Відділ кадрів чим займаються обов'язки. Зразок посадової інструкції кадровика: інспектора відділу кадрів. Положення про захист персональних даних працівників


Відділ кадрів - це структура в організації, яка займається управлінням персоналом.

Відділ кадрів є не тільки функціональною одиницею, це ще й обличчям компанії, так як саме в відділі кадрів будь-здобувач починає знайомитися з організацією.

Мета відділу кадрів

Мета відділу кадрів - це сприяння досягненню цілей підприємства (організації) шляхом забезпечення підприємства необхідними кадрами і ефективного використання потенціалу працівників.

Підбір працівників ведеться за допомогою спеціально розроблених стратегій: подачі інформації про вакансії в ЗМІ та служби зайнятості населення, застосування методик відбору, тестування, процедур адаптації фахівців і подальшого підвищення кваліфікації.

Завдання відділу кадрів

Основне завдання відділу кадрів - правильно враховувати роботу співробітників, визначати кількість робочих, вихідних і лікарняних днів для розрахунку зарплати, відпусток і подання відомостей про виплачені в бухгалтерію організації.

Також основними завданнями відділу кадрів є:

    організація відбору, набору та найму персоналу необхідної кваліфікації і в необхідному обсязі. Підбір працівників ведеться за допомогою спеціально розроблених стратегій: від подачі інформації про вакансії в ЗМІ та служби зайнятості населення до застосування методик відбору, тестування, процедур адаптації фахівців і подальшого підвищення кваліфікації;

    створення ефективної системи штатних співробітників;

    розробка кар'єрних планів співробітників;

    розробка кадрових технологій.

Крім того, відділ кадрів повинен подавати відомості на співробітників до Пенсійного фонду РФ, страхові компанії, Податкову та Міграційної служби.

Функції відділу кадрів

Основна функція відділу кадрів на підприємстві - підбір персоналу.

До основних функцій відділу кадрів на підприємстві належать:

    визначення потреби організації в кадрах і підбір персоналу спільно з керівниками підрозділів;

    аналіз плинності кадрів, пошук методів боротьби з високим рівнем плинності;

    впровадження систем мотивації праці;

    підготовка штатного розкладу підприємства;

    оформлення особистих справ співробітників, видача на вимогу працівників довідок і копій документів;

    проведення операцій з трудовими книжками (прийом, видача, заповнення та зберігання документів);

    ведення обліку відпусток, складання графіків і оформлення відпусток в межах, визначених чинним законодавством;

    організація атестацій співробітників;

    підготовка планів підвищення кваліфікації співробітників.

Структура відділу кадрів

Структура відділу кадрів підприємства і його чисельність визначається директором кожної компанії в залежності від загальної кількості персоналу і особливостей діяльності.

В невеликих компаніях (До 100 працівників) досить одного або двох співробітників служби персоналу.

У той же час, на малих підприємствах окремого співробітника може не бути, і тоді така робота виконується головним бухгалтером або генеральним директором.

В організаціях середніх розмірів (від 100 співробітників до 500 чоловік) доцільно створити кадрову службу персоналу з трьох-чотирьох кадрових фахівців

На великих підприємствах, де працює 500 і більше осіб, відділ кадрів може налічувати від 7 до 10 співробітників.

Взаємовідносини відділу кадрів з іншими відділами

Для ефективного виконання своїх функцій кадровій службі необхідно постійно і тісно взаємодіяти з іншими відділами підприємства:

Взаємодія з бухгалтерією організації

Відділ кадрів взаємодіє з бухгалтерією організації для вирішення питань, пов'язаних з оплатою праці.

Так в бухгалтерію організації відділ кадрів подає документи та копії наказів про звільнення, зарахування на роботу, про відрядженнях, відпустках, заохочення або штрафні санкції для співробітників.

Взаємодія з юридичним відділом

Юридичний відділ забезпечує співробітників відділу кадрів інформацією про останні зміни в чинному законодавстві, надає всебічну правову підтримку.

Взаємодія з іншими підрозділами компанії

З кадрових питань відділу кадрів постійно взаємодіє з усіма структурними підрозділами компанії.


Залишилися ще питання по бухобліку і податків? Задайте їх на форумі "Зарплата і кадри".

Відділ кадрів: подробиці для бухгалтера

  • Працівник передумав працювати на новому місці? Як анулювати трудовий договір і трудові відносини

    00 хвилин. Ми, що нижче підписалися начальник відділу кадрів Волкова О. М., головний бухгалтер... 06.2019 № 24-к. Спеціалісту відділу кадрів Гордєєвій М. В. направити повідомлення ... цього наказу покласти на начальника відділу кадрів Волкову О. Н. Підстави: ... Доповідна записка начальника відділу кадрів Волкової О. М. від 24 ... Ільїн З наказом ознайомлені: начальник відділу кадрів Волкова, О. Н. Волкова 26 ... необхідність отримати трудову книжку у відділі кадрів МКУ «Міськводоканал». Ви також...

