Посадова інструкція когось чи комусь. Посадова інструкція – якісний опис кола зразкових дій працівника. Навіщо потрібна посадова інструкція

Що таке посадова інструкція та професійний стандарт. На яких посадах розробляють ці документи. Порядок ознайомлення та застосування їх у роботі.

Є кожному підприємстві.

Посадова інструкція - це важливий локальний документ, що містить відомості про обов'язки та права співробітника, який працює на цьому підприємстві. На підставі нормативних актів за особою, яка уклала , закріплюється ряд завдань та повноважень, які він повинен знати та якісно виконувати.

Хоча у Трудовому Кодексі про це не прописано, але у багатьох Правилах посилання на наявність на підприємствах посадових інструкцій є, тому керівництво вимагає розробки цього документа.

Посадова інструкція складається індивідуально для кожної особи на підприємстві, сюди належать інженерно-технічні працівники та службовці, якщо у людини робоча спеціальність, то застосовуються викопування з ЕТКС за даною професією.

Документ містить розділи:

Загальні вимоги;
Функціональні обов'язки;
Що працівник має знати;
Права працівника;
Відповідальність за невиконання чи неналежне виконання ним трудових обов'язків.

Цей документ застосовується практично зі змістом всіх регламентуючих основ.

Необхідність розробки посадової інструкції

Ситуації, у яких інструкція потрібна.

Введення в дію нормативних документів, пов'язаних з трудовою діяльністю працівника, не є зобов'язанням роботодавця, проте посадові обов'язки багато в чому обмежують, наприклад, переведення на інше місце, встановлення кваліфікації та інші моменти, що регулюють.

Наявність посадової інструкції необхідна:

При прийомі на роботу, якщо людина за якими-небудь характеристиками, викладеними в документі, не підходить, то роботодавець має підставу відмовити йому. Наприклад, не відповідає стажу або недостатньо кваліфікації;
При випробувальному терміні, зазначеному у документі, — це підстава звільнити невідповідну кандидатуру після прийому на роботу;
Для рівномірного розподілу трудових обов'язків між працюючими та чіткого пояснення, які поставлені завдання вони мають виконувати;
Для обґрунтованого переведення працівника на іншу роботу тимчасово;
За необхідності проведення оцінки якості виконуваних завдань.

Закріплення документально всіх обов'язків, які повинен виконувати працівник, важливо як для керівника, так і для працюючого. У процесі трудової діяльності може виникнути безліч спірних ситуацій, пов'язаних із виконанням будь-якої функції.

У двох сторін, які підписалися на , є підстави відстоювати свої інтереси як особисто, і із залученням комісії з .

Насправді зустрічаються й такі приклади, коли людину звільнили за невиконання обов'язків, не прописаних у посадовій інструкції. У цьому випадку суд завжди буде на стороні працівника і роботодавець повинен буде поновити його на посаді.

Розділ І посадової інструкції «Загальні положення»

Містить загальну інформацію.

Загальні положення. У розділі зазначаються цілі та призначення цієї інструкції, на підставі якого нормативного документа вона розроблена. У ньому ж зазначається, яка освіта має бути і який ступінь професійної підготовки.

Вимоги до стажу за даним напрямом діяльності, якою нормативною базою має володіти спеціаліст, щоб якісно виконувати свої обов'язки. Які структурні підрозділи перебувають у його підпорядкуванні, за наявності, який порядок заміщення тимчасово відсутніх колег по работе.

Розділ містить таку інформацію:

вказується повна назва структурного підрозділу або чітко прописується посада, згідно зі штатним розписом;
кому має підпорядковуватися працівник. Ймовірно, що функціонально він підпорядковується одному керівнику, а адміністративно — іншому;
яким чином здійснюється призначення на посаду, та як провадиться звільнення;
обов'язково вказувати, які вимоги до професійної підготовки потрібні.

Можна в цьому розділі зазначити, які нормативні правові акти федерального, територіального та локального характеру потрібно знати.

Це можуть бути закони, постанови, накази, розпорядження, ГОСТи, стандарти та інше.

Розділ ІІ посадової інструкції «Посадові обов'язки»

Посадові обов'язки працівника. Прописуються всі функції, які він має виконувати. За потреби їх кількість може бути збільшена або навпаки, скорочено, все залежить від поставлених завдань.

Роботодавець повинен відповідально підійти до цього питання, щоб не вийшло так, що якоїсь функції не вистачає чи навпаки, їх надлишок.

Для цього можна підключати самого співробітника безпосередньо, щоб він грамотно сформулював поставлені йому завдання. За будь-якого стану розглядати зміст інструкції будуть фахівці юридичного відділу.

Розділ ІІІ посадової інструкції «Права»

Позначено всі права працівників.

У наступному розділі необхідно докладно розписати права працівника, який обіймає цю посаду, у тому числі внести дані, що конкретизують. До таких відносяться:

Здійснення допуску співробітника до конфіденційної чи секретної інформації щодо його діяльності;
Які рішення може приймати самостійно, без інформування керівництва;
Які відомості він має право одержувати для здійснення трудових функцій;
Чи є право підписувати документи;
Чи має право контролювати роботу інших співробітників, що є в його підпорядкуванні;
та інші, що регламентують діяльність права.

Цей розділ безпосередньо пов'язаний із функціональними обов'язками.

Зрозуміле формулювання речень сприяє викладу наступного розділу інструкції.

Розділ IV посадової інструкції «Відповідальність»

У цьому підрозділі мають бути повністю та коротко розкрито види відповідальності за результатами трудової діяльності працівника.

Розписується, яку міру відповідальності несе працівник за несвоєчасне, неякісне чи невиконання своїх завдань. Як відомо, відповідно до трудового та цивільного законодавства встановлюється адміністративна, матеріальна, дисциплінарна чи кримінальна відповідальність, залежно від провини.

Інші документи можна включити до документа.

З регламентуючих документів, виданих організаціями чи інших міркувань можна посадову інструкцію включати та інші розділи, наприклад, про відносини між іншими співробітниками підприємства.

Цим будуть чітко визначені зв'язки під час виконання посадових функцій. Відносини співробітника із сторонніми організаціями, наприклад, це може бути укладання контрактів та договорів.

В іншому розділі може бути зазначена періодичність підготовки документів, що планують, а також звітів за результатами діяльності. Не виключена можливість включення розділу про встановлення критерію оцінки роботи співробітника.

Складається за спеціальними правилами.

Посадова інструкція є організаційно-розпорядчим документом, в якому відображаються такі дані:

безпосередні трудові функції працівника чи співробітника штату;
якими правами та обов'язки наділений працівник;
субординація підпорядкованості;
які взаємини встановлюються з працюючими в інших підрозділах підприємства;
яку відповідальність несе працівник у процесі трудової діяльності.

Розробка здійснюється за допомогою ЕТКС (тарифно-кваліфікаційного довідника), а також самостійне видання проекту інструкції не буде хибним.

Загальновстановлені правила:

У правому верхньому кутку прописується скорочена або повна назва організації, що залишають місце для підпису роботодавця та дати, коли інструкція буде розглянута;
У заголовку вказується «Посадова інструкція…», і для якої спеціальності вона розроблена, наприклад, «…інженер з випробувань»;
Далі, відповідно до встановленого порядку, прописується зміст;
Підпис розробника та дата проставляються наприкінці локального акта.

