Elektronická správa dokumentů. Zahraniční praxe. K moderním problémům dokumentační podpory managementu v Ruské federaci Zahraniční zkušenosti s dokumentační podporou managementu


Přednáška 1. Moderní technologie a organizace kancelářské práce. Posouzení současného stavu dokumentační podpora management (DOU).

Kurz „Organizace a technologie podpory dokumentace pro management“ se skládá ze dvou částí: „Historie organizace kancelářské práce v Rusku“ a „Moderní organizace a technologie podpory dokumentace pro management“.

Cílem předmětu je poskytnout studentům představu o rysech utváření a vývoje národních spisových systémů v různých historických obdobích a seznámit je s teorií a praxí organizace moderní dokumentační podpory založené na vědecky podložených principech a metody pro jeho zlepšení.

Cíle kurzu:

    vyzdvihnout místo dokumentační podpory řízení v procesech řízení;

    seznámit s historií vývoje státního spisového systému;

    formovat mezi studenty racionální přístupy k řešení problémů organizace práce s dokumenty v instituci;

    seznámit studenty s moderními standardními strukturami předškolních vzdělávacích institucí;

Základem technologie řízení je podpora dokumentace

Kancelářská práce-obor činnosti, který zajišťuje dokumentaci a organizaci práce s úředními dokumenty..

Zpočátku se tento termín objevoval v ústní řeči (pravděpodobně v 17. století) a znamenal proces řešení (produkce) případu: „produkce případu“ - řešení problému. Při rozhodování byla potřeba konsolidovat výsledek, například dosaženou dohodu. Od pradávna se za tímto účelem vytvářely dokumenty, protože mluvené slovo je krátkodobé, může být zapomenuto, zkresleno při přenosu nebo špatně pochopeno. Již v 16. stol. slovo se používá pouzdro jako sbírka listin týkajících se nějaké záležitosti nebo problému. Poprvé v tomto pojetí bylo slovo „skutek“ zaznamenáno v listinách v roce 1584.

Moderní kancelářské práce zahrnují:

    zajištění včasné a správné tvorby dokumentů (dokumentace);

    organizace práce s dokumenty (příjem, předání, zpracování, účetnictví, evidence, kontrola, ukládání, systemizace, příprava dokumentů k archivaci, skartace).

Paralelně s pojmem „kancelářské práce“ se tento termín používá v posledních desetiletích dokumentační podpora pro management(DOW). Jeho podoba je spojena se zaváděním počítačových systémů do řízení a jejich organizační, softwarové a informační podpora abych se přiblížil terminologii používané v počítačové programy a literaturu. V současné době jsou pojmy „papírování“ a „správa dokumentace“ synonyma a používají se k označení stejné činnosti.

Dokumentární podpora managementu (DMS) je druh podpory managementu organizace, který zahrnuje zaznamenávání, přenos a ukládání informací o stavu organizace a kontrolní akce ke změně jejího stavu. DOW zahrnuje následující hlavní procesy:

    zaznamenávání kontrolních akcí nebo údajů o stavu věcí Organizace na oficiální média, tzn. " dokumentace“ nebo „výroba dokumentů“;

    včasné poskytnutí informací úředním způsobem, tzn. přenos dokumentů nebo " tok dokumentů";

    rychlé a dlouhodobé uložení dokumentů, tzn. „archivní úložiště“.

Dokumentační podpora managementu je obor činnosti, jehož hlavním účelem je poskytovat managementu informace o stavu věcí v organizaci pro přijímání informovaných manažerských rozhodnutí a sledování jejich realizace.

Dokumentace je proces tvorby a zpracování dokumentu. Státní norma definuje dokumentaci jako „záznam informací na různá média podle zavedených pravidel“.

Předškolní vzdělávací instituce dnes slouží jak jako nástroj efektivního řízení, tak jako nejdůležitější komunikační nástroj ve vztahu mezi vládními úřady a obyvatelstvem země, strukturami občanské společnosti a byznysem. Podle našeho názoru je v průběhu reformy na národní úrovni nutné stanovit jednotné principy pro sjednocení a standardizaci služeb a technologií předškolního vzdělávání a také dokumentace pro lepší interakci mezi orgány státní správy. Státní regulace v oblasti dokumentační podpory nabývá zvláštního významu v souvislosti s používáním elektronických dokumentů a prostředků elektronických komunikací. Růst objemu informací a dokumentace v orgánech státní správy vyvolává potřebu neustálého sledování a řízení těchto procesů ze strany státu.

Domácí tradice, světové zkušenosti, doporučení Mezinárodní rady archivů jasně naznačují nutnost státní regulace správy dokumentace a také rozumné snížení objemu oběhu dokumentů v zemi.

Státní archivní služba se tradičně podílí na organizování řídící dokumentace v Rusku.

Například poslední nařízení o Federální archivní službě Ruska ze dne 28. prosince 1998 č. 1562 obsahovalo následující úkol: „rozvoj a zlepšování společně s federálními vládními orgány a vládními orgány subjektů Ruská Federace archivnictví a evidence, včetně státního evidenčního systému a jednotného systému dokumentace.“

Nový řídící orgán - Federální archivní agentura (viz nařízení vlády Ruské federace ze dne 17. června 2004 č. 290) v souladu s rozhodnutími o správní reformě není vybaven funkcemi pro správu dokumentů. Je mu přidělena pouze funkce koordinace přibližné nomenklatury případů, pokynů pro kancelářskou práci federálních výkonných orgánů, jakož i seznamů dokumentů vytvořených v průběhu činnosti orgánů federální vlády a jim podřízených organizací s uvedením doby jejich uchovávání. Jak vidíme, z nařízení byl odstraněn i velmi abstraktní úkol „vývoje“ kancelářské práce. Tato situace vnáší nejistotu do vyhlídek dalšího zlepšování předškolních vzdělávacích institucí na státní úrovni. Přitom ve všech vyspělých zemích jsou v té či oné podobě funkce správy dokumentů svěřeny příslušným vládním orgánům a tato praxe se ospravedlňuje.

Rusko by mělo věnovat pozornost zkušenostem cizí země. Dnes, po provedení správních reforem, totiž státní funkce správy dokumentů (DOM) poprvé za poslední tři století státu z oka vypadla. Archivní agentura nemůže vykonávat koordinační, kontrolní a dozorčí funkce v oblasti předškolních vzdělávacích zařízení. Tento úkol nebyl svěřen žádné jiné vládní agentuře. Tato situace samozřejmě negativně ovlivní stav předškolních vzdělávacích institucí v zemi.

Za současných podmínek jsou brzděny důležité práce na návrhu federálního zákona „O dokumentační podpoře řídících činností“, jehož vývoj probíhal v posledních letech. Reforma vládních struktur vyžaduje rozsáhlé přepracování nashromážděné regulační, právní a metodické základny předškolních vzdělávacích institucí.

Zejména je nutné revidovat standardy podpory dokumentace platné na mezistátní, státní a meziodvětvové úrovni řízení s ohledem na práci, která v současnosti probíhá v rámci federálního cílového programu „Elektronické Rusko (2002–2010)“, řadu mezinárodní dohody a standardy v oblasti výměny informací. Zároveň je nutné zastavit nekontrolovaný růst objemů toku dokumentů.

Objem dokumentace vznikající při činnosti státních orgánů je cca 250 miliard listů dokumentů ročně. Zároveň namátkové kontroly přístroje vládou kontrolované Bylo zjištěno, že ročně dochází k nárůstu objemu dokumentace o 8–15 %.

Za zmínku stojí zejména zvýšená úroveň informatizace státních orgánů - to je další faktor, který ovlivňuje stav předškolních vzdělávacích institucí.

Hodnocení přímých nákladů na dokumentaci činností managementu vykazuje značné výkyvy v částkách v závislosti na oblasti a úrovni orgánů státní správy.

Náklady na dokumentaci a zpracování dokumentů na jeden dokument jsou v průměru přibližně 50 rublů. Snížení typu dokumentů o 10 % unifikací a standardizací nám v tomto ohledu umožňuje počítat se získáním přímého ekonomického efektu snížením nákladů na dokumentaci a zpracování dokumentů. Úspory dosahují asi 12,5 miliardy rublů.

Regulace funkcí orgánů státní správy a postupů jejich dokumentační podpory umožňuje snížením času stráveného dokumentací a zpracováním dokumentů (v průměru z 15–20 minut na 3–4 minuty) ušetřit až 40–50 % celkový čas strávený dokumentačními procesy. To zase umožní získat přímý ekonomický efekt ve výši nejméně 2,5–3,0 miliardy rublů.

V současné době se ruská ekonomika přesouvá z převážně surovinové ekonomiky směrem k rozšiřování výroby high-tech produktů náročných na znalosti, které využívají nejvyšší vědecké a technické úspěchy a intelektuální potenciál země. V souladu s dříve přijatými rozhodnutími Rady bezpečnosti (RB) prezidenta Ruské federace by měla být hlavní pozornost věnována zajištění konkurenceschopnosti domácích produktů, zejména na zahraničním trhu. To vyžaduje dokumentaci a informační podporu produktů ve všech fázích životního cyklu, které splňují mezinárodní normy, což je zakotveno ve federálním zákoně „O technickém předpisu“ ze dne 27. prosince 2002 č. 184-FZ.

Komise pro informační bezpečnost V březnu 2003 Rada bezpečnosti Ruské federace, která upozornila na problém správy elektronických dokumentů, rozhodla o nutnosti vytvořit soubor právních aktů v této oblasti.

    stanovení jednotných jednotných pravidel a předškolní vzdělávací metody ve státních úřadech bez ohledu na jejich resortní podřízenost;

    sledování a kontrola dodržování pravidel a předpisů meziresortního toku dokumentů, procesů tvorby dokumentů a objemů toku dokumentů;

    vědeckou a metodickou práci v oblasti podpory dokumentace a zavádění nejracionálnějších metod práce s dokumenty v řídících orgánech a vládní organizace;

    centralizovaný vývoj standardních předpisů pro řešení problémů řízení vládních organizací;

    zajištění bezpečnosti dokumentů v orgánech státní správy, tvorba dokumentačních fondů as informační zdroje organizace, stanovení lhůt pro uchovávání dokumentů, jakož i dodržování zákonných ustanovení o přístupu k dokumentům řídících orgánů a organizací;

    zkoumání softwaru a dalších informačních nástrojů používaných úřady a vládními organizacemi pro elektronickou komunikaci dokumentů;

    odborná příprava a zdokonalovací příprava odborníků v oblasti předškolních vzdělávacích zařízení.

Realizace těchto úkolů, které tvoří základ řízení dokumentace, zlepší úroveň kvality a profesionality v socioekonomické sféře Ruska a zlepšením činnosti řídícího aparátu získá celkový přímý ekonomický efekt 13,75– 14,25 miliardy rublů. A efektem, mnohem větším než přímým, je efekt nepřímý ekonomický, projevující se v růstu hrubého národního produktu a konkurenceschopnosti ruských výrobců.

K řešení výše uvedených problémů je samozřejmě potřeba speciální státní orgán na úrovni federální služba. Pro tyto účely se nejlépe hodí orgán správy archivu s odpovídajícími pravomocemi.

Kancelářskou práci dnes norma definuje jako „obor činnosti“, který zajišťuje dokumentaci a organizaci práce s dokumenty „2, tedy celý proces od vytvoření dokumentu až po jeho zničení nebo předání do archivu k uložení“.

Tento termín se zpočátku objevuje v ústní řeči (pravděpodobně v 17. století) a znamená samotný proces rozhodování (projednávání případu - „produkování záležitosti“ (řešení problému). Protože v průběhu řešení jakéhokoli problému vznikaly dokumenty ke konsolidaci dosažená dohoda, učiněné rozhodnutí (protože mluvené slovo je krátkodobé, může být zapomenuto, zkomoleno při přenosu nebo nepochopeno již v 16. století, bylo slovo delo používáno jako „sbírka listin vztahujících se k nějaké záležitosti, problematice). ” 3. Poprvé v tomto chápání bylo slovo „delo“ zaznamenáno v dokumentech v roce 1584

Paralelně s pojmem „kancelářské práce“ se v posledních desetiletích používá pojem „podpora dokumentace pro management“. Vzhled tohoto termínu je spojen se zavedením počítačových systémů PROTIřízení, jejich organizační, programové a informační ustanovení. Pro přiblížení terminologie používané v počítačových programech a literatuře v oblasti kancelářské práce se začal obdobně používat pojem „řízení podpory dokumentace“, který je v podstatě synonymem pojmu „kancelářské práce“. Například v názvech standardních dokumentů „Státní systém dokumentační podpory řízení“ a „Standardní pokyny pro kancelářskou práci na ministerstvech a útvarech Ruské federace“.

Širší pojem, který se dnes používá, informační a dokumentační podpora managementu, zahrnuje kromě klasické práce s dokumenty a informačními službami i tvorbu, údržbu a práci s databázemi.

Jak proces tvorby dokumentů, tak organizace práce s nimi byla vždy upravena zvláštními legislativními, regulačními a normativními a metodickými akty. V předrevolučním období byly největšími legislativními akty, které určovaly organizaci kancelářské práce, „Všeobecná nařízení“ schválená Petrem I. 28. února 1720 4 „Ústav pro správu provincie“ v roce 1775 Kateřinou II. „Všeobecné zřízení ministerstev“ v roce 1811. Tyto zákony stanovily základní principy práce s dokumenty, které platí dnes (např. povinná evidence dokumentů, evidence, kontrola, zakládání spisů, vytváření institucionálního archivu atd.).

Regulační a metodické akty o kancelářské práci:

Je řízen systém podpory státní dokumentacea jáZákladní ustanovení. Obecné požadavky na dokumenty a služby podpory dokumentace. - M.,1991.

V současné době se v souladu s federálním cílovým programem dokončuje vývoj nového vydání Státní rozpočtové vzdělávací instituce - systému ustanovení definujících základní pravidla pro práci s dokumenty v organizacích. Systém je zaměřen i na komerční struktury. Bude sestávat ze dvou částí: normativní a metodologické. V normativní části jsou stejně jako v dokumentu, který dnes existuje, stanoveny hlavní úkoly a funkce, právní úprava činnosti služby dokumentační podpory v organizaci, její přibližná struktura; postup přípravy a zpracování dokumentů; všechny fáze práce s nimi: doručení, průchod, zpracování, účtování, evidence, kontrola provádění, informační a referenční práce, rychlé uložení dokumentů, vyhledávání dokumentů a informací; ochrana systémů pro vyhledávání informací; příprava dokumentů pro archiv; postup při ověřování hodnoty dokumentů; organizace ukládání dokumentů.

Hlavní rozdíl nový systém je, že bude představovat jednotný komplex automatizované dokumentace založené na moderních textových editorech, automatizovaném toku dokumentů (vč e-mailem), databáze a automatizované ukládání a používání dokumentů (včetně automatizované nomenklatury případů, soupisů případů atd.) 9.

Vzorové pokyny pro kancelářskou práci federálních výkonných orgánů Ruské federace. - M., 2005.

