Գրասենյակային կյանքի աջակցություն, որը ներառում է. Գրասենյակային տրամադրում. Եվ սա գրասենյակի հաջող գործունեության համար անհրաժեշտ գործողությունների ամբողջական ցանկը չէ։

Գրասենյակին սպառվող նյութերով ապահովելը ընկերության ղեկավարության առջեւ ծառացած կարեւորագույն խնդիրներից է։ Ընկերության հաջող աշխատանքը անուղղակիորեն կախված է նրանից, թե որքանով է այն ապահովված հարմարավետ աշխատանքի համար անհրաժեշտ բոլոր գործիքներով։

Տարբեր ռեսուրսների մատակարարումն է կարևոր հոդվածծախսեր, որոնք արժանի են ուշադրության: Ցանկացած ղեկավար ցանկանում է խելամտորեն ծախսել գումարը և չի ցանկանում գերավճարներ կատարել՝ ծախսելով հսկայական գումարներ, որոնք անօգուտ չեն գրասենյակային կյանքի համար:

Անշուշտ, դուք հանդիպել եք մի իրավիճակի, երբ որոշ մորաքույր Փարաշա, ով երեկոյան մաքրում է դատարկ սենյակները, վատնում է լվացող միջոցը, այն պարզապես անհետանում է: Հավանաբար նա ընդամենը մի քանի շիշ է տանում տուն: Իսկ Փարաշայի բնակարանի մաքրության համար վճարել պետք չէ։

Ուստի անհրաժեշտ է օպտիմալացնել գրասենյակային կյանքի աջակցության հետ կապված ծախսերը և վերացնել նման չարաշահումները։ Եկեք նայենք մի քանիսին պարզ խորհուրդներօգնել հաղթահարել այս խնդիրները:

Խորհրդի թիվ 1. Վերահսկեք այն, ինչ կարևոր է, և վերահսկեք մնացածը, ըստ անհրաժեշտության

Պետք չէ բորբոքվել և թանկարժեք էներգիա վատնել բոլորովին անկարևոր բաների վրա։ Անհնար է վերահսկել ամեն ինչ. Ուստի արժե ուշադրություն դարձնել միայն ծախսերի իսկապես նշանակալի կետերին։

Շատ տնտեսական հաշվարկներում պարետոյի սկզբունքը հրաշալի է գործում։ Դուք հավանաբար ծանոթ եք նրան։ Այն ասում է, որ մեր բոլոր ծախսերի 80%-ը բաժին է ընկնում ձեռք բերված միջոցների միայն 20%-ին, որոնք կարևոր են գրասենյակի գործունեության համար։

Հետևաբար, հետագա բոլոր խորհուրդները հիմնականում վերաբերելու են հիմնական սպառվող նյութերին, որոնք վաճառվում են վաճառքի ժամանակ տաք տորթերի պես և մեծ գումարներ են հանում ձեր բյուջեից:

Խորհրդի թիվ 2. Ընտրեք ռեսուրսները խելամտորեն

Ինչպե՞ս են սովորաբար գրասենյակի ղեկավարները մոտենում գնումների հարցին: Ճիշտ է, մատակարարների գնացուցակներում ընտրում են ամենաէժան դիրքերը։ Ընկերության փողերը խնայելու ցանկությունը գովելի է։ Ճիշտ է, ամենից հաճախ նման նախաձեռնությունը գալիս է իշխանություններից, որոնք խստորեն խորհուրդ են տալիս գումար խնայել։

Եվ սա սխալ է! Քանի որ, ընտրելով նվազագույն գինը, մենք անտեսում ենք մատակարարվող նյութերի որակը։ Պրակտիկան ցույց է տալիս, որ էժան ռեսուրսներն ավելի արագ են ծախսվում, ինչը նշանակում է, որ դրանք ավելի հաճախ են գնում, այսինքն. խնայողությունները կեղծ են:

Պարզ օրինակ. Ջրային խտության հեղուկ օճառը նախատեսված է 200 լվացման համար։ Ընդ որում, նույնքան հաստ օճառ, որն արժե ընդամենը 25%-ով ավելի, արդեն բավական է 400 լվացման համար։ Հիմա ինքներդ պատասխանեք՝ ո՞րն է ավելի շահավետ գնելը։

Խորհրդի թիվ 3. Չպետք է շատ մատակարարներ լինեն:

Գումար խնայելու մեկ այլ անշնորհք փորձ է գնումների քանակի ավելացումը: Հաճախ է պատահում, որ մի մատակարարն ունի բարենպաստ գներ մի կատեգորիայի ապրանքների համար, իսկ երկրորդը` մյուսի համար: Եվ ահա նորից սկսվում է կասկածելի օգուտների մրցավազքը։

ջուր և լվացող միջոցներվերցնում ենք մի ընկերությունից, թղթե անձեռոցիկներ՝ մյուսից, գրենական պիտույքներ՝ երրորդից: Միաժամանակ փաստաթղթերի քանակը խիստ հաշվետվողականությունՀաշվապահների մեջ գրասենյակի ղեկավարներն ավելի շատ էներգիա են ծախսում մատակարարների հետ շփվելու համար:

Նման «օպտիմալացման» արդյունքում գլխացավ եք ունենում՝ անձնակազմի ուշադրությունը սփռելով շատ մանրուքների վրա։ Վերահսկողությունը թուլանում է, և բազմաթիվ մատակարարներ սկսում են խաբել և խաբել: Ուստի ընտրեք մի քանի ոչ շատ «էժան», բայց վստահելի գործընկերներ։

Խորհրդի թիվ 4. Սահմանել սպառման դրույքաչափերը

Ոչ հանրաճանաչ, բայց անհրաժեշտ լուծում, եթե վճռական եք վերացնել ավելորդ ծախսերը: Ոչ ոք ձեզ խորհուրդ չի տալիս, օրինակ, զուգարանի մոտ մեկ աշխատողի համար զուգարանի թղթի և հեղուկ օճառի արձակուրդային նպաստ փակցնել, ոչ:

Ընդամենը մեկ շաբաթվա ընթացքում (սովորաբար նման ժամանակահատված է պահանջվում), դուք ստիպված կլինեք էմպիրիկ կերպով ստուգել, ​​թե ինչ ծախսվող նյութերի վրա են ծախսվում, որքան են դրանք պահանջվում, և որ աշխատակիցն է դրանք չափից դուրս օգտագործում:

Արդյունքում, հիմնվելով քանակական բնութագրերգրասենյակային կարիքների համար դուք կկարողանաք պլանավորել ծախսերը, գնել ճիշտ քանակությամբ նյութեր, վերահսկել դրանց սպառումը և կանխել գողությունը:

Պարզապես ծայրահեղությունների մեջ մի՛ ընկեք։ Սպառման նորմերի սահմանումը դեռ չի նշանակում սահմանափակել։ Աշխատակիցները պետք է ստանան այնքան «սպառվող նյութ», որքան անհրաժեշտ է աշխատանքի ու հարմարավետ աշխատանքի համար։ Ոչ ավել, ոչ պակաս։

Խորհրդի թիվ 5. Օգտագործեք հատուկ տեխնիկական միջոցներ

Գրասենյակի վարձավճարը, եթե այլ բան նախատեսված չէ պայմանագրում, սովորաբար ենթադրում է ամբողջովին դատարկ տարածքների փոխանցում ընկերության ղեկավարությանը` առանց ենթակառուցվածքների, կահույքի և համակարգիչների: Ամբողջ սարքավորումները, աշխատանքի համար ռեսուրսները իշխանությունները ձեռք են բերում ինքնուրույն։

