Який характер носить уривок з листа. Діловий лист. Структура ділових листів. Коментарі до особистого листа

СТРУКТУРА ТЕКСТУ ДІЛОВОГО ЛИСТИ

ОСНОВНІ ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ ДІЛОВИХ ЛИСТІВ

Ділові листи мають певні правила складання та оформлення, до них пред'являються вимоги, обумовлені їх приналежністю до інформаційно-довідкових документів. При складанні листа автор повинен детально продумати, з якою метою він складає лист, на що розраховує в результаті його розгляду. Він повинен чітко прояснити для себе, що адресату відомо про предмет листи, на що він може спертися як на вихідну точку і яка нова інформація, ще не відома адресату, заради повідомлення якої і складається лист. Від цільової установки листи буде залежати і характер аргументації і композиція тексту. Можна виділити наступні етапи підготовки та складання листів:

Вивчення існуючого питання

Підготовка та написання проекту тексту листа

Узгодження проекту листа

підписання керівником

Реєстрація

Відправлення

Розглянемо ці етапи. Вивчення суті питання передбачає: збір достатньої інформації з даного питання, при необхідності вивчення законодавства по суті питання, аналіз попередніх звернень з даного питання і надійшли відповідей на них. Потім приступають до складання тексту листа.

Структура тексту ділового листа

Написання тексту листа є трудомістким процесом. Важливе завдання при складанні листа - його інформаційне насичення, т. Е. Включення в нього необхідної кількості інформації. Лист буває одноаспектному і багатоаспектним. Один аспект листи зазвичай становить зміст всього листа, і найчастіше це листи, які не потребують відповіді. Текст багатоаспектних листів може складатися з наступних аспектів: розділів, пунктів, підпунктів, абзаців. Виклад кожного аспекту необхідно починати з абзацу. Для ділового листування характерна тенденція складання переважно багатоаспектних листів. Лист складається зазвичай за схемою: вступ, основна частина, висновок. Вступна частина містить: посилання на документ, його окремі пункти, які послужили підставою складання листа; констатацію факту, в ній вказуються мета (причина) складання листа. При посиланні на документ вказуються його дані в наступній послідовності: назва структурного підрозділу, автор, дата, реєстраційний номер документа, заголовок, наприклад: Відповідно до постанови Уряду Російської Федерації від 27 червня 2004 № 620 «Про затвердження Типового положення ... »В основній частині викладається опис події, ситуації, що склалася, їх аналіз та наведені докази. Саме в цій частині необхідно переконати, довести, що в проведеному нараді (конференції, круглому столі) необхідно брати участь, що вироблена продукція або виконуються послуги кращі, що прохання необхідно виконати і т. Д. Висновок листи є висновки у вигляді прохань, пропозицій, думок, відмов, нагадувань і т. д. Лист може містити тільки одну заключну частину. Основні питання листи треба чітко сформулювати і розташувати в послідовності, найбільш оптимальною для сприйняття. Після складання і написання службовий лист необхідно відредагувати. Візовий збір практично завжди починається зі звернення. Ця невелика за обсягом частина тексту виключно значима для цілей спілкування. Правильно вибране звернення не тільки привертає увагу адресата, а й задає листуванні потрібну тональність, сприяє налагодженню та підтриманню ділових відносин. Важливість звернення визначається автором листа, звернення дозволяє забезпечити собі слухача. На особливу увагу заслуговує розділовий знак, наступний за зверненням. Кома після звернення додає листу буденний характер, знак оклику підкреслює значимість і офіційний стиль. Укладач тексту повинен прийняти до уваги наступні фактори:

1. Громадську позицію адресата в співвідношенні з власної;
2. Ступінь знайомства, характер відносин;

3. Офіційність / неофіційність ситуації спілкування;
4. Етикетні дозволу на даний мовному колективі.

При друкуванні звернення вирівнюється по центру:

Шановний Михайло Петрович!

Текст листа може закінчуватися виразом очікування виконання прохання (гарантії, уявлення, запрошення, нагадування), а також формулою ввічливості, наприклад:
Висловлюю свою вдячність за надану допомогу і запевняю, що представлена \u200b\u200bВами інформація буде мати велике значення в справі розвитку взаємовигідного співробітництва.
Користуючись нагодою, висловлюю подяку за запрошення ...
Висловлюю надію на плідну співпрацю та активну участь у вирішенні завдань, у виробленні та реалізації наших подальших програмних дій.
Формула ввічливості розташовується перед реквізитом «підпис», друкується з абзацу і відділяється від посади коми. Найменування посади пишеться з великої або малої літери в залежності від того, як посаду прописана в установчих або нор мативно-правових документах організації. У тому випадку якщо лист буде оформлено на бланку посадової особи, то в реквізиті «підпис» найменування посади не вказується.

В офіційному листуванні застосовується офіційно-діловий стиль.
Діловий стиль - це сукупність мовних засобів, функція яких - обслуговування сфери офіційно-ділових відносин.
Особливості ділового стилю, Специфічні риси, властиві йому, стильові норми цього різновиду мови оформилися під впливом умов, в яких протікає ділове спілкування. Ці умови полягають в наступному:
1. Учасники ділового спілкування - переважно юридичні особи - організації, установи, підприємства, в особі діючих від імені керівників і інших посадових осіб;
2. Характер і зміст інформаційних взаємозв'язків організацій досить жорстко регламентовані;
3. Предметом ділового спілкування виступає діяльність організації: управлінська, виробнича, економічна,
наукова, технічна та ін .;
4. Управлінські документи в переважній більшості орієнтовані на конкретного одержувача;
5. Більшість ситуацій, що виникають в діяльності організацій і потребують письмового оформлення, відносяться до повторюваних, однотипним ситуацій.
Розглянуті умови ділового спілкування формують певні вимоги до управлінської інформації. Для забезпечення ефективного інформаційного обміну в сфері управління інфор¬мація повинна мати певні властивості.

Вона повинна бути:
1. Офіційною за своїм характером, що підкреслює ділову основу відносин, їх неличностного характер, а також свідчить про певну дистанції, що існує між учасниками ділового спілкування;
2. Адресної, так як управлінський документ завжди призначений конкретному одержувачеві, посадовцю, організації, групі організацій;
3. Актуальною, оскільки документ повинен містити саме ту інформацію, яка необхідна в даний момент часу для прийняття ефективного управлінського рішення або
іншого використання в управлінській діяльності;
4. Об'єктивною і достовірною, так як для ефективної управлінської діяльності необхідна неупереджена, об'єктивна оцінка подій, фактів, явищ;
5. Переконливою, аргументованою, оскільки завдання ділового спілкування - спонукати адресата здійснювати (або не робити)
певні дії;
6. Повної і достатньою для прийняття управлінського рішення. Недостатність інформації може викликати необхідність
додатково запитувати відомості, породжувати листування,
приводити до невиправданих втрат часу і коштів.
Діловий стиль має сукупність специфічних ознак, що відрізняють його від інших стилів мови - наукового, публіцистичного, розмовного, мови художньої літератури.
Основними вимогами, що пред'являються до ділового стилю, є:

стандартизація викладу;

нейтральний тон викладу;

точність і визначеність формулювань, однозначність і одноманітність формулювань;

лаконічність, стислість викладу тексту;

використання мовних формул;

використання термінів;

застосування лексичних і графічних скорочень;

переважання пасивних конструкцій над дійсними;

вживання словосполучень з віддієслівним іменником;

використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів в родовому і орудному відмінку;

переважання простих поширених пропозицій.

Стандартизація ділового мовлення охоплює всі рівні мови - і лексику, і морфологію, і синтаксис. До теперішнього часу ділове мовлення накопичила величезну кількість термінів, оборотів, формул. Використання готових конструкцій дозволяє не витрачати час на пошук визначень, що характеризують стандартні ситуації. Стандартизація ділового мовлення значно підвищує інформативність документів, помітно полегшує їх сприйняття, що сприяє оптимізації документообігу в цілому.
Нейтральний тон викладу - це норма офіційного ділового спілкування, яка проявляється в максимально строгому і стриманому характері викладу. Нейтральність тону викладу виключає можливість вживання в текстах експресивно і емоційно забарвлених мовних засобів (розмовної лексики і вигуків) образних засобів і слів, що вживаються в переносному сенсі. Інформація, що міститься в тексті листа, офіційна за своїм характером. З цієї причини особистісний, суб'єктивний момент в документах повинен бути зведений до мінімуму. З мови документів виключаються слова, які мають яскраво вираженою емоційним забарвленням (слова зі зменшено-пестливими суфіксами, з суфіксами перебільшення або зменшення, вигуки).
Однак не можна вважати, що офіційний документ взагалі позбавлений емоцій.
Мета більшості документів - зацікавити адресата, переконати його, спонукати діяти в потрібному для автора напрямі. Управлінський документ не досягне своєї мети, якщо буде позбавлений емоційного підтексту, однак емоційність повинна бути прихованою і досягатися не язиком, а змістом. Вона повинна бути прихована за зовнішнім спокійним, нейтральним тоном викладу. Точність викладу передбачає однозначне розуміння змісту документа.
Ясність і точність тексту визначається перш за все правильністю композиційної структури тексту, відсутністю логічних помилок, продуманістю і чіткістю формулювань - стійких оборотів, відсутністю образних виразів.
Лаконічність викладу тексту досягається економним використанням мовних засобів, винятком мовної надмірності - слів і виразів, які несуть додатковий сенс.
Вимога лаконічності, або стислості, тексту безпосередньо пов'язано зі зменшенням обсягу тексту. Вимога стислості змушує чіткіше формулювати тему документа, економно використовувати мовні засоби, виключати зайві слова, що не несуть необхідної інформації, невиправдані повтори і непотрібні подробиці.
Лист повинен бути переконливим незалежно від того, кому воно направляється, містити точні дати, безперечні факти і висновки.
Одна з особливостей ділового мовлення - широке вживання мовних формул - стійких (шаблонних) оборотів, використовуваних в незмінному вигляді. Для мотивації того чи іншого дії застосовуються такі вирази:

Повідомляємо, що в період з ... по ...;
- Повідомляємо, що за станом на ...;
- Направляємо Вам узгоджений ...;
- Просимо Вас розглянути питання про ...,
- Перевіркою встановлено, що ....;
- У зв'язку з відсутністю фінансової допомоги ...;
- У зв'язку зі складною економічною ситуацією ...;
- Відповідно до Вашим листом ...;
- В порядку проведення спільної роботи ...;
- Відповідно до протоколу ...;
- На підтвердження нашої домовленості ...;
- З метою зміцнення відповідальності ... і т. Д.

Мовні формули - це результат уніфікації мовних засобів, використовуваних в повторюваних ситуаціях. Крім ви¬раженія типового змісту, мовні формули нерідко виступають як юридичні значимі компоненти тексту, без яких документ не володіє достатньою юридичною силою:

Гарантуємо повернення кредиту в сумі ...,
- Оплату гарантуємо. Наші банківські реквізити ...,
- Контроль за виконанням покладається ...

Термін - слово або словосполучення, якому приписано певне або спеціальне поняття. Сукупність термінів окремої галузі знань або професійної діяльності становить термінологію, або терміносистему.
Вживання термінів в строго фіксованому значенні забезпечує однозначність розуміння тексту, що дуже важливо в діловому спілкуванні.
Терміни, які використовуються в управлінській документації, - це галузева термінологія, що відображає зміст тієї предметної області, якій присвячується зміст документа, а також терміни, що склалися в сфері документаційного забезпечення.
Правильність і стабільність вживання термінів на практиці досягається використанням термінологічних словників і стандартів, які встановлюють строго однозначну систему понять і термінів і сприяють впорядкуванню термінології. Терміни, що вживаються в сфері документаційного забезпечення управління, зафіксовані в ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення".

При вживанні терміна необхідно стежити за тим, щоб він був зрозумілий адресату. Якщо у автора листа виникає сумнів з цього приводу, то необхідно поступити одним з наступних образів:

Дати офіційне визначення терміна;

Розшифрувати значення терміну словами нейтральної лексики;

Прибрати термін або замінити його загальнозрозумілою словом або виразом.

Труднощі у вживанні термінів пов'язані ще і з тим, що терміносистема перебуває в постійній зміні: міняється зміст вже існуючих понять, виникають нові, частина понять застаріває, і позначають їх терміни виходять з ужитку.
При вживанні багатозначних термінів (термінів-синонімів) слід враховувати, що в одному документі термін може вживатися тільки в одному зі своїх значень. Наприклад, терміни «договір», «контракт», «угода» є термінами-синонімами, але вони розрізняються практикою свого застосування. В трудовому законодавстві мова йде про трудовому договорі (Контракті); в цивільному - двох і багатосторонні угоди називають договорами; у зовнішньоторговельній діяльності більш уживаний термін «контракт», домовленості в ряді інших областей фіксуються в угодах.

Ще одна особливість ділового мовлення. У діловому мовленні застосовують скорочення. Розрізняють два основних види скорочення слів:
1. Лексичні (абревіатури) - складноскорочені слова, утворені шляхом видалення частини складових їх букв з частин слів: СНД, ТОВ, МНС, АЕС, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, головбух, зав., Зам., Спецназ.
2. Графічні - застосовуються на листі скорочені позначення слів: гр-н, точка, ж-д, кв. м і ін.

