Uzorak pisma inicijative. Kako pravilno napisati prijedlog inicijative. Kako napisati pismo komercijalne ponude

Izrada različitih vrsta poslovnih pisama neophodan je dio posla poslovnih predstavnika. Zahvaljujući ovakvim porukama stječu sposobnost odlučivanja komercijalna pitanja na najpristupačniji, najbrži i optimalan način.

DATOTEKE

Koje vrste poslovnih pisama postoje?

Konvencionalno, poslovna pisma mogu se podijeliti u nekoliko glavnih kategorija:

čestitka;
informativni mail;
i tako dalje.

Odgovore na sva ova pisma, koja su također dio službene poslovne korespondencije i također su napisana prema određenim kanonima, možete označiti kao zasebnu stavku.

Tko bi trebao biti autor pisma?

Poslovna pisma uvijek moraju sadržavati potpis. U tom slučaju bilo koji zaposlenik tvrtke čija nadležnost uključuje ovu funkciju ili ovlašten za to po nalogu direktora može izravno sastaviti pismo. Obično je to stručnjak ili menadžer strukturna jedinica, čija je nadležnost predmet poruke. Međutim, bez obzira na to tko je uključen u pisanje, pismo se u svakom slučaju mora dostaviti upravitelju na odobrenje, imajući u vidu da se piše u ime tvrtke.

Opća pravila za pisanje poslovnih pisama

Sve poslovne poruke trebaju se odnositi samo na djelatnost tvrtke ili okolnosti vezane uz nju. U isto vrijeme, bez obzira na sadržaj, moraju se pridržavati određenih zahtjeva.

Prije svega, to je određena struktura. Poruka uvijek treba sadržavati:

datum pisanja,
podatke o pošiljatelju i primatelju,
ljubazno obraćanje (u obliku izraza "Dragi Ivan Petrovič", "Draga Elena Grigorievna"),

Treba napomenuti da se pisma mogu uputiti i pojedinačnim zaposlenicima i cijelim timovima (u ovom slučaju dovoljno je ograničiti se na pozdrav "Dobar dan!").

informativni dio koji sadrži razloge i ciljeve koji su poslužili kao temelj za pisanje pisma,

molbe i objašnjenja

zaključak.

Pismo može biti popraćeno različitim dodatne dokumente, foto i video dokazi - ako su dostupni, to se mora odraziti u glavnom tekstu.

Pismo se može sastaviti ili na običnom standardnom A4 listu ili na memorandumu organizacije. Druga opcija je poželjnija, jer ne zahtijeva ručno unošenje podataka o tvrtki, osim toga, takvo pismo izgleda respektabilnije i još jednom ukazuje na to da poruka pripada službenoj korespondenciji. Može se pisati rukopisom (posebno su uspješna slova napisana kaligrafskim rukopisom) ili ispisati na računalu (praktično kada trebate izraditi nekoliko kopija pisma).

Pismo mora biti ovjereno potpisom, ali nije potrebno pečatom, jer Od 2016. godine pravne osobe izuzete su od potrebe korištenja pečata u svom poslovanju.

Prije slanja, poruka se, po potrebi, registrira u dnevniku izlazne dokumentacije, u kojem joj se dodjeljuje broj i određuje datum odlaska.

Na što obratiti pozornost prilikom pisanja pisma

Kada sastavljate pismo, morate pažljivo pratiti pravopis, pridržavati se pravila i normi ruskog jezika u pogledu vokabulara, gramatike, interpunkcije itd. Primatelji uvijek paze na to koliko su misli u poruci dobro prezentirane i oblikovane.

Ne treba zaboraviti da provedena istraživanja jasno pokazuju da ljudi nisu voljni provesti više od jedne minute čitajući ovakva pisma.

Pismo mora biti napisano u ispravnom obliku, bez "širenja misli niz drvo", prilično kratko i jezgrovito, do suštine. Svaki nova tema treba oblikovati kao poseban odlomak, koji po potrebi treba podijeliti u odlomke. Osim toga, sažeto i jasno pismo će dati do znanja primatelju da autor cijeni svoje vrijeme. Ovdje je prikladna izreka "sažetost je sestra talenta".

