Уніфікована форма т 7 зразок заповнення. Як заповнювати графік відпусток? Скачайте корисний документ

Завантажити порожній Графік відпусток 2018-2019 47 кб. Word (doc).

терміни

Графік відпусток потрібно скласти не пізніше ніж за два тижні до початку року. До 14 грудня (16-е неділя) 2018 роки для 2019 року. Це крайня дата яка може там стояти.

штраф

Якщо не вкластися в термін то штраф складе від 30 000 до 50 000 рублів.

За допомогою або

кого включати

Всіх штатних працівників і сумісників необхідно включити в графік.

У графік не включають працівників з якими укладено договір цивільно-правового характеру, тому що їм відпустка не лежав.

зразок заповнення

Будь-які зміни в графіку (якщо співробітник пішов в інший період та ін.) Необхідно вносити своєчасно, інакше також можливий штраф 50 000 р.

Для графіка відпусток передбачена спеціальна форма № Т-7, затверджена наказом Мінстату України від 5 січня 2004 № 1.

Завантажити зразок заповнення графіка відпусток 2018-2019 47 кб. Word (doc, № Т-7).

Інструкція

Які відомості слід відобразити в графіку?

Графік відпусток - зведений документ, він складається в одному примірнику і діє протягом одного календарного року, тому на практиці йому присвоюється номер 1.

Якщо працівник прийшов на роботу в першій половині року і у відпустку в поточному році не збирається то вносити зміни в графік відпусток не потрібно. Право на перший відпустку виникає лише через шість місяців роботи (ч. 2 ст. 122 Трудового кодексу РФ).

Зверніть увагу, як заповнюються такі реквізити:

Найменування організації - вказується в повній відповідності з установчими документами. При наявності скороченого найменування вказується повне найменування, а потім в дужках скорочена.

код організації - проставляється в зоні кодування у вигляді числа з восьми символів за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ)

Дата складання. Вказується цифровим способом. Дати записуються арабськими цифрами в одному рядку послідовно: число, місяць, рік. Також вказується, на який календарний рік складено графік.

Нижче в таблиці наведені правила заповнення граф табличній частині графіка відпусток.

За допомогою або цього онлайн-сервісу для організацій можна вести податковий і бухгалтерський облік на ССО і ЕНВД, формувати платіжки, 4-ФСС, СЗВ, Єдиний розрахунок 2017 подавати будь-яку звітність через інтернет та ін. (Від 250 р / міс.). 30 днів безкоштовно, при першій оплаті (якщо перехід за цим посиланням з цього сайту) три місяці в подарунок. Для новостворених ІП зараз (безкоштовно).

графа таблиці	опис заповнення
Графа 1 Структурний підрозділ	Найменування структурних підрозділів вказуються без скорочень в повній відповідності до штатного розкладу.
Графа 2 Посада (спеціальність, професія) за штатним розкладом	Найменування посади (спеціальності, професії) без скорочення з штатного розкладу
Графа 3 Прізвище, ім'я, по батькові	Відомості зазначаються без скорочень
Графа 4 Табельний номер	Вказується табельний номер присвоєний при прийомі, відповідно до Особистої карткою або наказом про прийом. В організаціях, де не використовуються табельні номери, графа може не заповнюватися
Графа 5 Відпустка. Кількість календарних днів	Вказується загальна кількість календарних днів, наданих працівникові. При обчисленні загальної тривалості додаткові відпустки підсумовуються з щорічною основною відпусткою.
Графа 6 Відпустка. Дата запланована	Дата вказується повністю в форматі 00.00.0000

Графи 7,8,9 заповнюються в подальшому, в наступному календарному році.

Заповнити графік ви можете як в алфавітному порядку, так і за черговістю запланованих дат відпустки. Але в останньому випадку прізвища працівників, які вирішили розділити відпустку на частини, будуть повторюватися.

Легше групувати працівників по підрозділах в яких вони працюють.

Яку тривалість відпустки вказати в графіку?

Перед тим як заповнити графу 5 по всім співробітника, визначте, на скільки днів відпустки працівники вправі претендувати в майбутньому році.

Мінімальна тривалість відпустки. Тривалість щорічної оплачуваної відпустки становить 28 календарних днів (ч.1 ст.115 ТК РФ).

подовжені відпустки. Для деяких категорій працівників встановлені подовжені щорічні оплачувані відпустки (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):

Поряд з основними щорічними оплачуваними відпустками в графіку відпусток враховуються і додаткові оплачувані відпустки (надаються працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці, працівникам, які мають особливий характер роботи, працівникам з ненормованим робочим днем, працівникам які працюють в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях, і ін.)

За допомогою або цього онлайн-сервісу для організацій можна вести податковий і бухгалтерський облік на ССО і ЕНВД, формувати платіжки, 4-ФСС, СЗВ, Єдиний розрахунок 2017 подавати будь-яку звітність через інтернет та ін. (Від 250 р / міс.). 30 днів безкоштовно, при першій оплаті (якщо перехід за цим посиланням з цього сайту) три місяці в подарунок. Для новостворених ІП зараз (безкоштовно).

Відпустка може бути розділений на частини за взаємною згодою між працівником і роботодавцем.

При цьому хоча б одна з частин цієї відпустки повинна бути не менше 14 календарних днів.

Не забудьте вказати в графіку дні відпустки, не використані в минулі роки.

Невикористані дні відпусток за попередні роки приєднаєте до відпустки, який запланований в наступаючому календарному році. Наприклад, працівникові покладено відпустку тривалістю 28 календарних днів. У 2018 році він використовував тільки 18 днів, залишилося ще 10. Отже, в графіку відпусток на 2019 рік у працівника буде вказано не 28 календарних днів, а 38 днів (28 + 10). При цьому в графі 10 потрібно зробити позначку про кількість доданих днів, наприклад «28 дн. + 10 дн. за рік".

Трудовий кодекс РФ зобов'язує і роботодавця, і працівника дотримуватися термінів, зазначені в графіку відпусток.

