Що входить в посадові обов'язки кадровика. Ведення кадрового діловодства. Спеціаліст відділу кадрів - посадові обов'язки

ЗАТВЕРДЖУЮ:

[Найменування посади]

_______________________________

[Найменування організації]

_______________________________

_______________________ / [П.І.Б..] /

«______» _______________ 20___ р

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

Фахівця по кадрам

1. Загальні положення

1.1. Дана посадова інструкція визначає і регламентує повноваження, функціональні та посадові обов'язки, права і відповідальність фахівця з кадрів [Найменування організації в родовому відмінку] (далі - Компанія).

1.2. Спеціаліст по кадрам призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом керівника Компанії.

1.3. Спеціаліст по кадрам відноситься до категорії фахівців і підпорядковується безпосередньо [найменування посади безпосереднього керівника в давальному відмінку] Компанії.

1.4. На посаду спеціаліста з кадрів призначається особа, яка має середню професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або професійно-технічну освіту, спеціальну підготовку за встановленою програмою і стаж роботи за профілем не менше 2 років, в тому числі на даному підприємстві не менше 1 року.

1.5. Спеціаліст по кадрам повинен знати:

законодавчі та нормативні правові акти, методичні матеріали з ведення документації з обліку і руху персоналу;
трудове законодавство;
структуру і штати підприємства;
порядок оформлення, ведення і зберігання трудових книжок та особових справ працівників підприємства;
порядок встановлення найменувань професій робітників і посад службовців, загального і безперервного стажу роботи, пільг, компенсацій, оформлення пенсій працівникам;
порядок обліку руху кадрів і складання встановленої звітності;
порядок ведення банку даних про персонал підприємства;
основи діловодства;
засоби обчислювальної техніки, комунікацій і зв'язку;
правила і норми охорони праці.

1.6. Спеціаліст по кадрам в своїй повсякденній діяльності керується:

локальними актами та організаційно-розпорядчими документами Компанії;
правилами внутрішнього трудового розпорядку;
правилами охорони праці та техніки безпеки, забезпечення виробничої санітарії та протипожежного захисту;
вказівками, розпорядженнями, рішеннями та дорученнями безпосереднього керівника;
цією посадовою інструкцією.

1.7. В період тимчасової відсутності фахівця з кадрів його обов'язки покладаються на [найменування посади заступника].

2. Завдання та обов'язки

Спеціаліст по кадрам в здійснює такі трудові функції:

2.1. Виконує роботу по комплектуванню підприємства кадрами необхідних професій, спеціальностей і кваліфікації.

2.2. Бере участь в роботі з підбору, відбору, розстановки кадрів.

2.3. Проводить вивчення і аналіз посадовий і професійно-кваліфікаційної структури персоналу підприємства та його підрозділів, встановленої документації з обліку кадрів, пов'язаної з прийомом, перекладом, трудовою діяльністю і звільненням працівників, результатів атестації працівників і оцінки їх ділових якостей з метою визначення поточної і перспективної потреби в кадрах, підготовки пропозицій щодо заміщення вакантних посад і створення резерву на висування.

2.4. Бере участь у виявленні ринку праці для визначення джерел задоволення потреби в кадрах, встановлення і підтримання прямих зв'язків з навчальними закладами, контактів з підприємствами аналогічного профілю.

2.5. Інформує працівників підприємства про наявні вакансії.

2.6. Бере участь в розробці перспективних і поточних планів з праці.

2.7. Здійснює контроль за розміщенням і розстановкою молодих фахівців і молодих робітників відповідно до отриманої в навчальному закладі професією і спеціальністю, проведенням їх стажувань, бере участь в роботі по адаптації новоприйнятих працівників до виробничої діяльності.

2.8. Бере участь у підготовці пропозицій щодо розвитку персоналу, планування ділової кар'єри, навчання та підвищення кваліфікації кадрів, а також в оцінці ефективності навчання.

2.9. Бере участь в організації роботи, методичному та інформаційному забезпеченні кваліфікаційних, атестаційних, конкурсних комісій, оформленні їх рішень.

2.10. Аналізує стан трудової дисципліни і виконання працівниками підприємства правил внутрішнього трудового розпорядку, рух кадрів, бере участь в розробці заходів щодо зниження плинності і поліпшенню трудової дисципліни.

2.11. Контролює своєчасне оформлення прийому, переведення і звільнення працівників, видачу довідок про їхню справжню і минулу трудову діяльність, дотримання правил зберігання та заповнення трудових книжок, підготовку документів для встановлення пільг і компенсацій, оформлення пенсій працівникам та іншої встановленої документації з кадрів, а також внесення відповідної інформації в банк даних про персонал підприємства.

2.12. Складає встановлену звітність.

У разі службової необхідності фахівець з кадрів може залучатися до виконання своїх посадових обов'язків понаднормово в порядку, передбаченому положеннями федерального законодавства про працю.

3. Права

Спеціаліст по кадрам має право:

3.1. Запитувати й одержувати необхідні матеріали і документи, що відносяться до питань своєї діяльності.

3.2. Залучати фахівців усіх структурних підрозділів Компанії для вирішення покладених на нього обов'язків.

3.3. Знайомитися з проектами рішень керівництва Компанії, що стосуються його діяльності.

3.4. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з обов'язками, що передбачені цією інструкцією.

3.5. Доповідати керівнику про всі виявлені порушення і недоліки в зв'язку з виконуваної роботою.

