Kirish

Har qanday zamonaviy tashkilot uchun zamonaviyning imkoniyatlari axborot texnologiyalari yozuvlarni boshqarishda ulardan foydalanish nuqtai nazaridan.

Ish jarayonini avtomatlashtirish haqida gap ketganda, bu soha ko'pincha hal qilinayotgan muammo bilan bevosita bog'liq bo'lmagan ko'plab dasturlarni o'z ichiga oladi - matn muharrirlari, belgilarni aniqlash dasturlari, tizimlar Elektron pochta. Biroq, bu tizim emas. elektron hujjat aylanishi. Va dunyodagi mavjud vaziyatni hisobga olgan holda, tashkilot uchun maqbul hujjat aylanishi tizimini joriy etish nihoyatda muhim vazifadir.

Optimal tuzilgan ish jarayonining yo'qligi va hujjatlarning harakati va bajarilishini samarali kuzatib borishning mumkin emasligi ish samaradorligining pasayishiga va xatolarning ko'payishiga olib keladi.

Hujjatlarni boshqarish muammosini hal qilish zamonaviy sharoitlar maqsadli bo'lishini ta'minlaydi axborot resurslari tashkilotlar, qo'lda kiritilgan ma'lumotlar miqdorini kamaytiradi, bu vaqtni tejaydi va ularning samarali ishlashini ta'minlaydi.

Dissertatsiyaning dolzarbligi:Tanlangan mavzu dolzarbdir, chunki ma'lumki, hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish boshqaruv apparati ishining sifatiga, boshqaruv xodimlarining ishini tashkil etish va madaniyatiga ta'sir qiladi. Muvaffaqiyat hujjatlarning professional tarzda yuritilishiga bog'liq. boshqaruv faoliyati umuman. Zamonaviy tadqiqotlar shuni ko'rsatadiki, tashkilotlar xodimlarining ish vaqtining 85 foizi hujjatlarni tayyorlash, saqlash, to'ldirish, nusxalash va topshirishga sarflanadi.

To'g'ri tashkil etilgan ishlarni boshqarish qidiruv uchun zarur bo'lgan vaqtni qisqartiradi, ma'lumotlarning to'g'riligi va o'z vaqtidaligini oshiradi va uning ortiqchaligini yo'q qiladi. Axborot va shunga mos ravishda hujjatlar hajmining o'sishi hujjatlarni o'z vaqtida qayta ishlash texnologiyasini, kompyuterlarning paydo bo'lishi bilan esa axborotning o'zini joriy qilishni talab qildi.

Tezisning maqsadi:Moskva shahar davlat avtonom ta'lim muassasasida 11-sonli tadbirkorlik kollejida elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etish bo'yicha texnik topshiriqlarni ishlab chiqish Menejment va axborot texnologiyalari bo'limi.

Dissertatsiyaning vazifasi:

1)Turli manbalardan (adabiyot, Internet va boshqalar) turli xil hujjat aylanish tizimlari haqida ma'lumot to'plash.

)ularni sarflang qiyosiy tahlil, axborot tizimiga qo'yiladigan talablarni tahlil qilish.

)Elektron hujjat aylanish tizimlarini tanlash.

)Texnik shartlarni ishlab chiqish.

Birinchi (nazariy) bobda ish jarayoni va tamoyillari tushunchalari muhokama qilinadi. Shuningdek, elektron hujjat aylanish tizimlari va elektron hujjat aylanishi, ularning tasnifi tahlil qilinadi.

Ikkinchi bobda (texnik) mavjud elektron hujjat aylanish tizimlarini tahlil qilish, ko'rib chiqish va tanlash amalga oshirildi va ular uchun eng mos keladi. texnik talablar 11-son tadbirkorlik kolleji. Uchinchi bobda hisoblash iqtisodiy samaradorlik.

1. Boshqaruv faoliyatining ish jarayonini tashkil etish tamoyillari

Ish jarayoni tushunchasi

Tashkilotning ish oqimi ostida tegishli mansabdor shaxslar tomonidan ish jarayonida yaratilgan hujjatlarning tartibli harakatini tushunish odatiy holdir.

GOST R 51141-98 ga muvofiq - hujjat aylanishi - tashkilotdagi hujjatlarning ular yaratilgan yoki olingan paytdan boshlab bajarilishi yoki jo'natish tugaguniga qadar harakati. Hujjatlar bilan ishlash to'plami: qabul qilish, ro'yxatga olish, tarqatish, bajarilishini nazorat qilish, ishlarni shakllantirish, saqlash va qayta ishlatmoq hujjatlar, ma'lumotnoma ishi.

Ish jarayonining turlari

Birlamchi hujjatlar harakati va hisobi amalga oshiriladigan tashkilotlarning xo'jalik operatsiyalarining xususiyatiga qarab, hujjat aylanishining quyidagi turlari ajratiladi:

· Boshqaruv.Operatsion, ishonchli va vizual boshqaruv hisobotlarini tuzish uchun ma'lumotlarni to'plash, tahlil qilish va umumlashtirish bosqichlarini o'z ichiga oladi, ular asosida qabul qilish amalga oshiriladi. strategik qarorlar va ularning o'z vaqtida bajarilishini nazorat qilish;

· Moliyaviy.Ish yuritish bo'yicha barcha operatsiyalarni qamrab oladi va tashkilotga biznes-jarayonlarga jalb qilingan hujjatlarni (shartnomalar, yozishmalar, rejali va tahliliy hisobotlar, qoidalar va boshqalar) boshqarish imkonini beradi;

· Xodimlar.Bu tashkilot xodimlarini hisobga olish bilan bog'liq ma'lumotlarni to'plash va ro'yxatdan o'tkazishni o'z ichiga oladi: xodimlarni qabul qilish, o'tkazish, lavozimini o'zgartirish va ishdan bo'shatish, ishdan bo'shatish va intizomiy jazo, ta'til jadvallari, shtat jadvallari, lavozim tavsiflari va boshqalar.

· Texnik.Loyiha hujjatlarining hayotiy tsiklini tayyorlash va qo'llab-quvvatlash (yaratish, bajarish, tasdiqlash, tasdiqlash, o'zgartirish va arxivlash) uchun axborot oqimlarini muvofiqlashtiradi;

· Arxiv.Har yili ko'rib chiqiladigan ishlar nomenklaturasi bo'yicha hujjatlarni arxiv saqlanishiga o'z vaqtida topshirilishini va ish yuritish jarayonida ularning hisobga olinishini ta'minlaydi.

Ish jarayonini tashkil qilish usullari

Hujjatlarni yozib olishning quyidagi usullari mavjud:

Qog'oz - barcha moliyaviy va xo'jalik operatsiyalari faqat qog'ozda tuzilgan, kerakli rekvizitlar ko'rsatilgan va tuzuvchilarning imzolari bilan tasdiqlangan hujjatlarda aks ettirilishini anglatadi. Ushbu usul hujjatlarni yaratish, qayta ishlash va saqlash uchun katta vaqt va moddiy resurslarni talab qiladi. Shuningdek, moddiy tashuvchi yo'q qilingan taqdirda hujjatni qaytarib bo'lmaydigan yo'qotish xavfi mavjud.

Elektron - barcha biznes jarayonlar qog'ozda asl nusxasi bo'lmagan hujjatlarda, faqat elektron shaklda qayd etilishini nazarda tutadi. Hujjatlarni qonuniy kuchga ega bo'lish uchun plagiat va hujjatlarni buzishdan himoya qiluvchi elektron raqamli imzo qo'llaniladi. Buxgalteriya hisobining bu usuli hujjatlarni yaratish vaqtini minimallashtirish va ularning harakati ustidan nazoratni kuchaytirish imkonini beradi.

Aralashgan - hujjatlarni muvofiqlashtirish va tasdiqlash qog‘ozda, tuzilmaviy bo‘linmalar yoki xodimlar o‘rtasida tayyorlash va o‘tkazish esa kompyuterlar yordamida amalga oshirilishini nazarda tutadi. Bunday holda, qog'ozdagi hujjatning asl nusxasi qonuniy kuchga ega. Ushbu usul korxonada hujjatlar harakati jadvalini optimallashtirishni ta'minlaydi.

Elektron hujjat aylanishi

Elektron hujjat aylanishi (EDM)- “qog‘ozsiz ish yuritish” konsepsiyasini amalga oshirgan holda, elektron shaklda taqdim etilgan hujjatlar bilan ishlashning yagona mexanizmi.

Elektron hujjat aylanishining asosiy tamoyillari:

· Hujjatni yagona identifikatsiya qilish imkonini beruvchi hujjatni yagona ro'yxatdan o'tkazish.

· Hujjatlarning harakatlanish vaqtini qisqartirish va ularni bajarish samaradorligini oshirish imkonini beruvchi operatsiyalarni parallel bajarish imkoniyati.

· Hujjat (jarayon) hayotining har bir daqiqasida hujjatning (topshiriqning) bajarilishi uchun mas'ul shaxsni aniqlash imkonini beruvchi hujjat harakatining uzluksizligi.

· Hujjatlarni takrorlash imkoniyatini istisno qilishga imkon beradigan hujjatli ma'lumotlarning yagona (yoki muvofiqlashtirilgan taqsimlangan) ma'lumotlar bazasi.

· Hujjatni topishga imkon beruvchi samarali tashkil etilgan hujjat qidirish tizimi minimal ma'lumot u haqida.

· Kengaytirilgan hisobot tizimi turli statuslar va hujjatlarning atributlari, bu hujjatlarni boshqarish jarayonlari orqali hujjatlarning harakatini nazorat qilish va hisobotlar ma'lumotlari asosida boshqaruv qarorlarini qabul qilish imkonini beradi.

Menejmentda keng qo'llaniladi elektron vositalar hujjatlarni yaratish va qayta ishlash, shuning uchun ish jarayoni boshqaruv axborot ta'minotining ajralmas qismi sifatida qaraladi va tashkilotning axborot oqimlarining harakatini - ularni qabul qilish, qayta ishlash, qayta ishlash, foydalanishni o'z ichiga oladi.

Agar yaqin vaqtgacha biznes adabiyotida an'anaviy va elektron hujjat aylanishini bir-biridan ajratish odatiy hol bo'lsa, endi biz an'anaviy ish yuritishning eng yaxshi fazilatlarini yaratish uchun zamonaviy texnologiyalar bilan birlashtirgan yangi, zamonaviy turdagi hujjat aylanishining paydo bo'lishi haqida gapiramiz. , hujjatlarni qayta ishlash va belgilangan manzilga o'tkazish.

Hozirgi vaqtda Rossiya ofis ishi hali ham yirik ma'muriy va sanoat markazlarida elektronning ma'lum bir ustunligi bilan ish oqimining ikkala turining kombinatsiyasini saqlab qoladi.

An'anaviy ish oqimi ofis ishining ba'zi o'ziga xos sohalarida, xususan, qaerda o'z o'rnini saqlab qoladi gaplashamiz maxfiy hujjatlar haqida (cheklangan foydalanish hujjatlari).

Shunday qilib, tashkilotning zamonaviy ish jarayoni hujjatlar bilan ishlashda elektron texnologiyalardan ustuvor foydalanishga asoslangan aralash ish oqimi sifatida ko'rib chiqilishi kerak.

Ikkinchisi hujjatlar, qoida tariqasida, zamonaviy texnologik vositalar (orgtexnika, materiallar va boshqalar) yordamida yaratilganligini va ularni uzatish, qayta ishlash va saqlash ham elektron, ham "qog'oz" shaklida amalga oshirilishini anglatadi.

Zamonaviy ish jarayoni tashkilot uchta mustaqil axborot oqimining tashkiliy "birlashishi" natijasida shakllanadi, ular orqali ichki hujjatlar, kiruvchi hujjatlar va chiquvchi hujjatlar "sayohat qiladi".

Tashqi axborot oqimi kiruvchi va chiquvchi hujjatlarning harakatini, ichki axborot oqimi esa korxona ichidagi hujjatlar harakatini ta’minlaydi.

TO ichki hujjatlarTashkilotning (uning tarkibiy bo'linmalarining) vazifalari va ehtiyojlaridan kelib chiqib, mansabdor shaxslar tomonidan ishlab chiqilgan hujjatlarni tasniflash odatiy holdir. ichki qoidalar hujjatlarni ishlab chiqish. Boshqacha qilib aytganda, bular natijasida olingan hujjatlar ichki faoliyat korxonalar.

Umumiy tashkilot tashkilotning ichki hujjatlari bilan ishlash quyidagicha:

Kiruvchi hujjatlar- bu turli aloqa kanallari orqali tashkilotga tashqaridan kiruvchi hujjatlar.

Tashkilotning kiruvchi hujjatlari bilan ishlashning umumiy tashkil etilishi quyidagicha:

Chiqish hujjatlari- bu tashkilot ichida ishlab chiqilgan va undan tashqarida quyi boshqaruv organlariga (bo'ysunuvchi mansabdor shaxslar, muassasalar va tashkilotlar) rahbarlik qilish uchun yoki yuqori hokimiyatning (katta boshliqlarning) yozma ko'rsatmalariga (yo'l-yo'riq hujjatlari) muvofiq yuboriladigan hujjatlar.

Tashkilotning chiquvchi hujjatlari bilan ishlashning umumiy tashkil etilishi quyidagicha:

Elektron hujjat aylanish tizimlari

Elektron hujjat aylanishi tizimi (EDMS) eng. EDMS (Elektron Hujjatlarni boshqarish tizimlari) va EMC (Korxona tarkibini boshqarish) -uchun avtomatlashtirish tizimi hisoblanadi axborot hujjatlari ularning butun hayotiy tsikli (yaratish, o'zgartirish, saqlash, qidirish, tasniflash va boshqalar), shuningdek, xodimlar o'rtasidagi o'zaro munosabatlar jarayonlari. Shu bilan birga, hujjatlar, birinchi navbatda, tuzilmagan degan ma'noni anglatadi elektron hujjatlar(Word, Excel va boshqalar fayllari). Qoida tariqasida, EDMS hujjatlarning elektron arxivini va biznes jarayonlarini avtomatlashtirish va ish yuritishning funktsional imkoniyatlarini qo'llab-quvvatlash tizimini o'z ichiga oladi.

Hozirgi vaqtda juda ko'p sonli elektron hujjat aylanish tizimlari mavjud. Shu bilan birga, "hujjatlar aylanishi" va "ofis ishi" atamalarini farqlash kerak. ofis ishi ish yuritish amaliyotida hujjatlar bilan ishlashning rasmiy qoidalarini bildirish uchun ishlatiladigan atama. Hujjatlarni boshqarish tizimlari mavjud bo'lib, ularni kerakli ofis ishi qoidalariga moslashtirish mumkin. Ammo shunday tizimlar mavjudki, ular dastlab ushbu qoidalarni qo'llab-quvvatlashni maqsad qilib qo'ygan va bu ma'noda endi mavjud emas umumiy funktsiyalar ish oqimi tizimlari deb atash uchun etarli.

Har qanday ish oqimi tizimi quyidagi toifalarning har birining elementlarini o'z ichiga olishi mumkin, ammo ularning ko'pchiligi birinchi navbatda mahsulotni joylashtirish bilan bog'liq bo'lgan sohalardan birida o'ziga xos yo'nalishga ega.

Elektron hujjat aylanish tizimlarining tasnifi:

1.Universal "qutili" SEDO:

o standart funktsiyalar to'plami;

o ma'lum bir tashkilotning ehtiyojlarini to'liq qondira olmaslik;

o sotib olish va o'rnatish uchun kam vaqt xarajatlari;

o nisbatan past narx;

o har bir amalga oshirilgan uchun litsenziya sotib olish zarurati ish joyi.

2.Individual ishlab chiqilgan EDMS:

o eng moslashtirilgan tizim;

o katta vaqt xarajatlari;

o rivojlanishning yuqori narxi;

o tegishli xarajatlar: xodimlarni o'qitish xarajatlari, yangi uskunalar va dasturiy ta'minotni sotib olish.

3.Birlashtirilgan SEDO:

o zarur qo'shimcha modullar ishlab chiqilayotgan bazaviy platforma;

o korxona ehtiyojlariga to'liq mos kelishi;

o ishlab chiqish va amalga oshirish uchun kichik vaqt xarajatlari;

o narxiga quyidagilar kiradi: bazaviy platformaning narxi va buyurtmaning murakkabligiga qarab individual takomillashtirish narxi;

o mahsulotga bo'lgan huquqlarni mijozga o'tkazish;

o ishlab chiqish va foydalanish qulayligi;

o to'liq ruslashtirish;

o foydalanuvchilar uchun qulay interfeys;

o mavjud ofis ilovalari bilan o'zaro aloqa.

Amalga oshirilgan funktsiyalar soniga ko'ra, EDMS quyidagilarga bo'linadi:

· Axborotni saqlash va qidirishning ilg'or vositalariga ega tizimlar (elektron arxivlar - EA). Elektron arxiv - bu ma'lumotlarni samarali saqlash va qidirishga qaratilgan hujjat aylanish tizimining alohida holati. Ba'zi tizimlar, ayniqsa, ilg'or to'liq matnli qidiruv vositalari tufayli ajralib turadi: loyqa qidiruv, semantik qidiruv va boshqalar, boshqalari saqlashni samarali tashkil etish tufayli: HSM, axborotni saqlash uskunalarining keng doirasini qo'llab-quvvatlash va boshqalar.

· Kengaytirilgan ish oqimi (WF) vositalariga ega tizimlar. Ushbu tizimlar asosan ma'lum ob'ektlarning oldindan belgilangan marshrutlar ("qattiq marshrutlash" deb ataladigan) bo'ylab harakatlanishini ta'minlash uchun mo'ljallangan. Har bir bosqichda ob'ekt o'zgarishi mumkin, shuning uchun u "ish" (ish) umumiy so'zi deb ataladi. Ushbu turdagi tizimlar ish oqimi tizimlari deb ataladi - "ish oqimi" (afsuski, bu atama uchun rus tilida aniq ekvivalenti yo'q). Hujjatlar ish joylariga biriktirilishi mumkin, ammo hujjatlar bu tizimlarning asosiy ob'ekti emas. Bunday tizimlar yordamida barcha bosqichlari oldindan ma'lum bo'lgan va tayinlanishi mumkin bo'lgan muayyan ishlarni tashkil qilish mumkin.

· Tashkilotni boshqarish va bilimlarni to'plashni qo'llab-quvvatlashga qaratilgan tizimlar. Bular odatda oldingi ikkitasining elementlarini birlashtirgan "gibrid" tizimlardir. Bunday holda, tizimdagi asosiy tushuncha ham hujjatning o'zi, ham bajariladigan vazifa bo'lishi mumkin. Tashkilotni boshqarish uchun "qattiq" va "erkin" marshrutlash kerak, agar hujjatning marshruti rahbar tomonidan tayinlangan bo'lsa ("kiruvchi hujjatni bo'yaydi"), shuning uchun ikkala texnologiya ham u yoki bu shaklda mavjud bo'lishi mumkin. bunday tizimlar. Ushbu tizimlar davlat boshqaruvi tuzilmalarida, idoralarda faol qo'llaniladi yirik kompaniyalar Rivojlangan ierarxiya bilan ajralib turadigan , hujjatlar harakati uchun ma'lum qoidalar va tartiblarga ega. Shu bilan birga, xodimlar birgalikda hujjatlarni tuzadilar, qarorlar tayyorlaydilar va qabul qiladilar, ularning bajarilishini bajaradilar yoki nazorat qiladilar.

Yirik korxonalarda bunday tizimlarni joriy qilishda tizim samarali boshqaruv, katta hajmdagi axborotni qayta ishlash, ishlab chiqarishni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlari bilan integratsiyalashuv, masshtablilik, bosqichma-bosqich joriy etish, hududiy taqsimotni hisobga olish, murakkab tashkiliy tuzilmani amalga oshirish imkoniyatini ta’minlab berishini aniqlash muhim ahamiyatga ega. rolga asoslangan kirish tashkiloti va boshqalar.

· Hamkorlikka yo'naltirilgan tizimlar. Bu o'zgaruvchanlikni tushunish bilan bog'liq bo'lgan hujjat boshqaruvi tizimlari sohasidagi yangi tendentsiya bozor sharoitlari V zamonaviy dunyo va ortiqcha, juda foydali, ammo og'ir balastsiz tez harakat qilish uchun "faqat eng zarur" bo'lishi kerakligi bilan. Bunday tizimlar, avvalgilaridan farqli o'laroq, tashkilotda ierarxiya tushunchasini o'z ichiga olmaydi, ish jarayonini hech qanday rasmiylashtirishga e'tibor bermaydi. Ularning vazifasi, tashkilotdagi odamlarning, hatto geografik jihatdan bir-biridan ajralib tursa ham, birgalikda ishlashini ta'minlash va bu ish natijalarini saqlab qolishdir. Odatda "portallar" kontseptsiyasida amalga oshiriladi. Ular intranetda hujjatlarni saqlash va nashr etish, ma'lumot olish, muhokama qilish, yig'ilish vositalari (haqiqiy va virtual) bo'yicha xizmatlar ko'rsatadi. Bunday tizimlar jadal rivojlanayotganlar orasida mijozlarni topadi tijorat kompaniyalari, yirik firmalar va davlat idoralarida ishchi guruhlar.

· Ilg'or qo'shimcha xizmatlarga ega tizimlar.Masalan, mijozlar bilan munosabatlarni boshqarish xizmati (CRM - Customer Relation Management), loyihalarni boshqarish, billing, elektron pochta va boshqalar (E'tibor bering, hujjatlarni boshqarish tizimi va, masalan, CRM xizmati funktsiyalarining murakkabligi turlicha bo'lishi mumkin. tashkilotga bog'liq bo'lgan nisbatlar.Lekin ushbu maqola kontekstida CRM funksiyasi ixtiyoriy).

EDMS uchun odatiy talablar

Agar siz texnik topshiriqlarni tayyorlash uchun standart xatiga amal qilsangiz, odatiy foydalanuvchi elektron hujjat aylanish tizimiga qo'yadigan talablarni quyidagicha ta'riflash mumkin.

Elektron hujjat aylanishi tizimi quyidagilarni ta'minlashi kerak:

· hujjatlar va ularning tavsiflarining ishonchli saqlanishini ta'minlash;

· hujjatning hayot aylanishini ta'minlash (uni yaratish, versiyalarini saqlash, nashr etish, olib qo'yilgan hujjatga kirishni bloklash, hujjatni arxivga saqlash uchun topshirish);

· foydalanuvchiga har xil turdagi hujjatlarni o'rnatish, ular uchun kartalar yaratish va tahrirlash imkonini beradi;

· hujjatlarni samarali qidirish uchun toifalar ierarxiyasini saqlash;

· kartadagi ma'lumotlar, shuningdek, to'liq matn asosida hujjatlarni qidirish;

· hujjatlarga kirishni alohida foydalanuvchilar darajasida rol printsipi bo'yicha va tashkilotning ierarxik tuzilmasidan kelib chiqqan holda ajratishni ta'minlash;

· HSM texnologiyasini qo'llab-quvvatlash;

· foydalanuvchilarning ishi va tizimning o'zi bilan bog'liq barcha voqealarni jurnalga yozib qo'ying; ilg'or ma'muriy vositalarga ega bo'lish zarur;

· ma'lumotlarga masofadan kirishni qo'llab-quvvatlash.

Murakkab tizimlar quyidagilarni qo'llab-quvvatlashi kerak:

· klaster texnologiyalarini taqdim etish uzluksiz ishlash;

· geografik jihatdan taqsimlangan tashkilotlar;

· ma'lumotlarni saqlash va uzatish uchun shifrlash algoritmlari;

· raqamli imzo.

Arxitektura talablari:

· maxsus dastur serverining mavjudligi;

· nozik mijozning mavjudligi; brauzer yordamida hujjatlarga kirishni qo'llab-quvvatlash.

