Зразок наказу т 9. Як скласти наказ про направлення у відрядження? Чи потрібно реєструвати посвідчення про відрядження

Періодично в компаніях виникає необхідність відправляти працівника у відрядження в іншу місцевість, відмінну від місцезнаходження підприємства, для вирішення виробничих питань в інтересах фірми. Відрядженням вважається виконання працівником завдання понад одного дня поза свого робочого місця. Для її оформлення керівник повинен скласти наказ про направлення працівника у відрядження.

В даний час наказ про відрядження залишається основним обов'язковим для заповнення документом при відправленні працівника в службову поїздку. З 2015 року організація може не складати службове завдання, звіт про відрядження і посвідчення про відрядження. Їх застосування залишено на розсуд компанії, і якщо ці документи використовуються, інформація про це повинна бути відображена у відповідному внутрішньому акті.

На великих підприємствах існує також планування майбутніх відряджень на поточний рік, яке оформляється у вигляді затвердженого графіка.

За кілька днів до службової поїздки керівник приймає рішення про відрядження співробітника відповідно до потреб підприємства. Він може видати службове завдання або в усній формі доручити відділу кадрів скласти наказ на відрядження. При цьому він повинен позначити відповідальних осіб, мета, місце і термін відрядження. Тому для уникнення непорозумінь, бажано все-таки складати документальне обгрунтування, яке буде містити всі ці відомості.

На основі отриманого розпорядження інспектор відділу кадрів складає наказ про відрядження і доводити його зміст до відома направляється в службову поїздку працівника. Цей документ необхідний для отримання фінансування майбутніх витрат, а також правильного оформлення відсутності працівника. Після ознайомлення співробітник, як правило, становить службову записку з попереднім розрахунком майбутніх витрат на поїздку, на основі якої йому виділяються кошти.

Відрядження в табелі обліку робочого часу відзначається спеціальним літерним кодом «К» або цифровим «06». В даний час за працівником зберігається його робочий час і середній заробіток.

На розсуд керівництва в організації можуть складати посвідчення про відрядження, в якому в день від'їзду робиться відмітка про вибуття співробітника. Також, якщо це встановлено внутрішніми правилами документообігу, то при від'їзді і прибуття співробітників кадровий працівник може робити позначки в журналі реєстрації відряджених працівників.

Як правильно скласти наказ на відрядження

Наказ оформляється або на, або шляхом застосування уніфікованих форм Т-9 або Т-9а. Спеціалізовані програми надають можливість заповнювати накази за стандартними формами автоматично.

У верхній частині документа записується назва компанії, код її реєстрації в статистиці. Далі вказується дата видання наказу, його номер по порядку, який фіксується в книзі реєстрації підприємства.

Після цього необхідно заповнити особисті дані співробітника, що відправляється у відрядження, його табельний номер, посада, найменування структурного підрозділу - його місця роботи в організації.

Наказ на відрядження повинен обов'язково містити інформацію про місце службової поїздки з розшифровкою країни, міста і назви приймаючої організації. Також заповнюється інформація про тривалість поїздки в календарних днях з точним зазначенням дня початку і закінчення службової поїздки.

Нижче потрібно внести запис про мету напрямки співробітника у відрядження, і визначити організацію, яка буде здійснювати фінансування даної поїздки.

Інспектор кадрів повинен заповнити підставу для відрядження. Це може бути договір, план відряджень, службове завдання (якщо воно складається) і т. Д.

Документ завіряється підписом керівника компанії із зазначенням його посади і особистих даних.

З наказом працівника потрібно ознайомити під розпис з розшифровкою П.І.Б та проставленням дати підписання.

нюанси

При відрядження групи працівників фірми може оформлятися спільний наказ за стандартною формою Т-9а. У ньому дані представлені у вигляді таблиці, в шпальтах якої вказуються поіменно всі направляються у відрядження співробітники, а в рядках обов'язкові для заповнення реквізити.

