Organizacija dokumentacijske potpore za rad kadrovske službe. Rad na kolegiju: Usluga upravljanja dokumentacijom. Kadrovska djelatnost i njena dokumentacijska podrška u suvremenim uvjetima

Upravljanje………………………………………………………………………………………

POGLAVLJE. Servis dokumentacijska podrška upravljanje (DOU) suvremenog poduzeća, njegova svrha, zadaci, struktura i sastav………………………………………………………………………………………… ………...

1.1. Služba dokumentacijske podrške za upravljanje (DOU) suvremenog poduzeća, njegova svrha, zadaci………………………………

1.2. Približan popis normativnih dokumenata koji reguliraju organizaciju dokumentacijske podrške za upravljanje poduzećem......

1.3. Dnevne aktivnosti DOW usluge reguliran……………

1.4. Organizacijska struktura i broj osoblja službe………………..

1.5. Kvalifikacije………………………………………………………………..

POGLAVLJE II. Organizacijska i administrativna dokumentacija službe predškolske odgojne ustanove…………………………………………………………………………………………

2.1. Raspored osoblja poduzeća………………………………………………………………

2.2. Pravilnik o službi predškolske odgojne ustanove. Propisi o strukturnoj podjeli poduzeća (organizacije, ustanove)…………………………………………………………...

2.3. Upute za dokumentacijsku podršku upravljanja…………

2.4. Uputa o vrstama (područjima) djelatnosti službe predškolskog odgoja…….

2.5. Upute za organizaciju radnih mjesta za osoblje predškolske ustanove......

2.6. Vremenski normativi za obavljanje poslova predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova……………………………...

2.7. Dokumenti planiranja i izvješćivanja predškolske obrazovne ustanove…………………..

2.8. Dokumenti o unaprjeđenju djelatnosti službe predškolskog odgoja……….

2.9. Opis poslova osoblja predškolske obrazovne ustanove……………………..

Zaključak ………………………………………………………………………...

Popis korištene literature………………………………………………………………...

Primjena…………………………………………………………………………

UVOD

Podaci zabilježeni u dokumentima odraz su aktivnosti organizacije i temelj su svakog poslovanja.

Prema stručnjacima, u prosjeku do 60% radnog vremena rukovodećeg osoblja troši se na sastavljanje dokumenata i rad s njima. Suvremeno poslovanje u velikoj je mjeri kontinuirani proces izrade i kretanja dokumenata. Transakcije se sklapaju i raskidaju, događa se kupnja i prodaja vrijedni papiri, nekretnine i druga imovina poduzeća, odnosi između poslodavaca i zaposlenika su formalizirani, informacije se prenose između poduzeća i građana - iza svega toga stoje dokumenti.

Dokumentacijska podrška za upravljanje (papirologija) je specifično područje djelatnosti, koje se sastoji od pripreme, izrade dokumenata, njihove obrade i čuvanja. Pravodobnost i ispravnost donošenja odluke o upravljanju uvelike ovisi o tome koliko su dokumenti ispravno sastavljeni i izvršeni i kako je organiziran rad s njima. Dobro sastavljen, pravno obvezujući dokument glavni je argument u kontroverznim situacijama i jamstvo uspješne transakcije.

Tema mog kolegijskog rada: Organiziranje usluge predškolskog odgoja u kontekstu suvremenog poduzeća.

Cilj je sagledati sve aspekte organiziranja usluge predškolske odgojno-obrazovne ustanove.

POGLAVLJE. Služba dokumentacijske podrške za upravljanje (DOU) suvremenog poduzeća, njegova svrha, zadaće, struktura i sastav

1.1. Služba dokumentacijske podrške za upravljanje (DOU) suvremenog poduzeća, njezina svrha, zadaci

„U skladu sa zahtjevima Državnog sustava dokumentacijske podrške za upravljanje (u daljnjem tekstu: DOU), dokumentacijsku podršku za upravljanje u suvremenim poduzećima treba provoditi posebna služba - Služba za dokumentacijsku podršku za upravljanje (u daljnjem tekstu: usluga DOU). Takva služba djeluje u poduzeću kao samostalna ustrojstvena jedinica, na čelu s voditeljem službe i neposredno je podređena čelniku poduzeća. U poduzećima s do 100 zaposlenih i relativno malim protokom dokumenata, dopušteno je dodijeliti odgovornosti za predškolsku odgojnu ustanovu jednom od zaposlenika s punim radnim vremenom.

Svrha usluge predškolske odgojno-obrazovne ustanove je organiziranje, održavanje i unapređenje sustava dokumentacijske podrške za upravljanje poduzećem na temelju jedinstvene tehničke politike i korištenja suvremenih tehničkih sredstava u radu s dokumentima. U ovom slučaju, glavni zadaci službe predškolske odgojne ustanove su:

1.2 . Približan popis normativnih dokumenata koji reguliraju organizaciju dokumentacijske podrške za upravljanje poduzećem

* Ustav Ruske Federacije.

* Građanski zakonik Ruske Federacije (dijelovi I i II).

* Savezni zakon od 28. kolovoza 1995. br. 154-FZ „O generalni principi lokalna uprava u Ruska Federacija" (s naknadnim izmjenama).

* Savezni zakon Ruske Federacije od 25. siječnja 1995 G.“O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija.”

* Savezni ustavni zakon Ruske Federacije od 25. prosinca 2000. br. 2-FKZ "O državnom amblemu Ruske Federacije."

* Savezni zakon Ruske Federacije od 10. siječnja 2002. “O elektroničkom digitalnom potpisu”.

* Savezni zakon Ruske Federacije od 27. prosinca 2002. br. 184-FZ "O tehničkoj regulativi".

* Zakon Ruske Federacije od 25. listopada 1991. br. 1807-1 „O jezicima naroda Ruske Federacije” (izmijenjen i dopunjen Saveznim zakonom od 24. srpnja 1998. br. 126-FZ).

* Osnovni zahtjevi za koncept i razvoj nacrta saveznih zakona (odobren Uredbom Vlade Ruske Federacije od 2. kolovoza 2001. br. 576).

* Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 2. svibnja 1996. br. 638 „O postupku pripreme nacrta dekreta i naloga predsjednika Ruske Federacije, koji predviđaju donošenje rezolucija i naloga Vlade Ruske Federacije .”

* Pravila za pripremu normativnih pravnih akata saveznih izvršnih tijela i njihovu državnu registraciju (odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 13. kolovoza 1997. br. 1009 (s naknadnim izmjenama i dopunama)).

* Nalog Vlade Ruske Federacije od 31. listopada 2000. br. 1547-r "O poboljšanju uredskog rada u saveznim izvršnim tijelima i jačanju izvršne discipline."

* GOSG R51141-98 “Uredsko vođenje i arhiviranje. Izrazi i definicije" (odobren Dekretom Državnog standarda Ruske Federacije od 27. veljače 1998. br. 28).

* GOST R6.30-2003 „Jedinstveni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumentacije" (odobren Rezolucijom Državnog standarda Ruske Federacije od 03.03.2003 br. 65-st).

* Državni sustav dokumentacijske potpore za upravljanje. Osnovne odredbe (odobren od strane odbora Glavnog arhiva SSSR-a 27. travnja 1988. Stupio na snagu Nalogom Glavnog arhiva SSSR-a od 25. svibnja 1988. br. 33).

* Standardne upute za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima (odobrene Nalogom Federalnog arhiva od 27. studenog 2000. br. 68).

* Kvalifikacijski priručnik za radna mjesta menadžera, stručnjaka, zaposlenika (odobren Rezolucijom Ministarstva rada Ruske Federacije od 21. kolovoza 1998. br. 37).

* Sveruski klasifikator upravljačke dokumentacije OK 011-93 (odobren Rezolucijom Državnog standarda Ruske Federacije od 30. prosinca 1993. br. 299).

* Popis tipičnih dokumenti upravljanja, formiran u aktivnostima organizacija, s naznakom razdoblja skladištenja (odobrio Rosarhiv 6. listopada 2000.).

* Osnovna pravila za rad arhiva organizacija (odobrena odlukom odbora Rosarhiva od 02.06.2002.).

* Vremenski standardi za rad na dokumentacijskoj podršci upravljačkih struktura federalnih izvršnih vlasti (odobren Rezolucijom Ministarstva rada i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 26. ožujka 2002. br. 23).

1.3 . Dnevni rad službe predškolske odgojne ustanove reguliran je:

* pravilnik o službi predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova;

* odredbe o strukturnim jedinicama (ako su potonje prisutne u službi predškolske odgojne ustanove);

* upute za predškolski odgoj;

* upute o pojedinim vrstama (područjima) djelatnosti službe;

* upute za organizaciju radnih mjesta za poslužno osoblje;

* normative vremena za obavljanje poslova predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova;

* planske i izvještajne dokumente;

* opis poslova servisnog osoblja.

Ako je potrebno, DOW usluga razvija druge dokumente -

posebice dokumente o unaprjeđenju djelatnosti službe predškolske odgojne ustanove.

1.4. Organizacijska struktura i broj osoblja službe

Organizacijska struktura i brojčani sastav službe predškolske odgojne ustanove utvrđuje se prema rasporedu zaposlenih.

Za određivanje optimalne organizacijske strukture DOU službe koja najbolje zadovoljava potrebe određenog poduzeća za dokumentiranim informacijama, čini se uputnim pozvati se na relevantne odredbe Državnog SDOU. Ovaj dokument daje sljedeće standardne opcije za organizacijsku strukturu usluge predškolske odgojne ustanove:

"Na državna poduzeća(udruge) - odjel dokumentacijske potpore uprave ili ureda. Oni obično uključuju:

a) odjeljenja za računovodstvo i registraciju, kontrolu, unapređenje rada s dokumentima i provedbu tehničkih sredstava;

b) razmatranje dopisa (žalbi);

c) tajništvo;

d) ekspedicija;

e) daktilografski biro;

f) kopirno-tiskarski biro;

U udrugama i koncernima sastav i strukturu službe predškolske odgojne ustanove utvrđuje rukovodstvo organizacije. U zajedničkim pothvatima (organizacijama) - odborom. U dioničkim društvima - osnivačkom konferencijom. U zadrugama sastav i ustrojstvo službe predškolskog odgoja utvrđuje skupština članova zadruge. U organima lokalna uprava au aparatu, odjelima javnih organizacija - opći odjel. Opći odjel uključuje:

a) tajništvo;

b) ured;

c) kontrolna skupina;

d) protokolarna skupina;

e) grupa za usavršavanje rada s dokumentima;

f) skupina dopisa (žalbi);

g) daktilografski biro;

h) kopirno-tiskarski biro;

U organizacijama koje nemaju službu dokumentacijske podrške za upravljanje, u strukturnim odjelima, rad s dokumentima obavlja tajnik upravitelja (inspektor) ili druga posebno imenovana osoba.”

Opcija 1. Osiguravanje potreba za dokumentiranim informacijama ministarstava (odjela) Ruske Federacije i konstitutivnih subjekata Federacije, drugih sličnih organizacija i institucija propisano je da se dodijeli o poslovnom upravljanju(Sl. 1), koji uključuju:

* tajništvo, uključujući recepciju, tajništvo ministra (čelnika odjela, organizacije, ustanove), tajništva zamjenika ministra (čelnika), tajništvo kolegija, ured za protokol;

* inspekcija pod ministrom (šef odjela, organizacije, ustanove), uključujući ured (korespondentni ured), računovodstvo i registraciju dokumenata, ekspediciju, daktilografski biro, fotokopirni biro, teletajp ured;

* odjel za dopise (žalbe), odnosno odjel za rad sa žalbama koje zaprimi ministarstvo (odjel, organizacija, ustanova);

* odjel za unapređenje rada s dokumentima i uvođenje tehničkih sredstava (TS) (sredstva automatizacije i mehanizacije) uredskih procesa;

* središnji arhiv (arhiv).

Sl. 1. Približni poslovi

opcija 2. Osiguravanje potreba za dokumentiranim informacijama državnih poduzeća, istraživačkih, projektantskih, inženjerskih organizacija i računalnih centara, visokoškolskih ustanova i drugih sličnih organizacija povjerava se odjeli (službe) dokumentacijske podrške uprave (ured)(Sl. 2), koji uključuju:

* grupa (odjel) računovodstva i registracije;

* kontrolna grupa (odjel);

* skupina (odjel) za usavršavanje rada s dokumentima i uvođenje tehničkih sredstava (sredstva automatizacije i mehanizacije);

* grupa (odjel) za razmatranje žalbi primljenih od strane poduzeća (organizacije);

* tajništvo; ekspedicija; daktilografski biro; kopirno-tiskarski biro; arhiva.

Opcija 3. Osiguravanje potreba za dokumentiranim informacijama nedržavnih poduzeća (organizacija), uključujući udruge, brige, dionička društva (uključujući zajedničke), zadruge itd., Propisano je povjeriti uslugama predškolske obrazovne ustanove, strukture od kojih se (druga slična jedinica) određuju organi upravljanja poduzeća (organizacije) (slika 3).

Slika 2. Približna organizacijska struktura odjela (službe) predškolske obrazovne ustanove (ureda) nedržavnog poduzeća

Slika 3. Približna organizacijska struktura usluge predškolskog odgoja nedržavnog poduzeća (organizacije)

Opcija 4. Zadovoljavanje potreba vlasti za dokumentiranim informacijama lokalna uprava(vlastima) i aparatima (odborima) javnih organizacija nalaže se da povjere obilje resora. (Sl. 4), koji uključuju:

* tajništvo;

* ured (grupa za upravljanje uredom);

* kontrolna skupina;

* skupina protokola;

* grupa za unapređenje rada s dokumentima (implementacija tehničkih sredstava);

* grupa za pregled dopisa (žalbi);

* daktilografski biro;

* kopirno-tiskarski biro;

Riža. 4. Okvirna organizacijska struktura općeg odjela

Preporuča se odrediti brojčani sastav službe predškolske odgojne ustanove - po strukturnim odjelima i općenito - na temelju odgovarajućih izračuna. Takve izračune treba napraviti na temelju podataka o standardnom vremenu utrošenom na obavljanje određenih vrsta poslova (radnji), kao i na temelju stvarnih potreba poduzeća za dokumentiranim informacijama, uzimajući u obzir:

* obujam protoka dokumenata;

* glavne vrste upravljačkih dokumenata;

* učestalost njihove uporabe kako bi se osigurale svakodnevne aktivnosti poduzeća, itd.) Metodologija izračuna prikazana je u agregiranim međuindustrijskim standardima za vrijeme za rad u predškolskim odgojno-obrazovnim ustanovama.

Primjer izračuna prikazan je u tablici. 1. (Vidi Dodatak)

1.5. Kvalifikacijespoj

Kvalifikacijski sastav usluge predškolskog odgoja i obrazovanja utvrđuje se na temelju ukupnih potreba poduzeća za vrstama poslova predškolskog odgoja i obrazovanja za čiju provedbu je potrebna odgovarajuća stručna sprema zaposlenika. Kvalificirani zahtjevi za glavne kategorije zaposlenika u službi predškolske odgojne ustanove prikazani su u Dodatku 2 ovog priručnika.

Konačni rezultati izračuna, nakon temeljite provjere pouzdanosti, uzimaju se kao osnova za pripremu nacrta dokumenata koji određuju kvalifikacijski i brojčani sastav usluge predškolske odgojne ustanove (najvažniji od njih je tablica osoblja, vidi ispod). Približan kvalifikacijski i brojčani sastav usluge predškolskog odgoja poduzeća s do 1000 zaposlenih prikazan je u tablici. 2. (Vidi Dodatak)

POGLAVLJE II. Organizacijska i upravna dokumentacija službe predškolske odgojne ustanove

2.1.Raspored osoblja poduzeća

Raspored osoblja je organizacijski dokument koji utvrđuje kvantitativni i kvalitativni sastav zaposlenika poduzeća (organizacije, institucije) u cjelini i za svaki od njegovih strukturnih odjela. Raspored osoblja za službu predškolske odgojne ustanove izrađuje se prema utvrđenom obrascu.

Navedeni obrazac - obrazac br. T-3 „Kadrovska tablica“ (pogledajte predložak obrasca na CD-u u prilogu knjige) - namijenjen je dokumentiranju strukture, kadrovske popunjenosti i popunjenosti i odobrava se jednom godišnje od 1. siječnja naredbom pročelnika. poduzeća. Promjene u rasporedu osoblja, uključujući one uzrokovane formiranjem novih strukturnih odjela u poduzeću (na primjer, usluge predškolskog odgoja), vrše se u skladu s nalogom (uputama) voditelja poduzeća ili osobe koju on ovlasti . Uzorak takvog naloga prikazan je na CD-u.

Opći postupak Izrada kadrovskog rasporeda definirana je “Uputama za korištenje i popunjavanje obrazaca primarne knjigovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja”.

„Raspored osoblja sastavlja ovlašteni službenik poduzeća (obično ovlašteni zaposlenik kadrovske službe), potpisuje ga programer i odobrava čelnik poduzeća. Tablica osoblja pokazuje:

* Naziv tvrtke;

* njegov OKPO kod;

* datum stupanja na snagu rasporeda zaposlenih;

* datum i broj dokumenta;

* datum i broj naloga, u skladu s kojim je odobren raspored osoblja;

*broj osoblja u jedinicama;

* veličina fonda plaće(u rubljima);

* naziv ustrojstvene jedinice;

* naziv struke (radnog mjesta) zaposlenika;

* broj jedinica osoblja;

* iznos mjesečnog fonda plaća za pojedino radno mjesto (struku).«

2.2. Pravilnik o službi predškolske odgojne ustanove.

Prilikom izrade teksta pravilnika o službi predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova, čini se uputnim da se kao osnova koriste okvirni propisi o službi predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova, prikazani u Dodatku 12 Državnoj proračunskoj obrazovnoj ustanovi. Tekst pravilnika o službi predškolske odgojne ustanove nalazi se u Prilogu 3. ovog priručnika.

Propisi o strukturnoj podjeli poduzeća (organizacije, ustanove)

Prilikom izrade teksta pravilnika o ustrojstvenoj jedinici u okviru službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove, čini se uputnim kao temelj koristiti odgovarajuće ogledne odredbe. Konkretno, okvirna odredba o arhivskom odjelu koji funkcionira kao ustrojstvena jedinica unutar službe predškolske odgojne ustanove, nalazi se u Dodatku 4 ovog priručnika. (Okvirna odredba o arhivi poduzeća (organizacije, ustanove) koja djeluje kao samostalna strukturna jedinica (izvan službe predškolskog odgoja) odobrena je Rješenjem Saveznog arhiva od 18. kolovoza 1992. br. 176.)

2.3 . Upute za dokumentacijsku potporu upravljanja

Prilikom izrade teksta uputa za dokumentacijsku potporu upravljanja također se preporučuje korištenje relevantnih standardni dokumenti, - na primjer, Uputstvo za uredsko poslovanje u federalnim organima izvršne vlasti.

(Odobreno Naredbom Federalnog arhiva od 27. studenoga 2000. br. 68.)

Pri tome treba u potrebnoj mjeri uzeti u obzir odgovarajuće odredbe drugih dokumenata koji reguliraju pojedina područja predškolskog odgoja i obrazovanja. Uz GSDOU, ovo je, posebno, GOST R6.30-2003. Na temelju njih sastavlja se tekst uputa za dokumentacijsku potporu upravljanja poduzećem (organizacijom, ustanovom).

2.4 . Uputa o vrstama (područjima) djelatnosti službe predškolskog odgoja i obrazovanja

Upute za vrstu djelatnosti - normativni dokument koji utvrđuje postupak za obavljanje bilo koje aktivnosti (postupak za primjenu odredaba drugih regulatornih pravnih akata za provedbu takvih aktivnosti) od strane službenika (strukturnih odjela) poduzeća (organizacija, institucije). Opći postupak i pravila za izradu uputa za vrstu djelatnosti definirani su u stavku 4.2 Standardnih uputa za uredsko poslovanje.

Upute za vrstu aktivnosti potpisuje voditelj odgovarajuće strukturne jedinice odgovorne za izradu dokumenta i odobrava ih čelnik poduzeća. Odobrenje dokumenta mora biti u obliku žiga suglasnosti ili izdavanjem isprave o njihovom odobrenju.

Upute za vrstu djelatnosti moraju biti sastavljene na općem obrascu poduzeća. Tekst dokumenta mora biti predstavljen u skladu sa zahtjevima Metodoloških preporuka VNIIDAD FAS RF (1998) i uzimajući u obzir specifičnosti vrste djelatnosti poduzeća (strukturalne jedinice), regulirane odgovarajućim uputama.

Glavni tekst uputa za vrstu djelatnosti obično je podijeljen na poglavlja, paragrafe i podstavke. Poglavlja dokumenta moraju imati naslove i numerirana su rimskim brojevima.

2.5 . Upute za organizaciju radnih mjesta za osoblje predškolske ustanove

Upute za organiziranje radnih mjesta su normativni dokument koji utvrđuje postupak organiziranja radnih mjesta za osoblje strukturne jedinice poduzeća (osoblje određene kvalifikacije ili profesionalne i službene kategorije). Pri izradi takvih uputa treba se rukovoditi gore navedenim zahtjevima koji reguliraju postupak izrade uputa, kao i odredbama dokumenata koji utvrđuju posebne zahtjeve za organizaciju radnih mjesta u određenom području djelatnosti.

Uputu potpisuje voditelj odgovarajuće strukturne jedinice odgovorne za izradu dokumenta i odobrava čelnik poduzeća.

Odobrenje dokumenta mora biti u obliku žiga suglasnosti ili izdavanjem isprave o njegovom odobrenju.

Uputa mora biti izdana na općem obrascu poduzeća. Tekst dokumenta mora biti predstavljen u skladu sa zahtjevima Metodoloških preporuka VNIIDAD FAS RF (1998) i uzimajući u obzir specifičnosti vrste djelatnosti poduzeća (strukturne jedinice), regulirane odgovarajućim uputama.

Numeracija paragrafa i podparagrafa dokumenta mora biti arapskim brojevima.

