Organizace dokumentační podpory činnosti personální služby. Cvičení: Služba správy dokumentace. Personální činnost a její dokumentační podpora v moderních podmínkách
Údržba………………………………………………………………………………
KAPITOLA. Služba dokumentární podpory managementu (DOE) moderního podniku, jeho účel, úkoly, struktura a složení………………………………………………………………………………… …………
1.1. Služba dokumentární podpory managementu (DOE) moderního podniku, její účel, úkoly …………………………………
1.2. Přibližný seznam regulačních dokumentů upravujících organizaci dokumentární podpory pro řízení podniku ......
1.3. Každodenní aktivity služby DOW jsou regulovány ……………
1.4. Organizační struktura a síla služby………………….
1.5. Kvalifikační složení ………………………………………………….
KAPITOLA II. Organizační a administrativní dokumentace služby DOE………………………………………………………………………………………
2.1 Personální obsazení podniku…………………………………………
2.2. Předpisy o službě DOW. Předpisy o strukturálním členění podniku (organizace, instituce)…………………………………………...
2.3. Pokyny pro dokumentační podporu managementu…………
2.4. Pokyny pro druhy (oblasti) činností služby DOW .......
2.5. Pokyny pro organizování pracovních míst pro personál předškolního vzdělávacího zařízení ......
2.6. Normy doby pro výkon práce na DOW………………………………………...
2.7. Plánovací a reportovací dokumenty služby DOW………………………..
2.8. Dokumenty pro zlepšení činnosti služby DOW……….
2.9. Náplň práce personálu předškolního vzdělávacího zařízení…………………………..
Závěr …………………………………………………………………………………
Seznam použité literatury …………………………………………………
Aplikace………………………………………………………………………
ÚVOD
Informace zaznamenané v dokumentech jsou odrazem činnosti organizace a tvoří základ každého podnikání.
Příprava dokumentů a práce s nimi zabere podle odborníků v průměru až 60 % pracovní doby řídících pracovníků. Moderní podnikání je z velké části nepřetržitý proces sestavování a přesouvání dokumentů. Transakce jsou uzavírány a ukončovány, cenné papíry, nemovitosti a další aktiva podniku jsou nakupovány a prodávány, vztahy mezi zaměstnavateli a zaměstnanci jsou formalizovány, informace jsou přenášeny mezi podniky a občany - to vše je podloženo dokumenty.
Dokumentační podpora řízení (kancelářské práce) je specifická oblast činnosti, která spočívá v přípravě, vyřizování dokumentů, jejich zpracování a uchovávání. Včasnost a správnost rozhodování o řízení do značné míry závisí na tom, jak správně jsou dokumenty vypracovány a provedeny, jak je organizována práce s nimi. Dobře napsaný, právně závazný dokument je hlavním argumentem ve sporných situacích a garantem úspěšné transakce.
Téma mé seminární práce: Organizace služby předškolních vzdělávacích zařízení v podmínkách fungování moderního podniku.
Cílem je zohlednit všechny aspekty organizace služby předškolního vzdělávacího zařízení.
KAPITOLA. Služba dokumentární podpory managementu (DOE) moderního podniku, jeho účel, úkoly, struktura a složení
1.1. Služba dokumentační podpory managementu (DOE) moderního podniku, její účel, úkoly
„V souladu s požadavky Státního systému podpory manažerské dokumentace (dále jen DOW) by měla být podpora správy dokumentů v moderních podnicích zajišťována speciální službou - službou podpory řídicí dokumentace (dále jen služba DOW). Taková služba funguje v podniku jako nezávislá strukturální jednotka, v jejímž čele stojí vedoucí služby a je podřízena přímo vedoucímu podniku. V podnicích se zaměstnanci do 100 zaměstnanců a relativně malým množstvím pracovních postupů je povoleno přidělit povinnosti pro DOW jednomu ze zaměstnanců na plný úvazek.
Účelem služby DOW je organizovat, udržovat a zlepšovat systém dokumentární podpory řízení podniku na základě jednotné technické politiky a využívání moderních technických prostředků při práci s dokumenty. Současně jsou hlavními úkoly služby předškolního vzdělávacího zařízení:
1.2 . Orientační seznam regulačních dokumentů upravujících organizaci dokumentární podpory pro řízení podniku
* Ústava Ruské federace.
* Občanský zákoník Ruské federace (část I a II).
* Federální zákon ze dne 28. srpna 1995 č. 154-FZ „O obecných zásadách místní samosprávy v Ruská federace“ (s následnými změnami).
* Federální zákon Ruské federace ze dne 25.1.1995 G.„O informacích, informatizaci a ochraně informací“.
* Federální ústavní zákon Ruské federace ze dne 25. prosince 2000 č. 2-FKZ „O státním znaku Ruské federace“.
* Federální zákon Ruské federace ze dne 10. ledna 2002 „o elektronickém digitálním podpisu“.
* Federální zákon Ruské federace ze dne 27. prosince 2002 č. 184-FZ „O technických předpisech“.
* Zákon Ruské federace ze dne 25. října 1991 č. 1807-1 „O jazycích národů Ruské federace“ (ve znění federálního zákona ze dne 24. července 1998 č. 126-FZ).
* Základní požadavky na koncepci a vývoj návrhů federálních zákonů (schváleno usnesením vlády Ruské federace ze dne 2. srpna 2001 č. 576).
* Dekret prezidenta Ruské federace ze dne 2.5.1996 č. 638 „O postupu při přípravě návrhů dekretů, nařízení prezidenta Ruské federace, které stanoví přijímání rozhodnutí, nařízení vlády Ruské federace. "
* Pravidla pro přípravu regulačních právních aktů federálních výkonných orgánů a jejich státní registraci (schváleno nařízením vlády Ruské federace ze dne 13. srpna 1997 č. 1009 (s následnými změnami)).
* Nařízení vlády Ruské federace ze dne 31. října 2000 č. 1547-r „O zlepšení kancelářské práce ve federálních výkonných orgánech a posílení výkonné kázně“.
* GOSG R51141-98 „Kancelářské práce a archivace. Termíny a definice“ (schváleno vyhláškou Státní normy Ruské federace ze dne 27. února 1998 č. 28).
* GOST R6.30-2003 „Sjednocené dokumentační systémy. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci“ (schváleno vyhláškou Státní normy Ruské federace ze dne 3. 3. 2003 č. 65-st).
* Státní systém dokumentární podpory managementu. Základní ustanovení (schváleno Radou hlavního archivu SSSR dne 27. dubna 1988. Uzákoněno nařízením hlavního archivu SSSR ze dne 25. května 1988 č. 33).
* Standardní poučení o kancelářské práci ve spolkových výkonných orgánech (schváleno nařízením spolkového archivu ze dne 27. listopadu 2000 č. 68).
* Kvalifikační adresář pozic vedoucích, specialistů zaměstnanců (schváleno vyhláškou Ministerstva práce Ruské federace ze dne 21. srpna 1998 č. 37).
* Celoruský klasifikátor řídící dokumentace OK 011-93 (schváleno vyhláškou Státní normy Ruské federace ze dne 30. prosince 1993 č. 299).
* Seznam standardních řídících dokumentů generovaných v činnosti organizací s uvedením doby uložení (schváleno Spolkovým archivem dne 6.10.2000).
* Základní pravidla pro práci archivů organizací (schválena rozhodnutím rady Spolkového archivu ze dne 6. února 2002).
* Časové normy pro práci na dokumentární podpoře administrativních struktur federálních výkonných orgánů (schváleno vyhláškou Ministerstva práce a sociálního rozvoje Ruské federace ze dne 26. března 2002 č. 23).
1.3 . Denní aktivity služby DOW jsou regulovány:
* Služební řád předškolního vzdělávacího zařízení;
* předpisy o strukturálních členěních (jsou-li součástí služeb předškolního vzdělávacího zařízení);
* pokyny pro předškolní vzdělávací instituce;
* pokyny pro určité druhy (oblasti) činností služby;
* pokyny pro organizaci prací pro servisní personál;
* časové normy pro výkon práce na předškolním vzdělávacím zařízení;
* plánovací a reportovací dokumenty;
* popis práce servisního personálu.
V případě potřeby služba DOW vypracuje další dokumenty -
zejména dokumenty o zkvalitnění činnosti předškolního vzdělávacího zařízení.
1.4. Organizační struktura a síla služby
Organizační struktura a síla služby předškolního vzdělávacího zařízení je stanovena v souladu s tabulkou obsazení.
Pro stanovení optimální organizační struktury služby DOE, která nejlépe odpovídá potřebám konkrétního podniku na dokumentované informace, se jeví jako vhodné odkázat na příslušná ustanovení GSDOU. Tento dokument poskytuje následující typické možnosti organizační struktury služby PEI:
„U státních podniků (sdružení) - oddělení podpory dokumentace pro management nebo úřad. Obvykle zahrnují:
a) oddělení pro účetnictví a evidenci, kontrolu, zdokonalování práce s doklady a zavádění technických prostředků;
b) posuzování dopisů (stížností);
c) sekretariát;
d) expedice;
e) kancelář na psaní;
f) kopírovací a rozmnožovací kancelář;
Ve sdruženích a koncernech určuje složení a strukturu služby PEI vedení organizace. Ve společných podnicích (organizacích) - představenstvo. V akciových společnostech - zakládající konference. V družstvech určuje složení a strukturu služby předškolního výchovného zařízení valná hromada členů družstva. V samosprávách a v aparátu, odborech veřejných organizací - obecný odbor. Obecné oddělení zahrnuje:
a) sekretariát;
b) kancelář;
c) kontrolní skupina;
d) protokolová skupina;
e) skupina pro zlepšení práce s dokumenty;
f) skupina dopisů (stížností);
g) kancelář na psaní;
h) kopírovací a rozmnožovací kancelář;
V organizacích, které nemají službu správy dokumentů, ve strukturálních divizích vykonává práci s dokumenty tajemník vedoucího (inspektor) nebo jiná speciálně určená osoba.
Možnost 1. Je předepsáno zajištění potřeb dokumentovaných informací ministerstev (odborů) Ruské federace a subjektů federace, dalších obdobných organizací a institucí o case managementu(obr. 1), které zahrnují:
* sekretariát včetně recepce, sekretariát ministra (vedoucí odboru, organizace, instituce), sekretariáty náměstků ministra (vedoucí), sekretariát rady, protokolární kancelář;
* inspekce pod ministrem (vedoucí odboru, organizace, instituce), včetně úřadu (korespondenční úřad), úřad pro účetnictví a evidenci dokumentů, expediční, psací úřad, kopírovací a rozmnožovací úřad, dálnopis;
* oddělení dopisů (stížností), to znamená oddělení pro práci s odvoláními přijatými ministerstvem (odborem, organizací, institucí);
* oddělení pro zkvalitnění práce s dokumenty a zavádění technických prostředků (TS) (prostředky automatizace a mechanizace) kancelářských procesů;
* ústřední archiv (archiv).
Obr. 1. příkladné záležitosti
Možnost 2. Zajištění potřeb dokumentovaných informací státních podniků, výzkumných, projekčních, projekčních organizací a výpočetních středisek, vysokých škol a dalších podobných organizací je předepsáno oddělení (služby) dokumentace podpora managementu (kancelář)(obr. 2), které zahrnují:
* skupina (oddělení) účetnictví a evidence;
* skupina (oddělení) kontroly;
* skupina (oddělení) pro zlepšení práce s dokumenty a zavádění technických prostředků (prostředky automatizace a mechanizace);
* skupina (oddělení) pro posouzení odvolání obdržených podnikem (organizací);
* sekretariát; expedice; psací kancelář; kopírovací a reprodukční kancelář; archiv.
Možnost 3. Zajištění potřeb dokumentovaných informací nestátních podniků (organizací), včetně sdružení, koncernů, akciových společností (včetně společných), družstev apod., je předepsáno zařadit do služeb předškolního vzdělávacího zařízení, jehož struktura (další obdobný celek) je určena řídícími orgány podniku (organizace) (obr. 3).
2 Přibližná organizační struktura oddělení (služby) předškolního vzdělávacího zařízení (kanceláře) nestátního podniku Obr.
3 Přibližná organizační struktura služby PEI nestátního podniku (organizace) Obr.
Možnost 4. Zajištění potřeb dokumentovaných informací samosprávy (úřadů) a aparátů (raden) veřejných organizací je předepsáno přidělit množství resortů (obr. 4), které zahrnují:
* sekretariát;
* kancelář (skupina správy kanceláří);
* kontrolní skupina;
* skupina protokolů;
* skupina zdokonalování práce s dokumenty (zavádění technických prostředků);
* skupina zvažování dopisů (stížností);
* kancelář na psaní;
* kancelář pro kopírování a rozmnožování;
Rýže. 4. Přibližná organizační struktura generálního oddělení
Stanovení pevnosti PEI služby - podle konstrukčního dělení a obecně - se doporučuje provést na základě příslušných výpočtů. Tyto výpočty by měly být provedeny na základě údajů o standardní době strávené prováděním určitých druhů práce (akcí), jakož i na základě skutečných potřeb podniku v dokumentovaných informacích, s přihlédnutím k:
* objem oběhu dokumentů;
* hlavní typy řídících dokumentů;
* četnost jejich aplikace za účelem zajištění každodenní činnosti podniku apod.).
Příklad výpočtu je uveden v tabulce. 1. (Viz příloha)
1.5. Kvalifikačnísloučenina
Stanovení kvalifikačního složení služby PEI vychází z celkových potřeb podniku v druzích prací na PEI, při jejichž realizaci se předpokládá, že zaměstnanci mají odpovídající kvalifikaci. Kvalifikační požadavky pro hlavní kategorie zaměstnanců předškolní služby jsou uvedeny v příloze 2 této příručky.
Konečné výsledky výpočtů jsou po důkladné kontrole spolehlivosti brány jako základ pro přípravu návrhů dokumentů, které určují kvalifikaci a sílu služby PEI (nejdůležitější z nich je personální tabulka, viz níže). Orientační kvalifikační a početní složení služby předškolního vzdělávacího zařízení podniku do 1000 zaměstnanců uvádí tabulka. 2. (Viz příloha)
KAPITOLA II. Organizační a administrativní dokumentace služby DOW
2.1 Personální zajištění podniku
Personální tabulka je organizační dokument, který stanovuje kvantitativní a kvalitativní složení zaměstnanců podniku (organizace, instituce) jako celku a pro každou jeho strukturální divizi. Personální tabulka předškolního vzdělávacího zařízení je sestavena v předepsané formě.
Stanovený formulář - formulář č. T-3 "Personální obsazení" (viz vzor formuláře na CD přiloženém ke knize) - je určen pro doložení struktury, personálního a personálního obsazení a je každoročně k 1. lednu schvalován vedoucím zakázky hl. podnik. Změny v personální tabulce, včetně změn v důsledku vytvoření nových strukturálních divizí v podniku (například předškolní vzdělávací instituce), se provádějí v souladu s příkazem (pokynem) vedoucího podniku nebo jím pověřené osoby. . Ukázka takové objednávky je uvedena na CD.
Obecný postup přípravy personální tabulky je určen „Pokyny k žádosti a vyplňování formulářů primární účetní dokumentace pro vyúčtování práce a její platby“.
„Seznam zaměstnanců sestavuje oprávněný úředník podniku (obvykle pověřený zaměstnanec personálního oddělení), podepisuje ho developer a schvaluje vedoucí podniku. Pracovní stůl obsahuje:
* Obchodní jméno;
* jeho kód podle OKPO;
* datum vstupu v platnost personální tabulky;
* datum a číslo dokladu;
* datum a číslo objednávky, podle kterého byla schválena personální tabulka;
* počet zaměstnanců v jednotkách;
* velikost mzdového fondu (v rublech);
* název konstrukční jednotky;
* název profese (pozice) zaměstnance;
* počet štábních jednotek;
* velikost měsíčního mzdového fondu pro každou pozici (profesi)“.
2.2. Služební řád předškolního výchovného zařízení.
Při přípravě textu ustanovení o službě předškolního výchovného zařízení se jeví jako vhodné vycházet z přibližného ustanovení o službě předškolního výchovného zařízení, uvedeného v příloze č. 12 GSDOU. Text ustanovení o službě předškolního vzdělávacího zařízení je uveden v příloze č. 3 této příručky.
Předpisy o strukturálním členění podniku (organizace, instituce)
Při přípravě textu ustanovení o stavební jednotce v rámci služby PEI se jeví jako vhodné vycházet z odpovídajících vzorových ustanovení. Zejména přibližné ustanovení o oddělení archivu, které funguje jako strukturální jednotka v rámci služby DOE, je umístěno v příloze 4 této příručky. (Aproximační úprava archivu podniku (organizace, instituce) fungujícího jako samostatná stavební jednotka (mimo službu předškolního vzdělávacího zařízení) byla schválena výnosem Federálního archivu ze dne 18. srpna 1992 č. 176.)
2.3 . Pokyny pro dokumentační podporu managementu
Při přípravě textu pokynu o dokumentární podpoře managementu se také doporučuje vycházet z odpovídajících standardních dokumentů, např. z Pokynu pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech.
(Schváleno nařízením spolkového archivu ze dne 27. listopadu 2000 č. 68.)
Zároveň by měla být v nezbytném rozsahu zohledněna příslušná ustanovení dalších dokumentů upravujících některé oblasti DOE. Kromě GSDOU jsou to zejména GOST R6.30-2003. Na jejich základě je sestaven text pokynu k dokumentární podpoře řízení podniku (organizace, instituce).
2.4 . Pokyny pro druhy (oblasti) činností služby DOW
Pokyn pro druh činnosti - regulační dokument, který stanoví postup při provádění jakékoli činnosti (postup při uplatňování ustanovení jiných regulačních právních aktů pro provádění takové činnosti) úředníky (strukturálními odděleními) podniků (organizací, instituce). Obecný postup a pravidla pro vydávání pokynů pro daný druh činnosti jsou definovány v odstavci 4.2 Standardních pokynů pro papírování.
Pokyn pro druh činnosti podepisuje vedoucí příslušné organizační jednotky odpovědné za vypracování dokumentu a schvaluje vedoucí podniku. Schválení dokumentu musí být provedeno formou schvalovacího razítka nebo vydáním správního dokladu o jejich schválení.
Pokyny pro typ činnosti by měly být vypracovány na obecném hlavičkovém papíře podniku. Text dokumentu by měl být uveden v souladu s požadavky Metodických doporučení VNIIDAD FAS RF (1998) as přihlédnutím ke specifikům druhu činnosti podniku (strukturální jednotky), upravené příslušným pokynem.
Hlavní text pokynu k činnosti je obvykle rozdělen do kapitol, odstavců a pododstavců. Kapitoly dokumentu by měly mít názvy a být číslovány římskými číslicemi.
2.5 . Pokyny pro organizaci pracovišť pro personál předškolního vzdělávacího zařízení
Pokyny pro organizování pracovních míst - regulační dokument, který stanoví postup při organizování pracovních míst pro zaměstnance strukturálního členění podniku (personál určité kvalifikace nebo kategorie odborných pozic). Při přípravě takových pokynů je třeba se řídit výše uvedenými požadavky, kterými se řídí postup přípravy pokynů, a také ustanoveními dokumentů, které stanoví konkrétní požadavky na organizaci pracovních míst v konkrétní oblasti činnosti.
Pokyn podepisuje vedoucí příslušného strukturálního útvaru odpovědného za vypracování dokumentu a schvaluje vedoucí podniku.
Schválení dokumentu musí být provedeno formou schvalovacího razítka nebo vydáním správního dokladu o jeho schválení.
Pokyn musí být vypracován na obecném hlavičkovém papíře podniku. Text dokumentu by měl být předložen v souladu s požadavky Metodických doporučení VNIIDAD FAS RF (1998) as přihlédnutím ke specifikům typu činnosti podniku (strukturální jednotky), regulovaném odpovídajícím pokynem.
Číslování odstavců a pododstavců dokumentu by mělo být provedeno arabskými číslicemi.
