Které pravopisné firmy se v dopisech používají. Metodická doporučení pro hodnocení plnění úkolů USE. Sekce „Dopis“. Co se od studenta očekává

STRUKTURA TEXTU OBCHODNÍHO LISTU

ZÁKLADNÍ PRAVIDLA PRO VYPRACOVÁNÍ OBCHODNÍCH LISTŮ

Obchodní dopisy mají určitá pravidla pro vypracování a vypracování, podléhají požadavkům vzhledem k jejich příslušnosti k informačním a referenčním dokumentům. Při skládání dopisu musí autor podrobně přemýšlet, za jakým účelem dopis sepisuje, co očekává v důsledku jeho zvážení. Musí si jasně ujasnit, co adresát ví o předmětu dopisu, na co se může jako výchozí bod spolehnout a jaké jsou nové informace, které adresát dosud nezná, kvůli nimž je dopis sestaven. Charakter argumentace a složení textu bude záviset na cílovém nastavení písmene. Lze rozlišit následující fáze přípravy a sepisování dopisů:

Zkoumání stávajícího problému

Příprava a psaní textu návrhu dopisu

Koordinace návrhu dopisu

Podepisování za hlavu

odbavit se

Odesílá se

Zvažme tyto fáze. Studium podstaty problému zahrnuje: shromáždění dostatečných informací o této otázce, je-li to nutné, studium právních předpisů o výhodách této otázky, analýza předchozích žádostí o tuto otázku a odpovědí na ně. Poté začnou kompilovat text dopisu.

Struktura textu obchodní dopis

Psaní textu dopisu je pracný proces. Důležitým úkolem při psaní dopisu je jeho nasycení informací, tj. Zahrnutí požadovaného množství informací. Písmeno může mít jeden nebo více aspektů. Jeden aspekt dopisu obvykle tvoří obsah celého dopisu a nejčastěji jde o dopisy, které nevyžadují odpověď. Text vícerozměrných písmen se může skládat z následujících aspektů: oddíly, odstavce, pododstavce, odstavce. Každý aspekt musí začínat odstavcem. Obchodní korespondence má tendenci být složena převážně z vícerozměrných dopisů. Dopis je obvykle sestaven podle následujícího schématu: úvod, hlavní část, závěr. Úvodní část obsahuje: odkaz na dokument, jeho jednotlivé body, které sloužily jako základ pro sestavení dopisu; prohlášení o skutkovém stavu označuje účel (důvod) vytvoření dopisu. Při odkazu na dokument jsou jeho údaje uvedeny v následujícím pořadí: název typu dokumentu, autor, datum, registrační číslo dokumentu, název, například: V souladu s usnesením vlády Ruská Federace ze dne 27. června 2004 č. 620 „O schválení vzorových ustanovení ...“ Hlavní část obsahuje popis události, současný stav, jejich analýzu a poskytnuté důkazy. Právě v této části je nutné přesvědčit, dokázat, že je nutné účastnit se schůzky (konference, kulatého stolu), že poskytované produkty nebo služby jsou nejlepší, že je třeba vyhovět požadavku atd. Závěr dopisu představuje závěry v podobě žádostí, návrhů, názory, odmítnutí, upomínky atd. Dopis může obsahovat pouze jednu závěrečnou část. Hlavní otázky dopisu musí být jasně formulovány a uspořádány v pořadí, které je pro vnímání nejoptimálnější. Po sestavení a napsání je nutné servisní dopis upravit. Obchodní dopis téměř vždy začíná odvoláním. Tato malá část textu je pro komunikační účely nesmírně významná. Správně zvolené odvolání nejen přitahuje pozornost adresáta, ale také nastavuje správný tón pro korespondenci, přispívá k navázání a udržování obchodních vztahů. Význam odvolání určuje autor dopisu, odvolání umožňuje zajistit posluchače. Interpunkční znaménko následující po odvolání si zaslouží zvláštní pozornost. Čárka za adresou dává písmenu pozemský charakter, vykřičník zdůrazňuje důležitost a oficiální styl. Autor by měl zvážit následující faktory:

1. Veřejné postavení adresáta ve vztahu k jeho vlastnímu;
2. Stupeň seznámení, povaha vztahu;

3. Formálnost / neformálnost komunikační situace;
4. Oprávnění k etiketě platná v dané řečové komunitě.

Při psaní je odvolání vycentrováno:

Vážený Michaile Petroviči!

Text dopisu může končit vyjádřením očekávání od provedení požadavku (záruka, prezentace, pozvánka, upomínka) a zdvořilostním vzorcem, například:
Vyjadřuji vděčnost za poskytnutou pomoc a ujišťuji se, že vámi poskytnuté informace budou mít velký význam pro rozvoj vzájemně výhodné spolupráce.
Při této příležitosti vyjadřuji svou vděčnost za pozvání ...
Vyjadřuji naději na plodnou spolupráci a aktivní účast na řešení problémů, na rozvoji a provádění našich dalších programových akcí.
Vzorec zdvořilosti je umístěn před atributem „podpis“, vytištěn z odstavce a oddělen od čárky. Název pozice je psán velkými nebo malými písmeny v závislosti na tom, jak je pozice uvedena v základních dokumentech nebo v regulačních dokumentech organizace. V případě, že je dopis napsán na hlavičkovém papíře úředníka, není název pozice uveden v atributu „podpis“.

V oficiální korespondenci se používá oficiální obchodní styl.
Obchodní styl je soubor řečových prostředků, jejichž funkcí je sloužit v oblasti oficiálních obchodních vztahů.
Zvláštnosti obchodního stylu, jeho specifické rysy, stylové normy tohoto typu jazyka se formovaly pod vlivem podmínek, v nichž probíhá obchodní komunikace. Tyto podmínky jsou následující:
1. Účastníci obchodní komunikace - hlavně právnické osoby - organizace, instituce, podniky, zastoupené manažery a jinými úředníky jednajícími za ně;
2. Povaha a obsah informačních vztahů mezi organizacemi jsou poměrně přísně regulovány;
3. Předmětem obchodní komunikace jsou činnosti organizace: řídící, výrobní, ekonomické,
vědecké, technické atd .;
4. Manažerské dokumenty jsou v drtivé většině zaměřeny na konkrétního příjemce;
5. Většina situací, které vznikají při činnosti organizací a vyžadují psaní, odkazují na opakující se podobné situace.
Uvažované podmínky obchodní komunikace tvoří určité požadavky na informace pro správu. Aby byla zajištěna účinná výměna informací v oblasti řízení, musí mít informace určité vlastnosti.

Musí být:
1. Formální charakter, který zdůrazňuje obchodní základ vztahy, jejich neosobní povaha, a také svědčí o určité vzdálenosti, která existuje mezi účastníky obchodní komunikace;
2. Adresovatelné, protože řídící dokument je vždy určen pro konkrétního příjemce, úředníka, organizaci, skupinu organizací;
3. Relevantní, protože dokument musí obsahovat přesně ty informace, které jsou v daném čase nezbytné k přijetí efektivního rozhodnutí vedení, nebo
jiné použití v řídící činnosti;
4. Objektivní a spolehlivé, protože efektivní řízení vyžaduje nestranné, nestranné posouzení událostí, faktů, jevů;
5. Přesvědčivé, odůvodněné, protože úkolem obchodní komunikace je přimět adresáta, aby udělal (nebo nedělal)
určité akce;
6. Úplné a dostatečné pro přijímání rozhodnutí vedení. Může být zapotřebí nedostatek informací
dále požadovat informace, generovat korespondenci,
vést ke zbytečnému plýtvání časem a penězi.
Obchodní styl má řadu specifických rysů, které jej odlišují od ostatních jazykových stylů - vědecký, žurnalistický, hovorový a beletristický.
Hlavní požadavky na obchodní styl jsou:

standardizace prezentace;

neutrální tón prezentace;

přesnost a jednoznačnost znění, jednoznačnost a jednotnost znění;

stručnost, stručnost textu;

používání jazykových vzorců;

používání termínů;

používání lexikálních a grafických zkratek;

převaha pasivních konstrukcí nad skutečnými;

používání slovních spojení se slovesným podstatným jménem;

použití konstrukcí s postupným podřízováním slov v genitivních a instrumentálních případech;

převaha jednoduchých běžných vět.

Standardizace obchodní řeč pokrývá všechny úrovně jazyka - slovní zásobu, morfologii a syntaxi. Nyní obchodní řeč nashromáždila obrovské množství termínů, frází, vzorců. Použití hotových struktur vám umožní neztrácet čas hledáním definic, které charakterizují standardní situace. Standardizace obchodní řeči významně zvyšuje informační obsah dokumentů, výrazně usnadňuje jejich vnímání, což obecně přispívá k optimalizaci toku dokumentů.
Neutrální tón prezentace je normou oficiální obchodní komunikace, která se projevuje v nejpřísnější a zdrženlivější povaze prezentace. Neutralita tónu prezentace vylučuje možnost použití expresivně a emocionálně zabarvených jazykových prostředků (hovorový lexikon a citoslovce) obrazných prostředků a slov používaných v obrazném smyslu v textech. Informace obsažené v textu dopisu mají oficiální povahu. Z tohoto důvodu by měl být osobní, subjektivní okamžik v dokumentech omezen na minimum. Slova s \u200b\u200bvýraznou emocionální konotací (slova s \u200b\u200bpříponami maličko-milující, s příponami nadsázky nebo redukce, citoslovce) jsou z jazyka dokumentů vyloučena.
Oficiální dokument však nelze vůbec považovat za zbavený emocí.
Účelem většiny dokumentů je zaujmout adresáta, přesvědčit ho a povzbudit ho, aby jednal směrem nezbytným pro autora. Manažerský dokument nedosáhne svého cíle, pokud postrádá emocionální konotaci, avšak emocionalita by měla být skrytá a neměla by být dosažena jazykem, ale obsahem. Mělo by se to skrývat za vnějším klidným a neutrálním tónem prezentace. Přesnost prezentace předpokládá jednoznačné porozumění obsahu dokumentu.
Jasnost a přesnost textu je dána především správností kompoziční struktury textu, absencí logických chyb, promyšleností a jasností formulací - stabilní obraty, absence obrazných výrazů.
Lakonické prezentace textu je dosaženo ekonomickým využitím jazykových prostředků, s výjimkou redundance řeči - slov a výrazů, které mají další význam.
Požadavek na stručnost nebo stručnost textu přímo souvisí se zmenšením objemu textu. Požadavek stručnosti vyžaduje jasnější formulování tématu dokumentu, šetrné používání jazykových prostředků, vyloučení zbytečných slov, která neobsahují potřebné informace, neopodstatněná opakování a zbytečné podrobnosti.
Dopis musí být přesvědčivý bez ohledu na to, komu je zaslán, musí obsahovat přesná data, nesporná fakta a závěry.
Jedním z rysů obchodní řeči je rozšířené používání jazykových vzorců - stabilní (stereotypní) obraty, používané beze změny. K motivaci akce se používají následující výrazy:

Vezměte prosím na vědomí, že v období od ... do ...;
- Informujeme vás, že od ...;
- Zašleme vám dohodnuté ...;
- Žádáme vás, abyste zvážili ...,
- Bylo zjištěno ověřením, že ....;
- Kvůli nedostatku finanční pomoci ...;
- Vzhledem k obtížné ekonomické situaci ...;
- Podle vašeho dopisu ...;
- V pořadí společné práce ...;
- V souladu s protokolem ...;
- Na podporu naší dohody ...;
- Za účelem posílení odpovědnosti ... atd.

