Upravljanje elektroničkim dokumentima. Inozemna praksa. O suvremenim problemima dokumentacijske potpore za upravljanje u Ruskoj Federaciji Strana iskustva u dokumentacijskoj potpori za upravljanje

Predavanje 1. Suvremena tehnologija i organizacija uredskog rada. Procjena postojećeg stanja dokumentacijska podrška upravljanje (DOU).

Kolegij "Organizacija i tehnologija dokumentacijske podrške menadžmentu" sastoji se od dva dijela: "Povijest organizacije uredskog rada u Rusiji" i "Suvremena organizacija i tehnologija dokumentacijske podrške menadžmentu".

Svrha kolegija je dati studentima predodžbu o značajkama nastanka i razvoja nacionalnih sustava upravljanja dokumentima u različitim povijesnim razdobljima te ih upoznati s teorijom i praksom organiziranja suvremene dokumentacijske potpore utemeljene na znanstveno utemeljenim principima i metode za njegovo poboljšanje.

Ciljevi tečaja:

istaknuti mjesto dokumentacijske potpore menadžmentu u procesima upravljanja;

upoznati s poviješću razvoja sustava upravljanja državnim evidencijama;

formirati kod studenata racionalne pristupe rješavanju problema organizacije rada s dokumentima u ustanovi;

upoznati studente sa suvremenim standardnim strukturama predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova;

studija moderne tehnologije dokumentacijska potpora za upravljanje.

Dokumentacijska potpora temelj je tehnologije upravljanja

Uredski posao-grana djelatnosti koja osigurava dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima..

U početku se pojam pojavio u usmenom govoru (pretpostavlja se u 17. stoljeću) i označava proces rješavanja (proizvodnje) slučaja: “proizvodnja slučaja” - rješavanje problema. Tijekom odluke bilo je potrebno konsolidirati rezultat, primjerice postignuti dogovor. Od davnina su u tu svrhu nastajali dokumenti, budući da je izgovorena riječ kratkog vijeka, može se zaboraviti, iskriviti tijekom prijenosa ili pogrešno razumjeti. Već u 16.st. riječ se koristi slučaj kao zbirka dokumenata vezanih uz neku stvar ili pitanje. Po prvi put u ovom konceptu, riječ "djelo" zabilježena je u dokumentima 1584.

Moderni uredski rad uključuje:

osiguranje pravovremene i pravilne izrade dokumenata (dokumentacija);

organizacija rada s dokumentima (prijem, prijenos, obrada, knjigovodstvo, evidentiranje, kontrola, čuvanje, sistematizacija, priprema dokumenata za arhiviranje, uništavanje).

Paralelno s pojmom “uredski posao” posljednjih se desetljeća koristi i taj izraz podrška dokumentaciji upravljanja(DOW). Njegova pojava povezana je s uvođenjem računalnih sustava u upravljanje i njihove organizacijske, programske i informacijska podrška kako bismo se približili terminologiji koja se koristi u računalni programi i književnosti. Trenutno su pojmovi "papirologija" i "upravljanje dokumentacijom" sinonimi i koriste se za označavanje iste aktivnosti.

Dokumentarna potpora upravljanju (DMS) je vrsta potpore upravljanju organizacijom koja uključuje snimanje, prijenos i pohranjivanje informacija o stanju organizacije te kontrolne radnje za promjenu njezinog stanja. DOW uključuje sljedeće glavne procese:

bilježenje kontrolnih radnji ili podataka o stanju u Organizaciji na službenim medijima, tj. " dokumentacija" ili "izrada dokumenata";

pravovremeno davanje informacija službenim putem, tj. prijenos dokumenata ili " tijek dokumenata";

brzo i dugotrajno čuvanje dokumenata, tj. „arhivsko skladište“.

Dokumentacijska potpora menadžmentu je grana djelatnosti čija je glavna svrha pružiti menadžmentu informacije o stanju u Organizaciji za donošenje informiranih upravljačkih odluka i praćenje njihove provedbe.

Dokumentacija je proces stvaranja i obrade dokumenta. Državni standard definira dokumentaciju kao "snimanje informacija na različitim medijima prema utvrđenim pravilima".

Danas predškolske odgojno-obrazovne ustanove služe i kao alat za učinkovito upravljanje i kao najvažniji komunikacijski alat u odnosu između državnih tijela i stanovništva zemlje, struktura civilnog društva i gospodarstva. Smatramo da je tijekom reforme na nacionalnoj razini potrebno uspostaviti jedinstvena načela objedinjavanja i standardizacije usluga i tehnologija predškolskog odgoja i obrazovanja, kao i dokumentacije, radi bolje interakcije državnih tijela. Državna regulativa u području dokumentacijske potpore dobiva posebno značenje u vezi s uporabom elektroničkih dokumenata i sredstava elektroničkih komunikacija. Porast količine informacija i dokumentacije u državnim tijelima nameće potrebu stalnog praćenja i upravljanja tim procesima od strane države.

Domaće tradicije, svjetsko iskustvo, preporuke Međunarodnog arhivskog vijeća jasno ukazuju na potrebu državne regulacije upravljanja dokumentacijom, kao i razumno smanjenje volumena cirkulacije dokumenata u zemlji.

Državna arhivska služba tradicionalno je uključena u organiziranje upravljačke dokumentacije u Rusiji.

Na primjer, posljednji Pravilnik o Federalnoj arhivskoj službi Rusije od 28. prosinca 1998. br. 1562 uključivao je sljedeću zadaću: „razvoj i poboljšanje zajedno s tijelima savezne vlade i državnim agencijama subjekata Ruska Federacija arhiva i evidencije, uključujući sustav državnog evidencije i jedinstvene dokumentacijske sustave.”

Novo upravljačko tijelo - Savezna arhivska agencija (vidi Odluku Vlade Ruske Federacije od 17. lipnja 2004. br. 290) u skladu s odlukama o administrativnoj reformi, nije obdareno funkcijama za upravljanje dokumentima. Dodijeljena mu je samo funkcija usklađivanja približnih nomenklatura predmeta, uputa za uredski rad saveznih izvršnih tijela, kao i popisa dokumenata nastalih tijekom aktivnosti saveznih državnih tijela i organizacija koje su im podređene, s naznakom razdoblja njihovog skladištenja. Kao što vidimo, iz Pravilnika je izbačena čak i vrlo apstraktna zadaća “razvoja” uredskog poslovanja. Ovakva situacija unosi neizvjesnost u perspektivu daljnjeg unaprjeđenja predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova na državnoj razini. Istodobno, u svim razvijenim zemljama, u ovom ili onom obliku, funkcije upravljanja dokumentima dodijeljene su relevantnim državnim tijelima, a ova praksa se opravdava.

Rusija bi trebala obratiti pozornost na iskustvo strane zemlje. Dapače, danas, nakon provedbe upravnih reformi, državna funkcija upravljanja dokumentima (DOM) prvi put u posljednja tri stoljeća ispala je iz vida države. Arhivska agencija ne može obavljati poslove koordinacije, kontrole i nadzora u području predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova. Ovaj zadatak nije povjeren niti jednoj drugoj državnoj agenciji. Naravno, ova će situacija negativno utjecati na stanje predškolskih obrazovnih ustanova u zemlji.

U sadašnjim uvjetima otežan je važan rad na nacrtu saveznog zakona „O dokumentacijskoj potpori upravljačkih aktivnosti“, čiji je razvoj proveden posljednjih godina. Reforma struktura vlasti zahtijeva opsežnu preradu akumulirane regulatorne, pravne i metodološke baze predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova.

Konkretno, potrebno je revidirati standarde potpore dokumentaciji koji su na snazi ​​na međudržavnoj, državnoj i međusektorskoj razini upravljanja, uzimajući u obzir rad koji je trenutno u tijeku u okviru saveznog ciljanog programa „Elektronička Rusija (2002–2010)“, niz međunarodni sporazumi i standardi u područjima razmjene informacija. Istovremeno je potrebno zaustaviti nekontrolirani rast volumena protoka dokumenata.

Opseg dokumentacije koja nastaje u radu državnih tijela iznosi približno 250 milijardi listova dokumenata godišnje. U isto vrijeme, nasumične pretrage uređaja kontrolira vlada Utvrđeno je da godišnje dolazi do povećanja obima dokumentacije za 8–15%.

Posebno treba istaknuti povećanu informatizaciju državnih tijela - to je dodatni čimbenik koji utječe na stanje predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova.

Procjena izravnih troškova dokumentiranja upravljačkih radnji pokazuje značajne fluktuacije iznosa ovisno o području i razini tijela vlasti.

Trošak dokumentiranja i obrade dokumenata po dokumentu u prosjeku iznosi oko 50 rubalja. S tim u vezi, smanjenje vrste dokumenata za 10% kroz unificiranje i standardizaciju omogućuje nam da računamo na postizanje izravnog ekonomskog učinka smanjenjem troškova dokumentacije i obrade dokumenata. Ušteda iznosi oko 12,5 milijardi rubalja.

Reguliranje funkcija državnih tijela i postupaka za njihovu dokumentacijsku potporu omogućuje, smanjenjem vremena utrošenog na dokumentiranje i obradu dokumenata (u prosjeku s 15–20 minuta na 3–4 minute), uštedu do 40–50% ukupno vrijeme potrošeno na dokumentacijske procese. To će zauzvrat omogućiti postizanje izravnog ekonomskog učinka od najmanje 2,5–3,0 milijarde rubalja.

Trenutačno se rusko gospodarstvo prebacuje s pretežno sirovinskog gospodarstva na širenje proizvodnje visokotehnoloških proizvoda s intenzivnim znanjem koji koriste najviša znanstvena i tehnička dostignuća i intelektualni potencijal zemlje. U skladu s prethodno donesenim odlukama Vijeća sigurnosti (VS) pri predsjedniku Ruske Federacije, glavnu pozornost treba posvetiti osiguravanju konkurentnosti domaćih proizvoda, osobito na inozemnom tržištu. To zahtijeva dokumentaciju i informacijsku podršku proizvoda u svim fazama životnog ciklusa koji zadovoljavaju međunarodne standarde, što je sadržano u Saveznom zakonu „O tehničkoj regulativi“ od 27. prosinca 2002. br. 184-FZ.

Povjerenstvo na sigurnost informacija U ožujku 2003. Vijeće sigurnosti Ruske Federacije, skrećući pozornost na problem upravljanja elektroničkim dokumentima, odlučilo je o potrebi stvaranja niza pravnih akata u ovom području.

uspostavljanje jedinstvenih unificiranih pravila i metode predškolskog odgoja u državnim agencijama, bez obzira na njihovu podređenost odjela;

praćenje i kontrola poštivanja pravila i propisa međuresornog tijeka dokumenata, procesa izrade dokumenata i obujma tijeka dokumenata;

znanstveno-metodološki rad na području dokumentacijske potpore i uvođenja najracionalnijih metoda rada s dokumentima u tijelima upravljanja i vladine organizacije;

centralizirani razvoj standardnih propisa za rješavanje problema upravljanja vladinih organizacija;

osiguranje sigurnosti dokumenata u državnim tijelima, formiranje dokumentarnih fondova kao izvori informacija organizacije, utvrđivanje rokova čuvanja dokumenata, kao i poštivanje zakonom utvrđenih odredbi o pristupu dokumentima organa upravljanja i organizacija;

ispitivanje softvera i drugih informacijskih alata koje koriste vlasti i vladine organizacije za komunikaciju elektroničkim dokumentima;

stručno osposobljavanje i usavršavanje stručnjaka u području predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova.

Provedba ovih zadataka, koji čine temelj upravljanja dokumentacijom, poboljšat će razinu kvalitete i profesionalnosti u društveno-ekonomskoj sferi Rusije i, poboljšavajući aktivnosti upravljačkog aparata, postići ukupni izravni ekonomski učinak od 13,75– 14,25 milijardi rubalja. A učinak, puno veći od izravnog, neizravni je ekonomski učinak, koji se ogleda u rastu bruto društvenog proizvoda i konkurentnosti ruskih proizvođača.

Naravno, za rješavanje navedenih problema potrebno je posebno državno tijelo na razini savezna služba. Za te je svrhe najprikladnije tijelo upravljanja arhivom s odgovarajućim ovlastima.

Uredsko poslovanje danas je standardom definirano kao „grana djelatnosti“ koja osigurava dokumentiranje i organizaciju rada s dokumentima „2, odnosno cjelokupni proces od trenutka nastanka dokumenta do njegovog uništenja ili prijenosa u arhiv na pohranu“.

Pojam se prvobitno pojavljuje u usmenom govoru (pretpostavlja se u 17. stoljeću) i označava sam proces odlučivanja (proceding a case - “producing a thing” (rješavanje pitanja). Budući da su tijekom rješavanja bilo kojeg pitanja nastajali dokumenti koji konsolidiraju postignuti dogovor, donesena odluka (jer je izgovorena riječ kratkog vijeka, može se zaboraviti, iskriviti tijekom prijenosa ili krivo shvatiti već u 16. st. 1584.

Paralelno s pojmom “uredski poslovi”, posljednjih se desetljeća koristi i izraz “dokumentacijska potpora menadžmentu”. Pojava ovog pojma povezana je s uvođenjem računalnih sustava V upravljanja, njihove organizacijske, programske i informacijske odredba. Kako bismo se približili terminologiji koja se koristi u računalnim programima i literaturi iz područja uredskog poslovanja, na sličan se način počeo koristiti pojam „upravljanje dokumentacijskom potporom“, koji je, u biti, sinonim za pojam „uredsko poslovanje“. Na primjer, u naslovima standardnih dokumenata „Državni sustav dokumentacijske podrške za upravljanje” i „Standardne upute za uredski rad u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije”.

Širi pojam koji se danas koristi, informacijsko-dokumentacijska potpora upravljanju, uključuje, osim tradicionalnog rada s dokumentima i informacijskih usluga, izradu, održavanje i rad s bazama podataka.

I proces izrade dokumenata i organizacija rada s njima oduvijek su bili regulirani posebnim zakonskim, podzakonskim i normativnim i metodološkim aktima. U predrevolucionarnom razdoblju najveći zakonodavni akti koji su određivali organizaciju uredskog rada bili su “Opći propisi” koje je odobrio Petar I. 28. veljače 1720. 4, “Ustanova za upravljanje provincijom” 1775. od strane Katarine II. “Opća uspostava ministarstava” 1811. Ovim aktima utvrđena su temeljna načela rada s dokumentima koja su danas na snazi ​​(primjerice, obvezno evidentiranje dokumenata, registracija, kontrola, formiranje spisa, stvaranje zavodskog arhiva i dr.).

Regulatorni i metodološki akti o uredskom radu:

Upravlja se sustavom državne dokumentacijske podrškei jaOsnovne odredbe. Opći zahtjevi za dokumente i usluge dokumentacijske podrške. - M.,1991.

Trenutno, u skladu sa saveznim ciljnim programom, dovršava se razvoj novog izdanja Državne proračunske obrazovne ustanove - sustava odredbi koje definiraju osnovna pravila za rad s dokumentima u organizacijama. Sustav je također usmjeren na komercijalne strukture. Sastojat će se od dva dijela: normativnog i metodološkog. U normativnom dijelu, kao u dokumentu koji danas postoji, utvrđuju se glavni zadaci i funkcije, pravno uređenje djelatnosti službe dokumentacijske podrške u organizaciji, njezina približna struktura; postupak pripreme i obrade dokumenata; sve faze rada s njima: dostava, prolaz, obrada, računovodstvo, registracija, kontrola izvršenja, informacijsko-referentni poslovi, promptno skladištenje dokumenata, traženje dokumenata i informacija; zaštita sustava za pretraživanje informacija; priprema dokumenata za arhivu; postupak provođenja provjere vrijednosti isprava; organizacija pohrane dokumenata.

Glavna razlika novi sustav je da će predstavljati objedinjeni kompleks automatizirane dokumentacije temeljen na suvremenim uređivačima teksta, automatizirani protok dokumenata (uključujući elektronička pošta), baze podataka i automatizirano skladištenje i korištenje dokumenata (uključujući automatizirane nomenklature predmeta, popise predmeta itd.) 9.

Model uputa za uredski rad saveznih izvršnih tijela Ruske Federacije. - M., .2005.