· kengaytirilishi uchun multiplatforma;

Ochiqlik va boshqa tizimlar bilan integratsiyaga qo'yiladigan talablar:

· hujjatlarni oqimli kiritish bilan integratsiya;

· ofis ilovalari bilan integratsiya;

· elektron pochta integratsiyasi;

· ishlab chiqilgan dastur interfeysi (API) mavjudligi;

· tizim foydalanuvchilari ro'yxatini saqlash va sinxronlashtirish uchun standart katalog xizmatlari (masalan, LDAP) bilan integratsiya;

· foydalanuvchi interfeysini muayyan vazifalar uchun moslash qobiliyati;

· tizimni o'zining maxsus komponentlari bilan to'ldirish imkoniyati;

Hujjat atributlarini saqlash uchun tashqi ma'lumotlar bazasidan foydalanilsa, ma'lumotlar strukturasi va turli ma'lumotlar bazasi bilan ishlash vositalarining batafsil tavsifi talab qilinadi.

Elektron hujjat aylanish tizimlarining tarkibiy qismlarini yaratish

Elektron hujjat aylanish tizimining tarkibiy arxitekturasi 1-rasmda ko'rsatilgan. Arxitekturaning asosiy elementlari:

Mijoz ish stantsiyasi - foydalanuvchi interfeysi va boshqaruv elementlarining tarkibiy qismlari. Ilova serveri - tizimning biznes mantiqini bajarish uchun server komponentlari. Ma'lumotlar bazasi serveri - ma'lumotlarni saqlash va kirish komponentlari.

Elektron hujjat aylanishi tizimining tarkibiy qismlari EDMS o'zaro ta'sir dasturiy interfeysi orqali boshqa tizimlar bilan o'zaro ta'sir qiladi, o'z navbatida, boshqa tizimlar EDMS dasturiy interfeysi orqali elektron hujjat aylanishi tizimi bilan o'zaro ta'sir qiladi.

Shakl 1. Elektron hujjat aylanishi tizimining komponent arxitekturasi

Ushbu bobda hujjat aylanishini tashkil etishning asosiy tushunchalari, turlari va usullari, shuningdek, elektron hujjat aylanishi, tasnifi va tamoyillari ko'rib chiqildi. Umumiy ma'lumot elektron hujjat aylanish tizimlari, tasnifi va talablari bo'yicha. Endi biz elektron hujjat aylanish tizimlarini ko'rib chiqish va tanlashga murojaat qilamiz.

2. Elektron hujjat aylanishining asosiy tizimlariga umumiy nuqtai

Hozirgi vaqtda Rossiya bozori tashkilotning boshqaruv faoliyatini avtomatlashtirish talablari va vazifalariga javob beradigan, ammo turli xil dasturiy ta'minot talablariga javob beradigan EDMSning juda keng assortimentini taklif qiladi. Quyida ba'zi avtomatlashtirilgan tizimlarning umumiy ko'rinishi keltirilgan. Ushbu tizimlar tasodifan tanlanmagan, lekin 2010 yilda EDMS va ECM tizimlari uchun Rossiya bozorining rivojlanishi bo'yicha tahliliy hisobotni e'lon qilgan DSS Consulting tadqiqotiga asoslangan.

Amalga oshirish soni bo'yicha sanoat taqsimoti

Ushbu bo'limda 2009-2010 yillarda Rossiyada EDMS / ECM mahsulotlarini aylanmasini amalga oshirish bo'yicha loyihalarning tarmoq taqsimoti ko'rib chiqiladi.

Diagramma 1. 2010 yilda Rossiyada sanoat bo'yicha EDMS / ECM mahsulotlarini joriy etishning taqsimlanishi

2010 yil oxirida EDMS/ECM mahsulotlarining aylanishini amalga oshirish bo'yicha loyihalarning eng ko'p soni davlat sektorida qayd etilgan - amalga oshirilganlarning 28%.

Muvaffaqiyatli amalga oshirilgan loyihalar soni bo'yicha ikkinchi o'rinni egalladi moliya sektori amalga oshirish ulushining o'sishi (1%) bo'lib, 2010 yil oxiridagi ko'rsatkichga (9%) yetdi.

Bundan tashqari, aylanma EDMS / ECM mahsulotlari neft va gazdan talabga ega kimyo sanoati(8% amalga oshirish), qurilish (7%) va fan va taʼlim (7%). Shu bilan birga, shuni ta'kidlash joizki, ilmiy va ta'lim segmentida joriy etish statistikasi ham ta'lim loyihalari amalga oshirish.

Diagramma 2. 2010 yilda Rossiyada EDMS/ECM mahsulotlarini joriy etishning taqsimlanishi

Diagrammadan ko'rinib turibdiki, Rossiyada amalga oshirishlar soni bo'yicha Directum EDMS (bozorning 25%), DocsVision (bozorning 15%), 1C-Document Management 8 (bozorning 9%). va boshqa EDMS (bozorning 51%) .

Shunday qilib, yuqoridagi barcha diagrammalarni hisobga olgan holda, biz eng mashhur EDMS ni tanlaymiz:

."Directum", Directum;

2."DocsVision", DocsVision;

3."1C: Ish oqimi 8", 1C;

Oddiy EDMS yechimlariga umumiy nuqtai

Directum - bu tashkilotning barcha xodimlarining turli sohalarda samaradorligini oshirishga qaratilgan elektron hujjat aylanishi va o'zaro aloqalarni boshqarish tizimi qo'shma tadbirlar.

Qisqa Tasvir tizimlari

DIRECTUM tizimi to'liq huquqli ECM tizimi bo'lib, hujjat aylanishining to'liq hayot aylanishini qo'llab-quvvatlaydi, an'anaviy "qog'oz" ish yuritish esa elektron hujjat aylanishiga muammosiz mos keladi. DIRECTUM Workflow texnologiyasi asosida biznes jarayonlarini samarali tashkil etish va nazorat qilishni ta'minlaydi: hujjatlarni tasdiqlash, murakkab buyurtmalarni qayta ishlash, yig'ilishlarni tayyorlash va o'tkazish, savdo tsiklini qo'llab-quvvatlash va boshqa o'zaro ta'sir jarayonlari.

Yechilishi kerak bo'lgan vazifalar

Elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etish natijasida quyidagi vazifalar hal etilmoqda:

· hujjatlar bilan ishlash va ularni tashkilot doirasida muvofiqlashtirish faqat ERI yordamida elektron shaklda amalga oshiriladi;

· yuqori boshqaruv tizimidagi hujjatlar bilan ishlaydi;

· ishlash intizomini nazorat qilish tizim ma'lumotlari asosida amalga oshiriladi;

· tizimda barcha tarkibiy bo'linmalar, shu jumladan oddiy xodimlar ishlaydi;

· elektron hujjatlar va korporativ bilimlarning yagona ombori yaratildi, unda barcha xodimlar o‘z vakolatlariga muvofiq ishlaydi.

Tizimning asosiy funksionalligi quyidagi xususiyatlar bilan belgilanadi:

· Qog'oz hujjatlarni aniqlash va qidirishni soddalashtiradigan vositaning mavjudligi. Biznesga yo'naltirilgan ish jarayoni mexanizmi va murakkab biznes yo'nalishlarini modellashtirish imkonini beruvchi odatiy marshrut sxemasi muharriri mavjudligi.

· Hujjatlarning butun hayoti davomida har xil turdagi tarkiblar uchun deyarli cheksiz hajmdagi hujjatlar omborlarini yagona tizimda yaratish va boshqarish qobiliyati.

· Meeting Management, Contract Management va Mijozlar bilan munosabatlarni boshqarish modullari tufayli tizimning kengaytirilgan funksionalligi.

· Elektron hujjat aylanishiga, shu jumladan Rossiya Federatsiyasida sertifikatlangan kripto-himoya vositalaridan foydalanishga o'tish uchun elektron raqamli imzo (ERI) mexanizmini kengaytirish.

· DIRECTUM-da SAP, 1C va boshqa ERP tizimlarining ishini soddalashtiradigan universal integratsiya mexanizmi.

· Serverlarning ierarxik tuzilishini qo'llab-quvvatlagan holda oflayn rejimda geografik taqsimlangan ishni tashkil qilish imkoniyati.

· Foydalanuvchilar tizim bilan ishlashning ikkita usulining mavjudligi: ish stoli mijozi orqali va veb-mijoz orqali (veb-brauzer yordamida)

· Turli tashkilotlar o'rtasida ERI bilan elektron hujjatlar almashinuvini tashkil etish imkoniyati, hatto ular turli xil hujjat aylanish tizimlaridan foydalansalar ham yoki umuman ishlatmasalar ham.

· Minglab foydalanuvchilarning ishini va millionlab turli hujjatlarni saqlashni ta'minlaydigan tizimning yuqori miqyosliligi.

· Tizimni tezda moslashtirish, uni boshqa tizimlar bilan integratsiya qilish, shuningdek, tashkilotning rivojlanishini hisobga olgan holda uni mustaqil ravishda o'zgartirish imkonini beruvchi ishlab chiqilgan asboblar to'plamining (IS-Builder) mavjudligi.

· Rossiya standartlari va ish yuritish va boshqaruv me'yorlariga (GSDOU) muvofiqligi.

Tizim arxitekturasi

Tizim tarkibi:

· Elektron hujjatlarni boshqarish. Har xil tuzilmagan hujjatlarni yaratish va saqlash (matnlar Microsoft Word, Microsoft Excel elektron jadvallari, Microsoft Visio chizmalari, CorelDraw, videolar va boshqalar); hujjat versiyalari va raqamli imzoni qo'llab-quvvatlash; hujjatlarni papkalarga ajratish; hujjatlarga kirish huquqini berish; hujjatlar bilan ishlash tarixi; hujjatlarni to'liq matnli va atributiv qidirish.

· Biznes jarayonlarini boshqarish. Hujjatlarni hayot tsiklining barcha bosqichlarida tasdiqlash va qayta ishlash jarayonlarini qo'llab-quvvatlash (docflow); elektron topshiriqlar berish va ularning bajarilishini nazorat qilish; ish jarayonlari jarayonida xodimlarning o'zaro ta'siri; bepul va qattiq marshrutlarni qo'llab-quvvatlash (ish jarayoni).

· Shartnoma boshqaruvi. Shartnomalar va tegishli hujjatlarni tasdiqlash va ro'yxatdan o'tkazish, shuningdek ular bilan operativ ishlarni (qidirish, tahlil qilish, tahrirlash va boshqalar) tashkil etish.

· Uchrashuv boshqaruvi. Yig'ilishlarni tayyorlash va o'tkazishni tashkil etish (joy va vaqtni muvofiqlashtirish, ishtirokchilar tarkibi, kun tartibi); bayonnomani shakllantirish va tarqatish; yig'ilish qarorlarining bajarilishini nazorat qilish.

· Idora. GSDOU talablariga muvofiq qog'oz hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish; moslashuvchan raqamlash qoidalariga ega ishlarning nomenklaturasini yuritish; qog'oz hujjatlarni taqsimlash va joylashishini nazorat qilish; boshqa tashkilotlar bilan ERI bilan elektron hujjatlar almashinuvini tashkil etish.

· Mijozlar bilan munosabatlarni boshqarish. Qilish yagona asos tashkilotlar va aloqador shaxslar; mijozlar bilan uchrashuvlar, qo'ng'iroqlar va yozishmalar tarixini yuritish; tartibga solinadigan bosqichlarga muvofiq sotish jarayonini qo'llab-quvvatlash; marketing faoliyatini rejalashtirish; sotish va marketing ta'sirining samaradorligini tahlil qilish.

Shakl 2. "DIRECTUM" EDMS ning modulli tarkibi

DIRECTUM tizimining imkoniyatlari quyidagi komponentlar tufayli sezilarli darajada kengaytirildi:

· Mavzuga yo'naltirilgan ishlab chiqish vositasi IS-Builder. Elektron hujjatlar kartalari, ma'lumotnomalar, hisobotlar, standart yo'nalishlar bloklarini o'zgartirish va yangilarini ishlab chiqish; o'rnatilgan dasturlash tili ISBL; boshqa tizimlar bilan integratsiya.

· Fayllarni saqlash xizmatlari (DIRECTUM Storage Services). Yagona tizimda katta hajmdagi ma'lumotlarni saqlashni boshqarish; hujjatlarni arxivda saqlash; media ma'lumotlari bilan ishlash; ma'lumotlarni saqlash joylari bo'ylab avtomatik ravishda ko'chiradigan saqlash siyosatini o'rnatish.

· veb-ga kirish serveri. Veb-brauzer orqali elektron hujjatlar, topshiriqlar, topshiriqlar bilan ishlash.

· SharePoint uchun kengaytmalar. Microsoft SharePoint-ga asoslangan portaldan DIRECTUM ma'lumotlariga kirishni ta'minlaydigan tayyor veb-qismlar va integratsiya mexanizmlari to'plami.

· replikatsiya serveri. Oflayn rejimda ma'lumotlarni almashishning geografik taqsimlangan tizimlarini yaratish; ikkilamchi serverlarning ierarxik tizimi; takrorlangan ma'lumotlarning shaxsiy tarkibi.

· DIRECTUM OverDoc. Turli tashkilotlar o'rtasida almashish uchun DIRECTUM tizimidan tashqari ERI hujjatlarini ko'rish, tahrirlash va imzolash; bepul tarqatiladi.

· DIRECTUM RapID hujjatni tezkor identifikatsiya qilish texnologiyasi. Shtrix-kodga asoslangan hujjatlarni belgilash va olish, elektron hujjatga uning qog'oz nusxasidan tezkor kirishni ta'minlaydi.

· Hujjatlarni kiritish xizmatlari (DIRECTUM Capture Services). Turli manbalardan (skanerlar, MFPlar, fayl tizimi, fakslar, elektron pochta va boshqalar) DIRECTUMga hujjatlarni ommaviy kiritish.

· Hujjatlarni o'zgartirish xizmatlari (DIRECTUM Transformation Services). Hujjatlarni boshqa formatlarga o'tkazish, hujjatlardan foydali ma'lumotlarni olish.

· Integratsiya vositalari to'plami (DIRECTUM Integration Toolset). ERP tizimlari bilan oson integratsiya: kataloglarni ikki tomonlama sinxronlashtirish, tizim ob'ektlarini ish jarayoniga kiritish, hujjatlarni yaratish va ularga ERP tizimidan kirish.

Tizimning afzalliklari

DIRECTUMni amalga oshirish samarasi ish jarayonini amalga oshirish quyidagi imtiyozlarni amalga oshirishdan iborat:

· Biznes jarayonlarining shaffofligi. DIRECTUM tizimi biznes jarayonlarining bosqichlarini kuzatish imkoniyatini beradi, bu esa tashkilotdagi barcha faoliyatni mutlaqo shaffof va nazorat qilinadigan qiladi. Bundan tashqari, ish jarayoni mexanizmi har qanday murakkablikdagi jarayonlarni sozlash uchun barcha kerakli vositalarni o'z ichiga oladi.

· Ruxsatsiz kirishni istisno qilish. Maxfiy ma'lumotlarning sizib chiqishi tashkilot uchun millionlab yo'qotishlarga olib kelishi mumkin.

· Ishlash intizomini yaxshilash. Statistik ma'lumotlarga ko'ra, olingan vazifalarning 20 foizi ularga mas'ul bo'lgan xodimlar tomonidan bajarilmaydi. Menejment uchun ishning barcha bosqichlarini to'liq nazorat qilishni ta'minlaydigan DIRECTUM tizimi xodimlarning ishlash intizomiga bevosita ta'sir qiladi.

· ISO-9000 standartlari talablarini bajarish. Sifat menejmentini shakllantirish hozirgi vaqtda Rossiya kompaniyalari tomonidan hal qilinadigan ustuvor vazifalardan biriga aylandi. ISO 9001 talablariga muvofiq ishlab chiqilgan Sifat menejmenti tizimi (SMS) tashkilot boshqaruv tizimini takomillashtirishning kontseptual asosiga aylanadi. SMSga qo'yiladigan talablardan biri shaffof tarzda taqdim etiladigan hujjat aylanishi va axborot almashinuvi. QMSni o'rnatishda DIRECTUMdan foydalanishning afzalliklari: hujjat va hujjatlarni boshqarish bo'yicha ISO 9001:2000 standarti bo'limlariga qat'iy rioya qilishni ta'minlash; tavsiflangan biznes-jarayonlarda xodimlar tomonidan me'yoriy-huquqiy hujjatlarning bajarilishini qo'llab-quvvatlash; SMS faoliyati ustidan boshqaruv nazorati vositalarini taqdim etish.

· Rahbarlar va xodimlarning vaqtini qisqartirish. DIRECTUM tizimidan foydalanish hujjatlar bilan deyarli barcha muntazam operatsiyalarga (yaratish, qidirish, tasdiqlash va h.k.) sarflanadigan vaqtni qisqartiradi.

· Innovatsiya va o'rganish qulayligi. DIRECTUM tizimi asosida qurilgan bildirishnoma tizimi tufayli: yangi ish qoidalari tezda barcha xodimlarga yetkaziladi; marshrutlar va hujjatlar shablonlari osongina o'zgartiriladi, shundan so'ng xodimlar avtomatik ravishda yangi usulda ishlashni boshlaydilar.

· DIRECTUM tizimining ishlay boshlashi bilan tashkilotning korporativ bilimlar bazasi shakllantiriladi, bu esa, o'z navbatida, yangi xodimlarni o'qitish uchun ajratilgan vaqtni qisqartirish imkonini beradi.

· Rivojlanish korporativ madaniyat. Elektron hujjat aylanishini joriy etish jarayoni korporativ madaniyatni o'rnatadi va qo'llab-quvvatlaydi.

· Umuman ish samaradorligini oshirishga yo'naltirish. To'liq hayot aylanishini qo'llab-quvvatlash, turli manbalardan hujjatlarni kiritish, hujjatlarni turli formatlarda o'zgartirish va saqlash bilan kengaytirilgan kontentni boshqarish.

DocsVision

DocsVision platformasi elektron hujjat aylanishi uchun asos bo'lib hisoblanadi - hujjat va biznes-jarayonlarni boshqarish tizimini yaratish va faqat ma'lumotlarni saqlash, unga kirish uchun mo'ljallangan asosiy elementlarni o'z ichiga oladi, shuningdek, foydalanuvchiga tanish va qulay interfeysni taqdim etadi.

Tizimning qisqacha tavsifi

EDMS DocsVision yordamida avtomatlashtirilgan asosiy jarayonlar - kiruvchi / chiquvchi hujjatlar va yig'ilish protokollarini ro'yxatga olish; ichki ma'muriy hujjatlarni tayyorlash, tasdiqlash va rasmiylashtirish; buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish.

Platforma mijoz va server qismlaridan iborat. Server komponentlari ma'lumotlarni (hisob kartalari va elektron hujjat fayllari) saqlash uchun barcha kerakli tuzilmalarni yaratishga, shuningdek, kelajakda ularning yaxlitligini saqlashga, mijozning kirish huquqlariga muvofiq ma'lumotlarni qabul qilishini, yangilashini va o'chirishini ta'minlashga imkon beradi. Mijoz komponentlari oxirgi foydalanuvchiga ma'lumotlar bazasidagi ma'lumotlar bilan ishlash, shu jumladan uni qidirish, ko'rish va o'zgartirish uchun interfeys bilan ta'minlaydi.

DocsVision platformasining asosiy mijoz komponenti Navigator (u Microsoft Internet Explorer muhitida dastur sifatida ishlaydi), u barcha DocsVision obyektlariga kirish imkonini beradi:

· papkalarda joylashgan papkalar va kartalar daraxtini ko'rish;

· kartalar mazmunini ko'ring va ularni guruhlash ma'lum belgilar;

· belgilangan mezonlar bo'yicha kartalarni qidirish;

· yangi hujjatlar yaratish va mavjud hujjatlarni tahrirlash.

Elektron hujjatlar bilan ishlashning aniqligi va qulayligi uchun kartalar tashkilot tomonidan belgilangan qoidalarga muvofiq hujjatlarni mantiqiy va tartibli saqlashni ta'minlaydigan Explorer papkalariga o'xshash papkalarga guruhlangan. Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish shakllari - hujjat kartalari - har bir alohida tashkilotda farq qilishi mumkin va ular mustaqil ravishda ishlab chiqilishi mumkin, shuning uchun ular DocsVision platformasining bir qismi emas, balki o'rnatilgan DocsVision "Ofis ishi" ilovasining bir qismidir.

Yechilishi kerak bo'lgan vazifalar

DocsVision platforma asosida yaratilgan barcha ilovalarni tashkilotdagi hujjatlar va jarayonlarni boshqarish uchun yagona makonga birlashtirishni ta'minlaydi.

DocsVision ning asosiy funktsiyalari:

· Korxona boshqaruvini avtomatlashtirish.

· Menejmentni tashkil etishda jarayonli yondashuvni qo'llab-quvvatlash.

· Sifatni boshqarish tizimlarini avtomatlashtirish.

· Hujjatlarni muvofiqlashtirish va tasdiqlash jarayonlarini avtomatlashtirish.

· Hujjatlar va topshiriqlarning bajarilishini nazorat qilish vositalari.

· Hujjatlarni foydalanuvchi ish joylariga yo'naltirish va etkazib berish.

· Hujjatlarni qayta ishlash jarayonlarini boshqarish.

· Pudratchilar va mijozlar bilan o'zaro munosabatlarni tashkil etish.

· Ofisni avtomatlashtirish.

· Hujjatlar elektron arxivini yaratish.

Tizim arxitekturasi

DocsVision platformasining arxitekturasi kengaytiriladigan yechimlarni amalga oshirish imkonini beruvchi texnologiyalarga asoslangan. DocsVision arxitektura yechimlarining aksentlari DocsVision asosidagi yechimlarning integratsiyasi, tizimning miqyosi, tashkilotning axborot tizimini infratuzilmaga joylashtirish qobiliyati, moslashuvchanligi, tizimning kengaytirilishi va taqsimlangan yechimlarni yaratish qobiliyatidir.

Shakl 3. DocsVision tizimining arxitekturasi

DocsVision modulli printsipga asoslanadi - tizim quyidagi komponentlarni o'z ichiga oladi:

· Asosiy tizim xizmatlarini amalga oshiradigan yadro modullari.

· Tizimni boshqarish vositalarini va tizimning asosiy ob'ektlariga kirishni ta'minlovchi tizim modullari.

· Shlyuzlar biznes jarayonlarini boshqarish tizimini tashqi tizimlar bilan birlashtirish uchun modullar bo'lib, ular tashqi tizimdagi hodisalar va ob'ektlarni bir xilda qayta ishlashga imkon beradi.

· Tizimni yakunlovchi dastur modullari uning funksionalligini oxirgi foydalanuvchi nuqtai nazaridan shakllantiradi. Ilova modullari to'plami tizimda ishlaydigan har bir kishi tomonidan foydalaniladigan hujjat kartalari va kataloglarni o'z ichiga oladi.

· DocsVision serveri MS SQL Server va MS IIS Web-serverlari asosida qurilgan bo'lib, saqlash serveri va o'rnatuvchidan iborat.

· DocsVision mijozi Internet Explorer bilan birlashtirilgan va tizim yadrosi va u boshqaradigan kartalar to'plamidan iborat.

· DocsVision platformasining bir qismi bo'lgan marshrutlash serveri sizga elektron pochta vositalaridan ijrochilarga topshiriqlar yuborish, ma'lumotlarni avtomatik to'plash va ularning bajarilishini kuzatish imkonini beradi.

Tizim kontseptsiyasi serverga ulanishga yo'naltirilmagan komponentlar mafkurasiga asoslanadi, bu esa tizimning maksimal miqyosliligini ta'minlaydi.

Ushbu talablarni bajarish uchun tizim uch bosqichli arxitekturada amalga oshiriladi, uning o'rta bo'g'ini veb-serverdir. Veb-server yadroning asosiy komponentlaridan biri bo'lgan saqlash serverini boshqaradi, bu ma'lumotlar va fayllarni saqlashga kirishni ta'minlaydi. Saqlash serveri fuqaroligi bo'lmagan komponent sifatida amalga oshiriladi, bu dasturning o'rta darajasida miqyoslash muammosini hal qiladi.

