Що нового потрібно врахувати під час підготовки до загальних зборів акціонерів. Хто і як складає протокол річних загальних зборів акціонерів Дата зборів акціонерів
Які зміни відбулися у правилах проведення річних загальних зборів акціонерів у 2016-2017 роках?
Які питання обов'язково мають включатися до порядку денного зборів у 2017 році?
1. У 2017 році діють правила підготовки та проведення річних загальних зборів акціонерів, які набрали чинності з 1 липня 2016 року. З 1 липня 2016 року у Федеральному законі від 26.12.1995 № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства» скоригували правила проведення загальних зборів акціонерів (далі – Закон про АТ). Ці зміни є актуальними для 2017 року.
а) Загальні збори акціонерів не можна проводити без попереднього рішення щодо них. Таке рішення – у компетенції Рада директорівАТ (підп. 2 п. 1 ст. 65 Закону про АТ). Рада директорів приймає рішення про збори акціонерів, керує підготовкою та проведенням (підп. 4 п. 1 ст. 65 Закону про АТ). Якщо у АТ ради директорів немає, всі ці функції перебирає особа чи орган, спеціально прописані у статуті (п. 1 ст. 64 Закону про АТ).
б) Рада директорів указує у вирішенні збори всі важливі моменти. Які саме загальні збори акціонерів проводити: річне чи позачергове. Коли, де і скільки проводити, коли починати реєструвати учасників. Крім того, у рішенні визначають: коли має бути готовий список учасників; яка у зборів повістка; як повідомити учасників про збори; що входить до переліку відомостей для учасників; власники яких типів привілейованих акцій можуть голосувати зборах. Порядок денний залежить від типу зборів та кола актуальних питань.
в) Річні збори акціонерів у 2017 році потрібно проводити у ті самі дати, що й раніше. Терміни, коли АТ проводить збори, закріплюють у його статуті, їх можна встановити в межах із 1 березня до 30 червня (п. 1 ст. 47 Закону про АТ). Для позачергових зборів діє правило: їх проводять у період 40 днів з того моменту, як про збори зажадали. Якщо вибиратимуть у колегіальний органуправління, з надходження вимоги про збори до зборів має пройти не більше 75 днів (п. 2 ст. 55 Закону про АТ).
г) Рішення про річні збори ухвалили, дату визначили. Після цього формують перелік учасників. Встановити дату готовності цього списку необхідно з урахуванням тієї дати рішення про збори. Інтервал між ними має бути не менше ніж 10 днів. Список має бути готовий не пізніше ніж за 25 днів до зборів (п. 1 ст. 51 Закону про АТ). Якщо обиратимуть до ради директорів АТ, з рішення про збори до дати складання списку не повинно пройти більше 55 днів. Дату готовності списку встановлюють лише за 35 днів до зустрічі, якщо збори присвячені реорганізації АТ.
д) У 2017 році діють колишні терміни повідомлення акціонерів про майбутні річні збори. При цьому слід мати на увазі, що з 1 липня 2016 року зменшили термін повідомлення акціонерів (п. 1 ст. 52 Закону про АТ), якщо збори будуть присвячені: виборам до ради директорів; питанням реорганізації; виборам до колегіального органу управління нового АТ. У разі термін повідомлення акціонерів – пізніше 50 днів до зборів.
е) У 2017 році продовжують діяти правила щодо повідомлення акціонерів, які почали працювати з 1 липня 2016 року. Повідомляти акціонерів потрібно заказним листомчи врученням під розпис. При цьому у статуті АТ можуть бути інші способи повідомлення про загальні збори акціонерів: через ЗМІ або сайт товариства; по електронній пошті; письмовим повідомленням телефоном.
7) У 2017 році у загальних зборах акціонерів, у тому числі і річних, можна брати участь дистанційно. Для цього використовують сучасні технологіїкомунікації. Дистанційні учасники можуть обговорювати питання порядку денного та голосувати, якщо це дозволено статутом (п. 11 ст. 49, п. 1 ст. 58, ст. 60 Закону про АТ). Голосування дистанційних учасників забезпечується за допомогою електронних бюлетенів.
з) Відповідно до ст. 63 Закону про АТ протокол загальних зборів акціонерів оформлюють упродовж трьох днів після зборів. Протокол готують у двох примірниках, голова зборів та секретар має завізувати обидва примірники протоколу. У протоколі зазначають: дату та час зборів, повістку, загальну кількість голосів тощо. Крім того, згідно з п. 4.29 Положення про проведення зборів акціонерів (утв. наказом ФСФР Росії від 2 лютого 2012 р. № 12-6/пз- н), у протоколі повинні бути присутніми: повна назва АТ та місце його знаходження; тип зборів; форма зборів; дата складання списку учасників; кількість голосів за кожен із варіантів голосування; час початку підрахунку голосів, якщо про підсумки голосування акціонерів повідомили відразу на зборах. Рішення зборів слід засвідчити у нотаріуса.
2. Відповідно до п. 2 ст. 54, п. 1 ст. 47 Федерального законувід 26.12.1995 N 208-ФЗ "Про акціонерні товариства" (далі - Закон про АТ) до порядку денного річних загальних зборів акціонерів повинні бути обов'язково включені питання щодо обрання ради директорів (наглядової ради) товариства, ревізійної комісії(ревізора) товариства, затвердження аудитора товариства, а також питання, передбачені пп. 11 п. 1 ст. 48 Закону про АТ (про затвердження річних звітів, річної бухгалтерської звітності, у тому числі звітів про прибутки та про збитки (рахунків прибутків та збитків) товариства, про розподіл прибутку (у тому числі про виплату (оголошення) дивідендів, за винятком прибутку, розподіленого) як дивіденди за результатами I кварталу, півріччя, дев'яти місяців фінансового року) та збитків товариства за результатами фінансового року.
Сергія Каруліна, Владислава Добровольського,
Як провести чергові загальні збори учасників
Щонайменше один раз на рік учасники ТОВ повинні приймати безпосередня участьв управлінні суспільством, збираючись на чергові загальні збори.
Загальні збори учасників є найвищим органом управління в ТОВ (п. 1 ст. 32 Федерального закону від 8 лютого 1998 р. № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю»; далі – Закон про ТОВ).
Юристу ТОВ треба знати, як підготувати збори, провести його та оформити його результати, щоб потім рішення учасників не були визнані недійсними.
Увага:за порушення вимог до підготовки та проведення зборів організацію та її посадових осібоштрафувати.
Недотримання описаних нижче вимог до підготовки та проведення загальних зборів учасників може призвести до визнання недійсним рішення загальних зборів учасників ТОВ, а також накладення штрафу на суспільство – у розмірі від 500 тис. до 700 тис. руб., на посадових осіб – у розмірі від 20 тис. до 30 тис. руб. (Ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ).
Увага:статут товариства може передбачити особливий порядок скликання, підготовки та проведення загальних зборів учасників, ухвалення ними рішень.
Цей порядок може відрізнятись від того, що встановлено законом.
При цьому новий порядокне повинен позбавити учасників права на участь у зборах та отримання інформації (подп. 5 п. 3 ст. 66.3 ЦК України).
Терміни та періодичність проведення зборів
Чергові загальні збори учасників слід проводити у строки, визначені статутом, але не рідше ніж один раз на рік.
Таким чином, чергові збори – це не тільки річні збори.
Якщо чергові збори планується проводити один раз на рік, то на них потрібно буде затверджувати річні результати діяльності товариства. До таких зборів (з таким порядком денним) закон встановлює особливу вимогу: вони мають бути проведені з 1 березня по 30 квітня. Проте насправді збори краще встигнути провести не пізніше трьох місяців після закінчення року.
Ситуація:коли краще проводити річні загальні збори для затвердження річних результатів діяльності ТОВ
Щоб відповісти на це питання, потрібно врахувати вимоги не тільки Закону про ТОВ, а й Федерального закону від 6 грудня 2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»; далі – Закон про бухоблік.
Так, збори мають проводитися не раніше ніж через два місяці і не пізніше ніж через чотири місяці після закінчення фінансового року (ст. 34 Закону про ТОВ).
Поняття «фінансовий рік» у законодавстві не визначене. Але встановлено поняття «звітний рік» ( ). Звітним роком є календарний рік – з 1 січня до 31 грудня включно. Бухгалтерська звітність складається за звітний рік. Таким чином, під фінансовим роком розуміється звітний рік, що у свою чергу збігається з календарним. Отже, збори потрібно провести з 1 березня по 30 квітня.
Але є ще одна вимога. Річний звіт необхідно подати до органу держстатистики протягом трьох місяців після закінчення року (п. 2 ст. 18 Закону про бухоблік). На момент подання вона має бути затверджена загальними зборами (п. 9 ст. 13 Закону про бухоблік).
Щоб дотриматися цієї вимоги, збори необхідно провести не пізніше трьох місяців після закінчення року.
Якщо чергові збори планується проводити кілька разів на рік, то слід зазначити, на якому з них затверджуватимуть річні результати діяльності. Такі збори також мають бути проведені у названий вище період.
Навіть якщо ТОВ складається з одного учасника, потрібно дотримуватись термінів затвердження річних результатів діяльності товариства ( ).
Затвердження річних результатів діяльності ТОВ належить до виключної компетенції загальних зборів ( ).
Порядок скликання загальних зборів учасників товариства визначено Законом про ТОВ. Також окремі вимоги можуть бути передбачені статутом товариства.