  • Звільнення за прогул: спірні моменти

    Колег) не дали результату. Керівник відділу кадрів Іванова С. Н. Достовірність ... Л. З наказом ознайомлені: - керівник відділу кадрів Іванова С. Н .; - завідувач терапевтичним ... відсутності. Пояснювальну просимо надати керівнику відділу кадрів Іванової С. Н. Якщо письмове ... проведення службової перевірки ». Складено: керівником відділу кадрів Іванової С. Н. в присутності ... ним працівниця також відмовилася. Керівник відділу кадрів Іванова С. Н. Достовірність ...

  • Обхідний лист: практика застосування

    Він не представить в бухгалтерію (відділ кадрів) підписаний обхідний лист. Наскільки дана ... він не представить в бухгалтерію (відділ кадрів) підписаний обхідний лист. Наскільки дана ... заборгованості по незданим книгам; у відділі кадрів про здачу поліса ДМС; в ... включають такі відділи, як бухгалтерія, відділ кадрів, склад і ін. Як правило ... заяви про звільнення цивільного службовця відділ кадрів видає який звільняється обхідний лист (додаток ...

  • Що робити, якщо працівник пропав без вісті?

    2019 року Ми, що нижче підписалися: інспектор відділу кадрів Петрова Олена Дмитрівна, секретар Мішина .... Підписи осіб, що склали акт: Інспектор відділу кадрів Петрова Е. Д. Петрова Секретар ...

  • Як сумісника зробити основним працівником?

    Роботу За інформацією, наявною у відділі кадрів, Ви звільнилися з основного місця ... кодексу № 20 Російської Федерації. Спеціаліст відділу кадрів Конєва Товариство з обмеженою відповідальністю ... кодексу № 20 Російської Федерації. Спеціаліст відділу кадрів Конєва Товариство з обмеженою відповідальністю ... кодексу № 20 Російської Федерації. Спеціаліст відділу кадрів Конєва Товариство з обмеженою відповідальністю ...

    • 06.09.2018 надати до відділу кадрів довідку медичного закладу, Що підтверджує факт ... виконання наказу покласти на начальника відділу кадрів Єгорову В. Д. Підстава: особисте ....) (Підпис) (П. І. Б.) Начальник відділу кадрів Єгорова В. Д. __________ / ________________________ .. . здати кров і звернувся до відділу кадрів з питанням про те, який ...

  • Індексуємо штатний розклад в «1С: Зарплата і управління персоналом 8»

    У чинне штатний розпис працівникові відділу кадрів доводиться вносити зміни в зв'язку ... до чинного штатного розпису працівнику відділу кадрів доводиться вносити зміни в зв'язку ...

При складається сьогодні в Росії ситуації в сфері зайнятості населення, реформувань підприємств виникають все нові і нові питання і рішення, пов'язані з управлінням кадровим складом працівників (персоналом) підприємства.

Відділ кадрів на підприємстві має функціональної і організаційної функцією.

Так, у функціональному відношенні відділ кадрів займається:

1) визначенням стратегії підприємства. Формуванням управління персоналом на підприємстві, враховується стратегія діяльності підприємства, яку вибрав керівник;

2) плануванням потреби підприємства в персоналі з урахуванням існуючого кадрового складу (див .: кадрове планування);

3) залученням, відбором і оцінкою персоналу. Для залучення, відбору та оцінки кадрів здійснюються наступні заходи:

А) оптимізується співвідношення внутрішнього (переміщення усередині підприємства) і зовнішнього (прийом нових співробітників) залучення персоналу;

Б) розробляються критерії відбору персоналу;

В) розподіляються нові працівники по робочих місцях;

4) підвищенням кваліфікації персоналу та його перепідготовкою. З метою підвищення кваліфікації персоналу та його перепідготовки відділ кадрів здійснює:

А) планування заходів щодо забезпечення рівня кваліфікації своїх працівників;

Б) вибір форми навчання працівників при підвищенні кваліфікації;

В) роботу по організації підвищення кваліфікації та перепідготовки персоналу на підприємстві;

Г) визначення принципів, форм і термінів атестації кадрів;

5) системою просування по службі (управлінням кар'єрою);

6) звільненням персоналу (звільненням), в даному випадку відділ кадрів повинен здійснювати:

А) аналіз причин вивільнення персоналу;

Б) вибір варіантів вивільнення персоналу;

В) забезпечення соціальних гарантій звільняються працівникам підприємства;

7) побудовою та організацією робіт, в тому числі і визначенням робочих місць, функціональних і технологічних зв'язків між ними, змісту та послідовності виконання робіт, умов праці. Відділ кадрів для виконання даної функції повинен:

А) визначати зміст робіт на кожному робочому місці;

Б) прагнути до створення більш сприятливих умов праці;

В) проводити оперативний контроль за роботою персоналу;

Г) здійснювати короткострокове планування професійно-кваліфікаційного розвитку персоналу;

8) заробітною платою і соціальними послугами. Відділ кадрів повинен розробляти і впроваджувати системи заробітної плати, визначати особливості оплати праці окремих категорій працівників, зайнятих на підприємстві;

9) управлінням витратами на персонал. При виконанні даної функції відділ кадрів повинен перш за все планувати витрати на персонал.

