Suport de viață de birou care include. Furnizare de birou. Și aceasta nu este o listă completă a activităților necesare pentru munca de birou de succes.

Furnizarea de rechizite de birou este una dintre cele mai importante sarcini cu care se confruntă managementul companiei. Munca de succes a unei companii depinde indirect de cât de bine este prevăzută cu toate instrumentele necesare pentru o muncă confortabilă.

Furnizarea unei varietăți de resurse este articol important costuri care merită să acordați o atenție deosebită. Orice șef vrea să cheltuiască bani cu înțelepciune și nu vrea să plătească în exces, cheltuind sume uriașe de bani care nu sunt inutile pentru viața de birou.

Cu siguranță, ați dat peste o situație în care o mătușă Parasha, care curăță dulapuri goale seara, risipă detergent - pur și simplu dispare. Probabil că ia doar câteva sticle acasă. Și nu trebuie să plătiți pentru curățenia apartamentului lui Parashina.

Prin urmare, este necesar să se optimizeze costurile asociate cu suportul de viață al biroului și să se excludă astfel de abuzuri. Să ne uităm la câteva sfaturi simple pentru a vă ajuta să faceți față acestor probleme.

Consiliul numarul 1. Monitorizați esențialul și restul după cum este necesar

Nu este nevoie să te entuziasmezi și să irosești energie prețioasă cu lucruri complet neimportante. Este imposibil să controlezi totul. Prin urmare, merită să acordați atenție doar elementelor de cheltuieli cu adevărat semnificative.

În multe calcule economice, principiul Paretto funcționează minunat. Probabil îl cunoști. Se spune că 80% din toate costurile noastre merg la doar 20% din resursele dobândite, care sunt importante pentru funcționarea biroului.

Prin urmare, toate sfaturile ulterioare se vor referi în primul rând la consumabilele esențiale, care sunt împrăștiate ca prăjiturile calde la o vânzare și scot o mulțime de bani din bugetul dvs.

Consiliul numărul 2. Alegeți cu înțelepciune resursele

Cum abordează managerii de birou de obicei achizițiile? Așa e, ei aleg cele mai ieftine articole din prețurile furnizorilor. Dorința de a economisi banii companiei este lăudabilă. Adevărat, de cele mai multe ori o astfel de inițiativă vine de la șefi, care recomandă cu strictețe economisirea banilor.

Și asta este greșit! Pentru ca atunci cand alegem cel mai mic pret, ignoram calitatea materialelor furnizate. Practica arată că resursele ieftine sunt consumate mai repede, ceea ce înseamnă că sunt cumpărate mai des, adică. economiile se dovedesc a fi false.

Un exemplu simplu. Săpunul lichid de consistență apoasă este conceput pentru 200 de spălări. În același timp, aceeași cantitate de săpun gros, care costă doar cu 25% mai mult, este suficientă pentru 400 de spălări. Acum răspundeți-vă, care este mai profitabil să cumpărați?

Consiliul numărul 3. Nu ar trebui să fie mulți furnizori

O altă încercare stângace de a economisi bani este creșterea numărului de tranzacții de cumpărare. Se întâmplă adesea ca un furnizor să aibă prețuri favorabile pentru o categorie de mărfuri, iar celălalt - pentru alta. Și aici începe din nou cursa pentru beneficii dubioase.

Luăm apă și detergenți de la o companie, prosoape de hârtie de la alta și articole de papetărie en-gros de la o a treia. Odată cu aceasta crește și numărul documentelor. responsabilitate strictă pentru contabili, managerii de birou cheltuiesc mai multă energie comunicând cu furnizorii.

Ca urmare a unei astfel de „optimizări” te doare capul, împrăștii atenția personalului pe o mulțime de lucruri mărunte. Controlul slăbește și numeroși furnizori încep să înșele și să înșele. Prin urmare, alegeți câțiva parteneri nu prea „ieftini”, dar de încredere.

Consiliul numărul 4. Setați rate de consum

O soluție nepopulară, dar necesară dacă sunteți hotărât să eliminați deșeurile inutile. Nimeni nu te sfătuiește, de exemplu, să stabilești standardele de vacanță pentru hârtie igienică și săpun lichid pentru un angajat lângă toaletă, nr.

Doar că în decurs de o săptămână (de obicei este necesară doar o astfel de perioadă) trebuie să verifici experimental la ce se folosesc consumabilele, cât de mult dintre ele este nevoie și care dintre angajați le folosește peste măsură.

Ca urmare, bazându-se pe caracteristici cantitative nevoile biroului, veți putea să planificați costurile, să cumpărați cantitatea strict necesară de materiale, să controlați consumul acestora și să preveniți furtul.

Doar nu merge la extreme! Stabilirea ratelor de consum nu înseamnă limitarea consumului. Angajații ar trebui să primească câte „consumabile” au nevoie pentru muncă și muncă confortabilă. Nici mai mult nici mai puțin.