Սովորաբար ոչ ոք ուշադրություն չի դարձնում տեխնիկական սարքերին, որոնք կապված են սպառվող նյութերի հետ։ Այնուամենայնիվ, դրանց տեղադրումը ամենաշատն է լավագույն միջոցըդոզավորում և սպառման տեմպերի վերահսկում:

Նույնիսկ ամենապարզ դիսպենսերը, որը տեղադրված է շշի վրա հեղուկ օճառ, վերացնում է արագ սպառումը։ Առանց կաշկանդման, աշխատակիցները ավելի հավանական է, որ լվացվելիս առատորեն հեղուկ լցնեն իրենց ձեռքերի վրա: Եվ եթե այն հասանելի է, ոչ ոք չի սեղմի դիսպենսերը երկու կամ երեք անգամ:

Եզրակացություն

Ինչպես ցույց են տալիս հաշվարկները, իրավասու խնայողությունները սպառվող նյութերթույլ է տալիս միջին ընկերությանը մեկ տարվա ընթացքում խնայել այն գումարը, որը կբավարարի երկու աշխատակցի ամսական գործուղումների համար էկզոտիկ երկիր։

Մեր խորհուրդը ներառում է ոչ միայն թվերի և հաշվարկների հետ զգույշ աշխատանք, այլ նաև մարդկանց կրթություն: Աշխատակիցների մեջ խնայողություն սերմանեք, սովորեցրեք նրանց գիտակցաբար օգտագործել ռեսուրսները, և այդ դեպքում օրակարգում մեկ գլխացավ պակաս կլինի:

Մենք արդեն մեկ անգամ չէ, որ նշել ենք, որ շատ դժվար է որոշել քարտուղարի կամ մենեջերի օգնականի բնորոշ պարտականությունները։ Շատ բան կախված է ընկերության շրջանակից, չափից, ղեկավարի երևակայությունից և գործնականում ոչնչով չի կարգավորվում: Բացի այդ, բուն մասնագիտության մեջ կա բաժանում, որը, ինչպես ցույց է տալիս պրակտիկան, տարբեր կերպ են ընկալվում աշխատողների և գործատուների կողմից:

Քարտուղարներն իրենք են զգում տարբերությունը, երբեմն ինտուիտիվ, այնպես որ ֆորումները չեն թուլացնում վեճերը, թե ով է «ավելի կարևոր», ինչ հիերարխիա կա մասնագիտության մեջ, ինչը վարչական աշխատողի կարիերայի ամենաբարձր քայլն է: Այս հարցում իմ գործընկերների միջև դեռևս կոնսենսուս չկա։

Այնուամենայնիվ, եթե կան այս բազմաթիվ անունները, ապա նրանց նկարագրած երևույթները նույնպես պետք է լինեն։

Եկեք հասկանանք վարչական պաշտոնների դասակարգման բոլոր խճճվածությունները։

Հասկանալով հասկացությունները

Մենք թվարկում ենք հիմնական վարչական պաշտոնները՝ «քարտուղար», «ռեֆերենտ», «քարտուղար-ռեֆերենտ», «ղեկավարի օգնական», «քարտուղար ընդունելության ժամանակ», «գրասենյակի կառավարիչ»։ Մինչ դրանք ավելի մանրամասն դիտարկելը, մենք կհասկանանք, թե ինչ է նշանակում այս դիրքերից յուրաքանչյուրը:

Վիքիպեդիան չի սահմանում «քարտուղարի» պաշտոնը։ Այն պարունակում է միայն «Referent քարտուղար» հոդվածը, որը պարունակում է հետևյալ սահմանումը. քարտուղարի օգնական- գրասենյակի աշխատող, որն ունի պարտականությունների լայն շրջանակ՝ հեռախոսազանգեր ստանալուց (ընդունարանի աշխատող) մինչև մենեջերի օգնական (անձնական քարտուղար):

Ահա քարտուղար-ռեֆերենտի կողմից կատարվող պարտականությունների ցանկը.

• պատասխանել մենեջերին հեռախոսազանգերին;
• փաստաթղթերի հետ աշխատանք՝ կարևորության որոշում, պատրաստում, կատարում, բաշխում, ստացում, պահպանում, համակարգում;
• այցելուների ընդունելության պլանավորում և նախապատրաստում.
• օգնություն ղեկավարի աշխատանքային գրաֆիկը պլանավորելու հարցում, երբեմն՝ հյուրանոցների և ավիատոմսերի ամրագրում.
• մասնակցություն նախապատրաստմանը գործարար բանակցություններ;
• գրենական պիտույքներ և գրասենյակի կյանքի համար անհրաժեշտ այլ իրեր պատվիրելը, երբեմն՝ մենեջերին ապրանքներով ապահովելը.

Այս հոդվածը կարդալուց հետո առանձնակի հստակություն չկար: Բոլորս գիտենք, որ պարտականությունների շրջանակը լայն է, և վերը նշվածը կարող է կատարել և՛ քարտուղարը, և՛ մենեջերի օգնականը։ Բացի այդ, սա հեռու է այն պարտականությունների կեսից, որոնք պետք է կատարեն մեր մասնագիտության տիպիկ ներկայացուցիչները։ Իսկ գուցե դա ընդհանուր անուն է մասնագիտությունների ամբողջ խմբի համար: Քիչ հավանական է, որ մարդկանց մեծ մասը դեռ լսում է հենց «քարտուղար»՝ առանց որևէ նախածանցի։

«Քարտուղար» բառը, ինչպես գիտեք, գալիս է լատ. գաղտնիք(«գաղտնի, առեղծված»): Իսկ Հին Հռոմում հոգաբարձուներին անվանել են քարտուղարներ: Եզրակացություն. քարտուղարին հասանելի են որոշակի տեղեկություններ, որոնք ենթակա չեն հանրային բացահայտման, և իր պարտականությունները կատարելու համար նա պետք է վաստակի ղեկավարի վստահությունը:

Ինչ վերաբերում է «տեղեկատու» բառի ծագմանը, ապա անունը նույնպես լատիներեն է՝ «վերարտադրող, զեկուցող»։ հետևաբար, Այս անձնավորությունըաշխատում է տեղեկատվության հետ: Ընդհանրապես, բառերի ծագումն անկասկած կապված է ժամանակակից մասնագիտություն, բայց ամբողջությամբ չի բացատրում, թե ինչու այս աշխատակիցըկազմակերպությունում զբաղվող.