В організаційному ж відношенні відділ кадрів займається забезпеченням нормальної трудової діяльності всіх працівників і всіх структурних підрозділів на підприємстві, які несуть відповідальність за роботу з персоналом.

Н.А. Алімова
Великий довідник кадровика

У сучасній підприємницької діяльності відділ кадрів на підприємстві часто є однією з найважливіших структур, так як його обов'язки прямо впливають на законність оформлення діяльності компанії і трудових взаємин із співробітниками. Але далеко не всі роботодавці і навіть профільні фахівці знають, чим займається відділ кадрів в кожній конкретній ситуації, так як його функції можуть серйозно відрізнятися в залежності від суб'єктів господарювання.

Відділ кадрів - що це таке

В першу чергу, відділ кадрів - це структура, що займається в рамках одного підприємства веденням кадрового діловодства. Тобто - оформленням трудових відносин в рамках робочої діяльності. Таким чином, фактично є посередником між роботодавцем і працівниками, який забезпечує належне процесуальне оформлення більшості аспектів трудових відносин.

Слід розуміти, що хоч і безпосередньо кадрова служба формується в першу чергу як мінімум в середніх і великих підприємствах, її функції і обов'язки в будь-якому випадку повинні виконуватися. Так, функції відділу кадрів може виконувати індивідуальний підприємець особисто, бухгалтер або юрист підприємства, або навіть залучений за принципом сторонній фахівець в залежності від конкретних потреб у веденні кадрового діловодства.

Часто на відділ кадрів покладаються і додаткові обов'язки з управління персоналом і менеджменту організації. основними нормативними документами, Відповідно до яких працює відділ кадрів є:

  • Трудовий кодекс Російської Федерації. Саме на підставі цього документа проводиться більшість процедур, що входять в сферу кадрового діловодства.
  • Постанова Держкомстату №1 від 05.01.2004. Дана постанова ввело уніфіковані форми обліку, які використовуються в кадровому діловодстві. З 2013 року, проте, вони стали необов'язковими до застосування, але на більшості підприємств використовуються досі.
  • Постанова Уряду №225 від 16.04.2003. Ця постанова регламентує. Безпосередня ж інструкція їх заповнення, яку також необхідно враховувати кадровим працівникам, регламентується Постановою Мінпраці №69 від 10.10.2003.
  • Постанова Уряду №719 від 27.11.2006. Зазначений документ регулює ведення в організаціях військового обліку, яке частіше за все також покладається на кадровиків підприємства, проте - може бути делеговане і відокремленому підрозділу в рамках організації.

Нормативи вищезазначених документів - це основи правового регулювання діяльності кадрових співробітників. Крім них кадровикам необхідно також розбиратися і в локальних нормативних актах, що діють у конкретного роботодавця. Також слід розуміти, що в окремих державних службах може бути передбачено й інший порядок здійснення кадрових процедур, який також може регулюватися окремими федеральними або регіональними нормативними документами.

Функції та обов'язки відділу кадрів - чим він займається

На практиці ж відповідь на питання, чим займається відділ кадрів, як уже було згадано раніше, може відрізнятися в залежності від конкретних особливостей окремих суб'єктів господарювання. Але в загальному випадку, до сфери відповідальності кадрової служби можна віднести наступні функції в рамках підприємства:

Крім вишеопределенних основних функцій, притаманних більшості кадрових відділів, також сучасне кадрове справа може включати в себе і додаткові функції, до яких відносяться:

  • Інноваційна. Ця функція полягає в тому, що ефективний відділ кадрів повинен постійно вдосконалювати методики документообігу на підприємстві та кадрову політику в цілому.
  • Соціальна. Робота сучасних кадровиків часто включає в себе не лише формальне виконання необхідних нормативів, а й виконання повного спектра обов'язків, пов'язаних з управлінням персоналом, створенням якісного психологічного мікроклімату в колективі і мотивацією працівників.

