Podpora života v kanceláři, která zahrnuje. Kancelářské zajištění. A to není úplný seznam činností potřebných pro úspěšnou kancelářskou práci.


Zásobování kancelářskými potřebami je jedním z nejdůležitějších úkolů vedení společnosti. Úspěšná práce firmy nepřímo závisí na tom, jak dobře je vybavena všemi nástroji nezbytnými pro pohodlnou práci.

Nabídka různých zdrojů je důležitý článek náklady, které stojí za to věnovat zvýšenou pozornost. Každý šéf chce utrácet peníze moudře a nechce přeplácet, utrácet obrovské množství peněz, které nejsou zbytečné pro kancelářský život.

Určitě jste se již setkali se situací, kdy nějaká teta Parasha, která po večerech uklízí prázdné skříně, plýtvá pracím prostředkem - prostě zmizí. Nejspíš si jen odnáší pár lahví domů. A nemusíte platit za čistotu Parashinina bytu.

Proto je nutné optimalizovat náklady spojené s podporou života úřadu a takové zneužívání vyloučit. Podívejme se na několik jednoduché tipy které vám pomohou vyrovnat se s těmito problémy.

Rada číslo 1. Monitorujte to podstatné a zbytek podle potřeby

Není třeba se vzrušovat a plýtvat drahocennou energií na zcela nedůležité věci. Je nemožné ovládat vše. Proto se vyplatí věnovat pozornost pouze skutečně významným položkám výdajů.

V mnoha ekonomických výpočtech Parettův princip funguje úžasně. Asi ho znáte. Píše se v ní, že 80 % všech našich nákladů jde pouze do 20 % pořízených zdrojů, které jsou důležité pro fungování úřadu.

Všechny následující tipy se proto budou týkat především nezbytného spotřebního materiálu, který se ve výprodeji sype jako teplé rožky a tahá z vašeho rozpočtu nemalé peníze.

Rada číslo 2. Vybírejte zdroje moudře

Jak k nákupu obvykle přistupují manažeři kanceláří? Je to tak, vybírají si nejlevnější položky v cenách dodavatelů. Chvályhodná je touha ušetřit peníze společnosti. Pravda, nejčastěji taková iniciativa přichází od šéfů, kteří striktně doporučují šetřit.

A to je špatně! Protože při výběru nejnižší ceny ignorujeme kvalitu dodávaných materiálů. Praxe ukazuje, že levné zdroje se rychleji spotřebovávají, což znamená, že se častěji nakupují, tzn. úspory se ukážou jako falešné.

Jednoduchý příklad. Tekuté mýdlo vodové konzistence je určeno na 200 umytí. Přitom stejné množství hustého mýdla, které stojí jen o 25 % více, vystačí na 400 umytí. Nyní si odpovězte, který z nich je výhodnější koupit?

Rada číslo 3. Nemělo by být mnoho dodavatelů

Dalším nemotorným pokusem o úsporu peněz je nárůst počtu nákupních transakcí. Často se stává, že jeden dodavatel má příznivé ceny pro jednu kategorii zboží a druhý - pro jinou. A zde opět začíná závod o pochybné výhody.

Od jedné firmy odebíráme vodu a saponáty, od druhé papírové ručníky a od třetí velkoobchod papírnictví. Spolu s tím se zvyšuje počet dokumentů. přísná odpovědnost u účetních vynakládají manažeři kanceláří více energie na komunikaci s dodavateli.

V důsledku takové „optimalizace“ vás bolí hlava, rozptylujete pozornost obsluhy na spoustu maličkostí. Kontrola slábne a řada dodavatelů začíná podvádět a klamat. Vyberte si proto pár nepříliš „levných“, ale spolehlivých partnerů.

Rada číslo 4. Nastavte míru spotřeby

Nepopulární, ale nezbytné řešení, pokud jste odhodláni eliminovat zbytečné plýtvání. Nikdo vám neradí, abyste například stanovili dovolené normy na toaletní papír a tekuté mýdlo pro jednoho zaměstnance poblíž toalety, ne.

Prostě do týdne (většinou je vyžadována právě taková lhůta) musíte experimentálně zkontrolovat, k čemu se ten spotřební materiál používá, jak moc je ho potřeba a kdo ze zaměstnanců ho nad míru využívá.

V důsledku toho se spoléhat na kvantitativní charakteristiky kancelářských potřeb, budete moci plánovat náklady, nakupovat přesně požadované množství materiálu, kontrolovat jejich spotřebu a předcházet krádežím.

Jen nechoďte do extrémů! Nastavení sazeb spotřeby neznamená omezení spotřeby. Zaměstnanci by měli dostávat tolik „spotřebního materiálu“, kolik potřebují pro práci a pohodlnou práci. Nic víc, nic míň.

Rada číslo 5. Používejte speciální technické prostředky

Pronájem kanceláře, není-li ve smlouvě uvedeno jinak, obvykle zahrnuje převod absolutně prázdných prostor do správy společnosti – bez infrastruktury, nábytku a počítačů. Veškerou výbavu a prostředky pro práci si šéfové pořizují sami.

