Tashabbus xati yozish namunasi. Qanday qilib tashabbus taklifini to'g'ri yozish kerak. Tijorat taklif xatini qanday yozish kerak

Har xil turdagi ish xatlarini tayyorlash biznes vakillari ishining zaruriy qismidir. Bunday xabarlar tufayli ular qaror qabul qilish qobiliyatiga ega bo'lishadi tijorat masalalari eng qulay, eng tez va optimal tarzda.

FAYLLAR

Ish xatlarining qanday turlari mavjud?

An'anaviy ravishda biznes xatlarini bir nechta asosiy toifalarga bo'lish mumkin:

tabrik xati;
ma'lumot pochtasi;
va h.k.

Siz ushbu xatlarning barchasiga javoblarni belgilashingiz mumkin, ular rasmiy ish yozishmalarining bir qismi bo'lib, shuningdek, ma'lum qonunlarga muvofiq yoziladi, alohida band sifatida.

Xat muallifi kim bo'lishi kerak?

Ish xatlarida har doim imzo bo'lishi kerak. Bunday holda, vakolatiga ushbu funktsiyani o'z ichiga olgan yoki direktorning buyrug'i bilan vakolat berilgan kompaniyaning har qanday xodimi to'g'ridan-to'g'ri xat tuzishi mumkin. Odatda bu mutaxassis yoki menejer strukturaviy birlik, kimning yurisdiktsiyasiga xabar mavzusi kiradi. Biroq, yozma ravishda kim ishtirok etishidan qat'i nazar, xat har qanday holatda kompaniya nomidan yozilganligini hisobga olgan holda menejerga tasdiqlash uchun topshirilishi kerak.

Ish xatlarini yozishning umumiy qoidalari

Barcha biznes xabarlar faqat kompaniya faoliyati yoki u bilan bog'liq holatlar bilan bog'liq bo'lishi kerak. Shu bilan birga, mazmunidan qat'i nazar, ular muayyan talablarga bo'ysunishlari kerak.

Avvalo, bu ma'lum bir tuzilishdir. Xabar har doim quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak:

yozilgan sana,
jo'natuvchi va qabul qiluvchining tafsilotlari;
xushmuomalalik bilan murojaat qilish ("Hurmatli Ivan Petrovich", "Hurmatli Elena Grigoryevna" so'zlari shaklida),

Shuni ta'kidlash kerakki, xatlar alohida xodimlarga ham, butun jamoalarga ham yuborilishi mumkin (bu holda o'zingizni "Xayrli kun!" Tabriklash bilan cheklash kifoya).

xat yozish uchun asos bo'lgan sabablar va maqsadlarni o'z ichiga olgan ma'lumot komponenti,

so'rovlar va tushuntirishlar

xulosa.

Maktubga turli xil qo'shimchalar qo'shilishi mumkin qo'shimcha hujjatlar, foto va video dalillar - agar mavjud bo'lsa, bu asosiy matnda aks ettirilishi kerak.

Xat oddiy standart A4 varag'ida yoki tashkilot blankida tuzilishi mumkin. Ikkinchi variant afzalroqdir, chunki u kompaniya ma'lumotlarini qo'lda kiritishni talab qilmaydi, bundan tashqari, bunday xat yanada hurmatli ko'rinadi va xabarning rasmiy yozishmalarga tegishli ekanligini yana bir bor bildiradi. U qo'l yozuvida yozilishi mumkin (xattotlik qo'lyozmasida yozilgan harflar ayniqsa muvaffaqiyatli) yoki kompyuterda chop etilishi mumkin (xatning bir nechta nusxasini yaratish kerak bo'lganda qulay).

Xat imzo bilan tasdiqlangan bo'lishi kerak, lekin uni muhrlash shart emas, chunki 2016 yildan boshlab yuridik shaxslar o‘z faoliyatida muhrdan foydalanish zaruratidan ozod etildi.

Yuborishdan oldin xabar, agar kerak bo'lsa, chiquvchi hujjatlar jurnalida ro'yxatga olinadi, unda unga raqam beriladi va jo'nash sanasi belgilanadi.

