Як присвоюється табельний номер працівникові. Як присвоюється табельний номер співробітника? Що таке табельний номер

З таким поняттям, як «табельний номер співробітника», стикається далеко не кожен працівник. Часто про це знають ті, хто веде свою трудову діяльність на великому або середньому за своїм розміром підприємстві. Бухгалтерія ТОВ невеликого масштабу зазвичай не сповіщає співробітників. Великі ж заводи завжди говорять співробітникам їх табельні номери. Знають чи ні працівники про це, але привласнення порядкового номера здійснюється відділом кадрів або бухгалтерією. Це регламентовано чинним законодавством, і відсутність даного пункту є порушенням.

Табельний номер - що це таке?

В принципі, з самої назви стає ясно, що таке табельний номер. Це свого роду числове значення, яке закріплюється за конкретним співробітником. Це такий шифр, який позначає працівника.

До особливостей табельних номерів можна віднести те, що вони індивідуальні. Тобто немає працівників, чий шифр б повністю збігався. При цьому табельний номер зберігається і за звільненим працівником. Якщо він надалі продовжує трудові відносини з цим роботодавцем, то йому присвоюють його старий номер.

Також варто відзначити, що табельний номер співробітника присвоюється йому при працевлаштуванні, в подальшому він не змінюється. Тобто оформлення на роботу закріплює певний шифр, який надалі залишається таким же, незалежно від зміни посади або підвищення окладу.

Необхідність в табельних номерах. Для чого вони потрібні?

Все-таки краще розібратися, для чого потрібні табельні номери роботодавцю. Співробітник від цього не отримує нічого. Як говорилося вище, працівник може і не знати про наявність такого шифру. Однак для чого тоді був спочатку введений табельний номер співробітника? Як присвоюється ця шифр і що він несе?

Табельні номери допомагають бухгалтерії ТОВ або підприємства. Завдяки їм стає легше здійснення електронного документообігу. Хоча варто відзначити, що табельні номери на великих заводах використовувалися вже досить давно, ще до виникнення програми 1С.

У чому основні моменти, що дозволяють використовувати даний шифр? Це, перш за все:

Полегшення роботи фахівців відділу кадрів. Це пов'язано з тим, що відстеження табельного номера допомагає не "втратити" співробітника при зміні ним посади.
Допомога бухгалтерії в роботі з нарахуванням і видачею заробітної плати. Тут безпосередньо пов'язані табельні номери в 1С. Саме ця програма допомагає вибирати співробітника не по імені або посади, а по табельної номером.
Відстеження знаходження співробітника на робочому місці. Актуально для підприємств, які оснащені електронною системою пропусків.

Конкретні приклади. Навіщо потрібен табельний номер?

Щоб зрозуміти, ким і як привласнюється табельний номер співробітника, необхідно до кінця усвідомити, для чого ж потрібен цей параметр.

В першу чергу, це допомагає уникнути непотрібних пліток. Так, якщо при нарахуванні заробітної плати бухгалтер або фахівець з нормування та оплати праці бачить тільки табельні номери. Він не може зрозуміти, яку саме суму отримав Іванов, а яку - Петров. Тобто це дозволяє додатково посилювати секретність.

Також табельний номер допомагає не помилитися. Це ще один параметр, який дозволяє перевірити правильність оформлення документа. Особливо актуально, коли є однофамільці або повні тезки. Зрозуміло, можна також звіряти і параметри за посадою або дату прийняття на роботу. Однак табельні номери не варто скидати з рахунків.

Хто може привласнити?

Табельні номери співробітників привласнює фахівець відділу кадрів. Однак варто зазначити, що законодавство не регламентує посаду працівника, що займається привласненням шифрів. Однак при оформленні на роботу безпосередньо присутні саме інженери з кадрового обліку.

Займатися цим можуть також керівники структурних підрозділів або і зовсім керівник підприємства. У разі відсутності кадрового працівника його місце в даному питанні може зайняти бухгалтер.