2.6 . Vremenski normativi za obavljanje poslova predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova

Normiranje vremena za obavljanje poslova predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova, u pravilu, provodi se na temelju odgovarajućih dokumenata - vremenskih normi i vremenskih normi koje su izradila tijela za normiranje troškova vremena za obavljanje određenih vrsta poslova. Dakle, kako bi se pravilno normiralo vrijeme za rad u predškolskim odgojno-obrazovnim ustanovama u poduzećima (organizacijama, ustanovama), primjenjuju se međusektorski integrirani vremenski standardi za rad u predškolskim odgojno-obrazovnim ustanovama, odobreni Rezolucijom Ministarstva rada Ruske Federacije od 25. studenoga 1994. br. 72, au upravljačkim strukturama federalnih izvršnih tijela vlasti - vremenski standardi za rad na dokumentacijskoj podršci, odobreni Rezolucijom Ministarstva rada i socijalnog razvoja od 26. ožujka 2002. br. 23. Na temelju vremenskih standarda (norme):

* utvrđuje se i obrazlaže broj zaposlenih u ustanovama predškolskog odgoja i obrazovanja;

* utvrđuju se radne obveze zaposlenika;

* rad se raspoređuje na zaposlenike (kategorija “tehnički izvođač”).

Ako je potrebno, na temelju ovih dokumenata, poduzeća (organizacije, ustanove) razvijaju ažurirane vremenske standarde. Takvi standardi u pravilu predviđaju:

* troškovi vremena za obavljanje određenih vrsta poslova koji nisu predviđeni konsolidiranim standardima (normama);

* vremenski troškovi za obavljanje određenih vrsta poslova - ako se, zbog specifičnosti predškolske obrazovne ustanove u uvjetima određenog poduzeća (organizacije, ustanove), stvarni vremenski troškovi za njihovu provedbu značajno razlikuju od onih utvrđenih konsolidiranim standardima ( norme).

„Izračun ažuriranih standarda, u pravilu, vrši se metodom tehničke standardizacije, na temelju snimanja (vremensko mjerenje s naknadnim snimanjem) troškova radnog vremena za obavljanje relevantnih vrsta poslova. Uz to treba uzeti u obzir vrijeme utrošeno na organizacijsko-tehničko održavanje radnih mjesta, odmor i osobne potrebe radnika.

Vremenski standardi postavljeni su u satima (dijelovi sata) po jedinici mjerenja za svaku specifičnu vrstu posla - na primjer, list, kutija, mapa, slučaj.

Vremenski standardi za izvođenje najčešćih predškolskih operacija prikazani su u Dodatku 5 ovog priručnika.”

2.7 . Planski i izvještajni dokumenti predškolske odgojne ustanove

„Osiguravanje planiranja i izvještavanja, te pravodobne i pravilne izrade relevantnih dokumenata – planova, izvješća – jedna je od glavnih odgovornosti voditelja službe za predškolski odgoj u poduzeću. Općenito, plan rada je dokument koji definira sastav i sadržaj glavnih aktivnosti (zadataka), čija je provedba dodijeljena zaposleniku (strukturnoj jedinici ili poduzeću kojim upravlja), vrijeme, mjesto i osobe odgovorne za njihovu implementaciju unutar određeno razdoblje vremena (tijekom dana, tjedna, mjeseca, kvartala itd.)."

Početni podaci za planiranje aktivnosti službe predškolskog odgoja za narednu kalendarsku godinu su:

* financijski i ekonomski razvoj poduzeća za planirano razdoblje;

* glavni rezultati rada službe za predškolski odgoj i obrazovanje za proteklo razdoblje;

* ciljevi i ciljevi usluge predškolske odgojne ustanove, koji proizlaze iz sadržaja relevantnih dijelova dugoročnih i srednjoročnih planskih dokumenata (uključujući poslovne planove, programe organizacijskog razvoja poduzeća itd.).

Na temelju pokazatelja plana rada predškolske odgojne ustanove, planovi rada strukturnih odjela službe predškolske odgojne ustanove razjašnjavaju se i odobravaju u konačnom obliku.

Individualno planiranje Rad djelatnika službe za predškolski odgoj provodi se na temelju planova nadležnih ustrojstvenih jedinica i uvažavajući upute njihovih neposrednih rukovoditelja. Glavni dokument za planiranje individualnog rada zaposlenika je osobni plan djela.

Izvješće je dokument koji u detaljnom obliku odražava konačne rezultate obrade (sistematizacije, obračuna i usklađivanja) i analize statističkih podataka koji karakteriziraju uspješnost bilo koje vrste posla (bilo koje aktivnosti) u dugom vremenskom razdoblju (mjesec, tromjesečje i više). Izvješćivanje o aktivnostima službe predškolske odgojne ustanove provodi se na način utvrđen odredbama odgovarajućih regulatornih, metodoloških i organizacijskih i administrativnih dokumenata, kao i uputama voditelja poduzeća.

Obrasce dokumenata planiranja i izvješćivanja o aktivnostima službe predškolske odgojne ustanove odobrava voditelj poduzeća na temelju odgovarajućeg podneska voditelja službe predškolske odgojne ustanove. Primjer plana rada voditelja predškolske odgojno-obrazovne ustanove nalazi se na CD-u, a primjer izvješća o radu s pisanim zahtjevima građana nalazi se u prilogu 6 ovog priručnika.

2.8 . Dokumenti o unaprjeđenju djelatnosti službe predškolske odgojne ustanove

Posebnu skupinu unutar organizacijske i upravne dokumentacije službe predškolske odgojne ustanove čine dokumenti o unaprjeđenju njezine djelatnosti. Unaprjeđenje djelatnosti službe predškolskog odgoja i obrazovanja podrazumijeva sustavno provođenje niza mjera kojima se želi postići što više visoke performanse funkcioniranje svih ustrojstvenih jedinica (radnih područja) u sklopu službe predškolske odgojne ustanove i službe u cjelini. Sadržaj aktivnosti utvrđuje se ovisno o smjeru u kojem su usmjereni upravljački napori uprave predškolske odgojne ustanove. Istodobno, u praksi je provođenje takvih događaja najčešće povezano s uvođenjem u svakodnevne aktivnosti službe novih normativnih i metodoloških (organizacijskih i administrativnih) dokumenata o određenim pitanjima dokumentacijske potpore za upravljanje.

Kao što je navedeno, provedba niza mjera za unaprjeđenje djelatnosti usluga predškolske odgojne ustanove trebala bi biti sustavna. U tu svrhu rukovodstvo službe izrađuje nacrt plana (ako je potrebno, u suradnji s drugim službenicima (strukturnim odjelima) poduzeća). Takav plan može uključivati aktivnosti koje se odnose na:

* razvoj novih (razjašnjenje postojećih) normativnih i metodoloških (organizacijskih i administrativnih) dokumenata poduzeća o pitanjima predškolskog odgoja i obrazovanja;

* promjene u postojećem tijeku dokumenata poduzeća, uzimajući u obzir nove zahtjeve za njegovu organizaciju;

* osposobljavanje osoblja za predškolski odgoj i, po potrebi, drugih dužnosnici poduzeća ovlaštena za rad s upravljačkom dokumentacijom;

* pružanje relevantne dokumentacije strukturnim odjelima poduzeća.

Provedba aktivnosti predviđenih planom odražava se u aktu. Predlošci akcijskog plana za unaprjeđenje djelatnosti službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove poduzeća i pripadajući akt prikazani su na CD-u u prilogu knjige.

2.9 . Opisi poslova osoblja za predškolske ustanove

„Opis poslova je normativni dokument koji regulira aktivnosti određenog službenika (kategorija zaposlenika - rukovodeće osoblje, stručnjaci, izvođači itd.) poduzeća (organizacije, ustanove) i utvrđuje postupak za prijavu tih osoba od strane odredbe drugih regulatornih pravnih akata. Opći postupak i pravila za izradu opisa poslova uređeni su stavkom 4.2 Standardnih uputa za uredski rad.”

Opis poslova mora potpisati osoba odgovorna za njegovu izradu i odobriti čelnik poduzeća - u obliku pečata suglasnosti ili izdavanjem administrativne isprave o suglasnosti. Naslov teksta opisa poslova formuliran je u dativu, na primjer: "Upute glavnom metrologu."

Tekst uputa tiskan je na općem memorandumu poduzeća i predstavljen je u trećem licu jednine ili množine. Tekst uputa može se podijeliti na poglavlja, paragrafe i podstavke. Poglavlja moraju imati naslove i numerirana su rimskim brojevima. Točke i podtočke numeriraju se arapskim brojevima.

Zahtjevi za opis poslova pojedinih kategorija zaposlenika regulirani su odgovarajućim resornim propisima i organizacijskim i upravnim dokumentima. Dakle, sukladno Dodatku 2. Dodatku 12. Državne proračunske obrazovne ustanove u odjeljku opisa poslova „ Opće odredbe» instalirano:

* zadaci zaposlenika (npr. za službenika - primanje, evidentiranje dolaznih i slanje odlaznih dokumenata);

* postupak popunjavanja radnog mjesta, odnosno tko imenuje i razrješava određenog zaposlenika;

* stručni uvjeti za zaposlenika (stupanj obrazovanja, radno iskustvo i sl.);

* osnovni dokumenti i materijali kojih se zaposlenik mora pridržavati u svom radu.

Odjeljak opisa poslova “Funkcije zaposlenika” definira:

* predmet ili područje rada koje je zaposleniku dodijeljeno;

* popis vrsta poslova koji čine obavljanje dodijeljenih funkcija (na primjer, registracija dokumenata može uključivati popunjavanje kartica, održavanje kartoteke, izdavanje potvrda itd.).

Odjeljak opisa posla "Odgovornosti zaposlenika" specificira specifičnosti aktivnosti:

* vezano uz pripremu dokumenata, primanje, obradu i izdavanje informacija;

* zahtijevanje obvezne uporabe određenih oblika i metoda rada (na primjer, periodična kontrola formiranja predmeta u strukturnim odjelima, provođenje brifinga itd.);

* zahtijevanje poštivanja rokova za određene radnje;

* koji se odnose na postupak izvršavanja naloga;

* utjecati etičkim standardima to se mora poštovati u timu.

Odjeljak opisa poslova "Prava zaposlenika" definira prava zaposlenika na izvršavanje funkcija koje su mu dodijeljene i izvršavanje njegovih dužnosti. U odjeljku opisa poslova „Odnosi” navode se pododsjeci i zaposlenici od kojih izvođač prima i kojima prenosi informacije, njihova struktura i vrijeme prijenosa, tko je uključen u izvršenje određenih dokumenata, s kim se oni usklađuju itd. .

U dijelu opisa poslova “Vrednovanje poslova” navedeni su kriteriji koji omogućuju procjenu u kojoj mjeri zaposlenik ispunjava svoje funkcije i odgovornosti, korištenje prava i sl.

Zaključak

Proučavajući znanstveni i praktični materijal o ovoj temi, mogu se izvući sljedeći zaključci:

U skladu sa zahtjevima Državnog sustava dokumentacijske podrške za upravljanje (u daljnjem tekstu DOU), dokumentacijsku podršku za upravljanje u modernim poduzećima treba provoditi posebna služba - Služba za dokumentacijsku podršku za upravljanje (u daljnjem tekstu: usluga DOU). Takva služba djeluje u poduzeću kao samostalna ustrojstvena jedinica, na čelu s voditeljem službe i neposredno je podređena čelniku poduzeća.

Glavni zadaci službe predškolske odgojne ustanove su:

* uvođenje u poduzeću jedinstvenog postupka za rad s dokumentima u skladu s Državnim proračunom obrazovne ustanove i drugim normativnim, metodološkim i organizacijskim i upravnim dokumentima;

* provedba metodološkog upravljanja organizacijom rada s dokumentima u strukturnim odjelima poduzeća;

* osiguranje učinkovite kontrole poštivanja utvrđenog postupka za rad s dokumentima;

* poboljšanje oblika i metoda rada službenika poduzeća s dokumentima.

Dokumentacijska potpora menadžmentu je djelatnost koja obuhvaća organizaciju dokumentacije i upravljanje dokumentacijom u procesu ostvarivanja funkcija ustanove, organizacije i poduzeća.

Dokumentacijsku podršku za upravljanje u organizacijama, institucijama i poduzećima provodi posebna služba, koja djeluje kao samostalna strukturna jedinica, podređena izravno voditelju organizacije.

Popis korištene literature:

Regulatorni akti

1. Rezolucija Državnog odbora za statistiku Rusije od 5. siječnja 2004. br. 1 „O odobrenju jedinstvenih oblika primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovo plaćanje.”

2. GOST R6.30-2003. Jedinstveni dokumentacijski sustavi. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju. - M.: Izdavačka kuća za standarde, 2003.

3. GOST R 51141-98 Vođenje evidencije i arhiviranje: Pojmovi i definicije. - M: Izdavačka kuća za standarde, 1998.

4. DR-191-98. Unifikacija tekstova upravljačkih dokumenata. Metodološke preporuke VNIIDAD FAS RF. - M.: VNIKDAD, 1998.

5. O odobrenju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovo plaćanje. Rezolucija Državnog odbora za statistiku Rusije od 5. siječnja 2004. broj 1.

6. Standardne upute za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima (odobreno naredbom Federalne arhivske službe Rusije od 27. studenog 2000. br. 68). - M., 2001.

7. Savezni zakon “O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija” od 20. veljače 1995. br. 24-FZ.

Obrazovna literatura

8. Andreeva V.I. Uredski posao. - M.: Intel-Sintez, 2002

9. Belov A.N. Uredsko poslovanje i protok dokumenata: Udžbenik. Priručnik.- M.: Eksmo, 2007

10. Basakov M.I. Uredski rad i korespondencija u pitanjima i odgovorima: Udžbenik - Rostov n/d.: Phoenix, 2004.

11. Basakov M.I., Zamytskova O.I. Uredski posao. - Rostov na Donu: Phoenix, 2004

12. Vasilyeva L.M., Skvortsova R.E., Shkatova L.A. Dokumentacija. - Čeljabinsk: Knjiga. Izdavačka kuća, 2000

13. Galakhov V.V. Uredski poslovi: Uzorci, dokumenti, organizacija i tehnologija rada. - M.: TK Velby LLC, 2005

14. Demin Yu.M. Uredski poslovi: Izrada službenih dokumenata. - St. Petersburg: Peter, 2004

15. Zinovjeva N.B. Dokumentacija: Nastavno metodički priručnik. - M.: PROFIZDAT, 2003

16. Kolesnik E.N. UVOD u upravljačku dokumentaciju. Tutorial. - M.: INFRA-M, 2003

17. Kraiskaya Z.V., Cellini E.V. Arhivistika: udžbenik za srednje stručne obrazovne ustanove. - M.: Izdavačka kuća NORMA, 1996

18. Krylova I.Yu. Dokumentacija upravljačkih aktivnosti: Proc. džeparac. - St. Petersburg: Poslovni tisak, 2004

19. Kuznetsova T.V. Uredski poslovi: Organizacija i tehnologija dokumentacijske podrške menadžmentu. - M.: Jedinstvo-Dana, 2003

20. Kushnarenko N.N. Dokumentacija. Udžbenik. - Kijev: Zannanya, 2000

21. Lysenko N.A., Serbinovsky B.Yu. Dokumentacija upravljačkih aktivnosti u poduzeću: uredski poslovi i korespondencija. - Rostov na Donu: MarT IC, 2002

22. Okhotnikov A.V., Bulavina E.A. Upravljanje dokumentima i uredski menadžment: Osnove upravljanja dokumentima; Vrste i funkcije dokumenata; Uredske tehnologije: Udžbenik za sveučilišta - M: ICC MarT, 2004

23. Rogozhin M.Yu. Priručnik za uredski rad - St. Petersburg: Pmter, 2006

24. Spivak V.A. Uredski posao. - Sankt Peterburg, 2003

25. Spivak V.A. Dokumentacija upravljačkih aktivnosti: Uredski poslovi - St. Petersburg: Peter, 2005

26. Stenyukov M.V. Uredski poslovi: Bilješke s predavanja. - M.: Prior, 2005

Primjena

stol 1

Primjer izračuna za određivanje ukupnog utrošenog vremena (TCT)

prema vrsti rada u predškolskoj odgojnoj ustanovi

Naziv vrste posla	Volumen za godinu	Standardna vrijednost, h	Troškovi, osoba-sat
Obrada ulaznih dokumenata
Obrada izlaznih dokumenata
Kontrola izvršenja dokumenata
Razvoj normi i met. koristi
Izvođenje tematskih zahtjevi
Provođenje revizije organizacije rada u odjelima
UKUPNO osoba-sat:

Bilješke

SZV uzimajući u obzir vrijeme utrošeno na organizacijsko-tehničko održavanje radnih mjesta i odmor osoblja je: SZVp = 12 651 x Ku = 13 916 radnih sati, gdje je Ku obračunski koeficijent vrijednosti 1,1.

Približan broj stručnjaka (uzimajući u obzir zahtjeve kvalifikacije koje nameće sadržaj rada), na temelju vrijednosti pokazatelja korisnog fonda radnog vremena jednog zaposlenika (Fpv), bit će: SZVp: Fpv = 13916 : 2006 = 7 jedinica.

Tablica 2.

Okvirni kvalifikacijski i brojčani sastav službe predškolskog odgoja poduzeća do 1000 zaposlenih

		Broj jedinica osoblja	Bilješka
Upravna skupina - odjel službe za predškolski odgoj i obrazovanje
Šef službe	Nadglednik
Zamjenik voditelja službe	Nadglednik		Ne smije se unijeti
Inspektor za kontrolu izvršenja naloga	Specijalista
Stručnjak za dokumente	Specijalista
Tajnica-daktilografkinja	tehn. izvršni		Ne smije se unijeti
Naziv struke (specijalnost)		Broj jedinica osoblja	Bilješka
Grupa tehničke pripreme i umnožavanja dokumenata
Vođa tima	Nadglednik		Ne smije se unijeti
Viši daktilograf - PC operater	tehn. izvršni
Daktilograf - PC operater	tehn. izvršni	2-5 ili više	Ovisi o količini posla
Grupa za upravljanje uredom
Vođa tima	Nadglednik		Ne smije se unijeti
Umjetnost. službenik	tehn. izvršni
Službenik	tehn. izvršni	2-5 ili više	Ovisi o količini posla
Grupa za pohranu dokumenata
Vođa tima	Nadglednik		Ne smije se unijeti
Viši arhivist	tehn. izvršni
Arhivista	tehn. izvršni	2-5 ili više	Ovisi o količini posla
Grupa za podršku
Vođa tima	Nadglednik		Ne smije se unijeti
Tajnica-stenografkinja	tehn. izvršni
Špediter-kurir	tehn. izvršni
Općenito, u službi predškolske obrazovne ustanove
	Nadglednik	Specijalista	tehn. izvršni
			12-20 ili više

14.1. Funkcionalna namjena, namjena, ciljevi, organizacijska struktura i kadrovi službe za dokumentacijsku podršku upravljanja

U skladu s Državnom proračunskom obrazovnom institucijom, dokumentacijsku podršku za upravljanje poduzećem (organizacijom, ustanovom) provodi posebna služba - Služba za dokumentacijsku podršku za upravljanje (u daljnjem tekstu DOU služba). Dakle, funkcionalna svrha usluge predškolske odgojno-obrazovne ustanove je provođenje aktivnosti dokumentacijske potpore za upravljanje poduzećem u skladu sa svrhom poduzeća i prioritetima njegova organizacijskog razvoja.

Služba za predškolski odgoj i obrazovanje obavlja svoju djelatnost kao samostalna ustrojstvena jedinica. Međutim, ovisno o karakteristikama organizacije i specifičnostima djelatnosti poduzeća, odlukom voditelja poduzeća, funkcije službe predškolskog odgoja mogu se dodijeliti drugoj strukturnoj jedinici (odjel, grupa itd., vidi dolje). ) ili posebno ovlaštena službena osoba (dokumentar, pomoćnik voditelja, tajnik i sl.).

Svrha djelatnosti usluge predškolske odgojne ustanove je je organizacija učinkovite dokumentacijske podrške za upravljanje aktivnostima poduzeća. Sukladno tome, glavni zadaci službe predškolske odgojne ustanove su:

U organizaciji, implementaciji, radu i unapređenju integriranog sustava dokumentacijske podrške za upravljanje poduzećem;

U optimizaciji oblika i metoda rada s dokumentima na temelju jedinstvene informacijske politike i suvremenih tehnologija obrade dokumentiranih informacija;

U odgovarajućim organizacijskim i metodološkim uputama o poštivanju utvrđenog postupka za rad s dokumentima strukturnih odjela i službenika poduzeća;

U učinkovitoj kontroli poštivanja utvrđenog postupka za rad s dokumentima strukturnih odjela i službenika poduzeća.

Pravovremena, cjelovita i kvalitetna provedba svojih aktivnosti od strane službe predškolske odgojne ustanove uvelike će biti određena usklađenošću njezine organizacijske strukture i brojčanog sastava sa sadržajem i opsegom zadataka koji su joj dodijeljeni za dokumentnu podršku upravljanja poduzećem. S tim u vezi, uputno je prije svega razjasniti kakva je točno organizacijska struktura i brojčani sastav službe predškolskog odgoja i obrazovanja.

Organizacijska struktura DOW usluge- to je skup njegovih sastavnih jedinica (odjela, grupa i dr.), koje u granicama svoje nadležnosti obavljaju međusobno dogovorene poslove pružanja dokumentacijske podrške upravljanju poduzećem. Dakle, organizacijsku strukturu službe predškolske odgojne ustanove karakterizira, prvo, broj jedinica uključenih u nju i, drugo, osobitosti njihove interakcije u procesu svakodnevnih aktivnosti.

Sa svoje strane, brojčani sastav službe predškolske odgojne ustanove je ukupan broj zaposlenih. To izravno ovisi o broju jedinica uključenih u uslugu. Drugim riječima, broj zaposlenih u službi predškolskog odgoja nije ništa drugo doli ukupan broj zaposlenih u njenim sastavnicama.