В основному фінансування службових поїздок здійснюється за рахунок коштів організацій, які відправляють своїх працівників. На практиці зустрічаються випадки, коли ці витрати може нести стороння організація (наприклад, приймаюча сторона). В цьому випадку у відповідній рядку вказується найменування підприємство, відмінне від фірми-роботодавця співробітника.

Наказ на відрядження - це розпорядчий документ, відповідно до якого працівник направляється у відрядження. Форма Т-9 призначена для одного працівника, а форма Т-9а - для групи працівників.

УВАГА: Постановою Уряду РФ від 29.12.2014 скасовано обов'язкове оформлення та посвідчення про відрядження.

Заповнення форми Т-9

У верхньому рядку вказується найменування організації або ІП (наприклад, ТОВ «Морква» або ІП Сергєєв П.П.). Далі вписуємо індивідуальний номер документа і дату його складання.

Рядок «Код за ЄДРПОУ».Вказується код за ЄДРПОУ згідно з даними в повідомленні з Росстату.

Нижче термін відрядження: перший день - це день від'їзду з місця постійної роботи, останній день - це день повернення.

Мета відрядження і рядок «Підстава» заповнюються згідно з відомостями службового завдання, виданого працівнику.

Рядок «Відрядження за рахунок коштів». Вказується джерело фінансування відрядження.

Внизу ставляться підписи керівника організації та працівника, якого відряджають.

З 2015 року використання формально більше не потрібно. Тоді постає питання, чи має сенс використовувати цю форму далі або доцільніше буде використовувати будь-які інші документи, щоб правильно оформити вибуття і прибуття співробітника. Тому слід розібратися в цій проблемі, щоб уникнути можливих претензій з боку податківців.

Відрядженням вважається робоча поїздка співробітника, оформлена за встановленою формою, в інший географічний пункт. Варто відзначити, що поняття відрядження відноситься тільки до тих працівникам, які більшу частину часу працюють на стаціонарному місці роботи, а якщо зміст роботи зводиться до постійних роз'їздів, це не буде вважатися відрядженням.

Першим і останнім днями відрядження вважаються день відбуття і приїзду транспорту (автобуса, теплохода або іншого), на якому пересувається відряджений співробітник.

У процесі поїздки співробітник несе певні витрати. Згідно з Трудовим Кодексом організація повинна компенсувати їх йому. До них відносяться проїзд, оплата проживання, добові, стільниковий зв'язок, оплата візи та інші.

Закон не обмежує розмір добових, але малий бізнес зазвичай обходиться сумою сімсот рублів, так як все що вище цієї суми обкладається. Якщо цей ліміт перевищено, то розрахунок податку ведеться на найближчу дату видачі співробітнику зарплати і перед цим повинен бути заснований авансовий звіт. Це пов'язано з тим, що працівник під час відрядження міг витратити як більше виданої підзвіт суми, так і не до кінця її витратити.

До скасування посвідчень процедура оформлення робочої поїздки виглядала так:

1. Складалося службове завдання (Т-10а) з основними параметрами (мета, місце, дати).
2. На його підставі керівник оформляв наказ, яким підлеглому пропонувалося відправлятися до місця виконання завдання.
3. Потім видавалося посвідчення про відрядження, за яким бухгалтер виділяв гроші підзвіт.
4. Після повернення працівник звітував за гроші за допомогою авансового звіту (здається протягом 3 днів після прибуття) і підтверджують витрати квитанцій. А за виконану роботу за допомогою звіту про відрядження і записів про прибуття-вибуття в посвідченні.

По суті багато параметрів дублюються в цих формах, що ймовірно послужило причиною для їх скасування.

Як заповнити посвідчення про відрядження: зразок

Посвідчення про відрядження є первинний документ із загальною інформацією про переміщення відрядження особи, засвідчений відповідними посадовими особами. Починаючи з 1 квітня 2004 воно заповнювалося за формою Т-10. Але з 8 січня 2015 уряд позбавило бізнес від необхідності використовувати цю форму в документообігу. Разом з ним були скасовані і службове завдання і звіт про відрядження. Відтепер посвідчення про відрядження не може використовуватися для підтвердження витрат на відрядження.

