Чи мають право відправляти у відрядження. Відрядження співробітників: що це, кого не можна відправляти, гарантії співробітнику на час поїздки. Підтвердження фактичного строку перебування у відрядженні

Службовим відрядженням виступає відправка співробітника від організації для виконання робочих обов'язків у місцевість, яка віддалена від основного місця працевлаштування. Подібні поїздки потрібні роботодавцям для виконання заходів по залученню нової клієнтської аудиторії, налагодження зв'язків з контрагентами, виявлення інших можливостей розвитку, покупки продукції і отримання / надання послуг. Відрядження є обов'язком працівника, відмова від подібної поїздки не може відбутися без наявності вагомих причин.

Відрядження - суть і відмінності від службової поїздки

Головна нормативна база, яка регламентується взаємини керівника та відрядженого співробітника - це гол. 24 ТК. Вона містить інформацію про значення терміна «відрядження», включає гарантії і доступність компенсації співробітникам. Під час оформлення відрядних поїздки керівникам потрібно покладатися на ст. 166, 168, 167. Службовим відрядженням іменується поїздка співробітника згідно з розпорядженням керівника на точний період для виконання трудових завдань поза фіксованого місця працевлаштування.

Відповідно до п. 3 Положення про особливості відправки співробітників в службові відрядження, що регламентуються затвердженим Постановою Уряду № 749 від 13.10.2008 р, місце постійного працевлаштування - це фактичне або юридичне розташування компанії (в залежності від посади), в якій працює співробітник. Відрядження, на відміну від службової поїздки, може визнаватися виключно коли для громадянина це не є стандартною роботою, що здійснюється в дорозі або робота не має роз'їзного характеру (експедитори, далекобійники, кур'єри і подібні спеціальності) - відповідно до ч. 1 ст. 166 ТК.

Поїздка з метою виконання робочих цілей в іншій місцевості має відповідати наступним критеріям:

• доручення виконується поза постійним місцем працевлаштування;
• поїздка обмежена деякими точними термінами;
• працівник не виконує власну роботу в дорозі.

При цьому відрядженням також позначається поїздка, при якій співробітник офісу їде в інший підрозділ або філіал компанії, що розташовується в іншій місцевості. Метою відрядження є службове завдання, що отримується працівником і оформляється у відповідній документації. Існує два види поїздок - відрядження за кордон і місцеві.

Місцеві відрядження на увазі переміщення співробітників в межах РФ.

Термін визначається керівником і має залежність від труднощі й обсягу наявних робочих завдань. Короткострокові можуть тривати від 1 до декількох діб, при цьому максимальна тривалість законом не визначена, хоча до останніх правок найбільший термін становив 40 діб, а для будівельних спеціальностей найтриваліша відрядження становила - 1 рік.

Керівник може необмежено направляти співробітника у відрядження, але потрібно брати до уваги тривалість трудового дня і вихідні.

Кого можна і не можна відправити у відрядження

Відповідно до п. 2 Положення про службові відрядження, в них можуть бути відправлені співробітники, які повністю оформлені в компанії. Це означає, що в поїздку відправити людину, яка надає послуги згідно з цивільно-правовим договором з підприємством, можливості немає. У відрядження також не може бути відправлений громадянин, який не перебуває з компанією ні в яких стосунках. Коли в поїздку оформляється громадянин, який не перебуває в трудових відносинах з компанією, податкова не визнає відрядних витрат - відповідно до норм ст. 264 НК РФ.

Також відрядити керівник не має права такі категорії співробітників.

1. Працівники в період дії учнівського договору, якщо такої необхідності в учнівство не передбачено, не можуть бути спрямовані у відрядження - відповідно до положень ч. 2 ст. 203 ТК.
2. Відповідно до положень ст. 259 ТК, жінки в період вагітності не відряджаються.
3. Жінки, у яких діти до 3 років; батьки і матері, які виховують дітей до 5 років без чоловіка; а також піклувальники та опікуни неповнолітніх; батьки дітей-інвалідів та громадяни, що забезпечують догляд за хворим родичем відправляються у відрядження тільки за умови відсутності медичного заборони і письмової згоди - згідно з положеннями ст. 259 і 264 ТК. При цьому жінки з дітьми до 3 років повинні ознайомитися з власним правом відмовитися і письмово підтвердити ознайомлення - згідно зі ст. 259 ТК.
4. Співробітники до 18 років, крім творчих спеціальностей - відповідно до положень ст. 268 ТК.
5. Працівник-інвалід при наявності протиріч індивідуальної реабілітаційної програми - ч. 1 ст. 23 ФЗ № 181 від 24.11.1995 р «Про соціальний захист інвалідів в РФ».
6. Зареєстрований кандидат - згідно п. 2 ст. 41 ФЗ № 67 «Про основні гарантії виборчих прав».

Відповідно до положень ст. 166 Трудового кодексу, співробітник повинен відправитися в поїздку за наявності відповідного розпорядження керівника. Необгрунтована відмова є порушенням робочої дисципліни і може послідувати відповідальність, згідно зі ст. 192-193 ТК.

Напрямок співробітника, обмеження якого на відрядження встановлені законодавцем, є правопорушенням з боку керівника.

Можливість і підстави відмови від відрядження

При наявності згоди, даного працівником при працевлаштуванні, необгрунтована відмова здатний спричинити за собою дисциплінарне стягнення. Ненадання документального підтвердження згоди співробітника також не є заходом, який виключає ймовірність дисциплінарного покарання в разі безпідставної відмови від відрядження.

Поважними причинами, які можуть скасувати відрядження конкретного працівника, є такі.

