Положення про відрядження. Положення про службові відрядження Положення про відрядження зразок державні документи

Правила оформлення працівника в службове відрядження змінилися. З 2015 року більше не потрібні посвідчення про відрядження, службові завдання і звіти про виконану роботу (постанова Уряду РФ від 29.12.14 № 1 595). Ми склали зразок положення про відрядження з урахуванням змін. У статті також можна завантажити його бланк, який стане в нагоді будь-якої компанії.

Зауважимо, що компанія має право сама вирішити, як внести зміни в положення: можна затвердити новий документ або внести зміни в діючий. Якщо змін багато, доведеться використовувати перший варіант. Як скласти положення про відрядження на 2016 рік ми показали в статті нижче. Якщо змін небагато, але вони є - досить розробити і затвердити наказ про внесення змін до положення про відрядження .

Товариство з обмеженою відповідальністю «Альфа»
(ТОВ «Альфа»)
ІПН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
повне найменування організації, ідентифікаційні коди (ІПН, КПП, ОКПО)

ЗАТВЕРДЖУЮ

директор ТОВ
«Альфа»
А.А. Іванов
09.02.2016

ПОЛОЖЕННЯ

про відрядження

москва 09.02. 2016

1. Загальні положення

1.1. Це Положення розроблено відповідно до чинного законодавства Російської Федерації і визначає особливості порядку направлення в службові відрядження як на території Росії, так і на території іноземних держав працівників ТОВ «Альфа» (далі - Організація).

1.2. Службове відрядження - поїздка працівника за розпорядженням керівника Організації на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.

1.3. Це Положення поширюється на всіх працівників Організації, включаючи директора.

1.4. До службових відряджень не належать:

службові поїздки працівників, посадові обов'язки яких передбачають роз'їзний характер роботи, якщо інше не передбачено локальними або нормативно-правовими актами;
поїздки в місцевість, звідки працівник за умовами транспортного сполучення та характеру роботи має можливість щоденно повертатися до місця проживання;
виїзди з особистих питань (без виробничої необхідності, відповідного договору або виклику сторони, що запрошує);
надходження на навчання і навчання на заочних відділеннях освітніх установ вищої і додаткової професійної освіти.

2. Термін та режим відрядження

2.1. Термін відрядження працівників визначається рішенням керівника організації з урахуванням обсягу, складності та інших особливостей службового доручення.

2.2. Фактичний термін перебування співробітника в місці відрядження визначається по проїзним документам, що подаються працівником після повернення зі службового поїздки. У разі проїзду працівника до місця відрядження або назад до місця роботи на особистому транспорті фактичний термін перебування в місці відрядження вказується в службовій записці. Службову записку працівник після повернення з поїздки подає працедавцю одночасно з виправдувальними документами, що підтверджують використання особистого транспорту (шляховий лист, рахунки, квитанції, касові чеки тощо.)

2.3. Днем виїзду у відрядження вважається дата відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу від місця постійної роботи відрядженого, а вдень приїзду - дата прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи. При відправленні транспортного засобу до 24 години включно днем \u200b\u200bвибуття вважається поточна доба, а з 00 годин і пізніше - наступна доба.

У разі якщо станція, пристань або аеропорт розташовані за межами населеного пункту, враховується час, необхідний для проїзду до станції, пристані або аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

2.4. Явка працівника на роботу в день виїзду у відрядження або в день приїзду з неї вирішується за домовленістю з директором Організації.

2.5. На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюються режим робочого часу і правила розпорядку підприємства, установи, організації, в яке він відряджений.

2.6. У разі настання в період службової поїздки тимчасової непрацездатності працівник зобов'язаний негайно повідомити про такі обставини роботодавця.

Тимчасова непрацездатність відрядженого співробітника, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання підлягають посвідченню належно оформленими документами відповідних державних (муніципальних) або інших медичних організацій, що мають ліцензію (сертифікацію) на надання медичних послуг. За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові виплачується на загальних підставах допомога по тимчасовій непрацездатності.

Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

У разі тимчасової непрацездатності співробітника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати по найму житлового приміщення (крім випадків, коли він знаходиться на стаціонарному лікуванні) і виплачуються добові протягом усього часу, поки він не має можливості за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного місця проживання.

3. Документальне оформлення

3.1. Підставою для направлення працівника у службове поезжявляется рішення про направлення у відрядження, що оформляється в довільній формі.

3.2. На підставі рішення про направлення у відрядження працівник кадрової служби видає наказ відповідно до форми № Т-9 (№ Т-9а), затвердженої наказом Мінстату України від 5 січня 2004 № 1.

3.3. Інформація про відрядження працівника вноситься в журнал реєстрації працівників, які вибувають у відрядження.

4. Витрати на відрядження

4.1. Середній заробіток за час перебування працівника у службовій поїздці зберігається за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

4.2. Працівникові, направленому у відрядження і в середині Росії, так і за її межі, відшкодовуються такі витрати:

на проїзд до місця призначення і назад;
по найму житлового приміщення;
добові;
фактичні з дозволу або відома роботодавця і документально підтверджені цільові витрати:

Збори за послуги аеропортів, комісійні збори;

На проїзд в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок;

На провезення багажу;

На службові телефонні переговори;

По отриманню та реєстрацію службового закордонного паспорта, отримання віз;

Пов'язані з обміном готівкової валюти або чека в банку на готівкову іноземну валюту.

4.3. За кожен день перебування у відрядженні, включаючи вихідні та неробочі святкові дні, а також за дні перебування в дорозі, в тому числі за час вимушеної зупинки в дорозі, працівникові виплачуються добові.

Якщо працівник може щоденно повертатися додому, то добові не виплачуються.