Uspostava optimalne organizacijske strukture službe predškolske odgojne ustanove provodi se na temelju sadržaja poslova dodijeljenih ovoj jedinici za dokumentacijsku potporu upravljanja poduzećem na temelju podataka o standardnim organizacijskim strukturama prezentiranih u Državnoj proračunskoj obrazovnoj ustanovi. Kao što proizlazi iz dodatka GSDOU, tipična organizacijska struktura službe predškolske odgojne ustanove određena je ovisno o pripadnosti poduzeća (organizacije, ustanove) određenoj funkcionalnoj skupini i na temelju specifičnog sadržaja dokumentacijske potpore za upravljanje relevantna poduzeća (organizacije, ustanove).

Dakle, u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije i konstitutivnih entiteta Federacije, funkcije službe predškolskog odgoja dodijeljene su upravi poslova. Upravljanje poslovanjem obično uključuje:

Tajništvo [prijemna soba, tajništvo ministra (šefa odjela), tajništva zamjenika ministra, tajništvo kolegija, ured za protokol];

Inspektorat pri ministru (šef odjela);

Ured (državni dopisni biro, računovodstvo i registracijski biro, ekspedicija, daktilografski biro, fotokopirni biro, teletajp ured itd.);

Odjel za postupanje po pisanim žalbama;

Odjel za unapređenje rada s dokumentima;

U državnim poduzećima (udrugama), u istraživačkim, dizajnerskim, inženjerskim organizacijama i računalnim centrima, visokoškolskim ustanovama i drugim sličnim ustanovama, funkcije službe predškolske odgojne ustanove dodijeljene su odjelu (uredu) predškolske odgojne ustanove. U sastav odjela (ureda) za predškolski odgoj u pravilu ulaze:

tajništvo;

Ekspedicija;

Odjel za računovodstvo i registraciju dokumenata (papirologija);

Biro za strojopis;

Odsjek za praćenje izvršenja dokumenata;

Odjel za unapređenje rada s dokumentima;

Odjel za postupanje po pisanim žalbama;

Konačno, u nedržavnim strukturama (udruge, koncerni, dionička društva, uključujući zajednička ulaganja, zadruge itd.), Kao iu lokalnim samoupravama i javnim organizacijama, funkcije službe predškolskog odgoja dodijeljene su općem odjelu. Opći odjel obično uključuje:

tajništvo;

Ured;

Grupa za kontrolu dokumenata;

Grupa protokola;

Grupa za unapređenje rada s dokumentima;

Grupa za rad s pisanim žalbama;

Biro za strojopis;

Fotokopirnica i tiskarski ured;

U malom poduzeću (organizaciji, ustanovi) do 100 zaposlenih. Poslove dokumentacijske potpore rukovodstvu preporučljivo je povjeriti posebno ovlaštenoj službenoj osobi. Približna organizacijska struktura službe predškolskog odgoja dioničkog poduzeća prikazana je na slici. 14.1.

Riža. 14.1. Približna organizacijska struktura službe predškolske odgojne ustanove dioničkog poduzeća

Što se tiče poduzeća (organizacija, ustanova) s više od 100 zaposlenih, približna organizacijska struktura službe predškolske odgojne ustanove prikazana je na sl. 14.2.

Riža. 14.2. Okvirna organizacijska struktura službe predškolske odgojne ustanove

poduzeća s više od 100 zaposlenih.

Utvrđivanje optimalnog broja osoblja Usluga predškolske odgojno-obrazovne ustanove provodi se na temelju opsega zadataka dodijeljenih ovoj jedinici na temelju podataka o vremenskim standardima utvrđenim za obavljanje određenih vrsta poslova na dokumentacijskoj potpori za upravljanje i uzimajući u obzir kvalifikacijske zahtjeve za zaposlenike povjereno obavljanje odgovarajućih vrsta poslova. Dakle, u skladu s „Vremenskim normama za rad na dokumentacijskoj potpori upravljačkih struktura federalnih izvršnih tijela“, utvrđeni su vremenski standardi za sljedeće poslove:

O dokumentacijskoj potpori strukturnih odjela saveznih izvršnih tijela;

Sastaviti i voditi popis predmeta za ove odjele;

O dokumentiranju rada kolegijalnih tijela;

Automatizacija arhivske pohrane dokumenata;

Određene vrste poslova na dokumentacijskoj podršci (uključujući izvršenje, obradu, registraciju, računovodstvo, pohranjivanje i pronalaženje dokumenata);

Referalno-analitički rad na dokumentima.

Što se tiče kvalifikacijskih uvjeta za djelatnike službe predškolske odgojne ustanove, oni su sadržani u „Imeniku kvalifikacija radnih mjesta zaposlenika“. Imenik predstavlja kvalifikacijske uvjete za zaposlenike službe predškolskog odgoja među voditeljima strukturnih odjela službe, kao i njezinih stručnjaka i tehničkih izvođača.

Da bi se odredio približni brojčani sastav službe predškolske odgojne ustanove, prvo je potrebno sastaviti popis vrsta poslova koje tijekom kalendarske godine obavlja svaki od njegovih strukturnih odjela. Zatim treba izračunati obujam obavljenog posla (za svaku vrstu i općenito, kao i po kategorijama ovisno o kvalifikacijama radnika). Na temelju ukupnog obima obavljenog posla na dokumentacijskoj potpori upravljanja, temeljem godišnje norme radnog vremena za jednog djelatnika i uzimajući u obzir utrošeno vrijeme koje nije predviđeno normativima (koje su jednokratne naravi), iznosi moguće utvrditi broj djelatnika službe predškolske odgojne ustanove (ukupno i po kategorijama zaposlenika, ovisno o njihovoj stručnoj spremi).

Za dublje i jasnije razumijevanje postupka za određivanje optimalnog brojčanog sastava službe predškolske obrazovne ustanove, koristit ćemo informacije predstavljene u Dodatku br. 2 „Vremenskim standardima za dokumentacijsku podršku upravljačkih struktura saveznih izvršnih tijela.” Sukladno ovom dokumentu standardni broj zaposlenih izračunava se po formuli

Ch n = T rev / F p,

gdje je CH n - standardni broj zaposlenih, ljudi; T oko - ukupno vrijeme provedeno na dokumentacijskoj podršci, h; F p - planirano godišnje radno vrijeme po zaposleniku, sati.

S druge strane, vrijednost T o određena formulom

T ob = T n + T nn,

gdje je T n - vrijeme utrošeno na rad prateće dokumentacije, izračunato na temelju standarda, h; Tnn - vremenski troškovi koji nisu predviđeni normativima (određeni metodom stručne procjene), h.

Da bismo izračunali približan broj stručnjaka kategorije I i II grupe za obradu dokumenata u odjelu za uredsko poslovanje službe za predškolski odgoj, koristit ćemo uvjetne referentne podatke prikazane u tablici. 14.1.

Tablica 14.1

Uvjetni referentni podatak za izračun okvirnog broja zaposlenih u službi predškolske odgojne ustanove

Vrsta rada na dokumentacijskoj potpori		Standardna vrijednost, h	Broj transakcija godišnje
Obrada ulaznih dokumenata	Specijalista. II kat.
Obrada dolaznih faksova	Specijalista. II kat.
Obrada dolaznih telegrama	Specijalista. II kat.
Obrada dolaznih telefonskih poruka	Specijalista. II kat.
Obrada izlaznih dokumenata	Specijalista. II kat.
Obrada odlaznog faksa	Specijalista. II kat.
Obrada odlaznih telefonskih poruka	Specijalista. II kat.
Računovodstvo dokumenata	Specijalista. Icat.
Referentno-informativne usluge	Specijalista. Icat.
Izdavanje potvrda na zahtjev	Specijalista. Icat.

Na temelju referentnih podataka godišnji obim rada iznosio je: za specijaliste II kategorije - 14.925 sati, za specijaliste I kategorije - 13.975 sati (ukupno 28.900 sati). Pretpostavimo i da je obujam nestandardiziranih vrsta rada za specijaliste II.kategorije bio (uvjetno) 100 sati. Potom ćemo na temelju vrijednosti planiranog godišnjeg fonda radnog vremena (po zaposleniku) od 2000 sati odrediti okvirni broj radnika (specijalista I. i II. kategorije) u grupi za obradu dokumentacije uredskog odjela vođenja predškolske ustanove. usluga obrazovanja:

T ob = T n + T nn = 13,975 + 0 = 13,975 (h);

Ch n = T rev / F p = 13,975: 2000 = 7 (osoba).

T ob = T n + T nn = 14,925 + 100 = 15,025 (h);

Ch n = T o6 / F p = 15 025: 2000 = 7,5 (osoba).

Dakle, za kvalitetno kadrovsko popunjavanje grupe za obradu dokumentacije Odjela za uredsko poslovanje Službe za predškolski odgoj i obrazovanje u narednoj kalendarskoj godini bit će potrebno sedam stručnjaka I. kategorije i osam stručnjaka II. - na nepuno ili nepuno radno vrijeme (na primjer, s trajanjem radnog dana od četiri sata).

Broj zaposlenih izračunava se na sličan način za sve ostale strukturne dijelove službe predškolske odgojne ustanove. Na temelju izračuna generiraju se zbirni podaci o veličini usluge predškolske odgojno-obrazovne ustanove. Podaci o okvirnom broju zaposlenih u službi predškolskog odgoja poduzeća s više od 100 zaposlenih. prikazani su u tablici. 14.2.

Tablica 14.2

Podaci o okvirnom broju zaposlenih u službi predškolskog odgoja poduzeća s više od 100 zaposlenih.

Strukturna podjela				Ukupno, ljudi
Strukturna podjela	Upravljački tim	specijalisti	Tehnički izvođači	Ukupno, ljudi
Grupa za razmatranje pisanih žalbi
Grupa za kontrolu izvršenja
Grupa ekspedicija
Grupa za obradu dokumenata
Grupa za osiguranje protokolarnih događanja.
Grupa za organizacijsku i metodičku podršku
Operativna skladišna grupa
Grupa za arhiviranje
Grupa za pripremu projekta
Replikacijska grupa

* Uključujući voditelja službe za predškolski odgoj i obrazovanje – 1 osoba.

** Voditelj upravnog odjela može istodobno obavljati i poslove zamjenika voditelja službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove.

Za određivanje optimalnog brojčanog sastava službe predškolske odgojne ustanove, osim navedenih dokumenata, mogu se koristiti i:

Industrijski standardi za broj zaposlenih, razvijeni na temelju standardnih međusektorskih standarda za broj zaposlenih u ekonomskim i administrativnim strukturnim odjelima poduzeća (organizacija, institucija);

Integrirani normativi vremena za rad u predškolskim odgojno-obrazovnim ustanovama.

Glavne funkcije strukturnih odjela službe predškolske odgojne ustanove

Upravni odjel služba, kao što naziv govori, primarno obavlja funkciju svakodnevnog upravljanja (administriranja) djelatnosti službe. Osim toga, odjeli odjela - skupina za razmatranje pisanih žalbi i skupina za kontrolu izvršenja - obavljaju kontrolnu funkciju. Istodobno, skupina za pregled pisanih zahtjeva nadzire pravilnu organizaciju razmatranja pisanih zahtjeva, pritužbi, izjava i prijedloga zaprimljenih u poduzeću, a skupina za kontrolu izvršenja dokumenata prati pravilno izvršavanje dokumenata poduzeća nastalih u procesu vođenja vanjsko i unutarnje službeno poslovno dopisivanje.

Odjel za podršku objedinjuje grupe za podršku protokolarnim događanjima i grupe za organizacijsku i metodičku podršku, te obavlja prateću funkciju. Odjel pruža organizacijsku i informacijsku podršku protokolarnim događajima uz sudjelovanje dužnosnika poduzeća (uključujući pregovore, sastanke, sastanke, konferencije itd.), Kao i organizacijsku i metodološku podršku aktivnostima strukturnih odjela poduzeća ( uzimajući u obzir specifičnosti dokumentiranja svoje djelatnosti).

Odjel za uredsko poslovanje, kao što naziv govori, u okviru svoje djelatnosti obavlja uredsko-poslovnu funkciju, odnosno cijeli niz poslova vezanih uz kretanje dokumenata poduzeća. Otpremničko-kurirska skupina dostavlja ulazne dokumente s mjesta otpreme (npr. iz pošte) u poduzeće i dostavlja izlazne dokumente na odredišta (osim poštanskih ureda, to mogu biti i izravni primatelji dokumenata). Zauzvrat, grupa za obradu dokumenata prima, registrira, bilježi, izdaje i priprema ih za slanje izvan poduzeća (potonje se odnosi na odlazne dokumente, uključujući one koji se vraćaju pošiljatelju).

Skladišni odjel obuhvaća skupine za operativnu i arhivsku pohranu dokumenata i obavlja funkciju pohrane. Istovremeno, u prvoj skupini provodi se operativno skladištenje (do trenutka prijenosa dokumenata na trajno čuvanje u arhivu poduzeća), au drugoj, koja u biti predstavlja arhiv poduzeća, trajno skladištenje. (do trenutka predaje dokumenata u državni arhiv).

Glavna funkcija odjel tehničke izvedbe dokumenata je izrada projekata i po potrebi dodatnih kopija potpisanih (odobrenih) dokumenata. Odjel obuhvaća dvije skupine - pripremu nacrta dokumenata i replikaciju dokumenata.

14.2. Formiranje usluge predškolske odgojne ustanove

Proučavanje propisa i organizacijskih i upravnih dokumenata o pitanjima dokumentacijske potpore upravljanja;

Izrada dopisa o obrazloženju potrebe formiranja službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove;

Izrada nacrta organizacijske strukture službe predškolske odgojne ustanove;

Izrada projekta broja osoblja službe predškolske odgojne ustanove;

Izrada nacrta kadrovske tablice za službu predškolske odgojne ustanove;

Izrada nacrta pravilnika o službi predškolske odgojne ustanove;

Izrada nacrta upute za dokumentacijsku potporu upravljanja;

Izrada nacrta uputa za pojedine vrste (područja) djelatnosti;

Izrada prijedloga opisa poslova djelatnika službe predškolskog odgoja i obrazovanja iz rukovodećeg tima;

Izrada standarda za obavljanje poslova dokumentacijske potpore za upravljanje;

Razvoj sheme za interakciju usluge predškolskog odgoja s drugim strukturnim odjelima poduzeća, kao i s drugim poduzećima (organizacijama, institucijama);

Izrada nacrta naloga o formiranju službe predškolske odgojne ustanove (o izmjenama kadrovskog rasporeda poduzeća) i imenovanju rukovodećeg tima službe predškolske odgojne ustanove: voditelja službe i, ako postoji jer u kadrovskom rasporedu službe njegov zamjenik (zamjenici).

U pravilu, u nedostatku službe predškolske odgojne ustanove u poduzeću (kao i drugih strukturnih jedinica ili službenika koji obavljaju funkcije službe predškolske odgojne ustanove), njezino se formiranje povjerava voditelju kadrovskog tijela poduzeća (osoblje služba, kadrovska služba itd.). Pripremu i provedbu potrebnih odluka i radnji upravljanja organizira voditelj kadrovskog tijela delegiranjem potrebnih ovlasti (na primjer, za pripremu nacrta dokumenata, zapošljavanje osoblja itd.) svojim podređenima i u interakciji s drugim strukturnim odjelima i dužnosnici poduzeća (na primjer, s pravnom službom ili pravnim savjetnikom, voditeljem odjela rada, računovodstvom itd.).

Ovisno o specifičnostima situacije upravljanja i dodijeljenih ovlasti, čelnik kadrovskog tijela postupa na temelju odgovarajućeg naloga čelnika poduzeća ili na vlastitu inicijativu (potonje se odnosi samo na pripremu dopisa s odgovarajuće obrazloženje; sve naknadne radnje, u pravilu, određuju se u rezoluciji čelnika poduzeća o dopisu - obrazloženju).

Proučavanje propisa i organizacijskih i upravnih dokumenata o pitanjima dokumentacijske potpore upravljanja obavezna je u pripremnoj fazi formiranja usluge predškolske obrazovne ustanove, dajući pravno valjani karakter svom kasnijem radu. U tom smislu, napominjemo da glavni regulatorni pravni akti i organizacijski i administrativni dokumenti koji reguliraju dokumentacijsku podršku za upravljanje uključuju:

Državni sustav dokumentacijske podrške za upravljanje;

Državni standardi (osobito GOST R 6.30-2003, GOST 51141-98);

Standardne upute za dokumentacijsku podršku upravljanja (osobito, "Standardne upute za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima", odobrene Odlukom Federalnog arhiva od 27. studenog 2000. br. 68);

Upute, pravila, pojašnjenja, preporuke i drugi organizacijski i upravni dokumenti o određenim pitanjima i područjima predškolskog odgoja, koje u okviru svoje nadležnosti izdaju savezna, teritorijalna, sektorska, resorna i lokalna tijela vlasti, čije su odluke obvezujuće za poduzeće;

Klasifikatori upravljačke dokumentacije (osobito OKUD OK 011-93);

Standardni popisi dokumenata nastalih u upravljačkim aktivnostima poduzeća (organizacija, institucija), s naznakom razdoblja njihovog skladištenja (osobito popis koji je odobrio Državni odbor za statistiku Ruske Federacije 6. listopada 2000.);

Standardni obrasci dokumentacije (osobito obrasci dokumentacije za obračun rada i plaća, odobreni Odlukom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 5. siječnja 2004. br. 1).

Organizacijski, metodološki, normativni i metodološki dokumenti i materijali (osobito, " Smjernice o objedinjavanju tekstova upravljačkih dokumenata" DR-191-98, koji je pripremio Svesavezni znanstveno-istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje);

Dokumenti o organizaciji rada radnika (osobito "Sanitarna i epidemiološka pravila i standardi" SanPin 2.2.2./2.4.1340-03);

Dokumenti koji utvrđuju kvalifikacijske zahtjeve za zaposlenike (osobito, "Kvalifikacijski imenik radnih mjesta zaposlenika", odobren Rezolucijom Ministarstva rada i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 21. kolovoza 1998. br. 37).

Proučavanje ovih dokumenata treba provesti u kontekstu relevantnih odredbi lokalnih akata poduzeća, uključujući:

1) statut poduzeća (pravilnici o poduzeću);

2) interni pravilnik o radu poduzeća;

3) propise o osoblju poduzeća;

4) raspored osoblja poduzeća.

Sljedeća faza rada je priprema dopisa kojim se obrazlaže potreba za formiranjem službe predškolske odgojne ustanove i njegovo podnošenje voditelju poduzeća na razmatranje. Podsjetimo, dopis treba shvatiti kao brief službeni dopis, koji se koristi u procesu razmjene dokumentiranih informacija u internoj korespondenciji poduzeća. Funkcionalna svrha dokumenta je:

U objektivnom informiranju čelnika poduzeća o statusu pitanja obuhvaćenog dopisom;

U predstavljanju opravdanja za formiranje službe predškolske odgojne ustanove, kao i prijedloge o postupku za njezino formiranje u skladu sa zahtjevima regulatornih pravnih akata i organizacijskih i administrativnih dokumenata o pitanjima dokumentacijske podrške za upravljanje i uzimajući u obzir relevantne odredbe lokalnih akata poduzeća.

Primjer teksta dopisa kojim se obrazlaže potreba formiranja službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove nalazi se u Prilogu 11.

Izrada nacrta rasporeda osobljaDOW usluge, odnosno dokument koji definira kvantitativni i kvalitativni sastav zaposlenika poduzeća (općenito i po strukturnim odjelima) za kalendarsku godinu. Funkcionalna svrha dokumenta je:

U određivanju maksimalnog broja zaposlenika (za poduzeće i za strukturne jedinice) za kalendarsku godinu;

U dokumentiranju navedenih podataka u propisanom obliku.

Izrada nacrta pravilnika o službi predškolske odgojne ustanove, kako to predviđa državna proračunska obrazovna ustanova, treba se provoditi na temelju približnog položaja, uzimajući u obzir karakteristike organizacije i specifičnosti djelatnosti poduzeća. Pravilnik o službi predškolske odgojno-obrazovne ustanove dokument je kojim se utvrđuju sustavno povezana pravila o pitanjima iz nadležnosti pojedine ustrojstvene jedinice. Funkcionalna svrha dokumenta je opće organizacijsko i pravno uređenje svakodnevnih aktivnosti službe predškolske odgojne ustanove. Verzija teksta okvirnog pravilnika o službi predškolske odgojne ustanove nalazi se u Prilogu 12.

Izrada nacrta upute za dokumentacijsku potporu upravljanja obično se provodi na temelju „Standardnih uputa za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima”, uzimajući u obzir relevantne odredbe drugih pravnih, organizacijskih i upravnih akata o pitanjima predškolskog odgoja, koje u okviru svoje nadležnosti donose savezni, područni, sektorski, resornih i lokalnih tijela vlasti, odluke koje su obvezne za izvršenje od strane poduzeća. Prilikom izrade dokumenta uzimaju se u obzir karakteristike organizacije i specifičnosti djelatnosti poduzeća.

Upute za predškolski odgoj- ovo je dokument koji uređuje postupak za obavljanje aktivnosti povezanih s dokumentacijskom potporom upravljanja, kao i postupak za primjenu (izvršenje) u procesu ove aktivnosti od strane strukturnih jedinica i službenika poduzeća relevantnih odredbi zakonodavnih i regulatornih djela. Njegova funkcionalna svrha je:

U uspostavljanju jedinstvenog postupka za rukovanje dokumentima poduzeća u procesu svakodnevnih aktivnosti;

U uspostavljanju jedinstvenog postupka dokumentiranja aktivnosti upravljanja poduzećem.

Odjeljak 1. Opće odredbe.

Odjeljak 2. Opći zahtjevi za pripremu i podnošenje nacrta dokumenata.

Odjeljak 3. Značajke pripreme sadržaja pojedinih vrsta dokumenata.

Odjeljak 4. Značajke pripreme dokumenata.

Odjeljak 5. Organizacija protoka dokumenata poduzeća.

Odjeljak 6. Sustav pretraživanja dokumenata.

Odjeljak 7. Kontrola nad izvršenjem dokumenata.

Odjeljak 8. Organizacija operativnog skladištenja dokumenata.

Odjeljak 9. Priprema dokumenata za prijenos u arhiv.

Odjeljak 10. Završne odredbe.