1. Проблеми зі здоров'ям, у тому числі медичні протипоказання безпосередньо у співробітника або кого-то з його близьких родичів.
2. Відбулася надзвичайна ситуація, яка мала значний вплив на якість життя співробітника: пожежа, крадіжка власності і подібне.
3. Неможливість відкласти оформлення якогось значимого документа: оформлення угод з нерухомістю, прийняття спадщини і подібне.
4. Смерть близького родича або якесь важливе сімейний захід: ювілей, укладення шлюбу і подібне.
5. Виховання та утримання неповнолітнього з обмеженими можливостями.
6. Несвоєчасне інформування щодо факту відрядження.
7. Відсутність супровідної документації або наявність в ній помилок.
8. Повна невиплата авансу або нестача фінансування.

Для відмови від відрядження працівникові потрібно письмово сповістити керівництво із зазначенням в папері вагомих аргументів на користь відмови. При відсутності схвалення з сторону керівника ухилитися таким способом від поїздки неможливо. При цьому відмова від підпису наказу про направлення також не виступає підставою для скасування.

Неповажними причинами, які здатні спричинити дисциплінарне стягнення у разі відмови, є не задовольняють погодні умови, небажання самого співробітника, збіг часу відрядження з якимись святами та інші незначні фактори.

Коли немає поважних причин відмови від поїздки, співробітник може спробувати відмовитися від відрядження інакше: переговорити з начальством, переконати в недоцільності заходи, запропонувати іншого кандидата. Але є ряд ситуацій, в яких навіть вагома обставина не може послужити підставою скасування поїздки, наприклад - надзвичайна ситуація в організації, а поїздка - єдиний варіант її вирішити або укладення нового договору.

Оформлення відряджень для більшості бухгалтерів, провідних одночасно і кадровий облік, справа досить рутинне. Здавалося б, процедура відрядження відпрацьована, і складнощів тут бути не може. Але на практиці все ж виникають ситуації, коли доводиться поламати голову. У цій статті надано відповіді на десять таких питань.

Питання № 1: чи можна відрядити співробітника в той же місто?

Відповідь: так, можна.

Трудовий кодекс визначає відрядження як поїздку працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (ст. 166 ТК РФ). Як бачимо, мова йде саме про місце роботи, а це було визначено в трудовому договорі (ст. 57 ТК РФ). Як правило, в трудовому договорі в якості місця роботи зазначено найменування організації і її адресу.

Виходить, що напрямок співробітника для виконання службового завдання в іншу організацію, нехай навіть розташовану в тому ж місті і навіть на тій же вулиці, формально може бути відрядженням. Підтверджує цей висновок і норма пункту 3 Положення про відрядження *. У ній уточнюється, що місцем постійної роботи вважається місце розташування організації (структурного підрозділу), робота в якій обумовлена \u200b\u200bтрудовим договором.

Таким чином, якщо співробітник буде виконувати роботу в іншій організації в тому ж місті, то йому можна оформити відрядження. Добові в такому випадку виплачувати не потрібно, так як співробітник має можливість щоденно повертатися до місця проживання (п. 11 Положення про відрядження). Відпадає і необхідність оплати витрат на проживання. В іншому ж відрядження в даному випадку оформляється в звичайному порядку. Але тут роботодавця може чекати інша складність. І про це наш другий питання.

Питання № 2: постійні поїздки експедитора - це відрядження?

Відповідь: ні, не відрядження.

Цей висновок випливає зі статті 166 Трудового кодексу. У ній сказано, що службові поїздки співробітників, чия постійна робота пов'язана з роз'їздами (кур'єри, співробітники прямих продажів, сантехніки, електрики, які надають послуги населенню), або зовсім проходить в дорозі (водії, провідники, пілоти, машиністи, експедитори) не визнаються відрядженнями .

Відповідно, таким співробітникам не треба на кожну поїздку оформляти посвідчення про відрядження і оплачувати добові. Це правило працює, навіть якщо поїздка належить до іншого міста і на кілька днів (наприклад, у випадку з експедиторами).

Питання № 3: чи може відрядження тривати один день?

Відповідь: так, може.

Насправді в Трудовому кодексі і в Положенні про відрядження питання про мінімальну тривалість відрядження делікатно обійдений стороною. Лише в пункті 2 старої, ще радянської Інструкції про відрядження ** сказано, що посвідчення про відрядження може не виписуватися, якщо працівник повинен повернутися з відрядження в той же день, в який він був відряджений. З цього непрямо випливає, що відрядження може бути і одноденної. Однак, як вже було сказано, більш пізніше законодавство (ТК РФ і Положення про відрядження) подібного застереження не містить. Але і заборона на одноденні відрядження ці акти також не містять.

З усього цього можна зробити лише один висновок - одноденні відрядження не заборонені, але документи по ним краще оформити, що називається, по повній програмі (посвідчення про відрядження і звіт). Це не буде зайвим і для податкових цілей. Зверніть увагу, що добові при одноденної відрядженні виплачуються тільки при поїздках за кордон, та й то в розмірі 50 відсотків від нормативу. При внутрішніх російських «одноденки» не виплачуються (п. 11 і 20 Положення про відрядження).

Питання № 4: чи може відрядження тривати нескінченно довго?

Відповідь: ні, не може.

У старій Інструкції про відрядження міститься чітка норма про те, що термін відрядження не може перевищувати 40 днів, не рахуючи часу перебування в дорозі. Термін відрядження робітників, керівників і фахівців, які направляються для виконання монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт, не міг перевищувати одного року (п. 4 Інструкції про відрядження). Однак в Положенні про відрядження (пізнішому документі) подібного обмеження вже не міститься. Так, в пункті 4 Положення сказано лише, що термін відрядження роботодавець встановлює з урахуванням обсягу, складності та інших особливостей службового доручення.

Виходить, що роботодавець при необхідності може направити співробітника у відрядження і більш ніж на 40 днів. Але нескінченної відрядження бути все одно не може. Адже, як ми пам'ятаємо, відрядження, відповідно до статті 166 ТК РФ, - це поїздка працівника для виконання службового доручення. Відповідно, тривалість відрядження визначається термінами виконання цього доручення, яке чітко зафіксовано в документі, що складається при направленні працівника - посвідченні про відрядження.