Якщо ж розглядати більш конкретні приклади обов'язків відділу кадрів і його працівників, виглядати вони можуть таким чином:

  • Визначення потреб підприємства в певних працівників. Саме на кадрових фахівців покладається часто прийняття фінальних рішень про необхідність залучення окремих працівників, наприклад - на підставі заявок інших структурних підрозділів підприємства і порівнянні їх з відомостями про фінансові можливості компанії.
  • Пошук відповідних співробітників і забезпечення їх прийому на роботу. Співробітники відділу кадрів найчастіше проводять пошук відповідних претендентів на наявні вакансії та забезпечують їх ефективне заповнення, а також первинний контроль знань претендентів. На цьому етапі також важлива співпраця з фактичними підрозділами, які потребують працівників.
  • ведення . Кадровиками складається штатний розклад, коригується у зв'язку з різними подіями - звільненнями працівників, відходом їх у відпустки і на лікарняні, забезпечуючи безперервну діяльність організації.
  • Робота з . ведення трудових книжок, Їх зберігання, видача, внесення в них записів і - все це прямі завдання кадрової служби підприємства.
  • Оформлення локальних нормативних актів. Саме кадрова служба часто розробляє і фактично запроваджує внутрішню документацію підприємства з умовою спільного її розгляду з безпосереднім керівництвом.
  • Підвищення кваліфікації працівників. Вже згадана служба також часто має в якості однієї з обов'язків контроль знань співробітників і забезпечення регулярного проходження ними заходів щодо підвищення кваліфікації та навчання.
  • ведення . Незважаючи на те, що законодавство вимагає організовувати окремий стіл військового обліку на підприємстві, в більшості випадків він входить в кадрову структуру організації.
  • Ведення документообігу в кадровій сфері. Видача працівникам довідок і документів про їх працевлаштування, реєстрація та архівування наказів роботодавця - весь цей документообіг може здійснюватися не тільки канцелярією, а й кадровиками, особливо при відсутності окремої канцелярії в рамках організації.
  • аналіз кадрової політики і поточної кадрової структури підприємства. Відділ кадрів повинен проводити фактичні дослідження ефективного використання трудових ресурсів і пропонувати певні заходи щодо оптимізації діючих процесів.
  • Забезпечення дисципліни на підприємстві. Винесення працівникам і видача заохочень найчастіше також узгоджуються саме з відділом кадрів компанії.

Це - лише невеликий перелік основних обов'язків відділу кадрів. Якщо ж на підприємстві діють прогресивні моделі HR-менеджменту, які також часто покладаються на кадровиків, то спектр їх обов'язків може бути ще більш широким. І з огляду на основні обов'язки даних співробітників, необхідно відзначити, що зазначена структура практично у всіх аспектах своєї діяльності повинна контактувати з іншими ланками робочого процесу.

Відмінності відділу кадрів від HRM-відділу

Поняття кадрового справи і HR часто в російському бізнесі вважаються тотожними, проте це не так. В першу чергу, слід зазначити, що основним завданням відділу кадрів є саме виконання всіх процесуальних вимог законодавства. У той час як відділ HRM (human resource management) - управління персоналом, займається фактичної організацією праці. Однак на практиці ці поняття часто можуть бути реалізовані і в рамках одного структурного підрозділу.

Але все ж, кадрові працівники частіше за все не зобов'язані займатися ефективним пошуком і тестуванням висококваліфікованих фахівців, забезпечувати підтримку робочого мікроклімату, проведення тренінгів та соціальних досліджень. У той же самий час, від HR-фахівців може не турбуватися знань фактичних процесуальних нормативів і вимог законодавства. В першу чергу - вони повинні забезпечувати практично ефективні і дієві методи управління і використання персоналу у трудовій діяльності, а не стежити за документообігом і вимогами законодавства.

Інші нюанси діяльності кадрової служби в організації

Як можна зрозуміти з основних принципів роботи кадрового сегмента, дана структура не може обходитися без постійного взаємозв'язку з іншими структурними підрозділами підприємства. При цьому взаємодіє відділ кадрів як з адмінстративно-управлінським персоналом підприємства, так і з простим виробничим персоналом в тій чи іншій мірі. З точки зору взаємодії зі структурними підрозділами, найбільш часто контакти здійснюються з:

Особливу увагу слід звернути роботодавцям на чисельність співробітників відділу кадрів. В середньому, практика демонструє, що в більшості випадків для реалізації основних кадрових функцій досить одного співробітника на приблизно 100 чоловік працівників. Однак, якщо підприємство реалізує і HR-методи ефективного і постійного управління персоналом, займається інноваційними і внутрішніми соціальними питаннями в організації, то доцільним може виявитися і залучення одного фахівця на 20-50 працівників організації в залежності від конкретних завдань, які встановлюються перед кадровою службою.

На невеликих же підприємствах наявність повноцінного кадрового відділу не є обов'язковим в принципі. Так, поширена практика, коли всі функції кадровиків виконує сам індивідуальний підприємець або директор. Або ж - вони передаються юристам або бухгалтерам, які мають належні навички, освіту або досвід роботи. Ще одним способом організації роботи підприємства без кадрового відділу може бути залучення сторонніх фахівців або кадрових агентств, В тому числі і в форматі - особливо цей підхід буде актуальним у разі необхідності виконання саме суто процесуальної функції кадрової служби.