Jazykové vzorce jsou výsledkem sjednocení jazykových nástrojů používaných v opakujících se situacích. Kromě vyjádření typického obsahu fungují jazykové vzorce často jako legální významné součásti textu, bez nichž dokument nemá dostatečnou právní sílu:

Garantujeme splácení půjčky ve výši ...,
- Garantujeme platbu. Naše bankovní údaje ...,
- Kontrolou nad implementací je pověřen ...

Termín je slovo nebo slovní spojení, kterému je přičítán určitý nebo speciální koncept. Soubor pojmů v určité oblasti znalostí nebo odborné činnosti představuje terminologii nebo terminologický systém.
Použití termínů v přísně pevném smyslu zajišťuje jednoznačné porozumění textu, což je v obchodní komunikaci velmi důležité.
Pojmy používané v manažerské dokumentaci jsou průmyslovou terminologií, která odráží obsah tematické oblasti, které je obsah dokumentu věnován, jakož i pojmy, které se vyvinuly v oblasti dokumentace.
Správnosti a stabilitě používání termínů v praxi je dosaženo použitím terminologických slovníků a standardů, které vytvářejí přísně jednoznačný systém pojmů a termínů a přispívají k uspořádání terminologie. Pojmy používané v oblasti řídící dokumentace jsou stanoveny v GOST R 51141-98 „Kancelářská práce a archivace. Termíny a definice".

Při používání výrazu se musíte ujistit, že je adresátovi srozumitelný. Pokud má autor dopisu o tom pochybnosti, je nutné jednat jedním z následujících způsobů:

Dej úředníka definice pojmu;

Dešifrujte význam termínu slovy neutrální slovní zásoby;

Odstraňte výraz nebo ho nahraďte běžným slovem nebo výrazem.

Obtíže při používání termínů jsou také spojeny se skutečností, že systém termínů se neustále mění: mění se obsah již existujících konceptů, objevují se nové, některé koncepty zastarávají a termíny, které je označují, se nepoužívají.
Při použití nejednoznačných výrazů (synonymních výrazů) je třeba mít na paměti, že v jednom dokumentu lze výraz použít pouze v jednom z jeho významů. Například výrazy „smlouva“, „smlouva“, „dohoda“ jsou synonyma, ale liší se v praxi jejich aplikace. V pracovní právo přichází to o zaměstnanecká smlouva (smlouva); v civilních - dvě a vícestranné transakce se nazývají smlouvy; v zahraničním obchodě se termín „kontrakt“ používá běžněji, dohody v řadě dalších oblastí jsou zaznamenány v dohodách.

Další vlastnost obchodní řeči. Zkratky se používají v obchodní řeči. Existují dva hlavní typy redukce slov:
1. Lexikální (zkratky) - složená zkrácená slova vytvořená odstraněním části jejich základních písmen z částí slov: CIS, LLC, ministerstvo pro mimořádné situace, JE, GOST, GUM, Roskomzem, hlavní účetní, vedoucí, zástupce, speciální jednotky.
2. Grafika - zkrácená notace slov použitých při psaní: g-n, pt, zh-d, apt. m atd.

Písmeny by se měly používat pouze oficiálně přijímaných zkratek, označení a termínů. Názvy institucí, organizací a pozic, tituly, jednotky měření, zeměpisné názvy a další musí přesně odpovídat oficiálním názvům.

Dalším rysem obchodní řeči je použití konstrukcí se sekvenčním podřízením slov v genitivu nebo instrumentálním případě:
- Nabízíme vám řešení (co?) Rekonstrukce topných systémů, ventilačních a sanitárních instalací obytných budov a administrativních budov.
- Plně sdílíme potřebu (na co?) Dále diskutovat o konkrétních otázkách možné spolupráce.
- Podle seznamu hlavních aktivit pro přípravu a oslavu 60. výročí vítězství ve Velké vlastenecké válce schváleného prezidentem Ruské federace (proč?) ...

Podle tabulky zaměstnanců ...

Obchodní řeč se vyznačuje použitím slovních spojení se slovesnými podstatnými jmény. Mimořádně aktivně v obchodní řeči se místo sloves používají konstrukce slovesných podstatných jmen s významem akce: poskytnout pomoc (a ne pomoci), poskytnout pomoc (a ne pomoci), vyčistit (a ne odstranit), poskytnout podporu (a ne podporovat), provádět opravy (není repasováno).
Pro psaní je důležitá jednoduchost prezentace, převaha jednoduchých běžných vět. Charakteristickým rysem obchodního stylu je převládající použití jednoduchých běžných vět, jednodílných (s jedním hlavním členem - předmětem nebo predikátem) nebo dvoudílných (se dvěma hlavními členy - předmětu a predikátu) se samostatnými obraty (příčestí, příčestí, samostatné definice), úvodních slov a vět, např:
- V souvislosti s extrémně nízkou efektivností využívání majetku města, přispěním do statutárního fondu JV „MIO“, jakož i nedostatečným vytížením vozového parku a jeho nerentabilitou vás žádáme o vyřešení otázky převodu podílu města na finanční a ekonomické řízení radnice.

K jednomu číslu je vhodné připravit dopis. Pokud potřebujete kontaktovat organizaci současně pro několik odlišných otázek, doporučujeme pro každou z nich sepsat samostatná písmena.
V textu jednoho dopisu mohou být vyjádřeny žádosti nebo jiné otázky, pokud jsou předány jedné osobě k provedení.
Kromě tradičních jazykových vzorců se v obchodní korespondenci setkáváme s cizími slovy a frázemi. V praxi hrají roli jazykových vzorců. Některé z nich jsou dobře známé, jiné jsou méně časté. Je třeba mít na paměti, že použití cizích slov zavání bezvýznamnou staromódností, ale zároveň zanechává dobrý dojem na partnera, který tato slova zná a umožňuje zmatení externího čtenáře.

Instruktivní;

Doprovázející;

Záruka;

Informační;

Vděčný;

Blahopřejný;

K dispozici jsou také dopisy - žádosti, dopisy - žádosti, dopisy - oznámení, dopisy - odpovědi, dopisy - pozvánky atd. Každý typ dopisů má své vlastní zvláštnosti v přípravě a designu.

Pozvánky

Dopisy s nabídkou účasti na seminářích, schůzkách a jiných akcích jsou obvykle adresovány vedoucímu organizace, konkrétnímu úředníkovi, ale mohou být adresovány také celému týmu. Dopisy označují podmínky účasti, místo a čas konání akcí, případně uniformu. Dopis obvykle obsahuje požadovanou „přílohu“, která informuje program akce.

Záruční dopisy

Záruční listy jsou sepsány na podporu určitých slibů nebo podmínek a jsou adresovány organizaci nebo jednotlivci. Je možné zaručit platbu za provedenou práci, kvalitu, dodací lhůtu výrobků, platbu za zboží, nájemné atd. V takových dopisech se používají standardní výrazy: „společnost zaručuje, garantujeme, zašlete nám prosím dobírku (typ záruky), garantujeme platbu, Garantujeme dodací lhůtu, garantujeme kvalitu výrobků ... “.
Dopis obvykle obsahuje platební údaje organizace poskytující záruku platby.
Doporučuje se koordinovat text dopisu s právní službou. Kromě podpisu vedoucího organizace lze vydat podpis hlavního účetního. Podpis je ověřen pečetí.

Dopisy o žádosti

Existuje obrovské množství situací, které vedou k předkládání žádostí jménem podniků, organizací, institucí. Text tohoto dopisu je obvykle strukturován v následující podobě: v hlavní části obsahu uvedení důvodu, který vedl k žádosti; prohlášení o samotné žádosti; závěrečná část vyjadřuje naději na očekávaný výsledek. Žádosti jsou obvykle vyjádřeny slovy „prosím, prosím“;
Prosím pomozte ...;
Zašlete prosím na naši adresu ...;
Zúčastněte se prosím ...;
Prosím informujte ...;
Žádám vás o likvidaci dluhu ...;
Přijměte opatření ...

Hlavním účelem tohoto dopisu je přesvědčit, prokázat potřebu vyhovět žádosti, proto text dopisu obsahuje přesvědčivé důkazy, připojené výpočty, odhady a další podpůrné důvody, které jsou vydány s požadovanou „žádostí“.

Odpovězte na dopisy

Text dopisu s odpovědí obvykle začíná opakováním žádosti. Dále jsou uvedeny výsledky posouzení žádosti, odmítnutí je motivováno (pokud se jedná o dopis o odmítnutí) a je uvedeno samotné odmítnutí.
Z povahy informace v obchodním dopisu obvykle vyplývá alternativa k očekávané informaci v odpovědi na dopis, tj. V obchodní korespondenci funguje princip paralelismu v obsahových aspektech, který se odráží v jazyce korespondence. To znamená:
1. přítomnost odkazu na původní dopis a jeho předmět v odpovědi na dopis;
2. Používání stejných jazykových výrazových prostředků (především terminologie) v obou písmenech;
3. Srovnatelnost objemů informací a aspektů obsahu v obou dopisech;
4. Dodržování určité posloupnosti při prezentaci aspektů obsahu.

Znění odpovědí musí odpovídat úkolům stanoveným v usneseních vedoucích.
První a hlavní pravidlo - neodkládejte odpověď, nenechte svého korespondenta čekat. Pokud se okolnosti vyvinou takovým způsobem, že nebudete moci odpovědět ve stanovené lhůtě, informujte o tom adresáta a časový rámec, v němž můžete dát konečnou odpověď. Nezapomeňte se omluvit za zpoždění a zároveň uveďte jeho objektivní důvod.
Dopis odpovědi označuje číslo a datum dokumentu, na který je odpověď dána. Tyto údaje se nezadávají do textu dopisu, ale na předepsané místo formuláře nebo před hlavu dokumentu, který není na formuláři vypracován.

Používají se následující formy hlášení chyb:
- Vaše nabídka je odmítnuta z následujících důvodů ...

Návrh dohody o společné akci, který vám byl zaslán, se zamítá z následujících důvodů ...
- Je nám líto, ale naše společnost nemůže přijmout vaši nabídku ...

Díkůvzdání dopisy

V poslední době se v obchodní korespondenci široce používají vděčné dopisy.
Díky vděčnosti jsou pravidla dobré formy pro vztahy mezi partnery. V partnerském vztahu musíte být schopni nejen požádat, ale také poděkovat za poskytnuté služby, za společné pořádání akcí, za zaslané blahopřání, za organizaci recepce atd.

Dopis lze vypracovat na hlavičkový papír nebo na barevný formulář) děkovný dopis... V případě, že je dopis vyhotoven na hlavičkovém papíře, je zaregistrován předepsaným způsobem. Dopis vystavený ve formě děkovného dopisu nepodléhá registraci, vlastnost „podpis“ lze opatřit razítkem. Jelikož má dopis osobní povahu, nedoporučuje se v něm používat atribut „exekutor“. Texty dopisů používají typickou prezentační formu:
- Vyjadřuji svou vděčnost ...;
- upřímně vděčný ...;
- S vděčností konstatujeme ...;
- Děkuju ...;
- Děkuji za...

Průvodní dopisy

Jsou vypracována krycí písmena, která informují adresáta o směru veškerých dokumentů. Text dopisu se skládá ze dvou částí: zprávy o zaslaném materiálu a objasňující informace (přílohy). Typicky je text motivačního dopisu velmi krátký, hodí se na formát A5 a nemá samostatný název. Průvodní dopisy obvykle začínají slovy:
- Posílám informace ...; - Jsme rádi, že vám můžeme nabídnout (doporučit) ...;
- Nabízíme vám ...;
- Jsme si jisti, že vás budou zajímat vysoce kvalitní výrobky ..;
- Informujeme vás, že ...;
- Informujeme vás, že ...;
- Doufáme v další spolupráci ...