Обов'язково слід врахувати, що у інструкції необхідно вказати дії, які має виконувати працівник у процесі праці.

Інструкція має бути розроблена коротко, лаконічно, легко сприйматися. Після її прочитання у будь-якого співробітника не повинно залишатись питань, чим йому займатися на робочому місці.

Для розробки даних документів можна скористатися вимогами ДСТУ. Усі розроблені документи мають бути враховані у діловодстві підприємств чи організацій.

Про недоліки та переваги посадових інструкцій

Чітко прописані права та обов'язки працівника.

Цей важливий документ, що регламентує взаємовідносини між працівником і роботодавцем, має незаперечні переваги:

За будь-яких обставин підлеглий знає, що йому потрібно виконувати, а його керівник має право запитувати про виконання доручених завдань. В інструкції все докладно розписано, і ніяких незрозумілостей не повинно виникнути;
Для керівного складу вступ документа стане настільною книгою для організації управління виробничим процесом;
Співпраця між двома сторонами буде надійною, оскільки весь необхідний матеріал буде викладений у посадовій інструкції;
Підвищення кваліфікації працюючих - це також важливий аргумент для кар'єрного зростання, викладений у посадових обов'язках;
Наявність посадових інструкцій протягом усього штатну чисельність персоналу надає престиж організації чи підприємству і свідчить, що тут порядок.

Про недоліки посадових інструкцій: якщо документ складено неписьменно, а лише він взагалі був розроблений, то така інструкція може зіграти негативну роль. Наприклад, за умови пред'явлення до працівника зауважень до його роботи або невиконання ним доручень керівництва, не прописаних у документі, до людини важко буде застосувати дисциплінарне покарання.

Зважуючи всі обставини про позитивні та негативні сторони документа, напрошується висновок: інструкція має бути складена чітко, лаконічно, має бути зрозумілою для всіх, а також легко сприйматися.

Чи обов'язкова наявність посадових інструкцій

Наявність документа про регламент взаємодії між працівниками не є обов'язковою, проте важлива для обох сторін. За її відсутності виникає безліч спірних питань, які буде складно вирішити.

У багатьох організаціях спеціально розробляються нормативні акти про необхідність розробки посадових інструкцій на робочих місцях, тобто при прийомі на роботу або в процесі трудової діяльності у керівника та працівника не виникає питань, чим працівник займатиметься протягом робочої зміни, і що конкретно у нього буде питати його начальник.

Організація роботи з розробки та введення документа

Слід узгодити з усіма керівниками підрозділів.

Розробка посадових інструкцій – це прерогатива відділу кадрів чи працівника БТЗ.

Для організації робіт із розробки документа рекомендується виконати таке:

підготувати проект Положення про розробку чи переробку посадових інструкцій. Відповідно організувати проходження юридичної експертизи, погодження із заінтересованими особами та затвердити керівником підприємства;
під час підготовки проектів посадових обов'язків слід підключити всіх керівників підрозділів, щоб спільними зусиллями правильно скласти правової документ. На це має бути відведений час, зазначений у Наказі;
у процесі розробки можна організовувати наради та вирішувати спірні питання у присутності керівництва;
після того, як вся інформація буде зібрана, необхідно її надіслати до документа, який теж підписуватиметься і затверджуватиметься;
під час підготовки всіх посадових інструкцій рекомендується видати наказ про завершення проведення цієї роботи та введення в дію розроблених документів;
не менш важливим етапом буде ознайомлення із посадовою інструкцією працівника. Для цього рекомендується завести журнал, де буде вестись облік підписів.

Організована таким чином робота надасть статусу підприємству.

Зберігання інструкцій здійснюється у відділах кадрів, а після закінчення терміну користування передається на зберігання до архіву.

Відповідальність за відсутність інструкції

Відсутність посадових інструкцій не тягне покарання, оскільки цей документ не є обов'язковим.

Але, незважаючи на цей факт, багато підприємств проводять роботу з розробки та введення в дію інструкцій, це дійсно зручно і регулює багато відносин.

З цього відео ви дізнаєтесь про структуру посадової інструкції.

Форма для прийому питання, напишіть свій

Посадова інструкція є локальним актом організації. Тому відповідно до статті 8 як будь-який локальний акт, що містить норми трудового права, вона повинна бути прийнята роботодавцем відповідно до законів та інших нормативних актів, колективного договору, угод. У ряді випадків при складанні посадової інструкції необхідно враховувати думку представницького органу працівників або погоджувати її прийняття.

Слід звернути увагу, що локальні нормативні акти, що погіршують становище працівників проти трудовим законодавством, колективним договором, угодами чи прийняті без дотримання передбаченого Трудовим кодексом порядку обліку думки представницького органу працівників, є недействительными. Дотримання вищезгаданих правил при складанні посадових інструкцій, перш за все, покликане забезпечити захист прав працівника в організації.

Про зміст посадової інструкції в законодавстві згадується лише побічно, в постанові Мінпраці РФ від 9 лютого 2004 р. N9 "Про затвердження Порядку застосування Єдиного кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та службовців" говориться, що "кваліфікаційні характеристики служать основою для конкретний перелік посадових обов'язків працівників з урахуванням особливостей організації виробництва, праці та управління, їх прав та відповідальності". Таким чином, найбільш важливими в посадовій інструкції є положення про посадові обов'язки, права та відповідальність працівника.

Роботодавець на власний розсуд також може передбачити у посадовій інструкції та інші розділи. Так, наприклад, у п. 6 Положення "Про порядок розробки та затвердження посадової інструкції співробітника, федерального державного службовця, працівника з контролю за обігом наркотичних засобів та психотропних речовин" затвердженого Наказом Держнаркоконтролю РФ від 25 листопада 2003 р. N 235, сказано, що посадова інструкція складається з розділів: загальні положення (місце посади, безпосередня підпорядкованість, наявність та склад підлеглих порядку заміщення); посадові обов'язки; права; відповідальність; загальні вимоги (вказується обсяг необхідних знань та навичок) та кваліфікаційні вимоги (вказуються вимоги, що пред'являються до освіти, стажу та досвіду роботи).

Як уже було сказано, відповідно до постанови Мінпраці від 9 лютого 2004 р. N9, основою для розробки посадових інструкцій є кваліфікаційні характеристики. У цій постанові розкривається поняття "кваліфікаційних характеристик" - "Кваліфікаційні характеристики кожної посади складаються з трьох розділів: "Посадові обов'язки", "Повинен знати" та "Вимоги до кваліфікації".

Розділ "Посадові обов'язки"кваліфікаційних характеристик містить перелік основних функцій, які можуть бути доручені повністю або частково працівникові, який обіймає цю посаду.

Розділ "Повинен знати"містить основні вимоги до працівника щодо спеціальних знань, а також знань нормативних правових актів, методів і засобів, які працівник повинен вміти застосовувати при виконанні посадових обов'язків.

Розділ "Вимоги до кваліфікації"визначає рівень професійної підготовки працівника, необхідної для виконання покладених на нього обов'язків, та необхідний стаж роботи".

Для правильного та повного перерахування прав та обов'язків працівників слід звертатися до Єдиним тарифно-кваліфікаційним довідникам робіт та професій робітників (ЕТКС)і до Довіднику посад керівників спеціалістів та службовців.