Xat yozishda nimalarga e'tibor berish kerak

Xat yozishda siz imloni diqqat bilan kuzatib borishingiz, lug'at, grammatika, tinish belgilari va boshqalar bo'yicha rus tilining qoidalari va me'yorlariga rioya qilishingiz kerak. Qabul qiluvchilar har doim xabardagi fikrlar qanchalik to'g'ri taqdim etilganiga va formatlanganiga e'tibor berishadi.

Shuni unutmasligimiz kerakki, o'tkazilgan tadqiqotlar shuni ko'rsatadiki, odamlar bunday xatlarni o'qish uchun bir daqiqadan ko'proq vaqt sarflashni xohlamaydilar.

Xat to'g'ri shaklda, "fikrlarni daraxtga yoymasdan", qisqa va ixcham tarzda yozilishi kerak. Har biri yangi mavzu alohida paragraf sifatida formatlanishi kerak, agar kerak bo'lsa, paragraflarga bo'linishi kerak. Bundan tashqari, qisqa va aniq xat oluvchiga muallif o'z vaqtini qadrlashini bilish imkonini beradi. Bu yerda “qisqalik – iste’dodning singlisi” degan naql o‘rinli.

Ish xatida nimaga yo'l qo'ymaslik kerak

Ish xatlarida haddan tashqari quruq matn va oddiy "klişelar" kabi bema'ni yoki bema'ni ohang mutlaqo qabul qilinishi mumkin emas. Shuningdek, siz murakkab formulalardan, ko'plab ishtirokchi va qo'shimchali iboralardan va tor doiradagi mutaxassislar uchun tushunarli bo'lgan maxsus atamalardan qochishingiz kerak.

Xatda tasdiqlanmagan, ishonchsiz va ayniqsa, ataylab yolg'on ma'lumotlar bo'lmasligi kerak.

Shuni yodda tutish kerakki, ushbu turdagi xabarlar nafaqat oddiy ish yozishmalarining bir qismidir, balki ko'p hollarda keyinchalik yuridik ahamiyatga ega bo'lgan rasmiy hujjatlarga ham tegishlidir.

Qanday qilib xat yuborish kerak

Har qanday rasmiy xabar bir necha asosiy usulda yuborilishi mumkin.

Birinchi, eng zamonaviy va eng tezkor, o'tdi elektron vositalar kommunikatsiyalar. Bu qulay va tez, shuningdek, deyarli cheksiz hajmdagi ma'lumotlarni yuborish imkonini beradi.
Bu erda faqat bitta minus bor - agar qabul qiluvchida katta miqdordagi xat bo'lsa, xat osongina yo'qolishi yoki Spam jildiga tushishi mumkin, shuning uchun xatlarni shu tarzda yuborayotganda, xatning mavjudligiga qo'shimcha ravishda ishonch hosil qilish tavsiya etiladi. qabul qilindi (oddiy telefon qo'ng'irog'i orqali).
Ikkinchi yo'l: konservativ, bu sizga rus pochtasi orqali xabar yuborish imkonini beradi. Yuborish funksiyasidan foydalanish tavsiya etiladi ro'yxatdan o'tgan pochta orqali yetkazib berilganligi to'g'risida tasdiqnoma bilan - bu shakl xatning qabul qiluvchiga etib borishini kafolatlaydi, bu haqda oluvchi maxsus xabarnoma oladi.
Odatda, standart pochta orqali jo'natish asl hujjatlar, tirik imzolar va muhrlar bilan tasdiqlangan xatlar yuborilgan hollarda qo'llaniladi.
Siz xatni faks yoki turli xil messenjerlar orqali ham yuborishingiz mumkin, lekin sheriklar o'rtasidagi munosabatlar ushbu turdagi yozishmalarga imkon beradigan darajada yaqin bo'lishi sharti bilan.

Tasdiqlash xati

Bunday xat har qanday jo'natmaning (xat, telegramma, o'tkazma, posilka, tovarlar, qimmatbaho narsalar va boshqalar) olinganligi to'g'risida, avval tuzilgan hujjatning (shartnoma, ko'rsatmalar va boshqalar) o'z kuchini saqlab qolganligi to'g'risidagi xabarni o'z ichiga oladi. Xat har qanday fakt, harakat, telefon suhbati. Bunday harf "tasdiqlash" fe'lidan olingan so'zlar bilan boshlanadi.

