Оршил

Орчин үеийн аливаа байгууллагын хувьд орчин үеийн боломжууд мэдээллийн технологиалбан хэрэг хөтлөлтөд ашиглах талаар.

Ажлын урсгалын автоматжуулалтын тухай ярихад энэ талбарт ихэвчлэн шийдэж буй асуудалтай шууд холбоогүй олон програмууд байдаг - текст засварлагч, тэмдэгт таних програмууд, системүүд Имэйл. Гэсэн хэдий ч энэ бол систем биш юм. цахим баримт бичгийн менежмент. Дэлхийн өнөөгийн нөхцөл байдлыг харгалзан байгууллагын баримт бичгийн менежментийн оновчтой системийг хэрэгжүүлэх нь туйлын чухал ажил юм.

Хамгийн оновчтой бүтэцтэй ажлын урсгал байхгүй, баримт бичгийн хөдөлгөөн, гүйцэтгэлийг үр дүнтэй хянах боломжгүй байгаа нь ажлын үр ашиг буурч, алдаа ихсэхэд хүргэдэг.

Баримт бичгийн менежментийн асуудлыг шийдвэрлэх орчин үеийн нөхцөлзорилтот үйлдлийг идэвхжүүлнэ мэдээллийн нөөцбайгууллагууд гар аргаар оруулсан мэдээллийн хэмжээг багасгаж, цаг хугацаа хэмнэж, үр дүнтэй ажиллах боломжийг олгодог.

Дипломын ажлын хамаарал:Баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах нь удирдлагын аппаратын ажлын чанар, менежерийн ажилчдын ажлын зохион байгуулалт, соёлд нөлөөлдөг нь мэдэгдэж байгаа тул сонгосон сэдэв нь хамааралтай юм. Баримт бичгийг хэрхэн мэргэжлийн түвшинд хөтөлж байгаагаас амжилт шалтгаална. удирдлагын үйл ажиллагааерөнхийдөө. Орчин үеийн судалгаагаар байгууллагын ажилчдын ажлын цагийн 85% нь баримт бичгийг бэлтгэх, хадгалах, бөглөх, хуулбарлах, шилжүүлэхэд зарцуулагддаг.

Хэргийн менежментийг зөв зохион байгуулснаар хайлт хийхэд шаардагдах хугацааг багасгаж, мэдээллийн үнэн зөв, шуурхай байдлыг нэмэгдүүлж, илүүдлийг арилгадаг. Мэдээллийн хэмжээ, үүний дагуу баримт бичгийн өсөлт нь баримт бичгийг цаг тухайд нь боловсруулах технологийг нэвтрүүлэх, компьютер гарч ирснээр мэдээлэл өөрөө бий болсон.

Дипломын ажлын зорилго:Москва хотын Аж ахуйн нэгжийн коллежийн №11 Удирдлага, мэдээллийн технологийн тэнхимийн Төрийн автономит боловсролын байгууллагад цахим баримт бичгийн менежментийн системийг хэрэгжүүлэх ажлын даалгаврыг боловсруулах.

Дипломын ажлын даалгавар:

1)Төрөл бүрийн эх сурвалжаас (уран зохиол, интернет гэх мэт) янз бүрийн баримт бичгийн менежментийн системийн талаархи мэдээллийг цуглуулах.

)тэдгээрийг зарцуул харьцуулсан шинжилгээ, мэдээллийн системд тавигдах шаардлагад дүн шинжилгээ хийх.

)Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг сонгох.

)Техникийн тодорхойлолт боловсруулах.

Эхний (онолын) бүлэгт ажлын урсгал, зарчмын тухай ойлголтуудыг авч үзэх болно. Цахим баримт бичгийн менежментийн систем ба цахим баримт бичгийн менежмент, тэдгээрийн ангилалд дүн шинжилгээ хийсэн.

Хоёрдахь бүлэгт (техникийн) одоо байгаа цахим баримт бичгийн менежментийн системд дүн шинжилгээ хийх, хянах, сонгох ажлыг хийж, хамгийн тохиромжтой техникийн шаардлага 11-р Аж ахуй эрхлэх коллеж. Гурав дахь бүлэгт тооцоолол эдийн засгийн үр ашиг.

1. Удирдлагын үйл ажиллагааны ажлын урсгалыг зохион байгуулах зарчим

Ажлын урсгалын тухай ойлголт

Байгууллагын ажлын урсгалын дагуу холбогдох албан тушаалтнуудын ажлын явцад бий болсон баримт бичгийн эмх цэгцтэй хөдөлгөөнийг ойлгох нь заншилтай байдаг.

ГОСТ R 51141-98 стандартын дагуу баримт бичгийн урсгал - байгууллага дахь баримт бичгийн хөдөлгөөнийг үүсгэсэн эсвэл хүлээн авсан үеэс эхлэн гүйцэтгэх, илгээх хүртэл. Баримт бичигтэй хийсэн ажлын багц: хүлээн авах, бүртгэх, хуваарилах, гүйцэтгэлд хяналт тавих, хэрэг үүсгэх, хадгалах дахин ашиглахбаримт бичиг, лавлагааны ажил.

Ажлын урсгалын төрлүүд

Анхан шатны баримт бичгийн хөдөлгөөн, нягтлан бодох бүртгэлийг явуулдаг байгууллагуудын бизнесийн үйл ажиллагааны шинж чанараас хамааран дараахь төрлийн баримт бичгийн урсгалыг ялгадаг.

· Удирдлагын.Үйл ажиллагааны, найдвартай, харааны удирдлагын тайланг бүрдүүлэхийн тулд мэдээлэл цуглуулах, дүн шинжилгээ хийх, нэгтгэн дүгнэх үе шатуудыг багтаасан бөгөөд үүний үндсэн дээр үрчлүүлэх ажлыг гүйцэтгэдэг. стратегийн шийдвэрүүдтэдгээрийг цаг тухайд нь гүйцэтгэхэд хяналт тавих;

· Санхүүгийн.Албан тасалгааны ажлын бүхий л үйл ажиллагааг хамарч, бизнесийн үйл явцад оролцож буй баримт бичгийг (гэрээ, захидал харилцаа, хуваарьт болон аналитик тайлан, дүрэм журам гэх мэт) удирдах боломжийг байгууллагад олгодог;

· Боловсон хүчин.Энэ нь байгууллагын боловсон хүчний нягтлан бодох бүртгэлтэй холбоотой мэдээллийг цуглуулах, бүртгэх явдал юм: ажилчдыг элсүүлэх, шилжүүлэх, албан тушаал өөрчлөх, халах, ажил таслах, ажлаас халах тухай. сахилгын арга хэмжээ, амралтын хуваарь, орон тооны хүснэгт, ажлын байрны тодорхойлолт гэх мэт.

· Техникийн.Төслийн баримт бичгийн амьдралын мөчлөгийг бэлтгэх, дэмжих (бүтээх, хэрэгжүүлэх, батлах, батлах, нэмэлт өөрчлөлт оруулах, архивлах) мэдээллийн урсгалыг зохицуулдаг;

· Архив.Баримт бичгийг архивын хадгалалтад цаг тухайд нь шилжүүлэх, албан хэрэг хөтлөлтийн явцад жил бүр хянагддаг хэргийн нэршлийн дагуу нягтлан бодох бүртгэлийг баталгаажуулна.

Ажлын урсгалыг зохион байгуулах арга замууд

Баримт бичгийг бүртгэх дараах аргууд байдаг.

Цаас - Энэ нь санхүүгийн болон бизнесийн бүх гүйлгээг зөвхөн цаасан дээр боловсруулсан баримт бичигт тусгаж, шаардлагатай дэлгэрэнгүй мэдээллийг зааж, эмхэтгэгчийн гарын үсгээр баталгаажуулсан гэсэн үг юм. Энэ арга нь баримт бичгийг бүрдүүлэх, боловсруулах, хадгалахад ихээхэн цаг хугацаа, материаллаг нөөцийг шаарддаг. Мөн материал зөөвөрлөгч эвдэрсэн тохиолдолд баримтыг нөхөж баршгүй алдах эрсдэлтэй.

Цахим - Бизнесийн бүх үйл явцыг цаасан дээр эх хувьгүй, зөвхөн цахим хэлбэрээр баримт бичигт бүртгэдэг гэсэн үг юм. Баримт бичгийг хууль ёсны хүчинтэй болгохын тулд баримт бичгийг хулгайлах, гуйвуулахаас хамгаалдаг цахим тоон гарын үсгийг ашигладаг. Нягтлан бодох бүртгэлийн энэ арга нь баримт бичгийг бүрдүүлэх хугацааг багасгах, тэдгээрийн хөдөлгөөнд тавих хяналтыг нэмэгдүүлэх боломжийг олгодог.

Холимог - баримт бичгийг зохицуулах, батлах ажлыг цаасан дээр, бүтцийн хэлтэс эсвэл ажилтнуудын хооронд бэлтгэх, шилжүүлэх ажлыг компьютер ашиглан гүйцэтгэдэг гэж үздэг. Энэ тохиолдолд цаасан дээрх баримт бичгийн эх хувь нь хууль ёсны хүчин төгөлдөр болно. Энэ арга нь аж ахуйн нэгж дэх баримт бичгийн хөдөлгөөний хуваарийг оновчтой болгох боломжийг олгодог.

Цахим баримт бичгийн менежмент

Цахим баримт бичгийн менежмент (EDM)- "Цаасгүй албан тасалгааны ажил" гэсэн ойлголтыг хэрэгжүүлснээр цахим хэлбэрээр ирүүлсэн баримт бичигтэй ажиллах нэг механизм.

Цахим баримт бичгийн менежментийн үндсэн зарчим:

· Баримт бичгийг өвөрмөц байдлаар тодорхойлох боломжийг олгодог баримт бичгийн нэг бүртгэл.

· Баримт бичгийг шилжүүлэх хугацааг багасгаж, гүйцэтгэлийн үр ашгийг нэмэгдүүлэх боломжийг олгодог үйл ажиллагааг зэрэгцүүлэн гүйцэтгэх боломж.

· Баримт бичгийн хөдөлгөөний тасралтгүй байдал, энэ нь баримт бичгийн (үйл явц) амьдралын мөч бүрт баримт бичгийг (даалгавар) гүйцэтгэх үүрэгтэй хүнийг тодорхойлох боломжийг олгодог.

· Баримт бичгийг хуулбарлах боломжийг үгүйсгэх боломжтой баримтат мэдээллийн нэгдсэн мэдээллийн сан (эсвэл зохицуулалттай тархсан).

· Баримт бичгийг олох боломжийг олгодог үр дүнтэй зохион байгуулалттай баримт бичгийн хайлтын систем хамгийн бага мэдээлэлтүүний тухай.

· Мэдээллийн дэвшилтэт систем янз бүрийн статусуудбаримт бичгийн менежментийн процессоор дамжуулан баримт бичгийн хөдөлгөөнийг хянах, тайлангийн мэдээлэлд үндэслэн удирдлагын шийдвэр гаргах боломжийг олгодог баримт бичгийн шинж чанарууд.

Менежментэд өргөн хэрэглэгддэг цахим хэрэгсэлбаримт бичгийг бүрдүүлэх, боловсруулах, иймээс ажлын урсгалыг удирдлагын мэдээллийн дэмжлэгийн салшгүй хэсэг гэж үздэг бөгөөд байгууллагын мэдээллийн урсгалын хөдөлгөөн - тэдгээрийг хүлээн авах, боловсруулах, боловсруулах, ашиглах зэрэг орно.

Саяхныг хүртэл бизнесийн уран зохиолд уламжлалт болон цахим баримт бичгийн менежментийг бие биенээсээ салгах заншилтай байсан бол одоо бид уламжлалт оффисын ажлын шилдэг чанарыг бий болгох орчин үеийн технологитой хослуулсан шинэ, орчин үеийн баримт бичгийн менежментийн хэлбэр бий болох тухай ярьж байна. , бичиг баримтыг боловсруулж, очих газарт нь шилжүүлэх.

Одоогийн байдлаар Оросын оффисын ажил нь томоохон засаг захиргаа, аж үйлдвэрийн төвүүдэд электроникийн тодорхой давамгайлсан ажлын хоёр төрлийн хослолыг хадгалсаар байна.

Уламжлалт ажлын урсгал нь оффисын ажлын зарим тодорхой чиглэлээр, ялангуяа хаана байр сууриа хадгалсаар байна бид ярьж байнанууц баримт бичгийн тухай (хязгаарлагдмал ашиглалтын баримт бичиг).

Тиймээс байгууллагын орчин үеийн ажлын урсгалыг баримт бичигтэй ажиллах цахим технологийг нэн тэргүүнд ашиглахад суурилсан холимог ажлын урсгал гэж үзэх ёстой.

Сүүлийнх нь баримт бичгийг дүрмээр бол орчин үеийн технологийн хэрэгслийг (албан тасалгааны тоног төхөөрөмж, материал гэх мэт) ашиглан бүтээсэн бөгөөд тэдгээрийг шилжүүлэх, боловсруулах, хадгалах ажлыг цахим болон "цаасан" хэлбэрээр гүйцэтгэдэг гэсэн үг юм.

Орчин үеийн ажлын урсгалБайгууллага нь бие даасан гурван мэдээллийн урсгалыг зохион байгуулалттай "нэгдсэн" үр дүнд бий болсон бөгөөд үүгээр дамжуулан дотоод баримт бичиг, ирж буй баримт бичиг, гарах баримт бичиг "аялдаг".

Гадаад мэдээллийн урсгал нь ирж буй болон гарч буй баримт бичгийн хөдөлгөөнийг, дотоод мэдээллийн урсгал нь аж ахуйн нэгжийн доторх баримт бичгийн хөдөлгөөнийг баталгаажуулдаг.

TO дотоод баримт бичигБайгууллагын (түүний бүтцийн хэлтэс) ​​үүрэг даалгавар, хэрэгцээ шаардлагад үндэслэн албан тушаалтнуудын боловсруулсан баримт бичгүүдэд хамааруулах нь заншилтай байдаг. дотоод дүрэмбаримт бичиг боловсруулах. Өөрөөр хэлбэл эдгээр нь үр дүнд бий болсон баримт бичиг юм дотоод үйл ажиллагаааж ахуйн нэгжүүд.

Ерөнхий зохион байгуулалтБайгууллагын дотоод баримт бичигтэй ажиллах нь дараахь байдалтай байна.

Ирж буй баримт бичиг- эдгээр нь янз бүрийн харилцааны сувгаар гаднаас байгууллагад нэвтэрч буй баримт бичиг юм.

Байгууллагын ирж буй баримт бичигтэй ажиллах ерөнхий зохион байгуулалт нь дараах байдалтай байна.

Гарсан баримт бичиг- эдгээр нь байгууллагын дотор боловсруулагдаж, доод шатны удирдлагын байгууллагуудад (харьяа албан тушаалтан, байгууллага, байгууллага) заавар өгөх зорилгоор эсвэл дээд эрх мэдлийн (ахлах дарга) бичгээр өгсөн заавар (удирдамж) дагуу илгээсэн баримт бичиг юм.

Байгууллагын гарч буй баримт бичигтэй ажиллах ерөнхий зохион байгуулалт нь дараах байдалтай байна.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS) eng. EDMS (Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем) ба EMC (Аж ахуйн нэгжийн агуулгын менежмент) -нь автоматжуулалтын систем юм мэдээллийн баримт бичигамьдралын мөчлөгийн туршид (бүтээх, өөрчлөх, хадгалах, хайх, ангилах гэх мэт), түүнчлэн ажилчдын хоорондын харилцан үйлчлэлийн үйл явц. Үүний зэрэгцээ баримт бичиг нь үндсэндээ бүтэцгүй гэсэн үг юм цахим баримт бичиг(Word, Excel гэх мэт файлууд). Дүрмээр бол EDMS нь баримт бичгийн цахим архив, бизнесийн үйл явцыг автоматжуулах, оффисын ажлын ажиллагааг дэмжих системийг агуулдаг.

Одоогийн байдлаар асар олон тооны цахим баримт бичгийн менежментийн системүүд байдаг. Үүний зэрэгцээ "баримт бичгийн урсгал", "оффисын ажил" гэсэн нэр томъёог ялгах шаардлагатай. Оффисын ажил гэдэг нь бичиг хэргийн практикт баримт бичигтэй ажиллах албан ёсны багц дүрмийг илэрхийлэх нэр томъёо юм. Оффисын ажлын шаардлагатай дүрэмд тохируулж болох баримт бичгийн удирдлагын системүүд байдаг. Гэхдээ яг эдгээр дүрмийн дэмжлэгийг эхэндээ зорилгоо болгосон системүүд байдаг бөгөөд энэ утгаараа одоо больсон нийтлэг функцуудажлын урсгалын систем гэж нэрлэхэд хангалттай.

Аливаа ажлын урсгалын систем нь дараах категори тус бүрийн элементүүдийг агуулж болох боловч тэдгээрийн ихэнх нь бүтээгдэхүүний байршилтай холбоотой аль нэг хэсэгт тодорхой чиг баримжаатай байдаг.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн ангилал:

1.Бүх нийтийн "хайрцагласан" SEDO:

о стандарт функцүүдийн багц;

о тодорхой байгууллагын хэрэгцээг бүрэн хангах боломжгүй байх;

о худалдан авах, суурилуулахад бага хугацаа зарцуулдаг;

о харьцангуй бага зардал;

о хэрэгжсэн болгонд тусгай зөвшөөрөл худалдан авах хэрэгцээ ажлын байр.

2.Тус тусад нь боловсруулсан EDMS:

о хамгийн хувийн систем;

о их хэмжээний цаг хугацааны зардал;

о хөгжлийн өндөр өртөг;

о холбогдох зардал: ажилчдыг сургах, шинэ тоног төхөөрөмж, програм хангамж худалдан авах зардал.

3.Хосолсон SEDO:

о шаардлагатай нэмэлт модулиудыг боловсруулж байгаа үндсэн платформ;

о аж ахуйн нэгжийн хэрэгцээг бүрэн дагаж мөрдөх;

о боловсруулах, хэрэгжүүлэхэд бага хэмжээний зардал;

о өртөгт дараахь зүйлс орно: үндсэн платформын үнэ, захиалгын нарийн төвөгтэй байдлаас хамааран бие даасан сайжруулалтын зардал;

о Бүтээгдэхүүний эрхийг хэрэглэгчдэд шилжүүлэх;

о хөгжүүлэх, ашиглахад хялбар;

о бүрэн оросжуулах;

о хэрэглэгчдэд ээлтэй интерфэйс;

о одоо байгаа оффисын програмуудтай харилцах.

Хэрэгжүүлсэн функцүүдийн тооноос хамааран EDMS-ийг дараахь байдлаар хуваана.

· Мэдээлэл хадгалах, хайх дэвшилтэт хэрэгсэл бүхий системүүд (цахим архив - EA). Цахим архив нь мэдээллийг үр ашигтай хадгалах, олж авахад чиглэсэн баримт бичгийн менежментийн системийн онцгой тохиолдол юм. Зарим системүүд нь бүрэн текст хайлтын дэвшилтэт хэрэглүүрүүдээр ялгардаг: бүдэг бадаг хайлт, семантик хайлт гэх мэт, бусад нь хадгалалтын үр ашигтай зохион байгуулалт: HSM, мэдээлэл хадгалах өргөн хүрээний тоног төхөөрөмжийн дэмжлэг гэх мэт.

· Ажлын урсгалын (WF) дэвшилтэт хэрэгсэл бүхий системүүд. Эдгээр системүүд нь урьдчилан тодорхойлсон маршрутын дагуу ("хатуу чиглүүлэлт" гэж нэрлэгддэг) тодорхой объектуудын хөдөлгөөнийг хангах зорилготой юм. Үе шат бүрт объект өөрчлөгдөж болох тул үүнийг "ажил" (ажил) гэдэг нийтлэг үг гэж нэрлэдэг. Энэ төрлийн системийг ажлын урсгалын систем гэж нэрлэдэг - "ажлын урсгал" (харамсалтай нь энэ нэр томъёоны орос хэл дээр яг ижил төстэй зүйл байхгүй). Баримт бичгийг ажлын байранд хавсаргаж болох боловч баримт бичиг нь эдгээр системийн үндсэн объект биш юм. Ийм системийн тусламжтайгаар бүх үе шатыг урьдчилан мэдэж, зааж өгч болох тодорхой ажлуудыг зохион байгуулах боломжтой.

· Байгууллагын удирдлагыг дэмжих, мэдлэг хуримтлуулахад чиглэсэн системүүд. Эдгээр нь ихэвчлэн өмнөх хоёрын элементүүдийг нэгтгэдэг "эрлийз" системүүд юм. Энэ тохиолдолд систем дэх үндсэн ойлголт нь баримт бичиг өөрөө болон гүйцэтгэх ажил хоёулаа байж болно. Байгууллагыг удирдахын тулд "хатуу" ба "чөлөөт" чиглүүлэлтийн аль алиныг нь баримт бичгийн чиглэлийг дарга зааж өгсөн үед ("орж ирж буй баримт бичгийг буддаг") шаардлагатай байдаг тул технологийн аль аль нь аль нэг хэлбэрээр байж болно. ийм системүүд. Эдгээр системийг төрийн удирдлагын бүтэц, албан тасалгаанд идэвхтэй ашигладаг томоохон компаниудХөгжүүлсэн шатлалаар ялгагддаг нь баримт бичгийг шилжүүлэх тодорхой дүрэм, журамтай байдаг. Үүний зэрэгцээ ажилчид хамтран баримт бичгийг бүрдүүлж, шийдвэр гаргаж, гүйцэтгэлийг нь биелүүлж, хянадаг.

Томоохон аж ахуйн нэгжүүдэд ийм системийг хэрэгжүүлэхдээ систем нь үр дүнтэй удирдах, их хэмжээний мэдээллийг боловсруулах, үйлдвэрлэлийн удирдлагын автоматжуулсан системтэй нэгтгэх, өргөтгөх боломжтой, үе шаттайгаар хэрэгжүүлэх, нутаг дэвсгэрийн хуваарилалтыг нягтлан бодох бүртгэл, зохион байгуулалтын нарийн төвөгтэй бүтэц, зохион байгуулалтын нарийн төвөгтэй байдлыг хангах боломжийг олгодог эсэхийг тодорхойлох нь чухал юм. үүрэгт суурилсан хандалтын байгууллага гэх мэт.

· Хамтран ажиллахад чиглэсэн системүүд. Энэ бол хувьсах байдлын талаархи ойлголттой холбоотой баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны шинэ чиг хандлага юм зах зээлийн нөхцөл байдалВ орчин үеийн ертөнцИлүүдэл, маш ашигтай, гэхдээ хүнд тогтворжуулагчгүйгээр хурдан хөдөлгөөн хийхэд "зөвхөн хамгийн шаардлагатай" байх шаардлагатай. Ийм системүүд нь өмнөх системүүдээс ялгаатай нь байгууллагын шатлалын тухай ойлголтыг агуулдаггүй, ажлын явцыг албан ёсны болгоход санаа тавьдаггүй. Тэдний үүрэг бол тухайн байгууллагын хүмүүсийг газарзүйн хувьд тусгаарлагдсан байсан ч хамтран ажиллах, энэ ажлын үр дүнг хадгалах явдал юм. Ихэвчлэн "портал" гэсэн ойлголтод хэрэгждэг. Тэд дотоод сүлжээнд баримт бичгийг хадгалах, нийтлэх, мэдээлэл хайх, хэлэлцүүлэг хийх, уулзалт хийх байгууламж (бодит болон виртуаль) үйлчилгээ үзүүлдэг. Ийм систем нь хурдацтай хөгжиж буй хүмүүсийн дунд үйлчлүүлэгчдийг олдог арилжааны компаниуд, томоохон пүүсүүд болон төрийн байгууллагуудын ажлын хэсгүүд.

· Дэвшилтэт нэмэлт үйлчилгээ бүхий системүүд.Жишээлбэл, харилцагчийн харилцааны менежментийн үйлчилгээ (CRM - Customer Relation Management), төслийн менежмент, тооцоо, цахим шуудан гэх мэт (Баримт бичгийн удирдлагын систем, жишээлбэл, CRM үйлчилгээний функцүүдийн нарийн төвөгтэй байдал нь өөр байж болохыг анхаарна уу. Байгууллагаас хамааран пропорц.Гэхдээ энэ нийтлэлийн хүрээнд CRM функц нь сонголттой).

EDMS-д тавигдах ердийн шаардлага

Хэрэв та техникийн даалгаврыг бэлтгэхдээ стандартын захидлыг дагаж мөрдвөл ердийн цахим баримт бичгийн менежментийн системд ердийн хэрэглэгч тавих шаардлагыг дараах байдлаар тодорхойлж болно.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь дараахь зүйлийг хийх ёстой.

· баримт бичиг, тэдгээрийн тайлбарыг найдвартай хадгалах;

· баримт бичгийн амьдралын мөчлөгийг хангах (түүнийг үүсгэх, хувилбарыг хадгалах, хэвлэх, эргүүлэн татсан баримт бичигт нэвтрэх эрхийг хаах, баримт бичгийг архивт хадгалахад шилжүүлэх);

· янз бүрийн төрлийн баримт бичгийг тохируулах, карт үүсгэх, засварлах боломжийг хэрэглэгчдэд олгох;

· баримт бичгийг үр дүнтэй хайхын тулд категорийн шатлалыг хадгалах;

· картын мэдээлэл, түүнчлэн бүрэн текст дээр үндэслэн баримт бичгийг хайх;

· Байгууллагын шаталсан бүтцэд үндэслэн хувь хүний ​​хэрэглэгчийн түвшинд баримт бичигт хандах хандалтыг үүргийн зарчмын дагуу тусгаарлах;

· HSM технологийг дэмжих;

· хэрэглэгчдийн ажил болон системтэй холбоотой бүх үйл явдлыг бүртгэх; удирдлагын дэвшилтэт хэрэгсэлтэй байх шаардлагатай;

· мэдээлэлд алсаас хандахыг дэмжих.

Нарийвчилсан системүүд нь дараахь зүйлийг дэмжих ёстой.

