Cum se face o foaie de timp. Păstrarea unei fișe de timp pentru angajați. Fecioara merge la muncă

1.1. Prezentul regulament este introdus pentru a sistematiza procesul de colectare și prelucrare a informațiilor privind costul timpului de lucru de către angajații întreprinderii.

1.2. A mentine pontaj programul de lucru în diviziile întreprinderii prin ordin al directorului, persoanele responsabile sunt numite dintre angajații acestor divizii.

1.3. ÎN sarcinile de serviciu ale angajaților responsabili cu cronometrarea, sunt introduse funcții: controlul timpului efectiv petrecut de angajații unității la locul de muncă și păstrarea evidențelor de timp cu responsabilitatea reflectării corecte în fișa de timp a angajaților și oportunitatea depunerii fișei de timp pentru calcul .

1.4. Pentru a-și îndeplini atribuțiile, angajatul responsabil cu menținerea timpului:

1.4.1. ține evidența personalului angajaților departamentului;

1.4.2. pe baza documentelor (comenzi pentru personal și probleme generale) aduce modificări listei referitoare la angajare, concediere, mutare, schimbarea programului de lucru, note, acordarea concediilor de odihnă etc .;

1.4.3. monitorizează actualitatea prezenței și plecării de la locul de muncă, prezența angajaților la locul de muncă, notificând șeful departamentului despre absențe, sosiri târzii, plecări premature și motivele care le-au cauzat;

1.4.4. monitorizează oportunitatea furnizării și corectitudinea executării documentelor care confirmă dreptul angajaților de a lipsi de la locul de muncă: foi de invaliditate temporară, certificate de asistență medicală, semnate de șeful concediului și altele;

1.4.5. întocmește liste de angajați pentru emiterea ordinelor de lucru în weekend și de sărbători nelucrătoare.

1.5. În cazul în care este imposibil să îndeplini temporar sarcinile de păstrare a evidențelor de timp de către angajatul desemnat, șeful unității, prin ordinul său pentru această perioadă, numește executorul responsabil și notifică Departamentul pentru gestionarea și regimul personalului.

1.6. Toți angajații, ale căror atribuții sunt însărcinate cu păstrarea evidenței timpului, în obligatoriu să se familiarizeze cu prezentul regulament sub semnătură.

2. Definiții

2.1. Muncitori din categoria A- angajații care, datorită naturii muncii lor, trebuie să călătorească în afara întreprinderii mai des decât o dată pe zi. Muncitorii din categoria A au dreptul de a părăsi (intra) liber în afara întreprinderii din timp de lucru... Lista posturilor aparținând categoriei A este determinată de apendicele 1 la prezentul regulament (elaborat de Departamentul pentru gestionarea și regimul personalului și aprobat de directorul întreprinderii de comun acord cu Consiliul de administrație).

2.2. Muncitori din categoria B.- angajații care au dreptul să părăsească teritoriul întreprinderii în timpul schimbului de muncă, numai prin furnizarea de documente justificative (concediere, citație, declarație semnată de șef etc.). Cererile angajaților pentru concediu administrativ, concediu de absență sunt avizate de șefii de departamente, ateliere, servicii.

2.3. Înregistrarea lucrătorilor absenți- un document care reflectă numele de familie, prenumele, patronimicul angajatului, funcția acestuia, divizia, afilierea la LLC, data, actualul (de la ___ la ___) și timpul total (în ore), motivul absenței de la locul de muncă. Informațiile personale despre angajat, precum și data și ora absenței angajatului, sunt înregistrate de ofițerii de securitate la punctul de control. În fiecare lună, informațiile din jurnal sunt verificate de angajații departamentelor responsabile cu păstrarea timpului, care verifică datele din jurnal cu documentele disponibile și, dacă este necesar, află adevăratele motive pentru absența lucrătorilor la locul de muncă. În cazul neprezentării documentelor justificative în conformitate cu procedura stabilită, motivul absenței este considerat a fi plecarea neautorizată de la locul de muncă (târziu - la începutul turei). Dacă angajatul a lipsit mai mult de 4 ore la rând, iar documentele care confirmă dreptul său de a lipsi nu au fost furnizate în modul prescris, angajatul este pus pe absenteism și ziua lucrătoare nu este supusă plății. Absolvirea se face în modul prescris legislația muncii... Regulile pentru păstrarea unui registru al lucrătorilor absenți sunt elaborate de Departamentul resurse umane împreună cu serviciul de securitate și aprobate de directorul întreprinderii.

3. Reguli pentru completarea fișei de timp

3.1. Foaia de timp este păstrată în versiuni electronice și pe hârtie.

3.2. Versiunea electronică a fișei de timp este introdusă de angajații responsabili de cronometrarea în baza de date 1C, luând în considerare următoarele cerințe:

3.2.1. În foaia de timp, introducerea datelor se face pe zi.

3.2.2. Toate tipurile de ore de lucru (ore totale lucrate, ore lucrate noaptea, peste orar) sunt indicate într-un singur buletin de raport pentru fiecare departament.

3.2.3. Numele diviziunii din foaia de timp este indicat în coloana „comentariu”.

3.2.4. În coloana „dată” a foii de timp, este indicată ultima zi a lunii de raportare.

3.2.5. Buletin introdus în baza electronica 1C, se efectuează direct de către angajatul care a introdus datele.

3.3. În plus, angajații responsabili cu cronometrarea completează o foaie de timp în format Excel în conformitate cu anexa 2 și o imprimă pe hârtie. Foaia de timp semnată este transferată către departamentul de contabilitate pentru stocare.

3.4. Fișa de timp conține semnătura angajatului responsabil cu întreținerea acesteia (în colțul din stânga jos), viza supervizorului imediat al acestui angajat (în colțul din dreapta jos) și viza șefului departamentului, serviciului, atelierului relevant (sub semnătura angajatului responsabil cu menținerea fișei de timp). Semnătura angajatului responsabil și vizele managerilor conțin: numele funcției, numele complet, semnătura, data semnării, telefonul și e-mailul semnatarului.

3.5.1. Datele despre angajați sunt introduse în fișa de timp în strictă conformitate cu executarea tabelului de personal al departamentului.

3.5.2. În cazul în care locul efectiv de muncă al unui angajat se află într-un alt departament, o înregistrare în fișa de timp este responsabilă pentru menținerea fișei de timp a departamentului în care este inclus acest angajat, dar la recomandarea șefului, în subordonare el lucrează. În acest caz, supraveghetorul imediat, cu semnătura sa (sub semnătura persoanei responsabile cu menținerea fișei de timp cu o decriptare și dată), certifică corectitudinea completării fișei de timp pentru subordonații săi. De exemplu:

Locul de muncă al inspectorului QCD este magazinul nr. 1. Fișa de timp pentru acesta este întocmită de cronometrul DCC la propunerea maistrului de schimb în care lucrează acest inspector. Maistrul semnează pe buletinul de evidență sub semnătura cronometrului DCC.

Locul efectiv de lucru al doamnei de curățenie din departamentul economic este depozitul de cules. Buletinul este prezentat de departamentul economic de comun acord cu șeful depozitului de cules.

3.5.3. Dacă un angajat este transferat (mutat) într-o altă divizie pe parcursul unei luni calendaristice (mai târziu de prima zi), i se întocmește o foaie de timp separată pentru orele lucrate, care este prezentată simultan cu cererea de transfer. Fișa de timp indică orele de lucru pentru ultima zi lucrătoare (inclusiv) în această diviziune, iar de la data transferului (mișcare), se aplică un "X". La buletinul final al lunii pe departamente acest angajat nu pornește. În noua divizie, foaia de timp este întocmită din ziua tranziției efective, dar după emiterea ordinului. În zilele precedente, se aplică un „X”.

3.5.4. În caz de concediere, salariatului i se prezintă un buletin de evidență separat, concomitent cu cererea de concediere (cu un memoriu - în cazul concedierii la inițiativa angajatorului). Fișa de timp indică orele de lucru până în ultima zi lucrătoare (inclusiv) și, după ziua concedierii, se pune un „X”. Acest angajat nu este inclus în buletinul final al lunii pe departamente.

3.5.5. Angajații care se află în concediu parental pentru un copil cu vârsta sub 1,5 sau 3 ani nu sunt incluși în buletin.

3.5.6. Lista angajaților este întocmită în ordine alfabetică (după primele litere ale numelui de familie).

3.5.7. În colțul din dreapta sus al foii de timp, este indicată norma lunară a timpului de lucru conform calendarului de producție.

3.5.8. Numerotarea secvențială în coloana 1 se efectuează în funcție de ratele angajaților introduse în fișa de timp (și nu după nume de familie). Dacă un angajat dintr-un anumit departament lucrează la tarife diferite, îi sunt alocate atâtea numere de serie pe cât primește tarife.

3.5.9. În coloana 2 Cifre arabe(1, 2, 3) grupul de handicap al angajatului este marcat. Se introduce o liniuță pentru lucrătorii sănătoși.

3.5.10. Numele, numele, patronimicul sunt înregistrate integral în coloana 3. În același timp, ortografia numelui de familie, prenumelui și patronimicului este verificată cu atenție în cazul unei discrepanțe între numele acceptat al angajatului și documentele acestuia. În cazul schimbării numelui de familie, prenumelui, patronimului, datele noi sunt introduse în buletinul de raport numai după ce departamentul de personal emite o comandă corespunzătoare pentru personalul întreprinderii.