První je „záhlaví“, tj. To, co je již vytištěno v horní části dopisu s údaji o vaší společnosti (pokud samozřejmě píšete od nějaké společnosti, a ne od sebe). Zde je příklad.
Obchodní dům MAGATON "S
12745 Bullet Strip
Los Angeles, Kalifornie 941474
21. června 1994
Zadruhé, toto je „datum“, které je vloženo několik řádků pod záhlaví (i když to není důležité a je umístěno jak nahoře, tak i za záhlaví).
Cetrum Collection Agency
4376 Hollywood Boulevard
Los Angeles, Kalifornie 947661
Třetí je interní adresa. Přestože je adresa vašeho partnera již na obálce, musí být uvedena v dopise.
Milý John Mitchell:
Za čtvrté, tento pozdrav: Vážený pane, pokud nevíte, na koho se obracíte; odvolání od pánů / pánů a dam je přijatelné pouze v případech, kdy je váš dopis zcela diplomaticko-oficiální povahy.
Za páté, toto je samotný text a za šesté, toto je podpis: S pozdravem, skutečně váš, věrně s pozdravem, s pozdravem atd. V podpisu, i když to může znít paradoxně, je hlavní váš podpis. Ano ano! Pokud důvěřujeme pouze různým úředním pečetím, pak je na Západě nejdůležitější váš podpis pod vším, co bylo napsáno výše. Cení si vaši adresu, telefon (fax) a váš podpis nad všemi našimi pečetěmi.
A konečně, sedmý jsou iniciály osoby, která složila toto písmeno MG / vr. Toto je zdvořilá připomínka toho, kdo pracoval na přípravě tohoto dokumentu, vašich iniciál a po pomlčce nebo dvojtečce iniciály sekretářky, toho, kdo to všechno napsal.
Slíbil jsem, že ti řeknu, kdy můžeš psát dopisy ručně. Vidíš, nezapomněl jsem. V zásadě můžete vždy psát ručně, pokud píšete černým inkoustem a čitelným hůlkovým písmem, zvláště když píšete sami. Pak se dopis ukáže jako důvěrnější a důvěrnější. Tím dáváte najevo, že vám na případu, o kterém píšete, opravdu záleží. To je zvláště důležité vzít v úvahu, když vy, student z rodiny s nízkými příjmy, nebo například přeživší z Černobylu, máte šanci jít na stáž prostřednictvím charitativní linky nebo si jen tak odpočinout v táboře pro mládež. Zde je dokonce žádoucí, aby byl váš Reference napsán ručně:
Vážený pane,
Byl bych velmi vděčný vaší společnosti, kdybych mohl využít takové skvělé šance mít studijní praxi v USA, kde bych se mohl zdokonalit v angličtině a poznat nové přátele.
Taková zpráva vypadá srdečnější a zajímavější než například vytištěná na laserové tiskárně a představující si spíše úspěšného mladého referenta než chudého studenta, který potřebuje pomoc. Nezapomeňte však, že v tomto případě jsou zachovány všechny kánony a forma vytvoření obchodního dopisu: záhlaví, datum, pozdrav, samotný text a podpis. Všimněte si také, že v anglický jazyk nebyl dlouho používán, jako v ruštině, předpis, s různými zvraty, kudrlinami a nakloněním doprava. Všechno píší rovně, hůlkovým písmem, bez sklonu, a pokud se sklonem, tak raději doleva. Stále jsem se dostal do doby, kdy nás ve škole učili neexistující, jak se ukázalo později, psaní. V ústavu nám řekli přímo: „Zapomeň na to, co jsi učil ve škole.“ Přesto existuje šikmý scénář, který se používá ve všech zvláštních případech: když vám blahopřejeme k výročí nebo svatbě, nebo pokud vám bude předána cena anglické královny nebo čestný kříž ... To nám samozřejmě nehrozí (i když, sakra, nežertuje) ). Takže psaní do všeho kopíruje tiskací písmena. A nezapomeňte, že je lepší psát s černou tyčí.
Je samozřejmě v pořádku, pokud je váš dopis vytištěn. Na Západě jsou tak zvyklí na počítače, že si i přátelé navzájem píší dopisy na počítačích, je to pro ně (a již pro mnohé z nás) známější a rychlejší. Pokud ale korespondujete v práci nebo v práci, dokonce iu osoby, se kterou máte celkem dobrý vztah, jsou dodržovány všechny zásady obchodní korespondence. Zde je pohled na to, díky čemuž vyniká dopis mého amerického ředitele tábora, který se mnou zacházel jako se svým synem.
8. října 1992
Ahoj, Michaele,
Žádám o vaši pomoc! Pošta nám doporučila, abychom vám poslali dva dopisy. Jeden adresovaný vám v Bělorusku a jeden adresovaný se stejným jménem, \u200b\u200bstejnou adresou a namísto „Běloruska“ Bělorusko, Rusko.
Jakmile obdržíte tento dopis spolu s datem přijetí, zašlete nám prosím kartu nebo dopis. Bylo nám řečeno, že pokud adresa není aktuální, opravte ji, nedostanete poštu. Vaše košile je připravena k odeslání poštou, ale nechceme ji ztratit nebo nechat, abyste ji nedostali.
Všechno vám přejeme a hodně lásky ze všech v Camp Aldersgate a zejména v Thomas Family,
Jeffrey C.
Thomas Director
JCT: v
Jak vidíte, přátelský dopis je přesto veden ve standardním rámci obchodní korespondence. Pouze Ahoj místo oficiálního odvolání.
Vraťme se ale k psaní tradičního podnikání.
Další věcí při psaní obchodního dopisu je zbavit se nutkání znít příliš obchodně. Zde je například fráze.
Podle vašeho požadavku naleznete přiložený šek ve výši 16,49 $.
Výrazy jako zde a podle toho nevytvářejí nic jiného než nadměrnou tuhost. A my si musíme jen odpočinout. Čím přirozenější dopis vypadá, tím lépe bude udržován mezi přátelským a formálním tónem.
Jak jste požadovali, přiložím šek na 16,49 $.
Druhý příklad je jasnější a produktivnější. A utratilo se mnohem méně slov. A dál. Zapomeňte na všechny hovorové zkratky v obchodní korespondenci. Napište Don, ale ne a vše ve stejném duchu.
S tím bylo řečeno, zde je seznam nejlepších slov, kterým se v obchodním dopise vyhnout:
podle našich záznamů
potvrdit přijetí
pokud jde o, s odkazem na
pokud jde o
s ohledem na
po ruce, po ruce
na této stránce naleznete
připojený k tomuto
přiloženo tímto
v příloze najdete
prosit informovat, prosit říct
pro vaši informaci
tímto, dosud, tímto
Mám tvůj dopis
Rád bych poděkoval / mohu se zeptat
v pravý čas
v pravý čas
při přijetí
v blízké budoucnosti
z pohledu
naše paní Johnsonová
dovol mi to říct
podle
děkuji ještě jednou
děkuji předem
na to
Všechny tyto příklady jsou převzaty z archivů americké obchodní korespondence a samotní Američané si navzájem doporučují nepoužívat tato „slova“. A tady je další seznam slov a výrazů (levý sloupec), kterým byste se měli vyhnout, a místo toho použijte slova v pravém sloupci.
Místo toho pište poradit / informovat říkat / říct / dejte nám vědět v těchto řádcích, jako v pořadí jako / podle dřívějšího data / ve vašem brzkém / dnešním / příštím týdnu / nejdříve konkrétní datum v tomto okamžiku / v současnosti nyní / v současné době / při tomto písemném šeku k pokrytí šeku kvůli tomu, že proto, že za účelem přeposlání pošlete zdarma zdarma v souladu s předem / před dříve v souladu s tím, jak jste požadovali v částka pro případ, že pokud / prosím, laskavě prosím o poslední datum poslední parly osoba / konkrétní jméno následující po / od pisatele / níže podepsaného já / mě až do tohoto psaní až dosud Nyní číst dvě verze stejného dopisu a uvidíte, jak se druhá možnost příznivě srovnává s první.
Vážený pane Fergussone,
S odkazem na vaši objednávku pro Nashito camcoder jsme obdrželi váš šek a vracíme se stejně.
Chtěl bych vás informovat, že jako výrobce naše společnost prodává camcoders pouze prodejcům. V souladu s naší velkoobchodní dohodou považujeme za nejlepší zdržet se přímého obchodu se soukromými spotřebiteli.
Pro vaši informaci je ve vašem okolí mnoho maloobchodníků, kteří přepravují videokamery Nashito. Přiložený potěšený najít seznam uvedených prodejců.
Doufám, že to pochopíš.
S pozdravem ...
První chybou této verze je, že jsou používána stejná slova, kterým je třeba se vůbec vyhnout, a místo toho je lepší psát Believe. A participiální fráze Těšíme se na vaši brzkou odpověď, Doufám, že se vám brzy ozvu, Děkuji vám za váš zájem NELZE použít při ukončení dopisu. Napište celé věty: Těšíme se na vaši brzkou odpověď, doufám, že se vám brzy ozvu, děkuji za váš zájem. Nyní si přečtěte opravenou verzi.
Vážený pane Fergussone,
Obdrželi jsme vaši objednávku na Nashito camcoder, ale bohužel musíme váš šek vrátit.
Jako výrobce prodáváme pouze prodejcům, s nimiž máme velmi výslovné velkoobchodní dohody.
Upřímně však oceňujeme váš zájem o produkty Nashito. Přikládáme proto seznam maloobchodníků ve vaší komunitě, kteří mají celou řadu našich camcoderů. Kdokoli z nich vám rád poslouží.
S pozdravem ...
Druhý příklad je jasnější a zároveň zdvořilejší. Psaním Omlouváme se, nebo oceňuji, že vytváříte dobrou obchodní atmosféru pro psaní. Nikdy neobviňujte svého klienta výrazy jako: vaše chyba / vaše selhání. Pokud píšete Protože jste odmítli zaplatit svůj dlouho splatný účet, váš kreditní rating je v ohrožení, bude to vypadat příliš agresivně. Zde je diplomatičtější přístup: Protože zůstatek 435 USD na vašem účtu je nyní po šedesáti dnech po splatnosti, je váš kreditní rating ohrožen.
Chcete-li mít pozitivní výhled na spolupráci, udržujte své psaní přirozené. I když vychováváte nepříjemná témata, buďte taktní a zdvořilí. V každém dopise by měl adresát vidět vaše dobré úmysly, aby s vámi rád obchodoval i bandita z hlavní silnice. Žert.
Jakýkoli sekulární dopis bude teplejší, pokud napíšete obvyklé, prosím nebo děkuji ... Místo toho, že jsme obdrželi vaši objednávku, můžete napsat Děkujeme vám za vaši poslední objednávku. Nebo namísto neosobní Kontroly našich záznamů jsme ověřili chybu ve vašem zářijovém účtu, raději napište. Přijměte prosím naši upřímnou omluvu za chybu ve vašem zářijovém vyúčtování.
Druhý příklad je také úspěšnější, protože neexistují žádné přímé stížnosti na to, kdo si tento dopis přečte. Zdvořilost je naše zbraň.
Váš dopis by měl být především zaměřen na klienta a měl by vyjádřit jeho názor. Například, prosím, přijměte naši omluvu za zpoždění, je to zdvořilý formulář. Ale doufáme, že vás zpoždění nijak vážně neobtěžovalo, aby bylo jasné, že se staráte o záležitosti svého klienta.
To samozřejmě neznamená, že byste se měli vyhnout zájmenům I a We, ale pokud je používáte, zvažte následující.
Napište I, když mluvíte za sebe, a My, když mluvíte za firmu. NEPOUŽÍVEJTE název společnosti, stejně jako výrazy naší společnosti, stejně jako výše uvedené výrazy zní trochu pompézně. Totéž platí, pokud si odesílatel místo „já“ neustále říká svým plným jménem ...
Dávejte pozor, abyste ve svém dopise příliš často nepoužívali jméno příjemce. Pokud to nebudete dodržovat, obávám se, že váš dopis dopadne příliš shovívavě. Nyní porovnejte varianty dvou písmen a pokuste se zjistit, co dělá druhé písmeno osobnějším.
Možnost jedna
Vážená paní Mitchell
Po provedení standardního vyšetřování úvěru jsme dospěli k závěru, že by nebylo moudré, abychom vám v tuto chvíli poskytli úvěr.
Věříme, že rozsah vašich současných povinností vám způsobí špatné kreditní riziko.
Jak můžete pochopit, je v našem nejlepším zájmu poskytnout účtovací účty pouze těm zákazníkům, u nichž je prokázána platební schopnost.
Přijměte naši upřímnou lítost a pokračujte v nakupování v Allenu za hotové.
S pozdravem ...
Možnost dvě
Vážená slečno Mitchellová,
Je mi líto, že vás informuji, že vaše žádost o Allenův účtovací účet byla zamítnuta.
Naše úvěrové oddělení věří, že z důvodu vašich současných povinností může být pro vás v tuto chvíli obtížné zvládnout další kredit.
Vaše kreditní pověst je příliš cenná na to, aby mohla být ohrožena. V případě zneužití vaší finanční odpovědnosti samozřejmě rádi v budoucnu vaši žádost znovu zvážíme.
Až do té doby doufáme, že budete i nadále nakupovat v Allenu, kde je KAŽDÝ zákazník naším hlavním zájmem.
S pozdravem ...

