Achiziționarea de bunuri  întreprindere sau organizație comercială - etapa cea mai problematică a schemei de furnizare a resurselor materiale. În articolul despre alegerea schemei optime de furnizare a întreprinderii cu resurse materiale, am descris viziunea noastră despre ideea organizării contabilității, conceptul general. Pentru a reduce la minimum costurile de stocare a mărfurilor și materialelor, dar, în același timp, pentru a asigura disponibilitatea materialelor pentru procesul de producție sau comercializare, este necesar să se efectueze o parte din achiziționarea de bunuri și materiale (necesar - ›cumpărat), și o parte pentru reîncărcarea stocurilor care pot fi utilizate rapid, reducând dependența de posibile întârzieri de livrare. (necesar - ›luăm din stocul din depozit -› cumpărăm - ›reînnoim stocul).

În acest proces, cea mai slabă legătură este cel mai adesea achiziționarea de bunuri, muncă, servicii.  Să vorbim în special despre cumpărarea de bunuri, iar achiziția de lucrări și servicii merită o discuție separată. Uneori, din motive obiective, mărfurile sunt achiziționate cu întârziere, alteori achiziția de bunuri individuale devine imposibilă (de exemplu, produsul necesar nu mai este produs). Iar pentru cei responsabili de achizițiile de contractori (furnizori), prezența unor astfel de motive devine o scuză chiar și atunci când problemele de achiziții sunt cauzate de motive complet diferite, mai banale, de exemplu, neglijență obișnuită.

Minimizarea acestor riscuri este o sarcină extrem de importantă.

Procesul de cumpărare a mărfurilor este de dorit să descrie și să sistematizeze în detaliu, dacă este posibil, să simplifice și să automatizeze, să recomande / să impună reguli clare de joc (reguli) performanților, să organizeze o schemă de control eficientă. Pentru a simplifica această sarcină, vom încerca să identificăm în ce părți constă procesul de achiziție de bunuri și să luăm în considerare regulile simplificate pentru achiziționarea de bunuri. Ordonarea lucrurilor în ordine secvențială în mai multe procese separate, deși interconectate, este întotdeauna mai ușoară decât să abordăm totul simultan.

DIAGRAMA PROCESULUI DE CUMPĂRARE A MĂRFURILOR

Majoritatea acțiunilor (etapelor) efectuate la achiziționarea articolelor de inventar sunt de același tip:

• calcularea nevoii de bunuri și materiale pentru a asigura procesul de producție sau pentru a efectua anumite lucrări, de exemplu, pentru a efectua reparații efectuate de unul singur (sprijin de planificare);
• planificarea necesității totale pentru achiziționarea de stocuri (mărfuri, materii prime, materiale, echipamente) pentru fiecare client în parte (pentru întreprinderile industriale, departamentele întreprinderii în sine sunt mai des clienți, dar într-un sens mai larg, în special pentru întreprinderile comerciale, aplicația poate fi orientată spre satisfacerea nevoii și clienții externi - clienții noștri);
• planificarea integrată a aprovizionării (achiziții) pentru întreaga întreprindere;
• selectarea furnizorilor, procedurile de licitație;
• livrare de bunuri și materiale (execuție, monitorizarea respectării condițiilor de livrare, înregistrare pentru contabilitate, ...);
• verificarea calității mărfurilor primite (comision la acceptare sau în timpul verificării suplimentare, testării, certificării, care poate fi efectuată atât de către companie independent, cât și de organizații de certificare externe).

Dar chiar și atunci când achiziționarea de bunuri în sine este finalizată, acest lucru este departe de sfârșitul procesului de achiziții. La urma urmei, este încă necesară organizarea deplasării mărfurilor către destinatarul final (de exemplu, de la depozit la cămară și de la cămară la predare către maistrul sau maistrul care va efectua lucrarea). Ar fi bine în același timp să informăm clienții despre mărfurile primite, să controlăm viteza de primire, livrare și în următoarele etape - viteza de utilizare.

ORGANIZAREA PROCESULUI DE CUMPĂRARE A MĂRFURILOR

Cel mai adesea, aceste etape ale procesului de achiziții sunt realizate secvențial. Dar pe oricare dintre ele poate exista un rollback. De exemplu, pentru probleme de livrare, poate fi necesar să căutați din nou un furnizor. În plus, în orice moment, poate apărea ceva care nu putea fi prevăzut, de exemplu, o urgență. Așadar, este necesar să fim pregătiți pentru modificări urgente la toate planurile (aprovizionare, livrări / achiziții), selecția urgentă a unui furnizor și achiziții neprogramate de bunuri și materiale.

Fiecare dintre aceste etape este extrem de importantă în schema generală și are propriile sale caracteristici. Fiecare etapă ar trebui automatizată astfel încât întregul proces de achiziții să funcționeze în ansamblu.

1. PLANIFICARE SOFTWARE

A efectua planificarea sprijinului material al întreprinderii înseamnă a decide în prealabil de ce materiale și materiale vom avea nevoie. Cel mai bun (probabil chiar singurul) mod de a realiza planificarea pentru furnizarea de resurse materiale este să gândim din timp ce vom face (fabricare, producere) și ce cerere materială este suficientă pentru noi.

Raționarea rezervelor este cea care permite nu numai simplificarea procesului de planificare a resurselor pentru furnizarea și achiziționarea de bunuri, dar și să furnizeze mecanisme logice pentru controlul stocurilor (stocuri curente pentru cifra de afaceri, stocuri de urgență pentru expediență și disponibilitate). Aplicarea standardizării în schema de furnizare a întreprinderii cu resurse materiale creează sprijin metodologic pentru planificarea în cel mai eficient proces general.

Pentru a remedia nevoia existentă de bunuri și materiale, folosim „comenzi” - documente electronice prin care consumatorii finali comandă bunurile și materialele de care au nevoie. La plasarea comenzilor este extrem de important să se decidă, adică. de unde obținem bunurile și materialele necesare. În practica noastră folosim. Pe lângă achiziții, aceasta este și o rezervă de adrese, producție proprie și două tipuri de stocuri - cifra de afaceri curentă și stocul de urgență. Puteți afla mai multe despre schema de planificare recomandată pentru cerințele materialelor și pentru a comanda materiale și materiale din articol.

În mod separat, merită menționat rolul crucial al comenzilor în cazul în care compania ține o evidență automatizată a tuturor lucrărilor efectuate și software-ul este utilizat activ pentru planificare. Este vorba despre comenzi (în care, pe lângă materiale, pot fi descrise și lucrări), în acest caz, joacă un rol crucial în planificarea lucrărilor și monitorizarea implementării acestora. Cu toate acestea, planificarea și contabilitatea lucrărilor reprezintă o temă uriașă separată, acoperită parțial și în articolele noastre.