Проте, якщо на те є причини, то організація може продовжувати її використовувати. Це потрібно прописати у відповідному внутрішньому акті підприємства. Наприклад, в поширеному «Положенні про відрядження». Також організація може змінювати в цій формі в разі необхідності.

Видачею даного документа відряджається можуть займатися різні співробітники (кадровик, бухгалтер, секретар, менеджер та інші). Керівнику має сенс призначити наказом відповідального за видачу посвідчення. Краще, якщо це буде співробітник, зацікавлений в отриманні даних з посвідчення. Наприклад, кадровик, який веде облік робочого часу.

Заповнена форма виглядає наступним чином:

У першій частині відображаються такі подробиці:

• назва і деякі реквізити організації
• місто і організація, куди направляється працівник
• ПІБ знаходиться у відрядженні, серія і номер паспорта, посаду, підрозділ, де він трудиться і мета його поїздки
• з якого числа починається і закінчується відрядження, а також її загальна тривалість
• - це номер, який присвоюється організації Росстатом
• ОКУД - код даної форми в класифікаторі бухгалтерської документації
• номер документа це номер запису в журналі і дата цього запису
• табельний номер - цей унікальний номер виділяється кожному працівнику і після його звільнення ніде більше не використовується

Можливі випадки, коли службовця відправляють відразу в кілька місць, але в шапці форми передбачено рядок тільки для одного пункту призначення. У такій ситуації потрібно самостійно додати необхідну кількість рядків у формі для кожної організації. Це можна було робити ще до скасування посвідчень про відрядження, адже згідно ФЗ про бухоблік і листів Роструда змінювати первинку в разі потреби є правом фірми.

У другій частині (на зворотному боці) форми ставляться позначки з датами про вибуття-прибуття працівника з відповідними підписами відряджає та яка приймає сторін.

Документ може також посвідчуватися печаткою (якщо вона використовується).

У разі якщо будуть допущені помилки в посвідченні про відрядження, це буде внутрішньою справою організації. Контролюючі органи більше не мають права запитати цей документ.

Як оформити відрядження без застосування посвідчення про відрядження

У поточний момент для оформлення відрядження досить тільки наказу керівника (Т-9) і авансового звіту після прибуття (форма N АТ-1).

У разі, якщо організація вирішила більше не користуватися скасованими формами, то потрібно зафіксувати від посвідчень про відрядження. З локального акту, яким може бути «Положення про відрядження», слід прибрати всі згадки про ці формах. І відповідно прописати, що тепер для всіх цих цілей використовується наказ про направлення службовця у відрядження. Але так як в наказі немає рядка про мету поїздки, то організацією слід самостійно розробити і затвердити модифіковану форму Т-9, де буде передбачена ця особливість (для більшості первинних документів це допустимо).

Також в локальному акті потрібно зафіксувати розмір добових, порядок визнання та відшкодування витрат. У тому числі і як повинна підтверджуватися поїздка працівника на своїй машині.

Інформація про вибуття співробітника в робочу поїздку раніше згадувалася в спеціальному журналі, де була особлива графа для номера посвідчення. Тепер там можна ставити прочерк або не заповнювати зовсім.

Як підтверджувати витрати в 2017 році

Службову поїздку потрібно підтверджувати проїзними квитками (наприклад, авіаквитки, квитки на поїзд і інші) до пункту призначення і назад. Якщо працівник їх втратив, то слід звернутися в транспортну компанію для отримання копії. Також потрібні всі чеки і квитанції на готель, знімання квартири, оплату зв'язку та інші витрати.

У разі коли службовець вирушив у відрядження на своєму авто, то по приїзду назад йому потрібно подати службову записку з датами прибуття-вибуття та підтверджуючі документи (касові чеки на ПММ, паркувальна квитанція, та інше).

