«Найважче людині дається то, що дається не йому».
М. Жванецький

Напевно, кожному хоч раз в житті доводилося стикатися з тим, що виникала гостра необхідність написати діловий лист керівнику комерційної компанії, партнеру, чиновнику або на худий кінець в ЖЕК. Але якщо ви вважаєте себе бізнесменом, нехай навіть і початківцям або збираєтеся відкрити свій бізнес, нехай навіть в далекому майбутньому, ви зобов'язані навчитися грамотно, писати ділові листи.

Так чим відрізняється просто лист від ділового листа?

Перш за все, відсутністю емоційних складових, і переважанням логіки і прагматичного,  раціонального викладу вашого прохання або пропозиції. Бізнесмена, власника компанії або керівника великого, і навіть не дуже великого підприємства, на відміну від просто «споживача», навряд чи зацікавить ваш емоційний і натхненне лист до нього з проханням про співпрацю,  наданні допомоги або встановленні будь-яких інших дружніх відносин.

Перш за все, ви повинні розуміти, що пишіть Візовий збір, так і пишете його у справі! Багато зараз про себе скажуть, що за «каламбур», ясно ж, що Візовий збір відрізняється від інших чітким розумінням: «Кому», «Навіщо» і «Чому». Я читав чимало листів і пропозицій, і, на превеликий жаль, в деяких листах сенс постійно вислизав, і в кінці листа було зовсім не зрозуміло, що ж взагалі хотів попросити або запропонувати автор.

Тому, що б сенс і ідея листа не «розтікалися по древу», ви для себе повинні відповісти на наступні питання:

1. Кому ви пишете лист, чи не помилилися адресатом?
2. Навіщо ви пишете лист, що ви хочете запропонувати або попросити? Чи зрозумілі ваші доводи, стиль викладу і переконливі чи  ваші аргументи для Адресата? І яку вигоду він отримає від співпраці  з вами?
3. Чому ви це робите? Який результат ви хочете отримати? На які подальші дії ви маєте намір «спровокувати» Адресата?

Для ділових листів розроблений відповідний ГОСТ Р 6.30-2003, який описує основні вимоги щодо змісту та оформлення документів. Більш детально ви можете ознайомитися з даними ГОСТом, придбавши його в магазині ділової книги, і використовувати в подальшому при оформленні вашого діловодства.

Але, на деякі важливі моменти я хотів би звернути особливу увагу:

1. Шапка ділового листа повинна містити звернення до Адресатові. Оформляється трохи нижче реєстраційного номера: у верхньому правому кутку вказуються Посада і П.І.Б. Адресата. Нижче ви можете вказати Тему листи. Ще нижче, по центру оформляється Звернення. У зверненні слід висловити повагу за допомогою загальноприйнятих слів: «Шановний», «Пан», «Пані» (скорочення не припустимі). Шапку зазвичай виділяють жирним шрифтом.

наприклад:

Вих. № 01 від 20.04.2012

на Вх. № 01 - РиК від 01.01.1930

директору

ТОВ «Роги і копита»

Бендеру О.І.

«Про партію бракованих рогів,

поставлених 01.01.1930г. »

Шановний Остап Ібрагімович,

1. Вступ. У вступі необхідно коротко визначити суть листа. Можна почати традиційно: «Доводжу до Вашого відома ...», «Прошу Вас ...», «В даний час ...» і т.д. - якщо лист пишеться від першої особи.

Якщо звернення виходить від юридичної особи, то розповідь йде від третьої особи (Наприклад, «Наше підприємство пропонує ...»).

Причому, як у вступі, так і в наступному тексті листа випливає займенник Ви і всі його форми (Вас, Вам, Вашої) писати з великої літери.

1. У Висновок листи підводяться підсумки написаного, нерідко пишеться прохання або пропозицію. Наприклад: «З огляду на викладене вище, прошу Вас ...».
2. Основний текст ділового листа традиційно завершується фразою: «З повагою, ...» - якщо передбачається нейтральне звернення. Якщо, ви особисто знайомі з Адресатом, то можна закінчити лист фразою - «Щиро Ваш, ...».