Виконавчий орган товариства (директор чи правління) готує, скликає та проводить чергові загальні збори учасників. Ці питання можна передати раді директорів, якщо це прямо закріпити у статуті (далі за текстом як особа, уповноважена проводити збори учасників, зазначається директор).
Увага:з 1 вересня 2014 року у компанії може бути кілька директорів. Повноваження щодо підготовки, скликання та проведення загальних зборів учасників можуть бути покладені на когось із них на підставі статуту чи іншого внутрішнього документа товариства.
Таке правило встановлено у пункті 3 статті 65.3 Цивільного кодексу РФ.
Закон дозволяє розділити повноваження одноособового виконавчого органу на кількох осіб. При цьому суспільство може самостійно вирішити, як саме вони діятимуть – спільно чи незалежно один від одного – і які повноваження виконуватиме кожен із них.
Відомості про наявність кількох директорів мають бути у ЄДРЮЛ.
Повідомлення учасників про збори
Не менше ніж за 30 днів до дати проведення зборів директор зобов'язаний повідомити про це кожного учасника рекомендованим листом на адресу, зазначену у списку учасників.
Статут може передбачати коротший термін для повідомлення учасників проведення зборів ( п. 4 ст. 36 Закону про ТОВ).
Крім того, статут може передбачати інший спосіб повідомлення учасників зборів. Наприклад, оголошення про це у визначеному учасниками засобі масової інформації(ЗМІ).
Краще надсилати повідомлення листом з оголошеною цінністю, описом вкладення та повідомленням про вручення.
За законом це не обов'язково, але якщо виникне суперечка, то суспільство має довести, що учасника у належному порядку повідомили про проведення зборів ( постанова ФАС Північно-Західного округу від 2 квітня 2009 р. у справі № А56-16863/2007). Описом вкладення можна буде підтвердити, що учаснику надсилалося саме повідомлення, а не будь-яка інша кореспонденція або чисті листи (постанова ФАС Поволзького округу від 27 лютого 2009 р. у справі № А12-11698/2008). Судова практика підтверджує, що доказом належного повідомлення є поштова квитанція про направлення цінного листа з описом вкладення (постанови ФАС Московського округу від 31 березня 2011 р. № КМ-А41/2517-11-П-1,2 у справі № А51-1 10 та від 20 січня 2010 р. № КГ-А40/14003-09 у справі № А40-44834/09-83-352).
Якщо ж статут передбачає повідомлення рекомендованим листом, то для формального дотримання вимоги статуту додатково цінного листанеобхідно надіслати рекомендований лист із повідомленням про вручення. Для рекомендованого листа опис вкладення не оформляють. Таке правило встановлено у пункті 10 Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених наказом Мінкомзв'язку України від 31 липня 2014 р. № 234 , та у Переліку видів та категорій реєстрованих поштових відправлень, що приймаються з описом вкладення, з повідомленням про вручення, з післяплатою (затвердженим наказом ФГУП «Пошта Росії» від 6 липня 2005 р. № 261).
Також враховуючи, що зазвичай у ТОВ небагато учасників, повідомлення можна надсилати з кур'єром. У такому разі на копії повідомлення необхідно отримати позначку адресата про отримання: підпис із розшифровкою та датою отримання.
Перед надсиланням повідомлень необхідно перевірити актуальність списку учасників.
Можливо, з дати останнього оновленнясписку деяких учасників змінилася адреса або змінилися самі учасники, але інформація про це ще не надійшла в суспільство.
Перевірити актуальність можна, зв'язавшись із учасниками, особливо з тими, хто останнім часом планував зробити угоду щодо відчуження частки. Також можна отримати свіжу виписку з ЄДРЮЛ.
Інакше може виникнути спірна ситуація, якщо на збори з'явиться учасник, відомостей про яке ще немає у списку учасників, або хтось із учасників ТОВ не дізнається про проведення зборів. Учасник, який не був присутній на зборах, може звернутися до суду з вимогою визнати прийняте рішення недійсним.
При цьому необхідно пам'ятати, що якщо учасник не надасть інформації про зміну відомостей про себе, суспільство не нестиме відповідальності за заподіяні у зв'язку з цим збитки ( ).
Ситуація:що має містити повідомлення про проведення чергових загальних зборів учасників
Повідомлення має містити:
- час проведення зборів (також рекомендуємо вказувати час початку та закінчення реєстрації учасників, що прибули на збори);
- місце проведення зборів. В повідомленні має бути вказана точна адреса місця проведення зборів, аж до офісу, зали тощо. Це підтверджує судова практика ( );
- порядок денний зборів ( ).
Крім цього, у повідомленні можна нагадати учасникам про те, що для реєстрації необхідно пред'явити паспорт або інший документ, що засвідчує особу, а для участі у зборах представника потрібна належно оформлена довіреність (п. 2 ст. 37 Закону про ТОВ).
До повідомлення необхідно додати інформацію та матеріали, що відповідають порядку денному. Так, якщо на порядок денний винесено питання про затвердження річних результатів діяльності, потрібно додати річний звіт (а за необхідності – ще й висновки ревізійної комісії (ревізора) та аудитора за результатами перевірки річних звітів та річних бухгалтерських балансів товариства).
Ситуація:у яких випадках перед загальним зборами учасників ТОВ необхідно оформляти висновок ревізійної комісії та аудиторський висновок
Якщо утворення ревізійної комісії (обрання ревізора) передбачено статутом або є обов'язковим, загальні збори не мають права затверджувати річні звіти та бухгалтерські баланси за відсутності висновків ревізійної комісії або ревізора (п. , Закону про ТОВ).
У товариствах, які мають понад 15 учасників, освіта ревізійної комісії (обрання ревізора) товариства є обов'язковою (п. 6 ст. 32 Закону про ТОВ).
Залучення аудитора обов'язково, якщо передбачено законом.
Випадки проведення обов'язкового аудиту визначено у «Про аудиторську діяльність».
Крім того, в окремих випадках обов'язковість проведення аудиту встановлюється іншими законами, зокрема:
- для забудовників – у Федеральному законі від 30 грудня 2004 р. № 214-ФЗ «Про участь у пайовому будівництві багатоквартирних будинківта інших об'єктів нерухомості та про внесення змін до деяких законодавчі акти Російської Федерації»;
- для організаторів азартних ігор – у Федеральному законі від 29 грудня 2006 р. № 244-ФЗ «Про державне регулюваннядіяльності з організації та проведення азартних ігор та про внесення змін до деяких законодавчих актів Російської Федерації»;
- для організаторів та операторів лотерей – у «Про лотереї».
Якщо питання про обрання правління, ради директорів, ревізійної комісії (ревізора), то до повідомлення слід додати відомості про кандидатів на ці посади. Якщо винесено питання про внесення змін до статуту, то прикладаємо проект змін (доповнень) або проект статуту нової редакції. Якщо потрібно затвердити внутрішні документи суспільства, прикладаємо їх проекти.
При цьому статут може передбачати інший порядок ознайомлення учасників із матеріалами.
Порушення наведених правил може стати підставою для визнання рішення зборів недійсним (ухвала ВАС РФ від 27 травня 2011 р. № ВАС-6214/11; постанова ФАС Центрального округу від 30 червня 2009 р. у справі № А62-5672/2008).
Ситуація:чи можна провести загальні збори учасників товариства поза місцезнаходженням товариства
Так, за дотримання певних умов.
Закон не забороняє проводити збори в межах поселення (міста, селища, села), яке є місцезнаходженням товариства, якщо статут не передбачає конкретного місця проведення зборів.
За межами цього поселення збори можна провести лише за умови, що учасники матимуть реальну можливість брати участь у ньому і така участь не буде для них обтяжливою (наприклад, через недоступність місця, невиправдані витрати та інші обставини).
Інакше рішення зборів може бути визнано недійсним. На це вказує ВАС РФ у постанові Президії ВАС РФ від 22 лютого 2011 р. № 13456/10.
Якщо статутом визначено конкретне місце проведення зборів, то збори необхідно проводити тут.
Зміна початкового порядку денного
Будь-який учасник товариства має право вносити пропозиції щодо включення до порядку денного загальних зборів учасників товариства додаткових питань не менше ніж за 15 днів до дати проведення зборів. Такий термін встановлено з урахуванням того, що після отримання пропозицій від учасників директор повинен розглянути їх, ухвалити рішення про включення їх до порядку денного та повідомити інших учасників про додаткові питання.
Таким чином, якщо пропозиція учасника надійшла до товариства не пізніше ніж за 15 днів до дати проведення зборів, додаткове питання може бути включене до порядку денного. Якщо пропозиція надійде пізніше, то директор матиме право не включати його до порядку денного.
Статутом може бути передбачений більш короткий термін для внесення пропозицій до порядку денного (п. 4 ст. 36 Закону про ТОВ).
Директор включає до порядку денного запропоноване учасником питання, якщо він належить до компетенції загальних зборів учасників та відповідає законодавству, при цьому формулювання питань він змінювати не може.
Якщо додаткове питання відповідає встановленим вимогам, але директор не включив його до порядку денного, учасник може в судовому порядку визнати таке рішення незаконним та примусити суспільство включити запропоноване питання до порядку денного загальних зборів учасників (п. 21 постанови від 9 грудня 1999 р. Пленуму Верховного суду РФ № 90, Пленуму ВАС РФ № 14 «Про деякі питання застосування Федерального закону "Про товариства з обмеженою відповідальністю"»; далі ухвала № 90/14).