Що стосується форми посадової інструкції, то в даному випадку можна застосовувати Державний стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" (прийнято та введено в дію постановою Держстандарту РФ від 3 березня 2003 р. .N 65-ст). Вимоги, встановлені в цьому документі, до набрання чинності відповідними технічними регламентами підлягає обов'язковому виконанню тільки в частині, що забезпечує досягнення цілей законодавства Російської Федерації про технічне регулювання.

Також зазначимо, посадова інструкція має бути затверджена керівником організації, а працівник має з нею особисто ознайомитись та залишити відмітку про це (ст.68 Трудового кодексу).

Юристи компанії "Гарант"

Юристи компанії "Гарант"

ПОСАДА ІНСТРУКЦІЯ: ПОНЯТТЯ, ЗМІСТ, РОЗРОБКА

Ефективність діяльності організації залежить від багатьох чинників, і останнім є продуктивність праці її персоналу.

Людський ресурс, з одного боку, один із найскладніших для управління, з іншого боку, правильне його використання дозволяє значно збільшити прибуток організації. Продуктивність праці, своєю чергою, залежить від організації виробничих процесів. Система документарного оформлення виробничих процесів у створенні є кількох жорстко взаємозалежних ланок, діяльність кожного з яких оформляється певним документом. Як «точку опори» такої системи прийнято використовувати штатний розпис організації. Це насамперед тим, що цей документ є обов'язковим з погляду чинного законодавства

Упорядкування штатного розпису передує процедура визначення потреби у персоналі організації. Вона може бути різна за принципами і методами, що використовуються, але основу її становить визначення кола обов'язків кожного структурного підрозділу та його співробітників, а також кваліфікації персоналу, необхідного для їх виконання. Для закріплення обов'язків використовуються положення про структурні підрозділи, посадові інструкції та робочі регламенти. Таким чином, можна зробити висновок, що посадова інструкція та робочий регламент є наріжним каменем роботи з організації праці персоналу. У цій статті ми розглянемо поняття та місце посадової інструкції у діяльності фірми, її структуру, порядок розробки, затвердження та внесення до неї змін.

Що таке посадова інструкція? Великий юридичний словник дає нам таке визначення: «Посадова інструкція - це короткий виклад основних завдань, потрібних навичок та повноважень різних посад у створенні»

Подібне визначення дається і в Сучасному економічному словнику: «Посадова інструкція - інструкція, що вказує коло доручень, обов'язків, робіт, які має виконати особа, яка займає цю посаду на підприємстві, фірмі»

Як очевидно з цих дефініцій, основний акцент робиться на визначенні кола трудових обов'язків, які покладаються на певну посадову одиницю. При цьому необхідно чітко розуміти, що йдеться не про опис трудових обов'язків конкретного співробітника, а про опис функціоналу певної посади. Під посадою ж у діловій практиці прийнято розуміти первинну структурну одиницю штатного розкладу організації, що визначає зміст, обсяг
повноважень та місце в ієрархічній структурі організації особи, яка її заміщає. Посадова інструкція має дві основні функції. Вона є як інструментом структурування виробничих процедур, і інструментом регулювання діяльності співробітника, що займає відповідну штатну одиницю. Насправді ці дві функції досить часто змішують. Що призводить до проблеми визначення правової природи посадової інструкції. У літературі з цього приводу висловлюється дві протилежні погляди. Найбільш поширеним нині є підхід, відповідно до якого посадові інструкції є локальними нормативними актами.

Проте окремі автори вважають її актом застосування норм права. При цьому необхідно чітко розуміти, що локальні нормативні акти відрізняються від актів застосування трудового права за адресатом (невизначене коло осіб або конкретно певні особи), часом дії (одноразовою і неодноразовою), метою видання. Крім того, локальна правотворчість призводить до появи нових норм права, хоча вони й ґрунтуються на загальних нормах і не повинні їм суперечити. Акти застосування норм трудового права призводять не до появи норм, а до виникнення, зміни або припинення прав і обов'язків їх адресатів.

На наш погляд, автори, які стверджують, що посадова інструкція є актом застосування норми права, не враховують, що цей документ направлений на посадову одиницю, а не на конкретного працівника, який її заміщає, і в даному випадку не має особливого значення, скільки таких одиниць штаті, одна чи кілька десятків. Об'єктивною причиною і певною мірою виправданням тут може бути те, що саме поняття «посада» у багатьох працівників кадрових служб і керівників організацій асоціюється з фахівцями та управлінським персоналом. А даним категоріям властива певна унікальність виконуваних завдань, яка залежить від співробітника, що її замінює. В результаті досить часто виникають ситуації, коли одна і та ж позиція штатного розкладу, не змінюючи свого найменування, наповнюється новим змістом при прийомі співробітника на місце звільненого. Питання чіткого визначення правової природи і функціоналу посадової інструкції як важливий з теоретичної погляду, а й породжує безліч практичних наслідків, починаючи з питань затвердження посадової інструкції і закінчуючи порядком його застосування. Змішування ж функцій, зазвичай, призводить до зниження ефективності використання посадової інструкції як елемента структурування виробничого процесу. Результатом цього зазвичай є необхідність у додаткових елементах опису структури взаємодії штатних одиниць і поверховість описів робочих процедур у посадовій інструкції.

Крім того, як показує практика, це не йде на користь та використання посадової інструкції як елемента регулювання трудових правовідносин із конкретним працівником. У межах трудових відносин завдання посадової інструкції великі та різноманітні. Правильно складена посадова інструкція дає можливість:
- Отримати чітке уявлення про трудову функцію працівника;
- грамотно розподіляти трудове навантаження на персонал, уникаючи його дублювання;
- Визначати необхідну кваліфікацію персоналу;
- ефективно проводити атестацію робочих місць;
- ефективно проводити атестацію персоналу, визначаючи відповідність особи посади;
- знижувати судові ризики у разі притягнення співробітника до дисциплінарної відповідальності за невиконання покладених на нього трудових обов'язків.

На посадову інструкцію можуть бути покладені інші завдання. Так, у ряді випадків вона може спростити порядок доведення податкової інспекції економічної обґрунтованості витрат на діяльність персоналу. Зокрема, посадова інструкція може допомогти довести факт використання особистого автотранспорту працівників у виробничих цілях, необхідність підвищення кваліфікації персоналу, обґрунтованість міжнародних та міжміських телефонів та багато іншого.

Особливо варто зупинитися на питанні співвідношення посадової інструкції та трудового договору працівника. Відповідно до статті 57 Трудового кодексу РФ до трудового договору обов'язково повинні бути включені такі положения:
- Ідентифікаційні дані сторін;
- місце та дата укладання трудового договору;
- місце роботи;
- трудова функція (робота за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації; конкретний вид роботи, що доручається працівникові);
- дата початку роботи;
- умови оплати праці (у тому числі розмір тарифної ставки або окладу (посадового окладу) працівника, доплати, надбавки та заохочувальні виплати);
- режим робочого часу та часу відпочинку (якщо для цього працівника він відрізняється від загальних правил, що діють у даного роботодавця);
- компенсації за важку роботу та роботу зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці, якщо працівник приймається на роботу у відповідних умовах із зазначенням характеристик умов праці на робочому місці;
- умови, що визначають у необхідних випадках характер роботи (рухомий, роз'їзний, у дорозі, інший характер роботи);
- Умова про обов'язкове соціальне страхування працівника відповідно до цього кодексу та іншими федеральними законами;
- Інші умови у випадках, передбачених трудовим законодавством та іншими нормативними правовими актами, які містять норми трудового права.