Ամփոփելով՝ մեզանից շատերը, ի վերջո, քարտուղար-ռեֆերենտներ են։ Այնուամենայնիվ, համալրման մեջ և աշխատանքային գրքույկսա չափազանց հազվադեպ է արտահայտվում. իմ գործընկերներից շատերին այլ կերպ են «կոչում»:

Շփոթմունքից խուսափելու համար

Քարտուղար ժամըընդունելություն- դիրքորոշում, որը զանգվածային գիտակցության մեջ կապված է զանգերի և նամակագրության ընդունման և բաշխման հետ: Երբեմն նման աշխատակիցները կարող են իրականացնել նաև այցելուների նախնական ընդունելություն։ Քարտուղարական պաշտոններից սա միակն է, որի անունից անմիջապես պարզ է դառնում, թե ինչ է պետք անել։ Չնայած, իհարկե, կան բացառություններ։
Գրասենյակի մենեջեր- սա անգլերենից հետագծային թուղթ է: գրասենյակ մենեջեր, այսինքն. գրասենյակի մենեջեր. Նրա հիմնական պարտականություններն են կառավարել վարչական, ֆինանսական և այլ ռեսուրսներ՝ ապահովելու մեկ գրասենյակի և նրա աշխատակիցների անխափան գործունեությունը: Գրասենյակի ղեկավարը կրտսեր ղեկավար պաշտոններից է:
Նման աշխատողի ենթակայության տակ կարող են լինել վարորդներ, հավաքարարներ, հաճախ՝ քարտուղարներ։ Հաշվի առնելով այն հանգամանքը, որ գրասենյակի ղեկավարը պատասխանատու է գրասենյակի և նրա աշխատակիցների կյանքի համար, շատերը կարծում են, որ այս պաշտոնը նման է մատակարարման մենեջերի պաշտոնին: Նրանք բավականին շատ նման պարտականություններ ունեն, բայց Աստված մի արասցե, որ դուք շփոթեք և գրասենյակի ղեկավարին մատակարարման մենեջեր կոչեք: Վերջինում ամոթալի բան չկա, բայց գրասենյակի ղեկավարի պատասխանատվության աստիճանը շատ ավելի բարձր է և ավելի բարձր որակավորում է ենթադրում։
Մենեջերի օգնական- պաշտոն, որը շատերը համարում են վարչական աշխատողի կարիերայի ամենաբարձր քայլը: Արևմտյան ընկերություններում պաշտոնը հաճախ հնչում է որպես «անձնական օգնական» (բառացի թարգմանություն անգլերենից. անձնական օգնական) Նախընտրում եմ ավանդական տարբերակը, քանի որ պաշտոնի վերնագիրը պարունակում է դրա ողջ էությունը։ Օգնական - «օգնություն» բառից: Մենեջերի օգնականն օգնում է իր ղեկավարին կատարել իր պարտականությունները։ Թե կոնկրետ ինչ կներառվի օգնականի գործառույթների մեջ, կախված է բազմաթիվ գործոններից։

Այսպիսով, պաշտոնապես նույն պաշտոնը զբաղեցնող երկու մասնագետների պարտականությունները կարող են արմատապես տարբեր լինել. նրանցից մեկը աշխատում է փաստաթղթերով, բաժանում է հեռախոսազանգեր և ընդունում այցելուներ, իսկ մյուսը մասնակցում է ղեկավարության ժողովներին և իրավասու է կայացնել կարևոր որոշումներ: Սա, ի դեպ, ամենևին էլ չի բացառում, որ երկուսն էլ պատառոտված կոճակներ են կարում և դայակ են փնտրում իրենց ղեկավարի երեխաների համար։ Կրկին ոչ մի պատվեր. այս դեպքում անունը միայն հստակեցնում է ձեր նպատակը, իսկ թե կոնկրետ ինչպես կկատարեք դա՝ հայտնի չէ։

Մենք ուսումնասիրում ենք կարգավորող փաստաթղթերը

Կա մի փաստաթուղթ, որը նկարագրում է մեր երկրի տարածքում ներկայացված բոլոր պաշտոնները. « Համառուսական դասակարգիչաշխատողների մասնագիտությունները, աշխատողների պաշտոնները և սակագնային կատեգորիաներ» (OKPDTR, OK 016-94): Եթե ​​ընկերությունում որևէ պաշտոնի սահմանման հետ կապված որևէ դժվարություն ունեք, ապա կարող եք դիմել այս փաստաթղթին և ընտրել ամենահարմարը:

Այս դասակարգիչը կարելի է գտնել http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/ կայքերում: Վերջինիս վրա, բացի OK 016-94-ից, կա «Միասնական սակագնային և որակավորման տեղեկագիրք» (ETKS) և «Զբաղմունքների համառուսաստանյան դասակարգիչ» (OKZ 010-93, OKZ): Սրանք OK 016-94-ի երկու բաժիններն են: Առաջինը ներառում է աշխատողների մասնագիտությունները, երկրորդը՝ աշխատողների պաշտոնները։

Աշխատողների մասնագիտությունները (իսկ դրանք 5491 դասակարգիչում են) մեզ այս դեպքում չեն հետաքրքրում, անդրադառնանք աշխատողների պաշտոններին։ Դրանցից 2598-ն է, և, անկասկած, այստեղ դուք կարող եք գտնել այն ամենը, ինչ մեզ անհրաժեշտ է:

Սկսենք քարտուղարի պաշտոնից։ Այբբենական որոնման արդյունքում ստանում ենք հետևյալ աղյուսակը (տե՛ս Աղյուսակ 1).

Աղյուսակ 1

Պաշտոններ OK 016-94-ում, որոնք պարունակում են «քարտուղար» անունը

			Աշխատանքի անվանումը		OKZ կոդը
			քարտուղար (դիվանագիտական)
			հանձնաժողովի քարտուղար ( հասարակական կազմակերպություն)
			Կույր մասնագետի քարտուղար
			Պլենումի քարտուղար
			Վարչության քարտուղար
			Նախագահության քարտուղար
			Նախագահի ընդունարանի աշխատակից Ռուսաստանի Դաշնություն
			Գլխավոր քարտուղար
			Խորհրդի քարտուղար (գիտատեխնիկական, գիտական, գեղարվեստական ​​և տեխնիկական)
			Ռուսաստանի Դաշնության Անվտանգության խորհրդի քարտուղար
			դատական ​​գործավար
			պաշտոնավարող դատարանի գործավար Գերագույն դատարանՌուսաստանի Դաշնություն
			դատական ​​գործավար
			Ռուսաստանի Դաշնության Գերագույն դատարանի ապարատում դատական ​​նիստի քարտուղար
			Ստեղծագործական միության քարտուղար
			Ուսումնական միավորի քարտուղար (դիսպետչեր)
			Դաշնային հանձնաժողովի քարտուղար
			Ֆեդերացիայի քարտուղար (ըստ սպորտի)
			Ռուսաստանի Դաշնության Կենտրոնական ընտրական հանձնաժողովի քարտուղար
			քարտուղար մեքենագրուհի
			քարտուղար-ստենոգրաֆ

Յուրաքանչյուր դիրք ունի իր սեփականը կոդը. Բացի այդ, տարբեր պաշտոններ ունեն մեկ OKZ կոդը, ինչը նշանակում է, որ դրանք խմբավորված են միասին։ «Ղեկավարի քարտուղար» կոչումը վերաբերում է 4115 խմբին («Քարտուղարներ» խումբ): Այս խումբը բաղկացած է հետևյալ դիրքերից.

• գործավար;
• կույր մասնագետի քարտուղար;
• գլխավոր քարտուղար;
• դատական ​​գործավար;
• ուսումնական բաժնի քարտուղար;
• քարտուղար-մեքենագրող;
• ստենոգրաֆ քարտուղար.

Ահա թե ինչ է ասվում նշված խմբի քարտուղարների մասին. Քարտուղարներն իրականացնում են կազմակերպության կամ ձեռնարկության հիմնարկի ղեկավարի աշխատանքը ապահովելու և պահպանելու տեխնիկական գործառույթներ՝ օգտագործելով համակարգիչ, գրասենյակային սարքավորումներ և այլ տեխնիկական միջոցներ:

Նրանց պարտականությունները ներառում են.