наприклад:

Щиро Ваш,

Підпільний мільйонер (підпис) А.І. Корейко

Посада, П.І.Б. (Друкуються спочатку ім'я та по батькові, а потім прізвище), підпис ставиться власноруч.

1. Завершується діловий лист інформацією про відправника, яка повинна містити його П.І.Б. (Бажано повністю) посаду, і контактний номер телефону. Це необхідно, якщо Адресатові або його представнику потрібно буде зв'язатися для отримання додаткової інформації. Так само можна вказати відповідальну особу (П.І.Б.), і його контактний номер телефону. Так до речі, не забувайте, разом, з номером телефону вказувати і код міста. Не змушуйте Адресата витрачати час на пошук цієї інформації.

Я хочу так само звернути вашу увагу на деякі моменти, пов'язані з викладом самого листа. Я свого часу використовував різні варіанти викладу листи, аж до використання НЛП, але все це давало мало практичної користі, так як сам стиль ділового листа досить консервативний, і листи які не відповідає  даного стилю, просто не проходили далі «митного контролю», в особі секретаря компанії. Тому, я відмовився від експериментів  і став писати, так, як того вимагає діловий стиль.

Запам'ятайте, ваш лист має містити три основні розділи, це введення, аргументація і висновок. Багато авторів листа відразу переходять до справи, не ввівши співрозмовника в курс цієї справи. Звичайно, якщо лист досить довге, бізнесмен може, і не буде читати введення, а відразу перейде до суті. Але він, так само може повернутися до початку листа, якщо ця «суть» його зацікавить. У висновку вам необхідно написати, то, що ви хочете отримати. У листі не повинно бути, ніяких подвійних тлумачень, тільки, одна ясна думка, через все ваше письмо. Для цього непогано було б згадати Аристотеля, який 300 років до нашої ери, розглядав логіку висловлювань і сформулював на її основі логічні закони:

1. Закон тотожності - поняття має вживатися в одному і тому ж значенні в ході міркувань;
2. Закон протиріччя - "не супереч сам собі»;
3. Закон виключеного третього - «А» чи «не-А» істинно, третього не дано ».

Згідно з правилами написання, основна частина ділового листа логічно послідовно повинна розкривати зміст прохання або пропозиції, роблячи її зрозумілою для Адресата. Всі попередні абзаци, повинні логічно перетікати в такі. Приводьте в разі потреби конкретні факти, цифри. І не забувайте, що «стислість - сестра Таланту». Пам'ятайте, що занадто довгий текст може «втомити» Адресата, він може відкласти ваш лист, і не впізнати, в чому сенс вашого унікального пропозиції.

І тільки після того, як ви порахували, що ваш лист остаточно написано, обов'язково перевірте його на наявність орфографічних і пунктуаційних  помилок. Перевірте ще раз його логічну послідовність і читабельність всього тексту (найкраще прочитати його вголос).

Якщо ви по необережності або в поспіху допустите орфографічні помилки, то це буде конфуз. Як можна буде «вести справи» з компанією, яка поширює листи з помилками? Будьте пильні!

У висновку, хотілося б сказати, що ваш лист також будуть зустрічати спочатку по «одягу», необхідно звернути особливу увагу на якість паперу, на якій надруковано лист, на оформлення, чи не втратить лист форму при транспортуванні, чи захочуть його взяти в руки. Якщо в цьому плані все благополучно, то акуратне, логічно послідовне, що розкриває суть, грамотно написаний діловий лист, схилить Адресата до позитивного  рішенням в вашу користь. Пишіть листи!

Підготовка ділового листа

З якими б цілями не складалися ділові листи, пишуться вони для досягнення бажаної мети в бізнесі. Не будь-який співробітник організації володіє належною компетентністю в області ділового листування, при невмілому підході є ризик і зовсім зіпсувати репутацію фірми одним листом. Зате якщо скористатися послугою складання листа в нашому агентстві, адресат напевно зацікавиться співпрацею з вами.

