Мегафон: Електронний документообіг. Документи в проводах: ЕДО від Мегафона Електронний документообіг мегафон

Ще в 1960-і організації в США та Європі почали обмінюватися електронними даними. Але електронним документообігом користувалося лише кілька великих компаній, які могли собі це дозволити. Адже єдиних стандартів електронного обміну документами не було. Поки в кінці 1970-х не заговорить про електронний підпис.

Електронний підпис - це інформація в електронній формі, яка приєднана до іншої інформації в електронній формі (підписується інформації) або іншим чином пов'язана з такою інформацією і яка використовується для визначення особи, яка підписує інформацію.

Стаття 2 Федерального закону «Про електронний підпис»

Простіше кажучи, це реквізит електронного документа, що дозволяє перевірити його справжність (авторство), автентичність і цілісність.

Криптографічний алгоритм для створення примітивних цифрових підписів був розроблений в 1977 році. А через сім років затвердили єдиний загальноєвропейський стандарт обміну даними EANCOM (EDI).

У 1990-х у багатьох європейських країнах були прийняті спеціальні закони про електронні документи та юридично значущий документообіг став здійснюватися в електронній формі. У Росії такий закон прийняли в 2011 році.

Електронний документооберт

Все більше компаній автоматизують внутрішні бізнес-процеси, впроваджують інформаційні системи і зберігають дані в хмарі. На зміну паперовим договорами і актам приходять електронні документи. Закон часу.

І якщо з внутрішньою оптимізацією більшість компаній справляються більш-менш успішно, то електронний документообіг з контрагентами часто відверто кульгає.

Електронний документообіг (ЕДО) - це юридично значущий документообіг в електронному вигляді між юридичними та / або фізичними особами.

Типова ситуація: бухгалтер складає в своїй обліковій системі акт виконаних робіт, роздруковує і відправляє його з кур'єром контрагенту. Через кілька днів бухгалтер фірми-партнера отримує і сканує цей документ, а потім вручну робить проводку в своїй обліковій системі. При цьому обидві сторони повинні зберігати паперові версії акта.

Електронний документообіг в рази спрощує і прискорює цей процес.

плюси ЕДО

1. Не потрібно платити зарплату кур'єру або оплачувати поштові послуги.
2. Працювати з електронними документами швидше і зручніше, а ризик, що вони загубляться по шляху, дорівнює нулю.
3. Не потрібно зберігати тонни паперів в офісі.
4. Всі документи знаходяться на відстані кліка, отримати доступ до будь-якого з них можна всюди, де є інтернет.

Як налаштувати ЕДО

Існує два основних способи обміну електронними документами: безпосередньо і через посередника.

У першому випадку компанії повинні укласти між собою угоду, де буде детально описаний порядок і умови обміну, або кожен з контрагентів повинен володіти кваліфікованої електронним підписом. Для її отримання необхідно звернутися в засвідчувальний центр, акредитований Мінкомзв'язку Росії.

Однак навіть при наявності кваліфікованої електронного підпису далеко не всі документи можна пересилати безпосередньо, наприклад по email. Згідно з чинним законодавством, рахунки-фактури можуть бути спрямовані в електронному вигляді тільки в затвердженому Федеральною податковою службою форматі XML.

Тому набагато зручніше налаштувати електронний документообіг через посередника. Компанія «Мегафон» розробила веб-інтерфейс для формування, підписання та обміну бухгалтерськими та іншими документами між юридичними особами. З його допомогою ваш бухгалтер, менеджер або секретар зможе оперативно укласти контракт з новим партнером, виставити рахунок постачальника або прийняти кошторис від підрядника.

При цьому всі документи будуть систематизовані і надійно збережені в особистому кабінеті компанії.

Для використання ЕДО вам необхідно мати кваліфіковану електронний підпис.

В особистому кабінеті порталу «Електронний документообіг» від «Мегафона» можна створювати нові документи (без підпису і відправки) і вивантажувати їх на робочий комп'ютер.

Там же можна запитувати звітні документи на зв'язок: рахунки, рахунки-фактури та акти. Документи, отримані таким способом, є юридично значущими і не вимагають роздруківки або дублювання на паперових носіях.

Навіть договір про надання послуг мобільного зв'язку з «Мегафоном» можна зробити висновок дистанційно. Корпоративним клієнтам, у яких є електронний підпис, не обов'язково витрачати час на відвідування офісу компанії. Все можна зробити через особистий кабінет. Швидко, а головне, абсолютно безкоштовно.