3.5.11. Coloana 4 (poziție) indică poziția angajatului în strictă conformitate cu masa de personal... Aceeași coloană indică numărul de pariuri (1, 0,5, 0,25 etc.).

3.5.12. Coloana 6 indică KTU (rata de participare a forței de muncă), determinată de șef în conformitate cu regulile adoptate la întreprindere.

3.5.13. Prezența (neprezentare) este indicată în coloanele 7-22. În coloanele 7-22, sunt alocate 4 linii - două pentru fiecare jumătate a lunii. Prima și a treia linie sunt folosite pentru a marca simbolurile (codurile) costurilor timpului de lucru, iar a doua și a patra - pentru a înregistra durata timpului lucrat sau neprelucrat (în ore, exact la zecimi de oră) conform codurile corespunzătoare ale costurilor timpului de lucru pentru fiecare dată.

3.5.14. Coloanele 23 și 24 indică, respectiv, numărul total de zile și ore lucrate de angajat în prima și a doua jumătate a lunii. Pentru aceasta, două linii sunt alocate în coloanele indicate. Linia de sus indică numărul de zile (coloana 23) și de ore (coloana 24) lucrate de angajat din prima până în a 15-a zi a lunii inclusiv. Linia de jos indică numărul de zile și ore lucrate de angajat de la 16 până la ultima zi a lunii inclusiv.

3.5.15. Coloana 25 indică numărul total de zile (schimburi) lucrate de angajat în cursul lunii. Numărul de zile introdus în coloana 25 trebuie să fie egal cu suma valorilor liniilor superioare și inferioare ale coloanei 23.

3.5.16. Coloana 26 indică numărul total de ore lucrate de angajat în cursul lunii. Numărul de ore din coloana 26 trebuie să fie egal cu suma valorilor liniilor superioare și inferioare ale coloanei 24.

3.5.17. Coloanele 27 și 28 indică, respectiv, orele suplimentare lucrate de angajat, plătite la un an și jumătate și la rate duble. Dacă angajatul nu a lucrat fără motiv bun norma lunară de timp de lucru, orele suplimentare nu îi sunt atribuite.

3.5.18. Coloana 29 indică numărul de ore lucrate de angajat noaptea. În conformitate cu Codul muncii al Federației Ruse, timpul de noapte este considerat a fi timpul lucrat de la 22 00 la 6 00.

3.5.19. Coloana 30 indică numărul de ore lucrate lunar de către angajat în weekend și de sărbători nelucrătoare, conform ordinelor directorului.

3.5.20. Coloana 31 indică numărul de ture de noapte lucrate de angajat în cursul lunii.

3.5.21. Coloanele 32-40 indică numărul de zile de absență de la serviciu după tip.

3.5.22. Coloana 41 indică numărul total de zile de absență a angajatului. Valoarea coloanei 41 trebuie să fie egală cu suma valorilor coloanelor 32-40.

3.5.23. Programul de lucru pentru angajații care au salariu sunt stabilite în strictă conformitate cu programul de lucru (8 ore, 4, 2, 24, 12, 1,5 etc.). Angajaților care au o rată salarială orară li se atribuie orele reale lucrate cu o precizie de zecimi de oră.

3.5.24. ÎN zilele de pre-vacanță durata turei de muncă pentru lucrătorii cu normă întreagă este redusă cu 1 oră. Pentru angajații care au o zi de lucru mai scurtă (7 ore pe tură sau mai puțin), durata turei în ziua pre-vacanță nu este redusă. Pentru angajații care au o zi de lucru mai scurtă de peste șapte ore, durata turei de lucru în ziua pre-vacanță este redusă la 7 ore.

3.5.25. Dacă este necesar să lucrați în ziua pre-vacanță a unei schimburi complete de lucru (8 ore), se emite un ordin privind organizarea muncii în peste orar... În acest caz, angajații sunt puși pe buletin cu timpul lucrat prin comandă. Ordinul privind organizarea muncii orelor suplimentare este pregătit de către departamentul de organizare și remunerație la direcția directorului întreprinderii și este transmis direcțiilor relevante cu cel puțin o zi lucrătoare înainte de tura specificată în ordin.

3.5.26. Dacă este necesar să organizați munca într-un weekend sau într-o vacanță nelucrătoare, se emite o comandă corespunzătoare. Timpul lucrat într-o vacanță nelucrătoare sau într-o zi liberă este indicat în buletinul de evidență, în strictă conformitate cu comanda. Ordinul privind organizarea muncii la sfârșit de săptămână (sărbători nelucrătoare) este pregătit de către departamentul de organizare și remunerare la direcția directorului întreprinderii.

3.5.27. Munca într-un weekend (vacanță nelucrătoare) se desfășoară în conformitate cu reglementările privind remunerarea angajaților LLC "XXXXX" în valoare dublă. La cererea unui angajat care a lucrat într-un weekend sau într-o vacanță nelucrătoare, i se poate acorda o altă zi de odihnă. În acest caz, munca într-o zi nelucrătoare este plătită într-o singură sumă, iar ziua de odihnă nu este plătibilă.

3.5.28. Dacă o vacanță și un weekend coincid, ziua liberă este transferată în următoarea zi lucrătoare după vacanță, în conformitate cu Codul muncii al Federației Ruse.

3.5.29. Atragerea muncitorilor la muncă peste program, precum și munca într-un weekend (vacanță nelucrătoare) este permisă numai cu acordul scris al angajatului în cazurile prevăzute de Codul muncii al Federației Ruse și se întocmește prin ordin. Lucrările care nu sunt executate corect nu sunt reflectate în buletinul de raport și nu sunt supuse plății.

3.5.30. Perioada de raportare pentru contabilitate în fișa de timp este de o lună calendaristică (de la prima până la ultima zi, inclusiv).

3.5.31. În cazul în care un angajat îndeplinește funcții de muncă pe teritoriul întreprinderii (indiferent de locul de producție), numărul de ore lucrate în conformitate cu prezentul regulament este înscris în buletinul de raport pentru fiecare zi lucrată.

3.5.32. Dacă angajatul nu se află pe teritoriul locurilor de producție ale întreprinderii sau dacă nu își îndeplinește funcțiile de muncă, denumirea scrisoare a utilizării timpului este aplicată în buletinul de raport, în conformitate cu apendicele 3.

3.5.33. În cazul utilizării mai multor tipuri de timp într-o zi (de exemplu, 6 ore de muncă și 2 ore de nefuncționare), fișa de timp este păstrată de un angajat în două rânduri.

3.5.34. Sărbători (anuale și administrative), concediile de boală se aplică în toate zilele calendaristice, inclusiv în weekend (cu excepția sărbătorilor).

3.6. Acumularea salarii angajații sunt efectuați de către departamentul de contabilitate al întreprinderii pe baza fișelor de timp introduse în baza de date electronică 1C de către angajații departamentelor responsabile cu menținerea timpului.

3.7. Datele privind costurile timpului de lucru introduse în baza de date electronică 1C trebuie să corespundă cu datele fișelor de timp completate în conformitate cu apendicele 2.

3.8. Nu sunt permise corecții sau note suplimentare în buletinul de raport.

4. Procedura pentru formarea și prezentarea fișelor de timp

4.1. Cel puțin o dată pe săptămână, angajatul responsabil pentru păstrarea timpului colectează date despre utilizarea timpului de lucru pentru departamentul său

4.2. Atunci când lucrătorii pleacă în timpul schimbului de muncă, serviciul de securitate fixează ora ieșirii și întoarcerii. Dacă angajatul nu a plecat din cauza nevoilor de muncă (nu există concediere, iar angajatul nu aparține categoriei A), timpul de absență se deduce din soldul orelor lucrate.

4.3. Toate întârzierile și plecările anticipate de la serviciu sunt înregistrate de serviciul de securitate și deduse din soldul orelor de lucru. Excepție fac angajații care vin să lucreze mai târziu sau pleacă mai devreme în concediu, precum și angajații din categoria A.

4.4. Ca excepție, angajații individuali care vin să lucreze cu mijloacele de transport public de comunicații suburbane sau interurbane, la cererea angajatului și la cererea supraveghetorului imediat, pot fi transferați la ora de începere a schimbului de muncă. În acest caz, cererea angajatului, aprobată de șeful diviziei competente (Departament, serviciu, atelier), este trimisă șefului adjunct al Departamentului pentru gestionarea personalului, regim și control internși o copie la serviciul de securitate.

4.5. Datele privind cazurile de întârzieri, plecări neautorizate de la serviciu sunt trimise de către serviciul de securitate șefului adjunct al Departamentului pentru gestionarea personalului, regim și control intern cel târziu în prima zi a lunii următoare lunii de raportare. Șeful adjunct al Departamentului pentru gestionarea personalului, regim și control intern pregătește note analitice privind încălcările de către angajații regimului de muncă și odihnă și, în a cincea zi a lunii următoare lunii de raportare, le trimite șefilor departamentelor competente , ateliere, servicii.

4.6. Datele privind utilizarea timpului de lucru sunt introduse de angajații departamentelor responsabile cu păstrarea timpului în baza de date electronică 1C până la ora 17:00 a treia zi a lunii următoare celei de raportare.

4.7. Angajații diviziilor responsabile cu cronometrarea, înainte de ora 17:00 a primei zile a lunii următoare lunii de raportare, completează formularul de fișă de timp în conformitate cu apendicele 2, tipărește-le și după verificare și semnare de către autoritățile corespunzătoare oficiali transferat la departamentul de contabilitate pentru depozitare.