Ситуація:чи потрібно повідомляти учасників про зміну початкового порядку денного
Так, обов'язково.
Директор зобов'язаний не менше ніж за 10 днів до дати проведення зборів повідомити всіх учасників товариства про внесені до порядку денного зміни рекомендованим листом (краще – з повідомленням про вручення) за адресою, зазначеною у списку учасників товариства ( абз. 4 п. 2 ст. 36 Закону про ТОВ). Оскільки для рекомендованих листів опис вкладення не оформляють, відправлення можна також продублювати листом з оголошеною цінністю з описом вкладення та повідомленням про вручення.
Статутом може бути передбачений коротший термін для повідомлення учасників про зміну порядку денного (п. 4 ст. 36 Закону про ТОВ).
Повідомлення має містити додаткові питання, які включені до порядку денного. До повідомлення необхідно додати інформацію та матеріали, що відповідають порядку денному.
Інформація та матеріали, що підлягають направленню учасникам протягом 30 днів до дати зборів, повинні бути доступні для ознайомлення всіх учасників товариства за місцезнаходженням директора товариства.
На вимогу учасників директор надає копії документів, їхня вартість для учасників не може перевищувати витрат на їх виготовлення.
У разі недотримання описаного вище порядку скликання загальних зборів учасників (порядку повідомлення учасників, визначення порядку денного зборів та інших умов) такі збори будуть правомочними, якщо в них беруть участь усі учасники товариства (п. 5 ст. 36 Закону про ТОВ).
Проведення зборів
Порядок проведення загальних зборів учасників товариства визначено Законом про ТОВ. Також окремі вимоги можуть бути передбачені статутом товариства, внутрішніми документами товариства або рішенням зборів.
Увага:
Таке правило встановлює підпункт 3
Щоб дотриматися його, потрібно:
- звернутися до нотаріуса або
- скористатися іншим способом підтвердження.
Нотаріальне підтвердження
Суспільству необхідно:
- статут товариства;
- );
Такий перелік наведено у частині 3 постановою Верховної ради РФ від 11 лютого 1993 № 4462-1 корпоративного договору).
):
Інші способи підтвердження
підп. 3 п. 3 ст. 67.1 ЦК України):
- у статуті або
- у рішенні загальних зборів учасників, прийнятому одноголосно. Так, при розгляді однієї зі спорів щодо реєстрації змін до статуту Арбітражний суд Західно-Сибірського округу вказав: «оскільки рішення про вибір іншого способу підтвердження прийнято всіма учасниками ТОВ... одноголосно, нотаріального посвідчення протоколу..., підписаного всіма учасниками товариства, розглянутому випадку не вимагалося» ( ухвала від 28 вересня 2015 р. № Ф04-23439/2015 у справі № А27-2907/2015).
Приклади положення статуту
Форма проведення зборів.Чергові збори учасників зазвичай проводять у очній формі, тобто із скликанням усіх учасників, спільним обговоренням питань порядку денного та голосуванням. Але закон дозволяє провести його та у заочній формі (опитуваним шляхом) з дотриманням вимог Закону про ТОВ.
При цьому збори, на яких затверджуватимуть річні результати діяльності товариства, можуть бути проведені лише в очній формі (п. 1 ст. 38 Закону про ТОВ).
Реєстрація учасників товариства.Реєстрацію зазвичай проводить директор чи інша призначена їм особа. Реєстрацію слід проводити перед відкриттям зборів. Фактично, вона зводиться до письмового фіксування факту прибуття конкретного учасника після перевірки його повноважень.
Ситуація:як призначити особу, яка здійснює реєстрацію учасників, які прибули на чергові загальні збори
Рішення директора про доручення конкретній особі провести реєстрацію учасників, що прибули на збори, краще оформити наказом або розпорядженням (інша форма рішення директора може бути визначена статутом або внутрішнім документом товариства, наприклад, посадовою інструкцією генерального директора).
Згодом у разі виникнення спору з питання участі у зборах конкретних учасників лист реєстрації підтверджуватиме, що учасник був присутній на зборах, а наказ підтверджуватиме, що реєстрацію учасника проводила не випадкова, а уповноважена особа. Цю особу також можна буде викликати до суду як свідка.
Формулювання рішення може бути наступним:
«Наказую:
1. Юристу ТОВ "Ромашка" Лютиновій Наталі Іванівні провести реєстрацію учасників, які прибули на позачергові загальні збори учасників ТОВ "Ромашка", призначені на 15 лютого 2012 року.
Під час реєстрації перевіряти повноваження прибулих осіб та фіксувати відомості про них у Листі реєстрації, форма якого затверджена цим наказом.
Місце проведення зборів: м. Москва, вул. Будівельників, буд. 25, оф. 12.
Час реєстрації: 11:30–12:00.
Час початку зборів: 12:00.
2. Затвердити форму Листа реєстрації згідно з додатком № 1 до цього наказу.
Додаток до наказу:
Аркуш реєстрації»
При реєстрації учасників, що прибули, потрібно використовувати лист реєстрації.
Форма такого листа не затверджено, але зазвичай у ньому вказують дату, час і місце проведення зборів, час початку та закінчення реєстрації, П.І.Б. або найменування учасників, що прибули, паспортні дані учасників (представників). Якщо на збори прибув не сам учасник, а його представник, то у аркуші краще зафіксувати реквізити довіреності. У відповідній графі кожен учасник (представник) ставить особистий підпис.
Заповнений лист реєстрації буде додатком до протоколу загальних зборів учасників товариства.
Незареєстровані учасники не допускаються до голосування (п. 2 ст. 37 Закону про ТОВ).
Учасники ТОВ мають право брати участь у зборах як особисто, так і через представників.
Представник учасника має пред'явити документ, що підтверджує його належні повноваження. Довіреність, видана представнику учасника, повинна містити відомості про подання та представника (ім'я або найменування, місце проживання або місцезнаходження, паспортні дані), повинна бути засвідчена підписом керівника та печаткою організації або засвідчена нотаріально (п. 2 ст. 37 Закону про ТОВ).
Учаснику ТОВ: повноваження представника у довіреності краще прописати максимально докладно. В іншому випадку його можуть не допустити до голосування, або представник може вийти за межі повноважень, які він хотів передати учаснику.
Особі, яка здійснює реєстрацію учасників, які прибули на збори: закон встановлює, що представники учасників товариства мають пред'явити документи, що підтверджують їх належні повноваження (п. 2 ст. 37 Закону про ТОВ). У зв'язку з цим особа, яка здійснює реєстрацію учасників, має повне право вимагати від представників надати такі документи.
Необхідно уважно перевіряти відомості, зазначені у довіреності, у тому числі:
- відомості про довірителя та довірену особу (у тому числі відповідність відомостей, зазначених у довіреності, паспортним даним довіреної особи);
- термін, який видано довіреність (якщо не зазначено, то довіреність діє протягом року ( п. 1 ст. 186 ДК РФ));
- повноту повноважень (довіреність повинна передбачати передачу повноважень на участь у зборах та голосування з питань порядку денного, а також щодо обрання головуючого. Довіреність із загальним формулюванням (на представлення інтересів учасника у всіх органах та організаціях) не підходить).
Довіреність або її завірену копію слід обов'язково зберегти.
Якщо від учасника, що є юридичною особою, діє його керівник, він також повинен підтвердити свої повноваження (завіреною копією протоколу або рішення про його призначення (випискою з нього) або випискою з ЄДРЮЛ). Щоб уникнути конфліктів про цю вимогу, краще заздалегідь нагадати учасникам зборів.
Документи, що підтверджують повноваження представника, слід зберегти.
Крім того, саме суспільство може заздалегідь замовити виписки з ЄДРЮЛ за своїми учасниками – юридичними особами. У такому разі суспільство знатиме актуальні відомості про керівників у таких організаціях.
При цьому слід пам'ятати, що після отримання такої виписки керівника товариства-учасника може бути переобрано. У такому разі його повноваження підтверджуватиме протокол або рішення про його призначення (витяг з нього), оскільки зміни до ЄДРЮЛ можуть ще не внести.
Довіреність, видана порядку передовіри, має бути нотаріально посвідчена ( п. 3 ст. 187 ДК РФ).
Якщо довіреність має помилки чи неточності та не дає довіреній особі право представляти учасника на зборах, такого представника не слід допускати до голосування.
Відмову у визнанні повноважень представника та у допуску на збори можна не оформляти, закон такої вимоги не встановлює. Суспільство не відповідає за те, що учасник, який був повідомлений про збори належним чином, не подбав про явку на збори уповноваженого представника.
Проте якщо відмова мотивована і законна, краще відобразити це в протоколі зборів: у розділі, де вказуються особи, які взяли участь у зборах, і кворум, можна зазначити, що до участі у зборах не були допущені особи у зв'язку з неналежним оформленням документів, що підтверджують їх повноваження діяти від імені учасників.
Порядок відмови у допуску на збори суспільство може закріпити у внутрішньому документі, наприклад, .
Відкриття зборів.Збори потрібно відкрити під час, зазначений у повідомленні про проведення зборів.
Якщо ж всі учасники товариства зареєструвалися до настання призначеного часу, то збори можуть бути відкриті і раніше (п. 3 ст. 37 Закону про ТОВ).
Відкриває збори генеральний директор чи голова правління (п. 4 ст. 37 Закону про ТОВ). Якщо ж збори скликані радою директорів (наглядовою радою), то її відкриває голова ради директорів.