Зразок заповнення: графік відпусток - це необхідний документ для будь-якого начальника, і початківці власники структур частенько не знають того, як його оформляти і за якою формою це робити. У зв'язку з цим нерідкі пошукові запити, типу «заповнення графіка відпусток» або, скажімо, «складання графіка відпусток», «бланк графік відпусток», «форма графіка відпусток» та інші. Виявляється, що ця тема, як і будь-яка, пов'язана із заповненням папірців, досить актуальна і потребує роз'яснення.

Заповнення графіка відпусток провадиться за уніфікованою, Затвердженої державою стандартної формою № Т-7 "Графік відпусток", Яка затверджена нашою державою, і є уніфікованою формою первинної документації для обліку оплати праці, та й самої праці в цілому. Варто відзначити, що заповнена форма підписується керівником або ж уповноваженою особою (але в цьому випадку все одно ставиться печатка керівника).

Природно, досить актуальним залишається питання про те, як скласти графік відпусток грамотно, і як зробити так, щоб заповнення графіка відпусток було систематизовано. Для того, щоб все було в порядку, важливо вказувати в графіку додаткові щорічні відпустки (оплачувані), але пам'ятати про те, що ті відпустки, які даються без збереження зарплати не повинні відображатися в графіку.

Також потрібно враховувати всі «невідгуляні» відпустки, тобто ті відпустки, які до цього не були використані працівниками протягом року, в тому числі ті з них, які перенеслися на наступний рік.

Заповнення графіка відпусток на ранньому етапі, тобто етапі планування відпусток заповнюється співробітником кадрової служби з першої по шосту графу стандартної форми № Т-7. Причому, найменування посад у другій графі мають бути вказані в повній відповідності до штатного розкладу. У тому випадку, якщо в організації працівникам табельні номери не присвоюються, то заповнення графіка відпусток відбувається без четвертої графи, вона просто залишається порожньою.

Графи номер сім, вісім і дев'ять заповнюються тільки від руки, причому, у міру виходу у відпустку працівників. У сьомий графі всі позначки неодмінно робляться вже після фактичного закінчення відпустки, А восьмого графі вказується той документ, на підставі якого переноситься відпустку (до таких документів належить особиста заява або ж наказ керівника).

Складання графіка відпусток також має відображати час відпусток абсолютно всіх співробітників, включаючи тих, які мають право на відпустку в будь-який час, і для таких працівників дата початку відпустки вказується в шостий графі графіка, в той час, як її зміна фіксують в восьмою і дев'ятою.

Як складається графік відпусток - питання, що цікавить бухгалтерів і кадрових фахівців. І неспроста, адже документ уважно перевіряють контролюючі органи, а виявивши помилку або правове порушення, керівництво притягають до відповідальності.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся до консультанта:

ЗАЯВКИ ТА ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО і БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Після прочитання статті ви дізнаєтеся, як правильно його оформити, щоб уникнути неприємних наслідків.

Що це за документ?

Усі працюючі мають право йти в щорічну оплачувану відпустку. Щоб їх відсутність не позначилося негативно на діяльності підприємства, треба встановити черговість.

Саме це завдання виконує графік відпусток (ГО). У ньому відбивається час відпочинку кожної людини протягом календарного року.

Згідно ст. 123 ТК РФ, документ обов'язковий для роботодавця і підлеглих, оскільки примушує дотримуватись вимог закону, гарантує своєчасний відпочинок і дозволяє запобігти багатьом конфлікти.

Пам'ятайте, що він:

складається щорічно за два тижні до настання нового календарного року;
узгоджується з профспілкою, якщо така організація передбачена.

Раніше оформляти ГО повинні були великі і малі підприємства, але останні з 1 січня 2020 року позбавлені від таких зобов'язань.

Тобто, невеликі організації мають право відпускати працівників за домовленістю, а порядок прописувати в трудовому договорі.

Які наслідки за відсутність або порушення?

Трудова і податкова інспекція уважно перевіряє графік відпусток, тому важливо дотримуватися термінів і оформляти без помилок.

За недотримання норм Трудового кодексу керівництво притягається до адміністративної відповідальності.

Покарання кваліфікується за ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

30 000-50000 руб. - для ЮЛ;
1000-5000 руб. - для посадових осіб;
1000-5000 руб. - для ІП, що залучають найману працю.

Як стверджується?

Графік відпусток затверджується не пізніше, ніж за 14 днів до настання року, за який він складається - такі вимоги встановлені ст. 123 ТК РФ.

Іншими словами, документ за 2020 р треба було підписувати до 16 грудня 2016 року, а за 2020 рік - до 15 грудня 2020 року (17 число випадає на вихідний).

Пам'ятайте інші важливі нюанси:

після затвердження документ стає обов'язковим до виконання: організація повинна в конкретну дату відправити людину відпустку, а він - піти відпочивати;
не обов'язково видавати Наказ про затвердження ГО, оскільки підпис уповноваженої особи вже присутній на документі і свідчить про вступ в силу;
робити виправлення неприпустимо.

Як складається і з ким узгоджується?

Згідно ст. 123 ТК РФ, думка працівника не враховується при розробці документа: рішення узгоджується тільки з профспілкою. Але на практиці так склалося, що керівництво завжди питає у підлеглих, коли вони хочуть відпочивати - так зручніше для всіх сторін.

Відповіді оформлюються документально - так простіше виявити «пільговиків», яким надається відпустка в особливому порядку.

Детальніше про це поговоримо пізніше.

А зараз розглянемо послідовність складання і узгодження документа на наступний рік.

Збір інформації про час відпусток всіх працівників

Для цієї мети може складатися:

опитувальний лист;
анкета;
доповідна записка.

У деяких організаціях підготовкою документів, де враховуються побажання працівників і рекомендації керівництва, займаються кадрові фахівці.

Вони можуть розробляти відомість:

Отримана інформація аналізується і коректується з урахуванням норм права.

складається проект

Документ відправляється в профспілку на розгляд, а після отримання позитивної відповіді, приступають до оформлення.