4. Відповідальність і оцінка діяльності

4.1. Спеціаліст по кадрам несе адміністративну, дисциплінарну та матеріальну (а в окремих випадках, передбачених законодавством РФ, - і кримінальну) відповідальність за:

4.1.1. Невиконання або неналежне виконання службових вказівок безпосереднього керівника.

4.1.2. Невиконання або неналежне виконання своїх трудових функцій і доручених йому завдань.

4.1.3. Неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.

4.1.4. Недостовірну інформацію про стан виконання дорученої йому роботи.

4.1.5. Невжиття заходів щодо припинення виявлених порушень правил техніки безпеки, протипожежних та інших правил, що створюють загрозу діяльності підприємства і його працівникам.

4.1.6. Незабезпечення дотримання трудової дисципліни.

4.2. Оцінка роботи фахівця з кадрів здійснюється:

4.2.1. Безпосереднім керівником - регулярно, в процесі повсякденного здійснення працівником своїх трудових функцій.

4.2.2. Атестаційною комісією підприємства - періодично, але не рідше 1 разу на два роки на підставі документованих підсумків роботи за оцінний період.

4.3. Основним критерієм оцінки роботи фахівця з кадрів є якість, повнота та своєчасність виконання ним завдань, передбачених цією посадовою інструкцією.

5. Умови роботи

5.1. Режим роботи фахівця з кадрів визначається відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку, встановленими в Компанії.

5.2. У зв'язку з виробничою необхідністю фахівець з кадрів зобов'язаний виїжджати в службові відрядження (в тому числі місцевого значення).

З інструкцією ознайомлений ___________ / ____________ / «__» _______ 20__ р

Кадровим діловодством компанії займається інспектор відділу кадрів, інакше кажучи, інспектор з кадрів або кадровик. Постановою Міністерства праці від 21 серпня 1998 року детально позначені його повсякденні обов'язки. При цьому, спеціалізований єдиний довідник по кваліфікації вказує близько 15 професій, які орієнтуються на посадову інструкцію кадровика. У ній чітко визначені межі взаємодії з кадрами, основні обов'язки, вимоги і функції, а так само правила і порядок ведення документації. Не дивлячись на те, що це є його головною і визначальною завданням, він може так само брати участь в вирішення інших завдань в управлінні співробітниками. Все залежить від тих вимог, які висуває фахівця та чи інша організація, в якій він здійснює свою робочу діяльність.

Посадові вимоги, що пред'являються кадровику

Кадровиком можна назвати фахівця відділу кадрів, інспектора з кадрів, начальника відділу кадрів, а так же, в тій чи іншій мірі, зв'язати ще десяток професій з цією назвою. Але не дивлячись на загальну спрямованість в роботі з документами персоналу, є суттєві відмінності. Давайте розглянемо їх.

Вимоги до фахівця отелення кадрів

Посадова інструкція фахівця відділу кадрів розробляється начальником кадрової служби. А затверджується вже вищим керівництвом організації. У ній чітко прописуються посадові обов'язки, повноваження, функції фахівця, вказується внутрішній розпорядок організації. Фахівцем може стати особа, яка має достатню професійну підготовку, річний досвід роботи і наявність необхідної освіти.

Так, як дана спеціальність передбачає доступ до конфіденційної інформації, співробітник несе відповідальність за свої дії. І в тому випадку, якщо його дії принесли збиток компанії, він буде відповідати відповідно до чинного законодавства.

Спеціаліст відділу кадрів вирішує такі завдання:

Оформлення документації при прийомі або звільнення кадрів, переведення їх на інші штатні одиниці в відповідність з трудовим кодексом та наказом керівників.
Облік роботи і зміна будь-яких даних співробітників всіх рівнів відповідно до документальним стандартам, і внесення цих змін до бази даних персоналу.
Збір даних для проведення атестації або для підвищення рівня кваліфікації.
Управління механізмом заохочення і покарання.
Ведення особистих справ співробітників, збір персональної інформації.
Оформлення трудових книжок і договорів.
Розробка графіка і моніторинг його виконання.
Визначення відпускних періодів і моніторинг за їх виконанням.
Ведення документації для архіву.

Вимоги до інспектора з кадрів

У посадові обов'язки входить:

Ведення документації по прийняттю і звільнення співробітників, зміни посад.
Ведення особистих справ персоналу, внесення змін і додаткових даних.
Оформлення трудових книжок і їх зберігання.
Робота з лікарняними, відпустками та виплатами допомоги. Моніторинг за їх дотриманням.
Обробка документації для нарахування пенсії, трудових допомог та компенсацій.
Внесення змін даних про персонал в базу даних.
Виявлення можливих проблем в колективі і причин «плинності» кадрів.
Робота з архівом.

З першого погляду, відмінностей спеціальності «інспектор з кадрів» від професії «фахівець з кадрів» мало. Але вони є: на дану посаду може бути прийнята особа, яка має середню освіту. Трудовий стаж не є одним з основних вимог і може не враховуватися зовсім.

До обов'язків інспектора входить підбір кадрів на відкриті вакансії згідно висунутим професійним вимогам.

Вимоги до начальника відділу кадрів

Займати керівну посаду можливо тільки при наявність вищої освіти і досвіду роботи на подібній посаді не менше трьох років. На посаду начальника призначається людина за наказом вищого керівника. Після чого він залишається підзвітним безпосередньо тільки керівнику компанії. Його діяльність проходить строго в рамках внутрішнього статуту організації, трудового кодексу, цивільного права та інших нормативно-правових документів, спираючись на посадову інструкцію.