Novo izdanje Uputa. Obuhvaća kako opći postupak izrade i obrade dokumenata, tako i specifičnosti izrade pojedinih vrsta dokumenata: naloga, uputa, uputa, protokola. Opisuje se postupak evidentiranja dokumenata, izgradnja tražilica za referentnu djelatnost, organiziranje nadzora nad izvršenjem dokumenata, postupak sastavljanja i rada s nomenklaturom spisa, formiranje spisa, provođenje provjere vrijednosti dokumenata, evidentiranje spisa, sastavljanje popisa, promptno pohranjivanje spisa i prijenos u arhivu. U dodatku se daju obrasci za nomenklaturu predmeta, akt o dodjeli dokumenata za uništenje, popisi itd. Kao što se vidi iz kratkog popisa sadržaja upute, ona odražava gotovo sva pitanja organizacije uredskog rada. Iako je prvenstveno namijenjen ministarstvima i odjelima, uredske službe organizacija bilo kojeg oblika vlasništva mogu ga koristiti i pronaći puno korisnih stvari za sebe. Može se koristiti kao osnova pri izradi uputa za upravljanje uredom za određenu organizaciju.

Osnovna pravila za rad odjelnih arhiva. - M., 1988.

Pravila se mogu grubo podijeliti u dva dijela. Prvi (odjeljci 2-4) detaljno pokriva klerička pitanja:

zahtjevi za popise predmeta, njihove vrste, postupak njihove izrade, popunjavanja i održavanja;

postupak formiranja predmeta u uredskom poslovanju;

organizaciju i postupak provođenja provjere vrijednosti isprava u uredskom poslovanju;

postupak odabira dokumenata za uništenje; 4 priprema spisa za predaju u arhiv: evidentiranje spisa (numeriranje, arhiviranje, dopuna korica i sl.), izrada popisa, predaja u arhiv.

Drugi dio pravilnika (odjeljak 5-14) pobliže opisuje rad s dokumentima u arhivu.

Za komercijalne organizacije koje ne predaju dokumente na državnu pohranu, već ih pohranjuju kod kuće, pravila su nezamjenjiva pomoć u organiziranju njihove arhive.

Popis dokumenata koji označavaju razdoblja skladištenja (Tipično><ми ведомственный) 10 .

Model pravilnika o vođenju evidencija o prijedlozima, predstavkama i pritužbama građana u tijelima državne uprave, poduzeća, ustanova i organizacija.

Ovaj akt opisuje temeljne odredbe za organiziranje rada s ovom kategorijom dokumenata: značajke registracije, rokovi za izvršenje, održavanje referentne datoteke, stvaranje datoteka, razdoblja pohrane datoteka, održavanje analitičkih podataka o zahtjevima. Metodologija propisana Pravilnikom može se koristiti za organizaciju rada s bilo kojim dokumentima fizičkih osoba.

Predavanje 2. Organizacija predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova. Zadaci i funkcije službe predškolske odgojne ustanove.

Organizacijski oblici dokumentacijske podrške (papirologija).

Usluga predškolske odgojne ustanove: svrha i mjesto u strukturi organizacije

Tipične strukture službe predškolskog odgoja u organizacijama na različitim razinama upravljanja.

Funkcije zaposlenika predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova

Racioniranje radničkog rada

Službeni i brojčani sastav osoblja službe predškolske odgojne ustanove.

Regulativa djelatnosti službe predškolske odgojne ustanove.

1. Dokumentacijska potpora kao funkcija upravljanja prisutna je u svakoj organizaciji, neovisno o organizacijskom i pravnom obliku, prirodi i sadržaju djelatnosti, nadležnosti i drugim čimbenicima. Prema definiciji sadržanoj u GOST R 51141-98, dokumentacijska podrška za upravljanje je grana djelatnosti koja osigurava dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima.

Dokument je glavni način bilježenja i prijenosa upravljačkih i drugih informacija u sustavu upravljanja, a o tome koliko je učinkovito organiziran rad s dokumentima uvelike ovisi kvaliteta donesenih odluka, a time i učinkovitost rada institucije. Zato je u svakoj organizaciji iznimno važno posebnu pozornost posvetiti organizaciji poslova uredske službe i postići što racionalniji raspored rada s dokumentima.

Za to je prije svega potrebno riješiti sljedeća pitanja na organizacijskoj razini:

Odabir optimalnog organizacijskog oblika uredskog rada;

Izrada organizacijske i funkcionalne strukture uredske službe i izbor njezina specifičnog naziva;

Razgraničenje funkcija, dužnosti, prava i odgovornosti između pojedinih ustrojstvenih jedinica uredske službe i zaposlenika te njihovo objedinjavanje u odgovarajućim organizacijskim i pravnim aktima;

Standardi rada za uredske radnike;

Utvrđivanje broja i službenog sastava službe uredskog vođenja;

Odabir optimalne tehnologije za rad s dokumentima i njeno objedinjavanje u Uredskim uputama za rad;

Racionalna organizacija radnih mjesta i stvaranje povoljnih radnih uvjeta;

Poboljšanje kvalifikacija zaposlenika i kulture rada s dokumentima.

Prvo pitanje - izbor optimalnog organizacijskog oblika uredskog rada - rješava se u početnoj fazi organiziranja službe uredskog rada. Pri rješavanju ovog pitanja treba poći od činjenice da su u povijesti postojala tri glavna oblika organizacije uredskog rada: centralizirani, decentralizirani i mješoviti.

Centralizirani oblik podrazumijeva provođenje svih poslova obrade dokumenata (od zaprimanja dokumenata i njihove registracije do slanja dokumenata, kreiranja i pohranjivanja dokumenata) u jednoj cjelini – uredskoj službi.

Decentralizirani oblik organizacije uredskog rada podrazumijeva stvaranje samostalne službe uredskog poslovanja u svakoj strukturnoj jedinici i trenutno se izuzetno rijetko koristi. Decentralizirani oblik uredskog rada koristi se samo u geografski disperziranim organizacijama, kao iu pojedinim odjelima koji rade sa specifičnom dokumentacijom.

s dokumentima s ograničenim pristupom koje je potrebno odvojiti od otvorenih evidencija.

Mješoviti oblik organizacije uredskog poslovanja podrazumijeva obavljanje nekih uredskih poslova u službi uredskog poslovanja, a drugih u odjelima. Uredska služba u pravilu na sebe preuzima zaprimanje i otpremu dokumenata, njihovo evidentiranje, organizaciju tijeka dokumenata, kontrolu izvršenja dokumenata, dok izradu i izvršenje dokumenata, njihovu sistematizaciju, formiranje spisa i čuvanje provode se u strukturnim odjelima. Osim toga, kod mješovitog oblika uredskog rada, ista tehnološka operacija (na primjer, evidentiranje ulaznih i izlaznih dokumenata) može se provoditi u službi uredskog rada iu strukturnim odjelima, ovisno o kategoriji dokumenata. Dokumenti upućeni upravi evidentiraju se u službi uredskog poslovanja i upućuju strukturnim jedinicama u nadležnim odjelima.

Većina organizacija koristi mješoviti oblik organizacije ureda, rjeđe centralizirani oblik, iako, naravno, potonji ima niz prednosti. Centralizirani oblik organizacije uredskog rada omogućuje vam koncentriranje svih tehničkih operacija za obradu dokumenata u jednom odjelu, ostavljajući kreativni rad s dokumentima drugim strukturnim jedinicama; omogućuje formiranje jedinstvene baze podataka svih dokumenata primljenih i stvorenih u organizaciji , čime se omogućuje pouzdanije pretraživanje dokumenata i, sukladno tome, referentni rad na dokumentima. Centralizirani obrazac oslobađa strukturne jedinice potrebe za oblikovanjem izvršenih dokumenata u datoteke i njihovim pohranjivanjem, budući da taj posao obavlja služba uredskog poslovanja. Osim toga, centralizirani obrazac omogućuje učinkovitije i sveobuhvatnije korištenje uredske opreme i računalne opreme za obavljanje uredskih poslova obrade dokumenata.

Naravno, kod centraliziranog oblika uredska služba obavlja puno veći obujam posla nego kod mješovitog oblika, a to naravno zahtjeva i veći broj radnika, a budući da se svi predmeti obrađuju, objedinjuju i pohranjuju u uredskom poslovanju službe, zatim, sukladno tome, veći broj posebnih uredskih prostora namijenjenih obradi dokumenata, formiranju i čuvanju tekuće arhive organizacije. Istodobno, treba imati na umu da uvođenje suvremenih računalnih, posebno mrežnih, tehnologija obrade dokumenata omogućuje stvaranje jedinstvene baze podataka organizacijskih dokumenata i, u mješovitom obliku, uredskog rada.

Odabrani oblik organizacije uredskog rada uvelike određuje tehnologiju rada s dokumentima koja je sadržana u uputama za uredski rad.

2. Važno je naglasiti da u suvremenim uvjetima, kada se rad s upravljačkom dokumentacijom u mnogim ustanovama temelji na računalnoj tehnologiji, funkcije uredske službe nisu ograničene samo na organiziranje dokumentarnog tijeka ustanove, evidentiranje dokumenata, praćenje njihovog izvršenja. i pohranjivanje dokumenata. Služba za vođenje evidencije izravno je uključena u postavljanje zadataka u razvoju automatiziranih informacijskih tehnologija za rad s dokumentima, osiguravanje pristupa informacijama i zaštitu informacija te unapređenje rada s dokumentima.

Služba za uredsko poslovanje - poslovodstvo, ured, opći odjel, tajništvo, odjel za uredsko poslovanje - samostalna je ustrojstvena jedinica organizacije, ustanove, poduzeća (u daljnjem tekstu: organizacija) koja obavlja funkciju dokumentacijske potpore poslovima upravljanja ( DOU) i podređen izravno voditelju organizacije. Konkretan naziv službe uredskog upravljanja odabire se ovisno o vrsti organizacije, njezinoj organizacijskoj strukturi, mjestu u hijerarhiji organa upravljanja, opsegu djelatnosti i drugim značajkama. U malim organizacijama poslove uredske službe obično obavlja jedan tajnik.

3. Odabir konkretnog naziva službe uredskog vođenja provodi se usporedno s razvojem organizacijske i funkcionalne strukture službe. Državni sustav dokumentacijske podrške za upravljanje (GSDMOU) sadrži preporuke koje vam omogućuju odabir najprikladnijeg naziva usluge i njezine strukture.

Ovisno o statusu organizacije, ciljevima, zadacima, broju ustrojstvenih jedinica i službenika, služba predškolskog odgoja ima različite nazive organizacijskih oblika, strukture i službenog sastava.

Za predškolske obrazovne ustanove organizacije stvaraju:

poslovna uprava;

ured;

Zajednički odjel;

služba predškolske odgojne ustanove ili odjel predškolske odgojne ustanove.

U saveznim izvršnim tijelima (ministarstva, odjeli) to je poslovno upravljanje, koje u pravilu ima složenu strukturu. Obuhvaća: tajništvo, inspektorat pri ministru, tajništvo odbora i ured.

Tajništvo sastoji se od recepcije ministra, tajništva ministra, recepcije i tajništava zamjenika ministra. Tajništvo priprema dokumente za izvješće i organizira rad s dokumentima koje prima uprava.

Inspektorat pri ministru nadzire izvršavanje državnih akata, upravnih akata državnih tijela i naredbi ministara.

Tajništvo Odbor je odgovoran za tehničku i dokumentacijsku podršku za sastanke odbora.

Ured sastoji se od strukturnih odjela.

Oni uključuju: ekspediciju, državni ured za korespondenciju, ured za računovodstvo i registraciju dokumenata, kontrolnu skupinu, ured za daktilografiju ili centar za kompjutorsku obradu dokumenata, ured za kopiranje, ured za teletip i središnji arhiv.

U raznim poduzećima - državnim, nedržavnim, istraživačkim, dizajnerskim, inženjerskim, visokoškolskim ustanovama - stvara se odjel ili ured za podršku dokumentaciji. Mogu imati strukturne podjele (sektor, grupa), ili se upravljanje određenim područjem rada može povjeriti određenim izvođačima (izvođaču).

U uredu ili odjelu predškolske obrazovne ustanove stvaraju se odjeli koji provode računovodstvo i registraciju dokumenata, kontrolu, poboljšanje, rad s dokumentima i uvođenje tehničkih sredstava te razmatranje žalbi građana. Mogu uključivati ​​tajništvo, ekspediciju, daktilografski biro, fotokopirni biro i arhiv.

U izvršnoj vlasti i lokalnoj samoupravi ustrojava se opći odjel. U strukturi općeg odjela nalaze se odsjeci kao i ured. Međutim, njegova struktura nužno sadrži takve jedinice kao što su odjel protokola, skupina pisama i prostor za prijem. Odjel protokola priprema nacrte dokumenata u ime uprave, analizira dokumente pripremljene u strukturnim odjelima, a njegovi zaposlenici pripremaju sastanke tijela upravljanja. Grupa (biro, odjel) radi sa žalbama građana. Prijemni šalter prima građane koji daju prijedloge, izjave ili osobne pritužbe.

Pozitivnom činjenicom treba smatrati uključivanje u strukturu službe predškolskog odgoja jedinice koja se bavi usavršavanjem oblika i metoda rada s dokumentima. Ovaj odjel može se nazvati odjelom za unapređenje rada s dokumentima i uvođenjem tehničkih sredstava ili grupom (sektorom, biroom) za unapređenje rada s dokumentima.

Tajništvo se može formirati u uredu iu općem odjelu (odjel za predškolski odgoj), kao i kao samostalni odjel, koji uključuje sve tajnike čelnika organizacije.

Glavni uvjet za osnivanje ove službe, bez obzira na njen naziv, koji se mora strogo poštovati, je sljedeći: „Dokumentacijsku podršku za upravljanje u organizacijama, ustanovama i poduzećima provodi posebna služba, koja djeluje kao samostalna strukturna jedinica. , podređen izravno voditelju organizacije."

U ministarstvima i odjelima - poslovna uprava. Uprava poslova, u pravilu, uključuje: tajništvo (recepcija, tajništvo ministra, tajništva zamjenika ministra, tajništvo kolegija, ured za protokol), inspekciju pri ministru (šef odjela), ured (ured državna korespondencija, zavod za računovodstvo i registraciju, ekspedicija, strojopisni ured. Fotokopirni biro, teletype ured i dr.), odjel pisama (žalbi), odjel za unapređenje rada s dokumentima i uvođenje tehničkih sredstava, središnji arhiv);

U poduzećima (udruženjima), u istraživačkim, projektantskim, inženjerskim organizacijama i računalnim centrima, visokoškolskim ustanovama i drugim organizacijama - od poslovi dokumentacijske potpore upravljanja ili ureda. U njihovom spoj, u pravilu uključuju: odjele za računovodstvo i registraciju dokumenata, kontrolu izvršenja, unapređenje rada s dokumentima i uvođenje tehničkih sredstava, razmatranje žalbi građana, tajništvo, ekspediciju, daktilografiju, kopirnicu, arhivu;

U izvršnim tijelima (upravama, uredima gradonačelnika, prefekturama i dr.) i upravljačkim aparatima javnih organizacija - Zajednički odjel. Opći odjel uključuje: tajništvo, ured, kontrolnu skupinu, protokolarnu skupinu, skupinu za unapređenje rada s dokumentima, pismopisnu (žalbenu) skupinu, daktilografiju, kopirnicu, arhivu;

U organizacijama koje nemaju uredsku službu u svom sastavu, njezine funkcije obavljaju se tajnica menadžera, u strukturnim dijelovima - tajnik divizije ili druga posebno određena osoba.

4. Služba za upravljanje uredom rješava dva glavna skupa zadataka:

Osiguravanje jedinstvenog postupka dokumentiranja poslova upravljanja i organizacije rada s dokumentima;

Poboljšanje oblika i metoda rada s dokumentima.

Zadaće uredske službe određuju njezine funkcije. Osiguravanje jedinstvenog postupka dokumentiranja upravljačkih aktivnosti postiže se obavljanjem sljedećih funkcija:

razvoj i dizajn obrazaca poduzeća, osiguranje njihove izrade;

osiguranje izrade dokumenata, kopiranje i umnožavanje dokumenata;

nadzor nad kvalitetom pripreme i izvršenja dokumenata, poštivanje utvrđenog postupka za odobravanje i ovjeru dokumenata.

Zadatak organizacije rada s dokumentima rješava se obavljanjem sljedećih funkcija:

uspostavljanje jedinstvenog postupka donošenja dokumenata (institucionalni dokumentotok);

otpremna obrada dolaznih i odlaznih dokumenata;

registracija i računovodstvo dolaznih, odlaznih i internih dokumenata organizacije;

nadzor nad izvršenjem dokumenata;

sistematizacija dokumenata, osiguranje njihove pohrane i naknadne upotrebe u upravljačkim aktivnostima;

organizacija rada sa žalbama građana;

osiguranje zaštite informacija o dokumentu.