2. ÎNVĂȚAREA SOLICITĂRILOR PENTRU ACHIZIȚIE

O parte semnificativă din bunurile și materialele necesare întreprinderii (materii prime sau materiale pentru fabricarea a ceva, de exemplu, pentru lucrări de reparații) poate lipsi, ceea ce înseamnă că trebuie achiziționată. Atunci când planificați nevoia de bunuri și materiale (la plasarea comenzilor), este recomandabil să alocați astfel de materiale, indicând achiziția ca sursă de securitate. Astfel de inventare (cele pentru care achiziția va fi sursa garanțiilor în comenzi) trebuie să înscrie apoi cererea de achiziții, iar achiziția va fi planificată și efectuată pe acestea.

Vom analiza în detaliu avantajele prelucrării separate a comenzilor și a aplicațiilor puțin mai târziu. Iată câteva dintre beneficiile:

• beneficiile indiscutabile ale managementului dintr-o înțelegere clară a ceea ce sunt necesare pentru acestea sau acele bunuri și materiale achiziționate;
• capacitatea de a evita încărcările maxime în timpul planificării trimestriale sau lunare a achizițiilor, după cum este nevoia de materiale achiziționate este determinată de executanți la plasarea comenzilor, adică constant, și nu o dată pe perioadă;
• simplitatea controlului bugetului pentru achiziție în contextul unităților client individuale (centre de responsabilitate financiară);
• minimizarea costurilor forței de muncă pentru pregătirea, verificarea și aprobarea cererilor de cumpărare.

O cerere de achiziții este extrem de importantă pentru evaluarea eficacității organizării și desfășurării achizițiilor (compararea planului și a faptului livrării). În acest caz, controlul asupra implementării aplicației fără dificultăți poate fi efectuat chiar de către client, adică. unitatea care a solicitat achiziționarea de bunuri și materiale. Dar este tocmai controlul achizițiilor de către client / consumator, adică. o persoană care depinde de disponibilitatea articolelor de inventar solicitate este adesea cea mai eficientă. Este necesar să oferiți acestei persoane posibilitatea de a vedea în timp util problemele de achiziții și de a le evalua obiectiv.

În structura organizatorică a întreprinderilor, cererile de achiziții sunt de obicei depuse de unități care joacă rolul clienților în procesul de achiziții.

3. PLANIFICAREA CUMPĂRĂRILOR ȘI LIVRĂRII

Uneori este convenabil să separați planificarea aprovizionării și planificarea achizițiilor. De exemplu, în cadrul unui plan de aprovizionare, luați în considerare un plan sub formă de „termen de livrare + volum de livrare”, iar un plan de achiziții este convenabil să înțelegeți o entitate mai largă - un plan de aprovizionare plus bani (costul mărfurilor și condițiile de decontare preconizate). Cu toate acestea, deseori aceste concepte sunt utilizate ca sinonime.

În orice caz, cererile de cumpărare de la mai multe unități clienți conțin adesea aceleași elemente rând. Informațiile clienților sunt necesare pentru achiziționarea și livrarea de bunuri? Cu excepția cazului în care este de acord cu o înlocuire pentru posibile analogi sau când se specifică proprietățile și caracteristicile mărfurilor atunci când se selectează un furnizor. În toate celelalte etape ale achiziției de bunuri, este important ca furnizorul să știe doar ce și în ce măsură trebuie achiziționat.

Atunci când organizați și planificați aprovizionarea cu bunuri, este mult mai convenabil și mai convenabil să lucrați nu cu zeci sau sute de aplicații pentru achiziționarea de bunuri a unităților client individuale, ci cu altceva, cumulat. În aceste scopuri, este convenabil să se aplice un plan de achiziții (plan de aprovizionare). Planul de achiziții (planul de aprovizionare) va fi această listă agregată de inventare care ar trebui să fie achiziționate de întreprindere sau organizație în ansamblu.

Planul de achiziții de inventar este o „instrucțiune de acțiune” pentru serviciul comercial al întreprinderii responsabile cu achizițiile de bunuri și materiale. De asemenea, este necesar și convenabil pentru controlul achizițiilor efectuate de serviciul comercial sau de directori individuali responsabili (furnizori), deoarece este foarte ușor să obții statistici cu privire la performanțele sale, să obții poziții care nu au fost cumpărate sau nu au fost cumpărate în întregime.

Alocarea planului de achiziții în schema de achiziții de bunuri și materiale oferă multe alte avantaje, de exemplu, capacitatea de a organiza controlul automat asupra postării articolelor care nu sunt declarate pentru achiziție, adică. pentru a preveni „activitățile independente” ale furnizorilor în timpul cumpărăturilor atunci când cumpără „deloc” ceea ce este necesar (sau deloc) sau când achiziționarea de bunuri se realizează într-un volum supraestimat.

4. SELECȚIA FURNIZORILOR ȘI CONCLUZIA ACORDURILOR DE LIVRARE

Indiferent de cine este responsabil pentru selecția furnizorului, indiferent dacă este economistul de achiziții sau reprezentantul unei unități sau organizații separate responsabile pentru licitația de achiziții, este extrem de important să controlați momentul selectării furnizorilor.

Lipsa controlului asupra calendarului selecției furnizorilor poate duce la faptul că justificarea întârzierii în furnizarea de bunuri și materiale va fi atribuită în mod constant la probleme în găsirea unui furnizor. Prin urmare, este de dorit să existe mecanisme clare și eficiente de analiză a întârzierilor în selectarea furnizorilor.

În practică, utilizăm o versiune grafică de analiză, care pare destul de convenabilă și cea mai evidentă - un grafic care afișează simultan numărul de poziții pentru care așteptăm să primim decizii cu privire la furnizorii selectați, precum și numărul de poziții pentru care avem de fapt astfel de soluții.

5. LIVRAREA PRODUSELOR (LIVRARE, DESCĂRCARE, ACCEPTARE, CONTABILITATE)

O gestionare eficientă a lanțului de aprovizionare este un subiect pentru o discuție separată. Procesul de livrare a mărfurilor (materii prime, echipamente, materiale) în sine este în mai multe etape, are specificul propriu și problemele tipice care pot fi distinse separat pentru toate etapele livrării: livrare, acceptare, înregistrare a mărfurilor acceptate.

De exemplu, în faza de livrare, este adesea util să urmărim locația actuală a mărfurilor, mai ales dacă aceasta este supusă autorizației vamale. Acest lucru poate ajuta la organizarea acceptării mărfurilor dacă depozitele nu funcționează în permanență.

Înregistrarea mărfurilor cumpărate este, de asemenea, la prima vedere, o operație destul de simplă. Și dacă încercați să vă asigurați posibilitatea prelucrării livrării cât mai curând posibil și, în același timp, să atingeți controlul maxim al livrării (respectarea mărfurilor și materialelor aduse de necesarul, pregătirea corectă a documentelor justificative etc.)?

Este important ca utilajele să nu stea la descărcare zile întregi, iar documentele din timpul transferului de mărfuri și materiale să nu fie pregătite ore întregi. De aceea, recomandăm mai întâi „pregătirea” livrării, descriind-o în etapa de coordonare a livrării cu furnizorul. Acest lucru permite, de exemplu, să verifice în avans conformitatea livrării la planul de livrare, pentru a minimiza timpul pentru procesarea primirii mărfurilor, atunci când va avea loc acceptarea directă a acestora.