Što se ne smije dopustiti u poslovnom pismu

U poslovnim pismima drzak ili neozbiljan ton je potpuno neprihvatljiv, kao i pretjerano suhoparan tekst i banalni “klišeji”. Također biste trebali izbjegavati složene formulacije, obilje participskih i priložnih izraza te posebnu terminologiju koja je razumljiva uskom krugu stručnjaka.

Pismo ne smije sadržavati neprovjerene, nepouzdane, a osobito namjerno lažne podatke.

Valja imati na umu da ova vrsta poruke nije samo dio rutinske poslovne korespondencije, već se u mnogim slučajevima odnosi i na službene dokumente koji naknadno mogu dobiti status pravno značajnih.

Kako poslati pismo

Svaka službena poruka može se poslati na nekoliko glavnih načina.

Prvi, najmoderniji i najbrži, je kroz elektroničkim sredstvima komunikacije. Prikladan je i brz, a također vam omogućuje slanje informacija gotovo neograničenog opsega.
Ovdje postoji samo jedan minus - ako primatelj ima veliku količinu pošte, pismo se lako može izgubiti ili završiti u mapi Spam, pa je pri slanju pisama na ovaj način poželjno dodatno provjeriti ima li pismo primljena (putem jednostavnog telefonskog poziva).
Drugi način: konzervativni, koji vam omogućuje slanje poruke Ruskom poštom. Preporuča se korištenje funkcije slanja preporučenom poštom s povratnicom - ovaj obrazac jamči da će pismo stići do primatelja, o čemu će primatelj dobiti posebnu obavijest.
Obično se slanje standardnom poštom koristi u slučajevima kada se šalju originalni dokumenti, pisma ovjerena živim potpisima i pečatima.
Pismo možete poslati i putem faksa ili raznih instant messengera, ali samo pod uvjetom da je odnos između partnera dovoljno blizak da dopušta ovu vrstu dopisivanja.

POTVRĐNO PISMO

Takvo pismo sadrži poruku o primitku bilo koje pošiljke (pismo, telegram, transfer, paket, roba, dragocjenosti itd.), da prethodno sastavljeni dokument ostaje na snazi (ugovor, upute itd.). Pismo je potvrda bilo koje činjenice, radnje, telefonski razgovor. Takvo pismo počinje riječima izvedenim iz glagola “potvrditi”.

Na primjer:

Potvrđujući primitak Vaših prijedloga navedenih u dopisu od 25. lipnja 2005. godine, na Vašu adresu šaljemo preslike potrebnih dokumenata.

Slanje takvih pisama je obavezan dio poslovni odnosi. Njihovo pravodobno slanje omogućuje primatelju da ukloni kontrolu i spriječi primanje podsjetnika.

OPOMENA

Pismo sadrži naznaku približavanja ili isteka roka za ispunjenje bilo koje obveze ili događaja. Takvo pismo može biti posebno sažeto, sadržavati jedan završni dio i, u pravilu, započeti riječju "Podsjetnik".

Na primjer:

Podsjećamo vas da u skladu sa ugovorom br. 12/68 od 05/12/2005, morate završiti popravke i građevinske radove najkasnije u roku navedenom u sporazumu, naime 20.08.2005.

JAMSTVENO PISMO

Takvo pismo je dokument koji osigurava ispunjenje obveza navedenih u njemu.

U njemu se primatelju obično jamči plaćanje ili davanje nečega (mjesta, posla, istraživanja itd.). Ova pisma imaju pojačanu pravnu funkciju, pa tekst mora biti krajnje jasan i precizan.

Na primjer:

Molimo dodijelite prostoriju za seminar 14. srpnja 2005. od 14.30 do 18.00 sati.

Garantiramo plaćanje najamnine prostora sa računa... u... banci.

