Життєзабезпечення офісу що включає. Забезпечення офісу. І це далеко не повний перелік заходів, необхідних для успішної роботи офісу

Постачання офісу витратними матеріалами є одним із найважливіших завдань, що стоять перед керівництвом фірми. Успішна робота компанії опосередковано залежить від того, наскільки добре вона забезпечена всіма необхідними для комфортної роботи інструментами.

Постачання різноманітних ресурсів – це важлива статтявитрат, якій варто приділити пильну увагу. Будь-який начальник хоче витрачати гроші з розумом і не бажає переплачувати, спускаючи величезні кошти непотрібні для офісного життя речі.

Напевно, ви стикалися з ситуацією, коли якась тітка Параша, яка вечорами прибирає порожні кабінети, тринькає миючий засіб - воно просто зникає. Напевно, вона просто забирає пару пляшок додому. І вам оплачувати чистоту Парашиної квартири нема чого.

Тому необхідно оптимізувати витрати, пов'язані з життєзабезпеченням офісу, та виключити подібні зловживання. Давайте розглянемо кілька простих порад, що допомагають упоратися з цими проблемами

Порадада № 1. Контролюйте суттєве, а решта – за необхідності

Нема чого розпалюватися і витрачати дорогоцінні сили на зовсім не важливі речі. Контролювати все неможливо. Тому варто приділяти увагу лише справді суттєвим пунктам витрат.

Багато економічних розрахунках чудово працює принцип Паретто. Ви, напевно, з ним знайомі. Він каже, що 80% всіх наших витрат йде лише на 20% ресурсів, які є важливими для функціонування офісу.

Тому всі наступні поради стосуватимуться насамперед суттєвих витратних матеріалів, які розмітаються, як гарячі пиріжки на розпродажі, та тягнуть із вашого бюджету величезні гроші.

Порада №2. Вибирайте ресурси з розумом

Як офіс-менеджери зазвичай підходять до закупівель? Правильно, вони вибирають у прайсах постачальників найдешевші позиції. Бажання заощадити гроші компанії похвально. Щоправда, найчастіше така ініціатива походить від начальства, яке суворо рекомендує берегти гроші.

І це неправильно! Тому що, вибираючи мінімальну ціну, ми ігноруємо якість матеріалів, що поставляються. Практика показує, що дешеві ресурси витрачаються швидше, отже, і купуються частіше, тобто. економія виходить підробленою.

Простий приклад. Рідке мило рідкої суміші розраховане на 200 умивань. У той же час аналогічна кількість густого мила, яке коштує лише на 25% дорожче, вистачає вже на 400 умивань. Тепер дайте відповідь самі, яке з них вигідніше купувати?

Порада №3. Постачальників не повинно бути багато

Ще одна незграбна спроба заощадити – збільшення кількості закупівельних операцій. Часто буває, що з одного постачальника вигідні розцінки однією категорію товарів, а й у другого – іншу. І ось знову починається гонка за сумнівною вигодою.

Воду та миючі засоби ми беремо в однієї фірми, паперові рушники - в іншій, канцтовари оптом - у третьої. Водночас збільшується кількість документів суворої звітностіу бухгалтерів офіс-менеджери витрачають більше сил на спілкування з постачальниками.

В результаті такої «оптимізації» ви отримуєте головний біль, розпорошуєте увагу персоналу на безліч дрібниць. Контроль слабшає, а численні постачальники починають хитрувати та обманювати. Тому виберіть дещо не надто «дешевих», зате надійних партнерів.

Порада №4. Встановіть норми споживання

Непопулярне, але необхідне рішення, якщо ви маєте намір виключити зайві витрати. Ніхто не радить вам, наприклад, поповісти біля вбиральні відпускні нормативи з туалетного паперу та рідкого мила на одного співробітника, немає.

Просто протягом тижня (зазвичай потрібен саме такий термін) вам досвідченим шляхом належить перевірити, на що витрачаються витратні матеріали, скільки їх потрібно, і хто зі співробітників використовує їх надмірно.

В результаті, спираючись на кількісні характеристикипотреб офісу, ви зможете планувати витрати, закуповувати суворо необхідну кількість матеріалів, контролювати їх споживання та запобігати крадіжці.

Тільки не впадайте в крайнощі! Встановити норми споживання – це означає його обмежити. Співробітники повинні отримувати стільки «витратників», скільки їм необхідно для праці та комфортної роботи. Не більше, не менше.

