การแนะนำ

สำหรับองค์กรยุคใหม่ขีดความสามารถยุคใหม่ เทคโนโลยีสารสนเทศในแง่ของการใช้งานในการจัดการบันทึก

เมื่อพูดถึงระบบอัตโนมัติของเอกสาร พื้นที่นี้มักจะมีโปรแกรมมากมายที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับปัญหาที่กำลังแก้ไข - โปรแกรมแก้ไขข้อความ โปรแกรมรู้จำอักขระ ระบบ อีเมล. อย่างไรก็ตาม ทั้งหมดนี้ไม่ใช่ระบบ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์. และด้วยสถานการณ์ปัจจุบันในโลก การนำระบบการจัดการเอกสารที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรไปใช้ถือเป็นงานที่สำคัญอย่างยิ่ง

การขาดการไหลของเอกสารที่มีโครงสร้างอย่างเหมาะสมและการไม่สามารถติดตามความเคลื่อนไหวและการดำเนินการของเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและข้อผิดพลาดเพิ่มขึ้น

การแก้ปัญหาการจัดการเอกสารใน สภาพที่ทันสมัยจะช่วยให้รูปแบบการกำหนดเป้าหมาย แหล่งข้อมูลองค์กรต่างๆ ลดปริมาณการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและรับประกันการทำงานที่มีประสิทธิภาพ

ความเกี่ยวข้อง วิทยานิพนธ์: หัวข้อที่เลือกมีความเกี่ยวข้องเนื่องจากเป็นที่ทราบกันว่าการจัดระเบียบการทำงานกับเอกสารส่งผลต่อคุณภาพการทำงานของเครื่องมือการจัดการองค์กรและวัฒนธรรมการทำงานของพนักงานฝ่ายบริหาร ความสำเร็จขึ้นอยู่กับวิธีการดูแลรักษาเอกสารอย่างมืออาชีพ กิจกรรมการจัดการโดยทั่วไป. ตามการวิจัยสมัยใหม่แสดงให้เห็นว่า 85% ของเวลาทำงานของพนักงานในองค์กรถูกใช้ไปในการเตรียม บำรุงรักษา กรอก คัดลอกและส่งเอกสาร

การจัดการกรณีที่มีการจัดระเบียบอย่างเหมาะสมจะช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการค้นหา เพิ่มความแม่นยำและความทันเวลาของข้อมูล และขจัดความซ้ำซ้อน การเติบโตของปริมาณข้อมูลและเอกสารตามลำดับ จำเป็นต้องมีการนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อการประมวลผลเอกสารอย่างทันท่วงที และด้วยการถือกำเนิดของคอมพิวเตอร์ ตัวข้อมูลเอง

วัตถุประสงค์ของวิทยานิพนธ์:การพัฒนาข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ในสถาบันการศึกษาอิสระของรัฐด้านการศึกษาระดับมัธยมศึกษาในมอสโก, วิทยาลัยผู้ประกอบการหมายเลข 11, ภาควิชาการจัดการและเทคโนโลยีสารสนเทศ

วัตถุประสงค์ของวิทยานิพนธ์:

1)รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารต่างๆ จากแหล่งต่างๆ (วรรณกรรม อินเทอร์เน็ต ฯลฯ)

)ดำเนินการพวกเขาออกไป การวิเคราะห์เปรียบเทียบวิเคราะห์ข้อกำหนดสำหรับระบบสารสนเทศ

)การเลือกใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

)การพัฒนาข้อกำหนดทางเทคนิค

ในบทแรก (เชิงทฤษฎี) จะมีการหารือเกี่ยวกับแนวคิดเกี่ยวกับการไหลของเอกสารและหลักการ นอกจากนี้ยังมีการหารือเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการจำแนกประเภทด้วย

ในบทที่สอง (ทางเทคนิค) มีการดำเนินการวิเคราะห์ ทบทวน และคัดเลือกระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีอยู่ และกำหนดระบบที่เหมาะสมที่สุด ความต้องการทางด้านเทคนิควิทยาลัยผู้ประกอบการหมายเลข 11 ในบทที่ 3 การคำนวณ ประสิทธิภาพทางเศรษฐกิจ.

1. หลักการจัดผังกิจกรรมการจัดการ

แนวคิดการไหลของเอกสาร

การไหลของเอกสารขององค์กรมักจะเข้าใจว่าเป็นการเคลื่อนย้ายเอกสารอย่างเป็นระเบียบที่สร้างขึ้นในกระบวนการทำงานโดยเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง

ตาม GOST R 51141-98 - การไหลของเอกสาร - การเคลื่อนย้ายเอกสารในองค์กรตั้งแต่วินาทีที่สร้างหรือรับจนกระทั่งเสร็จสิ้นการดำเนินการหรือจัดส่ง งานต่างๆ กับเอกสาร: การรับ การลงทะเบียน การแจกจ่าย การควบคุมการดำเนินการ การจัดรูปแบบไฟล์ การจัดเก็บ และ ใช้ซ้ำเอกสารอ้างอิงงาน

ประเภทของการไหลของเอกสาร

ขึ้นอยู่กับลักษณะของการดำเนินธุรกิจขององค์กรที่ดำเนินการเคลื่อนย้ายและบันทึกเอกสารหลัก การไหลของเอกสารประเภทต่อไปนี้มีความโดดเด่น:

· การบริหารจัดการรวมถึงขั้นตอนในการรวบรวม วิเคราะห์ และสรุปข้อมูลเพื่อจัดทำรายงานการจัดการที่รวดเร็ว เชื่อถือได้ และเป็นภาพ โดยพิจารณาจากการนำ การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์และควบคุมการดำเนินการให้ทันเวลา

· การเงิน.ครอบคลุมการปฏิบัติงานในสำนักงานทั้งหมด และช่วยให้องค์กรจัดการเอกสาร (สัญญา จดหมายโต้ตอบ รายงานเชิงวางแผนและเชิงวิเคราะห์ กฎระเบียบ ฯลฯ) ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจ

· บุคลากร.มันเกี่ยวข้องกับการรวบรวมและการลงทะเบียนข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีของบุคลากรขององค์กร: การรับ, การโอน, การเปลี่ยนตำแหน่งและการเลิกจ้างของพนักงาน, การขาดงานและ การลงโทษทางวินัย, ตารางวันหยุด, ตารางการรับพนักงาน, รายละเอียดงาน ฯลฯ

· เทคนิคประสานงานกระแสข้อมูลสำหรับการเตรียมและสนับสนุนวงจรชีวิต เอกสารโครงการ(การสร้าง การดำเนินการ การอนุมัติ การอนุมัติ การแก้ไข และการเก็บถาวร)

· เอกสารสำคัญในกระบวนการทำงานของสำนักงานตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการถ่ายโอนเอกสารสำหรับการจัดเก็บเอกสารสำคัญอย่างทันท่วงทีและการบันทึกตามระบบการตั้งชื่อคดีซึ่งมีการแก้ไขเป็นประจำทุกปี

วิธีจัดระเบียบการไหลของเอกสาร

มีวิธีการบันทึกเอกสารดังต่อไปนี้:

กระดาษ - หมายถึงธุรกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจทั้งหมดสะท้อนให้เห็นในเอกสารที่วาดขึ้นบนกระดาษเท่านั้นโดยระบุรายละเอียดที่จำเป็นและรับรองโดยลายเซ็นของผู้ร่าง วิธีนี้ต้องใช้เวลาและการลงทุนอย่างมาก ทรัพยากรวัสดุสำหรับการสร้าง การหมุนเวียน และการจัดเก็บเอกสาร นอกจากนี้ยังมีความเสี่ยงที่จะสูญเสียเอกสารอย่างไม่อาจแก้ไขได้หากสื่อทางกายภาพถูกทำลาย

อิเล็กทรอนิกส์ - หมายความว่ากระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดได้รับการลงทะเบียนในเอกสารที่ไม่มีต้นฉบับบนกระดาษ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น เพื่อให้เอกสารมีผลทางกฎหมาย มีการใช้ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งป้องกันการลอกเลียนแบบและการบิดเบือนเอกสาร วิธีการบัญชีนี้ช่วยให้คุณลดเวลาในการสร้างเอกสารและเพิ่มการควบคุมการเคลื่อนไหวได้

ผสม - ถือว่าการประสานงานและการอนุมัติเอกสารดำเนินการบนกระดาษและการเตรียมและการส่งผ่านระหว่างหน่วยโครงสร้างหรือพนักงานดำเนินการโดยใช้คอมพิวเตอร์ ในกรณีนี้ เอกสารต้นฉบับบนกระดาษมีผลใช้บังคับทางกฎหมาย วิธีการนี้ช่วยให้มั่นใจถึงการปรับตารางโฟลว์เอกสารที่องค์กรให้เหมาะสมที่สุด

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDF)- กลไกแบบครบวงจรในการทำงานกับเอกสารที่ส่งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยนำแนวคิด "งานสำนักงานไร้กระดาษ" มาใช้

หลักการพื้นฐานของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์:

· การลงทะเบียนเอกสารเพียงครั้งเดียว ช่วยให้คุณสามารถระบุเอกสารได้โดยไม่ซ้ำกัน

· ความเป็นไปได้ของการดำเนินการแบบคู่ขนาน ช่วยลดเวลาในการเคลื่อนย้ายเอกสาร และเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินการ

· ความต่อเนื่องของการเคลื่อนย้ายเอกสาร ทำให้สามารถระบุผู้รับผิดชอบในการดำเนินการของเอกสาร (งาน) ในแต่ละช่วงเวลาในชีวิตของเอกสาร (กระบวนการ)

· ฐานข้อมูลข้อมูลเอกสารแบบครบวงจร (หรือแบบกระจายที่มีการประสานงาน) ซึ่งช่วยลดโอกาสที่จะเกิดสำเนาเอกสาร

· ระบบค้นหาเอกสารที่จัดระเบียบอย่างมีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณสามารถค้นหาเอกสารได้มี ข้อมูลน้อยที่สุดเกี่ยวกับเขา.

· พัฒนาระบบการรายงาน สถานะต่างๆและคุณลักษณะของเอกสาร ช่วยให้คุณสามารถควบคุมการเคลื่อนย้ายเอกสารผ่านกระบวนการไหลของเอกสารและยอมรับได้ การตัดสินใจของฝ่ายบริหารโดยอิงตามข้อมูลจากรายงาน

ใช้กันอย่างแพร่หลายในการจัดการ วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์การสร้างและการประมวลผลเอกสาร ดังนั้นการไหลของเอกสารจึงถือเป็นส่วนสำคัญของการสนับสนุนข้อมูลการจัดการและรวมถึงการเคลื่อนย้ายการไหลของข้อมูลขององค์กร - การรับการประมวลผลการประมวลผลการใช้งาน

หากเมื่อไม่นานมานี้ในวรรณกรรมทางธุรกิจ มันเป็นธรรมเนียมที่จะต้องแยกการรับส่งเอกสารแบบดั้งเดิมและอิเล็กทรอนิกส์ออกจากกัน ตอนนี้เรากำลังพูดถึงการเกิดขึ้นของการไหลของเอกสารประเภทใหม่ที่ทันสมัย ​​ผสมผสานคุณสมบัติที่ดีที่สุดของงานสำนักงานแบบดั้งเดิมเข้ากับเทคโนโลยีที่ทันสมัยสำหรับการสร้าง ประมวลผลและส่งเอกสารไปยังปลายทาง

ปัจจุบันในงานสำนักงานของรัสเซียยังคงมีการผสมผสานระหว่างการรับส่งเอกสารทั้งสองประเภทกับความโดดเด่นของการรับส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ในศูนย์บริหารและอุตสาหกรรมขนาดใหญ่

การจัดการเอกสารแบบเดิมยังคงรักษาจุดยืนในบางพื้นที่ของงานในสำนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่ใด เรากำลังพูดถึงเกี่ยวกับเอกสารลับ (เอกสารจำกัดการใช้งาน)

ดังนั้น การรับส่งเอกสารสมัยใหม่ขององค์กรควรได้รับการพิจารณาว่าเป็นการรับส่งเอกสารแบบผสม โดยพิจารณาจากการใช้ลำดับความสำคัญของเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์ในการทำงานกับเอกสาร

อย่างหลังหมายถึงว่าตามกฎแล้วเอกสารถูกสร้างขึ้นโดยใช้วิธีการทางเทคโนโลยีที่ทันสมัย ​​(อุปกรณ์สำนักงาน วัสดุ ฯลฯ ) และการส่ง การประมวลผล และการจัดเก็บจะดำเนินการทั้งทางอิเล็กทรอนิกส์และในรูปแบบ "กระดาษ"

การไหลของเอกสารสมัยใหม่ขององค์กรเกิดขึ้นอันเป็นผลมาจาก "การควบรวมกิจการ" ที่จัดระเบียบของกระแสข้อมูลอิสระสามกระแสตามเอกสารภายใน เอกสารขาเข้า และเอกสารขาออก "การเดินทาง"

การไหลของข้อมูลภายนอกช่วยให้มั่นใจได้ถึงความเคลื่อนไหวของเอกสารขาเข้าและขาออก และการไหลของข้อมูลภายในช่วยให้มั่นใจถึงความเคลื่อนไหวของเอกสารภายในองค์กร

ถึง เอกสารภายในเป็นเรื่องปกติในการจำแนกเอกสารที่พัฒนาโดยเจ้าหน้าที่ตามวัตถุประสงค์และความต้องการขององค์กร (แผนกโครงสร้าง) และตาม กฎภายในการพัฒนาเอกสาร กล่าวอีกนัยหนึ่งนี่คือเอกสารที่เกิดจากการ กิจกรรมภายในรัฐวิสาหกิจ

องค์กรทั่วไปการทำงานกับเอกสารภายในขององค์กรมีลักษณะดังนี้:

เอกสารเข้า- เป็นเอกสารที่องค์กรได้รับจากภายนอกผ่านช่องทางการสื่อสารต่างๆ

องค์กรทั่วไปของการทำงานกับเอกสารขาเข้าขององค์กรมีดังนี้:

เอกสารขาออก- เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่พัฒนาขึ้นภายในองค์กรและส่งไปภายนอกเพื่อเป็นแนวทางแก่หน่วยงานบริหารระดับล่าง (เจ้าหน้าที่รอง สถาบัน และองค์กร) หรือตามคำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษร (เอกสารคำแนะนำ) ของผู้มีอำนาจสูงสุด (ผู้จัดการอาวุโส)

การจัดองค์กรทั่วไปของงานพร้อมเอกสารขาออกขององค์กรมีดังนี้:

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ภาษาอังกฤษ EDMS (ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์) และ EMC (การจัดการเนื้อหาองค์กร) -เป็นระบบการทำงานอัตโนมัติด้วย เอกสารข้อมูลตลอดวงจรชีวิตทั้งหมด (การสร้าง การดัดแปลง การจัดเก็บ การค้นหา การจำแนกประเภท ฯลฯ) รวมถึงกระบวนการปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงาน ในกรณีนี้ เอกสารหมายถึงไม่มีโครงสร้างเป็นหลัก เอกสารอิเล็กทรอนิกส์(ไฟล์ Word, Excel ฯลฯ) ตามกฎแล้ว EDMS จะรวมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบสำหรับกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติและสนับสนุนฟังก์ชันการทำงานในสำนักงาน

ปัจจุบันมีระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมาก ในกรณีนี้ จำเป็นต้องแยกแยะระหว่างคำว่า “การรับส่งเอกสาร” และ “งานในสำนักงาน” งานสำนักงาน เป็นคำที่ใช้ในการปฏิบัติงานในสำนักงานเพื่อแสดงถึงชุดกฎเกณฑ์อย่างเป็นทางการสำหรับการทำงานกับเอกสาร มีระบบการจัดการเอกสารที่สามารถกำหนดค่าให้ตรงตามกฎขั้นตอนการทำงานที่จำเป็นได้ แต่มีระบบที่เริ่มแรกมุ่งสนับสนุนกฎเหล่านี้อย่างแม่นยำ และในแง่นี้กลับไม่มีอีกต่อไป ฟังก์ชั่นทั่วไปเพียงพอจนเรียกได้ว่าเป็นระบบการจัดการเอกสาร

ระบบขั้นตอนการทำงานใดๆ อาจมีองค์ประกอบของแต่ละประเภทต่อไปนี้ แต่ส่วนใหญ่มีการมุ่งเน้นเฉพาะในด้านเดียว ซึ่งส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการวางตำแหน่งผลิตภัณฑ์

การจำแนกประเภทของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์:

1.EDMS แบบ “บรรจุกล่อง” สากล:

โอ ชุดฟังก์ชันมาตรฐาน

โอ ความเป็นไปไม่ได้ที่จะตอบสนองความต้องการขององค์กรใดองค์กรหนึ่งได้อย่างเต็มที่

โอ ต้นทุนเวลาต่ำในการซื้อและติดตั้ง

โอ ต้นทุนค่อนข้างต่ำ

โอ ความจำเป็นในการซื้อใบอนุญาตสำหรับการดำเนินการแต่ละครั้ง ที่ทำงาน.

2.EDMS ที่พัฒนาขึ้นเฉพาะบุคคล:

โอ ระบบที่เป็นส่วนตัวที่สุด

โอ ต้นทุนเวลามาก

โอ ต้นทุนการพัฒนาสูง

โอ ต้นทุนที่เกี่ยวข้อง: ต้นทุนการฝึกอบรมพนักงาน การซื้ออุปกรณ์และซอฟต์แวร์ใหม่

3.EDMS แบบรวม:

โอ แพลตฟอร์มพื้นฐานสำหรับการพัฒนาโมดูลเพิ่มเติมที่จำเป็น

โอ ปฏิบัติตามความต้องการขององค์กรอย่างเต็มที่

โอ ต้นทุนเวลาต่ำสำหรับการพัฒนาและการดำเนินการ

โอ ค่าใช้จ่ายประกอบด้วย: ราคาของแพลตฟอร์มพื้นฐานและค่าใช้จ่ายในการแก้ไขแต่ละรายการ ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของคำสั่งซื้อ

โอ การโอนสิทธิ์ในผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้า

โอ ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน

โอ Russification สมบูรณ์;

โอ ส่วนต่อประสานที่ใช้งานง่าย

โอ การโต้ตอบกับแอปพลิเคชันสำนักงานที่มีอยู่

ตามจำนวนฟังก์ชันที่นำไปใช้งาน EDMS จะถูกแบ่งออกเป็น:

· ระบบที่มีวิธีการจัดเก็บและเรียกค้นข้อมูลที่พัฒนาขึ้น (คลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ - EA). การจัดเก็บถาวรแบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นกรณีพิเศษของระบบการจัดการเอกสารที่เน้นการจัดเก็บและการเรียกค้นข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ บางระบบมีความโดดเด่นเป็นพิเศษเนื่องจากเครื่องมือค้นหาข้อความแบบเต็มที่พัฒนาขึ้น: การค้นหาแบบคลุมเครือ การค้นหาความหมาย ฯลฯ อื่น ๆ - เนื่องจากองค์กรการจัดเก็บที่มีประสิทธิภาพ: HSM รองรับอุปกรณ์ที่หลากหลายสำหรับการจัดเก็บข้อมูล ฯลฯ

· ระบบที่มีเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ขั้นสูง (WF). ระบบเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเป็นหลักเพื่อให้แน่ใจว่าวัตถุบางอย่างเคลื่อนที่ไปตามเส้นทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้า (ที่เรียกว่า "การกำหนดเส้นทางยาก") ในแต่ละขั้นวัตถุสามารถเปลี่ยนแปลงได้จึงเรียกว่าคำทั่วไปว่า "งาน" ระบบประเภทนี้เรียกว่าระบบเวิร์กโฟลว์ - "เวิร์กโฟลว์" (น่าเสียดายที่คำนี้ในภาษารัสเซียไม่มีความเทียบเท่าที่แน่นอน) เอกสารอาจเกี่ยวข้องกับงาน แต่เอกสารไม่ใช่วัตถุพื้นฐานของระบบเหล่านี้ ด้วยความช่วยเหลือของระบบดังกล่าวทำให้สามารถจัดระเบียบงานบางอย่างซึ่งทราบล่วงหน้าทุกขั้นตอนและสามารถกำหนดได้

· ระบบที่เน้นการสนับสนุนการจัดการองค์กรและการสะสมองค์ความรู้. เหล่านี้คือระบบ "ไฮบริด" ซึ่งโดยปกติจะรวมองค์ประกอบของสองระบบก่อนหน้านี้เข้าด้วยกัน ในกรณีนี้ แนวคิดพื้นฐานในระบบอาจเป็นได้ทั้งตัวเอกสารและงานที่ต้องทำให้เสร็จ ในการจัดการองค์กร คุณต้องมีการกำหนดเส้นทางทั้ง "ยาก" และ "ฟรี" เมื่อผู้จัดการกำหนดเส้นทางของเอกสาร ("อธิบาย" เอกสารขาเข้า) ดังนั้นทั้งสองเทคโนโลยีในรูปแบบเดียวหรืออีกรูปแบบหนึ่งจึงสามารถนำเสนอในรูปแบบดังกล่าวได้ ระบบ ระบบเหล่านี้ถูกนำมาใช้อย่างแข็งขันในโครงสร้างการจัดการของรัฐบาลในสำนักงาน บริษัทขนาดใหญ่ซึ่งมีความโดดเด่นด้วยลำดับชั้นที่พัฒนาแล้ว มีกฎและขั้นตอนบางประการสำหรับการเคลื่อนย้ายเอกสาร ในขณะเดียวกัน พนักงานก็ร่วมกันสร้างเอกสาร จัดเตรียมและตัดสินใจ ดำเนินการหรือควบคุมการดำเนินการของพวกเขา

เมื่อใช้ระบบดังกล่าวในองค์กรขนาดใหญ่ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบว่าระบบมีความสามารถในการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพ ประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก บูรณาการกับระบบการจัดการการผลิตแบบอัตโนมัติ ความสามารถในการปรับขนาด การใช้งานแบบเป็นขั้นตอน โดยคำนึงถึงการกระจายอาณาเขต โครงสร้างองค์กรที่ซับซ้อน , การเข้าถึงตามบทบาท ฯลฯ

· ระบบที่เน้นการสนับสนุนการทำงานร่วมกัน. นี่เป็นแนวโน้มใหม่ในด้านระบบการจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับความเข้าใจในความแปรปรวน สภาวะตลาดวี โลกสมัยใหม่และด้วยความจำเป็นต้องมี “เฉพาะที่จำเป็น” เพื่อการเคลื่อนไหวที่รวดเร็ว ไม่จำเป็น มีประโยชน์มาก แต่มีบัลลาสต์หนัก ระบบดังกล่าวตรงกันข้ามกับระบบก่อนหน้านี้ไม่รวมแนวคิดเรื่องลำดับชั้นในองค์กรและไม่สนใจเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานที่เป็นทางการ หน้าที่ของพวกเขาคือเพื่อให้แน่ใจว่าคนในองค์กรทำงานร่วมกัน แม้ว่าพวกเขาจะแยกจากกันทางภูมิศาสตร์ และเพื่อรักษาผลลัพธ์ของงานนี้ โดยทั่วไปจะนำไปใช้ในแนวคิดของ "พอร์ทัล" ให้บริการจัดเก็บและเผยแพร่เอกสารบนอินทราเน็ต ค้นหาข้อมูล พูดคุย นัดหมาย (ทั้งจริงและเสมือน) ระบบดังกล่าวค้นหาลูกค้าท่ามกลางการพัฒนาอย่างรวดเร็ว บริษัทการค้า, คณะทำงานในบริษัทขนาดใหญ่และหน่วยงานราชการ

· ระบบพร้อมบริการเพิ่มเติมที่พัฒนาแล้วเช่น บริการบริหารจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM - Customer Relation Management) บริหารโครงการ วางบิล อีเมล เป็นต้น (โปรดทราบว่าในส่วนของฟังก์ชั่นที่ซับซ้อน ระบบจัดการเอกสาร และ เช่น บริการ CRM อาจมี สัดส่วนที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับองค์กร แต่ในบริบทของบทความนี้ ฟังก์ชัน CRM เป็นทางเลือก)

ข้อกำหนดมาตรฐานสำหรับ EDMS

หากเราปฏิบัติตามตัวอักษรของมาตรฐานในการจัดทำข้อกำหนดทางเทคนิค ข้อกำหนดที่ผู้ใช้ทั่วไปอาจนำเสนอต่อระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไปสามารถอธิบายได้ดังต่อไปนี้

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควร:

· รับประกันการจัดเก็บเอกสารและคำอธิบายอย่างปลอดภัย

· ตรวจสอบวงจรชีวิตของเอกสาร (การสร้าง, การจัดเก็บเวอร์ชัน, การตีพิมพ์, การบล็อกการเข้าถึงเอกสารที่ถูกยึด, การถ่ายโอนเอกสารเพื่อจัดเก็บในไฟล์เก็บถาวร)

· อนุญาตให้ผู้ใช้ระบุเอกสารประเภทต่าง ๆ สร้างและแก้ไขการ์ดให้พวกเขา

· รักษาลำดับชั้นของหมวดหมู่เพื่อการค้นหาเอกสารที่มีประสิทธิภาพ

· ค้นหาเอกสารตามข้อมูลจากการ์ดรวมถึงข้อความฉบับเต็ม

· รับประกันการแยกการเข้าถึงเอกสารในระดับผู้ใช้แต่ละรายตามหลักการบทบาทและตามโครงสร้างลำดับชั้นขององค์กร

· รองรับเทคโนโลยี HSM;

· บันทึกเหตุการณ์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของผู้ใช้และระบบเอง จำเป็นต้องมีการพัฒนาเครื่องมือการบริหาร

· รองรับการเข้าถึงข้อมูลระยะไกล

ระบบขั้นสูงควรสนับสนุน:

· เทคโนโลยีคลัสเตอร์ที่จะมอบให้ การดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง;

· องค์กรที่มีการกระจายทางภูมิศาสตร์

· อัลกอริธึมการเข้ารหัสสำหรับการจัดเก็บและการส่งข้อมูล

· ลายเซ็นดิจิทัล

ข้อกำหนดด้านสถาปัตยกรรม:

· ความพร้อมใช้งานของเซิร์ฟเวอร์แอปพลิเคชันเฉพาะ

· การมีอยู่ของไคลเอ็นต์แบบบาง รองรับการเข้าถึงเอกสารโดยใช้เบราว์เซอร์

· หลายแพลตฟอร์มเพื่อให้มั่นใจถึงความสามารถในการขยายขนาด

ข้อกำหนดสำหรับการเปิดกว้างและการบูรณาการกับระบบอื่น:

· บูรณาการกับเครื่องมือป้อนข้อมูลเอกสารแบบสตรีมมิ่ง

· บูรณาการกับแอปพลิเคชันสำนักงาน

· การรวมอีเมล

· ความพร้อมใช้งานของอินเทอร์เฟซซอฟต์แวร์ (API) ที่พัฒนาแล้ว

· บูรณาการกับบริการไดเร็กทอรีมาตรฐาน (เช่น LDAP) เพื่อรักษาและซิงโครไนซ์รายชื่อผู้ใช้ระบบ

· ความสามารถในการปรับส่วนต่อประสานผู้ใช้ให้เข้ากับงานเฉพาะ

· ความสามารถในการเสริมระบบด้วยส่วนประกอบเฉพาะของคุณเอง

หากใช้ฐานข้อมูลภายนอกเพื่อจัดเก็บคุณลักษณะของเอกสาร จำเป็นต้องมีคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับโครงสร้างข้อมูลและเครื่องมือสำหรับการทำงานกับ DBMS ที่แตกต่างกัน

