З усіх питань звертатися в художній відділ ЦПКіВ ім. В. Маяковського. Етикет ділового листування. Про хороше враження Заявка на участь
Ця стаття - результати моїх спостережень за тим, які аспекти створюють хороше враження від ділового листа.
От буває ж так, отримуєш відповідь на свій лист і відразу внутрішньо приймаєш рішення: з цими хлопцями я хочу і буду спілкуватися далі, а ось з цими - хочеться відразу розпрощатися. У вас таке бувало? У мене так. Остання така практика у мене трапилася зовсім недавно: я вела переписку з різними компаніями на предмет підбору мовних курсів.
Нижче - мої підсумовані висновки про те, що варто мати на увазі, якщо вам важливо, щоб ваше виробляло гарне враження на адресата і викликало у нього бажання продовжувати з вами ділова взаємодія.
1. Час відповіді на лист.
- Позитивне завершення листа
- останнє, що залишається в полі уваги адресата при прочитанні вашого листа. Закріпіть в останніх фразах емоційно-позитивну атмосферу ділового спілкування. Створіть у адресата гарний настрій, щоб йому захотілося знову поспілкуватися з вами!
Порівняйте:
Варіант відповіді 1 | Варіант відповіді 2 |
Привіт, Маша! Перш за все, спасибі Вам за те, що зупинили свій вибір на нашому інституті! Ми впевнені, що Ви залишитеся задоволені нашою співпрацею. Для того, щоб вислати Вам рахунок, нам необхідно отримати від вас реквізити компанії-вашого роботодавця. Надішліть їх, будь ласка, відповіддю на цей лист. ... .. | Привіт, Маша! Перш за все, спасибі Вам за те, що зупинили свій вибір на нашому інституті! Ми впевнені, що Ви залишитеся задоволені нашою співпрацею. Для того, щоб вислати Вам рахунок, нам необхідно отримати від вас реквізити компанії-вашого роботодавця. Надішліть їх, будь ласка, відповіддю на цей лист. Якщо у вас виникнуть запитання - будь ласка, звертайтеся! |
Рада № 4:Налаштуйте адресата на продовження діалогу. Проявляйте повагу! Створюйте та зміцнюйте настрій комфортного співпраці! Діліться з адресатом своїм позитивним настроєм і щирим бажанням продовжити ділове взаємодія!
МОЖЛИВІ фраз:
Буду радий співпраці!
Охоче \u200b\u200bвідповім на Ваші питання.
Якщо у вас виникнуть запитання - будь ласка, звертайтеся!
З надією на плідну співпрацю,
Завжди готовий допомогти і відповісти на Ваші питання.
З щирою повагою,
З повагою,
З повагою до Вас,
З повагою і надією на плідну співпрацю,
5. Підпис і блок контактної інформації.
Людині, що веде ділове листування, важливо розуміти, хто знаходиться «по той бік монітора»: ім'я та прізвище адресата, посаду, контактні координати.
Для чого це потрібно?
Ім'я та прізвище - дає можливість вести персональне спілкування.
Посада - дає адресату розуміння меж повноважень і професійної компетентності у вирішенні питань.
Координати - забезпечують можливість додаткової оперативного зв'язку в разі необхідності.
Порівняйте: який з відповідей виглядає більш професійним і викликає більшу довіру до інформації.
