Office life support na kinabibilangan ng. Paglalaan ng opisina. At hindi ito kumpletong listahan ng mga aktibidad na kinakailangan para sa matagumpay na gawain sa opisina.
Ang supply ng mga gamit sa opisina na may mga consumable ay isa sa pinakamahalagang gawain na kinakaharap ng pamamahala ng kumpanya. Ang matagumpay na trabaho ng isang kumpanya ay hindi direktang nakasalalay sa kung gaano ito kahusay na ibinigay sa lahat ng mga tool na kinakailangan para sa komportableng trabaho.
Ang supply ng iba't ibang mapagkukunan ay mahalagang artikulo mga gastos na dapat pagtuunan ng pansin. Ang sinumang boss ay gustong gumastos ng pera nang matalino at hindi gustong mag-overpay, gumagastos ng malaking halaga ng pera na hindi walang silbi para sa buhay opisina.
Tiyak, nakatagpo ka ng isang sitwasyon kapag ang ilang tiyahin Parasha, na naglilinis ng mga walang laman na cabinet sa gabi, ay nag-aaksaya ng detergent - ito ay nawawala. Malamang nagdadala lang siya ng ilang bote pauwi. At hindi mo na kailangang magbayad para sa kalinisan ng apartment ni Parashina.
Samakatuwid, kinakailangang i-optimize ang mga gastos na nauugnay sa suporta sa buhay ng opisina, at upang ibukod ang mga naturang pang-aabuso. Tingnan natin ang ilan simpleng tips upang matulungan kang makayanan ang mga problemang ito.
Konseho numero 1. Subaybayan ang mahalaga at ang iba pa kung kinakailangan
Hindi na kailangang matuwa at mag-aksaya ng mahalagang enerhiya sa ganap na hindi mahalagang mga bagay. Imposibleng kontrolin ang lahat. Samakatuwid, ito ay nagkakahalaga ng pagbibigay pansin lamang sa mga talagang makabuluhang item ng mga gastos.
Sa maraming mga kalkulasyon sa ekonomiya, ang prinsipyo ng Paretto ay mahusay na gumagana. Malamang kilala mo siya. Nakasaad dito na 80% ng lahat ng aming mga gastos ay napupunta lamang sa 20% ng mga nakuhang mapagkukunan, na mahalaga para sa paggana ng opisina.
Samakatuwid, ang lahat ng kasunod na mga tip ay pangunahing may kinalaman sa mga mahahalagang consumable na nakakalat tulad ng mga maiinit na cake sa isang benta at kumukuha ng maraming pera mula sa iyong badyet.
Konseho numero 2. Pumili ng mga mapagkukunan nang matalino
Paano kadalasang lumalapit ang mga tagapamahala ng opisina sa pagkuha? Tama, pinipili nila ang pinakamurang mga item sa mga presyo ng mga supplier. Kapuri-puri ang pagnanais na makatipid ng pera ng kumpanya. Totoo, kadalasan ang gayong inisyatiba ay nagmumula sa mga boss, na mahigpit na inirerekomenda ang pag-save ng pera.
At ito ay mali! Dahil kapag pumipili ng pinakamababang presyo, binabalewala namin ang kalidad ng mga ibinibigay na materyales. Ipinapakita ng pagsasanay na ang mga murang mapagkukunan ay natupok nang mas mabilis, na nangangahulugan na ang mga ito ay binibili nang mas madalas, i.e. peke pala ang ipon.
Isang simpleng halimbawa. Ang likidong sabon na may tubig na pare-pareho ay idinisenyo para sa 200 paghuhugas. Kasabay nito, ang parehong halaga ng makapal na sabon, na nagkakahalaga lamang ng 25%, ay sapat na para sa 400 na paghuhugas. Ngayon sagutin ang iyong sarili, alin ang mas kumikitang bilhin?
Konseho numero 3. Hindi dapat maraming supplier
Ang isa pang malamya na pagtatangka upang makatipid ng pera ay ang pagtaas sa bilang ng mga operasyon sa pagbili. Madalas na nangyayari na ang isang supplier ay may kanais-nais na mga presyo para sa isang kategorya ng mga kalakal, at ang isa pa - para sa isa pa. At dito muli nagsisimula ang karera para sa mga kahina-hinalang benepisyo.
Kumuha kami ng tubig at mga detergent mula sa isang kumpanya, mga tuwalya ng papel mula sa isa pa, at pakyawan na stationery mula sa isang pangatlo. Kasabay nito, tumataas ang bilang ng mga dokumento. mahigpit na pananagutan sa mga accountant, ang mga tagapamahala ng opisina ay gumugugol ng mas maraming enerhiya sa pakikipag-usap sa mga supplier.
Bilang resulta ng naturang "pag-optimize" sumasakit ang ulo mo, ikinakalat mo ang atensyon ng mga tauhan sa maraming maliliit na bagay. Ang kontrol ay humihina, at maraming mga supplier ang nagsimulang manloko at manlinlang. Samakatuwid, pumili ng ilang hindi masyadong "murang", ngunit maaasahang mga kasosyo.
Konseho numero 4. Itakda ang mga rate ng pagkonsumo
Isang hindi sikat ngunit kinakailangang solusyon kung determinado kang alisin ang hindi kinakailangang basura. Walang nagpapayo sa iyo, halimbawa, na itakda ang mga pamantayan sa bakasyon para sa toilet paper at likidong sabon para sa isang empleyado malapit sa banyo, hindi.
Sa loob lamang ng isang linggo (karaniwan ay ito mismo ang kinakailangan) kailangan mong eksperimento na suriin kung para saan ginagamit ang mga consumable, kung gaano karami ang kinakailangan, at kung sino sa mga empleyado ang gumagamit ng mga ito nang hindi nasusukat.
Bilang resulta, umaasa sa quantitative na katangian opisina ng mga pangangailangan, magagawa mong magplano ng mga gastos, bumili ng mahigpit na kinakailangang halaga ng mga materyales, kontrolin ang kanilang pagkonsumo at maiwasan ang pagnanakaw.
Huwag lang mag-extremes! Ang pagtatakda ng mga rate ng pagkonsumo ay hindi nangangahulugang nililimitahan ang pagkonsumo. Dapat makatanggap ang mga empleyado ng maraming "consumable" na kailangan nila para sa trabaho at komportableng trabaho. Wala na, walang kulang.