Для службових поїздок по території Росії добові встановлюються в розмірі:

директору - 5000 руб.,
керівникам філій - 3000 руб.,
всім іншим працівникам - 1000 руб.

За кожен день перебування у відрядженні за межами Росії працівникові виплачуються добові в розмірі:

директору - 200 євро,
керівникам філій - 100 євро,
всім іншим працівникам - 70 євро.

4.4. Витрати на проїзд до місця відрядження і назад до місця постійної роботи відшкодовуються працівникові в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування, включаючи страхові платежі по державному обов'язковому страхуванню пасажирів на транспорті, оплату послуг з попереднього продажу проїзних квитків, витрати на користування в поїздах постільними речами.

При проїзді до місця відрядження повітряним транспортом директору, заступникам директора відшкодовується вартість проїзду бізнес-класом. Іншим працівникам відшкодовується вартість проїзду економічним класом.

При проїзді залізничним транспортом директору та заступникам директора відшкодовується вартість проїзду у вагоні СВ фірмового поїзда, іншим працівникам відшкодовується вартість проїзду в купейному вагоні фірмового поїзда.

Працівникові відшкодовуються витрати на проїзд в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок, в тому числі на таксі, на провезення багажу. При відсутності документів, що підтверджують розмір витрат на проїзд в аеропорт або на вокзал, на провезення багажу, витрати відшкодовуються в розмірі 1000 руб. за одну поїздку.

Добові в іноземній валюті виплачуються працівникові при направленні сотружніка в службову поїздку за межі території Росії в розмірах, визначених цим Положенням.

Добові виплачуються за таким правилом:

при дотриманні працівника з території Росії дата перетину державного кордону Росії включається в дні, за які добові виплачуються в іноземній валюті;
при проходженні на територію Росії дата перетину державного кордону Росії включається в дні, за які добові виплачуються в рублях.

Дати перетину державного кордону РФ визначаються за відмітками прикордонних органів в паспорті.

При направленні працівника у відрядження на територію двох або більше іноземних держав добові за день перетину кордону між державами виплачуються в іноземній валюті за нормами, встановленими для держави, до якої направляється працівник.

4.5. Витрати у зв'язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу директора Організації тільки з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження, хвороба) при наявності документа, що підтверджує такі витрати.

4.6. Відшкодування витрат на перевезення багажу вагою понад встановлених транспортними підприємствами граничних норм не здійснюється.

4.7. Працівникові відшкодовуються витрати на службові телефонні переговори. При відсутності документів, що підтверджують зроблені витрати (деталізовані рахунки оператора зв'язку), витрати відшкодовуються в сумі 200 руб. на добу.

4.8. Відрядженому працівникові за один робочий день перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах сум, належних на оплату проїзду, витрат по найму житлового приміщення і добових.

4.9. Співробітникові відшкодовуються фактичні витрати з бронювання і найму житлового приміщення, підтверджені відповідними документами, але не більше 5000 руб. за добу.

При ненаданні документів, що підтверджують оплату витрат по найму житлового приміщення, суми такої оплати відшкодовуються в розмірах:

700 руб. за кожний день перебування у відрядженні на території Росії;
2500 руб. за кожний день перебування у закордонному відрядженні.

Витрати по найму житлового приміщення відшкодовуються за кожну добу перебування в пункті службового відрядження з дня прибуття відрядженого до пункту призначення і по день виїзду з нього.

4.10. За час затримки в дорозі без поважних причин працівникові не виплачуються заробітна плата, добові, а також не відшкодовуються витрати по найму житлового приміщення та інші витрати.

5. Плата за роботу у вихідні дні у відрядженні

5.1. Якщо працівник виїжджає у відрядження в неробочий (вихідний, святковий) день, то день відбуття вважається першим днем \u200b\u200bвідрядження, оплата за який надається відповідно до статті 153 Трудового кодексу РФ, тобто як за роботу у вихідний або неробочий святковий день. Аналогічно вирішується питання в разі прибуття відрядженого працівника з відрядження у неробочий (вихідний, святковий) день.

5.2. Робота у вихідний або неробочий святковий день оплачується не менш ніж у подвійному розмірі відповідно до статті 153 Трудового кодексу РФ. Конкретні розміри оплати праці у вихідний або неробочий святковий день можуть встановлюватися колективним договором, локальним нормативним актом, що приймається з урахуванням думки представницького органу працівників, трудовим договором. При цьому за бажанням працівника, який працював у вихідний або неробочий святковий день, йому може бути наданий інший день відпочинку. У цьому випадку робота у вихідний або неробочий святковий день оплачується в одинарному розмірі, а день
відпочинку оплаті не підлягає.

6. Гарантії при направленні працівників у службові відрядження

6.1. На підставі статті 167 Трудового кодексу РФ при направленні працівника у службове відрядження, а також під час перебування працівника в дорозі до місця відрядження (з місця відрядження) йому гарантуються збереження місця роботи (посади) і середнього заробітку, а також відшкодування витрат, пов'язаних із службовою відрядженням.

6.2. У разі направлення працівника-сумісника у відрядження одночасно по основній роботі і роботі, що виконується на умовах сумісництва, середній заробіток зберігається у обох роботодавців, а відшкодовуються витрати по відрядженню розподіляються між командиром роботодавцями по їх взаємною згодою.

6.3. При направленні у відрядження працівнику видається грошовий аванс на оплату:

витрат на проїзд;
витрат по найму житлового приміщення;
додаткових витрат, пов'язаних з проживанням поза місцем постійного проживання (добові).

7. Порядок подання звітності, пов'язаної із направленням працівників у службові відрядження

7.1. Протягом трьох робочих днів з дня повернення із службового відрядження працівник зобов'язаний подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені їм сумах.