การสร้างส่วนประกอบระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

สถาปัตยกรรมส่วนประกอบของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แสดงไว้ในรูปที่ 1 องค์ประกอบหลักของสถาปัตยกรรมคือ:

เวิร์กสเตชันไคลเอ็นต์ - ส่วนประกอบของอินเทอร์เฟซผู้ใช้และส่วนควบคุม แอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์ - ส่วนประกอบเซิร์ฟเวอร์สำหรับดำเนินการตรรกะทางธุรกิจของระบบ เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล - ส่วนประกอบของการจัดเก็บข้อมูลและการเข้าถึง

ส่วนประกอบของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โต้ตอบกับระบบอื่น ๆ ผ่านทางอินเทอร์เฟซซอฟต์แวร์ EDMS ในทางกลับกัน ระบบอื่น ๆ จะโต้ตอบกับระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางอินเทอร์เฟซซอฟต์แวร์ EDMS

รูปที่ 1 สถาปัตยกรรมส่วนประกอบของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

บทนี้ตรวจสอบแนวคิดพื้นฐาน ประเภท และวิธีการจัดระเบียบการรับส่งเอกสาร รวมถึงการรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การจำแนกประเภท และหลักการ ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การจำแนกประเภท และข้อกำหนด ตอนนี้เรามาดูการทบทวนและคัดเลือกระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กัน

2. ทบทวนระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญ

ในขณะนี้ ตลาดรัสเซียมี EDMS ให้เลือกค่อนข้างหลากหลาย ซึ่งสามารถตอบสนองความต้องการและงานในการทำให้กิจกรรมการจัดการขององค์กรเป็นแบบอัตโนมัติ แต่มีข้อกำหนดซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกัน ต่อไปนี้เป็นภาพรวมของระบบอัตโนมัติบางระบบ ระบบเหล่านี้ไม่ได้ถูกเลือกโดยบังเอิญ แต่จากการศึกษาของ DSS Consulting ซึ่งเผยแพร่รายงานการวิเคราะห์เกี่ยวกับการพัฒนาตลาดรัสเซียสำหรับระบบ EDMS และ ECM ในปี 2010

การกระจายอุตสาหกรรมตามจำนวนการใช้งาน

ส่วนนี้จะตรวจสอบการกระจายโครงการในอุตสาหกรรมสำหรับการดำเนินการผลิตภัณฑ์ EDMS/ECM ที่ผลิตจำนวนมากในรัสเซียในปี 2552-2553

แผนภาพ 1 การกระจายการใช้งานผลิตภัณฑ์ EDMS/ECM ที่ผลิตจำนวนมากโดยอุตสาหกรรมในรัสเซีย โดยพิจารณาจากผลลัพธ์ของปี 2010

ณ สิ้นปี 2010 โครงการจำนวนมากที่สุดสำหรับการนำผลิตภัณฑ์ EDMS/ECM ที่ผลิตจำนวนมากถูกบันทึกไว้ในภาครัฐ - 28% ของการนำไปใช้งาน

อันดับที่สองในจำนวนโครงการดำเนินการที่สำเร็จลุล่วงถูกครอบครองโดย ภาคการเงินเศรษฐกิจ การเพิ่มขึ้นของส่วนแบ่งการดำเนินการซึ่งมีจำนวน (1%) ถึงตัวเลข (9%) ณ สิ้นปี 2553

นอกจากนี้ ผลิตภัณฑ์ EDMS/ECM ที่ผลิตจำนวนมากยังเป็นที่ต้องการจากบริษัทน้ำมันและก๊าซ และ อุตสาหกรรมเคมี(8% ของการนำไปใช้งาน) การก่อสร้าง (7%) และในสาขาวิทยาศาสตร์และการศึกษา (7%) ควรสังเกตว่ามีการรวบรวมสถิติการใช้งานในส่วนวิทยาศาสตร์และการศึกษาด้วย โครงการการศึกษาการดำเนินการ

แผนภาพที่ 2 การกระจายการใช้งานผลิตภัณฑ์ EDMS/ECM ที่ผลิตจำนวนมากในรัสเซีย โดยพิจารณาจากผลลัพธ์ของปี 2010

จากแผนภาพดังต่อไปนี้ ในแง่ของจำนวนการใช้งานในรัสเซีย Directum EDMS ครอบครอง (25% ของตลาด), DocsVision (15% ของตลาด), 1C-Document Management 8 (9% ของตลาด) และ EDMS อื่นๆ (51% ของตลาด)

ดังนั้น เมื่อคำนึงถึงไดอะแกรมข้างต้นทั้งหมดแล้ว เราจึงเลือก EDMS ที่ได้รับความนิยมมากที่สุด:

."ไดเร็กตัม", ไดเร็กตัม;

2."DocsVision", "DocsVision";

3.“1C: การไหลของเอกสาร 8”, 1C;

การตรวจสอบโซลูชัน EDMS มาตรฐาน

Directum คือระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการจัดการปฏิสัมพันธ์ที่มุ่งเพิ่มประสิทธิภาพให้กับพนักงานทุกคนในองค์กรในด้านต่างๆ กิจกรรมร่วมกัน.

คำอธิบายสั้นระบบ

ระบบ DIRECTUM เป็นระบบ ECM เต็มรูปแบบ และสนับสนุนวงจรชีวิตของการจัดการเอกสารอย่างเต็มรูปแบบ ในขณะที่งานในสำนักงานแบบ "กระดาษ" แบบดั้งเดิมเข้ากันได้อย่างลงตัวกับการไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ DIRECTUM จัดให้มีองค์กรที่มีประสิทธิภาพและการควบคุมกระบวนการทางธุรกิจโดยใช้เทคโนโลยีเวิร์กโฟลว์: การอนุมัติเอกสาร การประมวลผลคำสั่งที่ซับซ้อน การเตรียมและการจัดการประชุม การสนับสนุนวงจรการขาย และกระบวนการโต้ตอบอื่น ๆ

ปัญหาที่ต้องแก้ไข

จากการใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ งานต่อไปนี้ได้รับการแก้ไข:

· ทำงานกับเอกสารและการอนุมัติภายในองค์กรนั้นดำเนินการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้นโดยใช้ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์

· ผู้บริหารระดับสูงทำงานกับเอกสารจากระบบ

· การควบคุมวินัยในการปฏิบัติงานนั้นดำเนินการบนพื้นฐานของข้อมูลระบบ

· หน่วยโครงสร้างทั้งหมดทำงานในระบบ รวมถึงพนักงานธรรมดาด้วย

· มีการสร้างที่เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และความรู้ขององค์กรแบบครบวงจรซึ่งพนักงานทุกคนทำงานตามอำนาจหน้าที่ของตน

ฟังก์ชันการทำงานหลักของระบบถูกกำหนดโดยความสามารถดังต่อไปนี้:

· มีเครื่องมือที่ช่วยให้การระบุและค้นหาเอกสารที่เป็นกระดาษง่ายขึ้น ความพร้อมใช้งานของกลไกเวิร์กโฟลว์เชิงธุรกิจและเครื่องมือแก้ไขไดอะแกรมเส้นทางมาตรฐานที่ช่วยให้คุณจำลองเส้นทางธุรกิจที่ซับซ้อนได้

· ความสามารถในการสร้างและจัดการที่เก็บเอกสารที่มีปริมาณเกือบไม่จำกัดในระบบเดียวสำหรับเนื้อหาประเภทต่างๆ ตลอดวงจรอายุของเอกสารทั้งหมด

· ขยายฟังก์ชันการทำงานของระบบด้วยโมดูลการจัดการการประชุม การจัดการสัญญา และการจัดการลูกค้าสัมพันธ์

· ขยายการใช้งานกลไกลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ (EDS) สำหรับการเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการใช้เครื่องมือป้องกันการเข้ารหัสที่ได้รับการรับรองในสหพันธรัฐรัสเซีย

· กลไกการรวมสากลที่ทำให้การทำงานของ SAP, 1C และระบบ ERP อื่น ๆ ใน DIRECTUM ง่ายขึ้น

· ความเป็นไปได้ในการจัดระเบียบงานที่มีการกระจายทางภูมิศาสตร์ในโหมดออฟไลน์พร้อมรองรับโครงสร้างเซิร์ฟเวอร์แบบลำดับชั้น

· มีสองวิธีสำหรับผู้ใช้ในการทำงานกับระบบ: ผ่านไคลเอนต์เดสก์ท็อปและผ่านเว็บไคลเอนต์ (โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์)

· ความสามารถในการจัดระเบียบการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยลายเซ็นดิจิทัลระหว่างองค์กรต่างๆ แม้ว่าจะใช้ระบบการจัดการเอกสารต่างกันหรือไม่ได้ใช้เลยก็ตาม

· ความสามารถในการปรับขนาดสูงของระบบ ทำให้มั่นใจได้ถึงการทำงานของผู้ใช้หลายพันคน และการจัดเก็บเอกสารที่แตกต่างกันนับล้าน

· ความพร้อมใช้งานของเครื่องมือที่พัฒนาแล้ว (IS-Builder) ซึ่งช่วยให้คุณปรับระบบได้อย่างรวดเร็วรวมเข้ากับระบบอื่น ๆ และปรับเปลี่ยนได้ด้วยตัวเองโดยคำนึงถึงการพัฒนาขององค์กร

· การปฏิบัติตามมาตรฐานและบรรทัดฐานการทำงานในสำนักงานและการจัดการของรัสเซีย (GSDOU)

ระบบสถาปัตยกรรม

องค์ประกอบของระบบ:

· การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การสร้างและจัดเก็บเอกสารที่ไม่มีโครงสร้างต่างๆ (ข้อความ ไมโครซอฟต์ เวิร์ด, ตาราง Microsoft Excel, ภาพวาด Microsoft Visio, CorelDraw, วิดีโอ ฯลฯ ); รองรับเวอร์ชันเอกสารและลายเซ็นดิจิทัล การจัดโครงสร้างเอกสารเป็นโฟลเดอร์ การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร ประวัติการทำงานกับเอกสาร การค้นหาข้อความแบบเต็มและคุณลักษณะของเอกสาร

· การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ. สนับสนุนกระบวนการอนุมัติและประมวลผลเอกสารในทุกขั้นตอนของวงจรชีวิต (docflow) การออกงานอิเล็กทรอนิกส์และติดตามการดำเนินการ ปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงานในระหว่างกระบวนการทางธุรกิจ รองรับเส้นทางที่อิสระและเข้มงวด (เวิร์กโฟลว์)

· การจัดการสัญญา การจัดกระบวนการอนุมัติและการลงทะเบียนสัญญาและเอกสารที่เกี่ยวข้องตลอดจนการปฏิบัติงานร่วมกับพวกเขา (การค้นหา การวิเคราะห์ การแก้ไข ฯลฯ )

· การจัดการประชุม การจัดเตรียมและจัดการประชุม (การประสานงานสถานที่และเวลาองค์ประกอบของผู้เข้าร่วมวาระการประชุม) การสร้างและการกระจายโปรโตคอล ติดตามการดำเนินการตามการตัดสินใจของที่ประชุม

· สำนักงาน. การลงทะเบียนเอกสารกระดาษตามข้อกำหนดของสถาบันการศึกษางบประมาณของรัฐ เก็บรักษารายการกรณีต่างๆ ด้วยกฎการกำหนดหมายเลขที่ยืดหยุ่น การกระจายและการควบคุมตำแหน่งของเอกสารที่เป็นกระดาษ การจัดแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์พร้อมลายเซ็นดิจิทัลกับองค์กรอื่น

· การจัดการปฏิสัมพันธ์กับลูกค้า การรักษาฐานข้อมูลแบบครบวงจรขององค์กรและผู้ติดต่อ รักษาประวัติการประชุม การโทร และการโต้ตอบกับลูกค้า การสนับสนุนกระบวนการขายตามขั้นตอนการควบคุม การวางแผน กิจกรรมทางการตลาด; การวิเคราะห์ประสิทธิภาพการขายและอิทธิพลทางการตลาด

รูปที่ 2 องค์ประกอบแบบโมดูลาร์ของ DIRECTUM EDMS

ความสามารถของระบบ DIRECTUM ได้รับการขยายอย่างมากด้วยส่วนประกอบต่อไปนี้:

· เครื่องมือพัฒนาเฉพาะโดเมน IS-Builder การปรับเปลี่ยนและพัฒนาบัตรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไดเร็กทอรี รายงาน บล็อกเส้นทางมาตรฐาน ภาษาโปรแกรมในตัว ISBL; บูรณาการกับระบบอื่น ๆ

· บริการจัดเก็บไฟล์ (DIRECTUM Storage Services) การจัดการการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากในระบบเดียว การจัดเก็บเอกสารสำคัญ การทำงานกับข้อมูลสื่อ กำหนดนโยบายการจัดเก็บข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่ามีการเคลื่อนย้ายข้อมูลโดยอัตโนมัติไปยังสถานที่จัดเก็บข้อมูล

· เซิร์ฟเวอร์การเข้าถึงเว็บ ทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ งาน การมอบหมายงานผ่านเว็บเบราว์เซอร์

· ส่วนขยายสำหรับ SharePoint ชุดของ web part สำเร็จรูปและกลไกการรวมที่ให้การเข้าถึงข้อมูล DIRECTUM จากพอร์ทัลที่ใช้ Microsoft SharePoint

· เซิร์ฟเวอร์การจำลองแบบ การสร้างระบบกระจายทางภูมิศาสตร์ที่แลกเปลี่ยนข้อมูลแบบออฟไลน์ ระบบลำดับชั้นของเซิร์ฟเวอร์รอง องค์ประกอบที่ปรับแต่งได้ของข้อมูลที่จำลองแบบ

· DIRECTUM โอเวอร์ด็อก การดู แก้ไข และลงนามเอกสารลายเซ็นดิจิทัลนอกระบบ DIRECTUM เพื่อการแลกเปลี่ยนระหว่างองค์กรต่างๆ แจกฟรี

· เทคโนโลยีเพื่อการระบุเอกสารที่รวดเร็ว DIRECTUM RapidD การทำเครื่องหมายและค้นหาเอกสารโดยใช้บาร์โค้ด ช่วยให้เข้าถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างรวดเร็วจากสำเนากระดาษ

· บริการจับภาพเอกสาร (DIRECTUM Capture Services) การป้อนเอกสารจำนวนมากลงใน DIRECTUM จากแหล่งต่างๆ (สแกนเนอร์, MFP, ระบบไฟล์, แฟกซ์, อีเมล ฯลฯ)

· บริการแปลงเอกสาร (DIRECTUM Transformation Services) การแปลงเอกสารเป็นรูปแบบอื่น ดึงข้อมูลที่เป็นประโยชน์จากเอกสาร

· ชุดเครื่องมือการรวม (ชุดเครื่องมือการรวม DIRECTUM) บูรณาการกับระบบ ERP ได้อย่างง่ายดาย: การซิงโครไนซ์ไดเร็กทอรีแบบสองทาง, การรวมอ็อบเจ็กต์ระบบในเวิร์กโฟลว์, การสร้างเอกสาร และการเข้าถึงจากระบบ ERP

ข้อดีของระบบ

ผลกระทบของการนำ DIRECTUM ไปใช้คือการตระหนักถึงประโยชน์ที่ได้รับจากการดำเนินการจัดการเอกสาร:

· ความโปร่งใสของกระบวนการทางธุรกิจ ระบบ DIRECTUM ให้ความสามารถในการติดตามขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งทำให้กิจกรรมทั้งหมดในองค์กรโปร่งใสและควบคุมได้อย่างสมบูรณ์ นอกจากนี้ กลไกเวิร์กโฟลว์ยังมีเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการตั้งค่ากระบวนการที่ซับซ้อน

· การกำจัดการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต การรั่วไหลของข้อมูลที่เป็นความลับอาจส่งผลให้เกิดความสูญเสียนับล้านขององค์กร

· เพิ่มวินัยในการปฏิบัติงาน จากสถิติพบว่า 20% ของงานที่ได้รับไม่เสร็จสมบูรณ์โดยพนักงานที่รับผิดชอบงานเหล่านั้น ด้วยการมอบการควบคุมการทำงานทุกขั้นตอนให้กับฝ่ายบริหารอย่างสมบูรณ์ ระบบ DIRECTUM ส่งผลโดยตรงต่อระเบียบวินัยในการปฏิบัติงานของพนักงาน

· การปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO-9000 การจัดตั้งการจัดการคุณภาพได้กลายเป็นหนึ่งในภารกิจสำคัญที่บริษัทรัสเซียกำลังแก้ไข ระบบการจัดการคุณภาพ (QMS) ได้รับการพัฒนาตามข้อกำหนดของ ISO 9001 กลายเป็นพื้นฐานแนวคิดในการปรับปรุงระบบการจัดการขององค์กร ข้อกำหนดประการหนึ่งสำหรับ QMS คือการไหลของเอกสารที่โปร่งใสและ ปฏิสัมพันธ์ข้อมูล. ข้อดีของการใช้ DIRECTUM เมื่อตั้งค่า QMS: รับประกันการปฏิบัติตามส่วนต่างๆ ของมาตรฐาน ISO 9001:2000 ในด้านการจัดการเอกสารและบันทึกอย่างเคร่งครัด สนับสนุนการปฏิบัติตามกฎระเบียบโดยพนักงานภายในกรอบของกระบวนการทางธุรกิจที่อธิบายไว้ จัดให้มีวิธีการสำหรับการควบคุมการจัดการการทำงานของระบบบริหารคุณภาพ

· ลดเวลาที่ใช้โดยผู้จัดการและพนักงาน การใช้ระบบ DIRECTUM ช่วยลดเวลาที่ใช้ในการดำเนินการตามปกติเกือบทั้งหมดด้วยเอกสาร (การสร้าง การค้นหา การอนุมัติ ฯลฯ

· ความง่ายดายในการสร้างสรรค์นวัตกรรมและการเรียนรู้ ด้วยระบบการแจ้งเตือนที่สร้างขึ้นบนระบบ DIRECTUM: กฎการทำงานใหม่จะถูกสื่อสารไปยังพนักงานทุกคนอย่างรวดเร็ว สามารถเปลี่ยนเส้นทางและเทมเพลตเอกสารได้อย่างง่ายดาย หลังจากนั้นพนักงานจะเริ่มทำงานในรูปแบบใหม่โดยอัตโนมัติ

· เมื่อเริ่มต้นการทำงานของระบบ DIRECTUM ฐานความรู้ขององค์กรจะถูกสร้างขึ้น ซึ่งจะทำให้สามารถลดเวลาที่จัดสรรในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ได้

· การพัฒนา วัฒนธรรมองค์กร. กระบวนการแนะนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะสร้างและรักษาวัฒนธรรมองค์กร

· มุ่งเน้นการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม การจัดการเนื้อหาขั้นสูงพร้อมการสนับสนุนวงจรชีวิตเต็มรูปแบบ การป้อนข้อมูลเอกสารจากแหล่งต่างๆ การแปลงและการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบต่างๆ

DocsVision

แพลตฟอร์ม DocsVision เป็นพื้นฐานสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - การสร้างเอกสารและระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจและรวมเฉพาะองค์ประกอบพื้นฐานที่มีไว้เพื่อการจัดเก็บข้อมูล การเข้าถึงข้อมูล และยังให้อินเทอร์เฟซที่คุ้นเคยและสะดวกแก่ผู้ใช้อีกด้วย

คำอธิบายโดยย่อของระบบ

กระบวนการหลักอัตโนมัติโดยใช้ DocsVision EDMS คือการลงทะเบียนเอกสารขาเข้า/ขาออก และรายงานการประชุม การจัดเตรียม การประสานงาน และการดำเนินการเอกสารการบริหารภายใน ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง

แพลตฟอร์มประกอบด้วยส่วนของไคลเอนต์และเซิร์ฟเวอร์ ส่วนประกอบเซิร์ฟเวอร์ช่วยให้คุณสร้างโครงสร้างที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการจัดเก็บข้อมูล (บัตรบัญชีและไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์) และยังรักษาความสมบูรณ์ในอนาคต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าได้รับ อัปเดต และลบข้อมูลตามสิทธิ์การเข้าถึง ส่วนประกอบไคลเอนต์จัดเตรียมอินเทอร์เฟซสำหรับผู้ใช้เพื่อทำงานกับข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูล รวมถึงการค้นหา การดู และการแก้ไข

ส่วนประกอบไคลเอนต์หลักของแพลตฟอร์ม DocsVision คือ Navigator (ทำงานเป็นแอปพลิเคชันในสภาพแวดล้อม Microsoft Internet Explorer) ซึ่งให้การเข้าถึงออบเจ็กต์ DocsVision ทั้งหมด:

· การดูแผนผังโฟลเดอร์และการ์ดที่อยู่ในโฟลเดอร์

· การดูเนื้อหาของการ์ดและจัดกลุ่มตาม สัญญาณบางอย่าง;

· ค้นหาการ์ดตามเกณฑ์ที่กำหนด

· การสร้างใหม่และแก้ไขเอกสารที่มีอยู่

เพื่อความชัดเจนและสะดวกสบายในการทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การ์ดจะถูกจัดกลุ่มเป็นโฟลเดอร์ซึ่งคล้ายกับโฟลเดอร์ Explorer ซึ่งให้การจัดเก็บเอกสารที่สมเหตุสมผลและเป็นระเบียบตามกฎที่กำหนดในองค์กร แบบฟอร์มสำหรับการลงทะเบียนเอกสาร - การ์ดเอกสาร - อาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กรและได้รับการพัฒนาอย่างเป็นอิสระ ดังนั้นจึงไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของแพลตฟอร์ม DocsVision แต่เป็นส่วนหนึ่งของแอปพลิเคชัน DocsVision "การจัดการสำนักงาน" ในตัว

ปัญหาที่ต้องแก้ไข

DocsVision รับประกันการรวมแอปพลิเคชันทั้งหมดที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานของแพลตฟอร์มมาไว้ในพื้นที่เดียวสำหรับการจัดการเอกสารและกระบวนการในองค์กร

คุณสมบัติหลักของ DocsVision:

· ระบบอัตโนมัติของการจัดการองค์กร

· การสนับสนุนแนวทางกระบวนการในองค์กรการจัดการ

· ระบบอัตโนมัติของระบบการจัดการคุณภาพ

· ระบบอัตโนมัติของกระบวนการอนุมัติเอกสาร

· หมายถึงการตรวจสอบการดำเนินการของเอกสารและงาน

· การกำหนดเส้นทางและการจัดส่งเอกสารไปยังเวิร์กสเตชันของผู้ใช้

· การจัดการกระบวนการประมวลผลเอกสาร

· องค์กรของการมีปฏิสัมพันธ์กับคู่ค้าและลูกค้า

· สำนักงานอัตโนมัติ.

· การสร้างคลังเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบสถาปัตยกรรม

สถาปัตยกรรมของแพลตฟอร์ม DocsVision ขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีที่ให้ความสามารถในการปรับใช้โซลูชันที่ปรับขนาดได้ จุดเน้นของโซลูชันสถาปัตยกรรม DocsVision คือการบูรณาการโซลูชันที่ใช้ DocsVision ความสามารถในการปรับขนาดของระบบ ความสามารถในการรวมเข้ากับโครงสร้างพื้นฐานระบบข้อมูลขององค์กร ความยืดหยุ่น ความสามารถในการขยายระบบ และความสามารถในการสร้างโซลูชันแบบกระจาย

รูปที่ 3 สถาปัตยกรรมของระบบ DocsVision

DocsVision ขึ้นอยู่กับหลักการโมดูลาร์ - ระบบประกอบด้วยส่วนประกอบต่อไปนี้:

· โมดูลเคอร์เนลที่ใช้บริการระบบพื้นฐาน

· โมดูลระบบที่มีเครื่องมือการจัดการระบบและการเข้าถึงออบเจ็กต์ระบบหลัก

· เกตเวย์เป็นโมดูลสำหรับรวมระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจเข้ากับระบบภายนอก ช่วยให้สามารถประมวลผลเหตุการณ์และอ็อบเจ็กต์ในระบบภายนอกได้แบบเดียวกัน

· โมดูลแอปพลิเคชันที่มาพร้อมกับระบบจะกำหนดรูปแบบการทำงานของระบบจากมุมมองของผู้ใช้ ชุดโมดูลแอปพลิเคชันประกอบด้วยบัตรเอกสารและหนังสืออ้างอิงที่จะใช้โดยทุกคนที่ทำงานในระบบ

· เซิร์ฟเวอร์ DocsVision สร้างขึ้นบนพื้นฐานของ MS SQL Server และเว็บเซิร์ฟเวอร์ MS IIS และประกอบด้วยเซิร์ฟเวอร์จัดเก็บข้อมูลและตัวติดตั้ง

· ไคลเอนต์ DocsVision ถูกรวมเข้ากับ Internet Explorer และประกอบด้วยแกนหลักของระบบและชุดการ์ดที่ควบคุมโดยมัน

· เซิร์ฟเวอร์การกำหนดเส้นทางซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแพลตฟอร์ม DocsVision ช่วยให้คุณสามารถใช้เครื่องมืออีเมลเพื่อส่งงานไปยังนักแสดง รวบรวมข้อมูลโดยอัตโนมัติ และติดตามการดำเนินการของพวกเขา

แนวคิดของระบบขึ้นอยู่กับอุดมการณ์ของส่วนประกอบที่ไม่ได้มุ่งเน้นไปที่การเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งให้ความสามารถในการปรับขนาดสูงสุดของระบบ

เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดเหล่านี้ ระบบจึงถูกนำมาใช้ในสถาปัตยกรรมสามระดับ ซึ่งลิงก์ตรงกลางคือเว็บเซิร์ฟเวอร์ เว็บเซิร์ฟเวอร์รันหนึ่งในองค์ประกอบหลักของเคอร์เนล ซึ่งเป็นเซิร์ฟเวอร์จัดเก็บข้อมูล ซึ่งให้การเข้าถึงข้อมูลและการจัดเก็บไฟล์ เซิร์ฟเวอร์จัดเก็บข้อมูลถูกนำมาใช้เป็นส่วนประกอบไร้สถานะ ซึ่งช่วยให้สามารถแก้ไขปัญหาความสามารถในการขยายขนาดในระดับแอปพลิเคชันระดับกลางได้

ระบบช่วยให้คุณทำงานพร้อมกันกับเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลหลายตัว และยังสามารถให้โหลดบาลานซ์สำหรับเซิร์ฟเวอร์แอปพลิเคชัน DocsVision เมื่อทำงานภายใต้ Microsoft AppCenter

สถาปัตยกรรมระบบได้รับการออกแบบให้ทำงานภายในโครงสร้างพื้นฐานระบบสารสนเทศในปัจจุบัน DocsVision ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำงานร่วมกับ Microsoft SQL Server เป็นที่จัดเก็บข้อมูลพื้นฐาน แต่ยังสามารถรองรับเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลอื่นๆ ทั่วไปได้อีกด้วย ทั้ง Microsoft Exchange Server และระบบอีเมลที่รองรับโปรโตคอล SMTP สามารถใช้เป็นระบบย่อยการกำหนดเส้นทางเอกสารได้ แอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์ DocsVision หลักเรียกใช้ Microsoft Internet Information Server

ทั้ง Internet Explorer และ Microsoft Outlook สามารถใช้เป็นแอปพลิเคชันไคลเอนต์ได้ แอปพลิเคชัน DocsVision สามารถติดตั้งไว้ใน Microsoft Office SharePoint Server โดยใช้เทคโนโลยี Digital Dashboard WEB Part

ระบบ DocsVision ถูกนำไปใช้ในสถาปัตยกรรมแบบเปิด คุณสมบัติแอปพลิเคชัน DocsVision ทั้งหมดพร้อมใช้งานผ่านอินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมที่ให้ความยืดหยุ่นในการใช้ส่วนประกอบแพลตฟอร์มเพื่อสร้างโซลูชันเฉพาะ มีเครื่องมือสำหรับฝังฟังก์ชันแต่ละระบบลงในแอปพลิเคชันที่ใช้แล้วในบริษัทต่างๆ ระบบช่วยให้คุณสามารถรวมแอปพลิเคชันทั้งหมดที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานของมันให้เป็นคอมเพล็กซ์เดียว

ข้อดีของระบบ

แอปพลิเคชันทั้งหมดที่สร้างขึ้นโดยใช้ DocsVision มีคุณประโยชน์ดังต่อไปนี้:

· กลไกแบบครบวงจรในการจัดเก็บและนำเสนอข้อมูล

· กลไกแบบครบวงจรสำหรับการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการดำเนินการกับพวกเขา

· วิธีการนำทางทั่วไปและการเข้าถึงข้อมูลและการจัดระเบียบพื้นที่ทำงานของผู้ใช้

· โครงสร้างทั่วไปหนังสืออ้างอิง.