În acest articol, veți găsi:

Descriere detaliată a modului de completare a fișei de timp
Exemplu de foaie de timp

Păstrarea unei fișe de timp este obligația angajatorului, stabilită la articolul 91 din Codul muncii al Federației Ruse. Fișa de timp T 12 trebuie păstrată pentru fiecare angajat, cu indicarea timpului în care a lucrat efectiv. Pentru a face acest lucru, utilizați:

foaia de timp T 12;
foaia de timp T 13.

Puteți utiliza formularele unificate aprobate prin Decretul Comitetului de Stat de Stat din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. 1 sau formularele elaborate independent.

Pentru ce este buletinul

Fișa de timp este necesară pentru:

să ia în considerare zilnic modul în care angajații își folosesc programul de lucru, indiferent dacă respectă programul de lucru stabilit;
să primească date despre orele lucrate;
calculați salariul;
compilează rapoarte statistice privind forța de muncă pentru organismele statistice.

Două modalități de a păstra o foaie de timp

Fișa de timp și salarizarea pot fi menținute utilizând una dintre cele două metode:

1) metoda de înregistrare continuă a prezenței și a neprezentării la locul de muncă. Este utilizat pentru contabilizarea sumară a orelor de lucru, când numărul de ore lucrate diferă.

2) metoda de înregistrare a abaterilor (absenteism, sosiri târzii, ore suplimentare, etc.). Această metodă este utilizată atunci când durata zilei de lucru (tura) este neschimbată.

Exemplu de foaie de timp

Buletinul se întocmește într-un singur exemplar. La sfârșitul lunii, fișa de timp completată trebuie semnată de șefii diviziilor structurale și de angajat serviciu de personal... Apoi, documentul merge la departamentul de contabilitate pentru calculul salariilor.

De regulă, fișa de timp este păstrată pentru fiecare angajat unitate structurală... La locul de muncă, puteți utiliza atât foaia de timp T 12, cât și foaia de timp T 13. Foaia de timp T 13 este utilizată pentru procesarea automată a contabilității datelor.

Cine păstrează buletinul

Completarea fișei de timp este de obicei încredințată unei persoane autorizate. El întocmește o foaie de timp într-un singur exemplar, o dă șefului unității structurale, angajat HR pentru semnătură și o transferă departamentului de contabilitate. Pe baza fișei tehnice, angajații sunt calculați și salariile acumulate.

Cel mai adesea, responsabilitatea pentru păstrarea unei fișe de timp este atribuită unui specialist în resurse umane, contabil sau șefi de unități structurale, pe lângă funcțiile lor principale.

Ce denumiri sunt utilizate la completarea unei foi de timp

Când completați fișa de timp, puteți utiliza atât coduri alfabetice, cât și coduri numerice, a căror listă este dată Pagina titlu formularul unificat nr. T-12, aprobat prin decretul Comitetului de Stat de Stat din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. 1.

Următoarele denumiri sunt cele mai des utilizate în fișa de timp:

Sunt munca de zi;

În - weekenduri și sărbători nelucrătoare;

H - munca noaptea;

РВ - lucrează în weekend;

С - muncă suplimentară;

B - concediu medical (perioada de invaliditate temporară);

K - călătorie de afaceri;

OT - concediu de bază anual plătit;

ОЗ - concediu fără plată;

Y - concediu de studiu.

Codul neprezentării din motive din buletinul de raport este marcat cu codul literei „НН” (neprezentarea din motive necunoscute) sau digital „30”.

Convențiile general acceptate pentru indicarea unei perioade (de exemplu, pauzele pentru hrănirea unui copil prevăzute în baza părții 4 a articolului 258 din Codul muncii al Federației Ruse) s-ar putea să nu fie suficiente. În acest caz, organizația are dreptul de a emite un ordin privind introducerea unui simbol suplimentar cu un cod alfabetic sau digital (Procedura de aplicare a formularelor unificate de documentație contabilă primară, aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat de Stat al Federația Rusă din 24 martie 1999, nr. 20).

Cum să păstrați o foaie de timp fără erori

S-ar părea că completarea fișei de timp nu ar trebui să provoace dificultăți, dar în practică sunt întâlnite următoarele erori:

sunt indicate doar numele de familie și inițialele angajatului fără a se specifica funcția;
o vacanță nelucrătoare este marcată ca zi lucrătoare;
în ziua precedentă sărbătorii, timpul de lucru, redus cu 1 oră, este marcat, de exemplu, în loc de 7 ore 8.

Puteți descărca și completa formularul unificat al formularului T-12 fără erori în departamentul de contabilitate pe Internet „Afacerea mea” gratuit, după înregistrarea în serviciu. Toate formularele prezentate în serviciu sunt actualizate în mod regulat și respectă toate cerințele legale.

Cum să păstrați o foaie de timp pentru un loc de muncă cu jumătate de normă

În foaia de timp se notează timpul efectiv lucrat de lucrătorul cu fracțiune de normă. Durata sa (în ore și minute) este indicată în linia de jos (coloanele 4 și 6) ale formularului nr. T-12 sau în rândurile 2 și 4 (coloana 4) ale formularului nr. T-13. Dacă angajatul este un lucrător intern cu jumătate de normă, orele lucrate sunt reflectate separat pentru fiecare post.

Cum să marcați o călătorie de afaceri în buletin

Fișa de timp nr. T-12 este păstrată pentru călătorii de afaceri. Zilele călătoriei de afaceri sunt marcate cu codul literei „K” sau digital „06”. Orele de călătorie de afaceri nu sunt marcate.

Orice întreprinderi care angajează personal angajat ar trebui să ia în considerare orele lucrate de angajați. Pe această bază, departamentul de contabilitate calculează salariul și beneficiile cuvenite acestora. Timpul lucrat este reflectat într-un document special - foaia de timp. Vă vom spune care sunt nuanțele legate de întreținerea acestuia și cum să o completați corect.

Fișa de timp este unul dintre tipurile de documentație contabilă primară, care înregistrează:

tipul de timp de îndeplinire a funcțiilor de muncă, pe care angajatul îl îndeplinește;
durata acestuia (în ore și zile).

Funcții de foaie de timp:

o notă privind angajarea efectivă a angajatului pentru fiecare tip de timp de lucru;
controlul personalului;
salarizare adecvată și unele beneficii;
dovada cu adecvat conflicte de muncă;
calculul procesării;
baza legalității concedierii datorată absenței;
justificarea fiscală a costurilor salarizării;
baza pentru întocmirea rapoartelor către autoritățile de reglementare.

Poate lucra un LLC sau un antreprenor individual fără o foaie de timp

Legea impune angajatorilor să mențină o foaie de timp obligatorie, indiferent de forma legala organizațiile lor. Dacă compania angajează angajați angajați, trebuie să plătească un salariu din care se scad impozitele la buget. Pentru a verifica validitatea calculului salariilor, autoritatea fiscală va întreba despre disponibilitatea acestui document și conținutul acestuia.

Dacă angajații lucrează într-un LLC sau un antreprenor individual, iar fișa de timp nu este completată sau conține erori, biroul fiscal poate recunoaște costurile salariilor lor ca fiind nerezonabile din punct de vedere documentar. Aceasta înseamnă că aceste cheltuieli ale angajatorului nu vor reduce baza impozitului pe venit.

Important! Un angajator care nu este preocupat să țină evidența programului de lucru sau să păstreze un buletin cu încălcări este amenințat cu sancțiuni din partea autorităților de control. Directorul poate fi amendat cu 1.000 - 5.000 de ruble, iar organizațiile pot fi amendate cu până la 50 de mii de ruble. (Articolul 52.7 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse).

Cum se ia în considerare timpul de lucru al unui angajat

Timpul de lucru este acea perioadă a zilei sau a nopții în care angajatul este obligat să își îndeplinească funcțiile de muncă sau timpul echivalat cu cel pentru plată. Durata acestei perioade (ziua de lucru sau tura) și regularitatea repetării acesteia (mod sau program) trebuie înregistrate în contract de muncă ca condiții de muncă.

Foaia de timp identifică diferitele tipuri de timp asociate funcțiile muncii:

ziua;
noapte;
în weekend și de sărbători;
peste orar;
ceas;
instruire avansată în afara producției;
concedii plătite;
concediu medical;
absența forțată;
lovitură;
simplu etc.

Principiile păstrării unei foi de timp

Cronometrul este obligat să respecte normele adoptate legal, precum și reglementările consacrate în interior reguliîntreprinderi:

Acest document poate fi păstrat separat pentru fiecare departament sau pentru întreaga organizație în ansamblu.
Fișa de timp înregistrează numărul de ore lucrate de angajat pentru fiecare tip de timp de lucru conform codului atribuit.
În plus față de timpul de angajare, se menționează și numărul de ore în care angajatul nu a prestat o muncă, deși trebuia să o facă, (absenteism, greve, perioade de nefuncționare).
Angajații sunt incluși în fișa de timp sau sunt excluși din aceasta după completarea documentației de personal relevante - un ordin de angajare sau concediere, un contract de muncă.
Când un nou angajat este inclus în fișa de timp, acesta primește un număr de personal, care este unic și va deveni codul său în documentația personalului. Numărul va fi valabil pe parcursul întregului timp de lucru a acestui angajator... Dintr-o schimbare de poziție, numărul personalului nu se schimbă. După concediere, același număr nu ar trebui să fie atribuit nimănui timp de 3 ani.
Este strict interzisă completarea fișei de timp în avans - ora este reflectată în document. a lucrat după fapt.