Разом з авансовим звітом передаються в бухгалтерію документи (в оригіналі), що підтверджують розмір зроблених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, кредитною карткою, безготівковим перерахунком). При закордонних відрядженнях до звіту додається ксерокопія відміток у закордонному паспорті.

7.2. До авансового звіту додаються такі документи:

документи, що підтверджують витрати по найму житлового приміщення;
документи, що підтверджують сплату зборів за послуги аеропортів, інших комісійних зборів;
документи, що підтверджують витрати на проїзд до місця призначення і назад, якщо зазначені витрати проводилися працівником особисто;
документи, що підтверджують витрати на проїзд в аеропорт, на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок, на провезення багажу;
документи, що підтверджують вартість службових телефонних переговорів;
документи, що підтверджують витрати по отриманню та реєстрацію службового закордонного паспорта, отримання віз, якщо зазначені дії не проводилися Організацією;
документи, що підтверджують витрати, пов'язані з обміном готівкової валюти або чека в банку на готівкову іноземну валюту.

7.3. При ненаданні документів, що підтверджують оплату витрат по найму житлового приміщення, суми такої оплати відшкодовуються в розмірах, встановлених пунктом 4.10 цього Положення.

7.4. При ненаданні документів, що підтверджують витрати на проїзд до місця призначення і назад, якщо зазначені витрати проводилися працівником особисто, витрати відшкодовуються в розмірі вартості проїзду до місця відрядження і назад у вагоні купе або вартості авіаквитка економ-класу.

7.5. При ненаданні документів, що підтверджують витрати на проїзд в аеропорт, на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок, на провезення багажу, витрати відшкодовуються в розмірі 1000 руб. за одну поїздку.

7.6. При відсутності документів, що підтверджують вартість службових телефонних переговорів, витрати відшкодовуються в сумі, встановленої пунктом 4.6 цього Положення. При відсутності документів, що підтверджують витрати по отриманню віз, і витрати, пов'язані з обміном готівкової валюти, дані витрати не відшкодовуються.

7.7. Залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, підлягає поверненню працівником до каси в тій валюті, в якій був виданий аванс, не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.

7.8. У разі неповернення працівником залишку коштів у термін, визначений в пункті 7.7 цього Положення, відповідна сума відшкодовується шляхом утримання із заробітної плати працівника з урахуванням граничної суми утримання, встановленої статтею 138 Трудового кодексу РФ.

7.9. Не пізніше трьох робочих днів з дня повернення із службового поїздки працівник зобов'язаний підготувати та подати посадовій особі, яка прийняла рішення про відрядження, звіт про виконану ним роботу або про участь у заході, на яке він був відряджений.

Працівником, відрядженим для виконання певних завдань, до звіту про відрядження додаються оригінали або ксерокопії документів, отриманих ним або підписаних і вручених їм від імені Організації.

Працівником, відрядженим для участі в будь-якому заході, до звіту про службову поїздку додаються отримані ним як учасником заходу матеріали.

вкладені файли

Положення про відрядження образец.doc
Положення про відрядження завантажити (бланк) .doc

Роботодавець може передбачити доплату працівникам при службових поїздках в локальному акті (положення про відрядження - зразок 2016) і при розрахунку податку на прибуток враховувати її у витратах.

Кого можна направити у відрядження

У відрядження можна направити тільки штатного співробітника, з яким укладено трудовий договір (ст. 166 Трудового кодексу РФ). Якщо ви підписали з людиною ГПД, він не є штатним співробітником. Направити його у відрядження не можна.

Забороняється направляти у відрядження:

співробітників в період дії учнівського договору, якщо відрядження не пов'язано з учнівством (ст. 203 ТК РФ);
вагітних жінок (ст. 259 ТК РФ);
неповнолітніх співробітників (за винятком професійних спортсменів і творчих працівників, перелік професій і посад яких затверджено постановою Уряду РФ від 28 квітня 2007 р № 252) (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 Трудового кодексу РФ).

Як прописати добові в положенні про відрядження

- Чиновники планують скасувати добові при відрядженнях по Росії. Коли компаніям чекати ці зміни?

Якщо поправки приймуть, то зміни вступлять в силу в 2017 році. Добові залишаться для відряджень за кордон. А працівникам, яких відправляють в службові поїздки по Росії, будуть відшкодовувати документально підтверджені витрати. Наприклад, по проїзду або проживання (ст. 168 ТК РФ, п. 11 постанови Уряду РФ від 13 жовтня 2008 року № 749).

- Витрати на їжу теж?

Так, якщо розмір і порядок відшкодування прописати в локальному акті або колективному договорі. Наприклад, можна вказати, що співробітнику компенсують фактичні витрати на харчування у відрядженні в межах 700 рублів в день. Тоді закріплену суму можна буде врахувати у витратах. А витрати співробітника понад цей ліміт не відшкодовують і не списують.

А якщо компанія передбачить добові в локальному акті або колективному договорі, чи можна включити їх до витрат?

Ні, не можна. Якщо їх скасують, значить, вони більше не будуть витратами для компаній.

Які документи підтверджують витрати на проживання

- Готелі замість квитанції видають чек або бланк суворої звітності. Але квитанція до сих пір згадується в Положенні про відрядження, затвердженому постановою Уряду РФ від 13 жовтня 2008 року № 749. У пункті 7 цього документа сказано, що квитанція з готелю підтверджує термін відрядження за відсутності проїзних документів. Чи можна в податковому обліку списати витрати на проживання та добові, якщо працівник після відрядження привіз з готелю не квитанцію, а БСО?