Поширена думка, що деякі працівники будь-якого підприємства мають привілеї. Наприклад, кадрову службу ганять за бездіяльність. Мовляв, сидять на місці, користі не приносять. Так чи насправді? Давайте розглянемо, що входить в обов'язки відділу кадрів. Чи зможе з ними впоратися людина ледачий і малограмотний.

структура аналізу

Відразу слід попередити, що вивчити обов'язки відділу кадрів не так-то просто. Вони численні і специфічні. Є серед них найпростіші операції, які бачить будь-який працівник. Існують і інші. Про них знають тільки працівники даного структурного підрозділу. А іншим людям ці функції представляються міфічними, непотрібними, навіть дивними. Давайте розіб'ємо матеріал на абзаци, присвячені кожен одному з напрямків роботи кадровика. Ми станемо вивчати тільки загальні функції. Адже в залежності від власника і галузі підприємства вони доповнюються новими. Так, обов'язки отелення кадрів державної організації істотно відрізняються від тих же на приватному виробництві. Якщо брати роботу на заводі з небезпечними циклами, вона не схожа на ту, що ведеться в торгуючої структурі. Скрізь є своя специфіка. Вона впливає, до речі, і на обов'язки начальника відділу кадрів. Але про все по порядку.

Підбір і розстановка персоналу

Будь-яке підприємство починається далеко не з вішалки. Перший крок - створення його структури. На цьому етапі складається таблиця спеціального зразка, в яку заносять дані про потрібних для виробництва фахівцях, рівні їх кваліфікації і кількості. Це найважливіший документ, на який спираються в своїй роботі начальство, бухгалтерія, економісти. Формування його входить в обов'язки відділу кадрів. Коли документ підготовлений, вивірений, затверджений, починається підбір персоналу. Для цього організовуються співбесіди або конкурси. Кадровик зобов'язаний за результатами бесіди зробити висновок про те, чи підходить людина для роботи на підприємстві чи ні. Він оцінює рівень кваліфікації, моральні якості, комунікабельність, ініціативність і багато іншого. Насправді список критеріїв затверджується керівництвом організації. Він може бути досить широким. Інспектор відділу кадрів доводить до начальства свої висновки і рекомендації. То вже приймає рішення.

документообіг

Папірців в описуваному справі дуже багато. Навіть ще більше. Кадровик зобов'язаний на кожного працюючого завести спеціальну картку. У неї вноситься вся інформація про людину від персональних даних до індивідуальних особливостей. До речі, неформально начальство чекає від кадровика повної інформації про працівників. Скажете, плітки збирають? А якщо вам премію до дня народження видають, то радієте? Але ж такі дрібниці лежать на плечах інспектора відділу кадрів. Призначення на посаду, внутрішні переходячи, звільнення оформляються спеціальними наказами. Їх становить кадровик. Всі документи потрібно складати в суворій відповідності з законом. Адже кожен впливає на долю живої людини. Наприклад, починає трудівник собі пенсію за віком оформляти, а у нього вимагають довідки з того чи іншого місця роботи. Видаються вони на підставі документів, які були підготовлені кадровиком. Зробив останній помилку, працівникові можуть стаж не врахувати для розрахунку пенсії.

трудові книжки

Як правило, начальник відділу кадрів сам несе відповідальність за збереження всіх документів. Хоча, якщо структурний підрозділ велике, то його працівники відповідають за свій блок. Одним з найважливіших є ведення записів у трудових книжках. Для працюючих цей документ є первинним, основним. Адже саме в ньому знаходяться всі відомості і трудовий шлях людини, заохочення і покарання. У цих маленьких книжечка долі людські і шанс на спокійну старість. Тому записи в них слід робити акуратно, формулюваннями, відповідають законодавству. Кожна візується відповідальним обличчям. У великих організаціях їм є начальник відділу кадрів, в малих - керівник. Крім того, кожен запис засвідчується печаткою. Остання повинна містити всі реквізити підприємства. У трудові книжки, в спеціальних розділах заносять відомості про державні нагороди, серйозних стягнення. Призначена особа несе персональну відповідальність за правильність відомостей.

Робота з персоналом

Великий блок діяльності даного структурного підрозділу стосується удосконалення взаємодії в колективі. Мається на увазі вивчення ділових і особистісних якостей працівників. Складання характеристик. Аналіз даних, на підставі якого вносяться пропозиції про перерозподіл обов'язків або персональному перекладі людини на інше місце. Крім того, кадровики займаються організацією з питань підвищення кваліфікації трудівників. У цю робіт входить облік, план навчання, направлення на курси або запрошення лекторів і контроль. Робота, самі розумієте скрупульозна і складна. Адже інспектор відділу кадрів, нею займається, зобов'язаний з кожним поговорити, переконати, іноді і змусити робити те, що необхідно.