2.6 . Časové normy pro výkon práce na předškolním výchovném zařízení
Příděl času na výkon práce na předškolním výchovném zařízení se zpravidla provádí na základě příslušných dokumentů - časových standardů a časových standardů vypracovaných úřady pro příděl času stráveného výkonem určité druhy práce. Aby tedy byla řádně standardizována doba pro výkon práce na DOW v podnicích (v organizacích, institucích), rozšířily se Mezisektorové standardy pro dobu práce na DOW, schválené vyhláškou MPSV č. Ruská federace ze dne 25. listopadu 1994 č. 72, a v řídících strukturách federálních výkonných orgánů úřady - normy času pro práci na dokumentární podpoře, schválené vyhláškou Ministerstva práce a sociálního rozvoje z března 26, 2002 č. 23. Na základě norem (norem) času:
* počet zaměstnanců předškolních služeb je stanoven a odůvodněn;
* jsou stanoveny pracovní povinnosti zaměstnanců;
* práce se rozděluje mezi zaměstnance (kategorie "technický pracovník").
V nezbytných případech na základě těchto dokumentů podniky (organizace, instituce) vypracují revidované časové normy. V těchto normách jsou zpravidla stanoveny:
* časové náklady na výkon některých druhů prací, které nejsou upraveny rozšířenými normami (normy);
* časové náklady na výkon určitých druhů prací - pokud se vzhledem ke specifikům předškolního vzdělávacího zařízení v podmínkách konkrétního podniku (organizace, instituce) skutečné časové náklady na jejich realizaci výrazně liší od těch stanovených konsolidované standardy (normy).
„Výpočet revidovaných norem se zpravidla provádí metodou technického přídělu na základě stanovení (chronometrie s následným záznamem) nákladů na pracovní dobu pro výkon příslušných druhů prací. Zároveň by se navíc měl zohledňovat čas strávený organizačně-technickou údržbou pracovišť, odpočinkem a osobními potřebami pracovníků.
Hodnoty časových norem jsou stanoveny v hodinách (zlomcích hodiny) na jednotku měření pro každý konkrétní typ práce - například list, krabice, složka, pouzdro.
Časové limity pro nejběžnější operace pro předškolní vzdělávací instituce jsou uvedeny v příloze 5 této příručky.
2.7 . Plánovací a reportovací dokumenty předškolního vzdělávacího zařízení
„Zajištění plánování a výkaznictví, stejně jako včasné a správné vypracování příslušných dokumentů – plánů, zpráv – je jednou z hlavních povinností vedoucího podnikové předškolní vzdělávací instituce. V obecném případě je plán práce dokument, který vymezuje skladbu a obsah hlavních činností (úkolů), jejichž plněním je zaměstnanec pověřen (strukturální jednotka, podnik, který řídí), termíny, místa a osoby odpovědné za jejich realizaci v určitém časovém období (během dne, týdne, měsíce, čtvrtletí atd.)“.
Výchozí údaje pro plánování činnosti služby DOW na nadcházející kalendářní rok jsou:
* ukazatele finančního a ekonomického vývoje podniku za plánované období;
* hlavní výsledky činnosti předškolního vzdělávacího zařízení za uplynulé období;
* cíle a záměry služby PEI, vyplývající z obsahu příslušných částí dokumentů dlouhodobého a střednědobého plánování (včetně podnikatelských záměrů, programů organizačního rozvoje podniku apod.).
Na základě ukazatelů plánu práce předškolního výchovného zařízení jsou upřesněny a v konečné podobě schváleny plány práce strukturních útvarů předškolní služby.
Individuální plánování práce zaměstnanců služby předškolního výchovného zařízení se uskutečňuje na základě plánů příslušných organizačních jednotek as přihlédnutím k pokynům jejich přímých nadřízených. Hlavním dokumentem pro plánování individuální práce zaměstnance je osobní plán práce.
Zpráva je dokument v rozšířené podobě odrážející konečné výsledky zpracování (systemizace, výpočet a sesouhlasení) a analýzy statistických dat charakterizujících výkon jakéhokoli druhu práce (jakékoli činnosti) za dlouhé časové období (měsíc, čtvrtletí a další). ). Hlášení o činnosti služby PEI se provádí způsobem stanoveným ustanoveními příslušných regulačních, metodických a organizačních a administrativních dokumentů, jakož i pokyny vedoucího podniku.
Formy plánovacích a vykazovacích dokumentů o činnosti služby PEI schvaluje vedoucí podniku na základě vhodné prezentace vedoucího služby PEI. Příklad plánu práce vedoucí služby předškolního výchovného ústavu je uveden na CD a příklad zprávy o práci s písemnými žádostmi občanů je v příloze č. 6 této příručky.
2.8 . Dokumenty ke zkvalitnění činnosti předškolního vzdělávacího zařízení
Zvláštní skupinu v organizační a administrativní dokumentaci služby předškolního vzdělávacího zařízení tvoří doklady o zkvalitnění jeho činnosti. Zkvalitňování činnosti služby PEI zahrnuje systematickou realizaci souboru opatření směřujících k dosažení vyšších výkonnostních ukazatelů pro všechny strukturální jednotky (pracovní oblasti) v rámci služby PEI i služby jako celku. Obsah činností je stanoven v závislosti na směru, do kterého se soustředí řídící úsilí vedení předškolního vzdělávacího zařízení. Přitom v praxi je konání takových akcí nejčastěji spojeno se zaváděním do každodenní činnosti služby nových regulačních a metodických (organizačních a administrativních) dokumentů k některým otázkám dokumentační podpory řízení.
Jak bylo uvedeno, implementace souboru opatření ke zlepšení činnosti služby PEI by měla být systematická. Za tímto účelem vedení služby vypracuje návrh plánu (v případě potřeby ve spolupráci s dalšími úředníky (strukturálními divizemi) podniku). Takový plán může zahrnovat činnosti související s:
* vypracování nových (vyjasnění stávajících) regulačních a metodických (organizačních a administrativních) dokumentů podniku k problematice předškolního vzdělávání;
* změny stávajícího pracovního postupu podniku s přihlédnutím k novým požadavkům na jeho organizaci;
* školení personálu služby předškolního vzdělávacího zařízení a v případě potřeby dalších úředníků podniku přijatých k práci s řídící dokumentací;
* poskytování příslušné dokumentace strukturálních divizí podniku.
Realizace opatření stanovených plánem je promítnuta do zákona. Šablony akčního plánu pro zlepšení činnosti předškolního vzdělávacího zařízení podniku a příslušného zákona jsou uvedeny na CD přiloženém ke knize.
2.9 . Náplň práce personálu předškolního vzdělávacího zařízení
„Pokyn práce je regulační dokument, který upravuje činnost konkrétního úředníka (kategorie zaměstnanců - manažeři, specialisté, výkonní umělci atd.) podniku (organizace, instituce) a stanoví postup pro uplatňování ustanovení těmito osobami. jiných regulačních právních aktů. Obecný postup a pravidla pro vydávání popisu práce upravuje odstavec 4.2 Standardních pokynů pro kancelářskou práci.
Pracovní náplň musí být podepsána osobou odpovědnou za její vývoj a schválena vedoucím podniku - formou schvalovacího razítka nebo vydáním správního dokladu o schválení. Nadpis k textu pracovní náplně je formulován v dativu, např.: "Pokyn pro hlavního metrologa."
Text pokynu je vytištěn na obecném hlavičkovém papíře podniku a je uveden ve třetí osobě jednotného nebo množného čísla. Text pokynu lze členit na kapitoly, odstavce a pododstavce. Kapitoly by měly mít názvy a být číslovány římskými číslicemi. Číslování odstavců a pododstavců se provádí arabskými číslicemi.
Požadavky na pracovní náplň některých kategorií zaměstnanců upravují příslušné resortní právní akty a organizační a administrativní dokumenty. Takže v souladu s dodatkem 2 až dodatkem 12 GSDOU v části „Obecná ustanovení“ popisu práce jsou stanoveny následující:
* úkoly zaměstnance (například pro úředníka - příjem, evidence příchozích a odesílání odchozích dokumentů);
* postup při obsazování pozice, tedy kdo tohoto zaměstnance jmenuje a odvolává;
* profesní požadavky na zaměstnance (úroveň vzdělání, pracovní praxe apod.);
* hlavní dokumenty a materiály, kterými se musí zaměstnanec při své činnosti řídit.
V části popisu práce „Funkce zaměstnance“ jsou definovány:
* předmět nebo oblast práce přidělená zaměstnanci;
* seznam druhů prací, které tvoří výkon přidělených funkcí (např. evidence dokumentů může zahrnovat vyplňování karet, vedení kartotéky, vydávání certifikátů apod.).
V části popisu práce „Povinnosti zaměstnance“ jsou uvedeny vlastnosti činnosti:
* spojené s přípravou dokumentů, přijímáním, zpracováváním a vydáváním informací;
* zahrnující povinné používání určitých forem a metod práce (například pravidelná kontrola tvorby případů ve strukturálních divizích, briefingy atd.);
* vyžadování dodržování lhůt pro realizaci konkrétních akcí;
* týkající se pořadí provádění pokynů;
* ovlivnění etických standardů, které je nutné v týmu dodržovat.
V části popisu práce „Práva zaměstnance“ jsou stanovena práva zaměstnance pro výkon jemu svěřených funkcí a plnění povinností. Sekce „Vztahy“ v popisu práce uvádí podskupiny a zaměstnance, od kterých dodavatel přijímá a kterým předává informace, jejich strukturu a podmínky předávání, kdo se podílí na zpracování určitých dokumentů, s kým jsou dohodnuty atd. .
V části popisu práce „Hodnocení práce“ jsou uvedena kritéria, která umožňují posoudit, do jaké míry zaměstnanec plní své funkce a povinnosti, užívá práva atd.
Závěr
Při zkoumání vědeckého a praktického materiálu na toto téma můžeme vyvodit následující závěry:
V souladu s požadavky Státního systému dokumentační podpory řízení (dále jen DOW) by dokumentační podpora řízení v moderních podnicích měla být prováděna speciální službou - službou Dokumentační podpory řízení (dále jen služba DOW). Taková služba funguje v podniku jako nezávislá strukturální jednotka, v jejímž čele stojí vedoucí služby a je podřízena přímo vedoucímu podniku.
Hlavními úkoly služby předškolního vzdělávacího zařízení jsou:
* zavedení jednotného postupu pro práci s dokumenty v podniku v souladu s GSDOU a dalšími regulačními, metodickými a organizačními a administrativními dokumenty;
* zavedení metodického řízení organizace práce s dokumenty ve strukturálních útvarech podniku;
* Zajištění efektivní kontroly dodržování stanoveného postupu pro práci s dokumenty;
* zlepšení forem a metod práce úředníků podniku s dokumenty.
Dokumentační podpora managementu je činnost zastřešující organizaci dokumentace a řízení dokumentace v procesu realizace funkcí instituce, organizace a podniku.
Dokumentační podporu managementu v organizacích, institucích a podnicích provádí speciální služba, působící jako samostatná strukturální jednotka, podřízená přímo vedoucímu organizace.
Seznam použité literatury:
Předpisy
1. Výnos Státního statistického výboru Ruska ze dne 05.01.2004 č. 1 „O schválení jednotných forem primární účetní dokumentace pro účtování práce a její platby“.
2. GOST R6.30-2003. Jednotné dokumentační systémy. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci. - M.: Nakladatelství norem, 2003.
3. GOST R 51141-98 Kancelářské práce a archivace: Termíny a definice. - M: Nakladatelství norem, 1998.
4. DR-191-98. Sjednocení textů administrativních dokumentů. Metodická doporučení VNIIDAD FAS RF. - M.: VNIKDAD, 1998.
5. O schválení jednotných forem prvotní účetní dokumentace pro účtování práce a její úhradu. Výnos Státního statistického výboru Ruska ze dne 05.01.2004 č. Č.1.
6. Typické pokyny pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech (schválené nařízením Federální archivní služby Ruska ze dne 27. listopadu 2000 č. 68). - M., 2001.
7. Federální zákon „o informacích, informatizaci a ochraně informací“ ze dne 20. února 1995 č. 24-FZ.
Naučná literatura
8. Andreeva V.I. Kancelářská práce. - M.: Intel-Sintez, 2002
9. Belov A.N. Papírování a tok dokumentů: Proc. Příspěvek - M.: Eksmo, 2007
10. Basakov M.I. Kancelářské práce a korespondence v otázkách a odpovědích: Učebnice - Rostov n/D .: Phoenix, 2004
11. Basakov M.I., Zamytskova O.I. Kancelářská práce. - Rostov-on-Do-nu: Phoenix, 2004
12. Vasil'eva L.M., Skvortsova R.E., Shkatova L.A. Správa dokumentů. - Čeljabinsk: Kniha. Nakladatelství, 2000
13. Galachov V.V. Kancelářské práce: Vzorky, dokumenty, organizace a technologie práce. - M.: TK Velby LLC, 2005
14. Demin Yu.M. Kancelářské práce: Příprava servisních dokumentů. - Petrohrad: Petr, 2004
15. Zinovieva N.B. Dokumentace: Vzdělávací a metodická příručka. - M.: PROFIZDAT, 2003
16. Kolesník E.N. ÚVOD do řídící dokumentace. Tutorial. - M.: INFRA-M, 2003
17. Kraiskaya Z.V., Cellini E.V. Archivace: Učebnice pro střední odborná vzdělávací zařízení. - M.: Nakladatelství NORMA, 1996
18. Krylová I.Yu. Dokumentace řídící činnosti: Proc. příspěvek. - Petrohrad: Obchodní tisk, 2004
19. Kuzněcovová T.V. Kancelářské práce: Organizace a technologie podpory správy dokumentů. - M.: Unity-Dana, 2003
20. Kushnarenko N.N. Správa dokumentů. Učebnice. - Kyjev: Znalosti, 2000
21. Lysenko N.A., Serbinovsky B.Yu. Dokumentace manažerské činnosti v podniku: kancelářská práce a korespondence. - Rostov na Donu: březen IT, 2002
22. Ochotnikov A.V., Bulavina E.A. Vedení záznamů a kancelářská práce: Základy správy dokumentů; Druhy, funkce dokumentů; Kancelářské technologie: Učebnice pro univerzity.- M: ICC březen, 2004
23. Rogozhin M.Yu. Příručka kancelářské práce. - Petrohrad: Pmter, 2006
24. Spivák V.A. Kancelářská práce. - Petrohrad, 2003
25. Spivak V.A. Dokumentace řídící činnosti: Kancelářské práce - Petrohrad: Peter, 2005
26. Stenyukov M.V. Kancelářské práce: Poznámky z přednášek. - M.: Předchozí, 2005
aplikace
stůl 1
Příklad výpočtu pro určení celkového stráveného času (TCO)
podle druhu práce na předškolním vzdělávání
Název druhu práce | Objem za rok | Normální hodnota, h | Náklady, člověkohodina | ||||
Zpracování došlých dokumentů | |||||||
Zpracování odchozích dokumentů | |||||||
Kontrola provádění dokumentů | |||||||
Vývoj norem.-met. výhod | |||||||
Tematické provedení. žádosti | |||||||
Kontrola organizace práce na odděleních | |||||||
CELKOVÝ člověkohodin: |
Poznámky.
SZV, s přihlédnutím k času strávenému na organizační a technické údržbě pracovišť a odpočinku personálu, jsou: SZVp \u003d 12 651 x Ku \u003d 13 916 člověkohodin, kde Ku je účetní koeficient s hodnotou 1,1.
Přibližný počet specialistů (s přihlédnutím ke kvalifikačním požadavkům kladeným obsahem práce) na základě hodnoty ukazatele užitečného fondu pracovní doby jednoho zaměstnance (Fpv) bude: SZVp: Fpv \u003d 13916: 2006 \u003d 7 jednotek.
Tabulka 2
Orientační kvalifikace a počet zaměstnanců předškolního vzdělávacího zařízení podniku do 1000 zaměstnanců
Počet štábních jednotek | Poznámka | ||||
Správní skupina - vedení předškolního vzdělávacího zařízení | |||||
Vedoucí služby | Dozorce | ||||
Zástupce vedoucího služby | Dozorce | Nesmí být zadáno | |||
Inspektor provádění příkazu | Specialista | ||||
správce dokumentů | Specialista | ||||
sekretář písařka | Tech. umělec | Nesmí být zadáno | |||
Název profese (odbornost) | Počet štábních jednotek | Poznámka | |||
Skupina technické přípravy a duplikace dokumentů | |||||
Vedoucí týmu | Dozorce | Nesmí být zadáno | |||
Vedoucí písař - PC operátor | Tech. umělec | ||||
Písař - obsluha PC | Tech. umělec | 2-5 nebo více | Záleží na množství práce | ||
kancelářská pracovní skupina | |||||
Vedoucí týmu | Dozorce | Nesmí být zadáno | |||
Umění. úředník | Tech. umělec | ||||
úředník | Tech. umělec | 2-5 nebo více | Záleží na množství práce | ||
Skupina úložiště dokumentů | |||||
Vedoucí týmu | Dozorce | Nesmí být zadáno | |||
Vrchní archivář | Tech. umělec | ||||
Archivář | Tech. umělec | 2-5 nebo více | Záleží na množství práce | ||
Podporující skupina | |||||
Vedoucí týmu | Dozorce | Nesmí být zadáno | |||
Těsnopisec | Tech. umělec | ||||
Přepravní kurýr | Tech. umělec | ||||
Obecně platí, že pro službu DOW | |||||
Dozorce | Specialista | Tech. umělec | |||
12-20 a více |
14.1. Funkční účel, účel, úkoly, organizační struktura a velikost služby podpory řídící dokumentace
V souladu s GSDOU je dokumentační podpora řízení podniku (organizace, instituce) prováděna speciální službou - službou dokumentární podpory managementu (dále jen služba DOW). Funkčním účelem služby DOW je tedy realizace činností pro dokumentární podporu řízení podniku v souladu s účelem podniku a prioritami jeho organizačního rozvoje.
Služba PEI realizuje svou činnost jako samostatný stavební celek. V závislosti na charakteristice organizace a specifikách podniku však mohou být z rozhodnutí vedoucího podniku funkce služby DOW přiděleny jiné strukturální jednotce (oddělení, skupina atd., viz níže) popř. zvlášť oprávněný úředník (správce dokumentů, asistent vedoucího, sekretářka atd.).
Účel činnosti služby DOW je organizace efektivní dokumentární podpory pro řízení podniku. V souladu s tím jsou hlavními úkoly služby DOW:
Při organizaci, implementaci, provozu a zlepšování integrovaného systému dokumentární podpory řízení podniku;
V optimalizaci forem a metod práce s dokumenty na základě jednotné informační politiky a moderních technologií pro zpracování dokumentovaných informací;
Ve správném organizačním a metodickém vedení k dodržování stanoveného postupu pro práci s dokumenty strukturních útvarů a úředníků podniku;
Při efektivní kontrole dodržování stanoveného postupu pro práci s dokumenty strukturálních divizí a úředníků podniku.
O včasném, úplném a kvalitním provedení činnosti PEI bude do značné míry rozhodovat soulad její organizační struktury a síly s obsahem a rozsahem úkolů, které jsou jí uloženy pro dokumentační podporu řízení podniku. V tomto ohledu je vhodné si nejprve ujasnit, jaká je přesně organizační struktura a síla služby PEI.
Organizační struktura předškolní služby- jedná se o soubor útvarů (oddělení, skupiny apod.), které jej tvoří v rámci své působnosti, provádějící vzájemně dohodnuté činnosti na dokumentační podpoře řízení podniku. Organizační struktura služby PEI je tedy charakterizována zaprvé počtem jednotek, které jsou v ní obsaženy, a zadruhé rysy jejich interakce v procesu každodenních činností.
ve svém pořadí, počet členů předškolního vzdělávacího zařízení je celkový počet zaměstnanců. Je přímo závislá na počtu jednotek zahrnutých do služby. Jinými slovy, počet zaměstnanců služby PEI není nic jiného než celkový počet zaměstnanců jejích složek.
Stanovení optimální organizační struktury předškolního vzdělávacího zařízení je zpracována na základě obsahu úkolů přidělených tomuto útvaru pro dokumentační podporu řízení podniku na základě informací o typických organizačních strukturách prezentovaných v GSDOU. Jak vyplývá z aplikace GSDOU, typická organizační struktura služby DOW je určena v závislosti na příslušnosti podniku (organizace, instituce) ke konkrétní funkční skupině a na základě specifik obsahu dokumentační podpory pro řízení příslušné podniky (organizace, instituce).