Так, можна, якщо в ньому є період проживання. У пункті 7 Положення згадується не тільки квитанція, а й інший документ, що підтверджує укладення договору з готелем. В якості такого документа можна використовувати і БСО, якщо в ньому наведено всі реквізити, обов'язкові для первинки.

- А якщо співробітник привіз квитанцію?

Тоді витрати врахувати не можна. Цей документ не згадується в нових правилах надання готельних послуг, а значить, більше не підтверджує період проживання (постанова Уряду РФ від 9 жовтня 2015 р № 1085).

Чи завжди положення про відрядженнях обґрунтовує витрати

Компанія передбачила в локальному положенні про відрядження, що за одноденні відрядження співробітникам покладено не середній заробіток, а звичайна зарплата. Чи можна включити її до витрат?

Ні, не можна. Така умова в локальних актах суперечить законодавству. Роботу в одноденному відрядженні треба оплачувати за тими ж правилами, що і в будь-який інший, тобто за співробітником зберігають середній заробіток (ст. 167 ТК РФ, п. 9 постанови № 749).

- А якщо доплачувати працівникові різницю між зарплатою і середнім заробітком?

Роботодавець може передбачити доплату в локальному акті (положення про відрядження - зразок 2016) і при розрахунку податку на прибуток враховувати її у витратах на оплату праці.

Положення про відрядження - зразок 2016

ПОЛОЖЕННЯ

про відрядження

м Москва 06.03. 2016

1. Загальні положення

1.2. Службове відрядження - поїздка працівника за розпорядженням керівника Організації на пределеніе термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.

1.3. Це Положення поширюється на всіх працівників Організації, включаючи директора.

1.4. До службових відряджень не належать:

службові поїздки працівників, посадові обов'язки яких передбачають роз'їзний характер роботи, якщо інше не передбачено локальними або нормативно-правовими актами;
поїздки в місцевість, звідки працівник за умовами транспортного сполучення та характеру роботи має можливість щоденно повертатися до місця проживання;
виїзди з особистих питань (без виробничої необхідності, відповідного договору або виклику сторони, що запрошує);
надходження на навчання і навчання на заочних відділеннях освітніх установ вищої і додаткової професійної освіти.

2. Термін та режим відрядження

2.2. Фактичний термін перебування співробітника в місці відрядження визначається по проїзним документам, що подаються працівником після повернення зі службового відрядження. У разі проїзду працівника до місця відрядження або назад до місця роботи на особистому транспорті фактичний термін перебування в місці відрядження вказується в службовій записці. Службову записку працівник після повернення з відрядження подає працедавцю одночасно з виправдувальними документами, що підтверджують використання особистого транспорту (шляховий лист, рахунки, квитанції, касові чеки тощо.)

2.3. Днем виїзду у відрядження вважається дата відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу від місця постійної роботи відрядженого, а вдень приїзду - дата прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи. При відправленні транспортного засобу до 24 години включно днем \u200b\u200bвибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 00 годин і пізніше - наступна доба.

2.4. Явка працівника на роботу в день виїзду у відрядження або в день приїзду з відрядження вирішується за домовленістю з директором Організації.

2.6. У разі настання в період відрядження тимчасової непрацездатності працівник зобов'язаний негайно повідомити про такі обставини роботодавця.

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання підлягають посвідченню належно оформленими документами відповідних державних (муніципальних) або інших медичних організацій, що мають ліцензію (сертифікацію) на надання медичних послуг. За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові виплачується на загальних підставах допомога по тимчасовій непрацездатності.

Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати по найму житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) і виплачуються добові протягом усього часу, поки він не має можливості за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного місця проживання.

3. Документальне оформлення службового відрядження

3.1. Підставою для направлення працівника у службове відрядження є рішення про направлення у відрядження, що оформляється в довільній формі.

3.2. На підставі рішення про направлення у відрядження працівник кадрової служби видає наказ про направлення у відрядження відповідно до форми № Т-9 (№ Т-9а), затвердженої наказом Мінстату України від 5 січня 2004 № 1.

4. Витрати на відрядження

4.1. Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

по найму житлового приміщення;
на проїзд до місця призначення і назад;
добові;
фактичні з дозволу або відома роботодавця і документально підтверджені
цільові витрати:
збори за послуги аеропортів, комісійні збори;
на проїзд в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок;
на провезення багажу;
на службові телефонні переговори;
по отриманню та реєстрацію службового закордонного паспорта, отримання віз;
пов'язані з обміном готівкової валюти або чека в банку на готівкову іноземну валюту.

Якщо працівник може щоденно повертатися додому, то добові не виплачуються.

Для відряджень по території Росії добові встановлюються в розмірі:

директору - 5000 руб.,
керівникам філій - 3000 руб.,
всім іншим працівникам - 1000 руб.

За кожен день перебування у відрядженні за межами Росії працівникові виплачуються добові в розмірі:

директору - 200 євро,
керівникам філій - 100 євро,
всім іншим працівникам - 70 євро.

4.4. Витрати на проїзд до місця відрядження і назад до місця постійної роботи відшкодовуються відрядженому працівникові у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування, включаючи страхові платежі по державному обов'язковому страхуванню пасажирів на транспорті, оплату послуг з попереднього продажу проїзних квитків, витрати на користування в поїздах постільними речами.

При проїзді до місця відрядження залізничним транспортом директору та заступникам директора відшкодовується вартість проїзду у вагоні СВ фірмового поїзда, іншим працівникам відшкодовується вартість проїзду в купейному вагоні фірмового поїзда.

Добові в іноземній валюті виплачуються працівникові при направленні працівника у відрядження за межі території Росії в розмірах, визначених цим Положенням.