Tizim bir vaqtning o'zida bir nechta ma'lumotlar bazasi serverlari bilan ishlash imkonini beradi, shuningdek, Microsoft AppCenter ostida ishlayotganda DocsVision dastur serverlari uchun yuk balansini ta'minlay oladi.

Tizim arxitekturasi axborot tizimining joriy infratuzilmasi doirasida ishlashga mo'ljallangan. DocsVision Microsoft SQL Server bilan asosiy ma'lumotlar ombori sifatida ishlash uchun mo'ljallangan, lekin u boshqa eng keng tarqalgan ma'lumotlar bazasi serverlarini ham qo'llab-quvvatlashi mumkin. Hujjatlarni marshrutlash quyi tizimi sifatida Microsoft Exchange Server va SMTP protokolini qo'llab-quvvatlaydigan har qanday elektron pochta tizimidan foydalanish mumkin. Asosiy DocsVision dastur serveri Microsoft Internet Information Server ostida ishlaydi.

Mijoz ilovalari sifatida Internet Explorer ham, Microsoft Outlook ham foydalanish mumkin. DocsVision ilovalari Digital Dashboard WEB Part texnologiyasidan foydalangan holda Microsoft Office SharePoint Serverga joylashtirilishi mumkin.

DocsVision tizimi ochiq arxitekturada amalga oshiriladi. DocsVision ilovalarining barcha funksiyalari maxsus yechimlarni yaratish uchun platforma komponentlaridan foydalanish moslashuvchanligini ta'minlovchi dasturlash interfeyslari orqali mavjud. Kompaniyalarda allaqachon qo'llaniladigan ilovalarga individual tizim funktsiyalarini joylashtirish uchun vositalar mavjud. Tizim uning asosida yaratilgan barcha ilovalarni yagona kompleksga birlashtirish imkonini beradi.

Tizimning afzalliklari

DocsVision bilan yaratilgan barcha ilovalar quyidagi afzalliklarni beradi:

· Axborotni saqlash va taqdim etishning yagona mexanizmlari.

· Elektron hujjatlarga kirish huquqlarini chegaralashning yagona mexanizmlari va ular bilan harakatlar.

· Navigatsiya va ma'lumotlarga kirishning umumiy vositalari va foydalanuvchining ish maydonini tashkil qilish.

· Umumiy tuzilishi ma'lumotnomalar.

· Bilimlarni izlash va olishning umumiy vositalari.

· Ilovaning yagona hayot aylanishini boshqarish va marshrutlash.

· Ilovalarni boshqarish va boshqarish uchun yagona infratuzilma.

· Infratuzilmani rivojlantirishning yagona vositalari (sozlamalari).

· Tizimning barcha ilovalari uchun yagona ob'ekt modeli va mijoz ilovalariga joylashtirish uchun ishlatiladigan umumiy komponentlar to'plamining mavjudligi.

Tizimning original va toʻliq WEB-mosligi, xususan, uni boshqarish vositalari dunyo tarmogʻining istalgan nuqtasidan DocsVision ilovalaridan foydalanish imkonini beradi, oflayn hujjatlarni marshrutlash vositalarining mavjudligi faqat kompaniya ofisi bilan oʻzaro aloqada boʻlgan foydalanuvchilarni ulash imkonini beradi. tizim bilan ishlash uchun elektron pochta orqali. quyidagi shaxslar bilan:

· Katta hajmdagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan elektron hujjatlar.

· Serverda saqlanadigan hujjatlarning katta miqdori.

· Ko'p sonli bir vaqtning o'zida foydalanuvchi seanslari.

1C: Hujjatlarni boshqarish

"1C: Hujjatlarni boshqarish 8" tarmoqning o'ziga xos xususiyatlariga ega emas va u ko'p foydalanuvchilarga ega bo'lgan taqsimlangan xolding tuzilmasi bo'ladimi yoki kichik korxona bo'ladimi, davlat sektorida ham, tijorat korxonalarida ham samarali foydalanish mumkin. Umumjahon bo'lgani uchun dastur osongina moslashtirilishi va ma'lum bir tashkilotning o'ziga xos xususiyatlariga moslashtirilishi mumkin. "1C: Enterprise 8.2" yangi texnologik platformasida ishlab chiqilgan "1C: Document Management 8" dasturiy mahsuloti vorisi hisoblanadi. dasturiy mahsulot"1C: Arxiv 3", yuzlab tashkilot, korxona va muassasalarda 10 yildan ortiq vaqtdan beri foydalaniladi va ish jarayonini avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan.

Tizimning qisqacha tavsifi:

"1C: Workflow 8" sizga quyidagi xususiyatlarni amalga oshirish imkonini beradi:

· xodimlarning hujjatlar bilan ishini tartibga solish, bir vaqtning o'zida ishlayotganda versiyalarni yo'qotish yoki parchalarni kesib o'tish ehtimolini yo'q qilish;

· zarur ma'lumotlarni qidirish vaqtini va hujjatlarni jamoaviy qayta ishlashning umumiy vaqtini qisqartirish;

· tayyor materialning sifatini oshirish (loyihalar, hujjatlar va boshqalar).

Dastur 1C: Enterprise 8 platformasida ishlaydi va quyidagi operatsiyalarni ta'minlaydi:

· har qanday hujjatlarni saqlash;

· hujjatlarga kirish huquqini cheklash;

· hujjatlar bilan jamoaviy ishlash;

· saqlash va versiyani boshqarish;

· buyurtmalarni chiqarish va nazorat qilish;

· hisobot berish;

· veb-brauzer orqali tizim bilan ishlash.

Yechilishi kerak bo'lgan vazifalar:

Tizim istalgan turdagi hujjatlar bilan ishlash imkonini beradi. Mahalliy kompyuterda o'rnatilgan ilovalar hujjatlarni ko'rish yoki tahrirlash uchun ishlatiladi. Matnli hujjatlar to'g'ridan-to'g'ri 1C: Enterprise-da tashqi ilovalarni chaqirmasdan tahrirlanadi:

· Bo'lim tuzilishi. Barcha hujjatlar kirish huquqiga ega bo'lgan bo'lim tuzilmasida saqlanadi.

· Kirish huquqlari. Foydalanuvchilar va foydalanuvchilar guruhlari uchun bo'limlar, hujjatlar va ko'rsatmalarga kirishning turli darajalarini o'rnatish imkoniyati.

· Versiyalarni avtomatik saqlash. Hujjatlarni saqlashga tahrirlangan hujjatlarni kiritganingizda, muallif, yaratilgan sana va vaqt bilan avtomatik ravishda yangi versiya yaratiladi. Siz to'g'ridan-to'g'ri hujjat kartasidan versiyalar ro'yxatini ko'rishingiz, keraksiz versiyalarni o'chirishingiz yoki faol (joriy) versiyani o'zgartirishingiz mumkin.

· To'liq matn qidirish. Hujjatlar mazmunini o'z ichiga olgan barcha sohalarda to'liq matnli ma'lumotlarni (hujjatlar, bo'limlar, sharhlar, topshiriqlar) qidirishni ta'minlaydi.

· Hujjatni ko'rib chiqish. Foydalanuvchilar hujjatlarni ko‘rib chiqishlari mumkin va ixtiyoriy ravishda boshqa birov nomidan ko‘rib chiqish imkoniyati qo‘llab-quvvatlanadi. Ko'rib chiqishlar ro'yxatini to'g'ridan-to'g'ri hujjat kartasidan ko'rish mumkin.

· Ish stoli. Ishlarning ko'pchiligi to'g'ridan-to'g'ri ish stolida bajarilishi mumkin, bu foydalanuvchi tomonidan tahrirlangan hujjatlar ro'yxatini, muhim vazifalar ro'yxatini ko'rsatadi va hujjatlarni mazmuni bo'yicha tezda qidirish imkoniyatini beradi.

· Qo'shimcha xususiyatlar. Hujjatlar, buyurtmalar va biznes jarayonlarga kartada ko'rsatilmagan qo'shimcha xususiyatlar berilishi mumkin. Masalan, hujjat uchun "hujjatning ahamiyati", "teglar", "muxbir", "saqlash joyi" va boshqalar kabi qo'shimcha xususiyatlarni qo'shishingiz mumkin.

· Buyruqlar chiqarish. O'rnatish bilan ko'rsatmalar berish mumkin quyidagi xususiyatlar(buyurtmaga hujjatlarga havolalar yoki boshqa ko'rsatmalar ilova qilinishi mumkin):

o buyruq matni;

o tavsif;

o ijrochi;

o nazorat davri.

· Biznes jarayonlari. Hujjatlar bilan jamoaviy ishlashni avtomatlashtirish uchun quyidagi biznes jarayonlari taqdim etiladi (belgilangan biznes-jarayonlarning har biriga bir yoki bir nechta hujjatlar ilova qilinishi mumkin; rolga asoslangan marshrutlash qo'llab-quvvatlanadi, bu sizga nafaqat aniq xodimlarga, balki vazifalarni belgilashga imkon beradi. shuningdek, rollar va foydalanuvchilar guruhlari uchun)

o Nazorat bilan buyurtma - buyurtma bajarilgandan so'ng, u nazoratchiga boradi, u uni tugallangan deb hisoblash yoki qayta ko'rib chiqish uchun qaytarish to'g'risida qaror qabul qiladi.

o Tasdiqlash - bunday biznes-jarayonga ilova qilingan hujjatlar ko'rsatilgan respondentlarga (foydalanuvchilarga) tasdiqlash uchun yuboriladi va keyinchalik tasdiqlash natijalari bilan tanishish uchun ushbu biznes-jarayon muallifiga qaytariladi.

o O'tish - ushbu biznes jarayonidan foydalanib, siz ro'yxat bo'yicha foydalanuvchilarning ketma-ket o'tishini tashkil qilishingiz mumkin. Shu bilan birga, har bir foydalanuvchi uchun siz o'zingizning buyurtma va muddatingizni belgilashingiz mumkin.

"1C: Hujjatlarni boshqarish 8" majmuasi hujjatlarni hisobga olishni avtomatlashtirish, xodimlarning o'zaro hamkorligi, ishlash intizomini nazorat qilish va tahlil qilish muammolarini hal qiladi:

· hujjatlarni markazlashtirilgan xavfsiz saqlash;

· foydalanuvchi huquqlarini hisobga olgan holda hujjatlarga tezkor kirish;

· kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish;

· hujjatlarni ko'rish va tahrirlash;

· hujjatlar versiyasini nazorat qilish,

· Hujjatlarni mazmuni bo'yicha to'liq matnli qidirish;

· har qanday turdagi hujjatlar bilan ishlash: ofis hujjatlari, matnlar, tasvirlar, audio va video fayllar, dizayn tizimi hujjatlari, arxivlar, ilovalar va boshqalar;

· hujjatlarning bajarilishini muvofiqlashtirish, tasdiqlash va nazorat qilish imkoniyati bilan foydalanuvchilarning jamoaviy ishi;

· hujjatning har bir turi uchun alohida sozlangan hujjat marshruti,

· xodimlarning ish vaqtini hisobga olish va nazorat qilish.

Hujjatlarni hisobga olish korxonaning hujjat aylanishi to'g'risidagi nizomga muvofiq hujjatlar turlari kontekstida amalga oshiriladi. Dasturda belgilangan kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlarni hisobga olish tamoyillari amaldagi standartlar va me'yorlarga to'liq mos keladi:

GOST R 6.30-2003,

GOST R 51141-98,

· federal qonun Rossiya Federatsiyasi 2006 yil 27 iyuldagi 149-FZ-son “Axborot, axborot texnologiyalari va axborotni himoya qilish»,

· GSDOU talablari,

· Oddiy ko'rsatma federal organlarda ish yuritish bo'yicha ijro etuvchi hokimiyat.

Tizim arxitekturasi:

"1C: Hujjatlarni boshqarish 8" mahalliy tarmoq yoki Internet orqali, shu jumladan veb-brauzerlar orqali ko'p foydalanuvchili ishlashni qo'llab-quvvatlaydi. "1C: Workflow 8" ning mantiqiy tuzilishi quyidagi rasmlarda ko'rsatilgan.

Shakl 4. "1C: Ish jarayoni 8" EDMS ning modulli tarkibi

Shakl 5. "1C: Ish jarayoni 8" EDMSning funktsional bloklari

Tizimni joylashtirish va elektron hujjat aylanishini tashkil etish sxemasi quyidagi rasmda ko'rsatilgan.

Shakl 6. "1C: Ish jarayoni 8" EDMSni joylashtirish sxemasi

Tizimning afzalliklari

1C: Hujjatlarni boshqarish 8 1C: Enterprise 8.2 texnologik platformasida ishlab chiqilgan bo'lib, u amaliy echimlarning yuqori moslashuvchanligi, sozlanishi, kengaytirilishi, ishlashi va ergonomikasini ta'minlaydi, nozik va veb-mijoz rejimlarida ishlashni, foydalanuvchining Internet orqali ishlashini, shu jumladan va pastligini ta'minlaydi. -tezkor aloqa kanallari.

1C: Enterprise 8 platformasi fayl rejimida, shuningdek, turli xil DBMS bilan ishlashni qo'llab-quvvatlaydi: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

1C: Enterprise 8 serveri Microsoft Windows muhitida ham, Linux muhitida ham ishlashi mumkin. Amalga oshirilganda, bu tizim ishlaydigan arxitekturani tanlash imkoniyatini va server va ma'lumotlar bazasining ishlashi uchun ochiq kodli dasturiy ta'minotdan foydalanish imkoniyatini beradi.

Konfiguratsiya ham tijorat korxonalari, ham byudjet muassasalari uchun mo'ljallangan:

· ofis ishi,

· Hujjatlar oqimi,

· O'zaro ta'sir,

· Ma'lumotlarni qidirish.

Konfiguratsiya universal bo'lib, osongina sozlanishi va ma'lum birining o'ziga xos xususiyatlariga moslashtirilishi mumkin tijorat korxonasi yoki byudjet muassasasi.

EDMSni taqqoslash va tanlash

Ushbu sharhning maqsadi sizni kollejingiz uchun eng yaxshi EDMSni tanlashda qaror qabul qilishga tayyorlashdir. Bozordagi barcha EDMS xususiyatlarining umumiy ko'rinishi muayyan muammolarni hal qilish uchun EDMSni tanlash mezonlarini aniqlash va tizimli yondashuvga asoslangan yechimni tanlash imkonini beradi.

Taqqoslash uchun Rossiyada eng keng tarqalgan EDMS tanlangan:

DocsVision

Directum

· 1C: Ish jarayoni 8 KORP

Ko'rib chiqishda taqdim etilgan tizimlarni taqqoslash oltita mezonga birlashtirilgan tanlangan parametrlar bo'yicha berilgan. Shuni ta'kidlash kerakki, sharhda taqdim etilgan barcha tizimlar uchun juda katta amaliyot mavjud.

Ko'rib chiqishda EDMSni taqqoslash quyidagi mezonlar bo'yicha amalga oshiriladi:

.Ishlatilgan texnologiyalar

.Funktsionallik

Qo'llab-quvvatlash

Ta'lim

Mezon 1.Ishlatilgan texnologiyalar

Jadval 1. Amaldagi texnologiyalarni solishtirish

Server operatsion tizim Windows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7), Linux Windows Server (2000, 2003, 2008) Windows Server (2000, 2003, 2008) (XP, Vista, 7) Ishlatilgan DB serverMS SQL Server , PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Fayl ish rejimi mumkin (ma'lumotlar bazasi serverisiz)MS SQL ServerMS SQL ServerMobil qurilmalarda ishlash vositalariSafari MobilenoHa (Opera Mobile, Safari Mobile, IE Mobile)Integratsiya imkoniyatlari1C , API, XML1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active DirectoryDemo/demo accessdemo accessdemonoWebInternet Explorer-da yupqa mijoz mavjudInternet Explorer-da yupqa mijoz mavjud. Platformaga veb-server kiritilgan Ha, qo'shimcha modul yordamida Web serverSkanerlash texnologiyasiHar qanday qog'oz hujjatni TWAIN texnologiyasini (dasturlar o'rtasidagi o'zaro aloqani belgilovchi standart protokol va interfeys) qo'llab-quvvatlaydigan istalgan turdagi skanerdan skanerlash va ma'lumotlar bazasiga yuklash mumkin. va tasvirni olish qurilmalari) DocsVision tizimiga qog‘oz hujjatlarni kiritishda matnni aniqlash uchun ABBY FineReader Scripting Edition tizimi bilan integratsiya amalga oshirildi. To'plam asosiy litsenziyalar to'plamiga kiritilmagan Capture and Transformation Services (DCTS) - tashqi manbalardan (skanerlar, MFPlar, jo'natuvchilar, fayl tizimi papkalari, fakslar, pochta serverlari) hujjatlarni Directumga ommaviy kiritishni osonlashtiradigan xizmatlar to'plami. , va hokazo) va ularni turli formatlarga keyingi aylantirish. “Hujjatlarni kiritish xizmati” litsenziyasi har bir server uchun alohida sotib olinadi

Server operatsion tizimlari va DB 1C: Hujjatlarni boshqarish serverlarining raqobatchilarga nisbatan o'zgaruvchanligini ta'kidlash kerak. Siz potentsial foydalanuvchilarga demo/demo kirishni ta'minlash siyosatida kompaniyalar o'rtasidagi farqni ham ko'rsatishingiz mumkin. Ko'rib chiqishimizning boshida ta'kidlash kerak bo'lgan asosiy narsa shundaki, barcha EDMS modulli asosda qurilgan, bu sizga EDMSga yangi funktsiyalarni qo'shish yoki mavjudlarining funksionalligini rivojlantirish imkonini beradi.

Mezon 2.Litsenziyalash siyosati va narxlari

2-jadval. Litsenziyalar narxi DBMS, qo'shimcha modullar va chegirmalarni hisobga olmagan holda (rubl)

1С: ДокументооборотDocsVisionDirectumПакеты лицензийПРОФКОРПБазоваяРасширеннаяКорпоративнаяLiteStandardEnterpriseПакет 20/25 (DocsVision) базовых клиентских лицензий95 000163 00095 000185 000264 00030 400112 100193 800Пакет 50 базовых клиентских лицензий186 000254 000-320 000484 00072 000265 500459 000Пакет 100 базовых клиентских лицензий330 000398 000-495 000830 500-472 000816 000

Ushbu jadvalning maqsadi umumiy ma'lumot berishdir qiyosiy xususiyatlar ko'rib chiqilayotgan dasturiy mahsulotlar va mijoz litsenziyalarining asosiy modullari narxi masalasi bo'yicha. Albatta, u taqdim etilgan uchta kompaniyaning narxlari ro'yxatini to'liq o'z ichiga olmaydi, lekin u potentsial foydalanuvchilarga mahsulot narxi haqida tushuncha beradi.

Shuningdek, jadvalda keltirilgan dasturiy mahsulotlarning har birining litsenziya paketlari o'rtasidagi asosiy farqlar nimada ekanligini ta'kidlash kerak.

1C: Hujjatlarni boshqarish

Xususiyatlar faqat CORP versiyasida mavjud:

· Hujjatlar va fayllarni shtrix kodlash

· Shtrix-kodni avtomatik aniqlash bilan oqimli skanerlash

· Shablonlar bo'yicha fayllarni avtomatik to'ldirish

· Ro'yxatga olish shtampini chop etish

· Vazifalarni bajarish uchun qabul qilish

· Marshrutlash shartlarini o'rnatish va ishlatish

· Davriy biznes jarayonlari

· Ish jadvallarini hisobga olish va ulardan foydalanish

· Biznes jarayonlari ierarxiyasi

· Biznes jarayonlarini to'xtatish

· Boshqa ilovalardan "1C: Document Management 8" fayllari bilan ishlash uchun veb-xizmatlar

· Hujjatlar va fayllarni batafsil qidirish

DocsVision

Asosiy: DocsVision platformasi va Office Work ilovasini o'z ichiga oladi.

Kengaytirilgan: Asosiy nashrning tarkibi + "Jarayonlarni boshqarish" ilovasi va Light mijozini sotib olish imkoniyatini o'z ichiga oladi.

Korxona: Kengaytirilgan nashr tarkibini + Performance Optimization Pack, Light Client va SharePoint kengaytmasini sotib olish imkoniyatini o'z ichiga oladi.

Directum

Lite, Standard va Enterprise paketlari asosiy tizim server litsenziyasini va Asosiy modullar uchun asosiy foydalanuvchi mijoz litsenziyalarini ("Elektron hujjat aylanishi" va "Biznes jarayonlarini boshqarish") o'z ichiga oladi. Farqi asosan qaysi qo'shimcha modullar va qo'shimcha server litsenziyalari foydalanuvchi asosiy modullarning funksionalligini kengaytirishi mumkinligidadir.

Litsenziyalash siyosati

1C: Hujjatlarni boshqarish

Platformaning qulay va silliq miqyoslanishini ta'minlash uchun 1C: Enterprise 8 liniyasining barcha mahsulotlari quyidagi toifalarga bo'lingan:

· platforma, amaliy yechim (konfiguratsiya) va mahsulotni bitta ish stantsiyasida ishlatish uchun litsenziyani o'z ichiga olgan asosiy etkazib berishlar;

· raqobatbardosh mijozlar litsenziyalari yoki qo'shimcha o'rinlar uchun litsenziyalar;

· 1C: Enterprise serveri uchun litsenziya (dastur serveri);

DocsVision

DocsVision dasturi server va mijoz qismlaridan iborat. DocsVision litsenziyasi mijozga tizimdan foydalanish huquqini berishni anglatadi ma'lum miqdor foydalanuvchilar bir vaqtning o'zida bitta server bilan ishlaydi ("bir vaqtning o'zida litsenziyalash modeli" yoki raqobatbardosh litsenziyalar). Shu bilan birga, tizim o'rnatiladigan ish joylari soni hech qanday cheklanmagan. Foydalanuvchi ishi intensivligining o'rtacha parametrlari bilan, foydalanuvchilar umumiy sonining 70% miqdorida raqobatbardosh litsenziyalarni sotib olish statistik jihatdan oqilona. Litsenziyalar raqobatbardosh, minimal xarid miqdori 10 dona. Tizimga kafolatlangan kirish imkonini beruvchi VIP litsenziyalari mavjud.

Directum

Litsenziyalar raqobatbardoshdir. Vebga kirish uchun server uchun litsenziya sotib olinadi. Litsenziyalash siyosatining qolgan qismi DocsVision bilan mutlaqo o'xshash.

3-mezon.Funktsionallik

Ushbu bo'lim quyidagi qismlarga bo'lingan:

· Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish va kiritish

· Hujjatlar bilan ishlash

· Biznes jarayonlarini boshqarish

· Axborotni qidirish va tahlil qilish

· Qog'oz ish jarayonini qo'llab-quvvatlash

· Standart sozlamalar

Har bir bo'lim uchun taqqoslanadigan jadval mavjud funksionallik EDMS deb hisoblanadi. Umuman olganda, tizimlarning imkoniyatlari bir xil, ammo bu jadvallarda aks ettirilgan farqlar mavjud. Bizning fikrimizcha, tizimlarning ko'rib chiqilgan imkoniyatlari uchun tushuntirishlar kerak bo'lganda, "+" belgisidan tashqari - imkoniyat amalga oshirildi, sharhlar qo'shildi.