Призначення ділових листів

Ділові листи не втрачають актуальності у вирішенні робочих питань і маркетингових завдань. Інформація, оформлена письмово, зручна тим, що до неї завжди можна повернутися або апелювати при вирішенні спірних питань. Письмовий текст дозволяє більш ємко і чітко формулювати думки, ніж усне спілкування. До того ж з деякими адресатами є можливість зв'язатися тільки за допомогою відправки ділового листа. І чим вище статус цього адресата, тим професійніше повинен бути складений текст. Види ділових листів  так само різноманітні, як і сфера ділових відносин. Ділове листування може бути комерційною (бажання укласти угоду, претензія до сторони угоди) і некомерційної (подячний, інформаційне, гарантійний лист, листи-прохання, -пріглашенія, -напомінанія і т. Д.) За функціоналом розрізняють ініціативні листи і листи-відповіді, а також повідомлення, які не потребують відповідної реакції.

Як правильно писати ділові листи.

Особливості структури та тексту ділового листа

Ділові листи мають чітку композицію:

У вступі вказуються мета і причина листи, дається посилання на документ, що послужив відправною точкою для даного послання;

В основній частині описується стан справ, дається аналіз ситуації, аргументація. Характер доказів залежить від спрямованості листи: наприклад, переконати прийти на конференцію, вкласти інвестиції в проект, придбати товар;

У висновку робиться висновок на підставі вищесказаного: пропозиція, прохання, відмова, побажання і т. Д.

Перед текстом листа завжди розміщують ввічливе звертання до адресата (Наприклад, «Шановний Сергію Михайловичу!») А також на початку або в кінці тексту присутній формула ввічливості, що складається за канонами ділового листування. Формули ввічливості зазвичай починаються так: «Висловлюю вдячність за надану допомогу ... / подяку за запрошення ... / надію на плідну співпрацю ...». При написанні такого роду листів дотримується діловий стиль. Його особливості: лаконічність, ясність, однозначність, використання термінів, нейтральний тон, стандартизированность.

Труднощі в складанні ділових листів

Бути добре обізнаним про адресата і тієї інформації, якою він уже володіє по вашого запитання;

Знання правил російської мови і особливостей ділового стилю: мовних формул, правил складання пропозицій та ін .;

Правильне й доречне використання термінології;

Коректність в зверненні до адресата.

Як грамотно писати ділові листи.

Словники, зразки складання ділових листів можуть допомогти вам впоратися з цим завданням своїми силами. Але якщо немає достатньо компетентного співробітника або часу на підготовку до складання ділових листів, цю послугу може надати професійне агентство. Фахівці комунікаційного агентства Comagency допоможуть вам розробити фірмовий бланк, зібрати необхідні документи для переконливої \u200b\u200bаргументації, скласти грамотне і презентабельне діловий лист, покращуючи тим самим імідж вашої організації.

В умовах сучасного світу діловий контакт нерідко бере свій початок з ділового листування - письмової форми ділової взаємодії, яка включає будь-який вид кореспонденції (лист, повідомлення і т. д.), яка направляється будь-яким офіційним обличчям від його імені і в силу займаної ним посади.

Важливим аспектом є дотримання певних норм етикету. В іншому випадку, сталі зв'язки можуть обірватися, а клієнт або діловий партнер будуть втрачені. Грамотно оформлена ділова переписка сприяє максимально сприятливому враженню про вас або компанії.

Володіння магією букв актуально для кожної людини. Припустимо, при пошуку нової роботи: складання і відправлення резюме, тестових завдань, супровідних листів, додаткових даних про себе, узгодження часу зустрічі.

Цікаво, що правила ділового листування, існуючі сьогодні, склалися близько 150 років тому в Англії.

Види ділових листів

Щоб визначитися з тим, як скласти лист, потрібно знати відмінності між його видами. Це допоможе визначитися з темою послання і правильним його оформленням. Це допоможе не виглядати нерозумно в очах важливого опонента.

За структурою оформлення розрізняють:

• Листи-комунікації

Сюди відносяться листи-відмови, претензії, виправдання, визнання. Все, що співробітник використовує в ході своєї професійної діяльності.

• Листи-домовленості

Важлива різновид письма. Завдяки їй підводять підсумки зустрічі, формують домовленості, позначають час виконання завдань, переконуються в правильності розуміння договору обома сторонами.

