Ce firme de ortografie sunt folosite în litere. Recomandări metodologice pentru evaluarea îndeplinirii sarcinilor USE. Secțiunea „Scrisoare”. Ce se așteaptă de la student

STRUCTURA TEXTULUI unei scrisori de afaceri

REGULI DE BAZĂ PENTRU ELABORAREA LITERILOR DE AFACERI

Scrisorile comerciale au anumite reguli de redactare și redactare, sunt supuse cerințelor datorită apartenenței lor la informații și documente de referință. Atunci când compune o scrisoare, autorul trebuie să se gândească în detaliu în ce scop întocmește o scrisoare, la ce se așteaptă ca urmare a examinării acesteia. Trebuie să clarifice în mod clar pentru sine ce știe destinatarul despre subiectul scrisorii, pe ce se poate baza ca punct de plecare și care sunt noile informații care nu sunt încă cunoscute destinatarului, de dragul cărora este compilată scrisoarea. Caracterul argumentării și compoziția textului vor depinde de setarea țintei literei. Se pot distinge următoarele etape de pregătire și redactare a scrisorilor:

Examinând problema existentă

Pregătirea și redactarea unui proiect de text scrisoare

Coordonarea proiectului de scrisoare

Semnând de cap

verifica

Trimiterea

Să luăm în considerare aceste etape. Studierea esenței problemei implică: colectarea de informații suficiente cu privire la această problemă, dacă este necesar, studierea legislației privind fondul problemei, analizarea cererilor anterioare pe această temă și a răspunsurilor primite la acestea. Apoi încep să compileze textul scrisorii.

Structura textului scrisoare de afaceri

Scrierea textului scrisorii este un proces laborios. O sarcină importantă în compunerea unei scrisori este saturația informațională a acesteia, adică includerea cantității necesare de informații în ea. Scrisoarea poate fi cu un singur aspect și cu mai multe aspecte. Un aspect al scrisorii alcătuiește de obicei conținutul întregii scrisori și cel mai adesea este scrisorile care nu necesită un răspuns. Textul scrisorilor multidimensionale poate consta din următoarele aspecte: secțiuni, paragrafe, paragrafe, paragrafe. Fiecare aspect trebuie să înceapă cu un paragraf. Corespondența comercială tinde să fie compusă în primul rând din litere multidimensionale. Scrisoarea este de obicei întocmită după următoarea schemă: introducere, partea principală, concluzie. Partea introductivă conține: un link către document, punctele sale individuale, care au servit ca bază pentru compunerea scrisorii; declarație de fapt, indică scopul (motivul) compunerii scrisorii. Când se referă la un document, datele sale sunt indicate în următoarea secvență: numele tipului de document, autorul, data, numărul de înregistrare al documentului, titlul, de exemplu: În conformitate cu decretul guvernului Federația Rusă din 27 iunie 2004 nr. 620 „Cu privire la aprobarea prevederilor model ...” Partea principală conține o descriere a evenimentului, situația actuală, analiza și dovezile furnizate. În această parte este necesar să convingem, să dovedim că este necesar să participăm la ședință (conferință, masă rotundă) că produsele produse sau serviciile prestate sunt cele mai bune, că cererea trebuie îndeplinită etc. Concluzia scrisorii reprezintă concluzii sub forma cererilor, propunerilor, opiniile, refuzurile, mementourile etc. Scrisoarea poate conține o singură parte finală. Principalele întrebări ale scrisorii trebuie clar formulate și aranjate într-o succesiune optimă pentru percepție. După compilare și scriere, scrisoarea de serviciu trebuie editată. O scrisoare de afaceri începe aproape întotdeauna cu o contestație. Această mică parte a textului este extrem de semnificativă în scopuri de comunicare. Un apel corect ales nu numai că atrage atenția destinatarului, dar și stabilește tonul dorit pentru corespondență, contribuie la stabilirea și menținerea relațiilor de afaceri. Importanța apelului este determinată de autorul scrisorii, apelul vă permite să asigurați un ascultător. Semnul de punctuație care urmează recursului merită o atenție specială. Virgula după adresă conferă scrisorii un caracter banal, semnul exclamării subliniază importanța și stilul oficial. Scriitorul ar trebui să ia în considerare următorii factori:

1. Poziția publică a destinatarului în raport cu a sa;
2. Gradul de cunoaștere, natura relației;

3. Formalitatea / informalitatea situației de comunicare;
4. Permisiuni de etichetă valabile într-o anumită comunitate de vorbire.

Când tastați, contestația este centrată:

Dragă Mihail Petrovici!

Textul scrisorii se poate încheia cu expresia așteptării executării cererii (garanție, prezentare, invitație, memento), precum și cu o formulă de curtoazie, de exemplu:
Îmi exprim recunoștința pentru asistența oferită și asigur că informațiile furnizate de dvs. vor avea o mare importanță în dezvoltarea cooperării reciproc avantajoase.
Profitând de această ocazie, îmi exprim recunoștința pentru invitație ...
Îmi exprim speranța pentru o cooperare fructuoasă și o participare activă la rezolvarea problemelor, la dezvoltarea și implementarea acțiunilor noastre ulterioare ale programului.
Formula politeții este plasată în fața atributului „semnătură”, tipărită din paragraf și separată de poziție printr-o virgulă. Numele funcției este scris cu majuscule sau minuscule, în funcție de modul în care funcția este specificată în documentele constitutive sau de reglementare ale organizației. În cazul în care scrisoarea este întocmită pe antetul funcționarului, numele funcției nu este indicat în atributul „semnătură”.

Stilul oficial de afaceri este utilizat în corespondența oficială.
Stilul de afaceri este un set de mijloace de vorbire, a căror funcție este de a servi sfera relațiilor oficiale de afaceri.
Particularitățile stilului de afaceri, trăsăturile specifice inerente acestuia, normele de stil ale acestui tip de limbaj s-au conturat sub influența condițiilor în care are loc comunicarea de afaceri. Aceste condiții sunt după cum urmează:
1. Participanții la comunicarea de afaceri - în principal entitati legale - organizații, instituții, întreprinderi, reprezentate de manageri și alți oficiali care acționează în numele acestora;
2. Natura și conținutul relațiilor informaționale dintre organizații sunt destul de strict reglementate;
3. Subiectul comunicării de afaceri îl reprezintă activitățile organizației: management, producție, economic,
științific, tehnic etc.;
4. Documentele de gestionare se concentrează în mod covârșitor pe un anumit destinatar;
5. Majoritatea situațiilor care apar în activitățile organizațiilor și care necesită scriere, se referă la situații repetitive, similare.
Condițiile luate în considerare pentru comunicarea de afaceri formează anumite cerințe pentru informațiile de management. Pentru a asigura un schimb eficient de informații în domeniul managementului, informațiile trebuie să aibă anumite proprietăți.

Ea trebuie să fie:
1. De natură formală, care subliniază baza de afaceri relațiile, natura lor impersonală și, de asemenea, mărturisește o anumită distanță care există între participanții la comunicarea de afaceri;
2. Adresabil, întrucât un document de management este întotdeauna destinat unui anumit destinatar, oficial, organizație, grup de organizații;
3. Relevant, deoarece documentul trebuie să conțină exact informațiile necesare la un moment dat pentru a lua o decizie de management eficientă sau
alte utilizări în activități de management;
4. Obiectiv și fiabil, deoarece pentru activități de management eficiente este necesară o evaluare imparțială, imparțială a evenimentelor, faptelor, fenomenelor;
5. Convingător, motivat, deoarece sarcina comunicării de afaceri este de a induce destinatarul să facă (sau să nu facă)
anumite acțiuni;
6. Complet și suficient pentru luarea deciziilor de management. Poate fi necesară lipsa de informații
solicitați suplimentar informații, generați corespondență,
duce la pierderi inutile de timp și bani.
Stilul de afaceri are un set de caracteristici specifice care îl disting de alte stiluri de limbaj - științific, jurnalistic, colocvial, limbajul ficțiunii.
Principalele cerințe pentru un stil de afaceri sunt:

standardizarea prezentării;

ton neutru de prezentare;

acuratețea și claritatea redactării, univocitatea și uniformitatea redactării;

concizie, concizie a textului;

utilizarea formulelor lingvistice;

utilizarea termenilor;

utilizarea abrevierilor lexicale și grafice;

predominanta constructiilor pasive fata de cele reale;

utilizarea combinațiilor de cuvinte cu un substantiv verbal;

utilizarea construcțiilor cu subordonare secvențială a cuvintelor în cazurile genitive și instrumentale;

predominanța propozițiilor comune simple.

Standardizare discurs de afaceri acoperă toate nivelurile limbii - vocabular, morfologie și sintaxă. Până acum, discursul de afaceri a acumulat un număr imens de termeni, fraze, formule. Utilizarea construcțiilor gata făcute vă permite să nu pierdeți timpul căutând definiții care caracterizează situațiile standard. Standardizarea vorbirii de afaceri crește semnificativ conținutul informațional al documentelor, facilitează semnificativ percepția acestora, ceea ce contribuie la optimizarea fluxului de documente în general.
Tonul neutru al prezentării este norma comunicării oficiale de afaceri, care se manifestă prin natura cea mai strictă și restrânsă a prezentării. Tonul neutru al prezentării exclude posibilitatea utilizării mijloacelor lingvistice colorate expresiv și emoțional (lexic colocvial și interjecții) ale mijloacelor figurative și ale cuvintelor folosite în sens figurativ în texte. Informațiile conținute în textul scrisorii sunt de natură oficială. Din acest motiv, momentul personal, subiectiv din documente, trebuie redus la minimum. Cuvintele cu o conotație emoțională pronunțată (cuvinte cu sufixe diminutiv-afectuoase, cu sufixe de exagerare sau diminuare, interjecții) sunt excluse din limbajul documentelor.
Cu toate acestea, un document oficial nu poate fi considerat deloc lipsit de emoție.
Scopul majorității documentelor este de a-l interesa pe destinatar, de a-l convinge și de a-l încuraja să acționeze în direcția necesară autorului. Un document de management nu își va atinge obiectivul dacă este lipsit de conotație emoțională, cu toate acestea, emoționalitatea ar trebui ascunsă și realizată nu prin limbaj, ci prin conținut. Ar trebui să fie ascuns în spatele tonului extern de calm, neutru al prezentării. Acuratețea prezentării presupune o înțelegere clară a conținutului documentului.
Claritatea și acuratețea textului sunt determinate, în primul rând, de corectitudinea structurii compoziționale a textului, absența erorilor logice, gândirea și claritatea formulărilor - viraje stabile, absența expresiilor figurative.
Prezentarea laconică a textului se realizează prin utilizarea economică a mijloacelor lingvistice, cu excepția redundanței vorbirii - cuvinte și expresii care au un sens suplimentar.
Cerința de concizie sau concizie a textului este direct legată de reducerea volumului textului. Cerința de scurtă durată face necesară formularea mai clară a subiectului documentului, utilizarea mijloacelor lingvistice din punct de vedere economic, excluderea cuvintelor inutile care nu conțin informațiile necesare, repetări nejustificate și detalii inutile.
Scrisoarea trebuie să fie convingătoare, indiferent cui este trimisă, să conțină date exacte, fapte și concluzii incontestabile.
Una dintre caracteristicile vorbirii de afaceri este utilizarea pe scară largă a formulelor lingvistice - rotații stabile (stereotipe), utilizate neschimbate. Următoarele expresii sunt folosite pentru a motiva o acțiune:

Vă rugăm să rețineți că în perioada de la ... la ...;
- Vă informăm că începând cu ...;
- Vă trimitem acordul ...;
- Vă rugăm să luați în considerare ...,
- S-a stabilit prin verificare că ....;
- Din cauza lipsei asistenței financiare ...;
- Din cauza situației economice dificile ...;
- Conform scrisorii tale ...;
- În ordinea lucrărilor comune ...;
- În conformitate cu protocolul ...;
- În sprijinul acordului nostru ...;
- Pentru a întări responsabilitatea ... etc.

Formulele lingvistice sunt rezultatul unificării instrumentelor lingvistice utilizate în situații repetitive. Pe lângă exprimarea conținutului tipic, formulele lingvistice acționează adesea ca componente juridice semnificative ale textului, fără de care documentul nu are o forță juridică suficientă:

Vă garantăm o rambursare a împrumutului în valoare de ...,
- Garantăm plata. Detaliile noastre bancare ...,
- Controlul asupra implementării este încredințat ...