INICIJATIVNO PISMO

Ovo je pismo koje zahtijeva odgovor. Većina kategorija ovih pisama izražava zahtjev (prijedlog, molbu) primatelju u rješavanju nekog pitanja.

Ovo je najčešća vrsta pisama, čiji je predmet neograničen. Međutim, njihova priroda sugerira mogućnost pozitivnog ili negativnog rješenja postavljenog problema.

Na primjer:

Pozivamo Vas da sudjelujete u radu stručne skupine.

Molimo Vas da nas o svojoj odluci obavijestite dopisom najkasnije do 20. prosinca 2005.

ODGOVOR PISMO

Takav je dopis po svom sadržaju naravi ovisan o inicijativama, budući da je tema njihovih tekstova već određena te ostaje predložiti prirodu rješenja pitanja koja se u inicijativama postavljaju: prihvaćanje ili odbijanje prijedlog, ispunjenje zahtjeva.

Odgovor uvijek treba biti naveden u konkretnom i jasnom obliku: može li se svim zahtjevima udovoljiti, u kojoj mjeri, u kojem roku.

Ako pismo sadrži odbijanje, ono mora biti kratko obrazloženo.

Vrste komercijalnih pisama mogu biti različite: ponuda, zahtjev, zahtjev i odgovor na zahtjev. U članku se govori kako se pišu trgovačka pisma svih navedenih vrsta i daju se primjeri trgovačkih pisama.

Iz članka ćete naučiti:

U komercijalne djelatnosti poruka koju prodavatelj šalje kupcu s ponudom robe ili usluga i namjerom sklapanja transakcije, s naznakom specifični uvjeti, naziva se komercijalna ponuda.

Kako napisati pismo komercijalne ponude

Prema općeprihvaćenom standardu, pismo o komercijalnom prijedlogu za suradnju sastavlja se na memorandumu tvrtke.

Potrebni detalji za komercijalnu poruku uključuju:

naziv tvrtke;
referentne informacije o tvrtki;
šifra poduzeća;
OGRN pravna osoba;
INN poreznog obveznika;
datum nastanka pisma;
Matični broj Odlasci;
odredište;
zaglavlje komercijalnog pisma;
potpis;
oznaka o izvođaču.

Komercijalno pismo može se poslati jednom određenom primatelju ili više njih odjednom. Neke tvrtke koriste masovno slanje takvih pisama najširem mogućem krugu primatelja.

Kako napisati pismo zahtjeva

Zamolnice se pišu kako bi se osiguralo da primatelj izvrši radnje koje zahtijeva autor poruke. U jednostavnoj situaciji nema potrebe iznositi složene informacije, argumentirati ili uvjeravati primatelja. Zatim zamolnica Bolje je započeti izravno s izjavom samog zahtjeva.

Na primjer:

Molimo Vas da dostavite kalendarski plan održavanja seminara za 1. polugodište 2018. godine.

Zahtjev - pismo zahtjeva koje se sastavlja radi dobivanja službenih informacija (dokumenata, materijala, informacija).

Usporedite tekstove dvaju pisama.

Zamolnica:

Upit:

Struktura teksta pisma

Tekst zamolnice sastoji se od dva dijela: obrazloženja (navod o razlozima zahtjeva) i zaključka (molbe).

Za razliku od zahtjeva, zahtjev može imati drugačiju strukturu. Takvo pismo može se sastojati od:

Jedan komad. Na primjer:

Molimo Vas da razmotrite mogućnost nabave agruma u prvom kvartalu 2018. godine te nam, ukoliko bude pozitivna odluka, pošaljete ponudu.

Zahtjev se sastoji iz jednog dijela, jer situacija ne zahtijeva obrazloženje.

Dva dijela. Na primjer:

Zbog sanacije kolnika na ul. Molodtsova, na području kuća 15–27 u razdoblju od 15. svibnja do 20. svibnja 2018., molimo da osigurate da se promet u navedenom području noću zaustavi.