· кластер технологиор хангах тасралтгүй ажиллагаа;

· газарзүйн хувьд тархсан байгууллагууд;

· өгөгдөл хадгалах, дамжуулах шифрлэлтийн алгоритмууд;

· цахим гарын үсэг.

Архитектурын шаардлага:

· тусгай програмын сервер байгаа эсэх;

· нимгэн үйлчлүүлэгч байгаа эсэх; хөтөч ашиглан баримт бичигт хандах дэмжлэг.

· өргөтгөх боломжтой олон платформ;

Нээлттэй байх, бусад системтэй нэгтгэх шаардлага:

· баримт бичгийн урсгал оруулахтай нэгтгэх;

· оффисын програмуудтай нэгтгэх;

· и-мэйл нэгтгэх;

· боловсруулсан програмын интерфейс (API) байгаа эсэх;

· системийн хэрэглэгчдийн жагсаалтыг хадгалах, синхрончлохын тулд стандарт лавлах үйлчилгээтэй (жишээлбэл, LDAP) нэгтгэх;

· хэрэглэгчийн интерфэйсийг тодорхой даалгаварт тохируулах чадвар;

· системийг өөрийн тусгай бүрэлдэхүүн хэсгүүдээр нөхөх боломж;

Хэрэв баримт бичгийн шинж чанаруудыг хадгалахын тулд гадаад мэдээллийн санг ашигладаг бол өгөгдлийн бүтэц, өөр өөр DBMS-тэй ажиллах хэрэгслийн нарийвчилсан тайлбар шаардлагатай.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг бий болгох

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн архитектурыг Зураг 1-д үзүүлэв. Архитектурын үндсэн элементүүд нь:

Үйлчлүүлэгчийн ажлын станц - хэрэглэгчийн интерфейс ба удирдлагын бүрэлдэхүүн хэсгүүд. Хэрэглээний сервер - системийн бизнесийн логикийг гүйцэтгэх серверийн бүрэлдэхүүн хэсэг. Өгөгдлийн сангийн сервер - өгөгдөл хадгалах, нэвтрэх бүрэлдэхүүн хэсэг.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн бүрэлдэхүүн хэсгүүд нь EDMS-ийн харилцан үйлчлэлийн програм хангамжийн интерфейсээр дамжуулан бусад системүүдтэй харилцан үйлчилдэг бөгөөд эргээд бусад системүүд нь EDMS програм хангамжийн интерфейсээр дамжуулан цахим баримт бичгийн удирдлагын системтэй харилцан үйлчилдэг.

Зураг 1. Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн бүрэлдэхүүн хэсэг архитектур

Энэ бүлэгт баримт бичгийн менежментийг зохион байгуулах үндсэн ойлголт, төрөл, арга, түүнчлэн цахим баримт бичгийн менежмент, ангилал, зарчмуудыг авч үзсэн. Ерөнхий мэдээлэлцахим баримт бичгийн удирдлагын систем, ангилал, шаардлагын талаар. Одоо бид цахим баримт бичгийн менежментийн системийг хянах, сонгох талаар эргэж байна.

2. Цахим баримт бичгийн удирдлагын үндсэн системүүдийн тойм

Одоогийн байдлаар Оросын зах зээл нь байгууллагын удирдлагын үйл ажиллагааг автоматжуулах шаардлага, даалгаврыг хангаж чадахуйц өргөн хүрээний EDMS-ийг санал болгож байна, гэхдээ өөр өөр програм хангамжийн шаардлага. Зарим автоматжуулсан системүүдийн тоймыг доор харуулав. Эдгээр системийг санамсаргүй байдлаар сонгоогүй бөгөөд DSS Consulting-ийн судалгаанд үндэслэсэн бөгөөд 2010 онд EDMS болон ECM системийн Оросын зах зээлийн хөгжлийн талаархи аналитик тайланг гаргасан.

Хэрэгжилтийн тоогоор салбарын хуваарилалт

Энэ хэсэгт 2009-2010 онд ОХУ-д EDMS / ECM бүтээгдэхүүний эргэлтийг хэрэгжүүлэх төслүүдийн салбарын хуваарилалтыг авч үзэх болно.

Диаграм 1. 2010 онд ОХУ-д эргэлтийн EDMS/ECM бүтээгдэхүүний хэрэгжилтийн хуваарилалт.

2010 оны эцсээр EDMS/ECM бүтээгдэхүүний эргэлтэд оруулах хамгийн олон төсөл улсын салбарт бүртгэгдсэн - хэрэгжилтийн 28%.

Амжилттай хэрэгжүүлсэн төслүүдийн тоогоор хоёрдугаарт ордог санхүүгийн салбарэдийн засаг, хэрэгжилтийн эзлэх хувийн жин (1%) болж, 2010 оны эцсийн үзүүлэлтэд (9%) хүрчээ.

Нэмж дурдахад, эргэлтийн EDMS / ECM бүтээгдэхүүн нь газрын тос, байгалийн хийн эрэлт хэрэгцээтэй байдаг химийн үйлдвэр(хэрэгжилтийн 8%), барилга (7%), шинжлэх ухаан, боловсрол (7%). Үүний зэрэгцээ шинжлэх ухаан, боловсролын сегмент дэх хэрэгжилтийн статистик тоо баримтууд бас байсан гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. боловсролын төслүүдхэрэгжилт.

Диаграм 2. 2010 онд ОХУ-д эргэлтийн EDMS/ECM бүтээгдэхүүний хэрэгжилтийн хуваарилалт

Диаграмаас харахад Орос дахь хэрэгжүүлэлтийн тооны хувьд Directum EDMS (зах зээлийн 25%), DocsVision (зах зээлийн 15%), 1C-Document Management 8 (зах зээлийн 9%) эзэлж байна. болон бусад EDMS (зах зээлийн 51%) .

Тиймээс дээрх бүх диаграммыг харгалзан бид хамгийн алдартай EDMS-ийг сонгодог.

."Directum", Directum;

2."DocsVision", DocsVision;

3."1С: Ажлын урсгал 8", 1С;

Ердийн EDMS шийдлүүдийн тойм

Directum бол байгууллагын бүх ажилчдын янз бүрийн чиглэлээр үр ашгийг дээшлүүлэхэд чиглэсэн цахим баримт бичгийн удирдлага, харилцан үйлчлэлийн удирдлагын систем юм. хамтарсан үйл ажиллагаа.

Товч тодорхойлолтсистемүүд

DIRECTUM систем нь иж бүрэн ECM систем бөгөөд баримт бичгийн менежментийн амьдралын бүрэн мөчлөгийг дэмждэг бол уламжлалт "цаасан" оффисын ажил нь цахим баримт бичгийн менежментэд бүрэн нийцдэг. DIRECTUM нь ажлын урсгалын технологид суурилсан бизнесийн үйл явцыг үр дүнтэй зохион байгуулах, хянах боломжийг олгодог: баримт бичгийг батлах, нарийн төвөгтэй захиалгыг боловсруулах, хурал бэлтгэх, зохион байгуулах, борлуулалтын мөчлөг болон бусад харилцан үйлчлэлийн үйл явцыг дэмжих.

Шийдэх ёстой ажлууд

Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг нэвтрүүлсний үр дүнд дараахь ажлуудыг шийдэж байна.

· Байгууллага дахь баримт бичигтэй ажиллах, тэдгээрийн зохицуулалтыг зөвхөн EDS ашиглан цахим хэлбэрээр гүйцэтгэдэг;

· дээд удирдлага нь системийн баримт бичигтэй ажилладаг;

· гүйцэтгэлийн сахилгын хяналтыг системийн өгөгдөл дээр үндэслэн гүйцэтгэдэг;

· бүх бүтцийн хэлтэс, түүний дотор энгийн ажилтнууд системд ажилладаг;

· цахим баримт бичиг, корпорацийн мэдлэгийн нэгдсэн санг бий болгож, бүх ажилчид эрх мэдлийнхээ дагуу ажилладаг.

Системийн үндсэн функцийг дараахь шинж чанаруудаар тодорхойлно.

· Цаасан баримт бичгийг тодорхойлох, хайх ажлыг хялбарчлах хэрэгсэл байгаа эсэх. Бизнест чиглэсэн ажлын урсгалын механизм, бизнесийн нарийн төвөгтэй маршрутыг загварчлах боломжийг олгодог ердийн маршрутын схем засварлагч байгаа эсэх.

· Баримт бичгийн бүх амьдралын мөчлөгийн туршид янз бүрийн төрлийн агуулгын хувьд бараг хязгааргүй хэмжээтэй баримт бичгийн агуулахыг нэг системд үүсгэх, удирдах чадвар.

· Уулзалтын менежмент, Гэрээний удирдлага, Хэрэглэгчийн харилцааны менежментийн модулиудын ачаар системийн өргөтгөсөн функциональ байдал.

· Цахим баримт бичгийн удирдлагад шилжих цахим дижитал гарын үсэг (EDS) механизмыг өргөтгөсөн хэрэгжилт, түүний дотор ОХУ-д гэрчилгээжсэн крипто хамгаалах хэрэгслийг ашиглах.

· DIRECTUM дахь SAP, 1C болон бусад ERP системүүдийн ажлыг хөнгөвчлөх бүх нийтийн интеграцийн механизм.

· Серверүүдийн шаталсан бүтцийг дэмжиж, газарзүйн хувьд хуваарилагдсан ажлыг офлайн горимд зохион байгуулах чадвар.

· Хэрэглэгчдэд системтэй ажиллах хоёр арга байдаг: ширээний клиент болон вэб клиентээр дамжуулан (вэб хөтөч ашиглан)

· Өөр өөр баримт бичгийн менежментийн системийг ашигладаг эсвэл огт ашигладаггүй байсан ч өөр өөр байгууллагуудын хооронд цахим баримт бичгийг EDS-тэй солилцох ажлыг зохион байгуулах боломж.

· Олон мянган хэрэглэгчдийн хөдөлмөр, сая сая өөр баримт бичгийг хадгалах боломжийг олгодог системийн өндөр цар хүрээтэй байдал.

· Системийг хурдан дасан зохицох, бусад системтэй нэгтгэх, байгууллагын хөгжлийг харгалзан бие даан өөрчлөх боломжийг олгодог боловсруулсан багаж хэрэгсэл (IS-Builder) байгаа.

· ОХУ-ын стандарт, албан тасалгааны ажил, менежментийн хэм хэмжээг дагаж мөрдөх (GSDOU).

Системийн архитектур

Системийн найрлага:

· Цахим баримт бичгийн менежмент. Төрөл бүрийн бүтэцгүй баримт бичгийг үүсгэх, хадгалах (текст Microsoft Word, Microsoft Excel хүснэгт, Microsoft Visio зураг, CorelDraw, видео гэх мэт); баримт бичгийн хувилбар болон тоон гарын үсгийг дэмжих; баримт бичгийг хавтас болгон зохион байгуулах; баримт бичигт нэвтрэх эрхийг олгох; баримт бичигтэй ажилласан түүх; баримт бичгийг бүрэн текст болон атрибутив хайх.

· Бизнесийн үйл явцын менежмент. Баримт бичгийг амьдралын мөчлөгийн бүх үе шатанд батлах, боловсруулах үйл явцыг дэмжих (docflow); цахим даалгавар гаргах, тэдгээрийн гүйцэтгэлд хяналт тавих; бизнесийн үйл явцын явцад ажилчдын хоорондын харилцан үйлчлэл; үнэ төлбөргүй, хатуу чиглүүлэлтийн дэмжлэг (ажлын урсгал).

· Гэрээний менежмент. Гэрээ, холбогдох баримт бичгийг батлах, бүртгэх үйл явцыг зохион байгуулах, түүнчлэн тэдгээртэй хамтран ажиллах (хайлт, дүн шинжилгээ, засварлах гэх мэт).

· Уулзалтын удирдлага. Хурал бэлтгэх, зохион байгуулах (газар, цагийг зохицуулах, оролцогчдын бүрэлдэхүүн, хэлэлцэх асуудал); протоколыг бүрдүүлэх, хуваарилах; хурлын шийдвэрийн хэрэгжилтэд хяналт тавих.

· Оффис. GSDOU-ийн шаардлагын дагуу цаасан баримт бичгийг бүртгэх; дугаарлалтын уян хатан дүрэм бүхий хэргийн нэр томъёог хөтлөх; цаасан баримт бичгийн хуваарилалт, байршлын хяналт; бусад байгууллагатай EDS-тэй цахим баримт солилцох ажлыг зохион байгуулах.

· Үйлчлүүлэгчийн харилцааны менежмент. Хийж байна нэг суурьбайгууллага, холбоо барих хүмүүс; үйлчлүүлэгчидтэй хийсэн уулзалт, дуудлага, захидал харилцааны түүхийг хөтлөх; зохицуулалттай үе шатуудын дагуу борлуулалтын үйл явцыг дэмжих; маркетингийн үйл ажиллагааг төлөвлөх; борлуулалт, маркетингийн нөлөөллийн үр дүнтэй байдлын шинжилгээ.

Зураг 2. "DIRECTUM" EDMS-ийн модульчлагдсан найрлага

Дараах бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн ачаар DIRECTUM системийн боломжууд мэдэгдэхүйц өргөжсөн.

· Субъект баримжаатай хөгжүүлэлтийн хэрэгсэл IS-Builder. Цахим баримт бичгийн шинэ карт, лавлах, тайлан, стандарт маршрутын блокуудыг өөрчлөх, боловсруулах; суулгасан програмчлалын хэл ISBL; бусад системүүдтэй нэгтгэх.

· Файл хадгалах үйлчилгээ (DIRECTUM хадгалах үйлчилгээ). Нэг системд их хэмжээний өгөгдлийг хадгалах менежмент; баримт бичгийн архивын хадгалалт; хэвлэл мэдээллийн өгөгдөлтэй ажиллах; өгөгдлийг хадгалах сангууд руу автоматаар шилжүүлэх хадгалалтын бодлогыг тохируулах.

· вэб хандалтын сервер. Вэб хөтчөөр дамжуулан цахим баримт бичиг, даалгавар, даалгавартай ажиллах.

· SharePoint-д зориулсан өргөтгөлүүд. Microsoft SharePoint дээр суурилсан порталаас DIRECTUM өгөгдөлд хандах боломжийг олгодог бэлэн вэб хэсгүүд болон нэгтгэх механизмуудын багц.

· хуулбарлах сервер. Оффлайнаар мэдээлэл солилцох газарзүйн хувьд тархсан системийг бий болгох; хоёрдогч серверүүдийн шаталсан систем; хуулбарласан өгөгдлийн захиалгат найрлага.

· DIRECTUM OverDoc. Төрөл бүрийн байгууллагуудын хооронд солилцох зорилгоор DIRECTUM системээс гадуур EDS баримт бичгийг үзэх, засварлах, гарын үсэг зурах; үнэ төлбөргүй тараадаг.

· DIRECTUM RapID баримт бичгийг хурдан таних технологи. Баркод дээр суурилсан баримт бичгийг тэмдэглэж, татаж авснаар цахим баримт бичгийг цаасан хуулбараас нь хурдан шуурхай авах боломжтой.

· Баримт бичиг оруулах үйлчилгээ (DIRECTUM Capture Services). Төрөл бүрийн эх сурвалжаас (сканнер, MFP, файлын систем, факс, и-мэйл гэх мэт) DIRECTUM-д баримт бичгийг бөөнөөр оруулах.

· Баримт бичгийг хувиргах үйлчилгээ (DIRECTUM Transformation Services). Баримт бичгийг бусад формат руу хөрвүүлэх, баримтаас хэрэгтэй мэдээллийг гаргаж авах.

· Интеграцийн хэрэгслүүдийн багц (DIRECTUM Integration Toolset). ERP системтэй хялбар нэгтгэх: сангуудын хоёр талын синхрончлол, системийн объектуудыг ажлын урсгалд оруулах, баримт бичиг үүсгэх, ERP системээс тэдгээрт хандах.

Системийн ашиг тус

DIRECTUM-ийн хэрэгжилтийн үр нөлөө нь ажлын урсгалыг хэрэгжүүлснээр дараахь үр өгөөжийг олж авах явдал юм.

· Бизнесийн үйл явцын ил тод байдал. DIRECTUM систем нь бизнесийн үйл явцын үе шатыг хянах боломжийг олгодог бөгөөд энэ нь байгууллагын бүх үйл ажиллагааг туйлын ил тод, хяналттай болгодог. Нэмж дурдахад ажлын урсгалын механизм нь аливаа нарийн төвөгтэй процессыг тохируулахад шаардлагатай бүх хэрэгслийг агуулдаг.

· Зөвшөөрөлгүй нэвтрэх эрхийг хасах. Нууц мэдээлэл алдагдвал тухайн байгууллагад олон сая хохирол учирдаг.

· Гүйцэтгэлийн сахилга батыг сайжруулах. Статистикийн мэдээгээр, хүлээн авсан ажлын 20% нь тэднийг хариуцаж буй ажилтнуудын гүйцэтгээгүй байна. Удирдлагад ажлын бүх үе шатыг бүрэн хянах боломжийг олгодог DIRECTUM систем нь ажилтнуудын гүйцэтгэлийн сахилга батад шууд нөлөөлдөг.

· ISO-9000 стандартын шаардлагыг биелүүлэх. Чанарын менежментийг боловсруулах нь одоо Оросын компаниудын шийдвэрлэх нэн тэргүүний зорилтуудын нэг болжээ. ISO 9001 стандартын шаардлагын дагуу боловсруулсан Чанарын удирдлагын тогтолцоо (ЧМС) нь байгууллагын удирдлагын тогтолцоог боловсронгуй болгох үзэл баримтлалын үндэс болдог. ЧМС-д тавигдах шаардлагуудын нэг бол ил тод хүргэх баримт бичгийн урсгал ба мэдээлэл солилцох. ЧМС-ийг бий болгохдоо DIRECTUM-ийг ашиглахын давуу тал: Баримт бичиг, албан хэрэг хөтлөлтийн ISO 9001:2000 стандартын хэсгүүдийг чанд дагаж мөрдөх; тодорхойлсон бизнесийн үйл явцын хүрээнд ажилчдын дүрэм журмыг хэрэгжүүлэхэд дэмжлэг үзүүлэх; ЧМС-ийн үйл ажиллагаанд удирдлагын хяналтын арга хэрэгслээр хангах.

· Менежер, ажилчдын зарцуулсан цагийг багасгах. DIRECTUM системийг ашигласнаар баримт бичигтэй холбоотой бараг бүх ердийн үйлдлүүдэд (бүтээх, хайх, батлах гэх мэт) зарцуулах цагийг багасгадаг.

· Инноваци болон суралцахад хялбар байдал. DIRECTUM систем дээр суурилсан мэдэгдлийн системийн ачаар: ажлын шинэ дүрмийг бүх ажилчдад хурдан хүргэх; чиглүүлэлтүүд болон баримт бичгийн загваруудыг хялбархан өөрчилж, үүний дараа ажилчид автоматаар шинэ аргаар ажиллаж эхэлдэг.

· DIRECTUM систем ажиллаж эхэлснээр байгууллагын корпорацын мэдлэгийн бааз бүрэлдэж байгаа бөгөөд энэ нь эргээд шинэ ажилчдыг сургахад зарцуулах цагийг багасгах боломжийг олгодог.

· Хөгжил Байгууллагын соёл. Цахим баримт бичгийн менежментийг нэвтрүүлэх үйл явц нь компанийн соёлыг бий болгож, хадгалдаг.

· Ажлын бүтээмжийг ерөнхийд нь нэмэгдүүлэх чиг баримжаа. Амьдралын мөчлөгийн бүрэн дэмжлэг, янз бүрийн эх сурвалжаас баримт оруулах, баримт бичгийг янз бүрийн форматаар хөрвүүлэх, хадгалах зэрэг агуулгын дэвшилтэт менежмент.

DocsVision

DocsVision платформ нь цахим баримт бичгийн менежментийн үндэс суурь бөгөөд баримт бичиг, бизнесийн үйл явцын удирдлагын системийг бий болгох бөгөөд зөвхөн мэдээллийг хадгалах, түүнд хандах, хэрэглэгчдэд танил, тохиромжтой интерфэйсийг өгөх үндсэн элементүүдийг агуулдаг.

Системийн товч тайлбар

EDMS DocsVision-ийн тусламжтайгаар автоматжуулсан үндсэн процессууд - ирж буй / гарах баримт бичиг, хурлын тэмдэглэлийг бүртгэх; дотоод захиргааны баримт бичгийг бэлтгэх, батлах, гүйцэтгэх; тушаалын биелэлтийг хянах.

Платформ нь үйлчлүүлэгч болон серверийн хэсгүүдээс бүрдэнэ. Серверийн бүрэлдэхүүн хэсгүүд нь өгөгдлийг (дансны карт, цахим баримт бичгийн файлууд) хадгалахад шаардлагатай бүх бүтцийг бий болгох, мөн ирээдүйд тэдний бүрэн бүтэн байдлыг хадгалах, үйлчлүүлэгч хандах эрхийн дагуу өгөгдлийг хүлээн авах, шинэчлэх, устгах боломжийг олгодог. Үйлчлүүлэгчийн бүрэлдэхүүн хэсгүүд нь эцсийн хэрэглэгчийг мэдээллийн санд агуулагдах мэдээлэлтэй ажиллах, түүний дотор хайх, үзэх, өөрчлөх интерфейсээр хангадаг.

DocsVision платформын үндсэн үйлчлүүлэгчийн бүрэлдэхүүн хэсэг нь Navigator (энэ нь Microsoft Internet Explorer-ийн орчинд програм байдлаар ажилладаг) бөгөөд DocsVision-ын бүх объектод хандах боломжийг олгодог.

· хавтас дотор байрлах хавтас, картын модыг үзэх;

· картуудын агуулгыг үзэж, тэдгээрийг бүлэглээрэй тодорхой шинж чанарууд;

· заасан шалгуураар карт хайх;

· шинээр бий болгох, одоо байгаа баримт бичгүүдийг засварлах.

Цахим баримт бичигтэй ажиллахад ойлгомжтой, тохь тухтай байхын тулд картуудыг Explorer хавтастай төстэй хавтас болгон бүлэглэсэн бөгөөд энэ нь байгууллагаас тогтоосон журмын дагуу баримт бичгийг логик, эмх цэгцтэй хадгалах боломжийг олгодог. Баримт бичгийг бүртгэх маягтууд - баримт бичгийн картууд нь байгууллага бүрт өөр өөр байж болох бөгөөд тэдгээр нь бие даан боловсруулагддаг тул тэдгээр нь DocsVision платформын нэг хэсэг биш боловч DocsVision "Оффисын ажил" програмын нэг хэсэг юм.

Шийдэх ёстой ажлууд

DocsVision нь платформ дээр суурилсан бүх програмуудыг байгууллагын баримт бичиг, үйл явцыг удирдах нэг орон зайд нэгтгэх боломжийг олгодог.

DocsVision-ийн үндсэн функцууд:

· Аж ахуйн нэгжийн удирдлагын автоматжуулалт.

· Менежментийн зохион байгуулалтад үйл явцын хандлагыг дэмжих.

· Чанарын удирдлагын системийг автоматжуулах.

· Баримт бичгийг зохицуулах, батлах үйл явцыг автоматжуулах.

· Баримт бичиг, даалгаврын гүйцэтгэлийг хянах хэрэгсэл.

· Баримт бичгийг хэрэглэгчийн ажлын байранд чиглүүлэх, хүргэх.

· Баримт бичиг боловсруулах үйл явцын удирдлага.

· Гүйцэтгэгчид болон үйлчлүүлэгчидтэй харилцах ажлыг зохион байгуулах.

· Оффисын автоматжуулалт.

· Баримт бичгийн цахим архивыг бий болгох.

Системийн архитектур

DocsVision платформын архитектур нь өргөтгөх боломжтой шийдлүүдийг хэрэгжүүлэх боломжийг олгодог технологид суурилдаг. DocsVision архитектурын шийдлүүдийн өргөлт нь DocsVision дээр суурилсан шийдлүүдийг нэгтгэх, системийн өргөтгөх чадвар, байгууллагын мэдээллийн системийг дэд бүтцэд оруулах чадвар, уян хатан байдал, системийн өргөтгөл болон хуваарилагдсан шийдлүүдийг бий болгох чадвар юм.

Зураг 3. DocsVision системийн архитектур

DocsVision нь модульчлагдсан зарчим дээр суурилдаг - систем нь дараах бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг агуулдаг.

· Системийн үндсэн үйлчилгээг хэрэгжүүлдэг цөмийн модулиуд.

· Системийн удирдлагын хэрэгсэл, системийн үндсэн объектуудад хандах хандалтыг хангадаг системийн модулиуд.

· Гарцууд нь гадаад систем дэх үйл явдал, объектыг жигд боловсруулах боломжийг олгодог гадаад системтэй бизнесийн үйл явцын удирдлагын системийг нэгтгэх модулиуд юм.

· Системийг дуусгах програмын модулиуд нь түүний үйл ажиллагааг эцсийн хэрэглэгчийн үүднээс бүрдүүлдэг. Хэрэглээний модулиудын багц нь системд ажилладаг хүн бүрийн ашиглах баримт бичгийн карт, лавлах санг агуулдаг.

· DocsVision сервер нь MS SQL Server болон MS IIS вэб сервер дээр суурилагдсан бөгөөд хадгалах сервер болон суулгагчаас бүрдэнэ.

· DocsVision клиент нь Internet Explorer-д нэгдсэн бөгөөд системийн цөм болон түүний удирддаг картуудын багцаас бүрдэнэ.

· DocsVision платформын нэг хэсэг болох чиглүүлэлтийн сервер нь и-мэйл хэрэгслийг ашиглан гүйцэтгэгчид даалгавар илгээх, автоматаар мэдээлэл цуглуулах, гүйцэтгэлийг хянах боломжийг олгодог.

Системийн үзэл баримтлал нь серверт холбогдоход чиглээгүй бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн үзэл баримтлал дээр суурилдаг бөгөөд энэ нь системийн хамгийн их өргөтгөх чадварыг баталгаажуулдаг.