Razvoj nacrt uputa za pojedine vrste (područja) djelatnosti službe za predškolski odgoj provodi se na temelju pravnih, organizacijskih i upravnih dokumenata koji uređuju relevantne vrste (pravce) djelatnosti i izdaju ih u okviru svoje nadležnosti savezna, teritorijalna, sektorska, odjelna i lokalna tijela vlasti, čije su odluke obvezujuće za poduzeće. Kao iu slučaju uputa za predškolske odgojno-obrazovne ustanove, pri izradi uputa za vrstu (smjer) djelatnosti usluge predškolske odgojne ustanove, uzimaju se u obzir karakteristike organizacije i specifičnosti djelatnosti poduzeća.

Uputa o vrsti (smjeru) djelatnosti predškolske odgojno-obrazovne ustanove je dokument kojim se uređuje postupak obavljanja takve djelatnosti od strane ustrojstvenih jedinica i službenika službe predškolske odgojne ustanove. Funkcionalna svrha upute je uspostaviti koordinirani postupak postupanja ustrojstvenih jedinica i službenika službe predškolskog odgoja u procesu provedbe određene vrste (smjera) aktivnosti.

Izrada nacrta opisa poslova djelatnika predškolske službe iz reda rukovoditelja izrađuje se na temelju „Imenika kvalifikacija radnih mjesta“. Opis posla- ovo je dokument koji regulira aktivnosti određenog zaposlenika (kategorija zaposlenika) i utvrđuje postupak za njegovu (njihovu) primjenu u procesu navedenih aktivnosti relevantnih odredbi zakonodavnih, regulatornih i pravnih akata.

Funkcionalna svrha opisa poslova je:

U racionalnom razgraničenju službenih i poslovnih ovlasti zaposlenika;

U uspostavljanju približno ravnomjernog opterećenja radnika;

U raspodjeli poslova ovisno o složenosti njihove provedbe i stručnoj spremi radnika na koje su raspoređeni.

U fazi formiranja službe predškolske odgojne ustanove izrađuje se nacrt opisa poslova za zaposlenike iz reda voditelja službe - voditelja službe predškolske odgojne ustanove i, ako je to predviđeno nacrtom rasporeda zaposlenih, njegovih zamjenika. . Navedene opise poslova pregledava i odobrava voditelj poduzeća (ili njegov zamjenik za upravljanje).

Po završetku formiranja službe za predškolski odgoj, njen voditelj organizira izradu prijedloga opisa poslova za ostale zaposlenike (voditelje ustrojstvenih jedinica, stručne i tehničke izvođače). Nacrte ovih uputa pregledava i odobrava voditelj predškolske odgojne ustanove. U prilogu 13 prikazani su primjeri opisa poslova djelatnika predškolske ustanove.

Izrada vremenskih standarda za izvođenje poslova na dokumentacijskoj potpori upravljanja provodi se na temelju postojećih standarda i normi, kao i stvarnog utroška radnog vremena za obavljanje odgovarajućih vrsta poslova. Pod, ispod pravilo vrijeme treba shvatiti kao dokument kojim se utvrđuje potrebno vrijeme utrošeno za obavljanje određenog obima posla od strane odgovarajuće kvalificiranog zaposlenika.

Funkcionalna namjena normativa vremena za obavljanje poslova dokumentacijske potpore upravljanja je:

U određivanju planiranog intenziteta rada na dokumentacijskoj potpori upravljanja;

Pri utvrđivanju potrebnog broja djelatnika službe predškolske odgojne ustanove.

Stvarni utrošak radnog vremena utvrđuje se metodom tzv. tehničkog normiranja na temelju rezultata mjerenja tijekom radnog dana standardnog trajanja (osam sati). Vremenski normativ za izvođenje cjeline standardizirane vrste poslova prema predškolskoj odgojno-obrazovnoj ustanovi izračunava se prema normativu radnog vremena (utvrđuje se na temelju važećih vremenskih normi za izvođenje odgovarajućih vrsta poslova ili na temelju rezultata mjerenja) prema formuli

Nvr = N´K,

gdje je N vrijeme vrijednost vremenske norme, h; N - standardna vrijednost radnog vremena, h; K-koeficijent, koji uzima u obzir vrijeme utrošeno na organizacijsko i tehničko održavanje radnog mjesta, na odmor i osobne potrebe zaposlenika (u skladu s „Međuindustrijskim integriranim vremenskim standardima za rad na dokumentacijskoj podršci upravljanja“, odobrenim Rezolucijom Ministarstva rada Ruske Federacije od 25. studenog 1994. br. 72, koeficijent K je 1,1).

Vremenski standardi za vrste rada na dokumentacijskoj potpori za upravljanje razvijaju se pod vodstvom voditelja službe predškolske odgojne ustanove, nakon čega ih pregledava i odobrava voditelj poduzeća. Revizija vremenskih standarda provodi se kada se promijeni tehnologija rada u predškolskim odgojno-obrazovnim ustanovama, kao iu slučaju Iz ovog ili onog objektivnog razloga, tri ili više mjeseci postoji konstantno prekoračenje (prekoračenje) prethodno utvrđenih vremenskih standarda za odgovarajuće vrste poslova.

Izrada sheme interakcije za uslugu predškolske odgojno-obrazovne ustanoves drugim strukturnim dijelovima poduzeća, kao i s drugim poduzećima (organizacijama, ustanovama) provodi se na temelju organizacijske strukture poduzeća, dijagrama tijeka dokumenata poduzeća i popisa poduzeća, organizacija i institucija s kojima poduzeće razmjenjuje dokumentirane informacije u tijeku svoje djelatnosti. Izradu nacrta dokumenta organizira voditelj službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove, a pregled i odobravanje projekta u pravilu vrši zamjenik voditelja poduzeća za upravljanje.

Pod, ispod shema interakcije znači dokument na kojem su, koristeći konvencionalne grafičke slike, zabilježene organizacijske i informacijske veze službe predškolskog odgoja sa strukturnim odjelima i službenicima poduzeća, kao i s drugim poduzećima, organizacijama i institucijama koje razmjenjuju dokumentirane informacije s tim poduzećem . Kako slijedi iz Državne proračunske obrazovne ustanove, služba predškolske odgojno-obrazovne ustanove, u obavljanju svoje djelatnosti unutar poduzeća, međusobno djeluje:

Sa svim strukturnim odjelima poduzeća - o pitanjima organizacijskog i metodološkog upravljanja dokumentacijskom podrškom za upravljanje, kao iu procesu vođenja interne korespondencije o pitanjima svakodnevnih aktivnosti;

S pravnom službom poduzeća - o pravnim pitanjima vezanim uz pripremu dokumenata;

S kadrovskom službom - o pitanjima odabira, osposobljavanja i rotacije osoblja službe predškolske odgojne ustanove;

Sa službom za rad i plaće - o izradi i provedbi mjera koje se odnose na optimizaciju organizacije rada i motiviranje osoblja službe predškolske odgojne ustanove;

Uz Službu za administrativnu, gospodarsku i logističku potporu - o pitanjima osiguranja administrativne, ekonomske i logističke potpore za rad Službe predškolske odgojne ustanove;

S računalnim centrom - na razvoju i implementaciji novih informacijskih tehnologija korištenjem elektroničke računalne tehnologije, operativne obrade dokumentiranih informacija;

Uz računovodstvo - o pitanjima osiguranja sigurnosti, računovodstvo obrazaca strogih izvještajnih dokumenata.

Primjer dizajna sheme interakcije za uslugu predškolske obrazovne ustanove prikazan je na slici. 14.3.

ODOBRIO SAM

Zamjenik Direktor uprave

Potpis I. O. Prezime

Shema interakcije između usluge predškolske obrazovne ustanove Service-extra LLCsa strukturnim odjelima i službenicima poduzeća

Voditeljica predškolske obrazovne ustanove Potpis I.O. Prezime

Riža. 14.3. Primjer sheme interakcije između usluga predškolske obrazovne ustanove

Izvan poduzeća, DOW usluga obično komunicira:

Sa službom predškolske obrazovne ustanove višeg upravljačkog tijela, u odnosu na koje ovo poduzeće ima podređeni (podređeni) položaj - o pitanjima organiziranja dokumentacijske podrške za upravljanje u skladu sa zakonodavstvom, propisima i organizacijskim i administrativnim dokumentima;

S istraživačkim organizacijama i institucijama - o pitanjima unaprjeđenja stila i metoda rada s dokumentima;

S poduzećima, organizacijama i ustanovama koje s tim poduzećem razmjenjuju dokumentirane podatke - u postupku vanjske korespondencije;

Organizacije, poduzeća i ustanove koje pružaju usluge za osiguranje razmjene dokumentiranih informacija (sve vrste komunikacija koje koristi poduzeće);

S pojedinim građanima ( pojedinaca) - po primitku pisanih zahtjeva (molbi, pritužbi, prijedloga i očitovanja) od tih osoba.

Izrada nacrta naloga o formiranju službe predškolske odgojne ustanove(o izmjenama i dopunama kadrovskog rasporeda poduzeća i o imenovanju rukovodećeg osoblja službe predškolskog odgoja) donosi se na temelju nacrta izmjena kadrovskog rasporeda i podneska (podnesaka) za imenovanje na radno mjesto. Podsjetimo se da je naredba dokumentirana upravljačka odluka voditelja poduzeća, kojom se uređuju radnje strukturnih jedinica i službenika o dva ili više pitanja dnevnih aktivnosti.

Funkcionalna svrha naloga je dati pravnu snagu odlukama čelnika poduzeća, koje je on donio u granicama svoje službene i poslovne nadležnosti, o pitanjima organiziranja djelatnosti poduzeća. Primjeri tekstova naloga o izmjenama rasporeda osoblja i imenovanju voditelja službe predškolske odgojne ustanove prikazani su na slici. 14.4 i 14.5.

Amblem (logo)

JSC "Leader"

NARUDŽBA

Pushchino, Moskovska regija.

o izradi službe za upravljanje dokumentacijskom potporom

Sukladno Programu organizacijskog razvoja poduzeća za 2004.g

NARUČUJEM:

1. Stvorite u poduzeću od 1. siječnja 2006., na temelju grupe za upravljanje zapisima, službu za podršku dokumentaciji (DOU usluga). Daje suglasnost na raspored zaposlenih u službi predškolske odgojne ustanove za 2006. godinu (Prilog 1. ove naredbe).

2. Uspostaviti sljedeću organizacijsku strukturu službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove za 2006. godinu: upravna skupina; grupa za upravljanje uredom; skupina za izradu tehničke dokumentacije; grupa za pohranu dokumenata; grupa za podršku.

Utvrditi kadrovsku popunjenost službe predškolskog odgoja i obrazovanja za 2006. godinu od 27 osoba.

3. Daje suglasnost na Pravilnik o službi predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova (Prilog 2. ove naredbe).

4. Odobriti shemu organizacijske i informacijske interakcije između službe predškolske obrazovne ustanove i službenika i strukturnih odjela poduzeća (Dodatak 3. ovog naloga).

5. Priznati naredbu generalnog direktora poduzeća od 8. studenog 2002. br. 211 o stvaranju grupe za upravljanje uredom kao nevažeću.

6. Kontrola nad provedbom ove naredbe dodjeljuje se zamjeniku generalnog direktora poduzeća za upravljanje
O. E. Arefjev.

Dogovoren:

Riža. 14.4. Primjer naloga za izmjenu rasporeda osoblja poduzeća u vezi s formiranjem usluge predškolskog odgoja

Amblem (logo)

JSC "Leader"

Pushchino, Moskovska regija.

o imenovanju P. A. Ivannikova voditeljem službe za predškolski odgoj

Vezano za izradu službe dokumentacijske podrške
upravljanje (usluge predškolske odgojne ustanove)

NARUČUJEM:

1. Imenovati Petra Afanasyevicha Ivannikova voditeljem Službe dokumentacijske podrške odjela (DOU služba) od 1. siječnja 2006., razrješujući ga dužnosti voditelja skupine za upravljanje zapisima.

Postavite službenu plaću P. A. Ivannikova u iznosu od
9500 rub.

2. Voditelj kadrovske službe dužan je do 05.01.2006 potrebne promjene u osobnom dosjeu P. A. Ivannikova i drugoj računovodstvenoj dokumentaciji.

3. Daje suglasnost na opis poslova voditelja predškolske odgojno-obrazovne ustanove (Prilog 1. ove naredbe).

4. Kontrola nad provedbom ove naredbe dodjeljuje se zamjeniku generalnog direktora poduzeća za upravljanje
O. E. Arefjev.

Generalni direktor Potpis P. A. Dobrynin

Dogovoren:

Voditelj kadrovske službe Potpis R. Yu. Yankovskaya

Riža. 14.5. Primjer naloga za imenovanje voditelja predškolske odgojne ustanove

Kontrolna pitanja i zadaci

1. Koja je funkcionalna svrha usluge predškolske odgojno-obrazovne ustanove?

2. Koji su ciljevi i zadaci predškolske odgojno-obrazovne ustanove?

3. Kako se uspostavlja optimalna organizacijska struktura predškolske odgojno-obrazovne ustanove?

4. Kako se utvrđuje optimalan broj djelatnika predškolske odgojno-obrazovne ustanove?

5. Kako se utvrđuje okvirna veličina usluge predškolske odgojno-obrazovne ustanove?

6. Koje su glavne funkcije ustrojstvenih jedinica službe za predškolski odgoj i obrazovanje?

7. Koji je opći postupak formiranja službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove?

8. Koja je struktura uputa o upravljačkoj dokumentaciji?

Kadrovska služba JSC "ISS"

Uredsko poslovanje je grana djelatnosti koja osigurava dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima.

Uredski poslovi obuhvaćaju cjelokupan rad na izradi i provedbi spisa, njihovu izvršenju i kontroli rokova, evidentiranju spisa, formiranju predmeta od izvršenih spisa, pohranjivanju i korištenju tekućih predmeta te njihovoj pripremi za arhiviranje. arhivu.

Trenutno pojam "uredski rad" češće zvuči kao "dokumentacijska podrška za upravljanje" (DOU), koju provodi posebna služba, koja djeluje kao neovisna strukturna jedinica. To može biti: poslovno upravljanje, opći odjel, ured ili tajništvo.

Dokumentacijska potpora upravljačkim aktivnostima organizacije najvažnija je funkcija upravljanja uslugom čija racionalna organizacija određuje brzinu i kvalitetu upravljačkih odluka, učinkovitost organizacije u cjelini, a ovisi o odlukama menadžmenta i predškolskog odgoja. sama usluga obrazovne ustanove. Propis o odabranom obliku rada s dokumentima sadržan je u uputama za uredski rad.

Rad kadrovske službe mora biti dokumentiran. Priprema, izrada dokumenata, rad s njima i skladištenje regulirani su zakonodavnim i regulatornim aktima, čija je provedba obvezna za svaku kadrovsku službu, bez obzira na njezinu veličinu. Osim toga, svako poduzeće razvija lokalne propise koji reguliraju rad kadrovske službe ove organizacije. Svake godine kadrovska služba priprema popis predmeta, čije se formiranje također priznaje kao obvezno za zaposlenike kadrovske službe. Alimova N.A. Veliki imenik kadrovskih službenika / N. A. Alimova. - M.: Daškov i K, 2010. - 534 str.

Regulatorni i metodološki okvir je skup zakona, propisa i metodoloških dokumenata koji reguliraju tehnologiju izrade dokumenata, njihovu obradu, pohranu i korištenje u tekućim aktivnostima organizacije, kao i aktivnosti službe za upravljanje uredom: njenu strukturu, funkcije, osoblje, tehnička podrška i neke druge aspekte.

Regulatornu i metodološku osnovu uredskog rada čine:

1) zakonodavni akti Ruske Federacije u području informacija i dokumentacije;

2) uredbe i naredbe predsjednika Ruske Federacije, rezolucije Vlade Ruske Federacije;

3) regulatorni pravni akti saveznih izvršnih tijela kojima se uređuju pravna pitanja dokumentacijske podrške upravljačkim aktivnostima;

4) državni standardi za dokumente;

5) sve-ruski klasifikatori tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija;

6) jedinstveni dokumentacijski sustavi;

7) propisi, kao i metodološki dokumenti o uredskom radu koje izdaje uprava organizacija i poduzeća.

Regulatorna i metodološka osnova uredskog rada također uključuje zakonodavne akte konstitutivnih subjekata Ruske Federacije i pravne akte koje su donijele izvršne vlasti konstitutivnih subjekata Ruske Federacije. Ovi se akti moraju uzeti u obzir pri organiziranju uredskog rada, prvenstveno od strane predstavničkih i izvršnih tijela konstitutivnih subjekata Ruske Federacije, kao i organizacija i poduzeća koja djeluju na njihovom teritoriju. http://www.telenir.net/delovaja_literatura/deloproizvodstvo_kompanii/p2.php

Prije svega, zaposlenici odgovorni za vođenje kadrovske evidencije moraju poznavati Zakon o radu Ruske Federacije (u daljnjem tekstu: Zakon o radu Ruske Federacije). Na temelju članaka Zakona o radu Ruske Federacije, u poduzeću se uspostavlja jedinstveni postupak za obradu dokumenata o ljudskim resursima. Alimova N.A. Veliki imenik kadrovskih službenika / N. A. Alimova. - M.: Daškov i K, 2010. - 534 str.

Zakon o radu Ruske Federacije od 30. prosinca 2001. br. 197-FZ glavni je zakonodavni akt koji se temelji na općeprihvaćenim načelima i normama međunarodnog prava i Ustava Ruske Federacije; uređuje odnose u radnoj sferi.

Održavanje upravljanje kadrovskom evidencijom omogućuje učinkovito rješavanje nekoliko problema odjednom:

Dokumentirati radne odnose, formalizirati kadrovske procedure kod određenog poslodavca;

Izgradite koherentan sustav upravljanje osobljem, ispunjavanje strateških ciljeva upravljanja;

Urediti odnos između zaposlenika i poslodavca. Održavanje kadrovske dokumentacije omogućuje postizanje određene „ravnoteže“ u odnosu između poslodavca i zaposlenika jasnim reguliranjem njihovih prava i obveza (npr. opisom poslova regulirano je što točno svaki zaposlenik treba raditi, njegova prava, obveze i djelokrug odgovornosti);

Stvoriti organizacijski i pravni okvir radna aktivnost, kako za zaposlenike tako i za poslodavca. S jedne strane, kadrovski dokumenti podržavaju interese poslodavca, as druge strane, usmjeravaju ga da spriječi zanemarivanje zahtjeva radno zakonodavstvo. Posjedovanje dobro napisanih kadrovskih dokumenata obostrano je korisno za obje strane ugovor o radu;

Rješavati radne sporove. O kvaliteti izrade kadrovske dokumentacije ovisi uspješnost poslodavca u slučaju konfliktnih situacija, posebice kada kadrovska dokumentacija služi kao jedan od pisanih dokaza u radnim sporovima.

U procesu nastajanja i uspostavljanja radnih odnosa u kadrovskoj službi nastaju brojni dokumenti pod općim nazivom „kadrovska dokumentacija“. Cijeli sklop ovih dokumenata može se sistematizirati prema različitim kriterijima.

Na primjer, prema ciljnoj pripadnosti razlikuju se dvije velike skupine kadrovskih dokumenata:

1. Dokumenti za evidentiranje kadrovskog osoblja, koji uključuju naloge za zapošljavanje, premještaj na drugo radno mjesto, odobravanje dopusta, otkaz, osobnu karticu zaposlenika i drugo. Glavni dio dokumenata o osoblju uključen je u jedinstvene obrasce primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovu isplatu, odobrene Rezolucijom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 5. siječnja 2004. br. 1 „O odobrenju jedinstvenog obrasci primarne knjigovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja.”

2. Drugu skupinu čine dokumenti koji se odnose na provedbu funkcija upravljanja osobljem i organizacije rada (pravilnici o internom radu, propisi o strukturnoj jedinici, opis poslova, struktura i broj osoblja, raspored osoblja). U „Sveruskom klasifikatoru upravljačke dokumentacije” OK 011-93, odobrenom Dekretom Državnog standarda Ruske Federacije od 30. prosinca 1993. br. 299 (u daljnjem tekstu OKUD), ti se dokumenti nazivaju „dokumentacija o organizacijskim i regulatornim reguliranje djelatnosti organizacije ili poduzeća.”

Osim toga, programeri gornjeg klasifikatora također primjenjuju još jedno načelo sistematizacije kadrovske dokumentacije, naime, na temelju glavnih kadrovskih postupaka razlikuju sljedeće vrste kadrovski dokumenti:

1. Dokumentacija za zapošljavanje: molba za posao; ugovor o imenovanju na položaj; Redoslijed prijema na posao; zapisnik skupštine radnog kolektiva o zapošljavanju.

2. Dokumentacija za premještaj na drugo radno mjesto: molba za premještaj na drugo radno mjesto; ideja o premještaju na drugi posao; nalog za premještaj na drugo radno mjesto.

3. Dokumentacija za otpuštanje s posla: ostavka; nalog za otkaz; zapisnik skupštine radnog kolektiva o otkazu.

4. Dokumentacija za prijavu na godišnji odmor: raspored godišnjih odmora; zahtjev za dopust; ostaviti nalog.

5. Dokumentacija za upis poticaja: ideja ohrabrenja; nalog za promicanje; zapisnik skupštine radnog kolektiva o napredovanju.

6. Dokumentacija za podnošenje disciplinskih sankcija: prijava o povredi radne discipline; objašnjenje o kršenju radne discipline; nalog o izricanju stegovne kazne; zapisnik skupštine radnog kolektiva o izricanju stegovnih kazni.

Na temelju glavnih zadataka upravljanja, skup kadrovskih dokumenata također se može predstaviti kao sustav koji uključuje sljedeće grupe (podsustave) dokumenata, povezanih zajedničkim podrijetlom i različitih funkcionalnih namjena:

1. Organizacijska i pravna dokumentacija:

Pravila internog rada;

Stol za osoblje;

Pravilnik o ustrojstvenoj jedinici;

Raspored godišnjih odmora;

Opis posla.

2. Osobna dokumentacija:

Povijest zapošljavanja;

Privatni posao;

Osobna karta zaposlenika.

3. Ugovorna dokumentacija:

Kolektivni ugovor (ugovor);

Ugovor o radu.