Jadval 3. Hujjatlarni ro'yxatga olish va kiritish

Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish+++Fayllarni biriktirish+++Shablondan hujjat yaratish+++Elektron pochtadan ro'yxatdan o'tish · Har qanday hujjat yoki fayl "1C: Document Management 8" to'g'ridan-to'g'ri dasturdan elektron pochta orqali yuborilishi mumkin · Kiruvchi yoki ichki hujjatlarni yuklab olish · Barcha biriktirilgan fayllarni yuklab oling · DocsVision Navigator-ni ochmasdan MS Outlook vazifasi bilan ijrochining ishlashi (on-layn) · Navigatorda MS Outlook topshirig'i va vazifa kartasini bir zumda sinxronlashtirish · DocsVision vazifalarini MS Outlook bilan MS Outlook Integration dasturida vazifalar sifatida ko‘rsatish sizga kiruvchi elektron pochta xabarlarini va ularning qo‘shimchalarini Directum hujjatlari sifatida saqlash, Directumning yagona manzillar kitobidan kontaktlarga xat jo‘natish va mijozlar bilan aloqalarni boshqarish modulida kontaktlarni ro‘yxatdan o‘tkazish imkonini beradi. Xat matni to'g'ridan-to'g'ri MS Outlook dasturidan har bir xodimga topshiriq sifatida yuborilishi va shu orqali unga xatda ko'rsatilgan ishni ishonib topshirish mumkin.++Hujjatlarni oqimli kiritish imkoniyati+++Skanerdan ro'yxatdan o'tish++++Ro'yxatdan o'tish qo'shimcha dastur sozlamalarini amalga oshirishda MS Office/OpenOfficePossible-dan hujjatlar · Tizimda saqlangan Microsoft Office formatidagi hujjatlarni bevosita Microsoft Office ilovalaridan ochish va saqlash · Maydonlar va xususiyatlardan hisob kartasi atributlarini avtomatik yaratish Microsoft hujjati Ofis va orqa -

Jadval 4. Hujjatlar bilan ishlash

Funktsional 1C: WorkflowDocsVisionDirectumPochta roʻyxatini shakllantirish+++Biriktirilgan fayllarni oʻzgartirish+++Biriktirilgan fayllar uchun oʻrnatilgan tomoshabinlar-oldindan koʻrish (karta ochmasdan)-Hujjatlar loyihalari bilan ishlash+++Koʻrib chiqish muddati buzilganligi, yaqinlashib qolganligi haqida avtomatik ravishda eslatma berish va loyihalarni tayyorlash muddatini buzish++ +Hujjat versiyalari bilan ishlash+++Hujjatlarning papka tuzilmasini yuritish+++Foydalanuvchining shaxsiy papkalarini yuritish+++Istalgan joydan ish stoli+++Tizimda ro‘yxatdan o‘tgan boshqa hujjatlar bilan aloqa o‘rnatish+ ++Hujjatlarni tasdiqlash/tasdiqlash tartib-qoidalarini qo‘llab-quvvatlash+ ++Buyruqlar berish imkoniyati+++Ijro bo‘yicha oraliq hisobotlarni qo‘llash imkoniyati Xodimlarning ijro intizomi bo‘yicha avtomatik tarzda tuzilgan hisobotlarni qabul qilish--Hujjatlar bilan off-layn rejimda ishlashMa’lumotlarni almashishning geografik jihatdan taqsimlangan tizimlarini yaratish- line DocsVision serveriga foydalanuvchining to‘g‘ridan-to‘g‘ri kirishisiz vazifani bajarish (Microsoft Exchange va Outlook elektron pochta orqali oflayn vazifa) Ma’lumotlarni off-layn almashish uchun geografik taqsimlangan tizimlarni yaratish Tasdiqlash ro‘yxatini yuritish +++ Yetkazib berish, qabul qilish va o‘qishni avtomatik qayd qilish +++ tizimidagi xabarlar soni

5-jadval. Biznes jarayonlarini boshqarish

Funktsional 1C: WorkflowDocsVisionDirectumHujjatlar oqimining standart marshrutlarini yaratish+++Tarmoqlanish marshrutlarida qoʻllab-quvvatlash+++Hujjat turlariga, ijrochilarga va boshqalarga bogʻlash marshrutlari+++Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish mexanizmlari+++Hujjatlarni bepul marshrutlashni taʼminlash+++Ishlarning bajarilishi bosqichlarini avtomatik saqlash+ + +Geografik jihatdan taqsimlangan tashkilotda hujjatlar va ko'rsatmalarning ko'rib chiqilishi va bajarilishini nazorat qilish+++Bir hujjat uchun bir nechta ko'rsatmalar va bir ko'rsatma uchun ko'plab ijrochilarni kiritish imkoniyatini ta'minlash+++E-mail orqali bildirishnomalarni yuborish+++Hujjatlarni jo'natish tanishish uchun+++Guruh bo‘yicha topshiriqlar berish+++Vakolat berish+++Ijrochiga ko‘rsatmalarni qabul qilish/rad etishni avtomatlashtirish 1C: Korxona platformasi orqali qo‘shimcha ravishda joriy qilingan funksiyalar orqali mumkin bo‘lgan namunaviy vazifalarni bajarish samaradorligini oshirish (uchun) masalan, shartnomani ko'rib chiqish), ijrochi topshiriqga javoban avtomatndan foydalanishi mumkin (masalan, "shartnomani uzaytirishni o'ylab ko'ring"). Avtomatn tizim administratori yoki shaxsan foydalanuvchi tomonidan sozlanadi

Jadval 6. Axborotni qidirish va tahlil qilish

Funktsional 1C: WorkflowDocsVisionDirectumHujjat tafsilotlari boʻyicha qidirish+++Vazifalar va koʻrsatmalarni qidirish (shu jumladan, muddatlar, ijrochilar, nazoratchilar boʻyicha)+++Rus tili morfologiyasini hisobga olgan holda toʻliq matnli qidiruv+++Bir soʻrovda har xil turdagi qidiruvlarni amalga oshirish++ +Maxsus qidiruv sozlamalarini yaratish va saqlash · Guruh sozlamalari · Foydalanuvchi uchun maxsus sozlamalar Umuman olganda, qidiruv so'rovi natijalari tizimning Qidiruv natijalari papkasida joylashtiriladi, bu qidiruv so'rovi birinchi marta bajarilganda avtomatik ravishda yaratiladi. Biroq, tez-tez ishlatiladigan so'rovning mezonlariga javob beradigan ma'lumotlarni saqlash uchun siz maxsus virtual papka yaratishingiz mumkin: har safar unga kirishda uning xususiyatlarida ko'rsatilgan qidiruv so'rovi natijalari yangilanadi. · Oldindan belgilangan qidiruvlar (masalan, "Mening oxirgi o'zgartirilgan hujjatlarim") · Tez-tez ishlatiladigan mezonlar uchun administrator tomonidan sozlangan maxsus qidiruvlar · Bog'langan hujjatlar texnologiyasi Hujjatlarni ro'yxatga olish jurnallarini tayyorlash+++Ishlash intizomi bo'yicha hisobotlarni yaratish+++Tashqi ilovalarga hisobotlarni eksport qilish+++O'rnatilgan kompleks hisobot tuzuvchisi 1C standart hisobot tuzuvchisi: Korxona platformasi, qo'shimcha sozlamalar· Standart ko'rinishlar yordamida tuzib bo'lmaydigan tizim ma'lumotlari bo'yicha murakkab hisobotlarni yaratish · Statistik hisobotlar · Bu o'z o'rnatish dasturiga ega bo'lgan alohida moduldir · Standart yetkazib berish paketiga kiritilmagan Tizim foydalanuvchilarning ish samaradorligini sezilarli darajada oshiradigan ixtisoslashtirilgan hisobotlarni taqdim etadi: Ko'rib chiqilayotgan hujjatlar, muddati o'tgan buyurtmalar, qaytariladigan hujjatlar va h.k.

Jadval 7. Qog'oz ish jarayonini qo'llab-quvvatlash

Mahsulot nomi FunctionComments1C: Hujjatlarni boshqarish. Ishlar nomenklaturasini yuritish Yangi ishlarni (jildlarni) yaratish va bajarilgan hujjatlarni ishga tushirish uchun ishlatiladi. O'tkazish jurnali Har bir kiruvchi, chiquvchi yoki ichki hujjat uchun karta yaratiladi. O'tkazish jurnali hujjat kartasidan mavjud. Jurnalda qog'oz hujjatlarni yoki ularning nusxalarini xodimlarga topshirish, shuningdek o'tkazilgan hujjatlarni qaytarish yozuvlari mavjud. · Ishlarni bo'limlarga o'tkazish · Ishlarni doimiy saqlashga o'tkazish · Arxivda ishlarni yo'q qilish Direktum Ishlar nomenklaturasini yuritish Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish Ro'yxatga olish va nazorat qilish kartochkalari qo'llaniladi, ularda barcha birlamchi ma'lumotlar (muxbir, tashkiliy bo'linma, tashkilot vakili, ro'yxatga olingan sana, ro'yxatga olish raqami, mavzu va qisqacha mazmuni) mavjud. hujjat, yetkazib berish usuli va boshqalar) Hujjatlarning harakatlanishi va bajarilishi · Ko'rsatmalarning bajarilishi bo'yicha to'liq yozishmalarni belgilash · Tekshirish uchun yuborish imkoniyati · Moslashuvchan marshrut sozlamalari Axborotni qidirish va tahlil qilish Har qanday hujjat tizimda ro'yxatdan o'tkazilgan paytdan boshlab siz uning ro'yxatga olish kartasini, shuningdek hujjatning joylashuvi va bajarilish jarayoni haqidagi ma'lumotlarni va elektron hujjatning o'zini topishingiz mumkin.

Jadval 8. Standart sozlash vositalari

Funktsional 1C: WorkflowDocsVisionDirectumShaklni loyihalash vositalari+++Hujjatlarning namunaviy marshrutlarini ishlab chiqish vositasi+++Tashkilot strukturasini yaratish va sozlash vositalari (shu jumladan taqsimlangan)+++Kataloglarni yaratish va tahrirlash vositalari+++Interfeysni o‘zgartirish imkoniyati (foydalanuvchi uchun) turlari)+++Asboblar hujjat shablonini sozlash (MS Office)+++

Mezon 4.Kirish huquqlari va axborot xavfsizligi

Ko'rib chiqishda taqdim etilgan barcha tizimlar vakolatlarni farqlashning ishonchli vositalarini, ma'lumotlar va elementlarga kirishni nazorat qilishni amalga oshiradi axborot xavfsizligi keyingi ikkita jadvalda keltirilgan.

Jadval 9. Kirish huquqlari

Turli autentifikatsiya usullarini qo‘llab-quvvatlash+++Foydalanuvchilarga huquqlarni berish+++Foydalanuvchilar guruhlariga huquqlarni berish++++Foydalanuvchi rollarini qo‘llab-quvvatlash+++Tizim ob’yektlariga kirish huquqlarini farqlash++++Operatsiyalarga kirish huquqlarini farqlash RSC darajasi / biriktirilgan fayllar / rekvizitlar ++ +

10-jadval. Axborot xavfsizligi

Imkoniyatlar 1C: WorkflowDocsVisionDirectumTizim maʼlumotlarini shifrlash, uzatish jarayonida maʼlumotlarni shifrlash+++Foydalanuvchining harakatlarini qayd qilish+++Tizimdagi hodisalarni kuzatish vositalari+++Raqamli imzodan foydalanish+++Sertifikatlangan kripto-himoya vositalaridan foydalanish+++Hujjatni dinamik blokirovka qilish ( tahrirlash/boshqa xodim tomonidan tahrir qilinishi mumkin emas)+ ++Ma’lumotlar bazasini zaxiralashni tashkil etish (shu jumladan rejalashtirilgan zaxira nusxasini yaratish)+++

Mezon 5.Qo'llab-quvvatlash

11-jadval Qo'llab-quvvatlash xizmatlarini taqqoslash

Taqqoslash 1C: WorkflowDocsVisionDirectumTexnik yordam ko'rsatish tamoyillari Mahsulot to'plami joriy nashrning 1C:ITS PROF diskini va ITS liniyasi orqali 6 oy davomida bepul xizmat ko'rsatish uchun kuponni o'z ichiga oladi. Keyingi - ITSR ga pullik obuna. Voqeaga maksimal javob berish vaqtini belgilaydigan qat'iy qoidalarga muvofiq ishlaydi. Directum tizimining versiyalarini yangilash uchun amaldagi obunasi bo'lgan tashkilotlarga 1 yil muddatga taqdim etiladi. Faqat standart funksionallik uchun amal qiladi 1C kompaniyasining barcha mahsulotlariga taqdim etiladi 1C tizimining demo versiyasini yuklab olingandan so'ng darhol taqdim etiladi telefon va elektron pochta orqali maslahat liniyasi xizmatlari Har qanday mijozning talablariga muvofiq turli darajadagi xizmatlarning mavjudligi. qo'llab-quvvatlash barcha aloqa kanallari orqali ochiq - telefon, elektron pochta, qo'llab-quvvatlash veb-sayti to'g'ridan-to'g'ri foydalanuvchining ish joyiga texnik yordamga kirish barcha aloqa kanallari orqali ochiq - telefon, elektron pochta, DocsVision veb-sayti Texnik qo'llab-quvvatlash turlariVeb-saytdagi ma'lumotlar va oylik DVD relizlar 1C narxlari ro'yxatining shaffofligi tufayli 12-jadvalda 1C: Korxona foydalanuvchilari uchun axborot texnologiyalarini qo'llab-quvvatlash narxlari pul ko'rinishida ko'rsatilgan. 13-jadval DocsVision va Directumni birlashtiradi, ular foizlarda ma'lumot beradi.

12-jadval

13-jadval

Mahsulotni yangilash xizmatlari narxi1 yillik versiyani yangilash obunasi 20% (dasturiy taʼminot narxidan) 1 chorak versiyasini yangilash obunasi 6% (dasturiy taʼminot narxidan)Versiyani yangilash (bir martalik, obuna boʻlmasa) 50% (dasturiy taʼminot narxidan) 1 yil72 000 RUBMahsulot versiyalarini yangilash DV raqobatbardosh litsenziyalar narxining 25%

Mezon 6.Ta'lim

Xodimlarni tayyorlash har qanday taqdim etilgan mahsulotlarga asoslangan tizimni muvaffaqiyatli amalga oshirish, ishlatish va rivojlantirish uchun zarur shartdir. Shuning uchun biz ko'rib chiqishda kompaniyalar tomonidan o'tkaziladigan kurslarning asosiy parametrlarini aks ettirishni muhim deb hisobladik (1C - hamkorlar bilan).

14-jadval. O'qish joyi

O'qish joyi1C: Hujjatlarni boshqarishDocsVisionDirectumRossiya bo'ylab joylashgan sertifikatlangan ta'lim markazlarida o'quv markazlari kompaniyalarda + masofaviy ta'lim mavjud: · Dala mashg'ulotlari / onlayn vebinarlar · Internet kurslari · O'quv qo'llanmalari mavjud + Masofaviy o'qitish mavjud + (Moskva va Izhevskda) 15-jadval. O'quv kurslari

EDMS Kurslari Davomiyligi(akademik soat) Narxi, rub.Elektron hujjat aylanishini tashkil qilish uchun "1C: Hujjatlarni boshqarish 8" amaliy yechimining imkoniyatlari

Xulosa va EDMSni tanlash

Ushbu sharh aks ettiradi asosiy xususiyatlar yetakchi mahalliy elektron hujjat aylanish tizimlari. Umumiy tahlil 1C yechimi, dasturiy mahsulot bozorida (CORP versiyasi) nisbatan qisqa muddatga ega bo'lishiga qaramay, asosiy parametrlar bo'yicha boshqa ikkita echimdan kam emasligini, texnologik jihatdan ilg'or va narx jihatidan yanada jozibador ekanligini ko'rsatadi. Yechimning aniq afzalligi - 1C: Enterprise platformasining keng tarqalganligi va ko'p sonli qo'llab-quvvatlash mutaxassislari.

3. Texnik-iqtisodiy asoslash

EDMS foydalanuvchilari uchun mehnat xarajatlarini tejash

Keling, EDMS foydalanuvchilari uchun mehnat xarajatlarini tejashni batafsil ko'rib chiqaylik.

Xodimlarning mehnatga sarflangan harajatlarida yillik shartiy tejashni hisoblash j-chi malaka BILAN j EDMSni joriy etish natijasida ma'lumotlarni tayyorlash va qayta ishlash jarayonlarining mehnat zichligi o'zgarganda, u quyidagi formula bilan aniqlanadi:

BILAN j = C zpj (Q 1-Q 2) A2 / F j ,

qaerda C zpj - yillik fond ish haqi xodim j ma'lumotlarni tayyorlash va qayta ishlash bilan bog'liq malakalar, rub.; Q 1, Q 2- dasturiy mahsulotning asosiy va yangi versiyalarida ma'lumotlar blokini tayyorlash va qayta ishlashning mehnat intensivligi, odam/soat; A 2- dasturiy mahsulotning yangi versiyasida ma'lumotlarni tayyorlash va qayta ishlash bo'yicha yillik ish hajmi, natural birliklar; F j - ma'lumotlarni tayyorlash va qayta ishlash bilan shug'ullanadigan j- malakali bitta xodimning ish vaqtining yillik fondi, h.

Keling, yagona tarif shkalasining 11-toifasi bo'yicha va 2787 rubl ish haqiga ega bo'lgan davlat sektorida ishlaydigan menejerning ish haqi bo'yicha xarajatlarni tejashni hisoblaylik. Menejer borligini hisobga olsak oylik mukofot ish haqining 75% miqdorida, oylik ish haqi 4877,25 rublni tashkil qiladi. Shunday qilib, menejerning yillik ish haqi 58 527 rublni tashkil qiladi. Besh kunlik ish haftasida ish kunining soni 249 tani tashkil etishini hisobga olsak, rahbarning yillik ish vaqti fondi 1992 soatni tashkil qiladi.

Oldingi ish usuli bilan hujjatlarni tayyorlash va qayta ishlashning murakkabligi EDMS tizimi mos ravishda 25 [odam/soat] va 20 [odam/soat] ni tashkil qiladi. EDMSda ma'lumotlarni tayyorlash va qayta ishlash bo'yicha yillik ish hajmi (fizik birliklarda)? 80 ta hujjat.

Shunday qilib, biz menejerning ish haqini tejashga erishamiz: C \u003d 58 527 (25 - 20) 80 / 1992 \u003d 11 752,41 rubl, bu avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimida hujjatlarni tayyorlash va qayta ishlash bilan shug'ullanadigan 11-toifali menejerning yillik ish haqi fondining 20 foizini tashkil qiladi.

Mashina vaqtini tejash

Asosiy dasturiy mahsulotni (SP) yangisiga almashtirishda, qoida tariqasida, hisoblash vositalaridan foydalanish vaqti kamayadi. Mashina vaqtini to'lash uchun xarajatlarni tejashni hisoblash formula bo'yicha amalga oshiriladi

BILAN msh = C msh (T 1sho - T 2sho) A 2o b

qaerda C mil - o'rganilayotgan dasturiy ta'minot funktsiyalarini bajarish bilan bog'liq hisoblash kompleksining i-resurslari yoki aloqa vositalarining ish vaqti uchun yillik xarajatlarni tejash, rub.; C mil - ma'lum bir sxema va ish rejimiga nisbatan hisoblash kompleksining i-resursi yoki aloqa vositalarining bir soatlik ishlash qiymati, rub./soat; T 1ij , T 2ij - bajarish vaqti j-chi operatsiyalar yoqilgan i-resurs dasturiy ta'minotdan foydalanishning asosiy va yangi versiyalarida hisoblash kompleksi yoki aloqa vositalari, h; A 2j -yil davomida PPning yangi versiyasi bo'yicha bajarilgan j-chi operatsiyalar soni.

Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimida menejerning avtomatlashtirilgan ish stantsiyasining (AWP) ish vaqti uchun to'lash uchun yillik xarajatlarni hisoblab chiqamiz. Menejerning ish joyining bir soati narxi - 7 rubl; boshqaruvchining ish joyida eski ish uslubida va avtomatlashtirilgan hujjat aylanishi tizimida shartnomalar bilan bog'liq operatsiyalarni bajarish vaqti mos ravishda 5 soat va 3 soat; 1002 -yil davomida avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimida bajarilgan shartnomalar bilan bog'liq operatsiyalar soni.

Shunday qilib, hujjat aylanishi tizimi tarmog'idagi menejerning avtomatlashtirilgan ish stantsiyasining (AWP) ish vaqti uchun to'lash uchun yillik xarajatlarni tejash: m \u003d 7 (5 - 3) 1002 \u003d 14028 rubl.

Xulosa

Ushbu bitiruv malakaviy ishining maqsadi 11-sonli tadbirkorlik kolleji “Menejment va axborot texnologiyalari” kafedrasida EDMSni joriy etish bo‘yicha texnik topshiriqlarni yaratish bo‘yicha elektron hujjat aylanish tizimlarini qiyosiy tahlil qilish edi. Bizning tadqiqotlarimiz va ishimiz bizga bir qator xulosalar va takliflar chiqarishga imkon beradi:

Elektron hujjat aylanishini tanlash va joriy etish muammosining dolzarbligi korxonada yagona hujjat maydonini yaratish zarurati bilan belgilanadi. oqilona foydalanish muayyan ofis ishlarini bajarishda inson resurslari.

Qog'oz ish yuritish sohasidagi muammolarni o'rganish va uni elektron ish yuritish bilan qiyosiy tahlil qilish bizga ushbu sohadagi eng muhim muammolarni aniqlash imkonini berdi, ularning keyingi echimlarini ishlab chiqish uchun:

· hujjatlarning muqarrar yo'qolishi, shuning uchun ma'lumotlar;

· uchinchi shaxsga ulardagi hujjatlar va ma'lumotlarni olish;

· maqsadi va manbasi noaniq bo'lgan ko'plab hujjatlarning to'planishi;

· hujjatlarni tayyorlash va muvofiqlashtirish uchun ko'p vaqt sarflanadi, natijada - qayta ishlash va ma'lumotlarning past tezligi, ya'ni - yangi ta'sirlarga sekin javob berish;

· ish oqimining ortiqcha bo'lishi, kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni, ichki hujjatlarni qayta ishlash va hujjatlar bilan tanishish uchun katta vaqt yo'qotilishi;

· qabul qilingan qarorlarning nomuvofiqligi, dastlabki hujjatlar va ma’lumotlarning qaror qabul qiluvchilarga tezkorlik bilan uzatilishini ta’minlay olmaslik;

· ijrochilar ustidan nazoratning yo‘qligi, qarorlardan kelib chiqadigan ko‘rsatmalarni aniq ijrochilarga qisqa muddatda yetkazishning imkoni yo‘qligi;

· hujjatlar bilan ishlash tarixini o'rnatishning mumkin emasligi;

· qidirish uchun ishlab chiqarishdan tashqari mehnat xarajatlari zarur hujjat, hujjatlarning tematik tanlovini shakllantirish;

· Xuddi shu hujjatning bir nechta nusxasini yaratish uchun ortiqcha qog'oz va nusxa ko'chirish xarajatlari.

Turli xil elektron hujjat aylanish tizimlarini tahlil qilishda elektron hujjat aylanishini amalga oshirish va undan keyingi foydalanish jarayonida hujjatlar bilan ishlashning barcha nuanslari ta'minlandi. Tanlov jarayonida ehtiyojlar uchun ushbu variantlarni eng muhimi sifatida ko'rib chiqishni taklif qilamiz. avtomatlashtirilgan tizim, xavfsiz va samarali elektron hujjat aylanishi sohasida tashkilotda o'rnatilgan barcha parametrlarga mos keladi.

Adabiyotlar ro'yxati

1.Kuznetsov I.N., Ish yuritish, M .: Dashkov va K, 2006, 520 bet.

2.Baikova I.Yu., Hujjatlar aylanishi va ish yuritish. Hujjatlar bilan ishlashni qanday tashkil qilish kerak, Eksmo, 2009, 288 bet.

.G.Yu. Kasyanova., Hujjatlar oqimi. Asosiy vositalar, ABAK, 2010, 256 bet.

.Ilyina T.N., Loginova A.Yu., Romanov D.A. Elektron hujjat aylanishi haqidagi haqiqat, Moskva, DMK, 2008 yil, 224 bet.