Эдгээр шаардлагыг хангахын тулд системийг гурван түвшний архитектурт хэрэгжүүлсэн бөгөөд дунд холбоос нь вэб сервер юм. Вэб сервер нь цөмийн үндсэн бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн нэг болох хадгалах серверийг ажиллуулдаг бөгөөд энэ нь өгөгдөл болон файлын хадгалалтад хандах боломжийг олгодог. Хадгалах сервер нь харьяалалгүй бүрэлдэхүүн хэсэг болгон хэрэгждэг бөгөөд энэ нь програмын дунд түвшний түвшинд өргөтгөх чадварыг шийддэг.

Энэхүү систем нь хэд хэдэн өгөгдлийн сангийн серверүүдтэй нэгэн зэрэг ажиллах боломжийг олгодог бөгөөд Microsoft AppCenter дээр ажиллаж байх үед DocsVision програмын серверүүдийн ачааллыг тэнцвэржүүлэх боломжийг олгодог.

Системийн архитектур нь мэдээллийн системийн одоогийн дэд бүтцийн хүрээнд ажиллахад зориулагдсан. DocsVision нь Microsoft SQL Server-тэй үндсэн мэдээллийн сан болгон ажиллахад зориулагдсан боловч бусад хамгийн түгээмэл мэдээллийн сангийн серверүүдийг дэмждэг. Microsoft Exchange Server болон SMTP протоколыг дэмждэг аливаа цахим шуудангийн системийг баримт бичгийн чиглүүлэлтийн дэд систем болгон ашиглаж болно. Үндсэн DocsVision програмын сервер нь Microsoft Internet Information Server дор ажилладаг.

Internet Explorer болон Microsoft Outlook хоёуланг нь клиент програм болгон ашиглаж болно. DocsVision програмуудыг Дижитал самбарын WEB Part технологийг ашиглан Microsoft Office SharePoint серверт суулгаж болно.

DocsVision систем нь нээлттэй архитектурт хэрэгждэг. DocsVision програмын бүх функцийг тусгай шийдлүүдийг бий болгохын тулд платформын бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг ашиглах уян хатан байдлыг хангадаг програмчлалын интерфейсээр дамжуулан ашиглах боломжтой. Компаниудад аль хэдийн ашиглагдаж байсан програмуудад системийн бие даасан функцуудыг оруулах хэрэгслүүд байдаг. Систем нь түүний үндсэн дээр үүсгэсэн бүх програмуудыг нэг цогцолбор болгон нэгтгэх боломжийг олгодог.

Системийн ашиг тус

DocsVision-ээр бүтээгдсэн бүх програмууд нь дараах давуу талуудыг хангадаг:

· Мэдээллийг хадгалах, танилцуулах нэгдсэн механизм.

· Цахим баримт бичигт нэвтрэх эрхийг хязгаарлах нэгдсэн механизм, тэдгээртэй хийх арга хэмжээ.

· Хэрэглэгчийн ажлын талбарыг зохион байгуулах, мэдээлэлд хандах, навигацийн ерөнхий хэрэгсэл.

· Ерөнхий бүтэцлавлах номууд.

· Мэдлэг хайх, олж авах ерөнхий арга хэрэгсэл.

· Хэрэглээний амьдралын мөчлөгийн нэгдсэн удирдлага, чиглүүлэлт.

· Аппликешнүүдийг удирдах, удирдах нэг дэд бүтэц.

· Дэд бүтцийн хөгжлийн нэгдсэн хэрэгслүүд (тохиргоо).

· Системийн бүх хэрэглээнд зориулсан нэг төрлийн объектын загвар ба үйлчлүүлэгчийн програмуудад суулгахад ашигладаг нийтлэг бүрэлдэхүүн хэсгүүдийн байдал.

Системийн анхны бөгөөд бүрэн WEB нийцтэй байдал, тухайлбал түүний удирдлагын хэрэгслүүд нь дэлхийн сүлжээний хаанаас ч DocsVision програмуудыг ашиглах боломжийг олгодог, офлайн баримт бичгийн чиглүүлэлтийн хэрэгслүүд байгаа нь зөвхөн компанийн оффистой харьцдаг хэрэглэгчдийг холбох боломжийг олгодог. системтэй ажиллахын тулд цахим шуудангаар. дараах байгууллагуудтай.

· Их хэмжээний мэдээлэл агуулсан цахим баримт бичиг.

· Сервер дээр хадгалагдсан их хэмжээний баримт бичиг.

· Олон тооны нэгэн зэрэг хэрэглэгчийн сессүүд.

1С: Баримт бичгийн менежмент

"1С: Баримт бичгийн менежмент 8" нь салбарын онцлог шинж чанартай байдаггүй бөгөөд олон тооны хэрэглэгчтэй тархсан эзэмшлийн бүтэц эсвэл жижиг аж ахуйн нэгжийн аль алинд нь төрийн болон арилжааны аж ахуйн нэгжүүдэд үр дүнтэй ашиглах боломжтой. Уг программ нь бүх нийтийнх учраас тухайн байгууллагын онцлогт тохируулан хялбархан тохируулж болно. "1C: Enterprise 8.2" технологийн шинэ платформ дээр боловсруулсан "1С: Баримт бичгийн менежмент 8" програм хангамжийн бүтээгдэхүүн нь залгамжлагч юм. програм хангамжийн бүтээгдэхүүнОлон зуун байгууллага, аж ахуйн нэгж, байгууллагуудад 10 гаруй жил ашиглагдаж ирсэн "1С: Архив 3" нь ажлын урсгалыг автоматжуулах зорилготой юм.

Системийн товч тайлбар:

"1С: Ажлын урсгал 8" нь дараахь функцуудыг хэрэгжүүлэх боломжийг танд олгоно.

· ажилчдын баримт бичигтэй ажиллах ажлыг оновчтой болгох, нэгэн зэрэг ажиллаж байхдаа хувилбарыг алдах, хэсгүүдийг гатлах боломжийг арилгах;

· шаардлагатай мэдээллийг хайх хугацаа, баримт бичгийг хамтран боловсруулах нийт хугацааг багасгах;

· бэлэн материалын чанарыг сайжруулах (төсөл, баримт бичиг гэх мэт).

Хөтөлбөр нь 1C: Enterprise 8 платформ дээр ажилладаг бөгөөд дараахь үйлдлүүдийг гүйцэтгэдэг.

· аливаа баримт бичгийг хадгалах;

· баримт бичигт нэвтрэх эрхийг хязгаарлах;

· баримт бичигтэй хамтран ажиллах;

· хадгалах ба хувилбарын хяналт;

· тушаал гаргах, хяналт тавих;

· тайлагнах;

· вэб хөтчөөр дамжуулан системтэй ажиллах.

Шийдэх ажлууд:

Систем нь ямар ч төрлийн баримт бичигтэй ажиллах боломжийг олгодог. Дотоод компьютер дээр суулгасан програмууд нь баримт бичгийг харах, засварлахад ашиглагддаг. Текст баримт бичгүүдийг 1С: Enterprise-д гадны ямар ч програм дуудахгүйгээр шууд засварлана.

· Хэсгийн бүтэц. Бүх баримт бичиг нь нэвтрэх эрхийн дагуу хуваалтын бүтцэд хадгалагддаг.

· Хандалтын эрх. Хэрэглэгчид болон хэрэглэгчийн бүлгүүдэд хэсэг, баримт бичиг, зааварчилгаанд хандах хандалтын янз бүрийн түвшинг тохируулах чадвар.

· Хувилбаруудыг автоматаар хадгалах. Баримт бичгийн хадгалах санд засварласан баримт бичгүүдийг шалгах үед зохиогч, үүсгэсэн огноо, цаг зэргийг агуулсан шинэ хувилбар автоматаар үүсгэгдэнэ. Та баримт бичгийн картаас хувилбаруудын жагсаалтыг шууд харах, шаардлагагүй хувилбаруудыг устгах эсвэл идэвхтэй (одоогийн) хувилбарыг өөрчлөх боломжтой.

· Бүрэн текст хайлт. Баримт бичгийн агуулгыг багтаасан бүх талбарт мэдээллийн бүрэн текст хайлт (баримт бичиг, хэсэг, тойм, даалгавар) хийх боломжтой.

· Баримт бичгийг шалгах. Хэрэглэгчид баримт бичгүүдийг шалгах боломжтой бөгөөд өөр хэн нэгний нэрийн өмнөөс хянах нэмэлт боломжийг дэмждэг. Шүүмжийн жагсаалтыг баримт бичгийн картаас шууд харж болно.

· Ширээний компьютер. Ихэнх ажлыг ширээний компьютер дээр шууд хийх боломжтой бөгөөд энэ нь хэрэглэгчийн засварласан баримт бичгийн жагсаалт, онцлох ажлуудын жагсаалтыг харуулдаг бөгөөд контентоор баримтыг хурдан хайх боломжийг олгодог.

· Нэмэлт шинж чанарууд. Баримт бичиг, захиалга, бизнесийн үйл явц нь картанд тусгаагүй нэмэлт шинж чанаруудыг хуваарилж болно. Жишээлбэл, баримт бичгийн хувьд та "баримт бичгийн ач холбогдол", "шошго", "корреспондент", "хадгалах байршил" гэх мэт нэмэлт шинж чанаруудыг нэмж болно.

· Захиалга гаргах. Суурилуулалтын явцад зааварчилгаа өгөх боломжтой дараах шинж чанарууд(баримт бичгийн холбоос эсвэл бусад зааврыг захиалгад хавсаргаж болно):

о захиалгын текст;

o тодорхойлолт;

o жүжигчин;

о хяналтын хугацаа.

· Бизнесийн үйл явц. Баримт бичигтэй хамтран ажиллах ажлыг автоматжуулахын тулд дараахь бизнесийн үйл явцыг хангасан (заасан бизнесийн үйл явц бүрт нэг буюу хэд хэдэн баримт бичгийг хавсаргаж болно; үүрэгт суурилсан чиглүүлэлт дэмжигддэг бөгөөд энэ нь зөвхөн тодорхой ажилчдад үүрэг даалгавар өгөх боломжийг олгодог. мөн үүрэг болон хэрэглэгчийн бүлгүүдэд)

о Хяналттай захиалга - захиалгыг гүйцэтгэсний дараа хянагч руу очиж, түүнийг дууссан гэж үзэх эсвэл дахин хянан үзэхээр буцааж өгөх эсэхийг шийддэг.

о Зөвшөөрөл - ийм бизнесийн үйл явцад хавсаргасан баримт бичгүүдийг заасан хариуцагч (хэрэглэгч) рүү батлуулахаар илгээж, дараа нь зөвшөөрлийн үр дүнтэй танилцахын тулд энэхүү бизнесийн үйл явцын зохиогчид буцааж өгнө.

о Дамжуулах - Энэхүү бизнесийн үйл явцыг ашиглан та жагсаалтаар дамжуулан хэрэглэгчдийн дараалсан шилжилтийг зохион байгуулж болно. Үүний зэрэгцээ хэрэглэгч бүрийн хувьд та өөрийн захиалга, эцсийн хугацааг зааж өгч болно.

"1С: Баримт бичгийн менежмент 8" цогцолбор нь баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлийг автоматжуулах, ажилчдын харилцан үйлчлэл, гүйцэтгэлийн сахилга батыг хянах, дүн шинжилгээ хийх асуудлыг шийддэг.

· баримт бичгийн төвлөрсөн аюулгүй хадгалалт,

· хэрэглэгчийн эрхийг харгалзан баримт бичигт хурдан нэвтрэх,

· ирж буй болон гарч буй баримт бичгийг бүртгэх,

· баримт бичгийг үзэх, засварлах,

· баримт бичгийн хувилбарын хяналт,

· Баримт бичгийг агуулгаар нь бүрэн текстээр хайх,

· ямар ч төрлийн баримт бичигтэй ажиллах: оффисын баримт бичиг, текст, зураг, аудио болон видео файл, дизайны системийн баримт бичиг, архив, програм гэх мэт.

· баримт бичгийн гүйцэтгэлийг зохицуулах, батлах, хянах боломжтой хэрэглэгчдийн хамтын ажил;

· Баримт бичгийн төрөл тус бүрээр тусад нь тохируулсан баримт бичгийн чиглүүлэлт,

· ажилчдын ажлын цагийн бүртгэл, хяналт.

Баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлийг аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн урсгалын тухай журмын дагуу баримт бичгийн төрлүүдийн хүрээнд явуулдаг. Хөтөлбөрт тусгагдсан ирсэн, гарч буй болон дотоод баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлийн зарчмууд нь холбогдох стандарт, хэм хэмжээнд бүрэн нийцдэг.

ГОСТ R 6.30-2003,

ГОСТ R 51141-98,

· холбооны хууль Оросын Холбооны Улс 2006 оны 7-р сарын 27-ны өдрийн № 149-ФЗ "Мэдээлэл, мэдээллийн технологи ба мэдээллийн хамгаалалт»,

· GSDOU шаардлага,

· Ердийн заавархолбооны байгууллагууд дахь бичиг баримтын талаар гүйцэтгэх эрх мэдэл.

Системийн архитектур:

"1С: Баримт бичгийн менежмент 8" нь дотоод сүлжээ эсвэл интернетээр, тэр дундаа вэб хөтчөөр дамжуулан олон хэрэглэгчийн ажлыг дэмждэг. "1С: Ажлын урсгал 8" логик бүтцийг дараах зурагт үзүүлэв.

Зураг 4. "1С: Ажлын урсгал 8" EDMS-ийн модульчлагдсан найрлага

Зураг 5. "1С: Ажлын урсгал 8" EDMS-ийн функциональ блокууд

Системийг байрлуулах схем, цахим баримт бичгийн менежментийн зохион байгуулалтыг дараах зурагт үзүүлэв.

Зураг 6. "1С: Ажлын урсгал 8" EDMS-ийг байрлуулах схем.

Системийн ашиг тус

1С: Баримт бичгийн менежмент 8 нь 1С: Enterprise 8.2 технологийн платформ дээр бүтээгдсэн бөгөөд энэ нь хэрэглээний шийдлүүдийн өндөр уян хатан байдал, тохируулга, өргөтгөх, гүйцэтгэл, эргономикийг хангадаг, нимгэн болон вэб клиентийн горимд ажиллах, хэрэглэгчийн интернетээр дамжуулан ажиллах, үүнд бага зэрэг дэмжлэг үзүүлдэг. - харилцаа холбооны хурдны сувгууд.

1C: Enterprise 8 платформ нь файлын горимд ажиллахаас гадна янз бүрийн DBMS-тэй ажиллахыг дэмждэг: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

1C: Enterprise 8 сервер нь Microsoft Windows болон Линукс орчинд ажиллах боломжтой. Хэрэгжүүлснээр энэ нь систем ажиллах архитектурыг сонгох, сервер болон мэдээллийн баазыг ажиллуулахад нээлттэй эхийн програм хангамжийг ашиглах боломжийг олгодог.

Энэхүү тохиргоо нь арилжааны аж ахуйн нэгжүүд болон төсвийн байгууллагуудад зориулагдсан болно.

· Оффисын ажил,

· Баримт бичгийн урсгал,

· Харилцаа холбоо,

· Мэдээлэл хайх.

Тохиргоо нь бүх нийтийнх бөгөөд тухайн зүйлийн онцлогт тохируулан хялбархан өөрчилж болно арилжааны аж ахуйн нэгжэсвэл төсвийн байгууллага.

EDMS-ийн харьцуулалт ба сонголт

Энэхүү үнэлгээний зорилго нь коллежид хамгийн сайн EDMS-ийг сонгохдоо шийдвэр гаргахад бэлтгэх явдал юм. Зах зээл дээрх бүх EDMS-ийн онцлог шинж чанаруудын тойм нь тодорхой асуудлыг шийдвэрлэхэд зориулсан EDMS-ийг сонгох шалгуурыг тодорхойлж, системчилсэн хандлагад суурилсан шийдлийг сонгох боломжийг олгодог.

Харьцуулахын тулд Орос улсад хамгийн түгээмэл EDMS-ийг сонгосон.

DocsVision

Шууд

· 1С: Ажлын урсгал 8 KORP

Шүүмжид танилцуулсан системүүдийн харьцуулалтыг сонгосон параметрүүдийн дагуу зургаан шалгуурт нэгтгэсэн болно. Шүүмжид танилцуулсан бүх системүүдийн хувьд нэлээд том хэрэгжилтийн практик байдаг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй.

Хяналтын явцад EDMS-ийн харьцуулалтыг дараахь шалгуурын дагуу гүйцэтгэнэ.

.Ашигласан технологиуд

.Үйл ажиллагаа

Дэмжлэг

Боловсрол

Шалгуур 1.Ашигласан технологиуд

Хүснэгт 1. Ашигласан технологийн харьцуулалт

Сервер үйлдлийн систем Windows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7), Linux Windows Server (2000, 2003, 2008) Windows Server (2000, 2003, 2008) (XP, Vista, 7) Ашигласан DB serverMS SQL Server , PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Файлын ажиллах горим боломжтой (өгөгдлийн сангийн сервергүйгээр)MS SQL ServerMS SQL Server хөдөлгөөнт төхөөрөмж дээр ажиллах хэрэгсэлSafari MobilenoТийм (Opera Mobile, Safari Mobile, IE Mobile)Интеграцийн сонголт1C , API, XML1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active DirectoryDemo/demo accessdemo accessdemonoWebInternet Explorer дээр нимгэн клиент байнаInternet Explorer дээр нимгэн клиент байна. Вэб серверийг платформд оруулсан. Тийм ээ, нэмэлт модулийн тусламжтайгаар вэб серверийн сканнерийн технологи. Ямар ч цаасан баримтыг TWAIN технологийг (программуудын хоорондын харилцан үйлчлэлийг тодорхойлдог стандарт протокол ба интерфейс) дэмждэг ямар ч төрлийн сканнераас сканнердаж мэдээллийн санд ачаалах боломжтой. болон зураг авах төхөөрөмж) DocsVision системд цаасан баримт оруулахдаа текстийг таних зорилгоор ABBY FineReader Scripting Edition системтэй нэгтгэсэн. Багц нь үндсэн лицензийн багцад ороогүй болно Capture and Transformation Services (DCTS) - гадны эх сурвалжаас (сканнер, MFP, илгээгч, файлын системийн хавтас, факс, имэйл сервер) Directum руу баримт бичгийг бөөнөөр оруулахад туслах үйлчилгээний багц. , гэх мэт) болон тэдгээрийг цаашид янз бүрийн формат руу хөрвүүлэх. "Баримт бичиг оруулах үйлчилгээ"-ний лицензийг сервер бүрээр тусад нь худалдаж авдаг

Өрсөлдөгчидтэй харьцуулахад серверийн үйлдлийн систем ба DB 1C: Баримт бичгийн менежментийн серверүүдийн хувьсах чадварыг тэмдэглэх нь зүйтэй. Та боломжит хэрэглэгчдэд үзүүлэх демо / демо хандалтыг хангах бодлогод компаниудын хоорондын ялгааг зааж өгч болно. Бидний тоймны эхэнд онцлон тэмдэглэх ёстой гол зүйл бол бүх EDMS нь модульчлагдсан үндсэн дээр бүтээгдсэн бөгөөд энэ нь EDMS-д шинэ функц нэмэх эсвэл одоо байгаа функцийг хөгжүүлэх боломжийг олгодог.

Шалгуур 2.Лицензийн бодлого, үнэ

Хүснэгт 2. DBMS, нэмэлт модулиуд, хөнгөлөлт (рубль)-ийн зардлыг харгалзахгүйгээр лицензийн үнэ

1С: ДокументооборотDocsVisionDirectumПакеты лицензийПРОФКОРПБазоваяРасширеннаяКорпоративнаяLiteStandardEnterpriseПакет 20/25 (DocsVision) базовых клиентских лицензий95 000163 00095 000185 000264 00030 400112 100193 800Пакет 50 базовых клиентских лицензий186 000254 000-320 000484 00072 000265 500459 000Пакет 100 базовых клиентских лицензий330 000398 000-495 000830 500-472 000816 000

Энэ хүснэгтийн зорилго нь ерөнхий мэдээлэл өгөх явдал юм харьцуулсан шинж чанаруудавч үзсэн програм хангамжийн бүтээгдэхүүн, үйлчлүүлэгчийн лицензийн үндсэн модулиудын үнийн асуудлаар. Мэдээжийн хэрэг, энэ нь төлөөлж буй гурван компанийн үнийн жагсаалтыг бүрэн агуулаагүй боловч боломжит хэрэглэгчдэд бүтээгдэхүүний өртгийн талаархи ойлголтыг өгдөг.

Хүснэгтэд жагсаасан програм хангамжийн бүтээгдэхүүн тус бүрийн лицензийн багцуудын гол ялгаа нь юу болохыг онцлон тэмдэглэх нь зүйтэй.

1С: Баримт бичгийн менежмент

Зөвхөн CORP хувилбарт боломжтой функцууд:

· Бар код, файлууд

· Бар кодыг автоматаар таних боломжтой урсгал сканнер

· Загварын дагуу файлуудыг автоматаар дүүргэх

· Бүртгэлийн тамга хэвлэх

· Даалгавруудыг гүйцэтгэхээр хүлээн авах

· Чиглүүлэлтийн нөхцөлийг тохируулах, ашиглах

· Тогтмол бизнесийн үйл явц

· Нягтлан бодох бүртгэл, ажлын хуваарийг ашиглах

· Бизнесийн үйл явцын шатлал

· Бизнесийн үйл явцыг зогсоох

· Бусад програмын "1С: Баримт бичгийн менежмент 8" файлуудтай ажиллах вэб үйлчилгээ

· Баримт бичиг, файлыг дэлгэрэнгүйгээр хайх

DocsVision

Үндсэн: DocsVision платформ болон Office Work програмыг агуулсан.

Өргөтгөсөн: Үндсэн хувилбарын найрлага + "Процессын менежмент" програм болон Light клиент худалдан авах боломжийг багтаасан болно.

Enterprise: Өргөтгөсөн хувилбарын бүрэлдэхүүн + Гүйцэтгэлийг оновчтой болгох багц, Light Client болон SharePoint өргөтгөлүүдийг худалдан авах боломжийг багтаасан болно.

Шууд

Lite, Standard болон Enterprise багцууд нь үндсэн системийн серверийн лиценз болон үндсэн модулиудын хэрэглэгчийн үндсэн лицензийг ("Цахим баримт бичгийн менежмент", "Бизнесийн үйл явцын менежмент") агуулдаг. Гол ялгаа нь хэрэглэгч үндсэн модулиудын үйл ажиллагааг өргөжүүлэх боломжтой нэмэлт модулиуд болон нэмэлт серверийн лицензүүд юм.

Лицензийн бодлого

1С: Баримт бичгийн менежмент

Платформыг тав тухтай, жигд өргөтгөх боломжийг хангахын тулд 1C: Enterprise 8 шугамын бүх бүтээгдэхүүнийг дараахь ангилалд хуваана.

· платформ, хэрэглээний шийдэл (тохиргоо) болон бүтээгдэхүүнийг нэг ажлын байранд ашиглах лиценз агуулсан үндсэн нийлүүлэлт;

· өрсөлдөхүйц үйлчлүүлэгчийн лиценз, эсвэл нэмэлт суудал авах лиценз;

· 1С: Enterprise серверийн лиценз (програмын сервер);

DocsVision

DocsVision програм хангамж нь сервер болон үйлчлүүлэгчийн хэсгүүдээс бүрдэнэ. Licensing DocsVision гэдэг нь хэрэглэгчдэд системийг ашиглах эрхийг шилжүүлэхийг хэлнэ тодорхой хэмжээхэрэглэгчид нэгэн зэрэг нэг сервертэй ажилладаг ("зөвшөөрлийн лицензийн загвар" эсвэл өрсөлдөх чадвартай лицензүүд гэж нэрлэгддэг). Үүний зэрэгцээ системийг суурилуулах ажлын байрны тоо ямар ч байдлаар хязгаарлагдахгүй. Хэрэглэгчийн ажлын эрчмийн дундаж үзүүлэлтүүдийн хувьд нийт хэрэглэгчдийн 70% -д өрсөлдөх чадвартай лиценз худалдаж авах нь статистикийн хувьд үндэслэлтэй юм. Лицензүүд нь өрсөлдөх чадвартай, худалдан авах хамгийн бага хэмжээ нь 10 ширхэг. Системд нэвтрэх баталгаатай VIP лицензүүд байдаг.

Шууд

Лицензүүд нь өрсөлдөх чадвартай. Вэб руу нэвтрэхийн тулд серверт лиценз худалдаж авдаг. Лицензийн бусад бодлого нь DocsVision-тэй туйлын төстэй юм.

Шалгуур 3.Үйл ажиллагаа

Энэ хэсэг нь дараах хэсгүүдэд хуваагдана.

· Баримт бичгийг бүртгэх, оруулах

· Баримт бичигтэй ажиллах

· Бизнесийн үйл явцын менежмент

· Мэдээлэл хайх, дүн шинжилгээ хийх

· Цаасан ажлын урсгалыг дэмжих

· Стандарт тохиргоо

Хэсэг бүрийн хувьд харьцуулах хүснэгт байдаг функциональ байдал EDMS гэж үздэг. Ерөнхийдөө системүүдийн чадавхи ижил боловч эдгээр хүснэгтэд тусгагдсан ялгаанууд байдаг. Бидний үзэж байгаагаар системийн боломжийн талаар тайлбар хийх шаардлагатай байсан бол "+" гэсэн тэмдэглэгээнээс гадна боломж хэрэгжиж байна, тайлбарыг нэмж оруулав.

