Sjednocený meziresortní elektronický systém správy dokumentů. Moderní technologie v práci služby Dow. Princip a technická řešení mado
V mnoha společnostech se smlouvy se zákazníky uzavírají v pravidelných intervalech, například každý čtvrtletí nebo rok. Smlouva často předepisuje dodatečné podmínky: druh prodejních cen a také uvádí seznam zboží potřebného k nákupu klientem během doby trvání smlouvy.
Zvažte vytvoření smluv s dalšími podmínkami v programu „1C: Trade Management, ed. 10,3 ".
Příklad:
Naše organizace uzavřela dohodu s Mobilní protistranou na 1. čtvrtletí 2012. Podle podmínek smlouvy budeme prodávat zboží za velkoobchodní ceny. Kromě toho musí smluvní strana podle smlouvy zakoupit následující zboží:
Vytvoření smlouvy s protistranouSmlouva s protistranou je vytvořena na kartě protistrany. Otevřeme seznam protistran, najdeme protistranu Mobile a otevřeme ji.
Menu: Adresáře - Protistrany (kupující a dodavatelé) - Protistrany
Přejdeme na kartu „Účty a smlouvy“, v dolní tabulce můžete sledovat, upravovat, vytvářet smlouvy s protistranou.
Poznámka: jedna ze smluv s protistranou je hlavní - je automaticky vložena do dokumentů protistrany. Je výhodnější vytvořit novou smlouvu jako hlavní, pokud ji plánujete používat častěji než jiné smlouvy s tímto klientem. Chcete-li vytvořit smlouvu jako hlavní, vyberte ji v seznamu a klikněte na tlačítko „Základní“ nad tabulkou.
Klikněte na tlačítko Přidat a vytvořte novou smlouvu.
Ve smlouvě uveďte název - „Prodejní smlouva Q1 2012“, typ smlouvy - „S kupujícím“, vyplňte další parametry (měna vypořádání, typ vypořádání atd.).
Na kartě „Upřesnit“ můžete určit typ prodejních cen pro tuto smlouvu. Vyberte typ velkoobchodní ceny. Z tohoto důvodu bude veškerý prodej podle této dohody automaticky prováděn programem za velkoobchodní ceny.
Před samotným určením dalších podmínek musí být smlouva zapsána - klikněte na tlačítko "Write".
Uvedení dalších podmínek podle dohody o protistraně
K označení podmínek smlouvy se používá zvláštní dokument „Dodací podmínky podle smluv o protistraně“. Dokument můžete zadat do smlouvy na záložce „Podmínky smlouvy“.
Seznam všech dokumentů si můžete prohlédnout zde:
Menu: Dokumenty - Customer Relationship Management - Dodací podmínky na základě smluv o protistraně
Vytvořte nový dokument v naší dohodě pomocí tlačítka „Přidat“. Dodavatel a smlouva jsou již uvedeny v dokumentu, období bude stanoveno od 1. ledna do 31. března 2012.
V dokumentu je rovněž uvedena frekvence dodržování podmínek. Program zkontroluje splnění podmínek protistranou v každém určeném období. Protože máme podmínky po celou dobu trvání smlouvy, stanovíme frekvenci čtvrtletí.
- Celkový počet nákupů
- Seznam nakoupeného zboží s uvedením množství, ceny a množství.
Metoda 1
Je uvedena pouze celková částka, seznam zboží není vyplněn. V tomto případě je jedinou podmínkou smlouvy nákup za uvedené množství, které zboží klient získá - na tom nezáleží.
Metoda 2
Je uveden seznam zboží potřebného k nákupu. Částka se vypočítá automaticky. Klient tedy musí podle podmínek smlouvy koupit určité množství zboží.
Metoda 3
Je uvedena celková částka a seznam zboží s cenami jinými než velkoobchodními cenami. I.e. dle podmínek smlouvy klient nakoupí zboží za jinou nižší cenu (program tyto ceny automaticky nahradí v prodejních dokladech). Kromě toho musí kupovat zboží za stanovené množství.
V našem dokumentu vyplníme seznam zboží, uvedeme množství a velkoobchodní ceny. Chcete-li automaticky vypočítat celkovou částku, klikněte na tlačítko „Nastavit celkovou částku“.
Příklad dokončeného dokumentu:
Zároveň dáme protistraně za notebooky nižší cenu. Velkoobchodní cena notebooku v naší organizaci je 12 800 rublů a cenu smlouvy jsme stanovili na 11 500 rublů.
Abychom zjednodušili další práci na protistraně, učiníme smlouvu hlavní - v seznamu smluv klikněte na tlačítko „Hlavní“.