Takže na ministerstvech a odděleních Ruské federace a v předmětech federace jsou funkce předškolní vzdělávací instituce přiděleny oddělení záležitostí. Správa případů obvykle zahrnuje:
sekretariát [recepce, sekretariát ministra (vedoucí oddělení), sekretariáty náměstků ministrů, sekretariát rady, protokolární kancelář];
Inspekce pod ministrem (vedoucí odboru);
Kancelář (vládní kancelář pro korespondenci, účetní a registrační kancelář, expedice, kancelář pro psaní na stroji, kancelář pro kopírování a kopírování, kancelář dálnopisu atd.);
Oddělení pro práci s písemnými odvoláními;
Oddělení pro zlepšení práce s dokumenty;
Ve státních podnicích (sdruženích), ve výzkumných, projekčních, projekčních organizacích a počítačových střediscích, vysokých školách a dalších podobných institucích jsou funkcemi služby DOW přiděleny oddělení (kancelář) DOW. Struktura oddělení předškolní vzdělávací instituce (kanceláře) zpravidla zahrnuje:
Sekretariát;
Expedice;
Členění pro účetnictví a evidenci dokumentů (administrativní práce);
Psací kancelář;
Pododdělení pro kontrolu provádění dokumentů;
Subdivize pro zlepšení práce s dokumenty;
Rozdělení pro práci s písemnými odvoláními;
Konečně v nestátních strukturách (sdružení, koncerny, akciové společnosti včetně společných podniků, družstva atd.), jakož i v samosprávách a veřejných organizacích jsou funkce předškolního vzdělávacího zařízení svěřeny obecnému oddělení. . Obecné oddělení obvykle zahrnuje:
Sekretariát;
kancelář;
Skupina kontroly provádění dokumentů;
skupina protokolů;
Skupina zlepšení práce s dokumenty;
Skupina pro práci s písemnými odvoláními;
Psací kancelář;
kopírovací a reprodukční kancelář;
V podmínkách malého podniku (organizace, instituce) do 100 zaměstnanců. je účelné pověřit úkolem dokumentační podpory řízení zvlášť pověřeného úředníka. Přibližná organizační struktura služby předškolního vzdělávacího zařízení akciového podniku je na obr. 14.1.
Rýže. 14.1. Přibližná organizační struktura služby předškolního vzdělávacího zařízení akciového podniku
U podniků (organizací, institucí) s více než 100 zaměstnanci je přibližná organizační struktura služby PEI znázorněná na Obr. 14.2.
Rýže. 14.2. Přibližná organizační struktura předškolního vzdělávacího zařízení
podniky s více než 100 zaměstnanci.
Stanovení optimální pevnosti Služby DOW jsou prováděny na základě objemu úkolů přidělených tomuto útvaru, na základě informací o časových normách stanovených pro výkon některých druhů prací na dokumentační podpoře managementu a s přihlédnutím ke kvalifikačním požadavkům na zaměstnance, kteří jsou pověřeni výkon příslušných druhů prací. V souladu s „Časovými standardy pro práci na podpoře dokumentace pro řídící struktury federálních výkonných orgánů“ jsou tedy stanoveny časové standardy pro následující práce:
Dokumentační podpora pro strukturální pododdělení federálních výkonných orgánů;
Sestavování a udržování nomenklatury případů těchto jednotek;
Dokumentace činnosti kolegiálních orgánů;
Automatizace archivního ukládání dokumentů;
Určité typy prací na podpoře dokumentace (včetně evidence, zpracování, evidence, účtování, ukládání a vyhledávání dokumentů);
Referenční a analytické práce na dokumentech.
Pokud jde o kvalifikační požadavky na zaměstnance předškolního vzdělávacího zařízení, jsou obsaženy v „Kvalifikačním adresáři zaměstnaneckých pozic“. Příručka uvádí kvalifikační požadavky na pracovníky služby PEI z řad vedoucích stavebních úseků služby i jejích specialistů a technických pracovníků.
Pro stanovení přibližné velikosti služby PEI je v první řadě nutné sestavit seznam druhů prací prováděných v průběhu kalendářního roku podle jednotlivých jeho strukturních útvarů. Poté byste měli vypočítat množství vykonané práce (pro každý typ a obecně, stejně jako podle kategorie, v závislosti na kvalifikaci pracovníků). Na základě celkového objemu odvedené práce na dokumentární podpoře managementu, na základě ročního normativu pracovní doby jednoho zaměstnance a s přihlédnutím k normami neupravené době strávené (jednorázového charakteru), lze stanovit počet zaměstnanců předškolního vzdělávacího zařízení (celkem a podle kategorií zaměstnanců v závislosti na jejich kvalifikaci).
Pro hlubší a jasnější pochopení postupu stanovení optimální síly služby PEI využijeme informace uvedené v příloze č. 2 k „Časovým standardům pro práci na podpoře dokumentace pro řídící struktury federálních výkonných orgánů“. V souladu s tímto dokumentem se výpočet standardního počtu zaměstnanců provádí podle vzorce
H n \u003d T o / F p,
kde H n - standardní počet zaměstnanců, osob; T o - celkový čas strávený prací na podpoře dokumentace, h; F p - plánovaný roční fond pracovní doby na zaměstnance, h.
Na druhou stranu, hodnota T asi je určeno vzorcem
T asi \u003d T n + T nn,
kde T n - čas strávený prací na podpoře dokumentace, vypočtený na základě norem, h; T nn - čas strávený nestanovený normami (stanovený expertně-hodnotící metodou), h.
Pro výpočet přibližného počtu specialistů kategorie I a II skupiny zpracování dokumentů v rámci oddělení kancelářské práce služby DOW použijeme podmíněné referenční údaje uvedené v tabulce. 14.1.
Tabulka 14.1
Podmíněné referenční údaje pro výpočet přibližného počtu zaměstnanců předškolního vzdělávacího zařízení
|
Typ práce na podpoře dokumentace |
Normální hodnota, h |
Počet operací za rok |
|||
|
Zpracování došlých dokumentů |
Specialista. II kat. |
||||
|
Obsluha příchozích faxů |
Specialista. II kat. |
||||
|
Zpracování příchozích telegramů |
Specialista. II kat. |
||||
|
Zpracování příchozích telefonních zpráv |
Specialista. II kat. |
||||
|
Zpracování odchozích dokumentů |
Specialista. II kat. |
||||
|
Manipulace s odchozími faxy |
Specialista. II kat. |
||||
|
Zpracování odchozích telefonních zpráv |
Specialista. II kat. |
||||
|
Účetnictví dokladů |
Specialista. Já kočka. |
||||
|
Referenční a informační servis |
Specialista. Já kočka. |
||||
|
Vydávání informací na vyžádání |
Specialista. Já kočka. |
||||
Na základě referenčních údajů byl roční rozsah práce: pro specialisty II. kategorie - 14 925 hodin, pro specialisty I. kategorie - 13 975 hodin (celkem 28 900 hodin). Rovněž předpokládáme, že objem nestandardizovaných druhů prací pro specialisty II. kategorie činil (podmíněně) 100 hodin. Poté na základě hodnoty plánovaného ročního fondu pracovní doby (na zaměstnance) 2000 hodin určíme přibližný počet zaměstnanců (specialistů I. a II. kategorie) ve skupině zpracování dokumentů oddělení spisové služby DOE. servis:
T asi \u003d Tn + Tn \u003d 13 975 + 0 \u003d 13 975 (h);
H n \u003d T asi / F n \u003d 13 975: 2000 \u003d 7 (osoby).
T asi \u003d Tn + T nn \u003d 14 925 + 100 \u003d 15 025 (h);
Ch n \u003d T o6 / F n \u003d 15 025: 2000 \u003d 7,5 (lidé).
Pro řádné personální obsazení skupiny zpracování dokumentů oddělení spisové služby služby PEI tak v nadcházejícím kalendářním roce bude zapotřebí sedm specialistů kategorie I a osm specialistů kategorie II, včetně jednoho (0,5) - na kombinované nebo na částečný úvazek (například s dobou trvání pracovního dne rovnající se čtyřem hodinám).
Obdobně je počítán počet zaměstnanců pro všechny ostatní strukturální útvary předškolního vzdělávacího zařízení. Na základě výpočtů jsou generována souhrnná data o síle služby PEI. Informace o přibližném počtu zaměstnanců služby předškolního vzdělávacího zařízení podniku nad 100 zaměstnanců. jsou uvedeny v tabulce. 14.2.
Tabulka 14.2
Informace o přibližném počtu zaměstnanců služby předškolního vzdělávacího zařízení podniku nad 100 zaměstnanců.
|
Strukturální členění |
Celkem, os. |
||||
|
manažerský tým |
Specialisté |
Technickí vykonavatelé |
|||
|
Skupina pro přezkoumání písemných odvolání |
|||||
|
Skupina kontroly provádění |
|||||
|
Expediční skupina |
|||||
|
Skupina zpracování dokumentů |
|||||
|
Skupina podpory protokolových událostí. |
|||||
|
Skupina organizační a metodické podpory |
|||||
|
Skupina provozních skladů |
|||||
|
Skupina úložiště archivu |
|||||
|
Skupina pro přípravu projektu |
|||||
|
Replikační skupina |
|||||
* Včetně vedoucí služby předškolního výchovného ústavu - 1 osoba.
** Vedoucí správního odboru může současně vykonávat funkce zástupce vedoucího služby předškolního výchovného zařízení.
Pro stanovení optimální síly služby PEI lze kromě uvedených dokumentů použít také:
Odvětvové standardy počtu zaměstnanců vypracované na základě standardních meziodvětvových standardů počtu zaměstnanců pro zaměstnance zaměstnané v ekonomických a správních strukturách podniků (organizací, institucí);
Rozšířené časové normy pro práci na předškolních vzdělávacích zařízeních.
Hlavní funkce strukturálního členění předškolního vzdělávacího zařízení
Správní oddělení služba, jak již název napovídá, plní především funkci každodenního řízení (správy) činností služby. Kromě toho útvary oddělení – skupina pro přezkoumání písemných odvolání a skupina pro kontrolu výkonu – plní kontrolní funkci. Skupina pro přezkoumání písemných odvolání zároveň sleduje řádnou organizaci posuzování písemných žádostí, stížností, prohlášení a návrhů obdržených podnikem a skupina pro kontrolu provádění dokumentů dohlíží na řádné vyřizování dokumentů podniku vytvořených v procesu vedení externí a interní obchodní korespondence.
Oddělení podpory sdružuje ve svém složení skupiny pro zajištění protokolárních akcí a skupiny pro organizační a metodické zabezpečení, plní podpůrnou funkci. Oddělení zajišťuje organizační a informační podporu protokolárních akcí za účasti představitelů společnosti (včetně jednání, porad, porad, porad apod.), dále organizační a metodickou podporu činnosti strukturálních útvarů podniku (s přihlédnutím k specifika dokumentování jejich činnosti).
oddělení kancelářských prací, jak již z názvu vyplývá, plní při své činnosti úřednickou funkci, tedy celou řadu záležitostí souvisejících s pohybem podnikových dokumentů. Spediční a kurýrní skupina doručuje do podniku příchozí písemnosti z míst odeslání (např. z pošty) a do destinací doručuje odchozí písemnosti (kromě pošt mohou být i přímými příjemci písemností). Skupina zpracování dokumentů zase přijímá, eviduje, eviduje, vydává a připravuje k odeslání mimo podnik (toto se týká odchozích dokumentů, včetně těch, které mají být vráceny odesílateli).
Oddělení skladování zahrnuje skupiny provozního a archivního úložiště dokumentů a plní funkci úložiště. Současně se v první skupině provádí operativní uložení (do předání dokumentů k trvalému uložení do archivu podniku) a ve druhé skupině, kterou je v podstatě archiv podniku, trvalé uložení se provádí (do předání dokumentů do státního archivu).
hlavní funkce oddělení technického zpracování dokumentů je příprava návrhů a v případě potřeby dalších kopií podepsaných (schválených) dokumentů. Oddělení zahrnuje dvě skupiny - příprava návrhů dokumentů a replikace dokumentů.
14.2. Vznik předškolního vzdělávacího zařízení
Studium normativních právních aktů a organizačních a administrativních dokumentů k problematice dokumentační podpory managementu;
Příprava memoranda odůvodňujícího potřebu vytvořit službu PEI;
Vypracování návrhu organizační struktury předškolního vzdělávacího zařízení;
Vypracování projektu pro sílu služby PEI;
Vypracování návrhu personální tabulky pro službu PEI;
Vypracování návrhu vyhlášky o službě předškolního vzdělávacího zařízení;
Vypracování návrhu návodu na dokumentární podporu managementu;
Vypracování návrhů pokynů pro určité druhy (oblasti) činností;
Vypracování návrhů pracovních náplní pro zaměstnance předškolního vzdělávacího zařízení z vedení týmu;
Vývoj norem pro výkon práce na podpoře dokumentární správy;
Vývoj schématu interakce předškolní vzdělávací instituce s ostatními strukturálními divizemi podniku, jakož i s jinými podniky (organizacemi, institucemi);
Vypracování návrhu nařízení o zřízení služby předškolní vzdělávací instituce (o provedení změn v personálním obsazení podniku) a o jmenování vedení služby předškolní vzdělávací instituce: vedoucí služby a, stanoví-li to personální tabulka služby, jeho zástupce (zástupci).
Pokud v podniku neexistuje služba předškolní vzdělávací instituce (stejně jako jiné strukturální jednotky nebo úředníci vykonávající funkce služby předškolní vzdělávací instituce), její vytvoření je zpravidla přiděleno vedoucímu personálního orgánu podniku. (personální služba, personální oddělení atd.). Přípravu a realizaci nezbytných řídících rozhodnutí a akcí organizuje vedoucí personálního orgánu delegováním potřebných pravomocí (např. přípravou návrhů dokumentů, náborem personálu atd.) na své podřízené a ve spolupráci s ostatními strukturálními útvary a úředníci podniku (například s právní službou nebo právním poradcem, vedoucím odboru práce, účetnictví atd.).
V závislosti na specifikách manažerské situace a udělených pravomocích jedná vedoucí personálního orgánu na základě příslušného příkazu vedoucího podniku nebo na základě iniciativy (poslední se vztahuje pouze na přípravu memoranda s náležité odůvodnění, všechny následné úkony jsou zpravidla stanoveny v usnesení vedoucího podniku na poznámku - odůvodnění).
Studium regulačních právních aktů a organizačních a administrativních dokumentů k problematice dokumentační podpory managementu je povinný v přípravné fázi vzniku služby PEI a dává právně odůvodněný charakter veškeré následné práci. V této souvislosti podotýkáme, že mezi hlavní regulační právní akty a organizační a administrativní dokumenty upravující dokumentační podporu managementu patří:
Státní systém dokumentární podpory managementu;
Státní normy (zejména GOST R 6.30-2003, GOST 51141-98);
Standardní pokyny pro dokumentační podporu řízení (zejména „Typické pokyny pro kancelářskou práci ve spolkových výkonných orgánech“, schválené výnosem Spolkového archivu ze dne 27. listopadu 2000 č. 68);
Pokyny, pravidla, upřesnění, doporučení a další organizační a administrativní dokumenty k některým otázkám a směrnicím PEI vydávané v jejich působnosti federálními, územními, sektorovými, resortními a místními samosprávami, jejichž rozhodnutí jsou pro podnik závazná;
Klasifikátory řídící dokumentace (zejména OKUD OK 011-93);
Standardní seznamy dokumentů generovaných při řídících činnostech podniků (organizací, institucí), s uvedením podmínek jejich uchovávání (zejména seznam schválený Státním statistickým výborem Ruské federace dne 6. října 2000);
Standardní formy dokumentace (zejména formy dokumentace pro účtování práce a mezd, schválené vyhláškou Státního výboru pro statistiku Ruské federace ze dne 5. ledna 2004 č. 1).
Organizačně-metodické a normativně-metodické dokumenty a materiály (zejména "Směrnice pro sjednocení textů řídících dokumentů" DR-191-98, zpracované Všesvazovým výzkumným ústavem spisové služby a archivnictví);
Dokumenty o organizaci práce zaměstnanců (zejména „Hygienická a epidemiologická pravidla a předpisy“ SanPin 2.2.2./2.4.1340-03);
Dokumenty stanovující kvalifikační požadavky na zaměstnance (zejména „Kvalifikační adresář zaměstnaneckých pozic“, schválený vyhláškou Ministerstva práce a sociálního rozvoje Ruské federace ze dne 21. srpna 1998 č. 37).
Studium těchto dokumentů by mělo být provedeno v kontextu příslušných ustanovení místních aktů podniku, včetně:
1) zakládací listina podniku (předpisy o podniku);
2) vnitřní pracovní předpisy podniku;
3) předpisy o personálu podniku;
4) personální obsazení podniku.
Další fází práce je příprava memoranda odůvodňujícího potřebu vytvoření služby předškolního vzdělávacího zařízení a jeho předložení k posouzení vedoucímu podniku. Připomeňme, že memorandum by mělo být chápáno jako krátký oficiální dopis používaný v procesu výměny dokumentovaných informací v interní korespondenci podniku. Funkční účel dokumentu je:
Při objektivním informování vedoucího podniku o stavu záležitosti, na kterou se zpráva vztahuje;
Při předkládání zdůvodnění vzniku služby PEI, jakož i návrhů na postup jejího zřízení v souladu s požadavky regulačních právních aktů a organizačních a administrativních dokumentů k otázkám dokumentární podpory řízení a s přihlédnutím k příslušných ustanovení místních aktů podniku.
Přibližný text memoranda s odůvodněním potřeby zřízení předškolní vzdělávací instituce je uveden v příloze 11.
Příprava návrhu personální tabulkypředškolní služby, tj. dokument, který určuje kvantitativní a kvalitativní složení zaměstnanců podniku (obecně i podle strukturních členění) za kalendářní rok. Funkční účel dokumentu je:
Při stanovení maximálního počtu zaměstnanců (pro podnik a pro strukturální jednotky) na kalendářní rok;
Při dokládání stanovených informací předepsanou formou.
Zpracování návrhu vyhlášky o službě předškolního vzdělávacího zařízení, jak je stanoveno v GSDOU, by mělo být provedeno na základě přibližné situace s přihlédnutím k charakteristikám organizace a specifikům podniku. Vyhláška o službě předškolního vzdělávacího zařízení je dokument, který stanoví systematicky provázaná pravidla v otázkách působnosti tohoto stavebního celku. Funkční účel dokumentu spočívá v obecné organizační a právní úpravě každodenní činnosti služby DOW. Varianta textu směrného předpisu o službě předškolního vzdělávacího zařízení je uvedena v příloze 12.
Vypracování návrhu pokynu k dokumentární podpoře managementu provádí zpravidla na základě „Vzorových pokynů pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech“, s přihlédnutím k příslušným ustanovením dalších právních a organizačních a administrativních dokumentů k problematice předškolních vzdělávacích zařízení, vydaných v jejich působnosti spolkovým, územních, sektorových, resortních a místních samospráv, rozhodnutí, která jsou pro společnost závazná. Při vytváření dokumentu se berou v úvahu rysy organizace a specifika činností podniku.
Pokyny pro předškolní vzdělávací zařízení- jedná se o dokument upravující postup při provádění činností pro dokumentární podporu řízení, jakož i postup při uplatňování (vykonávání) v procesu této činnosti strukturálními útvary a úředníky podniku příslušných ustanovení právních a správních předpisů. regulační právní akty. Jeho funkční účel je:
při zavádění jednotného postupu pro nakládání s podnikovými dokumenty při každodenních činnostech;
Při stanovení jednotného postupu pro dokumentaci řídící činnosti podniku.
Oddíl 1. Obecná ustanovení.
Oddíl 2. Obecné požadavky na přípravu a předkládání návrhů dokumentů.
Oddíl 3. Vlastnosti přípravy obsahu určitých typů dokumentů.
Oddíl 4. Vlastnosti papírování.
Oddíl 5. Organizace toku dokumentů v podniku.
Sekce 6. Vyhledávač dokumentů.
Oddíl 7. Kontrola provádění dokumentů.
Oddíl 8. Organizace operativního ukládání dokumentů.
Oddíl 9. Příprava dokumentů k převodu do archivu.
Oddíl 10. Závěrečná ustanovení.
Rozvoj návrh pokynů pro určité druhy (oblasti) činností služby DOW je zpracována na základě právních a organizačních a administrativních dokumentů upravujících příslušné druhy (směry) činností a zveřejňovaných v rámci své působnosti federálními, územními, sektorovými, resortními a místními samosprávami, jejichž rozhodnutí jsou pro podnik závazná. Stejně jako v případě pokynů pro DOW se při vývoji pokynů pro typ (směr) činnosti služby DOW berou v úvahu vlastnosti organizace a specifika činností podniku.