Таким чином, якщо трудінспектор виявить, що завдання виконано, а співробітник все ще у відрядженні, або що завдання сформульовано так, що його виконання може тривати нескінченно довго, то таке "відрядження" цілком можуть визнати переведенням працівника. Роботодавця же в такому разі чекає відповідальність аж до призупинення діяльності фірми і дискваліфікації керівника (ст. 5.27 КоАП РФ). А якщо це виявить податковий інспектор, то під удар можуть потрапити добові і оплата проїзду. Крім того, якщо відрядження триває більше одного місяця, податківці можуть вирішити, що компанія створила.

Питання № 5: як визначити день від'їзду, якщо літак вилітає на початку першого ночі?

Відповідь: днем \u200b\u200bвід'їзду буде день, що передує дню вильоту літака.

Пов'язано це з тим, що згідно з пунктом 4 Положення про відрядження при визначенні дня від'їзду потрібно враховувати час, необхідний для проїзду до станції, пристані або аеропорту, якщо дані об'єкти розташовані за межами населеного пункту. Оскільки аеропорти майже завжди знаходяться за містом, то днем \u200b\u200bвід'їзду буде той день, коли співробітник почне свій рух в сторону аеропорту.

Зверніть увагу, що в такому випадку день від'їзду не співпадатиме з датою, зазначеної в авіаквитку. Тому краще попросити співробітника зберегти і подати до бухгалтерії також і квиток на транспорт, за допомогою якого він добирався до аеропорту.

Питання № 6: чи треба надавати працівникові, який повернувся з відрядження, додаткові вихідні, якщо в місці відрядження він працював по шестиденці?

Відповідь: ні, не треба.

Припустимо, співробітник за основним місцем роботи працює п'ять днів на тиждень, а під час відрядження він працював за шестиденним робочим тижнем. Виникло у нього право на додаткові вихідні? Відповідь на це питання прямо зафіксовано в пункті 8 Інструкції про відрядження. Там говориться, що на працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу і часу відпочинку того підприємства (об'єднання, установи, організації), в яке він відряджений. Це означає, що якщо в місці відрядження встановлена \u200b\u200bшестиденка, то працівник зобов'язаний працювати і в суботу. І надавати йому після повернення з відрядження додаткові дні відпочинку замість цих робочих субот не потрібно.

Питання, що виникають при оплаті праці відряджених працівників, були розглянуті в статті ".

Питання № 7: чи треба платити добові і оплачувати готель, якщо відряджений працівник захворів?

Відповідь: так, треба.

Цей момент також прямо врегульовано в нормативних документах. Так, в пункті 25 Положення про відрядження сказано, що працівникові, який захворів під час відрядження, належить відшкодовувати і виплачувати за весь час, поки він не може через хворобу виконувати роботу або повернутися до місця проживання.

А пункт 16 Інструкції про відрядження вирішує питання з продовженням відрядження на час хвороби. Причому вирішує його досить просто - дні хвороби просто не включаються до строку відрядження, зазначений у посвідченні про відрядження.

Питання № 8: який документ обов'язково оформляти при направленні працівника у відрядження?

Відповідь: посвідчення про відрядження.

Дане питання сьогодні вирішено досить чітко. Пункт 7 Положення про відрядження говорить: «на підставі рішення роботодавця працівникові оформляється посвідчення про відрядження, яке визначає термін його перебування у відрядженні, а також встановлює дату приїзду в пункт (пункти) призначення і дату від'їзду з нього (з них)». З цього випливає, що при направленні працівника у відрядження необхідно мати рішення роботодавця (форма цього рішення не уточнюється, значить, воно може бути і усним, і неуніфікованих), а також посвідчення про відрядження, складене за уніфікованою формою № Т-10 (затв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.04 № 1).

Зауважимо, що раніше в даному питанні виникала плутанина через те, що законодавство передбачало варіативність оформлення. Роботодавець міг сам вирішити, який документ скласти: наказ про відрядження або посвідчення про відрядження (п. 2 Інструкції про відрядження). Але дана норма більше не застосовується, оскільки вона суперечить Положенню про відрядженнях (ст. 423 ТК РФ).

Питання № 9: чи потрібно компенсувати витрати на бензин, якщо співробітник поїхав у відрядження на особистому автомобілі?

Відповідь: потрібно, але при дотриманні певної умови

Трудове законодавство не регламентує, яким саме транспортом працівник повинен добиратися до місця відрядження. Логічно припустити, що даний вибір здійснюється роботодавцем з урахуванням співвідношення вартості і строків проїзду, а також необхідності забезпечення комфорту і безпеки відрядженого працівника.

Таким чином, якщо роботодавець погодив можливість поїздки у відрядження на особистому транспорті (про що є документальне підтвердження), то він зобов'язаний буде відшкодувати витрати працівника, пов'язані з проїздом до місця відрядження і назад. Крім того, в такому випадку співробітникові покладена в службових цілях, розмір якої визначається за згодою сторін трудового договору (ст. 188 ТК РФ). Компанія зможе врахувати суму компенсації в.

Питання № 10: як бути, якщо працівник спізнився на поїзд чи на літак?

Відповідь: купити йому новий квиток.

У ситуації, коли працівник запізнився до відправлення транспорту, який повинен доставити його у відрядження або з неї, організація виявляється в правовому глухому куті. Справа в тому, що стаття 166 ТК РФ зобов'язує роботодавця оплатити проїзд працівника до місця виконання службового завдання і назад. Зобов'язує без будь-яких винятків і альтернатив. Значить, не оплатити другий квиток роботодавець не має права.

