Kako pravilno napisati opis posla. Opis posla: Što? Kako? Za što


Izvjesnost je važna komponenta reda. Prilikom prijave za posao osoba mora jasno razumjeti što se od nje traži. I stoga, njegovi zadaci i odgovornosti moraju biti negdje raspoređeni. Novaka možete uputiti i riječima i primjerom, ali ipak bolje je popraviti funkcije na papiru, pod kojim će se pojaviti njegov potpis. Ali ni u jednom regulatornom aktu nije objašnjeno kako napisati opis poslova, kao što nije jasno ni tko bi to trebao raditi. Ako zadatak sastavljanja uputa padne na vas, možete se poslužiti dolje opisanim pravilima.

Što je opis posla

Uputa je dokument iz kojeg je jasno:

  • što točno zaposlenik mora raditi na poslu;
  • kako je dužan raditi;
  • što biste trebali znati i moći učiniti;
  • na što ima pravo.

Upute nisu imenovane, svaka je vrsta dizajnirana za korištenje u odnosu na određeni položaj i kvalifikaciju. Upute moraju biti napisane u tri primjerka:

  • jedan - u poslovima kadrovske službe;
  • drugi - u poslovima voditelja jedinice;
  • treći - zaposleniku.

Pažnja!

Važno: na uputama mora biti potpis zaposlenika - to je jedini dokaz da zna što treba, a što ne.

Ako nema potpisa, ništa ne dokazuje da zaposlenik ne ispunjava svoje dužnosti.. I stoga će ga biti nemoguće otpustiti zbog lošeg rada.

Izrada opisa poslova

Za izradu cjelovitog i ispravnog dokumenta, Prvo se morate opskrbiti informacijama:

  • za koji položaj i kvalifikacije se izrađuju upute;
  • što osoba koja se upućuje mora znati;
  • s kim osoba koja se podučava mora komunicirati tijekom procesa rada;
  • vrste poslova uključenih u dužnosti osobe koja se upućuje;
  • radni uvjeti.

Gdje dobiti informacije o pozicijama


Podaci o pozicijama glavna su točka u pisanju uputa, jer je u početnoj fazi važno "odvojiti žito od kukolja", to jest, morate odabrati točno popis radova koji je prikladan za određenog zaposlenika u skladu s njegovim položajem i kvalifikacijama posebno za vaše poduzeće. Na primjer, tokar druge klase nije dužan znati ono što bi trebao znati tokar četvrte klase.

Čak su i sovjetski zakonodavci aktivno razvijali sve vrste imenika zanimanja, koji se danas ne samo koriste, već se i ažuriraju.

Zahtjevi za rukovoditelje ili zaposlenike mogu se pronaći u Rezoluciji Ministarstva rada br. 37. I popis pozicija i popis uvjeta za njih.

Ali ovaj se vodič odnosi samo na menadžment i stručnjake. Zahtjevi za radnička zanimanja Ne možete to samo staviti u članak, ali možete ih pronaći na poveznici na ETKS: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?base=LAW&n=92907&req=doc.

U prikazanom prozoru nalazi se tablica u čijem trećem stupcu prvo trebate pronaći vrstu posla(zavarivanje npr. ili ljevaonica), a u prozoru koji se otvara preko poveznice pronaći ćete tražene materijale po struci i kategoriji.

Pažnja!

Važno: U priloženoj literaturi prikazane su ne samo vrste poslova u skladu s radnim mjestom, već i količina znanja koje osoba koja se upućuje mora imati.

Utančanost: Možda vam neće trebati neki zahtjevi jer su referentne knjige standardne. Zato posavjetujte se s voditeljem odjela gdje će osoba koja se upućuje raditi - neka odbaci sve nepotrebno. Također možete dodati svoje!

Informacije o uvjetima rada

Te informacije trebate potražiti izravno na radnom mjestu gdje će novak raditi. Budući da zbog specifičnosti svog posla imate pravo zahtijevati informacije od bilo kojeg zaposlenika organizacije, obvežite neposrednog rukovoditelja novozaposlenog da vam pruži informacije o sljedećim uvjetima rada:

  • kakvu će opremu osoba koja se podučava koristiti (vrsta, model);
  • interakcija s drugim članovima tima;
  • o alatima;
  • o ponašanju na radnom mjestu (što se smije, a što ne).