Ще один плюс електронного документообігу від «Мегафона» в тому, що він легко інтегрується з 1С. Якщо ви працюєте з цією системою обліку, то зможете завантажувати документи на портал прямо з 1С.

Щоб почати користуватися послугою «Електронний документообіг», потрібно:

1. Зареєструватися на відповідному порталі.
2. Підключити до системи діючу електронну підпис.
3. Заповнити заяву на приєднання до Регламенту системи електронного документообігу.

Перші 14 днів ви зможете користуватися базовим пакетом «Промо». Він передбачає безкоштовну відправку до двох тисяч формалізованих і до тисячі неформалізованих документів. Два тижні - достатній термін, щоб відчути всі плюси електронного документообігу. Після цього ви зможете вибрати тарифний план, виходячи зі своїх бізнес-цілей.

Сервіс «Електронний документообіг» економить кошти і час на оформлення угод і обмін документами. Переваги послуги в повній мірі оцінять агенти, дистриб'ютори, франчайзі, організації з філіальною структурою, а також компанії, які планують підвищити ефективність обміну документами як усередині організації, так і при роботі з партнерами. Чим швидше бізнес-процеси, тим більший прибуток. Погодьтеся, нерозумно пройти повз такого рішення.

Сервіс для столиці

22 вересня 2015 року компанія «Мегафон» представила сервіс для корпоративних клієнтів «Електронний документообіг» - юридично значущий документообіг з електронним підписом.

Для роботи в системі «Електронний документообіг» корпоративні клієнти оператора можуть використовувати наявну кваліфіковану електронний підпис від будь-якого акредитованого засвідчує центру.

Використовуючи «Електронний документообіг» компанії можуть формувати електронні акти, накладні і рахунки-фактури, підписати електронним підписом документи, створені в системі або завантажені співробітниками, обмінюватися з іншими компаніями-користувачами послуги. Система забезпечить миттєвий доступ до звітних документів за послуги зв'язку корпоративним клієнтам «Мегафона».

Згідно із заявою оператора, сервіс допоможе оптимізувати роботу підприємства будь-яких розмірів: електронні підписи і документообіг колись були доступні тільки великим компаніям через вартість і технічних вимог, тепер системою може користуватися будь-яка юридична особа. Перенесення системи в хмару зробив тарифи нижче, що відкрило доступ до системи з будь-якого комп'ютера, підключеного до мережі.

Для зберігання файлів і швидкого відправлення розроблений інтерфейс з простою навігацією та легкої налаштуванням. При цьому ніхто не може користуватися завантаженим контентом, всі права на який залишаються у користувача. Таким чином клієнт отримує легкий доступ і надійний захист.

«Електронний підпис увійшла в життя підприємств в 2002 році, коли з'явилася можливість здавати податкову звітність через Інтернет, і сьогодні стала важливим інструментом, завдяки якому значно прискорилося діловодство. Ми запропонували новий рівень швидкості і мобільності, і впевнені, що наші клієнти оцінять цей сервіс », - зазначив Влад Вольфсон, директор з розвитку корпоративного бізнесу« Мегафона ». - За допомогою сервісу «Електронний документообіг» в хмару слідом за багатьма корпоративними ресурсами йде, мабуть, самий консервативний процес робочої діяльності компанії - документообіг ».

Станом на 22 вересня 2015 року сервіс доступний для корпоративних клієнтів в столичному і центральному філіях оператора.

Знято територіальні обмеження

27 листопада 2015 року прес-служба «Мегафон» повідомила про розвиток сервісу для корпоративних клієнтів «Електронний документообіг». Тепер сервіс доступний на всій території Росії.

Послуга «Електронний документообіг» - це веб-інтерфейс для формування, підписання та обміну бухгалтерськими, іншими документами між юридичними особами. Мобільна робоче середовище, що полегшує роботу бухгалтерії, адміністративно-господарських служб і керівників підприємства.

Завдання, які вирішуються:

• управління всіма видами електронних документів (вхідні, вихідні, внутрішні, організаційно-розпорядчі (ОРД), архівні, затвердженим ФНС Росії і інші) і їх паперовими копіями;
• підписання документів електронним підписом - юридично значущим аналогом власноручного;
• обмін електронними документами з контрагентами;
• обробка, розподіл, зберігання і зручна навігація документів в єдиному інформаційному просторі.