Хүснэгт 3. Баримт бичгийг бүртгэх, оруулах

Баримт бичгийг бүртгэх+++Файл хавсаргах+++Загвараас баримт үүсгэх+++Имэйлээс бүртгүүлэх · "1С: Баримт бичгийн менежмент 8" аливаа баримт бичиг эсвэл файлыг програмаас шууд имэйлээр илгээж болно · Ирж буй эсвэл дотоод баримт бичгүүдийг татаж байна · Бүх хавсаргасан файлуудыг татаж авах · DocsVision Navigator-ийг нээхгүйгээр MS Outlook даалгавартай гүйцэтгэгчийн ажил (онлайн) · Navigator дээрх MS Outlook даалгавар болон даалгаврын картыг шуурхай синхрончлох · DocsVision даалгавруудыг MS Outlook-тэй MS Outlook-тэй интеграцчилснаар даалгаврууд болгон харуулах нь танд ирж буй имэйлүүд болон тэдгээрийн хавсралтыг Directum баримт болгон хадгалах, Directum-ын нэгдсэн хаягийн дэвтэрээс харилцагчид руу имэйл илгээх, Харилцагчийн харилцааны удирдлагын модульд харилцагчдыг бүртгэх боломжийг олгоно. Захидлын текстийг MS Outlook програмаас ажилтан бүрт даалгавар болгон шууд илгээж, захидалд заасан ажлыг түүнд даатгаж болно.++Баримт бичгийг урсгалаар оруулах боломж+++Сканнераас бүртгүүлэх++++Бүртгүүлэх Нэмэлт програмын тохиргоог хэрэгжүүлэх үед MS Office/OpenOfficePossible-ийн баримт бичиг · Системд хадгалагдсан Microsoft Office форматын баримт бичгүүдийг Microsoft Office програмуудаас шууд нээж, хадгалах · Талбарууд болон шинж чанаруудаас дансны картын шинж чанаруудыг автоматаар үүсгэх Microsoft баримт бичигОффис ба ар тал -

Хүснэгт 4. Баримт бичигтэй ажиллах

Функциональ 1С: WorkflowDocsVisionDirectumЗахидлын жагсаалт бүрдүүлэх+++ Хавсаргасан файлуудыг өөрчлөх+++ Хавсаргасан файлд зориулсан суулгасан үзэгч-урьдчилан үзэх (карт нээхгүйгээр)-Баримт бичгийн төсөлтэй ажиллах+++Хэлэлцэх эцсийн хугацааг зөрчсөн, ойртож байгаа тухай автоматаар сануулга өгөх болон төсөл бэлтгэх эцсийн хугацааг зөрчсөн++ +Баримт бичгийн хувилбартай ажиллах+++Баримт бичгийн хавтасны бүтцийг хөтлөх+++Хэрэглэгчийн хувийн хавтсыг хаанаас ч хөтлөх+++Системд бүртгэлтэй бусад баримт бичигтэй холбоос үүсгэх+ ++Баримт бичгийг батлах/батлах журамд дэмжлэг үзүүлэх+ ++Тушаал гаргах боломж+++Гүйцэтгэлийн талаарх завсрын тайланг ашиглах боломж Ажилчдын гүйцэтгэх сахилгын талаар автоматаар үүсгэсэн тайланг хүлээн авах--Баримт бичгүүдтэй офлайн ажиллахГазарзүйн хувьд тархсан системийг бий болгох, мэдээлэл солилцох гадуурх. line DocsVision серверт шууд хэрэглэгчийн хандалтгүйгээр даалгаврыг гүйцэтгэх (Microsoft Exchange болон Outlook-ээр цахим шуудангаар дамжуулан офлайн даалгавар) Оффлайнаар өгөгдөл солилцох газарзүйн тархсан системийг бий болгох Зөвшөөрлийн жагсаалтыг хөтлөх +++ Хүргэлт, хүлээн авалт, уншлагын автомат бүртгэл +++ систем дэх мессежүүдийн тоо

Хүснэгт 5. Бизнесийн үйл явцын удирдлага

Функциональ 1С: WorkflowDocsVisionDirectumБаримт бичгийн урсгалын стандарт маршрутыг бий болгох+++Салбарлах маршрутуудад дэмжлэг үзүүлэх+++Баримт бичгийн төрөл, гүйцэтгэгч гэх мэтийг холбох маршрутуудыг бий болгох+++Баримт бичгийн гүйцэтгэлийг хянах механизм+++Баримт бичгийн чиглүүлэлтийн үнэ төлбөргүй байх+++Ажлын гүйцэтгэлийн үе шатуудын автомат засвар үйлчилгээ++ +Газарзүйн хувьд тархсан байгууллагад баримт бичиг, зааварчилгааг авч үзэх, гүйцэтгэлд хяналт тавих+++Нэг баримт бичигт олон заавар, нэг зааварт олон гүйцэтгэгч оруулах боломжийг хангах+++Мэдэгдэл цахим шуудангаар илгээх+++Баримт бичгийг илгээх танилцах+++Бүлэг тус бүрээр даалгавар гаргах+++Эрх мэдлийг шилжүүлэх+++Гүйцэтгэгчид өгөх зааврыг хүлээн авах/татгалзах автоматжуулалт 1С: Аж ахуйн нэгжийн платформын тусламжтайгаар нэмэлт функцээр дамжуулан боломжтой. Ердийн даалгавруудыг гүйцэтгэх үр ашгийг нэмэгдүүлэх. жишээлбэл, гэрээг хянах), гүйцэтгэгч нь даалгаврын хариуд автомат текстийг ашиглаж болно (жишээлбэл, "гэрээг сунгах талаар бодох"). Автомат текстийг системийн администратор эсвэл хэрэглэгч өөрөө тохируулдаг

Хүснэгт 6. Мэдээлэл хайх, дүн шинжилгээ хийх

Функциональ 1С: WorkflowDocsVisionDirectumБаримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээллээр хайх+++Даалгавар, зааварчилгааг хайх (хугацаа, гүйцэтгэгч, хянагч гэх мэт)+++Орос хэлний морфологийг харгалзан бүрэн текст хайх+++Нэг асуулгад янз бүрийн төрлийн хайлт хийх++ +Мэргэшсэн хайлтын тохиргоог үүсгэх, хадгалах · Бүлгийн тохиргоо · Хэрэглэгчийн тусгай тохиргоо Ерөнхийдөө хайлтын асуулгын үр дүнг хайлтын асуулга анх удаа гүйцэтгэхэд автоматаар үүсгэгдэх системийн Хайлтын үр дүнгийн хавтсанд байршуулдаг. Гэсэн хэдий ч байнга ашиглагддаг асуулгын шалгуурыг хангасан өгөгдлийг хадгалахын тулд та тусгай виртуал хавтас үүсгэж болно: хандах бүрт түүний шинж чанарт заасан хайлтын асуулгын үр дүн шинэчлэгдэх болно. · Урьдчилан тодорхойлсон хайлтууд (жишээлбэл, "Миний сүүлчийн өөрчилсөн баримтууд") · Админаас тохируулсан захиалгат хайлт нь байнга хэрэглэгддэг шалгууруудыг эрэлхийлдэг · Холбогдсон баримт бичгийн технологи Баримт бичгийн бүртгэлийн бүртгэлийг бэлтгэх+++Гүйцэтгэлийн сахилга баттай холбоотой тайлан гаргах+++Тайланг гадны хэрэглээнд экспортлох+++Баригдсан цогц тайлан бүтээгч 1С-ийн стандарт тайлан бүтээгч: Аж ахуйн нэгжийн платформ, нэмэлт тохиргоо· Стандарт харагдацыг ашиглан бүтээх боломжгүй системийн өгөгдөл дээр нарийн төвөгтэй тайлангуудыг бий болгох · Статистикийн тайлан · Энэ нь өөрийн суулгах програмтай тусдаа модуль юм · Хүргэлтийн стандарт багцад ороогүй болно Систем нь хэрэглэгчдийн ажлын үр ашгийг эрс нэмэгдүүлдэг тусгай тайлангуудыг өгдөг: хянан хэлэлцэж буй баримт бичиг, хугацаа хэтэрсэн захиалга, буцаах баримт бичиг гэх мэт.

Хүснэгт 7. Цаасан ажлын урсгалыг дэмжих

Бүтээгдэхүүний нэрFunctionComments1С: Баримт бичгийн менежмент Хэргийн нэр томъёог хөтлөх Шинэ хэргүүд (боть) үүсгэх, гүйцэтгэсэн баримт бичгүүдийг хэрэгт бичихэд ашигладаг.Ирж буй, гарах эсвэл дотоод баримт бичиг бүрт карт үүсгэнэ. Шилжүүлгийн бүртгэлийг баримт бичгийн картаас авах боломжтой. Уг сэтгүүлд цаасан баримт бичиг эсвэл тэдгээрийн хуулбарыг ажилчдад шилжүүлэх, шилжүүлсэн баримт бичгийг буцааж өгөх тухай бүртгэлийг багтаасан болно. · Хэргийг хэлтэст шилжүүлэх · Хэргийг байнгын хадгалалтад шилжүүлэх · Архив дахь хэргүүдийг устгах ДиректХэргийн нэр томъёог хөтлөх Баримт бичгийг бүртгэх Бүртгэлийн хяналтын карт (RCC) ашигладаг бөгөөд үүнд бүх анхан шатны мэдээллийг (корреспондент, зохион байгуулалтын нэгж, байгууллагын төлөөлөгч, бүртгэсэн огноо, регистрийн дугаар, сэдэв, хураангуй) багтаасан болно. баримт бичиг, хүргэх арга гэх мэт) Баримт бичгийн хөдөлгөөн, гүйцэтгэл · Зааврын гүйцэтгэлийн талаархи бүрэн захидал харилцааг засах · Засвар хийлгэхээр илгээх боломжтой · Уян хатан чиглүүлэлтийн тохиргоо Мэдээлэл хайх, дүн шинжилгээ хийх Аливаа баримт бичгийг системд бүртгүүлснээс хойш та түүний бүртгэлийн карт, тухайн баримт бичгийн байршил, үйл явцын талаархи мэдээлэл, цахим баримт бичгийг өөрөө олж авах боломжтой.

Хүснэгт 8. Стандарт тохиргооны хэрэгслүүд

Функциональ 1С: WorkflowDocsVisionDirectumМаягт дизайны хэрэгслүүд+++Баримт бичгийн ердийн маршрут боловсруулах хэрэгсэл+++Байгууллагын бүтцийг бий болгох, тохируулах хэрэгслүүд (түүний дотор тархсан)+++Лавлах үүсгэх, засварлах хэрэгслүүд+++Интерфэйсийг өөрчлөх чадвар (хэрэглэгчийн хувьд төрөл)+++ Хэрэгслийн баримт бичгийн загвар тохиргоо (MS Office)+++

Шалгуур 4.Хандалтын эрх, мэдээллийн аюулгүй байдал

Шүүмжид танилцуулсан бүх системүүд нь эрх мэдлийг ялгах, өгөгдөл, элементүүдэд нэвтрэх эрхийг хянах найдвартай арга хэрэгслийг хэрэгжүүлдэг мэдээллийн нууцлалдараагийн хоёр хүснэгтэд үзүүлэв.

Хүснэгт 9. Хандалтын эрх

Төрөл бүрийн баталгаажуулалтын аргуудыг дэмжих+++Хэрэглэгчдэд эрх олгох+++Хэрэглэгчийн бүлгүүдэд эрх олгох++++Хэрэглэгчийн үүргийг дэмжих+++Системийн объектуудад хандах эрхийг ялгах++++Үйл ажиллагаанд хандах эрхийг ялгах RSC түвшин / хавсаргасан файлууд / тулгуур++ +

Хүснэгт 10. Мэдээллийн аюулгүй байдал

Боломж 1С: WorkflowDocsVisionDirectumСистемийн өгөгдлийг шифрлэх, дамжуулах явцад өгөгдлийг шифрлэх+++Хэрэглэгчийн үйлдлийг бүртгэх+++Систем дэх үйл явдлыг хянах хэрэгсэл+++Тоон гарын үсэг ашиглах+++Мэргэшсэн крипто хамгаалах хэрэгслийг ашиглах+++Баримт бичгийг динамик блоклох ( Өөр ажилтан засварлах / засварлах боломжгүй)+ ++Өгөгдлийн сангийн нөөцлөлтийг зохион байгуулах (төлөвлөсөн нөөцлөлтийг оруулаад)+++

Шалгуур 5.Дэмжлэг

Хүснэгт 11 Туслах үйлчилгээний харьцуулалт

Харьцуулалт 1С: WorkflowDocsVisionDirectumТехникийн дэмжлэг үзүүлэх зарчим Бүтээгдэхүүний багцад одоогийн хувилбарын 1C:ITS PROF диск, ITS шугамаар 6 сарын турш үнэ төлбөргүй үйлчлэх купон багтсан болно. Дараа нь - ITSR-ийн төлбөртэй захиалга нь осолд хариу өгөх хамгийн дээд хугацааг тодорхойлдог тогтсон дүрмийн дагуу ажилладаг. Directum системийн хувилбаруудыг шинэчлэхийн тулд хүчинтэй захиалгатай байгууллагуудад 1 жилийн хугацаанд олгоно. Зөвхөн стандарт функцэд хамаарна 1С компанийн бүх бүтээгдэхүүнд олгогдоно. 1С системийн демо хувилбарыг татаж авсны дараа шууд гаргана. Утас болон цахим шуудангаар зөвлөгөө өгөх шугамын үйлчилгээ Аливаа үйлчлүүлэгчийн шаардлагын дагуу янз бүрийн түвшний үйлчилгээ авах боломжтой. дэмжлэг нь харилцааны бүх сувгаар нээлттэй - утас, и-мэйл, хэрэглэгчийн ажлын байранд шууд дэмжлэг үзүүлэх вэб сайт Техникийн дэмжлэгт хандах нь харилцаа холбооны бүх сувгаар нээлттэй - утас, и-мэйл, DocsVision вэб сайт Техникийн дэмжлэгийн төрөл Вэбсайт дээрх мэдээлэл, сар бүр DVD гаргадаг 1С үнийн жагсаалтын ил тод байдлын улмаас 12-р хүснэгтэд 1С: Аж ахуйн нэгжийн хэрэглэгчдэд зориулсан мэдээллийн технологийн дэмжлэгийн үнийг мөнгөн дүнгээр харуулав. 13-р хүснэгтэд мэдээллийг хувиар илэрхийлдэг DocsVision болон Directum-ийг нэгтгэсэн.

Хүснэгт 12

Хүснэгт 13

Бүтээгдэхүүнийг шинэчлэх үйлчилгээ Үнэ1 жилийн хувилбарын шинэчлэлийн захиалга 20% (програм хангамжийн зардлын) 1 улирлын хувилбарын шинэчлэлийн захиалга 6% (програм хангамжийн зардлын) Хувилбарын шинэчлэл (захиалга байхгүй тохиолдолд нэг удаагийн) 50% (програм хангамжийн зардлын) Тэргүүлэх техникийн дэмжлэг 1 жил72,000 рубБүтээгдэхүүний хувилбарыг шинэчлэх DV Өрсөлдөх чадвартай лицензийн зардлын 25%

Шалгуур 6.Боловсрол

Ажилчдыг сургах нь танилцуулсан аливаа бүтээгдэхүүн дээр суурилсан системийг амжилттай хэрэгжүүлэх, ашиглах, хөгжүүлэх зайлшгүй нөхцөл юм. Тийм ч учраас бид компаниудын (1С - түншүүдтэй) явуулж буй сургалтын гол параметрүүдийг тоймдоо тусгах нь чухал гэж үзсэн.

Хүснэгт 14. Суралцах газар

Суралцах газар1С: Баримт бичгийн менежментDocsVisionDirectumОрос даяар байрладаг гэрчилгээжсэн сургалтын төвүүдэд сургалтын төвүүдкомпаниудад + зайны сургалт: · Талбайн сургалт / онлайн вебинар · Интернет курсууд · Хичээл авах боломжтой + Зайн сургалт боломжтой + (Москва, Ижевск хотод) Хүснэгт 15. Сургалтын чиглэл

EDMS курсуудын үргэлжлэх хугацаа(эрдмийн цаг) Зардал, урэх.Цахим баримт бичгийн менежментийг зохион байгуулах "1С: Баримт бичгийн менежмент 8" програмын шийдлийн боломжууд

EDMS-ийн дүгнэлт ба сонголт

Энэхүү тоймыг тусгасан болно Гол онцлогдотоодын тэргүүлэх цахим баримт бичгийн удирдлагын систем. Ерөнхий шинжилгээ 1С-ийн шийдэл нь програм хангамжийн бүтээгдэхүүний зах зээл дээр (CORP хувилбар) харьцангуй богино хугацаатай байсан ч үндсэн параметрүүдийн хувьд бусад хоёр шийдлээс доогуур биш, технологийн хувьд илүү дэвшилтэт, үнийн хувьд илүү сонирхолтой болохыг харуулж байна. Шийдлийн тод давуу тал бол 1C: Enterprise платформын тархалт, олон тооны туслах мэргэжилтнүүд юм.

3. ТЭЗҮ

EDMS хэрэглэгчдийн хөдөлмөрийн зардлыг хэмнэнэ

EDMS хэрэглэгчдийн хөдөлмөрийн зардлыг хэмнэх талаар илүү дэлгэрэнгүй авч үзье.

Ажилчдын хөдөлмөрийн зардлын жилийн хэмнэлтийн тооцоо j-р мэргэшилХАМТ j EDMS-ийг нэвтрүүлсний үр дүнд мэдээлэл бэлтгэх, боловсруулах үйл явцын хөдөлмөрийн эрч хүч өөрчлөгдөх тохиолдолд дараахь томъёогоор тодорхойлно.

ХАМТ j = C zpj (А 1-С 2) A2 / Ф j ,

хаана C zpj - жилийн сан цалин ажилтан ЖМэдээллийг бэлтгэх, боловсруулахад хамрагдсан ур чадвар, руб.; Q 1, Q 2- програм хангамжийн бүтээгдэхүүний үндсэн болон шинэ хувилбарт өгөгдлийн нэгжийг бэлтгэх, боловсруулах хөдөлмөрийн эрч хүч, хүн/цаг; А 2- програм хангамжийн бүтээгдэхүүний шинэ хувилбарт өгөгдөл бэлтгэх, боловсруулах ажлын жилийн хэмжээ, байгалийн нэгж; Ф j - мэдээлэл бэлтгэх, боловсруулах ажил эрхэлдэг j-р зэрэглэлийн нэг ажилтны ажлын цагийн жилийн сан, h.

Төрийн албанд ажилладаг менежерийн цалингийн хэмнэлтийг тарифын нэгдсэн хуваарийн 11-р ангиллын дагуу 2787 рублийн цалинтай тооцож үзье. Менежер нь байгааг харгалзан үзвэл сарын урамшуулалтүүний цалингийн 75% -ийн хэмжээгээр түүний сарын цалин 4877.25 рубль байна. Тиймээс менежерийн жилийн цалин 58,527 рубль байна. Таван өдрийн ажлын долоо хоногт ажлын өдрийн тоо 249 байна гэж үзвэл менежерийн жилийн ажлын цагийн сан 1992 цаг байна.

Өмнөх ажлын аргын дагуу баримт бичгийг бэлтгэх, боловсруулах нарийн төвөгтэй байдал EDMS системтус тус 25 [хүн/цаг] ба 20 [хүн/цаг] байна. EDMS дахь өгөгдлийг бэлтгэх, боловсруулах ажлын жилийн хэмжээ (физик нэгжээр) байна уу? 80 баримт бичиг.

Тиймээс бид менежерийн цалингийн зардлыг хэмнэж байна: В \u003d 58,527 (25 - 20) 80 / 1992 \u003d 11,752.41 рубль, энэ нь 11-р зэрэглэлийн менежерийн жилийн цалингийн сангийн 20%, баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулсан системд бичиг баримт бэлтгэх, боловсруулах ажилд оролцдог.

Машины цагийн зардлыг хэмнэдэг

Үндсэн програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг (SP) шинэ бүтээгдэхүүнээр солих үед тооцоолох хэрэгслийг ашиглах хугацаа багасдаг. Машины цагийг төлөх зардлын хэмнэлтийн тооцоог томъёоны дагуу хийдэг

ХАМТ мш = C мш (Т 1шо - Т 2шо) А 2o б

хаана C ми - судалж буй програм хангамжийн функцийг гүйцэтгэхтэй холбоотой тооцооллын цогцолбор эсвэл харилцаа холбооны хэрэгслийн i-р нөөцийн ашиглалтын хугацааг төлөх жилийн зардлыг хэмнэх, руб.; C ми - тодорхой хэлхээ, ажиллагааны горимтой холбоотой тооцоолох цогцолборын i-р нөөц эсвэл холбооны хэрэгслийн нэг цагийн ашиглалтын зардал, руб./цаг; Т 1ij , Т 2ij - боловсруулах хугацаа j-р үйлдлүүддээр i-р нөөцПрограм хангамжийн хэрэглээний үндсэн болон шинэ хувилбар дахь тооцоолох цогцолбор буюу холбооны хэрэгсэл, h; А 2j -жилийн хугацаанд PP-ийн шинэчилсэн найруулгын дагуу гүйцэтгэсэн j-дахь үйл ажиллагааны тоо.

Баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулсан систем дэх менежерийн автоматжуулсан ажлын станцын (AWP) ашиглалтын хугацааг төлөхөд жилийн хэмнэлтийг тооцож үзье. Менежерийн ажлын байрны нэг цагийн зардал 7 рубль; Менежерийн ажлын байранд хуучин ажлын арга барил, баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулсан систем дэх гэрээтэй холбоотой үйл ажиллагааг гүйцэтгэх хугацаа тус тус 5 цаг, 3 цаг байна; 1002 -жилийн хугацаанд баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулсан системд хийгдсэн гэрээтэй холбоотой гүйлгээний тоо.

Тиймээс баримт бичгийн менежментийн системийн сүлжээнд менежерийн автоматжуулсан ажлын станцын (AWP) ашиглалтын хугацааг төлөх жилийн зардлыг хэмнэх нь: м \u003d 7 (5 - 3) 1002 \u003d 14028 рубль.

Дүгнэлт

Энэхүү дипломын ажлын зорилго нь 11-р Аж ахуйн нэгжийн коллежийн Удирдлага, мэдээллийн технологийн тэнхимд EDMS-ийг хэрэгжүүлэх ажлын даалгаврыг бий болгох цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоонд харьцуулсан дүн шинжилгээ хийх явдал байв. Бидний судалгаа, ажил нь хэд хэдэн дүгнэлт, санал гаргах боломжийг бидэнд олгодог.

Цахим баримт бичгийн менежментийг сонгох, хэрэгжүүлэх асуудлын хамаарал нь аж ахуйн нэгжид баримт бичгийн нэг орон зайг бий болгох хэрэгцээ шаардлагаас тодорхойлогддог. зохистой хэрэглээоффисын тодорхой ажлыг гүйцэтгэх хүний ​​нөөц.

Цаасан оффисын ажлын чиглэлээр тулгарч буй бэрхшээлийг судалж, цахим албан тасалгааны ажилтай харьцуулсан дүн шинжилгээ хийх нь цаашдын шийдлүүдийг боловсруулахын тулд энэ чиглэлээр тулгарч буй хамгийн чухал асуудлуудыг тодорхойлох боломжийг бидэнд олгосон.

· баримт бичиг, улмаар мэдээлэл зайлшгүй алдагдах;

· тэдгээрт агуулагдсан баримт бичиг, мэдээллийг гуравдагч этгээдэд өгөх;

· зорилго, эх сурвалж нь тодорхойгүй олон баримт бичгийн хуримтлал;

· Баримт бичгийг бэлтгэх, зохицуулахад их цаг зарцуулсан бөгөөд үүний үр дүнд мэдээлэл боловсруулах, боловсруулах хурд бага, энэ нь шинэ нөлөөнд удаан хариу үйлдэл үзүүлэх гэсэн үг юм;

· ажлын урсгалын илүүдэл, ирж буй болон гарч буй захидал, дотоод баримт бичгүүдийг боловсруулах, баримт бичигтэй танилцахад ихээхэн цаг хугацаа алдах;

· гаргасан шийдвэрийн уялдаа холбоогүй байдал, эх баримт бичиг, мэдээллийг шийдвэр гаргагчдад түргэн шуурхай дамжуулах боломжийг хангах боломжгүй байх;

· гүйцэтгэгчид тавих хяналт сул, тогтоолоос гарсан даалгаврыг тодорхой гүйцэтгэгчид богино хугацаанд хүргэх боломжгүй;

· баримт бичигтэй ажиллах түүхийг тогтоох боломжгүй;

· хайлт хийх үйлдвэрлэлийн бус хөдөлмөрийн зардал шаардлагатай бичиг баримт, баримт бичгийн сэдэвчилсэн сонголтыг бүрдүүлэх;

· Нэг баримт бичгийг олон хувь болгохын тулд хэт их цаас, хуулбарын зардал.

Цахим баримт бичгийн менежментийн янз бүрийн системд дүн шинжилгээ хийхдээ цахим баримт бичгийн менежментийг хэрэгжүүлэх, дараа нь ажиллуулах явцад баримт бичигтэй ажиллах бүх нарийн ширийн зүйлийг өгсөн. Сонгон шалгаруулалтын явцад эдгээр хэрэгцээний сонголтыг хамгийн чухал гэж үзэхийг бид санал болгож байна. автоматжуулсан систем, аюулгүй, үр ашигтай цахим баримт бичгийн менежментийн чиглэлээр байгууллагад тогтоосон бүх параметрүүдэд нийцсэн байх.

Ном зүй

1.Кузнецов И.Н., Оффисын ажил, М .: Дашков ба К, 2006, 520 хуудас.

2.Байкова И.Ю., Баримт бичгийн урсгал, бичиг баримтын ажил. Баримт бичигтэй ажиллах ажлыг хэрхэн зохион байгуулах вэ, Eksmo, 2009, 288 хуудас.

.Г.Ю. Касьянова., Баримт бичгийн урсгал. Үндсэн хөрөнгө, АБАК, 2010, 256 хуудас.

.Ильина Т.Н., Логинова А.Ю., Романов Д.А. Цахим баримт бичгийн удирдлагын тухай үнэн, Москва, DMK, 2008, 224 хуудас.

.Кузнецов С.Л. Цахим архивын системийн сонголт, туршилтын хэрэгжилт // Нарийн бичгийн дарга нарын бизнес - 2006. No3.

.Баласанян В. Дотоодын баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулалтын тухай ойлголт // Нээлттэй системүүд - 2003. №1.