Pokyn o druhu (směru) činnosti služby PEI je dokumentem upravujícím postup při provádění této činnosti strukturálními útvary a úředníky služby PEI. Funkčním účelem instrukce je stanovit dohodnutý postup pro jednání strukturálních divizí a funkcionářů služby DOW v procesu zavádění určitého druhu (směru) činnosti.
Zpracování návrhu náplní práce zaměstnanců předškolního vzdělávacího zařízení z řad vedoucích pracovníků se provádí na základě „Kvalifikačního adresáře pozic zaměstnanců“. Popis práce- jedná se o dokument upravující činnost konkrétního zaměstnance (kategorie zaměstnanců) a stanovující postup, jak jím (jimi) v procesu této činnosti uplatňovat příslušná ustanovení legislativních, regulačních a právních aktů.
Funkční účel popisu práce je:
V racionálním vymezení služebních a obchodních pravomocí zaměstnanců;
Při stanovení přibližně jednotné pracovní náplně zaměstnanců;
V rozložení práce v závislosti na složitosti jejich provádění a kvalifikaci pracovníků, na které jsou přiděleny.
Ve fázi vzniku služby předškolního vzdělávacího zařízení jsou pro zaměstnance zpracovány návrhy pracovních náplní z řad vedoucích služby - vedoucího služby předškolního vzdělávacího zařízení, a pokud to stanoví návrh personální tabulky, jeho zástupci. Tyto popisy práce posuzuje a schvaluje vedoucí podniku (nebo jeho zástupce pro vedení).
Po ukončení formování služby předškolního vzdělávacího zařízení jeho vedoucí organizuje vypracování návrhů pracovních náplní pro své další zaměstnance (vedoucí stavebních úseků, specialisty a technické pracovníky). Návrhy těchto pokynů posuzuje a schvaluje vedoucí předškolního výchovného zařízení. Vzorové texty náplní práce pro zaměstnance předškolní služby jsou uvedeny v příloze 13.
Vypracování časových norem pro výkon práce na dokumentární podpoře managementu se provádí na základě stávajících norem a norem, jakož i skutečných nákladů na pracovní dobu pro výkon příslušných druhů prací. Pod norma čas je třeba chápat jako doklad, který určuje nezbytně nutnou dobu vynaloženou k výkonu určitého množství práce zaměstnancem odpovídající kvalifikace.
Funkčním účelem norem času pro výkon práce na dokumentační podpoře managementu je:
Při stanovení plánované pracnosti práce na dokumentační podpoře managementu;
Při stanovení potřebného počtu zaměstnanců předškolního vzdělávacího zařízení.
Skutečné náklady na pracovní dobu se zjišťují metodou tzv. technického přídělu na základě výsledků měření během pracovního dne standardní délky (osm hodin). Norma času pro výkon jednotky normalizovaného druhu práce podle DOW se vypočítává podle normy provozní doby (stanovené na základě aktuálních norem času pro výkon příslušných druhů prací popř. na základě výsledků měření) podle vzorce
H vr \u003d N´K,
kde H vr - hodnota normy času, h; H - hodnota standardní doby provozu, h; K-koeficient, zohledňující čas strávený organizačně-technickou údržbou pracoviště, na odpočinek a osobní potřeby zaměstnance (v souladu s „Meziodvětvovými agregovanými časovými normami pro práci na dokumentační podpoře pro řízení“, schválenými vyhl. Ministerstva práce Ruské federace ze dne 25. listopadu 1994 č. 72, koeficient K je roven 1,1).
Normy času pro typy práce na dokumentační podpoře managementu jsou vyvíjeny pod vedením vedoucího služby předškolní vzdělávací instituce, poté je zvažuje a schvaluje vedoucí podniku. Revize časových norem se provádí při změně technologie práce na předškolním vzdělávacím zařízení a také v případě, že Z toho či onoho důvodu dochází po dobu tří a více měsíců k neustálému překračování (přečerpávání) dříve stanovených časových norem pro příslušné druhy prací.
Vývoj interakčního schématu pro službu DOWs ostatními strukturálními útvary podniku, jakož i s jinými podniky (organizacemi, institucemi) se provádí na základě organizační struktury podniku, schématu toku dokumentů podniku a seznamu podniků, organizací a institucí, se kterými si tento podnik vyměňuje zdokumentované informace v rámci své činnosti. Vypracování návrhu dokumentu organizuje vedoucí služby DOW a přezkoumání a schválení projektu obvykle provádí zástupce vedoucího podniku pro řízení.
Pod schéma interakce znamená dokument, na kterém jsou pomocí podmíněných grafických obrázků organizační a informační vztahy služby předškolní vzdělávací instituce se strukturálními divizemi a úředníky podniku, jakož i s jinými podniky, organizacemi a institucemi, které si vyměňují zdokumentované informace s tento podnik je pevný. Jak vyplývá z GSDOU, služba DOW při provádění svých činností v rámci podniku interaguje:
Se všemi strukturálními útvary podniku - v otázkách organizačního a metodického řízení dokumentární podpory řízení, jakož i v procesu vedení interní korespondence o otázkách každodenní činnosti;
S právním servisem podniku - o právních otázkách souvisejících s přípravou dokumentů;
S personální službou - o výběru, školení a rotaci personálu předškolního vzdělávacího zařízení;
Se službou práce a mezd - na rozvoji a realizaci opatření souvisejících s optimalizací organizace práce a motivace personálu předškolního vzdělávacího zařízení;
Se službou administrativní, ekonomické a logistické podpory - k otázkám zajištění administrativní, ekonomické a logistické podpory činnosti služby PEI;
S výpočetním střediskem - na vývoj a implementaci nových informačních technologií s využitím elektronických počítačů, operativní zpracování dokumentovaných informací;
S účetnictvím - v otázkách zajištění bezpečnosti, účtování forem dokumentů s přísnou odpovědností.
Příklad návrhu interakčního schématu služby DOW je na Obr. 14.3.
SCHVALOVAT
Náměstek ředitel managementu
Podpis I. O. Příjmení
Schéma interakce mezi službou předškolní vzdělávací instituce LLC "Service-extra"se strukturálními divizemi a úředníky podniku
Vedoucí služby předškolního vzdělávacího zařízení Podpis I. O. Příjmení
Rýže. 14.3. Příklad návrhu interakčního schématu služby DOW
Mimo podnik služba DOW zpravidla interaguje:
Se službou DOE vyššího řídícího orgánu, ve vztahu ke kterému tento podnik zaujímá podřízené (podřízené) postavení - na organizaci dokumentární podpory řízení v souladu se zákonem, předpisy a organizačními a správními dokumenty;
S výzkumnými organizacemi a institucemi - na zlepšení stylu a metod práce s dokumenty;
S podniky, organizacemi a institucemi, které si s tímto podnikem vyměňují zdokumentované informace - v procesu externí korespondence;
Organizace, podniky a instituce poskytující služby k zajištění výměny dokumentovaných informací (všechny druhy komunikace používané podnikem);
S jednotlivými občany (jednotlivci) - po obdržení písemných žádostí (žádostí, stížností, návrhů a vyjádření) od těchto osob.
Vypracování návrhů nařízení o zřízení předškolního vzdělávacího zařízení(o zavedení změn v personálním obsazení podniku a o jmenování vedení služby DOW) se provádí na základě návrhu změny personální tabulky a prezentace (y) ke jmenování do funkce. Připomeňme, že příkaz je zdokumentované manažerské rozhodnutí vedoucího podniku, které upravuje jednání strukturálních divizí a úředníků ve dvou nebo více záležitostech každodenních činností.
Funkčním účelem příkazu je dát právní moc rozhodnutím vedoucího podniku přijatým v rámci jeho služební a obchodní působnosti o organizaci podniku. Orientační texty příkazů o provedení změn v personálním obsazení a o jmenování vedoucího služby předškolního výchovného ústavu jsou na obr. 14.4 a 14.5.
znak (logo)
JSC "Vůdce"
OBJEDNAT
Pushchino, Moskevská oblast
o vytvoření služby správy dokumentů
V souladu s Programem organizačního rozvoje podniku na rok 2004
OBJEDNÁVÁM:
1. Vytvořit v podniku od 1. ledna 2006 na základě pracovní skupiny office službu podpory dokumentace (služba DOE). Schválit personální tabulku předškolního vzdělávacího zařízení pro rok 2006 (příloha č. 1 tohoto řádu).
2. Zřídit pro rok 2006 následující organizační strukturu služby PEI: administrativní skupina; kancelářská pracovní skupina; skupina technické přípravy dokumentů; skupina pro ukládání dokumentů; podporující skupina.
Stanovit personální obsazení předškolního vzdělávacího zařízení pro rok 2006 v počtu 27 osob.
3. Schválit Služební řád předškolního vzdělávacího zařízení (příloha č. 2 tohoto řádu).
4. Schválit schéma organizační a informační interakce předškolního vzdělávacího zařízení s úředníky a organizačními útvary podniku (příloha č. 3 k tomuto nařízení).
5. Uznat za neplatný příkaz generálního ředitele podniku ze dne 8. listopadu 2002 č. 211 o vytvoření duchovní skupiny.
6. Uložit kontrolu plnění tohoto příkazu náměstkovi generálního ředitele podniku pro řízení
O. E. Arefiev.
odsouhlaseno:
Rýže. 14.4. Příklad příkazu ke změně personální tabulky podniku v souvislosti s vytvořením předškolní vzdělávací instituce
znak (logo)
JSC "Vůdce"
Pushchino, Moskevská oblast
o jmenování P. A. Ivannikova vedoucím předškolního vzdělávacího zařízení
V souvislosti s vytvořením služby podpory dokumentace
management (servisní předškolní vzdělávací zařízení)
OBJEDNÁVÁM:
1. Od 1. ledna 2006 jmenovat vedoucím služby správy dokumentů (služba DOE) Petra Afanasjeviče Ivannikova s tím, že je zproštěn funkce vedoucího pracovní skupiny úřadu.
Stanovte oficiální plat pro P. A. Ivannikova ve výši
9500 rublů.
2. Vedoucí personální služby do 5. ledna 2006 zajistí provedení nezbytných změn v osobním spisu P. A. Ivannikova a další účetní dokumentaci.
3. Schválit pracovní náplň vedoucí služby předškolního výchovného zařízení (příloha č. 1 k této objednávce).
4. Uložit kontrolu plnění tohoto příkazu náměstkovi generálního ředitele podniku pro řízení
O. E. Arefiev.
Generální ředitel Podpis P. A. Dobrynin
odsouhlaseno:
Vedoucí personální služby Podpis R. Yu Yankovskaya
Rýže. 14.5. Příklad příkazu ke jmenování vedoucího služby předškolního vzdělávacího zařízení
Kontrolní otázky a úkoly
1. Jaký je funkční účel služby DOW?
2. Jaké jsou cíle a cíle předškolního vzdělávacího zařízení?
3. Jak je nastavena optimální organizační struktura služby PEI?
4. Jak se určuje optimální síla služby PEI?
5. Jak se určuje přibližná početní síla služby předškolního vzdělávacího zařízení?
6. Jaké jsou hlavní funkce strukturních jednotek předškolního vzdělávacího zařízení?
7. Jaký je obecný postup pro vytvoření předškolního vzdělávacího zařízení?
8. Jaká je struktura pokynu k dokumentární podpoře managementu?
HR oddělení ISS JSC
Kancelářské práce jsou odvětvím činnosti, které zajišťuje dokumentaci a organizaci práce s úředními dokumenty.
Kancelářské práce pokrývají celou škálu prací na tvorbě a vyřizování dokumentů, jejich vyřizování a kontrole termínů, na účtování dokumentů, vytváření případů z vyhotovených dokumentů, ukládání a využívání aktuálních případů a jejich přípravu k archivaci .
V současné době termín „papírování“ častěji zní jako „dokumentární podpora managementu“ (DOE), kterou provádí speciální služba, která působí jako nezávislá strukturální jednotka. Může to být: správa záležitostí, obecný odbor, úřad nebo sekretariát.
Dokumentační podpora řídících činností organizace je nejdůležitější funkcí řízení služeb, na jejímž racionálním uspořádání závisí rychlost a kvalita manažerského rozhodování, efektivnost organizace jako celku a závisí na rozhodnutí managementu. a samotná služba PEI. Úprava zvolené formy práce s dokumenty je pevně stanovena v pokynech pro kancelářskou práci.
Práce personální služby musí být zdokumentována. Příprava, vyřizování dokumentů, práce s nimi a uchovávání jsou upraveny legislativními a regulačními právními akty, jejichž implementace je povinná pro jakoukoli personální službu bez ohledu na její velikost. Kromě toho každý podnik vypracuje místní předpisy upravující práci personálních služeb této organizace. Personální služba každoročně připravuje nomenklaturu případů, jejíž sestavení je také pro personalisty považováno za povinné. Alimova N.A. Skvělá referenční kniha personalisty / N. A. Alimova. - M.: Dashkov i K, 2010. - 534 s.
Regulační a metodický rámec je soubor zákonů, regulačních právních aktů a metodických dokumentů, které upravují technologii tvorby dokumentů, jejich zpracování, uchovávání a používání při běžné činnosti organizace, jakož i činnost spisové služby : její struktura, funkce, personální obsazení, technická podpora a některé další.
Normativní a metodologický základ kancelářské práce je:
1) legislativní akty Ruské federace v oblasti informací a dokumentace;
2) dekrety a příkazy prezidenta Ruské federace, usnesení vlády Ruské federace;
3) normativní právní akty federálních výkonných orgánů upravující právní otázky dokumentární podpory řídících činností;
4) státní normy pro dokumenty;
5) celoruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálních informací;
6) jednotné systémy dokumentace;
7) regulační právní akty, jakož i metodické dokumenty o kancelářské práci, vydávané vedením organizací a podniků.
Regulační a metodický rámec pro kancelářskou práci zahrnuje také legislativní akty ustavujících subjektů Ruské federace a právní akty přijaté výkonnými orgány ustavujících subjektů Ruské federace. Tyto akty by měly být zohledněny při organizování kancelářské práce především zastupitelskými a výkonnými orgány ustavujících subjektů Ruské federace, jakož i organizací a podniků působících na jejich území. http://www.telenir.net/delovaja_literatura/deloproizvodstvo_kompanii/p2.php
Zaměstnanci odpovědní za kancelářskou práci na personálu by měli nejprve znát zákoník práce Ruské federace (dále jen - zákoník práce Ruské federace). Na základě článků zákoníku práce Ruské federace podnik zavádí jednotný postup pro zpracování dokumentů personální služby. Alimova N.A. Skvělá referenční kniha personalisty / N. A. Alimova. - M.: Dashkov i K, 2010. - 534 s.
Zákoník práce Ruské federace ze dne 30. prosince 2001 č. 197-FZ je hlavním legislativním aktem vycházejícím z obecně uznávaných zásad a norem mezinárodního práva a Ústavy Ruské federace, upravuje vztahy v pracovní sféře.
Dělám práce personální kanceláře umožňuje efektivně řešit několik problémů najednou:
Dokumentovat pracovní vztahy, formalizovat personální postupy pro konkrétního zaměstnavatele;
Vybudovat ucelený systém řízení personálu, který splňuje strategické cíle řízení;
Upravte vztah mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Vedení personální evidence umožňuje dosáhnout určité „rovnováhy“ ve vztahu mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci tím, že jasně upravuje jejich práva a povinnosti (např. pracovní náplň upravuje, co přesně má každý zaměstnanec dělat, jeho rozsah práv, povinností, rozsah pracovní činnosti odpovědnost);
Vytvořit organizační a právní základ pracovní činnosti, a to jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele. Personální dokumenty na jedné straně podporují zájmy zaměstnavatele a na straně druhé jej nasměrují k zamezení ignorování požadavků pracovněprávní legislativy. Přítomnost dobře napsaných personálních dokumentů je oboustranně výhodná pro obě strany pracovní smlouvy;
Řešit pracovní spory. Úspěšnost postavení zaměstnavatele v případě konfliktních situací závisí na kvalitě zpracování personálních dokumentů, zejména když personální dokumentace působí jako jeden z písemných důkazů v soudních sporech v pracovněprávních sporech.
V procesu vzniku a navazování pracovněprávních vztahů na personálním oddělení vzniká řada dokumentů pod obecným názvem „personální dokumentace“. Celý komplex těchto dokumentů lze systematizovat podle různých kritérií.
Například podle cílové příslušnosti se rozlišují dvě velké skupiny personálních dokumentů:
1. Doklady o personálním účtování zaměstnanců, které obsahují příkazy k přijetí, převedení na jinou práci, poskytnutí dovolené, výpovědi, osobní karta zaměstnance a další. Hlavní část dokladů o personálu byla zahrnuta do jednotných forem primární účetní dokumentace pro účtování práce a její platby, schválené vyhláškou Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 5. ledna 2004 č. 1 „Ke schválení jednotných forem prvotní účetní dokumentace pro účtování práce a její úhradu.“
2. Druhou skupinu tvoří dokumenty související s prováděním funkcí pro personální řízení a organizaci práce (vnitřní pracovní předpisy, předpisy o stavební jednotce, pracovní náplně, struktura a personální zajištění, personální zajištění). V „Celoruském klasifikátoru řídící dokumentace“ OK 011-93, schváleném vyhláškou Státní normy Ruské federace ze dne 30. prosince 1993 č. 299 (dále jen OKUD), se tyto dokumenty nazývají „dokumentace“. o organizační a regulační úpravě činnosti organizace, podniku.“
Kromě toho vývojáři výše uvedeného klasifikátoru uplatňují další princip pro systematizaci personální dokumentace, konkrétně podle hlavních personálních postupů rozlišují následující typy osobních dokumentů:
1. Náborová dokumentace: žádost o zaměstnání; smlouva o jmenování; Pořadí přijetí do práce; zápis z valné hromady kolektivu práce o přijetí do zaměstnání.
2. Dokumentace k převodu zaměstnání: žádost o převedení na jinou práci; zastupování převedení na jinou práci; příkaz k převedení na jinou práci.
3. Dokumentace pro odchod do důchodu: dopis o odstoupení; příkaz k propuštění; zápis z valné hromady kolektivu práce o propuštění.
4. Nechte dokumentaci: rozvrh prázdnin; opustit aplikaci; objednávka dovolené.
5. Motivační dokumentace: reprezentace propagace; pobídkový příkaz; zápis z valné hromady pracovního kolektivu na povzbuzení.
6. Dokumentace o evidenci disciplinárních sankcí: memorandum o porušování pracovní kázně; vysvětlivka k porušení pracovní kázně; příkaz k uložení disciplinární sankce; zápis z valné hromady kolektivu práce o uložení kázeňského trestu.
Na základě hlavních úkolů řízení lze soubor personálních dokumentů také reprezentovat jako systém, který zahrnuje následující skupiny (subsystémy) dokumentů souvisejících podle jednoty původu a lišících se svým funkčním účelem:
1. Organizační a právní dokumentace:
Vnitřní pracovní předpisy;
personální zajištění;
Předpisy o konstrukční jednotce;
Plán dovolené;
Pracovní instrukce.
2. Osobní dokumentace:
Historie zaměstnání;
Soukromé podnikání;
Osobní karta zaměstnance.
3. Smluvní dokumentace:
Kolektivní smlouva (smlouva);
Zaměstnanecká smlouva.
4. Administrativní dokumentace (personální zakázky).
5. Účetní personální dokumentace:
Účetní formuláře (knihy, časopisy apod.) personální dokumentace;
Dokumentace o účtování pracovní doby a vyúčtování s personálem.
6. Informační a referenční dokumentace.
Složení dokumentů personální služby je ve skutečnosti mnohem širší, zahrnuje korespondenci s jinými organizacemi třetích stran, regulačními organizacemi, výkaznictví, plánovací dokumentaci a také značné množství regulační a referenční dokumentace.
Regulační a referenční dokumentace upravuje jednotnou praxi aplikace právních norem a je právním základem pro činnost personální služby. http://fimir.ru/about/articles/176
V subsystému personálního řízení, stejně jako v systému řízení, má celá organizace implementovány a udržuje tyto jednotné systémy dokumentace:
Plánované (plánované cíle pro personální otázky, aplikace pro mladé odborníky, zakázky, plánované kalkulace na počet, mzdy atd.);
Primární účetnictví (účtování práce a mezd);
Výkaznictví a statistika (podle počtu, salda pracovní doby atd.);
Sociální zabezpečení (důchody, dávky, dávky atd.);
Organizační a administrativní (akty, dopisy, memoranda atd.).