Obvykle nikdo nevěnuje pozornost technickým zařízením, která jsou spojena se spotřebním materiálem. Jejich instalace je však nejvíce nejlepší způsob dávkování a kontrola míry spotřeby.

I ten nejjednodušší dávkovač nainstalovaný na láhvi s tekuté mýdlo, eliminuje rychlé utrácení. Bez omezení si zaměstnanci při mytí obličeje častěji nalévají tekutiny na ruce. A pokud ho máte, nikdo dávkovač nestlačí dvakrát nebo třikrát.

Závěr

Jak ukazují výpočty, kompetentní úspory na spotřebního materiálu umožňuje průměrné firmě na rok spořit částku, která by vystačila na měsíční pracovní cesty dvou zaměstnanců do exotické země.

Naše rady zahrnují nejen pečlivou práci s čísly a výpočty, ale také vzdělávání lidí. Vštěpujte zaměstnancům šetrnost, naučte je využívat zdroje vědomě, a pak bude o jednu bolest hlavy na programu méně.

Nejednou jsme zmínili, že je velmi obtížné definovat typické povinnosti sekretářky nebo asistenta manažera. Hodně záleží na působnosti firmy, její velikosti, fantazii hlavy a není prakticky ničím regulována. Kromě toho existuje dělení v rámci samotné profese, která, jak ukazuje praxe, je chápána odlišně ze strany pracovníků a zaměstnavatelů.

Rozdíl pociťují samy sekretářky, někdy intuitivně, a tak na fórech neutichají debaty o tom, kdo je „důležitější“, jaká hierarchie v rámci profese existuje a jaký je nejvyšší stupeň v kariéře administrativního pracovníka. Mezi mými kolegy v této věci stále nepanuje shoda.

Pokud však tato četná jména existují, musí existovat i jevy, které popisují.

Pojďme pochopit všechny složitosti klasifikace administrativních pozic.

Pochopení pojmů

Uveďme hlavní administrativní pozice: „sekretářka“, „asistentka“, „sekretářka-asistentka“, „pomocník vedoucího“, „sekretářka na recepci“, „vedoucí kanceláře“. Než se na ně podíváme podrobněji, ujasněme si, co každá z těchto pozic znamená.

Wikipedie nedefinuje pozici „sekretářky“. Obsahuje pouze článek „Secretary-Assistant“, který obsahuje následující definici: sekretářka-asistentka- administrativní pracovník s širokým záběrem povinností od přijímání telefonátů (recepční) až po asistenta vedoucího (osobní sekretářka).

Zde je seznam povinností vykonávaných sekretářkou-asistentkou:

  • přijímání telefonních hovorů vedoucímu;
  • práce s dokumenty: stanovení důležitosti, příprava, evidence, distribuce, příjem, skladování, systemizace;
  • plánování a příprava přijímání návštěvníků;
  • pomoc při plánování pracovního plánu náčelníka, někdy - rezervace hotelů a letenek;
  • účast na přípravě obchodní jednání;
  • objednávání psacích potřeb a dalších věcí nezbytných pro život kanceláře, někdy - poskytování produktů manažerovi.

Po přečtení tohoto článku nebylo žádné zvláštní jasno. Všichni již víme, že rozsah povinností je široký a výše uvedené může vykonávat jak sekretářka, tak asistent vedoucího. To navíc není ani zdaleka polovina povinností, které musí typičtí představitelé naší profese plnit. Nebo je to možná obecný název pro celou skupinu profesí? Je nepravděpodobné, že by většina lidí slyšela o „sekretářce“ bez jakýchkoli předpon.

Slovo „sekretářka“, jak víte, pochází z lat. tajný("Tajemství, tajemství"). A ve starém Římě se zmocněnci nazývali sekretáři. Závěr: tajemník má přístup k určitým informacím, které nepodléhají zveřejnění, a aby mohl plnit své povinnosti, musí si získat důvěru manažera.

Pokud jde o původ slova "referent", jméno je také latinské - "reprodukující, komunikující." Proto, tato osoba pracuje s informacemi. Obecně původ slov nepochybně souvisí s moderní profese, ale nevysvětluje úplně proč tohoto zaměstnance zapojený do organizace.

Abych to shrnul: většina z nás jsou všichni stejní sekretářky-referenti. Nicméně v personální tabulce a pracovní sešit to se odráží velmi zřídka: mnoho mých kolegů se „říká“ jinak.