Un termen este un cuvânt sau o expresie căreia i se atribuie un anumit sau special concept. Un set de termeni dintr-o anumită zonă de cunoaștere sau activitate profesională constituie o terminologie sau un sistem de terminologie.
Utilizarea termenilor într-o semnificație strict fixă \u200b\u200basigură înțelegerea clară a textului, care este foarte importantă în comunicarea de afaceri.
Termenii utilizați în documentația de gestionare sunt terminologii din industrie care reflectă conținutul subiectului căruia îi este dedicat conținutul documentului, precum și termenii care s-au dezvoltat în domeniul documentației.
Corectitudinea și stabilitatea utilizării termenilor în practică se realizează prin utilizarea dicționarelor și standardelor terminologice care stabilesc un sistem strict neechivoc de concepte și termeni și contribuie la ordonarea terminologiei. Termenii utilizați în domeniul documentației de gestionare sunt stabiliți în GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și lucrări de arhivare. Termeni și definiții".

Când utilizați termenul, trebuie să vă asigurați că destinatarul este ușor de înțeles. Dacă autorul scrisorii are îndoieli cu privire la acest lucru, atunci este necesar să acționăm într-unul din următoarele moduri:

Dă un oficial definirea termenului;

Descifrați sensul termenului cu cuvinte de vocabular neutru;

Eliminați termenul sau înlocuiți-l cu un cuvânt sau o expresie obișnuită.

Dificultățile în utilizarea termenilor sunt, de asemenea, asociate cu faptul că termenul de sistem este în continuă schimbare: conținutul conceptelor deja existente se schimbă, apar altele noi, unele dintre concepte devin învechite, iar termenii care le denotă nu mai sunt folosite.
Atunci când se utilizează termeni ambigui (termeni sinonimi), trebuie avut în vedere faptul că într-un document termenul poate fi folosit doar într-unul din sensurile sale. De exemplu, termenii „contract”, „contract”, „acord” sunt termeni sinonimi, dar diferă în practica aplicării lor. ÎN dreptul muncii este vorba despre contract de muncă (contracta); în civil - tranzacțiile două și multilaterale se numesc contracte; în comerțul exterior, termenul „contract” este mai des utilizat, acordurile din alte domenii fiind stabilite în acorduri.

O altă caracteristică a discursului de afaceri. Abrevierile sunt utilizate în discursul de afaceri. Există două tipuri principale de reducere a cuvintelor:
1. Lexical (abrevieri) - cuvinte abreviate compuse formate prin eliminarea unei părți din literele lor constitutive din părți de cuvinte: CSI, LLC, Ministerul Situațiilor de Urgență, NPP, GOST, GUM, Roskomzem, contabil șef, șef, adjunct, forțe speciale.
2. Grafic - notație prescurtată a cuvintelor folosite în scris: g-n, pt, zh-d, apt. m, etc.

Numai abrevierile, denumirile și termenii oficial acceptați trebuie folosiți în litere. Numele instituțiilor, organizațiilor și funcțiilor, titlurile, unitățile de măsură, numele geografice și altele trebuie să corespundă exact cu numele oficiale.

O altă caracteristică a vorbirii de afaceri este utilizarea construcțiilor cu subordonare secvențială a cuvintelor în cazul genitiv sau instrumental:
- Vă oferim soluții (ce?) Reconstrucție sisteme de încălzire, ventilație și instalații sanitare ale clădirilor rezidențiale și ale clădirilor administrative.
- Împărtășim pe deplin nevoia (pentru ce?) De a discuta în continuare aspecte specifice ale unei posibile cooperări.
- Conform listei principalelor activități pentru pregătirea și sărbătorirea a 60 de ani de la victoria în Marele Război Patriotic, aprobată de președintele Federației Ruse (de ce?) ...

Conform tabelului de personal ...

Vorbirea în afaceri se caracterizează prin utilizarea combinațiilor de cuvinte cu substantive verbale. Extrem de activ în vorbirea de afaceri, în loc de verbe, se folosesc construcții din substantive verbale cu sensul acțiunii: pentru a oferi asistență (și nu pentru a ajuta), pentru a oferi asistență (și nu pentru a ajuta), pentru a curăța (și nu pentru a elimina), pentru a oferi sprijin (și nu pentru a sprijini), pentru a face reparații (nereconditionat).
Simplitatea prezentării, prevalența propozițiilor comune simple sunt importante pentru scriere. O caracteristică a stilului de afaceri este utilizarea predominantă a propozițiilor comune simple, dintr-o parte (cu un membru principal - subiect sau predicat) sau în două părți (cu doi membri principali - subiect și predicat) cu rânduri separate (participi, participii, definiții separate), cuvinte introductive și propoziții, de exemplu:
- În legătură cu eficiența extrem de redusă a utilizării proprietății orașului, a contribuit la fondul statutar al JV „MIO”, precum și la volumul insuficient de muncă al parcului auto și la neprofitabilitatea acestuia, vă rugăm să decideți cu privire la transferul cotei orașului către managementul financiar și economic al Primăriei.

Este recomandabil să pregătiți o scrisoare pe o singură problemă. Dacă trebuie să contactați organizația în același timp pentru mai multe probleme diferite, este recomandat să întocmiți scrisori separate pentru fiecare dintre ele.
În textul unei scrisori, pot fi exprimate cereri sau alte întrebări, dacă sunt transferate unei singure persoane pentru executare.
Pe lângă formulele lingvistice tradiționale, cuvintele și expresiile străine sunt întâlnite în corespondența de afaceri. În practică, ei joacă rolul de formule lingvistice. Unele dintre ele sunt bine cunoscute, altele sunt mai puțin frecvente. Trebuie avut în vedere faptul că folosirea cuvintelor străine are un miros de modă veche nesemnificativă, dar în același timp lasă o impresie bună partenerului care cunoaște aceste cuvinte și permite confuziei unui cititor extern.

Instructiv;

Acompaniind;

Garanție;

Informațional;

Recunoscător;

De felicitare;

Există, de asemenea, scrisori-cereri, scrisori-cereri, scrisori-notificări, scrisori-răspunsuri, scrisori-invitații etc. Fiecare tip de scrisori are propriile sale particularități în pregătire și proiectare.

Scrisori de invitație

Scrisorile de invitație cu ofertă de participare la seminarii, întâlniri și alte evenimente se adresează de obicei șefului organizației, un oficial specific, dar pot fi adresate și întregii echipe. Scrisorile indică condițiile de participare, locul și ora evenimentelor și, dacă este necesar, uniforma. Scrisoarea conține de obicei „atașamentul” necesar, care informează programul evenimentului.

Scrisori de garanție

Scrisorile de garanție sunt scrise în scopul confirmării anumitor promisiuni sau condiții și sunt adresate unei organizații sau unei persoane. Plata pentru munca efectuată, calitatea, timpul de livrare, plata pentru bunuri, chirie etc. pot fi garantate. În astfel de scrisori, se folosesc expresii standard: „compania garantează, vă garantăm, vă rugăm să ne trimiteți ramburs (tip de garanție), garantăm plata Garantăm timpul de livrare, garantăm calitatea produselor ... ".
Scrisoarea conține de obicei detaliile de plată ale organizației care oferă garanția de plată.
Este recomandabil să coordonați textul scrisorii cu serviciul juridic. Pe lângă semnătura șefului organizației, poate fi emisă și semnătura contabilului șef. Semnătura este certificată printr-un sigiliu.

Solicitați scrisori

Există un număr imens de situații care dau naștere la prezentarea de cereri în numele întreprinderilor, organizațiilor, instituțiilor. Textul acestei scrisori este de obicei structurat în următoarea formă: în partea principală a conținutului, o declarație a motivului care a determinat solicitarea; o declarație a cererii în sine; partea finală exprimă speranța pentru rezultatul scontat. Cererile sunt de obicei exprimate prin cuvintele „te rog, te rog”;
Te rog ajuta-ma ...;
Vă rugăm să trimiteți la adresa noastră ...;
Vă rog să participați ...;
Vă rugăm să informați ...;
Vă rog să lichidați datoria ...;
Vă rugăm să luați măsuri ...

Scopul principal al acestei scrisori este de a convinge, de a demonstra necesitatea îndeplinirii cererii, prin urmare, textul scrisorii conține dovezi convingătoare, calcule atașate, estimări și alte motive justificative, care sunt emise cu „cererea” necesară.

Răspundeți la scrisori

Textul scrisorii de răspuns începe de obicei cu repetarea cererii. Mai mult, sunt enunțate rezultatele examinării cererii, refuzul este motivat (dacă este o scrisoare de refuz) și refuzul în sine este enunțat.
Natura informațiilor dintr-o scrisoare de afaceri implică de obicei o alternativă la informațiile așteptate din scrisoarea de răspuns, adică, în corespondența de afaceri, funcționează principiul paralelismului în aspectele conținutului, care se reflectă în limbajul corespondenței de răspuns. Inseamna:
1. Prezența în scrisoarea-răspuns a unui link către scrisoarea originală și subiectul acesteia;
2. Folosirea aceluiași mijloc de exprimare a limbajului (în primul rând terminologie) în ambele litere;
3. Comparabilitatea volumelor de informații și a aspectelor de conținut în ambele litere;
4. Respectarea unei anumite secvențe în prezentarea aspectelor conținutului.

Textele scrisorilor de răspuns trebuie să corespundă sarcinilor stabilite în rezoluțiile liderilor.
Prima și principala regulă - nu întârzia răspunsul, nu-l face pe corespondentul tău să aștepte. În cazul în care circumstanțele se dezvoltă în așa fel încât să nu puteți da un răspuns în termenul stabilit, informați destinatarul cu privire la acest lucru, precum și termenul în care puteți da un răspuns final. Asigurați-vă că vă cereți scuze pentru întârziere, indicând totodată motivul obiectiv al acesteia.
Scrisoarea de răspuns indică numărul și data documentului căruia i se dă răspunsul. Aceste date nu sunt introduse în textul scrisorii, ci în locul prescris al formularului sau în fața capului documentului, care nu este întocmit pe formular.

Sunt utilizate următoarele forme de raportare a eșecurilor:
- Oferta dvs. este respinsă din următoarele motive ...

Proiectul de acord de acțiune comună care vi s-a trimis este respins din următoarele motive ...
- Ne pare rău, dar compania noastră nu vă poate accepta oferta ...

Scrisori de Ziua Recunoștinței

Recent, scrisorile de recunoștință au devenit utilizate pe scară largă în corespondența de afaceri.
Scrisorile de recunoștință sunt regulile bunei forme pentru relațiile dintre parteneri. Într-o relație de parteneriat, trebuie să fiți capabil nu numai să cereți, ci și să mulțumiți pentru serviciile prestate, pentru organizarea în comun a oricăror evenimente, pentru felicitări trimise, pentru organizarea unei recepții etc.

Scrisoarea poate fi întocmită pe hârtie cu antet sau sub formă de culoare) scrisoare de mulțumire... În cazul în care scrisoarea este întocmită pe un antet, aceasta este înregistrată în modul prescris. O scrisoare întocmită sub forma unei scrisori de mulțumire nu este supusă înregistrării, proprietatea „semnătură” poate fi ștampilată. Deoarece scrisoarea are un caracter personal, nu este recomandat să folosiți atributul „executant” în ea. Textul scrisorilor folosește o formă tipică de prezentare:
- îmi exprim recunoștința ...;
- Sincer recunoscător ...;
- Observăm cu recunoștință ...;
- Mulțumesc ...;
- Mulțumesc pentru...

Scrisori de intentie

Scrisorile de intenție sunt întocmite pentru a informa destinatarul despre direcția oricărui document. Textul scrisorii constă din două părți: un mesaj despre materialul trimis și informații de clarificare (atașamente). De obicei, textul scrisorii de intenție este foarte scurt, se potrivește formatului A5 și nu are un titlu independent. Scrisorile de intentie incep de obicei cu cuvintele:
- trimit informații ...; - Suntem încântați să vă oferim (recomandăm) ...;
- Vă oferim ...;
- Suntem siguri că veți fi interesați de produse de înaltă calitate ..;
- Vă informăm că ...;
- Vă informăm că ...;
- Sperăm pentru o cooperare suplimentară ...