Այս կայքը ունի դիրքերի հարմար բաժանում խմբերի, որոնցից երևում է, որ 4115 խումբը ներառված է. ավագ խումբ 411 «Հաշվարկիչ (հաշվողական) մեքենաների և հարակից մասնագիտությունների քարտուղարներ, օպերատորներ». Վերջինս, բացի քարտուղարներից, ներառում է համակարգչային օպերատորներ, ստենոգրաֆիստներ, մեքենագրողներ և այլն։

Ընդհանրապես, վերը նշված պարտականությունները չեն հակասում իրականությանը, բացառությամբ, որ հեռատիպի և գրամեքենայի հիշատակումը ինչ-որ մեկին կստիպի ժպտալ (և ինչ-որ մեկին նույնիսկ դողալ): Այնուամենայնիվ, ցանկացած, նույնիսկ սկսնակ քարտուղար, նայելով առաջադրված պարտականությունների ցանկին, կհարցնի. «Ինչպե՞ս: Եվ այս ամենը? Իսկ որտե՞ղ է վիզային աջակցությունը, գործուղումների կազմակերպումը, հանդիպումների արձանագրությունները»։ Ի վերջո, մենք մեկ անգամ չէ, որ ասել ենք, որ քարտուղարը մասնագիտություն է, որը ենթադրում է, որ դուք ձեր աշխատաժամանակի առնվազն կեսը տրամադրում եք մենեջերի և աշխատակիցների ոչ փաստաթղթային ծառայությանը: «Այցելուներ ընդունող» տողը չի փոխանցում քարտուղարի պարտականությունների ամբողջական բազմազանությունը: Մնացած պարտականությունները զուտ տեխնիկական են և վերաբերում են փաստաթղթերի հետ աշխատելուն։ Նայելով առկա նկարագրությանը, կարելի է մտածել, որ քարտուղարը նստում է առանձին սենյակում և միայն համակարգչով գրում և ինչ-որ բան գրում գրանցման մատյանում։ Բայց մենք գիտենք, որ դա հեռու է դեպքից։ Հետեւաբար, նման սահմանումը դժվար թե համապատասխանի մասնագետներին։

Վերադառնանք դասակարգչին՝ «գրասենյակի մենեջեր», ինչպես նաև «օֆիս-մենեջեր» և «մենեջերի օգնական» պաշտոնը դրանում բացակայում է։ Բայց կա «ռեֆերենտի» (ծածկագիր 26088) պաշտոն, որը մտնում է 3431 խմբի մեջ՝ «Վարչական և ղեկավար անձնակազմ»։

Այս խումբը, բացի ադմինիստրատորների, մենեջերների տարբեր անուններից, բաղկացած է հրահանգների կատարմանը վերահսկելու տեսուչի, ռեֆերենտի, հիմնական գործունեության ռեֆերենտի պաշտոններից:

Զվարճալի թաղամաս, այնպես չէ՞: Ռեֆերենտի հետ նույն խմբում է հանձնարարականների կատարման մոնիտորինգի տեսուչը։ Շատ քարտուղարներ անձամբ գիտեն այս վերահսկողության մասին, քանի որ իրենք են դա իրականացնում։

Այդ մասին ասվում է http://www.etks.info/ կայքում վարչական և ղեկավար անձնակազմը և հարակից մասնագիտությունների անձնակազմը լուծում են կազմակերպությունների և դրանց գործունեության վարչական և համակարգման խնդիրները. կառուցվածքային ստորաբաժանումներ, փաստաթղթային և տեղեկատվական աջակցություն.

Նրանց պարտականությունները ներառում են.

• դիրիժորություն գործարար նամակագրություն, արձանագրություններ և այլ վարչական փաստաթղթեր.
• հանդիպումների, գործնական հանդիպումների և ճամփորդությունների պլանավորում և կազմակերպում;
• տարբեր իրադարձությունների ժամանակի համակարգում, դրանց պահպանման նկատմամբ վերահսկողություն.
• աջակցություն ղեկավարներին և աշխատակիցներին վարչական և կազմակերպչական խնդիրների լուծման գործում.
• պայմանագրերի, պայմանագրերի նախագծերի պատրաստում, բանակցում, այցելուների և աշխատակիցների ընդունելության կազմակերպում.
• հարակից պարտականությունների կատարում;
• այլ աշխատակիցների կառավարում:

Այս ցանկից քանի՞ պարտականություն եք կատարում: Ո՞րն է Ձեր պաշտոնի անվանումը: «Քարտուղար». «Office Manager». «Տնօրենի օգնական».

Եթե ​​հիշենք, որ ավանդաբար քարտուղարի աշխատանքը բաժանվում է փաստաթղթային և ոչ փաստաթղթային ծառայությունների, և մեզանից շատերը ցուցակներից կատարում են պարտականություններ երկու դիտարկվող խմբերի համար («Քարտուղարներ» և «Վարչական և ղեկավար անձնակազմ»), ապա կարող ենք եզրակացնել. որ, ելնելով պարտականություններից, մեզանից շատերը քարտուղարների օգնականներ են:

Ինչ է դա նշանակում? Ինչու՞ այնպիսի պաշտոններ, ինչպիսիք են «մենեջերի օգնականը» կամ «գրասենյակի մենեջերը» դասակարգիչում արտացոլված չեն: Ինչու՞ գործնականում պաշտոններ կան, բայց դասակարգիչում չկան։ Միգուցե այն հնացել է, թե՞ կազմողները չեն նեղվել հասկանալու ժամանակակից աշխատաշուկայի իրավիճակը։

Իհարկե, այս դասակարգիչը որոշակիորեն պահպանողական է: Բայց ուղղագրական բառարանները նույնպես պահպանողական են։ Մարդիկ տարբեր կերպ են խոսում, գրում, բայց կան որոշակի կանոններ, մասնագետների կողմից ընդունված նորմ, և դրանով առաջնորդվում են գրագետ մարդիկ։ Մասնագետների կողմից մշակված բոլոր հրահանգները, դասակարգիչները և այլ պաշտոնական փաստաթղթերը ենթադրում են իդեալական կազմակերպության գոյություն, որտեղ քարտուղարը զբաղվում է փաստաթղթերով, դրանց կատարման հսկողությունն իրականացվում է տեսուչների կողմից, իսկ վիզային աջակցությունը և պատվիրակությունների հետ աշխատանքը հանդիսանում է արարողակարգային ծառայության պարտականությունը:

Մի կարծեք, որ դա տեղի չի ունենում: Ահա թե ինչպես են շատ մեծերի աշխատանքը հասարակական հաստատություններև կորպորացիաներ, վարչակազմեր, գործարաններ: Նախ, քանի որ նրանք գոյություն ունեն ավելի քան մեկ տասնյակ տարի և իրենց գործունեության մեջ առաջնորդվում են աշխատանքի նկարագրություններըև կանոնակարգերը մշակվեցին դեռ ԽՍՀՄ-ում, երբ «ով գնաց անտառ, ով վառելափայտի» իրավիճակը դժվար էր պատկերացնել։ Երկրորդ՝ պարտականությունների նման բաժանումը մեծապես կապված է գաղտնիության հետ։ Օրինակ, ռազմական պատվերներ կատարող գործարաններում մենեջերների քարտուղարները մուտք չունեն ինտերնետ, և Բջջային հեռախոսներնրանք սեյֆով հեռանում են անցակետում։ Նման իրավիճակում դժվար է տեղեկատվություն փնտրել կամ տոմսեր պատվիրել։ Դա արվում է առանձին մասնագետների կողմից, որոնք հասանելի են համացանցին:

Բացի այդ, մի բան է, եթե հարյուր մարդ աշխատող ընկերությունում քարտուղարը «և շվեյցարացի է, և հնձվոր, և «խողովակների վրա խաղացող», և բոլորովին այլ բան, երբ մի քանի հազար ընկերությունում են աշխատում։ Այս դեպքում աշխատանքային գործընթացների մեծ մասը խիստ կանոնակարգված է և կենտրոնացված։ Դրանց համար մեկ մասնագետ չի կարող պատասխանատու լինել, կան ամբողջ բաժիններ։

Իմիջայլոց

Ինչ վերաբերում է առաջին հայացքից հնացած թվացող անունների առկայությանը (օրինակ՝ «քարտուղար-մեքենագրող»), ապա մեր երկրում մինչ օրս կան կազմակերպություններ, որոնցում որոշ փաստաթղթեր տպագրվում են միայն գրամեքենայի վրա (գաղտնիության պատճառով): Բացի այդ, «մեքենագրող» բառի առկայությունը այս սահմանումըառավել հաճախ նշում է մեծ քանակությամբ աշխատանք, որը կապված է հատուկ փաստաթղթերի պատրաստման հետ: Խորհրդային տարիներին ելույթ էին ունենում մեքենագրուհիները այս աշխատանքը, և մեջ խոշոր ընկերություններկենտրոնացված գրասենյակային աշխատանքով, սա պահպանվել է մինչ օրս:
Այս պաշտոնը կարելի՞ է անվանել, ասենք, «ՀՀ օպերատոր»։ Իհարկե, շատ ընկերություններ դա անում են: Բայց ինչո՞ւ, եթե զանգվածային գիտակցության մեջ այս հայեցակարգին արդեն հանձնարարվել է պարտականությունների որոշակի ցանկ։ Լեզուն չի սիրում ոչ մի արհեստական ​​նորամուծություն։ Երբ այս տերմինը կորցնի իր արդիականությունը, այն կվերանա։

Ինչո՞ւ, ուրեմն, գործնականում կան քարտուղարներ, որոնք կատարում են և՛ ռեֆերենտների, և՛ փաստաթղթերի կատարմանը հսկող տեսուչների և նույնիսկ թարգմանիչների պարտականությունները։ Որովհետև տեսությունը միշտ տարբերվում է պրակտիկայից: Ընկերությունները, հատկապես փոքրերը, ձգտում են խնայել առաջին հերթին մի աշխատակցին բազմաթիվ տարասեռ պարտականություններ դնելով։ Իմ գործընկերներից մեկը քարտուղարի աշխատանքը բնորոշեց որպես «մարդ, ով անում է այն, ինչ մյուս աշխատակիցները չեն ցանկանում անել»: Դե, դա նույնպես տեղի է ունենում: Բացի այդ, ինչպես արդեն ասացինք, պարտականությունների անհամապատասխանությունը հաճախ կապված է որոշակի միավոր ներմուծելու անհնարինության հետ. կադրային համալրում, ինչպես նաև գործատուների սխալ ըմբռնումը այն աստիճանների մասին, որոնք առկա են մասնագիտության ներսում։

Համեմատեք պարտականությունները

Տեսնենք, թե ինչ է նշանակում գործատուն այս կամ այն ​​անվան տակ։ Դա անելու համար մենք դիմում ենք աշխատանքի որոնման կայքերին: Մենք կընտրենք մի քանի գովազդ անուններով՝ «քարտուղար», «քարտուղար-ռեֆերենտ», «մենեջերի օգնական», «գրասենյակի մենեջեր», յուրաքանչյուր խմբի համար կընտրենք երեքը և կհամեմատենք կատարվող պարտականությունների ցուցակները (կրկնվում է. տարբեր թափուր աշխատատեղերպարտականությունները չեն կրկնվի):

Գրասենյակի մենեջեր

1. Ղեկավարի պատվերների կատարում։
2. Գրասենյակային կյանքի աջակցություն.
3. Աջակցություն մենեջերի աշխատաժամանակի պլանավորման հարցում:
4. Նամակագրության և ներքին փաստաթղթերի պատրաստում և կատարում.
5. Ղեկավարի հյուրերի և այցելուների ընդունելություն, հանդիպումների և բանակցությունների կազմակերպում.
6. Հաճախորդների հետ շփում գրասենյակում՝ ստեղծելով ընկերական և հարմարավետ մթնոլորտ նրանց համար: Հեղինակի նշում. հաշվի կառավարչի վրա այս գործատունորոշել է խնայել.
7. Գովազդային գծով ստացված զանգերի ընդունում և համապատասխան բաժին տեղափոխում.
8. Պահպանեք կարգուկանոն և մաքրություն գրասենյակում:
9. Փաստաթղթերի և տեղեկատվության համակարգում և դասակարգում, դրանք անմիջական կատարողներին հասցնելը. Հեղինակի նշում. Կցանկանայի՞ք սա, և կա գործավարություն: Բայց ոչ, այս թափուր աշխատատեղում այն ​​նշված է առանձին տողում.
10. Հաճախորդներից տեղեկատվություն հասցնել ղեկավարների ուշադրությանը:
11. Գրասենյակի աշխատակիցների հանձնարարականների կատարումը և անհրաժեշտ ցուցումները և տեղեկատվությունը նրանց փոխանցելը.
12. Նոր աշխատողներ ընդունելիս սահմանված պահանջներին համապատասխան փաստաթղթաշրջանառության ճշգրտության ստուգում. Նշում: Ես գիտեի, որ ընկերությունում անձնակազմի սպա չկա։
13. Պատճենահանման և կրկնօրինակման աշխատանքների կատարում.
14. Լիազորագրերի տրամադրում.
15. Ժամանակի թերթիկների պահպանում: Հեղինակի նշում. Անպայման ոչ մի անձնակազմ!
16. Տնտեսական կարիքների համար միջոցների ծախսման վերաբերյալ փաստաթղթերի պատրաստում և հաշվետվությունների պատրաստում.

քարտուղար

1. Փաստաթղթերի կառավարում, գործարար նամակագրություն.
2. Ղեկավարի հրամանների կատարում.
3. Ուսուցում անհրաժեշտ փաստաթղթերև հաշվետվություն:
4. Հանդիպումների, բանակցությունների, կոնֆերանսների կազմակերպում և համակարգում.
5. Կազմակերպություն գործուղումներ(ավիացիոն և երկաթուղային տոմսերի պատվիրում, տրանսֆերներ, հյուրանոցների ամրագրում և այլն):
6. Գործընկերների ժամանման կազմակերպում (հյուրանոցների ամրագրում, տրանսֆերներ և այլն):
7. Մուտքային զանգերի ընդունում և բաշխում:
8. Գրասենյակի կյանքի ապահովում.
9. Կառավարման հրահանգների կատարումը (տեղեկատվության որոնում, հաշվետվությունների պատրաստում, հաղորդակցություն հումքի մատակարարների հետ, հաճախ անգլերենով):
10. Փոստային և սուրհանդակային առաքումների տրամադրում.
11. Ներքին կորպորատիվ փաստաթղթերի հոսքի ապահովում.
12. Փոստ.
13. Ղեկավարի վարչական աջակցություն.
14. Ղեկավարության կողմից տրված հանձնարարականների կատարման մոնիտորինգ:
15. Աշխատեք գրասենյակային սարքավորումների հետ.
16. Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի պատրաստում.