У листах повинні вживатися тільки офіційно прийняті скорочення, позначення і терміни. Найменування установ, організацій та посад, звань, одиниць виміру, географічні назви та інші повинні точно відповідати офіційним назвам.

Ще одна особливість ділового мовлення - використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів в родовому або орудному відмінку:
- Пропонуємо Вам варіанти рішень (чого?) Реконструкції систем отопле¬ія, вентиляції та санітарно-техніческіхустановок житлових будинків і адміністративних будівель.
- Повністю розділяємо необхідність (чого?) Подальшого обговорення конкретних питань можливої \u200b\u200bспівпраці.
- Згідно із затвердженим Президентом Російської Федерації (чому?) Переліку основних заходів з підготовки та проведення святкування 60-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні ...

Згідно зі штатним розкладом ...

Для ділового мовлення характерно вживання словосполучень з віддієслівним іменниками. Надзвичайно активно в ділового мовлення замість дієслів використовуються конструкції з віддієслівних іменників зі значенням дії: посприяти (а не посприяти), надати допомогу (а не допомогти), провести прибирання (а не прибрати), надати підтримку (а не підтримати), провести ремонт (а не відремонтувати).
Простота викладу, переважання простих поширених пропозицій важливі для письма. Особливість ділового стилю - переважне вживання простих поширених пропозицій, односкладних (з одним головним членом - підметом або присудком) або двусоставних (з двома головними членами - підметом і присудком) з відокремленими зворотами (причетними, дієприслівниковими, відокремленими визначеннями), вступними словами і пропозиціями, наприклад:
- У зв'язку з вкрай низькою ефективністю використання міської власності, внесеної в статутний фонд СП «МІО», а також недостатньою завантаженістю автогосподарства і його збитковістю просимо Вас вирішити питання про передачу частки міста фінансово-господарському управлінню Мерії.

Лист доцільно готувати по одному питанню. Якщо необхідно звернутися в організацію одночасно за кількома різнорідним питань, то рекомендується складати окремі листи по кожному з них.
У тексті одного листа можна висловлювати прохання або інші питання, якщо вони на виконання будуть передані одній особі.
Крім традиційних мовних формул в діловому листуванні зустрічаються іноземні слова і словосполучення. Практично вони грають роль мовних формул. Частина з них добре знайома, частина поширена в меншій мірі. Слід мати на увазі, що використання іноземних слів віддає незначною старомодністю, але разом з тим залишає гарне враження у знаючого ці слова партнера і дозволяє поставити в глухий кут стороннього читача.

інструктивними;

супровідними;

гарантійними;

інформаційними;

подячними;

вітальними;

Є також листи-прохання, листи-запити, листи-повідомлення, листи-відповіді, листи-запрошення та ін. Кожен різновид листів має свої особливості в складанні і оформленні.

Листи-запрошення

Листи-запрошення з пропозицією взяти участь у семінарах, нарадах та інших заходах зазвичай адресуються керівникові організації, конкретній посадовій особі, але можуть бути адресовані і всьому колективу. У листах вказуються умови участі, місце і час проведення заходів, а при необхідності і форма одягу. У листі зазвичай оформляється реквізит «додаток», в якому повідомляється програма заходу.

гарантійні листи

Гарантійні листи складаються з метою підтвердження певних обіцянок або умов і адресуються організації або тдельному особі. Гарантуватися можуть плата за виконану роботу, якість, терміни поставки продукції, оплата товару, оренди і т. Д. У таких листах використовуються стандартні вирази: «фірма гарантує, гарантуємо, просимо вислати на нашу адресу післяплатою (вид гарантії), оплату гарантуємо, терміни поставки гарантуємо, якість виробів гарантуємо ... ».
У листі зазвичай вказуються платіжні реквізити організації, що дає гарантії оплати.
Бажано текст листа погоджувати з юридичною службою. Крім підпису керівника організації може бути оформлена підпис головного бухгалтера. Підпис завіряється печаткою.

Листи-прохання

Існує величезна кількість ситуацій, що дають привід для викладу прохань від імені підприємств, організацій, установ. Текст цього листа зазвичай будується за такою формою: в основній частині змісту виклад причини, що спонукала звернутися з проханням; виклад самого прохання; в заключній частині висловлюється надія на очікуваний результат. Прохання зазвичай виражаються словами «прошу, просимо»;
Просимо посприяти ...;
Просимо вислати на нашу адресу ...;
Просимо взяти участь ...;
Прошу довести до відома ...;
Прошу ліквідувати заборгованість ...;
Прошу прийняти міри...

Головна мета даного листа - переконати, довести в необхідності виконання прохання, тому в тексті листа приводяться переконливі докази, додаються розрахунки, кошториси та інші підтверджуючі підстави, які оформляються реквізитом «додаток».

Листи-відповіді

Текст листа-відповіді зазвичай починається з повторення прохання. Далі викладаються результати розгляду прохання, мотивується відмова (якщо цей лист-відмову) і констатується сам відмову.
Характер інформації ділового листа зазвичай передбачає альтернативність очікуваної інформації в листі-відповіді, т. Е. В діловому листуванні діє принцип паралелізму в аспектах змісту, який відбивається в мові відповідної кореспонденції. Це означає:
1. Наявність в листі-відповіді посилання на первинний лист і його тему;
2. Використання однакових мовних засобів вираження (перш за все термінології) в обох листах;
3. Порівнянність обсягів інформації і аспектів змісту в обох листах;
4. Дотримання певної послідовності у викладі аспектів змісту.

Тексти відповідних листів повинні відповідати завданням, зафіксованим в резолюціях керівників.
Перше і основне правило - не затягуйте з відповіддю, не змушуйте вашого кореспондента чекати. Якщо обставини складаються так, що ви не можете дати відповідь у встановлений термін, повідомте про це адресата, а також про тих термінах, в який ви можете дати відповідь остаточно. Неодмінно вибачитеся за затримку, вказавши при цьому її об'єктивну причину.
У листі-відповіді зазначається номер і дата документа, на який дається відповідь. Ці дані наводяться не в тексті листа, а в установленому місці бланка або перед заголовком документа, оформленого не так на бланку.

Використовуються такі форми викладу відмов:
- Ваша пропозиція відхиляється з наступних причин ...

Спрямований на Вашу адресу проект угоди про спільні дії відхиляється з наступних причин ...
- Шкода, але наша фірма не може прийняти Вашу пропозицію ...

листи подяки

Останнім часом в діловому листуванні стали широко застосовуватися листи-подяки.
Листи подяки - це правила хорошого тону взаємин між партнерами. У партнерських взаєминах потрібно вміти не тільки просити, але і подякувати за надані послуги, за спільне проведення будь-яких заходів, за направлення привітання, за організацію прийому і т. Д.

Лист може бути оформлено на бланку листа або на бланку кольоровому бланку) подячного листа. У тому випадку, якщо лист оформлено на бланку листа, воно реєструється в установленому порядку. Лист, оформлене на бланку листа-подяки, не підлягає реєстрації, на реквізит «підпис» може бути проставлена \u200b\u200bпечатка. Оскільки лист носить особистісний характер, в ньому не рекомендується оформляти реквізит «виконавець». У текстах листів використовується типова форма викладу:
- Висловлюю подяку ...;
- Щиро вдячний ...;
- З вдячністю відзначаємо ...;
- Дякую ...;
- Дякую вам за...

супровідні листи

Супровідні листи складаються для повідомлення адресату про направлення будь-яких документів. Текст листа складається з двох частин: повідомлення про запропонованому матеріалі і уточнюючих відомостей (додатки). Зазвичай текст супровідного листа дуже короткий, уміщається на форматі А5 і не має самостійного заголовка. Супровідні листи зазвичай починаються зі слів:
- Надсилаю інформацію ...; - Ми раді запропонувати (рекомендувати) Вам ...;
- Пропонуємо Вам ...;
- Ми впевнені, що Вас зацікавить високу якість продукції ..;
- Повідомляємо, що ...;
- Ставимо Вас до відома, що ...;
- Сподіваємося на подальшу співпрацю ...

Єсіна Л.В.

Офіційно-діловий стиль є одним з функціональних стилів сучасної української літературної мови. Він являє собою набір мовних засобів, які використовуються виключно в сфері офіційно-ділових відносин.

Офіційно-діловий стиль обслуговує сугубо офіційні і надзвичайно важливі сфери людських взаємин: відносини між державною владою і населенням, між країнами, між підприємствами, установами та організаціями, між особистістю і суспільством. Фактично від народження і до смерті людина перебуває в сфері дії офіціальноделовой мови. Також даний стиль спілкування застосовується при оформленні різних актів державної, громадської, політичної, економічного життя країни.

Існує ряд обставин, коли зберігання письмовій інформації не тільки бажано, але й необхідно. Це твердження стосується саме до офіційно-ділового стилю спілкування. Ділова мова реалізується у вигляді письмових документів, побудованих за особливими правилами. Зміст розмови можна забути, неправильно запам'ятати, невірно зрозуміти і навіть навмисно спотворити. Але якщо текст зберігся в письмовому вигляді і зафіксований за цими особливими правилами, то будь-яка людина, що використовує цей текст, може бути впевнений в точності що міститься в ньому інформації.

Регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який би її юридичну силу називається документування. У діловому спілкуванні документування має особливе значення.

Дійсно, якщо людина посилається на якусь усну домовленість або усне розпорядження, то його слова можуть бути спростовані або поставлені під сумнів. Але якщо ця домовленість або розпорядження мають форму документа, то посилання на нього обгрунтована юридично. Правила документування встановлюються правовими актами кожної держави або виробляються традицією.

Результатом документування є створення документа. У соціальному плані будь-який офіційний документ поліфункціонален, тобто одночасно виконує кілька функцій, що і дозволяє йому задовольняти різні людські потреби. Серед функцій документа виділяють загальні і спеціальні. До загальних функцій документа відносяться такі функції, як:

• комунікативна функція - документ видається як засіб зв'язку між окремими елементами громадської структури, зокрема між установами;
• інформаційна функція - головна задача документа виражається в збереженні інформації;
• соціальна функція - документ є соціально значущим об'єктом, оскільки породжений тієї чи іншої соціальної потребою;
• культурна функція - документ виступає як засіб закріплення та передачі культурних традицій, етапів розвитку
  цивілізації. Так, наприклад, в науково-технічній документації знаходить відображення рівень наукового і технічного розвитку суспільства.

До спеціальних функцій документа належать:

• правова функція - документ є засобом закріплення і зміни правових норм і правовідносин в суспільстві. Правову функцію виконують законодавчі і правові нормативні акти, а також документи, які отримують правову функцію на час. Так, для використання в якості судового докази це може бути будь-який документ;
• управлінська функція - документ виступає в ролі інструменту управління; цією функцією наділені так звані
  управлінські документи (планові, звітні, організаційно-розпорядчі документи та ін.), спеціально створювані для цілей управління;
• функція історичного джерела - документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства.

Перераховані функції визначають загальні вимоги до документа. У Росії сучасні вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої (адміністративної) документації зафіксовані державним стандартом - ГОСТ Р6.30 - 97 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».

До офіційно-ділового листування пред'являються особливі вимоги. Дані вимоги в свою чергу визначаються умовами ділового спілкування, до яких них відносяться такі, як офіційний характер, адресність, повторюваність управлінських ситуацій, тематична обмеженість. Зазначені вимоги лежать в основі такого поняття, як культура офіційної переписки, формування якого пов'язане з освоєнням світового досвіду складання та оформлення ділових листів.

Отже, можна виділити наступні стандартні вимоги або основні риси ділового стилю спілкування:

• точність викладу інформації;
• стандартизація та уніфікація мовних і текстових засобів;
• офіційність і строгість мови і стилю ділового листа;
• лаконічність і достатність інформативного змісту;
• логічність, об'єктивність і структурованість викладу.

Тепер поговоримо докладніше про кожної складової. Функція соціальної регламентації, яка грає найважливішу роль в офіційно-ділового мовлення, Пред'являє до відповідних текстів вимога однозначності прочитання. У зв'язку з цим для кожного тексту повинна бути характерна така точність викладу інформації, яка не допускала б можливість різних тлумачень.

Офіційний документ буде виконувати своє призначення, якщо його зміст ретельно продумано, а мовне оформлення бездоганно. Саме цією метою визначаються власне лінгвістичні риси офіційно-ділового мовлення, а також її композиція, рубрикація, виділення абзаців та ін., Т. Е. Стандартизированность багатьох ділових документів. А це в свою чергу одна з обов'язкових властивостей офіційно-діловій письмовій мові. Стандартизація офіційних паперів полягає у встановленні в державному масштабі оптимальних правил і вимог з розроблення та оформлення документів. Ці правила приймаються в установленому порядку для загального і багаторазового застосування в діловодстві. Результати розробки при цьому оформлюються у вигляді міждержавних (ГОСТ), державних (ГОСТ Р), галузевих (ОСТ) стандартів, а також стандартів підприємств і установ (СТП). Саме стандартизація та уніфікація в тій чи іншій мірі характеризує всі типи ділових паперів, обумовлює сувору композиційну співвідносність і закріпленість частин ділового листа.

Досить згадати квитанцію про оплату житлово-комунальних послуг, листок з обліку кадрів тощо Ясність і недвозначність мови повідомлення досягається предметної і комунікативної точністю. Під предметною точністю мається на увазі точність факту, відповідність позначається. З точки зору мовного оформлення висловлювання предметна точність досягається точністю вживання слів, т. Е. Використанням слів відповідно до їх лексичним значенням. Вживання слів без урахування їх значень може привести до інотолкованія або нісенітниці.