În primul rând, acesta este un „antet”, adică ceea ce este deja tipărit în partea de sus a scrisorii cu datele companiei dvs. (dacă, desigur, scrieți de la o companie, și nu de la dvs.). Iată un exemplu.
Magazinul universal MAGATON
12745 Bulset Strip
Los Angeles, California 941474
21 iunie 1994
În al doilea rând, aceasta este „data”, care este pusă mai multe linii sub antet (deși acest lucru nu este esențial și este pus atât în \u200b\u200bpartea de sus, cât și după antet).
Agenția de Colectare Cetrum
4376 Hollywood Boulevard
Los Angeles, California 947661
A treia este adresa internă. Deși adresa partenerului dvs. este deja pe plic, totuși, aceasta trebuie indicată în scrisoare.
Dragă John Mitchell:
În al patrulea rând, acest salut: Stimate domn, dacă nu știți cui vă adresați; un apel din partea domnilor / domnilor și doamnelor este acceptabil numai în cazurile în care scrisoarea dvs. are un caracter complet diplomatic-oficial.
În al cincilea rând, acesta este textul în sine și al șaselea, aceasta este semnătura: Cu sinceritate, cu adevărat a voastră, cu sinceritate a voastră, salutări și așa mai departe. În semnătură, oricât ar parea de paradoxal, principalul lucru este semnătura ta. Da Da! Dacă avem încredere în diferite sigilii oficiale, atunci în Occident cel mai important lucru este semnătura dvs. sub tot ceea ce a fost scris mai sus. Prețuiesc adresa, telefonul (faxul) și semnătura dvs. mai presus de toate sigiliile noastre.
Și, în cele din urmă, a șaptea sunt inițialele persoanei care a compus această scrisoare MG / vr. Acesta este un fel de amintire politicoasă despre cine a lucrat la pregătirea acestui document, inițialele tale și, printr-o liniuță sau după două puncte, inițialele secretarului, cel care a scris totul.
Am promis să vă spun când puteți scrie scrisori de mână. Vezi, nu am uitat. În principiu, poți scrie oricând cu mâna dacă scrii cu cerneală neagră și cu litere blocabile lizibile, mai ales atunci când scrii pe cont propriu. Apoi, scrisoarea se dovedește a fi mai intimă, mai confidențială. Făcând acest lucru, demonstrați că vă pasă cu adevărat de cazul despre care scrieți. Acest lucru este deosebit de important de luat în considerare atunci când dvs., un student dintr-o familie cu venituri reduse sau, de exemplu, un supraviețuitor din Cernobâl, aveți șansa să faceți un stagiu printr-o linie caritabilă sau să vă relaxați într-o tabără de tineret. Aici Referința dvs. este chiar de dorit să fie scrisă manual:
Dragă domnule,
Aș fi foarte recunoscător companiei dvs. dacă aș putea folosi o șansă atât de minunată de a practica studii în SUA, unde aș fi putut să-mi îmbunătățesc limba engleză și să întâlnesc noi prieteni.
Un astfel de mesaj pare mai cordial și mai interesat decât, de exemplu, tipărit pe o imprimantă laser și imaginând un referent tânăr de succes, mai degrabă decât un student sărac care are nevoie de ajutor. Dar nu uitați că în acest caz se păstrează toate canoanele și forma de a construi o scrisoare de afaceri: antet, dată, salut, textul în sine și semnătura. Rețineți, de asemenea, că în limba engleza De mult timp nu s-a folosit, ca în limba rusă, o rețetă, cu diverse bibelouri, bucle și o înclinare spre dreapta. Ei scriu totul în linie dreaptă, cu litere mari, fără nicio înclinație și, dacă sunt înclinați, atunci mai degrabă spre stânga. Încă am ajuns la momentul când la școală am fost învățați un inexistent, așa cum s-a dovedit mai târziu, scris. La institut, ne-au spus direct: „Uită ce ai predat la școală”. Cu toate acestea, există un script oblic, este folosit în orice caz special: când vă felicitați pentru o aniversare sau o nuntă sau dacă vi se oferă un premiu al Reginei Angliei sau o cruce onorifică ... Desigur, acest lucru nu ne amenință (deși, ce naiba nu glumește) ). Ei bine, deci, scrierea din toate copiază literele de tipar. Și nu uitați că este mai bine să scrieți cu o tijă neagră.
Desigur, este în regulă dacă scrisoarea dvs. este tipărită. În Occident sunt atât de obișnuiți cu computerele încât chiar și prietenii își scriu scrisori reciproc pe computere, este pentru ei (și deja pentru mulți dintre noi) mai familiarizați și mai repede. Dar dacă corespondați în afaceri sau la muncă, chiar și cu o persoană cu care aveți o relație destul de bună, atunci sunt respectate toate principiile corespondenței de afaceri. Iată o privire la ceea ce face să iasă în evidență scrisoarea directorului meu american al taberei, care mă trata ca pe fiul său.
8 octombrie 1992
Bună, Michael,
Vă cer ajutorul! Am fost sfătuiți de către oficiul poștal să vă trimitem două scrisori. Unul ți se adresează la Bellorussia și unul se adresează aceluiași nume, aceleiași adrese și în loc de "Bellorussia" Byelarus, Rusia.
Vă rugăm să ne trimiteți un card sau o scrisoare de îndată ce primiți această scrisoare împreună cu data primirii. Ni s-a spus că dacă adresa nu este cea actuală, corectă, nu veți primi e-mailul. Cămașa dvs. este gata de expediere, dar nu vrem să o pierdem sau să nu o primiți.
Cele mai bune noastre pentru tine și multă dragoste de la toți la Camp Aldersgate și mai ales familia Thomas,
Jeffrey C.
Thomas Director
JCT: v
După cum puteți vedea, o scrisoare prietenoasă este totuși păstrată în cadrul standard al corespondenței comerciale. Doar Salut în loc de apel oficial.
Dar să revenim la scrierea tradițională de afaceri.
Următorul lucru de făcut atunci când scrieți o scrisoare de afaceri este să scăpați de dorința de a părea prea afacerist. Iată o frază, de exemplu.
Conform cererii dvs., vă rugăm să găsiți atașat aici un cec în valoare de 16,49 USD.
Expresii precum cele prezentate și conform creației nu creează altceva decât rigiditate excesivă. Și trebuie doar să ne relaxăm. Cu cât scrisoarea arată mai natural, cu atât va fi mai bine păstrată între un ton prietenos și formal.
După cum ați solicitat, anexez un cec de 16,49 USD.
Al doilea exemplu este mai clar și mai productiv. Și s-au cheltuit mult mai puține cuvinte. Și mai departe. Uitați de toate abrevierile colocviale din corespondența de afaceri. Scrie Nu, dar nu și totul în același spirit.
Acestea fiind spuse, iată o listă cu cele mai bune cuvinte de evitat într-o scrisoare de afaceri:
conform înregistrărilor noastre
confirma primirea
în ceea ce privește, cu referire la
cu privire la
cu privire la
la îndemână, la îndemână
atașat vă rugăm să găsiți
documentul atasat
anexat aici
anexat vă rugăm să găsiți
implora pentru a informa, implora pentru a spune
pentru informația dumneavoastră
prin prezenta, până acum, prin prezenta
Am scrisoarea ta
Aș dori să mulțumesc / pot să întreb
la timpul potrivit
în timp util
în primirea
in viitorul apropiat
în vederea
doamna noastră Johnson
permite-mi să spun
conform
iti multumesc din nou
multumesc anticipat
pe aceasta
Toate aceste exemple sunt preluate din arhivele corespondenței de afaceri americane, iar americanii înșiși se sfătuiesc reciproc să nu folosească aceste „cuvinte”. Și aici este o altă listă de cuvinte și expresii (coloana din stânga) care ar trebui evitate și, în schimb, folosiți-le pe cele din coloana din dreapta.
În schimb, scrieți sfătuiți / informați spuneți / spuneți / anunțați-ne în această direcție, cum ar fi la ordinea în care / în funcție de la o dată timpurie / în curând / astăzi / săptămâna viitoare / cât mai curând posibil o dată specifică în acest moment / în prezent acum / la ora actuală / la această scriere verificați pentru a acoperi verificarea datorită faptului că, în scopul transmiterii, trimiteți gratuit, în conformitate cu în conformitate cu în avans / înainte de înainte, în conformitate cu ceea ce ați solicitat în suma pentru pentru în cazul în care dacă / în cazul în care vă rog, vă rog, de data recentă, persoana recentă / un nume specific ulterior după / de la scriitorul / subsemnatul, eu / eu până la această scriere, până acum A citește acum două versiuni ale aceleiași litere și vedeți cum a doua opțiune se compară favorabil cu prima.
Stimate domnule Fergusson,
Cu referire la comanda dvs. pentru camera video Nashito, primim cecul dvs. și returnăm același lucru.
Vă rog să vă informez că, în calitate de producător, compania noastră vinde camere video numai dealerilor. În conformitate cu acordul nostru cu ridicata, considerăm că este mai bine să ne abținem de la afaceri directe cu consumatori privați.
Pentru informarea dvs., există mulți comercianți cu amănuntul din apropierea dvs. care transportă camere video Nashito. Atașat mulțumit găsiți o listă a dealerilor menționați.
Sperând să înțelegi.
A ta cu adevărat ...
Prima greșeală a acestei versiuni este că se folosesc cuvintele spuse, aceleași, care ar trebui evitate deloc și, în loc să considerăm, este mai bine să scrieți Crede. Și frazele participative Aștept cu nerăbdare răspunsul dvs. timpuriu, în speranța de a afla de la dvs. în curând, mulțumindu-vă pentru interesul dvs. NU POATE fi folosite la încheierea scrisorii. Scrieți propoziții complete: Așteptăm cu nerăbdare răspunsul dvs. timpuriu, sper să vă aud în curând, Vă mulțumim pentru interes. Acum să citim versiunea corectată.
Stimate domnule Fergusson,
Am primit comanda dvs. pentru camera video Nashito, dar, din păcate, trebuie să vă returnăm cecul.
Ca producător, vindem numai dealerilor cu care avem contracte de vânzare cu ridicata foarte explicite.
Cu toate acestea, apreciem sincer interesul dvs. pentru produsele Nashito. Prin urmare, anexăm o listă a comercianților cu amănuntul din comunitatea dvs. care transportă o gamă completă de camere video. Oricare dintre ei va fi fericit să vă servească.
Al dumneavoastră ...
Al doilea exemplu este și mai clar și, în același timp, mai politicos. Scriind Ne pare rău sau apreciez, creați o atmosferă bună de scriere în afaceri. Nu acuzați niciodată clientul dvs. cu expresii precum: eroarea dvs. / eșecul dvs. Dacă scrieți Deoarece ați refuzat să plătiți factura dvs. cu mult depășită, ratingul dvs. de credit este în pericol, va părea prea agresiv. Iată o abordare mai diplomatică: deoarece soldul de 435 dolari din contul dvs. este acum scadent de peste șaizeci de zile, ratingul dvs. de credit este în pericol.
Pentru o perspectivă pozitivă de colaborare, păstrați-vă scrisul natural. Chiar dacă aduceți subiecte neplăcute, fiți plini de tact și politicos. În fiecare scrisoare, destinatarul ar trebui să vadă intențiile voastre bune, astfel încât chiar și un bandit de pe drumul principal să fie încântat să facă afaceri cu dvs. Glumă.
Orice scrisoare seculară va deveni mai caldă dacă scrieți obișnuitul vă rog sau vă mulțumim ... În loc de Am primit comanda dvs., puteți scrie Mulțumesc pentru comanda dvs. recentă. Sau, în loc de verificarea impersonală a înregistrărilor noastre, am verificat eroarea din factura dvs. din septembrie, mai bine scrieți Vă rugăm să acceptați scuzele noastre sincere pentru eroarea din factura dvs. din septembrie.
Al doilea exemplu are, de asemenea, mai mult succes, deoarece nu există plângeri directe cu privire la cine va citi această scrisoare. Politețea este arma noastră.
Scrisoarea dvs. ar trebui să fie, în primul rând, orientată spre client și cum să-și exprime punctul de vedere. De exemplu, vă rugăm să acceptați scuzele noastre pentru că întârzierea este o formă politicoasă. Dar sperăm că nu v-a fost grav deranjat de întârziere, arată clar că aveți grijă și vă implicați în afacerile clientului dumneavoastră.
Desigur, acest lucru nu înseamnă că ar trebui să evitați pronumele I și We, dar dacă le folosiți, luați în considerare următoarele.
Scrie I când vorbești pentru tine, un Noi când vorbești pentru firmă. NU UTILIZAȚI numele companiei, precum și expresiile companiei noastre, precum și termenii menționați mai sus, toate acestea sunând oarecum pompos. La fel se întâmplă dacă expeditorul în loc de „eu” se numește constant pe numele său complet ...
Aveți grijă să nu folosiți numele destinatarului prea des în scrisoarea dvs. Dacă nu urmați acest lucru, atunci mă tem că scrisoarea dvs. va deveni prea condescendentă. Acum comparați cele două variante de litere și încercați să determinați ce face cea de-a doua literă mai personală.
Prima opțiune
Stimate doamnă Mitchell
După ce am efectuat investigația noastră standard de credit, am ajuns la concluzia că nu ar fi înțelept să vă acordăm credit în acest moment.
Credem că existența obligațiilor dvs. actuale vă face să aveți un risc de credit slab.
După cum puteți înțelege, este în interesul nostru să acordăm conturi de taxă numai acelor clienți cu capacitate dovedită de plată.
Vă rugăm să acceptați regretele noastre sincere și să simțiți că veți continua să faceți cumpărături la Allen în numerar.
Al dumneavoastră ...
Opțiunea a doua
Dragă domnișoară Mitchell,
Îmi pare rău să vă informez că cererea dvs. pentru un cont de taxă al lui Allen a fost respinsă.
Departamentul nostru de credit consideră că datorită obligațiilor dvs. actuale, creditul suplimentar ar putea fi dificil de gestionat în acest moment.
Reputația dvs. de credit este prea valoroasă pentru a fi pusă în pericol. Desigur, vom fi încântați să vă reconsiderăm cererea în viitor, în cazul în care responsabilitățile dvs. financiare vor fi reduse.
Până atunci sperăm că veți continua să faceți cumpărături la Allen, unde FIECARE client este principala noastră preocupare.
Al dumneavoastră ...