Добові виплачуються за таким правилом:

при дотриманні працівника з території Росії дата перетину державного кордону Росії включається в дні, за які добові виплачуються в іноземній валюті;
при проходженні на територію Росії дата перетину державного кордону Росії включається в дні, за які добові виплачуються в рублях.

Дати перетину державного кордону РФ визначаються за відмітками прикордонних органів в паспорті.

4.8. Відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах сум, належних на оплату проїзду, витрат по найму житлового приміщення і добових.

4.9. Працівникові відшкодовуються фактичні витрати з бронювання і найму житлового приміщення, підтверджені відповідними документами, але не більше 5000 руб. за добу.

700 руб. за кожний день перебування у відрядженні на території Росії;
2500 руб. за кожний день перебування у закордонному відрядженні.

5. Плата за роботу у вихідні дні у відрядженні

5.2. Робота у вихідний або неробочий святковий день оплачується не менш ніж у подвійному розмірі відповідно до статті 153 Трудового кодексу РФ. Конкретні розміри оплати праці у вихідний або неробочий святковий день можуть встановлюватися колективним договором, локальним нормативним актом, що приймається з урахуванням думки представницького органу працівників, трудовим договором. При цьому за бажанням працівника, який працював у вихідний або неробочий святковий день, йому може бути наданий інший день відпочинку. У цьому випадку робота у вихідний або неробочий святковий день оплачується в одинарному розмірі, а день відпочинку оплаті не підлягає.

6. Гарантії при направленні працівників у службові командирів

6.3. При направленні у відрядження працівнику видається грошовий аванс на оплату:

витрат на проїзд;
витрат по найму житлового приміщення;
додаткових витрат, пов'язаних з проживанням поза місцем постійного проживання (добові).

7. Порядок подання звітності, пов'язаної із направленням працівників

в службові відрядження

7.2. До авансового звіту додаються такі документи:

документи, що підтверджують витрати по найму житлового приміщення;
документи, що підтверджують сплату зборів за послуги аеропортів, інших комісійних зборів;
документи, що підтверджують витрати на проїзд до місця призначення і назад, якщо зазначені витрати проводилися працівником особисто;
документи, що підтверджують витрати на проїзд в аеропорт, на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок, на провезення багажу;
документи, що підтверджують вартість службових телефонних переговорів;
документи, що підтверджують витрати по отриманню та реєстрацію службового закордонного паспорта, отримання віз, якщо зазначені дії не проводилися Організацією;
документи, що підтверджують витрати, пов'язані з обміном готівкової валюти або чека в банку на готівкову іноземну валюту.

7.6. При відсутності документів, що підтверджують вартість службових телефонних переговорів, витрати відшкодовуються в сумі, встановленої пунктом 4.6 цього Положення.

При відсутності документів, що підтверджують витрати по отриманню віз, і витрати, пов'язані з обміном готівкової валюти, дані витрати не відшкодовуються.

7.9. Не пізніше трьох робочих днів з дня повернення із службового відрядження працівник зобов'язаний підготувати та подати посадовій особі, яка прийняла рішення про відрядження, звіт про виконану ним роботу або про участь у заході, на яке він був відряджений.

Працівником, відрядженим для участі в будь-якому заході, до звіту про відрядження додаються отримані ним як учасником заходу матеріали.

3. Термін і режим службового відрядження

3.1. Термін службового відрядження встановлюється наказом Генерального директора або іншим розпорядчим актом посадової особи, уповноваженої на відрядження працівників Товариства виходячи з:

Орієнтовного часу, необхідного для виконання службового доручення;

Тривалості проведення освітнього заходу;

Умов договору, яким передбачено зобов'язання Товариства по відрядженню працівників.

3.2. Термін відрядження працівника Товариства не може перевищувати 30 днів.

3.3. Фактичний термін перебування в місці відрядження визначається за відмітками в посвідченні про відрядження про дату прибуття в місце відрядження і датою вибуття з нього. Якщо працівника відряджено до організації, що знаходяться в різних населених пунктах, то відмітки в посвідченні про відрядження про дату прибуття і датою вибуття робляться в кожній з організацій.

3.4. Днем виїзду працівника у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу від місця постійної роботи, а днем \u200b\u200bприбуття з відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем \u200b\u200bвибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї години і пізніше - наступна доба. Аналогічно визначається дата прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

3.5. На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу і правила розпорядку підприємства, установи, організації, до якого він відряджений. Підтвердженням роботи у вихідні дні є виписка з табеля обліку робочого часу організації, в яку був відряджений Працівник.

3.6. У випадках, коли працівник відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується в розмірі подвійної тарифної ставки. Замість днів відпочинку, не використаних під час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

3.7. За час затримки в дорозі без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати. Якщо дата проїзного документа не збігається з датою початку / окончаніякомандіровкі згідно з наказом про направлення у відрядження, а також у разі втрати проїзних документів відшкодування витрат на проїзд обкладається ПДФО за ставкою 13%.

3.8. Продовження терміну відрядження допускається на підставі письмової заяви працівника, затвердженого Генеральним директором або іншою уповноваженою особою.

3.9. Дострокове повернення з відрядження з огляду на різні причини (дострокове виконання службового завдання, неможливість виконання завдання і т.п.) узгоджується з безпосереднім керівником. Оплата витрат на відрядження в цьому випадку проводиться за час фактичного перебування у відрядженні.

3.10. Самовільний виїзд зі службового відрядження працівника без поважних причин і узгодження з безпосереднім керівником є \u200b\u200bпорушенням трудової дисципліни. В даному випадку транспортні витрати на відрядження оплаті не підлягають.

3.11. При відправленні / прибутті у відрядження / з відрядження протягом робочого дня питання про вихід на роботу вирішується за погодженням з керівником.