Každá divize služby personálního řízení vyvíjí, zpracovává, zpracovává dokumentaci, která odpovídá jejímu funkčnímu účelu. Personální oddělení tedy bez problémů vede následující personální dokumenty:
Osobní složky zaměstnanců organizace včetně osobního listu, dotazníku, autobiografie, kopie dokladů o vzdělání, doporučení apod.;
osobní karty;
Pracovní knížky, důchodové případy, pracovní smlouvy atd.
Postup při práci s těmito dokumenty upravují zpravidla oborové a rezortní regulační a metodické materiály.
Personální oddělení zpracovávají řadu dokumentů v souladu s výše uvedeným zařazením: návrhy rozkazů v personálních záležitostech (o přijímání a propouštění, překládání, stěhování, ocenění atd.), plán (zprávu) školení a dalšího vzdělávání personálu, potvrzení o stavu pracovní kázně, údaje o fluktuaci zaměstnanců, rozvrh dovolených, návrhy na vytvoření personální rezervy na povýšení, plán počtu zaměstnanců s rozdělením podle oddělení a kategorií, personální obsazení, pracovní výkazy zaměstnanců, žádosti na požadovaný počet specialistů a pracovníků, pracovní smlouvy, harmonogramy certifikace zaměstnanců, doporučení pro zaměstnávání specialistů a pracovníků atd.
Velká část dokumentace je interní součástí organizace. Postup při práci s ním se řídí vnitřními předpisy a předpisy. Zvláštní pozornost je věnována kontrole vyřizování personálních dokumentů, kterou provádí buď vedoucí systému personálního řízení, jeho sekretářka, nebo vedoucí personálních útvarů.
NA účetní doklady pro personál (personál) vztahovat se:
Osobní karta;
Kniha příjmů a výdajů pro účetní formuláře sešitu a příloha v něm;
Kniha účetnictví pro pohyb pracovních knih a příloh v nich;
Plán dovolené;
Další dokumenty.
Osobní karta zaměstnance- hlavní dokument personálního účetního systému, je vydán pro všechny zaměstnance podniku najaté na základě pracovní smlouvy, bez ohledu na to, zda je toto místo výkonu práce hlavní nebo je zaměstnanec zaměstnán na částečný úvazek, je najat na trvalé, dočasné nebo sezónní práce. Provádí se ve všech podnicích, bez ohledu na formu vlastnictví, po celou dobu pracovní činnosti zaměstnance v této organizaci a je uzavřena pouze při propuštění.
V OA "ISS" vyplní pracovník HR oddělení osobní kartu formuláře T-2. Karty formuláře T-2 jsou uloženy v samostatné uzamčené místnosti v oddělení lidských zdrojů.
Osobní karty formuláře T-2 se vyplňují zaměstnancům přijatým na základě příkazu k přijetí. K tomu se používají informace z dokumentů předložených zaměstnancem (v souladu s článkem 65 zákoníku práce Ruské federace): cestovní pas, pracovní kniha, osvědčení o státním důchodovém pojištění, vojenské registrační dokumenty (pro osoby odpovědné za vojenské služby). služba), doklad o vzdělání, jakož i další informace, které o zaměstnanci uvádějí.
Kromě toho jsou vyžadovány informace, které nelze získat z dokumentů. Kontaktní telefon, rodinné složení, data narození příbuzných, úroveň znalosti cizího jazyka – tyto údaje o sobě musí zaměstnanec uvést. Proto je nutné, aby byl zaměstnanec při výdeji osobní karty přítomen (a sám ji nevyplňoval). Osobní karta formuláře T-2 je dokladem přísné odpovědnosti a za její správné provedení je odpovědný personalista.
Osobní karta formuláře T-2 zaměstnance je vyhotovena v počtu 1 kopie. Tento dokument je uchováván po dobu 75 let, odděleně od osobních souborů.
Kniha příjmů a výdajů pro účetní formuláře sešitu a příloha v něm Za účetnictví odpovídá JSC „ISS“. Eviduje všechny operace pro příjem a výdej tiskopisů sešitu a přílohy v něm.
Kniha účtování pohybu pracovních knih a příloh v nich v JSC "ISS" vede pracovník HR oddělení. V této knize jsou evidovány všechny pracovní knihy zaměstnanců, kteří ve Společnosti pracují. Náklady na tiskopis sešitu a přílohu k němu hradí zaměstnanec.
Formuláře sešitů se vydávají osobám odpovědným za vedení sešitů pouze na vyžádání. Odpovědnost za vedení, skladování, účtování a vydávání sešitů a příloh k nim nese zvlášť pověřená osoba určená příkazem zaměstnavatele. Osoba odpovědná za vedení sešitů (personalista) je povinna na konci každého měsíce předložit účetnímu oddělení zprávu o dostupnosti tiskopisů a o částkách přijatých za sešity. V tomto případě musí odpovědná osoba přiložit účtenku pokladny organizace.
Formuláře knihy příjmů a výdajů pro účtování tiskopisů sešitu a vložky v něm, jakož i knihy pro účtování pohybu sešitů a vložek jsou uvedeny v příloze č. 2 a v příloze č. 3 k výnosu Ministerstva práce Ruska ze dne 10. října 2003 č. 69.
Všechny stránky knihy jsou rozděleny do potřebných sloupců, očíslovány, registrační formulář je sešitý (šněrovaný), ověřený podpisem (vedoucího personálního oddělení, zástupce vedoucího podniku pro personál, vedoucího podniku) a zapečetěno. Účetní kniha pohybu pracovních sešitů je ověřena pouze podpisem vedoucího podniku. Alimova N.A. Skvělá referenční kniha personalisty / N. A. Alimova. - M.: Dashkov i K, 2010. - 534 s.
Plán dovolené- dokument, který určuje pořadí, v jakém se dovolená poskytuje zaměstnancům.
V ISS as jsou dovolené poskytovány v souladu s plánem dovolených nezávislých strukturálních divizí společnosti. Harmonogram dovolené schvaluje každoročně zaměstnavatel s přihlédnutím ke stanovisku voleného odborového orgánu společnosti nejpozději dva týdny před začátkem kalendářního roku. Odráží informaci o době rozvržení dovolené pro zaměstnance za kalendářní rok.
Plán dovolené je závazný pro zaměstnavatele i zaměstnance (část 2 článku 123 zákoníku práce Ruské federace).
Pro vyjádření informací o rozdělování roční placené dovolené pro zaměstnance všech strukturálních divizí se používá jednotný formulář č. T-7 (schválený usnesením Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 1. 5. 2004 N 1).
Harmonogram dovolených v samostatných strukturních útvarech společnosti je sestaven pomocí programu ACS FEP.
Podle nařízení „O prázdninách pro zaměstnance ISS JSC“ do 15. listopadu každého roku předávají připravené rozvrhy dovolených nezávislé strukturální jednotky na personální oddělení v počtu dvou kopií. Harmonogram dovolené schvaluje vedoucí personálního oddělení každého roku nejpozději do 14. prosince a první kopie dokumentu je uložena na personálním oddělení. Druhá kopie dohodnutého rozvrhu dovolených je vrácena nezávislé strukturální jednotce.
Je-li v rozvrhu dovoleno naplánováno konkrétní kalendářní datum dovolené, pak nejpozději dva týdny před nástupem na dovolenou je zaměstnavatel povinen upozornit zaměstnance na tuto skutečnost proti podpisu (část 3 § 123 zákoníku práce Ruská federace). Pokud v rozvrhu dovolené není uvedeno konkrétní datum nástupu na dovolenou, má zaměstnanec právo nejpozději patnáct dnů před jejím začátkem sepsat žádost o poskytnutí dovolené v měsíci stanoveném rozvrhem dovolené adresovanou bezprostřední vedoucí nezávislé strukturální jednotky s uvedením konkrétního data začátku dovolené.
V případě změny (odložení) doby roční placené dovolené (jejích samostatných částí) z podnětu zaměstnance nebo z důvodu výrobních potřeb, jakož i v případě odvolání zaměstnance z roční placené dovolené, se tyto změny mění podléhají zavedení do schváleného plánu dovolených.
Vedoucí samostatného stavebního útvaru nese disciplinární odpovědnost za včasnost a správnost rozvrhu dovolených, jeho dodržování, jakož i za jeho případné změny.
NA informační a referenční dokumenty v personální práci vztahovat se:
Pomoc;
Hlášení, poznámky;
Vysvětlivky atd.
Tyto dokumenty jsou určeny buď k přenosu informací od jednoho adresáta k druhému, nebo k zaznamenání jakýchkoli informací. Na základě usnesení vedoucího mohou takové dokumenty sloužit jako podklad pro individuální rozhodování nebo přípravu administrativních dokumentů. Kasyanova G.Yu. - Příručka personalisty - 2. vyd., přepracováno. a doplňkové - M: ABAK, 2009.
Informace a referenční dokumenty v JSC "ISS" jsou vydávány k otázkám stanoveným stanovami podniku a předpisy o jeho strukturálních divizích.
Akt - doklad vyhotovený několika osobami a potvrzující jimi zjištěné skutečnosti nebo události.
Akty se liší svým účelem a obsahem:
Dodávka a přejímka (práce, hmotný majetek, dokumenty);
Průzkumy (stav bezpečnosti, požární bezpečnosti, pracovní podmínky, výsledky výkonu);
Příděly ke zničení (materiální aktiva, dokumenty);
Převody (dokumenty);
Porušení zavedených pravidel;
Vyšetřování nehod, nehod atd.
Akty se vypracovávají společně (nejméně dva navrhovatelé). Akty často vypracovávají speciálně vytvořené komise, jejichž složení je schváleno správním dokumentem vedoucího organizace. Zákon se považuje za přijatý a nabývá účinnosti po podpisu všemi členy komise nebo všemi osobami, které se na jeho přípravě podílely.
Kdo nesouhlasí s obsahem aktu, je povinen jej podepsat s výhradou svého nesouhlasu. Nesouhlasné stanovisko člena komise by mělo být vyhotoveno na samostatném listu a připojeno k aktu. http://www.edou.ru/enc/razdel23
Oddělení lidských zdrojů ISS JSC vypracovává akty na hlavičkovém papíře společnosti s logem společnosti, které obsahují požadované údaje:
Dílna (oddělení), které tvoří akt;
Místo sestavení;
Název (obsah);
Podpisy.
Obvykle HR oddělení s JSC "ISS" ponechává akty v otázkách souvisejících s disciplínou, jako jsou:
Akt o odmítnutí seznámit se s objednávkou;
Akt odmítnutí seznámit se s objednávkou a obdržet kopii aktu;
Odmítnutí poskytnout písemné vysvětlení nepřítomnosti na pracovišti;
Akt provedení vnitřního šetření ve věci ztráty bezpečnostního dokladu - úředního průkazu (plastové karty) pro vstup na území Společnosti.
V Reference jsou popsány nebo potvrzeny různé skutečnosti a události. Reference jsou obvykle dvou typů:
potvrzující určité právní skutečnosti a vydávané zúčastněným stranám.
Reference mohou být interní nebo externí. Interní certifikát podepisuje výkonný umělec a certifikáty vypracované na žádost externích organizací podepisuje vedoucí podniku.
Podle Čl. 62 zákoníku práce Ruské federace je správa povinna vydat zaměstnanci na jeho žádost osvědčení o práci v této organizaci s uvedením specializace, kvalifikace, pozice, pracovní doby a mzdy. Kasyanova G.Yu. - Příručka personalisty - 2. vyd., přepracováno. a doplňkové - M: ABAK, 2009.
Nejčastěji tyto certifikáty vydává oddělení lidských zdrojů ISS JSC. Certifikát se vydává na listu A4.
Povinné referenční údaje:
Název organizace (pro interní - název strukturální jednotky);
Název typu dokumentu;
datum a registrační číslo;
Místo kompilace (pro externí odkaz);
Destinace;
Název (obsah);
Podpis;
memorandum- dokument adresovaný vedoucímu vyšší organizace, vedoucímu odboru nebo organizace a uvádějící případnou záležitost se závěry a návrhy zpracovatele.
poznámka- poznámka o výkonu jakékoli práce zaslaná úředníkem jinému úředníkovi. http://www.edou.ru/enc/razdel23
Memorandum je druh memoranda.
Zprávy a poznámky společnosti JSC "ISS" jsou vytištěny na zavedených formulářích s logem podniku a podrobnostmi o podniku.
Při vytváření poznámky na dvou nebo více stránkách se druhá a další stránky očíslují uprostřed horního okraje listu.
Text zprávy nebo memoranda by se měl zpravidla týkat jednoho problému nebo několika problémů, pokud spolu souvisí a budou posuzovány v jedné strukturální jednotce adresátové organizace.
Vysvětlující dopis - dokument vypracovaný k vysvětlení určitých ustanovení o provedené práci (projekt, vývoj, zpráva).
Vysvětlující poznámky jsou dvou typů:
V poznámkách prvního typu vysvětlují obsah jednotlivých ustanovení hlavního dokumentu;
V poznámkách druhého typu zaměstnanci podniku píší o důvodech svého jednání nebo komentují jakékoli události.
Vysvětlivky se zpracovávají obdobně jako memorandum (pouze neobsahují závěry a návrhy) a jsou podepsány zpracovatelem s uvedením polohy a dekódování podpisu. Kasyanova G.Yu. - Příručka personalisty - 2. vyd., přepracováno. a doplňkové - M: ABAK, 2009.
Vzhledem k tomu, že JSC "ISS" je citlivý podnik, kde se používá automatizovaný systém sledování času, nejčastějším důvodem, proč personální oddělení JSC "ISS" sepisuje memorandum, je spáchání disciplinárního přestupku.
Pro psaní vysvětlivky neexistují žádná zvláštní pravidla, zaměstnanec ji může napsat ručně nebo ji napsat na počítači v jakékoli podobě. Musí uvést skutečnost, která sloužila jako důvod sepsání memoranda, a důvody, které by tuto situaci mohly vysvětlit.
Oddělení lidských zdrojů JSC "ISS" hraje důležitou roli v podniku, protože musí vytvořit obrovské množství různých dokumentů, které jsou nezbytné pro organizaci práce Společnosti.
Můžeme tedy konstatovat, že veškerá dokumentace, kterou personální oddělení vyvíjí a používá, by se měla nazývat normativní a metodická podpora systému personálního řízení.
Regulační a metodická podpora vytváří podmínky pro efektivní proces přípravy, přijímání a realizace rozhodnutí v otázkách personálního řízení. Spočívá v organizaci tvorby a aplikace metodických dokumentů a také v udržování regulační ekonomiky v systému personálního řízení.
Odpovědnost za zajištění systému personálního řízení regulačními a metodickými dokumenty nesou příslušné útvary řídícího aparátu organizace (oddělení normalizace, oddělení organizace řízení, právní oddělení).
Na základě standardních dokumentů s přihlédnutím k charakteristikám organizace vypracovávají pracovníci služby personálního řízení dokumenty pro interní potřebu. Důležitým organizačním a administrativním dokumentem jsou tedy vnitřní pracovní předpisy, které upravují rozvrh práce v organizaci. V souladu se zákoníkem práce Ruské federace je pracovník povinen vykonávat jemu přidělenou práci v souladu s vnitřními pracovními předpisy.
Nejdůležitějším organizačním dokumentem je kolektivní smlouva, vypracovaná za přímé účasti útvarů služby personálního řízení (odbor lidských zdrojů, odbor organizace práce a mezd, právní oddělení).
Kolektivní souhlas- jedná se o dohodu uzavřenou kolektivem pracovníků se správou o úpravě jejich vztahu v procesu výroby a hospodářské činnosti na dobu jednoho až tří let.
Postup a podmínky pro uzavírání kolektivní smlouvy stanoví zákon Ruské federace „O kolektivních smlouvách a smlouvách“ ze dne 11. března 1992 č. 2490-1 ve znění federálního zákona č. 176-FZ ze dne 24. prosince 1995 . Část II Vydání Moskevské zákony a kodexy Ruské federace 2011-2014, Zákoník práce Ruské federace, kapitola 7 Čl. 49, čl. 50, čl. 51.
Mezi dokumenty organizační, metodické a metodické povahy patří ty, které upravují výkon funkcí personálního řízení. To zahrnuje: nařízení o vytvoření personální zálohy v organizaci; postoj k organizaci adaptace pracovníků; doporučení k organizaci náboru a výběru personálu; pozice na urovnání vztahů v týmu; platová pozice; poučení o dodržování bezpečnostních předpisů apod. Vypracování těchto dokumentů provádějí pracovníci příslušných částí systému personálního řízení.
Vypracovat tyto a další dokumenty, jakož i vykonávat řadu funkcí personálního řízení, jako je regulační dokument, jako je Adresář kvalifikací pro pozice manažerů, specialistů a dalších zaměstnanců, schválený Ministerstvem práce Ruské federace v roce 1998 (ve znění pozdějších předpisů z roku 2007). Navrženo k regulaci organizace práce těchto kategorií pracovníků, k zajištění racionálního výběru, umístění a využití personálu, ke stanovení mezd pro pracovníky v závislosti na úrovni jejich kvalifikace. Adresář obsahuje kvalifikační charakteristiky pozic, z nichž každá má následující sekce:
Pracovní povinnosti;
Musíš vědět;
Kvalifikační požadavky.
K charakterizaci pracovních pozic, hodnocení práce, přidělování kvalifikačních kategorií pracovníkům, vypracování školicích a pokročilých vzdělávacích programů pro pracovníky se používá regulační dokument, jako je Jednotný sazebník a kvalifikační referenční kniha prací a povolání pracovníků (ETKS). Tarifní a kvalifikační charakteristiky profesí pracovníků jsou dány kategorií a skládají se z oddílů:
- "Charakteristika práce" - seznam pracovních dovedností, které musí pracovník mít, aby získal kategorii odpovídající vykonávané práci;
- "Musí být schopen" - minimum speciálních znalostí a dovedností vyžadovaných pro práci v této kategorii;
- "Příklady práce" - seznam nejtypičtějších prací pro tuto profesi a tuto tarifní kategorii Kibanov A.Ya. - Personální řízení organizace. Učebnice. - 4. vyd. - M: INFRA-M, 2010..
Závěr: DOL je tedy pod regulací legislativních předpisů, které stanoví obecné požadavky na dokumentaci činnosti organizace, jakož i práci s těmito dokumenty, správnost jejich vedení a vyplňování. Zohlednění vedení osobního spisu každého zaměstnance s pořizováním poznámek do osobního spisu a sešitu.
Vystavování objednávek a administrativních dokumentů přísně v souladu se standardizovanými formuláři (např. formuláře T atd.) a ustanoveními o kancelářské práci a personálním řízení, specifikovaných v legislativě as přihlédnutím k interní administrativní dokumentaci podniku.
JSC "ISS" je citlivý podnik, kde je využíván systém automatizovaného účtování pracovní doby zohledňující zásady systematizace personální dokumentace o hlavních personálních postupech.
Úvod
Management Documentation Support Service (DOE) její účel, úkoly, struktura a složení
6 Úkoly a funkce předškolního vzdělávacího zařízení
Regulace činnosti služby dokumentační podpory managementu
Struktura a počet zaměstnanců služby podpory řídící dokumentace
1 Struktura služby DOW
3.2 Počet členů služby podpory řídící dokumentace
Závěr
Aplikace
kvalifikace pro správu dokumentů v kanceláři
Úvod
Celý proces řízení je prostoupen informacemi, které jsou podkladem pro rozhodování a je postaven na operativní práci s dokumenty, ve kterých jsou evidovány. Proto je dnes informační a dokumentační podpora managementu (kancelářské práce) jakékoli firmy, instituce, organizace, podniku považována za nejdůležitější servisní funkci managementu. Od jeho racionálního uspořádání závisí rychlost a optimálnost výběru řešení, jeho předání zhotoviteli, včasná kontrola realizace a v konečném důsledku dosažení ekonomického efektu v činnosti firmy, organizace, podniku.
Vzhledem k tomu, že kancelářská práce má své specifické úkoly, musí ji vykonávat nezávislá, organizačně samostatná služba - strukturální jednotka: management, oddělení, oddělení, sektor, skupina atd. Dnes má tato služba různé názvy: správa případů, oddělení informační a dokumentační podpory, řízení kancelářské práce, oddělení správy dokumentů, obecné oddělení, kancelář, sekretariát atd.