Наприклад: обрахувати дані (дієслово обрахувати має значення «Навмисне невірно порахувавши, недодати», наприклад: обрахувати покупця. Правильніше сказати: обробити дані); або відмовити під сприятливим приводом (прикметник сприятливий має два значення: «сприяє, допомагає чогось .; зручний для чого-небудь», наприклад: сприятливий момент, сприятливі умови; «Хороший, схвальний», наприклад: схвальний відгук. Варто було написати: відмовити під слушним приводом).

Комунікативна точність - це точність реалізації задуму пише. Вона досягається співвідношенням сенсу слів, контексту, граматичної конструкції і співвідношення частин тексту. Порушення комунікативної точності висловлювання веде до нерозуміння, ускладнює сприйняття змісту повідомлення. Наприклад: Слід познайомитися з висновками комісії, проведеної рік тому.

Ця фраза важко сприймається, тому що не відповідає вимозі точності: містить граматичні, стилістичні та текстові помилки. Так, іменник комісія може утворювати словосполучення з дієсловами утворити, призначити, вибрати, обрати, але не поєднується з дієсловом провести, а отже, і з утвореним від нього причастям. Крім того, важливо не те, що комісія була утворена, а то, що вона працювала і прийшла до певних висновків. Отже, правильніше було б сказати: ... з висновками комісії, яка працювала рік тому. Замість дієслова познайомитися, що має значення: «Вступати в знайомство з ким-небудь»; «Отримувати відомості, здобувати знання про що-небудь», доречніше було б вжити дієслово ознайомитися, так як він має офіційно-ділову забарвлення і вживається тільки в значенні «Отримувати відомості, здобувати знання про що-небудь». В результаті дана пропозиція має виглядати наступним чином: Слід ознайомитися з висновками комісії, яка працювала рік тому.

Під офіційністю і строгістю ділового листа розуміється максимально суворе і стримане виклад інформації. Це, в свою чергу, виключає можливість вживання в текстах ділового мовлення експресивно і емоційно забарвлених мовних засобів (наприклад, розмовно-просторічної лексики або вигуків), образних засобів або слів, що вживаються в переносному сенсі. Це суперечило б вимогу точності ділового мовлення. Також ділове повідомлення повинно відображати фактичний стан справ, давати неупереджену, байдужу оцінку подій. Дана обставина відповідає вимозі достовірності або об'єктивності інформації.

Однією з відмінних рис ділових листів є лаконічність написання тексту. Лист не повинно перевищувати обсягу однієї або двох сторінок, інакше сприйняття інформації затрудняється. Лаконізм поєднується в ділових листах з вимогою повноти інформації, точніше, з принципом її достатності. Вимога повноти передбачає, що документ повинен містити достатню для прийняття обґрунтованого рішення інформацію. Глибина викладу питання залежить від цілей документа: в інформаційному листі досить назвати факти і події, в листі-проханні предмет листа повинен бути точно позначений і вичерпно обгрунтований.

Ці та деякі інші особливості характеризують канцелярський подстиль офіційно-ділового стилю. Всі ці специфічні (і
текстові, і мовні) риси офіційно-ділового стилю закріплені в ГОСТах і посібниках, що забезпечує високий рівень стандартизації і уніфікації текстів ділової документації.

Кожен з нас хоча б раз у житті (а часто набагато частіше) стикається з необхідністю скласти офіційно-діловий лист, наприклад, подати заяву, скласти довіреність і т. П. Але при цьому кожен раз ми зазнаємо труднощів, пов'язані зі знанням (або, вірніше, незнанням) форми документа. Таким чином, з'ясовується, що зміст культури мовлення стосовно до ділового спілкування не може бути обмежена лише рамками лінгвістики, це питання не тільки підбору мовних засобів, але і вибору правильної форми документа.

Перше, з чим ми стикаємося при складанні ділового листа - це вибір жанру документа. Цей вибір безпосередньо залежить від характеру ситуації, що офіційно-ділової ситуації, яка змушує Вас скласти діловий лист. Ця ситуація і диктує вибір відповідного документа: якщо вам необхідно про щось просити якусь організацію (керівництво цієї організації), потрібний документ виявляється заявою; якщо ви проробили для цієї організації якусь роботу і хочете, щоб вам її оплатили, це буде рахунок і т. д.

Вибір жанру документа обумовлює необхідність знання форми відповідного документа. Форма документа поняття складне. Під формою документа розуміються сума його реквізитів і змістовно-композиційна схема - їх взаємозв'язок, послідовність і розташування. Наведемо найпоширеніші в нашій життєвій практиці форми документів. Перший з них - заява.

Складові частини цього виду документів в їх послідовності виглядають наступним чином: найменування адресата; найменування заявника; найменування документа, формулювання прохання (скарги, пропозиції) і по можливості короткою, але вичерпною аргументації; дата і підпис.

Іншим поширеним жанром ділового документа є довіреність. Довіреність - це доручення або передача будь-кому певних дій або прав довірителя. Форма даного документа також як і заяви досить трафаретного має наступний вигляд: найменування документа; найменування довірителя (прізвище, ім'я, по батькові, посаду або адреса); найменування довіреної особи (прізвище, ім'я, по батькові, посаду або адреса); точне і вичерпне визначення кола довіряємо повноважень або прав; дата і підпис.

При цьому довіреність отримує юридичну силу тільки тоді, коли підпис довірителя завірена будь-якої організацією - підписом посадової особи та печаткою організації.

наприклад:

ДОРУЧЕННЯ

Я, Андрєєва Світлана Федорівна, яка проживає за адресою: м Сиктивкар, вул. Радянська, д. 76, кв. 382, паспорт (серія, номер, виданий ...) довіряю Надеждино Ганні Петрівні, яка мешкає за адресою: м Сиктивкар, вул. Валова, д. 76, кв. 251, паспорт (серія, номер, виданий ...) укладення договору з видавництвом «Дитяча література» від мого імені.

8.4.2007 Андрєєва

Іноді в діловому житті застосовуються такі види документів як типові тексти і текститрафарети. Це найменш трудомісткий спосіб складання офіційного листа, який можна застосовувати лише для передачі однотипної повторюваної інформації. Слід зазначити, що різноманіття сучасних ділових відносин, збільшення кількості нестандартних ситуацій, що відбиваються в діловому листуванні, зменшує можливість використання трафаретних текстів як способу ділового спілкування.

Типовий текст - це як би зразок тексту, який використовується в якості прикладу або основи для створення нового документа. Спосіб створення документів за зразком-стереотипу називається типізацією документів. Він використовується для побудови текстів аналогічного змісту, відповідних аналогічним ситуацій ділового спілкування на виробництві, в торгівлі, в державних установах і т. Д.

Текст-трафарет передає інформацію у вигляді тексту з пробілами, призначеними для заповнення їх змінною інформацією, яка залежить від конкретної ситуації. Приклади трафаретних бланків текстів - бланки довідок відділів кадрів, посвідчень про відрядження та ін. В діловому листуванні також використовуються трафаретні тексти, наприклад, в пісьмахпріглашеніях, листах-заявках і т. Д. Трафаретним способом оформляються тексти договорів, угод, контрактів. Застосування трафаретних бланків істотно скорочує час, що витрачається на складання документів. Крім того, трафаретний спосіб складання документів зводить до нуля можливість декількох тлумачень тексту.

В сучасного життя в умовах жорсткої конкуренції на ринку праці людям все частіше доводиться займатися саморекламою, тобто
складати резюме. Дана обставина привела до того, що резюме сьогодні також можна віднести до особливої \u200b\u200bформи ділового документа.

Резюме - це «короткий письмовий виклад біографічних даних, що характеризують освітню підготовку, професійну діяльність і особисті якості людини, яка претендує на ту чи іншу роботу, посаду». На відміну від службової анкети, що вимагає лише заповнення порожніх граф, складання резюме є творчим процесом.

Тому не існує єдиного стандарту або жорстких форм для його написання, хоча є деякі загальні вимоги для складання резюме. До таких вимог належать:

• особисті дані автора (прізвище, ім'я, по батькові, дата і місце народження, сімейний стан);
• адреси і телефони здобувача із зазначенням часу для контактів (можна вказати e-mail);
• найменування вакансії, на яку претендує упорядник резюме;
• перелік місць роботи і (або) навчання в хронологічному порядку (починаючи з останнього місця роботи), із зазначенням повної
  офіційного найменування організації, терміну роботи, найменування посади (найменування навчальної спеціальності);
• додаткові відомості (досвід позаштатної роботи, громадська діяльність, професійна перепідготовка);
• інші відомості (супутні знання і навички: іноземні мови, закордонні поїздки, володіння комп'ютером, водіння автомобіля);
• відзнаки та нагороди, вчені ступені (розділ не є обов'язковим);
• інтереси, схильності, що мають відношення до передбачуваної професійної діяльності здобувача (розділ не є обов'язковим);
• рекомендації (відомості про рекомендації);
• дата написання резюме;
• підпис укладача.

При оформленні резюме слід враховувати наступні рекомендації. Тема (слово резюме) зазвичай не вказується. Замість нього вказують прізвище, ім'я та по батькові, дату і місце народження претендента. Прізвище рекомендують писати великими літерами, щоб вона добре читалася.

Наведені форми документів є текстовими нормами офіційно-ділового мови, що регламентують побудова тексту документа. Текстові норми регулюють закономірності інформаційної структури і правила складання ділових документів, тобто визначають семантичну і формальну організацію тексту документа і його частин.

Після вибору форми документа настає найскладніша частина роботи - наповнення цього документа інформацією. З переходом до викладу змісту ділового тексту зростають можливості вибору мовних засобів для передачі конкретних обставин справи - і відповідно зростають труднощі, що стоять перед упорядником тексту документа. Труднощі такого вибору стосуються в основному двох мовних аспектів: вибору лексики та лексичних формул для складання ділового листа і вибору граматичних засобів - головним чином синтаксичних конструкцій ділового тексту.

Отже, мовні норми офіційно-ділового стилю включають такі складові:

• граматичні норми;
• синтаксичні норми;
• лексичні норми.

Кожен їх перерахованих мовних аспектів гідний детального розгляду. Граматичні норми досить різноманітні і мають деякі нюанси. В області морфології для ділового мовлення характерне переважання віддієслівних іменників для називання дій, особливо назву. В офіційно-діловому стилі таких іменників більше ніж в інших стилях. Так, в діловому листі прийнято писати надання допомоги, надання житлоплощі, обслуговування населення, поповнення бюджету, вжиття заходів і т.д. (В звичайній мові це буде виглядати наступним чином: надати допомогу, надати житлоплощу, поповнити бюджет і т.д.).

Також в ділового мовлення широко використовуються складні отименние приводи. Як правило, вони вживаються або з родовим (чого?), Або з давальним (чому?) Відмінками. Наприклад: по лінії, на предмет, щоб уникнути, по досягненні, після повернення, в силу, за умови, стосовно, відповідно до, по, відповідно, всупереч і ін.

Прийменникові сполучення з тимчасовим значенням - «після чого-небудь" (нар. П.) - пишуться на кінці з і: після закінчення школи, після закінчення терміну договору, після прибуття делегації, після повернення з відрядження, якщо в їх склад входить прийменник « по ».

Прийменникові сполучення з тимчасовим значенням, що починаються з прийменника «до» мають на кінці - я (нар. П.): До закінчення п'ятиденного терміну, до прийняття рішення, до завершення терміну реконструкції. Цьому ж відмінкові принципом підкоряються і так звані мовні формули. Це стійкі, як правило, шаблонні мовні звороти, що дозволяють з високим ступенем точності відображати регулярно повторювані ситуації ділового спілкування. Мовні формули дозволяють ясно і лаконічно висловлювати мотиви, причини і цілі офіційного послання: формулювати прохання, попередження, розпорядження, відмова, завірення і т. Д. З'єднання в певній послідовності мовних формул, що відображають смислові аспекти повідомлення, дозволяє моделювати текст документа, його структуру; спрощує процедуру створення офіційного паперу.

До таких мовним формулам, закріпленим за однієї граматичної відмінкові формою, відносяться: в підтвердженні (чого?) Нашої домовленості, в порядку надання (чого?) Допомоги, згідно (чому?) З прийнятим раніше рішенням, виходячи з (чого?) Наявної потреби, відповідно до (чим?) листом замовника та ін. Поряд з канцеляризмами-фразеологізмами (взяти до уваги, взяти до відома, поставити на голосування, довести до відома і т.п.) такі словосполучення створюють жорсткий текстової каркас, який виявляється у взаємообумовленості текстових частин і фрагментів пропозиції.

Крім мовних моделей, що відображають ті чи інші ситуації ділового спілкування, існують також стійкі мовні звороти, міцно закріпилися за офіційно-діловим стилем: найкращий результат ...; найменш складний ...; найбільш важливий ...; провести перевірку ...; створити необхідні умови ...; руководтво вважає за можливе ...; організація не заперечує ...; забезпечити виконання ...; оптимальне вирішення...; ймовірні терміни ...; підтвердити отримання...; повідомити дані ...; підготувати до відправки ...; в обставинах, що склалися ...; в додаток до вищезазначеного ... і т. д.