Registracija DI

Same upute mogu se sastojati od nekoliko odjeljaka.:

  1. Opće odredbe:
    • svrha dokumenta (na primjer: uputa definira prava, dužnosti, odgovornosti i uvjete rada u specijalnosti);
    • kategorija radnog mjesta (voditelj, stručnjak, radnik itd.);
    • kako se postavlja na dužnost (natječajem, naredbom i sl.);
    • podaci o zamjeni (za vrijeme odsutnosti - tko može zamjenjivati ​​radnika);
    • kvalifikacijski zahtjevi (obrazovanje, iskustvo, prava ili licence itd.);
    • popis pravnih akata ili dokumenata čije je poznavanje obvezno.
  2. Odgovornosti na poslu. U ovom odjeljku trebate navesti sve vrste poslova za radno mjesto, preuzete iz priručnika i dopunjene vlastitim popisom.
  3. Prava zaposlenika. Zaposlenik, primjerice, može imati pravo samostalno donositi odluke o određenim specifičnim pitanjima, kao i usavršavati svoje vještine i davati kreativne i inovativne prijedloge.
  4. Odnosi. Ovdje navedite s kojim zaposlenicima ili odjelima trebate komunicirati tijekom radnog procesa i tko kome odgovara. Ovdje također možete uključiti postupak i vrijeme za odobravanje dokumenata.
  5. Odgovornost. Ovdje možete navesti konkretne prekršaje za koje će zaposlenik biti odgovoran i odgovarajuće kazne. Na primjer, za brak - nema bonusa.

DI odobrenje

Dakle, čim izradite nacrt upute, trebate se složiti s njim:

  • s odvjetnikom;
  • s voditeljem odjela, u čijoj je podređenosti radno mjesto prema uputama;
  • s redateljem.

Pažnja!

Utančanost: pismom Rostruda br. 3520-6-1, opisi poslova priznati su kao organizacijski dokumenti, stoga ih nije potrebno usklađivati ​​sa sindikalnim povjerenstvom, osim ako takav zahtjev ne postoji u vašem Pravilniku o OK ili kolektivnom ugovoru.

Također nije potrebno izdavati nalog za odobrenje DI, dovoljan je pečat ravnatelja.

Pravilnik o sistematizaciji poslova

Ovo je lokalni akt koji opisuje gore navedena pravila. U skladu s njim će se morati izraditi, odobriti, primijeniti i pohraniti upute.

Izrada Pravilnika nije obvezna, ali značajno olakšava rad kadroviku, budući da je svojevrsna uputa za pisanje uputa, jer objašnjava kako se sastavlja opis poslova.

Sastavni dijelovi Pravilnika:

  • žig odobrenja;
  • na koje se područje Uredba primjenjuje;
  • opće odredbe o DI;
  • službenik odgovoran za izradu uputa (službenik je zaposlenik koji obavlja upravne poslove. Može biti voditelj OK, ili voditelj drugog odjela);
  • zahtjevi za dizajn, sadržaj i odobrenje DI;
  • kako se MDI pregledavaju i modificiraju;
  • postupak čitanja uputa;
  • redoslijed njihovog skladištenja.

Za uzorak Pravilnika.

Svatko od nas danas se redovito suočava s potrebom proučavanja raznih uputa za korištenje određenog proizvoda.

Oni nas prate doslovno posvuda. Kupujemo kućanske aparate i proučavamo upute za uporabu, kupujemo tablete protiv glavobolje u ljekarni i odmah gledamo priložene upute za medicinsku uporabu.

Što je s tabletama i opremom! Otiđite u jednostavan supermarket i uzmite paket tjestenine. Što ćete vidjeti na poleđini? Nije li ovo svojevrsni priručnik s uputama?!

Ovdje počinje zabava...