Esina L.V.

Oficiální obchodní styl je jedním z funkčních stylů moderního ruského literárního jazyka. Jedná se o soubor jazykových nástrojů, které se používají výhradně v oblasti formálních obchodních vztahů.

Formální obchodní styl slouží velmi formálním a nesmírně důležitým oblastem mezilidských vztahů: vztahu mezi státní moc a obyvatelstvo mezi zeměmi, mezi podniky, institucemi a organizacemi, mezi jednotlivcem a společností. Ve skutečnosti je člověk od narození do smrti v rozsahu oficiální obchodní řeči. Tento styl komunikace se také používá při navrhování různých aktů státu, veřejného, \u200b\u200bpolitického a ekonomického života země.

Existuje řada okolností, kdy je uchovávání písemných informací nejen žádoucí, ale také nezbytné. Toto prohlášení konkrétně odkazuje na oficiální obchodní styl komunikace. Obchodní řeč je realizována ve formě písemných dokumentů sestavených podle zvláštních pravidel. Obsah konverzace může být zapomenut, nesprávně si zapamatován, nepochopen a dokonce i záměrně zkreslen. Pokud byl však text zachován písemně a zaznamenán podle těchto zvláštních pravidel, pak si může být kdokoli, kdo používá tento text, jistý přesností informací, které obsahuje.

Regulovaný proces záznamu informací na papír nebo jiná média, který zajišťuje jeho právní sílu, se nazývá dokumentace. V obchodní komunikaci má dokumentace zvláštní význam.

Opravdu, pokud se člověk odvolává na jakoukoli slovní dohodu nebo slovní pokyn, lze jeho slova vyvrátit nebo zpochybnit. Pokud je však tato dohoda nebo objednávka ve formě dokumentu, je odkaz na ni právně oprávněný. Pravidla dokumentace jsou stanovena právními akty každého státu nebo vyvinuta tradicí.

Výsledkem dokumentace je vytvoření dokumentu. Ze sociálního hlediska je jakýkoli oficiální dokument multifunkční, tj. současně vykonává několik funkcí, což mu umožňuje uspokojovat různé lidské potřeby. Mezi funkcemi dokumentu se rozlišují obecné a speciální. Mezi běžné funkce dokumentu patří například tyto funkce:

• komunikační funkce - dokument je prezentován jako prostředek komunikace mezi jednotlivými prvky sociální struktury, zejména mezi institucemi;
• informační funkce - hlavní úkol dokumentu je vyjádřen v uchování informací;
• sociální funkce - dokument je společensky významný objekt, protože je generován jednou nebo druhou sociální potřebou;
• kulturní funkce - dokument slouží jako prostředek upevňování a přenosu kulturních tradic, vývojových stadií
  civilizace. Například vědecká a technická dokumentace odráží úroveň vědeckého a technického rozvoje společnosti.

Mezi speciální funkce dokumentu patří:

• právní funkce - dokument je prostředkem konsolidace a změny právních norem a právních vztahů ve společnosti. Právní funkci vykonávají legislativní a právní předpisy, jakož i dokumenty, které na chvíli nabývají právní funkce. Pro použití jako forenzní důkaz to tedy může být jakýkoli dokument;
• funkce správy - dokument funguje jako nástroj pro správu; tato funkce je obdařena tzv
  dokumenty řízení (plánování, podávání zpráv, organizační a administrativní dokumenty atd.) speciálně vytvořené pro účely správy;
• funkce historického zdroje - dokument funguje jako zdroj historických informací o vývoji společnosti.

Uvedené funkce definují obecné požadavky na dokument. V Rusku jsou moderní požadavky na návrh organizační a administrativní (správní) dokumentace stanoveny státní normou - GOST R6.30 - 97 „Jednotné dokumentační systémy. Systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na papírování ".

Na oficiální obchodní dopis existují zvláštní požadavky. Tyto požadavky jsou zase určeny podmínkami obchodní komunikace, které zahrnují například oficiální povahu, cílení, opakování manažerských situací a tematická omezení. Tyto požadavky jsou základem takové koncepce, jako je kultura úřední korespondence, jejíž formování je spojeno s rozvojem světových zkušeností s přípravou a zpracováním obchodních dopisů.

Lze tedy rozlišit následující standardní požadavky nebo hlavní rysy stylu obchodní komunikace:

• přesnost prezentace informací;
• standardizace a unifikace jazykových a textových nástrojů;
• formálnost a přísnost jazyka a stylu obchodního psaní;
• stručnost a dostatečnost informačního obsahu;
• důslednost, objektivita a strukturovaná prezentace.

Nyní si promluvme podrobněji o každé součásti. Funkce sociální regulace, která hraje v formální obchodní řeč, ukládá na odpovídající texty požadavek jednoznačného čtení. V tomto ohledu by měl být každý text charakterizován takovou přesností prezentace informací, která by neumožňovala možnost různých výkladů.

Úřední dokument bude sloužit svému účelu, pokud je jeho obsah pečlivě promyšlen a jeho jazyk je bezchybný. Právě tento cíl určuje jazykové vlastnosti oficiální obchodní řeči, stejně jako její složení, nadpis, odstavce atd., Tj. Standardizaci mnoha obchodních dokumentů. A to je zase jedna z povinných rysů oficiálního obchodního psaní. Standardizace úředních dokumentů má stanovit v národním měřítku optimální pravidla a požadavky na vypracování a provádění dokumentů. Tato pravidla jsou přijímána v souladu se zavedeným postupem pro univerzální a opakované použití v kancelářské práci. V tomto případě jsou výsledky vývoje formalizovány ve formě mezistátních (GOST), státních (GOST R), průmyslových (OST) standardů, stejně jako standardů podniků a institucí (STP). Je to standardizace a unifikace, které do té či oné míry charakterizují všechny typy obchodních dokumentů, určují přísnou kompoziční korelaci a konsolidaci částí obchodního dopisu.

Stačí si vybavit stvrzenku o platbě za bydlení a komunální služby, záznamový list personálu atd. Jasnosti a jednoznačnosti jazyka zprávy je dosaženo pomocí předmětové a komunikační přesnosti. Subjektivní přesnost znamená přesnost skutečnosti, soulad s určeným. Z hlediska lingvistického designu výpovědi je objektivní přesnosti dosaženo přesností použití slov, tj. Použitím slov v souladu s jejich lexikálním významem. Používání slov bez ohledu na jejich význam může vést k nesprávné interpretaci nebo nesmyslům.

Například: zkratka dat (sloveso zkratka má význam „Záměrně nesprávný výpočet, nedostatečné“, například: zkratování zákazníka. nebo odmítnout pod příznivou záminkou (adjektivum příznivé má dva významy: „Usnadnění, pomoc něčemu; vhodné pro něco,“ například: příznivý okamžik, příznivé podmínky; „Dobré, schvalování“, například: příznivá recenze. Měl napsat: odmítnout pod věrohodnou záminkou).

Komunikativní přesnost je přesnost implementace spisovatelova záměru. Toho je dosaženo poměrem významu slov, kontextu, gramatické struktury a poměru částí textu. Porušení komunikační přesnosti prohlášení vede k nedorozumění, komplikuje vnímání obsahu zprávy. Například: Měli byste si přečíst závěry komise, která se konala před rokem.

Této frázi je obtížné porozumět, protože nesplňuje požadavek přesnosti: obsahuje gramatické, stylistické a textové chyby. Agentura podstatného jména tedy může tvořit fráze se slovesy formovat, jmenovat, volit, volit, ale není kombinována se slovesem dirigovat, a proto s příčestím z ní utvořeným. Kromě toho není důležité, aby byla komise vytvořena, ale aby fungovala a dospěla k určitým závěrům. Proto by bylo správnější říci: ... se závěry komise, která pracovala před rokem. Místo slovesa poznávat, které má význam: „Seznamte se s někým“; „Chcete-li získat informace, získat znalosti o něčem“, bylo by vhodnější použít sloveso seznámení, protože má oficiální obchodní zbarvení a používá se pouze ve smyslu „Získat informace, získat znalosti o něčem“. Výsledkem by měl být tento návrh: Měli byste se seznámit se závěry komise, která pracovala před rokem.

Formálnost a závažnost obchodního dopisu znamená nejpřísnější a zdrženlivější prezentaci informací. To zase vylučuje možnost použití expresivně a emocionálně zbarvených jazykových prostředků (například hovorového slovníku nebo citoslovce), obrazových prostředků nebo slov použitých v obrazném smyslu v textech obchodních řečí. To by bylo v rozporu s požadavkem na přesnost v obchodní řeči. Obchodní sdělení by také mělo odrážet skutečný stav věcí, poskytovat objektivní a nestranné posouzení událostí. Tato okolnost splňuje požadavek na spolehlivost nebo objektivitu informací.

Jedním z charakteristických rysů obchodních dopisů je lakonické psaní textu. Dopis by neměl přesáhnout jednu nebo dvě stránky, jinak bude vnímání informací obtížné. Laconicismus je kombinován v obchodních dopisech s požadavkem na úplnost informací, přesněji s principem jejich dostatečnosti. Požadavek na úplnost předpokládá, že dokument musí obsahovat dostatečné informace pro informované rozhodnutí. Hloubka prezentace otázky závisí na cílech dokumentu: v informačním dopise stačí uvést fakta a události, v žádosti musí být předmět dopisu přesně uveden a plně odůvodněn.

Tyto a některé další funkce charakterizují sub-styl šablony. formální obchodní styl... Všechny tyto konkrétní (a
textové a jazykové) rysy oficiálního obchodního stylu jsou zakotveny v GOST a příručkách, což zajišťuje vysokou úroveň standardizace a unifikace obchodních dokumentů.

Každý z nás alespoň jednou v životě (a často mnohem častěji) čelí potřebě vypracovat oficiální obchodní dopis, například podat žádost, vystavit plnou moc atd. Zároveň však pokaždé narazíme na potíže spojené se znalostmi (nebo, nebo spíše neznalost) formy dokumentu. Ukazuje se tedy, že obsah kultury řeči ve vztahu k obchodní komunikaci nemůže být omezen pouze lingvistickým rámcem, jedná se nejen o výběr jazykových prostředků, ale také o výběr správné formy dokumentu.

