Ctrl + C, Ctrl + V. Скопійована в буфер обміну явка виділяється в таблиці жовтим кольором.

Зарплата працівникам нараховується тільки за підтверджені явки. Вони можуть зараховуватися двома способами: автоматично або вручну менеджером. Це залежить від налаштувань закриття касової зміни.

Якщо явка підтверджена автоматично, то у неї час приходу і відходу збігається з фактичним, зареєстрованим в iikoFront.

В разі встановлення ручне підтвердження, то прийняті час приходу і відходу співробітника вказує менеджер при закритті касової зміни або в iikoOffice. Як прийняти вручну явку на терміналі см. В статті Явки співробітників.

Щоб прийняти явку в iikoChain:

  1. Виберіть пункт меню Співробітники → Журнал явки.
  2. Відкрийте явку, яку потрібно прийняти.
  3. Вкажіть час догляду. галочка підтвердити вручну встановлюється за умовчанням.
  4. Натисніть кнопку Зберегти.

В процесі роботи може вийти так, що співробітники відкривають кілька змін на різних терміналах, або менеджер створює явки вручну в iikoOffice або iikoChain. В результаті в журналі формується кілька пересічних явок, які об'єднуються в одну. Результат злиття залежить від того, яким способом підтверджуються явки: автоматично або вручну.

при автоматичному підтвердженні об'єднуються пересічні підтверджені явки, зареєстровані в одному і тому ж підрозділі для однієї і тієї ж посади співробітника. В результаті об'єднання залишається остання підтверджена вручну явка, для якої встановлена \u200b\u200bгалочка Підтвердити вручну. Якщо така не знайшла, то вибирається найраніша явка серед пересічних, інші видаляються. У що залишилася явки:

  • Підтверджені дати приходу і відходу не змінюються.

наприклад:

  • Пересічні явки, створені в iikoFront.
    • На Термінале1 створена і закрита явка з 12.00 по 14.00.
    • На Терміналі 2 створена і закрита явка з 13.00 по 13.30.

      • При закритті зміни на Терміналі 1 явки автоматично об'єднаються. Підтверджене час складає період з 12.00 по 14.00.

  • Дві явки, створені в iikoFront, перетинаються з ручною явкою.
    • У iikoOffice вручну створена явка з 12.00 по 18.00.
    • На Терміналі 1 створена і закрита явка з 16.00 по 16.30.
    • На Терміналі 2 створена і закрита явка з 16.00 по 17.00.

В результаті залишиться тільки перша явка, інші будуть видалені. Зараховане час складає період з 12.00 по 18.00.

У режимі ручного підтвердження об'єднуються тільки пересічні закриті непідтверджені явки, зареєстровані в одному і тому ж підрозділі для однієї і тієї ж посади співробітника. В результаті для такої об'єднаної явки:

  • Зареєстрований інтервал в iikoFront є об'єднанням аналогічних інтервалів пересічних явок.
  • Підтверджений інтервал є злиттям всіх підтверджених інтервалів пересічних явок.

наприклад:

  • пересічні підтверджені
    • На Терміналі 1 створена і закрита явка з 14.00 по 14.30.
    • На Терміналі 2 створена і закрита явка з 14.10 по 14.20.

      • При закритті друга явка зливається з першої. Межі підтвердження об'єднаної явки складають з 14.00 по 14.30.

  • Пересічні вибірково підтверджені
    • На Терміналі 1 відкрили явку о 14.00.
    • На Терміналі 2 відкрили, закрили і підтвердили явку з 14.10 по 14.20.
    • На Терміналі 1 закрили явку о 14.30.

    В результаті явки не об'єднаються, тому що явка на Терміналі 2 вже підтверджена.

  • Пересічна з ручною
    • У iikoOffice створили явку з 12.00 по 18.00
    • На Терміналі 1 відкрили, закрили і підтвердили явку з 14.00 по 16.00.

В результаті явки не об'єднаються, тому що на момент підтвердження другої явки перша вже була прийнята.

Всі факти об'єднання явок відображаються в Журналі подій з типом «Злиття декількох явок».

Щоб вивантажити Журнал явок в MS Excel в меню дії виберіть пункт Експортувати в Excel. Журнал вивантажується з урахуванням користувальницької угруповання, фільтрації і налаштований параметрів: «період», «показувати всіх співробітників», «Вид: Період / Інтервал». У форматі Excel звіт формується в такому ж вигляді, як ви його бачите в iikoOffice.

Табель обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу містить інформацію про відпрацьований час співробітників. У графах табеля проставляються коди явок і кількість відпрацьованих годин на кожну дату звітного періоду. Для неявок проставляються тільки їх коди, а невідпрацьований час не вказується (відповідні графи залишаються порожніми).

Якщо співробітник працює за розкладом або на окладі, то в табель потрапляє тільки той час, який він відпрацював відповідно до розкладу.

Якщо у співробітника вільний графік, То в табель включаються всі його відпрацьовані години без урахування розкладу.

Щоб роздрукувати або вивантажити в Excel «Табель обліку робочого часу за формою № Т-13», натисніть кнопку дії і виберіть пункт Друк форми Т-13 або Вивантаження форми Т-13 в Excel.