Consiliul numărul 5. Folosiți mijloace tehnice speciale

Închirierea unui birou, cu excepția cazului în care se prevede altfel în contract, presupune, de obicei, transferul unui spațiu absolut gol către conducerea companiei – fără infrastructură, mobilier și calculatoare. Sefii dobandesc toate echipamentele si resursele pentru munca pe cont propriu.

De obicei, nimeni nu acordă atenție dispozitivelor tehnice care sunt asociate cu consumabile. Cu toate acestea, instalarea lor este cea mai mare cel mai bun mod dozarea si controlul ratelor de consum.

Chiar și cel mai simplu dozator instalat pe o sticlă cu sapun lichid, elimină cheltuielile rapide. Fără o reținere, este mai probabil ca angajații să-și toarne lichid pe mâini atunci când se spală pe față. Și dacă aveți unul, nimeni nu va apăsa dozatorul de două sau trei ori.

Concluzie

După cum arată calculele, economii competente pe consumabile permite companiei medii să economisească suma pentru un an, ceea ce ar fi suficient pentru călătoriile lunare de afaceri a doi angajați într-o țară exotică.

Sfaturile noastre implică nu numai o muncă atentă cu numere și calcule, ci și educarea oamenilor. Insuflați angajaților frugalitate, învățați-i să folosească resursele în mod conștient și apoi o durere de cap pe agendă va fi mai mică.

Am menționat de mai multe ori că este foarte dificil să definiți responsabilitățile tipice ale unei secretare sau ale unui asistent manager. Depinde mult de sfera companiei, de dimensiunea acesteia, de imaginația capului și practic nu este reglementată de nimic. În plus, există o diviziune în cadrul profesiei în sine, care, după cum arată practica, este înțeleasă diferit de către lucrători și angajatori.

Secretarele înșiși simt diferența, uneori intuitiv, așa că dezbaterile despre cine este „mai important”, ce ierarhie există în cadrul profesiei și care este treapta cea mai înaltă în cariera unui administrativ, nu se potolește pe forumuri. Încă nu există un consens între colegii mei în această chestiune.

Cu toate acestea, dacă aceste nume numeroase există, atunci trebuie să existe și fenomenele pe care le descriu.

Să înțelegem toate complexitățile clasificării posturilor administrative.

Înțelegerea conceptelor

Să enumerăm principalele posturi administrative: „secretar”, „asistent”, „secretar-asistent”, „asistent manager”, „secretar la recepție”, „șef de birou”. Înainte de a le privi mai în detaliu, să înțelegem ce se înțelege prin fiecare dintre aceste poziții.

Wikipedia nu definește funcția de „secretar”. Conține doar articolul „Secretar-Asistent”, care conține următoarea definiție: secretar-asistent- un angajat de birou cu o gamă largă de responsabilități de la primirea apelurilor telefonice (recepționer) până la asistentul unui manager (secretar personal).

Iată lista atribuțiilor îndeplinite de secretarul-asistent:

primirea apelurilor telefonice către manager;
lucrul cu documente: determinarea importanței, pregătirea, înregistrarea, distribuirea, primirea, păstrarea, sistematizarea;
planificarea si pregatirea primirii vizitatorilor;
asistență în planificarea programului de lucru al șefului, uneori - rezervarea de hoteluri și bilete de avion;
participarea la pregătire negocieri de afaceri;
comandarea de papetărie și alte lucruri necesare vieții biroului, uneori - furnizarea de produse managerului.

Nu a existat o claritate deosebită după citirea acestui articol. Știm cu toții deja că gama de responsabilități este largă, iar cele de mai sus pot fi îndeplinite atât de secretar, cât și de asistentul managerului. În plus, aceasta este departe de jumătate din responsabilitățile pe care trebuie să le îndeplinească reprezentanții tipici ai profesiei noastre. Sau poate acesta este un nume general pentru întregul grup de profesii? Este puțin probabil ca majoritatea oamenilor să audă de „secretar”, fără prefixe.

Cuvântul „secretar”, după cum știți, provine din lat. secret("Secret, secret"). Și în Roma antică împuterniciții erau numiți secretari. Concluzie: secretarul are acces la anumite informații care nu fac obiectul dezvăluirii publice, iar pentru a-și îndeplini atribuțiile, trebuie să câștige încrederea managerului.

În ceea ce privește originea cuvântului „referent”, numele este și latinesc - „reproducând, comunicând”. Prin urmare, această persoană lucreaza cu informatii. În general, originea cuvintelor are, fără îndoială, de-a face cu profesie modernă, dar nu explică pe deplin de ce acest angajat angajat în organizație.

Pentru a rezuma: majoritatea dintre noi suntem toți aceiași secretari-referenți. Cu toate acestea, în tabelul de personal și cartea de munca acest lucru se reflectă foarte rar: mulți dintre colegii mei sunt „numiți” altfel.