Nové vydání Návodu. Zahrnuje jak obecný postup přípravy a zpracování dokumentů, tak i specifika přípravy určitých typů dokumentů: příkazy, instrukce, instrukce, protokoly. Popisuje postup při evidenci dokumentů, budování vyhledávačů pro referenční práci, organizaci kontroly provádění dokumentů, postup při sestavování a práci s nomenklaturou spisů, vytváření spisů, provádění zkoumání hodnoty dokumentů, evidenci spisů, postup při sestavování spisů a práci s nimi, vytváření spisů, provádění zkoumání hodnoty dokumentů, evidenci spisů sestavování inventur, rychlé ukládání souborů a jejich přenos do archivu. V příloze jsou uvedeny formuláře pro názvosloví případů, zákon o přidělení listin ke zničení, soupisy atd. Jak je patrné ze stručného výčtu obsahu pokynů, reflektuje téměř všechny otázky organizace kancelářské práce. Přestože je určen především pro ministerstva a resorty, mohou ho využít služby správy kanceláří organizací jakékoli formy vlastnictví a najít pro sebe spoustu užitečných informací. Lze jej použít jako základ při vypracovávání pokynů pro řízení kanceláře pro konkrétní organizaci.

Základní pravidla pro práci resortních archivů. - M., 1988.

Pravidla lze zhruba rozdělit na dvě části. První (oddíly 2-4) podrobně pokrývá administrativní záležitosti:

    požadavky na nomenklatury případů, jejich druhy, postup při jejich přípravě, plnění a údržbě;

    postup pro formování případů v kancelářské práci;

    organizace a postup provádění zkoumání hodnoty dokumentů v kancelářské práci;

    postup pro výběr dokumentů ke zničení; 4 příprava spisů k převodu do archivu: evidence spisů (číslování, archivace, dodatečný návrh obálky atd.), sepisování inventur, předání do archivu.

Další část pravidel (část 5-14) podrobně popisuje práci s dokumenty v archivu.

Pro komerční organizace, které nepředkládají dokumenty ke státnímu uložení, ale ukládají je doma, jsou pravidla nepostradatelnou pomůckou při organizaci jejich archivu.

Seznam dokumentů s uvedením doby skladování (Typ><ми ведомственный) 10 .

    vzorové předpisy o vedení evidence návrhů, žádostí a stížností občanů v orgánech státní správy, podniky, instituce a organizace.

Tento zákon popisuje základní ustanovení pro organizaci práce s touto kategorií dokumentů: vlastnosti evidence, lhůty pro vyřízení, vedení referenčního spisu, zakládání spisů, lhůty uchování spisů, vedení analytických informací o žádostech. Metodiku uvedenou v Pravidlech lze použít pro organizaci práce s jakýmikoli dokumenty soukromých osob.

Přednáška 2. Organizace předškolních vzdělávacích institucí. Úkoly a funkce služby předškolního výchovného zařízení.

    Organizační formy podpory dokumentace (papírování).

    Služba předškolního vzdělávacího zařízení: účel a místo ve struktuře organizace

    Typické struktury předškolních vzdělávacích institucí v organizacích na různých úrovních řízení.

    Funkce zaměstnanců předškolních vzdělávacích zařízení

    Přídělové práce dělníků

    Služební a početní složení personálu služby předškolního výchovného ústavu.

    Regulace činnosti služby předškolního výchovného zařízení.

1. Dokumentační podpora jako funkce řízení je přítomna v každé organizaci bez ohledu na její organizační a právní formu, povahu a obsah činností, kompetence a další faktory. Podle definice zakotvené v GOST R 51141-98 je dokumentační podpora pro management odvětvím činnosti, která zajišťuje dokumentaci a organizaci práce s úředními dokumenty.

Dokument je hlavním způsobem zaznamenávání a předávání řídících a dalších informací v systému řízení a kvalita přijatých rozhodnutí a následně i efektivita činnosti instituce do značné míry závisí na tom, jak efektivně je práce s dokumenty organizována. Proto je v každé organizaci nesmírně důležité věnovat zvláštní pozornost organizaci činnosti služby řízení kanceláře a dosáhnout co nejracionálnějšího uspořádání práce s dokumenty.

K tomu je nejprve nutné vyřešit na organizační úrovni následující problémy:

    Volba optimální organizační formy kancelářské práce;

    Vývoj organizační a funkční struktury služby řízení kanceláře a volba jejího konkrétního názvu;

    Vymezení funkcí, povinností, práv a odpovědností mezi jednotlivými organizačními jednotkami služby řízení úřadu a zaměstnanci a jejich konsolidace v příslušných organizačních a právních dokumentech;

    Pracovní normy pro kancelářské pracovníky;

    Stanovení počtu a úředního složení služby vedení kanceláře;

    Výběr optimální technologie pro práci s dokumenty a její konsolidace v Pokynech pro správu kanceláře;

    Racionální organizace pracovišť a vytváření příznivých pracovních podmínek;

    Zvyšování kvalifikace zaměstnanců a kultury práce s dokumenty.

První otázka - volba optimální organizační formy kancelářské práce - je vyřešena v počáteční fázi organizace služby kancelářské práce. Při řešení této problematiky je třeba vycházet ze skutečnosti, že historicky existovaly tři hlavní formy organizace kancelářské práce: centralizovaná, decentralizovaná a smíšená.

Centralizovaná forma zahrnuje realizaci všech operací zpracování dokumentů (od příjmu dokumentů a jejich evidence až po odesílání dokumentů, vytváření souborů a jejich ukládání) v jednom celku - službě office management.

Decentralizovaná forma organizace kancelářské práce zahrnuje vytvoření nezávislé služby kancelářské práce v každé strukturální jednotce a je v současnosti velmi zřídka využívána. Decentralizovaná forma kancelářské práce je využívána pouze v geograficky rozptýlených organizacích a také v jednotlivých odděleních pracujících s konkrétní dokumentací.

s dokumenty s omezeným přístupem, které je třeba oddělit od otevřených záznamů.

Smíšená forma organizace kancelářské práce zahrnuje provádění některých operací kancelářské práce ve službě kancelářské práce a jiných v odděleních. Služba řízení kanceláře na sebe zpravidla přebírá příjem a odesílání dokumentů, jejich evidenci, organizaci toku dokumentů, kontrolu vyřizování dokumentů, přičemž tvorba a vyřizování dokumentů, jejich systemizace, zakládání spisů a ukládání jsou provádí ve stavebních divizích. Navíc u smíšené formy kancelářské práce lze stejnou technologickou operaci (například evidenci příchozích a odchozích dokumentů) provádět ve službě kancelářské práce a ve strukturálních členěních v závislosti na kategorii dokumentů. Dokumenty určené managementu jsou evidovány ve službě správy kanceláře a adresovány strukturálním jednotkám v příslušných odděleních.

Většina organizací používá smíšenou formu organizace kanceláře, méně často centralizovanou formu, i když ta druhá má samozřejmě řadu výhod. Centralizovaná forma organizace kancelářské práce umožňuje soustředit všechny technické operace pro zpracování dokumentů do jednoho oddělení, tvůrčí práci s dokumenty přenechat jiným strukturálním jednotkám umožňuje vytvořit jednotnou databázi všech dokumentů přijatých a vytvořených v organizaci , čímž poskytuje spolehlivější vyhledávání dokumentů a tím i referenční práci na dokumentech. Centralizovaná forma osvobozuje strukturální jednotky od potřeby formulovat provedené dokumenty do souborů a ukládat je, protože tuto práci provádí služba správy kanceláře. Centralizovaná forma navíc umožňuje efektivnější a komplexnější využití kancelářského vybavení a výpočetní techniky k provádění kancelářských pracovních operací pro zpracování dokumentů.

S centralizovanou formou samozřejmě služba správy kanceláře vykonává mnohem větší objem práce než se smíšenou formou, a to samozřejmě vyžaduje větší počet pracovníků, a protože všechny případy jsou zpracovávány, sestavovány a ukládány ve vedení kanceláře služby, následně pak větší počet speciálních kancelářských prostor určených pro zpracování dokumentů, tvorbu a uložení aktuálního archivu organizace. Zároveň je třeba mít na paměti, že zavedení moderních počítačových, zejména síťových technologií zpracování dokumentů umožňuje vytvořit jednotnou databázi organizačních dokumentů a ve smíšené podobě i kancelářské práce.

Zvolená forma organizace kancelářské práce do značné míry určuje technologii práce s dokumenty, která je zakotvena v návodu pro kancelářskou práci.

2. Je důležité zdůraznit, že v moderních podmínkách, kdy je práce s řídící dokumentací v mnoha institucích založena na výpočetní technice, se funkce služby řízení úřadu neomezují pouze na organizaci toku dokumentů instituce, evidenci dokumentů, sledování jejich provádění a ukládání dokumentů. Spisová služba se přímo podílí na stanovování úkolů při vývoji automatizovaných informačních technologií pro práci s dokumenty, zajišťování přístupu k informacím a ochranu informací a zlepšování práce s dokumenty.

Služba kancelářské práce - obchodní vedení, kancelář, generální oddělení, sekretariát, oddělení kancelářské práce - je samostatnou strukturní jednotkou organizace, instituce, podniku (dále jen organizace), plnící funkci dokumentační podpory řídící činnosti ( DOU) a podřízen přímo vedoucímu organizace. Konkrétní název služby řízení kanceláře se volí v závislosti na typu organizace, její organizační struktuře, místě v hierarchii řídících orgánů, objemu činnosti a dalších vlastnostech. V malých organizacích vykonává funkce správy kanceláře obvykle jedna sekretářka.

3. Volba konkrétního názvu pro službu vedení kanceláře se provádí současně s rozvojem organizační a funkční struktury služby. Státní systém podpory dokumentace pro management (GSDMOU) obsahuje doporučení, která umožňují zvolit nejvhodnější název služby a její strukturu.

V závislosti na postavení organizace, jejích cílech, záměrech, počtu organizačních jednotek a úředníků má služba předškolního vzdělávání různé názvy organizačních forem, struktury a oficiálního složení.

Pro předškolní vzdělávací instituce vytvářejí organizace:

    obchodní řízení;

    kancelář;

    Společné oddělení;

    služba předškolního vzdělávacího zařízení nebo oddělení předškolního vzdělávacího zařízení.

Ve federálních výkonných orgánech (ministerstva, resorty) jde o obchodní řízení, které má zpravidla složitou strukturu. Zahrnuje: sekretariát, inspektorát pod ministrem, sekretariát rady a úřad.

Sekretariát sestává z recepce ministra, sekretariátu ministra, recepce a sekretariátů náměstků ministrů. Sekretariát připravuje podklady pro zprávu a organizuje práci s dokumenty, které vedení obdrží.

Inspekce pod ministrem kontroluje plnění dokumentů vlády, správních dokumentů orgánů vlády a nařízení ministerstva.

Sekretariát Představenstvo odpovídá za technickou a dokumentační podporu jednání představenstva.

Kancelář sestává ze strukturálních dělení.

Patří mezi ně: expedice, vládní kancelář pro korespondenci, kancelář pro evidenci a evidenci dokumentů, kontrolní skupina, kancelář pro psaní nebo středisko pro zpracování počítačových dokumentů, kancelář pro kopírování, dálnopisná kancelář a centrální archiv.

V různých podnicích - státních, nestátních, výzkumných, projektových, strojírenských, vysokých školách - je vytvořeno oddělení podpory dokumentace nebo úřad. Mohou mít strukturální oddělení (sektor, skupina), nebo může být řízení konkrétní oblasti práce svěřeno konkrétním umělcům (umělci).

V kanceláři nebo oddělení předškolního vzdělávacího zařízení jsou vytvořeny útvary, které provádějí účtování a evidenci dokladů, kontrolu, zdokonalování, práci s doklady a zavádění technických prostředků a projednávání výzev občanů. Mohou zahrnovat sekretariát, expedici, psací kancelář, kopírovací kancelář a archiv.

Ve výkonných orgánech a místní samosprávě je vytvořen obecný odbor. Struktura generálního oddělení zahrnuje útvary stejné jako úřad. Jeho struktura však nutně obsahuje takové jednotky, jako je oddělení protokolu, skupina dopisů a oblast příjmu. Oddělení protokolu připravuje za vedení návrhy dokumentů, analyzuje dokumenty zpracované ve strukturálních útvarech a jeho zaměstnanci připravují jednání řídícího orgánu. Skupina (úřad, odbor) pracuje s výzvami občanů. Recepce přijímá občany, kteří podávají podněty, žádosti nebo osobní stížnosti.

Za pozitivní je třeba považovat začlenění do struktury služby předškolního vzdělávání útvaru, který se zabývá zdokonalováním forem a metod práce s dokumenty. Toto oddělení lze nazvat oddělením pro zkvalitnění práce s dokumenty a zavádění technických prostředků nebo skupinou (sektor, kancelář) pro zkvalitnění práce s dokumenty.

Sekretariát může být vytvořen v kanceláři a na obecném oddělení (oddělení předškolní výchovy) a také jako samostatná divize, která zahrnuje všechny tajemníky vedoucích organizací.

Hlavní podmínkou pro vznik této služby bez ohledu na její název, kterou je nutné důsledně dodržovat, je následující: „Podporu dokumentace pro řízení v organizacích, institucích a podnicích provádí speciální služba, fungující jako samostatná strukturální jednotka. , podřízený přímo vedoucímu organizace.“

Na ministerstvech a ministerstvech - obchodní management. Správa záležitostí zpravidla zahrnuje: sekretariát (recepce, sekretariát ministra, sekretariáty náměstků ministrů, sekretariát rady, protokolární kancelář), inspekci pod ministrem (vedoucí odboru), kancelář (kancelář vládní korespondence, kancelář účetní a evidence, expedice, kancelář kopírovací a tiskařská, kancelář dálnopisu aj.), oddělení dopisů (reklamací), oddělení pro zlepšení práce s dokumenty a zavádění technických prostředků, ústřední archiv;

V podnicích (sdruženích), ve výzkumných, projekčních, inženýrských organizacích a výpočetních střediscích, vysokých školách a dalších organizacích - od záležitosti řízení podpory dokumentace nebo kanceláře. V jejich sloučenina, zpravidla zahrnují: útvary pro účtování a evidenci dokumentů, kontrolu vyřizování, zdokonalování práce s dokumenty a zavádění technických prostředků, projednávání výzev občanů, sekretariát, expedici, strojopis, kopírovací kancelář, archiv;

Ve výkonných orgánech (správy, úřady starostů, prefektury atd.) a řídícím aparátu veřejných organizací - Společné oddělení. Do obecného oddělení patří: sekretariát, kancelář, kontrolní skupina, protokolární skupina, skupina pro zkvalitnění práce s dokumenty, skupina dopisů (stížností), strojní kancelář, kopírovací kancelář, archiv;

V organizacích, které nemají ve své struktuře službu správy kanceláře, její funkce vykonává se sekretářka manažera, ve strukturálních divizích - tajemník divize nebo jiná speciálně určená osoba.

4. Služba správy kanceláře řeší dva hlavní soubory úkolů:

Zajištění jednotného postupu při dokumentaci řídících činností a organizaci práce s dokumenty;

Zdokonalování forem a metod práce s dokumenty.