Esina L.V.

Stilul oficial de afaceri este unul dintre stilurile funcționale ale limbii literare rusești moderne. Este un set de instrumente lingvistice care sunt utilizate exclusiv în domeniul relațiilor comerciale formale.

Stilul formal de afaceri servește domenii extrem de formale și extrem de importante ale relațiilor umane: relația dintre puterea statului și populația, între țări, între întreprinderi, instituții și organizații, între individ și societate. De fapt, de la naștere până la moarte, o persoană se află în sfera discursului oficial de afaceri. De asemenea, acest stil de comunicare este utilizat în proiectarea diferitelor acte de viață de stat, publice, politice, economice ale țării.

Există o serie de circumstanțe în care stocarea informațiilor scrise nu este doar dorită, ci și necesară. Această declarație se referă în mod specific la stilul oficial de comunicare. Discursul de afaceri se realizează sub formă de documente scrise, construite după reguli speciale. Conținutul unei conversații poate fi uitat, memorat incorect, neînțeles și chiar distorsionat în mod deliberat. Dar dacă textul a fost păstrat în scris și înregistrat conform acestor reguli speciale, atunci oricine folosește acest text poate fi sigur de acuratețea informațiilor pe care le conține.

Procesul reglementat de înregistrare a informațiilor pe hârtie sau pe alte suporturi care asigură forța sa juridică se numește documentare. În comunicarea de afaceri, documentarea are o importanță deosebită.

Într-adevăr, dacă o persoană se referă la orice acord verbal sau ordine verbală, atunci cuvintele sale pot fi infirmate sau puse la îndoială. Dar dacă acest acord sau ordin este sub forma unui document, atunci trimiterea la acesta este justificată din punct de vedere legal. Regulile de documentare sunt stabilite prin acte juridice ale fiecărui stat sau dezvoltate prin tradiție.

Rezultatul documentării este crearea unui document. În termeni sociali, orice document oficial este multifuncțional, adică îndeplinește simultan mai multe funcții, ceea ce îi permite să satisfacă diverse nevoi umane. Printre funcțiile documentului se disting general și special. Funcțiile comune ale documentelor includ funcții precum:

funcția comunicativă - un document este prezentat ca un mijloc de comunicare între elementele individuale ale structurii sociale, în special între instituții;
funcția de informare - sarcina principală a documentului este exprimată în conservarea informațiilor;
funcție socială - un document este un obiect semnificativ social, deoarece este generat de una sau alta nevoie socială;
funcția culturală - documentul acționează ca un mijloc de consolidare și transmitere a tradițiilor culturale, a etapelor de dezvoltare
civilizaţie. De exemplu, documentația științifică și tehnică reflectă nivelul de dezvoltare științifică și tehnică a societății.

Funcțiile speciale ale documentelor includ:

funcția juridică - un document este un mijloc de consolidare și modificare a normelor juridice și a raporturilor juridice în societate. Funcția juridică este îndeplinită prin acte legislative și normative juridice, precum și prin documente care dobândesc o funcție juridică pentru o perioadă. Deci, pentru utilizare ca dovadă criminalistică, poate fi orice document;
funcția de management - documentul acționează ca un instrument de management; această funcție este înzestrată cu așa-numitul
documente de management (planificare, raportare, documente organizatorice și administrative etc.) special create în scopuri de management;
funcția unei surse istorice - documentul acționează ca o sursă de informații istorice despre dezvoltarea societății.

Funcțiile enumerate definesc cerințele generale pentru document. În Rusia, cerințele moderne pentru proiectarea documentației organizaționale și administrative (administrative) sunt stabilite de standardul de stat - GOST R6.30 - 97 „Sisteme de documentare unificate. Sistem de documentare organizațională și administrativă. Cerințe pentru hârtie ".

Există cerințe speciale pentru o scrisoare oficială de afaceri. Aceste cerințe, la rândul lor, sunt determinate de condițiile comunicării de afaceri, care includ, de exemplu, caracterul oficial, direcționarea, reapariția situațiilor manageriale și limitările tematice. Aceste cerințe stau la baza unui astfel de concept precum cultura corespondenței oficiale, a cărei formare este asociată cu dezvoltarea experienței mondiale în compunerea și prelucrarea scrisorilor de afaceri.

Deci, se pot distinge următoarele cerințe standard sau caracteristici principale ale stilului de comunicare de afaceri:

acuratețea prezentării informațiilor;
standardizarea și unificarea instrumentelor de limbă și text;
formalitatea și rigoarea limbajului și stilului de scriere în afaceri;
concizie și suficientă conținut informativ;
consecvență, obiectivitate și prezentare structurată.

Acum să vorbim mai detaliat despre fiecare componentă. Funcția de reglare socială care joacă cel mai important rol în discurs formal de afaceri, face ca cerința unei lecturi fără ambiguități a textelor corespunzătoare. În acest sens, fiecare text ar trebui să fie caracterizat de o astfel de acuratețe a prezentării informațiilor care nu ar permite posibilitatea unor interpretări diferite.

Un document oficial își va servi scopul dacă conținutul său este atent gândit și limba este impecabilă. Acest scop este cel care determină trăsăturile lingvistice ale discursului oficial de afaceri, precum și compoziția, titlul, alinierea etc., adică standardizarea multor documente comerciale. Și aceasta, la rândul său, este una dintre caracteristicile obligatorii ale scrierii oficiale de afaceri. Standardizarea documentelor oficiale este de a stabili la scară națională regulile și cerințele optime pentru elaborarea și executarea documentelor. Aceste reguli sunt adoptate în conformitate cu procedura stabilită pentru aplicarea universală și repetată în munca de birou. În acest caz, rezultatele dezvoltării sunt formalizate sub formă de standarde interstatale (GOST), de stat (GOST R), industriale (OST), precum și standarde ale întreprinderilor și instituțiilor (STP). Standardizarea și unificarea caracterizează, într-un grad sau altul, toate tipurile de documente de afaceri, determină corelarea compozițională strictă și consolidarea părților unei scrisori de afaceri.

Este suficient să amintiți o chitanță pentru plata serviciilor de locuințe și comunale, o foaie de evidență a personalului etc. Claritatea și lipsa de ambiguitate a limbajului mesajului se realizează prin subiect și acuratețe comunicativă. Exactitatea subiectivă înseamnă acuratețea unui fapt, conformitatea cu cel desemnat. Din punctul de vedere al proiectării lingvistice a unei enunțuri, acuratețea obiectivă se obține prin acuratețea utilizării cuvintelor, adică folosirea cuvintelor în conformitate cu sensul lor lexical. Folosirea cuvintelor fără a lua în considerare semnificațiile lor poate duce la interpretări greșite sau aiurea.

De exemplu: pentru a scurta datele (verbul a comanda rapidă are semnificația de „deliberat greșeală greșită, neefectuată”, de exemplu: scurtcircuitarea cumpărătorului. Ar fi mai corect să spunem: prelucrați datele); sau refuzați sub un pretext favorabil (adjectivul favorabil are două semnificații: „Facilitând, ajutând ceva; convenabil pentru ceva”, de exemplu: un moment favorabil, condiții favorabile; „Bine, aprobator”, de exemplu: o revizuire favorabilă. Ar fi trebuit să scrie: refuză sub un pretext plauzibil).

Acuratețea comunicativă este acuratețea implementării intenției scriitorului. Se realizează prin raportul dintre semnificația cuvintelor, contextul, structura gramaticală și raportul părților din text. Încălcarea preciziei comunicative a declarației duce la neînțelegere, complică percepția conținutului mesajului. De exemplu: ar trebui să fiți familiarizați cu concluziile comisiei desfășurate acum un an.

Această frază este dificil de înțeles, deoarece nu îndeplinește cerința de acuratețe: conține erori gramaticale, stilistice și textuale. Deci, substantivul comision poate forma sintagme cu verbele a forma, a numi, a alege, a alege, dar nu este combinat cu verbul a conduce și, prin urmare, cu participiul format din acesta. În plus, este important nu ca comisia să fi fost formată, ci să funcționeze și să ajungă la anumite concluzii. Prin urmare, ar fi mai corect să spunem: ... cu concluziile comisiei care a funcționat acum un an. În loc de verbul a cunoaște, care are semnificația: „Familiarizați-vă cu cineva”; „Pentru a primi informații, pentru a dobândi cunoștințe despre ceva”, ar fi mai potrivit să se utilizeze verbul familiariza, deoarece are o culoare comercială oficială și este folosit doar în sensul „Pentru a primi informații, dobândiți cunoștințe despre ceva”. În consecință, această propunere ar trebui să arate astfel: ar trebui să vă familiarizați cu concluziile comisiei, care a funcționat acum un an.

Formalitatea și severitatea unei scrisori de afaceri înseamnă cea mai strictă și restrânsă prezentare a informațiilor. La rândul său, aceasta exclude posibilitatea utilizării mijloacelor lingvistice expresive și colorate emoțional (de exemplu, vocabularul vernacular colocvial sau interjecții), mijloacelor figurative sau cuvintelor utilizate în sens figurativ în textele vorbirii de afaceri. Acest lucru ar fi contrar cerinței de precizie în discursul de afaceri. De asemenea, un mesaj de afaceri ar trebui să reflecte starea reală a lucrurilor, să ofere o evaluare imparțială și imparțială a evenimentelor. Această circumstanță îndeplinește cerința privind fiabilitatea sau obiectivitatea informațiilor.

Una dintre trăsăturile distinctive ale scrisorilor de afaceri este scrierea laconică a textului. Scrisoarea nu trebuie să depășească una sau două pagini, altfel percepția informațiilor va fi dificilă. Laconicismul este combinat în scrisorile de afaceri cu cerința de completitudine a informațiilor, mai precis, cu principiul suficientității sale. Cerința de exhaustivitate presupune că documentul trebuie să conțină suficiente informații pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză. Profunzimea prezentării întrebării depinde de obiectivele documentului: în scrisoarea informativă, este suficient să se numească faptele și evenimentele, în scrisoarea de cerere, subiectul scrisorii trebuie să fie indicat cu exactitate și pe deplin justificat.

Acestea și alte caracteristici caracterizează sub-stilul de papetărie. stil formal de afaceri... Toate acestea specifice (și
textuale și lingvistice) caracteristicile stilului oficial de afaceri sunt consacrate în GOST-uri și manuale, care asigură un nivel ridicat de standardizare și unificare a documentelor comerciale.