Типова посадова інструкція, як правило, включає наступні розділи:
- сферу діяльності працівника, категорію посади (керівник, спеціаліст тощо), місце у структурі організації, порядок та умови призначення та звільнення з посади, порядок заміщення під час його відсутності, кваліфікаційні вимоги до співробітника, перелік нормативних документів.
- Цілі, до досягнення яких повинен прагнути співробітник, який займає цю посаду;
- Посадові обов'язки (опис конкретних трудових процедур);
- права та зв'язки з посади (функціональне та лінійне підпорядкування співробітника, функціональне та лінійне керівництво, яке здійснюється співробітником, які посади заміщає в порядку поточного заміщення, хто заміщає цю посаду за тимчасової відсутності співробітника, часто включає і перелік обов'язкових документів, які утворюються при здійсненні посадових обов'язків) );
- відповідальність (які конкретні дії є підставами для притягнення до дисциплінарної та матеріальної відповідальності працівника).

Просте порівняння показує, що ряд положень, що входять до посадової інструкції, перетинаються з обов'язковими умовами, що підлягають включенню до трудового договору. Насамперед це стосується опису трудової функції. Подібне перетин дозволило ряду авторів стверджувати, що посадові інструкції є складовою частиною трудового договору і рекомендувати в трудовому договорі формулювати трудові обов'язки працівника шляхом відсилання на посадову.
інструкцію. Понад те, подібний підхід використовують і державними органами. Так, служба з праці та зайнятості у своєму листі зазначає: «Оскільки порядок складання інструкції нормативними правовими актами не врегульований, роботодавець самостійно вирішує, як її оформити та вносити до неї зміни. Посадова інструкція може бути додатком до трудового договору, а також затверджуватись як самостійний документ». Такий підхід є спрощеним і не зовсім вірним. Трудовий договір та посадова інструкція – це абсолютно різнопланові документи.

Перший є двосторонньою угодою між працівником та роботодавцем, другий – одностороннім актом роботодавця. Трудовий договір визначає передусім правничий та обов'язки організації та співробітника стосовно друг до друга, а посадова інструкція структурує взаємовідносини між штатними одиницями організації. Крім того, при правильній побудові роботи в організації посадова інструкція є первинною стосовно трудового договору.

Спочатку визначається коло обов'язків та кваліфікаційні вимоги, і лише після цього підшукується людина, яка відповідає таким вимогам і здатна виконувати ці обов'язки. Водночас посилання на посадову інструкцію у трудовому договорі є необхідним. Оскільки вона містить опис службових процедур та функціоналу, який має виконуватися особою, яка заміщає відповідну посаду, і, відповідно, у цій частині багато в чому визначає трудову функцію, яку планується покласти на конкретного працівника. При цьому необхідно розуміти, що у трудових відносинах між конкретним працівником та роботодавцем основним документом є все-таки трудовий договір і, відповідно, якщо між працівником та роботодавцем виникне суперечка про обсяг чи види виконуваних робіт, визначальним буде саме зміст трудового договору. Відповідно, якщо роботодавець хоче ефективно використати посадову інструкцію, трудовий договір із працівником має містити відповідне посилання. З цієї ж причини має сенс включати до трудового договору та вказівку на обов'язковість виконання положення про структурний підрозділ та інші локальні акти.

Крім того, з багатьох організаційних причин посадова інструкція, як правило, більш детальна, ніж трудовий договір. Вона містить також безліч організаційних моментів, що дозволяють точніше визначити порядок виконання покладеної на працівника трудової функції. Проте це не виключає вимоги чинного законодавства, і навіть технічну необхідність включати до трудового договору опис трудової функції працівника і, у важкому договорі не можна обмежитися простим посиланням посадову інструкцію.

Упорядкування посадової інструкції - це досить складний і копіткий процес. При цьому він може значно відрізнятися в залежності від того, складається вона на вже існуючу і зайняту посаду або на посаду, що планується до введення. Однак у всіх випадках він складається з кількох етапів.

1. Підготовчий етап. На даному етапі оцінюється необхідність запровадження нових посадових одиниць, визначається загальне коло обов'язків та місце в організаційній структурі.
2. Розробка проекту посадової інструкції. У цьому етапі документ наповнюється реальним змістом. Фіксуються обов'язки, визначаються права.
3. Погодження проекту посадової інструкції.
4. Затвердження посадової інструкції.
5. Ознайомлення з посадовою інструкцією персоналу, який обіймає відповідні посади.

Найбільш трудомісткими є перший та другий етапи роботи. Інші, власне, є організаційні дії, необхідних ефективного використання цього документа. Серйозною підмогою у розробці посадової інструкції можуть стати кваліфікаційні довідники.

Дані акти містять кваліфікаційні характеристики, які відповідно до заявлених цілей призначені для обґрунтування раціонального поділу та організації праці, правильного підбору, розстановки та використання кадрів, забезпечення єдності при визначенні посадових обов'язків працівників та пред'явлених до них кваліфікаційних вимог, а також прийнятих рішень про відповідність займаним посадам при проведенні атестації керівників та спеціалістів. Ці документи є рекомендаційними, проте дозволяють отримати загальні орієнтири щодо видів робіт і необхідного рівня підготовки їх виконання.

Розглянемо спочатку ідеальний варіант розробки посадової інструкції. Посада вводиться у новоствореному структурному підрозділі для виконання обов'язків, що виникли у зв'язку з розширенням видів діяльності. Наприклад, оптова компанія вирішує відкрити магазин та здійснювати торгівлю в роздріб. На першому, підготовчому етапі необхідно визначити цілі, завдання та види робіт, структурні зв'язки, в яких буде задіяний новий персонал. Кожна з них має свої позитивні та негативні сторони, і вибір, яку з них використовувати, залежить від рівня кваліфікації та попереднього досвіду співробітників, які здійснюють супровід процесу створення нового структурного підрозділу. На наш погляд, однією з найзручніших методик є методика складання картки бізнес-процесів (технологічних карток).

Після визначення видів робіт та виробничих процесів необхідно оцінити їхню загальну трудомісткість і потім визначити чисельність персоналу, необхідного для їх здійснення. Визначення трудовитрат, тобто, по суті, нормування праці - це один із найскладніших етапів роботи.

Раніше над цими питаннями працювали наукові інститути, які вивіряли та розраховують норми щодо кожного виду робіт. На жаль, нині більшість нормативів вже застаріли і можуть використовуватися лише за умови їхньої серйозної адаптації.

Як правило, комерційні організації не мають у своєму розпорядженні необхідних ресурсів ні для адаптації існуючих норм, ні для розробки власних. Тому трудовитрати та кількість персоналу в більшості випадків оцінюються виходячи з внутрішнього переконання топ-менеджерів з подальшим коригуванням досвідченим шляхом. Великою підмогою може бути і наявність важливих схем виробничого процесу. На цьому ж етапі визначаються передбачувані розміри заробітної плати, майбутніх працівників та загальні витрати на персонал. Планування заробітної плати дозволяє розраховувати ефективність використання персоналу та продуктивність праці. Цей етап закінчується затвердженням штатного розкладу нового підрозділу.