Найбільш ефективний, на думку оператора, сервіс буде для:

• компаній, що надають послуги дистанційно - географія бізнесу розширюється, виключаються витрати на послуги пошти та кур'єрських служб.

• компаній з мережею філій - оптимізується внутрішній документообіг, документи потрапляють до потрібних співробітникам миттєво і безпосередньо, при доставці виключається людський фактор. Керівник може підписати терміновий документ перебуваючи в іншій країні.

• агентам, дистриб'юторам і франчайзі, чий прибуток багато в чому залежить від коректного і оперативного закриття угоди - з електронним документообігом компанія не втрачає час на очікування, поки документи дійдуть до партнера. Ризик втратити гроші через затримку з паперами або втрати документів зводиться до мінімуму.

• компаніям з зовнішньої бухгалтерією - підвищений контролб за бухгалтерським документами, постійний доступ до архіву. Бухгалтер працює віддалено, формуючи і відправляючи документи на підпис в будь-який момент.

• малому бізнесу - проста і зрозуміла система, в ній легко орієнтуватися, формувати і виставляти контрагентам коректні документи без допомоги бухгалтера.

ПАТ «Мегафон» представило новий сервіс для корпоративних клієнтів «Електронний документообіг» (ЕДО). Зараз послуга доступна для корпоративних клієнтів в Столичному та Центральних філіях оператора.

Послуга дає можливість організації юридично значущого документообігу з електронним підписом. За допомогою «Електронного документообігу» компанії можуть формувати електронні акти, накладні і рахунки-фактури, підписувати електронним підписом документи, створені в системі або завантажені співробітниками, і обмінюватися ними з іншими компаніями-користувачами послуги. Крім того, система забезпечить доступ до звітних документів за послуги зв'язку корпоративним клієнтам «Мегафона».

Раніше електронні підписи і документообіг були доступні лише великим компаніям в силу вартості і технічних вимог. Сьогодні системою може користуватися будь-яка юридична особа. Це стало можливим завдяки перенесенню системи в хмару.

Як коментує директор з розвитку корпоративного бізнесу «Мегафона» Влад Вольфсон:

Електронний підпис увійшла в життя підприємств в 2002 році, коли з'явилася можливість здавати податкову звітність через Інтернет, і сьогодні стала важливим інструментом, завдяки якому значно прискорилося діловодство. Ми запропонували новий рівень швидкості і мобільності, і впевнені, що наші клієнти оцінять цей сервіс. За допомогою сервісу «Електронний документообіг» в хмару слідом за багатьма корпоративними ресурсами йде, мабуть, самий консервативний процес робочої діяльності компанії - документообіг.

Хто саме з операторів ЕДО забезпечив сервіс для Мегафон, ми дізнаємося найближчим часом. Попередньо можна припустити, що це відразу кілька операторів. інформував про початок підключення клієнтів Мегафон ще в грудні 2014 року. Заявляв про це і Такском, але з якихось причин на його сайті зникла інформація про цей проект. І СКБ Контур також не залишився осторонь.

Компанія ПАТ «Мегафон» проводить обмін електронними документами через наступних операторів:

• ТОВ «Такском»
• ЗАТ «ПФ« СКБ Контур »
• ЗАТ «Калуга Астрал»
• ТОВ «КОРУС Консалтинг СНД»
• ТОВ «Компанія« Тензор »

При цьому клієнту пропонується оплатити послуги ЕДО прямо в Особистому кабінеті перерахуванням грошей безпосередньо на розрахунковий рахунок Мегафон. Якщо наші припущення підтвердяться і оператор дійсно один, то незабаром питання межоператорского роумінгу почнуть активно обговорюватися знову і приймуть ще більшого значення.

Подібні проекти активно йдуть і у інших. Сподіваємося, що найближчим часом буде інформація про успіхи інших проектів.

27 лютого 2018 р 12:21

Нещодавно компанія «Мегафон» заявила про проведення першої операції транскордонного обміну документами. Сьогодні ми представляємо вам ексклюзивне інтерв'ю для ECM-Journal з Михайлом Куманецкий, директором із закупівель і логістики. У експертів було багато питань технічного, нормативно-організаційного та загального ринкового характеру.

З контрагентом якої країни був організований ЕДО? Якими документами обмінювалися: формалізованими або неформалізованими?