Посадові обов'язки:

Розробка і моніторинг дотримання кадрової політики організації.
Здійснення моніторингу за необхідністю оновлення робочого персоналу.
Управління штатними одиницями згідно наявних повноважень.
Проведення атестації і аналізу її підсумків.
Удосконалення вже існуючих механізмів звільнення, прийняття на роботу або пересування кадрів на інші посади.
Удосконалення системи взаємодії між кадрами.
Контроль за виконанням співробітниками відділу кадрів своїх обов'язків.
Моніторинг за виконанням нагород і заохочень.
Здійснення заходів для встановлення трудової дисципліни, підвищенню рівня мотивації співробітників до їх безпосередньої робочої діяльності.

Керівник відділу кадрів готує і займається перевіркою службової інформації, яка призначена вищому керівництву. Так само, в його компетенції проведення консультацій у відповідність з напрямком своєї посади. Про Високому рівні підготовки начальника відділу кадрів говорить його знання нормативно-правових документів РФ, різних методик для оцінки роботи персоналу, розуміння структури організації, знання вимог щодо заповнення та оформлення документації, існуючих трудових нормативів. Інструкція, в якій прописані всі посадові обов'язки начальника відділу кадрів, інспектора і фахівця в роботі з кадрами, складається за зразком для кожної категорії. І підписується в процесі оформлення на роботу.

Для того, щоб влаштуватися на посаду кадровика необхідно:

Надати всі необхідні документи, в залежності від обраної посади, включаючи: диплом про наявність необхідної освіти, документи, що підтверджують трудовий стаж та інше.
Заповнену заяву за зразком.

Згідно із загальним зразком посадової інструкції, кадровик відноситься до фахівців. Його призначення або звільнення з займаної посади відбувається на підставу наказу Геніральний директора організації за поданням безпосереднього начальника.

Раніше в статті нами були розглянуті вимоги, що пред'являються претендентам для кожної можливої \u200b\u200bпосади. Залежно від категорії (інспектор, спеціаліст або начальник), при прийомі на роботу безпосередній начальник стежить за їх відповідністю.

У тому випадку, якщо кадровик тимчасово не може виконувати свої обов'язки, то вони будуть виконуватися заміщає його особою.

Кадровик повинен знати наступне:

Правові та законодавчі документи, будь-яким чином стосуються трудового процесу, процесу ведення і управління особистими справами співробітників, оформлення пенсій, ведення трудових книжок і укладення трудових договорів.
Структуру компанії і способи взаємодії персоналу всередині неї.
Чинне трудове законодавство.
Правила роботи з кадрами та підготовки звітності.
Правила ведення персональних даних працівників.
Порядок ведення пенсій, відпусток, нарахування пільг, компенсацій та ін.

У відповідність до законодавства, Положенням про відділ кадрів безпосередній самої організації, її статутами, правилами внутрішнього розпорядку, наказами керівництва та посадової інструкції, здійснюється діяльність кадровика.

У відповідність з існуючими і встановленими основними обов'язками і правами, прописаними в Постанова Міністерства праці від 21 серпня 1998 року, в організації складається посадова інструкція для займаних посад. У ній можуть бути внесені додаткові пункти про переробку або умовах відпустки, графік, додаткові вимоги та інші важливі умови.

Розробкою інструкції займається вище керівництво організації, його заступники або безпосередні начальники кадровиків. У процесі вона узгоджується з юристами, підписується і вступає в силу.

Ось приклад зразка посадової інструкції, на основі якого в організації може бути складений свій варіант:

Як видно по інструкції, кадровий фахівець повинен не тільки займатися підбором і розстановкою працівників, а й іншими видами діяльності.

Не менш важливим пунктом, який необхідно вказувати в інструкції, це права співробітника.

І не менш важливим розділом є відповідальність фахівця, так як він веде роботу посередньо з особистими справами і володіє конфіденційною інформацією.

Права фахівця відділу кадрів

При складанні інструкції це важливий пункт, опускати який категорично не можна. Не дивлячись на те, що узгодження складеної посадової інструкції з представницькими органами щодо захисту персоналу не передбачено законодавством РФ, твердження зазвичай проходить з юридичним відділом, щоб уникнути порушення прав співробітників.

Кадровик має наступні права:

Знайомитися з існуючою документацією і рішеннями керівників компанії, що стосуються безпосередньо його діяльності.
Мати доступ до інформації, яка необхідна для виконання його трудових обов'язків.
Висувати пропозиції щодо поліпшення роботи та умов, безпосередній пов'язаних з виконанням його діяльності.
Отримувати в повній мірі якісну організацію технічних і інформативних умов для виконання обов'язків.

Відповідальність фахівця відділу кадрів

Кадровик несе відповідальність у відповідність до законодавства Росії за порушення своїх прямих обов'язків:

У разі невиконання або неякісного виконання своїх безпосередніх обов'язків.
У разі порушення інструкцій і розпоряджень організації, трудового розпорядку та належної дисципліни.
У разі порушення комерційної таємниці або розголошенню особистих даних персоналу.