Konseho numero 5. Gumamit ng mga espesyal na teknikal na paraan
Ang pag-upa ng opisina, maliban kung tinukoy sa kontrata, ay karaniwang nagsasangkot ng paglipat ng ganap na walang laman na lugar sa pamamahala ng kumpanya - nang walang imprastraktura, kasangkapan at mga computer. Kinukuha ng mga boss ang lahat ng kagamitan at mapagkukunan para sa trabaho nang mag-isa.
Karaniwan, walang binibigyang pansin ang mga teknikal na aparato na nauugnay sa mga consumable. Gayunpaman, ang kanilang pag-install ay ang pinaka ang pinakamahusay na paraan dosing at kontrol ng mga rate ng pagkonsumo.
Kahit na ang pinakasimpleng dispenser na naka-install sa isang bote na may likidong sabon, inaalis ang mabilis na paggastos. Nang walang pagpigil, ang mga empleyado ay mas malamang na magbuhos ng likido sa kanilang mga kamay kapag naghuhugas ng kanilang mukha. At kung mayroon ka, walang pipindutin ang dispenser ng dalawang beses o tatlong beses.
Konklusyon
Tulad ng ipinapakita ng mga kalkulasyon, ang mga karampatang pagtitipid sa mga consumable nagbibigay-daan sa karaniwang kumpanya na i-save ang halaga para sa isang taon, na magiging sapat para sa buwanang mga paglalakbay sa negosyo ng dalawang empleyado sa isang kakaibang bansa.
Ang aming payo ay nagsasangkot ng hindi lamang maingat na trabaho sa mga numero at kalkulasyon, kundi pati na rin ang edukasyon ng mga tao. Itanim ang pagiging matipid sa mga empleyado, turuan silang gumamit ng mga mapagkukunan nang may kamalayan, at pagkatapos ay ang isang sakit ng ulo sa agenda ay magiging mas mababa.
Nabanggit namin nang higit sa isang beses na napakahirap tukuyin ang karaniwang mga responsibilidad ng isang sekretarya o assistant manager. Malaki ang nakasalalay sa saklaw ng kumpanya, laki nito, imahinasyon ng ulo at halos hindi kinokontrol ng anumang bagay. Bilang karagdagan, mayroong isang dibisyon sa loob ng propesyon mismo, na, tulad ng ipinapakita ng kasanayan, ay naiintindihan nang iba ng mga manggagawa at tagapag-empleyo.
Ang mga sekretarya mismo ay nararamdaman ang pagkakaiba, kung minsan ay intuitively, kaya naman ang mga pagtatalo tungkol sa kung sino ang "mas mahalaga", kung anong hierarchy ang umiiral sa loob ng propesyon, na siyang pinakamataas na hakbang sa karera ng isang administratibong manggagawa, ay hindi humupa sa mga forum. Wala pa ring pinagkasunduan sa aking mga kasamahan sa usaping ito.
Gayunpaman, kung umiiral ang maraming mga pangalan, kung gayon ang mga phenomena na inilalarawan nila ay dapat ding umiiral.
Unawain natin ang lahat ng mga intricacies ng pag-uuri ng mga administratibong posisyon.
Pag-unawa sa mga konsepto
Ilista natin ang mga pangunahing administratibong posisyon: "secretary", "assistant", "secretary-assistant", "assistant manager", "secretary at the reception", "office manager". Bago natin tingnan ang mga ito nang mas detalyado, unawain natin kung ano ang ibig sabihin ng bawat posisyong ito.
Hindi tinukoy ng Wikipedia ang posisyon ng "secretary". Naglalaman lamang ito ng artikulong "Secretary-Assistant", na naglalaman ng sumusunod na kahulugan: secretary-assistant- isang manggagawa sa opisina na may malawak na hanay ng mga responsibilidad mula sa pagtanggap ng mga tawag sa telepono (receptionist) hanggang sa assistant ng manager (personal na sekretarya).
Narito ang listahan ng mga tungkuling ginagampanan ng secretary-assistant:
- pagtanggap ng mga tawag sa telepono sa manager;
- magtrabaho kasama ang mga dokumento: pagpapasiya ng kahalagahan, paghahanda, pagpaparehistro, pamamahagi, resibo, imbakan, sistematisasyon;
- pagpaplano at paghahanda ng pagtanggap ng mga bisita;
- tulong sa pagpaplano ng iskedyul ng trabaho ng pinuno, kung minsan - pag-book ng mga hotel at mga tiket sa eroplano;
- pakikilahok sa paghahanda negosasyon sa negosyo;
- pag-order ng stationery at iba pang mga bagay na kinakailangan para sa buhay ng opisina, kung minsan - pagbibigay sa manager ng mga produkto.
Walang partikular na kalinawan pagkatapos basahin ang artikulong ito. Alam na nating lahat na ang saklaw ng mga responsibilidad ay malawak, at ang nasa itaas ay maaaring gampanan ng kalihim at ng assistant manager. Bilang karagdagan, ito ay malayo sa kalahati ng mga responsibilidad na kailangang gampanan ng mga tipikal na kinatawan ng ating propesyon. O baka ito ay isang pangkalahatang pangalan para sa buong grupo ng mga propesyon? Ito ay malamang na hindi marinig ng karamihan sa mga tao ang tungkol sa "sekretarya", nang walang anumang prefix.
Ang salitang "secretary", tulad ng alam mo, ay nagmula sa lat. lihim("Sikreto, sikreto"). At sa sinaunang Roma ang mga proxy ay tinatawag na mga kalihim. Konklusyon: ang kalihim ay may access sa ilang impormasyon na hindi napapailalim sa pampublikong pagsisiwalat, at upang maisagawa ang kanyang mga tungkulin, dapat niyang makuha ang tiwala ng tagapamahala.
Kung tungkol sa pinagmulan ng salitang "referent", ang pangalan ay Latin din - "reproducing, communicating." Kaya naman, itong tao gumagana sa impormasyon. Sa pangkalahatan, ang pinagmulan ng mga salita ay walang alinlangan na may kinalaman sa modernong propesyon, ngunit hindi ganap na ipinapaliwanag kung bakit ang empleyadong ito nakikibahagi sa organisasyon.
Upang ibuod: karamihan sa atin ay pare-parehong mga sekretarya-reference. Gayunpaman, sa talahanayan ng mga tauhan at aklat ng trabaho ito ay makikita na napakabihirang: marami sa aking mga kasamahan ay "tinatawag" nang iba.
Upang maiwasan ang pagkalito
Secretary sapagtanggap- isang posisyon na sa kamalayan ng masa ay nauugnay sa pagtanggap at pamamahagi ng mga tawag at sulat. Minsan ang mga naturang empleyado ay maaari ring magsagawa ng paunang pagtanggap ng mga bisita. Sa mga posisyong secretarial, ito lang ang isa, mula sa pangalan kung saan malinaw na agad kung ano ang dapat gawin. Bagaman, siyempre, may mga pagbubukod.