4. Administrativna dokumentacija (nalozi za osoblje).

5. Kadrovska evidencija:

Knjigovodstveni obrasci (knjige, časopisi i sl.) kadrovske dokumentacije;

Dokumentacija za evidentiranje radnog vremena i obračune s osobljem.

6. Informacije i referentna dokumentacija.

Sastav dokumenata HR službe u stvarnosti je mnogo širi; uključuje korespondenciju s drugim organizacijama trećih strana, regulatornim organizacijama, izvješćivanje, plansku dokumentaciju, kao i značajnu količinu regulatorne i referentne dokumentacije.

Regulatorna i normativno-referentna dokumentacija uređuje jedinstvenu praksu primjene pravnih normi i je pravni temelj djelatnosti kadrovske službe. http://fimir.ru/about/articles/176

U podsustavu upravljanja osobljem, kao iu sustavu upravljanja cjelokupnom organizacijom, implementirani su i održavaju se sljedeći jedinstveni dokumentacijski sustavi:

Planirano (planski zadaci o kadrovskim pitanjima, prijave mladih stručnjaka, radni nalozi, planirani obračuni brojeva, plaća i dr.);

Primarno računovodstvo (obračun rada i plaća);

Izvještajno-statistički (po broju, bilanci radnih sati i dr.);

Socijalna sigurnost (mirovine, naknade, naknade, itd.);

Organizacijsko-administrativni (akti, dopisi, dopisi i dr.).

Svaka jedinica službe za upravljanje osobljem izrađuje, izrađuje i izvršava dokumentaciju koja odgovara njezinoj funkcionalnoj namjeni. Dakle, kadrovska služba u obavezna vodi sljedeće kadrovske dokumente:

Osobni dosjei zaposlenika organizacije, uključujući osobni list, obrazac za prijavu, autobiografiju, preslike dokumenata o obrazovanju, preporuke i sl.;

Osobne karte;

Radna evidencija, mirovinski dosjei, ugovori o radu itd.

Postupak rada s tim dokumentima u pravilu je reguliran industrijskim i odjelnim normativnim i metodološkim materijalima.

U odjelima za upravljanje osobljem sastavlja se niz dokumenata u skladu s gornjom klasifikacijom: nacrti naloga o kadrovskim pitanjima (o zapošljavanju i otpuštanju, premještaju, premještaju, nagradama itd.), Plan (izvješće) za obuku i usavršavanje. osoblja, potvrde o stanju radne discipline, podaci o fluktuaciji osoblja, rasporedi godišnjih odmora, prijedlozi za formiranje rezerve osoblja za napredovanje, plan broja zaposlenika s raspodjelom po odjelima i kategorijama, rasporedi osoblja, rasporedi zaposlenika , prijave potrebnog broja stručnjaka i radnika, ugovore o radu, rasporede ovjera radnika, uputnice za zapošljavanje stručnjaka i radnika i sl.

Većina dokumentacije je interna za organizaciju. Reguliran je postupak rada s njim interna pravila i odredbe. Posebna pažnja plaća se za praćenje izvršenja kadrovskih dokumenata, koje provodi ili voditelj sustava upravljanja osobljem, njegova tajnica ili voditelji odjela kadrovske službe.

DO Kadrovska evidencija odnositi se:

Osobna karta;

Knjiga primitaka i izdataka za obračun obrazaca radne knjižice i uložak u njoj;

Knjiga obračuna kretanja radnih knjižica i uložaka u njima;

Raspored godišnjih odmora;

Ostali dokumenti.

Osobna karta zaposlenika- glavni dokument sustava računovodstva osoblja, izdaje se za sve zaposlenike poduzeća zaposlene prema uvjetima ugovora o radu, bez obzira na to je li ovo mjesto rada glavno ili je zaposlenik zaposlen na nepuno radno vrijeme, je li zaposliti za stalno, privremeno ili sezonski rad. Provodi se u svim poduzećima, bez obzira na njihov oblik vlasništva, tijekom cijelog razdoblja karijere zaposlenika u određenoj organizaciji i zatvara se samo nakon otpuštanja.

U JSC ISS, zaposlenik HR odjela ispunjava osobnu karticu obrasca T-2. Kartice obrasca T-2 pohranjuju se u posebnoj zaključanoj prostoriji u kadrovskoj službi.

Osobne karte obrasca T-2 popunjavaju se za radnike primljene na temelju naloga za rad. U tu svrhu koriste se podaci iz dokumenata koje je predočio zaposlenik (u skladu s člankom 65. Zakona o radu Ruske Federacije): putovnica, radna knjižica, potvrda o državnom mirovinskom osiguranju, dokumenti o vojnoj registraciji (za obveznike). za služenje vojnog roka), isprava o obrazovanju, kao i dodatne informacije, koje zaposlenik prijavljuje o sebi.

Osim toga, potrebne su informacije koje se ne mogu prikupiti iz dokumenata. Kontakt telefon, sastav obitelji, datumi rođenja rodbine, stupanj stručnosti strani jezici- zaposlenik mora dati te podatke o sebi. Stoga je potrebno da djelatnik bude prisutan prilikom izdavanja osobne kartice (a ne da je sam ispunjava). Osobna karta T-2 isprava je stroge odgovornosti, a za njezino ispravno izvršenje odgovoran je djelatnik kadrovske službe.

Obrazac osobne kartice zaposlenika T-2 izrađuje se u količini od 1 primjerka. Ovaj dokument čuva se 75 godina, odvojeno od osobnih dosjea.

Knjiga primitaka i izdataka za knjiženje obrazaca radnih knjižica i uložaka u njoj Računovodstvo se vodi u JSC ISS. U njemu se evidentiraju svi poslovi primanja i trošenja obrazaca radne knjižice i uloška u nju.

Knjiga obračuna kretanja radnih knjižica i uložaka u njima u ISS JSC vodi zaposlenik odjela za ljudske resurse. U ovu knjigu vode se sve radne knjižice radnika koji rade u Društvu. Trošak obrasca radne knjižice i njenog uloška snosi zaposlenik.

Obrasci radnih knjižica izdaju se osobama odgovornim za vođenje radnih knjižica samo na zahtjev. Za vođenje, čuvanje, evidentiranje i izdavanje radnih knjižica i uložaka za njih zadužena je posebno ovlaštena osoba koju nalogom odredi poslodavac. Na kraju svakog mjeseca odgovorna osoba za vođenje radnih knjižica (HR djelatnik) dužna je podnijeti izvještaj računovodstvu o raspoloživosti obrazaca i primljenim iznosima za radne knjižice. U tom slučaju, odgovorna osoba mora priložiti nalog za primitak iz blagajne organizacije.

Obrasci knjige primitka i izdatka za evidentiranje obrazaca radne knjižice i uloška u nju, te knjige za evidentiranje kretanja radnih knjižica i uložaka dati su redom u Prilogu br. 2. odnosno Prilogu br. 3. Rezoluciji Ministarstva rada Rusije od 10. listopada 2003. br. 69.

Sve stranice knjige podijeljene su u potrebne stupce, numerirane, prijavnica je prošivena (prošivena), ovjerena potpisom (voditelj kadrovske službe, zamjenik voditelja poduzeća za osoblje, voditelj poduzeća ) i zapečaćena. Knjigu o kretanju radne evidencije ovjerava samo potpis voditelja poduzeća. Alimova N.A. Veliki imenik kadrovskih službenika / N. A. Alimova. - M.: Daškov i K, 2010. - 534 str.

Raspored godišnjih odmora- dokument kojim se utvrđuje redoslijed odobravanja dopusta zaposlenicima.

U ISS JSC odmori se osiguravaju u skladu s rasporedima odmora neovisnih strukturnih odjela Društva. Godišnji raspored godišnjih odmora odobrava poslodavac, uzimajući u obzir mišljenje izabranog sindikalnog tijela Društva najkasnije dva tjedna prije početka kalendarske godine. Odražava informacije o vremenu raspodjele plaćenog godišnjeg odmora za zaposlenike za kalendarsku godinu.

Raspored godišnjeg odmora obavezan je i za poslodavca i za zaposlenika (2. dio članka 123. Zakona o radu Ruske Federacije).

Koristi se za odražavanje informacija o raspodjeli plaćenih godišnjih odmora zaposlenika svih strukturnih odjela unificirani oblik Broj T-7 (odobren Rezolucijom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 5. siječnja 2004. br. 1).

Raspored godišnjih odmora u neovisnim strukturnim odjelima Društva sastavlja se pomoću programa ACS za FES.

Prema propisu „O odmorima zaposlenika JSC ISS“, do 15. studenog svake godine, gotove rasporede godišnjih odmora prenose nezavisni strukturni odjeli u odjel za osoblje u dva primjerka. Raspored godišnjih odmora usuglašava voditelj kadrovske službe najkasnije do 14. prosinca svake godine, a prvi primjerak dokumenta pohranjuje se u kadrovskoj službi. Drugi primjerak dogovorenog rasporeda godišnjih odmora vraća se samostalnoj strukturnoj jedinici.

Ako je u rasporedu godišnjih odmora predviđen određeni kalendarski datum za godišnji odmor, poslodavac je dužan o tome obavijestiti zaposlenika uz potpis najkasnije dva tjedna prije početka godišnjeg odmora (3. dio članka 123. Ruska Federacija). Ako u rasporedu godišnjeg odmora nije naznačen točan datum početka godišnjeg odmora, tada najkasnije petnaest dana prije njegovog početka, zaposlenik ima pravo napisati molbu za godišnji odmor u mjesecu utvrđenom rasporedom godišnjeg odmora upućenu neposrednom rukovoditelju samostalna strukturna jedinica, s naznakom određenog datuma početka godišnjeg odmora.

U slučaju promjene (prijenosa) trajanja plaćenog godišnjeg odmora (njegovih pojedinih dijelova) na inicijativu radnika ili zbog proizvodnih potreba, kao i u slučaju opoziva radnika s plaćenog godišnjeg odmora, moraju se unijeti izmjene u odobreni raspored godišnjih odmora.

Voditelj samostalne strukturne jedinice snosi stegovnu odgovornost za pravovremenost i ispravnost sastavljanja rasporeda godišnjeg odmora, njegovu usklađenost, kao i za unošenje odgovarajućih izmjena u njega u slučajevima.

DO informacije i referentni dokumenti u kadrovskom radu odnositi se:

Pomozite;

Izvješća, bilješke;

Objašnjenja, itd.

Ti su dokumenti namijenjeni ili za prijenos informacija od jednog primatelja do drugog ili za bilježenje bilo koje informacije. Na temelju rješenja upravitelja takvi dokumenti mogu poslužiti kao temelj za donošenje pojedinačnih odluka ili izradu upravnih akata. Kasyanova G.Yu. - Priručnik za personalne službenike - 2. izdanje, revidirano. i dodatni - M: ABAC, 2009. (monografija).

Informacije i referentni dokumenti u JSC ISS objavljuju se o pitanjima predviđenim Poveljom poduzeća i propisima o njegovim strukturnim odjelima.

djelovati - isprava koju je sastavilo više osoba i kojom se potvrđuju činjenice ili događaji koje su one utvrdile.

Akti se razlikuju po svojoj namjeni i sadržaju:

Predaja i prijem (rada, materijalnih sredstava, dokumenata);

Istraživanja (stanje sigurnosti, zaštita od požara, uvjeti rada, rezultati rada);

Izdvajanja za uništenje (materijalna sredstva, dokumenti);

Prijenos (dokumenata);

Kršenja utvrđenih pravila;

Istrage nesreća, nesreća itd.

Akti se sastavljaju skupno (najmanje dva sastavljača). Često akte sastavljaju posebno stvorene komisije, čiji sastav odobrava administrativni dokument voditelja organizacije. Akt se smatra donesenim i stupa na snagu nakon što ga potpišu svi članovi povjerenstva ili sve osobe koje su sudjelovale u njegovoj izradi.

Osoba koja se ne slaže sa sadržajem akta dužna ga je potpisati uz rezervu svog neslaganja. Posebno mišljenje člana povjerenstva treba napisati na posebnom listu i priložiti izvješću. http://www.edou.ru/enc/razdel23

Odjel za ljudske resurse ISS dd sastavlja akte na memorandumu Društva s logotipom tvrtke, koji sadrže potrebne podatke:

Radionica (odjel) koja čini akt;

Mjesto sastavljanja;

Naslov (sadržaj);

Potpisi.

Odjel za ljudske resurse obično ostavlja akte o pitanjima koja se odnose na disciplinu ISS JSC-u, kao što su:

Akt o odbijanju upoznavanja s nalogom;

Akt o odbijanju upoznavanja s nalogom i primanja primjerka akta;

Akt odbijanja pismenog obrazloženja odsutnosti s posla;

Akt provođenja službenog očevida o nestanku sigurnosne isprave – službene propusnice (plastične kartice) za pristup teritoriju Društva.

U potvrde opisuju se ili potvrđuju razne činjenice i događaji. Obično postoje dvije vrste certifikata:

· kojim se potvrđuju određene pravne činjenice i izdaju zainteresiranim osobama.

Reference mogu biti interne i eksterne. Internu potvrdu potpisuje izvođač, a potvrde sastavljene na zahtjev vanjskih organizacija potpisuje voditelj poduzeća.

Prema čl. 62 Zakona o radu Ruske Federacije, uprava je dužna izdati zaposleniku, na njegov zahtjev, potvrdu o radu u ovoj organizaciji s naznakom specijalnosti, kvalifikacija, položaja, radnog vremena i plaće. Kasyanova G.Yu. - Priručnik za personalne službenike - 2. izdanje, revidirano. i dodatni - M: ABAC, 2009. (monografija).

Odjel ljudskih resursa ISS dd najčešće izdaje ove potvrde. Potvrda se izdaje na A4 listu.

Obavezni detalji certifikata:

Naziv organizacije (za unutarnje - naziv strukturne jedinice);

Naziv vrste dokumenta;

Datum i registarski broj;

Mjesto kompilacije (za vanjsku referencu);

Odredište;

Naslov (sadržaj);

Potpis;

Memorandum- dokument upućen čelniku više organizacije, voditelju odjela ili organizacije u kojem se utvrđuje svako pitanje sa zaključcima i prijedlozima inicijatora.

Servisni dopis– zabilješku o obavljanju nekog posla koju dužnosnik upućuje drugom službeniku. http://www.edou.ru/enc/razdel23

Dopis je vrsta memoranduma.

Izvješća i službene bilješke ISS dd tiskaju se na utvrđenim obrascima s logotipom tvrtke i podacima o tvrtki.

Kada se bilješka piše na dvije ili više stranica, druga i sljedeće stranice numeriraju se na sredini gornje margine lista.

Tekst izvješća ili dopisa, u pravilu, treba se odnositi na jedno pitanje ili više pitanja ako su međusobno povezana i razmatrat će se u jednoj strukturnoj jedinici organizacije primatelja.

Pismo s objašnjenjem - dokument sastavljen kojim se obrazlažu pojedine odredbe izvedenog posla (projekt, razvoj, izvješće).

Bilješke s objašnjenjima su dvije vrste:

Bilješke prve vrste objašnjavaju sadržaj pojedinih odredaba glavne isprave;

U bilješkama druge vrste zaposlenici poduzeća pišu o razlozima svojih postupaka ili komentiraju bilo koje događaje.

Objašnjenja se sastavljaju slično dopisima (samo što ne sadrže zaključke i prijedloge) i potpisuje ih sastavljač, navodeći položaj i prijepis potpisa. Kasyanova G.Yu. - Priručnik za personalne službenike - 2. izdanje, revidirano. i dodatni - M: ABAC, 2009. (monografija).

Budući da je ISS dd osjetljivo poduzeće koje koristi automatizirani sustav evidencije radnog vremena, najčešći razlog zbog kojeg kadrovska služba ISS dd sastavlja izvješće je počinjenje disciplinskog prekršaja.

Ne postoje posebna pravila za pisanje bilješke s objašnjenjem, zaposlenik je može napisati rukom ili utipkati na računalu u bilo kojem obliku. On mora navesti činjenicu koja je poslužila kao razlog za pisanje dopisa i razloge koji bi mogli objasniti ovu situaciju.

Odjel za ljudske resurse ISS JSC igra važnu ulogu u poduzeću, jer mora izraditi ogroman broj raznih dokumenata koji su nužni za organizaciju rada Društva.

Dakle, možemo zaključiti da svu dokumentaciju koju HR služba razvija i koristi treba nazvati regulatornom i metodološkom podrškom za sustav upravljanja osobljem.

Regulatorna i metodološka podrška stvara uvjete za učinkovit proces pripreme, donošenja i provedbe odluka o pitanjima upravljanja osobljem. Sastoji se od organiziranja izrade i primjene metodoloških dokumenata, kao i održavanja normativnog upravljanja u sustavu upravljanja osobljem.

Odgovornost za opskrbu sustava upravljanja osobljem regulatornim i metodološkim dokumentima leži na relevantnim odjelima upravljačkog aparata organizacije (odjel za standardizaciju, odjel za organizaciju upravljanja, pravni odjel).

Na temelju standardnih dokumenata, uzimajući u obzir karakteristike organizacije, zaposlenici upravljanja osobljem razvijaju dokumente za internu upotrebu. Dakle, važan organizacijski i administrativni dokument je interni pravilnik o radu, koji regulira raspored rada u organizaciji. U skladu s Zakon o radu RF radnik dužan je obavljati poslove koji su mu određeni u skladu s pravilnikom o unutarnjem radu.

Najvažniji organizacijski dokument je kolektivni ugovor, koji je izradio izravno sudjelovanje odjeljenja službe za upravljanje kadrovima (HR služba, Služba za organizaciju rada i plaće, Pravna služba).

Kolektivni ugovor je sklopljen sporazum radni kolektiv s upravom za uređenje svojih odnosa u procesu proizvodnje i gospodarskog djelovanja na razdoblje od jedne do tri godine.

Postupak i uvjeti za sklapanje kolektivnog ugovora određeni su Zakonom Ruske Federacije „O kolektivnim ugovorima i sporazumima” od 11. ožujka 1992. br. 2490-1 s izmjenama i dopunama Saveznog zakona od 24. prosinca 1995. br. 176- FZ. Dio II izdanje Moskovski zakoni i kodeksi Ruske Federacije 2011.-2014., Zakon o radu Ruske Federacije, Poglavlje 7. čl. 49, čl. 50, St. 51.

U dokumente organizacijske, metodološke i metodološke prirode ubrajaju se oni koji reguliraju obavljanje poslova upravljanja osobljem. To uključuje: odredbe o formiranju kadrovske rezerve u organizaciji; pravilnik o organiziranju adaptacije zaposlenika; preporuke za organizaciju zapošljavanja i odabira osoblja; stav o reguliranju odnosa u timu; propisi o plaćama; upute za poštivanje sigurnosnih propisa itd. Razvoj ovih dokumenata provode zaposlenici relevantnih dijelova sustava upravljanja osobljem.

Za izradu ovih i drugih dokumenata, kao i za obavljanje niza funkcija u upravljanju osobljem, koristi se takav normativni dokument kao Kvalifikacijski imenik radnih mjesta rukovoditelja, stručnjaka i drugih zaposlenika, odobren od strane Ministarstva rada Ruske Federacije. 1998. godine (u novo izdanje iz 2007). Dizajniran za reguliranje organizacije rada ovih kategorija radnika, kako bi se osigurao racionalan odabir, postavljanje i korištenje osoblja, kako bi se utvrdile plaće za radnike ovisno o njihovoj razini kvalifikacija. Imenik uključuje kvalifikacijske karakteristike pozicija, od kojih svaka ima sljedeće odjeljke:

Odgovornosti na poslu;

Mora znati;

Kvalifikacijski zahtjevi.

Za karakterizaciju radnih mjesta, tarifiranje rada, dodjeljivanje kvalifikacijskih kategorija radnicima, izradu programa osposobljavanja i usavršavanja za radnike koristi se regulatorni dokument kao što je Jedinstveni tarifni i kvalifikacijski imenik rada i zanimanja radnika (UTKS). Tarifne i kvalifikacijske karakteristike radničkih zanimanja date su po kategorijama i sastoje se od odjeljaka:

- "Obilježja rada" - popis radnih vještina koje radnik mora imati da bi dobio kategoriju koja odgovara poslu koji obavlja;

- “Mora biti sposoban” - minimum posebnih znanja i vještina potrebnih za rad u ovoj kategoriji;

- "Primjeri rada" - popis najtipičnijih radova za određenu profesiju i određenu tarifnu kategoriju Kibanov A.Ya. - Upravljanje organizacijskim osobljem. Udžbenik. - 4. izd. - M: INFRA-M, 2010.

Zaključak: dakle, predškolska odgojno-obrazovna ustanova regulirana je zakonodavnim propisima koji utvrđuju opće zahtjeve za dokumentiranje aktivnosti organizacije, kao i rad s tim dokumentima, ispravnost njihovog održavanja i popunjavanja. Voditi računa o vođenju osobnog dosjea svakog zaposlenika uz pravljenje bilješki u osobni dosje i radnu knjižicu.

Sastavljanje naloga i upravnih akata strogo u skladu sa standardiziranim obrascima (npr. obrazac T i sl.) i odredbama uredskog poslovanja i upravljanje osobljem propisano zakonom i uzimajući u obzir internu administrativnu dokumentaciju poduzeća.

JSC "ISS" je osjetljivo poduzeće koje koristi automatizirani sustav evidencije radnog vremena, uzimajući u obzir načela sistematizacije kadrovske dokumentacije za osnovne kadrovske postupke.

Uvod

Služba za upravljanje dokumentacijom (DMS) njegova svrha, zadaće, struktura i sastav

6 Zadaće i funkcije službe predškolske odgojne ustanove

Regulacija poslova službe za dokumentaciju upravljanja

Ustroj i kadrovski sastav Službe za dokumentaciju upravljanja

1 Struktura predškolske obrazovne ustanove

3.2 Broj osoblja službe za podršku upravljačkoj dokumentaciji

Zaključak

Prijave

upravljanje dokumentacijom uredski rad kvalifikacija

Uvod

Cjelokupni proces upravljanja prožet je informacijama, koje su osnova za donošenje odluka, a izgrađene su na operativnom radu s dokumentima u kojima su evidentirane. Stoga se informacijsko-dokumentacijska podrška upravljanju (papirologija) svake tvrtke, ustanove, organizacije, poduzeća danas smatra najvažnijom uslužnom funkcijom upravljanja. O njegovoj racionalnoj organizaciji ovisi brzina i optimalnost odabira rješenja, njegovo dovođenje do izvršitelja, pravovremena kontrola izvršenja i, u konačnici, postizanje ekonomskog učinka u poslovanju poduzeća, organizacije, poduzeća.