.Kuznetsov S.L. Elektron arxiv tizimini tanlash va eksperimental joriy etish // Kotibiyat ishi - 2006. № 3

.Balasanyan V. Mahalliy hujjat aylanishini avtomatlashtirish kontseptsiyasi // Ochiq tizimlar - 2003. № 1

.Elektron resurs: Strastenko V.V. STC IRM. Nima uchun sizga biznesni avtomatlashtirish kerak? - Kirish rejimi: #"oqlash">. Elektron resurs: Elektron hujjat aylanish tizimlariga umumiy nuqtai. - Kirish rejimi: #"oqlash">. Elektron resurs: Elektron hujjat aylanishi - Boshqaruvni hujjatlashtirish tizimlari. - Kirish rejimi: #"oqlash">. Elektron resurs: Korxonani boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlari. - Kirish rejimi: #"oqlash">. Elektron resurs: Kompyuter texnologiyalari markazi: N-System elektron hujjat aylanish tizimi. - Kirish rejimi: #"oqlash">. Elektron resurs: Elektron ofis tizimlari - Hujjatlarni qo'llab-quvvatlash tizimlari. - Kirish rejimi: #"oqlash">. Elektron resurs: Aiteko texnologiyasi bo'shliqlarsiz - Tashkilotda hujjat aylanishi.- Kirish rejimi: #"justify">. Elektron resurs: umumiy tavsif- 1C: Ish jarayoni 8 -1C: Korxona 8..- Kirish rejimi: #"justify">. SanPiN 2.2.2.542-96. Video displey terminallari, shaxsiy elektron kompyuterlar va ishni tashkil etish uchun gigienik talablar

.GOST 12.2.049-80. Umumiy talablar ish joyiga, boshqaruv elementlari va ma'lumotlarni ko'rsatish vositalariga.

.Elektron resurs: Umumiy tavsif - tizim haqida DocsVision. - Kirish rejimi: #"oqlash">. Elektron resurs: Umumiy tavsif - Elektron hujjat aylanish tizimi (EDMS) DIRECTUM - Kirish rejimi: #"justify">hujjatlarni boshqarish elektron texnologiyalari arxitekturasi

Ko'pgina kompaniyalar ertami-kechmi boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish samaradorligini oshirish uchun elektron hujjat aylanishiga o'tish zarurligini tushunishadi. Eng so'nggi dasturiy ta'minot tashkilotlarga nafaqat hujjatlar aylanishini optimallashtirish, barcha hujjatlarni yagona axborot bazasida aks ettirish, balki hujjat aylanishining biznes jarayonlarini kuzatish va tahlil qilish imkonini beradi.

Qanday qilib EDMSni mustaqil ravishda amalga oshirish va xarajatlarni optimallashtirish kerak?

Hujjatlarni samarali boshqarish va kompaniyaning boshqaruv faoliyatini ta'minlash uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmati quyidagilarga muhtoj:

• qabul qilish operatsion ma'lumotlar kompaniya hujjatlarining harakati to'g'risida;
• kiruvchi, chiquvchi hujjatlar va ichki hujjatlarning rasmiylashtirilishini ta'minlash, hujjatlar bo'yicha ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qilish;
• ishlash intizomi ustidan nazoratni kuchaytirish;
• hujjatlarni qidirish va muvofiqlashtirish uchun sarflanadigan vaqtni qisqartirish;
• hujjatlarni markazlashtirilgan xavfsiz saqlashni ta’minlash.

Shu bilan birga, hamma ham uchinchi tomon tashkilotlaridan elektron hujjat aylanishi tizimini (EDMS) joriy etish bo'yicha mutaxassislarni jalb qilish imkoniyatiga ega emas.

Elektron hujjat aylanishini o'z-o'zidan amalga oshirish uchun siz ushbu jarayonning vazifalarini va harakatlar ketma-ketligini tushunishingiz kerak. Buning uchun sizga kerak:

1. Kompaniyadagi mavjud hujjat aylanishini o'rganish va tahlil qilish; EDMSni amalga oshirish bilan shug'ullanadigan bo'limlar uchun vazifalarni shakllantirish; EDMS uchun talablarni shakllantirish.
2. Hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmatining sa'y-harakatlarini IT bo'limi va xavfsizlik xizmati bilan birlashtiring.
3. EDMS ni tanlang va uni amalga oshirish rejasini ishlab chiqing.

Keling, Ritm MChJ kompaniyasi misolida elektron hujjat aylanishini bosqichma-bosqich joriy etish algoritmini ko'rib chiqaylik.

Mavjud hujjat aylanishini tekshirish va tahlil qilish

Kompaniyamizning hujjat aylanishini tahlil qilish natijasida quyidagilar aniqlandi: hujjat aylanishi aralash shaklda amalga oshiriladi - hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish va menejerlar qarorlarini kiritish ofis boshqaruvi xodimlari tomonidan amalga oshiriladi. "Firat" EDMS elektron ro'yxatga olish kartalari bo'limi; muvofiqlashtirish, birgalikda tahrir qilish, hujjatlarni ijroga topshirish, intizomni bajarish to‘g‘risidagi guvohnomalar va hisobotlarni tayyorlash - qog‘oz shaklida.

Hujjatlarni boshqarishning bunday tizimi ishlamay boshladi, muammolar paydo bo'ldi:

• hujjatlarning qog'oz nusxalarini ishlab chiqarish uchun vaqt va materiallarning katta xarajatlari;
• hujjatlarni yo'qotish;
• hujjatlarni takrorlash;
• hujjatlarni ko'rib chiqish va (yoki) ijro etish uchun qayta yuborish;
• kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlarni muvofiqlashtirish uchun uzoq vaqt.

Bundan tashqari, kompaniyada 5 yildan ortiq vaqt davomida faoliyat yuritgan Furot EDMS EDMSda ishlashga jalb qilingan xodimlarning talablariga javob berishni to'xtatdi: foydalanilgan ushbu dasturiy mahsulot versiyasida jamoaviy tahrir qilish imkoniyati yo'q edi, hujjatlarni muvofiqlashtirish va qulay qidiruv mexanizmi.

Shunday qilib, yangi elektron hujjat aylanish tizimini joriy etishga qaror qilindi.

Loyiha vazifalari, DOW xizmati va IT xizmatining roli

EDMS ning asosiy foydalanuvchilari nafaqat rasmiy yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazadigan, balki hujjatlarni tahrirlash, muvofiqlashtirishda ishtirok etadigan, shuningdek hujjatlar va ko'rsatmalarning bajarilishi vaqtlarini nazorat qiluvchi DOW xizmati xodimlari bo'lganligi sababli, EDMSga qo'yiladigan talablar ishlab chiqilgan. DOW xizmati tomonidan. Bundan tashqari, DOW xizmati loyihaning ham mijozi, ham birgalikda ijrochisi bo'lgan, mos ravishda u loyihaning vazifalarini va IT xizmatining rolini aniqlagan.

EDMSni tanlashda va elektron hujjat aylanishiga o'tishda DOW xizmati quyidagilarni o'rnatadi vazifalari:

• kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlardan tezkor foydalanishni ta’minlash maqsadida ularni yagona elektron ma’lumotlar bazasida saqlash;
• rahbarlarning hujjatlari va qarorlarini ijrochilarga tezkorlik bilan yetkazish;
• hujjatlarni bajarish bo'yicha xodimlar va bo'limlar faoliyatini nazorat qilish va baholashni avtomatlashtirish imkoniyati;
• o'qitish imkoniyati statistik hisobot hujjatlar va ijro intizomiga muvofiq.

SED uchun talablar

Ritm MChJning hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmati tomonidan qo'yilgan EDMSga qo'yiladigan talablar quyidagilarni o'z ichiga oladi:

• kiruvchi, chiquvchi, ichki hujjatlarni, fuqarolarning murojaatlarini, tashkiliy va boshqaruv hujjatlarini hisobga olish, hisobga olish va nazorat qilish;
• qog'oz hujjatlarni tarjima qilish qobiliyati elektron shakl, sahifa va oqimni skanerlash, hujjatni tanib olish;
• geografik jihatdan taqsimlangan bo'linmalar o'rtasida hujjatlar almashinuvi;
• hujjatlarni rubrikatsiya qilish, turkumlashtirish va tasniflash;
• tilning morfologiyasini hisobga olgan holda tafsilotlar bo‘yicha qidirish va hujjatlar mazmuni bo‘yicha to‘liq matnli izlash;
• arxiv saqlovidagi hujjatlarni hisobga olish va qayta ishlash;
• hisobot berish;
• kirish huquqlarini boshqarish;
• raqamli imzo qo'llash.

Ish jarayonlarini tashkil etish nuqtai nazaridan kompaniya rahbariyati EDMSga qo'yiladigan talablarni shakllantirdi:

• hujjatlar loyihalarini yaratish;
• hujjatlar loyihalarini tasdiqlash;
• hujjatlarni tasdiqlash;
• qarorlar va ko'rsatmalar yaratish;
• ijro intizomini nazorat qilish;
• hujjatlar versiyasini nazorat qilish;
• harakatlarni ro'yxatga olish;
• hujjatlarni bajarish uchun vakolatlarni topshirish va boshqalar.

Bundan tashqari, kompaniya EDMS umuman ITni rivojlantirish kontseptsiyasiga (AT infratuzilmasini va markaziy apparat va filiallarning IT bo'limlarining ichki jarayonlarini standartlashtirish, barcha bo'limlarning biznes jarayonlarini birlashtirish) mos kelishini kutgan, bu esa o'z navbatida geografik taqsimlangan EDMSni yaratish imkoniyatini o'z zimmasiga oldi, shuningdek, EDMSning funktsional vazifalarini kengaytirish. Tizimning kutilayotgan muhim xususiyati uning ochiqligi, ya'ni. o'zgartirishlar kiritish imkoniyati, shu jumladan o'z mutaxassislarining kuchlari tomonidan.

EDMSning korporativ axborot tizimi, jumladan, elektron pochta, standart ofis ilovalari va kompaniyaning korporativ portali bilan integratsiyalashuvi ham zarur deb topildi.

EDMS uchun majburiy talab axborot xavfsizligini va hujjatlar va ulardagi ma'lumotlarni himoya qilishni ta'minlash edi.

EDMSni ishlab chiqish bilan shug'ullanadigan kompaniyalarning tijorat takliflarini o'rganish natijasida "1C8: Hujjatlarni boshqarish" dasturiy mahsulotini joriy etishga qaror qilindi.

Ushbu tizimning keng va ko'p qirrali funksionalligi kichik hujjat aylanishiga ega bo'lgan kichik korxonalar uchun ham, murakkab tarmoqlangan buxgalteriya tizimiga ega yirik xo'jaliklar uchun ham mos keladi.

EDMSni amalga oshirish rejasi

Belgilangan vazifalarga va shakllantirilgan EDMSga qo'yiladigan talablarga muvofiq, DOW xizmati IT xizmati bilan birgalikda EDMSni amalga oshirish rejasini ishlab chiqdi.

Tizimni bosqichma-bosqich ishga tushirish va tizim foydalanuvchilarini o'qitish va moslashtirishga ko'maklashish uchun EDMSni alohida modullarda amalga oshirishga qaror qilindi:

birinchi navbatda, DOE xizmati rahbarlari tomonidan rasmiy yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazish va qarorlarni qayta ishlashni ta'minlash, so'ngra tizimning barcha foydalanuvchilarini ulash va o'qitish, so'ngra hujjatlar va ko'rsatmalarning bajarilishi vaqtlarini monitoring qilish modulini, so'ngra modulni amalga oshirish. tashkiliy-ma'muriy hujjatlar va mahalliy normativ hujjatlarni muvofiqlashtirish va ro'yxatdan o'tkazish uchun. Keyin asosiy tadbirlar va ularni amalga oshirish muddatlarini ko'rsatuvchi EDMSni amalga oshirish jadvali ishlab chiqildi.

Rejaga muvofiq EDMSni amalga oshirish bosqichlari belgilandi.

EDMSni amalga oshirish bosqichlari

1. EDMSni amalga oshirishning birinchi bosqichida kompaniyaning hujjat aylanishi to'g'ri tartibga solinganligiga ishonch hosil qilish muhim:

• hujjatlarning yagona shakllari ishlab chiqilgan va joriy etilgan;

Hujjatlarni yaratish va tasdiqlash uchun yuborishda shablon sifatida hujjatlarning birlashtirilgan shakllari qo'llaniladi.

• ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar ishlab chiqilgan va joriy etilgan;
• hujjatlarni bajarish muddatlarini nazorat qilish tartibi ishlab chiqildi;

Ish yuritish bo'yicha yo'riqnoma nafaqat hujjatlarni qayta ishlash qoidalarini tavsiflaydi, balki ularni muvofiqlashtirish tartibini ham belgilaydi (bular asosida EDMSda hujjatlarni ko'chirish va tasdiqlash yo'nalishlari yaratiladi), hujjatlarni ro'yxatga olish qoidalarini tavsiflaydi, hujjatlarni ro'yxatga olish raqamlari tuzilishi va boshqalar. Bundan tashqari, Ish yuritish bo'yicha yo'riqnomada hujjatlar va ko'rsatmalarning bajarilishi muddatini nazorat qilish bo'limi mavjud bo'lib, unda nazorat qilish tartibi tavsiflanadi, muddatlar belgilanadi, bundan DOW xodimlari ham foydalanadilar. EDMSda ishlashda xizmat ko'rsatish.

• arxiv ishini tashkil etgan va tartibga solgan;

Mahalliy qoidalar Hujjatlarni arxivda saqlash to'g'risidagi qonun hujjatlari nafaqat doimiy va vaqtincha saqlash muddatlari bo'yicha ishlarni ro'yxatga olish va shakllantirish qoidalarini tavsiflaydi, balki bo'linmalarning ish nomenklaturasini va ishlarning yig'ma nomenklaturasini shakllantirish tartibining tavsifini ham o'z ichiga oladi. kompaniya. Hujjatlarni ro'yxatga olish indekslarini (masalan: chiquvchi xatlar, eslatmalar) shakllantirish uchun EDMSda tarkibiy bo'linmalarga tayinlangan tasdiqlangan indekslar (va shunga mos ravishda ishlar nomenklaturasi indekslari) qo'llaniladi.

• ishlarning nomenklaturasi va tarkibiy bo‘linmalarning indekslari ishlab chiqildi.

Ritm MChJ kompaniyaning tashkiliy tuzilmasini aks ettiruvchi tarkibiy bo'linmalarni ko'p darajali indeksatsiya qilish tamoyilidan foydalanadi (jadvalga qarang).

Ritm MChJ tarkibiy bo'linmalarining indekslari

Indeks			Nazoratchi, tarkibiy bo'linma
			Bosh direktor
			Bosh direktorning idorasi
			Matbuot xizmati
			Bosh direktorning birinchi o'rinbosari
			Sifat menejmenti
			Sifatni ta'minlash bo'limi
			Litsenziyalash bo'limi
			Ar-ge boshqaruvi
			Ar-ge rejalashtirish va muvofiqlashtirish boshqarmasi
			Bo'lim innovatsion loyihalar
			Bosh direktorning tijorat bo'yicha o'rinbosari
			Savdo bo'limi
			Savdo bo'limi
			Tashqi iqtisodiy faoliyat boshqarmasi

Ishlar nomenklaturasi indekslari ishlarni shakllantirishda qo'llaniladi va bajarilgan hujjatni saqlash joyini aniqlash imkonini beradi.

Masalan,

Tasdiqlangan ish yuritish yo'riqnomasiga muvofiq, "DOU Ritm" MChJ xizmatida ro'yxatdan o'tkazilishi kerak bo'lgan hujjatlarning chiqish raqamlari tarkibiy bo'linma - ijrochi indeksidan, nomenklatura bo'yicha ish raqamidan va seriya raqamidan, masalan:

02-01-01/01/27, bu erda 02-01-01 - tarkibiy bo'linma indeksi (xat Sifat bo'limining sifatni ta'minlash bo'limi tomonidan tayyorlangan), 01 - nomenklatura bo'yicha ish raqami ( xat federal ijroiya organiga yuboriladi), 27 - seriya raqami .

EDMSdagi ro'yxatga olish raqami har xil turdagi hujjatlar uchun hisoblagichlar uchun maxsus sozlamalar yordamida avtomatik ravishda yaratiladi. Hisoblagichlarning sozlamalari quyida tavsiflanadi.

2. Keyingi qadam: xususiyatlarini hisobga olish va tavsiflash kerak kompaniya hujjatlari : kiruvchi chiquvchi va ichki hujjatlarni qabul qilish va birlamchi qayta ishlash qanday amalga oshiriladi.

Ushbu bosqichda aniqlash kerak hujjatlar turlari ro'yxati ish jarayoniga jalb qilingan.

"Ritm" MChJda quyidagi turdagi boshqaruv hujjatlari qayta ishlanadi, saqlanadi, ko'rib chiqish uchun taqdim etiladi va EHMda ijro etiladi:

• ma'lumot va ma'lumotnoma hujjatlari: xatlar (kiruvchi va chiquvchi), rasmiy, memorandum, tushuntirish yozuvlari, sertifikatlar, aktlar, arizalar va boshqalar;
• tashkiliy- ma'muriy hujjatlar: buyruqlar, buyruqlar, yig'ilishlar bayonnomalari.

Shuningdek, qog'oz ish jarayonining qaysi qismi avtomatlashtirilishi haqida qaror qabul qilish kerak edi.

Shunday qilib, EDMS joriy etilgandan so'ng, rahbarlarning qarorlari bilan hujjatlarning qog'oz nusxalarini bajarish uchun topshirishni to'xtatish rejalashtirilgan edi (ko'rsatma kartasi yaratilgandan so'ng, uning maydonlari menejer tomonidan yozilgan qarorga muvofiq to'ldiriladi). qog'oz hujjatda hujjatning skanerlashi DOW xizmatining xodimi tomonidan pudratchiga SED bilan birlashtirilgan elektron pochta orqali yuboriladi). Imzoni talab qiladigan hujjatlar qog'oz ko'rinishida topshirilganda, hujjatning ro'yxatga olish kartasida tegishli belgi qo'yiladi. Ba'zi hujjatlarni (masalan, ish o'rinlarini yaratish uchun arizalar, ish yuritish materiallarini berish uchun arizalar) to'liq avtomatlashtirish rejalashtirilgan edi: bunday arizalar arizaning ro'yxatga olish kartasining tegishli maydonlarini to'ldirishda tuziladi, kelishiladi va yuboriladi. qog'ozsiz shaklda bajarish uchun.

Ushbu turkumlashtirishga muvofiq, EDMSda papkalar tizimi yaratilgan (1-rasm):

Guruch. 1. Ritm MChJning EDMS papka tizimi

Ritm MChJda EDMSda ishlashda quyidagi rollar ajratiladi:

• kotib (kiruvchi va chiquvchi xatlarni ro'yxatga olish);
• bo'limda kotib (memolarni ro'yxatdan o'tkazish);
• bo'linmadagi ijrochi (ushbu ijrochi tomonidan yaratilgan yoki ushbu ijrochiga yuborilgan barcha hujjatlar bilan ishlash);
• ma'lumotnomalarni to'ldirish uchun javobgardir (masalan: "Muxbirlar", "Foydalanuvchilar", "Kompaniya tuzilishi");
• EDMS ma'muri (EDMSga texnik xizmat ko'rsatish, foydalanuvchilarga ruxsat berish, sozlashlarni amalga oshirish).

DOW xizmatining vakolatli xodimlari nafaqat kotiblar, balki ma'lumotnomalarni to'ldirish uchun ham javobgar bo'lishi mumkin. EDMS ma'muri IT xizmatining xodimi bo'lishi kerak.

4. Keyin 1C Document Management uchun ma'muriy sozlamalarni bajarish va foydalanuvchi qo'llanmasini to'ldirish kerak (2-rasm).

Foydalanuvchi kartasini to'ldirishda to'liq ism, lavozim, tarkibiy bo'linma ko'rsatiladi.

Lavozimga qarab, foydalanuvchilar EDMSda joylashtirilgan hujjatlarga kirishning turli darajalariga ega. Shunday qilib, liniya xodimi o'zi yaratgan hujjatlar yoki unga ijro uchun yuborilgan hujjatlar bilan tanishish huquqiga ega.

Bo'lim boshlig'i o'zi tomonidan yaratilgan va unga yuborilgan hujjatlarni va barcha bo'ysunuvchi xodimlarda mavjud bo'lgan hujjatlarni "ko'radi". Kompaniya rahbari barcha hujjatlarga kirish huquqiga ega.

Guruch. 2. Foydalanuvchi kartasi

5. Keyin "Muxbirlar" ma'lumotnomasi to'ldiriladi. Oson qidirish va tanlash uchun muxbirlarni guruhlarga birlashtirish mumkin.

Masalan, “Xaridorlar”, “Yetkazib beruvchilar”, “Pudratchilar”, “Banklar”, “Vazirliklar” va boshqalar.

1C Hujjatlarni boshqarish boshqa tizimlarda - buxgalteriya hisobi, kontrakt bo'limi va boshqalarda saqlanadigan ma'lumotnomalardan foydalanishi mumkin. Shu bilan birga, siz korrespondent kartaga barcha ma'lumotlarni, shu jumladan manzil, TIN va boshqa rekvizitlarni kiritishingiz, shuningdek skanerlangan ma'lumotlarni biriktirishingiz mumkin. kontragent tomonidan shartnomalar va bitimlar tuzishda taqdim etilgan hujjatlarning nusxalari (3-rasm). Shunday qilib, kontragent kartalari va ularning qonuniy va boshqa hujjatlarining elektron arxivi yaratiladi, undan DOW xizmatiga qo'shimcha ravishda shartnoma bo'limi, buxgalteriya va boshqa manfaatdor bo'limlar foydalanishi mumkin.

Guruch. 3. Korrespondent karta

6. “Me’yoriy va ma’lumotnoma” yorlig‘ida “Muxbirlar” ma’lumotnomasini to‘ldirgandan so‘ng. kompaniya tuzilmasini to'ldirishingiz kerak.

DOW xizmatining "ma'lumotnomalarni to'ldirish uchun mas'ul" roliga ega bo'lgan vakolatli xodimi kompaniyaning strukturasini tashkiliy tuzilma va xodimlar soniga qat'iy muvofiq ravishda aks ettiradi, ya'ni. bo'limlarning barcha nomlarini, ularning rahbarlarini, bo'limlarning indekslarini ko'rsatadi. Kompaniya tuzilmasi to'ldirilganda, foydalanuvchi kartalarida ko'rsatilgan barcha ma'lumotlar (shu jumladan lavozimi, bo'lim nomi) Foydalanuvchilar katalogidan avtomatik ravishda uzatiladi va shu bilan kompaniyaning bo'limlari va xodimlarining ierarxiyasi quriladi.

Bu bo'lim boshliqlariga ijrochilarga berilgan barcha hujjatlar va ko'rsatmalar bilan tanishish imkonini beradi.

Bo'lim boshlig'i o'ziga yuklangan barcha vazifalarni va alohida - o'z bo'ysunuvchilariga yuborilgan barcha topshiriqlarni ko'rishi, shuningdek ularning bajarilishini kuzatishi mumkin (Ish stolida - "Mening vazifalarim" va "Mening vazifalarim" yorliqlarida. men").

7. Keyingi qadam - raqamlarni o'rnatish.

Numeratorlar yordamida ro'yxatga olish raqamlari EDMSga joylashtirilgan barcha hujjatlarga avtomatik ravishda beriladi.

Tizim tarkibiy bo'linmalar indekslari, muddatlar, ishlar nomenklaturasi va boshqalardan foydalangan holda ro'yxatga olish raqamlarini o'rnatish imkonini beradi. turli xil turlari hujjatlar, alohida hisoblagichlar tuzilgan (4-rasm).

Masalan, shakllantirish ro'yxatga olish raqami Chiquvchi hujjat quyidagi formatdan foydalanadi:

[SubIndex]/[IndexNumber of Parts]/[Raqam].