Vyhnout se zmatku

Sekretářka narecepce- pozice, která je v masovém vědomí spojena s přijímáním a distribucí hovorů a korespondence. Někdy takoví zaměstnanci mohou provést prvotní příjem návštěv. Mezi sekretářskými pozicemi je to jediná, z jejíhož názvu je hned jasné, co se bude muset udělat. I když samozřejmě existují výjimky.
Vedoucí kanceláře je pauzovací papír z angličtiny. kancelář manažer, tj. vedoucí kanceláře. Jeho hlavní odpovědností je správa administrativních, finančních a jiných zdrojů k zajištění hladkého fungování jednoho úřadu a jeho zaměstnanců. Office manager je jednou z nižších manažerských pozic.
V podřízenosti takového zaměstnance mohou být řidiči, uklízeči a často sekretářky. Vzhledem k tomu, že vedoucí kanceláře je zodpovědný za podporu života kanceláře a jejích zaměstnanců, mnoho lidí si myslí, že tato pozice je obdobou pozice manažera. Podobných povinností mají docela dost, ale nedej bože, abyste si vás zmátli a nazvali vedoucí kanceláře domovníkem! Na tom druhém není nic ostudného, ​​ale míra odpovědnosti vedoucího kanceláře je mnohem vyšší a vyžaduje vyšší kvalifikaci.
Asistent manažera- pozice, kterou mnozí považují za nejvyšší krok v kariéře administrativního pracovníka. V západních společnostech tato pozice často zní jako „osobní asistent“ (doslovný překlad z angličtiny. osobní asistent). Více se mi líbí tradiční verze, protože název pozice obsahuje celou její podstatu. Asistent - od slova "pomoc". Asistent supervizora pomáhá svému nadřízenému plnit jeho povinnosti. Co přesně bude zahrnuto do pomocných funkcí, závisí na mnoha faktorech.

Odpovědnosti dvou specialistů, kteří formálně zastávají stejnou pozici, se tak mohou radikálně lišit: jeden z nich pracuje s dokumentací, distribuuje telefonní hovory a přijímá návštěvy, zatímco druhý se účastní porad managementu a je oprávněn činit důležitá rozhodnutí. To mimochodem vůbec nevylučuje, že jeden i druhý šijí utržené knoflíky a hledají chůvu pro děti svého vedoucího. Opět zde není žádné pořadí: název v tomto případě pouze objasňuje váš účel, ale jak přesně jej budete provádět, není známo.

Studujeme regulační dokumenty

Existuje dokument popisující všechny pozice zastoupené na území naší země - « Všeruský klasifikátor profese dělníků, pozice zaměstnanců a tarifní kategorie» (OKPDTR, OK 016-94). Pokud máte potíže s definicí jakékoli pozice ve společnosti, můžete se podívat na tento dokument a vybrat si tu nejvhodnější.

Tento klasifikátor lze nalézt na stránkách: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. Na posledně jmenovaném je kromě OK 016-94 "Jednotná tarifní a kvalifikační referenční kniha" (ETKS) a "Celoruský klasifikátor povolání" (OKZ 010-93, OKZ). Jedná se o dvě sekce OK 016-94. První zahrnuje profese pracovníků, druhý - pozice zaměstnanců.

Profese dělníků (a ty jsou v klasifikátoru 5491) nás v tomto případě nezajímají, vraťme se k pozicím zaměstnanců. Je jich 2598 a určitě zde najdete vše, co potřebujeme.

Začněme pozicí tajemníka. Výsledkem abecedního vyhledávání získáme následující tabulku (viz Tabulka 1).

stůl 1

Pozice v OK 016-94 obsahující jméno "sekretářka"

Pracovní pozice

kód OKZ

tajemník (diplomatický)

tajemník výboru ( veřejná organizace)

Tajemník nevidomého specialisty

tajemník pléna

tajemník představenstva

tajemník prezidia

Tajemník recepce prezidenta Ruská Federace

Vedoucí tajemník

Tajemník Rady (vědecký a technický, vědec, umělecko-technický)

Tajemník Rady bezpečnosti Ruské federace

Soudní úředník

Soudní úředník na zaměstnance Nejvyšší soud Ruská Federace

Soudní úředník

Tajemník soudního zasedání v aparátu Nejvyššího soudu Ruské federace

Tajemník Tvůrčí unie

tajemník odboru školení (dispečer)

Tajemník federální komise

Tajemník federace (podle sportu)

Tajemník Ústřední volební komise Ruské federace

Tajemník písař

Tajemník-stenograf

Každá pozice má své kód... Navíc různé pozice mají jednu kód OKZ, což znamená, že jsou spojeny do jedné skupiny. Název „tajemník vedoucího“ odkazuje na skupinu 4115 (skupina „sekretáři“). Tato skupina se skládá z následujících pozic:

  • úředník;
  • sekretářka nevidomého specialisty;
  • hlavní tajemník;
  • soudní úředník;
  • tajemník výchovného útvaru;
  • sekretářka-písařka;
  • sekretář-stenograf.

Zde je to, co se říká o sekretářkách ve zmíněné skupině: Tajemníci vykonávají technické funkce k zajištění a udržování práce vedoucího instituce organizace nebo podniku pomocí počítače, kancelářského vybavení a jiných technických prostředků.