Registrace prodeje na základě smluv o protistraně s dalšími podmínkami
V době zadávání zákaznických objednávek a prodeje zboží klientovi musí program brát v úvahu všechna nastavení smlouvy a další podmínky.
Vytvořme dokument „Objednávka zákazníkovi“.
Menu: Dokumenty - Prodej - Objednávky zákazníků
V objednávce vybereme protistranu „Mobilní“, smlouva je nahrazena automaticky, protože je hlavní. Kromě toho byl v dokumentu okamžitě nahrazen typ velkoobchodní ceny, as vybrali jsme to ve smlouvě.
V seznamu zboží označujeme 110 telefonů, 24 notebooků, 3 televizory. Upozorňujeme, že ceny produktů se nastavují automaticky. Ceny za telefon a notebook byly stanoveny podle podmínek dohody (cena telefonu za podmínek se shoduje s velkoobchodem, cena notebooku se neshoduje) a cena televizoru je velkoobchodní cena naší organizace.
Klikněte na tlačítko „OK“ a dokument zavřete.
Poznámka: Chcete-li zobrazit velkoobchodní ceny, můžete si vytisknout ceník.
Menu: Adresáře - Nomenklatura - Tisk ceníku
Na základě objednávky zákazníka vytvoříme prodej zboží a služeb, nezapomeňte zadat fakturu.
Ověření dodržování smluvních podmínek smluvními stranami
Na konci smluvního období je důležité, aby manažeři zkontrolovali, zda protistrana dodržuje stanovené smluvní podmínky. Je také důležité sledovat dodržování smluvních podmínek. Manažer může kdykoli vidět aktuální stav za podmínek smlouvy, k tomu můžete použít zprávu „Splnění podmínek pro smlouvy dodavatelů“.
Menu: Zprávy - Prodej - Splnění podmínek smluvních stran
Ve zprávě uvidíme všechny smlouvy s dalšími podmínkami.
Ve sloupci „Částka“ vidíme potřebnou částku nákupů (945000) a skutečnou částku nákupů podle smlouvy - (1157480). To znamená, že zákazník splnil podmínku pro celkovou částku nákupů.
Ve zprávě je dále každý produkt zobrazen z dokumentu podmínek, plánovaného množství na nákup a skutečného množství zboží zakoupeného klientem. Vidíme, že klient splnil podmínky pro nákup telefonů, ale notebooky nebyly zakoupeny ve správné výši.
V tomto nastavení sestavy také vidíme podrobné informace o každém prodejním dokumentu klientovi. Sestavu lze přizpůsobit - nastavit výběr podle protistrany nebo smlouvy, změnit složení výstupních dat. Nastavení sestavy se provádí tlačítkem „Nastavení“.
Vytvořili jsme tedy dohodu s protistranou a uvedli v ní další podmínky. Během trvání smlouvy můžeme sledovat plnění podmínek a přizpůsobovat interakci s klientem. Je důležité pochopit, že program na klienta neuplatňuje žádné sankce, i když nesplnil podmínky smlouvy. Sledování provádění podmínek smlouvy a rozhodování o výsledcích práce zůstává na vedoucích.
Funkčnost 1C: Accounting 8 edition 3.0 již dávno přesahuje rámec účetnictví a tvorby regulovaného výkaznictví. Program má schopnost vytvářet smlouvy, které budou dále uzavřeny s dodavateli, aby se snížil počet rutinních operací prováděných zaměstnanci organizace. V tomto případě je text vytvořen ve formě šablony, a poté může být pro každou protistranu vytištěn nebo odeslán e-mailem přímo z programu.
Šablony smluv jsou uloženy v adresáři se stejným názvem.
Zpočátku některé typy šablon již v programu existují. Můžete si vytvořit svůj vlastní model podle toho, pro co potřebujete kliknout pravým tlačítkem a vybrat operaci „Kopírovat“.
V tomto příkladu vytvoříme smlouvu od nuly. Stiskněte tlačítko „Vytvořit“ - „Nová šablona“.
Před námi se otevře okno pro úpravu nového dokumentu. Do pole „Název“ uveďte název, v tomto příkladu: „Dodatečná smlouva k nájemní smlouvě“.
V záhlaví dokumentu také zadejte název, uveďte číslo a datum dohody. Jedná se o trvalý text, který se nezmění, ale následuje údaje v složených závorkách, které se budou lišit v závislosti na údajích uvedených na kartě naší organizace nebo protistrany.