– «Мегафон» став першою компанією в Росії, яка реалізувала проект міжнародного електронного документообігу з нерезидентом - компанією Huawei. Це наш постачальник з Китаю, дана країна не є членом ЄАЕС. Ми обмінюємося неформалізованими документами: актами приймання-передачі ліцензій і устаткування, замовленнями - по законодавству формалізованих документів з нерезидентами бути не може. З форматом ми визначилися на етапі узгодження договорів. Надалі ми плануємо підписувати з допомогою ЕДО договори, додаткові угоди, повідомлення, а також вести офіційну переписку з даними контрагентом.

Це був тестовий обмін або вже повноцінна експлуатація готового рішення?

– Можна сказати, що це перший випадок транскордонного обміну, але вже не єдиний. Замовлення на ліцензії ми почали підписувати з серпня 2017, а акти - з грудня, так як чекали, поки оператор доопрацює систему. У грудні був підписаний перший комплект первинних документів з постачання технологічного обладнання, а в січні цього року - перше замовлення на поставку обладнання. Тобто це вже не тестова середовище, а повноцінний обмін. Але готового рішення з самого початку не було, воно розроблялося спеціально під цей кейс.

Ми давно розуміли потребу в реалізації подібного проекту і вели активну роботу в цьому напрямку. Huawei став першим партнером, з яким нам вдалося створити прецедент на ринку. Безумовно ми не плануємо зупинятися на досягнутому. У нас великі плани щодо масштабування рішення, ми хочемо перевести взаємодію з усіма постачальниками-нерезидентами в електронний формат. По термінах - орієнтуємося на перший квартал 2018 року. В цілому, ситуація буде залежати від потреб бізнесу, ми завжди відкриті для нових проектів. Упевнений, що це дозволить оптимізувати бізнес-процеси і зробити взаємодію ще ефективніше.

На базі якого ПО був організований обмін?

– Оператором ЕДО виступила компанія «СКБ Контур», обмін здійснюється за допомогою розробленої ними платформи «Контур Діадок». На боці «Мегафона» платформа інтегрована в ERP систему SAP, на стороні Huawei - за допомогою доступу через веб-інтерфейс. Найближчим часом колеги планують інтеграцію модуля в свою систему SAP.

З точки зору законодавства організація транскордонного обміну завжди дуже скрутна. Якими нормами права ви керувалися, організовуючи такий обмін?

– Основне право в даному випадку - право Російської Федерації. В рамках проекту ми уклали ліцензійну угоду з оператором ЕДО, точно таку ж угоду уклала з оператором і друга сторона - компанія Huawei. Так як весь процес регулювався правом РФ, складнощів з точки зору законодавства не виникло.

Який термін пішов на всі підготовчі заходи?

– Точний термін назвати складно, про організацію транскордонного ЕДО ми задумалися давно. В цілому, на повну реалізацію проекту пішло близько 6 місяців, включаючи очікування відповіді від державних органів та доопрацювання системи оператором.

Як було організовано підписання ЕП при транскордонному ЕДО?

– При транскордонне ЕДО так само, як і при внутрішньому російському, документи підписуються з двох сторін. Якщо говорити про технічну сторону, то коротко процес підписання виглядає наступним чином - документ проходить узгодження спочатку в нашій системі SAP і підписується нашої ЕП, потім по інтеграційної шині через оператора передається в особистий веб-кабінет контрагента, перевіряється їм і підписується його ЕП. В результаті і ми і контрагент бачимо в системі підписаний з двох сторін документ.

Завдяки доопрацюванням, які оператор вніс в свою платформу спеціально для проекту, «Мегафон» підписує документи з використанням кваліфікованої ЕП, а Huawei - некваліфікованої ЕП. Як я вже говорив раніше, весь процес регулюється правом РФ.

Обидві сторони використовують російські сертифікати ключа перевірки ЕП. Зі свого боку, ми отримали ЕП самостійно через власний засвідчує центр, нерезидент - через оператора ЕДО.

Задіяна чи в процесі підписання третя довірена сторона або механізм роботи збудований по-іншому?

– В даному випадку третьою стороною є оператор ЕДО. Саме він перевіряє, щоб в пересилається документ не вносилися зміни та контролює валідність використовуваних ЕП.

З правової точки зору ризиків по визнанню ЕП не було, так як ми підписали додаткову угоду з контрагентом про використання ЕП, де обговорено весь процес. У документі чітко зафіксовано, що з нашого боку КЕП видається підтверджуючий центр, а з їх боку - оператором ЕДО. У законодавстві також прописана вимога про «паперовому» підтвердженні, тобто друкованої версії сертифікату, який необхідно прикласти до пакету документів в процесі отримання НЕП. Процедура вкрай прозора, всі підписи є легітимними.