· เครื่องมือทั่วไปในการค้นหาและสืบค้นความรู้

· การจัดการวงจรการใช้งานและการกำหนดเส้นทางแอปพลิเคชันแบบครบวงจร

· โครงสร้างพื้นฐานการจัดการและการจัดการแอปพลิเคชันแบบครบวงจร

· เครื่องมือการพัฒนาโครงสร้างพื้นฐานแบบครบวงจร (การกำหนดค่า)

· โมเดลออบเจ็กต์ที่เหมือนกันสำหรับแอปพลิเคชันระบบทั้งหมดและการมีอยู่ของชุดส่วนประกอบทั่วไปที่ใช้สำหรับการฝังลงในแอปพลิเคชันไคลเอนต์

ความเข้ากันได้ทางเว็บเริ่มต้นและสมบูรณ์ของระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเครื่องมือการจัดการ ทำให้คุณสามารถใช้แอปพลิเคชัน DocsVision ได้จากทุกที่บนเครือข่ายทั่วโลก ความพร้อมใช้งานของเครื่องมือกำหนดเส้นทางเอกสารออฟไลน์ทำให้คุณสามารถเชื่อมต่อเพื่อทำงานกับผู้ใช้ระบบที่โต้ตอบกับ สำนักงานของบริษัทผ่านทางอีเมล์เท่านั้นซึ่งจะช่วยให้คุณมั่นใจในการทำงานกับหน่วยงานดังต่อไปนี้:

· เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีข้อมูลจำนวนมาก

· เอกสารจำนวนมากที่เก็บอยู่บนเซิร์ฟเวอร์

· เซสชันผู้ใช้พร้อมกันจำนวนมาก

1C: การไหลของเอกสาร

“1C: Document Flow 8” ไม่มีข้อมูลเฉพาะทางอุตสาหกรรม และสามารถใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพทั้งในภาครัฐและองค์กรเชิงพาณิชย์ ไม่ว่าจะเป็นโครงสร้างการถือครองแบบกระจายที่มีผู้ใช้จำนวนมากหรือองค์กรขนาดเล็ก เนื่องจากเป็นสากล โปรแกรมจึงสามารถปรับแต่งและปรับให้เข้ากับลักษณะเฉพาะขององค์กรโดยเฉพาะได้อย่างง่ายดาย ซอฟต์แวร์ผลิตภัณฑ์ "1C: Document Flow 8" พัฒนาขึ้นมาใหม่ แพลตฟอร์มเทคโนโลยี"1C: Enterprise 8.2" เป็นผู้สืบทอด ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์“1C: Archive 3” ซึ่งใช้ในองค์กร องค์กร และสถาบันหลายร้อยแห่งมานานกว่า 10 ปี และได้รับการออกแบบเพื่อทำให้การไหลของเอกสารเป็นแบบอัตโนมัติ

คำอธิบายโดยย่อของระบบ:

"1C: Document Flow 8" อนุญาตให้คุณใช้ความสามารถต่อไปนี้:

· ปรับปรุงการทำงานของพนักงานด้วยเอกสาร ขจัดความเป็นไปได้ที่จะสูญเสียเวอร์ชันหรือข้ามส่วนเมื่อทำงานพร้อมกัน

· ลดเวลาที่ต้องใช้ในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นและเวลารวมในการประมวลผลเอกสารโดยรวม

· ปรับปรุงคุณภาพของวัสดุสำเร็จรูป (โครงการ เอกสาร ฯลฯ)

โปรแกรมทำงานบนแพลตฟอร์ม 1C: Enterprise 8 และให้การดำเนินการดังต่อไปนี้:

· การจัดเก็บเอกสารใด ๆ

· การจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร

· การทำงานร่วมกันกับเอกสาร

· ที่เก็บข้อมูลและการควบคุมเวอร์ชัน

· การออกและการควบคุมคำสั่ง

· การรายงาน;

· ทำงานร่วมกับระบบผ่านเว็บเบราว์เซอร์

ปัญหาที่ต้องแก้ไข:

ระบบช่วยให้คุณทำงานกับเอกสารทุกประเภท หากต้องการดูหรือแก้ไขเอกสาร คุณใช้แอปพลิเคชันที่ติดตั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ เอกสารข้อความได้รับการแก้ไขโดยตรงใน 1C: Enterprise โดยไม่ต้องเรียกใช้แอปพลิเคชันภายนอก:

· โครงสร้างส่วน เอกสารทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในโครงสร้างพาร์ติชันโดยคำนึงถึงสิทธิ์การเข้าถึงบัญชี

· สิทธิ์การเข้าถึง ความสามารถในการกำหนดระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกันสำหรับผู้ใช้และกลุ่มผู้ใช้ไปยังส่วน เอกสาร และคำสั่งซื้อ

· การจัดเก็บเวอร์ชันอัตโนมัติ เมื่อตรวจสอบเอกสารที่แก้ไขแล้วลงในที่เก็บเอกสาร เวอร์ชันใหม่โดยระบุผู้แต่ง วัน และเวลาที่สร้างสรรค์ คุณสามารถดูรายการเวอร์ชัน ลบเวอร์ชันที่ไม่จำเป็น หรือเปลี่ยนเวอร์ชันที่ใช้งานอยู่ (ปัจจุบัน) ได้โดยตรงจากการ์ดเอกสาร

· ค้นหาข้อความแบบเต็ม มีการค้นหาข้อมูลฉบับเต็ม (เอกสาร ส่วน บทวิจารณ์ คำแนะนำ) ในทุกสาขา รวมถึงเนื้อหาของเอกสารด้วย

· การตรวจสอบเอกสาร ผู้ใช้สามารถตรวจสอบเอกสาร โดยสามารถเลือกตรวจสอบในนามของบุคคลอื่นได้ สามารถดูรายการบทวิจารณ์ได้โดยตรงจากการ์ดเอกสาร

· เดสก์ทอป. งานจำนวนมากสามารถทำได้โดยตรงบนเดสก์ท็อป ซึ่งแสดงรายการเอกสารที่ผู้ใช้กำลังแก้ไข รายการงานที่ค้างอยู่ และให้ความสามารถในการค้นหาเอกสารตามเนื้อหาได้อย่างรวดเร็ว

· คุณสมบัติเพิ่มเติม สามารถกำหนดเอกสาร ใบสั่ง และกระบวนการทางธุรกิจเพิ่มเติมที่ไม่ได้ระบุไว้ในบัตรได้ ตัวอย่างเช่น สำหรับเอกสาร คุณสามารถเพิ่มคุณสมบัติเพิ่มเติมได้ เช่น "ความสำคัญของเอกสาร" "แท็ก" "ผู้สื่อข่าว" "สถานที่จัดเก็บ" เป็นต้น

· การออกคำแนะนำ สามารถออกคำแนะนำโดยมีลักษณะดังต่อไปนี้ (สามารถแนบลิงก์ไปยังเอกสารหรือคำแนะนำอื่น ๆ กับคำสั่งซื้อได้):

โอ ข้อความของคำสั่ง;

คำอธิบาย;

ผู้ดำเนินการ;

โอ ระยะเวลาการควบคุม

· กระบวนการทางธุรกิจ. เพื่อให้การทำงานโดยรวมกับเอกสารเป็นอัตโนมัติ มีการจัดเตรียมกระบวนการทางธุรกิจต่อไปนี้ (สามารถแนบเอกสารอย่างน้อยหนึ่งรายการกับกระบวนการทางธุรกิจแต่ละกระบวนการได้ รองรับการกำหนดเส้นทางตามบทบาท ซึ่งช่วยให้คุณมอบหมายงานไม่เพียงแต่ให้กับพนักงานที่ระบุเท่านั้น แต่ยังรวมถึง บทบาทและกลุ่มผู้ใช้)

โอ คำสั่งซื้อที่มีการควบคุม - หลังจากคำสั่งซื้อเสร็จสมบูรณ์ คำสั่งซื้อจะถูกส่งไปยังผู้ควบคุม ซึ่งตัดสินใจว่าจะพิจารณาว่าคำสั่งซื้อเสร็จสมบูรณ์หรือส่งคืนเพื่อการแก้ไข

โอ การอนุมัติ - เอกสารที่แนบมากับกระบวนการทางธุรกิจดังกล่าวจะถูกส่งเพื่อขออนุมัติไปยังผู้ตอบแบบสอบถามที่ระบุ (ผู้ใช้) จากนั้นจึงส่งคืนให้กับผู้สร้างกระบวนการทางธุรกิจนี้เพื่อตรวจสอบผลการอนุมัติ

โอ รวบรวมข้อมูล - โดยใช้กระบวนการทางธุรกิจนี้ คุณสามารถจัดระเบียบการรวบรวมข้อมูลผู้ใช้ตามลำดับผ่านรายการได้ ในกรณีนี้ คุณสามารถระบุคำสั่งซื้อและกำหนดเวลาสำหรับผู้ใช้แต่ละคนได้

“1C: Document Flow 8” แก้ปัญหาการทำบัญชีเอกสารอัตโนมัติ การโต้ตอบของพนักงาน การควบคุมและการวิเคราะห์ระเบียบวินัยด้านการปฏิบัติงานอย่างครอบคลุม:

· การจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัยแบบรวมศูนย์

· เข้าถึงเอกสารได้ทันทีโดยคำนึงถึงสิทธิ์ของผู้ใช้

· การลงทะเบียนเอกสารเข้าและออก

· การดูและแก้ไขเอกสาร

· การควบคุมเวอร์ชันเอกสาร

· ค้นหาเอกสารฉบับเต็มตามเนื้อหา

· ทำงานกับเอกสารทุกประเภท: เอกสารสำนักงาน, ข้อความ, รูปภาพ, ไฟล์เสียงและวิดีโอ, เอกสารระบบการออกแบบ, เอกสารสำคัญ, แอปพลิเคชัน ฯลฯ

· งานรวมของผู้ใช้ที่มีความสามารถในการประสานงานอนุมัติและควบคุมการดำเนินการของเอกสาร

· การกำหนดเส้นทางเอกสาร ปรับแต่งแยกเอกสารแต่ละประเภทได้

· การบัญชีและการควบคุมชั่วโมงการทำงานของพนักงาน

เอกสารจะถูกบันทึกตามประเภทของเอกสารตามข้อบังคับเกี่ยวกับการไหลของเอกสารขององค์กร หลักการบัญชีสำหรับเอกสารเข้าออกและภายในที่ฝังอยู่ในโปรแกรมนั้นสอดคล้องกับมาตรฐานและกฎระเบียบในปัจจุบันอย่างสมบูรณ์:

GOST R 6.30-2003

GOST R 51141-98

· กฎหมายของรัฐบาลกลาง สหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 เลขที่ 149-FZ “เรื่องข้อมูล เทคโนโลยีสารสนเทศ และ การปกป้องข้อมูล»,

· ข้อกำหนดของ GSDOU

· คำแนะนำมาตรฐานในงานสำนักงานในหน่วยงานของรัฐบาลกลาง อำนาจบริหาร.

ระบบสถาปัตยกรรม:

"1C: Document Flow 8" รองรับการทำงานแบบผู้ใช้หลายคนบนเครือข่ายท้องถิ่นหรือผ่านทางอินเทอร์เน็ต รวมถึงผ่านเว็บเบราว์เซอร์ โครงสร้างเชิงตรรกะของ “1C: Document Flow 8” แสดงไว้ในรูปต่อไปนี้

รูปที่ 4 องค์ประกอบแบบโมดูลาร์ของ EDMS “1C: Document Flow 8”

รูปที่ 5 บล็อกการทำงานของ EDMS “1C: Document Flow 8”

แผนผังการนำระบบและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้แสดงดังรูปต่อไปนี้

รูปที่ 6 แผนผังการใช้งาน EDMS “1C: Document Flow 8”

ข้อดีของระบบ

"1C: Document Flow 8" ได้รับการพัฒนาบนแพลตฟอร์มเทคโนโลยี "1C: Enterprise 8.2" ซึ่งให้ความยืดหยุ่นสูง ปรับแต่งได้ ปรับขนาดได้ ประสิทธิภาพและการยศาสตร์ของโซลูชันแอปพลิเคชัน รองรับการทำงานในโหมดไคลเอ็นต์แบบบางและแบบเว็บ ผู้ใช้ทำงานผ่านอินเทอร์เน็ต รวมถึงและผ่านช่องทางการสื่อสารความเร็วต่ำ

แพลตฟอร์ม 1C: Enterprise 8 รองรับการทำงานในโหมดไฟล์รวมถึง DBMS ต่างๆ: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database

เซิร์ฟเวอร์ 1C: Enterprise 8 สามารถทำงานได้ทั้งในสภาพแวดล้อม Microsoft Windows และในสภาพแวดล้อม Linux ในระหว่างการนำไปใช้งาน จะทำให้สามารถเลือกสถาปัตยกรรมที่ระบบจะทำงานและสามารถใช้ซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สเพื่อใช้งานเซิร์ฟเวอร์และฐานข้อมูลได้

การกำหนดค่านี้มุ่งเป้าไปที่ทั้งองค์กรการค้าและสถาบันงบประมาณ:

· งานสำนักงาน

· การไหลของเอกสาร

·ปฏิสัมพันธ์,

·การค้นหาข้อมูล

การกำหนดค่าเป็นแบบสากลและสามารถกำหนดค่าและปรับให้เข้ากับลักษณะเฉพาะของสิ่งใดสิ่งหนึ่งได้อย่างง่ายดาย องค์กรการค้าหรือ สถาบันงบประมาณ.

การเปรียบเทียบและการเลือก EDMS

วัตถุประสงค์ของการทบทวนนี้คือเพื่อเตรียมคุณให้พร้อมสำหรับการตัดสินใจเมื่อเลือก EDMS ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับวิทยาลัย การตรวจสอบคุณสมบัติของ EDMS ทั้งหมดในตลาดทำให้คุณสามารถกำหนดเกณฑ์ในการเลือก EDMS เพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะ และเลือกวิธีแก้ปัญหาตามแนวทางที่เป็นระบบ

เพื่อการเปรียบเทียบ เราได้เลือก EDMS ที่พบบ่อยที่สุดในรัสเซีย:

·เอกสารวิชั่น

ไดเรกตัม

· 1C: การไหลของเอกสาร 8 KORP

ระบบที่นำเสนอในการทบทวนจะถูกเปรียบเทียบตามพารามิเตอร์ที่เลือก รวมกันเป็นหกเกณฑ์ เป็นที่น่าสังเกตว่าสำหรับระบบทั้งหมดที่นำเสนอในการทบทวนนั้นมีแนวทางปฏิบัติค่อนข้างมาก

การเปรียบเทียบ EDS ในการทบทวนดำเนินการตามเกณฑ์ต่อไปนี้:

.เทคโนโลยีที่ใช้

.ฟังก์ชั่นการทำงาน

สนับสนุน

การศึกษา

เกณฑ์ 1เทคโนโลยีที่ใช้

ตารางที่ 1. การเปรียบเทียบเทคโนโลยีที่ใช้

ห้องเซิร์ฟเวอร์ ระบบปฏิบัติการ Windows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7), LinuxWindows Server (2000, 2003, 2008)Windows Server (2000, 2003, 2008)ระบบปฏิบัติการไคลเอนต์ข้ามแพลตฟอร์มWindows (XP, Vista, 7)Windows (XP, Vista, 7) เซิร์ฟเวอร์ DB ที่ใช้ MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle File โหมดการทำงานเป็นไปได้ (ไม่มีเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล) MS SQL ServerMS SQL Server เครื่องมือสำหรับการทำงานบนอุปกรณ์พกพา Safari Mobile ไม่มี (Opera Mobile , Safari Mobile, IE Mobile) ความสามารถในการบูรณาการ 1C , API, XML1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active DirectoryDemo version/demo accessdemo accessdemo versionnoWebThere is a Thin Client บน Internet Explorerมีไคลเอ็นต์แบบบางบน Internet Explorer เว็บเซิร์ฟเวอร์รวมอยู่ในแพลตฟอร์ม ใช่ โดยใช้เทคโนโลยีการสแกนโมดูลเว็บเซิร์ฟเวอร์เพิ่มเติม สามารถสแกนและโหลดเอกสารกระดาษใดๆ ลงในฐานข้อมูลได้จากสแกนเนอร์ทุกประเภทที่รองรับเทคโนโลยี TWAIN (โปรโตคอลมาตรฐานและอินเทอร์เฟซที่กำหนดการโต้ตอบระหว่าง โปรแกรมและอุปกรณ์จับภาพ) สำหรับการจดจำข้อความเมื่อป้อนเอกสารกระดาษเข้าสู่ระบบ DocsVision ได้มีการนำการรวมเข้ากับระบบ ABBY FineReader Scripting Edition แพ็คเกจไม่รวมอยู่ในชุดใบอนุญาตพื้นฐานบริการ Capture and Transformation (DCTS) - ชุดบริการที่อำนวยความสะดวกในการป้อนเอกสารจำนวนมากไปยัง Directum จากแหล่งภายนอก (สแกนเนอร์, MFP, ผู้ส่ง, โฟลเดอร์ระบบไฟล์, แฟกซ์, เมลเซิร์ฟเวอร์ ฯลฯ .) และการแปลงเป็นรูปแบบต่างๆ ใบอนุญาตสำหรับ “บริการป้อนเอกสาร” จะซื้อแยกต่างหากสำหรับแต่ละเซิร์ฟเวอร์

เป็นที่น่าสังเกตถึงความแปรปรวนของระบบปฏิบัติการเซิร์ฟเวอร์และ 1C: เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลการจัดการเอกสารเมื่อเปรียบเทียบกับคู่แข่ง คุณยังสามารถชี้ให้เห็นความแตกต่างระหว่างบริษัทต่างๆ ในนโยบายการให้เวอร์ชันสาธิต/การเข้าถึงการสาธิตแก่ผู้ใช้ที่มีศักยภาพ สิ่งสำคัญที่ควรทราบในช่วงเริ่มต้นของการตรวจสอบของเราคือ EDMS ทั้งหมดสร้างขึ้นบนหลักการแบบโมดูลาร์ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเพิ่มฟังก์ชันใหม่ให้กับ EDMS หรือพัฒนาฟังก์ชันการทำงานของฟังก์ชันที่มีอยู่ได้

เกณฑ์ 2นโยบายการออกใบอนุญาตและราคา

ตารางที่ 2. ต้นทุนใบอนุญาตไม่รวมต้นทุน DBMS โมดูลเพิ่มเติมและส่วนลด (RUB)

1C: Document flowDocsVisionDirectumLicense packagesPROFKORPBasicExtenedCorporateLiteStandardEnterprisePackage 20/25 (DocsVision) สิทธิ์การใช้งานไคลเอนต์ขั้นพื้นฐาน95 000163 00095 000185 000264 00030 400112 100193 800 แพ็คเกจสิทธิ์การใช้งานไคลเอนต์พื้นฐาน 50 สิทธิ์ 186 00 0254 000-320 000484 00072 000265 500459 000 แพ็คเกจใบอนุญาตไคลเอ็นต์พื้นฐาน 100 ใบ 330 000398 000-495 000830 500-472 000816 000

จุดประสงค์ของตารางนี้คือเพื่อให้มีข้อมูลทั่วไป ลักษณะเปรียบเทียบเกี่ยวกับต้นทุนของโมดูลหลักของผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่เป็นปัญหาและสิทธิ์การใช้งานไคลเอ็นต์ แน่นอนว่าไม่ได้มีรายการราคาของทั้งสามบริษัทที่นำเสนออย่างสมบูรณ์ แต่จะทำให้ผู้ใช้ที่มีศักยภาพเข้าใจถึงต้นทุนของผลิตภัณฑ์ได้อย่างสมบูรณ์

นอกจากนี้ยังควรระบุว่าความแตกต่างหลักระหว่างแพ็คเกจลิขสิทธิ์ที่แสดงในตารางของผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์แต่ละรายการคืออะไร

1C: การไหลของเอกสาร

คุณสมบัติที่มีเฉพาะในเวอร์ชัน CORP เท่านั้น:

· บาร์โค้ดเอกสารและไฟล์

· สแกนสตรีมด้วยการจดจำบาร์โค้ดอัตโนมัติ

· เติมไฟล์อัตโนมัติโดยใช้เทมเพลต

· การพิมพ์ตราประทับการลงทะเบียน

· การยอมรับงานเพื่อดำเนินการ

· การตั้งค่าและการใช้เงื่อนไขการกำหนดเส้นทาง

· กระบวนการทางธุรกิจเป็นระยะ

· การบัญชีและการใช้ตารางการทำงาน

· ลำดับชั้นของกระบวนการทางธุรกิจ

· การหยุดกระบวนการทางธุรกิจ

· บริการเว็บสำหรับการทำงานกับ 1C: การจัดการเอกสาร 8 ไฟล์จากแอปพลิเคชันอื่น

· ค้นหาเอกสารและไฟล์ขั้นสูงตามรายละเอียด

DocsVision

พื้นฐาน: ประกอบด้วยแพลตฟอร์ม DocsVision และแอปพลิเคชัน Office Work

ขั้นสูง: รวมรุ่นพื้นฐาน + แอปพลิเคชัน "การจัดการกระบวนการ" และความสามารถในการซื้อ Light Client

Corporate: รวม Advanced Edition + ความสามารถในการซื้อ Performance Optimization Pack, Light Client และส่วนขยาย SharePoint

ไดเรกตัม

แพ็คเกจ Lite, Standard และ Enterprise ประกอบด้วยสิทธิ์การใช้งานเซิร์ฟเวอร์ขั้นพื้นฐานสำหรับระบบและสิทธิ์การใช้งานไคลเอ็นต์ผู้ใช้ขั้นพื้นฐานสำหรับโมดูลพื้นฐาน (“การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์” และ “การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ”) ความแตกต่างหลักอยู่ที่โมดูลเพิ่มเติมและสิทธิ์การใช้งานเซิร์ฟเวอร์เพิ่มเติมที่ผู้ใช้จะสามารถขยายฟังก์ชันการทำงานของโมดูลพื้นฐานได้

นโยบายการออกใบอนุญาต

1C: การไหลของเอกสาร

เพื่อให้มั่นใจถึงความสามารถในการปรับขนาดแพลตฟอร์มที่สะดวกและราบรื่น ผลิตภัณฑ์ทั้งหมดในกลุ่มผลิตภัณฑ์ 1C: Enterprise 8 จะถูกแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ต่อไปนี้:

· อุปกรณ์พื้นฐานที่ประกอบด้วยแพลตฟอร์ม โซลูชันแอปพลิเคชัน (การกำหนดค่า) และใบอนุญาตให้ใช้ผลิตภัณฑ์บนเวิร์กสเตชันเครื่องเดียว

· ใบอนุญาตของลูกค้าที่แข่งขันได้หรือใบอนุญาตสำหรับที่นั่งเพิ่มเติม

· ใบอนุญาตสำหรับ 1C: เซิร์ฟเวอร์องค์กร (แอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์);

DocsVision

ซอฟต์แวร์ DocsVision ประกอบด้วยส่วนของเซิร์ฟเวอร์และไคลเอนต์ การให้สิทธิ์ใช้งาน DocsVision หมายถึงการโอนสิทธิ์ในการใช้ระบบให้กับลูกค้า จำนวนหนึ่งผู้ใช้ที่ทำงานพร้อมกันกับเซิร์ฟเวอร์เดียว (ที่เรียกว่า "รูปแบบสิทธิ์ใช้งานพร้อมกัน" หรือสิทธิ์การใช้งานแบบแข่งขัน) ในขณะเดียวกัน จำนวนเวิร์คสเตชั่นที่จะติดตั้งระบบก็ไม่จำกัดแต่อย่างใด ด้วยพารามิเตอร์เฉลี่ยของความเข้มข้นของกิจกรรมผู้ใช้ มีเหตุผลทางสถิติที่จะซื้อใบอนุญาตการแข่งขันในจำนวน 70% ของจำนวนผู้ใช้ทั้งหมด ใบอนุญาตมีการแข่งขัน ขนาดการซื้อขั้นต่ำคือ 10 ชิ้น มีใบอนุญาต VIP ที่ให้การรับประกันการเข้าสู่ระบบ

ไดเรกตัม

ใบอนุญาตมีการแข่งขัน สำหรับการเข้าถึงเว็บ จะต้องซื้อใบอนุญาตสำหรับเซิร์ฟเวอร์ มิฉะนั้น นโยบายการออกใบอนุญาตจะคล้ายกับ DocsVision อย่างแน่นอน

เกณฑ์ 3ฟังก์ชั่นการทำงาน

ส่วนนี้แบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ ดังต่อไปนี้:

· การลงทะเบียนและการเข้าเอกสาร

· ทำงานกับเอกสาร

· การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

· การค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูล

· รองรับเอกสารกระดาษ

· เครื่องมือกำหนดค่ามาตรฐาน

ในแต่ละส่วนจะมีตารางเปรียบเทียบ ฟังก์ชั่นถือเป็น EDMS โดยทั่วไปความสามารถของระบบจะเหมือนกัน แต่ก็มีความแตกต่างในตารางเหล่านี้ด้วย ในความเห็นของเรา คำอธิบายมีความจำเป็นสำหรับความสามารถของระบบที่อยู่ระหว่างการพิจารณา นอกเหนือจากการกำหนด "+" - คุณลักษณะดังกล่าวได้ถูกนำมาใช้แล้ว จึงมีการเพิ่มความคิดเห็นด้วย