Tagapamahala ng Opisina ay isang tracing paper mula sa English. opisina manager, ibig sabihin. tagapamahala ng opisina. Ang kanyang mga pangunahing responsibilidad ay ang pamahalaan ang administratibo, pananalapi at iba pang mga mapagkukunan upang matiyak ang maayos na paggana ng isang opisina at mga kawani nito. Ang Office Manager ay isa sa mga junior management positions.
Ang pagpapasakop ng naturang empleyado ay maaaring mga driver, tagapaglinis, at madalas na mga sekretarya. Dahil sa katotohanan na ang tagapamahala ng opisina ay may pananagutan para sa suporta sa buhay ng opisina at mga empleyado nito, maraming tao ang nag-iisip na ang posisyon na ito ay katulad ng posisyon ng isang manager. Marami silang katulad na mga responsibilidad, ngunit ipinagbabawal ng Diyos na lituhin ka at tawagin ang tagapamahala ng opisina bilang isang tagapag-alaga! Walang kahiya-hiya sa huli, ngunit ang antas ng responsibilidad ng isang tagapamahala ng opisina ay mas mataas at nagpapahiwatig ng mas mataas na mga kwalipikasyon.
Assistant manager- isang posisyon na itinuturing ng marami na pinakamataas na hakbang sa karera ng isang administratibong empleyado. Sa mga kumpanya sa Kanluran, ang posisyon ay madalas na parang "personal assistant" (literal na pagsasalin mula sa English. personal katulong). Mas gusto ko ang tradisyonal na bersyon, dahil ang pamagat ng posisyon ay naglalaman ng buong diwa nito. Assistant - mula sa salitang "tulong". Tinutulungan ng katulong ng superbisor ang kanyang superbisor na gampanan ang kanyang mga responsibilidad. Ano ang eksaktong isasama sa mga function ng helper ay depende sa maraming mga kadahilanan.
Kaya, ang mga responsibilidad ng dalawang propesyonal na pormal na sumasakop sa parehong posisyon ay maaaring maging radikal na naiiba: ang isa sa kanila ay gumagana sa dokumentasyon, namamahagi ng mga tawag sa telepono at tumatanggap ng mga bisita, habang ang isa ay nakikilahok sa mga pulong ng pamamahala at binigyan ng kapangyarihan na gumawa ng mahahalagang desisyon. Ito, sa pamamagitan ng paraan, ay hindi ibinubukod ang katotohanan na ang isa at ang isa ay nananahi sa mga napunit na mga pindutan at naghahanap ng isang yaya para sa mga anak ng kanilang pinuno. Muli, walang pagkakasunud-sunod: ang pangalan sa kasong ito ay nililinaw lamang ang iyong layunin, ngunit kung paano mo ito gagawin ay hindi alam.
Pinag-aaralan namin ang mga dokumento ng regulasyon
Mayroong isang dokumento na naglalarawan sa lahat ng mga posisyon na kinakatawan sa teritoryo ng ating bansa - « All-Russian classifier propesyon ng mga manggagawa, posisyon ng mga empleyado at mga kategorya ng taripa» (OKPDTR, OK 016-94). Kung mayroon kang anumang mga paghihirap sa kahulugan ng anumang posisyon sa kumpanya, maaari kang sumangguni sa dokumentong ito at piliin ang pinaka-angkop.
Ang classifier na ito ay matatagpuan sa mga site: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. Sa huli, bilang karagdagan sa OK 016-94, mayroong "Unified Tariff and Qualification Reference Book" (ETKS) at ang "All-Russian Classifier of Occupations" (OKZ 010-93, OKZ). Ito ang dalawang seksyon ng OK 016-94. Ang una ay kinabibilangan ng mga propesyon ng mga manggagawa, ang pangalawa - ang mga posisyon ng mga empleyado.
Ang mga propesyon ng mga manggagawa (at sila ay nasa classifier 5491) ay hindi interesado sa amin sa kasong ito, lumiko tayo sa mga posisyon ng mga empleyado. Mayroong 2598 sa kanila, at siguradong lahat ng kailangan natin ay matatagpuan dito.
Magsimula tayo sa posisyon ng kalihim. Bilang resulta ng paghahanap ayon sa alpabeto, nakukuha namin ang sumusunod na talahanayan (tingnan ang Talahanayan 1).
Talahanayan 1
Mga posisyon sa OK 016-94 na naglalaman ng pangalang "secretary"
|
Titulo sa trabaho |
OKZ code |
||||
|
Kalihim (diplomatiko) |
|||||
|
Kalihim ng Komite ( pampublikong organisasyon) |
|||||
|
Kalihim ng Blind Specialist |
|||||
|
Kalihim ng plenum |
|||||
|
Kalihim ng Lupon |
|||||
|
Kalihim ng Presidium |
|||||
|
Kalihim ng Pagtanggap ng Pangulo Pederasyon ng Russia |
|||||
|
Punong Kalihim |
|||||
|
Kalihim ng Konseho (siyentipiko at teknikal, siyentipiko, masining at teknikal) |
|||||
|
Kalihim ng Security Council ng Russian Federation |
|||||
|
Klerk ng hukuman |
|||||
|
Klerk ng hukuman sa mga tauhan Korte Suprema Pederasyon ng Russia |
|||||
|
Klerk ng hukuman |
|||||
|
Kalihim ng sesyon ng korte sa aparato ng Korte Suprema ng Russian Federation |
|||||
|
Kalihim ng Creative Union |
|||||
|
Kalihim ng yunit ng pagsasanay (dispatcher) |
|||||
|
Kalihim ng Federal Commission |
|||||
|
Kalihim ng Federation (sa pamamagitan ng isport) |
|||||
|
Kalihim ng Central Election Commission ng Russian Federation |
|||||
|
Secretary-typist |
|||||
|
Secretary-stenographer |
Ang bawat posisyon ay may kanya-kanyang sarili code... Bilang karagdagan, ang iba't ibang mga posisyon ay may isa OKZ code, na nangangahulugan na sila ay pinagsama sa isang grupo. Ang pangalang “secretary to the manager” ay tumutukoy sa grupong 4115 (group “Secretaries”). Ang pangkat na ito ay binubuo ng mga sumusunod na posisyon:
- klerk;
- kalihim ng isang bulag na espesyalista;
- punong Kalihim;
- Klerk ng hukuman;
- kalihim ng yunit ng edukasyon;
- secretary-typist;
- secretary-stenographer.