Вітаю! Я пройшла попереднє тестування при зарахуванні на курси іспанської мови в вашому інституті. За результатами тестування я записана в групу PS-А2.1. Оплата мого навчання буде здійснюватися моїм працедавцем. Будь ласка, надішліть мені рахунок на оплату навчання. Дякую. З повагою, Маша Петрова | ||||||||||||||||||
Варіант відповіді 1 | Варіант відповіді 2 | |||||||||||||||||
Привіт, Маша! Перш за все, спасибі Вам за те, що зупинили свій вибір на нашому інституті! Ми впевнені, що Ви залишитеся задоволені нашою співпрацею. Для того, щоб вислати Вам рахунок, нам необхідно отримати від вас реквізити компанії-вашого роботодавця. Надішліть їх, будь ласка, відповіддю на цей лист. Якщо у вас виникнуть запитання - будь ласка, звертайтеся! ПОЛОЖЕННЯ Про проведення відкритого фестивалю-конкурсу на найоригінальніші фігури з повітряних куль "Повітряне братство» організатори фестивалю Центральний парк культури і відпочинку ім. В.В. Маяковського Цілі і завдання фестивалю 1) створення атмосфери справжньої творчої свята; 2) обмін творчими досягненнями та досвідом між учасниками; 3) підтримка і популяризація самодіяльної руху по створенню фігур з повітряних куль; 4) виведення нових форм прикраси територій Учасники фестивалю Для участі у фестивалі запрошуються: 1) святкові компанії міста Єкатеринбурга і Свердловської області 2) креативні агентства міста Єкатеринбурга і Свердловської області 3) ініціативні творчі групи міста Єкатеринбурга і Свердловської області 4) агентства по створенню оформлення свят міста Єкатеринбурга і Свердловської області 5) оформлювачі любителі міста Єкатеринбурга і Свердловської області Без вікових обмежень! Час і місце проведення фестивалю З 9.00 - 10.00: заїзд для учасників з великими конструкціями, які вимагають під'їзд до майданчика на машині; З 10.00 - 12.30: установка, розташування фігур згідно з порядковим номером учасника; З 12.30 - 15.00: оцінка журі, фотосесія відвідувачів парку з фігурами; З 15:00 - 18:30: святковий концерт, демонтаж майданчика (можливе корегування часу початку і тривалості заходу); Місце проведення: Центральний парк культури і відпочинку ім. В.В. Маяковського, відкритий майданчик Адреса проведення заходу: Мічуріна 230, трамвай № 3, 6,9,10,20,21,33. Зупинка - парк Маяковського Умови до виконання фестивальної програми 1) Фігура з куль повинна вміститися на території 4 * 4 м 2) Фігура з куль виготовляється заздалегідь або створюється в парку з 10.00 - 12.30 3) Учасник самостійно повинен передбачити способи кріплення фігури і привести все необхідне для установки фігури в день заходу. (Парк надає лише майданчик розміром 4 * 4 м. Покриття трав'яне!) 4) Роботи будуть розміщуватися під відкритим небом. 5) Після реєстрації, кожному учаснику буде висланий порядковий номер. Порядкові номери будуть розміщені на майданчику. 6) Кожен учасник повинен вислати назву і опис своєї роботи (див. Додаток 1) можливості учасників 1) Кожен учасник може скористатися критим приміщенням (шатер) для створення своєї фігури, зберігання речей 2) Учасник має право на розміщення своєї реклами (назва організації - логотип - телефон - сайт - послуги). Вся інформація про учасника, а саме (назва організації (ім'я приватної особи) - логотип - телефон - сайт - послуги - назва роботи - опис) буде розміщуватися на інформаційному стенді розміром А3. 1 стенд \u003d 1 учасник. До кожного стенду буде прикріплений кишеню для візиток. При бажанні організація або приватна особа має право вкласти свої візитки. (Див. Додаток 1,2) 3) Учасник має право скористатися електрикою 220 В (при собі мати подовжувач) журі 1) Журі формується оргкомітетом фестивалю з числа фахівців ЦПКіВ і фахівців в даному напрямку м Єкатеринбурга 2) Журі фестивалю має право встановлювати додаткові номінації та засновувати спеціальні дипломи. Підведення підсумків та нагородження учасників фестивалю Кожен учасник нагороджується Дипломом учасника. Переможці, які посіли I, II, III місце нагороджуються дипломами та подарунками. фінансові умови Організаційний внесок за участь у фестивалі НЕ ПЕРЕДБАЧЕНИЙ Організаційні питання 1) заявки на участь у фестивалі приймаються до 24 серпня 2016 року по електронній пошті [Email protected] і телефону 221-34-70 В темі листа і назві файлу вказати: заявка на фестиваль «Повітряне братство». Приклад заповнення заявки див. Додаток 1. З усіх питань звертатися в художній відділ ЦПКіВ ім. В.