Zadaća unaprjeđenja oblika i metoda rada s dokumentima uključuje:

izrada i revizija normativnih, naputnih, metodoloških dokumenata o uredskom poslovanju (Upute o uredskom poslovanju, nomenklatura predmeta i dr.);

metodološko vodstvo i nadzor nad poštivanjem utvrđenih pravila za rad s dokumentima u strukturnim odjelima organizacije;

usavršavanje djelatnika ustanove, savjetovanje o pitanjima rada s dokumentima;

Pojednostavljanje dokumentacije ustanove, rad na objedinjavanju dokumenata, izrada Vremenskog lista i Albuma obrazaca dokumenata koji se koriste u radu organizacije;

Razvoj i implementacija novih oblika i metoda rada s dokumentima, unaprjeđenje protoka dokumenata u ustanovi, povećanje izvedbene discipline u radu s dokumentima;

postavljanje zadataka za razvoj ili poboljšanje automatiziranih informacijskih tehnologija koje se koriste pri radu s dokumentima.

5. Norme rada izrađene su na temelju istraživanja i namijenjene su višekratnoj uporabi pri određivanju specifičnih troškova rada.

Prema namjeni materijali koji se koriste za normiranje rada zaposlenika dijele se na:

vremenski standardi– propisano vrijeme utrošeno na izvođenje cjeline normirane vrste posla ili njezina elementa u određenim organizacijsko-tehničkim uvjetima;

standardi broja zaposlenih– propisani broj stručno osposobljenih djelatnika potrebnih za kvalitetno obavljanje pojedine funkcije u određenim organizacijskim i tehničkim uvjetima;

standardi centralizacije rada– regulirani omjer broja zaposlenih u upravljačkom aparatu prema ukupnom broju zaposlenih u poduzeću po funkcijama upravljanja ili za poduzeće u cjelini;

standardi upravljivosti– standarde za broj podređenih (ili opsluženih) zaposlenika;

standardi usluga– propisani broj rukovođenih (ili opslužnih) djelatnika (odsjeka), koje u određenim organizacijskim i tehničkim uvjetima mora voditi (ili opsluživati) jedan zaposlenik; standardi omjera broja različitih kategorija zaposlenih– reguliranu vrijednost koja osigurava najbolje korištenje normiranih radnika sukladno njihovoj stručnoj spremi u određenim organizacijskim i tehničkim uvjetima; standardizirani zadaci– opseg rada utvrđen na temelju vremenskih normi koje izvođači moraju izvršiti u određenom kalendarskom roku u skladu s utvrđenim zahtjevima za kvalitetu rezultata rada. Prema području primjene standardi rada dijele se na međusektorske, sektorske i lokalne (primjenjuju se u zasebnom poduzeću). Međuindustrijske norme namijenjene su standardizaciji rada radnika sličnih profesija ili specijalnosti koji obavljaju slične tehnološke procese u različitim poduzećima. Ove norme razvijene su za najtipičnije tehnološke procese za iste vrste poslova sa standardnim radnim uvjetima i stoga su jedinstvene. Na primjer, za standardizaciju rada službeničkog osoblja razvijeni su i primijenjeni Međusektorski integrirani vremenski standardi za rad na dokumentacijskoj potpori upravljanja (M., 1995).

Integrirani vremenski standardi dizajniran za izvođenje kompleksa tehnološki i organizacijski međusobno povezanih radnih tehnika (operacija).

Integrirani standardi za izvođenje pojedinih operacija izračunavaju se po formuli:

Normativi se temelje na standardima rada koji određuju visinu i strukturu troškova radnog vremena te su standard s kojim se uspoređuju stvarni troškovi vremena radi utvrđivanja njihove racionalnosti. Pri racioniranju rada koriste se:

vremenski standardi;

proizvodni standardi;

standardi usluga;

populacijske norme;

standardi upravljivosti;

standardizirani zadaci.

Ako su norme vremena namijenjene prvenstveno za određivanje norme vremena za izvršenje jedinice rada, onda su norme usluge, odnosno broja namijenjene za izračunavanje normi usluga i ukupnog broja radnika koji obavljaju određeni obim poslova tijekom godine.

Pri izradi normi vremena prvo se izračunavaju norme vremena za pojedine ponavljajuće operacije (radove), zatim se utvrđuje intenzitet rada svih radova - kao zbroj umnožaka intenziteta rada izvođenja pojedinih radova s ​​njihovim brojem. Nakon toga se utvrđuje broj zaposlenih.

Predavanje 3. Službeni i tehnički sastav djelatnika službe predškolske odgojne ustanove. Funkcionalne odgovornosti djelatnika predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova. Normativni okvir kojim se uređuje organizacija i tehnologija informacijsko-dokumentacijske potpore djelatnosti ustanove.

Regulatorna i metodološka osnova za dokumentacijsku podršku upravljanja (DOU) je skup zakona, propisa, metodoloških dokumenata, državnih standarda koji reguliraju tehnologiju stvaranja, obrade, pohranjivanja i korištenja dokumenata u tekućim aktivnostima organizacije, kao i aktivnosti službe za upravljanje dokumentima: njezin ustroj, funkcije, osoblje, tehnička podrška i neki drugi aspekti.

Regulatorne i metodološke dokumente za predškolske obrazovne ustanove izrađuju razna državna i upravna tijela u skladu sa svojom nadležnošću.

Regulatorna i metodološka osnova predškolske obrazovne ustanove uključuje:

Pravni akti koje donose najviša tijela državne vlasti i uprave;

Pravni akti koje izdaju federalne izvršne vlasti: ministarstva, komiteti, odjeli kako industrije tako i resora;

Pravni akti zakonodavnih i izvršnih tijela konstitutivnih entiteta Ruske Federacije i njihovih teritorijalnih entiteta, koji uređuju pitanja uredskog rada;

Pravni akti normativne i instruktivne prirode, kao i metodološki dokumenti o dokumentacijskoj potpori upravljanja, objavljeni od strane menadžmenta poduzeća i organizacija.

Bez obzira na konkretan naziv uredske službe i njezin ustroj, pravni temelj za njezino djelovanje je pravilnik o službi i pravilnik o njezinim ustrojstvenim dijelovima, te opisi poslova službenika, obvezni za svaku organizaciju. Ovim dokumentima utvrđuje se podjela funkcija, dužnosti, prava i odgovornosti između pojedinih ustrojstvenih jedinica službe uredskog upravljanja i zaposlenika.

Pravilnik o službi predškolske odgojne ustanove- pravni akt kojim se utvrđuje organizacijski i pravni položaj jedinice u strukturi ustanove, njezini zadaci, funkcije, prava, odgovornosti, kao i odnosi s drugim jedinicama i ustanovama.

Opis posla- pravni akt kojim se utvrđuje organizacijski i pravni položaj zaposlenika u strukturi ustanove i odjela. njegove funkcionalne dužnosti, prava, odgovornosti i odnose s drugim zaposlenicima i odjelima.

Propise o službi za upravljanje uredom i propise o njezinim ustrojstvenim dijelovima, ako postoje, izrađuje njezin voditelj uz sudjelovanje kvalificiranih stručnjaka koji su dobro upoznati s radom jedinice i organizacije u cjelini, a odobrava ih Glava.

Jedna od funkcija službe za uredsko poslovanje je odabir optimalne tehnologije za rad s dokumentima i njeno objedinjavanje u Uputama za uredski rad. Upute za uredski rad- pravni akt koji utvrđuje tehnologiju za stvaranje ili primanje dokumenata, njihovu obradu, pohranjivanje i korištenje u aktivnostima organizacije. Uputama o uredskom poslovanju utvrđuju se jedinstvena pravila dokumentiranja poslova, organiziranja tijeka dokumenata, knjigovodstva, registracije, praćenja izvršenja dokumenata i njihove pohrane. Upute su odobrene od strane voditelja organizacije i obvezujuće su za sve zaposlenike.

Svrha uputa je poboljšati rad s dokumentima, smanjiti broj i poboljšati kvalitetu izrade dokumenata, racionalizirati tijek dokumenata i optimizirati rad upravljanja.

Upute za uredski rad izrađuju se na temelju odredaba Državnog sustava upravljanja dokumentacijom i državnih standarda za dokumente. Ministarstva i odjeli izrađuju upute za uredsko poslovanje na temelju Standardnih uputa za uredsko poslovanje u saveznim tijelima izvršne vlasti. upute su dosljedno odražavale sve faze rada s dokumentima od njihove izrade ili primitka do izvršenja, slanja i/ili predaje u arhiv.

Upute moraju sadržavati odjeljke: opće odredbe; dokumentiranje aktivnosti (zahtjevi za obrasce, izvođenje detalja dokumenata, izvođenje pojedinih vrsta dokumenata); organizacija protoka dokumenata (obrada ulaznih i izlaznih dokumenata, evidentiranje dokumenata, kontrola izvršenja dokumenata); organizacija čuvanja dokumenata (izrada popisa spisa, formiranje i obrada spisa, prijenos spisa u arhivu). Osim toga, preporučljivo je u upute uključiti odjeljke koji se odnose na izradu dokumenata pomoću računalne tehnologije; pohranjivanje, evidentiranje i korištenje obrazaca, pečata, štambilja: korištenje faks opreme i elektroničke pošte; fotokopiranje i umnožavanje dokumenata i neki drugi. Ovisno o specifičnostima djelatnosti institucije, njezinoj strukturi, postupku donošenja dokumenata, prisutnosti zasebnih radnih područja, korištenih tehničkih sredstava i drugih čimbenika. Upute za uredski rad mogu se dopuniti drugim dijelovima, npr.: dokumentiranje rada kolegijalnog tijela (kolegija, upravnog odbora, znanstvenog vijeća i dr.); registracija pisama upućenih u inozemstvo itd.

Regulatorne odredbe uputa dopunjene su prilozima (uzorci zaglavlja pisama ; glavne vrste dokumenata; klasifikatori, upisni obrasci itd.).

Regulatorni i metodološki dokumenti koji reguliraju predškolske obrazovne ustanove uključuju:

Popis dokumenata s rokovima čuvanja (standardni i odjelski).

Standardnim popisima koje su izradili arhivi utvrđuju se rokovi čuvanja dokumentacije koji su tipični za većinu ustanova, organizacija i poduzeća. Na temelju standardnih popisa izrađuju se popisi odjela, uključujući najpotpuniji i sustavniji popis dokumentacije organizacija i poduzeća njihovog sustava.

Pravilnik o službi predškolske odgojne ustanove razvijeni su na temelju standardnih koji sadrže maksimalan raspon funkcija. Prilikom izrade pojedinih odredbi, sastav zadaća i funkcija službe precizira se ovisno o stvarnim uvjetima njezine djelatnosti. Na primjer, standardnim tehnološkim funkcijama mogu se dodati funkcije predviđanja razvoja dokumentacijske potpore, objedinjavanja dokumenata, metodološkog vođenja organizacije uredskog rada u strukturnim odjelima itd. I obrnuto, u konkretnoj situaciji, moguće je iz standardnih funkcija isključiti one koje ne obavlja služba predškolskog odgoja u određenoj organizaciji ili su dodijeljene drugim strukturnim odjelima.

Obrazac propisa i struktura teksta unificirani su u USORD.

Ako odjel nema unutarnju strukturu u obliku sektora, odjela, grupa, biroa i sl., odjeljak "Struktura" ne uključuje se u odredbu. Ako odjel ima unutarnju strukturu, za svaku strukturnu jedinicu izrađuje se samostalan propis.

U prvom stavku „Opće odredbe“ utvrđuje se točan naziv službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove, njezino mjesto u organizacijskoj strukturi organizacije i stupanj samostalnosti službe. Razmotrimo dvije formulacije ove točke:

"Ured je samostalna strukturna jedinica dioničkog društva i odgovara izravno generalnom direktoru."

"Ured je dio općeg odjela dioničkog društva i odgovara svom voditelju."

U prvom slučaju osigurana je neovisnost ureda, u drugom - njegov pomoćni značaj.

Nadalje, u Pravilniku je naznačen naziv radnog mjesta voditelja službe – načelnika, ostavitelja, upravitelja; postupak imenovanja i razrješenja, uvjeti za njegovu stručnu spremu i praktično radno iskustvo.

Sljedeći odlomak daje popis glavnih pravnih, političkih, normativnih i uputnih dokumenata koji usmjeravaju službu predškolskog odgoja i obrazovanja u svom radu. Najprije se navode zakonodavni i nacionalni, normativno-metodološki i normativno-tehnički dokumenti, zatim – unutarnji organizacijski i upravni.

Ako ured ima svoj(e) pečat(e), Pravilnik daje njegov opis, uvjete čuvanja i uporabe.

Odjeljak "Glavni ciljevi" namijenjen je formuliranju ciljeva koji stoje pred postrojbom, drugim riječima, problema koje postrojba mora riješiti.

U odjeljku “Funkcije” navedene su vrste poslova ili aktivnosti koje odjel obavlja na temelju zadataka s kojima se suočava.

Za provedbu funkcija koje su joj dodijeljene, služba za upravljanje uredom ima određeni skup prava, a za neizvršenje funkcije snosi odgovornost utvrđenu propisima.

Odjeljak "Prava" navodi radnje koje jedinica, koju predstavlja njen voditelj, mora izvršiti kako bi izvršila funkcije koje su joj dodijeljene. Prilikom sastavljanja ovog odjeljka morate se pridržavati istih pravila kao i kod sastavljanja odgovarajućeg odjeljka opisa poslova (vidi dolje), ali u odnosu na odjel.

Odjeljak „Odgovornost“ utvrđuje vrste odgovornosti koje voditelj jedinice može snositi u slučaju neispunjavanja dužnosti jedinice. Uredska služba odgovorna je za povredu utvrđenog postupka rada s dokumentima u ustanovi, gubitak ili oštećenje dokumenata, za nepoštivanje režima tajnosti ili povjerljivosti u radu s dokumentima, za nepoštivanje uputa i uputa. od uprave.

U procesu obavljanja poslova dodijeljenih uredskoj službi, ona surađuje s upravom ustanove, svim funkcionalnim odjelima i pomoćnim službama te pojedinim zaposlenicima, uredskom službom više organizacije, arhivskim tijelima, znanstvenim ili drugim ustanovama na pitanja organiziranja i unapređenja rada s dokumentima. Odjeljak „Odnosi“ uređuje informacijsko-dokumentacijske veze odjela; glavni dokumenti koje je izradio ili primio; naznačeno je s kojim odjelima i organizacijama se provodi interakcija, koje informacije odjel prima i predstavlja, učestalost i vrijeme podnošenja, kojim redoslijedom i tko razmatra nesuglasice nastale u radu odjela.

Odredbe o ustrojstvene dijelove službe za vođenje evidencije: pravilnik o tajništvu, pravilnik o protokolarnom birou, pravilnik o arhivu i dr.

Uz propise o uredskoj službi i odredbe o njezinim pojedinačnim U strukturnim dijelovima izrađuju se opisi poslova za svakog zaposlenika uredske službe. Opisom poslova uređuje se organizacijski i pravni položaj zaposlenika i osiguravaju uvjeti za učinkovit rad. Omogućuju objektivnu procjenu aktivnosti zaposlenika i normativni su temelj za primjenu upravnih mjera prema zaposlenicima. Opisi poslova omogućuju provođenje osnovnog načela racionalne organizacije rada - načelo podjele i kooperacije rada.

Za izradu kvalitetnog opisa poslova potrebno je pažljivo i duboko analizirati vrste poslova koje obavlja zaposlenik na određenom radnom mjestu, odnosno izraditi opis radnog mjesta ili radnog mjesta. Detaljan opis obavljenog posla omogućuje nam da formuliramo skup zahtjeva za određenu poziciju ili radno mjesto, zahtjeve za znanjem koje zaposlenik mora imati, njegove vještine, iskustvo itd.

Prilikom izrade opisa poslova za uredske radnike treba se rukovoditi „Tarifnim i kvalifikacijskim karakteristikama za radna mjesta državnih službenika” (odobreno Rezolucijom Ministarstva rada Rusije od 6. lipnja 1996. N32 s naknadnim izmjenama), kao i „Preporuke za izradu opisa poslova za radna mjesta saveznih državnih službenika izvršne vlasti” (pismo Ministarstva rada Rusije od 13. ožujka 1996. br. 482-BK), ako zaposlenici službe za upravljanje uredom pripadaju kategoriji državni službenici. Tarifne i kvalifikacijske karakteristike također se objavljuju gotovo svake godine u obliku Kvalifikacijskog kataloga radnih mjesta rukovoditelja, stručnjaka i drugih zaposlenika (M.: Ministarstvo rada Rusije, 2001.).