Протокол профспілкових зборів потрібно, щоб підтвердити відсутність порушень з боку роботодавця.

Затвердження ГО і ознайомлення працівників

Здійснюється керівником або іншою уповноваженою особою. Знадобиться доповідна записка і відомість.

На бланку графіка блок для затвердження керівником виглядає так:

Працівники повинні ознайомитися з затвердженим документом, інакше він стає необов'язковим до виконання - такі умови регламентують ст. 22 і 123 ТК РФ.

Керівник має право видати наказ на графік відпусток, який зобов'язує начальників підрозділів зібрати необхідну інформацію у своїх працівників.

Тут ви можете подивитися зразок:

Крім підпису осіб, потрібна наявність дати складання документа.

Порядок оформлення графіка відпусток у 2020 році

Зазвичай організації користуються формою Т-7, але зараз вони мають право розробити власний шаблон - так регламентує №402-ФЗ «Про бухгалтерський облік».

Складанням займається керівництво спільно з відділом кадрів. Рішення обов'язково узгоджується з профспілкою, якщо така організація передбачена.

Завантажити безкоштовно уніфіковану форму Т-7 в форматі Word можна тут:

При розробці враховуйте всі значущі чинники, щоб не допустити правопорушень або «застою» на підприємстві.

Для цього робите оформлення за такими правилами:

Перед складанням ГО звіряйте плани роботи, які не намічаються серйозні заходи.
Правильно розподіляйте трудові ресурси: взаємозамінні працівники не повинні відпочивати одночасно, при цьому потрібно відстежувати кількість відсутніх. Оптимальний варіант - 30% відпочиваючих від загальної чисельності.
Прописуйте в трудовому договорі або інших ЛНА кількість працівників, які можуть відпочивати одночасно.
Затверджуйте графік відпусток щороку.
Займайтеся оформленням заздалегідь. Оскільки документ повинен бути готовий до 17 грудня, рекомендовані терміни - жовтень-листопад. Так у вас буде достатньо часу для збору необхідної інформації.

Тепер давайте розберемося, як правильно скласти і заповнити графік відпусток.

Враховуємо побажання, але не порушуємо норми права

До таких осіб належать:

співробітниці, які виховують двох і більше дітей віком до 12 років;
неповнолітні особи;
самотні батьки;
ветерани бойових дій;
особи, які отримали нагороди за особливі заслуги (звання Героя, кавалери ОС).

Такі працівники мають першочергове право на надання відпустки, а інші - з урахуванням виробничої необхідності.

Які періоди відпочинку включаються?

При розробці графіка відпусток враховується:

основна відпустка;
додатковий;
невикористаний за минулий період.

Останній відображати необов'язково, але бажано: так роботодавцю простіше уникнути правопорушень.

Оскільки законодавство дозволяє розробляти власну форму графіка відпусток, можна передбачити в шаблоні стовпці для розглянутих видів відпустки, а також фіксувати кількість невикористаних днів відпочинку.

Приклад подібного документа дивіться тут:

Чи можна ділити відпустку?

Згідно ст. 125 ТК РФ, працівник має право ділити відпустку, якщо керівництво не заперечує.

Єдина умова: одна з частин повинна бути не менше 14 днів. Інформація обов'язково відбивається в графіку відпусток: кожна частина по окремому рядку, а записи про наступне працівника зміщуються вниз.

Чи потрібно вносити декретниці в ГО?

Планування відпочинку вагітних жінок і співробітниць, які знаходяться у відпустці по Бір, нерідко викликає труднощі.

Існує дві протилежні думки з цього питання:

Співробітниця входить в штат організації, вона має право перервати відпустку і повернутися до виконання трудових обов'язків в будь-який момент. Тоді вона зможе взяти щорічну оплачувану відпустку. Отже, роботодавець повинен включати декретниці в ГО.
Співробітниця довго не працює на підприємстві, тому діяльність планується з урахуванням її відсутності. Раптове повернення і оформлення відпустки в цілому не вплинуть на ситуацію.

Законодавство не дає конкретної відповіді на поставлене запитання, тому роботодавці приймають рішення на свій розсуд.

Чи потрібно включати відпочинок за суміщення обов'язків і для сумісників?

Графік відпусток - документ, в якому повинна знаходитися інформація про всіх осіб, які планують продовжити трудову діяльність в організації в наступному році.

Тому «строковики» і «сумісники» обов'язково включаються, якщо тільки договір не втрачає силу в грудні поточного року.

На замітку: відпочинок «сумісників» оформляється одночасно з відпусткою за основним місцем роботи.

Тому керівництву слід запросити відповідну виписку або довідку у працівника.

розрахунок днів

Згідно ст. 120 ТК РФ, тривалість основної відпустки обчислюється в календарних днях і не має обмежень. Якщо на період відпочинку випадають свята, вони не враховуються.

Коли визначаєте загальну тривалість, до основної відпустки додавайте необхідну кількість днів - тут все просто. Складність обчислення виникає тоді, коли облік здійснюється не в календарних, а робочих днях.

Наприклад, відпустка за шкідливі умови праці або невикористаний. Як надходити в подібних випадках?

На підставі такого документа, як, ви повинні:

Уточнити тривалість основної відпустки (в календарних днях).
Відлічити потрібну кількість днів, спираючись на режим роботи 6/1. Саме так визначається дата останнього дня відпочинку.
Визначити загальну тривалість відпочинку.

Як це виглядає на прикладі:

Н.В. Курносова йде 01.02.2018 в щорічну відпустку, що складається з основного (28 календарних днів) і додаткового (6 днів). Необхідно визначити межі відпустки.

Рішення:

Основна відпустка триватиме з 01.02.2018 по 01.03.2018 - 29 днів (до уваги береться 23 лютого).

Тривалість додаткових днів відпочинку: 02.03.2018-09.03.2018.

Н.В. Курносова повернеться на роботу 10 березня, оскільки останній день відпустки збігається з 8 березня. Відпочинок триватиме з 1 лютого по 9 березня 2020 року, неробочі дні (23 лютого і 8 березня) не враховуються.