Este legală utilizarea sistemelor electronice de control?

Multe organizații, în special numeroase, folosesc sisteme electronice controlul și / sau supravegherea angajaților. Diferitele funcții ale acestor sisteme vă permit să înregistrați ora sosirii și plecării angajaților, unele - mișcarea lor pe teritoriu, uneori - activitățile lor la locul de muncă.

Baza înregistrării prezenței unui angajat la locul de muncă poate fi înregistrarea acestora în funcție de diferiți indicatori prevăzuți de unul sau alt sistem de contabilitate și control:

prezentare de carduri electronice;
citirea amprentelor;
scanare retiniană;
înregistrare video folosind camere de luat vederi etc.

Sărbătorile au căzut în timpul vacanței

Dacă vacantul a avut în timpul perioadei sale de odihnă zile în care alți angajați au avut zile nelucrătoare din cauza sărbătorilor, cronometrul pune litera B („Ziua liberă”) în celulele corespunzătoare. Aceste zile nu sunt incluse în timpul vacanței. Weekend-urile obișnuite (nu sărbătorile) sunt marcate cu literele OT („Vacanță”), deoarece sunt numărate în numărul de zile de vacanță.

Un angajat s-a îmbolnăvit în timp ce era în vacanță

Codul muncii vă permite să prelungiți concediul pentru perioada de incapacitate involuntară de muncă sau să amânați aceste zile la o altă oră. De aceea, este important să introduceți cu precizie denumirile în buletinul de raport, câte zile în vacanță a fost bolnav angajatul. Firește, boala trebuie documentată cu un prospect.

Cronometrul contează câte zile s-a odihnit angajatul sănătos și le marchează cu codul OT („Vacanță”). Apoi datele pentru care concediu medical, respectiv, sunt marcate cu „B”. Dacă concediul după boală a continuat, aceste zile sunt din nou marcate „Vechi”, precum și timpul pentru care a fost prelungit sau transferat în compensarea concediului medical.

Călătoria de afaceri a căzut în weekend

Dacă un angajat este obligat să petreacă weekendul într-o călătorie de afaceri, acest lucru creează dificultăți de întabulare. Datele muncii forțate la plecare, care au căzut în weekend, la completarea buletinului, sunt indicate nu cu litera B („Ziua liberă”), ci cu codul K („Călătorie de afaceri”), indiferent dacă călătorul era ocupat în acea zi sau era în vacanță.

În baza art. 91 Codul Muncii RF, toți angajatorii trebuie să controleze câte ore au lucrat efectiv fiecare dintre subordonații lor. Prin decretul Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 01/05/2004, a fost aprobat un formular special „Fișă de timp”.

O sa inveti:

Cum să păstrezi o foaie de timp în 2018.
Ce denumiri sunt utilizate.
Cum se completează foaia de timp pentru joburile cu jumătate de normă.
Modul în care sunt marcate zilele de vacanță în fișa de timp.
Cum să marcați timpul liber în foaia de timp.
Cum să reflectați corect concediul medical în fișa de timp.
Ce întrebări au ofițerii de personal atunci când completează fișa de timp.
Care sunt cele mai multe greșeli frecvente admite ofițerii de personal atunci când menține o foaie de timp.

Cum să păstrezi o foaie de timp în 2018

Fișa de timp este unul dintre cele mai importante documente de personal. În acesta se notează în fiecare zi toate schimburile și orele lucrate de angajați, iar pe baza acestui document se calculează salariul în fiecare lună. În plus, foaia de timp este utilizată pentru a forma raportarea statistică privind munca și alte documente analitice.

Articolul 91 din Codul muncii al Federației Ruse prevede că angajatorul este cel care trebuie să păstreze fișa de timp. În același timp, nu contează în ce direcție lucrează compania și ce formă de proprietate are. Buletinul reflectă numărul de ore și zile (schimburi) lucrate de personal. Formularul de fișă de timp poate fi pe hârtie sau electronic.

Descărcați foaia de timp

Informațiile reflectate în buletin trebuie să fie certificate. Prin urmare, înainte de tranziția completă la contabilitatea electronică, ar trebui să emiteți semnături electronice angajați responsabili: șef al departamentului structural, specialist în resurse umane și cronometru.

În 2018, formularele unificate T-12 sau T-13, aprobate prin decretul Goskomstat din Rusia, sunt utilizate pentru înregistrarea orelor de lucru.

Formele sunt diferite între ele. T-12 este o opțiune universală care este utilizată nu numai pentru înregistrarea orelor de lucru, ci și pentru calcularea și calcularea salariilor pentru personal. Când se completează secțiunea „Decontare cu personal pentru salarii”, codurile pentru tipul de plată sunt introduse în fișa de timp sub forma T-12.

O fișă de timp sub formă de T-13 este păstrată pentru contabilitatea orelor de lucru, dacă compania operează un sistem automat (turnichet) de prezență-fără prezență.

Angajatorul are dreptul de a utiliza propriile formulare în scopuri similare.

Important: au dreptul doar să dezvolte în mod independent formulare contabile întreprinderi comerciale... Stat și organizații bugetare aplicați formularul standard nr. 0504421 (conform ordinului Ministerului Finanțelor din Rusia din 30 martie 2015 nr. 52n, care conține, de asemenea, linii directoare pentru completarea corectă a formularului).

Dacă vorbim despre companie mică cu un număr mic de personal, atunci poate fi utilizată o fișă de timp comună. Dacă întreprinderea este pe scară largă, de obicei se creează o foaie de raport separată pentru fiecare unitate structurală. Acesta este întocmit de un angajat responsabil care se ocupă de ținerea evidenței orelor de lucru (cronometru), de un contabil, de un specialist în departamentul de personal sau de orice alt funcționar.

Pentru a ține cont automat de programul de lucru, utilizați formularul T-13, care constă dintr-o singură secțiune.

Descărcați un eșantion de foaie de timp T-13

Trebuie să respectați toate regulile stabilite atunci când creați o foaie de timp. Formularul, pe care compania l-a întocmit în orice formă specificată, poate fi completat tipurile potrivite informații - aceasta este determinată de angajator. Condiția principală este prezența detaliilor obligatorii, și anume:

data pregătirii și titlul documentului;
numele complet al companiei și diviziunea sa structurală;
unități în care se măsoară timpul lucrat de angajați;
funcții, nume complete și semnături personale ale angajaților care țin evidența.

Testează și planifică pentru a te ajuta să faci totul în jumătate de zi

Consultantul Gazprom a explicat în detaliu pentru redacția revistei Director comercial»Cum să rezolvi totul în jumătate din timp. Testul vă va ajuta să verificați modul în care vă gestionați timpul, iar programatorul automat vă va ajuta să analizați rapid sarcinile.

Ce simboluri sunt folosite în foaia de timp

Pagina de titlu a formularului unificat conține o listă detaliată a simbolurilor utilizate la completarea fișei de timp. Cel mai adesea există astfel de coduri digitale sau omologii lor alfabetici:

01 (I) - muncă de zi;
02 (H) - munca noaptea;
03 (РВ) - munca în weekend și sărbătorile nelucrătoare;
04 (C) - muncă suplimentară;
05 (VM) - metoda schimbării;
06 (K) -;
07 (PC) - instruire avansată cu o pauză de la producție;
08 (PM) - instruire avansată cu o pauză de la producție în altă zonă;
09 (OT) - concediu plătit anual de bază;
10 (OD) - concediu suplimentar anual plătit;
11 (U) - concediu de studii cu păstrarea salariului (înscris în fișa de timp a angajaților care combină munca și studiile în 2018);
12 (UV) - ore reduse de lucru pentru angajații care studiază la locul de muncă cu păstrare salarială parțială;
13 (UD) - concediu de studiu fără salariu;
14 (R) - concediu de maternitate sau în legătură cu adopția unui nou-născut;
15 (ОЖ) - concediu parental pentru un copil de până la trei ani;
16 (DO) - concediu fără plată acordat unui angajat cu acordul angajatorului;
17 (OZ) - concediu fără plată acordat în cazurile prevăzute de lege;
18 (DB) - anual concediu suplimentar fără salariu plătit;
19 (B) - incapacitate temporară de muncă cu numirea prestațiilor (concediu medical);
20 (T) - incapacitate temporară de muncă fără acordarea de prestații;
24 (OL) - absenteism;
26 (B) - o zi liberă sau o sărbătoare nelucrătoare;
30 (NN) - fără prezentare la la locul de muncă din motive neclare.

Codul „30” este stabilit înainte ca motivele absenței angajatului de la locul de muncă să fie clarificate. De exemplu, dacă se știe că un angajat este bolnav, iar acest fapt este confirmat de un certificat de la o instituție medicală, codul „30” sau „NN” se schimbă în „19” sau „B”.

Dacă o companie nu are suficientă listă standard de coduri pentru a reflecta situațiile de producție, are dreptul să adauge în orice moment. Pentru consolidarea ajustărilor, se emite un ordin. Aceasta prevede „Procedura de aplicare a formelor unificate de documentație contabilă primară”, aprobată prin decretul Goskomstat din Rusia din 24 martie 1999, nr. 20.