Правила ділового листа

Те, яким чином дозволяють собі висловлюватися блогери - не ваш варіант. Немає виправдання помилками. Не можна втішати себе складнощами з вивченням мови ще з дитячих років. Необхідно бути максимально вимогливим до себе. В іншому випадку, це становить несприятливу картину про вашої особистості і освіченості.

Особливість ділового листування полягає в тому, що помилки в написанні слів професійної сфери вважаються показником некомпетентності людини в обраній сфері.

Основні правила:

1. Відмовтеся від використання слів, точне визначення яких ви не знаєте. В крайньому випадку - перевіряйте їх значення за словниками.
2. Уникайте використання специфічної термінології. Деякі слова можуть бути незнайомі співрозмовнику і помилково їм витлумачені. Етикет ділового листування має на увазі в таких випадках давати пояснення термінам і абревіатур.
3. Пишіть короткими пропозиціями. Довжина і химерність конструкцій доречна при написанні роману, а не при ділових переговорах.
4. Попередньо набирайте повідомлення не в тілі листа, а в документі на комп'ютері або інтернет-редакторі. Позитивним аспектом є автоматична перевірка орфографії і пунктуації тексту. Також це виключає випадкове передчасне відправлення листа адресату або його втрату через закриття браузера або втрати інтернету. Працюючи в Microsoft word, використовуйте автосохранения матеріалу через певні проміжки часу.
5. Слід уникати набору повідомлення на телефоні або планшеті. Існує ризик недоречного автоматичного виправлення.
6. Перевіряйте перед відправкою на помилки і логічність побудови тексту. Набраний текст рекомендується знову перевірити ще раз через годину, тимчасово переключившись на інші справи і забувши про його написанні. Це допоможе поглянути на текст з іншого боку, бачачи всі неточності.

Оформлення ділового листа

Необхідно особливу увагу до деталей при оформленні та веденні листування. Також це говорить про повагу до опонента, дозволяє заощадити час, яке може бути витрачено на перероблення матеріалу.

Не варто нехтувати такими аспектами:

• Коректне заповнення теми листа

Якщо це перше повідомлення, заголовок може бути яскравим. Однак якщо спілкування з опонентом вже існує, тему листа випливає позначити коротко і лаконічно. Це основи спілкування. Вони допомагають відшукати повідомлення через час, щоб перечитати, буде легко і відправнику і одержувачу.

• цитування

У відправленому повідомленні можуть міститися питання, на які ви повинні дати відповідь. Має сенс відповідати на них, цитуючи кожен окремо. При відправленні листа з кількома пересилками варто використовувати нумерацію і розбивку тексту на абзаци. Так співрозмовнику буде зрозуміло, на яке питання ви даєте відповідь.

Надмірна кількість ланцюжків цитування створює відчуття хаосу в повідомленнях. Однак якщо є необхідність повернутися до раніше надісланих повідомлень або нагадати співрозмовнику про щось, це варто зробити. Зокрема, якщо справа стосується бюджету, пакета послуг, часу.

• Враховувати всю отриману інформацію

При складанні листа необхідно коротко коментувати все прикріплені вами або співрозмовником документи. Так одержувачу буде відразу ясно, який вміст файлів на нього чекає.

• Власна підпис - аналогія візитці

Ділове листування допускає наявність підпису. Її можна зробити автоматичною, тоді вона буде присутня в кожному відправленому листі. Як скласти інформативну підпис? Використовуйте ім'я та прізвище, актуальну на даний момент посаду, робочі контакти і логотип компанії.

Наприклад: «З повагою, Іван Іванов, менеджер ваших проектів, номер телефону або будь-які інші месенджери». Або «Best regards, Ivan Ivanov ...».

Також підпис може бути помітною і креативної, бо свідчить про особливу зв'язку з компанією або справою. Наприклад, співробітники мережі книжкової індустрії можуть використовувати фразу «Зараз я читаю ...», вставляючи назву актуальних новинок. Але такі речі краще узгодити з начальством.