До граматичним нормам ділового стилю також відносять уніфікацію граматичної структури словосполучення і словоформи. Обраний варіант закріплюється як еталонний за кожною композиційною частиною тексту.

Наприклад, в тексті наказу кожен пункт починається з вказівки адресата в давальному відмінку - «кому?», А потім «що виконати?»: Начальнику фінансового відділу Бодряковой М. С. нарахувати премію Большову С. Д. в розмірі окладу за роботу у вихідні дні в період з 10.01.06 р по 10.02.06 р

Головному менеджеру редакційно-видавничого відділу Чеснова Д. Г. підготувати до випуску рекламний матеріал

Грамотність - це одне з найважливіших якостей ділового мовлення, що обумовлює ефективність ділового спілкування. Грамотність має на увазі не тільки знання правил слововживання, граматичної сполучуваності, моделей пропозиції, але і розмежування сфер використання мови. Сучасна російська мова має велику кількість варіантних форм. Одні переважають в книжково-письмових стилях мови, інші - в розмовно-побутовому мовленні. В офіційно-діловому стилі використовуються форми кодифікований письмовій мові, так як тільки дотримання їх може забезпечити точність передачі інформації.

Однак існує маса помилок через неправильне вибору форми слова, порушення в структурі словосполучення, пропозиції. Однією з найпоширеніших помилок є використання в письмовій мові розмовних форм мн. ч. іменників на -а / -я замість нормативних на-и / -і. Так, в розмовній мові люди кажуть договору, інструктора, коректора і ін. Тоді як при складанні ділового листа необхідно використовувати інші форми даних слів: договори, інструктори, коректори. Особливо потрібно сказати про форму «договір - договору». Ця граматична норма пов'язана з наголосом, яке в розмовному варіанті обов'язково падає на перший склад. На практиці ж ми часто зустрічаємося зі змішанням форм «договір» і «договору», що суперечить будь-якій логіці. Нерідко спостерігається коливання при виборі потрібної форми мн. ч. іменників у родовому відмінку: кілограмів / кілограм. З

Слід пам'ятати, що форму з нульовим закінченням має наступна група іменників:

• назви військових груп (солдат, кадет, партизан);
• назви парних предметів - черевик, чобіт, панчіх (але шкарпеток);
• назви національностей, територіальну приналежність (вірмен, башкир англійців, болгар південців, киян);
• назви одиниць виміру (ампер, вольт, ват, аршин, мікрон, рентген, нограммов, кілограмів).

Найбільш велике число синтаксичних особливостей ділового мовлення. Це пов'язано з наявністю набору готових синтаксичних конструкцій, що представляють собою відпрацьовані конструктивні засоби для вираження стандартних елементів сенсу. Можна виділити ряд моделей синтаксичних конструкцій і варіантів їх реалізації, наприклад: Доводимо до Вашого відома або Нагадуємо, що ..., Просимо + інфінітив; Направляємо або Гарантуємо + доповнення в знахідному відмінку.

Слід пам'ятати про синтаксичних особливостях побудови словосполучень. Так, більшість слів в письмовій ділового мовлення вживається тільки з одним словом або з обмеженою групою слів. Наприклад: контроль - покладається; наказ - видається; ціна - встановлюється; заборгованість - погашається; рахунок - виставляється (оплачується); рекламація (претензія) - пред'являється; платіж - проводиться; оплата - проводиться (гарантується); осуд - виноситься; посадові оклади - встановлюються; домовленість - досягається; кредит виділяється і т. п. - дієслівні поєднання; ціни - низькі, високі; доводи - вагомі; знижки - значні, незначні; необхідність - нагальна; співробітництво - взаємовигідне, плідне, успішне; розрахунки - попередні, остаточні; рентабельність - висока, низька і т. п. - іменні поєднання.

При написанні ділового листа перевага віддається пасивні конструкціям, ніж дійсним. Наприклад: не ми виконаємо, а нами буде виконано; не Ви пропонуєте, а Вами запропоновано. Пасивний стан, як правило, використовується при необхідності підкреслити факт вчинення дії (оплата гарантується, пропозиція схвалена). Однак для надання тексту більшої переконливості, а також в разі, коли необхідно вказати конкретну особу або організацію як суб'єкт юридичної відповідальності, більш кращою є форма дійсного стану (Завод «Металіст» зриває поставку сировини; Керівник кооперативу не забезпечив техніку безпеки і т. П. ).

У діловій письмовій мові переважають прості речення. Такі пропозиції містять досить великий обсяг інформації і розраховані на повторне прочитання. Пропозиція в діловій письмовій мові часто ускладнюється однорідними членами, причетними і дієприслівниковими оборотами. Воно може займати (особливо в наказах, постановах, розпорядженнях) цілий абзац, а іноді - сторінку.

Активно використовуються пасивні конструкції, як і в науковій мові, велике місце займають складнопідрядні речення з підрядним умовою:

«Порядок ведення засідання і дослідження додаткових доказів, якщо вони були представлені в апеляційну інстанцію, визначається головуючим. За загальним правилом спочатку заслуховуються пояснення осіб, які беруть участь у справі, та їх представників. Спочатку виступає особа, яка подала апеляційну скаргу, і його представник. У разі оскарження рішення обидва боки першим виступає позивач »(Господарство право. 1997. № 1).

Сувора логіка і точність викладу визначають послідовність дій у поданій ситуації. Цей текст виконує роль регламенту і встановлює порядок процедури розгляду апеляційної скарги. Не меншу увагу приділяється порядку слів у реченні. У діловому мовленні переважає прямий порядок проходження головних членів речення - підмет - присудок (наказ видається); винесення обставини або доповнення на перше місце служить їх підкреслення; місце узгодженого визначення - перед визначеним словом (кредитні відносини), а неузгодженого - після обумовленого слова (актуальне питання, оптовий ринок; питання першорядного значення, ринок оптової продукції); місце обставини ступеня - перед прикметником, а доповнення - після нього; місце доповнення - після дієслова, в порядку «пряме - непряме» (передати + що + кому); місце обставини способу дії (діалектів на-о, -е), міри і ступеня, причини і цілі - перед дієсловом-присудком (якщо на них не падає логічний наголос), а обставин способу дії, виражених інакше, - позаду дієслова.

У безособових реченнях і пасивних конструкціях першу позицію замість підлягає займає, як правило, другорядний член пропозиції. Наприклад: За рахунку прийнято сто п'ятдесят одиниць готової продукції. З порядком слів пов'язані і окремі текстові формули, наприклад, послідовність розташування «волевиявлення пише + формулювання доручення + термін».

Наприклад: Наказую Іванову Т. Л. уявити звіт 01.05.07.

До синтаксичним особливостям можна віднести і спеціальне ПОБУДОВУ тексту - мається на увазі рубрикація. Вона пов'язана з розподілом тексту на пункти і підпункти. Зазвичай така будова документа використовується при складанні договорів, угод, контрактів. Залежно від складності розподілу вибирається одно-, дво- або тризначне позначення пункту або підпункту (1.1; 1.1.1; 1.2; 1.1.2).

Вибір варіанту нумерації залежить від змісту тексту, його обсягу, складу, композиційної структури. В простих текстах використовуються однотипні знаки - арабські цифри або букви. Тексти складної організації вимагають позначення частин різними засобами.

Більші в порівнянні з абзацами рубрики (частина, розділ, глава, параграф) позначаються римськими або арабськими цифрами і іменуються.

наприклад:
1. Загальні положення.
2. Обов'язки.
3. Права.

При поділі тексту на рубрики кожна складова частина, відповідна поняттям пункту і підпункту, отримує свій номер (використовуються арабські цифри), після якого ставиться крапка. Номер кожної складової частини включає всі номери відповідних складових частин вищих ступенів поділу.

наприклад:

1. Загальні положення.

1.1. Особа, відповідальна за пожежну безпеку, Призначається і звільняється наказом Генерального директора.

1.2. Особа, відповідальна за пожежну безпеку, підпорядковується безпосередньо Генеральному директору.

При подальшому дробленні тексту на підпункти кількість знаків, що позначають нумерацію, буде збільшуватися: 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.

Заголовки і підзаголовки пунктів надають діловим текстам підкреслено логічний, аналітичний характер. Назва документа - невід'ємна частина будь-якого ділового листа, яка говорить про характер або тематиці документа (Наказ, Посадова інструкція, Договір, Розпорядження і т.д.). Заголовок документа несе основне смислове навантаження.

Тільки в діловому листуванні не вказується назва документа. Заголовок повинен бути коротким і не повинен перевищувати двох рядків. У ділових листах змістовний заголовок виноситься не завжди. У ряді етикетних ділових листів і в листах інформаційного характеру заголовок не використовується.

Однак він абсолютно необхідний в комерційній листуванні:
Про доставку товару.
Про поставку вантажу.
Про оплату рахунку.

Функціонально заголовок являє собою дуже важливу частину тексту, яка значно полегшує роботу з документами: сортування, обробку та переадресацію в разі потреби.

З точки зору набору реквізитів весь текст документа ділиться на наступні частини:

• заголовна частина документа: адреса фірми (вулиця, будинок, місто, індекс, номер телефону та факсу), вид документа (вказується не в усіх документах), дата;
• основна частина документа: заголовок (розташовується після реквізитів «дата» і «індекс документа» зліва), безпосередньо текст документа, додаток;
• оформляє частину документа: посада і прізвище автора, його службовий телефон, підпис, печатка (не завжди).

Вимоги до оформлення реквізитів викладені в Гості 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». Вони поширюються на всі типи документів.

Однак жоден документ не оформлюється повним набором реквізитів. Їх склад залежить від призначення документа. Так, в офіційних листах не вказується назва структурного підрозділу. У всіх інших документах назва вказується.

Наприклад: Договір, Наказ, Указ і ін. Ділові листи зазвичай пишуться на бланках.

Бланк - це фірмовий аркуш паперу, на якому, як правило, вже вказані реквізити підприємства. Всі інші дані вкарбовуються в бланк машинописним способом і розташовуються в певному порядку. Існує два типи бланків листів організації - кутові і поздовжні. Вони розрізняються розташуванням реквізитів, що випереджають текст листа.

Лексичний склад текстів офіційно-ділового стилю має свої особливості. По-перше, це точність слововживання, тобто використання слів відповідно до їх значень.

Слово в тексті документа повинно вживатися тільки в одному значенні, що не допускає ніяких інотолкованій і двозначностей. І, по-друге, це використання спеціальної термінології, характерної для ділового стилю. Так, в текстах даного стилю використовуються слова і словосполучення, які мають яскраво виражену функціонально-стилістичне забарвлення, наприклад позивач, відповідач, протокол, посадова інструкція, взяття під варту, поставка, посвідчення особи, науковий
співробітник і ін., серед них значна кількість професійних термінів. Багато дієслова містять тему розпорядження або повинності: заборонити, дозволити, ухвалити, зобов'язати, призначити та ін. Слід зауважити, що в офіційно-ділового мовлення спостерігається найвищий відсоток вживання інфінітива серед згодних форм. Це також пов'язано з імперативним характером офіційно-ділових текстів.

Розглянемо приклад:
«При вивченні міжнародними угодами, а в особливості угоди про усунення подвійного оподаткування, перш за все, необхідно чітко визначити сферу його дії в двох аспектах:

• податки, на які поширюється дія угоди;
• території, на які поширюється дія угоди ». (Консультант. 1997. № 24).

В даному прикладі можна знайти такі особливості ділової лексики: слова і словосполучення з офіційно-правової забарвленням (міжнародна угода, подвійне оподаткування, податки); виражає повинність словосполучення необхідність визначити; а також можна виділити такі риси ділового тексту, як строгість вираження думки, неупереджена констатація, повна безособовість викладу.

Використання специфічних термінів накладає на автора додаткові зобов'язання. Автору необхідно стежити за тим, щоб термін був зрозумілий не тільки йому, але і адресату. Якщо термін є маловживаних і його значення може бути незрозумілим, слід вдатися до одного з пропонованих способів:

• дати офіційне визначення терміна, наприклад: факторинг - продаж права на стягнення боргів;
• уточнити, розширити зміст терміна словами нейтральній лексики, наприклад: ... невиконання договору викликано
  форсмажорними обставинами (зливовими дощами розмило шляхи сполучення з заводом);
• прибрати термін і замінити його загальнозрозумілою словом або виразом.

Сприйняття тексту також може утруднити невиправдане використання запозичених слів. Найбільш типова помилка - невмотивоване вживання іншомовних слів замість вже існуючих для позначення понять звичних слів, наприклад: апелювати замість звертатися; паблісіті (PR) замість реклама, прерогативи замість виключне право; ексклюзивний замість винятковий і т.п.

У документах не повинні вживатися слова і вирази, що вийшли з ужитку (архаїзми та історизм). У діловому листі слід писати не при сем направляємо, а направляємо; не з цієї року, а цього року (поточного року); несправжнім повідомляємо, а повідомляємо, несправжнім акт складений, а акт складений; НЕ якою, а який; НЕ вишепоіменованних, а зазначений вище.