Порада №5. Використовуйте спеціальні технічні засоби

Оренда офісу, якщо в договорі не прописано інше, зазвичай передбачає передачу керівництву компанії абсолютно порожніх приміщень без інфраструктури, меблів і комп'ютерів. Всю техніку, ресурси для роботи начальство набуває самостійно.

Зазвичай на технічні пристрої, пов'язані з матеріалами, ніхто не звертає уваги. Тим не менш, їх встановлення є самим найкращим способомдозування та контролю норм споживання.

Навіть найпростіший дозатор, встановлений на флакон з рідким милом, виключає швидке витрачання. Без обмежувача співробітники, швидше за все, при вмиванні щедро литимуть рідину на руки. А за його наявності ніхто не натискатиме на дозатор двічі або тричі.

Висновок

Як показують розрахунки, грамотна економія на витратних матеріалахдозволяє середньої компанії за рік зберегти суму, якої вистачило б на щомісячні відрядження двох працівників до екзотичної країни.

Наші поради передбачають не просто уважну роботу з цифрами та розрахунками, а й виховання людей. Щеплюйте співробітникам ощадливість, вчіть їх усвідомлено користуватися ресурсами, і тоді однією головою болем на порядку денному стане менше.

Ми вже неодноразово згадували, що дуже складно визначити типові обов'язки секретаря чи помічника керівника. Багато що залежить від сфери діяльності компанії, її розміру, фантазії керівника та практично нічим не регламентується. Крім того, існує розподіл усередині самої професії, який, як показує практика, по-різному розуміється працівниками та роботодавцями.

Самі секретарі відчувають різницю, інтуїтивно, тому на форумах не вщухають суперечки про те, хто «головніше», яка ієрархія існує всередині професії, що є найвищим ступенем у кар'єрі адміністративного працівника. Єдиної думки щодо цього серед моїх колег поки що немає.

Тим не менш, якщо ці численні назви існують, то повинні існувати і явища, які вони описують.

Давайте розумітися на всіх тонкощах класифікації адміністративних посад.

Розбираємось із поняттями

Перерахуємо основні адміністративні посади: секретар, референт, секретар-референт, помічник керівника, секретар на reception, офіс-менеджер. Перш ніж ми розглянемо їх докладніше, розберемося, що розуміється під кожною з цих посад.

Вікіпедія не дає визначення посади "секретар". У ній є лише стаття «Секретар-референт», в якій міститься таке визначення: секретар-референт- офісний працівник із широким колом обов'язків від прийому телефонних дзвінків (ресепшіоніст) до помічника керівника (особистий секретар).

Тут же вказано список обов'язків, які виконує секретар-референт:

прийом телефонних дзвінків, які надходять до керівника;
робота з документами: визначення ваги, підготовка, оформлення, розсилання, отримання, зберігання, систематизація;
планування та підготовка прийому відвідувачів;
допомогу у плануванні робочого графіка начальника, іноді - замовлення готелів та авіаквитків;
участь у підготовці ділових переговорів;
замовлення канцтоварів та інших речей, необхідних для життєдіяльності офісу, інколи – забезпечення керівника продуктами.

Особливої ясності після прочитання цієї статті не виникло. Те, що коло обов'язків широке, ми всі й так знаємо, а перераховані вище може виконувати і секретар, і помічник керівника. До того ж, це далеко не половина обов'язків, які доводиться виконувати типовим представникам нашої професії. Чи, може, це загальна назва для всієї групи професій? Навряд, у більшості людей на слуху таки саме «секретар», без жодних приставок.

Слово «секретар», як відомо, походить від латів. secret(«Секрет, таємниця»). А в Стародавньому Римі секретарями називалися довірені особи. Висновок: секретар має доступ до певних відомостей, що не підлягають публічному розголошенню, і для виконання своїх обов'язків він повинен заслужити довіру керівника.

Що стосується походження слова "референт", то назва також латинська - "відтворює, повідомляє". Отже, ця людинапрацює з інформацією. Загалом, походження слів, безсумнівно, стосується сучасної професії, але не пояснює повністю, чим же даний співробітникзаймається у створенні.

Підсумуємо: більшість із нас є таки саме секретарями-референтами. Однак у штатному розкладі та трудовій книжціце відбивається вкрай рідко: багато моїх колег «називаються» інакше.