6. CONTROLUL CALITĂȚII PUNCTELOR ACHIZIONATE

Multe grupuri de produse nu sunt vândute fără controlul calității. De exemplu, pentru întreprinderile industriale, astfel de mărfuri și materiale pot include majoritatea tipurilor de materii prime (minereu, substanțe chimice), electrozi, rulmenți, robinete de închidere.

Pentru unele tipuri de bunuri și materiale, controlul calității se realizează imediat la momentul acceptării (descărcării) și uneori necesită o serie de analize și măsurători, ceea ce necesită timp suplimentar. În plus, un astfel de control de calitate poate fi efectuat ca o unitate internă specială a întreprinderii, autorizată (de exemplu, de laboratorul departamentului de control tehnic), sau poate de o organizație externă.

Ca toate celelalte etape, etapa controlului calității (certificare) necesită control. În caz contrar, materialele care sunt extrem de necesare pentru producție pot fi săptămâni în stoc și inaccesibile pentru livrare datorită controlului de calitate incomplet.

Dacă faceți o balanță la controlul total al stocurilor, încercați să dețineți informații în orice moment, de ce și de ce unele bunuri și materiale sunt în stoc, atunci organizarea inventarului de materiale și timpul de control al calității devine o parte obligatorie a schemei de contabilitate a stocurilor generale la întreprindere.

Pe lângă avantajele descrise, în stadiul controlului calității cu un studiu metodologic amănunțit al schemei de proces, activarea problemelor de calitate identificate poate fi simplificată în mare măsură.

7. DISTRIBUȚIA VENITURILOR

Cumpărăm întotdeauna cantitatea de bunuri și materiale necesare? Nu întotdeauna. Este un tip de bunuri și materiale cumpărate întotdeauna pentru un client intern? Nu, nici întotdeauna. Poate exista o situație în care mai multe unități au nevoie de un ciocan sau ochelari în același timp. Situația similară cu exemplul dat poate fi cu materii prime, cu echipamente și cu materiale.

Ce să facem atunci când am cumpărat mai puțin decât este necesar? Cine ar trebui să ia decizia, cui să dea bunurile și materialele achiziționate în primul rând?

În schema noastră de automatizare, renunțăm la livrări incomplete care necesită distribuire către directorii de servicii tehnice responsabili de producție. Aceștia și nu furnizorii sau computerul (programul) sunt cei care trebuie să ia o decizie dificilă cu privire la furnizarea priorității în situații dificile.

Răspunde ușor la schimbări la planurile de achiziție și livrare

Trebuie să ne amintim că, oricât de ideal ar fi schema de planificare, vor exista întotdeauna factori care necesită un răspuns urgent și achiziții neplanificate. De exemplu, erorile de urgență sau performanții.

Aceleași greșeli ale executanților, respingerea proiectelor de investiții sau alți factori pot duce la schimbări opuse - o reducere a nevoii și, ca urmare, necesitatea unei respingeri urgente a mărfurilor declarate pentru cumpărare și o reducere a planului de aprovizionare. În caz contrar, riscăm să cumpărăm mărfuri care nu mai sunt necesare, ceea ce va reprezenta o încărcare mortă în depozitele noastre.

Prezența unor situații care nu pot fi planificate nu înseamnă că deciziile de coordonare a cererilor suplimentare de cumpărare sau ajustările la planul de aprovizionare pot fi aplicate într-o astfel de situație fără a înțelege consecințele.

Este extrem de important să avem informații complete despre ceea ce a dus la necesitatea de a face modificări la planurile convenite și modul în care decizia va afecta alți factori ai vieții economice a întreprinderii. De exemplu, în ceea ce privește bugetul, este necesar să înțelegem clar modul în care costurile suplimentare vor afecta costul de producție.

Ideea unei astfel de analize și control este prezentată în articolul „Răspuns prompt la abaterile de la cheltuielile bugetare planificate”.

Procesul de achiziții este simplu? Totul depinde de cât de important este să îl gestionați eficient! Dacă există o nevoie sau o dorință de a efectua achiziția de bunuri cu randament maxim - schema contabilă descrisă mai sus și recomandările pentru înființarea ei pot ajuta la obținerea de rezultate mai rapide atunci când încercați să implementați o asemenea contabilitate și control detaliat la orice întreprindere: industrială, industrială, comercială.

control

Regulile

condiţii

Achizițiile de materii prime, materiale, echipamente în volume diferite sunt efectuate de toate întreprinderile. În cadrul companiilor producătoare, aceasta face parte din procesul principal de afaceri. În altele, de exemplu, companiile IT, gestionarea achizițiilor este un serviciu sau sprijinirea procesului de afaceri. Procedurile de achiziții variază foarte mult de la industrie la industrie - de la reglementări federale stricte din agențiile guvernamentale la procedurile informale de „achiziționare” informale în întreprinderile mici.

Luați în considerare procedurile de achiziții în termeni de automatizare, soluțiile utilizate pentru aceasta și restricțiile existente. Desigurăm principalele etape ale achizițiilor și capacitățile de automatizare ale fiecăreia dintre ele.

IP achiziții

Putem distinge în mod condiționat următoarele grupuri de instrumente de automatizare utilizate în diverse companii:

Companii de stat

Procedurile de achiziții ale companiilor de stat sunt reglementate de Legea nr. 44-FZ „Cu privire la sistemul contractual din sfera achizițiilor de bunuri, lucrări și servicii pentru asigurarea nevoilor de stat și municipale” și Legea nr.

Există mai multe sisteme IT dovedite care vă permit să faceți achiziții în conformitate cu cerințele legale. Un astfel de software specializat include nu numai sistemele de contabilitate ale întreprinderii, ci și integrarea cu planșe de tranzacționare centralizate sau o aplicație separată a unei astfel de platforme de tranzacționare. Adesea, astfel de soluții sunt dezvoltate intern sau de către unul dintre integratori.

Marile companii comerciale

Multe companii aparținând segmentului de afaceri mari se încadrează în reglementările de achiziții 223-FZ, dar le pun în aplicare dintr-o perspectivă diferită, având în vedere concentrarea lor comercială. În primul rând, vorbim despre corporații de stat. Lucrările cu executarea programată a unui proces de afaceri fără automatizarea întregului lanț de muncă sunt răspândite în marile companii.

Cu toate acestea, în domeniul afacerilor mari, s-au născut și sunt utilizate sisteme și subsisteme specializate pentru automatizarea activităților de achiziții. Acestea sunt soluții din clasa SRM (Furnizorul de relații cu furnizorii) și modulele funcționale similare ale ERP-urilor mari. Pe volume mari de date, controlul erorilor de personal și legarea datelor la obiectele sistemului contabil sunt deosebit de importante pentru formarea unor analize eficiente.

În afacerile mari, buclele individuale sunt automatizate din ce în ce mai des folosind abordări BPM flexibile și subsisteme WorkFlow. Un exemplu este procesul de afaceri de organizare și desfășurare a ofertelor, modelat și automatizat folosind ELMA BPM pentru o companie petrolieră rusă. Licitația este doar o parte a unui proces de afaceri mai mare. Cu toate acestea, după cum se poate observa din exemplu, într-o anumită companie petrolieră acesta este un proces destul de impresionant și complex.