Для ділової мови характерні складні слова, утворені від двох і більше слів: квартиронаймач, роботодавець, матеріально-технічної, ремонтно-експлуатаційний, вищевказаний, пойменованих нижче і т. П. Освіта таких слів пояснюється прагненням ділового мови до точності передачі змісту і однозначності тлумачення. Цій же меті служать словосполучення «неідіоматіческого» характеру, наприклад вищий навчальний заклад, податкова декларація, акціонерне товариство, житловий кооператив та ін. Однотипність подібних словосполучень і їх висока повторюваність призводить до клішованість використовуваних мовних засобів, що надає текстам офіційно-ділового стилю стандартизований характер.
Для офіційного документа важлива юридична сутність, тому перевага віддається родовим поняттям, наприклад, прибути (приїхати, прилетіти, прийти і т.д.), транспортний засіб (Автобус, літак, «Жигулі» і т.д.), населений пункт (село, місто, село і т.д.) і ін. Якщо в тексті треба згадати ім'я людини, то для цього використовуються іменники, що позначають особу за ознакою, зумовленого будь-яким ставленням або дією (патологоанатом Антипов Т.Н., свідок Столяров Т.П., ректор університету Сергєєва О.І. і т. п.).

Використовуючи в діловому листі будь-які прикметники, слід враховувати особливості фразеології, що склалася в офіційно-ділового мовлення. При вживанні порівняльної ступеня краще складна форма: менш важливий, більш складний (а не найважливіший, дуже складний). При вираженні найвищому ступені найбільш споживані форма з приставкою: найбільший ефект, найменший результат або поєднання позитивної ступеня з власною мовою «найбільш»: найбільш важливий.

До термінам офіційно-ділового стилю відносять також великий пласт номенклатурної лексики, яка досить часто фігурує в ділових листах.

До такої лексики належать:

• номенклатура посад (генеральний директор, менеджер з реклами, фінансовий директор та ін.);
• номенклатура найменувань (ТОВ «ВІК», ІП Мельников, ФСБ, ЧОП «Дружба» та ін.);
• номенклатура товарів (бензин Л-76, верстати з ЧПУ, ЗІЛ-130 і ін.).

До стандартних аспектам мови діловій письмовій мові відноситься уніфікація скорочень, найбільш часто використовуваних в ділових листах. Скорочуються слова, словосполучення, які характеризуються високою частотністю вживання, а також терміни, назви організацій, відомі правові акти, Склепіння законів, текстові позначення і т.д. Всі скорочення, використовувані в текстах документів, підкоряються певним правилам:

• протягом усього документа скорочення повинні бути однаковими. Не можна скорочувати одне і те ж слово або словосполучення по-різному або писати його в одному місці повністю, а в іншому скорочено;
• не припустимо застосовувати скорочення в тексті, якщо воно може спричинити за собою інотолкованія, двозначність в сприйнятті фрази; не можна скорочувати слово, якщо воно є єдиним членом речення;
• не можна скорочувати слова до однієї літери, крім випадків традиційних текстових скорочень. Наприклад: м (рік), м (місто), л. (Лист, листи), с. (Село), \u200b\u200bр. (Річка), п. (Пункт) і ін. Також до офіційно-ділової термінології можна віднести різні абревіатури. У ділових текстах використовують всілякі скорочення номенклатурних знаків різної якості.
• назви відомих правових актів: УГ (Кримінальний кодекс), ГК (Цивільний кодекс);
• найменування організацій: МВФ (Міжнародний валютний фонд), ЦБР (Центральний банк Росії);
• назви, що вказують на форму власності підприємства, що входять в якості класифікатора в назви підприємств: ТОВ (Товариство з обмеженою відповідальністю), ВАТ (Відкрите акціонерне товариство);
• назви посад: ІВ - виконуючий обов'язки;
• назви технічних приладів: АСУ (автоматична система управління), ККД (коефіцієнт корисної дії.).

Крім професійних термінів в ділових листах часто використовується так звана процедурна лексика. Це лексика з узагальненим значенням, яка в тексті документа являє конкретна дія, предмет або ознака в офіційно-правової інтерпретації. Так, в ділового мовлення застосовуються такі загальні вирази: порушення трудової дисципліни (це може бути запізнення, прогул, явка на роботу в нетверезому вигляді і т.д.), зрив графіка поставок (затримка в дорозі, несвоєчасна відвантаження товару і т.д. ), нести відповідальність (піддаватися в разі порушень штрафів, матеріальним стягненням, кримінальному переслідуванню і т.д.). До процедурної лексики можна віднести і деякі узагальнені поняття: підприємство (фірма, концерн, холдинг, картель, синдикат), товар (консерви, термоси, автомобілі, взуття і т.д.).

Терміни, процедурна лексика і номенклатурна лексика становлять основну стилеобразующую лексику мови документів. Вони використовуються паралельно в тексті документів, доповнюючи один одного (в договорах зазвичай застосовуються терміни і процедурна лексика, в додатках до договорів - номенклатурна лексика).

Як уже згадувалося, найважливішою особливістю ділової лексики є те, що слово в тексті необхідно використовувати тільки в одному можливе значенні. Однозначність контекстного вживання обумовлена \u200b\u200bтематикою документа. Однак незнання або неточне знання лексичного значення слів тягне за собою масу помилок, які ускладнюють сприйняття тексту документа або навіть спотворюють його зміст.

Однією з найпоширеніших помилок є не відмінність слів-паронімів (близькі за звучанням, але різняться за значенням слова). До таких слів належать: гарантійний - гарантований, уявити - надати, ефектний - ефективний, проводити - виробляти, економний - економічний, страховик - страхувальник і т.д.

Наприклад, слід розрізняти:

• гарантований відпочинок (забезпечений чим-небудь) - гарантійний талон (службовець гарантією);
• представити колективу нового співробітника (пред'явити, показати) - надати довідку (віддати що-небудь в користування,
  розпорядження);
• проводити мітинг (здійснювати що-небудь) - виробляти консерви (виробляти, виготовляти що-небудь).

Невміння використовувати слова-синоніми також може привести до смисловим порушень в текстах документів. Наприклад, слова побудувати (стилістично нейтральне), звести (стилістична забарвлення «високе»), спорудити (створити щось технічно складне); спорудити (побудувати що-небудь значне; висока) розрізняються стилістичними забарвленнями, відтінками значень і, як наслідок цього, мають різну сполучуваність. Слід писати - спорудити спортивний майданчик, спорудити пам'ятник, побудувати будинок. Неправильне написання: спорудити гараж, побудувати палац, спорудити вежу.

Наведені приклади помилок далеко не єдині промахи, які допускають укладачі ділових листів. Такі помилки, як неправильний порядок слів у реченні, зміщення структури простого і складного речення, невміння використовувати причетні і дієприслівникові обороти, порушення лексичних норм в стійких і терминировать словосполученнях, тавтологія і багато ін., Часто призводять до негативних наслідків, тобто до утруднення сприйняття документа, а в гіршому випадку до невірного тлумачення сенсу викладеної інформації.

Таким чином, стає ясно яку колосальну роль грають мовні норми при складанні ділових документів. Неувага до основних норм призводить сьогодні до «забруднення» офіційно-ділового мови, який має або мав вікові традиції.

У письмовому діловому спілкуванні велику роль грає діловий етикет, який є найважливішим інструментом у досягненні комунікативної мети. Діловий етикет проявляється у формі і змісті документів і, перш за все, в формулах звернення, вираження прохань, відмов, претензій, способи аргументації, формулюванні доручень і ін. В діловому листуванні використання етикетних засобів також носить регламентований характер.

Важливим елементом ділового листа є звернення до адресата. Привернути його увагу і головне зацікавити - основне завдання звернення. Звернення - обов'язковий елемент комерційної переписки. Останнім часом воно нерідко використовується і в службовому листуванні, якщо ситуація вимагає звернутися безпосередньо до посадової особи.

Шановний пане ... (прізвище)!
Шановна пані ... (прізвище)!
Шановні панове!

Наведені приклади є найбільш загальними формулами звернення. Однак існують деякі нюанси, які слід враховувати при зверненні до ділового партнера: його службове становище, сфера діяльності, ступінь особистого знайомства.

Існують негласні правила ділового етикету, яких необхідно дотримуватися в діловому листуванні. До таких правил можна віднести наступні аспекти:

• при формулюванні прохань, запитів, пропозицій, думок і т.п. зазвичай використовують форму вираження від першої особи множини: Представляємо на розгляд і затвердження новий законопроект ... Пропонуємо Вашій увазі нову книгу Воронцової Д.Л. «Вікно» ...
  Просимо повідомити про можливість придбання торгового обладнання ...;
• в листах конфіденційного змісту і в документах, оформлених на бланках посадових осіб, використовується формула звернення від першої особи однини: прошу, пропоную, запрошую;
• не можна починати лист словами відмови. Ввічливіше спочатку викласти мотиви прийнятого рішення (Наша фірма змушена відмовитися від співпраці в зв'язку із завищеними цінами на продукцію, що робить невигідною її реалізацію в нашому регіоні);
• не рекомендується натякати діловому партнерові на його неуважність і нав'язувати йому заздалегідь спланований результат будь-якого питання (Прошу уважно розглянути дану пропозицію ...; Сподіваємося на успішний результат нашої справи ...);
• якщо текст документа починається з формули особистого звернення до адресата, то в кінці тексту, перед підписом, повинна
  бути заключна формула ввічливості: З повагою;
• нетактовно вживати в листах слова «терміново», «негайно» тим самим, Підштовхуючи адресата до поспіху в ухваленні рішення. Більш прийнятними можуть бути вирази: Прошу Вас відповісти до такого-то числа; Переконливо просимо відразу ж повідомити про своє рішення.

Складання ділового документа - завдання не з легких. Це праця, що передбачає досить високий рівень мовної компетентності. Неможливо написати діловий лист, не знаючи текстових і мовних норм офіційно-ділового стилю. Для того, щоб вміти грамотно складати офіційні документи, треба якомога більше практикуватися в написанні ділових листів, а головне, необхідно вчитися і ще раз вчитися цьому нелегкому мистецтву.

Список використаних матеріалів:

Колтунова М.В. Діловий лист. Що потрібно знати упорядника. М., 1999..

Рогожин М.Ю. Документи ділового спілкування. М., 1999..

Теппер Р. Як оволодіти мистецтвом ділового листа. 250 листів і записок на допомогу менеджеру. М., 1994.

Стаття підготовлена \u200b\u200bза сприяння агентства ділової літератури «АЙ ПІ ЕР МЕДІА»