Ukoliko se tekst zahtjeva sastoji od dva dijela, prvo treba navesti razloge pisanja poruke, a zatim zahtjev.

Tri dijela. Na primjer:

Sukladno ugovoru od 12.02.2017. br. 22/56 Vaša tvrtka preuzela je obvezu isporuke metalnih pokretnih regala za arhivsku opremu u jednakim količinama u rujnu, listopadu i studenom 2017. Međutim, odgodili ste isporuku zadnjeg serije opreme za dva tjedna bez objašnjenja razloga kašnjenja.

Kašnjenje u isporuci posljednje serije regala dovodi u pitanje puštanje arhive u rad u roku utvrđenom državnim ugovorom. Molimo vas da poduzmete mjere za isporuku posljednje serije regala u količini od 40 komada. najkasnije do 10.03.2018

Obrazloženje za zahtjeve ili zahtjeve može biti upućivanje na zakonodavstvo ili drugu regulativu pravni akt, izjava o činjenicama ili događajima.

Pravila za pisanje pisama

Zamolnice i zamolnice sastavljaju se na memorandumu.

Prilikom izdavanja ovih vrsta poruka koriste se sljedeći detalji:

odredište;
naslov teksta (ako je tekst pisma duži od 4-5 redaka);
potpis;
oznaka o izvođaču.

U procesu pripreme poruke prolaze odobrenje. Oznake odobrenja (viza) stavljaju se na primjerak dopisa. Primjerak ostaje organizaciji – autoru slova. Oznake se nalaze na poleđini originala ako je poruka poslana faksom ili e-pošta. Ako postoji sustav upravljanje elektroničkim dokumentima, u njega se upisuju ocjene.

Dodatne informacije o klasifikaciji komercijalnih pisama možete pronaći u članku “Pisma informativne prirode”.

Kako se postavljaju komercijalni zahtjevi

Posebna vrsta zamolnice je zamolnica Komercijalna ponuda. Ovo je apel kupca prodavaču sa zahtjevom:

pružiti informacije o proizvodu (radu, uslugama);
podnijeti ponudu za nabavu dobara (izvođenje radova, pružanje usluga).

Prije sklapanja ugovora koriste se komercijalni upiti.

Tekst komercijalnog zahtjeva obično označava:

naziv robe (usluge);
uvjete pod kojima ih autor pisma želi primiti;
količina i/ili kvaliteta;
vrijeme isporuke robe ili pružanja usluga;
cijena;
druge podatke.

U komercijalnom zahtjevu koriste se sljedeći izrazi:

Obavijestite nas o mogućnosti dostave...

Molimo dajte ponudu za zalihe...

Molimo obavijestite nas detaljne informacije o…

Primjer potpunog zahtjeva:

Obavijestite nas o mogućnosti isporuke plošnih skenera modela SKAN-200 i SKAN-320 u količini od 2 i 3 kom. odnosno tijekom ožujka 2018. te informirati o uvjetima plaćanja i rokovima isporuke.

Poslovna pisma pišu se u komunikaciji s partnerima u gotovo svakoj prilici. Gotovi primjeri i pravila za sastavljanje takvih dokumenata mogu se naći u članku.

Poslovno pismo možemo definirati kao dokument koji se u ime cijele tvrtke šalje drugoj tvrtki, samostalnom poduzetniku ili pojedincu (npr. investitoru). U suštini, svako dopisivanje tvrtke je poslovno pismo. Njihova svrha je vrlo različita:

o suradnji.
suradnja, pregovori.
Podsjetnik na potrebu ispunjavanja obveza iz ugovora.
Obrazloženje vašeg stava, odgovor na prethodno poslano pismo i mnogi drugi.

Dokument se obično sastavlja na memorandumu tvrtke i može se poslati običnom poštom ili e-poštom. No, ako je partner od posebne važnosti, poželjno je da ga isprintate na kvalitetnom, debelom papiru i predate osobno ili putem kurirske službe. Struktura pisma nalikuje tipičnom poslovnom dokumentu - možete ga shematski prikazati na ovaj način.