• Поштова адреса

Правила ділового листування на увазі відображення поштової адреси. Краще якщо він буде суто робочим. Там може відображатися назва компанії, посада, ім'я або прізвище, але ніяк не рік народження або грайливі прізвиська / слова. Краще продумати правильна назва адреси на багато років, якщо плануєте залишити його навіть при зміні діяльності або посади.

• Шрифт і інтервали

У веденні документації найчастіше використовують шрифт Times New Roman розміру 12 для таблиць або 14 для тексту. 1,5-2 інтервалу. Це негласні основи.

Стиль ділового спілкування

Ділове листування має на увазі тонке балансування на грані. Приятельское спілкування тут недоречно, а й підкреслено суворе не підходить.

Особливості спілкування:

• строгість конструкцій

Зменшувально-пестливі слова, сленгові вислови будуть недоречні.

• Використання смайликів

Обережне використання смайликів або відмова від них. Перший контакт не допускає їх наявність в принципі. Надалі скобочки можуть бути присутніми, але виключно позитивні, в помірній кількості. Милості і гумор неприпустимі в даному стилі спілкування. Неприпустима така форма, якщо ви перебуваєте в підпорядкуванні у співрозмовника.

• Привітання на ім'я та по батькові

Правила ведення ділової переписки на увазі шанобливе ставлення до співрозмовника, увагу і інтерес до його персони. Це підвищує інтерес опонента до вас, збільшує шанс на його поблажливість. Бажано знати заздалегідь, як звуть людину, до якої ви звертаєтеся, а також його переваги за зверненням.

• Відповідь протягом двох діб

Коректним є відправлення відповіді на повідомлення протягом декількох робочих днів. Інакше це вважається неповагою. Якщо лист був відправлений перед вихідними або відпусткою, на нього можна не відповідати, якщо воно нетермінове. В іншому випадку необхідно попередити співрозмовника про тимчасову відсутність вашої відповіді або коротко відписатися з приводу змісту листа.

• відсутність настирливості

Постійно питати про щось, просити підтвердження покаже вас в не найкращому світлі. Якщо потрібне підтвердження від співрозмовника, можна йому нагадати про необхідність відповіді через три доби. Якщо справа термінова, краще це згадати спочатку в вашому першому повідомленні.

• правило дзеркала

Етикет ділового листування часто допускає звернення до опонента так, як робить це він. Це підвищує можливість взаєморозуміння, спілкування на одному рівні. Слідкуйте за тим, які терміни, стиль спілкування, звернення використовує ваш співрозмовник.

• Вітання зі святами

Якщо спілкування відбувається близько або під час офіційних свят, варто привітати співрозмовника. Такі правила ділового листування. Також корисно знати, коли в опонента день народження.

• Подяка

Елементарної ввічливістю будуть слова подяки у відповідь на привітання, запрошення, пояснення.

З огляду на всі перераховані вище особливості, налагодити контакт зі співрозмовником і скласти сприятливу думку про себе не складе труднощів.

Важливість правил ділового листа

По суті, будь-який відправлений лист - візитна картка, відображення обраної нами ділової позиції. Щоб вона виглядала гідно, вселяла повагу і довіру, а переговорам супроводжував комфорт і ефективність вирішення завдань, знання правил хорошого тону і їх постійне дотримання - непохитний запорука успіху.

Відносно будь-листування, в інтернеті або в листах, діють такі ж суворі норми, як і при спілкуванні по телефону, особистих переговорах. Принципи, на яких побудовано взаємодія:

• взаємоповага опонентів до особистості і ділової позиції іншої людини;
• увагу до ділових інтересам опонента;
• дотримання конфіденційності;
• пунктуальність у вирішенні важливих завдань.

Ділове листування необхідна, так як:

• при відправленні листа немає відповіді, навіть якщо він мався на увазі;
• листи губляться в потоці непотрібної інформації і співробітники постійно телефонують, просячи перевірити пошту;
• після прочитання електронного повідомлення абсолютно незрозуміло, що потрібно від вас;
• через достатку подробиць і хаосу інформації в повідомленнях думки плутаються, а складне питання так і не вирішується.

Можна заощадити безліч вільного часу, якщо впровадити загальні правила ведення ділової переписки. Це допоможе уникнути вищевикладених проблем.