Masalan:

2005-yil 25-iyundagi maktubda bayon etilgan takliflaringiz olinganligini tasdiqlagan holda, kerakli hujjatlar nusxalarini manzilingizga yuboramiz.

Bunday xatlarni yuborish majburiy qismdir biznes aloqalari. Ularni o'z vaqtida jo'natish adresatga nazoratni olib tashlash va eslatma xatlarini olishning oldini olish imkonini beradi.

ESLATMA XAT

Xatda har qanday majburiyat yoki hodisani bajarish muddati yaqinlashayotgani yoki tugashi ko'rsatilgan. Bunday xat ayniqsa ixcham bo'lishi mumkin, bitta yakuniy qismni o'z ichiga oladi va qoida tariqasida "Eslatma" so'zi bilan boshlanadi.

Masalan:

Sizga shuni eslatib o'tamizki, 05.12.2005 yildagi 12/68-sonli shartnomaga muvofiq, siz ta'mirlash va qurilish ishlarini shartnomada ko'rsatilgan muddatdan kechiktirmay, ya'ni 2005 yil 08 sentyabrdan kechiktirmasdan bajarishingiz kerak.

KAFOLAT XATI

Bunday xat unda belgilangan majburiyatlarning bajarilishini ta'minlaydigan hujjatdir.

Unda, odatda, qabul qiluvchiga to'lov yoki biror narsa (joy, ish, tadqiqot va boshqalar) taqdim etilishi kafolatlanadi. Bu harflar yuqori huquqiy funktsiyaga ega, shuning uchun matnning taqdimoti juda aniq va aniq bo'lishi kerak.

Masalan:

2005 yil 14 iyul kuni soat 14.30 dan 18.00 gacha seminar oʻtkazish uchun xona ajrating.

Bino ijarasi uchun to'lovni bankdagi... hisob raqamidan kafolatlaymiz.

TABABABAB XAT

Bu javobni talab qiladigan xat. Ushbu xatlarning aksariyat toifalari ba'zi bir masalani hal qilishda adresatga so'rov (taklif, so'rov) bildiradi.

Bu harflarning eng keng tarqalgan turi bo'lib, ularning mavzusi cheksizdir. Biroq, ularning tabiati qo'yilgan muammoni ijobiy yoki salbiy hal qilish imkoniyatini ko'rsatadi.

Masalan:

Sizni ekspertlar guruhi ishida ishtirok etishga taklif qilamiz.

Iltimos, 2005-yil 20-dekabrdan kechiktirmay qaroringiz haqida bizga xat orqali xabar bering.

JAVOB XAT

Bunday xat o'z mazmunida tashabbuskor xatlarga bog'liq bo'lgan xususiyatga ega, chunki ularning matnlarining mavzusi allaqachon belgilab qo'yilgan va tashabbus xatlarida ko'tarilgan masalalarni hal qilish xarakterini taklif qilish qoladi: qabul qilish yoki rad etish. taklif, talabning bajarilishi.

Javob har doim aniq va aniq shaklda ko'rsatilishi kerak: barcha so'rovlar qanoatlantirilishi mumkinmi, qay darajada, qaysi muddatda.

Agar xatda rad etish bo'lsa, u qisqacha asoslanishi kerak.

Tijorat xatlarining turlari har xil bo'lishi mumkin: taklif, so'rov, so'rov va so'rovga javob. Maqolada sanab o'tilgan barcha turdagi tijorat xatlarini qanday yozish kerakligi aytiladi va tijorat xatlariga misollar keltirilgan.

Maqolada siz quyidagilarni bilib olasiz:

IN tijorat faoliyati sotuvchi tomonidan xaridorga tovarlar yoki xizmatlar taklifi va bitim tuzish niyati bilan yuborilgan xabar muayyan shartlar, tijorat taklifi deb ataladi.

Tijorat taklif xatini qanday yozish kerak

Umumiy qabul qilingan standartga muvofiq, kompaniyaning blankida hamkorlik bo'yicha tijorat taklifi to'g'risida xat tuziladi.