Керівник компанії або начальник відділу кадрів, чиїм завданням є регулювання діяльності відділу кадрів, може бути притягнутий до відповідальності і за:

Відсутність оформлених договорів з працівниками.
Відсутність особистих справ.
Відсутність складеного графіка відпусток.
Відсутність документації з охорони праці.

Особливості професії, з якими стикається кадровик

Кадровик, не дивлячись на великий перелік своїх обов'язків, в першу чергу займається веденням документації в тій чи іншій організації. Це накази, трудові договори, положення, заяви співробітників, ведення військового обліку, пенсійного, пільгового і т. Д.

З якими особливостями стикається фахівець, котрий обіймає цю посаду?

До позитивних можна віднести:

Режим праці. У рідкісних випадках можуть виникнути переробки. В основному, це стандартний графік з фіксованими звичними вихідними (суботою і неділею), а так само неробочими днями в державні свята. Найчастіше робота з 9:00 до 18:00, що включає в себе перерву на обід.
Стабільний соціальний пакет, що включає в себе всі необхідні виплати.

У маленьких організаціях можуть бути порушені права працівників, відсутні соцпакет або офіційної оформлення. Тому, при влаштуванні на роботу, віддавати перевагу потрібно тільки перевіреним компаніям, які піклуються про своїх працівників.

Паперова робота без особливої \u200b\u200bрухливості.
Можливість кар'єрного росту та високої заробітної плати.
Робота в офісі.

До негативних слід віднести наступні:

Крім безпосередніх обов'язків, великий обсяг додаткових, не завжди безпосередньо пов'язаних зі спеціальністю.
Знаходження між співробітниками і начальством. Це може бути мінусом в тому випадку, коли доводиться вирішувати негативні ситуації.
Для кого-то паперова робота в офісі здасться мінусом.
Монотонність.
Можлива поява розбіжностей в роботі з бухгалтерією.
Відповідальність в разі непорядності прийнятого співробітника.

Співробітник відділу кадрів постійно стикається з новими людьми, і повинен володіти комунікативними навичками, вміти організовувати людей і свою роботу, бути доброзичливим і при цьому володіти сучасними методами оцінки персоналу. Він повинен володіти навичками взаєморозуміння, і засновувати свою роботу на взаємній співпраці. До того ж, у своїй діяльності кадровик постійно стикається зі взаємодіями зі сторонніми організаціями. Такими, як Пенсійний Фонд, Державна інспекція праці та іншими).

Компетенція спеціаліста даної області так само залежить від його вміння користуватися технікою і засобами автоматизації.

висновок

Підводячи підсумки, можна сказати, що професія кадровика - значима і важлива в сформованому сучасному світі. Він займається не тільки підбором персоналу для компанії, але і великим об'ємом документації. В основному, ця робота пов'язана саме з нею: ведення архіву, особистих справ, документальне оформлення прийому, звільнення і пересування на інші посади співробітників, військовий облік, оформлення пенсії, відпусток і графіків. Ця професія підійде тим, кому до душі неактивна робота в затишному офісі.

Не дивлячись на це, посаду спеціаліста у відділі кадрів на увазі наступні навички: комунікабельність, доброзичливість, наявність організаторських здібностей, добре знання законодавства, яке в тій чи іншій мірі стосується трудового діловодства.

У відділі кадрів так само є вибір вакансій: інспектор, спеціаліст і начальник. Кожна передбачає свій рівень певних навичок і якостей. Наприклад, начальником може стати тільки претендент, у якого є вища освіта і є стаж роботи на подібній посаді. Без досвіду можна стати інспектором, а далі просуватися по кар'єрних сходах.

Як і для будь-якої іншої спеціальності, для кадровика існує встановлений зразок посадової інструкції, на створення якої різні організації стверджують свої. При цьому в них вказуються додаткові умови в залежності від детальності компанії, вимоги до професії і зобов'язання. Так само, в них прописані всі права працівника, відповідальність і умови співпраці.

В даному відео ви можете ознайомитися з особливостями професії кадрового фахівця, і, можливо, дізнатися для себе щось нове, що не було розглянуто в статті:

Посадова інструкція інспектора з кадрів виконує функцію доповнення до трудового договору, де роз'яснюються його основні положення. Незважаючи на те що в існуючому законодавстві немає розпоряджень щодо обов'язкового складання інструкції, вона широко використовується в діловій практиці, трудових розглядах і відповідних судових суперечках. Стандартна інструкція складається з чотирьох частин, які роботодавці можуть доповнювати в міру необхідності.

Зразок посадової інструкції інспектора по кадрам

1. Основний розділ

Інспектора з кадрів наймає і звільняє директор організації, за рекомендацією начальника відділу персоналу.
Інспектор з кадрів підпорядковується керівнику відділу персоналу.
Кандидат на дану позицію зобов'язаний відповідати наступним стандартам:
- профільне середньо-спеціальну освіту;
- досвід роботи в підрозділах по кадрам від 1 року.
На час відсутності фахівця (відрядження, відпустка, лікування захворювання) його робочі обов'язки виконує інший фахівець відділу персоналу.
Від фахівця на цій посаді потрібне знання наступних питань:
- актуальне трудове законодавство і особливості його використання;
- галузеві норми і правила;
- стандарти діловодства по персоналу;
- порядок складання документації по працівниках для контролюючих інстанцій;
- нормативи обліку кадрових змін в організації;
- основний кадровий склад організації та її управлінська структура;
- методологія проведення атестації чинного персоналу;
- застосовувані показники оцінки ефективності діяльності працівників (KPI);
- порядок оформлення відповідних пільг, додаткових виплат, зарплат співробітникам;
- теоретичні основи кадрового справи;
- передові практики роботи з кадрами;
- основні параметри трудової політики організації;
- методика заповнення баз даних про співробітників;
- нормативи трудової дисципліни і правила робочого розпорядку;
- правила користування комп'ютером, оргтехнікою та відповідним програмним забезпеченням.
Інспектор з кадрів керується:
- трудовим законодавством;
- галузевими нормами і стандартами;
- документами організації;
- розділами даної інструкції.