Fiecare dintre noi cel puțin o dată în viață (și adesea mult mai des) se confruntă cu nevoia de a întocmi o scrisoare oficială de afaceri, de exemplu, să depunem o cerere, să întocmim o procură etc. Dar, în același timp, de fiecare dată când avem dificultăți asociate cunoașterii sau mai bine zis ignorarea) formei documentului. Astfel, se dovedește că conținutul culturii vorbirii în legătură cu comunicarea în afaceri nu poate fi limitat doar de cadrul lingvistic, este vorba nu numai de selectarea mijloacelor lingvistice, ci și de alegerea formei corecte a documentului.

Primul lucru pe care îl întâlnim atunci când compunem o scrisoare de afaceri este alegerea genului documentului. Această alegere depinde în mod direct de natura situației comerciale oficiale actuale, care te obligă să compui o scrisoare de afaceri. Această situație dictează alegerea documentului adecvat: dacă trebuie să cereți ceva unei organizații (conducerea acestei organizații), documentul necesar se dovedește a fi o declarație; dacă ați făcut unele lucrări pentru această organizație și doriți să fiți plătit pentru aceasta, va fi o factură etc.

Alegerea genului documentului necesită cunoașterea formei documentului corespunzător. Forma unui document este un concept complex. Forma unui document este înțeleasă ca suma detaliilor sale și a schemei de conținut-compoziție - interacțiunea, secvența și locația acestora. Iată cele mai comune forme de documente din practica noastră de viață. Prima este o afirmație.

Componentele acestui tip de documente în ordinea lor sunt după cum urmează: numele destinatarului; numele solicitantului; titlul documentului, formularea cererii (reclamații, sugestii) și, dacă este posibil, argumentare scurtă, dar cuprinzătoare; data și semnătura.

Un alt gen obișnuit de documente comerciale este procura. O împuternicire este un ordin sau transfer către cineva a anumitor acțiuni sau drepturi ale mandantului. Forma acestui document, precum și cererea, sunt destul de stereotipate și au următoarea formă: numele documentului; numele directorului (nume, prenume, patronimic, funcție sau adresă); numele mandatarului (prenume, nume, patronimic, funcție sau adresă); definirea precisă și cuprinzătoare a gamei de puteri sau drepturi încredințate; data și semnătura.

În același timp, procura primește forță juridică numai atunci când semnătura mandantului este certificată de orice organizație - semnătura funcționarului și sigiliul organizației.

De exemplu:

ÎMPUTERNICIRE

Eu, Andreeva Svetlana Fedorovna, care locuiesc la adresa: Syktyvkar, st. Sovietic, d. 76, apt. 382, pașaport (serie, număr, eliberat ...) Am încredere în Nadezhdina Anna Petrovna, care locuiește la adresa: Syktyvkar, st. Brut, 76, apt. 251, pașaport (serie, număr, eliberat ...) încheierea unui acord cu editura „Literatură pentru copii” în numele meu.

8.4.2007 Andreeva

Uneori, în viața de afaceri, sunt utilizate astfel de tipuri de documente, cum ar fi textele standard și șabloanele de text. Acesta este cel mai puțin consumator de timp pentru a compune o scrisoare oficială, care se aplică numai pentru a transmite același tip de informații repetitive. Trebuie remarcat faptul că varietatea relațiilor de afaceri moderne, o creștere a numărului de situații nestandardizate reflectate în corespondența de afaceri, reduce posibilitatea utilizării textelor tip șablon ca modalitate de comunicare de afaceri.

Textul tipic este ca un exemplu de text folosit ca exemplu sau bază pentru crearea unui document nou. Modul în care documentele sunt create dintr-un stereotip se numește tastarea documentelor. Se utilizează pentru a construi texte cu conținut similar, care corespund unor situații similare de comunicare în afaceri în producție, în comerț, în agentii guvernamentale etc.

Textul șablon transmite informații sub formă de text cu spații concepute pentru a le umple cu informații variabile care depind de situația specifică. Exemple de forme de texte cu șablon - forme de certificate ale departamentelor de personal, certificate de călătorie etc. Textele cu șablon sunt, de asemenea, utilizate în corespondența de afaceri, de exemplu, în scrisori de invitație, scrisori de cerere, etc. Textele contractelor, acordurilor, contractelor sunt întocmite prin metoda șablonului. Utilizarea formularelor de șablon reduce semnificativ timpul petrecut la pregătirea documentelor. În plus, metoda stencil de redactare a documentelor anulează posibilitatea interpretărilor multiple ale textului.

ÎN viața modernă în condiții de concurență acerbă pe piața muncii, oamenii trebuie să se angajeze din ce în ce mai mult în auto-promovare, adică
scrie un CV. Această circumstanță a condus la faptul că CV-ul de astăzi poate fi atribuit și unei forme speciale de documente comerciale.

Un CV este „un scurt rezumat scris al datelor biografice care caracterizează pregătirea educațională, activitatea profesională și calitățile personale ale unei persoane care solicită un anumit loc de muncă sau funcție”. Spre deosebire de un chestionar de servicii, care necesită doar completarea coloanelor goale, scrierea unui CV este un proces creativ.

Prin urmare, nu există forme unice standard sau rigide pentru scrierea sa, deși există unele cerințe generale pentru redactarea unui CV. Aceste cerințe includ:

datele personale ale autorului (prenume, nume, patronimic, data și locul nașterii, stare civilă);
adresele și numerele de telefon ale solicitantului, indicând ora contactelor (puteți specifica un e-mail);
numele postului vacant pentru care aplică CV-ul;
lista locurilor de muncă și (sau) studiului în ordine cronologică (începând de la ultimul loc de muncă), indicând completul
denumirea oficială a organizației, perioada de lucru, denumirea funcției deținute (denumirea specialității educaționale);
informații suplimentare (experiență profesională independentă, activități sociale, recalificare profesională);
alte informații (cunoștințe și abilități conexe: limbi străine, călătorii străine, abilități de calculator, conducerea unei mașini);
distincții și premii, diplome academice (această secțiune este opțională);
interese, înclinații legate de activitatea profesională potențială a solicitantului (această secțiune este opțională);
recomandări (informații despre recomandări);
data redactării CV-ului;
semnătura emitentului.

Atunci când pregătiți un CV, trebuie luate în considerare următoarele recomandări. Titlul (cuvântul de rezumat) nu este de obicei indicat. În schimb, indicați numele de familie, numele și patronimicul, data și locul nașterii solicitantului. Se recomandă ca numele de familie să fie scris cu majuscule, astfel încât să fie bine citit.

Formele de documente date sunt norme de text ale limbajului oficial de afaceri, care reglementează construcția textului documentului. Normele textului guvernează tiparele structurii informațiilor și regulile pentru compilarea documentelor comerciale, adică definiți organizarea semantică și formală a textului documentului și a părților sale.

După alegerea formei documentului, începe cea mai dificilă parte a lucrării - completarea acestui document cu informații. Odată cu trecerea la prezentarea conținutului textului de afaceri, cresc posibilitățile de alegere a mijloacelor lingvistice pentru transmiterea circumstanțelor specifice ale cazului - și, în consecință, cresc dificultățile cu care se confruntă compilatorul textului documentului. Dificultățile acestei alegeri se referă în principal la două aspecte lingvistice: alegerea vocabularului și a formulelor lexicale pentru compunerea unei scrisori de afaceri și alegerea mijloacelor gramaticale - în principal structurile sintactice ale unui text de afaceri.

Deci, normele lingvistice ale stilului de afaceri oficial includ următoarele componente:

norme gramaticale;
norme sintactice;
norme lexicale.

Fiecare dintre aspectele lingvistice enumerate este demn de luat în considerare detaliat. Normele gramaticale sunt destul de diverse și au unele nuanțe. În domeniul morfologiei, vorbirea de afaceri se caracterizează prin predominarea substantivelor verbale pentru numirea acțiunilor, în special a numelui. Există mai multe astfel de substantive în stilul oficial de afaceri decât în \u200b\u200balte stiluri. Deci, într-o scrisoare de afaceri, se obișnuiește să scrieți asistență, furnizarea de locuințe, deservirea populației, completarea bugetului, luarea de măsuri etc. (în vorbirea obișnuită, acest lucru va arăta astfel: acordați asistență, asigurați spații de locuit, completați bugetul etc.).

Tot în vorbirea de afaceri, prepozițiile aborigene complexe sunt utilizate pe scară largă. De regulă, ele sunt utilizate fie cu cazuri genitive (ce?), Fie cu date (ce?). De exemplu: pe linie, pe subiect, pentru a evita, la atingere, la întoarcere, în vigoare, prevăzut, în raport cu, conform, conform cu, respectiv, contrar, etc.

Combinațiile prepoziționale cu semnificație temporară - „după ceva” (genul. P.) - se scriu la sfârșitul cu și: la sfârșitul școlii, după expirarea contractului, la sosirea delegației, la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, dacă includ prepoziția ” de".

Combinațiile prepoziționale cu semnificație temporară, începând cu prepoziția „către”, au la sfârșit - I (gen): până la expirarea unei perioade de cinci zile, înainte de luarea unei decizii, înainte de finalizarea perioadei de reconstrucție. Așa-numitele formule lingvistice sunt supuse aceluiași principiu de caz. Acestea sunt stabile, de regulă, întoarceri lingvistice stereotipe, permițând reflectarea cu acuratețe a situațiilor recurente de comunicare de afaceri. Formulele lingvistice permit afirmarea clară și concisă a motivelor, motivelor și scopurilor mesajului oficial: formularea unei cereri, avertisment, ordine, refuz, asigurare etc. Combinația într-o anumită secvență de formule lingvistice care reflectă aspectele semantice ale mesajului vă permite să modelați textul documentului, structura acestuia; simplifică procedura de creare a hârtiei oficiale.

Astfel de formule lingvistice, atribuite unei forme de caz gramaticale, includ: în confirmarea (ce?) A acordului nostru, în ordinea de acordare (ce?) Asistență, în conformitate cu (ce?) Decizia luată anterior, pe baza (ce?) Nevoia existentă, în conformitate cu (ce?) scrisoarea clientului etc. Alături de frazele clericale (luați în considerare, luați notă, puneți la vot, aduceți la cunoștință etc.), astfel de fraze creează un cadru de text rigid, manifestat în interdependența textului părți și fragmente ale propunerii.

În plus față de modelele lingvistice care reflectă anumite situații de comunicare în afaceri, există, de asemenea, viraje stabile, care sunt ferm înrădăcinate în stilul oficial de afaceri: cel mai bun rezultat ...; cel mai puțin dificil ...; cel mai important...; Verifica ...; creați condițiile necesare ...; conducerea consideră că este posibil ...; organizației nu-i pasă ...; impune ...; soluție optimă...; date probabile ...; confirma primirea ...; raportează datele ...; pregătiți-vă pentru expediere ...; în condițiile ...; pe lângă cele de mai sus ... etc.

Normele gramaticale ale stilului de afaceri includ și unificarea structurii gramaticale a combinației de cuvinte și a formei de cuvinte. Opțiunea selectată este alocată ca referință pentru fiecare parte compozițională a textului.

De exemplu, în textul comenzii, fiecare articol începe cu indicația destinatarului în cazul dativ - „cui?”, Și apoi „ce să executăm?” zile în perioada 10.01.06 - 10.02.06

Directorului șef al departamentului editorial și editorial Chesnov D.G. pentru a pregăti materialul publicitar pentru lansare

Alfabetizarea este una dintre cele mai importante calități ale vorbirii în afaceri, care determină eficacitatea comunicării în afaceri. Alfabetizarea implică nu numai cunoașterea regulilor de utilizare a cuvintelor, a compatibilității gramaticale, a modelelor de propoziții, ci și delimitarea sferelor de utilizare a limbajului. Rusa modernă are un număr mare de forme variante. Unele predomină în stilurile de vorbire scrise de carte, altele în vorbirea colocvială și cotidiană. În stilul oficial de afaceri, se utilizează forme de vorbire scrisă codificată, deoarece numai respectarea lor poate asigura acuratețea transferului de informații.