ตารางที่ 3. การลงทะเบียนและการเข้าเอกสาร

การลงทะเบียนเอกสาร+++การแนบไฟล์+++การสร้างเอกสารโดยใช้เทมเพลต+++การลงทะเบียนจากอีเมล · เอกสารหรือไฟล์ใด ๆ “1C: การจัดการเอกสาร 8” สามารถส่งทางอีเมลได้โดยตรงจากโปรแกรม · การอัปโหลดเอกสารขาเข้าหรือภายใน · ดาวน์โหลดไฟล์แนบทั้งหมด · การทำงานของตัวดำเนินการกับงาน MS Outlook โดยไม่ต้องเปิด DocsVision Navigator (ออนไลน์) · การซิงโครไนซ์งาน MS Outlook และการ์ดงานใน Navigator ทันที · การแสดงงาน DocsVision เป็นงานในการผสานรวม MS Outlook เข้ากับ MS Outlook ทำให้คุณสามารถบันทึกจดหมายขาเข้าและสิ่งที่แนบมาเป็นเอกสาร Directum ส่งจดหมายไปยังผู้ติดต่อจากสมุดที่อยู่แบบรวม Directum และยังลงทะเบียนผู้ติดต่อในโมดูล “การจัดการลูกค้าสัมพันธ์” ได้อีกด้วย ข้อความในจดหมายสามารถส่งได้โดยตรงจาก MS Outlook เป็นงานให้กับพนักงานแต่ละคน ดังนั้นจึงมอบหมายให้เขาทำงานที่ระบุไว้ในจดหมายการลงทะเบียนจากแบบฟอร์มบนเว็บ+++การทำงานกับไดเร็กทอรี+++การตั้งค่าเทมเพลตหมายเลขการลงทะเบียน+++ ควบคุมการกรอกข้อมูลในช่องที่จำเป็นของการ์ดเอกสาร+ ++ความเป็นไปได้ในการสตรีมเอกสารอินพุต+++การลงทะเบียนจากเครื่องสแกน+++การลงทะเบียนเอกสารจาก MS Office/OpenOfficeสามารถทำได้ด้วยการตั้งค่าซอฟต์แวร์เพิ่มเติม · การเปิดและบันทึกเอกสาร Microsoft Office ที่เก็บไว้ในระบบโดยตรงจากแอปพลิเคชัน Microsoft Office · การสร้างคุณลักษณะของบัตรบัญชีโดยอัตโนมัติจากฟิลด์และคุณสมบัติ เอกสารไมโครซอฟต์สำนักงานและด้านหลัง-

ตารางที่ 4. การทำงานกับเอกสาร

ฟังก์ชั่น 1C: เอกสารflowDocsVisionDirectumการก่อตัวของรายชื่อผู้รับจดหมาย +++ การเปลี่ยนไฟล์ที่แนบมา +++ วิธีการดูไฟล์ที่แนบมาในตัว - ดูตัวอย่าง (โดยไม่ต้องเปิดการ์ด) - การทำงานกับเอกสารร่าง +++ การออกการแจ้งเตือนอัตโนมัติเกี่ยวกับการละเมิดกำหนดเวลาการตรวจสอบเกี่ยวกับ การใกล้เข้ามาและการละเมิดกำหนดเวลาในการจัดทำโครงการ ++ + การทำงานกับเวอร์ชันเอกสาร +++ การดูแลรักษาโครงสร้างโฟลเดอร์ของเอกสาร +++ การดูแลรักษาโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของผู้ใช้ +++ เดสก์ท็อปของคุณเองจากทุกที่ +++ การสร้างการเชื่อมต่อกับเอกสารอื่น ๆ ที่ลงทะเบียนในระบบ+++สนับสนุนขั้นตอนการอนุมัติ/อนุมัติเอกสาร+ ++ความเป็นไปได้ในการออกคำแนะนำ+++ความเป็นไปได้ในการใช้รายงานระหว่างกาลในการดำเนินการ การรับรายงานที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเกี่ยวกับวินัยในการปฏิบัติงานของพนักงาน - การทำงานกับเอกสารในโหมดออฟไลน์ การสร้าง ระบบกระจายทางภูมิศาสตร์ที่แลกเปลี่ยนข้อมูลออฟไลน์ ดำเนินงานโดยที่ผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ DocsVision โดยตรง (งานออฟไลน์ผ่านอีเมล Microsoft Exchange และ Outlook) การสร้างระบบกระจายทางภูมิศาสตร์ที่แลกเปลี่ยนข้อมูลออฟไลน์ บำรุงรักษาแผ่นอนุมัติ+++อัตโนมัติ บันทึกการส่ง การรับ และการอ่านข้อความในระบบ+++

ตารางที่ 5. การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

ฟังก์ชั่น 1C: เอกสารflowDocsVisionDirectumการสร้างเส้นทางเอกสารมาตรฐาน+++สนับสนุนเส้นทางสาขา+++ผูกเส้นทางกับประเภทเอกสาร ผู้ดำเนินการ ฯลฯ +++กลไกในการตรวจสอบการดำเนินการของเอกสาร+++รับรองการกำหนดเส้นทางเอกสารฟรี+++การบำรุงรักษาขั้นตอนอัตโนมัติ ของการปฏิบัติงาน+ ++ควบคุมการตรวจสอบและดำเนินการเอกสารและคำสั่งซื้อในองค์กรที่มีการกระจายทางภูมิศาสตร์+++ทำให้มั่นใจถึงความสามารถในการป้อนคำสั่งซื้อหลายรายการสำหรับเอกสารเดียวและผู้ดำเนินการหลายรายสำหรับคำสั่งซื้อเดียว+++การกระจายการแจ้งเตือนทางอีเมล+ ++การกระจายเอกสารเพื่อตรวจสอบ+++ออกงานต่อกลุ่ม+++การมอบหมายอำนาจ+++การยอมรับ / ปฏิเสธคำแนะนำอัตโนมัติให้กับผู้รับเหมา อาจเป็นไปได้ผ่านฟังก์ชันการใช้งานเพิ่มเติมโดยใช้แพลตฟอร์ม 1C: Enterprise เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ในการทำงานทั่วไปให้เสร็จสิ้น (เช่น การทบทวนสัญญา) ผู้รับเหมาสามารถใช้ข้อความอัตโนมัติเพื่อตอบสนองต่องาน ( เช่น "พิจารณาขยายสัญญา") ข้อความอัตโนมัติได้รับการกำหนดค่าโดยผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้เป็นการส่วนตัว

ตารางที่ 6. การค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูล

ฟังก์ชั่น 1C: เอกสารflowDocsVisionDirectumค้นหาตามรายละเอียดเอกสาร+++ค้นหางานและคำแนะนำ (รวมถึงตามกำหนดเวลานักแสดงผู้ควบคุม)+++การค้นหาข้อความแบบเต็มโดยคำนึงถึงสัณฐานวิทยาของภาษารัสเซีย+++การดำเนินการค้นหาประเภทต่างๆในคำขอเดียว+ ++ การสร้างและการจัดเก็บการตั้งค่าการค้นหาเฉพาะทาง · การตั้งค่ากลุ่ม · การตั้งค่าผู้ใช้แต่ละราย โดยทั่วไป ผลลัพธ์ของคำค้นหาจะถูกวางไว้ในโฟลเดอร์ผลลัพธ์การค้นหาของระบบ ซึ่งจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติในครั้งแรกที่ดำเนินการคำค้นหา อย่างไรก็ตาม หากต้องการจัดเก็บข้อมูลที่ตรงตามเกณฑ์ของการสืบค้นที่ใช้บ่อย คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์เสมือนพิเศษได้: ทุกครั้งที่มีการเข้าถึง ผลลัพธ์ของคำค้นหาที่ระบุในคุณสมบัติจะได้รับการอัปเดต · การค้นหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า (เช่น “เอกสารที่แก้ไขล่าสุดของฉัน”) · การค้นหาพิเศษที่กำหนดค่าโดยผู้ดูแลระบบตามเกณฑ์ที่ใช้บ่อย · เทคโนโลยีของเอกสารที่เกี่ยวข้องการเตรียมบันทึกเอกสาร+++การสร้างรายงานเกี่ยวกับระเบียบวินัยด้านประสิทธิภาพ+++การส่งออกรายงานไปยังแอปพลิเคชันภายนอก+++ตัวสร้างรายงานที่ซับซ้อนในตัวตัวสร้างมาตรฐานของรายงานของ 1C: แพลตฟอร์มองค์กร การตั้งค่าเพิ่มเติม· การสร้างรายงานที่ซับซ้อนเกี่ยวกับข้อมูลระบบที่ไม่สามารถสร้างโดยใช้มุมมองมาตรฐาน · รายงานทางสถิติ · เป็นโมดูลแยกที่มีโปรแกรมติดตั้งของตัวเอง · ไม่รวมอยู่ในแพ็คเกจการจัดส่งมาตรฐาน ระบบจัดทำรายงานพิเศษที่เพิ่มประสิทธิภาพของผู้ใช้อย่างมาก: เอกสารที่อยู่ระหว่างการพิจารณา, คำสั่งซื้อที่ค้างชำระ, เอกสารที่อาจส่งคืน ฯลฯ

ตารางที่ 7. ส่วนรองรับเอกสารที่เป็นกระดาษ

ชื่อผลิตภัณฑ์ฟังก์ชันการทำงานความคิดเห็น1C: การไหลของเอกสารการรักษาระบบการตั้งชื่อไฟล์ ใช้เพื่อสร้างเคสใหม่ (วอลุ่ม) และเขียนเอกสารที่ดำเนินการลงในเคส สมุดรายวันการส่ง การ์ดจะถูกสร้างขึ้นสำหรับเอกสารขาเข้า ขาออก หรือภายในแต่ละฉบับ บันทึกการถ่ายโอนสามารถดูได้จากการ์ดเอกสาร วารสารประกอบด้วยบันทึกการถ่ายโอนเอกสารกระดาษหรือสำเนาให้กับพนักงาน รวมถึงการส่งคืนเอกสารที่ถ่ายโอนDocsVisionการรักษาระบบการตั้งชื่อไฟล์การก่อตัวของไฟล์และวอลุ่มการเก็บถาวรไฟล์ · การโอนคดีไปยังแผนกต่างๆ · การโอนเคสไปยังที่จัดเก็บถาวร · การทำลายไฟล์ในไฟล์เก็บถาวร Directum การบำรุงรักษาระบบการตั้งชื่อไฟล์ การลงทะเบียนเอกสาร ใช้การ์ดควบคุมการลงทะเบียน (RCC) ซึ่งมีข้อมูลหลักทั้งหมด (ผู้สื่อข่าว, แผนกขององค์กร, ตัวแทนขององค์กร, วันที่ลงทะเบียน, หมายเลขการลงทะเบียน, หัวข้อและ สรุปเอกสาร วิธีการจัดส่ง ฯลฯ) การเคลื่อนย้ายและการดำเนินการของเอกสาร · บันทึกการติดต่อที่สมบูรณ์เกี่ยวกับการดำเนินการตามคำสั่ง · ความเป็นไปได้ของการส่งเพื่อแก้ไข · การตั้งค่าการกำหนดเส้นทางที่ยืดหยุ่น ค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูล ทันทีที่มีการลงทะเบียนเอกสารใดๆ ในระบบ คุณจะพบทั้งบัตรลงทะเบียนพร้อมกับข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่และกระบวนการดำเนินการของเอกสาร และตัวเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เอง

ตารางที่ 8. เครื่องมือคอนฟิกูเรชันมาตรฐาน

ฟังก์ชั่น 1C: เอกสารflowDocsVisionDirectumเครื่องมือออกแบบแบบฟอร์ม+++เครื่องมือสำหรับการพัฒนาเส้นทางการไหลของเอกสารมาตรฐาน+++เครื่องมือสำหรับการสร้างและตั้งค่าโครงสร้างองค์กร (รวมถึงแบบกระจาย)+++เครื่องมือสำหรับการสร้างและแก้ไขไดเร็กทอรี+++ความสามารถในการเปลี่ยนอินเทอร์เฟซ (ตามผู้ใช้ ประเภท)+++การตั้งค่าเทมเพลตเอกสารเครื่องมือ (MS Office)+++

หลักเกณฑ์ 4สิทธิ์การเข้าถึงและความปลอดภัยของข้อมูล

ระบบทั้งหมดที่นำเสนอในการทบทวนใช้วิธีที่เชื่อถือได้ในการกำหนดอำนาจและควบคุมการเข้าถึงข้อมูลและองค์ประกอบต่างๆ ความปลอดภัยของข้อมูลนำเสนอในสองตารางถัดไป

ตารางที่ 9. สิทธิ์การเข้าถึง

รองรับวิธีการพิสูจน์ตัวตนที่หลากหลาย +++การกำหนดสิทธิ์ให้กับผู้ใช้+++การกำหนดสิทธิ์ให้กับกลุ่มผู้ใช้+++สนับสนุนบทบาทของผู้ใช้+++การจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงออบเจ็กต์ระบบ+++การจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงการดำเนินการที่ RCC / ไฟล์แนบ / ระดับที่ต้องการ ++ +

ตารางที่ 10. ความปลอดภัยของข้อมูล

คุณสมบัติ 1C: เอกสารflowDocsVisionDirectumการเข้ารหัสข้อมูลระบบ การเข้ารหัสข้อมูลระหว่างการส่ง +++การบันทึกการกระทำของผู้ใช้ +++เครื่องมือสำหรับการตรวจสอบเหตุการณ์ในระบบ +++การใช้ลายเซ็นดิจิทัล +++การใช้เครื่องมือป้องกันการเข้ารหัสที่ผ่านการรับรอง +++การบล็อกแบบไดนามิกของ เอกสาร (ไม่อยู่ภายใต้การแก้ไข / แก้ไขโดยพนักงานคนอื่น)+ ++การจัดทำการสำรองฐานข้อมูล (รวมถึงกำหนดเวลา)+++

หลักเกณฑ์ 5สนับสนุน

ตารางที่ 11. การเปรียบเทียบบริการสนับสนุน

รายการเปรียบเทียบ 1C: เอกสารflowDocsVisionDirectumหลักการให้การสนับสนุนทางเทคนิค แพ็คเกจการส่งมอบผลิตภัณฑ์ประกอบด้วยดิสก์ 1C:ITS PROF ของรุ่นปัจจุบันและคูปองสำหรับบริการ ITS ฟรีเป็นเวลา 6 เดือน ถัดไป - การสมัครสมาชิกแบบชำระเงินของ ITS ทำงานตามกฎคงที่ซึ่งกำหนดเวลาตอบสนองสูงสุดสำหรับเหตุการณ์ มอบให้กับองค์กรที่มีการสมัครสมาชิกที่ถูกต้องเป็นระยะเวลา 1 ปีเพื่ออัปเดตเวอร์ชันของระบบ Directum ใช้กับฟังก์ชันมาตรฐานเท่านั้น มีไว้สำหรับผลิตภัณฑ์ทั้งหมดของบริษัท 1C ให้ทันทีหลังจากดาวน์โหลดเวอร์ชันสาธิตของระบบ บริการสายให้คำปรึกษา 1C ทางโทรศัพท์และอีเมล ความพร้อมใช้งานของบริการระดับต่างๆ ตามข้อกำหนดของลูกค้า การเข้าถึงการสนับสนุนทางเทคนิคคือ เปิดผ่านทุกช่องทางการสื่อสาร - โทรศัพท์ อีเมล เว็บไซต์สนับสนุน การจัดส่งดิสก์ ITS โดยตรงไปยังที่ทำงานของผู้ใช้ การเข้าถึงการสนับสนุนด้านเทคนิคเปิดผ่านช่องทางการสื่อสารทั้งหมด - โทรศัพท์ อีเมล เว็บไซต์ DocsVision ประเภทของการสนับสนุนทางเทคนิค ข้อมูลบนเว็บไซต์และการออกดีวีดีรายเดือน #"justify">ต่อไปนี้เป็นราคาสำหรับบริการหลังการขายของ EDMS เนื่องจากความโปร่งใสของรายการราคาของบริษัท 1C ตารางที่ 12 จึงนำเสนอราคาสำหรับการสนับสนุนข้อมูลและเทคโนโลยีสำหรับ 1C: ผู้ใช้ระดับองค์กรในแง่การเงิน ตารางที่ 13 รวม DocsVision และ Directum ซึ่งให้ข้อมูลในรูปแบบเปอร์เซ็นต์

ตารางที่ 12

ตารางที่ 13

บริการอัพเดทสินค้าราคาสมัครสมาชิกเพื่ออัปเดตเวอร์ชันเป็นระยะเวลา 1 ปี 20% (ของต้นทุนซอฟต์แวร์) สมัครสมาชิกเพื่ออัปเดตเวอร์ชันเป็นระยะเวลา 1 ไตรมาส 6% (ของต้นทุนของซอฟต์แวร์) อัปเดตเวอร์ชัน (ครั้งเดียว ในกรณีที่ไม่มี ของการสมัครสมาชิก) 50% (ของต้นทุนของซอฟต์แวร์) การสนับสนุนทางเทคนิคที่มีลำดับความสำคัญเป็นเวลา 1 ปี 72,000 RUR การอัพเดตเวอร์ชันผลิตภัณฑ์ DV25% ของต้นทุนของใบอนุญาตการแข่งขัน

หลักเกณฑ์ 6การศึกษา

การฝึกอบรมพนักงานเป็นเงื่อนไขที่จำเป็นสำหรับการนำระบบไปใช้ ใช้งาน และพัฒนาระบบที่ประสบความสำเร็จโดยอิงจากผลิตภัณฑ์ที่นำเสนอ นั่นคือเหตุผลที่เราถือว่าเป็นสิ่งสำคัญในการทบทวนพารามิเตอร์หลักของหลักสูตรที่ดำเนินการโดย บริษัท (1C - กับพันธมิตร)

ตารางที่ 14. สถานที่ฝึกอบรม

สถานที่ฝึกอบรม 1C: เอกสารflowDocsVisionDirectumที่ศูนย์ฝึกอบรมที่ผ่านการรับรองที่ตั้งอยู่ทั่วรัสเซียก็มีอยู่ในของเราเอง ศูนย์ฝึกอบรมมีบริษัทอยู่ + การเรียนทางไกล: · การฝึกอบรมนอกสถานที่ / การสัมมนาผ่านเว็บออนไลน์ · หลักสูตรอินเทอร์เน็ต · มีหนังสือเรียนด้วยตนเอง + มีการเรียนทางไกล + (ในมอสโกและอีเจฟสค์) ตารางที่ 15. หลักสูตรการฝึกอบรม

หลักสูตร SEDDระยะเวลา(ชั่วโมงเรียน) ราคาถูความสามารถของโซลูชันแอปพลิเคชัน "1C: Document Flow 8" สำหรับการจัดระเบียบการไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์2410 000พื้นฐาน DocsVision166500การใช้โมดูลพื้นฐานของระบบ Directum155 700

บทสรุปและการเลือก EDMS

ภาพรวมข้างต้นสะท้อนให้เห็น คุณสมบัติที่สำคัญระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำในประเทศ การวิเคราะห์ทั่วไปแสดงให้เห็นว่าโซลูชันจากบริษัท 1C แม้จะมีช่วงเวลาสั้น ๆ ที่ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ (เวอร์ชัน CORP) ออกสู่ตลาด แต่ก็ไม่ด้อยกว่าโซลูชันอื่น ๆ สองรายการในพารามิเตอร์หลัก มีความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีและราคาที่น่าดึงดูดยิ่งขึ้น . ข้อได้เปรียบที่ชัดเจนของโซลูชันนี้ก็คือความแพร่หลายของแพลตฟอร์ม 1C: Enterprise และผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนจำนวนมาก

3. การศึกษาความเป็นไปได้

ประหยัดค่าแรงสำหรับผู้ใช้ EDMS

มาดูการประหยัดต้นทุนค่าแรงสำหรับผู้ใช้ EDMS กันดีกว่า

การคำนวณการประหยัดรายปีแบบมีเงื่อนไขในต้นทุนค่าแรง คุณสมบัติ j-thกับ เจ เมื่อความซับซ้อนของกระบวนการเตรียมและประมวลผลข้อมูลเปลี่ยนแปลงอันเป็นผลมาจากการแนะนำ EDMS สูตรนี้จะถูกกำหนดโดย:

กับ เจ = ค เงินเดือน (ถาม 1-คิว 2) ก2 /ฟ เจ ,

ที่ไหน C เงินเดือน - กองทุนรายปี ค่าจ้าง พนักงานเจคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมและการประมวลผลข้อมูล ถู; ถาม 1,คิว 2- ความเข้มข้นของแรงงานในการเตรียมและประมวลผลหน่วยข้อมูลในผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เวอร์ชันพื้นฐานและเวอร์ชันใหม่ คน/ชั่วโมง ก 2- ปริมาณงานประจำปีในการเตรียมและประมวลผลข้อมูลในผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เวอร์ชันใหม่ หน่วยธรรมชาติ เอฟ เจ - เวลาทำงานประจำปีของพนักงานคนหนึ่งที่มีคุณสมบัติ jth ซึ่งมีส่วนร่วมในการจัดเตรียมและประมวลผลข้อมูล h.

มาคำนวณการประหยัดต้นทุนสำหรับค่าตอบแทนของผู้จัดการที่ทำงานในภาครัฐในหมวดหมู่ที่ 11 ของตารางภาษีแบบรวมและมีเงินเดือน 2,787 รูเบิล โดยพิจารณาว่าผู้จัดการได้ โบนัสรายเดือนในจำนวน 75% ของเงินเดือนของเขา เงินเดือนของเขาคือ 4877.25 รูเบิล ดังนั้นกองทุนเงินเดือนประจำปีของผู้จัดการคือ 58,527 รูเบิล เมื่อพิจารณาว่าสัปดาห์ทำงานห้าวัน จำนวนวันทำงานคือ 249 เวลาทำงานประจำปีของผู้จัดการจะเป็น 1992 ชั่วโมง

ความซับซ้อนในการเตรียมและประมวลผลเอกสารด้วยวิธีการทำงานแบบเดิมและแบบเข้า ระบบอีดีเอ็มเอสคือ 25 [คน/ชั่วโมง] และ 20 [คน/ชั่วโมง] ตามลำดับ ปริมาณงานต่อปีในการเตรียมและประมวลผลข้อมูลใน EDMS (ในหน่วยทางกายภาพ) คือ? เอกสาร 80 ฉบับ

ดังนั้นเราจึงประหยัดต้นทุนจากค่าตอบแทนของผู้จัดการ: C =58,527· (25 - 20)· 80 / 1992 = 11,752.41 รูเบิล ซึ่งคิดเป็น 20% ของกองทุนเงินเดือนประจำปีของผู้จัดการประเภทที่ 11 ที่มีส่วนร่วมในการจัดเตรียมและประมวลผลเอกสารในระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติ

ประหยัดต้นทุนเวลาเครื่อง

เมื่อเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์พื้นฐาน (SP) ด้วยผลิตภัณฑ์ใหม่ ตามกฎแล้ว เวลาในการใช้ทรัพยากรการประมวลผลจะลดลง การประหยัดต้นทุนสำหรับการชำระค่าเวลาเครื่องจักรคำนวณโดยใช้สูตร

กับ มช = ค มช (ท 1sho - ต 2sho) A 2o ข

ที่ไหน C ไมล์ - ประหยัดต้นทุนรายปีสำหรับการชำระค่าเวลาปฏิบัติการของทรัพยากร i-th ของคอมเพล็กซ์คอมพิวเตอร์หรือเครื่องมือสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของซอฟต์แวร์ที่ศึกษารูเบิล ค ไมล์ - ต้นทุนการดำเนินงานหนึ่งชั่วโมงของทรัพยากร i-th ของคอมเพล็กซ์คอมพิวเตอร์หรือวิธีการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับวงจรเฉพาะและโหมดการทำงาน rub./hour ต 1จ , ต 2จ - เวลานำ การดำเนินงานครั้งที่ jบน ทรัพยากรที่ iเครื่องมือคอมพิวเตอร์ที่ซับซ้อนหรือการสื่อสารในตัวเลือกพื้นฐานและใหม่สำหรับการใช้ซอฟต์แวร์ h; ก 2จ -จำนวนการดำเนินการ j-th ที่ดำเนินการตามซอฟต์แวร์เวอร์ชันใหม่ในระหว่างปี

มาคำนวณการประหยัดต้นทุนรายปีสำหรับการชำระค่าเวลาปฏิบัติงานของเวิร์กสเตชันอัตโนมัติ (AWS) ของผู้จัดการในระบบโฟลว์เอกสารอัตโนมัติกัน ค่าใช้จ่ายในการทำงานหนึ่งชั่วโมงของเวิร์กสเตชันของผู้จัดการคือ 7 รูเบิล เวลาในการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับสัญญาบนเวิร์กสเตชันของผู้จัดการด้วยวิธีการทำงานแบบเก่าและในระบบการไหลของเอกสารอัตโนมัติคือ 5 ชั่วโมงและ 3 ชั่วโมงตามลำดับ 1002 -จำนวนธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับสัญญาที่ดำเนินการในระบบการจัดการเอกสารอัตโนมัติในระหว่างปี

ดังนั้น การประหยัดต้นทุนรายปีสำหรับการชำระค่าเวลาปฏิบัติงานของเวิร์กสเตชันอัตโนมัติ (AWS) ของผู้จัดการในเครือข่ายระบบการจัดการเอกสารจะเป็นดังนี้: ม =7·(5 - 3)·1002 =14028 รูเบิล

บทสรุป

วิทยานิพนธ์นี้มีวัตถุประสงค์เพื่อวิเคราะห์เปรียบเทียบระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อสร้างข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับการดำเนินงาน EDMS ในวิทยาลัยผู้ประกอบการศึกษาอิสระแห่งรัฐหมายเลข 11 ภาควิชาการจัดการและเทคโนโลยีสารสนเทศ การวิจัยและงานของเราช่วยให้เราสามารถสรุปและข้อเสนอหลายประการ:

ความเกี่ยวข้องของปัญหาในการเลือกและดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นพิจารณาจากความจำเป็นในการสร้างพื้นที่เอกสารเดียวในองค์กรโดยคำนึงถึง การใช้เหตุผลทรัพยากรมนุษย์เมื่อปฏิบัติงานในสำนักงานบางอย่าง

การศึกษาปัญหาในด้านการจัดการบันทึกกระดาษและการวิเคราะห์เปรียบเทียบกับการจัดการบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ทำให้เราสามารถระบุปัญหาที่สำคัญต่อไปนี้ในพื้นที่นี้เพื่อพัฒนาแนวทางแก้ไขเพิ่มเติมสำหรับพวกเขา:

· การสูญหายของเอกสารและข้อมูลอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

· การเข้าถึงเอกสารและข้อมูลที่มีอยู่ในนั้นแก่บุคคลที่สาม

· การสะสมเอกสารจำนวนมากโดยไม่ทราบวัตถุประสงค์และที่มาของเอกสาร

· ใช้เวลาจำนวนมากในการเตรียมและอนุมัติเอกสาร ส่งผลให้การประมวลผลและข้อมูลมีความเร็วต่ำ และดังนั้นจึงตอบสนองต่ออิทธิพลใหม่ได้ช้า

· ความซ้ำซ้อนของการไหลของเอกสาร การสูญเสียเวลาอย่างมากในการประมวลผลจดหมายขาเข้าและขาออก เอกสารภายใน และการทำความคุ้นเคยกับเอกสาร

· ความไม่สอดคล้องกันของการตัดสินใจไม่สามารถรับประกันการถ่ายโอนเอกสารและข้อมูลต้นฉบับไปยังเจ้าหน้าที่ผู้ตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว

· ขาดการควบคุมของผู้ดำเนินการความเป็นไปไม่ได้ที่จะถ่ายทอดคำแนะนำที่เกิดขึ้นจากการลงมติไปยังผู้ดำเนินการเฉพาะในเวลาอันสั้น

· ไม่สามารถสร้างประวัติการทำงานกับเอกสารได้

· ต้นทุนที่ไม่เกิดประสิทธิผลของเวลาทำงานสำหรับการค้นหา เอกสารที่จำเป็นการก่อตัวของการเลือกเอกสารเฉพาะเรื่อง