Mezi jejich povinnosti patří:

Na tomto webu je pohodlné rozdělení příspěvků do skupin, ze kterých je vidět, že skupina 4115 je zařazena do seniorská skupina 411 "Sekretářky, obsluha počítacích (počítacích) strojů a příbuzné profese." K těm patří kromě sekretářů i počítačoví operátoři, stenografové, písaři atd.

Obecně platí, že výše uvedené povinnosti nejsou v rozporu s realitou, až na to, že zmínka o dálnopisu a psacím stroji u někoho vyvolá úsměv (a některé ucukne). Každá - i začínající - sekretářka se však při pohledu na navrhovaný seznam povinností zeptá: „Jak? A to je všechno? Kde je podpora víz, organizace služebních cest, zápisy z jednání?" Ostatně už jsme nejednou řekli, že sekretářka je profese, která předpokládá, že minimálně polovinu své pracovní doby věnujete bezdokladové údržbě manažera a zaměstnanců. Řádek „přijímání návštěv“ nevyjadřuje celou řadu povinností, které musí sekretářka plnit. Ostatní povinnosti jsou čistě technické a týkají se práce s dokumenty. Při pohledu na dostupný popis by si někdo mohl myslet, že sekretářka sedí v samostatné místnosti a jen píše do počítače a něco zapisuje do registru. Víme ale, že tomu tak zdaleka není. Proto je nepravděpodobné, že by taková definice vyhovovala specialistům.

Vraťme se ke klasifikátoru: chybí pozice „office manager“, stejně jako „office manager“ a „asistent manažera“. Existuje však pozice "referent" (kód 26088), zařazená do skupiny 3431 - "Administrativní a řídící pracovníci".

Tato skupina, kromě různých jmen správců, vedoucích, je tvořena pozicemi inspektora pro sledování plnění zakázek, asistenta, asistenta pro hlavní činnost.

Legrační sousedství, že? Ve stejné skupině s asistentem je inspektor pro kontrolu plnění příkazů. Mnoho sekretářek ví o této kontrole z první ruky, protože ji sami provádějí.

Říká to stránka http://www.etks.info/ administrativní a řídící pracovníci a pracovníci příbuzných profesí provádějí řešení administrativních a koordinačních záležitostí v činnosti organizací a jejich konstrukční jednotky, dokumentaci a informační podporu.

Mezi jejich povinnosti patří:

  • dirigování obchodní korespondence, protokoly a další administrativní dokumentace;
  • plánování a organizování schůzek, obchodních schůzek a cestování;
  • domlouvání načasování různých akcí, sledování jejich dodržování;
  • pomoc vedoucím pracovníkům a zaměstnancům při řešení otázek administrativního a organizačního charakteru;
  • příprava návrhů smluv, dohod, vyjednávání, organizace přijímání návštěv a zaměstnanců;
  • plnění povinností souvisejících s obsahem;
  • dohlížet na ostatní pracovníky.

Kolik povinností z tohoto seznamu vykonáváte? Jak se jmenuje váš titul? "Tajemník"? "Vedoucí kanceláře"? "Asistent manažera"?

Připomeneme-li si, že práce sekretářky se tradičně dělí na dokumentární a nedokumentární služby a většina z nás plní povinnosti ze seznamů pro obě uvažované skupiny („sekretáři“ a „administrativní a řídící pracovníci“), můžeme konstatovat, že na základě povinností je většina z nás výkonnými asistenty.

Co to znamená? Proč klasifikátor neodráží takové pozice jako „asistent manažera“ nebo „vedoucí kanceláře“? Proč v praxi existují pozice, ale nejsou v klasifikátoru? Možná je zastaralý nebo se zpracovatelé neobtěžovali pochopit situaci na moderním trhu práce?

Tento klasifikátor je samozřejmě poněkud konzervativní. Ale pravopisné slovníky jsou také konzervativní. Lidé mluví a píší různými způsoby, ale existují určitá pravidla, norma přijímaná odborníky a gramotní lidé se jimi řídí. Všechny pokyny, klasifikátory a další oficiální dokumenty vypracované specialisty naznačují existenci ideální organizace, kde se sekretářka zabývá dokumenty, inspektoři kontrolují jejich provádění a za vízovou podporu a práci s delegacemi odpovídá protokolární služba.

Nemyslete si, že se to nestane. Takto funguje mnoho velkých vládní agentury a korporace, administrativa, továrny. Jednak proto, že existují již více než tucet let a ve své činnosti se řídí popis práce a předpisy vznikly již v SSSR, kdy bylo těžké si představit situaci „kdo šel do lesa, ten koupil dříví“. Za druhé, toto rozdělení odpovědnosti má hodně společného s utajením. Například v továrnách, které provádějí vojenské rozkazy, nemají výkonní tajemníci přístup k internetu a mobilní telefony odcházejí v trezoru na kontrolním stanovišti. V takové situaci je obtížné hledat informace nebo objednávat vstupenky. To provádějí jednotliví specialisté, kteří mají přístup k webu.