Na následujícím obrázku je text naší dohody již vyplněn, jak vidíme, existují také pole pro automatické nahrazování dat. Například
1 - „Celé jméno organizace“ (zde je jméno naší organizace nahrazeno jménem na kartě organizace) a
2 - „Rodičovský případ vedoucího organizace“ (zde bude uveden plný název vedoucího naší organizace v případě genitiv).
Chcete-li vložit pole „Celé jméno organizace“, klikněte na „Vložit do textu“ a poté na „Naše podrobnosti“ - „Celé jméno“.
Chcete-li vybrat „Vedoucí rodičovského případu organizace“, klikneme také na „Vložit do textu“, vyberte „Naše podrobnosti“, „Vedoucí (odmítnutí)“ - „Genitivní (Kdo?)“.
Analogicky vybereme podrobnosti protistrany („Vložit do textu“ - „Podrobnosti protistrany“).
Chcete-li určit písmo textu, musíte provést následující kroky:
Nyní se podívejme, jak můžeme tuto šablonu použít. Přejdeme do adresáře „Dodavatelé“, otevřeme požadovanou položku a vybereme „Smlouvy“. Dále klikněte na „Tisk“ - „Smlouva“.
Program nám nabízí vybrat formulář z adresáře šablony. Vybereme dohodu, kterou jsme dříve vytvořili.
Zde je výsledek, který jsme dostali:
Všechna data byla vyplněna automaticky na základě údajů naší organizace a údajů o protistraně. Zde máme také možnost upravit text, pokud je to nutné.
Nyní můžeme smlouvu vytisknout pomocí tlačítka „Tisk“. Pomocí tlačítka „Uložit“ můžeme dokument uložit do počítače nebo jej připojit ke smlouvě. Chcete-li dokument odeslat e-mailem, například protistraně ke kontrole, klikněte na „Odeslat“.
Šablonu, kterou jsme vytvořili, najdete také přímo ve formě adresáře „Smlouvy“ (část „Adresáře“). Na příkazovém panelu vyberte „Tisk“ - „Smlouva“.
V této podobě máme také možnost vytvořit novou šablonu pomocí tlačítka „Vytvořit“.
K našemu tištěnému formuláři se také dostanete v dokumentu Faktura zákazníka. Klikněte na „Tisk“ - „Smlouva“ a poté analogicky.
K uzavření a uzavření smlouvy s protistranou jsou požadovány takové informace, jako jsou PPC, DIČ, adresa, údaje o bankovním účtu a jména oprávněných osob. V programu "1C: Accounting 8" můžete nyní snadno a rychle zaregistrovat všechny údaje potřebné pro dokumenty pro jejich následný tisk nebo pro odeslání e-mailem. Ve verzi 3.0.37.21 můžete také vytvářet smluvní texty s ohledem na podrobnosti organizace. V tomto článku zvažujeme tuto novou příležitost.
Šablony vytvořené v programu můžete zobrazit nebo upravit v sekci „Adresáře“ ve skupině „Nákupy a prodeje“.
Standardní verze programu poskytuje tři typy smluv
Když otevřete kteroukoli ze šablon, program poskytne konstruktor textu (obrázek 3), ve kterém můžete editovat existující text. Chcete-li to opravit, příkazový panel obsahuje všechny standardní ikony textových editorů. V textu jsou také šablony zvlášť zvýrazněny žlutou barvou, díky které můžete získat hodnoty založené na datech obsažených v programu (například „Zástupce organizace“ nebo „Datum dohody“). Pomocí tlačítka „Vložit do textu“ můžete vložit potřebná data nebo je nahradit do vybraných šablon
V programu můžete nejen upravovat vzory, ale také vytvářet. Můžete také vytvořit novou šablonu založenou na existující šabloně. Chcete-li to provést, musíme kliknout na tlačítko „Vytvořit“ a poté určit jednu ze tří šablon, které budou použity jako základ pro novou šablonu, poté provést nezbytné změny v textu nebo vytvořit novou.
Jak používat předlohu smlouvy? Chcete-li použít hotové šablony, můžete v adresáři vybrat „Dodavatelé“. V otevřené podobě uveďte název společnosti, pro kterou uzavíráme smlouvu, a poté „Smlouvy“
Ve formuláři, který se otevře, si můžete vybrat požadovanou šablonu a získat vzorek tištěného formuláře tohoto dokumentu, který doporučujeme před odesláním k tisku pečlivě zkontrolovat. Může být nezbytné provést některé změny, například změnit případ ve jménu hlavy. Po opravě dokumentu můžete použít tlačítka „Tisk“, „Uložit“ nebo „Odeslat“
Nová funkčnost programu umožňuje snadnější a rychlejší vytváření nových typů smluv, díky čemuž je tento postup vhodný nejen pro účetní, ale i pro manažery. Vše, co je potřeba, je koordinovat text smlouvy s právníky, přidat jej do seznamu šablon, poté přidat novou protistranu, uvést její podrobnosti, datum smlouvy a číslo. Poté můžete text snadno vytvořit a poté dokument vytisknout nebo uložit v elektronické podobě.