· กระดาษส่วนเกินและค่าใช้จ่ายในการทำสำเนาเพื่อสร้างสำเนาหลายชุดในเอกสารเดียว

เมื่อวิเคราะห์ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ มีการจัดเตรียมความแตกต่างทั้งหมดของการทำงานกับเอกสารระหว่างการใช้งานและการดำเนินการในภายหลังของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เราเสนอให้พิจารณาตัวเลือกความต้องการเหล่านี้ว่าเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในระหว่างกระบวนการคัดเลือก ระบบอัตโนมัติซึ่งสอดคล้องกับพารามิเตอร์ทั้งหมดที่กำหนดไว้ในองค์กรในด้านการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ

บรรณานุกรม

1.Kuznetsov I.N. งานในสำนักงาน M.: Dashkov และ K, 2549, 520 หน้า

2.Baykova I.Yu. ผังเอกสารและงานในสำนักงาน วิธีจัดระเบียบงานด้วยเอกสาร Eksmo, 2009, 288 หน้า

.ก.ยู. คายาโนวา., การไหลของเอกสาร สินทรัพย์ถาวร เอแบค 2553 256 หน้า

.Ilyina T.N., Loginova A.Yu., Romanov D.A. ความจริงเกี่ยวกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มอสโก DMK 2551 224 หน้า

.คุซเนตซอฟ เอส.แอล. การคัดเลือกและการทดลองใช้งานระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ // ฝ่ายเลขานุการ - พ.ศ. 2549 ลำดับที่ 3

.Balasanyan V. แนวคิดเรื่องระบบอัตโนมัติของการไหลของเอกสารในประเทศ // Open Systems - 2003 หมายเลข 1

.ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์: Strastenko V.V. เอสทีซี ไออาร์เอ็ม. ทำไมคุณถึงต้องการระบบอัตโนมัติในสำนักงาน? - โหมดการเข้าถึง: #"จัดชิดขอบ"> ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์: การทบทวนระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - โหมดการเข้าถึง: #"จัดชิดขอบ"> ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์: การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - ระบบเอกสารการจัดการ - โหมดการเข้าถึง: #"จัดชิดขอบ"> ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์: ระบบการจัดการองค์กรแบบอัตโนมัติ - โหมดการเข้าถึง: #"จัดชิดขอบ"> ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์ : ศูนย์เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ : ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ N-System - โหมดการเข้าถึง: #"จัดชิดขอบ"> ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์: ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ - ระบบสนับสนุนเอกสาร - โหมดการเข้าถึง: #"จัดชิดขอบ"> ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์: เทคโนโลยี Aiteko ที่ไม่มีช่องว่าง - การไหลของเอกสารในองค์กร - โหมดการเข้าถึง: #"justify"> ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์: คำอธิบายทั่วไป- 1C: การไหลของเอกสาร 8 -1C: องค์กร 8..- โหมดการเข้าถึง: #"justify"> SanPiN 2.2.2.542-96 ข้อกำหนดด้านสุขอนามัยสำหรับเทอร์มินัลจอแสดงผลวิดีโอ คอมพิวเตอร์อิเล็กทรอนิกส์ส่วนบุคคล และองค์กรการทำงาน

.GOST 12.2.049-80 ข้อกำหนดทั่วไปไปยังสถานที่ทำงาน การควบคุม และการแสดงข้อมูลหมายถึง

.ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์: คำอธิบายทั่วไป - DocsVision เกี่ยวกับระบบ - โหมดการเข้าถึง: #"จัดชิดขอบ"> ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์: คำอธิบายทั่วไป - ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) DIRECTUM - โหมดการเข้าถึง: #"justify">สถาปัตยกรรมเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการไหลของเอกสาร

ไม่ช้าก็เร็ว บริษัทหลายแห่งก็เข้าใจถึงความจำเป็นในการเปลี่ยนมาใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการสนับสนุนด้านเอกสารสำหรับกิจกรรมการจัดการ ซอฟต์แวร์ล่าสุดช่วยให้องค์กรไม่เพียงเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของเอกสาร สะท้อนเอกสารทั้งหมดในฐานข้อมูลเดียว แต่ยังตรวจสอบและวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจการจัดการเอกสารอีกด้วย

จะนำ EDMS ไปใช้ด้วยตนเองและปรับต้นทุนให้เหมาะสมได้อย่างไร

เพื่อจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพและรับรองกิจกรรมการจัดการของบริษัท บริการสนับสนุนเอกสารจำเป็นต้อง:

• รับ ข้อมูลการดำเนินงานเกี่ยวกับการเคลื่อนย้ายเอกสารของบริษัท
• ตรวจสอบการลงทะเบียนเอกสารขาเข้าและขาออกและเอกสารภายในการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งในเอกสาร
• เพิ่มการควบคุมวินัยในการปฏิบัติงาน
• ลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาและอนุมัติเอกสาร
• ให้การจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัยแบบรวมศูนย์

ในเวลาเดียวกันไม่ใช่ทุกคนที่จะมีโอกาสดึงดูดผู้เชี่ยวชาญให้ใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) จากองค์กรบุคคลที่สาม

หากต้องการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างอิสระ คุณต้องเข้าใจงานของกระบวนการนี้และลำดับของการดำเนินการ ในการทำเช่นนี้คุณต้องมี:

1. ดำเนินการสำรวจและวิเคราะห์การไหลของเอกสารที่มีอยู่ในบริษัท กำหนดงานสำหรับแผนกที่เกี่ยวข้องกับการนำ EDMS ไปใช้ กำหนดข้อกำหนดสำหรับ EDMS
2. รวมความพยายามของบริการสนับสนุนเอกสารเข้ากับแผนกไอทีและบริการรักษาความปลอดภัย
3. เลือก EDMS และพัฒนาแผนสำหรับการดำเนินการ

พิจารณาอัลกอริทึมสำหรับการนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ทีละขั้นตอนโดยใช้ตัวอย่างของบริษัท "Rhythm" LLC

สำรวจและวิเคราะห์การไหลของเอกสารที่มีอยู่

จากการวิเคราะห์การไหลของเอกสารของบริษัทของเรา ได้มีการเปิดเผยสิ่งต่อไปนี้: การไหลของเอกสารดำเนินการในรูปแบบผสม - การลงทะเบียนเอกสารและการลงมติของผู้จัดการดำเนินการโดยพนักงานของแผนกการจัดการสำนักงาน ในบัตรลงทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์ของ Euphrates EDMS การประสานงาน การแก้ไขร่วมกัน การโอนเอกสารในการดำเนินการ การจัดทำใบรับรองและรายงานการปฏิบัติตามวินัยในรูปแบบกระดาษ

ระบบจัดการเอกสารนี้เริ่มทำงานผิดปกติ และเกิดปัญหา:

• การใช้เวลาและวัสดุจำนวนมากในการทำสำเนาเอกสารเป็นกระดาษ
• การสูญหายของเอกสาร
• การทำสำเนาเอกสาร
• การส่งเอกสารเพื่อประกอบการพิจารณาและ/หรือดำเนินการอีกครั้ง
• ใช้เวลาในการอนุมัติเอกสารทั้งขาเข้าขาออกและภายในเป็นเวลานาน

นอกจากนี้ Euphrates EDMS ซึ่งบริษัทใช้งานมานานกว่า 5 ปี ไม่ตรงตามข้อกำหนดของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการทำงานใน EDMS อีกต่อไป: เวอร์ชันของผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์นี้ที่ใช้ไม่มีความเป็นไปได้ในการทำงานร่วมกัน การแก้ไข การอนุมัติเอกสาร หรือกลไกการค้นหาที่สะดวก

ดังนั้นจึงมีการตัดสินใจแนะนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบใหม่

วัตถุประสงค์โครงการ บทบาทของการบริการการศึกษาก่อนวัยเรียน และบริการด้านไอที

เนื่องจากผู้ใช้หลักของ EDMS คือพนักงานของบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน ซึ่งไม่เพียงแต่ลงทะเบียนการติดต่ออย่างเป็นทางการเท่านั้น แต่ยังมีส่วนร่วมในการแก้ไขและอนุมัติเอกสาร และยังติดตามกำหนดเวลาในการดำเนินการตามเอกสารและคำแนะนำ ข้อกำหนดสำหรับ EDMS ได้รับการพัฒนา บริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน. นอกจากนี้ บริการ DOW ยังเป็นทั้งลูกค้าและผู้ดำเนินการร่วมของโครงการ ดังนั้น จึงกำหนดงานของโครงการและบทบาทของบริการด้านไอที

เมื่อเลือก EDMS และเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ บริการ DOW จะกำหนดข้อกำหนดดังต่อไปนี้: งาน:

• การจัดเก็บเอกสารขาเข้าขาออกและภายในไว้ในฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เดียวเพื่อให้เข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว
• การสื่อสารเอกสารและการตัดสินใจของผู้จัดการไปยังผู้บริหารอย่างรวดเร็ว
• ความสามารถในการควบคุมและประเมินกิจกรรมของพนักงานและแผนกต่างๆ โดยอัตโนมัติสำหรับการดำเนินการตามเอกสาร
• ความเป็นไปได้ของการฝึกอบรม การรายงานทางสถิติเรื่องเอกสารและวินัยในการปฏิบัติงาน

ข้อกำหนดสำหรับ EDMS

ข้อกำหนดสำหรับ EDMS ที่กำหนดโดยบริการสนับสนุนเอกสารของ LLC Ritm รวมถึงการรับรองความสามารถในการ:

• การลงทะเบียน การบัญชี และการควบคุมเอกสารขาเข้า ขาออก เอกสารภายใน การอุทธรณ์ของพลเมือง เอกสารองค์กรและการบริหาร
• ความเป็นไปได้ในการแปลเอกสารกระดาษเป็น มุมมองอิเล็กทรอนิกส์, การสแกนหน้าและสตรีม, การจดจำเอกสาร;
• การแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างหน่วยงานที่กระจายตามภูมิศาสตร์
• การรูบริก การแบ่งประเภทและการจำแนกประเภทของเอกสาร
• ค้นหาตามรายละเอียดและค้นหาข้อความเต็มตามเนื้อหาของเอกสารโดยคำนึงถึงสัณฐานวิทยาของภาษา
• การบันทึกและการประมวลผลเอกสารในการจัดเก็บเอกสารสำคัญ
• การรายงาน;
• การจัดการสิทธิ์การเข้าถึง
• การใช้ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์

ในด้านการจัดกระบวนการทำงาน ฝ่ายบริหารของบริษัทได้กำหนดข้อกำหนดสำหรับ EDMS:

• การสร้างเอกสารร่าง
• การอนุมัติร่างเอกสาร
• การอนุมัติเอกสาร
• การสร้างมติและคำแนะนำ
• การควบคุมวินัยในการปฏิบัติงาน
• การควบคุมเวอร์ชันเอกสาร
• การดำเนินการบันทึก;
• การมอบอำนาจให้ดำเนินการเอกสาร ฯลฯ

นอกจากนี้ บริษัทคาดหวังให้ EDMS ปฏิบัติตามแนวคิดการพัฒนาไอทีโดยรวม (มาตรฐานของโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีและกระบวนการภายในของแผนกไอทีของสำนักงานกลางและสาขา การรวมกระบวนการทางธุรกิจของทุกแผนก) ซึ่งในทางกลับกัน บ่งบอกถึงความเป็นไปได้ในการสร้าง EDMS ที่กระจายตามภูมิศาสตร์ เช่นเดียวกับการขยายงานการทำงานของ EDMS คุณสมบัติที่สำคัญที่คาดหวังของระบบคือความเปิดกว้างของมัน เช่น ความสามารถในการเปลี่ยนแปลงรวมถึงโดยผู้เชี่ยวชาญของเราเอง

ความสามารถของ EDMS ในการบูรณาการเข้ากับระบบข้อมูลองค์กร รวมถึงอีเมล แอปพลิเคชันสำนักงานมาตรฐาน และพอร์ทัลองค์กรของบริษัท ก็ถูกมองว่ามีความจำเป็นเช่นกัน

ข้อกำหนดบังคับสำหรับ EDMS คือการรับรองความปลอดภัยของข้อมูลและปกป้องเอกสารและข้อมูลที่อยู่ในนั้น

จากการศึกษาข้อเสนอเชิงพาณิชย์ของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนา EDMS จึงมีการตัดสินใจแนะนำผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ “1C8: Document Flow”

ฟังก์ชันการทำงานที่กว้างขวางและเป็นสากลของระบบนี้เหมาะสำหรับทั้งองค์กรขนาดเล็กที่มีการไหลของเอกสารขนาดเล็กและสำหรับการถือครองขนาดใหญ่ที่มีระบบบัญชีแยกย่อยที่ซับซ้อน

แผนการดำเนินงาน EDMS

ตามงานที่ได้รับมอบหมายและข้อกำหนดที่กำหนดไว้สำหรับ EDMS บริการการศึกษาก่อนวัยเรียน พร้อมด้วยบริการด้านไอที ได้พัฒนาแผนสำหรับการดำเนินการ EDMS

มีการตัดสินใจที่จะใช้งาน EDMS ในโมดูลที่แยกจากกันเพื่อค่อยๆ นำระบบไปใช้งาน และอำนวยความสะดวกในการฝึกอบรมและการปรับตัวของผู้ใช้ระบบ:

ขั้นแรกให้แน่ใจว่ามีการลงทะเบียนการติดต่ออย่างเป็นทางการและการประมวลผลมติของผู้จัดการโดยบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนจากนั้นเชื่อมต่อและฝึกอบรมผู้ใช้ระบบทั้งหมดจากนั้นใช้โมดูลสำหรับตรวจสอบกำหนดเวลาในการดำเนินการตามเอกสารและคำสั่งซื้อจากนั้นจึงใช้โมดูลสำหรับ การอนุมัติและการลงทะเบียนเอกสารขององค์กรและการบริหารและข้อบังคับท้องถิ่น จากนั้นจึงมีการพัฒนากำหนดการดำเนินการ EDMS โดยระบุกิจกรรมหลักและกำหนดเวลาในการดำเนินการ

ตามแผน มีการกำหนดขั้นตอนการดำเนินการ EDMS

ขั้นตอนของการนำ EDMS ไปใช้

1. ในขั้นตอนแรกของการนำ EDMS ไปใช้ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการไหลของเอกสารของบริษัทได้รับการควบคุมอย่างเหมาะสม:

• เอกสารรูปแบบครบวงจรได้รับการพัฒนาและนำไปใช้

แบบฟอร์มเอกสารแบบรวมจะใช้เป็นเทมเพลตเมื่อสร้างเอกสารและส่งเพื่อขออนุมัติ

• คำแนะนำสำหรับงานสำนักงานได้รับการพัฒนาและนำไปใช้
• มีการพัฒนาขั้นตอนในการติดตามกำหนดเวลาในการกรอกเอกสาร

คำแนะนำในการทำงานของสำนักงานไม่เพียง แต่อธิบายกฎสำหรับการประมวลผลเอกสารเท่านั้น แต่ยังกำหนดขั้นตอนการอนุมัติ (ขึ้นอยู่กับเส้นทางสำหรับการเคลื่อนย้ายและการอนุมัติเอกสารใน EDMS) กฎสำหรับการลงทะเบียนเอกสารโครงสร้างของ มีการอธิบายหมายเลขทะเบียนเอกสาร ฯลฯ นอกจากนี้คำแนะนำในการทำงานของสำนักงานยังมีส่วนในการตรวจสอบกำหนดเวลาในการดำเนินการตามเอกสารและคำสั่งซึ่งอธิบายขั้นตอนการควบคุมและระบุกำหนดเวลาซึ่งพนักงานของการศึกษาก่อนวัยเรียนใช้ด้วย บริการสถาบันเมื่อทำงานใน EDMS

• งานเก็บถาวรได้รับการจัดระเบียบและควบคุม

ท้องถิ่น กฎระเบียบในการจัดเก็บเอกสารถาวรไม่เพียงอธิบายกฎสำหรับการลงทะเบียนและสร้างไฟล์สำหรับระยะเวลาการจัดเก็บถาวรและชั่วคราวเท่านั้น แต่ยังมีคำอธิบายของขั้นตอนการสร้างระบบการตั้งชื่อไฟล์แผนกและระบบการตั้งชื่อรวมของไฟล์ บริษัท ดัชนีที่ได้รับอนุมัติซึ่งกำหนดให้กับหน่วยโครงสร้าง (และดัชนีการตั้งชื่อตามกรณี) จะถูกนำมาใช้ใน EDMS เพื่อสร้างดัชนีการลงทะเบียนของเอกสาร (เช่น จดหมายขาออก บันทึกช่วยจำ)

• ระบบการตั้งชื่อกรณีและดัชนีของแผนกโครงสร้างได้รับการพัฒนาแล้ว

Ritm LLC ใช้หลักการของการจัดทำดัชนีหลายระดับของแผนกโครงสร้างซึ่งสะท้อนถึงโครงสร้างองค์กรของ บริษัท (ดูตาราง)

ดัชนีแผนกโครงสร้างของ LLC "Rhythm"

ดัชนี			หัวหน้างาน, การแบ่งส่วนโครงสร้าง
			ผู้บริหารสูงสุด
			สำนักงานอธิบดี
			บริการกด
			รองผู้อำนวยการคนแรก
			การจัดการคุณภาพ
			ฝ่ายประกันคุณภาพ
			แผนกใบอนุญาต
			แผนกวิจัยและพัฒนา
			ฝ่ายวางแผนและประสานงานการวิจัยและพัฒนา
			แผนก โครงการนวัตกรรม
			รองผู้อำนวยการฝ่ายพาณิชย์
			ฝ่ายขาย
			ฝ่ายขาย
			กรมกิจกรรมเศรษฐกิจต่างประเทศ

ดัชนีการตั้งชื่อเคสจะใช้เมื่อสร้างเคสและอนุญาตให้คุณกำหนดตำแหน่งการจัดเก็บของเอกสารที่ดำเนินการ

ตัวอย่างเช่น,

ตามคำแนะนำที่ได้รับอนุมัติสำหรับเอกสารจำนวนเอกสารขาออกที่ต้องลงทะเบียนในการให้บริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน "Rhythm" LLC ประกอบด้วยดัชนีของหน่วยโครงสร้าง - ผู้ดำเนินการหมายเลขคดีตามระบบการตั้งชื่อและต่อเนื่อง หมายเลขซีเรียล เช่น:

02-01-01/01/27 โดยที่ 02-01-01 คือดัชนีของหน่วยโครงสร้าง (จดหมายจัดทำโดยแผนกประกันคุณภาพของฝ่ายบริหารคุณภาพ) 01 คือหมายเลขกรณีตามระบบการตั้งชื่อ ( จดหมายจะถูกส่งไปยังฝ่ายบริหารของรัฐบาลกลาง) 27 คือหมายเลขประจำเครื่อง

หมายเลขการลงทะเบียนใน EDMS จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติโดยใช้การตั้งค่าตัวเศษพิเศษสำหรับเอกสารประเภทต่างๆ การตั้งค่าตัวเศษอธิบายไว้ด้านล่างนี้

2. ขั้นต่อไป: จำเป็นต้องพิจารณาและอธิบายคุณสมบัติต่างๆ เอกสารของบริษัท : วิธีดำเนินการรับและการประมวลผลเบื้องต้นของเอกสารขาเข้า ขาออก และภายใน

ในขั้นตอนนี้มีความจำเป็นต้องกำหนด รายการประเภทเอกสารผู้ที่มีส่วนร่วมในการไหลของเอกสาร

ที่ LLC "Rhythm" เอกสารการจัดการประเภทต่อไปนี้จะได้รับการประมวลผล จัดเก็บ ส่งเพื่อตรวจสอบ และดำเนินการใน EDMS:

• ข้อมูลและเอกสารอ้างอิง:จดหมาย (ขาเข้าและขาออก), ทางการ, รายงาน, บันทึกคำอธิบาย, ใบรับรอง, พระราชบัญญัติ, ใบสมัคร ฯลฯ ;
• องค์กร- เอกสารการบริหาร: คำสั่ง คำแนะนำ รายงานการประชุม

นอกจากนี้ ยังจำเป็นต้องตัดสินใจว่าส่วนใดของเวิร์กโฟลว์กระดาษที่จะให้เป็นอัตโนมัติ

ดังนั้นหลังจากการแนะนำ EDMS จึงมีการวางแผนที่จะหยุดการถ่ายโอนเพื่อดำเนินการสำเนากระดาษของเอกสารที่มีมติของผู้จัดการ (หลังจากสร้างบัตรคำสั่งซื้อแล้ว ฟิลด์ต่างๆ จะถูกกรอกตามมติที่เขียนโดยผู้จัดการ บนเอกสารกระดาษ พนักงานของบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนจะถ่ายโอนเอกสารสแกนไปยังผู้บริหารผ่านทางอีเมลที่รวมเข้ากับ SED) แม้ว่าเอกสารที่ต้องลงนามจะถูกส่งในรูปแบบกระดาษ จะมีการสร้างเครื่องหมายที่เกี่ยวข้องในบัตรลงทะเบียนเอกสาร เอกสารบางอย่าง (เช่น ใบสมัครสำหรับการสร้างสถานที่ทำงาน ใบสมัครสำหรับการออกเครื่องเขียน) ได้รับการวางแผนให้เป็นอัตโนมัติโดยสมบูรณ์: ใบสมัครดังกล่าวกรอกโดยการกรอกข้อมูลในช่องที่เหมาะสมของบัตรลงทะเบียนใบสมัคร ได้รับการอนุมัติและส่งเพื่อดำเนินการ ในรูปแบบไร้กระดาษ

ตามการจัดหมวดหมู่นี้ ระบบโฟลเดอร์ได้ถูกสร้างขึ้นใน EDMS (รูปที่ 1):

ข้าว. 1. ระบบโฟลเดอร์ EDMS LLC "Rhythm"

Ritm LLC มีบทบาทดังต่อไปนี้เมื่อทำงานใน EDMS:

• เสมียน (ลงทะเบียนจดหมายเข้าและออก);
• เสมียนในแผนก (ลงทะเบียนบันทึกอย่างเป็นทางการ);
• ผู้ดำเนินการในแผนก (ทำงานกับเอกสารทั้งหมดที่สร้างโดยผู้ดำเนินการนี้หรือส่งไปยังผู้ดำเนินการนี้)
• รับผิดชอบในการกรอกไดเร็กทอรี (ได้แก่: “ผู้สื่อข่าว”, “ผู้ใช้”, “โครงสร้างบริษัท”);
• ผู้ดูแลระบบ EDMS (การบำรุงรักษา EDMS ให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้ ทำการตั้งค่า)

พนักงานที่ได้รับอนุญาตของบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนไม่เพียงแต่เป็นเสมียนเท่านั้น แต่ยังรับผิดชอบในการกรอกไดเร็กทอรีด้วย ผู้ดูแลระบบ EDMS จะต้องเป็นพนักงานบริการด้านไอที

4. จากนั้นคุณต้องทำการตั้งค่าการดูแลระบบสำหรับ 1C Document Flow และกรอกไดเร็กทอรีผู้ใช้ (รูปที่ 2)

เมื่อกรอกบัตรผู้ใช้ให้ระบุชื่อนามสกุล ตำแหน่ง และหน่วยโครงสร้างของคุณ

ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารที่โพสต์ใน EDMS ได้หลายระดับ ขึ้นอยู่กับตำแหน่งของตน ดังนั้น พนักงานระดับสายงานจึงสามารถเข้าถึงเอกสารที่เขาสร้างขึ้นหรือเอกสารที่ส่งไปให้เขาเพื่อดำเนินการได้

หัวหน้าแผนก "เห็น" เอกสารที่เขาสร้างขึ้นและส่งถึงเขาและเอกสารสำหรับพนักงานผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคน หัวหน้าบริษัทสามารถเข้าถึงเอกสารทั้งหมดได้

ข้าว. 2. บัตรผู้ใช้

5. จากนั้น กรอกไดเร็กทอรี "ผู้สื่อข่าว" แล้วสามารถจัดกลุ่มผู้สื่อข่าวได้เพื่อความสะดวกในการค้นหาและเลือก

ตัวอย่างเช่น “ผู้ซื้อ” “ซัพพลายเออร์” “คู่ค้า” “ธนาคาร” “กระทรวง” ฯลฯ

ใน 1C Document Flow สามารถใช้ไดเร็กทอรีที่เก็บรักษาไว้ในระบบอื่นได้ - การบัญชี, แผนกสัญญา ฯลฯ ในกรณีนี้ คุณสามารถป้อนข้อมูลทั้งหมดลงในบัตรตัวแทน รวมถึงที่อยู่ INN และรายละเอียดอื่น ๆ รวมถึงแนบไฟล์ สแกนสำเนาเอกสารที่คู่สัญญาจัดทำไว้ในสัญญาและข้อตกลง (รูปที่ 3) ด้วยวิธีนี้ จะมีการสร้างการเก็บถาวรแบบอิเล็กทรอนิกส์ของบัตรของคู่สัญญา ตลอดจนกฎหมายและเอกสารอื่นๆ ซึ่งสามารถนำไปใช้เพิ่มเติมจากบริการ DOU โดยแผนกสัญญา การบัญชี และแผนกอื่นๆ ที่สนใจ

ข้าว. 3. บัตรผู้สื่อข่าว

6. หลังจากกรอกไดเรกทอรี “ผู้สื่อข่าว” ในแท็บ “ข้อมูลกฎระเบียบและการอ้างอิง” จำเป็นต้องกรอกโครงสร้างบริษัท

พนักงานที่ได้รับอนุญาตของบริการการศึกษาก่อนวัยเรียนซึ่งมีบทบาท "รับผิดชอบในการกรอกไดเรกทอรี" สะท้อนถึงโครงสร้างของบริษัทตามโครงสร้างองค์กรและตารางการรับพนักงานอย่างเคร่งครัด เช่น ระบุชื่อแผนก หัวหน้าแผนก และดัชนีแผนกทั้งหมด เมื่อกรอกโครงสร้างบริษัทแล้ว ข้อมูลทั้งหมดที่ระบุในบัตรผู้ใช้ (รวมถึงตำแหน่ง ชื่อแผนก) จะถูกโอนจากไดเร็กทอรี "ผู้ใช้" โดยอัตโนมัติ ดังนั้นจะสร้างลำดับชั้นของแผนกและพนักงานของบริษัท

ทำให้หัวหน้าแผนกสามารถดูเอกสารและคำแนะนำทั้งหมดที่ออกให้กับนักแสดงได้

หัวหน้าแผนกสามารถดูงานทั้งหมดที่ได้รับมอบหมายและแยกงานทั้งหมดที่ส่งไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาของเขารวมทั้งติดตามความคืบหน้าของการดำเนินการ (บนเดสก์ท็อป - ใน "งานของฉัน" และ "งานจากฉัน" ” แท็บ)

7. ขั้นตอนต่อไป - ตั้งค่าตัวเลข

ด้วยความช่วยเหลือของตัวระบุหมายเลข หมายเลขการลงทะเบียนจะถูกกำหนดให้กับเอกสารทั้งหมดที่อยู่ใน EDMS โดยอัตโนมัติ

ระบบอนุญาตให้คุณตั้งค่าหมายเลขทะเบียนโดยใช้ดัชนีหน่วยโครงสร้าง ระยะเวลา รายการเคส ฯลฯ ประเภทต่างๆเอกสาร มีการกำหนดค่าหมายเลขแต่ละตัว (รูปที่ 4)

ตัวอย่างเช่นเพื่อสร้าง ทะเบียนเลขที่เอกสารขาออกใช้รูปแบบต่อไปนี้:

[IndexSubdr]/[IndexNomDel]/[หมายเลข]

ข้าว. 4. การตั้งค่าหมายเลขเพื่อสร้างหมายเลขทะเบียนโดยอัตโนมัติ

8. ดำเนินการการตั้งค่าส่วนบุคคลสำหรับผู้ใช้แต่ละคน.