Нюанси заповнення уніфікованої форми Т-7

При складанні графіка потрібна наявність обов'язкових для первинки реквізитів.

Давайте розглянемо, як заповнити основні розділи:

Найменування організації. При наявності філіальної мережі можна скласти ГО по відокремленим структурним підрозділам, філіям. Документ не повинен бути єдиним для всіх компаній.
Думка профспілкового органу. Відзначаються дати, якщо така установа передбачено.
Назва документа - «Графік відпусток». Пишеться великими літерами, напівжирним шрифтом.
номер графіка- тут вказується порядковий номер документа відповідно до прийнятої на підприємстві нумерацією.
Дата складання - обов'язковий реквізит, що підтверджує дотримання вимоги законодавства. Вона є критичним місцем, яке особливо «чіпляє» трудова інспекція при перевірці. Запам'ятайте: у поточному році вона повинна бути до 17 грудня (якомога раніше, але не пізніше). Роботодавцям не заборонено вказувати місяць, в якому планується відпочинок підлеглих, але на практиці набагато зручніше проставляти конкретне число. Тоді не знадобиться додатково узгоджувати рішення з працівниками і не виникне труднощів при змінній роботі.
Підрозділ і посаду - при заповненні цих граф переконайтеся, що інформація повністю збігається зі штатним розкладом. На практиці часто відбувається так: керівник написав, кадровик переніс. При чому без звірки. Тут не можна припускатися помилки, уважно все перевіряйте!
ПІБ - вписується повністю.
Табельний номер - цифровий код, який присвоюється кожному працівнику конкретного підприємства. Подивитися значення можна в журналі обліку табельних номерів.
Відомості про відпустку. У стовпці №5 пишеться загальна тривалість, а в №6 - число. Варто відзначити, що «фактична» і «перенесена» - необов'язкові графи. Насправді, клопітно щораз переглядати інформацію, та ще й вказувати підстави. Трудовий кодекс і Федеральне законодавство не вимагає фіксувати подібні дані, так як для цього є інші документи.
Примітка. Графа призначена для різних позначок: реквізити Наказу про звільнення, відомості про виплату компенсації за невикористані дні відпочинку і т. Д. У ній можна ставити підпис, що підтверджує факт ознайомлення з документом.

Підписувати ГО повинен керівник підприємства або інша уповноважена особа.

Приклад заповнення наведено нижче:

Ставити печатку необов'язково, тільки якщо така умова не передбачено внутрішніми правилами. Вона підтверджує повноваження особи, яка підписала документ і потрібно при взаємодії з контрагентами.

Але якщо керівництво вважатиме за потрібне зробити штамп - порушення не буде.

Де і скільки повинен зберігатися?

Коли всі працівники «відгуляють», документ втрачає свою юридичну силу.

конфлікт між роботодавцем і підлеглими;
виявлення помилок при складанні наказу;
неправильне нарахування грошових коштів;
визначення порядку черговості.

Документи, що мають відношення до організації праці, повинні перебувати на підприємстві певний час.

Термін зберігання по номенклатурі (п. 653 Переліку) - протягом 1 року з моменту закінчення діловодства.

Місце зберігання повинно бути надійним і безпечним:

металевий ящик;
сейф або шафу;
приміщення, до яких обмежений доступ сторонніх осіб.

Термін зберігання Наказу про затвердження графіка - постійний, оскільки цей документ відноситься до Наказами по основній діяльності (організація праці на підприємстві).

Більш детальну інформацію дивіться в Наказі Мінкультури Росії №558.

Що потрібно знати?

Розглянутий документ допомагає безпомилково вести фінансову політику, адже на його підставі розраховуються відпускні.

Якщо ваша організація розробляє власний шаблон, нюанси оформлення потрібно описати у внутрішніх розпорядчих документах: Інструкція з діловодства, Порядок надання основних відпусток і т. П.

Якщо немає - користуйтеся уніфікованої формою Т-7.

Чи потрібна ознайомлення працівників під розпис?

Законодавство не містить інформації про те, чи потрібно повідомляти працівників після затвердження ГО. Єдина вимога - попередити за 14 днів до початку відпочинку.

Оскільки відповідь відсутня, на практиці сформувалося дві протилежні думки:

Графік відпусток відноситься до локальних нормативних актів і є офіційним документом організації, який стосується працівників. А такі документи керівництво зобов'язане довести під розпис. Тому ознайомлення потрібно.
ГО відноситься до первинної облікової документації, де зазначається інформація про персонал, тобто є організаційно-розпорядчих документів. Знайомити працівників необов'язково.

Підпис ставиться в двох випадках:

Надається тільки графік відпусток - відмітка робиться в графі «Примітка».
У форму Т-7 додається відповідна графа.

Можна роздрукувати ознайомлювальний лист, в якому кожен працівник ставить дату і підпис. Тоді в графіку подібні записи не робляться.

Також організації мають право створити окремий журнал, який буде фіксувати відомості протягом багатьох років.

Приклад показаний на малюнку:

Внесення змін до документа

Після затвердження графіка відпусток не виключено, що можуть статися різні ситуації: розірвання договору, відкликання з відпустки або ситуації, що вимагають перенесення дати.

Неможливо передбачити всі обставини, тому в крайніх випадках коригування допускається. Єдина умова - обопільна згода сторін.

Тепер розглянемо, як вносяться зміни в графік в різних ситуаціях.

перенесення відпустки

Здійснюється за ініціативою працівника у випадках, перерахованих в ч.4 ст. 123 ТК РФ. Для цього він повинен подати заяву не пізніше, ніж за 14 днів до планованого початку відпустки.

У стовпчиках ставляться такі позначки:

№7 - день, коли працівник планує піти у відпустку;
№8 - відомості про документ, на підставі якого змінилася первісна дата;
№9 - число передбачуваного відпочинку.

Коли перенесення термінів здійснюється на наступний рік або працівника відкликають з відпустки, потрібні відомості вносяться в стовпець №10.