Pentru a evita confuzia

Secretar perecepţie- o poziție care în conștiința masei este asociată cu recepția și distribuirea apelurilor și a corespondenței. Uneori, astfel de angajați pot efectua primirea inițială a vizitatorilor. Dintre posturile de secretariat, acesta este singurul, din numele căruia se vede imediat ce va trebui făcut. Deși, desigur, există și excepții.
Manager de birou este o hârtie de calc din engleză. birou administrator, adică director de birou. Principalele sale responsabilități sunt gestionarea resurselor administrative, financiare și de altă natură pentru a asigura buna funcționare a unui singur birou și a angajaților acestuia. Office Manager este una dintre posturile de conducere junior.
Subordonarea unui astfel de angajat poate fi șoferii, curățătorii și adesea secretarele. Datorită faptului că managerul de birou este responsabil pentru susținerea vieții biroului și a angajaților săi, mulți oameni cred că această funcție este asemănătoare cu cea de manager. Au destule responsabilități asemănătoare, dar Doamne ferește să te încurci și să-l numești îngrijitor pe directorul biroului! Nu este nimic rușinos în acesta din urmă, dar gradul de responsabilitate al unui manager de birou este mult mai mare și necesită calificări mai mari.
Asistent manager- o pozitie pe care multi o considera cel mai inalt pas in cariera unui angajat administrativ. În companiile occidentale, poziția sună adesea ca „asistent personal” (traducere literală din engleză. personal asistent). Imi place mai mult varianta traditionala, pentru ca titlul postului contine toata esenta ei. Asistent - de la cuvântul „ajutor”. Asistentul unui supervizor îl ajută pe supervizorul său să-și îndeplinească responsabilitățile. Ce anume va fi inclus în funcțiile de ajutor depinde de mulți factori.

Astfel, responsabilitățile a doi specialiști care ocupă formal aceeași funcție pot fi radical diferite: unul dintre ei lucrează cu documentație, distribuie apeluri telefonice și primește vizitatori, în timp ce celălalt participă la ședințele de conducere și este împuternicit să ia decizii importante. Acest lucru, de altfel, nu exclude deloc faptul că atât unul cât și celălalt coase nasturii rupți și caută o dădacă pentru copiii liderului lor. Din nou, nu există o ordine: numele în acest caz vă clarifică doar scopul, dar nu se știe exact cum îl veți realiza.

Studiem documentele de reglementare

Există un document care descrie toate pozițiile reprezentate pe teritoriul țării noastre - « Clasificator integral rusesc profesiile muncitorilor, funcţiile angajaţilor şi categorii tarifare» (OKPDTR, OK 016-94). Dacă aveți dificultăți în definirea oricărei poziții în companie, atunci vă puteți referi la acest document și alegeți-l pe cel mai potrivit.

Acest clasificator poate fi găsit pe site-urile: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. Pe acesta din urmă, pe lângă OK 016-94, există „Cartea de referință unificată a tarifelor și calificărilor” (ETKS) și „Clasificatorul întregului rus al ocupațiilor” (OKZ 010-93, OKZ). Acestea sunt două secțiuni ale OK 016-94. Primul include profesiile lucrătorilor, al doilea - pozițiile angajaților.

Profesiile muncitorilor (și sunt în clasificatorul 5491) nu ne interesează în acest caz, să ne întoarcem la posturile de angajați. Sunt 2598 dintre ele și cu siguranță tot ce avem nevoie poate fi găsit aici.

Să începem cu postul de secretar. Ca rezultat al unei căutări alfabetice, obținem următorul tabel (vezi Tabelul 1).

tabelul 1

Posturi în OK 016-94 care conțin numele „secretar”

			Denumirea funcției		Cod OKZ
			secretar (diplomatic)
			secretarul comisiei ( organizatie publica)
			Secretarul specialistului orbi
			secretar al plenului
			Secretarul Consiliului
			Secretarul Prezidiului
			Secretarul Recepției Președintelui Federația Rusă
			secretar șef
			Secretar al Consiliului (științific și tehnic, om de știință, artistic și tehnic)
			secretar al Consiliului de Securitate al Federației Ruse
			Grefierul tribunalului
			Grefier al personalului Curtea Supremă Federația Rusă
			Grefier
			Secretar al ședinței de judecată în aparatul Curții Supreme a Federației Ruse
			Secretarul Uniunii Creative
			Secretar al departamentului de formare (dispecer)
			secretar al Comisiei Federale
			Secretarul Federației (pe sport)
			Secretar al Comisiei Electorale Centrale a Federației Ruse
			Secretar dactilograf
			secretar-stenograf

Fiecare poziție are propria sa Codul... În plus, diferite poziții au una Cod OKZ, ceea ce înseamnă că sunt combinați într-un singur grup. Denumirea „secretar al managerului” se referă la grupa 4115 (grupa „Secretarilor”). Acest grup este format din următoarele posturi:

funcționar;
secretar al unui specialist orb;
secretar șef;
grefier;
secretarul unitatii de invatamant;
secretar-dactilograf;
secretar-stenograf.

Iată ce se spune despre secretarii din grupul menționat: Secretarii îndeplinesc funcții tehnice pentru a asigura și întreține activitatea șefului instituției unei organizații sau întreprinderi, folosind un calculator, echipamente de birou și alte mijloace tehnice.