Imaginea arată vizualizarea procesului de ofertare - procedura, participanții la proces. Acesta este primul pas către automatizarea ulterioară a procesului de afaceri cu adăugarea de generare de documente, transfer de date în sistemul ERP, integrare cu CRM etc.

Următorul exemplu este un proces de afaceri de achiziții la o companie petrolieră, automatizat deja în sistemul ELMA BPM. Fiecare bloc albastru din diagramă reprezintă un alt proces.

Harta unui proces de afaceri automatizat de achiziții ELMA BPM

Vom vorbi mai mult despre achiziționarea automatizării folosind BPMS folosind exemplul întreprinderilor mijlocii și mici.

Companii mijlocii și mici

La întreprinderile la nivel înalt, aceleași soluții sunt utilizate cel mai adesea ca în afacerile mari - module ERP personalizate serioase, soluții integrate separate. Într-o afacere foarte mică, automatizarea nu este de obicei gândită, deoarece costul soluțiilor specializate nu oferă beneficii reale din implementare.

În întreprinderile mijlocii și mici și mijlocii, automatizarea achizițiilor este privită dintr-o perspectivă nouă - din partea creării de soluții bazate pe platformele existente. Cel mai adesea este:

ECM - pentru formarea, coordonarea și stocarea documentelor de achiziții;

Sisteme financiare și contabile - pentru planificarea sumelor și obiectelor achizițiilor;

CRM - pentru a menține contactul cu participanții la achiziții;

BPM - pentru automatizarea etapelor individuale sau a întregului proces al procedurii de achiziție, inclusiv pregătirea, desfășurarea și controlul achizițiilor.

În acest mediu, utilizarea sistemelor BPM pentru gestionarea proceselor de afaceri este eficientă. Pe o platformă universală, puteți construi și modifica rapid contururile pregătirii, desfășurării și controlului achizițiilor. Prin această decizie, întregul proces de achiziții este executat și controlat în cadrul unui singur sistem, acesta poate fi schimbat și completat rapid, ceea ce reduce drastic costurile de implementare.

Etapele procedurii de achiziție

În ciuda întregii varietăți de activități de achiziții în întreprinderile de dimensiuni medii, în timpul automatizării, consultanții disting patru mari blocuri de lucru, altfel numite etape de achiziții. În mod convențional, fiecare WorkFlow aplicat în timpul automatizării achizițiilor se referă la una dintre aceste etape:

Formarea nevoilor - etapa apariției nevoii de achiziții publice;

Pregătirea pentru cumpărare - stadiul intern al muncii;

Executarea achizițiilor - relații cu contractanții;

Controlul performanței - auditul intern și furnizarea efectivă a nevoilor formate la începutul procesului.

Adesea, mai multe etape sunt închise de un singur proces și, uneori, toate cele patru etape sunt implementate ca un singur proces de afaceri pentru achiziții.

Aveți nevoie de formare

Etapa de formare a nevoilor depinde de specificul afacerii. Pe baza experienței practice de implementare a sistemului ELMA BPM în companiile clienților, putem distinge mai multe tipuri principale de procese de formare a nevoilor:

Faza de pregătire a achizițiilor include mai multe procese paralele:

Necesitatea formată este formulată sub formă de documente publice și este clar determinată. Sunt întocmite specificații tehnice, specificații, planuri și alte documente, care sunt transferate contrapărților în următoarea etapă.

Bugetul se realizează - referindu-se la anumite articole sau modificări ale planurilor financiare.

În cazul unei achiziții în formatul unei cereri de propuneri, se efectuează o căutare și o evaluare inițială a potențialilor furnizori.

Pachetele de documente pentru achiziții sunt colectate și convenite.

Sunt numiți responsabili pentru executarea procedurilor de achiziție efectuate în următoarea etapă.

Execuție de cumpărare

Partea principală, care este de obicei numită „desfășurarea procedurii de achiziție”, este a treia etapă, executarea achizițiilor.

Acest proces este descris în mod mai precis și complet de către consultanți, este automatizat în diferite sisteme și constă din mai multe blocuri principale, ale căror sarcini de automatizare sunt clare și transparente.

Se pregătește achiziția. Persoanele responsabile înregistrate anterior formează pachete competitive sau alte seturi de date din documente.

Documentația de ofertare este publicată pe site sau trimisă ofertanților. Ansamblul de acțiuni în această etapă depinde foarte mult de tipul procedurii de achiziție. De exemplu, unele reglementări necesită publicarea datelor de achiziții în media specializate sau o notificare oficială a autorităților de reglementare.

În pasul următor, cei responsabili de achiziție acceptă cereri și propuneri de la participanți. În multe companii, acestea sunt pachete de documente, dar cererile sunt din ce în ce mai des.

Majoritatea procedurilor de achiziții publice implică comunicarea între angajați și ofertanți. Reprezentanții solicită informații suplimentare și clarificări, solicită documente în timpul verificării fiabilității. O parte din această etapă poate fi considerată anunțul negocierii ca o altă rundă de alegeri.

Procedura finală este alegerea furnizorului. De obicei, acesta este un proces destul de complicat, care include colectarea de opinii de la experți, organizarea unei reuniuni a comisiei de achiziții publice și înregistrarea deciziilor acestei comisii, semnarea finală a documentelor.

Trecerea la următoarea etapă - execuția achiziției - sunt diverse procese de servicii, adesea de integrare. Informații despre furnizor, planul de furnizare și plata selectat sunt transmise departamentelor și sistemelor relevante prin diferite canale.

Finalul oricărei proceduri este alegerea furnizorului. Acesta este de obicei un proces destul de complicat. Acesta include colectarea de avize de la experți, organizarea unei reuniuni a comisiei de achiziții publice și înregistrarea deciziilor acesteia, semnarea finală a documentelor.

După cum puteți vedea, procedura de achiziții este extrem de deterministă și ușor de automatizat. Multe subprocese au un nivel de maturitate destul de ridicat - sunt cel puțin reglementate și deseori automatizate și măsurate.

Când automatizați procedura principală de achiziție, BPMS devine componenta care lipsește, permițându-vă să atingeți controlabilitatea întregii rețele de procese de afaceri. Oferă instrumente nu numai pentru execuție și monitorizare rapidă, ci și pentru gestionarea direcționată a schimbărilor.

Controlul executării

Aceasta este o etapă de graniță. Blocul proceselor de executare a contractelor nu este inclus în mod corect în conturul achizițiilor - aici punctul de control este transferat către sisteme de profil, ERP sau alte contururi contabile, iar rolul departamentului de achiziții se reduce la transferul corect de informații, suport pentru achiziții și analiză. Un exemplu de astfel de analize poate fi constituirea unui registru de furnizori permanenți sau, invers, nesiguri.

Ce procese sunt monitorizate în achiziții în faza de execuție?

Încheierea unui acord;

Plata facturilor;

Confirmare documentară de livrare;

Controlul calității performanței.