Ситуація:як призначити головуючого на зборах учасників
Його потрібно вибрати з-поміж учасників.
Особа, яка відкриває збори, проводить вибори головуючого з-поміж учасників товариства.
Рішення з цього питання учасники приймають більшістю голосів від загальної кількості голосів учасників, які мають право голосувати на цих зборах. Кожен учасник має один голос.
Статутом може бути передбачений інший порядок обрання головуючого (п. 5 ст. 37 Закону про ТОВ).
Ведення протоколу зборів.Ведення протоколу організує виконавчий орган товариства (п. 6 ст. 37 Закону про ТОВ). Це може бути генеральний директор чи правління залежно від того, до чиєї компетенції статут відносить це питання. Безпосередньо вести протокол може інша особа, наприклад секретар зборів, якщо на нього будуть покладені такі обов'язки (наказом генерального директора або правління).
Ситуація:як оформити повноваження секретаря загальних зборів
Закон не встановлює, як саме це зробити, тому можна скористатися одним із таких способів:
- ввести в штатний розкладпосаду «Корпоративний секретар товариства» та прийняти на неї співробітника;
- секретаря може призначити генерального директора своїм наказом;
- секретаря можна обрати під час відкриття зборів.
Посада «Корпоративний секретар акціонерного товариства» введена в Кваліфікаційний довідникпосад керівників, спеціалістів та інших службовців наказом Мінздоровсоцрозвитку Росії від 17 вересня 2007 р. № 605 «Про внесення зміни до Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та інших службовців». У ньому визначено посадові обов'язки, необхідна підготовка та вимоги до кваліфікації корпоративного секретаря.
Проте обрання секретаря на зборах матиме велику значущість у порівнянні з іншими варіантами, оскільки в такому разі учасники безпосередньо висловлюють свою волю та довіряють ведення та підписання протоколу конкретній особі.
Рішення приймаються одноголосно чи більшістю голосів. При цьому більшість голосів розраховується від усіх голосів учасників товариства, а не лише від тих учасників, які присутні на зборах ( ). Таким чином, якщо у зборах не братимуть участі учасники, які мають просту більшість голосів (50% та один голос) від загальної кількості голосів, то ні з одного питання ухвалити рішення буде неможливо.
Рішення зборів, прийняте з питань, не включених до порядку денного (за винятком випадку, коли на зборах були присутні всі учасники), або без необхідного для ухвалення рішення більшості голосів учасників, не має сили незалежно від оскарження такого рішення у судовому порядку (п. 6 ст.43 Закону про ТОВ).
Рішення, прийняті одноголосно.Одностайно учасники приймають рішення щодо реорганізації чи ліквідації товариства, а також у випадках, передбачених у Законі про ТОВ.
Щодо того, чи можна у статуті розширити перелік питань, рішення щодо яких учасники повинні приймати одноголосно, судова практика розходиться.
Рішення, що приймаються кваліфікованою більшістю.Рішення щодо зміни статуту товариства, у тому числі зміни розміру статутного капіталутовариства, учасники приймають щонайменше 2/3 голосів від загальної кількості голосів учасників товариства. Статутом може бути передбачено, що для прийняття рішення з цього питання потрібна більша кількість голосів.
Крім того, кваліфікованою більшістю учасники приймають рішення з питань, передбачених у Законі про ТОВ .
Додаткові питання, рішення щодо яких має прийматись кваліфікованою більшістю, можуть бути передбачені статутом.
Рішення, прийняті простою більшістю.Простою більшістю учасники приймають рішення з усіх інших питань. При цьому статутом може бути передбачено, що для ухвалення рішення з окремих питань (для яких згідно із законом досить простої більшості голосів) потрібна більша кількість голосів.
Рішення, прийняті без необхідної більшості голосів учасників товариства, не мають сили незалежно від того, чи були вони оскаржені в судовому порядку (п. 6 ст. 43 Закону про ТОВ). Це підтверджує судова практика (п. 24 постанови № 90/14; постанова ФАС Московського округу від 30 червня 2011 р. № КГ-А41/4489-11 у справі № А41-10523/09).
Учасники приймають рішення відкритим голосуванням, тобто, вибір учасників не приховується, вони можуть бачити, як голосують інші учасники. При цьому статутом може бути передбачено інший порядок голосування, наприклад, бюлетенями. Закон не зобов'язує учасників голосувати бюлетенями, але у разі виникнення спору це виключить можливість учасника посилатися на те, що він голосував іншим чином або взагалі не брав участі у зборах.
Ситуація:якщо у суспільстві не створено лічильну комісію, хто може виконувати її функції
Функції лічильної комісії може виконувати голова зборів, секретар чи інша особа, уповноважена цьому.
Це питання може бути врегульоване у Положенні про загальні збори учасників.
Якщо внутрішнім документом товариства це не врегульовано, то конкретну особу можна уповноважити наказом генерального директора або рішенням загальних зборів учасників.
Проведення кумулятивного голосування.З питань щодо обрання членів ради директорів (наглядової ради), членів колегіального виконавчого органу (правління) та (або) членів ревізійної комісії можна провести кумулятивне голосування. Такий порядок голосування має бути закріплений у статуті (п. 9 ст. 37 Закону про ТОВ).
Ситуація:як провести кумулятивне голосування
2. Кожен учасник на свій розсуд віддає голоси, якими він володіє, обраним ним кандидатом. При цьому він може віддати всі голоси за одного кандидата, так і розподілити їх на кількох кандидатів.
3. Кандидати, які отримали найбільше голосів, вважаються обраними на відповідну посаду.
У разі оскарження рішення загальних зборів учасників суд може з урахуванням усіх обставин залишити в силі рішення, що оскаржується, якщо голосування учасника, який подав заяву, не могло вплинути на результати голосування, допущене порушення не є суттєвим і рішення не спричинило заподіяння збитків учаснику товариства, що звернувся з позовом (п. 2 ст. 43 Закону про ТОВ; абз. 4 п. 22 постанови № 90/14). Істотність порушення суд визначає на власний розсуд.
Сергія Каруліна,головного юрисконсульта ВАТ «Реєстр», Владислава Добровольського,кандидата юридичних наук, автора курсу практичної юриспруденції «Алгоритми права» (www.dobrovolskii.com), у 2001–2005 роках. – судді Арбітражного суду м. Москви
Як оформити рішення загальних зборів учасників ТОВ
Недотримання вимог до оформлення та змісту рішення загальних зборів учасників разом із іншими обставинами нерідко стає підставою скасування рішення зборів. Юристу компанії потрібно забезпечити, щоб у разі виникнення корпоративного конфлікту прийняте рішення неможливо було визнати недійсним.
Увага:з 1 вересня 2014 року необхідно в нотаріальному або іншому допустимому порядку підтверджувати той факт, що загальні збори учасників ухвалили рішення, та склад учасників, які були присутні при цьому.
Таке правило встановлює підпункт 3 пункту 3 статті 67.1 Цивільного кодексу РФ.
Щоб дотриматися його, потрібно:
- звернутися до нотаріуса або
Якщо цього не зробити, то рішення зборів вважатиметься нікчемним ( абз. 3 п. 107 постанови Пленуму Верховного суду РФ від 23 червня 2015 р. № 25 «Про застосування судами деяких положень розділу І частини першої Цивільного кодексу Російської Федерації»).
Водночас правило про підтвердження не поширюється на випадки, коли рішення приймає:
- загальні збори учасників шляхом заочного голосування або
- єдиний учасник товариства.
Нотаріальне підтвердження
Суспільству необхідно:
- запросити нотаріуса туди, де відбуватимуться збори, або
- домовитися з нотаріусом провести збори прямо в нього (наприклад, у нотаріальній конторі).
При цьому нотаріусу слід подати такі документи:
- статут товариства;
- внутрішній документ товариства, що встановлює порядок проведення зборів (наприклад, положення про загальні збори учасників);
- рішення про проведення зборів та затвердження порядку денного;
- документ, що підтверджує повноваження особи, що звернулася з організації зборів (якщо вони не випливають з інших поданих документів).
Такий перелік наведено у частині 3 статті 103.10 Основ законодавства України про нотаріат, затверджених постановою Верховної Ради РФ від 11 лютого 1993 р. № 4462-1 (далі – Основи законодавства про нотаріат). Щоправда, у цьому переліку передбачено ще один пункт – «інші документи, необхідні для визначення компетенції органу управління юридичної особи та кворуму зборів чи засідання». Тому не виключено, що нотаріус вимагатиме уявити додаткові документи(Наприклад, інформацію про наявність корпоративного договору).
За підсумками проведення загальних зборів нотаріус видає свідоцтво (ч. 1 ст. 103.10 Основ законодавства про нотаріат):
- про посвідчення того факту, що збори ухвалили рішення;
- склад учасників, присутніх у своїй.
Інші способи підтвердження
Закон дозволяє не виконувати вимогу про нотаріальне посвідчення, якщо інший спосіб підтвердження учасники передбачили (підп. 3 п. 3 ст. 67.1 ЦК РФ):
- у статуті або
- у рішенні загальних зборів учасників, прийнятому одноголосно.
Під іншим способом підтвердження мається на увазі:
- підписання протоколу усіма чи окремими учасниками товариства;
- використання технічних засобів, що дозволяють достовірно встановити факт ухвалення рішення (аудіо-, відеозапис та ін);
- інші методи, які суперечать закону (при цьому закон не встановлює будь-яких обмежень).