... "Ревізор" зіграний - і у мене на душі так смутно, так дивно ... Я очікував, я знав наперед, як піде справа, і при всьому тому почуття сумне і прикро-тяжке зодягли мене. Моє ж створення мені здалося противно, дико і начебто зовсім не моє. Головна роль пропала: так я і думав. Дюр ні на волосину не зрозумів, що таке Хлестаков. Хлестаков став чимось на зразок Альнаскарова, чимось на зразок цілої шеренги водевільних пустунів, які завітали до нас покрутитися з паризьких театрів. Він став просто звичайним брехуном, - бліде обличчя, в продовження двох століть є в одному і тому ж костюмі. Невже справді не видно із самої ролі, що таке Хлестаков? Або мною опанувала дочасова сліпа гордість, і сили мої совладеть з цим характером були такі слабкі, що навіть і тіні, і натяку в ньому не залишилося для актора? А мені він здавався ясним. Хлестаков зовсім не надуває; він не брехун за ремеслом; він сам позабували, що бреше, і вже сам майже вірить тому, що говорить. Він розвернувся, він в дусі, бачить, що все йде добре, його слухають - і через те одне він говорить плавніше, розв'язніше, говорить від душі, говорить абсолютно відверто і, кажучи неправду, виявляє саме в ній себе таким, як є. Взагалі у нас актори зовсім не вміють брехати. Вони уявляють, що брехати значить просто нести балаканину. Брехати значить говорити неправду тоном так близьким до істини, так природно, так наївно, як можна тільки говорити одну істину; і тут-то полягає саме все комічне брехні. Я майже впевнений, що Хлестаков більш б виграв, якби я призначив цю роль одного з найбільш безталанних акторів і сказав би йому тільки, що Хлестаков є людина спритна, досконалий comme il faut, розумний і навіть, мабуть, доброчесний, і що йому залишається представити його саме таким. Хлестаков бреше зовсім не холодно або фанфаронскі-театрально; він бреше з почуттям, в очах його виражається насолода, одержувана їм від цього. Це взагалі найкраща і сама поетична хвилина в його житті - майже рід натхнення. І хоч би що-небудь з цього було виражено! Ніякого теж характеру, т. Е. Особи, т. Е. Видимої зовнішності, т. Е. Фізіономії, рішуче не дано було бідному Хлестакова. Звичайно, незрівнянно легше карикатури старих чиновників, в поношених віцмундирах з потертими комірами; але схопити ті риси, які досить красиві і не виходять гострими кутами з звичайного світського кола, - справа майстра сильного. У Хлестакова нічого не повинно бути зазначено різко. Він належить до того кола, який, очевидно, нічим не відрізняється від інших молодих людей. Він навіть добре іноді тримається, навіть говорить іноді з вагою, і тільки у випадках, де потрібно або присутність духу, або характер, висловлюється його частково підленьке, незначна натура. Риси ролі якого-небудь городничого більш нерухомі і зрозумілі. Його вже позначає різко власна, незмінна, черства зовнішність і частково стверджує собою його характер. Риси ролі Хлестакова занадто рухливі, більш тонкі і тому важче вловимі. Що таке, якщо розібрати справді, Хлестаков? Молода людина, чиновник, і порожній, як називають, але містить в собі багато якостей, що належать людям, яких світ не називає порожніми. Виставити ці якості в людях, які не позбавлені, між іншим, хороших достоїнств, було б гріхом з боку письменника, бо він тим підняв би їх на загальний сміх. Краще нехай всякий відшукає частку себе в цій ролі і в той же час огляне навколо без страху, щоб не вказав хто-небудь на нього пальцем і не назвав би його по імені. Словом, ця особа повинна бути тип багато чого розкиданого в різних російських характерах, але яке тут поєдналося випадково в одній особі, як вельми часто трапляється і в натурі. Всякий хоч на хвилину, а то й на кілька хвилин, робився або робиться Хлестакова, але, натурально, в цьому не хоче тільки зізнатися; він любить навіть і посміятися над цим фактом, але тільки, звичайно, в шкірі іншого, а не у власній. І спритний гвардійський офіцер виявиться іноді Хлестакова, і державний муж виявиться іноді Хлестакова, і наш брат, грішний літератор, виявиться часом Хлестакова. Словом, рідко хто їм не буде хоч раз в житті, - справа тільки в тому, що слідом за тим дуже спритно повернеться, і начебто б і не він. Отже, невже в моєму Хлестакове не видно нічого цього? Невже він просто бліде обличчя, а я, в пориві минутно-гордовитого розташування, думав, що коли-небудь актор великого таланту подякує мене за злягання в одній особі толиких різнорідних рухів, дають йому можливість раптом показати всі різноманітні сторони свого таланту. І ось Хлестаков вийшов дитяча, незначна роль! Це важко і отруйно-прикро. З самого початку вистави п'єси я вже сидів в театрі нудний. Про захваті і прийомі публіки я не дбав. Одного тільки судді з усіх, що були в театрі, я боявся, - і цей суддя був я сам. Всередині себе я чув закиди і нарікання проти моєї ж п'єси, які заглушали всі інші. А публіка взагалі була задоволена. Половина її прийняла п'єсу навіть за участю; інша половина, як водиться, її лаяла - з причин, проте ж, що не відносяться до мистецтва. Яким чином лаяла, ми про це поговоримо при першому побаченні з вами; тут є багато повчального і чимало смішного. Я навіть дещо записав; але це в сторону. Взагалі з публікою, здається, зовсім примирив "Ревізора" городничий. В цьому я був впевнений і перші, бо для таланту, який у Сосницького, нічого не могло залишитися непоясненим в цій ролі. Я радий, по крайней мере, що доставив йому можливість виявити у всій ширині талант свій, про якому вже починали відгукуватися байдуже і ставили його на одну дошку з багатьма акторами, які нагороджуються так щедро оплесками під щоденну водевілях і інших забавних п'єсах. На слугу теж сподівався, бо помітив в акторі велику увагу до слів і чудовий. Зате обидва наші приятелі, Бобчинський і Добчинський, вийшли понад очікування погані. Хоча я і думав, що вони будуть погані, бо, створюючи цих двох маленьких чоловічків, я уявляв в їх шкірі Щепкіна і Рязанцева, але все-таки я думав, що їх зовнішність і положення, в якому вони знаходяться, їх як-небудь винесе і не так обкарікатуріт. Зробилося навпаки: вийшла саме карикатура. Вже перед початком вистави, побачивши їх костюмованими, я ахнув. Ці два чоловічка, в суті своїй досить охайні, товстенькі, з пристойно пригладженими волоссям, опинилися в якихось нескладних, височезні сивого перуках, скуйовджені, неохайні, скуйовджене, з висмикнутими величезними манишками; а на сцені виявилися настільки ломакою, що просто було нестерпно. Взагалі костюміровка здебільшого п'єси була дуже погана і безсовісно карикатурно. Я як би передчував це, коли просив, щоб зробити хоч одну репетицію в костюмах; але мені стали говорити, що це зовсім не потрібно і не в звичаї і що актори вже знають свою справу. Помітивши, що ціни словами моїм давали трохи, я залишив їх у спокої. Ще раз повторюю: туга, туга. Не знаю сам, чому долає мене туга. Під час представлення я помітив, що початок четвертого акту холодно; показує) ся, як ніби протягом п'єси, доти плавне, тут перервалося або спричиняється ліниво; зізнаюся, ще під час читання обізнана і досвідчений актор зробив мені зауваження, що не так спритно, що Хлестаков починає перший просити грошей у борг і що було б краще, якби чиновники самі йому запропонували. Поважаючи зауваження досить тонке, має свої справедливі боку, я, проте ж, не бачив причини, чому Хлестаков, будучи Хлестакова, не міг попросити перший. Але зауваження було зроблено; "Стало бути, - сказав я сам в собі, - я погано виконав цю сцену"; і точно, тепер, під час представлення, я побачив ясно, що початок четвертого акту блідо і носить ознака якоїсь втоми. Повернувшись додому, я той же час взявся за переробку. Тепер, здається, вийшло трохи сильніше, по крайней мере, природніше і більш йде до справи. Але у мене немає сил клопотати про включення цього уривка в п'єсу. Я втомився; і як згадаю, що для цього потрібно їздити, просити і кланятися, то бог з ним, - нехай краще при другому виданні або відновлення "Ревізора". Ще слово про останній сцені. Вона абсолютно не вийшла. Завіса закривається в якусь невиразну хвилину, і п'єса, здається, ніби не скінчилося. Але я не винен. Мене не хотіли слухати. Я і тепер кажу, що остання сцена не буде мати успіху доти, поки не зрозуміють, що це просто німа картина, що все це має представляти одну скам'янілу групу, що тут закінчується драма і змінює її онімілі міміка, що дві-три хвилини повинен не опускатися завісу, що здійснитися все це повинно в тих же умовах, яких вимагають так звані живі картини.Але мені відповідали, що це зв'яже акторів, що групу потрібно буде доручити балетмейстеру, що кілька навіть принизливо для актора, і ін., Та ін., Та ін. Багато ще інших іншихпобачив я на мінах, які були прикріше словесних. Незважаючи на всі ці інші, ястою на своєму і сто раз кажу: немає. Це не зв'яже нітрохи, це не принизливо; нехай навіть балетмейстер вигадав і складе групу, якщо тільки він в силах відчути справжній стан всякого особи. Таланту не зупинять зазначені йому кордону, як не зупинять річку гранітні берега: навпаки, увійшовши в них, вона швидше і повніше рухає свої хвилі. І в даній йому позі відчуває актор може висловити все. На обличчя його тут ніхто не поклав кайданів, розміщена тільки одне угрупування; особа його вільно висловить всякий рух. І в цьому оніміння різноманітності для нього сила-силенна. Переляк кожного з дійових осіб не схожий один на інший, як не схожі їхні характери і ступінь боязні і страху, внаслідок великості наробив кожним гріхів. Іншим чином залишається вражений городничий, іншим чином вражена дружина і дочка його. Особливим чином злякається суддя, особливим чином попечитель, поштмейстер і ін. Та ін. Особливим чином залишаться ураженими Бобчинський і Добчинський, і тут не змінили собі і звернулися один до одного з занімілим на губах питанням. Одні тільки гості можуть остовпіти однаковий чином, але вони далечінь в картині, яка окреслюється одним помахом пензля і покривається одним колоритом. Словом, кожен мімічно продовжить свою роль і, незважаючи на те, що, невидимому, підкорив себе балетмейстеру, може завжди залишитися високим актором. Але у мене немає більш сил клопотати і сперечатися. Я втомився і душею і тілом. Клянуся, ніхто не знає і не чує моїх страждань. Бог з ними з усіма. Мені остогидла моя п'єса. Я хотів би втекти тепер бог знає куди, і майбутнє мені подорож, пароплав, море і інші, далекі небеса можуть одні тільки освіжити мене. Я спрагу їх як бог знає чого. Заради бога, приїжджайте скоріше. Я не поїду, чи не попрощавшись з вами. Мені ще потрібно багато сказати вам того, що не в силах сказати нестерпне, холодну лист ... 1836 р, травні 25. С.-Петербург.

Завданням екзаменаційного тесту в розділі "Лист" була перевірка рівня сформованості умінь екзаменованих використовувати письмову мову для вирішення комунікативно-орієнтованих завдань. Розділ "Лист" в 2008 р складався з двох завдань:

З 1 - Лист особистого характеру (критерії оцінки якого ставилися до базового рівня);

C2 - Письмове висловлювання з елементами міркування (критерії оцінювання якого ставилися до високого рівня).

З 1 був уривок з листа друга по листуванню, в якому повідомлялося про події в житті одного і задавалися питання.

Стимулом для висловлювання в завданні С2 було твердження, з яким тестований міг погодитися або не погодитися, висловити свою думку з приводу цього твердження, навівши аргументи і докази.

У таблиці представлена \u200b\u200bінформація про типи завдань, рівні складності, обсягу, тривалості виконання завдань контрольних вимірювальних матеріалів в розділі "Лист".

Середній результат виконання завдання C1 склав 77% (2007р. - 75%) від максимального балу. Середній результат виконання завдання С2 склав, як і в 2007 році, 62% від максимального балу.

Групи "хорошистів" і "відмінників" отримали високі оцінки за обидва завдання за всіма критеріями. Група "трієчників" впоралася лише з завданням С1.

Аналіз виконання екзаменованих цього розділу можна зробити, виходячи з характері допущених типових помилок.

При виконанні завдання З 1 (Лист особистого характеру) більшість екзаменованих правильно вибрали елементи неофіційного стилю. Практично всі випробовувані дотримувалися норм ввічливості, починаючи лист з подяки за отримане лист, переважна більшість вживали відповідну завершальну фразу і ставили правильно підпис в кінці листа. У ряді випадків були відсутні адреса та дата. Більш важким виявилося виконання комунікативного завдання. Більше третини екзаменованих не змогли представити повну відповідь на запитувану в листі інформацію.

Таблиця: Структура і зміст розділу "Лист"

завдання	Тип завдання	Перевіряються вміння (основні блоки)	необхідний обсяг	Час виконання
З 1	Лист особистого характеру	- Дати розгорнутий повідомлення - Запит на інформацію - Використовувати неофіційний стиль - Дотримуватися формат неофіційного листа	100-140 слів	20 хвилин.
С2	Письмове висловлювання з елементами міркування	- Висловити свою думку і навести аргументи, докази, приклади - Зробити висновок. Послідовно і логічно правильно будувати висловлювання - Використовувати відповідні кошти логічного зв'язку - Правильно оформити стилістично відповідно до поставленим завданням	200-250 слів	40 хв.

наприклад:

Приватний лист

Завдання для учня

З 1. You have 20 minutes to do this task.

You have received a letter from your English-speaking pen friend Bill who writes

... I do not think it will be a problem for me to choose a good job in the future as I'm really interested in foreign languages, cultures and countries and I hope I'll work as a translator or teacher of foreign languages \u200b\u200bsome day. Have you already decided on your career? What job are you going to choose? Why?

I've lived in the USA my whole life but I'd really love to travel to other countries ...

Write a letter to Bill.

- answer his questions

- ask 3 questions about his plans for travelling.

Write 100 - 140 words.

Remember the rules of letter writing.

Текст 1 виконаного учням особистого листа

Thank you for your letter. Well, I shall answer your questions.

I have already decided on my career. I want to be a translator of English. It was not a problem to chose this profession because I like English. Also I want to be a teacher of English. It's a good idea too.

But I want to have a break and enjoy myself before I go to a University. I want to travel alone or with my parents. What about you? What are your future planning of traveling? Would you like to visit my country? It will be nice if we meet soon.

Hope to hear from you soon,

Аналіз завдання 1

Тип завдання: завдання з розгорнутою відповіддю

Доцільність стилю і формат: особистий лист, неформальний стиль спілкування, базовий рівень.

Необхідний обсяг: 100-140 слів

Що очікується від учня?

- Дати розгорнутий повідомлення і відповісти на всі питання одного;

- Запит на інформацію;

- Використовувати неофіційний стиль;

- Дотримуватися формат неофіційного листа.

Коментарі до особистого листа

Приватний лист оцінюється за двома критеріями: зміст і організація тексту. Однак перевірка роботи починається з формального, але важливого моменту - підрахунку кількості слів в виконане завдання. Необхідний обсяг дається в завданні для учня (С1: 100-140 слів). У п. 11 специфікації дані чіткі інструкції з цього приводу: "Допустиме відхилення від заданого обсягу становить 10%. Якщо в виконане завдання С1 менше 90 слів ..., то завдання перевірці не підлягає і оцінюється 0 балів. При перевищенні обсягу більш ніж на 10%, тобто якщо в виконане завдання С1 понад 154 слів ..., перевірці підлягає тільки та частина роботи, яка відповідає необхідному обсягу. Таким чином, при перевірці завдання С1 відраховуються від початку роботи 140 слів ... і оцінюється тільки ця частина роботи ". При цьому підраховуються всі слова (прийменники і артиклі в тому числі), короткі (стяженій форми) дієслів (did not, can not, let's) вважаються за 1 слово.

Переконавшись в тому, що необхідний обсяг дотриманий, переходимо до оцінювання виконаного завдання.

оцінюючи перший критерій - зміст (рішення комунікативної задачі), ми повинні відповісти на наступні питання:

1. відображає зміст всі аспекти, зазначені в завданні;

2. вибрано чи стильове оформлення правильно, з урахуванням мети висловлювання і адресата (для особистого листа - це неофіційний стиль);

3. дотримані прийняті в мові норми ввічливості;

4. дотриманий необхідний обсяг висловлювання.