Descărcați un eșantion de comandă privind introducerea de noi denumiri în foaia de timp

Întreținerea corectă a fișei de timp

Fișa de timp poate fi menținută în 2 moduri:

prin metoda de înregistrare continuă a prezenței și a neprezentării la locul de muncă;
înregistrarea diferitelor abateri.

Alegerea metodei depinde de programul de lucru. Sistemul de păstrare a unei fișe de timp se stabilește la formarea politicii contabile a întreprinderii, care este reglementată de ordinul conducerii. Politica contabilă stabilește cât timp fișa de timp trebuie trimisă departamentului de contabilitate.

Dacă fișa de timp este păstrată prin metoda înregistrării continue a aparițiilor și absenteismului, apoi zilele calendaristice ale lunii sunt marcate în celule separate din document. Asigurați-vă că ați menționat codurile de participare și absenteism, conform cărora este indicat numărul total de ore lucrate de angajat.

Dacă utilizați metoda de înregistrare a abaterii, documentul reflectă doar abateri de la programul de lucru stabilit (dacă acestea sunt fixe). Absenteismul, întârzierea, orele suplimentare sunt menționate în acesta. No-show-urile sunt întotdeauna numărate în zile. În linia de sus a coloanei, codul simbolurilor este fixat. Coloanele inferioare nu sunt completate.

Dacă durata zilei și a schimbului rămâne neschimbată, sunt înregistrate numai abaterile de la standardul de timp (neprezentare, întârziere). Dacă durata muncii este normală, se poate înregistra doar absenteismul.

Dacă un angajat lucrează la intern part-time, i se atribuie două numere de personalși îl introduc de două ori în document - ca angajat cu jumătate de normă și ca angajat principal. Să luăm în considerare completarea corectă a foii de timp folosind exemplul secțiunii 1 formularul „Contabilitatea timpului de lucru” nr. T-12.

Când completați fișa de timp, utilizați coduri alfabetice digitale sau similare. Rețineți că fișa de timp în diferite companii poate fi păstrată în conformitate cu reguli diferite.

Un exemplu de menținere a unei foi de timp:

numărul angajatului în ordine (1);
Numele complet, funcția sau specialitatea (2);
numărul personalului (3).

În coloanele 4 și 6 există linii în care trebuie să indicați cât timp lucrează fiecare angajat în fiecare zi în cursul lunii. În linia de sus, este introdus un cod al costurilor de timp pentru o anumită dată (4). Linia de jos reflectă durata timpului lucrat sau neprelucrat în ore sau minute (5). Dacă este necesar, măriți numărul de grafice pentru detalii suplimentare după modul orar. În rândurile superioare 5 și 7, numărul de zile lucrate (6) este redus, iar în rândurile inferioare - numărul total de ore lucrate într-o jumătate de lună (7).

Conform rezultatelor fiecărei luni, numărul total de zile lucrate (8), numărul de ore (9), numărul total de zile libere sau concedii (10) sunt introduse pentru angajat. Apoi, se stabilește câte ore suplimentare a avut angajatul (11). Este mai bine să completați buletinul în aceeași ordine pentru a nu greși.

Programul de noapte include perioada 22:00 - 6:00. Calculați câte ore de noapte a lucrat angajatul în perioada contabilă și includeți numărul rezultat în coloana 11 (12). În același timp, rețineți numărul de ore lucrate la sfârșit de săptămână sau de sărbători (dacă perioada de lucru a căzut peste ele (13).

În coloana 14, indicați toate neprezentările. Introduceți numărul de zile (14) pe linia de sus și numărul de ore nelucrate (15) pe linia de jos. În coloana 15, introduceți codul (16), iar în coloana 16 - numărul de zile și ore de neprezentare, indicând codul (17). În plus, buletinul trebuie să fie semnat de persoana responsabilă cu completarea fișei de timp (18), șeful departamentului (19) și ofițerul resurse umane. Detaliile obligatorii sunt numele funcțiilor acestor persoane și semnăturile lor personale cu decodare.

După aceste proceduri, persoana responsabilă de întreținerea fișei de timp dă documentul către departamentul de contabilitate. Pe baza fișei de timp, angajații sunt calculați și salariile acumulate.

Important! Baza pentru includerea în fișa de timp sau excluderea din aceasta a angajatului trebuie să fie documentele evidența personalului, de exemplu, ordin de concediere, muncă, contract de muncă. Cerinta obligatorie- confirmarea documentară a unei note cu privire la motivele nerespectării regimului.

Baza pentru realizarea unei mărci poate fi o comandă, un concediu medical, un certificat de performanță a lucrărilor de stat sau publice, avertismente privind perioadele de nefuncționare etc. Buletinul nu ar trebui să conțină mărci despre furnizarea de servicii pe baza dreptului civil contracte.

10 sfaturi despre cum să vă gestionați forța de vânzare

Cum se completează o foaie de timp pentru un job cu jumătate de normă

Timpul lucrat de lucrătorii cu fracțiune de normă este înregistrat în buletinul de raport conform reguli generale... Numărul de ore lucrate de un lucrător cu jumătate de normă într-o anumită zi se reflectă în celulele cu datele corespunzătoare. Weekend-urile sunt marcate cu codul „B”, concediu - cu marca „OT”, zile de concediu medical, documentat, - „B”.

Fișa de timp a unui angajat cu jumătate de normă este elaborată în conformitate cu reguli speciale. Se știe că Legislația rusă interzice lucrătorilor cu fracțiune de normă să lucreze în instituție mai mult decât cu fracțiune de normă. Adică, în comparație cu alți angajați, lucrătorul cu fracțiune de normă este obligat să lucreze mai puțin.

Dacă compania are o săptămână de lucru standard de cinci zile, atunci în fiecare zi lucrătoare, un lucrător cu fracțiune de normă are dreptul să lucreze 4 ore. Cu un program de alunecare sau schimbare, el poate lucra un număr diferit de ore zilnic. Principalul lucru este că rata totală de încărcare nu este depășită.

Să ne concentrăm asupra regulilor pentru completarea unei fișe de timp pentru un loc de muncă cu jumătate de normă.

Timpul lucrat de lucrătorii cu fracțiune de normă este înregistrat în buletinul de evidență conform acelorași reguli ca și pentru angajații obișnuiți. Foaia de timp (în Excel sau într-un alt program) este întocmită în conformitate cu aceleași cerințe.
Un lucrător cu fracțiune de normă nu poate lucra mai mult decât îi asigură volumul de muncă.
În diferite zile de lucru, un angajat are dreptul să lucreze un număr diferit de ore - totul depinde de program atât la locul de muncă suplimentar, cât și la locul principal de muncă.
Dacă în oricare dintre zile un lucrător cu fracțiune de normă nu lucrează la locul principal, are dreptul să lucreze ca lucrător cu fracțiune de normă cu normă întreagă (care nu depășește standardul general de ore).

Timpul lucrat atât de lucrătorii interni, cât și externi cu fracțiune de normă este luat în considerare în conformitate cu regulile generale. Diferențele sunt doar în ceea ce privește numărul de ore lucrate. Există însă diferențe între luarea în considerare a timpului de lucru al lucrătorilor interni și externi cu fracțiune de normă.

Știm că un angajat extern cu jumătate de normă este un angajat al cărui principal loc de muncă este o altă organizație. Adică, fișa de timp pentru el ar trebui să includă doar o singură linie - poziția pe care o ocupă lucrătorul cu fracțiune de normă în această companie.

Un lucrător intern cu jumătate de normă este un angajat care ocupă două funcții în aceeași instituție. În consecință, timpul său de lucru pentru una și a doua poziție este înregistrat în aceeași fișă de timp. Este important ca orele lucrate pentru fiecare dintre posturi să fie luate în considerare în ordine separată... Este interzisă rezumarea orelor lucrate cu jumătate de normă. Foaia de timp conține coloane separate cu codul „CB”.

Mai jos oferim exemple de muncă cu jumătate de normă cu un loc de muncă de cinci zile pentru lucrătorii externi cu jumătate de normă, munca în conformitate cu modul standard pentru lucrătorii interni cu jumătate de normă, precum și munca unui loc de muncă cu jumătate de normă intern cu cinci -zi saptamana lucratoare nd pentru poziția principală și un program de alunecare pentru cea suplimentară.

Contabilitatea timpului de lucru part-time extern(Petrova D.A., contabil) atunci când lucrează cu jumătate de normă pe o bază de cinci zile:

Numele complet, funcția

Număr personal

S-a rezolvat

Ivanova E. S. Secretar

Petrova D.A., contabil

Procedura de contabilizare a orelor lucrate de un lucrător intern cu fracțiune de normă atunci când lucrează într-o săptămână de lucru de cinci zile pentru funcția principală și un program de alunecare pentru unul suplimentar:

Numele complet, funcția

Număr personal

Prezență și ore lucrate

S-a rezolvat

E. A. Mamedova, asistentă de procedură, asistentă de pază

Procedura de înregistrare a timpului de lucru al unui lucrător intern cu jumătate de normă pe o bază de cinci zile:

Numele complet, funcția

Număr personal

Prezență și ore lucrate

S-a rezolvat

E. A. Mamedova, secretar, inspector al departamentului de personal

Cum se afișează vacanța în fișa de timp

Puteți marca informații despre orele lucrate efectiv și despre odihnă în fișele de timp standard, precum și în documentele pe care angajatorul le-a întocmit el însuși.