Guruch. 4. Ro'yxatga olish raqamini avtomatik shakllantirish uchun hisoblagichni o'rnatish

8. Amalga oshirishhar bir foydalanuvchi uchun shaxsiy sozlamalar.

Shu bilan birga, tizimga kirish uchun parol o'rnatiladi, bildirishnoma sozlamalari o'rnatiladi (hujjatlar yoki ko'rsatmalar olinganligi), hujjatlar va ko'rsatmalarni eslatish va belgilangan muddatdan oshib ketgan, skanerlash sozlamalari (5-rasm), va boshqalar.

Guruch. 5. Skanerlash sozlamalari

9. Elektron hujjat aylanishi tizimidan foydalanish bo'yicha umumiy foydalanish yo'riqnomalarini tayyorlash va joylashtirish.

Bunday ko'rsatmalarni eslatmalar shaklida berish (har bir jihat uchun - alohida eslatma), ularni skrinshotlar va aniqlik uchun chizmalar bilan ko'rsatish maqsadga muvofiqdir.

eslatma

1C ish oqimi tizimida bildirishnomalarni o'rnatish

Har bir foydalanuvchi o'zi olmoqchi bo'lgan EDMS xabarnomalarini MUSTAQIL sozlaydi.

Sozlash va boshqarish - Shaxsiy sozlamalar - Boshqalar:

- Bildirishnoma sozlamalari - tugmasini bosing va quyidagi rasmdagi kabi sozlang:

Masalan, [elektron pochta himoyalangan]

10. Keyingi bosqich - tarkibiy bo'linmalarda ish yuritish uchun mas'ul bo'lgan asosiy foydalanuvchilarni tayyorlash , bu esa, o'z navbatida, kompaniyaning barcha xodimlarini o'qitishda katta yordam berishi mumkin.

Ritm MChJda xodimlarni o'qitish DOW xizmati tomonidan amalga oshirildi. Brifinglarni o'tkazishda tizimga kirish uchun parollarning o'rnatilishini va shaxsiy sozlamalarni tekshirish, foydalanuvchilarga tizimning imkoniyatlarini ko'rsatish va har bir foydalanuvchi uchun kirish xususiyatlarini tushuntirish, shuningdek, ularga kirish imkoniyatini eslatish kerak. tizim bilan ishlash bo'yicha ko'rsatmalar va eslatmalarni qo'shimcha mustaqil o'rganish.

11. Elektron hujjat aylanishi tizimini tijorat faoliyatiga joriy etish to‘g‘risida buyruq chiqarilsin.

Masalan:

"Ritm" mas'uliyati cheklangan jamiyati

Buyurtma

______________ №_______________

Ritm MChJda ish jarayonini va ofisni avtomatlashtirishni optimallashtirish uchun

Buyurtma beraman:

1. Elektron hujjat aylanishi tizimini (keyingi o'rinlarda EDMS deb yuritiladi) ishga tushirish bo'yicha loyiha ishchi guruhini yarating 1C8: Quyidagi tarkibda hujjat aylanishi:

1. Loyiha ishchi guruhiga 1C8 EDMS ni tijorat maqsadlarida foydalanishga topshirish: Hujjatlarning aylanishi 201__ yil "___" _______ gacha.
2. Dasturiy ta'minotni hisobdan chiqarish muddatini _________ belgilang.
3. Ushbu buyruqning bajarilishini nazorat qilishni o‘z zimmamda qoldiraman.

Bosh direktor V.V. Ivanov

“Ritm” MChJda elektron hujjat aylanishi tizimi joriy etilgandan so‘ng quyidagilar amalga oshirildi:

• rasmiy yozishmalarni ro'yxatga olish va o'tkazish vaqtini qisqartirish;
• nazoratni avtomatlashtirish va hujjatlar va ko‘rsatmalarni bajarish muddatlari to‘g‘risida avtomatik eslatmalar va bildirishnomalar tizimini yaratish;
• hujjatlarning yo'qolishini istisno qilish;
• elektron arxivni yaratish (korporativ bilimlar bazasi);
• hujjatlar loyihalarini elektron tarzda tasdiqlash, jamoaviy tahrir qilishni ta’minlash;
• ishlash intizomini yaxshilash;
• buxgalteriya hisobi va hisobotini optimallashtirish.

Shunday qilib, EDMSni amalga oshirish loyiha ishtirokchilari uchun to'g'ri rejalashtirish va vazifalarni belgilash bilan mustaqil ravishda mumkin. Bunda vakolatli tarkibiy bo‘linmalarning o‘zaro hamkorligi va rejalashtirilgan amalga oshirish bosqichlarini izchil amalga oshirish hal qiluvchi rol o‘ynaydi.

Rossiya Federatsiyasi Sog'liqni saqlash va ijtimoiy rivojlanish vazirligi

SBEE HPE "A.I. nomidagi Moskva davlat tibbiyot va stomatologiya universiteti. A.I. Evdokimova»

Iqtisodiyot fakulteti

KURS ISHI

Intizom bo'yicha: "Korporativ Axborot tizimlari»

Mavzu bo'yicha: "Kompaniyada elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etishning SWOT-tahlili"

Bajarildi:

4-kurs talabasi 2 guruh

Iqtisodiyot fakulteti

Manukyan Artur Gevorkovich

Tekshirildi:

Tibbiyot fanlari nomzodi, dotsent

Sarajev Vladislav Vladimirovich

Kirish……………………………………………………………………………2

Elektron hujjat aylanishi tizimining SWOT-tahlili................................................. …………2

Xulosa………………………………………………………………………………3

Foydalanilgan adabiyotlar ro‘yxati…………………………………………….8

Kirish

Zamonaviy sharoitda Rossiya Federatsiyasi uchun juda yangi hodisa bo'lgan elektron hujjat aylanish tizimlari tobora ommalashib bormoqda. Biroq, hozirda ko'pchilik kompaniyalar hujjat aylanishini qo'llab-quvvatlash tizimlarini yaratish zarurligini va elektron hujjat aylanishini amalga oshiradigan vositalarni joriy etishning muhimligini tushunishmoqda. Bu rivojlanayotgan kompaniyalarda o'sib borayotgan ish oqimini saqlab qolish va uni ta'minlash xarajatlarini kamaytirish zarurati bilan bog'liq. Bundan tashqari, elektron hujjat aylanish tizimining joriy etilishi korxonaning boshqaruv qobiliyatini, har bir boshqaruv hisobi ob'ektini nazorat qilish darajasini oshiradi. Shu sababli, maksimal ta'sir va minimal xarajatlar bilan samarali ish oqimini yaratish muhim vazifadir.
Ayni paytda xorijda elektron hujjat aylanish tizimlaridan foydalanish ommaboplikning eng yuqori cho‘qqisida. Shubhasiz, bu texnologiya uzoq vaqt davomida ushbu cho'qqida bo'ladi.

SWOT tahlili

Kuchli tomonlar Hujjatning tashkilot ichida harakatlanishi va uning bajarilishini nazorat qilish; Hujjatlarga kirish va ular bo'yicha harakatlarni farqlash; Hujjatlar harakati to'g'risida avtomatik hisobot berish; Hujjat bazasida turli atributlar bo'yicha qidirish; “Inson omili” kabi xatolarni kamaytirish; Qo'shimcha xodimlarga bo'lgan ehtiyojni kamaytirish; Hujjatlarni shikastlanishdan himoya qilish; Hujjatlar bilan jamoaviy ishlash; Ma'lumotlarga tezkor kirish; Hujjatlarni qidirish va tanlashni sezilarli darajada tezlashtirish.

Zaif tomonlar EDMS xodimlarni u bilan ishlashga majbur qila olmaydi; EDMS unga kiritilgan ma'lumotlarning haqiqatini kuzata olmaydi; EDMS xodimlarga undan foydalanish intizomini o'rgatmaydi; Narxi; Ish paytida qo'shimcha xarajatlar; Kadrlar almashinuvi.

Imkoniyatlar Samarali boshqaruv; Sifatni nazorat qilish tizimini qo'llab-quvvatlash; Axborot va bilimlarni samarali to'plash, boshqarish va ulardan foydalanishni qo'llab-quvvatlash; Korxona faoliyatini qayd etish; Biznes jarayonlarini optimallashtirish; Qog'oz hujjatlar aylanishini istisno qilish; Qog'oz hujjatlarni saqlash zaruriyatini bartaraf etish; Korporativ madaniyatni rivojlantirish

Xodimlarning konservatizmi; "Sovet tipi" rejissyor omili; Doimiy tarkibiy o'zgarishlar; Hujjatlarning qonuniy kuchini ta'minlash zarurati; Tashqi "qog'oz" dunyo bilan o'zaro aloqa qilish zarurati.

Xulosa

Keling, SWOT tahlilining barcha tarkibiy qismlarini batafsil ko'rib chiqaylik.

Kuchli tomonlar

1. Hujjatning tashkilot ichidagi harakatini va uning bajarilishini nazorat qilish. EDMSga kiritilgandan so'ng, ichki yoki tashqi hujjat unda yo'qolib ketish yoki noto'g'ri qoziqqa tushib qolish xavfisiz kerak bo'lganda saqlanadi va u bilan qilingan barcha harakatlar qayd etiladi. uni qayta ishlashda ma'lum bir xodimning beparvoligi ingl. Nihoyat, har qanday rahbarning orzusi ushaladi: hujjat aylanishi endi butunlay uning nazorati ostida!
2. Hujjatlarga kirish va ular bo'yicha harakatlarni farqlash. Agar qog'oz hujjatlarini shtamplash tizimi qo'shimcha inson resurslarini talab qilsa, lekin hech bo'lmaganda ko'p yoki kamroq ishlayotgan bo'lsa, unda barcha bosilgan hujjatlarni qiziquvchan ko'zlardan himoya qilish mutlaqo mumkin emas, chunki ular hamma joyda yotadi, o'qing - men xohlamayman. EDMSda tashkilotning har bir xodimiga vakolat doirasi beriladi: u qaysi hujjatlarni ko'rishi mumkin, qaysilarini o'zgartirishi va hokazo. Foydalanuvchini identifikatsiya qilish usullari u ishlashi kerak bo'lgan ma'lumotlarning maxfiylik darajasiga qarab farqlanadi: oddiy parollardan tortib apparat belgilari va barmoq izlarigacha.
3. Hujjatlar harakati to'g'risida avtomatik hisobot. SED tashkilot xodimlari tomonidan "zo'ravonlik harakatlarini simulyatsiya qilish" imkoniyatini keskin kamaytiradi. Ko'pgina EDMS hisobotlari faqat ob'ektiv qiymatlar bilan ishlaydi: qayta ishlangan hujjatlar soni, o'rtacha ishlov berish vaqti, har bir xodim uchun hujjatlar navbatining uzunligi va boshqalar. EDMS dan foydalanganda, tashkilotda ishlaydiganlar o'zlarining harakatsizligini rangli hisobot bilan yopishlari ancha qiyin bo'ladi.
4. Hujjat bazasida turli atributlar bo'yicha qidirish. Ilgari bunday narsani orzu qilish mumkin edi - qancha registrlar yuritilmasin, qog'oz hujjatlar orqali qidirish imkoniyatlari hali ham juda cheklangan edi. EDMS turli darajadagi razvedka atributlarini qidirish uchun barcha variantlarni taklif qiladi - taklif faqat ishlab chiquvchilarning tasavvurlari bilan cheklangan. Shuningdek, qidiruv natijasida olingan hujjatlarni tanlash bilan shug'ullanish uchun turli xil variantlar mavjud.
5. Inson xatolarini kamaytirish. Elektron hujjat aylanishini to‘g‘ri tashkil etish inson omili tufayli yuzaga kelgan xatolarni bartaraf etish imkonini beradi. Qog'oz bilan ishlash jarayonida etishmayotgan hujjatlarni qidirish bir necha soat davom etadi, EDMS esa bir necha soniya ichida shunga o'xshash vazifani bajaradi.
6. Qo'shimcha xodimlarga bo'lgan ehtiyojni kamaytirish. Elektron hujjat aylanishi bilan ishlab chiqarish hajmini oshirish xodimlarni sezilarli darajada kengaytirishni talab qilmaydi, bb ish maydonini samarali boshqarish tizimidan foydalangan holda mavjud jamoaning ishini avtomatlashtirish kifoya.
7. Hujjatlarni shikastlanishdan himoya qilish. EDMS dan foydalanish yong'in yoki boshqa fors-major holatlari bilan bog'liq xavflarni kamaytiradi. Afsuski, elektron hujjat aylanishiga to'liq o'tish va qog'oz ish yuritishdan xalos bo'lish mumkin emas, chunki Rossiya Federatsiyasi qonunchiligiga ko'ra, qog'oz hali ham hujjatning muhim shakli hisoblanadi, ammo bunday hujjatlarning ulushi umumiy hajmi nisbatan kichik.
8. Hujjatlar bilan jamoaviy ishlash. Ish jarayonini avtomatlashtirish bir nechta foydalanuvchilarga bir vaqtning o'zida bir fayl bilan ishlash, shuningdek, bitta hujjat ma'lumotlar bazasi orqali qidirish imkonini beradi.
9. Ma'lumotlarga tezkor kirish. Elektron hujjat aylanishining asosiy afzalligi hujjatlarning so'nggi versiyalarini tez va oson topish imkoniyatidir. Shunday qilib, ish jarayonining dolzarbligi muammosi hal qilinadi, ya'ni bir xil hujjat bir nechta versiyalarda mavjud bo'lsa ham, foydalanuvchi topa oladi. oxirgi versiya fayl va u bilan ishlash.
10. Hujjatlarni qidirish va tanlashning sezilarli tezlashishi (turli atributlar bo'yicha). Qog'oz bilan ishlash jarayonida etishmayotgan hujjatlarni qidirish bir necha soat davom etadi, EDMS esa bir necha soniya ichida shunga o'xshash vazifani bajaradi.

Biroq, EDMSni amalga oshirishni rejalashtirayotganda, tizimning o'ziga ortiqcha umid bog'lamaslik kerak: EDMSga xos bo'lgan barcha afzalliklarni inkor etadigan bir nechta fikrlar mavjud.

Zaif tomonlar

Endi keling, EDMSni amalga oshirish va undan foydalanishning qiyinchiliklari haqida gapiraylik. Ular, birinchi navbatda, har bir rahbarga yaxshi tanish bo'lgan "inson omili" bilan bog'liq. SED qanchalik aqlli bo'lmasin, u kuzata olmaydigan daqiqalar bor. Keling, asosiylarini sanab o'tamiz.

1. SED xodimlarni u bilan ishlashga majbur qila olmaydi. EDMSni sotib olish va amalga oshirish uchun katta mablag 'sarflaganidan so'ng, bir muncha vaqt o'tgach, menejer uni hech kim ishlatmayotganini bilib hayron bo'lishi mumkin. Ayniqsa, mamlakatimizdagi ko‘plab yangiliklarning taqdiri shunday bo‘ladi, lekin ma’lum bir tashkilot direktori bundan taskin topmaydi, albatta. Shamolga tashlangan pul, vaqt va kadrlar bo'limi behuda.
2. EDMS unga kiritilgan ma'lumotlarning haqiqatini kuzata olmaydi. EDMSda mavjud bo'lgan barcha ro'yxatga olish va boshqarish vositalariga qaramasdan, soxtalashtirish yoki buzish, ataylab yoki tasodifiy holatlar ko'pincha aniqlanmaydi. Shunday qilib, beparvo xodim uchun hali ham "manevr uchun joy" mavjud. Shubha yo'qki, tizimni o'rganib chiqqandan so'ng, tashkilot xodimlari uning zaif tomonlarini topadilar va ulardan o'z maqsadlari uchun foydalanadilar.
3. EDMS xodimlarga undan foydalanish intizomini o'rgatmaydi. Har qanday EDMS xavfsizlik vositalari, eng paranoidlardan tashqari, agar xodimlar ularni ommaviy ravishda e'tiborsiz qoldirishsa, istalgan maqsadlarga erisha olmaydi (va ularning bitta maqsadi bor - tashkilotning axborot xavfsizligini ta'minlash). Agar butun tashkilot bosh buxgalter yoki direktorning parolini bilsa va ularning hisoblaridan har qanday zararli maqsadlarda emas, balki "buni osonlashtirish uchun" faol foydalansa, hujjatlar toifalariga kirishni cheklashning nima keragi bor. menejerlardan yuqori.
4. Narxi. EDMS sotib olish uchun juda yuqori xarajatlar. Har bir tashkilot bunga qodir emas.
5. Ish paytida qo'shimcha xarajatlar.
6. Kadrlar almashinuvi. Ko'pchilik bu dastur bilan ishlamaydi va ishlashni xohlamaydi, uni yaxshi o'zlashtirmaydi, ko'p xatolarga yo'l qo'yishadi.

Imkoniyatlar

1. Amalga oshirishning avtomatik monitoringi, barcha darajadagi barcha tashkilotning shaffofligi orqali yanada samarali boshqaruvni ta'minlash.
2. Xalqaro standartlarga javob beradigan sifat nazorati tizimini yuritish.
3. Axborot va bilimlarni samarali to'plash, boshqarish va ulardan foydalanishni qo'llab-quvvatlash. Har bir xodimning faoliyatini yanada rasmiylashtirish va uning faoliyatining butun tarixini saqlash qobiliyati tufayli xodimlarning moslashuvchanligini ta'minlash.
4. Butun korxona faoliyatini qayd etish (ichki ichki tekshiruvlar, bo'limlar faoliyatini tahlil qilish, faoliyatdagi "qaynoq nuqtalarni" aniqlash).
5. Biznes jarayonlarini optimallashtirish va ularni amalga oshirish va nazorat qilish mexanizmini avtomatlashtirish.
6. Korxonada qog'oz hujjatlar aylanmasini istisno qilish yoki maksimal darajada kamaytirish. Tashkilotdagi hujjatlar oqimini boshqarish xarajatlarini kamaytirish orqali resurslarni tejash.
7. Operatsion elektron arxiv mavjudligi sababli qog'oz hujjatlarni saqlash zaruriyatini bartaraf etish yoki sezilarli soddalashtirish va xarajatlarni kamaytirish.
8. Xodimlarning jamoaviy ishi uchun zamonaviy texnologiyalardan foydalanish va ular taqdim etayotgan axborot-kommunikatsiya imkoniyatlari bilan rag'batlantirilgan korporativ madaniyatni rivojlantirish.

1. Xodimlarning konservatizmi, past ma'lumoti, o'rganish va qayta tayyorlashni istamaslik. Shaffoflikdan qo'rqish o'z faoliyati elektron hujjat aylanish tizimi joriy etilgandan keyin yuzaga keladigan boshqaruv uchun.
2. "Sovet tipidagi" rejissyor omili to'g'ridan-to'g'ri kompyuter bilan ishlash, hujjatlarni ko'rish va tahrirlashni istamaslikdir.
3. Tashkilotdagi doimiy tarkibiy o'zgarishlar, biznes jarayonlarining zaif rasmiylashtirilishi.
4. Hujjatlarning yuridik kuchini ta'minlash zarurati (elektron imzo to'g'risidagi qonun qabul qilingandan keyin bu omil o'z ahamiyatini yo'qota boshlaydi).
5. Tashqi "qog'oz" dunyo bilan o'zaro aloqada bo'lish zarurati, ayniqsa u doimiy ish olib boradigan bog'langan tashkilotlar yoki bo'limlardagi parallel tuzilmalarga tegishli bo'lsa.

Foydalanilgan adabiyotlar roʻyxati:

1. http://www.polikom.ru/solution/esm/bpm.php
2. http://www.sekretariat.ru/magazinestdd/articles/art2-01. 2011.php
3. http://journal.itmane.ru/node/ 112
4. http://transport-journal.com/k omentarii-obzori/vvedenye-elek tronnoho-dokumentooborota-%E2% 80%94-revolyutsyya-v-systeme-o tnoshenyj-klyent%E2%80%94zhele znaya-doroha/
5. http://www.rcb.ru/rcb/2005-20/7171/
6. http://infovision.spb.ru/solutions/docsvision

Putkina Lidiya Vladimirovna

nomzod texnika fanlari, Sankt-Peterburg kasaba uyushmalari gumanitar universiteti Iqtisodiyot fakulteti informatika va matematika kafedrasi professori, Rossiya

Izoh: Ushbu maqolada elektron hujjat aylanishi tizimini joriy qilish xususiyatlari ko'rib chiqiladi. Maqolada ta'kidlanishicha, har qanday tashkilotning samaradorligi hujjatlarni qayta ishlash tezligiga, tashkiliy tuzilmaning bo'limlari va pudratchilar o'rtasida ma'lumotlarni tarqatish tezligiga bog'liq. Elektron hujjat aylanishini joriy etish jarayonini sakkiz bosqichga bo'lish mumkin. Muhim nuqtalardan biri shundan keyin muvaffaqiyatli yakunlash avtomatlashtirishning sakkiz bosqichining har birida amalga oshirilayotgan tizim doimiy ravishda takomillashtirilishi va takomillashtirilishi kerak. Bu korxonada elektron hujjat aylanishidan muvaffaqiyatli foydalanishning asosiy omillaridan biridir.

Kalit so'zlar: elektron hujjat aylanish tizimlari, joriy etish, samaradorlik, korxona

Elektron hujjatni amalga oshirish xususiyatlari

Sankt-Peterburg gumanitar va ijtimoiy fanlar universiteti Iqtisodiyot fakulteti informatika va matematika kafedrasi professori, texnika fanlari nomzodi, Sankt-Peterburg, Rossiya

Annotatsiya: Ushbu maqolada elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etish xususiyatlari ko'rib chiqiladi. Maqolada ta'kidlanishicha, har qanday tashkilotning samaradorligi hujjatlarni qayta ishlash samaradorligiga, tashkiliy tuzilmaning bo'linmalari va pudratchilar o'rtasida ma'lumotlarni tarqatish tezligiga bog'liq. Elektron hujjatni amalga oshirish jarayonini sakkiz bosqichga bo'lish mumkin. Avtomatlashtirishning sakkiz bosqichining har biri muvaffaqiyatli yakunlanganidan so‘ng joriy etilayotgan tizim doimiy ravishda takomillashtirilib, takomillashtirilishi lozimligi diqqatga sazovor jihatlardan biridir. Bu korxonada elektron hujjat aylanishidan muvaffaqiyatli foydalanishning asosiy omilidir.

Kalit so'zlar: elektron hujjat aylanish tizimi, joriy etish, samaradorlik, korxona

Zamonaviy dunyoda har qanday tashkilotning samaradorligi hujjatlarni qayta ishlash samaradorligiga, tashkiliy tuzilma bo'linmalari va kontragentlar o'rtasida ma'lumotlarni tarqatish tezligiga, shuningdek, butun axborot komponentining ishonchliligiga bog'liq.

Shuning uchun ham so'nggi paytlarda ko'plab korxonalar rahbarlari hujjat aylanishi tizimini takomillashtirish masalasini ko'proq ko'tarmoqda. Bu vazifani avtomatlashtirish yordamida amalga oshirish mumkin.

Bugungi kunga kelib, avtomatlashtirilgan hujjat aylanishi yangilik emas. Ba'zi tashkilotlar allaqachon elektron hujjat aylanishi tizimini (EDMS) joriy qilgan va ishlatgan. Biroq, aksariyat korxonalar hali ham hujjat aylanishini an'anaviy, qog'oz shaklida qoldiradilar.

Ish yuritish shaklini tanlashning asosiy mezoni tashkilot tomonidan ma'lum vaqt davomida yaratilgan va olingan hujjatlar hajmidir. Shuning uchun bo'limlar tuzilmasi tarmoqlangan va turli hujjatlar zanjiri bilan bog'langan korxonalarda elektron hujjat aylanishiga o'tish juda muhim vazifadir.

Ushbu kontseptsiya haqida to'g'ri tushunchani shakllantirish uchun keling, unga batafsilroq to'xtalib o'tamiz. Elektron hujjat aylanishi kompyuter vositalaridan foydalangan holda yaratilgan va, qoida tariqasida, elektron raqamli imzo bilan imzolangan hujjatlar harakatining yagona mexanizmi sifatida ifodalanishi mumkin. Shu bilan birga, hujjatlar elektron tashuvchilar yordamida ham qayta ishlanadi.