Щоб не було плутанини

Секретар наreception- посада, яка у масовій свідомості пов'язана з прийомом та розподілом дзвінків та кореспонденції. Іноді такі співробітники можуть здійснювати первинний прийом відвідувачів. Серед секретарських посад ця єдина, з назви якої зрозуміло, що доведеться виконувати. Хоча, звісно, бувають і винятки.
Офіс менеджер- це калька з англ. office manager, тобто. керуючий офісом. Його основні обов'язки полягають в управлінні адміністративними, фінансовими та іншими ресурсами для забезпечення безперебійного функціонування окремого офісу та його співробітників. Офіс-менеджер – одна з молодших керівних посад.
У підпорядкуванні такого працівника можуть бути водії, прибиральниці, а то й секретарі. Через те, що офіс-менеджер відповідальний за життєзабезпечення офісу та його співробітників, багато хто думає, що ця посада схожа на посади завгоспу. У них досить багато подібних обов'язків, проте боронь вас бог переплутати і назвати офіс-менеджера завгоспом! В останній немає нічого соромного, але ступінь відповідальності офіс-менеджера набагато вищий і передбачає більш високу кваліфікацію.
Помічник керівника- посаду, яку багато хто вважає найвищим ступенем у кар'єрі адміністративного працівника. У західних компаніях посада часто звучить як «особистий помічник» (дослівний переклад з анг. personal assistant). Мені більше подобається традиційний варіант, бо в назві посади закладено її суть. Помічник – від слова «допомагати». Помічник керівника допомагає своєму начальнику виконувати його обов'язки. Що саме входитиме до функцій помічника, залежить від багатьох факторів.

Таким чином, обов'язки двох фахівців, які формально обіймають ту саму посаду, можуть кардинально відрізнятися: один з них працює з документацією, розподіляє телефонні дзвінки та здійснює прийом відвідувачів, а інший бере участь у нарадах керівництва та наділений повноваженнями приймати важливі рішення. Це, до речі, зовсім не виключає факту, що і той, і другий пришиває відірвані гудзики та шукає няню для дітей свого керівника. Знов-таки, ніякого порядку: назва в даному випадку прояснює лише ваше призначення, а як саме ви його виконуватимете - невідомо.

Вивчаємо нормативні документи

Існує документ, який описує всі посади, представлені на території нашої країни, - « Загальноросійський класифікаторпрофесій робітників, посад службовців та тарифних розрядів» (ОКПДТР, ОК 016-94). Якщо виникли труднощі з визначенням будь-якої посади в компанії, можна звернутися до цього документа і вибрати найбільш підходяще.

Цей класифікатор можна знайти на сайтах: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. На останньому, крім ОК 016-94, є Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник (ЕТКС) і Загальноросійський класифікатор занять (ОКЗ 010-93, ОКЗ). Це два розділи ОК 016-94. Перший включає професії робітників, другий – посади службовців.

Професії робітників (а їх у класифікаторі 5491) нас у даному випадку не цікавлять, звернемося до посад службовців. Їх 2598, і, напевно, тут можна знайти все, що нам необхідно.

Почнемо, мабуть, із посади секретаря. В результаті алфавітного пошуку отримуємо таку таблицю (див. Таблицю 1).

Таблиця 1

Посади в ОК 016-94, що містять найменування «секретар»

			Найменування посади		Код ОКЗ
			Секретар (дипломатичний)
			Секретар комітету ( громадської організації)
			Секретар незрячого спеціаліста
			Секретар пленуму
			Секретар правління
			Секретар президії
			Секретар приймальні Президента Російської Федерації
			Секретар керівника
			Секретар ради (науково-технічної, вченої, художньо-технічної)
			Секретар Ради Безпеки Російської Федерації
			Секретар суду
			Секретар суду в апараті Верховного СудуРосійської Федерації
			Секретар судового засідання
			Секретар судового засідання в апараті Верховного Суду Російської Федерації
			Секретар творчої спілки
			Секретар навчальної частини (диспетчер)
			Секретар федеральної комісії
			Секретар федерації (за видами спорту)
			Секретар Центральної виборчої комісії Російської Федерації
			Секретар-машиністка
			Секретар-стенографістка

Кожна посада має свій код. Крім того, різні посади мають один код за ОКЗа це означає, що вони об'єднані в одну групу. Назва "секретар керівника" відноситься до групи 4115 (група "Секретарі"). Цю групу складають такі посади:

діловод;
секретар незрячого спеціаліста;
секретар керівника;
секретар суду;
секретар навчальної частини;
секретар-машиністка;
секретар-стенографістка.

Ось що сказано про секретарів у згаданій групі: Секретарі виконують технічні функції забезпечення та обслуговування роботи керівника установи організації або підприємства, використовуючи комп'ютер, засоби оргтехніки та інші технічні засоби.