Este important ca întreprinderile să controleze atât rezultatele achizițiilor, cât și procesul în sine. Indicatorii de performanță în achiziții reprezintă un subiect pentru un articol mare separat. Ca exemplu, putem distinge trei domenii destul de clasice în care analizele sunt colectate de către întreprinderile care folosesc ELMA BPM pentru automatizarea achizițiilor:

Termenele limită pentru finalizarea sarcinilor la fiecare etapă a procesului - din punctul de vedere al companiei și al artistului specific;

Fixarea faptelor din lumea reală - documente și înregistrări;

Costurile procedurilor de achiziții și eficiența costurilor.

Am examinat posibilitățile de automatizare a unui proces de achiziții pe mai multe niveluri și a sub-proceselor individuale care fac parte din acesta. Mai detaliat, tema automatizării procedurilor de achiziții cu BPMS a fost dezvăluită în cadrul conferinței „Procese de afaceri inteligibile pentru afaceri”. Vorbitorii oferă un număr mare de exemple de procese de afaceri din practica reală ELMA și arată, de asemenea, cum arată interfețele sistemului în care participă participanții la procedurile de achiziții.

Suport pentru țară:
   Sistem de operare: Windows
   familia: Sistemul de contabilitate universal
  scop: Automatizarea afacerilor

Program de urmărire a aplicațiilor și aplicațiilor

Caracteristici cheie ale programului:

Veți avea o singură bază de clienți cu toate informațiile de contact necesare

Fiecare apel este ușor de înregistrat, iar programul vă va oferi automat cel mai gratuit angajat.

Vei primi înregistrări de timp exacte pentru fiecare angajat

Pentru fiecare cerere, puteți lua în considerare materialele cheltuite și atașați documente și fotografii electronice

Programul va afișa la orice dată o listă de aplicații planificate pentru fiecare angajat

Pentru fiecare comandă va fi posibilă urmărirea etapei de execuție și a angajaților implicați.

Programul vă va arăta cei mai capabili angajați, cei care întârzie aplicațiile, care sunt gratuite sau câte apeluri au acumulat deja în coadă

Îți vei controla toți angajații.

Directorul oferă o serie întreagă de rapoarte de management, care vor ajuta la analizarea activităților organizației din diferite unghiuri.

Integrarea cu cele mai noi tehnologii vă va permite să șocați clienții și să câștigați meritat o reputație de cea mai modernă companie

• 
  

  Lucrul între companie și client începe cu o aplicație. În această etapă inițială este important să vă arătați partea cea mai bună, pentru aceasta este foarte important să controlați aplicațiile. Este de la sine înțeles că un program automat de aplicații va accelera și va facilita în mod semnificativ acest proces. Gestionarea aplicațiilor va fi sistematizată și adusă la cea mai convenabilă formă pentru dumneavoastră. Programul pentru aplicațiile companiei „Sistemul de contabilitate universală” face față cu încredere lucrărilor de întreținere și contabilitate. Un sistem automat de înregistrare a aplicațiilor are multe avantaje față de alte metode de contabilitate, fiind mai simplu și mai convenabil de utilizat. Economisiți timp și resurse, obținând în același timp un instrument universal pentru efectuarea activităților de contabilitate și analitice.

  Sistemul de lucru cu aplicațiile din programul nostru este universal și flexibil datorită setărilor personalizate pentru compania dvs. În momentul înregistrării cererilor, programul le poate lega cu etapele ulterioare ale activității. Există control asupra executării aplicațiilor și a tuturor acțiunilor ulterioare. Programul de aplicație obișnuit poate îndeplini doar funcții elementare primare. Sistemul nostru de gestionare a aplicațiilor este gata să vă ofere orice set de funcții și instrumente de contabilitate și control la alegere. Să ne uităm la ce etape de lucru cu aplicațiile implică sistemul nostru automat de control al aplicațiilor.

  Dacă lucrați cu mărfuri, este suficient să completați directorul „Nomenclator”. Puteți vinde orice bunuri și materiale. Pentru comoditate, toate articolele pot fi împărțite în grupuri. Programul de lucru cu aplicații are o gamă largă de funcții și vă permite să adăugați mărfuri manual sau să importați din diverse surse, de exemplu, dintr-un fișier Excel.

  Acum să trecem la module. Modulele sunt blocuri contabile mari în care veți lucra în fiecare zi. Toți clienții și aplicațiile dvs. vor fi aici.

  Programul de gestionare a aplicațiilor face ușor să lucrezi cu volume mari de date. Chiar dacă aveți milioane de comenzi, pe care vi le dorim sincer, căutarea datelor va fi simplă și rapidă. Puteți căuta după numărul unic, data, numele clientului sau al angajatului, starea de execuție etc. Când înregistrați o aplicație, multe informații sunt completate automat și trebuie doar să alegeți un client. Dacă clientul se află deja într-o singură bază de clienți, îl puteți găsi rapid și convenabil prin primele scrisori. Când apelează un client nou, îl adăugăm doar în baza de date.

  După ce ați selectat clientul potrivit, trebuie să faceți clic pe butonul „Salvați”, iar aplicația va apărea în sistem. Programul de înregistrare a aplicației va afișa fiecare aplicație într-o culoare care depinde de starea de execuție. Dacă este înregistrată o cerere preliminară, care poate să nu funcționeze, atunci în listă va fi evidențiată gri. Astfel, ordinea de lucru cu aplicația este optimizată.

  Instrucțiunile de lucru cu aplicațiile la pasul următor descrie completarea cererii, adică sunt listate bunurile pe care clientul le solicită. Lucrarea este realizată în cartea de referință a nomenclaturii de produse. Dacă este completat, la plasarea unei comenzi, rămâne doar să selectați rapid dintr-o listă deja pregătită. Dacă niciun element nu apare, atunci acesta poate fi adăugat în timpul lucrului.

  Programul de aplicație pentru lucru are o configurație ușor diferită, dar principiul funcționării este același. Gestionarea cererilor de servicii într-un sistem automat este convenabilă, deoarece puteți identifica cu ușurință în ce etapă în furnizarea serviciului a apărut o defecțiune. Fiecare angajat va fi conștient de responsabilitatea personală în realizarea locului de muncă.

  Cererea de executare a lucrărilor este însoțită în mod necesar de un calcul al costurilor acestora. Serviciul pentru lucrul cu aplicațiile în rezolvarea acestei probleme folosește fila „Venituri plătibile”, care este prețul. Afișează în ce constă prețul comenzii. Sistemul de contabilitate universală oferă clienților săi un formular de calcul simplificat în această filă și există, de asemenea, posibilitatea de a realiza un întreg mecanism de calcul în loc de un astfel de formular. În acest caz, managerul va alege doar munca necesară pentru client, indicând criteriile necesare, iar programul va calcula costul în sine.

  Modul de lucru pentru aplicațiile din sistemul contabil, precum și regulile de lucru cu aplicațiile sunt stabilite individual, în funcție de specificul întreprinderii. De asemenea, automatizarea are o serie de avantaje incontestabile. De exemplu, o aplicație electronică este înregistrată în program, mai rapid decât în \u200b\u200bcazul contabilității manuale și este mai informativă. Întrucât sistemul vă va oferi un formular de depunere a cererii, în cadrul căruia va fi dificil să pierdeți ceva. Programul efectuează un control mai bun al aplicațiilor, deoarece memoria sa nu conține erorile inerente unei persoane. Și acest lucru înseamnă că veți avea întotdeauna informații relevante și fiabile despre activitatea companiei dvs.