EDMS amalga oshirilgan tashkilotda hujjat asosiy boshqaruv vositasi bo'lib xizmat qiladi. Bunday tashkilotlarda shunchaki buyruqlar, topshiriqlar yoki qarorlar mavjud emas. Xuddi shunday qarorlar, buyruqlar va topshiriqlarni o'z ichiga olgan hujjatlar mavjud. Shunday qilib, tashkilotda boshqaruv to'liq hujjatlar orqali amalga oshiriladi. Xodimlar tomonidan bajariladigan vazifalarning aksariyati hujjatlar bilan ham bog'langan.

EDMS har qanday tashkilotda ishlatilishi mumkin: kichik korxona uchun ham, butun filiallar tarmog'iga ega yirik xolding yoki korporatsiya uchun. Ba'zi kompaniyalar ish jarayonining alohida bosqichlarini avtomatlashtirishdan boshlaydilar, chunki EDMS bir qator muhim afzalliklarga ega:

1) Avvalo, biznes jarayonlarining shaffofligini ta'kidlash kerak. IN elektron tizim hujjatlarni qabul qilish, bajarish va yaratish ustidan nazorat qilish ancha oson va tezroq. Buning yordamida rahbariyat istalgan vaqtda tashkilotning biznes jarayonlarini kuzatishi mumkin.

2) Shuningdek, elektron hujjat aylanishi yordamida ijro etuvchi funktsiya oshiriladi. Statistik ma'lumotlarga ko'ra, buyurtmalarning muhim qismi xodimlar tomonidan bajarilmaydi. EDMS menejerlarga ish jarayonlari, bajarilish tezligi va sifati, eng muhimi, ish natijasi ustidan nazoratni amalga oshirish imkonini beradi.

3) Hujjatlarni qayta ishlash va rasmiylashtirish muddati qisqartiriladi. Elektron hujjat aylanishi yordamida hujjatlarni tezroq qidirish, yaratish, qayta ishlash va tarqatish ta'minlanadi. Bunga xulosalar, registrlar va hisobotlarni avtomatik ravishda tuzish orqali erishiladi, bu esa, o‘z navbatida, ishni samarali va tez bajarish, natijada biznes jarayonlarini optimallashtirish imkonini beradi.

4) Axborotning maxfiylik darajasini oshirish. Har bir xodim o'z vakolatiga mos keladigan kompaniya hujjatlariga kirish va nazorat qilish darajasiga ega. Misol uchun, xodim hujjatni o'qish huquqiga ega bo'lishi mumkin, tahrir qilish qobiliyatiga ega bo'lishi mumkin, hujjatga tegishli tuzatishlar kiritishi mumkin va u ham to'liq huquqlarga ega bo'lishi mumkin. Har bir harakat kompyuter tizimida qayd etiladi. Va bu shuni anglatadiki, istalgan vaqtda xodimlardan qaysi biri ma'lumotlarga o'zgartirishlar kiritganligini, ular bilan ishlaganligini ko'rish imkoniyati mavjud.

Ko'pgina tashkilotlar uchun ma'lumotlarning maxfiyligi masalasi juda keskin. Har qanday yo'qotish muhim hujjatlar millionlab dollar zarar keltirishi mumkin. Shu munosabat bilan qog'oz hujjatlar ancha katta xavf ostida, chunki ularni papkadan osongina olib tashlash mumkin va barcha ma'lumotlar yon tomonga o'tkaziladi. Kompaniyada elektron hujjat aylanishi tizimini joriy qilgandan so'ng, ma'lumotlarning to'liq sizib chiqishini bartaraf etishning iloji bo'lmasligi mumkin. Biroq, bu holda, xodimlarning qaysi biri va qaysi nuqtada ushbu hujjatlardan foydalanganligini ko'rish mumkin bo'ladi.

5) EDMS yordamida yangi xodimlarni tayyorlash sxemasi optimallashtiriladi, shuningdek, kompaniyada yangi jarayonlar joriy etiladi. Elektron hujjat aylanishidan foydalangan holda ishga yangi qoidalar va ko'rsatmalarni kiritish har bir xodimni alohida xabardor qilish va uni qog'oz hujjatlar bilan tanishtirishdan ko'ra tezroq.

6) Korporativ madaniyat darajasi oshib bormoqda. EDMS kompaniyaning barcha yoki aksariyat tuzilmalari ishtirok etadigan yagona axborot maydonini yaratadi. Bu, o'z navbatida, deyarli har bir xodimni korporativ jarayonlarga jalb qilish imkoniyatini yaratadi.

7) Kompaniya elektron hujjat aylanishiga o'tganda, xalqaro standartlar bozorida yangi o'zgarishlarni moslashtirish muammosi hal qilinadi. Bunday hodisa yuz bergan taqdirda, EDMS dan foydalanadigan tashkilot tezda o'zgartirishlar kiritishi mumkin yangi shablon bu bilan uning bozordagi raqobatbardoshlik darajasini oshiradi.

Biroq korxona ishini takomillashtirishning bu usuli afzalliklari bilan bir qatorda kamchiliklarga ham ega.

Birinchidan, jiddiy muammo - bu hujjatlarning xavfsizligi. Kompyuterga virus kirishi mumkin, hujjatlarni saqlash tizimi ishlamasligi mumkin. Bu muammoni bron qilish tizimini yaratish orqali hal qilish mumkin.

EDMSni amalga oshirishning yana bir mumkin bo'lgan kamchiliklari tizimda ishlaydigan xodimlarning konservatizmi bo'lishi mumkin. Avtomatlashtirilgan ish jarayoniga o'tishda qo'lda ishlashga odatlangan va elektron hujjat aylanishi bo'yicha to'liq bilimga ega bo'lmagan xodimlarning noroziligini oldini olish va oldini olish har doim ham mumkin emas.

Shuningdek, elektron hujjat aylanishi tizimi ma'lumotlarni malakali kiritishga katta ahamiyat beradi. Bunday holda, inson omili ayniqsa muhimdir, chunki kelajakda tizimning uzluksiz ishlashi xodimlarning malakasi va ish sifatiga bog'liq bo'ladi.

Elektron hujjat aylanishi tizimini sotib olish va joriy etish bosqichida kompaniya rahbariyati moliyaviy xarajatlarga tayyor bo'lishi kerak. Garchi keyinchalik bu xarajatlar odatda hujjatlar bilan ishlash xarajatlarini kamaytirish va biznes jarayonlarini optimallashtirish orqali qoplanadi.

Barcha kontragentlar bilan elektron hujjatlar almashinuvi mumkin emas. Buning sababi - yagona axborot maydonining yo'qligi. Natijada, ko'plab kompaniyalar bir vaqtning o'zida qog'oz va elektron hujjatlar almashinuvini amalga oshirishga majbur. Amal va shartnomalarning o'tkazilishi aniq bo'lib qolmoqda elektron tarzda har qanday bozor segmentida mijoz va mijoz o'rtasidagi ishni ancha soddalashtiradi.

Hujjatlarning ko'pchiligining majburiy rekviziti, ularga yuridik kuch beradi, bu shaxsiy imzodir. Elektron hujjatning yuridik kuchi odatda elektron imzo bilan tasdiqlanadi, u 63-FZ ga binoan uch xil bo'lishi mumkin:

1) oddiy elektron imzo. Bu tur imzolar parollar, kodlar va imzolangan hujjat muallifini aniqlaydigan boshqa vositalar yordamida yaratiladi. Bu holda kriptografik elektron imzo qo'llanilmaydi.

2) mustahkamlangan emas malakali imzo. Ushbu turdagi imzoni yaratish uchun kriptografik vositalar qo'llaniladi, bu esa o'z navbatida hujjat muallifini aniqlash imkonini beradi. Kengaytirilgan malakasiz imzo ko'pincha muhrli hujjatning analogi sifatida ishlaydi.

3) Kengaytirilgan malakali imzo barcha holatlarda qog'oz hujjatlarini almashtirishi mumkin. Istisno - qonunchilik darajasida faqat qog'ozdagi hujjat talab qilinadigan holat.

Bugungi kunda aksariyat shtatlar odatiy imzoga ega qog'oz hujjatlarni ham, malakali elektron imzo bilan imzolangan elektron hujjatlarni ham teng deb hisoblashadi.

Tashkilotning qog'ozdan elektron hujjat aylanishiga o'tishi malakali va puxta o'ylangan bo'lishi kerak, chunki bu qadam bog'liq keyingi ish butun korxona.

Ko'pincha bosh direktor korxonada hujjatlar harakati jarayonlarini avtomatlashtirish tashabbuskori sifatida ishlaydi. Rahbariyatning qog'ozsiz ish jarayoniga o'tishga qiziqishi katta rol o'ynaydi, chunki ushbu loyihaning muvaffaqiyati ko'p jihatdan bunga bog'liq.

Odatda, avtomatlashtirishning o'zi shartli ravishda ikki qismga bo'linadi: jarayonning o'zi va hisobot, ya'ni tayyor mahsulot ishini nazorat qilish.

Agar vazifa nafaqat elektron hujjat aylanishini joriy etish, balki biznes jarayonlarini o'zgartirish bo'lsa, unda texnik topshiriqlar ushbu jarayonlar uchun javobgar bo'lgan menejerlar bilan birgalikda shakllantirilishi kerak. Faqat ular ittifoqchi bo'lishsa, elektron hujjat aylanishining muvaffaqiyatli versiyasini yaratish mumkin bo'ladi.

Avtomatlashtirish jarayonini bir necha asosiy bosqichlarga bo'lish mumkin:

1-bosqich. Texnik topshiriq. Boshlash uchun loyiha menejerlari kelajakdagi tizim bajarishi kerak bo'lgan vazifalar to'g'risida qaror qabul qilishlari kerak. Aniq belgilangan maqsadlar yordam beradi to'g'ri tanlov ikkinchi bosqichda.

2-bosqich. IT yechimini tanlash. Kichik ish oqimiga ega bo'lgan korxona uchun Access yoki Excel kabi elektron ma'lumotlar bazasidan foydalanish etarli bo'lishi mumkin. Ya'ni, kichik korxonalar har doim ham ish oqimini global qayta qurish bilan shug'ullanishlari shart emas.

Rahbarlar yirik korxonalar kimda bor hududiy bo'linmalar Ish jarayonini avtomatlashtirishni xohlaydiganlar, aksincha, qimmat va uzoq muddatli amalga oshirishga tayyor bo'lishlari kerak.

Bosqich 3. Biznes jarayonlarining tavsifi. Ish jarayonini amalga oshirishni boshlashdan oldin, korxonaning hozirgi mavjud biznes jarayonlarini o'rganish kerak. Aynan shu bosqichda etakchi rol avtomatlashtirish bilan shug'ullanadigan bo'lim boshliqlariga beriladi. Ularning asosiy vazifasi hujjatlar yo'lini tavsiflash va biznes jarayonlarining bosqichma-bosqich oqimini tuzishga yordam berishdir.

4-bosqich. Ushbu bosqichda smeta, kalendar jadvallari, zarur resurslar ro'yxati tuziladi va umumiy ish rejasi ishlab chiqiladi. Shu bilan birga, ish jarayonini avtomatlashtirishdan keyin paydo bo'ladigan barcha mavjud ortiqcha va kamchiliklarni hisobga olish kerak.

5-bosqich. Amalga oshirish. Ushbu bosqichda bevosita elektron hujjat aylanishini joriy etish amalga oshiriladi. Bosqichning davomiyligi to'g'ridan-to'g'ri tashkilot strukturasining murakkabligiga va unda sodir bo'ladigan biznes jarayonlariga bog'liq. Ishni nazorat qilish va muvofiqlashtirish loyiha menejeri tomonidan amalga oshiriladi.

6-bosqich. Tugatish. Ushbu bosqichda dastur sinovdan o'tkaziladi. Ko'pincha, sinov paytida avtomatlashtirishdagi bo'shliqlar aniqlanadi. Ushbu bosqich muhim ahamiyatga ega, chunki u hali ham yuzaga kelgan muammolarni tezda bartaraf etish imkoniyatiga ega.

7-bosqich. Loyihani ishga tushirish. Bu tizimdan foydalanishning boshida qo'llaniladigan amalga oshirish usullaridan biri bo'lishi mumkin:

Parallel strategiya, ya'ni ish eski tizim bo'yicha olib boriladi, lekin ayni paytda yangi texnologiyalar qo'llaniladi. Bu jarayonda ikkita tizim - eski va yangi tizimlar doimiy ravishda taqqoslanadi va natijada yangi tizim asta-sekin moslashtiriladi. Biroq, ma'lumotlarning takrorlanishi tufayli, bu yondashuv mehnat va vaqt jihatidan eng qimmat hisoblanadi.

O'tish - yangi tizimdan foydalanishga o'tish bir zumda amalga oshiriladi, ya'ni o'tish jarayoni yo'q. Bu usul samarali, ammo juda xavfli.

Pilot loyihani ishga tushirish - sakrash bir hududda amalga oshiriladi. Ushbu yondashuv ishonchli.

Ketma-ket avtomatlashtirish. Amalga oshirish qiyinchiliklardan boshlanadi va asta-sekin jarayonda yangi bo'limlar ishtirok eta boshlaydi. Ushbu yondashuvni tanlashda, qoida tariqasida, ko'p vaqt sarflanadi, ammo qaytish deyarli darhol ko'rinadi.

Ushbu bosqichda, tanlangan strategiyadan qat'i nazar, xodimlarning konservatizmi bilan bog'liq qiyinchiliklar bo'lishi mumkin. Biroq, to'g'ri yondashuv bilan, xavflar ehtimoli sezilarli darajada kamayishi mumkin.

Bosqich 8. Tizimdan foydalanishni nazorat qilish. Ushbu bosqichdagi asosiy maqsad dasturni to'liq quvvat bilan bosqichma-bosqich ishlatishdir. Ya'ni, dastur fayllar to'plami bo'lib qolmasdan, haqiqiy hujjatlarni boshqarish vositasiga aylanishi kerak.

Yana bir muhim jihat shundaki, avtomatlashtirishning sakkiz bosqichining har biridan muvaffaqiyatli o'tgandan keyin ham joriy qilingan tizim doimiy ravishda takomillashtirilib, takomillashtirilishi kerak. Bu korxonada elektron hujjat aylanishidan muvaffaqiyatli foydalanishning asosiy omillaridan biridir.

Tizimga keyingi texnik xizmat ko'rsatish majburiy ravishda quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak:

Tizimni ish holatida saqlash. U foydalanuvchilarga maslahat yordami, yuzaga keladigan xatolarni bartaraf etish, ma'lumotlarni zaxiralashdan iborat bo'lishi mumkin;

Tashkilotdagi joriy o'zgarishlar asosida tizim ma'lumotnomalariga tuzatishlar kiritish;

Qonunchilikdagi o'zgarishlarni kuzatish;

Xodimlarning yangi talablarini qondirish uchun tizimdagi sozlamalarni o'zgartirish.

Adabiyotlar ro'yxati:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Innovatsiya effektlarining ikki baravar ko'payishining vaqt doimiysi // O'rta er dengizi ijtimoiy fanlar jurnali. - 2015. - No 6 - 36. - B. 307-312.

2. Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A., Minakov V. F., Minakova T. E. Rossiyada aloqa va infotelekommunikatsiyaning innovatsion rivojlanishining iqtisodiy-matematik modelini tekshirish // Shimoliy Kavkaz Federal Universitetining xabarnomasi. - 2015. - No 3 (48). - S. 78-84.

3. Goryacheva E. A., Minakov V. F., Barabanova M. I. Rossiya banki tomonidan real vaqt rejimida nazorat qilinadigan likvidlikni boshqarish modeli // Iqtisodiyot, statistika va informatika. Vestnik UMO. - 2013. - No 4. - S. 178-183.

4. Minakov V. F. - 2015. - No 11 (23). - Bilan. 32.

5. Minakov V. F. - 2016. - No 3 (27). – S. 30.

6. Minakov V. F. - 2015. - No 7 (19). – S. 31.

7. Minakov VF Ishlab chiqarish to'lqini funksiyasi // Xalqaro tadqiqot jurnali =Research Journal of International Studies. - 2014. - No 10-1 (29). - S. 22-25.

8. V. F. Minakov, In ishlab chiqarish funktsiyasi logistika oqimlari// Xalqaro tadqiqot jurnali = International Studies Research Journal. - 2014. - No 11-3 (30). - S. 55-58.

9. Minakov V.F. Avlodlar nazariyasini davrlashtirishdagi farqlar va o'xshashliklar // International Research Journal = Research Journal of International Studies. - 2014. - No 12-2 (31). - S. 122-124.

10. Minakov VF. Talab va taklif sifatining narx egiluvchanligi // Biznesda axborot texnologiyalari. 8-xalqaro ilmiy konferensiyaning ilmiy maqolalari to‘plami. - Sankt-Peterburg. Info-da nashriyoti. - 2013. - S. 51-60.

11. Minakov V. F. - 2015. - No 2 (14). - 5-bet.

12. Minakov V. F., Lobanov O. S., Ostroumov A. A. Bulut infratuzilmasini mintaqaviy axborot makonida joylashtirish // Ilmiy sharh. - 2014. - No 11. - B. 103-106.

13. Minakov V. F., Malyshenko A. V. Universitetdagi innovatsion jarayonlarning parchalanishi // Nauka. Innovatsiya. Texnologiyalar. - 2004. - No 36. - B. 12–15.

14. Minakov V. F., Minakova T. E. Axborot jamiyati va amaliy informatika muammolari // International Research Journal = Research Journal of International Studies. - 2014. - No 1-1 (20). - S. 69-70.

15. Minakov V.F. - 2016. - No 6 (30). – S. 37.

16. Minakov V.F. - 2016. - No 4 (28). - 17-bet.

17. Minakov V.F. - 2016. - No 5 (29). – S. 36.

18. Minakov V.F. - 2016. - 1-son (25). - 13-bet.

19. Minakova T. E., Minakov V. F. Energiyani tejash iqtisodiy samaradorlikning multiplikatori sifatida // International Research Journal = Research Journal of International Studies. - 2013. - No 11-2 (18). - S. 60-61.

20. Putkina L.V.Tadbirkorlik tuzilmalarini rivojlantirish konsepsiyasining dinamikasi//Xalqaro ilmiy tadqiqot jurnali. 2015 yil. 2-3-son (33). 79-80-betlar.

21. Putkina L. V. Innovatsion biznes tuzilmalarining xususiyatlari//Xalqaro ilmiy tadqiqot jurnali. 2015 yil. 2-3-son (33). S.80-82.

22. Putkina L. V. Iqtisodiyotda intellektual tizimlarni loyihalash. Ochiq arxivdagi maqola № 0321400431 30.07.2014

23. Putkina L.V. Menejmentda jarayonli yondashuv tushunchasi // Ilmiy kashfiyotlar olamida. 2015. No 11.7(71). S.2759-2765.

24. Putkina L.V. - 2016. - Yo'q. 05 (029) / [Elektron resurs] - Kirish rejimi. – URL:

25. Putkina L.V. - 2015. - Yo'q. 12 (24) / [Elektron resurs] - Kirish rejimi. – URL: http://site/24/3125/

26. Putkina L.V. - 2015. - Yo'q. 10 (22) / [Elektron resurs] - Kirish rejimi. – URL: http://site/22/2975/

27. Putkina L.V. - 2016. - Yo'q. 07 (031) / [Elektron resurs] - Kirish rejimi. – URL:

28. Putkina L.V. Elektron hujjat aylanishidan foydalanish xususiyatlari samarali ish zamonaviy korxona // Elektron ilmiy va amaliy jurnal sayti. – 2016. – Yoʻq. 01 (25) / [Elektron resurs] - Kirish rejimi. – URL:

29. Putkina L.V. - 2015. - Yo'q. 10 (22) / [Elektron resurs] - Kirish rejimi. – URL: http://site/22/2976/

30. Putkina L.V. - 2016. - Yo'q. 01 (25) / [Elektron resurs] - Kirish rejimi. – URL:

31. Putkina L.V. - 2016. - Yo'q. 03 (027) / [Elektron resurs] - Kirish rejimi. – URL: http://site/27/3343/

32. Putkina L.V. - 2016. - Yo'q. 05 (029) / [Elektron resurs] - Kirish rejimi. – URL:

33. Putkina L.V. - 2015. - Yo'q. 12 (24) / [Elektron resurs] - Kirish rejimi. – URL: http://site/24/3070/

34. Putkina L.V. - 2016. - Yo'q. 02 (026) / [Elektron resurs] - Kirish rejimi. – URL: http://site/26/3226/

35. Shiyanova A. A., Galstyan A. Sh., Minakov V. F., Minakova T. E. Matematik modellashtirish Sug'urta biznesining rivojlanishidagi makroiqtisodiy tendentsiyalar // Zamonaviy masalalar fan va ta'lim. - 2014. - No 4. - B. 436.

Savollar ro'yxati, jarayon so'rovining maqsadlari va natijalari, tahlil algoritmi, tushunarli diagrammalar ko'rinishidagi tavsif, tizimga funktsional talablarni ishlab chiqish bo'yicha tavsiyalar, loyiha hujjatlarining mazmuni.

Axborot so'rovi maktabgacha ta'lim muassasasini optimallashtirish va EDMSni joriy etishda muhim qadamdir. Axir, jarayonlarni optimallashtirish va EDMS funksionalligiga talablarni ishlab chiqish bo'yicha qabul qilingan qarorlarning sifati bevosita olingan ma'lumotlarga va uni taqdim etish sifatiga bog'liq.

Shu munosabat bilan, so'rovning asosiy tamoyiliga - avtomatlashtirilishi rejalashtirilgan jarayonlar haqida to'liq, ishonchli va dolzarb ma'lumotlarni olish kerak.

Loyihadan oldingi so'rov

Bozorda konsalting va EDMSni joriy etish xizmatlarini taklif qiluvchi konsalting kompaniyasi nuqtai nazaridan, ya'ni. tahlilchi uchun EDMSni amalga oshirish tashqi loyihada, loyihadan oldingi so'rov sotish metodologiyasining bir qismi sifatida ("sotishdan oldingi" bosqichlardan biri sifatida) ko'rib chiqiladi. Biroq, ushbu bosqichdagi ishlarning aksariyati tahlilchi tomonidan, shuningdek, amalga oshirish metodologiyasida nazarda tutilgan tahlil bosqichida amalga oshiriladi. Shu sababli, loyihadan oldingi so'rov ham amalga oshirish metodologiyasining bir qismi sifatida ko'rib chiqiladi.

Loyihadan oldin so'rov o'tkazish, shuningdek, EDMSni amalga oshirish bo'yicha ishlarni bajarayotgan tahlilchilar uchun foydali bo'lishi mumkin. ichki korxona (tashkilot) loyihasi, ya'ni. tahlilchi EDMS amalga oshirilayotgan kompaniyaning xodimi.

Loyihadan oldingi so'rov natijalari sxemasi

Maqsadlar Loyihadan oldingi so'rov:

• EDMSni amalga oshirish ob'ekti haqida umumiy ma'lumot olish;
• amalga oshirish maqsadlarini aniqlash;
• EDMS va loyiha chegaralari uchun umumiy asosiy talablarni aniqlash;
• hujjat aylanishi va ish yuritishni tashkil etishning umumiy holatini aniqlash;
• asosiy foydalanuvchilarni aniqlash (kotiblar, menejerlar va boshqalar);
• potentsial loyihaning umumiy murakkablik darajasini aniqlash;
• ma'lumotlarni ko'chirish va boshqa dasturiy ta'minot bilan integratsiyaga bo'lgan ehtiyojlarni baholash;
• samarali va g'olib bo'lgan Tijorat taklifini tayyorlash uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar to'plami [agar ish amalga oshirish ob'ektidan tashqari kompaniya tomonidan amalga oshirilsa] .