Narito ang sinabi tungkol sa mga kalihim sa nasabing grupo: Ang mga kalihim ay nagsasagawa ng mga teknikal na pag-andar upang matiyak at mapanatili ang gawain ng pinuno ng institusyon ng isang organisasyon o negosyo, gamit ang isang computer, kagamitan sa opisina at iba pang teknikal na paraan.
Ang kanilang mga responsibilidad ay kinabibilangan ng:
Sa site na ito mayroong isang maginhawang paghahati ng mga post sa mga grupo, kung saan makikita na ang pangkat 4115 ay kasama sa senior group 411 "Mga Kalihim, mga operator ng pagkalkula (computing) machine at mga kaugnay na propesyon." Ang huli, bilang karagdagan sa mga kalihim, ay kinabibilangan ng mga computer operator, stenographer, typists, atbp.
Sa pangkalahatan, ang mga responsibilidad sa itaas ay hindi sumasalungat sa katotohanan, maliban na ang pagbanggit ng isang teletypewriter at isang typewriter ay magpapangiti sa isang tao (at ang ilan ay mapapangiti). Gayunpaman, sinuman - kahit isang baguhan - sekretarya, na tumitingin sa iminungkahing listahan ng mga responsibilidad, ay magtatanong: "Paano? At lahat na? Nasaan ang suporta sa visa, organisasyon ng mga paglalakbay sa negosyo, mga minuto ng pagpupulong?" Pagkatapos ng lahat, sinabi namin nang higit sa isang beses na ang isang sekretarya ay isang propesyon na ipinapalagay na hindi bababa sa kalahati ng iyong oras ng pagtatrabaho ay ilalaan mo sa walang dokumentong pagpapanatili ng manager at mga empleyado. Ang linyang "pagtanggap ng mga bisita" ay hindi nagsasaad ng buong sari-saring tungkulin na kailangang gampanan ng kalihim. Ang natitirang mga tungkulin ay puro teknikal at nauugnay sa pagtatrabaho sa mga dokumento. Sa pagtingin sa magagamit na paglalarawan, maaaring isipin na ang sekretarya ay nakaupo sa isang hiwalay na silid at nagta-type lamang sa computer at nagsusulat ng isang bagay sa rehistro. Ngunit alam namin na ito ay malayo sa kaso. Samakatuwid, ang gayong kahulugan ay malamang na hindi angkop sa mga espesyalista.
Bumalik tayo sa classifier: ang posisyon ng "office manager", pati na rin ang "office manager" at "assistant manager", ay wala dito. Ngunit mayroong isang posisyon na "referent" (code 26088), kasama sa pangkat 3431 - "Administrative at management personnel".
Ang pangkat na ito, bilang karagdagan sa iba't ibang mga pangalan ng mga tagapangasiwa, mga tagapamahala, ay binubuo ng mga posisyon ng isang inspektor para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga order, isang katulong, isang katulong para sa pangunahing aktibidad.
Nakakatawang kapitbahayan, hindi ba? Sa parehong grupo kasama ang katulong mayroong isang inspektor para sa kontrol sa pagpapatupad ng mga order. Alam ng maraming sekretarya ang tungkol sa kontrol na ito, dahil sila mismo ang nagsasagawa nito.
Ang site na http://www.etks.info/ ay nagsasabi na Ang mga tauhan ng administratibo at pamamahala at mga tauhan ng mga kaugnay na propesyon ay nagsasagawa ng solusyon ng mga isyu sa administratibo at koordinasyon sa mga aktibidad ng mga organisasyon at kanilang mga yunit ng istruktura, dokumentasyon at suporta sa impormasyon.
Ang kanilang mga responsibilidad ay kinabibilangan ng:
- pagsasagawa sulat sa negosyo, mga protocol at iba pang administratibong dokumentasyon;
- pagpaplano at pag-aayos ng mga pagpupulong mga pulong, mga pulong sa negosyo at paglalakbay;
- pagsang-ayon sa oras ng iba't ibang mga kaganapan, pagsubaybay sa kanilang pagtalima;
- tulong sa mga tagapamahala at empleyado sa paglutas ng mga isyu ng administratibo at organisasyonal na kalikasan;
- paghahanda ng mga draft na kontrata, kasunduan, negosasyon, organisasyon ng pagtanggap ng mga bisita at empleyado;
- pagtupad sa mga kaugnay na tungkulin;
- pangangasiwa sa ibang mga manggagawa.
Gaano karaming mga responsibilidad mula sa listahang ito ang iyong ginagampanan? Ano ang tawag sa iyong pamagat? "Sekretarya"? "Tagapamahala ng Opisina"? "Assistant Manager"?
Kung matatandaan natin na ang tradisyunal na gawain ng kalihim ay nahahati sa mga serbisyong dokumentaryo at hindi dokumentaryo at karamihan sa atin ay gumaganap ng mga tungkulin mula sa mga listahan para sa parehong grupo na isinasaalang-alang (“Mga Kalihim” at “Mga tauhan ng Administratibo at managerial”), kung gayon maaari nating tapusin na base sa mga responsibilidad, karamihan sa amin ay executive assistant.
Ano ang ibig sabihin nito? Bakit hindi ipinapakita ng classifier ang mga posisyon tulad ng "assistant manager" o "office manager"? Bakit, sa pagsasanay, may mga posisyon, ngunit wala sila sa classifier? Marahil ito ay lipas na o ang mga compiler ay hindi nag-abala na maunawaan ang sitwasyon sa modernong merkado ng paggawa?
Siyempre, medyo konserbatibo ang classifier na ito. Ngunit ang mga diksyunaryo ng pagbabaybay ay konserbatibo din. Ang mga tao ay nagsasalita at sumulat sa iba't ibang paraan, ngunit may ilang mga patakaran, isang pamantayan na tinatanggap ng mga espesyalista, at ang mga taong marunong bumasa at sumulat ay ginagabayan nito. Ang lahat ng mga tagubilin, classifier at iba pang opisyal na dokumento na binuo ng mga espesyalista ay nagpapahiwatig ng pagkakaroon ng isang perpektong organisasyon kung saan ang kalihim ay nakikitungo sa mga dokumento, kinokontrol ng mga inspektor ang kanilang pagpapatupad, at suporta sa visa at nakikipagtulungan sa mga delegasyon ay responsibilidad ng serbisyo ng protocol.