  Pe site-ul nostru, în versiunea de evaluare, programul de înregistrare a cererilor este gratuit. Vă sugerăm să verificați efectiv sistemul nostru înainte de a face o achiziție, deoarece suntem încrezători în produsul nostru.

  Programul de control și management poate fi utilizat de:

  • Instituție publică care lucrează cu publicul;
  • Orice companie privată;
  • Serviciul de asistență informațională;
  • Serviciu clienți;
  • Departamentul de sprijin;
  • Departamentul de asistență tehnică;
  • Departamentul de suport informatic;
  • Asistență utilizator;
  • Firma de servicii;
  • Centrul de servicii;
  • Centrul de servicii;
  • Serviciu de asistență;
  • Serviciu de încredere;
  • Birou de ajutor;
  • etc.

  Software de contabilitate pentru aplicații video și aplicații

  După vizionarea următorului videoclip, puteți face cunoștință rapid cu capabilitățile programului USU - Universal Accounting System. Dacă nu vedeți videoclipul încărcat pe YouTube, asigurați-vă că ne scrieți, vom găsi o altă modalitate de a arăta demo-ul!

  Anatoly Wasserman prezintă noua versiune 5.0 a programului USU

  Pe lângă opiniile privind programul USU pentru utilizatorii obișnuiți, vi se aduc acum în atenție și opinia experților. Anatoly Wasserman s-a născut pe 9 decembrie 1952. A absolvit Institutul Tehnologic al industriei frigorifice din Odessa, cu diplomă în inginerie. După absolvire, a lucrat ca programator. Apoi - de programatorul de sistem. A apărut pentru prima dată pe ecran în 1989 la clubul „Ce? Unde? Când? ”, Apoi la inelul creierului. A obținut cincisprezece victorii consecutive în televiziunea „Jocul său” în 2001-2002 și a devenit cel mai bun jucător al deceniului în 2004. De cinci ori campion al Ucrainei în versiunea sportivă a „Jocului său”. Campion de patru ori al Moscovei în versiunea sportivă a „Jocului Său”, medaliat de bronz al aceleiași competiții, argint 2017. Medalia de argint a „Expertului” - Jocuri Mondiale de Experți - 2010 în „Jocul Său”.

  Program suplimentar de management profesional - Biblia executivă modernă

  Adaos la program pentru managerii profesioniști: pentru dezvoltarea afacerilor și creșterea veniturilor. Un produs unic dezvoltat la intersecția a două științe: economia și tehnologia informației. Fără analogi

  Aplicația mobilă USU

  Odată cu dezvoltarea tehnologiei, viața accelerează. Oriunde trebuie să fii în timp - pentru că cu cât faci mai repede lucrurile, cu atât vei câștiga mai mult. Din acest motiv, este foarte important să aveți o aplicație mobilă multifuncțională la îndemână.

  Alexander Druz despre sistemul de contabilitate universal

  Pe lângă opiniile privind programul USU pentru utilizatorii obișnuiți, vi se aduc acum în atenție și opinia experților. Alexander Druz este primul maestru al jocului intelectual „ChGK”. El a primit premiul Crystal Owl de șase ori mai bun jucător al clubului. Proprietarul "Owl Diamond" - un premiu pentru cel mai bun jucător. Campioana versiunii de televiziune a Brain Ring. În programul de televiziune „Jocul meu” a câștigat „Jocurile de linie”, „Super Bowl”, a câștigat cu echipa „III Challenge Cup”, a stabilit un record absolut pentru performanțe într-un singur joc. Autor și gazdă de jocuri intelectuale și programe educaționale pe diverse canale de televiziune.

  Maxim Potashev cu privire la eficacitatea programului USU

  Pe lângă opiniile privind programul USU pentru utilizatorii obișnuiți, vi se aduc acum în atenție și opinia experților. Maxim Potashev - maestrul jocului „Ce? Unde? Când? ”, Câștigător de patru ori al premiului Crystal Owl, campion mondial de două ori, campion al Rusiei de trei ori, șase ori campion al Moscovei, de trei ori câștigător al Campionatului Open de la Moscova pentru jocul„ ChGK ”. Conform rezultatelor votului publicului general din 2000, el a fost recunoscut drept cel mai bun jucător din cei 25 de ani ai existenței clubului de elită. Pentru candidatura lui Maxim Potashev au votat 50 de mii de spectatori ai programului. El a primit „Big Owl Crystal” și premiul principal al jocurilor aniversare - „Diamond Star” al maestrului jocului. Membru al consiliului de administrație și din 2001 - vicepreședinte al International Club Association. De profesie - matematician, marketer, formator de afaceri. A absolvit Facultatea de Management și Matematică Aplicată, predată la Departamentul de Economie Generală și Aplicată la MIPT. În august 2010, a fost ales președinte al Organizației Publice All-Russian „Federația Podului Sportiv din Rusia”. El conduce o companie de consultanță care ajută diverse organizații să rezolve probleme legate de vânzări, marketing, servicii pentru clienți și optimizarea proceselor de afaceri.

  Sergey Karjakin despre tactica în afaceri

  Pe lângă opiniile privind programul USU pentru utilizatorii obișnuiți, vi se aduc acum în atenție și opinia experților. Sergey Karjakin. La vârsta de 12 ani, a devenit cel mai tânăr grandmaster din istoria omenirii. Incluse în Cartea Recordurilor Guiness. A câștigat turneul de candidați. Câștigător al Cupei Mondiale FIDE. Campion mondial la șah, campion mondial Blitz. Maestru onorat al sportului din Ucraina. Maestru de onoare al sportului din Rusia, Mare Maestru al Rusiei. I s-a acordat Ordinul de Merit, gradul III. Membru al Camerei Publice a Federației Ruse din componența a VI-a. Câștigător repetat al campionatelor mondiale pentru copii și tineret și al campionatelor europene. Câștigător și câștigător al mai multor turnee importante. Campioana celei de-a XXXVI Olimpiade Mondiale de Șah la echipa națională a Ucrainei, medaliată cu argint la olimpiadele din echipa națională a Rusiei. Pe tabloul său a arătat cel mai bun rezultat și a primit primul premiu individual (pe 4 bord). Campioana Rusiei cu cel mai bun rezultat pe primul plan. Campioană mondială la echipa rusă. Semifinalist al Cupei Mondiale. Câștigător al mai multor turnee internaționale.

Companiile dintr-o gamă largă de sectoare de afaceri se confruntă cu procese de afaceri frecvente recurente legate de procesarea cererilor. Majoritatea proceselor de afaceri din companii încep cu o solicitare primită de la un client. Mai mult, în multe industrii, implementarea serviciilor standard și a serviciilor este un proces de afaceri complex și ramificat, în diferite etape în care este necesară interacțiunea angajaților din mai multe departamente ale companiei.