В. Маяковського. Тел .: 221-34-70; 8-982-623-64-33 Дороніна Марія - куратор фестивалю; 1) оргкомітет залишає за собою право закрити прийом заявок до оголошеного терміну, якщо кількість учасників перевищила технічні можливості фестивалю. 2) Учасник дозволяє обробку викладених у даній заявці персональних даних для підготовки інформаційних матеріалів фестивалю, а також використання в інформаційних матеріалах фестивалю фото і відео з своєю участю. Додаток 1 ЗАЯВКА НА УЧАСТЬ ІНФОРМАЦІЙНИЙ ЛИСТ Здоров'я - основа людського життя. Першорядним для його збереження є спосіб життя людини. Культура здорового способу життя - запорука активного довголіття. З метою формування позитивного ставлення студентів до здорового способу життя університет Жовтня 2015 р проводить внутрівузівський марафон «ЗДОРОВИЙ СПОСІБ ЖИТТЯ В ОСВІТЯНСЬКЕ ПРОЦЕСІ ВИЩОЇ ШКОЛИ » метою марафонує популяризація найважливіших компонентів здорового способу життя студентів: збалансованого харчування, занять фізичною культурою і спортом, гармонізації з соціумом. Місце проведення:м.Санкт-Петербург, вул. Новоросійська, д. 48/50. Оргкомітет Внутрівузівському марафону «Здоровий спосіб життя в освітньому процесі вищої школи»: Панкова Ніна Володимирівна, Ректор ФГБОУ ВПО «СПбГТЕУ», Базарнова Юлія Генріхівна, Завідувач кафедри хімії та біотехнології ФГБОУ ВПО «СПбГТЕУ», Барсукова Наталія Валеріївна, Завідувач кафедри технології організації харчування ФГБОУ ВПО «СПбГТЕУ», Неробеев Микола Юрійович, Завідувач кафедри фізичної культури ФГБОУ ВПО «СПбГТЕУ», Котоменкова Ольга Геннадіївна, Завідувачка науково-дослідним відділом ФГБОУ ВПО «СПбГТЕУ». В рамках внутрівузівських марафону планується проведення змагань між 6 студентськими командами. Обов'язкові вимоги до складу команд: 10 людина, в тому числі по 2 студенти від кожного факультету. Передбачається проведення наступних конкурсів в рамках заходу : 1. Конкурс презентацій команд (Домашнє завдання): буклет і презентація (відеоролик або слайд-шоу, або групове виступ і т.д.). 2. Гра брейн-ринг «Енциклопедія здоров'я». 3. Кулінарний поєдинок «Правильний обід на три персони» з презентацією страв (холодна закуска, перша страва, друга страва, напій). 4. Спортивний поєдинок «У спортивному тілі - здоровий дух» (Спортивні змагання команд). 5. Конкурс проектів «Університет - територія здоров'я» (домашнє завдання). Прийом заявок від команд на участь у внутрівузівських марафоні (Додаток 1) проводиться до 19 жовтня 2015 року (включно) за адресою електронної пошти: [Email protected] «Дорожні карти» з роз'ясненнями та вимогами до конкурсних завдань зареєстрованим командам будуть спрямовані 20 жовтня 2015 рза вказаними в заявках адресами електронної пошти. З усіх питань можете звернутися: - в оргкомітет заходу:е-mail: [Email protected]; - в науково-дослідний відділ ФГБОУ ВПО «СПбГТЕУ»:
ведення ділового листуванняза правилами - одна з важливих складових успіху в кар'єрі і в бізнесі. Незнання цих правил, або їх неправильне застосування на практиці може призвести до втрати партнерів і клієнтів. Крім того, точна і грамотна ділова переписка - важлива складова ділового іміджу. Які розрізняють види ділового листуванняДілове листування - з партнерами, клієнтами, колегами, організаціями - одне з найважливіших напрямків діяльності будь-якого підприємства. Менеджери, співробітники різного рангу отримують і відправляють листи, комерційні пропозиції і т. П. Залежно від форми, змісту і спрямованості будь-яка листування поділяється на такі види:
Для кожного з них існують окремі вимоги складання та подання. Найбільш поширені типи офіційних ділових листів:
З урахуванням того, що сьогодні велика частина ділового листування здійснюється в електронному вигляді, існують готові шаблони і форми для будь-якого виду.