Budući da službe uredskog poslovanja imaju svoje specifične zadatke, njih mora obavljati samostalna, organizacijski odvojena služba – ustrojstvena jedinica: uprava, odjel, odsjek, sektor, grupa i dr. Danas ova služba ima različite nazive: upravljanje poslovanjem, upravljanje informacijskom i dokumentacijskom potporom, uredsko upravljanje, upravljanje dokumentacijskom potporom, opći odjel, ured, tajništvo itd.

Glavni ciljevi takve usluge su uspostava i održavanje informacijske i dokumentacijske potpore upravljačkim aktivnostima organizacije na razini modernim zahtjevima. Službi dokumentne podrške za uredsko poslovanje obično se povjerava organiziranje jedinstvenog integriranog sustava uredskog poslovanja (informacijska i dokumentacijska podrška za upravljanje) u organizaciji, jedinstvenog postupka za rad s dokumentima, počevši od njihove izrade (ili prijema) do arhiviranje (ili uništenje).

To se postiže izradom odgovarajućeg paketa organizacijskih, regulatornih i metodoloških dokumenata.

Pitanja vezana uz organizaciju usluge predškolske odgojne ustanove vrlo su važna.

Svrha kolegija je razmotriti sve aspekte organizacije službe predškolske odgojne ustanove u poduzeću, identificirati trenutne probleme koji se javljaju tijekom rada službe predškolske odgojne ustanove, kao i odrediti broj osoblja služba predškolske odgojne ustanove.

Ciljevi kolegija u vezi s navedena namjena su:

Proučiti regulatorni okvir za organiziranje službe;

Proučiti regulativu djelatnosti službe predškolske odgojne ustanove;

Otkrijte značajke strukture i brojčanog sastava službe predškolske odgojne ustanove.

U uvodu se otkriva relevantnost, svrha, ciljevi, te otkriva teorijski i praktični značaj rada.

U prvom poglavlju govori se o organizaciji službe dokumentacijske podrške, njezinoj namjeni i zadacima.

Drugo poglavlje posvećeno je uređenju djelatnosti službe predškolske odgojne ustanove.

U trećem poglavlju na konkretnim primjerima prikazane su značajke određivanja strukture i brojčanog sastava službe predškolske odgojne ustanove.

U zaključku se sumiraju rezultati i donose konačni zaključci o temi koja se razmatra.”

Analiza izvora i literature

1. Služba za dokumentaciju upravljanja (DOU) njegova svrha, zadaće, struktura i sastav

1 Oblik organizacije uredskog rada

Postoje tri oblika organizacije uredskog rada:

centralizirano;

decentralizirano;

mješoviti.

Na centraliziranom oblikuU organizaciji uredskog rada, svi tehnički poslovi za obradu dokumenata koncentrirani su u jednoj strukturnoj jedinici (služba predškolske odgojne ustanove), a kreativni rad s dokumentima provodi se u drugim strukturnim jedinicama. Prednosti centraliziranog oblika organizacije uredskog rada uključuju mogućnost stvaranja jedinstvene baze podataka o svim dokumentima koje je organizacija primila i koji su u njoj nastali, što omogućuje povećanje učinkovitosti pretraživanja dokumenata, a time i optimizaciju referentnog rada. na dokumentima. Preporučljivo je koristiti centralizirani oblik organizacije uredskog rada ako organizacija ima linearno-funkcionalnu organizacijsku strukturu.

Decentralizirano oblikOrganizacija uredskog poslovanja podrazumijeva stvaranje samostalne službe uredskog poslovanja u svakoj ustrojbenoj jedinici. Preporučljivo je koristiti ga s divizionalnim tipom organizacijske strukture ili u uvjetima teritorijalne razjedinjenosti strukturnih odjela organizacije.

Mješoviti oblikorganiziranje uredskog rada uključuje obavljanje nekih uredskih poslova (prijem, registracija, kontrola, reprodukcija dokumenata) u službi predškolske odgojno-obrazovne ustanove, drugih (stvaranje i izvršenje dokumenata, njihova sistematizacija, formiranje datoteka i pohrana) u strukturnim jedinicama. Treba napomenuti da se s mješovitim oblikom organizacije uredskog rada ista tehnološka operacija, na primjer, registracija dolaznih i poslanih dokumenata, može provesti iu službi predškolske odgojne ustanove iu strukturnim odjelima, ovisno o kategoriji dokumenata.

2 Odabir naziva predškolske obrazovne ustanove

Trenutno ih nema propisi ili dokumenti metodološke prirode koji bi se trebali koristiti za usmjeravanje izbora naziva usluge predškolske odgojne ustanove i određivanje njezine strukture, stoga organizacije imaju pravo samostalno donositi odluke o tim pitanjima. Međutim, postoji nekoliko čimbenika koje treba uzeti u obzir:

prirodu aktivnosti organizacije, njezinu strukturu (broj odjela, broj rukovodećeg osoblja i ukupan broj zaposlenika);

obujam protoka dokumenata organizacije;

prisutnost podređenog sustava (podređene organizacije, podružnice, odjeljenja, predstavništva) i priroda odnosa između njih i središnjeg tijela upravljanja.

Govoreći o nazivu službe za dokumentaciju upravljanja, treba napomenuti da danas usluga predškolske odgojno-obrazovne ustanove može imati različite nazive, na primjer: poslovno vođenje, odjel za uredsko vođenje, odjel za dokumentaciju upravljanja, opći odjel, ured, tajništvo itd. . Istodobno, možemo reći da specifičan naziv usluge predškolske obrazovne ustanove nije od temeljne važnosti, međutim, pri odabiru je preporučljivo uzeti u obzir sljedeće čimbenike:

-struktura jedinice (ima li ili nema unutarnju strukturu, ako ima, onda je složena ili ne);

-zahtjevi za ime (poželjno je da je ime jednostavno, lako pamtljivo i izgovoreno);

-postojeće tradicije uredskog rada.

Na primjer, u Državnom sustavu upravljanja dokumentacijom preporučuje se korištenje sljedećih naziva:

· u ministarstvima i odjelima - poslovno upravljanje, koje u pravilu uključuje:

-tajništvo (prijemna soba, tajništvo ministra, tajništva zamjenika ministra, tajništvo kolegija, ured za protokol);

-inspekcija pri ministru (načelniku odjela);

-ured (državni dopisni ured, računovodstveno-registracijski ured, ekspedicija, kopirnica itd.);

-odjel za dopise (pritužbe);

-odjel za unapređenje rada s dokumentima i uvođenje tehničkih sredstava;

-središnji arhiv;

· u državnim poduzećima (udrugama), u istraživačkim, projektantskim, inženjerskim organizacijama i računalnim centrima, visokoškolskim ustanovama i drugim organizacijama - odjel ili ured za upravljačku dokumentaciju, koji u pravilu uključuje:

-odjeljenja za računovodstvo i registraciju, kontrolu, unapređenje rada s dokumentima i provedbu tehničkih sredstava, razmatranje dopisa (žalbi);

tajništvo;

Ekspedicija;

Arhiva. 2

Međutim, za one organizacije koje kategorički ne žele koristiti stare nazive usluga predškolske odgojne ustanove (vođenje predmeta, opći odjel, ured), moguće je ponuditi opcije imenovanja koje odražavaju suvremene trendove u razvoju dokumentacijske podrške za upravljanje , na primjer: služba (odjel) za upravljanje dokumentacijom (dokumentima), odjel za unapređenje rada s dokumentima i implementacija tehničkih sredstava.

U malim organizacijama služba za podršku dokumentaciji upravljanja, kao samostalna strukturna jedinica, možda neće postojati. U tom slučaju rad s dokumentima obavlja tajnik upravitelja (inspektor) ili druga posebno imenovana osoba.

3 Organizacijska struktura službe predškolske odgojne ustanove

Na velika poduzeća U sklopu usluge predškolskog odgoja i obrazovanja utvrđene su funkcionalne skupine i svakom djelatniku su dodijeljena određena zaduženja. Služba predškolske odgojno-obrazovne ustanove može uključivati tajništvo, ekspediciju, kontrolnu skupinu (biro, odjel), dopisnu skupinu (žalbeni biro, odjel za javne žalbe), daktilografski biro, fotokopirni biro i arhiv.

U srednjim poduzećima, funkcije službe predškolske odgojne ustanove obavljaju pojedini stručnjaci u područjima rada.

U malim poduzećima uslugu predškolske obrazovne ustanove čine 2-3 osobe.

U mnogim organizacijama služba za predškolski odgoj nije samostalna jedinica, već je dio administrativno-ekonomske službe, kadrovske službe ili računovodstva. No, organiziranje rada s dokumentima potpuno je samostalna vrsta djelatnosti koja nema nikakve veze s poslovnom podrškom ili računovodstvom. Budući da služba predškolske odgojno-obrazovne ustanove zapravo upravlja dokumentacijom i tijekovima dokumenata cijele organizacije, trebala bi biti samostalna jedinica, iako s malim brojem osoblja (može biti 2-3 osobe), koja je izravno odgovorna voditelju organizacije ili jednom zamjenika pročelnika koji nadzire informacije i dokumentaciju. Ovo je također temeljno važno jer služba predškolske odgojne ustanove izravno surađuje s upravom, rješava pitanja pregleda dokumenata, prati njihovo izvršenje, provodi referentni rad na dokumentima prema uputama uprave i izvršava druge upute uprave.

4. Određivanje službenog sastava i kadrovske popunjenosti službe predškolske odgojne ustanove

Pri određivanju sastava poslova zaposlenih treba se rukovoditi Sveruski klasifikator zanimanja radnika, radna mjesta namještenika i tarifne kategorije(OKPDTR) i Kvalifikacijski imenik radnih mjesta rukovoditelja, stručnjaka i drugih zaposlenika (odobren Rezolucijom Ministarstva rada Rusije od 21. kolovoza 1998. br. 37).

Za određivanje broja osoblja u predškolskoj odgojnoj ustanovi koriste se regulatorni dokumenti o radu i organizaciji rada. Standardi rada za uredske radnike, uključujući izračun njihove razine osoblja, provode se na temelju sljedećih dokumenata:

Međusektorski integrirani normativi vremena za rad na dokumentacijskoj potpori upravljanja. M., 1995.

Vremenski standardi za rad na poboljšanju dokumentacijske podrške za upravljanje ministarstvima, odjelima, poduzećima i organizacijama. M, 1992. (monografija).

Vremenski normativi za rad na automatiziranoj arhivskoj tehnici i dokumentacijskoj potpori tijela upravljanja. M., 1993.

Vremenski standardi za rad na dokumentacijskoj podršci rukovodećim strukturama federalnih organa izvršne vlasti. M., 2002. (monografija).

Određivanje broja jedinica u pravilu nije odgovornost same predškolske odgojno-obrazovne ustanove - taj posao obavljaju odjeli za rad i plaće ili gospodarski odjeli, ali ako je potrebno, takve izračune mogu provoditi i zaposlenici predškolske ustanove. usluga obrazovne ustanove. Navedeni pravilnik o radu sadrži smjernice za primjenu ovih dokumenata u praksi.

5 Kvalifikacijski sastav usluge predškolskog odgoja i obrazovanja

Konačni rezultati izračuna, nakon temeljite provjere pouzdanosti, uzimaju se kao osnova za pripremu nacrta dokumenata koji definiraju kvalifikacijski i brojčani sastav usluge predškolske odgojne ustanove (najvažniji od njih je tablica osoblja, vidi dolje ). Okvirni kvalifikacijski i brojčani sastav usluge predškolskog odgoja poduzeća s do 1000 zaposlenih prikazan je u Prilogu 2.

1.6 Zadaća i funkcije službe predškolske odgojne ustanove

Glavne zadaće službe predškolske odgojne ustanove su sljedeće, i to:

-usavršavanje oblika i metoda rada s dokumentima;

-osiguranje jedinstvenog postupka dokumentiranja i organizacije rada s dokumentima; izgradnja sustava za pretraživanje informacija, praćenje izvršenja i priprema dokumenata za prijenos u arhiv u skladu s važećim standardima;

-smanjenje protoka dokumenata;

-unifikacija obrazaca dokumenata;

-razvoj i implementacija normativnih i metodoloških dokumenata za poboljšanje dokumentacijske potpore za upravljanje u organizaciji i njezinim strukturnim odjelima;

-primjena najnovijih informacijskih tehnologija u radu s dokumentima.

Tipične funkcije službe predškolske odgojne ustanove uključuju različite vrste rada, koji se mogu podijeliti na tehnološke, organizacijske, metodičke i kontrolne.

Tehnološke funkcije uključuju:

-provođenje početne (otpremne) obrade ulaznih dokumenata;

-evidentiranje ulaznih, izlaznih i internih dokumenata;

-vođenje informacijskog i referentnog rada na organizacijskim dokumentima;

-strojopisna izrada dokumenata (upisivanje teksta na računalu);

-kopiranje, umnožavanje i brza reprodukcija dokumenata;

-izrada i dizajn obrazaca dokumenata;

-priprema dokumenata za otpremu.

Među organizacijskim funkcijama službe predškolske odgojne ustanove su:

-priprema ulaznih dokumenata za izvješće upravi;

-organiziranje pravovremenog pregleda dokumenata od strane uprave organizacije;

-reguliranje tijeka izvršenja isprava, donošenje i izvršenje isprava u propisanom roku;

-organizacija pohrane dokumenata u strukturnim odjelima;

-organiziranje rada arhiva u skladu s pravilima, uputama i metodološkim preporukama Federalnog arhiva;

-usavršavanje uredskih i arhivskih djelatnika;

-organizacija radnih mjesta za zaposlenike službe uredskog rada, uključujući automatizirane radne stanice (AWS), uvjeti rada za zaposlenike službe uredskog rada;

-organizacija papirologije po žalbama građana;

-razvoj (zajedno s relevantnim strukturnim odjelima organizacije) mjera za poboljšanje oblika i metoda rada s dokumentima.

Kontrolne funkcije uključuju:

-kontrolu ispravnosti izvršenja dokumenata koji se predaju na potpis upravi (odnosno izlaznih i internih dokumenata);

-kontrola rokova izvršenja dokumenata;

-provođenje kontrole nad ispravnom registracijom i formiranjem u strukturnim odjelima organizacije predmeta koji se predaju u arhivu;

-organizacija kontrole rada s dokumentima u strukturnim odjelima;

-generaliziranje informacija o napretku i rezultatima izvršenja dokumenata, sustavno informiranje uprave o tim pitanjima;

-osiguravanje pohranjivanja datoteka i brzog korištenja dokumentarnih informacija.

Metodičke funkcije koje obavlja služba predškolske odgojne ustanove uključuju:

-razvoj nomenklature poslova organizacije, uputa za uredski rad, vremenskih listova obrazaca dokumenata i drugih lokalnih regulatornih dokumenata koji uspostavljaju sustav uredskog rada organizacije;

-provođenje ispitivanja znanstvene i praktične vrijednosti dokumenata;

-održavanje sastanaka i savjetovanje o pitanjima iz nadležnosti službe uredskog vođenja.

Svrha DOU usluge je organizirati učinkovitu dokumentacijsku podršku za upravljanje aktivnostima poduzeća. Sukladno tome, glavni zadaci službe predškolske odgojne ustanove su:

u organizaciji, implementaciji, radu, unapređenju integriranog sustava dokumentacijske podrške za upravljanje poduzećem;

u optimizaciji oblika i metoda rada s dokumentima na temelju jedinstvene informacijske politike i suvremenih tehnologija obrade dokumentiranih informacija;

u odgovarajućim organizacijskim i metodološkim uputama o poštivanju utvrđenog postupka za rad s dokumentima strukturnih odjela i službenika poduzeća:

u učinkovitoj kontroli poštivanja utvrđenog postupka za rad s dokumentima strukturnih odjela i službenika poduzeća.

2. Reguliranje poslova službe za dokumentacijsku podršku upravljanja

Služba za upravljanje dokumentacijom (DMS) i njeni zaposlenici djeluju na temelju sljedećih organizacijskih i pravnih dokumenata:

· pravilnik o ustrojstvenoj jedinici;

· opis posla;

· upute za uredski rad.

Regulatorni okvir za izradu propisa o službi za podršku upravljačkoj dokumentaciji i opisu poslova njenih zaposlenika vrlo je ograničen. U skladu s tim, u procesu izrade propisa o uslugama predškolske odgojno-obrazovne ustanove, možete koristiti Državni sustav upravljanja dokumentacijom.

Glavni regulatorni dokument za izradu opisa poslova je Kvalifikacijski imenik radnih mjesta za rukovoditelje, stručnjake i druge zaposlenike, odobren Dekretom Ministarstva rada i socijalnog razvoja Ruske Federacije 21. kolovoza 1998. br. 37, koji sadrži kvalifikacijske karakteristike radnih mjesta.

Kvalifikacijske karakteristike svakog radnog mjesta imaju tri dijela:

U odjeljku „Radna zaduženja” utvrđene su glavne radne funkcije koje se u cijelosti ili djelomično mogu povjeriti zaposleniku na tom radnom mjestu, vodeći računa o tehnološkoj homogenosti i međusobnoj povezanosti poslova, čime se omogućuje optimalna specijalizacija zaposlenika. Te se funkcije prenose u drugi odjeljak opisa posla pod istim nazivom „Obaveze posla“.

Odjeljak "Mora znati" sadrži osnovne zahtjeve za zaposlenika u vezi s posebnim znanjima, kao i poznavanje zakonskih i podzakonskih akata, propisa, uputa i drugih uputa, metoda i sredstava kojima se zaposlenik mora koristiti pri obavljanju Odgovornosti na poslu. Ovi zahtjevi se prenose u prvi odjeljak opisa posla „Opće odredbe“.

U odjeljku "Uvjeti stručne spreme" definira se stupanj stručne osposobljenosti radnika za obavljanje predviđenih poslova te uvjeti za radno iskustvo. Razine potrebne stručne osposobljenosti dane su u skladu sa Zakonom Ruske Federacije "O obrazovanju". Ovi zahtjevi se prenose u prvi odjeljak opisa posla „Opće odredbe“.

Prilikom izrade odgovarajućih uputa potrebno je uzeti u obzir da se kvalifikacijske karakteristike navedene u Imeniku kvalifikacija radnih mjesta rukovoditelja, stručnjaka i drugih zaposlenika odnose na zaposlenike organizacija, poduzeća, ustanova i organizacija, bez obzira na njihovu industrijsku pripadnost i odjel. subordinacije, predstavljaju najkarakterističnija radna mjesta za svako radno mjesto. Stoga je prilikom izrade opisa poslova moguće razjasniti popis poslova koji su karakteristični za odgovarajuće radno mjesto u određenim organizacijskim i tehničkim uvjetima te utvrditi zahtjeve za potrebnom posebnom obukom zaposlenika.

Za radna mjesta djelatnika službi predškolskog odgoja i obrazovanja u Priručniku su propisane sljedeće kvalifikacijske karakteristike. (Prilog 1).

Radnom mjestu može se dodati zvanje »stariji« pod uvjetom da zaposlenik, uz obavljanje poslova propisanih radnim mjestom, nadzire sebi podređene izvršitelje. Oznaka u nazivu "voditelj" utvrđuje se u slučaju kada su zaposleniku dodijeljene funkcije rukovoditelja i odgovornog rukovoditelja u jednom od područja aktivnosti organizacije ili odgovornosti za koordinaciju i metodološko upravljanje skupinama izvođača.

1 Upute za dokumentacijsku potporu upravljanja

Prilikom izrade teksta uputa za dokumentacijsku potporu upravljanja, također se preporuča koristiti relevantne standardne dokumente kao osnovu, na primjer, Upute za uredsko poslovanje u saveznim tijelima izvršne vlasti.

(Odobreno Naredbom Federalnog arhiva od 27. studenoga 2000. br. 68.)

2 Uputa o vrstama (područjima) djelatnosti službe predškolske odgojne ustanove

Uputu za vrstu aktivnosti potpisuje voditelj odgovarajuće strukturne jedinice odgovorne za izradu dokumenta i odobrava čelnik poduzeća. Odobrenje dokumenta mora biti u obliku žiga suglasnosti ili izdavanjem isprave o njihovom odobrenju.

Glavni tekst uputa za vrstu djelatnosti obično je podijeljen na poglavlja, paragrafe i podstavke. Poglavlja dokumenta moraju imati naslove i numerirana su rimskim brojevima.

3 Upute za organizaciju radnih mjesta za osoblje predškolske ustanove

Upute za organiziranje radnih mjesta su normativni dokument koji utvrđuje postupak organiziranja radnih mjesta za osoblje strukturne jedinice poduzeća (osoblje određene kvalifikacije ili profesionalne kategorije). Pri izradi takvih uputa treba se rukovoditi gore navedenim zahtjevima koji reguliraju postupak izrade uputa, kao i odredbama dokumenata koji utvrđuju posebne zahtjeve za organizaciju radnih mjesta u određenom području djelatnosti.

Uputu potpisuje voditelj odgovarajuće strukturne jedinice odgovorne za izradu dokumenta i odobrava čelnik poduzeća.

Odobrenje dokumenta mora biti u obliku žiga suglasnosti ili izdavanjem isprave o njegovom odobrenju.

Numeracija paragrafa i podparagrafa dokumenta mora biti arapskim brojevima.

4 Dokumenti planiranja i izvješćivanja predškolske odgojno-obrazovne ustanove

Osiguravanje planiranja i izvješćivanja, te pravovremene i pravilne izrade relevantnih dokumenata – planova, izvješća – jedna je od glavnih odgovornosti voditelja službe za predškolski odgoj u poduzeću. Općenito, plan rada je dokument koji određuje sastav i sadržaj glavnih aktivnosti (zadataka), čija je provedba dodijeljena zaposleniku (strukturnoj jedinici ili poduzeću kojim upravlja), vrijeme, mjesto i odgovorne za njihovu provedbu u određenom vremenskom razdoblju (tijekom dana, tjedna, mjeseca, kvartala itd.)".