.Цахим нөөц: Страстенко В.В. STC IRM. Та яагаад бизнесийн автоматжуулалт хэрэгтэй байна вэ? - Хандалтын горим: #"wustify">. Цахим нөөц: Цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны тойм. - Хандалтын горим: #"wustify">. Цахим нөөц: Цахим баримт бичгийн менежмент - Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх систем. - Хандалтын горим: #"wustify">. Цахим нөөц: Аж ахуйн нэгжийн удирдлагын автоматжуулсан систем. - Хандалтын горим: #"wustify">. Цахим нөөц: Компьютер технологийн төв: N-System цахим баримт бичгийн удирдлагын систем. - Хандалтын горим: #"wustify">. Цахим нөөц: Цахим оффисын системүүд - Баримт бичгийг дэмжих систем. - Хандалтын горим: #"wustify">. Цахим нөөц: Цоорхойгүй Aiteko технологи - Байгууллага дахь баримт бичгийн менежмент - Хандалтын горим: #"justify">. Цахим нөөц: ерөнхий тайлбар- 1С: Ажлын урсгал 8 -1С: Аж ахуйн нэгж 8..- Хандалтын горим: #"зөвтгөх">. SanPiN 2.2.2.542-96. Видео дэлгэцийн терминал, хувийн электрон компьютер, ажлын зохион байгуулалтад тавигдах эрүүл ахуйн шаардлага

.ГОСТ 12.2.049-80. Ерөнхий шаардлагаажлын байр, хяналт, мэдээлэл харуулах хэрэгсэл.

.Цахим нөөц: Ерөнхий тайлбар - Системийн тухай DocsVision. - Хандалтын горим: #"wustify">. Цахим нөөц: Ерөнхий тайлбар - Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS) DIRECTUM - Хандалтын горим: #"justify">баримт бичгийн удирдлагын цахим технологийн архитектур

Удирдлагын үйл ажиллагаанд баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үр ашгийг нэмэгдүүлэхийн тулд цахим баримт бичгийн менежментэд шилжих шаардлагатай байгааг олон компаниуд эрт орой хэзээ нэгэн цагт ойлгодог. Хамгийн сүүлийн үеийн програм хангамж нь байгууллагуудад баримт бичгийн урсгалыг оновчтой болгох, бүх баримт бичгийг нэг мэдээллийн санд тусгах төдийгүй баримт бичгийн менежментийн бизнесийн үйл явцыг хянах, дүн шинжилгээ хийх боломжийг олгодог.

EDMS-ийг хэрхэн бие даан хэрэгжүүлж, зардлыг оновчтой болгох вэ?

Баримт бичгийг үр дүнтэй удирдах, компанийн удирдлагын үйл ажиллагааг хангахын тулд баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээ нь дараахь зүйлийг хийх шаардлагатай.

• хүлээн авах үйл ажиллагааны мэдээлэлкомпанийн баримт бичгийн хөдөлгөөний тухай;
• орж ирсэн, гарч буй баримт бичиг, дотоод баримт бичгийн бүртгэлийг хангах, баримт бичгийн зааварчилгааны биелэлтэд хяналт тавих;
• гүйцэтгэлийн сахилга батыг хянах хяналтыг нэмэгдүүлэх;
• баримт бичгийг хайх, зохицуулахад зарцуулсан цагийг багасгах;
• баримт бичгийн төвлөрсөн найдвартай хадгалалтыг хангах.

Үүний зэрэгцээ, гуравдагч талын байгууллагуудаас цахим баримт бичгийн менежментийн системийг (EDMS) хэрэгжүүлэх мэргэжилтнүүдийг татах боломж хүн бүр байдаггүй.

Цахим баримт бичгийн менежментийг өөрөө хэрэгжүүлэхийн тулд та энэ үйл явцын даалгавар, үйл ажиллагааны дарааллыг ойлгох хэрэгтэй. Үүний тулд танд хэрэгтэй:

1. Компанид одоо байгаа баримт бичгийн урсгалын судалгаа, дүн шинжилгээ хийх; EDMS-ийг хэрэгжүүлэхэд оролцож буй хэлтсүүдийн даалгаврыг боловсруулах; EDMS-д тавигдах шаардлагыг томъёолох.
2. Баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээний хүчин чармайлтыг мэдээллийн технологийн хэлтэс болон аюулгүй байдлын албатай хослуул.
3. EDMS-ийг сонгож, түүнийг хэрэгжүүлэх төлөвлөгөөг боловсруул.

Ритм ХХК-ийн жишээн дээр цахим баримт бичгийн менежментийг алхам алхмаар нэвтрүүлэх алгоритмыг авч үзье.

Одоо байгаа баримт бичгийн урсгалыг шалгах, дүн шинжилгээ хийх

Манай компанийн баримт бичгийн урсгалд дүн шинжилгээ хийсний үр дүнд дараахь зүйлийг олж мэдэв: баримт бичгийн урсгалыг холимог хэлбэрээр явуулдаг - баримт бичгийг бүртгэх, менежерүүдийн тогтоолыг нэвтрүүлэх ажлыг оффисын удирдлагын ажилтнууд гүйцэтгэдэг. "Евфрат" EDMS-ийн цахим бүртгэлийн карт дахь хэлтэс; Зохицуулах, хамтарсан засварлах, баримт бичгийг гүйцэтгэхэд шилжүүлэх, сахилга хариуцлагын талаархи гэрчилгээ, тайлан бэлтгэх - цаасан хэлбэрээр.

Ийм баримт бичгийн менежментийн систем доголдож эхэлсэн тул асуудал гарч ирэв.

• баримт бичгийн цаасан хуулбарыг үйлдвэрлэхэд их хэмжээний цаг хугацаа, материалын зардал;
• баримт бичиг алдагдсан;
• баримт бичгийн давхардал;
• баримт бичгийг хянан хэлэлцэх ба / эсвэл гүйцэтгэхээр дахин илгээх;
• Ирж буй, гарах, дотоод бичиг баримтыг зохицуулахад удаан хугацаа шаардагдана.

Нэмж дурдахад тус компанид 5-аас дээш жил ажиллаж байсан Евфрат EDMS нь EDMS-д ажилд оролцож буй ажилчдын шаардлагыг хангахаа больсон: ашигласан програм хангамжийн бүтээгдэхүүний хувилбар нь хамтын засварлах боломжгүй, баримт бичгийн зохицуулалт, хайлтын тохиромжтой механизм.

Тиймээс цахим баримт бичгийн шинэ системийг нэвтрүүлэхээр болсон.

Төслийн даалгавар, DOW үйлчилгээ, мэдээллийн технологийн үйлчилгээний үүрэг

EDMS-ийн гол хэрэглэгчид нь DOW үйлчилгээний ажилтнууд бөгөөд албан ёсны захидал харилцааг бүртгэхээс гадна баримт бичгийг засварлах, зохицуулах, баримт бичиг, зааврыг биелүүлэх хугацааг хянах зэрэгт оролцдог тул EDMS-д тавигдах шаардлагыг боловсруулсан болно. DOW үйлчилгээгээр. Нэмж дурдахад DOW үйлчилгээ нь төслийн захиалагч ба хамтран гүйцэтгэгч байсан бөгөөд төслийн даалгавар, мэдээллийн технологийн үйлчилгээний үүргийг тодорхойлсон.

EDMS сонгох, цахим баримт бичгийн удирдлагад шилжих үед DOW үйлчилгээ нь дараахь зүйлийг тогтооно даалгавар:

• Ирж буй, гарч буй болон дотоод баримт бичгүүдийг цахим мэдээллийн нэгдсэн санд хадгалах, тэдгээрт шуурхай хандах;
• баримт бичиг, менежерүүдийн шийдвэрийг гүйцэтгэгчид шуурхай хүргэх;
• баримт бичгийг гүйцэтгэх ажилтнууд, хэлтсийн үйл ажиллагаанд хяналт, үнэлгээг автоматжуулах боломж;
• сургалт явуулах боломж статистикийн тайланбаримт бичгийн дагуу сахилга бат.

SED-д тавигдах шаардлага

Ритм ХХК-ийн баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээнээс тавьсан EDMS-д тавигдах шаардлагууд нь дараахь боломжийг хангасан болно.

• ирсэн, гарсан, дотоод бичиг баримт, иргэдийн өргөдөл, зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн бүртгэл, бүртгэл, хяналт;
• цаасан баримт бичгийг орчуулах чадвар цахим хэлбэр, хуудас болон урсгал сканнердах, баримт бичиг таних;
• газарзүйн хувьд тархсан дэд хэсгүүдийн хооронд баримт бичиг солилцох;
• бичиг баримтыг ангилах, ангилах, ангилах;
• хэлний морфологийг харгалзан дэлгэрэнгүй мэдээлэл, баримт бичгийн агуулгаар бүрэн текст хайх;
• архивын агуулах дахь баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэл, боловсруулалт;
• тайлан гаргах;
• нэвтрэх эрхийн менежмент;
• тоон гарын үсгийн хэрэглээ.

Ажлын процессыг зохион байгуулах үүднээс компанийн удирдлага EDMS-д тавигдах шаардлагуудыг томъёолсон.

• баримт бичгийн төслийг боловсруулах;
• баримт бичгийн төслийг батлах;
• баримт бичгийг батлах;
• тогтоол, зааварчилгааг бий болгох;
• сахилга батыг хянах;
• баримт бичгийн хувилбарын хяналт;
• үйлдлүүдийг бүртгэх;
• баримт бичгийг гүйцэтгэх эрх мэдлийг шилжүүлэх гэх мэт.

Нэмж дурдахад тус компани EDMS нь мэдээллийн технологийн хөгжлийн үзэл баримтлалыг бүхэлд нь (Төв алба, салбаруудын мэдээллийн технологийн салбаруудын мэдээллийн технологийн дэд бүтэц, дотоод үйл явцыг стандартчилах, бүх хэлтсийн бизнесийн үйл явцыг нэгтгэх) нийцүүлэхийг хүлээж байсан. газарзүйн хувьд тархсан EDMS-ийг бий болгох, түүнчлэн EDMS-ийн функциональ даалгавруудыг өргөжүүлэх боломжтой гэж үзсэн. Системийн чухал хүлээгдэж буй шинж чанар нь түүний нээлттэй байдал, өөрөөр хэлбэл. өөрчлөлт оруулах боломж, түүний дотор өөрсдийн мэргэжилтнүүдийн хүчээр.

EDMS нь цахим шуудан, оффисын стандарт програмууд, компанийн корпорацийн портал зэрэг байгууллагын мэдээллийн системтэй нэгтгэх чадварыг шаардлагатай гэж үзсэн.

EDMS-д тавигдах зайлшгүй шаардлага бол мэдээллийн аюулгүй байдал, баримт бичиг, тэдгээрт агуулагдсан мэдээллийн хамгаалалтыг хангах явдал байв.

EDMS боловсруулахад оролцож буй компаниудын арилжааны саналыг судалсны үр дүнд "1С8: Баримт бичгийн менежмент" програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг нэвтрүүлэхээр шийдсэн.

Энэхүү системийн өргөн цар хүрээтэй, олон талт ажиллагаа нь жижиг баримт бичгийн урсгалтай жижиг бизнесүүд болон нарийн төвөгтэй нягтлан бодох бүртгэлийн системтэй томоохон аж ахуйн нэгжүүдэд тохиромжтой.

EDMS хэрэгжүүлэх төлөвлөгөө

EDMS-д тавигдсан даалгавар, шаардлагын дагуу DOW үйлчилгээ нь мэдээллийн технологийн үйлчилгээтэй хамтран EDMS-ийг хэрэгжүүлэх төлөвлөгөөг боловсруулсан.

Системийг үе шаттайгаар ашиглалтад оруулах, системийн хэрэглэгчдийг сургах, дасан зохицох ажлыг хөнгөвчлөх зорилгоор EDMS-ийг тусдаа модулиудад хэрэгжүүлэхээр шийдсэн.

эхлээд ТМБ-ын албаны дарга нарын албан бичгийн бүртгэл, шийдвэрийн боловсруулалтыг баталгаажуулж, системийн бүх хэрэглэгчдийг холбож сургаж, дараа нь баримт бичиг, зааврын гүйцэтгэлийн хугацааг хянах модулийг, дараа нь модулийг хэрэгжүүлнэ. зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичиг, орон нутгийн зохицуулалтыг зохицуулах, бүртгэх. Дараа нь EDMS-ийг хэрэгжүүлэх хуваарийг боловсруулж, үндсэн үйл ажиллагаа, тэдгээрийг хэрэгжүүлэх хугацааг харуулсан болно.

Төлөвлөгөөний дагуу EDMS-ийг хэрэгжүүлэх үе шатуудыг тодорхойлсон.

EDMS хэрэгжүүлэх үе шатууд

1. EDMS-ийн хэрэгжилтийн эхний шатанд Компанийн баримт бичгийн урсгалыг зохих ёсоор зохицуулсан эсэхийг шалгах нь чухал юм.

• баримт бичгийн нэгдсэн хэлбэрийг боловсруулж хэрэгжүүлсэн;

Баримт бичгийн нэгдсэн хэлбэрийг баримт бичгийг үүсгэж, батлуулахаар илгээхдээ загвар болгон ашигладаг.

• албан тасалгааны ажлын зааварчилгааг боловсруулж хэрэгжүүлсэн;
• баримт бичгийн гүйцэтгэлийн эцсийн хугацааг хянах журмыг боловсруулсан;

Оффисын ажлын заавар нь зөвхөн баримт бичгийг боловсруулах дүрмийг тайлбарлахаас гадна тэдгээрийг зохицуулах журмыг тодорхойлдог (үүний үндсэн дээр EDMS-д баримт бичгийг шилжүүлэх, батлах маршрутыг бий болгодог), баримт бичгийг бүртгэх дүрмийг тодорхойлсон. баримт бичгийн бүртгэлийн дугаарын бүтэц гэх мэт. Нэмж дурдахад оффисын ажлын заавар нь баримт бичиг, зааварчилгааг гүйцэтгэх хугацааг хянах хэсгийг агуулсан бөгөөд хяналтын журмыг тодорхойлсон, эцсийн хугацааг зааж өгсөн бөгөөд үүнийг DOW-ийн ажилтнууд бас ашигладаг. EDMS-д ажиллах үед үйлчилгээ.

• архивын ажлыг зохион байгуулж, зохицуулах;

Орон нутгийн дүрэм журамБаримт бичгийн архивын хадгалалт нь зөвхөн байнгын болон түр хадгалах хугацааны хэргийг бүртгэх, бүрдүүлэх журмыг тайлбарлахаас гадна хэлтсийн хавтаст хэргийн нэршил, хэргийн нэгдсэн нэр томъёог бүрдүүлэх журмын тайлбарыг агуулсан болно. компани. Баримт бичгийн бүртгэлийн индексийг бүрдүүлэхийн тулд бүтцийн нэгжүүдэд олгосон батлагдсан индексийг (мөн үүний дагуу хэргийн нэршлийн индексийг) EDMS-д ашигладаг (жишээлбэл: илгээсэн захидал, санамж бичиг).

• хэргийн нэршил, бүтцийн нэгжийн индексийг боловсруулсан.

Ритм ХХК нь компанийн зохион байгуулалтын бүтцийг тусгасан бүтцийн нэгжийг олон түвшний индексжүүлэх зарчмыг ашигладаг (хүснэгтийг үз).

Ритм ХХК-ийн бүтцийн нэгжүүдийн индекс

Индекс			Удирдагч, бүтцийн хэлтэс
			Гүйцэтгэх захирал
			Ерөнхий захирлын алба
			Хэвлэлийн алба
			Ерөнхий захирлын нэгдүгээр орлогч
			Чанарын менежмент
			Чанарын баталгаажуулалтын хэлтэс
			Лицензийн хэлтэс
			R&D менежмент
			R&D төлөвлөлт, зохицуулалтын газар
			хэлтэс шинэлэг төслүүд
			Ерөнхий захирлын худалдааны асуудал эрхэлсэн орлогч
			Борлуулалтын алба
			Борлуулалтын алба
			Гадаад эдийн засгийн үйл ажиллагааны газар

Кейсийн нэрлэсэн индексийг хэрэг үүсгэхэд ашигладаг бөгөөд гүйцэтгэсэн баримт бичгийн хадгалалтын байршлыг тодорхойлох боломжийг танд олгоно.

Жишээлбэл,

Батлагдсан оффисын ажлын зааварчилгааны дагуу "DOU Ritm" ХХК-ийн үйлчилгээнд бүртгүүлэх баримт бичгийн гарах дугаарууд нь бүтцийн нэгжийн индекс - гүйцэтгэгч, нэрлэсэн хэргийн дугаар, серийн дугаараас бүрдэнэ. Жишээлбэл:

02-01-01/01/27, 02-01-01 нь бүтцийн нэгжийн индекс (захиаг Чанарын албаны Чанарын баталгаажуулалтын хэлтсээс бэлтгэсэн), 01 нь нэршлийн дагуу хэргийн дугаар юм. Холбооны гүйцэтгэх байгууллагад захидал илгээсэн), 27 нь серийн дугаар юм.

EDMS дахь бүртгэлийн дугаарыг янз бүрийн төрлийн баримт бичгийн тоологчдын тусгай тохиргоог ашиглан автоматаар үүсгэдэг. Тоологчдын тохиргоог доор тайлбарлав.

2. Дараагийн алхам: онцлогийг харгалзан үзэж, тайлбарлах хэрэгтэй компанийн бичиг баримт : орж ирж буй гарах болон дотоод баримт бичгийг хүлээн авах, анхан шатны боловсруулалт хэрхэн явагддаг.

Энэ үе шатанд үүнийг тодорхойлох шаардлагатай баримт бичгийн төрлүүдийн жагсаалтажлын урсгалд оролцдог.

Ритм ХХК-д дараахь төрлийн менежментийн баримт бичгүүдийг боловсруулж, хадгалж, EDMS-д хэлэлцүүлж, гүйцэтгэлд оруулдаг.

• мэдээлэл, лавлагааны баримт бичиг:захидал (орж, гарах), албан бичиг, санамж бичиг, тайлбар тэмдэглэл, гэрчилгээ, акт, өргөдөл гэх мэт;
• зохион байгуулалт- захиргааны баримт бичиг: тушаал, тушаал, хурлын тэмдэглэл.

Мөн цаасны ажлын урсгалын аль хэсгийг автоматжуулах талаар шийдвэр гаргах шаардлагатай байв.

Тиймээс, EDMS-ийг нэвтрүүлсний дараа менежерүүдийн шийдвэр бүхий баримт бичгийн цаасан хуулбарыг гүйцэтгэхэд шилжүүлэхийг зогсоохоор төлөвлөж байсан (зааврын картыг үүсгэсний дараа, менежерийн бичсэн тогтоолын дагуу талбарыг нь бөглөсөн) цаасан баримт дээр, баримт бичгийн сканнердсаныг DOW үйлчилгээний ажилтан гэрээлэгч рүү SED-тэй нэгдсэн цахим шуудангаар дамжуулдаг). Гарын үсэг зурах шаардлагатай баримт бичгүүдийг цаасан хэлбэрээр шилжүүлэхийн зэрэгцээ баримт бичгийн бүртгэлийн картанд холбогдох тэмдэглэгээг хийнэ. Зарим баримт бичгийг (жишээлбэл, ажлын байр бий болгох өргөдөл, бичгийн хэрэгсэл олгох өргөдөл) бүрэн автоматжуулахаар төлөвлөж байсан: өргөдлийн бүртгэлийн картын зохих талбарыг бөглөхдөө ийм өргөдлийг боловсруулж, тохиролцож, илгээнэ. цаасгүй хэлбэрээр гүйцэтгэх зориулалттай.

Энэхүү ангиллын дагуу EDMS-д хавтасны системийг бий болгосон (Зураг 1):

Цагаан будаа. 1. Ритм ХХК-ийн EDMS хавтас систем

Ритм ХХК-д EDMS-д ажиллахдаа дараахь үүргийг хуваарилдаг.

• бичиг хэргийн ажилтан (орж, гарсан захидлыг бүртгэх);
• нэгжийн бичиг хэргийн ажилтан (санамж бичиг бүртгэх);
• дэд хэсэгт гүйцэтгэгч (энэ гүйцэтгэгчээс үүсгэсэн эсвэл энэ гүйцэтгэгчид илгээсэн бүх баримт бичигтэй ажиллах);
• лавлахуудыг бөглөх үүрэгтэй (жишээлбэл: "Корреспондент", "Хэрэглэгчид", "Компанийн бүтэц");
• EDMS-ийн администратор (EDMS-ийн засвар үйлчилгээ, хэрэглэгчдэд хандах эрх олгох, тохиргоо хийх).

DOW үйлчилгээний эрх бүхий ажилтнууд зөвхөн бичиг хэргийн ажилтан төдийгүй лавлах хуудсыг бөглөх үүрэгтэй. EDMS-ийн администратор нь мэдээллийн технологийн үйлчилгээний ажилтан байх ёстой.

4. Дараа нь 1С Баримт бичгийн менежментийн удирдлагын тохиргоог хийж, хэрэглэгчийн гарын авлагыг бөглөх шаардлагатай (Зураг 2).

Хэрэглэгчийн картыг бөглөхдөө овог нэр, албан тушаал, бүтцийн нэгжийг зааж өгсөн болно.

Албан тушаалаас хамааран хэрэглэгчид EDMS-д байршуулсан баримт бичгүүдэд хандах эрх нь өөр өөр байдаг. Тиймээс, шугамын ажилтан өөрийн үүсгэсэн баримт бичиг эсвэл түүнд гүйцэтгэхээр илгээсэн баримт бичигтэй танилцах боломжтой.

Хэлтсийн дарга нь түүний үүсгэсэн баримт бичгүүдийг "хардаг" бөгөөд түүнд илгээсэн бичиг баримтууд болон харьяа бүх ажилчдад байгаа баримт бичгүүдийг хардаг. Компанийн дарга бүх бичиг баримттай танилцах боломжтой.

Цагаан будаа. 2. Хэрэглэгчийн карт

5. Дараа нь "Корреспондент" лавлахыг бөглөсөн.Корреспондентийг бүлэг болгон нэгтгэж хайх, сонгоход хялбар болно.

Жишээлбэл, "Худалдан авагч", "Нийлүүлэгч", "Гэрээлэгч", "Банк", "Яам" гэх мэт.

1С Баримт бичгийн менежмент нь нягтлан бодох бүртгэл, гэрээний хэлтэс гэх мэт бусад системд хадгалагддаг лавлах санг ашиглаж болно. Үүний зэрэгцээ та корреспондент картанд хаяг, TIN болон бусад дэлгэрэнгүй мэдээллийг оруулахаас гадна сканнердсан мэдээллийг хавсаргах боломжтой. гэрээ, хэлэлцээр байгуулахдаа эсрэг талын өгсөн баримт бичгийн хуулбар (Зураг 3). Тиймээс гэрээний хэлтэс, нягтлан бодох бүртгэл болон бусад сонирхсон хэлтсүүд DOW үйлчилгээнд нэмэлтээр ашиглах боломжтой эсрэг талын карт, тэдгээрийн хууль ёсны болон бусад баримт бичгийн цахим архивыг бий болгосон.

Цагаан будаа. 3. Корреспондент карт

6. "Зохицуулалт ба лавлагааны мэдээлэл" таб дээрх "корреспондент" лавлахыг бөглөсний дараа Та компанийн бүтцийг дуусгах хэрэгтэй.

"Лавлах бөглөх үүрэгтэй" DOW үйлчилгээний эрх бүхий ажилтан нь байгууллагын бүтэц, орон тоонд хатуу нийцүүлэн компанийн бүтцийг тусгасан байдаг. хэлтсийн бүх нэрс, тэдгээрийн удирдагчид, хэлтсийн индексийг заана. Компанийн бүтцийг бөглөхөд хэрэглэгчийн картанд заасан бүх мэдээлэл (албан тушаал, хэлтсийн нэр гэх мэт) Хэрэглэгчдийн лавлахаас автоматаар шилждэг бөгөөд ингэснээр компанийн хэлтэс, ажилтнуудын шатлалыг бий болгодог.

Энэ нь хэлтсийн дарга нарт гүйцэтгэгчдэд олгосон бүх баримт бичиг, зааварчилгааг үзэх боломжтой болгодог.

Хэлтсийн дарга нь түүнд өгсөн бүх даалгаврыг тусад нь харж, харьяа албан тушаалтнуудад илгээсэн бүх даалгавруудыг харахаас гадна тэдгээрийн гүйцэтгэлийн явцыг хянах боломжтой (Ширээний компьютер дээр - "Миний даалгавар" ба "Даалгаврууд" таб дээрээс. би").

7. Дараагийн алхам - дугаар тохируулах.

Тоолуурын тусламжтайгаар бүртгэлийн дугаарыг EDMS-д байрлуулсан бүх баримт бичигт автоматаар өгдөг.

Энэхүү систем нь бүтцийн нэгж, хугацаа, хэргийн нэршил гэх мэт индексийг ашиглан бүртгэлийн дугаарыг тохируулах боломжийг олгодог. янз бүрийн төрөлбаримт бичиг, тусдаа тоологчийг тохируулсан (Зураг 4).

Жишээлбэл, бүрдүүлэх регистрийн дугаарГарсан баримт бичиг нь дараах форматыг ашигладаг.

[Дэд индекс]/[Хэсгийн индекс]/[Тоо].

Цагаан будаа. 4. Бүртгэлийн дугаарыг автоматаар бүрдүүлэх тоологчийг тохируулах

8. Хэрэгжүүлэххэрэглэгч бүрийн хувийн тохиргоо.

Үүний зэрэгцээ системд нэвтрэх нууц үгийг тохируулж, мэдэгдлийн тохиргоог хийж (баримт бичиг эсвэл зааврыг хүлээн авсан), гарч ирсэн болон хугацаа хэтэрсэн баримт бичиг, зааврын сануулга, сканнердах тохиргоо (Зураг 5), гэх мэт.

Цагаан будаа. 5. Скан хийх тохиргоо

9. Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг ашиглах ерөнхий хандалтын зааварчилгааг бэлтгэж нийтлэх.