Таким чином, учасники можуть самі вибрати, як підтвердити ухвалення рішення та склад учасників. Фактично є такі варіанти:
- ухвалити рішення про внесення змін до статуту, закріпивши у ньому найбільш зручний порядок підтвердження (наприклад, засвідчення протоколу підписами голови та секретаря зборів, які є учасниками товариства);
- приймати рішення про спосіб підтвердження щоразу під час проведення загальних зборів. Цей спосіб застосовується, якщо учасники завжди збираються у повному складі;
- звертатися до нотаріуса, щоб він підтверджував ухвалення рішення на зборах учасників та склад учасників.
Формально вимогам закону відповідатиме і інший варіант: можна провести збори, на яких будуть присутні всі учасники товариства, і на них одностайно ухвалити рішення про спосіб підтвердження (без внесення змін до статуту). У такому разі на наступних зборах вже не буде потрібно стовідсоткова явка учасників, у рішеннях можна буде просто робити посилання на цей протокол та прикладати його копію.
Однак суд може витлумачити закон іншим чином – що спосіб підтвердження має бути передбачений саме у тому рішенні, що підтверджується. Щоб уникнути суперечок, краще не використовувати цей спосіб, доки не складеться судова практика з цього питання.
Загалом вимога про залучення нотаріуса спрямована проти фальшування рішень. Його присутність ускладнює процес підробки. При заміні протоколу із застосуванням друку нотаріуса достатньо буде довести лише той факт, що нотаріальна дія не значиться у реєстрі нотаріуса.
На товариства, де рішення приймає єдиний учасник, ці вимоги не поширюються, оскільки встановлені лише стосовно зборів.
Приклади положення статуту
Підтвердження підписами всіх учасників
4.2. Відповідно до пунктом 3 статті 67.1 Цивільного кодексу РФ прийняття загальними зборами учасників Товариства рішення та склад учасників Товариства, які були присутні при його прийнятті, підтверджуються підписанням протоколу всіма учасниками, присутніми на зборах.
Підтвердження підписами окремих учасників
4.2. Відповідно до пункту 3 статті 67.1 Цивільного кодексу РФ прийняття загальними зборами учасників Товариства рішення та склад учасників Товариства, які були присутні при його прийнятті, підтверджуються підписанням протоколу головою та секретарем зборів, які мають бути учасниками Товариства.
Підтвердження з використанням технічних засобів
4.2. Відповідно до пункту 3 статті 67.1 Цивільного кодексу РФ прийняття загальними зборами учасників Товариства рішення та склад учасників Товариства, які були присутні при його прийнятті, підтверджуються відеозаписом, зробленим під час зборів. Компакт-диск із відеозаписом додається до протоколу.
Підтвердження іншим способом (підписами окремих осіб)
4.2. Відповідно до пунктом 3 статті 67.1 Цивільного кодексу РФ прийняття загальними зборами учасників Товариства рішення та склад учасників Товариства, які були присутні при його прийнятті, підтверджуються підписанням протоколу головою та секретарем зборів. Статті 181.2 Цивільного кодексу РФ.
Так, протокол загальних зборів учасників ТОВ, проведених у очній формі, повинен містити такі відомості:
- дату, час та місце проведення зборів;
- відомості про осіб, які взяли участь у зборах;
- відомості про осіб, які голосували проти прийняття рішення зборів та зажадали внести запис про це до протоколу.
Протокол загальних зборів учасників ТОВ, проведених у заочній формі, повинен містити такі відомості:
- дату, до якої приймалися документи, що містять відомості про голосування членів цивільно-правової спільноти;
- відомості про осіб, які взяли участь у голосуванні;
- результати голосування з кожного питання порядку денного;
- відомості про осіб, які проводили підрахунок голосів;
- відомості про осіб, які підписали протокол.
Крім того, закон містить деякі вказівки для окремих випадків, зокрема для рішення, яким учасники схвалюють велику угоду чи угоду із зацікавленістю.
Крім зазначених обов'язкових відомостей, протокол можна включити також і іншу інформацію.
Вимоги до оформлення протоколу загальних зборів акціонерів встановлені до Федерального закону від 26 грудня 1995 р. № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства» (далі – Закон про АТ) та
Ситуація:які наслідки тягне за собою оформлення протоколу загальних зборів учасників ТОВ у вільній формі без дотримання вимог, встановлених для акціонерних товариств
Рішення зборів то, можливо визнано недійсним ( подп. 4 п. 1 ст. 181.4 ДК РФ).
Таким чином, якщо всі учасники товариства прийняли рішення одноголосно і надалі не змінять свою позицію, документування рішення у вільній формі не спричинить негативних наслідків.).
Таким чином, у суспільства може виникнути потреба доводити участь незадоволеного учасника у загальних зборах, наявність кворуму, підтверджувати порядок денний або результати голосування. Зробити це буде набагато легше, якщо протокол зборів було оформлено належним чином. Крім того, позицію товариства посилить документ, який підтверджує, що учасник пройшов реєстрацію (наприклад, аркуш реєстрації).
Приклад із практики. Суд відмовив у визнанні недійсними рішень зборів, прийнятих за відсутності позивачів, оскільки документально підтверджено, що позивачі прибули на збори, але потім безпідставно залишили його.
Громадянка Б. (учасник товариства) звернулася до суду з позовом до товариства ТОВ "Л." та громадянину М. про визнання недійсним рішення загальних зборів учасників товариства, оформленого протоколом від 30 серпня 2009 року.
Як встановлено судом, до призначеного часу збори з'явилися всі учасники товариства. Це було закріплено у аркуші реєстрації (якщо аркуш реєстрації не складається, ці дані можна вказати у протоколі). Таким чином, кворум був.
Учасники товариства громадянин Ц. та представники громадянки Б. після прибуття на збори відмовилися брати в ньому участь та залишили місце проведення зборів. Голосування з питань порядку денного проводилось без них.
Надалі громадянка Б., представники якої залишили збори, звернулася до суду з вимогою визнати рішення зборів недійсним, оскільки вони прийняті без участі її представників та громадянина Ц., а отже, за відсутності кворуму та з порушенням чинного законодавства.
Проте суди першої, апеляційної та касаційної інстанції, ґрунтуючись на протоколі загальних зборів учасників та аркуші реєстрації, у задоволенні позовних вимог відмовили, вказавши на те, що на збори прибули всі учасники товариства. Той факт, що громадянин Ц. та представники громадянки Б. без достатніх на те підстав покинули збори, не означає, що рішення не могло бути прийняте ( ухвала ФАС Волго-Вятського округу від 4 червня 2010 р. у справі № А29-10289/2009 , визначенням ВАС РФ від 30 вересня 2010 № ВАС-10372/10 відмовлено у передачі справи в Президія ВАС РФ для перегляду в порядку нагляду).
Приклад із практики. Запізнення учасника до початку зборів не позбавляє його права голосувати з питань порядку денного, рішення щодо яких ще не ухвалені. Рішення, прийняті з урахуванням голосів такого учасника, не є недійсними
Громадянин Б-цзвернувся до суду з позовом до ТОВ «А.», громадянина М. та громадянина м. про визнання рішення позачергових загальних зборів учасників товариства від 12 лютого 2009 року недійсним.
Як встановлено судом, до призначеного часу на збори з'явилися не всі учасники товариства, громадянин Б-н спізнився і рішення з перших двох питань порядку денного приймалися без нього. Після прибуття на збори він брав участь у голосуванні з третього та наступних питань порядку денного, дані про це внесено до протоколу.
Через деякий час після зборів громадянин Б-ц вирішив у судовому порядку оскаржити рішення, ухвалене на загальних зборах з третього питання порядку денного. Громадянин Б-ц стверджував, що громадянин Б-н не вправі був голосувати з третього питання порядку денного, оскільки він спізнився на реєстрацію, яка проводилася перед зборами, а для прийняття рішення з третього питання учасникам, що залишилися, не вистачало голосів.
Однак суди першої, апеляційної та касаційної інстанцій, ґрунтуючись на протоколі загальних зборів, відмовили йому, вказавши на те, що громадянин Б-н мав право брати участь у зборах та голосувати при прийнятті рішення з третього питання. Таким чином, рішення, що оспорюється, прийнято з дотриманням чинного законодавства, тобто з дотриманням встановлених правил про кворум для голосування ( постанова ФАС Північно-Західного округу від 4 березня 2010 р. у справі № А56-24028/2009).
Приклад із практики. Оскільки позивач брав участь у зборах і голосував «за» оскаржуване рішення, він не має права його заперечувати
Громадянин Б. звернувся до суду з позовом до громадянина р., ТОВ «І.», МІФНС Росії № 15 по Санкт-Петербургу про визнання недійсним договору від 3 травня 2007 року купівлі-продажу часток статутний капіталтовариства; про визнання недійсним рішення загальних зборів учасників товариства, оформлених протоколом від 4 травня 2007 р. № 6; про визнання недійсним внесеної до статуту товариства зміни № 3, затвердженої протоколом від 4 травня 2007 р. № 6; про визнання недійсними записів до ЄДРЮЛ про внесення змін до відомостей про юридичній особі, що містяться в ЄДРЮЛ, пов'язані з внесенням змін до установчих документів
На позачергових загальних зборах учасників, проведених 3 травня 2007 року учасники (громадянка Б., громадянин Б. та ТОВ «О.Х.») ухвалили рішення про продаж своїх часток громадянину м., також запрошеному на збори. При цьому учасник товариства громадянин Б. зберігав частину своєї частки у розмірі 10% статутного капіталу товариства. Таким чином, у товариство входив новий учасник громадянин, його частка становила 90 відсотків статутного капіталу, і залишався колишній учасник громадянин Б., його частка становила 10 відсотків статутного капіталу. Рішення було прийнято одноголосно, результати голосування відображені у протоколі.