ในเวลาเดียวกัน มีการตั้งรหัสผ่านสำหรับการเข้าสู่ระบบ การตั้งค่าการแจ้งเตือน (ที่ได้รับเอกสารหรือคำสั่งซื้อ) การแจ้งเตือนเกี่ยวกับกำหนดเวลาและเกินกำหนดเวลาในการดำเนินการกับเอกสารและคำสั่งซื้อ การตั้งค่าการสแกน (รูปที่ 5) ฯลฯ

ข้าว. 5. การตั้งค่าการสแกน

9. จัดทำและติดประกาศคำแนะนำการใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แก่ประชาชน

ขอแนะนำให้ออกคำแนะนำดังกล่าวในรูปแบบของคำแนะนำ (คำแนะนำแยกต่างหากสำหรับแต่ละด้าน) แสดงภาพหน้าจอและภาพวาดเพื่อความชัดเจน

บันทึก

การตั้งค่าการแจ้งเตือนในระบบการไหลของเอกสาร 1C

ผู้ใช้แต่ละคนกำหนดค่าการแจ้งเตือนจาก EDMS ที่เขาต้องการรับได้อย่างอิสระ

การตั้งค่าและการดูแลระบบ – การตั้งค่าส่วนบุคคล – อื่นๆ:

คลิก – การตั้งค่าการแจ้งเตือน – และตั้งค่าดังรูปต่อไปนี้:

ตัวอย่างเช่น, [ป้องกันอีเมล]

10. ขั้นตอนต่อไปคือการฝึกอบรมผู้ใช้หลักที่รับผิดชอบงานสำนักงานในแผนกโครงสร้าง ซึ่งสามารถให้ความช่วยเหลือที่สำคัญในการฝึกอบรมพนักงานบริษัททุกคนได้

การฝึกอบรมพนักงานที่ Rhythm LLC ดำเนินการโดยบริการการศึกษาก่อนวัยเรียน เมื่อดำเนินการบรรยายสรุปจำเป็นต้องตรวจสอบการติดตั้งรหัสผ่านเพื่อเข้าสู่ระบบและการตั้งค่าส่วนบุคคลแสดงให้ผู้ใช้เห็นถึงความสามารถของระบบและอธิบายคุณสมบัติการเข้าถึงสำหรับผู้ใช้แต่ละรายตลอดจนเตือนพวกเขาถึงความเป็นไปได้ของความเป็นอิสระเพิ่มเติม ศึกษาคำแนะนำและคำแนะนำในการทำงานกับระบบ

11. ออกคำสั่งให้นำระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามา การดำเนินงานทางอุตสาหกรรม .

ตัวอย่างเช่น:

บริษัทจำกัด "ริธึม"

คำสั่ง

______________ №_______________

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของเอกสารและระบบอัตโนมัติในสำนักงานที่ Ritm LLC

ฉันสั่ง:

1. สร้างคณะทำงานโครงการสำหรับการว่าจ้างระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ต่อไปนี้จะเรียกว่า EDMS) 1C8: ผังเอกสารที่มีองค์ประกอบดังต่อไปนี้:

1. คณะทำงานโครงการเพื่อดำเนินการเชิงพาณิชย์ EDMS 1C8: ผังเอกสารภายใน “___” _______ 201__
2. กำหนดเส้นตายในการตัดค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์เท่ากับ _________
3. ฉันขอสงวนการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งนี้

ผู้อำนวยการทั่วไป V.V. อีวานอฟ

หลังจากการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ที่ Ritm LLC ได้มีการนำสิ่งต่อไปนี้ไปใช้:

• ลดเวลาในการลงทะเบียนและส่งจดหมายอย่างเป็นทางการ
• การควบคุมอัตโนมัติและการสร้างระบบการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนอัตโนมัติเกี่ยวกับกำหนดเวลาในการดำเนินการตามเอกสารและคำสั่งซื้อ
• กำจัดการสูญหายของเอกสาร
• การสร้างคลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (ฐานความรู้ขององค์กร)
• รับรองการอนุมัติเอกสารร่างทางอิเล็กทรอนิกส์ การแก้ไขโดยรวม
• เพิ่มวินัยในการปฏิบัติงาน
• การเพิ่มประสิทธิภาพของการบัญชีและการรายงาน

ดังนั้น การดำเนินการ EDMS จึงเป็นไปได้ด้วยตัวมันเองด้วยการวางแผนและกำหนดงานที่เหมาะสมสำหรับผู้เข้าร่วมโครงการ บทบาทชี้ขาดในเรื่องนี้เกิดจากการมีปฏิสัมพันธ์ของหน่วยโครงสร้างที่ได้รับอนุญาตและการดำเนินการตามขั้นตอนการดำเนินงานที่วางแผนไว้อย่างสม่ำเสมอ

กระทรวงสาธารณสุขและการพัฒนาสังคมแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย

สถาบันการศึกษางบประมาณของรัฐสำหรับการศึกษาวิชาชีพระดับสูง "มหาวิทยาลัยการแพทย์และทันตกรรมแห่งรัฐมอสโกตั้งชื่อตาม เอไอ เอฟโดคิมอฟ"

คณะเศรษฐศาสตร์

งานหลักสูตร

วินัย: “องค์กร ระบบข้อมูล»

ในหัวข้อ: “การวิเคราะห์ SWOT ของการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ในบริษัท”

สมบูรณ์:

นักศึกษาชั้นปีที่ 4 กลุ่มที่ 2

คณะเศรษฐศาสตร์

มานูเกียน อาร์ตูร์ เกวอร์โควิช

ตรวจสอบแล้ว:

ผู้สมัครสาขาวิชาวิทยาศาสตร์การแพทย์, รองศาสตราจารย์

ซาราดเซฟ วลาดิสลาฟ วลาดิมิโรวิช

บทนำ……………………………………………………………………...2

การวิเคราะห์ SWOT ของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์........................2

สรุป……………………………………………………………………...3

รายการอ้างอิง……………………………………………………….8

การแนะนำ

ในสภาวะปัจจุบัน ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งถือเป็นปรากฏการณ์ที่ค่อนข้างใหม่สำหรับสหพันธรัฐรัสเซียกำลังได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้น อย่างไรก็ตาม ขณะนี้บริษัทส่วนใหญ่เริ่มเข้าใจถึงความจำเป็นในการสร้างระบบสนับสนุนโฟลว์เอกสาร และความสำคัญของการแนะนำเครื่องมือที่ใช้โฟลว์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สาเหตุนี้เกิดจากความจำเป็นในการสนับสนุนการไหลของเอกสารที่เพิ่มขึ้นในบริษัทที่กำลังพัฒนา และลดต้นทุนในการจัดหา นอกจากนี้ การแนะนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยเพิ่มความสามารถในการจัดการของบริษัทและระดับการควบคุมของแต่ละวัตถุทางบัญชีการจัดการ ดังนั้น การสร้างการไหลของเอกสารที่มีประสิทธิภาพโดยมีประสิทธิภาพสูงสุดและต้นทุนขั้นต่ำจึงเป็นงานที่สำคัญ
ขณะนี้การใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในต่างประเทศกำลังได้รับความนิยมสูงสุด เห็นได้ชัดว่าเทคโนโลยีนี้จะยังคงอยู่ที่จุดสูงสุดนี้ไปอีกนาน

การวิเคราะห์ SWOT

จุดแข็ง ควบคุมความเคลื่อนไหวของเอกสารภายในองค์กรและการดำเนินการ ความแตกต่างของการเข้าถึงเอกสารและการดำเนินการกับเอกสารเหล่านั้น การสร้างรายงานอัตโนมัติเกี่ยวกับความเคลื่อนไหวของเอกสาร ค้นหาตามคุณลักษณะต่างๆ ในฐานข้อมูลเอกสาร การลดข้อผิดพลาดเช่น “ปัจจัยมนุษย์”; การลดความจำเป็นในการ พนักงานเพิ่มเติม; การป้องกันเอกสารจากความเสียหาย การทำงานร่วมกันกับเอกสาร เข้าถึงข้อมูลได้ทันที การเร่งความเร็วอย่างมากในการค้นหาและเรียกค้นเอกสาร

ด้านที่อ่อนแอ EDMS ไม่สามารถบังคับให้พนักงานทำงานด้วยได้ EDMS ไม่สามารถติดตามความจริงของข้อมูลที่ป้อนเข้าไปได้ EDMS จะไม่สอนพนักงานถึงวินัยในการใช้งาน ราคา; ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมระหว่างการดำเนินงาน การหมุนเวียนบุคลากร

ความเป็นไปได้ การจัดการที่มีประสิทธิภาพ สนับสนุนระบบควบคุมคุณภาพ สนับสนุนการสะสม การจัดการ และการเข้าถึงข้อมูลและความรู้อย่างมีประสิทธิผล การบันทึกกิจกรรมขององค์กร การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ กำจัดการหมุนเวียนเอกสารกระดาษ ไม่จำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ การพัฒนาวัฒนธรรมองค์กร

อนุรักษ์นิยมของบุคลากร ปัจจัยผู้อำนวยการ "ประเภทโซเวียต"; การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างอย่างต่อเนื่อง ความจำเป็นในการรับรองความถูกต้องตามกฎหมายของเอกสาร ความจำเป็นในการโต้ตอบกับโลก "กระดาษ" ภายนอก

บทสรุป

มาดูองค์ประกอบทั้งหมดของการวิเคราะห์ SWOT กันดีกว่า

จุดแข็ง

1. ควบคุมการเคลื่อนย้ายเอกสารภายในองค์กรและการดำเนินการ เมื่อเข้าสู่ EDMS แล้ว เอกสารทั้งภายในหรือภายนอกจะถูกจัดเก็บไว้ในนั้นตราบเท่าที่ควร โดยไม่มีความเสี่ยงที่จะสูญหายหรือไปผิดกอง และการกระทำทั้งหมดที่เกิดขึ้นกับเอกสารนั้นจะถูกบันทึกไว้ ทำให้ เคลียร์ความประมาทเลินเล่อของพนักงานคนใดคนหนึ่งเมื่อประมวลผล ในที่สุด ความฝันของผู้จัดการก็เป็นจริง: ขณะนี้การไหลของเอกสารอยู่ภายใต้การควบคุมของเขาโดยสมบูรณ์!
2. การแยกการเข้าถึงเอกสารและการดำเนินการกับพวกเขา หากระบบการทำเครื่องหมายเอกสารกระดาษต้องการทรัพยากรมนุษย์เพิ่มเติม แต่อย่างน้อยก็ใช้งานได้ไม่มากก็เป็นไปไม่ได้เลยที่จะรับประกันการป้องกันจากการสอดรู้สอดเห็นของเอกสารที่พิมพ์ทั้งหมดเนื่องจากเอกสารเหล่านี้วางอยู่ทุกหนทุกแห่งอ่าน - ฉันไม่ต้องการ . ใน EDMS พนักงานแต่ละคนขององค์กรจะได้รับมอบหมายอำนาจหน้าที่หลายอย่าง เช่น เอกสารใดที่เขาสามารถดูได้ เอกสารใดที่เขาสามารถเปลี่ยนแปลงได้ เป็นต้น วิธีการระบุตัวตนผู้ใช้จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความละเอียดอ่อนของข้อมูลที่เขาต้องทำงาน: ตั้งแต่รหัสผ่านธรรมดาไปจนถึงโทเค็นฮาร์ดแวร์และลายนิ้วมือ
3. การสร้างรายงานความเคลื่อนไหวของเอกสารโดยอัตโนมัติ EDMS ลดโอกาสที่พนักงานขององค์กรจะ "เลียนแบบกิจกรรมที่มีพลัง" ลงอย่างมาก รายงาน EDMS จำนวนมากดำเนินการตามค่าวัตถุประสงค์เท่านั้น เช่น จำนวนเอกสารที่ประมวลผล เวลาประมวลผลโดยเฉลี่ย ความยาวคิวของเอกสารสำหรับพนักงานแต่ละคน เป็นต้น เมื่อใช้ EDMS ผู้ที่ทำงานในองค์กรจะปกปิดการไม่ดำเนินการด้วยรายงานที่มีสีสันได้ยากขึ้นมาก
4. ค้นหาตามคุณลักษณะต่างๆ ในฐานข้อมูลเอกสาร ก่อนหน้านี้ใคร ๆ ก็สามารถฝันถึงสิ่งนี้ได้ไม่ว่าจะบันทึกการลงทะเบียนไว้กี่รายการก็ตาม ความเป็นไปได้ในการค้นหาเอกสารกระดาษยังมีจำกัดมาก EDMS นำเสนอตัวเลือกทั้งหมดสำหรับการค้นหาคุณลักษณะที่มีระดับสติปัญญาที่แตกต่างกัน ข้อเสนอนี้จำกัดด้วยจินตนาการของนักพัฒนาเท่านั้น นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกต่าง ๆ สำหรับการดำเนินการกับตัวอย่างเอกสารที่ได้รับจากการค้นหา
5. การลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ การจัดระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างเหมาะสมช่วยลดข้อผิดพลาดอันเป็นผลมาจากปัจจัยด้านมนุษย์ ด้วยการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษ การค้นหาเอกสารที่หายไปต้องใช้เวลาหลายชั่วโมง ในขณะที่ EDMS จัดการกับงานที่คล้ายกันได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที
6. ลดความต้องการบุคลากรเพิ่มเติม การเพิ่มปริมาณการผลิตด้วยการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่จำเป็นต้องมีการเพิ่มบุคลากรอย่างมีนัยสำคัญ เพียงทำให้การทำงานของทีมที่มีอยู่เป็นแบบอัตโนมัติโดยใช้ระบบการจัดการที่มีประสิทธิภาพของพื้นที่ทำงาน bb
7. การปกป้องเอกสารไม่ให้เสียหาย การใช้ EDS ช่วยลดความเสี่ยงเนื่องจากไฟไหม้หรือเหตุสุดวิสัยอื่นๆ น่าเสียดายที่คุณไม่สามารถเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างสมบูรณ์และกำจัดบันทึกกระดาษเนื่องจากตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียกระดาษยังถือว่าเป็นรูปแบบเอกสารที่สำคัญ แต่เป็นเปอร์เซ็นต์ของเอกสารดังกล่าวในปริมาณรวม มีขนาดค่อนข้างเล็ก
8. การทำงานร่วมกันกับเอกสาร โฟลว์เอกสารอัตโนมัติช่วยให้ผู้ใช้หลายคนสามารถทำงานกับไฟล์เดียวกันได้พร้อมๆ กัน รวมถึงค้นหาผ่านฐานข้อมูลเอกสารเดียว
9. เข้าถึงข้อมูลได้ทันที ข้อได้เปรียบหลักของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือความสามารถในการค้นหาเอกสารเวอร์ชันล่าสุดได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ดังนั้นปัญหาความเกี่ยวข้องของการไหลของเอกสารจึงได้รับการแก้ไข กล่าวคือ แม้ว่าเอกสารเดียวกันจะมีอยู่ในหลายเวอร์ชัน แต่ผู้ใช้ก็สามารถค้นหาได้ รุ่นล่าสุดไฟล์และทำงานกับมัน
10. การเร่งความเร็วอย่างมากในการค้นหาและเรียกค้นเอกสาร (ตามคุณลักษณะต่างๆ) ด้วยการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษ การค้นหาเอกสารที่หายไปต้องใช้เวลาหลายชั่วโมง ในขณะที่ EDMS จัดการกับงานที่คล้ายกันได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที

อย่างไรก็ตาม เมื่อวางแผนการใช้งาน EDMS คุณไม่ควรตั้งความหวังกับระบบมากเกินไป: มีหลายประเด็นที่สามารถลบล้างข้อดีทั้งหมดที่มีอยู่ใน EDMS ได้

ด้านที่อ่อนแอ

ตอนนี้เรามาพูดถึงความยากในการนำไปใช้และใช้งาน EDMS กันดีกว่า สิ่งเหล่านี้เกี่ยวข้องกับ "ปัจจัยมนุษย์" เป็นหลักซึ่งผู้จัดการทุกคนคุ้นเคยเป็นอย่างดี ไม่ว่า EDMS จะฉลาดแค่ไหน แต่ก็มีช่วงเวลาที่ไม่สามารถติดตามได้ เรามาแสดงรายการหลักกัน

1. EDMS ไม่สามารถบังคับให้พนักงานทำงานด้วยได้ หลังจากใช้เงินทุนจำนวนมากในการซื้อและใช้งาน EDMS หลังจากนั้นไม่นาน ผู้จัดการอาจแปลกใจเมื่อพบว่าไม่มีใครใช้มัน นี่คือชะตากรรมของนวัตกรรมมากมายโดยเฉพาะในประเทศของเรา แต่แน่นอนว่าผู้อำนวยการขององค์กรใดองค์กรหนึ่งจะไม่ได้รับการปลอบใจจากสิ่งนี้ เสียเงิน เวลา และ ทรัพยากรมนุษย์เสียเปล่า
2. EDMS ไม่สามารถติดตามความจริงของข้อมูลที่ป้อนเข้าไปได้ แม้จะมีเครื่องมือบันทึกและควบคุมทั้งหมดที่มีอยู่ใน EDMS แต่กรณีของการปลอมแปลงหรือการบิดเบือน ทั้งโดยตั้งใจหรือโดยไม่ได้ตั้งใจ ก็มักจะไม่สามารถระบุได้ ดังนั้นจึงยังมี "พื้นที่สำหรับการซ้อมรบ" สำหรับพนักงานที่ประมาท ไม่ต้องสงสัยเลยว่าเมื่อเจาะลึกระบบแล้วพนักงานขององค์กรจะพบจุดอ่อนในระบบที่พวกเขาจะใช้เพื่อวัตถุประสงค์ของตนเอง
3. EDMS จะไม่สอนพนักงานถึงวินัยในการใช้งาน มาตรการรักษาความปลอดภัย EDMS ใดๆ ยกเว้นมาตรการที่หวาดระแวงที่สุด จะไม่บรรลุเป้าหมายที่ต้องการ (และมีเป้าหมายเดียว คือ การรับรองความปลอดภัยของข้อมูลขององค์กร) หากพนักงานละเลยมาตรการดังกล่าวอย่างมาก อะไรคือจุดของการจำกัดการเข้าถึงหมวดหมู่ของเอกสารหากทั้งองค์กรรู้รหัสผ่านของหัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือผู้อำนวยการ และใช้บัญชีของตนอย่างแข็งขัน ไม่ใช่เพื่อวัตถุประสงค์ที่เป็นอันตรายใด ๆ แต่เป็น "เพื่อให้ง่ายขึ้น" และด้วยความรู้ของ ผู้บริหารดังกล่าวข้างต้น
4. ราคา. ต้นทุนที่สูงมากในการซื้อ EDS ไม่ใช่ทุกองค์กรที่สามารถจ่ายสิ่งนี้ได้
5. ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมระหว่างการดำเนินการ
6. การหมุนเวียนบุคลากร หลายๆ คนไม่สามารถจัดการมันได้และไม่อยากทำงานกับโปรแกรมนี้ พวกเขาไม่เข้าใจมันดีนัก และพวกเขาก็ทำผิดพลาดมากมาย

ความเป็นไปได้

1. รับประกันการจัดการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นผ่านการควบคุมการดำเนินการโดยอัตโนมัติ ความโปร่งใสของกิจกรรมของทั้งองค์กรในทุกระดับ
2. รักษาระบบควบคุมคุณภาพให้เป็นไปตามมาตรฐานสากล
3. สนับสนุนการสะสม การจัดการ และการเข้าถึงข้อมูลและความรู้อย่างมีประสิทธิผล รับประกันความยืดหยุ่นของบุคลากรเนื่องจากกิจกรรมของพนักงานแต่ละคนมีระเบียบมากขึ้น และความสามารถในการจัดเก็บประวัติความเป็นมาทั้งหมดของกิจกรรมของเขา
4. บันทึกกิจกรรมขององค์กรโดยรวม (การตรวจสอบภายในภายใน การวิเคราะห์กิจกรรมของแผนก การระบุ "ฮอตสปอต" ในกิจกรรม)
5. การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจและระบบอัตโนมัติของกลไกสำหรับการดำเนินการและการควบคุม
6. การกำจัดหรือลดการหมุนเวียนเอกสารกระดาษในองค์กรสูงสุดที่เป็นไปได้ ประหยัดทรัพยากรโดยลดต้นทุนในการจัดการโฟลว์เอกสารในองค์กร
7. ขจัดความจำเป็นหรือลดความซับซ้อนและลดต้นทุนในการจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษลงอย่างมาก เนื่องจากมีคลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานได้
8. การพัฒนาวัฒนธรรมองค์กร กระตุ้นโดยการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ในการทำงานร่วมกันของพนักงาน และโอกาสในการให้ข้อมูลและการสื่อสารที่พวกเขามอบให้

1. การอนุรักษ์บุคลากร การศึกษาต่ำ ไม่เต็มใจที่จะเรียนรู้และฝึกอบรมใหม่ กลัวความโปร่งใส กิจกรรมของตัวเองสำหรับการจัดการซึ่งเกิดขึ้นหลังจากการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้
2. ปัจจัยผู้อำนวยการ "ประเภทโซเวียต" คือการไม่เต็มใจที่จะทำงานโดยตรงกับคอมพิวเตอร์ ดูและแก้ไขเอกสาร
3. การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างอย่างต่อเนื่องในองค์กร กระบวนการทางธุรกิจที่อ่อนแอ
4. ความจำเป็นในการรับรองความถูกต้องตามกฎหมายของเอกสาร (หลังจากการนำกฎหมายว่าด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ปัจจัยนี้จะเริ่มสูญเสียความสำคัญ)
5. ความจำเป็นในการโต้ตอบกับโลก "กระดาษ" ภายนอก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสิ่งนี้เกี่ยวข้องกับโครงสร้างคู่ขนานในองค์กรหรือแผนกที่เกี่ยวข้องซึ่งมีงานอยู่ตลอดเวลา

รายชื่อวรรณกรรมที่ใช้:

1. http://www.polikom.ru/solution /esm/bpm.php
2. http://www.sekretariat.ru/maga zinestdd/articles/art2-01 2011.php
3. http://journal.itmane.ru/node/ 112
4. http://transport-journal.com/k omentarii-obzori/vvedenye-elek tronnoho-dokumentooborota-%E2% 80%94-revolyutsyya-v-systeme-o tnoshenyj-klyent%E2%80%94zhele znaya-doroha/
5. http://www.rcb.ru/rcb/2005-20/7171/
6. http://infovision.spb.ru/solut ions/docsvision

ปุตกินา ลิดิยา วลาดิเมียร์รอฟนา

ผู้สมัคร วิทยาศาสตร์เทคนิค, ศาสตราจารย์ภาควิชาสารสนเทศและคณิตศาสตร์ คณะเศรษฐศาสตร์ St.Petersburg Humanitarian University of Trade Unions St.Petersburg, Russia

บทคัดย่อ: บทความนี้กล่าวถึงคุณลักษณะของการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ บทความตั้งข้อสังเกตว่าประสิทธิภาพขององค์กรใด ๆ ขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของการประมวลผลเอกสารและความเร็วของการกระจายข้อมูลระหว่างแผนกของโครงสร้างองค์กรและผู้รับเหมา กระบวนการแนะนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถแบ่งออกเป็นแปดขั้นตอน ประเด็นสำคัญประการหนึ่งก็คือความจริงที่ว่าหลังจากนั้น สำเร็จลุล่วงได้แต่ละขั้นตอนของระบบอัตโนมัติทั้งแปดขั้นตอน ระบบที่นำไปใช้จะต้องได้รับการปรับปรุงและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง นี่เป็นหนึ่งในปัจจัยหลักสำหรับการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรให้ประสบความสำเร็จ

คำหลัก: ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การนำไปใช้ ประสิทธิภาพ องค์กร

คุณสมบัติของการดำเนินการตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ปริญญาเอก สาขาวิทยาศาสตร์เทคนิค ศาสตราจารย์ ภาควิชาวิทยาการคอมพิวเตอร์และคณิตศาสตร์ คณะเศรษฐศาสตร์ Saint-Petersburg University of Humanities and Social Sciences Saint-Petersburg, Russia

บทคัดย่อ: บทความนี้กล่าวถึงคุณสมบัติของการแนะนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ บทความตั้งข้อสังเกตว่าประสิทธิผลขององค์กรใด ๆ ขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของการประมวลผลเอกสาร อัตราการกระจายข้อมูลระหว่างหน่วยงานของโครงสร้างองค์กรและผู้รับเหมา กระบวนการนำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้สามารถแบ่งออกเป็นแปดขั้นตอน จุดเด่นประการหนึ่งคือความจริงที่ว่าหลังจากความสำเร็จของแต่ละขั้นตอนของระบบอัตโนมัติทั้งแปดขั้นตอนแล้ว ระบบที่นำมาใช้จะต้องได้รับการปรับปรุงและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง นี่เป็นปัจจัยสำคัญในการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรให้ประสบความสำเร็จ

คำสำคัญ: ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การนำไปใช้ ประสิทธิภาพ องค์กร

ในโลกสมัยใหม่ ประสิทธิภาพขององค์กรใดๆ ขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของการประมวลผลเอกสาร ความเร็วของการกระจายข้อมูลระหว่างแผนกต่างๆ ของโครงสร้างองค์กรและผู้รับเหมา รวมถึงความน่าเชื่อถือขององค์ประกอบข้อมูลทั้งหมดโดยรวม

นั่นคือเหตุผลว่าทำไมเมื่อเร็วๆ นี้ ผู้จัดการขององค์กรหลายแห่งจึงตั้งคำถามมากขึ้นเกี่ยวกับการปรับปรุงระบบการไหลของเอกสาร งานนี้สามารถทำได้ผ่านระบบอัตโนมัติ

ปัจจุบัน การรับส่งเอกสารแบบอัตโนมัติไม่ใช่นวัตกรรม บางองค์กรได้ปรับใช้และกำลังใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) แล้ว อย่างไรก็ตาม องค์กรส่วนใหญ่ยังคงรักษาการไหลของเอกสารในรูปแบบกระดาษแบบดั้งเดิม

เกณฑ์หลักในการเลือกรูปแบบงานในสำนักงานคือปริมาณเอกสารที่องค์กรสร้างและรับในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ดังนั้นในบริษัทที่มีโครงสร้างแผนกแยกและเชื่อมโยงกันด้วยสายโซ่ของเอกสารต่างๆ การเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จึงเป็นงานที่สำคัญมาก

เพื่อสร้างแนวคิดที่ถูกต้องให้เราดูรายละเอียดเพิ่มเติม การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถแสดงเป็นกลไกเดียวสำหรับการเคลื่อนย้ายเอกสารที่สร้างขึ้นโดยใช้เครื่องมือคอมพิวเตอร์และตามกฎแล้วจะลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ ขณะเดียวกันก็ประมวลผลเอกสารโดยใช้สื่ออิเล็กทรอนิกส์ด้วย