Hlavními úkoly takové služby jsou formulace a údržba informační a dokumentační podpory pro řídící činnosti organizace na úrovni moderních požadavků. Služba dokumentační správy kancelářských prací je zpravidla pověřena organizací jednotného integrovaného systému kancelářské práce (informační a dokumentační podpora řízení) v organizaci, jednotným postupem pro práci s dokumenty, počínaje jejich vytvořením (nebo příjmem) a končící archivací (nebo zničením).
Toho je dosaženo vytvořením vhodného balíčku organizačních, regulačních a metodických dokumentů.
Otázky spojené s organizací služby předškolních vzdělávacích institucí jsou velmi aktuální.
Cílem práce v kurzu je zohlednit všechny aspekty organizace služby předškolního vzdělávacího zařízení v podniku, identifikovat aktuální problémy, které vznikají v průběhu práce služby předškolního vzdělávacího zařízení, jakož i určit velikost služby předškolního vzdělávacího zařízení.
Cíle práce v kurzu v souvislosti s tímto cílem jsou:
Prostudovat právní rámec pro organizaci služby;
Prostudovat regulaci činnosti služby DOW;
Odhalit rysy struktury a síly předškolní vzdělávací instituce.
Úvod odhaluje relevanci, účel, cíle, odhaluje teoretický i praktický význam práce.
První kapitola pojednává o organizaci služby dokumentační podpory, jejím účelu a úkolech.
Druhá kapitola je věnována regulaci činnosti služby DOW.
Ve třetí kapitole konkrétní příklady ukazují vlastnosti stanovení struktury a velikosti služby PEI.
V závěru jsou shrnuty výsledky, tvoří se konečné závěry k probíranému tématu.
Analýza pramenů a literatury
1. Služba dokumentační podpory managementu (DOE) její účel, úkoly, struktura a složení
1 Forma organizace kancelářské práce
Existují tři typy obchodních organizací:
centralizovaný;
decentralizované;
smíšený.
Na centralizovaná formaorganizace kancelářské práce, veškeré technické operace pro zpracování dokumentů jsou soustředěny do jednoho konstrukčního celku (servis DOW) a tvůrčí práce s dokumenty probíhá v ostatních konstrukčních celcích. Mezi výhody centralizované formy organizace kancelářské práce patří možnost vytvoření jediné databáze pro všechny dokumenty přijaté organizací a vytvořené v ní, což umožňuje zvýšit efektivitu vyhledávání dokumentů a tím optimalizovat referenční práci na dokumenty. Centralizovanou formu organizace práce v kanceláři je vhodné použít, pokud má organizace lineárně funkční organizační strukturu.
decentralizované formulářOrganizace kancelářské práce zahrnuje vytvoření nezávislé služby kancelářské práce v každé strukturální jednotce. Je vhodné jej použít s divizním typem organizační struktury nebo v podmínkách územní nejednotnosti strukturních členění organizace.
smíšená formaorganizace kancelářské práce zahrnuje výkon některých kancelářských operací (příjem, evidence, kontrola, reprodukce dokumentů) ve službách předškolního vzdělávacího zařízení, jiné (tvorba a vyřizování dokumentů, jejich systemizace, tvorba pouzder a ukládání) ve strukturálních divize. Je třeba poznamenat, že při smíšené formě organizace kancelářské práce lze stejnou technologickou operaci, například evidenci příchozích a odchozích dokumentů, provádět jak ve službě DOE, tak ve strukturálních divizích, v závislosti na kategorii dokumentů.
2 Výběr názvu služby DOW
V současné době neexistují žádné regulační dokumenty ani metodické dokumenty, kterými by se měly řídit při volbě názvu služby PEI a určování její struktury, takže organizace mají právo rozhodovat o těchto otázkách samy. Je však třeba vzít v úvahu několik faktorů:
charakter činnosti organizace, její struktura (počet divizí, počet řídících aparátů a celkový počet zaměstnanců);
objem toku dokumentů organizace;
přítomnost podřízeného systému (podřízené organizace, pobočky, oddělení, zastupitelské úřady) a povaha vztahu mezi nimi a ústřední vládou.
Když už mluvíme o názvu služby podpory řídicí dokumentace, je třeba poznamenat, že dnes může mít služba DOW různé názvy, například: správa případů, oddělení kancelářské práce, oddělení podpory řídicí dokumentace, obecné oddělení, kancelář, sekretariát atd. Zároveň můžeme říci, že konkrétní název služby DOW nemá zásadní význam, nicméně při jeho výběru je žádoucí vzít v úvahu následující faktory:
-struktura jednotky (má nebo nemá vnitřní strukturu, pokud ano, je složitá nebo ne);
-požadavky na jméno (je žádoucí, aby jméno bylo jednoduché, snadno zapamatovatelné a vyslovitelné);
-stávající obchodní tradice.
Například v systému správy státní dokumentace se doporučuje používat následující názvy:
· na ministerstvech a odborech - správa, která zpravidla zahrnuje:
-sekretariát (recepce, sekretariát ministra, sekretariáty náměstků ministrů, sekretariát kolegia, protokolární kancelář);
-inspekce pod ministrem (vedoucí odboru);
-úřad (úřad pro vládní korespondenci, úřad pro účetnictví a evidenci, úřad pro expedici, kopírování a reprodukci atd.);
-oddělení dopisů (stížností);
-oddělení zdokonalování práce s dokumenty a zavádění technických prostředků;
-centrální archiv;
· ve státních podnicích (sdruženích), ve výzkumných, projekčních, projekčních organizacích a počítačových centrech, vysokých školách a dalších organizacích - oddělení podpory dokumentace pro management nebo kancelář, která zpravidla zahrnuje:
-divize pro účetnictví a evidenci, kontrolu, zdokonalování práce s doklady a zavádění technických prostředků, projednávání dopisů (reklamací);
Sekretariát;
Expedice;
Archiv. 2
Těm organizacím, které kategoricky nechtějí používat staré názvy služby DOW (správa případů, generální oddělení, kancelář), však můžeme nabídnout možnosti pojmenování, které odrážejí moderní trendy ve vývoji podpory správy dokumentace, například: služba (oddělení) správy dokumentů (dokumentů), zlepšovací oddělení práce s dokumenty a implementace technických prostředků.
V malých organizacích nemusí služba podpory řídící dokumentace jako samostatná strukturální jednotka existovat. Práci s dokumenty v tomto případě provádí tajemník vedoucího (inspektor) nebo jiná speciálně určená osoba.
3 Organizační struktura předškolního vzdělávacího zařízení
Ve velkých podnicích jsou funkční skupiny přidělovány jako součást služby DOW a každému zaměstnanci jsou přiděleny určité odpovědnosti. Služba DOE může zahrnovat sekretariát, expedici, skupinu (úřad, oddělení) kontroly, skupinu dopisů (úřad pro stížnosti, oddělení veřejných apelů), kancelář pro psaní na stroji, kancelář pro kopírování a rozmnožování a archiv.
Ve středních podnicích vykonávají funkce služby DOW jednotliví specialisté v pracovních oblastech.
V malých podnicích se služba DOW skládá ze 2-3 lidí.
V mnoha organizacích není služba DOW samostatnou jednotkou, ale je součástí administrativní a ekonomické služby, personálního managementu nebo účetních služeb. Organizace práce s dokumenty je však zcela samostatný druh činnosti, který nemá nic společného s ekonomickou podporou ani účetnictvím. Vzhledem k tomu, že služba DOW skutečně spravuje dokumentaci a dokumentační toky celé organizace, měla by být nezávislou jednotkou, i když s malým počtem zaměstnanců (může to být 2–3 osoby), podřízená přímo vedoucímu organizace nebo některému z zástupce vedoucího, který dohlíží na informace a dokumentaci. To je zásadně důležité i proto, že služba DOW přímo spolupracuje s managementem, řeší problematiku kontroly dokumentů, kontroluje jejich vyřizování, na pokyn managementu provádí referenční práce na dokumentech a další pokyny managementu.
4 Stanovení úředního složení a personálního obsazení předškolního vzdělávacího zařízení
Při určování oficiálního složení zaměstnanců je třeba se řídit celoruským klasifikátorem profesí pracovníků, pozic zaměstnanců a mzdových stupňů (OKPDTR) a Kvalifikační příručkou pro pozice manažerů, specialistů a ostatních zaměstnanců (schvaluje Výnos Ministerstva práce Ruska ze dne 21. srpna 1998 č. 37).
K určení počtu zaměstnanců předškolní vzdělávací instituce se používají normativní dokumenty o práci a organizaci práce. Přidělování práce kancelářských pracovníků, včetně výpočtu jejich personální úrovně, se provádí na základě následujících dokumentů:
Meziodvětvově rozšířené normy času pro práci na dokumentární podpoře managementu. M., 1995.
Časové normy pro práci na zlepšení dokumentační podpory pro management ministerstev, ministerstev, podniků a organizací. M, 1992.
Časové limity prací na automatizované archivní technice a dokumentační podpora pro řídící orgány. M., 1993.
Časové normy pro práci na dokumentární podpoře administrativních struktur federálních výkonných orgánů. M., 2002.
Stanovení velikosti jednotky zpravidla není v kompetenci samotné služby PEI - tuto práci provádějí odbory práce a mezd nebo ekonomické jednotky, ale v případě potřeby mohou takové výpočty provádět i zaměstnanci Služba PEI. Výše uvedené normativní dokumenty o práci obsahují metodické pokyny k aplikaci těchto dokumentů v praxi.
5 Kvalifikace služby PEI
Stanovení kvalifikačního složení služby PEI vychází z celkových potřeb podniku v druzích prací na PEI, při jejichž realizaci se předpokládá, že zaměstnanci mají odpovídající kvalifikaci. Kvalifikační požadavky pro hlavní kategorie zaměstnanců předškolní služby jsou uvedeny v příloze 2 této příručky.
Konečné výsledky výpočtů jsou po důkladné kontrole spolehlivosti brány jako základ pro přípravu návrhů dokumentů, které určují kvalifikaci a sílu služby PEI (nejdůležitější z nich je personální tabulka, viz níže). Přibližná kvalifikace a síla služby předškolního vzdělávacího zařízení podniku do 1000 zaměstnanců je uvedena v příloze 2.
1.6 Úkol a funkce služby DOW
Mezi hlavní úkoly služby DOE patří:
-zdokonalování forem a metod práce s dokumenty;
-zajištění jednotného postupu při dokumentaci, organizaci práce s dokumenty; budování systémů vyhledávání informací, kontrola provádění a příprava podkladů pro předání do archivu v souladu s platnými předpisy;
-snížení papírování;
-sjednocení forem dokumentů;
-vývoj a implementace regulačních a metodických dokumentů pro zlepšení dokumentační podpory managementu v organizaci, jejích strukturních útvarech;
-zavádění nejnovějších informačních technologií při práci s dokumenty.
Mezi typické funkce služby DOW patří různé druhy prací, které lze rozdělit na technologické, organizační, metodické, kontrolní.
Mezi technologické vlastnosti patří:
-realizace prvotního (přeposílání) zpracování příchozích dokumentů;
-evidence příchozích, odchozích a interních dokumentů;
-provádění informačních a referenčních prací na dokumentech organizace;
-strojopisná výroba dokumentů (psaní na počítači);
-kopírování, replikace a provozní reprodukce dokumentů;
-Vývoj a návrh formulářů dokumentů;
-příprava podkladů k odeslání.
Mezi organizační funkce služby DOE patří:
-příprava na hlášení pro správu došlých dokumentů;
-organizace včasného posouzení dokumentů vedením organizace;
-regulace vyřizování dokumentů, průchod a vyřizování dokumentů včas;
-organizování ukládání dokumentů ve strukturálních divizích;
-organizace práce archivu v souladu s pravidly, pokyny a metodickými doporučeními Spolkového archivu;
-pokročilé školení zaměstnanců evidenční služby a archivu;
-organizace pracovišť pro zaměstnance duchovní služby včetně automatizovaných pracovišť (AWP), pracovní podmínky pro zaměstnance duchovní služby;
-organizace práce úřadu na žádost občanů;
-rozvoj (spolu s příslušnými strukturálními útvary organizace) opatření ke zlepšení forem a metod práce s dokumenty.
Ovládací funkce zahrnují:
-kontrola správného provedení dokumentů předložených k podpisu vedení (tj. odchozích a interních dokumentů);
-kontrola lhůt pro vyhotovení dokumentů;
-kontrola správnosti registrace a vytvoření ve strukturálních odděleních organizace případů, které mají být archivovány;
-organizace kontroly práce s dokumenty ve stavebních divizích;
-shrnutí informací o průběhu a výsledcích vyřizování dokumentů, systematické informování vedení o těchto otázkách;
-zajištění uchovávání spisů a operativního využití listinných informací.
Mezi metodické funkce prováděné službou DOW patří:
-vývoj nomenklatury záležitostí organizace, pokynů pro kancelářskou práci, listů formulářů dokumentů a dalších místních regulačních dokumentů, které upravují systém kancelářské práce organizace;
-zkoumání vědecké a praktické hodnoty dokumentů;
-pořádání porad a poradenství v otázkách souvisejících s působností duchovní služby.
Účelem činnosti služby DOW je organizovat efektivní dokumentární podporu pro řízení aktivit podniku. V souladu s tím jsou hlavními úkoly služby DOW:
v organizaci, zavádění, provozu, zlepšování integrovaného systému dokumentární podpory řízení podniku;
v optimalizaci forem a metod práce s dokumenty na základě jednotné informační politiky a moderních technologií pro zpracování dokumentovaných informací;
v řádném organizačním a metodickém vedení k dodržování stanoveného postupu pro práci s dokumenty strukturálních útvarů a úředníků podniku:
v efektivní kontrole dodržování stanoveného postupu pro práci s dokumenty strukturálních útvarů a úředníků podniku.
2. Regulace činnosti služby správy dokumentů
Služba správy dokumentů (DOE) a její zaměstnanci vykonávají svou činnost na základě následujících organizačních a právních dokumentů:
· ustanovení o konstrukční jednotce;
· popis práce;
· obchodní pokyny.
Regulační rámec pro tvorbu předpisů o službě dokumentační podpory managementu a náplní práce jeho zaměstnanců je velmi omezený. V souladu s tím můžete v procesu tvorby předpisu o službě předškolního vzdělávacího zařízení využít Státní systém správy dokumentace.
Hlavním regulačním dokumentem pro rozvoj popisů pracovních míst je Kvalifikační adresář pro pozice vedoucích, specialistů a ostatních zaměstnanců, schválený vyhláškou Ministerstva práce a sociálního rozvoje Ruské federace ze dne 21. srpna 1998 č. 37, která obsahuje kvalifikační charakteristiky pozic.
Kvalifikační charakteristika každé pozice má tři části:
V části „Pracovní povinnosti“ jsou stanoveny hlavní pracovní funkce, které mohou být zcela nebo zčásti svěřeny zaměstnanci zastávajícímu tuto pozici s přihlédnutím k technologické homogenitě a provázanosti práce, umožňující optimální specializaci zaměstnanců. Tyto funkce jsou převedeny do druhé části popisu práce se stejným názvem „Pracovní povinnosti“.
Sekce „Musí znát“ obsahuje základní požadavky na zaměstnance s ohledem na speciální znalosti, dále znalost legislativních a regulačních právních aktů, předpisů, návodů a dalších návodných materiálů, metod a prostředků, které musí zaměstnanec uplatňovat při výkonu pracovní povinnosti. Tyto požadavky jsou přeneseny do první části popisu práce „Obecná ustanovení“.
V části „Kvalifikační požadavky“ je definována úroveň odborné přípravy zaměstnance nezbytná k plnění předepsaných pracovních povinností a požadavky na pracovní praxi. Úrovně požadovaného odborného vzdělání jsou uvedeny v souladu se zákonem Ruské federace „o vzdělávání“. Tyto požadavky jsou přeneseny do první části popisu práce „Obecná ustanovení“.
Při tvorbě správných pokynů je třeba vzít v úvahu, že vzhledem k tomu, že kvalifikační charakteristiky uvedené v Adresáři kvalifikací pro pozice manažerů, specialistů a ostatních zaměstnanců platí pro zaměstnance organizací, podniků, institucí a organizací bez ohledu na jejich oborovou příslušnost a resortní podřízenosti, představují pro jednotlivé pracovní pozice to nejcharakterističtější. Při vypracovávání náplní práce je proto dovoleno objasnit seznam prací, které jsou charakteristické pro odpovídající pozici v konkrétních organizačních a technických podmínkách, a jsou stanoveny požadavky na nezbytné speciální školení zaměstnanců.
Pro pozice zaměstnanců služby PEI poskytuje Adresář následující kvalifikační charakteristiky. (Příloha 1).
K funkci je možné přidat titul „senior“ za předpokladu, že zaměstnanec spolu s plněním povinností vyplývajících z vykonávané funkce řídí jemu podřízené exekutory. Označení v názvu „vedoucí“ vzniká tehdy, jsou-li zaměstnanci přiděleny funkce vedoucího a odpovědného vykonavatele v některé z oblastí činnosti organizace nebo odpovědnost za koordinaci a metodické vedení skupin vystupujících.
1 Pokyny pro dokumentační podporu managementu
Při přípravě textu pokynu o dokumentární podpoře managementu se také doporučuje vycházet z odpovídajících standardních dokumentů, např. z Pokynu pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech.
(Schváleno nařízením spolkového archivu ze dne 27. listopadu 2000 č. 68.)
Zároveň by měla být v nezbytném rozsahu zohledněna příslušná ustanovení dalších dokumentů upravujících některé oblasti DOE. Kromě GSDOU jsou to zejména GOST R6.30-2003. Na jejich základě je sestaven text pokynu k dokumentární podpoře řízení podniku (organizace, instituce).
2 Pokyny pro druhy (oblasti) činností služby PEI
Poučení o druhu činnosti - regulační dokument, který stanoví postup při provádění jakékoli činnosti (postup při uplatňování ustanovení jiných regulačních právních aktů při provádění takové činnosti) úředníky (strukturálními útvary) podniků (organizací, instituce). Obecný postup a pravidla pro vydávání pokynů pro daný druh činnosti jsou definovány v odstavci 4.2 Standardních pokynů pro kancelářskou práci.
Pokyn pro druh činnosti podepisuje vedoucí příslušné organizační jednotky odpovědné za vypracování dokumentu a schvaluje vedoucí podniku. Schválení dokumentu musí být provedeno formou schvalovacího razítka nebo vydáním správního dokladu o jejich schválení.
Pokyny pro typ činnosti by měly být vypracovány na obecném hlavičkovém papíře podniku. Text dokumentu by měl být uveden v souladu s požadavky směrnic VNIIDAD FAS RF Guidelines (1998) as přihlédnutím ke specifikům typu činnosti podniku (strukturální jednotky), upravené příslušným pokynem.
Hlavní text pokynu k činnosti je obvykle rozdělen do kapitol, odstavců a pododstavců. Kapitoly dokumentu by měly mít názvy a být číslovány římskými číslicemi.
3 Pokyny pro organizaci pracovních míst pro personál předškolního vzdělávacího zařízení
Pokyny pro organizování pracovních míst - regulační dokument, který stanoví postup při organizování pracovních míst pro personál strukturální jednotky podniku (personál určité kvalifikace nebo kategorie odborných pozic). Při přípravě takových pokynů je třeba se řídit výše uvedenými požadavky, kterými se řídí postup přípravy pokynů, a také ustanoveními dokumentů, které stanoví konkrétní požadavky na organizaci pracovních míst v konkrétní oblasti činnosti.
Pokyn podepisuje vedoucí příslušné strukturální jednotky odpovědné za vypracování dokumentu a schvaluje vedoucí podniku.
Schválení dokumentu musí být provedeno formou schvalovacího razítka nebo vydáním správního dokladu o jeho schválení.
Pokyn musí být vypracován na obecném hlavičkovém papíře podniku. Text dokumentu by měl být uveden v souladu s požadavky směrnic VNIIDAD FAS RF Guidelines (1998) as přihlédnutím ke specifikům typu činnosti podniku (strukturální jednotky), upravené příslušným pokynem.
Číslování odstavců a pododstavců dokumentu by mělo být provedeno arabskými číslicemi.
4 Plánovací a reportovací dokumenty pro službu PEI
Zajištění plánování a výkaznictví, jakož i včasné a správné vypracování příslušných dokumentů - plánů, zpráv - je jednou z hlavních povinností vedoucího podnikové předškolní vzdělávací instituce. V obecném případě je pracovní plán dokument, který definuje skladbu a obsah hlavních činností (úkolů), jejichž prováděním je zaměstnanec (strukturní jednotka, podnik jím vedený), načasování, místa a osoby odpovědné za jejich realizaci v určitém časovém období (během dne, týdne, měsíce, čtvrtletí atd.)“.