Cu toate acestea, există o mulțime de greșeli datorate alegerii greșite a formei cuvântului, încălcărilor structurii frazei, propoziției. Una dintre cele mai frecvente greșeli este utilizarea formelor colocviale de plural în scris. substantivele în -а / -я în loc de normativ în -ы / -и. Deci, în discursul colocvial, oamenii spun contracte, instructori, corectori etc. În timp ce compilați o scrisoare de afaceri, este necesar să utilizați alte forme ale acestor cuvinte: contracte, instructori, corectori. Este deosebit de necesar să spunem despre forma „acord - acord”. Această normă gramaticală este asociată cu stresul, care în versiunea colocvială cade în mod necesar pe prima silabă. În practică, întâlnim adesea un amestec de forme de „acord” și „acord”, care contrazice orice logică. Adesea există ezitare la alegerea formei dorite de pl. ore de substantive genitive: kilograme / kilogram. DIN

Trebuie amintit faptul că următorul grup de substantive are o formă cu terminație zero:

numele grupurilor militare (soldat, cadet, partizan);
numele articolelor împerecheate - cizme, cizme, ciorapi (dar șosete);
nume de naționalități, apartenență teritorială (armeni, bashiri ai britanicilor, bulgari din sud, de la Kiev);
denumirile unităților de măsură (ampere, volt, watt, arshin, micron, roentgen, nograme, kilograme).

Cel mai mare număr de caracteristici sintactice ale vorbirii în afaceri. Acest lucru se datorează prezenței unui set de construcții sintactice gata făcute, care sunt mijloace constructive dovedite pentru exprimarea elementelor standard de semnificație. Se pot distinge o serie de modele de structuri sintactice și opțiuni pentru implementarea lor, de exemplu: Vă informăm sau Vă reamintim că ..., Întrebăm + infinitiv; Adăugare directă sau de garanție + acuzativ.

Trebuie amintit despre trăsăturile sintactice ale construcției frazelor. Deci, majoritatea cuvintelor din discursul de afaceri scris sunt folosite cu un singur cuvânt sau cu un grup limitat de cuvinte. De exemplu: controlul este atribuit; ordinul este emis; preț - stabilit; datorie - rambursată; factură - emisă (plătită); reclamație (reclamație) - depusă; plata se face; plata efectuată (garantată); se face cenzură; salarii oficiale - se stabilesc; se ajunge la un acord; creditul este alocat etc. - combinații verbale; prețuri - mici, mari; argumente - greutate; reduceri - semnificative, nesemnificative; necesitatea este urgentă; cooperarea este reciproc benefică, fructuoasă, de succes; calcule - preliminare, finale; profitabilitate - mare, scăzut etc. - combinații nominale.

Atunci când scrieți o scrisoare de afaceri, construcțiile pasive sunt preferate în locul celor reale. De exemplu: nu o vom face, dar o vom face; nu sugerați, dar vi se oferă. Vocea pasivă, de regulă, este utilizată atunci când este necesar să se sublinieze faptul unei acțiuni (plată garantată, propunere aprobată). Cu toate acestea, pentru a face textul mai convingător, precum și în cazul în care este necesar să se indice o anumită persoană sau organizație ca subiect de răspundere juridică, este mai preferabilă forma unui angajament valabil (uzina metalistă întrerupe furnizarea de materii prime; șeful cooperativei nu a furnizat măsuri de siguranță etc.). ).

Scrierea de afaceri este dominată de propoziții simple. Astfel de propoziții conțin o cantitate destul de mare de informații și sunt concepute pentru lecturi repetate. O propoziție în scrierea de afaceri este adesea complicată de membri, participi și participi omogeni. Poate dura (mai ales în ordine, rezoluții, ordine) un paragraf întreg și, uneori, o pagină.

Construcțiile pasive sunt utilizate în mod activ, deoarece în vorbirea științifică, un loc mare este ocupat de propoziții complexe cu o condiție subordonată:

„Procedura pentru desfășurarea ședinței și examinarea probelor suplimentare, dacă au fost prezentate instanței de apel, este stabilită de către judecătorul care prezidează. De regula generala în primul rând, se aud explicații ale persoanelor care participă la caz și ale reprezentanților acestora. În primul rând, vorbește persoana care a formulat contestația și reprezentantul său. În caz de apel împotriva deciziei către ambele părți, reclamantul este primul care acționează ”(Economie și Drept. 1997. Nr. 1).

Logica strictă și acuratețea prezentării determină succesiunea acțiunilor în situația prezentată. Acest text acționează ca un regulament și stabilește procedura de examinare a unei contestații. Nu se acordă mai puțină atenție ordinii cuvintelor din propoziție. În discursul de afaceri prevalează ordinea directă a membrilor principali ai propoziției - subiect - predicat (se emite un ordin); plasarea unei circumstanțe sau adaosuri în primul rând servește la sublinierea acestora; locul definiției convenite - înainte de cuvântul definit (relații de credit) și cel necoordonat - după cuvântul definit (problemă de actualitate, piață angro; problemă de importanță capitală, piață angro); locul circumstanței gradului - înaintea adjectivului și adăugirile - după acesta; locul adaosului este după verb, în \u200b\u200bordinea „direct - indirect” (a transmite + ce + cui); locul circumstanțelor modului de acțiune (adverbele în -o, -e), măsura și gradul, rațiunea și scopul - înaintea verbului predicat (dacă nu au un accent logic) și circumstanțele modului de acțiune, exprimate diferit, se află în spatele verbului.

În propozițiile impersonale și construcțiile pasive, prima poziție în locul subiectului este, de regulă, membrul secundar al propoziției. De exemplu: o sută cincizeci de unități de produse finite sunt acceptate în cont. Formulele de text separate sunt, de asemenea, asociate cu ordinea cuvintelor, de exemplu, succesiunea aranjamentului „voința scriitorului + formularea instrucțiunii + termenul limită”.

De exemplu: îl comand pe Ivanov T. L. să prezinte raportul la 01.05.07.

Particularitățile sintactice pot fi atribuite și construcției speciale a textului - adică rubricare. Este legat de împărțirea textului în paragrafe și paragrafe. De obicei, această structură a documentului este utilizată la întocmirea contractelor, acordurilor, contractelor. În funcție de complexitatea divizării, este selectată o desemnare cu o, două sau trei cifre a unui articol sau sub-articol (1.1; 1.1.1; 1.2; 1.1.2).

Alegerea opțiunii de numerotare depinde de conținutul textului, de volumul său, de compoziție, de structura compozițională. ÎN texte simple se folosesc semne similare - cifre arabe sau scrisori. Textele complexe necesită desemnarea pieselor prin diferite mijloace.

Titlurile care sunt mai mari decât paragrafele (parte, secțiune, capitol, paragraf) sunt desemnate cu cifre romane sau arabe și sunt denumite.

De exemplu:
1. Dispoziții generale.
2. Responsabilități.
3. Drepturi.

La împărțirea textului în titluri, fiecare parte componentă corespunzătoare conceptelor de paragraf și sub-paragraf primește propriul număr (se utilizează cifre arabe), după care se pune un punct. Numărul fiecărei componente include toate numerele componentei corespunzătoare din clasele superioare.

De exemplu:

1. Dispoziții generale.

1.1. Responsabilul cu securitatea împotriva incendiilor este numit și revocat din ordinul directorului general.

1.2. Persoana responsabilă pentru securitatea împotriva incendiilor raportează direct directorului general.

Odată cu divizarea ulterioară a textului în sub-clauze, numărul de caractere care denotă numerotarea va crește: 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.

Titlurile și subpozițiile paragrafelor conferă textelor comerciale un caracter emfatic logic, analitic. Titlul documentului face parte integrantă din orice scrisoare de afaceri care vorbește despre natura sau subiectul documentului (Ordin, Descrierea postului, Contract, Comandă etc.). Titlul documentului poartă sarcina semantică principală.

Numai în corespondența comercială titlul documentului nu este indicat. Titlul trebuie să fie scurt și să nu depășească două rânduri. În scrisorile comerciale, nu se efectuează întotdeauna un titlu semnificativ. Într-o serie de scrisori comerciale de etichetă și în scrisori cu caracter informativ, antetul nu este utilizat.

Cu toate acestea, este absolut necesar în corespondența comercială:
Despre livrarea mărfurilor.
Despre livrarea mărfurilor.
Despre plata facturii.

Funcțional, titlul este o parte foarte importantă a textului, ceea ce face mult mai ușor să lucrați cu documente: sortare, procesare și redirecționare, dacă este necesar.

Din punctul de vedere al setului de cerințe, întregul text al documentului este împărțit în următoarele părți:

partea antetului documentului: adresa companiei (stradă, casă, oraș, cod poștal, numere de telefon și de fax), tipul documentului (neindicat în toate documentele), data;
partea principală a documentului: titlul (situat după cerințele „dată” și „index document” din stânga), direct textul documentului, anexă;
partea formalizantă a documentului: funcția și prenumele autorului, numărul de telefon al biroului său, semnătura, sigiliul (nu întotdeauna).

Cerințele pentru înregistrarea detaliilor sunt prezentate în GOST 6.30-97 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentare organizațională și administrativă. Cerințe pentru hârtie ". Acestea se aplică tuturor tipurilor de documente.

Cu toate acestea, niciun document nu este întocmit cu un set complet de cerințe. Compoziția lor depinde de scopul documentului. Deci, în scrisorile oficiale nu este indicat numele tipului de document. În toate celelalte documente se indică numele.

De exemplu: Contract, Comandă, Decret etc. Scrisorile comerciale sunt de obicei scrise pe formulare.

Un formular este o foaie de hârtie corporativă, pe care, de regulă, sunt deja indicate detaliile întreprinderii. Toate celelalte date sunt introduse în formular prin metoda dactilografiată și aranjate într-o anumită ordine. Există două tipuri de anteturi ale companiei - unghiular și longitudinal. Ele diferă în ceea ce privește locația detaliilor care preced textul scrisorii.

Compoziția lexicală a textelor stilului oficial de afaceri are propriile sale caracteristici. În primul rând, este exactitatea utilizării cuvintelor, adică folosind cuvinte în funcție de semnificațiile lor.

Cuvântul din textul documentului trebuie utilizat într-un singur sens, ceea ce nu permite alte interpretări și ambiguități. Și, în al doilea rând, este utilizarea unei terminologii speciale caracteristice stilului de afaceri. Deci, în textele acestui stil, sunt folosite cuvinte și fraze care au o culoare funcțională și stilistică pronunțată, de exemplu, reclamant, pârât, protocol, fișa postului, reținere, livrare, carte de identitate, științifică
angajat etc., inclusiv un număr semnificativ de termeni profesioniști. Multe verbe conțin subiectul prescripției sau imperativului: interzice, permite, decide, obligă, atribui etc. Trebuie remarcat faptul că în discursul oficial de afaceri există cel mai mare procent de utilizare a infinitivului printre formele consoane. Acest lucru se datorează și naturii imperative a textelor oficiale de afaceri.

Să luăm în considerare un exemplu:
„La studierea oricărui acord internațional și, în special, a unui acord privind eliminarea dublei impuneri, în primul rând, este necesar să se definească în mod clar sfera acțiunii sale în două aspecte:

impozite supuse acordului;
teritoriile acoperite de acord ”. (Consultant. 1997. Nr. 24).

În acest exemplu, puteți găsi următoarele caracteristici ale vocabularului de afaceri: cuvinte și fraze cu conotație legală oficială (acord internațional, dublă impozitare, impozite); exprimarea frazei must necesitatea determinării; și este, de asemenea, posibil să se distingă astfel de caracteristici ale unui text de afaceri precum severitatea exprimării gândirii, o afirmație imparțială, impersonalitatea completă a prezentării.

Utilizarea unor termeni specifici impune autorului obligații suplimentare. Autorul trebuie să se asigure că termenul este de înțeles nu numai pentru el, ci și pentru destinatar. Dacă termenul este de puțin folos și sensul acestuia poate fi de neînțeles, ar trebui să recurgeți la una dintre metodele propuse:

dați o definiție oficială a termenului, de exemplu: factoring - vânzarea dreptului de colectare a datoriilor;
clarificați, extindeți conținutul termenului cu cuvinte de vocabular neutru, de exemplu: ... neîndeplinirea contractului este cauzată de
forță majoră (ploile torențiale au spălat căile de comunicare cu planta);
eliminați termenul și înlocuiți-l cu un cuvânt sau o expresie obișnuită.

Percepția textului poate fi îngreunată și de utilizarea nejustificată a cuvintelor împrumutate. Cel mai greșeală tipică - utilizarea nemotivată a cuvintelor străine în locul celor existente pentru a denota conceptele de cuvinte familiare, de exemplu: apel în loc de adresă; publicitate (PR) în loc de publicitate, prerogative în loc de drept exclusiv; exclusiv în loc de exclusiv etc.