Працевлаштування після затвердження

Організація, яка приймає нового працівника, не коригує ГО. Але якщо роботодавець бажає зафіксувати факт надання відпустки, необхідно зробити доповнення.

Документ, заповнюється на підставі форми Т-7, але має позначку «Доповнення»:

Відкликання з відпустки

У формі Т-7 немає відповідної графи, тому інформацію можете вказати в «Примітці».

У стовпці №8 вкажіть реквізити відповідного Наказу, а в №9 - дату передбачуваного відпустки.

Як скласти наказ про внесення змін?

Розглянутий документ потрібен тоді, коли затверджується новий ГО або створюється додаток. Оформляється в стандартній формі.

Обов'язково вказується причина коригування, а в розпорядча частина містить:

нову дату відпочинку;
персональні дані працівника, посада;
доручення кадровому фахівця;
особа, яка несе відповідальність за виконання розпорядження.

При складанні Наказу пишеться підстава внесення змін: заява працівника, службова записка і т. Д. В кінці ставиться підпис керівництва і перерахованих в документі осіб.

Заповнений зразок - тут:

Поширені запитання

Що робити, якщо відновлюють незаконно звільненого працівника?

Коли підприємство відновлює працівника, йому повертаються всі трудові права.

Це означає, що відпустка надається в загальному порядку - не пізніше закінчення поточного року (якщо немає пільг на першочергове надання). Можна перевидати графік відпусток або оформити доповнення.

Чи потрібно складати графік для працюють за строковим трудовим договором?

Розглянутий документ оформляється для всіх працівників організації, які планують продовжити трудову діяльність в наступному році - так регламентує ст. 123 ТК РФ.

Виняток - термін дії договору закінчується в грудні.

Працівник запитує копію ГО, що робити?

Копії документів, які стосуються трудової діяльності персоналу, надаються в обов'язковому порядку за письмовою заявою.

Якщо працівник його надав, роботодавець зобов'язаний надати копію протягом трьох днів.

15 поширених помилок, що допускаються при оформленні ГО

неправильно визначається тривалість основної та додаткової відпусток;
іноді графіки складаються «заради галочки», а в реальності дати відпочинку працівників відрізняються;
при співробітництві з сумісником терміни не узгоджуються з основним місцем роботи
не враховуються права «пільговиків» або відсутні документи, що підтверджують право першочергове надання відпустки;
робиться запис інших видів відпусток: по догляду за дитиною до 3 років та ін .;
призначається дата початку в останній день робочого тижня: наприклад, при режимі 5/2 - в п'ятницю;
відпустку ділиться на частини без згоди працівника - рішення не має юридичної сили, навіть якщо подібний пункт прописується в трудовому договорі;
відпустка надається за, але графік не затверджується керівництвом. Подібне порушення тягне за собою штраф або дискваліфікацію до 3 років.

Застосовується для відображення відомостей про час розподілу щорічних оплачуваних відпусток працівників усіх структурних підрозділів організації на календарний рік по місяцях. Графік відпусток - зведений графік. При його складанні враховуються положення чинного законодавства Російської Федерації, специфіка діяльності організації та побажання працівників.

Графік відпусток підписується керівником кадрової служби і затверджується керівником організації або уповноваженим ним на це особою з урахуванням мотивованої думки виборного профспілкового органу (при наявності останнього) даної організації про черговість надання оплачуваних відпусток.

При перенесенні терміну відпустки на інший час за згодою працівника і керівника структурного підрозділу у графік відпусток вносяться відповідні зміни з дозволу особи, яка затвердила графік, або особи, уповноваженої ним на це. Перенесення відпустки проводиться в порядку, встановленому законодавством Російської Федерації, на підставі документа, складеного в довільній формі.

·····

Постанова Держкомстату РФ від 05.01.2004 р N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати"

Бланк графіка відпусток - це один з найважливіших локальних нормативних актів будь-якої організації. Керівник зобов'язаний його складати. Нагадаємо, що цей локальний акт повинен бути затверджений не пізніше 16 грудня (за 2 тижні до кінця року). І не забудьте про нові правила, внесених статтями 185.1 і 262.2 ТК РФ.

Відповідно до статтею 123 ТК РФ, Графік слід затвердити за два тижні до настання нового року. Щоб не помилитися в заповненні, рекомендуємо вам орієнтуватися на поданий у статті зразок заповнення графіка відпусток за уніфікованою формою Т-7. Затвердження його протягом двох останніх тижнів грудня - після 16.12.2019 - є порушенням трудового законодавства. Таким чином, затвердите його до цієї дати.

Існує уніфікована форма Т-7, що міститься в альбомі уніфікованих форм (Постанова Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1). Але з 01.01.2013 ці форми не є обов'язковими до застосування (п. 4 ст. 9 закону 402-ФЗ, інформація Мінфіну Росії № ПЗ-10/2012). Кожне підприємство має право самостійно розробляти первинку з обов'язковим включенням в неї реквізитів, встановлених п. 2 ст. 9 закону № 402-ФЗ.

Оформлену форму або затвердите наказом керівника, або попросіть його поставити підпис в поле «Стверджую» форми Т-7.

У Трудовому кодексі РФ з'явилася. Відповідно до неї працівникам, у яких три і більше дітей до 12 років, дається пріоритетне право вибору часу відпочинку. Тому, перш ніж розподіляти відпускні дні для всіх співробітників, поцікавтеся, коли планують відпочивати ці привілейовані працівники.

Крім того, додаткові дні відпочинку з'явилися у співробітників для проходження диспансеризації (у «звичайних» співробітників у віці до 39 років - 1 день раз на 3 роки, у працівників старше 40 років і предпенсіонеров - 2 дня щорічно) ( ст. 185.1 ТК РФ). Терміни диспансеризації визначені Наказом МОЗ України від 13.03.2019 N 124н «Про затвердження порядку проведення профілактичного медичного огляду та диспансеризації певних груп дорослого населення». У 2020-му проходять диспансеризацію громадяни 2002, 1999., 1996., 1993, 1990, 1987, 1984, 1981, а ті, хто старше - щорічно. Поки немає чітких відомчих вказівок, чи обов'язково включати ці дні в план відпусток, але врахувати цю обставину необхідно.