Výchozí údaje pro plánování činnosti služby DOW na nadcházející kalendářní rok jsou:
ukazatele finančního a ekonomického rozvoje podniku za plánované období;
hlavní výsledky činnosti předškolního vzdělávacího zařízení za uplynulé období;
cíle a záměry služby PEI, vyplývající z obsahu příslušných částí dokumentů dlouhodobého a střednědobého plánování (včetně podnikatelských záměrů, programů organizačního rozvoje podniku apod.).
Na základě ukazatelů plánu práce předškolního výchovného zařízení jsou upřesněny a v konečné podobě schváleny plány práce strukturních útvarů předškolní služby.
Individuální plánování práce zaměstnanců služby předškolního výchovného zařízení se uskutečňuje na základě plánů příslušných stavebních útvarů as přihlédnutím k pokynům jejich přímých nadřízených. Hlavním dokumentem pro plánování individuální práce zaměstnance je osobní plán práce.
Zpráva je dokument v rozšířené podobě odrážející konečné výsledky zpracování (systemizace, výpočet a sesouhlasení) a analýzy statistických dat charakterizujících výkon jakéhokoli druhu práce (jakékoli činnosti) za dlouhé časové období (měsíc, čtvrtletí popř. více). Hlášení o činnosti služby PEI se provádí způsobem stanoveným ustanoveními příslušných regulačních, metodických a organizačních a administrativních dokumentů, jakož i pokyny vedoucího podniku.
Formy plánovacích a výkaznických dokumentů o činnosti služby PEI schvaluje vedoucí podniku na základě odpovídajícího podání vedoucího služby PEI. Příklad plánu práce vedoucí služby předškolního výchovného ústavu je uveden na CD a příklad zprávy o práci s písemnými žádostmi občanů je v příloze č. 6 této příručky.
5 Dokumenty ke zlepšení činnosti služby PEI
Zvláštní skupinu v organizační a administrativní dokumentaci služby DOE tvoří dokumenty o zkvalitňování její činnosti. Zkvalitňování činnosti služby PEI zahrnuje systematickou realizaci souboru opatření směřujících k dosažení vyšších výkonnostních ukazatelů pro všechny strukturální jednotky (pracovní oblasti) v rámci služby PEI i služby jako celku. Obsah činností je stanoven v závislosti na směru, do kterého se soustředí řídící úsilí vedení služby PEI. V praxi je však konání takových akcí nejčastěji spojeno se zaváděním do každodenní činnosti služby nových regulačních a metodických (organizačních a administrativních) dokumentů k některým otázkám dokumentární podpory řízení.
Jak bylo uvedeno, implementace souboru opatření ke zlepšení činnosti služby PEI by měla být systematická. Za tímto účelem vedení služby vypracuje návrh plánu (v případě potřeby ve spolupráci s dalšími úředníky (strukturálními divizemi) podniku). Takový plán může zahrnovat činnosti související s:
vypracování nových (objasnění stávajících) regulačních a metodických (organizačních a administrativních) dokumentů podniku k problematice předškolního vzdělávání;
změny ve stávajícím pracovním postupu podniku s přihlédnutím k novým požadavkům na jeho organizaci;
školení personálu služby předškolního vzdělávacího zařízení a v případě potřeby dalších úředníků podniku přijatých k práci s řídící dokumentací;
zajištění příslušné dokumentace pro strukturální divize podniku.
Realizace opatření stanovených plánem je promítnuta do zákona. Šablony akčního plánu pro zlepšení činnosti předškolního vzdělávacího zařízení podniku a příslušného zákona jsou uvedeny na CD přiloženém ke knize.
6 Popis práce pro servisní personál PEI
„Pokyn práce je regulační dokument, který upravuje činnost konkrétního úředníka (kategorie zaměstnanců - management, specialisté, výkonní umělci atd.) podniku (organizace, instituce) a stanoví postup při uplatňování ustanovení jiných regulačních právních aktů Obecný postup a pravidla pro formalizaci úředních pokynů se řídí odstavcem 4.2 Vzorových pokynů úřadu.
Pracovní náplň musí být podepsána osobou odpovědnou za její vývoj a schválena vedoucím podniku - formou schvalovacího razítka nebo vydáním administrativního schvalovacího dokumentu. Nadpis k textu pracovní náplně je formulován v dativu, např.: „Pokyn vedoucímu metrologovi“.
Text pokynu je vytištěn na obecném hlavičkovém papíře podniku a je uveden ve třetí osobě jednotného nebo množného čísla. Text pokynu lze členit na kapitoly, odstavce a pododstavce. Kapitoly by měly mít názvy a být číslovány římskými číslicemi. Odstavce a pododstavce jsou číslovány arabskými číslicemi.
Požadavky na pracovní náplň některých kategorií zaměstnanců upravují příslušné resortní právní akty a organizační a administrativní dokumenty. Takže v souladu s dodatkem 2 až dodatkem 12 GSDOU část popisu práce „Obecná ustanovení“ stanoví:
úkoly zaměstnance (například pro úředníka - příjem, evidence příchozích a odesílání odchozích dokumentů);
postup při obsazování pozice, tedy kdo tohoto zaměstnance jmenuje a odvolává;
profesní požadavky a zaměstnance (úroveň vzdělání, pracovní zkušenosti atd.);
hlavní dokumenty a materiály, kterými se musí zaměstnanec při své činnosti řídit.
V části popisu práce „Funkce zaměstnance“ jsou definovány:
referenční předmět nebo oblast práce přidělená zaměstnanci;
seznam druhů prací, které tvoří výkon svěřených funkcí (např. evidence dokumentů může zahrnovat vyplňování karet, vedení kartotéky, vydávání certifikátů apod.).
V části popisu práce „Povinnosti zaměstnance“ jsou uvedeny vlastnosti činnosti:
související s přípravou dokumentů, příjmem, zpracováním a výdejem informací;
zahrnující povinné používání určitých forem a metod práce (například pravidelná kontrola tvorby případů ve strukturálních divizích, briefingy atd.);
vyžadovat dodržování lhůt pro provádění konkrétních akcí;
týkající se pořadí provádění příkazů;
týkající se etických norem, které je nutné v týmu dodržovat.
V části popisu práce „Práva zaměstnance“ jsou stanovena práva zaměstnance pro výkon jemu svěřených funkcí a plnění povinností. V části „Vztahy“ v popisu práce jsou uvedena oddělení a zaměstnanci, od kterých dodavatel přijímá a kterým předává informace, jejich struktura a podmínky předávání, kdo se podílí na zpracování určitých dokumentů, s kým jsou dohodnuty atd. .
V části popisu práce "Hodnocení práce" jsou uvedena kritéria, která umožňují posoudit, do jaké míry zaměstnanec plní své funkce a povinnosti, využívá práva atd.
3. Struktura a počet členů služby podpory řídící dokumentace
1 Struktura služby DOW
Důležitou otázkou při nastavování kancelářské práce v organizaci je stanovení struktury služby podpory řídící dokumentace, její oficiální a početní složení.
Struktura služby správy dokumentů závisí na objemu workflow a také na technologii práce s dokumenty a může být reprezentována následujícími strukturálními jednotkami:
Sekretariát;
-expedice (v expedici lze vyčlenit skupiny pro zpracování příchozí a odchozí korespondence, důvěrných dokumentů, kurýrní skupina atd.);
-pododdělení (oddělení, skupina) pro evidenci a účtování dokladů;
-pododdělení (oddělení, skupina) ke kontrole vyřizování dokumentů;
-pododdělení (oddělení, skupina) pro práci s výzvami občanů;
-pododdělení (oddělení, skupina) pro výrobu dokumentů (bývalá strojní kancelář);
-oddělení zlepšení kancelářské práce;
-kopírovací a reprodukční kancelář;
-skupina protokolů;
-redakční tým;
Recepce;
Archiv.
Ve velké organizaci s velkým objemem pracovních postupů mohou být součástí služby správy dokumentů všechna výše uvedená oddělení.
V menších organizacích s ne tak velkým workflow je možné sloučit více funkcí do jednoho celku nebo místo strukturních celků vykonávají odpovídající práci jednotliví zaměstnanci, v malé firmě většinou dělá veškerou práci jedna sekretářka.
Způsob stanovení organizační struktury spisové služby (DOE) v závislosti na objemu práce byl formulován v Jednotném státním systému spisové služby (Hlavní archivní správa při Radě ministrů SSSR, 1974). Podle této metody jsou všechny organizace, instituce, podniky v závislosti na objemu oběhu dokumentů rozděleny do čtyř kategorií:
Pokud je tedy podle výše uvedené klasifikace objem toku dokumentů instituce více než 10 tisíc dokumentů ročně, je pro efektivní organizaci práce s dokumenty nutné vytvořit službu správy dokumentů jako samostatnou jednotku.
I přesto, že tento způsob stanovení organizační struktury služby PEI byl navržen již před více než 30 lety, obecně je použitelný i dnes. Takže například Bobyleva M.P. ve své knize „Efektivní workflow: od tradičního k elektronickému“ nabízí následující vývoj organizační struktury služby DOE v závislosti na objemu workflow (zobrazeno v tabulce 1).
Tabulka 1 Vývoj organizační struktury služby PEI v závislosti na objemu workflow
Objem oběhu dokumentů, tisíc dokumentů ročně Organizační formy služby DOU méně než 10 obvykle jeden nebo dva tajemníci vedoucího organizace od 10 do 25 služba je organizačně formalizována; je vyžadována skupina pracovníků s rozdělením odpovědných za určité oblasti práce (specializace zaměstnanců) od 25 do 50 je vytvořena divize, která zahrnuje několik oblastí práce (zpracování a evidence dokumentů, kontrola vyřizování, archivace atd.) .) který organizačně formalizoval všechny hlavní oblasti práce; zvyšuje se míra specializace práce zaměstnanců, neboť se vyčleňuje samostatná oblast (jeden nebo více specialistů), podniková regulace a zkvalitňování předškolního vzdělávacího zařízení, a to i na základě automatizace nad 100, využívání automatizovaných systémů
2 Počet členů služby správy dokumentů
Počet a rozsah pozic kancelářských pracovníků závisí především na přidělených funkcích, množství práce vykonávané tímto útvarem a použité technologii (úroveň automatizace a mechanizace práce s dokumenty).
V době rozvoje Jednotné státní evidence na konci 60. let 20. století navrhl Výzkumný ústav práce metodiku výpočtu počtu evidenčních pracovníků na základě objemu oběhu dokumentů a celkového počtu zaměstnanců institucí. Vzorec vypadal docela jednoduše:
populace= 0,00016 x D0,98 x R 0.1
Jednoduchost výpočtu tohoto vzorce vedla k jeho opakovanému opakování ve vzdělávacích a referenčních příručkách pro kancelářskou práci. Byl však určen pro ministerstva a státní výbory a vycházel z technologie strojopisných dokumentů s vícenásobným přetiskem textů při přípravě dokumentu a nízkého stupně mechanizace manažerské práce, která v těchto letech existovala. Výpočet podle tohoto vzorce dá výrazně nadhodnocené kvantitativní složení duchovní služby, které neodpovídá novým technologiím a zvýšené produktivitě práce v oblasti managementu. Dnes je tento vzorec zajímavý pouze pro historii kancelářské práce.
Realističtější výpočet počtu kancelářského personálu se provádí na základě složitosti typů vykonávané práce podle vzorce vyvinutého Ústředním úřadem pro pracovní normy a aplikovaného ve všech sbírkách časových norem pro kancelářskou práci, včetně poslední one - "Časové standardy pro práci na strukturách řízení dokumentární podpory ve federálních výkonných orgánech", schválené vyhláškou Ministerstva práce a sociálního rozvoje Ruské federace ze dne 26. března 2002 č. 23.
Způsob výpočtu v nich je stejný. Pro výpočet potřebného počtu personálu se pracnost každého typu normalizované a nestandardizované práce stanovuje samostatně. Pro typizované typy prací jsou časové normy již vypočteny a uvedeny v uvedených sbírkách. Pro každý typ práce je standardní doba určena vzorcem
H vr = H × NA,
Kde H vr
K je koeficient, který zohledňuje náklady na organizační a technickou údržbu pracoviště, odpočinek, přestávky v tělesné kultuře a osobní potřeby, % provozní doby.
Podle výsledků analýzy map, fotografií a fotografií pracovní doby se K bere jako 1,1
Poté se určí roční pracovní náročnost normalizované práce (T) v hodinách s přihlédnutím ke každému typu práce vykonávané podle vzorce:
T n = H vr × PROTI já,
Kde H vr - čas strávený výkonem konkrétního standardního druhu práce, h;
PROTI i - objem konkrétního druhu práce vykonané za rok.
Roční pracnost nestandardizované práce v hodinách je stanovena metodou odborných posouzení s přihlédnutím k objemu vykonané práce podle vzorce:
T nn = H ne × PROTI j,
Kde H nnj - složitost nestandardizované práce určitého typu,
PROTI j - roční objem nestandardizovaných druhů prací.
Celková roční náročnost standardizovaných i nestandardizovaných operací se vypočítá podle vzorce:
T Ó = T n + T nn
Znáte-li celkovou roční náročnost práce vykonávané duchovní službou, vypočítejte, kolik pracovníků je zapotřebí k výkonu této práce podle vzorce:
Kde F n - užitečný fond pracovní doby zaměstnance za rok.
Příklady, jak vypočítat počet kancelářských pracovníků, lze převzít ze stejných sbírek časových norem Ústředního úřadu pro pracovní normy.
Příklady výpočtu počtu kancelářských pracovníků (tradiční technologie)
Při výpočtu počtu zaměstnanců se vychází z plánované pracnosti vykonávaných prací v průběhu roku.
č. p / p Druh vykonávané práce Standardní počet Jednotka objemu práce Množství práce za rok Normativní doba na jednotku objemu práce, os. -h. Množství času stráveného os. - část 1 Sestavení a vedení číselníku záležitostí organizace 3.1.1.2200 pozic 2002302302 Zpracování přijatých dokumentů 3.1.2.110 dokumentů 144000.781123.23 Zpracování odeslaných dokumentů 3.1.2.210 3.1.2.210 kontrola 2 dokumentů 3.81 0 dokumentů 1500.7010, 513 Přenos souboru do archivu organizace ze strukturálních jednotek 3.1.5.710 případů1003.20 3.20Celkem7377.4 T n - pracovní náročnost práce, vypočtená podle časových norem uvedených ve sbírce, s přihlédnutím ke koeficientu K \u003d 1,1, s přihlédnutím k času strávenému na organizační a technické údržbě pracoviště, odpočinku (včetně přestávek v tělesné kultuře a osobní potřeby) -8115,1 člověkohodin.
T nn - pracnost práce nezajištěné sběrem - 114,2 člověkohodin. (určují odborníci).
F n - užitečný fond pracovní doby jednoho zaměstnance ročně, hodin (předpokládá se v průměru 1910 hodin).
Uveďme ještě jeden příklad výpočtu počtu zaměstnanců duchovní služby, uvedeného v Mezisektorových agregovaných časových normách pro práci na dokumentární podpoře managementu:
Výpočet počtu zaměstnanců předškolního výchovného zařízení (úřadu) byl proveden na základě skutečné pracnosti vykonávané práce v uplynulém roce.
T n - pracovní náročnost práce, vypočtená podle časových norem uvedených ve sbírce, s přihlédnutím ke koeficientu K \u003d 1,1, s přihlédnutím k času strávenému na organizační a technické údržbě pracoviště, odpočinku (včetně přestávek v tělesné kultuře a osobní potřeby) - 11698,5 člověkohodin.
T nn - náročnost práce nezajištěná ve sbírce - 98,8 osob. -h. (určují odborníci).
F n - Užitečný fond pracovní doby jednoho zaměstnance za rok, hodiny, (předpokládá se v průměru roven 2006 hodinám).
A nakonec si vezměme příklady uvedené v nejnovějších časových normách z roku 2002.
Výpočet standardního počtu zaměstnanců dokumentační služby, poskytující soubor úkolů "Účetnictví a evidence dokumentů"
Název práce Měrná jednotka Roční objem práceČasová sazba, h.. Tabulka č. Normativní náročnost práce, část 1. Vedení kontrolního souboru Jedna RKK 108600, 151816292. Zápis do účetní knihy odeslaných dokladů Jeden zápis 60000,04402403. Inventarizace došlých dokumentů Jedna inventura 1200,234027,6 4. Kompletace evidence Jedna evidence 37330,1940709,275. Zpracování telegramu Jeden telegram 6500.113471.56. Distribuce dokumentůJeden adresát60000.02321697. Evidence došlých písemností kolegiálního orgánu 2 l.48000,0316728. Evidence interních objednávek 2 l.1200.08164.89. Účtování zakázek kolegiálního orgánu Jeden doklad 1200,07158,410. Vyúčtování rozhodnutí (usnesení) kolegiálního orgánu Jeden dokument 1201151211. Účtování telegramů kolegiálního orgánu Jeden telegram 1500.05157.512. Účtování zpráv kolegiálního orgánu Jedna zpráva 60 0,481528,813. Účtování o inventarizaci dokladů kolegiálního orgánu Jedna inventura 4200,121550,414. Zaúčtování notifikačních dopisů kolegiálního orgánu Jeden dopis12600.05156315. Účtování rozhodnutí kolegiálního orgánu Jeden doklad 1200,08159,6Celkem: 3002,87
Evidenční karta (RKK) - evidenční a kontrolní karta, která má speciálně navrženou formu pro evidenci a slouží k evidenci a kontrole došlých dokumentů, maximálně 1500 znaků.
L - list (l.) - měrná jednotka objemu strojopisného textu na listu papíru o rozměru 210x297 mm (formát A4) tištěný jednostranně, na kterém je umístěno 38 - 41 řádků (2450 znaků) po 1,5 intervaly s počtem 60 - 64 tištěných znaků na řádek (v automatizovaných podmínkách - 2 KB).
T n - časové náklady vypočtené podle časových norem - 3002,87 hodin.
F n - norma pracovní doby na zaměstnance za rok - se podmíněně rovná 2000 hodinám.
T nn - 438,9 - časové náklady neupravené normami, které jsou jednorázového charakteru (určuje znalec);
T o = 3002,87+ 438,9 = 3441,77 hodin
Příklad výpočtu 2
Výpočet počtu klíčových pracovníků pracovníků dokumentační služby
Název práce Měrná jednotka Roční objem práce Norma času, číslo dílu tabulky Normativní pracnost 1. Automatizované účtování objemu toku dokumentů instituce 100 dokumentů 200000,153202. Automatizovaná evidence došlých dokumentů 10 dokumentů 250000, 405410003. Automatizované účtování počtu došlých dokladů 100 dokladů 65000,05523,254. Automatizované řízení provádění příchozích dokumentů 10 dokumentů50000,756350------10. Automatizované účtování počtu odeslaných interních dokumentů100 dokumentů150000,04516Celkem:10545
T n - časové náklady kalkulované podle časových norem - 10545 hodin.
T nn - časové náklady neupravené normami, které jsou jednorázového charakteru - 1096,8 hodin (určeno odborníky);
F n - normy pracovní doby jednoho zaměstnance za rok, hodin - je podmíněně bráno na 2000 hodin.
Jak je vidět z výše uvedených příkladů, metodika se počítá stejně, ale časové normy přebíráte z kolekce, kterou používáte, a nestandardizované druhy prací si spočítáte sami odbornými posudky.
Kromě zaměstnanců přímo zařazených do řad zaměstnanců evidenční služby může mít každá strukturální jednotka sekretářku, která na oddělení vykonává kancelářskou práci. V případě nepřítomnosti takového vedoucího útvaru musí určit jednoho ze zaměstnanců útvaru odpovědného za vedení evidence.
Celkový počet zaměstnanců zapojených do duchovní služby v organizaci tedy bude součtem běžného počtu zaměstnanců duchovní služby a všech zaměstnanců ostatních útvarů, kteří jsou pověřeni duchovními funkcemi.
Závěr
Zkoumáním materiálu k tématu práce v kurzu lze vyvodit následující závěry:
V souladu s požadavky Státní soustavy předškolních vzdělávacích zařízení by měla být dokumentační podpora managementu v moderních podnicích prováděna speciální službou - službou podpory dokumentárního managementu (servis předškolních vzdělávacích institucí). Taková služba funguje v podniku jako nezávislá strukturální jednotka v čele s vedoucím služby a podřízená přímo vedoucímu podniku.