Huwag isipin na hindi ito mangyayari. Ganito ang gawain ng maraming malalaking mga ahensya ng gobyerno at mga korporasyon, administrasyon, pabrika. Una, dahil sila ay umiral nang higit sa isang dosenang taon at sa kanilang mga aktibidad ay ginagabayan ng mga paglalarawan ng trabaho at mga regulasyon na binuo pabalik sa USSR, kapag mahirap isipin ang sitwasyon "na nagpunta sa kagubatan, na bumili ng panggatong". Pangalawa, ang ganitong paghahati ng mga tungkulin ay may malaking kinalaman sa pagiging lihim. Halimbawa, sa mga pabrika na nagsasagawa ng mga utos ng militar, ang mga executive secretary ay walang internet access, at mga mobile phone umalis sila sa safe sa checkpoint. Sa ganitong sitwasyon, mahirap maghanap ng impormasyon o mag-order ng mga tiket. Ginagawa ito ng mga indibidwal na espesyalista na may access sa Web.
Bilang karagdagan, ito ay isang bagay kung ang isang sekretarya sa isang kumpanya kung saan ang isang daang tao ay nagtatrabaho ay "isang Swiss, at isang reaper, at isang gamer," at isa pang bagay kapag ang kumpanya ay nagtatrabaho ng ilang libo. Sa kasong ito, ang karamihan sa mga proseso ng trabaho ay mahigpit na kinokontrol at sentralisado. Ang isang espesyalista ay hindi maaaring maging responsable para sa kanila, mayroong buong mga departamento.
siya nga pala
Kung tungkol sa pagkakaroon ng sa unang sulyap ng mga hindi napapanahong pangalan (halimbawa, "secretary-typist"), sa ating bansa hanggang ngayon ay may mga organisasyon kung saan ang ilang mga dokumento ay naka-print lamang sa isang makinilya (dahil sa pagiging lihim). Bilang karagdagan, ang pagkakaroon ng salitang "typist" sa depinisyon na ito kadalasang nagpapahiwatig ng malaking halaga ng trabaho na partikular na nauugnay sa paghahanda ng mga dokumento. Noong panahon ng Sobyet, ang mga makinilya ang nagsagawa ng gawaing ito, at sa malalaking kumpanya na may sentralisadong gawain sa opisina, ito ay nakaligtas hanggang sa araw na ito.
Maaari bang tawagin ang posisyong ito, sabihin nating, "PC operator"? Siyempre, maraming kumpanya ang gumagawa nito. Ngunit bakit, kung sa kamalayan ng masa isang tiyak na listahan ng mga responsibilidad ang naitalaga na sa konseptong ito? Hindi gusto ng wika ang anumang mga artipisyal na inobasyon. Kapag nawala ang kaugnayan ng terminong ito, mawawala ito.
Bakit, sa pagsasagawa, may mga kalihim na gumaganap ng mga tungkulin ng parehong mga referent at inspektor upang kontrolin ang pagpapatupad ng mga dokumento, at maging ang mga tagapagsalin? Dahil ang teorya ay palaging naiiba sa pagsasanay. Ang mga kumpanya, lalo na ang mga maliliit, ay pangunahing naghahangad na makatipid ng pera sa pamamagitan ng pagtatalaga ng maraming magkakaibang mga responsibilidad sa isang empleyado. Ang isa sa aking mga kasamahan ay nagbigay ng sumusunod na kahulugan ng posisyon ng kalihim: "isang taong gumagawa ng hindi gustong gawin ng ibang mga empleyado". Well, nangyayari rin ito. Bilang karagdagan, tulad ng nasabi na natin, ang pagkakaiba sa mga responsibilidad ay kadalasang nauugnay sa kawalan ng kakayahang pumasok sa isang partikular na yunit sa talahanayan ng mga tauhan, pati na rin ang kakulangan ng pag-unawa ng mga employer sa mga gradasyon na umiiral sa loob ng propesyon.
Ihambing ang mga responsibilidad
Tingnan natin kung ano ang ibig sabihin ng employer sa pangalang ito o iyon. Upang gawin ito, pumunta sa mga site para sa paghahanap ng trabaho. Pumili tayo ng ilang anunsyo na may mga pangalan: "secretary", "secretary-assistant", "assistant manager", "office manager", pumili ng tatlo para sa bawat grupo at ihambing ang mga listahan ng mga tungkuling ginampanan (paulit-ulit sa iba't ibang bakante hindi kami magdodoble ng mga responsibilidad).
Tagapamahala ng Opisina
- Pagpapatupad ng mga utos ng ulo.
- Suporta sa buhay sa opisina.
- Tulong sa pagpaplano ng oras ng pagtatrabaho ng manager.
- Paghahanda at pagpapatupad ng mga sulat at panloob na dokumentasyon.
- Pagtanggap ng mga panauhin at bisita ng pinuno, organisasyon ng mga pagpupulong at negosasyon.
- Komunikasyon sa mga kliyente sa opisina, na lumilikha ng isang palakaibigan at maaliwalas na kapaligiran para sa kanila. Tala ng may-akda: sa account manager binigay na employer nagpasya na mag-ipon.
- Pagtanggap ng mga tawag sa linya ng advertising at paglilipat sa kanila sa kinakailangang departamento.
- Pagkontrol sa kaayusan at kalinisan sa opisina.
- Systematization at pag-uuri ng mga dokumento at impormasyon, na nagdadala sa kanila sa mga agarang gumaganap. Tala ng may-akda: parang office work ito? Ngunit hindi, sa bakante na ito ay ipinahiwatig sa isang hiwalay na linya.
- Ang pagdadala ng impormasyon mula sa mga kliyente sa atensyon ng mga tagapamahala.
- Pagtupad sa mga tagubilin ng kawani ng opisina para sa pagpapatupad at paglipat ng mga kinakailangang tagubilin at impormasyon sa kanila.
- Sinusuri ang kawastuhan ng mga papeles alinsunod sa itinatag na mga kinakailangan kapag kumukuha ng mga bagong empleyado. Tandaan: Alam kong walang HR officer sa kumpanya!
- Pagsasagawa ng pagkopya at pagpaparami ng mga gawa.
- Isyu ng powers of attorney.
- Pagpapanatili ng timesheet. Tala ng may-akda: Talagang walang HR officer!
- Pagpapatupad ng mga dokumento at paghahanda ng mga ulat sa paggasta ng mga pondo para sa mga pangangailangan sa ekonomiya.
Kalihim
- Organisasyon ng daloy ng dokumento, sulat sa negosyo.
- Pagpapatupad ng mga utos ng ulo.
- Paghahanda kinakailangang dokumentasyon at pag-uulat.