Úkoly, kterým služba správy kanceláře čelí, určují její funkce. Zajištění jednotného postupu pro dokumentaci činností řízení je dosaženo plněním následujících funkcí:

    vývoj a design firemních formulářů, zajištění jejich výroby;

    zajištění výroby dokumentů, kopírování a replikace dokumentů;

    kontrola kvality přípravy a provedení dokumentů, dodržování stanoveného postupu pro schvalování a certifikaci dokumentů.

Úkol organizovat práci s dokumenty je vyřešen prováděním následujících funkcí:

    stanovení jednotného postupu pro předávání dokumentů (institucionální tok dokumentů);

    spediční zpracování příchozích a odchozích dokumentů;

    evidence a účtování příchozích, odchozích a vnitřních dokladů organizace;

    kontrola provádění dokumentů;

    systemizace dokumentů, zajištění jejich uchovávání a následné využití v řídící činnosti;

    organizace práce s výzvami občanů;

    zajištění ochrany informací dokumentů.

Úkol zdokonalování forem a metod práce s dokumenty zahrnuje:

    tvorba a revize normativních, instruktážních, metodických dokumentů o kancelářské práci (Pokyny pro kancelářskou práci, názvosloví případů aj.);

    metodické vedení a kontrola dodržování stanovených pravidel pro práci s dokumenty ve strukturálních útvarech organizace;

    zvyšování kvalifikace zaměstnanců instituce, konzultace s nimi v otázkách práce s dokumenty;

    Zefektivnění dokumentace instituce, provádění práce na sjednocení dokumentů, vytvoření časového rozvrhu a alba formulářů dokumentů používaných v činnostech organizace;

    Vývoj a implementace nových forem a metod práce s dokumenty, zlepšení toku dokumentů instituce, zvýšení výkonnostní disciplíny při práci s dokumenty;

    stanovování úkolů pro vývoj nebo zlepšování automatizovaných informačních technologií používaných při práci s dokumenty.

5. Pracovní normy jsou vypracovány na základě výzkumu a jsou určeny pro opakované použití při stanovení konkrétních mzdových nákladů.

Materiály používané ke standardizaci práce zaměstnanců se podle účelu dělí na:

    časové normy– regulovaná doba výkonu jednotky standardizovaného druhu práce nebo jejího prvku v určitých organizačních a technických podmínkách;

    standardy počtu zaměstnanců– regulovaný počet odborně způsobilých zaměstnanců nezbytný pro kvalitní výkon konkrétní funkce v určitých organizačně technických podmínkách;

    standardy centralizace práce– regulovaný poměr počtu zaměstnanců řídícího aparátu k celkovému počtu zaměstnanců podniku podle řídících funkcí nebo za podnik jako celek;

    standardy ovladatelnosti– normy pro počet podřízených (nebo obsluhovaných) zaměstnanců;

standardy služeb– regulovaný počet řízených (resp. obsluhovaných) zaměstnanců (divizí), které musí za určitých organizačních a technických podmínek řídit (resp. obsluhovat) jeden zaměstnanec;

normy pro poměr počtu různých kategorií zaměstnanců– regulovaná hodnota, která zajišťuje nejlepší využití standardizovaných pracovníků v souladu s úrovní jejich kvalifikace v určitých organizačních a technických podmínkách;

standardizované úkoly– objemy práce stanovené na základě časových norem, které musí výkonní umělci vykonat v určitém kalendářním období při dodržení stanovených požadavků na kvalitu výsledků práce.

Podle rozsahu použití se pracovní normy dělí na meziodvětvové, odvětvové a místní (aplikované v samostatném podniku). Mezioborové normy jsou určeny ke standardizaci práce pracovníků podobných profesí nebo specializací zabývajících se prováděním podobných technologických procesů v různých podnicích. Tyto normy jsou vyvíjeny pro nejtypičtější technologické postupy pro stejné druhy práce se standardními pracovními podmínkami a jsou proto jednotné.

Například pro standardizaci práce administrativních pracovníků byly vyvinuty a aplikovány Mezisektorové integrované časové standardy pro práci na dokumentaci podpory managementu (M., 1995).

Integrované časové normy určené k provádění komplexu technologicky a organizačně propojených pracovních technik (operací).

Integrované standardy pro provádění jednotlivých operací se počítají pomocí vzorce:

Normy vycházejí z pracovních norem, které určují výši a strukturu nákladů na pracovní dobu a jsou standardem, se kterým se skutečné časové náklady porovnávají za účelem stanovení jejich racionality. Při přidělování práce se používají následující:

    časové normy;

    výrobní normy;

    standardy služeb;

    populační normy;

    standardy ovladatelnosti;

    standardizované úkoly.

Jsou-li časové normy určeny především k určení časového standardu pro dokončení jednotky práce, pak služební a početní standardy jsou určeny pro výpočet standardů služeb a celkového počtu pracovníků vykonávajících určité množství práce během roku.

Při sestavování časových norem se nejprve spočítají časové normy pro jednotlivé opakující se operace (práce), poté se určí pracnost všech prací - jako součet součinů pracnosti provádění jednotlivých prací jejich počtem. Poté se určí počet zaměstnanců.

Přednáška 3. Služební a technické složení zaměstnanců služby předškolního výchovného zařízení. Funkční povinnosti zaměstnanců předškolních zařízení. Regulační rámec upravující organizaci a technologii informační a dokumentační podpory činnosti instituce.

Regulačním a metodickým základem dokumentační podpory managementu (DOU) je soubor zákonů, předpisů, metodických dokumentů, státních norem upravujících technologii tvorby, zpracování, uchovávání a využívání dokumentů při běžné činnosti organizace, jakož i činnosti spisové služby: její struktura, funkce, personální obsazení, technická podpora a některé další aspekty.

Regulační a metodické dokumenty pro předškolní vzdělávací zařízení vypracovávají různé státní a správní orgány v souladu se svou působností.

Regulační a metodická základna předškolní vzdělávací instituce zahrnuje:

Právní akty vydávané nejvyššími orgány státní moci a správy;

Právní akty vydávané federálními výkonnými orgány: ministerstvy, výbory, ministerstvy celoodvětvové i resortní povahy;

Právní akty vydané zákonodárnými a výkonnými orgány ustavujících subjektů Ruské federace a jejich územních celků upravující problematiku kancelářské práce;

Právní akty normativního a poučného charakteru, jakož i metodické dokumenty k dokumentační podpoře řízení, vydávané vedením podniků a organizací.

Bez ohledu na konkrétní název služby vedení kanceláře a její strukturu jsou právním základem její činnosti služební předpisy a předpisy o jejích konstrukčních částech, jakož i pracovní náplně zaměstnanců, závazné pro každou organizaci. Tyto dokumenty stanoví rozdělení funkcí, povinností, práv a odpovědností mezi jednotlivé organizační složky spisové služby a zaměstnance.

Předpis o službě předškolního výchovného zařízení- právní akt, který vymezuje organizační a právní postavení útvaru ve struktuře instituce, jeho úkoly, funkce, práva, povinnosti, jakož i vztahy k jiným útvarům a institucím.

Popis práce- právní úkon, který určuje organizační a právní postavení zaměstnance ve struktuře instituce a oddělení. jeho funkční povinnosti, práva, odpovědnosti a vztahy s ostatními zaměstnanci a útvary.

Předpisy o službě správy kanceláře a předpisy o jejích konstrukčních částech, pokud existují, vypracovává její vedoucí za účasti kvalifikovaných odborníků, kteří jsou dobře obeznámeni s prací jednotky i organizace jako celku, a jsou schváleni hlava.

Jednou z funkcí služby kancelářské práce je výběr optimální technologie pro práci s dokumenty a její konsolidace v Pokynech pro kancelářskou práci. Pokyny pro kancelářskou práci- právní úkon, kterým se stanoví technologie pro vytváření nebo přijímání dokumentů, jejich zpracování, uchovávání a používání v činnosti organizace. Pokyny pro vedení kanceláře stanoví jednotná pravidla pro dokumentaci činností, organizaci toku dokumentů, účetnictví, evidenci, sledování vyřizování dokumentů a jejich uchovávání. Pokyny schvaluje vedoucí organizace a jsou závazné pro všechny zaměstnance.

Účelem návodu je zlepšit práci s dokumenty, snížit počet a zkvalitnit přípravu dokumentů, zefektivnit tok dokumentů a optimalizovat manažerskou práci.

Pokyny pro kancelářskou práci jsou vypracovány na základě ustanovení Státního systému správy dokumentace a státních norem pro dokumenty. Ministerstva a resorty vypracovávají pokyny pro kancelářskou práci na základě Standardních pokynů pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech. pokyny důsledně odrážely všechny fáze práce s dokumenty od jejich vytvoření nebo přijetí až po provedení, odeslání a/nebo doručení do archivu.

Pokyny musí obsahovat oddíly: obecná ustanovení; dokumentace činností (požadavky na formuláře, provedení detailů dokumentu, provedení určitých typů dokumentů); organizace toku dokumentů (zpracování příchozích a odchozích dokumentů, evidence dokumentů, kontrola provedení dokumentů); organizace úložiště dokumentů (sestavení seznamu souborů, vytváření a zpracování souborů, přenos souborů do archivu). Kromě toho je vhodné do návodu zahrnout části týkající se výroby dokumentů pomocí výpočetní techniky; ukládání, účtování a používání formulářů, pečetí, razítek: používání faxového zařízení a elektronické pošty; kopírování a kopírování dokumentů a některé další. V závislosti na specifikách činnosti instituce, její struktuře, postupu předávání dokumentů, přítomnosti samostatných pracovních oblastí, použitých technických prostředcích a dalších faktorech. Pokyny pro kancelářskou práci mohou být doplněny o další části, např.: dokumentování práce kolegiálního orgánu (kolegium, správní rada, akademická rada apod.); evidence dopisů zasílaných do zahraničí atd.

Předpisová ustanovení pokynů jsou doplněna přílohami (vzory hlavičkových papírů ; hlavní typy dokumentů; klasifikátory, registrační formuláře atd.).

Mezi regulační a metodické dokumenty upravující předškolní vzdělávací zařízení patří:

Seznam dokumentů s dobou uložení (standardní a resortní).

Standardní seznamy vytvořené archivními institucemi stanoví lhůty pro uložení dokumentace, které jsou typické pro většinu institucí, organizací a podniků. Na základě standardních seznamů jsou vypracovány resortní seznamy, včetně nejúplnějšího a nejsystematičtějšího výpisu dokumentace organizací a podniků jejich systému.

Předpis o službě předškolního výchovného zařízení jsou vyvinuty na základě standardních, které obsahují maximální rozsah funkcí. Při rozpracování jednotlivých ustanovení se upřesňuje skladba úkolů a funkcí služby v závislosti na skutečných podmínkách její činnosti. Ke standardním technologickým funkcím lze přidat například funkce prognózování vývoje podpory dokumentace, sjednocování dokumentů, metodické vedení organizace kancelářské práce ve stavebních útvarech apod. A naopak v konkrétní situaci je možné ze standardních funkcí vyloučit ty, které v dané organizaci nevykonává služba předškolního vzdělávání nebo jsou přiděleny za jinými strukturálními útvary.

Forma předpisu a struktura textu jsou v USORD sjednoceny.

Pokud oddělení nemá vnitřní strukturu v podobě sektorů, oddělení, skupin, kanceláří apod., oddíl „Struktura“ není v ustanovení zahrnut. Pokud má divize vnitřní strukturu, je pro každý strukturní celek vypracován samostatný předpis.

První odstavec „Obecná ustanovení“ stanoví přesný název služby předškolního vzdělávacího zařízení, její místo v organizační struktuře organizace a míru nezávislosti služby. Podívejme se na dvě formulace tohoto bodu:

    "Kancelář je samostatnou stavební jednotkou akciové společnosti a je podřízena přímo generálnímu řediteli."

    Kancelář je součástí generálního odboru akciové společnosti a je podřízena jejímu vedoucímu.

V prvním případě je zajištěna nezávislost úřadu, ve druhém - jeho pomocný význam.

Dále Řád uvádí název funkce vedoucího služby - vedoucí, zůstavitel, vedoucí; postup jmenování a odvolání, požadavky na jeho kvalifikaci a praktické pracovní zkušenosti.

Následující odstavec obsahuje seznam hlavních právních, politických, regulačních a instruktážních dokumentů, kterými se služba předškolní vzdělávací instituce řídí při její práci. Nejprve jsou uvedeny legislativní a národní, normativně-metodické a normativně-technické dokumenty, dále - vnitroorganizační a správní.

Pokud má úřad svou vlastní pečeť, uvádí její popis, podmínky uchovávání a použití Řád.

Část „Hlavní cíle“ má formulovat cíle, kterým jednotka čelí, jinými slovy problémy, které musí jednotka řešit.

V části „Funkce“ jsou uvedeny typy práce nebo činností, které oddělení provádí na základě úkolů, kterým čelí.

Za účelem implementace funkcí, které jsou jí přiděleny, má služba správy kanceláře určitý soubor práv a v případě neplnění funkce nese odpovědnost stanovenou v předpisech.

V části „Práva“ jsou uvedeny činnosti, které musí jednotka zastoupená jejím vedoucím provést, aby mohla vykonávat funkce, které jsou jí přiděleny. Při sestavování tohoto oddílu musíte dodržovat stejná pravidla jako při sestavování odpovídajícího oddílu popisu práce (viz níže), ale ve vztahu k oddělení.

Část „Odpovědnost“ stanoví typy odpovědnosti, které může nést vedoucí jednotky v případě, že jednotka neplní své funkce. Služba vedení kanceláře odpovídá za porušení stanoveného postupu při práci s dokumenty v instituci, ztrátu nebo poškození dokumentů, za nedodržení režimu mlčenlivosti nebo mlčenlivosti při práci s dokumenty, za nedodržení pokynů a pokynů od vedení.

V procesu výkonu funkcí svěřených službě řízení úřadu je v interakci s vedením instituce, všemi funkčními útvary a podpůrnými službami a jednotlivými zaměstnanci, službou řízení úřadu vyšší organizace, archivními orgány, výzkumnými nebo jinými institucemi na otázky organizace a zkvalitnění práce s dokumenty. Sekce „Vztahy“ upravuje informační a dokumentační propojení oddělení; hlavní dokumenty, které vytvořil nebo obdržel; je uvedeno, se kterými divizemi a organizacemi se interakce provádí, jaké informace divize dostává a prezentuje, četnost a načasování předkládání, v jakém pořadí a kým jsou neshody vzniklé v práci divize posuzovány.

Ustanovení o strukturální oddělení spisové služby: předpisy o sekretariátu, předpisy o protokolárním úřadu, předpisy o archivu atd.

Spolu s předpisy o službě vedení úřadu a ustanoveními o jeho jednotlivci V konstrukčních částech jsou vypracovány popisy práce pro každého zaměstnance služby řízení kanceláře. Náplň práce upravuje organizační a právní postavení zaměstnanců a poskytuje podmínky pro efektivní práci. Umožňují objektivně posuzovat činnost zaměstnanců a jsou normativním základem pro uplatňování administrativních opatření vůči zaměstnancům. Náplň práce umožňuje realizovat základní princip racionální organizace práce - princip dělby a spolupráce práce.