Утримати ж вартість «простроченого» квитка з співробітника роботодавець не може. У цьому йому перешкоджає стаття 137 ТК РФ. У ній міститься вичерпний перелік ситуацій, коли можливо утримання грошей із заробітної плати співробітника. І в цьому переліку нічого не сказано про можливість утримати вартість невикористаного квитка. Тому роботодавцю залишається або домовлятися з співробітником по-хорошому, або звертатися до суду з позовом про стягнення з працівника цієї суми. Якщо співробітник погодиться добровільно внести в касу кошти в рахунок погашення заподіяної компанії збитку, то ККТ застосовувати не потрібно, так як немає факту продажу товару, роботи, або послуги.

* Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження (затв. Постановою Уряду РФ від 13.10.08 № 749).

** Інструкція Мінфіну СРСР, Держкомпраці СРСР і ВЦРПС від 07.04.88 № 62 «Про службові відрядження в межах СРСР». Ця Інструкція діє в частині, що не суперечить ТК РФ і Положенням про відрядження.

1. Які поїздки співробітників визнаються службовими відрядженнями

2. Що змінилося в порядку оформлення службових відряджень в 2015 році.

3. Якими документами оформляється службове відрядження.

Незважаючи на величезну кількість засобів дистанційного спілкування, без особистої присутності при вирішенні робочих питань іноді просто не обійтися. Тому службові відрядження співробітників практикуються не тільки у великих організаціях, які мають філії та відокремлені підрозділи, а й в порівняно невеликих компаніях. При цьому, незалежно від масштабів організації-роботодавця, відрядження співробітників у відрядження повинно бути оформлено за всіма правилами. З 2015 року вимоги законодавства до документального оформлення службових відряджень кілька пом'якшилися: заповнювати посвідчення про відрядження, службове завдання і звіт про його виконання стало не обов'язково (Постанова Уряду РФ від 29.12.2014 № тисячі п'ятсот дев'яносто п'ять «Про внесення змін до деяких актів Кабінету Міністрів України»). Однак в іншому доведеться дотримуватися встановлених норм. Як оформити відрядження співробітників з урахуванням зазначених змін, - читайте в статті.

Що визнається службовим відрядженням

Згідно ТК РФ, службовим відрядженням визнається поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (ст. 166 ТК РФ). Місце постійної роботи співробітника визначається трудовим договором з ним, і не завжди воно збігається з місцем розташування самої організації. Тому до відряджень відносяться, в тому числі, такі базові службові поїздки працівників:

• поїздка в відокремлений підрозділ (представництво, філія) відряджає, яке знаходиться поза місцем постійної роботи співробітника;
• поїздка з відокремленого підрозділу, в якому працює співробітник, до головної організації;
• поїздки дистанційних працівників і надомників до головної організації.

Як випливає з самого визначення, в службові відрядження можуть направлятися тільки співробітники, з якими укладені трудові договори. Наприклад, поїздка, в яку направляється виконавець за цивільно-правовим договором, не є службовим відрядженням. Також відрядженнями не визнаються службові поїздки співробітників, що мають роз'їзний характер роботи, або робота яких здійснюється в дорозі (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Зверніть увагу: При направленні працівника у службове відрядження необхідно враховувати обмеження, встановлені Трудовим кодексом:

• Не можна направляти у відрядження працівників, навіть при наявності їх згоди, що відносяться до наступних категорій (ст. 259, 268 ТК РФ):
  • вагітні жінки;
  • працівники у віці до 18 років.

• Можна направляти у відрядження тільки з письмової згоди і за відсутності медичних протипоказань працівників з наступних категорій (ст. 259, 264 ТК РФ):
  • жінки, які мають дітей до трьох років;
  • працівники, які виховують без чоловіка (дружини) дітей у віці до п'яти років;
  • працівники, що мають дітей-інвалідів;
  • працівники, які здійснюють догляд за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку.

Якщо зазначені працівники відмовляться від відрядження, роботодавець не має права відряджати їх в примусовому порядку. В іншому випадку роботодавця чекає адміністративна відповідальність за ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за ненадання гарантій, передбачених трудовим законодавством. Для юридичних осіб покарання досить істотне - штраф від тридцяти до п'ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Тому вигідніше знати норми трудового права і не порушувати їх.

Документальне оформлення службового відрядження

Отже, якщо поїздка співробітника відповідає розглянутим критеріям службового відрядження, її необхідно оформити належним чином, щоб виплати співробітнику і витрати, пов'язані з такою поїздкою, були обгрунтовані. Порядок документального оформлення службових відряджень, як правило, встановлюється у відповідному локальному акті, наприклад, в Положенні про службові відрядження. Роботодавець має право самостійно визначати кількість і форми необхідних документів в залежності від масштабів діяльності, організаційної структури та інших чинників. Розглянемо документи, які зазвичай використовуються при оформленні службових відряджень.

1. Службове завдання

З 8 січня 2015 року становитиме службове завдання для направлення працівника у службове відрядження і звіт про його виконання не обов'язково (пп. Б п. 2 Змін, затверджених Постановою Уряду РФ від 29.12.2014 № 1 595). Однак якщо роботодавець все-таки вирішив продовжувати використання даного документа, це необхідно прописати в локальному акті, де також встановлюється форма службового завдання: уніфікована (№ Т-10а) або самостійно розроблена.

Використовувати службове завдання для направлення у відрядження може бути зручно в організаціях з великою кількістю структурних підрозділів та розгалуженої ієрархією. Керівник структурного підрозділу складає службове завдання для направлення у відрядження підлеглого йому співробітника, в якому обґрунтовується необхідність відрядження: підстава, мета, місце призначення, термін. Потім на підставі цього документа керівник організації приймає остаточне рішення і видає наказ про направлення у відрядження.