- Organisasyon at koordinasyon ng mga pagpupulong, negosasyon, pagpupulong.
- Organisasyon mga paglalakbay sa negosyo(pagbu-book ng mga tiket sa hangin at riles, paglilipat, pagpapareserba sa hotel, atbp.).
- Pag-aayos ng pagdating ng mga kasosyo (pagpapareserba ng hotel, paglilipat, atbp.).
- Pagtanggap at pamamahagi ng mga papasok na tawag.
- Pagpapanatili ng buhay ng opisina.
- Pagpapatupad ng mga order mula sa pamamahala (paghahanap ng impormasyon, paghahanda ng mga ulat, komunikasyon sa mga supplier ng mga hilaw na materyales, madalas sa Ingles).
- Pagbibigay ng postal at courier dispatch.
- Probisyon ng intracorporate na daloy ng dokumento.
- Mail.
- Administratibong suporta para sa ulo.
- Kontrol sa pagpapatupad ng mga tagubilin mula sa pamamahala.
- Paggawa gamit ang kagamitan sa opisina.
- Paghahanda ng mga dokumento ng organisasyon at administratibo.
Secretary-assistant
- Organisasyon ng buhay opisina.
- Pagtanggap at pamamahagi ng mga tawag.
- Pagtanggap ng mga bisita.
- Organisasyon ng mga pagpupulong at negosasyon.
- Organisasyon ng mga paglalakbay sa negosyo (pagbu-book at pag-book ng mga tiket, hotel, taxi, suporta sa visa).
- Pagsusulatan sa negosyo.
- Pagpapadala at pagtanggap ng mail, pagbibigay ng mga kapangyarihan ng abogado.
- gawain sa opisina.
- Pagpapatupad ng mga tagubilin mula sa pamamahala.
- Nagtatrabaho sa isang courier service.
- Pakikipag-ugnayan sa mga dibisyon ng kumpanya.
- Pagpapanatili ng kaayusan sa opisina, isang magiliw na kapaligiran.
- Pagbibigay ng suportang pang-administratibo para sa iskedyul ng araw ng direktor.
- Kontrol sa pagpapatupad ng mga order at pag-apruba ng dokumentasyon na sinimulan ng direktor.
- Paghahanda ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo.
Assistant manager
- Pagtanggap ng mga papasok / papalabas na tawag.
- Makipagtulungan sa mail / sulat, sulat sa negosyo.
- Pagsusuri ng impormasyon, pagkolekta ng data, pag-uulat.
- Komunikasyon sa mga pinuno ng mga departamento.
- Pagpapatupad ng mga utos ng ulo sa isang takdang panahon.
- Pagsubaybay sa napapanahong pagpapatupad ng mga order / pagtatalaga ng serbisyo.
- Mga kasamang biyaheng pangnegosyo (pagproseso ng visa, pag-book ng mga tiket sa tren at panghimpapawid, paglilipat, hotel, kaganapan, ekskursiyon).
- Organisasyon at suporta ng pagtanggap ng pamamahala ng negosyo ng mga delegasyon, mga bisita, organisasyon ng mga pagpupulong, negosasyon, mga pagtatanghal.
- Kontrolin ang paggasta ng stationery, kung kinakailangan, order.
- Pagpaparehistro, pag-iimbak ng mga orihinal na impormasyon at mga dokumento ng organisasyon at administratibo.
- Suporta sa buhay sa opisina.
- Trabaho sa opisina, daloy ng dokumento.
- Pagpaparehistro ng papasok, papalabas, panloob na dokumentasyon.
- Tulong sa pagpaplano ng araw ng trabaho ng manager.
Tulad ng nakikita mo, ang mga propesyonal sa mga posisyon na ito ay may maraming katulad na mga responsibilidad. Lahat sila ay nakikibahagi (o nakikibahagi) sa suporta sa buhay ng opisina, tumatanggap at namamahagi ng mga tawag, nag-aayos ng daloy ng trabaho at nagsasagawa ng mga utos mula sa pinuno.
Tingnan ang mga listahan ng mga responsibilidad ng kalihim, executive secretary at assistant manager. Halos magkapareho sila. Maliban kung sa isa sa mga kumpanya, inaasahan din ang katulong gawaing pagsusuri... Ang posisyon ng isang tagapamahala ng opisina ay medyo hindi karaniwan, kung saan inaasahan ng mga employer na gampanan ang mga tungkulin ng isang tauhan at inspektor ng trabaho. At, marahil, siya lamang ang hindi inaasahang tutulong sa pinuno (o sadyang hindi ito nakasaad sa ad?). Masasabi nating may kumpiyansa na ang katulong ng tagapamahala ay kailangang tumulong sa tagapamahala, na hindi nagpapagaan sa kanya ng pangangailangan na "suportahan" ang opisina.
Bago gumawa ng mga konklusyon, buksan natin ang isa pang parameter: ano ang mga kinakailangan ng mga employer sa mga espesyalista ng mga posisyon na ito (Talahanayan 2).
talahanayan 2
Mga kinakailangan para sa isang office manager, secretary, executive secretary, assistant manager
|
Tagapamahala ng Opisina |
Kalihim |
Secretary-assistant |
Assistant manager |
|
|
|
|
Well, maganda at mataas na edukasyon ang mga employer, na random na pinili namin, ay hindi humihingi sa manager ng opisina. Sa aming opinyon, wala silang nakikitang pagkakaiba sa pagitan ng isang sekretarya at isang tagapamahala ng opisina. Ang mga kinakailangan para sa iba pang tatlong posisyon, pati na rin ang mga tungkuling ginagampanan, ay halos magkapareho. Mula lamang sa assistant manager gusto nila ang karanasan ng pagtatrabaho bilang isang personal na katulong, habang hindi nakakalimutan ang tungkol sa kakayahang magtrabaho sa isang koponan (hindi lihim na maraming mga katulong ang may posibilidad na humiwalay sa koponan - ang mga detalye ng trabaho ay nangangailangan nito) .
Siyempre, sa panayam ay lumalabas na ang kalahati ng mga responsibilidad ay "nakalimutan" lamang na isulat, at mula sa ibang lugar ay lilitaw ang dalawang dosenang mga kinakailangan para sa kandidato. Ngunit sa kabuuan, malinaw ang uso: nakikita ng employer ang manager ng opisina bilang isang taong mag-aalaga sa opisina, lahat ng empleyado, at maging mga kliyente. Pero walang gaanong pinagkaiba ang secretary, assistant secretary at assistant manager.