První věcí, se kterou se při psaní obchodního dopisu setkáváme, je volba žánru dokumentu. Tato volba přímo závisí na povaze aktuální oficiální obchodní situace, která vás nutí napsat obchodní dopis. Tato situace určuje výběr vhodného dokumentu: pokud potřebujete něco požádat o jakoukoli organizaci (vedení této organizace), požadovaný dokument se ukáže jako prohlášení; pokud jste pro tuto organizaci odvedli nějakou práci a chcete za ni zaplatit, bude to faktura atd.

Volba žánru dokumentu vyžaduje znalost formy odpovídajícího dokumentu. Forma dokumentu je komplexní koncept. Pod formou dokumentu se rozumí souhrn jeho detailů a obsahově-kompozičního schématu - jejich vzájemný vztah, posloupnost a umístění. Zde jsou nejběžnější formy dokumentů v naší životní praxi. První je prohlášení.

Součásti tohoto typu dokumentů v jejich pořadí jsou následující: jméno adresáta; jméno žadatele; název dokumentu, znění žádosti (stížnosti, návrhy) a pokud možno stručná, ale komplexní argumentace; datum a podpis.

Dalším běžným žánrem obchodních dokumentů je plná moc. Plná moc je příkaz nebo převod někomu na určité úkony nebo práva zmocnitele. Forma tohoto dokumentu i prohlášení je poněkud stereotypní a má následující podobu: název dokumentu; jméno zmocnitele (příjmení, jméno, příjmení, funkce nebo adresa); jméno správce (příjmení, jméno, příjmení, funkce nebo adresa); přesné a komplexní vymezení rozsahu svěřených pravomocí nebo práv; datum a podpis.

V tomto případě získá plná moc právní sílu, pouze pokud podpis zmocnitele osvědčí jakákoli organizace - podpis úředníka a pečeť organizace.

Například:

PLNÁ MOC

Já, Andreeva Svetlana Fedorovna, bydlící na adrese: Syktyvkar, st. Sovětský, 76, apt. 382, pas (série, číslo, vydáno ...) Věřím Nadeždině Anně Petrovna, která bydlí na adrese: Syktyvkar, st. Gross, 76, apt. 251, pas (série, číslo, vydáno ...) uzavření dohody s vydavatelstvím „Dětská literatura“ jménem mě.

8.4.2007 Andreeva

V obchodním životě se někdy používají takové typy dokumentů, jako jsou standardní texty a textové šablony. Toto je časově nejméně náročný způsob psaní úředního dopisu, který je použitelný pouze pro sdělení stejného typu opakujících se informací. Je třeba poznamenat, že rozmanitost moderních obchodních vztahů, zvýšení počtu nestandardních situací odrážejících se v obchodní korespondenci, snižuje možnost použití vzorových textů jako způsobu obchodní komunikace.

Typický text je jako ukázkový text používaný jako příklad nebo základ pro vytvoření nového dokumentu. Způsob, jakým jsou dokumenty vytvářeny ze stereotypu, se nazývá psaní dokumentů. Používá se ke konstrukci textů podobného obsahu, které odpovídají podobným situacím obchodní komunikace ve výrobě, v obchodu, v vládní agentury atd.

Text šablony poskytuje informace ve formě textu s mezerami navrženými tak, aby je vyplňovaly proměnnými informacemi, které závisí na konkrétní situaci. Příklady vzorových formulářů textů - formuláře osvědčení personálních útvarů, cestovní doklady atd. Šablonové texty se používají také v obchodní korespondenci, například v pozvánkách, přihláškách atd. Texty smluv, dohod, smluv se vyhotovují vzorovou metodou. Použití vzorových formulářů výrazně snižuje čas strávený přípravou dokumentů. Metoda vzorování při navrhování dokumentů navíc ruší možnost vícenásobné interpretace textu.

V moderní život v podmínkách tvrdé konkurence na trhu práce se lidé stále více musí věnovat vlastní propagaci, tj.
napsat životopis. Tato okolnost vedla k tomu, že životopis lze dnes připsat také zvláštní formě obchodního dokumentu.

Životopis je „krátké písemné shrnutí biografických údajů charakterizujících vzdělání, odbornou činnost a osobní vlastnosti osoby, která se uchází o konkrétní zaměstnání nebo pozici.“ Na rozdíl od dotazníku služeb, který vyžaduje pouze vyplnění prázdných sloupců, je psaní životopisu kreativní proces.

Proto pro jeho psaní neexistují jednotné standardní nebo rigidní formy, i když některé existují obecné požadavky za napsání životopisu. Mezi tyto požadavky patří:

• osobní údaje autora (příjmení, jméno, příjmení, datum a místo narození, rodinný stav);
• adresy a telefonní čísla žadatele s uvedením času pro kontakty (můžete zadat e-mail);
• název volného místa, o které se uchazeč podílí;
• seznam pracovišť a (nebo) studium v \u200b\u200bchronologickém pořadí (počínaje od posledního pracoviště) s uvedením úplnosti
  oficiální název organizace, doba práce, název vykonávané pozice (název vzdělávací specializace);
• další informace (pracovní zkušenosti na volné noze, sociální aktivity, profesionální rekvalifikace);
• další informace (související znalosti a dovednosti: cizí jazyky, cestování do zahraničí, počítačové dovednosti, řízení automobilu);
• vyznamenání a ceny, akademické tituly (tato část je volitelná);
• zájmy, sklony související s budoucí profesní činností žadatele (tato část je volitelná);
• doporučení (informace o doporučeních);
• datum psaní životopisu;
• podpis původce.

Při přípravě životopisu je třeba vzít v úvahu následující doporučení. Název (souhrnné slovo) obvykle není uveden. Místo toho uveďte příjmení, jméno a příjmení, datum a místo narození žadatele. Příjmení se doporučuje psát velkými písmeny, aby bylo dobře čitelné.

Uvedené formy dokumentů jsou textové normy úředního obchodního jazyka, které upravují konstrukci textu dokumentu. Textové normy upravují vzorce informační struktury a pravidla pro sestavování obchodních dokumentů, tj. definovat sémantickou a formální organizaci textu dokumentu a jeho částí.

Po zvolení formy dokumentu začíná nejtěžší část práce - vyplnění tohoto dokumentu informacemi. S přechodem na prezentaci obsahu obchodního textu se zvyšují možnosti výběru jazykových prostředků pro vyjádření konkrétních okolností případu - a odpovídajícím způsobem se zvyšují obtíže, kterým kompilátor textu dokumentu čelí. Obtíže této volby se týkají hlavně dvou jazykových aspektů: volby slovní zásoby a lexikálních vzorců pro sestavení obchodního dopisu a volby gramatických prostředků - zejména syntaktických struktur obchodního textu.

Mezi jazykové normy oficiálního obchodního stylu tedy patří následující komponenty:

• gramatické normy;
• syntaktické normy;
• lexikální normy.

Každý z uvedených jazykových aspektů si zaslouží podrobné zvážení. Gramatické normy jsou velmi rozmanité a mají určité nuance. V oblasti morfologie je obchodní řeč charakterizována převahou slovesných podstatných jmen pro pojmenování akcí, zejména názvu. V oficiálním obchodním stylu existuje více takových podstatných jmen než v jiných stylech. V obchodním dopise je tedy zvykem psát pomoc, zajistit bydlení, sloužit obyvatelstvu, doplnit rozpočet, přijmout opatření atd. (v běžné řeči to bude vypadat takto: poskytnout pomoc, poskytnout životní prostor, doplnit rozpočet atd.).

Také v obchodní řeči jsou široce používány složité domorodé předložky. Zpravidla se používají buď s případy genitivu (co?), Nebo s dativy (co?). Například: na řádku, na téma, aby se zabránilo, po dosažení, po návratu, ve skutečnosti, za předpokladu, ve vztahu k, podle, podle, respektive, v rozporu s, atd.

Předložkové kombinace s dočasným významem - „po něčem“ (rod. P.) - se píší na konci a: na konci školy, po skončení platnosti smlouvy, po příjezdu delegace, po návratu ze služební cesty, pokud obsahují předložku “ podle".

Předložkové kombinace s dočasným významem, počínaje předložkou „do“, mají na konci - I (rod): do vypršení pětidenní lhůty, před rozhodnutím, do dokončení období rekonstrukce. Tzv. Jazykové vzorce jsou předmětem stejného principu případu. Jedná se o stabilní zpravidla stereotypní jazykové obraty, které umožňují přesně odrážet pravidelně se opakující situace obchodní komunikace. Jazykové vzorce umožňují jasně a výstižně vyjádřit motivy, důvody a cíle oficiální zprávy: formulovat požadavek, varování, příkaz, odmítnutí, ujištění atd. Kombinace v určité posloupnosti jazykových vzorců odrážející sémantické aspekty zprávy vám umožňuje modelovat text dokumentu, jeho strukturu; zjednodušuje postup vytváření úředního papíru.

Takové jazykové vzorce, přiřazené k jednomu gramatickému tvaru případu, zahrnují: v potvrzení (co?) Naší dohody, v pořadí poskytnutí (co?) Pomoci podle (co?) Rozhodnutí učiněného dříve, na základě (co?) Stávající potřeby, v souladu s (co?) dopisem zákazníka atd. Spolu s administrativními frázemi (vzít v úvahu, vzít na vědomí, dát hlasovat, upozornit atd.), tyto fráze vytvářejí pevný textový rámeček, který se projevuje ve vzájemné závislosti textu části a fragmenty návrhu.

Kromě jazykových modelů, které odrážejí určité situace obchodní komunikace, existují také stabilní obraty řeči, pevně zakořeněné v oficiálním obchodním stylu: nejlepší výsledek ...; nejméně obtížné ...; nejdůležitější...; šek ...; vytvořit nezbytné podmínky ...; vedení to považuje za možné ...; organizaci to nevadí ...; vynutit ...; optimální řešení ...; pravděpodobná data ...; potvrdit účtenku ...; nahlásit data ...; připravit na odeslání ...; za daných okolností ...; kromě výše uvedeného ... atd.

Mezi gramatické normy obchodního stylu patří také sjednocení gramatické struktury frází a slovních forem. Vybraná možnost je přiřazena jako reference pro každou kompoziční část textu.

Například v textu objednávky každá položka začíná uvedením adresáta v dativním případě - „komu?“, A poté „co provést?“ dnů v období od 10.01.06 do 10.02.06

Hlavnímu řediteli redakčního a vydavatelského oddělení Chesnovu D.G. za přípravu reklamního materiálu k vydání

Gramotnost je jednou z nejdůležitějších vlastností obchodní řeči, která určuje účinnost obchodní komunikace. Gramotnost zahrnuje nejen znalost pravidel používání slov, gramatickou kompatibilitu, modely vět, ale také vymezení sfér používání jazyka. Moderní ruština má velké množství variantních forem. Některé převládají v knihách psaných stylech řeči, jiné v hovorové a každodenní řeči. V oficiálním obchodním stylu se používají formy kodifikované písemné řeči, protože pouze jejich dodržování může zajistit přesnost přenosu informací.