Početni podaci za planiranje aktivnosti službe predškolskog odgoja za narednu kalendarsku godinu su:

pokazatelji financijskog i ekonomskog razvoja poduzeća za planirano razdoblje;

glavne rezultate rada službe za predškolski odgoj i obrazovanje za proteklo razdoblje;

ciljevi i ciljevi usluge predškolske odgojno-obrazovne ustanove, koji proizlaze iz sadržaja relevantnih dijelova dugoročnih i srednjoročnih planskih dokumenata (uključujući poslovne planove, programe organizacijskog razvoja poduzeća itd.).

Na temelju pokazatelja plana rada predškolske odgojne ustanove, planovi rada strukturnih odjela službe predškolske odgojne ustanove razjašnjavaju se i odobravaju u konačnom obliku.

Individualno planiranje rada djelatnika službe predškolske odgojne ustanove provodi se na temelju planova odgovarajućih strukturnih jedinica i uzimajući u obzir upute njihovih neposrednih rukovoditelja. Glavni dokument za planiranje individualnog rada zaposlenika je osobni plan rada.

Izvješće je dokument koji u detaljnom obliku odražava konačne rezultate obrade (sistematizacije, obračuna i usklađivanja) i analize statističkih podataka koji karakteriziraju uspješnost bilo koje vrste posla (bilo koje aktivnosti) u dužem vremenskom razdoblju (mjesec, tromjesečje ili više). Izvješćivanje o aktivnostima službe predškolske odgojne ustanove provodi se na način utvrđen odredbama odgovarajućih regulatornih, metodoloških i organizacijskih i administrativnih dokumenata, kao i uputama voditelja poduzeća.

Obrasce dokumenata planiranja i izvješćivanja o aktivnostima predškolske odgojne ustanove odobrava voditelj poduzeća na temelju odgovarajućeg podneska voditelja službe predškolske odgojne ustanove. Primjer plana rada voditelja predškolske odgojno-obrazovne ustanove nalazi se na CD-u, a primjer izvješća o radu s pisanim zahtjevima građana nalazi se u prilogu 6 ovog priručnika.

5 Dokumenti o unaprjeđenju djelatnosti službe predškolske odgojne ustanove

Posebnu skupinu unutar organizacijske i upravne dokumentacije službe predškolske odgojne ustanove čine dokumenti o unaprjeđenju njezine djelatnosti. Unaprjeđenje rada službe predškolske odgojne ustanove podrazumijeva sustavno provođenje skupa mjera usmjerenih na postizanje većih pokazatelja uspješnosti rada svih ustrojstvenih jedinica (područja rada) unutar službe predškolske odgojne ustanove i službe u cjelini. Sadržaj aktivnosti utvrđuje se ovisno o smjeru u kojem su usmjereni upravljački napori uprave predškolske odgojne ustanove. Međutim, u praksi je provođenje takvih događaja najčešće povezano s uvođenjem u svakodnevne aktivnosti službe novih normativnih i metodoloških (organizacijskih i administrativnih) dokumenata o određenim pitanjima dokumentacijske potpore za upravljanje.

razvoj novih (razjašnjenje postojećih) normativnih i metodoloških (organizacijskih i administrativnih) dokumenata poduzeća o pitanjima predškolskog odgoja;

promjene u postojećem tijeku dokumenata poduzeća, uzimajući u obzir nove zahtjeve za njegovu organizaciju;

osposobljavanje osoblja službe predškolske odgojne ustanove i, ako je potrebno, drugih službenika poduzeća ovlaštenih za rad s dokumentacijom upravljanja;

pružanje relevantne dokumentacije strukturnim odjelima poduzeća.

6 Opis poslova djelatnika predškolske ustanove

"Opis poslova je normativni dokument koji regulira aktivnosti određenog službenika (kategorija zaposlenika - rukovodeće osoblje, stručnjaci, izvođači itd.) Poduzeća (organizacije, ustanove) i utvrđuje postupak za prijavu tih osoba od strane odredbe drugih regulatornih pravnih akata. Opći postupak i pravila za formaliziranje opisa poslova u uputama regulirani su stavkom 4.2 Standardnih uputa za upravljanje uredom."

Zahtjevi za opis poslova pojedinih kategorija zaposlenika regulirani su odgovarajućim resornim propisima i organizacijskim i upravnim dokumentima. Dakle, u skladu s Dodatkom 2. Dodatka 12. Državne proračunske obrazovne ustanove u dijelu opisa poslova „Opće odredbe” utvrđuje se sljedeće:

zadaci zaposlenika (na primjer, za službenika - primanje, registracija dolaznih i slanje odlaznih dokumenata);

postupak popunjavanja radnog mjesta, odnosno tko pojedinog zaposlenika imenuje i razrješava;

stručni zahtjevi za zaposlenika (razina obrazovanja, radno iskustvo i dr.);

osnovni dokumenti i materijali kojih se zaposlenik mora pridržavati u svom radu.

U dijelu opisa poslova "Funkcije zaposlenika" definirano je:

predmet ili područje rada dodijeljeno zaposleniku;

popis vrsta poslova koji čine obavljanje dodijeljenih funkcija (na primjer, registracija dokumenata može uključivati ispunjavanje kartica, održavanje ormara za datoteke, izdavanje potvrda itd.).

Odjeljak opisa posla "Odgovornosti zaposlenika" ukazuje na specifičnosti aktivnosti:

vezano za pripremu isprava, zaprimanje, obradu i izdavanje informacija;

zahtijevanje obvezne uporabe određenih oblika i metoda rada (na primjer, periodična kontrola formiranja predmeta u strukturnim jedinicama, provođenje brifinga itd.);

zahtijevanje poštivanja rokova za određene radnje;

koji se odnose na postupak izvršenja naloga;

utječu na etičke standarde koji se moraju poštovati u timu.

Odjeljak opisa poslova „Prava zaposlenika” definira prava zaposlenika na izvršavanje funkcija koje su mu dodijeljene i izvršavanje dužnosti. U odjeljku opisa poslova „Odnosi” navedeni su odjeli i zaposlenici od kojih izvođač prima i kojima prenosi informacije, njihova struktura i vrijeme odašiljanja, tko je uključen u izradu pojedinih dokumenata, s kim se oni usklađuju itd. .

U dijelu opisa poslova “Vrednovanje poslova” navedeni su kriteriji koji omogućuju procjenu u kojoj mjeri zaposlenik ispunjava svoje funkcije i odgovornosti, korištenje prava i sl.

3. Ustroj i kadrovski sastav službe za dokumentaciju upravljanja

1 Struktura predškolske obrazovne ustanove

Važno pitanje pri organiziranju uredskog rada u organizaciji je određivanje strukture službe dokumentacijske podrške za upravljanje, njezinog službenog i brojčanog sastava.

Ustroj službe za dokumentacijsku podršku upravljanja ovisi o obimu protoka dokumenata, kao io tehnologiji rada s dokumentima i može se predstaviti sljedećim strukturnim podjelama:

tajništvo;

-ekspedicija (ekspedicija može uključivati grupe za obradu dolazne i odlazne korespondencije, povjerljivih dokumenata, kurirsku grupu itd.);

-odjel (odjel, grupa) za registraciju i računovodstvo dokumenata;

-odjel (odjel, grupa) za kontrolu izvršenja dokumenata;

-odjel (odjel, grupa) za rad sa žalbama građana;

-odjel (odjel, grupa) za izradu dokumenata (bivši strojni biro);

-Odjel za unapređenje ureda;

-kopirnica;

-skupina protokola;

-urednički tim;

Recepcija;

Arhiva.

U velikoj organizaciji s velikim protokom dokumenata, svi gore navedeni odjeli mogu biti uključeni u službu dokumentacijske podrške menadžmenta.

U manjim organizacijama s ne tako velikim opsegom protoka dokumenata moguće je objediniti više funkcija u jednom odjelu ili umjesto strukturnih odjela relevantne poslove mogu obavljati pojedini zaposlenici; u malom poduzeću sav posao je obično provodi jedan tajnik.

Metoda uspostavljanja organizacijske strukture službe za upravljanje dokumentima (DOU), ovisno o opsegu protoka dokumenata, formulirana je u Jedinstvenom državnom sustavu upravljanja dokumentima (Glavna arhivska uprava pri Vijeću ministara SSSR-a, 1974.). Prema ovoj metodi, sve organizacije, institucije, poduzeća, ovisno o količini protoka dokumenata, podijeljene su u četiri kategorije:

Dakle, prema gornjoj klasifikaciji, ako je obujam protoka dokumenata institucije veći od 10 tisuća dokumenata godišnje, tada je za učinkovitu organizaciju rada s dokumentima potrebno stvoriti službu za podršku dokumentima za upravljanje kao zasebnu jedinicu. .

Unatoč činjenici da je ova metoda uspostavljanja organizacijske strukture predškolske odgojne ustanove predložena prije više od 30 godina, općenito je primjenjiva i danas. Na primjer, Bobyleva M.P. u svojoj knjizi “Učinkovit protok dokumenata: od tradicionalnog do elektroničkog” predlaže sljedeći razvoj organizacijske strukture službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove ovisno o obujmu protoka dokumenata (prikazan u tablici 1).

Tablica 1. Razvoj organizacijske strukture službe predškolskog odgoja i obrazovanja ovisno o obujmu protoka dokumenata

Opseg protoka dokumenata, tisuća dokumenata godišnje Organizacijski oblici predškolske službe Manje od 10obično jedna ili dvije tajnice voditelja organizacijeod 10 do 25služba je organizacijski formalizirana; potrebna je grupa radnika uz raspodjelu odgovornih za pojedina područja rada (specijalizacija djelatnika) od 25 do 50 stvara se odjel koji uključuje više područja rada (obrada i evidentiranje dokumentacije, kontrola izvršenja, arhiviranje i dr.) .) od 50 do 100 razvijenija struktura unutar koje se organiziraju sva glavna područja rada; povećava se stupanj specijalizacije rada zaposlenika, korporativna regulacija i unapređenje predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova istaknuti su kao neovisno područje (jedan ili više stručnjaka), uključujući na temelju automatizacije, preko 100 složenih nestandardnih struktura predškolske ustanove usluga obrazovne ustanove, ovisno o specifičnostima rada organizacije i njezinoj strukturi (hijerarhijski, geografski raspoređena) i korištenju automatiziranih sustava

2 Broj osoblja službe za dokumentaciju upravljanja

Brojčani sastav i nomenklatura radnih mjesta uredskih radnika prvenstveno ovisi o dodijeljenim funkcijama, opsegu posla koji obavlja ovaj odjel i usvojenoj tehnologiji (stupanj automatizacije i mehanizacije rada s dokumentima).

Tijekom razvoja Jedinstvenog sustava upravljanja državnim uredom u zemlji kasnih 1960-ih, Institut za istraživanje rada predložio je metodu za izračun broja uredskog osoblja na temelju količine protoka dokumenata i ukupnog broja zaposlenika institucija. Formula je izgledala prilično jednostavno:

Broj= 0,00016 x D0,98 x P 0.1

Jednostavnost izračuna pomoću ove formule dovela je do njezina opetovanog ponavljanja u obrazovnim i referentne knjige na uredskom poslu. Međutim, dizajniran je za ministarstva i državna povjerenstva, a temeljio se na tehnologiji tipkanih dokumenata koja je postojala tih godina s višestrukim preispisivanjem tekstova tijekom pripreme dokumenta i niskim stupnjem mehanizacije. menadžerski rad. Izračun pomoću ove formule dat će značajno precijenjen kvantitativni sastav usluge uredskog rada, koji ne odgovara novim tehnologijama i povećanju produktivnosti rada u području upravljanja. Danas je ova formula zanimljiva samo za povijest uredskog rada.

Realniji izračun broja uredskog osoblja provodi se na temelju intenziteta rada vrsta poslova koji se obavljaju prema formuli koju je izradio Središnji zavod za standarde rada i priložen svim zbirkama normi vremena za vrste uredskog rada , uključujući najnoviji - "Vremenski standardi za rad na strukturama upravljanja dokumentacijom u saveznim izvršnim tijelima", odobren Rezolucijom Ministarstva rada i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 26. ožujka 2002. br. 23.

Metoda izračuna u njima je ista. Za izračun potrebnog broja osoblja, intenzitet rada svake vrste reguliranog i nestandardiziranog rada određuje se zasebno. Za normirane vrste poslova vremenski su normativi već izračunati i naznačeni u navedenim zbirkama. Za svaku vrstu rada norma vremena određena je formulom

N vr = N × DO,

Gdje je N vr

K je koeficijent koji uzima u obzir troškove organizacijskog i tehničkog održavanja radnog mjesta, odmora, pauze za tjelesni odgoj i osobne potrebe, % operativnog vremena.

Na temelju rezultata analize karata, fotografija i fotografija samog radnog vremena, K se uzima jednak 1,1

Zatim se godišnji radni intenzitet normiranog rada (T) utvrđuje u satima, uzimajući u obzir svaku vrstu rada koja se izvodi prema formuli:

T n = N vr × V ja,

Gdje je N vr - vrijeme utrošeno na obavljanje određene standardne vrste posla, h;

V ja - obujam obavljene pojedine vrste poslova godišnje.

Godišnji intenzitet rada nenormiranog rada u satima utvrđuje se metodom stručne procjene uzimajući u obzir obim obavljenog posla prema formuli:

T nn = N nnj × V j,

Gdje je N nnj - intenzitet rada na neredovan način rada određene vrste,

V j - godišnji obim nestandardiziranih vrsta poslova.

Ukupni godišnji intenzitet rada standardiziranih i nestandardiziranih operacija izračunava se pomoću formule:

T O = T n + T nn

Znajući ukupni godišnji intenzitet rada uredske službe izračunajte koliko je radnika potrebno za obavljanje tog posla pomoću formule:

Gdje je F n - korisno radno vrijeme zaposlenika za godinu.

Primjeri kako izračunati broj uredskih radnika mogu se naći u istim zbirkama vremenskih standarda Središnjeg ureda za standarde rada.

Primjeri izračuna broja uredskih radnika ( tradicionalne tehnologije)

Broj zaposlenih izračunat je na temelju planiranog intenziteta rada obavljenog tijekom godine.

Redni broj Vrsta obavljenog posla Standardni broj Jedinica obujma rada Obujam rada za godinu Standardno vrijeme po jedinici obujma rada, ljudi. -h. Količina vremena provedenog po osobi. - 1. dio Sastavljanje i vođenje popisa poslova organizacije 3.1.1.2200 stavki 2002302302 Obrada primljenih dokumenata 3.1.2.110 dokumenata 144000.781123.23 Obrada poslanih dokumenata 3.1.2.210 dokumenata 106500.80852.04 Praćenje izvršenja dokumenata 3.1.3. 10 dokumenata 1500.7010.5 13 Prijenos predmeta u arhivu organizacije iz strukturnih odjela 3.1.5.710 predmeta 1003.20 3.20 Ukupno 7377.4 T n - intenzitet rada, izračunat prema vremenskim standardima navedenim u zbirci, uzimajući u obzir koeficijent K = 1,1, uzimajući u obzir vrijeme utrošeno na organizacijsko i tehničko održavanje radnog mjesta, odmor (uključujući pauze za tjelesni trening i osobne potrebe ) - 8115,1 osoba-sat.

T nn - radni intenzitet rada koji nije predviđen zbirkom - 114,2 radnih sati. (utvrđuje vještak).

F n - korisni fond radnog vremena jednog zaposlenika godišnje, sati (u prosjeku 1910 sati).

Navedimo još jedan primjer izračuna broja zaposlenih u službi uredskog vođenja, dan u Međusektorskim objedinjenim normativima vremena za rad na dokumentacijskoj potpori upravljanja:

Izračun broja zaposlenih u službi (uredu) predškolske odgojne ustanove napravljen je na temelju stvarnog intenziteta rada obavljenog u protekloj godini.

T n - intenzitet rada, izračunat prema normama vremena danim u zbirci, uzimajući u obzir koeficijent K = 1,1, uzimajući u obzir vrijeme utrošeno na organizacijsko i tehničko održavanje radnog mjesta, odmor (uključujući pauze za tjelesni odgoj i osobne potrebe ) - 11698,5 osoba-sati.

T nn - radni intenzitet rada koji nije predviđen zbirkom - 98,8 ljudi. -h. (utvrđuje vještak).

F n - Korisno radno vrijeme jednog zaposlenika godišnje, sati (prosječno 2006 sati).

I na kraju, uzmimo primjere navedene u najnovijim mjerilima vremena iz 2002. godine.

Izračun standardnog broja zaposlenika dokumentacijske službe koji pružaju skup zadataka "Računovodstvo i registracija dokumenata"

Naziv rada Mjerna jedinica Godišnji obujam rada Standardno vrijeme, dio Broj tablice Standardni intenzitet rada, dio 1. Vođenje kontrolne datoteke Jedan RKK108600, 151816292. Unos u knjigu poslanih dokumenata Jedan unos 60000.04402403. Popis ulazne dokumentacije Jedan popis 1200.234027.6 4. Popunjavanje upisnika Jedan upisnik 37330.1940709.275. Obrada telegramaJedan telegram6500.113471.56. Distribucija dokumenataJedan adresat60000.02321697. Evidencija zaprimljenih dokumenata kolegijalnog tijela 2 l. 48000.0316728. Registracija internih naloga 2 l. 1200.08164.89. Obračun naloga kolegijalnog tijela Jedan dokument 1200.07158.410. Obračun odluka (rješenja) kolegijalnog tijelaJedan dokument 1201151211. Obračun brzojava kolegijalnog tijela Jedan brzojav 1500.05157.512. Obračunavanje izvješća kolegijalnog tijelaJedno izvješće 60 0,481528,813. Računovodstvo za popis dokumenata kolegijalnog tijela Jedan popis 4200.121550.414. Knjigovodstvo za obavijesti kolegijalnog tijela Jedno pismo 12600.05156315. Računovodstvo odluka kolegijalnog tijela Jedan dokument 1200.08159.6 Ukupno: 3002.87

Registracijska kartica (RKK) - registracijska i kontrolna kartica koja ima posebno izrađen obrazac za evidentiranje i služi za obračun i kontrolu ulaznih dokumenata, ne više od 1500 znakova.

L - list (l.) - mjerna jedinica za obujam tipkanog teksta na listu papira, veličine 210x297 mm (format A4) otisnut jednostrano, na kojem je 38 - 41 redak (2450 znakova) postavljen na 1,5. intervali s brojem od 60 - 64 tiskana znaka u retku (u automatiziranim uvjetima - 2 KB).

T n - utrošak vremena obračunat prema normama vremena - 3002,87 sati.

F n - standardno radno vrijeme po zaposleniku godišnje konvencionalno se pretpostavlja da iznosi 2000 sati.

T nn - 438.9 - vremenski troškovi koji nisu predviđeni standardima, jednokratni su (utvrđeni vještačenjem);

T oko = 3002,87+ 438,9 = 3441,77 sati.

Primjer izračuna 2

Izračun broja temeljnog osoblja službenika dokumentacijske službe

Naziv rada Mjerna jedinica Godišnji obim rada Standardno vrijeme, broj dijela tablice Standardni intenzitet rada 1. Automatizirano obračunavanje obima protoka dokumenata ustanove 100 dokumenata 200000.153202 Automatizirano evidentiranje ulaznih dokumenata 10 dokumenata 250000.405410003. Automatizirano obračunavanje broja ulaznih dokumenata 100 dokumenata 65000.05523.254. Automatizirana kontrola izvršenja ulaznih dokumenata 10 dokumenata50000,756350------10. Automatizirano obračunavanje broja internih dokumenata poslanih 100 dokumenata 150000,04516 Ukupno: 10545

T n - troškovi vremena obračunati prema normama vremena - 10545 sati.

T nn - vremenski troškovi koji nisu predviđeni normama, a koji su jednokratne prirode - 1096,8 sati (utvrđeno vještačenjem);

F n - norme radnog vremena za jednog zaposlenika godišnje, sati - konvencionalno se pretpostavlja da su jednake 2000 sati.

Kao što vidimo iz navedenih primjera, metodologija je izračunata na isti način, ali uzimate vremenske standarde iz zbirke koju koristite, a nestandardizirane vrste poslova izračunavate sami koristeći stručne procjene.

Osim djelatnika koji su neposredno uključeni u djelatnike službe uredskog poslovanja, svaka ustrojstvena jedinica može imati tajnika koji obavlja uredske poslove u odjelu. U nedostatku voditelja odjela, dužan je imenovati jednog od djelatnika odjela odgovornim za vođenje evidencije.

Tako, ukupni broj radnika uključenih u uredske usluge u organizaciji će se sastojati od kadrovskog broja službenika i svih zaposlenika drugih odjela kojima su dodijeljene službene funkcije.

Zaključak

Proučavajući materijal o temi kolegija, mogu se izvući sljedeći zaključci:

U skladu sa zahtjevima sustava državne predškolske odgojno-obrazovne ustanove, dokumentacijsku podršku upravljanju u suvremenim poduzećima trebala bi provoditi posebna služba - Služba dokumentacijske podrške upravljanju (služba predškolske odgojne ustanove). Takva služba djeluje u poduzeću kao samostalna strukturna jedinica, na čelu s voditeljem službe i neposredno je podređena čelniku poduzeća.

Glavni zadaci službe predškolske odgojne ustanove su:

uvođenje u poduzeću jedinstvenog postupka za rad s dokumentima u skladu s Državnom proračunskom obrazovnom institucijom i drugim regulatornim, metodološkim i organizacijskim i administrativnim dokumentima;

provedba metodološkog upravljanja organizacijom rada s dokumentima u strukturnim odjelima poduzeća;

osiguravanje učinkovite kontrole poštivanja utvrđenog postupka za rad s dokumentima;

poboljšanje oblika i metoda rada službenika poduzeća s dokumentima.