Учасники товариства громадянин м. та громадянин Б. 4 травня 2007 року провели збори та ухвалили рішення про внесення відповідних змін до установчих документів та ЄДРЮЛ. Рішення було прийнято одноголосно, результати голосування відображені у протоколі.
Через деякий час громадянин Б. вирішив оскаржити в судовому порядку раніше прийняті рішення про продаж часток та внесення відповідних змін до установчих документів.
Суд відмовив йому в задоволенні вимог.
Грунтуючись на протоколах загальних зборів учасників, суд зробив висновок про те, що позивач голосував «за» прийняття оскаржуваних ним рішень, а отже, не мав законного права на заперечення таких рішень у суді відповідно до пункту 1 статті 43 Закону про ТОВ (стаття 43). Закону про ТОВ не є особою, яка має право на оскарження рішення загальних зборів учасників товариства, оскільки він брав участь у голосуванні на зборах від 24 травня 2010 року та не голосував «проти» оскаржуваного рішення (постанова ФАС Волго-Вятського округу від 29 квітня 2011 року) м. у справі № А82-6384/2010).
Дотримання вимог до змісту протоколу є особливо актуальним для ТОВ з великою кількістю учасників.
Чим більше в суспільстві учасників, тим складніше їм буде дійти загального рішення, яке влаштовує всіх. Ризик оскарження рішення у разі істотно зростає.
Підпис протоколу
Протокол зборів підписують головуючий та секретар (п. 3 ст. 181. 2 ДК РФ). Однак у цьому випадку є ризик, що суспільство не зможе документально підтвердити факт участі у зборах конкретного учасника, якщо він через деякий час після зборів вирішить оскаржити прийняте рішення у судовому порядку та заявлятиме про те, що він не був присутній на зборах або голосував проти прийнятого рішення.
Щоб знизити ризик заперечення прийнятого рішення, можна зібрати на протоколі загальних зборів підписи всіх присутніх учасників, хоча закон і не зобов'язує це робити. При цьому слід враховувати, що протокол зборів може бути виготовлений не одразу після зборів, крім того, учасник може відмовитись його підписувати.
Ще ефективнішим може бути використання бюлетенів для голосування. Це повністю виключить можливість учасника посилатися на те, що він голосував іншим чином або взагалі не брав участі у зборах. Обов'язковий порядокголосування бюлетенями можна передбачити у Положенні про загальні збори учасників.
Увага:Тягар доведення того факту, що учасник був присутній на зборах, лежить на суспільстві.
Один із найпоширеніших аргументів учасників ТОВ, які хочуть оскаржити рішення, ухвалене загальними зборами, – посилання на відсутність кворуму. А причиною відсутності кворуму може бути, зокрема те, що учасник, який заперечує рішення, не був присутній на зборах. Якщо учасник наводить такий аргумент, то від нього не потрібно доводити, що його справді не було на зборах. Суди роблять висновок, що у такій ситуації саме ТОВ має довести факт присутності учасника зборах.
Приклад із практики. Суд визнав рішення зборів недійсним, оскільки суспільство не довело факт присутності позивача на зборах, а відсутність позивача збори не мали права приймати рішення.
Громадянин А. звернувся до суду з позовом до ТОВ "М." та до МІФНС України № 15 по Санкт-Петербургу про визнання недійсними рішень загальних зборів учасників товариства від 4 жовтня 2004 року, рішення МІФНС № 9 по Санкт-Петербургу від 27 грудня 2004 року про внесення змін до відомостей про юридичну особу, які у ЄДРЮЛ, пов'язаних із внесенням змін до установчих документів товариства, та зобов'язання податкової інспекції внести до ЄДРЮЛ відповідні зміни до відомостей про суспільство.
4 жовтня 2004 року громадянин А. та громадянка С., які володіють по 50 відсотків статутного капіталу товариства, провели позачергові загальні збори, на яких було ухвалено рішення про внесення змін до установчих документів.
Через деякий час громадянин А. вирішив оскаржити прийняте рішення в судовому порядку, посилаючись на те, що не брав участь у загальних зборах, а відтак був відсутній кворум для ухвалення рішення.
Суд задовольнив його вимогу.
Розглянувши протокол загальних зборів, суд зазначив наступне. Хоча у протоколі зазначено, що громадянин А. був присутній на спірних зборах учасників, протокол не містить часу початку та закінчення реєстрації учасників, не містить підпису громадянина А. ні у вступній частині протоколу, ні за підсумками голосування з питань порядку денного. Нарешті лист реєстрації не оформлявся.
Тягар доведення того факту, що учасник був присутній на зборах, лежить на суспільстві, проте воно нічим не підтвердило цей факт.
Оскільки за відсутності громадянина А. громадянка С. була не вправі приймати рішення про внесення змін до установчих документів, таке рішення визнано недійсним (
Громадянин В. звернувся до суду до ТОВ "Х." та МІФНС Росії № 9 по Новгородській області з позовом про визнання недійсними рішень позачергових загальних зборів учасників товариства від 25 вересня 2007 року (протокол № 43) та від 28 грудня 2007 року (протокол № 49) з питань внесення змін до установчих документів товариства; рішень інспекції про державної реєстраціїзмін, що вносяться до установчих документів товариства.
Як встановлено судом, громадянин В. не повідомлявся про проведення зборів та не брав участь у них.
Суд задовольнив позовні вимоги, а також зазначив, що волевиявлення учасника товариства на участь у голосуванні з питань порядку денного має бути зафіксовано його підписом або у листі реєстрації, або у вступній частині протоколу зборів (постанова ФАС Північно-Західного округу від 17 березня 2010 р.). у справі № А44-993/2008).
Відповідає Олександр Сорокін,
заступник начальника Управління оперативного контролюФНП Росії
«ККТ потрібно застосовувати лише у випадках, якщо продавець надає покупцю, у тому числі своїм співробітникам, відстрочку або розстрочку щодо оплати своїх товарів, робіт, послуг. Саме ці випадки, на думку ФНП, належать до надання та погашення позики для оплати товарів, робіт, послуг. Якщо організація видає грошову позику, отримує повернення такої позики або сама отримує та повертає позику, касу не застосовуйте. Коли саме потрібно пробивати чек, дивіться
Центральний банк РФ у корпоративних відносинах - унікальне «джерело права». З одного боку, більша частина його документів має рекомендаційний характер, з іншого – наслідки порушення таких «рекомендацій» можуть бути більш ніж серйозними. Такий ось ввічливо-дбайливий тато, при цьому готовий будь-якої миті пожурити неслухняне дитятко не тільки ременем, а й чимось важчим.
Тому пропонуємо вам уважно подивитися, що ж представники ЦБ РФ нам рекомендують зробити вже до найближчого загальним зборамакціонерів (далі – ОСА), і разом подумати, як краще оформити документи, що підтверджують, що ви дотримуєтеся цих рекомендацій.
Лист ЦБ РФ регламентує випадки проведення загальних зборів акціонерів у формі спільної участі.Нагадаємо, що це лише одна з можливих форм проведення ОСА, передбачених Законом про АТ. Вона є спільною присутністю акціонерів для обговорення питань порядку денного, в т.ч. можливість виступів та прийняття за ними рішень (ст. 47, п. 11 ст. 49 Закону про АТ).
Лист конкретизує окремі вимоги Кодексу корпоративного управління (ще один «рекомендаційний» акт ЦБ РФ) щодо створення для акціонерів максимально сприятливих умовдля участі у загальних зборах, а також надання їм можливості висловити свою думку з питань, що розглядаються. Зокрема, ЦБ РФ особливо обговорює, що порядок ведення загальних зборів акціонерів (регламент) повинен передбачати для учасників рівні права щодо можливості виступити на зборах або поставити питання виступаючим. З цією метою під час підготовки до проведення загальних зборів рекомендовано:
1. Аналізувати явку акціонерів на загальних зборах акціонерів за попередні 3 роки.Це робиться з метою вибору відповідного приміщення для проведення ОСА з урахуванням ймовірної максимальної явки акціонерів.
2. Визначати під час підготовки до проведення ОСА місце його проведення та порядок його організації таким чином, щоб не допускати обмеження чи утруднення доступу(проходу) акціонерів до місця реєстрації на збори та безпосередньо у приміщення, призначене для його проведення.
3. Аналізувати активність акціонерів на ОСА за попередні 3 роки та визначати тривалість проведення ОСА,в т.ч. виходячи з передбачуваної максимальної кількості акціонерів, які можуть виявити бажання брати участь у виступах та обговореннях з питань порядку денного зборів.
4. Якщо на ОСА передбачається можливість участі акціонерів в обговоренні питань порядку денного через відео-конференц-зв'язок – повідомляти про цеакціонерів під час підготовки до проведення ОСА.
Які АТ повинні кликати загальні збори акціонерів реєстратора? Як це реалізувати? Що реєстратор робитиме на зборах? Який склад підписантів у цьому випадку має бути зазначений у документах: протоколах та звіті лічильної комісії, у протоколі самих зборів? Виявляється, вимоги УФАС у цьому питанні часом йдуть далі за вимоги законодавства та роз'яснень Банку Росії. Деталі – у статті «Участь реєстратора у загальних зборах акціонерів» журналу № 11′ 2017
Безумовно, підхід до проведення загальних зборів акціонерів має бути індивідуальним.