Очевидно, що невеликим організаціям набагато зручніше обходиться без оформлення службового завдання, оскільки вся інформація, що міститься в ньому, присутній також і в інших документах (наприклад, в наказі про направлення працівника у відрядження), а скорочення «паперової роботи» дозволить прискорити процедуру оформлення службових відряджень.

3. Підтвердження фактичного строку перебування у відрядженні

До змін в Положенні про особливості направлення працівників у службові відрядження, що вступили в чинності 8 січня 2015 року, документом, що підтверджує фактичний термін знаходження співробітника у відрядженні, було посвідчення про відрядження (форма № Т-10). Посвідчення про відрядження співробітник представляв після повернення з відрядження з проставленими відмітками про час прибуття в пункти призначення і вибуття з них.

Тепер оформляти посвідчення про відрядження не потрібно, а фактичний термін знаходження співробітника у відрядженні підтверджують (п. 7 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження):

• проїзні документи (авіа, ж / д квитки і т.д.), або
• службова записка з доданими виправдувальними документами (шляховий лист, касові чеки, квитанції і т.д.) - в разі.

Термін службового відрядження розраховується як період з дня виїзду співробітника у відрядження по день приїзду їх неї. При цьому днем \u200b\u200bвиїзду є день відправлення транспортного засобу (автобуса, поїзда, літака і т.д.) від місця постійної роботи співробітника, а вдень приїзду - день прибуття транспортного засобу. День від'їзду у відрядження (прибуття з відрядження) визначається за часом відправлення транспортного засобу: до 24:00 години включно - поточну добу, а після 00:00 годин - наступна доба (абз. 2 п. 4 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження ).

приклад.

Працівник їде у відрядження на поїзді, який відправляється 25 лютого о 23:58. В цьому випадку першим днем \u200b\u200bвідрядження буде 25 лютого, тобто за весь цей день (повний) працівнику належить виплата добових.

! Зверніть увагу:Якщо місце відправлення транспортного засобу (аеропорт, станція, пристань) перебуває за межами населеного пункту, де розташована відряджає, то для визначення терміну службового відрядження, необхідно також врахувати час, який потрібен співробітнику, щоб дістатися до аеропорту, станції або пристані (абз. 3 п. 4 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження).

Приклад.

Працівник відправляється у відрядження на літаку, який вилітає 5 березня в 00:30, при цьому аеропорт знаходиться за межами населеного пункту, в якому розташована відряджає (місце постійної роботи співробітника). Щоб дістатися до аеропорту, співробітник виїжджає 4 березня в 23:00. В даному випадку днем \u200b\u200bпочатку відрядження є 4 березня, навіть незважаючи на те, що в квитку зазначена дата 5 березня.

4. Продовження терміну службового відрядження

У деяких випадках може виникнути необхідність продовжити початковий встановлений термін службового відрядження. Процедура продовження терміну відрядження законодавчо не регламентована, тому роботодавці можуть самостійно її розробити і закріпити в локальному акті про відрядження. У загальному випадку продовження терміну службового відрядження включає в себе наступні дії:

• Запит згоди на продовження терміну відрядження у співробітників, які можуть бути спрямовані в службові відрядження тільки з їхньої письмової згоди;
• Видання наказу про продовження терміну службового відрядження (в довільній формі) із зазначенням причини такого продовження і нової дати закінчення відрядження;
• Перерахування працівникові грошових коштів на оплату додаткових витрат на відрядження, пов'язаних зі збільшенням терміну відрядження;
• Повідомлення працівника про продовження терміну службового відрядження (наприклад, напрямок ськана наказу про продовження відрядження по електронній пошті).

5. Відображення службових відряджень в табелі обліку робочого часу

У табелі обліку робочого часу (уніфікована форма № Т-13) необхідно відображати відпрацьований час всіх співробітників, в тому числі і тих, хто спрямований у службові відрядження. На підставі наказу про направлення у службове відрядження дні відрядження відзначаються в табелі літерним кодом «К» або цифровим кодом «06». Тривалість відпрацьованого часу в дні відрядження не вказується.

! Зверніть увагу: Якщо дні відрядження припадають на вихідний або неробочий святковий день, то в табелі обліку робочого часу такі дні повинні відзначатися кодом «РВ» або «03» (Лист Роструда від 04.03.2013 № 164-6-1). Або вказуються два коду «РВ» і «К» або «06» і «03» (Лист Мінпраці Росії від 14.02.2013 № 14-2-291). Головне, щоб дані табеля обліку робочого часу дозволяли правильно розрахувати оплату праці відрядженого співробітника: виплати за робочі дні відрядження в розмірі середнього заробітку (ст. 167 ТК РФ), а також за відповідні дні відрядження (ст. 153 ТК РФ).

6. Ведення журналу обліку відряджених співробітників

Роботодавці повинні вести облік працівників, які вибувають у службові відрядження з відряджає і прибулих в організацію, в яку вони відряджені, в спеціальному журналі. Форма журналу і Порядок обліку працівників, які вибувають у службові відрядження, затверджені Наказом Міністерства охорони здоров'я Росії від 11.09.2009 № 739н відповідно до п. 8 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження. До тих пір поки такі журнали офіційно не скасовані (як, наприклад, посвідчення про відрядження), краще не нехтувати їх веденням, оскільки при перевірці Трудовий інспекцією відсутність журналу реєстрації відряджених співробітників може спричинити адміністративну відповідальність за ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

7. Звіт про виконане у службовому відрядженні завдання

Як вже говорилося в цій статті, з 8 січня 2015 року оформляти службове завдання і звіт про його виконання не обов'язково. Однак відсутність необхідності представляти письмовий звіт про виконане в відрядженні завдання не звільняє працівника від виконання своїх трудових обов'язків в період відрядження. Тому за роботодавцем зберігається право:

• вимагати від працівника виконання у відрядженні службового доручення;
• вимагати подання результатів виконаної роботи, якщо це передбачено службовим дорученням. Наприклад, якщо співробітник головної організації відряджений в відокремлений підрозділ для проведення процедур внутрішнього контролю, то роботодавець має право вимагати від нього надання результатів такого контролю;
• залучати працівника до дисциплінарної відповідальності за невиконання або неналежне виконання покладених на нього в період відрядження трудових обов'язків.