Priroda prezentacije informacija radikalno varira. Ponekad se čini da nam je u ruke pala tajna poruka specijalnih službi koju nije moguće dešifrirati ili obrnuto - odraslima se gotovo na prstima objašnjava koliko je dva plus dva.

Praktičnost i jednostavnost korištenja proizvoda oduvijek su bile značajne „poluge“ utjecaja na odluku ciljne publike o kupnji.

Primjerice, kada tražimo novi tablet na internetu, ako je moguće, svakako ćemo preuzeti i pogledati njegove upute za uporabu.

Jeste li to uspjeli zastrti nerazumljivim terminima? Zatim primite kao „nagradu“ odbijanje kupnje i radost vaših konkurenata koji su kupcima pružili adekvatne, jasne i razumljive upute koje pokazuju da je lako „sprijateljiti se“ s našim tabletom.

Pisanje visokokvalitetnog priručnika za proizvod je umjetnost. Podignimo zastor i zavirimo “iza kulisa” njegovog nastanka.

Dakle, na što biste trebali obratiti pozornost prilikom izrade priručnika s uputama koji će "raditi" za prodaju?

Detaljiranje

Specifičnost i stupanj detalja su oni parametri koji se određuju prema razini pripremljenosti ciljane publike. Ovdje se odabire optimalna ravnoteža, usmjerena na potencijalnog kupca.

Na primjer:

Nakon klika na ____ pojavljuje se prozor dobrodošlice.

Nakon pritiska na ____ u ____ kutu tipkovnice, na ekranu se pojavljuje prozor dobrodošlice s natpisom “____”.

Najčešće postoje upute koje sadrže detaljnije informacije. Ali budi pažljiv! Ne biste trebali dovesti detalje do točke apsurda i pretjeranosti, inače riskirate ljutnju i gubitak klijenta:

Nakon što prstom pritisnete tipku ____ u gornjem desnom kutu tipkovnice, na ekranu se pojavljuje prozor dobrodošlice s tamnoplavim tekstom “____” koji se nalazi u sredini.

Strukturiranje

Više puta smo govorili o važnosti strukturiranja informacija u tekstovima. Ova prezentacija publici olakšava percipiranje materijala. Priručnik s uputama nije iznimka.

Usporedi:

  1. Umetnite disk u pogon.
  2. U prozoru koji se pojavi kliknite ____.
  3. Odaberite stavku izbornika ____.

Umetnite disk u pogon, zatim u prozoru koji se pojavi kliknite ____, a zatim odaberite stavku izbornika ____.

U prvoj opciji vidimo strukturiranje informacija korak po korak. Jasno, lako i razumljivo. Druga opcija izgleda i osjeća se drugačije - više je "teška".

Pozitivnost i korektnost

Mislite li da to nije važno? Vi ste u krivu! Za pozitivan rezultat potrebno je pozitivno misliti i pozitivno govoriti kroz tekst s ciljnom publikom (neka nam oproste gorljivi protivnici tautologije).

Nitko ne voli grubost i tugu. Stoga, delikatno i vrlo ispravno postavite potencijalne kupce SAMO za pozitivno.

Evo kako to izgleda u praksi:

Izvadite monitor iz kutije i pažljivo ga izvadite iz pakiranja. Držite se sa svih strana kako biste održali njegovu cjelovitost.

Izvadite monitor iz kutije i uklonite ambalažu. Pokušajte ga pritom ne ispustiti ili slomiti.

NE trima C: kraticama, sinonimima i dvojbama

Prilikom sastavljanja uputa za uporabu proizvoda, preporučljivo je izbjegavati bilo kakvu "intonacijsku nesigurnost". Slobodno prekrižite razna "možda, vjerojatno, možda."

Skraćenice su dopuštene samo ako je puni tekst naveden na samom početku priručnika, uz koji je naveden njegov "sažeti oblik":

Prijevozna tvrtka (TC) odgovorna je ____.

Višenamjenski uređaj (MFP) radi ____.

Operativni sustav (OS) pokreće se ____.