Tarifne i kvalifikacijske karakteristike pokrivaju glavne kategorije zaposlenih u upravljanju - menadžere, stručnjake, tehničke izvođače i utvrđuju raspon radnih odgovornosti, zahtjeve za kvalifikacijama i obrazovanjem, prisutnost posebnih znanja i vještina.

Okvirna struktura teksta opisa poslova službenika uredske službe data je u Državnoj proračunskoj obrazovnoj ustanovi: opće odredbe, funkcije zaposlenika; Odgovornosti na poslu; prava zaposlenika; odnosi (veze po položaju); odgovornost zaposlenika, ocjena rada.

Ako je voditelju ustanove podređena služba za uredsko poslovanje, na opise poslova njezinih djelatnika suglasnost daje čelnik ustanove, odnosno zamjenik rukovoditelja za kadrovske poslove. Ako služba za uredsko poslovanje odgovara jednom od zamjenika

Predavanje 4. Opća načela i metodološke osnove organizacije tijeka dokumenata. Informacijska i dokumentacijska potpora, kao najvažnija servisna funkcija menadžmenta, zahtijeva brižljivu, promišljenu organizaciju.

Brzina dobivanja informacija potrebnih za izradu rješenja ovisi o jasnoći i učinkovitosti obrade i kretanja dokumenata. Zakašnjela obrada dokumenata, posebice financijskih, može dovesti do negativnih ekonomskih posljedica. Stoga se uvijek velika pozornost posvećuje racionalnoj organizaciji protoka dokumenata, brzini i preglednosti obrade i prijenosa dokumenata na izvršenje.

„Kretanje dokumenata u organizaciji od trenutka njihovog stvaranja ili primitka do završetka izvršenja ili otpreme” 1 naziva se tijek dokumenata.

Sva dokumentacija ustanove podijeljena je u tri toka dokumenata

dolazni (ulazni) dokumenti;

odlazni (poslani) dokumenti;

interni dokumenti.

Svaki od tokova dokumenata ima svoje karakteristike u pogledu količine, obrade i kretanja.

Broj dokumenata iz svih tijekova godišnje bit će obujam tijeka dokumenata ustanove. Količina protoka dokumenata je potrebna za izračun potrebnog broja uredskog osoblja i za izračun učinkovitosti korištenja mehanizacije i alata za automatizaciju ureda. Općenito, pokazuje opterećenost cjelokupnog upravljačkog aparata jer svi njegovi zaposlenici moraju rješavati dokumente.

U tehnološkom lancu obrade i kretanja dokumenata mogu se razlikovati sljedeće faze:

prijem i primarna obrada dokumenata;

preliminarni pregled i distribucija dokumenata;

registracija;

kontrola nad izvršenjem;

informacijski i referalni rad;

izvršenje dokumenata i otprema.

odjeljak 4
PITANJA ORGANIZACIJE PREDSJEDNIČKE ORGANIZACIJE *
I ARHIVIRANJE

M. V. Larin

POVIJESNO ISKUSTVO I TRENUTNO STANJE DRŽAVNE REGULACIJE UREDSKOG PROCESA U RUSIJI 1

Studija povijesnog iskustva razvoja ruskog uredskog rada otkriva njegovu karakterističnu značajku - ovisnost o trenutnom sustavu upravljanja. Velike političke, društvene i gospodarske reforme u našoj zemlji usko su povezane s transformacijama u području javne uprave i upravljanja javnim evidencijama, koje reflektiraju i konsolidiraju sustav upravljanja i unaprjeđuju ga.

Naručite papirologiju

© M. V. Larin, 2002

Tijekom formiranja ruske centralizirane države pojavila se papirologija za narudžbe. U naredbama je uredski rad postao posebno područje djelovanja; u njima se pojavio sloj uslužnih ljudi - službenika, za koje je dokument postao predmet profesionalne djelatnosti. Tako je uredništvo kao sustav nastalo usporedo s formiranjem aparata javne uprave. U jednom od svojih djela S.O. Schmidt je primijetio da se tijela posebno dizajnirana za izradu dokumenata “pojavljuju kada društvo ne može normalno živjeti, točnije, funkcionirati bez bilježenja svakodnevice u svom životu. To se obično događa tijekom formiranja centralizirane države” 2.

Papirologija naloga odražavala je oblike i metode upravljanja, sustav izgradnje upravnih tijela, njihovu strukturu u početnoj fazi postojanja centralizirane države. Karakteristična značajka upravnog uredskog rada bila je ta da se velikim dijelom temeljio na normama običajnog prava, tradicijama i običajima koje su službenici prenosili s koljena na koljeno. Istodobno je uspostavljen određeni red u nalozima, razvijena je tehnologija za prolazak dokumenata kroz tijela i standardi za pripremu dokumenata, a pojavile su se i vrste dokumenata 3 . Pojedina pitanja dokumentacije u pismenom postupku bila su uređena zakonskim normama. Redovna papirologija imala je važnu ulogu u razdoblju nastanka i jačanja države, ali se u sljedećoj fazi razvoja države bitno promijenila.

Upravljanje evidencijom fakulteta

Početkom 18.st. U Rusiji nastaje apsolutna monarhija, što podrazumijeva koncentraciju zakonodavne i izvršne vlasti u rukama cara. Godine 1720. na inicijativu Petra I. izrađen je Opći pravilnik kojim su utvrđeni zadaci, funkcije, ustroj i postupak kolegija te organizacija kolegijalnog uredskog rada. To je zapravo postao prvi zakonodavni akt u Rusiji koji regulira pitanja rada s dokumentima u središnjim državnim agencijama. Općim pravilnikom utvrđen je postupak dokumentiranja rada odbora, pravila uporabe pečata i uvedeni elementi čuvanja državne tajne. Znatno se proširio broj vrsta i vrsta dokumenata, a pojavila su se i načela grupiranja dokumenata u spise. Prvo je uveden pojam arhiva i određen postupak predaje završenih predmeta njima. Tako je Općim pravilnikom zakonski utvrđen postupak rada s dokumentima od trenutka njihova nastanka do arhivske pohrane.

Kolegijalni uredski rad postao je kamen temeljac na kojem je izgrađen ruski uredski rad tijekom gotovo sljedeća dva stoljeća. Provedba odredaba Općeg pravilnika omogućila je ne samo rješavanje suvremenih problema uredskog upravljanja ustanovama Ruskog Carstva, već i očuvanje arhivskih dokumenata tog doba za potomstvo. Općenito, reforme državnog aparata u prvoj četvrtini XVIII. uspostavio u Rusiji jedinstveni sustav organizacijske strukture i evidencije državnih institucija utemeljen na birokratskom centralizmu.

Pokrajinska reforma Katarine II, usmjerena na reorganizaciju aparata lokalne uprave, praktički nije promijenila postojeći red papirologije. Zakon iz 1775. “Ustanove za upravljanje pokrajinama Sveruskog Carstva” samo je ozakonio postojeću hijerarhiju ne samo institucija, već i njihovu dokumentaciju 4 .

Ministarska reforma iz 1811. i njezin utjecaj na razvoj
uredski posao

Sljedeća faza promjena u ruskom državnom uredu započela je početkom 19. stoljeća, pod Aleksandrom I. Reforma središnje uprave, usmjerena na prilagodbu državnog aparata novim ekonomskim i društvenim pojavama koje su se u zemlji pojavile to vrijeme, uzrokuje intenziviranje procesa razvoja uredskog rada.

Dana 25. lipnja 1811. donesen je Zakon o “Općoj ustanovi ministarstava” kojim su utvrđene funkcije, ustroj i područja djelovanja ministarstava. Promjenom državnog aparata dolazi do reorganizacije uredskog poslovanja kojemu je pridano veliko značenje u procesu unapređenja sustava upravljanja. U ministarstvima – ustrojstvenim dijelovima institucija u kojima je bilo koncentrirano sve “pisme” 5 stvoren je jedinstveni sustav uredništva i ureda.

Unatoč kasnijim promjenama u organizaciji i strukturi, načelima djelovanja i uredskog rada pojedinih ministarstava, „Opća ustanova ministarstava“ ostala je glavni zakonodavni akt koji je definirao redoslijed funkcioniranja ministarstava i uredski sustav rada sve do sovjetskog razdoblja od nacionalne povijesti.

Drugu polovicu 19. stoljeća, kao što je poznato, karakteriziraju značajne promjene u razvoju proizvodnih snaga i ruskog gospodarstva. Nakon seljačke reforme 1861. počinje razdoblje kapitalističkog razvoja. Provedene su reforme u financijskoj sferi, u obrazovanju, provedena je vojna reforma, ojačan je policijski aparat. Struktura glavne jedinice središnje države - ministarstava - donekle se promijenila. Međutim, reorganizacija državnog aparata nije utjecala na opće zakonske norme koje su formalizirale procese papirologije.

Promjenjivi uvjeti zahtijevali su povećanje učinkovitosti uredskog rada. U tim okolnostima pojedine organizacije i ustanove okrenule su se metodi samoracionalizacije uredskog rada, još od onih utemeljenih početkom 19. stoljeća. oblici i metode uredskog rada dolazili su u sukob s brzom promjenom situacije u području menadžmenta u uvjetima znanstveno-tehnološkog napretka i društvenih promjena. Razvijenost države zahtijevala je odgovarajući sustav evidencije. Međutim, mnogi pokušaji reforme uredskog upravljanja nisu provedeni zbog prevladavajućih povijesnih uvjeta predratnog razdoblja.

Tako je uredsko poslovanje u razdoblju svog razvoja prije revolucija 1917. prošlo težak put od pojave najjednostavnijih oblika dokumentiranja djelatnosti prvih tijela vlasti - naredbi temeljenih na tradiciji i običajima - do detaljne regulacije državnog uredski rad temeljen na zakonima Ruskog Carstva, postupno se pretvarajući od tehničkog elementa u važan sastavni dio javne uprave.

Porijeklo sovjetskog uredskog rada

Nakon listopada 1917., zajedno s uništenjem državnog stroja Ruskog Carstva, formalno je likvidiran dotadašnji uredski rad. Postavila se zadaća stvaranja učinkovitog mehanizma javne uprave i evidencije. Prije svega, trebalo je utvrditi tehnologiju i metode organiziranja državnog aparata. Tijela radničko-seljačke inspekcije (RKI) dobila su funkciju nadzora nad radom državnog aparata i njegova unapređenja. Tako se na čelu rada na poboljšanju aparata upravljanja pojavilo posebno tijelo s vrlo velikim ovlastima - Narodni komesarijat za unapređenje djelatnosti drugih narodnih komesarijata.

Kao rezultat njegova djelovanja 1920-ih. Na pitanjima znanstvene organizacije upravljanja, uključujući uredski rad, razvijen je sustav znanstvenoistraživačkih, samohranih, odjelnih i javnih organizacija. Pogledajmo na kojoj se pravnoj osnovi to dogodilo.

Poznato je da je sovjetska vlast napustila prethodno zakonodavstvo i počela stvarati nove pravne temelje za funkcioniranje države. Određene odredbe dekreta i rezolucija sovjetske vlade u određenoj su se mjeri odnosile na uredski rad i dokumentaciju. Međutim, nakon Oktobarske revolucije u zemlji nije razvijen koherentan sustav zakonodavstva o pitanjima uredskog rada. Stvaranjem Središnjeg kontrolnog povjerenstva-RKI, pitanja reguliranja uredskog rada prelaze na razinu odjela.

Pozitivan rezultat napora znanstvenika i stručnjaka u 20-ima. Može se smatrati da su oni izradili Pravila za organizaciju arhivskog dijela uredskog rada u državnim, stručnim i zadružnim ustanovama i poduzećima RSFSR (1928) i nacrt Općih pravila za dokumentaciju i dokumentarni promet (1931). Najnovija pravila predviđaju uvođenje jedinstvenog sustava uredskog poslovanja za sve institucije. Opća pravila bila su ozbiljan pokušaj razvoja nacionalnih standarda u području rada s dokumentima, ali su ostala nerealizirana zbog zatvaranja Instituta za tehnologiju upravljanja, kao i ukidanja NK RKI SSSR-a.

Prijenos uredskih poslova na arhive

Od ranih 1930-ih. Na području uredovništva počeli su se aktivnije iskazivati ​​organi upravljanja arhivima. Relevantnost pitanja uredskog rada akutno su osjetili stručnjaci i znanstvenici, državni službenici. Neposredno prije Velikog domovinskog rata, 1941. godine, održan je prvi međusektorski sastanak o uredskoj opremi, na kojem je, razmatrajući probleme mehanizacije rukovodnog rada, istaknuto alarmantno stanje u području uredskog rada. Na sastanku je zacrtan program poboljšanja stanja, jedinstven po dubini i složenosti, koji nažalost nije realiziran 6 . Ipak, arhivske su vlasti dosljedno nastavile jačati svoj utjecaj na upravljanje dokumentima.

Tijekom ratnih godina pokušalo se stvoriti jedinstveni normativni dokument koji regulira uredski rad. Projekt je 1943. izradio K.G. Mityaeva i zvala se Upute za organizaciju dokumentarnog dijela i zaštitu dokumentarnih materijala tekućeg uredskog rada u narodnim komesarijatima i drugim institucijama, organizacijama i poduzećima SSSR-a 7. Tijekom rata projekt nije prihvaćen.

U 50-ima Povećana je uloga arhiva u unaprjeđenju evidencije. Tome je pridonio Pravilnik o Državnom arhivskom fondu SSSR-a iz 1958. godine, koji je, umjesto funkcije „monitorstva“, arhivskim vlastima dao pravo kontrole dokumentarnog dijela tekućeg upravljanja dokumentima 8 . Od ovog trenutka arhivska uprava aktivno preuzima vodeću ulogu u racionalizaciji uredskog rada. Međutim, opseg ovlasti arhivskih tijela nije bio jasno definiran. Među arhivistima postoji mišljenje da bi se kontrola arhiva trebala proširiti na sve uredske procese - od trenutka nastanka dokumenta do predaje na pohranu u arhiv. Međutim, na prijelazu 1950-1960-ih. arhivske ustanove još nisu bile spremne za rješavanje tako velikih problema 9 .

Jedinstveni državni sustav uredskog poslovanja

U tom vremenskom razdoblju na dnevni red se stavlja problem stvaranja jedinstvenog standarda koji regulira rad s upravljačkom dokumentacijom u zemlji. Godine 1963. Glavni arhiv SSSR-a izradio je prvi svesavezni normativni dokument o uredskom poslovanju - Osnovna pravila za organizaciju dokumentarnog dijela uredskog rada i rada arhiva ustanova, organizacija i poduzeća SSSR-a, a tada je započeo razvoj Jedinstvenog državnog sustava uredskog rada (USSD) 10.

U rujnu 1973. glavne odredbe Jedinstvenog državnog podatkovnog lista odobrio je Državni odbor Vijeća ministara SSSR-a za znanost i tehnologiju i preporučio ih ministarstvima i odjelima za korištenje u njihovoj radnoj praksi 11 . Jedinstveni državni list bio je znanstveno uređen skup pravila, propisa i preporuka za vođenje evidencije, od trenutka primitka ili stvaranja dokumenata do njihova prijenosa u arhiv. Služba za jedinstvenu državnu statistiku također je utvrdila zahtjeve za organizaciju službi za upravljanje uredom u institucijama i postupak za njihov rad. Odredbe Jedinstvene državne baze podataka dopunjene su Jedinstvenim sustavom organizacijske i administrativne dokumentacije (USORD) i podržane relevantnim GOST-ovima.

Godine 1980. donesena je nova Uredba o Glavnoj arhivskoj upravi pri Vijeću ministara SSSR-a 12, kojom su znatno proširene ovlasti arhivskih tijela u području upravljanja dokumentacijom i dodijeljene im sljedeće zadaće: organizacijsko i metodološko upravljanje organizacija dokumenata u upravljanju spisima; implementacija, razvoj i unapređenje Jedinstvenog državnog sustava upravljanja evidencijama i USORD-a, znanstveno i metodološko upravljanje njihovom primjenom; razvoj i odobravanje obveznih pravila za sve organizacije u vezi s organizacijom dokumenata u uredskom poslovanju. Kao rezultat toga, državna je arhivska služba mogla stvarno upravljati kvalitetom dokumenata nastalih u organizacijama.