Їхні обов'язки включають:

На даному сайті є зручне поділ посад по групах, з якого видно, що група 4115 входить до старшу групу 411 «Секретарі, оператори рахункових (обчислювальних) машин та родинні професії». До останньої, крім секретарів, належать оператори ЕОМ, стенографістки, друкарки та ін.

Загалом, вищенаведені обов'язки не йдуть у розріз з реальністю, хіба що згадка телетайпа та друкарки когось змусить усміхнутися (а когось і здригнутися). Проте будь-який – навіть початківець – секретар, подивившись на запропонований список обов'язків, запитає: «Як? І це все? А де візова підтримка, організація відряджень, протоколювання нарад? Адже ми не раз говорили, що секретар - це професія, яка припускає, що як мінімум половину свого робочого часу ви присвячуєте бездокументному обслуговуванню керівника та співробітників. Рядок «прийом відвідувачів» не передає всієї різноманітності обов'язків, які доводиться виконувати секретареві. Інші обов'язки суто технічні і належать до роботи з документами. Дивлячись на опис, можна подумати, що секретар сидить в окремій кімнаті і тільки друкує на комп'ютері та пише щось в журналі реєстрації. Але ж ми знаємо, що це далеко не так. Тому таке визначення навряд чи може зробити фахівців.

Повернемося до класифікатора: посада «офіс-менеджер», так само як «керуючий офісом» та «помічник керівника», у ньому відсутня. Натомість є посада «референт» (код 26088), що входить до групи 3431 – «Адміністративно-управлінський персонал».

Цю групу, крім різноманітних найменувань адміністраторів, розпорядників, становлять посади інспектора з контролю над виконанням доручень, референта, референта з основний діяльності.

Смішне сусідство, чи не так? В одній групі з референтом перебуває інспектор з контролю над виконанням доручень. Про цей контроль багато секретарів знають не з чуток, оскільки самі його здійснюють.

На сайті http://www.etks.info/ сказано, що адміністративно-управлінський персонал та персонал родинних професій здійснює вирішення адміністративно-координаційних питань у діяльності організацій та їх структурних підрозділів, ведення документації та інформаційне забезпечення.

Їхні обов'язки включають:

ведення ділового листування, протоколів та іншої адміністративної документації;
планування та організацію проведення засідань нарад, ділових зустрічей та поїздок;
узгодження термінів проведення різноманітних заходів, контроль за їх дотриманням;
допомогу керівникам та співробітникам у вирішенні питань адміністративно-організаційного характеру;
підготовку проектів контрактів, договорів, ведення переговорів, організацію прийому відвідувачів та працівників;
виконання родинних за змістом обов'язків;
керівництво іншими працівниками.

Скільки обов'язків із цього списку ви виконуєте? Як при цьому називається ваша посада? "Секретар"? "Офіс менеджер"? "Помічник керівника"?

Якщо згадати про те, що традиційно робота секретаря ділиться на документне та бездокументне обслуговування і більшість із нас виконує обов'язки зі списків для обох розглянутих груп («Секретарі» та «Адміністративно-управлінський персонал»), то можна зробити висновок про те, що виходячи з виконуваних обов'язків більшість з нас є секретарями-референтами.

Що це означає? Чому в класифікаторі не відображено таких посад, як «помічник керівника» або «офіс-менеджер»? Чому на практиці посади є, а у класифікаторі їх немає? Може, він застарів чи укладачі не намагалися розібратися в ситуації на сучасному ринку праці?

Звичайно, цей класифікатор дещо консервативний. Але ж орфографічні словники також консервативні. Люди по-різному говорять і пишуть, але існують певні правила, прийнята спеціалістами норма, і грамотні люди орієнтуються на неї. Усі інструкції, класифікатори та інші офіційні документи, розроблені фахівцями, мають на увазі існування ідеальної організації, де секретар займається роботою з документами, контроль їх виконання здійснюють інспектори, а візова підтримка та робота з делегаціями входить до зони відповідальності служби протоколу.

Не думайте, що так не буває. Саме так побудовано роботу багатьох великих державних установта корпорацій, адміністрацій, заводів. По-перше, тому що вони існують не один десяток років і у своїй діяльності орієнтуються на посадові інструкціїі регламенти, розроблені ще СРСР, коли ситуацію «хто ліс, хто по дрова» було складно уявити. По-друге, подібний поділ обов'язків багато в чому пов'язаний із секретністю. Наприклад, на заводах, що виконують військові замовлення, секретарі керівників не мають доступу до Інтернету, а мобільні телефонивони залишають у сейфі на прохідній. У такій ситуації складно здійснювати пошук інформації чи замовлення квитків. Цим займаються окремі спеціалісти, які мають доступ до Мережі.