2. Функції

Інспектор з кадрів відповідає за наступні питання:

Ведення поточного обліку за кадровим складом організації.
Взаємодія з колегами з питань ведення документації по персоналу.
Забезпечення документування кадрових змін в організації.
Підготовка заходів щодо професійної атестації працівників організації.
Участь в плануванні трудової політики організації.
Консультування менеджерів і співробітників організації з питань документарного забезпечення кадрової діяльності.
Ведення особистих справ співробітників і внесення необхідних відомостей в бази даних організації.
Підготовка необхідної документації по персоналу для контролюючих інстанцій.
Участь в підготовці аналітичних звітів з питань кадрового забезпечення організації.
Облік графіків відпусток, лікарняних, ділових відряджень.
Підготовка трудової документації та довідок для персоналу.
Підготовка документації по кадрам для архівування, а також забезпечення її поточного зберігання.
Документарне забезпечення перерахування співробітникам премій, додаткових виплат, наданих їм пільг.
Здійснення поточного контролю за дотриманням графіків робіт і трудової дисципліни.
Взаємодія з співробітниками перевіряючих інстанцій з питань кадрів організації.

3. Відповідальність

Інспектор з кадрів несе відповідальність:

За матеріальну шкоду, заподіяну роботодавцю через невідповідні дій, - відповідно до норм трудового права.
За розголошення внутрішньої інформації організації - в тих межах, які прописані в законодавстві.
За неналежне виконання трудових функцій - в межах, визначених у трудовому законодавстві.
За правопорушення, які були вчинені на робочому місці, - відповідно до розділів адміністративного, трудового та кримінального права.

4. Права

Інспектор з кадрів має права:

Пропонувати менеджменту організації заходи щодо поліпшення ситуації в області своєї компетенції.
Брати участь в зборах відділу персоналу з питань його розвитку.
Вимагати від співробітників організації інформацію, необхідну в своїй трудовій діяльності.
Отримувати преміальні виплати в міру виконання планових показників, обумовлених у відповідних документах.
Вимагати від менеджменту організації підтримки оптимальних умов для ефективного виконання своєї трудової діяльності.

ФАЙЛИ

Основні моменти написання документа

Чинне законодавство не містить вказівок по параметрам створення посадових інструкцій. В результаті роботодавці можуть спокійно створювати документи, пристосовані для їх потреб. На практиці вони застосовують переробки типових інструкцій, використовуючи певні стандарти ділового документообігу. Дані стандарти стосуються форми документа, його оформлення і змісту. Так, структура інструкції включає 4 розділи, в яких закріплені основні параметри діяльності фахівця:

Загальна частина.
Обов'язки співробітника.
Його відповідальність.
Його права.

До цих частин можна додати і ще кілька, в яких описані умови праці, параметри оцінки співробітника або вимоги до його кваліфікації. Ці розділи особливо популярні у великих роботодавців, що мають справу з численними співробітниками, які виконують різноманітні операції.

За оформленням інструкції стандарти вимагають застосування до неї основних атрибутів ділового документа: розшифровки підписів, наявності реквізитів організації та ін.

Основною вимогою до змісту інструкції є відсутність в ній суперечностей з трудовим договором і чинним законодавством.

Увага! Працівник має право отримати копію інструкції в паперовій формі. Також йому може бути надано доступ до неї в локальній мережі. В цьому випадку необхідно попередньо видалити з неї всі персональні дані.

Загальні параметри

Тут описуються основи діяльності співробітника:

Ким з керівників він наймається і звільняється.
Кому він підзвітний в своїй діяльності.
Чим він повинен керуватися в роботі.
Яким стандартам кваліфікації він повинен відповідати.
Які його вміння потрібні наймачеві.

Особливу роль відіграє список умінь, які повинні забезпечувати виконання функцій, закріплених в наступній частині. Залежно від особливостей роботодавця, цей список може варіюватися в різних компаніях.

Увага!Для ряду професій в інструкціях можуть використовуватися відповідні профстандарти або кваліфікаційний довідник професій (ЄКР).

функції

Дана частина найбільш сильно відрізняється по різним фірмам. У компаніях різних розмірів, організаційно-правової форми, спеціалізації навіть однакові фахівці можуть виконувати різні функції, в особливості - другорядні. Основне обмеження - щоб ці відмінності укладалися в межі параметрів трудового договору. Також не рекомендується навантажувати фахівця додатковими функціями, оскільки таке навантаження може відвернути його від основної діяльності.

відповідальність

Тут наводиться опис основних ситуацій, коли співробітник може понести покарання. Опис дається в загальній формі, оскільки конкретні міри покарання можуть бути визначені лише в ході проведення адміністративних розглядів і юридичних процедур.