Крім того, роботодавець може передбачити оформлення звіту про виконане в відрядженні завдання в локальному акті про відрядження, а також самостійно розробити форму такого звіту.

З внесенням змін до Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження (Постанова Уряду РФ від 29.12.2014 № 1595 «Про внесення змін до деяких актів Кабінету Міністрів України») з 2015 року процедура документального оформлення службових відряджень в більшій мірі регламентується самим роботодавцем. Зазначені зміни помітно спростили оформлення відряджень, але, разом з тим, поставили роботодавця перед непростим вибором: які документи дійсно необхідні при оформленні відряджень, а без яких цілком можна обійтися? З відповіддю на це питання Ви, напевно, вже визначилися, прочитавши статтю. А в розглянемо, які виплати покладені відрядженому працівникові і які витрати можна віднести до «відрядження». НЕ пропустіть!

Чи вважаєте статтю корисною і цікавою - діліться з колегами в соціальних мережах!

Залишилися питання - задавайте їх у коментарях до статті!

Yandex_partner_id \u003d 143121; yandex_site_bg_color \u003d "FFFFFF"; yandex_stat_id \u003d 2; yandex_ad_format \u003d "direct"; yandex_font_size \u003d 1; yandex_direct_type \u003d "vertical"; yandex_direct_border_type \u003d "block"; yandex_direct_limit \u003d 2; yandex_direct_title_font_size \u003d 3; yandex_direct_links_underline \u003d false; yandex_direct_border_color \u003d "CCCCCC"; yandex_direct_title_color \u003d "000080"; yandex_direct_url_color \u003d "000000"; yandex_direct_text_color \u003d "000000"; yandex_direct_hover_color \u003d "000000"; yandex_direct_favicon \u003d true; yandex_no_sitelinks \u003d true; document.write ( "");

Нормативна база

1. Трудовий кодекс РФ
2. Кодекс про адміністративні правопорушення РФ
3. Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження (затверджено Постановою Уряду РФ від 13.10.2008 № 749 «Про особливості направлення працівників у службові відрядження»
4. Постанова Уряду РФ від 29.12.2014 № 1595 «Про внесення змін до деяких актів Кабінету Міністрів України»
5. Постанова Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати»
6. Лист Роструда від 04.03.2013 № 164-6-1
7. Лист Мінпраці Росії від 14.02.2013 № 14-2-291

Як ознайомитися з офіційними текстами зазначених документів, дізнайтеся в розділі

За моїми спостереженнями, про правила співробітники часто обізнані менше, ніж роботодавці. Це породжує конфлікти, і блідо в цих конфліктах виглядають саме працівники.

Хоча буває і навпаки. Нещодавно один роботодавець з гордістю повідомив мені, що в його організації заробітчан їздять у відрядження за свій рахунок. Довелося пояснювати, чим це загрожує.

Перше і головне. працівник зобов'язаний поїхати у відрядження за завданням роботодавця (лише деякі категорії працівників можуть відмовитися від поїздки - про це нижче). роботодавець зобов'язаний профінансувати цю поїздку.

Тепер докладніше.

Відразу скажу, які документи потрібно тримати на своєму столі, якщо відрядження у вашій роботі - справа звичайна.

Трудовий кодекс - це головний документ. відряджень присвячені глава 24 (статті 166 - 169), ст.259, 268.

«Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження», затверджене Постановою Уряду РФ від 13.10.2008 №749. У цьому документі розписані всі питання, що стосуються відряджень, освітлені в законодавстві: хто їде, на який час, за чий рахунок, як виїхати у відрядження за кордон і т.д.

Інструкція Міністерства фінансів СРСР, Держкомпраці СРСР і ВЦРПС від 07.04.1988 №62 «Про службові відрядження в межах СРСР». Не треба дивуватися, цей документ ніхто не відміняв, а значить, він діє - правда, тільки в тих частинах, які не суперечать ТК і Положення з попереднього пункту.

Лист Федеральної податкової служби РФ №МН-22-3 / 890 «Щодо документального підтвердження витрат на відрядження (посвідчення про відрядження» - про те, як потрібно звітувати в понесених у відрядженні витрат.

Лист Міністерства Фінансів РФ від 01.07.2010 №03-03-07 / 23, В якому роз'яснюється, як звітувати перед бухгалтерією, якщо ви купували електронний квиток.

Лист Міністерства Фінансів РФ від 18.08.2010 №03-03-06 / 1-556розповідає про те, як звітувати за проживання в готелі.

Лист Міністерства Фінансів РФ від 07.07.2010 №03-04-06 / 6-140буде більше цікаво бухгалтерії, так як в ньому говориться про оподаткування добових в закордонному відрядженні.

Працівникам відділів кадрів і секретарям нагадую про Наказі Міністерства охорони здоров'я РФ від 11.09.09 №739н «Про затвердження порядку і форм обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з відряджає і прибулих в організацію, в яку вони відряджені», в якому розповідається, як вести спеціальні журнали.

Крім того, умови відправлення працівника у відрядження можуть бути розписані і в самій організації, наприклад в «Положенні про відрядження» або в колективному договорі.Добре, якщо у вас є такі документи - умови в них описані точно не гірше, ніж пропонують загальні закони.

Що таке відрядження?

Відкриваємо статтю 166 ТК РФ і читаємо: «Службове відрядження - поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. Службові поїздки працівників, постійна робота яких здійснюється в дорозі або має роз'їзний характер, службовими відрядженнями не визнаються ».