Деталізуючи перше питання, необхідно сформулювати всі аспекти змісту, які повинен розкрити в своєму особистому листі екзаменований. Для цього треба проаналізувати лист-стимул і додаткове завдання, яке дається після нього. В результаті вийде наступний список (будемо відразу відзначати, відображений цей аспект змісту в аналізованої роботі і наскільки повно він відображений):

1.1. Чи є повідомлення, що учнівська вже вибрала майбутню професію? - Є: I have already decided on my career.

1.2. Чи є повідомлення про те, ким хоче стати автор листа? - Є: I want to be a translator of English. Also I want to be a teacher of English.

1.3. Чи є повідомлення, чому автор хоче стати перекладачем і вчителем? - Є, але аргументація нерозгорнуті і слабка в першому випадку, чому вона хоче стати перекладачем: "because I like English" і відсутня взагалі в другому випадку, чому вона хоче стати вчителем.

2.1. Дано звернення в правильній формі відповідно до неофіційними стилем? - Дано правильно.

2.2. Дана чи завершальна фраза в правильній формі відповідно до неофіційними стилем? - Так, дана правильно.

2.3. Дана Чи правильна форма, тільки ім'я пише? - Дана.

За третьою складовою рішення комунікативної задачі (прийняті в мові норми ввічливості):

І, нарешті, (4) чи відповідає обсяг висловлювання поставленому завданню і зазначеним у завданні вимогам? - Відповідає. На жаль, можливі випадки, коли при формальному дотриманні обсязі - 90 слів екзаменований не виконує змістовні завдання, обмежуючись короткими неаргументованими відповідями на задані в листі-стимулі питання, а необхідний обсяг виконує за рахунок викладу вчиненого напам'ять "топіка".

Підводячи підсумок за критерієм змісту: максимально за зміст дається 3 бали, анализируемая робота може бути оцінена 2 балами, так як в ній немає розгорнутої аргументації, чому екзаменований вибрав цю професію. Крім того, доведеться повторювати інформація (обрана та ж професія) з листа-стимулу, листи Білла. Однак оцінка не буде за це знижена, так як, можливо, Ольга дійсно хоче теж стати перекладачем і вчителем.

Другий критерій, за яким оцінюється особистий лист - організація тексту.

Оцінюючи завдання за цим критерієм, ми повинні відповісти на наступні питання:

5.1. Наскільки логічно в цілому висловлювання? - В цілому, лист логічно, але в першому абзаці дві фрази, які не зовсім логічно пов'язані, і потрібно ще яке-небудь пропозицію між ними.

5.2. Чи присутні засоби логічного зв'язку і чи правильно вони використані? - Присутні, але мінімально. Використовуються в цілому правильно.

5.3. Чи розділений текст на абзаци? - Лист розділене на абзаци, розподіл логічно, абзаци чітко виділені червоним рядком. Однак бажано було виділити питання до одного в окремий абзац.

5.4. Чи відповідає оформлення тексту нормам, прийнятим в країні мови, що вивчається?

Цей останній питання вимагає деталізації:

а) Звернення на окремому рядку - відповідає.

б) Завершальна фраза на окремому рядку - відповідає.

в) Підпис на окремому рядку - не відповідає.

д) Дата - відповідає.

Підіб'ємо підсумки за критерієм організації тексту: максимальний бал за даним критерієм - 3 бали, учнівська отримає з деякою натяжкою 2 бали. Оцінка знижена за відсутність адреси, за те, що не дана підпис на окремому рядку і деяке порушення логічності. Таким чином, в цілому за особистий лист учнівська отримає 4 бали.

Текст 2 виконаного учням особистого листа

(Зі збереженням мовного оформлення)

Many thanking for your letter. Sorry, but I had no time to answer. I'm very beasy, because I prepare to my exams.

You asked me about my career. I think it is rather difficult to do a wright choice. Many of young people want to have a very good job.

I want to become a translator as you. I'll love this job and I love traveling. What your favourite country and where have you never been?

Коментарі до особистого листа

Обсяг виконаного листи менше 90 слів. Лист перевірятися не буде. Учень отримає 0 балів за зміст, а значить і за все лист.

При виконанні завдання С2 (Висловлювання з елементами міркування) екзаменованих також вагалися з рішенням комунікативної завдання в повному обсязі. Проте, значна частина випускників змогла представити висловлювання необхідного обсягу, продемонструвала вміння навести аргументи "за" і "проти" або сформулювати власну думку і побачити інші можливі точки зору.

Важкою виявилася завдання сформулювати проблему на початку висловлювання, не повторюючи формулювання завдання, а використовуючи синонімічні засоби і синтаксичний перифраз. Знову дає про себе знати тенденція використання матеріалу горезвісних "топіків" в якості готових уривків, що вставляються в письмове висловлювання. Що стосується організації тексту, то як і раніше залишається проблема поділу тексту на абзаци і використання коштів логічного зв'язку.

наприклад:

Завдання для учнів

C2. You have 40 minutes to do this task.

Comment on the following statement.

It's reported that billions of dollars are spent on space exploration projects every year. Some people believe that this money should be used to solve problems on Earth.

What is your opinion? What problems should humanity solve first of all?

Write 200 - 250 words.

Use the following plan:

- make an introduction (state the problem)

- express your personal opinion and give reasons for it

- give arguments for the other point of view and explain why you do not agree with it

- draw a conclusion

Текст виконаного учням письмового висловлювання з елементами міркування

(Зі збереженням мовного оформлення)

Nowadays a lot of people spend their money on new projects or researches. For example billions of dollars are spent on space exploration projects every year. I think it is not right. Our Earth needs some helpness from goverments from different countries. People have a lot of problems in medicine. We have illnesses like cancer with which people do not know how to fight We will know everything about spaces, but nothing about our health, our life on Earth. Is that right? No, I think.We should take care about each other and our goverment should spend money on people, on life's troubles. Government should spend money on our grandmothers and grandfathers, take care about nature, because we have problems with atmosphere. We know about pollution but we do not want to find the solution about this problem. We should take care about our animals who are in danger. We should take care about poverty, we shall think about it. A lot of people need our help, our money, because they do not have something to eat. We should think about children, whose parents denyed from them when they were born. They are lonely and need our help. To sum up I think that we can spend our money on new projects but we should remember one rule "we are people and we need each other. We need help from each other ".

Письмове висловлювання з елементами міркування, в даному випадку твір-висловлення думки, оцінюється за п'ятьма критеріями: зміст, організація тексту, лексика, граматика, орфографія і пунктуація.

1. Чи відповідає зміст даного твору запропонованої комунікативної задачі? У додатковій схемі оцінювання пропонуються наступні питання, які деталізують зміст даного пункту:

1.1. Чи є вступ з постановкою проблеми? - Є, однак, автор навіть не перефразував проблему, яка позначена в інструкції до завдання. Більш того, перша і друга фрази вступу несуть практично одну і ту ж інформацію (друга фраза кілька уточнює першу).

1.2. Висловлено чи точку зору авторів з проблеми і аргументовано воно? - Думка висловлено - I think it is not right. Що стосується аргументації, то вона подана дещо сумбурно і не завжди логічно. Йде фраза про те, що Земля потребує допомоги урядів різних країн, Але ця теза не аргументується і автор відразу переходить до того, що у людей є проблеми зі здоров'ям, і невідомо, як лікувати, наприклад, рак. Звідси, автор робить висновок про те, що люди повинні піклуватися один про одного, а уряд витрачати гроші на життєві проблеми (life's troubles.). Далі йде перерахування проблем, якими повинні зайнятися уряду: дідусі і бабусі, турбота про природу, бідності, покинуті діти. Аргументація слабка або її немає, і самі проблеми погано сформульовані.

1.3. Чи представлені в творі інші точки зору і пояснення, чому автор з ними не згоден? - У творі не представлена \u200b\u200bінша точка зору на цю проблему і відсутня аргументація щодо незгоди з нею.

1.4. Чи є висновок з висновком? - Висновок є, однак воно дещо суперечить змісту вступу і основної частини, так як якщо раніше йшлося про те, що потрібно витрачати гроші на людей і природу, то в ув'язненні робиться висновок, що можна витрачати гроші на нові проекти (не зрозуміло які) і що ми повинні допомагати один одному. Друга частина висновку ніяк не пов'язана з комунікативним завданням. Таким чином, комунікативна задача виконана тільки частково, і зміст твору може бути оцінений в 1 бал.

Другий критерій оцінювання твору - організація тексту. Основне питання:

"Чи відповідає організація тексту загальноприйнятим правилам?" необхідно деталізувати, а саме:

2.1. Чи є поділ на абзаци і чи правильно воно здійснено? На жаль, автор не виділив абзаци.

2.2. Чи логічно твір і чи правильно використані кошти логічного зв'язку: вибудовування логічності перешкоджає відсутність абзаців, використання коштів логічного зв'язку мінімально.

В цілому, по даним критерієм буде поставлений 1 бал.

Третій критерій, за яким оцінюється письмове висловлювання з елементами міркування - лексика. Оцінюючи роботу за даним критерієм, експерт повинен відповісти на наступні питання:

3.1. Чи відповідає лексика поставленої комунікативної задачі? В цілому, відповідає.

3.2. Чи достатній словниковий запас, наскільки він різноманітний, чи відповідає високому рівню? - В цілому, так. Словниковий запас щодо різноманітний, проте спостерігаються невиправдані повтори слів і словосполучень, наприклад "take care", "need", "think".

3.3.Соблюдает чи автор правила словотворення, словосочетаемості (collocations) чи правильно вжиті слова в конкретному контексті і чи впливають помилки (якщо вони є) на розуміння змісту? - В даному творі спостерігаються помилки щодо вживання слів у конкретному контексті, в словотворенні. Одна помилка, а саме, в реченні: "People have a lot of problems in medicine" може вплинути на розуміння змісту, так як автор має на увазі не медицину в цілому, а проблеми зі здоров'ям. Ряд помилок носить лексико-граматичний характер і може бути віднесений як до лексиці, так і до граматики, наприклад, прийменники.

Якщо ми віднесемо лексико-граматичні помилки до лексики, то в цьому випадку лексика може бути оцінена на 1 бал.

Четвертий критерій, за яким оцінюється письмове висловлювання з елементами міркування, - граматика. Оцінюючи відповідь за даним критерієм, експерт повинен відповісти на наступні питання:

1.1. Чи доречний вибір використання граматичних засобів відповідно до мети висловлювання? - В цілому, так.

1.2. Наскільки різноманітні граматичні засоби і чи відповідають їх складність високому рівню? - Граматичні засоби досить одноманітні і не повністю відповідають високому рівню. Автор часто використовує однотипні граматичні конструкції, наприклад, з should.

1.3. Наскільки правильно і точно використані граматичні засоби? - Спостерігаються помилки в декількох розділах граматики, наприклад, в порядку слів, в складнопідрядних пропозиціях, вживанні невизначених займенників, неісчісляемих іменників. Однак, в цілому, дані помилки не впливають на розуміння змісту.

За даним критерієм відповідь може бути оцінений на 2 бали.

По п'ятому критерієм - орфографія і пунктуація - робота буде оцінена в 1 бал (максимальний бал - 2), так як є помилки в орфографії і пунктуації (немає коми після For example).

Таким чином, твір в цілому може бути оцінений на 6 балів.

Аналіз типових помилок, допущених при виконанні завдань в розділі "Лист", дозволяє сформулювати наступні загальні рекомендації для підготовки учнів до здачі ЄДІ з англійської мови:

1. Слід знайомити учнів з різними видами завдань з письма, обговорювати специфіку комунікативної завдання певного типу і що випливають з цієї комунікативної завдання особливості кожного виду.

2. Необхідно навчити учнів уважно читати інструкцію до завдання, отримувати від неї максимум інформації, бачити комунікативну задачу і формальні обмеження (рекомендований час виконання, необхідний обсяг).

3. Рекомендується тренувати учнів у виконанні письмових завдань різного об'єму, щоб вони були готові написати роботу відповідно до об'єму, зазначеному в тестовому завданні. Недостатній обсяг письмового висловлювання, як і значне перевищення заданого обсягу, ведуть до зниження балів.

4. Для оволодіння вміннями писемного мовлення слід вчити школярів аналізувати свої власні роботи та редагувати їх в потрібному напрямку.

5. Перед початком роботи учні повинні вміти відібрати матеріал, необхідний для повного і точного виконання завдання відповідно до поставлених комунікативними завданнями, а після написання роботи вміти перевірити її і з точки зору змісту, і з точки зору форми.

6. Необхідно також визначити стиль (офіційний, неофіційний) в залежності від адресата і виду завдання і дотримуватися його протягом усього тексту.

При виконанні завдання С1 (особистий лист) слід звертати увагу учнів на наступні аспекти:

2. При ознайомленні з текстом-стимулом учні повинні вміти виділити головні питання, які слід розкрити в роботі і намітити для себе план свого відповідного листа.

Для успішного виконання завдання С2 (письмове висловлювання з елементами міркування) треба мати на увазі наступне:

1. У діючих КІМ пропонуються два типи завдань: висловити власну думку з певної проблеми і висловити аргументи "за" і "проти" певної точки зору. Учні повинні розуміти, в чому ці два типи творів близькі і чим вони відрізняються, і відповідно будувати свій текст.