Do seznamu oprávněných uživatelů informační základny můžete přidat zaměstnance obchodního oddělení nebo právníka organizace tak, aby tyto osoby měly přístup pouze k balíčku nezbytných předmětů pro uzavírání smluv.
Všimněte si, že schopnost pracovat se šablonami smluv je také k dispozici ve standardní konfiguraci „1C: Accounting 8“ verze KORP. Ve verzi PROF bude funkce k dispozici s vydáním nové verze.
Pokud se vám nepodařilo uspět, může náš odborník přijít a.
Přizpůsobte. Připojte se. Opravíme to. Najděte chybu 1s.
Chcete-li podepsat smlouvu s protistranou, musíte mít takové informace, jako jsou DIČ a KPP, adresa, podrobnosti o bankovních účtech a jména oprávněných osob. Není to tak dávno, co bylo v „1C: Účetnictví 8“ možné vytvořit všechny potřebné údaje o organizaci pro tisk nebo pro zasílání v elektronické podobě. Nejsou to však všechny způsoby, jak využít podrobnosti o protistranách. Verze 3.0.37.21 vám umožňuje generovat text smluv přímo v "1C: Accounting 8" ed. 3.0 pomocí existujících podrobností o organizaci. Přečtěte si, jak nová funkce funguje v expertním materiálu 1C.
Chcete-li zobrazit a upravit stávající šablony, otevřete jejich seznam v sekci Adresářea skupina Nakupování a prodej (obr. 1).
Obr. 1. Šablony smluv v sekci Adresáře
Standardní dodávka obsahuje šablony tří typů smluv (obr. 2).
Obr. 2. Tři typy smluv
Otevřením kterékoli ze šablon se ocitnete v textovém konstruktoru (obr. 3). Je možné v něm upravit existující text, u kterého má ovládací panel všechny obvyklé piktogramy textových editorů. Kromě toho jsou vzory v textu zvýrazněny žlutě, což vám umožní získat požadované hodnoty z dat obsažených v programu - například Úplný název organizaceatd. Tyto návrhy lze vložit do požadovaných míst šablony - pomocí tlačítka Vložit do textu (Obr. 4) nebo vyměňte stávající.
Obr. 3. Úpravy šablony smlouvy o dodání
Obr. 4. Přidání existujících podrobností do textu pomocí tlačítka Vložit do textu
Šablony lze nejen upravovat, ale také vytvářet nové, včetně toho, že se vezmou jako základ stávající. Stačí kliknout na tlačítko Vytvořita vyberte jednu ze tří dostupných šablon jako základ a proveďte potřebné změny v textu nebo vytvořte svou vlastní šablonu od nuly.
Jak se používá šablona smlouvy? Je přístupný z formy položky adresáře Smlouvy který se zase otevírá obvyklým způsobem (obr. 5,6).
Obr. 5. Reference „Protistrany“
Obr. 6. Reference Smlouvy
A již v otevřené podobě prvku adresáře Smlouvymůžete kliknout na tlačítko Smlouva do seznamu šablon smluv pro výběr a výběrem požadované šablony získejte rozložení tištěného formuláře smlouvy. Měl by být pečlivě zkontrolován, je-li to nutné, provést změny (např. Změnit případ polohy a názvu hlavy), poté pomocí tlačítek Tisk, uložení, odeslání (obr. 7).
Vytváření tištěné podoby nové modelové smlouvy je tedy mnohem jednodušší a pohodlnější jak pro účetní, tak pro vedoucího: stačí vypořádat text smlouvy s právníky, zadat ji do seznamu šablon a poté přidat novou protistranu, její podrobnosti, číslo a datum smlouvy a poté vytvořte text pro tisk a uložení v elektronické podobě. V případě potřeby můžete do seznamu oprávněných uživatelů právníka organizace nebo zaměstnance obchodního oddělení zadat informační základnu, která poskytuje přístup pouze k balíčku nezbytných objektů pro vytváření smluv.
V době psaní tohoto materiálu byla do standardní konfigurace „1C: Accounting 8“ verze KORP přidána schopnost pracovat se šablonami smlouvy, ve verzi PROF se objeví s vydáním dalšího vydání.