права

У розділі перераховані кілька основних прав співробітника: на внесення пропозицій керівництву, участь в зборах співробітників та ін. Залежно від особливостей кадрової політики наймача можна додати і додаткові права. Наприклад, на отримання службового автомобіля або на часткову компенсацію роботодавцем витрат на стільниковий зв'язок.

Після початкового складання інструкції її потрібно показати юристу, співробітнику кадрового відділу і керівництву підприємства працівника. Після того як ці фахівці затвердять її текст, інструкція направляється на затвердження до керівника підприємства. Остаточним сигналом її вступу в силу є підписування інструкції всіма причетними особами: директором, самим співробітником, а також іншими менеджерами, якщо їх підписи потрібні за правилами корпоративного документообігу.

В даний час, напевно, жодна професія не має такого спектру назв, як професія кадровика. В Єдиному кваліфікаційному довіднику можна відшукати сімнадцять посад, які так чи інакше пов'язані з кадровою роботою. Така обставина змушує задуматися про відмінності цих посад один від одного, про функціональному навантаженні кожної з них. Особливо актуально і гостро звучить сьогодні питання про те, що повинен прописати для себе в посадовій інструкції рядовий інспектор з кадрів. Обов'язки цього співробітника ми і постараємося розглянути максимально докладно.

Значення відділу кадрів

Багато керівників організацій до сих пір вважають, що призначення відділу кадрів вузьконаправлене, пов'язане лише з діловодством. Однак сьогодні наша країна слідом за Заходом встала на шлях трансформації кадрової служби в підрозділ, що займається управлінням трудовими ресурсами, тому що саме кадровик - найважливіша ланка між працівником і роботодавцем.

В даний час фахівець з кадрів - це в першу чергу управлінець, те ж саме можна сказати про таку посаду, як інспектор з кадрів, обов'язки якого сьогодні часто включають не тільки обробку і ведення документації. Особливо це стосується невеликих компаній, де на плечі інспектора з кадрів можуть покладати відповідальність за підбір персоналу, його навчання і багато інших функцій.

Чисельність кадрових працівників

Найменування і кількість підрозділів служби з управління персоналом залежить від розміру підприємства, його традицій і специфіки діяльності. При цьому повинні враховуватися розміри організації, напрямок бізнесу, стратегічні цілі підприємства, стадія його розвитку, чисельність працівників та пріоритетні завдання в роботі з персоналом.

У великих організаціях кадрова служба може включати кілька відділів. Наприклад, відділ заробітної плати, відділ зайнятості, відділ навчання і розвитку, відділ діловодства та обліку. У невеликих організаціях всі функції кадрової служби може виконувати лише один фахівець - інспектор з кадрів, обов'язки якого насправді повинні включати мінімальний перелік функцій: кадрове діловодство і підбір персоналу.

фахівці служби

На чолі відділів або служб персоналу зазвичай коштує менеджер середньої ланки: начальник служби, відділу, який підпорядковується директору по персоналу. Відділи можуть бути розбиті на більш дрібні одиниці - групи або сектори, очолювані керівниками, які підкоряються начальникам служб.

На підприємствах середнього бізнесу (чисельність працівників 100-1000 осіб) пристрій кадрової служби найчастіше передбачає наявність таких працівників:

фахівець з діловодства;
фахівець з трудового права;
спеціаліст по підбору персоналу;
менеджер з розвитку та навчання,
тренер, або тренінг-менеджер;
менеджер з пільг та компенсацій;
менеджер з корпоративних заходів.

У більш дрібних організаціях (чисельність працівників до 100 чоловік) майже всі функції даних співробітників - це посадові обов'язки інспектора з кадрів.

Вимоги до кадровику

Звичайно, всі перераховані вище посади не здатний поєднати один єдиний фахівець - інспектор відділу кадрів. Обов'язки цього співробітника в першу чергу пов'язані з кадровим діловодством. Тому при прийомі на роботу до потенційного кандидата на дану посаду пред'являються відносно невисокі професійні вимоги.

Кваліфікаційний довідник інформує, що інспектор з кадрів зобов'язаний мати середню спеціальну освіту (при цьому не має значення його стаж роботи) або ж середню освіту (при цьому потрібна спеціальна підготовка і наявність професійного стажу не менш як три роки).

Інспектор з кадрів: обов'язки

Отже, функції даного фахівця наступні:

ведення обліку особового складу підприємства;
оформлення різних кадрових операцій (приймання, переведення, звільнення);
оформлення та ведення особових справ співробітників, внесення змін до них;
облік, зберігання і заповнення трудових книжок;
облік трудового стажу;
оформлення довідок про трудову діяльність працівників (минулою і теперішньою);
оформлення карток пенсійного страхування та інших документів, необхідних для призначення пенсій працівникам і їхнім сім'ям, компенсацій і пільг;
облік надання відпусток, здійснення контролю над тим, як складаються і дотримуються графіки відпусток.

Підбір персоналу

Обов'язки інспектора відділу по кадрам часто включають підбір персоналу на вакантні посади. Ця робота пов'язана з розміщенням інформації в різних джерелах про наявний вакантне місце, в тому числі співробітництво з цього питання зі службою зайнятості населення, призначенням і проведенням співбесід з роз'ясненням претенденту характеру вакансії, умов праці та рівня заробітної плати, визначенням загального рівня претендента на вакантну посаду , його стажу та рівня професіоналізму.