Досить велику кількість корпорацій, створених шляхом приватизації, мають у реєстрі сотні, тисячі, а то й десятки тисяч дрібних акціонерів з однією-двома акціями, які ніколи не брали участі у їхній діяльності. Багато з таких акціонерів або забули про свої акції, або ігнорують свої права. Частина вже покинула цей тлінний світ, але їх спадкоємці по різних причинне поспішають оформити перехід акцій у реєстрі акціонерів. При цьому рішення таких корпорацій приймаються 2–3 мажоритаріями. Навіщо такій компанії велика зала, якщо на загальні збори акціонерів приходять 4–5 осіб?
З іншого боку, є сучасні АТ, багато акціонерів яких прагнуть бути в курсі того, що відбувається в компанії, і великі публічні АТ, загальні збори яких обставляються як шоу з безкоштовним фуршетом і роздачею пам'ятних подарунків. Таким компаніям потрібні великі приміщення, щоб зібрати всіх бажаючих послухати звіти керівництва та проголосувати особисто.
Все це зрозуміло, і рекомендації ЦБ РФ, безумовно, відображають практику, що склалася. Разом з тим, з його листа зовсім неясно, як у документах суспільства необхідно відобразити, що ці рекомендації були взяті до уваги?
Однак, перш ніж замислитися, як слідувати рекомендаціям ЦБ РФ, подумаємо, а чи це потрібно взагалі? Якщо ви бажаєте мінімізувати ризики – однозначно, так. Безумовно, якщо збори пройде в штатному режимі, будь-яких підтверджень того, що всі рекомендації ЦБ РФ при його скликанні були враховані, не буде потрібно. Але раптом цього разу станеться НП? Наприклад, прийде вдвічі більше акціонерів, ніж зазвичай? Чи проти організації почнеться атака корпоративного шантажиста і ЦБ РФ піде скарги? Вам однозначно доведеться підтверджувати документами, що ще на стадії скликання зборів ви постаралися врахувати можливі варіанти розвитку подій.
Аналіз явки та активності акціонерів необхідно проводити на перших етапах підготовки до проведення ОСА. Займатися цим повинен орган, який здійснює підготовку до ОСА. Відповідно до підп. 2 п. 1 ст. 65 Закону про АТ це питання віднесено до компетенції ради директорів (наглядової ради). У товариствах із кількістю акціонерів – власників голосуючих акцій менше 50 може бути інший, визначений статутом орган (п. 1 ст. 64 Закону про АТ). Тому природним є висновок, що відображення результатів аналізу має бути в документах даного органу – наприклад, у протоколі або протоколах засідання ради директорів. Розглянути дані питання можна як під час підсумкової наради, присвяченої підготовці ОСА, і під час однієї з проміжних зборів. Аргументи на користь того, щоб провести окреме засідання та відповідно фіксувати його результати окремим протоколом:
- по-перше, такі рекомендації повинні бути враховані під час пошуку приміщення, а це процес не дуже швидкий, відповідно і пропонувати їх виконавчому органунеобхідно якомога раніше;
- по-друге, навіть якщо місце проведення зборів відомо заздалегідь (будівля самого АТ, наприклад) і рекомендації носитимуть свідомо формальний характер, у ході зборів, присвячених безпосередньо призначенню ОСА, дозволяється і так великий обсяг питань. Нема чого завантажувати його ще й додатковим обговоренням формальних рекомендацій;
- по-третє, так в єдиному документі у АТ буде повністю відповідь на питання про те, чи виконала організація останні рекомендації ЦБ РФ про підготовку та проведення ОСА (чи не «прошляпила» їх), при цьому нічого зайвого, за що могли б « зачепитися», у протоколі нічого очікувати.
Але окреме засідання – немає потреби. Звичайно, рішення про те, коли та які питання обговорюватиме рада директорів, приймається ним самим.
Нагадаємо, що законодавство вимагає проведення загальних зборів акціонерів не рідше ніж 1 раз на рік. Обов'язкове для проведення зборів називається річним, а будь-яке інше зібрання – позачерговим. Річні збори акціонерів проводяться у строки, що встановлюються статутом товариства. Проте п. 1 ст. 47 Закону про АТ визначає межі цього періоду: не раніше ніж через 2 місяці та не пізніше ніж через 6 місяців після закінчення фінансового року.
АТ має затверджувати річну бухгалтерську звітність загальними зборами акціонерів, якщо статутом товариства це не віднесено до компетенції ради директорів/наглядової ради (підп. 11 п. 1 ст. 48 Закону про АТ). Проте відповідно до ч. 2 ст. 18 Закону про бухоблік звітність має бути подана не пізніше ніж за 3 місяці з дати закінчення звітного періоду (календарного року).І логічно було б подавати до податкового органу бухгалтерську звітність, що пройшла всі корпоративні процедури її затвердження. Тоді період проведення річних загальних зборів акціонерів звужується до 1 місяця – березня!
Схема 1
Згорнути Показати
А питання щодо організації річних загальних зборів акціонерів рада директорів повинна вирішити набагато раніше, щоб не пізніше ніж за 20 днів до зборів встигнути розіслати повідомлення його учасникам про місце, час та інші аспекти його проведення (п. 1 ст. 52 Закону про АТ).
У Прикладі 1 показаний протокол засідання ради директорів, у якому відображено виконання рекомендацій листа ЦБ РФ від 19.12.2017 № ІН-06-28/60. Він являє собою короткий варіантпротоколювання:
- тільки кого про що заслухали (без фіксації ходу обговорення) та
- прийняті рішення з результатами голосування (без демонстрації, хто як голосував, та якихось особливих думок).
Якщо немає конфлікту думок учасників, то немає сенсу у відображенні у протоколі позиції окремих членів колегіального органу. У будь-якому разі ступінь деталізації відображення ходу обговорення та прийнятих рішень на засіданні визначається його головою, а секретар лише виконує його.
При стандартному оформленні протоколу прийнято спочатку наводити пронумерований перелік питань порядку денного, а потім ставити відповідну цифру та для кожного питання вказувати як мінімум: кого про що слухали, що вирішили та як за це проголосували. Але в нашій ситуації на порядку денному буде лише 1 питання «Про визначення місця та тривалість проведення річних загальних зборів акціонерів» (зазначено цифрою 1 у Прикладі 1), а аналіз, якого вимагає від нас Центробанк, ми помістимо у розділ «СЛУХАЛИ» (див. .цифру 2 там же).
Збори акціонерів, планові чи позачергові, проводять за правилами, які закріпили у законі про АТ. Що потрібно знати про скликання зборів та процедуру його проведення.
Під час підготовки матеріалів ми використовуємо лише інформації
Читайте у нашій статті:
Загальні збори акціонерів – це найвищий орган управління ПАТ чи НАО. У його винятковій компетенції знаходяться рішення щодо ключових питань роботи компанії, наприклад:
- укладання великої угоди, якщо її вартість вища за 50% балансової вартості активів АТ;
- внесення змін до статуту;
- додаткова емісія;
- зміна статутного капіталу;
- реорганізація чи ліквідація підприємства тощо.
Увага! У 2019 році
Щорічні збори скликають для затвердження підсумків за минулий рік, виборів нової ради директорів тощо.
Проведення загальних зборів акціонерів регулюється нормами Федерального закону від 26.12.1995 № 208-ФЗ "Про акціонерні товариства" (далі Закон про АТ). Щоб провести чергову чи позачергову зустріч власників бізнесу, потрібно виконати кілька кроків:
- Прийняти рішення про скликання та проведення зборів. Призначити місце, дату та час зустрічі.
- Затвердити список акціонерів, які братимуть участь у зборах.
- Повідомити учасників зборів у встановленому порядку.
- Провести зустріч. Проведення зборів супроводжується оформленням протоколу, у якому фіксують перебіг зустрічі та всі прийняті рішення.
- Оформити підсумки зборів відповідно до вимог закону.
Крок 1. Загальні збори акціонерів проводять на підставі рішення щодо необхідності зустрічі
Збори не можна проводити без попереднього рішення щодо них. Прийняти таке рішення – до компетенції ради директорів АТ (підп. 2 п. 1 ст. 65 Закону про АТ). Крім ухвалення самого рішення, рада керує підготовкою та проведенням зустрічі (підп. 4 п. 1 ст. 65 Закону про АТ). Якщо у АТ рада не сформували, всі ці функції перебирає особа чи орган, спеціально зазначені у статуті (п. 1 ст. 64 Закону про АТ).
Що вказати у рішенні про проведення зборів
Рада директорів вказує у вирішенні зборів всі важливі моменти. Які саме загальні збори акціонерів проводити – річне чи позачергове; коли, де і скільки організувати зустріч, коли починати реєструвати учасників. Крім того, у рішенні визначають:
- коли має бути готовий список учасників;
- порядок денний зборів;
- як повідомити учасників про збори;
- що входить до переліку відомостей для учасників;
- власники яких типів привілейованих акцій можуть голосувати зборах.
Порядок денний залежить від типу зборів та кола актуальних питань.