Pro sestavení kvalitního popisu práce je nutné pečlivě a hluboce analyzovat druhy práce vykonávané zaměstnancem na určité pozici, jinými slovy vypracovat popis pozice nebo pracoviště. Podrobný popis vykonávané práce nám umožňuje formulovat soubor požadavků na konkrétní pozici či pracoviště, požadavky na znalosti, které musí zaměstnanec mít, jeho dovednosti, zkušenosti atd.

Při vytváření popisů práce pro kancelářské pracovníky je třeba se řídit „Tarifními a kvalifikačními charakteristikami pro zaměstnanecké pozice“ (schválené usnesením Ministerstva práce Ruska ze dne 6. června 1996 N32 s následnými změnami), jakož i „Doporučeními“. pro rozvoj pracovních náplní pro pozice federálních státních úředníků výkonné orgány“ (dopis Ministerstva práce Ruska ze dne 13. března 1996 č. 482-BK), pokud zaměstnanci služby řízení úřadu patří do kategorie státních zaměstnanců . Tarifní a kvalifikační charakteristiky jsou také téměř každoročně zveřejňovány v podobě Kvalifikačního adresáře pozic manažerů, specialistů a ostatních zaměstnanců (M.: Ministerstvo práce Ruska, 2001).

Tarifní a kvalifikační charakteristiky pokrývají hlavní kategorie řídících zaměstnanců - manažery, specialisty, technické pracovníky a stanovují rozsah pracovních povinností, požadavky na kvalifikaci a vzdělání a přítomnost speciálních znalostí a dovedností.

Přibližná struktura textu pracovní náplně zaměstnanců služby kancelářské práce je uvedena ve Státním rozpočtovém vzdělávacím zařízení: obecná ustanovení, funkce zaměstnanců; pracovní povinnosti; práva zaměstnanců; vztahy (spojení podle polohy); odpovědnost zaměstnance, hodnocení výkonu.

Je-li služba řízení úřadu podřízena vedoucímu instituce, schvaluje pracovní náplň jejích zaměstnanců vedoucí instituce nebo personální zástupce. Pokud se služba vedení úřadu podřídí jednomu z náměstků

Přednáška 4. Obecné principy a metodické základy organizace toku dokumentů. Informační a dokumentační podpora, která je nejdůležitější servisní funkcí managementu, vyžaduje pečlivou a promyšlenou organizaci.

Rychlost získání informací nezbytných pro vývoj řešení závisí na přehlednosti a efektivitě zpracování a pohybu dokumentů. Pozdní zpracování dokumentů, zejména finančních, může mít negativní ekonomické důsledky. Proto je vždy věnována velká pozornost racionální organizaci toku dokumentů, rychlosti a přehlednosti zpracování a předání dokumentů k vyřízení.

„Pohyb dokumentů v organizaci od okamžiku jejich vytvoření nebo přijetí až po dokončení provedení nebo odeslání“ 1 se nazývá tok dokumentů.

Veškerá dokumentace instituce je rozdělena do tří dokumentových toků

    příchozí (příchozí) dokumenty;

    odchozí (odeslané) dokumenty;

    interní dokumenty.

Každý z dokumentových toků má své vlastní charakteristiky z hlediska množství, zpracování a pohybu.

Počet dokumentů ze všech toků za rok bude objem toku dokumentů instituce. Množství toku dokumentů je potřebné pro výpočet potřebného počtu pracovníků kanceláře a pro výpočet efektivity použití mechanizace a nástrojů kancelářské automatizace. Obecně to ukazuje vytížení celého řídícího aparátu, protože všichni její zaměstnanci musí vyřizovat dokumenty.

V technologickém řetězci zpracování a pohybu dokumentů lze rozlišit následující fáze:

    příjem a primární zpracování dokumentů;

    předběžná kontrola a distribuce dokumentů;

    Registrace;

    kontrola nad prováděním;

    informační a referenční práce;

    vyřízení dokumentů a expedice.

Oddíl 4
OTÁZKY ORGANIZACE PREZIDENTSKÉ ORGANIZACE *
A ARCHIVACE

M. V. Larin

HISTORICKÉ ZKUŠENOSTI A SOUČASNÝ STAV STÁTNÍ REGULACE KANCELÁŘSKÉHO PROCESU V RUSKU 1

Studie historických zkušeností vývoje ruské kancelářské práce odhaluje její charakteristický rys – závislost na současném systému řízení. Zásadní politické, sociální a ekonomické reformy u nás úzce souvisejí s transformacemi v oblasti veřejné správy a spisové služby, která reflektuje a konsoliduje systém řízení a zároveň s ním zlepšuje.

Objednejte si papírování

© M. V. Larin, 2002

Během formování ruského centralizovaného státu se objevilo objednávkové papírování. V zakázkách se zvláštním oborem činnosti stala kancelářská práce, objevila se v nich vrstva služebných lidí - úředníků, pro které se dokument stal předmětem odborné činnosti. Spolu s utvářením aparátu veřejné správy tak vznikla kancelářská práce jako systém. V jednom ze svých děl S.O. Schmidt poznamenal, že těla specificky navržená pro výrobu dokumentů „se objevují, když společnost nemůže normálně žít, nebo přesněji fungovat, aniž by zaznamenávala každodennost ve svém životě. To se obvykle děje během formování centralizovaného státu“ 2.

Řádové papírování odráželo formy a způsoby řízení, systém výstavby řídících orgánů, jejich strukturu v počáteční fázi existence centralizovaného státu. Charakteristickým rysem práce správního úřadu bylo, že z velké části vycházela z norem zvykového práva, tradic a zvyků, které z generace na generaci přenášeli služebníci. Zároveň se v objednávkách vytvořil určitý řád, vyvinula se technologie pro předávání dokumentů úřadům a standardy pro přípravu dokumentů a objevily se typy dokumentů 3 . Některé otázky dokumentace v soudním řízení byly upraveny právními normami. Řádové papírování hrálo důležitou roli v období formování a posilování státu, ale v další fázi vývoje státu se výrazně změnilo.

Správa vysokoškolských záznamů

Na počátku 18. stol. V Rusku vzniká absolutní monarchie, což znamená koncentraci zákonodárné a výkonné moci v rukou cara. V roce 1720 byly z podnětu Petra I. vypracovány Generální předpisy, které určovaly úkoly, funkce, strukturu a postup kolegií a organizaci kolegiální kancelářské práce. Stal se vlastně prvním legislativním aktem v Rusku upravujícím otázky práce s dokumenty v ústředních vládních úřadech. Obecná nařízení stanovila postup dokumentování práce komisí, pravidla používání pečetí a zavedla prvky zachování státního tajemství. Výrazně se rozšířil počet typů a variet dokumentů a objevily se zásady seskupování dokumentů do souborů. Nejprve byl představen pojem archiválie a stanoven postup pro předkládání ukončených případů do nich. Obecná nařízení tak legislativně stanovila postup při práci s dokumenty od okamžiku jejich vzniku až po archivní uložení.

Kolegiátní kancelářská práce se stala základním kamenem, na kterém byla ruská kancelářská práce postavena během téměř dalších dvou století. Implementace ustanovení Všeobecných předpisů umožnila nejen vyřešit moderní problémy kancelářského řízení institucí Ruské říše, ale také zachovat archivní dokumenty éry pro potomky. Obecně reformy státního aparátu v první čtvrtině 18. stol. zavedl v Rusku jednotný systém organizační struktury a evidence státních institucí založený na byrokratickém centralismu.

Provinční reforma Kateřiny II, zaměřená na reorganizaci místního vládního aparátu, prakticky nezměnila stávající řád papírování. Zákon z roku 1775 „Instituce pro správu provincií Všeruského císařství“ pouze uzákonil stávající hierarchii nejen institucí, ale i jejich dokumentaci 4 .

Ministerská reforma z roku 1811 a její dopad na vývoj
kancelářská práce

Další etapa změn v ruské státní kancelářské práci začala počátkem 19. století za Alexandra I. Reforma ústřední správy, zaměřená na přizpůsobení státního aparátu novým ekonomickým a společenským fenoménům, které se v zemi rozvinuly do r. v té době způsobuje zintenzivnění procesu rozvoje kancelářské práce.

Dne 25. června 1811 byl přijat zákon „Všeobecné zřízení ministerstev“, který stanovil funkce, strukturu a oblasti působnosti ministerstev. Se změnou státního aparátu dochází k reorganizaci práce úřadu, které byl v procesu zlepšování systému řízení přikládán velký význam. Na ministerstvech byl vytvořen jednotný systém kancelářské práce a úřadů – strukturních částí institucí, kde se soustředilo veškeré „psaní“ 5 .

Přes pozdější změny v organizaci a struktuře, zásadách činnosti a kancelářské práce jednotlivých ministerstev zůstalo „generální zřízení ministerstev“ nadále hlavním legislativním aktem určujícím pořadí fungování ministerstev a systém kancelářské práce až do sovětského období r. národní historie.

Druhá polovina 19. století, jak známo, se vyznačuje výraznými změnami ve vývoji výrobních sil a ruské ekonomiky. Po rolnické reformě z roku 1861 začalo období kapitalistického rozvoje. Byly provedeny reformy ve finanční sféře, ve školství, byla provedena reforma armády, posílil se policejní aparát. Struktura hlavní jednotky ústřední vlády – ministerstev – se poněkud změnila. Reorganizace státního aparátu se však nedotkla obecných legislativních norem, které formalizovaly procesy papírování.

Měnící se podmínky vyžadovaly zvýšení efektivity kancelářské práce. Za těchto okolností se jednotlivé organizace a instituce přiklonily k metodě seberacionalizace kancelářské práce, již od těch zavedených na počátku 19. století. formy a metody kancelářské práce se dostaly do rozporu s rychle se měnící situací v oblasti managementu v podmínkách vědeckotechnického pokroku a společenských změn. Úroveň rozvoje státu vyžadovala odpovídající systém evidence. Mnohé pokusy o reformu řízení úřadu však nebyly realizovány vzhledem k převládajícím historickým podmínkám předválečné doby.

Kancelářská práce tak v období svého rozvoje před revolucemi roku 1917 prošla složitou cestou od vzniku nejjednodušších forem dokumentování činnosti prvních orgánů státní správy - příkazů založených na tradicích a zvyklostech - k podrobné státní regulaci. kancelářská práce založená na zákonech Ruské říše, postupně se měnící z technického prvku na důležitou integrální součást veřejné správy.

Počátky sovětské kancelářské práce

Po říjnu 1917 byla spolu se zničením státního stroje Ruské říše formálně zlikvidována předchozí kancelářská práce. Vznikl úkol vytvořit efektivně fungující mechanismus veřejné správy a evidence. V první řadě bylo nutné určit technologii a způsoby organizace státního aparátu. Orgány Dělnicko-rolnické inspekce (RKI) dostaly za úkol sledovat práci státního aparátu a zlepšovat ji. V čele prací na zlepšení řídícího aparátu se tak objevil zvláštní orgán s velmi velkými pravomocemi - Lidový komisariát pro zlepšení činnosti ostatních Lidových komisariátů.

V důsledku jeho činnosti ve 20. letech 20. století. V otázkách vědecké organizace řízení včetně kancelářské práce se vyvinul systém vědeckovýzkumných, svépomocných, resortních a veřejných organizací. Podívejme se na právní základ, na kterém se tak stalo.

Je dobře známo, že sovětská vláda opustila předchozí právní úpravu a začala tvořit nové právní základy pro fungování státu. Některá ustanovení dekretů a usnesení sovětské vlády se do té či oné míry týkala kancelářské práce a dokumentace. Po říjnové revoluci však v zemi nebyl vyvinut žádný ucelený systém legislativy v otázkách kancelářské práce. Se vznikem Ústřední kontrolní komise-RKI se otázky regulace kancelářské práce přesouvají na resortní úroveň.

Pozitivní výsledek úsilí vědců a specialistů ve 20. letech. Lze je považovat za vypracovaná Pravidla pro organizování archivní části kancelářské práce ve státních, profesních a družstevních institucích a podnicích RSFSR (1928) a návrh Všeobecných pravidel pro dokumentaci a tok dokumentů (1931). Poslední pravidla počítala se zavedením jednotného systému řízení úřadu pro všechny instituce. Obecná pravidla byla vážným pokusem o rozvoj národních standardů v oblasti práce s dokumenty, ale zůstala nerealizována kvůli uzavření Institutu technologie řízení, stejně jako zrušení NK RKI SSSR.

Převedení kancelářské práce na archivní úřady

Od počátku 30. let 20. století. V oblasti kancelářské práce se začaly aktivněji projevovat orgány správy archivů. Odborníci a vědci a vládní úředníci naléhavě pociťovali důležitost otázek papírování. Těsně před Velkou vlasteneckou válkou, v roce 1941, se konalo první mezisektorové jednání o vybavení kanceláří, na kterém byl při zvažování problémů mechanizace manažerské práce vyzdvižen alarmující stav v oblasti kancelářské práce. Na schůzce byl nastíněn program ke zlepšení situace, jedinečný svou hloubkou a složitostí, který bohužel nebyl realizován 6 . Přesto archivní úřady soustavně nadále posilovaly svůj vliv na spisovou službu.

Během válečných let byl učiněn pokus o vytvoření jednotného normativního dokumentu upravujícího kancelářskou práci. Projekt připravil v roce 1943 K.G. Mityaev a byl nazván Pokyny pro organizaci dokumentární části a ochranu dokumentárních materiálů současné kancelářské práce v lidových komisariátech a dalších institucích, organizacích a podnicích SSSR 7. Během války nebyl projekt přijat.

V 50. letech Role archivních orgánů při zlepšování vedení záznamů vzrostla. To bylo usnadněno nařízením o Státním archivním fondu SSSR z roku 1958, které namísto „monitorovací“ funkce dávalo archivním orgánům právo kontrolovat dokumentační část běžné správy spisů 8 . Od tohoto okamžiku se archivní úřady aktivně ujmou vedení při zefektivňování kancelářské práce. Rozsah pravomocí archivních orgánů však nebyl jednoznačně vymezen. Mezi archiváři panuje názor, že kontrola archivních institucí by se měla rozšířit na všechny kancelářské procesy – od vzniku dokumentu až po jeho předání k uložení do archivu. Ovšem na přelomu 50.-60. archivní instituce ještě nebyly připraveny řešit tak rozsáhlé problémy 9 .

Jednotný státní systém kancelářské práce

V tomto období se na pořad dne dostává problém vytvoření jednotné normy upravující práci s řídící dokumentací v zemi. V roce 1963 vytvořil Hlavní archiv SSSR první celounijní normativní dokument týkající se kancelářské práce - Základní pravidla pro organizaci dokumentární části kancelářské práce a práce archivů institucí, organizací a podniků SSSR a poté začal vývoj jednotného státního systému kancelářské práce (USSD) 10.

V září 1973 byla hlavní ustanovení jednotného státního datového listu schválena Státním výborem Rady ministrů pro vědu a techniku ​​SSSR a doporučena ministerstvům a oddělením k použití v jejich pracovní praxi 11 . Jednotný státní datový list byl vědecky uspořádaný soubor pravidel, předpisů a doporučení pro vedení záznamů od okamžiku přijetí nebo vytvoření dokumentů až po jejich předání do archivu. Jednotný státní datový list také stanoví požadavky na organizaci služeb řízení úřadu v institucích a postup při jejich práci. Ustanovení Jednotné státní databáze byla doplněna o Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace (USORD) a podpořena příslušnými GOST.