Нерідко посадові обов'язки інспектора відділу кадрів передбачають проведення конкурсних відборів серед фахівців, що претендують на вільне місце. Кадровик розробляє заходи з підбору персоналу та контролює проходження майбутніми співробітниками випробувань, встановлених при укладенні з ними трудового договору.

Додаткові функціональні обов'язки інспектора з кадрів

Існують деякі додаткові функції, які найчастіше відносять до кадрової роботи. Які ж ще завдання повинен вирішувати інспектор відділу кадрів? Обов'язки можуть включати:

підготовку необхідних матеріалів для атестаційних, кваліфікаційних, конкурсних комісій, уявлення співробітників до нагороджень і заохочень;
вивчення причин, за якими відбувається плинність кадрів, розробка та впровадження заходів щодо її зниження;
підготовку документів до здачі в архів;
контроль за трудовою дисципліною;
організацію підвищення кваліфікації і професійної перепідготовки;
організацію проведення іспитів на підтвердження кваліфікації;
розробку системи за оцінкою особистісних і ділових якостей співробітників, мотивацію їх до посадового росту;
оформлення службових посвідчень та їх видачу;
формування та ефективне використання кадрового резерву.

військовий облік

Багато роботодавців вважають, що функціональні обов'язки інспектора відділу кадрів включають військовий облік співробітників підприємства. Згідно з Постановою Уряду РФ №719 від 27 листопада 2006 року «Про затвердження Положення про військовий облік», число працівників, які здійснюють цю діяльність, має бути прямо пропорційно до кількості співробітників, що підлягають обліку.

Зокрема, на підприємстві, де на військовому обліку перебуває менше п'ятисот громадян, облік веде один працівник, виконуючий дані функції за сумісництвом. Таким чином, інспектор з кадрів в організації, де чисельність що стоять на військовому обліку не перевищує п'ятсот чоловік, може займатися військовим обліком, але тільки за умови внутрішнього сумісництва. А при більшій кількості людей, що підлягають обліку, для цих цілей повинна бути виділена окрема штатна одиниця.

Робота кадровиків в умовах кризи

В останній рік керівництво підприємств зіткнулося з сумними обставинами фінансової кризи, коли доводиться зменшувати обсяги виробництва товарів і послуг, знижувати власні витрати, в тому числі за рахунок скорочення чисельності персоналу. На цьому тлі зростає потреба кадрових працівників у володінні якостями штатних психологів, які змушені керувати емоційним фоном в колективі і знаходити слова розради, наприклад, вручаючи колегам повідомлення про їх звільнення.

Роль кадрової служби підвищується в міру зростання значення людських ресурсів для досягнення організацією фінансового успіху. У зв'язку з цим традиційні обов'язки кадровиків не зникають. У веденні кадрових служб залишаються питання кадрового діловодства, оплати праці, прийому на роботу та підготовки фахівців. Однак при цьому відділ кадрів є складовим елементом грамотного керівництва підприємством. Успіхів у роботі!

На читання 6 хв. переглядів 139 Опубліковано 12.08.2018

Кадрова служба є одним з головних структурних підрозділів кожної організації. Завданням працівників, трудящих в цьому відділі, є управління трудовими ресурсами. Серед функціональних обов'язків кадрових працівників слід зазначити такі завдання як оформлення документів про прийом і звільнення співробітників, підготовка розпоряджень про кадрові переміщення між відділами, а також складання графіків трудової діяльності. У даній статті ми пропонуємо розглянути питання про те, чим займається фахівець відділу кадрів і ретельно вивчити посадову інструкцію даного співробітника.

Кадровик - це фахівець служби персоналу компанії

Спеціаліст по кадрам: суть професії

Посада фахівця кадрового відділу має на увазі роботу з документами, пов'язаними з персоналом компанії. Сфера діяльності цих працівників включає в себе як облік трудової діяльності кожного працівника, так і елементи діловодства. Важливо звернути увагу на те, що в сучасному бізнесі існує кілька посадових позицій, які мають високу схожість з даної професією. До таких позиціях можна віднести:

адміністратор кадрового відділу;
керуючий персоналом;
HR-менеджер.

Перші кадрові працівники з'явилися за часів СРСР. Їх основним завданням було заповнення особистих справ працівників, здійснення контролю над дотриманням правил безпеки трудового процесу. Крім цього, в обов'язок фахівців входило складання посадових інструкцій для інших працівників підприємства. На сьогоднішній день, посадові обов'язки фахівця з кадрів включають в себе набагато більше різних функцій. Головною причиною нововведень є повсюдне впровадження сучасних технологій у виробничий процес.

плюси роботи

Кожна компанія, що має в своєму штаті понад п'ятдесят працівників, потребує організації кадрового відділу. Працівники, що представляють цей підрозділ, беруть на себе частину документообігу компанії, займаючись веденням особистих справ персоналу. Крім цього, завданням «кадровиків» є розробка кадрової політики, спрямованої на підвищення професійних навичок співробітників.

Головним плюсом цієї професії є її затребуваність. Як показує практика, менеджери з управління персоналом потрібні кожній компанії, незалежно від її структури або обраної сфери діяльності. Ще однією перевагою цього напрямку є відсутність необхідності отримання спеціальної освіти. З повсякденними завданнями кадровика може впоратися людина, як з технічних, так і гуманітарною освітою.

Єдиною вимогою багатьох роботодавців є проходження короткого навчального курсу на спеціальних лекціях, призначених для перепідготовки фахівців.