Стаття для тих, хто хоче навчитися писати  ефективні листи.
  Як перетворити лист на дієвий інструмент переконання? як вибудувати структуру  листи? які існують прийоми  для впливу на адресата?
  Відповіді на ці питання можна знайти в книзі бізнес-тренера по діловим комунікацій Саші Карепіной.
  Приблизний розмір статті? 6 сторінок.

Про письмовому спілкуванні і про книгу

Якщо ви давно читаєте Betteri, то можливо пам'ятаєте, що моя робота тісно пов'язана зі спілкуванням по електронній пошті (я автор статті про те, як ми).

Я щодня пишу і відповідаю на безліч листів, за допомогою яких намагаюся домогтися різноманітних цілей: переконати, відмовити, попередити, пригрозити, попросити, вибачитися або просто поінформувати.

Моє ставлення до письмового слова дуже схоже на ставлення:

«Я витрачаю багато часу на кожне речення: беру його і переробляю, поки воно не стане ідеальним. Обожнюю сам процес редагування. »

І я люблю електронну пошту з тих же причин, за якими її любить:

"... за те, що вона нікого не відволікає від роботи. Чим менше відволікаючих чинників, тим краще."

Незважаючи на все це, я ніколи не вчився ремеслу ділового листа.
  По-перше, здавалося, що непогано виходить і саме по собі, з натхнення.
  По-друге, не знав, що таке ремесло і навчання йому Існують в принципі.
  Але недавно я натрапив на книгу Сашка Карепіной "". Трохи погуглити відгуки, я відразу зрозумів, що це саме та книга, яка дозволить мені серйозно прокачати цей найважливіший навик.

  «Мистецтво ділового листа» підійде не тільки тим, хто пов'язаний з електронною поштою службовими обов'язками. Мені здається вона буде корисна взагалі будь-якого сучасній людині. Адже все частіше ми спілкуємося саме письмово: email, повідомлення в Фейсбук і вконтакте, пости в блозі, повідомлення на форумах і т.д.

Книга виявилася дуже крутий.

По-перше, видавництво - «Манн Іванов і Фербер», що само по собі завжди сексі.

Особистий стиль  має на увазі вислів людського ставлення, розмова на рівних а також ідеально підходить для похвали.

формальний  - для тиску з позиції сили і закону, повідомлення сухих фактів (без нашого до них ставлення) і критики.

Особистий:

«Ви з'їдаєте за зміну до 15 плиток шоколаду» -

  цим ми явно тицяємо пальцем в адресата і його проступок. Замінюємо на формальний:

«Кількість плиток шоколаду, з'їдених за Вашу зміну, досягає 15 штук».

Бібліотека прикладів з книги

Далі автор розбирає типові ситуації, в яких нам всім доводилося опинятися: написання відмови, претензії, визнання і виправдання. Для того, щоб краще зрозуміти про що буде йти мова рекомендую скачати бібліотеку прикладів з книги з офіційного сайту Саші Карепіной (увага - потрібна реєстрація!).

Пишемо лист-відмова

Саша пропонує 7 хитрощів для того, щоб пом'якшити гнів читача в листах-відмовах.

Головне у відмові - показати, що лист адресата уважно прочитали, Що він був зрозумілий  і що ми співчуваємо  його проблеми. Далі непогано б відзначити гідності адресата, В дусі «і в цьому ви гарні, і в тому - всього одного маленького кроку не вистачило ...».

Після цього рекомендується послатися на обставини, Бажано не залежать від нас. потім потрібно допомогти одержувачу зберегти обличчя  після відмови ( «нехай не дуже вам це і потрібно, повірте ...»), запропонувати альтернативу  і показати, що ми все ж залишаємо двері відкритими. У книзі кожен прийом розбирається на прикладах з реальних листів.

пред'являємо претензії

Лист-претензія - послання, в якому ми вказуємо адресату на його недоліки або помилки. Завдання претензії в тому, щоб переконати адресата виправитися, - а бажання виправлятися безпосередньо залежить від способу, в якому постає автор.

Для листів-претензій теж існує свій набір прийомів, що дозволяють критикувати, не ображаючи.