3.12. Табель обліку робочого часу відрядженого ведеться за основним місцем роботи.

4. Витрати на відрядження

4.1. Працівникові, направленому у відрядження і в середині РФ, так і за її межі, відшкодовуються такі витрати:

4.1.1. Добові за кожен день перебування у відрядженні, в тому числі і в дорозі до місця службового відрядження і назад у розмірі:

Руб. при відрядженні в населені пункти РФ;

Руб. при відрядженні за межі РФ.

4.1.2. Фактично вироблені і документально підтверджені цільові витрати:

По найму житлового приміщення;

На проїзд до місця призначення і назад;

Збори за послуги аеропортів, комісійні збори;

Витрати на проїзд в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок і назад, в тому числі витрати на оплату послуг таксі;

Витрати на квитки поїзди-експрес до / від аеропорту;

Витрати на оренду та утримання автомобілів при знаходженні у відрядженні;

Витрати на провезення багажу;

На службові телефонні переговори згідно з Положенням про корпоративного мобільного зв'язку;

По отриманню та реєстрацію службового закордонного паспорта, отримання віз;

На медичні послуги у випадках, передбачених Міністерством охорони здоров'я, в разі перебування працівника у відрядженні на території Російської Федерації, на медичні послуги, передбачені договором зі страховою компанією;

Пов'язані з обміном готівкової валюти або чека в банку на готівкову іноземну валюту.

4.2. Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях або проїзних документів та які виділені окремим рядком, визнаються доходом відрядженого працівника і оподатковуються ПДФО за ставкою 13%.

4.3. Витрати, пов'язані зі смертю відрядженого працівника за кордоном і репатріацією його тіла на батьківщину не компенсуються.

4.4. Відшкодування витрат на перевезення багажу вагою понад встановлених транспортними підприємствами граничних норм не здійснюється.

4.5. Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються відрядженому працівникові у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним або автомобільним транспортом загального користування, включаючи страхові платежі по державному обов'язковому страхуванню пасажирів на транспорті, оплату послуг з попереднього продажу проїзних квитків, витрати на користування в поїздах постільними речами.

4.6. При проїзді до місця відрядження повітряним транспортом Генеральному директору відшкодовується вартість проїзду бізнес-класом. Іншим працівникам відшкодовується вартість проїзду економ-класом.

4.7. При проїзді до місця відрядження залізничним транспортом Генеральному директору, заступнику генерального директора і головного бухгалтера відшкодовується вартість проїзду у вагоні СВ фірмового поїзда, іншим працівникам відшкодовується вартість проїзду в купейному вагоні фірмового поїзда.

4.8. Витрати у зв'язку з поверненням відрядженим працівником раніше придбаного квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження, хвороба, погодні умови) можуть бути повернуті тільки при наявності документа, що підтверджують такі витрати.

4.9. Витрати по найму житлового приміщення відшкодовуються за кожну добу перебування в пункті службового відрядження з дня прибуття і п день виїзду за наявності документів, оформлених належним чином:

Рахунки-фактури, акту виконаних робіт;

Рахунки за проживання за формою №3-Г;

Посвідчення про відрядження з відмітками про вибуття і прибуття з відрядження, а так же відмітками сторони, яка приймає про дати приїзду і від'їзду;

Документи, що підтверджують витрати по найму житлового приміщення;

Документи, що підтверджують сплату зборів за послуги аеропортів, інших комісійних зборів;

Документи, що підтверджують витрати на проїзд до місця призначення і назад, якщо зазначені витрати проводилися їм особисто;

Ксерокопія відміток у закордонному паспорті при закордонних відрядженнях.

З усіх додаткових витрат повинні бути надані підтверджуючі документи.

5.4. Залишок коштів понад суму, використану згідно авансового звіту, підлягає поверненню працівником до каси не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження, або утримується з заробітної плати на підставі Наказу Генерального директора і розписки працівника про його згоду на утримання (додаток №1).

5.5. Не пізніше трьох робочих днів з дня повернення із службового відрядження, працівник зобов'язаний підготувати та подати посадовій особі, яка прийняла рішення про відрядження, звіт про виконану ним роботу або участі в заході, на яке він був відряджений.

5.6. Працівником, відрядженим для виконання певних завдань, до звіту про відрядження додаються ксерокопії документів, отриманих ним або підписаних і вручених їм від імені Товариства.

5.7. Працівником, відрядженим для участі в будь-якому заході, до звіту про відрядження додаються отримані ним як учасником заходу матеріали (програми, сертифікати, посвідчення).

5.8. При порушенні строків надання авансових звітів, зазначених у п. 5.3. цього Положення, непогашені суми утримуються із заробітної плати працівника відповідно до ст. 137 ТК РФ.

6. Заключні положення

6.1. Це Положення може бути змінено або доповнено наказом Генерального директора.

6.2. Це Положення є обов'язковим для ознайомлення працівників Товариства.

ЗАТВЕРДЖУЮ

____________________________________
(Найменування посади керівника
установи)
____________________________________
(П.І.Б., підпис)

«____» ___________________ _____ р

Додаток № ____
до облікову політику установи,
затвердженої наказом керівника
від «___» ________________ 20__р.

Положення про службові відрядження

Це положення встановлює порядок направлення в службові відрядження на території РФ і за її межі працівників, які перебувають у штаті ____________________________________________________, іменованого надалі «Установа».
(Повне найменування установи)

Положення розроблено відповідно Трудовим кодексом, а також Постановою Уряду РФ від 13.10.2008 № 749 «Про особливості направлення працівників у службові відрядження».