Ийм зааврыг санамж бичиг хэлбэрээр гаргах нь зүйтэй (ажиг бүрийн хувьд - тусдаа санамж), тэдгээрийг дэлгэцийн агшин, зургаар дүрслэн харуулах нь ойлгомжтой.

тэмдэглэл

1С ажлын урсгалын системд мэдэгдлийг тохируулах

Хэрэглэгч бүр хүлээн авахыг хүсч буй EDMS-ийн мэдэгдлийг БИЕ ДААН тохируулдаг.

Тохиргоо ба удирдлага - Хувийн тохиргоо - Бусад:

- Мэдэгдлийн тохиргоо - дээр товшоод дараах зурагт тохируулна уу.

Жишээлбэл, [имэйлээр хамгаалагдсан] ythm.ru

10. Дараагийн алхам бол бүтцийн хэлтэст оффисын ажлыг хариуцах үндсэн хэрэглэгчдийг сургах явдал юм , энэ нь эргээд компанийн бүх ажилчдыг сургахад ихээхэн туслалцаа үзүүлж чадна.

Ритм ХХК-ийн ажилтнуудын сургалтыг DOW үйлчилгээ явуулсан. Товч танилцуулга хийхдээ системд нэвтрэх нууц үг, хувийн тохиргоог шалгаж, системийн чадавхийг хэрэглэгчдэд үзүүлж, хэрэглэгч бүрийн хандалтын онцлогийг тайлбарлах, түүнчлэн боломжийн талаар сануулах шаардлагатай. системтэй ажиллах заавар, санамж бичгийн нэмэлт бие даан судлах.

11. Цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоог арилжааны үйл ажиллагаанд нэвтрүүлэх тухай тушаал гаргасугай.

Жишээлбэл:

"Rhythm" хязгаарлагдмал хариуцлагатай компани

ЗАХИАЛАХ

______________ №_______________

Ритм ХХК-д ажлын урсгал, оффисын автоматжуулалтыг оновчтой болгох зорилгоор

БИ ЗАХИАЛАХ:

1. Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг (цаашид EDMS гэх) ашиглалтад оруулах төслийн ажлын хэсгийг байгуулна 1С8: Баримт бичгийн менежментийг дараахь бүрэлдэхүүн хэсгүүдэд оруулна.

1. EDMS 1C8-ийг арилжааны зориулалтаар ашиглалтад оруулах төслийн ажлын хэсэгт: Баримт бичгийн эргэлтийг 201__ оны "___" _______ хүртэл хугацаанд нь хийх.
2. Програм хангамжийн данснаас хасах хугацааг _________ гэж тогтооно.
3. Энэхүү тушаалын биелэлтэд хяналт тавихыг надад үлдээе.

Ерөнхий захирал V.V. Иванов

Ритм ХХК-д цахим баримт бичгийн менежментийн системийг нэвтрүүлсний дараа дараахь ажлуудыг хэрэгжүүлэв.

• албан бичгийг бүртгэх, шилжүүлэх хугацааг багасгах;
• хяналтыг автоматжуулах, баримт бичиг, зааварчилгааг биелүүлэх эцсийн хугацааны тухай автомат сануулагч, мэдэгдлийн системийг бий болгох;
• баримт бичгийн алдагдлыг хасах;
• цахим архив (корпорацын мэдээллийн сан) бий болгох;
• баримт бичгийн төслийг цахимаар батлах, хамтын засварлах;
• гүйцэтгэлийн сахилга батыг сайжруулах;
• нягтлан бодох бүртгэл, тайлагналыг оновчтой болгох.

Тиймээс, EDMS-ийг хэрэгжүүлэх нь зөв төлөвлөлт, төслийн оролцогчдод даалгавар өгөх замаар бие даан боломжтой юм. Үүнд эрх бүхий бүтцийн нэгжүүдийн харилцан үйлчлэл, хэрэгжүүлэхээр төлөвлөсөн үе шатуудыг тууштай хэрэгжүүлэх нь шийдвэрлэх үүрэг гүйцэтгэдэг.

ОХУ-ын Эрүүл мэнд, нийгмийн хөгжлийн яам

SBEE HPE "А.И. нэрэмжит Москвагийн Улсын Анагаах ухаан, шүдний их сургууль. А.И. Евдокимова"

Эдийн засгийн факультет

СУРГАЛТЫН АЖИЛ

Сахилга батаар: "Корпорац Мэдээллийн систем»

Сэдэв: "Компани дахь цахим баримт бичгийн менежментийн системийг нэвтрүүлэх SWOT-шинжилгээ"

Дууссан:

4-р курсын оюутан 2 бүлэг

Эдийн засгийн факультет

Манукян Артур Геворкович

Шалгасан:

Анагаахын шинжлэх ухааны нэр дэвшигч, дэд профессор

Саражев Владислав Владимирович

Танилцуулга……………………………………………………………………………2

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн SWOT-шинжилгээ................................................. …………2

Дүгнэлт……………………………………………………………………………3

Ашигласан уран зохиолын жагсаалт…………………………………………….8

Оршил

Орчин үеийн нөхцөлд ОХУ-ын хувьд нэлээд шинэ үзэгдэл болох цахим баримт бичгийн менежментийн системүүд улам бүр түгээмэл болж байна. Гэсэн хэдий ч одоо ихэнх компаниуд баримт бичгийн менежментийг дэмжих системийг бий болгох хэрэгцээ, цахим баримт бичгийн менежментийг хэрэгжүүлэх арга хэрэгслийг нэвтрүүлэхийн ач холбогдлын талаар ойлголттой болж байна. Энэ нь хөгжиж буй компаниудын өсөн нэмэгдэж буй ажлын урсгалыг хадгалах, түүнийг хангах зардлыг бууруулах шаардлагатай байгаатай холбоотой юм. Нэмж дурдахад цахим баримт бичгийн менежментийн системийг нэвтрүүлэх нь компанийн удирдах чадвар, удирдлагын нягтлан бодох бүртгэлийн объект бүрийн хяналтын түвшинг нэмэгдүүлдэг. Тиймээс хамгийн их нөлөө, хамгийн бага зардал бүхий үр ашигтай ажлын урсгалыг бий болгох нь чухал ажил юм.
Одоогийн байдлаар гадаадад цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг ашиглах нь алдар нэрийн оргил үедээ байна. Мэдээжийн хэрэг, энэ технологи нь удаан хугацаанд энэ оргилд байх болно.

СВОТ шинжилгээ

Хүч чадал Байгууллага доторх баримт бичгийн хөдөлгөөн, түүний гүйцэтгэлд хяналт тавих; Баримт бичигт хандах хандалтын ялгаа, тэдгээртэй холбоотой үйлдлүүд; Баримт бичгийн хөдөлгөөний талаар автоматаар мэдээлэх; Баримт бичгийн мэдээллийн сангаас янз бүрийн шинж чанаруудаар хайх; "Хүний хүчин зүйл" гэх мэт алдааг багасгах; Нэмэлт ажилчдын хэрэгцээг багасгах; Баримт бичгийг гэмтлээс хамгаалах; Баримт бичигтэй хамтран ажиллах; Мэдээлэлд шуурхай хандах; Баримт бичгийг хайх, сонгох ажлыг мэдэгдэхүйц хурдасгах.

Сул талууд EDMS нь ажилчдыг түүнтэй ажиллахыг албадах боломжгүй; EDMS нь түүнд оруулсан мэдээллийн үнэнийг хянах боломжгүй; EDMS нь ажилтнуудад түүнийг ашиглах сахилга батыг заадаггүй; Үнэ; Ашиглалтын явцад гарсан нэмэлт зардал; Боловсон хүчний эргэлт.

Боломжууд Үр дүнтэй менежмент; Чанарын хяналтын тогтолцоог дэмжих; Мэдээлэл, мэдлэгийг үр дүнтэй хуримтлуулах, удирдах, хүртээмжтэй болгоход дэмжлэг үзүүлэх; Аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааг бүртгэх; Бизнесийн үйл явцыг оновчтой болгох; Цаасан баримт бичгийн эргэлтийг хасах; Цаасан баримтыг хадгалах хэрэгцээг арилгах; Корпорацийн соёлыг хөгжүүлэх

Ажилтны консерватизм; "Зөвлөлтийн төрлийн" найруулагчийн хүчин зүйл; Байнгын бүтцийн өөрчлөлт; Баримт бичгийн хууль ёсны хүчийг баталгаажуулах хэрэгцээ; Гадаад "цаасан" ертөнцтэй харилцах хэрэгцээ.

Дүгнэлт

SWOT шинжилгээний бүх бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг нарийвчлан авч үзье.

Хүч чадал

1. Байгууллага доторх баримт бичгийн хөдөлгөөн, гүйцэтгэлд хяналт тавих. EDMS-д оруулсны дараа дотоод болон гадаад баримт бичгийг төөрөгдүүлэх, буруу овоолго руу унах эрсдэлгүй, яг тохирсон хугацаанд нь хадгалах бөгөөд үүнтэй хийсэн бүх үйлдлийг бүртгэдэг. түүнийг боловсруулахдаа тодорхой ажилтны хайхрамжгүй байдал. Эцэст нь хэлэхэд аливаа удирдагчийн мөрөөдөл биелдэг: баримт бичгийн урсгал одоо бүрэн түүний хяналтанд байна!
2. Баримт бичигт хандах хандалтын ялгаа, тэдгээрт хийсэн үйлдлүүд. Хэрэв цаасан баримт бичигт тамга дарах систем нь нэмэлт хүний ​​нөөц шаарддаг, гэхдээ дор хаяж их эсвэл бага ажилладаг бол бүх хэвлэсэн баримт бичгийг нүднээс хамгаалах боломжгүй юм, учир нь тэд хаа сайгүй хэвтэж байдаг, уншаарай - би хүсэхгүй байна. EDMS-д байгууллагын ажилтан бүр эрх мэдлийн тойрог хуваарилдаг: тэр ямар бичиг баримтыг харж болох, алийг нь өөрчлөх гэх мэт. Хэрэглэгчийг таних аргууд нь түүний ажиллах ёстой мэдээллийн нууцлалын түвшингээс хамааран өөр өөр байдаг: энгийн нууц үгээс эхлээд техник хангамжийн токен, хурууны хээ хүртэл.
3. Баримт бичгийн хөдөлгөөний талаар автоматаар мэдээлэх. SED нь байгууллагын ажилчдын "хүчирхийллийн үйл ажиллагааг дуурайлган" хийх боломжийг эрс багасгадаг. Олон тооны EDMS тайлангууд нь зөвхөн объектив утгуудаар ажилладаг: боловсруулсан баримт бичгийн тоо, боловсруулах дундаж хугацаа, ажилтан бүрийн баримт бичгийн дарааллын урт гэх мэт. EDMS-ийг ашиглахдаа тухайн байгууллагад ажиллаж байгаа хүмүүс өөрсдийн идэвхгүй байдлыг өнгөлөг тайлангаар далдлах нь илүү хэцүү байх болно.
4. Баримт бичгийн сангаас янз бүрийн шинж чанаруудаар хайх. Өмнө нь ийм зүйлийг мөрөөддөг байсан - хичнээн бүртгэл хөтөлж байсан ч цаасан баримтаас хайх боломж маш хязгаарлагдмал хэвээр байв. EDMS нь оюун ухааны янз бүрийн түвшний шинж чанарын хайлтын бүх сонголтыг санал болгодог - санал нь зөвхөн хөгжүүлэгчдийн төсөөллөөр хязгаарлагддаг. Хайлтын үр дүнд олж авсан баримт бичгийн сонголтыг шийдвэрлэх янз бүрийн сонголтууд байдаг.
5. Хүний алдааг багасгах. Цахим баримт бичгийн менежментийг зөв зохион байгуулах нь хүний ​​хүчин зүйлээс үүдэлтэй алдааг арилгах боломжийг олгодог. Цаасан ажлын урсгалын хувьд алга болсон баримт бичгийг хайхад олон цаг зарцуулдаг бол EDMS нь ижил төстэй ажлыг хэдхэн секундын дотор гүйцэтгэдэг.
6. Нэмэлт ажилчдын хэрэгцээг багасгах. Цахим баримт бичгийн менежментийн тусламжтайгаар үйлдвэрлэлийн хэмжээг нэмэгдүүлэх нь боловсон хүчнийг ихээхэн өргөжүүлэх шаардлагагүй бөгөөд bb ажлын талбарыг үр дүнтэй удирдлагын системийг ашиглан одоо байгаа багийн ажлыг автоматжуулахад хангалттай.
7. Баримт бичгийг гэмтлээс хамгаалах. EDMS ашиглах нь гал түймэр болон бусад давагдашгүй хүчин зүйлийн улмаас үүсэх эрсдлийг бууруулдаг. Харамсалтай нь цахим баримт бичгийн менежментэд бүрэн шилжиж, цаасан оффисын ажлаас ангижрах боломжгүй, учир нь ОХУ-ын хууль тогтоомжийн дагуу цаас нь баримт бичгийн чухал хэлбэр гэж тооцогддог боловч ийм баримт бичгийн хувь хэмжээ нийт хэмжээ харьцангуй бага байна.
8. Баримт бичигтэй хамтран ажиллах. Ажлын урсгалын автоматжуулалт нь хэд хэдэн хэрэглэгчдэд нэг файлтай зэрэг ажиллах, мөн нэг баримт бичгийн мэдээллийн сангаас хайх боломжийг олгодог.
9. Мэдээлэлд шуурхай хандах. Цахим баримт бичгийн менежментийн гол давуу тал нь баримт бичгийн хамгийн сүүлийн хувилбарыг хурдан бөгөөд хялбар олох чадвар юм. Тиймээс ажлын урсгалын хамаарлын асуудал шийдэгдсэн, өөрөөр хэлбэл ижил баримт бичиг хэд хэдэн хувилбарт байгаа ч гэсэн хэрэглэгч олох боломжтой болно. Хамгийн сүүлийн үеийн хувилбарфайл болон түүнтэй ажиллах.
10. Баримт бичгийг хайх, сонгох ажлыг мэдэгдэхүйц хурдасгах (янз бүрийн шинж чанараар). Цаасан ажлын урсгалын хувьд алга болсон баримт бичгийг хайхад олон цаг зарцуулдаг бол EDMS нь ижил төстэй ажлыг хэдхэн секундын дотор гүйцэтгэдэг.

Гэсэн хэдий ч EDMS-ийн хэрэгжилтийг төлөвлөхдөө системд хэт их найдвар тавьж болохгүй: EDMS-д хамаарах бүх давуу талыг үгүйсгэх хэд хэдэн зүйл байдаг.

Сул талууд

Одоо EDMS-ийг хэрэгжүүлэх, ашиглахад тулгарч буй бэрхшээлүүдийн талаар ярилцъя. Тэд юуны түрүүнд удирдагч бүрийн мэддэг "хүний ​​хүчин зүйл"-тэй холбоотой байдаг. SED хэчнээн ухаалаг байсан ч хянах боломжгүй мөчүүд байдаг. Голыг нь жагсаацгаая.

1. SED нь ажилчдаа түүнтэй ажиллахыг албадах боломжгүй. EDMS-ийг худалдан авах, хэрэгжүүлэхэд ихээхэн хэмжээний хөрөнгө зарцуулсны дараа менежер хэсэг хугацааны дараа үүнийг хэн ч ашигладаггүйд гайхаж магадгүй юм. Тэр тусмаа манайд олон шинэчлэлийн хувь тавилан ийм байгаа ч тодорхой байгууллагын захирал үүнд тайвшрахгүй нь ойлгомжтой. Салхинд хаясан мөнгө, цаг хугацаа болон хүний ​​нөөцдэмий үрсэн.
2. EDMS нь түүнд оруулсан мэдээллийн үнэнийг хянах боломжгүй юм. EDMS-д байгаа бүх бүртгэл, хяналтын хэрэгслүүдийг үл харгалзан хуурамчаар үйлдэх, гажуудуулах, санаатай эсвэл санамсаргүй тохиолдлууд ихэвчлэн илрүүлдэггүй. Ийнхүү хайхрамжгүй хандсан ажилтанд "маневр хийх орон зай" байсаар байна. Системийг сайтар судалж үзээд байгууллагын ажилтнууд сул талыг олж, өөрсдийн зорилгодоо ашиглах болно гэдэгт эргэлзэхгүй байна.
3. EDMS нь ажилтнуудад үүнийг ашиглах сахилга батыг заадаггүй. Хэрэв ажилчид үүнийг үл тоомсорлодог бол хамгийн параноидуудаас бусад EDMS аюулгүй байдлын аливаа хэрэгсэл нь хүссэн зорилгодоо хүрэхгүй (мөн тэдгээр нь нэг зорилготой - байгууллагын мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангах). Байгууллага бүхэлдээ ерөнхий нягтлан бодогч, захирлын нууц үгийг мэддэг, дансыг нь ямар нэгэн хорлонтой зорилгоор биш, харин "хялбар болгохын тулд" идэвхтэй ашигладаг бол баримт бичгийн ангилалд нэвтрэх эрхийг хязгаарлах нь юу вэ. менежерүүдээс дээгүүр.
4. Үнэ. EDMS худалдан авахад маш өндөр зардал гардаг. Байгууллага бүр үүнийг төлж чадахгүй.
5. Ашиглалтын явцад нэмэлт зардал.
6. Боловсон хүчний эргэлт. Олон хүмүүс энэ програмыг даван туулахгүй, ажиллахыг хүсдэггүй, тэд үүнийг сайн эзэмшдэггүй, олон алдаа гаргадаг.

Боломжууд

1. Хэрэгжилтийг автоматаар хянах замаар илүү үр дүнтэй менежментийг хангах, бүх шатны байгууллагын ил тод байдлыг хангах.
2. Олон улсын стандартад нийцсэн чанарын хяналтын тогтолцоог хадгалах.
3. Үр дүнтэй хуримтлал, менежмент, мэдээлэл, мэдлэг хүртээмжийг дэмжих. Ажилтан бүрийн үйл ажиллагааг илүү албан ёсны болгох, түүний үйл ажиллагааны түүхийг бүхэлд нь хадгалах чадвартай тул боловсон хүчний уян хатан байдлыг хангах.
4. Аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааг бүхэлд нь бүртгэх (дотоод дотоод шалгалт, хэлтсийн үйл ажиллагаанд дүн шинжилгээ хийх, үйл ажиллагааны "халуун цэг" -ийг тодорхойлох).
5. Бизнесийн үйл явцыг оновчтой болгох, тэдгээрийг хэрэгжүүлэх, хянах механизмыг автоматжуулах.
6. Аж ахуйн нэгжид цаасан баримт бичгийн эргэлтийг хасах эсвэл хамгийн их хэмжээгээр бууруулах. Байгууллага дахь баримт бичгийн урсгалыг удирдах зардлыг бууруулах замаар нөөцийг хэмнэх.
7. Үйл ажиллагааны цахим архив байгаа тул цаасан баримтыг хадгалах хэрэгцээг арилгах эсвэл ихээхэн хялбаршуулж, зардлыг бууруулах.
8. Ажилчдын хамтын ажилд орчин үеийн технологийг ашиглах, тэдний өгсөн мэдээлэл, харилцааны боломжоор өдөөгдсөн корпорацийн соёлыг хөгжүүлэх.

1. Ажилтны консерватизм, бага боловсрол, суралцах, давтан сургах хүсэлгүй байх. Ил тод байхаас айдаг өөрийн үйл ажиллагаацахим баримт бичгийн менежментийн системийг нэвтрүүлсний дараа үүсдэг менежментийн хувьд.
2. "Зөвлөлтийн төрлийн" найруулагчийн хүчин зүйл бол компьютертэй шууд ажиллах, баримт бичгийг үзэх, засварлах хүсэлгүй байх явдал юм.
3. Байгууллага дахь бүтцийн байнгын өөрчлөлт, бизнесийн үйл явцын сул албан ёсны байдал.
4. Баримт бичгийн хууль ёсны хүчийг баталгаажуулах хэрэгцээ (цахим гарын үсгийн тухай хууль батлагдсаны дараа энэ хүчин зүйл ач холбогдлоо алдаж эхэлнэ).
5. Гадны "цаасан" ертөнцтэй харилцах хэрэгцээ, ялангуяа байнгын ажилтай холбоотой байгууллага эсвэл хэлтэс дэх зэрэгцээ бүтэцтэй холбоотой бол.

Ашигласан уран зохиолын жагсаалт:

1. http://www.polikom.ru/solution/esm/bpm.php
2. http://www.sekretariat.ru/magazinestdd/articles/art2-01. 2011.php
3. http://journal.itmane.ru/node/ 112
4. http://transport-journal.com/k omentarii-obzori/vvedenye-elek tronnoho-dokumentooborota-%E2% 80%94-revolyutsyya-v-systeme-o tnoshenyj-klyent%E2%80%94zhele znaya-doroha/
5. http://www.rcb.ru/rcb/2005-20/7171/
6. http://infovision.spb.ru/solutions/docsvision

Путкина Лидия Владимировна

нэр дэвшигч техникийн шинжлэх ухаан, ОХУ-ын Санкт-Петербург хотын Үйлдвэрчний эвлэлийн хүмүүнлэгийн их сургуулийн Эдийн засгийн факультетийн Мэдээлэл зүй, математикийн тэнхимийн профессор

Тэмдэглэл: Энэ нийтлэлд цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг хэрэгжүүлэх онцлогуудыг авч үзэх болно. Аливаа байгууллагын үр ашиг нь баримт бичгийг боловсруулах хурд, байгууллагын бүтцийн хэлтэс, гүйцэтгэгчдийн хооронд мэдээлэл түгээх хурд зэргээс хамаарна гэж нийтлэлд тэмдэглэжээ. Цахим баримт бичгийн менежментийг нэвтрүүлэх үйл явцыг найман үе шатанд хувааж болно. Нэг чухал зүйл бол дараа нь юм амжилттай дуусгахавтоматжуулалтын найман үе шат бүрт хэрэгжсэн системийг байнга сайжруулж, сайжруулж байх ёстой. Энэ нь аж ахуйн нэгжид цахим баримт бичгийн менежментийг амжилттай ашиглах гол хүчин зүйлүүдийн нэг юм.

Түлхүүр үгс: цахим баримт бичгийн удирдлагын систем, хэрэгжилт, үр ашиг, аж ахуйн нэгж

Цахим баримт бичгийг хэрэгжүүлэх онцлог

Техникийн ухааны доктор, профессор ОХУ-ын Санкт-Петербург хотын Хүмүүнлэг, нийгмийн шинжлэх ухааны их сургуулийн Эдийн засгийн факультетийн Компьютерийн шинжлэх ухаан, математикийн тэнхимийн профессор

Хураангуй: Энэхүү нийтлэлд цахим баримт бичгийн менежментийн системийг нэвтрүүлэх онцлогийг авч үзэх болно. Аливаа байгууллагын үр нөлөө нь баримт бичгийн боловсруулалтын үр ашиг, байгууллагын бүтцийн нэгжүүд болон гүйцэтгэгчдийн хооронд мэдээлэл түгээх хурдаас хамаарна гэж нийтлэлд тэмдэглэжээ. Цахим баримт бичгийг хэрэгжүүлэх үйл явцыг найман үе шатанд хувааж болно. Үүний нэг онцлох зүйл бол автоматжуулалтын найман үе шат тус бүрийг амжилттай гүйцэтгэсний дараа хэрэгжиж буй системийг тасралтгүй сайжруулж, сайжруулж байх ёстой. Энэ нь цахим баримт бичгийн менежментийг аж ахуйн нэгжид амжилттай ашиглах гол хүчин зүйл юм.

Түлхүүр үг: цахим баримт бичгийн удирдлагын систем, хэрэгжилт, үр ашиг, аж ахуйн нэгж

Орчин үеийн ертөнцөд аливаа байгууллагын үр ашиг нь баримт бичгийн боловсруулалтын үр ашиг, байгууллагын бүтцийн нэгжүүд болон талуудын хооронд мэдээлэл түгээх хурд, түүнчлэн мэдээллийн бүх бүрэлдэхүүн хэсгийн найдвартай байдлаас хамаардаг.

Тийм ч учраас сүүлийн үед олон аж ахуйн нэгжийн удирдагчид баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоог сайжруулах асуудлыг улам бүр хөндөж байна. Энэ ажлыг автоматжуулалтын тусламжтайгаар хийж болно.

Өнөөдрийг хүртэл автоматжуулсан баримт бичгийн менежмент нь шинэлэг зүйл биш юм. Зарим байгууллагууд цахим баримт бичгийн менежментийн системийг (EDMS) аль хэдийн нэвтрүүлж, ашиглаж байна. Гэсэн хэдий ч ихэнх бизнесүүд баримт бичгийн урсгалыг уламжлалт, цаасан хэлбэрээр үлдээсээр байна.

Албан тасалгааны ажлын хэлбэрийг сонгох гол шалгуур нь тухайн байгууллагад тодорхой хугацаанд бий болгосон, хүлээн авсан баримт бичгийн хэмжээ юм. Тиймээс хэлтэсүүдийн бүтэц нь янз бүрийн баримт бичгийн гинжээр холбогдсон, салбарласан компаниудад цахим баримт бичгийн менежментэд шилжих нь маш чухал ажил юм.

Энэ үзэл баримтлалын талаар үнэн зөв ойлголттой болохын тулд энэ талаар илүү дэлгэрэнгүй авч үзье. Цахим баримт бичгийн менежментийг компьютерийн хэрэгслийг ашиглан бүтээсэн баримт бичгийг шилжүүлэх нэг механизм болгон төлөөлж, дүрмээр бол цахим тоон гарын үсгээр гарын үсэг зурж болно. Үүний зэрэгцээ баримт бичгийг цахим хэрэглүүр ашиглан боловсруулдаг.

EDMS хэрэгжүүлдэг байгууллагад баримт бичиг нь удирдлагын үндсэн хэрэгсэл болдог. Ийм байгууллагад тушаал, даалгавар, шийдвэр ердөө байдаггүй. Яг ийм шийдвэр, тушаал, даалгавруудыг агуулсан баримт бичиг байдаг. Тиймээс байгууллага дахь менежментийг баримт бичгүүдээр дамжуулан бүрэн гүйцэтгэдэг. Ажилчдын гүйцэтгэсэн ихэнх ажил нь баримт бичигтэй холбоотой байдаг.