Обгрунтування витрат для цілей оподаткування

В даний час потрібні тільки відповідні квитанції та авансовий звіт для підтвердження витрат. Якщо немає квитанцій, то доведеться на ці суми нарахувати ПДФО. Що стосується посвідчень про відрядження, то суди і раніше визнавали, що вони не потрібні, так як немає такої вимоги в Податковому Кодексі.

За ситуація аналогічна. Якщо є всі чеки, то вони не нараховуються. До 2015 посвідчення потрібно додавати до авансового звіту і могли виникнути складності, якщо його немає.

При розрахунку бази оподаткування з податку на прибуток на відрядження визнаються витратами, пов'язаними з виробництвом і реалізацією. Ці витрати приймаються до обліку на дату прийняття авансового звіту. До 2015 року посвідчення були потрібні для включення відрядних до складу витрат.

Всі витрати на поїздку повинні бути обґрунтовані економічно. Для цього достатньо, щоб мета поїздки, зазначена в наказі, була спрямована на отримання. Податківці до 2015 року самі визнавали, що в цьому плані наказ і посвідчення про відрядження по суті дублюють один одного.

Таким чином, закон однозначно дозволяє обійтися без посвідчень про відрядження. І це серйозно спрощує документообіг, особливо для малого бізнесу. Але для більш великих підприємств може бути корисним зберегти цю форму для більш повного контролю над переміщеннями персоналу.

Напишіть своє питання в форму нижче

Господарська діяльність компанії може не обмежуватися межами однієї місцевості. Іноді її керівництву доводиться направляти свій персонал у відрядження для виконання службового завдання в інші міста. Даний захід вимагає оформлення певної кількості документів, основним з яких є наказ про направлення працівника у відрядження.

Відрядженням вважається здійснення співробітником певних дій для виконання встановленого завдання поза основним місцем своєї роботи тривалістю більше ніж один день.

Про необхідність майбутньої службової поїздки доповідається керівництву фірми у вигляді службової записки в міру виникнення такої потреби. Також може складатися план відряджень на поточний рік.

У будь-якому випадку, для відправлення співробітника підприємства в іншу місцевість потрібно видати наказ про відрядження, який оформляється на підставі службового завдання. При цьому останнє повинно містити мету і місце поїздки, її тривалість, а також перелік відповідальних посадових осіб. До службового завдання потрібно ознайомити і самих працівників, так як після повернення вони повинні представити звіт про його виконання.

На малих підприємствах найчастіше доручення по поїздці директор повідомляє командируемому в усній формі. Наказ складається кадровою службою за кілька днів до її початку, після чого доводиться до відома працівника під його розпис.

Наказ на відрядження є підставою для оформлення на майбутні витрати, і складання такого документа, як посвідчення про відрядження. В даний час законодавство дозволяє не використовувати цей бланк, а підтверджувати час відрядження і вироблені витрати відповідними документами, наприклад, квитками, квитанціями готелів і т. Д.

Якщо посвідчення все ж використовується, то в момент від'їзду співробітника в ньому робиться відмітка про вибуття. Цю ж запис можна зафіксувати в журналі обліку відряджень, який теж не є обов'язковим до заповнення. Однак варто зазначити, що приймаюча сторона може не поставити відмітки в даному документі, так як в даний час є не обов'язковим до застосування.

Також розпорядження директора необхідно, щоб відрядження в табелі обліку робочого часу була правильно відображена, і співробітникові не оформили цей час як відсутність з неповажної причини. При заповненні використовується цифровий код «06» або буквений «К».

Як правильно скласти наказ на відрядження

Для створення наказу можна використовувати фірмовий бланк компанії, або скористатися стандартним документом, прийнятий Держкомстатом - форма Т-9. Програми по веденню бухгалтерського обліку дають можливість формування його автоматично.

У верхній частині документа зазначається повне найменування фірми, і її код реєстрації згідно ОКПО.