Тобто відрядженням вважається напрямок співробітника однієї організації в іншу для виконання певного завдання. При цьому «іншою організацією» може бути і відокремлений підрозділ (філія, районне відділення) компанії, в якій працює співробітник. Необов'язково місце, куди направляється працівник, розташоване в іншому місті, це може бути офіс в сусідній будівлі. Головне, що людина буде виконувати завдання поза місцем своєї постійної роботи -тобто того місця, яке визначено .

А ось, скажімо, провідник або стюардеса, пересуваючись по країні, не перебувають у відрядженні. Водій-експедитор, який розвозить вантажі по місту, області або всій країні, теж.

Кого роботодавець не може направити у відрядження?

По-перше, вагітну жінку - їх строго заборонено відправляти в будь відрядження (ст.259 ТК РФ).

По-друге, працівників у віці до 18 років. Але тут є нюанс: «виняток становлять творчі працівники ... і інші особи, які беруть участь у створенні і (або) виконанні (експонуванні) творів ...» (Докладніше див. Ст.268 ТК РФ).

По-третє, працівника-інваліда, якщо це суперечить індивідуальною програмою реабілітації інваліда (докладніше див. Федеральний закон від 24.11.1995 №181-ФЗ «Про соціальний захист інвалідів в Російській Федерації).

По-четверте, зареєстрованого кандидата (відповідно до Федеральним законом від 12.06.2002 №67-ФЗ «Про основні гарантії виборчих прав і права на участь у референдумі громадян РФ»).

По-п'яте, працівників, з якими у роботодавця укладений учнівський договір, якщо тільки поїздка не пов'язана з учнівством (ст. 203 ТК РФ).

Жінок, які мають дітей у віці до 3 років, матерів і батьків, які виховують дитину до 5 років без чоловіка (дружини), опікунів і піклувальників неповнолітніх, батьків дітей-інвалідів, працівників, які здійснюють догляд за хворим членом сім'ї можна відправляти у відрядження тільки з їх письмової згодиі якщо це не заборонено за медичними показаннями (ст. 259 і 264 ТК РФ).

Письмова згода на відрядження цих категорій працівників найкраще зафіксувати на наказі. Своєю рукою, бажано на лицьовій стороні наказу про направлення у відрядження, працівник пише:

Згоден відправитися в службове відрядження в м Москва з 12 по 15 жовтня 2011 року. З правом відмовитися від направлення у відрядження ознайомлений.

І розписується. Це проста дія застрахує роботодавця від можливих проблем при перевірці.

терміни відрядження

Пункт 4 Положення визначає чітко: днем \u200b\u200bвиїзду у відрядження вважається дата відправлення транспортного засобу від місця постійної роботи відрядженого. Днем повернення - дата прибуття транспорту.

наприклад:

Ще приклад:літак вилітає, скажімо, 1 вересня в 00:15, тоді днем \u200b\u200bпочатку відрядження буде вважатися 1 вересня. АЛЕ: швидше за все, працівник з'явиться в аеропорт за дві години до вильоту, щоб пройти реєстрацію, та й до аеропорту ще потрібно доїхати. 31 серпня можна вважати днем \u200b\u200bпочатку відрядження, якщо працівник надасть проїзний квиток (наприклад, на електричку), за яким дістався до аеропорту, із зазначенням дати і часу.

Тому зберігайте всі квитки, чеки та квитанції, які отримуєте, перебуваючи у відрядженні, щоб скласти грамотний авансовий звіт і, можливо, відшкодувати частину своїх витрат.

Закон визначає чітко: днем \u200b\u200bвиїзду у відрядження вважається дата відправлення транспортного засобу від місця постійної роботи відрядженого. Днем повернення - дата прибуття транспорту.

наприклад:якщо літак вилітає 5 листопада в 23:55 а прилітає 10 листопада в 00:10, то працівник був у відрядженні з 5 по 10 листопада. І навіть якщо 5 листопада він, як і належить, відпрацював з 9 до 18 годин, цей день буде внесений в табель як відрядження. Виходити чи на роботу 10 листопада, визначається за домовленістю з роботодавцем. Формально співробітник все ще перебуває у відрядженні.

17 коментарів

Світлана каже:

Олександр Вєтров говорить:

Анатолій каже:

татьяна каже:

Андрій каже:

Ольга каже:

Робота кожного підприємства нерозривно пов'язана з відрядженнями його співробітників. А перебування у відрядженні вимагає конкретних витрат - на покупку їжі, знімання квартири або готелю, проїзд в громадському і (або) особистому транспорті. Щоб врахувати ці витрати на витрати фірми, оформите певні документи.

Підготовкою більшості з них повинен займатися кадровик. Однак, якщо такого немає в штаті, цей обов'язок лягає на вас, як на роботодавця.

У нашій статті ми дамо на такі питання:

що таке відрядження;

кого допускається відправляти в поїздку, а кого - ні;

які документи потрібні для відрядження і як їх правильно скласти і т. д.

Що таке відрядження?

Відрядженням є поїздка штатного фахівця в іншу місцевість з метою виконання завдання начальника. Місце трудової діяльності - це підрозділ, де людина працює на підставі договору і (або) наказу про прийом на службу. Відрядженням буде вважатися поїздка співробітника з головного офісу в і навпаки.

Робота водіїв, експедиторів, кур'єрів пов'язана з постійним перебуванням в дорозі. Згідно зі статтею 168.1 ТК РФ, такі працівники також мають право на відшкодування власних витрат, пов'язаних з проїздом і зніманням квартири (готелі). Складаючи колективний трудовий договір зі своїми працівниками, ви повинні чітко виписати список працівників, діяльність яких матиме роз'їзний характер.

Кого можна відправляти у відрядження, а кого не можна?