Kromě toho je jedna věc, je-li sekretářkou ve firmě, kde pracuje sto lidí, „Švýcar a sekáč a hráč“, a druhá věc, když firma zaměstnává několik tisíc. V tomto případě je většina pracovních procesů přísně regulována a centralizována. Jeden specialista za ně nemůže, jsou tam celá oddělení.

mimochodem

Pokud jde o přítomnost na první pohled zastaralých jmen (například „sekretářka-písařka“), u nás dodnes existují organizace, ve kterých se některé dokumenty tisknou pouze na psacím stroji (kvůli utajení). Navíc přítomnost slova „písař“ v tato definice nejčastěji označuje velké množství práce spojené konkrétně s přípravou dokumentů. V sovětských dobách to byli písaři, kteří tuto práci prováděli a v velké společnosti s centralizovanou kancelářskou prací přežilo dodnes.
Dá se této pozici říkat řekněme „PC operátor“? Mnoho společností to samozřejmě dělá. Ale proč, když v masovém povědomí již byl tomuto konceptu přiřazen určitý seznam odpovědností? Jazyk nemá rád žádné umělé inovace. Když tento termín ztratí svůj význam, zmizí.

Proč v praxi existují sekretářky, které plní povinnosti referentů i inspektorů při kontrole vyřizování dokumentů, a dokonce i překladatelé? Protože teorie je vždy jiná než praxe. Společnosti, zejména malé, mají tendenci především šetřit peníze, protože na jednoho zaměstnance přidělily mnoho různorodých odpovědností. Jeden z mých kolegů uvedl následující definici pozice sekretářky: „člověk, který dělá to, co ostatní zaměstnanci dělat nechtějí“. No, to se také stává. Navíc, jak jsme již řekli, nesoulad v odpovědnostech je často spojen s nemožností vstoupit do určité jednotky personální stůl, stejně jako nedostatek porozumění ze strany zaměstnavatelů stupňování, které v rámci profese existuje.

Porovnejte povinnosti

Podívejme se, co zaměstnavatel pod tím či oním jménem myslí. Za tímto účelem se obracíme na stránky pro hledání práce. Vyberme několik oznámení s názvy: „sekretářka“, „sekretářka-asistentka“, „asistentka vedoucího“, „vedoucí kanceláře“, vybereme tři pro každou skupinu a porovnáme seznamy vykonávaných povinností (opakované v různá volná místa nebudeme duplikovat povinnosti).

Vedoucí kanceláře
  1. Provádění rozkazů hlavy.
  2. Podpora života v kanceláři.
  3. Pomoc při plánování pracovní doby manažera.
  4. Příprava a realizace korespondence a interní dokumentace.
  5. Přijímání hostů a návštěv přednosty, organizace jednání a jednání.
  6. Komunikace s klienty v kanceláři, vytváření přátelské a útulné atmosféry pro ně. Poznámka autora: u správce účtu daného zaměstnavatele rozhodl zachránit.
  7. Příjem hovorů na reklamní linku a jejich přesměrování na požadované oddělení.
  8. Kontrola pořádku a čistoty v kanceláři.
  9. Systematizace a klasifikace dokumentů a informací, jejich přiblížení bezprostředním zpracovatelům. Poznámka autora: jako je to kancelářská práce? Ale ne, v tomto volném místě je to uvedeno na samostatném řádku.
  10. Přivedení informací od klientů do povědomí manažerů.
  11. Plnění pokynů pracovníků úřadu k provedení a předání potřebných pokynů a informací.
  12. Kontrola správnosti papírování v souladu se stanovenými požadavky při přijímání nových zaměstnanců. Poznámka: Věděl jsem, že ve firmě není žádný personalista!
  13. Provádění kopírovacích a rozmnožovacích prací.
  14. Vydávání plných mocí.
  15. Vedení časového rozvrhu. Poznámka autora: Rozhodně žádný personalista!
  16. Vyhotovování podkladů a vypracování zpráv o vynakládání finančních prostředků na hospodářské potřeby.
Tajemník
  1. Organizace toku dokumentů, obchodní korespondence.
  2. Provádění rozkazů hlavy.
  3. Výcvik potřebnou dokumentaci a podávání zpráv.
  4. Organizace a koordinace jednání, jednání, porad.
  5. Organizace služební cesty(rezervace letenek a vlakových jízdenek, transfery, rezervace hotelů atd.).
  6. Zajištění příjezdu partnerů (rezervace hotelů, transfery atd.).
  7. Příjem a distribuce příchozích hovorů.
  8. Údržba životnosti kanceláře.
  9. Realizace zakázek od managementu (vyhledávání informací, příprava reportů, komunikace s dodavateli surovin, často v angličtině).
  10. Poskytování poštovních a kurýrních zásilek.
  11. Zajištění vnitropodnikového toku dokumentů.
  12. Pošta.
  13. Administrativní podpora vedoucího.
  14. Kontrola provádění pokynů od vedení.
  15. Práce s kancelářskou technikou.
  16. Příprava organizačních a administrativních dokumentů.
Tajemník-asistent
  1. Organizace kancelářského života.
  2. Příjem a distribuce hovorů.
  3. Příjem návštěvníků.
  4. Organizace jednání a jednání.
  5. Organizace služebních cest (rezervace a rezervace letenek, hotelů, taxi, podpora víz).
  6. Obchodní korespondence.
  7. Odesílání a přijímání pošty, vydávání plných mocí.
  8. Kancelářská práce.
  9. Provádění pokynů od vedení.
  10. Kurýrní služba.
  11. Interakce s divizemi společnosti.
  12. Udržování pořádku v kanceláři, přátelská atmosféra.
  13. Poskytování administrativní podpory pro rozvrh dne ředitele.
  14. Kontrola plnění zakázek a schvalování dokumentace z podnětu ředitele.
  15. Příprava organizační a administrativní dokumentace.
Asistent manažera
  1. Příjem příchozích / odchozích hovorů.
  2. Práce s poštou / korespondence, obchodní korespondence.
  3. Analýza informací, sběr dat, reporting.
  4. Komunikace s vedoucími oddělení.
  5. Realizace příkazů hlavy v daném časovém rámci.
  6. Sledování včasného plnění objednávek / přidělení služeb.
  7. Doprovodné služební cesty (vyřízení víz, rezervace železničních a letenek, transfery, hotely, akce, exkurze).
  8. Organizace a podpora přijetí vedením podniku delegací, návštěvníků, organizace jednání, jednání, prezentací.
  9. Kontrola nad výdaji psacích potřeb, v případě potřeby objednávka.
  10. Evidence, uchovávání originálů informací a organizačních a administrativních dokumentů.
  11. Podpora života v kanceláři.
  12. Kancelářské práce, tok dokumentů.
  13. Evidence příchozí, odchozí, interní dokumentace.
  14. Pomoc při plánování pracovního dne manažera.