По-перше, найважливіше - критикувати дії, а не адресата  (Як варіант - саму компанію, а не адресата). Порівняйте:

«Ви не відвантажили конструкції в термін»

  і

«Будівельні конструкції не були відвантажені в термін».

  У першому випадку виходить, що для нас головне, що адресат не правий. Але ж головне в тому, що його дії створили нам певні проблеми, які необхідно вирішити.

«Ви ледар» vs. «Ви великий талант, але вашому розвитку заважає лінь»,

  показати, що ми розуміємо і співчуваємо,  після чого обґрунтувати свої вимоги  (Показати, що вони - реальна необхідність, а не просто наша примха).

І в кінці непогано б зайнятися спільним пошуком виходу  з ситуації, що склалася, запропонувати взаємовигідне рішення і висловити надію  на краще.

визнаємо провину

Далі в книзі розглянуті секрети складання листів-зізнань і листів-виправдань. Різниця між цими ними в тому, що визнання ми пишемо до того, як прокол в нашій роботі виявлено, а виправдання - після того, як нам на нього вказали.

При визнання своєї провини важливо мислити позитивно. Замість того щоб

«Повідомляти про неможливість своєчасно виконати ...»,

  можна, можливо

«Повідомити про складнощі з виконанням ...».

  Перш ніж перейти до розмови про те, що вам не вдалося, потрібно обов'язково розповісти про свої поточні досягнення.
  Якщо проблема, в якій ви визнаєте, незначна, то потрібно перетворити все ваше повідомлення в звіт про загальний стан справ.
  Якщо ж ви прокололися серйозно, то розповідати адресату про свої досягнення варто вже після повідомлення про виниклі труднощі.

При визнання своєї провини важливо дати зрозуміти, що ми розуміємо весь масштаб лиха  і не сидимо склавши руки, а робимо все можливе для вирішення проблеми.
  Ми можемо запропонувати свою допомогу в расхлебиваніі ситуації, що склалася і показати, що стали на шлях виправлення  (Взяли конкретні заходи для того, щоб в майбутньому таке не повторилося).

Наприкінці слід ще раз підкреслити нашу готовність бути з адресатом до переможного кінця.

Пишемо лист-виправдання

Якщо нам доводиться виправдовуватися, то головне в цьому випадку - безпосередньо не погоджуватися зі звинуваченнями і не виправдовуватися, щоб не виглядати спорщиком і грубіяном.
Найбільш грамотної стратегією буде показати, що ми не заперечуємо право адресата на обурення і плавно перейти до розповіді про те, які ми насправді хороші.

Щоб переконати адресата, що ми і справді шкодуємо, варто конкретно описати предмет жалю.
  Далі, ні в якому разі не зменшуючи масштабів проблеми, Переходимо до доказу нашої правоти за допомогою фактів. Це означає показуємо, що ми з усіх сил намагаємося вирішити проблему і вже вжили заходів, щоб вона надалі не повторилася.

Важливо дати зрозуміти, що ми не просто тупо прагнемо відмазатися  і прикритися за всіма статтями, а думаємо над вирішенням проблеми і хочемо помиритися.

Підвищуємо ефективність укладення

Суть листа бажано розмістити і в ув'язненні, так як саме висновок запам'ятовується найсильніше. На запам'ятовування впливають два параметри: стислість і яскравість.
  для підвищення яскравості  укладення Саша рекомендує три основних прийому: використання метафор:

«Наші пропозиції скорочує терміни проекту» vs. «Наші пропозиції дозволяє« виграти час »»

  використання емоційних слів:

перемога, поразка, підтримка, боротьба, біда, обман ...

  і переосмислення кліше:

«Якщо підприємство буде протягувати руку допомоги всім нужденним, вона сама незабаром піде по світу з простягнутою рукою.»

вибираємо шрифт

Вибір шрифту може впливати на сприйняття всього тексту. Шрифти діляться на шрифти «Із зарубками»  і шрифти «Без зарубок».


  Шрифт із зарубками говорить про респектабельність, консерватизмі і краще сприймається на папері.