Korištenje sinonima i žargona je neprihvatljivo. Nema potrebe "pokazivati" svoju erudiciju i zbunjivati ​​korisnike različitom terminologijom.

Ako govorimo, na primjer, o mobilnom telefonu, onda u tekstu uputa ne smijete koristiti riječi kao što su „mobitel“, „mobitel“, „telefonski uređaj“, „mobitel“ itd.

Ima li čestih ponavljanja? Ali ne stvarate umjetničko djelo, već priručnik s uputama. Klijent to mora razumjeti, a ne ocjenjivati ​​vaš stil i vokabular.

Živjelo imperativno raspoloženje!

Koristite imperativno raspoloženje - potaknite korisnike na akciju (nazovite, savjetujte, upozorite, zabranite).

Usporedi:

Za uključivanje telefona potrebno je pritisnuti ____.

Gumb ____ odgovoran je za uključivanje telefona.

Pritisnite ____ za uključivanje telefona.

Uključite telefon tipkom ____.

Završni dodir

Najgore je ako osoba zbog “zbunjujućih uputa” nije mogla razumjeti kako koristiti proizvod i odbila ga je kupiti. Zato…

Nakon što je gotova uputa fiksirana na “screen sheet” monitora pritiskom na tipku “save”, bilo bi dobro provjeriti je li jasna vašoj ciljanoj publici.

Ne pišemo “verbalna platna” s jednostavnim opisom niza potrebnih radnji, već razvijamo jasne, logične i vizualne smjernice.

Korisnički vodiči koji potiču korisnike na kupnju.

Pozdrav još jednom, dragi habralyud!

U nastavku svog posta odlučio sam napisati kako je najbolje izraditi upute za korisnike i administratore.

Svima zainteresiranima neka podijele.

POLJUBAC
Načelo Keep It Simple Stupid dobro je poznato u programiranju, ali se iz nekog razloga rijetko koristi za pisanje uputa i dokumenata sa smjernicama, radije šireći misli po stablu. U 70% situacija ova dokumentacija je potrebna samo da bi se očešali o našim veselim regulatorima, ali pritom zaboravljaju da će s tom dokumentacijom morati raditi, i to ne uvijek tehnički potkovani i upućeni ljudi u području informacijske sigurnosti .

Za početak ću napisati nekoliko pravila koja će vam pomoći da napravite funkcionalan i prikladan dokument:

1. Pokušajte odvojiti upute za korisnike od uputa za administratore i sigurnosne službenike. Štoviše, prvi ne bi trebao sadržavati reference na drugi (mogu sadržavati reference jedni na druge).
2. Dajte upute korak po korak, poput "uzmi i učini". Odnosno, upute moraju opisivati ​​algoritam djelovanja osobe na koju su usmjerene.
3. Svaku stavku opisati kao zasebnu radnju uz obavezno navođenje odgovorne osobe i kontakte, ako je potrebno.
4. Radi veće jasnoće, u uputama možete dodatno nacrtati dijagram toka radnji. To će pomoći korisniku da jasno razumije i procijeni radnje, a također će vam biti lako objasniti algoritam tijekom treninga.
5. Psihološka poanta je da će se upute loše slijediti i funkcionirati ako se algoritam korisnicima ne objasni na jasan i pristupačan način pomoću primjera i primjera. Zato - NE ZABORAVITE NA TRENING!

Primjeri uputa za korisnike
Dolje je primjer uputa za stvaranje korisničkog računa na korporativnoj mreži.
Čisti zaslon/čisti stol
Specifičnost ruskih organizacija koje djeluju još od sovjetskih vremena i imaju podjednako iskusne zaposlenike je takva da su njihovi stolovi u pravilu zatrpani papirima. Računalo se ponekad ne gasi ili zaključava, čak ni kad odu kući. Nedavno sam osobno vidio, prolazeći pored gradskog poduzeća kasno noću, kako iza otvorenih roleta u zaključanoj zgradi gori monitor s otvorenim Word dokumentom na njemu.
Korisnici ponekad nisu svjesni mogućeg nenamjernog curenja informacija. Čak i ako nije povjerljivo, može biti samo za internu upotrebu. Ali to daje razumijevanje da ova organizacija ne brine o svojoj sigurnosti i da to može učiniti s povjerljivim informacijama. Također je moguće da će postojati informacije koje još nisu klasificirane kao zatvorene, ali već postoje u internom kruženju organizacije.