V roce 1980 bylo přijato nové nařízení o Hlavním archivním ředitelství při ministerské radě SSSR 12, které podstatně rozšířilo pravomoci archivních orgánů v oblasti spisové služby a uložilo jim tyto úkoly: organizační a metodické řízení organizace dokumentů ve správě záznamů; implementace, rozvoj a zlepšování Jednotného státního systému spisové služby a USORD, vědecké a metodické řízení jejich aplikace; vypracování a schválení povinných pravidel pro všechny organizace týkající se organizace dokumentů v kancelářské práci. Díky tomu mohla státní archivnictví skutečně řídit kvalitu dokumentů vytvářených v organizacích.

Je tedy třeba poznamenat, že v 70.-80. XX století kancelářská práce adekvátně reagovala na požadavky systému řízení byrokratického typu na základě jednotných metodických, organizačních a technologických zásad. V systému veřejné správy byla vytvořena jednotná základna pro organizaci dokumentových toků, která v celostátním měřítku zajišťovala dokumentaci přípravy, přijímání a provádění rozhodnutí, jakož i úpravu lhůt uchovávání dokumentů v závislosti na jejich praktické a vědecké praxi. -historický význam 13 .

Právní úprava kancelářské práce
V Ruské federaci

Od rozpadu SSSR uplynulo deset let. Utváření nové ruské státnosti, zaměřené na budování demokratického právního státu se sociálně orientovaným tržním hospodářstvím, staví mezi úkoly státu dokumentaci jeho činnosti, uchovávání dokumentace pro její provozní využití a dlouhodobé uchování .

Studium dosavadních historických zkušeností ukázalo, že efektivita řešení těchto otázek závisí na tom, jak právně je upravena systémová kategorie „dokumentované informace“, která určuje životní aktivitu všech sfér veřejného i osobního života občanů a všech možných forem jejich sdružení 14 .

Při analýze regulačního rámce pro práci s dokumenty v Ruské federaci je nutné učinit zásadní poznámku, že postsovětské Rusko si zachovalo platnost sovětských aktů v oblasti kancelářské práce, čímž byla zajištěna historická kontinuita a zachován základ pro další vládnutí. -tvorba.

Hlavním právním aktem vymezujícím moderní státní politiku a práva ruských občanů v oblasti výměny informací a dokumentace je Ústava Ruské federace. Uvádí: „Každý má právo svobodně vyhledávat, přijímat, přenášet, produkovat a šířit informace jakýmkoli zákonným způsobem...“ (Část 4, článek 29).

Při tvorbě ústavních norem jsou na legislativní úrovni zakotveny základy státní politiky ve vztahu k informacím a dokumentaci. Systémotvorným zákonem v této oblasti je federální zákon „o informacích, informatizaci a ochraně informací“ 15.

Tento zákon obsahuje řadu nejdůležitějších zásadních ustanovení pro dokumentační podporu řízení: vymezuje terminologický systém, postup při dokumentaci informací a jejich převedení do informačních zdrojů, stanoví odpovědnost státu a jeho orgánů za řešení těchto problémů, pojmenovává seznam povinných dokumentovaných informací, které musí organizace-právnické osoby vést. V systému informační legislativy hraje významnou roli zákon Ruské federace „O státních tajemstvích“ z 21. července 1993

S ohledem na skutečnost, že existuje globální informační prostor, je potřeba právní úprava vztahů v oblasti předávání informací mimo Ruskou federaci a jejich přijímání zvenčí. Tento proces se provádí na základě federálního zákona „O účasti na mezinárodní výměně informací“ 17.

Tento právní akt obsahuje řadu ustanovení, která jsou důležitá pro výměnu doložených informací. Zákon určuje postup při dovozu a vývozu těchto informací a ukládá omezení pohybu dokumentovaných informací klasifikovaných jako státní tajemství nebo jiných důvěrných informací přes hranice Ruské federace do celoruského národního majetku; do archivního fondu; na jiné kategorie dokumentovaných informací, jejichž export může být omezen legislativou Ruské federace. Informační právo ve vztahu k dokumentovaným informacím tak bylo doplněno o úpravu jejich mezinárodní výměny.

Právní úprava vztahů v oblasti používání elektronických digitálních podpisů se provádí v souladu s federálním zákonem „o elektronických digitálních podpisech“, občanským zákoníkem Ruské federace, dalšími federálními zákony a dalšími regulačními právními akty Ruské federace přijatými v r. v souladu s nimi a také se provádí na základě dohody stran 18.

Elektronický digitální podpis je podle zákona náležitostí elektronického dokumentu, který má tento elektronický dokument chránit před paděláním, získaný v důsledku kryptografické transformace informací pomocí soukromého klíče elektronického digitálního podpisu a umožňující identifikaci vlastníka. certifikátu podpisového klíče, jakož i prokázat absenci zkreslení informací v elektronickém dokumentu . Za určitých podmínek je elektronický digitální podpis v elektronickém dokumentu ekvivalentní vlastnoručnímu podpisu v papírovém dokumentu.

Vztahy v archivnictví jsou předmětem Základů legislativy o Archivním fondu Ruské federace a archivech, které upravují tvorbu, organizaci ukládání, účetnictví, využívání archiválií a archivních fondů a jejich správu za účelem zajištění bezpečnosti archiválie a jejich plné využití v zájmu občanů, společnosti a státu . Tento legislativní akt však vůbec neřeší otázky papírování.

Lze konstatovat, že ruská informační legislativa upravuje pouze část vztahů vznikajících v oblasti dokumentování informací a archivní legislativa řeší pouze otázky archivního uchovávání dokumentů. Problematika dokumentace, dokumentace vztahů mezi subjekty práva je do určité míry zakotvena v legislativních aktech věnovaných jednotlivým věcným oblastem, např. zákony o notářství, účetnictví, daních apod., jakož i v legislativních kodexech (občanský zákoník). Ruské federace, Trestní řád Ruské federace a další). V poslední době se projevuje tendence omezovat již tak malý počet existujících norem.

Státní systém řízení dokumentace (1991) je resortním zákonem. Norma stanovující požadavky na přípravu organizačních a administrativních dokumentů byla zrušena. V plné platnosti jsou pouze Standardní pokyny pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech (2001).

Za těchto podmínek vyvstává přirozená otázka: potřebujeme v ruských podmínkách právní úpravu práce s dokumenty v managementu?

Zahraniční zkušenosti

Ve Spojených státech platí federální zákon o správě záznamů od roku 1950. V roce 1980 byl přijat zákon o omezení papírování, jehož cílem bylo vytvořit jednotný právní rámec pro tuto oblast správní činnosti. Systém amerických národních archivů má speciální jednotku, která má na starosti problematiku správy dokumentů.

V Německu přijala vláda 26. července 2000 nová Obecná pravidla pro práci federálních ministerstev, která upřesňují organizační a technologické postupy zpracování papírové dokumentace a základní směrnice pro práci s elektronickými dokumenty. Tato pravidla byla vytvořena v rámci státního programu „Moderní stát – moderní management“ 19.

Podobné příklady lze uvést z praxe dalších států: Austrálie, Finska, Anglie, ČR aj. Z republik SNS si v tomto ohledu zaslouží největší pozornost legislativa Kazachstánu, Běloruska a Kyrgyzské republiky.

V zahraničí byly v posledním desetiletí zvláště aktivní práce na legislativní podpoře zavádění informačních technologií pro zpracování dokumentů a elektronické správy dokumentů v oblasti řízení a vztahů mezi orgány státní správy a občany. Ve Spojených státech byl v roce 2000 přijat zákon „O podpoře používání elektronických dokumentů a podpisů v mezistátním a zahraničním obchodu“. Zajímavé jsou zkušenosti Velké Británie s poskytováním standardních formulářů dokumentů občanům v elektronické podobě, dále zkušenost Švédska, kde vládní úřady v roce 1999 prováděly 95 % nákupů bezpapírovými transakcemi, a také Austrálie, kde speciální systém umožňuje poskytovat elektronické technologie při placení účtů za energie, registraci aktů o osobním stavu, získávání licencí a dalších povolení atd.

Tento zdaleka ne úplný výčet příkladů ukazuje, že legislativní podpora práce s dokumenty ve státě je řešitelný úkol. Obecný trend posilování právní podpory života ruského státu vyvolává otázku odstranění legislativní mezery v oblasti regulace problematiky správy dokumentace. Je nutné vypracovat federální zákon „O podpoře dokumentace pro management“.

Návrh federálního zákona o předškolních vzdělávacích institucích

Při přípravě koncepce návrhu zákona tvůrci zvažovali následující názvy zákona: „O dokumentaci“, „O správě dokumentů“, „O dokumentárním fondu“, „O dokumentaci, organizaci kancelářské práce a ukládání dokumentů“, „ On Documentation Support for Management“ a některé další. Na základě diskuse se skupina developerů rozhodla pro poslední variantu jako tu, která nejlépe odpovídá cílům právní regulace v této oblasti. Pod dokumentační podpora pro management(DOU) odkazuje na vytvoření dokumentované informační základny na různých médiích pro použití řídícím aparátem v procesu implementace jeho funkcí. Evidence je považována za organizační, právní a technologický nástroj budování předškolního vzdělávacího zařízení.

Na rozdíl od široce používaného termínu „kancelářské práce“ je nezbytné, aby předškolní vzdělávání bylo aplikováno na všechny systémy řídících dokumentů na jakémkoli médiu; přítomnost nezávislé konstrukční jednotky, jejíž odpovědnosti zahrnují navrhování, provádění a sledování dodržování příslušných pravidel; a také stanovení odpovědnosti řídících pracovníků za porušení požadavků zákona a příslušných předpisů.

Jiný název zákona podle našeho názoru nemůže obsáhnout úplnost požadavků na legislativní akt upravující právní vztahy v oblasti řídící dokumentace, dokumentace, organizace toku dokumentů, tvorby dokumentačních systémů atd.

Hlavní návrhy na strukturu a obsah zákona jsme nastínili ve druhém čísle časopisu „Deloproizvodstvo“ na rok 2001 20 . V současné době vývojáři dokončili přípravu druhého vydání návrhu zákona. Oproti prvnímu vydání doznal text návrhu zákona výrazných změn. V hlavě I „Obecná ustanovení“ je tedy nově definován cíl: „Účelem tohoto spolkového zákona je zajistit zákonné podmínky pro dokumentaci, organizaci práce s dokumenty a jejich uchovávání pro zajištění činnosti státních orgánů, samospráv, organizací a občané.”

Upřesňuje se předmět a působnost zákona: „Předmětem úpravy tohoto zákona jsou vztahy, které vznikají při dokumentační podpoře činnosti orgánů státní správy, samosprávy, právnických osob a občanů v procesu realizace jejich práv a povinností. v souladu s jejich právním postavením. Zákon je platný v celé Ruské federaci a vztahuje se na činnosti s jakýmikoli dokumenty, včetně elektronických.“

Principy a směry státní regulace
problémy předškolního vzdělávání

Návrh zákona formuluje základní principy dokumentační podpory pro management:

    co nejúplnější a nejspolehlivější odraz činnosti státních orgánů, samospráv, právnických osob, občanů v mezích jejich oprávněných zájmů, práv a povinností v dokumentech;

    zajištění vývoje, implementace a kontroly používání standardů a jednotných dokumentačních systémů v činnosti státních orgánů, samosprávy, v řídících strukturách organizací bez ohledu na formu jejich vlastnictví a formu organizace;

    zajištění práce s dokumenty v souladu s požadavky právního režimu informačních zdrojů a zajištění podmínek informační bezpečnosti;

    formování a realizace jednotné vědeckotechnické politiky v oblasti dokumentační podpory řízení založené na využití rozvíjejících se informačních technologií;

    vytváření podmínek pro používání elektronických dokumentů;

    zlepšení regulační, právní a metodické základny pro regulaci dokumentace a dokumentační podpory procesů státní a veřejné správy, života občanů a jejich sdružení.

Hlavní směry státní regulace v oblasti dokumentační podpory pro management jsou:

    rozvoj státní politiky v oblasti dokumentační podpory řízení, zařazení do státních programů úkolů rozvoje informačních technologií jako jednoho z předpokladů zlepšování státnosti a řízení;

    podpora vytváření bezpečných informačních technologií používaných v systémech státní dokumentace;

    sjednocení a standardizace systémů dokumentace odrážející hlavní funkce veřejné správy a vztah právnických a fyzických osob ke státním orgánům, samosprávě i mezi sebou, systémy účetní a evidenční dokumentace (matriky, matriky, klasifikátory) s přihlédnutím k mezinárodním standardům a specifické podmínky Ruské federace;

    zajištění jednotných zásad a postupů pro utváření a využívání zdrojů informačního systému v zájmu občanů, státu, podnikových i soukromých struktur všech typů činností;

    organizace školení a rekvalifikace specialistů pro struktury zabývající se zpracováním, agregací a tvorbou síťových systémů pro přenos dokumentů v systému státních informačních zdrojů;

    kontrola bezpečnosti dokumentárních fondů zařazených do Archivního fondu Ruské federace
    s cílem zajistit jejich využití v zájmu občanů, společnosti a státu;

    formování a provádění jednotné vědeckotechnické politiky v oblasti dokumentační podpory řízení s přihlédnutím k využívání nejmodernějších informačních technologií;

    vývoj legislativy a regulačního a metodického rámce v oblasti předškolních vzdělávacích institucí.

Zbývající části návrhu zákona také prošly významnými revizemi (úplné znění návrhu zákona naleznete na webových stránkách VNIIDAD: [Elektronický zdroj]).

Místo předškolních zařízení ve správní reformě

Jakákoli událost v oblasti informatizace aktivně zasahuje do sféry dokumentace a toku dokumentů. Největší význam má v tomto ohledu návrh Federálního cílového programu (FTP) „Elektronické Rusko“ na léta 2002-2010, projekty správních a soudních reforem. Tyto projekty se netýkají pouze začlenění elektronického dokumentu do systému informační dokumentace, ale v zásadě vyvolávají řadu otázek ohledně zkvalitňování dokumentace a procesů řízení. Otázky dokumentování a uvádění věcí do pořádku v oblasti toku dokumentů jsou obsaženy v Doktríně informační bezpečnosti. Odrážejí se i v poselství prezidenta Ruské federace Federálnímu shromáždění Ruské federace v roce 2001. Pouze projekt Federálního cílového programu „Elektronické Rusko“ počítá s řadou oblastí, které významně ovlivňují sféru dokumentace, kanceláře práce a ukládání dokumentů.

S přihlédnutím ke skutečným podmínkám Ruska (aktivní přechod k masovému využívání informačních technologií, složitost provádění úkolů ekonomických, správních, soudních reforem) by měly být zváženy úkoly zefektivnění dokumentace a všechny fáze předškolního vzdělávání:

1) jedna z nejdůležitějších oblastí veřejné politiky;

2) zóna zabezpečení citlivých informací;

3) rozsah aplikace technologií, které umožňují harmonickou kombinaci papírových a elektronických způsobů dokumentace a výměny dokumentů s perspektivou hladkého přechodu na digitální způsoby prezentace významné části úředních a obchodních informací.