Responsabilitățile lor includ:

Pe acest site există o împărțire convenabilă a postărilor în grupuri, din care se poate vedea că grupul 4115 este inclus în grup de seniori 411 „Secretari, operatori de mașini de calcul (de calcul) și profesii conexe”. Acestea din urmă, pe lângă secretare, includ operatori informatici, stenografi, dactilografe etc.

În general, responsabilitățile de mai sus nu contravin realității, cu excepția faptului că menționarea unei telemașini și a unei mașini de scris va face pe cineva să zâmbească (și să tresară unii). Cu toate acestea, orice secretar - chiar și un începător -, privind lista de responsabilități propusă, va întreba: „Cum? Și e tot? Unde este suportul pentru viză, organizarea călătoriilor de afaceri, procesele-verbale de întâlnire?” La urma urmei, am spus de mai multe ori că o secretară este o profesie care presupune că dedici cel puțin jumătate din timpul tău de lucru întreținerii fără documente a managerului și angajaților. Rândul „primirea vizitatorilor” nu transmite toată varietatea de sarcini pe care trebuie să le îndeplinească secretarul. Restul sarcinilor sunt pur tehnice și se referă la munca cu documente. Privind descrierea disponibilă, s-ar putea crede că secretara stă într-o cameră separată și doar scrie pe computer și scrie ceva în registru. Dar știm că acest lucru este departe de a fi cazul. Prin urmare, este puțin probabil ca o astfel de definiție să se potrivească specialiștilor.

Să revenim la clasificator: poziția de „șef de birou”, precum și de „șef de birou” și „asistent manager”, este absentă în el. Există însă un post „referent” (cod 26088), inclus în grupa 3431 – „Personal administrativ și de conducere”.

Acest grup, pe lângă diverse nume de administratori, manageri, este alcătuit din funcțiile de inspector pentru monitorizarea executării comenzilor, de asistent, de asistent pentru activitatea principală.

Cartier amuzant, nu-i așa? În aceeași grupă cu asistentul se află un inspector pentru controlul executării comenzilor. Multe secretare știu direct despre acest control, deoarece ei înșiși îl efectuează.

Site-ul http://www.etks.info/ spune că personalul administrativ și managerial și personalul profesiilor conexe efectuează soluționarea problemelor administrative și de coordonare în activitățile organizațiilor și ale acestora. unități structurale, documentare și suport informațional.

Responsabilitățile lor includ:

dirijarea Corespondență de afaceri, protocoale și alte documente administrative;
planificare și organizare de întâlniri, întâlniri, întâlniri de afaceri și călătorii;
convenirea asupra calendarului diferitelor evenimente, monitorizarea respectării acestora;
asistență managerilor și angajaților în rezolvarea problemelor de natură administrativă și organizatorică;
pregătirea proiectelor de contracte, acorduri, negociere, organizare a primirii vizitatorilor și angajaților;
indeplinirea atributiilor legate de continut;
supravegherea altor lucrători.

Câte responsabilități din această listă îndepliniți? Cum se numeste titlul tau? "Secretar"? „Sef de birou”? "Asistent manager"?

Dacă ne amintim că, în mod tradițional, munca secretarului este împărțită în servicii documentare și non-documentare și majoritatea dintre noi îndeplinesc sarcini din listele pentru ambele grupuri luate în considerare („Secretari” și „Personal administrativ și de conducere”), atunci putem concluziona că pe baza responsabilităților, cei mai mulți dintre noi suntem asistenți executivi.

Ce înseamnă? De ce clasificatorul nu reflectă poziții precum „asistent manager” sau „director de birou”? De ce, în practică, există poziții, dar nu sunt în clasificator? Poate că este depășit sau compilatorii nu s-au deranjat să înțeleagă situația de pe piața modernă a muncii?

Desigur, acest clasificator este oarecum conservator. Dar dicționarele de ortografie sunt și ele conservatoare. Oamenii vorbesc și scriu în moduri diferite, dar există anumite reguli, o normă acceptată de specialiști, iar oamenii alfabetizați se ghidează după ea. Toate instrucțiunile, clasificatoarele și alte documente oficiale elaborate de specialiști presupun existența unei organizații ideale în care secretarul se ocupă de documente, inspectorii controlează executarea acestora, iar suportul vizelor și lucrul cu delegațiile sunt în sarcina serviciului de protocol.

Să nu credeți că acest lucru nu se întâmplă. Acesta este modul în care munca multor mari agentii guvernamentaleși corporații, administrații, fabrici. În primul rând, pentru că există de mai bine de o duzină de ani și în activitățile lor sunt ghidate de descrierea postului si reglementari s-au dezvoltat inapoi in URSS, cand era greu de imaginat situatia „cine mergea la padure, cine cumpara lemne de foc”. În al doilea rând, această împărțire a responsabilităților are foarte mult de-a face cu secretul. De exemplu, în fabricile care execută ordine militare, secretarii executivi nu au acces la internet și telefoane mobile pleacă în seif la punctul de control. Într-o astfel de situație, este dificil să cauți informații sau să comanzi bilete. Acest lucru este realizat de specialiști individuali care au acces la Web.