ในองค์กรที่มีการนำ EDMS มาใช้ เอกสารนี้ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือการจัดการขั้นพื้นฐาน ในองค์กรดังกล่าวไม่มีเพียงแค่คำสั่ง คำแนะนำ หรือการตัดสินใจ มีเอกสารที่มีการตัดสินใจ คำสั่ง และคำแนะนำเหล่านี้ ดังนั้นการจัดการในองค์กรจึงดำเนินการผ่านเอกสารอย่างสมบูรณ์ งานส่วนใหญ่ที่พนักงานทำจะเชื่อมโยงกับเอกสารด้วย

EDMS สามารถนำไปใช้ในองค์กรใดก็ได้: ทั้งสำหรับองค์กรขนาดเล็กและสำหรับบริษัทโฮลดิ้งขนาดใหญ่หรือองค์กรที่มีเครือข่ายสาขาทั้งหมด บริษัทบางแห่งเริ่มต้นด้วยการทำให้ขั้นตอนการไหลของเอกสารแต่ละขั้นตอนเป็นแบบอัตโนมัติ เนื่องจาก EDMS มีข้อได้เปรียบที่สำคัญหลายประการ:

1) อันดับแรก เราควรสังเกตความโปร่งใสของกระบวนการทางธุรกิจ ใน ระบบอิเล็กทรอนิกส์การควบคุมการรับ การดำเนินการ และการสร้างเอกสารทำได้ง่ายกว่าและเร็วกว่ามาก ด้วยความช่วยเหลือนี้ ฝ่ายบริหารสามารถตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรได้ตลอดเวลา

2) นอกจากนี้ ด้วยความช่วยเหลือของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ฟังก์ชันผู้บริหารก็ได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้น จากสถิติพบว่าพนักงานไม่ได้ดำเนินการตามคำสั่งซื้อในสัดส่วนที่มีนัยสำคัญ EDMS ช่วยให้ผู้จัดการสามารถตรวจสอบกระบวนการทำงาน ความเร็ว และคุณภาพของการดำเนินการ และที่สำคัญที่สุดคือผลลัพธ์ของงาน

3) เวลาในการประมวลผลและดำเนินการเอกสารลดลง การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้ค้นหา สร้าง ประมวลผล และแจกจ่ายเอกสารได้เร็วขึ้น ซึ่งสามารถทำได้ผ่านการรวบรวมสรุป การลงทะเบียน และรายงานโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว และเป็นผลให้ปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสม

4) ระดับการรักษาความลับของข้อมูลเพิ่มขึ้น พนักงานแต่ละคนมีระดับการเข้าถึงและการจัดการเอกสารของบริษัทที่สอดคล้องกับอำนาจหน้าที่ของตน ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจมีสิทธิ์ในการอ่านเอกสาร อาจมีสิทธิ์แก้ไข ปรับเปลี่ยนเอกสารอย่างเหมาะสม หรืออาจมีสิทธิ์เต็มรูปแบบเช่นกัน ทุกการกระทำจะถูกบันทึกไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถดูได้ว่าพนักงานคนใดทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลและทำงานร่วมกับพวกเขาได้ตลอดเวลา

สำหรับหลายๆ องค์กร ปัญหาการรักษาความลับของข้อมูลเป็นเรื่องที่รุนแรงมาก ขาดทุนแต่อย่างใด เอกสารสำคัญอาจขาดทุนเป็นล้านได้ ในเรื่องนี้เอกสารกระดาษมีความเสี่ยงมากขึ้นเนื่องจากสามารถลบออกจากโฟลเดอร์ได้โดยไม่มีปัญหาใด ๆ และข้อมูลทั้งหมดจะถูกถ่ายโอนไปยังบุคคลที่สาม เมื่อใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบริษัทแล้ว อาจไม่สามารถขจัดการรั่วไหลของข้อมูลได้อย่างสมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม ในกรณีนี้ คุณจะสามารถดูได้ว่าพนักงานคนใดใช้เอกสารเหล่านี้และในเวลาใด

5) ด้วยความช่วยเหลือของ EDMS โครงการฝึกอบรมพนักงานใหม่ตลอดจนการแนะนำกระบวนการใหม่ในบริษัทได้รับการปรับให้เหมาะสม การแนะนำกฎระเบียบและคำแนะนำใหม่โดยใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เกิดขึ้นเร็วกว่าการแจ้งพนักงานแต่ละคนแยกกันและทำความคุ้นเคยกับเอกสารกระดาษ

6) ระดับวัฒนธรรมองค์กรกำลังเพิ่มขึ้น EDMS สร้างพื้นที่ข้อมูลที่เป็นหนึ่งเดียวซึ่งเกี่ยวข้องกับโครงสร้างของบริษัททั้งหมดหรือส่วนใหญ่ ซึ่งในทางกลับกัน จะสร้างโอกาสในการให้พนักงานเกือบทุกคนมีส่วนร่วมในกระบวนการขององค์กร

7) เมื่อบริษัทเปลี่ยนมาใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ปัญหาในการปรับตัวเปลี่ยนแปลงใหม่ในตลาดมาตรฐานสากลจะได้รับการแก้ไข หากเกิดเหตุการณ์ใดๆ ขึ้น องค์กรที่ใช้ EDMS สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว เทมเพลตใหม่จึงช่วยเพิ่มระดับความสามารถในการแข่งขันในตลาด

อย่างไรก็ตาม วิธีการปรับปรุงการดำเนินงานขององค์กรนี้พร้อมกับข้อดีก็มีข้อเสียเช่นกัน

ประการแรก ความปลอดภัยของเอกสารถือเป็นปัญหาร้ายแรง ไวรัสอาจเข้าสู่คอมพิวเตอร์ของคุณ และระบบบันทึกเอกสารอาจไม่ทำงาน ปัญหานี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการสร้างระบบการจอง

ข้อเสียที่เป็นไปได้อีกประการหนึ่งของการนำ EDS มาใช้อาจเป็นเรื่องอนุรักษ์นิยมของพนักงานที่จะจ้างในระบบ เมื่อเปลี่ยนมาใช้การจัดการเอกสารแบบอัตโนมัติ ไม่สามารถหลีกเลี่ยงและป้องกันความไม่พอใจของพนักงานที่คุ้นเคยกับการทำงานด้วยตนเองและมีความรู้ไม่ครบถ้วนเกี่ยวกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้เสมอไป

นอกจากนี้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังให้ความสำคัญกับการป้อนข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย ในกรณีนี้ปัจจัยด้านบุคคลมีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากการทำงานของระบบอย่างต่อเนื่องในอนาคตจะขึ้นอยู่กับคุณสมบัติและคุณภาพการทำงานของบุคลากร

ในขั้นตอนการจัดซื้อและการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ ฝ่ายบริหารของบริษัทจะต้องเตรียมพร้อม ต้นทุนทางการเงิน. แม้ว่าในภายหลังค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักจะได้รับการชดเชยโดยการลดต้นทุนในการทำงานกับเอกสารและปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสม

ไม่สามารถแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับคู่สัญญาทุกรายได้ เหตุผลก็คือไม่มีพื้นที่ข้อมูลที่เป็นหนึ่งเดียว ส่งผลให้หลายบริษัทถูกบังคับให้ทำการแลกเปลี่ยนเอกสารทั้งแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ไปพร้อมๆ กัน ข้อเท็จจริงคงเห็นได้ชัดเจนว่าการโอนนิติกรรมและสัญญา ทางอิเล็กทรอนิกส์จะทำให้การทำงานระหว่างลูกค้าและลูกค้าง่ายขึ้นอย่างมากในกลุ่มตลาดใดๆ

ข้อกำหนดบังคับสำหรับเอกสารส่วนใหญ่ซึ่งทำให้มีผลทางกฎหมายคือลายเซ็นส่วนตัว อำนาจทางกฎหมายของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มักจะได้รับการยืนยันด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งตาม 63-FZ อาจมีสามประเภท:

1) เรียบง่าย ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์. ประเภทนี้ลายเซ็นถูกสร้างขึ้นโดยใช้รหัสผ่าน รหัส และเครื่องมืออื่นๆ ที่ระบุผู้เขียนเอกสารที่ลงนาม ในกรณีนี้ ไม่ได้ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เข้ารหัสลับ

2) ไม่เสริมแรง ลายเซ็นที่มีคุณสมบัติ. ในการสร้างลายเซ็นประเภทนี้ จะใช้วิธีการเข้ารหัส ซึ่งทำให้สามารถระบุผู้เขียนเอกสารได้ ลายเซ็นที่ไม่มีเงื่อนไขที่ได้รับการปรับปรุงมักเป็นแบบอะนาล็อกของเอกสารที่มีการประทับตรา

3) ลายเซ็นที่ผ่านการรับรองขั้นสูงสามารถแทนที่เอกสารกระดาษได้ในทุกกรณี ข้อยกเว้นคือสถานการณ์ที่ต้องใช้เอกสารกระดาษในระดับนิติบัญญัติเท่านั้น

ปัจจุบัน รัฐส่วนใหญ่ถือว่าทั้งเอกสารกระดาษที่มีลายเซ็นปกติและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรองมีความเท่าเทียมกัน

การเปลี่ยนแปลงขององค์กรจากการจัดการเอกสารกระดาษไปเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์จะต้องมีความสามารถและมีความคิดที่ดี เนื่องจากขั้นตอนนี้จะเป็นตัวกำหนด ทำงานต่อไปองค์กรทั้งหมด

บ่อยครั้งที่ผู้ริเริ่มกระบวนการอัตโนมัติของกระบวนการไหลเอกสารในองค์กรคือผู้อำนวยการทั่วไป ความสนใจของฝ่ายบริหารในการเปลี่ยนไปใช้การรับส่งเอกสารแบบไร้กระดาษมีบทบาทสำคัญ เนื่องจากความสำเร็จของโครงการนี้ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับสิ่งนี้

โดยทั่วไปแล้ว ระบบอัตโนมัตินั้นแบ่งออกเป็นสองส่วนตามอัตภาพ: ตัวกระบวนการและรายงาน ซึ่งก็คือการควบคุมการทำงานของผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป

หากงานไม่เพียงแต่ใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจด้วย จะต้องมีการกำหนดเงื่อนไขการอ้างอิงร่วมกับผู้จัดการที่รับผิดชอบกระบวนการเหล่านี้ เฉพาะในกรณีที่พวกเขาถูกคัดเลือกเป็นพันธมิตรเท่านั้นจึงจะสามารถสร้างเวอร์ชันการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ประสบความสำเร็จได้

กระบวนการอัตโนมัติสามารถแบ่งออกเป็นหลายขั้นตอนสำคัญ:

ขั้นตอนที่ 1 ข้อกำหนดทางเทคนิค ในการเริ่มต้น ผู้จัดการโครงการจะต้องตัดสินใจเกี่ยวกับงานที่ระบบในอนาคตควรทำ งานที่มีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนจะช่วยให้คุณบรรลุผลสำเร็จ ทางเลือกที่ถูกต้องในระยะที่สอง

ขั้นตอนที่ 2 การเลือกโซลูชันด้านไอที สำหรับองค์กรที่มีปริมาณเอกสารน้อยก็อาจจะเพียงพอต่อการใช้งาน ฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ข้อมูล เช่น Access หรือ Excel กล่าวคือ องค์กรขนาดเล็กไม่จำเป็นต้องมีส่วนร่วมในการปรับโครงสร้างการรับส่งข้อมูลทั่วโลกเสมอไป

ผู้จัดการ วิสาหกิจขนาดใหญ่ใครมี หน่วยงานระดับภูมิภาคในทางกลับกัน ผู้ที่ต้องการดำเนินการรับส่งเอกสารแบบอัตโนมัติ จะต้องเตรียมพร้อมสำหรับการดำเนินการที่มีราคาแพงและใช้เวลานาน

ขั้นตอนที่ 3 คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ ก่อนที่จะเริ่มใช้การจัดการเอกสารจำเป็นต้องศึกษากระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ในปัจจุบันขององค์กร ในขั้นตอนนี้จะมีการมอบบทบาทผู้นำให้กับหัวหน้าแผนกที่เกี่ยวข้องกับระบบอัตโนมัติ หน้าที่หลักของพวกเขาคือการช่วยอธิบายเส้นทางของเอกสารและสร้างกระบวนการทางธุรกิจทีละขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 4 ในขั้นตอนนี้จะมีการจัดทำประมาณการตารางปฏิทินรายการทรัพยากรที่จำเป็นและแผนงานทั่วไปได้รับการพัฒนา ในกรณีนี้ จำเป็นต้องคำนึงถึงข้อดีและข้อเสียที่มีอยู่ทั้งหมดที่จะปรากฏขึ้นหลังจากระบบอัตโนมัติของเอกสาร

ขั้นตอนที่ 5 การนำไปปฏิบัติ ในขั้นตอนนี้ การนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้โดยตรงเกิดขึ้น ระยะเวลาของขั้นตอนขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของโครงสร้างองค์กรและกระบวนการทางธุรกิจที่เกิดขึ้นโดยตรง การควบคุมและประสานงานการทำงานดำเนินการโดยผู้จัดการโครงการ

ขั้นตอนที่ 6 เสร็จสิ้น ในขั้นตอนนี้ โปรแกรมจะถูกทดสอบ บ่อยครั้งที่การทดสอบเผยให้เห็นช่องว่างของระบบอัตโนมัติ ขั้นตอนนี้มีความสำคัญเนื่องจากยังมีโอกาสที่จะขจัดปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว

ขั้นตอนที่ 7 นำโครงการไปปฏิบัติ นี่อาจเป็นหนึ่งในวิธีการใช้งานที่ใช้เมื่อเริ่มต้นใช้งานระบบ:

กลยุทธ์แบบคู่ขนานนั่นคืองานจะดำเนินการตามระบบเก่า แต่ในขณะเดียวกันก็ใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ ในกระบวนการนี้ สองระบบ - เก่าและใหม่ - จะถูกเปรียบเทียบอย่างต่อเนื่อง และผลก็คือ ระบบใหม่จะค่อยๆ ปรับเปลี่ยน อย่างไรก็ตาม เนื่องจากข้อมูลซ้ำซ้อน วิธีการนี้จึงใช้เวลานานและต้องใช้แรงงานมากที่สุด

Leap - การเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่จะดำเนินการทันทีนั่นคือไม่มีกระบวนการเปลี่ยนแปลง วิธีการนี้มีประสิทธิภาพแต่มีความเสี่ยงมาก

เปิดตัวโครงการนำร่อง-การกระโดดเกิดขึ้นในพื้นที่เดียว วิธีการนี้มีความน่าเชื่อถือ

ระบบอัตโนมัติตามลำดับ การนำไปปฏิบัติเริ่มต้นจากปัญหาคอขวด และส่วนใหม่ๆ จะเริ่มมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ ตามกฎแล้วเมื่อเลือกวิธีนี้จะใช้เวลามาก แต่ผลตอบแทนจะปรากฏให้เห็นเกือบจะในทันที

ในขั้นตอนนี้ ไม่ว่ากลยุทธ์ที่เลือกไว้จะเป็นอย่างไร ความยากลำบากอาจเกิดขึ้นเนื่องจากความอนุรักษ์นิยมของพนักงาน อย่างไรก็ตาม ด้วยแนวทางที่ถูกต้อง โอกาสที่จะเกิดความเสี่ยงจะลดลงอย่างมาก

ขั้นตอนที่ 8 การตรวจสอบการใช้งานระบบ เป้าหมายหลักในขั้นตอนนี้คือการบรรลุการใช้งานโปรแกรมอย่างค่อยเป็นค่อยไปอย่างเต็มประสิทธิภาพ นั่นคือโปรแกรมควรกลายเป็นเครื่องมือจัดการเอกสารจริงและไม่ใช่ชุดของไฟล์

จุดสำคัญอีกประการหนึ่งคือความจริงที่ว่าแม้หลังจากเสร็จสิ้นแต่ละขั้นตอนของการทำงานอัตโนมัติทั้งแปดขั้นตอนสำเร็จแล้ว ระบบที่นำไปใช้งานจะต้องได้รับการปรับปรุงและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง นี่เป็นหนึ่งในปัจจัยหลักสำหรับการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรให้ประสบความสำเร็จ

การสนับสนุนเพิ่มเติมของระบบจะต้องรวมถึง:

ดูแลรักษาระบบให้อยู่ในสภาพการทำงาน อาจประกอบด้วยการให้คำแนะนำผู้ใช้ การแก้ไขปัญหาข้อผิดพลาด และการสำรองข้อมูล

การปรับเปลี่ยนไดเร็กทอรีระบบตามการเปลี่ยนแปลงปัจจุบันในองค์กร

ติดตามการเปลี่ยนแปลงในกฎหมาย

การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าในระบบให้ตรงตามความต้องการของพนักงานใหม่

บรรณานุกรม:

1. Minakov V. F. , Minakova T. E. , Galstyan A. Sh. , Shiyanova A. A. ค่าคงที่เวลาของนวัตกรรมเอฟเฟกต์เพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า // วารสารสังคมศาสตร์เมดิเตอร์เรเนียน – 2558. – ฉบับที่ 6 - 36. – หน้า. 307-312.

2. Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. , Minakov V. F. , Minakova T. E. การตรวจสอบแบบจำลองทางเศรษฐกิจและคณิตศาสตร์ของการพัฒนานวัตกรรมการสื่อสารและโทรคมนาคมสารสนเทศในรัสเซีย // กระดานข่าวของมหาวิทยาลัย North Caucasus Federal – 2558 – ลำดับที่ 3 (48) – หน้า 78-84.

3. Goryacheva E. A. , Minakov V. F. , Barabanova M. I. แบบจำลองการจัดการสภาพคล่องภายใต้การควบคุมของธนาคารแห่งรัสเซียแบบเรียลไทม์ // เศรษฐศาสตร์สถิติและสารสนเทศ กระดานข่าวยูโม่ – 2556. – ฉบับที่ 4. – หน้า 178-183.

4. มินาคอฟ วี.เอฟ.. – 2015. – หมายเลข 11 (23) - กับ. 32.

5. มินาคอฟ วี.เอฟ.. – 2016. – หมายเลข 3 (27) – น.30.

6. มินาคอฟ วี.เอฟ.. – 2015. – หมายเลข 7 (19) – น.31.

7. Minakov V.F. ฟังก์ชันคลื่นการผลิต // วารสารการวิจัยทางวิทยาศาสตร์ระหว่างประเทศ = วารสารการวิจัยการศึกษานานาชาติ – 2014 – ลำดับที่ 10-1 (29) – หน้า 22-25.

8. Minakov V.F. ฟังก์ชั่นการผลิตใน กระแสโลจิสติกส์// วารสารวิจัยนานาชาติ = วารสารวิจัยการศึกษานานาชาติ. – 2014 – ลำดับที่ 11-3 (30) – หน้า 55-58.

9. Minakov V.F. ความแตกต่างและความคล้ายคลึงกันในช่วงเวลาของทฤษฎีรุ่น // วารสารการวิจัยทางวิทยาศาสตร์ระหว่างประเทศ = วารสารการวิจัยการศึกษานานาชาติ – 2014 – ลำดับที่ 12-2 (31) – หน้า 122-124.

10. Minakov V.F. ความยืดหยุ่นด้านราคาของอุปสงค์และอุปทานคุณภาพ // เทคโนโลยีสารสนเทศในธุรกิจ รวบรวมบทความทางวิทยาศาสตร์ของการประชุมวิทยาศาสตร์นานาชาติครั้งที่ 8 - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก. สำนักพิมพ์ "Info-da" – 2556. – หน้า 51-60.

11. มินาคอฟ วี.เอฟ.. – 2015. – หมายเลข 2 (14) – ป.5.

12. Minakov V. F. , Lobanov O. S. , Ostroumov A. A. การปรับใช้โครงสร้างพื้นฐานคลาวด์ในพื้นที่ข้อมูลระดับภูมิภาค // การทบทวนทางวิทยาศาสตร์ – 2557. – ฉบับที่ 11. – หน้า 103-106.

13. Minakov V.F. , Malyshenko A.V. การสลายตัวของกระบวนการนวัตกรรมในมหาวิทยาลัย // วิทยาศาสตร์ นวัตกรรม. เทคโนโลยี – พ.ศ. 2547 – ฉบับที่ 36. – หน้า 12–15.

14. Minakov V. F. , Minakova T. E. สังคมสารสนเทศและปัญหาของวิทยาการคอมพิวเตอร์ประยุกต์ // วารสารการวิจัยทางวิทยาศาสตร์ระหว่างประเทศ = วารสารวิจัยการศึกษานานาชาติ – 2014. – ลำดับที่ 1-1 (20). – หน้า 69-70.

15. มินาคอฟ วี.เอฟ.. – 2016. – หมายเลข 6 (30) – ป.37.

16. มินาคอฟ วี.เอฟ.. – 2016. – หมายเลข 4 (28) – น.17.

17. มินาคอฟ วี.เอฟ.. – 2016. – หมายเลข 5 (29) – น.36.

18. มินาคอฟ วี.เอฟ.. – 2016. – หมายเลข 1 (25) – หน้า 13.

19. Minakova T. E. , Minakov V. F. การประหยัดพลังงานเป็นตัวคูณของประสิทธิภาพทางเศรษฐกิจ // วารสารการวิจัยทางวิทยาศาสตร์ระหว่างประเทศ = วารสารการวิจัยการศึกษานานาชาติ – 2013 – ลำดับที่ 11-2 (18). – ป.60-61.

20. Putkina L. V. Dynamics แนวคิดการพัฒนาโครงสร้างผู้ประกอบการ // วารสารการวิจัยทางวิทยาศาสตร์ระดับนานาชาติ 2558. ฉบับที่ 2-3 (33). น.79-80.

21. Putkina L.V. คุณลักษณะของโครงสร้างผู้ประกอบการเชิงนวัตกรรม//วารสารการวิจัยทางวิทยาศาสตร์ระดับนานาชาติ 2558. ฉบับที่ 2-3 (33). ป.80-82.

22. Putkina L.V. การออกแบบระบบอัจฉริยะทางเศรษฐศาสตร์ เปิดบทความเก็บถาวรหมายเลข 0321400431 30/07/2014

23. ปุตกินา แอล.วี. แนวคิดของแนวทางกระบวนการในการจัดการ // ในโลกแห่งการค้นพบทางวิทยาศาสตร์ 2015.หมายเลข 11.7(71) หน้า 2759-2765.

24. ปุตคินา แอล.วี. – 2559 – อันดับ 05 (029) / [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์] – โหมดการเข้าถึง – URL:

25. ปุตกินา แอล.วี. – 2558 – อันดับ 12 (24) / [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์] – โหมดการเข้าถึง – URL: http://site/24/3125/

26. ปุตกินา แอล.วี. – 2558 – อันดับ 10 (22) / [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์] – โหมดการเข้าถึง – URL: http://site/22/2975/

27. ปุตกินา แอล.วี.. – 2559 – หมายเลข. 07 (031) / [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์] – โหมดการเข้าถึง – URL:

28. ปุตกินา แอล.วี. คุณสมบัติการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับ งานที่มีประสิทธิภาพองค์กรสมัยใหม่ // เว็บไซต์วารสารวิทยาศาสตร์และการปฏิบัติอิเล็กทรอนิกส์ – พ.ศ. 2559 – ลำดับที่ 01 (25) / [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์] – โหมดการเข้าถึง – URL:

29. ปุตกินา แอล.วี. – 2558 – อันดับ 10 (22) / [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์] – โหมดการเข้าถึง – URL: http://site/22/2976/

30. ปุตกินา แอล.วี. – 2559 – อันดับ 01 (25) / [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์] – โหมดการเข้าถึง – URL:

31. ปุตกินา แอล.วี. – 2559 – ลำดับที่ 03 (027) / [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์] – โหมดการเข้าถึง – URL: http://site/27/3343/

32. ปุตกินา แอล.วี. – 2559 – ลำดับที่ 05 (029) / [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์] – โหมดการเข้าถึง – URL:

33. ปุตกินา แอล.วี. – 2558 – ลำดับที่ 12 (24) / [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์] – โหมดการเข้าถึง – URL: http://site/24/3070/

34. ปุตกินา แอล.วี. – 2559 – ลำดับที่ 02 (026) / [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์] – โหมดการเข้าถึง – URL: http://site/26/3226/

35. ชิยาโนวา A. A., Galstyan A. Sh., Minakov V. F., Minakova T. E. การสร้างแบบจำลองทางคณิตศาสตร์แนวโน้มเศรษฐกิจมหภาคในการพัฒนาธุรกิจประกันภัย // ประเด็นร่วมสมัยวิทยาศาสตร์และการศึกษา – 2014. – ฉบับที่ 4. – หน้า 436.

รายการคำถาม เป้าหมาย และผลลัพธ์ของการสำรวจกระบวนการ อัลกอริธึมการวิเคราะห์ คำอธิบายในรูปแบบของไดอะแกรมที่เข้าใจได้ คำแนะนำสำหรับการพัฒนาข้อกำหนดด้านการทำงานสำหรับระบบ และเนื้อหาของเอกสารการออกแบบ

การสำรวจข้อมูลเป็นขั้นตอนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนและการนำ EDS ไปใช้ ท้ายที่สุดแล้ว คุณภาพของการตัดสินใจเพื่อปรับกระบวนการให้เหมาะสมและพัฒนาข้อกำหนดสำหรับการทำงานของ EDMS โดยตรงนั้นขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ได้รับและคุณภาพของการนำเสนอ

ในเรื่องนี้ มีความจำเป็นต้องปฏิบัติตามหลักการหลักของการสำรวจ - เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์ เชื่อถือได้ และทันสมัยเกี่ยวกับกระบวนการที่วางแผนให้เป็นอัตโนมัติ

แบบสำรวจก่อนโครงการ

จากมุมมองของบริษัทที่ปรึกษาที่นำเสนอบริการในตลาดสำหรับการให้คำปรึกษาและการใช้งาน EDMS เช่น การนำ EDMS ไปใช้สำหรับนักวิเคราะห์คือ ภายนอกโครงการ การสำรวจก่อนโครงการถือเป็นส่วนหนึ่งของวิธีการขาย (เป็นหนึ่งในขั้นตอน "ก่อนการขาย") อย่างไรก็ตาม งานส่วนใหญ่ในขั้นตอนนี้ดำเนินการโดยนักวิเคราะห์ เช่นเดียวกับในขั้นตอนการวิเคราะห์ที่กำหนดโดยวิธีการนำไปใช้ ด้วยเหตุนี้ การสำรวจก่อนโครงการจึงถือเป็นส่วนหนึ่งของระเบียบวิธีการดำเนินงานด้วย

การดำเนินการสำรวจก่อนโครงการยังมีประโยชน์สำหรับนักวิเคราะห์ที่ทำงานเกี่ยวกับการนำ EDMS ไปใช้เช่นกัน ภายในโครงการองค์กร (องค์กร) เช่น นักวิเคราะห์เป็นพนักงานของบริษัทที่กำลังดำเนินการ EDMS

แผนผังผลการสำรวจก่อนโครงการ

เป้าหมายแบบสำรวจก่อนโครงการ ได้แก่

• การได้รับข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการนำ EDMS ไปใช้
• การกำหนดเป้าหมายการดำเนินงาน
• การระบุข้อกำหนดหลักทั่วไปสำหรับ EDMS และขอบเขตโครงการ
• การกำหนดสถานะทั่วไปขององค์กรของการไหลของเอกสารและงานในสำนักงาน
• การระบุตัวตนของผู้ใช้หลัก (เสมียน ผู้จัดการ ฯลฯ)
• การกำหนดระดับความซับซ้อนโดยรวมของโครงการที่มีศักยภาพ
• การประเมินความต้องการในการย้ายข้อมูลและบูรณาการกับซอฟต์แวร์อื่น
• การรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นเพื่อเตรียมข้อเสนอเชิงพาณิชย์ที่มีประสิทธิผลและชนะรางวัล [หากงานดำเนินการโดยบริษัทภายนอกวัตถุการดำเนินการ]

เพื่อให้ได้ข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับโครงการ จึงมีการดำเนินการสำรวจและสัมภาษณ์ผู้ใช้หลัก (ลูกค้า ผู้จัดการโครงการ หัวหน้าแผนก ผู้ใช้หลัก)

ตัวอย่างคำถามในแบบสอบถาม ซึ่งเป็นคำตอบที่จะช่วยให้คุณได้รับข้อมูลหลักจากลูกค้าและผู้ใช้ EDMS ในอนาคต จะแสดงไว้ในส่วน "คำถามสำหรับแบบสอบถามและการสัมภาษณ์"

ผลที่ตามมามีการตรวจสอบก่อนโครงการ:

• การประเมินปริมาณงานที่จำเป็นในการดำเนินการ EDMS
• การจัดทำรายงานการสำรวจก่อนโครงการ
• การเตรียมและการสาธิตต้นแบบโซลูชัน (หากจำเป็น)
• การเตรียมข้อเสนอทางการค้า

1. เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการนำ EDMS ไปใช้
2. ขอบเขตของโครงการสำหรับการดำเนินการ EDMS
3. ข้อมูลอื่นๆ ที่ได้รับ

หลังจากดำเนินการสำรวจก่อนโครงการ จะสามารถประมาณปริมาณงานเชิงวิเคราะห์และทางเทคนิคที่จะต้องดำเนินการ รวมถึงผลลัพธ์ที่ควรได้รับ

ด้วยเหตุนี้ จึงได้มีการพัฒนาเอกสารซึ่งประกอบด้วยคำอธิบายข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับ EDMS ขอบเขตโครงการ และข้อมูลอื่นๆ ที่ระบุ หากการสำรวจข้อมูลดำเนินการโดยองค์กรภายนอกลูกค้า จะมีการเตรียมโซลูชันต้นแบบเพื่อสาธิตให้กับลูกค้า (หากจำเป็น) และ ข้อเสนอเชิงพาณิชย์.