Dále je třeba vyřešit problematiku dokumentace činnosti všech organizací bez výjimky podílejících se na sociálně-ekonomickém a veřejném životě státu a problematiku sociálněprávní ochrany občanů prostřednictvím povinné dokumentace jejich pracovní činnosti zaměstnavateli.

Nejdůležitější podmínkou aktivní aplikace zákona o předškolním vzdělávání je přidělení odpovědnosti za jeho aplikaci jednomu z federálních výkonných orgánů – Federální archivní službě Ruska (Rosarkhiv). V tomto ohledu je prvořadým problémem posílení koordinační role Rosarkhivu a jeho struktur jako orgánů odpovědných za stav řídící dokumentace, zajištění jejího bezpečného, ​​vědeckého a praktického využití, jakož i za činnost dalších federálních orgánů ve vztahu k k zefektivnění vlastní dokumentace; dodržování platných předpisů; zajištění včasného předání trvale uložených dokumentů do státních archivů, zavedení správy dokumentace v souladu se standardy v organizacích jejich systému.

* Podpora dokumentace pro management

Založení Běloruské republiky. 4. Otázkyorganizací a činnost archivů organizací ... předúzemní organizací podle státní registrace. 27. Žádosti o kopie dokumentů se dělají... P List č.: sekce 1. Číslo pozemku...

  • Sekce 2 STRÁNKY HISTORIE URALU

    Dokument

    která vyrazila otázky soudní systém, soudní řízení, vojenská... výzbroj námořnictva, organizací armáda. V názvu...: " záležitosti, před dějiny politického Rosiskago... ., věnované. 30. výročí historické archivní speciality na USU. Jekatěrinburg,...

    • M.M. Larin

    Dokumentační podpora pro řízení projektů (tuzemské i zahraniční zkušenosti)

    Klíčová slova: projekt, dokumentační podpora pro řízení, projektové řízení, jednotný dokumentační systém.

    Modernizační cesta rozvoje, na kterou se naše země vydala v reakci na globální výzvy světové finanční a hospodářské krize, vyžaduje urychlené zavedení vyspělých technologií, moderních technologií a metod řízení do všech sfér života společnosti a státu. Programově zaměřené metody řízení socioekonomických systémů, které se ve vyspělých zemích již dávno staly každodenní praxí, se již v Rusku používají: ve velkých národních projektech, federálních cílových programech, při přechodu na cílové plánování a rozpočtování zaměřené na konečný výsledek. Stačí se podívat do rozpočtu země, abychom viděli, že obsahuje speciální položky pro státní financování řady federálních cílových programů. V podstatě se jedná o skupiny projektů koordinovaně řízené pomocí jmenovaných metod. Vedoucí roli v modernizaci bude v budoucnu hrát projektové řízení, které může být reprezentováno jako soubor probíhajících velkých, velkých i malých projektů zaměřených na další rozvoj a zdokonalování zařízení a technologií, zvyšování konkurenceschopnosti v globálním tržním prostředí, projektové řízení, které může být zastoupeno v rámci modernizace, a to zejména v oblasti modernizace. a zlepšení kvality života.

    Zahraniční vědci vykládají pojem „projekt“ jako soubor různých typů činností spojených řadou společných rysů. Každý z nich je tedy zaměřen na dosažení konkrétních cílů a určitých výsledků; charakterizované koordinovaným prováděním mnoha vzájemně souvisejících akcí; časově omezené, tj. má začátek a konec. Na rozdíl od produkčního systému projekt zahrnuje jednorázovou činnost až do dosažení konečného výsledku, který se stále více stává hlavní formou činnosti organizace. Jinými slovy, projekt je práce, která musí být dokončena, aby bylo dosaženo jedinečného, ​​předem stanoveného výsledku ve stanoveném časovém rámci a rozpočtu1.

    Životní cyklus projektu (doba mezi jeho vznikem a dokončením) je výchozím bodem pro jeho financování, na kterém se následně rozděluje práce na předinvestiční, investiční a provozní fázi (etapy). Ve skutečnosti je tento proces složitější a vícestupňový. Jeho první fáze (koncepční) zahrnuje formulaci cílů, analýzu investičních příležitostí, zdůvodnění proveditelnosti (studie proveditelnosti) a plánování projektu; druhou fází je vypracování projektu, při kterém se stanoví struktura práce a vykonavatelé, sestaví se harmonogramy prací, vypracuje se rozpočet projektu a projektové odhady, probíhají jednání a uzavírají smlouvy se zhotoviteli a dodavateli; třetí etapou je realizace projektu, kdy se provádějí práce na jeho realizaci (stavba, marketing, školení personálu atd.); čtvrtou etapu (dokončení projektu) obvykle tvoří přejímací zkoušky, zkušební provoz a uvedení projektu do provozu; pátá etapa (provozní) zahrnuje přejímku, spuštění, výměnu zařízení, rozšíření, modernizaci, inovaci.

    Každé etapě projektového řízení přitom odpovídá určitý soubor dokumentů, které zajišťují právní, organizační, finanční, sociální, personální a další informační a dokumentační podporu činností. Systém jeho dokumentační podpory však i přes dosti rozšířené používání projektového způsobu plnění různých úkolů jak ve veřejném sektoru, tak v podnikatelském prostředí v Rusku i v zahraničí, není dosud vytvořena potřebná a dostatečná skladba dokumentů schopnou zajistit racionální provedení nebyly stanoveny jednotlivé řídící funkce v rámci projektu.

    S pochopením naléhavé potřeby řešení tohoto problému se v tomto článku pokusíme představit typ dokumentace na příslušných stupních projektového řízení a nastínit vyhlídky na zlepšení správy dokumentů v procesu projektových činností. K dosažení tohoto cíle se používají aktuální regulační právní akty Ruské federace (federální zákony a vládní nařízení2, normy a pravidla3), domácí4 i zahraniční5 literatura, především od amerických a anglických specialistů z různých organizací projektového managementu, jakož i praxe projektového řízení. v procesu plnění úkolů federálních cílových programů.

    Složení dokumentů vytvořených a používaných v první fázi tvorby projektu je stanoveno pouze pro federální cílové programy. Jedná se o nezbytný a dostatečný soubor dokumentů, které definují koncepční podstatu návrhů projektů při probíhajících soutěžích, stanovený federálním zákonem Ruské federace „O zadávání zakázek na dodávky zboží, provádění prací, poskytování služeb pro stát a komunální potřeby."

    Jiná situace je u inovativních (iniciativních) projektů, jejichž dokumentační podpora je v této fázi řízení ještě diskutována specialisty. Některé zdůrazňují dokumenty, jako je zadání projektu (název, cíl, cíle, organizace, schválení projektu s podpisy jeho hlavních účastníků), dohoda o cílech, cílech a očekávaných výsledcích6, jiné odůvodňují potřebu vytvořit více dokumentů, pojmenování mezi nimi plán, harmonogram projektu, popis produktu. K. Heldman (USA) proto přikládá velký význam vypracování projektové charty a považuje ji za základ pro plánování, provádění a kontrolu práce. Podle jejího názoru by měl poskytnout obecnou představu o projektu, jeho cílech a výsledcích, obsahovat balíček dalších dokumentů, kalkulaci zdrojů a nákladů a případně studii možností. Charta by také měla dokumentovat role a odpovědnosti manažera, zaměstnanců, sponzora projektu a výkonných manažerů. K. Heldman zároveň připouští, že pokud je projekt realizován na základě smlouvy, pak může sloužit jako charta. Heldman samozřejmě neustále zdůrazňuje důležitost zpracování dokumentů souvisejících s rozpočtem projektu7.

    Je to ve fázi konceptu, podle A.D. Orr (Velká Británie), je nutné vytvořit ekonomický model – jednu z klíčových součástí počáteční fáze realizace jakéhokoli komplexního projektu, který může představovat podnikatelský plán8. Domácí experti v této fázi zahrnují takové dokumenty, jako jsou strategické investiční a obchodní plány, studie proveditelnosti a zadání návrhu9.

    Skladba dokumentace pro druhou etapu spojenou s vypracováním projektu je stejně přísně diktována podmínkami jeho realizace. Právní vztahy a finanční závazky účastníků státního projektu se tak promítají do několika

    organizační a právní dokumenty. Vztah mezi objednatelem a vedoucím dodavatelem je upraven státní smlouvou, ke které jsou připojeny zadání (technické požadavky), pracovní program a kalendářní plán. Vztahy vedoucího exekutora a spoluexekutorů jsou zase upraveny dohodou stran; dodatečná dohoda, včetně kalendářového plánu a technických specifikací; odhad nákladů. Smlouva jako hlavní právní dokument vymezuje její předmět; náklady (cena k jednání) díla a postup pro vyrovnání mezi stranami; termíny a pořadí provádění prací; práva, povinnosti a odpovědnost stran; práva duševního vlastnictví k výsledkům práce; postup přijímání práce; zvláštní podmínky a vyšší moc; podmínky důvěrnosti; organizační záležitosti; adresy sídla; Bankovní detaily; podpisy stran. Ke smlouvě je přiložen odhad nákladů a technické specifikace.

    Technická specifikace (TOR) je nejsložitější z aplikací a zahrnuje části, jako jsou obecné informace (jména objednatelských a zhotovitelských organizací, důvody provedení díla, termíny zahájení a ukončení prací, postup při provádění změn technické Specifikace); účel a hlavní cíle práce; požadavky na jeho realizaci a obsah; počáteční údaje, postup a fáze; požadavky na prezentaci výsledků; postup pro jejich přijetí. Ke smlouvě může být přiložen harmonogram předání návrhových materiálů zákazníkovi.

    U iniciativních projektů bohužel taková jistota neexistuje a převažují různé přístupy ke stanovení souboru dokumentů vzniklých při jejich realizaci.

    Například D. Diprose (USA) tento dokumentový komplex označuje jako projektový plán, zahrnující plánované výsledky práce, konkrétní úkoly a jejich rozdělení mezi účinkující, harmonogramy, odhady; komunikační plán (zprávy o plnění úkolů každým členem týmu, způsoby získávání a poskytování informací účastníkům projektu) a rozpočet (výpočet odhadů projektu, kalkulace)10 a A.D. Orr podrobně popisuje jejich obsah. Generální plán tedy podle jeho názoru poskytuje úplný obraz o aktivitách projektu, stanovuje pořadí prací, sbírá informace pro vytvoření ekonomického modelu, odhaluje hlavní cíl projektu a jeho cíle, klíčové aspekty (časový rámec, objem , kvalita) a rizika. A.D. Orr považuje sestavení rozpočtu projektu za další akci po vypracování obecného plánu a zdůrazňuje zde dokument, jako je plán rozdělení práce, na kterém jsou založeny všechny aktivity realizace projektu. Stávající plány jsou rozděleny do spravovatelných oblastí, pracovních balíčků a skupin úkolů pomocí Ganttova diagramu11. V návaznosti na to je vypracován harmonogram projektu (strukturní schéma, posloupnost a vzájemná závislost prací, snížení rizik) a po jeho schválení - plán obsahující obecnou charakteristiku projektu, kontrolní schéma a řídící mechanismy, organizaci a strukturu projektu, jeho předpokládaný životní cyklus, zákl

    M.V. Larin Prof., doktor historických věd

      US Federal Records Management

      Role německého spolkového archivu ve správě spisů

      Anglické zkušenosti s tvorbou elektronického systému správy dokumentů a e-governmentu

      Zkušenosti se správou elektronických dokumentů v jiných zemích

    Domácí tradice a světové zkušenosti, doporučení Mezinárodní rady archivů jasně naznačují důležitost státní regulace problematiky správy dokumentace. Není náhodou, že tato oblast činnosti se odráží v návrhu Koncepce rozvoje archivnictví do roku 2020, kterou vypracovala Federální archivní agentura. Bylo by správné v této situaci využít progresivní zahraniční zkušenosti.

    Ve všech vyspělých zemích vykonává funkce správy dokumentů stát a tato praxe se ospravedlňuje. Odmítnutí zasahovat na úrovni státu do regulace procesů správy dokumentů v konečném důsledku negativně ovlivní kvalitu archivního fondu. Toto ustanovení je aktuální zejména v souvislosti s celosvětovým trendem přechodu na elektronickou správu dokumentů.

    Stanovení regulačních požadavků, metodické vedení a kontrola v oblasti správy dokumentů je nejvýznamnější činností národních archivních orgánů v zahraničí. Tento bod byl objasněn v řadě klíčových projevů na Mezinárodním kongresu archivů v Austrálii v roce 2012.

    Začněme touto recenzí ze Spojených států amerických, kde je správou federálních dokumentů pověřen National Archives and Records Administration (NARA) - federální agentura, národní archivní a spisová služba (dále jen „Národní archiv USA“). Mezi hlavní funkce Národního archivu USA patří poskytování vedení a pomoci federálním agenturám při řádné dokumentaci jejich činností a předávání dokumentů k uložení nebo zničení.

    Národní archiv USA musí:

    Šířit standardy, postupy, pravidla v oblasti správy dokumentů a školení v oblasti správy dokumentů,

    Proveďte výzkum za účelem zlepšení postupů a programů správy záznamů ;

    Shromažďovat a šířit informace o školicích programech, technologickém vývoji a dalších činnostech v oblasti správy záznamů;

    Vytvořit meziresortní výbory a rady nezbytné pro výměnu informací v oblasti správy záznamů mezi federálními úřady;

    Neustálé upozorňování federálních agentur a Kongresu USA na nutnost dodržovat zásady řádné správy záznamů;

    Poskytovat školení v oblasti správy záznamů a podporovat federální agentury, aby poskytovaly školení v používání systémů a technologií štíhlé správy záznamů;

    Kontrolovat (provádět průzkum) dokumentů, programů a postupů správy záznamů ve federálních úřadech;

    Zpráva příslušným výborům Kongresu USA a vedoucímu Úřadu pro řízení a rozpočet USA v lednu každého roku (a v případě potřeby i kdykoli jindy) na základě výsledků výše uvedených činností a na základě dodržování doporučení federálních úřadů vypracovaných na základě výsledků kontroly (průzkumu) dokumentů a správy dokumentů .

    US Code of Federal Regulations obsahuje předpisy vydané Národním archivem USA.

    Správě dokumentů se přímo věnuje § 36 (kapitola 12):

    část 1220 „Federální dokumenty. Obecná ustanovení",

    část 1222 „Vytváření a ukládání federálních dokumentů“,

    Část 1228 „Převod federálních dokumentů“,

    část 1230 "Správa mikrofilmovaných dokumentů",

    Část 1232 "Správa audiovizuálních dokumentů",

    část 1234 „Správa elektronických dokumentů“,

    Část 1236 „Správa zvláště důležitých dokumentů“,

    Část 1238, Pomoc s programy správy organizačních záznamů.

    Jednou z prioritních činností Národního archivu je podílet se na vytváření regulačního rámce pro správu elektronických dokumentů v rámci e-governmentu. Národní archiv je odpovědným vývojářem iniciativy e-Government Electronic Records Management.