Jak vidíte, odborníci na těchto pozicích mají mnoho podobných povinností. Všichni se zabývají (nebo se podílejí) na podpoře života kanceláře, přijímají a distribuují hovory, organizují pracovní postup a plní příkazy vedoucího.

Podívejte se na seznamy povinností tajemníka, výkonného tajemníka a asistenta manažera. Jsou téměř totožné. Pokud to není v jedné z firem, očekává se to i od asistenta analytická práce... Poněkud nestandardní je pozice office managera, od kterého zaměstnavatelé očekávají výkon funkcí personálního a inspektora práce. A možná je jediný, od koho se neočekává, že by lídrovi pomohl (nebo to prostě v inzerátu není uvedeno?). Můžeme s jistotou říci, že asistent manažera bude muset manažerovi pomáhat, což ho nezbavuje nutnosti „podporovat“ kancelář.

Než vyvodíme závěry, pojďme se věnovat ještě jednomu parametru: jaké jsou požadavky zaměstnavatelů na specialisty těchto pozic (tabulka 2).

tabulka 2

Požadavky na vedoucího kanceláře, sekretářku, výkonnou sekretářku, asistentku vedoucího

Vedoucí kanceláře

Tajemník

Tajemník-asistent

Asistent manažera
  • Schopnost pracovat s technikou.
  • Upravenost, všímavost. Přívětivost.
  • Praxe minimálně dva roky jako sekretářka / administrátor / vedoucí kanceláře.
  • Schopnost multitaskingu.
  • Základní znalost 1C je žádoucí
  • Vysokoškolské vzdělání.
  • Znalost PC, kancelářského vybavení, pravidel workflow.
  • Pracovitost, dochvilnost, příjemné vystupování.
  • Praxe minimálně dva roky jako sekretářka / office manager.
  • Schopnost multitaskingu
  • Vysokoškolské vzdělání.
  • Výborná znalost angličtiny.
  • Praxe minimálně rok.
  • Sebevědomý uživatel PC a kancelářské techniky.
  • Správný ústní a psaný jazyk.
  • Znalost obchodní etikety.
  • Zodpovědnost, pečlivost, aktivita, družnost
  • Praxe osobního asistenta ve velkých společnostech od roku.
  • Sebevědomý uživatel PC, aktivní uživatel internetu.
  • Odolnost vůči stresu, všímavost, gramotnost, flexibilita v komunikaci, diplomacie.
  • Prezentovatelný vzhled.
  • anglický jazyk základna.
  • Vysokoškolské vzdělání.
  • Znalost pracovního postupu.
  • Jasná a jasná řeč.
  • Schopnost pracovat v týmu

Dobře vypadající a vysokoškolské vzdělání námi náhodně vybraní zaměstnavatelé od vedoucího kanceláře nepožadují. Podle nás nevidí velký rozdíl mezi sekretářkou a vedoucím kanceláře. Požadavky na další tři pozice i vykonávané povinnosti jsou téměř totožné. Pouze od asistenta manažera chtějí zkušenosti s prací osobního asistenta, přičemž nezapomínají na schopnost pracovat v týmu (není žádným tajemstvím, že mnoho asistentů má tendenci se od týmu odtrhnout - specifika práce to vyžadují) .