քարտուղարի օգնական

1. Գրասենյակի կյանքի կազմակերպում.
2. Զանգերի ընդունում և բաշխում:
3. Այցելուների ընդունելություն.
4. Հանդիպումների և բանակցությունների կազմակերպում.
5. Գործուղումների կազմակերպում (տոմսերի պատվիրում և ամրագրում, հյուրանոցներ, տաքսիներ, վիզայի աջակցություն):
6. Գործարար նամակագրություն.
7. Փոստի ուղարկում և ընդունում, լիազորագրերի տրամադրում.
8. Գրասենյակային աշխատանք.
9. Ղեկավարությունից հրահանգների կատարում:
10. Աշխատում է սուրհանդակային ծառայության հետ.
11. Փոխազդեցություն ընկերության ստորաբաժանումների հետ:
12. Պահպանել կարգուկանոն, ընկերական մթնոլորտ գրասենյակում:
13. Տնօրենի ամենօրյա գրաֆիկին վարչական աջակցության տրամադրում.
14. Տնօրենի կողմից նախաձեռնված հանձնարարականների կատարման մոնիտորինգ և փաստաթղթերի հաստատում.
15. Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի պատրաստում.

Մենեջերի օգնական

1. Մուտքային/ելքային զանգերի ընդունում:
2. Աշխատանք փոստով/նամակագրությամբ, գործնական նամակագրությամբ.
3. Տեղեկատվության վերլուծություն, տվյալների հավաքագրում, հաշվետվություն:
4. Հաղորդակցություն բաժինների ղեկավարների հետ.
5. Ղեկավարի հանձնարարականների կատարումը նշված ժամկետներում.
6. Պատվերների/սպասարկման առաջադրանքների ժամանակին կատարման մոնիտորինգ.
7. Ուղեկցող գործուղումներ (վիզաների տրամադրում, երկաթուղային և ավիատոմսերի ամրագրում, տրանսֆերներ, հյուրանոցներ, միջոցառումներ, էքսկուրսիաներ).
8. Պատվիրակությունների, այցելուների ձեռնարկության ղեկավարության կողմից ընդունելության կազմակերպում և աջակցություն, հանդիպումների, բանակցությունների, շնորհանդեսների կազմակերպում:
9. Գրենական պիտույքների ծախսերի նկատմամբ հսկողություն, անհրաժեշտության դեպքում պատվիրել.
10. Բնօրինակ տեղեկատվության և կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի գրանցում, պահպանում:
11. Գրասենյակային կյանքի աջակցություն.
12. Գրասենյակային աշխատանք, փաստաթղթերի կառավարում։
13. Մուտքային, ելքային, ներքին փաստաթղթերի գրանցում.
14. Աջակցություն ղեկավարի աշխատանքային օրվա պլանավորմանը.

Ինչպես տեսնում եք, այս պաշտոններում աշխատող մասնագետները բազմաթիվ նմանատիպ պարտականություններ ունեն։ Նրանք բոլորը զբաղվում են (կամ մասնակցում են) գրասենյակի կենսապահովման, զանգերի ստացման և տարածման, փաստաթղթաշրջանառության կազմակերպման և ղեկավարի հանձնարարականների կատարմանը։

Նայեք քարտուղարի, քարտուղար-ռեֆերենտի և մենեջերի օգնականի պարտականությունների ցուցակներին: Նրանք գործնականում նույնական են: Մի՞թե ընկերություններից մեկում օգնականի՞ց են սպասում վերլուծական աշխատանք. Գրասենյակի մենեջերի պաշտոնը որոշ չափով դուրս է գծից, որից գործատուները ակնկալում են կատարել անձնակազմի և աշխատանքի տեսուչի գործառույթները: Եվ, միգուցե, նա միակն է, որից առաջնորդին օգնություն չի ակնկալվում (թե դա պարզապես հայտարարության մեջ նշված չէ)։ Վստահաբար կարող ենք ասել, որ մենեջերի օգնականը պետք է օգնի մենեջերին, ինչը նրան չի ազատում գրասենյակի «կենսապահովման» անհրաժեշտությունից։

Եզրակացություններ անելուց առաջ անդրադառնանք ևս մեկ պարամետրի. որո՞նք են այն պահանջները, որոնք գործատուները դնում են այս պաշտոնների մասնագետների նկատմամբ (Աղյուսակ 2):

աղյուսակ 2

Գործատուի պահանջները գրասենյակի ղեկավարին, քարտուղարին, քարտուղարի օգնականին, մենեջերի օգնականին

Գրասենյակի մենեջեր	քարտուղար	քարտուղարի օգնական	Մենեջերի օգնական
Տեխնոլոգիաների հետ աշխատելու ունակություն: Ճշգրտություն, խնամք: Բարեկամություն. 2+ տարվա աշխատանքային փորձ որպես քարտուղար/ադմինիստրատոր/գրասենյակային մենեջեր։ Multitasking ռեժիմում աշխատելու ունակություն: 1C-ի տարրական իմացությունը ցանկալի է	Բարձրագույն կրթություն. ԱՀ-ի, գրասենյակային սարքավորումների, աշխատանքային գործընթացի կանոնների իմացություն: Արդյունավետություն, ճշտապահություն, հաճելի տեսք։ 2 տարվա աշխատանքային փորձ որպես քարտուղար/գրասենյակային մենեջեր։ Բազմակի առաջադրանք կատարելու ունակություն	Բարձրագույն կրթություն. Անգլերենի գերազանց իմացություն։ Աշխատանքային փորձ առնվազն մեկ տարի։ Համակարգչի և գրասենյակային սարքավորումների վստահ օգտագործող: Ճիշտ բանավոր և գրավոր լեզուն: Գործարար էթիկետի իմացություն: Պատասխանատվություն, աշխատասիրություն, ակտիվություն, մարդամոտություն	Խոշոր ընկերություններում անձնական օգնականի փորձ մեկ տարուց: Համակարգչի վստահ օգտագործող, ակտիվ ինտերնետ օգտագործող: Սթրեսի դիմադրություն, ուշադրություն, գրագիտություն, հաղորդակցության ճկունություն, դիվանագիտություն: Ներկայացվող տեսք. Անգլերեն Լեզուհիմք. Բարձրագույն կրթություն. Փաստաթղթերի կառավարման իմացություն: Հստակ և հակիրճ խոսք. Թիմում աշխատելու ունակություն

Դե, գեղեցիկ տեսք և բարձրագույն կրթությունՄեր կողմից պատահականության սկզբունքով ընտրված գործատուները գրասենյակի ղեկավար չեն պահանջում: Մեր կարծիքով, նրանք առանձնապես տարբերություն չեն տեսնում քարտուղարի և գրասենյակի ղեկավարի միջև։ Մյուս երեք պաշտոններին ներկայացվող պահանջները, ինչպես նաև կատարվող պարտականությունները գրեթե նույնական են։ Միայն մենեջերի օգնականից նրանք ցանկանում են որպես անձնական օգնական աշխատելու փորձ՝ չմոռանալով թիմում աշխատելու կարողությունը (որևէ մեկի համար գաղտնիք չէ, որ շատ օգնականներ հակված են բաժանվել թիմից. աշխատանքի առանձնահատկությունները պահանջում են. այն):