Na što obratiti pozornost prilikom izrade

Ne postoje određena pravila niti uzorci za takva pisma, pa njihova struktura, volumen i dizajn uvelike ovise o konkretnom slučaju. Na primjer, pismo obavijesti bit će prilično sažeto (3-4 odlomka), ali preporuka zaposlenika ili poslovni prijedlog mogu zauzimati više od jedne stranice.

Međutim, postoji i nekoliko Opća pravila, na koje treba obratiti pozornost prilikom izrade rada:

Sam dokument nema pravnu snagu, ali je sastavljen prema svim pravilima izvršenja. Njegova struktura i stil prezentacije moraju biti u skladu s općeprihvaćenim načelima suvremenog tijeka dokumenata.
Rečenice su konstruirane logično, u jasnom nizu. Izostaju kićeni, složeni, emotivni, a posebno kolokvijalni izrazi. Tonalitet je neutralan.
Prezentacija se uvijek izvodi samo od 1 osobe - bilo u jednini, ako je tekst napisan izravno od menadžera, ili u množini, ako je napisan u ime cijele tvrtke.
Neka sklizne specifični cilj sastavljanje i očekivane radnje primatelja (poslati odgovor, razmotriti kandidaturu zaposlenika, pristati na pregovore, poslati dokument i sl.).
Rad ne odražava individualne interese menadžera ili drugih zaposlenika, već ciljeve tvrtke kao tima. Ako trebate uspostaviti osobni kontakt, poželjno je da to učinite drugačije i da se ne pozicionirate kao predstavnik tvrtke.

TOP 5 grešaka u pisanju

Pogreške se mogu podijeliti u 2 velike skupine - neke su povezane s pisanjem kao tekstom (kršenje logike, vokabulara, drugih jezičnih normi), druge - s kršenjem samog poslovnog bontona:

Pravopisne i interpunkcijske pogreške nisu dopuštene - tekst pisma uvijek treba provjeriti barem 1-2 puta prije slanja.
Kršenje poslovni stil prezentacija, prisutnost emocionalnih fraza, pretjerana pristojnost ili, obrnuto, ozbiljnost.
Negativan ton - čak i prijetnje moraju biti napisane bez nepotrebnih riječi - na primjer: "Zadržavamo pravo obratiti se sudu u roku od 30 dana od dana primitka ovog pisma."
Prevelik ili, obrnuto, premali volumen. Obično cijeli tekst može stati na 1-2 stranice. No, to ne znači da sve važne informacije ne treba prenijeti partneru. Volumetrijski podaci, dijagrami, obrasci dokumenata mogu se uključiti u aplikacije.
Oduzimanje sugovorniku prava na izbor. Na primjer, ne biste trebali napisati: "Molim vas da pregledate i odobrite konačnu verziju ugovora."

Tipični šablonski izrazi

Koristite u tekstu standardne fraze karakteristične za poslovni govor– sasvim normalna pa i poželjna pojava. Dolje je popis najčešćih klišeja koji se koriste u raznim situacijama.

situacija	izraz
obavijest	Obavještavamo/Skrećemo Vam pozornost/Informiramo/Obavještavamo
objašnjenje razloga, motiva	Na temelju/U skladu s/U vezi s/Za potrebe/Iz razloga/U prilog/U skladu s
zahtjev	Molimo poduzmite akciju/Molimo obavijestite, proslijedite, učinite, potvrdite...
potvrda	Potvrđujemo/Uvjeravamo/Prihvaćamo vaše uvjete/Ne protivimo se...
ponuda	Preporučujemo/nudimo/pozivamo/pitamo
	Jamčimo
odbijanje	Prisiljeni smo odbiti s razlogom/Odbijamo vašu ponudu zbog...
zaključak	Molimo/Nadamo se suradnji, razumijevanju, pomoći/Molimo Vas za isprike, upute, učinite...