2. В інструкціях до завдань пропонується самий загальний план письмового висловлювання, який учні повинні вміти конкретизувати відповідно до запропонованої темою. Необхідно виробляти вміння планувати письмове висловлювання і будувати його відповідно до плану. При цьому вступ і висновок не повинні бути більше за обсягом, ніж основна частина.

3. Слід також пам'ятати, що для письмової мови характерно поділ тексту на абзаци, які відображають логічну і змістовну структуру тексту.

Критерії оцінювання виконання завдань С1 і С2 розділу "Лист"

бали	зміст	організація тексту	лексика	граматика	Орфографія і пунктуація
	К1	К2	К3	К4	К5
3	Завдання виконано повністю: зміст відображає всі аспекти, зазначені в завданні; стильове оформлення мови вибрано правильно, з урахуванням мети висловлювання і адресата; дотримані прийняті в мові норми ввічливості.	Висловлення логічно; засоби логічного зв'язку використані правильно; текст правильно розділений на абзаци; формат висловлювання обраний правильно.	Використовуваний словниковий запас відповідає поставленому завданню; практично немає порушень у використанні лексики.	Використовуються граматичні структури у відповідності з поставленим завданням. Практично відсутні помилки.
2	Завдання виконано: деякі аспекти, зазначені в завданні, розкриті не повністю; є окремі порушення стильового оформлення мовлення; в основному дотримані прийняті в мові норми ввічливості.	Висловлювання в основному логічно; є окремі недоліки при використанні коштів логічного зв'язку; є окремі недоліки при розподілі тексту на абзаци; є окремі порушення формату висловлювання.	Використовуваний словниковий запас відповідає поставленому завданню, однак зустрічаються окремі неточності у вживанні слів або словниковий запас обмежений, але лексика використана правильно.	Є ряд граматичних помилок, які не ускладнюють розуміння тексту.	Орфографічні помилки відсутні. Текст розділений на пропозиції з правильним розділових знаків оформленням.
1	Завдання виконано в повному обсязі: зміст відображає не всі аспекти, зазначені в завданні; порушення стильового оформлення мови зустрічаються досить часто; в основному не дотримуються прийняті в мові норми ввічливості.	Висловлювання не завжди логічно; є численні помилки у використанні коштів логічного зв'язку, їх вибір обмежений; поділ тексту на абзаци відсутня; є численні помилки в форматі висловлювання.	Використаний невиправдано обмежений словниковий запас; часто зустрічаються порушення у використанні лексики, або деякі з них можуть ускладнити розуміння тексту.	Або часто зустрічаються помилки елементарного рівня, які помилки нечисленні, але ускладнюють розуміння тексту.	Є ряд орфографічних і \\ або пунктуаційних помилок, які незначно ускладнюють розуміння тексту.
0	Завдання не виконане: зміст не відображає ті аспекти, які вказані в завданні або не відповідає необхідному обсягу	Відсутня логіка в побудові висловлювання; формат висловлювання не дотримується.	Вкрай обмежений словниковий запас не дозволяє виконати поставлене завдання.	Граматичні правила не дотримуються.	Правила орфографії та пунктуації не дотримуються.

Примітки: Критерій "Орфографія і пунктуація" (К5) в розділі "Лист" оцінюється за шкалою 0 - 2 бали. Експерти оцінюють виконання завдань С1 за критеріями К1 і К2. Завдання С2 оцінюється за критеріями К1 - К5. При отриманні екзаменованих 0 балів за критерієм «Зміст» все завдання оцінюється в 0 балів.

Лист підготовлено членами федеральної предметної комісії з іноземних мов

д.філ.н. М.В. Вербицької та к.філ.н. К.С. Махмурян

Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової комунікації, полягає в досягненні згоди між двома і великою кількістю партнерів (організаціями, установами, фірмами, окремими особами).

Офіційно-ділова сфера спілкування, функціональне призначення ділового листування визначають його особливості. Перш за все, це офіційність, обумовлена, по-перше, ситуаціями спілкування і, по-друге, характером відносин між партнерами.

в Письмовою ділового мовлення притаманне використання ситуаційних кліше, стереотипних виразів, фраз. Уніфікація ділового листування обумовлена \u200b\u200bвимогами економії мови і необхідністю полегшити процес обробки листів. "Марнотратство в словах означає марнотратство в доларах" - люблять підкреслювати американці.

У канцелярії Білого дому підрахували, що через недбале складання ділових листів американські компанії щотижня втрачають кілька мільйонів доларів.

Цікаво, що Рузвельт не приймав до читання офіційні папери, якщо текст стає перевищував половину сторінки, і вимагав "укласти" суть будь-якої проблеми, якою б вона не була важкою, в зазначені рамки ".

Ейнштейн у своєму зверненні щодо проекту створення атомної бомби зміг викласти прохання двома фразами: "Наполеон відкинув звернення Фултока оснастити судна паровим двигуном і був розгромлений на море. З Америкою буде те ж саме, якщо Ви знехтуєте винаходами сучасної науки" [146].

в сучасних умовах комп'ютеризації діяльності підприємств, фірм і корпорацій в Україні цей факт навмисної еволюції американського ділового листа є переконливим доказом уніфікації та стандартизації письмового спілкування.

Отже, перед тим, як взяти ручку або включити персональний комп'ютер, варто усвідомити:

Який це буде лист - супровідний, лист-прохання, лист-повідомлення, лист-нагадування та ін .;

Передбачається відповідь;

Чи зрозуміє адресат зміст листа однозначно;

Чи є впевненість в тому, що лист прийде вчасно (якщо немає, краще скористатися телефоном або модемним зв'язком).

Відомий американський менеджер Лі Я кока в книзі "Кар'єра менеджера" відзначав, що підготовка ділового листа - це найкращий засіб пізнання таємниць менеджменту.

Чіткий порядок письмового викладу будь-якої ідеї тим самим є першим кроком до її втілення в життя. У розмові можна викладати різного роду недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на папері, відбувається щось таке, що спонукає заглибитись в конкретні деталі. При цьому набагато важче ввести в оману самого себе, ніж когось іншого.

Письмова мова має свої сильні і слабкі сторони: Людині, безумовно, значно легше викладати свої думки усно, ніж письмово. Але дійсність вимагає, щоб всі вміли писати. Мета написання відома:

Привернути увагу до певної ситуації або проблеми;

Дати можливість легко зрозуміти написане;

Спонукати діяти так, а не інакше.

Це явна мета. Але є також мета, яку не бачить навіть той, хто пише лист. Ця мета - краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне уявлення про свій задум.

Складання плану листи

Незалежно якою мовою готується лист, після того, як визначена мета листа, складається його план. Ретельно відбираються всі факти, які необхідно вказати. Текст листа будується з трьох основних частин:

основний зміст (Прохання, вказівку, додаткове повідомлення та ін.);

заключна частина (Подяка, прохання написати в разі, якщо щось залишиться незрозумілим тощо.).

o Вступну частину будують в залежності від мети написання листа. наприклад:

Якщо складається лист-відповідь, то у вступі висловлюють подяку за запрошення, повідомлення про те, що адресат є відомим у своїй галузі знань тощо. наприклад: Ми дякуємо вам за брошуру з інформацією про Ваші послуги ... (We thank you for the brossure with information about your services in it ...).

Якщо лист носить лише інформаційний характер, то у вступі викладають історію створення організації, її розвитку та становлення, суть діяльності в цей час, наводять статистичні дані тощо. наприклад: Ми повідомляємо, що наша компанія співпрацює з ... (We wish to inform you that our company cooperates with ...).

Якщо необхідно пояснити питання, поставлені партнером, то, крім відповідей, висловлюється думка про можливість подальшої співпраці або про відсутність такої можливості, викладаються пропозиції. наприклад: У зв'язку з Вашим запитом ми повідомляємо, що могли б надіслати групу фахівців ... (In connection with your enquiry we are informing you that we could send a group of specialists ...).

якщо лист має характер реагування на невиконання взятих обов'язків, недотримання термінів поставки або інші дії, що зачіпають інтереси адресата, оцінка того, що сталося, і повідомлення про розрив відносин не повинні мати різкого характеру. наприклад: Ми з подивом дізналися, що ви не підписали наші документи ... (We are puzzled to learn that you haven "t signed our documents ...).

Велике значення має виклад основного матеріалу листа. Вся інформація повинна подаватися коротко, логічно, ясно. Але і надмірне захоплення лаконічністю не виправдане, оскільки веде до додаткових питань, пояснень і уточнень, що вимагає продовження листування. відтягує практичне вирішення питань.

В ході написання основній частині листа необхідно:

Проаналізувати всі аргументи, відмовитися, по можливості, від другорядного;

Згрупувати всі факти за обраним напрямом, підібрати заголовки до кожного розділу;

Написати кожен заголовок на окремому аркуші паперу, скласти в нього невеликі питання;

Обміркувати черговість викладу, користуватися принципом "від невідомого до відомого;

Не зупинятися на банальних речах: стислість - сестра таланту;

Використовувати графіки, схеми, таблиці і т. П;

Чи не нехтувати роботою над чернетками, текст повинен бути зручним для читання.

o Заключна частина листи також має свої варіанти. Тут традиційно викладаються надії на розвиток відносин і на те, що представлена \u200b\u200bв листі інформація буде взаємно корисною. наприклад: Сподіваємося, що будемо підтримувати співпрацю, і запевняємо Вас ... (We would like to maintain cooperation and assure you ...),

Якщо лист адресовано особі, з яким ще не був встановлений діловий контакт, в заключній частині адресант може написати, що сподівається на швидке отримання відповіді і виконання замовлення. наприклад: Будемо вдячні за термінове виконання нашого замовлення (Your prompt execution of our order would be appreciated).

У разі подальшого розриву ділових контактів з партнером заключна частина листа може бути зведена до фрази: Одночасно свідчимо про нашу відкритість для ділового співробітництва в майбутньому (We simultaneously testify to our openess for business like cooperation in future.).

Таким чином, за негативним змістом листи партнеру дається можливість в разі зміни його позиції повернутися до ділової співпраці. Така відповідь буде більш ознакою ввічливості, ніж надією на співпрацю в подальшому, отже, етикету будуть дотримані.

При необхідності в заключній частині листа повідомляються прізвище, посаду, адресу і номер телефону особи, яка має можливість допомогти у вирішенні питань. Таке повідомлення робиться максимально доброзичливим тоном.

наприклад:

в Випадку необхідності не соромтеся зв'язуватися з нашим представником В. Шамраєм і з'ясовувати всі питання, які будуть виникати (If necessary do not hesitate to contact with our representative (А. Shamray) and clear up all questions that arise with him.).

Стиль ділового листа

Термін "стиль" походить від грецького слова styloz (латинське - stilus). Так називали паличку для писання на покритих воском тонких дощечках. Один кінець палички був загостреним, їм писали, другий мав вигляд лопатки для розрівнювання воску, якщо написане витирали. "Найчастіше перевертай стиль!", - говорив учневі вчитель. Це означало: пиши і исправляй, змінюючи написане. Згодом цей вислів дістав переносне значення: "Працюй над стилем викладу".

Стиль листа зазнає швидких змін, з кожним роком стає простішім, менш офіційним. Відмовляйтеся від використання фраз, які вийшли з ужитку. Сучасні кореспонденти віддають перевагу простим висловлюванням. Більше ніж будь-коли час є дорогим для керівника, якому ніколи читати велику кількість непотрібних слів.

Але особа, пише діловий лист, повинна скласти про себе гарне враження, тому кілька слів пошани будуть дуже доречні. Однак не варто зловживати компліменти, щоб не викликати протилежний ефект: партнер може відчути нещирість адресанта.

тон листа

Від побудови фраз залежить результат ділового спілкування. Ще Френсіс Бекон стверджував, що вести діловий діалог в доброзичливому тоні важливіше, ніж вживати хороші слова і правильно розташовувати їх. Наприклад, замість того, щоб написати "Ми не розуміємо, чому Ви не сплатили рахунок", напишіть "Ми впевнені, що те, що Ви не сплатили - є випадковим дією" або замість "Ми не можемо оплатити, поки не отримаємо ..." краще написати "Ми будемо раді оплатити, як тільки отримаємо ...".

доцільніше написати "Нам прикро дізнатися з Вашого листа, що ..." замість "У нас Ваш лист, в якому ви заявляєте, що ...".

Типи пропозицій ділового листа

Особа, яка не має досвіду ділового листування, має потяг до надмірно довгих речень, що заважає розумінню тексту. Коли людина читає фразу з 20 слів, вона повинна прочитати її ще раз.

Але і надмірна лаконічність заважає розумінню тексту або надає йому брутальності. Тому краще вживати різні по конструкції пропозиції.

в Наприкінці розділу хочеться нагадати, що, кати людина дотримується певної культури управлінського документування, правил підготовки документів, вводить в своє мовлення словосполучення з іншої мови, не руйнуючи граматичної основи і фонетичних особливостей української, оберігає її красу, користується її фразосполученням і багатством, це не викликає заперечень.

Варто пам'ятати, що милозвучність, лексичне і фразеологічне багатство, синтаксична гнучкість, величезні словотворчі можливості української мови отримали загальне визнання. У Парижі, наприклад, на Всесвітньому конкурсі краси мов, вона посіла третє місце після французької та перської.