Cuvintele și expresiile care au devenit depășite (arhaisme și istoricisme) nu ar trebui utilizate în documente. Într-o scrisoare de afaceri, nu ar trebui să scrieți cu acest lucru, dar noi direcționăm; nu anul acesta, ci anul acesta (anul curent); nu informăm prin prezenta, dar informăm, nu acest act a fost întocmit, ci actul a fost întocmit; nu care, ci care; nu cele de mai sus, ci cele de mai sus.

Limbajul de afaceri este caracterizat de cuvinte complexe formate din două sau mai multe cuvinte: chiriaș, angajator, material și tehnic, reparații și întreținere, de mai sus, denumite mai jos, etc. Formarea unor astfel de cuvinte se explică prin eforturile limbajului de afaceri de a transmite cu acuratețe sensul și interpretarea fără echivoc. Același scop este servit și de fraze de natură „non-idiomatică”, de exemplu, superioare instituție educațională, Înapoierea taxei, societate pe acțiuni, cooperativa de locuințe etc. Uniformitatea unor astfel de fraze și repetarea lor ridicată duce la clișeele mijloacelor de limbă folosite, ceea ce conferă textelor stilului oficial de afaceri un caracter standardizat.
Pentru un document oficial, esența juridică este importantă, prin urmare, se acordă preferință conceptelor generice, de exemplu, a ajunge (a sosi, a sosi, a sosi etc.), vehicul (autobuz, avion, „Zhiguli” etc.), localitate (sat, oraș, sat etc.) etc. Dacă textul trebuie să menționeze numele unei persoane, atunci pentru aceasta se folosesc substantive care denotă o persoană prin un semn cauzat de orice atitudine sau acțiune (patologul T.N. Antipov, martorul T.P. Stolyarov, rectorul universității E.I.Sergeeva etc.).

Folosind orice adjectiv într-o scrisoare de afaceri, ar trebui să se țină seama de particularitățile frazei dezvoltate în discursul oficial de afaceri. Atunci când se utilizează gradul comparativ, este preferabilă forma complexă: mai puțin importantă, mai complexă (și nu cea mai importantă, cea mai complexă). Când se exprimă un grad superlativ, cea mai comună formă este cu un prefix: cel mai mare efect, cel mai mic rezultat sau o combinație a unui grad pozitiv cu adverbul „cel mai”: cel mai important.

Termenii stilului oficial de afaceri includ, de asemenea, un strat mare de vocabular din nomenclatură, care apare adesea în scrisorile de afaceri.

Un astfel de vocabular include:

nomenclatura funcțiilor (CEO, manager publicitate, cFO si etc.);
nomenclatura denumirilor (LLC „VEK”, IE Melnikov, FSB, compania de securitate privată „Druzhba” etc.);
nomenclatura mărfurilor (benzină L-76, mașini CNC, ZIL-130 etc.).

Aspectele standard ale limbajului scrisului de afaceri includ unificarea abrevierilor cel mai frecvent utilizate în scrisorile de afaceri. Cuvinte prescurtate, fraze caracterizate printr-o frecvență mare de utilizare, precum și termeni, nume de organizații, cunoscute acte juridice, coduri de legi, denumiri de text etc. Toate abrevierile utilizate în textele documentelor sunt supuse anumitor reguli:

pe tot cuprinsul documentului, abrevierile trebuie să fie aceleași. Nu puteți abrevia același cuvânt sau expresie în moduri diferite sau să o scrieți integral într-un singur loc și abreviat în altul;
nu este permis să se utilizeze o abreviere în text dacă poate implica o interpretare diferită, ambiguitate în percepția expresiei; nu puteți abrevia un cuvânt dacă este singurul membru al unei propoziții;
nu puteți abrevia cuvintele la o literă, cu excepția abrevierilor tradiționale de text. De exemplu: an (an), oraș (oraș), l. (foaie, foi), p. (sat), p. (râu), articol (articol) etc. De asemenea, pot fi atribuite diverse abrevieri terminologiei oficiale de afaceri. În textele comerciale, se utilizează tot felul de abrevieri pentru semnele de nomenclatură de diferite proprietăți.
nume de acte juridice cunoscute: UG (Cod penal), Cod civil ( Cod Civil);
numele organizațiilor: FMI (Fondul Monetar Internațional), Banca Centrală a Rusiei (Banca Centrală a Rusiei);
nume care indică forma de proprietate a întreprinderii incluse ca clasificator în numele întreprinderilor: LLC (societate cu răspundere limitată), OJSC (societate pe acțiuni deschise);
titlurile postului: IO - actorie;
denumirile dispozitivelor tehnice: ACS (sistem de control automat), eficiență (eficiență.).

Pe lângă termenii profesioniști, așa-numitul vocabular procedural este adesea folosit în scrisorile de afaceri. Acesta este un vocabular cu un sens generalizat, care în textul documentului reprezintă o acțiune, obiect sau caracteristică specifică în interpretarea juridică oficială. Deci, în discursul de afaceri, se folosesc următoarele expresii generale: încălcarea disciplinei muncii (poate fi târziu, absenteism, apariție beată la locul de muncă etc.), întreruperea programului de livrare (întârziere pe drum, expediere prematură a mărfurilor etc.) ), răspunde (sub rezerva amenzilor, pedepselor pecuniare, urmăririi penale etc. în caz de încălcare). Unele concepte generalizate pot fi, de asemenea, referite la vocabularul procedural: o întreprindere (firmă, preocupare, exploatație, cartel, sindicat), bunuri (conserve, termos, mașini, încălțăminte etc.).

Termenii, vocabularul procedural și vocabularul din nomenclatură constituie vocabularul principal care formează stilul limbii documentului. Acestea sunt utilizate în paralel în textul documentelor, completându-se reciproc (termenii și vocabularul procedural sunt de obicei folosiți în contracte, vocabularul de nomenclatură în anexele la contracte).

După cum sa menționat deja, cea mai importantă caracteristică a vocabularului de afaceri este că un cuvânt din text trebuie utilizat într-un singur sens posibil. Neambiguitatea utilizării contextuale este determinată de subiectul documentului. Cu toate acestea, ignoranța sau cunoașterea inexactă a sensului lexical al cuvintelor implică o mulțime de erori care îngreunează percepția textului documentului sau chiar denaturarea sensului acestuia.

Una dintre cele mai frecvente greșeli nu este să se facă distincția între paronime (asemănătoare în sunet, dar diferite în sens). Aceste cuvinte includ: garanție - garantat, prezent - furnizează, eficient - eficient, conduită - produs, economic - economic, asigurător - asigurat etc.

De exemplu, ar trebui să facem distincția între:

odihnă garantată (prevăzută cu ceva) - un card de garanție (servind drept garanție);
introduceți un nou angajat în echipă (prezentați, arătați) - furnizați un certificat (dați ceva pentru utilizare,
Ordin);
a ține o întâlnire (a desfășura ceva) - a produce conserve (a dezvolta, a fabrica ceva).

Neutilizarea cuvintelor sinonime poate duce, de asemenea, la încălcări semantice ale textelor documentelor. De exemplu, cuvinte pentru a construi (stilistic neutru), erect (colorare stilistică „înaltă”), a construi (a crea ceva complex tehnic); erect (construi ceva semnificativ; ridicat) diferă în culori stilistice, nuanțe de semnificații și, ca urmare, au compatibilitate diferită. Ar trebui să scrie - să construiască un teren de sport, să ridice un monument, să construiască o casă. Ortografie incorectă: construiește un garaj, construiește un palat, construiește un turn.

Aceste exemple de erori sunt departe de singurele gafe pe care le fac compilatorii de scrisori de afaceri. Erorile precum ordinea greșită a cuvintelor într-o propoziție, schimbarea structurii unei propoziții simple și complexe, incapacitatea de a utiliza expresii participative și participative, încălcarea normelor lexicale în fraze stabile și terminate, tautologie și multe altele, duc adesea la consecințe negative, adică la dificultatea de a percepe documentul și, în cel mai rău caz, la interpretarea greșită a semnificației informațiilor prezentate.

Astfel, devine clar ce rol joacă normele lingvistice în pregătirea documentelor de afaceri. Lipsa de atenție la normele de bază duce astăzi la „poluarea” limbii oficiale de afaceri, care are sau a avut tradiții vechi de secole.

În comunicarea scrisă de afaceri, eticheta de afaceri joacă un rol important, care este un instrument esențial în atingerea unui obiectiv comunicativ. Eticheta de afaceri se manifestă prin forma și conținutul documentelor și, în primul rând, prin formulele de apel, exprimarea cererilor, refuzurile, revendicările, metodele de argumentare, formularea instrucțiunilor etc. În corespondența comercială, este reglementată și utilizarea mijloacelor de etichetă.

Un element important al unei scrisori de afaceri este adresarea destinatarului. A-i atrage atenția și, cel mai important, a-l interesa este sarcina principală a apelului. Contactul este un element obligatoriu al corespondenței comerciale. Recent, a fost adesea folosit în corespondența oficială, dacă situația impune să contactați direct un oficial.

Stimate domn ... (prenume)!
Dragă doamnă ... (prenume)!
Stimati domni!

Exemplele date sunt cele mai frecvente formule de apel. Cu toate acestea, există câteva nuanțe care ar trebui luate în considerare atunci când contactați un partener de afaceri: poziția sa oficială, domeniul său de activitate, gradul de cunoaștere personală.

Există reguli nerostite ale etichetei de afaceri care trebuie respectate în corespondența de afaceri. Aceste reguli includ următoarele aspecte:

la formularea cererilor, anchetelor, sugestiilor, opiniilor etc. folosesc de obicei forma de plural la expresie la persoana întâi: Prezentăm spre examinare și aprobare un nou proiect de lege ... Vă aducem la cunoștință o nouă carte de Vorontsova D.L. "Fereastră" ...
Vă rugăm să ne informați despre posibilitatea de a achiziționa echipamente comerciale ...;
în scrisorile cu conținut confidențial și în documentele întocmite pe hârtiile cu antet ale funcționarilor, se folosește formula de apel la persoana întâi la singular: întreb, sugerez, invit;
nu poți începe scrisoarea cu cuvinte de refuz. Este mai politicos să menționăm mai întâi motivele deciziei (Compania noastră este forțată să refuze cooperarea din cauza prețurilor umflate pentru produse, ceea ce face neprofitabilă vânzarea lor în regiunea noastră);
nu este recomandat să sugerăm unui partener de afaceri neatenția sa și să-i impunem un rezultat planificat în prealabil al oricărei probleme (Vă rugăm să luați în considerare cu atenție această propunere ...; Sperăm un rezultat favorabil al cazului nostru ...);
dacă textul documentului începe cu o formulă de apel personal către destinatar, atunci la sfârșitul textului, înainte de semnare, trebuie
fii formula finală de curtoazie: Cu respect;
nu este tacticos să folosești cuvintele „urgent”, „imediat” în litere astfel, împingând destinatarul să se grăbească în luarea unei decizii. Următoarele expresii pot fi mai acceptabile: vă rog să răspundeți până la o astfel de dată; Vă rugăm să comunicați imediat decizia dvs.

Redactarea unui document de afaceri nu este o sarcină ușoară. Aceasta este o lucrare care presupune un nivel destul de ridicat de competență lingvistică. Este imposibil să scrieți o scrisoare de afaceri fără să cunoașteți textul și normele lingvistice ale stilului oficial de afaceri. Pentru a putea redacta în mod competent documente oficiale, trebuie să exersați cât mai mult posibil în scrierea scrisorilor de afaceri și, cel mai important, trebuie să învățați și să învățați din nou această artă dificilă.

Lista materialelor utilizate:

Koltunova M.V. Scrisoare de afaceri. Ce trebuie să știe inițiatorul. M., 1999.

Rogozhin M.Yu. Documente de comunicare de afaceri. M., 1999.

Tepper R. Cum să stăpânești arta scrisului de afaceri. 250 de scrisori și note pentru a ajuta managerul. M., 1994.