Loyiha haqida kerakli ma'lumotlarni olish uchun asosiy foydalanuvchilar (mijoz, loyiha menejeri, bo'lim boshliqlari, asosiy foydalanuvchilar) so'rovi va intervyusi o'tkaziladi.

Javoblari Buyurtmachidan va EDMSning kelajakdagi foydalanuvchilaridan birlamchi ma'lumotlarni olishga imkon beradigan so'rovnomaning namunaviy savollari "So'rovnomalar va suhbatlar uchun savollar" bo'limida keltirilgan.

Natijada Loyihadan oldin so'rov o'tkaziladi:

• EDMSni amalga oshirish uchun zarur bo'lgan ish hajmini baholash;
• loyihadan oldingi so'rov bo'yicha hisobot tayyorlash;
• prototip yechimni tayyorlash va namoyish qilish (agar kerak bo'lsa);
• tijorat taklifini tayyorlash.

1. EDMSni amalga oshirishning maqsad va vazifalari;
2. EDMSni amalga oshirish loyihasining chegaralari;
3. Boshqa ma'lumotlar olingan.

Loyihadan oldingi so'rovni o'tkazgandan so'ng, bajarilishi kerak bo'lgan tahliliy va texnik ishlarning hajmini, shuningdek qanday natijalarga erishish kerakligini baholash mumkin bo'ladi.

Natijada, ERMSga qo'yiladigan asosiy talablarning tavsifi, loyiha chegaralari va boshqa aniqlangan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjat ishlab chiqiladi. Agar axborot so'rovi Buyurtmachidan tashqarida bo'lgan tashkilot tomonidan o'tkazilsa, mijozga ko'rsatish uchun prototip yechim ham tayyorlanadi (agar kerak bo'lsa) va Tijorat taklifi.

Ushbu bosqichda, asosida asosiy ma'lumotlar, Loyiha menejeri (PM) Asosiy ish rejasini, Ishlarni taqsimlash tuzilmasini (WBS) va Loyiha Nizomini tuzadi.

Ushbu bosqichda EDMS ishlab chiqiladigan platformani tanlash ham amalga oshirilishi mumkin.

Axborot so'rovi va tahlili

Loyihadan oldingi so'rov natijalaridan boshlang'ich nuqta sifatida foydalangan holda, Axborot so'rovi ilgari olingan ma'lumotlarni aniqlaydi, mavjud biznes jarayonlarini o'rganadi va tavsiflaydi ("mavjud bo'lgani kabi" - "mavjud bo'lgani kabi"), kelajakdagi, optimallashtirilgan biznes jarayonlarini taklif qiladi ("bo'lishi"). ” - “bunday bo'lishi kerak”), shuningdek, ushbu biznes jarayonlari va EDMS interfeyslarini qo'llab-quvvatlash uchun tizimdagi barcha kerakli o'zgartirishlarni tavsiflaydi.

Axborot so'rovi natijalari sxemasi

Maqsadlar axborot so'rovi quyidagilardan iborat:

• avtomatlashtiriladigan biznes jarayonlarini o‘rganish va aniq tavsiflash;
• tizim modifikatsiyalarining ta'rifi va tavsifi, interfeyslar, shu jumladan. tashqi tizimlar bilan interfeyslar va ma'lumotlarni uzatish vositalari mavjud dasturlar loyiha davomida ishlab chiqilishi va amalga oshirilishi;
• texnik topshiriqni ishlab chiqish (TOR);
• hujjat aylanishini reinjiniring (optimallashtirish) va hujjat aylanishi va ish yuritishni tashkil etish bo‘yicha tavsiyalar ishlab chiqish.

Ushbu bosqichning maqsadi mijozning amalga oshirish natijalariga bo'lgan talablarini aniqlashdir, shuning uchun axborotni o'rganish va tahlil qilishning butun bosqichida Buyurtmachi, asosiy foydalanuvchilar va tahlilchining yaqin hamkorlikdagi ishi zarur. Odatda, Axborot so'rovi Tegishli tekshirishdan keyingi qadam bo'lib, loyiha davomida ta'sir ko'rsatadigan biznesning barcha sohalarini batafsil o'rganishni o'z ichiga oladi va shunchaki asosiy funktsional yo'nalishlarni va hayotiy ilovalarni aniqlamaydi (" qotil ilovalar"), Due Diligence bosqichida bajarilganidek. .

Kerakli ma'lumotlarni olish uchun asosiy foydalanuvchilar (mijoz, loyiha menejeri, bo'lim boshliqlari, asosiy foydalanuvchilar) so'rovi va suhbati loyihadan oldingi so'rovga o'xshash, ammo batafsilroq darajada amalga oshiriladi.

Javoblari Buyurtmachidan va EDMSning kelajakdagi foydalanuvchilaridan ma'lumot olishga imkon beradigan so'rovnomaning namunaviy savollari "So'rovlar va intervyu uchun savollar" bo'limida keltirilgan.

natijalar ish Funktsional talablar hujjatida (FT) yoki Hisobotda aks ettirilgan yoki texnik topshiriq(loyihaning murakkabligiga qarab).

Yakuniy hujjat quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak:

1. EDMS uchun funktsional talablar;
2. EDMS interfeyslarining tavsifi;
3. Biznes jarayonlarining tavsifi;
4. Ish jarayonini reinjiniring (optimallashtirish) bo'yicha tavsiyalar;
5. So'rov va tahlil davomida olingan boshqa ma'lumotlar.

Amalga oshirilgan ishlar natijasida ish yuritish va ish yuritishni samarali tashkil etish va qaror elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etish bo'yicha loyiha jamoasi avtomatlashtirilgan tizimga qo'yiladigan talablarni shakllantiradi, avtomatlashtiriladigan jarayonlar ro'yxatini tuzadi, ularni avtomatlashtirishning ustuvor yo'nalishlari va ketma-ketligini belgilaydi.

EDMSni amalga oshirish loyihasining maqsadlari, vazifalari, chegaralari aniqlangandan so'ng, avtomatlashtirilgan elektron hujjat aylanishi tizimini ishlab chiqish va joriy etish bo'yicha ishlar boshlanadi.

Hujjatlar bilan ishlashni samarali avtomatlashtirish uchun quyidagilar tavsiya etiladi:

1. Mavjudlar ro'yxatini tuzing hujjatlar turlari Tashkilotda
2. Do har bir turni tekshirish hujjat (pastga qarang)*
3. Yozish mas'ul xodimlar ro'yxati hujjatlarni yaratish uchun (qanday turdagi hujjatlarni kim yaratadi)
4. Yozish tasdiqlovchi, imzolagan, tasdiqlaydigan xodimlar ro'yxati hujjatlar (kim, qanday turdagi hujjatlar; viza talab qilinadigan shartlar, imzo)
5. Ushbu ro'yxatlar asosida umumiy marshrutni tuzing hujjatlarni o'tish shartlari bilan o'tkazish - algoritm (operogramma yoki grafik ish jarayonining sxemasi)
6. Zarurligini aniqlang buxgalteriya hujjatlari (hisobotlar): hisobotlarni yaratish shartlari va ularning shakllari
7. Qaysi turdagi hujjatlarni nazorat qilish kerakligini aniqlang (ogohlantirish shartlarini, shakllarini, nazorat kartasi shaklini, nazoratni olib tashlash shartlarini aniqlang)
8. Anketalar asosida DOE uchun ko'rsatmalar yozing zarur bo'lsa
9. Ishlar nomenklaturasini tuzing(ishlarni saqlash muddatlari va prinsiplarini ko'rsatgan holda), agar kerak bo'lsa
10. Kirish mexanizmini aks ettiruvchi ro'yxat tuzing har xil turlari hujjatlar (lavozimga qarab)

Hujjatlarning har bir turini tekshirish:

• hujjatlashtirish (kompilyatsiya) texnologiyasini tavsiflash: rekvizitlar to'plami, ularning joylashuvi, to'ldirish usullari (agar kerak bo'lsa);
• ro'yxatga olish va nazorat kartalari (RCC) shakllarini tavsiflang: kartadagi maydonlarni o'rnatish va tartibga solish;
• hujjatlarni ko'chirish shartlarini ko'rsatish (imzolar mavjudligi, vizalar, tekshirish va boshqalar);
• hujjatlarning harakatlanish sxemasini (marshrutini) yoki asosiy tasdiqlovchilar, imzolovchilar va boshqalar ro'yxatini ko'rsatish;
• ro'yxatga olish usulini, har xil turdagi hujjatlarga beriladigan kodlarni tavsiflash

Anketalar va intervyu uchun savollar

Bu erda so'rovnomalarda yoki ERMS saytida so'rov o'tkazishda foydalanuvchilardan intervyu olishda foydalanish mumkin bo'lgan savollar keltirilgan. Savollar maslahatdir. So'rovni o'tkazish uchun aniq talablar yo'q, shuning uchun Tahlilchi kerakli ma'lumotlarni olish, uni tuzish va ko'rsatishda ijodiy bo'lishi kerak.

Hujjatlarni boshqarish jarayonini avtomatlashtirish kerak:
1. Tizimni joriy etishning uzoq va qisqa muddatli maqsadlari qanday?
2. Hujjat aylanish tizimini joriy etish loyihasi muvaffaqiyatining asosiy mezonlari nimalardan iborat?
3. Tizimni qachon amalga oshirish maqsadga muvofiq? Ushbu muddatlarning sabablari nimada?
4. Loyihaning asosiy tashabbuskori kim: tizimni qaysi bo‘lim yoki menejer (menejerlar) manfaatlaridan kelib chiqib joriy etish rejalashtirilgan?
5. EDMS ning asosiy mijozlari (qanday bo'linmalar) va EDMSning asosiy ishtirokchilari kimlar?
6. Tizimni joriy qilishda ish yuritish va hujjat aylanishining qog'ozsiz texnologiyasiga to'liq yoki qisman o'tish rejalashtirilmoqdami? Buni qanday ko'rayotganingizni tasvirlab bering.
7. Axborotni kriptografik himoya qilish tizimlari va elektron raqamli imzo (CIPF va ERI) dan foydalanish rejalashtirilganmi? Agar HA bo'lsa, ustuvor tizimlarning nomi yoki turini ko'rsating.
8. Qayta ishlash, tizim yordamida qanday turdagi hujjatlar, format va turlarni avtomatlashtirish rejalashtirilgan?
8.1. Ularning har birining asosiy parametrlarini qisqacha tavsiflang, farqlarni ko'rsating.
8.2. Ustuvorliklarni belgilang
9. Zudlik bilan nechta ish o'rni o'rnatilishi rejalashtirilgan?
10. Natijada (umuman) qancha ish o‘rinlarini tizimga ulash rejalashtirilgan?
11. EDMSni qaysi bo'limlarda amalga oshirish rejalashtirilgan?
12. EDMSning asosiy ishtirokchilari - bo'linmalarning asosiy funktsional majburiyatlarini tavsiflang.

Tashkiliy masalalar:
13. Buyurtmachidan loyihani boshqaradigan texnik mutaxassislar bormi?
14. Buyurtmachidan loyihani boshqaradigan PEI mutaxassislari bormi?

Maktabgacha ta'limga oid savollar:
15. Hujjatlar bilan ishlashni tartibga soluvchi tasdiqlangan nizomlar, yo'riqnomalar, nizomlar yoki boshqa me'yoriy hujjatlar (ish yuritish va hujjat aylanishi tavsiflari) mavjudmi?
15.1. Ular qanchalik yaxshi rivojlangan va tegishli?
15.2. Ularni o'zgartirish rejalashtirilganmi?
15.3. Agar bunday hujjatlar mavjud bo'lsa, ularni tahlil qilish uchun taqdim eting.
16. Agar bunday qoidalar (reglamentlar, ko'rsatmalar, usullar) mavjud bo'lmasa yoki ular tegishli bo'lmasa, so'rov o'tkazish, mavjud jarayonlarni tavsiflash va optimallashtirish kerakmi?
16.1. Bunday harakatlarning zarurligi va o'z vaqtida ekanligini tushunish bormi?
16.2. Yoki jarayonlarni “xuddi shunday” avtomatlashtirish rejalashtirilganmi?
16.3. Agar so'rov va optimallashtirish amalga oshiriladigan bo'lsa, tadqiqot sohalari, maqsadlari va optimallashtirish mezonlarini aniqlang.
17. Ish yuritish qanday amalga oshiriladi?
17.1. markaziy;
17.2. markazlashmagan;
17.3. Aralashgan.
18. Hujjatlar bilan ishlash qaysi bo'lim yoki xodimga yuklatiladi?
19. Korxonada (qaysi bo'limda) hujjatlar bilan ishlashni kim tashkil qiladi?
20. Belgilangan turdagi hujjatlar uchun qanday funktsiyalarni (jarayonlar, ishlarni) avtomatlashtirish kerak? Ularni tavsiflang (qisqacha)
21. Hujjatlarning har bir ko'rsatilgan turi bo'yicha yil/oylik hujjat aylanishining taxminiy hajmi qancha?
22. Hujjatlarning shakllari va shablonlari qo'llaniladigan, ular bilan ishlashni avtomatlashtirish rejalashtirilgan turlarini sanab o'ting?
23. Hujjatlarning har bir turi bo'yicha hisob va ro'yxatga olishning qanday shakllari qo'llaniladi? Ularning tuzilishini, to'ldirish qoidalarini, ro'yxatga olish raqamlarini yaratish qoidalarini tavsiflang.
24. Qanday hujjatlar qo'shimcha nazoratni talab qiladi? Ularning xususiyatlarini va nazorat talablarini tavsiflang.
25. Hujjatlarning har bir turi bo'yicha hisobotning qanday turlari va turlarini amalga oshirish kerak?
26. Hujjatlarning har bir turi bo'yicha bajariladigan ish turlari. Hujjatda biznes jarayonida sodir bo'ladigan o'zgarishlar.
27. Hujjat aylanishi ishtirokchilari - xodimlarning hujjatlarini qayta ishlash bo'yicha ish majburiyatlarini tavsiflang.
28. Tashkilot, bo‘limda hujjatlar bilan ishlashning mavjud texnologiyasini aytib bering:
28.1. kiruvchi hujjatlarni qayta ishlash va ro'yxatga olishni jo'natish tartibi;
28.2. rahbariyat tomonidan kiruvchi hujjatlarni ko‘rib chiqish va qaror chiqarish tartibi;
28.3. qarorning tuzilishi;
28.4. hujjatlarni nazoratga olish tartibi;
28.5. nazorat turlari;
28.6. muddatlari;
28.7. bajarilishi nazorat qilinadigan hujjatlar ro'yxati;
28.8. hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish texnologiyasi;
28.9. tarkibiy bo'linmalarda ijro uchun kelib tushgan hujjatlarni hisobga olish tartibi;
28.10. hujjatlarni nazoratdan olib tashlash tartibi;
28.11. rahbariyat tomonidan hujjatlar loyihalarini ko'rib chiqish, ularni turli bo'limlar tomonidan tasdiqlash va tasdiqlash tartibi;
28.12. chiquvchi hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlashni jo'natish tartibi;
28.13. ichki hujjatlarni ishlab chiqish tartibi;
28.14. tashkilotning tarkibiy bo'linmalarida va markaziy arxivida hujjatlarning saqlanishini tashkil etish.
29. Hujjatlar bilan ishlashda nimani o'zgartirish kerak?
30. Hujjatlarning har bir turi bo'yicha hisob va ro'yxatga olishning qanday shakllari qo'llaniladi?
30.1. Ularning tuzilishi va to'ldirish qoidalarini (agar mavjud bo'lsa) tavsiflang.
30.2. Ro'yxatga olish raqamini shakllantirish qoidalari
31. Hujjatlarning har bir turi bo'yicha hisobotning qanday turlari va turlarini amalga oshirish kerak?
31.1. joriy biznes hisobotlari;
31.2. yakuniy biznes hisobotlari;
31.3. statistik biznes hisobotlari;
32. Hujjatlar orasidagi aloqalarni o'rnatish va kuzatish qobiliyati

Arxivlash bo'yicha savollar:
33. Tarkibiy birlik sifatida arxiv mavjudmi?
34. Hujjatlarning tezkor saqlanishi uchun kim javobgar?
35. Hujjatlarni saqlash bo'yicha ko'rsatmalar mavjudmi? huzurida normativ hujjatlar iltimos, ularni taqdim eting.
36. Ishlar nomenklaturasi ishlab chiqiladimi (har yili)?
37. Qaysi bo'lim ( ijrochi) ishlarning jamlanma nomenklaturasini tuzish va tasdiqlash uchun javobgardir.
38. Hujjatlarning qiymatini tekshirish va hujjatlarni yo'q qilish o'tkaziladimi?
39. Ilmiy ma'lumotnoma apparati bormi? Unga kim rahbarlik qilmoqda? Uning tuzilishini tavsiflang.
40. Hujjatlarga, ayniqsa maxfiy hujjatlarga kirish siyosati mavjudmi?
41. “Qog‘oz” hujjatlar arxivini tizimga o‘tkazish rejalashtirilganmi?
41.1. Hujjatlarning taxminiy sonini, formatini va turlarini ko'rsating.
41.2. Hujjatlar arxivi geografik jihatdan taqsimlanganmi? Agar HA bo'lsa, hujjatlarni saqlash joylari qayerda joylashgan?
41.3. Ma'lumotni tizimga o'tkazish uchun kerakli vaqtni belgilang.
42. Ishlardagi hujjatlarni hisobdan chiqarish, ularni arxivga topshirishda qanday qoidalar qo'llaniladi, saqlash me'yorlari qanday?
43. Bo'limning Ishlar Nomenklaturasi bilan ishlash qoidalari, uning tuzilishi va bo'linmada hujjatlarni saqlashni tashkil etish, ular bilan ishlash avtomatlashtirish kerak.

Tashkilot tuzilmasining tavsifi:
Talablarni dastlabki baholash uchun kompaniyaning tashkiliy tuzilmasi to'g'risidagi ma'lumotlar talab qilinadi. Tashkiliy tuzilmaning tavsifi diagramma bo'lishi kerak (Visio, ARIS formatida yoki boshqa shunga o'xshash formatda). Matn tavsifi ham mumkin. Tashkiliy tuzilmaning sxemasi (yoki matn tavsifi) quyidagilarni aks ettirishi kerak:

44. Yuqori darajadagi tashkilotlar ro'yxati ( Boshqaruv kompaniyasi, komplekslar, filiallar, yakka tartibdagi yuridik shaxslar ro'yxati. shaxslar (masalan, kompaniya ofislari) va boshqalar), shu jumladan:
44.1. tashkilotlarning nomi;
44.2. tashkilotlarning geografik joylashuvi;
44.3. tashkilotlar o'rtasidagi munosabatlar (ierarxiya);
44.4. tashkilotlarning faoliyat sohalari.
45. Yuqori darajadagi tashkilotlarning tashkiliy tuzilmalari, ular quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak:
45.1. bo'limlarning tuzilishi;
45.2. bo'limlarning o'zaro aloqalari;
45.3. bo'linmalarning funktsiyalari;
45.4. bo'linma majburiyatlari.

Bizni, birinchi navbatda, elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etishda ishtirok etadigan tarkibiy bo‘linmalar haqidagi ma’lumotlar qiziqtiradi.

Tashkilotning IT infratuzilmasi:
46. ​​Nima texnik yordam mavjud: server xususiyatlari, mijoz joylari?
47. Hozirgi vaqtda joriy vazifalarni avtomatlashtirish uchun axborot tizimi(lar)idan foydalanilmoqdami?
47.1. Agar HA bo'lsa, unda qanday funktsiyalar amalga oshiriladi?
47.2. Nima mos kelmaydi / joriy muammolar?
47.3. Uni to'liq yoki qisman almashtirish rejalashtirilganmi?
47.4. Ma'lumotlar migratsiyasi: to'plangan ma'lumotlarni uzatishni qanday amalga oshirish rejalashtirilgan:
- chidamang
- qo'lda uzatish
- avtomatik uzatish.
47.5. Agar "eski" ma'lumotlarni yangi tizimga avtomatlashtirilgan tarzda o'tkazish rejalashtirilgan bo'lsa, tuzilma va saqlash formatlari haqida ma'lumot berish va ma'lumotlarni konvertatsiya qilish uchun talablarni shakllantirish kerak.
48. Boshqa tizimlar bilan integratsiya zarurmi?
49. Mijoz ish stansiyalarining (protsessor, operativ xotira, operatsion tizim va boshqalar) tipik konfiguratsiyasi qanday?
50. Ofis kompyuterlarida o'rnatilgan standart dasturlar ro'yxati bormi? Ha bo'lsa, ushbu ro'yxatni taqdim eting.
51. Asosiy server uskunasining xususiyatlari qanday?
52. Korxona xodimlari kundalik ishlarida korporativ elektron pochtadan foydalanadimi? Qaysi pochta serveri va mijozdan foydalanasiz?
53. Korporativ elektron pochta serveri dasturiy ta'minotining versiyasi va ishlab chiqaruvchisini ko'rsating.
54. Sizning tarmoq topologiyangiz nima?
1.1. Mahalliy tarmoq Windows NT domeniga asoslanganmi?
1.2. Mahalliy tarmog'ingizda nechta ish stantsiyasi mavjud?
1.3. Tarmoqning hududiy taqsimoti bormi? Agar bo'lsa:
1.3.1. Ish stantsiyalarining filiallar (ofislar) bo'yicha taqsimlanishi qanday?
1.3.2. Tarmoq segmentlari orasidagi aloqa kanallarining o'tkazish qobiliyati qanday?
55. Hujjatlarni saqlash uchun mo'ljallangan maxsus fayl serveri bormi? Ushbu serverda saqlangan hujjatlarning taxminiy hajmi qancha?
56. Strukturaviy bo'lmagan ma'lumotlarni saqlash strategiyasi mavjudmi (kompyuterlar, ajratilgan fayl serverlari, saqlash quyi tizimlari va boshqalar).
57. Mijoz ish stantsiyalarida saqlanadigan hujjatlarning o'rtacha hajmi qancha?
58. Korxonada qanday korporativ axborot tizimlari (MDH) qo'llaniladi?
59. Litsenziyalangan DBMS bormi va ulardan qanday foydalaniladi? Korxonada foydalaniladigan DBMS ishlab chiquvchilari va versiyalarini ko'rsating.
60. Foydalanuvchilarni aniqlash uchun katalog xizmatlaridan foydalaniladimi? Ha bo'lsa, qaysi birini ko'rsating.
61. Foydalanuvchilar uchun texnik yordam xizmati (ishonch stoli) mavjudmi? Ushbu xizmat uchun reglament bormi?
62. Axborot texnologiyalari bo‘limi (bo‘limi, bo‘limi) nechta xodimdan iborat? Ushbu bo'linmaning asosiy vazifalari nimadan iborat?
63. Hujjatlarni boshqarish tizimi birlashtirilishi kerak bo'lgan tizimlarni ko'rsating.
64. Hujjatlarga faqat tanishish uchun kirish huquqiga ega bo'lgan xodimlarning muayyan harakatlarni o'zgartirish va amalga oshirish huquqiga ega bo'lgan xodimlar soniga taxminiy nisbatini ko'rsating.

SED talablari:
65. Funktsional talablar nimalar uchun yangi tizim Siz eng muhim deb hisoblaysiz, ro'yxatlaysiz va tavsiflaysiz.
66. Har bir hujjat kartasi atributlari tarkibi:
- Ism
- Tavsif
- Shakldagi yorliq (shakldagi nom)
- Ma'lumotlar turi
- To'ldirish usuli (qo'lda, katalogdan, ...)
67. Hujjatlarni ro'yxatga olish kartalarining atributlari bo'yicha qidirish Qidiruv kartasi rekvizitlari ro'yxati
68. Hujjatlar bilan ishlash tarixini shakllantirish, ijro etish jarayonini va tasdiqlash jarayonini kuzatish zarurati va boshqalar.
69. Tizimdagi kerakli filtrlar
70. Tizim qanoatlantirishi kerak bo'lgan axborot so'rovlari