Hlavní úkoly služby DOE jsou:
zavedení jednotného postupu pro práci s dokumenty v podniku v souladu s GSDOU a dalšími regulačními, metodickými a organizačními a administrativními dokumenty;
implementace metodického řízení organizace práce s dokumenty ve strukturálních útvarech podniku;
zajištění účinné kontroly dodržování stanoveného postupu pro práci s dokumenty;
zlepšení forem a metod práce úředníků podniku s dokumenty.
Dokumentační podpora managementu - činnost zastřešující organizaci dokumentace a řízení dokumentace v procesu realizace funkcí instituce, organizace a podniku.
Pro dosažení ekonomického efektu je důležitá především kvalita informací, která je dána jejich kvantitou, efektivitou a mírou složitosti. Pokud podnik nemá jasnou práci s dokumenty, pak se v důsledku toho řízení zhoršuje, protože závisí na kvalitě a spolehlivosti, efektivitě přijímání a předávání informací, správném nastavení referenční a informační služby a přesná organizace vyhledávání, ukládání a používání dokumentů.
Seznam použitých zdrojů a literatury
Prameny
GOST R 51141-98 Kancelářské práce a archivace: Termíny a definice. - M: Nakladatelství norem, 1998.
DR-191-98. Sjednocení textů administrativních dokumentů. Pokyny pro VNIIDAD FAS RF. - M.: VNIKDAD, 1998.
Standardní pokyny pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech (schválené nařízením Federální archivní služby Ruska ze dne 27. listopadu 2000 č. 68). - M., 2001.
Státní systém dokumentační podpory řízení. Základní ustanovení. Obecné požadavky na dokumenty a služby podpory dokumentace. Schváleno Kolegium hlavního archivu SSSR dne 27.4.1988.
Literatura
Belov A.N. Papírování a tok dokumentů: Proc. Příspěvek - M.: Eksmo, 2007
Basakov M.I. Kancelářské práce a korespondence v otázkách a odpovědích: Učebnice - Rostov n/D .: Phoenix, 2004
Galachov V.V. Kancelářské práce: Vzorky, dokumenty, organizace a technologie práce. - M.: OOO "TK Velby", 2005
Demin Yu.M. Kancelářské práce: Příprava kancelářských dokumentů. - Petrohrad: Petr, 2004
Krylová I.Yu. Dokumentace řídící činnosti: Proc. příspěvek. - Petrohrad: Obchodní tisk, 2004
Kuzněcovová T.V. Kancelářské práce: Organizace a technologie podpory správy dokumentů. - M.: Unity-Dana, 2003
Kuzněcovová T.V. Papírování: Učebnice / T.A. Býková, L.M. Vjalová, L.V. Sankin; Pod součtem vyd. prof. TELEVIZE. Kuzněcovová. - 2. vyd., přepracováno. a doplňkové - M.: MTsFER, 2006.
Rogozhin M.Yu. Příručka kancelářské práce. - Petrohrad: Pmter, 2006
Spivak V.A. Dokumentace řídící činnosti: Kancelářské práce - Petrohrad: Peter, 2005
Stenyukov M.V. Kancelářské práce: Poznámky z přednášek. - M.: Předchozí, 2005
Yankova V.F. Jak organizovat podnikání. - M.: MTsFER, 2004.
Kvalifikační seznam pozic vedoucích, specialistů a ostatních zaměstnanců, schválený výnosem Ministerstva práce Ruské federace ze dne 21. srpna 1998 č. 37. - Obecná ustanovení.
Příloha 1
Kvalifikační charakteristiky pozic zaměstnanců služby správy dokumentů
Kategorie zaměstnance podle povahy práce Název pozice Kvalifikační charakteristika vedoucí pozice vedoucí archivu povinnosti: · vede práci na organizaci a údržbě archivů v podniku, instituci, organizaci; · zajišťuje stanoveným postupem příjem, evidenci, systematizaci, uchovávání a používání dokumentů; · dohlíží na práce na sestavování referenčního aparátu, který usnadňuje účtování a používání archiválií; · poskytuje metodickou pomoc při vyhledávání potřebných dokumentů; · instruuje zaměstnance strukturálních útvarů o postupu při zakládání, přípravě a předávání spisů do archivu; · kontroluje včasnost příjmu dokumentů ukončených kancelářskou prací v archivu; · zajišťuje práce na zkoumání hodnoty archiválií, tvorbu dokumentů k trvalému a dočasnému uložení; · dohlíží na práce při sestavování soupisů případů pro předání dokumentů do státního archivu, vypracovávání zákonů o skartaci dokumentů, kterým uplynula doba uložení; · vykonává kontrolu nad stavem dokumentů, včasností jejich restaurování, dodržováním podmínek v prostorách archivu, nezbytných k zajištění bezpečnosti dokumentů; · organizuje práce na evidenci toku dokumentů a počtu případů, vydává archiválie na základě údajů dostupných v archivních dokumentech; · připraví požadovaný report; · podílí se na tvorbě předpisů a pokynů pro evidenci a organizaci archivů. musíš vědět: · usnesení, příkazy, příkazy, jiné řídící a regulační dokumenty vyšších a jiných orgánů týkající se práce archivů; · · postup při zpracování dokumentů vstupujících do archivu a aktuální systém jejich třídění; · · základy organizace výroby, práce a řízení; · pracovní legislativa; · · · střední odborné vzdělání a praxe v kancelářské práci minimálně 2 roky. · organizuje práci úřadu; · zajišťuje včasné zpracování příchozí a odchozí korespondence, její doručení na místo určení; · kontroluje lhůty pro vyhotovení dokumentů a jejich správné provedení; · organizuje práce na evidenci, účtování, ukládání a předávání do příslušných strukturních útvarů dokumentů běžné kancelářské práce (včetně zakázek a příkazů vedení), na zakládání případů a jejich ukládání; · vypracovává pokyny pro vedení evidence v podniku, instituci, organizaci a organizuje jejich realizaci; · přijímá opatření k zajištění zaměstnanců evidenční služby potřebnými instruktážními a referenčními materiály, dále inventářem, vybavením, vybavením kanceláří, technickými prostředky řídící práce; · provádí metodické řízení organizace kancelářské práce na divizích, kontrolu správného zakládání, ukládání a včasného předávání spisů do archivu, vyhotovování potvrzení o dodržování lhůt pro vyřízení dokumentů; · zajišťuje tisk a reprodukci kancelářských dokumentů; · podílí se na přípravě porad svolaných vedením a organizuje jejich údržbu, evidenci cestovních dokladů, evidenci zaměstnanců přijíždějících na pracovní cestu; · dohlíží na kancelářské pracovníky. musíš vědět: · · Jednotný státní systém kancelářské práce; · · struktura podniku, instituce, organizace; · · schémata pracovních postupů; · postup při sestavování číselníku případů, soupisů případů trvalého a dočasného uložení, zavedené hlášení; · načasování a postup předkládání případů do archivu; · systémy pro organizaci kontroly provádění dokumentů; · kancelářské vybavení a další technické prostředky manažerské práce; · základy ekonomiky, organizace výroby, práce a managementu; · pracovní legislativa; · vnitřní pracovní předpisy; · pravidla a předpisy na ochranu práce. kvalifikační požadavky: · střední odborné vzdělání bez předložení požadavků na praxi nebo základní odborné vzdělání a praxe v oboru alespoň 3 roky. · zajišťuje včasné a kvalitní provádění kopírovacích a rozmnožovacích prací včetně mikrofilmování technické dokumentace pro všechny strukturální útvary podniku, instituce, organizace; · organizuje přejímku technické a servisní dokumentace pro kopírování, reprodukci, účtování příjmu materiálů z oddělení; · určuje spotřebu materiálů a výdej hotových výrobků zákazníkům; · sestavuje harmonogramy provádění kopírovacích a rozmnožovacích prací; · rozděluje práci mezi účinkující v souladu s jejich odborností a kvalifikací a instruuje zaměstnance; · zjišťuje potřebu kanceláře, materiálu a zajišťuje přípravu žádostí o jejich příjem; · kontroluje načasování a kvalitu kopírovacích a rozmnožovacích prací a také úplnost materiálu předávaného zákazníkům; · podílí se na vývoji pokynů, pravidel a dalších regulačních dokumentů o technice provádění kopírovacích a rozmnožovacích prací; · přijímá opatření ke zlepšení organizace práce zaměstnanců kanceláře, zavádění pokročilých technik a metod práce s cílem snížit náklady, spotřebu materiálu, zlepšit využití zařízení a zvýšit produktivitu práce; · zajišťuje bezpečnost dokumentace přijaté k práci; · kontroluje stav pracovišť, zařízení a jeho včasnou opravu, dodržování pravidel pro provoz zařízení a ochranu práce při provádění kopírovacích a rozmnožovacích prací; · studuje příčiny závad při provádění kopírovacích a rozmnožovacích prací a přijímá opatření k jejich předcházení. musíš vědět: · usnesení, příkazy, příkazy, jiné řídící a regulační dokumenty vyšších orgánů týkající se provádění kopírovacích a rozmnožovacích prací; · způsoby a prostředky provádění kopírovacích a rozmnožovacích prací; · konstrukce, zásady provozu, pravidla pro instalaci a provoz kopírovacích a rozmnožovacích zařízení; · druhy materiálů používaných při kopírování a rozmnožování, jejich vlastnosti a technické vlastnosti; · normy, návody a další pokyny pro přípravu technické dokumentace; · normy a ceny za provádění kopírovacích a rozmnožovacích prací; · pokročilé domácí i zahraniční zkušenosti s kopírováním a duplikováním; · základy organizace práce; · pracovní legislativa; · vnitřní pracovní předpisy; · pravidla a předpisy na ochranu práce. kvalifikační požadavky: · střední odborné vzdělání bez předložení požadavků na praxi nebo základní odborné vzdělání a praxe v oboru alespoň 3 roky. · dohlíží na práci typové kanceláře; · přijímá materiál k tisku, rozděluje jej mezi písaře, vede evidenci výroby, dodává hotové práce; · zajišťuje kontrolu nad načasováním a kvalitou strojopisné práce, bezpečnost přijímaných dokumentů a zvukových záznamů; · poskytuje písařům potřebné technické prostředky a materiály pro práci; · sleduje stav psacích strojů, hlasových záznamníků a přijímá opatření k odstranění jejich poruch; · ve svém volném čase z výše uvedených povinností vykonává strojopisné práce. musíš vědět: · usnesení, příkazy, příkazy, další řídící a regulační dokumenty vyšších a jiných orgánů související s vedením evidence; · hlavní ustanovení jednotného systému státní evidence; · strojopis; · postup účtování strojopisných prací; · pravidla pravopisu a interpunkce; · pořadí uspořádání materiálu při tisku různých dokumentů; · standardy jednotného systému organizační a administrativní dokumentace; · provozní řád pro psací stroje, hlasové záznamníky; · základy organizace práce; · pracovní legislativa; · vnitřní pracovní předpisy; · pravidla a předpisy na ochranu práce. kvalifikační požadavky: · střední odborné vzdělání bez předložení požadavků na praxi nebo základní odborné vzdělání a praxe v oboru alespoň 3 roky. · dohlíží na práci výpravy; · organizuje práci na příjmu, zpracování, odesílání na místo určení příchozího zboží, dokumentů a korespondence, zajišťuje jejich bezpečnost a včasné doručení adresátům; · vypracovává pokyny pro doprovod nákladu a dokumentů procházejících expedicí; · podílí se na kontrole neporušenosti obalu (nádoby) a přítomnosti příloh v souladu s průvodními doklady, v případě potřeby - na sepisování zpráv o zjištěném nedostatku nebo poškození; · přijímá opatření k zajištění pracovníků expedice prostředky pracovní mechanizace, inventáře, speciální techniky, hlídá jejich řádný provoz a technicky bezvadný stav; · vykonává kontrolu nad dostupností nezbytných způsobů přepravy, organizaci správné přepravy, provádění nakládacích a vykládacích operací, umísťování a ukládání zboží, dokumentů a korespondence, správné provádění přejímací dokumentace; · organizuje práce na vedení evidence, sestavování zavedených výkazů, vypracování potvrzení o dodržování dodacích lhůt; · zajišťuje potřebný způsob skladování a bezpečnost zboží, dokumentů a korespondence při jejich přepravě. musíš vědět: · usnesení, příkazy, příkazy, jiné řídící a regulační dokumenty vyšších orgánů související s organizací kancelářské práce; · struktura podniku, instituce, organizace; · recepce a způsoby zpracování korespondence; · organizace kancelářské práce; · organizace nakládacích a vykládacích operací; · postup pro příjem a dodání zboží; adresy hlavních dodavatelů nákladu, jejich sklady; · formuláře dokladů pro převzetí a odeslání zboží a pravidla pro jejich provedení; · postup při sestavování požadavků na přepravu, vlastnosti přepravy, skladování a skladování zasílaných materiálů; · postup registrace odesílatelů a příjemců zboží, dokumentů a korespondence, organizace kontroly jejich doručení; · zavedené podávání zpráv; · prostředky mechanizace práce; · speciální vybavení a inventář; · základy ekonomiky, organizace práce a managementu; · pracovní legislativa; · vnitřní pracovní předpisy; · pravidla a předpisy na ochranu práce. kvalifikační požadavky: · základní odborné vzdělání bez požadavků na praxi nebo střední (úplné) všeobecné vzdělání a minimálně 1 rok praxe jako speditér. · vyvíjí a zavádí technologické postupy pro práci s dokumenty a dokumentačními informacemi na základě využití organizační a výpočetní techniky (účetnictví, exekuční řízení, operativní ukládání, referenční práce); · podílí se na plánování, organizaci a zlepšování činnosti služby podpory řídící dokumentace, sleduje stav kancelářské práce; · zpracovává návrhy na zajištění ergonomických pracovních podmínek, racionalizace pracovišť pro zaměstnance služby správy dokumentů; · rozvíjí jednotné dokumentační systémy a tabulky dokumentů pro různé účely a úrovně řízení, klasifikátory informací dokumentů; · organizuje zavádění dokumentačních systémů; · přijímá opatření k zefektivnění skladby dokumentů a informačních ukazatelů, snížení jejich počtu a optimalizaci toku dokumentů; · podílí se na výběru dokumentů předávaných ke státnímu uložení, organizaci ukládání a zkoumání hodnoty dokumentů; · podílí se na stanovování cílů, navrhování, provozu a zlepšování (z hlediska informační podpory) automatizovaných informačních systémů a řídicích systémů, jakož i na vývoji nejnovějších informačních technologií (včetně bezpapírových) založených na využití výpočetní a mikroprocesorové techniky, navrhování a aktualizace databází a databank; · studuje a zobecňuje nejlepší tuzemské i zahraniční zkušenosti v oblasti dokumentační podpory pro management, zpracovává regulační a metodické dokumenty k problematice dokumentační podpory; · podílí se na výběru, zařazování a dalším vzdělávání pracovníků podpůrné služby řídící dokumentace. musíš vědět: · legislativní a regulační právní akty, usnesení, příkazy, příkazy, jiné řídící a regulační dokumenty vyšších orgánů související s dokumentací hospodaření; ·
K dnešnímu dni je hlavním problémem dokumentační podpory pro činnosti personálních služeb zajistit, aby všechny vydané personální dokumenty byly v souladu s požadavky pracovněprávních předpisů, aktuálních GOST, různých pokynů a aby byly všechny podniky v souladu s normou stanovenou manažerská společnost v dokumentární podpoře personální práce.
Normativní a metodická podpora systému PM je určitý soubor dokumentů organizačního, organizačně-metodického, organizačně-administrativního, technického a normativně-technického charakteru.
Jedním z důležitých dokumentů EU jsou
vnitřní pracovní předpisy
povinnosti zaměstnance a administrativa
Správa personálních a manažerských záznamů zahrnuje především vypracování personální tabulky, popisů práce, zakázek pro personál a vedení osobních spisů. Nejčastěji to může být také informace o výpočtu mezd zaměstnanců organizace.
Základní přístupy k hodnocení činnosti služeb personálního managementu.
Hodnocení činnosti útvarů personálního řízení je systematický, dobře organizovaný proces zaměřený na porovnávání nákladů a výsledků spojených s činností personálních služeb, jakož i na korelaci těchto výsledků s výsledky činnosti organizace v minulosti, s tím, výsledky činnosti jiných organizací. Výsledky hodnocení slouží jako indikátory, které zaměřují pozornost na hlavní problémy práce s personálem, jako je kvalita odvedené práce, spokojenost zaměstnanců, výkonnostní kázeň a fluktuace zaměstnanců.
Kvantifikace efektivnosti činností služeb personálního řízení zahrnuje povinné stanovení nákladů, které provázejí realizaci personální politiky organizace. Zároveň je nutné počítat s náklady jak na údržbu personálu, tak na doplňování jeho počtu a školení. Dalším ukazatelem, který charakterizuje činnosti služeb personálního managementu, jsou náklady na personální činnosti na zaměstnance. Při hodnocení efektivity jednotlivých personálních programů se zjišťuje dopad každého z nich na výkonnost zaměstnanců a organizace jako celku.
Druhou skupinou ukazatelů pro hodnocení činnosti služeb personálního řízení je personální stav. Vyčísluje se - porovnáním skutečného počtu zaměstnanců s požadovanou (vypočtenou) hodnotou pro náročnost operací nebo s plánovaným počtem, který stanoví personální tabulka; i kvalitativně - v souladu s úrovní odborné kvalifikace, profilem vzdělání, praktickými zkušenostmi zaměstnanců s požadavky pracovních míst (pozic), které zastávají.
Míra spokojenosti zaměstnanců se posuzuje na základě rozboru jejich názorů na personální politiku organizace a její jednotlivé oblasti. Takové názory se zjišťují pomocí dotazníků nebo rozhovorů.
Efektivitu práce útvarů personálního řízení mohou zaměstnanci hodnotit na základě těchto objektivních kritérií:
míra spolupráce různých útvarů a služeb se službou personálního řízení;
názor liniových manažerů na efektivitu služby personálního řízení;
připravenost služby personálního řízení spolupracovat se všemi zaměstnanci při řešení personálních problémů;
důvěra ve vztazích se zaměstnanci;
rychlost, kvalita a efektivita vyřizování požadavků adresovaných službě personálního řízení a služby poskytované touto službou ostatním útvarům;
hodnocení kvality informací a rad poskytovaných službou vrcholovému vedení.
Data získaná z průzkumu názorů zaměstnanců jsou analyzována, výsledky jsou porovnány s výsledky minulých průzkumů, aby se zjistilo, zda došlo k pozitivním či negativním změnám.
Hlavním nepřímým kritériem pro efektivitu činností služeb personálního řízení jsou ukazatele fluktuace a absence zaměstnanců. Plynulost a absence jsou úzce spojeny s takovými nepřímými formami hodnocení, jako jsou stížnosti a nespokojenost vyjádřená jakýmkoli způsobem.
Nespokojenost je vyjádřením jakékoli formy nespokojenosti nebo kritiky ze strany zaměstnance směrem k manažerovi.
Stížnost je stížnost předložená vedení buď ústně nebo písemně.
Stížnosti a nespokojenost samozřejmě nemusí vždy souviset s personálním řízením. Mohou se týkat různých oblastí organizace. V každém případě však nárůst počtu a objektivity stížností ukazuje na nespokojenost s prací, což zase vede k nárůstu absence a fluktuace. Tyto faktory jsou indikátory toho, jak efektivní jsou činnosti služby personálního managementu při vytváření podmínek pro zvyšování spokojenosti zaměstnanců s prací v organizaci.
Hodnocení činnosti personálu organizace bude neúplné bez posouzení kvality práce personálních zaměstnanců podle následujících ukazatelů:
plnění povinností pro výběr počtu zaměstnanců stanovených tabulkou obsazení organizace;
plnění povinností zajistit organizaci vedoucí pracovníky, specialisty a pracovníky požadovaných profesí, odborností a kvalifikací;
počet případů porušení stanoveného postupu pro zpracování personální dokumentace (smlouvy, důchodové spisy, sešity, potvrzení, zprávy atd.);
stupeň zabezpečení plnohodnotné rezervy pro propagaci manažerů a specialistů;
včasnost a kvalita registrace zavedeného hlášení;
počet případů porušení pracovní kázně personalisty;
počet případů porušení harmonogramu kontroly a analýzy dodržování pracovní kázně zaměstnanci;