Tijorat xabari uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarga quyidagilar kiradi:

Shirkat Nomi;
kompaniya to'g'risidagi ma'lumotnoma;
korxona kodi;
OGRN yuridik shaxs;
Soliq to'lovchining INN;
xat yaratilgan sana;
ro'yxatga olish raqami Uchib ketish vaqt taxtasi;
maqsad;
tijorat xati sarlavhasi;
imzo;
ijrochi haqida belgi qo'ying.

Tijorat xati bir vaqtning o'zida bitta yoki bir nechta manzilga yuborilishi mumkin. Ba'zi kompaniyalar bunday xatlarni oluvchilarning eng keng doirasiga ommaviy yuborishdan foydalanadilar.

Qanday qilib ariza yozish kerak

So'rov xatlari adresatning xabar muallifi tomonidan talab qilingan harakatlarni bajarishini ta'minlash uchun yoziladi. Oddiy vaziyatda murakkab ma'lumotlarni taqdim etish, dalillarni keltirish yoki qabul qiluvchini ishontirishga hojat yo'q. Keyin so'rov xati To'g'ridan-to'g'ri so'rovning o'zi bayonotidan boshlash yaxshidir.

Masalan:

2018 yil 1-yarim yilligi uchun seminarlar o'tkazish uchun kalendar rejasini yuborishingizni so'raymiz.

So'rov - rasmiy ma'lumot (hujjatlar, materiallar, ma'lumotlar) olish uchun tuzilgan so'rov xati.

Ikki harfning matnlarini solishtiring.

Talabnoma:

So'rov:

Harf matn tuzilishi

So'rov xati matni ikki qismdan iborat: asoslash (so'rov sabablarini ko'rsatish) va xulosa (so'rov).

So'rovdan farqli o'laroq, so'rov boshqa tuzilishga ega bo'lishi mumkin. Bunday xat quyidagilardan iborat bo'lishi mumkin:

Bir bo'lak. Masalan:

2018-yilning birinchi choragida tsitrus mevalarini yetkazib berish imkoniyatini ko‘rib chiqishingizni va qaror ijobiy bo‘lsa, bizga taklif yuborishingizni so‘raymiz.

So'rov bir qismdan iborat, chunki vaziyat asoslashni talab qilmaydi.

Ikki qism. Masalan:

Ko'chada yo'l qoplamasi ta'mirlanishi munosabati bilan. Molodtsova, 15–27-uylar hududida 2018-yil 15-maydan 20-maygacha bo‘lgan davrda, belgilangan hududda tungi vaqtda transport harakati to‘xtatilishini ta’minlang.

Agar so'rov matni ikki qismdan iborat bo'lsa, avval xabarni yozish sabablarini, keyin esa so'rovni ko'rsatishingiz kerak.

Uch qism. Masalan:

12.02.2017 yildagi 22/56-sonli shartnomaga muvofiq, kompaniyangiz 2017-yil sentabr, oktabr va noyabr oylarida arxiv saqlash uskunalari uchun metall ko‘chma tokchalarni teng miqdorda yetkazib berish majburiyatini o‘z zimmasiga olgan. kechikish sabablarini tushuntirmasdan ikki hafta davomida uskunalar partiyasi.

Tokchalarning oxirgi partiyasini yetkazib berishning kechikishi arxivlarni davlat shartnomasida belgilangan muddatlarda foydalanishga topshirishni xavf ostiga qo‘yadi. Sizdan 40 dona hajmdagi oxirgi raftlar partiyasini jo'natish choralarini ko'rishingizni so'raymiz. 2018 yil 10 martdan kechiktirmay

So'rovlar yoki so'rovlar uchun asos qonun hujjatlariga yoki boshqa normativ hujjatlarga havola bo'lishi mumkin huquqiy akt, faktlar yoki voqealar bayoni.

Xat yozish qoidalari

So'rov va so'rov xatlari firma blankida tuziladi.

Ushbu turdagi xabarlarni chiqarishda quyidagi ma'lumotlardan foydalaniladi:

maqsad;
matn sarlavhasi (agar xat matni 4-5 qatordan ortiq bo'lsa);
imzo;
ijrochi haqida belgi qo'ying.