Крім того, одна річ, якщо секретар у компанії, де працює сто осіб, «і швець, і жнець, і на дуді ігрок», і зовсім інша, коли у компанії працює кілька тисяч. І тут більшість робочих процесів суворо регламентовано і централізовано. За них не може відповідати один фахівець, є цілі відділи.

До речі

Щодо наявності застарілих на перший погляд назв (наприклад, «секретар-машиністка»), то в нашій країні і досі існують організації, в яких деякі документи друкують лише на друкарській машинці (через секретність). Крім того, наявність слова «машиністка» в даному визначеннінайчастіше вказує великий обсяг роботи, пов'язаний саме з підготовкою документів. У радянські часи якраз друкарки і виконували цю роботу, а в великих компаніяхз централізованим діловодством це збереглося й досі.
Чи можна назвати цю посаду, скажімо, оператор ПК? Звісно, у багатьох компаніях так і роблять. Але навіщо, якщо у масовій свідомості за цим поняттям вже закріпився певний перелік обов'язків? Мова не любить жодних штучних нововведень. Коли термін втратить свою актуальність, він зникне.

Чому ж на практиці існують секретарі, які виконують обов'язки і референтів, і інспекторів контролю за виконанням документів, і навіть перекладачів? Тому що теорія завжди відрізняється від практики. Компанії, особливо невеликі, прагнуть насамперед заощадити, повісивши на одного співробітника безліч різноманітних обов'язків. Одна моя колега дала таке визначення посади секретаря: «людина, яка робить те, що інші працівники робити не хочуть». Що ж, буває таке. Крім того, як ми вже говорили, розбіжність в обов'язках часто пов'язана з неможливістю введення певної одиниці штатний розклад, а також нерозумінням роботодавців градацій, що існують усередині професії.

Порівнюємо обов'язки

Давайте подивимося, що роботодавець має на увазі під тією чи іншою назвою. Для цього звернемося до сайтів для пошуку роботи. Виберемо кілька оголошень з назвами: "секретар", "секретар-референт", "помічник керівника", "офіс-менеджер", відберемо по три для кожної групи і порівняємо списки виконуваних обов'язків (повторюються в різних вакансіяхобов'язки дублювати не будемо).

Офіс менеджер

Виконання доручень керівника.
Життєзабезпечення офісу.
Допомога у плануванні робочого часу керівника.
Підготовка та оформлення кореспонденції та внутрішньої документації.
Прийом гостей та відвідувачів керівника, організація зустрічей та переговорів.
Спілкування із клієнтами в офісі, створення для них дружньої затишної атмосфери. Примітка автора: на менеджера з роботи з клієнтами даний роботодавецьвирішив заощадити.
Прийом дзвінків, що надійшли на рекламну лінію, та переведення їх у потрібний відділ.
Контроль порядку та чистоти в офісі.
Систематизація та класифікація документів та інформації, доведення їх до безпосередніх виконавців. Примітка автора: начебто це і є діловодство? Але ні, в даній вакансії воно зазначено окремим рядком.
Доведення до уваги менеджерів інформації, що надходить від клієнтів.
Виконання доручень співробітників офісу щодо оформлення та передачі їм необхідних доручень та інформації.
Перевірка правильності оформлення документів відповідно до встановлених вимог при прийнятті на роботу нових працівників. Примітка: Так і знала, кадровика у компанії немає!
Виконання копіювально-розмножувальних робіт.
Виписка довіреностей.
Веде табель обліку робочого часу. Примітка автора: Точно немає кадровика!
Оформлення документів та складання звітів щодо витрачання коштів на господарські потреби.

Секретар

Організація документообігу, ведення ділового листування.
Виконання доручень керівника.
Підготовка необхідної документаціїта звітності.
Організація та координація зустрічей, переговорів, нарад.
Організація службових відряджень(замовлення авіа- та залізничних квитків, трансфери, бронювання готелів тощо).
Організація приїзду партнерів (бронювання готелів, трансфери тощо).
Прийом та розподіл вхідних дзвінків.
Забезпечення життєдіяльності офісу.
Виконує доручення керівництва (пошук інформації, складання звітів, спілкування з постачальниками сировини, часто англійською мовою).
Забезпечення поштової та кур'єрської відправки.
Забезпечення внутрішньокорпоративного документообігу.
Пошта.
Адміністративна підтримка керівника.
Контроль за виконанням доручень керівництва.
Робота з оргтехнікою.
Підготовка організаційно-розпорядчих документів.