De regulă, specialiștii în resurse umane folosesc formulare gata făcute. Există mai multe motive pentru aceasta: acestea sunt cele mai convenabile de utilizat, nu trebuie să fie aprobate și coordonate separat, iar în timpul inspecțiilor, inspectorii GIT nu pun întrebări cu privire la acestea. Pentru a înregistra orele lucrate, puteți utiliza formularele T-12, T-13 sau OKUD 0504421 „Foaie de timp”. Foaia de formular T-12 este necesară pentru calcularea salariilor pe ore lucrate.

Fișa de timp înregistrează informații despre prezența și neprezentarea angajatului la muncă și numărul de ore lucrate de acesta. Prezența și absenteismul unui specialist sunt clasificate separat (lucrează noaptea, la sfârșit de săptămână, concediu pe cheltuiala lor etc.), întrucât cuantumul salariului său depinde direct de tipul de ore lucrate, precum și de motivul neprezentând la muncă.

Un angajat separat responsabil de acest lucru, de exemplu, un cronometru, specialist în resurse umane sau contabil, poate înregistra programul de lucru și sărbătorile în fișa de timp. Această obligație trebuie specificată în contractul de muncă cu angajatul relevant. De asemenea, puteți emite un ordin de numire a unui specialist responsabil cu păstrarea evidențelor.

Formularele T-12 și T-13 sunt tabele, fiecare linie în care este atribuit unui angajat individual. Coloanele sunt pentru introducerea datelor. În celula corespunzătoare a fiecărei zile, este pus un cod de litere și cifre, care reflectă tipul de timp de lucru sau de lucru. În celula de mai jos, ei notează câte ore a lucrat angajatul.

Legenda pentru reflectarea permisiunii în fișa de timp:

Toți angajații au dreptul la o anuală vacanță plătită de cel puțin 28 zile calendaristice. Acesta este furnizat în fiecare an în funcție de primul venit, primul servit (cu excepția mai multor categorii de angajați care au dreptul de a alege datele la alegerea lor). În mai multe situații, dacă angajatul și angajatorul ajung la un acord, vacanța este împărțită în părți sau amânată pentru anul următor.

În ciuda faptului că programul este întotdeauna format în avans (cu două săptămâni înainte de noul an calendaristic), zilele de vacanță din fișa de timp nu ar trebui indicate în prealabil. Dacă angajatul părăsește vacanța înainte de timp sau se îmbolnăvește, foaia de timp va trebui modificată în consecință.

După ce un angajat pleacă pentru concediu anual plătit, angajatul responsabil cu păstrarea evidențelor trebuie să introducă zilnic codul OT sau 09 în fișa de timp.

Angajații din anumite categorii au dreptul să ia nu numai concediu anual de 28 de zile, ci și timp suplimentar plătit. O astfel de vacanță poate fi luată împreună cu concediu de bază, parte din acesta sau separat.

Dreptul de utilizare zile suplimentare de vacanță sunt disponibile pentru specialiștii care lucrează:

în zilele de lucru neregulate (dacă condiție dată specificat în contractul de muncă) - 3 zile calendaristice sau mai mult;
în nociv (2, 3, 4 grade) sau condiții periculoase muncă - 7 sau mai multe zile calendaristice;
în conditii speciale(lista angajaților și durata suplimentară) perioada de concediu stabilit de Guvernul Federației Ruse).

Important!În foaia de timp, concediul suplimentar trebuie introdus într-o ordine separată, chiar și atunci când zilele suplimentare urmează imediat după concediul principal. Pentru a face acest lucru, puneți codul OD sau 10.

Legislația rusă permite angajaților să își ia nu numai concediu principal și suplimentar anual, ci și să folosească:

concediu fără plată;
concediu de studii (în care se menține salariul mediu, câștigurile nu sunt economisite sau plătite parțial);
concediu de maternitate pentru femei;
concediu parental.

Luați în considerare modul în care fiecare dintre aceste vacanțe este înregistrată în fișa de timp.

În baza art. 128 din Codul muncii al Federației Ruse, fiecare angajat are dreptul să ceară angajatorului să-l furnizeze concediu fără platăîntr-o anumită zi / zile pentru a rezolva problemele personale. Este despre așa-numita vacanță pe cheltuiala ta. Angajatorul decide singur dacă îi acordă sau nu angajatului un astfel de concediu. Dacă un angajat ia concediu fără plată, codul DO sau 16 este pus pe fișa de timp.

În același articol (articolul 128 din Codul muncii al Federației Ruse) se spune despre obligația angajatorului în mai multe situații de a acorda concediu pe cheltuiala sa la cererea angajatului. Dreptul la o astfel de odihnă este:

pensionari care lucrează (după vârstă). Nu pot lua mai mult de 14 zile calendaristice de vacanță anual;
de la părinți și soți ai personalului militar, ofițeri de poliție, serviciul federal de pompieri, vamă, angajați ai instituțiilor și autorităților sistemului penal, persoane care au murit sau au murit ca urmare a rănirii, comotiei sau leziunilor primite în timpul efectuării îndatoririle militare sau ca urmare a unei boli asociate serviciului militar - până la 14 zile calendaristice anual;
pentru persoanele cu dizabilități care lucrează - 60 de zile calendaristice anual;
pentru angajații care au un copil, este înregistrată o căsătorie, rudele apropiate mor - până la 5 zile calendaristice.

O astfel de concediu fără plată este înregistrat în buletinul de evidență sub forma unui cod OZ sau 17.

Concediu suplimentar, care se păstrează câștigurile medii, în temeiul art. 173 din Codul muncii al Federației Ruse, angajații care lucrează și în același timp primesc un nivel superior sau secundar educatie profesionala part-time sau part-time, adică fără oprire de la muncă.

Managerul este obligat să ofere concediu educațional, astfel încât angajații să poată trece prin:

sesiuni intermediare - de la 20 la 50 de zile calendaristice pentru fiecare curs;
finala certificare de stat- de la 2 la 4 luni.

Baza acordării concediului este documentele de la o instituție de învățământ.

Pentru a remedia concediul de studiu cu plată, codul Y sau 11 este introdus în fișa de timp.

Angajații cu normă întreagă au dreptul să ceară de la angajator acordarea de concediu educațional fără plată pentru a trece testele de admitere sau sesiunile. Concediul de studiu se reflectă în fișa de timp sub forma unui cod UD sau 13.

Fișa de timp trebuie, de asemenea, să înregistreze concediu de maternitate.

Femeile au dreptul să ia concediu de maternitate. Baza pentru acordarea unor astfel de concedii este un certificat de incapacitate de muncă. Un angajat poate lua o vacanță cu 70 sau 84 de zile (dacă sarcina este multiplă) înainte de data preconizată a nașterii sau imediat după acestea. Dar, în total, un astfel de concediu ar trebui să fie egal cu numărul de zile stabilit de lege (art. 255 din Codul muncii al Federației Ruse): de la 140 la 194. În fișa de timp, concediul de maternitate este notat cu litera P sau numărul 14. Același cod este dat și angajatului care a adoptat un copil și, prin urmare, își ia concediu.

La expirarea concediului de maternitate, unul dintre părinți sau altă persoană care are grijă de copil (bunica, bunicul, tutorele) are dreptul să folosească concediul pentru creșterea copilului până când copilul atinge vârsta de trei ani. În timpul acestei vacanțe, compania își păstrează un loc pentru angajat și îi plătește o indemnizație.

În formularul T-12 sau T-13, concediul parental este indicat ca un cod OZh sau 15.

Cum se afișează timpul liber în foaia de timp

Pe baza legislației actuale, companiile sunt obligate să țină cont strict de activitățile de muncă ale personalului lor. Acesta este motivul pentru care managerii trebuie să introducă de fiecare dată oprirea pe foaia lor de timp.

Companiile din Rusia au dreptul să stabilească reguli proprii pentru a completa formularul T-12 sau T-13 și a le înregistra în instrucțiuni sau manual. Codurile trebuie, de asemenea, selectate înainte ca timpul liber să fie reflectat în foaia de timp. Cele general acceptate includ:

РВ, 03 - ore lucrate de angajați în weekend și de sărbători.
ОВ, 27 - timp liber.
НВ, 28 - pauză neplătită.

Este posibil să atragi un angajat să lucreze într-o zi nelucrătoare numai cu acordul acestuia. În acest caz, se emite un ordin special cu următoarele secțiuni:

Numele Companiei.
Data adoptării, numărul și orașul în care se află instituția.
Numele documentului (de exemplu, „Despre angajarea în muncă la sfârșit de săptămână”).
Justificarea comenzii.
Instrucțiuni pentru atragerea anumitor lucrători și pentru plata dublă a ratei pentru o zi peste salariul stabilit.
Funcția, numele complet și semnătura angajatului care a acceptat comanda.
Numele complet și semnăturile angajaților familiarizați cu comanda.

Important!Ținând cont de informațiile din comandă, fișa de timp reflectă timpul lucrat de angajați într-o zi nelucrătoare.

Dacă firma folosește forma individuală, pe baza nr. 402-ФЗ din data de 06.12.2011, timpul liber în buletin se plasează sub forma unui cod general acceptat sau propriu.

Caracteristicile forței de muncă și plata în zile nelucrătoare reflectată în Codul muncii al Federației Ruse. Dacă fișa de timp este completată corect, nu există dificultăți în decontările cu personalul pentru orele lucrate.

Angajații oricărei companii sunt obligați să lucreze în weekend din când în când din cauza motive diferite- De exemplu, trebuie să vă pregătiți urgent pentru inspecție sau să expediați mărfurile livrate.