    Všechny federální agentury a jejich pododdělení musí uchovávat záznamy v souladu s pravidly Národního archivu a automatizované systémy správy záznamů ve federálních agenturách musí splňovat požadavky stanovené Národním archivem. Pro tyto účely je připravena iniciativa E-Government pro správu elektronických záznamů. .

    Tento program rozvíjí pokyny, které mohou vládní ministerstva a agentury používat při správě elektronických záznamů a přenosu elektronických záznamů do trvalého úložiště v Národním archivu pomocí různých typů dat a formátů. . NARA schválila požadavky Ministerstva obrany USA na softwarové produkty používané ke správě elektronických záznamů - DOD 5015.2-STD verze 2 .

    Tato norma stanoví povinné požadavky a funkčnost softwaru používaného pro správu dokumentů. Národní archiv doporučuje, aby DOD 5015.2 a jeho certifikované produkty byly použity jako základ pro federální vládní výběr systémů elektronické správy dokumentů.

    Národní archiv také vyvinul nástroj pro správu elektronických záznamů. jako metodická příručka pro praktické pracovníky.

    V roce 2008 NARA spustila program Elektronický archiv dokumentů , který by měl pomáhat federálním agenturám při správě dokumentů. Archiv elektronických dokumentů umožňuje zpracování, uchování, správu a stabilní přístup ke všem typům elektronických dokumentů bez ohledu na vlastnosti počítačového hardwaru a softwaru.

    V únoru 2011 připravil Národní archiv dokument „O správě vládních dokumentů v cloudu“ , který poskytuje podrobná ustanovení a pokyny pro správu dokumentů v cloudu, včetně problémů souvisejících se smlouvami o poskytování služeb cloud computingu. Tento dokument konkrétně zdůrazňuje, že federální vládní agentury nesou plnou odpovědnost za dodržování pravidel správy záznamů bez ohledu na to, kde jsou dokumenty uloženy.

    Problém správy dokumentů a správy vládních záznamů obecně byl nastolen na nejvyšší vládní úrovni, když americký prezident Barack Obama vydal zvláštní memorandum „Správa vládních dokumentů“ 28. listopadu 2011. Memorandum je určeno vedoucím federálních vládních orgánů a vážně nastoluje otázku kvality nakládání s vládními dokumenty.

    Toto memorandum představuje začátek reformy politik správy záznamů, zlepšení provozu a podpory otevřenosti a odpovědnosti zlepšením správy záznamů a rozhodování agentur; další identifikace a předávání historických dokumentů, které mají trvalou hodnotu pro budoucí generace, do Národního archivu USA (NARA); pomoc výkonným oddělením a agenturám (dále jen „agentury“) při dosahování minimalizace nákladů a efektivnějších činností správy záznamů.

    Memorandum uvádí, že federální vládní orgány (agentury) by měly ve své práci usilovat o dva hlavní cíle.

    První cíl: Zavést elektronické vedení záznamů pro zajištění transparentnosti, efektivity a odpovědnosti ve státních orgánech. Aby toho bylo dosaženo, byl pro všechny federální úřady stanoven úkol přejít do roku 2019 v maximální možné míře na elektronickou správu dokumentů, a to i pro elektronické dokumenty s trvalou dobou uložení.

    Do roku 2017 musí federální agentury spravovat všechny e-mailové dokumenty v elektronickém formátu (zcela bezpapírové).

    Druhý účel vydání Memoranda: Zlepšit organizaci správy dokumentů. Za tímto účelem Memorandum předpokládá zavedení mechanismu pro jmenování odpovědných úředníků v každém oddělení, provádění průběžného školení personálu v oblasti správy dokumentů, vytváření seznamů dokumentů a jejich předkládání NARA.

    NARA jako hlavní vykonavatel ustanovení Memoranda musí připravit soubor regulačních a metodických dokumentů k implementaci směrnice prezidenta USA. Za tímto účelem vydaly 24. srpna 2012 Úřad pro řízení a rozpočet a Národní archiv (NARA) společné Memorandum vedoucím vládních úřadů a agentur pro správu dokumentů. Dokument podepsali Jeffrey D. Zints, úřadující ředitel amerického Úřadu pro řízení a rozpočet, a David S. Ferrero, americký archivář, ředitel amerického Národního archivu. Tento dokument nastiňuje hlavní aktivity pro implementaci prezidentského memoranda, rozděluje odpovědnost za implementaci jeho ustanovení mezi NARA a orgány federální vlády, definuje kontrolní opatření a termíny pro jejich implementaci.

    Americký příklad v oblasti správy záznamů nepochybně poslouží jako vodítko pro další státy, které řeší podobné problémy, a vyžaduje další výzkum a neustálé sledování.

    Také zajímavá zkušenost Spolková republika Německo, kde v rámci fungování technologií e-governmentu zaujímá významné místo problematika toku dokumentů.

    Nejvyšším spolkovým orgánem v oblasti organizování archivních záležitostí v Německu je Spolkový archiv (Bundesarchiv). Její činnost je upravena zákonem o federálním archivu z roku 1988, zkráceně zákonem o federálním archivu (Bundesarchivgesetz – B ArchG).

    Spolkovému archivu Německa je svěřena role konzultační organizace pro spolkové úřady v otázkách správy dokumentů. Spolkový archiv vydává v této oblasti normativní a metodické materiály, které mají poradní charakter, ale v praxi slouží spolkovým ministerstvům jako podklad pro orientaci při práci s dokumenty.

    „Obecný postup pro práci federálních ministerstev Spolkové republiky Německo“ (GGO), hlavní regulační dokument, který komplexně upravuje práci ministerstev, spolu s nastíněním pravidel kancelářské práce zdůrazňuje, že spolková ministerstva vytvářejí předpoklady pro práce s informacemi v elektronické podobě. Pro výměnu informací mezi federálními ministerstvy existuje jednotná informační síť elektronické komunikace.

    Vlastnosti toku dokumentů a procesu správy dokumentů s přihlédnutím k používání elektronických dokumentů jsou podrobně popsány ve směrnici o zpracování a správě dokumentů na federálních ministerstvech ( Registrace für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut v Bundesministerien - RegR), schválený německou spolkovou vládou dne 11. července 2001.

    Zajímavé jsou přístupy německých specialistů k realizaci státního programu „elektronické vlády“, který je jedním z největších v Evropě. Program je realizován na základě konceptu DOMEA.

    "DOMEA" ( Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang– Správa dokumentů a elektronická archivace v IT systémech) je pracovní koncept, který obsahuje základní principy přechodu vládních organizací na elektronickou správu dokumentů a požadavky na automatizované systémy elektronické správy dokumentů.

    V Německu jsou softwarové produkty certifikovány pro shodu s funkčními požadavky na software formulovanými v tomto dokumentu pro použití ve veřejné správě. „Požadavky“ slouží jako základ pro vývoj specifikací oddělení a kritérium pro rozhodování o nákupu softwaru.

    Při certifikaci jsou systémy posuzovány z hlediska míry shody s požadavky a jednoduchosti použití v souladu se speciálně vyvinutou metodikou. Výsledky testů zveřejňuje Ministerstvo vnitra. Kvalifikující se software získává oficiální certifikaci, která usnadňuje jeho propagaci na federálním vládním softwarovém trhu. Dle našich informací prošlo certifikací DOMEA více než 10 softwarových produktů.

    Navzdory existenci certifikačního systému však odborníci z federálního archivu zaznamenali přítomnost problémů v organizaci informační interakce mezi jednotlivými systémy elektronické správy dokumentů.

    Organizace příjmu elektronických dokumentů v Bundesarchivu je relativně nový úkol. K vyřešení tohoto problému byla v rámci Spolkového archivu vytvořena speciální jednotka. Organizace, technologie práce a složení softwarového a hardwarového komplexu (SHC) pro přijímání elektronických dokumentů k uložení v Bundesarchivu byly v archivu během dvou let vyvinuty organizací třetí strany specializující se na tvorbu softwaru. produkty. Pro ukládání elektronických dokumentů jsou vyhrazeny speciální kapacity serveru. V roce 2009 byl objem uložených informací přibližně 100 Gb.

    Archiv zavedl formát pro archivní ukládání elektronických dokumentů – PDF-A. Toto je formát doporučený Mezinárodní radou pro archivy a podporovaný normou ISO 19005-1 2005, ve znění z roku 2007.

    Organizace, které smluvně převádějí elektronické dokumenty k uložení do Bundesarchivu, musí nezávisle převést všechny předložené dokumenty do formátu PDF-A. Grafický obraz dokumentu je doplněn metadaty dokumentu v XML. Organizacím, které nemohou tuto konverzi a migraci provést samy, Bundesarchiv nabízí její provedení pomocí svého softwarového balíku. Bundesarchiv zároveň požaduje odstranění elektronických podpisů z dokumentů převáděných do archivu. Odpovědnost za zachování pravosti dokumentů navíc spočívá na organizacích, které dokumenty do archivu předkládají.

    V budoucnu se plánuje přenos souborů s elektronickými dokumenty z organizace do archivu prostřednictvím telekomunikačních kanálů. Nyní se však tento přenos provádí pomocí samostatných paměťových médií (disků).

    V prvních třech letech, během experimentální fáze, předávaly organizace elektronické dokumenty přímo do federálního archivu. Do budoucna se plánuje vytvoření Prozatímního archivu elektronických dokumentů. To znamená, že technologie přenosu elektronických dokumentů pro archivaci bude stejná jako u papírových dokumentů. Chtěl bych poznamenat, že specialisté Spolkového archivu se ve vztahu k elektronickým dokumentům snaží uplatňovat stejná pravidla, která platí pro dokumenty v listinné podobě (zakládání souborů, jejich evidence atd.).

    Soubory elektronických dokumentů jsou uloženy na magnetických páskách (jako pracovní kopie) a na jiných typech médií pro duplikování (zálohování) informací.

    O úložišti databáze. Němečtí archiváři mají negativní postoj k myšlence uchovat databáze s veškerým jejich obsahem a softwarem ve státních archivech. Dnes archiváři doporučují ukládat periodické řezy databázových informací (výtisky obsahu nebo jeho elektronická verze). Pokud jde o webové stránky, jsou uloženy v Informačním centru Národní knihovny, které je podle svého Řádu povinno tyto informace uchovávat.

    Můžeme tedy konstatovat, že němečtí specialisté na spolkové úrovni přistupují k problému ukládání elektronických dokumentů na základě existujících možností, na základě promyšlených pragmatických řešení.

    Národní archiv Spojeného království přikládá velký význam problematice správy dokumentů, metodicky usměrňuje činnost ústředních vládních institucí spravujících dokumenty.

    Je třeba poznamenat, že Národní archiv Anglie v Kew po příchodu nového vedení archivu v polovině minulého desetiletí prošel kurzem zavádění moderních informačních technologií do praxe své práce a aktivně pracuje na projekt záchrany tzv. „digitálního dědictví“, čímž reaguje na aktuální vývoj v oblasti veřejné správy, rozhodující změny pracovních metod v rámci „elektronické správy“. Za tímto účelem archiv realizuje projekt vytvoření elektronické části archivu určené pro ukládání elektronických dokumentů; byly provedeny strukturální změny.

    Vedení archivu zavedlo funkce ředitelů technologie a informační politiky.

    Řediteli technologie jsou podřízeny útvary, které zajišťují uchovávání elektronických dokumentů v archivu, včetně technických služeb. Ředitel informační politiky je odpovědný za práci oddělení, která jsou zodpovědná za doplňování archivu elektronickými dokumenty: dohlíží na státní orgány v otázkách archivního uchovávání dokumentů, pomáhá jim při posuzování hodnoty dokumentů, vybírá pro uložení a zničení dokumentů. kancelářské dokumentace, přenos elektronické dokumentace vybrané k uložení do archivu atd., poskytování on-line přístupu uživatelům k archivním dokumentům.

    Vzhledem k nové strategii v letech 2008-2009. archiv nashromáždil přes 112 milionů digitálních kopií dokumentů a webovou stránku archivu navštívilo pro různé účely 11 milionů badatelů (uživatelů) .

    Hlavním úkolem archivu je výběr a archivace elektronických dokumentů orgánů státní správy. Za tímto účelem vytvořil archiv automatizovaný informační systém („Open Archive. „Information System“ – vyvinutý americkou NASA) v hodnotě 3,5 milionu liber šterlinků. Plánuje se, že archiv bude přijímat elektronické dokumenty prostřednictvím zabezpečených komunikačních kanálů od vládních úřadů v originálních formátech. Tito. Národní archiv hodlá archivní dokumenty uchovávat ve formátech, ve kterých byly vytvořeny vládními úřady. Během roku 2009 bylo plánováno přidat do archivu cca 60 GB. (asi 4 miliony dokumentů). V souladu se zvolenou koncepcí jsou elektronické dokumenty v archivu uspořádány do samostatného informačního pole. Obecně platí, že ke skladování budou přijata 2 % z celkového objemu elektronických dokumentů generovaných v kancelářské práci vládních agentur.

    Technologie pro přenos elektronických dokumentů do Národního archivu se v současné době vyvíjí. Zahrnuje následující fáze: výběr ED pro přenos do archivu – příprava ED k přenosu na základě speciálního softwaru – přenos komunikačními kanály (výjimečně na samostatných (vyměnitelných) médiích) – karanténa, kontrola kvality – zařazení do informační pole – vytvoření záložní kopie informačního pole – zajištění vyhledávání a přístupu.

    Jedním z klíčových problémů je potřeba změnit současnou normu: 30letou dobu, po kterou musí být dokumenty uloženy v archivech vládních úřadů bez práva na přístup široké veřejnosti. V případě archivních elektronických dokumentů se předpokládá jejich převod ED do databází Národního archivu 3 roky po jejich dokončení v kancelářské práci. Důležitou součástí elektronických zdrojů uložených v archivu jsou informace z webových stránek vládních úřadů.

    V současné době archiv přijímá informace z přibližně 1500 webových stránek vládních úřadů k ukládání s frekvencí 3x ročně. Tuto práci provádí archivní jednotka se čtyřmi zaměstnanci na plný úvazek s ročním rozpočtem 500 000 liber.

    Další součástí práce Národního archivu je budování tzv. elektronického katalogu (databáze), sdružujícího veškeré digitální archivní informace. Důležité místo v tomto ohledu zaujímá vývoj formátu popisu, který obsahuje asi 40 povinných polí a slovník deskriptorů.

    Strategickým cílem vlády Spojeného království je přechod na elektronickou správu dokumentů. V současné době je podle odborníků asi 95 % veškeré dokumentace státních orgánů vytvořeno v elektronické podobě. Nejdůležitější dokumenty však vytvářejí a podepisují manažeři různých pozic na papíře.

    Byla vytvořena zabezpečená vládní telekomunikační síť, jejímž prostřednictvím probíhá elektronický tok dokumentů mezi různými vládními úřady. Neexistuje žádné standardní řešení pro automatizaci kanceláří ve státních úřadech.

    Angličtí odborníci také upozorňují na nejednotnost v přístupech k informatizaci veřejné správy služeb úřadu, archivů a informačních oddělení. Existuje praxe přitahování externích organizací k podpoře informační podpory vládních agentur na základě outsourcingu.