EDMS-ийг ямар ч байгууллагад ашиглаж болно: жижиг аж ахуйн нэгж, бүхэл бүтэн салбар сүлжээ бүхий асар том холдинг эсвэл корпорацид хоёуланд нь. EDMS нь хэд хэдэн чухал давуу талтай тул зарим компаниуд ажлын явцын үе шатуудыг автоматжуулах замаар эхэлдэг.

1) Эхлэхийн тулд бизнесийн үйл явцын ил тод байдлыг тэмдэглэх нь зүйтэй. IN цахим систембаримт бичгийг хүлээн авах, гүйцэтгэх, бүрдүүлэхэд хяналт тавих нь илүү хялбар бөгөөд хурдан байдаг. Үүний тусламжтайгаар удирдлага нь байгууллагын бизнесийн үйл явцыг хэдийд ч хянах боломжтой.

2) Мөн цахим баримт бичгийн менежментийн тусламжтайгаар гүйцэтгэх чиг үүрэг нэмэгддэг. Статистик мэдээллээс харахад захиалгын ихээхэн хувийг ажилчид гүйцэтгэдэггүй. EDMS нь менежерүүдэд ажлын үйл явц, гүйцэтгэлийн хурд, чанар, хамгийн чухал нь ажлын үр дүнд хяналт тавих боломжийг олгодог.

3) Баримт бичгийг боловсруулах, гүйцэтгэх хугацаа багасна. Цахим баримт бичгийн менежментийн тусламжтайгаар баримт бичгийг хурдан хайх, үүсгэх, боловсруулах, түгээх боломжийг олгодог. Энэ нь хураангуй, бүртгэл, тайланг автоматаар эмхэтгэх замаар хийгддэг бөгөөд энэ нь эргээд ажлыг үр дүнтэй, хурдан гүйцэтгэх боломжийг олгодог бөгөөд үүний үр дүнд бизнесийн үйл явцыг оновчтой болгодог.

4) Мэдээллийн нууцлалын түвшинг нэмэгдүүлэх. Ажилтан бүр өөрийн эрх мэдэлд нийцсэн компанийн баримт бичигт хандах, хянах зэрэгтэй байдаг. Жишээлбэл, ажилтан баримт бичгийг унших эрхтэй, засварлах чадвартай, баримт бичигт зохих тохируулга хийх боломжтой, мөн энэ нь бүрэн эрхтэй байж болно. Үйлдэл бүр нь компьютерийн системд нэвтэрдэг. Энэ нь ямар ч үед ажилчдын хэн нь өгөгдөлд өөрчлөлт оруулсан, тэдэнтэй ажиллаж байсныг харах боломжтой гэсэн үг юм.

Олон байгууллагын хувьд мэдээллийн нууцлалын асуудал маш хурцаар тавигддаг. Аль нэгийг нь алдах чухал баримт бичиголон сая долларын алдагдалд хүргэж болзошгүй. Үүнтэй холбогдуулан цаасан баримт бичгүүд илүү эрсдэлтэй байдаг, учир нь тэдгээрийг хавтаснаас амархан арилгаж, бүх мэдээллийг хажуу тийш шилжүүлэх болно. Компанид цахим баримт бичгийн менежментийн системийг нэвтрүүлснээр мэдээллийн алдагдлыг бүрэн арилгах боломжгүй байж магадгүй юм. Гэхдээ энэ тохиолдолд ажилчдын аль нь, ямар үед эдгээр баримт бичгүүдийг ашигласан болохыг харах боломжтой болно.

5) EDMS-ийн тусламжтайгаар шинэ ажилчдад зориулсан сургалтын схемийг оновчтой болгож, компанид шинэ үйл явцыг нэвтрүүлдэг. Цахим баримт бичгийн менежментийг ашиглан ажилд шинэ заалт, зааврыг нэвтрүүлэх нь ажилтан бүрийг тусад нь мэдээлэх, цаасан баримт бичигтэй танилцахаас хамаагүй хурдан юм.

6) Байгууллагын соёлын түвшин нэмэгдэж байна. EDMS нь компанийн бүх бүтэц эсвэл ихэнх бүтэц оролцдог мэдээллийн нэгдсэн орон зайг бий болгодог. Энэ нь эргээд компанийн үйл явцад бараг бүх ажилтныг татан оролцуулах боломжийг бүрдүүлдэг.

7) Компани цахим баримт бичгийн менежментэд шилжих үед олон улсын стандартын зах зээл дэх шинэ өөрчлөлтөд дасан зохицох асуудал шийдэгддэг. Ийм тохиолдол гарсан тохиолдолд EDMS-ийг ашигладаг байгууллага дор дурдсан өөрчлөлтийг хурдан хийх боломжтой шинэ загварулмаар зах зээлд өрсөлдөх чадварынхаа түвшинг дээшлүүлнэ.

Гэсэн хэдий ч аж ахуйн нэгжийн ажлыг сайжруулах энэ арга нь давуу талуудаас гадна сул талуудтай байдаг.

Нэгдүгээрт, ноцтой асуудал бол баримт бичгийн аюулгүй байдал юм. Компьютерт вирус нэвтэрч, баримт хадгалах систем ажиллахгүй байж магадгүй. Захиалгын системийг бий болгосноор энэ асуудлыг шийдэж болно.

EDMS-ийг хэрэгжүүлэх өөр нэг сул тал бол системд ажиллах ажилтнуудын консерватизм байж болно. Автоматжуулсан ажлын урсгалд шилжихдээ гарын авлагын ажилд дассан, цахим баримт бичгийн менежментийн талаар бүрэн бус мэдлэгтэй ажилчдын сэтгэл ханамжгүй байдлаас зайлсхийх, урьдчилан сэргийлэх нь үргэлж боломжгүй байдаг.

Мөн цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь мэдээллийг чадварлаг оруулахад ихээхэн ач холбогдол өгдөг. Энэ тохиолдолд хүний ​​хүчин зүйл онцгой чухал юм, учир нь ирээдүйд системийн хэвийн үйл ажиллагаа нь боловсон хүчний чадвар, ажлын чанараас хамаарна.

Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг худалдан авах, хэрэгжүүлэх үе шатанд компанийн удирдлага санхүүгийн зардалд бэлэн байх ёстой. Хэдийгээр дараа нь эдгээр зардлыг ихэвчлэн баримт бичигтэй ажиллах зардлыг бууруулж, бизнесийн үйл явцыг оновчтой болгох замаар нөхдөг.

Цахим бичиг баримт солилцох нь бүх талуудтай боломжгүй юм. Үүний шалтгаан нь мэдээллийн нэгдсэн орон зай байхгүйтэй холбоотой. Үүний үр дүнд олон компаниуд цаасан болон цахим баримт бичиг солилцох ажлыг нэгэн зэрэг явуулахаас өөр аргагүйд хүрч байна. Энэ нь акт, гэрээг шилжүүлэх нь тодорхой хэвээр байна цахим хэлбэрээрзах зээлийн аль ч сегмент дэх үйлчлүүлэгч болон үйлчлүүлэгчийн хоорондох ажлыг ихээхэн хялбаршуулах болно.

Ихэнх баримт бичгийн заавал байх ёстой зүйл бол хууль ёсны хүчин зүйл бол хувийн гарын үсэг юм. Цахим баримт бичгийн хууль ёсны хүчийг ихэвчлэн цахим гарын үсгээр баталгаажуулдаг бөгөөд 63-FZ-ийн дагуу гурван төрлийн байж болно.

1) Энгийн цахим гарын үсэг. Энэ төрөлгарын үсэг зурсан баримт бичгийн зохиогчийг тодорхойлох нууц үг, код болон бусад хэрэгслийг ашиглан гарын үсэг зурдаг. Энэ тохиолдолд криптографийн цахим гарын үсгийг ашиглахгүй.

2) Хүчтэй биш мэргэшсэн гарын үсэг. Энэ төрлийн гарын үсгийг бий болгохын тулд криптографийн хэрэгслийг ашигладаг бөгөөд энэ нь эргээд баримт бичгийн зохиогчийг тодорхойлох боломжийг олгодог. Сайжруулсан шаардлага хангаагүй гарын үсэг нь ихэвчлэн тамгатай баримт бичгийн аналог үүрэг гүйцэтгэдэг.

3) Сайжруулсан мэргэшсэн гарын үсэг нь бүх тохиолдолд цаасан баримт бичгийг орлуулж болно. Үл хамаарах зүйл бол хууль тогтоох түвшинд зөвхөн цаасан дээрх баримт бичиг шаардлагатай нөхцөл байдал юм.

Өнөөдөр ихэнх мужууд ердийн гарын үсэг бүхий цаасан баримт бичиг болон мэргэшсэн цахим гарын үсэг бүхий цахим баримт бичгүүдийг хоёуланг нь тэнцүү гэж үздэг.

Байгууллагыг цаасан баримтаас цахим баримт бичигт шилжүүлэх нь чадварлаг, сайтар бодож боловсруулсан байх ёстой, учир нь энэ алхам нь үүнээс хамаарна цаашдын ажилбүхэл бүтэн аж ахуйн нэгж.

Ихэнхдээ ерөнхий захирал нь аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн хөдөлгөөний үйл явцыг автоматжуулах санаачлагчаар ажилладаг. Энэхүү төслийн амжилт нь үүнээс ихээхэн хамаардаг тул цаасгүй ажлын урсгалд шилжих удирдлагын сонирхол ихээхэн үүрэг гүйцэтгэдэг.

Ихэвчлэн автоматжуулалт нь өөрөө хоёр хэсэгт хуваагддаг: процесс өөрөө ба тайлан, өөрөөр хэлбэл бэлэн бүтээгдэхүүний ажлыг хянах.

Хэрэв даалгавар нь зөвхөн цахим баримт бичгийн менежментийг нэвтрүүлэхээс гадна бизнесийн үйл явцыг өөрчлөх явдал юм бол ажлын даалгаврыг эдгээр үйл явцыг хариуцдаг менежерүүдтэй хамт боловсруулах ёстой. Зөвхөн тэд холбоотон болсон тохиолдолд цахим баримт бичгийн менежментийн амжилттай хувилбарыг бий болгох боломжтой болно.

Автоматжуулалтыг хэд хэдэн үндсэн үе шатанд хувааж болно.

Үе шат 1. Ажлын даалгавар. Эхлэхийн тулд төслийн менежерүүд ирээдүйн системийн гүйцэтгэх ёстой ажлуудыг шийдэх ёстой. Тодорхой зорилтууд нь туслах болно зөв сонголтхоёр дахь шатанд.

Үе шат 2. Мэдээллийн технологийн шийдлийг сонгох. Жижиг ажлын урсгалтай аж ахуйн нэгжийн хувьд Access эсвэл Excel гэх мэт цахим мэдээллийн санг ашиглах нь хангалттай байж болно. Өөрөөр хэлбэл, жижиг аж ахуйн нэгжүүд ажлын урсгалын дэлхийн бүтцийн өөрчлөлттэй үргэлж тулгарах шаардлагагүй байдаг.

Удирдагчид томоохон аж ахуйн нэгжүүдхэнд байна бүс нутгийн хэлтэсАжлын урсгалыг автоматжуулахыг хүсч байгаа хүмүүс эсрэгээр үнэтэй, урт хугацааны хэрэгжилтэд бэлэн байх ёстой.

Үе шат 3. Бизнесийн үйл явцын тодорхойлолт. Ажлын урсгалыг хэрэгжүүлэхийн өмнө аж ахуйн нэгжийн одоо байгаа бизнесийн үйл явцыг судлах шаардлагатай. Энэ үе шатанд автоматжуулалттай холбоотой хэлтсийн дарга нарт тэргүүлэх үүрэг гүйцэтгэдэг. Тэдний гол үүрэг бол баримт бичгийн замыг тайлбарлах, бизнесийн үйл явцын алхам алхмаар урсгалыг боловсруулахад туслах явдал юм.

Үе шат 4. Энэ үе шатанд тооцоо, хуанлийн хуваарь, шаардлагатай нөөцийн жагсаалтыг гаргаж, ажлын ерөнхий төлөвлөгөөг боловсруулдаг. Үүний зэрэгцээ ажлын урсгалыг автоматжуулсны дараа гарч ирэх бүх давуу болон сул талуудыг харгалзан үзэх шаардлагатай.

Үе шат 5. Хэрэгжилт. Энэ үе шатанд цахим баримт бичгийн менежментийг шууд нэвтрүүлж байна. Шатны үргэлжлэх хугацаа нь байгууллагын бүтэц, түүнд явагдаж буй бизнесийн үйл явцын нарийн төвөгтэй байдлаас шууд хамаардаг. Ажлын хяналт, зохицуулалтыг төслийн менежер гүйцэтгэдэг.

Үе шат 6. Дуусгах. Энэ үе шатанд програмыг туршиж үздэг. Маш олон удаа туршилт хийх үед автоматжуулалтын цоорхойг илрүүлдэг. Энэ үе шат нь үүссэн асуудлуудыг хурдан арилгах боломжтой хэвээр байгаа тул чухал юм.

Үе шат 7. Төслийг ашиглалтад оруулах. Энэ нь системийг ашиглаж эхлэхэд ашигладаг хэрэгжүүлэх аргуудын нэг байж болно.

Зэрэгцээ стратеги, өөрөөр хэлбэл ажил хуучин системийн дагуу явагддаг, гэхдээ нэгэн зэрэг шинэ технологи ашигладаг. Энэ явцад хуучин ба шинэ гэсэн хоёр системийг байнга харьцуулж, үр дүнд нь шинэ систем аажмаар дасан зохицдог. Гэсэн хэдий ч, өгөгдөл давхардсан тул энэ арга нь хөдөлмөр, цаг хугацааны хувьд хамгийн өндөр өртөгтэй байдаг.

Үсрэх - шинэ системийг ашиглахад шилжих шилжилтийг шууд хийдэг, өөрөөр хэлбэл шилжилтийн үйл явц байхгүй. Энэ аргаүр дүнтэй боловч маш эрсдэлтэй.

Туршилтын төслийг эхлүүлэх - үсрэлт нэг бүсэд явагддаг. Энэ арга нь бат бөх юм.

Дараалсан автоматжуулалт. Хэрэгжилт нь гацаанаас эхэлж, аажмаар шинэ хэсгүүд үйл явцад оролцож эхэлдэг. Энэ аргыг сонгохдоо дүрмээр бол маш их цаг зарцуулдаг боловч өгөөж нь бараг тэр даруй харагдана.

Энэ үе шатанд сонгосон стратегиас үл хамааран ажилчдын консерватизмтай холбоотой хүндрэлүүд гарч болзошгүй. Гэсэн хэдий ч зөв арга барилаар эрсдлийн магадлалыг мэдэгдэхүйц бууруулж болно.

Үе шат 8. Системийн ашиглалтыг хянах. Энэ үе шатны гол зорилго нь хөтөлбөрийг бүрэн хүчин чадлаараа аажмаар ашиглах явдал юм. Өөрөөр хэлбэл, програм нь баримт бичгийн менежментийн жинхэнэ хэрэгсэл болж, файлын багц хэвээр үлдэх ёсгүй.

Өөр нэг чухал зүйл бол автоматжуулалтын найман үе шат бүрийг амжилттай давсан ч хэрэгжсэн системийг байнга сайжруулж, сайжруулж байх ёстой. Энэ нь аж ахуйн нэгжид цахим баримт бичгийн менежментийг амжилттай ашиглах гол хүчин зүйлүүдийн нэг юм.

Системийн цаашдын засвар үйлчилгээ нь дараахь зүйлийг агуулсан байх ёстой.

Системийг ажлын горимд байлгах. Энэ нь хэрэглэгчдэд зөвлөгөө өгөх, гарсан алдааг арилгах, өгөгдлийг нөөцлөх зэргээс бүрдэж болно;

Байгууллагад одоо байгаа өөрчлөлтүүд дээр үндэслэн системийн лавлах залруулга хийх;

Хууль тогтоомжийн өөрчлөлтийг хянах;

Ажилчдын шинэ шаардлагад нийцүүлэн системийн тохиргоог өөрчлөх.

Ном зүй:

1. Минаков В.Ф., Минакова Т.Е., Галстян А.Ш., Шиянова А.А. Инновацийн үр нөлөө хоёр дахин нэмэгдэх цаг хугацааны тогтмол байдал // Газар дундын тэнгисийн Нийгмийн шинжлэх ухааны сэтгүүл. - 2015. - No 6 - 36. - Pp. 307-312.

2. Галстян А.Ш., Шиянова А.А., Минакова В.Ф., Минакова Т.Е. Орос дахь харилцаа холбоо, мэдээллийн харилцаа холбооны шинэлэг хөгжлийн эдийн засаг-математик загварыг баталгаажуулах нь // Хойд Кавказын Холбооны Их Сургуулийн Мэдээлэл. - 2015. - No3 (48). - S. 78-84.

3. Горячева Е.А., Минаков В.Ф., Барабанова М.И. Бодит цаг хугацаанд ОХУ-ын Банкны хяналтанд байгаа хөрвөх чадварын удирдлагын загвар // Эдийн засаг, статистик, мэдээлэл зүй. Вестник UMO. - 2013. - No 4. - S. 178-183.

4. Минаков V. F. - 2015. - No 11 (23). - Хамт. 32.

5. Минаков V. F. - 2016. - No 3 (27). - S. 30.

6. Минаков V. F. - 2015. - No 7 (19). – S. 31.

7. Минаков В.Ф. Үйлдвэрлэлийн долгионы функц // International Research Journal =Research Journal of International Studies. - 2014. - No 10-1 (29). - S. 22-25.

8. V. F. Минаков, Үйлдвэрлэлийн функц логистикийн урсгал// Олон улсын судалгааны сэтгүүл = Олон улсын судалгааны сэтгүүл. - 2014. - No 11-3 (30). - S. 55-58.

9. Минаков В.Ф. Үе үеийн онолын үечилсэн байдлын ялгаа ба ижил төстэй байдал // Олон улсын судалгааны сэтгүүл = Олон улсын судлалын судалгааны сэтгүүл. - 2014. - No 12-2 (31). - S. 122-124.

10. Минаков В.Ф. Эрэлт, нийлүүлэлтийн чанарын үнийн мэдрэмж // Бизнес дэх мэдээллийн технологи. Олон улсын эрдэм шинжилгээний 8-р бага хурлын эрдэм шинжилгээний өгүүллийн түүвэр. - Санкт-Петербург. Info-da хэвлэлийн газар. - 2013. - S. 51-60.

11. Минаков V. F. - 2015. - No 2 (14). - 5-р тал.

12. Минаков В.Ф., Лобанов О.С., Остроумов А.А. Бүс нутгийн мэдээллийн орон зайд үүлэн дэд бүтцийг байршуулах нь // Шинжлэх ухааны тойм. - 2014. - No 11. - P. 103-106.

13. Минаков В.Ф., Малышенко А.В. Их сургуулийн шинэлэг үйл явцын задрал // Наука. Инноваци. Технологи. - 2004. - No 36. - P. 12–15.

14. Минаков В.Ф., Минакова Т.Е. Мэдээллийн нийгэм ба хэрэглээний мэдээлэл зүйн асуудал // Олон улсын судалгааны сэтгүүл = Олон улсын судлалын судалгааны сэтгүүл. - 2014. - No 1-1 (20). - S. 69-70.

15. Минаков В.Ф. - 2016. - No 6 (30). - S. 37.

16. Минаков В.Ф. - 2016. - No 4 (28). - P. 17.

17. Минаков В.Ф. - 2016. - No 5 (29). – S. 36.

18. Минаков В.Ф. - 2016. - No 1 (25). - P. 13.

19. Минакова T. E., Minakov V. F. Эрчим хүчний хэмнэлт нь эдийн засгийн үр ашгийг үржүүлэгч болгон // International Research Journal = Research Journal of International Studies. - 2013. - No 11-2 (18). - S. 60-61.

20. Путкина Л.В. Бизнесийн бүтцийн хөгжлийн үзэл баримтлалын динамик//Олон улсын шинжлэх ухааны судалгааны сэтгүүл. 2015. No 2-3 (33). х.79-80.

21. Путкина L. V. Бизнесийн шинэлэг бүтцийн онцлог//Олон улсын шинжлэх ухааны судалгааны сэтгүүл. 2015. No 2-3 (33). С.80-82.

22. Путкина L. V. Эдийн засаг дахь ухаалаг системийг зохион бүтээх. Нээлттэй архивын нийтлэл No0321400431 2014.07.30

23. Путкина Л.В. Менежмент дэх үйл явцын хандлагын тухай ойлголт // Шинжлэх ухааны нээлтүүдийн ертөнцөд. 2015. No 11.7(71). S.2759-2765.

24. Putkina L.V. - 2016. - Үгүй. 05 (029) / [Цахим нөөц] - Хандалтын горим. – URL:

25. Putkina L.V. - 2015. - Үгүй. 12 (24) / [Цахим нөөц] - Хандалтын горим. – URL: http://site/24/3125/

26. Putkina L.V. - 2015. - Үгүй. 10 (22) / [Цахим нөөц] - Хандалтын горим. – URL: http://site/22/2975/

27. Putkina L.V. - 2016. - Үгүй. 07 (031) / [Цахим нөөц] - Хандалтын горим. – URL:

28. Путкина Л.В. Цахим баримт бичгийн менежментийг ашиглах онцлог үр дүнтэй ажилорчин үеийн аж ахуйн нэгж // Цахим шинжлэх ухаан, практик сэтгүүлийн сайт. – 2016.– Үгүй. 01 (25) / [Цахим нөөц] - Хандалтын горим. – URL:

29. Putkina L.V. - 2015. - Үгүй. 10 (22) / [Цахим нөөц] - Хандалтын горим. – URL: http://site/22/2976/

30. Putkina L.V. - 2016. - Үгүй. 01 (25) / [Цахим нөөц] - Хандалтын горим. – URL:

31. Putkina L.V. - 2016. - Үгүй. 03 (027) / [Цахим нөөц] - Хандалтын горим. – URL: http://site/27/3343/

32. Putkina L.V. - 2016. - Үгүй. 05 (029) / [Цахим нөөц] - Хандалтын горим. – URL:

33. Putkina L.V. - 2015. - Үгүй. 12 (24) / [Цахим нөөц] - Хандалтын горим. – URL: http://site/24/3070/

34. Putkina L.V. - 2016. - Үгүй. 02 (026) / [Цахим нөөц] - Хандалтын горим. – URL: http://site/26/3226/

35. Шиянова А.А., Галстян А.Ш., Минаков В.Ф., Минакова Т.Е. Математикийн загварчлалдаатгалын бизнесийн хөгжлийн макро эдийн засгийн чиг хандлага // Орчин үеийн асуудлуудшинжлэх ухаан, боловсрол. - 2014. - No 4. - P. 436.

Асуултуудын жагсаалт, үйл явцын судалгааны зорилго, үр дүн, шинжилгээний алгоритм, ойлгомжтой диаграм хэлбэрээр тайлбар, системийн функциональ шаардлагыг боловсруулах зөвлөмж, төслийн баримт бичгийн агуулгыг танилцуулав.

Мэдээллийн судалгаа нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагыг оновчтой болгох, EDMS-ийг хэрэгжүүлэх чухал алхам юм. Эцсийн эцэст, үйл явцыг оновчтой болгох, EDMS-ийн үйл ажиллагаанд тавигдах шаардлагыг боловсруулах шийдвэрийн чанар нь хүлээн авсан мэдээлэл, түүний танилцуулгын чанараас шууд хамаардаг.

Үүнтэй холбогдуулан судалгааны үндсэн зарчмыг баримтлах шаардлагатай - автоматжуулахаар төлөвлөж буй үйл явцын талаар бүрэн, найдвартай, хамгийн сүүлийн үеийн мэдээлэл авах.

Төслийн өмнөх судалгаа

Зах зээл дээр зөвлөх болон EDMS хэрэгжүүлэх үйлчилгээг санал болгож буй зөвлөх компанийн үүднээс авч үзвэл, i.e. Шинжээчдэд зориулсан EDMS хэрэгжүүлэх нь гаднаТөсөлд төслийн өмнөх судалгааг борлуулалтын арга зүйн нэг хэсэг ("борлуулалтын өмнөх" үе шатуудын нэг) гэж үздэг. Гэсэн хэдий ч энэ үе шатны ихэнх ажлыг шинжээч, түүнчлэн хэрэгжүүлэх аргачлалд заасан шинжилгээний үе шатанд гүйцэтгэдэг. Ийм учраас төслийн өмнөх судалгааг мөн хэрэгжүүлэх арга зүйн нэг хэсэг гэж үздэг.

Төслийн өмнөх судалгааг хийх нь EDMS-ийг хэрэгжүүлэх чиглэлээр ажиллаж буй шинжээчдэд ашигтай байж болно. дотоодаж ахуйн нэгж (байгууллага) төсөл, i.e. Шинжээч нь EDMS хэрэгжиж байгаа компанийн ажилтан юм.

Төслийн өмнөх судалгааны үр дүнгийн схем

ЗорилгоТөслийн өмнөх судалгаа нь:

• EDMS-ийг хэрэгжүүлэх объектын талаархи ерөнхий мэдээлэл авах;
• хэрэгжүүлэх зорилгыг тодорхойлох;
• EDMS болон төслийн хил хязгаарт тавигдах ерөнхий гол шаардлагуудын тодорхойлолт;
• баримт бичгийн эргэлт, албан хэрэг хөтлөлтийн зохион байгуулалтын ерөнхий байдлыг тодорхойлох;
• үндсэн хэрэглэгчдийг тодорхойлох (бичиг хэргийн ажилтан, менежер гэх мэт);
• боломжит төслийн нарийн төвөгтэй байдлын ерөнхий түвшинг тодорхойлох;
• өгөгдөл шилжүүлэх, бусад програм хангамжтай нэгтгэх хэрэгцээг үнэлэх;
• Үр дүнтэй, ялалт байгуулсан Арилжааны саналыг бэлтгэхэд шаардлагатай мэдээллийн цуглуулга [хэрэв уг ажлыг хэрэгжүүлэх объектоос гадуурх компани гүйцэтгэж байгаа бол] .