Для цілей цього положення службовим відрядженням визнається поїздка працівника за розпорядженням керівника Установи на певний термін в іншу місцевість (поза місцем постійної роботи) для виконання службового доручення або участі в заходах, що відповідають статутним цілям і завданням Установи.

Чи не є службовими відрядженнями поїздки працівників:

- в місцевість, звідки працівник щодня може повертатися до місця проживання. При цьому в кожному випадку доцільність і необхідність повернення працівника додому визначає керівник Установи;

- з особистих питань (тобто без виробничої необхідності).

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу і правила трудового розпорядку, встановлені в організації, в яку він відряджений.

Працівнику, який направляється у відрядження, гарантується:

- збереження місця роботи (посади) і середнього заробітку;

- відшкодування витрат на відрядження в порядку і розмірах, встановлених цим положенням;

- виплата допомоги по тимчасовій непрацездатності (підтвердженої лікувальним закладом), яка настала в період перебування працівника у відрядженні;

- надання дня відпочинку в разі, коли працівник відбуває у відрядження або повертається з нього у вихідний день.

1. Встановлення терміну відрядження

1.1. Термін відрядження визначається керівником установи в кожному конкретному випадку з урахуванням обсягу, складності та інших особливостей службового доручення.

1.2. Термін відрядження працівника не може перевищувати 30 календарних днів. Направлення працівника на строк понад 30 календарних днів здійснюється у виняткових випадках за його письмовою згодою.

1.3. Загальна тривалість перебування працівника у відрядженні в протягом року не повинна перевищувати 91 календарних днів.

1.4. Термін фактичного перебування працівника у відрядженні визначається за відмітками посвідчення про відрядження про дні вибуття та прибуття.

Днем виїзду у відрядження вважається дата відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу від місця постійної роботи відрядженого, а вдень приїзду з відрядження - дата прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи. При відправленні транспортного засобу до 24 години включно днем \u200b\u200bвибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 00 годин і пізніше - наступна доба.

У разі якщо станція, пристань або аеропорт розташовані за межами населеного пункту, враховується час, необхідний для проїзду до станції, пристані або аеропорту.

Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Питання про явку працівника на роботу в день виїзду у відрядження і в день приїзду з відрядження вирішується за домовленістю з керівником Установи.

1.5. Період тимчасової непрацездатності, що припадає на час перебування працівника у відрядженні, в термін відрядження не включається.

6.3. Зміни реального стану здійснюються на підставі наказу (розпорядження) керівника Установи.

Строго кажучи, положення про відрядження не є локальним нормативним актом, наявність якого в організації обов'язково вимагає законодавство. Але для зручності і самого роботодавця, і працівників мати такий внутрішній документ доцільно.

Норми трудового законодавства про відрядження

Трудовий кодекс РФ, регулюючи питання службових відряджень, в статті 168 встановлює обов'язок роботодавця відшкодовувати працівникові витрати, пов'язані з відрядженнями.

При цьому особливості відшкодування витрат на відрядження в організаціях, які не є федеральними державними органами, державними позабюджетними фондами Російської Федерації, федеральними державними структурами, а також держорганами і державними структурами суб'єктів РФ, органами місцевого самоврядування та муніципальними установами, визначаються колективним договором або локальним нормативним актом (якщо інше не встановлено законом).

Це означає, що роботодавець має право встановити в такому акті свої правила відшкодування, що відображають специфіку організації і не суперечать вимогам трудового законодавства, зокрема Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження, затв. Постановою Уряду РФ від 13 жовтня 2008 р N 749 (ост. Редакція від 29.07.2015).

Якщо при цьому в колективному договорі або локальному нормативному акті (зазвичай його називають «Положення про службові відрядження», хоча це може бути і наказ керівника) будуть міститися і інші правила, наприклад, конкретизують порядок направлення у відрядження, оформлення документів, повноваження служб і фахівців і т.п., то протиріч з законом не буде.

У 2015 році в законодавство про відрядження внесені істотні зміни. Так, тепер необов'язковими є посвідчення про відрядження, службові завдання і звіт про відрядження. Але в новому локальному положенні про відрядження при необхідності роботодавець може передбачити їх наявність в організації, що не порушенням закону.

Нагадаємо, що при прийнятті цього локального нормативного акта повинні бути дотримані вимоги ст. 8 ТК РФ про неприпустимість погіршення становища працівників порівняно з встановленим законодавчо, а також про облік думки представницького органу працівників (при його наявності).

Структура положення про відрядження зразок 2016 року

При складанні документа можна включати до його складу моменти, що уточнюють і доповнюють встановлені названим вище Постановою Уряду вимоги:

в загальних положеннях: коло працівників організації, на яких поширює свою дію Положення; що є службовим відрядженням і які поїздки не визнаються такої;
в розділі про терміни відрядження і її режимі: мінімальна і максимальна тривалість, визначення фактичного терміну перебування, режим робочого часу у відрядженні, дії працівника в непередбачених обставин (в т.ч. при тимчасовій непрацездатності) і т.п .;
в розділі щодо документального оформлення відрядження можна передбачити також порядок взаємодії служб при цій процедурі, форми складаються в організації документів (в тому числі посвідчення про відрядження і службове завдання, якщо роботодавець вважатиме за необхідне зберегти їх в організації), терміни їх проходження; звітність працівника після завершення відрядження з конкретизацією порядку і термінів її подання можна передбачити тут;
в розділі про гарантії працівникам при направленні їх у відрядження, крім встановлених ст. 167 ТК РФ, можна передбачити й інші (наприклад, підвищена оплата роботи у вихідний або святковий день і т.п.);
розділ про витрати на відрядження - дуже важливий. У ньому конкретизуються перераховані в ст. 168 ТК РФ витрати, що відшкодовуються працівникові у зв'язку зі службовим відрядженням. Правильне складання цього розділу дозволить уникнути багатьох питань і спростить роботу.