Заповнюємо форму покроково

Форма повинна затверджуватися з заповненими стовпцями 1-6. Розглянемо, як скласти заповнити та затвердити графік відпусток на 2020 покроково. Для прикладу заповнення нами використовується уніфікована форма Т-7 (бланк, як уже згадувалося, взятий з альбому уніфікованих форм). Але дозволено використовувати і графік відпусток в Excel (програма дозволяє створити зручний планувальник - розумний графік відпусток, що автоматизує облік, він дано при застосуванні до статті).

Крок 1

Заповнюємо поле «Найменування організації». Для цього прописуємо повне найменування організації без скорочень.

При наявності профспілки заповнюємо поле «Думка виборного профспілкового органу»: проставляється дата і напис «Враховано». При відсутності такої вказується «Первинна профспілкова організація не створена (або відсутній)».

Надаємо номер документу, дату складання, вказуємо, на який рік він складається.

Заповнюємо стовпці 1-6: назви структурних підрозділів, найменування посади, П.І.Б. працівників пишемо, не скорочуючи. У 5-му стовпці цифрами вказується тривалість в календарних днях. У гр. 6 ставлять дату, з якої він починається.

У разі якщо період відпочинку ділиться на кілька частин, кожна частина пишеться в окремому рядку.

Також дозволено в стовпці 6 вказувати тривалість, а не дату початку.

Підписує документ начальник відділу кадрів.

Стверджуємо графік і знайомимо з ним співробітників

Після заповнення всіх полів і стовпців необхідно затвердити документ на самому бланку - форма Т-7 містить для затвердження спеціальне поле. А можна і видати наказ про затвердження графіка відпусток на 2019 рік (зразок показує найпоширеніші формулювання).

Закон вимагає, щоб працівники були ознайомлені з графіком відпусток. Підтвердженням цього є особистий підпис кожного працівника - або у відомості ознайомлення з наказами, або в графіку відпусток. Доповніть його стовпчиком, де працівники будуть розписуватися і проставляти дату ознайомлення, і не доведеться складати окремі листи ознайомлення.

Стовпці 7-10 заповнюються вручну в міру фактичного відходу співробітників на відпочинок. Якщо відбулися зміни і час відпочинку надається не тоді, коли було заплановано, в графі 8 вказується підстава для перенесення - реквізити наказу про перенесення або заява працівника. У графі 9 вказують плановану дату початку відпочинку.

У відповідності до вимог статті 123 Трудового кодексу, Кожен роботодавець повинен щорічно складати графік відпусток. Документ включає відомості про відпускні періодах всіх співробітників, з якими укладені трудові договори. Графік обов'язковий для виконання і працівником, і роботодавцем. Саме відповідно до нього співробітники йдуть в щорічну оплачувану відпустку.

Документ повинен бути готовий не менше ніж за 2 тижні до кінця попереднього року. Таким чином, затвердити графік відпусток на 2019 рік слід до 17 грудня 2018 року.

Графік допомагає вирішити відразу кілька завдань:

Розпланувати відпускні періоди на наступний рік, щоб не відбулося ніяких накладок. Наприклад, щоб всі фахівці, які виконують однакові функції, не пішли у відпустку в один час.
Заздалегідь подбати про підміну працівника на період відпустки або передати його функції колегам.
Виконати вимоги трудового законодавства: вчасно оповістити працівника про майбутню відпустку і виплатити відпускні.
Тримати під контролем питання дотримання термінів відпусток, а також кількість невикористаних днів.

Уніфікована форма Т-7: чи обов'язково її застосовувати?

Для графіка відпусток розроблена уніфікована форма Т-7, затверджена наказом Мінстату 05.01.2004 № 1. Разом з тим роботодавці не зобов'язані використовувати її в незмінному вигляді. На підставі постанови Державного комітету РФ за статистикою від 24.03.1999 № 20, Форму можна доопрацювати. Також можна розробити власний шаблон, затвердити його і застосовувати в якості графіка відпусток.

На практиці роботодавці найчастіше використовують уніфіковану форму, хоча нерідко таблицю доповнюють необхідними графами.

Бланк форми Т-7

На наступному зображенні представлено, як виглядає уніфікована форма графіка відпусток (Т-7):

Графік відпусток: покрокова інструкція

Крок 1. Заповнення форми Т-7

Форма складається з заголовка і таблиці, в якій міститься основна інформація. Як потрібно її заповнити, дивіться нижче. Активне поле виділено кольором.

У заголовку слід вказати такі дані:

У преамбулі форми є поля для зазначення реквізитів документа, в якому профспілка висловила свою думку щодо графіка відпусток, а також для його затвердження. Як їх заповнювати, покажемо пізніше, коли процес дійде до затвердження документа.

У таблиці уніфікованої форми Т-7 є 10 колонок:

Графа 1. Найменування структурного підрозділу (Відділу):
Графа 2. Посада (Спеціальність) згідно зі штатним розкладом:

Прізвище, ім'я та по батькові

Табельний номер працівника

Кількість календарних днів відпустки

Графа 6. Запланована дата відпустки:

Інші графи таблиці на даному етапі не заповнюються. Вони призначені для відображення інформації, яка з'явиться пізніше - коли співробітник піде у відпустку або якщо він буде перенесений.

Крок 2. Узгодження

Трудове законодавство вимагає узгодити графік відпустки тільки з профспілкою - безпосередньо з працівниками його не узгоджують. Якщо профспілка є, то графік узгоджується з ним в порядку, встановленому в статті 372 ТК РФ.

Зверніть увагу! Співробітник може подати заяву, в якому просить врахувати його бажання з приводу періоду відпустки. Однак роботодавець не зобов'язаний його погоджувати.

Затвердити графік відпусток можна і в тому, випадку, якщо профспілка проти. Однак за останніми залишається право оскаржити рішення керівництва в Трудовий інспекції або в суді.