Existuje však spousta chyb kvůli špatnému výběru formy slova, porušení struktury fráze, věty. Jednou z nejčastějších chyb je používání hovorových množných čísel v písemné formě. h. podstatná jména v -а / -я namísto normativních v -ы / -и. V hovorové řeči tedy lidé říkají smlouvy, instruktoři, korektori atd. Zatímco při sestavování obchodního dopisu je nutné použít jiné formy těchto slov: smlouvy, instruktoři, korektori. Zvláště je nutné říci o formě „dohoda - dohoda“. Tato gramatická norma je spojena se stresem, který v hovorové verzi nutně spadá na první slabiku. V praxi se často setkáváme se směsicí forem „dohody“ a „dohody“, což je v rozporu s jakoukoli logikou. Při výběru požadované formy pl. Často dochází k váhání. hodiny genitivních podstatných jmen: kilogramy / kilogram. Z

Je třeba si uvědomit, že následující skupina podstatných jmen má tvar s nulovým zakončením:

• jména vojenských skupin (voják, kadet, partyzán);
• názvy spárovaných položek - boty, boty, punčochy (ale ponožky);
• jména národností, územní příslušnost (Arméni, Bashkirs Britů, Bulhaři na jihu, Kyjev);
• názvy jednotek měření (ampér, volt, watt, arshin, mikron, rentgen, nogramy, kilogramy).

Největší počet syntaktických rysů obchodní řeči. To je způsobeno přítomností sady hotových syntaktických struktur, které jsou osvědčenými konstruktivními prostředky pro vyjádření standardních významových prvků. Lze rozlišit řadu modelů syntaktických konstrukcí a možností jejich implementace, například: Informujeme vás nebo Připomínáme, že ..., Ptáme se + infinitiv; Přímé nebo Záruční + akuzativní doplnění.

Mělo by se pamatovat na syntaktické rysy konstrukce slovních spojení. Většina slov v písemné obchodní řeči se tedy používá pouze s jedním slovem nebo s omezenou skupinou slov. Například: ovládací prvek je přiřazen; příkaz je vydán; cena - sada; dluh - splacen; faktura - vystavená (zaplacená); stížnost (reklamace) - podána; platba - provedena; platba (zaručená); je vyslovena nedůvěra; oficiální platy - jsou stanoveny; bylo dosaženo dohody; je přidělen kredit atd. - kombinace sloves; ceny - nízké, vysoké; argumenty - závažný; slevy - významné, nevýznamné; nutnost je naléhavá; spolupráce je vzájemně prospěšná, plodná, úspěšná; výpočty - předběžné, konečné; ziskovost - vysoká, nízká atd. - nominální kombinace.

Při psaní obchodního dopisu se upřednostňují pasivní konstrukce před skutečnými. Například: nebudeme to dělat, ale uděláme to; ne navrhujete, ale vám je nabídnuto. Pasivní hlas se obvykle používá, když je nutné zdůraznit skutečnost akce (platba zaručena, návrh schválen). Aby však byl text přesvědčivější, stejně jako v případě, kdy je nutné určit konkrétní osobu nebo organizaci jako subjekt právní odpovědnosti, je výhodnější forma platného závazku (závod Metalist naruší dodávky surovin; vedoucí družstva neposkytl bezpečnostní opatření atd.). ).

V psaní psaní dominují jednoduché věty. Takové věty obsahují poměrně velké množství informací a jsou určeny pro opakované čtení. Věta v obchodním psaní je často komplikována homogenními členy, účastníky a účastníky. Může to trvat (zejména v objednávkách, rozlišeních, objednávkách) celý odstavec a někdy i stránku.

Aktivně se používají pasivní konstrukce, protože ve vědecké řeči je velké místo obsazeno složitými větami s podřízenou podmínkou:

"Postup při vedení jednání a zkoumání dodatečných důkazů, pokud byly předloženy odvolací instanci, stanoví předseda senátu." Podle obecné pravidlo nejprve jsou vyslechnuta vysvětlení osob účastnících se případu a jejich zástupců. Nejprve promluví osoba, která podala odvolání, a její zástupce. V případě odvolání proti rozhodnutí oběma stranami je žalobce první, kdo jedná “(Ekonomie a právo. 1997. č. 1).

Přísná logika a přesnost prezentace určují sled akcí v prezentované situaci. Tento text slouží jako nařízení a stanoví postup pro posouzení odvolání. Neméně pozornosti je věnováno slovosledu ve větě. V obchodní řeči převládá přímý rozkaz hlavních členů věty - předmět - predikát (je vydán rozkaz); uvedení okolností nebo doplnění na prvním místě slouží k jejich zdůraznění; místo dohodnuté definice - před definovaným slovem (úvěrové vztahy) a nekoordinované - za definovaným slovem (aktuální otázka, velkoobchodní trh; otázka zásadního významu, velkoobchodní trh); místo okolnosti stupně - před přídavným jménem a dodatky - za ním; místo přidání je za slovesem, v pořadí „přímý - nepřímý“ (sdělit komu + co +); za slovesem stojí místo okolností způsobu působení (příslovce in -o, -e), míra a stupeň, důvod a účel - před slovesem predikátu (pokud nemají logický důraz) a okolnosti způsobu působení, vyjádřené odlišně.

V neosobních větách a pasivních konstrukcích je první poloha namísto subjektu zpravidla sekundárním členem věty. Například: Na účet je přijímáno sto padesát jednotek hotových výrobků. Se slovosledem jsou spojeny i samostatné textové vzorce, například posloupnost uspořádání „vůle pisatele + znění pokynu + termín.“

Například: Objednávám Ivanovovi T. L., aby zprávu odeslal 01.05.07.

Mezi syntaktické zvláštnosti patří také speciální držení textu - což znamená tření. Souvisí to s rozdělením textu na odstavce a pododstavce. Tato struktura dokumentu se obvykle používá při přípravě smluv, dohod, smluv. V závislosti na složitosti rozdělení je vybráno jedno-, dvou- nebo tříciferné označení položky nebo podpoložky (1.1; 1.1.1; 1.2; 1.1.2).

Volba možnosti číslování závisí na obsahu textu, jeho objemu, složení, kompoziční struktuře. V jednoduché texty používají se podobné značky - arabské číslice nebo písmena. Složité texty vyžadují označení částí různými způsoby.

Nadpisy větší než odstavce (část, oddíl, kapitola, odstavec) jsou označeny římskými nebo arabskými číslicemi a jsou pojmenovány.

Například:
1. Obecná ustanovení.
2. Odpovědnosti.
3. Práva.

Při dělení textu na nadpisy obdrží každá část, která odpovídá konceptům odstavce a pododstavce, své vlastní číslo (používají se arabské číslice), po kterém se vloží tečka. Počet každé složky zahrnuje všechna čísla odpovídající složky vyšších ročníků.

Například:

1. Obecná ustanovení.

1.1. Osoba odpovědná za požární bezpečnost je jmenována a odvolávána usnesením generálního ředitele.

1.2. Osoba odpovědná za požární bezpečnost podléhá přímo generálnímu řediteli.

S dalším rozdělením textu na pododdíly se zvýší počet znaků označujících číslování: 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.

Nadpisy a podnadpisy odstavců dodávají obchodním textům důrazně logický a analytický charakter. Název dokumentu je nedílnou součástí každého obchodního dopisu, který hovoří o povaze nebo předmětu dokumentu (Objednávka, Popis práce, Smlouva, Objednávka atd.). Název dokumentu nese hlavní sémantické zatížení.

Pouze v obchodní korespondenci není uveden název dokumentu. Název by měl být krátký a neměl by přesáhnout dva řádky. V obchodních dopisech není vždy provedeno smysluplné nadpis. V řadě obchodních dopisů o etiketě a v dopisech informační povahy se záhlaví nepoužívá.

V obchodní korespondenci je to však naprosto nezbytné:
O dodání zboží.
O dodávce nákladu.
O zaplacení účtu.

Funkčně je nadpis velmi důležitou součástí textu, díky níž je mnohem jednodušší pracovat s dokumenty: třídění, zpracování a v případě potřeby přesměrování.

Z hlediska souboru náležitostí je celý text dokumentu rozdělen na následující části:

• záhlaví dokumentu: adresa společnosti (ulice, dům, město, PSČ, telefonní a faxové číslo), typ dokumentu (není uveden ve všech dokumentech), datum;
• hlavní část dokumentu: nadpis (umístěný za údaji „datum“ a „rejstřík dokumentu“ vlevo), přímo text dokumentu, příloha;
• formální část dokumentu: pozice a příjmení autora, jeho telefonní číslo kanceláře, podpis, pečeť (ne vždy).

Požadavky na registraci údajů jsou stanoveny v GOST 6.30-97 „Jednotné dokumentační systémy. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na papírování ". Vztahují se na všechny typy dokumentů.

Žádný dokument však není vypracován s úplnou sadou náležitostí. Jejich složení závisí na účelu dokumentu. Oficiálními písmeny tedy není uveden název typu dokumentu. Ve všech ostatních dokumentech je uveden název.

Například: Smlouva, Objednávka, Vyhláška atd. Obchodní dopisy se obvykle píší na formulářích.

Formulář je podnikový list papíru, na kterém jsou zpravidla již uvedeny podrobnosti o podniku. Všechna ostatní data se do formuláře zadávají strojem psaným způsobem a seřadí se v určitém pořadí. Existují dva typy firemních hlavičkových papírů - úhlové a podélné. Liší se umístěním detailů, které předcházejí textu dopisu.

Lexikální kompozice textů oficiálního obchodního stylu má své vlastní charakteristiky. Za prvé je to přesnost použití slov, tj. používat slova podle jejich významu.

Slovo v textu dokumentu by mělo být používáno pouze v jednom smyslu, což neumožňuje žádné další interpretace a nejasnosti. A za druhé je to použití speciální terminologie charakteristické pro obchodní styl. V textech tohoto stylu se tedy používají slova a fráze, které mají výrazné funkční a stylistické zabarvení, například žalobce, obžalovaný, protokol, popis práce, zadržení, doručení, průkaz totožnosti, vědecké
zaměstnanec atd., včetně významného počtu odborných termínů. Mnoho sloves obsahuje téma předpisu nebo imperativu: zakázat, povolit, rozhodnout, zavázat, přiřadit atd. Je třeba poznamenat, že v oficiálním obchodním projevu je nejvyšší procento použití infinitivu mezi souhláskovými formami. Je to také kvůli imperativní povaze oficiálních obchodních textů.

Zvažme příklad:
„Při studiu jakékoli mezinárodní dohody, zejména dohody o zamezení dvojího zdanění, je nejprve nutné jasně definovat rozsah její činnosti ve dvou aspektech:

• daně podléhající dohodě;
• území, na která se dohoda vztahuje “. (Konzultant. 1997. Č. 24).

V tomto příkladu najdete následující rysy obchodní slovní zásoby: slova a fráze s oficiální právní konotací (mezinárodní dohoda, dvojí zdanění, daně); vyjádření povinné fráze, kterou je třeba definovat; a můžete také zdůraznit takové rysy obchodního textu, jako je závažnost myšlenkového vyjádření, nestranný výrok, úplná neosobnost prezentace.

Použití konkrétních výrazů ukládá autorovi další povinnosti. Autor musí zajistit, aby byl termín jasný nejen jemu, ale také adresátovi. Pokud je termín málo užitečný a jeho význam může být nepochopitelný, měli byste se uchýlit k jedné z navrhovaných metod:

• uveďte oficiální definici tohoto pojmu, například: factoring - prodej práva na vymáhání pohledávek;
• objasnit, rozšířit obsah termínu o slova neutrální slovní zásoby, například: ... neplnění smlouvy je způsobeno
  vyšší moc (přívalové deště vyplavily komunikační trasy s elektrárnou);
• odstraňte výraz a nahraďte jej běžným slovem nebo výrazem.

Vnímání textu může také ztěžovat neodůvodněné používání vypůjčených slov. Většina typická chyba - nemotivované používání cizích slov namísto stávajících k označení pojmů známých slov, například: odvolání místo adresy; propagace (PR) místo reklamy, výsady místo výlučného práva; exkluzivní místo exkluzivní atd.

Slova a výrazy, které zastaraly (archaismy a historizmy), by se v dokumentech neměly používat. V obchodním dopise byste neměli psát tímto, ale řídíme; ne letos, ale letos (aktuální rok); tímto neinformujeme, ale informujeme, ne tento akt byl vypracován, ale akt byl vypracován; ne které, ale které; ne výše, ale výše.