Визначення видів роботи та виробничих процесів, що здійснюються у структурному підрозділі, - це, по суті, половина роботи над посадовою інструкцією. На другому етапі залишається лише виділити із загального обсягу конкретні дії та зв'язки з посади та визначити рівень кваліфікації, необхідний для їх здійснення. У цьому необхідно розуміти, що з організації невигідні ні завищення, ні заниження цього рівня. Завищення кваліфікаційних вимог до персоналу веде до проблем у його пошуку та необґрунтованому зростанні вартості персоналу для компанії, адже рівень заробітної плати та компенсаційного пакета безпосередньо залежить від кваліфікації працівника. А заниження кваліфікаційного рівня неминуче веде до того, що покладена на співробітника робота не буде виконана або буде виконана з низькою якістю. Ідеальні варіанти трапляються досить рідко. Звичайнішою є ситуація, коли нова посада «виділяється» з уже існуючих посадових обов'язків або вводиться у зв'язку з виникненням нових у вже існуючому підрозділі. Як правило, це здійснюється при зростанні непрофільних операцій, які виконуються співробітниками внаслідок зростання загального навантаження на персонал або зміни умов праці. В даному випадку процедура дещо відрізняється від вищевикладеної.

Робота з запровадження нової посади на вже існуючий і активно діючий підрозділ починається з визначення, яких обов'язків вона має звільнити вже існуючі посади і які обов'язки передбачається покласти її додатково. Потім проводиться оцінка передбачуваної ефективності запровадження цієї посади. Оцінюється кількість часу, який буде перенаправлено співробітниками на основну роботу, збільшення якості роботи та низку інших показників. Одночасно оцінюється вартість залучення нового співробітника (витрати на пошук та наймання, заробітна плата та компенсаційний пакет) виходячи із співвідношення цих двох цифр та визначається можливість запровадження нової посади.

Розглянемо цю ситуацію з прикладу введення у штатний розпис юридичного відділу, посад секретаря чи помічника. У юридичному відділі завжди є значний документообіг. До відділу надходять документи на погодження (договори, службові записки, заявки підрозділів тощо), після їх надходження робота розподіляється між співробітниками, потім потік документів прямує у зворотному напрямку. У невеликих та середніх організаціях відстежувати їх не складає значних труднощів.

Однак із зростанням організації відбувається і значне зростання документообігу. Документи починають «губитися» між відділами, виникають затримки за їх узгодження, причому встановити, з чиєї вини вони відбуваються, досить складно. Для фіксації вхідної та вихідної документації та контролю за проходженням узгодження документів, розроблених у юридичному відділі, необхідно відволікати кваліфікованого юриста, зростає обсяг непрофільної роботи, а також роботи, що не потребує високого рівня спеціальної кваліфікації. На цьому фоні введення посади секретаря до юридичного відділу може стати необхідною.

При цьому проводиться оцінка обов'язків, які можна покласти на цю посаду. Наприклад, робота з відкриття розрахункових рахунків товариства, збирання та завірення копій установчих документів, отримання витягів з Єдиного державного реєстру юридичних осіб не вимагають високої кваліфікації, хоч і передбачають наявність певних базових теоретичних знань та навичок. Виходячи з наявності або відсутності подібних робіт і визначається, запроваджувати посаду секретаря чи помічника юриста, на якого будуть покладені й секретарські функції.

Погодження посадової інструкції – це одна з необхідних адміністративних процедур. Документ проходить два типи погоджень. Перший - технічні узгодження, це передусім узгодження юридичним підрозділом, яке покликане виявити можливі порушення трудового законодавства, з низки посад виробляється узгодження з підрозділом, які забезпечують безпеку праці, досить часто виробляється і узгодження з фінансовим підрозділом підприємства, визначення рівня витрат.

Другий тип – узгодження зі структурними підрозділами організації. Ця процедура має кілька цілей. Насамперед вона спрямована на виключення дублювання посадових обов'язків та на інформування керівників суміжних підрозділів про зміни у порядку взаємодії. Крім того, необхідно розуміти, що запровадження нових посад зазвичай веде до необхідності коригування посадових інструкцій та інших співробітників, і узгодження саме допомагає визначити, які з них підлягають коригуванню.

Чинне законодавство не встановлює вимоги про узгодження посадових інструкцій з представницькими органами працівників, але в ряді випадків це допоможе уникнути в подальшому можливих конфліктів, особливо коли йдеться про зміну вже існуючих посадових інструкцій.

Наступний етап – це затвердження узгодженої інструкції. Як правило, вони затверджуються шляхом видання наказу повноважною особою організації. При цьому на саму інструкцію проставляється гриф «Затверджено» із зазначенням реквізитів відповідного наказу. На практиці зустрічається і безпосереднє затвердження посадових інструкцій шляхом проставлення підпису повноважного представника та дати безпосередньо на титульному аркуші документа. Однак такий підхід, на наш погляд, не зовсім коректний. Насамперед тому, що порядок вираження волі юридичної особи шляхом видання відповідного наказу є кращим, у тому числі і з точки зору полегшення процедури доведення при виникненні трудового спору. Крім того, це дозволяє уникнути необхідності вести окремі книги обліку затвердження та внесення змін до посадових інструкцій. Узгоджену та затверджену посадову інструкцію нумерують, шнурують, засвідчують печаткою організації. Для поточної роботи з оригіналу посадової інструкції знімають копію, яку видають працівникові та начальнику структурного підрозділу. Копії посадових інструкцій, що видаються працівнику та до структурних підрозділів, як правило, засвідчують.

Зазвичай це робиться підписом керівника структурного підрозділу, який відповідає за кадрову роботу в організації. За потреби посадова інструкція повністю або в частині може бути передана до інших структурних підрозділів.

Останній етап – це ознайомлення з посадовою інструкцією працівника, який обіймає відповідну посаду. Якщо це новоприйнятий співробітник, то ознайомлення з посадовою інструкцією має здійснюватися одночасно з укладанням трудового договору.

Необхідно зазначити, що відповідно до абзацу 2 статті 67 Трудового кодексу РФ трудовий договір, не оформлений у письмовій формі, вважається укладеним, якщо працівник приступив до роботи з відома або за дорученням роботодавця… при фактичному допущенні працівника до роботи роботодавець зобов'язаний оформити з ним трудовий договір у письмовій формі пізніше трьох робочих днів із дня фактичного припущення працівника на роботу». Відповідно працівник повинен бути ознайомлений з посадовою інструкцією не пізніше оформлення письмової форми договору. Однак у ідеальному разі це має здійснюватися у момент фактичного допуску співробітника до роботи, навіть якщо сама письмова форма договору на цей момент ще готова.

При цьому необхідно чітко розуміти, що посадова інструкція набирає чинності з моменту її затвердження, проте обов'язок її виконання виникає у працівника тільки після його ознайомлення з цим документом. Ознайомлення співробітника з посадовою інструкцією та факт отримання ним її копії фіксується власноручним підписом із проставленням дати. Підпис прийнято також власноручно розшифровувати. Як правило, для цієї мети разом із посадовою інструкцією зшивається і «аркуш ознайомлення». У ряді випадків лист ознайомлення додається до наказу про затвердження посадової інструкції. На думку, це зовсім коректно, оскільки у разі працівник підтверджує факт ознайомлення з наказом, а чи не з самим текстом посадової інструкції.