Шрифт без зарубок - молодіжний, сучасний, більше підходить для читання з екрану. Допускається використання шрифту без зарубок для заголовків, навіть якщо для основного тексту використовується шрифт із зарубками.

Купити книгу на OZON "e в

Підвищення навичок ділового спілкування позитивно відіб'ється і на ваших професійних і ділових відносинах з іншими людьми. Дійсно, зрозуміла, добре складена мова або ділова кореспонденція здатна в рази підвищити шанси на укладення контракту або вчинення продажу. Вирішувати проблеми і презентувати свої ідеї колегам або начальству теж у чомусь легше письмово, адже у вас є час обдумати, як відповісти на найскладніші типи питань. І якщо ви хочете вивести на новий рівень ваші навички ділового спілкування, візьміть на замітку наступні поради.

1. Пишіть так, як говорите

Мабуть, одним з головних навичок ділового спілкування є вміння писати ділові листи в такому стилі мови, який ви зазвичай використовуєте в повсякденному спілкуванні. У цьому випадку одержувач зможе швидко і легко зрозуміти, що ви хочете йому повідомити.

2. Будьте позитивні

Поставте себе на місце вашого передбачуваного читача і уявіть, що ви отримали лист з негативним змістом. Дуже ймовірно, що такий лист напружило б вас і вам було б важче зрозуміти його зміст. Гірше того, негативні листи можуть викликати непорозуміння і навіть невдоволення одержувача. Тому будьте позитивні, звертаючись до людей в письмовій або усній формі. Завжди уникайте негативу в діловому спілкуванні з людьми.

3. Пишіть є

Завжди тримайте в умі, що ваші читачі можуть мати інший, відмінний від вашого рівень підготовки, освіти і компетенції. Щоб письмово, пишіть просто, дохідливо і по суті, в іншому випадку ви ризикуєте заплутати читача.

4. Будьте короткі

Якщо ви можете передати сенс вашого повідомлення декількома абзацами, навіщо писати більше? Довгий, мало що відноситься до теми листа текст не обов'язково поліпшить ваше повідомлення, але навпаки, приховає від читача основний зміст листа. Кожна пропозиція в тексті повинно бути у справі. Якщо вам важко писати короткі і змістовні листи, пройдіть спеціальні письменницькі курси. Ваші навички ділового спілкування від цього тільки покращаться.

5. Не пишіть, якщо ви не в дусі

Розсерджені люди часто "рубають з плеча", не замислюючись про наслідки. Повідомлення, написані у такому стані, можуть здатися читачам обвинувальними і загрозливими. У текст можуть потрапити негативні слова, які ви можете не помітити і які не сподобаються вашим читачів. Тому краще заспокоїтися і потім кілька разів прочитати лист перед відправкою.

6. вгадував запитання

Лист повинен містити всю необхідну інформацію, яка допоможе відповісти на питання, що виникли у читача при його прочитанні. Це не тільки дозволить збільшити реакцію, а й заощадить час на додаткову листування.

7. Уникайте жаргону

Жаргонні слова і фрази, пов'язані з вашої сфері діяльності, для вас здаються звичними і зрозумілими, однак, звертаючись до людей, далеких від вашої області діяльності, використовуйте прості і загальновживані терміни, які може зрозуміти кожен. Ділове спілкування, як і будь-яка інша, не може бути ефективним, якщо співрозмовники говорять на різних мовах.

8. Перевірте помилки

Буває корисним написати лист і потім прочитати його на наступний день. Це допоможе знайти граматичні та лексичні помилки в тексті до відправлення листа.

При написанні листа намагайтеся викласти ваші слова в легко читається стилі. Делите текст на абзаци, кожен з яких повинен містити закінчену думку. Пишіть текст одним розміром і типом шрифту.

9. Надайте повідомлення

По можливості надайте телефону ваше повідомлення. Якщо ви розсилаєте діловий лист групі людей, імена яких ви знаєте, включіть їх в текст і тему вашого листа. За статистикою, відгук на такі листи завжди більше, ніж на листи без імені в заголовку і тексті листа.

10. Напишіть висновки

Мета листа і його основна думка потрібно підсумувати у фінальній частині - двох-трьох абзацах. Це і будуть висновки.