Згідно з Трудовим кодексом, в поїздку може бути направлений тільки штатний співробітник вашої організації, з яким ви уклали контракт. З цього правила є винятки.

В службову поїздку не можна відправити:

вагітних;

неповнолітніх (виняток - креативні співробітники ЗМІ, театрів, цирків, концертних установ, спортсмени-професіонали);

людей, які трудяться по учнівському договору.

Особливий випадок - жінки з дітьми до 3 років. Відрядити таку категорію працівників можна, але жінка повинна дати на це свою згоду (в письмовому вигляді). При цьому поїздка не повинна бути протипоказана лікуючим лікарем. Згідно зі статтею 259 Трудового кодексу, підприємства повинен письмово повідомити співробітницю про те, що вона може відмовитися від поїздки. Все вищезазначене повністю відноситься до осіб, які доглядають за хворими членами своєї сім'ї і (або) мають на утриманні дітей-інвалідів (інвалідів дитинства).

Як оформляється від'їзд позаштатного співробітника

Як ми вже зазначили вище, в службову поїздку ви можете надіслати тільки службовця зі штату. Але в ряді випадків наймачеві треба відрядити співробітника, з яким цивільно-правового характеру. Таким документом, наприклад, може бути договір доручення або підряду. У цьому випадку компанія також може покрити витрати людини, пов'язані з діловою поїздкою. Зрозуміло, для цього витрати не тільки повинні бути прямо пов'язані з даними дорученням, але і доведені документами. Працівник повинен надати квитанції і чеки.

У цивільно-правовому договорі повинен бути окремий пункт, що стосується відшкодування витрат. Тоді ваш працівник не буде платити з отриманих грошей ПДФО, а ви - сплачувати кошти в різні позабюджетні фонди.

Важливо: іноді податківці відносять «відрядження» позаштатним співробітникам до їх доходу.

Як відстояти свою правоту перед перевіряючими?

Використовуйте такі доводи. Якщо людина виконує ваше завдання, значить, він почав працювати. А згідно зі статтею 67 Трудового кодексу, в цьому випадку трудовий договір вважається укладеним, навіть якщо він не має своєї паперової форми. Тому всі претензії податківців є безпідставними. Варто відзначити, що так само вважають і суди. І все ж, щоб уникнути зайвої тяганини, радимо укладати строкові трудові контракти з позаштатними співробітниками на період їх «відрядження».

Скільки може тривати відрядження?

Найменший термін службового відрядження законодавство не визначає. Таким чином, ви можете відрядити свого співробітника навіть на один день. Протяжність відрядження визначається керівником підприємства, з урахуванням обсягу, складності та інших характеристик доручення, даного робітника.

День від'їзду збігається з датою відправлення відповідного транспортного засобу. Якщо транспорт відправляється до 24.00, значить, день від'їзду - цю добу. В іншому випадку - такі.

Документи для відрядження

Перед відправкою службовця в службову поїздку оформите наступні документи:

службове завдання (потрібна форма Т-10а);

наказ про направлення працівника у відрядження (форма № Т-9 або № Т - а);

посвідчення про відрядження (заповніть форму № Т-10).

Службове завдання - це документ, який складає начальник відправляється в поїздку співробітника. Для цього він використовує бланк, затверджений Держкомстатом 5 січня 2004 року.

Реквізити документа такі:

ПІБ і найменування посади співробітника, якого направляють у відрядження;

відділ, цех або інший підрозділ підприємства, в якому працює людина;

місце відправки - держава, населений пункт, найменування фірми;

протяжність доручення, дата його початку і кінця;

назва фірми, яка буде оплачувати відрядження;

підставу, за якою працівник був відправлений у службове поїздку.

Даний документ підписується керівником структурного підрозділу та затверджується фірми. Після цього кадровий відділ готує наказ про направлення у службове поїздку.

По прибуттю на місце своєї роботи людина заповнює 11-й розділ документа, який називається «Короткий звіт про виконання завдання». Звіт затверджується безпосереднім начальником відрядженого. Службове завдання належить до документів суворої звітності - воно повинно зберігатися в архіві протягом 5 років. Після закінчення відрядження службове завдання, авансовий звіт і посвідчення передаються для проведення оплати.

Далі потрібно скласти інший документ - наказ про направлення у відрядження. Для цього документа застосовується форма № Т-9, якщо в службову поїздку відправляють одну людину і форма № Т-9а, якщо кількох.

У наказі потрібно вказати такі дані:

ПІБ та посада командируемого;

відділ, в якому він працює;

місце відрядження;

У наказі необхідно джерело з якого співробітнику будуть покриватися його витрати. Це може бути, як ваша фірма, так і приймаюча сторона. Наказ підписується директором фірми. Відряджаються повинен подивитися документ і теж скріпити його підписом. Як і службове завдання, наказ зберігається в архіві протягом 5 років.

Посвідчення про відрядження - це документ, на підставі якого бухгалтерський відділ нараховує та сплачує добові. Для посвідчення застосовується бланк за формою № Т-10.

У спеціальному розділі посвідчення працівник повинен робити позначки в кожному з пунктів призначення про своє прибуття та вибуття. Далі ці позначки повинні бути скріплені печаткою компанії, в яку посланий людина.

Чи завжди треба оформляти посвідчення?

Без цього документа можуть обійтися:

філії і закордонних фірм;

організації, які відправляють своїх працівників у відрядження за кордон. В цьому випадку дати заїзду в країну і від'їзду з неї вказані в закордонному паспорті.

Без посвідчення можна обійтися і тоді, коли людина повернеться на своє робоче місце в день від'їзду. Як і інші документи, посвідчення повинно зберігатися в архіві протягом 5 років. Ви повинні реєструвати посвідчення в спеціально відведеному для цього журналі. Документи людей, які приїхали у відрядження з інших компаній, потрібно реєструвати в іншому журналі.

відрядження готелі