Ibig sabihin, ang teorya at sa pagkakataong ito ay nalihis sa pagsasanay. Malinaw sa amin na ang kalihim ay dapat magsagawa, sabihin natin, teknikal na pag-andar (gumawa sa mga dokumento, atbp.), at ang assistant manager o assistant ay dapat magsagawa ng mas kumplikadong mga pag-andar (magsulat mga liham pangnegosyo, maghanda ng mga analytical review, atbp.). Isa lang ang alam kong kumpanya kung saan ipinamamahagi ang mga responsibilidad sa ganitong paraan. Ngunit siya ay mula sa kategorya ng ideal. Sa pagsasagawa, ang dibisyong ito ay ang pagbubukod sa halip na ang panuntunan.
Pinaghihinalaan ko na sa karamihan ng mga kaso ang mga tagapag-empleyo ay nais lamang na makatipid ng pera sa pamamagitan ng pagkuha ng isang espesyalista na pinagsasama ang ilang mga function. Bilang karagdagan, ang pagpapakilala ng mga karagdagang yunit sa talahanayan ng mga tauhan ay isang abala pa rin.
Bakit ang pinakakaraniwang pangalan para sa grupong ito ng mga posisyong administratibo ay tiyak na "sekretarya"? Una, dahil narinig ito ng lahat sa mahabang panahon. Pangalawa, ayon sa teorya, ang katulong ng manager ay maaaring tumanggi na tulungan ang mga empleyado ng departamento, at ang kalihim ay walang mapupuntahan. Pangatlo, hindi alam ng lahat kung sino ang misteryosong "referent" na ito, kaya mas mahusay na huwag lumikha ng mga hindi kinakailangang komplikasyon sa terminolohiya.
Malinaw, ang tacitly accepted division, na naglalagay ng executive assistants na mas mataas kaysa sa mga secretary o executive secretaries, ay, sa katunayan, isang pormalidad. Walang pag-aalinlangan, mas solid ang tunog ng “assistant director” kaysa sa “secretary of the director”. Ito, marahil, ang buong pagkakaiba. Mas interesado ang employer sa iyong mga personal na katangian at karanasan sa trabaho kaysa sa kung ano ang entry sa iyong work book. Siyempre, hindi na kami natapos sa pagkalito sa mga posisyon. Gayunpaman, para sa mga nag-aalala tungkol sa katotohanan na, sa lahat ng iba't ibang mga tungkulin na ginagampanan, ang kanyang posisyon ay tinatawag na "kalihim", ipinapayo namin sa iyo na i-drop ang lahat ng mga complex at sa tanong kung sino ang iyong nagtatrabaho, buong kapurihan na sumagot: "Sekretarya" .
Hindi itinakda ang petsa.
Ano ang Dapat Malaman ng isang Office Manager. Organisasyon ng paglilipat ng opisina. Pagpapanatili ng buhay ng opisina. Daloy ng dokumento ng Kumpanya. Organisasyon mga kaganapan sa korporasyon
Ang target na madla
ang pagsasanay ay inilaan para sa mga tagapamahala ng opisina, mga tagapamahala ng administratibo, mga kawani ng administratibo.
Target
- Kumuha ng teoretikal na kaalaman sa larangan ng pamamahala ng organisasyon- Kumuha ng ideya ng mga aktibidad sa pagkuha
- Kumuha ng impormasyon tungkol sa mga prinsipyo ng pagtiyak sa buhay ng opisina
- Alamin ang lahat tungkol sa pag-aayos ng mga paglipat ng opisina, pakikipagtulungan sa mga panginoong maylupa
- Kumuha ng mga kasanayan sa pagpaplano
- Taasan ang stress resistance at communicative competence
Resulta
Resulta para sa mga kalahok:- nabuo ang isang ideya ng mga pag-andar, layunin at gawain ng tagapamahala ng opisina, ang kanyang lugar sa istraktura ng organisasyon
- nakakuha ng kaalaman tungkol sa organisasyon ng buhay opisina, iba't ibang aspeto ng pangangasiwa ng opisina
- nakatanggap ng teoretikal na kaalaman sa larangan ng pamamahala ng organisasyon
Resulta para sa kumpanya:
- epektibong nilulutas ng manager ng opisina ang mga isyu sa saklaw ng kanyang kakayahan
- ang mga gastos para sa mga kalakal at serbisyo sa opisina ay nababawasan dahil sa tendering, karampatang pagpili ng mga supplier at kanilang globalisasyon
- Ang mga gastos sa materyal at oras para sa paglipat ng opisina, samahan ng mga kaganapan sa korporasyon ay nabawasan
- inaayos ng manager ng opisina ang espasyo ng opisina nang tama
- ang tagapamahala ng opisina ay may kakayahang ayusin ang daloy ng dokumento ng kumpanya
Programa
1. Ang konsepto ng Office manager. Mga function ng manager ng opisina.
2. Ano ang Dapat Malaman ng isang Office Manager:
- nasasalat at hindi nasasalat na mga ari-arian ng negosyo;
- fixed asset at materyales;
- mga uri ng mga transaksyon sa negosyo;
- mga prinsipyo ng tender;
- pangunahing kaalaman sa pagbabadyet.
3. Organisasyon ng paglilipat ng opisina:
- maghanap ng mga lugar (magtrabaho sa mga rieltor, pag-uuri ng mga gusali, mga paraan ng pagsukat ng mga lugar, mga rate ng pag-upa, atbp.);
- pakikipagnegosasyon sa may-ari / nagpapaupa (telephony at IT, bentilasyon at air conditioning, kuryente, atbp.)
- paghahanda ng isang paunang plano ng opisina at ang koordinasyon nito sa pamamahala (mga functional na lugar);
- pagtatapos ng isang kasunduan sa pag-upa (kung ano ang dapat mong bigyang pansin);
- pagbuo ng isang detalyadong proyekto sa disenyo;
- paghawak ng mga tender para sa pagpili ng isang kontratista para sa pagsasaayos ng opisina, supplier ng kasangkapan, carrier, atbp.
- makipagtulungan sa mga kontratista upang ayusin ang pagkukumpuni sa opisina;
- koordinasyon ng plano sa pag-upo ng mga empleyado kasama ang mga pinuno ng mga departamento;
- paghahanda para sa paglipat ng opisina (abiso ng mga kliyente; pag-audit ng mga dokumento at ari-arian ng Kumpanya);
- paglipat sa isang bagong opisina;
- pagtatapos ng proyekto.