Кому можна привласнити табельний номер

Чи всім працівникам можна привласнити шифр? Облік табельних номерів зазвичай ведеться по всім співробітникам підприємства. А саме:

Співробітникам, які працюють на постійній основі.
Тимчасовим або сезонним працівникам.
Зовнішнім сумісникам.
Тим, хто працює неповний робочий день.

За фактом кожен працівник має свій табельний номер, незалежно від того, на який термін він працевлаштований. Примітно, що навіть студенти, які оформляються на практику в будь-якої відділ, отримують свій код.

Варто відзначити, що якщо працівник має якесь поєднання робіт або професій в рамках одного підприємства, він все одно отримує один табельний номер. Працівник же, який підробляє в двох фірмах, має в кожній з них свій, індивідуальний шифр.

Як присвоюється табельний номер співробітника. Що говорить закон?

Відразу варто відзначити, що законодавство досить розпливчасто говорить про присвоєння табельного номера на підприємстві. За фактом, ніяких певних статей в Трудовому кодексі або ж федеральних законів, що регламентують те, як присвоюється табельний номер співробітникам, немає. Кожен роботодавець для себе виробляє ту систему, яка допомагає саме йому вести грамотний і зручний облік даних шифрів. Тут важливу роль грають внутрішні документи організації. У них, наприклад, можна визначити посаду співробітника, що займається присвоєнням номерів.

Загальноприйнято, що табельний номер присвоюється кожному співробітнику, причому починати слід з першого номера. По суті, він стає тотожним поняттю «порядковий номер».

Вестися такий облік може в двох варіантах:

З використанням спеціальних програм.
Вручну співробітником.

Останній спосіб застосовується все рідше. Це обумовлено тим, що найбільш популярна програма 1С дозволяє автоматично привласнювати номера кожному знову влаштованому працівнику підприємства.

Присвоєння табельного номера може здатися трудомістким процесом. Однак це не так. Варто дотримуватися кількох простих правил, і ця дія буде здійснюватися автоматично.

В першу чергу внутрішніми документами організації повинно бути закріплено дане зобов'язання за конкретним працівником. Це допоможе уникнути суперечок надалі. Також це виключить ситуацію, коли ніхто не відповідає за дану операцію.

По-друге, безпосереднє закріплення за працівником номера повинно здійснюватися в перший робочий день співробітника, а в ідеалі - в момент укладення трудового договору. В цьому випадку нумерація буде вірною і без пропусків.

Конкретний числовий код необхідно доносити до співробітників, так як це не тільки підвищує їх значимість в своїх очах, а й допомагає уникнути помилок при нарахуванні заробітної плати. Це пов'язано з тим, що при написанні будь-яких заяв на матеріальну допомогу або ж для оформлення відпустки працівник буде вказувати, крім усього іншого, і свій табельний номер.

Також даний параметр повинен бути в обов'язковому порядку вказано і в наказі про прийом на роботу. Він може бути надрукований в програмі або ж написаний від руки представником відділу кадрів.

Журнал обліку. Фіксування табельних номерів

Підприємства, які змушені використовувати табельні номери для своїх працівників, найчастіше використовують і такий документ, як журнал обліку табельних номерів.

У цьому внутрішньому документі підприємства можуть зазначатися такі параметри:

Паспортні дані працівника, включаючи його прізвище, ім'я та по батькові, а також номер і серію документа.
Дата прийому співробітника на його основне робоче місце.
Номер трудового договору, а також дата його складання.
Посада фахівця.
Підрозділ, в якому співробітник буде здійснювати трудову діяльність.
Безпосередньо табельний номер.

Табельний номер є обов'язковим для великих підприємств. Однак і дрібні компанії використовують даний спосіб полегшити життя працівникам відділу кадрів або ж бухгалтерії. У загальному розумінні це нумерація працівників. Так як кожен номер унікальний, він допомагає простежити за тим, щоб грошові кошти були нараховані потрібній людині. Особливо це актуально при працевлаштуванні тезок або однофамільців. Саме ведення обліку табельних номерів не є складною або трудомісткою процедурою. В основному її покладають на фахівця відділу кадрів. Однак законодавство дозволяє покласти цю місію на іншого співробітника. Даний факт прописують в документах безпосередньо організації.