Dakle, treba napomenuti da je u 70-80-ih. XX. stoljeća uredsko poslovanje adekvatno je odgovorilo zahtjevima birokratskog tipa sustava upravljanja na temelju jedinstvenih metodoloških, organizacijskih i tehnoloških načela. U sustavu javne uprave stvorena je jedinstvena osnova za organiziranje tijeka dokumenata, čime je na nacionalnoj razini osigurano dokumentiranje pripreme, donošenja i provedbe odluka, te reguliranje rokova čuvanja dokumenata ovisno o njihovoj praktičnoj i znanstvenoj primjeni. -povijesni značaj 13 .

Pravno uređenje uredskog poslovanja
U ruskoj federaciji

Prošlo je deset godina od raspada SSSR-a. Formiranje nove ruske državnosti, usmjerene na izgradnju demokratske pravne države sa socijalno usmjerenim tržišnim gospodarstvom, među državne zadaće stavlja dokumentiranje njezinih aktivnosti, čuvanje dokumentacije za njezinu operativnu uporabu i dugoročno čuvanje. .

Proučavanje dosadašnjeg povijesnog iskustva pokazalo je da učinkovitost rješavanja ovih pitanja ovisi o tome koliko je zakonski uređena sistemska kategorija „dokumentirane informacije“ koja određuje životnu aktivnost svih sfera javnog i osobnog života građana i sve moguće oblike njihove udruge 14 .

Analizirajući regulatorni okvir za rad s dokumentima u Ruskoj Federaciji, potrebno je dati temeljnu napomenu da je postsovjetska Rusija zadržala valjanost sovjetskih akata u području uredskog rada, čime je osiguran povijesni kontinuitet i sačuvana osnova za daljnju vladavinu. -izrada.

Glavni pravni akt koji definira modernu državnu politiku i prava ruskih građana u području razmjene informacija i dokumentacije je Ustav Ruske Federacije. On kaže: “Svatko ima pravo slobodno tražiti, primati, prenositi, proizvoditi i distribuirati informacije na bilo koji zakonit način...” (4. dio, 29. članak).

U razvoju ustavnih normi, osnove državne politike u odnosu na informacije i dokumentaciju ugrađene su na zakonodavnu razinu. Zakon koji stvara sustav u ovoj oblasti je Savezni zakon "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" 15.

Ovaj zakon sadrži niz najvažnijih temeljnih odredbi za dokumentacijsku potporu upravljanja: definira terminološki sustav, postupak dokumentiranja informacija i njihovo prevođenje u informacijske izvore, utvrđuje odgovornost države i njezinih tijela za rješavanje tih pitanja, te navodi popis obveznih dokumentiranih podataka koje organizacije - pravne osobe moraju voditi . Zakon Ruske Federacije “O državnim tajnama” od 21. srpnja 1993. igra značajnu ulogu u sustavu informacijskog zakonodavstva.16

Uzimajući u obzir činjenicu da postoji globalni informacijski prostor, postoji potreba za pravnim reguliranjem odnosa u području prijenosa informacija izvan Ruske Federacije i primanja izvana. Ovaj proces se provodi na temelju Saveznog zakona "O sudjelovanju u međunarodnoj razmjeni informacija" 17.

Ovaj pravni akt sadrži niz odredbi koje su važne za razmjenu dokumentiranih informacija. Zakon određuje postupak uvoza i izvoza takvih informacija i nameće ograničenja na kretanje preko granice Ruske Federacije dokumentiranih informacija klasificiranih kao državna tajna ili drugih povjerljivih informacija, u sverusko nacionalno vlasništvo; arhivskom fondu; na druge kategorije dokumentiranih informacija, čiji izvoz može biti ograničen zakonodavstvom Ruske Federacije. Tako je informacijsko pravo u odnosu na dokumentirane informacije dopunjeno reguliranjem njihove međunarodne razmjene.

Pravno uređenje odnosa u području korištenja elektroničkih digitalnih potpisa provodi se u skladu sa Saveznim zakonom „O elektroničkim digitalnim potpisima“, Građanskim zakonikom Ruske Federacije, drugim saveznim zakonima i drugim regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije usvojenim u u skladu s njima, a provodi se i sporazumom stranaka 18.

Prema zakonu, elektronički digitalni potpis je rekvizit elektroničke isprave, namijenjen zaštiti te elektroničke isprave od krivotvorenja, dobiven kao rezultat kriptografske transformacije informacija korištenjem privatnog ključa elektroničkog digitalnog potpisa i koji omogućuje identifikaciju vlasnika certifikata ključa potpisa, kao i utvrditi odsutnost iskrivljenja informacija u elektroničkom dokumentu. Pod određenim uvjetima, elektronički digitalni potpis u elektroničkom dokumentu jednak je vlastoručnom potpisu u papirnatom dokumentu.

Odnosi u arhivskim poslovima predmet su Osnova zakonodavstva o arhivskom fondu Ruske Federacije i arhivima, koji reguliraju formiranje, organizaciju pohrane, računovodstvo, korištenje arhiva i arhivskih fondova i njihovo upravljanje kako bi se osigurala sigurnost arhivske dokumente i njihovo potpuno korištenje u interesu građana, društva i države . Međutim, ovaj zakonski akt uopće ne rješava pitanja papirologije.

Može se reći da rusko informacijsko zakonodavstvo regulira samo dio odnosa koji nastaju u području dokumentiranja informacija, a arhivsko zakonodavstvo rješava samo pitanja arhivske pohrane dokumenata. U određenoj mjeri, pitanja dokumentacije, dokumentacije odnosa između subjekata prava utvrđena su u zakonodavnim aktima posvećenim pojedinim predmetnim područjima, na primjer, zakonima o javnom bilježništvu, računovodstvu, porezima itd., kao iu zakonodavnim kodeksima (Građanski zakonik Ruske Federacije, Zakon o kaznenom postupku Ruske Federacije i drugi). U posljednje vrijeme postoji tendencija smanjivanja ionako malog broja postojećih standarda.

Sustav upravljanja državnom dokumentacijom (1991.) resorni je akt. Ukinut je standard koji utvrđuje zahtjeve za izradu organizacijskih i administrativnih dokumenata. Na snazi ​​su samo Standardne upute za uredski rad u saveznim tijelima izvršne vlasti (2001).

U tim uvjetima postavlja se prirodno pitanje: trebamo li zakonsko reguliranje rada s dokumentima u upravljanju u ruskim uvjetima?

Strano iskustvo

U Sjedinjenim Državama federalni zakon o upravljanju dokumentima na snazi ​​je od 1950. godine. Godine 1980. usvojen je Zakon o smanjenju papirologije, čiji je cilj bio stvaranje jedinstvenog pravnog okvira za ovo područje upravne djelatnosti. Sustav Nacionalnog arhiva SAD-a ima posebnu jedinicu koja je zadužena za pitanja upravljanja dokumentima.

U Njemačkoj je 26. srpnja 2000. vlada donijela nova Opća pravila za rad saveznih ministarstava koja detaljno razrađuju organizacijske i tehnološke postupke obrade papirnate dokumentacije i temeljne smjernice za rad s elektroničkim dokumentima. Ova pravila nastala su u okviru državnog programa “Moderna država – moderno upravljanje” 19.

Slični primjeri mogu se navesti iz prakse drugih država: Australije, Finske, Engleske, Češke itd. Među republikama ZND-a najveću pozornost u tom smislu zaslužuje zakonodavstvo Kazahstana, Bjelorusije i Kirgistana.

U inozemstvu se u posljednjem desetljeću posebno aktivno radi na zakonodavnoj potpori uvođenju informacijskih tehnologija za obradu dokumenata i elektroničko upravljanje dokumentima u sferi upravljanja i odnosa između državnih tijela i građana. U Sjedinjenim Američkim Državama 2000. godine usvojen je Zakon o promicanju uporabe elektroničkih dokumenata i potpisa u međudržavnoj i inozemnoj trgovini. Zanimljivo je iskustvo Velike Britanije u pružanju građanima standardnih obrazaca dokumenata u elektroničkom obliku, kao i iskustvo Švedske, gdje su državne agencije 1999. godine 95% kupnji obavile bespapirnim transakcijama, kao i Australije, gdje je poseban sustav omogućuje pružanje elektroničkih tehnologija pri plaćanju komunalnih računa, upisu matičnih knjiga, ishođenju licenci i drugih dozvola itd.

Ovaj daleko nepotpuni popis primjera pokazuje da je zakonodavna potpora radu s dokumentima u državi rješiv zadatak. Opći trend jačanja pravne potpore životu ruske države postavlja pitanje uklanjanja zakonodavne praznine u sferi reguliranja pitanja upravljanja dokumentacijom. Potrebno je izraditi savezni zakon "O dokumentacijskoj potpori za upravljanje".

Nacrt saveznog zakona o predškolskim obrazovnim ustanovama

Prilikom pripreme koncepta prijedloga zakona, programeri su razmotrili sljedeće nazive zakona: „O dokumentaciji“, „O upravljanju dokumentima“, „O dokumentarnom fondu“, „O dokumentaciji, organizaciji uredskog rada i pohranjivanju dokumenata“, „ O dokumentacijskoj potpori upravljanja” i neki drugi. Kao rezultat rasprave, skupina poduzetnika odlučila se za posljednju opciju kao onu koja najbolje odgovara ciljevima pravnog uređenja ovog područja. Pod, ispod dokumentacijska potpora za upravljanje(DOU) odnosi se na stvaranje dokumentirane informacijske baze na različitim medijima za korištenje od strane upravljačkog aparata u procesu provedbe njegovih funkcija. Evidentiranje se smatra organizacijskim, pravnim i tehnološkim sredstvom za izgradnju predškolske odgojno-obrazovne ustanove.

Za razliku od široko korištenog pojma "papirologija", za predškolsku odgojno-obrazovnu ustanovu neophodno je primijeniti ga na sve sustave upravljanja dokumentima na bilo kojem mediju; prisutnost neovisne strukturne jedinice čije odgovornosti uključuju dizajn, provedbu i praćenje usklađenosti s relevantnim pravilima; kao i utvrđivanje odgovornosti rukovodećeg osoblja za kršenje zahtjeva zakona i odgovarajućih propisa.

Drugi naziv za zakon, po našem mišljenju, ne može sadržavati cjelokupnost zahtjeva za zakonodavni akt koji regulira pravne odnose u području upravljačke dokumentacije, dokumentacije, organizacije protoka dokumenata, formiranja dokumentarnih sustava itd.

Glavne prijedloge strukture i sadržaja zakona iznijeli smo u drugom broju časopisa “Deloproizvodstvo” za 2001. godinu 20 . Trenutno su programeri završili pripremu drugog izdanja zakona. U odnosu na prvo izdanje, tekst prijedloga zakona je doživio značajne izmjene. Tako se u poglavlju I. „Opće odredbe” redefinira cilj: „Svrha ovog saveznog zakona je osiguranje pravnih uvjeta za dokumentaciju, organizaciju rada s dokumentima i njihovo čuvanje radi osiguranja aktivnosti državnih tijela, jedinica lokalne samouprave, organizacija i građani.”

Pojašnjava se predmet i djelokrug zakona: “Predmet uređenja ovog zakona su odnosi koji nastaju u dokumentacijskoj potpori djelovanja tijela državne vlasti, jedinice lokalne samouprave, pravnih osoba i građana u postupku ostvarivanja njihovih prava i obveza. u skladu sa svojim pravnim statusom. Zakon vrijedi u cijeloj Ruskoj Federaciji i odnosi se na radnje s bilo kojim dokumentima, uključujući elektroničke.”

Načela i pravci državnog uređenja
pitanja predškolskog odgoja

Prijedlog zakona formulira temeljna načela dokumentacijske potpore upravljanja:

najcjelovitiji i najpouzdaniji prikaz djelovanja tijela državne vlasti, lokalne samouprave, pravnih osoba, građana u granicama njihovih legitimnih interesa, prava i obveza u dokumentima;

osiguranje razvoja, primjene i nadzora nad korištenjem standarda i jedinstvenih dokumentacijskih sustava u djelovanju tijela državne vlasti, lokalne samouprave, u upravljačkim strukturama organizacija, neovisno o obliku vlasništva i organiziranju;

osiguranje rada s dokumentima u skladu sa zahtjevima pravnog režima informacijskih izvora i osiguranje uvjeta informacijske sigurnosti;

formiranje i provođenje jedinstvene znanstveno-tehničke politike u području dokumentacijske potpore upravljanja temeljene na korištenju informacijskih tehnologija u razvoju;

stvaranje uvjeta za korištenje elektroničkih dokumenata;

unaprjeđenje regulatorne, pravne i metodološke osnove za uređenje dokumentacije i dokumentacijske potpore procesa državne i javne uprave, života građana i njihovih udruga.

Glavni pravci državne regulative u području dokumentacijske podrške za upravljanje su:

razvoj državne politike u području dokumentacijske potpore upravljanja, uključivanje u državne programe zadaća razvoja informacijske tehnologije kao jednog od preduvjeta za unapređenje državnosti i upravljanja;

podrška stvaranju sigurnih informacijskih tehnologija koje se koriste u državnim dokumentacijskim sustavima;

objedinjavanje i standardizacija dokumentacijskih sustava koji odražavaju glavne funkcije javne uprave i odnos pravnih i fizičkih osoba s tijelima državne vlasti, lokalne samouprave i međusobno, sustave računovodstvene i registracijske dokumentacije (upisnici, upisnici, klasifikatori) uzimajući u obzir međunarodne standarde i specifični uvjeti Ruske Federacije;

osiguranje jedinstvenih načela i postupaka za formiranje i korištenje resursa informacijskog sustava u interesu građana, države, korporativnih i privatnih struktura svih vrsta djelatnosti;

organizacija osposobljavanja i prekvalifikacije stručnjaka za strukture uključene u obradu, agregaciju i stvaranje mrežnih sustava za prijenos dokumenata u sustavu državnih informacijskih izvora;

nadzor nad sigurnošću dokumentarnih fondova uključenih u Arhivski fond Ruske Federacije
kako bi se osiguralo njihovo korištenje u interesu građana, društva i države;

formiranje i provedba jedinstvene znanstvene i tehničke politike u području dokumentacijske potpore za upravljanje, uzimajući u obzir korištenje najnovijih informacijskih tehnologija;

razvoj zakonodavstva i regulatornog i metodološkog okvira u području predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova.

Preostali dijelovi prijedloga zakona također su podvrgnuti značajnim revizijama (za potpuni tekst prijedloga zakona pogledajte web stranicu VNIIDAD-a: [Elektronički izvor]).

Mjesto predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova u reformi uprave

Svaki događaj u području informatizacije aktivno zadire u sferu dokumentacije i protoka dokumenata. Od najveće važnosti u tom smislu su nacrt Saveznog ciljnog programa (FTP) "Elektronička Rusija" za 2002.-2010., projekti administrativne i pravosudne reforme. Ti se projekti ne tiču ​​samo uključivanja elektroničkog dokumenta u informacijsko-dokumentacijski sustav, već načelno otvaraju mnoga pitanja unaprjeđenja procesa dokumentacije i upravljanja. Pitanja dokumentiranja i sređivanja u području tijeka dokumenata sadržana su u Doktrini informacijske sigurnosti. Oni se također odražavaju u poruci predsjednika Ruske Federacije Saveznoj skupštini Ruske Federacije 2001. Samo projekt Federalnog ciljanog programa „Elektronička Rusija” predviđa niz područja koja značajno utječu na sferu dokumentacije, ureda rad i pohrana dokumenata.

Uzimajući u obzir stvarne uvjete Rusije (aktivan prijelaz na masovnu upotrebu informacijske tehnologije, složenost provedbe zadataka ekonomskih, administrativnih, pravosudnih reformi), treba razmotriti zadatke racionalizacije dokumentacije i svih faza predškolskog odgoja:

1) jedno od najvažnijih područja javne politike;

2) zona sigurnosti osjetljivih informacija;

3) opseg primjene tehnologija koje omogućuju skladnu kombinaciju papirnatih i elektroničkih načina dokumentiranja i razmjene dokumenata, s perspektivom nesmetanog prelaska na digitalne načine prezentiranja značajnog dijela službenih i poslovnih informacija.

Osim toga, potrebno je riješiti pitanja dokumentiranja djelatnosti svih bez iznimke organizacija koje sudjeluju u društveno-gospodarskom i javnom životu države, te pitanja socijalne zaštite građana kroz obvezno dokumentiranje njihovih radnih aktivnosti od strane poslodavaca.