Dobar primjer najbolje prakse ovdje su pravila čistog stola i jasnog zaslona. Mogu se opisati na isti način kao što sam ranije dao primjer, ali će izgledati malo glupo, jer su radnje tamo najjednostavnije. Bolje je jednostavno napraviti skup pravila:

p.s. Post sadrži snimke zaslona stvarno implementiranih i radnih uputa i pravila. Sve sličnosti s postojećim organizacijama su čisto slučajne. Svi nazivi odjela i biroa su promijenjeni.

Odredite za koga se pripremaju upute.

  • Pišete li za početnike, profesionalce ili nekoga sa srednjim znanjem?
  • Hoće li se vaše upute koristiti u grupnoj nastavi ili za samostalno učenje?

Odredite točno što će upute reći.

  • Primjer: pripremate vodič "Kako postaviti vrata". Jedan dio može biti posvećen kliznim vratima, drugi ulaznim vratima, treći vratima za stražnji ulaz.

  • Odlučite koja je logička struktura za prezentiranje materijala najbolja. Odnos između odjeljaka odnosi se na više od samog slijeda radnji. Ponekad je potrebno prvo uključiti odjeljak koji opisuje određene pojmove i koncepte, a također i bolje opisati zadatke koji se ponavljaju u različitim dijelovima. Ali ako pretpostavite da čitatelj već ima određene vještine za dovršenje zadatka, bolje je dati opise općih postupaka u dodacima.

    Ako se u uputama koristi stručna terminologija ili žargon, potrebno je pripremiti rječnik pojmova. Ako je malo vjerojatno da čitatelji poznaju terminologiju, najbolje je staviti glosar odmah iza sadržaja. Ažurirajte popis pojmova dok pišete upute.

    • Rječnik treba koristiti najtočnije opise pojmova. Ako se koristi akronim, objasnite njegovo značenje (na primjer, Scuba - samostalni podvodni aparat za disanje).

  • Odlučite koje teme zahtijevaju dodatna istraživanja. Ako su upute loše pripremljene, beskorisne su. Preliminarno istraživanje treba biti dovršeno prije nego počnete pisati upute.

    Razmislite o organizacijskoj strukturi svakog odjela.

    • Primjer: Pripremate upute za određena računala. U ovom vodiču može postojati odjeljak Rješavanje problema. Dio materijala u njemu može biti posvećen problemima s prostorom na disku, drugi pretjeranom korištenju RAM-a itd.

  • Organizirajte svaki odjeljak i odjeljak u logičnom slijedu, sužavajući opseg svake teme.

    Počni pisati! Koristite organizacijski sustav kao osnovu, ali ga slobodno modificirajte kako biste proširili temu.

    1. Napišite opise različitih zadataka.
    2. Pripremite primjere koji će čitatelju pomoći da bolje razumije upute.
    3. Pripremite odgovarajuće ilustracije. Ne ubacujte slike dok ne napišete upute. Ilustracije moraju biti prilagođene tekstu.
    • Unesite izmjene kako biste čitatelju olakšali pronalaženje potrebnih informacija.
      1. Primjer 1: (Koristite numerirani popis) U uređivaču sliku možete povezati s paragrafom 13 uputa.
      2. Primjer 2: (Sortiranje) U uređivaču možete povećati veličinu tekstualnog niza ako se izdvaja iz općeg redoslijeda.

  • Ne kopirajte tuđe upute! Koristiti kazala i bibliografiju uz naznaku odakle su citirani podaci (drugi autori, upute i sl.).

    • Ništa ne uništava kredibilitet autora brže od plagijata. Razmislite kako biste se osjećali kada bi vam netko “ukrao” dio rada za svoje upute?

  • Dodajte relevantne ilustracije. Postavite ih u tekst. Nemojte se bojati ostaviti prazan prostor.