Табельний номер - індивідуальний цифровий код, який присвоюється працівнику при працевлаштуванні.

Для чого необхідний табельний номер

Присвоєний в момент прийняття на роботу, табельний номер є одним з основних елементів індивідуального кадрового і фінансового обліку по конкретному співробітнику, і відбивається:

в картці кадрового обліку форми Т-2;
в кадрових наказах про прийом, звільнення, переміщення, преміювання, покарання і заохочення співробітника;
в автоматизованих бухгалтерських програмах з розрахунку заробітної плати (де ідентифікація співробітника виробляється саме за індивідуальним номером);
в відомостях з видачі заробітної плати.

Унікальний номер співробітника дає можливість виключити помилки в обліку його трудової діяльності, фінансових нарахувань по заробітній платі, соціальних виплатах, податковими відрахуваннями.

Табельний номер співробітника: як присвоюється код і які документи регламентують процедуру

Нормативними актами РФ, що регулюють кадровий облік, порядок присвоєння табельних номерів (ТН) не встановлено. У зв'язку з чим, кадрові служби керуються положеннями, викладеними в Листі Держкомпраці СРСР № 75-АБ, Мінфіну СРСР № 89 і ЦСУ СРСР № 10-80 від 27.04.73 р Пункт 18 даного Листи встановлює необхідність присвоєння ТН всім особам, які працевлаштовують на постійну, тимчасову або сезонну роботу. Табельні номери звільнених співробітників рекомендується не надавати іншим особам протягом 1-2 років.

З огляду на, що порядок і необхідність присвоєння унікальних облікових номерів законодавством залишені на розсуд роботодавця, принципи ідентифікації співробітників необхідно встановлювати розпорядженням про внутрішній документообіг підприємства. У Правилах, що регламентують порядок того, як присвоюється табельний номер працівникові на конкретному підприємстві, повинні бути відображені такі аспекти:

наявність і ведення на підприємстві Журналу реєстрації табельних номерів;
яким чином присвоюється табельний номер співробітникам організації, які працевлаштовують вперше і повторно;
вимоги до хронологізації табельних номерів (початок з № 1 і послідовне зростання нумерації);
зміст Журналу реєстрації ТН.

Період дії ТН

Індивідуальний ТН є незмінним, і діє протягом усього періоду роботи співробітника на конкретному підприємстві. Табельні номери, під якими числилися співробітники, що звільнилися з підприємства, можуть як залишитися за звільненими, так і бути присвоєними новим працівникам через деякий час.

У випадках, коли працівник з якихось причин перервав свою діяльність, і після деякої перерви знову повернувся і працевлаштувався на підприємство, йому краще привласнити не нова, а той же табельний номер, під яким він значився в штаті раніше (якщо цей номер не присвоєно іншого співробітника). Саме тому, перед тим, як привласнити табельний номер працівникові, його дані звіряються з архівної базою підприємства на предмет наявності раніше присвоєного унікального коду.

Журнал обліку ТН: зміст і вимоги до документа

Журнал реєстрації табельних номерів уніфікованого стандарту не має, проте має рекомендовану форму, згідно з якою в ньому має міститися мінімум шість обов'язкових граф:

табельний номер;
П. І. Б. працівника;
дата прийняття на роботу;
спеціальність або посада, на яку влаштовується співробітник;
структурний підрозділ;
реєстраційні дані трудового договору (номер, дата).

Самі співробітники нечасто стикаються з табельними номерами, а часто і зовсім не знають про їх існування. Проте, на багатьох підприємствах (частіше середніх і великих) в кадровій документації використовується табельний номер співробітника. Як присвоюється ця номер і навіщо він потрібен, розповімо в цій статті.

Що таке табельний номер (ТН)?