Najvažniji uvjet za aktivnu primjenu Zakona o predškolskom odgoju i obrazovanju je dodjela odgovornosti za njegovu primjenu jednom od saveznih izvršnih tijela - Federalnoj arhivskoj službi Rusije (Rosarkhiv). U tom smislu, najvažnije pitanje je jačanje koordinacijske uloge Rosarhiva i njegovih struktura kao tijela odgovornih za stanje upravljačke dokumentacije, osiguranje njezine sigurnosti, znanstvene i praktične uporabe, kao i aktivnosti drugih saveznih tijela u vezi s na racionalizaciju vlastite dokumentacije; usklađenost s važećim propisima; osiguranje pravovremenog prijenosa dokumenata trajne pohrane u državne arhive, provedba upravljanja dokumentacijom u skladu sa standardima u organizacijama njihova sustava.

* Dokumentacijska podrška za upravljanje

Zaklada Republike Bjelorusije. 4. Pitanjaorganizacije i djelatnosti arhiva organizacije ... prije teritorijalni organizacije prema državnoj registraciji. 27. Zahtjevi za preslike dokumenata rade se... P List br.: odjeljak 1. Zemljišna čestica Broj...

Odjeljak 2 STRANICE POVIJESTI URALA

Dokument

koji je krenuo pitanja pravosudni sustav, sudski procesi, vojska... naoružanje mornarice, organizacije vojska. U... naslovu: " poslova, prije povijesti političkog Rosiskago... ., posvećen. 30. obljetnica povijesnog arhivski specijalnosti na USU. Ekaterinburg, ...

M.M. Larin

Dokumentacijska podrška za vođenje projekta (domaća i strana iskustva)

Ključne riječi: projekt, dokumentacijska podrška menadžmentu, upravljanje projektima, jedinstveni dokumentacijski sustav.

Modernizacijski put razvoja, kojim je naša zemlja krenula kao odgovor na globalne izazove svjetske financijske i gospodarske krize, zahtijeva što brže uvođenje napredne tehnologije, suvremenih tehnologija i metoda upravljanja u sve sfere života društva i države. Programsko-ciljane metode upravljanja socioekonomskim sustavima, koje su odavno postale svakodnevna praksa u razvijenim zemljama, već se koriste u Rusiji: u velikim nacionalnim projektima, federalnim ciljnim programima, pri prijelazu na ciljno planiranje i budžetiranje usmjereno na konačni rezultat. Dovoljno je pogledati državni proračun da biste se uvjerili da sadrži posebne stavke za državno financiranje niza saveznih ciljanih programa. U biti, to su skupine projekata kojima se koordinirano upravlja pomoću navedenih metoda. U budućnosti će vodeću ulogu u modernizaciji imati projektni menadžment, koji se može predstaviti kao skup tekućih velikih, velikih i malih projekata usmjerenih na daljnji razvoj i poboljšanje opreme i tehnologija, povećanje konkurentnosti u globalnom tržišnom okruženju, i poboljšanje kvalitete života.

Strani znanstvenici tumače pojam "projekt" kao skup različitih vrsta aktivnosti objedinjenih nizom zajedničkih značajki. Dakle, bilo koji od njih usmjeren je na postizanje određenih ciljeva i određenih rezultata; karakteriziran koordiniranim izvođenjem brojnih, međusobno povezanih radnji; vremenski ograničena, tj. ima početak i kraj. Za razliku od proizvodnog sustava, projekt uključuje jednokratnu aktivnost do postizanja konačnog rezultata, sve više postaje glavni oblik aktivnosti organizacije. Drugim riječima, projekt je posao koji mora biti dovršen kako bi se postigao jedinstveni, unaprijed određeni rezultat unutar određenog vremenskog okvira i proračuna1.

Životni ciklus projekta (razdoblje između njegovog početka i završetka) je polazna točka za njegovo financiranje, koja, pak, služi kao osnova za podjelu radova na predinvesticijske, investicijske i operativne faze (faze). U stvarnosti, ovaj proces je složeniji i višefazni. Njegova prva faza (konceptualna) uključuje formuliranje ciljeva, analizu mogućnosti ulaganja, obrazloženje izvedivosti (studija izvedivosti) i planiranje projekta; druga faza je izrada projekta, tijekom koje se utvrđuju struktura posla i izvođači, izrađuju rasporedi radova, izrađuje proračun projekta i projektne procjene, vode pregovori i sklapaju ugovori s izvođačima i dobavljačima; treća faza je provedba projekta, kada se provode radovi na njegovoj provedbi (izgradnja, marketing, obuka osoblja itd.); četvrta faza (završetak projekta) obično se sastoji od prihvatljivog ispitivanja, probnog rada i puštanja projekta u rad; peta faza (operativna) uključuje prihvat, lansiranje, zamjenu opreme, proširenje, modernizaciju, inovaciju.

Štoviše, svaka faza upravljanja projektom odgovara određenom skupu dokumenata koji pružaju pravnu, organizacijsku, financijsku, društvenu, kadrovsku i drugu informacijsku i dokumentacijsku potporu aktivnostima. Međutim, sustav njegove dokumentacijske podrške, unatoč prilično širokoj upotrebi u Rusiji i inozemstvu projektne metode za obavljanje različitih zadataka u javnom sektoru iu poslovnom okruženju, još nije razvijen; potreban i dovoljan sastav dokumenata sposoban osigurati racionalnu izvedbu nije utvrđena pojedinačna funkcija upravljanja unutar projekta.

Shvaćajući hitnu potrebu rješavanja ovog problema, u ovom ćemo članku pokušati prikazati vrstu dokumentacije u relevantnim fazama upravljanja projektom i ocrtati izglede za poboljšanje upravljanja dokumentima u procesu projektnih aktivnosti. Da bi se postigao ovaj cilj, važeći regulatorni pravni akti Ruske Federacije (savezni zakoni i vladine uredbe2, standardi i pravila3), domaća4 i strana5 literatura, uglavnom od američkih i engleskih stručnjaka iz različitih organizacija za upravljanje projektima, kao i praksa projekta Analizirano je upravljanje u Sveruskom znanstveno-istraživačkom institutu.Istraživački institut za upravljanje dokumentima i arhivske poslove u procesu ispunjavanja zadataka saveznih ciljnih programa.

Sastav dokumenata stvorenih i korištenih u prvoj fazi izrade projekta utvrđuje se samo za savezne ciljane programe. Ovo je neophodan i dovoljan skup dokumenata koji definiraju konceptualnu bit projektnih prijedloga tijekom natječaja u tijeku, utvrđenih Saveznim zakonom Ruske Federacije „O davanju narudžbi za isporuku robe, izvođenje radova, pružanje usluga za državne i općinske potrebe.”

Situacija je drugačija s inovativnim (inicijativnim) projektima o čijoj dokumentacijskoj potpori u ovoj fazi upravljanja stručnjaci još uvijek raspravljaju. Neki ističu dokumente kao što su projektni zadatak (naslov, cilj, ciljevi, organizacija, odobrenje projekta s potpisima njegovih glavnih sudionika), dogovor o ciljevima, zadacima i očekivanim rezultatima6, dok drugi opravdavaju potrebu izrade više dokumenata, imenovanje među njima plan, raspored projekta, opis proizvoda. Tako K. Heldman (SAD) pridaje veliku važnost izradi projektne povelje, smatrajući je osnovom za planiranje, izvođenje i kontrolu rada. Prema njezinu mišljenju, trebao bi dati opću predodžbu o projektu, njegovim ciljevima i rezultatima, sadržavati paket dodatne dokumentacije, izračun sredstava i troškova, a po potrebi i studiju mogućnosti. Povelja također treba odrediti uloge i odgovornosti upravitelja, osoblja, sponzora projekta i izvršnih menadžera. Istodobno, K. Heldman priznaje da ako se projekt provodi prema ugovoru, onda može poslužiti kao charter. Naravno, Heldman stalno naglašava važnost izrade dokumenata koji se odnose na proračun projekta7.

U idejnoj je fazi, prema A.D. Orr (Velika Britanija), potrebno je izraditi ekonomski model - jednu od ključnih komponenti početne faze provedbe bilo kojeg složenog projekta, koji se može predstaviti poslovnim planom8. Domaći stručnjaci ovu fazu nazivaju dokumentima kao što su strateški investicijski i poslovni planovi, studije izvodljivosti i projektantski zadaci9.

Sastav dokumentacije za drugu fazu povezanu s razvojem projekta jednako je strogo diktiran uvjetima njegove provedbe. Dakle, pravni odnosi i financijske obveze sudionika u državnom projektu ogledaju se u nekoliko

organizacijski i pravni dokumenti. Odnos između naručitelja i glavnog izvođača uređen je državnim ugovorom uz koji se prilažu projektni zadatak (tehnički uvjeti), program rada i kalendarski plan. S druge strane, odnosi glavnog izvršitelja i suizvršitelja uređuju se ugovorom između stranaka; dodatni ugovor, uključujući kalendarski plan i tehničke specifikacije; troškovnik. Ugovor, kao glavni pravni dokument, definira njegov predmet; trošak (cijena o kojoj se može pregovarati) rada i postupak nagodbe između stranaka; rokove i redoslijed izvođenja radova; prava, dužnosti i odgovornosti stranaka; prava intelektualnog vlasništva na rezultate rada; postupak prijema rada; posebni uvjeti i viša sila; uvjeti povjerljivosti; organizacijska pitanja; pravne adrese; Bankovni detalji; potpise stranaka. Uz ugovor je priložen troškovnik i tehnička specifikacija.

Tehnička specifikacija (TOR) je najsloženija aplikacija i uključuje takve odjeljke kao što su opće informacije (imena naručitelja i izvođača organizacija, razlozi za izvođenje radova, datumi početka i završetka radova, postupak za izmjene tehničkih specifikacija); svrha i glavni ciljevi rada; zahtjevi za njegovu provedbu i sadržaj; početni podaci, postupak i faze; zahtjevi za prezentaciju rezultata; postupak za njihovo prihvaćanje. Ugovor može biti popraćen rasporedom dostave dizajn materijala kupcu.

Nažalost, kod inicijativnih projekata te sigurnosti nema te prevladavaju različiti pristupi određivanju skupa dokumenata koji nastaju tijekom njihove provedbe.

Na primjer, D. Diprose (SAD) ovaj kompleks dokumenata naziva planom projekta, uključujući planirane rezultate rada, specifične zadatke i njihovu raspodjelu između izvođača, rasporede, procjene; komunikacijski plan (izvješća o izvršenju zadataka od strane svakog člana tima, metode dobivanja i pružanja informacija sudionicima projekta) i proračun (izračun procjena projekta, troškovnik)10, i A.D. Orr potanko iznosi njihov sadržaj. Stoga, po njegovom mišljenju, opći plan daje cjelovitu sliku aktivnosti projekta, utvrđuje redoslijed rada, prikuplja informacije za formiranje ekonomskog modela, otkriva glavni cilj projekta i njegove ciljeve, ključne aspekte (vremenski okvir, obujam , kvaliteta) i rizici. A.D. Orr smatra da je izrada proračuna projekta sljedeća radnja nakon izrade općeg plana i ovdje ističe dokument kao što je plan raspodjele rada, na kojem se temelje sve aktivnosti provedbe projekta. Postojeći planovi podijeljeni su na upravljiva područja, radne pakete i grupe zadataka pomoću gantograma11. Nakon toga se izrađuje plan projekta (strukturni dijagram, redoslijed i međuovisnost rada, smanjenje rizika), a nakon njegovog odobrenja - plan koji sadrži opće karakteristike projekta, shemu kontrole i mehanizme upravljanja, organizaciju i strukturu projekta, njegov očekivani životni ciklus, osnovni

M.V. Larin prof., doktor povijesnih znanosti

US Federal Records Management

Uloga njemačkog saveznog arhiva u upravljanju dokumentacijom

Englesko iskustvo u izradi sustava elektroničkog upravljanja dokumentima i e-uprave

Iskustvo u upravljanju elektroničkim dokumentima u drugim zemljama

Domaća tradicija i svjetska iskustva, preporuke Međunarodnog arhivskog vijeća jasno ukazuju na važnost državnog uređenja pitanja upravljanja dokumentacijom. Nije slučajno da se ovo područje djelovanja odražava u nacrtu Koncepta razvoja arhiva do 2020. godine, koji je izradila Federalna arhivska agencija. U ovoj situaciji bilo bi ispravno koristiti progresivna strana iskustva.

U svim razvijenim zemljama država obavlja poslove upravljanja dokumentima i ova praksa opravdava sebe. Odbijanje intervencije na državnoj razini u reguliranje procesa upravljanja dokumentima u konačnici će negativno utjecati na kvalitetu arhivskog fonda. Ova odredba posebno je relevantna u svezi s globalnim trendom prelaska na elektroničko upravljanje dokumentima.

Uspostavljanje regulatornih zahtjeva, metodološko vođenje i kontrola u području upravljanja dokumentima najvažnija je djelatnost nacionalnih arhivskih tijela u inozemstvu. Ovo je jasno stavljeno do znanja u brojnim uvodnim govorima na Međunarodnom kongresu arhiva 2012. u Australiji.

Započnimo ovu recenziju iz Sjedinjenih Američkih Država, gdje je upravljanje saveznim dokumentima povjereno National Archives and Records Administration (NARA) - saveznoj agenciji, nacionalnoj arhivskoj i arhivskoj službi (u daljnjem tekstu “Nacionalni arhiv SAD-a”). Glavne funkcije Nacionalnog arhiva SAD-a uključuju pružanje smjernica i pomoć saveznim agencijama u ispravnom dokumentiranju njihovih aktivnosti i prijenosu dokumenata na pohranu ili uništenje.

Američki nacionalni arhiv dužan je:

Širiti standarde, procedure, pravila u području upravljanja dokumentima i obuku u upravljanju dokumentima,

Provedite istraživanje kako biste poboljšali praksu i programe upravljanja zapisima ;

Prikupljati i širiti informacije o programima obuke, tehnološkom razvoju i drugim aktivnostima u području upravljanja dokumentima;

Osnivati ​​međuresorna povjerenstva i vijeća potrebna za razmjenu informacija u području upravljanja evidencijama među saveznim agencijama;

Neprestano skretati pozornost federalnim agencijama i Kongresu SAD-a na potrebu održavanja dobrih politika upravljanja dokumentima;

Omogućite obuku u upravljanju dokumentima i potaknite federalne agencije da pruže obuku u korištenju sustava i tehnologija za jednostavno upravljanje dokumentima;

Provjeriti (provesti istraživanje) dokumenata, programa i praksi upravljanja zapisima u saveznim agencijama;

Izvijestite odgovarajuće odbore američkog Kongresa i voditelja američkog Ureda za upravljanje i proračun u siječnju svake godine (i, ako je potrebno, iu bilo koje drugo vrijeme) na temelju rezultata gore navedenih aktivnosti i sukladnosti saveznih agencija s preporukama izrađenim na temelju rezultata pregleda (pregleda) dokumenata i upravljanja dokumentima .

Američki kodeks saveznih propisa sadrži propise koje je izdao Nacionalni arhiv SAD-a.

Odjeljak 36 (poglavlje 12) izravno je posvećen upravljanju dokumentima:

dio 1220 “Savezni dokumenti. Opće odredbe",

dio 1222 „Stvaranje i pohranjivanje federalnih dokumenata”,

Dio 1228 “Prijenos federalnih dokumenata”,

dio 1230 "Upravljanje mikrofilmiranim dokumentima",

Dio 1232 "Upravljanje audiovizualnim dokumentima",

dio 1234 “Upravljanje elektroničkim dokumentima”,

Dio 1236 “Upravljanje posebno važnim dokumentima”,

Dio 1238, Pomoć s programima upravljanja organizacijskim zapisima.

Jedna od prioritetnih aktivnosti Državnog arhiva je sudjelovanje u formiranju regulatornog okvira za upravljanje elektroničkim dokumentima u okviru e-uprave. Nacionalni arhiv odgovoran je nositelj inicijative za upravljanje elektroničkim dokumentima e-uprave.

Sve federalne agencije i njihovi odjeli dužni su voditi evidenciju u skladu s pravilima Državnog arhiva, a računalno potpomognuti sustavi upravljanja evidencijom u federalnim agencijama moraju biti u skladu sa zahtjevima koje je utvrdio Nacionalni arhiv. U tu svrhu izrađen je Program „Upravljanje dokumentima u okviru elektroničke uprave“ (E-Government Electronic Records Management Initiative). .

Ovaj program razvija smjernice koje državni odjeli i agencije mogu koristiti u upravljanju elektroničkim zapisima i prijenosu elektroničkih zapisa u trajnu pohranu u Državnom arhivu, koristeći različite vrste podataka i formate . NARA je odobrila zahtjeve američkog Ministarstva obrane za softverske proizvode koji se koriste za upravljanje elektroničkim zapisima - DOD 5015.2-STD verzija 2 .