În plus, una este dacă secretarul unei companii în care lucrează o sută de oameni este „un elvețian, și un secerător și un jucător”, și cu totul altceva atunci când compania are câteva mii de angajați. În acest caz, majoritatea proceselor de lucru sunt strict reglementate și centralizate. Un specialist nu poate fi responsabil pentru ele, sunt departamente întregi.

Apropo

În ceea ce privește prezența la prima vedere a numelor învechite (de exemplu, „secretar-dactilograf”), în țara noastră există și astăzi organizații în care unele documente sunt tipărite doar la mașină de scris (din cauza secretului). În plus, prezența cuvântului „dactilograf” în această definiție cel mai adesea indică o cantitate mare de muncă asociată în mod specific cu pregătirea documentelor. În perioada sovietică, dactilografele erau cele care executau această lucrare și în companii mari cu un birou centralizat, a supraviețuit până în zilele noastre.
Această poziție poate fi numită, să zicem, „operator PC”? Desigur, multe companii fac asta. Dar de ce, dacă în conștiința de masă o anumită listă de responsabilități a fost deja atribuită acestui concept? Limbii nu-i plac inovațiile artificiale. Când acest termen își pierde relevanța, va dispărea.

De ce, în practică, există secretari care îndeplinesc atribuțiile atât ale referenților, cât și ale inspectorilor de control al execuției documentelor, și chiar traducători? Pentru că teoria este întotdeauna diferită de practică. Companiile, în special cele mici, tind să economisească bani în primul rând, atribuind o mulțime de responsabilități eterogene unui singur angajat. Unul dintre colegii mei a dat următoarea definiție a funcției de secretar: „o persoană care face ceea ce alți angajați nu vor să facă”. Ei bine, se întâmplă și. În plus, așa cum am spus deja, discrepanța în responsabilități este adesea asociată cu incapacitatea de a intra într-o anumită unitate în masa de personal, precum și o neînțelegere de către angajatori a gradațiilor care există în cadrul profesiei.

Comparați responsabilitățile

Să vedem ce înseamnă angajatorul prin cutare sau cutare nume. Pentru a face acest lucru, apelăm la site-uri pentru găsirea unui loc de muncă. Să selectăm mai multe anunţuri cu numele: „secretar”, „secretar-asistent”, „asistent manager”, „şef de birou”, să selectăm trei pentru fiecare grupă şi să comparăm listele de atribuţii îndeplinite (repetate în diverse posturi vacante nu ne vom duplica responsabilitati).

Manager de birou

Executarea ordinelor șefului.
Suport de viață de birou.
Asistenta in planificarea timpului de lucru al managerului.
Intocmirea si executia corespondenta si documentatia interna.
Primirea oaspeților și vizitatorilor șefului, organizarea de întâlniri și negocieri.
Comunicarea cu clienții în birou, creând o atmosferă prietenoasă și confortabilă pentru ei. Nota autorului: pe managerul de cont angajator dat a decis să salveze.
Primirea apelurilor către linia de publicitate și transferarea lor către departamentul solicitat.
Controlul ordinii și curățeniei în birou.
Sistematizarea și clasificarea documentelor și informațiilor, aducându-le executanților imediati. Nota autorului: ca asta e munca de birou? Dar nu, în acest post vacant este indicat pe un rând separat.
Aducerea informațiilor de la clienți în atenția managerilor.
Îndeplinirea instrucțiunilor personalului biroului pentru executarea și transmiterea instrucțiunilor și informațiilor necesare.
Verificarea corectitudinii documentelor in conformitate cu cerintele stabilite la angajarea de noi angajati. Notă: Știam că nu există un ofițer de resurse umane în companie!
Efectuarea lucrărilor de copiere și multiplicare.
Eliberarea împuternicirilor.
Menținerea unei foi de pontaj. Nota autorului: Cu siguranță niciun ofițer de resurse umane!
Executarea documentelor și întocmirea rapoartelor privind cheltuirea fondurilor pentru nevoi economice.

Secretar

Organizarea fluxului de documente, corespondența de afaceri.
Executarea ordinelor șefului.
Instruire documentatia necesarași raportare.
Organizarea si coordonarea sedintelor, negocierilor, intalnirilor.
Organizare calatorii de afaceri(rezervarea biletelor de avion și de cale ferată, transferuri, rezervare la hotel etc.).
Aranjarea sosirii partenerilor (rezervări hoteliere, transferuri etc.).
Recepția și distribuirea apelurilor primite.
Menținerea duratei de viață a biroului.
Executarea comenzilor din partea conducerii (cautare de informatii, intocmire de rapoarte, comunicare cu furnizorii de materii prime, adesea in limba engleza).
Furnizare de expediere prin poștă și curier.
Furnizarea fluxului de documente intracorporate.
Poștă.
Suport administrativ pentru șef.
Controlul asupra executării instrucțiunilor din partea conducerii.
Lucrul cu echipamente de birou.
Intocmirea documentelor organizatorice si administrative.