Секретар-референт

Організація життєдіяльності офісу.
Прийом та розподіл дзвінків.
Прийом відвідувачів.
Організація зустрічей та переговорів.
Організація відряджень (замовлення та бронювання квитків, готелів, таксі, візова підтримка).
Ведення ділового листування.
Надсилання та отримання пошти, видача довіреностей.
Діловодство.
Виконання доручень керівництва.
Робота з кур'єрською службою.
Взаємодія із підрозділами компанії.
Підтримка в офісі, доброзичливої атмосфери.
Забезпечення адміністративної підтримки графіка директора.
Контролює виконання доручень та погодження документації, ініційованої директором.
Підготовка організаційно-розпорядчої документації.

Помічник керівника

Прийом вхідних/вихідних дзвінків.
Робота з поштою/кореспонденцією, ділове листування.
Аналіз інформації, збирання даних, звітність.
Комунікація із керівниками підрозділів.
Виконання доручень керівника у визначені терміни.
Моніторинг своєчасного виконання розпоряджень/службових завдань.
Супровід відряджень (оформлення віз, бронювання залізничних та авіаквитків, трансфери, готелі, заходи, екскурсії).
Організація та супровід прийому керівництвом підприємства делегацій, відвідувачів, організація зустрічей, переговорів, презентацій.
Контролює витрати канцтоварів, при необхідності замовлення.
Оформлення, зберігання оригіналів інформаційних та організаційно-розпорядчих документів.
Життєзабезпечення офісу.
Діловодство, документообіг.
Реєстрація вхідної, вихідної внутрішньої документації.
Допомога у плануванні робочого дня керівника.

Як бачите, у фахівців, які працюють на цих посадах, багато подібних обов'язків. Усі вони займаються (або беруть участь) життєзабезпеченням офісу, прийомом та розподілом дзвінків, організацією документообігу та виконують доручення керівника.

Подивіться на списки обов'язків секретаря, секретаря-референта та помічника керівника. Вони практично ідентичні. Хіба що в одній із компаній від помічника чекають ще й аналітичної роботи. Дещо вибивається з ряду позиція офіс-менеджера, від якого роботодавці чекають виконання функцій інспектора з кадрів та роботи. І, мабуть, він єдиний, від кого не чекають на допомогу керівнику (чи це просто не вказано в оголошенні?). З упевненістю можна сказати, що помічнику керівника доведеться допомагати керівнику, що не позбавляє його необхідності «життєзабезпечення» офісу.

Перш ніж робити висновки, звернімося ще до одного параметра: які вимоги пред'являють роботодавці до фахівців зазначених посад (Таблиця 2).

Таблиця 2

Вимоги, які пред'являються роботодавцем до офіс-менеджера, секретаря, секретаря-референта, помічника керівника

Офіс менеджер	Секретар	Секретар-референт	Помічник керівника
Уміння працювати із технікою. Акуратність, уважність. Привітність. Досвід роботи від двох років секретарем/адміністратором/офіс-менеджером. Здатність працювати у режимі багатозадачності. Бажано базові знання 1С	Вища освіта. Знання ПК, оргтехніки, правил документообігу. Виконавчість, пунктуальність, приємний вигляд. Досвід роботи від двох років секретарем/офіс-менеджером. Здатність працювати у режимі багатозадачності	Вища освіта. Чудове знання англійської мови. Досвід роботи не менше ніж рік. Впевнений користувач ПК та оргтехніки. Грамотне усне та письмове мовлення. Знання ділового етикету. Відповідальність, старанність, активність, комунікабельність	Досвід роботи особистим помічником у великих компаніях від року. Впевнений користувач ПК, активний Інтернет. Стресостійкість, уважність, грамотність, гнучкість у спілкуванні, дипломатичність. Презентабельний зовнішній вигляд. Англійська мовабазовий. Вища освіта. Знання документообігу. Чітка та ясна мова. Вміння працювати в колективі

Що ж, приємної зовнішності та вищої освітивід офісу-менеджера випадково обрані нами роботодавці не вимагають. На наш погляд, вони не бачать особливих відмінностей між секретарем та офіс-менеджером. Вимоги до інших трьох позицій, як і обов'язки, що виконуються, практично ідентичні. Тільки від помічника керівника хочуть досвіду роботи особистим помічником, при цьому не забуваючи про вміння працювати в колективі (ні для кого не секрет, що багато помічників мають тенденцію відриватися від колективу – специфіка роботи цього вимагає).