Angajatul are dreptul, la discreția sa, să stabilească ce formă de plată pentru muncă într-un weekend sau într-o vacanță este preferabilă pentru el. El are dreptul să solicite plata la o rată dublă sau să fie de acord cu suma calculată la o rată unică, dar în același timp necesită o zi liberă. Angajatorul nu poate influența în niciun fel decizia angajatului.

În același timp, astfel de cerințe nu pot fi făcute de angajații care au un contract de muncă pe durată determinată cu compania pentru o perioadă de cel puțin 2 luni. Codul muncii al Federației Ruse spune că pentru muncă în weekend și de sărbători, ei pot primi plata doar la o rată dublă.

În conformitate cu Codul muncii al Federației Ruse, este posibil să se implice personal în lucru în weekend doar în situații de urgență. Să presupunem că trebuie să finalizați urgent sarcini care afectează munca viitoare a companiei. Dacă managerul nu respectă normele Codului muncii al Federației Ruse, încalcă legea. Acest lucru îl amenință cu probleme grave atunci când verifică corpurile de control.

Mai jos este o foaie de timp - un eșantion de completare a timpului liber.

Număr
pe
Ordin

Orar
cameră

Total
a lucrat
pentru primul
jumatate de
luni

Ivanova E.V.

Cum să completați o foaie de timp dacă un angajat este în concediu medical

Foarte des în organizații, apare o întrebare legată de reflectarea corectă a concediului medical în buletin. Pentru înregistrarea corectă a concediului medical pe buletin, trebuie să țineți cont de:

ce metodă este utilizată pentru a înregistra prezența sau neprezentarea la serviciu (înregistrarea completă sau numai înregistrarea abaterilor);
cum să indicați concediul medical în buletinul de evidență (codul literă „B”, codul digital „19” - pentru coloana 15 a formularului nr. T-12).

Luați în considerare modul în care concediul medical este introdus în buletin prin înregistrare continuă... În zilele de îmbolnăvire ale unui angajat, confirmate printr-un certificat de la o instituție medicală, trebuie să puneți, de exemplu, codul literei „B” în jumătatea superioară a liniei și numărul de ore lucrate de fapt „0” . Apoi, trebuie să rezumați numărul de zile și ore lucrate.

Mai jos este un eșantion al desemnării concediului medical în buletinul de raportare atunci când se utilizează metoda de înregistrare continuă:

Număr în ordine

Nume, inițiale, funcție (specialitate, profesie)

Număr personal

Note privind prezența și neprezentarea la locul de muncă în zilele lunii

Am lucrat pentru

jumătate de lună (I, II)

lună

Șederea unui angajat în concediu medical cu metoda de înregistrare a abaterilor este notată în buletinul de raport:

codul scrisoare „B” în zilele confirmate de un certificat de la o instituție medicală;
cod litera „B” în weekend.

Iată cum reflectă buletinul de evidență metoda concediului medical pentru înregistrarea abaterilor:

Număr în ordine

Nume, inițiale, funcție (specialitate, profesie)

Număr personal

Note privind prezența și neprezentarea la locul de muncă în zilele lunii

Am lucrat pentru

jumătate de lună (I, II)

lună

Dubova Anastasia Khristoforovna, manager logistică

De asemenea, utilizează coduri digitale. În acest caz, concediul medical din buletinul de înscriere în coloana 15 a formularului nr. T-12 denotați după cum urmează:

Cantitate neprezentări, zile (ore)	Dintre ei pentru motive
		Număr de zile (ore)

Iată o schemă pas cu pas pentru introducerea concediului medical într-un document:

Pasul 1. Mai întâi, selectați un cod de desemnare a companiei. Uitați-vă la codul de concediu medical de pe buletin („B” sau „19” pentru coloana 15 a formularului nr. T-12 sau o altă marcă acceptată de organizația dvs.). Pentru confortul dvs., memorați aceste coduri sau salvați-le în tabelul de legende.

Pasul 3. Apoi, calculați numărul total de zile și ore lucrate de angajat. În acest caz, excludeți din calcul zilele bolnave și weekendurile (dacă nu există alte abateri).

Concediu medicalîn buletinul de raport în timp ce sunteți în vacanță se reflectă după cum urmează:

Pasul 1. Este necesar să marcați concediul înainte de data apariției bolii angajatului, indicată în certificatul de incapacitate de muncă. Pentru a face acest lucru, utilizați denumirea „OT” (cod digital „09” - pentru coloana 15 a formularului nr. T-12). În timpul sărbătorilor, weekendul nu este sărbătorit. Pentru calcularea vacanței se utilizează zilele calendaristice, nu zilele lucrătoare (articolul 115 din Codul muncii al Federației Ruse).

Pasul 2. Zilele în care angajatul a fost dezactivat sunt marcate cu codul literei „B”.

Pasul 4. Trebuie să prelungiți vacanța: în buletinul de raport după ultima zi de vacanta introduceți codul „OT”. Înseamnă numărul de zile ulterioare de boală. În acest caz, trebuie să țineți cont de anumite nuanțe. În conformitate cu art. 124 din Codul muncii al Federației Ruse, dacă angajatul este temporar invalid, concediul anual plătit este fie prelungit, fie amânat pentru o altă dată, care este stabilită de angajator, ținând cont de dorințele angajatului.

Întrucât legea Federației Ruse vă permite să prelungiți sau să amânați concediul pentru o altă perioadă, ținând cont de dorințele angajatului, este imposibil să o prelungiți automat din cauza bolii. Angajatorul ar trebui să înțeleagă ce vrea angajatul. În același timp, angajatul este obligat să își exprime dorințele cu privire la prelungirea sau amânarea vacanței prin depunerea unei cereri corespunzătoare.

Întrebări care apar adesea de la ofițerii de personal la întocmirea unei fișe de timp

Nu în toate cazurile, conducerea întreprinderilor respectă în mod clar regulile conform cărora formularele T-12 și T-13 sunt completate, stocate și utilizate. Iată răspunsurile la cele mai frecvente întrebări pe care le au specialiștii în resurse umane atunci când elaborează o foaie de timp. Pe baza acestor informații, vă veți înșela mai puțin.

Care este perioada de stocare pentru foaia de timp completată?

Artă. 586 "Lista documentelor tipice de arhivă de management generate în cursul activităților agentii guvernamentale, autoritățile și organizațiile locale, indicând perioadele de păstrare ”, afirmă că perioada de păstrare a buletinului nu poate fi mai mică de 5 ani. Dacă buletinul a fost utilizat pentru a înregistra programul de lucru al angajaților din industriile grele și periculoase, termenul de valabilitate ajunge la 75 de ani.

Ce etape ale mișcării foii de timp ar trebui să fie prevăzute la întocmirea documentelor locale care guvernează regulile pentru dezvoltarea și mișcarea acesteia?

Buletinul de parcurs trece prin mai multe etape, și anume:

mai întâi este întocmit;
apoi verificați corectitudinea compilației;
dacă totul este corect, trimiteți pentru semnătură;
furnizarea de contabilitate;
transferate pentru depozitare ulterioară, respectând standardele adoptate în companie ( departament de resurse umane, la arhivă etc.).

Atunci când întocmiți un program al fluxului de lucru, asigurați-vă că introduceți în ea toată documentația contabilă, inclusiv foaia de timp și faceți o mică modificare a specificului proiectului formularului (durata pregătirii, posibile întârzieri în furnizarea documentelor de către angajați) confirmând absența lor de la locul de muncă, precum și timpul pentru ajustarea fișei de timp).

Cine, în afară de cronometru, poate păstra foaia de timp?

În conformitate cu legea, nu numai cronometrii au dreptul să completeze fișa de timp (în plus, nu fiecare organizație are un astfel de specialist), ci și alte persoane autorizate. Un ofițer de resurse umane, un recrutor sau un șef al unui departament structural poate păstra o cronologie. Totul depinde de sistemul de participare la timp adoptat de companie. Acest moment ar trebui să fie ancorat în Descrierea postuluiși contractul de muncă al angajatului care completează fișa de timp.

Cum să completați o foaie de timp dacă un specialist lucrează de la distanță?

Chiar dacă un angajat își îndeplinește îndatoririle de la distanță, legea obligă angajatorul să ia în considerare timpul său de lucru (partea 4 a articolului 91 din Codul muncii al Federației Ruse). După cum sa menționat deja, este posibil să se înregistreze orele de lucru în buletinul de raport prin metoda de înregistrare continuă a prezenței și absenteismului la muncă, precum și prin metoda de înregistrare a abaterilor, cum ar fi absenteismul, sosirile târzii, orele suplimentare etc. puteți utiliza orice metodă.

Dacă compania are angajați care lucrează de la distanță, regulile pentru înregistrarea timpului lor de lucru pot fi prescrise într-un act local (articolul 8 din Codul muncii al Federației Ruse).

Rețineți că pentru telelucrarea de obicei folosesc metoda varianței, deoarece cronometrul nu are informații despre aspectul angajatului la locul de muncă. Dacă nu există ore suplimentare și absenteism, fișa de timp include doar datele finale privind performanța angajatului pentru prima și a doua jumătate a lunii. Dacă se utilizează metoda de deviere, zilele lucrătoare nu sunt reflectate în fișa de timp. Dacă celula din foaia de timp nu este completată, atunci această zi a fost o zi lucrătoare.