Xabarni tayyorlash jarayonida ular tasdiqlashdan o'tadilar. Tasdiqlash belgilari (vizalar) xatning nusxasiga qo'yiladi. Nusxasi tashkilotda - muallifda qoladi harflar. Xabar faks yoki orqali yuborilgan bo'lsa, belgilar asl nusxaning orqa tomonida joylashgan elektron pochta. Agar tizim mavjud bo'lsa elektron hujjat aylanishi, belgilar unda qayd etiladi.

Tijorat xatlarining tasnifi bo'yicha qo'shimcha ma'lumotni "Axborot xarakteridagi xatlar" maqolasida topishingiz mumkin.

Tijoriy so'rovlar qanday amalga oshiriladi

So'rov xatining alohida turi so'rov xatidir tijorat taklifi. Bu xaridorning sotuvchiga quyidagi so'rov bilan murojaatidir:

mahsulot (ish, xizmatlar) haqida ma'lumot berish;
tovarlarni yetkazib berish (ishlarni bajarish, xizmatlar ko'rsatish) bo'yicha taklif kiritish.

Tijorat so'rovlari shartnoma tuzilishidan oldin qo'llaniladi.

Tijorat so'rovining matnida odatda quyidagilar ko'rsatiladi:

tovarlar (xizmatlar) nomi;
maktub muallifi ularni qanday sharoitlarda olishni istashi;
miqdor va/yoki sifat;
tovarlarni etkazib berish yoki xizmatlar ko'rsatish muddati;
narx;
boshqa ma'lumotlar.

Tijorat so'rovida quyidagi iboralar qo'llaniladi:

Yetkazib berish imkoniyati haqida bizga xabar bering...

Iltimos, etkazib berish uchun taklif qiling ...

Iltimos, bizga xabar bering batafsil ma'lumot O…

To'liq so'rovga misol:

SKAN-200 va SKAN-320 modellarining 2 va 3 dona hajmdagi planshetli skanerlarini yetkazib berish imkoniyati haqida bizga xabar bering. mos ravishda, 2018 yil mart oyida, shuningdek, to'lov shartlari va yetkazib berish shartlarini xabardor qiling.

Ish xatlari deyarli har qanday holatda hamkorlar bilan muloqot qilishda yoziladi. Bunday hujjatlarni tuzish uchun tayyor misollar va qoidalarni maqolada topish mumkin.

Ish xati butun kompaniya nomidan boshqa kompaniyaga, yakka tartibdagi tadbirkorga yoki jismoniy shaxsga (masalan, investorga) yuboriladigan hujjat sifatida belgilanishi mumkin. Aslida, har qanday kompaniya yozishmalari biznes xatlaridir. Ularning maqsadi juda boshqacha:

hamkorlik haqida.
hamkorlik, muzokaralar.
Shartnoma bo'yicha majburiyatlarni bajarish zarurligi haqida eslatma.
Sizning pozitsiyangizni tushuntirish, ilgari yuborilgan xatga javob va boshqalar.

Hujjat odatda kompaniya blankida tuziladi va oddiy pochta yoki elektron pochta orqali yuborilishi mumkin. Biroq, agar sherik alohida ahamiyatga ega bo'lsa, uni yuqori sifatli, qalin qog'ozga bosib chiqarish va uni shaxsan yoki kurer orqali topshirish afzaldir. Xatning tuzilishi odatiy biznes hujjatiga o'xshaydi - siz uni sxematik tarzda shunday ko'rsatishingiz mumkin.

Chizishda nimalarga e'tibor berish kerak

Bunday harflar uchun maxsus qoidalar yoki namunalar yo'q, shuning uchun ularning tuzilishi, hajmi va dizayni asosan muayyan holatga bog'liq. Misol uchun, bildirishnoma xati juda qisqa (3-4 paragraf) bo'ladi, lekin xodimning tavsiyasi yoki biznes taklifi bir sahifadan ko'proq bo'lishi mumkin.