Обов'язки начальника відділу кадрів

Керівник структурного підрозділу розподіляє обов'язки між працівниками та контролює їх виконання. Він є лідером і самим кваліфікованим фахівцем одночасно. Природно, ця людина повинна знати всю структуру роботи, розуміти, що і навіщо робиться. У процесі контролю він робить зауваження працівникам, підказує, навчає. За результат діяльності відділу він несе персональну відповідальність. Тобто помилка фахівця вдаряє і по репутації (і гаманцю) начальника. Керівник відділу візує всі документи, перевіряє законність їх складання. Крім того, в його обов'язки входить формування стратегії кадрової роботи на підприємстві.

Заохочення і покарання

Дані заходи дисциплінарного впливу документально формуються у відділі кадрів. Тобто, на плечі фахівців лягає робота з розслідування проступків, їх правильного оформлення, доведення до відома працівника. Заходи дисциплінарного стягнення - справа дуже складна. Просто начальнику підприємства сказати слово «догану». А ось так його оформити, щоб ніякий суд не відмінив складно. Для цього необхідні спеціальні знання. У паперах такого штибу безліч тонкощів. Якщо ви думаєте, що з заохоченнями легше, то помиляєтеся. Відділ готує нагородні документи. Для кожного виду заохочення є власні обмежують умови. Всі їх необхідно знати до тонкощів, щоб підказати керівникові, яка нагорода «пройде» ценз, а в який відмовлять.

Документи відділу кадрів

Як і будь-який структурний підрозділ, Що описується, має власну специфіку. У першу чергу, необхідно написати і затвердити положення про кадрову службу. У ньому детально прописуються всі його функції, права та обов'язки. Якщо відділ невеликий, то пишеться інструкція відділу кадрів. В принципі, зміст у неї той же, що і у положення. Крім того, необхідно складати плани роботи. Перспективний містить заходи з тривалим терміном виконання. У щомісячний (щоквартальному) робота деталізується. Туди вносяться пункти по всьому спектру функцій. Однак досвідчений кадровик на цьому не зупиняється. Йому ще потрібні планувальні таблиці. Наприклад, в державних установах в них вносяться перспективні дати зміни рангів, обліку стажу і так далі. Кожне таке зміна фіксується наказом. На його підставі бухгалтерія збільшує заробітну плату працівника. У приватному секторі теж існують власні нюанси такої роботи. Повертаючись до початку статті, дайте відповідь: чи зможе обов'язки відділу кадрів виконувати ледар з низьким рівнем освіти?

З цієї статті ви дізнаєтеся:

  • В чому полягає діяльність відділу кадрів
  • Які документи обов'язкові для діяльності відділу кадрів
  • У чому особливості планування як виду діяльності відділу кадрів

Відділи кадрів в організаціях зазвичай входять в служби управління персоналом і виконують свої функції. Але їх обов'язки не зводяться виключно до оформительской роботі, що стосується відносин роботодавця і персоналу: ведення звітності, діловодства і т. П. Можливо, в радянські часи все було саме так, але зараз діяльність відділу кадрів являє собою різноманітну і багатопланову роботу. Розглянемо її докладніше.

Функції та діяльність відділу кадрів

Відділ кадрів грає далеко не останню роль в компанії, і його положення в організаційній структурі підприємства відображає значимість його діяльності. Деякі навіть вважають, що відділ кадрів - візитна картка організації, її обличчя, оскільки саме з цим підрозділом стикається кожен новий співробітник, Що приймається на роботу.
Головною функцією відділів кадрів є пошук, найм персоналу та поточне взаємодія з трудовим колективом. Обмежувати діяльність відділу кадрів тільки підбором нових співробітників і їх оформленням на роботу - невдале рішення для бізнесу. Без щільної взаємодії зі сформованою командою і знання специфіки функціонування фірми неможливо правильно набирати новий штат.

У наш час робота з кадрами є сукупністю організаційних та інших заходів і дій, які необхідні для найбільш повного використання ділових здібностей, умінь і навичок персоналу. Компетентний, мотивований і зацікавлений в плідній роботі штат співробітників - мета діяльності будь-якого відділу кадрів. Без цього підрозділу, який здійснює підбір, облік і супровід працівників, складно уявити функціонування успішної сучасної організації.

Діяльність відділу кадрів на підприємстві спрямована на виконання таких функцій:

  • виявляти потребу в нових співробітниках, вести пошук і наймання працівників разом з керівниками підрозділів;
  • аналізувати плинність кадрів і шукати способи її знизити;
  • складати для фахівців штатні розписи;
  • оформляти особисті справи працівників, на їхнє прохання видавати необхідні довідки, ксерокопії документів;
  • здійснювати всі операції з трудовими книжками: приймати, зберігати та видавати їх, заповнювати відповідно до актуальних стандартами і нормами оформлення по ТК РФ;
  • формувати графік відпусток, займатися їх урахуванням (теж згідно трудовому законодавству);
  • організовувати для персоналу атестації, готувати плани кар'єрного розвитку;
  • створювати плани підвищення кваліфікації кадрів.