4. Pagsuporta sa buhay ng opisina:
- makipagtulungan sa mga supplier: pag-audit ng mga kasalukuyang supplier, pagpili ng mga supplier, globalisasyon ng mga supplier, pakikinabangan sa mga supplier;
- mga aktibidad sa pagkuha: pagkalkula ng mga pangangailangan; ang pamamaraan para sa pagkuha ng mga kalakal at materyales, suporta sa dokumentaryo, mga paraan ng pagbabayad;
- organisasyon ng mga gawaing pag-aani;
- organisasyon ng mga paglalakbay sa negosyo;
- organisasyon ng armada ng sasakyan;
- organisasyon ng gawain ng pagtanggap at mga kalihim;
- organisasyon paghahatid ng courier;
- pakikilahok sa pagbili ng mga materyales sa marketing (mga letterhead, business card, pagba-brand ng office space);
- catering para sa mga empleyado;
- opisina ng first aid kit.
5. Daloy ng dokumento ng Kumpanya:
- pagpaparehistro ng sulat;
- gumana sa mga dokumento ng organisasyon at administratibo;
- pagbuo at pagpapatupad ng mga patakaran at pamamaraan;
- pamamahala ng mga talaan ng tauhan.
6. Organisasyon ng mga kaganapan sa korporasyon:
- paggawa ng isang konsepto;
- pagpili ng provider;
- pagpili ng site;
- koordinasyon ng plano ng kaganapan sa mga tagapamahala ng linya;
- pagkuha puna mula sa mga empleyado ng Kumpanya.
Ikalulugod naming makita ka sa pagsasanay!
karagdagang impormasyon
Ang mga kalahok ay binibigyan ng mga pagkain (mga coffee break, tanghalian) at mga kagamitan sa pagtuturo.
Ang bawat kalahok ay binibigyan ng personalized na sertipiko.
Lokasyon
Russia, Moscow, Ang aming mga kaganapan ay ginaganap sa moderno at kumportableng mga hotel at business center
Hindi itinakda ang petsa.
Ano ang Dapat Malaman ng isang Office Manager. Organisasyon ng paglilipat ng opisina. Pagpapanatili ng buhay ng opisina. Daloy ng dokumento ng Kumpanya. Organisasyon ng mga kaganapan sa korporasyon
Ang target na madla
ang seminar ay inilaan para sa mga tagapamahala ng opisina, mga tagapamahala ng administratibo, mga kawani ng administratibo.
Target
Kumuha ng teoretikal na kaalaman sa larangan ng pamamahala ng organisasyonKumuha ng insight sa mga aktibidad sa pagkuha
Kumuha ng impormasyon sa mga prinsipyo ng suporta sa buhay sa opisina
Alamin ang lahat tungkol sa pag-aayos ng mga paglipat sa opisina, pakikipagtulungan sa mga panginoong maylupa
Kumuha ng mga kasanayan sa pagpaplano
Palakihin ang stress tolerance at kakayahan sa komunikasyon
Resulta
Resulta para sa mga kalahok:Ang isang ideya ay nabuo tungkol sa mga pag-andar, layunin at gawain ng tagapamahala ng opisina, ang kanyang lugar sa istraktura ng organisasyon
nakakuha ng kaalaman tungkol sa organisasyon ng buhay opisina, iba't ibang aspeto ng pangangasiwa ng opisina
nakatanggap ng teoretikal na kaalaman sa larangan ng pamamahala ng organisasyon
Resulta para sa kumpanya:
Ang isang tagapamahala ng opisina ay epektibong nilulutas ang mga isyu sa loob ng kanyang lugar ng kakayahan
ang mga gastos ng mga kalakal at serbisyo sa opisina ay nabawasan dahil sa pagdaraos ng mga tender, ang karampatang pagpili ng mga supplier at ang kanilang globalisasyon
nabawasan ang mga gastos sa materyal at oras para sa paglipat ng opisina, organisasyon ng mga kaganapan sa korporasyon
wastong inaayos ng manager ng opisina ang espasyo ng opisina
ang tagapamahala ng opisina ay may kakayahang ayusin ang daloy ng dokumento ng kumpanya
Programa
1. Ang konsepto ng Office manager. Mga function ng manager ng opisina.
2. Ano ang Dapat Malaman ng isang Office Manager:
- nasasalat at hindi nasasalat na mga ari-arian ng negosyo;
- fixed asset at materyales;
- mga uri ng mga transaksyon sa negosyo;
- mga prinsipyo ng tender;
- pangunahing kaalaman sa pagbabadyet.
3. Organisasyon ng paglilipat ng opisina:
- maghanap ng mga lugar (magtrabaho sa mga rieltor, pag-uuri ng mga gusali, mga paraan ng pagsukat ng mga lugar, mga rate ng pag-upa, atbp.);
- pakikipagnegosasyon sa may-ari / nagpapaupa (telephony at IT, bentilasyon at air conditioning, kuryente, atbp.)
- paghahanda ng isang paunang plano ng opisina at ang koordinasyon nito sa pamamahala (mga functional na lugar);
- pagtatapos ng isang kasunduan sa pag-upa (kung ano ang dapat mong bigyang pansin);
- pagbuo ng isang detalyadong proyekto sa disenyo;
- paghawak ng mga tender para sa pagpili ng isang kontratista para sa pagsasaayos ng opisina, supplier ng kasangkapan, carrier, atbp.
- makipagtulungan sa mga kontratista upang ayusin ang pagkukumpuni sa opisina;
- koordinasyon ng plano sa pag-upo ng mga empleyado kasama ang mga pinuno ng mga departamento;
- paghahanda para sa paglipat ng opisina (abiso ng mga kliyente; pag-audit ng mga dokumento at ari-arian ng Kumpanya);
- paglipat sa isang bagong opisina;
- pagtatapos ng proyekto.
4. Pagsuporta sa buhay ng opisina:
- makipagtulungan sa mga supplier: pag-audit ng mga kasalukuyang supplier, pagpili ng mga supplier, globalisasyon ng mga supplier, pakikinabangan sa mga supplier;
- mga aktibidad sa pagkuha: pagkalkula ng mga pangangailangan; ang pamamaraan para sa pagkuha ng mga kalakal at materyales, suporta sa dokumentaryo, mga paraan ng pagbabayad;
- organisasyon ng mga gawaing pag-aani;
- organisasyon ng mga paglalakbay sa negosyo;
- organisasyon ng armada ng sasakyan;
- organisasyon ng gawain ng pagtanggap at mga kalihim;
- organisasyon ng paghahatid ng courier;
- pakikilahok sa pagbili ng mga materyales sa marketing (mga letterhead, business card, pagba-brand ng office space);
- catering para sa mga empleyado;
- opisina ng first aid kit.