Ova norma utvrđuje obvezne zahtjeve i funkcionalnost softvera koji se koristi za upravljanje dokumentima. Nacionalni arhivi preporučuju da se DOD 5015.2 i njegovi certificirani proizvodi koriste kao osnova za odabir sustava elektroničkog upravljanja dokumentima savezne vlade.

Državni arhiv je također razvio alat za upravljanje elektroničkim zapisima. kao metodičko uputstvo za praktičare.

Godine 2008 NARA je pokrenula program elektroničke arhive dokumenata , koji bi trebao pomoći saveznim agencijama u upravljanju dokumentima. Arhiva elektroničkih dokumenata omogućuje obradu, čuvanje, upravljanje i stabilan pristup svim vrstama elektroničkih dokumenata, neovisno o karakteristikama računalnog hardvera i softvera.

Nacionalni arhiv je u veljači 2011. pripremio dokument “O upravljanju državnim dokumentima u oblaku” , koji pruža detaljne odredbe i smjernice o upravljanju dokumentima u oblaku, uključujući pitanja vezana uz ugovore o uslugama računalstva u oblaku. Ovaj dokument posebno naglašava da savezne vladine agencije snose punu odgovornost za poštivanje pravila upravljanja zapisima, bez obzira na to gdje su dokumenti pohranjeni.

Problem upravljanja dokumentima i uopće upravljanja državnim spisima pokrenut je na najvišoj razini vlasti kada je predsjednik SAD-a Barack Obama izdao poseban Memorandum “Government Document Management” 28. studenog 2011. Memorandum je upućen čelnicima federalnih organa vlasti, au njemu se ozbiljno postavlja pitanje kvaliteta vođenja državnih dokumenata.

Ovaj Memorandum označava početak reforme politika upravljanja dokumentima, poboljšanje poslovanja i promicanje otvorenosti i odgovornosti poboljšanjem upravljanja dokumentima agencija i donošenja odluka; daljnja identifikacija i prijenos u Nacionalni arhiv SAD-a (NARA) povijesnih dokumenata od trajne vrijednosti za buduće generacije; pomaganje izvršnim odjelima i agencijama (u daljnjem tekstu "agencije") u postizanju minimiziranja troškova i učinkovitijih aktivnosti upravljanja zapisima.

U Memorandumu se napominje da federalni državni organi (agencije) u svom radu trebaju težiti dvama glavnim ciljevima.

Prvi cilj: Uvesti elektroničko vođenje evidencije kako bi se osigurala transparentnost, učinkovitost i odgovornost u državnim tijelima. Da bi se to postiglo, postavljen je zadatak svim federalnim agencijama da do 2019. godine u najvećoj mogućoj mjeri prijeđu na upravljanje elektroničkim dokumentima, uključujući elektroničke dokumente s trajnim rokom pohrane.

Do 2017. savezne agencije moraju upravljati svim dokumentima e-pošte u elektroničkom obliku (potpuno bez papira).

Druga svrha izdavanja Memoranduma: Poboljšanje organizacije upravljanja dokumentima. U tu svrhu, Memorandumom je predviđeno uvođenje mehanizma imenovanja odgovornih službenika u svakom odjelu, provođenje stalne obuke osoblja u oblasti upravljanja dokumentima, izrada popisa dokumenata i njihovo dostavljanje NARA-i.

NARA, kao glavni izvršitelj odredaba Memoranduma, mora pripremiti set regulatornih i metodoloških dokumenata za provedbu direktive predsjednika Sjedinjenih Država. U tu su svrhu 24. kolovoza 2012. Ured za upravljanje i proračun Izvršnog ureda predsjednika Sjedinjenih Država i Nacionalni arhiv Sjedinjenih Država (NARA) izdali zajednički Memorandum voditeljima administrativnih ureda i agencija za upravljanje državnim spisima. Dokument su potpisali Jeffrey D. Zints, vršitelj dužnosti ravnatelja američkog Ureda za upravljanje i proračun i David S. Ferrero, američki arhivist, ravnatelj američkog Nacionalnog arhiva. Ovim dokumentom ocrtavaju se glavne aktivnosti za provedbu Predsjedničkog memoranduma, raspoređuje odgovornost za provedbu njegovih odredbi između NARA i federalnih tijela vlasti, definiraju mjere kontrole i rokovi za njihovu provedbu.

Nedvojbeno je da će primjer SAD-a na području upravljanja dokumentima poslužiti kao putokaz drugim državama koje se bave sličnim problemima te zahtijeva daljnja istraživanja i stalni nadzor.

Također zanimljivo iskustvo Savezna Republika Njemačka, gdje u okviru funkcioniranja tehnologija e-uprave značajno mjesto zauzimaju pitanja protoka dokumenata.

Najviše savezno tijelo na području organizacije arhivskoga posla u Njemačkoj je Savezni arhiv (Bundesarchiv). Njegovo djelovanje regulirano je Zakonom o saveznim arhivima iz 1988. ili skraćeno Zakonom o saveznim arhivima (Bundesarchivgesetz – B ArchG).

Saveznom arhivu Njemačke dodijeljena je uloga savjetodavne organizacije za savezne vlasti u pitanjima upravljanja dokumentacijom. Federalni arhiv izdaje normativno-metodološka gradiva iz ove oblasti, koja su savjetodavne naravi, ali u praksi služe federalnim ministarstvima kao podloga za smjernice u radu s dokumentima.

„Opći poslovnik o radu saveznih ministarstava Savezne Republike Njemačke“ (GGO), glavni regulatorni dokument koji sveobuhvatno uređuje rad ministarstava, uz ocrtavanje pravila uredskog rada, naglašava da savezna ministarstva stvaraju preduvjete za rad s informacijama u elektroničkom obliku. Za razmjenu informacija između federalnih ministarstava postoji jedinstvena elektronička komunikacijska informacijska mreža.

Značajke tijeka dokumenata i procesa upravljanja dokumentima, uzimajući u obzir korištenje elektroničkih dokumenata, detaljno su opisane u Uputstvu o obradi i upravljanju dokumentima u federalnim ministarstvima ( Registracija für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien - RegR), odobrila njemačka Savezna vlada 11. srpnja 2001.

Zanimljivi su pristupi njemačkih stručnjaka provedbi državnog programa "elektroničke vlade", koji je jedan od najvećih u Europi. Program se provodi prema konceptu DOMEA.

"DOMEA" ( Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang– Upravljanje dokumentima i elektroničko arhiviranje u IT sustavima) radni je koncept koji sadrži osnovne principe prelaska državnih organizacija na elektroničko upravljanje dokumentima i zahtjeve za automatizirane sustave elektroničkog upravljanja dokumentima.

U Njemačkoj su softverski proizvodi certificirani za usklađenost s funkcionalnim zahtjevima za softver formuliranim u ovom dokumentu za upotrebu u javnoj upravi. "Zahtjevi" služe kao osnova za razvoj specifikacija odjela i kriterija za donošenje odluka o kupnji softvera.

Tijekom certificiranja sustavi se ocjenjuju u pogledu stupnja usklađenosti sa zahtjevima i jednostavnosti korištenja, u skladu s posebno razvijenom metodologijom. Rezultate testiranja objavljuje Ministarstvo unutarnjih poslova. Softver koji ispunjava uvjete dobiva službenu certifikaciju kako bi se olakšalo njegovo promicanje na tržište softvera savezne vlade. Prema našim informacijama, više od 10 softverskih proizvoda prošlo je DOMEA certifikaciju.

Međutim, unatoč postojanju sustava certificiranja, stručnjaci iz Federalnog arhiva primijetili su prisutnost problema u organizaciji informacijske interakcije između pojedinih sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima.

Organiziranje pohrane elektroničkih dokumenata u Bundesarchiv relativno je nov zadatak. Za rješavanje ovog problema u okviru Federalnog arhiva formirana je posebna jedinica. Organizaciju, tehnologiju rada i sastav programsko-hardverskog kompleksa (SHC) za prihvat elektroničkih dokumenata na pohranu u Bundesarchiv u arhivu je tijekom dvije godine razvijala treća organizacija specijalizirana za izradu softvera. proizvoda. Za pohranu elektroničkih dokumenata izdvojeni su posebni poslužiteljski kapaciteti. 2009. godine volumen pohranjenih informacija iznosio je približno 100 Gb.

Arhiv ima uspostavljen format za arhivsku pohranu elektroničkih dokumenata – PDF-A. Ovo je format koji preporučuje Međunarodno vijeće za arhive i podržava ISO 19005-1 2005, s izmjenama i dopunama iz 2007.

Organizacije koje ugovorom prenose elektroničke dokumente na pohranu u Bundesarchiv moraju samostalno pretvoriti sve predane dokumente u PDF-A format. Grafička slika dokumenta dopunjena je metapodacima dokumenta u XML-u. Za organizacije koje ne mogu same izvršiti ovu konverziju i migraciju, Bundesarchiv nudi da to provede pomoću svog softverskog paketa. Istodobno, Bundesarchiv zahtijeva uklanjanje elektroničkih potpisa s dokumenata koji se prenose u arhivu. Štoviše, odgovornost za održavanje autentičnosti dokumenata leži na organizacijama koje dostavljaju dokumente u arhiv.

U budućnosti se planira prijenos datoteka s elektroničkim dokumentima iz organizacije u arhiv putem telekomunikacijskih kanala. Međutim, sada se takav prijenos provodi pomoću zasebnih medija za pohranu (diskova).

U prve tri godine, tijekom eksperimentalne faze, organizacije su prenosile elektroničke dokumente izravno u Federalni arhiv. U budućnosti se planira izrada Privremenog arhiva elektroničkih dokumenata. Odnosno, tehnologija prijenosa elektroničkih dokumenata za arhivsku pohranu bit će ista kao i za papirnate dokumente. Napominjem da stručnjaci Federalnog arhiva nastoje primijeniti ista pravila u odnosu na elektroničke dokumente koja vrijede za dokumente u papirnom obliku (formiranje spisa, njihovo evidentiranje i sl.).

Datoteke elektroničkih dokumenata pohranjuju se na magnetske vrpce (kao radne kopije) i na druge vrste medija za umnožavanje (sigurnosno kopiranje) informacija.

O pohrani baze podataka. Njemački arhivisti imaju negativan stav prema ideji da se baze podataka sa svim njihovim sadržajima i softverom čuvaju u državnim arhivima. Danas arhivisti preporučuju povremeno spremanje isječaka podataka iz baze podataka (ispis sadržaja ili njegovu elektroničku verziju). Što se tiče podataka s web stranica, oni se pohranjuju u Informacijskom centru Nacionalne knjižnice, koji je prema svom Pravilniku dužan čuvati te podatke.

Dakle, možemo zaključiti da njemački stručnjaci na saveznoj razini pristupaju problemu pohrane elektroničkih dokumenata na temelju postojećih mogućnosti, na temelju dobro promišljenih pragmatičnih rješenja.

Državni arhiv Ujedinjenog Kraljevstva veliku važnost pridaje pitanjima upravljanja dokumentima, metodološki usmjeravajući aktivnosti središnjih državnih institucija koje upravljaju dokumentima.

Valja napomenuti da je Nacionalni arhiv Engleske u Kewu, nakon dolaska nove uprave u arhiv sredinom prošlog desetljeća, zauzeo kurs prema uvođenju suvremenih informacijskih tehnologija u praksu svog rada i aktivno radi na projekt očuvanja tzv. „digitalne baštine“, čime se odgovara na aktualna zbivanja, u području javne uprave, odlučne promjene u načinu rada u okviru „elektroničke uprave“. U tu svrhu arhiv provodi projekt izrade elektroničkog dijela arhiva namijenjenog pohranjivanju elektroničkih dokumenata; izvršene su strukturalne promjene.

Uprava arhiva uvela je radna mjesta direktora za tehnologiju i informacijsku politiku.

Direktoru Tehnike podređene su jedinice koje osiguravaju čuvanje elektroničkih dokumenata u arhivu, uključujući tehničke službe. Ravnatelj za informacijsku politiku odgovoran je za rad odjela koji su nadležni za kompletiranje arhive elektroničkim dokumentima: nadzor državnih tijela po pitanjima arhivske pohrane dokumenata, pomoć u ispitivanju vrijednosti dokumenata, izbor za pohranu i ured za uništavanje. dokumentacija, prijenos elektroničke dokumentacije odabrane za pohranu u arhiv i dr., omogućavanje korisnicima on-line pristupa arhivskim dokumentima.

Zbog nove strategije 2008.-2009. arhiv je akumulirao preko 112 milijuna digitalnih kopija dokumenata, a web stranicu arhiva je u razne svrhe posjetilo 11 milijuna istraživača (korisnika) .

Glavna zadaća arhiva je selekcija i arhiviranje elektroničkih dokumenata državnih tijela. U tu svrhu arhiv je izradio automatizirani informacijski sustav (Open Archive. Information System – razvila američka NASA) vrijedan 3,5 milijuna funti sterlinga. Predviđeno je da će arhiv putem sigurnih komunikacijskih kanala primati elektroničke dokumente od državnih tijela u izvornim formatima. Oni. Nacionalni arhiv namjerava pohraniti arhivske dokumente u formatima u kojima su ih izradile vladine agencije. Tijekom 2009. godine planirano je dodati oko 60 GB arhive. (oko 4 milijuna dokumenata). Sukladno odabranom konceptu, elektronički dokumenti organizirani su u arhivu u zasebno informacijsko polje. Općenito, 2% ukupne količine elektroničkih dokumenata nastalih u uredskom radu državnih agencija bit će prihvaćeno na pohranu.

Trenutno se razvija tehnologija za prijenos elektroničkih dokumenata u Državni arhiv. Obuhvaća sljedeće faze: odabir ED-a za prijenos u arhiv – priprema ED-a za prijenos na temelju posebnog softvera – prijenos putem komunikacijskih kanala (iznimno, na zasebnom (izmjenjivom) mediju) – karantena, kontrola kvalitete – uključivanje u informacijski niz – stvaranje sigurnosne kopije informacijskog niza – omogućava pretraživanje i pristup.

Jedan od ključnih problema je potreba za promjenom postojeće norme: 30-godišnjeg razdoblja tijekom kojeg se dokumenti moraju čuvati u arhivima državnih agencija bez pristupa javnosti. U slučaju arhivskih elektroničkih dokumenata, očekuje se da će ih ED prenijeti u baze podataka Nacionalnog arhiva 3 godine nakon završetka uredskog rada. Važan dio elektroničkih izvora pohranjenih u arhivu su informacije s web stranica državnih agencija.

Trenutačno arhiva prihvaća podatke s približno 1500 web stranica državnih agencija na pohranu 3 puta godišnje. Ovaj posao obavlja arhivska jedinica od četiri stalno zaposlena osoblja s godišnjim proračunom od £500,000.

Druga sastavnica rada Državnog arhiva je izgradnja tzv. elektroničkog kataloga (baze podataka), koji objedinjuje sve digitalne arhivske podatke. Važno mjesto u tom pogledu zauzima izrada formata opisa koji uključuje oko 40 obveznih polja i rječnik deskriptora.

Strateški cilj britanske vlade je prelazak na elektroničko upravljanje dokumentima. Trenutačno, prema stručnjacima, oko 95% sve dokumentacije vladinih agencija nastaje u elektroničkom obliku. Ipak, najvažnije dokumente kreiraju i potpisuju menadžeri raznih rangova na papiru.

Stvorena je sigurna državna telekomunikacijska mreža putem koje se odvija elektronički protok dokumenata između različitih državnih tijela. Ne postoji standardno rješenje za automatizaciju ureda u državnim agencijama.

Engleski stručnjaci također ističu nedosljednost u pristupima informatizaciji javne uprave uredskih službi, arhiva i informatičkih odjela. Postoji praksa privlačenja vanjskih organizacija za podršku informacijskoj podršci vladinih agencija na temelju vanjskih poslova.

Stoga možemo zaključiti da se trend raširene upotrebe elektroničkih dokumenata u vladinim agencijama Ujedinjenog Kraljevstva doista odvija. 95% elektroničkih dokumenata u ukupnom protoku dokumenata je značajna brojka. Razmjenjuju se između institucija putem sigurnih komunikacijskih kanala, temeljenih na zatvorenoj informacijskoj mreži. Istovremeno, tek se formira koherentan i jasan sustav upravljanja životnim ciklusom elektroničkog dokumenta od trenutka nastanka do predaje na arhivsko čuvanje ili uništenje. U svakom slučaju, englesko iskustvo je važno za njegovu primjenu u praksi stvaranja sustava elektroničkog upravljanja dokumentima i e-uprave.