Необхідна документація для діяльності відділу кадрів

  1. Штатний розклад (Ст. 57 ТК РФ).

До того, як починати набирати персонал, відділ кадрів зобов'язаний сформувати та затвердити у керівництва компанії штатний розклад. На його основі вже визначається кількість актуальних вакансій. На цей документ можна спиратися, аргументуючи в суді правомірність звільнення співробітника по скороченню особового складу. Штатний розклад буде вимагатися судом при розгляді будь-якої справи, що стосується трудових відносин, І якщо проігнорувати цей запит або подати неправильно складений розклад, то роботодавець позбавляється шансу виграти суперечку.

  1. Трудовий договір.

Підготовка пакету кадрових документів починається з трудового договору, що укладається з співробітником в письмовому вигляді, з підписами обох сторін. У ньому повинні бути відображені умови трудової діяльності та винагороди, відповідні трудовому законодавству і задовольняють як роботодавця, так і працівника. Оформлення даних паперів - одна з найважливіших задач, яку вирішує відділ кадрів у своїй поточній діяльності.

  1. Правила трудового розпорядку.

Цей внутрішній нормативний акт є обов'язковим для будь-якої компанії. Він встановлює порядок прийому і звільнення кадрів, списки прав і обов'язків, відповідальність наймача і працівника, режим роботи і відпочинку, способи мотивації співробітників, види дисциплінарних стягнень і багато інших аспектів трудових відносин.

  1. Наказ (розпорядження) про прийом на роботу.

На підставі даного документа новому співробітнику виділяють робоче місце, Закріплюють за ним необхідне майно. Відділ кадрів готує його разом з трудовим договором на ім'я працівника. Кадровики і безпосередній керівник нового співробітника знайомлять його з ділової листуванням, Необхідними актами і т. Д.

  1. Трудові книжки.

Це головний документ, що відображає трудову діяльність і стаж громадянина. Працевлаштовуючи в компанію, людина зобов'язана її пред'явити (крім випадків, коли він вперше наймається на роботу або його трудовий договір Очікують, що не штатного сумісництва). Роботодавець, в особі співробітників відділу кадрів, повинен вести трудові книжки кожного співробітника, який пропрацював на підприємстві від п'яти днів і довше. До зберігання трудових книжок теж пред'являються свої вимоги: воно допускається лише в металевих сейфах або шафах, до яких має доступ тільки відповідальний фахівець (призначений особливим наказом).

  1. Книга обліку трудових книжок і вкладишів до них.

У цій книзі трудящий розписується при звільненні та отриманні трудової. Вона повинна бути прошнурована і пронумерована, містити друку і підпис. За цим стежить відділ кадрів.

  1. Договір про повну матеріальної відповідальності.

Діяльність відділу кадрів включає в себе підписання з працівниками договорів про повну матеріальну відповідальність. Це робиться у випадках, коли службовець отримує будь-які матеріальні цінності на зберігання, обробку, продаж (відпуск), транспортування, використання в ході виробництва. Матеріально відповідальним може бути тільки повнолітній громадянин.

  1. Графік відпусток.

Роботодавці зобов'язані вести графік відпусток співробітників відповідно до форми № Т-7 (затверджена наказом Мінстату № 1 від 5.01.2004 р). Крім формальних вимог, до цього документа застосовуються законодавчі норми. Це дотримання права деяких категорій трудящих на відпустку у або вбрання ними час; надання відпустки особам, які працюють за сумісництвом, одночасно з їх відпусткою за основним місцем роботи, і т. д. Документування часу відпочинку входить в діяльність відділу кадрів, так само як і облік відпрацьованого часу.

  1. Положення про оплату праці.

Однією з цілей діяльності відділу кадрів є раціональне використання наявних людських ресурсів з урахуванням специфіки діяльності компанії і ситуації, що склалася на ринку. Для цього зазвичай застосовують системи нормування та оплати праці. Прийнятий порядок винагород фіксується у внутрішньому нормативному акті підприємства - Положенні про оплату праці.

  1. Положення про преміювання.

Це ще один внутрішній документ компанії, який регламентує питання оплати праці. Його готує відділ кадрів, а затверджує керівник організації спеціальним наказом. Премії - додаткові, понад стандартного окладу, грошові виплати працівникам - необхідні для того, щоб заохотити їх за якісний результативну працю і мотивувати до подальшого професійного розвитку.
Вони нараховуються тим співробітникам, які відповідають заздалегідь затверджених умов преміювання. Це коло осіб, а також умови видачі премій і їх розмір відповідно кожної посади або спеціальності (або граничне значення) описуються Положенням про преміювання.

  1. Табелі обліку робочого часу.