Посадова інструкція - це живий і чинний документ і, оскільки методики та методи праці, а також організаційні зв'язки підрозділів постійно змінюються відповідно до вимог ринку, за ними в оперативному порядку мають змінюватися і посадові інструкції. Для збереження їх ефективності необхідно своєчасно наводити їх зміст, так само втім, як і інших локальних нормативних актів відповідно до завдань, що змінюються, забезпечуючи тим самим необхідну гнучкість системи управління. Забезпечення цього процесу зазвичай регламентується внутрішнім актом роботодавця - «Положення про порядок розробки та затвердження посадових інструкцій». Такий документ містить порядок ініціювання процесу внесення змін до чинних посадових інструкцій або запровадження нових, визначає порядок їх розробки та погодження, а також загальну структуру документа. Як зразкову форму, можна використовувати низку Положень, затверджених різними державними структурами. Зокрема, Митний комітет РФ включив у своє становище такі розділи:
1. Загальні положення, у яких виклав основні дефініції та цілі розробки посадової інструкції. Вказав, що інструкція розробляється з кожної посади, і вказав на нормативну базу, що використовується під час їх розробки.
2. Вимоги до змісту посадової інструкції, що включають також вимоги щодо її оформлення.
3. Порядок розроблення, погодження, затвердження та введення в дію посадової інструкції.

На наш погляд, для зручності роботи третій розділ можна розбити на два блоки – порядок розробки та порядок узгодження, затвердження та введення. Це дозволить більш детально викласти порядок розробки інструкції як найбільший практичний інтерес.

Ініціатива зміни посадової інструкції може виходити з різних джерел. Це може бути працівник, який обіймає відповідну посаду, керівник структурного підрозділу, в якому ця посада перебуває, або керівник підрозділу, з яким здійснюється взаємодія. Як правило, пропозиції щодо внесення змін до посадових інструкцій готуються письмово та подаються на розгляд керівнику кадрового підрозділу, який проводить оцінку їхньої доцільності та організує їх узгодження із заінтересованими особами. При цьому має серйозне значення, наскільки внесення змін до посадової інструкції може змінити трудові обов'язки особи, яка обіймає цю посаду. Необхідно враховувати, що відповідно до статті 72.1 Трудового кодексу РФ постійна зміна трудової функції працівника є переведенням на іншу роботу, і така зміна допускається лише за письмовою згодою працівника. Насправді це застосування цього положення закону може викликати певні труднощі. Необхідно порівнювати, чи зачіпають внесені в посадову інструкцію зміни трудову функцію або ж належать до процесу організації праці. Наприклад, зміна порядку подання щомісячної звітності працівника не потребує його попередньої згоди. Однак, наприклад, покладання на консультанта торгового залу обов'язки щодо приймання та обліку товару вже буде зміною його трудової функції та має оформлятися відповідним чином.

Зазвичай керівник кадрового підрозділу відповідає і за своєчасне коригування посадових інструкцій, спричинене зміною організаційної структури або внесенням змін до окремих локальних нормативних актів. Робота над структуруванням організаційних зв'язків, розробка посадових інструкцій та робочих регламентів - трудомістка та копітка праця. Але це саме та робота, яка здатна привести до зростання ефективності та продуктивності праці та, як наслідок, до збільшення конкурентних переваг організації на ринку.

Розділ «ПОСАДИ ОБОВ'ЯЗКИ». Під посадовими обов'язками розуміються конкретні функції службовця, виконувані їм задля досягнення поставлених перед організацією, структурним підрозділом цілей і завдань.

До цього розділу інструкції можуть також включатися обов'язки, які покладаються на працівника, який обіймає певну посаду відповідно до практики розподілу обов'язків, що виконуються підрозділом за рішенням керівництва організації.

Обов'язки мають бути орієнтовані кінцеві результати робіт. Тому вони формулюються таким чином, щоб виділити дії, за допомогою яких досягаються ці результати. У посадовій інструкції керівника ці дії описуються за допомогою дієслів «керує», «контролює», «забезпечує», «розглядає», «виконує», «представляє», «курує», «організує» тощо. Обов'язки спеціаліста та технічного виконавця відображаються за допомогою дієслів «здійснює», «виконує», «підготовляє», «розробляє», «виконує» тощо.

При викладанні посадових обов'язків доцільно керуватися такими принципами:

а) перерахування посадових обов'язків бажано починати з основних, поступово переходячи до викладу другорядних чи поточних. Якщо посадових обов'язків багато, їх можна розбити на блоки за окремими напрямками діяльності (наприклад, «у сфері договірної роботи», «у сфері контактів із клієнтами» тощо); обов'язки, які не піддаються угрупованню, можна викласти у блоці «в інших областях (сферах)»;

б) оскільки обов'язки мають бути орієнтовані на кінцеві результати робіт, необхідно виділити дії, за допомогою яких будуть вирішені завдання, поставлені перед працівником та структурним підрозділом, до складу якого він входить;

в) посадові обов'язки одного працівника не повинні дублювати посадові обов'язки інших працівників, які обіймають інші посади. Це не стосується тих ситуацій, коли посадові обов'язки визначаються в рамках одного найменування посади, наприклад, оператора туристичних послуг - у штаті організації може бути кілька операторів, і вони виконуватимуть ті самі обов'язки;

г) обов'язки мають кореспондувати з посадовими правами. Для якісного виконання працівником його обов'язків він має бути наділений відповідними правами. Формулу «обов'язок - право» дуже складно втілити розробки посадової інструкції, але прагнути цього слід;

буд) посадові обов'язки, виконувані працівником самостійно, слід відокремити від обов'язків, виконуваних разом із іншими працівниками. Для цього при викладанні посадових обов'язків бажано використовувати формулювання, що дозволяють виділити самостійні обов'язки (наприклад, «виконує», «керує», «складає» тощо) та виконуються спільно з іншими працівниками (наприклад, «бере участь»).

У посадовій інструкції, особливо у вперше, що розробляється, не завжди вдається перерахувати всі обов'язки службовця. Суперечки з приводу того, що ті чи інші обов'язки не включені до інструкції, а отже, не повинні виконуватися, не є рідкістю. Для запобігання таким ситуаціям бажано останнім пунктом вказати, що службовець виконує «разові службові доручення свого безпосереднього керівника».

У розділі "Посадові обов'язки" інструкції так чи інакше повинні знаходити відображення окремі трудові обов'язки працівника як учасника трудових відносин, зазначені у ст. 21 Трудового кодексу РФ.

Це обов'язки:

Дотримуватись правил внутрішнього трудового розпорядку;

Дотримуватись трудової дисципліни;

Виконувати встановлені норми праці;

Дотримуватись вимог з охорони праці та забезпечення безпеки праці;

дбайливо ставитися до майна організації;

Негайно повідомляти керівника організації або безпосереднього керівника про виникнення ситуації, що становить загрозу життю та здоров'ю людей, збереження майна організації.

Розділ "ПРАВА". Права службовця можна поділити на два типи:

Функціональні (посадові), тобто права, реалізуючи які службовець може забезпечити якісне та своєчасне виконання покладених на нього обов'язків;

Трудові - права, що надаються йому відповідно до трудового законодавства, колективного договору, локальних нормативних актів.