  • Provjerite, provjerite i ponovno provjerite. Potraga za greškama mora biti stalna. Zabilježite sve pogreške koje pronađete ili informacije koje propustite. Ispravi ih. Označite odlomke koji se čine nejasnima drugi ljudi. Prepišite ove odlomke kako biste ih lakše razumjeli. Neka različiti ljudi pročitaju vaše upute kako biste bili sigurni da su napisane na najbolji mogući način.

      • Po našem mišljenju, najbolji postupak za provjeru gotovih uputa je:
        1. Sami oduzmite pogreške.
        2. Zamolite prijatelja da provjeri pogreške.
        3. Neka vaš rad pregleda stručnjak za to područje kako bi ga i on mogao pregledati.
        4. Ako se priručnik priprema za vašu tvrtku, zamolite svog šefa da ga pregleda.
        5. Dajte posao novajliji da provjeri.
        • Provjera od strane neiskusnog stručnjaka pomoći će vam da shvatite koliko je tekst jasno predstavljen ljudima koji imaju minimalno znanje u ovom području.

    • Što je instrukcija?

    Uputa je pravni akt koji se donosi ili odobrava u svrhu utvrđivanja pravila kojima se uređuju organizacijski, znanstveni, tehnički, tehnološki, financijski i drugi posebni aspekti djelatnosti institucija, organizacija, poduzeća (njihovih odjela i službi), službenika i građana. Primarna svrha dokumentacije s uputama je naučiti slijed radnji ili pružiti pomoć kao referencu za obuku.

    Upute se također izdaju u svrhu objašnjenja i utvrđivanja postupka za primjenu zakonskih akata i upravnih dokumenata (na primjer, naredbe). Stalno se izdaju upute za popunjavanje i vođenje knjigovodstvenih isprava.

    Za svakog zaposlenika ustanove (organizacije) izrađuje se opis poslova. Opis poslova ima jedinstvenu formu i istu strukturu teksta za sva radna mjesta: opće odredbe, funkcije, radne obveze, prava, odgovornosti, službeni odnosi.

    Dokumentacija s uputama može biti i opis operativnog sustava računala, upute za obavljanje nekog posla ili posebnog zadatka ili softverski priručnik.

    Koja su temeljna načela za izradu nastavne dokumentacije?

    Dobre upute su precizno formulirane, jasne, potpune, dosljedne i učinkovite. Svaka od ovih karakteristika je smjernica autoru uputa.

    Prvo načelo: izbjegavajte neizvjesnost. Što su upute preciznije, to bolje. Bolje je reći, "skreni lijevo kod velikog hrasta gdje se nalazi kuća sa zelenim krovom od crijepa s natpisom 'na prodaju'", nego samo reći, "skreni lijevo kod velikog stabla." Kada jasno opisujete, izbjegavajte riječi koje imaju više značenja ili su besmislene. Preciznost je važan aspekt jasnoće.

    Drugo načelo: budi jasan. Upute treba pripremiti za određene primatelje. Ciljajte svoju poruku ciljanoj publici. Ako pripremate dokumentaciju za računalni sustav, morate uzeti u obzir razinu svijesti vaše publike o sustavu. Korištenje žargona i akronima može biti prihvatljivo u nekim učionicama, ali neprihvatljivo u drugima. Osim toga, upute mogu biti jasnije korištenjem kratkih rečenica, uobičajenih riječi i dobrih poveznica.

    Treći princip: Pružite potpune informacije. Upute mogu biti jasne i razumljive, ali ipak ne uspijevaju ako su nepotpune. Ako propustite neki važan korak pri opisivanju tehnike, to može dovesti do nemogućnosti dovršetka zadatka. Uz definiranje svih glavnih radnji ili elemenata vaših uputa, razmotrite mogućnost da se pojave različiti problemi ili pitanja. Kao jedan od načina provjere potpunosti vaših uputa, postavite si sljedeća pitanja: Tko? Što? Kada? Gdje? Kako? Zašto?