Коли проводити збори
У які дати проводити річні збори, закріплюють у статуті АТ. Терміни можна встановити в межах з 1 березня до 30 червня (п. 1 ст. 47 Закону про АТ). Для позачергових загальних зборів діє правило: акціонери можуть провести зустріч протягом 40 днів з моменту, коли надійшла вимога про неї. Така вимога може надійти від когось із власників бізнесу або від уповноважених осіб. Якщо збори скликають, щоб провести вибори до колегіального органу управління, з надходження вимоги про збори до зборів має пройти не більше 75 днів (п. 2 ст. 55 Закону про АТ).
Завантажте документи на тему:
Крок 2. Після прийняття рішення про збори формують список акціонерів, які братимуть у ньому участь
Рішення про збори ухвалили, дату визначили. Після цього формують перелік учасників. Складанням списку на підставі даних реєстру акціонерів займається реєстратор АТ (п. 1 ст. 51 Закону про АТ, абз. 2 п. 1 ст. 8.7-1 Закону про РЦП). Рада директорів направляє реєстратору розпорядження, що необхідно сформувати перелік (абз. 2 п. 7.4.5 Положення про ведення реєстру власників іменних цінних паперів, утв. Постановою ФКЦБ Росії від 02.10.1997 № 27). Вказують дату готовності цього списку. Її визначають із урахуванням дати рішення про збори. Інтервал між двома датами має бути не менше ніж 10 днів. за загальному правилу, список може бути готовий пізніше як 25 днів до зборів (п. 1 ст. 51 Закону про АТ).
Якщо обиратимуть до ради директорів, з дати складання списку до зборів акціонерів має пройти не більше 55 днів. Якщо збори присвячені реорганізації АТ, дату готовності списку встановлюють лише за 35 днів до зустрічі.
Крок 3. Учасникам зустрічі надсилають повідомлення
Повідомити акціонерів про майбутні збори потрібно мінімум за 20 днів до зустрічі, а за необхідності прийняти рішення про реорганізацію власників сповіщають щонайменше за 30 днів. У ряді випадків сповістити акціонерів необхідно за 50 днів до засідання (п. 1 ст. 52 Закону про АТ). Такий термін встановлено для випадків, коли збори присвячені:
- виборам до ради директорів;
- питанням реорганізації;
- виборам до колегіального органу управління нового АТ.
Як повідомити про збори
Повідомляти акціонерів потрібно рекомендованим листом або врученням під розпис. При цьому у статуті АТ можуть бути інші способи повідомлення про загальні збори акціонерів:
- через ЗМІ чи сайт суспільства;
- по електронній пошті;
- письмовим повідомленням телефоном.
Разом з повідомленням власникам бізнесу надсилають питання повісті дня, необхідні для ознайомлення документи, а також бюлетені, якщо голосування будуть проводитися за допомогою бюлетенів (ст. 52 Закону про АТ, п. 3.1 Положення, утв. наказом ФСФР України від 2 лютого 2012 р.). № 12-6/пз-н.
Крок 4. Проведенням загальних зборів акціонерів керує рада директорів
Зустріч має відбутися у призначену дату та час. За дотримання порядку проведення зборів акціонерів відповідає рада директорів (або інша особа, спеціально зазначена у статуті, якщо рада у суспільстві не функціонує). Зокрема, необхідно:
- Зареєструвати всіх учасників, які прибули на збори. Цим займається лічильна комісія чи інші особи (ст. 56 Закону про АТ). Під час реєстрації перевіряють повноваження кожного учасника зборів (ст. 57 Закону про АТ) та фіксують факт його прибуття.
- Визначити кворум. Цим також займається лічильна комісія. Кворум визначають за правилами, зазначеними у законі (ст. 58 Закону про АТ). У тому числі враховують волю акціонерів, які на зборах не присутні, але сповістили про свою позицію не пізніше ніж за 2 дні до зустрічі.
- Оголосити, що збори розпочалися. Зустріч відкриває та проводить голова ради директорів або інша особа, яку вказали у статуті (ст. 67 Закону про АТ).
- Озвучити питання порядку денного та обговорити їх з акціонерами. Корективи до порядку денного можна внести лише у випадку, якщо на зборах присутні всі акціонери (ст. 49 Закону про АТ).
- Провести голосування. Голосувати мають право лише зареєстровані учасники. Голосують підняттям рук чи іншим способом. Якщо голосування проводять за допомогою бюлетенів, у документі наголошують на одному з варіантів з кожного питання. У бюлетені має стояти підпис акціонера або його представника.
- Провести підрахунок голосів та оприлюднити підсумки зустрічі. Результати голосування визначає рахункова комісія чи реєстратор, якщо збори проводять у ПАТ (п. 4 ст. 97 ЦК України). Рішення загальних зборів акціонерів засвідчують відповідно до вимог закону (п. 3 ст. 67.1 ЦК України).
Як у річних чи позапланових загальних зборах акціонерів взяти участь дистанційно
У загальних зборах акціонерів, зокрема і річних, можна брати участь дистанційно. І тому використовують сучасні технології комунікації. Дистанційні учасники можуть обговорювати питання порядку денного та голосувати, якщо це дозволено статутом (п. 11 ст. 49, п. 1 ст. 58, ст. 60 Закону про АТ). Голосування дистанційних учасників забезпечується за допомогою електронних бюлетенів.
Крок 5. Підсумки зборів відображають у протоколі
Відповідно до статті 63 Закону про АТ протокол про підсумки загальних зборів акціонерів оформляють протягом трьох днів після зборів. Протокол готують у двох примірниках, голова зборів та секретар повинні завізувати обидва примірники протоколу. У протоколі вказують:
Спробуйте безкоштовний доступна 3 дні >>
Щорічне проведення річних загальних зборів акціонерів – це обов'язок акціонерного товариства, який закріплений законодавчо. Саме тому до правильної підготовки цього заходу та його документального оформленняпред'являються жорсткі вимоги. Спробуємо розібратися, як підготуватися до загальних зборів та скласти його протокол.
Пункт 1 статті 47 Федерального закону від 26.12.1995 N 208-ФЗ (далі Закон), наказує проводити річне загальні збори акціонерів. Вимоги щодо організації цього заходу також обумовлені у цій законодавчій нормі. Розглянемо, як правильно підготуватися до загальних зборів акціонерів (далі ОСА) та скласти його протокол.
Підготовка до річного ОСА
ОСА – це найвищий орган управління суспільством. Частота зустрічей акціонерів визначається статутом акціонерного товариства. Однак річні збори необхідно проводити не раніше ніж за два місяці і не пізніше ніж через шість місяців після закінчення фінансового року.
Довідка: згідно ст. 12 БК РФ, фінансовий рік дорівнює календарному. Відтак терміни проведення ОСА за 2020 рік: 01.11.2017-30.06.2018.
У ході цього заходу співвласники бізнесу вирішують ключові питання, що визначають подальший курс усієї компанії. Серед них, наприклад:
- реорганізація та ліквідація компанії;
- зміна та доповнення статуту;
- обрання ради директорів;
- припинення повноважень ради директорів;
- розподіл дивідендів;
- зміна розміру статутного капіталу.
Ініціаторами можуть виступати рада директорів, керівники товариства, акціонери або інші особи, які мають не менше ніж 2% голосуючих акцій у статутному капіталі товариства.
Рішення про збирання приймає рада директорів. Про це свідчить підпункт 4 пункту 1 ст. 65 Закону. Рада директорів визначає інші деталі: список учасників, дату, час. Перелік деталей чітко визначено у ст. 54 ФЗ-208. Відповідальність за підготовку лежить на раді директорів.
Формування списку учасників та їх повідомлення
Після ухвалення рішення про проведення зборів необхідно сформувати список учасників. Відповідно до пункту 1 ст. 51 Закону, він має бути готовий не менш як за 25 днів до дати заходу. Якщо в його порядку буде порушено питання про реорганізацію суспільства, цей термін складе 35 днів. Повідомити учасників необхідно не менш як за 20 днів до запланованої дати. Якщо на порядку денному розглядатиметься питання реорганізації, цей термін становить 30 днів.
Повідомлення може здійснюватися у різний спосіб: рекомендованим листом, у ЗМІ, на сайті компанії, за допомогою телефонного дзвінка або електронного листа.
Протокол річних загальних зборів акціонерів у 2020 році
На ОСА має бути присутнім реєстратор або нотаріус. Їхня роль полягає в тому, щоб розробити сценарій заходу, а також простежити за тим, щоб його було дотримано в повному порядку. По суті ці фахівці є розпорядниками. Вони можуть бути відповідальними за підготовку протоколу.
Відповідно до ст. 63 Закону, протокол має бути підготовлений не пізніше ніж через три дні після заходу. Протокол готується у двох примірниках, які мають бути підписані секретарем та головою зборів. Його зміст регламентується цією ж статтею та пунктом 4.29 Положення про проведення зборів акціонерів (затверджено наказом ФСФР Росії від 2 лютого 2012 р. № 12-6/пз-н). У протоколі мають бути зазначені такі відомості:
- місце та час проведення;
- повна назва акціонерного товариства та його місцезнаходження;
- тип та форма ОСА;
- дата складання списку учасників;
- загальна кількість голосів, які мають власники голосуючих акцій;
- кількість голосів, які мають акціонери-учасники;
- інформація про голову та секретаря;
- порядок денний.
У протоколі фіксуються основні тези виступів, питання, поставлені на голосування, його результати та прийняті рішення. Крім цього, вказується час початку та кінця підрахунку голосів та кількість голосів за кожен варіант. Прийняті рішенняповинні бути засвідчені нотаріусом.