Cu toate acestea, dacă metoda de deviere este utilizată la completarea fișei de timp pentru un angajat la distanță, ar putea exista dificultati tehnice legate de introducerea informațiilor în programul 1C etc. În acest caz, este mai bine să utilizați metoda înregistrării continue a prezențelor și a absenteismului.

Plată suplimentară pentru muncă: ceea ce trebuie să plătiți angajaților peste

Erori adesea comise la întocmirea unei foi de timp

La prima vedere, umpleți formă simplă T-12 sau ceva echivalent este ușor. Cu toate acestea, cronometrii fac aceleași greșeli. De exemplu, introduc informații despre un angajat fără a indica poziția sau numărul de personal.

Important! Rezultatele verificărilor documentelor contabile ale mai multor organizații arată că persoanele responsabile de păstrarea fișei de timp de multe ori nu respectă regula de reducere a zilei de lucru înainte de vacanță cu 1 oră. De fapt, angajații lucrează 7 ore legale. În documente, însă, norma este notată la ora 8.

Mai este una greșeală tipică, ceea ce este permis în companii în principal din cauza neatenției: acestea stabilesc vacanța ca muncitor. În plus, dificultățile pot fi asociate cu introducerea informațiilor despre timpul lucrat de un specialist. Nu uitați să includeți toate orele pe foaia de timp care sunt intern part-time a lucrat în fiecare dintre pozițiile sale.

Dacă, atunci când verificați corectitudinea fișei de timp, găsiți o eroare, ghidați-vă după prevederile clauzei 8 a art. nouă Lege federala din data de 06.11.2011 nr. 402-FZ "Cu privire la contabilitate". Informațiile incorecte trebuie tăiate cu grijă cu o linie. Deasupra denumirilor tăiate, trebuie să introduceți informațiile corecte și să indicați data corectării. Mai mult, angajatul care a corectat foaia de timp trebuie să îl semneze (trebuie să descifrați semnătura și să indicați poziția).

Practicianul spune

3 probleme ale sistemului clasic de control al timpului pentru angajați

Peter Lebedev,

Director pentru economie și finanțe, ThyssenKrupp Industrial Solutions (RUS), Dzerzhinsk

Lucrătorii din departamentele de producție țineau cont de programul lor de lucru în fiecare zi: indicau în buletinul de raport cât timp (în ore) petreceau pentru proiecte specifice, studii, călătorii de afaceri etc. La sfârșitul lunii, foile de timp au fost predate supraveghetorului imediat, care, la rândul său, a transferat documentele către departamentul de contabilitate, al cărui angajat a introdus informații în sistem, a pregătit rapoarte sumare despre proiecte și le-a predat managerilor.

La colectarea informațiilor, am avut trei probleme principale:

A fost nevoie de foarte mult timp pentru a colecta statistici. A fost posibil să aflăm timpul efectiv lucrat de angajați, în cel mai bun caz, la o săptămână după sfârșitul lunii de raportare. De asemenea, a fost nevoie de mult timp pentru examinarea și aprobarea foilor de timp.
Dificultățile au fost, de asemenea, asociate cu obținerea rapoartelor intermediare. Nu am putut colecta statistici mai mult de o dată pe lună. Și dacă am păstra rapoarte săptămânale, numărul de foi de timp pe hârtie s-ar cvadrupla. În plus, analiza necesită informații despre fiecare angajat. Dar nu toți angajații pot completa buletinul în afara programului obișnuit, deoarece cineva este în concediu medical și cineva se află într-o călătorie de afaceri.
Foaia de timp a fost adesea umplută cu erori. De exemplu, angajații au indicat numărul contractului sau tipul de lucru greșit sau nu au luat deloc în considerare programul de lucru și la sfârșitul lunii au completat fișa de timp în nici o ordine specială.

Ne-a ajutat să rezolvăm aceste probleme sistem automatizat controlul contabilității programului de lucru.

Pentru a înregistra și a prezenței angajaților unei organizații sau a unui antreprenor în producție, se folosește zilnic o fișă de timp sub formă de T-13, iar în absența lor, se stabilește motivul, care se reflectă și în document. Folosit de angajații departamentului de resurse umane sau contabilitate pe baza datelor privind prezența angajaților, transmise de manager. Mai jos sunt formularele pentru descărcare.

Fișa de timp este unul dintre principalele documente pe baza cărora se formează salariile angajaților, în special a celor de la care se percepe pentru orele efectiv lucrate. Documentul înregistrează informații despre prezența angajaților la locul de muncă, călătorii de afaceri, vacanțe, concedii de boală, inclusiv faptul de a nu participa la locul de muncă și absenteism.

Într-un calendar bun, trebuie să întocmiți și să depuneți la departamentul de contabilitate de 2 ori pe lună, una pentru prima jumătate a lunii pentru calcularea unui avans și cealaltă pentru calcularea părții principale. Nu toată lumea face acest lucru, dar există încă subtilități la calcularea avansului, chiar dacă salariul este calculat pe baza orelor efective lucrate.

Șablon de fișă de timp pentru descărcare în exel

.
.

Completarea formularului

Fișa de timp este păstrată de o persoană autorizată și transmisă departamentului de contabilitate. Există două moduri de a completa:

Opțiunea numărul 1 - Fișa este completată zilnic, conține toată prezența și neprezentarea angajaților.
Opțiunea # 2 - Se completează doar abaterile de la normă, adică sunt înregistrate doar absențele, sosirile târzii etc.

Tabel cu principalele coduri pentru completarea formularului de foaie de timp

Eveniment	Cod scrisoare	Cod digital
Prezența unui angajat pentru producție, zi lucrătoare	Eu	01
Weekend-uri și sărbători, dacă programul este 5/2, atunci este de obicei sâmbătă și duminică, programul este plutitor, apoi în conformitate cu programul	ÎN	26
Vacanță plătită anual	DIN	09
Concediu de maternitate	R	14
Concediu pentru un lucrător de îngrijire a copiilor sub 3 ani	Lichid de răcire	15
Vacanță pe cheltuiala proprie, fără plată	INAINTE DE	16
Călătorie de afaceri	LA	06
Neprezentarea, pentru care circumstanțele nu au fost stabilite, sunt aplicate până la clarificare	NN	30
Concediu medical	B	19

Coduri de plată de bază

2000 este pus în cazul plății salariilor și indemnizațiilor de călătorie.
2012 - la plata plății de concediu.
2030 - plata concediului medical.

Citește și:

Comandă de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri, formular T-9

Fișă de timp formular T-13 umplerea eșantionului

Nu veți avea dificultăți speciale la completarea fișei de timp, este foarte simplu, trebuie doar să cunoașteți codurile și datele angajatului. Acest lucru se face ca în exemplul care este completat în conformitate cu opțiunea nr. 1, se va scrie și opțiunea nr. 2, doar codurile de prezență nu vor fi puse jos, în loc de ele există celule goale, weekenduri și abateri sunt umplute, precum și cantitatea de timp lucrat.

În coloana 1, numărul ordinal al înregistrării este pus jos, iar în coloana 2 - numele complet al angajatului și funcția acestuia.

În coloana 3 se introduce numărul personalului.

În coloana 4, datele sunt introduse pentru luna, utilizând coduri de litere pentru fiecare angajat. Pentru a face acest lucru, un cod alfabetic este pus în celula superioară, iar în cea inferioară, cantitatea de timp lucrat, cu un program 5/2, va fi o zi de lucru de 8 ore. Calculul se face pentru prima jumătate a lunii și pentru a doua, datele sunt înregistrate în coloana 5, iar totalurile - în coloana 6.

Coloanele 7-9 sunt necesare pentru a introduce date pe baza cărora salariile sunt calculate corect.

În coloana 7 se introduce codul de plată, în coloana 8 - contul contabilitate, care reflectă costurile salariilor, în acest caz, este indicat contul 44, dar pot exista și alte conturi, în funcție de sistemul de înregistrare a costurilor.

În coloanele 10-13, sunt introduse date despre absența angajatului.

Posibile situații non-standard la completarea formularului

Boală de vacanță

Dacă un angajat a fost bolnav în perioada contabilă concediul de odihnă anualși a adus un concediu medical, apoi este necesar să se consemneze în buletinul (B) pentru zilele indicate în loc de concediu (OT), iar concediul este prelungit pe durata concediului medical.

Dacă angajatul nu s-a întors din vacanță, dar s-a îmbolnăvit, atunci în zilele absenței sale, acesta este pus temporar (NN), iar la prezentarea documentelor justificative, acesta se schimbă în (B).

Înregistrarea concediilor în timpul vacanței angajatului

Dacă un angajat își ia o vacanță și în această perioadă în conformitate cu calendarul de producție sărbători, atunci trebuie să aplicați (B) pe o vacanță. De exemplu, dacă un angajat este în vacanță în perioada 10 iunie - 17 iunie, iar 12 iunie este sărbătoare publică, înlocuim codul (OT) din ziua respectivă cu (B). O astfel de zi nu va fi inclusă în perioada de concediu plătită.

Concediu fără plată

În conformitate cu legea, un angajat poate avea diverse motive:

„DO” - În cazul concediului familial, care se acordă cu permisiunea conducerii.
„OZ” - Concediu furnizat fără plată, în conformitate cu Codul muncii al Federației Ruse, de exemplu, în cazul unei nunți.
„DB” - dacă un angajat își ia concediu fără plată, care este stipulat printr-o decizie industrială sau un contract colectiv.