Adesea, aceste sarcini tipice nu sunt rezolvate de către angajații cei mai calificați, care, cu o cantitate mare de muncă, pot duce la erori și eșecuri care afectează viteza de execuție și calitatea lucrării și serviciilor prestate.

S-ar părea că puteți remedia problema cu ajutorul automatizării, dar în realitate totul nu este atât de simplu. Adesea, o afacere se află în situația de a alege dintre două opțiuni proaste - o investiție costisitoare în implementarea sistemelor de automatizare a proceselor de afaceri și integrarea acestora cu infrastructura existentă sau „înghețarea” unui proces de afaceri în starea actuală, ceea ce va duce la o scădere a competitivității companiei în viitor.

Care este problema

  Nu este întotdeauna ușor să organizezi interacțiunea angajaților din diferite departamente - de multe ori în procesul de comunicare, se fac suprapuneri, apare un „factor uman”, conflicte, angajații renunțați etc.

Situația este agravată de complexitatea, ramificarea și opacitatea proceselor de afaceri în sine. Un exemplu din sfera telecomunicațiilor. La procesarea unei aplicații pentru conectarea unui abonat, există două tipuri de verificare a posibilității furnizării unui serviciu: automat, atunci când zona de acoperire este analizată folosind o bază de date, și manual, când este posibil să se stabilească exact dacă un abonat se află în zona de acoperire, este posibil doar prin hârtie sau documente electronice nestructurate. Poate fi dificil pentru angajați să înțeleagă modul în care ar trebui să se dezvolte procesul într-un anumit caz.

Ca urmare, acest lucru duce la erori și întârzieri, în timp ce conexiunea cea mai rapidă este o sarcină esențială a operatorului de telecomunicații. Fiecare zi de așteptare a unei conexiuni reduce probabilitatea unui rezultat reușit - un client se poate conecta la concurenți mai rapid sau chiar se poate răzgândi.

Și chiar și după ce maestrul care îl conectează la rețea va merge la client, lucrătorii din back-office vor avea totuși nevoie să obțină un nou abonat într-o varietate de sisteme - de la HelpDesk la facturare și CRM. Și, desigur, în orice moment se poate face o greșeală care va duce la probleme în viitor - de exemplu, eliminări eronate ale fondurilor sau nu facturi în timp util.

Conductă de proces de afaceri

  Evitarea unor astfel de probleme se poate face prin automatizarea proceselor de afaceri. Pentru organizarea lucrărilor cu aplicații, sunt utilizate sisteme speciale OMS (Sistem de gestionare a comenzilor), iar pentru o descriere generală a proceselor de afaceri, sunt utilizate instrumentele BPM (Business Process Management). În ultimul caz, descrierile sunt create folosind notația grafică BPMN aprobată ISO. De exemplu, procesul de numire descris cu BPMN ar putea arăta astfel:

Astfel de descrieri sunt create de arhitecții de proces de afaceri. Ulterior, schema este încărcată în sistemul BPM, care are grijă de executarea procesului de afaceri. Conform declanșatorilor corespunzători - de exemplu, atunci când apare o comandă - sarcinile pe care le rezolvă vin angajaților din diferite departamente. Dacă procesul „îngheață”, conducerea va vedea imediat la ce angajat s-a întâmplat acest lucru - în fiecare etapă puteți stabili termene, apropiindu-se care generează notificări pentru cei responsabili.

În același timp, sarcinile de interacțiune cu alte programe sunt realizate fără o intervenție umană - de exemplu, dacă este necesar să verificați solicitantul pentru o achiziție pe credit, sistemul poate solicita datele sale financiare prin API-ul biroului de credit.

Acest lucru vă permite să reduceți probabilitatea de erori, să standardizați procesele complexe de afaceri, să le actualizați în conformitate cu cerințele în schimbare și să grăbiți munca personalului. Drept urmare, mai puțini clienți nemulțumiți și mai mulți bani de la companie. Arată grozav, dar, de fapt, aici „nu este atât de simplu”.

Nu este atât de simplu

  Un punct important pentru afacerile ruse este faptul că astfel de produse sunt prost distribuite în țara noastră. Majoritatea sistemelor existente nu sunt traduse în rusă. Aceasta este o mare problemă: din moment ce vorbim despre automatizarea proceselor de afaceri tipice și de rutină, angajații cu un nivel scăzut de calificare, care nu știu limba engleză, se angajează să lucreze cu software BPM. Prin urmare, localizarea este extrem de importantă pentru astfel de sisteme.

În plus, un astfel de software, de regulă, este implementat sub forma unui portal web în care sunt creați utilizatorii cu roluri relevante. Pentru angajați, toate acestea arată ca un alt program în care trebuie să lucrați, care nu este foarte convenabil.

Un alt punct important - dezvoltatorii sistemelor BPM, de regulă, aproape nu acordă atenție creării unei interfețe de lucru frumoase și funcționale. Se presupune că clienții o implementează singuri în aplicația lor de clienți, interacționând cu sistemul prin API. Prin urmare, interfața „nativă” servește de obicei numai pentru a demonstra capabilitățile sistemului. Dar numai companiile mari își pot permite să se angajeze într-o integrare atât de costisitoare și să creeze o nouă interfață, iar întreprinderile mijlocii și mici nu dispun de astfel de resurse.

Și, în sfârșit, principalul minus este lipsa de sens a utilizării de software separat pentru automatizare, fără integrare cu alte instrumente utilizate de companie. O astfel de integrare este extrem de costisitoare, chiar dacă sistemul inițial este gratuit. De exemplu, sistemele BPM nu stochează date asociate cu procesele și aplicațiile de afaceri, ceea ce înseamnă că trebuie să conectați un sistem în care astfel de informații ar putea fi plasate.

Drept urmare, companiile a căror activitate nu are legătură cu dezvoltarea de software pur și simplu nu își pot permite introducerea unor astfel de sisteme și trăiesc vechiul mod, lucrând ineficient și pierzând bani.

Sursa deschisă de salvare

  La Later am gândit mult la toate problemele descrise mai sus și am ajuns la concluzia că este imposibil să creăm o soluție universală pentru toate ocaziile. Cu toate acestea, puteți crea un instrument pe care fiecare companie s-ar putea adapta cu ușurință pentru sine.

Prin urmare, am dezvoltat un nou produs Hydra OMS, o aplicație open source integrată cu un sistem BPM. În cazul nostru, acesta este sistemul open source BPM Activiti.

Datele privind comenzile și starea lor sunt stocate în stocarea încorporată, ceea ce înseamnă că nu este necesară utilizarea bazelor de date externe. În loc de portaluri web monstruoase, utilizatorul de aici lucrează într-o interfață prietenoasă. Integrează un widget BPM care vă permite să începeți procesele de afaceri pentru noi comenzi și să finalizați sarcina curentă a procesului de afaceri. Cu acesta, puteți automatiza mișcarea comenzilor și configurați un „vrăjitor” pas cu pas pentru implementarea lor.