Obchodní jazyk je charakterizován složenými slovy složenými ze dvou nebo více slov: nájemce, zaměstnavatel, materiál a technika, opravy a údržba, výše uvedené, níže uvedené atd. Tvorba těchto slov je vysvětlena snahou obchodního jazyka přesně vyjádřit význam a jednoznačnou interpretaci. Stejnému účelu slouží fráze „neidiomatické“ povahy, například vyšší vzdělávací instituce, daňové přiznání, akciová společnost, bytové družstvo atd. Rovnoměrnost takových frází a jejich vysoké opakování vede k klišé použitých jazykových prostředků, což textům oficiálního obchodního stylu dává standardizovaný charakter.
U úředního dokumentu je důležitá právní podstata, proto se upřednostňují obecné pojmy, například dorazit (dorazit, dorazit, dorazit atd.), vozidlo (autobus, letadlo, „Zhiguli“ atd.), lokalita (vesnice, město, vesnice atd.) atd. Pokud je třeba v textu uvést jméno osoby, použijí se k tomu podstatná jména znamení způsobené jakýmkoli postojem nebo jednáním (patolog T.N. Antipov, svědek T.P.Stolyarov, rektor univerzity E.I.Sergeeva atd.).

Při použití jakýchkoli přídavných jmen v obchodním dopise je třeba vzít v úvahu zvláštnosti frazeologie, která se vyvinula v oficiální obchodní řeči. Při použití srovnávacího stupně je výhodnější složitá forma: méně důležitá, složitější (a ne nejdůležitější, nejsložitější). Při vyjadřování superlativního stupně je nejběžnější forma s předponou: největší účinek, nejmenší výsledek nebo kombinace kladného stupně s příslovcem „nejvíce“: nejdůležitější.

Mezi pojmy oficiálního obchodního stylu patří také velká vrstva slovníku nomenklatury, která se často objevuje v obchodních dopisech.

Takový slovník zahrnuje:

• nomenklatura pozic (CEO, reklamní manažer, finanční ředitel atd.);
• nomenklatura jmen (LLC „VEK“, IE Melnikov, FSB, soukromá bezpečnostní společnost „Družba“ atd.);
• nomenklatura zboží (benzín L-76, CNC stroje, ZIL-130 atd.).

Standardní aspekty jazyka obchodního psaní zahrnují sjednocení zkratek nejčastěji používaných v obchodních dopisech. Zkrácená slova, fráze charakterizované vysokou frekvencí používání, stejně jako termíny, názvy organizací, známá právní úkony, zákony, textová označení atd. Všechny zkratky používané v textech dokumentů podléhají určitým pravidlům:

• v celém dokumentu by zkratky měly být stejné. Stejné slovo nebo frázi nemůžete zkrátit různými způsoby ani ji na jednom místě napsat úplně a na jiném zkratku;
• v textu není povoleno používat zkratku, pokud by to mohlo mít za následek jinou interpretaci, nejednoznačnost ve vnímání fráze; nemůžete zkrátit slovo, pokud je jediným členem věty;
• nemůžete zkrátit slova na jedno písmeno, s výjimkou tradičních textových zkratek. Například: rok (rok), město (město), l. (list, listy), s. (vesnice), str. (řeka), položka (položka) atd. Oficiální obchodní terminologii lze také připsat různé zkratky. V obchodních textech se používají všechny druhy zkratek pro názvoslovné znaky různých vlastností.
• názvy známých právních aktů: UG (trestní zákon), občanský zákoník ( Občanský zákoník);
• názvy organizací: MMF (Mezinárodní měnový fond), Ruská centrální banka (Ruská centrální banka);
• jména označující formu vlastnictví podniku zahrnutá jako klasifikátor do názvů podniků: LLC (společnost s ručením omezeným), OJSC (otevřená akciová společnost);
• pracovní pozice: IO - herectví;
• názvy technických zařízení: ACS (automatický řídicí systém), účinnost (účinnost).

Kromě odborných termínů se v obchodních dopisech často používá tzv. Procedurální slovník. Jedná se o slovník se zobecněným významem, který v textu dokumentu představuje konkrétní akci, předmět nebo vlastnost v oficiálním právním výkladu. V obchodní řeči se tedy používají následující obecné výrazy: porušení pracovní disciplíny (může to být pozdě, absence, opilý vzhled v práci atd.), Narušení harmonogramu dodávek (zpoždění na cestě, předčasné odeslání zboží atd.) ), nést odpovědnost (v případě porušení pokuty, peněžitý trest, trestní stíhání atd.). Některé zobecněné pojmy lze také odkázat na procedurální slovní zásobu: podnik (firma, koncern, holding, kartel, syndikát), zboží (konzervy, termosky, automobily, obuv atd.).

Termíny, procedurální slovník a nomenklaturní slovník tvoří hlavní stylotvorný slovník jazyka dokumentu. Používají se paralelně v textu dokumentů, které se navzájem doplňují (termíny a procedurální slovní zásoba se obvykle používají ve smlouvách, slovní zásoba nomenklatury v přílohách smluv).

Jak již bylo zmíněno, nejdůležitější vlastností obchodního slovníku je, že slovo v textu musí být použito pouze v jednom možném smyslu. Jednoznačnost kontextového použití určuje předmět dokumentu. Neznalost nebo nepřesná znalost lexikálního významu slov však s sebou nese spoustu chyb, které znesnadňují vnímání textu dokumentu nebo dokonce jeho význam zkreslují.

Jednou z nejčastějších chyb je nerozlišování mezi paronymy (podobnými ve zvuku, ale odlišnými ve smyslu). Mezi tato slova patří: záruka - zaručeno, přítomno - poskytnout, efektivní - efektivní, chování - vyrábět, ekonomické - ekonomické, pojistitel - pojištěné atd.

Například je třeba rozlišovat mezi:

• zaručený odpočinek (poskytnutý něčím) - záruční list (slouží jako záruka);
• představit do týmu nového zaměstnance (prezentovat, ukázat) - poskytnout certifikát (dát něco k použití,
  objednat);
• uspořádat schůzku (něco uskutečnit) - vyrobit konzervy (vyvinout, něco vyrobit).

Pokud nepoužíváte synonymní slova, může to také vést k sémantickému porušení textů dokumentů. Například slova stavět (stylisticky neutrální), vztyčit (stylistické vybarvení „vysoko“), budovat (vytvořit něco technicky složitého); vztyčené (stavět něco významného; vysoké) se liší stylistickými barvami, odstíny významů a ve výsledku mají odlišnou kompatibilitu. Mělo by se psát - postavit sportovní hřiště, postavit pomník, postavit dům. Nesprávný pravopis: postavte garáž, postavte palác, postavte věž.

Tyto příklady chyb nejsou zdaleka jediné chyby, které kompilátoři obchodních dopisů dělají. Chyby jako nesprávný slovosled ve větě, posun ve struktuře jednoduché a složité věty, neschopnost používat participiální a participiální výrazy, porušování lexikálních norem ve stabilních a ukončených frázích, tautologie a mnoho dalších, často vedou k negativním důsledkům, tj. obtížnost vnímání dokumentu a v nejhorším případě nesprávná interpretace významu předložených informací.

Je tedy jasné, jakou kolosální roli hrají jazykové normy při přípravě obchodních dokumentů. Nedostatek pozornosti k základním normám dnes vede k „znečištění“ úředního obchodního jazyka, který má nebo měl staleté tradice.

V písemné obchodní komunikaci hraje důležitou roli obchodní etiketa, která je základním nástrojem k dosažení komunikačního cíle. Obchodní etiketa se projevuje ve formě a obsahu dokumentů a především ve vzorcích odvolání, vyjádření žádostí, odmítnutí, tvrzení, metod argumentace, formulace pokynů atd. V obchodní korespondenci je upraveno i používání prostředků etikety.

Důležitým prvkem obchodního dopisu je odvolání k adresátovi. Hlavním úkolem odvolání je přilákat jeho pozornost a hlavně ho zaujmout. Kontakt je povinnou součástí obchodní korespondence. V poslední době se často používá v úřední korespondenci, pokud situace vyžaduje přímý kontakt s úředníkem.

Vážený pane ... (příjmení)!
Vážená paní ... (příjmení)!
Vážení!

Uvedené příklady jsou nejběžnější vzorce volání. Existují však určité nuance, které je třeba vzít v úvahu při kontaktu s obchodním partnerem: jeho oficiální pozice, obor činnosti, stupeň osobního seznámení.

V obchodní korespondenci je třeba dodržovat nevyřčená pravidla obchodní etikety. Tato pravidla zahrnují následující aspekty:

• při formulování požadavků, dotazů, návrhů, názorů atd. obvykle používají množnou formu vyjádření v první osobě: Předkládáme ke zvážení a schválení nový zákon ... Dáváme vám do pozornosti novou knihu Vorontsové D.L. "Okno" ...
  Informujte nás prosím o možnosti nákupu komerčního vybavení ...;
• v dopisech s důvěrným obsahem a v dokumentech vyhotovených na hlavičkových papírech úředníků se používá vzorec odvolání v první osobě jednotného čísla: žádám, navrhuji, pozývám;
• nemůžete začít dopis slovy odmítnutí. Je slušnější nejprve uvést důvody rozhodnutí (Naše společnost je nucena odmítnout spolupráci kvůli nadměrným cenám produktů, což znemožňuje jejich prodej v našem regionu);
• nedoporučuje se naznačovat obchodnímu partnerovi jeho nepozornost a vnucovat mu předem naplánovaný výsledek jakékoli záležitosti (prosím pečlivě zvažte tento návrh ...; Doufáme, že náš případ bude příznivý ...);
• pokud text dokumentu začíná vzorcem osobního odvolání adresáta, pak na konci textu, před podpisem, musí
  být poslední zdvořilostní vzorec: S pozdravem;
• není taktní používat slova „urgentní“, „okamžitě“ v dopisech tím, tlačí na adresáta, aby uspěchal při rozhodování. Následující výrazy mohou být přijatelnější: Žádám vás, abyste odpověděli do takového a takového data; Žádáme vás, abyste okamžitě informovali o svém rozhodnutí.

Vypracování obchodního dokumentu není snadný úkol. Toto je práce, která předpokládá poměrně vysokou úroveň jazykových schopností. Je nemožné napsat obchodní dopis bez znalosti textových a jazykových norem oficiálního obchodního stylu. Abyste mohli správně sepisovat úřední dokumenty, musíte si co nejvíce procvičovat psaní obchodních dopisů, a co je nejdůležitější, musíte se naučit a znovu se naučit toto obtížné umění.

Seznam použitých materiálů:

Koltunová M.V. Obchodní dopis. Co by měl vědět původce. M., 1999.

Rogozhin M.Yu. Dokumenty obchodní komunikace. M., 1999.

Tepper R. Jak zvládnout umění obchodního psaní. 250 dopisů a poznámek, které manažerovi pomohou. M., 1994.