secretar-asistent

Organizarea vieții de birou.
Recepția și distribuirea apelurilor.
Primirea vizitatorilor.
Organizarea de intalniri si negocieri.
Organizare de călătorii de afaceri (rezervare și rezervare bilete, hoteluri, taxiuri, suport vize).
Corespondență de afaceri.
Trimiterea și primirea corespondenței, eliberarea de împuterniciri.
Munca de birou.
Executarea instructiunilor din partea conducerii.
Serviciu de curierat.
Interacțiunea cu diviziile companiei.
Mentinerea ordinii in birou, o atmosfera prietenoasa.
Oferiți suport administrativ pentru programul de zi al directorului.
Controlul executării comenzilor și aprobarea documentației inițiate de director.
Intocmirea documentatiei organizatorice si administrative.

Asistent manager

Primirea apelurilor de intrare/ieșire.
Lucrați cu corespondență / corespondență, corespondență de afaceri.
Analiza informatiilor, colectarea datelor, raportare.
Comunicarea cu șefii de departamente.
Executarea ordinelor șefului într-un interval de timp dat.
Monitorizarea executării la timp a comenzilor/atribuțiilor de servicii.
Însoțirea călătoriilor de afaceri (procesare vize, rezervare bilete de cale ferată și de avion, transferuri, hoteluri, evenimente, excursii).
Organizarea și sprijinirea recepției de către conducerea întreprinderii a delegațiilor, vizitatorilor, organizarea de întâlniri, negocieri, prezentări.
Controlul asupra cheltuielilor de papetărie, dacă este necesar, comanda.
Înregistrarea, păstrarea originalelor informațiilor și a documentelor organizatorice și administrative.
Suport de viață de birou.
Lucru de birou, flux de documente.
Înregistrarea documentației de intrare, ieșire, internă.
Asistenta in planificarea zilei de lucru a managerului.

După cum puteți vedea, profesioniștii din aceste posturi au o mulțime de responsabilități similare. Toți sunt angajați (sau iau parte) în suportul de viață al biroului, primind și distribuind apeluri, organizând fluxul de lucru și îndeplinind ordinele șefului.

Uită-te la listele de responsabilități ale secretarului, secretarului executiv și asistentului managerului. Sunt aproape identice. Cu excepția cazului în una dintre companii, se așteaptă și asistentul munca analitica... Poziția unui manager de birou este oarecum ieșită din comun, de la care angajatorii se așteaptă să îndeplinească funcțiile de inspector de personal și de muncă. Și, poate, el este singurul care nu este de așteptat să-l ajute pe lider (sau pur și simplu nu este indicat în anunț?). Putem spune cu încredere că asistentul managerului va trebui să-l ajute pe manager, ceea ce nu-l scutește de nevoia de a „susține” biroul.

Înainte de a trage concluzii, să trecem la încă un parametru: care sunt cerințele angajatorilor față de specialiștii acestor posturi (Tabelul 2).

masa 2

Cerințe pentru un director de birou, secretar, secretar executiv, asistent manager

Manager de birou	Secretar	secretar-asistent	Asistent manager
Abilitatea de a lucra cu tehnologie. Curățenie, atenție. Prietenie. Experiență de lucru de cel puțin doi ani ca secretar/administrator/șef de birou. Abilitatea de a face mai multe sarcini. Cunoștințele de bază despre 1C sunt de dorit	Educatie inalta. Cunoaștere PC, echipamente de birou, reguli de flux de lucru. Diligență, punctualitate, aspect plăcut. Experiență de lucru de cel puțin doi ani ca secretar/șef de birou. Abilitatea de a face mai multe sarcini	Educatie inalta. Cunoștințe excelente de engleză. Experiență de lucru de cel puțin un an. Utilizator sigur de computer și echipamente de birou. Limbajul corect oral și scris. Cunoașterea etichetei în afaceri. Responsabilitate, diligență, activitate, sociabilitate	Experiență de lucru ca asistent personal în companii mari de la un an. Utilizator de PC sigur, utilizator activ de Internet. Rezistență la stres, atenție, alfabetizare, flexibilitate în comunicare, diplomație. Aspect prezentabil. limba engleză baza. Educatie inalta. Cunoașterea fluxului de lucru. Discurs clar și clar. Abilitatea de a lucra în echipă

Ei bine, arătos și educatie inalta angajatorii, alesi aleatoriu de noi, nu cer de la managerul biroului. În opinia noastră, ei nu văd o mare diferență între o secretară și un manager de birou. Cerințele pentru celelalte trei posturi, precum și atribuțiile îndeplinite, sunt aproape identice. Numai de la asistentul manager își doresc experiența de a lucra ca asistent personal, fără a uita de capacitatea de a lucra în echipă (nu este un secret că mulți asistenți tind să se desprindă de echipă - specificul muncii o impune) .