Вони активно застосовуються в діяльності відділу кадрів щодо працівників з гнучким графіком, для яких потрібно постійно обчислювати сумарне робочий час. У документах цього типу враховується фактично відпрацьований за місяць час кожного такого співробітника (по кожному числу місяця), вказується його П. І. Б. і табельний номер.
Веденням цих табелів займається табельщик або інший працівник, зобов'язаний займатися цією діяльністю за наказом керівництва компанії. Облік відпрацьованого часу необхідний для повноцінної діяльності бухгалтерії, нараховувати зарплату, і відділу кадрів, який контролює роботу персоналу.

  1. Положення про захист персональних даних працівників.

Цей документ містить інформацію про те, які цілі і завдання компанії в області захисту персональних даних, в яких відділах і на яких носіях ці відомості зберігаються, якими способами збираються і обробляються, хто із співробітників має доступ до них, яка діяльність здійснюється для захисту даних від несанкціонованого доступу персоналу компанії і третіх осіб. Підготовлене відділом кадрів Положення про захист персональних даних працівників повинно бути підписано главою компанії.

Планування як вид діяльності відділу кадрів

Планування має два аспекти. У загальному сенсі так називають діяльність, спрямовану на розробку стратегії і політики компанії, а також відбір методів їх реалізації. По суті, ця робота зводиться до написання планів - офіційних документів певного типу.
Важливим компонентом цієї діяльності фірми є кадрове планування. Його завдання - забезпечувати компанію людськими ресурсами в потрібній кількості і якості, оптимально використовувати наявну робочу силу, поліпшувати соціальні відносини на підприємстві.

В кадровому плануванні склалося два підходи:

  1. Самостійний (у компаній, які готують, підбирають персонал).
  2. Підлеглий основним планам - фінансовим, комерційним, виробничим (у всіх інших організацій).

Тому планування кадрів, як правило, вдруге і визначається загальною системою складання корпоративного плану, а виконання заходів, що стосуються персоналу, входять в інші програми, будучи їх доповненням і конкретизацією.


Така діяльність, як планування кадрів, дає можливість визначити:

  • потреба фірми в поповненні штату: скільки співробітників знадобиться, де і коли, який підготовкою вони повинні володіти;
  • професійно-кваліфікаційні схеми по будь-якій посаді в кожному відділі (вимоги до різних категорій службовців);
  • способи скорочення непотрібних працівників і залучення необхідних;
  • оптимальне використання кадрів відповідно до їхніх потенціалу;
  • стратегії розвитку персоналу, підвищення їх кваліфікації;
  • моделі справедливої \u200b\u200bоплати праці, методи мотивації працівників, надання їм соціальних бонусів;
  • витрати на робилися комплекс заходів.

Як і будь-яке інше планування, кадрове підпорядковується ряду принципів.

Ключовим правилом сьогодні є залучення до процесу планування якомога більшої кількості кадрів компанії і як можна раніше, з самого початку складання плану. для соціальних проектів, Що формуються відділами кадрів, цей принцип першорядний, для всіх інших - бажаний.

Друге правило планування діяльності з управління кадрами - сталість. Господарська діяльність компанії неперервна, персонал теж знаходиться в безперервному русі, тому і планування має бути постійним процесом, а не разовим дією. Крім цього, в цьому принципі закладено вимога врахування перспектив і наступності (щоб майбутні плани складалися на основі попередніх). Результати виконання минулих проектів повинні враховуватися при побудові нових.


Принцип постійності планування, яким підкоряються в своїй діяльності відділи кадрів на підприємстві, забезпечує реалізацію третього правила: гнучкості. Гнучкі плани (в тому числі що стосуються кадрів) - такі, в яких будь-яке рішення може бути скориговано в будь-який момент, якщо це необхідно. Це якість досягається наявністю так званих подушок, що забезпечують свободу маневру (в розумних межах, звичайно).
Ще один важливий принцип планування кадрів - економічність: витрати на саму діяльність відділу кадрів з аналізу та складання планів не повинні перевищувати ефект від їх реалізації.
Формування необхідних умов, що дозволяють виконати план - не менше важливе правило будь-якого планування.
Всі ці положення універсальні і застосовуються на будь-яких управлінських рівнях, не тільки стосовно до кадрів. І в кожному випадку, зрозуміло, буде своя специфіка.
Так, плануючи діяльність будь-якого відділу фірми, ми повинні враховувати принцип вузьких місць: загальна продуктивність колективу відповідає результативності самого ледачого і повільного працівника. Однак на більш високому рівні, коли мова йде про діяльність всієї компанії, цей принцип не працює.
Одна з цілей діяльності відділу кадрів, здійснює кадрове планування - забезпечити найкраще розкриття потенціалу і повне використання здібностей співробітників, їх мотивація з урахуванням наслідків управлінських рішень, що приймаються в компанії (соціальних, фінансових і т. Д.).
Персонал в наші дні - головний фактор, що впливає на ефективність діяльності підприємства. Про успішність планування можна судити з того, чи досягнуті стратегічні цілі фірми.