Як зараз Ви оцінюєте перспективу розвитку ринку транскордонного ЕДО в цілому і свої можливості зокрема?

– Електронний документообіг серед російських контрагентів вже не є чимось новим, все більше компаній переходять на такий формат взаємодії. Тим часом, поки у російських компаній є будь-які договірні відносини з нерезидентами, буде потреба і до вдосконалення процесу транскордонного обміну.

Бажання перейти на електронний документообіг - цілком логічне, адже у ЕДО є цілий ряд переваг перед традиційною системою обміну документами. Серед основних плюсів переходу на електронний підпис - виключення витрат на формування, архівне зберігання та міжнародну експрес-доставку паперових документів, спрощення процесу узгодження, можливість підписання документів з будь-якого місця, де є інтернет, а також виключення ризиків втрати документів. На мій погляд, у напрямку велике майбутнє.

Чого, на Ваш погляд, оператори ЕДО чекають від держави? Чи можлива в подальшому монополізація ринку ЕДО з боку держави?

– Аналізуючи ситуацію на ринку, можу з упевненістю сказати, що зараз держава активно йде нам назустріч і допомагає прогресу в сфері ЕДО. Але хотілося б, щоб регулятори галузі - митниця, податкова - теж переходили на ЕДО, підтримували обмін документами через особисті кабінети на сайтах, працювали в цьому ж середовищі. Що стосується монополізації, не виключаю, що коли-небудь всіх незалежних операторів ЕДО можуть об'єднати «під крилом» єдиного роумінг-центру.

«Мегафон» представляє унікальний сервіс для корпоративних клієнтів «Електронний документообіг». Послуга дає можливість організації юридично значущого документообігу з електронним підписом.

Електронний підпис сьогодні є інструментом автоматизації документообігу, визнаним усіма державними службами, включаючи податкову службу РФ. Для роботи в системі «Електронний документообіг» корпоративні клієнти оператора можуть використовувати наявну кваліфіковану електронний підпис від будь-якого акредитованого засвідчує центру.

За допомогою «Електронного документообігу» компанії можуть формувати електронні акти, накладні і рахунки-фактури, підписувати електронним підписом документи, створені в системі або завантажені співробітниками, і обмінюватися ними з іншими компаніями-користувачами послуги. Крім того, система забезпечить миттєвий доступ до звітних документів за послуги зв'язку корпоративним клієнтам «Мегафона».

Сервіс «Електронний документообіг» допоможе оптимізувати роботу підприємства будь-яких розмірів. Якщо раніше електронні підписи і документообіг були доступні лише великим компаніям в силу вартості і технічних вимог, то сьогодні системою може користуватися будь-яка юридична особа. Це стало можливим завдяки перенесенню системи в хмару, що дозволило зробити тарифи максимально низькими і гнучкими, і відкрило доступ до системи з будь-якого комп'ютера, підключеного до мережі. Це дозволяє прискорити робочі процеси, адже керівник може підписати документи в будь-який момент з будь-якої точки світу.

Щоб зберігати файли і при необхідності швидко відправляти з Файлосховище ( «хмари»), розроблений дуже доброзичливий інтерфейс з простою навігацією і вкрай легкої налаштуванням. При цьому ніхто не може користуватися завантаженим контентом, всі права на який залишаються у користувача. Таким чином клієнт отримує легкий доступ і надійний захист.

Перш ніж прийняти рішення, кожен клієнт, який має електронний підпис, може отримати доступ до системи і скористатися безкоштовною відправкою документів протягом 14 днів. Це дозволить не тільки ознайомитися з усіма можливостями системи, а й оцінити необхідну інтенсивність її використання, що допоможе у виборі відповідного тарифу.

«Електронний підпис увійшла в життя підприємств в 2002 році, коли з'явилася можливість здавати податкову звітність через Інтернет, і сьогодні стала важливим інструментом, завдяки якому значно прискорилося діловодство. Ми запропонували новий рівень швидкості і мобільності, і впевнені, що наші клієнти оцінять цей сервіс », - коментує Михайло Синюгін, Керівник з розвитку корпоративного бізнесу компанії «Мегафон» в Оренбурзькій області. - За допомогою сервісу «Електронний документообіг» в хмару слідом за багатьма корпоративними ресурсами йде, мабуть, самий консервативний процес робочої діяльності компанії - документообіг ».