Це цифровий код, який присвоюється працівнику при прийомі на роботу в організацію один раз і на весь період роботи, який використовується для зручності ведення кадрової документації. Навіть якщо працівник звільниться, а потім повторно влаштується на роботу в ту ж фірму, йому буде присвоєно той же самий ТН. Як правило, новим співробітникам табельні номери колишніх співробітників не присвоюються, щоб не виникло плутанини.

ТН використовується у всіх документах з обліку робочого (відпрацьованого) часу, заробітної плати та інших і є унікальним кодом співробітника, який дозволяє кадровому працівникові швидко і ефективно обробляти інформацію, пов'язану з даним співробітником, - проводити розрахунок заробітної плати і податкових відрахувань, лікарняних, відпусток , вести облік відпрацьованого часу.

Як присвоюється табельний номер?

Порядок присвоєння даних кодів працівникам законодавчо не встановлено, проте деякі положення містяться в Листі Держкомпраці СРСР N 75-АБ, Мінфіну СРСР N 89, ЦСУ СРСР N 10-80 від 27.04.1973 "Про Основні положення щодо обліку праці та заробітної плати в промисловості та будівництві "(п. 18). Відповідно до даного Листа ТН присвоюється кожному працівнику, прийнятому:

постійно;
тимчасово;
на сезонні роботи.

ТН звільненого працівника не присвоюється іншому працівникові протягом 1 - 2 років.

Правила присвоєння ТН розробляються самою організацією. Як правило, ТН складається з цифр, але підприємство має право використовувати в нумерації та інші символи. Заборон на це законодавство не містить.

Основні принципи присвоєння ТН повинні бути закріплені в документі, що відбиває кадрову політику підприємства, щоб нумерація була одноманітною.

Перелічимо основні моменти, які є загальними в питанні присвоєння ТН співробітникам:

обов'язки з присвоєння ТН і відповідним контролю і обліку повинні бути покладені на одного співробітника;
ТН присвоюється в день подачі влаштовуються на роботу особою всіх необхідних документів;
ТН вказується в наказі про прийом на роботу;
нумерація починається з цифри 1 і триває в хронологічному порядку. Перший ТН присвоюється керівнику організації, наприклад генеральному директору. Однак, якщо гендиректор буде звільнений і на його місце прийде нове обличчя, останньому буде присвоєно не перший ТН, а номер, наступний за останнім прийнятим на роботу працівником;
ТН не змінюється ні за яких причин, присвоюється один раз і назавжди;
при переведенні працівника в інший підрозділ усередині однієї організації його ТН залишається колишнім, а якщо він спрямований на якийсь період на інше підприємство, там йому буде присвоєний іншій ТН відповідно до правил, встановлених на даному підприємстві.

ТН закріплюються в журналі обліку табельних номерів. В цей документ заносяться наступні дані:

П.І.Б. працівника;
дата прийняття працівника на роботу;
посаду або спеціальність працівника;
реквізити трудового договору (номер і дата);
структурний підрозділ, в якому значиться працівник (відділ, цех і т.д.);
табельний номер.

ТН і облік робочого часу

На підприємствах, де розмір заробітної плати залежить від часу, проведеного працівником на робочому місці, ТН використовується для фіксування і обліку годин роботи конкретного співробітника. Якщо працівник провів на роботі довше, ніж передбачалося, йому повинні бути надані дні відгулу або оплачено час роботи понад норму.

Розмір відпочинку або допоплату буде залежати від того, який працівникові встановлено режим робочого часу:

нормальний - 40 годин на тиждень;
скорочений - до 4 годин на день, наприклад для неповнолітніх;
неповний - за угодою з роботодавцем, для жінок з неповнолітніми дітьми, інвалідів, пенсіонерів тощо

Так, незважаючи на те, що присвоєння ТН не є обов'язковим і не встановлено законодавцем, ТН активно використовується багатьма організаціями по сей день, а значить, ТН - це дійсно зручний і ефективний інструмент ведення кадрового обліку.

Табельний номер - що це таке?

Необхідність в табельних номерах. Для чого вони потрібні?