Перераховувати в посадовій інструкції трудові права не завжди доцільно хоча б тому, що вони мають утримуватись у трудовому договорі. Але якщо є бажання посилити посадову інструкцію, слід скористатися ст. 21 Трудового кодексу РФ, відповідно до якої працівник має право на:

Висновок, зміна та розірвання в порядку та на умовах, які встановлені Трудовим кодексом РФ, іншими федеральними законами;

Надання йому роботи, зумовленої трудовим договором;

Робоче місце, що відповідає умовам, передбаченим державними стандартами організації та безпеки праці та колективним договором;

Своєчасну та в повному обсязі виплату заробітної плати відповідно до своєї кваліфікації, складності праці, кількості та якості виконаної роботи;

Відпочинок, що забезпечується встановленням нормальної тривалості робочого часу, наданням щотижневих вихідних днів, неробочих святкових днів, оплачуваних щорічних відпусток;

Повну достовірну інформацію про умови праці та вимоги охорони праці на робочому місці;

Професійну підготовку, перепідготовку та підвищення своєї кваліфікації у порядку, встановленому Трудовим кодексом РФ, іншими федеральними законами;

Об'єднання, включаючи право на створення професійних спілок та вступ до них для захисту своїх трудових прав, свобод та законних інтересів;

Участь у управлінні організацією у передбачених Трудовим кодексом РФ, іншими федеральними законами та колективним договором формах;

Ведення колективних переговорів та укладання колективних договорів та угод через своїх представників, а також на інформацію про виконання колективного договору, угод;

Захист своїх трудових прав, свобод та законних інтересів усіма не забороненими законом способами;

Вирішення індивідуальних та колективних трудових спорів, включаючи право на страйк, у порядку, встановленому Трудовим кодексом РФ, іншими федеральними законами;

Відшкодування шкоди, заподіяної йому у зв'язку з виконанням ним трудових обов'язків, та компенсацію моральної шкоди у порядку, встановленому Трудовим кодексом РФ, іншими федеральними законами;

Обов'язкове соціальне страхування у випадках, передбачених федеральними законами.

Окремі права є суміжними між трудовими та функціональними. Це права працівника:

Вимагати від керівництва забезпечення організаційно-технічних умов, необхідні виконання посадових обов'язків;

Вимагати від свого безпосереднього керівника сприяння у виконанні посадових обов'язків;

брати участь за своєю ініціативою у конкурсі на заміщення вакантної посади;

Просуватись по службі (право на кар'єрне зростання);

Користуватись фондами роботодавця (бібліотечними, інформаційними та ін.), а також послугами соціально-побутових та інших структурних підрозділів.

Цю групу прав бажано включити до посадової інструкції.

Функціональні права - це права, які надаються службовцю для якісного та своєчасного виконання покладених на нього посадових обов'язків. Вони поділяються на дві групи: розпорядчого та організаційного характеру.

Деталізація функціональних прав ґрунтується на наступних принципах:

а) право має кореспондувати з конкретним обов'язком чи групою обов'язків. Функціональні права надаються працівнику задля забезпечення якісного виконання обов'язків;

б) право має бути сформульовано таким чином, щоб воно відображало можливість, а не обов'язок працівника вчиняти певні дії або утримуватись від них;

в) якщо для реалізації права необхідний дозвіл або рішення вищого працівника або допомога інших працівників, у посадовій інструкції викладається докладна схема отримання дозволу чи допомоги.

У наведеній вище таблиці вказані основні функціональні права, загальні більшість посад службовців. При розробці певної посадової інструкції ці права підлягають конкретизації залежно від посади, структури підприємства, методів управління персоналом і т. д. Визначаючи в посадовій інструкції функціональні права службовця, потрібно прагнути до кореспонденції їх з обов'язками.

Права розпорядчого характеру потребують уважного ставлення. Зумовлено це тим, що з юридичної точки зору право надається для того, щоб працівник на свій розсуд міг скористатися ним. Але якщо, наприклад, керівнику надається право «вимагати припинення (зупинення) робіт (у разі порушення, недотримання встановлених вимог тощо), дотримання встановлених норм, правил, інструкцій», то з юридичної точки зору він може як скористатися своїм правом так і не скористатися. Тому потрібно постаратися відокремити права у цьому сенсі від правомочий чи повноважень.

Для цього у розділі «Права» інструкції можна виділити окремий інформаційний блок, присвячений лише повноваженням.

Непоодинокі випадки, коли працівники оскаржують дисциплінарні стягнення, накладені на них «за нереалізацію (!) прав». Для страховки від таких ситуацій до тексту посадової інструкції включається застереження: «Працівник відповідає за невиконання чи неналежне виконання посадових обов'язків, і навіть за невикористання своїх функціональних прав». Ще один спосіб запобігти суперечкам такого роду - це прокореспондувати права з обов'язками.

Олександр Володимирович Трухачов, Ірина Вікторівна Таранова

Мітки: , Попередній запис
Наступний запис

Посадова інструкція - це документ, що видається з метою регламентації організаційно-правового становища працівника, встановлення його посадових обов'язків, прав та відповідальності, а також кваліфікаційних вимог, які пред'являються до займаної посади.

Посадова інструкція є документом, що містить перелік трудових обов'язків працівника.

Як правило, посадові інструкції розробляють на основі кваліфікаційних характеристик або на підставі професійних стандартів, затверджених Мінпрацею Росії.

На основі кваліфікаційних характеристик розробляються посадові інструкції для конкретних працівників, при складанні яких уточнюються обов'язки, передбачені у характеристиках, з урахуванням особливостей організації виробництва, праці та управління, технології виконання трудових процесів.

Цілі розробки посадової інструкції та посадового регламенту:

створення організаційно-правової основи службової діяльності посадових осіб;
підвищення відповідальності посадових осіб за результати їхньої діяльності;
забезпечення об'єктивності при атестації співробітника, заохочення чи накладення дисциплінарного стягнення;

Ретельно опрацьована посадова інструкція - це можливість для роботодавця вимагати від працівника належної роботи, інструмент у боротьбі з недбайливими працівниками, які ухиляються від своїх обов'язків.

Що має бути у посадовій інструкції

Приступаючи до розробки посадової інструкції, укладачу слід виходити із структури підприємства, особливостей структурного підрозділу, у якому значиться відповідна посада, особливостей роботи осіб, які заміщають посади, якими розробляється інструкція.

Таким чином, до розробки інструкції необхідно залучати керівника структурного підрозділу, якому підпорядковується працівник, а також начальника відділу кадрів.

Посадова інструкція визначає становище працівника у правових відносинах. Запис правових відносин робиться за допомогою наступних юридичних категорій:

обов'язки;
права;
відповідальність.

Нині склався традиційний підхід до складання посадової інструкції, за яким посадова інструкція складається з п'яти розділів.

Розділ 1 "Загальні засади". Міститься сфера діяльності працівника із зазначенням:

категорії посади, що визначається відповідно до ОКПДТР – керівник, спеціаліст, технічний виконавець;
порядок призначення та звільнення з посади, а також заміщення під час його відсутності;
кваліфікаційні вимоги;
підпорядкованість працівника;
перелік нормативних документів, якими має керуватися працівник у своїй діяльності.

Розділ 2 "Функції працівника" , у якому перераховуються основні напрямки діяльності працівника

Розділ 3 "Посадові обов'язки працівника" - Визначено конкретні види робіт, що виконуються працівником.