Iată un exemplu mic - un proces tipic - o cerere de vacanță. Logica de afaceri a unui astfel de proces poate fi reprezentată de următoarea diagramă BPMN:

Când procesul de business ajunge la etapa de gestionare a solicitării, widget-ul din Hydra OMS va afișa următorul formular pentru utilizator:

Setul, aranjarea câmpurilor și capacitatea de a le edita sunt configurate în prealabil de către administrator pentru fiecare formular. Widget afișează formularul, completând câmpurile cu valori din comanda curentă.

Toate acestea vă permit să creați procese de afaceri „de la capăt”, ale căror etape sunt executate în diferite sisteme. Utilizatorii acestor sisteme primesc alerte adecvate, iar managerii lor pot urmări progresul în orice pas.

În același timp, codul sursă deschisă al proiectului permite, dacă este necesar, să creeze o versiune software „adaptată” pentru o afacere specifică, mai degrabă decât să cheltuiți timp și bani integrând un instrument terț sau, mai ales, să dezvoltați unul de la zero.

Descarcă OMS Hydra de la Github, pune stele acolo și scrie-ne dorințele tale.

Dacă îți conduci afacerea, probabil știi cât de mult depinde de planificarea cu succes a achiziției de bunuri. Aici și în timp util furnizarea de produse, și respectarea timpului de execuție a comenzilor și a planului cu costuri, și chiar calitatea produsului.

Mulți oameni de afaceri elaborează un plan, concentrându-se pe datele software-ului comun 1C: Managementul comerțului și extensia Asistentul pentru achiziții. Această extensie este potrivită pentru majoritatea programelor de 1C.

Caracteristici cheie pentru automatizarea achizițiilor

Managerii primesc informații referitoare la achiziții pentru a cumpăra eficient bunuri și pentru a calcula corect timpul pentru aceasta. Aceasta duce la cea mai eficientă interacțiune cu furnizorii și reduce costurile.

Automatizarea planului din programul 1C se referă la doi parametri:

1. stocuri operaționale - în această categorie sunt înregistrate toate activitățile operaționale ale companiei;
2. stocuri de asigurări - aici se înregistrează stocul format pentru protecția împotriva situațiilor neprevăzute: comportamentul imprevizibil al clienților, eșecul de a livra produse

Planificarea stocurilor de exploatare se realizează în funcție de nevoile companiei: în produsele care urmează să fie produse și nevoile existente ale companiei. Se elaborează un program de achiziții. Potrivit acestuia, se ia o decizie de a trimite cereri către furnizori.

Se face o previziune de achiziții (extinsă), este specificat un plan de producție. Pe baza acestuia, este creat un plan de achiziții actualizat. Software-ul folosește datele contabile ale bunurilor și materialelor companiei.

Calculul necesității achiziției de bunuri se realizează în funcție de datele privind soldurile disponibile în depozitul întreprinderii și volumul necesar de stocuri de asigurare după finalizarea programului de producție. În acest fel, gestionarea și planificarea achizițiilor pot fi automatizate.

Planificarea inventarului se face folosind planificarea punctelor de comandă. Reprezintă un anumit nivel, sub nivelul căruia nu trebuie să scadă stocurile. Acest mecanism este necesar pentru a controla momentul creării comenzilor către furnizori și pentru a determina volumul acestei comenzi. Pentru fiecare articol, punctul și mărimea stocului pot fi determinate separat. În acest scop sunt utilizate diferite mecanisme de calcul: în funcție de dimensiunea medie a lotului tipului de produs, în funcție de dimensiunea optimă, o valoare fixă.

Lista de funcții oferite de programul 1C include:

• planificarea achizițiilor în 1C bazată pe planuri de producție și vânzări, comenzi interne și restante;
• plasarea comenzilor și monitorizarea implementării;
• generarea programelor de livrare și plată;
• gestionarea la punctul de comandă - de îndată ce stocurile ajung la un anumit nivel, începe să se formeze o comandă;
• acceptarea mărfurilor este susținută de diverse scheme, inclusiv acceptarea vânzării și primirea materiilor prime;
• analiza depozitului, producției, nevoilor acestora de materiale, produse, produse;
• analiza condițiilor suplimentare, inclusiv contractele cu poziții, termene și volume fixe de marfă;
• prognozarea nivelului de stocuri din depozite, rezerva de inventar, planificarea achizițiilor pe baza datelor;
• compilarea unei liste de furnizori și selectarea acestora în funcție de mai multe criterii: reputație, istoricul ofertei și parametrii de urgență, atribut teritorial;
• generare automată pentru furnizorii de comenzi selectați la paragraful anterior.

Planul de achiziții din programul 1C: Managementul comerțului (versiunea 8.3) este compilat pe baza datelor de vânzări din ultima lună pentru un anumit depozit și un grup de nume de produse. Comenzile se formează pe baza unui plan de achiziții pre-pregătit. Programul poate ajuta, de asemenea, după ce a format un plan de vânzări bazat pe date pentru luna precedentă, crește cifra cu 10 la sută.

Planificarea achizițiilor

Programul conține un sistem de prezicere a activităților comerciale ale unei întreprinderi. Este echipat cu instrumente care automatizează pregătirea planurilor. Acest lucru vă permite să nu intrați în situații precum echipamente simple și lipsa de muncă pentru specialiștii companiei. Stocurile din depozite vor fi mai ușor de întreținut la un nivel optim. Îndeplinirea comenzilor va dura mai puțin timp. În general, aceasta va îmbunătăți performanța întreprinderii. Dacă vă descurcați cu abilitate cu instrumentele acestui software, puteți planifica cu exactitate volumul achizițiilor și vânzărilor.

Secțiunea are:

• schemă de vânzări pe categorii: cu ajutorul acestui instrument este creat un plan de vânzări extins, exprimat în cantitate, cu împărțirea pe tip de produs;
• după nomenclatură: un plan revizuit de volume de vânzări este întocmit în cantitate și cantitate; un plan de achiziții este întocmit conform celor două precedente;
• o referire la scenarii de planificare în care puteți modifica parametrii și frecvența;
• o referire la tipurile de planuri.

În funcție de scenariu, tipurile de planificare sunt compilate. Pentru fiecare tip, se calculează parametrii folosiți pentru determinarea indicatorilor. Datele pentru fiecare indicator sunt acceptate de surse.

Managementul aprovizionării și achizițiilor

Documentul „Standarde de distribuție” este responsabil pentru acest lucru. Factorii de sezon sunt folosiți și pentru a capta fluctuațiile cererii în funcție de perioada anului. Aceasta se aplică așa-numitelor bunuri de sezon, a căror cerere crește în anumite perioade ale anului.

Pe baza vânzărilor pe categorii, unul este format din nomenclator. Planificarea se bazează pe vânzări. Mulți parametri sunt luați în considerare: suma, cantitatea, timpul, altele. Programul este bine reglat pentru fiecare parametru, acesta este un proces lung, dar atunci veți avea un plan de afaceri precis pentru o lună sau un an.

  Formarea comenzilor conform planurilor din 1C

concluzie

1C Trade Management este un instrument complex, dar eficient pentru programarea achizițiilor și vânzărilor și analiza datelor din perioadele trecute, contribuind la crearea comenzilor pentru furnizori și la generarea tuturor documentelor necesare.