Дана робота має на увазі стандартну п'ятиденний робочий тиждень. Головним завданням кадрового працівника є формування різних документів, починаючи від службових повідомлень і закінчуючи наказами від імені керівництва.

Існують різні назви цієї професії - менеджер або директор з управління персоналом, адміністратор відділу кадрів, HR-менеджер

мінуси діяльності

Незважаючи на всі перераховані вище переваги, робота з кадрами має ряд значних недоліків. Для того, щоб отримати дану посаду, претендентові на вакансію необхідно ретельно вивчити чинний Трудовий Кодекс. Незнання нормативів, встановлених органами контролю, може привести до помилки, що порушує правила, встановлені законодавством. Така помилка може обернутися судовими розглядами, що негативно відіб'ється на іміджі компанії.

Кадровий співробітник виступає в якості сполучної ланки між рядовими працівниками та адміністрацією підприємства. Саме цей фактор стає причиною того, що менеджери по управлінню персоналом часто стикаються з конфліктними ситуаціями. Призначення дисциплінарних стягнень, оформлення доган і звільнення працівників призводить до неминучих конфліктів, що іноді переростають в судові тяжби. Важливо звернути увагу на те, що керівники даного відділу є матеріально відповідальними особами. У разі порушення правил, встановлених законодавством, керівника кадрової служби чекають штрафні санкції.

Працівники даної служби повинні відповідати високим професійним стандартам. Професійний стандарт - певний рівень кваліфікації, необхідний для ведення трудової діяльності.

Посадові обов'язки кадровика

Посадова інструкція фахівця з кадрів різниться в залежності від займаної ним посади. Це означає, що обов'язки трудівника, що займає рядову посаду, будуть відрізнятися від зобов'язань керівника відділу.

Спеціаліст відділу кадрів

Для початку пропонуємо розглянути посадову інструкцію рядового фахівця. Першочерговим завданням менеджера по управлінню персоналом є облік особового складу. Це означає, що кадрові працівники відповідають за формування особистих документів, видачу різних довідок і актів. Одним із завдань «кадровиків» є оформлення відпусток і фіксація переміщення працівників між різними відділами.

Як вже говорилося вище, в завдання HR-відділу входить оформлення трудових книжок і розпоряджень керівництва. Після видання наказу, провідний фахівець розглянутого відділу зобов'язаний ознайомити всіх трудівників з вмістом документа. Нерідко, працівникам доручається складання штатного розкладу і розробка графіків трудової діяльності.

Інспектор з кадрів

Згідно зі встановленими правилами, дану посадову позицію може зайняти претендент, який не має професійного стажу. Внутрішня інструкція є своєрідним регламентом, який регулює коло обов'язків посадової особи.

Назва професії - «кадровик» - йде з радянських часів

Спеціаліст по кадрам - ПРОФСТАНДАРТ, встановлений для кадрових інспекторів:

Облік кадрових операцій.
Формування особистих справ працівників.
Внесення змін і коректив в документи особового складу.
Обробка документів, що надходять.
Обробка документації, пов'язана з призначенням вихідної допомоги, компенсаційних виплат та пенсій.
Формування електронної бази даних і архівування документації.

Всі перераховані вище функціональні обов'язки відносяться до діловодства. Крім цього, кадровий інспектор проводить співбесіди з претендентами на вільні посадові позиції, перевіряючи їх рівень професійних знань.

При веденні обліку кадрових операцій використовується спеціальний розраховувач. Розраховувач для фахівця з кадрів - спеціальне програмне забезпечення, що дозволяє в максимально короткий термін розрахувати величину компенсаційних виплат, тривалість відпустки, кількість робочих днів у звітному періоді і величину страхового стажу працівника.

Начальник відділу кадрів

Обійняти посаду керівника відділу може працівник, який має вищу освіту. Крім цього, для вступу на посаду необхідно мати певний практичний досвід. Як правило, призначенням працівника на посаду керівника займається особисто гендиректор компанії. Також вищому керівництву організації надаються функції контролю діяльності начальника кадрової служби.

У завдання даного працівника входить управління особовим складом і розробка внутрішньої політики компанії щодо найманих працівників. Нерідко даному посадовій особі доручається проведення аналізу потреби компанії в реструктуризації або переміщенні персоналу. Крім перерахованих вище функцій, начальник ОК займається проведенням атестації працівників з метою виявлення рівня професійної відповідності займаній посаді.

Як правило, на начальство покладається функція контролю над довіреним йому відділом. Це означає, що керівник ОК повинен проводити систематичний аналіз діяльності працівників з метою виявлення співробітників з високою результативністю трудової діяльності. На основі даного аналізу складається список працівників, яким покладено преміальна виплата або інше заохочення.

Всі документи, призначені керівнику компанії, тісно взаємопов'язані з кадровими питаннями, повинні бути в обов'язковому порядку затверджені керівником кадрового відділу. Також рівень компетенції керівництва структурного підрозділу поширюється на рішення різних питань, пов'язаних з діяльністю особового складу. Працівник, що займає цю посаду, повинен добре знати всі норми Цивільного та Трудового Кодексу. Дані нормативи повинні в обов'язковому порядку враховуватися при формуванні документів і регулювання різних конфліктів між працівниками та топ-менеджментом.

Професія фахівця з кадрів стала дуже актуальною в зв'язку з появою в Росії безлічі західних фірм, разом з якими прийшло поняття корпоративної етики

Висновки (+ відео)

Вконтакте