Bineînțeles, la interviu reiese că jumătate din îndatoriri au fost pur și simplu „uitate” să scrie, iar din altă parte vor apărea două duzini de cerințe pentru candidat. Dar, în general, tendința este clară: angajatorul vede managerul de birou ca pe o persoană care se va ocupa de birou, de toți angajații și chiar de clienți. Dar nu este prea mare diferență între secretar, asistent și asistent manager.

Adică teoria și de data aceasta s-au îndepărtat de practică. Pentru noi este clar că secretarul ar trebui să îndeplinească, să zicem, funcționalitatea tehnică (lucrarea cu documente etc.), iar asistentul managerului sau asistentul ar trebui să îndeplinească funcții mai complexe (scrie scrisori de afaceri, pregăti recenzii analitice etc.). Cunosc o singură companie în care responsabilitățile sunt distribuite în acest fel. Dar ea este din categoria idealului. În practică, o astfel de împărțire este mai degrabă excepția decât regula.

Bănuiesc că în majoritatea cazurilor angajatorii vor pur și simplu să economisească bani angajând un specialist care combină mai multe funcții. În plus, introducerea unor unități suplimentare în tabelul de personal este încă o bătaie de cap.

De ce denumirea cea mai comună pentru acest grup de funcții administrative este tocmai „secretar”? În primul rând, pentru că toată lumea a auzit de ea de multă vreme. În al doilea rând, teoretic, asistentul managerului poate refuza să ajute angajații departamentului, iar secretara nu are încotro. În al treilea rând, nu toată lumea știe cine este acest „referent” misterios, așa că este mai bine să nu creăm complicații inutile cu terminologia.

Evident, diviziunea tacit acceptată, care plasează asistenții manageri deasupra secretarilor sau secretarilor-asistenți, este, de fapt, o formalitate. Fără îndoială, „asistent regizor” sună mai solid decât „secretarul directorului”. Aceasta este, probabil, toată diferența. Angajatorul este mai interesat de calitățile tale personale și de experiența de muncă decât de ceea ce este înscris în cartea de muncă. Desigur, nu am terminat niciodată cu confuzia de poziții. Cu toate acestea, pentru cei care sunt îngrijorați de faptul că, cu toată varietatea de atribuții îndeplinite, funcția sa este numită „secretar”, vă sfătuim să renunțați la toate complexele și la întrebarea cine lucrați, răspundeți cu mândrie: „Secretar ".

Data nu este stabilită.

Ce ar trebui să știe un manager de birou. Organizarea relocarii birourilor. Menținerea duratei de viață a biroului. Fluxul documentelor companiei. Organizare evenimente corporative

Publicul țintă

instruirea este destinată managerilor de birou, managerilor administrativi, personalului administrativ.

Ţintă

- Obține cunoștințe teoretice în domeniul managementului organizației
- Faceți-vă o idee despre activitățile de achiziții
- Obțineți informații despre principiile de asigurare a vieții biroului
- Aflați totul despre organizarea mutării biroului, despre lucrul cu proprietarii
- Dobândiți abilități de planificare
- Creste rezistenta la stres si competenta comunicativa

Rezultat

Rezultat pentru participanți:
- și-a format o idee despre funcțiile, obiectivele și sarcinile managerului de birou, locul acestuia în structura organizației
- a acumulat cunoștințe despre organizarea vieții de birou, diverse aspecte ale administrării biroului
- a primit cunostinte teoretice in domeniul managementului organizatiei

Rezultat pentru companie:
- managerul de birou rezolvă eficient problemele din sfera de competență
- costurile pentru bunuri și servicii de birou sunt reduse datorită licitațiilor, selecției competente a furnizorilor și globalizării acestora
- se reduc costurile materiale si timp pentru relocarea birourilor, organizarea evenimentelor corporate
- managerul de birou organizeaza corect spatiul de birou
- managerul de birou organizeaza competent fluxul de documente al firmei

Program

1. Conceptul de Office manager. Funcții de manager de birou.

2. Ce ar trebui să știe un manager de birou:

activele corporale și necorporale ale întreprinderii;
mijloace fixe și materiale;
tipuri de tranzacții comerciale;
principiile licitației;
elementele de bază ale bugetării.

3. Organizarea relocarii biroului:

căutarea spațiilor (lucrare cu agenți imobiliari, clasificarea clădirilor, metode de măsurare a suprafețelor, tarife de închiriere etc.);
negocieri cu proprietarul/locatorul (telefonie si IT, ventilatie si aer conditionat, energie electrica etc.)
intocmirea unui plan preliminar de birou si coordonarea acestuia cu conducerea (zonele functionale);
încheierea unui contract de închiriere (la ce ar trebui să acordați atenție);
dezvoltarea unui proiect de design detaliat;
derularea de licitatii pentru selectia unui antreprenor pentru renovarea birourilor, furnizor de mobila, transportator etc.
colaborează cu antreprenorii pentru a organiza lucrări de reparații în birou;
coordonarea planului de locuri al angajaților cu șefii de departamente;
pregătirea pentru mutarea biroului (înștiințarea clienților; auditul documentelor și proprietăților Societății);
mutarea într-un nou birou;
finalul proiectului.