Dokumentacijska potpora menadžmentu je djelatnost koja obuhvaća organizaciju dokumentacije i upravljanje dokumentacijom u procesu ostvarivanja funkcija ustanove, organizacije i poduzeća.

Za postizanje ekonomskog učinka prije svega je važna kvaliteta informacija, koja je određena njihovom količinom, učinkovitošću i stupnjem složenosti. Ako poduzeće nema učinkovit rad s dokumentima, posljedično se pogoršava upravljanje, jer ono ovisi o kvaliteti i pouzdanosti, učinkovitosti primanja i prijenosa informacija, pravilnoj organizaciji referentne i informacijske službe i jasnoj organizaciji pretraživanja, čuvanja i korištenja dokumenata.

Popis korištenih izvora i literature

Izvori

GOST R 51141-98 Vođenje evidencije i arhiviranje: Pojmovi i definicije. - M: Izdavačka kuća za standarde, 1998.

DR-191-98. Unifikacija tekstova upravljačkih dokumenata. Metodološke preporuke VNIIDAD FAS RF. - M.: VNIKDAD, 1998.

Model uputa za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima (odobren nalogom Federalne arhivske službe Rusije od 27. studenog 2000. br. 68). - M., 2001.

Državni sustav dokumentacijske podrške za upravljanje. Osnovne odredbe. Opći zahtjevi za dokumente i usluge dokumentacijske podrške. Odobreno od strane odbora Glavnog arhiva SSSR-a 27. travnja 1988.

Književnost

Belov A.N. Uredsko poslovanje i protok dokumenata: Udžbenik. Priručnik.- M.: Eksmo, 2007

Basakov M.I. Uredski rad i korespondencija u pitanjima i odgovorima: Udžbenik - Rostov n/d.: Phoenix, 2004.

Galakhov V.V. Uredski poslovi: Uzorci, dokumenti, organizacija i tehnologija rada. - M.: LLC "TK Velby", 2005

Demin Yu.M. Uredski poslovi: Izrada službenih dokumenata. - St. Petersburg: Peter, 2004

Krylova I.Yu. Dokumentacija upravljačkih aktivnosti: Proc. džeparac. - St. Petersburg: Poslovni tisak, 2004

Kuznjecova T.V. Uredski poslovi: Organizacija i tehnologija dokumentacijske podrške menadžmentu. - M.: Jedinstvo-Dana, 2003

Kuznjecova T.V. Uredski poslovi: Udžbenik / T.A. Bykova, L.M. Vyalova, L.V. Sankina; Pod općim izd. prof. TELEVIZOR. Kuznjecova. - 2. izdanje, revidirano. i dodatni - M.: MCFR, 2006.

Rogozhin M.Yu. Priručnik za uredski rad - St. Petersburg: Pmter, 2006

Spivak V.A. Dokumentacija upravljačkih aktivnosti: Uredski poslovi - St. Petersburg: Peter, 2005

Stenyukov M.V. Uredski poslovi: Bilješke s predavanja. - M.: Prior, 2005

Yankovaya V.F. Kako organizirati uredski rad. - M.: MCFR, 2004.

Referentna knjiga kvalifikacija za radna mjesta menadžera, stručnjaka i drugih zaposlenika, odobrena Uredbom Ministarstva rada Ruske Federacije od 21. kolovoza 1998. br. 37. - Opće odredbe.

Prilog 1

Kvalifikacijske karakteristike mjesta djelatnika službe za upravljanje dokumentima

Kategorija zaposlenika prema prirodi posla Naziv radnog mjesta Kvalifikacijske karakteristike radnog mjesta Voditelj arhive Poslovi: · rukovodi poslovima na uređenju i održavanju arhivskog poslovanja u poduzeću, ustanovi ili organizaciji; · osigurava, prema utvrđenom postupku, prijem, evidentiranje, sistematizaciju, čuvanje i korištenje dokumenata; · vodi rad na izradi referentnog aparata koji olakšava evidentiranje i korištenje arhivskih dokumenata; · pruža metodološku pomoć u pronalaženju potrebnih dokumenata; · upućuje zaposlenike strukturnih odjela o postupku formiranja, pripreme i predaje spisa u arhivu; · kontrolira pravodobnost primitka uredskim poslovima završene dokumentacije u arhivu; · osigurava rad na ispitivanju vrijednosti arhivskih dokumenata, formiranje dokumenata za trajnu i privremenu pohranu; · rukovodi poslovima na izradi popisa predmeta za predaju dokumenata u državni arhiv, sastavljanju akata o uništenju dokumenata kojima je istekao rok čuvanja; · vrši nadzor nad stanjem dokumenata, pravodobnošću njihove restauracije i ispunjavanjem uvjeta potrebnih za osiguranje sigurnosti dokumenata u prostorijama arhiva; · organizira poslove vođenja evidencije o protoku dokumentacije i broju predmeta, izdavanje arhivskih potvrda na temelju podataka dostupnih u arhivskim dokumentima; · izrađuje propisana izvješća; · sudjeluje u izradi pravilnika i uputa za vođenje evidencije i arhivalije. mora znati: · rezolucije, naredbe, naredbe, drugi upravni i regulatorni dokumenti viših i drugih tijela koji se odnose na rad arhiva; · · postupak obrade dokumenata koji ulaze u arhiv i postojeći sustav njihove klasifikacije; · · osnove organizacije proizvodnje, rada i upravljanja; · radno zakonodavstvo; · · · srednja stručna sprema i najmanje 2 godine iskustva na uredskim poslovima Voditeljica ureda.Poslovne obveze: · organizira rad ureda; · osigurava pravodobnu obradu dolazne i odlazne korespondencije i njezinu dostavu na odredište; · vrši kontrolu rokova izvršenja dokumenata i njihovog pravilnog izvršenja; · organizira rad na registraciji, računovodstvu, pohranjivanju i prijenosu relevantnim strukturnim jedinicama dokumenata tekućeg uredskog rada (uključujući naloge i upute uprave), na formiranju predmeta i njihovom deponiranju; · izrađuje upute za vođenje evidencija u poduzeću, ustanovi, organizaciji i organizira njihovu provedbu; · poduzima mjere za opskrbu uredskih radnika potrebnim nastavnim i referentnim materijalima, kao i inventarom, opremom, uredskom opremom, tehnička sredstva menadžerski rad; · provodi metodičko vođenje organizacije uredskog rada u odjelima, nadzor nad pravilnim formiranjem, pohranjivanjem i pravodobnom predajom spisa u arhiv, izradu potvrda o poštivanju rokova za izvršenje dokumenata; · osigurava ispis i umnožavanje službenih dokumenata; · sudjeluje u pripremi sastanaka koje saziva uprava i organizira njihovu tehničku podršku, registraciju putne isprave, prijava radnika koji dolaze na službeni put; · nadzire uredsko osoblje. mora znati: · · Jedinstveni državni sustav uredskog poslovanja; · · struktura poduzeća, ustanove, organizacije; · · dijagrami toka dokumenata; · postupak sastavljanja nomenklature predmeta, popis predmeta stalne i privremene pohrane, utvrđeno izvješćivanje; · rokovi i postupak predaje spisa u arhiv; · sustavi za organiziranje kontrole nad izvršenjem dokumenata; · uredska oprema i druga tehnička sredstva za rukovodeći rad; · osnove ekonomije, organizacije proizvodnje, rada i upravljanja; · radno zakonodavstvo; · interni pravilnik o radu; · pravila i propisi zaštite na radu. kvalifikacijski zahtjevi: · srednja stručna sprema bez uvjeta radnog iskustva ili osnovna stručna sprema i radno iskustvo po specijalnosti najmanje 3 godine Voditelj kopirnice poslove zaduženja: · osigurava pravovremenu i kvalitetnu izvedbu poslova kopiranja i umnožavanja, uključujući i mikrofilmovanje tehnička dokumentacija za sve strukturne odjele poduzeća, ustanove, organizacije; · organizira zaprimanje tehničke i servisne dokumentacije za kopiranje, umnožavanje, te evidentira zaprimanje materijala od odjela; · utvrđuje utrošak materijala i isporuku gotovih proizvoda kupcima; · izrađuje rasporede poslova kopiranja i umnožavanja; · raspoređuje poslove među izvođačima u skladu s njihovom specijalnošću i kvalifikacijama te daje upute radnicima; · utvrđuje potrebe biroa za opremom, materijalom i osigurava pripremu zahtjeva za njihov primitak; · vrši kontrolu vremena i kvalitete obavljanja poslova preslikavanja i umnožavanja te cjelovitost materijala koji se dostavlja naručiteljima; · sudjeluje u izradi uputa, pravila i drugih regulatornih dokumenata o tehnici obavljanja poslova kopiranja i umnožavanja; · poduzima mjere za poboljšanje organizacije rada uredskih službenika, uvođenje naprednih tehnika i metoda rada radi smanjenja troškova, utroška materijala, poboljšanja korištenja opreme i povećanja produktivnosti rada; · osigurava sigurnost dokumentacije primljene u rad; · nadzire stanje radnih mjesta, opreme i njen pravovremeni popravak, poštivanje pravila rada opreme i zaštite na radu pri obavljanju poslova kopiranja i umnožavanja; · proučava razloge koji uzrokuju nedostatke pri obavljanju poslova kopiranja i umnožavanja te poduzima mjere za njihovo sprječavanje. mora znati: · rezolucije, naredbe, naredbe, drugi upravni i regulatorni dokumenti viših vlasti koji se odnose na obavljanje poslova kopiranja i umnožavanja; · metode i sredstva obavljanja poslova kopiranja i umnožavanja; · dizajn, načela rada, pravila za ugradnju i rad opreme za kopiranje i umnožavanje; · vrste materijala koji se koriste pri kopiranju i umnožavanju, njihova svojstva i tehnički podaci; · norme, upute i druge smjernice za izradu tehničke dokumentacije; · normativi i cijene za rad na kopiranju i umnožavanju; · napredno domaće i inozemno iskustvo u kopiranju i umnožavanju; · osnove organizacije rada; · radno zakonodavstvo; · interni pravilnik o radu; · pravila i propisi zaštite na radu. kvalifikacijski zahtjevi: · srednja stručna sprema bez uvjeta radnog iskustva ili osnovna stručna sprema i radno iskustvo po specijalnosti najmanje 3 godine voditelj daktilografa poslove zaduženja: · nadzire rad daktilografskog biroa; · prima materijal za tisak, raspodjeljuje ga daktilografima, vodi evidenciju izrade i predaje završene radove; · osigurava kontrolu vremena i kvalitete strojopisnog rada, sigurnost primljenih dokumenata i fonograma; · osigurava daktilografima tehnička sredstva i materijale potrebne za rad; · prati stanje pisaćih strojeva i diktafona i poduzima mjere za otklanjanje njihovih kvarova; · U slobodno vrijeme od navedenih obveza obavlja daktilografske poslove. mora znati: · rezolucije, naredbe, naredbe, drugi upravni i regulatorni dokumenti viših i drugih tijela koji se odnose na vođenje evidencije; · glavne odredbe Jedinstvenog državnog sustava upravljanja dokumentima; · strojopis; · postupak bilježenja strojopisnih radova; · pravila pravopisa i interpunkcije; · redoslijed slaganja materijala pri ispisu raznih dokumenata; · standardi za jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije; · pravila za rukovanje pisaćim strojevima i diktafonima; · osnove organizacije rada; · radno zakonodavstvo; · interni pravilnik o radu; · pravila i propisi zaštite na radu. kvalifikacijski zahtjevi: · srednja stručna sprema bez uvjeta radnog iskustva ili osnovna stručna sprema i radno iskustvo po specijalnosti najmanje 3 godine.poslovi voditelja ekspedicije: · nadzire rad ekspedicije; · organizira rad na prijemu, obradi, otpremi prispjelog tereta, dokumenata i korespondencije, osiguravajući njihovu sigurnost i pravovremenu dostavu primateljima; · izrađuje upute za prateći teret i dokumente koji prolaze kroz ekspediciju; · sudjeluje u provjeri ispravnosti ambalaže (kontejnera) i prisutnosti priloga u skladu s popratnim dokumentima, te po potrebi u izradi zapisnika o uočenim nedostatcima ili oštećenjima; · poduzima mjere za osiguranje ekspedicijskih radnika sredstvima radne mehanizacije, inventarom, posebnom opremom, prati njihov ispravan rad i tehnički ispravno stanje; · prati dostupnost potrebne vrste prijevoz, organiziranje ispravnog prijevoza, obavljanje poslova utovara i istovara, smještaj i skladištenje tereta, dokumenata i korespondencije, ispravno izvršenje dokumentacije o prijemu; · organizira rad na vođenju evidencija, izradi utvrđenih izvješća, izradi potvrda o poštivanju rokova isporuke; · osigurava potreban režim skladištenja i sigurnost tereta, dokumenata i korespondencije tijekom njihovog prijevoza. mora znati: · rezolucije, upute, naredbe, drugi upravni i regulatorni dokumenti viših vlasti koji se odnose na organizaciju uredskog rada; · struktura poduzeća, ustanove, organizacije; · tehnike i metode obrade korespondencije; · organizacija uredskog rada; · organizacija operacija utovara i istovara; · postupak prihvata i isporuke tereta; adrese glavnih dobavljača tereta i njihovih skladišta; · obrasci dokumenata za prihvat i otpremu robe i pravila za njihovu registraciju; · postupak izrade prijevoznih zahtjeva, značajke prijevoza, skladištenja i skladištenja otpremljenog materijala; · postupak evidentiranja pošiljatelja i primatelja tereta, dokumenata i korespondencije, organiziranje kontrole njihove dostave; · uspostavljeno izvještavanje; · sredstva mehanizacije rada; · posebna oprema i inventar; · osnove ekonomije, organizacije rada i upravljanja; · radno zakonodavstvo; · interni pravilnik o radu; · pravila i propisi zaštite na radu. kvalifikacijski zahtjevi: · osnovno strukovno obrazovanje bez uvjeta radnog iskustva ili srednje (potpuno) opće obrazovanje te radno iskustvo na poslovima špeditera minimalno 1 g. Dokumentacioni stručnjaci, obveze na poslu: · razvija i provodi tehnološki procesi rad s dokumentima i dokumentarnim informacijama temeljen na korištenju organizacijske i računalne tehnologije (računovodstvo, kontrola izvršenja, operativno skladištenje, referada); · sudjeluje u planiranju, organiziranju i unaprjeđenju poslova službe za upravljanje dokumentacijom, prati stanje uredskog rada; · priprema prijedloge za osiguranje ergonomskih uvjeta rada, racionalizaciju radnih mjesta djelatnika službe dokumentacijske podrške; · razvija jedinstvene dokumentacijske sustave i vremenske tablice dokumenata za različite namjene i razine upravljanja, klasifikatore informacija o dokumentima; · organizira implementaciju dokumentacijskih sustava; · poduzima mjere za racionalizaciju sastava dokumenata i informacijskih pokazatelja, smanjenje njihovog broja i optimizaciju tijekova dokumenata; · sudjeluje u odabiru dokumenata koji se predaju na državnu pohranu, organizaciji pohrane i ispitivanju vrijednosti dokumenata; · sudjeluje u postavljanju zadataka, projektiranju, radu i poboljšanju (u smislu informacijske podrške) automatiziranih informacijski sustavi i sustava upravljanja, kao iu razvoju najnovijih informacijskih tehnologija (uključujući i bezpapirne), temeljenih na korištenju računalne i mikroprocesorske tehnologije, projektiranju i ažuriranju baza podataka i banaka podataka; · proučava i sažima napredna domaća i inozemna iskustva u području dokumentacijske potpore upravljanja, izrađuje normativne i metodološke dokumente o pitanjima dokumentacijske potpore; · sudjeluje u izboru, postavljanju i usavršavanju kadrova za službu dokumentacijske podrške uprave. mora znati: · zakonodavni i regulatorni pravni akti, rezolucije, naredbe, naredbe, drugi upravni i regulatorni dokumenti viših vlasti koji se odnose na dokumentacijsku podršku za upravljanje; ·

Danas je glavni problem u podršci dokumentima za aktivnosti kadrovskih službi osigurati usklađenost svih izdanih kadrovskih dokumenata sa zahtjevima radnog zakonodavstva, važećim GOST-ovima, raznim uputama, dovodeći sva poduzeća u skladu sa standardom koji je uspostavila tvrtka za upravljanje u dokumentacija potpore kadrovskom radu.

Regulatorna i metodološka potpora sustavu upravljanja je određeni skup dokumenata organizacijske, organizacijsko-metodološke, organizacijsko-administrativne, tehničke i normativno-tehničke prirode.

Jedan od važnih dokumenata UP-a je

interni pravilnik o radu

odgovornosti zaposlenika i administracije

Upravljanje kadrovskom i upravnom evidencijom prvenstveno uključuje izradu rasporeda osoblja, opisa poslova, kadrovskih naloga i vođenje osobnih dosjea. Najčešće to može uključivati i podatke o obračunu plaća za zaposlenike organizacije.

Osnovni pristupi ocjenjivanju uspješnosti službi za upravljanje osobljem.

Evaluacija aktivnosti jedinica za upravljanje ljudskim potencijalima je sustavan, jasno organiziran proces usmjeren na usporedbu troškova i rezultata povezanih s aktivnostima kadrovskih službi, kao i korelaciju tih rezultata s rezultatima aktivnosti organizacije u prošlosti, s rezultate aktivnosti drugih organizacija. Rezultati ocjenjivanja služe kao pokazatelji koji usmjeravaju pozornost na glavne probleme u radu s kadrovima, kao što su kvaliteta obavljenog posla, zadovoljstvo zaposlenika, disciplina rada i fluktuacija osoblja.

Kvantitativna procjena učinkovitosti usluga upravljanja ljudskim resursima uključuje obvezno određivanje troškova koji prate provedbu kadrovske politike organizacije. U ovom slučaju potrebno je uzeti u obzir troškove i održavanja osoblja i nadopunjavanja njihovog broja i obuke. Drugi pokazatelj koji karakterizira aktivnosti službi za upravljanje osobljem je trošak kadrovskih aktivnosti po zaposleniku. Pri ocjeni učinkovitosti pojedinih kadrovskih programa utvrđuje se utjecaj svakog od njih na učinak zaposlenika i organizacije u cjelini.

Druga skupina pokazatelja za ocjenu uspješnosti službi za upravljanje osobljem je broj zaposlenih. Ocjenjuje se kvantitativno - usporedbom stvarnog broja zaposlenih s potrebnom (kalkulativnom) vrijednošću radnog intenziteta poslovanja ili s planiranim brojem predviđenim rasporedom zaposlenih; te kvalitativno - prema usklađenosti razine stručne spreme, obrazovnog profila, praktičnog iskustva zaposlenika sa zahtjevima poslova (radnih mjesta) koje obavljaju.

Stupanj zadovoljstva zaposlenika procjenjuje se na temelju analize njihovih mišljenja o kadrovska politika organizacija i njezina pojedina područja. Takva se mišljenja utvrđuju putem upitnika ili intervjua.

Učinak odjela ljudskih resursa zaposlenici mogu ocijeniti na temelju sljedećih objektivnih kriterija:

stupanj suradnje različitih odjela i službi sa službom za upravljanje kadrovima;

mišljenje linijskih rukovoditelja o učinkovitosti HR službe;

spremnost službe za upravljanje kadrovima na suradnju sa svim zaposlenicima u rješavanju kadrovskih problema;

povjerenje u odnosima sa zaposlenicima;

brzinu, kvalitetu i učinkovitost ispunjavanja zahtjeva upućenih službi za upravljanje osobljem, te usluga koje ova služba pruža drugim odjelima;

procjena kvalitete informacija i savjeta koje služba pruža višem rukovodstvu.

Analiziraju se podaci dobiveni istraživanjem mišljenja zaposlenika te se rezultati uspoređuju s rezultatima prošlih istraživanja kako bi se utvrdilo postoje li pozitivne ili negativne promjene.

Glavni neizravni kriteriji učinkovitosti usluga upravljanja osobljem su pokazatelji fluktuacije osoblja i izostanaka s posla. Neizravni oblici ocjenjivanja poput pritužbi i na neki način izraženog nezadovoljstva također su usko povezani s fluktuacijom i izostancima s posla.

Nezadovoljstvo je svaki oblik izražavanja nezadovoljstva ili kritike od strane zaposlenika prema menadžeru.

Žalba je pritužba koja se podnosi upravi, usmeno ili pismeno.

Naravno, prigovori i nezadovoljstvo nisu uvijek vezani uz upravljanje osobljem. Mogu se odnositi na različita područja aktivnosti organizacije. No, u svakom slučaju, povećanje broja i objektivnosti pritužbi ukazuje na nezadovoljstvo poslom, što pak dovodi do porasta izostanaka s posla i fluktuacije. Ovi čimbenici pokazatelji su učinkovitosti aktivnosti službe za upravljanje kadrovima u stvaranju uvjeta za povećanje zadovoljstva zaposlenika radom u organizaciji.

Procjena učinka osoblja organizacije bit će nepotpuna bez procjene kvalitete rada zaposlenika ljudskih resursa na temelju sljedećih pokazatelja:

ispunjavanje obveza odabira broja zaposlenika predviđenog kadrovskim rasporedom organizacije;

ispunjavanje obveza da se organizaciji osiguraju menadžeri, stručnjaci i radnici potrebnih zanimanja, specijalnosti i kvalifikacija;

broj slučajeva kršenja utvrđenog postupka za izradu kadrovske dokumentacije (ugovori, mirovinski dosjei, radne knjižice, potvrde, izvješća itd.);

stupanj osiguravanja punopravne rezerve za napredovanje na položaje menadžera i stručnjaka;

pravovremenost i kvalitetu izvršavanja utvrđenog izvješćivanja;

broj slučajeva kršenja radne discipline od strane zaposlenika kadrovske službe;

broj slučajeva kršenja rasporeda za provjeru i analizu poštivanja radne discipline od strane zaposlenika;

Organizacija dokumentacijske potpore za rad kadrovske službe. Rad na kolegiju: Usluga upravljanja dokumentacijom. Kadrovska djelatnost i njena dokumentacijska podrška u suvremenim uvjetima

Kadrovska služba JSC "ISS"

Osnovni pristupi ocjenjivanju uspješnosti službi za upravljanje osobljem.