Нижче проставляється порядковий номер наказу, присвоєний йому при фіксації в книзі наказів, і дата складання.

У блоці «Направити у відрядження» записуються:

• П.І.Б. працівника, на якого складається документ.
• Його табельний номер.
• Підрозділ, де він виконує роботу.
• Посада або професія, відповідно до.
• Місце відрядження - тут потрібно детально вказати країну та місто, в які співробітник їде, найменування приймаючої організації.

Потім проставляється термін, на який працівник вирушає у відрядження - спочатку у вигляді кількості календарних днів, а потім конкретно з якою по яку дату. Після цього до наказу заноситься причина, по якій відряджається робітник, за рахунок яких коштів здійснюється фінансування витрат на поїздку.

Наступним етапом заносяться реквізити документа - назва, номер і дата оформлення, на підставі якого співробітник направляється у відрядження. Це може бути укладений договір з іншою організацією, раніше затверджений план відряджень, службове завдання і т. Д.

Наказ на відрядження особистим підписом візує керівник фірми, також записуються його посаду та особисті дані. Нижче працівник розписується про те, що він був ознайомлений зі змістом даного документа і ставить дату.

нюанси

Якщо у відрядження направляється група співробітників, то для складання наказу можна скористатися уніфікованим бланком Т-9А. Він виглядає як таблиця, в якій через підрядник заносяться дані по кожному працівнику.

Як правило, компанія фінансує поїздку своїх людей самостійно. Однак бувають випадки, коли на підставі укладеного договору всі витрати оплачує приймаюча сторона - наприклад, при проведенні пуско-налагоджувальних робіт нового обладнання. В такому випадку відповідні дані заносяться в графу «Відрядження за рахунок коштів».

Бланк наказу на відрядження

Для одного співробітника:

Наказ на відрядження (форма Т-9, Т-9а) - розпорядчий документ, що направляє співробітника організації у відрядження. Якщо виникає необхідність відправити співробітника у відрядження, то перш за все потрібно скласти відповідний наказ. Мінфіном розроблено уніфіковані форми Т-9 для одного співробітника і Т-9а для групи співробітника, найпростіше буде скористатися саме цими бланками. Завантажити бланки форма Т9 і Т9а можна в кінці статті.

Як скласти наказ на відрядження? Розглянемо заповнення наказу на прикладі оформлення відрядження одного співробітника за формою Т9.

Зразок заповнення наказу на відрядження (форма Т-9)

В уніфікованій формі Т-9 все продумано, тому заповнення даного бланка не викличе ніяких труднощів. Розглянемо основні дані в документі:

• Ставимо дату оформлення наказу, присвоюємо йому індивідуальний номер. Також вгорі бланка не забуваємо вказати найменування організації і його ОКПО.
• У тілі наказу вказуємо персональні дані працівника, що направляється у відрядження: ПІБ, посада, структурний підрозділ, а також табельний номер, присвоєний йому при прийомі на роботу.
• Вказуємо інформацію про місце напрямки співробітника, тобто в який населений пункт відправляється відряджаються і в яку організацію.
• Терміни відрядження вказуються цифрами, перший день відрядження - це день від'їзду з населеного пункту постійного місця роботи, останній день - це день приїзду до місця постійної роботи.
• Мета відрядження прописуємо в залежності від, виданого працівнику.
• При необхідності заповнюємо рядок «відрядження за рахунок коштів», вказуємо джерело фінансування відрядження.

Як правило, керівником підрозділу, в якому працює співробітник, складається службове завдання, яке наводиться в наказі на відрядження в рядку «підстава». Керівник організації підписує наказ, далі знайомимо співробітника з наказом, при цьому він ставить свій підпис на знак своєї згоди.

Для організації кадрового обліку в компанії початківцям кадровикам і бухгалтерам відмінно підходить авторський курс Ольги Лікіній (бухгалтера М. Відео менеджмент) ⇓

Приклад оформлення наказу на відрядження співробітника