5 жахливих перших фраз, які вб'ють ваш листАмериканська компанія HubSpot з'ясувала, які перші пропозиції не надихають читача, а, навпаки, змушують видалити лист. Дізнайтеся, що це за фрази, і ніколи їх не використовуйте на початку листування. Загальні правила ділового листуванняРепутація вашого підприємства побічно залежить від того, як оформлено і написано діловий лист. Можна сказати, що для формування успішного іміджу компанії і формування її репутації необхідне дотримання співробітниками правил ділового листування як для зовнішнього, так і для внутрішнього спілкування. Бланк листа. Правильним буде використовувати бланки, оформлені у фірмовому стилі, на яких присутні реквізити. Під стильовим оформленням розуміється присутність логотипу, використання спеціального шрифту, вказівка \u200b\u200bвсіх контактних даних та повної назви організації. Розмітка сторінки. При оформленні листа ділової переписки використовуються поля (ліве поле - 2 см, праве - 1 см, верхні і нижні відступи - по 2 см). Якщо лист містить кілька аркушів, то на них має бути присутня нумерація (проставляється вгорі аркуша посередині). Стиль. Ділові листи пишуться в офіційно-діловому стилі, який передбачає короткий опис суті листи, точність формулювань і використання штампів і стандартних оборотів. Крім того, в діловому листуванні діє правило: одна проблема - один лист. Структура тексту. Стандартний лист ділового листування включає три частини:
Правила ділового листування англійською мовоюОформлення ділової кореспонденції англійською мовою здійснюється відповідно до загальних вимог:
«Мова» ділового листуванняДо діловому листуванні пред'являються особливі вимоги. В першу чергу, листи не повинні містити емоційного забарвлення. Вони повинні бути максимально стриманими, лаконічним і точними. Логічне і послідовне побудова тексту повністю заміщає емоційність. Вигуки, зменшувально-пестливі слова, скорочення, яких немає в списку загальноприйнятих - всього цього треба уникати в діловому листуванні. Одне з важливих умов для складання листа - смислова точність, що представляє його практичну цінність. Наступним важливим критерієм є логічне виклад тексту. Слова не повинні піддаватися подвійний трактуванні - це може змінити сенс вмісту в листі і надати йому небажану тональність. Основна мета будь-якої ділової документа - це переконливість в вираженні певної точки зору . Головні правила в написанні і складанні документа, службової записки або листи - це грамотність, аргументація, правильна апеляція, достовірність інформації і достатню кількість доказів. Нижче наведено кілька правил написання ділових листів: Вживання займенників. У діловому листуванні слід уникати відображення особистих емоцій і сприйнять. Ділова інформація традиційно передається з використанням стандартних форм. Як правило, в ході такого листування виражаються інтереси цілого підприємства, а не окремої особистості, тому звернення походить від множини. І, незважаючи на те, що це передбачає використання займенника «ми», слід уникати його вживання, використовую відповідні дієслівні форми. Заставні форми. У діловому листуванні потрібно використовувати пасивний стан. Такі звернення мають більш м'який вид. Наприклад, якщо перебудувати фразу: «Ви не виконали в строк ремонтні роботи», словами «Ремонтні роботи, передбачені договором, не виконані», то вдається констатувати сам факт невиконання робіт без висування прямих звинувачень. Тобто факт порушення вказано, але конкретні винуватці не вказуються, що робить тон листа більш м'яким. Дійсний заставу використовується при визначенні в листі об'єкта, який служить ініціатором певних дій. Наприклад, «юридичний департамент, надає роз'яснення ...». Слід зазначити, що в таких пропозиціях використовується справжня форма часу. Застосування пасивного стану визначає так само і характер письма. Такі форми дозволяють встановити фокус на конкретну подію, а не на виконавців дії (пропозиція відправлено, звіт отриманий). Застосовують пасивний стан і в разі очевидності об'єкта (дата зустрічі визначена). Форма дієслівного виду. Якщо є необхідність фокусування уваги на що постійно повторюється дії, для їх опису використовуються дієслова в незавершеній формі (фахівці регулярно порушують терміни). Якщо необхідно