Реквізити документа, в якому профспілка висловила свою думку щодо графіка, вказуються перед табличній частиною форми Т-7:

Крок 3. Підписання відповідальним співробітником

Отже, графік складено і погоджено з профспілкою. Тепер потрібно закінчити його оформлення і підписати. Підпис ставить керівник кадрової служби або інший фахівець, відповідальний за кадровий облік:

Крок 4. Затвердження керівником

Після підписання графік направляється на затвердження керівнику роботодавця. тут можливі два варіанти:

візування безпосередньо в шапці документа;
створення наказу на затвердження.

У першому випадку все просто: в преамбулі графіка вказується посада керівника компанії, і він ставить свій підпис (з розшифровкою), а також дату затвердження:

У другому випадку формується наказ про затвердження графіка відпусток. Цей шлях іноді вибирають, якщо потрібно дати відповідальним особам додаткові розпоряджень, які стосуються відпусток в цілому і графіку зокрема. наприклад:

фахівця з кадрам - ознайомити співробітників з графіком;
бухгалтеру - провести розрахунок відпускних і створити резерв коштів на їх своєчасну виплату.

Наказ складається в довільній формі - приклад можна побачити нижче. При виборі цього варіанту сам графік буде додатком до наказу.

Наказ про затвердження відпустки - документ необов'язковий. Форма Т-7, затверджена зазначеним вище способом, є самодостатнім документом.

Крок 5. Ознайомлення співробітників

Закон вимагає ознайомити працівників з інформацією про прийдешнє відпустці не пізніше ніж за 2 тижні до його початку. Але доцільно зробити це також безпосередньо після складання графіка.

У стандартній формі Т-7 спеціальних колонок для ознайомлення співробітників не передбачено, проте роботодавці можуть їх додати . Зміна форми має бути затверджене наказом або розпорядженням керівництва.

доцільно додати дві колонки - для дати ознайомлення і підпису працівника.

Є й інші способи ознайомити співробітників з графіком відпусток, наприклад, можна зробити для цього в документі спеціальний лист.

Готовий графік, затверджений в установленому порядку, а також містить відмітки про ознайомлення, виглядає так:

Виконання і зміна графіка

Вище згадувалося, що графік відпусток обов'язковий для виконання. А значить, працівник повинен піти у відпустку відповідно до графіка, а роботодавець зобов'язаний його в це період відпустити.

Перед відпусткою по графіку

Багато кадровики звикли брати з працівників заяву про відпустку, Проте великого сенсу в цьому немає. Співробітник не зобов'язаний писати таку заяву, якщо він йде у відпустку за графіком. А ось роботодавець зобов'язаний повідомити працівника про відпустку, і зробити це не пізніше 14 днів до його настання. Для цього майбутнього відпускнику направляється письмове повідомлення, В якому він повинен розписатися.

перенесення відпусток

Графік відпусток складається завчасно, і нерідко потрібно його змінити. Трудовий кодекс цього не забороняє, потрібно лише правильно це оформити. Зміна графіка відпусток може знадобитися з різних причин, наприклад:

найняті нові працівники, відпустка яких потрібно включити в графік (вони мають право на відпустку після 6 місяців роботи);
з'явилася виробнича необхідність перенести відпустку, і працівник не став заперечувати;
співробітник висловив бажання перенести відпустку, і роботодавець це погодив;
треба було поміняти період відпустки будь-кого з працівників, які мають право на нього в зручний час.

Співробітник, чий відпустку потрібно перенести або додати в графік, повинен подати роботодавцю заява на відпустку. Складається воно в довільній формі і має приблизно такий вигляд:

Керівник при наявності можливості погодить перенесення відпустки і робить про це відмітку на заяві. Крім того, створюється наказ про внесення зміни до графіку відпусток. У ньому повинна міститися інформація, яку потрібно змінити, а також нові дані про відпустку. Далі на основі цього наказу в документ вносяться правки. У нашому прикладі потрібно відобразити зміни в графах 7-10.

Якщо працівник вирішив не брати відпустку в поточному році, він повинен вказати в заяві, що цей період переноситься на наступний рік. При цьому графа 7 таблиці не заповнюється.

Нюанси складання графіка

Відпустка зовнішнього сумісника

Стаття 286 ТК РФ говорить, що щорічний відпустка повинна надаватися зовнішнього сумісника одночасно з відпусткою на його основній роботі. З цього можна зробити два висновки:

відпустку зовнішньому суміснику покладено, а значить, його потрібно включати в графік;
планувати цю відпустку потрібно на той же період, коли він надається працівникові основним роботодавцем.

Виникає питання: як це здійснити? Очевидно, слід заздалегідь дізнатися у сумісника, коли запланований його відпустку за основним місцем роботи. Як варіант, можна попросити надати довідку про заплановане відпустці на наступний рік. Але робити цього сумісник не зобов'язаний, так само як і роботодавець за сумісництвом не може на цьому наполягати. Більш того, працівник може не знати, коли йому буде надана відпустка за основним місцем роботи в наступному році, адже там графік може бути ще не готовий.

Проте включати відпустку зовнішнього сумісника в графік необхідно. Однак дуже ймовірно, що в документ доведеться вносити зміни.

Можлива і така ситуація. Відпустка сумісника запланований на один і той же період у обох роботодавців, але громадянин подав заяву за основним місцем роботи про перенесення цього терміну, і його узгодили. В такому випадку перенести відпускний період повинен буде і роботодавець за сумісництвом.

Тривалість відпусток: стандартна і подовжена

Стандартний щорічна оплачувана відпустка - 28 календарних днів (Стаття 115 ТК РФ). Але деяким категоріям працівників покладено подовжений основна відпустка. Право на нього дається Трудовим кодексом і федеральними законами. Кому покладено більш тривалу відпустку, показано в таблиці нижче.