Nacionalni arhiv Australija igra vodeću ulogu u upravljanju dokumentima vladinih agencija diljem Commonwealtha Australije i stvara važne regulatorne razvoje upravljanja poslovnim zapisima; Državni arhiv je objavio standard DIRKS (Razvoj sustava upravljanja dokumentima).

Nacionalni arhiv Australije također je objavio standard za metapodatke za upravljanje dokumentima za vladine agencije. . Standard australske vlade za upravljanje dokumentima - AS 4390 Upravljanje zapisima , objavljen 1996. - poslužio je kao osnova za međunarodnu normu ISO 15489-2001 Informacije i dokumentacija - Upravljanje zapisima .

Međunarodni standard za metapodatke o upravljanju zapisima ISO 23081, čiji je prvi dio objavljen u svibnju 2004. , također je razvijen uz aktivno sudjelovanje australskih arhivista.

U Austrija počeo se razvijati projekt koji integrira upravljanje elektroničkim dokumentima i arhive kako bi se osiguralo ispravno upravljanje elektroničkim dokumentima tijekom cijelog njihovog životnog ciklusa.

To već uključuje upravljanje dokumentima u federalnim odjelima putem sustava ELAK („Electronic Document“) i specifikacije koju su razvili stručnjaci za međuresorni format za prijenos elektroničkih dokumenata pod nazivom EDIAKT. Uglavnom, definiran je format primjenjivog SIP paketa (informacijski paket isporuke) koji se može unijeti u arhivski sustav. Ovaj sustav prvi je koristio Austrijski državni arhiv 2011. godine.

Popis država koje aktivno rade na implementaciji elektroničkih dokumenata može se nastaviti. Poznata su iskustva niza europskih zemalja, posebice Poljske, Češke, Francuske, skandinavskih i baltičkih zemalja, koje u sklopu implementacije EU direktiva aktivno promiču koncepte e-uprave i sukladno tome, upravljanje elektroničkim dokumentima.

Pitanjima upravljanja dokumentima u inozemstvu posvećena je posebna pažnja tijekom razvoja i implementacije koncepta “elektroničke uprave”. Državni arhivi u Ujedinjenom Kraljevstvu, SAD-u, Austriji, Kanadi i drugim zemljama uključeni su u razvoj koncepata upravljanja elektroničkim zapisima kao dijela e-uprave, a Nacionalni arhiv Australije, na primjer, upravlja i promiče korištenje vladinih dokumenata. standard metapodataka AGLS, razvio je tezaurus interaktivnih značajki australskih vladinih agencija (AGIFT) . Nacionalne arhivske službe nastoje posebno regulirati izbor softvera za rad s elektroničkim dokumentima u organizacijama, te stoga provode testiranje i razvijaju približne specifikacije (funkcionalne zahtjeve) automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima. Arhivi posebno proučavaju i reguliraju upravljanje bazama podataka, web dokumentima i dokumentima elektroničke pošte.

U zemljama članicama ZND-a, Bjelorusiji, Kazahstanu i Ukrajini aktivno se radi na rješavanju ovog problema.

Ove tri zemlje imaju niz zajedničkih odredbi kada organiziraju rad u području dokumentacijske potpore menadžmentu:

Prvo, upravljanje službenim dokumentima podliježe državnoj regulativi u svim područjima djelatnosti poduzeća i organizacija u javnom i komercijalnom sektoru gospodarstva ovih zemalja na temelju relevantnog zakonodavstva.

Drugo, državno uređenje upravljanja službenim dokumentima u svim organizacijama, bez obzira na njihov pravni oblik i oblik vlasništva, provodi posebno ovlašteno tijelo odgovorno za arhive. .

Dakle, na temelju analize inozemnog iskustva može se izvući niz zaključaka.

Trend distribucije elektroničkih dokumenata u praksi

javna uprava je globalna.

Uspjeh implementacije elektroničkih dokumenata i elektroničkih

tijek dokumenata osiguran je prisutnošću državne politike i njezinom zakonodavnom podrškom.

3. Analiza iskustava naglašava potrebu sudjelovanja u procesima implementacije upravljanja elektroničkim dokumentima arhivskih službi koje su izravno zainteresirane za osiguranje kontrole životnog ciklusa elektroničkih dokumenata.

4. Očigledno je da visoka razina organizacije upravljanja elektroničkim dokumentima zahtijeva dugotrajan, sustavan rad koji se temelji na usađivanju stručnog pristupa stručnjacima u korištenju informacijske tehnologije.

5. I strana iskustva jasno ukazuju na potpuno napuštanje papirnatih dokumenata u suvremenim uvjetima

nemoguće. U dogledno vrijeme papirnati dokumenti i elektronički dokumenti koegzistirati će paralelno, i to u masovnim razmjerima. Također treba naglasiti da će se neki dokumenti i dalje stvarati i pohranjivati ​​samo na papiru, što može jamčiti očuvanje informacija kroz nekoliko stoljeća.

Svaka savezna agencija mora imati program upravljanja dokumentima koji osigurava usklađenost sa zakonima o upravljanju zapisima, učinkovit nadzor nad stvaranjem i pohranjivanjem zapisa tijekom aktivnosti agencije, provedbu i usklađenost sa standardima, postupcima i tehnologijama koje je uspostavio Nacionalni arhiv SAD-a. za poboljšanje upravljanja zapisima, očuvanje i sigurnost dokumenata, prikupljanje i pohranjivanje ili uništavanje dokumenata privremene vrijednosti (44 U.S.C. 3102).

Program "Upravljanje dokumentima u okviru elektroničke uprave" (E-Government Electronic Records Management Memorandum za voditelje izvršnih odjela i agencija – Managing Government Records, 28. studenog 2011.) – [Elektronički izvor]. – http://www .whitehouse .gov /the -press -office /2011/11/28/presidential -memorandum -managing -government -records .

Memorandum za voditelje izvršnih odjela i agencija te neovisnih agencija // Executive Office of President, Office of Management and Budget, National Archives and Records Administration. - Washington DC. 20408. - 24. kolovoza 2012. – 7 str.

Kazahstan - Odbor za informacije i arhive Ministarstva komunikacija i informacija Republike Kazahstan.

Ukrajina - Državna arhivska služba Ukrajine

Ključne riječi: Uredski menadžment, Kadrovski menadžment, Državna i općinska uprava, Osnove certificiranja i normizacije.

Predmet rada je analiza uvjeta “Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske potpore menadžmentu”. Predmet rada je razmatranje pojedinih pitanja formuliranih kao cilj ovog rada.

Svrha rada je proučavanje teme „Strana iskustva u organizaciji dokumentacijske potpore menadžmentu“ sa stajališta najnovijih domaćih i inozemnih istraživanja slične problematike.

U procesu rada provedena je teorijsko-metodološka analiza teme „Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske potpore menadžmentu“, uključujući istraživanje teorijskih aspekata proučavanja fenomena „Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske podrške menadžmentu“, te proučavanje priroda teme “Strana iskustva u organiziranju Dokumentacijske potpore menadžmentu”.

Zatim je provedeno istraživanje o relevantnosti „Stranog iskustva u organiziranju dokumentacijske potpore za upravljanje“ u suvremenim uvjetima uz korištenje statističkih podataka i znanstvenih publikacija posljednjih godina.

Kao rezultat studije identificirani su i kvantitativno potkrijepljeni konkretni načini rješavanja problema „Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske potpore za upravljanje”, uključujući identificiranje nekih mogućnosti za rješavanje problema „Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske potpore za upravljanje” i identificiranje trendova. u izradi teme “Strana iskustva u organiziranju Dokumentacijske potpore menadžmentu”.

Stupanj implementacije - prijedlozi i konkretne aktivnosti testirani su u aktivnostima organizacije koja je poslužila kao temelj obrazovne prakse.

Predložene aktivnosti, uz određene specifičnosti, mogu se koristiti u radu kadrovskih službi ruskih poduzeća.

Provedba predloženih mjera omogućuje nam da pružimo točnije razumijevanje prirode i trenutnih problema "Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske potpore za upravljanje."

Pregled izvora na temu "Strana iskustva u organizaciji dokumentacijske potpore menadžmentu"

Popis literature korišten u izradi ovog rada uključuje 36 bibliografskih izvora. Okarakterizirajmo neke od njih:

Identificirani problem „Strano iskustvo u organiziranju dokumentacijske potpore za upravljanje” razmatra M. Yu. Rogozhin u knjizi „”, objavljenoj 2009. godine i koja sadrži 384 stranice. Iz opisa knjige možemo zaključiti da

Također, problemima reguliranja suvremenih pitanja na temu “Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske potpore za upravljanje” bavi se M. Yu. Rogozhin u monografiji “Dokumentacijska potpora za upravljanje”. Ovu knjigu objavila je izdavačka kuća Prospekt 2009. godine, sadrži 0 stranica.

Univerzalni edukativno-praktični vodič daje odgovore na sva ključna pitanja učinkovite organizacije dokumentacijske podrške upravljanju (DOU) djelatnosti poduzeća (organizacije, ustanove). Gradivo u priručniku prezentirano je cjelovito, temeljeno na zakonskim i podzakonskim aktima o pitanjima predškolskog odgoja i obrazovanja. Glavno mjesto u priručniku zauzima razmatranje pitanja upravljanja dokumentima (upravljanje dokumentima) i aktivnosti dokumentiranja, uključujući službu za predškolski odgoj, kadrovsku službu i računovodstvo poduzeća. Za voditelje poduzeća, njihove zamjenike za upravljanje, zaposlenike službi za predškolski odgoj, kadrovske službe i računovodstvene odjele, kao i studente specijalnosti 350800 „Dokumentacija i dokumentacijska podrška za upravljanje“.

U knjizi “Dokumentacijska potpora menadžmentu” dotaknut je niz aktualnih problema. Relevantnost i novost ove teme utvrdio je R. E. Bulat u svojoj studiji koju je 2012. objavila izdavačka kuća Business Press. Opis knjige glasi kako slijedi.

Sadržaj nastavnog sredstva odgovara nastavnom planu i programu za disciplinu "Uredski poslovi u kadrovskoj službi" koja je uključena u blok posebnih disciplina specijalnosti 080505.65 "Upravljanje ljudskim potencijalima", kao i nastavnom planu i programu za disciplinu " Dokumentacijska podrška za upravljanje osobljem", koja je uključena u osnovni dio stručnog ciklusa okvirnog osnovnog obrazovnog programa visokog stručnog obrazovanja u području osposobljavanja „Upravljanje ljudskim resursima" - 080400, koji je razvila obrazovna ustanova ruskih sveučilišta za Obrazovanje u menadžmentu. Regulatorni zahtjevi predstavljeni u publikaciji (uključujući one koji su stupili na snagu 2012.) i metodološke preporuke za dokumentiranje aktivnosti upravljanja i uvođenje sustavnog pristupa dokumentacijskoj podršci za upravljanje modernom organizacijom bit će korisni i studentima, diplomskim studentima i nastavnicima. , te za praktičare u području dokumentiranja upravljačkih aktivnosti.

Osim toga, pri proučavanju teme "Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske potpore za upravljanje" korišteni su sljedeći periodični izvori:

1. Inozemna iskustva u pravnom uređenju javnih službi. A.F. Vasilyeva, "Journal of Russian Law", br. 12, prosinac 2007.
2. Alternativno rješavanje trgovačkih sporova. Strano iskustvo. D. Stoletova, "Službenik za ljudske resurse. Upravljanje osobljem", br. 10, listopad 2007.
3. Problem konkurentnosti u upravljanju kadrovima organizacije. V. Shapovalov, "Upravljanje osobljem", broj 18, rujan 2007.
4. 1C:Enterprise 8 - iskustvo u organizaciji tranzicije. "BUKH.1S", broj 9, rujan 2007.
5. Posao naplate nastavlja stjecati snagu i iskustvo. tj. Smirnov, “Menadžment u kreditnoj instituciji”, br. 5, rujan-listopad 2007.

Uvodni uzorak

Predstavljeni rad posvećen je temi "Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske potpore menadžmentu".

Problem ove studije je relevantan u suvremenom svijetu. O tome svjedoče učestala ispitivanja postavljenih pitanja.

Tema “Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske potpore menadžmentu” proučava se na sjecištu više međusobno povezanih disciplina. Sadašnje stanje znanosti karakterizira prijelaz na globalno razmatranje problema na temu „Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske potpore menadžmentu“.

Mnogi radovi posvećeni su istraživačkim pitanjima. Uglavnom, građa iznesena u obrazovnoj literaturi je općeg karaktera, a brojne monografije na ovu temu ispituju uža pitanja problematike „Strana iskustva u organizaciji dokumentacijske potpore menadžmentu“. Međutim, potrebno je uzeti u obzir suvremene uvjete pri proučavanju problematike označene teme.

Visok značaj i nedovoljna praktična razrađenost problema "Strana iskustva u organizaciji dokumentacijske potpore menadžmentu" određuju nedvojbenu novinu ovog istraživanja.

Daljnja pozornost na problematiku “Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske potpore menadžmentu” nužna je za dublje i sadržajnije rješavanje pojedinih aktualnih problema iz predmeta ovog rada.

Relevantnost ovog rada posljedica je, s jedne strane, velikog interesa za temu „Strana iskustva u organizaciji dokumentacijske potpore menadžmentu“ u suvremenoj znanosti, as druge strane, njene nedovoljne razrađenosti. Razmatranje pitanja vezanih uz ovu temu ima i teorijski i praktični značaj.

Dobiveni rezultati mogu se koristiti za razvoj metodologije za analizu “Stranih iskustava u organiziranju dokumentacijske podrške menadžmentu”.

Teorijski značaj proučavanja problematike „Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske podrške menadžmentu“ leži u činjenici da su problemi odabrani za razmatranje na sjecištu više znanstvenih disciplina.

Predmet ovog rada je analiza uvjeta “Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske potpore menadžmentu”.

U ovom slučaju, predmet studije je razmatranje pojedinih pitanja formuliranih kao cilj ove studije.

Svrha rada je proučavanje teme „Strana iskustva u organizaciji dokumentacijske potpore menadžmentu“ sa stajališta najnovijih domaćih i inozemnih istraživanja slične problematike.

1. Proučiti teorijske aspekte i identificirati prirodu "Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske potpore za upravljanje".
2. Razgovarajte o važnosti problema "Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske potpore za upravljanje" u suvremenim uvjetima.
3. Ocrtati mogućnosti rješavanja teme “Strana iskustva u organizaciji dokumentacijske potpore menadžmentu.”
4. Identificirati trendove u razvoju teme “Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske podrške menadžmentu”.

Rad ima tradicionalnu strukturu i uključuje uvod, glavni dio koji se sastoji od 3 poglavlja, zaključak i bibliografiju.

U uvodu se obrazlaže relevantnost izbora teme, postavljaju se cilj i ciljevi istraživanja, karakteriziraju metode istraživanja i izvori informacija.

Prvo poglavlje otkriva opća pitanja, otkriva povijesne aspekte problema "Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske potpore za upravljanje." Definiraju se temeljni pojmovi i utvrđuje se relevantnost problematike „Strana iskustva u organiziranju Dokumentacijske potpore menadžmentu“.

U drugom poglavlju detaljnije se razmatra sadržaj i suvremena problematika “Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske potpore menadžmentu”.

Treće poglavlje je praktičnog karaktera i na temelju pojedinačnih podataka daje se analiza postojećeg stanja, te analiza perspektiva i trendova razvoja “Strana iskustva u organizaciji podrške dokumentacijskom upravljanju”.

Na temelju rezultata istraživanja uočen je niz problema vezanih uz razmatranu temu te su izvedeni zaključci o potrebi daljnjeg proučavanja/poboljšanja stanja problematike.

Dakle, relevantnost ovog problema odredila je izbor teme rada "Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske podrške za upravljanje", raspon pitanja i logičku shemu njegove izgradnje.

Teorijska i metodološka osnova za istraživanje bili su zakonski akti i regulatorni dokumenti o temi rada.

Izvori informacija za izradu rada na temu "Strana iskustva u organizaciji dokumentacijske potpore menadžmentu" bili su temeljna nastavna literatura, temeljni teorijski radovi najvećih mislilaca iz razmatranog područja, rezultati praktičnih istraživanja istaknutih domaćih i stranih autora. , članci i prikazi u stručnim i periodičnim publikacijama posvećenim temi "Strana iskustva u organiziranju dokumentacijske potpore menadžmentu", referentna literatura, drugi relevantni izvori informacija.