Төслийн талаар шаардлагатай мэдээллийг олж авахын тулд үндсэн хэрэглэгчдийн (Хэрэглэгч, төслийн менежер, хэлтсийн дарга, үндсэн хэрэглэгчид) санал асуулга, ярилцлага хийдэг.

Хэрэглэгч болон EDMS-ийн ирээдүйн хэрэглэгчдээс анхан шатны мэдээллийг олж авах боломжтой санал асуулгын жишээ асуултуудыг "Асуулга, ярилцлагад зориулсан асуултууд" хэсэгт толилуулж байна.

Үр дүнд ньТөслийн өмнөх судалгааг:

• EDMS-ийг хэрэгжүүлэхэд шаардагдах ажлын цар хүрээний үнэлгээ;
• төслийн өмнөх судалгааны тайланг бэлтгэх;
• туршилтын шийдлийг бэлтгэх, үзүүлэх (шаардлагатай бол);
• арилжааны санал бэлтгэх.

1. EDMS-ийн хэрэгжилтийн зорилго, зорилтууд;
2. EDMS-ийг хэрэгжүүлэх төслийн хил хязгаар;
3. Бусад мэдээллийг хүлээн авсан.

Төслийн өмнөх судалгааг хийсний дараа хийх шаардлагатай аналитик болон техникийн ажлын хэмжээ, ямар үр дүнд хүрэх ёстойг үнэлэх боломжтой болно.

Үүний үр дүнд ERMS-д тавигдах үндсэн шаардлагуудын тодорхойлолт, төслийн хил хязгаар болон бусад тодорхойлсон мэдээллийг агуулсан баримт бичгийг боловсруулдаг. Мэдээллийн судалгааг Хэрэглэгчээс гадуурх байгууллага хийсэн бол загвар шийдлийг мөн үйлчлүүлэгчид үзүүлэхээр бэлтгэдэг (шаардлагатай бол). Арилжааны санал.

Энэ үе шатанд үндэслэн анхан шатны мэдээлэл, Төслийн менежер (ТМ) нь үндсэн ажлын төлөвлөгөө, ажлын задаргаа бүтэц (WBS) болон төслийн дүрмийг боловсруулдаг.

Энэ үе шатанд EDMS боловсруулах платформыг сонгох боломжтой.

Мэдээллийн судалгаа, дүн шинжилгээ

Мэдээллийн судалгаа нь төслийн өмнөх судалгааны үр дүнг эхлэлийн цэг болгон ашиглаж, өмнө нь олж авсан мэдээллийг тодруулж, одоо байгаа бизнесийн үйл явцыг судалж, тайлбарладаг ("байгаагаар" - "байгаагаараа"), ирээдүйн, оновчтой бизнесийн үйл явцыг санал болгодог (" ” - “байх ёстой”), мөн эдгээр бизнесийн үйл явц болон EDMS интерфейсийг дэмжих системд шаардлагатай бүх өөрчлөлтийг тайлбарласан болно.

Мэдээллийн судалгааны үр дүнгийн схем

Зорилгомэдээллийн судалгаа нь:

• автоматжуулах бизнесийн үйл явцыг судалж, үнэн зөв тайлбарлах;
• системийн өөрчлөлт, интерфэйс, түүний дотор тодорхойлолт, тайлбар. гадаад системтэй харилцах интерфейс ба өгөгдөл дамжуулах хэрэгсэл одоо байгаа програмуудтөслийн явцад боловсруулж хэрэгжүүлэх;
• ажлын даалгавар боловсруулах (TOR);
• баримт бичгийн урсгалыг дахин зохион байгуулах (оновчлох) зөвлөмж боловсруулах, баримт бичгийн эргэлт, албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулах.

Энэ үе шатны зорилго нь хэрэгжилтийн үр дүнд тавигдах захиалагчийн шаардлагыг тодорхойлоход оршдог тул мэдээллийн судалгаа, дүн шинжилгээ хийх бүх үе шатанд үйлчлүүлэгч, үндсэн хэрэглэгчид, шинжээчийн нягт хамтын ажиллагаа шаардлагатай байдаг. Ерөнхийдөө мэдээллийн судалгаа нь зохих шалгалтын дараах дараагийн алхам бөгөөд төслийн явцад нөлөөлөх бизнесийн бүх салбарыг нарийвчлан судлахаас гадна үндсэн функциональ талбарууд болон амин чухал хэрэглээг тодорхойлдоггүй (" алуурчин програмууд"), учир нь шалгах үе шатанд хийгддэг. .

Шаардлагатай мэдээллийг олж авахын тулд үндсэн хэрэглэгчдийн (Хэрэглэгч, төслийн менежер, хэлтсийн дарга, үндсэн хэрэглэгчид) судалгаа, ярилцлага нь төслийн өмнөх судалгаатай адил боловч илүү нарийвчилсан түвшинд явагддаг.

Хэрэглэгч болон EDMS-ийн ирээдүйн хэрэглэгчдээс мэдээлэл авах боломжтой санал асуулгын жишээ асуултуудыг "Асуулга, ярилцлагад зориулсан асуултууд" хэсэгт толилуулж байна.

үр дүнажил нь Функциональ шаардлагын баримт бичиг (FT) эсвэл тайланд тусгагдсан, эсвэл Ажлын нөхцөл(төслийн нарийн төвөгтэй байдлаас хамаарч).

Эцсийн баримт бичиг нь дараахь зүйлийг агуулсан байх ёстой.

1. EDMS-ийн үйл ажиллагааны шаардлага;
2. EDMS интерфейсийн тодорхойлолт;
3. Бизнесийн үйл явцын тодорхойлолт;
4. Ажлын урсгалыг дахин зохион байгуулах (оновчлох) зөвлөмж;
5. Судалгаа, шинжилгээний явцад олж авсан бусад мэдээлэл.

Албан тасалгааны ажил, ажлын явцыг үр дүнтэй зохион байгуулах ажлын үр дүнд болон шийдвэрцахим баримт бичгийн менежментийн системийг нэвтрүүлэхэд төслийн баг автоматжуулсан системд тавигдах шаардлагыг боловсруулж, автоматжуулах үйл явцын жагсаалтыг гаргаж, тэдгээрийн автоматжуулалтын тэргүүлэх чиглэл, дарааллыг тодорхойлдог.

EDMS-ийг хэрэгжүүлэх төслийн зорилго, зорилт, хил хязгаарыг тодорхойлсны дараа цахим баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулсан системийг боловсруулж, хэрэгжүүлэх ажлыг эхлүүлнэ.

Баримт бичигтэй ажиллах ажлыг үр дүнтэй автоматжуулахын тулд дараахь зүйлийг зөвлөж байна.

1. Одоо байгаа зүйлсийн жагсаалтыг гарга баримт бичгийн төрөлБайгууллагад
2. Хий төрөл бүрийн шалгалтбаримт бичиг (доороос харна уу)*
3. Зохиох хариуцах ажилтны жагсаалтбаримт бичиг үүсгэх (хэн ямар төрлийн баримт бичгийг бий болгодог)
4. Зохиох батлах, гарын үсэг зурах, батлах ажилчдын жагсаалтбаримт бичиг (хэн, ямар төрлийн бичиг баримт; виз шаардлагатай нөхцөл, гарын үсэг)
5. Эдгээр жагсаалтад үндэслэн ерөнхий маршрут гаргахдамжуулалтын нөхцөл бүхий баримт бичгийг дамжуулах - алгоритм (Оперограм эсвэл график ажлын схем)
6. Шаардлагатайг тодорхойлох нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг (тайлан): тайлан гаргах нөхцөл, тэдгээрийн хэлбэр
7. Ямар төрлийн баримт бичгийг хяналтанд байлгах шаардлагатайг тодорхойлох (мэдэгдэлийн нөхцөл, хэлбэр, хяналтын картын хэлбэр, хяналтыг арилгах нөхцөлийг тодорхойлох)
8. Судалгаанд үндэслэн DOE-д зориулсан зааварчилгаа бичихХэрэв шаардлагатай бол
9. Хэргийн нэр томъёог гаргах(хэргийг хадгалах хугацаа, хэрэг үүсгэх зарчмыг зааж) шаардлагатай бол
10. Хандалтын механизмыг тусгасан жагсаалт гарга янз бүрийн төрөлбаримт бичиг (албан тушаалаас хамаарч)

Баримт бичгийн төрөл тус бүрийн шалгалт:

• баримт бичгийн (эмхэтгэх) технологийг тайлбарлах: дэлгэрэнгүй мэдээлэл, тэдгээрийн байршил, бөглөх арга (шаардлагатай бол);
• бүртгэлийн болон хяналтын картын (RCC) хэлбэрийг тайлбарлах: карт дахь талбаруудын багц, зохион байгуулалт;
• баримт бичгийг шилжүүлэх нөхцөлийг харуулах (гарын үсэг, виз, баталгаажуулалт гэх мэт);
• баримт бичгийн хөдөлгөөний схем (маршрут) эсвэл үндсэн батламжлагч, гарын үсэг зурсан хүмүүсийн жагсаалтыг харуулах;
• янз бүрийн төрлийн баримт бичигт хуваарилагдсан бүртгэлийн арга, кодыг тайлбарлах

Санал асуулга, ярилцлагад зориулсан асуултууд

ERMS сайтын судалгаа явуулахдаа асуулгад ашиглаж болох асуултууд эсвэл хэрэглэгчидтэй ярилцлага хийх үед энд жагсаасан болно. Асуултууд нь зөвлөгөө юм. Судалгаа явуулахад тодорхой шаардлага байхгүй тул шинжээч нь шаардлагатай мэдээллийг олж авах, бүтэцжүүлэх, харуулахад бүтээлч байх ёстой.

Баримт бичгийн удирдлагын үйл явцыг автоматжуулах шаардлагатай:
1. Системийг хэрэгжүүлэх урт болон ойрын зорилго юу вэ?
2. Баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоог хэрэгжүүлэх төсөл амжилттай хэрэгжих гол шалгуур юу вэ?
3. Системийг хэзээ хэрэгжүүлэх нь зүйтэй вэ? Эдгээр хугацаа дууссаны шалтгаан юу вэ?
4. Төслийн гол санаачлагч нь хэн бэ: аль хэлтэс, менежер (менежерүүд)-ийн ашиг сонирхлын үүднээс системийг хэрэгжүүлэхээр төлөвлөж байна вэ?
5. EDMS-ийн гол үйлчлүүлэгчид (ямар хэлтэс) ​​болон EDMS-ийн гол оролцогчид хэн бэ?
6. Системийг хэрэгжүүлэхдээ албан тасалгааны ажил, баримт бичгийн эргэлтийн цаасгүй технологид бүрэн буюу хэсэгчлэн шилжихээр төлөвлөж байна уу? Үүнийг хэрхэн харж байгааг тайлбарлана уу.
7. Мэдээллийн криптограф хамгаалалтын систем, цахим тоон гарын үсэг (CIPF ба EDS) ашиглахаар төлөвлөж байна уу? Хэрэв ТИЙМ бол тэргүүлэх системийн нэр эсвэл төрлийг зааж өгнө үү.
8. Боловсруулах, ямар төрлийн баримт бичиг, хэлбэр, төрлийг системээр автоматжуулахаар төлөвлөж байна вэ?
8.1. Тэдгээрийн үндсэн параметрүүдийг товч тайлбарлаж, ялгааг заана уу.
8.2. Тэргүүлэх чиглэлийг тодорхойл
9. Нэн даруй хэдэн ажлын байр суурилуулахаар төлөвлөж байна вэ?
10. Үүний үр дүнд (ерөнхийдөө) хэчнээн ажлын байрыг системд холбохоор төлөвлөж байна вэ?
11. БХБС-ийг хэрэгжүүлэх ажлыг аль хэлтэст хийхээр төлөвлөж байна вэ?
12. EDMS-ийн үндсэн оролцогчид болох нэгжүүдийн үндсэн чиг үүргийн талаар тайлбарлана уу.

Зохион байгуулалтын асуудал:
13. Захиалагчаас төслийг удирдах техникийн мэргэжилтнүүд бий юу?
14. Захиалагчаас төслийг удирдан явуулах PEI мэргэжилтнүүд бий юу?

Сургуулийн өмнөх боловсролын талаархи асуултууд:
15. Баримт бичигтэй ажиллах (албан тасалгааны ажлын тодорхойлолт, баримт бичгийн урсгалын тодорхойлолт) батлагдсан журам, заавар, журам эсвэл бусад зохицуулалтын баримт бичиг байдаг уу?
15.1. Тэд хэр сайн хөгжсөн, хамааралтай вэ?
15.2. Тэд өөрчлөхөөр төлөвлөж байна уу?
15.3. Хэрэв ийм баримт бичиг байгаа бол шинжилгээнд өгнө үү.
16. Хэрэв ийм дүрэм (дэг журам, заавар, арга) байхгүй эсвэл тэдгээр нь хамааралгүй бол одоо байгаа үйл явцын судалгаа, тодорхойлолт, оновчтой болгох шаардлагатай юу?
16.1. Ийм арга хэмжээ авах хэрэгцээ, цаг үеэ олсон тухай ойлголт байна уу?
16.2. Эсвэл үйл явцыг "байгаагаар нь" автоматжуулахаар төлөвлөж байна уу?
16.3. Хэрэв судалгаа, оновчлол хийх гэж байгаа бол судалгааны чиглэл, зорилго, оновчлолын шалгуурыг тодорхойл.
17. Албан хэрэг хөтлөлт хэрхэн явагддаг вэ?
17.1. төвлөрсөн;
17.2. төвлөрсөн бус;
17.3. Холимог.
18. Баримт бичиг боловсруулах ажлыг аль хэлтэс, ажилтан хариуцах вэ?
19. Компанид (ямар хэлтэс) ​​бичиг баримттай ажиллах ажлыг хэн зохион байгуулдаг вэ?
20. Заасан төрлийн баримт бичгийн хувьд ямар функцийг (үйл явц, ажил) автоматжуулах шаардлагатай вэ? Тэдгээрийг тайлбарла (товчхон)
21. Заасан төрлийн баримт бичиг тус бүрээр жил/сарын баримт бичгийн эргэлтийн хэмжээ ойролцоогоор хэд вэ?
22. Маягт, загвар ашигласан баримт бичгийн төрлийг жагсааж бичнэ үү, ямар ажлыг автоматжуулахаар төлөвлөж байна вэ?
23. Баримт бичгийн төрөл тус бүрт нягтлан бодох бүртгэл, бүртгэлийн ямар хэлбэрийг ашигладаг вэ? Тэдний бүтэц, бөглөх дүрэм, бүртгэлийн дугаар үүсгэх дүрмийг тайлбарлана уу.
24. Ямар баримт бичигт нэмэлт хяналт шаардлагатай вэ? Тэдний шинж чанар, хяналтын шаардлагыг тайлбарлана уу.
25. Баримт бичгийн төрөл тус бүрээр ямар төрлийн тайлагналыг хэрэгжүүлэх вэ?
26. Баримт бичгийн төрөл тус бүрээр гүйцэтгэсэн ажлын төрөл. Бизнесийн явцад баримт бичигт гарсан өөрчлөлтүүд.
27. Баримт бичгийн урсгалд оролцогч ажилчдын баримт бичгийг боловсруулах ажлын хариуцлагыг тайлбарлана уу.
28. Байгууллага, хэлтэст баримт бичигтэй ажиллах одоо байгаа технологийг тайлбарлана уу.
28.1. ирж буй баримт бичгийг боловсруулах, бүртгэх ажлыг дамжуулах журам;
28.2. удирдлагын зүгээс ирж буй баримт бичгийг авч үзэх, тогтоол гаргах журам;
28.3. тогтоолын бүтэц;
28.4. баримт бичгийг хяналтанд оруулах журам;
28.5. хяналтын төрлүүд;
28.6. эцсийн хугацаа;
28.7. явцыг хянах ёстой баримт бичгийн жагсаалт;
28.8. баримт бичгийн гүйцэтгэлийг хянах технологи;
28.9. бүтцийн хэлтэст гүйцэтгэхээр хүлээн авсан баримт бичгийг бүртгэх журам;
28.10. баримт бичгийг хяналтаас хасах журам;
28.11. удирдлагын баримт бичгийн төслийг хянах, янз бүрийн хэлтсүүдээр батлах, батлах журам;
28.12. гарч буй баримт бичгийг бүртгэх, дамжуулах журам;
28.13. дотоод баримт бичгийг боловсруулах журам;
28.14. бүтцийн хэлтэс, байгууллагын төв архивт баримт бичгийн хадгалалтыг зохион байгуулах.
29. Баримт бичигтэй ажиллахад юуг өөрчлөх шаардлагатай вэ?
30. Баримт бичгийн төрөл тус бүрт нягтлан бодох бүртгэл, бүртгэлийн ямар хэлбэрийг ашигладаг вэ?
30.1. Тэдний бүтэц, бөглөх дүрмийг (хэрэв байгаа бол) тайлбарлана уу.
30.2. Бүртгэлийн дугаар бүрдүүлэх журам
31. Баримт бичгийн төрөл тус бүрээр ямар төрлийн тайлагналыг хэрэгжүүлэх вэ?
31.1. одоогийн бизнесийн тайлан;
31.2. бизнесийн эцсийн тайлан;
31.3. бизнесийн статистик тайлан;
32. Баримт бичгийн хоорондын холбоосыг тогтоох, хянах чадвар

Архивын талаархи асуултууд:
33. Бүтцийн нэгжийн хувьд архив байдаг уу?
34. Баримт бичгийг шуурхай хадгалахыг хэн хариуцах вэ?
35. Баримт бичгийг хадгалах заавар байдаг уу? байлцуулан норматив баримт бичигтэдгээрийг өгнө үү.
36. Хэргийн нэршил (жил бүр) боловсруулагдсан уу?
37. Аль хэлтэс ( гүйцэтгэх) хэргийн нэгдсэн нэр томъёог бүрдүүлэн батлах үүрэгтэй.
38. Баримт бичгийн үнэ цэнийг шалгах, баримт бичгийг устгах ажил хийгдсэн үү?
39. Шинжлэх ухааны лавлагааны аппарат байдаг уу? Хэн удирдаж байна вэ? Түүний бүтцийг тайлбарла.
40. Баримт бичиг, ялангуяа нууцтай танилцах бодлого бий юу?
41. "Цаасан" баримтын архивыг системд шилжүүлэхээр төлөвлөж байна уу?
41.1. Баримт бичгийн ойролцоо тоо, хэлбэр, төрлийг зааж өгнө үү.
41.2. Баримт бичгийн архив газарзүйн хувьд тархсан уу? Хэрэв ТИЙМ бол баримт бичгийг хадгалах газар хаана байрладаг вэ?
41.3. Системд мэдээлэл дамжуулахад шаардагдах хугацааг зааж өгнө үү.
42. Баримт бичгийг хэргийг хэрэгсэхгүй болгох, архивт шилжүүлэхэд ямар дүрэм баримталдаг вэ, хадгалалтын стандарт ямар байдаг вэ?
43. Автоматжуулалтад хамаарах нэгжийн хэргийн нэршил, түүний бүтэц, нэгжид баримт бичгийг хадгалах зохион байгуулалттай ажиллах дүрэм.

Байгууллагын бүтцийн тодорхойлолт:
Шаардлагын анхны үнэлгээг хийхийн тулд компанийн зохион байгуулалтын бүтцийн талаархи мэдээлэл шаардлагатай. Байгууллагын бүтцийн тодорхойлолт нь диаграмм байх ёстой (Visio, ARIS формат эсвэл өөр ижил төстэй форматтай). Текстийн тайлбар бас боломжтой. Байгууллагын бүтцийн схем (эсвэл бичвэр тайлбар) нь дараахь зүйлийг тусгасан байх ёстой.

44. Дээд түвшний байгууллагуудын жагсаалт ( Менежментийн компани, цогцолбор, салбар, хувь хүний ​​хуулийн этгээдийн жагсаалт. хүмүүс (жишээлбэл, компанийн оффис) гэх мэт), үүнд:
44.1. байгууллагуудын нэр;
44.2. байгууллагын газарзүйн байршил;
44.3. байгууллагуудын хоорондын харилцаа (шатлал);
44.4. байгууллагуудын үйл ажиллагааны хүрээ.
45. Дээд түвшний байгууллагуудын зохион байгуулалтын бүтэц нь дараахь зүйлийг агуулна.
45.1. хэлтсийн бүтэц;
45.2. хэлтсийн харилцан хамаарал;
45.3. хэлтсийн чиг үүрэг;
45.4. хэлтсийн үүрэг хариуцлага.

Юуны өмнө цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоог хэрэгжүүлэхэд ямар бүтцийн нэгжүүд оролцох талаар мэдээлэл сонирхож байна.

Байгууллагын мэдээллийн технологийн дэд бүтэц:
46. ​​Юу техникийн дэмжлэгболомжтой: серверийн шинж чанар, үйлчлүүлэгчийн газрууд?
47. Одоогийн ажлуудыг автоматжуулахад мэдээллийн систем(үүд) ашиглагдаж байна уу?
47.1. ТИЙМ бол үүнд ямар функцууд хэрэгждэг вэ?
47.2. Юу тохирохгүй байна / одоогийн асуудал?
47.3. Бүрэн эсвэл хэсэгчлэн солихоор төлөвлөж байна уу?
47.4. Өгөгдлийн шилжилт: хуримтлагдсан мэдээллийг шилжүүлэх ажлыг хэрхэн хийхээр төлөвлөж байна:
- тэвчих хэрэггүй
- гараар шилжүүлэх
- автоматаар шилжүүлэх.
47.5. Хэрэв "хуучин" өгөгдлийг шинэ системд автоматаар шилжүүлэхээр төлөвлөж байгаа бол бүтэц, хадгалалтын форматын талаар мэдээлэл өгөх, өгөгдлийг хөрвүүлэх шаардлагыг боловсруулах шаардлагатай.
48. Бусад системтэй нэгтгэх шаардлагатай юу?
49. Үйлчлүүлэгчийн ажлын станцуудын ердийн тохиргоо (процессор, RAM, үйлдлийн систем гэх мэт) юу вэ?
50. Оффисын компьютерт суулгасан стандарт программ хангамжийн жагсаалт байдаг уу? Хэрэв ТИЙМ бол энэ жагсаалтыг өгнө үү.
51. Суурь серверийн техник хангамжийн шинж чанарууд юу вэ?
52. Аж ахуйн нэгжийн ажилчид өдөр тутмын ажилдаа байгууллагын цахим шуудан ашигладаг уу? Та ямар мэйл сервер болон клиент ашиглаж байна вэ?
53. Корпорацийн цахим шуудангийн серверийн програм хангамжийн хувилбар болон үйлдвэрлэгчийг зааж өгнө үү.
54. Таны сүлжээний топологи юу вэ?
1.1. Дотоод сүлжээ нь Windows NT домэйн дээр суурилсан уу?
1.2. Таны дотоод сүлжээнд хэдэн ажлын станц байдаг вэ?
1.3. Сүлжээний нутаг дэвсгэрийн хуваарилалт байдаг уу? Хэрэв байгаа бол:
1.3.1. Ажлын станцуудыг салбаруудаар (оффисуудаар) хуваарилдаг вэ?
1.3.2. Сүлжээний сегментүүдийн хоорондох холбооны сувгийн зурвасын өргөн нь юу вэ?
55. Баримт бичгийг хадгалах зориулалттай файлын сервер бий юу? Энэ сервер дээр хадгалагдсан баримт бичгийн хэмжээ ойролцоогоор хэд вэ?
56. Бүтэцгүй мэдээллийг (компьютер, тусгай файлын сервер, хадгалах дэд систем гэх мэт) хадгалах стратеги бий юу?
57. Үйлчлүүлэгчийн ажлын станцууд дээр хадгалагдсан баримт бичгийн дундаж хэмжээ хэд вэ?
58. Байгууллагад ямар корпорацийн мэдээллийн системийг (CIS) ашигладаг вэ?
59. Лицензтэй DBMS байдаг уу, тэдгээрийг хэрхэн ашигладаг вэ? Байгууллагад ашиглагдаж буй DBMS-ийн хөгжүүлэгчид болон хувилбаруудыг зааж өгнө үү.
60. Хэрэглэгчийг танихад лавлах үйлчилгээг ашигладаг уу? ТИЙМ бол аль нь болохыг зааж өгнө үү.
61. Хэрэглэгчдэд техникийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээ (тусламжийн ширээ) байдаг уу? Энэ үйлчилгээний зохицуулалт бий юу?
62. Мэдээллийн технологийн хэлтэс (хэлтэс, хэлтэс) ​​хэдэн ажилтантай вэ? Энэ хэлтсийн үндсэн ажил юу вэ?
63. Баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоог нэгтгэх ёстой системүүдийг зааж өгнө үү.
64. Зөвхөн танилцах зорилгоор баримт бичигт хандах боломжтой ажилчдын тоог өөрчлөх, тодорхой үйлдэл хийх эрхтэй ажилтны тоонд харьцуулсан харьцааг заана.

SED шаардлага:
65. Функциональ шаардлага юу вэ шинэ системТа хамгийн чухал гэж үзэж, жагсааж, тайлбарла.
66. Баримт бичгийн карт бүрийн шинж чанаруудын найрлага:
-Нэр
- Тодорхойлолт
- Маягт дээрх шошго (маягт дээрх нэр)
- Өгөгдлийн төрөл
- Бөглөх арга (гараар, лавлахаас, ...)
67. Баримт бичгийг бүртгэлийн картын шинж чанараар хайх Хайлтын картын дэлгэрэнгүй жагсаалт
68. Баримт бичигтэй ажилласан түүхийг бүрдүүлэх, гүйцэтгэлийн явц, батлах үйл явцыг хянах гэх мэт хэрэгцээ.
69. Системд шаардлагатай шүүлтүүрүүд
70. Системийн хангах ёстой мэдээллийн хүсэлт