Իհարկե, հարցազրույցում պարզվում է, որ պարտականությունների կեսը պարզապես «մոռացվել» է գրել, և ինչ-որ տեղից թեկնածուին առաջադրվելու են ևս երկու տասնյակ պահանջներ։ Բայց ընդհանուր առմամբ միտումը պարզ է՝ գործատուն գրասենյակի ղեկավարին տեսնում է որպես մարդու, ով հոգ կտանի գրասենյակի, բոլոր աշխատողների և նույնիսկ հաճախորդների մասին։ Բայց քարտուղարի, քարտուղար-ռեֆերենտի և ղեկավարի օգնականի միջև առանձնապես տարբերություն չկա։

Այսինքն՝ տեսությունը և այս անգամ շեղվել է պրակտիկայից։ Մենք հասկանում ենք, որ քարտուղարը պետք է կատարի, ասենք, տեխնիկական գործառույթներ (փաստաթղթերի հետ աշխատել և այլն), իսկ մենեջերի օգնականը կամ ռեֆերենտը պետք է կատարի ավելի բարդ գործառույթներ (գրել. բիզնես նամակներ, գրել վերլուծական ակնարկներ և այլն)։ Ես գիտեմ միայն մեկ ընկերություն, որտեղ պարտականությունները բաշխվում են այս կերպ։ Բայց նա մի տեսակ կատարյալ է: Գործնականում նման բաժանումը բացառություն է, քան կանոն:

Ես կասկածում եմ, որ շատ դեպքերում գործատուները պարզապես ցանկանում են գումար խնայել՝ աշխատանքի ընդունելով մի քանի գործառույթ համադրող մասնագետի։ Բացի այդ, հաստիքացուցակում լրացուցիչ միավորներ ներդնելը դժվարություն է:

Ինչո՞ւ է վարչական պաշտոնների այս խմբի ամենատարածված անվանումը հենց «քարտուղար»: Նախ, քանի որ այն վաղուց արդեն բոլորի շուրթերին է: Երկրորդ, տեսականորեն, մենեջերի օգնականը կարող է հրաժարվել բաժնի աշխատակիցներին օգնելուց, իսկ քարտուղարը գնալու տեղ չունի: Երրորդ, ոչ բոլորը գիտեն, թե ով է այս առեղծվածային «ռեֆերենտը», ուստի ավելի լավ է անհարկի դժվարություններ չստեղծել տերմինաբանության հետ:

Ակնհայտ է, որ լռելյայն ընդունված բաժանումը, որը գործադիրի օգնականներին ավելի բարձր է դասում քարտուղարներից կամ օգնականներից, ըստ էության, ձեւականություն է։ Անկասկած, «ռեժիսորի օգնականն» ավելի հիմնավոր է հնչում, քան «տնօրենի քարտուղարը»։ Սա, թերեւս, տարբերությունն է։ Գործատուն ավելի շատ հետաքրքրված է ձեր անձնական որակներով և աշխատանքային փորձով, քան այն, թե ինչ գրառում կա ձեր աշխատանքային գրքում: Իհարկե, մենք չենք ավարտել դիրքերի խառնաշփոթը։ Այնուամենայնիվ, նրանց, ովքեր անհանգստացած են այն փաստով, որ իր պարտականությունների բազմազանությամբ հանդերձ, նրա պաշտոնը կոչվում է «քարտուղար», խորհուրդ ենք տալիս հրաժարվել բոլոր բարդույթներից և հպարտորեն պատասխանել այն հարցին, թե ում համար եք աշխատում՝ «քարտուղար»:

Ամսաթիվը սահմանված չէ:

Ինչ պետք է իմանա գրասենյակի ղեկավարը: Գրասենյակի տեղափոխման կազմակերպում. Գրասենյակի կյանքի ապահովում. Ընկերության փաստաթղթային հոսքը: Կազմակերպություն կորպորատիվ միջոցառումներ

Թիրախային լսարանը

Դասընթացը նախատեսված է գրասենյակի ղեկավարների, վարչական ղեկավարների, վարչական աշխատողների համար։

Թիրախ

- Ստացեք տեսական գիտելիքներ կազմակերպության կառավարման ոլորտում
- Գնումների գործունեության վերաբերյալ պատկերացում կազմել
- Ստացեք տեղեկատվություն գրասենյակային կյանքի աջակցության սկզբունքների մասին
- Իմացեք ամեն ինչ գրասենյակային տեղափոխությունների կազմակերպման, տանտերերի հետ աշխատանքի մասին
- Ձեռք բերեք պլանավորման հմտություններ
- Բարելավել սթրեսի հանդուրժողականությունը և հաղորդակցման հմտությունները

Արդյունք

Արդյունք մասնակիցների համար.
- պատկերացում կազմել գրասենյակի ղեկավարի գործառույթների, նպատակների և խնդիրների, կազմակերպության կառուցվածքում նրա տեղի մասին.
- ստացել է գիտելիքներ գրասենյակային կյանքի կազմակերպման, գրասենյակային կառավարման տարբեր ասպեկտների մասին
- ստացել է տեսական գիտելիքներ կազմակերպության կառավարման ոլորտում

Արդյունք ընկերության համար.
- գրասենյակի ղեկավարն արդյունավետորեն լուծում է իր իրավասության շրջանակներում գտնվող հարցերը
- նվազեցնել գրասենյակային ապրանքների և ծառայությունների արժեքը մրցույթների, մատակարարների ճիշտ ընտրության և դրանց գլոբալացման միջոցով
- կրճատվում են գրասենյակի տեղափոխման, կորպորատիվ միջոցառումների կազմակերպման նյութական և ժամանակային ծախսերը
- գրասենյակի ղեկավարը ճիշտ է կազմակերպում գրասենյակային տարածքը
- գրասենյակի ղեկավարը գրագետ կազմակերպում է ընկերության փաստաթղթաշրջանառությունը

Ծրագիր

1. Գրասենյակային մենեջերի հայեցակարգը. Գրասենյակի ղեկավարի գործառույթները.

2. Ինչ պետք է իմանա գրասենյակի ղեկավարը.

• ձեռնարկության նյութական և ոչ նյութական ակտիվներ.
• հիմնական միջոցներ և նյութեր;
• բիզնես գործարքների տեսակները;
• մրցույթի սկզբունքները;
• բյուջետավորման հիմունքները.

3. Գրասենյակի տեղափոխման կազմակերպում.

• տարածքների որոնում (աշխատանք ռիելթորների հետ, շենքերի դասակարգում, տարածքների չափման մեթոդներ, վարձակալության դրույքաչափեր և այլն);
• բանակցություններ վարել սեփականատիրոջ/տանտիրոջ հետ (հեռախոսակապ և ՏՏ, օդափոխություն և օդորակում, էլեկտրականություն և այլն)
• գրասենյակի նախնական պլանի պատրաստում և դրա համակարգումը ղեկավարության հետ (գործառական տարածքներ).
• վարձակալության պայմանագրի կնքում (ինչին պետք է ուշադրություն դարձնել);
• մանրամասն նախագծային նախագծի մշակում;
• գրասենյակի վերանորոգման կապալառուի, կահույքի մատակարարի, փոխադրողի և այլնի համար մրցույթների անցկացում.
• կապալառուների հետ աշխատել գրասենյակում վերանորոգման աշխատանքների կազմակերպման վերաբերյալ.
• Աշխատակիցների նստատեղերի պլանի համաձայնեցում բաժինների ղեկավարների հետ.
• գրասենյակի տեղափոխման նախապատրաստում (հաճախորդների ծանուցում, Ընկերության փաստաթղթերի և գույքի աուդիտ);
• տեղափոխվել նոր գրասենյակ;
• նախագծի ավարտը։

4. Գրասենյակի կյանքի ապահովում.