Звичайно, на співбесіді виявиться, що половину обов'язків просто «забули» написати, і десь з'являться ще два десятки вимог до кандидата. Але загалом тенденція зрозуміла: роботодавець бачить офіс-менеджером людини, яка дбатиме про офіс, всіх співробітників та ще й про клієнтів. А ось між секретарем, секретарем-референтом та помічником керівника особливої різниці не спостерігається.

Тобто теорія і цього разу розійшлася із практикою. Нам зрозуміло, що секретар повинен здійснювати, скажімо так, технічний функціонал (робота з документами тощо), а помічник керівника чи референт – виконувати складніші функції (писати ділові листи, Складати аналітичні огляди і т.д.). Мені відома лише одна компанія, в якій обов'язки розподілені таким чином. Але вона з ідеального розряду. Насправді такий розподіл швидше виняток, ніж правило.

Підозрюю, що здебільшого роботодавці просто бажають заощадити, взявши на роботу спеціаліста, який поєднує кілька функцій. Крім того, вводити додаткові одиниці в штатний розклад - та ще й морока.

Чому ж найпоширеніша назва цієї групи адміністративних позицій саме «секретар»? По-перше, тому, що воно давно у всіх на слуху. По-друге, теоретично помічник керівника може відмовити у допомозі співробітникам відділу, а секретареві подітися нікуди. По-третє, далеко не всі знають, хто цей загадковий «референт», тож краще не створювати зайвих складнощів із термінологією.

Вочевидь, що негласно прийнятий поділ, яке ставить помічників керівника вище, ніж секретарів чи секретарів-референтів, є, власне, формальністю. Без сумніву, «помічник директора» звучить солідніше, ніж «секретар директора». У цьому мабуть і вся різниця. Роботодавця більше цікавлять ваші особисті якості та досвід роботи, ніж те, який запис стоїть у вашій трудовій книжці. Звичайно, з плутаниною на посадах ми так і не закінчили. Однак тим, хто переживає з приводу того, що при всьому різноманітті виконуваних обов'язків його посада називається «секретарем», радимо відкинути всі комплекси і на питання, ким працюєте, гордо відповідати: «Секретарем».

Дата не встановлено.

Що мусить знати Офіс-менеджер. Організація офісного переїзду. Забезпечення життєдіяльності офісу. Документообіг Компанії. Організація корпоративних заходів

Цільова аудиторія

тренінг призначений для офісів-менеджерів, адміністративних менеджерів, адміністративних співробітників.

Ціль

- Здобути теоретичні знання в галузі менеджменту організації
- отримати уявлення про закупівельну діяльність
- отримати інформацію про принципи забезпечення життєдіяльності офісу
- Дізнатися все про організацію офісних переїздів, роботу з орендодавцями
- Набути навички планування
- Підвищити стресостійкість та комунікативну компетентність

Результат

Результат для учасників:
- сформовано уявлення про функції, цілі та завдання офіс-менеджера, його місце в структурі організації
- отримані знання про організацію життєдіяльності офісу, різні аспекти офісного адміністрування
- отримані теоретичні знання у галузі менеджменту організації

Результат для компанії:
- офіс-менеджер ефективно вирішує питання, що входять до сфери його компетенції.
- знижуються витрати на офісні товари та послуги за рахунок проведення тендерів, грамотного вибору постачальників та їхньої глобалізації
- знижуються матеріальні та тимчасові витрати на офісний переїзд, організацію корпоративних заходів
- офіс-менеджер правильно організує офісний простір
- офіс-менеджер грамотно організує документообіг компанії

Програма

1. Поняття Офіс-менеджер. Опції Офіс-менеджера.

2. Що повинен знати Офіс-менеджер:

матеріальні та нематеріальні активи підприємства;
основні засоби та матеріали;
види господарських операцій;
принципи проведення тендерів;
основи бюджетування

3. Організація офісного переїзду:

пошук приміщення (робота з ріелторами, класифікація будівель, методи обміру площ, орендні ставки тощо);
проведення переговорів з власником/орендодавцем (телефонія та ІТ, вентиляція та кондиціювання, електричні потужності тощо)
підготовка попереднього плану офісу та його погодження з керівництвом (функціональні зони);
укладання договору оренди (на що слід звернути увагу);
розробка детального дизайн-проекту;
проведення тендерів на вибір підрядника для ремонту офісу, постачальника меблів, перевізника тощо.
робота з підрядниками щодо організації ремонтних робіт в офісі;
погодження плану розсадження працівників із керівниками підрозділів;
підготовка до офісного переїзду (повідомлення клієнтів; аудит документів та майна Компанії);
переїзд у новий офіс;
закінчення проекту.