4. Menținerea vieții de birou:

lucrul cu furnizorii: auditul furnizorilor existenți, selecția furnizorilor, globalizarea furnizorilor, levierul asupra furnizorilor;
activitati de achizitii: calculul nevoilor; procedura de obtinere a bunurilor si materialelor, suport documentar, forme de plata;
organizarea lucrărilor de recoltare;
organizare de călătorii de afaceri;
organizarea parcului de vehicule;
organizarea muncii receptiei si secretarilor;
organizare livrare prin curier;
participarea la achiziționarea de materiale de marketing (fete cu antet, cărți de vizită, branding de spațiu de birou);
catering pentru angajati;
trusa de prim ajutor de birou.

5. Fluxul de documente al companiei:

înregistrarea corespondenței;
lucrul cu documente organizatorice și administrative;
dezvoltarea și implementarea politicilor și procedurilor;
managementul evidenței personalului.

6. Organizarea evenimentelor corporative:

Dezvoltarea conceptului;
alegerea furnizorului;
selectarea site-ului;
coordonarea planului de acțiune cu managerii de linie;
obtinerea părere de la angajatii Companiei.

Vom fi bucuroși să vă vedem la antrenament!

Informații suplimentare

Participanților li se oferă mese (pauze de cafea, prânz) și materiale didactice.
Fiecărui participant i se eliberează un certificat personalizat.

Locație

Rusia, Moscova, Evenimentele noastre au loc în hoteluri și centre de afaceri moderne și confortabile

Data nu este stabilită.

Ce ar trebui să știe un manager de birou. Organizarea relocarii birourilor. Menținerea duratei de viață a biroului. Fluxul documentelor companiei. Organizare de evenimente corporate

Publicul țintă

seminarul este destinat directorilor de birou, managerilor administrativi, personalului administrativ.

Ţintă

Obțineți cunoștințe teoretice în domeniul managementului organizației
Obțineți o perspectivă asupra activităților de achiziții
Obțineți informații despre principiile suportului pentru viața de birou
Aflați totul despre organizarea mutărilor de birou, lucrul cu proprietarii
Dobândiți abilități de planificare
Creșteți toleranța la stres și competența de comunicare

Rezultat

Rezultat pentru participanți:

O idee despre funcțiile, obiectivele și sarcinile managerului de birou, locul lui în structura organizației a fost format
a acumulat cunoștințe despre organizarea vieții de birou, diverse aspecte ale administrării biroului
a primit cunoștințe teoretice în domeniul managementului organizației

Rezultat pentru companie:

Un manager de birou rezolvă eficient problemele din domeniul său de competență
costurile pentru bunurile și serviciile de birou sunt reduse datorită licitațiilor, selecției competente a furnizorilor și globalizării acestora
costurile materiale și de timp pentru relocarea birourilor, organizarea de evenimente corporate sunt reduse
managerul de birou organizează corect spațiul de birou
managerul de birou organizează în mod competent fluxul de documente al firmei

Program

1. Conceptul de Office manager. Funcții de manager de birou.

2. Ce ar trebui să știe un manager de birou:

activele corporale și necorporale ale întreprinderii;
mijloace fixe și materiale;
tipuri de tranzacții comerciale;
principiile licitației;
elementele de bază ale bugetării.

3. Organizarea relocarii biroului:

căutarea spațiilor (lucrare cu agenți imobiliari, clasificarea clădirilor, metode de măsurare a suprafețelor, tarife de închiriere etc.);
negocieri cu proprietarul/locatorul (telefonie si IT, ventilatie si aer conditionat, energie electrica etc.)
intocmirea unui plan preliminar de birou si coordonarea acestuia cu conducerea (zonele functionale);
încheierea unui contract de închiriere (la ce ar trebui să acordați atenție);
dezvoltarea unui proiect de design detaliat;
derularea de licitatii pentru selectia unui antreprenor pentru renovarea birourilor, furnizor de mobila, transportator etc.
colaborează cu antreprenorii pentru a organiza lucrări de reparații în birou;
coordonarea planului de locuri al angajaților cu șefii de departamente;
pregătirea pentru mutarea biroului (înștiințarea clienților; auditul documentelor și proprietăților Societății);
mutarea într-un nou birou;
finalul proiectului.

4. Menținerea vieții de birou:

lucrul cu furnizorii: auditul furnizorilor existenți, selecția furnizorilor, globalizarea furnizorilor, levierul asupra furnizorilor;
activitati de achizitii: calculul nevoilor; procedura de obtinere a bunurilor si materialelor, suport documentar, forme de plata;
organizarea lucrărilor de recoltare;
organizare de călătorii de afaceri;
organizarea parcului de vehicule;
organizarea muncii receptiei si secretarilor;
organizarea livrării prin curier;
participarea la achiziționarea de materiale de marketing (fete cu antet, cărți de vizită, branding de spațiu de birou);
catering pentru angajati;
trusa de prim ajutor de birou.