Článek byl připraven za pomoci agentury pro obchodní literaturu „AI PI ER MEDIA“

99 -

.... Na inspektora se hraje - a moje duše je tak vágní, tak zvláštní ... Očekával jsem, že jsem předem věděl, jak se věci budou dít, a navzdory tomu mě oblékl smutný a nepříjemně bolestivý pocit. Moje tvorba mi připadala nechutná, divoká a jako by vůbec ne moje. Hlavní role je pryč; tak jsem si myslel. Dyur ani v nejmenším nepochopil, co je Khlestakov. Z Khlestakova se stalo něco jako Alnaskarov, něco jako celá řada varietních darebáků, kteří k nám přišli na návštěvu z pařížských divadel. Stal se jen obyčejným lhářem - bledou tváří, která se po dvě století objevovala ve stejném obleku. Opravdu ze samotné role není jasné, co je Khlestakov? Nebo jsem byl posedlý pre-slepou pýchou a moje síla vyrovnat se s touto postavou byla tak slabá, že pro herce nezůstal ani stín nebo náznak toho? Zdálo se mi to jasné. Khlestakov vůbec nepodvádí; z obchodu není lhář; on sám zapomíná, že lže, a už on sám skoro věří tomu, co říká. Otočil se, je v duchu, vidí, že všechno jde dobře, naslouchají mu - a pro toho mluví plynuleji, drzěji, mluví ze srdce, mluví zcela upřímně a mluví lží, ukazuje se v něm takový, jaký je. Obecně máme herce

100 -

nevím, jak lhát. Představují si, že lhát je prostě mluvit. Lhát znamená mluvit lži tónem co nejblíže k pravdě, tak přirozenému a naivnímu, jak jen člověk může mluvit jednu pravdu; a tady jsou přesně všechny komické lži. Jsem si téměř jistý, že Khlestakov by vyhrál více, kdybych tuto roli přidělil jednomu z průměrných herců a řekl bych mu jen to, že Khlestakov je chytrý, světský, dokonalý com il il faut, inteligentní a možná i ctnostný a že zbývá mu představit si to tak. Khlestakov nelže vůbec chladně ani fanfárově-divadelně; lže s citem, potěšení, které z toho má, je vyjádřeno v jeho očích. Toto je obecně nejlepší a nejpoetičtější okamžik v jeho životě - téměř druh inspirace. A alespoň něco z toho bylo vyjádřeno! Chudák Khlestakov rozhodně nedostal žádnou postavu, to znamená tvář, to znamená viditelný vzhled, tj. Fyziognomii. Samozřejmě je nesrovnatelně snazší karikovat staré úředníky v ošuntělých uniformách s obnošenými límci; ale uchopit ty rysy, které jsou docela věrohodné a nevycházejí v ostrých rozích z obyčejného světského kruhu, je dílem silného pána. V Khlestakovově díle by nemělo být nic ostře naznačeno. Patří do toho kruhu, který se zjevně neliší od ostatních mladých lidí. Někdy se dokonce dobře drží, někdy dokonce mluví s váhou, a jen v případech, kdy je vyžadována přítomnost mysli nebo charakteru, se projevuje jeho částečně autentická, bezvýznamná povaha. Rysy role nějakého starosty jsou nehybnější a jasnější. Již je označen svým ostře vlastním, neměnným, bezcitným vzhledem a částečně potvrzuje svůj charakter. Rysy Khlestakovovy role jsou příliš mobilní, jemnější, a proto je obtížnější je uchopit. Co to je, pokud tomu opravdu rozumíš, Khlestakove? Mladý muž, úředník a prázdný, jak se tomu říká, ale obsahující mnoho vlastností, které patří lidem, kterým světlo nenazývá prázdné. Odhalit tyto vlastnosti lidem, kteří mimochodem postrádají dobré důstojnosti, by byl pro spisovatele hřích, protože by je tak vychoval k veřejnému smíchu. Lepší je najít každého

101 -

částice sebe sama v této roli a zároveň se beze strachu a strachu rozhlíží kolem sebe, aby na něj někdo neukazoval prstem a nenazýval ho jménem. Jedním slovem by tato tvář měla být typem mnoha věcí rozptýlených v různých ruských postavách, které se zde ale náhodou spojily v jedné osobě, jak se v přírodě velmi často setkávají. Khlestakova kdokoli, i na minutu, ne-li na několik minut, prováděl nebo právě dělá, ale přirozeně si to nechce jen připustit; této skutečnosti se dokonce rád směje, ale samozřejmě jen v kůži jiného, \u200b\u200ba ne ve své vlastní. A z chytrého strážného se někdy stane Khlestakov a ze státníka se někdy stane Khlestakov a z našeho bratra, hříšného spisovatele, se někdy stane Khlestakov. Jedním slovem, málokdy s nimi někdo nebude alespoň jednou v životě - jediná věc je, že se poté velmi obratně otočí a jako by to nebyl on.

Takže opravdu v mém Khlestakově nic z toho nevidíš? Byl to jen bledý obličej a já jsem si v návalu chvilkové pýchy myslel, že mi někdy herec s velkým talentem poděkoval za to, že jsem do jedné tváře napodobil trochu heterogenní pohyb a dal mu příležitost najednou ukázat všechny různé stránky jeho talentu. A teď Khlestakov vyšel jako dětská, bezvýznamná role! Je to těžké a jedovaté a otravné.

Od samého začátku představení hry jsem už seděl v divadle nudný. Nezajímalo mě vzrušení a příjem publika. Ze všech těch, kteří byli v divadle, jsem se bál pouze jednoho soudce - a ten soudce jsem byl já. V sobě jsem slyšel výčitky a šelesty proti mé vlastní hře, která přehlušila všechny ostatní. A publikum bylo obecně šťastné. Polovina z ní hru přijala i za účasti; druhá polovina jí jako obvykle vynadala z důvodů, které však nesouvisely s uměním. O tom, jak nadávala, si o tom promluvíme na prvním setkání s vámi: je tu spousta poučných a málo vtipných. Dokonce jsem něco zapsal; ale to je stranou.

Obecně se zdálo, že starosta „inspektora“ zcela smířil s veřejností. Tím jsem si byl jistý už dříve, protože talentu, jako je Sosnitsky, nemohlo nic zůstat

102 -

nevysvětlitelné v této roli. Alespoň jsem rád, že jsem mu dal příležitost ukázat celou šíři jeho talentu, o kterém už začali lhostejně mluvit, a postavil ho na roveň mnoha hercům, kteří jsou tak štědře odměněni potleskem v každodenní estrádě a dalších zábavných hrách. Také jsem doufal v sluhu, protože jsem si všiml v herci velké pozornosti ke slovům a úžasnosti. Ale oba naši přátelé, Bobchinsky a Dobchinsky, vyšli špatně nad očekávání. I když jsem si myslel, že budou špatní, protože když jsem stvořil tyto dva malé muže, představoval jsem si Shchepkina a Ryazantsova v jejich kůži, ale přesto jsem si myslel, že jejich vzhled a poloha, ve které se nacházejí, je nějak vydrží. a ne tak karikatura. Stal se opak: vyšla karikatura. Už před začátkem představení, když jsem je viděl v kostýmu, jsem zalapal po dechu. Tito dva malí muži, ve své podstatě docela úhlední, baculatí, s decentně uhlazenými vlasy, se ocitli v jakýchsi trapných, vysokých šedých parukách, rozcuchaných, neupravených, rozcuchaných, s vytáhnutými obrovskými bryndáčky; ale na jevišti se ukázalo, že jsou to dovádění do takové míry, že to bylo prostě nesnesitelné. Obecně byly kostýmy pro většinu hry velmi špatné a nestydatě karikované. Něco takového jsem měl, když jsem požádal o provedení alespoň jedné zkoušky v kostýmech; ale začali mi říkat, že to není vůbec nutné a není to zvykem, a že herci už znají jejich záležitosti. Když jsem si všiml, že ceny trochu vyjádřily moje slova, nechal jsem je na pokoji. Ještě jednou opakuji: touha, touha. Sám nevím, proč mě melancholie přemáhá.

Během představení jsem si všiml, že začátek čtvrtého dějství byl chladný; zdá se, jako by tu byl průběh písně, dosud plynulý, přerušen nebo je líně vykreslen; Přiznám se, že i během čtení mi znalý a zkušený herec poznamenal, že není tak chytré, že Khlestakov jako první požádal o půjčku, a že by bylo lepší, kdyby mu ho nabídli samotní úředníci. Respektuji poměrně jemnou poznámku, která má své spravedlivé stránky, ale neviděl jsem důvod, proč Khlestakov, který byl Khlestakov,

103 -

nemohl se zeptat jako první. Ale poznámka byla učiněna, proto jsem si řekl, že jsem tuto scénu udělal špatně; a opravdu, teď, během představení, jsem jasně viděl, že začátek čtvrtého dějství byl bledý a nese známku jakési únavy. Po návratu domů jsem okamžitě začal přepracovávat. Nyní se zdá, že to vyšlo trochu silnější, přinejmenším přirozenější a věcnější. Ale nemám sílu se obtěžovat zahrnout tuto pasáž do hry. Jsem unavený; a když si vzpomenu, že k tomu je nutné cestovat, žebrat a klanět se, pak Bůh s ním - ještě lépe s druhým vydáním nebo obnovou generálního inspektora.

Další slovo o poslední scéně. Nevyšlo to vůbec. Opona se zavře v nějaký problémový okamžik a zdá se, jako by hra neskončila. Ale to není moje chyba. Nechtěli mě poslouchat. Dokonce i teď říkám, že poslední scéna nebude úspěšná, dokud nepochopí, že je to jen hloupý obraz, že toto vše by mělo představovat jednu zkamenělou skupinu, že drama zde končí a je nahrazeno otupělou mimikou, že dvě nebo tři minuty opona nesmí spadnout, že to vše musí být provedeno za stejných podmínek, jaké vyžaduje tzv živé obrázky.Ale bylo mi řečeno, že by to herce svazovalo, že by skupinu bylo třeba svěřit choreografovi, což je pro herce poněkud ponižující atd. Atd. Atd. Existuje mnoho dalších jiný Viděl jsem na dolech, které byly více otravné než slovní. Přes to všechno ostatní„Stojím si pevně na zemi a stokrát říkám: ne. Nebude se vázat ani v nejmenším, nebude to ponižující; i když choreograf skládá a skládá skupinu, jen kdyby cítil skutečnou pozici každého člověka. Hranice, které mu byly naznačeny, nezastaví talent, stejně jako žulové břehy nezastaví řeku: naopak, když do nich vstoupila, pohybuje se svými vlnami rychleji a plněji. A v póze, která mu byla dána, může cítící herec vyjádřit všechno. Nikdo mu nepoložil pouta na obličej, je umístěna pouze jedna skupina; jeho tvář svobodně vyjadřuje jakýkoli pohyb. A v této znecitlivění rozmanitosti je pro něj propast. Strach každé z postav se navzájem nepodobá, stejně jako jejich postavy a míra strachu a strachu nejsou podobné,

104 -

kvůli velikosti hříchů každý z nich má. Jiným způsobem zůstává guvernér poražen, jiným způsobem jsou poraženi jeho manželka a dcera. Zvláště se bude bát soudce, správce, poštmistr atd. Atd. Atd. Bobčinskij a Dobchinskij zůstanou zvláštním způsobem ohromeni a zde se nezradili a obrátili se k sobě s otupělou otázkou na rtech. Samotní hosté mohou být ohromeni stejným způsobem, ale jsou daleko na obrázku, který je načrtnut jedním tahem štětce a pokrytý jednou barvou. Jedním slovem, každý bude mimicky pokračovat ve své roli, a to navzdory skutečnosti, že se podle všeho choreografovi podmanil, vždy může zůstat vysokým hercem. Ale chybí mi síla obtěžovat se a hádat se. Jsem unavený tělem i duší. Přísahám, že nikdo neví nebo neslyší mé utrpení. Bůh je se všemi. Bylo mi z toho psaní špatně. Rád bych teď utekl, bůhví kde, a cesta přede mnou, parník, moře a další, vzdálená obloha, mě mohou jen osvěžit. Toužím po nich jako Bůh ví co. Proboha, přijďte brzy. Nepůjdu bez toho, abych se s vámi rozloučil. Stále vám musím hodně říct, že ten nesnesitelný, chladný dopis nemůže říct. ...