Розділ 4 "Права працівника" - закріплюються повноваження, необхідні працівникові до виконання покладених нею обов'язків.

Розділ 5 "Відповідальність працівника" - Регламентується персональна відповідальність працівника.

Докладніше про те, які положення повинні бути включені в ці розділи можна прочитати в статті за посиланням.

Порядок розробки та затвердження посадової інструкції

Оскільки порядок складання інструкції нормативними правовими актами не врегульовано, роботодавець самостійно вирішує, як її оформити та вносити до неї зміни.

Практика показує, що посадова інструкція деяких підприємств є додатком до трудового договору. Також трапляються випадки, коли посадова інструкція затверджуватиметься як самостійний документ.

Внесення змін до посадової інструкції

Внесення змін до посадової інструкції може бути пов'язане із зміною обов'язкових умов трудового договору.

У зв'язку з відсутністю нормативного порядку затвердження інструкцій Федеральною службою з праці та зайнятості (Роструд) містяться письмові вказівки з цього питання у листі від 31.10.2007 N 4412-6 "Про порядок внесення змін до посадових інструкцій працівників". У цьому листі зазначено, що при внесенні змін до інструкції мають бути дотримані вимоги про завчасне письмове повідомлення про це працівника. І тільки після того, як працівник погодився на продовження трудових відносин, вносяться зміни до посадової інструкції.

Якщо інструкція є додатком до трудового договору, доцільно вносити одночасно зміни до трудового договору та посадової інструкції шляхом підготовки додаткової угоди.

Якщо посадову інструкцію було затверджено як окремий документ і при цьому внесення до неї змін не тягне за собою необхідність зміни обов'язкових умов трудового договору, найзручніше затвердити посадову інструкцію у новій редакції, письмово ознайомивши з нею працівника. Посадова інструкція зазвичай складається у двох примірниках, один з яких на прохання працівника може бути йому вручений.

Співвідношення посадової інструкції та професійних стандартів

Окремо варто розглянути питання щодо зміни посадової інструкції у зв'язку із застосуванням кваліфікаційних довідників або нещодавно запроваджених професійних стандартів та про невідповідність інструкції таким документам.

Так, один із працівників у суді оскаржив нову посадову інструкцію, яка була змінена роботодавцем у зв'язку із введенням у дію нових професійних стандартів. Доводи працівника свідчили, що він зобов'язав новий обов'язок - організацію роботи установи, керівництво відділенням і фахівцями, що було, на його думку, новою трудовою функцією.

При вирішенні спору суд порівняв посадові інструкції до та після коригування та не погодився з доводами заявника. На думку суду у разі трудова функція збереглася, було зроблено лише уточнення трудових процесів. Не було введено додаткових обов'язків, які б вели додаткові вимоги до кваліфікації чи спеціальності, запроваджувалися лише нові умови виконання дорученої роботи. (див. апеляційну ухвалу Ростовського обласного суду у справі N 33-8683/2016).

У випадках, коли після внесення змін до посадової інструкції на працівника покладалися додаткові функції, суд визнавав дії роботодавця щодо внесення змін неправомірними (наприклад, Ухвала Верховного суду Республіки Комі від 16.07.2012 у справі N 33-2986АП/2012)

Таким чином,якщо за конкретною професією є профстандарти, необхідно враховувати їх положення при розробці посадових інструкцій

Посадові інструкції розробляються керівником структурного підрозділу під керівництвом кадрової служби та узгоджуються з юридичною службою.

Зміна трудових обов'язків у посадовій інструкції

Чи можна додати працівникові нові обов'язки? Таке питання нерідко виникає у роботодавців, які бажають оптимізувати робочий процес та розподілити обсяг роботи між меншою кількістю працівників.

Насправді спроби внести додаткові обов'язки у посадову інструкцію який завжди успішні.

Працівника було прийнято в організацію на посаду інженера та ознайомлено з посадовою інструкцією. За кілька тижнів роботодавець видав наказ про введення в дію нової посадової інструкції. Позивачу додали нові обов'язки: тепер він мав виконувати обов'язки слюсаря та електрика. Позивач із цим не погодився. Суд підтримав працівника та зазначив, що нова посадова інструкція суттєво змінює коло обов'язків позивача, оскільки зобов'язує його обов'язки робітничих професій, що в односторонньому порядку неприпустимо (Визначення Московського міського суду від 10.02.2012 у справі N 33-3987).

Ознайомлення працівника із посадовою інструкцією

За загальним правилом працівник повинен бути ознайомлений з посадовою інструкцією особисто та під розписку. p align="justify"> Відсутність письмового підтвердження факту ознайомлення з інструкцією не дозволяє застосувати до працівника заходи відповідальності за порушення конкретних обов'язків.

Основними способами підтвердження ознайомлення працівника із посадовою інструкцією визнаються судами такі:

проставлення підпису працівника безпосередньо на листах посадової інструкції. Такий спосіб найбільш точно відповідає принципу сумлінності намірів сторін, викликає довіру у правозастосовних та органів, що інспектують, оскільки не дозволяє підмінити або доповнити зміст документа без відома працівника;
фіксація підпису працівника на окремому аркуші ознайомлення. Аркуш ознайомлення може бути передбачений як для кожного окремого виду нормативних актів організації (посадової інструкції, правил внутрішнього трудового розпорядку, графіка змінності тощо), так і наявність єдиного листа ознайомлення з усім масивом локальних актів організації;
включення відповідної умови до трудового договору. Умова про доведення інструкції до працівника включається до змісту трудового договору, і працівник, підписуючи договір, цим дає розписку одночасно про ознайомлення. Суди визнають наявність такої умови у підписаному співробітником договорі як доказ покладання на нього посадових обов'язків під час розгляду будь-яких категорій справ, включаючи суперечки щодо незаконності звільнення.

Лист ознайомлення з посадовим регламентом (посадовою інструкцією)

Прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, яка призначається на посаду	Дата та підпис посадової особи після ознайомлення з інструкцією	Дата та номер наказу про призначення на посаду	Дата та номер наказу про звільнення з посади

Однак той факт, що працівник не ознайомлений із посадовою інструкцією, не є перешкодою для його звільнення.

З питань обов'язкового ознайомлення склалась певна судова практика.

Так, працівник не виконував доручення керівника та був звільнений, оскільки не пройшов випробування. Він не погодився із рішенням роботодавця. Вважав, що не міг виконувати трудові обов'язки, тому що при прийомі на роботу не був ознайомлений з посадовою інструкцією.

Московський міський суд вирішив (апеляційну ухвалу від 26.01.2018 у справі N 33-3179/2018), що звільнення працівника є правомірним. Обов'язок виконувати завдання керівників було прописано у трудовому договорі. Той факт, що працівник не ознайомлений із посадовою інструкцією у момент прийому на роботу, не означає, що він не міг виконувати доручення безпосереднього керівника.

У схожих ситуаціях суди найчастіше визнають звільнення незаконним. Однак, якщо обов'язки встановлені в інших документах, суд може вважати звільнення правомірним.

Оскільки судова практика неоднозначна, прийому працювати краще ознайомити співробітника з посадової інструкцією. Тоді доводити, що працівник під час випробування не впорався із виконанням своїх обов'язків, буде легше.

Статті