Samozřejmě se na pohovoru ukáže, že polovinu povinností prostě „zapomněli“ napsat a odjinud se objeví dvě desítky požadavků na kandidáta. Obecně je ale trend jasný: zaměstnavatel vnímá office managera jako člověka, který se bude starat o kancelář, všechny zaměstnance a dokonce i klienty. Ale mezi sekretářkou, asistentem sekretáře a asistentem manažera není velký rozdíl.

Tedy teorie a tentokrát se rozcházela s praxí. Je nám jasné, že sekretářka by měla vykonávat řekněme technickou funkcionalitu (práce s dokumenty apod.) a asistent vedoucího či asistent by měl vykonávat složitější funkce (psát obchodní dopisy, připravovat analytické posudky atd.). Vím pouze o jedné firmě, ve které jsou takto rozděleny odpovědnosti. Ale ona je z kategorie ideální. V praxi je takové rozdělení spíše výjimkou než pravidlem.

Domnívám se, že ve většině případů chtějí zaměstnavatelé jednoduše ušetřit peníze tím, že si najímají specialistu, který kombinuje několik funkcí. Navíc zavádění dalších jednotek do personálního stolu je stále oříšek.

Proč je nejčastější název pro tuto skupinu administrativních pozic právě „sekretářka“? Zaprvé proto, že o tom každý už dlouho slyšel. Za druhé, teoreticky může asistent manažera odmítnout pomoc zaměstnancům oddělení a sekretářka nemá kam jít. Zatřetí, ne každý ví, kdo je tento tajemný „referent“, takže je lepší si nevytvářet zbytečné komplikace s terminologií.

Je zřejmé, že mlčky přijaté rozdělení, které staví asistenty manažera nad sekretářky nebo sekretářky-asistentky, je ve skutečnosti formalita. „Asistent ředitele“ zní bezpochyby pevněji než „sekretářka ředitele“. V tom je možná celý rozdíl. Zaměstnavatele zajímají spíše vaše osobní kvality a pracovní zkušenosti než to, co je uvedeno ve vaší pracovní knize. Se zmatením pozic jsme samozřejmě nikdy neskončili. Avšak pro ty, kteří se obávají skutečnosti, že při vší rozmanitosti vykonávaných povinností se jeho pozici nazývá „sekretářka“, doporučujeme zahodit všechny komplexy a na otázku, kdo pracujete, hrdě odpovězte: „Sekretářka ".

Datum není nastaveno.

Co by měl manažer Office vědět. Organizace stěhování kanceláře. Údržba životnosti kanceláře. Tok firemních dokumentů. Organizace firemní akce

cílové publikum

školení je určeno pro office managery, administrativní manažery, administrativní pracovníky.

cílová

- Získat teoretické znalosti v oblasti řízení organizací
- Získejte představu o činnosti nákupu
- Získejte informace o zásadách zajištění životnosti kanceláře
- Naučte se vše o organizaci stěhování kanceláří, o práci s pronajímateli
- Získat dovednosti plánování
- Zvýšit odolnost vůči stresu a komunikativní kompetence

Výsledek

Výsledek pro účastníky:
- vytvořil si představu o funkcích, cílech a úkolech vedoucího kanceláře, jeho místě ve struktuře organizace
- získal znalosti o organizaci kancelářského života, různých aspektech administrativy kanceláře
- získal teoretické znalosti v oblasti řízení organizací

Výsledek pro společnost:
- vedoucí kanceláře efektivně řeší záležitosti v rozsahu své působnosti
- náklady na kancelářské zboží a služby se snižují díky výběrovým řízením, kompetentnímu výběru dodavatelů a jejich globalizaci
- snižují se materiálové a časové náklady na stěhování kanceláře, pořádání firemních akcí
- vedoucí kanceláře správně organizuje kancelářské prostory
- vedoucí kanceláře kompetentně organizuje tok dokumentů společnosti

Program

1. Pojem Office manager. Funkce manažera kanceláře.

2. Co by měl manažer Office vědět:

  • hmotný a nehmotný majetek podniku;
  • dlouhodobý majetek a materiály;
  • typy obchodních transakcí;
  • zásady výběrového řízení;
  • základy rozpočtování.

3. Organizace stěhování kanceláře:

  • vyhledávání prostor (práce s realitními kancelářemi, klasifikace budov, metody měření ploch, nájemné atd.);
  • jednání s majitelem / pronajímatelem (telefonie a IT, ventilace a klimatizace, el. energie atd.)
  • příprava předběžného plánu kanceláře a jeho koordinace s vedením (funkční oblasti);
  • uzavření nájemní smlouvy (na co si dát pozor);
  • vypracování podrobného designového projektu;
  • pořádání výběrových řízení na výběr dodavatele rekonstrukce kanceláří, dodavatele nábytku, přepravce atd.
  • spolupracovat s dodavateli na organizaci oprav v kanceláři;
  • koordinace zasedacího řádu zaměstnanců s vedoucími oddělení;
  • příprava na stěhování kanceláře (upozorňování klientů; audit dokumentů a majetku společnosti);
  • stěhování do nové kanceláře;
  • konec projektu.