виділити закінченість процесу застосовується досконалий вид дієслів (патрульні приступили до несення служби). Введення акцентів. Незважаючи не те, що в більшості випадків ділове листування носить нейтральний відтінок, в деяких випадках потрібна додаткова фокусування на певних моментах. Для цього, використовуються вступні обертів, що пом'якшують фразу. (Якщо переробити фразу «просимо відправити документацію, що знаходиться у вас» словами просимо відправити документацію, яка судячи з усього, знаходиться у вас », то в ній значно знижується градус напруги, і вона більше підходить до вимог тактовності ділового листування). При написанні ділових листів слід також приділити увагу шанобливого ставлення до опонента. Так, якщо фразу «нас не цікавить ваша пропозиція» замінити на «на жаль, в даний час ми не зацікавлені в вашу пропозицію» вона звільняється від зайвої жорсткості, яка недоречна в діловому листуванні. Вступні конструкції так само є важливою складовою ділового листа, так як роблять не таким сухим. Відповідно до норм ділового етикету буде доречна фраза «просимо скласти, в разі можливості, свої експертні зауваження з приводу якості наших матеріалів». Вступні конструкції хороший інструмент для зниження категоричності, прояви поваги і уважності, а також вираження доброзичливого тону. Їх застосування дозволяють висловити думку, не зачіпаючи самолюбство опонента. Етикет ділового листування: 5 порад, як справити хороше враження здалеку1. Час відповіді на лист демонструє вашу зацікавленість в спілкуванні співпраці. Потрібно відповідати на ділові листи протягом максимально короткого часу: хвилини, години, максимум день. Якщо існують об'єктивні причини для затримки, направте лист і напишіть, що отримали повідомлення і скоро відповісте. Для того щоб правильно розставити пріоритети, слід звертати увагу на відповідні позначки в листі опонента - «важливість», «тема» і так далі. Присутність таких позначок свідчить про те, наскільки важливий ваш відповідь. Затримка з відповіддю - це велика ймовірність втратити клієнта. По можливості, відповідайте відразу. «На потім» залишайте тільки листи, відповідь на які витратний за часом. Навчитися прогнозувати поведінку людей і відмінно вести переговори Вам допоможе в Школі генерального директора. 2. Персональне звернення. Особисте звернення переважно, так як є проявом поваги до адресата. Використання особистого звернення є одним з обов'язкових правил ділового листування. Персональна спрямованість є демонстрацією поваги до індивідуальності, і доброзичливості. Крім того, так ви виділите свій лист з сірої маси шаблонних відповідей. 3.Вираженіе слів вдячності (за звернення). Вдячність, виражена в листі, це своєрідне вираження подяки за вибір опонента, або клієнта на користь вашої компанії. Письмова відповідь, що починається зі слів «Дякую за Ваш лист», демонструє опоненту, що він для вас цінний. Такий тон ділового листа є правильним, так як в ньому відбивається конструктивна позиція. наприклад:
Вираз подяки за довіру до вашого бізнесу проводиться спочатку листи з використанням таких конструкцій:
4. Позитивне завершення. Завершальні конструкції - гарантовано потрапляють в поле уваги опонента після ознайомлення з листом. Тому, бажано закріпити в цій формі позитивний настрій ділового листування і створити у партнера по листуванню позитивне настрій і бажання продовжувати спілкування. Наприклад; останнім, що залишається в полі уваги адресата при прочитанні вашого листа. Закріпіть в останніх фразах емоційно-позитивну атмосферу ділового спілкування. Створіть у адресата гарний настрій - щоб йому захотілося знову поспілкуватися з вами. наприклад:
Завжди, закінчуючи лист, створюйте у опонента позитивний настрій на продовження спілкування. Для цих цілей можна використовувати конструкції:
5. Підпис та блок контактів. Співробітник, який веде ділову переписку, необхідно мати уявлення, хто присутній «з іншого боку монітора». Іншими словами, необхідна інформація про ім'я прізвища, посади та контактних даних опонента:
Для оптимізації роботи з діловим листуванням блок з контактною інформацією краще внести в стандартні настройки. Цей блок повинен бути присутнім в листах до партнерів, колег і клієнтам як символ професійного ставлення до справи.
|