• աշխատել մատակարարների հետ. առկա մատակարարների աուդիտ, մատակարարների ընտրություն, մատակարարների գլոբալացում, մատակարարների վրա լծակներ;
• գնումների աշխատանքների իրականացում. կարիքների հաշվարկ; ապրանքների և նյութերի ձեռքբերման կարգը, փաստաթղթային աջակցությունը, վճարման ձևերը.
• մաքրման աշխատանքների կազմակերպում;
• գործուղումների կազմակերպում;
• ավտոկայանատեղիի կազմակերպում;
• ընդունարանի և քարտուղարների աշխատանքի կազմակերպում.
• կազմակերպություն սուրհանդակային առաքում;
• մասնակցություն շուկայավարման նյութերի գնմանը (նամակներ, այցեքարտեր, գրասենյակային տարածքների բրենդինգ);
• սպասարկում աշխատողների համար;
• գրասենյակային առաջին օգնության հավաքածու.

5. Ընկերության փաստաթղթային հոսք.

• նամակագրության գրանցում;
• աշխատել կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի հետ;
• քաղաքականության և ընթացակարգերի մշակում և իրականացում;
• անձնակազմի կառավարում.

6. Կորպորատիվ միջոցառումների կազմակերպում.

• հայեցակարգի մշակում;
• մատակարարի ընտրություն;
• կայքի ընտրություն;
• գործողությունների պլանի համակարգում գծային ղեկավարների հետ.
• ստացող հետադարձ կապընկերության աշխատակիցներից։

Մենք ուրախ կլինենք տեսնել ձեզ մարզմանը:

լրացուցիչ տեղեկություն

Մասնակիցներին տրամադրվում է սնունդ (սուրճի ընդմիջում, ճաշ) և ուսումնական նյութեր:
Յուրաքանչյուր մասնակցի տրվում է անհատականացված վկայական:

Գտնվելու վայրը

Ռուսաստան, Մոսկվա, Մեր միջոցառումներն անցկացվում են ժամանակակից և հարմարավետ հյուրանոցներում և բիզնես կենտրոններում

Ամսաթիվը սահմանված չէ:

Ինչ պետք է իմանա գրասենյակի ղեկավարը: Գրասենյակի տեղափոխման կազմակերպում. Գրասենյակի կյանքի ապահովում. Ընկերության փաստաթղթային հոսքը: Կորպորատիվ միջոցառումների կազմակերպում

Թիրախային լսարանը

Սեմինարը նախատեսված է գրասենյակի ղեկավարների, վարչական ղեկավարների, վարչական աշխատողների համար։

Թիրախ

Ստացեք տեսական գիտելիքներ կազմակերպության կառավարման ոլորտում
Գնումների գործունեության վերաբերյալ պատկերացում կազմել
Ստացեք տեղեկատվություն գրասենյակային կյանքի պահպանման սկզբունքների մասին
Իմացեք ամեն ինչ գրասենյակային տեղափոխությունների կազմակերպման, տանտերերի հետ աշխատանքի մասին
Ձեռք բերեք պլանավորման հմտություններ
Բարելավել սթրեսի հանդուրժողականությունը և հաղորդակցման հմտությունները

Արդյունք

Արդյունք մասնակիցների համար.

Ձևավորել է պատկերացում գրասենյակի ղեկավարի գործառույթների, նպատակների և խնդիրների, կազմակերպության կառուցվածքում նրա տեղի մասին
ստացել է գիտելիքներ գրասենյակային կյանքի կազմակերպման, գրասենյակային կառավարման տարբեր ասպեկտների մասին
ստացել է տեսական գիտելիքներ կազմակերպությունների կառավարման ոլորտում

Արդյունք ընկերության համար.

Գրասենյակի ղեկավարն արդյունավետ լուծում է իր իրավասությունների շրջանակում գտնվող հարցերը
նվազեցնել գրասենյակային ապրանքների և ծառայությունների ծախսերը մրցույթների, մատակարարների պատշաճ ընտրության և դրանց գլոբալացման միջոցով
նվազեցված նյութական և ժամանակային ծախսերը գրասենյակի տեղափոխման, կորպորատիվ միջոցառումների կազմակերպման համար
գրասենյակի մենեջերը ճիշտ է կազմակերպում գրասենյակային տարածքը
գրասենյակի ղեկավարը գրագետ կազմակերպում է ընկերության փաստաթղթաշրջանառությունը

Ծրագիր

1. Գրասենյակային մենեջերի հայեցակարգը. Գրասենյակի ղեկավարի գործառույթները.

2. Ինչ պետք է իմանա գրասենյակի ղեկավարը.

• ձեռնարկության նյութական և ոչ նյութական ակտիվներ.
• հիմնական միջոցներ և նյութեր;
• բիզնես գործարքների տեսակները;
• մրցույթի սկզբունքները;
• բյուջետավորման հիմունքները.

3. Գրասենյակի տեղափոխման կազմակերպում.

• տարածքների որոնում (աշխատանք ռիելթորների հետ, շենքերի դասակարգում, տարածքների չափման մեթոդներ, վարձակալության դրույքաչափեր և այլն);
• բանակցություններ վարել սեփականատիրոջ/տանտիրոջ հետ (հեռախոսակապ և ՏՏ, օդափոխություն և օդորակում, էլեկտրականություն և այլն)
• գրասենյակի նախնական պլանի պատրաստում և դրա համակարգումը ղեկավարության հետ (գործառական տարածքներ).
• վարձակալության պայմանագրի կնքում (ինչին պետք է ուշադրություն դարձնել);
• մանրամասն նախագծային նախագծի մշակում;
• գրասենյակի վերանորոգման կապալառուի, կահույքի մատակարարի, փոխադրողի և այլնի համար մրցույթների անցկացում.
• կապալառուների հետ աշխատել գրասենյակում վերանորոգման աշխատանքների կազմակերպման վերաբերյալ.
• Աշխատակիցների նստատեղերի պլանի համաձայնեցում բաժինների ղեկավարների հետ.
• գրասենյակի տեղափոխման նախապատրաստում (հաճախորդների ծանուցում, Ընկերության փաստաթղթերի և գույքի աուդիտ);
• տեղափոխվել նոր գրասենյակ;
• նախագծի ավարտը։

4. Գրասենյակի կյանքի ապահովում.

• աշխատել մատակարարների հետ. առկա մատակարարների աուդիտ, մատակարարների ընտրություն, մատակարարների գլոբալացում, մատակարարների վրա լծակներ;
• գնումների աշխատանքների իրականացում. կարիքների հաշվարկ; ապրանքների և նյութերի ձեռքբերման կարգը, փաստաթղթային աջակցությունը, վճարման ձևերը.
• մաքրման աշխատանքների կազմակերպում;
• գործուղումների կազմակերպում;
• ավտոկայանատեղիի կազմակերպում;
• ընդունարանի և քարտուղարների աշխատանքի կազմակերպում.
• սուրհանդակային առաքման կազմակերպում;
• մասնակցություն շուկայավարման նյութերի գնմանը (նամակներ, այցեքարտեր, գրասենյակային տարածքների բրենդինգ);
• սպասարկում աշխատողների համար;
• գրասենյակային առաջին օգնության հավաքածու.