    Četvrti princip: budite dosljedni. Dane upute bit će lakše provesti ako su dosljedne i dosljedne. Napravite razliku između strukturnih razina unutar svojih uputa i učinite ih očiglednima primatelju. Na primjer, u pisanim uputama svaki osnovni korak tretira se na isti način, svaki korak na sljedećoj razini također je dosljedan, itd. Poželjno je započeti svaki veći korak na novoj stranici, koristiti isti font i formate i započeti s kratkim sažetkom.

    Peti princip: biti učinkovit. Učinkovitost znači svođenje teksta uputa na minimum uz zadržavanje četiri prethodna načela. Učinkovitost nije lako postići jer će jasne, nedvosmislene, razumljive, dosljedne upute vjerojatno biti dugačke. Međutim, trebali biste tražiti načine da smanjite svoje upute. Na primjer, započinjanje svake od sedam radnji izrazom "Vaš sljedeći korak u dovršavanju zadatka..." je neučinkovito. Umjesto toga, jednom upotrijebite ovakvu frazu, a zatim, nakon dvotočke, navedite svih sedam radnji.

    Učinkovitost se često postiže korištenjem kratkih sažetaka za opisivanje sadržaja uputa, na primjer: „Instalacija ovog softvera uključuje tri glavna koraka i traje osam minuta. Međutim, prije instalacije morate saznati svoj serijski broj i količinu RAM-a na računalu." Kratki sažeci (sažeci predloženih radnji) pomažu u izbjegavanju neučinkovitosti prolaska kroz dio staze opisane u uputama do trenutka kada vam postane jasno da nemate dovoljno opreme ili informacija za izvršenje zadatka.

    Gdje da počnem s pripremom uputa?

    Prilikom izrade dokumenata sa smjernicama, osim primjene osnovnih načela, trebali biste također razmotriti kako bi vaša publika mogla koristiti informacije. Pilot zrakoplova svaki put prije polijetanja pregledava popis potrebnih radnji i uvjeta. Računalni tehničar okreće se uputama kako bi zapamtio kombinaciju tipki za rijetko korištenu naredbu. Novi zaposlenik slijedi upute koje je pripremio njegov prethodnik kako bi se nosio s teškim zadatkom. Kandidat za radno mjesto pregledava opise poslova kako bi procijenio svoju ili njezinu razinu interesa za radno mjesto.

    Svaki od ovih dokumenata ima jasnu svrhu i značajke koje se odnose na njegovu namjenu. Prilikom pripreme uputa pomoći će vam sljedeći popis pitanja na koja biste trebali pronaći odgovore prije nego počnete pisati dokumentaciju:

      Čemu služi ova dokumentacija?

      Pišem li dokumentaciju za pojedinačnog korisnika ili za grupu korisnika?

      Hoće li se korisnik obratiti ovoj dokumentaciji više puta?

      Koliko dugo će se koristiti ova verzija dokumentacije? (Koji je njezin životni vijek?)

      Je li glosar potreban?

      Jesam li provjerio dokumentaciju kako bih se uvjerio da je razumljiva neobučenom korisniku?

      Je li stil pisanja prikladan za najnižu razinu potencijalnih korisnika?

      Treba li uključiti indeks?

      Koje vizualno pojačanje ili vizualna pomagala mogu biti od pomoći?

    Kako treba sastaviti službene interne upute tvrtke?

    Upute se izdaju na općem obrascu. Odobrava ga posebnim upravnim aktom ili neposredno pročelnik, što se dokazuje odgovarajućim žigom suglasnosti. Pečat odobrenja ima dvije mogućnosti dizajna:

    ODOBRENO od strane predsjednika dioničkog društva Olympus, potpis V.L. Plotnikov 30.03.02

    ODOBRENO Naredba ministra zdravstva Rusije 15.11.99 br. 287

    Upute se mogu označiti kao prilog upravnom aktu. Kad je uputa odobrena upravnim aktom (na primjer, naredba), u njoj se utvrđuje rok za uvođenje upute, navode potrebne organizacijske mjere i označavaju odgovorne osobe.