Articolul a fost pregătit cu asistența agenției de literatura de afaceri „AI PI ER MEDIA”

99 -

.... Auditorul este interpretat - iar sufletul meu este atât de vag, atât de ciudat ... Mă așteptam, știam din timp cum vor merge lucrurile și, cu toate acestea, un sentiment trist și supărător de dureros m-a îmbrăcat. Creația mea mi s-a părut dezgustătoare, sălbatică și parcă deloc a mea. Rolul principal a dispărut; asa am crezut. Dyur nu înțelegea deloc ce este Khlestakov. Khlestakov a devenit ceva de genul lui Alnaskarov, ceva ca o întreagă linie de tâmpenii de vodevil care au venit să ne viziteze de la teatrele pariziene. A devenit doar un mincinos obișnuit - o față palidă, care a apărut în același costum timp de două secole. Chiar nu este clar din rolul în sine ce este Khlestakov? Sau eram posedat de o mândrie pre-orbă, iar puterea mea de a face față acestui personaj era atât de slabă, încât nici măcar o umbră sau un indiciu nu a rămas pentru actor? Mi s-a părut clar. Khlestakov nu trișează deloc; nu este un mincinos de meserie; el însuși uită că minte și deja el însuși aproape că crede ceea ce spune. S-a întors, este în duh, vede că totul merge bine, este ascultat - și pe acela vorbește mai lin, mai obraznic, vorbește din inimă, vorbește complet sincer și, vorbind minciună, se arată în el așa cum este. În general, avem actori

100 -

nu știu să minți. Ei își imaginează că minciuna înseamnă pur și simplu a vorbi. A minți înseamnă să spui o minciună pe un ton cât mai apropiat de adevăr, pe cât de natural, atât de naiv pe cât se poate spune doar un adevăr; și iată tocmai toate minciunile comice. Sunt aproape sigur că Khlestakov ar fi câștigat mai mult dacă aș fi atribuit acest rol unuia dintre cei mai mediocri actori și i-aș spune doar că Khlestakov este un inteligent, laic, perfect comme il faut, inteligent și chiar, poate, virtuos, și că îi rămâne să-și imagineze așa. Khlestakov nu minte deloc la rece sau într-o manieră fanfară-teatrală; minte cu sentimentul, plăcerea pe care o obține din el este exprimată în ochii lui. Acesta este în general cel mai bun și mai poetic moment din viața sa - aproape un fel de inspirație. Și cel puțin o parte din aceasta a fost exprimată! Bietului Khlestakov nu i s-a dat cu siguranță niciun caracter, adică o față, adică un aspect vizibil, adică o fizionomie. Desigur, este incomparabil mai ușor să caricaturizați vechii oficiali în uniforme ponosite cu gulere uzate; dar a înțelege acele trăsături care sunt destul de plauzibile și care nu ies în colțuri ascuțite din cercul secular obișnuit este opera unui maestru puternic. În lucrarea lui Khlestakov, nimic nu trebuie indicat în mod clar. El aparține unui cerc care, aparent, nu se deosebește de ceilalți tineri. Uneori chiar se ține bine, uneori chiar vorbește cu greutate și numai în cazurile în care este necesară fie prezența minții, fie caracterul, apare natura sa parțial autentică, nesemnificativă. Trăsăturile rolului unor primari sunt mai nemișcate și mai clare. Este deja notat prin propria sa apariție neschimbătoare, insensibilă și își afirmă parțial caracterul. Trăsăturile rolului lui Khlestakov sunt prea mobile, mai subtile și, prin urmare, mai greu de înțeles. Ce este, dacă îl înțelegi cu adevărat, Khlestakov? Un tânăr, oficial și gol, așa cum îl numesc, dar care conține multe calități care aparțin oamenilor pe care lumina nu îi numește goi. A expune aceste calități la oameni care, de altfel, nu sunt lipsiți de demnități bune, ar fi un păcat din partea scriitorului, pentru că el i-ar ridica astfel la râsul public. Mai bine lasă pe toată lumea să găsească

101 -

o particulă de sine în acest rol și, în același timp, privește în jur fără teamă și frică, astfel încât cineva să nu-l arate cu un deget și să-l cheme pe nume. Într-un cuvânt, această față ar trebui să fie tipul multor lucruri împrăștiate în diferite personaje rusești, dar care aici s-au unit accidental într-o singură persoană, așa cum se întâlnește foarte des în natură. Oricine, chiar și pentru un minut, dacă nu pentru câteva minute, a fost sau este făcut de Khlestakov, dar în mod firesc, el nu vrea doar să recunoască acest lucru; chiar iubește să râdă de acest fapt, dar numai, desigur, în pielea altuia și nu în a lui. Și un ofițer de pază inteligent se va dovedi uneori Khlestakov, iar omul de stat se va dovedi uneori Khlestakov, iar fratele nostru, un scriitor păcătos, se va dovedi uneori Khlestakov. Într-un cuvânt, rareori cineva nu va fi cel puțin o dată în viața lor - singurul lucru este că după aceea se vor întoarce foarte dexter și parcă nu ar fi el.
Deci, este cu adevărat posibil ca nimic din toate acestea să nu fie vizibil în Khlestakov? Oare era într-adevăr doar o față palidă și eu, într-un acces de mândrie de moment, am crezut că într-o bună zi un actor cu un talent extins îmi va mulțumi pentru că am copulat într-o singură față cu câteva mișcări eterogene, care îi oferă posibilitatea de a arăta brusc toate laturile talentului său. Și acum Khlestakov a ieșit ca un rol copilăresc, nesemnificativ! Este greu, otrăvitor și enervant.
Încă de la începutul spectacolului piesei, stăteam deja în teatru plictisitor. Nu mi-a păsat de încântarea și primirea publicului. Mă temeam de un singur judecător dintre toți cei care erau în teatru - și acest judecător eram eu însumi. În interiorul meu am auzit reproșuri și murmurări împotriva propriului meu joc, care i-a înecat pe toți ceilalți. Și publicul a fost, în general, fericit. Jumătate din ea a acceptat piesa chiar și cu participare; cealaltă jumătate, ca de obicei, a certat-o \u200b\u200bdin motive care nu au legătură cu arta. Cum a certat-o, vom vorbi despre asta la prima întâlnire cu tine: există o mulțime de instructive și nu puțin amuzante. Am scris chiar ceva; dar asta e deoparte.
În general, se pare, primarul a reconciliat complet „inspectorul” cu publicul. Am fost sigur de asta înainte, pentru că pentru un talent ca al lui Sosnitsky, nimic nu putea rămâne

102 -

neexplicat în acest rol. Mă bucur, cel puțin, că i-am dat ocazia să arate întreaga lățime a talentului său, despre care au început deja să vorbească indiferenți și l-au pus la egalitate cu mulți actori care sunt recompensați atât de generoși cu aplauze în vodevilul zilnic și alte piese amuzante. De asemenea, spera la un slujitor, pentru că a remarcat în actor o mare atenție la cuvinte și minunare. Dar amândoi prietenii noștri, Bobchinsky și Dobchinsky, au ieșit rău dincolo de așteptări. Deși am crezut că vor fi răi, pentru că, în crearea acestor doi bărbați, mi-am imaginat pe Shchepkin și Ryazantsov în pielea lor, totuși am crezut că aspectul lor și poziția în care au fost găsiți îi vor suporta cumva. și nu atât de caricatură. S-a întâmplat opusul: caricatura a ieșit. Deja înainte de începerea spectacolului, văzându-i în costum, am gâfâit. Acești doi bărbați, în esența lor destul de îngrijită, plinuță, cu părul netezit decent, s-au trezit într-un fel de peruci cenușii, stingheri, înalți, dezordonați, neîngrijiți, dezordonați, cu salopete uriașe scoase; dar pe scenă s-au dovedit a fi capricii într-o asemenea măsură încât a fost pur și simplu de nesuportat. În general, costumele pentru cea mai mare parte a piesei erau foarte proaste și caricaturate fără rușine. Am avut un fel de prezentare a acestui lucru când am cerut să fac cel puțin o repetiție în costume; dar au început să-mi spună că acest lucru nu era deloc necesar și nu obișnuit și că actorii își știau deja afacerea. Observând că prețurile mi-au dat puțin cuvintele, le-am lăsat în pace. Repet încă o dată: dor, dor. Nu mă știu de ce melancolia mă învinge.
În timpul spectacolului am observat că începutul celui de-al patrulea act a fost rece; se pare că fluxul cântecului, până acum neted, a fost întrerupt aici sau a fost leneș; Mărturisesc că, chiar și în timpul lecturii, un actor experimentat și experimentat mi-a făcut o remarcă că nu a fost atât de inteligent că Khlestakov a fost primul care a cerut un împrumut și că ar fi mai bine dacă oficialii înșiși i-ar oferi. Respectând o remarcă destul de subtilă, care are părțile sale corecte, totuși, nu am văzut motivul pentru care Khlestakov, fiind Khlestakov,

103 -

nu am putut întreba mai întâi. Dar remarca a fost făcută, prin urmare, mi-am spus, am făcut această scenă prost; și într-adevăr, acum, în timpul spectacolului, am văzut clar că începutul celui de-al patrulea act a fost palid și poartă un semn de un fel de oboseală. Întorcându-mă acasă, am început imediat să refac. Acum se pare că a ieșit puțin mai puternic, cel puțin mai natural și mai la obiect. Dar nu am puterea să mă deranjez să includ acest pasaj în piesă. Sunt obosit; și când îmi amintesc că pentru aceasta este necesar să călătorim, să întrebăm și să ne plecăm, atunci Dumnezeu să fie cu el - și mai bine cu a doua ediție sau reînnoirea Inspectorului General.
Încă un cuvânt despre ultima scenă. Nu a ieșit deloc. Cortina se închide într-un moment tulburat, iar jocul pare să nu fi terminat. Dar nu este vina mea. Nu au vrut să mă asculte. Chiar și acum spun că ultima scenă nu va avea succes până nu vor înțelege că aceasta este doar o imagine stupidă, că toate acestea ar trebui să reprezinte un singur grup pietrificat, că drama se termină aici și este înlocuită cu expresii faciale amorțite, că două sau trei minute cortina nu trebuie să cadă, că toate acestea trebuie făcute în aceleași condiții pe care le cere așa-numitul poze live.Dar mi s-a spus că acest lucru îi va lega pe actori, că grupul va trebui încredințat unui coregraf, ceea ce este oarecum umilitor pentru un actor etc., etc., etc. Există multe altele alte Am văzut pe mine mai enervante decât cele verbale. În ciuda tuturor acestor alții, Rămân în picioare și spun de o sută de ori: nu. Nu se va lega în niciun caz, nu este umilitor; chiar dacă coregraful compune și compune un grup, chiar dacă el este capabil să simtă poziția reală a fiecărei persoane. Talentul nu va fi oprit de granițele care i-au fost indicate, așa cum malurile de granit nu vor opri râul: dimpotrivă, intrând în ele, își mișcă valurile mai repede și mai complet. Și în ipostaza care i-a fost dată, actorul sentiment poate exprima totul. Nimeni nu și-a pus legături pe față, doar un grup este staționat; fața lui exprimă liber orice mișcare. Și în această amorțeală a diversității este pentru el un abis. Frica fiecăruia dintre personaje nu este similară una cu cealaltă, la fel cum personajele lor și gradul de frică și frică nu sunt similare,

104 -

din cauza măreției păcatelor pe care le are fiecare. Într-un mod diferit, primarul rămâne învins, într-un mod diferit soția și fiica lui sunt înfrânte. Judecătorul, administratorul, directorul poștal etc., etc., și așa mai departe, vor fi deosebit de speriați. Bobchinsky și Dobchinsky vor rămâne uimiți într-un mod special, iar aici nu s-au trădat și s-au întors unul către celălalt cu o întrebare amorțită pe buze. Numai oaspeții pot fi uimiți în același mod, dar sunt departe în imagine, care este conturată cu o singură lovitură a pensulei și acoperită cu o singură culoare. Într-un cuvânt, fiecare își va continua în mod mimic rolul și, în ciuda faptului că, aparent, s-a cucerit coregrafului, el poate rămâne întotdeauna un actor înalt. Dar îmi lipsește puterea să mă deranjez și să mă cert. Sunt obosit în trup și suflet. Jur că nimeni nu-mi cunoaște și nu-mi aude suferința. Dumnezeu este alături de toți. M-am săturat de scrisul meu. Aș vrea să fug acum, Dumnezeu știe unde și călătoria din fața mea, nava, marea și alte ceruri îndepărtate nu pot decât să mă reîmprospăteze. Îi poftesc de parcă Dumnezeu știe ce. De dragul cerului, vino în curând. Nu voi merge fără să-mi iau rămas bun de la tine. Mai am multe de spus că scrisoarea insuportabilă și rece nu poate spune. ...