У чому основні моменти, що дозволяють використовувати даний шифр? Це, перш за все:

Полегшення роботи фахівців відділу кадрів. Це пов'язано з тим, що відстеження табельного номера допомагає не "втратити" співробітника при зміні ним посади.
Допомога бухгалтерії в роботі з нарахуванням і видачею заробітної плати. Тут безпосередньо пов'язані табельні номери в 1С. Саме ця програма допомагає вибирати співробітника не по імені або посади, а по табельної номером.
Відстеження знаходження співробітника на робочому місці. Актуально для підприємств, які оснащені електронною системою пропусків.

Конкретні приклади. Навіщо потрібен табельний номер?

Хто може привласнити?

Кому можна привласнити табельний номер

Співробітникам, які працюють на постійній основі.
Тимчасовим або сезонним працівникам.
Зовнішнім сумісникам.
Тим, хто працює неповний робочий день.

Як присвоюється табельний номер співробітника. Що говорить закон?

Вестися такий облік може в двох варіантах:

З використанням спеціальних програм.
Вручну співробітником.

Журнал обліку. Фіксування табельних номерів

У цьому внутрішньому документі підприємства можуть зазначатися такі параметри:

Паспортні дані працівника, включаючи його прізвище, ім'я та по батькові, а також номер і серію документа.
Дата прийому співробітника на його основне робоче місце.
Номер трудового договору, а також дата його складання.
Посада фахівця.
Підрозділ, в якому співробітник буде здійснювати трудову діяльність.
Безпосередньо табельний номер.

Що таке табельний номер, звідки він береться і чи обов'язковий? Читайте в нашій статті, дізнайтеся, чи можна використовувати номери звільнених співробітників

З цієї статті ви дізнаєтеся:

Процедура присвоєння табельного номера

Трудовий кодекс не дає визначення, що таке табельний номер працівника. Це поняття з'явилося в Листі Держкомпраці СРСР N 75-АБ, Мінфіну СРСР N 89, ЦСУ СРСР N 10-80 від 27.04.1973. Коли людина влаштовується на роботу, у відділі кадрів йому присвоюють цифровий код - табельний номер. Ця комбінація цифр унікальна і не повторюється, у кожного співробітника - своя. Код залишається незмінним протягом усього періоду трудових відносин людини і компанії.

У дуже великих компаніях з багатотисячним штатом цим може займатися окремий фахівець - табельщик. В інших фірмах такі обов'язки покладаються на спеціаліста відділу кадрів або бухгалтерії.

Законодавство ніяк не регламентує це кодування і її привласнення і теоретично будь-яка фірма має право винайти власний шифр з використанням римських цифр, символів і букв. Але зазвичай табельщики слідують склалася роками практиці.

Процес присвоєння табельного номера новому співробітнику традиційно такий:

фахівець, який оформляє новоприбулого співробітника, запитує у відповідального працівника вільну комбінацію;
до наказу про прийом на роботу і особову картку заноситься присвоєний людині код;
відомості про прийняте в штат фахівця і присвоєному йому номері вносяться в журнал обліку.

Чи обов'язковий табельний номер

Оскільки табельні номери працівників законодавство не зробило обов'язковими, маленькі компанії, що складаються з 2-3 працівників, обходяться без них. А ось в середніх і великих компаніях вони найчастіше застосовуються. Така кодифікація дозволяє:

полегшити роботу бухгалтерів з обробки та фіксації відомостей про внутрішні переміщення співробітників;
більше просто і правильно і податки, завдяки внесеним по табельної номером працівника позначок;
спростити пошук інформації про зарплату, лікарняних, відгули і ін. по кожному працівнику.

Табельний номер співробітника при повторному прийомі

Присвоєний працівникові при надходженні на роботу код не змінюється до звільнення людини з цієї організації. Щоб уникнути плутанини, рекомендується 1-2 роки після звільнення працівника не привласнювати його код новим фахівцям.

В цьому випадку, якщо співробітник вирішить повернутися на підприємство, йому слід повернути колишній ідентифікатор. У разі більш пізнього повернення, колишній код людина отримає, тільки якщо його не встигнуть віддати комусь із нових фахівців.