    Můžeme tedy dojít k závěru, že trend k širokému používání elektronických dokumentů ve vládních agenturách Spojeného království skutečně probíhá. 95 % elektronických dokumentů v celkovém toku dokumentů je významné číslo. Mezi institucemi si je vyměňují prostřednictvím zabezpečených komunikačních kanálů, založených na uzavřené informační síti. Zároveň se teprve formuje ucelený a přehledný systém řízení životního cyklu elektronického dokumentu od okamžiku vytvoření až po jeho předání k archivnímu uložení či zničení. Anglické zkušenosti jsou každopádně důležité pro její využití v praxi tvorby elektronického systému správy dokumentů a e-governmentu.

    Národní archiv Austrálie hraje vedoucí roli ve správě záznamů vládních agentur v celém Australském společenství a vytváří důležitý regulační vývoj v oblasti správy obchodních záznamů; byl to Národní archiv, který vydal standard DIRKS (Development of Document Management System).

    Australský národní archiv také zveřejnil standard pro metadata správy záznamů pro vládní agentury. . Australský vládní standard pro správu záznamů - AS 4390 Správa záznamů , vydaná v roce 1996 - sloužila jako základ pro mezinárodní normu ISO 15489-2001 Informace a dokumentace - Správa záznamů .

    Mezinárodní standard pro metadata správy záznamů ISO 23081, jehož první část byla vydána v květnu 2004 , byl vyvinut také za aktivní účasti australských archivářů.

    V Rakousko začal se vyvíjet projekt, který integruje správu elektronických dokumentů a archivy pro zajištění správné správy elektronických dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu.

    To již zahrnuje správu dokumentů ve federálních resortech prostřednictvím systému ELAK („Elektronický dokument“) a specifikaci vyvinutou specialisty pro mezirezortní formát pro přenos elektronických dokumentů s názvem EDIAKT. V zásadě je definován formát příslušného balíčku SIP (balíček informací o doručení), který lze vložit do archivačního systému. Rakouský státní archiv jako první použil tento systém v roce 2011.

    Ve výčtu států, které aktivně pracují na zavádění elektronických dokumentů, lze pokračovat. Jsou známy zkušenosti řady evropských zemí, zejména Polska, České republiky, Francie, skandinávských a pobaltských států, které v rámci implementace směrnic EU aktivně prosazují koncepty e-governmentu a v souladu s tím elektronická správa dokumentů.

    Problematice správy dokumentů v zahraničí byla věnována zvláštní pozornost při vývoji a implementaci konceptu „elektronické správy“. Orgány vládních archivů ve Spojeném království, USA, Rakousku, Kanadě a dalších zemích se podílejí na vývoji koncepcí správy elektronických záznamů v rámci e-governmentu a například National Archives of Australia spravuje a propaguje využívání státní správy. standard metadat AGLS, vyvinul tezaurus interaktivních funkcí australských vládních agentur (AGIFT) ). Národní archivní služby se snaží regulovat zejména výběr softwaru pro práci s elektronickými dokumenty v organizacích, a proto provádějí testování a vyvíjejí přibližné specifikace (funkční požadavky) automatizovaných systémů správy dokumentů. Archivní úřady samostatně studují a regulují správu databází, webových dokumentů a e-mailových dokumentů.

    V členských zemích SNS na řešení tohoto problému aktivně pracují Bělorusko, Kazachstán a Ukrajina.

    Tyto tři země mají řadu společných ustanovení při organizaci práce v oblasti podpory dokumentace pro management:

    Za prvé, nakládání s úředními dokumenty podléhá nařízení vlády ve všech oblastech činnosti podniků a organizací ve veřejném i komerčním sektoru hospodářství těchto zemí na základě příslušných právních předpisů.

    Za druhé, státní regulaci nakládání s úředními dokumenty ve všech organizacích, bez ohledu na jejich právní formu a formu vlastnictví, provádí zvláštní oprávněný orgán odpovědný za archivy .

    Na základě analýzy zahraničních zkušeností lze tedy vyvodit řadu závěrů.

      Trend distribuce elektronických dokumentů v praxi

    veřejná správa je globální.

      Úspěšnost implementace elektronických dokumentů a elektronických dokumentů

    tok dokumentů je zajištěn přítomností státní politiky a její legislativní podporou.

    3. Analýza zkušeností zdůrazňuje potřebu participace na procesech zavádění elektronické správy dokumentů archiválií, které mají přímý zájem na zajištění kontroly životního cyklu elektronických dokumentů.

    4. Je zřejmé, že vysoká úroveň organizace správy elektronických dokumentů vyžaduje dlouhodobou, systematickou práci založenou na vštěpování odborníkům profesionální přístup k využívání informačních technologií.

    5. Zahraniční zkušenosti také jasně naznačují, že v moderních podmínkách zcela opouštíme papírové dokumenty

    nemožné. V dohledné době budou papírové dokumenty a elektronické dokumenty existovat paralelně a v masovém měřítku. Je třeba také zdůraznit, že některé dokumenty budou nadále vytvářeny a uchovávány pouze na papíře, což může zaručit uchování informací po několik století.

    Každá federální agentura musí mít program správy záznamů, který zajišťuje dodržování zákonů o správě záznamů, účinnou kontrolu nad vytvářením a uchováváním záznamů v průběhu činnosti agentury, implementaci a dodržování standardů, postupů a technologií stanovených Národním archivem USA. zlepšit správu záznamů, uchování a zabezpečení dokumentů, shromažďování a ukládání nebo ničení dokumentů dočasné hodnoty (44 U.S.C. 3102).

    Program "Správa dokumentů v rámci elektronické správy" (Memorandum o správě elektronických záznamů E-Governmentu pro vedoucí výkonných oddělení a agentur – Správa vládních záznamů, 28. listopadu 2011) – [Elektronický zdroj]. – http://www .whitehouse .gov /the -press -office /2011/11/28/presidential -memorandum -managing -government -records .

    Memorandum pro vedoucí výkonných oddělení a agentur a nezávislých agentur // Výkonná kancelář prezidenta, Kancelář pro řízení a rozpočet, Národní archivy a správa záznamů. - Washington DC. 20408. - 24. srpna 2012. – 7 stran.

    Kazachstán - Výbor pro informace a archivy Ministerstva komunikací a informací Republiky Kazachstán.

    Ukrajina - Státní archivní služba Ukrajiny

    Klíčová slova: Kancelářský management, Personální management, Státní a obecní správa, Základy certifikace a standardizace.

    Předmětem studie je analýza podmínek „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory pro management“. Předmětem studie je zvážení jednotlivých problémů formulovaných jako cíle této studie.

    Účelem studia je nastudovat téma „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory managementu“ z pohledu nejnovějších domácích i zahraničních výzkumů v obdobné problematice.

    V průběhu práce byl proveden teoreticko-metodologický rozbor tématu „Zahraniční zkušenosti s organizováním Dokumentační podpory managementu“, včetně prozkoumání teoretických aspektů studia fenoménu „Zahraniční zkušenosti s organizováním Dokumentační podpory managementu“ a studia charakter tématu „Zahraniční zkušenosti s organizováním Dokumentační podpory pro management“.

    Dále byla provedena studie o významu „Zahraničních zkušeností s organizováním dokumentační podpory pro management“ v moderních podmínkách s využitím statistických dat a vědeckých publikací posledních let.

    V důsledku studie byly identifikovány a kvantitativně zdůvodněny konkrétní způsoby řešení problému „Zahraniční zkušenosti s organizováním Dokumentační podpory pro management“, včetně identifikace některých možností řešení problému „Zahraniční zkušenosti s organizováním Dokumentační podpory pro management“ a identifikace trendů ve vývoji tématu „Zahraniční zkušenosti s organizováním Dokumentační podpory pro management“.

    Stupeň realizace - návrhy a konkrétní aktivity byly prověřeny v činnosti organizace, která sloužila jako základ pro vzdělávací praxi.

    Navrhované činnosti, s určitou specifičností, mohou být použity v práci personálních služeb ruských podniků.

    Realizace navržených opatření nám umožňuje přesnější pochopení podstaty a aktuálních problémů "Zahraniční zkušenosti s organizováním Dokumentační podpory pro management."

    Přehled zdrojů na téma "Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory pro management"

    Seznam literatury použité při přípravě této práce obsahuje 36 bibliografických zdrojů. Pojďme si některé z nich charakterizovat:

    Zjištěným problémem „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory pro management“ se zabývá M. Yu v knize „“, vydané v roce 2009 a obsahující 384 stran Z popisu knihy

    Problematikou regulace moderní problematiky na téma „Zahraniční zkušenosti s organizováním Dokumentační podpory pro management“ se zabývá M. Yu v monografii „Podpora dokumentace pro management“. Tuto knihu vydalo nakladatelství Prospekt v roce 2009, obsahuje 0 stran.

    Univerzální vzdělávací a praktická příručka poskytuje odpovědi na všechny klíčové otázky efektivní organizace dokumentační podpory řízení (DOU) činností podniku (organizace, instituce). Materiál v příručce je podán komplexně, vychází z legislativy a vyhlášek k problematice předškolního vzdělávání. Hlavní místo v příručce zaujímá zohlednění problematiky správy dokumentů (správa dokumentů) a dokumentace činností, včetně služby předškolního vzdělávání, personální služby a účetního oddělení podniku. Pro vedoucí podniků, jejich zástupce pro management, zaměstnance služeb předškolního vzdělávání, personálních služeb a účetních oddělení, jakož i studenty specializace 350800 „Podpora dokumentace a dokumentace pro management“.

    V knize „Podpora dokumentace pro management“ byla nastolena řada aktuálních otázek. Relevanci a novost tohoto tématu určil R. E. Bulat ve své studii, kterou v roce 2012 vydalo vydavatelství Business Press. Popis knihy zní následovně.

    Obsah učební pomůcky odpovídá učebním osnovám pro obor „Kancelářské práce v personální službě“, který je zařazen do bloku speciálních oborů odbornosti 080505.65 „Personální management“, a také učebním osnovám oboru „Dokumentace“. podpora personálního řízení“, která je zařazena do základní části odborného cyklu přibližného základního vzdělávacího programu vyššího odborného vzdělávání v oboru školení „Řízení lidských zdrojů“ – 080400, vypracovaného Vzdělávacím institutem ruských univerzit pro vzdělávání v managementu. Regulační požadavky prezentované v publikaci (včetně těch, které vstoupily v platnost v roce 2012) a metodická doporučení pro dokumentaci manažerských činností a zavádění systematického přístupu k dokumentační podpoře řízení moderní organizace budou užitečné jak pro studenty, postgraduální studenty, tak pro pedagogy. , a pro odborníky v oboru dokumentování řídících činností.

    Kromě toho byly při studiu tématu „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory pro management“ použity následující periodické zdroje:

    1. Zahraniční zkušenosti s právní regulací veřejných služeb. A.F. Vasiljeva, „Časopis ruského práva“, č. 12, prosinec 2007.
    2. Alternativní řešení obchodních sporů. Zahraniční zkušenosti. D. Stoletová, "HR Officer. Personální management", č. 10, říjen 2007.
    3. Problém konkurenceschopnosti v personálním řízení organizace. V. Shapovalov, "Personální management", č. 18, září 2007.
    4. 1C:Enterprise 8 - zkušenosti s organizací přechodu. "BUKH.1S", č. 9, září 2007.
    5. Sběrný byznys stále nabírá na síle a zkušenostech. TJ. Smirnov, „Management v úvěrové instituci“, č. 5, září-říjen 2007.

    Úvodní ukázka

    Předkládaná práce je věnována tématu "Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory pro management."

    Problém této studie má význam v moderním světě. Svědčí o tom časté zkoumání nastolených problémů.

    Téma „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory pro management“ je studováno na průniku několika vzájemně propojených oborů. Současný stav vědy je charakterizován přechodem ke globálnímu zvažování problémů na téma „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory pro management“.

    Výzkumným otázkám je věnováno mnoho prací. Materiál prezentovaný ve vzdělávací literatuře má v zásadě obecný charakter a řada monografií na toto téma se zabývá užšími otázkami problému „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory pro management“. Při studiu problematiky určeného tématu je však nutné zohlednit moderní podmínky.

    Vysoký význam a nedostatečné praktické rozvinutí problému „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory pro management“ určují nepochybnou novost tohoto výzkumu.

    Další pozornost k problematice „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory pro management“ je nezbytná pro hlubší a obsahové řešení konkrétních aktuálních problémů předmětu této studie.

    Relevantnost této práce je dána jednak velkým zájmem o téma „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory managementu“ v moderní vědě a jednak jeho nedostatečným rozvojem. Zvážení otázek souvisejících s tímto tématem má teoretický i praktický význam.

    Výsledky lze použít k vývoji metodiky pro analýzu „zahraničních zkušeností s organizováním dokumentační podpory pro management“.

    Teoretický význam studia problému „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory managementu“ spočívá v tom, že zvolené problémy se nacházejí na průsečíku několika vědních oborů.

    Předmětem této studie je analýza podmínek „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory pro management“.

    V tomto případě je předmětem studie zvážení jednotlivých problémů formulovaných jako cíle této studie.

    Účelem studia je nastudovat téma „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory managementu“ z pohledu nejnovějších domácích i zahraničních výzkumů v obdobné problematice.

    1. Prostudovat teoretické aspekty a identifikovat povahu "Zahraniční zkušenosti s organizováním Dokumentační podpory pro management."
    2. Promluvte si o významu problému „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory pro management“ v moderních podmínkách.
    3. Nastínit možnosti řešení tématu „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory pro management“.
    4. Identifikovat trendy ve vývoji tématu „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory pro management“.

    Práce má tradiční strukturu a zahrnuje úvod, hlavní část sestávající ze 3 kapitol, závěr a bibliografii.

    Úvod zdůvodňuje relevanci volby tématu, stanovuje cíl a cíle výzkumu, charakterizuje metody výzkumu a zdroje informací.

    První kapitola odhaluje obecné problémy, odhaluje historické aspekty problému „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory pro management“. Jsou definovány základní pojmy a stanovena relevance problematiky „Zahraniční zkušenosti s organizováním Dokumentační podpory pro management“.

    Druhá kapitola podrobněji zkoumá obsah a moderní problémy „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory pro management“.

    Kapitola třetí je praktického charakteru a na základě jednotlivých dat je provedena analýza současného stavu a také analýza perspektiv a vývojových trendů „Zahraniční zkušenosti s organizováním podpory řízení dokumentace“.

    Na základě výsledků studie byla odhalena řada problémů souvisejících s projednávaným tématem a byly vyvozeny závěry o potřebě dalšího studia/zlepšování stavu problematiky.

    Relevantnost tohoto problému tedy předurčila výběr tématu práce „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory pro management“, rozsah problematiky a logické schéma její výstavby.

    Teoretickým a metodologickým základem výzkumu byly legislativní akty a regulační dokumenty k tématu práce.

    Zdrojem informací pro napsání práce na téma „Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory managementu“ byla základní naučná literatura, zásadní teoretické práce největších myslitelů v uvažovaném oboru, výsledky praktických výzkumů významných domácích i zahraničních autorů , články a recenze v odborných a periodických publikacích věnovaných tématu "Zahraniční zkušenosti s organizováním dokumentační podpory pro management", referenční literatura, další relevantní zdroje informací.