4. Забезпечення життєдіяльності офісу:

робота з постачальниками: аудит існуючих постачальників; вибір постачальників; глобалізація постачальників; важелі впливу на постачальників;
здійснення закупівельної діяльності: розрахунок потреб; порядок отримання ТМЦ, документальний супровід, форми оплати;
організація збиральних робіт;
організація ділових поїздок;
організація роботи автопарку;
організація роботи ресепшн та секретарів;
організація кур'єрської доставки;
участь у закупівлі маркетингових матеріалів (бланки, візитки, брендинг офісного простору);
організація харчування працівників;
офісна аптечка.

5. Документообіг Компанії:

реєстрація кореспонденції;
робота з організаційно-розпорядчими документами;
розробка та впровадження політик та процедур;
кадрове діловодство.

6. Організація корпоративних заходів:

розробка концепції;
вибір провайдера;
вибір майданчика;
узгодження плану заходу з лінійними керівниками;
отримання зворотнього зв'язкувід співробітників компанії.

Ми будемо раді бачити Вас на тренінгу!

додаткова інформація

Учасники забезпечуються харчуванням (кава-паузи, обід) та методичними матеріалами.
Кожному учаснику видається іменний сертифікат.

Місце проведення

Росія, Москва, Наші заходи проходять у сучасних та комфортабельних готелях та бізнес центрах

Дата не встановлено.

Цільова аудиторія

Семінар призначений для офіс-менеджерів, адміністративних менеджерів, адміністративних співробітників.

Ціль

Здобути теоретичні знання в галузі менеджменту організації
Отримати уявлення про закупівельну діяльність
Отримати інформацію про принципи забезпечення життєдіяльності офісу
Дізнатись все про організацію офісних переїздів, про роботу з орендодавцями
Придбати навички планування
Підвищити стресостійкість та комунікативну компетентність

Результат

Результат для учасників:

Сформовано уявлення про функції, цілі та завдання офіс-менеджера, його місце в структурі організації
отримані знання про організацію життєдіяльності офісу, різні аспекти офісного адміністрування
отримані теоретичні знання у галузі менеджменту організації

Результат для компанії:

Офіс-менеджер ефективно вирішує питання, що входять до сфери його компетенції.
знижуються витрати на офісні товари та послуги за рахунок проведення тендерів, грамотного вибору постачальників та їхньої глобалізації
знижуються матеріальні та тимчасові витрати на офісний переїзд, організацію корпоративних заходів
офіс-менеджер правильно організує офісний простір
офіс-менеджер грамотно організує документообіг компанії

Програма

1. Поняття Офіс-менеджер. Опції Офіс-менеджера.

2. Що повинен знати Офіс-менеджер:

матеріальні та нематеріальні активи підприємства;
основні засоби та матеріали;
види господарських операцій;
принципи проведення тендерів;
основи бюджетування

3. Організація офісного переїзду:

пошук приміщення (робота з ріелторами, класифікація будівель, методи обміру площ, орендні ставки тощо);
проведення переговорів з власником/орендодавцем (телефонія та ІТ, вентиляція та кондиціювання, електричні потужності тощо)
підготовка попереднього плану офісу та його погодження з керівництвом (функціональні зони);
укладання договору оренди (на що слід звернути увагу);
розробка детального дизайн-проекту;
проведення тендерів на вибір підрядника для ремонту офісу, постачальника меблів, перевізника тощо.
робота з підрядниками щодо організації ремонтних робіт в офісі;
погодження плану розсадження працівників із керівниками підрозділів;
підготовка до офісного переїзду (повідомлення клієнтів; аудит документів та майна Компанії);
переїзд у новий офіс;
закінчення проекту.

4. Забезпечення життєдіяльності офісу:

робота з постачальниками: аудит існуючих постачальників; вибір постачальників; глобалізація постачальників; важелі впливу на постачальників;
здійснення закупівельної діяльності: розрахунок потреб; порядок отримання ТМЦ, документальний супровід, форми оплати;
організація збиральних робіт;
організація ділових поїздок;
організація роботи автопарку;
організація роботи ресепшн та секретарів;
організація кур'єрської доставки;
участь у закупівлі маркетингових матеріалів (бланки, візитки, брендинг офісного простору);
організація харчування працівників;
офісна аптечка.