Biroq, bir nechtasi ham bor umumiy qoidalar, qog'ozni chizishda e'tibor berishingiz kerak:

Hujjatning o'zi hech qanday qonuniy kuchga ega emas, lekin barcha ijro qoidalariga muvofiq tuzilgan. Uning tuzilishi va taqdimot uslubi zamonaviy hujjat aylanishining umume'tirof etilgan tamoyillariga mos kelishi kerak.
Gaplar mantiqiy, aniq ketma-ketlikda tuzilgan. Zeb-ziynatli, murakkab, hissiy va ayniqsa, so'zlashuv so'zlari yo'q. Tonallik neytraldir.
Taqdimot har doim faqat 1 kishi tomonidan amalga oshiriladi - agar matn to'g'ridan-to'g'ri menejerdan yozilgan bo'lsa, birlikda yoki butun kompaniya nomidan yozilgan bo'lsa, ko'plikda.
U sirpanib ketsin aniq maqsad qabul qiluvchining loyihasi va kutilgan harakatlari (javob yuborish, xodimning nomzodini ko'rib chiqish, muzokaralarga rozilik berish, hujjat yuborish va hk).
Qog'oz menejer yoki boshqa xodimlarning shaxsiy manfaatlarini emas, balki kompaniyaning jamoa sifatidagi maqsadlarini aks ettiradi. Agar siz shaxsiy aloqani o'rnatishingiz kerak bo'lsa, buni boshqacha qilish va o'zingizni kompaniya vakili sifatida ko'rsatmaslik tavsiya etiladi.

Yozishdagi TOP 5 ta xato

Xatolarni ikkita katta guruhga bo'lish mumkin - ba'zilari matn sifatida yozish bilan bog'liq (mantiq, lug'at, boshqa til me'yorlarining buzilishi), boshqalari - biznes odob-axloq qoidalarining buzilishi bilan bog'liq:

Imlo va tinish belgilariga yo'l qo'yilmaydi - xatning matni yuborishdan oldin har doim kamida 1-2 marta tekshirilishi kerak.
Buzilish biznes uslubi taqdimot, hissiy iboralarning mavjudligi, haddan tashqari xushmuomalalik yoki aksincha, jiddiylik.
Salbiy ohang - hatto tahdidlar ham keraksiz so'zlarsiz yozilishi kerak - masalan: "Biz ushbu xat olingan kundan boshlab 30 kun ichida sudga murojaat qilish huquqini saqlab qolamiz."
Juda katta yoki aksincha, juda kichik hajm. Odatda butun matn 1-2 sahifaga sig'ishi mumkin. Biroq, bu barcha muhim ma'lumotlarni sherikga etkazmaslik kerak degani emas. Ilovalarga hajmli ma'lumotlar, diagrammalar, hujjat shakllari kiritilishi mumkin.
Suhbatdoshni tanlash huquqidan mahrum qilish. Masalan, siz: "Shartnomaning yakuniy versiyasini ko'rib chiqishingizni va tasdiqlashingizni so'raymiz" deb yozmasligingiz kerak.

Oddiy shablonli iboralar

Matnda xarakterli standart iboralardan foydalaning biznes nutqi- mutlaqo normal va hatto orzu qilingan hodisa. Quyida turli vaziyatlarda ishlatiladigan eng keng tarqalgan klişelar ro'yxati keltirilgan.

vaziyat	ibora
xabarnoma	Biz xabardor qilamiz / E'tiboringizga havola qilamiz / Axborot beramiz / Xabar beramiz
sabab, motivni tushuntirish	Asoslangan/Muvofiq/bilan bog'liq holda/Maqsadlari uchun/Sabab uchun/Qo'llab-quvvatlash/pog'onada
iltimos	Iltimos, chora ko'ring/Iltimos, xabar bering, yuboring, bajaring, tasdiqlang...
tasdiqlash	Shartlaringizni tasdiqlaymiz / Ishontiramiz / Qabul qilamiz / E'tiroz bildirmaymiz...
taklif	Biz tavsiya qilamiz/taklif qilamiz/taklif qilamiz/so'raymiz
	Biz kafolat beramiz
rad etish	Biz bir sababga ko'ra rad etishga majburmiz/Biz sizning taklifingizni rad etamiz...
xulosa	Biz so'raymiz / Hamkorlik, tushunish, yordamga umid qilamiz / Sizdan kechirim so'raymiz, yo'l-yo'riq ko'rsatamiz, ...