Зразок Положення про відрядження

УТВЕРЖДАЮГенеральний діректорООО "Віраж" Костров В.В. Костров Товариство з обмеженою відповідальністю "Віраж" (ТОВ "Віраж")

5. Витрата палива ПРАЦІВНИКА З СЛУЖБОВОЇ ВІДРЯДЖЕННЯ

6. ГАРАНТІЇ ПРАЦІВНИКУ ПРИ направлені у службове відрядження

7. РОЗМІРИ І ПОРЯДОК ВІДШКОДУВАННЯ ПРАЦІВНИКУ ВИТРАТ, пов'язані зі службовими відрядженнями

У положенні про службові відрядження закріплюють порядок і розміри відшкодування працівникам витрат, пов'язаних з відрядженнями (добові, витрати по найму житлового приміщення, витрати на проїзд), порядок дій працівника і роботодавця при виникненні непередбачених обставин у відрядженні і т.д. При цьому кожен роботодавець має право вирішити для себе самостійно, які саме додаткові документи і за якими формами повинні бути складені під час відряджень, і ввести відповідні норми в положення про відрядження

04.12.2015

Порядок направлення працівників у відрядження визначений Урядом РФ в Положенні про особливості направлення працівників у службові відрядження (затв. Пост. Уряду РФ від 13.10.2008 № 749). При цьому в частині, що не врегульованою цим Положенням, кожен роботодавець має право встановити власні правила, які не погіршують становище працівників порівняно з законодавчо затвердженими, в колективному договорі, локальному нормативному акті (положення про відрядження) або трудовому договорі (ст. 8, 9 ТК РФ ).

Які умови включають в положення про відрядження

У положенні про відрядження може бути закріплений порядок і розміри відшкодування працівникам витрат, пов'язаних з відрядженнями (ст. 168 ТК РФ): роботодавці, які стосуються бюджетної сфери, також можуть встановити в ньому норми, що покращують становище працівників у порівнянні з затвердженими нормативними правовими актами Уряду РФ, органів державної влади суб'єктів РФ, органів місцевого самоврядування зобов'язаннями, а решта роботодавці взагалі самі визначають в ньому свій порядок і розміри відшкодування.

Так, наприклад, якщо інше не встановлено у відповідних нормативних актах, роботодавець має право встановити диференційований розмір відшкодування витрат на відрядження в залежності від професії або посади, категорії працівників, структурного підрозділу, місцевості, в якій трудиться співробітник, і т.п. (П. 3 листа Мінпраці Росії від 14.02.2013 № 14-2-291, п. 3 листа Роструда від 04.03.2013 № 164-6-1)

Для визначення розміру добових, що підлягають виплаті в ситуації, коли працівник в один день був в місцевостях з різним розміром добових, в положенні про відрядження можна встановити, що такий день оплачується за нормами, встановленими для місцевості, в яку направляється працівник (тобто місцевості прибуття ) (лист Мінпраці Росії і Мінфіну Росії від 17.05.1996 № 1037-ІХ).

У розділі положення про відрядження, яке регулює витрати по найму житлового приміщення, можна встановити, чи має право працівник самостійно вибирати місце проживання у відрядженні (готель або приватний сектор) та якими документами це повинно підтверджуватися, від імені кого (роботодавця або самого працівника) повинен полягати договір (надання готельних послуг, найму житла тощо).

Роботодавець може передбачити в положенні про відрядження можливість відшкодування працівникові не тільки витрат по найму (оренди) житлового приміщення, але і додаткових послуг, що надаються в місці проживання (користування кухнею, прасування одягу, хімчистка і т.п.).

Обмеження за розміром витрат на проїзд, відшкодовуються працедавцем (в частині виду транспорту і ступеня комфортності купується послуги, в тому числі в залежності від займаної працівником посади), також можуть бути закріплені в положенні.

Доцільно також визначити порядок дій працівника і роботодавця при виникненні непередбачених обставин у відрядженні - хвороба, затримка з поважних причин, а також порядок документального підтвердження працівником відповідних обставин і їх наслідки.

Якщо організація не проти відшкодовувати працівникам витрати на проїзд у відрядження, здійснений особистим транспортом, то відповідну норму (а також правила визначення розмірів відшкодування і умови відшкодування) слід також включити в положення. Інакше для кожного випадку такого відшкодування керівнику доведеться видавати окремий наказ.

Оскільки на даний момент з нормативних актів виключені всі згадки про раніше вимагалися посвідченні про відрядження, службовому завданні і звіті про виконану роботу, їх відсутність тепер не є порушенням порядку оформлення службового відрядження. Однак і заборони на їх складання не встановлено. Які саме додаткові документи і за якими формами повинні бути складені під час відряджень, кожен роботодавець має право вирішити для себе самостійно і також ввести відповідні норми в положення.

Внесення змін до положення про відрядження

При необхідності внесення змін до вже затверджене положення про відрядження керівнику організації слід видати відповідний наказ. Оскільки порядок направлення у відрядження і умови відшкодування витрат не є умовами трудових договорів з працівниками, то дотримуватися описаний в статті 74 Трудового кодексу порядок (в тому числі і двомісячний термін попередження) роботодавцю не потрібно. Однак працівників потрібно буде ознайомити з новою редакцією положення під підпис (ст. 22 ТК РФ). Зміни вступлять в силу з дня їх прийняття роботодавцем або з дня, зазначеного в новій редакції положення, і будуть застосовуватися до відносин, які виникли після введення їх в дію (ст. 12 ТК РФ).