4. Údržba životnosti kanceláře:

  • práce s dodavateli: audit stávajících dodavatelů, výběr dodavatelů, globalizace dodavatelů, páka na dodavatele;
  • obstarávací činnosti: kalkulace potřeb; postup při získávání zboží a materiálů, dokumentární podpora, způsoby platby;
  • organizace sklizňových prací;
  • organizování služebních cest;
  • organizace vozového parku;
  • organizace práce recepce a tajemníků;
  • organizace doručení kurýrem;
  • účast na nákupu marketingových materiálů (hlavičkové papíry, vizitky, branding kancelářských prostor);
  • stravování zaměstnanců;
  • kancelářská lékárnička.

5. Tok dokumentů společnosti:

  • evidence korespondence;
  • práce s organizačními a administrativními dokumenty;
  • vývoj a provádění politik a postupů;
  • vedení osobních záznamů.

6. Organizace firemních akcí:

  • vývoj koncepce;
  • výběr poskytovatele;
  • výběr místa;
  • koordinace akčního plánu s liniovými manažery;
  • získávání zpětná vazba od zaměstnanců Společnosti.

Rádi Vás na školení uvidíme!

dodatečné informace

Účastníci mají zajištěno stravování (přestávky na kávu, oběd) a výukové materiály.
Každému účastníkovi je vystaven osobní certifikát.

Umístění

Rusko, Moskva, Naše akce se konají v moderních a pohodlných hotelech a obchodních centrech

Datum není nastaveno.

Co by měl manažer Office vědět. Organizace stěhování kanceláře. Údržba životnosti kanceláře. Tok firemních dokumentů. Organizace firemních akcí

cílové publikum

seminář je určen pro office managery, administrativní manažery, administrativní pracovníky.

cílová

Získejte teoretické znalosti v oblasti řízení organizací
Získejte přehled o nákupních činnostech
Získejte informace o principech podpory života v kanceláři
Naučte se vše o organizaci stěhování kanceláří, práci s pronajímateli
Získejte dovednosti plánování
Zvyšte toleranci vůči stresu a komunikační kompetence

Výsledek

Výsledek pro účastníky:

Vytvořila se představa o funkcích, cílech a úkolech vedoucího kanceláře, jeho místě ve struktuře organizace
získal znalosti o organizaci kancelářského života, různých aspektech administrativy kanceláře
získal teoretické znalosti v oblasti řízení organizací

Výsledek pro společnost:

Kancelářský manažer efektivně řeší problémy v oblasti své působnosti
náklady na kancelářské zboží a služby se snižují díky výběrovým řízením, kompetentnímu výběru dodavatelů a jejich globalizaci
snižují se materiálové a časové náklady na stěhování kanceláří, pořádání firemních akcí
manažer kanceláře správně organizuje kancelářské prostory
vedoucí kanceláře kompetentně organizuje tok dokumentů společnosti

Program

1. Pojem Office manager. Funkce manažera kanceláře.

2. Co by měl manažer Office vědět:

  • hmotný a nehmotný majetek podniku;
  • dlouhodobý majetek a materiály;
  • typy obchodních transakcí;
  • zásady výběrového řízení;
  • základy rozpočtování.

3. Organizace stěhování kanceláře:

  • vyhledávání prostor (práce s realitními kancelářemi, klasifikace budov, metody měření ploch, nájemné atd.);
  • jednání s majitelem / pronajímatelem (telefonie a IT, ventilace a klimatizace, el. energie atd.)
  • příprava předběžného plánu kanceláře a jeho koordinace s vedením (funkční oblasti);
  • uzavření nájemní smlouvy (na co si dát pozor);
  • vypracování podrobného designového projektu;
  • pořádání výběrových řízení na výběr dodavatele rekonstrukce kanceláří, dodavatele nábytku, přepravce atd.
  • spolupracovat s dodavateli na organizaci oprav v kanceláři;
  • koordinace zasedacího řádu zaměstnanců s vedoucími oddělení;
  • příprava na stěhování kanceláře (upozorňování klientů; audit dokumentů a majetku společnosti);
  • stěhování do nové kanceláře;
  • konec projektu.

4. Údržba životnosti kanceláře:

  • práce s dodavateli: audit stávajících dodavatelů, výběr dodavatelů, globalizace dodavatelů, páka na dodavatele;
  • obstarávací činnosti: kalkulace potřeb; postup při získávání zboží a materiálů, dokumentární podpora, způsoby platby;
  • organizace sklizňových prací;
  • organizování služebních cest;
  • organizace vozového parku;
  • organizace práce recepce a tajemníků;
  • organizace doručování kurýrem;
  • účast na nákupu marketingových materiálů (hlavičkové papíry, vizitky, branding kancelářských prostor);
  • stravování zaměstnanců;
  • kancelářská lékárnička.