Таблиця 1. Хто має право на відпустку більшої тривалості

Категорія працівників	норма закону	тривалість відпустки
неповнолітні працівники	ст. 267 ТК РФ	31 календарний день
інваліди	ст. 23 закону №181-ФЗ від 24.11.1995	30 календарних днів
педагоги	ст. 334 ТК РФ, постанова Уряду від 14.05.2015 №466	42 (56) календарних днів
Окремі категорії медичних працівників	ст. 350 ТК РФ, постанову Мінпраці Росії від 08.08.1996 №50	36 календарних днів
Державні службовці	ст. 46 закону №79-ФЗ від 27.07.2004	30 календарних днів + дні в залежності від вислуги років
муніципальні службовці	п. 3 ст. 21 закону №25-ФЗ від 02.03.2007	30 календарних днів + дні в залежності від вислуги років
Доктори і кандидати наук, що займають посади в наукових організаціях, що фінансуються з федерального бюджету	постанову Уряду 12.08.1994 № 949	доктора наук - 48 робочих днів; кандидати наук - 36 робочих днів
Працівники, зайняті на роботах з хімічною зброєю	ст. 1, 5 закону № 136-ФЗ від 07.11.2000	56 або 49 календарних днів (залежить від групи робіт)
Рятувальники професійних аварійно-рятувальних служб і формувань	п. 5 ст. 28 закону № 151-ФЗ від 22.08.1995	30, 35 або 40 діб (залежить від безперервного стажу)
Прокурори, наукові та педагогічні працівники прокуратури	ст. 41.4 закону № 2202-1 від 17.01.1992	30 календарних днів (без урахування проїзду до місця відпочинку і назад)
Співробітники Слідчого комітету	ст. 25 закону № 403-ФЗ від 28.12.2010
військовослужбовці	закон № 76-ФЗ від 27.05.1998	різна тривалість

Деякі працівники також мають право на додаткова оплачувана відпустка, Який видається крім основного (стаття 116 ТК РФ). Які періоди також потрібно відображати в графіку. Вони покладаються працівникам:

зайнятим на роботах зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці;
мають особливий характер роботи;
працюючим ненормований день;
які працюють в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях.

Нерідко співробітники вважають за краще замість додаткової відпустки підучити компенсацію. Однак такі відпускні дні все одно потрібно включати в графік, а потім (якщо працівник вважатиме за краще гроші) відображати це в графіку, як показано вище.

Яку тривалість відпустки вказати в графіку?

Працівник не зобов'язаний йти у відпустку на 28 днів поспіль - його можна розділити на кілька частин. При цьому одна з них не повинна бути менше 14 календарних днів. У графіку відпустки слід вказувати всі відпускні періоди кожного працівника.

Хто може брати відпустку у зручний час?

Таблиця 2. Хто має право на відпустку у зручний час

Категорія працівників та обставини	норма закону	чим підтвердити
неповнолітні працівники	Ст. 267 ТК РФ	паспорт
Батько (опікун, піклувальник, прийомні батьки), який виховує дитину-інваліда віком до 18 років	Ст. 262.1 ТК РФ	Свідоцтво про народження дитини
Вагітні - до або після відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами Після відпустки по догляду за дитиною	Ст. 260 ТК РФ	Довідка про вагітність, лікарняний, взятий в зв'язку з відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами
Працівники, які мають трьох і більше дітей віком до 12 років	Ст. 262.2	Свідоцтва про народження дітей
Чоловік в період знаходження його дружини у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами	Ст. 123 ТК РФ	Довідка про вагітність, копія лікарняного, який виданий для оформлення відпустки по вагітності та пологах
Зовнішні сумісники - одночасно з щорічною оплачуваною відпусткою на основній роботі	Ст. 286 ТК РФ	Довідка з роботи, виписка з графіка відпусток
Подружжя військовослужбовців - одночасно з відпусткою військовослужбовців	Ст. 11 закону № 76-ФЗ від 27.05.1998	Довідка з місця служби, виписка з графіка відпусток чоловіка
Громадяни, які отримали сумарну (накопичену) ефективну дозу опромінення внаслідок ядерних випробувань на Семипалатинському полігоні	П. 15 ст. 2 закону № 2-ФЗ від 10.01.2002	Посвідчення громадянина, який піддався радіаційного впливу
Учасники ліквідації наслідків катастрофи на Чорнобильській АЕС Окремі групи громадян, які отримали променеву хворобу, інваліди внаслідок катастрофи, особи, які працюють в зоні відчуження і інші, що мають відношення до аварії на чорнобильській АЕС	Закон № 1244-1 від 15.05.1991	Посвідчення громадянина, який піддався радіаційного впливу, довідка про встановлення інвалідності
Герої Соціалістичної Праці, Герої Праці Російської Федерації і повних кавалерів ордена Трудової Слави	ст. 6 закону № 5-ФЗ від 09.01.1997	Посвідчення Героя праці або кавалера ордена
Герої Радянського Союзу, Герої Російської Федерації і повних кавалерів ордена Слави Учасник Великої Вітчизняної війни, жителі блокадного Ленінграда і особи, що працює в період Великої Вітчизняної війни на об'єктах оборони, інваліди війни, ветерани бойових дій	п. 3 ст. 8 закону № 4301-1 від 15.01.1993 закон № 5-ФЗ від 12.01.1995	Посвідчення Героя або кавалера ордена
почесні донори	ст. 23 закону № 125-ФЗ від 20.07.2012	Посвідчення почесного донора
Батько, який працює в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях, для супроводу дитини у віці до 18 років, що надходить на навчання в іншій місцевості	ст. 322 ТК РФ	Паспорт дитини, довідка з приймальної комісії

Скільки зберігати графік відпусток?

Документи зберігаються відповідно з наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558. Для різних документів встановлено різні терміни. Графік відпусток зберігається протягом 1 року після того, як він перестане діяти.

відповідальність

Відсутність графіка відпусток в невеликих компаніях і у ІП є звичайною практикою, хоча це і не так. Дуже часто керівництво не замислюється або просто не знає про необхідність скласти цей документ. Разом з тим вимога про його формуванні випливає зі статті 123 ТК РФ. (Форма з додатковими графами не є уніфікованою і потребує затвердження внутрішнім актом);