ในขั้นตอนนี้ขึ้นอยู่กับที่ได้รับ ข้อมูลเบื้องต้น,ผู้จัดการโครงการ (PM) จัดทำแผนงานพื้นฐาน โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) และกฎบัตรโครงการ

ในขั้นตอนนี้ การเลือกแพลตฟอร์มที่จะพัฒนา EDMS ก็อาจเกิดขึ้นได้เช่นกัน

การสำรวจและวิเคราะห์ข้อมูล

การใช้ผลลัพธ์ของการสำรวจก่อนโครงการเป็นจุดเริ่มต้น การสำรวจข้อมูลจะชี้แจงข้อมูลที่ได้รับก่อนหน้านี้ ตรวจสอบและอธิบายกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ (“ตามสภาพ”) และเสนอกระบวนการทางธุรกิจที่ปรับให้เหมาะสมในอนาคต (“เป็น”) “ ตามที่ควรจะเป็น”) และยังอธิบายการแก้ไขที่จำเป็นทั้งหมดในระบบเพื่อรองรับกระบวนการทางธุรกิจและอินเทอร์เฟซ EDMS เหล่านี้

แผนผังผลการสำรวจข้อมูล

เป้าหมายแบบสำรวจข้อมูล ได้แก่

• การศึกษาและคำอธิบายที่ชัดเจนของกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นอัตโนมัติ
• ความหมายและคำอธิบายของการปรับเปลี่ยนระบบ อินเทอร์เฟซ รวมถึง การเชื่อมต่อกับระบบภายนอกและวิธีการถ่ายโอนข้อมูลจาก โปรแกรมที่มีอยู่ซึ่งจะต้องมีการพัฒนาและดำเนินการในระหว่างโครงการ
• การพัฒนาข้อกำหนดทางเทคนิค (TOR)
• การพัฒนาคำแนะนำสำหรับการรื้อปรับระบบ (การเพิ่มประสิทธิภาพ) ของการไหลของเอกสารและการจัดระเบียบของการไหลของเอกสารและงานในสำนักงาน

วัตถุประสงค์ของขั้นตอนนี้คือเพื่อระบุข้อกำหนดของลูกค้าสำหรับผลการดำเนินงาน ดังนั้นการทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดระหว่างลูกค้า ผู้ใช้หลัก และนักวิเคราะห์จึงเป็นสิ่งจำเป็นตลอดทั้งขั้นตอนของการสำรวจและวิเคราะห์ข้อมูล โดยทั่วไป การสำรวจข้อมูลเป็นขั้นตอนถัดไปหลังจากการสำรวจก่อนโครงการ และเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบโดยละเอียดของทุกด้านของธุรกิจที่จะได้รับผลกระทบในระหว่างโครงการ แทนที่จะระบุเพียงขอบเขตการทำงานหลักและ "แอปพลิเคชันนักฆ่า" เนื่องจาก เสร็จสิ้นแล้วในช่วงการสำรวจก่อนโครงการ .

เพื่อให้ได้ข้อมูลที่จำเป็น การสำรวจและการสัมภาษณ์ผู้ใช้หลัก (ลูกค้า ผู้จัดการโครงการ หัวหน้าแผนก ผู้ใช้หลัก) จะดำเนินการคล้ายกับการสำรวจก่อนโครงการ แต่ในระดับที่ละเอียดกว่า

ตัวอย่างคำถามในแบบสอบถาม ซึ่งเป็นคำตอบที่จะช่วยให้คุณได้รับข้อมูลจากลูกค้าและผู้ใช้ EDMS ในอนาคต จะแสดงไว้ในส่วน "คำถามสำหรับแบบสอบถามและการสัมภาษณ์"

ผลลัพธ์งานดังกล่าวสะท้อนให้เห็นในเอกสารหรือรายงานข้อกำหนดด้านการทำงาน (FR) หรือ เงื่อนไขการอ้างอิง(ขึ้นอยู่กับความยากง่ายของโครงการ)

เอกสารขั้นสุดท้ายจะต้องมี:

1. ข้อกำหนดด้านการทำงานสำหรับ EDMS
2. คำอธิบายของอินเทอร์เฟซ EDMS
3. คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ
4. คำแนะนำสำหรับการปรับรื้อระบบ (การเพิ่มประสิทธิภาพ) ของการไหลของเอกสาร
5. ข้อมูลอื่นๆ ที่ได้รับระหว่างการสำรวจและวิเคราะห์

จากผลงานที่ดำเนินการเพื่อจัดระเบียบงานในสำนักงานและการไหลของเอกสารอย่างมีประสิทธิผล และการตัดสินใจใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทีมงานโครงการจึงกำหนดข้อกำหนดสำหรับระบบอัตโนมัติ จัดทำรายการกระบวนการให้เป็นอัตโนมัติ กำหนด ลำดับความสำคัญและลำดับของระบบอัตโนมัติ

หลังจากการกำหนดเป้าหมาย วัตถุประสงค์ และขอบเขตของโครงการสำหรับการนำ EDMS ไปใช้ งานจะเริ่มต้นในการพัฒนาและการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อัตโนมัติไปใช้

เพื่อให้การทำงานกับเอกสารเป็นอัตโนมัติอย่างมีประสิทธิภาพ ขอแนะนำ:

1. ทำรายการที่มีอยู่ ประเภทของเอกสารในองค์กร
2. ทำ การตรวจสอบแต่ละประเภทเอกสาร (ดูด้านล่าง)*
3. เขียน รายชื่อพนักงานที่รับผิดชอบสำหรับการสร้างเอกสาร (ใครเป็นคนสร้างเอกสารประเภทไหน)
4. เขียน รายชื่อพนักงานที่เข้ามาเยี่ยมชม ลงนาม อนุมัติเอกสาร (ใคร, เอกสารประเภทใด, เงื่อนไขที่ต้องขอวีซ่า, ลายเซ็น)
5. อ้างอิงจากรายการเหล่านี้ สร้างเส้นทางทั่วไปการผ่านเอกสารที่มีเงื่อนไขในการผ่าน - อัลกอริธึม (Operagram หรือ Graphic Document Flow Scheme)
6. กำหนดสิ่งที่จำเป็น เอกสารทางบัญชี (รายงาน): เงื่อนไขสำหรับการสร้างรายงานและแบบฟอร์ม
7. กำหนดประเภทของเอกสารที่ต้องอยู่ภายใต้การควบคุม (กำหนดกำหนดเวลา รูปแบบการแจ้งเตือน รูปแบบของบัตรควบคุม เงื่อนไขในการถอดถอนออกจากการควบคุม)
8. ขึ้นอยู่กับการสำรวจ จัดทำคำแนะนำสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนในกรณีที่จำเป็น
9. สร้างรายการกรณีและปัญหา(ระบุระยะเวลาการเก็บรักษาและหลักการในการขึ้นรูปกล่อง) หากจำเป็น
10. ทำรายการที่สะท้อนถึงกลไกการเข้าถึง หลากหลายชนิดเอกสาร (ขึ้นอยู่กับตำแหน่ง)

การตรวจสอบเอกสารแต่ละประเภท:

• อธิบายเทคโนโลยีเอกสาร (รวบรวม): ชุดรายละเอียด, ตำแหน่ง, วิธีการกรอก (ถ้าจำเป็น)
• อธิบายรูปแบบของบัตรลงทะเบียนและบัตรควบคุม (RCC): การตั้งค่าและการจัดเรียงฟิลด์ในการ์ด
• แสดงเงื่อนไขในการเคลื่อนย้ายเอกสาร (ความพร้อมของลายเซ็น, วีซ่า, เช็ค ฯลฯ );
• แสดงแผนภาพการไหลของเอกสาร (เส้นทาง) หรือรายชื่อผู้รับรองหลัก ผู้ลงนาม ฯลฯ
• อธิบายวิธีการลงทะเบียน รหัสที่กำหนดให้กับเอกสารประเภทต่างๆ

คำถามสำหรับแบบสอบถามและการสัมภาษณ์

รายการต่อไปนี้เป็นคำถามที่สามารถใช้ในแบบสอบถามหรือเมื่อสัมภาษณ์ผู้ใช้เมื่อดำเนินการสำรวจวัตถุประสงค์ของการนำ EDMS ไปใช้ คำถามคือคำแนะนำ ไม่มีข้อกำหนดที่ชัดเจนสำหรับการดำเนินการสำรวจ ดังนั้นนักวิเคราะห์จะต้องมีความคิดสร้างสรรค์ในการรับข้อมูลที่จำเป็น จัดโครงสร้างและจัดแสดง

จำเป็นต้องทำให้กระบวนการจัดการเอกสารเป็นอัตโนมัติ:
1. เป้าหมายระยะยาวและระยะสั้นของการนำระบบไปใช้คืออะไร?
2. อะไรคือเกณฑ์หลักสำหรับความสำเร็จของโครงการนำระบบการจัดการเอกสารไปใช้?
3. ควรใช้ระบบภายในกรอบเวลาใด? อะไรคือสาเหตุของกำหนดเวลาเหล่านี้?
4. ใครคือผู้ริเริ่มโครงการหลัก: เพื่อประโยชน์ของแผนกหรือผู้จัดการ (ผู้จัดการ) ใดที่วางแผนจะใช้ระบบ?
5. ใครคือลูกค้าหลักของ EDMS (แผนกใด) และผู้เข้าร่วมหลักของ EDMS?
6. เมื่อนำระบบไปใช้ คุณกำลังวางแผนที่จะเปลี่ยนมาใช้เทคโนโลยีไร้กระดาษทั้งหมดหรือบางส่วนสำหรับงานในสำนักงานและการรับส่งข้อมูลเอกสารหรือไม่? อธิบายว่าคุณเห็นมันอย่างไร
7. มีแผนที่จะใช้การป้องกันข้อมูลการเข้ารหัสและระบบลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ (CIPF และ EDS) หรือไม่? หากใช่ โปรดระบุชื่อหรือประเภทของระบบลำดับความสำคัญ
8. กำลังประมวลผล เอกสาร ประเภทใด รูปแบบ และประเภทใดที่ระบบวางแผนให้ทำงานอัตโนมัติ?
8.1. อธิบายพารามิเตอร์หลักของแต่ละพารามิเตอร์โดยย่อระบุความแตกต่าง
8.2. กำหนดลำดับความสำคัญของคุณ
9. มีการวางแผนที่จะติดตั้งเวิร์กสเตชันจำนวนเท่าใดในคราวเดียว?
10. มีการวางแผนสถานที่ทำงานกี่แห่งที่จะเชื่อมต่อกับระบบในที่สุด (ทั้งหมด)?
11. มีการวางแผนการดำเนินการ EDMS ในแผนกใดบ้าง?
12. อธิบายหน้าที่รับผิดชอบหลักของแผนกต่างๆ - ผู้เข้าร่วมหลักของ EDMS

เรื่องขององค์กร:
13. มีผู้เชี่ยวชาญทางเทคนิคที่จะเป็นผู้นำโครงการในนามของลูกค้าหรือไม่?
14. มีผู้เชี่ยวชาญในสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนที่จะเป็นผู้นำโครงการในนามของลูกค้าหรือไม่?

คำถามเกี่ยวกับการศึกษาก่อนวัยเรียน:
15. มีข้อกำหนดคำแนะนำข้อบังคับหรือเอกสารเชิงบรรทัดฐานอื่น ๆ ที่ได้รับอนุมัติซึ่งควบคุมการทำงานกับเอกสาร (คำอธิบายกฎของงานในสำนักงานและการไหลของเอกสาร) หรือไม่?
15.1. พวกเขามีความเป็นผู้ใหญ่และมีความเกี่ยวข้องมากแค่ไหน?
15.2. มีแผนจะเปลี่ยนแปลงหรือไม่?
15.3. หากมีเอกสารดังกล่าวกรุณาจัดเตรียมเพื่อการวิเคราะห์
16. หากไม่มีกฎดังกล่าว (ข้อบังคับ คำแนะนำ วิธีการ) หรือไม่เกี่ยวข้อง จำเป็นต้องดำเนินการสำรวจ คำอธิบาย และการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการที่มีอยู่หรือไม่?
16.1. มีความเข้าใจถึงความจำเป็นและทันเวลาของการกระทำดังกล่าวหรือไม่?
16.2. หรือมีแผนที่จะทำให้กระบวนการอัตโนมัติ “ตามที่เป็นอยู่”?
16.3. หากจะดำเนินการสำรวจและปรับให้เหมาะสม ให้กำหนดขอบเขตการสำรวจ เป้าหมาย และเกณฑ์การปรับให้เหมาะสม
17. เอกสารดำเนินการอย่างไร?
17.1. รวมศูนย์;
17.2. กระจายอำนาจ;
17.3. ผสม
18. แผนกหรือพนักงานคนไหนที่รับผิดชอบการทำงานด้านเอกสาร?
19. ใครในบริษัทเป็นผู้จัดงานเอกสาร (แผนกไหน)?
20. ฟังก์ชันใดบ้าง (กระบวนการ งาน) ที่ต้องทำให้เป็นอัตโนมัติสำหรับเอกสารประเภทนี้? อธิบายพวกเขา (สั้น ๆ )
21. เอกสารแต่ละประเภทที่ระบุมีปริมาณการรับส่งเอกสารประมาณเท่าใดต่อปี/เดือน?
22. ระบุประเภทของเอกสารที่ใช้แบบฟอร์มและเทมเพลตงานที่มีการวางแผนให้เป็นอัตโนมัติ?
23. เอกสารแต่ละประเภทใช้รูปแบบการบัญชีและการลงทะเบียนแบบใด? อธิบายโครงสร้าง กฎการกรอก กฎการสร้างหมายเลขทะเบียน
24. เอกสารใดบ้างที่ต้องได้รับการควบคุมเพิ่มเติม? อธิบายลักษณะและข้อกำหนดในการควบคุม
25. ต้องมีการรายงานประเภทและประเภทใดสำหรับเอกสารแต่ละประเภท?
26. ประเภทของงานที่ทำกับเอกสารแต่ละประเภท การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเอกสารระหว่างกระบวนการทางธุรกิจ
27. อธิบายความรับผิดชอบงานในการประมวลผลเอกสารของพนักงานที่เข้าร่วมในการไหลของเอกสาร
28. อธิบายเทคโนโลยีที่มีอยู่สำหรับการทำงานกับเอกสารในองค์กรหรือแผนก:
28.1. ขั้นตอนการส่งต่อการประมวลผลและการลงทะเบียนเอกสารขาเข้า
28.2. ขั้นตอนของฝ่ายบริหารในการตรวจสอบเอกสารขาเข้าและแนวทางแก้ไขปัญหา
28.3. โครงสร้างมติ
28.4. ขั้นตอนการยื่นเอกสารเพื่อการควบคุม
28.5. ประเภทของการควบคุม
28.6. กำหนดเวลา;
28.7. รายการเอกสารการดำเนินการซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม
28.8. เทคโนโลยีการควบคุมการดำเนินการเอกสาร
28.9. ขั้นตอนการบันทึกเอกสารที่ได้รับเพื่อดำเนินการในแผนกโครงสร้าง
28.10. ขั้นตอนการลบเอกสารออกจากการควบคุม
28.11. ขั้นตอนการพิจารณาร่างเอกสารโดยฝ่ายบริหาร การอนุมัติจากหน่วยงานต่างๆ และการอนุมัติ
28.12. ขั้นตอนการลงทะเบียนและการส่งต่อการประมวลผลเอกสารขาออก
28.13. ขั้นตอนการพัฒนาเอกสารภายใน
28.14. การจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารในแผนกโครงสร้างและในคลังกลางขององค์กร
29. จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างในการทำงานกับเอกสาร?
30. เอกสารแต่ละประเภทใช้รูปแบบการบัญชีและการลงทะเบียนแบบใด?
30.1. อธิบายโครงสร้างและกฎการบรรจุ (ถ้ามี)
30.2. กฎสำหรับการสร้างหมายเลขทะเบียน
31. ต้องมีการรายงานประเภทและประเภทใดสำหรับเอกสารแต่ละประเภท?
31.1. รายงานสำนักงานปัจจุบัน
31.2. รายงานสำนักงานขั้นสุดท้าย
31.3. รายงานของสำนักงานสถิติ
32. ความสามารถในการสร้างและติดตามการเชื่อมต่อระหว่างเอกสาร

คำถามเกี่ยวกับพื้นที่เก็บข้อมูลถาวร:
33. มีไฟล์เก็บถาวรเป็นหน่วยโครงสร้างหรือไม่?
34. ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารอย่างรวดเร็ว?
35.มีคำแนะนำในการจัดเก็บเอกสารหรือไม่? ต่อหน้าของ เอกสารกำกับดูแลโปรดระบุพวกเขาด้วย
36. มีการตั้งชื่อคดีความ (ทุกปี) หรือไม่?
37. หน่วยใด ( ผู้บริหาร) มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดทำและการอนุมัติระบบการตั้งชื่อคดีรวม
38.มีการตรวจสอบมูลค่าเอกสารและการทำลายเอกสารหรือไม่?
39. มีเครื่องมืออ้างอิงทางวิทยาศาสตร์หรือไม่? ใครเป็นผู้นำมัน? อธิบายโครงสร้างของมัน
40. มีการพัฒนานโยบายการเข้าถึงเอกสารโดยเฉพาะเอกสารที่เป็นความลับหรือไม่?
41. มีแผนที่จะโอนเอกสาร “กระดาษ” เข้าระบบหรือไม่?
41.1. กรุณาระบุจำนวน รูปแบบ และประเภทของเอกสารโดยประมาณ
41.2. ที่เก็บถาวรเอกสารมีการกระจายตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์หรือไม่ ถ้าใช่ สถานที่จัดเก็บเอกสารอยู่ที่ไหน?
41.3. ระบุกรอบเวลาที่ต้องการในการถ่ายโอนข้อมูลเข้าระบบ
42. กฎใดบ้างที่ใช้สำหรับการเขียนเอกสารลงในไฟล์, ถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร, มาตรฐานการจัดเก็บคืออะไร?
43. กฎสำหรับการทำงานกับระบบการตั้งชื่อคดีของแผนก โครงสร้างและการจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารในแผนก งานด้วยซึ่งขึ้นอยู่กับระบบอัตโนมัติ

คำอธิบายของโครงสร้างองค์กร:
ในการดำเนินการประเมินข้อกำหนดเบื้องต้น จำเป็นต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กรของบริษัท คำอธิบายโครงสร้างองค์กรต้องเป็นแผนภาพ (ใน Visio, ARIS หรือรูปแบบอื่นที่คล้ายคลึงกัน) คำอธิบายข้อความก็เป็นไปได้เช่นกัน แผนภาพ (หรือคำอธิบายข้อความ) ของโครงสร้างองค์กรควรสะท้อนถึง:

44. รายชื่อองค์กรระดับบนสุด ( บริษัทจัดการ,รายชื่อคอมเพล็กซ์,สาขา,นิติบุคคลบุคคล บุคคล (เช่น สำนักงานของบริษัท) เป็นต้น) รวมถึง:
44.1. ชื่อองค์กร
44.2. ที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ขององค์กร
44.3. ความสัมพันธ์ระหว่างองค์กร (ลำดับชั้น)
44.4. ขอบเขตของกิจกรรมขององค์กร
45. โครงสร้างองค์กรขององค์กรระดับบนสุดซึ่งควรประกอบด้วย:
45.1. โครงสร้างของแผนก
45.2. ความสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ
45.3. หน้าที่ของแผนกต่างๆ
45.4. พื้นที่รับผิดชอบของหน่วยงานต่างๆ

ก่อนอื่น เรามีความสนใจในข้อมูลเกี่ยวกับหน่วยโครงสร้างที่จะเกี่ยวข้องกับการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้

โครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีขององค์กร:
46. ​​​​อะไร การสนับสนุนทางเทคนิคใช้ได้: ลักษณะเซิร์ฟเวอร์, ไซต์ไคลเอนต์?
47. ปัจจุบันมีการใช้ระบบสารสนเทศเพื่อทำให้งานปัจจุบันเป็นแบบอัตโนมัติหรือไม่?
47.1. ถ้าใช่ มีคุณสมบัติอะไรบ้าง?
47.2. คุณไม่พอใจกับ/ปัญหาปัจจุบันคืออะไร?
47.3. มีแผนจะเปลี่ยนใหม่ทั้งหมดหรือบางส่วนหรือไม่?
47.4. การย้ายข้อมูล: มีการวางแผนการถ่ายโอนข้อมูลที่สะสมอย่างไร:
- ไม่สามารถทนได้
- ถือด้วยมือ
- โอนอัตโนมัติ
47.5. หากคุณวางแผนที่จะถ่ายโอนข้อมูล “เก่า” ไปยังระบบใหม่โดยอัตโนมัติ จำเป็นต้องจัดเตรียมข้อมูลเกี่ยวกับโครงสร้างและรูปแบบการจัดเก็บข้อมูล และกำหนดข้อกำหนดสำหรับการแปลงข้อมูล
48. จำเป็นต้องบูรณาการกับระบบอื่นหรือไม่?
49. การกำหนดค่าทั่วไปของไคลเอนต์เวิร์กสเตชัน (โปรเซสเซอร์, RAM, ระบบปฏิบัติการ ฯลฯ) คืออะไร?
50. มีรายการซอฟต์แวร์มาตรฐานที่ติดตั้งบนพีซีในสำนักงานหรือไม่? หากใช่ โปรดระบุรายการนี้
51. คุณลักษณะของฮาร์ดแวร์เซิร์ฟเวอร์ขั้นพื้นฐานมีอะไรบ้าง?
52. พนักงานบริษัทใช้อีเมลของบริษัทในการทำงานประจำวันหรือไม่? คุณใช้เมลเซิร์ฟเวอร์และไคลเอ็นต์ใดอยู่
53. ระบุเวอร์ชันและผู้พัฒนาซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์อีเมลขององค์กร
54. โทโพโลยีเครือข่ายของคุณคืออะไร:
1.1. เครือข่ายท้องถิ่นใช้โดเมน Windows NT หรือไม่
1.2. มีเวิร์กสเตชันกี่เครื่องบนเครือข่ายท้องถิ่นของคุณ?
1.3. มีการกระจายอาณาเขตของเครือข่ายหรือไม่? หากมี:
1.3.1. การกระจายเวิร์กสเตชันระหว่างสาขา (สำนักงาน) คืออะไร?
1.3.2. ความสามารถของช่องทางการสื่อสารระหว่างส่วนเครือข่ายคืออะไร?
55. มีไฟล์เซิร์ฟเวอร์เฉพาะที่ออกแบบมาเพื่อจัดเก็บเอกสารหรือไม่? เอกสารที่จัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์นี้มีจำนวนประมาณเท่าใด
56. มีกลยุทธ์ในการจัดเก็บข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างหรือไม่ (พีซี, เซิร์ฟเวอร์ไฟล์เฉพาะ, ระบบย่อยการจัดเก็บข้อมูล ฯลฯ)
57. ปริมาณเอกสารโดยเฉลี่ยที่จัดเก็บไว้ในเวิร์กสเตชันไคลเอนต์คือเท่าใด?
58. องค์กรใช้ระบบข้อมูลองค์กร (CIS) ใดบ้าง
59. มี DBMS ที่ได้รับอนุญาตหรือไม่ และใช้งานอย่างไร ระบุนักพัฒนาและเวอร์ชันของ DBMS ที่ใช้ในองค์กร
60. บริการไดเร็กทอรีใช้เพื่อระบุผู้ใช้หรือไม่? ถ้าใช่ โปรดระบุว่าอันไหน
61. มีบริการสนับสนุนทางเทคนิคสำหรับผู้ใช้ (helpdesk) หรือไม่? มีกฎระเบียบสำหรับบริการนี้หรือไม่?
62. แผนกเทคโนโลยีสารสนเทศ (แผนก, แผนก) มีพนักงานกี่คน? ภารกิจหลักที่หน่วยนี้แก้ไขคืออะไร?
63. ระบุระบบที่ควรบูรณาการระบบการจัดการเอกสาร
64. ระบุอัตราส่วนโดยประมาณของพนักงานที่สามารถเข้าถึงเอกสารเพื่อตรวจสอบเฉพาะกับจำนวนพนักงานที่มีสิทธิ์แก้ไขและดำเนินการบางอย่าง

ข้อกำหนดสำหรับ EDMS:
65. ข้อกำหนดด้านการทำงานมีไว้เพื่ออะไร ระบบใหม่คุณพิจารณาสิ่งที่สำคัญที่สุด แสดงรายการและอธิบาย
66. องค์ประกอบของคุณลักษณะของการ์ดเอกสารแต่ละใบ:
- ชื่อ
- คำอธิบาย
- ฉลากบนแบบฟอร์ม (ชื่อบนแบบฟอร์ม)
- ประเภทข้อมูล
- วิธีการกรอก (ด้วยตนเอง, จากไดเร็กทอรี, ... )
67. ค้นหาเอกสารตามคุณลักษณะของบัตรลงทะเบียน รายการรายละเอียดบัตรค้นหา
68. ความจำเป็นในการสร้างประวัติการทำงานกับเอกสาร ติดตามความคืบหน้าในการดำเนินการและกระบวนการอนุมัติ เป็นต้น
69. ตัวกรองที่จำเป็นในระบบ
70. การร้องขอข้อมูลซึ่งระบบจะต้องตอบสนอง